NAMA : RATIH ZAMZAMI Politeknik Unggul LP3M Medan 2007

Mesin tik . Mekanisasi kantor dengan perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan yang besar kepada kemajuan dan kedudukan manajemen perkantoran. Mesin kantor juga merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara efektif. efisien dan produktif. guna memungkinkan didapatkan hasil yang lebih optimal. mengganda dan megolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis. macamnya mesin perkantoran itu banyak sekali dan tampaknya terus bertambah. Diantaranya yang cukup umum yakni: 1. elektris. Fasilitas-falitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi kantor.BAB II LANDASAN TEORITIS 2. Otomatisasi kantor yang dapat dipandang sebagai pokok mekanisasi kantor mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap manajemen perkantoran. elektronik.1 Otomatisasi Peralatan Kantor Mesin perkantoran adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat. Sejalan dengan kemajuan teknologi yang modern. mulai dari yang kuno (old fashion) hingga ke yang modern. Dewasa ini di kalangan dunia usaha banyak perusahaan yang dalam usahanya semakin mengandalkan mesin kantor yang modern. magnetik atau secara kimiawi. Penggunaan mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian pekerjaan kantor modern. mengirim.

telah muncul perubahan-perubahan dramatis dalam tipe peralatan kantor. 2. yakni dari mesin ketik . efisien dan sangat membantu bagi seseorang yang berhasrat atau berkeinginan untuk meniti karir sebagai sekretaris atau administratif professional. Mesin komunikasi Dalam beberapa tahun yang silam. sudah tentu hasilnya tidak dapat di selesaikan secepatnya. pengetikan laporan misalnya yang terdiri dari 30 halaman. Mesin photocopy 5. secepatnya di sebabkan manager melakukan dan beberapa perubahan isi proposal tersebut. Mesin penghancur kertas 6. Karena sekretaris mengerjakan laporan tersebut dengan mesin ketik manual (old fashion). Komputer dan Mesin Tik Seorang sekretaris telah menyelesaikan tugas dengan mesin tik manual. Mesin pengganda warkat (stensil) 4. Secara mendadak atasan atau manager memerintahkan sekretaris untuk mengetik ulang proposal tersebut. Mesin-mesin tersebut sangat efektif. Laporan tersebut harus diketik ulang secara keseluruhan dengan pengetikan lain tidak dapat diperbaharui hanya pada bagian yang salah saja.2. Akan tetapi dengan terjadinya modivikasi mesin ketik.1 Perbedaan Penggunaan Mesin Manual Dengan Mesin Kantor Yang di Modernisasi A.1. Komputer 3.

dan anggaplah bahwa puncak penjualannya sama dan perbedaannya hanya pada nama dan alamat perusahaan dan spesifikasi untuk kontrak.manual kuno (old fashion) ke word processing / komputer. Bagaimana pemerosesan kata membuat setiap dokumen “orisinil” Anggaplah sekretaris mengirim satu proposal untuk beberapa perusahaan yang berbeda. sekretaris hanya mengetik sekali saja dan meralat serta mengoreksinya juga sekali. efektif dan produktiv). Sedangakan dengan pemerosesan kata (komputer). Berikit ini adalah gambar mesin tik kuno (old fashion) dan komputer. Kemudian sekretaris bisa . misalkan tanggalnya. Dengan mesin ketik manual. nama dan alamat perusahaan. Sederhananya seorang sekretaris menyediakan tempat yang kosong dimana sekretaris akan mengisinya. 1. Maka seorang sekretaris dapat menyelesaikan tugas secara lebih professional dalam waktu singkat (efisien. sekretaris harus mengetik proposal itu berulang kali. dan terutama sekali spesifikasinya.

Karena banyak hal yang di kerjakan dalam bisnis pada dasarnya hanya memperbaharui hal-hal yang sudah dibuat sebelumnya. Menggunakan system cari dan ganti. Fungsi cari dan ganti memberi kesempatan pada sekretaris untuk merubah kata. nama dari keseluruhan surat. Misalnya kontrak yang panjang dan berspasi satu digunakan memperoleh pengecekan yang seksama berjam-jam untuk mengetik dan mengoreksinya. dokumen atau halaman yang panjang dengan menggunakan kode yang tepat dan mengidentifikasikannya . Hal-hal yang dimiliki seorang sekretaris dengan system pemrosesan kata adalah manfaat dari penghapusan pengetikan ulang. dan mengambilnya setiap saat sekretaris ingin megirim versi proposal tersebut. Menggunakan system pemerosesan kata berarti. bahwa sekretaris bisa menyambungkan informasi baru itu.menyimpannya sebagai proposal “formulir”. dan mencetak versi final yang tidak bisa dibedakan dari versi yang telah diketik oleh sekretaris dengan susah payah dari awal hingga akhir. Bahkan surat satu halaman yang singkat bisa mengambil saatsaat yang baik dari hari – hari sekretaris jika sekretaris harus mengirimkan surat yang sama pada beberapa orang. 2. hanya menekan rekaman atau perintah cetak dan memiliki produk hasil yang baru dalam beberapa menit. Program ini akan memberi sekretaris untuk mengisi informasi yang tepat setiap saat sekretaris membuat proposal formulir. Penghematan waktu dan manfaat yang menjamin ketepatan berlimpahlimpah.

