P. 1
Pendahuluan Sistem Pembelian Tunai n Kredit

Pendahuluan Sistem Pembelian Tunai n Kredit

|Views: 3,976|Likes:
Published by Amelia Nur Syahara

More info:

Published by: Amelia Nur Syahara on Dec 09, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/20/2013

pdf

text

original

BAB 1 PENDAHULUAN

Sistem Akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit. Sistem akuntansi pembelian ini diterpkan dalam perusahaan manufaktur. Dalam suatu perusahaan terdapat banyak kegiatan dan kegiatan tersebut membutuhkan banyak informasi dan pihak-pihak yang terkait berperan penting didalamnya. Dalam perusahaan besar khususnya perusahaan dagang dan industri pembelian merupakan kegiatan yang rutin terjadi dalam satu periode, sehingga perusahaan harus membuat suatu sistem untuk mengatur pembelian. Tetapi pembelian yang sering dilakukan oleh perusahaan yaitu secara kredit. Pembelian merupakan sistem aplikasi siklus pengeluaran yang umum. Sistem aplikasi pembelian mencakup prosedur-prosedur pemilihan pemasok, permintaan, pembelian, penerimaan dan pengotorisasian. Model sistem aplikasi pembelian mencakup pemisahan fungsi-fungsi permintaan, pembelian,

penerimaan, utang dagang dan buku besar. Prosedur pemilihan pemasok yang memadai merupakan faktor penting dalam keterpaduan seluruh sistem aplikasi pembelian. Dalam perusahaan yang kecil, pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian terutama bersumber dari penerimaan kas dalam perusahaan yang besar pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dari register bukti kas keluar (voucher register) atau jurnal pembelian dan dari distribusi pembelian dari pemasok.

1

BAB 2 ISI

2.1 Pengertian Pembelian.
Pembelian merupakan kegiatan perusahaan yang dilakukan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan, pembelian merupakan kegiatan yang rutin terjadi dalam suatu periode sehingga perusahaan harus membuat suatu sistem untuk mengatur pembelian tetapi pembelian sering dilakukan perusahaan secara kredit. 2.1.1 Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian: 1. Surat permintaan pembelian 2. Surat permintaan penawaran harga 3. Surat order pembelian 4. Laporan penerimaan barang 5. Surat perubahan order 6. Bukti kas keluar

1. Surat Permintaan Pembelian Dibuat 2 lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. Dokumen ini diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti dalam surat pembelian.

2

2. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaraan harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari 7 tembusan, yaitu : a. Surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. b. Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian ini dikirikan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen. c. Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. d. Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk

mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak dating pada waktu yang telah ditetapkan e. Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut

nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. f. Tembusan fungsi penerimaan, tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas

3

dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tsb. Dalam sistem penerimaan buta (blindreceiving sistem), kolom kuantitas dalam tembusan ini di blok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Tujuannya agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan dan pengecakan barang yang diterima dari pemasok. g. Tembusan fungsi akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian

4. Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yg diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5. Surat perubahan order pembelian Surat perubahan order pemelian dapat berisi perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang menyangkut dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian. 6. Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk

pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran. Maksud pembayaran artinya apakah pembelian dilakukan dengan tunai ataupun kredit. Dan dapat pula pada sistem pembayaran dengan tunai apakah langsung membayarkan dengan fisik uang secara langsung ataupun menggunakann cek (perintah resmi kepada bank untuk membayar sejumlah uang yang ditunjukkan pada cek tersebut)

4

2.1.2 Fungsi - Fungsi Yang Terkait
Terdapat empat (4) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem pembelian yaitu: 1. Bagian Gudang 2. Bagian Pembelian 3. Bagian Penerimaan 4. Bagian Akuntansi

1. Bagian Gudang Pada sistem pembelian, bagian gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Bagian Pembelian Pada sistem pembelian, bagian pembelian bertangung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menetukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Bagian Penerimaan Pada sistem pembelian, bagian penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menetukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Bagian ini juga berfungsi untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

5

4. Bagian Akuntansi

Pada sistem pembelian, bagian akuntansi bertanggung jawab sebagai fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang bertugas mencatat transaksi pembelian ke dalam register kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. ‡ Pada Fungsi Pengeluaran Kas system pembelian, fungsi dimana perusahaan akan memberikan

pertimbangan atas penerimaan barang dan jasa, apakah dilakukan secara tunai ataupun kredit. Catatan akuntansi yang digunakan : ‡ Register bukti kas keluar (voucher register)

Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar ‡ Jurnal pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable prosedur, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. ‡ Kartu utang

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable prosedur, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika pada pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher pa

6

2.1.3 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem akuntansi pembelian:
1.Permintaan Pembelian 2.Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok 3.Penawaran Harga 4.Order Pembelian 5.Penerimaan Barang dari Pemasok 6.Penyimpanan barang 7.Laporan Penerimaan Barang 8.Penerimaan Faktur dari pemasok

Jaringan Prosedur Dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Fungsi Gudang

1

Fungsi pembelian

2 3 4

Pemasok

6

Fungsi Penerimaan

5

7

Fungsi Akuntansi 7

8

1. Prosedur Permintaan pembelian. Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian. Jika barang tidak disimpan digudang, misalnya untuk barang ± barang yang langsung dipakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. 2.Prosedur Permintaan Penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat permintaan yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunujuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oelh perusahaan. 3.Prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberi tahukan kepada unit- unit organisasi lain dalam perusahaan ( misalnya fungsi penerimaaan, fungsi meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelain yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 4.Prosedur Penerrimaan barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,kuantitas dan mutu barang yang ditermia dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang utnuk menyataka penerimaan barang dari pemasok berikut. 5.Prosedur pencatatan utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen- dokemun yang berhubungan dengan pembelian ( surat order pembelian, laporan peneriamaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. 6.Prosedur distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

8

2.1.4 INFORMASI YANG DIPERLUKAN OLEH MANAJEMEN.
Informasi yang diperlukan oleh pembelian adalah: 1.Jenis Persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali 2.Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok. 3.Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok. 4.Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu. 5.Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu. 6.Tambahan kwantitas seharga pokok persediaan dari pembelian. manajemen dari sistem akuntansi

9

2.1.5 B

AL

DOKUME SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

B i

pembeli

10

11

2.1.6. Uraian Kegiatan Si tem Pembelian B i Gudang Membuat surat permi taan pembelian ( SPP ) 2 lembar berdasarkan informasi mengenai titik pemesanan kembali yang tercantum dalam kartu gudang. 2. Mengirimkan lembar 1 surat permintaan pembelian kebagian pembelian. 3. Mengarsipkan surat permintaan pembelian lembar 2 dalma arsip menurut nomor urutnya. 4. Menerima surat order pembelian dari bagian pembelian sebagai pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan.

12

5. Mengarsipkan urutnya.

surat order pembelian kedalam arsip menurut nomor

6. Menerima laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan. 7. Mencatat laporan penerimaan barang dalam kartu gudang. Bagian pembelian. 1. Menerima surat permintaan pembelian dari bagian gudang. 2. Membuat surat permintaan penawaran harga (SPPH) yang dikirimkan kepada para pemasok. 3. Menerima surat penawaran harga ( SPH ) dari pemasok. 4. Membuat perbandingan harga atas dasar surat penawaran harga yang diterima dari pemasok. 5. Memilih pemasok berdasarkan perbandingan penawaran harga. 6. Membuat surat order pembelian ( SOP ) untuk pemasok yang dipilih sebanyak 7 lembar. 7. Mendistribusikan surata order pembelian sebagai berikut: a. Lembar 1 dan 2 : dikirimkan kepemasok yang dipilih. b. Lembar 2 setelah ditandatangani oleh pemasok, diminta untuk dikembalikan keperusahaan sebagai penagakuan dan penerimaan order pembelian. c. Lembar 3 : dikirimkan kebagian penerimaan guna member

otorisasi kepada bagian tersebut untuk menerima barang dari pemasok yang tercantum dalam dokumen tersebut. d. Lembar 4 : dikirim kebagian utang untuk memberitahukan

bahwa suatu saat nanti perusahaan akan emmpunyai kewajiban kepada pemasok yang tercantum dalam dokumen tersebut. e. Lembar 5: dikirimkan ke unit organisasi meminta barang ( dalam hal ini bagian gudang), untuk memberitahukan bahwa barang yang dimintanya sudah diproses pemesanannya. f. Lembar 6 : disimpan dalam arsip menurut tanggal pengiriman

yang diharapkan. Arsip ini digunakan oleh bagian pembelian utnuk mengikuti order pembelian yang dibuatnya. Bagian pembelian

13

bertanggungjawab membuat order pembelian sampai diteminnya barang yang diorder. g. Lembar 7 : Diarsipkan menurut nama pemasok.

8. Menerima laporan penerimaan barang lembar 1 dari bagian penerimaan. Mencatat tanggal penerimaan barang ini dalalm surat oerder pembelain lembar 6 dan 7. Memindahkan surat order pembelian lemabr 6 kedalam arsip pembelian yang telah diterima. 9. Mengirimkan laporan penerimaan barng kebagian utang. 10. Menerima faktur dari pemasok. 11. Memeriksa faktur dari pemasok untuk menentukan apakah pemasok telah benar dalam mencantumkan harga, kuantitas dan telah memenuhi syarat pembelian yang tercntum dalam surat order pembelain. 12. Mengrimkan faktur ke bagian utang.

Bagian penerimaan. 1. Menerima surat order pemblian lembar 3 dari bagian pembelian. 2. Menerima barang yang disertai dengan surat pengantar dari pemasok. 3. Memeriksa barang yang diterima, baik mengenai kuantitas maupun mutu barang, berdasarkan informasi dalam surt order pembelian lembar 3 . 4. Membuat laporan penerimaan barang 3 lembar. 5. Mendistribusikan laporan barang sebagai berikut : a. Lembar 1 : dikirim kebagian utang via bagian pembelian b. Lembar 2 : dikirim ke bagian gudang bersamaan dengan barang yang bersangkutan. c. Lembar 3: disimpan dalam arsip menurut nomor urut laporan penerimaan barang dilampiri dengan surat order pembelian lembar 3 dan surat pengantar dari pemasok.

14

Bagian Utang

1 . 2.

Menerima surat order pembelian lembar 4 dari bagian order pembelian. Menerima laporan penerimaan barang lembar 1 oleh bagian pengiriman via bagian pembelian.

3. 4.

Menerima faktur dari pemasok via bagian pembelian. Membandingkan faktur dari pemasok, laporan penerimaan barang, surat order pembelian, untuk menentukan apakah tagihan yang diterima dari pemasok adalah untuk barang yang sudah diterima oleh perusahaan, dan untuk barang yang dipesan oleh perusahaan.

5. 6. 7. 8.

Membuat bukti kas keluar atau voucher sebanyak 3 lembar. Mencatat bukti kas keluar kedalam bukti kas keluar atau voucher register. Mengirim bukti kas keluar ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya (faktur dari pemasok, surat order pembelian, dan laporan penerimaan barang) ke dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut tanggal jatuh tempo faktur.

Bagian Kartu Persediaan atau Kartu Biaya

1. Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari bagian utang 2. Mencatat barang yang dibeli dalam kartu persediaan. 3. Menyimpan bukti kas keluar dalam arsip menurut nomor urut.

15

2.1.7 Pengendalian Internal 1.Organisasi
a.Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan Pemisahan kedua fungsi ini dimaksud untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual yang dapat dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Sedangkan fungsi penerimaan mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok yang tidak sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat order pembelian. Pemisahan kedua fungsi ini akan mengurangi resiko diterimanya barang yang tidak dipesan oleh perusahaan, jenis, sfesipikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak sesuai dengan yang dipesan oleh perusahaan, tidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat order pembelian. b.Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi Salah satu unsur pokok dalam sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan fungsi pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian. Bertujuan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. c.Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang(gudang) Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan dan penolakan barang yang diterima dari pemasok. Fungsi penyimpanan bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah dinyatakan diterima ole fungsi penerimaan. Kedua fungsi dipisah karena kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan barang memerlukan keahlian pengolahan penyimpanan barang dan pelayanan penganbilan barang bagi pemakai. Pemisahaan fungsi tersebut mengakibatkan
16

setiap fungsi yang ahli dalam bidangnya sehingga informasi penerimaan barang dan persediaan barang yang disimpan digudang dijamin ketelitian dan keandalannya. d.Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi Dengan penggunaaan unsur sistem pengendalian intern ini setiap pelaksanaan transaksi sealu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan ke fungsi yang satu di cek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan atau fungsi yang lain. Oleh karena itu: Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

2.Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a.Surat Permintaan Pembelian Diotosisasi oleh Fungsi Gudang, untuk Barang yang Disimpan Dalam Gudang, atau Kepala Fungsi Pemakai Barang, untuk barang yang langsung pakai. Transaksi pembelian di didahului dengan diterimanya surat permintaan pembelian oleh fungsi pembelian dari fungsi gudang atau dari fungsi pemakai barang. Fungsi gudanng mengisi formulir surat permintaan pembelian sebagai dasar bagi fungsi pembelian untuk melakukan pengadaan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Persetujuan untuk mengajukan permintaan pembelian tersebut diwujudkan dalam bentuk tandatangan otorisasi dari fungsi gudang atau fungsi pemakai barang pada formulir surat permintaan pembelian, yang merupakan bukti bahwa barang yang diajukan dalam permintaan pembelian kepada fungsi pembelian merupakan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan b.Surat Order Pembelian Diotorisasi oleh Fungsi Pembelian atau Pejabat yang Lebih Tinggi.

17

Jika surat permintaan pembelian merupakan pernyataan kebutuhan barang dari fungsi gudang, surat order pembelian merupakan awal transaksi pengadaan barang. Dengan surat order pembelian inilah perusahaan memulai proses pengadaan barang yang akan berakibat terhadap diterimanya barang yang dibeli dan timbulnya kewajiban peruasahaan kepada pihak luar. Oleh karena itu, setiap surat order pembelian harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenanang untuk mengurangi diterimanya barang dan timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan. Otorisasi pesanaan pembelian ini biasanya berada ditangan fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. c.Laporan Penerimaan Barang Diotosisasi Oleh Fungsi Penerimaan. Sebagai Bukti telah diterimanya barang dari pemasok, fungsi penerimaan membubuhkan tandatangan otorisasi pada laporan penerimaan barang. Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penerimaan ke fungsi akuntansi sebagai bukti telah dilaksanakannya pemeriksaaan terhadap barang yang diterima dari pemasok, sesuai surat order pembelian yang diterbitkan oleh fungsi pembelian. Dengan demikian fungsi akuntansi dapat mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian dan bertambahnya barang. d.Bukti Kas Keluar Diotorisasi Oleh Fungsi Akuntansi atau Pejabat Yang Lebih Tinggi. Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi menerima berbagai dokumen dari berbagai sumber berikut ini: 1.Copy surat order pembeliandari fungsi pembelian yang merupakan bukti bahwa perusahaan telah memesan dengan jumlah, jenis spesifikasi, kuantitas, dan mutu barang, serta waktu penyerahan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. 2.Copy laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan yang merupakan bukti bahwa barang yang dipesan telah diterima dan sesuai dengan barang yang dipesan dalam surat order yang dipesan.

18

3.Faktur dari pemasok merupakan bukti timbulnya kewajiban perusahaan akibat telah dipesannya barang dan telah diterimanya barang yang dipesan. e.Pencatatan Kedalam Catatan Akuntansi Harus Didasarkan Atas Dokumen Sumber Yang Dilampiri Dengan Dokumen Pendukung yang Lengkap. Catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasal dari dokumen sumber yang sahhi dan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. f.Penacatatan Kedalam Catatan Akuntansi Harus Dilakukan Karyawan yang Diberi Wewenang Untuk Itu. Setiap pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut. Sehabis karyawan tersebut memutakhirkan catatan akuntansi berdasarkan dokumen sumber, ia harus membubuhkan tandatangan dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukannya pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal tersebut

3.Praktek Yang Sehat
a.Penggunaan Formulir Bernomor Urut Tercetak. Formulir penting digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu, dalam sistem informasi akuntansi pembelian formulir pokok surat order pembelian dan laporan penerimaan barang harus bernomor urut trcetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan. b.Pemasok Dipilih Berdasarkan Jawaban Penawaran Haraga Bersaing dari Berbagai Pemasok.

19

Pemasok harus tidak dipilih hubungan istimewa dan pribadi diantara fungsi kpembelian dengan pemasok, namun berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang diterima dari berbagai pemasok. Dengan cara ini kemungkinan pengadaan barang yang lebih tinggi dari harga yang normal dapat dihindari. c.Barang Hanya Diperiksa dan Diterima Dari Fungsi Penerimaan Jika Fungsi ini Telah Menerima Tembusan Surat Order Pembelian dari Fungsi Pembelian. Dalam penerimaan barang harus diciptakan unsur sistem pengendalian intern berikut ini: tidak ada barang yang diterima oleh fungsi penerimaan tanpa didahului dengan dikeluarkan order pembelian dari fungsi pembelian. Fungsi peneriamaan hanya melakukan pemeriksaan dan perhitungan barang yang diterima dari pemasok jika sebelumnya diterima tembusan surat order pembelian yang telah diotorisasi oleh wewenang. d.Fungsi Penerimaan dengan Cara Melakukan Pemeriksaan Barang yang Diterima Dari dan Memeriksa Barang Tersebut Dengan

Menghitung

Membandingkan Surat Order Pembelian. Agar perusahaan dapat memperoleh barang yang dibeli sesuai dengan yang dipesan, fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan memriksa barang tersebut serta membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. e.Terdapat Pengecekan Harga, Syarat Pembelian, Dan Ketelitian Perkalian Dalam Faktur Dari Pemasok Sebelum Faktur Tersebut Diproses Untuk Dibayar. Bukti kas keluar hanya dibuat oleh fungsi akuntansi setelah fungsi ini melakukan pengecekkan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam faktur dari pemasok. Dengan demikian jika pengecekkan terhadap ketelitian informasi dalam faktur dari pemasok ini dilakukan dalam setiap pembuatan bukti kas keluar, dokumen terakhir ini merupakan dokumen yang terjamin ketelitian dan keandalannya sebagai dasar pencatatan mutasi utang dan persediaan serta pengeluaran kas.

20

f.Catatan yang Berfungsi Sebagai Buku Pembantu Utang Secara Periodik Direkonsiliasi dengan Rekening Kontrol Utang dalam Buku Besar. Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan utang dengan sistem bukti kas keluar, dokumen sumber berupa bukti kas keluar yang dilampiri dengan dokumen pendukung diarsipkan menurut tangggal jatuh tempo faktur dari pemasok. Arsip bukti kas keluar ini disebut arsip bukti kas keluar yang belum dibayar, yang berfungsi sebagai buku pembantu utang. Data dari dokumen sumber ini dicatat pula kedalam register bukti kas keluar dan kemudian diringkas kedalam rekening kontrol utang dalam buku besar. Dengan demikian untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat direkening kontrol utang dalam buku besar, praktik yang sehat mengharuskan secara periodik diadakan rekonsiliasi antara jumlah utang menurut arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. g.Pembayaran Faktur yang Dilakukan Sesuai dengan Syarat Pembayaran Guna Mencegah Hilangnya Kesempatan Untuk Memperoleh Potongan Tunai. Jika perusahaan memperoleh potongan tunai dari pemasok karena melunasi kewajibannya dalam jangka waktu potongan berarti menghemat kekayaan perusahaan. Untuk tujuan ini, bukti kas keluar perlu diarsipkan menurut tanggal jatuh tempo dalam jangka waktu potongan, agar perusahaan dapat melakukan pengiriman cek dalam jangka waktu tersebut, sehingga dapat memperoleh kesempatan menerima potongan tunai. h.Bukti Kas Keluar Beserta Dokumen Pendukungnya Dicap ³Lunas´ oleh Fungsi Pengeluaran Kas Setelah Cek Dikirimkan Pada Pemasok. Bukti kas keluar merupakan dokumen yang digunakan untuk memberi otorisasi fungsi keuangan untuk mengisi cek dan mengirimkannya ke pemasok. Bukti kas keluar ini dibuat oleh fungsi akuntansi berdasarkan dokumen pendukung surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. Untuk mencegah penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu kali sebagai dasar pembuatan bukti

21

kas keluar, bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya harus dicap ³Lunas´ oleh fungsi keuangan setelah cek dikirimkan ke pemasok.

22

23

BAB 3 PENUTUP SIMPULAN

Sistem informasi pembelian digunakan untuk melaksanakan pengadaan barang kebutuhan perusahaan.Jaringan prosedur yang membembentuk sistem akuntansi pembelian adalah : Proasedur permintaan pembelian,prosedur permintaan penawaran harga,dan pemilihan pemasok,prosedur order pembelian,prosedur penerimaan barang,prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian. Selain itu Sistem pembelian akan menimbulkan pengeluaran kas bagi perusahaan. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk menentukan kuantitas barang yang akan dibeli secara tepat, menentukan waktu penerimaan barang yang tepat, dan menentukan pemasok barang yang tepat. Informasi yang diperlukan oleh eksekutif pembelian pada umumnya menyangkut berbagai hal yang berkait dengan kebutuhan barang untuk periode mendatang termasuk biaya, harga, serta jangka waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan. Dalam prosedur pembelian ada pemisahan tiga fungsi yaitu fungsi operasional yang dilaksanakan oleh bagian pembelian, fungsi pengelolaan yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang, fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh bagian utang dan petugas pencatat persediaan. Perhitungan fisik persediaan perlu dilakukan minimal sekali setahun, semakin tinggi nilai persediaan, harus semakin sering perhitungan fisik dilakukan. Dan hasil perhitungan fisik persediaan dibandingkan dengan catatan menurut buku persediaan.

24

Daftar Pustaka

H, George. dkk. 2000. Sistem Informasi Akuntansi Buku 1. Jakarta: Salemba Empat Mulyadi. 1988. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Yogyakarta Press Mulyadi. 2001. Sistem Informasi Akuntansi Edisi ke-3. Jakarta: Salemba Empat Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga

25

26

27

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->