Audit Operasional Kegiatan Pembelian

A. Gambaran umum kegiatan pembelian Kegiatan pembelian merupakan salah satu kegiatan utama perusahaan. Bahkan salah satu indikasi berkembangnya perusahaan tertentu adalah meningkatnya kegiatan pembelian yang dilakukan. Pada kesempatan kali ini, kelompok kami akan membahas masalah yang berkaitan dengan kegiatan pembelian beserta prosedur auditnya. Dikarenakan adanya beberapa alternatif sistem & prosedur serta untuk memfokuskan pembahasan, kami mengambil beberapa asumsi:  Perusahaan yang dibahas bergerak di bidang manufaktur,  Inisiasi pembelian dilakukan oleh pengendali persediaan/user,  Sistem pembelian yang dibahas adalah sistem pembelian manual,  Prosedur pemilihan supplier dilakukan melalui proses pelelangan. . A.1. Tujuan kegiatan Tujuan-tujuan manajemen kegiatan pembelian yang umum berlaku adalah untuk mendapatkan barang atau jasa yang tepat: (1) Pada waktu yang tepat Perusahaan perlu memperhatikan saat pemesanan agar pemesanan barang/jasa yang dilakukan tidak terlampau dini atau terlambat. Pemesanan yang terlampau dini perlu dihindari, karena dapat mengakibatkan gangguan yang serius terhadap arus kas perusahaan. Dana perusahaan yang umumnya terbatas akan terpaksa dipakai untuk melakukan pembelian-pembelian yang sebenarnya dapat ditangguhkan, sementara keperluan lain yang sebenarnya lebih mendesak terpaksa ditunda. Sebagai akibatnya perusahaan mungkin harus mencari sumber pembiayaan melalui pinjaman jangka pendek dengan tingkat bunga yang tinggi. Sedangkan pemesanan yang terlambat dilakukan akan dapat menyebabkan tertundanya produksi. Sehingga barang dagangan/produk jadi atau jasa terlambat diserahkan kepada pelanggan yang pada akibatnya dapat menyebabkan pelanggan lari ke perusahaan pesaing.

(2) Pada kuantitas yang tepat Jumlah barang yang dipesan perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. Pemesanan yang melebihi kebutuhan normal dapat mengakibatkan kerugian yang tidak perlu terjadi. Contoh kerugian akibat barang dibeli terlalu berlebihan antara lain sewa gudang tambahan dan kerusakan barang karena terlalu lama disimpan. (3) Dari supplier yang tepat Penentuan supplier juga perlu dilakukan secara hati-hati. Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya, memiliki harga penawaran terbaik, serta memiliki barang dengan kualitas sesuai yang diinginkan manajemen.
Audit atas Operasional Pembelian |

1

Audit atas Operasional Pembelian | 2 . Mengumpulkan data supplier potensial dengan: (1) mengidentifikasi supplier yang potensial dari berbagai sumber. Bagian pengendali persediaan/user menentukan kebutuhannya. media cetak. untuk melakukan pemesanan juga harus memperhitungkan titik pemesanan (reorder point) dengan mempertimbangkan waktu pengiriman barang dari supplier dan tingkat persediaan yang harus ada sampai barang yang dipesan datang. telepon atau email. menimbulkan berbagai kebutuhan yang perlu dilaksanakan pembeliannya.A. baik via pos. Membuat permintaan penawaran (yang meliputi spesifikasi teknis. 2) Prosedur permintaan penawaran dan pemilihan supplier (oleh bagian pembelian) a. (2) Proyek-proyek perusahaan Baik proyek investasi modal maupun proyek yang bersifat operasional. yang dapat didasarkan kepada: (1) Suatu Sistem Persediaan Maksimum/Minimum Sistem yang umum dipakai adalah Economic Order Quantity (EOQ) yaitu suatu metode yang melakukan perhitungan untuk mengoptimalkan jumlah yang dipesan sehingga dapat menekan biaya pemesanan. Selain itu. Meminta otorisasi surat permintaan pembelian dari atasan langsung bagian pengendali persediaan/user. Proses bisnis kegiatan pembelian Prosedur-prosedur utama yang terlibat dalam kegiatan pembelian : 1) prosedur permintaan pembelian 2) prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier 3) prosedur order pembelian 4) prosedur penerimaan barang 5) prosedur pencatatan Uraian Prosedur 1) Prosedur permintaan pembelian (oleh bagian pengendali persediaan/user) a. maupun harga) unuk kemudian disampaikan kepada supplier yang potensial. b. persyaratan administratif. Menerima dokumen permintaan pembelian dari pengendali persediaan/user b. biaya pengangkutan dan biaya kehabisan persediaan. misal: internet. Membuat surat permintaan pembelian (purchase requisition) dalam rangkap 3 dan memberikan spesifikasi yang jelas terhadap barang yang akan dibeli. d. Mengirimkan lembar pertama (asli) untuk bagian pembelian sebagai dasar pembuatan purchase order. tembusan pertama diserahkan ke bagian akuntansi sebagai dasar pencatatan utang usaha dan kendali bahwa permintaan pembelian tidak dilakukan oleh bagian pembelian. c. c.2. dan tembusan kedua untuk arsip bagian pengendali persediaan/user. dll atau (2) mempelajari catatan-catatan mengenai supplier yang terdapat pada arsip bagian pembelian atau (3) mengumumkan adanya pengadaan melalui media massa dan melakukan pendaftaran supplier.

Audit atas Operasional Pembelian | 3 . (3) Kesesuaian dengan kebijakan perusahaan atau pemerintah. Membuat berita acara evaluasi teknis dan persyaratan administratif. tanggal pemesanan dan tanggal dibutuhkan. Tujuan dari salinan kosong adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan. Memilih supplier. kuantitas dan deskripsi barang yang dipesan. nama staf bagian pembelian. Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya. dll. yang meliputi: harga. dsb. misal: kebijakan untuk memberi dukungan kepada pengusaha kecil. identitas supplier. persyaratan pembelian. tembusan ini berupa salinan kosong (blind copy) purchase order. kemampuan keuangan calon-calon supplier. risiko-risiko pengungkapan rahasia perusahaan kepada pesaing. Kepala bagian pembelian memberikan persetujuan tertulis/otorisasi atas supplier yang terpilih. (4) Tembusan untuk arsip bagian pembelian yang disusun bersama dengan purchase requisition dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file) menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan. serta memiliki barang sesuai dengan kualitas yang diinginkan manajemen. g. f. (3) Tembusan bagi bagian pengandali persediaan/user. biaya-biaya pengiriman. dimintakan tanda tangan dari supplier tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui pesanan pembelian serta kesanggupan supplier memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen. dsb. i. Salinan kosong purchase order tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima. Menerima surat penawaran dari supplier dan mengikhtisarkannya dalam daftar supplier. memiliki harga penawaran terbaik. e. (2) Meneliti informasi mengenai keandalan supplier yang meliputi prestasi. 3) Prosedur order pembelian (oleh bagian pembelian) a. Meminta otorisasi purchase order kepada kepala bagian pembelian. tembusan ini dikirimkan kepada bagian yang membuat purchase requisition bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. Staf bagian pembelian membuat surat penetapan pemenang lelang untuk kemudian diajukan kepada atasannya untuk direview dan diotorisasi. aspek-aspek yang perlu diperhatikan. b. (2) Tembusan pengakuan oleh supplier. Membuat surat order pembelian (purchase order) dalam 6 rangkap Purchase order meliputi nomor urut. tembusan surat pesanan pembelian ini dikirimkan kepada supplier. reputasi. (5) Tembusan bagi bagian penerimaan. antara lain: (1) Meneliti penawaran yang diajukan supplier. dukungan layanan purna jual. lokasi pengiriman dan cara pengiriman serta harga. Purchase Order yang dibuat dalam 6 rangkap. terdiri dari: (1) Lembar pertama surat pesanan pembelian yang dikirim kepada supplier. Melakukan evaluasi teknis dan persyaratan admistratif.d. h.

supplier akan memberikan izin bagi pembeli untuk memperbaiki invoice atas penyimpangan jumlah barang. yang akan disimpan dalam file tunda utang usaha. Selanjutnya. d. staf tersebut akan menutup file open purchase order dan menyimpan purchase requisition. Audit atas Operasional Pembelian | 4 . (4) Satu rangkap disimpan sebagai arsip bagian penerimaan. Biasanya. serta legalisasi staf penerimaan dan supervisor. Supervisor mencocokkan jumlah fisik dengan jumlah yang tercatat di slip pengepakan supplier serta memverifikasi hasil pemeriksaan staf administrasi bagian penerimaan. Dalam kasus barang rusak atau berkualitas rendah. sehingga kadang perlu mendatangkan tenaga ahli. nomor pesanan pembelian.Selain itu. nama pemasok. hanya orang yang memiliki kemampuan teknis yang bisa secara memadai memeriksa bahan dan memberikan jaminan kepada bagian pengendali persediaan/user. maka bagian pembelian harus segera menyelesaikannya dengan supplier terkait. jumlah dan kondisi barang yang diterima. Jika pengiriman tersebut dapat diterima. dan laporan penerimaan dalam file pesanan pembelian tertutup (closed purchase order file). b. (6) Tembusan bagi bagian akuntansi. nota debit akan dibuat setelah supplier setuju untuk mengambil kembali barang tersebut atau memberikan pengurangan harga. purchase order. Jika pengiriman tersebut tidak dapat diterima. spesifikasi maupun kondisinya. Dalam banyak kasus. dimana staf administrasi bagian pembelian merekonsiliasikannya dengan open purchase order file. (2) Satu rangkap dikirim ke bagian pembelian. Laporan penerimaan yang dibuat dalam 4 rangkap: (1) Satu rangkap laporan penerimaan menyertai pengiriman barang ke gudang. informasi harga menunjukkan nilai barang dan memungkinkan pencurian barang yang mahal dari area penerimaan sebelum dapat diamankan ke gudang. memeriksa kesesuaian spesifikasi sesuai dengan yang dipesan dan memeriksa kondisi barang. Staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan (receiving report) yang berisi tanggal penerimaan. 4) Prosedur penerimaan barang ( oleh bagian penerimaan) a. (3) Satu rangkap dikirim ke bagian akuntansi. Ketika barang tiba dari supplier. baik dalam hal jumlah. Staf administrasi bagian penerimaan menghitung jumlah fisik barang yang diterima. tembusan surat pesanan pembelian ini dikirim ke bagian akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. c. bagian akuntansi diberitahukan untuk menyesuaikan saldo rekening yang terutang atas supplier yang bersangkutan. supervisor yang independen mengambil slip pengepakan supplier dan kemudian membandingkan nomor pesanan pembelian yang dijadikan referensi di slip pengepakan supplier dengan nomor di salinan kosong (blind copy) purchase order untuk memverifikasi bahwa barang tersebut memang dipesan.

A. Formalisasi proses otorisasi akan mendorong manajemen persediaan yang efisien dan memastikan legitimasi permintaan pembelian. laporan penerimaan.5) Prosedur pencatatan (oleh bagian akuntansi) a. (3) Merekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku pembantu persediaan. Staf administrasi buku besar (1) Menerima voucher jurnal dari staf administrasi utang usaha dan sebuah ringkasan akun persediaan dari bagian gudang. d. Penentuan saat permintaan barang Perusahaan perlu memperhatikan saat permintaan barang agar barang tersedia saat dibutuhkan. dan invoice) ke file utang usaha terbuka (open accounts payable file). Titik-titik kritis Titik-titik kritis yang berada di setiap prosedur: 1) Prosedur permintaan pembelian a. Penentuan spesifikasi yang tepat terhadap barang yang dibutuhkan Penentuan spesifikasi yang tepat diperlukan agar barang yang diminta adalah barang yang memang dibutuhkan. b. (4) Mengarsipkan ringkasan buku pembantu persediaan dan voucher jurnal. purchase order dan laporan penerimaan) (2) Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian (3) Mencatat ke rekening supplier dalam buku pembantu utang usaha (4) Menggabungkan semua dokumen sumber (purchase requisition. sehingga akan dapat menghilangkan/meminimalisir penyalahgunaan wewenang pemilihan Audit atas Operasional Pembelian | 5 . Permintaan pembelian harus diotorisasi oleh atasan langsung dari pengendali persediaan/user. Staf administrasi utang usaha (1) Ketika invoice tiba. file ini diatur berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memastikan bahwa utang telah dibayar pada tanggal terakhir yang diizinkan tanpa melewati tanggal jatuh tempo dan kehilangan diskon.3. staf administrasi utang usaha merekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase requisition. purchase order. 2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier Perlunya otorisasi dari kepala bagian pembelian atas supplier terpilih. Penentuan jumlah barang yang diminta Jumlah barang yang diminta perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. c. b. (5) Meringkas berbagai ayat dalam jurnal pembelian untuk periode tersebut dan membuat voucher jurnal untuk bagian buku besar. Biasanya. (2) Mencatat voucher jurnal ke akun persediaan dan utang usaha dalam buku besar.

serta Pengujian yang direkomendasikan dalam rangka audit internalnya. teknologi barcode. atas control yang telah diterapkan direkomendasikan pengujian dengan melakukan pemeriksaan terhadap laporan kinerja pemasok. Pengendalian yang diperlukan. rekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku pembantu persediaan. Sedangkan persediaan yang berlebih. Untuk itu perlu terdapat pengendalian dengan cara menerapkan sistem pengendalian persediaan perpetual. d. mengandung keterkaitan terhadap tiga jenis substansi : Resiko. b. B. c. Persediaan yang kurang dapat menyebabkan keterlambatan produksi yang pada akhirnya mengakibatkan pada penundaan penjualan. Adapun tujuan proses operasi bisnis tersebut terdiri dari tiga bagian yaitu memperoleh barang dan jasa : 1) pada waktu yang tepat. serta penghitungan persediaan secara periodik adalah pengendalian yang dirasa paling memadai. 2) pada kuantitas yang tepat. rekonsiliasi jumlah fisik barang yang diterima dengan jumlah tercatat di slip pengepakan supplier oleh supervisor. 5) prosedur pencatatan a. rekonsiliasi laporan penerimaan dengan open purchase order file oleh bagian pembelian. 3) Prosedur order pembelian Perlunya otorisasi purchase order oleh kepala bagian pembelian untuk memastikan bahwa barang yang dibeli adalah barang yang dipesan. 4) Prosedur penerimaan barang a. Pastikan telah dibuat dan direvisi secara perodik serta pastika Audit atas Operasional Pembelian | 6 .supplier yang dapat mengakibatkan didapatkannya barang yang berkualitas rendah dan atau mempunyai harga yang tidak kompetitif. (1) Kehabisan persediaan dan/atau kelebihan persediaan Resiko persediaan yang ada kurang atau berlebih (idle) besar kemungkinan terjadinya. dpaat menyebabkan penumpukan yang akan menambah cost (biaya). rekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase order dan laporan penerimaan) oleh staf administrasi utang usaha. verifikasi terhadap hasil pemeriksaan staf penerimaan oleh supervisor. b. Pembahasan proses bisnis Proses bisnis yang telah dijelaskan sebelumnya. serta 3) dari Supplier yang tepat. Masing masing resiko tersebut dapat diminimalisir dengan pengendalian yang memadai serta langkah pengujian yang dapat direkomendasikan dalam melakukan audit internal pada kegiatan operasinya. B.1 Memperoleh barang dan jasa pada waktu/saat yang tepat Terdapat tiga resiko yang menjadi perhatian utama. Masing-masing substansi tersebut melekat pada setiap tujuan proses operasi bisnis yang berkaitan dengan Pembelian. setiap barang yang diterima harus terdapat purchase order yang mendasarinya. Kemudian.

atau berlebih dari jumlah barang yang dipesan.mekanisme pemilihan pemasok baru telah berjalan apabila terdapat kinerja pemasok yang ada di bawah standar. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase order). Uji Sistem Informasi Akuntansi perusahaan dan temukan kemungkinan untuk memperbaikinya. apabila supplier bekerja dibawah standar maka rekomendasikan untuk dilakukan pergantian. (3) Meminta barang yang tidak dibutuhkan Agar resiko barang yang diminta oleh user adalah barang yang tidak dibutuhkan dapat diminimalisir. kemudian atas sampel yang dipilih. B. Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang. catatan persediaan perpetual yang akurat.2 Memperoleh barang dan jasa pada kuantitas yang tepat Terdapat dua jenis resiko yang menjadi perhatian utama yaitu : resiko bahwa barang yang diterima kurang. Perlu adanya penggunaan dokumen laporan penerimaan (receiving report) yang terstandarisasi yang memuat jumlah barang diterima. cek apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice. Pengujian yang diperlukan adalah Periksa apakah permintaan barang (PR) telah melalui proses otorisasi oleh atasan yang berwenang. yang meliputi tanggal barang yang dipesan dibutuhkan/diharapkan diterima. (1) Barang yang diterima kurang. Pengujian yang direkomendasikan adalah memeriksa laporan kinerja supplier. maka perlu adanya purchase order yang terstandarisasi. atau berlebih dari jumlah barang yang dipesan. rusak sebagian/seluruhnya. jumlah barang rusak yang dikembalikan. uji laporan penerimaan barang (receiving report) yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi. rusak sebagian/seluruhnya. persetujuan permintaan pembelian adalah pengendalian yang memadai. (2) Pengiriman atas barang yang dipesan tidak datang sesuai jadwal. Pengujian dilakukan dengan memilih beberapa sampel data lengkap supplier yang berisi track-record dari para supplier. dan jumlah barang rusak yang masih dapat diterima. Agar barang yang dipesan diterima sesuai jadwal. Pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaannya dengan baik dan benar (2) Audit atas Operasional Pembelian | 7 . serta resiko bahwa pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaanya dengan baik dan benar. Yang kemudian diserahkan ke bagian pembelian sebagai bahan evaluasi kinerja supplier.

rekomendasi pengujian dengan melakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif. Periksa catatan Komite untuk menentukan apakah pembelian-pembelian penting telah dipertimbangkan dan dukungan memadai telah diberikan bagi keperluan Audit atas Operasional Pembelian | (3) 8 . Pada saat pengujian. Selanjutnya. barang/jasa yang dibeli. Permesinan dan Pembelian. Untuk meyakinkan bahwa komite yang berwenang memutuskan pembelian atau produksi sendiri telah melaksanakan tugasnya dengan baik. (2) Terdapatnya kerjasama antara supplier dan bagian pembelian untuk memanipulasi pembelian Adanya kewajiban bagi bagian pembelian untuk merekam langkah-langkah yang diambil oleh bagian pembelian dalam melakukan proses pembelian adalah control yang memadai. Keputusan harus didasarkan pada kapasitas pabrik. dan substitusi yang wajar. Selanjutnya. untuk pengujian perlu diambil beberapa sampel dari rekaman proses pembelian yang telah diambil bagian pembelian. dan kemudian membatasi akses ke file utama pemasok. dapat diandalkan untuk menjadi pengendalian. informasi biaya berkelanjutan. Komite yang memutuskan membeli atau memproduksi sendiri tidak memiliki akta tertulis atau seperangkat prosedur. Kontrol Mutu. Mereka harus rutin bertemu untuk membuat keputusan membeli atau memproduksi sendiri atas produk-produk dan program-program baru. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai. Rekomendasi pengujian adalah meninjau ulang secara periodik daftar pemasok yang disetujui untuk melihat adanya perubahan yang tidak sah pada daftar tersebut. (1) Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi Dengan adanya persetujuan dari otorisator untuk pesanan pembelian. dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen.Perlu ditunjuk pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan atas proses pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang (supervisor) agar pegawai bagian penerimaan melakukan tugas pengecekan barang yang diterima dengan baik. komite tersebut harus beranggotakan dari Departemen Produksi. uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok. B.3 Memperoleh barang dan jasa pada Supplier yang tepat Terdapat sebelas resiko yang menjadi perhatian utama dalam pemilihan Supplier yang temasuk juga didalamnya perspektif harga dan kualitas barang dan jasa yang akan dibeli. Atas sampel yang telah dipilih.

Tidak ada informasi atau standar yang dapat digunakan manajemen untuk menilai aktivitas pembelian. Untuk resiko ini. Sebagai bentuk pengendalian. dan bahan baku pengganti sebagai control.) Kurangnya rotasi penugasan pembelian. Kemudian direkomendasikan pengujian dengan memeriksa jadwal rotasi dan cuti. Jumlah uang yang dihabiskan untuk pembelian-pembelian yang tidak ada kompetitif. Memungkinkan karyawan departemen pembelian memiliki hubungan jangka panjang dengan pemasok tertentu dan lebih suka membeli dari pemasok tersebut. Atas sampel yang telah dipilih. Tanyakan karyawan departemen pembelian prosedur-prosedur yang dijalankan untuk mendapatkan pengurangan harga. Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan (4) Tidak ada tolak ukur kuantitatif dan kualitatif untuk aktivitas pembelian. Bagian pembelian harus ikut serta menetapkan jadwal untuk barang-barang seperti ini. Departemen Pembelian baru mengetahui diperlukannya peralatan baru hanya setelah rancangan diterima. Tanyakan alasannya. bukan biayanya.tersebut. prosedur-prosedur yang inovatif. Komitmen berdasarkan penawaran kompetitif. Untuk itu perlu adanya Laporan komitmen bulanan untuk setiap pembeli yang berisi hal-hal seperti: Jumlah total uang yang dijanjikan. Penghematan yang dicapai dengan adanya penawaran yang kompetitif. Periksa cuti yang tidak diambil atau penugasan yang tidak dirotasi. Untuk itu perlu dibentuk sebuah komite. dan memberikan banyak waktu untuk mengundang penawaran yang kompetitif Tidak ada program analisis nilai untuk mengaitkan barang dengan fungsinya. perlu adanya sistem yang mengharuskan Audit atas Operasional Pembelian | (5) (6) (7) 9 . Harga yang lebih tinggi dan kemungkinan penurunan disiplin keryawan departemen pembelian. Sehingga Departemen Pembelian tidak punya banyak waktu untuk mendapatkan penawaran kompetitif untuk barang-barang yang butuh waktu lama untuk diperoleh. Pembelian yang tidak terkontrol. Sebagai control. Jadwal rotasi dan cuti yang resmi. sumber persediaan baru. tentukan apakah jadwal sudah ditetapkan. perlu adanya ketentuan mengenai rotasi periodik penugasan. Untuk sampel peralatan yang butuh waktu lama untuk diperoleh. kemudian ambil beberapa sampel. Aturan agar semua karyawan departemen pembelian mengambil cuti. (Sistem pelaporan yang direkomendasikan untuk memberi manajemen informasi tersebut. Alasan tidak ada kompetisi. yang anggotanya termasuk karyawan Pembelian yang kemudian menetapkan jadwal kebutuhan peralatan untuk mengantisipasi lama waktu untuk memperoleh peralatan tersebut. Sedangkan pengujian dilakukan dengan cara memeriksa sampel volume penawaran yang tidak kompetitif. direkomendasikan pengujian dengan sampel. uji surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. negosiasi. realistis.

(9) (10) Membeli dengan harga yang dinaikkan Seringkali perusahaan akan seperti tertipu dengan pasokan yang harganya telah dinaikkan. kemudian berdasarkan sampel. awasi kinerja vendor.barang yang dibeli lolos uji kelayakan. Audit atas Operasional Pembelian | 10 . Telaah laporan penghematan. (11) Membeli barang berkualitas rendah Kadangkala barang yang telah dibeli berkualitas rendah dan tidak sesuai permintaan. tanyakan karyawan departemen pembelian dan departemen pengguna alasan-alasan untuk menyetujui pesanan. persetujuan pesanan pembelian. Pengujian dilakukan dengan melakukan peninjauan ulang untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui yang digunakan. gunakan pemasok yang disetujui. lakukan pengujian sampel pesanan pembelian. Lalu. untuk mempertahakan akurasi daftar pemasok yang disetujui ini. bukan departemen pembelian. telusuri pembelian sebelumnya untuk barang-barang yang sama. apakah biaya sebanding dengan manfaatnya? apakah fitur-fitur yang dimiliki alat tersebut memang dibutuhkan? tersedianya suku cadang standar. Periksa varians-varians yang signifikan. pengendalian anggaran. perusahaan dapat menggunakan vendor yang disetujui. yang memilih pemasok dan memesan barang. Untuk itu. Kelayakan tersebut meliputi. (8) Jumlah pesanan berlebihan. Berdasarkan sampel. Selanjutnya. sehingga tidak ada informasi berharga bagi karyawan departemen pembelian untuk menilai tawaran yang diberikan. Untuk itu diperlukan aturan untuk laporan pesanan tersebut. Arahan manajemen memberi wewenang tunggal pada Departemen Pembelian untuk menggunakan dana. Sedangkan pengujian terhadap control-nya hitung rasio pesanan yang dikonfirmasi dengan total pesanan. persetujuan pesanan pembelian. sebagai kontrolnya perusahaan dapat meminta penawaran kompetitif. Diperlukan Sistem pencatatan menggunakan kartu atau alat elektronik untuk pembelian setiap barang yang terjadi berulang. yang menandakan departemen pengguna. dan lain-lain. dan pengendalian anggaran. tentukan apakah barang-barang tersebut memerlukan analisis nilai. sehingga meniadakan kontrol pembelian dan mengarah pada menyukai pemasok tertentu dan harga yang lebih tinggi. Secara periodik meninjau ulang data kinerja pemasok. dan mengambil tindakan disiplin yang layak. Periksa apa yang dilakukan untuk mengurangi rasio tersebut. Tidak ada ketentuan untuk catatan yang menunjukkan pembelian terdahulu untuk produk-produk yang sama. bandingkan biaya dengan anggaran yang diperbolehkan sebagai pengujian. menentukan alasannya. Untuk itu. Direkomendasikan mencari siapa yang bertanggung jawab untuk analisis nilai untuk pengujian control ini. (Merekomendasikan adanya catatan harga historis).

dan c) menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan efisiensi kegiatan pembelian. dan b) mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara Bagian Pembelian dengan Bagian Keuangan. Prosedur ini dibagi pada tiap tahapan. 3) Order Pembelian Hanya terdapat satu macam tujuan pada tahapan ini. serta e) menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur pembelian yang telah ditetapkan. 4) Penerimaan Barang Terdapat dua jenis tujuan pada tahapan ini. b) memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan. 2) Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok (Supplier) Pada tahapan ini. C. d) menilai kelayakan prosedur otorisasi pambelian. C. terdapat tiga jenis tujuan audit yaitu : a) memastikan ditaatinya kebijakan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang ditetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya. c) mengetahui apakah permintaan pembelian tersebut disahkan oleh pejabat yang berwenang. dan b) memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab dalam penerimaan barang telah melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang-barang yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan.C. b) memastikan apakah permintaan pembelian barang/jasa sesuai dengan tujuan yaitu menunjang kegiatan-kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Audit Kegiatan yang bersangkutan Terdapat lima tahapan-tahapan dalam kegiatan pembelian.1 Tahapan Kegiatan dan Tujuan Audit Terdapat lima tahapan kegiatan pada pembelian yaitu : 1) Permintaan pembelian Terdapat lima jenis tujuan audit pada tahapan ini berupa : a) menilai kelengkapan dan keandalan prosedur permintaan pembelian barang/jasa. resiko dan pengendaliannya. Prosedur Audit Berdasarkan tujuan-tujuan pada tiap proses diatas.2 Audit atas Operasional Pembelian | 11 . yaitu mengetahui apakah terdapat langkah-langkah untuk memastikan agar produk-produk yang dipesan benar-benar dikerjakan sesuai dengan persetujuan pesanan pembelian. 5) Pencatatan Utang Ada dua jenis tujuan pada tahapn ini berupa : a) mengetahui apakah telah dilakukan langkah-langkah pengendalian yang memadai sebelum pembayaran dilakukan oleh Bagian Keuangan. Tiap tahapan memiliki pengendalian yang berbeda-beda. meliputi : a) memastikan apakah petugas atau bagian yang menerima barang secara organisatoris terpisah dari petugas bagian Pembelian. Untuk itu perlu diklasifikasikan masing-masing tahapan tersebut berdasarkan tujuannya serta prosedur apa yang harus dilakukan untuk menilai apakah tingkat pengendaliannya telah memadai. maka disusun suatu prosedur audit untuk mengevaluasi proses bisnis.

pada tahapan ini. uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok. atas sampel yang telah dipilih. Jika terdapat perbedaan jumlah. b) Buat ringkasan atas daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang diberikan auditee dimana dilakukan pemilihan secara acak item-item yang akan diuji sesuai dengan metode yang dipilih auditor. uji laporan penerimaan barang (receiving report) yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi. faktur pembelian (invoice). slip pengepakan. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada surat permintaan pembelian atas sampel yang dipilh. Apabila terdapat perbedaan antara jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada surat pesanan pembelian dengan yang terdapat pada surat permintaan pembelian. Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan. tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee. surat permintaan pembelian (purchase requisition). termasuk daftar prosedur/ketetapan kegiatan pembelian yang dimiliki perusahaan sebagai standar acuan untuk menguji item-item yang akan dipilih. Prosedur ini meliputi : a) Meminta daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang terjadi selama periode yang diperiksa. laporan penerimaan barang (receiving report). terdapat dua prosedur yang harus dilaksanakan : 1) Atas sampel yang dipilih. dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen. Tahap order pembelian Pada tahap ini. atas sampel yang telah dipilih tadi. kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase Audit atas Operasional Pembelian | 12 . surat perintah kerja (surat perjanjian/kontrak). surat pesanan pembelian (purchase order). Tahap permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Kemudian. Tahap permintaan pembelian Pada tahap ini. c) Minta salinan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan ringkasan daftar rekapitulasi transaksi pembelian antara lain daftar pemasok/rekanan. uji surat pesanan pembelian (purchase order) yang meliputi siapa pejabat yang mengotorisasi.1) 2) 3) 4) 5) Awalan Awalan dimaksudkan untuk prosedur yang pertama kali dikerjakan. tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee. Lakukan penghitungan ulang ke samping kanan dan ke bawah untuk memastikan bahwa jumlah yang dicantumkan auditee adalah jumlah yang benar. menguji surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Tahap penerimaan barang Pada tahapan ini. namun belum ada tujuan audit yang akan dicapainya. barang/jasa yang dibeli.

maka perlu dialokasikan sebagai salah satu tahapan pada kegiatan pembelian.6) order). 2) Lakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif. Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang. prosedur audit ditempuh dengan cara meneliti apakah dilakukan pencocokan antara salinan surat pesanan pembelian dengan invoice untuk memastikan bahwa pembelian yang dilakukan telah dicatat dengan memadai. Namun karena tahapan ini masih berhubungan sangat erat dengan kegiatan pembelian. Tahap pencatatan utang Tahapan ini sebenarnya sudah berada pada wilayah audit atas kegiatan keuangan. Audit atas Operasional Pembelian | 13 . Pada tahapan ini. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai. cek apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful