Audit Operasional Kegiatan Pembelian

A. Gambaran umum kegiatan pembelian

Kegiatan pembelian merupakan salah satu kegiatan utama perusahaan. Bahkan salah satu
indikasi berkembangnya perusahaan tertentu adalah meningkatnya kegiatan pembelian yang
dilakukan. Pada kesempatan kali ini, kelompok kami akan membahas masalah yang
berkaitan dengan kegiatan pembelian beserta prosedur auditnya. Dikarenakan adanya
beberapa alternatif sistem & prosedur serta untuk memfokuskan pembahasan, kami
mengambil beberapa asumsi:
 Perusahaan yang dibahas bergerak di bidang manufaktur,
 Inisiasi pembelian dilakukan oleh pengendali persediaan/user,
 Sistem pembelian yang dibahas adalah sistem pembelian manual,
 Prosedur pemilihan supplier dilakukan melalui proses pelelangan.
.
A.1. Tujuan kegiatan
Tujuan-tujuan manajemen kegiatan pembelian yang umum berlaku adalah untuk
mendapatkan barang atau jasa yang tepat:
(1) Pada waktu yang tepat
Perusahaan perlu memperhatikan saat pemesanan agar pemesanan barang/jasa
yang dilakukan tidak terlampau dini atau terlambat. Pemesanan yang terlampau
dini perlu dihindari, karena dapat mengakibatkan gangguan yang serius terhadap
arus kas perusahaan. Dana perusahaan yang umumnya terbatas akan terpaksa
dipakai untuk melakukan pembelian-pembelian yang sebenarnya dapat
ditangguhkan, sementara keperluan lain yang sebenarnya lebih mendesak terpaksa
ditunda. Sebagai akibatnya perusahaan mungkin harus mencari sumber
pembiayaan melalui pinjaman jangka pendek dengan tingkat bunga yang tinggi.
Sedangkan pemesanan yang terlambat dilakukan akan dapat menyebabkan
tertundanya produksi. Sehingga barang dagangan/produk jadi atau jasa terlambat
diserahkan kepada pelanggan yang pada akibatnya dapat menyebabkan pelanggan
lari ke perusahaan pesaing.

(2) Pada kuantitas yang tepat

Jumlah barang yang dipesan perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu
banyak atau terlalu sedikit. Pemesanan yang melebihi kebutuhan normal dapat
mengakibatkan kerugian yang tidak perlu terjadi. Contoh kerugian akibat barang
dibeli terlalu berlebihan antara lain sewa gudang tambahan dan kerusakan barang
karena terlalu lama disimpan.
(3) Dari supplier yang tepat
Penentuan supplier juga perlu dilakukan secara hati-hati. Supplier yang dipilih
harus dapat memenuhi kewajibannya, memiliki harga penawaran terbaik, serta
memiliki barang dengan kualitas sesuai yang diinginkan manajemen.

Audit atas Operasional Pembelian | 1

A.2. Proses bisnis kegiatan pembelian
Prosedur-prosedur utama yang terlibat dalam kegiatan pembelian :
1) prosedur permintaan pembelian
2) prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier
3) prosedur order pembelian
4) prosedur penerimaan barang
5) prosedur pencatatan

Uraian Prosedur
1) Prosedur permintaan pembelian (oleh bagian pengendali persediaan/user)
a. Bagian pengendali persediaan/user menentukan kebutuhannya, yang dapat
didasarkan kepada:
(1) Suatu Sistem Persediaan Maksimum/Minimum
Sistem yang umum dipakai adalah Economic Order Quantity (EOQ) yaitu
suatu metode yang melakukan perhitungan untuk mengoptimalkan jumlah
yang dipesan sehingga dapat menekan biaya pemesanan, biaya
pengangkutan dan biaya kehabisan persediaan. Selain itu, untuk melakukan
pemesanan juga harus memperhitungkan titik pemesanan (reorder point)
dengan mempertimbangkan waktu pengiriman barang dari supplier dan
tingkat persediaan yang harus ada sampai barang yang dipesan datang.
(2) Proyek-proyek perusahaan
Baik proyek investasi modal maupun proyek yang bersifat operasional,
menimbulkan berbagai kebutuhan yang perlu dilaksanakan pembeliannya.
b. Membuat surat permintaan pembelian (purchase requisition) dalam rangkap 3
dan memberikan spesifikasi yang jelas terhadap barang yang akan dibeli.
c. Meminta otorisasi surat permintaan pembelian dari atasan langsung bagian
pengendali persediaan/user.
d. Mengirimkan lembar pertama (asli) untuk bagian pembelian sebagai dasar
pembuatan purchase order, tembusan pertama diserahkan ke bagian akuntansi
sebagai dasar pencatatan utang usaha dan kendali bahwa permintaan pembelian
tidak dilakukan oleh bagian pembelian, dan tembusan kedua untuk arsip bagian
pengendali persediaan/user.

2) Prosedur permintaan penawaran dan pemilihan supplier (oleh bagian pembelian)

a. Menerima dokumen permintaan pembelian dari pengendali persediaan/user
b. Mengumpulkan data supplier potensial dengan:
(1) mengidentifikasi supplier yang potensial dari berbagai sumber, misal:
internet, media cetak, dll atau
(2) mempelajari catatan-catatan mengenai supplier yang terdapat pada arsip
bagian pembelian atau
(3) mengumumkan adanya pengadaan melalui media massa dan melakukan
pendaftaran supplier.
c. Membuat permintaan penawaran (yang meliputi spesifikasi teknis, persyaratan
administratif, maupun harga) unuk kemudian disampaikan kepada supplier
yang potensial, baik via pos, telepon atau email.

Audit atas Operasional Pembelian | 2

 d. Menerima surat penawaran dari supplier dan mengikhtisarkannya dalam daftar
supplier.
e. Melakukan evaluasi teknis dan persyaratan admistratif.
f. Membuat berita acara evaluasi teknis dan persyaratan administratif.
g. Memilih supplier, aspek-aspek yang perlu diperhatikan, antara lain:
(1) Meneliti penawaran yang diajukan supplier, yang meliputi: harga,
persyaratan pembelian, biaya-biaya pengiriman, dukungan layanan purna
jual, dsb.
(2) Meneliti informasi mengenai keandalan supplier yang meliputi prestasi,
reputasi, kemampuan keuangan calon-calon supplier, dll.
(3) Kesesuaian dengan kebijakan perusahaan atau pemerintah, misal: kebijakan
untuk memberi dukungan kepada pengusaha kecil, risiko-risiko
pengungkapan rahasia perusahaan kepada pesaing, dsb.
Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya, memiliki harga
penawaran terbaik, serta memiliki barang sesuai dengan kualitas yang
diinginkan manajemen.
h. Staf bagian pembelian membuat surat penetapan pemenang lelang untuk
kemudian diajukan kepada atasannya untuk direview dan diotorisasi.
i. Kepala bagian pembelian memberikan persetujuan tertulis/otorisasi atas
supplier yang terpilih.

3) Prosedur order pembelian (oleh bagian pembelian)

a. Membuat surat order pembelian (purchase order) dalam 6 rangkap
Purchase order meliputi nomor urut, identitas supplier, tanggal pemesanan dan
tanggal dibutuhkan, nama staf bagian pembelian, lokasi pengiriman dan cara
pengiriman serta harga, kuantitas dan deskripsi barang yang dipesan.
b. Meminta otorisasi purchase order kepada kepala bagian pembelian.
Purchase Order yang dibuat dalam 6 rangkap, terdiri dari:
(1) Lembar pertama surat pesanan pembelian yang dikirim kepada supplier.
(2) Tembusan pengakuan oleh supplier, tembusan surat pesanan pembelian ini
dikirimkan kepada supplier, dimintakan tanda tangan dari supplier tersebut
dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan
disetujui pesanan pembelian serta kesanggupan supplier memenuhi janji
pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen.
(3) Tembusan bagi bagian pengandali persediaan/user, tembusan ini
dikirimkan kepada bagian yang membuat purchase requisition bahwa
barang yang dimintanya telah dipesan.
(4) Tembusan untuk arsip bagian pembelian yang disusun bersama dengan
purchase requisition dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase
order file) menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan.
(5) Tembusan bagi bagian penerimaan, tembusan ini berupa salinan kosong
(blind copy) purchase order. Salinan kosong purchase order tidak berisi
informasi jumlah atau harga produk yang diterima. Tujuan dari salinan
kosong adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan
menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan.

Audit atas Operasional Pembelian | 3

 Selain itu, informasi harga menunjukkan nilai barang dan memungkinkan
pencurian barang yang mahal dari area penerimaan sebelum dapat
diamankan ke gudang.
(6) Tembusan bagi bagian akuntansi, tembusan surat pesanan pembelian ini
dikirim ke bagian akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat
kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

4) Prosedur penerimaan barang ( oleh bagian penerimaan)

a. Ketika barang tiba dari supplier, supervisor yang independen mengambil slip
pengepakan supplier dan kemudian membandingkan nomor pesanan pembelian
yang dijadikan referensi di slip pengepakan supplier dengan nomor di salinan
kosong (blind copy) purchase order untuk memverifikasi bahwa barang
tersebut memang dipesan.
b. Staf administrasi bagian penerimaan menghitung jumlah fisik barang yang
diterima, memeriksa kesesuaian spesifikasi sesuai dengan yang dipesan dan
memeriksa kondisi barang.
Dalam banyak kasus, hanya orang yang memiliki kemampuan teknis yang bisa
secara memadai memeriksa bahan dan memberikan jaminan kepada bagian
pengendali persediaan/user, sehingga kadang perlu mendatangkan tenaga ahli.
c. Supervisor mencocokkan jumlah fisik dengan jumlah yang tercatat di slip
pengepakan supplier serta memverifikasi hasil pemeriksaan staf administrasi
bagian penerimaan.
d. Staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan (receiving
report) yang berisi tanggal penerimaan, nama pemasok, nomor pesanan
pembelian, jumlah dan kondisi barang yang diterima, serta legalisasi staf
penerimaan dan supervisor. Laporan penerimaan yang dibuat dalam 4 rangkap:
(1) Satu rangkap laporan penerimaan menyertai pengiriman barang ke gudang.
(2) Satu rangkap dikirim ke bagian pembelian, dimana staf administrasi bagian
pembelian merekonsiliasikannya dengan open purchase order file. Jika
pengiriman tersebut dapat diterima, baik dalam hal jumlah, spesifikasi
maupun kondisinya, staf tersebut akan menutup file open purchase order
dan menyimpan purchase requisition, purchase order, dan laporan
penerimaan dalam file pesanan pembelian tertutup (closed purchase order
file). Jika pengiriman tersebut tidak dapat diterima, maka bagian pembelian
harus segera menyelesaikannya dengan supplier terkait. Biasanya, supplier
akan memberikan izin bagi pembeli untuk memperbaiki invoice atas
penyimpangan jumlah barang. Dalam kasus barang rusak atau berkualitas
rendah, nota debit akan dibuat setelah supplier setuju untuk mengambil
kembali barang tersebut atau memberikan pengurangan harga. Selanjutnya,
bagian akuntansi diberitahukan untuk menyesuaikan saldo rekening yang
terutang atas supplier yang bersangkutan.
(3) Satu rangkap dikirim ke bagian akuntansi, yang akan disimpan dalam file
tunda utang usaha.
(4) Satu rangkap disimpan sebagai arsip bagian penerimaan.

Audit atas Operasional Pembelian | 4

 5) Prosedur pencatatan (oleh bagian akuntansi)
a. Staf administrasi utang usaha
(1) Ketika invoice tiba, staf administrasi utang usaha merekonsiliasi informasi
finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase
requisition, purchase order dan laporan penerimaan)
(2) Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian
(3) Mencatat ke rekening supplier dalam buku pembantu utang usaha
(4) Menggabungkan semua dokumen sumber (purchase requisition, purchase
order, laporan penerimaan, dan invoice) ke file utang usaha terbuka (open
accounts payable file). Biasanya, file ini diatur berdasarkan tanggal jatuh
tempo pembayaran untuk memastikan bahwa utang telah dibayar pada
tanggal terakhir yang diizinkan tanpa melewati tanggal jatuh tempo dan
kehilangan diskon.
(5) Meringkas berbagai ayat dalam jurnal pembelian untuk periode tersebut
dan membuat voucher jurnal untuk bagian buku besar.
b. Staf administrasi buku besar
(1) Menerima voucher jurnal dari staf administrasi utang usaha dan sebuah
ringkasan akun persediaan dari bagian gudang.
(2) Mencatat voucher jurnal ke akun persediaan dan utang usaha dalam buku
besar.
(3) Merekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku
pembantu persediaan.
(4) Mengarsipkan ringkasan buku pembantu persediaan dan voucher jurnal.

A.3. Titik-titik kritis

Titik-titik kritis yang berada di setiap prosedur:
1) Prosedur permintaan pembelian
a. Penentuan jumlah barang yang diminta
Jumlah barang yang diminta perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu
banyak atau terlalu sedikit.
b. Penentuan saat permintaan barang
Perusahaan perlu memperhatikan saat permintaan barang agar barang tersedia
saat dibutuhkan.
c. Penentuan spesifikasi yang tepat terhadap barang yang dibutuhkan
Penentuan spesifikasi yang tepat diperlukan agar barang yang diminta adalah
barang yang memang dibutuhkan.
d. Permintaan pembelian harus diotorisasi oleh atasan langsung dari pengendali
persediaan/user.
Formalisasi proses otorisasi akan mendorong manajemen persediaan yang
efisien dan memastikan legitimasi permintaan pembelian.

2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier

Perlunya otorisasi dari kepala bagian pembelian atas supplier terpilih, sehingga
akan dapat menghilangkan/meminimalisir penyalahgunaan wewenang pemilihan

Audit atas Operasional Pembelian | 5

 supplier yang dapat mengakibatkan didapatkannya barang yang berkualitas rendah
dan atau mempunyai harga yang tidak kompetitif.
3) Prosedur order pembelian
Perlunya otorisasi purchase order oleh kepala bagian pembelian untuk memastikan
bahwa barang yang dibeli adalah barang yang dipesan.
4) Prosedur penerimaan barang
a. setiap barang yang diterima harus terdapat purchase order yang mendasarinya.
b. rekonsiliasi jumlah fisik barang yang diterima dengan jumlah tercatat di slip
pengepakan supplier oleh supervisor.
c. verifikasi terhadap hasil pemeriksaan staf penerimaan oleh supervisor.
d. rekonsiliasi laporan penerimaan dengan open purchase order file oleh bagian
pembelian.
5) prosedur pencatatan
a. rekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file
tunda (purchase order dan laporan penerimaan) oleh staf administrasi utang
usaha.
b. rekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku pembantu
persediaan.

B. Pembahasan proses bisnis

Proses bisnis yang telah dijelaskan sebelumnya, mengandung keterkaitan terhadap tiga
jenis substansi : Resiko, Pengendalian yang diperlukan, serta Pengujian yang
direkomendasikan dalam rangka audit internalnya. Masing-masing substansi tersebut melekat
pada setiap tujuan proses operasi bisnis yang berkaitan dengan Pembelian. Adapun tujuan
proses operasi bisnis tersebut terdiri dari tiga bagian yaitu memperoleh barang dan jasa : 1)
pada waktu yang tepat; 2) pada kuantitas yang tepat; serta 3) dari Supplier yang tepat.

B.1 Memperoleh barang dan jasa pada waktu/saat yang tepat

Terdapat tiga resiko yang menjadi perhatian utama. Masing masing resiko tersebut
dapat diminimalisir dengan pengendalian yang memadai serta langkah pengujian
yang dapat direkomendasikan dalam melakukan audit internal pada kegiatan
operasinya.
(1) Kehabisan persediaan dan/atau kelebihan persediaan
Resiko persediaan yang ada kurang atau berlebih (idle) besar kemungkinan
terjadinya. Persediaan yang kurang dapat menyebabkan keterlambatan produksi
yang pada akhirnya mengakibatkan pada penundaan penjualan. Sedangkan
persediaan yang berlebih, dpaat menyebabkan penumpukan yang akan
menambah cost (biaya). Untuk itu perlu terdapat pengendalian dengan cara
menerapkan sistem pengendalian persediaan perpetual; teknologi barcode; serta
penghitungan persediaan secara periodik adalah pengendalian yang dirasa
paling memadai. Kemudian, atas control yang telah diterapkan
direkomendasikan pengujian dengan melakukan pemeriksaan terhadap laporan
kinerja pemasok. Pastikan telah dibuat dan direvisi secara perodik serta pastika

Audit atas Operasional Pembelian | 6

 mekanisme pemilihan pemasok baru telah berjalan apabila terdapat kinerja
pemasok yang ada di bawah standar.

