NAMA : RATIH ZAMZAMI Politeknik Unggul LP3M Medan 2007

Mesin kantor juga merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara efektif. elektris. mulai dari yang kuno (old fashion) hingga ke yang modern. Mekanisasi kantor dengan perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan yang besar kepada kemajuan dan kedudukan manajemen perkantoran. Otomatisasi kantor yang dapat dipandang sebagai pokok mekanisasi kantor mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap manajemen perkantoran. elektronik. Sejalan dengan kemajuan teknologi yang modern. Dewasa ini di kalangan dunia usaha banyak perusahaan yang dalam usahanya semakin mengandalkan mesin kantor yang modern. macamnya mesin perkantoran itu banyak sekali dan tampaknya terus bertambah. guna memungkinkan didapatkan hasil yang lebih optimal. Diantaranya yang cukup umum yakni: 1. Fasilitas-falitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi kantor. magnetik atau secara kimiawi. Mesin tik . efisien dan produktif. mengganda dan megolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis. Penggunaan mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian pekerjaan kantor modern. mengirim.1 Otomatisasi Peralatan Kantor Mesin perkantoran adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat.BAB II LANDASAN TEORITIS 2.

Mesin-mesin tersebut sangat efektif. Mesin penghancur kertas 6. Mesin pengganda warkat (stensil) 4. Laporan tersebut harus diketik ulang secara keseluruhan dengan pengetikan lain tidak dapat diperbaharui hanya pada bagian yang salah saja. secepatnya di sebabkan manager melakukan dan beberapa perubahan isi proposal tersebut. Mesin komunikasi Dalam beberapa tahun yang silam. yakni dari mesin ketik . 2. pengetikan laporan misalnya yang terdiri dari 30 halaman. efisien dan sangat membantu bagi seseorang yang berhasrat atau berkeinginan untuk meniti karir sebagai sekretaris atau administratif professional. Komputer dan Mesin Tik Seorang sekretaris telah menyelesaikan tugas dengan mesin tik manual. sudah tentu hasilnya tidak dapat di selesaikan secepatnya. Komputer 3. Akan tetapi dengan terjadinya modivikasi mesin ketik.2.1. telah muncul perubahan-perubahan dramatis dalam tipe peralatan kantor.1 Perbedaan Penggunaan Mesin Manual Dengan Mesin Kantor Yang di Modernisasi A. Secara mendadak atasan atau manager memerintahkan sekretaris untuk mengetik ulang proposal tersebut. Mesin photocopy 5. Karena sekretaris mengerjakan laporan tersebut dengan mesin ketik manual (old fashion).

nama dan alamat perusahaan. Sedangakan dengan pemerosesan kata (komputer). sekretaris hanya mengetik sekali saja dan meralat serta mengoreksinya juga sekali. Sederhananya seorang sekretaris menyediakan tempat yang kosong dimana sekretaris akan mengisinya. Bagaimana pemerosesan kata membuat setiap dokumen “orisinil” Anggaplah sekretaris mengirim satu proposal untuk beberapa perusahaan yang berbeda. Kemudian sekretaris bisa . dan anggaplah bahwa puncak penjualannya sama dan perbedaannya hanya pada nama dan alamat perusahaan dan spesifikasi untuk kontrak. dan terutama sekali spesifikasinya. Dengan mesin ketik manual. 1. misalkan tanggalnya.manual kuno (old fashion) ke word processing / komputer. efektif dan produktiv). sekretaris harus mengetik proposal itu berulang kali. Maka seorang sekretaris dapat menyelesaikan tugas secara lebih professional dalam waktu singkat (efisien. Berikit ini adalah gambar mesin tik kuno (old fashion) dan komputer.

Hal-hal yang dimiliki seorang sekretaris dengan system pemrosesan kata adalah manfaat dari penghapusan pengetikan ulang. Penghematan waktu dan manfaat yang menjamin ketepatan berlimpahlimpah. Fungsi cari dan ganti memberi kesempatan pada sekretaris untuk merubah kata. Menggunakan system cari dan ganti. Karena banyak hal yang di kerjakan dalam bisnis pada dasarnya hanya memperbaharui hal-hal yang sudah dibuat sebelumnya. nama dari keseluruhan surat. Bahkan surat satu halaman yang singkat bisa mengambil saatsaat yang baik dari hari – hari sekretaris jika sekretaris harus mengirimkan surat yang sama pada beberapa orang. dan mengambilnya setiap saat sekretaris ingin megirim versi proposal tersebut. hanya menekan rekaman atau perintah cetak dan memiliki produk hasil yang baru dalam beberapa menit. dokumen atau halaman yang panjang dengan menggunakan kode yang tepat dan mengidentifikasikannya . Menggunakan system pemerosesan kata berarti.menyimpannya sebagai proposal “formulir”. Program ini akan memberi sekretaris untuk mengisi informasi yang tepat setiap saat sekretaris membuat proposal formulir. bahwa sekretaris bisa menyambungkan informasi baru itu. dan mencetak versi final yang tidak bisa dibedakan dari versi yang telah diketik oleh sekretaris dengan susah payah dari awal hingga akhir. 2. Misalnya kontrak yang panjang dan berspasi satu digunakan memperoleh pengecekan yang seksama berjam-jam untuk mengetik dan mengoreksinya.

tersebut menggantikannya dengan kata-kata baru yang diinginkan sekretaris. karena hanya mengidentifikasikan kata-kata yang mana kamus komputer tidak di programkan untuk menerimanya. sehingga sekali kata itu muncul. Program yang lain membuat sekretaris merancang perubahan total dengan perintah sekali. Kemudian program itu dengan otomatis dapat “membaca” lewat dokumen sekretaris seluruhnya. sekretaris bisa menghilangkan nama itu sekali pun muncul pada setiap halaman dokumen. nama. Jika ada perubahan dalam produk. Menggunakan program pemrosesan kata dengan kemampuan “periksa ejaannya” yang berarti atas perintah. Sistem ini bukan alat pembuktian kebodohan. . program itu akan memeriksa kesalahan ejaan dan memberitahukan pada sekretaris sebelum sekretaris mencetak (print) dokumen atau surat itu. dan mengidentifikasikan kata. 3. Menggunakan program “periksa ejaannya” Seorang sekretaris sering frustasi dalam menyelesaikan korespondensi hanya untuk menemukan kata-kata yang salah ketik. Program ini juga membuat sekretaris menambahkan kata-kata ke dalam “kamus” seperlunya. sekretaris akan di minta untuk menekan “ya” atau “tidak” sebelum computer itu melakukan perubahan. Atau jeleknya lagi. Program tertentu akan “menganjurkan” sekretaris. yang menghendaki pengetikan ulang. Hal ini khususnya bermanfaat untuk memastikan bahwa nama-nama perusahaan.sekali saja. manager menyuruh siapa saja yang membawa kesalah itu untuk diperhatikan sekretaris. nama-nama karyawan atau nama-nama produk yang sering digunakan tidak salah eja.

sesuai dengan kebutuhan. maka seorang sekretaris akan memindahkan (mengetik) naskah asli itu terlebih dahulu diatas “master sheet” yang kemudian di pasang pada mesin pengganda dan digandakan sesuai dengan keinginan. Suatu bahan dengan mudah dapat digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relative singkat. cara yang demikian akan memakan waktu yang cukup lama. Dengan begitu masalah ini tidak akan terjadi lagi. o Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya. tanpa merusak bahan aslinya. karena setiap saat jika diperlukan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.Namun komputer tidak akan membaca atau “berfikir” seperti yang di inginkan sekretaris. program itu tidak akan mampu melacak kesalahan itu sebagai kesalahan. Untuk dapat menggandakan naskah asli tersebut. Sedangkan mesin photocopy adalah alat pengganda secara praktis (modern). Misalkan jika seorang sekretaris mamasukkan kata “two” bila yang di maksudkan sekretaris “too” atau “from” yang seharusnya “form”. B. Hasil photocopy yang diinginkan dapat diatur jika ingin hasilnya seperti: o Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya. . Mesin Pengganda Warkat (Stensil) dan Mesin Photocopy Mesin pengganda adalah mesin yang dapat memberbanyak hasil naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar. Disini pertimbangan sekretaris harus ada.

o Lebih besar/kecil tulisannya dibadingkan dengan bahan aslinya. . o Dapat memperbanyak bahan pada dua muka halaman sekaligus. Di bawah ini penulis cantumkan mesin pengganda warkat (stensil) dan mesin photocopy.o Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya. o Dapat memperbanyak bahan sampi jumlah yang tak terbatas dalam waktu yang sangat singkat. sehingga hemat.

Dengan mesin ini.C. Mesin Penghancur Kertas Dalam rangka menjaga kebersihan dan kerapihan kerja. kadangkadang kertas dibuang di tempat sampah atau harus dibakar agar tidak dapat dikenal lagi atau tidak dapat dibaca lagi. Mesin penghancur kertas adalah salah sutu mesin yang digunakan untuk menghancurkan berkas atau kertas dengan cara yang aman. berbagai macam ukuran kertas dapat dihancurkan dengan cepat. Cara tersebut sangat cukup membahayakan. Di bawah ini penulis cantumkan gambar mesin penghancur kertas. .

di sebabkan dalam dunia bisnis ada berita-berita yang harus dikirim dan diterima di tempat tujuan dengan cepat. pada tanggal 20 Agustus 2007 memesan barang dagangan dari Hongkong berupa pakaian jadi. Misalnya dokumen/surat-surat bisnis. Sebelum terciptanya otomatisasi mesin perkantoran untuk komunikasi. Dimana pengiriman tersebut terbagi atas:  Pengiriman biasa dengan durasi waktu ± 10 hari  Pengiriman ekspress dengan durasi waktu ± 5 hari  Pengiriman kilat khusus dengan durasi waktu ± 2 hari  Pengiriman kilat dengan durasi waktu ± 3 hari Sebagai ilustrasi penulis berikan contoh: seorang pembisnis X. Dalam beberapa tahun yang silam.D. Mesin/Alat Komunikasi Terdahulu penulis telah menguraikan betapa mudahnya membuat beragam surat dan dokumen dengan memanfaatkan otomatisasi kantor (word processing). Akan tetapi bagaimana pasan itu bisa segera diterima dengan proses komunikasi seperti di uraikan diatas. yakni dengan melalui jasa pos. Pembisnis tersebut bermaksud agar barang dagangan tersebut harus sudah sampai ke perusahaanya paling lambat tanggal 5 September 2007. Sekarang timbul pula persoalan bagaimana surat-surat dan berbagai dokumen tersebut dapat dikirim dengan cepat. maka berita-berita bisnis dikirim dengan durasi waktu yang relative panjang. karena akan di jual untuk keperluan lebaran. otomatisasi mesin perkantoran telah tercipta yakni diantaranya : .

tetapi telex tidak mengirimkan suara. pagi atau malam hari. baik siang. Telex Telex adalah alat komunikasi yang dapat mengirimkan berita dengan cepat layaknya komunikasi pada telepon. sepanjang mesin telex berada pada posisi hidup (on). . melainkan berbentuk cetakan. Berita melalui telex dapat dikirim meskipun petugas operator telex tidak berada di tempat. Masing-masing perusahaan yang saling berhubungan harus memiliki telex yang dapat menjangkau pengiriman berita ke seluruh pelosok dunia. Berikut penulis cantumkan gambar mesin telex.1.

mengingat kecepatan mengirim dan keaslian naskah yang dikirim. Berikut penulis cantumkan gambar mesin fax. Fax Bagi perusahaan besar yang mempunyai cabang di luar negeri atau di dalam negeri. Sehingga sangan cepat dan tepat. Mengirim naskah secara otomatis tanpa merusak aslinya. dapat dengan mudah dilakukan dengan menggunakan fax.2. Fax mampu mengirim dan menerima naskah kemana saja sesuai kehendak. . naskah yang dikirim dapat berupa tulisan tangan atau bentuk lainya. Dapat menghemat biaya. masalah pengiriman informasi baik berupa tulisan maupun berupa gambar.

 Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.1. 2.2 Hal-hal Yang Harus di Perhatikan Dalam Memilih Mesin Kantor Dalam memilih mesin kantor ada bebrapa hal yang perlu diperhatikan yakni:  Mesin yang akan dipakai harus mesin yang benar-benar diperlukan.1.2.  Mutu mesin haruslah baik. akan diperoleh beberapa keuntungan yakni sebagai berikut :  Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan menggunakan mesinmesin manual (old fashion).  Jenis mesin hendaknya praktis  Mesin tersebut hendaknya dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.  Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan.  Perlu disediakan ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin kantor.  Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.3 Keuntungan Menggunakan Mesin Kantor Pada umumnya bila menggunakan mesin kantor. walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu.  Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.  Mesin dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai/sekretaris. .

 Mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian dapat menambah mutu pekerjaan.  Menghemat waktu.  Sulit mengadakan pemeliharaan dan perbaikan untuk jenis mesin tertentu bila terjadi kerusakan.  Sulit mendapat operator mesin yang cakap.  Pekerjaan akan terlihat lebih rapi. misalnya dengan menggunkan computer.  Menghemat tenaga kerja.  Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit di dapat atau diterapkan.1.  Memerlukan biaya yang tinggi guna pengadaan dan pemeliharaan untuk jenis mesin tertentu. dan perlu biaya untuk melatih mereka.  Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan. sehingga sebagian pegawai dapat di pindahkan untuk melakukan pekerjaan yang lain. . 2.4  Kerugian Menggunakan Mesin Kantor Tingkat penyusutan dari beberapa mesin cukup tinggi.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful