Audit Operasional Kegiatan Pembelian

A. Gambaran umum kegiatan pembelian Kegiatan pembelian merupakan salah satu kegiatan utama perusahaan. Bahkan salah satu indikasi berkembangnya perusahaan tertentu adalah meningkatnya kegiatan pembelian yang dilakukan. Pada kesempatan kali ini, kelompok kami akan membahas masalah yang berkaitan dengan kegiatan pembelian beserta prosedur auditnya. Dikarenakan adanya beberapa alternatif sistem & prosedur serta untuk memfokuskan pembahasan, kami mengambil beberapa asumsi:  Perusahaan yang dibahas bergerak di bidang manufaktur,  Inisiasi pembelian dilakukan oleh pengendali persediaan/user,  Sistem pembelian yang dibahas adalah sistem pembelian manual,  Prosedur pemilihan supplier dilakukan melalui proses pelelangan. . A.1. Tujuan kegiatan Tujuan-tujuan manajemen kegiatan pembelian yang umum berlaku adalah untuk mendapatkan barang atau jasa yang tepat: (1) Pada waktu yang tepat Perusahaan perlu memperhatikan saat pemesanan agar pemesanan barang/jasa yang dilakukan tidak terlampau dini atau terlambat. Pemesanan yang terlampau dini perlu dihindari, karena dapat mengakibatkan gangguan yang serius terhadap arus kas perusahaan. Dana perusahaan yang umumnya terbatas akan terpaksa dipakai untuk melakukan pembelian-pembelian yang sebenarnya dapat ditangguhkan, sementara keperluan lain yang sebenarnya lebih mendesak terpaksa ditunda. Sebagai akibatnya perusahaan mungkin harus mencari sumber pembiayaan melalui pinjaman jangka pendek dengan tingkat bunga yang tinggi. Sedangkan pemesanan yang terlambat dilakukan akan dapat menyebabkan tertundanya produksi. Sehingga barang dagangan/produk jadi atau jasa terlambat diserahkan kepada pelanggan yang pada akibatnya dapat menyebabkan pelanggan lari ke perusahaan pesaing.

(2) Pada kuantitas yang tepat Jumlah barang yang dipesan perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. Pemesanan yang melebihi kebutuhan normal dapat mengakibatkan kerugian yang tidak perlu terjadi. Contoh kerugian akibat barang dibeli terlalu berlebihan antara lain sewa gudang tambahan dan kerusakan barang karena terlalu lama disimpan. (3) Dari supplier yang tepat Penentuan supplier juga perlu dilakukan secara hati-hati. Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya, memiliki harga penawaran terbaik, serta memiliki barang dengan kualitas sesuai yang diinginkan manajemen.
Audit atas Operasional Pembelian |

1

Selain itu. Membuat permintaan penawaran (yang meliputi spesifikasi teknis. Menerima dokumen permintaan pembelian dari pengendali persediaan/user b. c. dan tembusan kedua untuk arsip bagian pengendali persediaan/user. media cetak. b. dll atau (2) mempelajari catatan-catatan mengenai supplier yang terdapat pada arsip bagian pembelian atau (3) mengumumkan adanya pengadaan melalui media massa dan melakukan pendaftaran supplier. persyaratan administratif. Mengirimkan lembar pertama (asli) untuk bagian pembelian sebagai dasar pembuatan purchase order. telepon atau email. Audit atas Operasional Pembelian | 2 . d. misal: internet. baik via pos. Mengumpulkan data supplier potensial dengan: (1) mengidentifikasi supplier yang potensial dari berbagai sumber. yang dapat didasarkan kepada: (1) Suatu Sistem Persediaan Maksimum/Minimum Sistem yang umum dipakai adalah Economic Order Quantity (EOQ) yaitu suatu metode yang melakukan perhitungan untuk mengoptimalkan jumlah yang dipesan sehingga dapat menekan biaya pemesanan. Bagian pengendali persediaan/user menentukan kebutuhannya. untuk melakukan pemesanan juga harus memperhitungkan titik pemesanan (reorder point) dengan mempertimbangkan waktu pengiriman barang dari supplier dan tingkat persediaan yang harus ada sampai barang yang dipesan datang. Proses bisnis kegiatan pembelian Prosedur-prosedur utama yang terlibat dalam kegiatan pembelian : 1) prosedur permintaan pembelian 2) prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier 3) prosedur order pembelian 4) prosedur penerimaan barang 5) prosedur pencatatan Uraian Prosedur 1) Prosedur permintaan pembelian (oleh bagian pengendali persediaan/user) a. (2) Proyek-proyek perusahaan Baik proyek investasi modal maupun proyek yang bersifat operasional. biaya pengangkutan dan biaya kehabisan persediaan. Meminta otorisasi surat permintaan pembelian dari atasan langsung bagian pengendali persediaan/user.A. Membuat surat permintaan pembelian (purchase requisition) dalam rangkap 3 dan memberikan spesifikasi yang jelas terhadap barang yang akan dibeli. tembusan pertama diserahkan ke bagian akuntansi sebagai dasar pencatatan utang usaha dan kendali bahwa permintaan pembelian tidak dilakukan oleh bagian pembelian. 2) Prosedur permintaan penawaran dan pemilihan supplier (oleh bagian pembelian) a. c. menimbulkan berbagai kebutuhan yang perlu dilaksanakan pembeliannya.2. maupun harga) unuk kemudian disampaikan kepada supplier yang potensial.

3) Prosedur order pembelian (oleh bagian pembelian) a. tembusan ini berupa salinan kosong (blind copy) purchase order. dsb. tembusan ini dikirimkan kepada bagian yang membuat purchase requisition bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. dimintakan tanda tangan dari supplier tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui pesanan pembelian serta kesanggupan supplier memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen. dsb. dukungan layanan purna jual. memiliki harga penawaran terbaik. Membuat berita acara evaluasi teknis dan persyaratan administratif. (4) Tembusan untuk arsip bagian pembelian yang disusun bersama dengan purchase requisition dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file) menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan. Tujuan dari salinan kosong adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan. persyaratan pembelian. nama staf bagian pembelian.d. biaya-biaya pengiriman. Memilih supplier. (5) Tembusan bagi bagian penerimaan. reputasi. Melakukan evaluasi teknis dan persyaratan admistratif. Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya. terdiri dari: (1) Lembar pertama surat pesanan pembelian yang dikirim kepada supplier. h. risiko-risiko pengungkapan rahasia perusahaan kepada pesaing. kemampuan keuangan calon-calon supplier. (3) Kesesuaian dengan kebijakan perusahaan atau pemerintah. aspek-aspek yang perlu diperhatikan. Purchase Order yang dibuat dalam 6 rangkap. Kepala bagian pembelian memberikan persetujuan tertulis/otorisasi atas supplier yang terpilih. serta memiliki barang sesuai dengan kualitas yang diinginkan manajemen. Menerima surat penawaran dari supplier dan mengikhtisarkannya dalam daftar supplier. (2) Meneliti informasi mengenai keandalan supplier yang meliputi prestasi. Salinan kosong purchase order tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima. kuantitas dan deskripsi barang yang dipesan. Staf bagian pembelian membuat surat penetapan pemenang lelang untuk kemudian diajukan kepada atasannya untuk direview dan diotorisasi. g. yang meliputi: harga. lokasi pengiriman dan cara pengiriman serta harga. e. (2) Tembusan pengakuan oleh supplier. Membuat surat order pembelian (purchase order) dalam 6 rangkap Purchase order meliputi nomor urut. Meminta otorisasi purchase order kepada kepala bagian pembelian. tanggal pemesanan dan tanggal dibutuhkan. dll. Audit atas Operasional Pembelian | 3 . (3) Tembusan bagi bagian pengandali persediaan/user. f. i. b. tembusan surat pesanan pembelian ini dikirimkan kepada supplier. antara lain: (1) Meneliti penawaran yang diajukan supplier. misal: kebijakan untuk memberi dukungan kepada pengusaha kecil. identitas supplier.

Dalam kasus barang rusak atau berkualitas rendah. nama pemasok. (2) Satu rangkap dikirim ke bagian pembelian. memeriksa kesesuaian spesifikasi sesuai dengan yang dipesan dan memeriksa kondisi barang. informasi harga menunjukkan nilai barang dan memungkinkan pencurian barang yang mahal dari area penerimaan sebelum dapat diamankan ke gudang. Selanjutnya. supervisor yang independen mengambil slip pengepakan supplier dan kemudian membandingkan nomor pesanan pembelian yang dijadikan referensi di slip pengepakan supplier dengan nomor di salinan kosong (blind copy) purchase order untuk memverifikasi bahwa barang tersebut memang dipesan. (6) Tembusan bagi bagian akuntansi. b. Audit atas Operasional Pembelian | 4 . staf tersebut akan menutup file open purchase order dan menyimpan purchase requisition. d. Jika pengiriman tersebut dapat diterima. dimana staf administrasi bagian pembelian merekonsiliasikannya dengan open purchase order file. Jika pengiriman tersebut tidak dapat diterima. Staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan (receiving report) yang berisi tanggal penerimaan. Ketika barang tiba dari supplier. tembusan surat pesanan pembelian ini dikirim ke bagian akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. bagian akuntansi diberitahukan untuk menyesuaikan saldo rekening yang terutang atas supplier yang bersangkutan. purchase order. serta legalisasi staf penerimaan dan supervisor. nota debit akan dibuat setelah supplier setuju untuk mengambil kembali barang tersebut atau memberikan pengurangan harga. Supervisor mencocokkan jumlah fisik dengan jumlah yang tercatat di slip pengepakan supplier serta memverifikasi hasil pemeriksaan staf administrasi bagian penerimaan. dan laporan penerimaan dalam file pesanan pembelian tertutup (closed purchase order file). supplier akan memberikan izin bagi pembeli untuk memperbaiki invoice atas penyimpangan jumlah barang.Selain itu. 4) Prosedur penerimaan barang ( oleh bagian penerimaan) a. nomor pesanan pembelian. Staf administrasi bagian penerimaan menghitung jumlah fisik barang yang diterima. Dalam banyak kasus. yang akan disimpan dalam file tunda utang usaha. hanya orang yang memiliki kemampuan teknis yang bisa secara memadai memeriksa bahan dan memberikan jaminan kepada bagian pengendali persediaan/user. (3) Satu rangkap dikirim ke bagian akuntansi. maka bagian pembelian harus segera menyelesaikannya dengan supplier terkait. (4) Satu rangkap disimpan sebagai arsip bagian penerimaan. c. baik dalam hal jumlah. sehingga kadang perlu mendatangkan tenaga ahli. Laporan penerimaan yang dibuat dalam 4 rangkap: (1) Satu rangkap laporan penerimaan menyertai pengiriman barang ke gudang. Biasanya. jumlah dan kondisi barang yang diterima. spesifikasi maupun kondisinya.

(3) Merekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku pembantu persediaan. Penentuan spesifikasi yang tepat terhadap barang yang dibutuhkan Penentuan spesifikasi yang tepat diperlukan agar barang yang diminta adalah barang yang memang dibutuhkan.3. 2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier Perlunya otorisasi dari kepala bagian pembelian atas supplier terpilih. A. d. purchase order dan laporan penerimaan) (2) Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian (3) Mencatat ke rekening supplier dalam buku pembantu utang usaha (4) Menggabungkan semua dokumen sumber (purchase requisition. (2) Mencatat voucher jurnal ke akun persediaan dan utang usaha dalam buku besar. (5) Meringkas berbagai ayat dalam jurnal pembelian untuk periode tersebut dan membuat voucher jurnal untuk bagian buku besar. file ini diatur berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memastikan bahwa utang telah dibayar pada tanggal terakhir yang diizinkan tanpa melewati tanggal jatuh tempo dan kehilangan diskon. b. staf administrasi utang usaha merekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase requisition. Permintaan pembelian harus diotorisasi oleh atasan langsung dari pengendali persediaan/user. b. Biasanya. sehingga akan dapat menghilangkan/meminimalisir penyalahgunaan wewenang pemilihan Audit atas Operasional Pembelian | 5 . Titik-titik kritis Titik-titik kritis yang berada di setiap prosedur: 1) Prosedur permintaan pembelian a. Formalisasi proses otorisasi akan mendorong manajemen persediaan yang efisien dan memastikan legitimasi permintaan pembelian.5) Prosedur pencatatan (oleh bagian akuntansi) a. Penentuan jumlah barang yang diminta Jumlah barang yang diminta perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. Staf administrasi utang usaha (1) Ketika invoice tiba. laporan penerimaan. Staf administrasi buku besar (1) Menerima voucher jurnal dari staf administrasi utang usaha dan sebuah ringkasan akun persediaan dari bagian gudang. Penentuan saat permintaan barang Perusahaan perlu memperhatikan saat permintaan barang agar barang tersedia saat dibutuhkan. (4) Mengarsipkan ringkasan buku pembantu persediaan dan voucher jurnal. purchase order. dan invoice) ke file utang usaha terbuka (open accounts payable file). c.

teknologi barcode. Pembahasan proses bisnis Proses bisnis yang telah dijelaskan sebelumnya.1 Memperoleh barang dan jasa pada waktu/saat yang tepat Terdapat tiga resiko yang menjadi perhatian utama. mengandung keterkaitan terhadap tiga jenis substansi : Resiko. Persediaan yang kurang dapat menyebabkan keterlambatan produksi yang pada akhirnya mengakibatkan pada penundaan penjualan. b. serta penghitungan persediaan secara periodik adalah pengendalian yang dirasa paling memadai.supplier yang dapat mengakibatkan didapatkannya barang yang berkualitas rendah dan atau mempunyai harga yang tidak kompetitif. 4) Prosedur penerimaan barang a. Sedangkan persediaan yang berlebih. atas control yang telah diterapkan direkomendasikan pengujian dengan melakukan pemeriksaan terhadap laporan kinerja pemasok. 2) pada kuantitas yang tepat. B. dpaat menyebabkan penumpukan yang akan menambah cost (biaya). setiap barang yang diterima harus terdapat purchase order yang mendasarinya. (1) Kehabisan persediaan dan/atau kelebihan persediaan Resiko persediaan yang ada kurang atau berlebih (idle) besar kemungkinan terjadinya. Adapun tujuan proses operasi bisnis tersebut terdiri dari tiga bagian yaitu memperoleh barang dan jasa : 1) pada waktu yang tepat. rekonsiliasi jumlah fisik barang yang diterima dengan jumlah tercatat di slip pengepakan supplier oleh supervisor. 3) Prosedur order pembelian Perlunya otorisasi purchase order oleh kepala bagian pembelian untuk memastikan bahwa barang yang dibeli adalah barang yang dipesan. b. Pastikan telah dibuat dan direvisi secara perodik serta pastika Audit atas Operasional Pembelian | 6 . Masing-masing substansi tersebut melekat pada setiap tujuan proses operasi bisnis yang berkaitan dengan Pembelian. Pengendalian yang diperlukan. Untuk itu perlu terdapat pengendalian dengan cara menerapkan sistem pengendalian persediaan perpetual. c. B. serta Pengujian yang direkomendasikan dalam rangka audit internalnya. Masing masing resiko tersebut dapat diminimalisir dengan pengendalian yang memadai serta langkah pengujian yang dapat direkomendasikan dalam melakukan audit internal pada kegiatan operasinya. rekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku pembantu persediaan. 5) prosedur pencatatan a. rekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase order dan laporan penerimaan) oleh staf administrasi utang usaha. verifikasi terhadap hasil pemeriksaan staf penerimaan oleh supervisor. Kemudian. serta 3) dari Supplier yang tepat. rekonsiliasi laporan penerimaan dengan open purchase order file oleh bagian pembelian. d.

mekanisme pemilihan pemasok baru telah berjalan apabila terdapat kinerja pemasok yang ada di bawah standar. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase order). Pengujian yang diperlukan adalah Periksa apakah permintaan barang (PR) telah melalui proses otorisasi oleh atasan yang berwenang. maka perlu adanya purchase order yang terstandarisasi. Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang. Perlu adanya penggunaan dokumen laporan penerimaan (receiving report) yang terstandarisasi yang memuat jumlah barang diterima. Yang kemudian diserahkan ke bagian pembelian sebagai bahan evaluasi kinerja supplier. catatan persediaan perpetual yang akurat. jumlah barang rusak yang dikembalikan. kemudian atas sampel yang dipilih. (1) Barang yang diterima kurang. yang meliputi tanggal barang yang dipesan dibutuhkan/diharapkan diterima. Pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaannya dengan baik dan benar (2) Audit atas Operasional Pembelian | 7 . Pengujian dilakukan dengan memilih beberapa sampel data lengkap supplier yang berisi track-record dari para supplier. B. uji laporan penerimaan barang (receiving report) yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi. Agar barang yang dipesan diterima sesuai jadwal. Uji Sistem Informasi Akuntansi perusahaan dan temukan kemungkinan untuk memperbaikinya. cek apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice. serta resiko bahwa pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaanya dengan baik dan benar.2 Memperoleh barang dan jasa pada kuantitas yang tepat Terdapat dua jenis resiko yang menjadi perhatian utama yaitu : resiko bahwa barang yang diterima kurang. Pengujian yang direkomendasikan adalah memeriksa laporan kinerja supplier. atau berlebih dari jumlah barang yang dipesan. (3) Meminta barang yang tidak dibutuhkan Agar resiko barang yang diminta oleh user adalah barang yang tidak dibutuhkan dapat diminimalisir. persetujuan permintaan pembelian adalah pengendalian yang memadai. (2) Pengiriman atas barang yang dipesan tidak datang sesuai jadwal. rusak sebagian/seluruhnya. apabila supplier bekerja dibawah standar maka rekomendasikan untuk dilakukan pergantian. dan jumlah barang rusak yang masih dapat diterima. atau berlebih dari jumlah barang yang dipesan. rusak sebagian/seluruhnya.

Untuk meyakinkan bahwa komite yang berwenang memutuskan pembelian atau produksi sendiri telah melaksanakan tugasnya dengan baik. B. Keputusan harus didasarkan pada kapasitas pabrik. Permesinan dan Pembelian. Kontrol Mutu. informasi biaya berkelanjutan. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai. Rekomendasi pengujian adalah meninjau ulang secara periodik daftar pemasok yang disetujui untuk melihat adanya perubahan yang tidak sah pada daftar tersebut.3 Memperoleh barang dan jasa pada Supplier yang tepat Terdapat sebelas resiko yang menjadi perhatian utama dalam pemilihan Supplier yang temasuk juga didalamnya perspektif harga dan kualitas barang dan jasa yang akan dibeli. Atas sampel yang telah dipilih. Selanjutnya. uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok. komite tersebut harus beranggotakan dari Departemen Produksi. dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen. barang/jasa yang dibeli. (2) Terdapatnya kerjasama antara supplier dan bagian pembelian untuk memanipulasi pembelian Adanya kewajiban bagi bagian pembelian untuk merekam langkah-langkah yang diambil oleh bagian pembelian dalam melakukan proses pembelian adalah control yang memadai. Mereka harus rutin bertemu untuk membuat keputusan membeli atau memproduksi sendiri atas produk-produk dan program-program baru.Perlu ditunjuk pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan atas proses pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang (supervisor) agar pegawai bagian penerimaan melakukan tugas pengecekan barang yang diterima dengan baik. dan kemudian membatasi akses ke file utama pemasok. dan substitusi yang wajar. Komite yang memutuskan membeli atau memproduksi sendiri tidak memiliki akta tertulis atau seperangkat prosedur. Periksa catatan Komite untuk menentukan apakah pembelian-pembelian penting telah dipertimbangkan dan dukungan memadai telah diberikan bagi keperluan Audit atas Operasional Pembelian | (3) 8 . untuk pengujian perlu diambil beberapa sampel dari rekaman proses pembelian yang telah diambil bagian pembelian. Selanjutnya. dapat diandalkan untuk menjadi pengendalian. Pada saat pengujian. (1) Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi Dengan adanya persetujuan dari otorisator untuk pesanan pembelian. rekomendasi pengujian dengan melakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif.

direkomendasikan pengujian dengan sampel. dan memberikan banyak waktu untuk mengundang penawaran yang kompetitif Tidak ada program analisis nilai untuk mengaitkan barang dengan fungsinya. Pembelian yang tidak terkontrol. sumber persediaan baru. Tidak ada informasi atau standar yang dapat digunakan manajemen untuk menilai aktivitas pembelian. realistis. Sedangkan pengujian dilakukan dengan cara memeriksa sampel volume penawaran yang tidak kompetitif.) Kurangnya rotasi penugasan pembelian. Komitmen berdasarkan penawaran kompetitif. Periksa cuti yang tidak diambil atau penugasan yang tidak dirotasi. uji surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Bagian pembelian harus ikut serta menetapkan jadwal untuk barang-barang seperti ini. Alasan tidak ada kompetisi. Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan (4) Tidak ada tolak ukur kuantitatif dan kualitatif untuk aktivitas pembelian.tersebut. Untuk itu perlu adanya Laporan komitmen bulanan untuk setiap pembeli yang berisi hal-hal seperti: Jumlah total uang yang dijanjikan. kemudian ambil beberapa sampel. perlu adanya sistem yang mengharuskan Audit atas Operasional Pembelian | (5) (6) (7) 9 . Untuk sampel peralatan yang butuh waktu lama untuk diperoleh. dan bahan baku pengganti sebagai control. Sehingga Departemen Pembelian tidak punya banyak waktu untuk mendapatkan penawaran kompetitif untuk barang-barang yang butuh waktu lama untuk diperoleh. (Sistem pelaporan yang direkomendasikan untuk memberi manajemen informasi tersebut. Kemudian direkomendasikan pengujian dengan memeriksa jadwal rotasi dan cuti. Departemen Pembelian baru mengetahui diperlukannya peralatan baru hanya setelah rancangan diterima. Tanyakan karyawan departemen pembelian prosedur-prosedur yang dijalankan untuk mendapatkan pengurangan harga. Aturan agar semua karyawan departemen pembelian mengambil cuti. yang anggotanya termasuk karyawan Pembelian yang kemudian menetapkan jadwal kebutuhan peralatan untuk mengantisipasi lama waktu untuk memperoleh peralatan tersebut. tentukan apakah jadwal sudah ditetapkan. negosiasi. Sebagai bentuk pengendalian. Untuk itu perlu dibentuk sebuah komite. Jadwal rotasi dan cuti yang resmi. Memungkinkan karyawan departemen pembelian memiliki hubungan jangka panjang dengan pemasok tertentu dan lebih suka membeli dari pemasok tersebut. perlu adanya ketentuan mengenai rotasi periodik penugasan. Tanyakan alasannya. Untuk resiko ini. prosedur-prosedur yang inovatif. Jumlah uang yang dihabiskan untuk pembelian-pembelian yang tidak ada kompetitif. Atas sampel yang telah dipilih. bukan biayanya. Harga yang lebih tinggi dan kemungkinan penurunan disiplin keryawan departemen pembelian. Sebagai control. Penghematan yang dicapai dengan adanya penawaran yang kompetitif.

