NAMA : RATIH ZAMZAMI Politeknik Unggul LP3M Medan 2007

mengganda dan megolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis. efisien dan produktif. Otomatisasi kantor yang dapat dipandang sebagai pokok mekanisasi kantor mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap manajemen perkantoran. Diantaranya yang cukup umum yakni: 1.BAB II LANDASAN TEORITIS 2. Sejalan dengan kemajuan teknologi yang modern. guna memungkinkan didapatkan hasil yang lebih optimal. macamnya mesin perkantoran itu banyak sekali dan tampaknya terus bertambah. elektronik. Penggunaan mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian pekerjaan kantor modern. mengirim. Mesin tik .1 Otomatisasi Peralatan Kantor Mesin perkantoran adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat. Mesin kantor juga merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara efektif. magnetik atau secara kimiawi. Fasilitas-falitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi kantor. elektris. Mekanisasi kantor dengan perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan yang besar kepada kemajuan dan kedudukan manajemen perkantoran. Dewasa ini di kalangan dunia usaha banyak perusahaan yang dalam usahanya semakin mengandalkan mesin kantor yang modern. mulai dari yang kuno (old fashion) hingga ke yang modern.

Laporan tersebut harus diketik ulang secara keseluruhan dengan pengetikan lain tidak dapat diperbaharui hanya pada bagian yang salah saja. sudah tentu hasilnya tidak dapat di selesaikan secepatnya. Mesin-mesin tersebut sangat efektif. Komputer dan Mesin Tik Seorang sekretaris telah menyelesaikan tugas dengan mesin tik manual. Komputer 3.1. pengetikan laporan misalnya yang terdiri dari 30 halaman.1 Perbedaan Penggunaan Mesin Manual Dengan Mesin Kantor Yang di Modernisasi A. efisien dan sangat membantu bagi seseorang yang berhasrat atau berkeinginan untuk meniti karir sebagai sekretaris atau administratif professional. Mesin pengganda warkat (stensil) 4.2. Mesin photocopy 5. telah muncul perubahan-perubahan dramatis dalam tipe peralatan kantor. Mesin komunikasi Dalam beberapa tahun yang silam. Mesin penghancur kertas 6. 2. yakni dari mesin ketik . Secara mendadak atasan atau manager memerintahkan sekretaris untuk mengetik ulang proposal tersebut. Karena sekretaris mengerjakan laporan tersebut dengan mesin ketik manual (old fashion). secepatnya di sebabkan manager melakukan dan beberapa perubahan isi proposal tersebut. Akan tetapi dengan terjadinya modivikasi mesin ketik.

1. Sedangakan dengan pemerosesan kata (komputer). nama dan alamat perusahaan. efektif dan produktiv). sekretaris harus mengetik proposal itu berulang kali. Dengan mesin ketik manual. Berikit ini adalah gambar mesin tik kuno (old fashion) dan komputer. dan anggaplah bahwa puncak penjualannya sama dan perbedaannya hanya pada nama dan alamat perusahaan dan spesifikasi untuk kontrak. dan terutama sekali spesifikasinya. sekretaris hanya mengetik sekali saja dan meralat serta mengoreksinya juga sekali. Kemudian sekretaris bisa .manual kuno (old fashion) ke word processing / komputer. misalkan tanggalnya. Maka seorang sekretaris dapat menyelesaikan tugas secara lebih professional dalam waktu singkat (efisien. Sederhananya seorang sekretaris menyediakan tempat yang kosong dimana sekretaris akan mengisinya. Bagaimana pemerosesan kata membuat setiap dokumen “orisinil” Anggaplah sekretaris mengirim satu proposal untuk beberapa perusahaan yang berbeda.

Karena banyak hal yang di kerjakan dalam bisnis pada dasarnya hanya memperbaharui hal-hal yang sudah dibuat sebelumnya. Penghematan waktu dan manfaat yang menjamin ketepatan berlimpahlimpah. Fungsi cari dan ganti memberi kesempatan pada sekretaris untuk merubah kata. hanya menekan rekaman atau perintah cetak dan memiliki produk hasil yang baru dalam beberapa menit.menyimpannya sebagai proposal “formulir”. Menggunakan system pemerosesan kata berarti. dan mencetak versi final yang tidak bisa dibedakan dari versi yang telah diketik oleh sekretaris dengan susah payah dari awal hingga akhir. Program ini akan memberi sekretaris untuk mengisi informasi yang tepat setiap saat sekretaris membuat proposal formulir. 2. dokumen atau halaman yang panjang dengan menggunakan kode yang tepat dan mengidentifikasikannya . Bahkan surat satu halaman yang singkat bisa mengambil saatsaat yang baik dari hari – hari sekretaris jika sekretaris harus mengirimkan surat yang sama pada beberapa orang. Misalnya kontrak yang panjang dan berspasi satu digunakan memperoleh pengecekan yang seksama berjam-jam untuk mengetik dan mengoreksinya. nama dari keseluruhan surat. bahwa sekretaris bisa menyambungkan informasi baru itu. Hal-hal yang dimiliki seorang sekretaris dengan system pemrosesan kata adalah manfaat dari penghapusan pengetikan ulang. dan mengambilnya setiap saat sekretaris ingin megirim versi proposal tersebut. Menggunakan system cari dan ganti.

sekretaris akan di minta untuk menekan “ya” atau “tidak” sebelum computer itu melakukan perubahan. sehingga sekali kata itu muncul. karena hanya mengidentifikasikan kata-kata yang mana kamus komputer tidak di programkan untuk menerimanya. program itu akan memeriksa kesalahan ejaan dan memberitahukan pada sekretaris sebelum sekretaris mencetak (print) dokumen atau surat itu. Jika ada perubahan dalam produk. nama. Sistem ini bukan alat pembuktian kebodohan.sekali saja. . Program yang lain membuat sekretaris merancang perubahan total dengan perintah sekali. tersebut menggantikannya dengan kata-kata baru yang diinginkan sekretaris. nama-nama karyawan atau nama-nama produk yang sering digunakan tidak salah eja. Program ini juga membuat sekretaris menambahkan kata-kata ke dalam “kamus” seperlunya. Hal ini khususnya bermanfaat untuk memastikan bahwa nama-nama perusahaan. yang menghendaki pengetikan ulang. dan mengidentifikasikan kata. manager menyuruh siapa saja yang membawa kesalah itu untuk diperhatikan sekretaris. Menggunakan program pemrosesan kata dengan kemampuan “periksa ejaannya” yang berarti atas perintah. Kemudian program itu dengan otomatis dapat “membaca” lewat dokumen sekretaris seluruhnya. Menggunakan program “periksa ejaannya” Seorang sekretaris sering frustasi dalam menyelesaikan korespondensi hanya untuk menemukan kata-kata yang salah ketik. Program tertentu akan “menganjurkan” sekretaris. 3. Atau jeleknya lagi. sekretaris bisa menghilangkan nama itu sekali pun muncul pada setiap halaman dokumen.

tanpa merusak bahan aslinya. sesuai dengan kebutuhan. . cara yang demikian akan memakan waktu yang cukup lama. karena setiap saat jika diperlukan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Misalkan jika seorang sekretaris mamasukkan kata “two” bila yang di maksudkan sekretaris “too” atau “from” yang seharusnya “form”. Disini pertimbangan sekretaris harus ada. Sedangkan mesin photocopy adalah alat pengganda secara praktis (modern). maka seorang sekretaris akan memindahkan (mengetik) naskah asli itu terlebih dahulu diatas “master sheet” yang kemudian di pasang pada mesin pengganda dan digandakan sesuai dengan keinginan. Untuk dapat menggandakan naskah asli tersebut. Mesin Pengganda Warkat (Stensil) dan Mesin Photocopy Mesin pengganda adalah mesin yang dapat memberbanyak hasil naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar. program itu tidak akan mampu melacak kesalahan itu sebagai kesalahan.Namun komputer tidak akan membaca atau “berfikir” seperti yang di inginkan sekretaris. Dengan begitu masalah ini tidak akan terjadi lagi. Suatu bahan dengan mudah dapat digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relative singkat. o Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya. B. Hasil photocopy yang diinginkan dapat diatur jika ingin hasilnya seperti: o Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya.

o Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya. Di bawah ini penulis cantumkan mesin pengganda warkat (stensil) dan mesin photocopy. o Dapat memperbanyak bahan sampi jumlah yang tak terbatas dalam waktu yang sangat singkat. o Lebih besar/kecil tulisannya dibadingkan dengan bahan aslinya. o Dapat memperbanyak bahan pada dua muka halaman sekaligus. . sehingga hemat.

Cara tersebut sangat cukup membahayakan. berbagai macam ukuran kertas dapat dihancurkan dengan cepat. . Mesin Penghancur Kertas Dalam rangka menjaga kebersihan dan kerapihan kerja. kadangkadang kertas dibuang di tempat sampah atau harus dibakar agar tidak dapat dikenal lagi atau tidak dapat dibaca lagi. Dengan mesin ini. Di bawah ini penulis cantumkan gambar mesin penghancur kertas.C. Mesin penghancur kertas adalah salah sutu mesin yang digunakan untuk menghancurkan berkas atau kertas dengan cara yang aman.

maka berita-berita bisnis dikirim dengan durasi waktu yang relative panjang. Akan tetapi bagaimana pasan itu bisa segera diterima dengan proses komunikasi seperti di uraikan diatas. Misalnya dokumen/surat-surat bisnis. di sebabkan dalam dunia bisnis ada berita-berita yang harus dikirim dan diterima di tempat tujuan dengan cepat. pada tanggal 20 Agustus 2007 memesan barang dagangan dari Hongkong berupa pakaian jadi. karena akan di jual untuk keperluan lebaran. Sekarang timbul pula persoalan bagaimana surat-surat dan berbagai dokumen tersebut dapat dikirim dengan cepat. otomatisasi mesin perkantoran telah tercipta yakni diantaranya : . yakni dengan melalui jasa pos. Pembisnis tersebut bermaksud agar barang dagangan tersebut harus sudah sampai ke perusahaanya paling lambat tanggal 5 September 2007.D. Mesin/Alat Komunikasi Terdahulu penulis telah menguraikan betapa mudahnya membuat beragam surat dan dokumen dengan memanfaatkan otomatisasi kantor (word processing). Sebelum terciptanya otomatisasi mesin perkantoran untuk komunikasi. Dalam beberapa tahun yang silam. Dimana pengiriman tersebut terbagi atas:  Pengiriman biasa dengan durasi waktu ± 10 hari  Pengiriman ekspress dengan durasi waktu ± 5 hari  Pengiriman kilat khusus dengan durasi waktu ± 2 hari  Pengiriman kilat dengan durasi waktu ± 3 hari Sebagai ilustrasi penulis berikan contoh: seorang pembisnis X.

1. Masing-masing perusahaan yang saling berhubungan harus memiliki telex yang dapat menjangkau pengiriman berita ke seluruh pelosok dunia. baik siang. Telex Telex adalah alat komunikasi yang dapat mengirimkan berita dengan cepat layaknya komunikasi pada telepon. Berita melalui telex dapat dikirim meskipun petugas operator telex tidak berada di tempat. sepanjang mesin telex berada pada posisi hidup (on). Berikut penulis cantumkan gambar mesin telex. pagi atau malam hari. tetapi telex tidak mengirimkan suara. . melainkan berbentuk cetakan.

. Mengirim naskah secara otomatis tanpa merusak aslinya. dapat dengan mudah dilakukan dengan menggunakan fax.2. Fax mampu mengirim dan menerima naskah kemana saja sesuai kehendak. mengingat kecepatan mengirim dan keaslian naskah yang dikirim. Berikut penulis cantumkan gambar mesin fax. masalah pengiriman informasi baik berupa tulisan maupun berupa gambar. naskah yang dikirim dapat berupa tulisan tangan atau bentuk lainya. Dapat menghemat biaya. Fax Bagi perusahaan besar yang mempunyai cabang di luar negeri atau di dalam negeri. Sehingga sangan cepat dan tepat.

akan diperoleh beberapa keuntungan yakni sebagai berikut :  Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan menggunakan mesinmesin manual (old fashion).2 Hal-hal Yang Harus di Perhatikan Dalam Memilih Mesin Kantor Dalam memilih mesin kantor ada bebrapa hal yang perlu diperhatikan yakni:  Mesin yang akan dipakai harus mesin yang benar-benar diperlukan.2.  Mutu mesin haruslah baik. walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu.  Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.  Jenis mesin hendaknya praktis  Mesin tersebut hendaknya dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.3 Keuntungan Menggunakan Mesin Kantor Pada umumnya bila menggunakan mesin kantor.  Perlu disediakan ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin kantor.1.1.  Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.  Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.  Mesin dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai/sekretaris.  Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan. 2. .

 Menghemat waktu.  Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit di dapat atau diterapkan. 2.  Menghemat tenaga kerja. dan perlu biaya untuk melatih mereka.4  Kerugian Menggunakan Mesin Kantor Tingkat penyusutan dari beberapa mesin cukup tinggi.  Sulit mengadakan pemeliharaan dan perbaikan untuk jenis mesin tertentu bila terjadi kerusakan.  Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan. misalnya dengan menggunkan computer. Mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian dapat menambah mutu pekerjaan.  Memerlukan biaya yang tinggi guna pengadaan dan pemeliharaan untuk jenis mesin tertentu.  Sulit mendapat operator mesin yang cakap.  Pekerjaan akan terlihat lebih rapi. . sehingga sebagian pegawai dapat di pindahkan untuk melakukan pekerjaan yang lain.1.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful