SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

PERILAKU ORGANISASI

PREPARED BY : CARROLINA EVITA MAYASARI SUSIE DARWANI : 43208110323 : 43208110120 : 43208110250

UNIVERSITAS MERCUBUANA
FAKULTAS EKONOMI AKUNTANSI OKTOBER 2010

tujuan utama dari system pengendalian manajemen adalah memastikan sejauh mungkin tingkat keselarasan tujuan (goal congruence) yang tinggi. PENDAHULUAN Perilaku dalam organisasi adalah bidang study yang mempelajari pengaruh yang dimiliki oleh individu. Faktor-faktor tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk memberi motivasi anggota organisasi agar bertindak dan dapat membuat keputusan secara konsisten dengan tujuan organisasi (Kren. dan struktur terhadap perilaku dalam organisasi yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas suatu organisasi. terdapat 2 faktor utama yang mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan. Dengan demikian. kelompok. 1997). tetapi kearah yang keliru. Sistem pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya. KESELARASAN TUJUAN (GOAL CONGRUENCE) Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan organisasi. Sistem harus dirancang sedemikian rupa sehingga tindakan-tindakan setiap anggota perusahaan bisa selaras dengan kepentingan organisasi . manajer meresponnya dengan cara mengurangi biaya melalui pengorbanan kualitas yang memadai atau mengurangi biaya dalam unitnya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar ke unit lain. maka manajer telah termotivasi. Tetapi anggota individual organisasi mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu konsisten dengan tujuan organisasi. manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri. bila sistem menekankan pada pengurangan biaya. Berikut faktor-faktor tersebut. artinya tindakan-tindakan individu untuk meraih tujuan-tujuan pribadinya juga akan membantu dalam tujuan-tujuan organisasi. yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan. II. III. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN Secara garis besar.MANAGEMENT CONTROL SYSTEM PERILAKU DALAM ORGANISASI I. PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 2 of 10 . Sistem pengendalian yang baik pada cara maupun tujuannya. Dalam proses yang sejajar dengan tujuan.

dan juga kebanggaan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas. Norma-norma ini mencakup sikap. b. sikap dan norma juga bergantung pada masing-masing Negara. sejumlah Negara seperti Jepang dan Singapura. dan semakin besar serta lamanya sebuah perusahaan. meskipun tak seorangpun ingat apa yang menjadi alasannya. Norma-norma budaya sangatlah penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem pengendalian manajemen formal yang sama. PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 3 of 10 . Upaya-upaya untuk mengubah peraturan selalu mendapatkan perlawanan. Gaya Manajemen Faktor internal yang memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajeman adalah gaya manajemen. 2. yang secara kolektif sering juga disebut sebagai etos kerja. Organisasi Informal Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubunganhubungan formal. memiliki reputasi yang baik dalam etos kerjanya. nilai-nilai hidup yang dianut. yaitu pemegang otoritas resmi dan tanggung jawab dari setiap manajer. tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat formal. serta asumsi-asumsi yang secara implisit diterima dan yang secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Faktor Eksternal Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di dalam masyarakat. Budaya Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri. Kenyataan-kenyataan selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen. semangat. Budaya organisasi juga sangat dipengaruhi oleh personalitas dan kebijakan CEO. Beberapa diantaranya memiliki kharisma dan ramah. sementara ada juga manajer yang menyibukkan dirinya dengan menulis laporan. normanorma perilaku. serta oleh personalitas dan kebijakan para manajer pada tingkat yang lebih rendah di area-area yang menjadi tanggung jawab mereka. bervariasi dalam hal pengendalian aktual. maka perlawanannya pun akan semakin besar. Budaya sebuah perusahaan biasanya tidak pernah berubah selama bertahun-tahun. Di lain pihak. yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi. sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. dimana organisasi menjadi bagiannya. c. Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang beragam. keuletan. ada juga manajer yang banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang manajemen dengan cara berjalan berkeliling (management by walking-around). yang meliputi keyakinan bersama. Faktor Internal a.MANAGEMENT CONTROL SYSTEM 1.

Meskipun jalurnya sangat beragam. passwords computer. PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 4 of 10 . baik itu jalur formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti bahan obrolan yang tak resmi). Pengaruh besar lainnya adalah sistem pengendalian yang bersifat formal. SISTEM PENGENDALIAN FORMAL Faktor-faktor informal memiliki pengaruh besar pada efektivitas sistem pengendalian manajemen. Organisasi besar memiliki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. televisi pengawas. Beberapa jenis aturan bisa dilihat dibawah ini. mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman. dan tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan bersama tersebut tidak bisa dinyatakan secara jelas. untuk menyimpang dari pedoman tersebut. yaitu sistem pengendalian manajemen itu sendiri. Sistem ini bisa kita klasifikasikan ke dalam dua jenis. dan bahkan diharapkan. seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya.MANAGEMENT CONTROL SYSTEM d. IV. dan aturan-aturan. para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Sebuah organisasi adalah sebuah entitas yang kompleks. ATURAN-ATURAN Aturan-aturan itu beragam sifatnya. mulai dari yang sangat remeh. gudang-gudang yang terkunci. bahkan dalam situasi yang terbaik sekalipun. yaitu para anggota organisasi diizinkan. Panduan-panduan dan serangkaian aturan lain harus dikaji ulang secara berkala untuk memastikan bahwa aturan-aturan tersebut masih sesuai dengan apa yang diharapkan oleh manajemen senior. hingga aturan yang sangat penting yang biasanya bersifat jangka panjang. Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan di organisasi lain. a) Pengendalian Fisik Penjaga keamanan. Mereka menyerap informasi ini dari berbagai jalur. dan pengendalian fisik lainnya mungkin merupakan bagian dari struktur pengendalian. ruangan besi. Beberapa aturan adalah pedoman kerja. Persepsi dan Komunikasi Dalam upaya meraih tujuan-tujuan. b) Manual Ada banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam panduan. namun tidak selalu jelas apa yang sesungguhnya diinginkan oleh pihak manajer senior. baik dalam situasi-situasi yang khusus atau ketika mereka menilai bahwa penyimpangan tersebut akan berakibat baik bagi organisasi.

Struktur Matriks. V. JENIS-JENIS ORGANISASI Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan dengan target yang tercantum dalam anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaska atau n tidak. Hal tersebut juga mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor internal dan eksternal. Jika memuaskan. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam. maka pusat tanggung jawab menerima umpan balik dalam bentuk pujian atau penghargaan lain. maka umpan balik yang diterima akan mendorong dilakukannya revisi dalam rencana. 3. didalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda. VI. menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah dibawa sesering mungkin. PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 5 of 10 . Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan. Struktur Fungsional. pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain yang ada bahwa sebuah transaksi telah dijalankan.MANAGEMENT CONTROL SYSTEM c) Pengamanan Sistem Berbagai pengamanan dirancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah atau meminimalkan kecurangan. didalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungsifungsi yang terspesialisasi seperti produk atau pemasaran. Jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi. 2. dan hasilnya kemudian dinilai dan dilaporkan. Hal ini meliputi pemeriksaan silang secara terinci. serta sejumlah prosedur lain yang akan diuraikan dalam buku teks mengenai auditing. Kebanyakan tugas-tugas itu dikendalikan melalui peraturan-peraturan. d) Sistem Pengendalian Tugas Pengendalian tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugastugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisien. didalamnya para unit manajer bertanggungjawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit. dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semi-independen dari perusahaan. setidaknya organisasi bisa dikelompokkan dalam 3 kategori umum : 1. PROSES KENDALI SECARA FORMAL Suatu perencanaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Struktur Unit Bisnis. Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut kemudian dikonversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Jika tidak memuaskan. melakukan pemilihan.

Persoalan ini ! " ! " " & ! # !   ! !  ! $   " # ! % ! " ! PERI AKU ALAM RGANI ASI Pa e 6 f 10 ¨ § § §   § § ¨      O G ¤     £  ¤¥¤ ¢   ¢¡   N R EM   ©   I I FUNG IONAL ¢ ¦  " ! £ . jika organisasi terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melaporkan ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut. baik atas para mana er ditingkat yang lebih rendah p keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efisiensi. sebagaimana seorang mana er yang terampil pada tingkat yang lebih tinggi. struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam. organisasi fungsional cenderung menciptaka sekat-sekat bagi tiap n fungsi yang dimilikinya sedemikian rupa sehingga menghambat kemungkinan diadakannya koordinasi lintas fungsi di bidang -bidang seperti pengembangan produk baru. Kedua. dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap-tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. harus mampu melakukan pengawasansecara lebih ada fungsi yang sama. Akhirnya. Seorang mana er pemasaran an seorang mana er produksi ang terampil kemungkinan besar akan mampu mengambil keputusan ang lebih baik dibidangnya masing-masing dibandingkan dengan seorang mana er yang bertanggung awab atas kedua bidang itu sekaligus. Ada se umlah kelemahan pada struktur organisasi fungsional. maka perselisihan antar para manajer dari fungsifungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas. Seorang spesialis yang terampilharus mampu melakukan super isi atas para buruh yang beker a dalam bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang mana er generalis. leh karena itu. Ketiga. Pertama.MANAGEMEN Ala a alik e k r a isasi f siona eliba kan a asan engenai seseorang l ana er ang e bawa enge a an khusus untuk enga bil ke utusan ang berkaitan engan fungsi spesifik. meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah. ang berlawanan engan engan ana er umum ang kurang memiliki pengetahuan khusus.

Struktur ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum. Unit bisnis pun dapat memberikan reaksi yang cepat terhadap ancaman -ancaman atau peluang baru. PERILAKU ALAM RGANISASI ) ) ' )( ' 0 4 3 N R L SYSTEM . dikerjakan di kantor pusat. . Unit bisnis lebih dekat dengan pasar dari produk -produk yang dibandingkan dengan kantor pusat. .MANAGEMEN bisa dikurangi dengan cara melengkapi struktur fungsiona vertikal yang ada dengan l proses-proses lintas fungsi yang saling berhubungan seperti rotasi bidang lintas fungsi dan penghargaan berdasarkan kerja sama tim. maka para manajer unit bisnis dapat membuat keputusan -keputusan produksi dan pemasaran yang lebih baik diband ingkan dengan cara yang diputuskan oleh kantor pusat. bertanggungjawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Page 7 of 10 . Suatu unit bisnis. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untu melakukan k perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah. STRUKTUR UNIT-UNIT BISNIS entuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Kinerja unit bisnis tersebut kemudian diukur dengan profitabilitas dan unit bisnis itu. yang juga disebut sebagai divisi. Kerugian lain adalah perselisihan yang terjadi antara spesialis fungsional dalam organisasi perusahaan fungsional digantikan dengan perselisihan di antara unit -unit bisnis dalam organisasi unit bisnis. Keuntungan dari bentuk perusahaan unit bisnis ini adalah: 2 1 Kerugian dari unit bisnis adalah adanya kemungkinan bahwa masing -masing staf unit bisnis menduplikasikan sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional.

karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sedangkan kelemahannya akan timbul jika manajer proyek tidak bisa mengkoordinir dari beberapa bagian yang berbeda tersebut sehingga dapat menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pelaksanaan kesatuan perintah dimana pimpinan untuk masing -masing individu. Manajer proyek mempunyai wewenang yang lebih kecil atas personelnya.MANAGEMENT NTR L SYSTEM rganisasi matriks disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek. Sebagai akibat. para anggotan harus ya atasan. rganisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda dimana wewenang horisontal diterima manajer proyek. @ @ 9 VII. sedangkan wewenang fungsionalnya ya sesuai itu dengan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai. Keuntungan dari organisasi ini adalah terletak pada fleksibilitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik. Kontroler biasanya menjalankan fungsifungsi sebagai berikut : . yaitu organisasi dimana penggunaaan struktur organisasi menunjukkan dimana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing -masing bagian dari kegiatan perusahaan yang dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya. anggota organisasi matrik mempunyai wewenang. FUNGSI KONTROLER rang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut sebagai seorang kontroler. C B PERILAKU ALAM RGANISASI A 8 ORGANISASI 6 6 9 65 7 ATRIKS Page 8 of 10 . serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak menganggu struktur organisasi yang ada. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian. Namun loyalitasnya adalah tetap pada departemen melaporkan kepada fungsional.

Kontroler tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Perbedaannya adalah bahwa keputusan mereka dapat dibatalkan oleh jajaran manajer. menganalisis dan menginterpretasikan laporan kinerja. Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dalam melaporkan informasi. Menyiapkan.MANAGEMENT CONTROL SYSTEM 2. mencatat prosedur pengendalian yang menjamin validitas informasi serta menetapkan tingkat keamanan yang memadai terhadap kecurangan. kontroler unit bisnis memberikan laporan kepada manajer unit bisnis dan mereka hubungkan dengan garis putus-putus kontroler korporat. Mengembangkan personil dalam organisasi pengendali dan terlibat dalam pelatihan yang berkaitan dengan fungsi pengendalian. 4. kontroler juga membuat keputusan-keputusannya mengenai penerapan kebijakan yang ditetapkan oleh jajaran manajemen. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengambilan pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya. KONTROLER UNIT BISNIS Di beberapa perusahaan. REALISASI KE JAJARAN ORGANISASI Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Dalam hal ini. memindahkan. Seorang pengendali barang kali bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menganalisis tolak ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian serta merekomendasikan tindakan-tindakan yang diperlukan ke pihak manajemen. Sekarang ini. PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 9 of 10 . 3. dan dia memiliki wewenang dalam mempekerjakan. Manajer unit bisnis adalah atasan langsung kontroler. Melakukan supervisi audit internal dan audit operasional. Akan tetapi. dan memecat para kontroler di unit yang bersangkutan. Para kontroler juga memainkan peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategi anggaran. kontroler bertindak seperti layaknya manajer. 5. pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen. Mereka sering diminta untuk melakukan penelitian secara cermat atas laporan kinerja untuk menjamin akurasi dan untuk menarik perhatian jajaran manajer terhadap pos-pos yang membutuhkan penyelidikan lebih lanjut. serta mengkonsolidasikannya dalam anggaran tahunan. melatih. menganalisis program dan proposal anggaran. banyak perusahaan yang memiliki Chief Financial Officer (CFO) yang melaksanakan tanggung jawab ini. memberikan kompensasi. mempromosikan.

Faktor-faktor informal juga memberikan pengaruh yang besar pada upaya untuk meraih tujuan tersebut secara terpadu. dan semua ini tidak selalu selaras dengan tujuan organisasi. hubunganhubungan yang terjalin antara pengendali unit bisnis dengan pengendali selalu menjadi bahan perdebatan. Selain faktor-faktor informal. Gaya manajemen juga memiliki pengaruh besar dalam melakukan pengendalian. Tujuan utama sistem pengendalian manajemen adalah menyelaraskan tujuan-tujuan itu. Namun. Perusahaan-perusahaan itu dapat memilih dari 3 struktur dasar perusahaan. struktur unit bisnis. proses pengendalian juga dipengaruhi oleh aturan-aturan. namun sebagai pejabat staf. Setiap sistem pengendalian manajemen harus mengetahui bahwa organisasi yang bersifat informal berdiri berdampingan dengan organisasi yang bersifat formal serta perlu diperhitungkan dalam merancang sebuah sistem. baik komunikasi maupun penafsiran yang dilakukan oleh masing-masing individu tetap saja tidak bisa sempurna. Dalam perusahaan yang diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. yaitu struktur fungsional.MANAGEMENT CONTROL SYSTEM RANGKUMAN Seorang manajer senior tentu saja menginginkan agar organisasi meraih tujuannya. bahkan dalam kasus-kasus yang ideal sekalipun. PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 10 of 10 . Faktor terpenting dari semua ini semua adalah budaya organisasi. yaitu sistem harus dirancang sedemikian rupa sehingga tindakan-tindakan setiap anggota perusahaan untuk meraih kepentingannya sendiri bisa selaras dengan kepentingan organisasi. Para kontroler juga bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian. maupun struktur matriks. tuntunan-tuntunan dan prosedur-prosedur yang membentuk sistem pengendalian secara formal. namun masing-masing anggota organisasi memiliki tujuan pribadinya masing-masing. dia tidak membuat keputusan dalam bidang manajemen. Pilihan tertentu terhadap struktur organisasional mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen.