NAMA : RATIH ZAMZAMI Politeknik Unggul LP3M Medan 2007

Sejalan dengan kemajuan teknologi yang modern. elektris. Fasilitas-falitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi kantor.BAB II LANDASAN TEORITIS 2. Otomatisasi kantor yang dapat dipandang sebagai pokok mekanisasi kantor mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap manajemen perkantoran. macamnya mesin perkantoran itu banyak sekali dan tampaknya terus bertambah.1 Otomatisasi Peralatan Kantor Mesin perkantoran adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat. Dewasa ini di kalangan dunia usaha banyak perusahaan yang dalam usahanya semakin mengandalkan mesin kantor yang modern. Penggunaan mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian pekerjaan kantor modern. Mesin tik . elektronik. efisien dan produktif. Mesin kantor juga merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara efektif. mulai dari yang kuno (old fashion) hingga ke yang modern. mengirim. magnetik atau secara kimiawi. Diantaranya yang cukup umum yakni: 1. Mekanisasi kantor dengan perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan yang besar kepada kemajuan dan kedudukan manajemen perkantoran. guna memungkinkan didapatkan hasil yang lebih optimal. mengganda dan megolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis.

yakni dari mesin ketik . Karena sekretaris mengerjakan laporan tersebut dengan mesin ketik manual (old fashion). Laporan tersebut harus diketik ulang secara keseluruhan dengan pengetikan lain tidak dapat diperbaharui hanya pada bagian yang salah saja. Komputer dan Mesin Tik Seorang sekretaris telah menyelesaikan tugas dengan mesin tik manual. Mesin penghancur kertas 6. pengetikan laporan misalnya yang terdiri dari 30 halaman. Mesin pengganda warkat (stensil) 4. Mesin komunikasi Dalam beberapa tahun yang silam. Akan tetapi dengan terjadinya modivikasi mesin ketik. Mesin photocopy 5.1. efisien dan sangat membantu bagi seseorang yang berhasrat atau berkeinginan untuk meniti karir sebagai sekretaris atau administratif professional. telah muncul perubahan-perubahan dramatis dalam tipe peralatan kantor. Mesin-mesin tersebut sangat efektif.1 Perbedaan Penggunaan Mesin Manual Dengan Mesin Kantor Yang di Modernisasi A. Komputer 3.2. secepatnya di sebabkan manager melakukan dan beberapa perubahan isi proposal tersebut. 2. Secara mendadak atasan atau manager memerintahkan sekretaris untuk mengetik ulang proposal tersebut. sudah tentu hasilnya tidak dapat di selesaikan secepatnya.

sekretaris hanya mengetik sekali saja dan meralat serta mengoreksinya juga sekali. Sedangakan dengan pemerosesan kata (komputer). nama dan alamat perusahaan. Kemudian sekretaris bisa . dan terutama sekali spesifikasinya.manual kuno (old fashion) ke word processing / komputer. misalkan tanggalnya. Dengan mesin ketik manual. 1. Maka seorang sekretaris dapat menyelesaikan tugas secara lebih professional dalam waktu singkat (efisien. Bagaimana pemerosesan kata membuat setiap dokumen “orisinil” Anggaplah sekretaris mengirim satu proposal untuk beberapa perusahaan yang berbeda. dan anggaplah bahwa puncak penjualannya sama dan perbedaannya hanya pada nama dan alamat perusahaan dan spesifikasi untuk kontrak. efektif dan produktiv). Berikit ini adalah gambar mesin tik kuno (old fashion) dan komputer. Sederhananya seorang sekretaris menyediakan tempat yang kosong dimana sekretaris akan mengisinya. sekretaris harus mengetik proposal itu berulang kali.

nama dari keseluruhan surat. Hal-hal yang dimiliki seorang sekretaris dengan system pemrosesan kata adalah manfaat dari penghapusan pengetikan ulang. hanya menekan rekaman atau perintah cetak dan memiliki produk hasil yang baru dalam beberapa menit. Fungsi cari dan ganti memberi kesempatan pada sekretaris untuk merubah kata. bahwa sekretaris bisa menyambungkan informasi baru itu. 2.menyimpannya sebagai proposal “formulir”. Karena banyak hal yang di kerjakan dalam bisnis pada dasarnya hanya memperbaharui hal-hal yang sudah dibuat sebelumnya. Penghematan waktu dan manfaat yang menjamin ketepatan berlimpahlimpah. Menggunakan system pemerosesan kata berarti. dokumen atau halaman yang panjang dengan menggunakan kode yang tepat dan mengidentifikasikannya . Bahkan surat satu halaman yang singkat bisa mengambil saatsaat yang baik dari hari – hari sekretaris jika sekretaris harus mengirimkan surat yang sama pada beberapa orang. Menggunakan system cari dan ganti. Misalnya kontrak yang panjang dan berspasi satu digunakan memperoleh pengecekan yang seksama berjam-jam untuk mengetik dan mengoreksinya. Program ini akan memberi sekretaris untuk mengisi informasi yang tepat setiap saat sekretaris membuat proposal formulir. dan mengambilnya setiap saat sekretaris ingin megirim versi proposal tersebut. dan mencetak versi final yang tidak bisa dibedakan dari versi yang telah diketik oleh sekretaris dengan susah payah dari awal hingga akhir.

Program tertentu akan “menganjurkan” sekretaris. Jika ada perubahan dalam produk. program itu akan memeriksa kesalahan ejaan dan memberitahukan pada sekretaris sebelum sekretaris mencetak (print) dokumen atau surat itu. sekretaris akan di minta untuk menekan “ya” atau “tidak” sebelum computer itu melakukan perubahan. Atau jeleknya lagi. Hal ini khususnya bermanfaat untuk memastikan bahwa nama-nama perusahaan. sehingga sekali kata itu muncul. 3. tersebut menggantikannya dengan kata-kata baru yang diinginkan sekretaris.sekali saja. Menggunakan program “periksa ejaannya” Seorang sekretaris sering frustasi dalam menyelesaikan korespondensi hanya untuk menemukan kata-kata yang salah ketik. Program ini juga membuat sekretaris menambahkan kata-kata ke dalam “kamus” seperlunya. manager menyuruh siapa saja yang membawa kesalah itu untuk diperhatikan sekretaris. . Program yang lain membuat sekretaris merancang perubahan total dengan perintah sekali. nama-nama karyawan atau nama-nama produk yang sering digunakan tidak salah eja. yang menghendaki pengetikan ulang. Kemudian program itu dengan otomatis dapat “membaca” lewat dokumen sekretaris seluruhnya. karena hanya mengidentifikasikan kata-kata yang mana kamus komputer tidak di programkan untuk menerimanya. Sistem ini bukan alat pembuktian kebodohan. Menggunakan program pemrosesan kata dengan kemampuan “periksa ejaannya” yang berarti atas perintah. nama. dan mengidentifikasikan kata. sekretaris bisa menghilangkan nama itu sekali pun muncul pada setiap halaman dokumen.

program itu tidak akan mampu melacak kesalahan itu sebagai kesalahan. Misalkan jika seorang sekretaris mamasukkan kata “two” bila yang di maksudkan sekretaris “too” atau “from” yang seharusnya “form”. Dengan begitu masalah ini tidak akan terjadi lagi. B. o Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya. Suatu bahan dengan mudah dapat digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relative singkat. Untuk dapat menggandakan naskah asli tersebut. Disini pertimbangan sekretaris harus ada. sesuai dengan kebutuhan. . cara yang demikian akan memakan waktu yang cukup lama. maka seorang sekretaris akan memindahkan (mengetik) naskah asli itu terlebih dahulu diatas “master sheet” yang kemudian di pasang pada mesin pengganda dan digandakan sesuai dengan keinginan. Mesin Pengganda Warkat (Stensil) dan Mesin Photocopy Mesin pengganda adalah mesin yang dapat memberbanyak hasil naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar. Hasil photocopy yang diinginkan dapat diatur jika ingin hasilnya seperti: o Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya.Namun komputer tidak akan membaca atau “berfikir” seperti yang di inginkan sekretaris. tanpa merusak bahan aslinya. Sedangkan mesin photocopy adalah alat pengganda secara praktis (modern). karena setiap saat jika diperlukan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

o Dapat memperbanyak bahan sampi jumlah yang tak terbatas dalam waktu yang sangat singkat. o Lebih besar/kecil tulisannya dibadingkan dengan bahan aslinya.o Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya. sehingga hemat. o Dapat memperbanyak bahan pada dua muka halaman sekaligus. Di bawah ini penulis cantumkan mesin pengganda warkat (stensil) dan mesin photocopy. .

kadangkadang kertas dibuang di tempat sampah atau harus dibakar agar tidak dapat dikenal lagi atau tidak dapat dibaca lagi.C. Dengan mesin ini. berbagai macam ukuran kertas dapat dihancurkan dengan cepat. Mesin penghancur kertas adalah salah sutu mesin yang digunakan untuk menghancurkan berkas atau kertas dengan cara yang aman. Di bawah ini penulis cantumkan gambar mesin penghancur kertas. . Cara tersebut sangat cukup membahayakan. Mesin Penghancur Kertas Dalam rangka menjaga kebersihan dan kerapihan kerja.

Akan tetapi bagaimana pasan itu bisa segera diterima dengan proses komunikasi seperti di uraikan diatas. Dalam beberapa tahun yang silam. Sekarang timbul pula persoalan bagaimana surat-surat dan berbagai dokumen tersebut dapat dikirim dengan cepat. Misalnya dokumen/surat-surat bisnis. Mesin/Alat Komunikasi Terdahulu penulis telah menguraikan betapa mudahnya membuat beragam surat dan dokumen dengan memanfaatkan otomatisasi kantor (word processing).D. maka berita-berita bisnis dikirim dengan durasi waktu yang relative panjang. yakni dengan melalui jasa pos. Sebelum terciptanya otomatisasi mesin perkantoran untuk komunikasi. Pembisnis tersebut bermaksud agar barang dagangan tersebut harus sudah sampai ke perusahaanya paling lambat tanggal 5 September 2007. otomatisasi mesin perkantoran telah tercipta yakni diantaranya : . karena akan di jual untuk keperluan lebaran. Dimana pengiriman tersebut terbagi atas:  Pengiriman biasa dengan durasi waktu ± 10 hari  Pengiriman ekspress dengan durasi waktu ± 5 hari  Pengiriman kilat khusus dengan durasi waktu ± 2 hari  Pengiriman kilat dengan durasi waktu ± 3 hari Sebagai ilustrasi penulis berikan contoh: seorang pembisnis X. pada tanggal 20 Agustus 2007 memesan barang dagangan dari Hongkong berupa pakaian jadi. di sebabkan dalam dunia bisnis ada berita-berita yang harus dikirim dan diterima di tempat tujuan dengan cepat.

. tetapi telex tidak mengirimkan suara.1. Telex Telex adalah alat komunikasi yang dapat mengirimkan berita dengan cepat layaknya komunikasi pada telepon. baik siang. Berita melalui telex dapat dikirim meskipun petugas operator telex tidak berada di tempat. melainkan berbentuk cetakan. Masing-masing perusahaan yang saling berhubungan harus memiliki telex yang dapat menjangkau pengiriman berita ke seluruh pelosok dunia. pagi atau malam hari. Berikut penulis cantumkan gambar mesin telex. sepanjang mesin telex berada pada posisi hidup (on).

Mengirim naskah secara otomatis tanpa merusak aslinya. dapat dengan mudah dilakukan dengan menggunakan fax. Berikut penulis cantumkan gambar mesin fax. Sehingga sangan cepat dan tepat. mengingat kecepatan mengirim dan keaslian naskah yang dikirim. masalah pengiriman informasi baik berupa tulisan maupun berupa gambar. Dapat menghemat biaya. Fax Bagi perusahaan besar yang mempunyai cabang di luar negeri atau di dalam negeri. . Fax mampu mengirim dan menerima naskah kemana saja sesuai kehendak.2. naskah yang dikirim dapat berupa tulisan tangan atau bentuk lainya.

1.  Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan. .  Mesin dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai/sekretaris.  Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.  Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan.2. akan diperoleh beberapa keuntungan yakni sebagai berikut :  Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan menggunakan mesinmesin manual (old fashion).1.2 Hal-hal Yang Harus di Perhatikan Dalam Memilih Mesin Kantor Dalam memilih mesin kantor ada bebrapa hal yang perlu diperhatikan yakni:  Mesin yang akan dipakai harus mesin yang benar-benar diperlukan.  Mutu mesin haruslah baik.  Perlu disediakan ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin kantor.3 Keuntungan Menggunakan Mesin Kantor Pada umumnya bila menggunakan mesin kantor. walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu.  Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.  Jenis mesin hendaknya praktis  Mesin tersebut hendaknya dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan. 2.

misalnya dengan menggunkan computer.  Sulit mengadakan pemeliharaan dan perbaikan untuk jenis mesin tertentu bila terjadi kerusakan.  Pekerjaan akan terlihat lebih rapi.  Menghemat waktu.1.  Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan. . dan perlu biaya untuk melatih mereka.  Memerlukan biaya yang tinggi guna pengadaan dan pemeliharaan untuk jenis mesin tertentu.  Menghemat tenaga kerja. 2.  Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit di dapat atau diterapkan.4  Kerugian Menggunakan Mesin Kantor Tingkat penyusutan dari beberapa mesin cukup tinggi. sehingga sebagian pegawai dapat di pindahkan untuk melakukan pekerjaan yang lain. Mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian dapat menambah mutu pekerjaan.  Sulit mendapat operator mesin yang cakap.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful