P. 1
2003 KEP MENPAN 007 Ped Umum Takah Dinas

2003 KEP MENPAN 007 Ped Umum Takah Dinas

|Views: 1,842|Likes:
Published by Pitri Rahayu

More info:

Published by: Pitri Rahayu on Dec 01, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/01/2013

pdf

text

original

2004

i

~ .

..

PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DINAS

Cetakan: Edisi 1 Januari 2004

Diterbitkan Oleh:

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

. .

#, •.

-

. ,

'e. ''''.L'~~\i-.~~~:~~J~~~,:_~!-.~: f. "'~:.

r

KAlA PENGANTAR

Dalam rangka peningkatan efisiensi dan perwujudan tertib administrasi penyelen99araan pemerintahan dan pembangunan. serta peningkatan pelayanan publik, teJah disusun Pedoman Umurn lata Naskah Dinas yang ditetapkan dengan KeputusanMenteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 721KEP/MEN.PAN/07/2003 tanggal 24 Jul; 2003. Pedoman urn urn ini merupakan penyerripurnaan Pedoman Umum Tata Persuratan Dinas yang ditetapkan dengan Keputusan Menteli Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993.

Hal-hal yang diatur dalam Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. meliputi jenis naskah dinas, penyusunan naskah dinas, tata persuratan dinas, penggunaan lam bang negara. fogo dan cap dinas, serta perubahan. pencabutan. pembatalan.dan perbaikan naskah dinas. Maksud pembuatan pedoman umum ini adalah sebagai pedoman atau acuan pengelolaan tata naskah dinas dan acuan pembuatan petunjuk teknis tata naskah dinas setiap instansi pemerintah pusat dan daerah.

Dengan melaksanakan pedornan umum ini diharapkan dapat diciptakan efisiensi

",.

,'.

" -,~; '.

o'! 1_,

"

I

DAFTAR lSI .

iii

.r

DAFTAR lSI

KA TA PENGANT AR ..................................•................•...... : .

KEPUTUSAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATURNEGARA

NOMOR. 72/KEP/M.PAN/07/2003 TENTANG PEDOMAN UMUM TATA NASKAH

-OINAS ....•.................. v

lAMPIRAN KEPUTUSAN MENTER' PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

NOM OR. 721KEP/M.PAN/07/2003 .. 1

BAB I.

PENDAHULUAN .

1

A. Latar 8elakang 1

B. Maksud dan Tujuan .. 1

C~ Sasaran 1

D. Asas 2

E. Ruang Lingkup ,.. 3

F. Pengertian Umum ._. _........................................................ 3

~ ~~.

BAS II. JENIS NASKAH DINAS ~ £'~" 5

A. Surat Dinas 5

B. Naskah Dinas Arahan 5

1. Naskah Dinas Pengaturan 5

a. Keputusan........................... 5

b. Instruksi............ 7

c. Petunjuk Pelaksanaan ~'........... 9

d. Surat Edaran .. _. 11

e. Pengumuman... 13

f. Prosedur Tetap............................................................ 15

2. NaSkah Dinas Bimbingan 17

a. Pedoman.............................................................. 17·

b. Petunjuk.......................................................... 17

3. Naskah Dinas Penugasan/Perintah 20

- Surat Tugas/Perintah , :. :':..... 20

C. Naskah Dinas Khusus........................................................ 24

1. SuratKeterangan ~ , 24

2. Surat Perjanjian ~........ 24

3. Surat Kuasa 27

4. Berita. Acara 36

D. Laporan 36

- Telaahan Staf 39

E. Formulir ;;...... 41

F. Naskah Dinas Elektronis :.............................................. 41

;t', 0: _.,_

.iii'

. ,'" ~;.:.,

~ "r. • ~

. ..

'". :-

.i. '"

L ~._

<.

f ~;~, .... "

.' - 0", ~ '..,

_ ,... ~. ~_,. ~....c

, ,

. . -.

. '

BAB III. PENYUSUNAN NASKAH OINAS . 43

A. Petunjuk Urrium ..

B. Nama InstansilJabalan pada Kop Naskah Diilas ..

C .. Penomoran Naskah Dinas ~ .

D. Ketentuan Jarak Spasi "

E·" Kala Penyambung .

F' L . • '

'.. amplran ,. ..

G. NomQr Kopi ..

H. Daftar Distribusi : .

.,.. ~;

I. Rujukan .u ~ : .

J. Ruang Tanda Tangan ..

K. Penggunaan Bahasa ' .

43 43 44 46 46 47 47 47 48 48 50

BAS IV. TATA PERSURATAN DlNAS 51

.

A. Pengertian 51

B. Pedoman Umum '........... 51

C. Ketentuan Surat Menyurat 53

D.8entuk Surat Menyurat " 57

E. Media/Sarana Surat Menyurat 65

F., Susunan .. '. 72

G. Penanganan Surat Masuk 76

H. Penanganan Surat Keiuar ···· .. · .. ··c ··.. 80

BAB V. PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA, LOGO. DAN CAP DINAS 83

<,'

A. Penggunaan Lambang Negara 83

B. Penggunaan Logo · .. · ··· .. ·· .. · ·.... 83

C. Penggunaan Lambang Negara dan Logo daiam Ke~asama 84

D. Penggunaan Cap Dinas 84

E. Pengawasan 86

BAS VI. PERU BAHAN, PENCABUT AN. PEMBATALAN DAN

PERBAIKAN NASKAH DINAS 87

A. Pengertian 87

'B. Talacara Perubahan. Pencabutan. Pembatalan dan Ralat 87

BAB VII. PENUTUP.... 89

. . .

, -iv

r

Menimbang

Mengingat

..-- ..

. .

.

.. - .,

KEPUTUSAN

MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA NOMOR: 721KEP/M.PAN/07/2003

TENTANG

PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DINAS

I

MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA,

a. bahwa dalam upaya mewujudkan tertib adrninistrasi

penyelenggaraan pernerintahan dan pembangunan. serta pelayanan kepada masyarakat. dipandang oerlu rnenara u1ang tala naskah dinas di lingkungan rnasmq-rnasinq instansi pemerintah.

b. bahwa berhubung dengan hal tersebut. perlu ditetapkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara tenlang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas sebagai pengganti Keputusan Men.PAN Nemer 71 Tahun 1993 tentang Pedornan Umum Tata Persuratan Dinas.

1. Undang·undang Nemer 7 Tahun 1971 :entang KetentuanKetentuan Pokok Kearsipan;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun Penyusutan Arsip;

3. Peraluran Pemerintah Nomor 66 Tahun 1951 JO, Nomer 43 Tahun

1958 tentanq Lambang Negara dan Penggunaan Lambang

Negara:

1979 ten tang

4. Keputusan Presiden Nomer 101 Tahun 2001 ten tang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenanqan, Susunan Orpanisasi dan Tata Kerja Menter; Negara;

5. Keputusan Presiden Nomor 108 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Menteri Negara:

6, Keputusan Menteri Pendayagunaan Apara:;;( Negara Nomor 25/KEP/M.PAN/4/2002 tentang Pedoman Pe~gembangan Budaya

Kerja Aparatur. ~ .. , .

7. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis lingkup Intranet di Lingkungan lnstansi Pemerintah .

~. L .' •

. v

, 1

..

Pedoman Umum Tata Naskah Oinas sebagaimana tercantum dalam lampiran keputusan ini merupakan pedoman atau acuan bagi seluruh Instansi Pemerintah di Pusatdan Daerah.

..

MEMUTUSKAN

Menetapkan

KEPUTUSAN MENTERIPENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA TENTANG PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DINAS.

Pasal1

Pasal2

Pedoman Umum Tata Persuratan Oinas yang telah ada dan atau sedang berlaku di Departernen, Pemerintah Oaerah, Lembaga Pernerintah Non Departemen, Sekretariat Lembaga T ertinggiffinggi Negara dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara/Daerah, selanjulnya secara bertahap disesuaikan dengan kelentuan Pedoman Umum Tata Naskah Dinas ini.

Pasal3

Tala Naskah Dinas yang sudah ada di setiap Departemen. Kementerian. Lembaga Pemerintah Non Departemen. Sekretariat Lembaga T ertinggiffinggi Negara dan 8adan Usaha Milik Negaral Daerah, Pemerintah Oaerah disesuaikan dengan ketentuan ini paling lambat sampai dengan akhir Desember 2003.

Pasal4

Dengan dibertakukannya keputusan ini, maka Keputusan ty1enteri Pendayagunaan Aparatur Negara Namar 71 Tahun 1993 tentang Pedaman Umum Tata Persuratan Oinas dinyatakan ti9ak berlaku,

Pasal5

Felsal Tamln

!

yi

".'

, , , .

. ,

< •• LAMPIR~N. :\~EPUrUSAN MENTE~I

• ,PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA NOMOR <; 72JKEP/M.PAN/07/2003

TANGGAL : 24 Juu 2003

I .•. .,-

PEO,OMAN UMUM TATA NASKAH OINAS BAS I

PENDAHULUAN

A. latar Belakang

Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara melaksanakan tugas dan fungsi dalarn berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan pembangunan di lingkungan instansi pemerintah, seperti sekretariat lembaga tinggi negara, kementerian, dan lembaga pemerintah non departemen s'erta Jembaga pemerintah lainnya di pusat dan daerah.

Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi urn urn. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga. singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis. penyusunan, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar. tata persuratan, perubahan. penca9utan, pembatalan produk hukum, ralat.

Selama in] penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan instansi pemerintah masih belum memperaleh kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran. Keterpaduan tata naskah dinas di berbagai instansi pemerintah sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis instansi

,'. pemerintah pusat dan daerah dalam penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna. Untuk itu. diperlukan Pedoman Umum Tala Naskah DJnas setiap instansi sebagai pedoman atau acuan dalam penyusunan petunjuk teknis tata naskah dinas instansi pemerintah pusat dan daerah.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas dimaksudkan sebagai pedoman atau acuan pengeloiaan tata naskah dinas dan acuan pembuatan petunjuk teknis tata naskah dinas setiap instansi pemerintah pusat dan daerah.

2. Tujuan

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasilguna dan berdayaguna dalam penyelenggaraan pemerintahan umum dan pembangunan.

C. Sasaran

1. Tercapainya kesarnaan pengertian, bahasadan penafsiran-penyelenqqaraan : ' '. :~.~ '. tata n~~ka~ di[la~ selJ.lfu,11 in~.ta~s~'p.~mt?rintall ~\J~at.da'~· c;ra;~rah. \' .. :,.,.! '.'

~ 1 .....

1

e.

~ .. ' ..

.., •. ~ ,'" ., .. I" .;",;: '"

.-'

'" ~: l't.. ""; ."'.... .i: ~ ,.

2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum.

3. t.ancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalarn

pengendalian.

4. Tercapainya dayaguna dan hasilguna penyelenggaraan tata naskah dinas yang efisien dan efektif.

5. Berkurangnya tumpang:-tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenqqaraan tata naskah,

D. Asas

1. Asas Oayaguna dan Hasilguna

.

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara berdayaguna

dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dlnas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan luqas.

2. Asas Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. Petunjuk teknis tata naskah dinas setiap instansi pemerintah pusat dan daerah mengacu kepada Pedoman Umum Tata Naskah Dines yang membakukan [enis, penyusunan naskah dinas, dan tata cara penyelenggaraannya.

3. Asas Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dlnas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan. dan keabsahan.

4. Asas Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsuradministrasi umum lainnya.

5. Asas Kecepatan dan Ketepatan

.

Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi. tata naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran. antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian dan distribusi.

6. Asas Keamanan

Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mutal dari penyusunan. klasifikasi, penyarnpalan kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan. dan distribusi. Oemi terwujudnya tata naskah dinas yang berdayaguna dan berhasilguna, pengamanan naskah dan aspek leqalitasnya perlu

dilthat sebagai penentu yang 'paling penting. '

•.. ... .~

..

"':

.' . . , ",

':., .'.... ~ 0;' ~

, . . ,

..... .!'

!"i.'.· "-::

2

, ..

. _.

... .... I~''''

E. Ruang lingkup

Ruang lingkup Pedoman Umum rata Naskah Dinas' meliputi berbagai kegiatan yang mencakup peagaturan tentang jenis dan susunan naskah, penggunaan lambang negara. logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, tala persuratan. perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum. dan ralat.

Untuk mencapai kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran dalam tata naskah dinas. perlu ditetapkan format naskah yang menampung bentuk redaksional dan tata letak serta faktor penunjang lainnya. termasuk penggunaan media dan sampuL

F. Pengertian Umum

1. Naskah Dinas adalah semua infonnasi tertulis sebagai alat komunikasi ked ina san yang dikeluarkan olen pejabat yang berwenanq dl lingkungan instansi pemerintah datarn rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan ..

2. Tata Naskah Dinas adalan pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi

kedinasan. ..

3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yar}9 meliputi tata naskah dinas (tata persuratan. distribusi, formulir, dan mediaj.tpenamaan lembaga. singkatan dan akronim, kearsipan. dan tata ruang perkantoran.

4. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antar unit kerja dalam organisasi, secara vertikal dan horisontal.

'5. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi

kedinasan yang dilakukan oleh ·jnstansi dengan pihak lain di luar lingkungan instansi yang bersangkutan.

6. Fonnat adalah susunan dan bentuk naskah yang menqqarnbarkan "".' bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan cap dinas.

7. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan papa jabatannya.

8. Instansi Pemerintah adalah lembaga kementerian koordinator. departemen. kementerian, dan lembaga setingkat menteri (Sekretariat NegaralSekretariat Kabinet. Kejaksaan Agung, Badan Intelijen Nasional). lembaga pemerintah non departemen (BPKP. BKN. ANRI dan lain sebagainya), lembaga negara lainnya (TNI dan POLRI), sekretariat lembaga tinggi negara. dan sekretariat lembaga negara lainnya {sekretariat KOMNAS-HAM, KPU. dan lain

,·~ebagai{lya):.·dan P,~m~rin~Q·paerah (Prop~ns~";~?n:~bl!Rate~o~).. ,.. ~;

-,

.3

,. • .,.J:. I ~'=f' .~, c

9. Aparatur Pemeithtah' adalah alat kelengkapan pemerintah untuk menjalankan'tugas umum pemerintahan dan pembangunan. di pusat dan daerah termasuk aparatur BUMN/BUMD.

10. Naskah Dinas Khusus adalah informasi tertulis sebaga,i alat komunikasi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang untuk kePentingan khusus (dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus) .•

11 .. Kode KIa s ifik a sf Naskah adalah tanda pengenal isi informasi daiam naskah

berdasarkan sistem tata berkas instansi yang bersangkutan. ," -'"

12. Lambang Negara adalah sirnbol negara yang dituangkan daiam gambar burung Garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

13. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas instansi pernerintah pusat dan

daerah. ~.

~._. <:'to

, -,' . ,.

-;

~ '" ''''.~ ..... _.. ..... •.

.. ,

"..;

,~. .r '!...

.

..

4

BAB II

JENIS NASKAH OINAS

A. SuralOinas

Surat Dinas adalah informasl kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain di Iuar instansi(organisasi yang bersangkutan. Penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada Bab IV. Tata Persuratan Dinas.

B. Naskah Dinas Arahan

Naskah Dinas Arahan adalah naskah yang berisi informasi rnenqenai ap'a dan bagaimana melakukan suatu kegiatan. berupa produk hukurn yang bersifat pengaturan dan penetapan •. naskah yang bersifat bimbingan, serta naskah yang bersifat perintah melaksanakan tugas.

1. Naskah Dinas Pengaturan

Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri

atas:. ,.' .-.

a. Keputusan

... ~.

1) Pengertian

Keputusan adalah naskah dinas yang bersifat pengaturan. memuat kebijakan pokok Kementerian. Departemen/Kepala LPND/Pemerintah Propinsi/Kabupaten/Kota atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari kebijakan umum Presiden yaitu kebijakan dalam rangka ketatalaksanaan instansi pemerintah, penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan, rnisalnya:

a) pokok kebijakan sektoral:

b) penetapan organisasi dan tata kerja instansi;

c) penetapan ketatalaksanaan orqanisasl:

d) program kerja dan anggaran; dan

e) pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani keputusan adalah pejabat pimpinan tertinggi pada setiap instansi pemerintah.

3) Susunan a) Kepala

(1) "Kop" naskah dinas yang terdiri atas gambar lambang negara dan nama jabatan ditulis dengan huruf kapltal;

(2) Kata "keputusan" dan "nama jabatan" pejabat yang menetapkan,

ditulis dengan huruf kapital;

(3) "Nomor keputusan" ditulis dengan huruf kapltal;

(4) Kata penghubung Utentang" ditulis dengan huruf kapital; (5) "Judul keputusanH dituHs dengan hurufkapital; dan

' ..

. '. . '.

... ~,.~-.

~.... .

.#

~ ., "i -r ,"

6

. '

.' ~- ,"~,

" , .

(6) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis denqan hurutkapital, diakhiri dengan tanda baca "koma".

b) Konsiderans

(1) "Menimbang" adalah konsiderans yang memuat alasan/tujuanl

kepentingan/pertimbangan tentanq perfunya ditetapkan

keputusan; dan

(2) "Mengingar adalah konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan.

c) Oiktum

(1) Oiktum dimulai dengan kata "memutuskan" ditulis dengan huruf kapital, diikuti kata "menetapkan" di tepi kiri;

(2) Substansi kebiiakan' yang ditetapkan, dicantumkan setelah kata "menetapkan" ditulis dengan huruf kapital;

(3) Khusus untuk keputusan tentang penetapan status pegawai ditambahkan pernyataan sebagai berikut:

I. "Salinan" menunjukkan para pejabat yang berhak menerima salinannya;

ii. "Pelikan" disampaikan kepada yang berkepentingan untuk diketahui dan diperhatikan; dan

(4) .. Salinan" dan "petiknn kepulusan" harus disahkan oleh

pejabat sekretaris instansi atau pejabat yang ditunjuk satu tingkat di bawah pejabat yang rnenetapkan keputusan tersebut, ditandatangani langsung dan tidak boleh dengan tanda tangan cap.

d) Satang Tubuh ..

(1) Satang tubuh memuat semua substansi kebijakan yang akan diatur dalarn keputusan, terdiri atas ketentuan umum, materi pokok, ketentuan peralihan, dan ketentuan penutup;

(2) Dicantumkan saat berlakunya keputusan. perubahan,

pembatalan. pencabutan ketentuan dan peraturan lainnya; dan (3) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan pada halaman terakhlr ditandatanganj oleh pejabat yang menetapkan keputusan.

e) Kaki

(1) Tempat (kota sesuai dengan alarnat instansi) dan tanggal penetapan keputusan;

(2) Jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan; dan

(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awa: kapital.

4) Pengabsahan

a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat

yang bertanggung jawab di bidang adrninistrasi umum; dan .

~ _., '!'

(

b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah. terdiri atas kata salinan dan dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap instansi yang bersangkutan.

5) Oistribusi

Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.

6) Hal yang Perlu Diperhatikan

Naskah asli dan salinan keputusan yang diparaf harus disimpan sebagai pertinggal.

Format Keputusan, lihat -Contoh 1.

b. lnstruksi

t} Pengertian

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat arahan atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerinta~pusat dan daerah .

. 3) Susunan a) Kepala

(1) "Kop" naskah dinas yang terdiri atas gambar lambang negara dan nama jabatan ditulis dengan huruf kapital;

(2) Kata "instruksr dan "nama jabatanft pejabat yang menetapkan.

ditulis dengan huruf kapital;

(3) "Nomor instruksr ditulis dengan hur'uf kapital; (4) Kata "tentang" ditulis dengan huruf kapitaI;

(5) "Judul1nstruksr ditulis dengan hurufkapital; dan

(6) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca "koma",

b) Konsiderans

(1) "Menimbang" memuat latar belakang penetapan instruksi; dan (2) "Mengingar memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi.

c) Satang Tubuh

Memuat substansi instruksi.

d) Kaki

(1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi;

(2) Jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapitai, dan diakhiri dengan tanda baca kama:

.. . '

• '!" ·1

: », ', ...... ~ .:

~ ~ '"

Contoh 1 Format Keputusan

NAMA JABATAN

REPUBUK INOONESIA KEPUTUSAN t'lC)('){'i'){

NOMOR: •••.. .1 •••• 1 ...•. /2002

TENTANG

~ ~ _- ~ _ " , ~ ~.

NAMA JABATAN XXXXXXXXXXXXXXX.

Menimbang

:.a. bahwa , , .

b. bahwa ..

Mengingat

: 1 ..

2 ..

MEMUTUSKAN :

,/.

Menetapkan

: KEPUTUSAN TENTANG.

.......................................................................... - ~ .

Pasall

...................................................... po + _ '!:

Pasa12.

Ditelapkan di :

Pada tanggal :

Nama Jabatan.

(Tanda tangan dan cap jabatan) Nama Lengkap

-. ......

- ,. .. .. ~

8

Lambang negara dan nama jabalan telah dicatak

Penomoran berurutan dalam tahun takwin

~

M Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentanq perlunya K ditetapkan kepu-

I l~tu=s=a=n====~ Memuat peraturan yang menjadi casar ditetapkan keputusan

~ Memuat substansl kebijakan yang

, ditetapkan

,.'

Kota sesuai alamatiflstansi tv dan tangga[ pelfI. nandatanganan

.'

(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi; dan

(4) Nama lenqkap pejabat yang menandatangani. ditulis dengan huruf awal kapital.

4) Distribusi dan Tembusan

Instruksi yang telah ditetapkan, didistribusikan kepada yang berkepentingan.

5} Hal yang Perlu Diperhatikan

a) t¥leskipun kata instruksi mengandung arti perintah, tetapi instruksi yang dimaksudkan dalam pedoman ini bukan perintah, melainkan suatu petunjuklarahan pelaksanaan suatu keputusan;

b) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok, sehingga instruksi harus merujuk pada suatu 'keputusan: dan

c) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapa; dilimpahkan kepada pejabat lain.

Format lnstruksl, lihat Contoh 2.

c. Petunjuk Pelaksanaan

1) Pengertian

Petunjuk Petaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan. terrnasuk urutan pelaksanaannya.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah, pusat dan daerah, dalam hal tertentu dan sesuai kebutuhan kewenangan tersebut dapat dilimpahkan kepada pejabat satu tingkat di bawahnya.

3) Susunan

a) Kepala ,

(1) Larnpil~n. nornor dan tang9al keputusan petunjuk pelaksanaan dicantumkan di sebe/ah kanan atas:

(2) Tulisan "petunjuk: pelaksanaan" ditulis dengan huruf kapital

dlcanturnkan di tengah atas:

(3) Kata Utentang" dicantumkan di bawah "petunjuk pelaksanaan" ditulis dengan huruf kapital; dan

(4) Rumusan 'judul petunjuk pelaksanaan" ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah "tentang".

b) Satang Tubuh

(1) "Pendahu!uan", niemuat penjelasan umum, maksud dan tujuan

. petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, dan hal lain yang

dipandang pertu serta "asset" memuat peraturan/ketentuan yang dijadikan dasar/landasan petunjuk pelaksanaan: dan

,'.

~ .... "

.

,,: ...

.. ~. .- '.

. 9

..... 'o' " .....

.t ,.r. ~ 1'" •

.,., T "I.

;: ~",

"

Contoh 2 Format Instruksi

NAMA JABATAN xxxxxxxxxxxxx.xx REPUBLIK INDONESIA

INSTRUKSI

NOMOR: ••...• J ..•. .1 ..... /2002 TENTANG

......... 0, ••• o. 0 o. ~ .• _ ~ ••.••••• f _ ~ •• _ •• oj.". ~., \0. ~ .••• '.,0 '.' ~ ..

,.

NAMA JABATAN XXXXXXXXXXXX.

Menimbang

• a, bahwa .•.. : , •...•..........•••.......•....

,,;~ ~ ~. ~ ~~, ' ••• o. 0' '~'- •. " 0 _,0.," -r ~ ••• , ,~" 0 •••••••. 0-

b, bahwa ..

;;. . ., .-- +:.:- ,.- ,"'''. "' ~~ •• ...-~ "' ,.~:" ~ ~~. Ii. t '. ~ .

Mengingat

1 ,. .

Z •...........................................................................

MENGINSTRUKS1KAN :

Kepada

1 , .•

2 JOO •• , "I , ~ , ,":.

Un t u k

3. dan selerusnya

: Melaksanakan program :' ..

... • ,. ,_ -r ~ ••• ' ,_" •. 0 "I • ~. , -.-._ ~,."" ..

1 ..

a) dan selerusnya

Ditetapkan di: ..

Pada tanggal:: .

Nama Jabatan,

(Tanda tangan dan cap jabatan) Nama Lengkap

'.

Lambang negara dan nama jabatan telah dicetak

."

Penomoran

berurutan datarn . satu tahun

takwin

instruksi

ditulis dengan

huruf kapital

Memuat atasan tentang perionya diletapkan instruksi

Mem~f11 peraturan yang menjadi dasar ditetapkan instruksi

pejabat

Memuat substansi araban yang di instruksi • kan

sesuai instansi

dan tanggal

penandatanqanan

..,~" !;

_" ....

... 1'~ '.

10

• ~ ' .. p 't' ,,".. -~. ,.

. ._

." . '_" ';-, (2) Satang' tubuh rnateri petunjuk pelaksanaan dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian. koordinasi, pengendalian. dan hal lain yang cipandang perlu untuk dilaksanakan.

c) Kaki

(1) Tempat dan tanggal penetapan petunjuk pelaksanaan;

(2) Jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital

diakhiri dengan tanda baca koma:

(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan: dan

(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital.

4) Distribusi ,

Oigunakan daftar distribusi yang bertaku.

Format Petunjuk Peiaksanaan, lihat Contoh 3.

d} Surat Edaran

1) Pengertian

Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak,

.t

2) Wewenang penetapan dan penandatanganan

Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat instansi pemerintah.

3)Susunan

a) Kepala

(1) "Kop" naskah dinas terdiri alas gambar lam bang negara/logo instansi dan nama jabatan/instansi ditulis dengan huruf kapital; (2) TuHsan "surat eda[an" dicantumkan di bawah lambang negara/logo instansi, ditulis dengan huruf kapital, serta nomar suratedaran di bawahnya;

(3) Kala <ltentang" dicantumkan di bawah "sural edaran" ditulis dengan huruf kapital; dan

(4) Rumusan "judul surat edaran" ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah "tentang".

b) Satang Tubuh

(1) Memuat alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;

(2) Memuat peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; dan

(3) Memuat pemberitahuantentang hal tertentu yang dianggap rnendesak;

c) Kaki

(1) Tempat dan tanggal penetapan;

~ .. _. ~

~ :, .. ; , . 11

. , .

. , .~

,-'

-~+ , •

., ._~

. '..,.

.Contoh 3

Format Petunjuk Pelaksanaan

LAMPIRAN xx : KEPUTUSAN xxxxx

NOMOR : xxxxxxxxxxxxxxx

TANGGAL : xxxxxxxxxxxxxxx

PETUNJUK PELAKSANAAN TENTANG

BAB I .

PENDAHULUAN

1. Urnurn

' .

Penomoran berurutan

dalam satu

tahun takwin

........ _. ••••• ". + ,. •• ",.'" + ~ + __ __ -I" .

2. Maksud dan Tujuan

'" .- -. ~ ~ ~. ~,.",.",,,,,,,,,,,,.,,, .- ~_. 0 _I". '"'0- ..

3, Ruang Ungkup

.................. .._. _,0 ~. p_ Po_ -. '!'"_ ~ _ +_ 4 ...

4. Dasar

~ " 4 ~ ~ T! ~ ~ oj ~ '1 ,. 0_ 0_ ., __ '!" '0-._.

" ~ w·o "w""" ._ Ilo'I' ,f ;. ~ ••••••

BAB II PELAKSANAAN

S. ,., , , > ..

6. Dan seterusnya

Ditetapkan di :, Pada tanggal :

Tembusan:

1 r ..

2 , .

Nama Jabatan,

(Tanda tangan dan cap jabatan) Nama lengkap

Judul juklak ditulis dengan huruf kapital

Memuat atasan

len tang penu ditetapkan iuklak

peraturan yang menjadi dasar ditetapkan luklak

Menunjukkan urutan tindak-

Ofganisasian. koordinasi, pengendaJian dsb

sesuai atamat instansi dan tanggal penandatangan-

menerima iuklak

, . "<
,. 12
1'", , ,. -, ..
. . !... .... ,,,~ I ~ ••••

.

- .C::'"" ._ .. 1'.'"

(2) Jabatan pejanat '.yang • menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca kama;

(3) Tanda ta"gan pejabat yang menetapkan;

(4) Nama lengkap yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapltal; dan

(5) Cap dinas.

4) Distribusi

Surat edaran didistribusikan kepada pejabat dan pihak terkait Jainnya.

Format SuratEdaran, lihat Contoh 4.

e) Pengumuman

.'

1) Pengertian

Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pegawai dalarn instansi atau perorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Pengumurnan dibuat dan ditandatangani" oleh pejabat yang mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.

3) Susunan a) KepaJa

(1) "Kop" naskah dinas terdiri atas logo instansi dan nama instansi ditulis dengan huruf kapital;

(2) Tulisan "pengumuman" dicantumkan di bawah logo instansi, ditulis dengan huruf kapltal, serta nornor pengumumam di bawahnya;

(3) Kata "tentang" dicantumkan di bawah "pengumuman" ditulis

dengan huruf kapital; dan .

(4) Rumusan "judul sural edaran" ditulls dengan hurufkapital simetris di bawah "tentang".

b) Satang Tubuh

(1) Memuat alasan ten tang perlunya dibuat pengumuman; .

(2) Memuat peraturan yang menjadi casar pembuatan pengumuman; dan

(3) Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.

c) Kaki

(1) Ternpat dan tanggal penetapan;

(2) Jabatan pejabat yang rnenetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca kama:

(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan;

(4) Nama lengkap yang .. menandatangani ditulis dengan huruf awal

kapital; dan ..

(5) Cap dinas.

..... .'

.~.,

, .. < •

,. ,

.. ... ~ .':'

,.

. ,

, ,

... ~ ... ~ .... ~~.';"" « ~

~ c~~ibh 4"

Format Surat Edaran

@

NAMA JABATAN

Daftar pejabal . yang menerima Sf;

Lambang negara I dan nama jabat.

an telah dicetak

.... -.

REPUBLIK INDONESIA

KeDada:

1 .

2 ..

3. dan selerusnya

SURA T EDARAN NOMOR: ....... 1.. .. .1 ..... 12002

TENTANG

... P,O ,." 01 " ~ ~.",. ~ • __ ~' ...

1. Umum

••••••••••••••••• ,._ ~ , ~ o;;' ~ ~, "' .• ,..-.

2. Maksud dan Tujuan

., ~ p , '!", ~ ~~ ~ ~ .. ~ ,.. "!I''ft .'II..". .• ~_'11

3. Ruang Ungkup

!

yang·

menjadi dasar I

ditetapkan SE

..................... .,. ;. , "' P ~ p., ,~ .

4, Dasar

........................................................ ~ ~ ".~";'.," •• ,. ~_.. ~ •• , ~ ' ••• ~ ,". ··of"

~ r······· ···· .. ··· "' ~ ~ ~'., .

55' " , •••. ,"' .•

6.. Dan seterusnya

Memuat I pemberitahuan I lentang hal I tertenbJ yang, '

dianggap •

mendesak.

Ditetapkan di: : .

Pada tanggal: , .

Nama Jabatan.

Tembusan:

1 : ..

2 ..

3. dan seterusnya

(Tandatangan dan cap jabatan) Nama Lengkap

Kota sesual alamat lnstansi dan tmggal penandatangan-an

r

., ... ,"'",

. :

'~ ,to ••

",

,

-e. • ~.''":

. ~ .~:. ~- ';

- .

....

4) Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepaca kelompoklgolongan tertentu: dan

b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.

Format Pengumuman, lihat Contoh 5.

f) Prosedur Tetap (Protap)

1) Pengertian

Prosedur Tetap (Protap) adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk pimpinan tenting cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh

individu pejabat atau unit organisasi tertentu. ~

2) Tujuan ProsedurTetap

(1) Menyederhanakan. memudahkan dan mempercepat penyampaian

periruan:

(2) Memudahkan pekerjaan;

(3) Memperlancar pelaksanaan kegiatan: dan

(4) Meningkatkan kerjasama antara pimpinan, staf dan unsur

pelaksana.

3) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Pejabat yang menetapkan dan rnenandatangani adalah pejabat yar.g berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.

4) Susunan

a) Kepala

(1) "Kop" naskah dinas terdiri atas logo lnstansi dan nama instansi ditulls dengan huruf kapital;

(2) Tutlsan "prosedur tetap" dicanturnkan di bawah logo instansi ditulis dengan huruf kapltal, serta nornor prosedur tetap di

bawahnya; •

(3) Kata "tentang" dicantumkan di bawah "prosedur tetap" ditulis dengan huruf kapital; dan

(4) Kala "prosedur tetap" ditulis simetrls dengan huruf kapital di bawah "tentanq",

b) Satang Tubuh

(1) Dasar penetapan prosedurtetap;

(2) Pertimbangan ditetapkan prosedur tetap; dan

(3) Penetapan prosedur dan tatacara pelaksanaan kegiatan.

c) Kaki

(1) Tempat dan tanggal pen eta pan prosedur tetap; (2) Ruang tanda tangan;

(3) Pejabat pimpinan unit kerja harus melaksanakan kegiatan; dan

(4)' Tembusan kepada pejabat lain yang terkait. .

,

... ,:0: ......

~ • ;t; __ ._: ..... -

.

,r"15 ,_., ,~":., -~.:.'.'

- ".

or .;«.:'

s.

Contoh 5 Format Pengumuman

NAMA INSTANSI

"' +++ .

PENGUMUMAN

NOMOR: .1 •.•. .1 .. , .• 12002

TENTANG

............................... ~ ~ " "', , .

,

"

._. ~ '.~ :. ~, ••• "'''' + ~ -_,~ ~ ~ ~". ~ _ ..- , - '

........................... ~ ~ , •• '.' ~"!' ~.,. ~ .• ~ _.. .

....... , ~ ",.

............ _ .. ' - "' ~ ~ '~ ~ ~" ~ .

... :0-'" ••. lI , _1> "'_, ~ :- ••• ..-·~,:"'t'~ ~ .":.""'_ , .. :0 rr •• ,"' .••••• _.._ ~ + .. ~\

................... ..: ' ••.••• " ~ ~ "'''''.''' •• ~-OO:"" ;'," •• ~ •••• '" •.• _._ , ~ .

__ '~ _,.."." -.. ~ _ ••• " •••• ~:-o ••• "" .'_ ••• ·.1 · 4' ~." " •• ~ ~,~_ •• , •. " ••••• !'.

, .. ,," , ,I'. ~ , " .. ~ ~'. """ _ ~ , :~ "~11-." •. "'._ 'Ii "I!."'" .,"~ .• ~, :~.;... ~ ._. __ _,._,. ~.~. \0 ~ .

.11,,, ~ ~.;. 4- •• ~ , ~.~ .

Ditetapkan di :. Pada tanggal :

.., , "' .

Nama Jabalan,

(Tanda tangan dan cap instansi)

Nama Lengkap

•.

, .. - "

, ,

;_ 1<.

'\ .. -;

-; ... 01'

"

-

Logo dan

nama instansi telah dicetak

Penomoran berurutan dalam -satu tahun takwilt

IJ\r Judui pengumuman

ditulis dengan

huruf kaoital

k Memuat atasan, peraturan yang

menjadi dasar,

dan pem-

beritahuan

tenlang hal ter-

tentu yang

dianggap mendesak

Kola sesuai atarnat Instansi dan tanggal penandatanganan

,"

.'

~' r.

~ .~ ..

': " ,1i,.

.,'

~

Format Prosedur Tetap, lihat Contoh.6.

2. Naskah Simbingan

a. Pedoman

1) Pengertian

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan instansi pemerintah yang dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/teknis dan penerapannya disesuaikan denqan karakteristik

dan instansi/organisasi yang bersangkutan. .

2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan

Pedoman dibuat dalarn rangka mfmindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi' dan pengabsahannya ditetapkan dengan keputusan pejabat yang berwenanq.

3)Susunan

a) Kepala

(1) Lampiran, nomor dan tanggal keputusan pedoman dicantumkan di sebelah kanan atas;

(2) Tulisan "pedoman", dicantumkan di tengah atas ditulis dengan huruf kapital;

(3) Kala "teniang" dicantumkan di bawah "pedoman" ditulis dengan huruf kapital; dan

(4) "Rumusan juduf' pedoman ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah "tentang".

b) Satang tubuh

(1) Pendahuluan berisi latar belakang/dasar pemikiran/maksud,

tujuan/ruang lingkup/tata urut, dan pengertian;

(2) Materi Pedoman; dan .

(3) Penutup terdiri atas hal yang harus dipernatikan, penjabaran lebih lanjut; dan alamat pembuat pedoman yang ditujukan kepada para pembaca/pengguna atau mereka yang akan menyampaikan saran

penyempurnaan. • ..

c) Kaki

(1) Nama jabatan pejabat yang menandatangani ditulis da/am huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca kama;

(2) Tanda tangan; dan

(3) Nama lengkap ditulis dengan hurufawal kapital.

,.

Format Pedoman, lihat Contoh 7.

b. Petunjuk

1) Pengertian .

Petunjuk adalah naskah dinas bimbingan yang merupakan tuntunan operasionalladministrasi/teknis setiap pegawai dalani melaksanakan kegiatan.

Contoh 6

Format Prosedur Tetap

NAMA INSTANSI

PROSEDUR TETA?

NOMOR: ...•.•... .1 •••.. 1 ..... /2002

TENTANG

BAB I PENDAHULUAN

1. Umum XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX)()(XXXXXXXXXX)()(XXXXXXXXXX)()()()(XXXXXXXX xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx:xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

2.. Maksud dan Tujuan

xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX)()(Xxxxxxxxxxxxxxx.

3.. Ruang Lingkup Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx~xx

4. Dasar

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.x.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx x.x.xxxxx.x.xxxxxxxxx.x.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx:xxxx:xx.xx.xxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxx

BAB II PROSEDUR

5. xxxxxxxxxxxxxxxxx.x.xxxxxxxxxxx.x.x.xxxxxxxxx.xxxx:xxxxxxxxxxxxxxx xxxxx

6, Dan seterusnya

Ditetapkan di : xxxx.xxxxx:xxxxxxxxxxx ?ada tanggaJ : xxxx.xxx:xxxxxx

Nama Jabatan,

(Tanda _tangan dan cap instansi

Tembusan:

Nama Lengkap

1. 2.

.... '!"

.'

Logo dan nama instansi l/t telah dicetak

Memual

alasan tentang per1unya ditetapkan protap

'___----I

Memual

peraturan yang ., menjadi dasar

~ fA diletapkan

I r protap

Menunjukkan

"'\ urutan tindak-

an. pang-

organisasian, koordinasi, pengendalian.

,) dan dsbnva

rLr Kola sesuai

~ '\ alamat

Instansi dan tanggal penanda ta nganan

- ----- _-

.

Contoh 7 Format Pedoman

LAMPIRAN xx NOMOR TANGGAL

KEP':;- JSAN xxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx

.'"

-"

PEDOMAN

TENTANG

.

. " , ~ ~ -,_ ~ - .

\

BAB 1 PENDAHULUAN

1. Umum

~ 0 •••••• _ ~_ ~ ~ ••• _ _oI-!I' ~. ~ _._ ............................• ",r·., •• "

2., Maksud dan Tujuan

3. Ruang Lingkup

.......... :':.,. w .. _ ~ eo ea _. ~ ~,"'.""I'."''''''''''''''''' , "'f';~

... r _ '1"4 '1" + - !'.~_ ~ _.. .. 'I.' '-""".~_.~;O-

.'

BAB II

5. . _." ~ .. ": _ "' _ '!_

6; Dan selerusnya.

BAS III

~ of _ ~ .. w.,. ~ ...........• _.- "'-r"'!'''' _0_ ~ _o.~."" ~_. ~.._~ ~4

H Penomoran

diatu(oIeh instansi

~ •.••• ~ _ ~ + ~ -1- "' "' .- ~ •• -."' ••

dan selerusnya.

Ditetapkan di :

Pada tanggal :

.. ~ .

0- ~.!'- •••• -0;":.

Judul pedoman ditulis dengan huruf kapital

Nama Jabatan,

(Tanda tangan dan cap • .a:;atan) Nama lengka;::

Memuat. atasan

~ tentang

I / ditetapkan h pedoman

~ Memual

peraluran yang menjadi dasar ditetapkan pedoman

Memuat koosepsi dasaopokokpokok.

~

L- _J

Kota sesuai ala mat Instansi dan tanggal Pe~

h /_ nandatangan-

trI an

: oj, ,_. ,:" ........ '

f

1

/'

2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan

Pejabat yang berwenang menetapkar. dan menandatangani petunjUk adaJah pimpinan tertinggi instansi per.erintah, daJam hal tertentu dan sesuai kebutuhan, .kewenangan tersecut dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan unit organisasi pelaksana.

3)Susunan

a) Kepala

(1) Lampiran, nomor dan tanggaJ xeputusan petunjuk dicantumkan di sebelah kanan atas;

(2) Tulisan "petunjuJ<', dicantumkan di tengah atas ditulis dengan huruf kapital;

(3) Kata "ten tang" dicantumkan di bawah "petunjuJ<' ditulis dengan huruf kapital; dan,

(4) "Rumusan judur petunjuk ditulis cenqan huruf kapital simetris di bawah "tentang".

b) Batang tubuh

(1) Pendahuluan berisi latar belaxanq/dasar pemikiran/maksud, tujuan/ruang IingkupJtata urut, dan t)€ngertian;

(2) Materi petunjuk; dan

(3) Penutup terdiri atas hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut, dan alamat pembuat petunJuk yang ditujukan kepada para pembacaJpengguna atau rnereka yang akan menyampaikan saran penyempurnaan.

"l' ... ··'

c) Kaki

(1) Nama jabatan pejabat yang rnenandatanqani ditulis dengan huruf

awal kapital. diakhiri tanda baca koma: ..

(2) Tanda tangan; dan

(3) Nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.

4) Distribusi dan Pengabsahan

a) Distribusi petunjuk diatur sesuai kebutuhan instansi yang bersangkutan; dan

b) Pengabsahan petunjuk dilaksanakan o'eh pejabat yang berwenang.

Format Petunjuk, lihat Contoh 8.

3 .. Naskah Dinas Penugasan/Perintah

Surat Tugas/Perintah

a. Pengertian

Surat TugasJPerintah adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat apa yang harus dllakusan,

I

2(; ". :>

... - .-.';

\, I, ' .....

. ,

Contoh 8 Format Petunjuk

IJ\.MPIRAN xx : KEPUTUSAN XXXXX

NOMOR : xxxxxxxxxxxxxxx

TANG GAL :·XXXXXXXXXXXXXXX

PETUNJUK

TENTANG xxxxxxxxxxx

BAS I PENDAHULUAN

1. Umum

.. _. 4 _ ~ ·~ .I , •••• ~ ..- •••••.••••• ~ ~ t .- ..

2. Maksud dan Tuju~n

3. Ruang Ungkup

... ' ~ .. ~ '!' ~ •• -._. ",""~"" ~ ~, _. ,.,.-~..., .: •• ' •.•. , , ~ + - ..

4,. Oasar

!" ? .-. IL., P __ "'- , ,,-'!" .. ~ .. " r""~," L-t;_..-..._ .. ~ ~, .• , •• , .- ,,_ • -·c

............... ,,, •• ~,.,,,,, •• ,, •• ,,,,,, ; " ~ ~ AIL_" .. ~ •• , .'. 'l., _ ••. ~ P ." •••• ~

BAS II

5... " ••••.••••••..•••• ,;. ,. .,. .. !, •••••• ~_., • ...- _."- •.•••• " ~ ••••• _ '! ~ ..

6. Dan seterusnya

BABIII

... ,._ ~ ; • ~ _ ~'~ ~ ,. ~ -0- _ __ •• ",." .. ,. ~'~ =" .• - '!- .. __ ~ t ' ..

.... • -.,_. ~. ~ 1" '"'··,1'1-· ~ ~"' • .;;,,_ ~.I_~~:> •• '!:.' ••••• ~ I T"'· ~ ._.-~ .. ~ •.• _ ,. __ .-- .• __ -- ..

dan seterusnya,

Ditetapk.an di :

Pada tang'gal :

Nama Jabatan.

(Tanda tangan dan cap jabalan)

Nama Lengkap

Memuat peraturan yang menjadi dasar

V diteta. pkan J1 petunjuk

. ,

• c

, "".",~ .! .

21

Penomoran diatur oIeh instansi

Judul petunjuk diMs dengan huruf kapital

Mernuat alasan tentang perJu

I /: dilelapkan If'l petunjuk.

Memual tuntunan ataupetunjuk operasionau

a dministrasil tehnis

Kota sesuai

alamat

instansi dan

tanggal pe·

nandatanaanan

-

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Surat Tuqasrperintah dibuat dan ditandatangani oleh pimpinanlpejabat yang berwenanq berdasarkan Iingkup tuqas, wewenang, dan tanggung -jawab,

c.Susunan

1) Kepala

a) Nama instansi dengan atau tanpa logo instansi;

b) Kata surat tugas/perintah ditulis dengan huruf kapital; dan

c) Nomor surat berada di bawah tulisan surat tugas/perintah.

'"

2) Satang Tubuh .,'

a) Konsiderans meliputi "pertimbangan" dan/atau "dasar".

"Pertimbangan" rnernuat alasan/tujuan ditetapkan surat tugasl perintah, sedangkan dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkan surat tugas/perintah tersebut; dan

b} Diktum dimulai dengan kata "menugaskanlmemerintahkan" ditulis dengan huruf kapital dicanturnkarr pada posisi tengah, diikuti kata "kepada" di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas/perintah. Oi bawah "kepeae: ditulis "untuk" disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

3) Kaki

a) Ternpat dan tanggal surat perintah/tugas;

b) Jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal

kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;

c) Tanda tangan pejabat yang menugaskan/memerintahkan;

d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani; dan

e) Cap dlnas. "

d. Distribusi dan Tembusan

1) Surat Tuqas.Perintah disampaikan kepada yang mendapat:

tugas/perintah: dan

2) Tembusan disampaikan kepada pejabatlinstansi yang terkait.

e. Hal yang Perlu Dlperhatikan

1) Sagian konsiderans memuat "pertimbangan" atau "deset"; ,

2) Jika tugas/perintah merupakan tugas/perintah kolektif, daftar pegawai yang ditugaskan/diperintahkan dimasukkan dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomorurut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan;

3) Pada dasarnya surat tugas/surat perintah ditetapkan oleh atasan pegawai yang mendapat tugas/perintah. kecuali apabila karena pertimbangan tertentu pejabat tersebut diberi wewenang tertulis untuk menetapkan surat tugas/sural perintah untuk diri sendiri; dan

4) Surat tugas/surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas/periiltah yang termuat selesai dilaksanakan.

Format Sural Tugas/Surat Perintah, lihat Contoh 9.

... . .-: ., ....

- .

O· _"t

'.-;0.'

~.

Contoh 9

Format Surat Tugas/Surat Perintah

NAMA INSTANSI

SURAT PERINTAHISURAT TUGAS NOMOR: ..•••. L .. 1 •..•. /2002.

Pertimbangan :. a. Bahwa ~." •...•.•.••...•..••••..........••.•..••....•••••....•••..•••••

•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 1 ..

b. Bahwa .

..

Dasar

Kepada

Unluk

1 .

2 ..

MEMERINTAHKAN

1 •. , ,> .

2~. "'''' ~·a .. a~.~.~ _~ ~ -1' ~, ~ ~ ~ ~ •• 't "' ..._.. .~.

3." , ..

:. 1 .. Ter.;ebul-1 e " agar .

2. Tersebut- 2. agar ..

3. dan seterusnya

Oitetapkan di :

Pada taoggal :

......................... ~ .... ~ .....

.................... ~-' ... " . r···.···

Logo dan nama instansi letah dicetak

Penomoran berurutan dalamsatu tahun takwin

Memuat atasan ditetapkan surar' perintJh

peraturan yang menjadi casar ditetapkan sural

perintah

yang

Kola sesuai Alamat instansi dan tJnggal penandataneanan

Nama Jabatan,

(Tanda tangan dan cap instansi)

J:-Iama Lengkap

.'

,. - -

.

~. " ' ·:2l·

..

,_.-,.,

. ;:

, .. . ..

.~_~_ .... ,.~ ~ -..__

'" C. Na~ka'h' Din~~' Khusus.

1. Sural Keterangan

a. Pengertian .

Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

b.Susunan

1) Kepala

Memuat keterangan meliputi nama instansi dan nomor.

........ ',1"

2) Satang Tubuh

Memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkan keterangan.

3) Kaki '.

Memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.

Format Surat Keterangan, lihat Contoh 10.

2. Sural Perjanjian

a. Pengertian

Surat Perjanjian adalah naskah dinas berisi kesepakatan bersama tentang suatu obyek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.

Format Surat Perjanjian, lihat Contoh 11 a.

b. Lingkup Perjanjian

Lingkup perjanjian antara lain rnencakup: ,

1) Perjanjian Kerjasama antar pernerintah atau G to G (Government to

Government); :;

Dalam melaksanakan kerja sarna antar pemerintah (antara Pemerintah RI dengan luar negeri) maupun antar pemerintah (dalam negeri) dimungkinkan adanya penyusunan pernyataan kehendak (letter of intent). Pernyataan kehendak tersebut dimaksudkan sebagai langkah awal dalam upaya saling menjajaki peluang yang ada dalam upaya pencapaian tujuan yang dikehendaki kedua belah pihak. Dalam penyusunan pemyataan kehendak tersebut, "belum mempunyai keterikatan hukum apapun dari kedua belah pihak".

Keterikatan hukum baru terjadi pada tahap ditandatangani perjanjian kerjasama dalam MoU (Memorandum of Understanding) yaitu kerjasama pemerintah dengan luar negeri atau dalam negeri.

'_'

:.- '1" ..

, "

-_ .

"

Contoh 10

.-

Format Surat Keterangan

-' , ..... ,

NAMA INSTANSI

SURA TKETERANGAN NQMOR: ., ..• .1 •.•• 1. •••. 12002

1. Yang berlanda tangan di bawan ini :

a.Nama

b. Jabatan

dengan ini. mener.mgkan bahwa :

a. Nama

b. PangkatiGolongan

c. Umur

d. Dan seterusnya

......................................... 'I- ~~_ •• _ IL- _ •• _ ~~~ .

............................................ ~ -+ ~ ~ _~, ~ •• _.-.--.-,. :O- ••••

2. !I' - ..

• ~ "': •••••••••• ~ -.-- -<:. !" .

,

~ + .- .. , , ,. ..

3. . __ _.~~ ;. ~ k'"

...... 4 ~ ~ 4 ~ ~. ~ 4 ~+ ~ ...

Jakarta, , ..

Pe~bat Pembual Ke:eran!;3n. (Tandatangan dan cap instasi) Nama Lei1gkap

25

Penomoran berurutan daIam ~ satu tahun

I 1 takwil

I ) uemuat

K identitas yang

memberikan kefef3ngan

~~tinf~-

~mengen;u suatu hal atau • seseorang untuk kepentingan

kednasan

KoCa sewai alamat Instansi 1kJ. dan taogga& po~ ") nandatanganan

Cq_ntoh 11 a.

Format Surat Perjanjian

r

NAMA INSTANSI

................................ _ •• -: ••• ~ I!'_.~~ •• ~ O,P Po_

SURA T PERJANJIAN NOMOR: ...• .1., .. .1 -, ., .• /2002

Pada han ini tang gal •.....• bulan .

tahun ..... bertempat di

lelah. diadakan perjanjian antara,

1. .._~ •.. (nama pejabat) (NIP dan jabatap), selanjutnya disebut pinak

pertama

dengan

2, ~.,,,(fihak lain) , ,. selanjutnya disebul pihak kedua

Perjanjian tersebul dibuat dengan ketentuan sebagai berikul:.

2. .. ._. ~ , ! .• ' P" -.:"'~""" •. _ ~ ~ po ~ , .o,. "' --,:,~ , !'-._ ••••.• " " :'"'" ,. ••••.• ,"'''-

3. Dan seterusnya,

Dibuatdi Pada tanggal

............. ~ , .0' 0-

.

. .

Untuk dan atas nama :

Unlukdan atas nama:

< .w(Nama Organisasi} ......

Sebagai.

Pihak: Kedua,

.. .... (Nama Instansi) .....

Sebagai.

Pihak Pertama,

Tandatangan

Meteral dan tanda tangan

(Nama lengkap)

.•

(Nama lengkap}

26

1 Logodan

1 nama instansi lelah dicetak

) Penomoran J<.-, berurutan

dalam satu

tahun takwin

Memuat identitas pihak yang

:enngadak~ne_

na~da~ngani perjanpan

Memuat mateo perjanjian

KOla sesuai atarnat Instansi dan tanggal penandatanqanan

Format Kesepakatan AwallLetter of tment, lihat Gontoh 1'1b .. Format MoU, lihat Contoh 11 c.

Format Perjanjian Kerjasama Lingkup Nasional. lihat Contoh 11d.

2) Perjanjian Kerjasama Pemerintah dengan Dunia Usaha atau G to 8 (Government to Business):

3) Perjanlian Kerjasama Pemerintah dengan Masyarakat atau G to C (Government to Citizens); G to NGO (Government to Non Government Organisation); dan

4 )~erjanjian Perikatan lainnya.

c. Letak Penandatanganan Perjanjian Kerjasama

1) Setiap kerjasama pemerintah didasarkan atas casar asas kesetaraan;

2) Oalam naskah kerjasama pemerintah (dengan luar negeri atau anfar departemen, Propinsi, Kabupaten/Kota), kedua belah pihak menggunakan 2 (dua) naskah asli yang masing-masing pihak menandatangani naskah perjanjian kerjasama tersebut di sebelah kiri; dan

3) Masing-masing naskah perjanjian kerjasarna diletakkan di dalam map.

Format Map. lihat Contoh 11 e.

d.Susunan

1) Kepala

Memuat judu( nornor. hari/tanggal/tahun tempat pelaksanaan penandatanganan. nama dan jabatan para pihak yang mengadakan perjanjian.

2) Satang Tubuh

Memuat materi perjanjian.

3) Kaki

Terdiri atas nama tanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang penu), dibubuhi meterai sesuai peraturan perundanq-undanqan yang berlaku. Kerjasarna pemerintah dengan luar negerf' dan dalarn negeri tidak menggunakan

rneterai. .

3, S urat Kuasa

a. Pengertian

Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.

b.Susunan

1) Kepala ..

Memuat nama dan alamat lnstansi, [udut, dan nomor.

. t: '27 i

.. :..:- ~._. ," -. ;"., -, _

.. ' • '; ,'l,- t , P.";; ~ t- I ....

. ...,-""

~ ~~"" e- ~

.." ~

.' ........

i •

Contoh 11 b- ,

Format Kesepakatan Awal/Letter of Intent

LETTER OF INTENT BETWEEN

THE GOVERNMENT OF THE PROVINCE/CITY OF .

OF THE REPUBLIC OF INDONESIA .

AND THE .

CONCERNING PROVINCE·CITY

The Government of the Province City of the Republic of

Indonesia and the hereinafterreferred to 2S "the Parties";

Desiring to promote goodwill and understanding as well as favourable cooperation between the people of the two cities/provincies;

..

Recognizing the importance of the principles of the equality and mutual benefits;

Do hereby declare our intention to establish Sister City/Province Cooperation as a basis for cooperation, ih accordance with our prevailing Jaws and regulations, in the following fields:

a. Exchange of experts on order to improve the management of the

cities/provincies;

b. Trade and promotion: ,t._

c. Administration and infonnation;

d. Culture and arts;

e. Youth and sport;

The implementation of such cooperation shall be concluded In appropriate measures in in due course.

.

DONE in duplicate at '" on this : day of .

in the year :........ in Indonesian, and English

languages, all text being equally authentic.

For the Government of the Province/City of ..................... of the Republic of Indonesia

For ..

••• •• • •• • •••• • •• ·++ •• ~ ••• ~ •••• + ••• ·9.~ "

..

1. "'"'.,

·:28 ;.. -':

'. '

I, ,,~! ... ~~

: .

":.

1

-

I -' ·I! ;

.. ~.

1

, 1

-~---- ----'"

f I

,.

Contoh 1'1c

Format Memorandum of l:Jnderstanding

MEMORANDUM OF UNDERSTANDING BElWEEN

lrtiE: _ •.....................•••.•.............•.••..•.••.

REPUBLIC OF 'INDONESIA AND

TH E .......•••....•......•••••••••• , •••••••••..•...

CONCERNING

. SISTER PROVINCE (CITY) COOPERATION

The ....................• Republic of Indonesia and the ,

hereinafter referred to as the Parties;

Desiring to promote favourable relations of partnership and cooperation between the people of the two provinces and;

I'

Recognizing the importance of the principles of equality and mutual benefits;

Referring to the Letter of Intent between , .......• the Republic

of Indonesia and concerning Sister Province (City) Cooperation,

. d'

slgne In .................•..•.. on ,

Pursuant to the prevailing laws and regulations in the respective countries; Have agreed as follows:

Article 1

Objective and Scope of Cooperation

~ ••••• _ •••• ~ •••••••• 99 •••••••••••••••••••••••••••• ~ •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• ,

a. . .

b.

c~ __ ..

d.

e.. .. .

f. Other areas agreed upon by the Parties

.. - .... b ~

, 1i- ....

",. '" .:'.. ..

". : ...... ~~

~. .0 ..- r- <"to ~

-: ,_ _" ?C '1"..

,. ,. -

~ ...

~.. ~.

29 c

.' c

r Article 2

Funding

••••••••••••••••••••••••• ~ ••••• , ••••••••••••••••••••••••••••••••••• - •••• 9 ••••••••••••••••••••••••••••••

Article 3

Technical Arrangement

............. _ - _ _"' _ ~ ",'" '" e t t ~ _ + ..

.... .. .. • 0 _ _ ;. "" 4- ott '_'" It ..

Article 4

Working Group

a. b . c.

• ~ _ •• ~ ••••••••• ~ ~.II ••••• ~ •• 4t •••••••.••••• _ •••••••• , •.•

.. '" --: '" e_. <11 ...

Article 5

.'

SettJementof Disputes

..................... _ _ _ '!" _. 4 _ 4 .• 4 •• -. + ~ ._. -= ;- 4 4 •.• _ ~ .

• -Article 6

Amendment

............. - • .,. - •• t - _ •.•• _ 4 ~ .. 4 .',._ + '4 •• 4 •••

........ ....- .

.. "' - ~ _ ,., _ 4 _ ••• - -,._ "' _ .

...... ....... " ....... ,4.~."""."."''''''' •• ''.''.''.''.'''''.'''''.''' •• '' 4 ..... _

Article.T

Entry Into Force, Duration and Termination

a.. -II ~ ~ -4 ~.,. ...

b , .

~. ",0:

'.

30

K •

I!,,!

;"_ ,"

_-- -- -

. ,

.

.................................. It ' .

, "

" ~

IN\WITNESS WHEREOF. the undersigned being duly authorized thereof by their

respective Gcvernment, have signed this Memorandum of Understanding.

DONE in duplicated in on this ...........•••...............••.. day

of. '," In the year of and one in Indonesia,

.................................. and English language, all texts being equally authentic. In case of any divergence of interpretation of this Memorandum' of Understanding, the

English textshall prevail. _. "'.'

FOR .

REPUBLIC OF INDONESIA

FOR .

!

.:

.' .

1'"_"," ... 1;. ~,- L.~:"

"',,--'" ..., .. -',

:~~, '''-'.~,.-". ~:'~." .. ~~

, -:'.~1I-!w."'N.

~ -!':!" ;;

.

.

-1\. _~ ~

_","."I:o.. 1, ....

"? -~'--.

'\~. .~ : ;.

~~-t

. .

~.-::. ,ot! .".. -:.

: ,~_.. ~ ..

:~~ ~'/'.~'- I '. . ;: ::~

Contoh 11d. .. ~~

Format' Perjanjian Kerjasama Pernerlntah '

Linykup Nasional

KERJASAMA.

(Lembaga PemerintahiProvinsilKabu pate n/Kota) DENGAN

(Lembaga Pemerintah/ProvinsilKabu pa ten/Kota)

TENTANG

(Program} ..

Nomor. ..

Nomor. ..

(Kementerian/LPND/KomisilProvinsiIKabupaten/Kota) dan (Lembaga Pemerintahl Provinsil Kabupaten/Kota).

Kedua belah pihak sepakat untuk mengadakan kerjasama dalarn rangka

(Program) dengan ketentuan sebagai berikut:

Pasal1

TUJUAN KERJASAMA

••• ~ •••••••••• - •• ~ ••• + •••••••••••••• ~ ••• ~ •••••••••••••••••••••••••••••••••••••• ~~ •••••••••••••••••• ~ ••••••.••• ~~.

Pa~al2

RUANG UNGKUP KERJASAMA

••••••••• ~~ •••••••••••••.••••••••••••••••••••••••••••• ~ •••••• , ••• ····.·····., ••• : •••••••••.•••••• * •• · •••• 4 ••••••••••••••

..•••••..••••......... ~ .. ~ •........•...•. - ........•...............•....•.... ' : ...........••••...••

........•...................• ~~ - ~

~ ~. .-

'.

.. _, ~ '"

_"!. II- "'.

" '

32 .. ,

" .

Pasal3

PELAKSANAAN KEGIATAN

...... ~ •.........•.•...... ~ .••...•........•••...................................................................

.....•........••••• ~ ......•..••..................••.••.........................................................

.... - ............••......................•.• ~ .••.••••.•.•.............••.•••• ~ .

....•.•.... ~ •••••••...............•••.• - ... ~ ..... , ....••.•........

Pasal4

PEMBIAYAAN

... : ............•.•.••• ~ ••••........••.•••..•.•...•......••...•••.•....••.•..•.•.••.•...•••.•.•..•.............

Pasal5

PENYELESAIAN PERSELISIHAN

"

Pasal6

LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi hal-hal yang diluar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, maka dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tug as pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak.

(2) Yang tennasuk force majeure adalah:

a. Bencana alam;

b. Tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c: Keadaan keamanan yang tidak mengijinkan.

J3) Segala perubahan dan atau pembatalan terhadap Piagam Keriasama ini akan diaturbersama kemudian oleh PIHAK PERTAMA DAN PIHAK KEOUA.

•.

':.. .. ,

''''~ .: --: ~~"~.;-

.... ~,._

:"<~... J ',c f ••• - ,~. 'J, •

"··33",·

." ...

\'II~~-.~: . ~,

•• 0; .... ~

~~ ... <, ... :,-1"

" . -.

, .

"

'.

~, ,_.

,.". ,

,1.;'

t ... "

~:":'~' £,' ... c·y

;.

.._' cr.

,

'.ao:of' ~ ';c .. "

~"' ... ,

* /:

~ ...

Pasal7

PENUTUP

............................................................... 11 •• , , .

.............................................. , , , "' .

Nama institusi

Nama institusi

Nama Jabatan

Nama Jabatan

(Nama)

(Nama)

L ~. "t

34

, ..

'1

-

"

~... T'

" ....... ~

.... "' .. ., "€'_~.:"\"'.~ u~n~_;_-T ~~> . ..-. ""'.""'. '"'"

",·.contOh'11:e '

,. .:

Format 'Map

I.

-

I

c »

~~~ .~..:"":! ... ~ .... :. ~ .

,.

r;

~·f .'";

~~~ .. ~ ..

lAMBANG NEGARAI LOGO

... .: .- ..

4'~'1;-~;' ~01. ~~ .. ~ .',0;. 1

,

1:_" •

• r ~

.-. \.0

,. "',J. •••. ~~ .'

" .. .. '- o·
~ .. " ~- .... ~"I •• ~ ~ '":..!;,_" .......

~_..~ co : .. ~~...... : ~_ ... ;. .o::_~. ,

2) Satang tubuh' <>, . <

Memuat mated yang dikuasakan .

.. ,.'

~ .l,

3) Kaki .

Memuat keterangan tempat, tanggal. bulan dan tahun pembuatan, nama dan tanda tarigan para pihak yang berkepentingan. dibubuhi meterai sesuai peraturan perundanq-undanqan yang benaku.

Format Surat Kuasa, Lihat Contoh 12.

4. Serita Acara

a. Pengertian I

Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu keqiatari yang harus ditandatangani oleh para pihak

dan para saksi. .

b.Susunan

1) Kepala

Mernuat judul. nomor, hari/tanggaVtahun, tempat pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang membuat Berita Acara.

2) 8atang tubutr Memuat Berita Acara.

3) Kaki

Memuat nama jabatanlpejabat dan landa tangan para pihak dan para saksi.

Format Berita Acara, lihatContoh 13.

D.laporan

1. Pengertian

Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatanlkejadian.

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Laporan ditandalangani oteh pejabat yang diserahi tugas.

3.Susunan

a) Kepala

Judul laporan seluruhnya ditulis dalam hurut kapital. diletakkan di tengah.

b) Satang Tubuh .

1) "Pendahuluan- memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan. ruang Iingkup dan sistematika laporan:

... .._ ...

,.

.

(. .... ,.. .

t t,. . - ..... ~> '-: •• :."t ..... ~: ~-\

Contoh 12 Format Surat Kuasa

I l

~.

NAMA lNSTANSI

SURA T KUASA .-

NOMOR: •.•.•• 1 •.•• J .•.•• 12oo2

,.
't- ~ Logo dan nama :t
illstansi lelah
dicetak • ·r
"
1:-
i
Penomoran ~
barurutan ~
~ dalam satu
tahuo takwin

Memuat
identitas yang
~ memberikan
kuasa

Memuat per-
nyataan
lentang pembe-
rian wewenang
kepada pihak
~ tain unluk me-
lakukan suatu
tindakan
tertentu

tK Kola sesual
alamat
Instansi dan
tang gal pe-
nandatangan-
an Nama

Yang bertanda tangan di bawah ini :

<

Jabatan-

Memberi kuasa kepada:.

Alamal , ..

Nama

....... ~ _ .

Jabatan :

..... ~ :"'." _-11' ..

Alamat

Untuk· ..

Demikian Sural Kuasa ini dibualuntuk dipergunakansebagaimanamestinya.

Penerima Kuasa.

(tanda tanqan)

Nama Lengkap NIP

Jakarta,

Pemberi Kuasa,

(Materai dan tanda tangan) Nama Lengkap

NIP

~ -e

,-;'~~'" ~r. J r ':_~.~ ;""~: ~ ~.

1.

....

, . .

~. ,_ -,,:

37

... ~.- ",

• c

:.:_

.... ~ "

h ..

~ ~.

J .. ~. ..~

Contoh 13 Format Berita Acara

NAMA INSTANSI

.............................. P." ••• ·" P ~ ..

BE RITA ACARA

NO MeR : ••.••.• 1 ..•. J •..• L ... l2oo2

Pada hariini •....••..•. tan9gal •...•.• bulan ...... tahun ..... karnl masing-masing: \

2. • (nama pejabat). .. (NIP dan jabatan). selanjutnya disebut pihak

pertama

dan

3. .. (fihak lain)., selanjutnya disebut pihakkedua,

telah melaksanakan :

4 ..

.......... ~ ~ ~ , .

5: Dan seterusnya.

Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sesuogguhnya berdasarkan

Dibuat di Pada tanggal

.

.. "".~

Sebagai Pihak Kedua.

Sebagai Pihak Pertama,

Tanda taogan

Meterai dan tanda langan

....... (Nama Lengkap) ..

(NtP) .

.. ..... (Nama lengkap) ..

(NIP) ..

MengetahuilMengesahkan Nama Jabatan,

(tanda tangan)

...... (Nama Lengkap) .

...... (NIP) ..

"\ r-,

.'. ···.·38· .....

~ . ~ ~ l

~ .. "1: .....

~~: \ 'C·~:t

~. p.""",.

'.

~. .~

J Logo d.an nama

instansi telah

dic4tak .

) Penomoran

-;t, berurutan dalan' satu tahun

takwin

I J Memuat

>L. identitas para pihak yang rnelaksanakan kegiatan

~ Memuat

kegiatan yang

dilaksanakan

Kola sesuai atamat Instansi dan tanggal penandatanqan-

an

~ Tandatangan para pihak dan para saksi

.... '1..

"<j ... l'·

"

JI

~-

r

2) "Mateo /aporan" terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, fakter yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal laln yang perlu dilaporkan:

3) "Kesimpulan" dan "saran", per1u disampaikan sebagai bahan pertimbangan; dan

4) "Penutup" merupakan akhir laporan, memuat harapan dan ucapan terima kasih.

c) Kaki ..

t) Tempat dan tanggal pembuatan.laporan:

2) Nama jabatanJpejabat pembuat laporan ditulis dengan huruf awal kapital;

3) Tanda tangan; dan

4) Nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.

Format Laporan, lihat Contoh 14.

Telaahan Staf

a. Pengertian

Telaahan stat ada!ah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau stat yang memuat analisis singkat dan [elas, mengenai persoalan dengan memberikan [alan keluar/pemecahan yang disarankan.

]

b.Susunan

a) Kepala

1) Kop naskah dinas mernuat nama, lambang negarallogo, serta ala mat instansi .atau unit organisasi, judul, nomor, dan kode tingkat keamanan;

2) Tanggal dan waktu pembuatan; dan

3) Uraian singkat permasalahan.

,I

, ,

]

b) Satang Tubuh

1) "Persoalan" memuat pernyataan singkat dan jelas tentanq persoalan yang akan dipecahkan;

2) "Praanggapan" memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, darrinerupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;

3) "Fakta yang mempengaruhr memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pernecahan persoalan;

4) "Diskusl' kupasan dan analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugian, pemecahan atau cara bertindak yang mung kin atau dapat

dilakukan; •

5) "Kesimpulan" memuat intisari hasH diskusi, merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan

6) "Tindakan" yang disarankan, memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.

> rOi ..

• '!.',

-_ ... """, ~..,.

... ,. ~'. ': ':'~ .... ~;

:. 39

~ ..

x r.

'. . 1"·'

f.' ". ',.

'~- ~ ....

s I,

"

. ~;:., ~'.

~ _ •• ".'~..-'" .. ~ ~'J: ~ : :! .•

f.

, .

.. 1,.,

.. ·Contoh 14

Format Laporan

NAMA INSTANSI

LAPORAN NOMOR: .•.•• 1 ...• .1.. ... 12002.

TENTANG

" <II ?, ~ ~ ,~."''' ,. ,." .,. II ,

PENDAl:IULUAN

1. Umum

2. Maksud dan Tujuan

3. Ruang Ungkup

4. Dasar

TUGAS YANG HARUS OILAKSANAKAN

Dan selerusnya

~ .. ~ I + + ;. , ,. , ~ ~ + + ~ ~ t ~ ~ _,. ~ :"' ~? ~ ..

................................................ ,.,. ~ \I _ •• " ~' ? ~ ,

HASIL YANG DICAPAI

............ ~ ~ 11 ..- 4 · •• 4.· ' , , c

. KESIMPULAN DAN SARAN

, , ~ .' ,. ~., .,~" ~. ~ •••••••••• "._·"'-L"''' , ••••• ·._t .._~

f t .. f"" ~ ;. -11-11 •••• , ~ .. " f f ~ •• , ~ _ ~ _._ ~ ~ _: ~ ~ •••

PENUTUP

•• ~." ~ - , ~ ~ ~ f ~ ~ 11 .. "',~ _ •••• _ ~ ••• ~ .

.......... ~ ~ ~ _ ,. ' -P_ ,. , .

Dibual di . • _._ .

Pada tanggal; ".,., ..

~~ ~

Pejabat yang berwenang.

(Tanda tangan dan cap instansi) Nama Lengkap

,

!.. .'

:. ~ .t' "': ;: ", .. •

», II" ~. ,-'" , -e

~ logo dan nama inslansi telah dicetak

Penomoran ber - urulan dalam

1ft. satu lahun lakwin

Judul Iaporan ditulis dengan huruf kapital

. . .

~~ Memuat Iaporan tenlang pelaksanaan tugas kedinasan

1 !

I

Kola sesuai atarnat Inslansi dan langgal penandatangan-

an •

I 1

:>. -»

;1.., .. - ..•. !, ...

~,_~,~,'" ~. ,.. ..... ~,. 'Jo..~. ,.' (.

'rl"t. ~'-;~ .. ;, ""'~'"Io_

c) Kaki " "<'., •• : "

1) Jabatan penelaah stat, ditulis denqan'huruf awal'kapital;

2) Tanda tangan; ~.

3) Nama lengkap;

4) Daftar lampiran;

5) Hasil koordinasi, memuat bukti koordinasi formal dengan pejabaVstat lain yang terkait berupa komentar, pendapat, koreksi atau pembetulan terhadap batang tubuh telaahan, sehingga tersedia semua keterangan bagi pimpinan sebelum mengambil keputusan.

Format Telaahan Stat, lihat Contoh 15.

6. Formulir

Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah, untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formutir dibuat dalam bemuk kartu atau iembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.

7. Naskah Dinas Elektronis

a. Pengertian

Naskah dinas elektronis adalah naskah dinas berupa komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronis atau terekam dalam multimedia elektronis.

b. Lingkup Kegiatan

Naskah dinas elektronis mencakup surat menyurat elektronis. arsip dan dokumentasi elektronis, transaksi elektronis, dan naskah dinas elektronis lainnya.

Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronis diatur dalam pedoman tersendiri, mengacu pada Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13/KEP/M.PAN/5/200, tanggal 23 Januari 2003, tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet dan Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Govemment.

, .~,,, '!"

s ».

" _' ~; .. ~:

. ,~:

=::.,- •

.•• 0:

...

. _., .._ ....

.'~

~ ~.

;: ..

.-_-----------------------------_._. -~ ---_ ..

~,. :,- p ~;.

- ",,' , " .

.'

.... ' ~- IN-"

.1c 'r";- .....

Contoh 15 Format Telaahan Staf

TElAAHAN STAF

Masalah: (Uralan ringkas permasalahan, sebagal sarana penunJukan arslp dan merupakan

kelompok darl perscalan-persoalan, sehlng~a Ishlh umum atau leblh luas dari persoalan).

1. PERSOALAN

(Memuatpemyataan singkat dan jelas lentang persoalan yang akan dipeeahkan)

.............................................. ~ ++ ~".o. ~ .

2. PRA ANGGAPAN

(Memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data dan saling'berhubungan sesuai situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang)

........................................... ' ~ , o. , •• _~ ~ ••• ,. , ~ , ~ o.

3. FAKTA-FAKTA YANG MEMPENGARUHI.

(Memuat fakta yang rnerupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan)

......... , -i- , ~ •••• ",~,. ~ ", ~ .

4. DISKUSI

(Analisis pengaruh pra anggapan dan fakta lerhadap persoalan dan akibatnya. hambatan serta keuntungan dan kerugian. serta pernecahan atau eara bertindak yang mungkin atau dapat

dilak.ukan) _ , .

5. KESIMPULAN

(Memuat inlisari hasil diskusi. dan pilihan satu cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan

persoatan yang dihadapi) .

6. SARAN TINDAK

(Memuat seeara ringkasdan letas saran tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi)

..... (Jabatan pembuat tetaahan staf) .

( tanda tangan)

Nama Lengkap

... ... -'!" " •• !"

42

_, ~,

. ,

, .

j ~ . 1

.

.._, 1 ... ~)~ •

• "O;~.!! . .,.. ..

':<-

~

.BAB III

v. !; "_~-... -. ~

PENYUSUNAN NASKAH DINAS

c l

I

~.

,

. A. Petunjuk Urn urn

setap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. OaJam penyusunannya perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Ketelitian

Dalam menyusun naskah dinas harus tercerrnin ketelitian dan kecerrnatan, dilihat dari bentuk. susunan pengetikan. isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengefikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan daJam mengurangi kesalahan pengambilan keputusan/kebija kan.

2. Kejelasan

Naskah harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik dan materi.

3. Singkat dan Padat """

Naskah harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal, efektif, sing kat, padat, dan lengkap.

4. Logis dan Meyakinkan

Naskah yang disusun harus runtut dan log is yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang log is dan rneyakinkan. Struktuf kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.

5. Pembakuan

Naskah yang disusun harus taat mengikuti aturan baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan dilihat dari sudut format dan dari segi penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi naskah dinas.

B. Nama InstansilJabatan pada Kop Naskah Dinas

Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas, pada halaman pertama naskah dinas dlcantumkan kop naskah dinas yaitu nama jabatan atau nama instansi. Kop nama jabatan digunakan untuk mengidentifikasikan bahwa naskah dinas ditetapkan oleh Pejabat Negara, sedangkan kop nama instansi digunakan untuk mengidentifikasikan bahwa nasRah dinas ditetapkan olen pejabat yang bukan Pejabat Negara. Pencantuman kop naskah dinas sebagai

berikut : ~- .

. .

, -

. . ." ~.~.

--: :.~. ~.

.. • 1.- ,~

.-:".. . . ..;. _. ~~,; ...

..._~. . ~

...~~' - ~ .. s-

1.",. ' ... : Po

. .,

1. Nama Jabatan

Kertas dengan kap nama jabatan dan lambang negara hanya digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani sendiri olen Pejabat Negara .. Kop nama jabatan berturut-turut terdiri atas gambar lambang negara. dan nama jabatan seluruhnya ditulis dengan huruf kapital, dicetak di tengah alas halaman. Perbandingan ukuran lambang negara dengan huruf yang digunakan hendaknya serasi dan sesuai ukuran kertas; dan

2. Nama lnstansilunit organisasi

Kertas kop nama instansi digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani pejabat yang berwenang. Kap nama instansi ditulis dengan ,

hurut kapital. .'

C. Penomoran Naskah Dinas "

Nomor pada naskah dinas merupakan segmen penting dalam tata berkas. Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.

Sebagai bagian dari kode klasifikasi. susunan nomar naskah dibedakan berdasarkan jenis sebagai berikut:

1. Nomor Surat Dinas

Susunan nornor surat dinas rnencakup hal-hal berikut:

a. kode klasifikasi persaalan (sesuai dengan sistem tata berkas instansi);

b. nomar naskah (nomar urut dalam satu tahun takwim); dan

c. tahun terbit

Contah:

Nomor : Dl,2r06/1 OS/2003 <,

L...-_-+---+- .... 7 kode kJasifikasi

'----+-.;.~ nomor naskah

4- tahun terbit

Sesuai dengan keperluan, sebelum kade klasifikasi dapat ditambahkan kode unit kerja pemrakarsa, dan sebelum tahun terbitdapat ditambahkan bulan.

Contah:

Nomar : 1ET/DL 20.06/1 05/0~/2003 " .__------+--.,,~ unit kerja pemrakarsa

~_";'->7 bulan

44, ',.'

. "

t,:_ ,~, ~ •.

.-:.. ,j

...... .., ~ '",' "",!" ~ !" ,"! """

'!'; .'. ,1", ~~-:. ....". I \r '!.,~ •

. -

1 t

I ...
".
...
....
...
....
...
.,
'-7 1; :1'

2. Nomor Memo/Nota

, Memo/Nota bersifat internal. Oleh karena itu, susunan nornor memo/nota > dapat lebih disederhanakan sesuai denqan keperluan, rnisalnya tanpa kode klasifikasi.

Contoh:

Nomor: SET/105/09/2003

3. Nomor Naskah Dinas_. Pengaturan

(Keputusan. lnstruksi, Petunjuk Pelaksanaan, Sural Edaran, Pengurnuman)

a. Susunan nomor naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas singkatanlakronim jenis naskah, kode klasflkasl, nornor naskah (nomor urut -dalarn satu tahun takwim). bulan dan tahun terbit.

Contoh Nomor : SEIDL 20.06/101/09/2003

singkatanlakronim jenis naskah

kode klasifikasi

nomor naskah bulan

tahun terbit

b.' Penomoran keputusan yang memuat kebijakan pokok tidak dilengkapi dengan kode klasifikasi dan bulan penerbitan.

Contoh Nomor: KEP/10112003

1.....--if----1---3Io singkatan/akronim jenis naskah '--+-----7 nomor naskah

~-7 tahun terbit

4. Naskah Dinas Bimbingan (Pedoman dan Petunjuk)

Penetapan pedoman dan petunjuk dllakukan dengan nornor keputusan. Untuk mempermudah subtansi dan kedudukan, pedoman dan petunjuk perlu diberikan nornor sesuai dengan kode klasifikasi.

5. Tata Letak dan Penomoran

Nornor .surat diletakkan di sebelah kiri atas dan penomoran harus berurut dalam satu tahun.

• _!',

"';,;, ~ .r: : ~- .-~'

~ . ~~ ....

.... '\. .

·1 J l

,

1

~. -,I-r," U •• ~. c-: ';,: ...

~. ,._, ~~. "'- .:_... ."," ... ~.. .:-.- ... ,

6. Nomor Halaman '~" •

Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan hamar urut angka Arab '

dan dicantumkan pada bagian tengah bawah. '

D. Ketentuan Jarak Spasi

1,'"

1. Jarak antara bab dengan judul, dua spasi;

2. Jika judul lebih dari satu baris, maka jarak antara baris pertama dan kedua

satu spasl:

3. Jarak antara judul dengan sub judul, 4 (empat) spasl;

4. Jarak antara sub judul dengan uralan, 2 (dua) spasi: dan

5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan kebutuhan.

"

"

E. Kata Penyambung

Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks itu masih berlanjut pada halaman berikutnya jika naskah lebih dari satu halaman. Kata penyambung itu ditulis pada akhir setiap halaman pad a baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman dengan urutan berikut: garis miring (I), kata penyambung, dan tiga buah titik. Kata penyambung itu diambil persis sarna dari kata pertama halaman berikutnya. Jika kata pertama dari halaman berikutnya itu menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau dicetak miring. kata penyambung juga harus dituliskan sarna. Kata penyambung tidak digunakan untuk pergantian bagian.

Contoh: Penulisan kata penyambung pada halaman 4 baris paling bawah adalah Imedia ...

! ;

I

I

i

L

4

1

;

Imedia ... ~

1

!

t i

I

___ ._.l

f-kata penyambung

f-nomor halaman di tengah oawah

..

:.."_. .. .. ~ 1'~ .,~t; ",--t.] :.'Y,._. ~6

,~

I "_' ",

.. ,' ~

. ' ... : ~.'

-------

',._ , ,,_o.- . k~~ j)€I{amq,;>ada h~la'!l~m 5 baris I?aling atas 'kiri- adalah media :"" elektroriik. .. <~.:~;dst

~-""""'.'--''''''''_''''''''''--~ oF - --~-.---.- ... ~.-,o'_'~.... ~'''~·''''-''''':'"-·--~·--'''''''''''·-''''''''''''''-1.

! ,

I

- I

I

I

i

;

...__---- ~-.~------

media elektronik .

•.... : ...... dst

5

I

__ __J

F. Lampiran

.

Jika naskah memiliki beberapa lampiran. setiap lampiran harus diberi namor urut.

G. Nom~r "Kopi" (Copy)

Penulisan namor "kopi" (diserap dari bahasa Inggris copy) dilakukan untuk menunjukkan bahwa naskah dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu/diawasi. Penyebutan namor kopi disusun sebagai berikut :

1. Semua naskah dinas yang mempunyai tingkat keamanan sanqat rahasial ranasia harus diberi nomor kopi pada halaman pertama;

2. Jumlah kopi, harus dicantumkan meskipun hanya satu kopi (kopi tunggal);

3. Pendistribusian naskah yang bernomor kopi harus sarna dengan daftar distribusinya. Oaftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran.

H. Daftar Distribusi

Oaftar Distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretarfat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Hal yang perlu

diperhatikan dalam pembuatan daftar distribusi adalah: .'

1. Kelompok Pertama adalah pejabat yang langsung berada di bawah pimpinan instansi yang bersangkutan;

2. Kelompok Kedua adalah pejabat pad a kelompok pertama. ditambah dengan pejabat pada urutan eselon berikutnya; dan

3. Kelompok Ketiga adalah pejabat pada kelompok pertama dan kedua ditambah pejabat lain sesuai dengan kebutuhan,

Cara penggunaan daftar distribusi:

a. Setiap distribusi menunjukkan batas pejabat yang berhak menerima naskah.

Dengan demikian, jika naskah dimaksudkan sampai ke tingkatleselon tertentu, maka pada alamat ""kepada" tidak perlu ditambah daftar distribusi untuk tingkatleselon di bawahnya: dan

,:~' «. ~,.,"~

R" '" • \.. ._A.",:" "'_ ~, ..

'!' ." : t';: ,/.... ~~ L~_ • ~~,.,_ '. J""

~.",! .. - •

'.

· .

b. Oaftar distribusi tidak. digunakan jika naskah didistribusikan untuk pejabat

tertentu. Untuk itu, pada naskah langsung dicantumkan pejabat yang dituju.

I. Rujukan

Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dHakukan sebagai berikut:

1. Naskah yang berbentuk keputusan dan instruksi, rujukan ditulis di dalam konsiderans "mengingat".

2. Naskah yang berbentuk surat perintah, surat tugas, pejunjuk pelaksanaan, surat edaran, dan pengumuman rujukan ditulis di. dalam konsideransrcasar" 3 .. Surat dinas memerlukan rujukan, naskah yang menjadi rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal rujukan lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis;

4. Kata ~rujukan" ditulis pada bagian akhir naskah berikut acuan yang

digunakan. Jika rujukan yang digunakan cukup banyak, qartar rujukan dicantumkan pada bagian belakang sebagai lampiran, sehingga ditulis "tujuken terlampit';

5. Jika rujukan yang digunakan lebih dari satu, harus dinyatakan secara jelas dengan menggunakan nornorurut, diikuti dengan penulisanjudulnya; dan

6. Naskah rujukan tidak harusdisertakan pada naskah yang bersangkutan.

J. Ruang Tanda Tangan

1. Pengertian

Ruang tanda tangan adalah tempat tulisan pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan (misalnya: Menteri, Sekretaris Jenderal, Sekretaris Menteri, Oeputi, Sekretaris Oaerah, Kepala Biro, dan sebagainya) yang dirangkaikan dengan nama instansilunit organisasi yang dipimpin.

2. Petunjuk Umum

a. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir:

b. Nama jabatan pad a baris pertama tidak boleh disingkat, kecuali pada formulir ukuran kecil, misalnya kartu identitas instansi;

e. Nama jabatan pada baris kedua dan ketiga (setelah a:n. dan u.b.) boleh

'"

disingkat, misalnya Sesmen, Karo Umum, Asdep, dan sebagainya: dan

d. Baris terpanjang pada tanda tangan adalah 4 t huruf. Oleh karena itu, nama jabatan pada ruang tanda tangan dapat disingkat.

3. Cara Penulisan

a. Nama jabatan pada naskah dinas yang bersirat mengatur dan tidak mengatur, ditulis dengan huruf awal kapital:

b .. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya 4 spasi;

c. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat mengatur, dan tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital; dan

d. Jarak ruang tanda tangan dengan tepi kanan kertas !: 3 em, sedangkan dengan tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.

Contoh:

1) Ruang tanda tangan pada naskah dinas yang bersifat rnengatur dan tidak. mengatur. •

1;i l,

i1 .,.

,

Menteri Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx,

Tanda tangan

Nama [elas

2) Ruang tanda tangan pada naskah dinas yang ditandatangani atas nama.

a.n. Menteri Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Sekretaris Menteri,

Tandatangan

Namajelas

3) Ruang tanda tangan pada naskah dinas yang ditandatangani untuk be/iau.

a.n. Menteri Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx. Xxxxxxxx Sekretaris Menteri

u.b.

Kepala Biro Umum,

Tandatangan

Namajelas

..

....

,

i

! ' .

'''',

.. I'

-.

-

. ,

,~50 .:

~

~ ._~_. .~-;.","'~

.

~ .. ~ .

t ~' I

,::

"- .. " "" ..... ',": "'.

.;,_" ;; ! .. ._

K. Penggunaan Bahasa

, ". --'I'" " ~. ~!~~, ", .•• ~~~,.~. ~" •• -~.,. ~'~. :

·~·a t,.,~.:::.,_~ '.~S;. ~ ;~ .:~' •• :: 'JI..-~~.~"_

,,:r,.,., »:

1. Bahasa yang digunakan di dalam naskah harus jelas, tepat dan menguraikan maksud. tujuan danisi' naskah. Untuk itu perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baku, baik dan benar, sesuai .dengan kaidah tata bahasa yang benaku,

2. Ejaan yang digunakan di dalam naskah adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempumakan (EYD) yang ditetapkan dengan Keputusan'Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal27 Aguslu? 1975 .

.. ,Of·r.

/'

j'

' ..

aABclV .

TAT A PERSURA TAN DINA~

A. Pengertian

Tata Persuratan Dinas adaJah pengaturan ketatalaksanaan pe'nyelenggaraan surat-menyurat dinas yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

Surat-menyurat dinas merupakan kegiatan yang sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugas pokok orqanisasf Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan memakan banyak waktu dan biaya. Tata Persuratan Dinas yang baik akan meningkatkan dayaguna dan hasilguna instansi pemerintah.

B. Pedoman Umum

1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan satan penafsiran.

2. Koordinasi antar pejabat sebaiknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat misalnya diskusi, kunjungan pribadi, dan jaringan telepon lokal. Jika dalam penyusunan surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari..

3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosecur surat-rnenyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.

4. Jawaban terhadap surat yang masuk

a. Instansi .. pengirim harus segera mengkonfirmasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas.

b. Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oIeh instansi pengirim.

5. Batas waktu jawaban surat

Jawaban surat disesuaikan dengan sifat pengiriman surat yang bersangkutan:

a. Amatsegera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;

b. Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima: dan

~ c. Biasa. dengan batas waktu maksimurn 5 hari kerja.

! ,. '6, . Wak!u penandatanganan sura!

. ,... Waktu penandatanganan surat harus mernperhatikan jadual pengiriman

surat yang berlaku di instansi masing-masing dan segera dikirim setetah .. dltanqatanqani.

• <

i~_·- "';. -:..;.-: I~

.. ~._'" !;

-'!' o"'_ ~ !I"

~. Or .: ~ • •

1

:;

···or

?'.,". f .1'_11.

.. ~. :. r_

7. Penggandaan/Kopi surat

Kopi surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan. dinyatakan dengan rnernberikan alamat yang dimaksud dalam "tembusan".

Kopi surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut: 1

a. Kopi tembusan t

Kopi surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungSional, If

terkait; .

b. Kopi laporan .

Kopi surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenanq: dan I

c. Kepi untuk arsip ~

Kepi suratyang disirnpan untuk kepentingan pemberkasan arsip. , .

....

......

8. Lampiran

Tembusan surat disarnpalkari kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.

9. Tingkat keamanan

a. Sangat Rahasia disingkat (SR). tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan rnernbahayakan keamanan dan keselamatan negara.

b. Rahasia disingkat (R). tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara.

c. Konfidensial disingkat (K), tingkat keamanan lsl suatu surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas.

d. Biasa disingkat (8), tingkat keamanan lsi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi sural dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak

rnenqetabuinya. " ~.

10. Kecepatan penyampaian

a. Amat Sege~~/Kilat, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/dlsampaikan pada hari yang sarna dengan batas waktu 24 jam;

b. Segera, surat dinas harus diselesaikan/dikirimfdisampaikan dalam waktu

2 x24 jam; dan _

c. Biasa, surat dinas harus diselesaikanldikirimfdisampaikan menu rut urutan yang diterima oleh bag ian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir; batas waktu 5 hari.

.!!

j

... r.!!'- ~ .• ~' t·;: _", ~ ... ~

;, ~ ,::', _ ~~, ~"";"j ':" 'I-

= ~:~_,

r I

l

i

I'

....... ~

1. Komunikasi langsung

Surat dinas dikirim langsung kepada individu(pejabat formal). Jika surat tersebut untuk pejabat yang bukan kepala instansi, untuk mernpercepat penyampaian surat kepada pejabat yang' dituju. surat tetap ditujukan kepada kepala instansi, tetapi dicantumkan ungkapan u.p. (untuk perhatian) pejabat

yang bersangkutan. .

J I I !

2. Alur Surat-menyurat .

A1ur surat-menyurat harus melalui hlerarki dari tingkat pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terrendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.

\

Surat-menyurat yang bersifat operaslonal' teknis diatur lebih lanjut oleh

masing-masing instansi. '

Alur sural menyurat yang bermuatan kebijakan/keputusan/arahan pimpinan harus menggunakan jalur sesuai dengan garis kepemimpinan/eselon.

3. Kewenangan Penandatanganan

a. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat-menyurat dinas antar/ke luar instansi pemerintah yang beg; if a t kebijakanl keputusanlarahan berada pada pejabat pimpinan tertinggi instansi

pemerintah; .

b. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat-menyurat yang tidak bersifat kebijakan/keputusanlarahan dapat diserahkanl dilimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatangani; dan

c. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan

korespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan sebagai berikut:

1) Sekretaris Jenderal/Sekretaris MenterilSekretaris Utama LPNDI Pimpinan Sekretariat Lembaga Tingg; Negara, Sekretaris Daerah , Propinsi, Kabupaterrkota dan lembaga lainnya dapat memperoleh pelimpahan kewenangan dan penandatanganan surat-menyurat tentang supervisi, arahan mengenai rencana strategis ~ dan operasional terrnasuk kegiatan lain yang dilaksanakan olen organisasi lini di instansi masing masiilg; dan

2} Pimpinan Organisasi Lini pada masing-masing jajaran instansi pemerintah. dapat memperoleh penyerahan/pelimpahan kewenangan dan penandatanganan surat-menyurat yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang rnasinq-rnasinq.

format Kewenangan Penandatanganan, lihat Contoh 16.

,- p"

"\.. .-~,

;_ e

. , .......

- , .

, . f.:

Contoh~1_6

Format Matrik Kewenanqan

--
No, Jenis Naskah Oinas ,.
Menteri LPND olrien Deputi Karo Dirckiur Asdep Kabag Kabid Kasubbag Kasut)bid Keterangan
Sosmen'
.... _._ -- Sekjen ---_ ._
-
1. Keputusan ~ ..
x x x
2, " (nslNksI x
<
3. Jukiak X x x x
4. Sural Edaran x x x
5_ Pengumuman x x x x x x
6, Prosedur TetaD x x: x - "
~
7, Pedoman x
rJL. Palunjuk x x x x x
..
~- Sural ParintahlSural Tugas x x x x: x .
x x x x x x

10. Laporan )( x x X x x x X x x x
11- Telaahan Stat x x x ic x x x x ic x
12_ Surat Oinas x x it x x x x x x x x
_ 11.,_ Mem~ndur:!! __ x x x x ._ I-~'" --.-.~ .--- .••. 1: __ ---~---- __ x __ _. __ L- __x ___ r----'---' --
,.
14. Sural Penoantar x x x x x x )( x
15. Nota Dlnas x x x x x x x x x x x
-_ .. _--. . ,.

,:' ~ '.'

~.. .\

r' ~~:

~t '

a ,.

.. ~ H.

"_, ,,_ .. ~

.'

. i ,

"

"

"

iI" r

~. ~.;-.~. ..''';_''': ' . ~ ..

',.- .~ .. -

_- _ '. ~.

<

,

t , .• ,

4. Penggunaan Singkatan dan Akronim .' ,

Penggunaan sinqkatan dan akronim pada tata naskah dinas akan diatur ,_ tersendiri.

'.", ..

5. Rujukan

a. Dalam surat dinas yang rnemer1ukan rujukan, naskah rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal rujukan lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis;

b. Cara menu lis rujukan

1) Rujukan berupa naskah

;~ Penutisan rujukan berupa naskah mencakup informasi singkat ten tang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan dan subyek naskah dinas;

2) Rujukan berupa surat dinas

Penulisan rujukan berupa surat dinas mencakup informasi sing kat tentang surat dinas yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penandatangan, nornor surat, tanggal penandatanganan surat dan hal;

- ~

3) R:ujukan berupa surat dinas elektronis

Penulisan rujukan berupa surat dinas elektronis (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronis), diatur tersendiri.

c. Rujukan surat kepada instansi non pemerintah

Rujukan tidak harus dicantumkan pada surat dinas yang ditujukan kepada instansi non-pemerintah.

6. Disposisi •

Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan surat, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah surat-menyurat yang bersangkutan.

Format Disposisi, lihat Contoh 17.

7 .. Penanganan Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu

Surat-menyurat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia, Rahasia, Konfidensialfferbatas) harus dijaga keamanannya calam rangka keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dlnas. Jika surat dinas tersebut dikopi. cap tingkat keamanan pada kopi harus dengan warna yang sarna dengan warna

cap pada surat asli. " •

~' ,01\. • 0 ... •

• '.~.~:"': ". : •• ,_ .. rl.., ..... ~:. e .

,_.

; -

~. r.

... .. ~ ....

-."

-r.~ .'. , •.

~,

i.

',. ,. Contoh 17 Format Disposisi

NAMA INSTANSI

~ (Unit Kelja) .

•• •••. ...•••.•...• ••• .• _ . (alarnat) .

lEMBAROISPOSISI

Agno

Tanggal Penerirnaan:.

\ Tid. Keamanan

SR iR I K r B

Tgl. Penyelesaian

Tanggal dan NomorSurat Dari

Ringkasan lsi

..... ~ - ~ ' ~ "'!,.- .

... ~ ~ •• ~ ~ ~ ~, + ~ .••• ''!-.' .

lampiran

•• ,-.-. •• '.~ •• t ;. .._ ••• _. .

•.•. , .. ,._ .. " ' ~ ~ ,. ~ ~ __.,., •.. ~ , ..

................................... , ~ ~ ••••• _ •••• ;,.11 ~. ,. , ,

OISPOSISI

Paraf

"

.... .~

:.. ... 1: ..

.~r,t~.- I"~, .... !:'''' ~,...:.-t '" ~ ;,

"

Diteruskan Kepada ;

1.

2. 3. 4.

5.

6.

7 ..

8. 9.

. ,.,., ~.

.. , J' ~ ......

1

I
.r
,.
t.
.. " . " .~
• , '"
!
j : .

~' ..

51"

• ..;." ;;: • 'l'., ,,", ~ »'0"- ~ .• , •

• 'r'. • ,r- ~.

-. ' ..

,'. !I'"

~ ... ~ ~ p!"'

'.

"

.. , ..... 'J .

• ,' ~.;<I I'" '": ~ _ :I.'_

....... ,If -c., ._ ... ;:" ~:.; .~..... ~,,_ ..

D. Sentuk Surat-menyuraf ; .; . , , ,

Sesuai dengan kequnaannya bentuK surat-menyurat Jnstansi pemerintah terdiri .

atas: ~.

a. Pengertian

Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabatlpegawai dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan. permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang

kepada pihak lain di luarinstansi/organisasi yang bersangkutan. . ... ,;"

1. Surat Dinas

~ ...

b. Pembuatan <

Surat Dinas dibuat- oleh pejabat/peqawai sesuai dengan lingkup tuqas, fungsi, wewenang, dan tanggung [awabnya,

c. Susunan

1) Kepala

a} Kop surat ditulis di bag ian tengah atas:

b) Jika kop surat menggunakan nama instansi, ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. sedangkan jika menggunakan nama jabatan ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan;

c) Tempat dan tanggal pembuatan surat di sebelah kanan atas;

d) Nomor, sifat, iampiran, dan hal di sebelah kiri di bawah nama lnstanslqabatan:

e) Kata "kepada" ditulis di bawah "tte!", alamat tujuan ditulis di bawah "kepada" atau di sebelah kanan atas sebaris dengan "hal"; dan

f) Jika diperlukan dapat ditambah dengan u.p. diikuti nama jabatan yang dituju.

2) Satang Tubuh

Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, lsi, dan penutup.

3) Kaki

(1) Nama jabatan;

(2) Tanda tangan pejabat; (3) Nama lengkap;

(4) Stempel/cap dinas digunakan sesuai dengan keperluan; dan (5) Tembusan: memuat nama jabatan pejabat penerima.

d. Distribusi

Surat dinas disampaikan kepada penerima.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Kop surat hanya digunakan pada halaman pertama;

2) Penandatanganan "atas nama" (a.n.) hanya dilakukan sesuai dengan pelimpahan wewenang yang diberikan oleh pejabat yang berwenang. Pejabat pernberi wewenanq diberi tembusan;

3) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran disebutkan jumlah;

, '

• ~... ~ ••• .: ~ or

4) Hal, berisi pokok surat sesingkat mungkin ditulis dengan hurut awal kapital tanpa diakhiri tanda baca; dan

5) u.p. (untuk perhatian) digurtakan apabila penyelesaiannya dilakukan olen pejabat atau staf tertentu di lingkungan penerima surat.

Format Surat Dinas, lihat Contoh 18.

2. Nota Dina~

': .• ~

a. Pengertian

Nota Dinas adalah bentuk surat dinas intern yang dibuat oleh seorang pejabaUpegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan petunjuk. pemberitahuan, pemyataan atau permintaan kepada pejabat lain. Nota Dinas rnernuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penielasan yang panjang. dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

b. Pembuatan

Nota Dinas dlbuat oleh dan untuk para pejabaUpegawai dalam satu Iingkungan instansi/satuan sesual dengan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

t) KepaJa

a) Kop surat ditulis di bagian tengah atas;

b) Kata "Nota Dinas" ditulis di tengah;

c) Nomor;

d) Kepada;

e) Dari;

f) Hal; dan

g) Tempat, tanggal, bulan, dan tahun.

-"'" ._ ./

- .

-<' : =:

2) Satang Tubuh

Terdiri atas kalimat pembuka, isi, dan penutup yang sing kat, padat, danjelas.

3) Kaki

Terdiri atas nama jabatan, tandatangan, dan nama pejabat.

Format Nota Dinas, lihat. Contoh 19.

3. Memorandum

a. Pengertian

Memorandum' adalah bentuk surat antar pejabatlpegawai yang bersitat mengingatkan suatu masalah dan menyampaikan sararvpendapat kedinasan.

b. Pembuatan

Memorandum dibuat oleh/untuk para pejabatlpegawai dalam lingkungan

,.. ;" , " ..

=, '':58 .: .. ' ' .:

,-

, ~. : ..

~_ '" '!" " L-

" .,. _,.., - ~'. -I

;_'. .... . ...

1

Contoh 18 Format Surat Dinas

NAMA lNSTANSI

""~ Logo, dan nama instansi

. telah dicetak

Nomor Lampiran Hal

••••••..•.• tanggal •....•.•••••.•••.• ~ ~~~~=: dan

pembuatan. sural

Kepada

.......••••.•..............•....•.....••.. (alinea pembuka) •..........••••••••.....•....•••.•.•.•....•

.......••.••••.•.••...•...•........•...... '" (alinea. isi) ~

" 44 _ ,.. " .

......................... , (alinea penutup} ..

................................................ ~ •••••• ~ ~ + •• ~ - - ••••• _- .

................. Nama jabatan .

(Tanda tangan dan cap instansf)

Tembusan:

1 ..

2 ..

3 ..

Nama lengkap

. '.~, v v ..

_;;':._.-" "_ ." .. ~,.; .-, .., ."

""

M Alamat tujuan

ditulis di

~ bagi~n kiri

Nama Jabatan dan nama [engkap ditulis dengan huruf awal kapital

•.•. ~-:

I

... " . .,. ;;""1

.... -;:

. ...

.~' ... ' ...

I

}

"'!; -.;r/. .., ... ..;-.; -.-:

:0" .... ~;' v: , ;: ·r.,..: ~' ... ~'C. ; .• 'It- .~

Contoh 19 Format Nota Dinas

.. ~

NAMA INSTANSI

.................................... ~ t ~ ...

NOTADINAS

NO MeR : •.•.•. 1 ..... L..JtOO2

Kepada

.................................................

Dali

.............................................

Hal

............ ~ .. ~ "'~"'~ - .

1. . ~ ~ 4 ••• .. ~ .

................................... - ~ ~ ~ ~- ~ ~ ...

.......... ~ ~ ~ .

....

2 .

................................................ 4 _ ~ ~ 4 ~ _ .

3. . ~ '! "' ~ 4 ~ L~ +~.- •••.

................................................ ~ 4 .

.. , tanggal , " .

., Nama jabatan .. ( tanda tangan)

Nama Lengkap

Tembusan:

1 ..

2 .

3 .

..... "0,0.: ~,. _"',J, .

~. ~ ,..

.'

., • "'"0.:' .... :::..~. _.., •

,,"" _;.!. ........... 60.'~ l" •• ~..., •. : ," •. "

.fio a

. "

. , -.

. .

h j Nama. instansi lJ<t letah dicetak

Penomoran

K berurutan dalam satu tahun takwin

~ Memuat

petunjuk, pemberitahuan • pemyataan atau permintaan.

bersifat rutin. berupa catatan ringkas

.'

_.

,

" .

j

..

"'

h Nama Jabatan

dan nama iengkap ditulis dengan huruf

awat kapitat. tidak dibubuhi capdinas

!, ,

" !

I

't

"

- ..... ..,..'

. "

. ..~. ~ ,,_,

.-. '.'

. ~.< e , -t

"

~ ,

.

" .

_.. ' ...

~ ~.,'" .

'1

. .

, r, ,

instansi/unit kerja sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggun'g - jawab.

r.," ~~.. .., ~ I

.~ ~,:.:.-' ..... , .. ,.. ;~\

.~, .

c. Susunan

1) Kepala

a) Kop surat ditulis di bag ian tengah atas;

b) Kata "Memorandum" ditulis di tengah;

c) Nomor jika diperlukan;

d) Kepada;

e) Oari;

f) Hal; dan

g) Tempat, tanggal, bulan dan tahun.

2) Batang Tubuh

Terdiri atas kalimat pembuka, isi,' dan penutup yang singkat, padat,

dan j~a~ .

3) Kaki

Terdiri atas nama jabatan, tandatangan, dan nama pejabat.

d. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Nota dinas/memorandum tidak dibubuhi cap dinas;

2) Tembusan nota dinas/memorandum berlaku di lingkungan intern

instansi;

3) Penomoran nota dinas/memorandum sarna dengan penomoran surat

dinas:

4} Distribusi sesuai dengan tata cara penyampaian surat dinas;

5) Penggunaan sampul nota dinas/memorandum sesuai dengan

keperluan:dan

6) Ukuran kertas nota dinaslmemorandum.

Format Memorandum, lihat Contoh 20.

4. Surat Pengantar

a. Pengertian

Surat Pengantar adalah bentuk surat yang digunakan untuk mengantarl

menyampaikan barang atau naskah.

b. Pembuatan

Surat Pengantar dibuat oleh pimpinan lembaga kesekretariatan atau

pejabat lain yang ditunjuk.

c. Susunan

Surat pengantar berbentuk formulir, terdiri atas bagian :

1) Kepala

a) Kop surat;

b) Nemer;

c) Tang9al;

"';" ·'r

·~c

. :.. "".

'! .~ 'l~~ ..... "e: ~'l-~1~ ', /

'"' ,.:;... Ir{ "".~;': ; ...... v-

' •. ~'-:..,. .~. ~'"'- " ;;:., ";' .... ..;'M .. ~. ~'i- ~- -~c

~'"' ...;.~...... ",._

"'; _., . ~ ~,;

c •

Co"ntoh 20

"

Format Memorandum

NAMA INSTANSI

......................................................... ,

MEMORANDUM NOMOR : ....... 1 ..... 1 •••• 120{'2

Kepada

Dan

Hal

1.

• ~ ~ 4 4 4 .. 4.··· ...

.......................................................................... 4 4 •• •• •••••••• • • .. • .. •• ..

.....................................................................................................................

2.

• ~ 4444 ••• •• ~"': ..

.......... , , " 4 .

3.

• " + ,

.............. 4.4 .

.................. tanggal .

............. Nama jabatan .

( tanda bngan)

Nama Lengkap

Tembusan:

1 ..

2 ..

3 .

. '.

",: ..

oi;-.~ c' .-",

62"" .,!

h I Nama instansi ~ lelah dicetak

I ) Penomoran ber-

b'1 urutan dalam

satu tahun

takwin

I'"

I Memuat

materi yang

~ bersifat mengingatkan suatu masalah

atau me-

nyampaikan

saran/pendapal pribadi atau kedinasan

Nama Jabatan

~ dan nama lengkap ditulis

~ dengan huruf

awal kapital,

i I tidak. dibubuhi

I-' cap dinas

.~ .

I

I· ' ...

, r Ir_ .... ,~ .

j'

1 1

.. ....

1

.of , ..... "-,,

~ .. '.;~. ,., ~.. ..:.

"" '0.'" "...... ::'. p. 0Jo. ~-'~".' ..

d) Na'ITla ja6atan/aiamat y~hg: d!tuju; dane ,.:,e ,

e) Tulisan surat pengailtar ditempatkan di tengah.

,.

2) Batang Tubuh (dalam bentuk kolom)

a) Nomor urut;

b) Jenis yang dikirim;

c) Banyaknya naskah/barang; dan d} Keterangan.

3) Kaki (di sebelah kanan pengirim)

a) Nama jabatan pembuat pengantar,

.... 0'" b) Tanda tangan;

c) Nama dan NIP; dan

d) Stempel jabatanlinstansi.

4) Kaki (di sebelah kiri penerima)

a) Nama jabatan penerima;

b) Tanda tangan;

c) Nama dan NIP;

d) Stempel jabatan/instansi;

e) Nomor telepon/faksimile: dan

f) Tempat dan tanggal penerimaan.

5) Hal yang Perlu Diperhatikan

Surat pengantar dikirim rangkap dua, lembar pertama untuk penerirna , dan lembar kedua untuk pengirim.

d. Penomoran

Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran surat dinas.

ForrnatSuratPengantar.lihat Contoh 21.

5. Surat Undangan

a. Pengertian

Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabatlpegawai tersebut pad a alarnat tujuan untuk menghadirLsuatu acara kedinasan tertentu, misalnya rapat, upacara, kedinasan. pertemuan, dan sebagainya.

b. Kewenangan

Kewenangan untuk mengundang pejabat di luar lingkungan internal

organisasi dilimpahkan kepada pejabat yang berwenang. ,.

Kewenangan untuk mengundang pejabat di lingkungan internal organisasi berada pad a pimpinan unit organisasi yang mengundang dan dapat . dilimpahkan kepada pejabat ketatausahaan masing-masing unit organisasi.

r._~

.

~ ... __ ....

• (;.,.~~ .. !'o~'.' .. '~~ ••

•• ~, v :'

" »: '-

~... .~. ,.

~-.. .,..,"': ..

. t~, ".

-..- ... 'i ~t

-e '

d

II

I..

Contoh 21 Format Surat Pengantar

, .

NAMA INSTANSI

............... AIarnat mstansi. .

Nomor

........... tanggal .

Kepada

SURATPENGANTAR NOMOR: ...... 1 ..... 1 ..... /2002

No.

Naskah Dinas yang dikirimkan

Banyaknya

Keterangan

J

1

'1 ~

J

· ., .. " • 't

~ ~

II

• ,1

" . r

r '.

·

i

) !

Diterima tanggal.. ..

Yang menerima •

....... Nama jabatan , .

. Narna jabatan .

Nama lengkap

NIP ..

(Tanda tangan dan cap instansi) Nama Lengkap

NIP 4.: ..

.... :. .. ~' '" .. ~ ~

., ...

J.~. ,.,

~\'": . ~ ,"

"~c _ ~: .:

.... e ,

" .,.

\, ~ ~:'I

~ .. ' ... ,.

Namadan. alamatinstansi Telah dicetak

~ Alamat tujuan dapat d ... itutiS di bagian Is.iri

~ .....

"

O'

J. or .:} .... '

i"Ii- - Nama'. Jabatan . dan·~,· • nama

lengkap' ditulis dalaqt huruf

~ a~}~pital

.,li-."

1 1 1

[

.'

"i. 00:.,

b. Susunan .

1), Kepala, '

a) Kop surat ditulis di bagian tengah atas;

b) Namar jika diperlukan;

c) Lampiran;

d) Hal;

e) Kepada;dan

f) Tempat, tanggal. bulan dan ~hun.

.....

2) 8atang Tubuh

a) Kalimat penutup;

b) Kalimat pembuka; dan

c) lsi undangan terdiri atas hari, tanggal, pukul, tempat, dan acara. \

3) Kaki , .'

Terdiri atas nama jabatan, tandatangan, dan nama pejabat.

-,

Format Surat Undangan. lihat Contoh 22a dan 22b.

E. Media/Sarana Surat-menyurat

Medialsarana surat-menyurat adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).

1. Kertas Surat

a. Penggunaan kertas

1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-rnenyurat; penggandaan dan dokurnen peJaporan;

2) Penggunaan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;

3} Penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi, dicetak di atas kertas 70 gram;

4) Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang

berukuran 297 x 210 rnm (8% x 110/. inci).

Oi samping kertas A4 untuk kepentingan tertentu korespondensi dapat menggunakan kertas dengan ukuran berikut:

A3 Kuarto ganda (297 x 420 mm) A5 Setengah kuarto (210 x 148 mm) Folio (210 x 330 mm)

Folio Ganda (420 x 330 mm)

-I..:c '

5) Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran a) Penggunaan jenis huruf Pica;

b} Arial11 atau 12;

c} Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan.

.........

Format Ukuran Kertas, lihat Contoh 23.

._,L

. '.

,

~.,: ,,_ I,

\:. -,,~-,~ .. ~ .:-

-

~!'~~"' ~~ r ,,'. ~_'::,~:~ ",?~;--.::," ;: *c-" -6-5.:> :c~"~"· ,.

. ,.'

. ~x

.. , ::;.-~, .

J

"

"

l'r

, . .

Contoh 22a

Format Surat U ndangan Resmi

~ ~

MENTERl

•• " ,. ,' •.••• III ~." '!' "' ~ , , ••••

REPUBUK INDONESIA \

\.

~ENTERl , ,., .• ··· .. · ······•···•···•· .. ·• .. • ..

mengharap dengan hormat kedatangan

.................. ;.~ ',!,,"" ~ ~ ~ 4 .1"00-._ ~ _. ~ , ;. ..

pada acara , , .

Hariltanggal Waktu' Tempat

...................... '.~ ...

.......................... ',"',' .-.~ ~ ;. -." .- ...

.. , ;. , "I""" ~~ "I""" ~ ~ _ .. ,"," .

1. Pakalan

2. RSVP

.......................

(nomortelepon)

."t' ..

-

"" ..... ,

66

... 1.;-;

Nomor Lampiran Hal

Contoh 22b

, , -

Format Surat Undangan

NAMA INSTANSI

JI. ..

Telp Fax ..

XXX)OOC, tangga'c XYXXXXXXXXXx \

• Undangan yth. xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX xxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ... (alinea pembuka) lOO:xxJQ(X)(J(J(lOO:xxJQ(X)()OCJOOOOCIO( xxxxxx

hari/tanggal: XXXXltYXXXy_xxyxxxXY_nY_Yx

waktu xxxxxxxxx

tempat xxxxxxxxxxxxxxxxxx

acara XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXY_xXXXXXXY_XXltX~Y_Y_Y_XXC

XXXXXXXlCXxxxxxxxxxxxxxxxxxxXXXXXXXXY_XXXX XXXXXXXXXXY~xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ..•. (alinea penutup ) ... xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Tembusan:

1. XXXXXXlCXXXXXXXX

2. xxxxxxxxxxxxxxx

3. xxxxxxxxxxxxxxx

Nama lengkap

(Tanda tangan dan cap instansi)

Nama lengkap

~. ~.

•• ~,'" r.

».

t- "

1.0-; ~ -/ >!-

67 ~c - •. - 0- "':'O!r.r " .!!
_'"
" . . y ":o'~ , ' .
--, .- o· .. . ~ '. r.f. " .- . . " . Nama dan alamat instansi telah dicetak

h. Tempatdan

IJ' bnggal pembuatan sural

h

~ AJamat tujuan dapat ditulis di

,) bagian kiri, apa-

bila jumlahnya Cukup banyak, dapat dibuat pada dattar

lampiran

'",.

rt ",i • ~

.,

...

Contoh 23

Standar Ukurart Kertas dan Penjelasannya

p-~.

,..,r:

SERI MILIMETER INCHES(±) SERI MILIMETER INCHES(±) ..
-
AO 841 x 1189 3J x 46% CO 917 x 1297 36% x 51
Al 594 x' 841 2J x 3J CI 648 x 911 25 x 36Y£
A2 420 x 594 • 16V •. ·x 23 C2 458 x 648 18~ x 25
A3 297 x 420 22Y~ x 16Yl C3 324 x 45B 12% i -18~
A4 210 x 297 8~ x 11% C4 229 x 324 9 x' 12%
AS 148 x 210 5 x 8Y~ C5 162 x 229 6 x 9·
A6 105 x. 148 4 x 5 C6 114 x 162 4Yl x 6
A7 74 x lOS 2 x 4 Q 81 x 114 lY. x 4Y.
A8 52 x 74 2 x 2 C8 57 x 81 2V. x 3~
~
, ,
80 1000· x 1414 40 x 56V. DO 771 x 1090 30% x 43y'
81 707 x 1000 28Y. x 40 Dl 545 x 771 21Y. x 30Y. '
82 , 500 x 707 20 x 28'!. D2 385 x 545 15% x; 21%
83 353 x 500 14 x 20 D3 272 x 385 10 x 15'h
B4 250 x J53 9 x 14 D4 192 x 272 7% x to
85 116 x 250 . 7 x 9 D5 136 x 192 5 x 7Y.
B6 125 x 176 4 x 7 D6 96 x 136 3 x 5 -.
B7 88 x 125 3Y. x 4 D7 68 x 96 2Y. x 5
88 62 x 88 2Y. x 3V. D8 48 x 68 1 x 2%
. Penjelasan :

- SERI A

Sen A dlgunakan untuk umumnya kerns cetak termasuk alat tulls kantor dan publlkasi. Ukuran yang menjadi standar dasar adalah AO yaitu kerns ukuran 641 x 1189 mm yang luasnya sarna dengan satu meter persegi. Setiap angka setelah huruf A menunjukkan luas setengah dan angka sebelumnya. Jadi luas kertas ukuran A1 adalah setengah dari kerlas ukuran AO, A2 seperempat dan AO, dan A3 adalah seperdelapan dan AO, demikian selerusnya. Lembaran dengan ukuran lebih besar dan AO diluliskan dengan angka sebelum huruf AO. Jadi 2AO berarti suatu lernbaran yang ukurannya dua kali AO

~ SERI B

Seri B ukurannya lOra kira ditengah tengah antara ukuran sari A. merupakan alternatif dari seri A, namun utamanya digunakan untuk poster, peta atau bagan di dinding • dan lain lain apabila menggunakan kertas seri A akan kelihatan tertalu besar.

~ SERI C

Seri 8 digunakan untuk map. kartu pos. dan sampul. Sampul dengan ukuran seri C sesuai untuk kertas seri A baik dalam keadaan utuh maupun dilipat. S$lmpul C6 dapat mewadahl lembaran kertas A6. atau AS dilipat satu kali. atau A4 dilipat dua kali .

.. ,,, .... ~~

AI
'.
,.
.
A1 A3
A5 A4
A7 ., -":.
A6
- .t, ,l!

: .

'. .~.,.,., ~. '~, ~ ~ ~.. '~''!.''

OJ. ".r"

~

-~- ----- ---

b. Warna dan kualitas

Kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk surat dinas yang asli, sedangkan Y3ng berkualitas biasa digunakan untuk kepi sural. dinas. Apabila digunakan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas doors/ag/manifo/dAissue. Apabila digunakan mesin ketik elektronis atau kemputer akan lebih efisien jika tembusan dibuat pada kertas biasa dengan menggunakan mesin fotokopi. Naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih atau bernilai guna permanen harus menggunakan kertas serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (PH) 7.

2. Sampul Surat

Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar instansi. Ukuran, bentuk dan wama sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di Iingkungan instansi, diatur sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing dengan mempertimbangkan

efisiensi. .

a. Ukuran

Ukuran sampul yang digunakan menurut Keputusan Direktur Jendera Pes dan Telekemunikasi Nemer 43/DIRJEN/1987 tenlang penetapan standar kertas sampul surat dan bentuk sampul surat adalah:

Nomor Lebar (mm) Panjang (mm) ~
1. 90 152 .
2. 100 160
3. 110 220
4. 114 162
.
5. 125 176
6. 105 227 .
7. 115 245
8. 120 270
..
9. 176 250
10 .. 229 324
11. 250 - 353
12. 270 400 , ..

. -

,.

;.. .~. • _ or~, ~<o;. ~

-!- ,~; ...... -, a.,.~ ~ .~ i:,' 0'"' 01 r:':~ "!' 2',.

~. ",!, t_;" ~ ~ L ;,.~;: ... ..--. 0&;. ...""

~" • '~~''': ~ ,,",:,~' .. :" .. : j""".~" ;., ';"111" • .~~

"~ ~.. ~ ..".

Pada umumnya untuk sural di~as pada 'kertas'uku;an A4 (kuarto) atau folio dan ukuran A5 atau setengah folio digunakan sampul nomor 5 (105 mm x 227 mm). Untuk surat dinas yang mempunyai lampiran cukup tebal, atau surat pengantar yang'disertai naskah dinas tebal misalnya Keputusan atau Pedoman yang berupa buku dan tidak dapat dilipat, digunakan sampul yang ukurannya sedemikian rupa sehingga setelah dimasukkan ke dalam sampul pada setiap sisinya terdapat ruang maksimal ~ inci. Untuk menentukan ukuran minimum sampul yang tepat bagi surat dlnas yang cukup tebal dan tidak dapat dilipat. dapat digunakan rumus sebagai berikut:

I Panjang sampul = panjang suratlnaskah + %" + tebal surat'naskah. I

;.

Lebar Sampul = lebar suratrnaskah + %" + tebaJ suraUnaskah

b. Wama dan kualitas

Sampul surat dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) berwama putih atau coklat rnuda dengan kualitas sedernlkian rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas yang dikirimkan.

c. Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan

Pada sampul surat selalu harus dicantumkan ala mat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak atau dituliskan pada bagian kanan atas sampul dengan susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang tertulis atau tercetak pada kepala surat yaitu lambang negaral1ogo instansi, nama instansi/jabatan,' dan atarnat instansi. Alamat tujuan ditulis sarna seperti alamat yang tercantum pada kepala surat, alinea pertama alamat tujuan dimulai pada baris di bawah bagian tengah sampul.

d. Cara melipat dan memasukkan surat ke dalam sampul

Surat yang .. sudan diketik rapi dapat kehilangan penampilannya yang menarik jika cara melipatnya dan memasukkannya ke dalam sampul kurang cermat dan tidak hati-hati. Surat yang sudah dilipat sudutsudutnya harus bertemu dan lipatannya harus lurus dan tidak kusut. Sebelum kertas sural dilipat, terlebih dahulu perlu dipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Cara melipat surat yang akan dimasukkan ke dalam sampul surat dinas adalan:

Pertama, sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat,ke belakang. Selanjutnya surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menqhadap ke depan. Pada sampul yang mempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala sural harus tepat pada jendela sampul.

Cara Melipat Surat; lihat Contoh 24.

,.

'.

_..,. -;. "":":.;.~

~ 1'1""'" ... !~" ~

"

2, ,;"~ ~.

""~t-' .! I.,. ~

-------------- _,

o

... ",",",-11-

... ...:.oI>'lI. __ ....... J,ooJ ... • _ ...... .:_ 4: ..

. --~~ --- ....

~-__. ..

• ~ __ - ..... ~_ .. .-_ ....... ~ .:..a. ...... ·-.I·

___ ", .. - __ -4 __ u. ~~ ~"'."'-_.-' _.,rtrr

_.... ....fI .. ,.~ rlll .... '.- .. -.. .~,..I ,.~ ~,

.... ~1:fI' It ". ...... ,.,-. 'I.· .. ~"._..~ .._ ... + ~-

- .. -,-,., •• ;11 .

• _..,_ __ _. ,~,,: .• 04 01 .. ". ~4ol"'"

="""'~ _ _.~tl[ _ oil •• "

.............. tn'u,. a.-.. .. ,:;' ,...,._,.., ... ", •

• ~,.......' ... -.-..--~._,- ........ .,.-; .. :I~.

-_. _-_,

..... - _,

Lembar kertas surat

o

( )

';~"a'

< •

.... ... :

o

Pertama, sepertiga bagian bawah. lembaran kertas surat dilipat ke depan ke atas

~

-

1\ .-~-=.::~

f""I'IIIIII"._ ...... ----

'---"-

_"'~M#"'

; ... ~.,.-

~_,.,._, .... _._._ 41 _ ...... · __ -;:! :r .... 4 __ ,.a..t

"'_l_ .. lLot-lIIII·'t .. _ -t" ......... -r ~ _,., ... ,u

........... ".,.. ,,~ ..... r"""I""" WI ~-4 .." ~~'" , ... or ,.

" ... _. c,,· .. ·_

Kedua, sepertiga bagian atas Iembaran kertas surat dilipat ke balakang ke bawah

Ketiga. surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepaJa sural. menghadap ke depan

., - •. : ·-of. ~

... '0;""

'.

.• ~t,~· r ~~ ,.' ._~~~~~·~2~~~;:.~~:· r. ~~ ~~~~ 7·1 ;r·':'"·'~;

. -... ...,........v.,Jl,; .. : .-...:..,

~,,",,"'~' ~1':nI

-

-'l '_"M.:Ht ... -:'l:-': •

""'",,""'4.:1""r

( ~-=,.)

Pada sampul yang menggunakan jendela kertas kaca, alamat tujuan pada kepala surat harus tepat dibalik jendela kertas kaca

.,'

'I.""!" "' '"II.

"

~.~" ":

_~ t II ,. .

.: . F. Susunan

1. Kop Surat

Kop surat mengidentifikasikan nama jabatan atau nama instansi pembuat suratcan alamat dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Kop Surat Nama Jabatan

1) Kop sural nama jabatan adalah kop sural yang menunjukkan jabatan tertentu .. Kertas dengan kop surat nama jabatan hanya digunakan untuk sural yang ditandatangani oleh Pejabat Negara; dan

2) Kop surat nama jabatan terdiri atas hal berikut: lambang negara di tengah. Nama jabatan ditulis paling banyak tiga baris (nama jabatan terlalu panjang digunakan\ singkatan atau akronim tanpa mengorbankan kejelasan). Perbandingan ukuran lambang dan hurut yang digunakan hendaknya serasi sesuai dengan ukuran kertas.

b. Kop Surat Nama Instansi

1) Kop sural nama instansi menunjukkan nama dan alamat instansi pemerintah di lingkungan Kementerian, Departemen. LPND/Pimpinan Sekretariat Lembaga Tinggi Negara, Lembaga Negara lainnya, Propinsi dan Kabupaten/Kota. Kertas dengan kop surat nama instansi digunakan untuk kemudahan semua surat;

2) Kop sural nama instansi menggunakan logo diletakkan di kiri atas, dan nama instansi tersebut ditulis sebanyak-banyaknya tiga baris, ditulis setingkal lebih tinggi di atas nama instansi pembuat surat;

3) Sural yang ditandatangani oleh pejabat pada tataran kepemlmpinan, sural jenis nota dinas. memorandum, surat pengantar dan surat dari instansi yang tidak mempunyai logo instansi tidak perlu mencanlumkan logo instansi pada kop surat, namun seyogyanya setiap instansi memiliki logo;

4} Pada surat yang berbentuk formulir. kop surat yang dicetak, ditik. dicap, atau ditulis tangan hanya digunakan pada halaman pertama surat dan dituliskan pada baris ke lima dari tepiatas kertas; dan

5) Surat yang mempunyai kop surat nama instansi ditandatangani oleh pimpinan instansi yang bersangkutan atau pejabat lain yang ditunjuk oleh kepala instansi yang bersangkutan.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagaiberikut:

a. Tanggal ditulis dengan angka Arab;

b. Bulan ditulis lengkap; dan

c. Tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab.

Contoh:

r-------·------------------·-----------------------~·----I

, ,

: Tanggal : 26 September 2003 :

~,--~----------~-------------.--------------------~~----~-~

. '.

1. ... , '.

'I'r ';.0 ,,- ~.~.

~. -

:: '." ~. I

. 72 "

... ; •. II',"}

.... ~.' ,.. 1:.. ~ ..

"

..... ~

! L ,,~. ..:-.

4. Alamat Surat I

a. Sural dinas ditujukan kepada nama j,\batan pimpinan dari lnstansi Pemerintah yang dituju. Surat dinas tidak dapat dhujukan kepada identitas yang tidak individual, misalnya kantor, departemen, kementerian, instansi, dan sebagainya:

1 f

I

t

I

-: ... ~.

. "

,;;: ~~~ ~-...,,,- ;' ~ ~.

'~;',-.; ,. ,. ..

'3.' Hal Su'rat' ,

Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan tetapi [elas.

:~ t. :i,

kalimat singkat

Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut:

a. Menyampaikan penjelasan singkat. tentang materi yang di-

komunikasikan dan menjadi rujukan dalam kornunlkasl;

a. Memudahkan identifikasi dalam penyusunan halaman pada surat yang terdiri atas lebih dari satu halaman: dan

c. Mempermudah penentuan atur pengiriman surat atau pemberkasan dan

penyimpanan sural.

b. Surat dinas yang ditujukan kepada Pejabat Pemerintah/Pejabat Negara ditulis dengan urutan sebagai berikut

1) Nama jabatan;

2) Kota; dan . J(.-'

3) Kode pos. r"

Contoh:

t----------------------------------------------------------

,

, '

, '

,

Yth, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Jalan Jenderal Sudirman Kav. 69

Jakarta Selatan 12190

--------------------------------------.-~.-----------------

5. Penggunaan Untuk Perhatian (u.p.)

Alamat surat dengan menggunakan istilah u.p. (untuk perhatian) digunakan

untuk keperluan berikut

..

a. Untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau stat tertentu dl- .Iingkungan Instansi

Pemerintah;

b. Untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima surat kepada pejabat yang dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat; dan

c. Untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak harus

menunggu kebijaksanaan langsung pimpinan instansi.

.

"'13, .

>II':'; .... I'..-,,..._

•. ~.

..I..... • J.-

....... ,,~' .. _

... , ~- • ~ !'!. -" ~ .. - ~

,., .- ",,,,'" . ~ ~

-; .. ,! .-,.. .

Contoh:

--~---------~------------.- .. ---.------~.-----~--------._-----.

,

Yth. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara u.p. Oeputi Men.PAN Bidang Tata Laksana

.. Jalan Jenderal Sudinnan Kav. 69

Jakarta Selatan 12190

,;:.

----------------.-----------------------._-----------------~--~

6. ParagrafSurat

Paragraf adalah sekelompok pemyataan yang berkaitan satu sarna lain yang merupakan satu kesatuan, Fungsi paragraf untuk mempermudah pemahaman penerima, memisahkan atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis.

.

7. Penggunaan Spasi .

lsi sural dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 - 2 spasi di antara dua paragraf. Surat yang terdiri atas satu paragrafjarak antar baris adalah dua spasi.

8. Pernyataan Penghormatan

Hanya disampaikan pada surat keluar instansi pemerintah, diketik pada awal isi surat dan di atas ruang tanda tangan pada baris ke lima setelah baris terakhir isi surat.

Contoh:

r-----------------------------------------------------------------.

,

Pada awal isi surat Dengan hormat,

Pada akhir isi surat Honnat kami,

9. Garis Kewenangan, Penandatanganan, dan Lampiran

a. Penggunaan garis kewenangan

Pimpinan organisasi instansi pemerintah bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di daJam organisasi atau instansinya. Tanggung jawab tersebut. tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan. Jika seseorang yang bukan pimpinan instansi menandatangani surat din as, diperlukan garis kewenangan yang menunjukkan materi surat dinas tersebuf mencerminkan kehendak atau kebijaksanaan pimpinan. Garis

,. kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat

yang mend?pat pelimpahan dari pejabat yang berwenanq, . ..

~,."'''' ,-;.., .. -... ~: ~ ...... :: ~

,,- _" t"_:: 4. -- .. , .,,!'~. ~ r. .;.;_ '" ,

_ .. "

... " 4 • '.~:;:, •

. .~

. 74

b. Pernyataan penutup

Disampaikan dengan rnaksud untuk memberikan penekanan akhir pada isi surat dengan cara yang sopan dan dengan harapan agar penerima surat merasa dihargai dan bersedia menanggapi isi sural dengan lebih baik.

Contoh:

Alas perhatian Saudara. kami ucapkan terima kasih.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

c. Penandatanganan

Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan tiga cara:

1) Atas nama (a.n.)

Digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Pejabat penandatangan surat dinas bertanggung jawab atas isi surat dinas kepada penanggung jawab, tanggung jawab tetap berada pada pejabatyang memberikan kuasa;

Contoh:

r--------------------------------

• • •

a.n. Menteri XXXXXXXX :

Dirjen XXXXXX

-.; _.",...

Nama

-------------------------------~

2) Untuk Beliau (u.b.)

Digunakan jika pejabat yang diberi kuasa memberi kuasa lagi -kepada bawahannya. Ofeh sebab itu, u.b. digunakan setelah a.n.

~.~ . : .. ":"

"'_ -- ~ ~, ~ ,.; .r."' ",-.

,." 75:'·",:· ,.

, .

. '

'.

I" -~ ..

.

t

t

Contoh:

.~.

"

2

-; .. .

.,-~_,~; ... ; .. ~

.:: .~ s.~, .~. ~ =~

.. "" .-~~;.

~;o -: ~ ~~ ..

a------------·-·-----------------·----

, e-."

.

.

,

! a.n. Menteri XXXXXXXXXXXXX

SekretariS Jenderal

u.b.

Kepala Biro xxxxx, Nama

------------------~-~-.-------------~

,

d. Penandatanganan atas nama pejabat lain disusun sebagai berikut .

1) Nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap, denqan

huruf kapital, didahul~i dengan singkatan a.n. .,

2) Nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas, dapat ditulis singkatannya. dengan hurufawal kapital,

3) Jika naskah dinas ditetapkan Ontuk beJiau, singkatan u.b. dituliskan di bawah nama jabatan pejabat yang menandatangani, dalam huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca kama. Oalam susunan ini pemakaian singkatan nama jabatan hanya pada nama jabatan pejabatyang menandatangani.

4) Ruang tanda tangan.

5) Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas.

6) Cap Jabatanllnstansi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

10. Wama tinta

Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwama hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwama hitam atau biru tua. Tinta berwama merah hanya digunakan untuk penulisan tingkat keamanan surat Rahasia atau SangatRahasia

G .. Penanganan Surat Masuk

1. Surat Masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan dl sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. Jika surat masuk disampaikan langsung kepada pejabat yang membidangi urusannya. maka pejabat tersebut berkewajiban memberi tahu kepada pihak sekretariat atau pejabat yang diberi wewenang melaksanakan penerimaan surat tersebut.

"

., .

c ,. ... ~ .. !; .. ,f-4

~;.. "" , , ,

!... _,. ~:I.!& .... .; .. _

, r ... ... 76' -,

. ," .-... '

- -..;0. ..... : .:-""

..... ~ .,"" t~ ... "';- ", ~ :u'~ I .'

~;. I' 1":" ~..,_. '" ~

2. Penanganan surat rnasuk dilaksanakan melalui tah~pan"'sebag~i b~·r.ikLi-t <. ~"

a. Penerimaan

Surat masuk yang diterirna dalarn sampul tertutup diketpmpokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR. R. K. B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (Kilat, Sangat Segera. Segera, 6iasa). Selanjutnya, sural ditangani sesuai dengan tingkat keamanan dan tingkal kecepatan penyarnpaiannya.

b. Pencatatan

1) Sural masuk yang diterirna dari petugas penerirnaan dicatat dan ditandatangani lembar kontrol atau tanda penerimaannya. Pencatatan surat dilaksanakan dengan prioritas sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaiannya.

2) Catatan dilaksanakan pada buku agenda menu rut tingkat keamanannya. Pencatatan dilakukan pula pada iembar disposisi dan surat mengenai nornor agenda dan tanggal penerimaan.

3) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR dan R dilakukan oleh pimpinan kesekretariatan atau pejabat tertentu yang rnendapatkan kewenangan dari pimpinan instansi. Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat kearnanan K dan B dilakukan oleh pejabat yang ditunjuk oleh pirnpinan kesekretariatan.

4) Pencatatan surat masuk dimulai dari nornor 1 pad a bulan Januari dan berakhir pada nornor terakhir dalam satu tahun, yaitu nornor terakhir pad a tanggal 31 Desember. Jika sural masuk banyak sehingga diperlukan pencatat lebih dari satu orang, pencatatan dilakukan dengan pernberian kode tertentu sehingga semua surat masuk dapat dicatat dengan cepat.

5) Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

c. Penilaian

1) Kegiatan penilaian surat masuk sebenamya sudah mulai dilaksanakan pad a tahap pencatatan. yaitu pada waktu menilai sementara apakah surat masuk termasuk yang harus diberkaskan. Penilaian sementara ini untuk memudahkan penanganan surat oleh pejabat arsip;

2} Pada tahap penilaian surat dinilai apakah akan disampaikan pimpinan atau dapat disampaikan langsung kepada pejabat yang menangani. Biasanya di tiap lnstansl sudah diatur sural yang harus melalui pirnpinan dan surat yang dapat langsung disampaikan kepada

pejabat tertentu; -

,,- .~

.r- "" 10-'-.

~ ... ,

,_

77

~- .-I:.~ _ .... ..,. .. -.-

: ~.. ,.

.. "

.;. , 0 .0;

~ . : •. _ ~ .. ~

-;

s,

., ' •• "e- .......

. "

~. ," . ~:. ~ .~_.

... ~~. .~ ."

~. ~".'." ...... "r .. r- ;,

\.

',' , . ·3) Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula penilaian penanganan surat, apakah surat rnasuk itu akan diproses biasa atau melalui proses pemberkasan naskah:

4) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai termasuksurat yang harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan "dalam keadaan sampul tertutup; dan

5) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian sural.

d. Pengoiahan

1) Pada tahap pengolahan, pimpinanlpejabat memutuskan tindakan" yang akan diambll sehubungan dengan sural masuk tersebut;

,.

2) Dari hasil pengoJahan dapat diputuskan tindak lanjutnya yaitu langsung disimpan atau dibuat naskah dinas baru, misalnya berupa surat dinas, keputusan, dan instruksi; dan

3) Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses pemberkasan naskah atau prosesadrninlstrasi biasa sesuai dengan kebutuhan.

e. Penyimpanan

1) Selama masa pengolahan surat masuk sudah mulai mengalami proses penyimpanan, karena sural dinas yang sudah disimpan ifu sering diminta kernbali untuk diolah. Surat dinas harus disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan;

2) Surat masuk yang melalui proses pemberkasan naskah disimpan dalam berkas naskah dinas menurut bidang permasalahan;

3) Sural masuk yang diproses tidak melalui proses pemberkasan, naskah dinas disimpan dalam himpunan sesuai dengan 'kebutuhan. Beberapa cara menghimpun surat:

a) Serio yaitu himpunan satu jenis sural dinas berdasarkan materi surat atau jenis naskah dinas lain yang menyertai surat dinas yang bersangkutan, misalnya Keputusan, Instruksi, Petunjuk Petaksanaan, Surat Edaran dan sebagainya, disusun secara kronoJogis. Himpunan menurut sert setaln dibatasi oleh kemampuan map, juga dibatasi tahun naskah dinas.

b) Rubrik. yaitu himpunan dari satu macam masalahlhallpokok persoalan yang disusurr secara kronoiogis, misalnya kepegawaian, materiil, kelembagaan, ketatalaksanaan. dan sebagainya. Himpunan rnenurut rubrik dibatasi dengan tahun, atau dibatasi sampal dengan masalah selesai.

c) Desir, yaitu himpunan satu macam masalahlhallpokok persoalan yang disusun secara kronologis dari awal sampai akhir. Misalnya:

File Pegawai adalah him_.punan naskah dinas dari mulai lamaran sampai dengan pemberhentian. Pemberkasan naskah dinas dapat digolongkan.sebagai himpunan rubrik .

. "

. ~ - ~ ~ ..

.. ::.!!, ., . .0;. ,. ....

- .: '.: .. "'.. ~~

.,78 ;

................ ._

..,..' ..... • < •

;,:. ••.• <:or.

r

,

'.' ..

, ..

4) DiJihat .dari bagairriana'.cara menyimpan surat atau nirnpunan, ~peri'yimpanan terdiri atas beberapa cara berikut;

a) Latera', yaitu penyimpanan surarhlmpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian sisi, . misalnya penyimpanan dalam ordner, kotak arsip, atau buku perpustakaan.

b) Vertikal, yaitu penyimpanan suratlhirnpunan yang diletakkan sedernikian rupa sehingga yang tertihat hanya bagian muka, misalnya penyimpanan suratlmap pada filling cabinet.

c) Horisontai, yaitu penyirnpanan suratlhirnpunan yang diletakkan sedernikian rupa sehingga rnuka suraVhimpunan terlihat di sebelah atas, misalnya penyirnpanan sementara suratlhimpunan yang diletakkan di meja pejabat pada waktu surat masih dipelajari/diolah.

5) Selama surat masih aktif, surat tetap berada di sekrelariatltata usaha.

Jika setelah dinilai menjadi arsip inaktif, penyimpanan harus sudah dialihkan ke bagian kearsipan sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku.

f. Sarana penanganan surat rnasuk

1) Buku Agenda adalah sarana uta rna pengendalian dan pengawasan surat masuk. Semua surat rnasuk pertama kali dicatat pada buku agenda, yang disusun dalarn kolom catatan sebagai berikut:

a) Tan9gal;

b) Nomor Agenda;

c) Nomor dan Tanggal surat rnasuk:

d) Larnpiran;

e) Alamat pengirirn:

f) Hal/isi surat; dan

g) Keterangan.

Sesuai dengan kebutuhan, kolorn catatan dapat ditambah, rnisalnya dengan petunjuk pada nornor yang lalu dan petunjuk pada nornor berikutnya.

2) Pengurusan sural masuk yang tidak melalui proses pemberkasan naskah dinas, selain buku agenda, dapat menggunakan sarana lain yang diatur sesuai dengan kebutuhan masing masing instansi.

3) Sarana pengurusan surat masuk melalui proses pemberkasan naskah, selain buku agenda juga digunakan sarana lain .

.. ~.

"

• -L , .. ':0-.

'·0,

. ,7:':

... ; , .... 9 ...

."' ... ,.. < •

::: : ;i_ •

, .

•. ~.., .

...... 4 .•

H. Penanganan Sural Keluar

1. Surat Keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Seperti penanqanan.surat masuk, pencatatan, pemberian nomor/cap dan pengiriman surat keluar sebaiknya dipusatkan di Sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian.

2. Penanganan Surat Keluar melalui tahap sebagai be rikut;

a. Pengolahan

1) Kegiatan pengoJahan dimulai dari penyiapan hingga ke penandatanganan surat dinas. Penyiapan surat keluar dilaksanakan antara

lain karena: I

a) Adanya kebijaksanaan pimpinan;

b) Sebagai reaksiatas suatu aksi; dan d) Adanya konsep baru.

2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar

a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pejabatlpegawai yang membidangi. seperti sekretaris/pimpinaTl sekretariat atau pejabat yang ditunjuk.

b) Setiap konsep yang disiapkan harus berdasarkan pada kebijaksanaan dan pengarahan pimpinan.

c) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih dahulu harus diteliti oleh sekretarisJpimpinan sekretariat atau pejabat yang diserahi wewenang. Sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangannya sendiri terhadap isi surat dinas, sekretaris/pimpinan sekretariat menetapkan Tingkat Kecepatan Penyampaian dan Tingkat Keamanan Surat.

d} Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat dinas harus membubuhkan parafnya sebagai bukti bahwa surat dinas telah diteliti dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di sebelah kiri ruang tanda tangan dengan urutan sebagai berikut:

(1) Konseptor disiapkan oleh pejabat stat yang membidangi masalah;

(2) SekretarislPimpinan sekretariat; dan

, -: (3) Pejabatlain menurut urutanjabatan dan lingkungan koordinasi.

Contoh:

Paraf Menteri
Deputi 1
Deputi 2
Deputi 3
I Deputi 4 "

_" '!'..'

.~ - . '"'

,

<,:''_ .~ 'I! ~ ,p"

.,p 80 ",. ~". "'~ ...

-t ..

., +; ..... :0. , ,

. '

,.

:... ..

.. i": .." ... .. .'<

... _ ...

... .0: ~

.. .,. ~ ~ _ ,

" , ~ "81 ,'-

. ".

".-00"<

e) Penandatanganan. pemberian cap dinas dan penomoran

Setelah surat cinas diparaf oleh pejabat yang bersangkutan dan tidak lagi rnenqandunp kekurangan/kesalahan yang perlu diperbaiki, proses selanjutnya adalah:

(1) Pengajuan kepada pejabat yang akan menandatangani

disertai catatan dari Sekretaris/Pimpinan Sekretariat; (2) Penandatanganan oleh pejabat yang bersangkutan; (3) Pembubuhan cap; dan

(4) Pemberian nomor.

b. Pencatatan

Semua sural keluar dicatat dalam Buku Pencatatan Surat Keluar yang bentuk, susunan dan tatacara pencatatannya diatur oleh masing-masing

lnstansL I

c. Penggandaan

1) Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak surat dinas dengan sarana reproouksi yang tersedfa sesuai dengan banyak alamat yang , dituju:

2) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditandatangani

oleh pejabat yang berhak; "

3) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan kopij:

. ... 4) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alarnat yang dituju (alamat distribusi):

5) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya KILAT dan SANGAT SEGERA harus didahulukan;

6) Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya konfidensial ke atas harus diawasi dengan ketat; dan

7) Sekretaris/Pimpinan Sekretariat berkewajiban menjaga agar

penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang diatur oleh oleh masing-masing InstansL

d. Pengiriman

1) Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam sampul;

2) Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya Biasa (B) dan Konfidensial (K) dicantumkan ala rna! lengkap, nomor surat dinas, dan cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian . (KILAT/SEGERAISANGAT SEGERAIBIASA);

3) Pad a sampul surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan kedalam sarnpul, dibubuhi alamat lengkap! nomor surat dinas, cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian dan cap tingkat keamanan. Selanjutnya sampul ini dimasukkan ke dalam sampul kedua dengan tanda-tanda yang sarna kecuali cap tingkat keamanan;

4) Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri; dan

4) Untuk kepentingan keamanan. sekretaris/pimpinan sekretariat mengusahakan keselamatan pengiriman semua surat keluar khususnya yang tingkat kearnanannya SRlRlK.

... ...

.. -;.

'.

"_. '!" ~;~ .,./" ~ ... :.1'- ~ .

• ~'.'" ~' ...... _ ,~~. »». ~.__. ~ ..-..

.r'i'''' ,,"_.-.0:' ... 4,' •• J

•. ;t.,

.... ';1;

,

e. Peflyimpanan .',

1) Semua arsip sural keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai dengan ketentuan yang bertaku tentang kearsipan;

2) hlaskah asli sural dinas ketuar dan naskah yang dipar'af harus dlslmpan; dan

3) Tata cara penyimpanan surat keluar diatur oleh Instansi masing-

masing.

-,,:. "' ...

"

~... ~.. !I" .. :I.

,.- ".: -:; - .0:.;', .......

~":' -..;: r'"

I"I~. .... '" ~ ~-.o;

,::. -~.'~

.\'

•. ::"#.c .. :;; .. ~. "" ....... ' f ...... ~ ..... _ : ...

.... .'1. .'~ :... J{

BABV

PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA. LOGO, DAN CAP DINAS

Lambang negara, logo dan cap dinas digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau indentifikasi yang bersifat tetap dan resmL Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan lata naskah dinas di seluruh jajaran aparatur pemerintah, perfu ditentukan penqqunaan lambang negara, logo, dan cap dinas pada kertas sural dan sarnpul,

A. Penggunaan Lambang Negara

Ketentuan penggunaan lambang negara I untuk tata naskah dinas adalah sebaqal berikut:

1. Lambang negara digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau indentifikasi yang bersifattetap dan resmi; dan

2. Lambang negara berwama ernas digunakan pada surat jabatan Pejabat Negara.

3. Pejabat Negara terdiri atas:

a. Presiden dan Wakil Presiden;

b. Ketua, Wakil Ketua, dan Anggota ~\1ajelis Permusyawaratan Rakyat;

c. Ketua, Wakil Ketua. dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat;

d. Ketua. Wakil Ketua, Ketua Muda. dan Hakim Agung pad a Mahkamah

-: Agung, serta Ketua, Wakil Ketua. dan Hakim pada semua 8adan

Peradilan.

e~ Ketua, Wakil Ketua, dan Anggota Badan Pemeriksa Keuangan:

f. Menteri dan Jabatan setingkat Menterl;

g. Kepala Perwakilan Republik Indonesia di luar negeri yang berkedudukan

sebagai Duta Besar Luar Biasa dan 8erkuasa Penuh;

h. Gubernur dan Wakil Gubernur;

L BupatilWalikota dan Wakil BupatuWakil Walikota;

J. Pejabat Negara lainnya yang ditentukan olen Undang-undang.

B. Penggunaan Logo

1. Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbal atau huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas instansl pemerintah sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenal. Penggunaan logo diletakkan disebelah kiri kop surat;

2. Setiap instansi pemerintah seyogyanya memiliki dan menggunakan logo;· dan

3. Logo digunakan oleh Sekretariat Lembaqa Pemerintah Pusat dan Daerah, Lembaga Pemerintah Non-Departemen. Pimpinan Sekretariat Lembaga Tinggi Negara, dan lembaga negara Iainnya.

""::' .. , ~.

,

:;.. _ ...

,..:; .. -, .~.: .. ~. t },

,

.!'. ~ .....

,~ ,

,

:> »,

"_ ."

""'1

s-

,

, -

.... -t.~~. ;,: '"f.;.. ,="

,J, -j!' _. l.- ',,:::~' .~ ..... .,._"t

. ,"p~ .

. .

C. Penggunaan Lambang Negara dan logo dalam Kerjasama

1. Dalam hal cilakukan kerjasama antar pemerintah (G to G). digunakan lambang negara. yaitu burung Garuda;

2. Dalam' rangka kerjasama pemerintah (dengan pihak luar negeri; keriasama Kota KembarfSisterCity). lambang Garuda diletakkan di atas map naskah

dinas. ~

3. Tata Jetak logo dalam perjanilan kerjasama sektoral baik antar Departemen/ KabupatenlKota (dr dalam negeri). logo yang dimiliki instansi masingmasing. diletakkan dl atasmap naskah pe~anjian.

I

D. Pen~gunaan Cap Dinas

1. Pengertian

Cap Dinas adalah tulisan dan atau lam bang tingkat jabatan dan/atau instansi, digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku; dibubuhkan pada ruang tanda tangan;

2. Macam Cap Dinas Macarn Cap Dinas adalah:

a) Cap jabatan yang memuat nama jabatan penandatangan naskah dinas.

b) Cap instansi yang memuatnama instansi.

3. Ukuran dan warna

Tinta cap dinas berwama ungu dengan ukuran diameter sebagai berikut :

"

~ "" .~. r

~- .,_ ._, ~ ~'.~ ..

-~ :.I;: ... l"l!'o- '!.::'f.~" ~,. --,'

•. ~ ... ·,e' , .. i·~ ....... ,.,.

., ... , ,

- -- ---,

, , ~

~, ... ~~~. -.!"

"Ii. ."r .. :.~.. I,'j:'t; .. r.

~~_~ :I ,I.!:; ; • -:".;:"~ -, •• " : __ -.".

~ .", ~. i' •

4: w~~'en~~g '~n~g';na~~ ,

a) Pejabat yang t:~.rwenang menggunakan cap jabatan adatah Pejabat 'Negara.

e

MENTERI

lAMBANG NEGARA

REPWBLIK INDONESIA

GUBERNURIBUPATII'NALIKOTA

LAMBANG NEGARA

NAMA PROPINSIlKABUPATEN/KOTA

b) Pejabat yang berwenang menggunakan cap instansi adalah Pejabat yang mendapat pelimpahan/penyerahan wewenang dari pejabat negara untuk menetapkan/menandatangani naskah dinas. Cap Instansi juga digunakan dalam jajaran kesekretariatan instansi. Dalam cap instansi menggunakan logo instansi.

NAMA INSTANSI

LO.GO INSTANSI

.....

..~. ~;~. ..

..... ..,. .".

--._ -- -----

~~ :... ~- ... ~

.. -. .. 'fl. ~,.

..

c

. .i: 86~" ~

',~ 0- -. ;.oo_ 1.0;.

·r... ~

l"·

!. ., ~. ~;.-"

_" ,

.~~ ', ,1 ..

. '

5. Kekhususan Penggunaan

a) Setiap naskah kerjasama pemerintah (dengan luar negeri). tidak

',menggunakan cap;

b) Naskah kerjasarna antar instansi pemerintah (kementerian, departemen, lembaga pemerintah non departemen, propinsi, kabupaten dan kota) di datam negeri, menggunakan cap jabatan masing-masing instansi.

E. Pengawasan ',"

Pimpinan InstansilLembaga Unit organisasi bertanggung jawab atas pelaksana-

an ketentuan ini. ~.'

I •

..

'."

. '

-------~

, "_

. . - ~ ~,"':

~~ ::. .,... ~ .,

, 'or.

:,. ~ ~.. ':,.

1

BABVI

k

"

PE'RUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN RALAT

NASKAH DINAS

Perubahan. pencabutan. pembatalan dan ralat naskah dinas harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan perubahan. pencabutan, pembatalan dan atau ralat.

A. Petlgertian '

1. Perubahan

Perubahan berarti bag ian tertentu dari naskah dinas diu bah. Perubahan dinyatakan dengan lembar perubahan.

2. Pencabutan

Pencabutan berarti bahwa naskah dinas itu tidak berfaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru.

3. Pembatalan

Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah dinas tidak berlaku mulai saat naskah dinas itu ditetapkan. Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru.

4. Ralat

Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah pengetikan atau salah cetak sehingga tldak sesuai dengan naskah aslinya.

B. Tatacara Perubahan, Pencabutan, Pembalalan dan Ralat

1. Naskah dinas yang bersifat mengatur. apabila diubah. dicabut atau dibatalkan harus dengan naskah dinas yang sarna jenisnya. Misalnya Keputusan Gubernur/BupatiIWalikota harus dengan Keputusan Gubemur/BupatiIWalikota.

"'."'/

J

_l~L: .,' .;

~"!' ~'. ' .•... ' ~ • ~~.;. ~-.;

.,~. ~ . ' .~,"""'"

n

, .

~f it

~. "~._ .• ~~ C" ........ •

2. Pejabat yang berhak menentukan peiuba~anj;eri~bli~n::~ail'pe(T1batai~~' ~' adalah pejabat yang semula rnenandatanpaninaskah dinas tersebut, 'atau

oleh pejabat yang lebitl ti'lggi kedudukannya. "

3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah 'ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah .

. ~"

_-

;. ,",' ~ ..

.' ,,"

"'~, , ~ F'.,

! .

r "

"

~

BAS VlI

PENUTUP

l

~ Penyusunan Pedoman

,

Pedoman Umum ini diterbitkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara agar dijadikan acuan bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam menyusun Petunjuk Teknis Tata Naskah Oinas sesuai dengan kepertuan mC;3singmasing .. lnstansi pemerintah yang memerlukan informasi lebih lanjut atau akan mengajukan saran penyernpumaan pedoman ini dapat menghubungi:

Oeputi Men.PAN Bidang Tata Laksana Jalan JenderaJ Sudirman Kav. 69 Jakarta Selatan 12190

Telepon (021) 7398357

Faksimile (062-021) 5252720 - 7398323 E-mail deputi4@menpan.go.id

Menteri Pendayaqunaan Aparatur Negara,

JnrlwV

• •

Feisal Tamin

..

. 89

-.'

i

1' .••

· .

r

I

I

f

~ .

.... ~. _.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->