(2) Pengiriman atas barang yang dipesan tidak datang sesuai jadwal.
Agar barang yang dipesan diterima sesuai jadwal, maka perlu adanya purchase
order yang terstandarisasi, yang meliputi tanggal barang yang dipesan
dibutuhkan/diharapkan diterima. Pengujian yang direkomendasikan adalah
memeriksa laporan kinerja supplier, apabila supplier bekerja dibawah standar
maka rekomendasikan untuk dilakukan pergantian.

(3) Meminta barang yang tidak dibutuhkan

Agar resiko barang yang diminta oleh user adalah barang yang tidak dibutuhkan
dapat diminimalisir, catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan
permintaan pembelian adalah pengendalian yang memadai. Pengujian yang
diperlukan adalah Periksa apakah permintaan barang (PR) telah melalui proses
otorisasi oleh atasan yang berwenang. Uji Sistem Informasi Akuntansi
perusahaan dan temukan kemungkinan untuk memperbaikinya.

B.2 Memperoleh barang dan jasa pada kuantitas yang tepat

Terdapat dua jenis resiko yang menjadi perhatian utama yaitu : resiko bahwa barang
yang diterima kurang, rusak sebagian/seluruhnya, atau berlebih dari jumlah barang
yang dipesan; serta resiko bahwa pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas
pemeriksaanya dengan baik dan benar.

(1) Barang yang diterima kurang, rusak sebagian/seluruhnya, atau berlebih dari
jumlah barang yang dipesan.
Perlu adanya penggunaan dokumen laporan penerimaan (receiving report) yang
terstandarisasi yang memuat jumlah barang diterima, jumlah barang rusak yang
dikembalikan, dan jumlah barang rusak yang masih dapat diterima. Yang
kemudian diserahkan ke bagian pembelian sebagai bahan evaluasi kinerja
supplier. Pengujian dilakukan dengan memilih beberapa sampel data lengkap
supplier yang berisi track-record dari para supplier, kemudian atas sampel yang
dipilih, uji laporan penerimaan barang (receiving report) yang meliputi siapa
pihak yang berwenang mengotorisasi; kecocokkan jumlah dan spesifikasi
barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition)
dan surat pesanan pembelian (purchase order). Apabila terdapat
ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang, cek apakah terdapat tindak
lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau
koreksi dalam invoice.

(2) Pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaannya dengan

baik dan benar

Audit atas Operasional Pembelian | 7

 Perlu ditunjuk pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan
atas proses pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang
(supervisor) agar pegawai bagian penerimaan melakukan tugas pengecekan
barang yang diterima dengan baik. Selanjutnya, rekomendasi pengujian dengan
melakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk
mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil
pemeriksaannya terbukti efektif. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan
penerimaan barang telah dibuat dengan memadai.

B.3 Memperoleh barang dan jasa pada Supplier yang tepat

Terdapat sebelas resiko yang menjadi perhatian utama dalam pemilihan Supplier yang
temasuk juga didalamnya perspektif harga dan kualitas barang dan jasa yang akan
dibeli.
(1) Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
Dengan adanya persetujuan dari otorisator untuk pesanan pembelian; dan
kemudian membatasi akses ke file utama pemasok, dapat diandalkan untuk
menjadi pengendalian. Rekomendasi pengujian adalah meninjau ulang secara
periodik daftar pemasok yang disetujui untuk melihat adanya perubahan yang
tidak sah pada daftar tersebut.

(2) Terdapatnya kerjasama antara supplier dan bagian pembelian untuk

memanipulasi pembelian
Adanya kewajiban bagi bagian pembelian untuk merekam langkah-langkah
yang diambil oleh bagian pembelian dalam melakukan proses pembelian adalah
control yang memadai. Selanjutnya, untuk pengujian perlu diambil beberapa
sampel dari rekaman proses pembelian yang telah diambil bagian pembelian.
Atas sampel yang telah dipilih, uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi)
dan materil (rekanan/pemasok, barang/jasa yang dibeli, dan sebagainya) dari
berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan
dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan
bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang
ditetapkan manajemen.

(3) Komite yang memutuskan membeli atau memproduksi sendiri tidak memiliki
akta tertulis atau seperangkat prosedur.
Untuk meyakinkan bahwa komite yang berwenang memutuskan pembelian atau
produksi sendiri telah melaksanakan tugasnya dengan baik, komite tersebut
harus beranggotakan dari Departemen Produksi, Kontrol Mutu, Permesinan dan
Pembelian. Mereka harus rutin bertemu untuk membuat keputusan membeli
atau memproduksi sendiri atas produk-produk dan program-program baru.
Keputusan harus didasarkan pada kapasitas pabrik, informasi biaya
berkelanjutan, dan substitusi yang wajar. Pada saat pengujian, Periksa catatan
Komite untuk menentukan apakah pembelian-pembelian penting telah
dipertimbangkan dan dukungan memadai telah diberikan bagi keperluan

Audit atas Operasional Pembelian | 8

 tersebut, kemudian ambil beberapa sampel. Atas sampel yang telah dipilih, uji
surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah
surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang
yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan

(4) Tidak ada tolak ukur kuantitatif dan kualitatif untuk aktivitas pembelian. Tidak
ada informasi atau standar yang dapat digunakan manajemen untuk menilai
aktivitas pembelian. Pembelian yang tidak terkontrol. Harga yang lebih tinggi
dan kemungkinan penurunan disiplin keryawan departemen pembelian. Untuk
itu perlu adanya Laporan komitmen bulanan untuk setiap pembeli yang berisi
hal-hal seperti: Jumlah total uang yang dijanjikan. Komitmen berdasarkan
penawaran kompetitif. Alasan tidak ada kompetisi. Jumlah uang yang
dihabiskan untuk pembelian-pembelian yang tidak ada kompetitif. Penghematan
yang dicapai dengan adanya penawaran yang kompetitif, negosiasi, sumber
persediaan baru, prosedur-prosedur yang inovatif, dan bahan baku pengganti
sebagai control. Sedangkan pengujian dilakukan dengan cara memeriksa sampel
volume penawaran yang tidak kompetitif. Tanyakan alasannya. Tanyakan
karyawan departemen pembelian prosedur-prosedur yang dijalankan untuk
mendapatkan pengurangan harga. (Sistem pelaporan yang direkomendasikan
untuk memberi manajemen informasi tersebut.)

(5) Kurangnya rotasi penugasan pembelian. Memungkinkan karyawan departemen

pembelian memiliki hubungan jangka panjang dengan pemasok tertentu dan
lebih suka membeli dari pemasok tersebut. Sebagai bentuk pengendalian, perlu
adanya ketentuan mengenai rotasi periodik penugasan. Aturan agar semua
karyawan departemen pembelian mengambil cuti. Jadwal rotasi dan cuti yang
resmi. Kemudian direkomendasikan pengujian dengan memeriksa jadwal rotasi
dan cuti. Periksa cuti yang tidak diambil atau penugasan yang tidak dirotasi.

(6) Departemen Pembelian baru mengetahui diperlukannya peralatan baru hanya

setelah rancangan diterima. Sehingga Departemen Pembelian tidak punya
banyak waktu untuk mendapatkan penawaran kompetitif untuk barang-barang
yang butuh waktu lama untuk diperoleh. Untuk itu perlu dibentuk sebuah
komite, yang anggotanya termasuk karyawan Pembelian yang kemudian
menetapkan jadwal kebutuhan peralatan untuk mengantisipasi lama waktu
untuk memperoleh peralatan tersebut. Bagian pembelian harus ikut serta
menetapkan jadwal untuk barang-barang seperti ini. Untuk resiko ini,
direkomendasikan pengujian dengan sampel. Untuk sampel peralatan yang
butuh waktu lama untuk diperoleh, tentukan apakah jadwal sudah ditetapkan,
realistis, dan memberikan banyak waktu untuk mengundang penawaran yang
kompetitif

(7) Tidak ada program analisis nilai untuk mengaitkan barang dengan fungsinya,
bukan biayanya. Sebagai control, perlu adanya sistem yang mengharuskan

Audit atas Operasional Pembelian | 9

 barang yang dibeli lolos uji kelayakan. Kelayakan tersebut meliputi, apakah
biaya sebanding dengan manfaatnya? apakah fitur-fitur yang dimiliki alat
tersebut memang dibutuhkan? tersedianya suku cadang standar, dan lain-lain.
Direkomendasikan mencari siapa yang bertanggung jawab untuk analisis nilai
untuk pengujian control ini. Telaah laporan penghematan, kemudian
berdasarkan sampel, tentukan apakah barang-barang tersebut memerlukan
analisis nilai.

(8) Jumlah pesanan berlebihan, yang menandakan departemen pengguna, bukan

departemen pembelian, yang memilih pemasok dan memesan barang, sehingga
meniadakan kontrol pembelian dan mengarah pada menyukai pemasok tertentu
dan harga yang lebih tinggi. Untuk itu diperlukan aturan untuk laporan pesanan
tersebut, menentukan alasannya, dan mengambil tindakan disiplin yang layak.
Arahan manajemen memberi wewenang tunggal pada Departemen Pembelian
untuk menggunakan dana. Sedangkan pengujian terhadap control-nya hitung
rasio pesanan yang dikonfirmasi dengan total pesanan. Periksa apa yang
dilakukan untuk mengurangi rasio tersebut. Berdasarkan sampel, tanyakan
karyawan departemen pembelian dan departemen pengguna alasan-alasan untuk
menyetujui pesanan.

(9) Tidak ada ketentuan untuk catatan yang menunjukkan pembelian terdahulu
untuk produk-produk yang sama, sehingga tidak ada informasi berharga bagi
karyawan departemen pembelian untuk menilai tawaran yang diberikan.
Diperlukan Sistem pencatatan menggunakan kartu atau alat elektronik untuk
pembelian setiap barang yang terjadi berulang. Lalu, lakukan pengujian sampel
pesanan pembelian, telusuri pembelian sebelumnya untuk barang-barang yang
sama. Periksa varians-varians yang signifikan. (Merekomendasikan adanya
catatan harga historis).

(10) Membeli dengan harga yang dinaikkan

Seringkali perusahaan akan seperti tertipu dengan pasokan yang harganya telah
dinaikkan. Untuk itu, sebagai kontrolnya perusahaan dapat meminta penawaran
kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian;
pengendalian anggaran. Selanjutnya, bandingkan biaya dengan anggaran yang
diperbolehkan sebagai pengujian.

(11) Membeli barang berkualitas rendah

Kadangkala barang yang telah dibeli berkualitas rendah dan tidak sesuai
permintaan. Untuk itu, perusahaan dapat menggunakan vendor yang disetujui;
persetujuan pesanan pembelian; awasi kinerja vendor; dan pengendalian
anggaran. Pengujian dilakukan dengan melakukan peninjauan ulang untuk
memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui yang digunakan.
Secara periodik meninjau ulang data kinerja pemasok, untuk mempertahakan
akurasi daftar pemasok yang disetujui ini.

Audit atas Operasional Pembelian | 10

C. Audit Kegiatan yang bersangkutan
Terdapat lima tahapan-tahapan dalam kegiatan pembelian. Tiap tahapan memiliki
pengendalian yang berbeda-beda. Untuk itu perlu diklasifikasikan masing-masing
tahapan tersebut berdasarkan tujuannya serta prosedur apa yang harus dilakukan untuk
menilai apakah tingkat pengendaliannya telah memadai.

C.1 Tahapan Kegiatan dan Tujuan Audit

Terdapat lima tahapan kegiatan pada pembelian yaitu :
1) Permintaan pembelian
Terdapat lima jenis tujuan audit pada tahapan ini berupa : a) menilai
kelengkapan dan keandalan prosedur permintaan pembelian barang/jasa; b)
memastikan apakah permintaan pembelian barang/jasa sesuai dengan tujuan
yaitu menunjang kegiatan-kegiatan perusahaan secara menyeluruh; c)
mengetahui apakah permintaan pembelian tersebut disahkan oleh pejabat yang
berwenang; d) menilai kelayakan prosedur otorisasi pambelian; serta e) menguji
tingkat ketaatan terhadap prosedur pembelian yang telah ditetapkan.
2) Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok (Supplier)
Pada tahapan ini, terdapat tiga jenis tujuan audit yaitu : a) memastikan
ditaatinya kebijakan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang ditetapkan baik
intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya; b) memastikan adanya
perlindungan terhadap kepentingan perusahaan; dan c) menilai apakah telah
dilakukan usaha untuk meningkatkan efisiensi kegiatan pembelian.
3) Order Pembelian
Hanya terdapat satu macam tujuan pada tahapan ini, yaitu mengetahui apakah
terdapat langkah-langkah untuk memastikan agar produk-produk yang dipesan
benar-benar dikerjakan sesuai dengan persetujuan pesanan pembelian.
4) Penerimaan Barang
Terdapat dua jenis tujuan pada tahapan ini, meliputi : a) memastikan apakah
petugas atau bagian yang menerima barang secara organisatoris terpisah dari
petugas bagian Pembelian; dan b) memastikan apakah petugas yang
bertanggung jawab dalam penerimaan barang telah melaksanakan kewajibannya
dengan memeriksa barang-barang yang diterima sesuai prosedur yang
ditentukan.
5) Pencatatan Utang
Ada dua jenis tujuan pada tahapn ini berupa : a) mengetahui apakah telah
dilakukan langkah-langkah pengendalian yang memadai sebelum pembayaran
dilakukan oleh Bagian Keuangan; dan b) mengetahui apakah terjalin kerja sama
yang baik antara Bagian Pembelian dengan Bagian Keuangan.

C.2 Prosedur Audit

Berdasarkan tujuan-tujuan pada tiap proses diatas, maka disusun suatu prosedur audit
untuk mengevaluasi proses bisnis, resiko dan pengendaliannya. Prosedur ini dibagi
pada tiap tahapan.

Audit atas Operasional Pembelian | 11

1) Awalan
Awalan dimaksudkan untuk prosedur yang pertama kali dikerjakan, namun
belum ada tujuan audit yang akan dicapainya. Prosedur ini meliputi :
a) Meminta daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang terjadi selama periode
yang diperiksa. Lakukan penghitungan ulang ke samping kanan dan ke
bawah untuk memastikan bahwa jumlah yang dicantumkan auditee adalah
jumlah yang benar. Jika terdapat perbedaan jumlah, tanyakan alasan
perbedaan tersebut kepada auditee.
b) Buat ringkasan atas daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang diberikan
auditee dimana dilakukan pemilihan secara acak item-item yang akan diuji
sesuai dengan metode yang dipilih auditor.
c) Minta salinan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan ringkasan
daftar rekapitulasi transaksi pembelian antara lain daftar pemasok/rekanan,
surat perintah kerja (surat perjanjian/kontrak), surat permintaan pembelian
(purchase requisition), surat pesanan pembelian (purchase order), laporan
penerimaan barang (receiving report), faktur pembelian (invoice), slip
pengepakan, termasuk daftar prosedur/ketetapan kegiatan pembelian yang
dimiliki perusahaan sebagai standar acuan untuk menguji item-item yang
akan dipilih.
2) Tahap permintaan pembelian
Pada tahap ini, atas sampel yang telah dipilih, menguji surat permintaan
pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan
pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Otorisasi tersebut
memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah
sesuai dengan yang dibutuhkan.
3) Tahap permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Kemudian, pada tahapan ini, atas sampel yang telah dipilih tadi, uji kebenaran
formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok, barang/jasa
yang dibeli, dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan
administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang
dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah
sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen.
4) Tahap order pembelian
Pada tahap ini, uji surat pesanan pembelian (purchase order) yang meliputi siapa
pejabat yang mengotorisasi, kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang
terdapat pada surat permintaan pembelian atas sampel yang dipilh. Apabila
terdapat perbedaan antara jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada
surat pesanan pembelian dengan yang terdapat pada surat permintaan
pembelian, tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee.
5) Tahap penerimaan barang
Pada tahapan ini, terdapat dua prosedur yang harus dilaksanakan :
1) Atas sampel yang dipilih, uji laporan penerimaan barang (receiving report)
yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi; kecocokkan
jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan
pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase

Audit atas Operasional Pembelian | 12

 order). Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang, cek
apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari
ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice.
2) Lakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk
mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil
pemeriksaannya terbukti efektif. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa
laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai.
6) Tahap pencatatan utang
Tahapan ini sebenarnya sudah berada pada wilayah audit atas kegiatan
keuangan. Namun karena tahapan ini masih berhubungan sangat erat dengan
kegiatan pembelian, maka perlu dialokasikan sebagai salah satu tahapan pada
kegiatan pembelian. Pada tahapan ini, prosedur audit ditempuh dengan cara
meneliti apakah dilakukan pencocokan antara salinan surat pesanan pembelian
dengan invoice untuk memastikan bahwa pembelian yang dilakukan telah
dicatat dengan memadai.

Audit atas Operasional Pembelian | 13