NAMA : RATIH ZAMZAMI Politeknik Unggul LP3M Medan 2007

Sejalan dengan kemajuan teknologi yang modern. Penggunaan mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian pekerjaan kantor modern. Diantaranya yang cukup umum yakni: 1. magnetik atau secara kimiawi. Mekanisasi kantor dengan perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan yang besar kepada kemajuan dan kedudukan manajemen perkantoran. Dewasa ini di kalangan dunia usaha banyak perusahaan yang dalam usahanya semakin mengandalkan mesin kantor yang modern.1 Otomatisasi Peralatan Kantor Mesin perkantoran adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat. Otomatisasi kantor yang dapat dipandang sebagai pokok mekanisasi kantor mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap manajemen perkantoran. mulai dari yang kuno (old fashion) hingga ke yang modern. Mesin tik . elektris. efisien dan produktif. elektronik.BAB II LANDASAN TEORITIS 2. mengganda dan megolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis. Mesin kantor juga merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara efektif. guna memungkinkan didapatkan hasil yang lebih optimal. mengirim. macamnya mesin perkantoran itu banyak sekali dan tampaknya terus bertambah. Fasilitas-falitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi kantor.

pengetikan laporan misalnya yang terdiri dari 30 halaman. Mesin penghancur kertas 6. secepatnya di sebabkan manager melakukan dan beberapa perubahan isi proposal tersebut. Mesin komunikasi Dalam beberapa tahun yang silam. Mesin photocopy 5. Komputer dan Mesin Tik Seorang sekretaris telah menyelesaikan tugas dengan mesin tik manual. yakni dari mesin ketik . Laporan tersebut harus diketik ulang secara keseluruhan dengan pengetikan lain tidak dapat diperbaharui hanya pada bagian yang salah saja. Mesin pengganda warkat (stensil) 4. telah muncul perubahan-perubahan dramatis dalam tipe peralatan kantor. Mesin-mesin tersebut sangat efektif. efisien dan sangat membantu bagi seseorang yang berhasrat atau berkeinginan untuk meniti karir sebagai sekretaris atau administratif professional.1 Perbedaan Penggunaan Mesin Manual Dengan Mesin Kantor Yang di Modernisasi A. sudah tentu hasilnya tidak dapat di selesaikan secepatnya. Secara mendadak atasan atau manager memerintahkan sekretaris untuk mengetik ulang proposal tersebut.2. Akan tetapi dengan terjadinya modivikasi mesin ketik. Karena sekretaris mengerjakan laporan tersebut dengan mesin ketik manual (old fashion). 2. Komputer 3.1.

sekretaris hanya mengetik sekali saja dan meralat serta mengoreksinya juga sekali. dan terutama sekali spesifikasinya. dan anggaplah bahwa puncak penjualannya sama dan perbedaannya hanya pada nama dan alamat perusahaan dan spesifikasi untuk kontrak. Dengan mesin ketik manual.manual kuno (old fashion) ke word processing / komputer. 1. nama dan alamat perusahaan. Bagaimana pemerosesan kata membuat setiap dokumen “orisinil” Anggaplah sekretaris mengirim satu proposal untuk beberapa perusahaan yang berbeda. Maka seorang sekretaris dapat menyelesaikan tugas secara lebih professional dalam waktu singkat (efisien. sekretaris harus mengetik proposal itu berulang kali. Sedangakan dengan pemerosesan kata (komputer). misalkan tanggalnya. efektif dan produktiv). Berikit ini adalah gambar mesin tik kuno (old fashion) dan komputer. Kemudian sekretaris bisa . Sederhananya seorang sekretaris menyediakan tempat yang kosong dimana sekretaris akan mengisinya.

Program ini akan memberi sekretaris untuk mengisi informasi yang tepat setiap saat sekretaris membuat proposal formulir. Misalnya kontrak yang panjang dan berspasi satu digunakan memperoleh pengecekan yang seksama berjam-jam untuk mengetik dan mengoreksinya. 2. Menggunakan system cari dan ganti.menyimpannya sebagai proposal “formulir”. Penghematan waktu dan manfaat yang menjamin ketepatan berlimpahlimpah. Menggunakan system pemerosesan kata berarti. nama dari keseluruhan surat. dokumen atau halaman yang panjang dengan menggunakan kode yang tepat dan mengidentifikasikannya . Bahkan surat satu halaman yang singkat bisa mengambil saatsaat yang baik dari hari – hari sekretaris jika sekretaris harus mengirimkan surat yang sama pada beberapa orang. Karena banyak hal yang di kerjakan dalam bisnis pada dasarnya hanya memperbaharui hal-hal yang sudah dibuat sebelumnya. dan mengambilnya setiap saat sekretaris ingin megirim versi proposal tersebut. Hal-hal yang dimiliki seorang sekretaris dengan system pemrosesan kata adalah manfaat dari penghapusan pengetikan ulang. dan mencetak versi final yang tidak bisa dibedakan dari versi yang telah diketik oleh sekretaris dengan susah payah dari awal hingga akhir. hanya menekan rekaman atau perintah cetak dan memiliki produk hasil yang baru dalam beberapa menit. bahwa sekretaris bisa menyambungkan informasi baru itu. Fungsi cari dan ganti memberi kesempatan pada sekretaris untuk merubah kata.

Program yang lain membuat sekretaris merancang perubahan total dengan perintah sekali. Menggunakan program “periksa ejaannya” Seorang sekretaris sering frustasi dalam menyelesaikan korespondensi hanya untuk menemukan kata-kata yang salah ketik. nama. Program tertentu akan “menganjurkan” sekretaris. karena hanya mengidentifikasikan kata-kata yang mana kamus komputer tidak di programkan untuk menerimanya.sekali saja. manager menyuruh siapa saja yang membawa kesalah itu untuk diperhatikan sekretaris. sekretaris akan di minta untuk menekan “ya” atau “tidak” sebelum computer itu melakukan perubahan. Jika ada perubahan dalam produk. nama-nama karyawan atau nama-nama produk yang sering digunakan tidak salah eja. tersebut menggantikannya dengan kata-kata baru yang diinginkan sekretaris. dan mengidentifikasikan kata. yang menghendaki pengetikan ulang. Kemudian program itu dengan otomatis dapat “membaca” lewat dokumen sekretaris seluruhnya. Program ini juga membuat sekretaris menambahkan kata-kata ke dalam “kamus” seperlunya. Atau jeleknya lagi. program itu akan memeriksa kesalahan ejaan dan memberitahukan pada sekretaris sebelum sekretaris mencetak (print) dokumen atau surat itu. . 3. sekretaris bisa menghilangkan nama itu sekali pun muncul pada setiap halaman dokumen. Hal ini khususnya bermanfaat untuk memastikan bahwa nama-nama perusahaan. Menggunakan program pemrosesan kata dengan kemampuan “periksa ejaannya” yang berarti atas perintah. Sistem ini bukan alat pembuktian kebodohan. sehingga sekali kata itu muncul.

Namun komputer tidak akan membaca atau “berfikir” seperti yang di inginkan sekretaris. Misalkan jika seorang sekretaris mamasukkan kata “two” bila yang di maksudkan sekretaris “too” atau “from” yang seharusnya “form”. Hasil photocopy yang diinginkan dapat diatur jika ingin hasilnya seperti: o Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya. maka seorang sekretaris akan memindahkan (mengetik) naskah asli itu terlebih dahulu diatas “master sheet” yang kemudian di pasang pada mesin pengganda dan digandakan sesuai dengan keinginan. Untuk dapat menggandakan naskah asli tersebut. o Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya. Suatu bahan dengan mudah dapat digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relative singkat. Disini pertimbangan sekretaris harus ada. Sedangkan mesin photocopy adalah alat pengganda secara praktis (modern). Dengan begitu masalah ini tidak akan terjadi lagi. karena setiap saat jika diperlukan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. . sesuai dengan kebutuhan. tanpa merusak bahan aslinya. B. Mesin Pengganda Warkat (Stensil) dan Mesin Photocopy Mesin pengganda adalah mesin yang dapat memberbanyak hasil naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar. cara yang demikian akan memakan waktu yang cukup lama. program itu tidak akan mampu melacak kesalahan itu sebagai kesalahan.

o Lebih besar/kecil tulisannya dibadingkan dengan bahan aslinya. o Dapat memperbanyak bahan pada dua muka halaman sekaligus. . Di bawah ini penulis cantumkan mesin pengganda warkat (stensil) dan mesin photocopy. sehingga hemat. o Dapat memperbanyak bahan sampi jumlah yang tak terbatas dalam waktu yang sangat singkat.o Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya.

kadangkadang kertas dibuang di tempat sampah atau harus dibakar agar tidak dapat dikenal lagi atau tidak dapat dibaca lagi.C. berbagai macam ukuran kertas dapat dihancurkan dengan cepat. Dengan mesin ini. Mesin penghancur kertas adalah salah sutu mesin yang digunakan untuk menghancurkan berkas atau kertas dengan cara yang aman. Di bawah ini penulis cantumkan gambar mesin penghancur kertas. Cara tersebut sangat cukup membahayakan. . Mesin Penghancur Kertas Dalam rangka menjaga kebersihan dan kerapihan kerja.

di sebabkan dalam dunia bisnis ada berita-berita yang harus dikirim dan diterima di tempat tujuan dengan cepat. maka berita-berita bisnis dikirim dengan durasi waktu yang relative panjang. yakni dengan melalui jasa pos. Akan tetapi bagaimana pasan itu bisa segera diterima dengan proses komunikasi seperti di uraikan diatas. pada tanggal 20 Agustus 2007 memesan barang dagangan dari Hongkong berupa pakaian jadi.D. Sekarang timbul pula persoalan bagaimana surat-surat dan berbagai dokumen tersebut dapat dikirim dengan cepat. otomatisasi mesin perkantoran telah tercipta yakni diantaranya : . Mesin/Alat Komunikasi Terdahulu penulis telah menguraikan betapa mudahnya membuat beragam surat dan dokumen dengan memanfaatkan otomatisasi kantor (word processing). Misalnya dokumen/surat-surat bisnis. Dimana pengiriman tersebut terbagi atas:  Pengiriman biasa dengan durasi waktu ± 10 hari  Pengiriman ekspress dengan durasi waktu ± 5 hari  Pengiriman kilat khusus dengan durasi waktu ± 2 hari  Pengiriman kilat dengan durasi waktu ± 3 hari Sebagai ilustrasi penulis berikan contoh: seorang pembisnis X. Pembisnis tersebut bermaksud agar barang dagangan tersebut harus sudah sampai ke perusahaanya paling lambat tanggal 5 September 2007. karena akan di jual untuk keperluan lebaran. Dalam beberapa tahun yang silam. Sebelum terciptanya otomatisasi mesin perkantoran untuk komunikasi.

1. Berikut penulis cantumkan gambar mesin telex. Masing-masing perusahaan yang saling berhubungan harus memiliki telex yang dapat menjangkau pengiriman berita ke seluruh pelosok dunia. pagi atau malam hari. melainkan berbentuk cetakan. Telex Telex adalah alat komunikasi yang dapat mengirimkan berita dengan cepat layaknya komunikasi pada telepon. Berita melalui telex dapat dikirim meskipun petugas operator telex tidak berada di tempat. . tetapi telex tidak mengirimkan suara. sepanjang mesin telex berada pada posisi hidup (on). baik siang.

Mengirim naskah secara otomatis tanpa merusak aslinya. Fax mampu mengirim dan menerima naskah kemana saja sesuai kehendak.2. Sehingga sangan cepat dan tepat. . naskah yang dikirim dapat berupa tulisan tangan atau bentuk lainya. masalah pengiriman informasi baik berupa tulisan maupun berupa gambar. dapat dengan mudah dilakukan dengan menggunakan fax. mengingat kecepatan mengirim dan keaslian naskah yang dikirim. Berikut penulis cantumkan gambar mesin fax. Fax Bagi perusahaan besar yang mempunyai cabang di luar negeri atau di dalam negeri. Dapat menghemat biaya.

2.  Perlu disediakan ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin kantor.2. walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu. akan diperoleh beberapa keuntungan yakni sebagai berikut :  Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan menggunakan mesinmesin manual (old fashion).1.  Mesin dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai/sekretaris.  Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.3 Keuntungan Menggunakan Mesin Kantor Pada umumnya bila menggunakan mesin kantor.2 Hal-hal Yang Harus di Perhatikan Dalam Memilih Mesin Kantor Dalam memilih mesin kantor ada bebrapa hal yang perlu diperhatikan yakni:  Mesin yang akan dipakai harus mesin yang benar-benar diperlukan.1. .  Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.  Mutu mesin haruslah baik.  Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan.  Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.  Jenis mesin hendaknya praktis  Mesin tersebut hendaknya dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.

dan perlu biaya untuk melatih mereka.1.  Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit di dapat atau diterapkan.  Memerlukan biaya yang tinggi guna pengadaan dan pemeliharaan untuk jenis mesin tertentu.  Menghemat tenaga kerja.  Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan.4  Kerugian Menggunakan Mesin Kantor Tingkat penyusutan dari beberapa mesin cukup tinggi.  Menghemat waktu.  Sulit mendapat operator mesin yang cakap.  Sulit mengadakan pemeliharaan dan perbaikan untuk jenis mesin tertentu bila terjadi kerusakan. misalnya dengan menggunkan computer. Mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian dapat menambah mutu pekerjaan.  Pekerjaan akan terlihat lebih rapi. 2. . sehingga sebagian pegawai dapat di pindahkan untuk melakukan pekerjaan yang lain.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful