1

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Keberhasilan organisasi mencapai tujuan didukung oleh pengelolaan factorfaktor antara lain Man, Money, Machine, Methode dan Material. Pengelolaan yang seimbang dan baik dari kelima factor tersebut akan memberikan kepauasan kepada kostumer baik kostumer internal maupun eksternal. Rumah sakit yang telah terakreditasi seharusnya telah memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar termasuk lima factor tersebut. Pada kesempatan ini, akan membahas secara khusus tentang pengelolaan Material atau logistic keperawatan. Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secara umum. Manajer logistik juga harus mampu mengantisipasi kejadian darurat, membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan umum rumah sakit. Manajemen logistik juga harus mencapai efisiensi dan efektifitas. Manajer logistik memiliki kemampuan untuk mencegah atau meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan alat tersebut yang akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional rumah sakit. Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah sakit dikelompokkan menjadi persediaan farmasi (antara lain: obat, bahan kimia, gas medik, peralatan kesehatan), persediaan makanan, persediaan logistik umum dan teknik. B. TUJUAN 1 Tujuan Umum Mengetahui manajemen logistik keperawatan dan mampu mengidentifikasi keadaan manajemen logistik dalam satu pelayanan kesehatan hingga memberikan usulan perbaikan yang diperlukan.

2 Tujuan khusus

Mampu mengidentifikasi keadaan saat ini tentang pengelolaan logistik keperawatan.2 a. pemeliharaan. . Membuat sistem pengelolaan logistik keperawatan mulai dari perencanaan pengadaan. b. evaluasi dan pengembangan sistem tersebut.

3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan. penyimpanan. maka unsur-unsur manajemen diproses melalui fungsi-fungsi manajemen dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat terselenggaranya fungsi-fungsi logistik. sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. B. Dalam sistem administrasi manajemen logistik Subagya menyatakan sebagai berikut: Unsur manajemen: Man Money Material Machine Method Fungsi manajemen: Planning Organizing Actuating Controlling Fungsi logistic: Fungsi perencanaan Fungsi penganggaran Fungsi Pengadaan Fungsi penyimpanan Fungsi penyaluran Fungsi penghapusan Fungsi Pengendalian Pelaksanaan manajemen yang baik. FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut (Mustiksari: 2007): . penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat. PENGERTIAN Siagian: 1992. menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain. (Subagya: 1994).

1 Fungsi Perencanaan Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring. Untuk itu kita bahas satu persatu fungsi logistik tersebut. gagasan.masing organisasi( Mustikasari: 2007). evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.4 Perencanaan Penghapusan Penganggaran Pengendalian (control) Pendistribusian Pengadaan Penyimpanan Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. pengetahuan. rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya. Subagya menyatakan perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok. Di bawah ini akan dilukiskan . Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak. pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik.

Rencana Pembuatan. . Rencana jangka menengah (Mid range) c. Rencana Pembelian b. Pimpinan/Staf Pengkajian Pengendalian n Persiapan Pelaksana Pengawasan Sasaran Pengawas Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan.5 bagan kerjasama antara pimpinan. perencana. pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan ( Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf. Rencana jangka panjang (Long range) b. Rencana jangka pendek (Short range) Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain: a. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi. pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. perencana. Rencana Dislokasi d. Rencana Rehabilitasi c. Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut: a. Rencana Sewa e. pelaksana dan pengawas (Subagya: 1994).

maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi. Dalam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain adalah: a. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat d. Pengaturan keuangan yang jelas. Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran d.6 Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut: a. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit yang tepat f. sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan. Peraturan–peraturan terkait b. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik . Berapa yang di butuhkan (how much. Mengapa di butuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang di ambil benar-benar tepat 2 Fungsi Penganggaran Penganggaran (budgetting). kecuali dalam keadaan terpaksa. sosial. semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat b. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang reliable. how many) untuk menentukan jumlah yang tepat c. Pertimbangan politik. ekonomi dan tehnologi c. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat g. adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari) Dalam fungsi penganggaran. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat e.

Pemberian ( hibah ) e. Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur). Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi. Penyewaan c. Depkes. Peminjaman d. Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % . Penukaran f. Perbaikan Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut: a. Pembuatan g. (Subagya: 1994).50 % dalam bentuk obatobatan dan bahan farmasi. bahan makanan. Pemasukan dan pembukuan penawaran . Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari). Cara–cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah: a. alat kebersihan dan suku cadang. Perencanaan dan penentuan kebutuhan b. Pembelian b.7 Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam. cetakan. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang d. sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas. Sedangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. alat rumah tangga. 3 Fungsi Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Pada Rumah sakit Pemerintah. tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. alat tulis kantor. Penyususnan dokumen tender c. Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit.

• Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: Kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek. Masa sanggah h. • • Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pekerja/pemimpin proyek pemenang pelelangan ditunjuk (Subagya:1994) . Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Pelelangan pengadaan barang Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut: • Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari unsur: Perencana. Penunjukan pemenang i. pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa. kepada siapapun. Pengaturan kontrak j. penanggung jawab tehnis. 80 tahun 2003. penanggung jawab perlengkapan. Aljian. antara lain: • Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu. Evaluasi penawaran f. penaggung jawab keuangan. pemikir pekerjaan yang bersangkutan. Kode etik pengadaan Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W.8 e. namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan • Tidak boleh ada keterangan orang dalam. Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No. • Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika b. Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain: a. Pengusulan dan penentuan pemenang g. Pelaksanaan kontrak Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian.

tindakan pencegahan terhadap kecelakan. gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan. Proses penyampaian berita (data-data informasi) . c. pengawetan dll. Fungsi yang lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan. bentuk barang atau bahan yang disimpan) Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:  Barang biasa: Kendaraan. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan. kursi roda dll. cara pengambilan barang. Penggunaan alat bantu f.9 4 Fungsi Penyimpanan Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. Proses Administrasi b. mampu menampung barang yang disimpan. Prosedur/sistem penyimpanan Formulir-formulir transaksi. alat-alat berat. 5 Fungsi Penyaluran (Distribusi) Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya: 1994). Faktor – faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah: a. rencana penyimpanan. mobil ambulance. e. Pengamanan dan keselamatan Pencegahan terhadap api. kartu-kartu catatan. (Mustikasari: 2007) Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. kartu-kartu pemeriksaan. pengelolaan dan penyimpanan barang. Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain: a. keamanan dan sirkulasi udara yang baik. utilitas. pencurian. b.  Barang khusus: Obat-obatan. penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan. pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri. d. Barang (Jenis. alat-alat medis dll. bebas banjir. barang terhindar dari kerusakan. Pengaturan ruang Bentuk-bentuk tempat penyimpanan. Pemilihan lokasi Aksesibilitas. brankar. komunikasi.

Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. identifikasi dan inventarisasi peraturan-peraturan yang mengikat. Surplus dan ekses d. 6 Fungsi Penghapusan Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya: 1994). administrasi dan prosedur Dalam aspek yuridis mencakup hal-ha: Pembentukan panitia penilai. Proses pembongkaran dan pemuatan f. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain: a. . rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas). administrasi yang salah. Alasan penghapusan barang antaralain: a. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki. bencana alam. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus e. kecelakaan. b. kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan. Cara-cara penghapusan yang lazim dilakukan antaralain:  Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponenkomponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru. Proses pengeluaran fisik barang d. akibat kesalahan sendiri. c. menguap atau hadling. Barang hilang. Aspek rencana pelaksana tehnis Evaluasi. Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi. persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus. penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus.10 c. Aspek yuridis. Proses angkutan e. aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut. tercecer atau tidak ditemukan b.

pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung (Mustikasari: 2007). Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan d. penilaian. norma. Sistem informasi yang memadai c. Struktur organisasi yang baik b. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual. standar. Bentuk kegiatan pengendalian antara lain: a.11  Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain  Pemindahan:Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung  Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar instansi (Pemerintah)  Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau dilelang  Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan 7 Fungsi Pengendalian Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan. Melaksanakan pengamatan (Monitoring). guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana c. Melakukan supervisi Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana-sarana pengendalian sebagai berikut: a. Anggaran yang cukup memadai . instruksi dan prosedur lain b. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi d. Pendidikan dan pelatihan e. evaluasi dan laporan. kriteria.

Tidak di Publikasikan Subagya M S.12 DAFTAR PUSTAKA Aljian George W ( 1958 )”Purchasing Hanbook ” 2 nd Edition. Mc Mc Graw Hill Mustikasari ( 2007 ) Kuliah Manajemen Sumber Daya Menusia. New York. ( 1994 ) “Manajemen Logistik” cetakan keempat Jakarta : PT Gunung Agung .