You are on page 1of 14

TUGAS MAKALAH

“SURAT-MENYURAT”

Tommy Harpiansyah (NIM : 100501094)


Roland Bijaksono (NIM : 100501104)
Rizki Redhika (NIM : 100501123)
Muhammad Abdallah (NIM : 100501132)
Juanda Simatupang (NIM : 100501136)
Siti Halida Utami (NIM : 100501137)
Innayah Permata Sari (NIM : 100501154)
Rizky Indriyani (NIM : 100501155)
Nielam Shilvia (NIM : 100501166)
Muhammad Garibaldi (NIM : 1005011)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA


FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN EKONOMI PEMBANGUNAN
MEDAN
2010
KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penyusunan tugas ini dapat
diselesaikan.
Tugas ini disusun untuk diajukan sebagai tugas mata kuliah Bahasa Indonesia dengan
judul “Surat - Menyurat” di Strata 1 Universitas Sumatera Utara Departemen Ekonomi
Pembangunan.
Terima kasih penulis sampaikan kepada Ibu Gustianingsih selaku dosen mata kuliah
Bahasa Indonesia yang telah membimbing dan memberikan kuliah demi kelancaran
pembuatan tugas ini.
Demikianlah tugas ini disusun semoga bermanfaat, agar dapat memenuhi tugas mata
kuliah Bahasa Indonesia.

Medan, November 2010

Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR …………………………………………………………………..... i

DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………… ii

BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………………………….. 1

1.1 Latar Belakang dan Masalah …………………………………………………. 1

1.2 Tujuan Penulisan …………………………………………………………..…… 1

1.3 Manfaat Penulisan …………………………………………………………….. 2

1.4 Metode Penulisan ……………………………………………………………… 2

1.5 Tinjauan Pustaka ………………………………………………………………. 2

BAB II PEMBAHASAN …………………………………………………………………. 3

2.1 Surat dan Sejarah Perkembangannya ………………………………………….. 3

2.2 Jenis-Jenis Surat ……………………………………………………………….. 4

2.3 Penulisan Surat yang Baik dan Benar …………………………………………. 9

BAB III SIMPULAN dan SARAN ……………………………………………………….. 10

3.1 Kesimpulan …………………………………………………………………….10

3.2 Saran ……………………………………………………………………………10

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………………….. 11


BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang dan Masalah

1.1.1 Latar Belakang

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang
atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan
dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat
sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar
dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi
atau maksud dari surat tersebut.

1.1.2 Masalah

Permasalahan yang akan penulis bahasa dalam makalah ini adalah sebagai berikut :

1. Bagaimanakah sejarah dan perkembangan surat menyurat ?


2. Apa saja jenis-jenis surat ?
3. Bagaimanakah tata cara penulisan surat yang baik dan benar ?

1.2 Tujuan Penulisan

Sebagaimana yang kta ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum
mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah
ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan
benar serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita temui.
1.3 Manfaat Penulisan

Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama mahasiswa


sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan surat resmi maupun tidak resmi.

1.4 Metode Penulisan

Dalam penyusunan makalah ini, perlu sekali pengumpulan data serta sejumlah
informasi aktual yang sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas. Sehubungan dengan
masalah tersebut dalam penyusunan makalah ini, penulis menggunakan dua metode
pengumpulan data, yang pertama dengan membaca buku sumber dan yang kedua dengan
pengetahuan yang penulis miliki.

1.5 Tinjauan Pustaka

Dalam metode ini penyusun membaca sebuah buku dan beberapa Website, Blog yang
berkaitan dengan penulisan makalah ini.
BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Surat dan Sejarah Perkembangannya

Berdasarkan catatan sejarah, kegiatan surat menyurat di Indonesia telah dimulai jauh
sebelum kedatangan bangsa Eropa. Yakni pada masa kerajaan Kutai, Tarumanegara,
Pajajaran, Majapahit, Sriwijaya dan Mataram, walaupun hanya terbatas pada hubungan
antarpara raja. Bentuknya masih sangat sederhana, menggunakan kulit kayu, potongan
bambu, daun lontar, dan kulit binatang.

Kegiatan pos semakin lancar, setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg)
dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada 1809 atas perintah gubernur jenderal
Herman William Daendels. Menyebabkan waktu tempu pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur
yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek jadi enam hari.

Perangko pertama di dunia diterbitkan di Inggris (1840) dengan nama Penny Black,
yang membuka zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda, saat menjajah Indonesia,
mengikuti pula jejak Inggris. Pada 1852, diterbitkan perangko Belanda pertama, bergambar
Raja Willem III. Sementara di jajahannya Hindia Belanda, perangko digunakan pertama kali
pada 1865. Cetaknya di Belanda sebanyak dua juta lembar.

Sampai awal abad ke-20 ada yang disebut hari pos. Saat hari tibanya kapal dari
Belanda. Warga Belanda sangat menantikan kedatangan surat-surat dari negeri leluhurnya.
Kemudian pos pun berkembang pesat, ketika dimulainya era pesawat udara. Dan kantor pos
merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.

Meskipun pemerintah kolonial Belanda menyediakan banyak kotak pos (brievenbus)


di Batavia dan kota-kota lainnya, tapi banyak yang datang ke kantor-kantor pos agar surat-
surat lebih cepat sampai ke tujuan. Sementara Belanda banyak menyediakan kotak pos
(brievenbus) yang dipasang di jalan-jalan raya. Maksudnya supaya orang tidak perlu
mendatangi kantor pos, cukup menitipkan surat ke kotak pos. Untuk kemudian surat-surat
dikeluarkan dari kotak dan diangkut ke kantor pos.

2.2 Jenis-Jenis Surat

2.2.1 SURAT RESMI


Surat Resmi adalah surat-surat yang sifatnya formal yang dibuat oleh suatu instansi
atau organisasi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Surat resmi harus
menggunakan Bahasa Indonesia yang sesuai dengan kaidah baku.Bentuk penyajian
surat biasanya menggunakan bentuk atau sistem full block, semi block atau
indented block.
Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:
1. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi
pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
Surat dinas pemerintah meliputi :
- surat perjalanan dinas
- surat perintah
- surat rekomendasi
- surat instruksi
- surat referensi
- surat tugas
- dan surat keputusan.

2. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau
badan usaha.

3. Surat sosial, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh organisasi


kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit)

Jenis-jenis surat sosial :

- surat pengantar, yaitu surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu


dengan tujuan agar penerimanya mengetahui sesuatu yang dikirim atau
diterimanya.
- Surat pengumuman, yaitu surat yang berisi pemberitahuan suatu hal
kepada anggota masyarakat atau pihak-pihak yang terkait dengan isi atau
perihal yang tertera dalam surat tersebut.
- Surat edaran, yaitu surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan
kepada banyak pihak.
- Surat kuasa, yaitu surat yang dibuat untuk memberikan kekuasaan baik
secara perorangan maupun instansi kepada yang dapat dipercaya supaya
bertindak mewakili orang yang memberi kuasa, karena orang yang
member kuasa tidak dapat melaksanakannya sendiri. Berdasarkan isi dan
jenisnya, surat kuasa dapat dibagi menjadi :
a. surat kuasa perseorangan, yaitu surat kuasa yang dibuat secara
pribadi atau perseorangan yang diberikan kepada seseorang yang
dapat dipercaya.
b. Surat kuasa instansi dinas dan perusahaan, yaitu surat kuasa yang
dibuat dan dikeluarkam oleh instansi atau perusahaan yang
diberikan kepada bawahannya/karyawannya atau instansi lainnya
sesuai dengan tugas masing-masing agar melaksanakan tindakan
karena pimpinan tidak dapat melakukannya sendiri.
c. Surat kuasa istimewa, yaitu surat kuasa yang diberikan oleh
seseorang kepada orang lain atau pengacara dalam penyelesaiannya
ada kaitannya dengan pengadilan.

Bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala/kop surat, terdiri dari:


- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil.
- Logo instansi/lembaga.

2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan


3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4. Hal, berupa garis besar isi surat
5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8. Isi surat
(-Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis
dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang
disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan).
9. Penutup surat
10. Penutup surat, berisi:
- salam penutup
- Jabatan
- tanda tangan
- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
11. tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang
adanya suatu kegiatan.

2.2.2 SURAT PRIBADI


Surat pribadi adalah surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau
suatu oarganisasi/instansi. Surat lamaran termasuk surat pribadi. Atau
pengertian dari surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah
:
Surat lamaran termasuk surat pribadi. Pengertian surat pribadi adalah surat yang
dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan
yang termasuk surat pribadi adalah :
a. Surat keluarga
b. Surat lamaran pekerjaan
c. Surat perijinan

Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi atau keluarga.
Surat keluarga biasanya dibuat oleh anak kepada orangtuanya karena dalam
perantauan (misalnya kuliah atau bekerja di tempat yang jauh), bisa juga surat
dari saudara yang satu dengan yang lain dan berlainan tempat.
Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang
ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan
sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.
Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan tahap-tahapnya
yaitu :
1. Sumber informasi
2. Pedoman penulisan
3. Lampiran yang diminta
4. Proses pengajuan surat lamaran

Surat Perijinan
Surat Perijinan adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut
permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk mendapatkan ijin yang
dimaksudkan.
Selain surat bersifat pribadi kepada instansi atau kantor tempat kerja seseorang,
surat ijin juga diperlukan untuk mendapatkan ijin dari pihak pihak tertentu
apabila seseorang atau sebuah keluarga ingin mengadakan suatu kegiatan atau
keramaian di masyarakat hal ini dimaksudkan agar jika terjadi sesuatu hal yang
tidak diinginkan pihak tersebut bisa ikut bertanggung jawab.
Contoh :
1. Surat ijin untuk tidak masuk kerja / sekolah
2. Surat ijin untuk mengadakan keramaian / hajatan kepada RT atau Lurah dan
sebagainya

2.2.3 MEMO
Memo adalah pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat,
jelas, dan mudah untuk dipahami. Menurut pemakaiannya, memo ada yang
bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai
sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada
bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan
tidak resmi antar teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan
akrab.

Ciri-ciri :

1. Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atau
organisasi
2. Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampikan
memo secara horizontal maupun secara vertical

3. Penyampian secara horizotal merupakan penyampian memo kepada pihak


yang memiliki jabatan satara

4. Penyampian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan


kepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan
sesuatu

5. Merupa bentuk komuikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan


mengenai sesuatu hal

6. Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat


resmi pada umumnya, terutama dalam isi surat.

7. Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan


identitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dan kode
pos, secara lengkap.

Ciri-ciri Bentuk Memo

Bentuk memo terdiri atas dua bagian:

1. Kepala Memo

o Penerima
o Pengirim

o Perihal dan tanggal pengimin


o Paraf dan nama terang pengirim

2. Isi, penulis langsung menyampikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek
dan lugas.

2.3 Penulisan Surat yang Baik dan Benar

Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti syarat-
syarat,yaitu :
1. Tidak mengandung makna ganda
2. Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
3. Sederhana
4. Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya
5. Tulisannya tersusun rapi dan berurutan
Bahasa yang digunakan dalam surat, sebaiknya:
1. Mengutamakan sama derajat
2. Tegas
3. Mudah dimengerti oleh pembaca
4. Menggunakan bahasa yang sopan
5. Jelas antara penulisan dan makna
BAB III

SIMPULAN dan SARAN

3.1 Simpulan

 Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan


mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan
salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan
dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
 Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan
demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu
memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
 Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian
negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam
organisasi.

3.2 Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam
organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk
lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.
Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya
tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).
DAFTAR PUSTAKA

Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya

www.blogger.com

www.google.co.id

www.scribd.com

www.wikipedia.com

You might also like