SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

PERILAKU ORGANISASI

PREPARED BY : CARROLINA EVITA MAYASARI SUSIE DARWANI : 43208110323 : 43208110120 : 43208110250

UNIVERSITAS MERCUBUANA
FAKULTAS EKONOMI AKUNTANSI OKTOBER 2010

terdapat 2 faktor utama yang mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan. kelompok.MANAGEMENT CONTROL SYSTEM PERILAKU DALAM ORGANISASI I. manajer meresponnya dengan cara mengurangi biaya melalui pengorbanan kualitas yang memadai atau mengurangi biaya dalam unitnya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar ke unit lain. manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri. KESELARASAN TUJUAN (GOAL CONGRUENCE) Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan organisasi. Sistem pengendalian yang baik pada cara maupun tujuannya. tujuan utama dari system pengendalian manajemen adalah memastikan sejauh mungkin tingkat keselarasan tujuan (goal congruence) yang tinggi. Tetapi anggota individual organisasi mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu konsisten dengan tujuan organisasi. dan struktur terhadap perilaku dalam organisasi yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas suatu organisasi. Dalam proses yang sejajar dengan tujuan. Sistem pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. PENDAHULUAN Perilaku dalam organisasi adalah bidang study yang mempelajari pengaruh yang dimiliki oleh individu. yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan. Sistem harus dirancang sedemikian rupa sehingga tindakan-tindakan setiap anggota perusahaan bisa selaras dengan kepentingan organisasi . PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 2 of 10 . maka manajer telah termotivasi. Misalnya. Faktor-faktor tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN Secara garis besar. Berikut faktor-faktor tersebut. bila sistem menekankan pada pengurangan biaya. III. 1997). Dengan demikian. tetapi kearah yang keliru. artinya tindakan-tindakan individu untuk meraih tujuan-tujuan pribadinya juga akan membantu dalam tujuan-tujuan organisasi. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk memberi motivasi anggota organisasi agar bertindak dan dapat membuat keputusan secara konsisten dengan tujuan organisasi (Kren. II.

Faktor Internal a. yang secara kolektif sering juga disebut sebagai etos kerja. tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat formal. yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi. dan juga kebanggaan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas. serta asumsi-asumsi yang secara implisit diterima dan yang secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Budaya sebuah perusahaan biasanya tidak pernah berubah selama bertahun-tahun. c. b. Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang beragam. Norma-norma budaya sangatlah penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem pengendalian manajemen formal yang sama. normanorma perilaku. PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 3 of 10 . 2. Budaya Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri. dimana organisasi menjadi bagiannya. sikap dan norma juga bergantung pada masing-masing Negara. bervariasi dalam hal pengendalian aktual. serta oleh personalitas dan kebijakan para manajer pada tingkat yang lebih rendah di area-area yang menjadi tanggung jawab mereka. Organisasi Informal Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubunganhubungan formal. yaitu pemegang otoritas resmi dan tanggung jawab dari setiap manajer. sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. sementara ada juga manajer yang menyibukkan dirinya dengan menulis laporan. Faktor Eksternal Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di dalam masyarakat. sejumlah Negara seperti Jepang dan Singapura. Gaya Manajemen Faktor internal yang memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajeman adalah gaya manajemen. keuletan. Upaya-upaya untuk mengubah peraturan selalu mendapatkan perlawanan. Beberapa diantaranya memiliki kharisma dan ramah. dan semakin besar serta lamanya sebuah perusahaan. yang meliputi keyakinan bersama. semangat. ada juga manajer yang banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang manajemen dengan cara berjalan berkeliling (management by walking-around). nilai-nilai hidup yang dianut. Norma-norma ini mencakup sikap.MANAGEMENT CONTROL SYSTEM 1. Kenyataan-kenyataan selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen. memiliki reputasi yang baik dalam etos kerjanya. Budaya organisasi juga sangat dipengaruhi oleh personalitas dan kebijakan CEO. meskipun tak seorangpun ingat apa yang menjadi alasannya. Di lain pihak. maka perlawanannya pun akan semakin besar.

baik dalam situasi-situasi yang khusus atau ketika mereka menilai bahwa penyimpangan tersebut akan berakibat baik bagi organisasi. Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan di organisasi lain. yaitu para anggota organisasi diizinkan. dan pengendalian fisik lainnya mungkin merupakan bagian dari struktur pengendalian. namun tidak selalu jelas apa yang sesungguhnya diinginkan oleh pihak manajer senior. untuk menyimpang dari pedoman tersebut. bahkan dalam situasi yang terbaik sekalipun. Pengaruh besar lainnya adalah sistem pengendalian yang bersifat formal. televisi pengawas. Persepsi dan Komunikasi Dalam upaya meraih tujuan-tujuan. Mereka menyerap informasi ini dari berbagai jalur. dan tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan bersama tersebut tidak bisa dinyatakan secara jelas. yaitu sistem pengendalian manajemen itu sendiri. ruangan besi. Beberapa jenis aturan bisa dilihat dibawah ini. seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. passwords computer. baik itu jalur formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti bahan obrolan yang tak resmi). a) Pengendalian Fisik Penjaga keamanan. b) Manual Ada banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam panduan. para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. hingga aturan yang sangat penting yang biasanya bersifat jangka panjang. gudang-gudang yang terkunci. mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman. ATURAN-ATURAN Aturan-aturan itu beragam sifatnya. SISTEM PENGENDALIAN FORMAL Faktor-faktor informal memiliki pengaruh besar pada efektivitas sistem pengendalian manajemen.MANAGEMENT CONTROL SYSTEM d. dan aturan-aturan. Sistem ini bisa kita klasifikasikan ke dalam dua jenis. dan bahkan diharapkan. Meskipun jalurnya sangat beragam. PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 4 of 10 . Organisasi besar memiliki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Panduan-panduan dan serangkaian aturan lain harus dikaji ulang secara berkala untuk memastikan bahwa aturan-aturan tersebut masih sesuai dengan apa yang diharapkan oleh manajemen senior. mulai dari yang sangat remeh. Beberapa aturan adalah pedoman kerja. IV. Sebuah organisasi adalah sebuah entitas yang kompleks.

Jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi. PROSES KENDALI SECARA FORMAL Suatu perencanaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Jika tidak memuaskan. d) Sistem Pengendalian Tugas Pengendalian tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugastugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisien. VI. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam. Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah dibawa sesering mungkin. Perencanaan strategis tersebut kemudian dikonversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Struktur Unit Bisnis. dan hasilnya kemudian dinilai dan dilaporkan. maka umpan balik yang diterima akan mendorong dilakukannya revisi dalam rencana. pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain yang ada bahwa sebuah transaksi telah dijalankan. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan dengan target yang tercantum dalam anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaska atau n tidak. Kebanyakan tugas-tugas itu dikendalikan melalui peraturan-peraturan.MANAGEMENT CONTROL SYSTEM c) Pengamanan Sistem Berbagai pengamanan dirancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah atau meminimalkan kecurangan. Hal tersebut juga mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor internal dan eksternal. PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 5 of 10 . didalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda. Struktur Fungsional. JENIS-JENIS ORGANISASI Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. didalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungsifungsi yang terspesialisasi seperti produk atau pemasaran. serta sejumlah prosedur lain yang akan diuraikan dalam buku teks mengenai auditing. Jika memuaskan. Struktur Matriks. V. Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan. setidaknya organisasi bisa dikelompokkan dalam 3 kategori umum : 1. didalamnya para unit manajer bertanggungjawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit. Hal ini meliputi pemeriksaan silang secara terinci. dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semi-independen dari perusahaan. melakukan pemilihan. maka pusat tanggung jawab menerima umpan balik dalam bentuk pujian atau penghargaan lain. 2. 3.

Ketiga. Akhirnya. ang berlawanan engan engan ana er umum ang kurang memiliki pengetahuan khusus. maka perselisihan antar para manajer dari fungsifungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas. Seorang mana er pemasaran an seorang mana er produksi ang terampil kemungkinan besar akan mampu mengambil keputusan ang lebih baik dibidangnya masing-masing dibandingkan dengan seorang mana er yang bertanggung awab atas kedua bidang itu sekaligus. struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam. Persoalan ini ! " ! " " & ! # !   ! !  ! $   " # ! % ! " ! PERI AKU ALAM RGANI ASI Pa e 6 f 10 ¨ § § §   § § ¨      O G ¤     £  ¤¥¤ ¢   ¢¡   N R EM   ©   I I FUNG IONAL ¢ ¦  " ! £ . baik atas para mana er ditingkat yang lebih rendah p keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efisiensi. Kedua. sebagaimana seorang mana er yang terampil pada tingkat yang lebih tinggi. Seorang spesialis yang terampilharus mampu melakukan super isi atas para buruh yang beker a dalam bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang mana er generalis. organisasi fungsional cenderung menciptaka sekat-sekat bagi tiap n fungsi yang dimilikinya sedemikian rupa sehingga menghambat kemungkinan diadakannya koordinasi lintas fungsi di bidang -bidang seperti pengembangan produk baru.MANAGEMEN Ala a alik e k r a isasi f siona eliba kan a asan engenai seseorang l ana er ang e bawa enge a an khusus untuk enga bil ke utusan ang berkaitan engan fungsi spesifik. dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap-tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah. Ada se umlah kelemahan pada struktur organisasi fungsional. jika organisasi terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melaporkan ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut. harus mampu melakukan pengawasansecara lebih ada fungsi yang sama. leh karena itu. Pertama.

Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untu melakukan k perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah. bertanggungjawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. . PERILAKU ALAM RGANISASI ) ) ' )( ' 0 4 3 N R L SYSTEM . Page 7 of 10 . . Suatu unit bisnis. Unit bisnis pun dapat memberikan reaksi yang cepat terhadap ancaman -ancaman atau peluang baru. Struktur ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum.MANAGEMEN bisa dikurangi dengan cara melengkapi struktur fungsiona vertikal yang ada dengan l proses-proses lintas fungsi yang saling berhubungan seperti rotasi bidang lintas fungsi dan penghargaan berdasarkan kerja sama tim. Kerugian lain adalah perselisihan yang terjadi antara spesialis fungsional dalam organisasi perusahaan fungsional digantikan dengan perselisihan di antara unit -unit bisnis dalam organisasi unit bisnis. dikerjakan di kantor pusat. yang juga disebut sebagai divisi. STRUKTUR UNIT-UNIT BISNIS entuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. maka para manajer unit bisnis dapat membuat keputusan -keputusan produksi dan pemasaran yang lebih baik diband ingkan dengan cara yang diputuskan oleh kantor pusat. Kinerja unit bisnis tersebut kemudian diukur dengan profitabilitas dan unit bisnis itu. Keuntungan dari bentuk perusahaan unit bisnis ini adalah: 2 1 Kerugian dari unit bisnis adalah adanya kemungkinan bahwa masing -masing staf unit bisnis menduplikasikan sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional. Unit bisnis lebih dekat dengan pasar dari produk -produk yang dibandingkan dengan kantor pusat.

Namun loyalitasnya adalah tetap pada departemen melaporkan kepada fungsional. para anggotan harus ya atasan. karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Manajer proyek mempunyai wewenang yang lebih kecil atas personelnya. FUNGSI KONTROLER rang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut sebagai seorang kontroler. C B PERILAKU ALAM RGANISASI A 8 ORGANISASI 6 6 9 65 7 ATRIKS Page 8 of 10 . Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian. Kontroler biasanya menjalankan fungsifungsi sebagai berikut : . anggota organisasi matrik mempunyai wewenang. yaitu organisasi dimana penggunaaan struktur organisasi menunjukkan dimana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing -masing bagian dari kegiatan perusahaan yang dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Sebagai akibat. Keuntungan dari organisasi ini adalah terletak pada fleksibilitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik. serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak menganggu struktur organisasi yang ada.MANAGEMENT NTR L SYSTEM rganisasi matriks disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek. hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya. @ @ 9 VII. Sedangkan kelemahannya akan timbul jika manajer proyek tidak bisa mengkoordinir dari beberapa bagian yang berbeda tersebut sehingga dapat menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pelaksanaan kesatuan perintah dimana pimpinan untuk masing -masing individu. sedangkan wewenang fungsionalnya ya sesuai itu dengan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai. rganisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda dimana wewenang horisontal diterima manajer proyek.

Menyiapkan. kontroler juga membuat keputusan-keputusannya mengenai penerapan kebijakan yang ditetapkan oleh jajaran manajemen. serta mengkonsolidasikannya dalam anggaran tahunan. Para kontroler juga memainkan peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategi anggaran. REALISASI KE JAJARAN ORGANISASI Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Sekarang ini. 5. PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 9 of 10 . Akan tetapi. Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dalam melaporkan informasi. Mengembangkan personil dalam organisasi pengendali dan terlibat dalam pelatihan yang berkaitan dengan fungsi pengendalian. Dalam hal ini.MANAGEMENT CONTROL SYSTEM 2. Manajer unit bisnis adalah atasan langsung kontroler. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengambilan pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya. pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen. memindahkan. mencatat prosedur pengendalian yang menjamin validitas informasi serta menetapkan tingkat keamanan yang memadai terhadap kecurangan. kontroler unit bisnis memberikan laporan kepada manajer unit bisnis dan mereka hubungkan dengan garis putus-putus kontroler korporat. mempromosikan. memberikan kompensasi. Kontroler tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. menganalisis program dan proposal anggaran. dan dia memiliki wewenang dalam mempekerjakan. 4. Seorang pengendali barang kali bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menganalisis tolak ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian serta merekomendasikan tindakan-tindakan yang diperlukan ke pihak manajemen. Melakukan supervisi audit internal dan audit operasional. banyak perusahaan yang memiliki Chief Financial Officer (CFO) yang melaksanakan tanggung jawab ini. Perbedaannya adalah bahwa keputusan mereka dapat dibatalkan oleh jajaran manajer. kontroler bertindak seperti layaknya manajer. menganalisis dan menginterpretasikan laporan kinerja. Mereka sering diminta untuk melakukan penelitian secara cermat atas laporan kinerja untuk menjamin akurasi dan untuk menarik perhatian jajaran manajer terhadap pos-pos yang membutuhkan penyelidikan lebih lanjut. melatih. dan memecat para kontroler di unit yang bersangkutan. 3. KONTROLER UNIT BISNIS Di beberapa perusahaan.

namun sebagai pejabat staf. dan semua ini tidak selalu selaras dengan tujuan organisasi. yaitu struktur fungsional. proses pengendalian juga dipengaruhi oleh aturan-aturan. baik komunikasi maupun penafsiran yang dilakukan oleh masing-masing individu tetap saja tidak bisa sempurna. Para kontroler juga bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian. yaitu sistem harus dirancang sedemikian rupa sehingga tindakan-tindakan setiap anggota perusahaan untuk meraih kepentingannya sendiri bisa selaras dengan kepentingan organisasi. Gaya manajemen juga memiliki pengaruh besar dalam melakukan pengendalian.MANAGEMENT CONTROL SYSTEM RANGKUMAN Seorang manajer senior tentu saja menginginkan agar organisasi meraih tujuannya. Faktor terpenting dari semua ini semua adalah budaya organisasi. PERILAKU DALAM ORGANISASI Page 10 of 10 . hubunganhubungan yang terjalin antara pengendali unit bisnis dengan pengendali selalu menjadi bahan perdebatan. Perusahaan-perusahaan itu dapat memilih dari 3 struktur dasar perusahaan. Pilihan tertentu terhadap struktur organisasional mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen. Namun. Dalam perusahaan yang diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. maupun struktur matriks. dia tidak membuat keputusan dalam bidang manajemen. struktur unit bisnis. namun masing-masing anggota organisasi memiliki tujuan pribadinya masing-masing. Setiap sistem pengendalian manajemen harus mengetahui bahwa organisasi yang bersifat informal berdiri berdampingan dengan organisasi yang bersifat formal serta perlu diperhitungkan dalam merancang sebuah sistem. tuntunan-tuntunan dan prosedur-prosedur yang membentuk sistem pengendalian secara formal. Selain faktor-faktor informal. bahkan dalam kasus-kasus yang ideal sekalipun. Tujuan utama sistem pengendalian manajemen adalah menyelaraskan tujuan-tujuan itu. Faktor-faktor informal juga memberikan pengaruh yang besar pada upaya untuk meraih tujuan tersebut secara terpadu.