P. 1
Audit+Operasional+Pembelian OK

Audit+Operasional+Pembelian OK

|Views: 829|Likes:
Published by jo1501

More info:

Published by: jo1501 on Dec 09, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/07/2013

pdf

text

original

Audit Operasional Kegiatan Pembelian

A. Gambaran umum kegiatan pembelian Kegiatan pembelian merupakan salah satu kegiatan utama perusahaan. Bahkan salah satu indikasi berkembangnya perusahaan tertentu adalah meningkatnya kegiatan pembelian yang dilakukan. Pada kesempatan kali ini, kelompok kami akan membahas masalah yang berkaitan dengan kegiatan pembelian beserta prosedur auditnya. Dikarenakan adanya beberapa alternatif sistem & prosedur serta untuk memfokuskan pembahasan, kami mengambil beberapa asumsi:  Perusahaan yang dibahas bergerak di bidang manufaktur,  Inisiasi pembelian dilakukan oleh pengendali persediaan/user,  Sistem pembelian yang dibahas adalah sistem pembelian manual,  Prosedur pemilihan supplier dilakukan melalui proses pelelangan. . A.1. Tujuan kegiatan Tujuan-tujuan manajemen kegiatan pembelian yang umum berlaku adalah untuk mendapatkan barang atau jasa yang tepat: (1) Pada waktu yang tepat Perusahaan perlu memperhatikan saat pemesanan agar pemesanan barang/jasa yang dilakukan tidak terlampau dini atau terlambat. Pemesanan yang terlampau dini perlu dihindari, karena dapat mengakibatkan gangguan yang serius terhadap arus kas perusahaan. Dana perusahaan yang umumnya terbatas akan terpaksa dipakai untuk melakukan pembelian-pembelian yang sebenarnya dapat ditangguhkan, sementara keperluan lain yang sebenarnya lebih mendesak terpaksa ditunda. Sebagai akibatnya perusahaan mungkin harus mencari sumber pembiayaan melalui pinjaman jangka pendek dengan tingkat bunga yang tinggi. Sedangkan pemesanan yang terlambat dilakukan akan dapat menyebabkan tertundanya produksi. Sehingga barang dagangan/produk jadi atau jasa terlambat diserahkan kepada pelanggan yang pada akibatnya dapat menyebabkan pelanggan lari ke perusahaan pesaing.

(2) Pada kuantitas yang tepat Jumlah barang yang dipesan perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. Pemesanan yang melebihi kebutuhan normal dapat mengakibatkan kerugian yang tidak perlu terjadi. Contoh kerugian akibat barang dibeli terlalu berlebihan antara lain sewa gudang tambahan dan kerusakan barang karena terlalu lama disimpan. (3) Dari supplier yang tepat Penentuan supplier juga perlu dilakukan secara hati-hati. Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya, memiliki harga penawaran terbaik, serta memiliki barang dengan kualitas sesuai yang diinginkan manajemen.
Audit atas Operasional Pembelian |

1

2) Prosedur permintaan penawaran dan pemilihan supplier (oleh bagian pembelian) a. tembusan pertama diserahkan ke bagian akuntansi sebagai dasar pencatatan utang usaha dan kendali bahwa permintaan pembelian tidak dilakukan oleh bagian pembelian. Membuat surat permintaan pembelian (purchase requisition) dalam rangkap 3 dan memberikan spesifikasi yang jelas terhadap barang yang akan dibeli. c. telepon atau email.2. biaya pengangkutan dan biaya kehabisan persediaan. untuk melakukan pemesanan juga harus memperhitungkan titik pemesanan (reorder point) dengan mempertimbangkan waktu pengiriman barang dari supplier dan tingkat persediaan yang harus ada sampai barang yang dipesan datang. Mengirimkan lembar pertama (asli) untuk bagian pembelian sebagai dasar pembuatan purchase order. dan tembusan kedua untuk arsip bagian pengendali persediaan/user. misal: internet. baik via pos. yang dapat didasarkan kepada: (1) Suatu Sistem Persediaan Maksimum/Minimum Sistem yang umum dipakai adalah Economic Order Quantity (EOQ) yaitu suatu metode yang melakukan perhitungan untuk mengoptimalkan jumlah yang dipesan sehingga dapat menekan biaya pemesanan. Membuat permintaan penawaran (yang meliputi spesifikasi teknis. media cetak.A. dll atau (2) mempelajari catatan-catatan mengenai supplier yang terdapat pada arsip bagian pembelian atau (3) mengumumkan adanya pengadaan melalui media massa dan melakukan pendaftaran supplier. b. (2) Proyek-proyek perusahaan Baik proyek investasi modal maupun proyek yang bersifat operasional. Selain itu. Bagian pengendali persediaan/user menentukan kebutuhannya. c. menimbulkan berbagai kebutuhan yang perlu dilaksanakan pembeliannya. Menerima dokumen permintaan pembelian dari pengendali persediaan/user b. Audit atas Operasional Pembelian | 2 . d. Meminta otorisasi surat permintaan pembelian dari atasan langsung bagian pengendali persediaan/user. Proses bisnis kegiatan pembelian Prosedur-prosedur utama yang terlibat dalam kegiatan pembelian : 1) prosedur permintaan pembelian 2) prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier 3) prosedur order pembelian 4) prosedur penerimaan barang 5) prosedur pencatatan Uraian Prosedur 1) Prosedur permintaan pembelian (oleh bagian pengendali persediaan/user) a. Mengumpulkan data supplier potensial dengan: (1) mengidentifikasi supplier yang potensial dari berbagai sumber. maupun harga) unuk kemudian disampaikan kepada supplier yang potensial. persyaratan administratif.

(2) Tembusan pengakuan oleh supplier. kuantitas dan deskripsi barang yang dipesan. terdiri dari: (1) Lembar pertama surat pesanan pembelian yang dikirim kepada supplier. memiliki harga penawaran terbaik. antara lain: (1) Meneliti penawaran yang diajukan supplier. dsb. aspek-aspek yang perlu diperhatikan. (3) Kesesuaian dengan kebijakan perusahaan atau pemerintah. e. reputasi. Meminta otorisasi purchase order kepada kepala bagian pembelian. Kepala bagian pembelian memberikan persetujuan tertulis/otorisasi atas supplier yang terpilih. identitas supplier. f. 3) Prosedur order pembelian (oleh bagian pembelian) a. tembusan ini dikirimkan kepada bagian yang membuat purchase requisition bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. biaya-biaya pengiriman. Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya. tembusan ini berupa salinan kosong (blind copy) purchase order. dukungan layanan purna jual. Membuat berita acara evaluasi teknis dan persyaratan administratif. tanggal pemesanan dan tanggal dibutuhkan. Melakukan evaluasi teknis dan persyaratan admistratif. lokasi pengiriman dan cara pengiriman serta harga. (2) Meneliti informasi mengenai keandalan supplier yang meliputi prestasi. risiko-risiko pengungkapan rahasia perusahaan kepada pesaing. Salinan kosong purchase order tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima. (3) Tembusan bagi bagian pengandali persediaan/user. i. Tujuan dari salinan kosong adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan. nama staf bagian pembelian. dll. Audit atas Operasional Pembelian | 3 . kemampuan keuangan calon-calon supplier. Memilih supplier. g.d. (4) Tembusan untuk arsip bagian pembelian yang disusun bersama dengan purchase requisition dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file) menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan. (5) Tembusan bagi bagian penerimaan. serta memiliki barang sesuai dengan kualitas yang diinginkan manajemen. b. Purchase Order yang dibuat dalam 6 rangkap. persyaratan pembelian. dsb. tembusan surat pesanan pembelian ini dikirimkan kepada supplier. yang meliputi: harga. Staf bagian pembelian membuat surat penetapan pemenang lelang untuk kemudian diajukan kepada atasannya untuk direview dan diotorisasi. dimintakan tanda tangan dari supplier tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui pesanan pembelian serta kesanggupan supplier memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen. h. misal: kebijakan untuk memberi dukungan kepada pengusaha kecil. Menerima surat penawaran dari supplier dan mengikhtisarkannya dalam daftar supplier. Membuat surat order pembelian (purchase order) dalam 6 rangkap Purchase order meliputi nomor urut.

hanya orang yang memiliki kemampuan teknis yang bisa secara memadai memeriksa bahan dan memberikan jaminan kepada bagian pengendali persediaan/user. supervisor yang independen mengambil slip pengepakan supplier dan kemudian membandingkan nomor pesanan pembelian yang dijadikan referensi di slip pengepakan supplier dengan nomor di salinan kosong (blind copy) purchase order untuk memverifikasi bahwa barang tersebut memang dipesan. (4) Satu rangkap disimpan sebagai arsip bagian penerimaan. Jika pengiriman tersebut tidak dapat diterima. yang akan disimpan dalam file tunda utang usaha. maka bagian pembelian harus segera menyelesaikannya dengan supplier terkait. d. Ketika barang tiba dari supplier. supplier akan memberikan izin bagi pembeli untuk memperbaiki invoice atas penyimpangan jumlah barang. spesifikasi maupun kondisinya. (3) Satu rangkap dikirim ke bagian akuntansi. jumlah dan kondisi barang yang diterima. serta legalisasi staf penerimaan dan supervisor. Laporan penerimaan yang dibuat dalam 4 rangkap: (1) Satu rangkap laporan penerimaan menyertai pengiriman barang ke gudang. Audit atas Operasional Pembelian | 4 . sehingga kadang perlu mendatangkan tenaga ahli. nomor pesanan pembelian. Jika pengiriman tersebut dapat diterima.Selain itu. tembusan surat pesanan pembelian ini dikirim ke bagian akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. Dalam kasus barang rusak atau berkualitas rendah. c. b. informasi harga menunjukkan nilai barang dan memungkinkan pencurian barang yang mahal dari area penerimaan sebelum dapat diamankan ke gudang. (6) Tembusan bagi bagian akuntansi. bagian akuntansi diberitahukan untuk menyesuaikan saldo rekening yang terutang atas supplier yang bersangkutan. Selanjutnya. 4) Prosedur penerimaan barang ( oleh bagian penerimaan) a. dan laporan penerimaan dalam file pesanan pembelian tertutup (closed purchase order file). baik dalam hal jumlah. Staf administrasi bagian penerimaan menghitung jumlah fisik barang yang diterima. Staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan (receiving report) yang berisi tanggal penerimaan. (2) Satu rangkap dikirim ke bagian pembelian. Dalam banyak kasus. staf tersebut akan menutup file open purchase order dan menyimpan purchase requisition. purchase order. Supervisor mencocokkan jumlah fisik dengan jumlah yang tercatat di slip pengepakan supplier serta memverifikasi hasil pemeriksaan staf administrasi bagian penerimaan. Biasanya. nama pemasok. nota debit akan dibuat setelah supplier setuju untuk mengambil kembali barang tersebut atau memberikan pengurangan harga. memeriksa kesesuaian spesifikasi sesuai dengan yang dipesan dan memeriksa kondisi barang. dimana staf administrasi bagian pembelian merekonsiliasikannya dengan open purchase order file.

purchase order. staf administrasi utang usaha merekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase requisition. d. purchase order dan laporan penerimaan) (2) Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian (3) Mencatat ke rekening supplier dalam buku pembantu utang usaha (4) Menggabungkan semua dokumen sumber (purchase requisition. Formalisasi proses otorisasi akan mendorong manajemen persediaan yang efisien dan memastikan legitimasi permintaan pembelian. file ini diatur berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memastikan bahwa utang telah dibayar pada tanggal terakhir yang diizinkan tanpa melewati tanggal jatuh tempo dan kehilangan diskon. Penentuan saat permintaan barang Perusahaan perlu memperhatikan saat permintaan barang agar barang tersedia saat dibutuhkan. b. (2) Mencatat voucher jurnal ke akun persediaan dan utang usaha dalam buku besar. dan invoice) ke file utang usaha terbuka (open accounts payable file). Permintaan pembelian harus diotorisasi oleh atasan langsung dari pengendali persediaan/user.5) Prosedur pencatatan (oleh bagian akuntansi) a. 2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier Perlunya otorisasi dari kepala bagian pembelian atas supplier terpilih. (3) Merekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku pembantu persediaan. laporan penerimaan. A. (5) Meringkas berbagai ayat dalam jurnal pembelian untuk periode tersebut dan membuat voucher jurnal untuk bagian buku besar. b. Titik-titik kritis Titik-titik kritis yang berada di setiap prosedur: 1) Prosedur permintaan pembelian a. sehingga akan dapat menghilangkan/meminimalisir penyalahgunaan wewenang pemilihan Audit atas Operasional Pembelian | 5 . Biasanya. c. Penentuan jumlah barang yang diminta Jumlah barang yang diminta perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. Penentuan spesifikasi yang tepat terhadap barang yang dibutuhkan Penentuan spesifikasi yang tepat diperlukan agar barang yang diminta adalah barang yang memang dibutuhkan.3. Staf administrasi buku besar (1) Menerima voucher jurnal dari staf administrasi utang usaha dan sebuah ringkasan akun persediaan dari bagian gudang. (4) Mengarsipkan ringkasan buku pembantu persediaan dan voucher jurnal. Staf administrasi utang usaha (1) Ketika invoice tiba.

Masing masing resiko tersebut dapat diminimalisir dengan pengendalian yang memadai serta langkah pengujian yang dapat direkomendasikan dalam melakukan audit internal pada kegiatan operasinya. Adapun tujuan proses operasi bisnis tersebut terdiri dari tiga bagian yaitu memperoleh barang dan jasa : 1) pada waktu yang tepat. Untuk itu perlu terdapat pengendalian dengan cara menerapkan sistem pengendalian persediaan perpetual. setiap barang yang diterima harus terdapat purchase order yang mendasarinya. Persediaan yang kurang dapat menyebabkan keterlambatan produksi yang pada akhirnya mengakibatkan pada penundaan penjualan. Pastikan telah dibuat dan direvisi secara perodik serta pastika Audit atas Operasional Pembelian | 6 . 3) Prosedur order pembelian Perlunya otorisasi purchase order oleh kepala bagian pembelian untuk memastikan bahwa barang yang dibeli adalah barang yang dipesan. 4) Prosedur penerimaan barang a. Sedangkan persediaan yang berlebih. 5) prosedur pencatatan a. verifikasi terhadap hasil pemeriksaan staf penerimaan oleh supervisor. mengandung keterkaitan terhadap tiga jenis substansi : Resiko. Pembahasan proses bisnis Proses bisnis yang telah dijelaskan sebelumnya. serta 3) dari Supplier yang tepat. teknologi barcode. rekonsiliasi jumlah fisik barang yang diterima dengan jumlah tercatat di slip pengepakan supplier oleh supervisor.supplier yang dapat mengakibatkan didapatkannya barang yang berkualitas rendah dan atau mempunyai harga yang tidak kompetitif. B. rekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase order dan laporan penerimaan) oleh staf administrasi utang usaha. d. dpaat menyebabkan penumpukan yang akan menambah cost (biaya).1 Memperoleh barang dan jasa pada waktu/saat yang tepat Terdapat tiga resiko yang menjadi perhatian utama. serta penghitungan persediaan secara periodik adalah pengendalian yang dirasa paling memadai. Kemudian. b. atas control yang telah diterapkan direkomendasikan pengujian dengan melakukan pemeriksaan terhadap laporan kinerja pemasok. Masing-masing substansi tersebut melekat pada setiap tujuan proses operasi bisnis yang berkaitan dengan Pembelian. rekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku pembantu persediaan. serta Pengujian yang direkomendasikan dalam rangka audit internalnya. b. B. c. (1) Kehabisan persediaan dan/atau kelebihan persediaan Resiko persediaan yang ada kurang atau berlebih (idle) besar kemungkinan terjadinya. Pengendalian yang diperlukan. rekonsiliasi laporan penerimaan dengan open purchase order file oleh bagian pembelian. 2) pada kuantitas yang tepat.

rusak sebagian/seluruhnya. Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang. jumlah barang rusak yang dikembalikan. (3) Meminta barang yang tidak dibutuhkan Agar resiko barang yang diminta oleh user adalah barang yang tidak dibutuhkan dapat diminimalisir. persetujuan permintaan pembelian adalah pengendalian yang memadai. Yang kemudian diserahkan ke bagian pembelian sebagai bahan evaluasi kinerja supplier.mekanisme pemilihan pemasok baru telah berjalan apabila terdapat kinerja pemasok yang ada di bawah standar. apabila supplier bekerja dibawah standar maka rekomendasikan untuk dilakukan pergantian. Pengujian yang direkomendasikan adalah memeriksa laporan kinerja supplier. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase order). Agar barang yang dipesan diterima sesuai jadwal. rusak sebagian/seluruhnya. B. maka perlu adanya purchase order yang terstandarisasi. (1) Barang yang diterima kurang. Pengujian yang diperlukan adalah Periksa apakah permintaan barang (PR) telah melalui proses otorisasi oleh atasan yang berwenang. dan jumlah barang rusak yang masih dapat diterima. serta resiko bahwa pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaanya dengan baik dan benar. kemudian atas sampel yang dipilih. (2) Pengiriman atas barang yang dipesan tidak datang sesuai jadwal. Uji Sistem Informasi Akuntansi perusahaan dan temukan kemungkinan untuk memperbaikinya. cek apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice. Perlu adanya penggunaan dokumen laporan penerimaan (receiving report) yang terstandarisasi yang memuat jumlah barang diterima. Pengujian dilakukan dengan memilih beberapa sampel data lengkap supplier yang berisi track-record dari para supplier.2 Memperoleh barang dan jasa pada kuantitas yang tepat Terdapat dua jenis resiko yang menjadi perhatian utama yaitu : resiko bahwa barang yang diterima kurang. atau berlebih dari jumlah barang yang dipesan. uji laporan penerimaan barang (receiving report) yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi. yang meliputi tanggal barang yang dipesan dibutuhkan/diharapkan diterima. atau berlebih dari jumlah barang yang dipesan. catatan persediaan perpetual yang akurat. Pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaannya dengan baik dan benar (2) Audit atas Operasional Pembelian | 7 .

Keputusan harus didasarkan pada kapasitas pabrik. dan substitusi yang wajar.3 Memperoleh barang dan jasa pada Supplier yang tepat Terdapat sebelas resiko yang menjadi perhatian utama dalam pemilihan Supplier yang temasuk juga didalamnya perspektif harga dan kualitas barang dan jasa yang akan dibeli. barang/jasa yang dibeli. B. (2) Terdapatnya kerjasama antara supplier dan bagian pembelian untuk memanipulasi pembelian Adanya kewajiban bagi bagian pembelian untuk merekam langkah-langkah yang diambil oleh bagian pembelian dalam melakukan proses pembelian adalah control yang memadai. Atas sampel yang telah dipilih. Permesinan dan Pembelian.Perlu ditunjuk pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan atas proses pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang (supervisor) agar pegawai bagian penerimaan melakukan tugas pengecekan barang yang diterima dengan baik. Periksa catatan Komite untuk menentukan apakah pembelian-pembelian penting telah dipertimbangkan dan dukungan memadai telah diberikan bagi keperluan Audit atas Operasional Pembelian | (3) 8 . informasi biaya berkelanjutan. uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok. (1) Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi Dengan adanya persetujuan dari otorisator untuk pesanan pembelian. dan kemudian membatasi akses ke file utama pemasok. Pada saat pengujian. Komite yang memutuskan membeli atau memproduksi sendiri tidak memiliki akta tertulis atau seperangkat prosedur. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai. dapat diandalkan untuk menjadi pengendalian. Selanjutnya. Kontrol Mutu. komite tersebut harus beranggotakan dari Departemen Produksi. untuk pengujian perlu diambil beberapa sampel dari rekaman proses pembelian yang telah diambil bagian pembelian. Rekomendasi pengujian adalah meninjau ulang secara periodik daftar pemasok yang disetujui untuk melihat adanya perubahan yang tidak sah pada daftar tersebut. dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen. Selanjutnya. rekomendasi pengujian dengan melakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif. Mereka harus rutin bertemu untuk membuat keputusan membeli atau memproduksi sendiri atas produk-produk dan program-program baru. Untuk meyakinkan bahwa komite yang berwenang memutuskan pembelian atau produksi sendiri telah melaksanakan tugasnya dengan baik.

Untuk itu perlu dibentuk sebuah komite. Penghematan yang dicapai dengan adanya penawaran yang kompetitif. sumber persediaan baru. Sebagai control.tersebut. Memungkinkan karyawan departemen pembelian memiliki hubungan jangka panjang dengan pemasok tertentu dan lebih suka membeli dari pemasok tersebut. Sebagai bentuk pengendalian. uji surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Komitmen berdasarkan penawaran kompetitif. Sedangkan pengujian dilakukan dengan cara memeriksa sampel volume penawaran yang tidak kompetitif. Harga yang lebih tinggi dan kemungkinan penurunan disiplin keryawan departemen pembelian. Untuk sampel peralatan yang butuh waktu lama untuk diperoleh. Untuk itu perlu adanya Laporan komitmen bulanan untuk setiap pembeli yang berisi hal-hal seperti: Jumlah total uang yang dijanjikan. tentukan apakah jadwal sudah ditetapkan. negosiasi. Periksa cuti yang tidak diambil atau penugasan yang tidak dirotasi. Jumlah uang yang dihabiskan untuk pembelian-pembelian yang tidak ada kompetitif. Atas sampel yang telah dipilih. Departemen Pembelian baru mengetahui diperlukannya peralatan baru hanya setelah rancangan diterima. Tanyakan karyawan departemen pembelian prosedur-prosedur yang dijalankan untuk mendapatkan pengurangan harga.) Kurangnya rotasi penugasan pembelian. Pembelian yang tidak terkontrol. Aturan agar semua karyawan departemen pembelian mengambil cuti. direkomendasikan pengujian dengan sampel. Untuk resiko ini. Tanyakan alasannya. Jadwal rotasi dan cuti yang resmi. Sehingga Departemen Pembelian tidak punya banyak waktu untuk mendapatkan penawaran kompetitif untuk barang-barang yang butuh waktu lama untuk diperoleh. Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan (4) Tidak ada tolak ukur kuantitatif dan kualitatif untuk aktivitas pembelian. yang anggotanya termasuk karyawan Pembelian yang kemudian menetapkan jadwal kebutuhan peralatan untuk mengantisipasi lama waktu untuk memperoleh peralatan tersebut. Tidak ada informasi atau standar yang dapat digunakan manajemen untuk menilai aktivitas pembelian. Kemudian direkomendasikan pengujian dengan memeriksa jadwal rotasi dan cuti. bukan biayanya. prosedur-prosedur yang inovatif. (Sistem pelaporan yang direkomendasikan untuk memberi manajemen informasi tersebut. Alasan tidak ada kompetisi. kemudian ambil beberapa sampel. dan bahan baku pengganti sebagai control. realistis. perlu adanya ketentuan mengenai rotasi periodik penugasan. Bagian pembelian harus ikut serta menetapkan jadwal untuk barang-barang seperti ini. dan memberikan banyak waktu untuk mengundang penawaran yang kompetitif Tidak ada program analisis nilai untuk mengaitkan barang dengan fungsinya. perlu adanya sistem yang mengharuskan Audit atas Operasional Pembelian | (5) (6) (7) 9 .

dan lain-lain. Arahan manajemen memberi wewenang tunggal pada Departemen Pembelian untuk menggunakan dana. (9) (10) Membeli dengan harga yang dinaikkan Seringkali perusahaan akan seperti tertipu dengan pasokan yang harganya telah dinaikkan. Berdasarkan sampel. dan mengambil tindakan disiplin yang layak. Kelayakan tersebut meliputi. apakah biaya sebanding dengan manfaatnya? apakah fitur-fitur yang dimiliki alat tersebut memang dibutuhkan? tersedianya suku cadang standar. Audit atas Operasional Pembelian | 10 . Secara periodik meninjau ulang data kinerja pemasok. Untuk itu. yang memilih pemasok dan memesan barang. Lalu. tanyakan karyawan departemen pembelian dan departemen pengguna alasan-alasan untuk menyetujui pesanan. Telaah laporan penghematan. sehingga tidak ada informasi berharga bagi karyawan departemen pembelian untuk menilai tawaran yang diberikan. Sedangkan pengujian terhadap control-nya hitung rasio pesanan yang dikonfirmasi dengan total pesanan. Diperlukan Sistem pencatatan menggunakan kartu atau alat elektronik untuk pembelian setiap barang yang terjadi berulang. Direkomendasikan mencari siapa yang bertanggung jawab untuk analisis nilai untuk pengujian control ini. tentukan apakah barang-barang tersebut memerlukan analisis nilai. sebagai kontrolnya perusahaan dapat meminta penawaran kompetitif. dan pengendalian anggaran. bandingkan biaya dengan anggaran yang diperbolehkan sebagai pengujian. Tidak ada ketentuan untuk catatan yang menunjukkan pembelian terdahulu untuk produk-produk yang sama. perusahaan dapat menggunakan vendor yang disetujui. pengendalian anggaran. (8) Jumlah pesanan berlebihan. persetujuan pesanan pembelian. menentukan alasannya. yang menandakan departemen pengguna. kemudian berdasarkan sampel. (Merekomendasikan adanya catatan harga historis).barang yang dibeli lolos uji kelayakan. Periksa apa yang dilakukan untuk mengurangi rasio tersebut. sehingga meniadakan kontrol pembelian dan mengarah pada menyukai pemasok tertentu dan harga yang lebih tinggi. Periksa varians-varians yang signifikan. Untuk itu. Pengujian dilakukan dengan melakukan peninjauan ulang untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui yang digunakan. bukan departemen pembelian. awasi kinerja vendor. gunakan pemasok yang disetujui. Selanjutnya. untuk mempertahakan akurasi daftar pemasok yang disetujui ini. telusuri pembelian sebelumnya untuk barang-barang yang sama. (11) Membeli barang berkualitas rendah Kadangkala barang yang telah dibeli berkualitas rendah dan tidak sesuai permintaan. lakukan pengujian sampel pesanan pembelian. persetujuan pesanan pembelian. Untuk itu diperlukan aturan untuk laporan pesanan tersebut.

meliputi : a) memastikan apakah petugas atau bagian yang menerima barang secara organisatoris terpisah dari petugas bagian Pembelian. Prosedur Audit Berdasarkan tujuan-tujuan pada tiap proses diatas. C.2 Audit atas Operasional Pembelian | 11 . b) memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan. terdapat tiga jenis tujuan audit yaitu : a) memastikan ditaatinya kebijakan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang ditetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya. Tiap tahapan memiliki pengendalian yang berbeda-beda. Prosedur ini dibagi pada tiap tahapan. serta e) menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur pembelian yang telah ditetapkan. 4) Penerimaan Barang Terdapat dua jenis tujuan pada tahapan ini. 2) Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok (Supplier) Pada tahapan ini. 5) Pencatatan Utang Ada dua jenis tujuan pada tahapn ini berupa : a) mengetahui apakah telah dilakukan langkah-langkah pengendalian yang memadai sebelum pembayaran dilakukan oleh Bagian Keuangan. Untuk itu perlu diklasifikasikan masing-masing tahapan tersebut berdasarkan tujuannya serta prosedur apa yang harus dilakukan untuk menilai apakah tingkat pengendaliannya telah memadai. d) menilai kelayakan prosedur otorisasi pambelian. c) mengetahui apakah permintaan pembelian tersebut disahkan oleh pejabat yang berwenang.C. C. maka disusun suatu prosedur audit untuk mengevaluasi proses bisnis. 3) Order Pembelian Hanya terdapat satu macam tujuan pada tahapan ini. dan b) mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara Bagian Pembelian dengan Bagian Keuangan. yaitu mengetahui apakah terdapat langkah-langkah untuk memastikan agar produk-produk yang dipesan benar-benar dikerjakan sesuai dengan persetujuan pesanan pembelian.1 Tahapan Kegiatan dan Tujuan Audit Terdapat lima tahapan kegiatan pada pembelian yaitu : 1) Permintaan pembelian Terdapat lima jenis tujuan audit pada tahapan ini berupa : a) menilai kelengkapan dan keandalan prosedur permintaan pembelian barang/jasa. resiko dan pengendaliannya. Audit Kegiatan yang bersangkutan Terdapat lima tahapan-tahapan dalam kegiatan pembelian. dan b) memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab dalam penerimaan barang telah melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang-barang yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan. dan c) menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan efisiensi kegiatan pembelian. b) memastikan apakah permintaan pembelian barang/jasa sesuai dengan tujuan yaitu menunjang kegiatan-kegiatan perusahaan secara menyeluruh.

Tahap penerimaan barang Pada tahapan ini. terdapat dua prosedur yang harus dilaksanakan : 1) Atas sampel yang dipilih. slip pengepakan. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase Audit atas Operasional Pembelian | 12 . uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok. b) Buat ringkasan atas daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang diberikan auditee dimana dilakukan pemilihan secara acak item-item yang akan diuji sesuai dengan metode yang dipilih auditor. tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada surat permintaan pembelian atas sampel yang dipilh. atas sampel yang telah dipilih tadi. Apabila terdapat perbedaan antara jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada surat pesanan pembelian dengan yang terdapat pada surat permintaan pembelian. tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee. barang/jasa yang dibeli. uji surat pesanan pembelian (purchase order) yang meliputi siapa pejabat yang mengotorisasi. termasuk daftar prosedur/ketetapan kegiatan pembelian yang dimiliki perusahaan sebagai standar acuan untuk menguji item-item yang akan dipilih. uji laporan penerimaan barang (receiving report) yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi. Jika terdapat perbedaan jumlah. Tahap permintaan pembelian Pada tahap ini. namun belum ada tujuan audit yang akan dicapainya. Prosedur ini meliputi : a) Meminta daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang terjadi selama periode yang diperiksa. Tahap permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Kemudian. surat permintaan pembelian (purchase requisition). dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen. laporan penerimaan barang (receiving report). faktur pembelian (invoice). atas sampel yang telah dipilih. c) Minta salinan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan ringkasan daftar rekapitulasi transaksi pembelian antara lain daftar pemasok/rekanan. Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan.1) 2) 3) 4) 5) Awalan Awalan dimaksudkan untuk prosedur yang pertama kali dikerjakan. menguji surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. surat perintah kerja (surat perjanjian/kontrak). Tahap order pembelian Pada tahap ini. Lakukan penghitungan ulang ke samping kanan dan ke bawah untuk memastikan bahwa jumlah yang dicantumkan auditee adalah jumlah yang benar. surat pesanan pembelian (purchase order). pada tahapan ini.

prosedur audit ditempuh dengan cara meneliti apakah dilakukan pencocokan antara salinan surat pesanan pembelian dengan invoice untuk memastikan bahwa pembelian yang dilakukan telah dicatat dengan memadai. Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang. cek apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice. Namun karena tahapan ini masih berhubungan sangat erat dengan kegiatan pembelian.6) order). Tahap pencatatan utang Tahapan ini sebenarnya sudah berada pada wilayah audit atas kegiatan keuangan. Pada tahapan ini. maka perlu dialokasikan sebagai salah satu tahapan pada kegiatan pembelian. 2) Lakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai. Audit atas Operasional Pembelian | 13 .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->