Program tertentu akan “menganjurkan” sekretaris. Atau jeleknya lagi. karena hanya mengidentifikasikan kata-kata yang mana kamus komputer tidak di programkan untuk menerimanya. manager menyuruh siapa saja yang membawa kesalah itu untuk diperhatikan sekretaris. . Menggunakan program “periksa ejaannya” Seorang sekretaris sering frustasi dalam menyelesaikan korespondensi hanya untuk menemukan kata-kata yang salah ketik. sekretaris akan di minta untuk menekan “ya” atau “tidak” sebelum computer itu melakukan perubahan. nama. dan mengidentifikasikan kata. tersebut menggantikannya dengan kata-kata baru yang diinginkan sekretaris. 3. Hal ini khususnya bermanfaat untuk memastikan bahwa nama-nama perusahaan.sekali saja. program itu akan memeriksa kesalahan ejaan dan memberitahukan pada sekretaris sebelum sekretaris mencetak (print) dokumen atau surat itu. nama-nama karyawan atau nama-nama produk yang sering digunakan tidak salah eja. Menggunakan program pemrosesan kata dengan kemampuan “periksa ejaannya” yang berarti atas perintah. yang menghendaki pengetikan ulang. Program ini juga membuat sekretaris menambahkan kata-kata ke dalam “kamus” seperlunya. Sistem ini bukan alat pembuktian kebodohan. Jika ada perubahan dalam produk. Kemudian program itu dengan otomatis dapat “membaca” lewat dokumen sekretaris seluruhnya. sehingga sekali kata itu muncul. Program yang lain membuat sekretaris merancang perubahan total dengan perintah sekali. sekretaris bisa menghilangkan nama itu sekali pun muncul pada setiap halaman dokumen.

karena setiap saat jika diperlukan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. B. Sedangkan mesin photocopy adalah alat pengganda secara praktis (modern). Mesin Pengganda Warkat (Stensil) dan Mesin Photocopy Mesin pengganda adalah mesin yang dapat memberbanyak hasil naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar. Dengan begitu masalah ini tidak akan terjadi lagi. maka seorang sekretaris akan memindahkan (mengetik) naskah asli itu terlebih dahulu diatas “master sheet” yang kemudian di pasang pada mesin pengganda dan digandakan sesuai dengan keinginan.Namun komputer tidak akan membaca atau “berfikir” seperti yang di inginkan sekretaris. tanpa merusak bahan aslinya. Suatu bahan dengan mudah dapat digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relative singkat. program itu tidak akan mampu melacak kesalahan itu sebagai kesalahan. Misalkan jika seorang sekretaris mamasukkan kata “two” bila yang di maksudkan sekretaris “too” atau “from” yang seharusnya “form”. . Disini pertimbangan sekretaris harus ada. Untuk dapat menggandakan naskah asli tersebut. sesuai dengan kebutuhan. cara yang demikian akan memakan waktu yang cukup lama. o Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya. Hasil photocopy yang diinginkan dapat diatur jika ingin hasilnya seperti: o Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya.

o Dapat memperbanyak bahan sampi jumlah yang tak terbatas dalam waktu yang sangat singkat. sehingga hemat. .o Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya. o Lebih besar/kecil tulisannya dibadingkan dengan bahan aslinya. o Dapat memperbanyak bahan pada dua muka halaman sekaligus. Di bawah ini penulis cantumkan mesin pengganda warkat (stensil) dan mesin photocopy.

Mesin penghancur kertas adalah salah sutu mesin yang digunakan untuk menghancurkan berkas atau kertas dengan cara yang aman. berbagai macam ukuran kertas dapat dihancurkan dengan cepat. Cara tersebut sangat cukup membahayakan. Dengan mesin ini. Di bawah ini penulis cantumkan gambar mesin penghancur kertas.C. . Mesin Penghancur Kertas Dalam rangka menjaga kebersihan dan kerapihan kerja. kadangkadang kertas dibuang di tempat sampah atau harus dibakar agar tidak dapat dikenal lagi atau tidak dapat dibaca lagi.

otomatisasi mesin perkantoran telah tercipta yakni diantaranya : . Dimana pengiriman tersebut terbagi atas:  Pengiriman biasa dengan durasi waktu ± 10 hari  Pengiriman ekspress dengan durasi waktu ± 5 hari  Pengiriman kilat khusus dengan durasi waktu ± 2 hari  Pengiriman kilat dengan durasi waktu ± 3 hari Sebagai ilustrasi penulis berikan contoh: seorang pembisnis X.D. Sekarang timbul pula persoalan bagaimana surat-surat dan berbagai dokumen tersebut dapat dikirim dengan cepat. Misalnya dokumen/surat-surat bisnis. Akan tetapi bagaimana pasan itu bisa segera diterima dengan proses komunikasi seperti di uraikan diatas. pada tanggal 20 Agustus 2007 memesan barang dagangan dari Hongkong berupa pakaian jadi. maka berita-berita bisnis dikirim dengan durasi waktu yang relative panjang. karena akan di jual untuk keperluan lebaran. Pembisnis tersebut bermaksud agar barang dagangan tersebut harus sudah sampai ke perusahaanya paling lambat tanggal 5 September 2007. Sebelum terciptanya otomatisasi mesin perkantoran untuk komunikasi. di sebabkan dalam dunia bisnis ada berita-berita yang harus dikirim dan diterima di tempat tujuan dengan cepat. yakni dengan melalui jasa pos. Dalam beberapa tahun yang silam. Mesin/Alat Komunikasi Terdahulu penulis telah menguraikan betapa mudahnya membuat beragam surat dan dokumen dengan memanfaatkan otomatisasi kantor (word processing).

.1. tetapi telex tidak mengirimkan suara. Berita melalui telex dapat dikirim meskipun petugas operator telex tidak berada di tempat. baik siang. Telex Telex adalah alat komunikasi yang dapat mengirimkan berita dengan cepat layaknya komunikasi pada telepon. Masing-masing perusahaan yang saling berhubungan harus memiliki telex yang dapat menjangkau pengiriman berita ke seluruh pelosok dunia. melainkan berbentuk cetakan. Berikut penulis cantumkan gambar mesin telex. sepanjang mesin telex berada pada posisi hidup (on). pagi atau malam hari.

Fax mampu mengirim dan menerima naskah kemana saja sesuai kehendak. Sehingga sangan cepat dan tepat. Fax Bagi perusahaan besar yang mempunyai cabang di luar negeri atau di dalam negeri.2. . Berikut penulis cantumkan gambar mesin fax. Mengirim naskah secara otomatis tanpa merusak aslinya. dapat dengan mudah dilakukan dengan menggunakan fax. masalah pengiriman informasi baik berupa tulisan maupun berupa gambar. naskah yang dikirim dapat berupa tulisan tangan atau bentuk lainya. Dapat menghemat biaya. mengingat kecepatan mengirim dan keaslian naskah yang dikirim.

2. walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu.  Jenis mesin hendaknya praktis  Mesin tersebut hendaknya dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.  Mesin dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai/sekretaris.  Mutu mesin haruslah baik.  Perlu disediakan ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin kantor.  Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan.  Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.1.  Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah. akan diperoleh beberapa keuntungan yakni sebagai berikut :  Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan menggunakan mesinmesin manual (old fashion).  Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.1.3 Keuntungan Menggunakan Mesin Kantor Pada umumnya bila menggunakan mesin kantor. 2. .2 Hal-hal Yang Harus di Perhatikan Dalam Memilih Mesin Kantor Dalam memilih mesin kantor ada bebrapa hal yang perlu diperhatikan yakni:  Mesin yang akan dipakai harus mesin yang benar-benar diperlukan.

.  Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan. 2.  Menghemat waktu. Mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian dapat menambah mutu pekerjaan.  Menghemat tenaga kerja.4  Kerugian Menggunakan Mesin Kantor Tingkat penyusutan dari beberapa mesin cukup tinggi.  Pekerjaan akan terlihat lebih rapi.  Sulit mengadakan pemeliharaan dan perbaikan untuk jenis mesin tertentu bila terjadi kerusakan. sehingga sebagian pegawai dapat di pindahkan untuk melakukan pekerjaan yang lain.  Memerlukan biaya yang tinggi guna pengadaan dan pemeliharaan untuk jenis mesin tertentu.1. misalnya dengan menggunkan computer.  Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit di dapat atau diterapkan. dan perlu biaya untuk melatih mereka.  Sulit mendapat operator mesin yang cakap.