lakukan pengujian sampel pesanan pembelian. menentukan alasannya. yang menandakan departemen pengguna. Untuk itu diperlukan aturan untuk laporan pesanan tersebut. pengendalian anggaran. gunakan pemasok yang disetujui. yang memilih pemasok dan memesan barang. dan lain-lain. Audit atas Operasional Pembelian | 10 . untuk mempertahakan akurasi daftar pemasok yang disetujui ini. Selanjutnya. Periksa varians-varians yang signifikan. apakah biaya sebanding dengan manfaatnya? apakah fitur-fitur yang dimiliki alat tersebut memang dibutuhkan? tersedianya suku cadang standar. bandingkan biaya dengan anggaran yang diperbolehkan sebagai pengujian. Berdasarkan sampel. (9) (10) Membeli dengan harga yang dinaikkan Seringkali perusahaan akan seperti tertipu dengan pasokan yang harganya telah dinaikkan.barang yang dibeli lolos uji kelayakan. dan pengendalian anggaran. (Merekomendasikan adanya catatan harga historis). bukan departemen pembelian. awasi kinerja vendor. sehingga tidak ada informasi berharga bagi karyawan departemen pembelian untuk menilai tawaran yang diberikan. Secara periodik meninjau ulang data kinerja pemasok. Untuk itu. Telaah laporan penghematan. Lalu. persetujuan pesanan pembelian. dan mengambil tindakan disiplin yang layak. Untuk itu. Pengujian dilakukan dengan melakukan peninjauan ulang untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui yang digunakan. sehingga meniadakan kontrol pembelian dan mengarah pada menyukai pemasok tertentu dan harga yang lebih tinggi. sebagai kontrolnya perusahaan dapat meminta penawaran kompetitif. kemudian berdasarkan sampel. tentukan apakah barang-barang tersebut memerlukan analisis nilai. Tidak ada ketentuan untuk catatan yang menunjukkan pembelian terdahulu untuk produk-produk yang sama. Arahan manajemen memberi wewenang tunggal pada Departemen Pembelian untuk menggunakan dana. (11) Membeli barang berkualitas rendah Kadangkala barang yang telah dibeli berkualitas rendah dan tidak sesuai permintaan. persetujuan pesanan pembelian. Sedangkan pengujian terhadap control-nya hitung rasio pesanan yang dikonfirmasi dengan total pesanan. Periksa apa yang dilakukan untuk mengurangi rasio tersebut. perusahaan dapat menggunakan vendor yang disetujui. Diperlukan Sistem pencatatan menggunakan kartu atau alat elektronik untuk pembelian setiap barang yang terjadi berulang. Direkomendasikan mencari siapa yang bertanggung jawab untuk analisis nilai untuk pengujian control ini. Kelayakan tersebut meliputi. tanyakan karyawan departemen pembelian dan departemen pengguna alasan-alasan untuk menyetujui pesanan. (8) Jumlah pesanan berlebihan. telusuri pembelian sebelumnya untuk barang-barang yang sama.

C. Tiap tahapan memiliki pengendalian yang berbeda-beda. 4) Penerimaan Barang Terdapat dua jenis tujuan pada tahapan ini. serta e) menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur pembelian yang telah ditetapkan. yaitu mengetahui apakah terdapat langkah-langkah untuk memastikan agar produk-produk yang dipesan benar-benar dikerjakan sesuai dengan persetujuan pesanan pembelian. Prosedur ini dibagi pada tiap tahapan. 3) Order Pembelian Hanya terdapat satu macam tujuan pada tahapan ini.1 Tahapan Kegiatan dan Tujuan Audit Terdapat lima tahapan kegiatan pada pembelian yaitu : 1) Permintaan pembelian Terdapat lima jenis tujuan audit pada tahapan ini berupa : a) menilai kelengkapan dan keandalan prosedur permintaan pembelian barang/jasa.2 Audit atas Operasional Pembelian | 11 . terdapat tiga jenis tujuan audit yaitu : a) memastikan ditaatinya kebijakan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang ditetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya. meliputi : a) memastikan apakah petugas atau bagian yang menerima barang secara organisatoris terpisah dari petugas bagian Pembelian. b) memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan.C. 5) Pencatatan Utang Ada dua jenis tujuan pada tahapn ini berupa : a) mengetahui apakah telah dilakukan langkah-langkah pengendalian yang memadai sebelum pembayaran dilakukan oleh Bagian Keuangan. c) mengetahui apakah permintaan pembelian tersebut disahkan oleh pejabat yang berwenang. C. dan c) menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan efisiensi kegiatan pembelian. dan b) memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab dalam penerimaan barang telah melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang-barang yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan. Prosedur Audit Berdasarkan tujuan-tujuan pada tiap proses diatas. resiko dan pengendaliannya. d) menilai kelayakan prosedur otorisasi pambelian. Untuk itu perlu diklasifikasikan masing-masing tahapan tersebut berdasarkan tujuannya serta prosedur apa yang harus dilakukan untuk menilai apakah tingkat pengendaliannya telah memadai. b) memastikan apakah permintaan pembelian barang/jasa sesuai dengan tujuan yaitu menunjang kegiatan-kegiatan perusahaan secara menyeluruh. 2) Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok (Supplier) Pada tahapan ini. dan b) mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara Bagian Pembelian dengan Bagian Keuangan. maka disusun suatu prosedur audit untuk mengevaluasi proses bisnis. Audit Kegiatan yang bersangkutan Terdapat lima tahapan-tahapan dalam kegiatan pembelian.

termasuk daftar prosedur/ketetapan kegiatan pembelian yang dimiliki perusahaan sebagai standar acuan untuk menguji item-item yang akan dipilih. Lakukan penghitungan ulang ke samping kanan dan ke bawah untuk memastikan bahwa jumlah yang dicantumkan auditee adalah jumlah yang benar. atas sampel yang telah dipilih. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada surat permintaan pembelian atas sampel yang dipilh. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase Audit atas Operasional Pembelian | 12 . surat perintah kerja (surat perjanjian/kontrak). tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee. Jika terdapat perbedaan jumlah. Tahap penerimaan barang Pada tahapan ini. Prosedur ini meliputi : a) Meminta daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang terjadi selama periode yang diperiksa. namun belum ada tujuan audit yang akan dicapainya. laporan penerimaan barang (receiving report). slip pengepakan. pada tahapan ini. terdapat dua prosedur yang harus dilaksanakan : 1) Atas sampel yang dipilih. menguji surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. barang/jasa yang dibeli. uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok. tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee. Tahap permintaan pembelian Pada tahap ini. uji laporan penerimaan barang (receiving report) yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi. c) Minta salinan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan ringkasan daftar rekapitulasi transaksi pembelian antara lain daftar pemasok/rekanan. atas sampel yang telah dipilih tadi. uji surat pesanan pembelian (purchase order) yang meliputi siapa pejabat yang mengotorisasi. surat permintaan pembelian (purchase requisition). faktur pembelian (invoice). surat pesanan pembelian (purchase order). Apabila terdapat perbedaan antara jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada surat pesanan pembelian dengan yang terdapat pada surat permintaan pembelian. Tahap permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Kemudian. Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan. dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen.1) 2) 3) 4) 5) Awalan Awalan dimaksudkan untuk prosedur yang pertama kali dikerjakan. b) Buat ringkasan atas daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang diberikan auditee dimana dilakukan pemilihan secara acak item-item yang akan diuji sesuai dengan metode yang dipilih auditor. Tahap order pembelian Pada tahap ini.

2) Lakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif. prosedur audit ditempuh dengan cara meneliti apakah dilakukan pencocokan antara salinan surat pesanan pembelian dengan invoice untuk memastikan bahwa pembelian yang dilakukan telah dicatat dengan memadai. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai.6) order). Pada tahapan ini. Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang. Namun karena tahapan ini masih berhubungan sangat erat dengan kegiatan pembelian. maka perlu dialokasikan sebagai salah satu tahapan pada kegiatan pembelian. Tahap pencatatan utang Tahapan ini sebenarnya sudah berada pada wilayah audit atas kegiatan keuangan. cek apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice. Audit atas Operasional Pembelian | 13 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful