Audit Operasional Kegiatan Pembelian

A. Gambaran umum kegiatan pembelian Kegiatan pembelian merupakan salah satu kegiatan utama perusahaan. Bahkan salah satu indikasi berkembangnya perusahaan tertentu adalah meningkatnya kegiatan pembelian yang dilakukan. Pada kesempatan kali ini, kelompok kami akan membahas masalah yang berkaitan dengan kegiatan pembelian beserta prosedur auditnya. Dikarenakan adanya beberapa alternatif sistem & prosedur serta untuk memfokuskan pembahasan, kami mengambil beberapa asumsi:  Perusahaan yang dibahas bergerak di bidang manufaktur,  Inisiasi pembelian dilakukan oleh pengendali persediaan/user,  Sistem pembelian yang dibahas adalah sistem pembelian manual,  Prosedur pemilihan supplier dilakukan melalui proses pelelangan. . A.1. Tujuan kegiatan Tujuan-tujuan manajemen kegiatan pembelian yang umum berlaku adalah untuk mendapatkan barang atau jasa yang tepat: (1) Pada waktu yang tepat Perusahaan perlu memperhatikan saat pemesanan agar pemesanan barang/jasa yang dilakukan tidak terlampau dini atau terlambat. Pemesanan yang terlampau dini perlu dihindari, karena dapat mengakibatkan gangguan yang serius terhadap arus kas perusahaan. Dana perusahaan yang umumnya terbatas akan terpaksa dipakai untuk melakukan pembelian-pembelian yang sebenarnya dapat ditangguhkan, sementara keperluan lain yang sebenarnya lebih mendesak terpaksa ditunda. Sebagai akibatnya perusahaan mungkin harus mencari sumber pembiayaan melalui pinjaman jangka pendek dengan tingkat bunga yang tinggi. Sedangkan pemesanan yang terlambat dilakukan akan dapat menyebabkan tertundanya produksi. Sehingga barang dagangan/produk jadi atau jasa terlambat diserahkan kepada pelanggan yang pada akibatnya dapat menyebabkan pelanggan lari ke perusahaan pesaing.

(2) Pada kuantitas yang tepat Jumlah barang yang dipesan perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. Pemesanan yang melebihi kebutuhan normal dapat mengakibatkan kerugian yang tidak perlu terjadi. Contoh kerugian akibat barang dibeli terlalu berlebihan antara lain sewa gudang tambahan dan kerusakan barang karena terlalu lama disimpan. (3) Dari supplier yang tepat Penentuan supplier juga perlu dilakukan secara hati-hati. Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya, memiliki harga penawaran terbaik, serta memiliki barang dengan kualitas sesuai yang diinginkan manajemen.
Audit atas Operasional Pembelian |

1

c. Selain itu. Membuat permintaan penawaran (yang meliputi spesifikasi teknis. yang dapat didasarkan kepada: (1) Suatu Sistem Persediaan Maksimum/Minimum Sistem yang umum dipakai adalah Economic Order Quantity (EOQ) yaitu suatu metode yang melakukan perhitungan untuk mengoptimalkan jumlah yang dipesan sehingga dapat menekan biaya pemesanan. (2) Proyek-proyek perusahaan Baik proyek investasi modal maupun proyek yang bersifat operasional. telepon atau email. media cetak. biaya pengangkutan dan biaya kehabisan persediaan. untuk melakukan pemesanan juga harus memperhitungkan titik pemesanan (reorder point) dengan mempertimbangkan waktu pengiriman barang dari supplier dan tingkat persediaan yang harus ada sampai barang yang dipesan datang.A. Audit atas Operasional Pembelian | 2 . 2) Prosedur permintaan penawaran dan pemilihan supplier (oleh bagian pembelian) a. Menerima dokumen permintaan pembelian dari pengendali persediaan/user b. Bagian pengendali persediaan/user menentukan kebutuhannya.2. c. Mengirimkan lembar pertama (asli) untuk bagian pembelian sebagai dasar pembuatan purchase order. Proses bisnis kegiatan pembelian Prosedur-prosedur utama yang terlibat dalam kegiatan pembelian : 1) prosedur permintaan pembelian 2) prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier 3) prosedur order pembelian 4) prosedur penerimaan barang 5) prosedur pencatatan Uraian Prosedur 1) Prosedur permintaan pembelian (oleh bagian pengendali persediaan/user) a. baik via pos. misal: internet. b. menimbulkan berbagai kebutuhan yang perlu dilaksanakan pembeliannya. persyaratan administratif. Mengumpulkan data supplier potensial dengan: (1) mengidentifikasi supplier yang potensial dari berbagai sumber. Membuat surat permintaan pembelian (purchase requisition) dalam rangkap 3 dan memberikan spesifikasi yang jelas terhadap barang yang akan dibeli. dan tembusan kedua untuk arsip bagian pengendali persediaan/user. Meminta otorisasi surat permintaan pembelian dari atasan langsung bagian pengendali persediaan/user. tembusan pertama diserahkan ke bagian akuntansi sebagai dasar pencatatan utang usaha dan kendali bahwa permintaan pembelian tidak dilakukan oleh bagian pembelian. maupun harga) unuk kemudian disampaikan kepada supplier yang potensial. dll atau (2) mempelajari catatan-catatan mengenai supplier yang terdapat pada arsip bagian pembelian atau (3) mengumumkan adanya pengadaan melalui media massa dan melakukan pendaftaran supplier. d.

3) Prosedur order pembelian (oleh bagian pembelian) a. persyaratan pembelian. kemampuan keuangan calon-calon supplier. dsb. misal: kebijakan untuk memberi dukungan kepada pengusaha kecil. Salinan kosong purchase order tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima. (2) Tembusan pengakuan oleh supplier. risiko-risiko pengungkapan rahasia perusahaan kepada pesaing. antara lain: (1) Meneliti penawaran yang diajukan supplier. Kepala bagian pembelian memberikan persetujuan tertulis/otorisasi atas supplier yang terpilih. nama staf bagian pembelian. h. terdiri dari: (1) Lembar pertama surat pesanan pembelian yang dikirim kepada supplier. Purchase Order yang dibuat dalam 6 rangkap. reputasi. Melakukan evaluasi teknis dan persyaratan admistratif. Memilih supplier. dukungan layanan purna jual.d. biaya-biaya pengiriman. tembusan surat pesanan pembelian ini dikirimkan kepada supplier. serta memiliki barang sesuai dengan kualitas yang diinginkan manajemen. (3) Tembusan bagi bagian pengandali persediaan/user. Menerima surat penawaran dari supplier dan mengikhtisarkannya dalam daftar supplier. (2) Meneliti informasi mengenai keandalan supplier yang meliputi prestasi. b. Tujuan dari salinan kosong adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan. tembusan ini dikirimkan kepada bagian yang membuat purchase requisition bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. kuantitas dan deskripsi barang yang dipesan. dimintakan tanda tangan dari supplier tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui pesanan pembelian serta kesanggupan supplier memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen. lokasi pengiriman dan cara pengiriman serta harga. Membuat berita acara evaluasi teknis dan persyaratan administratif. f. Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya. (4) Tembusan untuk arsip bagian pembelian yang disusun bersama dengan purchase requisition dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file) menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan. aspek-aspek yang perlu diperhatikan. g. dsb. dll. yang meliputi: harga. Meminta otorisasi purchase order kepada kepala bagian pembelian. Staf bagian pembelian membuat surat penetapan pemenang lelang untuk kemudian diajukan kepada atasannya untuk direview dan diotorisasi. tembusan ini berupa salinan kosong (blind copy) purchase order. tanggal pemesanan dan tanggal dibutuhkan. Audit atas Operasional Pembelian | 3 . identitas supplier. i. Membuat surat order pembelian (purchase order) dalam 6 rangkap Purchase order meliputi nomor urut. memiliki harga penawaran terbaik. (3) Kesesuaian dengan kebijakan perusahaan atau pemerintah. (5) Tembusan bagi bagian penerimaan. e.

baik dalam hal jumlah. Dalam kasus barang rusak atau berkualitas rendah. purchase order. Supervisor mencocokkan jumlah fisik dengan jumlah yang tercatat di slip pengepakan supplier serta memverifikasi hasil pemeriksaan staf administrasi bagian penerimaan. dan laporan penerimaan dalam file pesanan pembelian tertutup (closed purchase order file). informasi harga menunjukkan nilai barang dan memungkinkan pencurian barang yang mahal dari area penerimaan sebelum dapat diamankan ke gudang. jumlah dan kondisi barang yang diterima. Jika pengiriman tersebut dapat diterima. Ketika barang tiba dari supplier. maka bagian pembelian harus segera menyelesaikannya dengan supplier terkait. nama pemasok. serta legalisasi staf penerimaan dan supervisor. bagian akuntansi diberitahukan untuk menyesuaikan saldo rekening yang terutang atas supplier yang bersangkutan. Laporan penerimaan yang dibuat dalam 4 rangkap: (1) Satu rangkap laporan penerimaan menyertai pengiriman barang ke gudang. b. supervisor yang independen mengambil slip pengepakan supplier dan kemudian membandingkan nomor pesanan pembelian yang dijadikan referensi di slip pengepakan supplier dengan nomor di salinan kosong (blind copy) purchase order untuk memverifikasi bahwa barang tersebut memang dipesan. nota debit akan dibuat setelah supplier setuju untuk mengambil kembali barang tersebut atau memberikan pengurangan harga. nomor pesanan pembelian. Staf administrasi bagian penerimaan menghitung jumlah fisik barang yang diterima. Dalam banyak kasus. 4) Prosedur penerimaan barang ( oleh bagian penerimaan) a. staf tersebut akan menutup file open purchase order dan menyimpan purchase requisition. Jika pengiriman tersebut tidak dapat diterima. hanya orang yang memiliki kemampuan teknis yang bisa secara memadai memeriksa bahan dan memberikan jaminan kepada bagian pengendali persediaan/user. Biasanya. (6) Tembusan bagi bagian akuntansi. Audit atas Operasional Pembelian | 4 . c. tembusan surat pesanan pembelian ini dikirim ke bagian akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. Selanjutnya. Staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan (receiving report) yang berisi tanggal penerimaan. spesifikasi maupun kondisinya. (2) Satu rangkap dikirim ke bagian pembelian. sehingga kadang perlu mendatangkan tenaga ahli. memeriksa kesesuaian spesifikasi sesuai dengan yang dipesan dan memeriksa kondisi barang. d. yang akan disimpan dalam file tunda utang usaha.Selain itu. (4) Satu rangkap disimpan sebagai arsip bagian penerimaan. dimana staf administrasi bagian pembelian merekonsiliasikannya dengan open purchase order file. (3) Satu rangkap dikirim ke bagian akuntansi. supplier akan memberikan izin bagi pembeli untuk memperbaiki invoice atas penyimpangan jumlah barang.

sehingga akan dapat menghilangkan/meminimalisir penyalahgunaan wewenang pemilihan Audit atas Operasional Pembelian | 5 . Titik-titik kritis Titik-titik kritis yang berada di setiap prosedur: 1) Prosedur permintaan pembelian a. purchase order. file ini diatur berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memastikan bahwa utang telah dibayar pada tanggal terakhir yang diizinkan tanpa melewati tanggal jatuh tempo dan kehilangan diskon. Penentuan jumlah barang yang diminta Jumlah barang yang diminta perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. dan invoice) ke file utang usaha terbuka (open accounts payable file). Penentuan spesifikasi yang tepat terhadap barang yang dibutuhkan Penentuan spesifikasi yang tepat diperlukan agar barang yang diminta adalah barang yang memang dibutuhkan. (2) Mencatat voucher jurnal ke akun persediaan dan utang usaha dalam buku besar. Permintaan pembelian harus diotorisasi oleh atasan langsung dari pengendali persediaan/user. (4) Mengarsipkan ringkasan buku pembantu persediaan dan voucher jurnal. laporan penerimaan.3. Biasanya. Staf administrasi buku besar (1) Menerima voucher jurnal dari staf administrasi utang usaha dan sebuah ringkasan akun persediaan dari bagian gudang. d. Formalisasi proses otorisasi akan mendorong manajemen persediaan yang efisien dan memastikan legitimasi permintaan pembelian. 2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier Perlunya otorisasi dari kepala bagian pembelian atas supplier terpilih. purchase order dan laporan penerimaan) (2) Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian (3) Mencatat ke rekening supplier dalam buku pembantu utang usaha (4) Menggabungkan semua dokumen sumber (purchase requisition.5) Prosedur pencatatan (oleh bagian akuntansi) a. A. (3) Merekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku pembantu persediaan. b. staf administrasi utang usaha merekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase requisition. Staf administrasi utang usaha (1) Ketika invoice tiba. b. Penentuan saat permintaan barang Perusahaan perlu memperhatikan saat permintaan barang agar barang tersedia saat dibutuhkan. (5) Meringkas berbagai ayat dalam jurnal pembelian untuk periode tersebut dan membuat voucher jurnal untuk bagian buku besar. c.

Masing-masing substansi tersebut melekat pada setiap tujuan proses operasi bisnis yang berkaitan dengan Pembelian. rekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku pembantu persediaan. 3) Prosedur order pembelian Perlunya otorisasi purchase order oleh kepala bagian pembelian untuk memastikan bahwa barang yang dibeli adalah barang yang dipesan. 5) prosedur pencatatan a. rekonsiliasi laporan penerimaan dengan open purchase order file oleh bagian pembelian. 4) Prosedur penerimaan barang a. dpaat menyebabkan penumpukan yang akan menambah cost (biaya). mengandung keterkaitan terhadap tiga jenis substansi : Resiko. teknologi barcode. Adapun tujuan proses operasi bisnis tersebut terdiri dari tiga bagian yaitu memperoleh barang dan jasa : 1) pada waktu yang tepat. Pastikan telah dibuat dan direvisi secara perodik serta pastika Audit atas Operasional Pembelian | 6 . d. b. serta penghitungan persediaan secara periodik adalah pengendalian yang dirasa paling memadai. Untuk itu perlu terdapat pengendalian dengan cara menerapkan sistem pengendalian persediaan perpetual. serta 3) dari Supplier yang tepat. B. b. rekonsiliasi jumlah fisik barang yang diterima dengan jumlah tercatat di slip pengepakan supplier oleh supervisor. rekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase order dan laporan penerimaan) oleh staf administrasi utang usaha.supplier yang dapat mengakibatkan didapatkannya barang yang berkualitas rendah dan atau mempunyai harga yang tidak kompetitif. Persediaan yang kurang dapat menyebabkan keterlambatan produksi yang pada akhirnya mengakibatkan pada penundaan penjualan.1 Memperoleh barang dan jasa pada waktu/saat yang tepat Terdapat tiga resiko yang menjadi perhatian utama. B. Masing masing resiko tersebut dapat diminimalisir dengan pengendalian yang memadai serta langkah pengujian yang dapat direkomendasikan dalam melakukan audit internal pada kegiatan operasinya. serta Pengujian yang direkomendasikan dalam rangka audit internalnya. Pengendalian yang diperlukan. c. Sedangkan persediaan yang berlebih. 2) pada kuantitas yang tepat. atas control yang telah diterapkan direkomendasikan pengujian dengan melakukan pemeriksaan terhadap laporan kinerja pemasok. setiap barang yang diterima harus terdapat purchase order yang mendasarinya. Pembahasan proses bisnis Proses bisnis yang telah dijelaskan sebelumnya. verifikasi terhadap hasil pemeriksaan staf penerimaan oleh supervisor. Kemudian. (1) Kehabisan persediaan dan/atau kelebihan persediaan Resiko persediaan yang ada kurang atau berlebih (idle) besar kemungkinan terjadinya.

