Audit Operasional Kegiatan Pembelian

A. Gambaran umum kegiatan pembelian Kegiatan pembelian merupakan salah satu kegiatan utama perusahaan. Bahkan salah satu indikasi berkembangnya perusahaan tertentu adalah meningkatnya kegiatan pembelian yang dilakukan. Pada kesempatan kali ini, kelompok kami akan membahas masalah yang berkaitan dengan kegiatan pembelian beserta prosedur auditnya. Dikarenakan adanya beberapa alternatif sistem & prosedur serta untuk memfokuskan pembahasan, kami mengambil beberapa asumsi:  Perusahaan yang dibahas bergerak di bidang manufaktur,  Inisiasi pembelian dilakukan oleh pengendali persediaan/user,  Sistem pembelian yang dibahas adalah sistem pembelian manual,  Prosedur pemilihan supplier dilakukan melalui proses pelelangan. . A.1. Tujuan kegiatan Tujuan-tujuan manajemen kegiatan pembelian yang umum berlaku adalah untuk mendapatkan barang atau jasa yang tepat: (1) Pada waktu yang tepat Perusahaan perlu memperhatikan saat pemesanan agar pemesanan barang/jasa yang dilakukan tidak terlampau dini atau terlambat. Pemesanan yang terlampau dini perlu dihindari, karena dapat mengakibatkan gangguan yang serius terhadap arus kas perusahaan. Dana perusahaan yang umumnya terbatas akan terpaksa dipakai untuk melakukan pembelian-pembelian yang sebenarnya dapat ditangguhkan, sementara keperluan lain yang sebenarnya lebih mendesak terpaksa ditunda. Sebagai akibatnya perusahaan mungkin harus mencari sumber pembiayaan melalui pinjaman jangka pendek dengan tingkat bunga yang tinggi. Sedangkan pemesanan yang terlambat dilakukan akan dapat menyebabkan tertundanya produksi. Sehingga barang dagangan/produk jadi atau jasa terlambat diserahkan kepada pelanggan yang pada akibatnya dapat menyebabkan pelanggan lari ke perusahaan pesaing.

(2) Pada kuantitas yang tepat Jumlah barang yang dipesan perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. Pemesanan yang melebihi kebutuhan normal dapat mengakibatkan kerugian yang tidak perlu terjadi. Contoh kerugian akibat barang dibeli terlalu berlebihan antara lain sewa gudang tambahan dan kerusakan barang karena terlalu lama disimpan. (3) Dari supplier yang tepat Penentuan supplier juga perlu dilakukan secara hati-hati. Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya, memiliki harga penawaran terbaik, serta memiliki barang dengan kualitas sesuai yang diinginkan manajemen.
Audit atas Operasional Pembelian |

1

telepon atau email. Membuat surat permintaan pembelian (purchase requisition) dalam rangkap 3 dan memberikan spesifikasi yang jelas terhadap barang yang akan dibeli. Membuat permintaan penawaran (yang meliputi spesifikasi teknis. Meminta otorisasi surat permintaan pembelian dari atasan langsung bagian pengendali persediaan/user. yang dapat didasarkan kepada: (1) Suatu Sistem Persediaan Maksimum/Minimum Sistem yang umum dipakai adalah Economic Order Quantity (EOQ) yaitu suatu metode yang melakukan perhitungan untuk mengoptimalkan jumlah yang dipesan sehingga dapat menekan biaya pemesanan. Selain itu. (2) Proyek-proyek perusahaan Baik proyek investasi modal maupun proyek yang bersifat operasional. c. Mengirimkan lembar pertama (asli) untuk bagian pembelian sebagai dasar pembuatan purchase order. tembusan pertama diserahkan ke bagian akuntansi sebagai dasar pencatatan utang usaha dan kendali bahwa permintaan pembelian tidak dilakukan oleh bagian pembelian. Audit atas Operasional Pembelian | 2 . baik via pos. Bagian pengendali persediaan/user menentukan kebutuhannya. b. d.2. dll atau (2) mempelajari catatan-catatan mengenai supplier yang terdapat pada arsip bagian pembelian atau (3) mengumumkan adanya pengadaan melalui media massa dan melakukan pendaftaran supplier. biaya pengangkutan dan biaya kehabisan persediaan. misal: internet. dan tembusan kedua untuk arsip bagian pengendali persediaan/user. Proses bisnis kegiatan pembelian Prosedur-prosedur utama yang terlibat dalam kegiatan pembelian : 1) prosedur permintaan pembelian 2) prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier 3) prosedur order pembelian 4) prosedur penerimaan barang 5) prosedur pencatatan Uraian Prosedur 1) Prosedur permintaan pembelian (oleh bagian pengendali persediaan/user) a. maupun harga) unuk kemudian disampaikan kepada supplier yang potensial. media cetak.A. menimbulkan berbagai kebutuhan yang perlu dilaksanakan pembeliannya. c. Menerima dokumen permintaan pembelian dari pengendali persediaan/user b. 2) Prosedur permintaan penawaran dan pemilihan supplier (oleh bagian pembelian) a. persyaratan administratif. untuk melakukan pemesanan juga harus memperhitungkan titik pemesanan (reorder point) dengan mempertimbangkan waktu pengiriman barang dari supplier dan tingkat persediaan yang harus ada sampai barang yang dipesan datang. Mengumpulkan data supplier potensial dengan: (1) mengidentifikasi supplier yang potensial dari berbagai sumber.

Purchase Order yang dibuat dalam 6 rangkap. Audit atas Operasional Pembelian | 3 . dsb. Staf bagian pembelian membuat surat penetapan pemenang lelang untuk kemudian diajukan kepada atasannya untuk direview dan diotorisasi. Salinan kosong purchase order tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima. tembusan ini dikirimkan kepada bagian yang membuat purchase requisition bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. nama staf bagian pembelian. (5) Tembusan bagi bagian penerimaan. Meminta otorisasi purchase order kepada kepala bagian pembelian. f. risiko-risiko pengungkapan rahasia perusahaan kepada pesaing. terdiri dari: (1) Lembar pertama surat pesanan pembelian yang dikirim kepada supplier. tanggal pemesanan dan tanggal dibutuhkan. misal: kebijakan untuk memberi dukungan kepada pengusaha kecil. tembusan ini berupa salinan kosong (blind copy) purchase order. reputasi. (3) Tembusan bagi bagian pengandali persediaan/user. dukungan layanan purna jual. aspek-aspek yang perlu diperhatikan. kemampuan keuangan calon-calon supplier. persyaratan pembelian. (4) Tembusan untuk arsip bagian pembelian yang disusun bersama dengan purchase requisition dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file) menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan. h. Menerima surat penawaran dari supplier dan mengikhtisarkannya dalam daftar supplier.d. tembusan surat pesanan pembelian ini dikirimkan kepada supplier. Kepala bagian pembelian memberikan persetujuan tertulis/otorisasi atas supplier yang terpilih. Memilih supplier. g. (2) Meneliti informasi mengenai keandalan supplier yang meliputi prestasi. (3) Kesesuaian dengan kebijakan perusahaan atau pemerintah. e. antara lain: (1) Meneliti penawaran yang diajukan supplier. b. dll. (2) Tembusan pengakuan oleh supplier. biaya-biaya pengiriman. serta memiliki barang sesuai dengan kualitas yang diinginkan manajemen. kuantitas dan deskripsi barang yang dipesan. Membuat surat order pembelian (purchase order) dalam 6 rangkap Purchase order meliputi nomor urut. Membuat berita acara evaluasi teknis dan persyaratan administratif. lokasi pengiriman dan cara pengiriman serta harga. Melakukan evaluasi teknis dan persyaratan admistratif. yang meliputi: harga. 3) Prosedur order pembelian (oleh bagian pembelian) a. i. memiliki harga penawaran terbaik. dsb. identitas supplier. dimintakan tanda tangan dari supplier tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui pesanan pembelian serta kesanggupan supplier memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen. Tujuan dari salinan kosong adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan. Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya.

dimana staf administrasi bagian pembelian merekonsiliasikannya dengan open purchase order file. c. nota debit akan dibuat setelah supplier setuju untuk mengambil kembali barang tersebut atau memberikan pengurangan harga. spesifikasi maupun kondisinya. Laporan penerimaan yang dibuat dalam 4 rangkap: (1) Satu rangkap laporan penerimaan menyertai pengiriman barang ke gudang. Jika pengiriman tersebut dapat diterima. bagian akuntansi diberitahukan untuk menyesuaikan saldo rekening yang terutang atas supplier yang bersangkutan. supplier akan memberikan izin bagi pembeli untuk memperbaiki invoice atas penyimpangan jumlah barang. nomor pesanan pembelian. (3) Satu rangkap dikirim ke bagian akuntansi. Jika pengiriman tersebut tidak dapat diterima. dan laporan penerimaan dalam file pesanan pembelian tertutup (closed purchase order file). hanya orang yang memiliki kemampuan teknis yang bisa secara memadai memeriksa bahan dan memberikan jaminan kepada bagian pengendali persediaan/user. Audit atas Operasional Pembelian | 4 . purchase order. Selanjutnya. b. Dalam kasus barang rusak atau berkualitas rendah. memeriksa kesesuaian spesifikasi sesuai dengan yang dipesan dan memeriksa kondisi barang. jumlah dan kondisi barang yang diterima. maka bagian pembelian harus segera menyelesaikannya dengan supplier terkait. Biasanya. (2) Satu rangkap dikirim ke bagian pembelian. Ketika barang tiba dari supplier. serta legalisasi staf penerimaan dan supervisor. Dalam banyak kasus. yang akan disimpan dalam file tunda utang usaha. sehingga kadang perlu mendatangkan tenaga ahli. tembusan surat pesanan pembelian ini dikirim ke bagian akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. Staf administrasi bagian penerimaan menghitung jumlah fisik barang yang diterima. (4) Satu rangkap disimpan sebagai arsip bagian penerimaan. informasi harga menunjukkan nilai barang dan memungkinkan pencurian barang yang mahal dari area penerimaan sebelum dapat diamankan ke gudang. Supervisor mencocokkan jumlah fisik dengan jumlah yang tercatat di slip pengepakan supplier serta memverifikasi hasil pemeriksaan staf administrasi bagian penerimaan. 4) Prosedur penerimaan barang ( oleh bagian penerimaan) a. staf tersebut akan menutup file open purchase order dan menyimpan purchase requisition. supervisor yang independen mengambil slip pengepakan supplier dan kemudian membandingkan nomor pesanan pembelian yang dijadikan referensi di slip pengepakan supplier dengan nomor di salinan kosong (blind copy) purchase order untuk memverifikasi bahwa barang tersebut memang dipesan. (6) Tembusan bagi bagian akuntansi. baik dalam hal jumlah. Staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan (receiving report) yang berisi tanggal penerimaan.Selain itu. nama pemasok. d.

(2) Mencatat voucher jurnal ke akun persediaan dan utang usaha dalam buku besar. staf administrasi utang usaha merekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase requisition. Staf administrasi buku besar (1) Menerima voucher jurnal dari staf administrasi utang usaha dan sebuah ringkasan akun persediaan dari bagian gudang. 2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier Perlunya otorisasi dari kepala bagian pembelian atas supplier terpilih.3. Biasanya. (3) Merekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku pembantu persediaan. Penentuan spesifikasi yang tepat terhadap barang yang dibutuhkan Penentuan spesifikasi yang tepat diperlukan agar barang yang diminta adalah barang yang memang dibutuhkan. purchase order dan laporan penerimaan) (2) Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian (3) Mencatat ke rekening supplier dalam buku pembantu utang usaha (4) Menggabungkan semua dokumen sumber (purchase requisition. Permintaan pembelian harus diotorisasi oleh atasan langsung dari pengendali persediaan/user. file ini diatur berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memastikan bahwa utang telah dibayar pada tanggal terakhir yang diizinkan tanpa melewati tanggal jatuh tempo dan kehilangan diskon. (4) Mengarsipkan ringkasan buku pembantu persediaan dan voucher jurnal. sehingga akan dapat menghilangkan/meminimalisir penyalahgunaan wewenang pemilihan Audit atas Operasional Pembelian | 5 . laporan penerimaan. Penentuan jumlah barang yang diminta Jumlah barang yang diminta perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. dan invoice) ke file utang usaha terbuka (open accounts payable file). purchase order. Formalisasi proses otorisasi akan mendorong manajemen persediaan yang efisien dan memastikan legitimasi permintaan pembelian.5) Prosedur pencatatan (oleh bagian akuntansi) a. d. c. Staf administrasi utang usaha (1) Ketika invoice tiba. b. b. A. Penentuan saat permintaan barang Perusahaan perlu memperhatikan saat permintaan barang agar barang tersedia saat dibutuhkan. (5) Meringkas berbagai ayat dalam jurnal pembelian untuk periode tersebut dan membuat voucher jurnal untuk bagian buku besar. Titik-titik kritis Titik-titik kritis yang berada di setiap prosedur: 1) Prosedur permintaan pembelian a.

teknologi barcode. Kemudian. rekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase order dan laporan penerimaan) oleh staf administrasi utang usaha. Untuk itu perlu terdapat pengendalian dengan cara menerapkan sistem pengendalian persediaan perpetual. Pastikan telah dibuat dan direvisi secara perodik serta pastika Audit atas Operasional Pembelian | 6 . Masing masing resiko tersebut dapat diminimalisir dengan pengendalian yang memadai serta langkah pengujian yang dapat direkomendasikan dalam melakukan audit internal pada kegiatan operasinya. dpaat menyebabkan penumpukan yang akan menambah cost (biaya). B. serta Pengujian yang direkomendasikan dalam rangka audit internalnya. atas control yang telah diterapkan direkomendasikan pengujian dengan melakukan pemeriksaan terhadap laporan kinerja pemasok. b. B. 3) Prosedur order pembelian Perlunya otorisasi purchase order oleh kepala bagian pembelian untuk memastikan bahwa barang yang dibeli adalah barang yang dipesan. 5) prosedur pencatatan a. Persediaan yang kurang dapat menyebabkan keterlambatan produksi yang pada akhirnya mengakibatkan pada penundaan penjualan. setiap barang yang diterima harus terdapat purchase order yang mendasarinya. Sedangkan persediaan yang berlebih. serta 3) dari Supplier yang tepat.1 Memperoleh barang dan jasa pada waktu/saat yang tepat Terdapat tiga resiko yang menjadi perhatian utama. Masing-masing substansi tersebut melekat pada setiap tujuan proses operasi bisnis yang berkaitan dengan Pembelian. c. rekonsiliasi laporan penerimaan dengan open purchase order file oleh bagian pembelian. rekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku pembantu persediaan. mengandung keterkaitan terhadap tiga jenis substansi : Resiko. Adapun tujuan proses operasi bisnis tersebut terdiri dari tiga bagian yaitu memperoleh barang dan jasa : 1) pada waktu yang tepat. serta penghitungan persediaan secara periodik adalah pengendalian yang dirasa paling memadai. Pembahasan proses bisnis Proses bisnis yang telah dijelaskan sebelumnya.supplier yang dapat mengakibatkan didapatkannya barang yang berkualitas rendah dan atau mempunyai harga yang tidak kompetitif. d. rekonsiliasi jumlah fisik barang yang diterima dengan jumlah tercatat di slip pengepakan supplier oleh supervisor. verifikasi terhadap hasil pemeriksaan staf penerimaan oleh supervisor. (1) Kehabisan persediaan dan/atau kelebihan persediaan Resiko persediaan yang ada kurang atau berlebih (idle) besar kemungkinan terjadinya. Pengendalian yang diperlukan. 4) Prosedur penerimaan barang a. 2) pada kuantitas yang tepat. b.

2 Memperoleh barang dan jasa pada kuantitas yang tepat Terdapat dua jenis resiko yang menjadi perhatian utama yaitu : resiko bahwa barang yang diterima kurang. (3) Meminta barang yang tidak dibutuhkan Agar resiko barang yang diminta oleh user adalah barang yang tidak dibutuhkan dapat diminimalisir. Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang. atau berlebih dari jumlah barang yang dipesan. rusak sebagian/seluruhnya. rusak sebagian/seluruhnya. Pengujian dilakukan dengan memilih beberapa sampel data lengkap supplier yang berisi track-record dari para supplier. cek apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice. catatan persediaan perpetual yang akurat. dan jumlah barang rusak yang masih dapat diterima. apabila supplier bekerja dibawah standar maka rekomendasikan untuk dilakukan pergantian. (1) Barang yang diterima kurang. serta resiko bahwa pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaanya dengan baik dan benar. Pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaannya dengan baik dan benar (2) Audit atas Operasional Pembelian | 7 . Pengujian yang diperlukan adalah Periksa apakah permintaan barang (PR) telah melalui proses otorisasi oleh atasan yang berwenang. yang meliputi tanggal barang yang dipesan dibutuhkan/diharapkan diterima. persetujuan permintaan pembelian adalah pengendalian yang memadai. atau berlebih dari jumlah barang yang dipesan. Pengujian yang direkomendasikan adalah memeriksa laporan kinerja supplier. kemudian atas sampel yang dipilih. (2) Pengiriman atas barang yang dipesan tidak datang sesuai jadwal. Agar barang yang dipesan diterima sesuai jadwal. jumlah barang rusak yang dikembalikan. Yang kemudian diserahkan ke bagian pembelian sebagai bahan evaluasi kinerja supplier. B.mekanisme pemilihan pemasok baru telah berjalan apabila terdapat kinerja pemasok yang ada di bawah standar. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase order). Perlu adanya penggunaan dokumen laporan penerimaan (receiving report) yang terstandarisasi yang memuat jumlah barang diterima. uji laporan penerimaan barang (receiving report) yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi. maka perlu adanya purchase order yang terstandarisasi. Uji Sistem Informasi Akuntansi perusahaan dan temukan kemungkinan untuk memperbaikinya.

Keputusan harus didasarkan pada kapasitas pabrik.Perlu ditunjuk pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan atas proses pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang (supervisor) agar pegawai bagian penerimaan melakukan tugas pengecekan barang yang diterima dengan baik. dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen. untuk pengujian perlu diambil beberapa sampel dari rekaman proses pembelian yang telah diambil bagian pembelian. Pada saat pengujian. Kontrol Mutu. Permesinan dan Pembelian. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai. Rekomendasi pengujian adalah meninjau ulang secara periodik daftar pemasok yang disetujui untuk melihat adanya perubahan yang tidak sah pada daftar tersebut. uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok. (2) Terdapatnya kerjasama antara supplier dan bagian pembelian untuk memanipulasi pembelian Adanya kewajiban bagi bagian pembelian untuk merekam langkah-langkah yang diambil oleh bagian pembelian dalam melakukan proses pembelian adalah control yang memadai. dan substitusi yang wajar. Komite yang memutuskan membeli atau memproduksi sendiri tidak memiliki akta tertulis atau seperangkat prosedur. dapat diandalkan untuk menjadi pengendalian. Periksa catatan Komite untuk menentukan apakah pembelian-pembelian penting telah dipertimbangkan dan dukungan memadai telah diberikan bagi keperluan Audit atas Operasional Pembelian | (3) 8 . dan kemudian membatasi akses ke file utama pemasok. informasi biaya berkelanjutan. barang/jasa yang dibeli. Selanjutnya. rekomendasi pengujian dengan melakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif. Atas sampel yang telah dipilih. Untuk meyakinkan bahwa komite yang berwenang memutuskan pembelian atau produksi sendiri telah melaksanakan tugasnya dengan baik. Mereka harus rutin bertemu untuk membuat keputusan membeli atau memproduksi sendiri atas produk-produk dan program-program baru. (1) Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi Dengan adanya persetujuan dari otorisator untuk pesanan pembelian. komite tersebut harus beranggotakan dari Departemen Produksi. B. Selanjutnya.3 Memperoleh barang dan jasa pada Supplier yang tepat Terdapat sebelas resiko yang menjadi perhatian utama dalam pemilihan Supplier yang temasuk juga didalamnya perspektif harga dan kualitas barang dan jasa yang akan dibeli.

perlu adanya ketentuan mengenai rotasi periodik penugasan. Untuk resiko ini. Sedangkan pengujian dilakukan dengan cara memeriksa sampel volume penawaran yang tidak kompetitif. uji surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Sehingga Departemen Pembelian tidak punya banyak waktu untuk mendapatkan penawaran kompetitif untuk barang-barang yang butuh waktu lama untuk diperoleh. Jadwal rotasi dan cuti yang resmi. Jumlah uang yang dihabiskan untuk pembelian-pembelian yang tidak ada kompetitif. Pembelian yang tidak terkontrol. tentukan apakah jadwal sudah ditetapkan. Tidak ada informasi atau standar yang dapat digunakan manajemen untuk menilai aktivitas pembelian. Tanyakan alasannya. Harga yang lebih tinggi dan kemungkinan penurunan disiplin keryawan departemen pembelian. Tanyakan karyawan departemen pembelian prosedur-prosedur yang dijalankan untuk mendapatkan pengurangan harga.tersebut. Untuk itu perlu dibentuk sebuah komite. Kemudian direkomendasikan pengujian dengan memeriksa jadwal rotasi dan cuti. Komitmen berdasarkan penawaran kompetitif. Penghematan yang dicapai dengan adanya penawaran yang kompetitif. (Sistem pelaporan yang direkomendasikan untuk memberi manajemen informasi tersebut. Aturan agar semua karyawan departemen pembelian mengambil cuti. Untuk sampel peralatan yang butuh waktu lama untuk diperoleh. Periksa cuti yang tidak diambil atau penugasan yang tidak dirotasi. Alasan tidak ada kompetisi. Bagian pembelian harus ikut serta menetapkan jadwal untuk barang-barang seperti ini. Sebagai control. prosedur-prosedur yang inovatif. Untuk itu perlu adanya Laporan komitmen bulanan untuk setiap pembeli yang berisi hal-hal seperti: Jumlah total uang yang dijanjikan. yang anggotanya termasuk karyawan Pembelian yang kemudian menetapkan jadwal kebutuhan peralatan untuk mengantisipasi lama waktu untuk memperoleh peralatan tersebut. Atas sampel yang telah dipilih. perlu adanya sistem yang mengharuskan Audit atas Operasional Pembelian | (5) (6) (7) 9 . sumber persediaan baru. Memungkinkan karyawan departemen pembelian memiliki hubungan jangka panjang dengan pemasok tertentu dan lebih suka membeli dari pemasok tersebut. direkomendasikan pengujian dengan sampel. dan memberikan banyak waktu untuk mengundang penawaran yang kompetitif Tidak ada program analisis nilai untuk mengaitkan barang dengan fungsinya. realistis. Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan (4) Tidak ada tolak ukur kuantitatif dan kualitatif untuk aktivitas pembelian.) Kurangnya rotasi penugasan pembelian. Sebagai bentuk pengendalian. Departemen Pembelian baru mengetahui diperlukannya peralatan baru hanya setelah rancangan diterima. negosiasi. dan bahan baku pengganti sebagai control. kemudian ambil beberapa sampel. bukan biayanya.

Secara periodik meninjau ulang data kinerja pemasok. gunakan pemasok yang disetujui. dan lain-lain. tentukan apakah barang-barang tersebut memerlukan analisis nilai. Diperlukan Sistem pencatatan menggunakan kartu atau alat elektronik untuk pembelian setiap barang yang terjadi berulang. Berdasarkan sampel. dan mengambil tindakan disiplin yang layak. bukan departemen pembelian. Untuk itu. Untuk itu. persetujuan pesanan pembelian. bandingkan biaya dengan anggaran yang diperbolehkan sebagai pengujian. telusuri pembelian sebelumnya untuk barang-barang yang sama.barang yang dibeli lolos uji kelayakan. dan pengendalian anggaran. untuk mempertahakan akurasi daftar pemasok yang disetujui ini. Selanjutnya. awasi kinerja vendor. (11) Membeli barang berkualitas rendah Kadangkala barang yang telah dibeli berkualitas rendah dan tidak sesuai permintaan. tanyakan karyawan departemen pembelian dan departemen pengguna alasan-alasan untuk menyetujui pesanan. Periksa apa yang dilakukan untuk mengurangi rasio tersebut. sehingga meniadakan kontrol pembelian dan mengarah pada menyukai pemasok tertentu dan harga yang lebih tinggi. menentukan alasannya. Arahan manajemen memberi wewenang tunggal pada Departemen Pembelian untuk menggunakan dana. perusahaan dapat menggunakan vendor yang disetujui. yang memilih pemasok dan memesan barang. sehingga tidak ada informasi berharga bagi karyawan departemen pembelian untuk menilai tawaran yang diberikan. yang menandakan departemen pengguna. (9) (10) Membeli dengan harga yang dinaikkan Seringkali perusahaan akan seperti tertipu dengan pasokan yang harganya telah dinaikkan. (8) Jumlah pesanan berlebihan. Direkomendasikan mencari siapa yang bertanggung jawab untuk analisis nilai untuk pengujian control ini. persetujuan pesanan pembelian. apakah biaya sebanding dengan manfaatnya? apakah fitur-fitur yang dimiliki alat tersebut memang dibutuhkan? tersedianya suku cadang standar. Periksa varians-varians yang signifikan. Lalu. Telaah laporan penghematan. Untuk itu diperlukan aturan untuk laporan pesanan tersebut. (Merekomendasikan adanya catatan harga historis). Pengujian dilakukan dengan melakukan peninjauan ulang untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui yang digunakan. Sedangkan pengujian terhadap control-nya hitung rasio pesanan yang dikonfirmasi dengan total pesanan. pengendalian anggaran. Tidak ada ketentuan untuk catatan yang menunjukkan pembelian terdahulu untuk produk-produk yang sama. Audit atas Operasional Pembelian | 10 . Kelayakan tersebut meliputi. sebagai kontrolnya perusahaan dapat meminta penawaran kompetitif. lakukan pengujian sampel pesanan pembelian. kemudian berdasarkan sampel.

C. dan b) mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara Bagian Pembelian dengan Bagian Keuangan. Tiap tahapan memiliki pengendalian yang berbeda-beda. dan b) memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab dalam penerimaan barang telah melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang-barang yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan.1 Tahapan Kegiatan dan Tujuan Audit Terdapat lima tahapan kegiatan pada pembelian yaitu : 1) Permintaan pembelian Terdapat lima jenis tujuan audit pada tahapan ini berupa : a) menilai kelengkapan dan keandalan prosedur permintaan pembelian barang/jasa. 5) Pencatatan Utang Ada dua jenis tujuan pada tahapn ini berupa : a) mengetahui apakah telah dilakukan langkah-langkah pengendalian yang memadai sebelum pembayaran dilakukan oleh Bagian Keuangan. meliputi : a) memastikan apakah petugas atau bagian yang menerima barang secara organisatoris terpisah dari petugas bagian Pembelian. dan c) menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan efisiensi kegiatan pembelian.C. Untuk itu perlu diklasifikasikan masing-masing tahapan tersebut berdasarkan tujuannya serta prosedur apa yang harus dilakukan untuk menilai apakah tingkat pengendaliannya telah memadai. b) memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan.2 Audit atas Operasional Pembelian | 11 . 3) Order Pembelian Hanya terdapat satu macam tujuan pada tahapan ini. c) mengetahui apakah permintaan pembelian tersebut disahkan oleh pejabat yang berwenang. Prosedur Audit Berdasarkan tujuan-tujuan pada tiap proses diatas. Audit Kegiatan yang bersangkutan Terdapat lima tahapan-tahapan dalam kegiatan pembelian. yaitu mengetahui apakah terdapat langkah-langkah untuk memastikan agar produk-produk yang dipesan benar-benar dikerjakan sesuai dengan persetujuan pesanan pembelian. terdapat tiga jenis tujuan audit yaitu : a) memastikan ditaatinya kebijakan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang ditetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya. serta e) menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur pembelian yang telah ditetapkan. b) memastikan apakah permintaan pembelian barang/jasa sesuai dengan tujuan yaitu menunjang kegiatan-kegiatan perusahaan secara menyeluruh. 2) Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok (Supplier) Pada tahapan ini. d) menilai kelayakan prosedur otorisasi pambelian. C. maka disusun suatu prosedur audit untuk mengevaluasi proses bisnis. 4) Penerimaan Barang Terdapat dua jenis tujuan pada tahapan ini. resiko dan pengendaliannya. Prosedur ini dibagi pada tiap tahapan.

atas sampel yang telah dipilih. surat permintaan pembelian (purchase requisition). laporan penerimaan barang (receiving report). namun belum ada tujuan audit yang akan dicapainya. uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok. Prosedur ini meliputi : a) Meminta daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang terjadi selama periode yang diperiksa. surat perintah kerja (surat perjanjian/kontrak). uji surat pesanan pembelian (purchase order) yang meliputi siapa pejabat yang mengotorisasi. c) Minta salinan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan ringkasan daftar rekapitulasi transaksi pembelian antara lain daftar pemasok/rekanan. Tahap penerimaan barang Pada tahapan ini. terdapat dua prosedur yang harus dilaksanakan : 1) Atas sampel yang dipilih. Tahap permintaan pembelian Pada tahap ini. Apabila terdapat perbedaan antara jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada surat pesanan pembelian dengan yang terdapat pada surat permintaan pembelian. termasuk daftar prosedur/ketetapan kegiatan pembelian yang dimiliki perusahaan sebagai standar acuan untuk menguji item-item yang akan dipilih. dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada surat permintaan pembelian atas sampel yang dipilh. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase Audit atas Operasional Pembelian | 12 . b) Buat ringkasan atas daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang diberikan auditee dimana dilakukan pemilihan secara acak item-item yang akan diuji sesuai dengan metode yang dipilih auditor. Jika terdapat perbedaan jumlah. surat pesanan pembelian (purchase order). Tahap permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Kemudian. atas sampel yang telah dipilih tadi. Tahap order pembelian Pada tahap ini. faktur pembelian (invoice). menguji surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan. Lakukan penghitungan ulang ke samping kanan dan ke bawah untuk memastikan bahwa jumlah yang dicantumkan auditee adalah jumlah yang benar. barang/jasa yang dibeli. slip pengepakan. tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee. pada tahapan ini.1) 2) 3) 4) 5) Awalan Awalan dimaksudkan untuk prosedur yang pertama kali dikerjakan. tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee. uji laporan penerimaan barang (receiving report) yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi.

Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai. Pada tahapan ini. maka perlu dialokasikan sebagai salah satu tahapan pada kegiatan pembelian. cek apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice.6) order). Audit atas Operasional Pembelian | 13 . Namun karena tahapan ini masih berhubungan sangat erat dengan kegiatan pembelian. 2) Lakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif. Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang. Tahap pencatatan utang Tahapan ini sebenarnya sudah berada pada wilayah audit atas kegiatan keuangan. prosedur audit ditempuh dengan cara meneliti apakah dilakukan pencocokan antara salinan surat pesanan pembelian dengan invoice untuk memastikan bahwa pembelian yang dilakukan telah dicatat dengan memadai.