SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

PERILAKU ORGANISASI

PREPARED BY :

CARROLINA : 43208110323

EVITA MAYASARI : 43208110120

SUSIE DARWANI : 43208110250

UNIVERSITAS MERCUBUANA

FAKULTAS EKONOMI AKUNTANSI

OKTOBER 2010
MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

PERILAKU DALAM ORGANISASI

I. PENDAHULUAN

Perilaku dalam organisasi adalah bidang study yang mempelajari pengaruh yang
dimiliki oleh individu, kelompok, dan struktur terhadap perilaku dalam organisasi yang
bertujuan untuk meningkatkan efektifitas suatu organisasi.

Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk memberi motivasi anggota

organisasi agar bertindak dan dapat membuat keputusan secara konsisten dengan tujuan
organisasi (Kren, 1997). Sistem pengendalian yang baik pada cara maupun tujuannya,
artinya tindakan-tindakan individu untuk meraih tujuan-tujuan pribadinya juga akan
membantu dalam tujuan-tujuan organisasi.

II. KESELARASAN TUJUAN (GOAL CONGRUENCE)

Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan organisasi. Tetapi

anggota individual organisasi mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu
konsisten dengan tujuan organisasi. Dengan demikian, tujuan utama dari system
pengendalian manajemen adalah memastikan sejauh mungkin tingkat keselarasan tujuan
(goal congruence) yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan tujuan, manusia diarahkan
untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang
sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.

Sistem pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu

untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem menekankan pada
pengurangan biaya, manajer meresponnya dengan cara mengurangi biaya melalui
pengorbanan kualitas yang memadai atau mengurangi biaya dalam unitnya sendiri dengan
cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar ke unit lain, maka manajer telah termotivasi,
tetapi kearah yang keliru.

Sistem harus dirancang sedemikian rupa sehingga tindakan-tindakan setiap anggota

perusahaan bisa selaras dengan kepentingan organisasi .

III. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN

Secara garis besar, terdapat 2 faktor utama yang mempengaruhi perilaku manusia
dalam organisasi perusahaan. Faktor-faktor tersebut akan berpengaruh pada tingkat
pencapaian keselarasan tujuan. Berikut faktor-faktor tersebut.

PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 2 of 10

MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

1. Faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di
dalam masyarakat, dimana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini
mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga disebut sebagai etos kerja, yang
diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan
juga kebanggaan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas. Di lain pihak,
sikap dan norma juga bergantung pada masing-masing Negara, sejumlah Negara
seperti Jepang dan Singapura, memiliki reputasi yang baik dalam etos kerjanya.

2. Faktor Internal
a. Budaya
Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu
sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-
norma perilaku, serta asumsi-asumsi yang secara implisit diterima dan yang
secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Norma-norma
budaya sangatlah penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua
perusahaan dengan sistem pengendalian manajemen formal yang sama,
bervariasi dalam hal pengendalian aktual.
Budaya sebuah perusahaan biasanya tidak pernah berubah selama
bertahun-tahun, meskipun tak seorangpun ingat apa yang menjadi alasannya.
Budaya organisasi juga sangat dipengaruhi oleh personalitas dan kebijakan CEO,
serta oleh personalitas dan kebijakan para manajer pada tingkat yang lebih
rendah di area-area yang menjadi tanggung jawab mereka. Upaya-upaya untuk
mengubah peraturan selalu mendapatkan perlawanan, dan semakin besar serta
lamanya sebuah perusahaan, maka perlawanannya pun akan semakin besar.

b. Gaya Manajemen
Faktor internal yang memiliki dampak yang paling kuat terhadap
pengendalian manajeman adalah gaya manajemen. Para manajer memiliki
kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa diantaranya memiliki kharisma dan
ramah, sementara yang lain ada yang bergaya agak santai, ada juga manajer
yang banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada
banyak orang manajemen dengan cara berjalan berkeliling (management by
walking-around), sementara ada juga manajer yang menyibukkan dirinya
dengan menulis laporan.

c. Organisasi Informal
Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-
hubungan formal, yaitu pemegang otoritas resmi dan tanggung jawab dari
setiap manajer. Kenyataan-kenyataan selama berlangsungnya proses
pengendalian manajemen, tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting
dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat formal.

PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 3 of 10

MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

d. Persepsi dan Komunikasi

Dalam upaya meraih tujuan-tujuan, para manajer operasi harus
mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk
mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur
formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur
informal (seperti bahan obrolan yang tak resmi). Meskipun jalurnya sangat
beragam, namun tidak selalu jelas apa yang sesungguhnya diinginkan oleh pihak
manajer senior. Sebuah organisasi adalah sebuah entitas yang kompleks, dan
tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai bagian dari organisasi untuk
mencapai tujuan bersama tersebut tidak bisa dinyatakan secara jelas, bahkan
dalam situasi yang terbaik sekalipun.

IV. SISTEM PENGENDALIAN FORMAL

Faktor-faktor informal memiliki pengaruh besar pada efektivitas sistem

pengendalian manajemen. Pengaruh besar lainnya adalah sistem pengendalian yang
bersifat formal. Sistem ini bisa kita klasifikasikan ke dalam dua jenis, yaitu sistem
pengendalian manajemen itu sendiri, dan aturan-aturan.

ATURAN-ATURAN

Aturan-aturan itu beragam sifatnya, mulai dari yang sangat remeh, hingga aturan
yang sangat penting yang biasanya bersifat jangka panjang. Beberapa aturan adalah
pedoman kerja, yaitu para anggota organisasi diizinkan, dan bahkan diharapkan, untuk
menyimpang dari pedoman tersebut, baik dalam situasi-situasi yang khusus atau ketika
mereka menilai bahwa penyimpangan tersebut akan berakibat baik bagi organisasi.
Beberapa jenis aturan bisa dilihat dibawah ini.

a) Pengendalian Fisik
Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords
computer, televisi pengawas, dan pengendalian fisik lainnya mungkin merupakan
bagian dari struktur pengendalian.

b) Manual
Ada banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus
dituliskan ke dalam panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman,
seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya.
Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan di
organisasi lain. Organisasi besar memiliki panduan dan aturan yang lebih banyak
dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Panduan-panduan dan
serangkaian aturan lain harus dikaji ulang secara berkala untuk memastikan bahwa
aturan-aturan tersebut masih sesuai dengan apa yang diharapkan oleh manajemen
senior.

PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 4 of 10

MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

c) Pengamanan Sistem
Berbagai pengamanan dirancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk
menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan
untuk mencegah atau meminimalkan kecurangan. Hal ini meliputi pemeriksaan silang
secara terinci, pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain yang ada bahwa sebuah
transaksi telah dijalankan, melakukan pemilihan, menghitung uang yang ada dan
aktiva-aktiva yang mudah dibawa sesering mungkin, serta sejumlah prosedur lain yang
akan diuraikan dalam buku teks mengenai auditing. Hal tersebut juga mencakup
pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor internal dan eksternal.

d) Sistem Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-
tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisien. Kebanyakan tugas-tugas itu
dikendalikan melalui peraturan-peraturan.

V. PROSES KENDALI SECARA FORMAL

Suatu perencanaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi.

Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini.
Perencanaan strategis tersebut kemudian dikonversi menjadi anggaran tahunan yang fokus
pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung
jawab. Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya
kemudian dinilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan dengan target
yang tercantum dalam anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau
tidak. Jika memuaskan, maka pusat tanggung jawab menerima umpan balik dalam bentuk
pujian atau penghargaan lain. Jika tidak memuaskan, maka umpan balik yang diterima akan
mendorong dilakukannya revisi dalam rencana.

VI. JENIS-JENIS ORGANISASI

Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Jenis
struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi.
Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya organisasi bisa
dikelompokkan dalam 3 kategori umum :
1. Struktur Fungsional, didalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-
fungsi yang terspesialisasi seperti produk atau pemasaran.
2. Struktur Unit Bisnis, didalamnya para unit manajer bertanggungjawab atas
aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai
bagian yang semi-independen dari perusahaan.
3. Struktur Matriks, didalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab
ganda.

PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 5 of 10

MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

ORGANISASI FUNGSIONAL

Alasan dibalik bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seseorang

manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan
dengan fungsi spesifik, yang berlawanan dengan dengan manajer umum yang kurang
memiliki pengetahuan khusus. Seorang manajer pemasaran dan seorang manajer produksi
yang terampil kemungkinan besar akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik
dibidangnya masing-masing dibandingkan dengan seorang manajer yang bertanggung
jawab atas kedua bidang itu sekaligus. Seorang spesialis yang terampil harus mampu
melakukan supervisi atas para buruh yang bekerja dalam bidang yang sama secara lebih
baik dibandingkan dengan seorang manajer generalis, sebagaimana seorang manajer yang
terampil pada tingkat yang lebih tinggi, harus mampu melakukan pengawasan secara lebih
baik atas para manajer ditingkat yang lebih rendah pada fungsi yang sama. Oleh karena itu,
keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efisiensi.

Ada sejumlah kelemahan pada struktur organisasi fungsional. Pertama, dalam

sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas
manajer fungsional secara terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran)
karena tiap-tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir.

Kedua, jika organisasi terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi
yang melaporkan ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut,
maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan
di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih
rendah.

Ketiga, struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah

perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam.

PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 6 of 10

MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

Akhirnya, organisasi fungsional cenderung menciptakan “sekat-sekat” bagi tiap

fungsi yang dimilikinya sedemikian rupa sehingga menghambat kemungkinan diadakannya
koordinasi lintas fungsi di bidang-bidang seperti pengembangan produk baru. Persoalan ini
bisa dikurangi dengan cara melengkapi struktur fungsional vertikal yang ada dengan
proses-proses lintas fungsi yang saling berhubungan seperti rotasi bidang lintas fungsi dan
penghargaan berdasarkan kerja sama tim.

STRUKTUR UNIT-UNIT BISNIS

Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan

masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga
disebut sebagai divisi, bertanggungjawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan
pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan
perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah. Kinerja unit bisnis
tersebut kemudian diukur dengan profitabilitas dan unit bisnis itu.

Keuntungan dari bentuk perusahaan unit bisnis ini adalah:

1. Struktur ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum.
2. Unit bisnis lebih dekat dengan pasar dari produk-produk yang dibandingkan dengan
kantor pusat, maka para manajer unit bisnis dapat membuat keputusan-keputusan
produksi dan pemasaran yang lebih baik dibandingkan dengan cara yang diputuskan
oleh kantor pusat.
3. Unit bisnis pun dapat memberikan reaksi yang cepat terhadap ancaman-ancaman atau
peluang baru.

Kerugian dari unit bisnis adalah adanya kemungkinan bahwa masing-masing staf unit
bisnis menduplikasikan sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional, dikerjakan di
kantor pusat. Kerugian lain adalah perselisihan yang terjadi antara spesialis fungsional

PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 7 of 10

MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

dalam organisasi perusahaan fungsional digantikan dengan perselisihan di antara unit-unit

bisnis dalam organisasi unit bisnis.

ORGANISASI MATRIKS

Organisasi matriks disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek, yaitu

organisasi dimana penggunaaan struktur organisasi menunjukkan dimana para spesialis
yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan yang
dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.

Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda dimana wewenang

horisontal diterima manajer proyek, sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai
dengan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat
dalam struktur formalnya. Sebagai akibat, anggota organisasi matrik mempunyai 2
wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya, para anggotanya harus
melaporkan kepada 2 atasan. Namun loyalitasnya adalah tetap pada departemen
fungsional. Manajer proyek mempunyai wewenang yang lebih kecil atas personelnya.

Keuntungan dari organisasi ini adalah terletak pada fleksibilitas dan kemampuannya
dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik,
serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak menganggu struktur organisasi yang
ada.

Sedangkan kelemahannya akan timbul jika manajer proyek tidak bisa mengkoordinir
dari beberapa bagian yang berbeda tersebut sehingga dapat menghadapi kesulitan dalam
mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pelaksanaan kesatuan
perintah dimana 1 pimpinan untuk masing-masing individu.

VII. FUNGSI KONTROLER

PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 8 of 10

MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem

pengendalian manajemen disebut sebagai seorang kontroler.
Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut :
1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengambilan
pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3. Menyiapkan, menganalisis dan menginterpretasikan laporan kinerja, menganalisis
program dan proposal anggaran, serta mengkonsolidasikannya dalam anggaran
tahunan.
4. Melakukan supervisi audit internal dan audit operasional, mencatat prosedur
pengendalian yang menjamin validitas informasi serta menetapkan tingkat keamanan
yang memadai terhadap kecurangan.
5. Mengembangkan personil dalam organisasi pengendali dan terlibat dalam pelatihan
yang berkaitan dengan fungsi pengendalian.

Sekarang ini, banyak perusahaan yang memiliki Chief Financial Officer (CFO) yang
melaksanakan tanggung jawab ini.

REALISASI KE JAJARAN ORGANISASI

Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya

bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang
mengumpulkan dalam melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung
jawab jajaran manajemen. Seorang pengendali barang kali bertanggung jawab untuk
mengembangkan dan menganalisis tolak ukur yang digunakan untuk melakukan
pengendalian serta merekomendasikan tindakan-tindakan yang diperlukan ke pihak
manajemen.

Kontroler tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil

keputusan. Akan tetapi, kontroler juga membuat keputusan-keputusannya mengenai
penerapan kebijakan yang ditetapkan oleh jajaran manajemen. Para kontroler juga
memainkan peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategi anggaran.
Mereka sering diminta untuk melakukan penelitian secara cermat atas laporan kinerja
untuk menjamin akurasi dan untuk menarik perhatian jajaran manajer terhadap pos-pos
yang membutuhkan penyelidikan lebih lanjut. Dalam hal ini, kontroler bertindak seperti
layaknya manajer. Perbedaannya adalah bahwa keputusan mereka dapat dibatalkan oleh
jajaran manajer.

KONTROLER UNIT BISNIS

Di beberapa perusahaan, kontroler unit bisnis memberikan laporan kepada manajer

unit bisnis dan mereka hubungkan dengan garis putus-putus kontroler korporat. Manajer
unit bisnis adalah atasan langsung kontroler, dan dia memiliki wewenang dalam
mempekerjakan, melatih, memindahkan, memberikan kompensasi, mempromosikan, dan
memecat para kontroler di unit yang bersangkutan.

PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 9 of 10

MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

RANGKUMAN

Seorang manajer senior tentu saja menginginkan agar organisasi meraih tujuannya, namun
masing-masing anggota organisasi memiliki tujuan pribadinya masing-masing, dan semua ini tidak
selalu selaras dengan tujuan organisasi. Tujuan utama sistem pengendalian manajemen adalah
menyelaraskan tujuan-tujuan itu, yaitu sistem harus dirancang sedemikian rupa sehingga
tindakan-tindakan setiap anggota perusahaan untuk meraih kepentingannya sendiri bisa selaras
dengan kepentingan organisasi.

Faktor-faktor informal juga memberikan pengaruh yang besar pada upaya untuk meraih
tujuan tersebut secara terpadu. Faktor terpenting dari semua ini semua adalah budaya organisasi.
Setiap sistem pengendalian manajemen harus mengetahui bahwa organisasi yang bersifat
informal berdiri berdampingan dengan organisasi yang bersifat formal serta perlu diperhitungkan
dalam merancang sebuah sistem. Gaya manajemen juga memiliki pengaruh besar dalam
melakukan pengendalian. Namun, bahkan dalam kasus-kasus yang ideal sekalipun, baik
komunikasi maupun penafsiran yang dilakukan oleh masing-masing individu tetap saja tidak bisa
sempurna.

Selain faktor-faktor informal, proses pengendalian juga dipengaruhi oleh aturan-aturan,

tuntunan-tuntunan dan prosedur-prosedur yang membentuk sistem pengendalian secara formal.

Perusahaan-perusahaan itu dapat memilih dari 3 struktur dasar perusahaan, yaitu struktur
fungsional, struktur unit bisnis, maupun struktur matriks. Pilihan tertentu terhadap struktur
organisasional mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen.

Para kontroler juga bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem
pengendalian, namun sebagai pejabat staf, dia tidak membuat keputusan dalam bidang
manajemen. Dalam perusahaan yang diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis, hubungan-
hubungan yang terjalin antara pengendali unit bisnis dengan pengendali selalu menjadi bahan
perdebatan.

PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 10 of 10