serta resiko bahwa pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaanya dengan baik dan benar. maka perlu adanya purchase order yang terstandarisasi. dan jumlah barang rusak yang masih dapat diterima. Pengujian yang diperlukan adalah Periksa apakah permintaan barang (PR) telah melalui proses otorisasi oleh atasan yang berwenang. cek apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice. Pengujian yang direkomendasikan adalah memeriksa laporan kinerja supplier. atau berlebih dari jumlah barang yang dipesan.2 Memperoleh barang dan jasa pada kuantitas yang tepat Terdapat dua jenis resiko yang menjadi perhatian utama yaitu : resiko bahwa barang yang diterima kurang. Pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaannya dengan baik dan benar (2) Audit atas Operasional Pembelian | 7 . (2) Pengiriman atas barang yang dipesan tidak datang sesuai jadwal. B. atau berlebih dari jumlah barang yang dipesan. apabila supplier bekerja dibawah standar maka rekomendasikan untuk dilakukan pergantian. rusak sebagian/seluruhnya. Perlu adanya penggunaan dokumen laporan penerimaan (receiving report) yang terstandarisasi yang memuat jumlah barang diterima. yang meliputi tanggal barang yang dipesan dibutuhkan/diharapkan diterima. (3) Meminta barang yang tidak dibutuhkan Agar resiko barang yang diminta oleh user adalah barang yang tidak dibutuhkan dapat diminimalisir. Pengujian dilakukan dengan memilih beberapa sampel data lengkap supplier yang berisi track-record dari para supplier.mekanisme pemilihan pemasok baru telah berjalan apabila terdapat kinerja pemasok yang ada di bawah standar. (1) Barang yang diterima kurang. persetujuan permintaan pembelian adalah pengendalian yang memadai. Agar barang yang dipesan diterima sesuai jadwal. jumlah barang rusak yang dikembalikan. rusak sebagian/seluruhnya. Yang kemudian diserahkan ke bagian pembelian sebagai bahan evaluasi kinerja supplier. catatan persediaan perpetual yang akurat. uji laporan penerimaan barang (receiving report) yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi. Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang. kemudian atas sampel yang dipilih. Uji Sistem Informasi Akuntansi perusahaan dan temukan kemungkinan untuk memperbaikinya. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase order).

informasi biaya berkelanjutan. Rekomendasi pengujian adalah meninjau ulang secara periodik daftar pemasok yang disetujui untuk melihat adanya perubahan yang tidak sah pada daftar tersebut. (1) Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi Dengan adanya persetujuan dari otorisator untuk pesanan pembelian. Keputusan harus didasarkan pada kapasitas pabrik. Permesinan dan Pembelian. barang/jasa yang dibeli. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai. komite tersebut harus beranggotakan dari Departemen Produksi. Selanjutnya. Komite yang memutuskan membeli atau memproduksi sendiri tidak memiliki akta tertulis atau seperangkat prosedur. Periksa catatan Komite untuk menentukan apakah pembelian-pembelian penting telah dipertimbangkan dan dukungan memadai telah diberikan bagi keperluan Audit atas Operasional Pembelian | (3) 8 . Kontrol Mutu. Pada saat pengujian. dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen. Selanjutnya. Untuk meyakinkan bahwa komite yang berwenang memutuskan pembelian atau produksi sendiri telah melaksanakan tugasnya dengan baik. dan kemudian membatasi akses ke file utama pemasok. B. dan substitusi yang wajar. uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok. Atas sampel yang telah dipilih. Mereka harus rutin bertemu untuk membuat keputusan membeli atau memproduksi sendiri atas produk-produk dan program-program baru. untuk pengujian perlu diambil beberapa sampel dari rekaman proses pembelian yang telah diambil bagian pembelian. rekomendasi pengujian dengan melakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif.Perlu ditunjuk pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan atas proses pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang (supervisor) agar pegawai bagian penerimaan melakukan tugas pengecekan barang yang diterima dengan baik. dapat diandalkan untuk menjadi pengendalian.3 Memperoleh barang dan jasa pada Supplier yang tepat Terdapat sebelas resiko yang menjadi perhatian utama dalam pemilihan Supplier yang temasuk juga didalamnya perspektif harga dan kualitas barang dan jasa yang akan dibeli. (2) Terdapatnya kerjasama antara supplier dan bagian pembelian untuk memanipulasi pembelian Adanya kewajiban bagi bagian pembelian untuk merekam langkah-langkah yang diambil oleh bagian pembelian dalam melakukan proses pembelian adalah control yang memadai.

tersebut. Periksa cuti yang tidak diambil atau penugasan yang tidak dirotasi. Untuk resiko ini. kemudian ambil beberapa sampel. Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan (4) Tidak ada tolak ukur kuantitatif dan kualitatif untuk aktivitas pembelian. Untuk itu perlu dibentuk sebuah komite. Tanyakan karyawan departemen pembelian prosedur-prosedur yang dijalankan untuk mendapatkan pengurangan harga. realistis. Harga yang lebih tinggi dan kemungkinan penurunan disiplin keryawan departemen pembelian. Sebagai bentuk pengendalian. perlu adanya ketentuan mengenai rotasi periodik penugasan. Tidak ada informasi atau standar yang dapat digunakan manajemen untuk menilai aktivitas pembelian. perlu adanya sistem yang mengharuskan Audit atas Operasional Pembelian | (5) (6) (7) 9 . Pembelian yang tidak terkontrol. prosedur-prosedur yang inovatif. sumber persediaan baru. yang anggotanya termasuk karyawan Pembelian yang kemudian menetapkan jadwal kebutuhan peralatan untuk mengantisipasi lama waktu untuk memperoleh peralatan tersebut. Bagian pembelian harus ikut serta menetapkan jadwal untuk barang-barang seperti ini. bukan biayanya. negosiasi. Alasan tidak ada kompetisi. Penghematan yang dicapai dengan adanya penawaran yang kompetitif. uji surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Komitmen berdasarkan penawaran kompetitif. Sehingga Departemen Pembelian tidak punya banyak waktu untuk mendapatkan penawaran kompetitif untuk barang-barang yang butuh waktu lama untuk diperoleh. dan memberikan banyak waktu untuk mengundang penawaran yang kompetitif Tidak ada program analisis nilai untuk mengaitkan barang dengan fungsinya.) Kurangnya rotasi penugasan pembelian. Aturan agar semua karyawan departemen pembelian mengambil cuti. direkomendasikan pengujian dengan sampel. Kemudian direkomendasikan pengujian dengan memeriksa jadwal rotasi dan cuti. Memungkinkan karyawan departemen pembelian memiliki hubungan jangka panjang dengan pemasok tertentu dan lebih suka membeli dari pemasok tersebut. Tanyakan alasannya. Sedangkan pengujian dilakukan dengan cara memeriksa sampel volume penawaran yang tidak kompetitif. Departemen Pembelian baru mengetahui diperlukannya peralatan baru hanya setelah rancangan diterima. Untuk itu perlu adanya Laporan komitmen bulanan untuk setiap pembeli yang berisi hal-hal seperti: Jumlah total uang yang dijanjikan. Untuk sampel peralatan yang butuh waktu lama untuk diperoleh. Atas sampel yang telah dipilih. Jumlah uang yang dihabiskan untuk pembelian-pembelian yang tidak ada kompetitif. Jadwal rotasi dan cuti yang resmi. dan bahan baku pengganti sebagai control. (Sistem pelaporan yang direkomendasikan untuk memberi manajemen informasi tersebut. Sebagai control. tentukan apakah jadwal sudah ditetapkan.

Untuk itu. Lalu. persetujuan pesanan pembelian. (Merekomendasikan adanya catatan harga historis). Berdasarkan sampel. telusuri pembelian sebelumnya untuk barang-barang yang sama.barang yang dibeli lolos uji kelayakan. tentukan apakah barang-barang tersebut memerlukan analisis nilai. bandingkan biaya dengan anggaran yang diperbolehkan sebagai pengujian. apakah biaya sebanding dengan manfaatnya? apakah fitur-fitur yang dimiliki alat tersebut memang dibutuhkan? tersedianya suku cadang standar. (9) (10) Membeli dengan harga yang dinaikkan Seringkali perusahaan akan seperti tertipu dengan pasokan yang harganya telah dinaikkan. Telaah laporan penghematan. Kelayakan tersebut meliputi. Audit atas Operasional Pembelian | 10 . yang menandakan departemen pengguna. perusahaan dapat menggunakan vendor yang disetujui. Diperlukan Sistem pencatatan menggunakan kartu atau alat elektronik untuk pembelian setiap barang yang terjadi berulang. Tidak ada ketentuan untuk catatan yang menunjukkan pembelian terdahulu untuk produk-produk yang sama. sebagai kontrolnya perusahaan dapat meminta penawaran kompetitif. dan pengendalian anggaran. yang memilih pemasok dan memesan barang. sehingga meniadakan kontrol pembelian dan mengarah pada menyukai pemasok tertentu dan harga yang lebih tinggi. Selanjutnya. (8) Jumlah pesanan berlebihan. dan mengambil tindakan disiplin yang layak. Periksa apa yang dilakukan untuk mengurangi rasio tersebut. persetujuan pesanan pembelian. Secara periodik meninjau ulang data kinerja pemasok. pengendalian anggaran. Untuk itu. Periksa varians-varians yang signifikan. kemudian berdasarkan sampel. menentukan alasannya. Pengujian dilakukan dengan melakukan peninjauan ulang untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui yang digunakan. lakukan pengujian sampel pesanan pembelian. dan lain-lain. Arahan manajemen memberi wewenang tunggal pada Departemen Pembelian untuk menggunakan dana. sehingga tidak ada informasi berharga bagi karyawan departemen pembelian untuk menilai tawaran yang diberikan. awasi kinerja vendor. (11) Membeli barang berkualitas rendah Kadangkala barang yang telah dibeli berkualitas rendah dan tidak sesuai permintaan. untuk mempertahakan akurasi daftar pemasok yang disetujui ini. tanyakan karyawan departemen pembelian dan departemen pengguna alasan-alasan untuk menyetujui pesanan. Untuk itu diperlukan aturan untuk laporan pesanan tersebut. gunakan pemasok yang disetujui. Sedangkan pengujian terhadap control-nya hitung rasio pesanan yang dikonfirmasi dengan total pesanan. bukan departemen pembelian. Direkomendasikan mencari siapa yang bertanggung jawab untuk analisis nilai untuk pengujian control ini.

maka disusun suatu prosedur audit untuk mengevaluasi proses bisnis. d) menilai kelayakan prosedur otorisasi pambelian. dan b) mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara Bagian Pembelian dengan Bagian Keuangan. b) memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan. Audit Kegiatan yang bersangkutan Terdapat lima tahapan-tahapan dalam kegiatan pembelian.C.2 Audit atas Operasional Pembelian | 11 . dan b) memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab dalam penerimaan barang telah melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang-barang yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan. C. 5) Pencatatan Utang Ada dua jenis tujuan pada tahapn ini berupa : a) mengetahui apakah telah dilakukan langkah-langkah pengendalian yang memadai sebelum pembayaran dilakukan oleh Bagian Keuangan. b) memastikan apakah permintaan pembelian barang/jasa sesuai dengan tujuan yaitu menunjang kegiatan-kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Prosedur ini dibagi pada tiap tahapan. terdapat tiga jenis tujuan audit yaitu : a) memastikan ditaatinya kebijakan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang ditetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya. Untuk itu perlu diklasifikasikan masing-masing tahapan tersebut berdasarkan tujuannya serta prosedur apa yang harus dilakukan untuk menilai apakah tingkat pengendaliannya telah memadai. 2) Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok (Supplier) Pada tahapan ini. yaitu mengetahui apakah terdapat langkah-langkah untuk memastikan agar produk-produk yang dipesan benar-benar dikerjakan sesuai dengan persetujuan pesanan pembelian. Prosedur Audit Berdasarkan tujuan-tujuan pada tiap proses diatas.1 Tahapan Kegiatan dan Tujuan Audit Terdapat lima tahapan kegiatan pada pembelian yaitu : 1) Permintaan pembelian Terdapat lima jenis tujuan audit pada tahapan ini berupa : a) menilai kelengkapan dan keandalan prosedur permintaan pembelian barang/jasa. resiko dan pengendaliannya. c) mengetahui apakah permintaan pembelian tersebut disahkan oleh pejabat yang berwenang. 4) Penerimaan Barang Terdapat dua jenis tujuan pada tahapan ini. meliputi : a) memastikan apakah petugas atau bagian yang menerima barang secara organisatoris terpisah dari petugas bagian Pembelian. C. Tiap tahapan memiliki pengendalian yang berbeda-beda. 3) Order Pembelian Hanya terdapat satu macam tujuan pada tahapan ini. serta e) menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur pembelian yang telah ditetapkan. dan c) menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan efisiensi kegiatan pembelian.

barang/jasa yang dibeli. Tahap penerimaan barang Pada tahapan ini. b) Buat ringkasan atas daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang diberikan auditee dimana dilakukan pemilihan secara acak item-item yang akan diuji sesuai dengan metode yang dipilih auditor. faktur pembelian (invoice). termasuk daftar prosedur/ketetapan kegiatan pembelian yang dimiliki perusahaan sebagai standar acuan untuk menguji item-item yang akan dipilih. tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee. namun belum ada tujuan audit yang akan dicapainya. surat perintah kerja (surat perjanjian/kontrak). Apabila terdapat perbedaan antara jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada surat pesanan pembelian dengan yang terdapat pada surat permintaan pembelian. uji laporan penerimaan barang (receiving report) yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi. Jika terdapat perbedaan jumlah. surat permintaan pembelian (purchase requisition). kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada surat permintaan pembelian atas sampel yang dipilh. Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan. uji surat pesanan pembelian (purchase order) yang meliputi siapa pejabat yang mengotorisasi. menguji surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase Audit atas Operasional Pembelian | 12 . terdapat dua prosedur yang harus dilaksanakan : 1) Atas sampel yang dipilih. Tahap permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Kemudian. c) Minta salinan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan ringkasan daftar rekapitulasi transaksi pembelian antara lain daftar pemasok/rekanan. Tahap order pembelian Pada tahap ini. atas sampel yang telah dipilih tadi. Lakukan penghitungan ulang ke samping kanan dan ke bawah untuk memastikan bahwa jumlah yang dicantumkan auditee adalah jumlah yang benar. atas sampel yang telah dipilih. laporan penerimaan barang (receiving report). surat pesanan pembelian (purchase order). pada tahapan ini.1) 2) 3) 4) 5) Awalan Awalan dimaksudkan untuk prosedur yang pertama kali dikerjakan. dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen. uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok. Prosedur ini meliputi : a) Meminta daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang terjadi selama periode yang diperiksa. tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee. slip pengepakan. Tahap permintaan pembelian Pada tahap ini.

Tahap pencatatan utang Tahapan ini sebenarnya sudah berada pada wilayah audit atas kegiatan keuangan. Pada tahapan ini. prosedur audit ditempuh dengan cara meneliti apakah dilakukan pencocokan antara salinan surat pesanan pembelian dengan invoice untuk memastikan bahwa pembelian yang dilakukan telah dicatat dengan memadai. Audit atas Operasional Pembelian | 13 . Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai. 2) Lakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif.6) order). cek apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice. maka perlu dialokasikan sebagai salah satu tahapan pada kegiatan pembelian. Namun karena tahapan ini masih berhubungan sangat erat dengan kegiatan pembelian.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful