P. 1
BAB II TA

BAB II TA

|Views: 227|Likes:
Published by Nurul Azmi

More info:

Published by: Nurul Azmi on Dec 07, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/06/2013

pdf

text

original

NAMA : RATIH ZAMZAMI Politeknik Unggul LP3M Medan 2007

elektronik. Mesin tik . Penggunaan mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian pekerjaan kantor modern.BAB II LANDASAN TEORITIS 2. efisien dan produktif. Otomatisasi kantor yang dapat dipandang sebagai pokok mekanisasi kantor mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap manajemen perkantoran. mengganda dan megolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis. elektris. magnetik atau secara kimiawi. Mesin kantor juga merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara efektif.1 Otomatisasi Peralatan Kantor Mesin perkantoran adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat. macamnya mesin perkantoran itu banyak sekali dan tampaknya terus bertambah. Dewasa ini di kalangan dunia usaha banyak perusahaan yang dalam usahanya semakin mengandalkan mesin kantor yang modern. mulai dari yang kuno (old fashion) hingga ke yang modern. mengirim. Fasilitas-falitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi kantor. Diantaranya yang cukup umum yakni: 1. Sejalan dengan kemajuan teknologi yang modern. guna memungkinkan didapatkan hasil yang lebih optimal. Mekanisasi kantor dengan perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan yang besar kepada kemajuan dan kedudukan manajemen perkantoran.

2. Akan tetapi dengan terjadinya modivikasi mesin ketik. Laporan tersebut harus diketik ulang secara keseluruhan dengan pengetikan lain tidak dapat diperbaharui hanya pada bagian yang salah saja. Mesin penghancur kertas 6. Mesin-mesin tersebut sangat efektif. telah muncul perubahan-perubahan dramatis dalam tipe peralatan kantor. pengetikan laporan misalnya yang terdiri dari 30 halaman. yakni dari mesin ketik . secepatnya di sebabkan manager melakukan dan beberapa perubahan isi proposal tersebut. Secara mendadak atasan atau manager memerintahkan sekretaris untuk mengetik ulang proposal tersebut. Mesin photocopy 5. Komputer 3. Karena sekretaris mengerjakan laporan tersebut dengan mesin ketik manual (old fashion).1. Komputer dan Mesin Tik Seorang sekretaris telah menyelesaikan tugas dengan mesin tik manual. sudah tentu hasilnya tidak dapat di selesaikan secepatnya. Mesin komunikasi Dalam beberapa tahun yang silam. Mesin pengganda warkat (stensil) 4. 2.1 Perbedaan Penggunaan Mesin Manual Dengan Mesin Kantor Yang di Modernisasi A. efisien dan sangat membantu bagi seseorang yang berhasrat atau berkeinginan untuk meniti karir sebagai sekretaris atau administratif professional.

Berikit ini adalah gambar mesin tik kuno (old fashion) dan komputer. efektif dan produktiv). Kemudian sekretaris bisa . 1. dan anggaplah bahwa puncak penjualannya sama dan perbedaannya hanya pada nama dan alamat perusahaan dan spesifikasi untuk kontrak. Sederhananya seorang sekretaris menyediakan tempat yang kosong dimana sekretaris akan mengisinya. Bagaimana pemerosesan kata membuat setiap dokumen “orisinil” Anggaplah sekretaris mengirim satu proposal untuk beberapa perusahaan yang berbeda. dan terutama sekali spesifikasinya. Sedangakan dengan pemerosesan kata (komputer). Maka seorang sekretaris dapat menyelesaikan tugas secara lebih professional dalam waktu singkat (efisien. nama dan alamat perusahaan. misalkan tanggalnya. Dengan mesin ketik manual.manual kuno (old fashion) ke word processing / komputer. sekretaris hanya mengetik sekali saja dan meralat serta mengoreksinya juga sekali. sekretaris harus mengetik proposal itu berulang kali.

Misalnya kontrak yang panjang dan berspasi satu digunakan memperoleh pengecekan yang seksama berjam-jam untuk mengetik dan mengoreksinya. hanya menekan rekaman atau perintah cetak dan memiliki produk hasil yang baru dalam beberapa menit. Hal-hal yang dimiliki seorang sekretaris dengan system pemrosesan kata adalah manfaat dari penghapusan pengetikan ulang. Program ini akan memberi sekretaris untuk mengisi informasi yang tepat setiap saat sekretaris membuat proposal formulir. Menggunakan system pemerosesan kata berarti. dan mengambilnya setiap saat sekretaris ingin megirim versi proposal tersebut. bahwa sekretaris bisa menyambungkan informasi baru itu. 2. nama dari keseluruhan surat. Menggunakan system cari dan ganti. Karena banyak hal yang di kerjakan dalam bisnis pada dasarnya hanya memperbaharui hal-hal yang sudah dibuat sebelumnya. Bahkan surat satu halaman yang singkat bisa mengambil saatsaat yang baik dari hari – hari sekretaris jika sekretaris harus mengirimkan surat yang sama pada beberapa orang.menyimpannya sebagai proposal “formulir”. Penghematan waktu dan manfaat yang menjamin ketepatan berlimpahlimpah. dokumen atau halaman yang panjang dengan menggunakan kode yang tepat dan mengidentifikasikannya . Fungsi cari dan ganti memberi kesempatan pada sekretaris untuk merubah kata. dan mencetak versi final yang tidak bisa dibedakan dari versi yang telah diketik oleh sekretaris dengan susah payah dari awal hingga akhir.

nama-nama karyawan atau nama-nama produk yang sering digunakan tidak salah eja. dan mengidentifikasikan kata.sekali saja. Kemudian program itu dengan otomatis dapat “membaca” lewat dokumen sekretaris seluruhnya. program itu akan memeriksa kesalahan ejaan dan memberitahukan pada sekretaris sebelum sekretaris mencetak (print) dokumen atau surat itu. Program tertentu akan “menganjurkan” sekretaris. sekretaris akan di minta untuk menekan “ya” atau “tidak” sebelum computer itu melakukan perubahan. nama. manager menyuruh siapa saja yang membawa kesalah itu untuk diperhatikan sekretaris. Jika ada perubahan dalam produk. Menggunakan program pemrosesan kata dengan kemampuan “periksa ejaannya” yang berarti atas perintah. Atau jeleknya lagi. Program ini juga membuat sekretaris menambahkan kata-kata ke dalam “kamus” seperlunya. sehingga sekali kata itu muncul. Sistem ini bukan alat pembuktian kebodohan. . tersebut menggantikannya dengan kata-kata baru yang diinginkan sekretaris. yang menghendaki pengetikan ulang. sekretaris bisa menghilangkan nama itu sekali pun muncul pada setiap halaman dokumen. Program yang lain membuat sekretaris merancang perubahan total dengan perintah sekali. karena hanya mengidentifikasikan kata-kata yang mana kamus komputer tidak di programkan untuk menerimanya. 3. Hal ini khususnya bermanfaat untuk memastikan bahwa nama-nama perusahaan. Menggunakan program “periksa ejaannya” Seorang sekretaris sering frustasi dalam menyelesaikan korespondensi hanya untuk menemukan kata-kata yang salah ketik.

Namun komputer tidak akan membaca atau “berfikir” seperti yang di inginkan sekretaris. tanpa merusak bahan aslinya. Suatu bahan dengan mudah dapat digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relative singkat. Hasil photocopy yang diinginkan dapat diatur jika ingin hasilnya seperti: o Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya. program itu tidak akan mampu melacak kesalahan itu sebagai kesalahan. sesuai dengan kebutuhan. cara yang demikian akan memakan waktu yang cukup lama. maka seorang sekretaris akan memindahkan (mengetik) naskah asli itu terlebih dahulu diatas “master sheet” yang kemudian di pasang pada mesin pengganda dan digandakan sesuai dengan keinginan. . Misalkan jika seorang sekretaris mamasukkan kata “two” bila yang di maksudkan sekretaris “too” atau “from” yang seharusnya “form”. Mesin Pengganda Warkat (Stensil) dan Mesin Photocopy Mesin pengganda adalah mesin yang dapat memberbanyak hasil naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar. B. Untuk dapat menggandakan naskah asli tersebut. Sedangkan mesin photocopy adalah alat pengganda secara praktis (modern). Dengan begitu masalah ini tidak akan terjadi lagi. karena setiap saat jika diperlukan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. o Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya. Disini pertimbangan sekretaris harus ada.

o Lebih besar/kecil tulisannya dibadingkan dengan bahan aslinya. o Dapat memperbanyak bahan pada dua muka halaman sekaligus. . o Dapat memperbanyak bahan sampi jumlah yang tak terbatas dalam waktu yang sangat singkat. sehingga hemat. Di bawah ini penulis cantumkan mesin pengganda warkat (stensil) dan mesin photocopy.o Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya.

. Di bawah ini penulis cantumkan gambar mesin penghancur kertas. Cara tersebut sangat cukup membahayakan. Dengan mesin ini. berbagai macam ukuran kertas dapat dihancurkan dengan cepat. Mesin penghancur kertas adalah salah sutu mesin yang digunakan untuk menghancurkan berkas atau kertas dengan cara yang aman. Mesin Penghancur Kertas Dalam rangka menjaga kebersihan dan kerapihan kerja. kadangkadang kertas dibuang di tempat sampah atau harus dibakar agar tidak dapat dikenal lagi atau tidak dapat dibaca lagi.C.

di sebabkan dalam dunia bisnis ada berita-berita yang harus dikirim dan diterima di tempat tujuan dengan cepat. Mesin/Alat Komunikasi Terdahulu penulis telah menguraikan betapa mudahnya membuat beragam surat dan dokumen dengan memanfaatkan otomatisasi kantor (word processing). pada tanggal 20 Agustus 2007 memesan barang dagangan dari Hongkong berupa pakaian jadi. Misalnya dokumen/surat-surat bisnis. Dalam beberapa tahun yang silam. maka berita-berita bisnis dikirim dengan durasi waktu yang relative panjang. Sekarang timbul pula persoalan bagaimana surat-surat dan berbagai dokumen tersebut dapat dikirim dengan cepat. otomatisasi mesin perkantoran telah tercipta yakni diantaranya : . Dimana pengiriman tersebut terbagi atas:  Pengiriman biasa dengan durasi waktu ± 10 hari  Pengiriman ekspress dengan durasi waktu ± 5 hari  Pengiriman kilat khusus dengan durasi waktu ± 2 hari  Pengiriman kilat dengan durasi waktu ± 3 hari Sebagai ilustrasi penulis berikan contoh: seorang pembisnis X. Akan tetapi bagaimana pasan itu bisa segera diterima dengan proses komunikasi seperti di uraikan diatas.D. Pembisnis tersebut bermaksud agar barang dagangan tersebut harus sudah sampai ke perusahaanya paling lambat tanggal 5 September 2007. Sebelum terciptanya otomatisasi mesin perkantoran untuk komunikasi. yakni dengan melalui jasa pos. karena akan di jual untuk keperluan lebaran.

Berikut penulis cantumkan gambar mesin telex. Telex Telex adalah alat komunikasi yang dapat mengirimkan berita dengan cepat layaknya komunikasi pada telepon. Masing-masing perusahaan yang saling berhubungan harus memiliki telex yang dapat menjangkau pengiriman berita ke seluruh pelosok dunia. baik siang. tetapi telex tidak mengirimkan suara. sepanjang mesin telex berada pada posisi hidup (on). melainkan berbentuk cetakan. pagi atau malam hari. Berita melalui telex dapat dikirim meskipun petugas operator telex tidak berada di tempat.1. .

masalah pengiriman informasi baik berupa tulisan maupun berupa gambar. Mengirim naskah secara otomatis tanpa merusak aslinya. mengingat kecepatan mengirim dan keaslian naskah yang dikirim. . Dapat menghemat biaya. Sehingga sangan cepat dan tepat. Fax mampu mengirim dan menerima naskah kemana saja sesuai kehendak. naskah yang dikirim dapat berupa tulisan tangan atau bentuk lainya.2. Fax Bagi perusahaan besar yang mempunyai cabang di luar negeri atau di dalam negeri. Berikut penulis cantumkan gambar mesin fax. dapat dengan mudah dilakukan dengan menggunakan fax.

 Jenis mesin hendaknya praktis  Mesin tersebut hendaknya dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan. akan diperoleh beberapa keuntungan yakni sebagai berikut :  Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan menggunakan mesinmesin manual (old fashion).3 Keuntungan Menggunakan Mesin Kantor Pada umumnya bila menggunakan mesin kantor.  Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.  Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan.  Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah. walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu.  Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.2.  Mesin dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai/sekretaris.1.  Perlu disediakan ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin kantor. 2.  Mutu mesin haruslah baik.1.2 Hal-hal Yang Harus di Perhatikan Dalam Memilih Mesin Kantor Dalam memilih mesin kantor ada bebrapa hal yang perlu diperhatikan yakni:  Mesin yang akan dipakai harus mesin yang benar-benar diperlukan. .

dan perlu biaya untuk melatih mereka. misalnya dengan menggunkan computer.  Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan.  Sulit mendapat operator mesin yang cakap.1. 2.  Sulit mengadakan pemeliharaan dan perbaikan untuk jenis mesin tertentu bila terjadi kerusakan.  Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit di dapat atau diterapkan.4  Kerugian Menggunakan Mesin Kantor Tingkat penyusutan dari beberapa mesin cukup tinggi. sehingga sebagian pegawai dapat di pindahkan untuk melakukan pekerjaan yang lain.  Memerlukan biaya yang tinggi guna pengadaan dan pemeliharaan untuk jenis mesin tertentu.  Pekerjaan akan terlihat lebih rapi. Mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian dapat menambah mutu pekerjaan.  Menghemat tenaga kerja.  Menghemat waktu. .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->