Audit Operasional Kegiatan Pembelian

A. Gambaran umum kegiatan pembelian Kegiatan pembelian merupakan salah satu kegiatan utama perusahaan. Bahkan salah satu indikasi berkembangnya perusahaan tertentu adalah meningkatnya kegiatan pembelian yang dilakukan. Pada kesempatan kali ini, kelompok kami akan membahas masalah yang berkaitan dengan kegiatan pembelian beserta prosedur auditnya. Dikarenakan adanya beberapa alternatif sistem & prosedur serta untuk memfokuskan pembahasan, kami mengambil beberapa asumsi:  Perusahaan yang dibahas bergerak di bidang manufaktur,  Inisiasi pembelian dilakukan oleh pengendali persediaan/user,  Sistem pembelian yang dibahas adalah sistem pembelian manual,  Prosedur pemilihan supplier dilakukan melalui proses pelelangan. . A.1. Tujuan kegiatan Tujuan-tujuan manajemen kegiatan pembelian yang umum berlaku adalah untuk mendapatkan barang atau jasa yang tepat: (1) Pada waktu yang tepat Perusahaan perlu memperhatikan saat pemesanan agar pemesanan barang/jasa yang dilakukan tidak terlampau dini atau terlambat. Pemesanan yang terlampau dini perlu dihindari, karena dapat mengakibatkan gangguan yang serius terhadap arus kas perusahaan. Dana perusahaan yang umumnya terbatas akan terpaksa dipakai untuk melakukan pembelian-pembelian yang sebenarnya dapat ditangguhkan, sementara keperluan lain yang sebenarnya lebih mendesak terpaksa ditunda. Sebagai akibatnya perusahaan mungkin harus mencari sumber pembiayaan melalui pinjaman jangka pendek dengan tingkat bunga yang tinggi. Sedangkan pemesanan yang terlambat dilakukan akan dapat menyebabkan tertundanya produksi. Sehingga barang dagangan/produk jadi atau jasa terlambat diserahkan kepada pelanggan yang pada akibatnya dapat menyebabkan pelanggan lari ke perusahaan pesaing.

(2) Pada kuantitas yang tepat Jumlah barang yang dipesan perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. Pemesanan yang melebihi kebutuhan normal dapat mengakibatkan kerugian yang tidak perlu terjadi. Contoh kerugian akibat barang dibeli terlalu berlebihan antara lain sewa gudang tambahan dan kerusakan barang karena terlalu lama disimpan. (3) Dari supplier yang tepat Penentuan supplier juga perlu dilakukan secara hati-hati. Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya, memiliki harga penawaran terbaik, serta memiliki barang dengan kualitas sesuai yang diinginkan manajemen.
Audit atas Operasional Pembelian |

1

Selain itu. Proses bisnis kegiatan pembelian Prosedur-prosedur utama yang terlibat dalam kegiatan pembelian : 1) prosedur permintaan pembelian 2) prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier 3) prosedur order pembelian 4) prosedur penerimaan barang 5) prosedur pencatatan Uraian Prosedur 1) Prosedur permintaan pembelian (oleh bagian pengendali persediaan/user) a. telepon atau email. biaya pengangkutan dan biaya kehabisan persediaan. 2) Prosedur permintaan penawaran dan pemilihan supplier (oleh bagian pembelian) a. dan tembusan kedua untuk arsip bagian pengendali persediaan/user. Membuat surat permintaan pembelian (purchase requisition) dalam rangkap 3 dan memberikan spesifikasi yang jelas terhadap barang yang akan dibeli. Membuat permintaan penawaran (yang meliputi spesifikasi teknis. dll atau (2) mempelajari catatan-catatan mengenai supplier yang terdapat pada arsip bagian pembelian atau (3) mengumumkan adanya pengadaan melalui media massa dan melakukan pendaftaran supplier. d.A. Menerima dokumen permintaan pembelian dari pengendali persediaan/user b. yang dapat didasarkan kepada: (1) Suatu Sistem Persediaan Maksimum/Minimum Sistem yang umum dipakai adalah Economic Order Quantity (EOQ) yaitu suatu metode yang melakukan perhitungan untuk mengoptimalkan jumlah yang dipesan sehingga dapat menekan biaya pemesanan. Audit atas Operasional Pembelian | 2 . media cetak. c. Mengumpulkan data supplier potensial dengan: (1) mengidentifikasi supplier yang potensial dari berbagai sumber. untuk melakukan pemesanan juga harus memperhitungkan titik pemesanan (reorder point) dengan mempertimbangkan waktu pengiriman barang dari supplier dan tingkat persediaan yang harus ada sampai barang yang dipesan datang. c. Bagian pengendali persediaan/user menentukan kebutuhannya. maupun harga) unuk kemudian disampaikan kepada supplier yang potensial.2. menimbulkan berbagai kebutuhan yang perlu dilaksanakan pembeliannya. Mengirimkan lembar pertama (asli) untuk bagian pembelian sebagai dasar pembuatan purchase order. Meminta otorisasi surat permintaan pembelian dari atasan langsung bagian pengendali persediaan/user. b. tembusan pertama diserahkan ke bagian akuntansi sebagai dasar pencatatan utang usaha dan kendali bahwa permintaan pembelian tidak dilakukan oleh bagian pembelian. persyaratan administratif. (2) Proyek-proyek perusahaan Baik proyek investasi modal maupun proyek yang bersifat operasional. baik via pos. misal: internet.

aspek-aspek yang perlu diperhatikan. Audit atas Operasional Pembelian | 3 . risiko-risiko pengungkapan rahasia perusahaan kepada pesaing. identitas supplier. b. Salinan kosong purchase order tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima. reputasi. nama staf bagian pembelian. lokasi pengiriman dan cara pengiriman serta harga. (2) Meneliti informasi mengenai keandalan supplier yang meliputi prestasi. dimintakan tanda tangan dari supplier tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui pesanan pembelian serta kesanggupan supplier memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen. (2) Tembusan pengakuan oleh supplier. kemampuan keuangan calon-calon supplier. terdiri dari: (1) Lembar pertama surat pesanan pembelian yang dikirim kepada supplier. Tujuan dari salinan kosong adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan. antara lain: (1) Meneliti penawaran yang diajukan supplier. kuantitas dan deskripsi barang yang dipesan. Purchase Order yang dibuat dalam 6 rangkap. Membuat surat order pembelian (purchase order) dalam 6 rangkap Purchase order meliputi nomor urut. e. Kepala bagian pembelian memberikan persetujuan tertulis/otorisasi atas supplier yang terpilih. persyaratan pembelian. tembusan ini berupa salinan kosong (blind copy) purchase order. g. memiliki harga penawaran terbaik. tanggal pemesanan dan tanggal dibutuhkan. misal: kebijakan untuk memberi dukungan kepada pengusaha kecil. i. dukungan layanan purna jual. (4) Tembusan untuk arsip bagian pembelian yang disusun bersama dengan purchase requisition dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file) menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan. dsb. Staf bagian pembelian membuat surat penetapan pemenang lelang untuk kemudian diajukan kepada atasannya untuk direview dan diotorisasi. h. tembusan ini dikirimkan kepada bagian yang membuat purchase requisition bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. (3) Kesesuaian dengan kebijakan perusahaan atau pemerintah. biaya-biaya pengiriman. tembusan surat pesanan pembelian ini dikirimkan kepada supplier.d. Menerima surat penawaran dari supplier dan mengikhtisarkannya dalam daftar supplier. dsb. Melakukan evaluasi teknis dan persyaratan admistratif. serta memiliki barang sesuai dengan kualitas yang diinginkan manajemen. Memilih supplier. 3) Prosedur order pembelian (oleh bagian pembelian) a. Meminta otorisasi purchase order kepada kepala bagian pembelian. yang meliputi: harga. Membuat berita acara evaluasi teknis dan persyaratan administratif. dll. (3) Tembusan bagi bagian pengandali persediaan/user. (5) Tembusan bagi bagian penerimaan. f. Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya.

baik dalam hal jumlah. Audit atas Operasional Pembelian | 4 . nota debit akan dibuat setelah supplier setuju untuk mengambil kembali barang tersebut atau memberikan pengurangan harga. c. Staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan (receiving report) yang berisi tanggal penerimaan. sehingga kadang perlu mendatangkan tenaga ahli. nomor pesanan pembelian. supplier akan memberikan izin bagi pembeli untuk memperbaiki invoice atas penyimpangan jumlah barang. Laporan penerimaan yang dibuat dalam 4 rangkap: (1) Satu rangkap laporan penerimaan menyertai pengiriman barang ke gudang. (3) Satu rangkap dikirim ke bagian akuntansi. Ketika barang tiba dari supplier. Supervisor mencocokkan jumlah fisik dengan jumlah yang tercatat di slip pengepakan supplier serta memverifikasi hasil pemeriksaan staf administrasi bagian penerimaan. (4) Satu rangkap disimpan sebagai arsip bagian penerimaan. Jika pengiriman tersebut dapat diterima. maka bagian pembelian harus segera menyelesaikannya dengan supplier terkait. memeriksa kesesuaian spesifikasi sesuai dengan yang dipesan dan memeriksa kondisi barang. b. jumlah dan kondisi barang yang diterima. nama pemasok. Dalam kasus barang rusak atau berkualitas rendah. spesifikasi maupun kondisinya. Selanjutnya. hanya orang yang memiliki kemampuan teknis yang bisa secara memadai memeriksa bahan dan memberikan jaminan kepada bagian pengendali persediaan/user. Staf administrasi bagian penerimaan menghitung jumlah fisik barang yang diterima. dan laporan penerimaan dalam file pesanan pembelian tertutup (closed purchase order file). staf tersebut akan menutup file open purchase order dan menyimpan purchase requisition. Dalam banyak kasus. serta legalisasi staf penerimaan dan supervisor.Selain itu. d. yang akan disimpan dalam file tunda utang usaha. Jika pengiriman tersebut tidak dapat diterima. dimana staf administrasi bagian pembelian merekonsiliasikannya dengan open purchase order file. informasi harga menunjukkan nilai barang dan memungkinkan pencurian barang yang mahal dari area penerimaan sebelum dapat diamankan ke gudang. purchase order. (6) Tembusan bagi bagian akuntansi. (2) Satu rangkap dikirim ke bagian pembelian. bagian akuntansi diberitahukan untuk menyesuaikan saldo rekening yang terutang atas supplier yang bersangkutan. tembusan surat pesanan pembelian ini dikirim ke bagian akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. Biasanya. supervisor yang independen mengambil slip pengepakan supplier dan kemudian membandingkan nomor pesanan pembelian yang dijadikan referensi di slip pengepakan supplier dengan nomor di salinan kosong (blind copy) purchase order untuk memverifikasi bahwa barang tersebut memang dipesan. 4) Prosedur penerimaan barang ( oleh bagian penerimaan) a.

(4) Mengarsipkan ringkasan buku pembantu persediaan dan voucher jurnal.3.5) Prosedur pencatatan (oleh bagian akuntansi) a. Staf administrasi utang usaha (1) Ketika invoice tiba. (5) Meringkas berbagai ayat dalam jurnal pembelian untuk periode tersebut dan membuat voucher jurnal untuk bagian buku besar. Penentuan jumlah barang yang diminta Jumlah barang yang diminta perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. sehingga akan dapat menghilangkan/meminimalisir penyalahgunaan wewenang pemilihan Audit atas Operasional Pembelian | 5 . Penentuan spesifikasi yang tepat terhadap barang yang dibutuhkan Penentuan spesifikasi yang tepat diperlukan agar barang yang diminta adalah barang yang memang dibutuhkan. A. purchase order dan laporan penerimaan) (2) Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian (3) Mencatat ke rekening supplier dalam buku pembantu utang usaha (4) Menggabungkan semua dokumen sumber (purchase requisition. d. b. c. Permintaan pembelian harus diotorisasi oleh atasan langsung dari pengendali persediaan/user. (2) Mencatat voucher jurnal ke akun persediaan dan utang usaha dalam buku besar. staf administrasi utang usaha merekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase requisition. Staf administrasi buku besar (1) Menerima voucher jurnal dari staf administrasi utang usaha dan sebuah ringkasan akun persediaan dari bagian gudang. dan invoice) ke file utang usaha terbuka (open accounts payable file). b. file ini diatur berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memastikan bahwa utang telah dibayar pada tanggal terakhir yang diizinkan tanpa melewati tanggal jatuh tempo dan kehilangan diskon. Penentuan saat permintaan barang Perusahaan perlu memperhatikan saat permintaan barang agar barang tersedia saat dibutuhkan. 2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier Perlunya otorisasi dari kepala bagian pembelian atas supplier terpilih. (3) Merekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku pembantu persediaan. purchase order. Biasanya. Titik-titik kritis Titik-titik kritis yang berada di setiap prosedur: 1) Prosedur permintaan pembelian a. Formalisasi proses otorisasi akan mendorong manajemen persediaan yang efisien dan memastikan legitimasi permintaan pembelian. laporan penerimaan.

serta penghitungan persediaan secara periodik adalah pengendalian yang dirasa paling memadai. Sedangkan persediaan yang berlebih. Masing masing resiko tersebut dapat diminimalisir dengan pengendalian yang memadai serta langkah pengujian yang dapat direkomendasikan dalam melakukan audit internal pada kegiatan operasinya. Pastikan telah dibuat dan direvisi secara perodik serta pastika Audit atas Operasional Pembelian | 6 . 3) Prosedur order pembelian Perlunya otorisasi purchase order oleh kepala bagian pembelian untuk memastikan bahwa barang yang dibeli adalah barang yang dipesan. d.1 Memperoleh barang dan jasa pada waktu/saat yang tepat Terdapat tiga resiko yang menjadi perhatian utama. dpaat menyebabkan penumpukan yang akan menambah cost (biaya). verifikasi terhadap hasil pemeriksaan staf penerimaan oleh supervisor. setiap barang yang diterima harus terdapat purchase order yang mendasarinya. 4) Prosedur penerimaan barang a. serta 3) dari Supplier yang tepat.supplier yang dapat mengakibatkan didapatkannya barang yang berkualitas rendah dan atau mempunyai harga yang tidak kompetitif. rekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase order dan laporan penerimaan) oleh staf administrasi utang usaha. B. Persediaan yang kurang dapat menyebabkan keterlambatan produksi yang pada akhirnya mengakibatkan pada penundaan penjualan. rekonsiliasi laporan penerimaan dengan open purchase order file oleh bagian pembelian. Pembahasan proses bisnis Proses bisnis yang telah dijelaskan sebelumnya. (1) Kehabisan persediaan dan/atau kelebihan persediaan Resiko persediaan yang ada kurang atau berlebih (idle) besar kemungkinan terjadinya. serta Pengujian yang direkomendasikan dalam rangka audit internalnya. b. B. b. teknologi barcode. 2) pada kuantitas yang tepat. Adapun tujuan proses operasi bisnis tersebut terdiri dari tiga bagian yaitu memperoleh barang dan jasa : 1) pada waktu yang tepat. Untuk itu perlu terdapat pengendalian dengan cara menerapkan sistem pengendalian persediaan perpetual. atas control yang telah diterapkan direkomendasikan pengujian dengan melakukan pemeriksaan terhadap laporan kinerja pemasok. Masing-masing substansi tersebut melekat pada setiap tujuan proses operasi bisnis yang berkaitan dengan Pembelian. 5) prosedur pencatatan a. mengandung keterkaitan terhadap tiga jenis substansi : Resiko. c. rekonsiliasi jumlah fisik barang yang diterima dengan jumlah tercatat di slip pengepakan supplier oleh supervisor. Pengendalian yang diperlukan. Kemudian. rekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku pembantu persediaan.

kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase order). serta resiko bahwa pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaanya dengan baik dan benar. Uji Sistem Informasi Akuntansi perusahaan dan temukan kemungkinan untuk memperbaikinya. B. Perlu adanya penggunaan dokumen laporan penerimaan (receiving report) yang terstandarisasi yang memuat jumlah barang diterima. Agar barang yang dipesan diterima sesuai jadwal. apabila supplier bekerja dibawah standar maka rekomendasikan untuk dilakukan pergantian. rusak sebagian/seluruhnya. Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang. uji laporan penerimaan barang (receiving report) yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi. yang meliputi tanggal barang yang dipesan dibutuhkan/diharapkan diterima. persetujuan permintaan pembelian adalah pengendalian yang memadai. atau berlebih dari jumlah barang yang dipesan. Pengujian yang direkomendasikan adalah memeriksa laporan kinerja supplier. (1) Barang yang diterima kurang. catatan persediaan perpetual yang akurat. rusak sebagian/seluruhnya. kemudian atas sampel yang dipilih. jumlah barang rusak yang dikembalikan. Pengujian yang diperlukan adalah Periksa apakah permintaan barang (PR) telah melalui proses otorisasi oleh atasan yang berwenang. maka perlu adanya purchase order yang terstandarisasi. atau berlebih dari jumlah barang yang dipesan. (3) Meminta barang yang tidak dibutuhkan Agar resiko barang yang diminta oleh user adalah barang yang tidak dibutuhkan dapat diminimalisir.2 Memperoleh barang dan jasa pada kuantitas yang tepat Terdapat dua jenis resiko yang menjadi perhatian utama yaitu : resiko bahwa barang yang diterima kurang. Pengujian dilakukan dengan memilih beberapa sampel data lengkap supplier yang berisi track-record dari para supplier.mekanisme pemilihan pemasok baru telah berjalan apabila terdapat kinerja pemasok yang ada di bawah standar. Yang kemudian diserahkan ke bagian pembelian sebagai bahan evaluasi kinerja supplier. cek apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice. Pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaannya dengan baik dan benar (2) Audit atas Operasional Pembelian | 7 . (2) Pengiriman atas barang yang dipesan tidak datang sesuai jadwal. dan jumlah barang rusak yang masih dapat diterima.

3 Memperoleh barang dan jasa pada Supplier yang tepat Terdapat sebelas resiko yang menjadi perhatian utama dalam pemilihan Supplier yang temasuk juga didalamnya perspektif harga dan kualitas barang dan jasa yang akan dibeli. rekomendasi pengujian dengan melakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif. (1) Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi Dengan adanya persetujuan dari otorisator untuk pesanan pembelian. dan kemudian membatasi akses ke file utama pemasok. Kontrol Mutu. informasi biaya berkelanjutan. Keputusan harus didasarkan pada kapasitas pabrik. Selanjutnya. Komite yang memutuskan membeli atau memproduksi sendiri tidak memiliki akta tertulis atau seperangkat prosedur. uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok. barang/jasa yang dibeli. dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen. dan substitusi yang wajar. Mereka harus rutin bertemu untuk membuat keputusan membeli atau memproduksi sendiri atas produk-produk dan program-program baru. Permesinan dan Pembelian. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai. komite tersebut harus beranggotakan dari Departemen Produksi. Periksa catatan Komite untuk menentukan apakah pembelian-pembelian penting telah dipertimbangkan dan dukungan memadai telah diberikan bagi keperluan Audit atas Operasional Pembelian | (3) 8 . B. Pada saat pengujian. Rekomendasi pengujian adalah meninjau ulang secara periodik daftar pemasok yang disetujui untuk melihat adanya perubahan yang tidak sah pada daftar tersebut. untuk pengujian perlu diambil beberapa sampel dari rekaman proses pembelian yang telah diambil bagian pembelian. dapat diandalkan untuk menjadi pengendalian. (2) Terdapatnya kerjasama antara supplier dan bagian pembelian untuk memanipulasi pembelian Adanya kewajiban bagi bagian pembelian untuk merekam langkah-langkah yang diambil oleh bagian pembelian dalam melakukan proses pembelian adalah control yang memadai. Selanjutnya. Atas sampel yang telah dipilih.Perlu ditunjuk pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan atas proses pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang (supervisor) agar pegawai bagian penerimaan melakukan tugas pengecekan barang yang diterima dengan baik. Untuk meyakinkan bahwa komite yang berwenang memutuskan pembelian atau produksi sendiri telah melaksanakan tugasnya dengan baik.

Bagian pembelian harus ikut serta menetapkan jadwal untuk barang-barang seperti ini. dan memberikan banyak waktu untuk mengundang penawaran yang kompetitif Tidak ada program analisis nilai untuk mengaitkan barang dengan fungsinya. perlu adanya ketentuan mengenai rotasi periodik penugasan. Departemen Pembelian baru mengetahui diperlukannya peralatan baru hanya setelah rancangan diterima. Periksa cuti yang tidak diambil atau penugasan yang tidak dirotasi. Alasan tidak ada kompetisi. Penghematan yang dicapai dengan adanya penawaran yang kompetitif.tersebut. sumber persediaan baru. Kemudian direkomendasikan pengujian dengan memeriksa jadwal rotasi dan cuti. kemudian ambil beberapa sampel. Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan (4) Tidak ada tolak ukur kuantitatif dan kualitatif untuk aktivitas pembelian. Untuk resiko ini. negosiasi. Untuk sampel peralatan yang butuh waktu lama untuk diperoleh. Untuk itu perlu adanya Laporan komitmen bulanan untuk setiap pembeli yang berisi hal-hal seperti: Jumlah total uang yang dijanjikan. direkomendasikan pengujian dengan sampel. Harga yang lebih tinggi dan kemungkinan penurunan disiplin keryawan departemen pembelian. Tanyakan alasannya. uji surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Aturan agar semua karyawan departemen pembelian mengambil cuti. Sebagai bentuk pengendalian. tentukan apakah jadwal sudah ditetapkan. Tidak ada informasi atau standar yang dapat digunakan manajemen untuk menilai aktivitas pembelian. yang anggotanya termasuk karyawan Pembelian yang kemudian menetapkan jadwal kebutuhan peralatan untuk mengantisipasi lama waktu untuk memperoleh peralatan tersebut. Atas sampel yang telah dipilih. Sehingga Departemen Pembelian tidak punya banyak waktu untuk mendapatkan penawaran kompetitif untuk barang-barang yang butuh waktu lama untuk diperoleh. dan bahan baku pengganti sebagai control. prosedur-prosedur yang inovatif. Sedangkan pengujian dilakukan dengan cara memeriksa sampel volume penawaran yang tidak kompetitif. Memungkinkan karyawan departemen pembelian memiliki hubungan jangka panjang dengan pemasok tertentu dan lebih suka membeli dari pemasok tersebut. Jadwal rotasi dan cuti yang resmi. Untuk itu perlu dibentuk sebuah komite. Jumlah uang yang dihabiskan untuk pembelian-pembelian yang tidak ada kompetitif. Tanyakan karyawan departemen pembelian prosedur-prosedur yang dijalankan untuk mendapatkan pengurangan harga. Komitmen berdasarkan penawaran kompetitif. Sebagai control. perlu adanya sistem yang mengharuskan Audit atas Operasional Pembelian | (5) (6) (7) 9 . bukan biayanya.) Kurangnya rotasi penugasan pembelian. Pembelian yang tidak terkontrol. realistis. (Sistem pelaporan yang direkomendasikan untuk memberi manajemen informasi tersebut.

telusuri pembelian sebelumnya untuk barang-barang yang sama. dan mengambil tindakan disiplin yang layak. dan lain-lain. awasi kinerja vendor. Periksa varians-varians yang signifikan. persetujuan pesanan pembelian. Untuk itu. (9) (10) Membeli dengan harga yang dinaikkan Seringkali perusahaan akan seperti tertipu dengan pasokan yang harganya telah dinaikkan. bukan departemen pembelian. Tidak ada ketentuan untuk catatan yang menunjukkan pembelian terdahulu untuk produk-produk yang sama. pengendalian anggaran. (Merekomendasikan adanya catatan harga historis). yang menandakan departemen pengguna. untuk mempertahakan akurasi daftar pemasok yang disetujui ini. Berdasarkan sampel. Pengujian dilakukan dengan melakukan peninjauan ulang untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui yang digunakan. Direkomendasikan mencari siapa yang bertanggung jawab untuk analisis nilai untuk pengujian control ini. (11) Membeli barang berkualitas rendah Kadangkala barang yang telah dibeli berkualitas rendah dan tidak sesuai permintaan. (8) Jumlah pesanan berlebihan. sebagai kontrolnya perusahaan dapat meminta penawaran kompetitif. sehingga tidak ada informasi berharga bagi karyawan departemen pembelian untuk menilai tawaran yang diberikan. Lalu. Periksa apa yang dilakukan untuk mengurangi rasio tersebut. Telaah laporan penghematan. bandingkan biaya dengan anggaran yang diperbolehkan sebagai pengujian. apakah biaya sebanding dengan manfaatnya? apakah fitur-fitur yang dimiliki alat tersebut memang dibutuhkan? tersedianya suku cadang standar. menentukan alasannya. Secara periodik meninjau ulang data kinerja pemasok. dan pengendalian anggaran. tanyakan karyawan departemen pembelian dan departemen pengguna alasan-alasan untuk menyetujui pesanan. Diperlukan Sistem pencatatan menggunakan kartu atau alat elektronik untuk pembelian setiap barang yang terjadi berulang.barang yang dibeli lolos uji kelayakan. perusahaan dapat menggunakan vendor yang disetujui. kemudian berdasarkan sampel. sehingga meniadakan kontrol pembelian dan mengarah pada menyukai pemasok tertentu dan harga yang lebih tinggi. Audit atas Operasional Pembelian | 10 . lakukan pengujian sampel pesanan pembelian. Untuk itu. yang memilih pemasok dan memesan barang. persetujuan pesanan pembelian. Arahan manajemen memberi wewenang tunggal pada Departemen Pembelian untuk menggunakan dana. Untuk itu diperlukan aturan untuk laporan pesanan tersebut. gunakan pemasok yang disetujui. tentukan apakah barang-barang tersebut memerlukan analisis nilai. Sedangkan pengujian terhadap control-nya hitung rasio pesanan yang dikonfirmasi dengan total pesanan. Kelayakan tersebut meliputi. Selanjutnya.

c) mengetahui apakah permintaan pembelian tersebut disahkan oleh pejabat yang berwenang. 4) Penerimaan Barang Terdapat dua jenis tujuan pada tahapan ini. yaitu mengetahui apakah terdapat langkah-langkah untuk memastikan agar produk-produk yang dipesan benar-benar dikerjakan sesuai dengan persetujuan pesanan pembelian. d) menilai kelayakan prosedur otorisasi pambelian. 5) Pencatatan Utang Ada dua jenis tujuan pada tahapn ini berupa : a) mengetahui apakah telah dilakukan langkah-langkah pengendalian yang memadai sebelum pembayaran dilakukan oleh Bagian Keuangan. Tiap tahapan memiliki pengendalian yang berbeda-beda. Prosedur ini dibagi pada tiap tahapan. Prosedur Audit Berdasarkan tujuan-tujuan pada tiap proses diatas. 3) Order Pembelian Hanya terdapat satu macam tujuan pada tahapan ini. b) memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan. Audit Kegiatan yang bersangkutan Terdapat lima tahapan-tahapan dalam kegiatan pembelian.1 Tahapan Kegiatan dan Tujuan Audit Terdapat lima tahapan kegiatan pada pembelian yaitu : 1) Permintaan pembelian Terdapat lima jenis tujuan audit pada tahapan ini berupa : a) menilai kelengkapan dan keandalan prosedur permintaan pembelian barang/jasa. C.C. maka disusun suatu prosedur audit untuk mengevaluasi proses bisnis. serta e) menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur pembelian yang telah ditetapkan. C. dan b) memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab dalam penerimaan barang telah melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang-barang yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan. resiko dan pengendaliannya. b) memastikan apakah permintaan pembelian barang/jasa sesuai dengan tujuan yaitu menunjang kegiatan-kegiatan perusahaan secara menyeluruh. meliputi : a) memastikan apakah petugas atau bagian yang menerima barang secara organisatoris terpisah dari petugas bagian Pembelian. Untuk itu perlu diklasifikasikan masing-masing tahapan tersebut berdasarkan tujuannya serta prosedur apa yang harus dilakukan untuk menilai apakah tingkat pengendaliannya telah memadai. terdapat tiga jenis tujuan audit yaitu : a) memastikan ditaatinya kebijakan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang ditetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya. 2) Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok (Supplier) Pada tahapan ini. dan b) mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara Bagian Pembelian dengan Bagian Keuangan.2 Audit atas Operasional Pembelian | 11 . dan c) menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan efisiensi kegiatan pembelian.

faktur pembelian (invoice). tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee. namun belum ada tujuan audit yang akan dicapainya. Lakukan penghitungan ulang ke samping kanan dan ke bawah untuk memastikan bahwa jumlah yang dicantumkan auditee adalah jumlah yang benar.1) 2) 3) 4) 5) Awalan Awalan dimaksudkan untuk prosedur yang pertama kali dikerjakan. surat perintah kerja (surat perjanjian/kontrak). uji laporan penerimaan barang (receiving report) yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi. laporan penerimaan barang (receiving report). uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok. slip pengepakan. surat pesanan pembelian (purchase order). dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen. atas sampel yang telah dipilih. Apabila terdapat perbedaan antara jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada surat pesanan pembelian dengan yang terdapat pada surat permintaan pembelian. termasuk daftar prosedur/ketetapan kegiatan pembelian yang dimiliki perusahaan sebagai standar acuan untuk menguji item-item yang akan dipilih. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada surat permintaan pembelian atas sampel yang dipilh. surat permintaan pembelian (purchase requisition). atas sampel yang telah dipilih tadi. menguji surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Prosedur ini meliputi : a) Meminta daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang terjadi selama periode yang diperiksa. uji surat pesanan pembelian (purchase order) yang meliputi siapa pejabat yang mengotorisasi. barang/jasa yang dibeli. tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee. terdapat dua prosedur yang harus dilaksanakan : 1) Atas sampel yang dipilih. Jika terdapat perbedaan jumlah. Tahap order pembelian Pada tahap ini. Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan. Tahap penerimaan barang Pada tahapan ini. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase Audit atas Operasional Pembelian | 12 . c) Minta salinan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan ringkasan daftar rekapitulasi transaksi pembelian antara lain daftar pemasok/rekanan. pada tahapan ini. b) Buat ringkasan atas daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang diberikan auditee dimana dilakukan pemilihan secara acak item-item yang akan diuji sesuai dengan metode yang dipilih auditor. Tahap permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Kemudian. Tahap permintaan pembelian Pada tahap ini.

Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai. Tahap pencatatan utang Tahapan ini sebenarnya sudah berada pada wilayah audit atas kegiatan keuangan. Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang. Namun karena tahapan ini masih berhubungan sangat erat dengan kegiatan pembelian. 2) Lakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif. maka perlu dialokasikan sebagai salah satu tahapan pada kegiatan pembelian. prosedur audit ditempuh dengan cara meneliti apakah dilakukan pencocokan antara salinan surat pesanan pembelian dengan invoice untuk memastikan bahwa pembelian yang dilakukan telah dicatat dengan memadai. Audit atas Operasional Pembelian | 13 . Pada tahapan ini.6) order). cek apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice.