Sheddy Nagara Tjandra

Sheddy Nagara Tjandra, dkk.

Kesekretarisan
JILID 2
untuk
Sekolah Menengah Kejuruan

KESEKRETARISAN JILID 2

ISBN 978-602-8320-37-5
ISBN 978-602-8320-39-9
Buku ini telah dinilai oleh Badan Standar Nasional Pendidikan (BSNP) dan telah
dinyatakan layak sebagai buku teks pelajaran berdasarkan Peraturan Menteri
Pendidikan Nasional Nomor 45 Tahun 2008 tanggal 15 Agustus 2008 tentang
Penetapan Buku Teks Pelajaran yang Memenuhi Syarat Kelayakan untuk
digunakan dalam Proses Pembelajaran.
untuk SMK

Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan

HET (Harga Eceran Tertinggi) Rp. 17,314.00
Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah
Departemen Pendidikan Nasional
Sheddy N. Tjandra, dkk

KESEKRETARISAN
JILID 2

SMK

I HAND
UR AY
W
T A
U
N
T

Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan

Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah
Departemen Pendidikan Nasional
Hak Cipta pada Departemen Pendidikan Nasional
Dilindungi Undang-undang

KESEKRETARISAN
JILID 2
Untuk SMK

Penulis Utama : Sheddy N. Tjandra, dkk

May Yulianingsih
Dear Liana

Ukuran Buku : 17,6 × 25 cm

TJA TJANDRA, Sheddy N.

k Kesekretarisan Jilid 2 untuk SMK/oleh Sheddy N. Tjandra,
May Yulianingsih, Dear Liana Dear Liana ------ Jakarta: Direktorat Pembinaan
Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan
Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional, 2008.
viii, 184 hlm
Daftar Pustaka : hlm 409–410
ISBN : 978-602-8320-37-5
978-979-8320-39-9

Diterbitkan oleh
Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan
Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah
Departemen Pendidikan Nasional
Tahun 2008

Dicetak oleh:
PT MACANAN JAYA CEMERLANG
Jalan Ki Hajar Dewantoro Klaten Utara,
Klaten 57438, PO Box 181
Telp. (0272) 322440, Fax. (0272) 322603
E-mail: macanan@ygy.centrin.net.id
 KATA SAMBUTAN

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, berkat rahmat dan karunia Nya,
Pemerintah, dalam hal ini, Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat
Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan
Nasional, telah melaksanakan kegiatan penulisan buku kejuruan sebagai bentuk dari
kegiatan pembelian hak cipta buku teks pelajaran kejuruan bagi siswa SMK. Karena
buku-buku pelajaran kejuruan sangat sulit didapatkan di pasaran.

Buku teks pelajaran ini telah melalui proses penilaian oleh Badan Standar Nasional
Pendidikan sebagai buku teks pelajaran untuk SMK dan telah dinyatakan memenuhi
syarat kelayakan untuk digunakan dalam proses pembelajaran melalui Peraturan Menteri
Pendidikan Nasional Nomor 45 Tahun 2008 tanggal 15 Agustus 2008.

Kami menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada seluruh penulis yang

telah berkenan mengalihkan hak cipta karyanya kepada Departemen Pendidikan
Nasional untuk digunakan secara luas oleh para pendidik dan peserta didik SMK.

Buku teks pelajaran yang telah dialihkan hak ciptanya kepada Departemen Pendidikan
Nasional ini, dapat diunduh (download), digandakan, dicetak, dialihmediakan, atau
difotokopi oleh masyarakat. Namun untuk penggandaan yang bersifat komersial harga
penjualannya harus memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerintah. Dengan
ditayangkan soft copy ini diharapkan akan lebih memudahkan bagi masyarakat
khususnya para pendidik dan peserta didik SMK di seluruh Indonesia maupun sekolah
Indonesia yang berada di luar negeri untuk mengakses dan memanfaatkannya sebagai
sumber belajar.

Kami berharap, semua pihak dapat mendukung kebijakan ini. Kepada para peserta
didik kami ucapkan selamat belajar dan semoga dapat memanfaatkan buku ini sebaik-
baiknya. Kami menyadari bahwa buku ini masih perlu ditingkatkan mutunya. Oleh karena
itu, saran dan kritik sangat kami harapkan.

Jakarta, 17 Agustus 2008

Direktur Pembinaan SMK

iii
iv
 Kata Pengantar

Kami panjatkan puji syukur kepada Yang Maha Kuasa yang telah melimpahkan
pada kita semua kesehatan dan keselamatan sehingga kami dapat menyelesaikan
penulisan buku kejuruan ini.

Untuk memudahkan pembaca dalam mempelajari isi buku, maka buku

Kesekretarisan ini kami susun menjadi 2 (dua) jilid. Buku Kesekretarisan Jilid 1 memuat
7 bab, yaitu Pendahuluan; Organisasi dan Kantor; Sarana Kantor; Organisasi dalam
Kantor; Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan, dan Kerja Sama; Tata Kerja,
Sistem Kerja, Hubungan Kerja dan Kepemimpinan; serta Keselamatan, dan Kesehatan
Kerja. Adapun untuk buku Kesekretarisan Jilid 2 memuat 6 bab, yaitu Profesi Sekretaris,
Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi; Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris;
Empat Kemahiran Bahasa; Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan; Proses Transaksi
Akuntansi, serta Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi.

Berikutnya kami ingin menyampaikan terima kasih kepada Direktorat Pembinaan

Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan
Menengah, Departemen Pendidikan Nasional yang telah mempercayakan penulisan
buku kepada tim kami.

Penulis

v
vi
 Daftar Isi

Kata Sambutan iii

Kata Pengantar v
Daftar isi vii
Bab VIII Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi 227
8.1 Sekretaris 227
8.2 Tugas Manajer Kantor 235
8.3 Profesi Sebagai Pegawai Administrasi 236
8.4 Peranan Sekretaris 237
8.5 Pegawai Administrasi 239
Bab IX Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris 243
9.1 Sepuluh Kompetensi 244
9.2 Nilai-Nilai Moral Sekretaris 257
Bab X Empat Kemahiran Bahasa 259
10.1 Pandai Membaca dan Menulis 260
10.2 Pandai Mendengarkan dan Berbicara 266
10.3 Kemahiran Dengar-Bicara dalam Menelepon dan Menerima Tamu/Bertamu 271
10.4 Kemahiran Baca-Tulis 273
10.5 Kemahiran Tulis dalam Membuat Notula dan Laporan 275
10.6 Kemahiran Dengar dan Tulis dalam Mencatat Dikte dengan Steno 276
Bab XI Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan 279
11.1 Pengetahuan Dasar Kearsipan 280
11.2 Memilih Sistem Kearsipan yang Sesuai 288
11.3 Mengimplementasikan Sistem Kearsipan 300
11.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan Menggunakan
Media Komputer 326
Bab XII Proses Transaksi Akuntansi 331
12.1 Dokumen-Dokumen 332
12.2 Kas Kecil 342
12.3 Rekonsiliasi Bank 344
12.4 Sistem Voucher 345
Bab XIII Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi 347
13.1 Keterampilan E-mail dan Faksimile 348
13.2 Keterampilan Bahasa Tulis SMS Ponsel 354
13.3 Keterampilan Korenspondensi Indonesia 361
13.4 Keterampilan Korenspondensi Luar Negeri 383
Daftar Pustaka 409

vii
viii
 Bab VIII
Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai
Administrasi

Sinopsis:
Bab ini menyediakan pengetahuan tentang profesi sekretaris, manajer kantor, dan pegawai
administrasi, persamaan dan perbedaannya, tugas sekretaris, tugas manajer kantor, tugas pegawai
administrasi dan klasifikasi sekretaris.

Kompetensi Inti dari Bab VIII

1. Bekerja sama dengan kolega dan Pengetahuan tentang profesi sekretaris,

pelanggan. manajer kantor, pegawai administrasi, tugas
2. Memberikan pelayanan kepada sekretaris, tugas manajer kantor, tugas
pelanggan. pagawai administrasi, dan klasifikasi
sekretaris.

Kompetensi dan isi bab

Pengetahuan tentang profesi sekretaris, manajer kantor, pegawai administrasi, tugas sekretaris,
tugas manajer kantor, dan tugas pegawai administrasi membentuk kompetensi bekerja sama
dengan kolega dan pelanggan, dan kompetensi memberikan pelayanan kepada pelanggan.

Kata-Kata Kunci
profesi, tugas, sekretaris, manajer kantor, pegawai administrasi, klasifikasi.

8.1 Sekretaris

8.1.1 Sekretaris dalam Organisasi

A. Pengertian dan Jenis Sekretaris
Setiap hari kita membaca surat kabar, khususnya kolom iklan lowongan kerja,
dapatlah adanya permintaan tenaga kerja sekretaris dengan menyebutkan syarat-
syarat kepandaian, kemampuan, dan kepribadiaan khusus yang harus dimiliki oleh
calon pelamar.
Apabila iklan khusus yang memuat lowongan sekretaris itu dikliping, misalnya
dalam waktu satu bulan saja, maka tentu akan dapat dihimpun data tentang jenis
perusahaan yang memerlukan sekretaris tersebut beserta syarat-syarat yang harus
dipenuhi. Ini akan memberikan gambaran bahwa profesi sekretaris dengan citra
khusus yang berbeda dengan profesi tenaga kerja lain, ternyata tetap banyak
diperlukan oleh dunia usaha.
Setiap profesi, termasuk sekretaris seharusnya dijabat oleh seorang yang
memiliki pengetahuan, kemampuan, dan kepribadian sesuai dengan profesinya.
Semua persyaratan yang harus dimiliki seorang sekretaris, sebenarnya dapat
dipelajari, dilatih, dan dikembangkan sehingga senantiasa siap untuk dipergunakan.

227
 Citra dan syarat klasifikasi kepribadian serta kecakapan dan bekal-bekal yang perlu
untuk jabatan sebagai sekretaris akan dicoba diuraikan dalam buku pelajaran ini.
1. Penggunaan Istilah Sekretaris
Dalam dunia perkantoran baik itu kantor pemerintah maupu swasta, penggunaan
istilah sekretaris sudah umum dikenal. Bagi seorang sekretaris, mengenal istilah
saja belumlah cukup memadai. Akan tetapi masih perlu menelusuri jauh lebih dalam
lagi akan pengertian istilah tersebut, sehingga seorang sekretaris akan mempunyai
pegangan kuat sebagai titik tolak melaksanakan tugas pekerjaannya.
Dalam bahasa Latin perkataan sekretaris dikenal dengan kata Secretum yang
berarti rahasia. Istilah dalam bahasa Belanda Secretaries, sedangkan dalam dalam
bahasa Inggris Secretary. Dalam pengertian rahasia atau kerahasiaan itulah tugas
yang harus dilaksanakan seorang sekretaris.
Seorang sekretaris diharapkan merupakan orang yang memegang rahasia dalam
menjalankan tugas sehari-hari. Oleh karena itu, mereka harus melaksanakan tugas
pekerjaan penuh rasa tanggung jawab. Dapat berdiri sendiri dan penuh daya kreasi,
agar dapat membantu pimpinan menyelesaikan masalah yang dihadapi.
Dalam lingkungan sosial, atau perkumpulan kemasyarakatan istilah sekretaris
sering disebut penulis. Dalam kalangan pengadilan negeri untuk istilah yang sama
dipergunakan panitera sebagai pengganti istilah sekretaris. Baik penulis maupun
panitera tugas pekerjaan serta tanggung jawabnya tidak jauh berbeda. Yang lain
adalah bobot berat ringan tanggung jawab serta corak ragam pekerjaannya.
Sepintas lalu dengan memang nampak bahwa tugas sorang sekretaris banyak
berkecimpung di bidang tulis menulis.Tugas ini meliputi antara lain:surat menyurat,
pencatatan pembicaraan, pembuatan notula, laporan rapat, penyimpanan warkat,
pembuatan statistik dan masih banyak tugas kesekretarisan yang bersifat tulis
menulis lainnya. Sekalipun tugas pekerjaan sekrataris itu berkisar di bidang tulis
menulis, akan tetapi perlu ditegaskan bahwa bukan hanya tulis menulis semata
tugas pekerjaannya. Masih banyak tugas yang jauh lebih penting yang harus
diselesaikan oleh seorang sekretaris.
Pengguna perkataan penulis kiranya juga diambil dari kenyataan bahwa
pekerjaan sekretaris kebanyakan pekerjaan tulis menulis dengan segala seluk
beluknya. Perkataan sekretaris juga dikenal dikalangan pemerintahan sebagai suatu
predikat tertentu serta identitas yang mempunyai arti khusus. Dapat disebut sebagai
contoh, seperti di wilayah pemerintah daerah (SEKWILDA), sekretaris negara,
sekretaris presiden, sekretaris menteri,dan masih banyak contoh lainnya.
Tentulah tugas dan tangggung jawabnya berbeda-beda, demikian pula aktifitas
serta ruang lingkup wewenang dan tanggung jawabnya dibandingkan dengan
sekretaris menteri misalnya, tugas pekerjaan SEKWILDA di kalangan Pemerintah
Daerah ialah bertanggung jawab ke dalam termasuk pekerjaan yang menyangkut
masalah ketatausahaan.
Disamping sekretaris yang sering disebut penulis atau panitera dikenal pula
perkataan sekretariat yang sudah tentu pengertian sekretariat amat berbeda.
Seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas sehari-hari memerlukan tempat
sebagai pusat kegiatan. Tempat itu lazimnya disebut kantor sekretariat.

228
 Kegiatan di sekretariat itu berupa pekerjaan rutin perkantoran seperti
menghubungi pihak-pihak yang akan berhubungan dengan pimpinan dan untuk
hubungan ini diperlukan sarana-sarana seperti: telepon, faks, surat, dan lain-lain. Di
sekretariat seorang sekretaris mempersiapkan konsep surat pengetikan, kemudian
menyerahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani. Sekretaris menerima tamu,
serta menghubungkannya dengan pimpinan atau pejabat yang berkepentingan.
Demikianlah sekilas kesibukan di bagian sekretariat.
Tempat sekretaris bekerja disebut sekretariat atau kantor, sedangkan sekretariat
juga berarti tatau saha. Sekretariat sebagai bagian tata usaha dapat mudah dipahami
dengan pengertian seperti sekretariat Universitas Indonesia, sekretariat IKIP, dan
lain-lain. Aktifitas sekretariat adalah di bidang ketatausahaan yang menjadi intisari
tugas perkantoran. Secara garis besar pekerjaan tata usaha meliputi pekerjaan
pencarian, pencatatan, pengolahan, penggandaan, penyimpanan dan pemusnahan
data.
Pekerjaan kesekretariatan atau tata usaha umumnya bersifat pemberian jasa
pemberian kerja, pelayanan oprasional, seperti:
a. Pekerjaan yang berhubungan dengan penyelenggaraan surat menyurat.
b. Pekerjaan pengurusan arsip, dokumentasi, dan ekspedisi.
c. Pekerjaan tulis menulis seperti mengetik, menghitung, steno, dikte, dan lainnya.
d. Pekerjaan pengaturan komunikasi baik horisontal maupun vertikal, intern
maupun ekstern.
e. Pekerjaan pengaturan penerimaan tamu dengan segala tata caranya.
f. Persiapan rapat dan pertemuan.
g. Penyajian angka, statistik, gambar yang memberi petunjuk kerja, pembuatan
formulir dan lain-lain.
Jenis pekerjaan sekretaris secara lebih terperinci akan dibahas lebih lanjut.
Uraian di atas hanya sekedar memberikan gambaran tentang aktivitas yang terdapat
di sekretariat.
Seorang sekretaris bekerja di sekretariat dan pekerjaannya dikenal dengan
istilah kesekretariatan. Adapun kesekretariatan itu merupakan isi atau jiwa dari
sekretariat. Jika dibuat perumpamaan, maka sekretariat merupakan wadah aktivitas
atau isinya. Sekalipun tidak serupa istilah kesekretariatan hampir sama dengan
perkantoran. Kesekretariatan akan membahas tentang aktivitas kantor yang menjadi
intinya yaitu ketatausahaan. Maka dapat ditarik kesimpulan, bahwa kesekretariatan
adalah aktifitas ketatausahaan juga. Pekerjaan kesekretariatan akan membantu
memberi pelayanan kerja operasional yang direncanakan dan mendukung
keberhasilan organisasi.
Pekerjaan kesekretariatan dari yang bersifat sederhana sampai yang
menentukan kebijaksanaan pimpinan akan diolah di kantor yang merupakan pusat
pengendalian usaha, oleh karena itu pekerjaan kesekretariatan ada pada suatu
organisasi, baik di tingkat bawah, menengah, maupun tinggi. Dengan perkataan lain
pekerjaan kesekretariatan itu menjelajahi secara horizontal maupun vertikal.
2. Klasifikasi Jabatan Sekretaris
Sekretaris merupakan jabatan profesi yang menuntut syarat-syarat
pengetahuan dan kemauan bekerja. Sekalipun sebutannya sama, masing-
masing sekretaris mempunyai kedudukan, wewenang dan tanggung jawab yang
berbeda-beda. Perbedaan tingkat kedudukan tergantung tempat dimana

229
 dalam organisasi seorang sekretaris bekerja dan bertugas. Seorang sekretaris
perusahaan kedudukannya berbeda, jika dibandingkan dengan sekretaris lembaga
sosial umpamanya. Dengan demikian syarat untuk menjadi sekretaris perusahaan
sudah barang tentu berbeda dengan syarat untuk menjadi sekretaris lembaga
pendidikan atau lembaga sosial.
Sesuai dengan tingkat kedudukan wewenang serta besar kecilnya tanggung
jawabnya dapat dibedakan menjadi dua kategori sekretaris yakni:
a. Sekretaris yang menjabat sebagai manajer
b. Sekretaris yang menjabat sekretaris pribadi
Sekretaris yang menjabat sebagai kepala sekretariat berfungsi sebagai
pemimpin, membawahi pegawai-pegawai yang lain serta bertindak sebagai pimpinan
dan melaksanakan kepemimpinan. Sekretaris yang bertindak sebagai kepala
sekretariat merupakan salah satu anggota dalam organisasi, disamping masih ada
juga kelompok pimpinan yang lain. Sebagai kepala tata usaha dalam arti seluas-
luasnya bertindak sebagai pelayanan administrasi kepada seluruh organisasi.
Sebutan lain bagi sekretaris yang menjabat kepala sekretariat adalah execu-
tive secretary (sekretaris yang berfungsi sebagai manajer). Dalam perusahaan
sekretaris yang berfungsi sebagai manajer dikenal dengan sebutan business sec-
retary. Company secretary sedangkan di lingkungan perhimpunan sering disebut
sekretaris partai, sekretaris kementrian, sekretaris dirjen dan masih banyak contoh
sekretaris yang menjabat sebagai manajer.
Sebagai seorang manajer maka sekretaris yang menjabat kepala mempunyai
wewenang dan tanggung jawab lebih luas, tidak hanya khusus menyelenggarakan
tata usaha semata melayani pimpinan organisasi saja, namun juga mengelola
organisasi. Untuk itu diperlukan mendalami tujuan organisasi dan asas-asas
manajemen. Seorang sekretaris yang menjabat kepala sekretariat mempunyai
wewenang dan tanggung jawab lebih luas, tidak hanya khusus menyelenggarakan
ketatausahaan semata, malahan sering menjadi orang yang menentukan
kebijaksanaan dan mengambil keputusan.
Sekretaris pribadi bertugas memberi pelayanan kepada pimpinan. Sekretaris
yang berfungsi demikian disebut sekretaris pribadi dan dalam bahasa inggris disebut
private secretary. Seorang sekretaris pribadi tidak mempunyai anak buah, berperan
sebagai pembantu untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan benar-
benar dapat memusatkan perhatiannya kepada masalah-masalah pokok guna
keberhasilan tujuan oeganisasi.
Sekretaris pribadi merupakan staf ahli yang khusus mempunyai keahlian di
bidangnya. Tugas pekerjaanya membantu pimpinan dalam memecahkan masalah
yang berhubungan dengan keahliannya, memberi saran dan pendapat agar pimpinan
dapat mengambil keputusan dengan bijaksana dalam memecahkan masalah.
Sebagai contoh sekretaris pribadi dapat dijumpai dikalangan para pejabat yang
karena bidang tugasnya demikian luas sehingga untuk menjangkau keseluruhannya
diperlukan bermacam-macam keahlian. Untuk itulah diperlukan sekretaris yang ahli
di bidangnya, sehingga pimpinan benar-benar dapat melaksanakan tugas sebaik-
baiknya berkat bantuan sekretaris yang ahli tersebut.
Contoh kongkrit dari sekretaris pribadi antara lain adalah sekretaris pribadi
menteri, sekretaris direktor, sekretaris bupati, sekretaris rektor di salah satu univer-
sitas yang mempunyai banyak fakultas.

230
 Sekretaris pribadi juga dapat berfungsi sebagai pembantu umum dari pimpinan
organisasi. Sebagai pembantu umum berarti harus menangani hal-hal yang bersifat
umum dan rutin yang sesuai dengan tugas pokok seorang pimpinan.Tugas pekerjaan
yang tidak begitu penting dapat diserahkan kepada sekretaris pribadi.
Perlu ditegaskan bahwa fungsi bantuan sekretaris-sekretaris itu, baik sekretaris
mengepalai sekretaris maupun sekretaris pribadi yang bertugas memberi bantuan
adalah mutlak diperlukan dalam menyelesaikan tugas pekerjaan agar berhasil sesuai
dengan tujuan yang akan dicapai organisasi.
Apabila pimpinan hanya disibukkan dengan masalah-masalah kecil yang harus
diselesaikan sendiri, akan banyak menyita waktu untuk tugas pekerjaan tersebut.
Masalah tugas pimpinan adalah memikirkan dan mengarahkan agar tujuan pokok
dari organisasi dapat dicapai. Hal-hal tersebut di atas menegaskan perlunya tugas
bantuan yang dapat diselesaikan oleh sekretaris.
Adapula sekretaris yang menjabat sebagai pegawai biasa dan mempunyai tugas
pekerjaan tertentu seperti bidang pengetikan, steno, dikte, dalam bahasa Inggris
sekretaris demikian dinamakan typist secretary, stenograper secretary, dan audio
secretary.
Fungsi dari sekretaris di bidang pengetikan, steno, dan dikte adalah membantu
seorang atau lebih anggota staf pejabat, di dalam organisasi maupun tata hubungan
yang cepat dan tepat, baik di dalam organisasi maupun dengan masyarakat di luar
organisasi. Tugasnya tidak hanya di bidang pengetikan, steno, maupun dikte saja,
tetapi masih ada tugas tambahan sebagai layaknya seorang pegawai. Hanya mereka
memang ahli bidangnya, yakni mengetik, steno, dan mengambil dikte baik langsung
maupun mempergunakan mesin.
B. Tugas Sekretaris Sebagai Manajer
Dalam organisasi seorang sekretaris yang berfungsi manajer, non manajer, atau
sekretaris yang bertindak sebagai pegawai mempunyai wewenang dan tanggung jawab
masing-masing yang saling berbeda. Dalam tubuh organisasi ada pegawai yang bertindak
sebagai pimpinan, pengawas, staf, pegawai biasa atau pelaksana. Sekretaris yang
menjabat sebagai manajer menjabat kepala sekretariat. Kedudukannya dalam organisasi
sebagai pimpinan. Sedangkan sekretaris pribadi merupakan staf. Typist secretary, ste-
nographer secretary bertindak sebagai pegawai biasa atau pelaksana.
Karena sekretaris merupakan orang yang tugas pekerjaannya berfungsi sebagai
tenaga bantuan baik untuk seluruh organisasi maupun khusus pimpinan dan ada yang
berfungsi sebagai pegawai biasa, maka sekretaris dapat menjabat baik dalam top orga-
nization, middle organization , atau lower organization. Dengan perkataan lain jabatan
sekretaris dimungkinkan ada pada tingkat bawah sehingga tingkat atas.
Uraian berikut akan memberikan gambaran lebih jelas tentang hubungan sekretaris
dalam jenjang organisasi, sehingga akan tercermin bahwa tugas pekerjaan sekretaris
sebagai tenaga bantuan cukup penting dalam ikut melaksanakan kegiatan untuk
mencapai tujuan suatu organisasi.

8.1.2 Sekretaris Profesi Berdasarkan Tempat Kerja

Di dalam kantor, ada banyak sekretaris yang berfungsi sebagai tenaga bantu pada pimpinan
kantor, sekretaris macam ini adalah sekretaris profesi di tempat kerja.

231
 A. Sekretaris Sebagai Pimpinan Kantor
Agar dapat memahami tugas pimpinan dalam organisasi guna memberi
gambaran tugas sekretaris yang bertindak sebagai pimpinan, terlebih dahulu akan
diuraikan sedikit tentang pokok-pokok pengertian organisasi dan struktur organisasi.
Sesuai dengan sifat sosial dan ciri kepribadian masing-masing manusia berhasrat
mengelompok, mempertahankan kelangsungan hidup dengan memenuhi kebutuhan
baik jasmani maupun rohani.
Kelompok manusia yang berusaha meraih tujuannya merupakan wahana
menimbulkan hasrat saling membutuhkan, bantu membantu dan mau bekerja sama
guna kelangsungan hidup. Sekelompok orang yang bekerja sama mempunyai tujuan
yang akan diperjuangkan itu belum mencerminkan unsur dari organisasi. Dalam
bekerja sama antar manusia diperlukan sistem serta proses kerja sama yang serasi.
Adapun unsur pokok dari organisasi adalah, sebagai berikut:
a. Adanya sekelompok orang
b. Adanya sistem dan proses kerja sama, dan
c. Adanya tujuan yang akan dicapai
Kelompok orang yang bekerja sama guna melaksanakan tugas pekerjaannya
yang tujuannya sudah diatur sedemikian rupa sehingga masing-masing mempunyai
tigas, kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab. Pengaturan itu akan
mencerminkan suatu kerangka yang memberi petunjuk hubungan kerja sama.
Kedudukan, besar kecil wewenang serta luas tanggung jawab masing-masing
pegawai dalam organisasi. Kerangka yang menggambarkan keadaan tersebut dikenal
dengan istilah struktur organisasi.
Struktur organisasi lazimnya diatur dengan corak tertentu sesuai dengan jenis
organisasi dan yang terkenal ada tiga, yaitu:
a. Organisasi Garis (Line Organization)
b. Organisasi Fungsi (Function Organization)
c. Organisasi Panitia (Committee Organization)
Setelah dipilih struktur organisasi yang cocok, maka organisasi tidak cukup
hanya memiliki kerangka saja, masih diperlukan suatu tindakan atau proses
pelaksanaan tujuan, kerangka atau struktur organisasi merupakan wadah organisasi
yang bersifat statis, sedangkan proses pelaksanaan tugas pekerjaan mencapai
tujuan sebagai fungsi bertindak.
Dalam organisasi sesuai dengan sifatnya dikenal jenjang kepemimpinan yaitu
ada yang dipimpin dan ada yang memimpin. Demikian pula pada suatu kantor, ada
kepala dan ada pegawai bawahannya. Adapun tugas kepala atau pimpinan kantor
pada umumnya ialah memberi pengarahan dan pengaruh kepada bawahan, agar
mau dan bertingkah laku sedemikian rupa sehingga dapat melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan tujuan yang sudah digariskan.
Sekretaris yang bertindak sebagai kepala sekretariat pun mempunyai tugas
mengarahkan dan mempengaruhi agar tugas pekerjaan sekretariat dapat tercapai.
Sekretaris yang memimpin sekretariat berfungsi manajer, sehingga melaksanakan
tugas-tugas manajer di bidang tata usaha, guna membantu atau melayani keperluan
sekretariatnya. Tugas bantuan ini terdiri dari tugas-tugas pelayanan agar terselenggara
tugas kesekretarisan khususnya dan ketatausahaan pada umumnya.
Tidak jarang seorang sekretaris yang berfungsi sebagai pimpinan sekretariat
juga melaksanakan tugas penting untuk membantu pimpinan, termasuk membuat
kebijaksanaan dalam bentuk menetapkan keputusan. Sebagai pimpinan dalam
bidang kesekretarisan, maka dia membuat rencana, mengorganisasi baik

232
 bawahan dan sarananya, bekerja sama-sama bawahan dan mengadakan
pengawasan seperti layaknya pimpinan.
Untuk dapat menyelenggarakan fungsi kantor sekretariat yang dipimpinnya,
maka perlu memperhatikan faktor bagaimana mempengaruhi serta menggerakkan
bawahannya agar dapat melaksanakan tujuan sekretariat, antara lain dengan:
a. Memberi bimbingan sebaik-baiknya,
b. Menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik,
c. Memberi perintah, instruksi, dan pengawasan, serta
d. Memberi fasilitas agar pekerjaan dapat berlangsung dengan sebaik-baiknya.
Perlu diperhatikan bahwa tugas pekerja di bidang kesekretarisan memerlukan
ketelitian dan kecermatan, sehingga seorang sekretaris yang memegang pimpinan
sekretariat di tuntut mempunyai kepribadian dan kecakapan sebagai seorang
pimpinan. Kecakapan serta kemampuan menyelesaikan tugas kesekretarisan secara
prima menjadi tuntutan seorang sekretaris yang memimpin sekretariat.
B. Sekretaris Perorangan
Seorang sekretaris yang membantu pimpinan tidak termasuk pimpinan dalam
jenjang organisasi. Sekretaris demikian juga bertindak sebagai pimpinan, tetapi
disebut sebagai sekretaris yang berfungsi non manajer.
Apabila seorang sekretaris menjabat sebagai pimpinan sekretariat, ia mempunyai
wewenang, tanggung jawab, dan mempunyai pembantu berupa karyawan-karyawan
bawahan. Tugas pekerjaannya adalah pembantu ahli di bidang kesekretarisan. Ia
sering dikenal dengan sebutan staff. Adakalanya hanya sebagai tenaga bantuan
yang memberi bantuan umum di bidang kesekretarisan.
Sekertaris perorangan dirasakan perlu mengingat pejabat pimpinan tidak
semuanya dapat menguasai masalah-masalah yang dihadapi. Untuk membantu
kelancaran tugas-tugas secara keseluruhan, maka pejabat pimpinan perlu didampingi
seorang yang ahli menangani masalah tertentu. Orang ini dinamakan tenaga staf.
Tenaga staff adalah tenaga yang ahli di bidangnya. Ia memberi bantuan kepada
pimpinan dalam memecahkan masalah khusus yang menjadi tugas pejabat pimpinan.
Karena keahliannya itulah pejabat staf diperbantukan kepada pimpinan dan
diberi jabatan sebagai sekretaris. Sekretaris non manajer yang berfungsi sebagai
pembantu ahli seorang pejabat dan disebut sekretaris pribadi. Bagi pimpinan yang
menangani bermacam-macam masalah, kehadiran tenaga sekretaris pribadi sebagai
pembantu ahli amatlah penting. Sehingga pejabat pimpinan benar-benar dapat
mengambil keputusan untuk menggariskan kebijaksanaannya dengan setepat-
tepatnya.

8.1.3 Sekretaris Politik di Jepang

Di sini diperkenalkan satu jenis profesi sekretaris yang sudah membudaya di negara
tetangga dengan tujuan mudah-mudahan budaya profesi ini dapat ikut menyebar di seluruh
tanah air sehingga lowongan kerja bagi lulusan yang hendak bekerja sebagai sekretaris
menjadi banyak.
Percaturan politik di Jepang banyak menggunakan jasa dari profesi sekretaris.
Mereka bekerja sebagai sekretaris yang diperbantukan kepada para tokoh politik
seperti anggota legislatif, pejabat pemerintah eksekutif, para pejabat di bidang
yudikatif, partai-partai politik, organisasi-organisasi yang bernaung di bawah partai
politik dan sebagainya, baik di pusat maupun di daerah, baik yang besar maupun
yang kecil, secara resmi diakui di dalam undang-undang sehingga merupakan

233
 profesi yang sah dan bergengsi. Mereka yang bekerja di bidang politik ini secara taris
yang secara umum berkonotasi sebagai profesi dari kaum wanita, tetapi pada
kenyataannya, sekretaris politik di Jepang itu banyak dijabat oleh kaum pria.
Sekretaris politik di Jepang ada dua macam:
1. Sekretaris resmi organisasi.
2. Sekretaris pribadi
1. Sekretaris resmi organisasi ditetapkan secara resmi dengan undang-undang
legislatif pasal 132 yang berbunyi sebagai berikut:
’Setiap anggota legislatif dalam bertugas akan dibantu oleh dua orang sekretaris
resmi’.
Kedudukan sekretaris resmi itu lebih lanjut lagi juga diatur dengan undang-
undang pegawai negeri pasal 2 ayat 3 butir 15 yang menyebutkan bahwa sekretaris
politik merupakan pegawai negeri khusus yang dibedakan dari pegawai negeri lain.
Perbedaan besarnya adalah keikutsertaan sekretaris politik berkiprah di bidang politik
yang merupakan salah satu larangan bagi pegawai negeri biasa. Dengan perkataan
lain, pegawai negeri biasa dilarang dalam kegiatan politik praktis, tetapi sekretaris
politik yang juga berstatus sebagai pegawai negeri tidak dilarang. Sekretaris politik
di bidang eksekutif maupun yudikatif kurang lebih sama. Sekretaris politik resmi
mendapat gaji resmi dari kas negara. Ada juga sekretaris resmi yang ditempatkan
oleh organisasi induknya, dalam kasus ini dia akan mendapat gaji resmi dari
organisasi induk sang tokoh politik.
2. Tentang sekretaris pribadi, tidak ditemukan ada undang-undang yang mengaturnya
secara jelas. Tidak ada larangan bagi tokoh politik untuk memakainya secara pribadi.
Berarti pemakaian sekertaris pribadi seratus persen berjalan berdasarkan kemauan
dari pihak yang mempekerjakannya yaitu tokoh politik.
Para tokoh politik secara bebas dapat mempekerjakan siapa saja yang disukainya
sebagai sekretaris politik dengan tanggung jawab sendiri dan pengupahan yang juga
harus ditanggung sendiri secara pribadi. Di sinilah terletak pengertian sekretaris pribadi
yaitu sekretaris yang diupah dengan penghasilan sendiri pemakainya.
Untuk memahami seberapa jauh penghargaan yang diberikan kepada para
sekretaris politik di Jepang, kita bisa melihat situasi itu dari angka-angka penggajian
resmi yang beredar di masyarakat Jepang.
Berdasarkan catatan pada bulan Agustus tahun 2002, ada tiga kelas sekretaris
resmi yang diakui oleh undang-undang, yaitu (1) Sekretaris kebijakan (2)
Sekretaris kelas satu (3) Sekretaris kelas dua; gaji resmi dari Sekretaris kebijakan
adalah antara 440.000,- yen sampai 670.000,- yen per bulan, untuk sekretaris kelas
satu antara 420.000,- yen sampai 660.000,- yen per bulan, dan untuk sekretaris
kelas dua antara 310.000,- yen sampai 480.000,- yen. Untuk memahami lebih lanjut
tentang angka-angka tersebut, kita bisa membandingkannya dengan gaji resmi
anggota legislatif. Berdasarkan undang-undang parlemen bulan Januari tahun 2000
pasal 35, seorang anggota parlemen mendapat gaji 1.375.000,- yen per bulan, pada
angka ini masih akan ditambah lagi sejumlah tunjangan resmi sehingga seluruh
penghasilan seorang anggota parlemen menjadi lebih daripada 2 juta yen per bulan.
Untuk mengetahui seberapa jauh nilai uang yen Jepang itu, bisa kita lihat dari nilai
kurs mata uang yen terhadap rupiah; pada bulan Nopember tahun 2007 ini satu yen
Jepang bernilai kira-kira Rp80,-. Berarti penghasilan resmi seorang anggota parlemen
Jepang adalah sekitar Rp 165 Juta per bulan dan penghasilan seorang
sekretaris resmi sekitar 30 sampai 40 juta rupiah per bulan. Dengan demikian,

234
 gaji seorang sekretaris politik di Jepang adalah sekitar 18% sampai 25% dari gaji
anggota legislatif yang mempekerjakannya.
Kalau demikian, hanya dari segi penggajian saja sudah bisa dilihat kedudukan
profesi sekretaris di masyarakat Jepang cukup tinggi sehingga bisa disebut sebagai
profesi yang bergengsi. Dari perbedaan gaji itu pun, bisa dilihat bahwa para tokoh
politik Jepang memang mampu menggaji sekretaris pribadinya sendiri karena gaji
dari seorang sekretaris pribadi pada dasarnya berada di bawah sekretaris resmi.
Tim penulis buku memperkenalkan sekretaris politik di Jepang dengan harapan
budaya ini bisa ikut menyebar di seluruh tanah air sehingga kegiatan politik di tanah
air bisa mendapat hiasan baru menuju ke arah yang lebih sehat. Hal ini bukanlah
isapan jempol cukup hanya dilihat dari sudut penggajiannya saja.
Seorang lulusan program administrasi perkantoran SMK dengan usia mudanya
cukup hanya digaji sekitar satu juta rupiah per bulan, di pihak lain anggota DPR
mendapat gaji resmi lebih dari Rp 20 juta per bulan, Depok sendiri konon menurut
kabarnya gaji anggota DPRD Depok adalah sebesar Rp 8 juta. Berarti jumlah sebesar
satu juta rupiah itu hanya merupakan 5% sampai 12,5% dari gaji resmi para anggota
legislatif sehingga kalau dibandingkan dengan kasus serupa di Jepang, dapat
dikatakan mereka semua mampu menggaji sekretaris pribadi masing-masing sebab
presentasi selisih gaji masih lebih baik kasus di Indonesia daripada kasus di Jepang
dengan perhitungan para lulusan SMK cukup digaji sebesar satu juta rupiah per
bulan. Jika budaya Jepang itu bisa diterapkan, berarti kalangan politik di Indonesia
bisa ikut menyumbangkan tenaga untuk mengentaskan kemiskinan yang ada di
tanah air melalui sumbangan mereka kepada lulusan SMK. Berarti pula mereka ikut
memperluas lapangan pekerjaan bagi para generasi muda lulusan SMK.

8.2 Tugas Manajer Kantor

1. Pemahaman informasi:
a. Proses memperolah informasi mengenai cara melaksanakan tugas-tugas manajerial
(seperti inisiatif atau kreativitas sendiri, pelatihan, pengalaman kerja sebelumnya,
dan lain-lain).
b. Kemampuan menghimpun dan mendistribusikan informasi bisnis, dan kemampuan
mengantisipasinya sekarang dan di masa datang.
c. Jenis tugas-tugas kepemimpinan yang dilaksanakan secara intern.
2. Informasi mengenai kemampuan bekerja:
a. Kemampuan menyelesaikan pekerjaan yang menggunakan pemikiran.
b. Kemampuan mengambil keputusan dan mempartisipasikan bawahan.
c. Kemampuan membuat perencanaan, mengorganisasikan dan mempartisipasikan
bawahan, serta penjadwalan pelaksanaannya.
d. Kemampuan mempertahankan produktivitas dan mewujudkan keamanan,
keselamatan, dan kepuasan kerja serta kebersihan lingkungan kerja.
e. Kemampuan melakukan pencatatan dan menyusun laporan kerja.
3. Informasi mengenai hubungan kerja dengan pihak luar:
a. Kemampuan mempromosikan dan menjual atau memasarkan produk atau pelayanan
perusahaan.
b. Kemampuan menyelesaikan masalah dan negosiasi dengan berbagai pihak luar
perusahaan.
c. Kemampuan mendapatkan bahan baku dan perbekalan lainnya.

235
 4. Hasil Kerja:
a. Prestasi kerja sebagai inisiatif, kretivitas dan prakarsa sendiri sebagai eksekutif.
b. Hasil kerja yang dicapai melalui bekerja di dalam tim.
5. Hubungan dengan para pekerja:
a. Kemampuan mempengaruhi dalam melaksanakan pekerjaan.
b. Tugas-tugas kepemimpinan yang telah dilaksanakan.
6. Konteks pekerja lainnya:
a. Loyalitas
b. Disiplin
c. Kemandirian
d. Kepemimpinan dalam tim kerja
7. Karakteristik jabatan, yang menyangkut syarat-syarat formal dan informal sebagai manajer
seperti sertifikat, tanggung jawab, kontinuitas dalam bekerja penampilan sebagai eksekutif
dan lain-lain. Informasi-informasi untuk menyusun deskripsi pekerjaan atau jabatan
manajerial seperti ketengahkan di atas, bukan kriteria jabatan manajerial (bukanlah kategori
yang mati). Karena pekerjaan atau jabatan tersebut bersifat kualitatif dan dinamis.
Selanjutnya untuk melakukan analisis pekerjaan atau jabatan yang penting di lingkungan
suatu perusahaan, seperti pekerja manajerial, staf, pekerja-pekerja kunci dalam garis lini
dan lain-lain. Yang berhubungan dengan produk dan pelayanan perusahaan, diperlukan
pengguna metode relevan, sehubungan dengan itu akan dilakukan pembahasan mengenai
metode dalam melaksanakan analisis pekerjaan atau jabatan.
Selain tenaga sekretaris sebagai tenaga staf ahli di bidangnya masih banyak jasa
sekretaris yang membantu pejabat pimpinan secara umum berupa petugas rutin dari pejabat
pimpinan. Akan tatapi, tidak jarang ia dimintai pendapat atau ide-ide rutin dan bahkan sampai
hal yang amat pribadi sifatnya.
Kehadiran sekretaris pembantu umum pimpinan ini juga tidak kalah pentingnya agar
pejabat pimpinan benar-benar terkonsentrasi dalam menghadapi masalah pokok yang menjadi
tugasnya. Janganlah pejabat pimpinan direpotkan dengan masalah-masalah kecil baik rutin
atau insidental.
Adapun fungsi dari sekretaris pribadi baik tenaga staf ahli maupun sebagai pembantu
umum pimpinan adalah membantu sekelompok atau seorang pejabat pimpinan tingkat atas
agar pekerjaan kantor rutin dapat berjalan sebaik-baiknya. Disamping itu harus bertanggung
jawab atas pekerjaan utama yang dibebankan kepadanya juga bertanggung jawab bertanggung
jawab akan lancarnya pekerjaan kantor.
Sekretaris sebagai pembantu pimpinan sering juga disebut sekretaris senior. Selain
membantu pimpinan tingkat atas bagi sekretaris yang befungsi sebagai tenaga staf ahli.
Juga berfungsi menyelenggarakan serta mengganti fungsi pimpinan mengambil keputusan,
membuat perencana, membantu mengadakan bimbingan dan juga melaksanakan aktivitas
manajemen. Masih ada juga jenis sekretaris dalam jenjang organisasi yang tidak menjabat
sebagi pimpinan sekretariat, pembantu pimpinan, tenaga staf ahli maupun pembantu umum.
Akan tetapi, sebagai tenaga karyawan biasa. Sekretaris demikian berstatus sebagai karyawan
dalam jenjang organisasi.

8.3 Profesi Sebagai Pegawai Administrasi

Sekretaris di mana pun tugasnya dalam jenjang organisasi pada dasarnya sama yakni
memberi bantuan baik kepada pejabat pimpinan khusus maupun kepada organisasi pada

236
 umumnya. Dalam kenyataannya akan dijumpai bermacam-macam tugas sekretaris. Namun
kesemuanya adalah untuk membantu memberi pelayanan sebaik-baiknya kepada pimpianan
maupun kepada organisasi.
Sejumlah besar pekerjaan kesekretarisan memerlukan pegawai atau karyawan yang
bertugas melakukan pekerjaan kesekretariatan khususnya dan dikenal dengan nama pegawai
sekretariat. Dalam bagian disebut pengetikan, sekretaris. Pendiktean dan dalam jenjang hanya
sebagai pegawai biasa. Tugas junior dan sering disebut sekretarisan ini merupakan tugas
junior secretary atau junior.
Sekretaris yang berkedudukan sebagai pegawai biasa bertugas membantu seseorang
atau lebih anggota staf pejabat guna menyelenggarakan tata hubungan dengan cepat dan
tetap baik intern atau ekstern. Petugas ini lazimnya bertugas mengetik, steno, menerima
dikte baik langsung atau melalui mesin, dan lain-lain.
Mengingat tugas sekretaris merupakan tugas pokok pelayanan administratif, maka masih
banyak juga pegawai sekretaris dengan tugas dan pekerjaan bermacam-macam, sesuai
dengan kedudukan dan wewenang yang diperoleh serta tanggung jawabnya.
Dapat kiranya diberi contoh pegawai sekretariat yakni:
a. Resepsionis yang bertugas membantu agar komunikasi berlangsung lancar baik ke
dalam organisasi maupun keluar organisasi dengan media pesawat telex menerima tamu
perusahaan atau perorangan.
b. Juru tulis, di lingkungan pamong desa dikenal dengan jabatan carik desa bertugas
membantu lurah dalam masalah catat mencatat, sehingga jabatan carik identik dengan
penulis lurah. Perlu ditekankan bahwa juru tulis merupakan ahli bahasa clerk bahasa
Inggris yang berarti pegawai sekretariat.
c. Juru steno, tugas pekerjaan menyalin naskah dari tulisan steno yang diambil dari hasil
dikte langsung atau penyalinan dari mesin pendikte, yang kemudian disajikan dalam
bentuk naskah yang telah diketik.
d. Juru tik, tugas pekerjaannya mempersiapkan surat-menyurat yang akan dikirim,
mengerjakan pengaturan masalah pengetikan berupa naskah, table, pengaturan, dengan
format yang baik sehingga menarik dan mudah dibaca.
e. Juru arsip atau penata arsip, tugas pekerjaannya berhubungan dengan masalah kearsipan
dan penataan berkas.
Juru telex, juru tulis, juru steno, juru tik, dan juru arsip adalah pegawai sekretariat dan
masih banyak lagi pegawai sekretariat yang lain dengan tugas kewajiban yang berbeda.
Kedudukan sekretaris dalam jenjang organisasi baik sebagai pimpinan, tenaga staf atau
pegawai biasa, sebenarnya mempunyai peranan penting.

8.4 Peranan Sekretaris

1. Tugas Pokok
Peranan seseorang dalam bidang usaha akan terlihat dari tugas-tugas yang
dibebankan kepadanya. Makin besar wewenang makin besar juga tanggung jawab.
Dalam mengemban wewenang tersebut seseorang akan melaksanakan kewajiban
sesuai dengan wewenang yang ada di pundaknya. Kewajiabn tersebut dilaksanakan
dalam tugas-tugas pekerjaan. Makin besar wewenang dan tanggung jawab maka

237
 tugas pekerjaannya makin besar juga. Tugas pekerjaan itu dilaksanakan dengan
menggunakan tenaga dan pikirannya. Peranan seseorang nampak dari cara melaksanakan
tugas pekerjaan dengan menggunakan tenaga dan pikirannya semaksimal mungkin.
Peranan sekretaris pada jenjang mana pun, umumnya adalah sama yakni, sebagai
pembantu yang melaksanakan tugas pekerjaan guna membantu pimpinan atau organisasi.
Sebagai pembantu pimpinan selaku sekretaris pribadi ia harus tanggap dalam membantu
pimpinan demikian juga sekretaris yang bertugas membantu organisasi.
Peranan sekretaris sebagai pembantu tersebut mungkin berupa penyelasaian rutin
mempersiapkan tersedianya fasilitas yang cukup guna kelancaran pelaksanaan tugas
pimpinan. Tidak jarang pula sekretaris dalam memberi bantuan baik kepada pimpinan
maupun dalam organisasi merupakan kunci keberhasilan pimpinan atau organisasi
tersebut.
Sekretaris merupakan pembantu pimpinan sejak dari awal sampai tercapai tujuannya.
Ia ikut memecahkan masalah yang dihadapi pimpinan, memberi saran dan pendapat,
mempersiapkan fasilitas guna kemudahan tugas pimpinan, yang akhirnya tujuan dapat
dicapai dengan hasil tanpa mengeluarkan biaya besar atau dengan perkataan tujuan
dapat dicapai dengan sebaik-baiknya.
Sebagai pembantu pimpinan, maka seorang sekretaris merupakan penghubung
pimpinan dengan relasi atau pejabat yang akan mengadakan pembicaraan juga perlu
menciptakan suasana yang harmonis antara perusahaan atau organisasinya dengan
masyarakat luar. Ia memberikan informasi kepada pejabat yang akan berhubungan atau
masyarakat yan ingin mengetahui aktivitas organisasi, sehingga akan tercipta yang
akan baik dari pimpinan yang bertanggung jawab atas maju mundurnya organisasi yang
dipimpinnya.
Setelah mengerti peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan secara garis
besar maka peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan tersebut diperinci
dalam tugas-tugas yang bersifat protokoler, disamping masih ada tugas pokok yang
sesuai dengan kedudukan sekretaris itu sendiri.
Dalam bahasan ini ditekankan tugas pokok sekretaris di bidang pelayanan kantor.
a. Menyelenggarakan tugas umum sekretar is untuk meringankan pimpinan seperti
menerima dikte dan penyalinannya menjadi bentuk naskah yang terketik rapi.
b. Menyelenggarakan surat-menyurat dan membuat konsep surat serta laporan.
c. Mengurus masalah pengetikan dan percetakan, penggandaan.
d. Mencari informasi dan berkomunikasi.
e. Mengurus ketatausahaan lainnya seperti menata arsip, ekspedisi, urusan pos dan
lain-lain.
Tugas protokoler dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:
a. Menerima tamu, mengatur perjanjian, menerima pesanan melalui telepon atau surat.
b. Mempersiapkan rapat formal maupun informal
c. Mengatur jamuan antarpejabat, mengirim surat undangan, memilih tanda mata untuk
acara tukar menukar kenangan.
d. Menghubungkan bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.
e. Mengatur bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.
f. Mengatur penerimaan tamu dengan segala fasilitas yang diperlukan.
Dengan demikian tugas pokok seorang sekretaris dan selanjutnya masih ada tugas
sampingan yang tak kalah pentingnya guna menunjang tugas pokok tersebut.

238
 2. Tugas Khusus
Tugas yang tidak termasuk tugas pokok dan tugas protokoler disebut tugas khusus,
antara lain:
a. Pengurusan perjalanan dinas
Tugas sekretaris dalam pengurusan perjalanan dinas berupa pengurusan rencana,
masalah imigrasi (paspor, visa, health certificate, dan lain-lain) tiket, akomodasi,
hotel dan lain-lain.
b. Pengurusan kas kecil
Guna keperluan yang bersifat kecil seperti membeli bunga, memesan minum untuk
tamu, ongkos parkir dan lain-lain keperluan sehari-hari. Sekretaris dalam mengurus
tugas-tugasnya diperlukan uang yang siap dapat dipergunakan sewaktu-waktu. Dan
untuk keperluan tersebut diambil dari dana kas kecil yang menjadi tanggung jawab
sekretaris. Sekalipun dana itu kecil, akan tetapi sekretaris wajib mengurusnya baik-
baik.

8.5 Pegawai Administrasi

8.5.1 BidangTata Persuratan

A. Bagian penerimaan dan pengiriman surat
1. Menerima surat-surat, mencatat dalam buku agenda, memberi label pada surat
atau lembar disposisi, mendistribusikan kepada yang berwenang.
2. Memberi nomor dan tanggal surat yang keluar, mencatat dalam buku agenda
menyampul dan mengirimkan, baik langsung maupun melalui kurir.
3. Memberi nomor surat-surat kawat dan telex, mencatat dalam buku agenda dan
menyerahkan kepada unit yang bersangkutan untuk dikirim.
4. Membuat statistik atas surat-surat yang masuk dan keluar secara periodik,
termasuk surat kawat, dan telex.
B. Bagian pengetikan dan penggandaan
1. Pengetikan konsep-konsep surat, daftar blangko dan karangan-karangan untuk
konsumsi keluar organisasi.
2. Memperbanyak surat-surat dengan stensil, fotokopy, atau alat-alat atau mesin
pengganda yang ada.
3. Menyusun dan menyimpan berbagai jenis sheet atau master secara teratur.
4. Memelihara alat-alat yang ada pada seksi itu (pemeliharaan ringan).
5. Membuat statistik penggandaan.
C. Bagian kearsipan dan dokumentasi
1. Mengurus tata kearsipan surat-surat, termasuk menyusun, menyimpan dan
memelihara arsip.
2. Mengatur dan menyimpan serta memelihara surat-surat yang berharga atau
dokumen.
3. Mencatat, memberi kode klasifikasi, dan nomor surat-surat yang disimpan.

8.5.2 Bidang Perlengkapan

A. Bagian pengadaan barang
1. Merencanakan jenis barang yang diperlukan dalam pekerjaan, baik pekerjaan
perkantoran maupun pekerjaan lapangan.
2. Menyediakan barang-barang kebutuhan sesuai dengan keperluan, baik melalui
pembelian, pinjaman, hibah, maupun membuat sendiri.

239
 3. Menerima dan menyimpan, barang-barang sebelum diserahkan kepada unit
pemakai.
4. Membuat catatan dan daftar atas barang-barang inventaris secara keseluruhan,
berikut perubahan status dan lokasi barang tersebut.
5. Merencanakan dalam melaksanakan penghapusan barang inventaris, sesuai
kriteria penghapusan barang inventaris.
B. Bagian pemeliharaan
1. Memelihara barang-barang inventaris kantor, seperti gedung kantor, rumah dinas,
mesin-mesin, kendaraan, pesawat telepon atau telex, meja kursi lemari, dan
peralatan lainnya.
2. Memperbaiki kerusakan yang terjadi atas barang-barang inventaris baik dilakukan
sendiri maupun oleh pihak ketiga.
3. Memelihara kebersihan gedung ruang kerja, ruangan-ruangan lain dalam gedung
termasuk kamar kecil.
4. Memelihara halaman, taman, selokan, pagar, lampu-lampu hias dan lain-lain.
C. Bagian bangunan
1. Merencanakan pembangunan rumah-rumah dinas, mess, dan bangunan lain
dilingkungan kerja.
2. Mengatur dan mengurus alikasi dan realokasi rumah dinas dan aturan-aturan
mengenai penempatan.
3. Mengurus dan menyelesaikan masalah-masalah yang berhubungan dengan
izin-izin bangunan, izin penempatan, dan izin perombakan dan mengurus
berbagai fasilitas bangunan tersebut.

8.5.3 Bidang Kerumahtanggaan Kantor

A. Bagian pelayanan atau keamanan
1. Mengatur pemakaian ruang kerja dan ruang rapat, termasuk tata ruang.
2. Menyiapkan jamuan dan melayani rapat-rapat, pertemuan, konferensi, dan
sejenisnya.
3. Menyiapkan dan melayani kebutuhan minuman harian bagi pegawai dan tamu.
4. Mengatur ketertiban tamu-tamu, parkir kendaraan bermotor.
B. Bagian perjalanan dinas
1. Mendapatkan data dan keterangan mengenai aturan perjalanan dalam dan luar
negeri dengan menggunakan sarana angkutan yang ada.
2. Mengurus dan menyelesaikan surat-surat berkenaan dengan perjalanan dalam
dan luar negeri, bagi pegawai dan pejabat.
3. Membuat perhitungan biaya perjalanan dalam dan luar negeri dan menyiapkan
surat-surat pembayaran.
4. Menyelesaikan surat-surat pertanggungjawaban perjalanan.

8.5.4 Bidang Hubungan Masyarakat

A. Bagian langganan dan penerbitan
1. Merencanakan dan menyelenggarakan penerbitan majalah atau buletin serta
mengatur pendistribusiannya baik di dalam maupun luar kantor.
2. Mengurus dan mengatur langganan surat kabar, majalah, atau media cetak
lainnya.
3. Membuat catatan-catatan penting atau kliping yang dibuat media cetak yang
berhubungan dengan organisasi atau kantor.

240
 4. Menerima dan meneliti semua tulisan untuk dimuat dalam media cetak.
B. Bagian penerangan dan dokumentasi
1. Mengambil, menganalisa, dan merumuskan berita-berita penting dari harian-
harian yang terbit dalam maupun luar negeri.
2. Menyajikan berita-berita hangat (actual) kepada pemimpin yang terkait.
3. Mengatur dan menyusun dokumen dan membuat kliping koran yang erat
hubungannya dengan organisasi, untuk disimpan agar mudah menemukannya
kembali.
C. Bagian hubungan masyarakat
1. Mengatur, menyelenggarakan acara-acara pertemuan dengan badan legislatif
baik dalam rangka tukar pendapat maupun konsultasi.
2. Mengatur dan menyelenggarakan pertemuan dengan pihak ketiga (wartawan
atau delegasi).
3. Menghimpun dan menyimpan data mengenai kebijaksanaan pemerintah dan
kegiatan pihak swasta yang berhubungan dengan kantor, dalam rangka koordinasi
kerja.
4. Menggalang usaha kerja sama bidang kehumasan dengan pemerintah dan
swasta dalam rangka pengembangan kegiatan kantor atau organisasi.
D. Seksi Protokol
1. Mengatur dan mengurus tamu-tamu yang akan bertemu dengan pucuk pimpinan
baik atas perjanjian maupun yang bersifat mendadak.
2. Mendampingi pejabat tinggi atau pucuk pimpinan yang meninjau unit-unit kerja
atau melakukan perjalanan dinas kedaerah lain.
3. Mengatur tata upacara secara protokoler pada pertemuan-pertemuan atau
upacara yang dihadiri pejabat-pejabat tinggi organisasi.
4. Mengurus kelengkapan-kelengkapan protok oler pada pertemuan, perjalanan
dinas dan lainnya berkenaan dengan aturan-aturan keprotokoleran.

8.5.5 Bidang Organisasi dan Tata Kerja

A. Bagian organisasi
1. Menelaah perkembangan organisasi dan kemanfaatan hubungan dengan
kemajuan dalam bidang manajemen.
2. Meneliti data hubungan kerja antara unit guna meningkatkan koordinasi dan
kelancaran pekerjaan.
3. Merencanakan perubahan atau pembaharuan organisasi dan perincian serta
perumusan tugas kewajiban unit-unit organisasi.
4. Mempersiapkan data dan surat-surat keputusan mengenai organisasi kerja,
hubungan kerja, perincian tugas, kewajiban dan perumusan ketentuan-ketentuan
lain dalam bidang keorganisasian.
B. Bagian tata kerja
1. Merencanakan suatu sistem, tata kerja, metode dan prosedur masing-masing
pekerjaan, sehingga diperoleh efisien kerja yang tinggi.
2. Melakukan penelitian atas pekerjaan mengenai ukuran-ukuran waktu, satuan,
jarak, berat, luas, dan lain-lain untuk keperluan standar pekerjaan.
3. Melakukan usaha-usaha untuk penyederhanaan kerja, menuju kecepatan,
ketepatan, kelancaran, dan kerapihan pekerjaan.
4. Membantu unit-unit kerja menciptakan formulir-formulir yang diperlukan secara
tepat sesuai dengan kebutuhan.

241
 C. Bagian pengembangan metode
1. Mengadakan penelitian atas metode kerja yang telah berjalan, apakah sudah
sesuai dengan kebutuhan atau perlu penyempurnaan.
2. Menciptakan metode baru terhadap cara kerja sesuai dengan perkembangan
teknologi, baik dalam bidang administertif maupun teknik operatif.
3. Mengadakan penelitian perbandingan terhadap metode dari kantor atau
organisasi lain yang sejenis, dalam rangka penyempurnaan sistem kerja.
4. Mengusahakan adanya inovasi dalam kantor atau organisasi.
Sekali lagi dikemukakan, bahwa susunan, pengelompokan, nama unit kerja, uraian
tugas, dan istilah-istilah yang disebutkan di atas tidak mutlak. Masing-masing organisasi
atau kantor dapat melakukan variasi sesuai kebutuhan, ruang lingkup atau besar kecilnya
organisasi yang bersangkutan. Paling tidak dengan penyajian susunan organisasi di
atas, dapat diketahui macam dan ruang gerak dari manajemen perkentoran dalam keadaan
sehari-hari.

242
 Bab IX
Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris

Sinopsis:
Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan tentang kompetensi-kompetensi khusus
yang harus dimiliki seorang sekretaris beserta moralnya, berturut-turut adalah merencanakan
dan melakukan pertemuan, menerima telepon dan menelepon, memberi pelayanan kepada
pelanggan, menerima dan mengembalikan surat, membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk
menjamin integritas, mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen kantor, mempersiapkan
rapat dan membuat notulen, menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen (laporan),
mengatur perjalanan dinas/bisnis pimpinan dan kolega, dan mencatat dikte untuk mempersiapkan
naskah (steno); nilai-nilai moral seorang sekretaris di luar agama, antara lain adalah disiplin, jujur,
layak dipercaya, setia, sopan, sabar, rajin, patuh, tanggap, dan resik.

Kompetensi Inti dari Bab VIII

1. Merencanakan dan melakukan pertemuan. Pengetahuan dan keterampilan

2. Berkomunikasi melalui telepon. tentang sepuluh kompetensi khusus
3. Memberikan layanan kepada pelanggan. seorang sekretaris, yaitu kompetensi
4. Menangani surat masuk dan keluar. no. 1 s.d. 10; pengetahuan dan
5. Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk keterampilan tentang menerima tamu
menjamin integritas. dan bertamu, memakai telepon untuk
6. Mengatur penggandaan dan pengumpulan berkomunikasi, pelanggan adalah
dokumen. tamu kantor, menerima dan
7. Menghasilkan dokumen sederhana (notula). menyimpan surat, menata arsip,
8. Menciptakan dan mengembangkan naskah mengerjakan fotokopi dll, rapat dan
untuk dokumen (membuat laporan). notula, membuat laporan, mengurus
9. Mengatur perjalanan bisnis, (untuk pimpinan dan perjalanan dinas/bisnis, menulis
kolega). dengan steno dan sebagainya.
10. Mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah
(steno).
11. Menggunakan peralatan kantor.
12. Menjaga dan melindungi budaya kerja.
13. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan
kerja.

243
 Kompetensi dan isi bab
1. Sepuluh kompetensi sekretaris mulai dari No. 1 s.d. 10 telah sedia.
2. Kompetensi mempersiapkan rapat dan membuat notula membentuk kompetensi
menghasilkan dokumen sederhana (notulen)
3. Kompetensi no. 2,5,6 ikut membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara
benar dan tepat.
4. Kompetensi no. 2 membentuk kompetensi berkomunikasi melalui telepon.
5. Kompetensi no. 6,7 ikut membentuk kompetensi menciptakan dan mengembangkan naskah
untuk dokumen (membuat laporan).
6. Sepuluh nilai moral sekretaris ikut membentuk kompetensi menjaga dan melindungi
budaya kerja.
7. Kompetensi no. 10 ikut membentuk kompetensi mengikuti aturan kerja sesuai dengan
lingkungan kerja dan kompetensi menghasilkan dokumen sederhana. (naskah steno)

Kata-Kata Kunci
kompetensi, moral, sekretaris, pertemuan, telepon, pelayanan, pelanggan, surat, arsip,
penggandaan, dokumen, rapat, notula, naskah, laporan, perjalanan, dikte, steno, disiplin,
jujur, layak dipercaya, setia, sopan, sabar, rajin, patuh, tanggap, resik.

9.1 Sepuluh Kompetensi

9.1.1 Menerima Tamu dan Bertamu

A. Pengertian Tamu
Tamu adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang untuk mengunjungi
instansi atau organisasi, untuk kepentingan pekerjaan baik kedinasan maupun pribadi.
Tamu yang berkunjung ketempat dimana kita berkerja harus dihormati dan
dihargai. Biasanya tamu yang datang tentu ada keperluan yang berhubungan dengan
kedinasan.
Tamu yang berkunjung harus kita layani dengan baik, tanpa membeda-
bedakannya. Oleh karena itu, sebagai tuan rumah harus berusaha untuk melayani
tamu sebaik mungkin.
Menerima tamu merupakan tugas utama seorang sekretaris. Dimana sekretaris
harus bersikap ramah, sopan, dan bersedia untuk membantu memberikan informasi
yang diperlukan tamu.
Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat menemui tamu:
1. Bersikap ramah memberikan salam dan menyapanya.
2. Tanyakanlah maksud kedatangannya, dan berikan informasi yang sejelas-
jelasnya.
3. Bila tamu harus menunggu, usahakan agar tamu menunggu dengan suasana
yang menyenangkan berikanlah bacaan (surat kabar, majalah).
4. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat usahakan agar tamu
meninggalkan pesan dan catat segera serta beritahukan kepada pejabat yang
dituju.
5. Biasanya di instansi atau perusahaan ada petugas khusus penerima tamu
yang disebut Resepsionis . Tamu yang datang terlebih dahulu harus mengisi
buku tamu. Untuk memudahkan petugas untuk menghubungi orang yang dituju
oleh tamu.

244
 B. Merencanakan dan Menyusun Jadwal Penerimaan Tamu
Jadwal penerimaan tamu harus diatur dan secermat mungkin, perlu dibuat
catatan khusus. Buku tamu harus berisi No, Telp, Tanggal, Waktu, Siapa, dan untuk
tujuan apa tamu tersebut. Untuk membantu mengingatkan pimpinan.
Buatlah perjanjian atau pembatalan dengan tamu apabila ada perubahan
sampaikanlah secepatnya.
C. Kesalahan yang Dihindari
Dalam melayani tamu yang harus dihindari adalah :
1. Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika menerima tamu.
2. Jangan duduk saat menerima tamu hendaklah berdiri.
3. Janganlah berhias diri saat menerima tamu.
4. Jangan makan pada saat menerima tamu.
5. Kurang sabar dalam melayani tamu.
6. Tidak memberikan keterangan yang lengkap kepada pimpinan tentang tamu.

9.1.2 Menerima Telepon dan Menelepon

A. Pengertian Bertelepon
Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan
mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh.
Telepon mer upakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu,
permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari
kehidupan manusia sarana penunjang bisnis.
Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu
atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang
multiguna, dan beraneka ragam model.
B. Etika MenanganiTelepon
Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari-hari adalah menelepon
dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon
sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam
pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan
apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau Anda berbicara
ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali-kali beranggapan bahwa
orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu, perlu diusahakan
berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa-gesa atau marah.
Berhati-hatilah agar nada kesal
tidak sampai kentara pada suara Anda.
Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang
menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan
relasi yang diperolehnya waktu menelepon. Akibat pelayanan telepon yang kurang
menyenangkan bisa menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Demikian, sikap
yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor.
C. Langkah-Langkah dan Pelayanan Telepon
1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah
diperlukan.
2. Catatlah nomor-nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan letakkanlah
di meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.
3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.

245
 4. Dalam pembicaraan telepon, kata-kata harus diucapkan dengan jelas,
perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan nada suara
tidak boleh datar.
5. Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya.
6. Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapa yang
mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan
dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam keadaan mendesak.
7. Apabila pimpinan tidak ada di tempat, dan Anda tidak dapat membantu
penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan bisa ditemui.
8. Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani
pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima
telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama agar mau menunggu, jawablah
panggilan penelepon kedua, mintalah padanya supaya dia mau menunggu
sementara Anda menyelesaikan pembicaraan pertama, serta minta maaf karena
harus menunggu. Sekretaris yang bertanggung jawab penuh atas kelancaran
menerima telepon dan menelepon dapat membina hubungan baik antara kantor
dengan kantor lain.

9.1.3 Membuat Surat

Surat merupakan media komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari
satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama sendiri atau atas nama instansi atau
perusahaan. Isi surat atau informasi dapat berbentuk pertanyaan permintaan, laporan,
saran, atau konsep yang disampaikan kepada pihak lain. Kegiatan surat menyurat yang
dilakukan secara terus menerus antara pihak yang satu dengan pihak lain disebut
korespodensi.
Agar komunikasi melalui surat lebih efektif dan dapat mempelancar proses
komunikasi, maka kedua belah pihak harus mempertahankan tata cara penulisan atau
pembuatan surat.
a. Isi surat harus jelas maksudnya.
b. Surat memiliki tujuan dan maksud yang jelas.
c. Surat ditulis dengan gaya bahasa yang baik dan sopan agar mudah dipahami.
d. Hindari penggunaan kalimat yang tidak perlu dan membingungkan.
e. Pergunakanlah bahasa yang sesuai dengan pemahaman pihak penerima.
f. Tulis dan ketik surat dengan rapi agar si penerima surat tertarik untuk membacanya.
Bahasa surat yang tertera dalam surat memegang peranan penting dalam
menentukan lancar tidaknya berkomunikasi. Karena itu, bahasa surat merupakan kunci
dalam keberhasilan berkomunikasi dan sekaligus sebagai alat komunikasi yang efektif.
Sehubungan dengan itu untuk menangani surat menyurat di kantor atau instansi
perusahaan diperlukan tenaga terampil dan memiliki kemampuan khusus agar efektifitas
dan efisiensi suatu kantor terjamin mekanisme kerjanya.
Menangani urusan surat menyurat dengan baik, berarti memelihara hubungan kerja
sama yang baik dengan rekan bisnis, dan secara administrasi mencerminkan bahwa
kantor yang bersangkutan bekerja secara profesional.
Surat menyurat merupakan bagian-bagian dari pekerjaan kantor yang kegiatannya
meliputi, pengumpulan dan pengelolaan data, pengiriman dan penerimaan informasi.
Surat berfungsi sebagai media komunikasi intern dan ekstern. Surat menunjukkan kinerja
kantor atau perusahaan dalam memelihara komunikasi dengan pihak luar (relasi). Dan
memiliki peranan yang penting sebagai media komunikasi baik dari lingkungan instansi
itu sendiri maupun dari pihak luar.

246
 Jadi, jelaslah bahwa surat merupakan media komunikasi tertulis yang sangat penting
bagi instansi atau perusahaan untuk melakukan dan memelihara kerja sama dengan
pihak lain. Surat merupakan ukuran terhadap kinerja sebuah instansi atau perusahaan.
Surat merupakan barometer kemajuan instansi atau perusahaan karena surat merupakan:
a. Surat merupakan alat bukti tertulis (yuridis).
b. Surat merupakan alat penggerak dan pengendali kegiatan sehari-hari kantor baik
intern maupun ekstern.
c. Surat merupakan alat pengingat.
d. Surat berfungsi sebagai bahan kajian perusahaan.
e. Surat sebagai acuan dalam melakukan tindakan atau pelaksanaan.
f. Surat sebagai duta atau wakil seseorang atau instansi.

9.1.4 Menerima dan Menggandakan Surat

Bagi instansi atau perusahaan, surat memegang peran penting, sebab hampir sebagi-
an besar komunikasi dengan pihak luar ataupun relasi dilakukan dengan surat menyurat.
Surat menyurat adalah pekerjaan kantor. Istilah pekerjaan kantor pada dasarnya
sama dengan tata usaha yang dalam bahasa Inggrisnya disebut sebagai office work
atau clerical work, yaitu seluruh rangkaian aktifitas seperti menghimpun, mencatat,
mengelolah, menggandakan, mengirim, menyimpan keterangan yang diperlukan dalam
setiap usaha dilakukan melalui surat.
Menurut G.R. Terry
Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-
warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta sebagai tindakan
kontrol dari pimpinan.
MenurutWilliam Henry Leffinguell dan Edwin Robinson
Bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang per tama-tama berkenaan dengan warkat
dari badan usaha pembuatan warkat-warkat guna dipakai untuk keterangan dikemudian
hari.
Dari kedua rumusan tersebut, ternyata pekerjaan kantor berhubungan dengan
pembuatan surat-surat dan warkat-warkat, serta kegiatan lainnya yang sifatnya memberi
bantuan dan layanan kepada pihak-pihak yang memerlukan demi tercapainya tujuan
instansi atau perusahaan.
Jadi, kantor merupakan pusat kegiatan pemikiran dan komunikasi yang
menggerakkan seluruh jaringan. Di kantor pula terdapat bermacam pekerjaan yang
menyangkut hidup matinya instansi atau perusahaan. Karena itu, pekerjaan kantor pada
dasarnya ada dua jenis yaitu sebagai berikut:
1. Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan yaitu pekerjaan yang berhubungan
dengan tulis menulis, antara lain:
a. Membuat surat.
b. Menerima surat.
c. Penyimpanan surat masuk maupun surat keluar (mengarsipkan).
d. Mengendalikan surat.
e. Pengetikan surat.
f. Penggandaan surat menyurat.
g. Pengurusan keuangan.
h. Pengurusan perlengkapan kantor.
i. Pengurusan kepegawaian.
j. Pembuatan laporan.
2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang
tidak berhubungan dengan tulis menulis yaitu:
a. Menerima tamu dan bertamu.

247
 b. Menerima telepon dan menelepon.
c. Pelayanan keamanan.
d. Pelayanan kebersihan.
Untuk meningkatkan produktifitas pekerjaan kantor, perlu ditunjang oleh tenaga-
tenaga terampil dan memiliki kemampuan khusus agar mekanisme kerja suatu kantor
dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Penanganan atau pengurusan surat merupakan sentral dari kegiatan kantor. Bagian
ini memegang peranan penting dalam menggerakkan dan mengendalikan kegiatan sehari-
hari yang berhubungan dengan surat menyurat.

9.1.5 Menata Arsip

Arsip sangat penting bagi tata laksana kantor baik itu dalam instansi atau perusahaan.
Arsip disebut dengan kearsipan atau filling merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang
sekretaris. Arsip merupakan salah satu alat otentik disebuah instansi atau perusahaan,
semua dokumen atau arsip akan dipelihara dengan baik dan akan digunakan kembali
jika suatu saat diperlukan, sehingga penyimpanan arsip harus disusun sedemikian rupa
agar mudah dicari bila dibutuhkan. Untuk itu, perlu dibuat sistem arsip yang sistematis
menurut kebutuhan instansi atau perusahaan.
Ada beberapa cara dalam pengarsipan diantaranya:
1. Dibagi kedalam kategori perkasus atau permasalah secara sistematis dan logis
berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi atau perusahaan. Klasifikasi arsip berguna
untuk:
a. Mengelompokan arsip yang masalahnya sama ke dalam satu berkas.
b. Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
c. Memudahkan penemuan kembali arsip.
2. Dibagi per relasi atau alamat. Dimasukkan ke dalam arsip yang sama, walaupun
kasusnya bermacam-macam.
3. Telitilah kebenaran dan kelengkapan arsip yang akan disimpan dan singkirkanlah
bahan-bahan tidak perlu disimpan. Tentukanlah folder dan indeks, bila diperlukan
buatlah petunjuk silang.
4. Siapkan folder, lalu tulislah kode dan indeks pada TAB folder sesuai kode dan indeks
arsip yang akan disimpan.
5. Masukilah berkas arsip ke dalam folder. Buatlah tunjuk silang apabila pada suatu
surat terdapat dua atau lebih masalah atau antara berkas yang satu dengan lainnya
berkaitan.
6. Simpan dan tatalah folder yang telah berisi berkas arsip ke dalam laci arsip di
belakang guide sesuai kode dan indeks.
Semua arsip sebaiknya dicatat, dengan cara yang sederhana namun efektif adalah:
1. Bila Anda menerima surat, bubuhkan stempel, tanggal, dan beri nomor urutnya.
2. Catatlah surat ke dalam buku agenda dengan lengkap.
3. Penataan atau penyimpanan arsip merupakan suatu sistem karena adanya suatu
proses kerja sama, yaitu proses pengaturan atau penyusunan surat dengan
menggerakkan elemen-elemen yang terdapat di dalam aktivitas penyimpanan.
Dalam penyelenggaraan sistem kearsipan atau sistem filling yang baik, diantaranya
sebagai berikut:
1. Tidak memakan tempat, tata letak sarana atau perlengkapan dibuat seefektif dan
seefisien mungkin.
2. Sederhana dan praktis.
3. Surat yang disimpan hendaknya mudah dicapai agar mudah digapai.

248
 4. Ekonomis tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya.
5. Fleksibel, mudah dikembangkan dan dilaksanakan.
6. Aman dan bebas dari kerusakan karena penyimpanan.
Pola pelaksanaan penyimpan sistem filing umumnya melalui langkah sebagai berikut.
Klasifikasi → indeks → kode dengan instansi tertentu → sortir dokumen → penempatan
di tempat penyimpanan → transfer → pemusnahan.
Pola pelaksanaan sistem pencarian kembali arsip : Kode dokumentasi tertentu

Menetapkan tempat dokumen

→
Sortir dokumen yang dicari

→
Diambil

→
Dikembalikan ke tempat semula
Tempat penyimpan arsip lembaran yang lain, yang sering dijumpai di instansi atau
perusahaan antara lain adalah sebagai berikut:
1. Lemari arsip (filing cabinet)
2. Lemari sortir (sortir deks)
3. Kotak indeks (index box)
4. Meja kartu (card desk)
5. Rak
6. Lemari filing tahan api (file resiting)
7. Folder
8. Odner
Mengelola arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yang disesuaikan dengan
besar atau kecilnya suatu instansi atau perusahaan. Dalam pelaksanaannya pengelolaan
arsip dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu
kendali.

9.1.6 Mengatur Penggandaan dan Pengumpulan Dokumen Kantor

Pekerjaan perkantoran di zaman sekarang lebih efektif dan efisien karena terbantu
dengan adanya alat-alat perkantoran antara lain komputer, fotokopi, scanner, mesin
cetak, duplicator offset-litho printer, OHP.
Dalam memiliki peralatan penggandaan dokumen kita perlu memperhatikan beberapa
hal antara lain:
1. Jumlah penggandaan yang diperlukan. Kebutuhan terpenuhi, jumlah yang sangat
besar dapat dikerjakan dengan menyiapkan dua masker.
2. Jenis dan kualitas kertas yang digunakan perlu dipertimbangkan harus cocok untuk
pengetikan atau tulisan tangan.
3. Penduplikasian warna perlu dipertimbangkan untuk gambar, bagan atau sketsa yang
diduplikasi.
4. Volume penggandaan yang sangat besar memerlukan mesin yang akan digunakan
sepanjang hari, maka pilihlah mesin yang berkonstruksi kokoh dan mempunyai
penggerak listrik yang hemat energi.
Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat sebagai
berikut:
1. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alkohol
mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 ke atas.
2. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil mesin ini menghasilkan lembaran dalam

249
 jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan
stensil atau sit stensil. Mesin ini mampu menghasilkan 100 ke atas.
3. Duplicator Offset Litho dapat memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar atau foto.
4. Duplikator Typeset. Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies.
Menghasilkan cetakan berkualitas.
5. Mesin Scanner Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula-mula diproses
dengan kertas biasa lalu diedit dengan foto, gambar, tabel atau grafik dengan bantuan
mesin scanner yang bekerja secara elektronik.
6. Mesin Fotokopi. Menggandakan dokumen dengan fotokopi akan menghasilkan
rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya berwarna hitam.
7. Alat pencetak (Printer). Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan
dan hasilnya digandakan melalui printer.
8. LCD atau Citra Elektronis. Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi
yang disimpan. Mesin ini menggunakan laser yang dikendalikan oleh pengelola kata.

9.1.7 Mempersiapkan Rapat dan Membuat Notula

A. Pengertian Rapat
Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk
membicarakan sesuatu masalah.
Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor
dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak instansi atau perusahaan.
Jadi, rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota
lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan
suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Rapat sangat memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam rapat, terutama
mempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan.
Tugas sekretaris dalam rapat antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Persiapan
2. Menyusun acara
3. Menyusun teks pidato pimpinan
4. Membuat notula rapat
5. Membuat laporan hasil rapat.
B. Persiapan Penyelenggaraan Rapat
1. Membuat surat undangan rapat. Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai.
Undangan rapat yang akan dikerjakan lengkap berisi:
a. Hari, tanggal, dan jam
b. Tempat rapat
c. Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas di dalam rapat
2. Persiapan ruangan rapat. Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar
pengaruhnya terhadap keberhasilan dalam rapat. Tata ruang rapat harus
disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan maksud rapat. Penataan ruangan
rapat menjadi perhatian sekretaris dalam rangka persiapan rapat.
3. Alat-alat tulis . Dalam rapat-rapat yang cukup besar perlengkapan alat-alat tulis
sangat penting. Alat-alat tulis yang diperlukan pada saat rapat diantaranya:
a. Map beserta isinya yaitu kertas HVS, jadwal rapat, dokumen-dokumen
sehubungan dengan masalah-masalah yang akan dibahas, untuk dibaca
para peserta rapat dan lain-lain.
b. Pensil, bolpoin, penghapus dan lain sebagainya.
c. Komputer atau laptop.

250
 4. Perlengkapan rapat. Sound system, overhead projector atau slide, video, tape
recorder, whiteboard, alat-alat ini sangat membantu keberhasilan rapat. Agar
rapat berjalan lancar, pastikan peralatan-peralatan tersebut siap dipakai sebelum
rapat berlangsung.
5. Akomodasi. Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama, maka perlu
dipersiapkan akomodasi antara lain, hotel atau penginapan, dan transportasi
untuk para peserta rapat.
6. Konsumsi (snack).Hidangan makanan dan minuman (kopi, air putih) saat peserta
datang akan menimbulkan kesan penyambutan yang baik bagi peserta rapat.
Pelayanan dan penyajian minuman dan makanan sebaiknya:
a. Tidak mengganggu jalannya rapat.
b. Memperhatikan kebersihan.
7. Kesehatan. Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu disediakan ruangan
kesehatan untuk mencegah terhambatnya pelaksanaannya rapat akibat ada
peserta yang sakit. Maka, faktor kesehatan peserta rapat perlu diperhatikan.
Agar lebih jelas, di bawah ini dibuat bagan persiapan penyelenggaraan rapat
sebagai berikut:

Persiapan dan penyelenggaraan rapat

Undangan Ruangan Alat-alat Perleng- Akomodasi Konsumsi Kesehatan

rapat tulis kapan

Hari, Jumlah Map Sound Hotel atau Makanan Obat-

tanggal, peserta beserta system, penginap- & obatan &
jam, rapat, isinya, overhead an & minuman ruangan
tempat bentuk ATK, projector, transpor- kesehatan
dan ruang komputer video, tasi
acara rapat & atau tape
maksud recorder,
rapat & white
board

251
 C. Notula Rapat
Notula adalah catatan singkat atau ringkasan hasil pembicaraan dalam sebuah
rapat. Dalam pembuatan notula rapat yang harus diperhatikan antara lain:
1. mengetahui tema dan tujuan rapat
2. pandai mengolah pendapat menjadi kesimpulan
3. berkonsentrasi pada pembicara yang sedang berlangsung, agar tidak terlewatkan
hal-hal yang penting
4. pandai dan jelas dalam memilih kata yang tepat serta bahasa yang logis dan
efektif
Catatan rapat yang Anda buat selama rapat berlangsung segera disusun dengan
rapi atau diketik. Segera meminta tanda tangan dari pimpinan rapat. Setelah itu
notulis ikut menandatangani dan segera memperbanyak dan mendistribusikan
kepada para peserta rapat.

9.1.8 Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan dan Kolega

A. Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan
Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan
produktivitas. Maka seorang pimpinan atau pejabat sering melakukan perjalanan
dinas di luar kota bahkan pula ke luar negeri.
Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala
sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang
matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka
pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain:
1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat-surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.
Perencanaan yang baik serta perhatian sekretaris, sepenuhnya sangat
mempengaruhi keberhasilan perjalanan pimpinan. Berikan kepada pimpinan Anda
rencana perjalanan yang terperinci dan lengkap dengan daftar acara pertemuan.
Maksud dan tujuan perjalanan dinas harus jelas, sehingga dapat ditetapkan
suatu rencana yang baik dalam rangka mencapai tujuan perjalanan dinas.
B. Persiapan
Pertama-tama yang harus dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan
dinas pimpinannya hendaklah mempersiapkan antara lain:
1. Surat tugas atau surat perintah dari pejabat yang berwenang agar sekretaris
mengetahui pimpinan atau karyawan akan mengadakan perjalanan dinas,
tujuannya dan persiapan apa yang perlu diperlukan.
2. Paspor. Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang
warga negara yang diberi izin untuk meninggalkan negara dan untuk pergi ke
negara-negara tertentu. Paspor merupakan persyaratan pokok bila akan
bepergian ke luar negeri sebab merupakan tanda pengenal yang harus
ditunjukkan dan distempel di perbatasan suatu negara atau di bandara paspor
dibuat di kantor imigrasi.

252
 Syarat-syarat membuat laporan adalah:
a. Akte kelahiran
b. Kartu keluarga
c. KTP (Keterangan warga negara)
3. Visa . Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk
mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu. Visa dapat diperoleh dari
konsulat atau kedutaan negara yang bersangkutan.
4. Yellow Card (Kartu Kesehatan). Yellow Card adalah kartu kesehatan yang
dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga
negara yang akan ke luar negeri.
5. Keuangan. Persiapan keperluan keuangan pimpinan selama dalam perjalanan
sesuai dengan mata uang negara yang akan dikunjungi harus dipersiapkan.
Juga harus disiapkan pembayaran fiskal (pajak) untuk mereka yang berkunjung
ke luar negeri.
6. Siapkan semua. Kebutuhan pimpinan dan disatukan dalam satu tempat. Dan
buat check list atas barang dokumen yang harus dibawa agar tidak ada yang
tertinggal.
C. Laporan Sekembalinya Pimpinan dari Perjalanan Dinas
Sekretaris membuat laporan pertanggungjawaban atas biaya-biaya yang
dikeluarkan oleh perusahaan yang telah dikeluarkan pimpinan selama perjalanan.
Semua biaya-biaya yang sudah dikeluarkan dihitung, apabila ada biaya-biaya
kelebihan harus dikembalikan dan bila kekurangan maka perusahaan membayar
kekurangannya.

9.1.9 Menciptakan dan Mengembangkan Naskah untuk Dokumen (Laporan)

Laporan yaitu suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seor ang kepada
atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya yang merupakan akibat
dari pelaksanaan pekerjaan.
Untuk memperjelas pengertian laporan, berikut akan dibahas:
1. Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo menyatakan laporan adalah setiap tulisan yang
berisikan hasil pengolahan data dan informasi.
2. J.C. Denyern, laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat
beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu bahan informasi
yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian
atau riset terhadap suatu masalah yang biasa.
1. Fungsi laporan. Bagi suatu instansi/perusahaan laporan sangat besar sekali
manfaatnya. Sebab laporan tersebut berfungsi sebagai:
a. alat untuk menyampaikan informasi,
b. alat pertanggungjawaban kepada pemberi tugas,
c. bahan penentu kebijakan,
d. alat untuk membina kerja sama, dan
e. alat untuk memperluas ide atau tukar-menukar pengalaman.
2. Jenis laporan. Laporan sangat beraneka ragam corak dan bentuknya, tergantung
dari sisi mana kita melihatnya. Di bawah ini akan dibahas laporan sederhana dan
terbatas pada taraf yang sifatnya sangat sederhana.
a. Jenis laporan ditinjau dari segi isi dan maksudnya:

253
 1) Laporan informatif, yaitu laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan
kenyataan.
2) Laporan analisis, yaitu laporan berupa sumbangan pikiran, pendapat, dan
saran yang isinya matang dan mendalam.
3) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa
analisis mendalam.
4) Laporan pertanggungjawaban, yaitu laporan yang berupa pertanggung-
jawaban, yang dapat dikerjakan dengan berpedoman kepada kedua hal:
kerjakan dengan 2 hal yaitu:
Apabila proyeknya sudah selesai
Jika pekerjaan bertahap/laporan kemajuan.
5) Laporan kelayakan, yaitu laporan yang bertujuan untuk menentukan mana
yang terbaik setelah menganalisa suatu masalah secara mendalam untuk
menuju penilaian yang bersifat pilihan layak atau tidak.
b. Jenis laporan ditinjau dari segi bentuknya:
1) Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang biasa digunakan untuk
keperluan intern organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya
saja (isi laporan).
2) Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat dalam bentuk surat
biasa, isinya kira-kira satu sampai tiga, paling banyak 5 halaman.
3) Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan bentuk naskah dapat pendek
atau panjang penyampaiannya memerlukan memo atau surat pengantar.
c. Jenis laporan ditinjau dari segi sifatnya:
1) Laporan biasa
2) Laporan penting (rahasia)
d. Jenis laporan ditinjau dari segi penyampaiannya
1) Laporan lisan
2) Laporan tulisan
3) Laporan visual
e. Jenis laporan ditinjau dari segi waktu dan perodisasinya.
1) Laporan rutin
2) Laporan berkala
3. Pengumpulan data. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Observasi. Pengumpulan data dengan cara observasi bisa diperoleh dengan
mengadakan kegiatan penelitian ke lapangan yang memiliki data terkait dengan
masalah yang diinginkan.
b. Angket. Pengumpulan data berupa angket dapat diperoleh dengan mengedarkan
pertanyaan/quisioner kepada responden.
c. Wawancara. Pengumpulan data yang bersifat wawancara bisa diperoleh dengan
melaksanakan wawancara atau interview.
d. Lokasi. Pengumpulan jenis ini, dapat diperoleh dari dokumen-dokumen yang
dikumpulkan, dari majalah, buku-buku, surat kabar, arsip dan lain-lain.
4. Penyusunan laporan . Laporan harus disusun dengan sempurna dan komplit, tidak
boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat
kesimpulan. Laporan yang baik, tidak boleh memasukkan hal-hal yang menyimpang
atau mengandung prasangka. Laporan harus disajikan secara menarik.

254
9.1.10 Mencatat Dikte untuk Mempersiapkan Naskah (Steno)
A. Pengertian Stenografi dan Perkembangannya
Stenografi adalah tulisan pendek dan singkat untuk mempersingkat dan
mempercepat pekerjaan yang berhubungan dengan tulis menulis. Stenografi berasal
dari bahasa Yunani yaitu kata stenos artinya singkat dan grahein artinya menulis.
Perkembangan stenogarfi dapat diuraikan secara singkat.
1. Stenografi yang dikarang oleh Timithey Bright pada tahun 1588, John Willis
pada tahun 1602 dari Inggris.
2. F.X. Gabelsbelger pada tahun 1820 dari Jerman.
3. I. Pitman pada tahun 1837 dari Inggris.
4. A.W. Groote pada tahun 1899 dari Belanda.
5. Pada tahun 1925 di Indonesia terdapat pengarang Karundeng menciptakan steno
nasional Karundeng.
Berdasarkan surat keputusan secara resmi pemerintah dikeluarkannya surat
keputusannya No.051/1968 tanggal 1 Januari 1968, telah ditetapkan sistem
karundeng sebagai sistem stenografi stendar mata pelajaran dimasukkan ke dalam
kurikulum SMK. Oleh karena itu, stenografi sistem karundeng merupakan sistem
nasional.
B. Manfaat Stenografi
1. Untuk mencatat atau menerima dikte.
2. Untuk mencatat notulen saat rapat.
3. Untuk membuat catatan yang bersifat rahasia.
C. Ukuran Huruf Steno
1. Huruf 1 ruang: Terdiri dari abjad: a, h, l, m, dan n.

2. Huruf 2 ruang: Terdiri dari abjad: b, c, d, g, l, j, k, p, q, s, t, dan u.

Huruf 3 ruang: Terdiri dari abjad: f, v, w, y, dan z.

3. Huruf tanpa ruang

a. Huruf yang tingginya ¼ normal yaitu: r, ng.

255
 b. Huruf mendatar pada garis yaitu: o dan e.

c. Huruf yang berbentuk lingkaran: l, ng, ny, nj, kw, r.

d. Huruf vokal rangkap yaitu: ai, au, ia, ua, io, oi.

e. Huruf konsonan r angkap yaitu: st, nd, sp, sy, kw, nt.

D. Tanda Ulang dan Penulisan Angka dalam Steno

Dalam pemakaian tanda ulang, perlu diperhatikan ketentuan-ketentuan berikut ini:
1. Tanda ulang ditulis di atas huruf terakhir apabila kata dasarnya diulang.
Contoh:
cumi-cumi jalan-jalan main-main

2. Tanda ulang ditulis di atas huruf terakhir dari kata dasar apabila kata dasar
yang diulang tersebut mendapat akhiran.
Contoh:
tumbuh-tumbuhan tanam-tanaman main-mainan

3. Tanda ulang ditulis di atas huruf terakhir dari kata dasar apabila kata dasar
yang diulang tersebut mendapat awalan.
Contoh:
bermain-main bersenang-senang bersama-sama

4. Cara penulisan angka dalam steno

a. Untuk menuliskan angka satuan dan puluhan, harus memberikan strip di
bawah angka. Contoh:

256
 b. Untuk menuliskan angka ratusan bulat, harus memberikan strip melengkung
kecil. Contoh:

c. Untuk menuliskan angka ribuan bulat, harus memberikan strip panjang.

Contoh:

d. Untuk menuliskan angka jutaan bulat, harus memberikan strip melengkung

panjang. Contoh:

E. Bentuk-Bentuk Sambungan
1. Sambungan patah. Contoh:

2. Sambungan melengkung

3. Sambungan silang

9.2 Nilai-Nilai Moral Sekretaris

Sekretaris banyak dibutuhkan oleh instansi atau perusahaan untuk membantu pekerjaan.
Tugas sekretaris selain mengerjakan administrasi juga harus memiliki kemampuan dalam
hubungan antar manusia yaitu kemampuan bergaul dan memahami cara berfikir dan memotivasi
orang lain. Sekretaris harus memiliki sikap positif, menyenangkan, menghargai, dapat
dipercaya dan bertanggung jawab merupakan salah satu moral yang harus dijunjung tinggi.

9.2.1 Disiplin
Sekretaris harus dapat bekerja sama dengan orang lain, karena sekretaris tidak bekerja
sendiri tetapi dengan orang lain. Dimana tingkah laku seorang sekretaris menjadi contoh bagi
yang lain. Apabila seorang sekretaris melaksanakan tugas dengan bermalas-malas akan
berpengaruh dengan pekerjaan lain.

257
9.2.2 Jujur
Kejujuran pada seorang sekretaris sangat diperlukan untuk membina hubungan yang
baik, karena kejujuran bagian dari moral seseorang atau pribadi untuk mengatakan
kebenaran.
9.2.3 Layak Dipercaya
Sekretaris harus dapat menarik atau mengundang, menginspirasikan, serta memotivasi
orang lain. Orang akan lebih memperhatikan apa yang mereka lihat, seperti cara kita
membawa diri, sikap, cara bicara, berpakaian, dan lain-lain. Dengan menunjukkan
kepercayaan diri kita juga menunjukkan kepada orang bahwa kita layak dipercaya. Supaya
dapat dipercaya, antara lain tidak boleh berbohong.
9.2.4 Setia
Tugas sekretaris membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas, maka sekretaris
harus selalu siap membantu pimpinan dalam menghadapi kesulitan. Menjaga nam baik
instansi atau perusahaan, tidak memfitnah, menghianati, bersedia berbagi beban demi
tujuan bersama.
9.2.5 Sopan
Sopan adalah nilai-nilai atau ukuran kaidah, budi pekerti, tingkah laku yang halus dan
baik. Bila sekretaris ingin disukai dan dihormati harus menjunjung tinggi kesopanan,
dipahami, dihayati dan dilaksanakan dalam kehidupan bermasyarakat.
9.2.6 Sabar
Sebagai sekretaris harus bersikap sabar, lapang dada, harus selalu riang walaupun
menghadapi banyak pekerjaan dan tidak disukai banyak orang. Dan harus dapat
menyesuaikan diri dari segala situasi untuk buktikan kemantapan pribadi.
9.2.7 Rajin
Instansi atau perusahaan membutuhkan sekretaris yang memiliki tingkat intelegensi di
atas rata-rata yang membuat, mampu mengerjakan dan mengemban semua tugas, intruksi
dari pimpinan, karena itu sekretaris dituntut lebih rajin untuk menyelesaikan pekerjaan,
diperlukan dedikasi tinggi untuk membuat tugas rutin yang terkesan membosankan
menjadi pekerjaan yang menarik.
9.2.8 Patuh
Sekretaris harus patuh dalam menjalankan tugas dari pimipinan. Tertib dalam tugas,
setia pada pimpinan, teguh dalam memegang rahasia, dapat dipercaya.
9.2.9 Tanggap
Sekretaris sekarang diharapkan tanggap yang berari dapat berpikir logis, kritis, analitis,
kreatif, dan mampu bekerja mandiri tanpa banyak diperintah pimpinan, sekretaris harus
kompeten dalam menangani tugas-tugas dan bisa berfungsi lebih baik. Sekretaris harus
mencapai keberhasilan dan bisa berfungsi lebh baik. Dapat berkonsentrasi agar eksekutif
puas sehingga dapat dipercaya dan dihargai.
9.2.10 Resik
Kebersihan diri dan kerapian kerja harus selalu diperhatikan karena kebersihan/resik
telah menyatu dengan kehidupan sekretaris. Jangan meletakkan minuman atau makanan
di meja kerja. Apabila tumpah kertas kerja menjadi basah. Tumpukan kertas kerja ditata
di atas meja dengan rapi. Jangan meletakkan barang-barang seenaknya sampai
berantakan di atas meja, karena akan memberikan kesan jelek pada yang melihatnya.

258
 Bab X
Empat Kemahiran Bahasa

Sinopsis:
Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan dalam berbahasa terutama bahasa Indone-
sia; empat kemahiran bahasa yang diperlukan: dengar-bicara dan baca-tulis; empat kemahiran
bahasa dalam penyampaian informasi, dan pelaksanaan komunikasi berkaitan dengan tugas-
tugas sekretaris, manajer kantor, dan pegawai administrasi.

Kompetensi Inti dari Bab X

1. Berkomunikasi melalui telepon. Pengetahuan dan keterampilan

2. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi. dalam 4 kemahiran bahasa
3. Menghasilkan dokumen sederhana (notula). Indonesia: dengar-bicara dan baca
4. Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk tulis; 4 kemahiran bahasa Indonesia
dokumen (laporan). dan penyempaian informasi serta
5. Mencatat dikte untuk persiapan naskah. pelaksanaan komunikasi yang
6. Membaca, mendengarkan, dan berbicara secara berkaitan dengan tugas sekretaris.
pandai.

Kompetensi dan isi bab

1. Empat kemahiran bahasa Indonesia secara otomatis membentuk kompetensi membaca,
mendengarkan dan berbicara secara pandai dan kompetensi mengaplikasikan
keterampilan dasar komunikasi.
2. Kemahiran dengar-bicara dalam penyampaian informasi dan pelaksanaan komunikasi
membentuk kompetensi berkomunikasi melalui telepon termasuk mengumpulkan
informasi dengan telepon.
3. Kemahiran baca-tulis dalam penyampaian informasi dan pelaksanaan komunikasi ikut
membentuk kompetensi menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen.
4. Kemahiran tulis dalam penyampaian informasi dan pelaksanaan komunikasi ikut
membentuk kompetensi menghasilkan dokumen sederhana. (notulen dan laporan)
5. Kemahiran dengar dan tulis dalam penyampaian informasi dan pelaksanaan komunikasi
ikut membentuk kompetensi mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah.

Kata-Kata Kunci
kemahiran, dengar-bicara, baca-tulis, penyampaian, informasi, komunikasi.

259
 Secara singkat bahasa adalah alat komunikasi sehari-hari yang digunakan manusia untuk
menyampaikan buah pikiran atau perasaan kepada lawan bicara atau orang lain dengan media
suara atau tulisan.
Bahasa yang memakai media suara menjadi kemahiran mendengar dan berbicara, dan bahasa
yang memakai media tulisan menjadi kemahiran membaca dan menulis. Dengan demikian,
mendengar, berbicara, membaca, dan menulis merupakan empat kemahiran bahasa manusia
yang bersifat universal dan sering disingkat serta dipasangkan menjadi dengar-bicara dan baca-
tulis. Kemahiran dengar-bicara memakai organ telinga dan mulut, dan kemahiran baca-tulis memakai
organ mata dan tangan.
Karena bahasa merupakan alat komunikasi bersifat mutlak, akan tidak akan harus dipakai,
maka kemahiran menggunakan bahasa menjadi dituntut kepada orang yang berjabatan sekretaris
atau manajer kantor atau petugas administrasi, karena ketiga profesi itu bersifat melayani orang
yang mempunyai urusan atau kepentingan dengan kantor yang menjadi tempat bekerja mereka.
10.1 Pandai Membaca dan Menulis
10.1.1 Membaca
Seperti yang disebutkan di atas, membaca adalah kemahiran bahasa yang
menggunakan organ mata dan menulis adalah kemahiran bahasa yang menggunakan
organ tangan. Berarti jika kita ingin menjadi pandai dalam membaca, pertama-tama
organ mata harus dibuat menjadi sehat.
Pembahasan tentang organ penglihatan mata secara khusus merupakan obyek
dari ilmu kedokteran sehingga di sini bukanlah tempat untuk melakukan pembahasan
itu. Yang hendak dibahas di sini hanyalah pengetahuan umum berkenaan dengan
kemahiran membaca. Mata yang sehat, untuk membaca harus dipelihara dengan
memperhatikan beberapa hal seperti berikut.
1. Membaca harus menggunakan cahaya yang cukup terang.
2. Cahaya yang terang itu tidak boleh menyilaukan mata karena dapat merusak
penglihatan, dan cahaya sebaiknya didatangkan dari belakang kepala.
3. Waktu membaca, obyek baca sebaiknya diletakkan di depan mata dengan jarak
pantas kira-kira 25 sampai 30 cm, maksudnya tidak terlalu dekat atau terlalu jauh.
Jika terlalu dekat dapat merusak penglihatan dan jika terlalu jauh menjadi kurang
jelas.
4. Membaca sebaiknya tidak sambil tidur, karena kalau sambil tidur, maka jarak sehat
pada butir (3) menjadi sulit dipertahankan.
5. Pada obyek baca sebaiknya dihindari terjadi bayangan karena bayangan ini dapat
mengganggu penglihatan yang cenderung memaksa mata bekerja keras. Akibatnya,
lama kelamaan mata dapat menjadi rusak.
6. Pada waktu membaca, sesekali hendaknya memejamkan mata sejenak atau melihat
ke arah yang jauh dengan tujuan mengistirahatkan mata sebentar supaya tidak
terjadi kelelahan.
7. Membaca secara terus-menerus, berjam-jam, juga tidak baik untuk kesehatan,
hendaknya setelah sekian lama membaca secara tanpa henti, pada saat yang
dirasakan perlu, kegiatan membaca lebih baik dihentikan dulu dengan tujuan dapat
mengistirahatkan mata dan juga otak supaya tidak terjadi ketegangan atau stres
yang tidak diinginkan saat yang tepat untuk bersitirahat itu belum tentu sama untuk
setiap orang. Berarti tiap-tiap orang harus dapat memperkirakan sendiri kondisi
tubuhnya secara tepat. Jangka waktu istirahat pun relatif, belum tentu sama untuk
semua orang. Pada zaman modern seperti sekarang ini, kegiatan membaca banyak
dilakukan oleh orang-orang dari masyarakat yang sudah maju, karena mereka tahu
kegiatan membaca membawa manfaat sebagai berikut.

260
Manfaat Membaca
1. Mengetahui buah pikiran, maksud hati atau perasaan dari pihak penulis.
2. Mengetahui informasi yang tersurat (tertulis secara jelas) akanpun yang tersirat
(tersembunyi di balik kata-kata dan baru diketahui setelah dikaji) di dalam bacaan.
Pada gilirannya kekuatan berpikir menjadi bertambah.
3. Menimba pengetahuan yang dikandung di dalam bacaan.
Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa kegiatan membaca mempunyai banyak
manfaat yang dapat membawa orang ke arah kemajuan untuk meningkatkan kemampuan
kerja dan dalam jangka panjang akan dapat meningkatkan taraf hidup ke arah yang lebih
baik.
Pendek kata, di negara maju, membaca sudah membudaya di tengah-tengah
masyarakatnya, dan kegiatan membaca itu justru menjadi salah satu ciri dari satu
masyarakat maju. Di negara kita yang masih ketinggalan, kegiatan membaca perlu
diusahakan menjadi satu kebiasaan bagi setiap orang.
Kegiatan membaca adalah kegiatan verbal, dengan tujuan dapat mencapai sasaran
yang diinginkan. Untuk itu, diperlukan teknik membaca yang cocok.

Teknik Membaca
1. Membaca cepat. Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara cepat atau secara
garis besar isi dari bacaan yang menjadi obyek. Teknik ini merupakan cara yang
menjalankan mata pada tulisan-tulisan yang terdapat dalam lembaran dengan cara
yang cepat tapi dengan konsentrasi yang luar biasa sehingga daya ingat yang kuat
menjadi andalan dalam pelaksanaannya. Jika timbul kelengahan sedikit saja, cara
ini tidak akan membawa hasil. Berarti konsentrasi penuh merupakan syarat mutlak
untuk menjalankan cara tersebut.
2. Membaca lengkap. Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara lengkap isi dari
bacaan yang menjadi obyek. Pelaksanaan teknik ini memerlukan kesabaran yang
mutlak, bahkan harus diterapkan dari awal sampai dengan selesai. Namun, kecepatan
membaca adalah suka-suka, tergantung dari pembaca berikut kondisi pada saat
itu. Tanpa ada kesabaran yang cukup, target yang hendak dicapai pasti tidak akan
terjadi.
3. Membaca detail. Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara mendetail isi bacaan
yang menjadi obyek. Pelaksanaan teknik ini dibarengi dengan cara pengkajian yang
mutlak. Maka dari itu, pelaksanaan teknik membaca detail pasti menyita waktu
banyak karena selain proses membaca yang dijalankan, proses mengkaji pun perlu
dijalankan. Tanpa menjalankan proses mengkaji, target yang hendak dicapai mengenai
isi yang mendetail pasti tidak akan berhasil.
4. Membaca selektif. Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara selektif sebagian
dari isi bacaan yang menjadi obyek. Pelaksanaan teknik ini tidak ada kaitan dengan
kecepatan membaca ataupun waktu yang dibutuhkan. Kaitannya hanya dengan
kepentingan pembaca sesaat. Maksudnya, kebutuhan pembaca yang terkonsentrasi
pada hal-hal tertentu yang ada di dalam keseluruhan bacaan yang menentukan
pelaksanaan teknik ini. Bagian yang menarik perhatian pembaca itulah yang dibaca,
sedangkan bagian lain diabaikan.

261
 Contoh penerapan:
a) koran

Membaca cepat Berita koran per halaman

Membaca selektif Berita koran yang menarik perhatian

Membaca lengkap Berita koran yang menarik perhatian

b ) buku

Membaca cepat Judul buku, daftar isi, dan keseluruhan

Membaca selektif Daftar isi buku

Membaca lengkap Bab atau pasal yang menarik perhatian

Bab, pasal atau bagian dari pasal yang

Membaca detail diperlukan
a) Untuk contoh membaca koran, tidak dibutuhkan tahapan membaca detail.
b) Untuk contoh membaca buku, tahapan membaca detail adalah tahapan terakhir.

Proses Membaca
Proses membaca adalah langkah atau tahapan yang harus dilalui sewaktu membaca.
Proses membaca melalui tahapan sebagai berikut
1. Memahami judul untuk memperkirakan isi keseluruhan secara garis besar. Mula-
mula memeriksa judul, kemudian berupaya memahaminya dan memperkirakan isi
keseluruhan melalui judul.
2. Membaca cepat secara garis besar untuk mengetahui isi keseluruhan. Memeriksa
daftar isi dan membaca cepat termasuk membaca cepat isi keseluruhan untuk
mengetahui secara kasar.
3. Membaca selektif bagian-bagian yang diinginkan terlebih dahulu. Memeriksa kembali
daftar isi, lalu memilih secara selektif bagian atau bab atau pasal yang menarik
perhatian atau ingin diketahui isinya.
4. Membaca lengkap dari awal sampai dengan selesai. Sesudah diketahui secara
kasar, tentunya timbul minat mengenai bagian tertentu. Pada saat ini bagian itu
dibaca lengkap dari awal sampai dengan akhir.
5. Membaca detail bagian-bagian yang menjadi sasaran. Sesudah membaca lengkap,
lalu timbul kebutuhan ingin mengetahui secara lebih mendalam mengenai sesuatu
dari yang baru saja dibaca lengkap, maka lakukan membaca detail dari bagian itu.
6. Membuat rangkuman secara tercatat supaya tidak lupa dan mudah diingat kembali.
7. Terakhir adalah upaya untuk mengawetkan ingatan dengan cara mencatat supaya
yang sudah dibaca detail menjadi tidak mubajir gara-gara lupa.

262
 Keterangan:
Keseluruhan pengetahuan tentang kemahiran membaca perlu diketahui oleh seorang
sekretaris atau manajer kantor. Di samping itu mereka perlu menguasai empat ketrampilan
teknik membaca.
Teknik membaca cepat misalnya diperlukan untuk membaca Email dan SMS ponsel
yang masuk; teknik membaca lengkap dibutuhkan misalnya untuk membaca surat yang
masuk dari luar kantor; teknik membaca detail dibutuhkan misalnya untuk membaca
dokumen perundang-undangan; teknik membaca selektif dibutuhkan misalnya untuk
membaca berbagai informasi yang masuk.

10.1.2 Menulis
Menulis adalah kemahiran bahasa yang sepasang dengan kemahiran membaca
karena kedua kemahiran ini menggunakan tulisan sebagai media.
Kemahiran membaca merupakan kemahiran yang bersifat pasif karena ditujukan
untuk diri sendiri, tetapi kemahiran menulis merupakan kemahiran yang bersifat aktif
karena ditujukan kepada lawan atau orang lain, misalnya menulis notula rapat, menulis
laporan untuk kepentingan kantor, menulis surat untuk pelanggan dan sebagainya. Menulis,
menurut Hiroaki Kitamura, pada bukunya, adalah tindakan yang mengingatkan kita
terhadap perasaan atau pikiran diri kita sendiri, berarti tindakan berbicara kepada diri
kita sendiri. Di situlah terletak daya tarik menulis.
Karena kemahiran menulis bersifat aktif, yaitu hasilnya ditujukan kepada orang
lain, maka kemahiran ini perlu didampingi dengan sejumlah pengetahuan yang
mendukungnya.
Pengetahuan yang diperlukan pertama-tama adalah pengetahuan tentang
penyusunan ‘kerangka tulis’.
Kerangka Tulis adalah garis besar dari isi yang akan ditulis. Kerangka tulis terdiri
dari beberapa tahap pemikiran tentang isi penulisan. Tahapan yang dimaksud adalah
sebagai berikut.
1. Pikirkan terlebih dahulu apa yang akan ditulis.
2. Pikirkan tema dan subtema mengenai apa yang ingin ditulis.
3. Pikirkan jumlah paragraf berikut urutan paragraf dari tema dan subtema yang akan
ditulis.
4. Kumpulkan bahan-bahan mengenai tema dan subtema.
5. Lakukan penulisan.

Kerangka tulis Apa yang akan ditulis?

1. Pikirkan terlebih dahulu apa yang akan ditulis. Sebelum menulis, hendaknya perlu
dipikirkan terlebih dahulu mengenai yang akan ditulis. Misalnya menulis surat, pikirkan
terlebih dahulu isi surat yang akan disampaikan kepada penerima surat.
2. Pikirkan tema dan subtema mengenai apa yang akan ditulis. Seperti diketahui bahwa
setiap tulisan mengandung tema dan subtema. Yang dimaksud dengan tema adalah
inti dari informasi atau permasalahan yang ada di dalam tulisan, sedangkan yang
dimaksud dengan subtema adalah hal-hal lain atau informasi lain atau permasalahan
lain yang berkaitan dengan tema yang ditulis. Pada tahap ini, tema yang akan ditulis
perlu dipikirkan terlebih dahulu secara matang. Sesudah itu, baru dipikirkan
subtemanya. Jika ternyata tulisan tersebut, tidak memerlukan subtema, berarti
dianggap cukup dengan memikirkan temanya saja.
3. Pikirkan jumlah paragraf berikut urutan paragraf dari tema dan subtema yang
a k a n d i t u l i s. P a d a t a h a p i n i , p e r l u d i p i k i r k a n s e l u r u h p e n u l i s a n , d a n
memperkirakan jumlah paragrafnya. Adapun yang dimaksud Paragraf adalah

263
 satuan dari teks tertulis yang menjadi satu bagian darinya dan terdiri dari sejumlah
kalimat-kalimat yang bermuatan/bermakna mengenai satu inti tema penulisan. Jadi,
beberapa paragraf atau sejumlah paragraf membentuk sebuah teks tertulis.
Setelah mengetahui perkiraan jumlah paragraf yang dibutuhkan, maka berikutnya
perlu diperkirakan tema yang akan ditulis ditempatkan pada paragraf urutan ke
berapa. Setelah tema diketahui pada paragraf dengan urutan yang pasti, berikutnya
dilakukan pemikiran tentang subtema yang dianggap perlu. Pemikiran tentang
subtema dilakukan dengan perhitungan menjadi beberapa paragraf tergantung dari
jumlah subtema yang akan ditulis. Dalam hal ini, tidak boleh terdapat beberapa
subtema dipaksakan menjadi satu paragraf. Namun, jika subtema itu saling berkaitan,
maka dapat ditempatkan pada satu paragraf yang sama, asalkan paragraf itu tidak
menjadi terlalu panjang.
4. Kumpulkan bahan-bahan mengenai tema dan subtema. Setelah tema dan subtema
berikut urutan penulisannya telah selesai direncanakan, maka berikutnya adalah
pengumpulan bahan-bahan mengenai tema dan subtema dari yang akan ditulis.
Bahan-bahan tersebut dapat dikumpulkan dari sumber-sumber yang ada di sekitar
diri penulis atau tempat kerja penulis. Suatu penulisan jika dilakukan tanpa ada
bahan-bahan yang menjadi sumber penulisan, maka ada kemungkinan hasil
penulisan itu menjadi tidak berhasil karena tidak mencapai sasaran yang diinginkan
atau ‘ngawur’ (sembarangan saja seperti menulis surat pribadi).
5. Lakukan penulisan. Ini adalah tahap terakhir dari suatu rencana penulisan. Pada
tahap ini, penulisan mulai dilakukan mengikuti rencana yang sudah disusun terlebih
dahulu.
Contoh pembuatan kerangka tulis dari sebuah surat niaga. Sebuah surat niaga yang
isinya mengenai jawaban terhadap pesanan barang dari pelanggan.
1. Paragraf kesatu. Diisi dengan latar belakang dari penulisan surat jawaban, antara
lain mengenai waktu penerimaan surat pesanan barang (kapan diterimanya), lalu
ucapan terima kasih mengenai pesanan yang dilakukan pelanggan.
Jika dipraktikkan akan menjadi seperti berikut ini.
‘Pada tanggal 6 Juli 2006 yang lalu, kami telah menerima surat pesanan barang dari
Toko Mujur Makmur dan kami sudah memahami barang yang dikehendaki. Untuk
itu, kami mengucapkan terima kasih atas perhatian Bapak yang terus menerus
mempertahankan relasi bisnis kita.’
2. Paragraf kedua. Langsung diisi dengan tema yang menjadi inti surat yang akan
ditulis. Tema pada contoh ini adalah pesanan barang (kegiatan pemesanan barang
yang dilakukan oleh pelanggan) dan barang pesanan (barang yang dipesan oleh
pelanggan) yang dilakukan oleh pengirim surat sebagai pelanggan.
Jika dipraktikkan akan menjadi seperti berikut ini.
‘Barang-barang pesanan dari Toko Mujur Makmur sudah kami siapkan. Pengiriman
akan kami lakukan pada tanggal 15 Juli dengan truk milik kami. Sehubungan dengan
itu, melalui surat ini kami bermaksud memberitahukan secara resmi kepada pihak
Toko Mujur Makmur tentang barang kiriman tersebut. Mohon kiranya dapat diterima
dan diperiksa dengan baik.
3. Paragraf ketiga. Diisi dengan subtema yang menjadi keterangan tambahan mengenai
tema yang sudah ditulis pada paragraf kedua. Subtema pada contoh ini adalah
keterangan tentang potongan harga yang diberikan dengan kondisi (atau syarat)
yang dikehendaki pihak penulis surat (perusahaan yang menjual).
Jika dipraktikkan akan menjadi seperti berikut ini.
‘Berikutnya kami informasikan bahwa setiap pemesanan barang berjumlah 10

264
 lusin akan mendapat potongan harga sebesar 5%. Potongan harga ini berlaku untuk
kelipatan berikutnya, misalnya jika memesan 20 lusin, potongannya menjadi
(5% + 5% = 10%) dan seterusnya.’
4. Paragraf keempat. Ini adalah paragraf terakhir yang diisi dengan basa-basi etika
bisnis yang berlaku secara umum di masyarakat kita dan/atau basa-basi khusus
yang hanya berlaku di antara kedua badan bisnis atau perusahaan tersebut.
Jika dipraktikkan akan menjadi seperti ini.
‘Terakhir, kami ingin menyampaikan ucapan terima kasih sekali lagi kepada Bapak
yang dengan baik hati telah memesan barang kepada kami.’ (penulisan seperti ini
mengikuti etika umum) atau ditambahkan lagi menjadi: ‘Semoga Toko Mujur Makmur
akan tumbuh dan berkembang terus semakin lama semakin besar di bawah
kepemimpinan Bapak.’ (penulisan seperti ini termasuk etika khusus yang merupakan
hasil pemikiran secara khusus yang ada di pihak pengirim surat)
Pada kemahiran menulis, perlu diperhatikan pula perbedaan dan pembedaan
pengungkapan fakta dan pengungkapan pendapat.
Perbedaan adalah hal-hal yang tidak sama di antara dua obyek atau dua benda.
Pembedaan adalah usaha untuk membedakan obyek/benda yang satu dari obyek/benda
yang lain.
Fakta adalah pengungkapan yang dapat dicocokkan dengan suatu bukti nyata.
Pendapat adalah hasil pertimbangan atau pemikiran yang dikemukakan seseorang mengenai
sesuatu. Jadi, fakta pasti memiliki bukti, tetapi pendapat belum tentu ada bukti.
Dalam kemahiran menulis, dalam rangka pengungkapan sesuatu informasi, perlu
dibedakan antara pengungkapan fakta dan pengungkapan pendapat. Pada pengungkapan
fakta, gaya penulisan harus mengarah kepada pengungkapan sesuatu hal yang ada
buktinya. Sedangkan di pihak lain, pada pengungkapan pendapat, gaya penulisan
mengarah kepada hasil pemikiran belaka tanpa perlu pengajuan bukti.
Contoh pengungkapan fakta dan pendapat:
Contoh 1.
a. Sepatu ini murah. (pendapat)
b. Sepatu ini berharga Rp25.000,-(fakta)
Butir (a) adalah pendapat karena itu merupakan hasil pertimbangan. Sedangkan butir (b)
adalah fakta karena angka harga adalah buktinya.
Contoh 2.
a. Sepatu ini cuma Rp25.000,-, sedangkan yang lainnya Rp100.000,- ke atas, jadi
murah. (pendapat)
b. Sepatu ini murah, berharga Rp 25.000,-, yang lain Rp100.000,- ke atas. (fakta)
‘Murah’ pada butir (a) adalah pendapat karena merupakan hasil perbandingan dari
dua harga yang ada perbedaannya. Tetapi, ‘murah’ pada butir (b) merupakan fakta
yang dikemukakan berikut dua data harga sebagai bukti.
Contoh 3.
a. Saya kira sistem perkawinan pada zaman Majapahit bukan poligami. (pendapat)
b. Sistem perkawinan pada zaman Majapahit bukan poligami. (pendapat)
c. Sistem perkawinan pada zaman Majapahit bukan poligami berdasarkan catatan
yang ada di dalam kraton. (fakta)
d. Menurut ahli sejarah bernama Tomi, sistem perkawinan pada zaman Majapahit
katanya bukan poligami. (fakta)
Butir (a) jelas merupakan pengungkapan pendapat penutur. Butir (b) pun merupakan
pengungkapan pendapat karena tidak ada buktinya dan orang lain dapat
mengungkapkan pendapat yang berbeda menjadi: ‘Sistem perkawinan pada zaman
Majapahit adalah poligami.’ (pendapat) Butir (c) adalah pengungkapan fakta karena

265
 ada buktinya berupa catatan di dalam keraton. Pada butir (d), pengungkapan ‘Sistem
perkawinan pada zaman Majapahit bukan poligami’ adalah pendapat dari ahli sejarah
Tomi. Tetapi, keseluruhan kalimat merupakan pengungkapan fakta oleh penutur kepada
orang lain berdasarkan pendapat dari ahli sejarah Tomi sebagai bukti.

10.2. Pandai Mendengarkan dan Berbicara

Mendengarkan adalah kemahiran bahasa yang menggunakan organ telinga dan
berbicara adalah kemahiran bahasa yang menggunakan organ mulut.
Kemahiran mendengarkan dan kemahiran berbicara merupakan sepasang kemahiran
bahasa yang menggunakan suara sebagai media.

10.2.1 Mendengarkan
Mendengarkan adalah kemahiran bahasa yang menggunakan media suara yang
masuk ke dalam telinga. Melalui telinga kita menjadi bisa memahami apa yang dituturkan
lawan secara lisan.
Mendengarkan adalah kemahiran bahasa yang merupakan suatu usaha memperoleh
suatu pemahaman atau pengertian terhadap sesuatu pesan atau informasi atau berita
yang didengar. Berarti mendengarkan adalah usaha yang dilakukan oleh pendengar dengan
memberi perhatian kepada pembicara dan berusaha menangkap pandangan atau pikiran
atau informasi yang diutarakan oleh pembicara. Maka, kemahiran mendengarkan
termasuk kemahiran yang bersifat pasif.
Ada dua macam mendengarkan. Dua macam mendengarkan yang dimaksud adalah
sebagai berikut.
1. Mendengarkan pasif
Mendengarkan Pasif adalah mendengarkan sesuatu suara yang membawa isi
pesan secara pasif. Suara itu masuk sendiri ke dalam telinga, pendengar menangkap
isi pesan begitu saja seperti apa adanya secara alami.
Dalam bahasa Inggris mendengarkan pasif disebut hearing. Mendengarkan Pasif
misalnya pada waktu menonton film.
2. Mendengarkan Aktif
Mendengarkan Aktif adalah mendengarkan sesuatu suara yang membawa isi
pesan, secara aktif dari dalam diri sendiri sehingga kita berusaha menggerakkan
akal sehat untuk memahami apa yang dibicarakan.
Dalam bahasa Indonesia, mendengarkan aktif ada kalanya disebut menyimak.
Dalam bahasa Inggris mendengarkan aktif disebut listening. Mendengarkan aktif
misalnya pada waktu kuliah atau ceramah.

Ada beberapa butir perhatian yang perlu dilakukan ketika mendengarkan. Butir-butir
yang dimaksud, antara lain adalah sebagai berikut.
1. Berhenti berbicara. Pada waktu mendengarkan, kita tidak boleh berbicara kepada
siapapun karena akan mengganggu konsentrasi diri sendiri, bahkan mengganggu
pembicara jika suaranya besar.
2. Ikut menciptakan suasana tentram bagi pembicara. Pada waktu mendengarkan,
suasana di sekitar pembicara perlu diusahakan tidak gaduh atau berisik yang secara
singkat dapat dikatakan sebagai suasana yang tentram sehingga pembicara dapat
melanjutkan pembicaraannya tanpa merasa terganggu.
3. Menunjukkan ada perhatian dan minat untuk mendengarkan. Pada waktu
mendengarkan, perlu bersikap sungguh-sungguh menunjukkan perhatian
mendengarkan pembicaraan oleh pembicara. Ini termasuk etika dalam menjalankan
komunikasi.

266
4. Jauhkan diri dari gangguan. Pada waktu mendengarkan, usahakan konsentrasi penuh
pada pembicaraan lawan dan tunjukkan sikap tidak ikut terbawa atau terpengaruh
oleh gangguan yang ada di sekitar pendengar, misalnya jika diajak bicara oleh teman,
diperbolehkan untuk tidak dihiraukan ajakan itu dan sebagainya.
5. Bersabar dan tidak emosi. Pada waktu mendengarkan, perlu memupuk kesabaran
mendengar, meskipun akan makan waktu yang lama. Jadi, mendengarkan sampai
dengan pembicara selesai. Selain itu, perlu menahan emosi seandainya ada
pembicaraan yang isinya tidak berkenan di hati. Ini pun merupakan etika dalam
mendengarkan.
6. Ajukan pertanyaan pada saat yang tepat. Pada waktu mendengarkan, ada
kemungkinan muncul hal-hal yang kurang jelas mengenai isi pembicaraan. Pada
waktu itu, ketidakjelasan yang dimaksud dapat ditanyakan kepada pembicara melalui
suatu kesempatan bertanya yang diberikan oleh pembicara. Misalnya pada saat
selesai pembicaraan.
➝ Tidak berbicara
➝ Suasana tenteram
➝ Ada minat
6 butir perhatian ➝ Menghindar dari gangguan
➝ Sabar dan tidak emosi
➝ Bertanya setelah selesai

Ada tiga kendala psikologis yang terjadi pada pendengar, sehingga pendengar tidak
bisa melakukan interpretasi dan pemahaman yang sehat.
1. Kendala dalam ketidaksadaran, karena:
a. fakta yang ada tidak kelihatan.
b. tidak menyadari permasalahan yang ada.
2. Kendala permukaan, karena:
a. hanya tertarik pada bentuk dan contoh di permukaan saja. Tidak memikirkan
secara mendalam.
b. terbelenggu oleh cara berpikir dari pembicara sehingga kesehatan berpikir
pendengar tidak bisa jalan,
3. Kendala kejiwaan, karena:
a. tidak mempunya motivasi untuk mendengarkan;
b. tidak terkesan sewaktu mendengarkan;
c. tidak menaruh perhatian pada yang didengarkan;
d. tidak percaya kepada apa yang didengarkan.
Ketiga kendala psikologis tersebut harus dibuang ketika melakukan mendengarkan.

➝ Tidak sadar
Tiga kendala ➝ Tidak berpikir mendalam
psikologis ➝ Tidak percaya dan tidak tertarik

Ada empat tipe pembicara yang harus diwaspadai oleh pendengar karena dapat
mengganggu pemahaman dan kesimpulannya.
Keempat tipe pembicara itu adalah sebagai berikut.
1. Pembicara yang berbicara berlebihan dan sering menyeleweng dari tema pembicaraan
semula.
Pembicara ini banyak ‘ngomong’ sehingga sering keluar dari tema pembicaraan
yang sesungguhnya.

267
 2. Pembicara yang pintar ngomong tapi isinya tidak jelas.
Pembicara ini cara berbicaranya memang pintar sehingga banyak menarik perhatian
pendengar, tetapi jika disimak lebih jauh, ternyata yang dibicarakannya tidak berisi,
sehingga kalau didengarkan terus menjadi sia-sia.
3. Pembicara yang mulutnya berat dan terlalu berhati-hati.
Pembicara ini selalu berbicara secara hati-hati, sehingga laju pembicaraan menjadi
perlahan, akibatnya menyebabkan pendengar menjadi malas melanjutkan
mendengarkan.
4. Pembicara yang memaksakan pendapatnya.
Pembicara ini juga pintar ngomong, sehingga menarik perhatian pendengar. Namun,
sikap pembicaraannya selalu hendak membawa pendengar ke arah pendapat yang
dikemukakannya sehingga pendengar menjadi tidak dapat menggunakan akal sehat
untuk melihat permasalahan yang ada.

➝ Menyeleweng dari pembicaraan

➝ Pintar ngomong tapi isi kosong
4 tipe pembicara jelek ➝ Terlalu berhati-hati
➝ Memaksakan pendapat

10.2.2 Berbicara
Berbicara sama dengan menulis adalah kemahiran bahasa yang bersifat aktif. Fungsi
berbicara.
1. Sebagai alat untuk mengungkapkan perasaan.
Perasaan sedih, senang, takut, aman, kasih sayang, semua bisa diungkapkan dengan
kata-kata atau ucapan-ucapan yang diutarakan dari mulut.
2. Sebagai alat komunikasi.
Manusia hidup bermasyarakat. Akan tidak akan harus berhubungan dengan
masyarakat di sekitarnya. Untuk berhubungan itu, manusia dapat menggunakan
kemahiran berbicara. Jadi, berbicara adalah alat komunikasi dalam pergaulan
masyarakat.

Empat faktor yang mempengaruhi kelancaran berbicara.

1. Pengetahuan
Pengetahuan yang dikuasai pembicara jika lebih banyak, maka dia akan dapat
lebih lancar dalam berbicara. Berarti dia menggunakan pengetahuan yang dimilikinya
dalam berbicara.
2. Pengalaman
Pengalaman yang lebih banyak, akan menjadikan pembicara lebih lancar berbicara.
3. Inteligensia (kecerdasan otak)
Kecerdasan otak adalah sesuatu yang diturunkan sejak lahir. Otak yang lebih cerdas
akan menyebabkan berbicara lebih lancar. Dalam kenyataan, seseorang yang bodoh
akan sulit berbicara.
4. Bakat
Bakat adalah keterampilan yang diturunkan sejak lahir. Seseorang yang punya bakat
berbicara, akan menyebabkan dia lebih lancar berbicara jika dibandingkan dengan
orang lain yang tidak berbakat.

268
 Jadi, kelancaran berbicara berbanding langsung dengan pengetahuan, pengalaman
yang banyak, dan inteligensia, serta bakat yang tinggi. Lebih banyak pengetahuan atau
pengalaman yang ada, lebih lancar berbicara, dan lebih tinggi bakat atau inteligensia
yang ada, juga lebih lancar berbicara.

➝ Pengetahuan
4 faktor kelancaran ➝ Pengalaman
berbicara ➝ Inteligensia
➝ Bakat

Ada empat usaha berbicara yang efektif (berguna)

1. Menggunakan suara besar dan jelas. Suara yang dipakai jika kecil akan menyebabkan
pendengar sukar menangkap yang dibicarakan. Jadi, suara yang besar dan jelas
akan lebih berguna.
2. Mengusahakan menarik perhatian atau minat pendengar. Berbicara perlu diusahakan
sampai pendengar merasa tertarik atau timbul minatnya.
3. Mengusahakan bisa memenuhi kebutuhan pendengar. Berbicara semestinya
bertujuan dapat memenuhi kebutuhan pendengar.
4. Berbicara perlu diusahakan dapat menyertakan hal-hal yang baru bagi pendengar.
Berbicara semestinya dapat diusahakan menyertakan hal-hal yang baru bagi
pendengarnya, tentu yang bertujuan untuk menarik perhatian mereka.

➝ Berbicara dengan suara benar

➝ Berbicara yang menarik
4 usaha yang berguna ➝ Berbicara yang dibutuhkan
➝ Berbicara yang baru

Sama dengan kemahiran menulis, karena berbicara merupakan kemahiran yang

aktif, maka pada berbicara pun perlu dibedakan antara pengungkapan pendapat dan
pengungkapan fakta. Untuk hal ini harap melihat kemahiran menulis.
Pengungkapan pendapat dan fakta dalam berbicara akan lebih sulit pelaksanaannya
dibandingkan dengan kemahiran menulis, karena pada kemahiran berbicara tidak begitu
banyak waktu untuk berpikir dikarenakan komunikasi yang sudah lancar sampai sekarang.
Pada kemahiran menulis, waktu untuk menyusun kata-kata jauh lebih banyak. Dengan
demikian, pada pengungkapan pendapat dan fakta dalam kemahiran berbicara yang
paling penting adalah pemilihan kata-kata yang tepat.
Contoh:
Pengungkapan pendapat
Mudah-mudahan nanti
sore hujan. Baju itu mahal,
bukan ?
Si Ani tidak masuk, jangan-jangan sakit.

269
 Pengungkapan fakta
Menurut ramalan cuaca, besok hujan.
Baju itu mahal, harganya Rp. 500.000,-
Si Ani tidak masuk, karena sakit. Soalnya kemarin aku menelepon dia.
Seperti yang pernah diungkapkan pada kemahiran menulis, pada pengungkapan
fakta harus ada kata-kata yang dijadikan sebagai bukti. Sedangkan pada pengungkapan
pendapat, bukti seperti itu tidak diperlukan, malah sebaliknya mengandung makna ‘Ini
menurut aku, lho! Kalau menurut orang lain, mungkin berbeda’.
Pada ketiga contoh pengungkapan fakta di atas, bukti untuk masing-masing contoh
adalah sebagai berikut.
a. Menurut ramalan cuaca.
b. Harganya Rp500.000,-.
c. Kemarin aku menelepon dia.

Selanjutnya pada kemahiran berbicara juga ada cara berbicara yang wajar yang
bertujuan agar kemahiran berbicaranya itu berjalan lancar tanpa tersendat-sendat. Ada
enam teknik berbicara yang wajar:
1. Tentang suara. Suara yang normal, tidak terdengar dipaksakan, termasuk suara
dari napas pun harus yang normal.
2. Tentang ucapan. Vokal dan konsonan yang diucapkan melalui kata-kata harus jelas,
terutama tentang ucapan yang dapat membedakan makna kata, ini harus bisa
diucapkan secara jelas. Berikutnya adalah tentang nada dan intonasi yang dipakai
pun harus normal, tidak terkesan dibuat-buat. Tetapi, kalau ingin menegaskan, boleh
saja menggunakan nada atau intonasi lain yang wajar termasuk besarnya suara.
Contoh dari kata-kata yang ucapannya harus jelas
‘Rabu’ dan ‘labu’
‘malam’ dan ‘malang’
‘sembilan’ dan ‘sembilang’ (nama ikan) ‘Sentul’ dan ‘Sunter’
‘telor’ dan ‘tolol’ dan ‘teror’.
3. Tentang kosakata. Pemakaian kata-kata harus dipilih, terutama dalam hal
mengungkapkan pendapat atau fakta. Sebaiknya memakai kata-kata yang sudah
umum diketahui masyarakat, sehingga hasil berbicara menjadi tidak menimbulkan
kebingungan bagi pendengarnya. Penggunaan kata-kata serapan atau kata-kata
pungut yang bersumber dari bahasa asing, sebaiknya dikurangi. Dalam hal ini, pada
dasarnya, jika masih ada kata-kata bahasa Indonesia yang masih dapat dipakai,
maka itulah yang digunakan, kecuali memang tidak ada.
4. Tentang cara bertanya. Jika ketika berbicara diperlukan bertanya, maka cara
bertanya ini perlu diatur agar sesuai. Pertanyaan dikemukakan setelah dirasakan
pendengar sudah benar-benar siap menerimanya. Dalam hal ini, boleh juga
menggunakan kata-kata pembuka pertanyaan antara lain “Maaf Pak, saya ingin
bertanya.......°’.
5. Tentang sikap. Waktu berbicara, sikap pembicara pun perlu diatur wajar. Tidak berbuat
aksi yang berlebihan seperti terlalu sering mengerdipkan mata, secara tidak sadar
sering-mengacung-acungkan tangan dan sebagainya. Pendek kata, sikap yang benar
adalah sikap yang serius, penuh perhatian, tetapi juga tidak kaku.
6. Tentang mimik dan gerak-gerik badan. Mimik dan gerak-gerik badan perlu diperhatikan
agar tidak berlebihan yang menyebabkan pendengar menjadi merasa kesal atau
menimbulkan antipati. Sebagai contoh, misalnya, tidak boleh menopang dagu, tidak
boleh meludah begitu saja, dan sebagainya.

270
 ➝ Suara normal
➝ Ucapan jelas
6 teknik berbicara ➝ Kata-kata tepat
wajar ➝ Cara bertanya luwes
➝ Sikap serius tidak kaku
➝ Mimik dan gerak wajar

10.3 Kemahiran Dengar-Bicara dalam Menelepon dan Menerima Tamu/Bertamu

Menelepon adalah pekerjaan atau komunikasi yang menggunakan pesawat telepon
sebagai media (perantara). Maka dari itu, kemahiran bahasa yang berfungsi adalah
kemahiran dengar-bicara.
Karena menelepon adalah komunikasi yang hanya memakai media suara, maka
hal-hal yang perlu diperhatikan serta diterapkan pun cukup hanya mengenai hal-hal
yang berkaitan dengan suara.
Kemahiran dengar-bicara yang perlu diterapkan ketika menelepon adalah sebagai berikut.
1. Tidak berbicara ketika menerima/mendengarkan pembicaraan lawan. Hal ini
diperlukan untuk memperlihatkan sikap serius kepada lawan.
2. Tidak memotong pembicaraan lawan di tengah-tengah, karena tidak etis. Memotong
lawan yang sedang berbicara adalah sikap yang tidak sesuai dengan etika umum
yang berlaku, sehingga terkesan tidak sopan bahkan kurang ajar.
3. Bereaksi secara serius untuk menunjukkan perhatian dan minat yang besar. Pada
waktu mendengarkan ataupun berbicara, perlu menunjukkan sikap yang serius
dengan perhatian dan minat yang besar.
4. Jauhkan diri dari gangguan. Waktu menelepon, jika ada orang yang ajak bicara atau
gangguan lain, harus ditolak atau tidak dilayani dengan isyarat tangan atau lain
yang bukan suara (karena kalau suara menjadi menimbulkan gangguan).
5. Bersabar dan tidak emosi. Ketika mendengarkan suara lawan, harus bisa bersabar
mendengarkannya sampai selesai, dan jika ada pembicaraan lawan yang tidak
cocok dengan diri sendiri harus bisa menahan diri tidak langsung emosi.
6. Bertanya pada saat yang tepat. Kalau ingin bertanya, harus melihat situasinya,
sebab kalau tidak, akan menjadi gangguan bagi lawan bicara yang sedang
menelepon. Situasi yang tepat misalnya ketika ada interval (berhenti sebentar di
tengah-tengah) atau sesudah lawan selesai bicara.
7. Memakai suara besar dan jelas. Ketika menelepon, perlu menggunakan suara wajar
yang besar dan jelas, agar pihak Iawan tidak harus berteriak-teriak karena suara
yang kecil.
8. Bersikap melayani kebutuhan lawan. Ketika menelepon, baik waktu mendengarkan
ataupun waktu berbicara, perlu menunjukkan sikap bersedia melayani dan memenuhi
kebutuhan lawan.

271
 ➝ Waktu dengan tidak berbicara
➝ Tidak memotong pembicaraan
➝ Tunjukkan perhatian dan minat
8 butir kemahiran ➝ Jauhkan gangguan
dengar-bicara pada ➝ Sabar dan tidak emosi
penelepon ➝ Suara besar-jelas
➝ Bersikap menservis/melayani
➝ Bertanya secara tepat.

Selanjutnya dalam kasus menerima tamu atau bertamu, oleh karena pihak lawan
berada di depan mata, maka kemahiran dengar-bicara yang perlu diterapkan menjadi
tidak sama dengan dengar-bicara yang diterapkan pada kasus menelepon, meskipun
sebagian ada yang sama.
Kemahiran dengar-bicara yang diterapkan ketika menerima tamu adalah sebagai
berikut.
1. Suara yang wajar dan tidak perlu keras. Kalau suaranya besar seperti menelepon,
bisa terkesan orangnya kasar dan tidak tahu sopan-santun.
2. Tunjukkan perhatian penuh. Kepada tamu yang datang, perlu menunjukkan perhatian
yang penuh terhadap kedatangannya dan ini ditunjukkan dengan kata-kata.
3. Ucapan harus jelas tapi tidak keras. Ucapan yang jelas diperlukan supaya tidak
membuat tamu menjadi bingung mendengarkannya, seperti pada pengucapan kata-
kata yang mirip.
4. Sikap melayani yang wajar tidak berlebihan. Menghadapi tamu yang datang, perlu
bersikap yang wajar dan tidak dibuat-buat, tetapi juga terkesan luwes. Sikap itu
harus bersumber dari sikap bersedia memberi servis kepada tamu sebagai pelanggan
dan ini dapat ditunjukkan dengan kata-kata.
5. Mimik dan gerak-gerik yang pantas. Oleh karena tamu berada di depan mata, mimik
dan gerak-gerik badan yang tidak wajar dapat membuat tamu menjadi salah tingkah
atau membingungkan. Untuk itu, bersikaplah secara normal seperti biasanya tetapi
terkesan sopan, ada perhatian, dan bersedia bekerja sama.
6. Sabar dan tidak emosi. Menghadapi tamu harus bersikap sabar. Meskipun terdapat
hal-hal yang kurang berkenan di hati atau tidak sependapat. Perasaan itu, sebaiknya
disimpan dan tidak ditunjukkan secara terang-terangan. Ini termasuk etika bisnis
yang perlu dijalankan terhadap pelanggan.
7. Tidak memotong pembicaraan lawan. Ketika tamu berbicara, tidak diperkenankan
memotong pembicaraannya kalau dia belum selesai. Ini pun termasuk etika bisnis
yang perlu diperhatikan, supaya tidak menimbulkan kesan tidak sopan atau
kurangajar.
8. Bertanya secara tepat. Kalau ingin bertanya, harus melihat situasi. Situasi yang
tepat adalah ketika lawan berhenti berbicara atau sudah selesai berbicara. Ini pun
perlu diawali dengan kata-kata pembuka pertanyaan yang umum dipakai masyarakat
seperti ”Maaf Pak, saya ingin bertanya..........”.

272
 ➝ Suara wajar-jelas tidak keras
8 butir kemahiran ➝ Kata-kata penuh perhatian
dengar-bicara waktu ➝ Ucapan jelas tidak keras
menerima tamu ➝ Kata-kata bersikap menservis

Pada kasus bertamu, kemahiran dengar-bicara yang berfungsi tidak sama dengan
pada kasus menerima tamu, meskipun ada sebagian yang sama, karena situasi pada
waktu bertamu di tempat pelanggan atau di kantor lain tidak sama dengan situasi pada
waktu tamu berkunjung ke kantor sendiri. Kemahiran dengar-bicara pada kasus menerima
tamu bersifat aktif karena mendatangi tempat lawan.
Kemahiran dengar-bicara yang diterapkan ketika bertamu adalah sebagai berikut.
1. Bersikap sopan tapi wajar
2. Mimik dan gerak-gerik pantas
3. Suara wajar-jelas tidak keras
4. Ucapan jelas tidak keras
5. Kata-kata penuh perhatian
6. Berbicara yang menarik. Ketika bertamu, perlu diusahakan berbicara yang bisa
menarik perhatian lawan agar tujuan berkunjung bisa tercapai.
7. Berbicara yang dibutuhkan. Ketika bertamu, sebaiknya berbicara yang dibutuhkan
saja, karena kalau kelebihan, dapat menimbulkan kesan orang yang cerewet, dan
orang yang cerewet umumnya tidak disukai.
8. Berbicara yang baru. Ketika bertamu, pada waktu berbicara, usahakan pembicaraan
mengandung hal-hal baru yang belum diketahui lawan agar dapat menarik perhatian
mereka, dan hal-hal baru itu dapat dianggap sebagai oleh-oleh untuk kunjungan hari
itu.
9. Bertanya secara tepat.

➝ Besikap sopan-wajar
➝ Mimim dan gerak-gerik pantas
➝ Suara wajar-jelas tidak keras
➝ Ucapan jelas tidak keras
9 butir kemahiran
➝ Kata-kata penuh perhatian
dengar-bicara waktu
➝ Berbicara yang menarik
bertamu
➝ Berbicara yang diperlukan
➝ Berbicara yang baru
➝ Bertanya secara tepat

10.4 Kemahiran Baca-Tulis

Kemahiran baca-tulis adalah kemahiran bahasa yang menggunakan media tulisan.
Jadi, organ yang berfungsi adalah mata dan tangan. Kemahiran baca-tulis diperlukan
dalam korespondensi, E-mail, faksimilee, dan SMS ponsel.

10.4.1 Kemahiran Baca-Tulis dalam E-mail, Faksimile dan Korespondensi

Sarana E-mail, faksimile dan korespondensi mempunyai satu kesamaan, yaitu
merupakan sarana surat-menyurat. Kemahiran membaca yang diperlukan dalam
membaca surat yang masuk baik melalui E-mail, faksimile, ataupun korespondensi
adalah teknik membaca lengkap dan teknik membaca detail. Karena ketiga sarana itu,

273
 dapat menyajikan surat dalam bentuk kertas lembar yang dapat dipegang tangan dalam
waktu yang lama. E-mail dapat dicetak keluar melalui printer, faksimile sudah keluar
dalam bentuk lembar kertas dan korespondensi sudah pasti dalam bentuk kertas lembar
kertas.
Mula-mula diperlukan teknik membaca lengkap, membaca surat dari awal sampai
dengan selesai, untuk mengetahui keseluruhan isi surat. Sesudah itu, bila perlu, dapat
dilakukan teknik membaca detail terhadap bagian surat yang dianggap perlu, supaya
dapat diketahui secara lebih mendalam tentang informasi yang hendak digarap. Setelah
membaca lengkap dan membaca detail terhadap surat yang masuk, berikutnya adalah
menulis surat jawaban yang diperlukan.

Membaca detail Siap balas

Kerangka Tulis
➝ E-mail
Surat Masuk ➝ Faksimile
➝ Korespondensi
Menulis

Membaca lengkap Surat Jawaban

Surat Keluar

Pada waktu akan menulis surat jawaban, perlu dibuat lebih dahulu kerangka tulisnya.
Kerangka tulis yang diterapkan untuk membuat surat jawaban tersebut terdiri dari empat
tahapan pemikiran sebagai berikut.
1. Pikirkan jawaban apa yang akan ditulis. Jawaban secara garis besar terhadap isi
surat masuk yang sudah selesai dibaca.
2. Pikirkan tema dan subtema dari jawaban tersebut. Yang menjadi inti dari jawaban itu
adalah tema, dan tambahan lain yang menyangkut tema itu adalah subtema.
3. Pikirkan jumlah paragraf berikut urutannya. Perlu dirancang terlebih dahulu berapa
paragraf yang dibutuhkan untuk seluruh isi jawaban; kemudian dipikirkan urutannya
sesuai dikaitkan dengan penempatan tema dan subtema pada paragraf-paragraf
itu.
4. Menulis. Setelah selesai menulis, berarti surat jawaban sudah jadi, maka tinggal
dikirim saja. Surat jawaban dikirim dengan E-mail memakai komputer, dikirim dengan
faksimile memakai pesawat telepon-faksimile, dikirim melalui kantor pos, atau jasa
titipan kilat, atau memakai kurir sendiri. Kini surat jawaban itu menjadi surat keluar.
5. Pikirkan jumlah paragraf berikut urutannya. Perlu dirancang terlebih dahulu beberapa
paragraf yang dibutuhkan untuk seluruh isi jawaban; kemudian dipikirkan urutannya
sesuai dikaitkan dengan penempatan tema dan subtema pada paragraf-paragraf.
6. Menulis. Setelah selesai menulis, berarti surat jawaban sudah jadi, maka tinggal
dikirm saja. Surat jawaban dikirim dengan E-mail memakai komputer, dikirim

274
 dengan faksimile memakai pesawat telepon-faksimile, dikirim melalui kantor pos
atau jasa titipan kilat, atau memakai kurir sendiri. Kini surat jawaban itu menjadi
surat keluar.

10.4.2. Dalam SMS Ponsel

Kemahiran membaca yang diperlukan dalam membaca SMS ponsel yang masuk
adalah:
1. teknik membaca cepat,
2. teknik membaca lengkap, dan
3. teknik membaca detail; karena SMS ponsel tidak bisa menyajikan isi pesan dalam
bentuk kertas lembar yang dapat dipegang tangan dalam waktu yang lama.
SMS ponsel menampilkan isi pesan dari pengirim dalam bentuk layar kecil pada
pesawat ponsel yang hanya dapat dibaca dalam waktu yang singkat. Oleh sebab itu,
teknik membaca cepat dibutuhkan. Sesudah itu, diperlukan teknik membaca lengkap
dan membaca detail untuk mengetahui dengan jelas isi pesan secara akurat. Setelah
mengetahui secara jelas, jawaban perlu dirancang.
SMS jawaban perlu dirancang dengan teknik pemakaian bahasa tulis yang bernilai
komunikatif. Teknik pemakaian bahasa tulis yang dimaksud adalah sebagai berikut.
a. Memakai kata singkatan yang sudah membaku di masyarakat. Misalnya: Depdiknas,
AD, AL, AU, menlu, pantura, patas, satgas dll.
b. Menciptakan dan memakai kata singkatan dengan cara yang umum dipakai oleh
kebanyakan orang. Misalnya: kpd (kepada), utk (untuk), trims (terima kasih), bsk
(besok) dll.
c. Menciptakan dan memakai bahasa pendek yang masih memenuhi kaidah gramatikal.
Misalnya: Ak bsk pul pk 10 pagi (“Aku besok pulang pukul 10 pagi.”). Kort hrga 10
prsen. (“Korting hargal0%”)

Membaca detail Rancang Jawaban

Membaca lengkap Memakai kata singkatan yang ada

memakai kata singkatan umum

Membaca cepat
Memakai bahasa pendek yang sehat

SMS Masuk SMS Jawaban-SMS Keluar

10.5 Kemahiran Tulis dalam Membuat Notula dan Laporan

Notula atau risalah rapat adalah catatan singkat tentang hasil suatu pembicaraan di
dalam rapat. Notula rapat ditulis oleh anggota rapat yang ditunjuk dan disahkan oleh
ketua rapat, kemudian hasilnya diarsipkan untuk bahan pertimbangan lebih lanjut.
Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi atau hasil pemikiran atau hasil
kerja secara tertulis (ada juga yang secara lisan tapi tidak dipermasalahkan di sini) dari
seorang bawahan kepada seorang atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan
tanggung jawab di dari pihak yang satu kepada pihak yang lain.

275
 Penulisan Notula
1. Notula harus ditulis secara ringkas tetapi jelas dan tegas.
2. Isi notula hanya memuat pokok-pokok isi pembicaraan.
Penulisan Laporan
1. Laporan harus ditulis secara benar sesuai dengan kenyataan yang ada. Tidak boleh
ada kebohongan atau karangan diri sendiri yang tidak ada dasarnya.
2. Laporan harus ditulis secara jelas, tegas, dan cermat mengenai permasalahan yang
dilaporkan. Di dalam laporan tidak diperbolehkan terdapat hal-hal yang tidak jelas.
3. Laporan harus ditulis secara lengkap mengenai obyek permasalahan yang ada, dan
tidak diperbolehkan ditulis hanya sebagian saja.
Oleh karena itu, kemahiran menulis yang diperlukan pada penulisan notula dan
laporan adalah sebagai berikut.
1. Pemakaian kata-kata yang umum dipahami banyak orang. Penggunaan kata-kata
khusus, apaIagi bersifat perorangan, dan kata-kata asing, serta kata-kata bahasa
daerah sebaiknya dihindari dan dikurangi.
2. Pemakaian tata bahasa yang baku. Tata bahasa yang digunakan adalah tata bahasa
baku bahasa Indonesia sebagai bahasa Nasional seluruh Nusantara.
3. Pemakaian gaya bahasa yang umum. Gaya bahasa atau ragam bahasa atau ekspresi
bahasa (cara penuturan yang dapat dipahami orang) yang digunakan mestinya yang
bersifat umum.
➝ Ringkas, jelas, tegas
Notula ➝ Pokok-pokok pikiran di rapat
➝ Kesimpulan di rapat

➝ Memakai kata-kata umum

Menulis notula dan
➝ Memakai tata bahasa baku
laporan
➝ Memakai gaya bahasa umum

➝ Benar dan obyektif

➝ Sesuai kenyataan
➝ Jelas, tegas, cermat
Laporan ➝ Tidak mengandung kebohongan
➝ Tidak ada palsu
➝ Lengkap

10.6 Kemahiran Dengar dan Tulis dalam Mencatat Dikte dengan Steno
Steno adalah sistem mencatat secara cepat dan dikte adalah satu cara penyampaian
informasi secara lisan.
Maka dari itu, kemahiran bahasa yang berfungsi pada steno adalah kemahiran
menulis dan pada dikte adalah kemahiran mendengarkan.
Kemahiran bahasa yang berfungsi pada dikte adalah kemahiran mendengarkan aktif.
Mendengarkan aktif adalah kemahiran mendengarkan sesuatu suara yang mengandung
informasi secara aktif dari dalam diri sendiri sehingga ada usaha dari pendengar untuk
memahami apa yang diucapkan lawan. Mendengarkan aktif seperti ini, sangat dibutuhkan
untuk mendengarkan dikte.
Pada pelaksanaan mendengarkan aktif, pendengar harus berkonsentrasi sungguh-
sungguh mendengarkan dan menangkap apa yang diucapkan lawan di dalam dikte.
Sesudah menangkap secara tepat, hasil penyimakan (pemahaman) inilah yang

276
 dicatat. Seandainya mendengarkan aktif tidak membuahkan hasil yang tepat, maka
pada gilirannya pencatatan steno pun akan ikut membawa hasil yang tidak tepat.
Agar hasil dari mendengarkan aktif dapat sesuai dengan harapan, ada beberapa
butir perhatian yang harus ikut dilakukan untuk mencapai target itu.
Lima butir perhatian yang ikut dipraktikkan pada saat melaksanakan mendengarkan
aktif, adalah sebagai berikut.
1. Berhenti berbicara. Waktu mendengarkan, dilarang berbicara kepada siapa pun.
2. Menunjukkan adanya perhatian untuk mendengarkan. Untuk itu tampilkan sikap
yang sungguh-sungguh.
3. Jauhkan diri dari gangguan. Kalau diajak bicara, harus menolak dengan memberi
tanda.
4. Bersabar mendengarkan. Ini pun suatu sikap yang harus dipertahankan sampai
dikte selesai.
5. Ajukan pertanyaan pada saat yang tepat. Saat yang tepat adalah sesudah selesai
dikte atau di tengah-tengah dikte jika ada interval (saat berhenti sebentar)-nya.

Lima butir perhatian

1. Berhenti berbicara.
2. Ada perhatian
3. Jauhkan gangguan
4. Bersabar
5. Bertanya pada saat tepat.

Waktu pelaksanaan mendengarkan aktif, kemampuan indera telinga pun harus

ditingkatkan, antara lain, mampu menangkap pengucapan yang mirip tapi berbeda makna.
Misalnya:
a. ’labu’ dan ’Rabu’
b. ’telor’, ’tolol’ dan ’teror’;
c. ’memerah’ (memeras susu) dan ’memerah’ (menjadi merah);
d. ’sunter’ dan ’sentul’ dll
Jika kemahiran mendengarkan aktif dapat membuahkan hasil baik, kini giliran
kemahiran menulis yang harus membuahkan hasil baik pula. Kemahiran menulis ini
dilakukan bersamaan dengan keterampilan stenografi (mencatat cepat-tepat). Pada saat
melaksanakan pencatatan dikte, kemahiran menulis yang sungguh-sungguh tidak dapat
difungsikan sebagaimana mestinya.Yang dapat difungsikan adalah kemahiran menulis:
“Mencatat dengan mengikuti apa yang diucapkan pendikte”. Kemahiran menulis ini,
bercirikan kosakata, tata bahasa ataupun gaya bahasa semuanya mengikuti yang
diucapkan pendikte.
1. Kosakata mengikuti pendikte
2. Tata bahasa mengikuti pendikte
Kemahiran menulis waktu dikte 3. Gaya bahasa mengikuti pendikte
4. Semua mengikuti pendikte.

Stenografi

Stenografi adalah keterampilan lain yang tidak termasuk di dalam kemahiran menulis
bahasa. Jadi, stenografi harus dikuasai tersendiri.

277
278
 Bab XI
Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan
Sinopsis:
Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan tentang kearsipan; mulai dari pengertian,
obyek, kearsipan, keperluan pengarsipan, teknik pengarsipan, hubungan antara kearsipan dan
pekerjaan atau tugas, dua jenis pengarsipan: kearsipan manual dan kearsipan elektronis.
Pengetahuan tentang kearsipan adalah dasar dari pekerjaan rutin sehari-hari, hubungan antara
kearsipan dan isi, serta cara penyelesaian pekerjaan, prinsip kearsipan: inti dari kearsipan yang
mementingkan prinsip mudah menyimpan dan mudah mencari dokumen, keterbukaan dan
ketertutupan informasi dalam pengarsipan, prinsip mudah dimanfaatkan oleh yang berkepentingan,
cara pengarsipan yang tidak boleh kaku, dan sebagainya.

Kompetensi Inti dari Bab XI

1. Membuat dan menjaga sistem kearsipan Pengetahuan dan keterampilan kearsipan;

untuk menjamin integritas.
2. Menggunakan peralatan kantor.
3. Menangani surat masuk dan keluar.
4. Menciptakan dan mengembangkan
naskah untuk dokumen.
5. Menjaga dan melindungi budaya kerja.
pengertian, obyek kearsipan, keperluan
pengarsipan, teknik pengarsipan dan
pekerjaan, prinsip-prinsip kearsipan,
keterbukaan dan ketertutupan informasi
dalam pengarsipan, cara pengarsipan yang
luwes dsb.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan dan keterampilan tentang kearsipan membentuk kompetensi membuat dan
menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas.
2. Keterampilan pengarsipan ikut membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor
secara benar.
3. Pengetahuan kearsipan dan keterampilan pengarsipan ikut membentuk kompetensi
menangani surat masuk dan keluar.
4. Pengetahuan kearsipan khususnya hubungan antara kearsipan dan pekerjaan atau tugas
ikut membentuk kompetensi menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen.
5. Keterampilan kearsipan ikut membentuk kompetensi menjaga dan melindungi budaya
kerja.

Kata-Kata Kunci
manajemen, arsip, kearsipan, pengarsipan, teknik, tugas, manual, elektronis, dokumen,
keterbukaan, ketertutupan, menyimpan, mencari.

279
11.1 Pengetahuan Dasar Kearsipan
Sering kita melihat antrian di loket kantor pajak, kantor walikota, kantor pos dan tempat-
tempat lain. Kegiatan pelayanan kepada masyarakat memerlukan dukungan data dan informasi
arsip. Pelayanan tersebut dapat kita kategorikan sebagai jenis pelayanan ekstern. Jenis
pelayanan lain yang memerlukan dukungan data dan informasi dari arsip adalah pelayanan
intern, yaitu penggunaan data dan informasi untuk keperluan pekerjaan intern kantor.
Baik masyarakat maupun para pekerja menginginkan mendapatkan dan memberikan
pelayanan dengan cepat dan tepat, maka diperlukan penataan dan penyimpanan data dan
informasi pada arsip kartu, formulir dan sebagainya dapat dilakukan secara manual atau
dengan peralataan yang lebih canggih seperti komputer misalnya. Yang penting adalah
memperoleh data dan informasi yang diperlukan ditemukan dengan cepat dan tepat.

11.1.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan

1. Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium
yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang
menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi
perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu
sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu
sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau
benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan
untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai
perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.
1. Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:
a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang
diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut
dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu
keperluan.
b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk
pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival
intsituation (kantor arsip).
2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara
dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan
dlaam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

280
 3. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman
suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk
dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang
dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi,
fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur,
pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya
informasi yang terkandung di dalamnya.
4. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena
mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-
lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3
(tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu
kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Setelah mempelajari arsip menurut kata, asal usul dari beberapa sumber di
atas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/
naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,
bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima
oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang
disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Pengertian Kearsipan
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan
kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat
dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan
dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat
itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah
pengambilan warkat (finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara
yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat
sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan
kembali secara tepat.
2. Menurut Ensiklopedi Administrasi
a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha
yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila
diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata
cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat
sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali
secara cepat.

281
 Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses
pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan
sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan,
pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

11.1.2 Jenis-Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat
pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji,
bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian
penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa,
raport dan transkip mahasiswa.
2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk dan
wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan
dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan
menjadi:
a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat
keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
b. Pita rekaman
c. Mikrofilm
d. Disket
e. Compact disk
f. Flast disk
3. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya
ada 7 macam, yaitu:
a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat
keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta
perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar
foto dan peristiwa
e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan
pelajaran dan program pelajaran
4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut kepentingannya
atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu:
a. Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo
b. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat
pesanan barang
c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan
keuangan, buku kas dan daftar gaji

282
 d. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat
tanah/bangunan dan ijazah
5. Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam
mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan kantor sehari-hari
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.
6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip berdasarkan
tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dapat
dibedakan menjadi:
a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat
organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat
di Jakarta.
b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan
dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.
7. Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian
dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan
printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam
proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain
penerimaan dokumen asli.
c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan
dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum
atau legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:
a. Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan
tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip ber-
sangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang
sah.
b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan
asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print
komputer.

11.1.3 Ruang Lingkup Arsip

Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:
1. penciptaan dan penerimaan warkat
2. Pengumpulan dan penerimaan warkat
3. pengendalian warkat
4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip
5. penyimpanan warkat/arsip
6. Pemusnahan arsip

11.1.4 Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip menurut para ahli:
1. Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah:

283
 a. Nilai Kegunaan Administrasi
Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap
persoalan yang dihadapi dengan sebaik-baiknya serta membuat keputusan
dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat perlu adanya
catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat
yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut
dapat mempunyai nilai kegunaan administrasi.
b. Nilai Kegunaan Hukum
Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum maka sesuatu
warkat dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.
c. Nilai Kegunaan Keuangan
Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat
menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan.
d. Nilai Kegunaan Haluan Organisasi
Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan
atau haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
e. Nilai Kegunaan Organisasi
Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaan.
f. Nilai Kegunaan Sejarah
W arkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat
menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau.
g. Nilai Kegunaan Penelitian
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan
lebih lanjut atau bahan penelitian.
h. Nilai Kegunaan Penerangan
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada
khalayak ramai.
2. Menurut Ensiklopedia Administrasi
Pada pokoknya sesuatu warkat mempunyai empat macam kegunaan:
a. Guna informatif, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu hal
atau peristiwa
b. Guna yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses
c. Guna historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang
lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah
d. Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang sarjana
atau penemuan-penemuan sesuatu eksperimen ilmiah.
3. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia
Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip maka nilai guna arsip didasarkan pada
kegunaan nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
a. Nilai Guna Primer
Nilai guna primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan
tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi:
1) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada
kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi
pencipta arsip

284
 2) Nilai guna hukum, yaitu mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan
bukti-bukti yang mempunyai kekuasaan hukum atas hak dan kewajiban
warga negara dan pemerintah
3) Nilai guna keuangan, yaitu yang mempunyai nilai guna keuangan, berisi
segala hal ihwal yang menyangkut keuangan
4) Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah dan teknologi
mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni
atau terapan.
b. Nilai Guna Sekunder
Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang mempunyai pengertian atau sebagai tolak
ukur apakah berkas, data atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan negara
dan ilmu pengetahuan di kemudian hari. Nilai guna sekunder meliputi:
1) Nilai guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta dan keterangan
yang dapat digunakan untk menjelaskan tentang bagaimana instansi itu
diciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dan kegiatannya.
2) Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mempunyai nilai guna
informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam
arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan
tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya, seperti
mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

11.1.5 Syarat Petugas Arsip

Untuk mengelola dan pengurusan arsip di sebuah perusahaan dibutuhkan tenaga-tenaga
yang terampil dan paham tentang sistem kearsipan yang baik. Seorang tenaga kearsipan
(arsiparis) harus memiliki syarat-syarat sebagai berikut:
1. Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus memenuhi enam syarat
pokok yang mutlak dan harus dimiliki, yaitu:
a. Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal
b. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam
untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam warkat.
c. Memiliki kecermatan
d. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil
e. Memiliki sifat kerapian dalam bekerja dan
f. Memiliki sifat pertimbangan yang baik
2. Menurut Drs. Anhar, untuk menjadi arsiparis diperlukan minimal empat syarat, yaitu
ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum, ketrampilan dan kerapian. Di samping
itu arsiparis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Menguasai pengetahuan tata kearsipan.
b. Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan, seperti memahami
peralatan-peralatan baru yang lebih canggih yang akan membantu tugasnya
c. Mengenal seluk beluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-
jabatan.
d. Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang baik.

285
 Jadi dapat disimpulkan syarat petugas arsip atau arsiparis adalah sebagai berikut:
1) pengetahuan dan keterampilan tentang arsip, surat menyurat, seluk beluk tentang
organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsipan
2) Pendidikan minimal sekolah menengah kejuruan
3) Tekun, teliti, rapi, cermat dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan
4) Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan
5) Disiplin, jujur dan tanggung jawab
6) Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip
7) Loyal dan dapat menyimpan rahasia
8) Sehat rohani dan jasmani
9) Bekerja secara profesional

11.1.6 Organisasi Kearsipan, Kedudukan dan Pekerjaan dalam Organisasi

Organisasi Kearsipan Nasional di negara Republik Indonesia adalah seperti yang
ditetapkan dalam pasal 8 Undang-undang Nomer 7 Tahun l971 tentang ketentuan
ketentuan Pokok Kearsipan yang terdiri atas:
1. Unit-unit kearsipan pada lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah
pusat dan daerah.
2. a) Arsip Nasional di ibu kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dan pada
lembaga Kearsipan Nasional, selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.
b) Arsip Nasional di tiap-tiap ibu kota Daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah
yang setingkat dengan Daerah Tingkat I selanjutnya disebut Arsip Nasional
Daerah.
Setiap kantor memandang bahwa petanaan warkat-warkat itu sangat penting dan
karena itu perlu diselenggarakan sebaik-baikknya untuk bahan keterangan pada waktu
yang akan datang. Jadi dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi kantor
terletak pada penyelenggaraan arsip yang sederhana, sistematis dan efisien. Apabila
sistem kearsipan itu dilaksanakan dengan efisien biak, sudah barang tentu tidak akan
terjadi kekeliruan administrasi di dalam kantor itu sendiri.
Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip merupakan sumber informasi
dan sumber dokumen. Sebagai sumber informasi arsip dapat mengingatkan dan
membantu pimpinan kantor membuat keputusan secara tepat dan cepat, sedangkan
sebagai sumber dokumen, arsip dapat dipakai sebagai bahan pembuktian dan dapat
melancarkan pekerjaan kantor serta sebagai alat untuk mengembangkan organisasi.
Dengan melaksanakan kearsipan yang baik akan memberikan pula citra yang baik atas
penataan kearsipan di organisasi yang bersangkutan.
Kearsipan adalah suatu aktivitas atau kegiatan menata arsip dengan sistem
penyimpanan yang berlaku, sehingga dapat ditemukan dengan capat dan tepat.
Sedangkan makna organisasi adalah merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh
sekelompok orang, yang mempunyai perencanaan, terorganisasi, terlaksana, terkontrol
dan terarah, sehingga mencapai tujuan seperti apa yang direncanakan.
Organisasi kearsipan merupakan suatu kegiatan yang terencana untuk penyusunan
warkat, baik dari saat pengumpulan sampai pemusnahannya. Hal ini dapat dilakukan di
masing-masing lembaga, dan lembaga itu terorganisasi, sehingga mempunyai

286
 kerja sama antara unit-unit yang memelihara arsip sampai kepada orang yang
mempergunakan arsip itu.
Kedudukan dan pekerjaan kearsipan dalam organisasi, mempunyai peranan yang
sangat penting. Karena semua permasalahan penting di kantor dapat ditemukan pada
organisasi kearsipan. Organisasi kearsipan merupakan otak atau alat pengingat dalam
segala urusan penting di kantor. Dengan demikian organisasi harus dikelola dengan
baik, sehingga semakin terjamin kelancaran kerja dari organisasi tersebut.
Adapun pekerjaan kearsipan tersebut mencakup empat macam, yaitu:
1. Menyimpan arsip/warkat
2. Pemeliharaan dan pengendalian arsip/ warkat
3. Penemuan kembali arsip/warkat
4. Pemeliharaan dan pengendalian arsip/warkat

11.1.7 Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya

Dalam suatu organisasi kantor berbagai problematika kearsipan sering kali muncul
sehingga menimbulkan terhambatnya penyelesaian aktivitas surat menyurat di lingkungan
kantor itu sendiri. Beberapa ahli berpendapat tentang masalah-masalah yang ada kaitannya
dengan kearsipan.
1. Menurut Moekijat masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi
kearsipan yaitu:
a. Dipergunakannya sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah
b. Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan
yang tidak jelas
c. Pegawai-pegawai yang tidak terlatih
d. Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu
e. Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan dan
menghapuskan warkat-warkat
f. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan
g. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat) yang dipinjam
atau pengembaliannya
2. Menurut E. Martono masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara
lain:
a. Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang
b. Warkat ditemukan setelah lama mencari dan membongkari seluruh tumpukan
data
c. Warkat setiap hari selalu bertambah
d. Tempat penyimpanan warkat terlalu sesak kurang tempat
e. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat
f. Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih
3. Menurut The Liang Gie masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang pada
umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal sebagai berikut:
a. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat
yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi
b. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi
lainnya jangka waktunya sering sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak
dikembalikan

287
 c. Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya,
sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi
d. Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam
ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tidak
cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.
Setelah mengetahui beberapa permasalahan berkaitan dengan kearsipan, tentu harus
dapat mengetahui bagaimana cara memecahkan masalah kearsipan tersebut, yaitu
dengan memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan
pengendalian yang ketat
3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta
peralatan yang ada
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan jaman
5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan
6. Petugas arsip harus memenuhi syarat
7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat
kearsipan dan penggunaan teknologi canggih
8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang
sudah tidak terpakai

11.2 Memilih Sistem Kearsipan yang Sesuai

Sistem penyimpanan arsip/warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan
mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu,
menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan
pemusnahan arsip.

11.2.1 Sistem Penyimpanan dan Tujuan Sistem Penyimpanan Arsip

Ada beberapa macam sistem penyimpanan arsip yang dapat dipilih dalam
penyimpanan arsip, yaitu:
1. Penyimpanan Arsip Sistem Abjad. Susunan penyimpanan pada sistem ini,
berdasarkan urutan abjad. Umumnya digunakan untuk sistem nama, sistem geografis
dan sistem subjek.
2. Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal. Sistem kronologis adalah sistem
penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau surat
dikirim ke luar. Pada sistem ini menyimpan warkat menurut urutan-urutan tanggal.
Sistem ini dipilih bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan jangka waktu tertentu
misalnya surat tagihan
3. Penyimpanan Arsip Sistem Nomor. Penyimpanan arsip sistem nomor adalah cara
penyimpanan menurut urut-urutan angka dimulai dari satu terus meningkat hingga
angka yang lebih besar.
4. Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah. Penyimpanan arsip sistem wilayah adalah
tata cara penyimpanan arsip menurut pembagian wilayah. Misalnya: Pembagian
menurut pulau (Sumatra, Jawa, Kalimantan) atau menurut wilayah provinsi (DKI,
Jawa Barat, Jawa Tengah, Daerah Istimewa Yogyakarta)
5. Penyimpanan Arsip Sistem Masalah/Subjek. Semua naskah/dokumen disusun
dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal/masalah. Masalah-masalah itu dapat
dipecah lagi menjadi sub-masalah dan seterusnya.

288
 Ada beberapa pendapat tentang tujuan kearsipan menurut para ahli:
1. Menurut Undang-Undang Nomer 7 tahun 1971 Bab I Pasal 3. Arsip adalah untuk
menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
2. Menurut Drs. Anhar. Tujuan kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian rupa
sehingga mudah ditemukan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.
3. Menurut Drs. Soewito. Tujuan kearsipan adalah sebagai berikut:
a. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
b. Agar mudah mendapatkan kemblai arsip yang dibutuhkan
c. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang
dibutuhkan
d. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip
e. Untuk menjaga kerahasiaan arsip
f. Untuk menjaga kelestarian arsip
Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah:
1. Untuk menjamain keselamatan dokumen/warkat sebagai bahan pertanggungjawaban
2. Dapat menyimpan warkat dengan sistem tertentu secara sistematis dan efisien
3. Untuk mempermudah menemukan warkat dengan cepat dan tepat
4. Dapat menjaga dan memelihara kelestarian dan kerahasiaan arsip
5. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas baik waktu, tempat dan biaya dalam
pengolahan arsip.

11.2.2 Ciri Pokok Sistem Filing yang Baik

Suatu sistem yang perlu diterapkan dalam suatu organisasi yang dapat diandalkan
untuk kecepatan dan ketepatan serta ketelitian, yang akan menghasilkan keterangan-
keterangan yang diperlukan.
Ciri pokok sistem filling yang baik adalah sebagai berikut:
1. Tidak memakan tempat
2. Mudah dicapai bila diperlukan
3. Sederhana dalam menerapkan suatu sistem
4. Ekonomis dalam hal biaya, pikiran, tenaga dan peralatan
5. Sistem yang dipakai harus disesuaikan dengan tujuan, jenis dan besar kecilnya
suatu organisasi
6. Fleksibel dan mudah dalam penyesuaian
7. Mudah dilaksanakan
8. Mengunakan klasifikasi agar tidak banyak waktu untuk menyimpan dan menemukan
kembali
9. Lembaran petunjuk silang dapat digunakan bila arsip mempunyai judul lebih dari
satu
10. Melakukan retensi sesuai dengan jadwal
11. Out slip digunakan untuk mengetahui siapa yang meminjam arsip tersebut
Untuk memilih sistem filling yang efisien ada beberapa pedoman yang perlu
dipertimbangkan yaitu:
1. Tetapkan metode filling yang paling cocok dengan bentuk atau badan usaha
yang bersangkutan. Suatu metode filling yang dianggap tepat dan cocok

289
 dengan untuk suatu badan usaha dipengaruhi oleh faktor, yaitu;
a. tujuan atau jenis aktivitas badan usaha
b. besar kecilnya suatu badan usaha
2. Tempat orang-orang atau pegawai yang benar-benar ahli atau yang mempunyai
pengetahuan dalam bidang filling
3. Adakan pendidikan kader kearsipan secara kontinu
4. Pergunakanlah perlengkapan teknis-teknis kearsipan sesuai dengan metode filling
yang telah ditetapkan
5. Tetapkanlah organisasi kearsipan sesuai dengan ruang lingkup badan usaha yang
bersangkutan
6. Adakan pengawasan secara terus menerus
7. Biarkan operator (para arsiparis) untuk bekerja dengan tekun, jangan sampai
menunda-nunda pekerjaan (pekerjaan diselesaikan seketika itu)
8. Ikutilah prosedur filling yang telah ditetapkan

11.2.3 Asas Kearsipan

Untuk tugas pengurusan arsip, organisasi kantor dapat memakai dua asas, dari
tiga asas berikut ini, yaitu:
1. asas sentralisasi
2. asas desentralisasi
3. asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi
1. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi, artinya pengurusan surat maupun arsip lainnya yang
berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggara-
an arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Badan ini dikenal
dengan nama unit arsip dan Ekspedisi. Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit
lainnya selain dari unit khusus tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat-
surat secara langsung.
Asas sentralisasi arsip ini akan efisien dan efektif bila dilaksanakan oleh kantor
yang lingkupnya kecil. Keuntungan asas sentralisasi arsip adalah:
a. efisiensi alat, alat dan biaya, maksudnya dapat menghemat alat, ruangan dan
biaya
b. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel
c. Sistem penyimpanan arsip dapat diseragamkan
d. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan
Kelemahan asas sentralisasi:
a. Asas sentralisasi hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
b. Unit kerja yang besar akan mengalami hambatan dan lambat memperoleh arsip
yang dibutuhkan
c. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dalam satu sistem
penyimpanan

290
 Contoh struktur organisasi dengan asas sentralisasi

Direktur

Sekretariat

Man. Arsip Man. Umum Man. Humas

Manajer Manajer Manajer Manajer

Produksi Pemasaran Keuangan Kepegawaian

Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass.

Man Man Man Man Man Man Man Man

2. Asas Desentralisasi (Asas Pemencaran) Arsip

Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan
pengurusan surat masuk dan keluar serta menyelenggarakan kearsipannya dilakukan
oleh setiap unit dalam suatu organisasi, sehingga tiap unit dalam organisasi kantor
tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan ang diperlukan oleh
lingkungannya.
Pada umumnya asas ini dilaksanakan pada kantor-kantor pemerintah maupun
swasta, yang luas unit kerjanya. Tiap unit kerja akan bertanggung jawab atas
kegiatan pekerjaan kantor termasuk tugas kearsipan. Tugas kearsipan mulai dari
pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan,
dilaksanakan pada setiap unit kerja.
Keuntungan asas desentralisasi arsip:
1. Dapat menjaga kerahasiaan kantor, karena pelaksanaannya dapat dilakukan
oleh unit kerja masing-masing.
2. Pekerjaan dapat dikerjakan oleh karyawan yang paling sesuai
3. Perencanaan dan pengawasan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif
4. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
5. Untuk memperoleh arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri
6. Pengurutan arsip mudah dikerjakan, karena arsipnya sudah dikenal baik
Kelemahan asas desentralisasi arsip, antara lain:
1. Penyimpanan arsip tersebar di setiap unit kerja, sehingga dapat menimbulkan
pemborosan alat maupun ruangan
2. Pendidikan dan latihan kearsipan perlu diselenggarakan oleh kantor pusat, agar
petugas mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan
3. Pemusnahan arsip harus dilakukan pada setiap unit kerja, menimbulkan
pemborosan

291
 4. Pengawasan juga dapat dilakukan oleh kantor pusat, sehingga menimbulkan
pemborosan.
Walaupun terdapat keuntungan dan kelemahan dari asas sentralisasi maupun
asas desentralisasi dalam kegiatan kearsipan, namun pelaksanaannya akan
disesuaikan dari kebutuhan kantor yang melaksanakannya. Untuk mengatasi
kelemahan dari kedua asas tersebut, maka dapat pula dilaksanakan asas gabungan
dari kedua asas tersebut.
Contoh struktur organisasi dengan menggunakan asas desentralisasi

Direktur

Sekretariat

Man. Arsip Man. Humas

Manajer Manajer Manajer Manajer

Produksi Pemasaran Keuangan Kepegawaian

TUP TUP TUP TUP

Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass.

Man Man Man Man Man Man Man Man

3. Asas Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi

Asas gabungan adalah penyelenggaraan arsip dengan memadukan kebaikan
asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan-kelemahan dari kedua
asas tersebut dapat diperkecil. Pelaksanaan dalam praktik dapaat dilakukan dengan
penyimpanan arsip aktip secara desentralisasi, sedangkan penyimpanan arsip inaktif
dipusatkan (sentralilasi).
Dalam menerapkan asas gabungan ini, perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai
berikut:
1. Penyeragaman klarifikasi antara arsip pusat dengan arsip bagian/unit organisasi
2. Ruang arsip pusat tidak jauh letaknya dari masing-masing unit yang ada
3. Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan

292
 Contoh Sturtur organisasi dengan menggunakan asas gabungan

Direktur

Sekertariat

Man. Arsip Man. Umum Man. Humas

Manajer Manajer Manajer Manajer

Produksi Pemasaran Keuangan Kepegawaian

TUP TUP TUP TUP

Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass.

Man Man Man Man Man Man Man Man

11.2.4 Prosedur Filing

Untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan dan penemuan kembali
arsip ygang telah disimpan, maka terlebih dahulu perlu dilakukan beberapa kegiatan dan
tindakan sebagai berikut:
1. mengumpulkan warkat dari berbagai unit organisasi.
2. memeriksa dan meneliti tanda pelepas (release Mark)
Warkat baru bolh disimpan setelah mendapat tanda pelepas (relese mark) berupa
kata-kata, seperti simpan, arsipkan, file, deponeer atau disingkan dep=simpan,
maupun paraf dan sejenisnya yang biasa dipakai oleh pimpinan sebagai bukti tanda
pelepas.
3. Membaca warkat untuk menetapkan judul (filling caption) sesuai dengan sistem
yang digunakan.
4. Pemberian kode warkat, untuk memudahkan penempatan warkat di laci, di belakang
guide dan di folder mana.
5. Penyortiran. Penyortiran merupakan kegiatan memisah-misahkan warkat
berdasarkan kode yang telah ditetapkan.
6. Pembuatan lembar petunjuk silang. Diperlukan untuk judul surat yang lebih dari
satu.
7. Pembuatan Follow up slip. Follow slip dipersiapkan untuk warkat-warkat yang
memerlukan tidak lanjut di kemudian hari. Lembar tindak lanjut ini disimpan pada
berkas peringatan (ticler file).
8. Routing Slip (Lembar Beredar). Diperlukan bila satu apabila warkat harus disampaikan
lebih dari satu unit/diolah oleh beberapa bagian/pejabat tertentu. Seperti lembar
disposisi dan kartu kendali.

293
 9. Penggolongan warkat. Penggolongan warkat bertujuan untuk memudahkan
penyimpanan ke dalam file menurut sistem yang dipahami.
10. Penyimpanan warkat. Warkat yang telah dikelompokkan dimasukkan ke dalam file
masing-masing dan sistemnya dimasukkan ke dalam filling cabinet sesuai dengan
sistem penyimpanan yang digunakan.
11. Pemeliharaan, perawatan dan pemusnahan arsip menurut peraturan yang berlaku.

11.2.5 Analisa Kebutuhan dan Alat

1. Jenis dan Kegunaan Perlengkapan Arsip
Ada beberapa jenis dan kegunaan perlengkapan arsip yang dibutuhkan untuk
proses penyimpanan warkat atau surat, diantaranya adalah:
a. Lembar disposisi, digunakan untuk mengatur proses pengolahan surat yang
selanjutnya menjadi alat pengendali lalu lintas persuratan dan sebagai sarana
monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini merupakan gambaran dari
jalur kedinasan antara atasan dan bawahan, atau pejabat secara horizontal.
Kegiatan ini menggambarkan peranan dan partisipasi aktif dari staf dalam proses
pengolahan surat.
b. Kartu kendali, digunakan sebagai alat pecatat surat, alat pencar/pelacak untuk
dapat menemukan/menetapkan lokasi dan tempat surat. Kartu kendali ini sangat
perlu untuk alat pengukur/alat penyampai surat dan sebagai arsip pengganti
dari surat dinas penting.
c. Kartu tunjuk silang, kegunaannya hampir sama dengan kartu kendali yang
diberkaskan atau difile yang fungsinya untuk mengganti atau mewakili
permasalahan (subjek) dari sebuah surat, tidak dengan surat aslinya. Pada
kartu silang ini dituliskan/dicatatkan dimana adanya surat asli disimpan.
d. Kartu/lembar pinjam arsip, dipergunakan untuk meminjam arsip seorang pejabat
yang akan meminjam arsip harus mengisi mencatat pada kartu lembar yang
dimaksud. Kartu/lembar ini digunakan untuk mempertanggungjawabkan siapa
yang meminjam arsip, sekaligus berfungsi sebagai pengganti sementara arsip
yang dipinjam atau arsip yang pindah dari kedudukannya.
e. Lembar penerus, digunakan sebagai pengganti buku ekspedisi (lihat kartu
kendali), sebagai alat pengendali dan memonitor surat di lingkungan unit
pengolah.
f. Kotak penyimpan/pengikat (Tier File), kotak yang berukuran sedang untuk
menyimpan lembar disposisi, kartu/lembar pinjam arsip dan lembar penerus.
Kotak ini pula berfungsi sebagai pengingat bagi pengelola arsip.
g. Map gantung/folder, map khusus yang memakai gantungan, untuk; menempatkan
arsip atau sekelompok arsip. Map tersebut berisi himpunan arsip mengenai
satu persoalan/ permasalahan. Map folder itu merupakan bentuk fisik dan file
atau berkas.
h. Sekat petunjuk (guide), guide disimpan dan diatur di depan folder sebagai
penunjuk pembatasan simpanan arsip untuk membedakan/memisahkan antara
masalah utama, masalah dan submasalah.

294
 i. Perlengkapan lain, berupa:
1) Cap tanggal, yaitu cap yang memuat angka dan singkatan nama bulan,
yang setiap kali dapat diubah menurut tanggal, bulan dan tahun yang
dikehendaki/sesuai dengan keperluannya.
2) Cap derajat surat, yaitu cap yang diperlukan untuk memberitahukan bahwa
surat perlu ditangani dengan kecepatan tertentu (segera atau amat segera)
3) Cap sifat surat, yaitu cap yang dapat menetapkan apakah surat itu bersifat
rahasia, penting dan lain-lain
4) Alat tulis kantor, berupa, bolpen, spidol, lem, perporater, paper clips, pensil,
penggaris, cutter, gunting dan lain-lain
2. Jenis dan Kegunaan Peralatan Arsip
Secara umum peralatan kearsipan yang digunakan untuk pengurusan arsip
adalah:
a. Guide dan Folder
Guide atau sekat petunjuk karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu
memuat kode pada tabnya yang berfungsi sebagai pembatas kelompok sekaligus
sebagai folder yang ada di belakangnya. Macam-macam Guide:
1) Menurut ukurannya dapat dibedakan menjadi:
• Guide besar berukuran 36 x 25 cm, digunakan untuk menyimpan surat-
surat dalam folder ukuran folio
• Guide kecil berukuran 16 x 11 cm, digunakan untuk menyimpan kartu
berukuran 15 x 10, seperti kartu-kartu indeks, kartu kendali, lembar
pengantar, dsb.
2) Menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi:
• Guide posisi pertama, guide yang dipakai sebagai pembatas dan
petunjuk antar caption/subjek
• Guide posisi yang kedua dipakai sebagai pembatas dan petunjuk antar
sub caption/sub
• guide posisi ketiga, guide yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk
sub caption/sub-sub subjek.
Folder yaitu berkas lipatan yang biasanya dibuat dari kertas tebal atau
plastik tebal untuk menyimpan arsip. Pengertian folder ada dua macam, yaitu:
a) Sebagai nama induk dari jenis berkas lipatan yang terdiri dari:
1) Brief ordner, yaitu berkas lipatan besar terbuat dari karton tebal, di
dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Menurut
ukuran brief ordner ada 2 macam yaitu brief ordner folio untuk
menyimpan surat dan brief ordner kuarto untuk menyimpan bukti-
bukti keuangan serti kuitansi, faktur dan lainnya.
2) Stopmap folio yaitu lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal
atau plastik tebal
3) Snelhecter, yaitu berkas lipatan terbuat dari kertas tebal atau plastik
tebal dengan berbagai variasi alat penjepit di dalamnya yang terbuat
dari logam. Snelhecter yang terbuat dari kertas tebal biasanya
berukuran folio, sedangkan yang terbuat dari plastik tebal terdiri dari
ukuran folio dan setengah folio
4) Portepel, yaitu berkas lipatan yang terbuat dari karton tebal dengan
tali sebagai alat pengikat.

295
 5) Map tanpa daun, yaitu berkas lipatan yang terbuat dari 3 kertas tebal
dan memakai tab
b) Sebagai nama dari salah satu jenis lipatan yang berupa map tanpa daun.
Sekarang istilah folder lebih terkenal untuk memberi nama jenis map.
Folder ini ada dua macam yaitu folder biasa dan folder gantung. Folder
gantung untuk diletakkan dalam laci filing cabinet yang bergawang. Kecuali
tempat penyimpanan arsip berupa folder seperti tersebut di atas sekarang
banyak sekali dipergunakan kardus/doos/box yang terbuat dari karton untuk
menyimpan arsip inaktif. Kardus/doos/box arsip ini ada yang berukuran
tebal yaitu 37, 5 x 26,5 x 9 cm, keduanya memakai tutup.

b. Tempat Menyimpan Arsip

1) Lemari Arsip (Cup Board)
Lemari ini merupakan tempat penyimpanan arsip berbagai bentuk,
terbuat dari kayu atau berbagai bentuk, terbuat dari kayu atau besi baja
dan berdaun pintu.
Jenis lemari ini paling banyak dikenal, karena dapat untuk menyimpan
arsip dengan berbagai macam cara, yaitu:
• Swing door cupboard (lemari pintu engsel)
• Sliding door cupboard (lemari pintu dorong)
• Retracting door cupboard (lemari pintu tarik kembali atau lemari dengan
daun pintu yang masuk ke sisi samping).

296
2) Filing Cabinet
Filing cabinet adalah tempat penyimpanan folder secara tegak (vertikal)
terbuat dari besi baja dan terdiri dari beberapa laci. Tiap laci pada bagian
dalam umumnya berukuran 50 × 38 × 24 cm, jenis lacinya ada yang
bergawang dan ada yang tanpa gawang. Filing cabinet biasanya untuk
menyimpan folder berisi arsip aktif.
3) Lemari Gambar
Lemari gambar adalah tempat penyimpanan gambar bangunan atau
peta yang terbuat dari besi baja.
Ada 2 macam lemari gambar, yaitu:
• Lemari gambar dengan laci-laci mendatar, dipergunakan untuk
menyimpan gambar secara terbuka, mendatar, dan ditumpuk/flat
• Lemari gambar dengan tempat penyimpanan tegak, terbuka, dan
mengantung (vertical suspension).
4) Rak arsip
Rak arsip adalah tempat penyimpanan brief ordner atau box arsip
secara terbuka, terbuat dari besi baja.
Ada 2 macam rak arsip, yaitu:
1) Rak bergerak (Mobile stacks/Roll-0-Pack)
Rak ini adalah tempat penyimpanan yang besar, terbuat dari besi
baja memakai roda kecil sehingga dapat digerakkan.
Menurut besar kecilnya dan tenaga penggeraknya dapat
dibedakan menjadi 3 jenis:
• Roll-0-Pack yang didorong untuk menyimpan arsip dengan berat
mebelnya tidak lebih dari lima ton tiap bloknya.
• Roll-0-Pack yang dilengkapi dengan elektro motor tiap kereta untuk
menyimpan arsip seberat 8 ton dengan mebelnya
• Roll-0-Pack yang digerakkan secara mekanis (dilengkapi dengan
alat untuk memutar roda bergigi yang berhubungan dengan rantai
yang dipasang pada lantai), untuk menyimpan arsip sampai 20
ton beserta mebelnya.
• Roll-0-Pack/mobile straks biasanya dipergunakan untuk
menyimpan arsip inaktif dan arsip statis di gudang arsip.
2) Rak tidak bergerak (Stationary Stacks)
Jenis rak inilah yang paling banyak dikenal dibuat dari besi
berlubang dan ada pula yang bentuknya seperti lemari tanpa daun
pintu.
5) Kotak/lemari kartu
Kotak/lemari kartu ini untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks
dan lainnya, terbuat dari kayu atau besi baja.
Macam-macam tempat penyimpanan kartu antara lain:
• Card Indexs Cabinet (Cardex)
Cardex adalah tempat penyimpanan kartu horizontal,
terbuat dari besi baja yang terdiri dari laci-laci (8 atau 15 laci).
Tiap lacinya sudah dilengkapi dengan pocket untuk

297
 diisi dengan warkat yang berapa kartu. Karena kartu diletakkan secara
horizontal dan laci cardex dapat dikeluarkan dari lemarinya maka kita
dapat membaca bahkan menulis di atas kartu yang bersangkutan
tanpa mengeluarkan kartunya.
• Card Cabinet
Card cabinet adalah tempat penyimpanan kartu secara vertikal
yang terbuat dari besi baja atau kayu.
Card cabinet ada dua macam, yaitu:
• Card cabinet seperti lemari dengan daun pintu untuk menutup
laci-lacinya
• Card cabinet yang bentuknya menyerupai filing cabinet tetapi
laci-lacinya kecil berada di bagian atas dan di bagian bawah berupa
rak berdaun pintu kecil.
• Kotak Kartu
Kotak kartu ini sebagai card cabinet kecil dengan dua laci untuk
menyimpan kartu secara vertikal, terbuat dari besi baja. Karena
bentuknya yang kecil biasanya diletakkan di atas meja atau filing
cabinet.
• Ticler File
Ticler file adalah kotak terbuat dari kayu atau besi baja yang
berisi lembar/kartu vertikal menunjukkan tanggal (31 lembar), bulan
(12 lembar), dan tahun. Tiap pagi lembaran yang menunukkan tanggal
digeser sehingga untuk yang di depan menunjukkan tanggal dan bulan
hari itu. Ticler file biasa dipergunakan untuk menyimpan lembar
disposisi, bon pinjam arsip atau kartu lainnya yang memuat tanggal
jatuh tempo, diletakkan di depan kartu tanggal yang bersangkutan
untuk diketahui pada waktunya. Karena bentuknya kecil ticler file
biasanya diletakkan di atas meja.

Sumber: Dokumen Penerbit Sumber: Dokumen Penerbit Sumber: Dokumen Penerbit

Gambar mobile filling Gambar tab filling cabinet Gambar Filling cabinet metal
cabinet and wooden

298
Rak arsip terbuka (open Shelf file)

299
11.3 Mengimplementasikan Sistem Kearsipan
Tugas kearsipan adalah tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh unit kearsipan dalam
suatu organisasi. Ada empat tugas pokok kearsipan yaitu:
1. Menyimpan Berkas Surat Dinas. Seluruh surat dinas harus disimpan di tempat yang
aman dan nyaman serta menggunakan sistem tertentu yang menunjang apabila sesuatu
arsip diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
2. Pemeliharaan dan Pengendalian Berkas Surat Dinas. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan
dengan menyediakan sarana dan prasarana yang memadai seperti ruangan, lemari, rak
filing cabinet dan lain-lainya. Selain melakukan pemeliharaan, kearsipan harus mampu
mengendalikan surat/warkat dengan jalan membuat catatan khusus atau format tertentu
sehingga arsip benar-benar terkendali.
3. Penyusutan dan Pemusnahan Berkas. Penyusutan adalah proses pengurungan atau
pemindahan arsip aktif ke arsif pasif serta memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak
mempunyai nilai guna lagi berdasarkan jangka waktu penyimpanan (jadwal retensi).
4. Penemuan Kembali Berkas Surat/Dokumen. Dengan menggunakan sistem kearsipan
yang tepat serta pencatatan yang tertib, arsip yang diperlukan untuk penyelesaian
pekerjaan akan dapat ditemukan kembali dengan mudah.

11.3.1 Penyortiran Surat atau Dokumen

Penyortiran surat/dokumen adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk
pengolahan lebih lanjut. Penyortiran surat/dokumen mempunyai 3 tujuan, yaitu:
1. Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk
2. Untuk menentukan prioritas penanganannya
3. Untuk mempermudah pengawasan
Penyortiran surat/dokumen dilakukan oleh petugas penerima surat di loket
penerimaan surat masuk. Di bawah ini akan dijelaskan mengenai tugas-tugas dari petugas
penerima surat.
Ada 3 tugas yang harus dilakukan oleh petugas penerima surat, yaitu:
1. Menggolongkan surat ke dalam surat pribadi dan surat dinas
2. Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan sekretaris atau pimpinan
3. Menggolongkan surat dinas atas surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting dan
surat dinas rahasia. Surat jenis ini dapat diketahui dengan cara:
a. Meneliti sumber surat dari nama pengirim
b. Meneliti cara pengiriman (kilat, segera, pos paket atau barang cetakan)
Untuk pemisahan surat-surat diperlukan suatu alat yang disebut kotak sortir. Kota
sortir ini disediakan sebanyak bagian yang ada pada suatu kantor, dimana tiap kotak
diberi kode/nama masing-masing unit, misalnya bagian keuangan, bagian perencanaan,
bagian kepegawaian dan lain-lain. Surat-surat yang ditujukan kepada bagian keuangan
dimasukkan ke dalam kotak sortir bagian keuangan, surat yang ditujukan kepada bagian
perencanaan dimasukkan ke dalam sortir bagian perencanaan dan seterusnya.
Khusus untuk surat rahasia, surat tercatat, surat kilat, wesel pos dan surat
tertutup lainnya diberi stempel jam tanggal terima surat pada amplop bagian
belakang.

300
11.3.2 Pencatatan Dokumen
Dokumen yang masuk dan dokumen yang keluar akan dilakukan suatu pencatatan.
Hal ini dikarenakan pencatatan tersebut sebagai alat bukti tertulis bahwa perusahaan
atau organisasi tersebut melakukan suatu pengiriman atau penerimaan dokumen dari
atau ke organisasi atau perusahaan lainnya.
Apabila suatu dokumen tidak dicatat, baik dokumen masuk maupun dokumen keluar
maka perusahaan atau organisasi tersebut tidak mempunyai bukti yang otentik.
Dalam pencatatan dokumen masuk pada suatu organisasi dapat dicatat dalam buku
tersendiri. Bentuk buku tersebut sebagai berikut:
Pencatat mempunyai tugas, yaitu:
1. membuka amplop, membaca dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat
menangkap inti maksud dari isi surat dengan cara menggarisbawahi kata-kata atau
kalimat yang dianggap penting
2. Pemeriksaan lampiran
3. Membubuhkan cap (time stamp or electric clock dating machine) yang merupakan
stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama
surat. Stempel agenda harus memuat tanggal penerimaan surat, hari dan jam
penerimaan surat, nomor agenda, tanggal surat diteruskan, dan tanda tangan petugas
agenda.
4. Mengagendakan surat masuk, yaitu mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan
harian untuk surat masuk. Buku ini disebut buku agenda masuk. Sedangkan
petugasnya dinamakan agendaris. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor
agenda surat masuk. Ada 3 macam bentuk buku agenda yaitu: buku agenda tunggal,
buku agenda kembar, dan buku agenda berpasangan
Contoh buku agenda tunggal:
AGENDA SURAT MASUK
Tgl. No. Terima Tgl&No Isi
Lampiran Diteruskan Ket.
Terima Agenda dari Surat masuk Surat

AGENDA SURAT KELUAR

Nomor Tanggal Dikirim Isi Surat Lampiran Keterangan.

kepada

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut harus diarahkan dan diteruskan kepada
pejabat yang berhak mengolahnya.
1. Surat masuk harus disertai atau dilampirkan lembar disposisi oleh sekretaris/kepala
tata usaha

301
 2. Surat masuk yang dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan kepada pimpinan/
kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan
pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi
3 Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris/
kepala tata usaha, selanjutnya diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses
sesuai dengan disposisi.
Contoh lembar disposisi:

INDEKS: . . . . . . . . . . . . . . . . TANGGAL PENYELESAIAN . . . . . . . . . . . . . . . .

................................

DARI : ................................
PERIHAL : ................................
TGL. NASKAH DINAS : ................................
NO. NASKAH DINAS : ................................

INSTRUKSI/INFORMASI *) DITERUSKAN KEPADA

*) Coret yang tidak perlu

Pencatatan dokumen keluar untuk surat-surat yang bersifat rutin atau insidental,
biasanya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep kepada bawahan/orang yang
ditunjuk. Orang yang khusus membuat konsep surat tersebut disebut konseptor.
Syarat-syarat dalam pembuatan konsep surat ada 6 macam yaitu:
1. Ada persetujuan konsep surat dari atasan. Mungkin ada hal-hal yang perlu ditambah-
kan atau dikurangi, maupun terdapat kejanggalan
2. Mengagendakan surat
3. Mengetik konsep surat
4. Penandatangan surat
5. Pemberian cap dinas
6. Melipat surat, penyampulan surat, pengiriman surat dan penyimpanan surat

11.3.3 Prosedur Distribusi

Ada 2 macam prosedur distribusi di dalam suatu organisasi yaitu prosedur distribusi
internal dan prosedur distribusi eksternal. Prosedur distribusi internal ditempuh melalui 8
kegiatan, yaitu:
1. Penerimaan
Tugas penerimaan surat dilakukan dengan 4 cara:
a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
b. Meneliti ketepatan alamat pengirim
c. Menggolongkan surat sesuai dengan jenisnya
d. Menandatangani bukti penerimaan sebagai tanda bahwa surat telah
diterima

302
2. Penyortiran
Pekerjaan penyortiran meliputi 3 tugas:
a. Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan dan surat-surat
dinas lainnya
b. Menggolongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas penting dan
surat dinas rahasia
c. Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat
tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dan sebagainya. Mencatatnya
dalam buku penerimaan tersendiri agar dapat diterima oleh orang yang memeng
berhak.
3. Pembukaan sampul
Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran setelah isi amplop dikeluarkan,
sebelum dicatat ke dalam agenda, terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda
atau mesin stempel (time stamps) pada ruang kosong.
Setelah stempel agenda dibubuhkan, kegiatan selanjutnya adalah pemeriksaan
kelengkapan surat yang meliputi:
a. Apakah nonor surat sesuai dengan nomor amplop
b. Apakah alamatnya sudah cocok (alamat dalam dan alamat sampul). Bila alamat
pengirim tidak ada, satukan surat dengan sampulnya
c. Apakah perihalnya ada hubungan dengan surat terdahulu, sertakan surat yang
dimaksud
d. Apakah lampirannya sudah cocok
4. Membaca. Memberi garis bawah, dan membuat catatan penting/memberi tanda
5. Pengagendaan surat
6. Pengarahan surat masuk
Bila surat-surat yang sudah selesai diagendakan dan ternyata surat tersebut
dibutuhkan oleh beberapa pejabat untuk diketahui, maka untuk surat-surat semacam
ini diperlukan pengarahan
7. Penggandaan surat masuk
8. Penyimpanan surat.
Untuk distribusi eksternal adalah suatu tata cara atau aturan yang menyebarluaskan
dokumen dimana dilakukan di luar perusahaan atau organisasi.
Proses distribusi eksternal mencakup 7 macam kegiatan, yaitu:
1. Konsep dibuat oleh sekretaris/kepala tata usaha
2. Persyaratan dari konsep
Beberapa persyaratan dari konsep surat antara lain sebagai berikut:
a. Bersifat formal/dinas
b. Objektif
c. Ringkas dan jelas maksudnya
d. Sopan dan ramah bahasanya
e. Seragam dalam bentuknya
f. Rapi dalam pengetikan
3. Pengetikan
4. Penandatanganan
5. Pencatatan

303
 Ada 3 cara dalam pencatatan, yaitu:
a. Surat yang telah ditandatangani, dicap dan disertai kelengkapan lainnya
(lampiran, amplop) menjadi surat dinas resmi
b. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas
c. Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, maka surat siap untuk dikirim
6. Pengiriman surat keluar
7. Penyimpanan berkas/arsip surat

11.3.4 Langkah Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip

Sistem penyimpanan arsip/warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses
pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan
sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan,
penyusutan dan pemusnahan arsip.
Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan arsip (sistem filing), nama yang
umum dipakai ada lima macam yaitu:
1. Penyimpanan arsip sistem abjad
2. Penyimpanan arsip sistem tanggal
3. Penyimpanan arsip sistem wilayah
4. Penyimpanan arsip sistem subjek/pokok masalah
5. Penyimanan arsip sistem nomor
1. Penyimpanan Arsip Sistem Abjad
Penyimpanan arsip sistem abjad adalah penyelenggaraan sistem kearsipan
berdasarkan abjad alfabet, disusun mulai dari A sampai Z, Aa sampai Zz, dan
seterusnya.
Untuk memahami atau cara penyimpanan warkat dengan menggunakan sistem
abjad, terdapat beberapa istilah atau terminologi yang perlu diketahui, antara lain:
a. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul terhadap beberapa unit
b. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul
c. Caption adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda
pengenal
d. Mengkode (kodifikasi), kegiatan menemukan kode dari nama yang sudah
diindeks. Zkode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang sudah diindeks
e. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama/
judul yang sudah diindeks
Kelebihan sistem abjad:
a. Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/
lembaga/perusahaan
b. Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
c. Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya
d. Perlengkapannya dapat dipergunakan untuk bermacam-macam dokumen dan
cocok untuk tiap-tiap dokumen

304
Kelemahan sistem abjad:
a. Dalam sistem-sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang lama untuk
menemukan surat/warkat yang diperlukan
b. Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang
c. Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad
yang berlainan
Peraturan mengindeks dan memberi kode
a. Mengindeks nama orang Indonesia
1) Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu suku kata, maka diindeks
sebagai berikut:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Dearliana Dearliana De
2 Suharto Suharto Su
2) Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku kata, maka
diindeks berdasarkan suku kata nama terakhir
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 NazhiraIdzni Idzni Nazhira Id
2 Muhammad Muslih Muslih Muhammad Mu
3) Nama keluarga/suku/marga adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku/
marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga misalnya:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Andri Sudira Andri Sudira An
2 Erwin Lubis Erwin Lubis Er
4) Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan
tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 M. Zainuddin Zainuddin M Za
2 A. Latif Latif A La
5) Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan
diketahui kepanjangannya maka diindeks dengan cara menulis lengkap
singkatan tersebut, misalnya:
No. Nama Unit I Uni II Unit III Kode
1 B.J. Habibie Habibie Baharuddin Jusuf Ha
2 A.H. Nasution Nasution Abdul Haris Na
6) Nama yang memakai gelar, yang diutamakan adalah nama asli atau marga
dan gelar tidak diindeks, ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Namun
apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut
diindeks.
Ada beberapa gelar yang umum dipakai, yaitu:
a) gelar akademis, seperti Spd, Dra, Dr, Ir, SH, SE,Prof, Phd, Msc,
Mpd, MBA, MM,Msi dan lain-lain
b) Gelar keagamaan antara lain: Kyai, haji, Hajjah, Ustadz, Bhiksu,
Pendeta, Pastor, dan lain-lain

305
 c) Gelar kebangsaan, seperti: Raden, Raden Ajeng, KRT Sunan, Sul-
tan, Andi, Cut, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorde, Lalu dan sebagainya
d) Gelar kepangkatan, seperti Marsekal, Laksamana, Kapten, Sersan,
Kolonel, Jendral, Komisaris Besar dan lain-lain
e) Gelar jabatan, seperti, Presiden, Mentri, Gubernur, Direktur, Jendral,
Bupati, Camat, Lurah, dan lain-lain. Diindeks sebagai berikut:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Ir H. Iwan Zaiwansyah,MM Zaiwansyah iwan (Ir,H,MM) Za
2 Raden Afif Baskoro Baskoro Afifi (Raden) Ba
7) Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diindeks
adalah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran, misalnya:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Ida Bagus Putu Oke Oke Putu Ida Bagus Ok
2 I Gusti Made Yono Yono Made I Gusti Yo
8) Nama yang didahului dengan nama baktis, diindeks mulai dari nama aslinya,
kemudian diikuti oleh nama baktisnya, misalnya:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Yohannes Rumenta Rumenta Yohannes Ru
2 Stefani anggraini Anggraini Stefani An
9) Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan
menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 N y. Sadiah Zainuddin Zainuddin Sadiah (Ny. ) Za
2 Yuliana Sukoco Sukoco Yuliana Su
10) Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara menuliskan
terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian, misalnya:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Fairuz Binti Muhammad Muhammad Fairuz binti Mu
2 Aziz Bin Muslih Muslih Aziz Bin Mu
11) Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana
nama itu ditulis, misalnya:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Ir H. Tjahyono Tjahyono Ir H Tj
2 Drs Robby Djayadi Djayadi Robby Drs

b. Mengindeks nama-nama orang asing

1) Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dan lain-lain, diindeks berdasarkan
nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang nama (Nick
name), misalnya:

306
 No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Frederick W. Taylor Taylor Frederick W Ta
2 Jawharlal Nehru Nehru Jawaharlal Ne
2) Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang
menggunakan tanda penghubung tersebut diindeks sebagai satu kata,
misalnya:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 John Frank Smith Jones Smith-Jones John Frank Sm
2 Sylvia Lopez-Tiana Lopez-Tiana Sylvia Lo
3) Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap
sebagai suatu unit tersendiri, tetapi merupakan dari nama keluarga.
Pengindekan dilakukan dengan cara menempatkan nama yang di depannya
diberi awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El dan Al dan lain
sebagainya
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Marco van Basten Van Basten Marco Va
2 Oscar De La Hoya De La Hoya Oscar De
4) Nama orang Cina, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana
nama tersebut ditulis, karena baik orang Cina, maupun orang Korea nama
keluarga selalu dicantumkan di depan, contoh:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Liem Swi King Liem Swie King Li
2 The Liang Gie The Liang Gie Th
c. Mengindeks nama Perusahaan
1) Mengindeks nama perusahaan pada umumnya (Toko, Pabrik, P T, Firma,
C V, Kantor, Instansi) diutamakan nama yang dipentingkan baru diikuti jenis
badan hukumnya atau kegiatannya, misalnya:
No. Nama Unit I Unit II Kode
1 PT Adhi Karya Adhi Karya Perseroan Terbatas Ad
2 Toko Buku Matahari Matahari Toko Buku Gu
2) Nama bank atau nama perusahaan yang disingkat, cara pengindekannya
adalah dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan itu, terlebih dahulu
kemudian diindeks sebagaimana nama kepanjangannya
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 BTN Tabungan Negara Bank Ta
2 PT KAI Kereta Api Indonesia Perseroan terbatas Ke
3) Nama perusahaan yang menggunakan orang sebagaimana nama
tersebut ditulis, kemudian diikuti oleh jenis badan hukum atau
kegiatannya, contoh:

307
 No. Nama Unit I Unit II Kode
1 RS Cipto Mangunkusumo Cipto Mangunkusumo Rumah sakit Ci
2 Bandara Soekarno-Hatta Soekarno-Hatta Bandar Udara So
4) Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama
perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menulis angka tersebut sebagai
suatu unit dengan yang lainnya, sebagai contoh:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Restaurant 99 Sembilan sembilan Restourant Se
2 Hotel 747 Tujuh Empat Tujuh Hotel Tu
5) Nama perusahaan yang menggunakan huruf dan bukan merupakan
singkatan diindeks dengan cara sebagai berikut:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Toko Buku Yza Yza Toko Buku Yz
2 PT ABC ABC PT Ab
6) Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari, dan, &, tidak
dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut, pengindekannya
dilakukan sebagai berikut:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Beuty Fashion & Make Up Beuty Fashion & Make up Be
2 Lia & Meyti Salon Lia & Meyti Salon Li
d. Mengindeks nama instansi pemerintah
1) Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung, dari, dan, &,
tidak dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut,
pengindekannya dilakukan sebagai berikut:
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 SMK Prisma Depok Kejuruan Prisma Depok Sekolah Menengah Ke
2 UPI Bandung Pendidikan Indonesia Bandung Universitas Pe
2) Nama instansi/lembaga, diindeks dengan cara meletakkan instansi/lembaga
tersebut pada unit terakhir pengindekan, misalnya:
Nama Unit I Unit II Unit III Kode
LAN Administrasi Negara Lembaga Ad
LIPI Ilmu Pengetahuan Indonesia Lembaga Il
3) Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah kata pengenal terpenting
dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 HMI Mahasiswa Islam Himpunan Ma
2 PKS Keadilan Sejahtera Partai Ke
4) Nama pemerintah negara asing, diindeks adalah unit politik dari negara
tersebut

308
 No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Republik Indonesia Indonesia Republik In
2 CIA American Central Intelegence (of) Am
Menyusun Daftar Klasifikasi
Setelah mengindeks, buatlah daftar klasifikasi warkat/arsip berdasarkan abjad mulai
dari A sampai Z. Namun apabila terdapat sejumlah nama dengan abjad yang sama atau
hampir bersamaan, maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan
seterusnya, misalnya:
A,B,C,D………………………………..Z
Aa, Ab, Ac, Ad,………………………..Az
Aba, Abb, Abc,………………………...Abz
Aca, Acb, Acc,…………………………Acz
Contoh cara menyusun daftar klasifikasi dari nama-nama di bawah ini:
• Rumah Makan 999
• PT Adhi Karya
• BTN
• Apotik Depok
• Rumah Sakit Hasan Sadikin
• Hotel Mandarin
• IPB
Kode Caption
A Ad Adhi Karya, Perseroan Terbatas
D De Depok, Apotik
H Ha Hasan Sadikin, Rumah sakit
M Ma Mandarin, Hotel
P Pe Pertanian Bogor, Institut
S Se Sembilan Sembilan, Rumah Makan
T Ta Tabungan Negara, Bank
Menyiapkan Peralatan atau Perlengkapan:
a. Filing kabinet, dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya dapat disesuaikan
dengan kebutuhan. Laci filing kabinet diberi kode pada bagian depannya. Misalnya
filing kabinet mempunyai empat laci maka kodenya adalah:
1) Laci I berkode A- F
2) Lsci II berkode G – L
3) Laci III berkode M – S
4) Laci IV berkode T – Z
b. Guide, banyaknya guide yang dibutuhkan bila menggunakan sistem abjad sederhana
26 buah. Ditempatkan pada folder/map gantung. Tetapi bila suatu organisasi telah
berkembang di mana tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk abjad. Maka pada
masing-masing laci akan terdapat 26 guide. Sehingga guide dapat yang dibutuhkan
sebanyak 26 × 26 buah = 676 buah. Dalam praktik untuk membatasi jumlah guide
dapat pula digunakan kode gabungan. Misalnya kode laci ABC, DEF, GHI dan
seterusnya.

309
 Pada tiap guide diberi tab. Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z kemudian disusun
berdasarkan abjad pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya.
c. Folder, banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasi yang masih sederhana
sebanyak 26 buah. Folder tersebut berkode A sampai Z. Tetapi bagi organisasi yang
telah berkembang, maka tiap laci akan memuat 26 folder. Dengan perincian sebagai
berikut:
Di belakang guide a disusun folder Aa, ab, Ac…………..Az
Di belakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc…………..Bz
Di belakang guide C, disusun folder Ca, Cb, Cc……………Cz
d. Rak sortir, rak sortir yang dibutuhkan sebanyak 26 Rak. Diberi kode abjad dari A
sampai z sehingga memudahkan pemisahan surat
e. Kartu indeks disesuaikan dengan kebutuhkan. Kartu indeks disimpan dalam laci
kartu indeks
f. Rak kartu atau laci kartu, untuk menyimpan kartu indeks
Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Arsip
Untuk memudahkan dalam pembahasan ini maka kami akan membuat contoh surat
yang akan diarsipkan dengan menggunakan beberapa sistem:
Jakarta, 1 Nopember 2007
Kepada
Yth Direktur PT Arcon Cipta Pratama
Jl Cipinang Cempedak IV No.
Jakarta Timur
Hal: Lamaran Pekerjaan
Dengan Hormat,
Membaca iklan di Harian Republika tanggal 30 Oktober 2007 tentang lowongan pekerjaan
sekretaris, saya tertarik untuk mengajukan lamaran pekerjaan tersebut.
Sebagai bahan pertimbangan dibawah ini saya sampaikan data pribadi saya sebagai berikut:
Nama : Etty Setiawati
Tempat/tanggal lahir : Depok, 12 Febuati 1984
Jenis Kelamin : Perempuan
Alamat : jl. Citayam Raya No. 15/28 RT 02/02, Kelurahan Depok, Kec.
Pancoran Mas Kota Depok (16431)
Untuk melengkapi surat lamaran ini saya lampirkan Photocopy surat-surat dan ijasah yang
diperlukan.
Hormat saya,
Pemohon

Etty Setiawati

Lampiran:
• Daftar Riwayat Hidup
• Photo Copy Ijasah ASMI
• Surat Keterangan Kesehatan
• Surat Kelakuan Baik
• Pas Photo 4 x 6 = 3 Lembar

310
 Dalam pelaksanaan penyusunan dan penyimpanan surat/warkat berdasarkan contoh
surat di atas dapat diambil langkah-langkah sebagai berikut:
a. Meneliti dan mengelompokkan warkat-warkat/surat yang masuk.
b. Menetapkan indeks dan memberi kode yang diambil dari daftar klasifikasi arsip
untuk masing-masing warkat/surat kemudian warkat/surat dimasukkan ke dalam
laci, guide dan folder sesuai kodenya. Misalnya surat berkode Se disimpan dilaci
berkode S di belakang guide berkode S dalam folder berkode Se.
c. Memberi kode indeks, seperti contoh berikut:
Se

Indeks : Setiawati, Etty

Kode/Tanggal/Simpan : Se/1 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran pekerjaan
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007

d. Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laci S

e. sesuai dengan huruf S yang tertera pada Tab kartu indeks
Contoh rak kartu/laci kartu
A B C D E F G

H I J K L M N

O P Q R S T U
▲
V W X Y Z
Kartu indeks dengan indeks Se
Apabila ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip
harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menanyakan jenis arsip yang disimpan
b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks
c. Melihat kartu indeks untuk melihat kode arsip
d. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan menggantinya
dengan bon pinjam arsip
2. Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal
Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan tahun, bulan dan tanggal yang dijadikan sebagai kode. Dengan ketentuan
tahun sebagai subjek, bulan sebagai sub subjek dan tanggal sub-sub subjek. Tahun
sebagai judul laci, bulan sebagai judul guide, sedangkan tanggal ditetapkan sebagai
judul folder.
Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan dan tahun
yang tercantum dalam surat dijadikan sebagai kode penyimpanan arsip.
Langkah-langkah yang ditempuh dalam penyimpanan arsip:
a. Persiapan
Perlengkapan dan tempat penyimpanan surat, meliputi:

311
 1) Filing Cabinet, cukup satu laci dalam satu tahun, tapi apabila dibutuhkan dapat
ditambah.
2) Guide, dapat disiapkan 12 buah sebanyak bulan dalam satu tahun
3) Map folder jumlahnya sebanyak hari dalam satu tahun. Dengan demikian harus
disiapkan sebanyak 365 buah map
4) Kotak sortir, disesuaikan dengan kebutuhan
5) Kartu indeks disiapkan sesuai dengan kebutuhan, hal ini untuk membantu
memudahkan penemuan kembali arsip yang disimpan
6) Buku arsip, buku ini diperlukan untuk mencatat warkat yang diterima atau dikirim.
b. Menyusun Klasifikasi Tanggal
Klasifikasi tanggal menghendaki warkat-warkat yang bertahun sama disimpan
dalam laci yang sama. Warkat yang nama bulannya sama akan terdapat di belakang
guide yang sama dan warkat yang bertanggal sama akan terdapat dalam folder
yang sama. Misalnya tanggal surat 30 Oktober 2007, diindeks sebagai berikut:
2007 = Unit I Kode Laci
Oktober = Unit II Kode Guide
30 = Unit III Kode folder
c. Prosedur Penyimpanan
1) Pemberian kode, yaitu kode diambil dari tahun, bulan dan tanggal penyimpanan
arsip yang bertalian
2) Mengisi kartu induk, seperti contoh di bawah ini
Se

Indeks : Setiawati, Etty

Kode/Tanggal/Simpan : 2007.11.30/2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran pekerjaan
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007

3) Berdasarkan kode pada contoh kartu indeks tersebut, surat tersebut disimpan
dalam laci berkode 2007 di belakang guide Oktober dan pada folder 30
4) Kartu indeks disimpan dalam lemari kartu indeks pada laci S, sesuai dengan
huruf Se yang tertera pada Tab kartu indeks

A B C D E F G

H I J K L M N

O P Q R S T U

V W X Y Z
▲
Kartu indeks dengan indeks Se
5) Prosedur penemuan kembali
Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur
sebagai berikut:

312
 a) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks
b) Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
c) Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci 2007, guide
Oktober dan folder 30.
3. Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah
Sistem wilayah disebut juga dengan sistem geografis, yaitu sistem kearsipan
yang berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat.
Sistem ini banyak dipakai oleh kantor atau instansi yang mempunyai cabang/
perwakilan di beberapa daerah.
Kelebihan sistem wilayah adalah:
a. Apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudah mencari keterangan
b. Apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsung diketahui
Kelemaan sistem wilayah adalah:
a. Bisa terjadi kesalahan apabila petugas tidak memiliki wawasan/ pengetahuan
tentang letak geografis
b. Di dalam surat/warkat tidak menulis alamat secara lengkap, sehingga
menyulitkan petugas, karena itu petugas harus mengetahui letak geografis/
wilayah
c. Petugas sering mendapatkan kesulitan untuk mengetahui batas-batas wilayah,
karena itu dibutuhkan buku petunjuk yang menggambarkan batas wilayah yang
menjadi wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing cabang dan
perwakilan
a. Perlengkapan dan peralatan arsip
1) Filing Cabinet, jumlah lci yang dibutuhkan tergantung wilayah yang akan
dijadikan pokok maslah
2) Guide, banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan, apabila sistem
wilayah ini dibantu dengan sistem tanggal maka guide dibutuhkan 12 buah
(1 tahun = 12 bulan) dan apabila sistem wilayah dibantu dengan sistem
abjad maka diperlukan 26 buah
3) Map folder, harus tersedia sebanyak bagian-bagian di wilayah itu
4) Kartu indeks, untuk membatat data/keterangan yang terdapat dalam surat,
disamping sebagai sarana mempermudah penemuan kembali surat-surat
5) Rak sortir, uantuk menyortir surat-surat yang akan disimpan
6) Lemari/rak kartu indeks
b. Menyusun daftar klasifikasi
Daftar klasifikasi disusun berdasarkan wilayah. Dalam wilayah Pemerintahan
Republik Indonesia terdiri dari Propinsi/daerah tingkat I, Kota/Kabupaten/daerah
tingkat II, Kecamatan, dan seterusnya. Di dalam sistem wilayah surat yang
masuk atau keluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan surat
yang lainnya maka dapat disimpan dalam satu tempat penyimpanan.

313
 Contoh daftar klasifikasi arsip:

JW-BALI JAWA

JB 1 JAKARTA
A Jakarta Pusat
B Jakarta Barat
C Jakarta Selatan
D Jakarta Timur
E Jakarta Utara
2 J AWA BARAT
A Bandung
B Bogor
C Cirebon
D Cianjur
3 JAWA TENGAH
A Pekalongan
B Rembang
C Semarang
D Solo
E Tegal
4 YOGYAKARTA
A Bantul
B Sleman
5 J AWA TIMUR
A Banyuwangi
B Jember
C Malang
D Surabaya
6 BALI
A Denpasar
B Klungkung
C Singaraja

314
 c. Prosedur penyimpanan
1) Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan alamatnya,
kemudian cantumkan kode sesuai dengan wilayahnya/letak geografisnya
berdasarkan daftar klasifikasi (lihat contoh daftar klasifikasi di atas).
2) Mengisi kartu indeks contoh kartu indeks.
Se

Indeks : Setiawati, Etty

Kode/Tanggal/Simpan : JB.1.D/2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran pekerjaan
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007

3) Berdasarkan kode tersebut pada kartu indeks di atas, surat tersebut harus
disimpan pada laci jw, di belakang guide 1 Jakarta, dan pada folder D
Jakarta Timur.
4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laci S, sesuai dengan
kode Se yang tertera pada tab kartu indeks.

A B C D E F G

H I J K L M N

O P Q R S T U

V W X Y Z
▲
Kartu indeks dengan indeks Se
d. Prosedur penemuan kembali
Seperti telah disampaikan di muka kearsipan sistem wilayah adalah suatu
sistem filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan letak
wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Oleh karena
itu, kode arsip ditentukan berdasarkan atas alamat surat, mengacu kepada
daftar klasifikasi yang telah dibuat.
Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut:
1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks
2) Lihat kide penyimpanan pada kartu indeks
3) Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide dan
folder sesuai dengan kodenya.
4. Penyimpanan Arsip Sistem Subjek/Pokok Masalah
Suatu sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan pokok masalah atau
perihal surat, maka petugas arsip harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa
yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya.
Kelebihan sistem subjek:
a. Apabila perihalnya sudah diketahui maka mudah untuk menemukan kembali
suratnya.
b. Mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.

315
 Kelemahannya sistem subjek:
a. Sulit mengklasifikasikannya, karena terdapat beraneka ragam masalah yang
hampir sama, padahal berbeda satu sama lainnya.
b. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.
Menyusun Daftar Klasifikasi
Daftar klasifikasi disusun berdasarkan pengelompokan yang bertitik pada struktur
organisasi atau berdasarkan kegiatan sesuai dengan nama satuan organisasi yang
ada. Dalam sistem ini, permasalahan dibagi menjadi 3 kelompok yaitu masalah
utama, masalah, sub masalah, sebagaimana contoh di bawah ini:
DAFTAR KLASIFIKASI

MASALAH UTA M A MASALAH SUB MASALAH

KP Kepegawaian 1 Pengadaan a Formasi

b Penerimaan
c Pengangkatan
2 Ketatausahaan a Izin/dispensasi
b Data/Keterangan
3 Pembinaan
Pegawai a Diktat
b penilaian pegawai
c screening
d pembinaan mental
4 Mutasi a kenaikan golongan
b masa kerja
c tunjangan keluarga
d alih tugas
e jabatan
5 Kesejahteraan a kesehatan
b cuti
c rekreasi/kesenian/
olahraga
d bantuan sosial
e koperasi
f perumahan
g jemputan
6 Pemberhentian a pensiun
b atas permintaan
sendiri
c meninggal dunia

Menyiapkan peralatan atau perlengkapan

Dalam menyiapkan peralatan atau perlengkapan, hendaknya memperhatikan
langkah-langkah sebagai berikut:

316
a. Filing cabinet, disesuaikan dengan kebutuhan sebanyak kelompok masalah
utama.
b. Guide, disesuaikan dengan kebutuhan sebanyak masalah
c. Folder, disesuaikan sebanyak kelompok sub masalah
d. Rak sortir
e. Kartu indeks
f. Lemari kartu indeks
Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali:
Prosedur penyimpanan surat atau warkat, adalah sebagai berikut:
a. Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan harus benar-benar
diketahui masalahnya, maksud dan isi surat. Apabila masalahnya sudah
diketahui, berikanlah kode yang sesuai dengan yang terdapat pada daftar
klasifikasi
b. Mengisi kartu indeks, seperti contoh di bawah Se

Indeks : Setiawati, Etty

Kode/Tanggal/Simpan : KP.1.a./2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran pekerjaan
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007

c. Berdasarkan kode tersebut, maka surat disimpan pada laci Kp (kepegawaian)

di belakang guide 1 di belakang folder a. Formasi
d. Kartu indeks disimpan di lemari kartu indeks pada laci S, sesuai dengan huruf
Se yang tertera pada Tab kartu indeks.

A B C D E F G

H I J K L M N

O P Q R S T U
▲
V W X Y Z
Kartu indeks dengan indeks Se
Prosedur Penemuan Kembali
Seperti telah disampaikan di muka bahwa kearsipan sistem masalah/subjek
merupakan sistem kearsipan berdasarkan perihal pokok/pokok soal, masalah yang
tertera pada surat, oleh karena itu kode arsip ditentukan atas dasar perihal/masalah
surat, sesuai dengan daftar klasifikasi masalah yang telah dibuat.
Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut:
1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks
2) Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
3) Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide dan folder
sesuai kodenya

317
 5. Penyimpanan Arsip Sistem Nomor
Penyimpanan arsip sistem nomor adalah sistem kearsipan yang dalam
penyimpanan dan penyusunan surat/warkat dengan memakai nomor secara
berurutan mulai daari nomer kecil sampai nomor besar.
Kelebihan sistem nomor:
a. Penyimpanan menjadi lebih teliti, cermat dan teratur
b. Penyimpanan menjadi lebih cepat dan tepat
c. Sangat sederhana
d. Dapat digunakan untuk segala macam surat/warkat/dokumen
e. Nomor dokumen dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam korespodensi
f. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas
Kelemahan sistem nomor:
a. Lebih banyak waktu digunakan untuk mengindeks
b. Banyaknya map untuk menyimpan surat-surat yang beraneka ragam dapat
menimbulkan kesulitan
c. Perlu ruangan yang luas dan peralatan yang memadai untuk menyimpan arsip
yang banyak.
Ada dua macam filing sistem nomor yaitu filing sistem nomor dewey dan filing
sistem nomor terminal digit.

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SISTEM NOMOR DEWEY

Filing sistem nomor dewey diciptakan oleh Melvil Dewey, sistem ini disebut
juga dengan sistem desimal, dengan menggunakan notasi angka 0 – 9.
a. Menyusun Daftar Klasifikasi
Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang
ada di dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan
kemudian diberi kode. Daftar klasifikasi nomor ini bermanfaat sebagai pedoman:
1. dalam pemberian kode
2. untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan
Ada tiga lajur dalam daftar klasifikasi nomor ini, yaitu sebagai berikut:
1. Lajur pembagian utama (disebut juga lajur kelompok besar)
Dalam lajur ini disajikan 10 pembagian kegiatan pokok kantor/
perusahaan dengan penomoran kode sebagai berikut:

318
 KODE URAIAN

0 HUMAS
100 KEUANGAN
200 KEPEGAWAIAN
300 PEMBANGUNAN
400 KOPERASI
500 PRODUKSI
600 PEMASARAN
700 PENELITIAN DAN LABORATORIUM
800 PERLENGKAPA N
900 PENGANGKUTAN DAN PERBEKALAN

Jika persoalan pokok lebih dari 10 maka perlu dilakukan penggabungan

dan dicari judul pokok masalah lain yang mencakup persoalan/
permasalahan tersebut sehingga jumlah kelompok persoalan tetap
berjumlah 10. kemudian masing-masing kelompok pembagian utama ini
dibag menjadi 10 bagian yang disebut dengan kelompok pembantu.
2. Lajur atau kelompok pembagian pembantu (sub kelompok)
Kelompok ini terdiri dari 10 uraian/persoalan. Jika belum sampai 10
uraian/persoalan, hendaknya tetap dibagi menjadi 10 kelompok dan pada
kolom yang belum ada, disiapkan sebagai cadangan.
Untuk lebih jelasnya lihat contoh dibawah ini dengan mengambil contoh
bagian personalia/kepegawaian dengan nomor kode 200

KODE URAIAN
200 FORMASI
210 SELEKSI
220 TATA TERTIB
230 UJIAN
240 KENAIKAN PANGKAT
250 CUTI
260 MUTASI
270 PROMOSI JABATA N
280 KESEJAHTERAAN
290 PEMBERHENTIAN

319
 Kelompok seperti contoh diatas, masih dapat dikembangkan menjadi
lebih luas lagi masing-masing ke dalam 10 bagian kecil seperti contoh di
bawah ini

KODE URAIAN

200 IKLAN
201 LAMARAN
202 PANGGILAN
203 SELEKSI
204 WAWANCARA
205 PSIKOTES
206 PENDIDIKAN DAN LATIHAN
207 PERCOBAAN
208 PENGANGKATA N
209 PENEMPATA N

Dalam sistem dewey, perlu diperhatikan dengan seksama kode angka

yang terdapat dalam surat. Yang harus diingat pula ialah pembagian kelompok
besart dengan melihat kepada angka kode surat, kita sudah bisa menentukan
sesuatu surat masuk ke kelompok mana, misalnya bila kepala angka
menunjukkan angka 2, ini sudah dapat dipastikan masalah/urusan personalia/
kepegawaian, bila kode menunjukkan angka 5, sudah dapat dipastikan ini
masalah produksi dan seterusnya.
b. Menyiapkan Peralatan/Perlengkapan
Perlengkapan yang harus disiapkan adalah sebagai berikut:
1) Filing cabinet, filing cabinet yang diperlukan adalah yang mempunyai 10
laci, tiap laci diberi nomor kode seperti tercantum dibawah ini:

LACI LACI TERMINAL

DEWEY DIGIT

0 500 00-09 50-59

100 600 19-Oct 60-69
200 700 20-29 70-79
300 800 30-39 80-89
400 900 40-49 89-99

Berdasarkan daftar klasifikasi judul laci berpedoman kepada nomor

pembagian utama (kelompok besar) mulai nomor 000 sampai 900, demikian
pula isi pokok masalah disesuaikan dengan daftar indeks.

320
 2) Guide untuk tiap laci dibutuhkan 10 guide sehingga guide yang dibutuhkan
kesemuanya berjumlah 100 buah, misalnya untuk laci 000 di dalamnya
disusun guide bernomor 000, 010, 020 sampai dengan 090, untuk laci 100
di dalamnya disusun guide bernomor 100, 110, 120 sampai dengan 190,
untuk laci 100 di dalamnya disusun guide bernomor 100, 110, 120 sampai
dengan 190, untuk laci bernomor 900, 910, 920 sampai dengan 990 dan
seterusnya.
3) Map folder yang diperlukan adalah 10 buah untuk tiap guide, sehingga
jumlah folder yang dibutuhkan adalah sebanyak 1000 buah, folder ini disusun
di belakang guide bernomor 000 di belakangnya disusun folder bernomor
kode 000, 001, 002 sampai 009, di belakang guide bernomor 010, 011,
012 sampai dengan 019 dan seterusnya sampai guide nomor kode 990 di
belakangnya disusun folder 990, 991,992 sampai 999.
Di dalam folder inilah terdpat surat-surat yang disusun secara berurutan
dengan surat paling baru diberi nomor paling besar misalnya terdapat urutan
surat nomor 011.4, 011.3, 011.2 ini berarti surat yang nomor 011.4 adalah
surat yang paling baru.
4) Karu indeks yang berisi identitas surat seperti nama, tanggal, nomor, perihal
dan kode surat, berfungsi untuk memudahkan penemuan kembali arsip
5) Lemari kartu indeks, berfungsi untuk menyimpan kartu indeks.
6) Rak sortir, berfungsi untuk menyortir surat-surat yang akan disimpan.
c. Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip
Prosedur penyimpanan adalah sebagai berikut:
1) Pemberian kode pada surat, setiap surat yang akan disimpan harus benar-
benar diketahui masalahnya, maksudnya dan isi surat. Jika sudah diketahui,
berilah kode yang sesuai yang diambil dari daftar klasifikasi.
2) Mengisi kartu indeks
Se

Indeks : Setiawati, Etty

Kode/Tanggal/Simpan : 201.0/2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran pekerjaan
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007

3) Berdasarkan kode 201.0 maka surat disimpan pada: Laci 200 urutan laci
ke-3. Laci 200 urutan guide ke-1. Laci 201 urutan folder ke-2. Urutan surat
ke-1 (Angka 0 setelah titik merupakan urutan surat ke-1, apabila setelah
titik itu angka 1 maka merupakan surat ke-2 dan seterusnya).

321
 4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laci P sesuai huruf….
Yang tertera pada tab kartu indeks

A B C D E F G

H I J K L M N

O P Q R S T U

V W X Y Z ▲
Kartu indeks dengan indeks Se
Prosedur penemuan kembali:
a. Mengetahui terlebih dahulu nama pengirim surat (surat masuk) atau
alamat yang dituju (surat keluar) dari warkat yang akan dicari.
b. Mencari kartu indeks dari lemari kartu indeks
c. Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
d. Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide,
dan folder sesuai dengan kodenya.

PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM NOMOR TERMINAL DIGIT

Sama halnya dengan sistem nomor Dewey, sistem nomer terminal digit juga
menggunakan angka 0 – 9 dalam prosedur penyimpanannya tidak menggunakan
daftar klasifikasi melainkan menggunakan buku arsip. Nomor urut pada buku arsip
merupakan kode arsip.
a. Menyiapkan peralatan/perlengkapan
Peralatan atau perlengkapan yang perlu dipersiapkan antara lain sebagai berikut:
1) Buku arsip seperti contoh di bawah ini

NO TANGGAL JUDUL NOMOR TANGGAL PERIHAL KET

URUT PENYIMPANAN SURAT SURAT SURAT SURAT

Surat pertama dicatat dalam buku arsip dengan nomor 0000, surat
kedua 0001, surat ketiga 0002, dan seterusnya.
2) Filing cabinet, yang berlaci 10 pada laci tersebut dibubuhkan kode:
a) Laci pertama kode 00 – 09
b) Laci kedua diberi kode 10 – 10
c) …dan seterusnya sampai…
d) Laci kesepuluh, diberi kode 90 –99
3) Guide, pada setiap laci dipasangkan guide dengan diberi kode sesuai dengan
urutan nomer. Contoh: Laci berkode 00 – 09 di dalamnya dipasang guide
nomer 00, 01, 02 dan seterusnya sampai 09
4) Map folder, tiap-tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10
buah dengan nomor berurutan mulai dari 0, 1, 2 sampai 9. Agar folder-
folder ini tidak tertukar satu sama lainnya pada guide yang berbeda, maka
tiap-tiap folder dapat diberi kode guidenya, sebagai contoh: di belakang
guide 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2 dan seterusnya sampai
00/9.

322
 5 ) Kartu indeks
6) Lemari kartu indeks
7) Rak sortir
b. Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali
1) Mengisi buku arsip

NO TANGGAL JUDUL NOMOR TANGGAL PERIHAL KET

URUT PENYIMPANAN SURAT SURAT SURAT SURAT

OOOO
OOO1
OOO2
dsb
O173 2 Nop 2007 Setiawati, Etty 30 Nop 2007 Lamaran
Pekerjaan

2) Mengisi kartu indeks Se

Indeks : Setiawati, Etty

Kode/Tanggal/Simpan : 0173/2/ Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran pekerjaan
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007

3) Berdasarkan kode surat ( 0173) di atas, surat tersebut disimpan pada:

a. Laci 70 –79 urutan laci ke-8
b. Guidr 73 urutan guide ke-4
c. Folder 73/1 urutan folder ke-2
d. Surat ke-1
4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laci S, sesuai dengan
huruf Se yang tertera pada tab kartu indeks

A B C D E F G

H I J K L M N

O P Q R S T U
▲
V W X Y Z
Kartu indeks dengan indeks Se
c. Prosedur penemuan kembali
1) Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks kartu indeks
2) Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
3) Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide dan folder
sesuai dengan kodenya.

11.3.5 Jadwal Retensi

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu
penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyimpanan arsip yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu

323
 penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas. Untuk
menjaga objektivitas dalam menentukan nilai guna tersebut, jadwal retensi arsip disusun
oleh suatu panitia dan yang terdiri daripada pejabat yang benar-benar memahami
kearsipan, fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing.
Maksud diterbitkannya jadwal/daftar retensi ini antara lain:
1. Memberikan pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pada unit pengolah,
pada Unit Kearsipan dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan serta diserahkan
arsip nasional
2. Memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan inaktif sehingga mempermudah
pengawasan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan
3. Melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu ke arah efisiensi pengolahan
kearsipan berkaitan dengan perimbangan keterbatasan sarana, prasarana, tenaga
dan biaya
4. Meningkatkan bobot dan kualitas arsip-arsip yang disimpan kenati dalam jumlah
yang sedikit
Tujuan dari diterbitkannya jadwal daftar retensi antara lain:
1) Terwujudnya kepastian dan ketertiban serta keakuratan penyusutan arsip guna
menghindari terjadinya pemusnahan arsip yang mengandung informasi penting untuk
keperluan tanggung jawab ataupun pembuktian
2) Jadwal retensi arsip, tidak bersifat mutlak, maka pengelola arsip dan unsur terkait
akan memperoleh keleluasaan untuk melakukan penafsiran. Penafsiran dapat secara
terkoordinasi dan terpadu sejalan dengan dinamika penyelenggaraan tugas dan fungsi
pemerintahan atau instansi/lembaga/kantor organisasi dalam arti luas.

11.3.6 Prosedur Penilaian, Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen

Kegunaan suatu warkat dapat berakhir, warkat semacam itu dianggap sudah tidak
lagi mempunyai nilai untuk disimpan. Penilaian arsip penting untuk menentukan dasar
kebijakan dalam melaksanakan penyusutan dan penghapusan arsip. Ukuran bernilai
atau tidaknya suatu arsip dapat dinyatakan dengan patokan angka pemakaian. Angka
pemakian adalah prosentase dari perbandingan antara jumlah permintaan surat-surat
yang diperlukan dengan jumlah surat-surat dalam arsip.
Jumlah permintaan surat
Angka pemakaian = × 100%
Jumlah surat dalam arsip

Setiap arsip misalnya terdiri atas 1000 surat selama jangka waktu tertentu ada
permintaan untuk mengambil kembali 100 surat, maka perhitungan angka pemakaiannya

100
× 100% = 10%
1000

Suatu arsip dikatakan baik, apabila:

1. Persentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum 15%)
2. Warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat (bernilai)
3. Masih aktif membantu berjalannya organisasi kegiatan penilaian arsip inaktif yang
akan disusut

324
11.3.7 Prosedur Pemindahan
Pemindahan arsip aktif inaktif dapat ditinjau dari 2 sudut, yaitu:
1. Pelaksanaan pemindahan dilihat dari segi waktu
a. Pemindahan secara bertahap
1) Satu kali dalam waktu tertentu
Arsip dialihkan ke unit kearsipan pada waktu yang telah ditentukan
2) Dua kali dalam jangka waktu tertentu
Tahap pertama, arsip inaktif dipisahkan dari arsip aktif akan tetapi masih
ditempatkan dalam ruang kerja pengolah.
Tahap kedua, pada saat yang telah ditentukan arsip inaktif tersebut
dipindahkan ke unit kearsipan.
3) Atas dasar waktu minimum – maksimum
Pada waktu yang telah ditentukan arsip akan dipindahkan (minimum 6
bulan maksimum 1 tahun)
b. Pemindahan secara terus menerus
Pemindahan arsip inaktif tidak ditentukan atau jangka waktu tertentu dari arsip
aktif ke arsip inaktif
2. Pelaksanaan pemindahan dilihat dari caranya:
a. Unit pengolah menyerahkan arsip inaktif beserta kartu kendali merah kepada
unit kearsipan. Oleh unit kearsipan kemudian akan dicocokkan dengan kartu
biru/kuning. Setelah cocok kemudian kartu kendali biru/kuning diserahkan
kepada unit pengolah.
b. Selanjutnya kartu kendali merah akan diserahkan pencatatan untuk dicocokkan
dengan kartu kendali putih. Apabila cocok kartu kendali putih akan diserahkan
kepada tim penilai.
Tujuan diadakan pemindahan:
1. Dapat menghemat penggunaan ruangan
2. Untuk mengatasi bertumpuknya arsip yang sudah kurang/tidak berguna lagi
3. Dapat menghemat dalam pemakaian dan perlengkapan kearsipan
4. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja
5. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban
6. Menghemat biaya dan tenaga

11.3.8 Prosedur Pemusnahan Arsip

Prosedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara
fisik arsip yang telah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna.
Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis,
dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
Tujuan penyusutan:
1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi
2. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan
3. Mempercepat penemuan kembali arsip
4. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah
Jika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan, hanya untuk
arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan, tetapi dikirim ke Arsip
Nasional untuk disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.
Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktif yang akan dimusnahkan dapat
dibuat microfilm terlebih dahulu, terutama untuk arsip-arsip yang dianggap penting.

325
 Jika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar maka pekerjaan menyeleksi
arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit. Sistem penyimpanan arsip inaktif
sebaiknya sama saja dengan sistem yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip
aktifnya. Sistem penyimpanan yang dapat dipilih adalah sistem abjad, numerik, geografis
atau subjek.
Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi. Jika belum ada
jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri atau meminta pendapat atasan,
yang penting pemusnahan harus dilakukan. Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan
secara periodik, dan jika berpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada
pemusnahan.
Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
1. Seleksi
2. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (daftar pertelaan)
3. Pembuatan berita acara pemusnahan
4. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi
Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi), jumlah lembarnya, serta
periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya: arsip tahun 1965).
Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dan dua orang saksi
dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan arsip selesai dilaksanakan maka berita acara
dan daftar pertelaan ditandatangani oleh penanggung jawab pemusnahan bersama saksi-
saksi.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
1. Pembakaran
2. Penghancuran dengan mesin penghancur kertas
3. Proses kimiawi

11.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan Menggunakan Media Komputer
Perkembangan teknologi, khususnya di bidang elektronik terutama komputer sangat
pesat. Saat ini, penggunaan komputer sedemikian luasnya. Komputer digunakan hampir di
seluruh aspek kehidupan, mulai dari program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga
begitu pula untuk keperluan administrasi, baik administrasi dalam arti luas maupun dalm arti
sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulang punggungnya.
Penggunaan komputer sebagai alat bantu ketatausahaan antara lain:
1. Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakan untuk kepentingan
pembuatan surat, dokumen dan lain-lain
2. Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dan dokumen atau yang lazim
disebut dengan E-mail atau surat elektronik
3. Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip dari surat/dokumen
(E-mail) yang telah dikirim.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakan sarana yang ideal
untuk digunakan dalam kegiatan ketatausahaan. Sebabnya, antara lain:
1. Menghemat tenaga, mengingat komputer dapat mengerjakan gabungan pekerjaan yang
biasanya dikerjakan oleh beberapa orang, misalnya tiker/juru tik, agenda dan unit kearsipan
sekaligus.
2. Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip
3. Menghemat biaya, karena mengerjakan pekerjaan tata usaha ini tidak diperlukan banyak
pegawai.

326
 Namun, selain keunggulannya, tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana
penunjang ketatausahaan, ada kelemahannya yaitu:
1. Adanya ribuan jenis virus komputer yang dapat mengacaukan bahan menghapuskan
data/informasi yang berada dalam tempat penyimpanan data yaitu Hardisk. Virus tersebut
dapat ditular melalui disket yang sudah tercemar, bisa juga dari microchip yang tercemar
saat masih berada di pabrik pembuatannya atau ditularkan melalui intranet atau internet.
2. Adanya hacker, yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup ke dalam sistem komputer
untuk mengambil, mengacaukan atau menghapus data yang berada dalam hardisk.
3. Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya, baik pembelian Hardwarenya, maupun
softwarenya, terutama jika menggunakan sistem Local Area Net Work (LAN).
4. Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkan oleh banyak hal.
Berdasarkan uraian di atas perlu dilakukan tindakan-tindakan pengamanan untuk
mengamankan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut.

11.4.1 Pengolahan Arsip yang Berasal dari Pekerjaan dengan Menggunakan Komputer
Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabungan yaitu dari
pengolah sampai ke pengiriman oleh karena itu komputer inipun dapat menghasilkan
produk berupa arsip untuk disimpan, yaitu berupa:
1. Soft copy, produk arsip yang bukan berupa print out, tetapi data tersebut disimpan
dalam bentuk magnetik yang disimpan dalam disket atau dalam hardisk pada
komputer Stand alone atau dalam hardisk pada server untuk menggunakan sistem
LAN
2. Selain berbentuk software, produk komputer ini menghasilkan pula bentuk soft copy
maupun dalam bentuk hard copy, maka tentu saja harus dilakukan pengolahan
penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperlukan
3. Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya, maupun isinya (data/informasi)
yang ada di dalamnya
4. Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak, sehingga akan terhindar
dari hal-hal yang tidak diinginkan.

11.4.2 Pengolahan Arsip Eks Komputer yang Berbentuk Hard Copy

Pengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy, dilaksanakan seperti
sistem kearsipan surat/warkat/dokumen yang bukan hasil dari pekerjaan komputer, yaitu
bisa menggunakan sistem pengarsipan dengan:
1. Sistem kartu kendali
2. Sistem agenda
Mulai dari:
1. Penciptaannya
2. Pengelolaannya
3. Pengirimannya/penerimaannya
4. Penyimpanannya
5. Pengendaliannya
6. Penyusutannya

327
11.4.3 Pengolahan Arsip Eks Komputer yang Berbentuk Soft Copy
Sedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop, perlu
penanganan yang lebih khusus, mengingat rawannya gangguan terhadap sistem komputer
ini. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalam rangka pengarsipan arsip soft copy ini, antara
lain:
1. Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer, antara lain dengan:
a. Membuat peraturan untuk tidak menggunakan disket dalam pembuatan surat/
dokumen, dan lain-lain, kecuali keadaan terpaksa dan disketnya itu sendiri
telah diyakini tidak mengandung virus.
b. Menciptakan benteng pertahanan sistem serta data pada komputer dengan
cara menggunakan Password, penggunaan Firewall, menginstal program anti
virus dan selalu melakukan pengecekan, setiap kali adanya penggunaan disket
serta melakukan up date program anti virus secara berkala. Dan memonitor
perkembangan virus baru melalui media informasi yang disimpan dalam hardisk,
melalui pembatasan dan penyaringan dalam pemberian password untuk
mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan.
2. Pemeliharaan arsip soft copy
Data/informasi yang berbentuk soft copy, seperti arsip-arsip, perlu pemeliharaan
agar data/informasi dalam arsip soft copy selalu dapat ditemukan dengan mudah
dan dalam keadaan utuh.
a. Membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat: nama file, subjek file,
nama bagian/direktorat/badan yang menciptakan file tersebut, tanggal
pembuatan, petugas entry yang mengentry data/ mengolah pembuatan arsip
b. Membuat back-up data dengan cara:
1) Merekam/mengcopy data tersebut ke dalam disket
2) Memberikan lebel identifikasi yang datanya diambil dari daftar file di atas
3) Menyimpan disket tersebut ke dalam boks yang khusus didesain untuk
penyimpanan disket
4) Disusun dalam lemari penyimpanan, sesuai sistem filling yang dianut
5) Tempat penyimpanan arsip harus selalu terjaga kebersihan, suhu dan
kelembabannya, tidak langsung terkena sinar matahari serta jauh dari
peralatan daya magnet tinggi
3. Penyusutan Arsip Soft copy
Seperti hal arsip hard copy, baik yang diolah melalui komputer atau non
komputer, perlu dilakukan penyusutan. Untuk menghindari tidak tersedianya lagi
space yang diperlukan dalam hardisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi
berupa file yang disimpan padahal beberapa di antaranya sudah tidak diperlukan
lagi.
Hal ini disebabkan karena:
a. tujuan telah tercapai
b. masalah telah terpecahkan

328
c. tidak ada kaitan dengan file lain
d. bukan data/informasi yang termasuk kategori arsip permanen

Penyusutan dapat dilakukan dengan cara:

a. menghapus/mendelete arsip/file data tersebut dari direktori penyimpanannya
pada harddisk
b. menghapus nama file data yang bertalian dari daftar file.

329
330
 Bab XII
Proses Transaksi Akuntansi

Sinopsis:
Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan tentang akuntansi dasar; beberapa konsep
mengenai keuangan dan akuntansi seperti cek, giro, bilyet, cek perjalanan, debet-kredit (uang
keluar-masuk), saldo, kredit (pinjaman dari bank dengan bunga), slip pembayaran, bon, kuitansi,
transfer, neraca keuangan, cara pembuatan neraca, kas, register, register penutupan kas berikut
cara pembuatannya, rekonsiliasi, cara pembuatan rekonsiliasi, dan sebagainya yang menyangkut
pengetahuan minimal mengenai pemakaian uang.

Kompetensi Inti dari Bab XII

1. Memproses transaksi keuangan. Pengetahuan dan keterampilan tentang

2. Menciptakan dan mengembangkan pemakaian uang dan sejumlah konsep
naskah untuk dokumen. mengenai keuangan dan akuntansi.
3. Melakukan prosedur untuk dokumen.
4. Melakukan prosedur administrasi.
5. Memberikan pelayanan kepada
pelanggan.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan dan keterampilan mengenai keuangan dan akuntansi membentuk kompetensi
memproses transaksi keuangan.
2. Keterampilan membuat neraca keuangan, ikut membentuk kompetensi menciptakan dan
mengembangkan naskah untuk dokumen.
3. Pengetahuan dan keterampilan mengurusi keuangan ikut membentuk kompetensi
melakukan prosedur administrasi semestinya dan kompetensi memberikan pelayanan
kepada pelanggan.

Kata-Kata Kunci
akuntansi, keuangan, perbankan, cek, giro, bilyet, kredit, debet, saldo, bon, kuitansi, transfer,
neraca, kas, register, rekonsiliasi.

331
 Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting, karena dengan melihat laporan keuangan
perusahaan tersebut dapat menentukan langkah-langkah ke depan untuk perusahaan tersebut.
Seorang sekertaris pun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebut minimal bukti-
bukti transaksi, dan laporan keuangan. Begitu pula dengan pembukuan yang berhubungan dengan
bank seperti rekonsiliasi bank maupun cara sistem cek register.

12.1 Dokumen-Dokumen

12.1.1 Dokumen-Dokumen Transaksi

Pengertian transaksi
Transaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta, utang dan
modal. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimiliki perusahaan, utang adalah
kewajiban yang harus dibayar sedangkan modal adalah kekayaan yang digunakan untuk
suatu kegiatan.
Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi, apabila tidak ada
bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. Bukti transaksi dibagi dua jenis yang
pertama bukti transaksi yang berasal dari dalam perusahaan dan yang kedua bukti
transaksi dari luar perusahaan. Bukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet, nota
kredit, faktur penjualan maupun kuitansi adanya penerimaan uang. Bukti dari luar
perusahaan misalnya: kuitansi adanya pengeluaran uang, faktur pembelian
Jenis dokumen-dokumen transaksi
1. Faktur
Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit.
Yang membuat faktur adalah si penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan
dengan barang yang di jual.
Contoh faktur

Nama perusahaan
Alamat perusahaan

FAKTUR

Dijual kepada : Tanggal

Alamat : No Faktur :
Syarat pembayaran :

No. Keterangan Unit Harga satuan Jumlah

Diketahui Bagian penjualan

332
2. Kuitansi
Adalah bukti transaksi adanya penerimaan uang karena adanya pembayaran. Yang
menandatangani kuitansi adalah orang yang menerima uang. Kuitansi dibuat rangkap
dua, yang asli diberikan kepada yang membayar yang kedua digunakan untuk arsip.
Contoh arsip

No. …………………………
Sudah diterima dari : ........................................................................
Banyaknya Uang
Untuk Pembayaran .….................................………………………………….
…………………….…….................…………...........………………………….
…………………………..................……………............……………………….
.......… … … … … … …
Rp.

3. Cek
Adalah surat perintah membayar yang ditujukan kepada bank untuk membayar
sejumlah uang yang tertera dalam cek kepada orang yang namanya tertera di dalam
cek tersebut.
Contoh cek

4. Bilyet giro
Adalah surat perintah memindahkan pembukuan dari rekening nasabah suatu bank
kepada rekening nasabah bank yang bersangkutan dengan sejumlah uang yang
tertulis di bilyet giro tersebut.
Contoh Bilyet giro

333
 5. Nota Kontan
Adalah bukti transaksi terjadinya pembelian/penjualan tunai, yang asli diberikan
kepada pembeli sedangkan yang copy disimpan sebagai arsip.
Contoh Nota kontan

Toko Serba Jaya Surabaya ......................

Jl. Ampera No. 22
Kepada
YTH. .............................

NOTA NO: .............................

Banyaknya Nama Barang Harga Satuan Jumlah

Jumlah

Tanda terima hormat kami

..................... ....................

334
 6. Nota Kredit/Debet
Bukti transaksi adanya pengembalian barang karena rusak, tidak sesuai pesanan.
Nota debet dibuat oleh pembeli karena barang yang dibeli tidak sesuai pesanan,
sedangkan nota kredit dibuat oleh penjual yang menerima barang kembali.
Contoh nota debet/nota kredit

Nama perusahaan No :
Alamat Tanggal :

NOTA KREDIT

Kepada:
Kami telah mengkredit rekening Saudara untuk barang sebagai berikut:

No. Nama barang Banyaknya Harga satuan Jumlah

Bagian Akuntansi Nama perusahaan

(…………………..) (…………………..)

7. Bukti Memo
Adalah bukti transaksi intern yang dibuat oleh pimpinan perusahaan atau pejabat
yang bersangkutan kepada bagian akuntansi.
Contoh Bukti Memo

MEMO
Dari : No :
Untuk : Tgl :
Keterangan :
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
...........................

Bagian Akuntansi …………………..

(……………….)

335
12.1.2 Jurnal
Jurnal adalah langkah pertama di dalam pencatatan akuntansi dari setiap transaksi
dimana pencatatannya secara kronologis.
Fungsi dari jurnal itu sendiri sama dengan buku harian. Buku jurnal ada dua, pertama
jurnal umum dan yang kedua jurnal khusus. Yang dibahas di bawah ini adalah jurnal
umum.
Bentuk jurnal umum

Tgl Keterangan Ref Debet Kredit

Keterangan:
Kolom tanggal : diisi sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi dan harus secara
kronologis.
Kolom Keterangan : diisi dengan perkiraan/akun untuk yang debet dan akun yang dikredit
akibat transaksi.
Kolom Referensi : diisi dengan kode akun yang ada di buku besar
Kolom debet dan kredit : diisi sejumlah uang berdasarkan transaksi

Contoh pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum

Di bawah ini transaksi yang terjadi pada perusahaan angkutan Surya pada bulan Juli
2006:
Juli 1 Pemilik menginvestasikan modal berupa uang tunai sebesar Rp150.000.000,00
dan mobil senilai Rp50.000.000,00.
2 Membeli perlengkapan kantor secara tunai sebesar Rp259.000,00.
Membeli peralatan kantor seharga Rp4.500.000,00 baru dibayar Rp500.000,00.
10 Menerima penghasilan sebesar Rp300.000,00.
14 Menerima penghasilan sebesar Rp500.000,00.
16 Membayar hutang sebesar Rp750.000,00.
25 Membayar gaji pegawai Rp100.000,00.
Buatlah Jurnal umum

336
 PJ. Angkutan Surya
Jurnal Umum
31 Juli 2006 dalam ribuan

Tgl Keterangan Ref Debet Kredit

2006 Kas Rp 150.000,00

Juli Modal Rp 50.000,00 Rp 200.000,00

2 Perlengkapan Rp 259,00
Kas Rp 259,00

2 Peralatan Rp 4.500,00
Kas Rp 500,00
Utang Rp 4.000,00

10 Kas Rp 300,00
Pendapatan Rp 300,00

14 Kas Rp 750,00
Pendapatan Rp 750,00

16 Utang Rp 750,00
Kas Rp 750,00

25 Beban gaji Rp 100,00

Kas Rp 100,00

12.1.3 Buku Besar

Setelah mencatat ke dalam buku jurnal maka langkah selanjutnya adalah buku
besar:
Saldo
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit
Debet Kredit

Contoh soal dari Perusahaan angkutan Surya.

Kas 101
Saldo
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit
Debet Kredit
Juli Modal R p 150.000,00 R p 150.000,00
1
2 Perlengkapan Rp 259,00 R p 149.741,00
2 Peralatan Rp 500,00 Rp149.241,00
10 Pendapatan Rp 300,00 R p 149.541,00
14 Pendapatan Rp 750,00 R p 150.291,00
16 Utang Rp 750,00 Rp149.541,00
25 Biaya gaji Rp 100,00 Rp149.441,00

337
 Mobil 122
Saldo
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit
Debet Kredit
Juli Modal R p 50.000,00 R p 50.000,00
1
Modal 301

Saldo
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit
Debet Kredit
Juli Investasi R p 200.000,00 R p 200.000,00
1
Perlengkapan 102

Saldo
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit
Debet Kredit
Juli Pembelian Rp 259,00 Rp 259,00
1
Peralatan 121

Saldo
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit
Debet Kredit
Juli Pembelian Rp 4.500,00 Rp 4.500,00
2
Utang 201

Saldo
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit
Debet Kredit
Juli Pembelian Rp 4.000,00 Rp 4.000,00
2
16 Pembayaran Rp 750,00 Rp 3.250,00

Pendapatan 401

Saldo
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit
Debet Kredit
Juli T unai Rp 300,00 Rp 300,00
10
14 T unai Rp 750,00 Rp 1.050,00
Biaya gaji 501
Saldo
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit
Debet Kredit
Juli Pembelian Rp 100,00 Rp 100,00
25

338
12.1.4 Neraca Saldo
Neraca saldo adalah kumpulan akun-akun atau perkiraan yang ada di dalam buku
besar.
Bentuk Neraca Saldo
Nama perusahaan
Neraca Saldo
Tgl, Bulan, Tahun

Kode Perkiraan Debet Kredit

Contoh soal Angkutan Surya

Angkutan Surya
Neraca Saldo
31 Juli 2006

Kode Perkiraan Debet Kredit

101 Kas Rp 149.441,00

102 Perlengkapan Rp 259,00
121 Peralatan Rp 4.500,00
122 Mobil Rp 50.000,00
210 Utang Rp 3.250,00
301 Modal Usaha Rp 200.000,00
401 Pendapatan Rp 1.050,00
501 Biaya Gaji Rp 100,00

JUMLAH Rp 204.300,00 Rp 204.300,00

12.1.5 Laporan Keuangan

Laporan keuangan adalah laporan yang digunakan untuk informasi tentang keuangan
perusahaan yang sangat berguna bagi para pemakai untuk berbagai tujuan.
Berdasarkan buku prinsip akuntansi Indonesia ada tiga jenis laporan keuangan yaitu:
1. Neraca
2. Laporan laba rugi
3. Laporan perubahan modal

339
 1. Neraca
Adalah suatu daftar yang menunjukkan tentang harta (assets), utang (liabilities)
dan modal (capital).
Bentuk neraca ada dua yaitu:
A. Bentuk Skontro
Nama perusahaan
Neraca
Tgl, Bulan, Tahun

Aktiva Kewajiban
Aktiva Lancar Utang Lancar

Kas Rpxxxxxxxxxxxx Utang Usaha Rpxxxxxxxxxxxx

Piutang Usaha Rpxxxxxxxxxxxx Utang gaji Rpxxxxxxxxxxxx
Perlengkapan Rpxxxxxxxxxxxx Utang Bunga Rpxxxxxxxxxxxx
Sewa dibayar dimuka Rpxxxxxxxxxxxx
Asuransi dibayar dimuka Rpxxxxxxxxxxxx

Jumlah Aktiva Lancar Rpxxxxxxxxxxxx Jumlah Kewajiban Rpxxxxxxxxxxxx

Aktiva Tetap

Kendaraan Rpxxxxx Modal Rpxxxxxxxxxxxx

Ak Peny (Rpxxxx)
Harga Buku Rpxxxxxxxxxxxx
Peralatan Rpxxxxx
Harga Buku Rpxxxxxxxxxxxx
Jumlah Aktiva Tetap Rpxxxxxxxxxxxx

Jumlah Aktiva Rpxxxxxxxxxxxx Jumlah Utang dan Modal Rpxxxxxxxxxxxx

340
 B. Bentuk Stafel
Nama perusahaan
Neraca
Tgl, Bulan, Tahun

Aktiva
Aktiva Lancar

Kas Rpxxxxxx
Piutang Usaha Rpxxxxxx
Perlengkapan Rpxxxxxx
Sewa dibayar dimuka Rpxxxxxx
Asuransi dibayar dimuka Rpxxxxxx

Jumlah Aktiva Lancar Rpxxxxxx

Aktiva Tetap Rpxxxxxx

Kendaraan Rp.xxxx
Ak Peny (Rpxxxx)
Harga Buku Rpxxxxxx
Peralatan Rpxxxx
Ak Peny (Rpxxxx)
Harga Buku Rpxxxxxx
Jumlah Aktiva Tetap Rpxxxxxx
Jumlah Aktiva Rpxxxxxx

Kewajiban
Utang Lancar
Utang Usaha Rpxxxxxx
Utang Gaji Rpxxxxxx
Utang Bunga Rpxxxxxx
Jumlah Kewajiban Rpxxxxxx

Modal Rpxxxxxx

Jumlah Utang dan Modal Rpxxxxxx

341
 2. Laporan Laba Rugi
Adalah laporan yang menunjukkan pendapatan dan biaya yang dikeluarkan. Bentuk
Laporan Laba Rugi
Nama perusahaan
Laporan Laba-Rugi
Tgl, Bulan, Tahun

Pendapatan Usaha Rp xxxxxxxxxxx

Beban-beban yang dikeluarkan Rp xxxxxxxxxxxx

Beban bunga Rp xxxxxxxxxxxx
Beban gaji Rp xxxxxxxxxxxx
Beban penyusutan peralatan Rp xxxxxxxxxxxx
Beban asuransi Rp xxxxxxxxxxxx
Beban macam-macam Rp xxxxxxxxxxxx
–––––––––––––––
Jumlah beban usaha Rp xxxxxxxxxxx
–––––––––––––––
Laba bersih Rp xxxxxxxxxxx

3. Laporan Perubahan Modal

Adalah laporan yang menjelaskan perubahan modal setelah perubahan melakukan
kegiatan satu periode.
Nama perusahaan
Laporan Perubahan Modal
Tgl, Bulan, Tahun

Modal awal (1 Desember 2006) Rp xxxxxxxxxxx

Laba bersih Rp xxxxxxxxxxx
Prive Rp xxxxxxxxxxx
–––––––––––––––––
Kenaikan Modal Rp xxxxxxxxxxx
––––––––––––––––––
Modal Akhir (31 Desember 2006) Rp xxxxxxxxxxx

12.2 Kas Kecil

Seperti diketahui di dalam perusahaan-perusahaan besar adanya pembentukan dana
kas kecil karena perusahaan tersebut dalam kegiatannya selalu menyimpan uangnya di
bank. Untuk pengeluaran yang sifatnya tidak bisa menggunakan cek maka perlu adanya
pembentukan dana kas kecil dimana tujuannya adalah apabila adanya pengeluaran yang
sifatnya kecil tidak perlu ke bank terlebih dahulu, tapi cukup mengeluarkan uang melalui kas
yang ada di dalam brankas perusahaan. Uang yang ada di dalam kas kecil diambil dari bank.
Pengertian dari dana kas kecil sendiri adalah pembentukan kas yang akan digunakan
untuk pengeluaran yang sifatnya tidak bisa menggunakan cek.
Tujuan dibukanya kas kecil oleh perusahaan:
1. Pengawasan terhadap keluar-masuknya uang.
2. Mempermudah transaksi keuangan yang sifatnya tidak bisa dengan cek.

342
12.2.1 Pembentukan Dana Kas Kecil
Pada saat dibentuknya dana kas kecil uangnya diambil dari bank dengan
menggunakan cek yang diserahkan kepada pemegang kasir perusahaan tersebut. Maka
jurnal yang dibuat pada saat pembentukan dana tersebut adalah:
Dana kas kecil Rp xxxxxxxxxxx
Bank Rp xxxxxxxxxxx

12.2.2 Kelengkapan Dana Kas Kecil

Di dalam pengelolaan dana kas kecil perlengkapan yang diperlukan, adalah:
1. peralatan kantor misalnya bolpoin, penghapus.
2. peralatan untuk menghitung baik manual maupun elektronik.
3. formulir pengeluaran kas kecil.
4. buku kas kecil.
5. formulir permintaan dana kas kecil.
6. formulir penggunaan kas kecil.
7. buku jurnal kas kecil.
8. buku jurnal pengeluaran kas kecil.
Contoh bentuk formulir pengeluaran kas

Bukti Kas Kecil

No :
Dibayar kepada : Tanggal :
Keterangan :

Jumlah :

Disetujui oleh: Diterima oleh:

12.2.3 Buku Kas Kecil

Nomor Dibayarkan Kode
Tanggal Jumlah Saldo
Bukti kepada/penjelasan perkiraan

343
 Dalam prakteknya sistem kas kecil ada dua yaitu:
1. Sistem Dana Tetap (Imprest fund sistem)
Suatu sistem dimana dananya sudah ditetapkan nilainya, sehingga penjurnalannya
hanya ada pada saat pengisian kas itu sendiri.
2. Sistem Dana Tidak Tetap (Fluktuation fund system)
Suatu sistem dimana dana tetap dan dana tidak tetap adalah sebagai berikut.
Perbedaan antara sistem dana tetap dan dana tidak tetap adalah sebagai berikut:

Pencatatan dalam Jurnal

No. Transaksi
Sistem Dana Tetap Sistem Dana Tidak Tetap
1. Pembentukan dana kas kecil. Kas kecil Rpxxxxxxxxx Kas kecil Rpxxxxxxxx
Kas Rpxxxxxxxx Kas Rpxxxxxxxx

2. Pengeluaran dari kas kecil (con- Tidak dijurnal B materai Rpxxxxxxxx

toh pembelian materai, beban B listrik Rpxxxxxxxx
listrik).
3. Pengisian kembali dana kas B materai Rpxxxxxxxx Kas kecil Rpxxxxxxxx
kecil. B listrik Rpxxxxxxxx Kas Rpxxxxxxxx

4. Pengisian kembali dana kas Kas kecil Rpxxxxxxxx Kas kecil Rpxxxxxxxx
kecil. Kas Rpxxxxxxxx Kas Rpxxxxxxxx

12.3 Rekonsiliasi Bank

Apabila suatu perusahaan menyimpan uang di bank dan melakukan transaksi penerimaan
maupun pengeluaran melalui bank, maka pada akhir bulan perusahaan tersebut akan menerima
rekening koran.
Rekening koran adalah laporan mutasi penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan
perusahaan melalui bank. Catatan dari pihak perusahaan disamakan dengan catatan yang
ada pada rekening koran. Apabila ada perbedaan maka dibuatlah rekonsiliasi bank.
Rekonsiliasi bank adalah catatan yang digunakan pihak perusahaan untuk menyesuaikan
saldo pada pihak bank dengan saldo pada catatan perusahaan.
Faktor-faktor penyebab perbedaan itu ada beberapa transaksi yang sudah dicatat
perusahaan sementara pihak bank belum mencatat, begitu pula sebaliknya beberapa transaksi
yang sudah dicatat pihak bank sementara pihak perusahaan belum mencatat.

344
12.3.1 Bentuk Rekonsiliasi Bank
PT PRISMA
Rekonsiliasi Bank
31 Maret 2005

Saldo kas sebelum rekonsiliasi Rpxxxx Saldo kas sebelum rekonsiliasi Rpxxxx
Ditambah:
Ditambah: Setoran dalam proses Rpxxxx
Inkaso bank Rpxxxx Koreksi kesalahan Rpxxxx
Jasa giro Rpxxxx Rpxxxx
Koreksi kesalahan Rpxxxx
Rpxxxx
–––––––
Rpxxxx Dikurang:
Dikurang: Rpxxxx Cek dalam peredaran Rpxxxx
Cek di tempat Rpxxxx Koreksi kesalahan Rpxxxx
Cek kosong Rpxxxx Rpxxxx
Biaya bank Rpxxxx
Koreksi kesalahan Rpxxxx
–––––––
Rpxxxx
Saldo kas setelah rekonsiliasi Rpxxxx Saldo bank setelah rekonsiliasi Rpxxxx

12.3.2 Ayat Jurnal Penyesuaian

Setelah membuat rekonsiliasi bank maka membuat ayat jurnal penyesuaian. Yang
dijurnal adalah faktor-faktor yang mempengaruhi saldo kas perusahaan bukan saldo
bank.

No. Transaksi Ayat Jurnal Penyesuaian

1. Mencatat Inkaso atas tagihan per- Kas Rpxxx

usahaan. Biaya inkaso Rpxxx
Piutang Rpxxx

2. Mencatat jasa giro dari bank. K a s Rpxxx

Pendapatan bunga Rpxxx

3. Mencatat perbaikan kesalahan. Kas Rpxxx

Piutang Rpxxx

4. Mencatat cek kosong (Cek TCD). Piutang Rpxxx

Kas Rpxxx
5. Mencatat penarikan cek di tempat. Pengambilan prive Rpxxx
Kas Rpxxx

6. Mencatat beban administrasi. Biaya bank Rpxxx

Kas Rpxxx

12.4 Sistem Voucher

Voucher adalah suatu bentuk formulir yang disediakan perusahaan untuk mencatat
data mengenai hutang dan cara pembayarannya. Sedangkan sistem voucher sendiri
adalah metode atau prosedur untuk pencatatan prosedur itu sendiri.
Sistem pencatatan voucher menggunakan voucher register dan cek register.

345
 Voucher register
Adalah tempat mencatat voucher-voucher yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
Cek register
Adalah tempat mencatat cek-cek yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
Contoh:
Transaksi-transaksi berikut ini yang terjadi pada sebuah perusahaan PT Prisma selama
bulan Oktober 2006.
Tanggal 1 Oktober 2006 Dibeli barang dagangan dengan syarat 2/10;n/30 untuk itu
voucer no 810 sebesar Rp750.000,00 dari PT Putri.
Tanggal 3 Oktober 2006 Dibayar kepada PT Nurul dengan cek no 121 Rp500.000,00
untuk pembelian barang dagang secara tunai voucher no
811.
Tanggal 8 Oktober 2006 Dibeli barang dagangan dengan syarat 2/10;n/30 untuk itu
voucher no 812 sebesar Rp600.000,00 dari Firma Silvi.
Tanggal 10 Oktober 2006 Dibayar kepada PT Putri atas transaksi tanggal 1 Oktober
no cek 122.
Tanggal 15 Oktober 2006 D i b a y a r b i a y a i k l a n p a d a h a r i a n K o m p a s s e b e s a r
Rp300.000,00 no cek 123, no voucher 813.
Catatlah transaksi itu ke dalam:
1. Voucher register
2. Cek register

Voucher register

Tgl No. Dibayar Pembayaran Debet Kredit

Voucher kepada

Tgl No. Pembelian Serba-Serbi Hutang

Cek Voucher
Perkiraan Ref Jumlah
2006 810 PT Putri 10/10 122 Rp750.000,00 Rp750.000,00
Okt
1

3 811 PT Nurul 3/10 121 Rp500.000,00 Rp500.000,00

8 812 Firma Rp600.000,00 Rp600.000,00

Silvi

15 813 Kompas 15/10 1 2 3 Rp300.000,00 Rp300.000,00

Cek Registrasi

Debet Kredit
Tgl Kreditur No. No.
Voucher Cek Pot
Jumlah Utang Voucher
Tunai

3/10 PT Nurul 811 121 R p500.000,00 Rp500.000,00

10/10 PT Putri 810 122 R p750.000,00 Rp750.000,00
15/10 Kompas 812 123 R p300.000,00 Rp300.000,00

346
 Bab XIII
Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi

Sinopsis:
Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi antara sekretaris atau
manajer kantor atau pegawai administrasi dan pelanggan, kolega, maupun pimpinannya melalui
keterampilan korespondensi, SMS (short message service atau “pelayanan pesan pendek”) ponsel
(telepon seluler), atau E-mail komputer dalam bahasa Indonesia, bahasa Inggris, atau bahasa
Jepang, termasuk faksimile.

Kompetensi Inti dari Bab XIII

1. Bekerja sama dengan kolega dan Pengetahuan dan keterampilan ber-

pelanggan. komunikasi dengan memakai sarana
2. Memberikan pelayanan kepada korespondensi, E-mail komputer atau SMS
pelanggan. ponsel dalam bahasa Indonesia, bahasa
3. Mengaplikasikan keterampilan dasar Inggris, atau bahasa Jepang secara tertulis
komunikasi. termasuk faksimile.
4. Menggunakan peralatan kantor.
5. Menghasilkan dokumen sederhana.
(surat)

Kompetensi dan Isi Bab

1. Pengetahuan tentang korespondensi, E-mail komputer, SMS ponsel dan faksimile akan
membentuk keterampilan berkomunikasi dengan sarana surat-menyurat, E-mail komputer
atau SMS ponsel.
2. Pengetahuan dan keterampilan berkomunikasi itu dibarengi dengan kemahiran bahasa
Indonesia, bahasa Inggris, atau bahasa Jepang secara tertulis untuk keperluan
korespondensi, E-mail komputer atau SMS ponsel.
3. Keterampilan berkomunikasi dengan korespondensi, Email komputer, SMS ponsel dan
faksimil akan membentuk kompetensi mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi.
4. Keterampilan berkomunikasi dengan empat sarana itu akan berfungsi dalam membentuk
kompetensi bekerja sama dengan kolega dan pelanggan dengan korespondensi yang
terampil.
5. Keterampilan berkomunikasi dengan sarana SMS ponsel juga ikut berfungsi dalam
membentuk kompetensi bekerja sama dengan kolega dan pelanggan.

347
 6. Keterampilan berkomunikasi dengan empat sarana itu juga akan berfungsi dalam
membentuk kompetensi memberikan pelayanan kepada pelanggan dan kompetensi
menghasilkan dokumen sederhana yang sehat. (surat)
7. Keterampilan berkomunikasi dengan sarana E-mail komputer, SMS ponsel, dan faksimil
ikut membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan semestinya.

Kata-Kata Kunci

komunikasi, korespondensi, sekretaris, manajer kantor, pegawai administrasi, pelanggan,

kolega, pimpinan, SMS, ponsel, E-mail komputer, faksimil.

Ensiklopedia Wikipedia Jepang (Aviana 2007:21) menyebutkan bahwa komunikasi adalah

suatu proses penyampaian pesan dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi
di antara keduanya. Pada umumnya komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (bahasa
verbal) yang dimengerti oleh kedua belah pihak.
Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, dapat dilakukan
dengan menggunakan gerak-gerik badan, mimik dan sikap tertentu (bahasa nonverbal). Jadi,
bahasa verbal adalah kata-kata dan bahasa nonverbal sebenarnya bukan bahasa karena bukan
kata-kata. Pendek kata, komunikasi di antara dua pihak individu dilakukan melalui suatu media
tertentu, bahasa verbal atau bahasa nonverbal, atau dengan sarana lain (peralatan) yang dapat
menggantikan media tadi. Peralatan itu antara lain adalah surat, E-mail komputer, SMS ponsel
atau Faksimile.
Bahasa adalah alat komunikasi sehari-hari, sementara itu surat, komputer, serta ponsel
adalah alat yang dipakai untuk membawakan bahasa itu. Maka untuk mencapai keterampilan
yang tinggi, kemahiran dalam menciptakan bahasa yang dipakai serta kemahiran dalam
menggunakan alat yang dipakai juga harus tinggi. Dengan demikian, untuk mencapai kemahiran
yang tinggi tersebut, para siswa dituntut akan beberapa hal sebagai berikut.
1. Harus belajar dan melatih dirinya dalam penggunaan bahasa yang diperlukan; sekalipun itu,
adalah bahasa Indonesia yang dipakai sehari-hari, tidak boleh diremehkan begitu saja, apalagi
bahasa Inggris dan bahasa Jepang yang merupakan bahasa asing.
2. Harus memperhatikan dan menghafal sampai mahir cara menggunakan alat yang dipakai
untuk membawakan bahasa itu, yakni komputer, ponsel, surat dan Faksimile; khusus tentang
surat harus menghafal format penulisan surat yang bersifat baku dan sudah lazim dipakai di
masyarakat, karena format surat yang tidak lazim atau format surat yang bersifat individualistis
(“dibikin sendiri menurut selera sendiri”) ada kemungkinan membawa akibat penerima surat
tidak mengerti isi surat atau penerima surat menjadi salah menangkap maksud isi surat
yang berakibat akan terjadi kesalahpahaman yang tidak dikehendaki bersama.

13.1 Keterampilan E-mail dan Faksimile

Peralatan kantor, khususnya komputer, telah dibahas secara rinci pada Bab III.
Oleh sebab itu, tidak dibahas lagi pada Bab XIII ini. Bab XIII ini, hanya akan membahas
tentang e-mail dan Faksimile.
E-mail adalah sarana elektronik yang memanfaatkan alat komputer
untuk mengirim surat. E-mail adalah istilah bahasa Inggris yang merupakan singkatan dari

348
electronic mail (“surat dengan sarana alat elektronik”). Surat yang dikirim dengan E-mail
akan diterima oleh penerima juga dengan E-mail komputer. Tentang pengoperasian lengkap
E-mail komputer harap lihat Bab III sarana komputer.
Dibandingkan dengan surat konvensional, yaitu surat dengan pos atau surat melalui
perusahaan jasa pengiriman yang biasanya disebut dengan istilah perusahaan ekspedisi, E-
mail memiliki satu kelebihan yang luar biasa, yakni paling cepat sampai ke tujuan. Bersama
dengan selesainya pengetikan pada komputer, pengiriman dapat dilakukan dengan menekan
tombol pengiriman, dan saat itu juga sudah tiba di komputer penerima. Apabila si penerima
membuka komputer penerimaannya, maka surat E-mail itu langsung muncul di layar televisi
monitor pertanda masuknya surat. Dengan demikian surat E-mail dapat dideteksi dan
dikeluarkan sesuai dengan keinginan si penerima.

Kelebihan lain dari E-mail:

1. Panjang surat, dapat tak terbatas karena tidak ada pembatasan seperti yang ada pada
surat konvensional yang harus memakai sampul sehingga terjadi pembatasan;
2. Penyampaian tidak perlu melalui addres administratif yang diantar oleh kurir atau tukang
pos, sehingga kekeliruan atau kesalahan yang terjadi akibat addres, seperti kesalahan
addres ataupun kesalahan akibat ulah manusiawi misalnya tidak diantarkan dan
sebagainya, dapat bisa dihindari, karena penyampaian E-mail hanya melalui kabel
komputer;
3. Secara ekonomis, biaya pengiriman yang paling murah.

Kekurangan dari E-mail:

1. Biaya investasi (biaya pengadaan sarana) cukup tinggi karena harus membeli komputer
berikut televisi monitornya. Di samping itu, jika dihitung dengan harga pasar yang berlaku
sekarang menjadi setidaknya berharga sampai empat-lima juta rupiah; juga harus
dilakukan penyambungan kabel internet atau sejenis yang lain dengan memakan biaya
yang tidak sedikit.
2. Bila terjadi gangguan pada komputer, maka pelayanan E-mail menjadi terganggu pula;
3. Bila tidak mempunyai keterampilan mengoperasikan komputer, pengiriman E-mail juga
tidak mungkin bisa dilaksanakan.
Oleh sebab itu, penguasaan E-mail menuntut keterampilan pengoperasian komputer.
Keterampilan pengoperasian komputer termasuk satu kompetensi menggunakan peralatan
kantor yang dituntut di dalam kurikulum pendidikan.
Pada zaman sekarang, pengoperasian komputer sudah menjadi satu keterampilan mutlak
yang harus dimiliki oleh orang yang ingin bekerja di kantor, sehingga keterampilan pengiriman
dan penerimaan E-mail pun menjadi ikut serta di dalamnya. Jadi, keterampilan E-mail menjadi
mutlak harus dikuasai.

349
 Contoh E-mail bahasa Indonesia

Contoh E-mail bahasa Inggris: (Ukuran 75% dari asli)

‘Yahoo!Mail-kwj ui@yahoo.com.’
yang berlokasi di bagian atas surat adalah alamat E-mail dari pihak yang dituju. Pihak yang
dituju ada dua orang. Pengirimnya adalah orang Jepang bernama Saburo Ukida. Salah satu
perbedaan antara surat E-mail dan surat konvensional (surat melalui sarana pos atau
perusahaan ekspedisi) adalah tidak adanya tanda tangan pada surat E-mail seperti pada
kedua contoh di atas.

350
Makna dari E-mail bahasa Inggris itu:

Selain pengiriman surat, E-mail juga dapat dimanfaatkan untuk mengirim dokumen seperti
yang dilakukan pada pesawat faksimile. Hasilnya malah lebih bagus daripada faksimile sebab
E-mail menggunakan kertas HVS yang putih bersih dan tinta, sedangkan faksimile
menggunakan kertas khusus yang lebih tipis dan hasilnya tidak sejernih E-mail. Selain itu,
kertas faksimile bila terkena panas, tulisannya menjadi hilang dan tidak dapat disimpan
dalam kurun waktu yang lama karena jika terlalu lama tulisannya akan hilang juga. Khusus
tentang pengoperasian faksimile sebagai salah satu peralatan kantor, Silahkan buka Bab III,
tentang sarana kantor.

351
 Contoh dokumen dari Jepang yang dikirim dengan sarana E-mail:
(Ukuran 75% dari asli berarti diperkecil menjadi 75%) Hasilnya lebih bagus.

Dokumen di atas berjudul: Graduate School for International Development and

Cooperation(IDEC) Hiroshima University Application for Visiting Professor
Bermakna: Formulir permohonan guru besar tamu Program Pasca Sarjana Studi
Pengembangan dan Kerja Sama Internasional Universitas Hiroshima
Seperti yang terlampir, pengiriman dokumen formulir permohonan itu dengan sarana
E-mail memang membawa hasil yang bagus. Hasil ini lebih jelas bila dibandingkan dengan
hasil pengiriman melalui sarana faksimile. Karena faksimile menggunakan kertas peka panas,
hasilnya sering kali membawa bercak-bercak hitam atau garis hitam yang
menyebabkan dokumen menjadi tidak jernih dan jelas. Selain itu, kertas faksimile bila terkena
panas matahari, tulisannya menjadi hilang dan tidak dapat disimpan terlalu lama karena jika
terlalu lama tulisannya akan hilang juga. Keadaan ini tidak terjadi pada sarana E-mail.
Akan tetapi, faksimile memiliki kelebihan juga dibandingkan dengan E-mail. Faksimile
lebih mudah dioperasikan karena menggunakan sarana telepon dan nomor telepon. Biaya
investasinya pun lebih murah dibandingkan dengan E-mail komputer. Pesawatnya relatif cukup
mahal. Pemasangannya cukup dengan kabel telepon, tetapi E-mail komputer harus dengan
saluran khusus yang membutuhkan biaya lagi.

352
Contoh dokumen yang dikirim dengan sarana faksimile: (Ukuran 60% dari asli)
Hasilnya kurang bagus.

Nampak bahwa dokumen hasil pengiriman dengan sarana faksimile kurang bagus, huruf-
hurufnya tidak jelas, kadang-kadang disertai bercak hitam atau garis hitam dan tulisannya
pun ada yang miring-miring serta kejelekan yang lain. Kejelekan-kejelekan tersebut, semua
tidak ditemukan pada hasil dari dokumen yang dikirim dengan sarana E-mail seperti yang
dicontohkan.
Contoh dokumen faksimile di atas dikirim pada tanggal 14 Juni 2005 oleh University of
Hyogo Jepang yang beralamat seperti yang tercantum pada sebelah kanan logo universitas
dan bernomor fax 078-794-6166 dan ditujukan kepada Dr.Sheddy Nagara Tjandra dari
Universitas Indonesia dengan alamat nomor fax 62-21-7864835. Angka 62 adalah kode negara
Indonesia dan 21 adalah kode wilayah Jakarta.
Selain mengirim dokumen, faksimile juga dapat digunakan untuk mengirim surat seperti
E-mail, cuma harus dengan alamat nomor telepon pihak yang dituju. Dalam hal ini, biaya
pengiriman menjadi lebih mahal daripada E-mail karena dihitung berdasarkan pulsa telepon.
Sebagai contoh mengirim faksimile ke luar negeri, misalnya Jepang akan
memakan biaya sekitar sebelas ribu rupiah per lembar/halaman dan untuk daerah di dalam
Jabotabek (Jakarta Bogor Tangerang Bekasi) akan memakan biaya sebesar dua ribu lima
ratus rupiah per lembar/halaman. Di pihak lain jika mengirim E-mail melalui warnet (“Warung
internet”), pengiriman dihitung hanya dari biaya sewa komputer yang memakan biaya sekitar
enam ribu rupiah per jam. Biaya pengiriman dokumen melalui E-mail dan faksimile sama
dengan pengiriman surat.

353
 Untuk mencapai keterampilan tinggi dalam pengiriman E-mail dan faksimile, para siswa
dituntut harus berpraktik melatih diri. Tanpa pelatihan itu, keterampilan tinggi tidak mungkin
dapat tercapai.
Tentang penggunaan bahasa dalam pengiriman E-mail maupun faksimile, tidak ditemukan
penggunaan bahas khusus, misalnya pada dua contoh E-mail di atas, tidak ditemukan
panggunaan bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris yang bersifat khusus. Untuk surat
niaga atau surat resmi perkantoran harap melihat bahasan tentang korespondensi.
Cara Penyimpanan Faksimile untuk Arsip
Faksimile yang baru diterima jika hendak disimpan sebagai arsip harus langsung difotokopi
dengan tujuan supaya dokumen itu tetap awet. Jika tidak difotokopi, Faksimile tersebut akan
hilang tulisannya terkena panas matahari atau dimakan waktu sehingga tidak dapat menjadi
arsip.

13.2 Keterampilan Bahasa Tulis SMS Ponsel

Ponsel (telepon seluler) disebut juga sebagai HP (hand phone atau telepon genggam)
adalah alat yang digunakan untuk menelepon dan mengirim SMS (short message service
atau pelayanan pesan singkat). Yang hendak dibahas di sini adalah sarana SMS-nya. Tentang
ponsel itu sendiri sebagai salah satu peralatan komunikasi harap lihat. Bab III, tentang sarana
kantor.

13.2.1 Informasi dan Bahasa Tulis

Menurut sarjana Jepang bernama Hioraki Kitamura(1997), informasi adalah pengetahuan
mengenai situasi dan relasi antara manusia dan lingkungannya ternmasuk segala macam
hal ikhwal yang dapat menimbulkan perubahan di dalam situasi itu. Singkatnya informasi
adalah pengetahuan yang disampaikan, misalnya keadaan lalu lintas jalan raya, keadaan
keluarga tetangga, turun naiknya barang-barang, daftar acara televisi, kegemaran pacarku
dan lain-lain yang menyangkut pengetahuan dan kehidupan kita sehari-hari. Semua orang
yang ada di dunia selalu mengumpulkan informasi guna mengetahui segala sesuatu yang
ada di sekelilingnya.

kejadian 1
kejadian 2
kejadian 3

pikiran 1
informasi pikiran 3
pikiran 2

perasaan 1
perasaan 2
perasaan 3

Semua yang dilihat, diduga, dipikirkan, dirasakan dan lain-lain lalu disampaikan kepada
perihal lain adalah informasi.

354
 Demi kehidupannya masing-masing memperhatikan dan memilah-milah informasi yang
diperolehnya dan dijadikan data untuk mengambil tindakan atau langkah yang tepat.
Dalam informasi, kita tidak boleh hanya memikirkan pihak penerima saja, kita perlu
memikirkan juga pihak pengirimnya. Seperti dalam pemberlakuan ‘5W1H’, kita harus
mempertimbangkan media terbaik yang hendak digunakan, harus mempertimbangkan kepada
siapa informasi itu ditujukan, dan masa pemberlakuan informasi tersebut sampai kapan, dan
sebagainya dalam rangka pelaksanaan kontak antara tindakan penerimaan informasi dan
tindakan pengungkapan informasi tersebut. Dua hal tentang tindakan penerimaan dan tindakan
pengungkapan informasi merupakan satu kesatuan yang menempel menjadi satu dan tidak
dapat dipisahkan menjadi komunikasi.

Pengirim informasi penerima

Informasi dari pengirim mengalir ke penerima menjadi komunikasi.

Pada zaman informasi seperti sekarang ini, di mana-mana dapat ditemukan informasi
yang bersumber dari berbagai media, terutama internet. Dewasa ini yang disebut internet
merupakan wadah yang menyediakan informasi dalam jumlah besar yang berasal dari dan
mengenai seluruh dunia. Informasi itu semua, berkaitan erat dengan kehidupan kita. Akan
tetapi, informasi itu sendiri bukan apa-apa, jika tidak kita manfaatkan untuk kehidupan.
Informasi yang digeneralisasikan dan dikumpulkan secara abstrak, supaya berguna untuk
suatu tujuan tertentu, akan menjadi pengetahuan. Kemampuan penalaran kita untuk mengambil
tindakan rasional dengan memanfaatkan informasi dan pengetahuan adalah kemampuan
inteligensia.
Dalam pengiriman informasi melalui berbagai sarana pada zaman sekarang, dibutuhkan
kemampuan inteligensia dan pengetahuan. Kemampuan inteligensia dan pemanfaatan
pengetahuan amat dirasakan dalam pembuatan bahasa tulis untuk pengiriman informasi
melalui sarana SMS ponsel.
Bahasa tulis yang dimaksud adalah bahasa lisan yang digunakan melalui sarana tertulis
seperti dalam korespondensi dan SMS ponsel. Bahasa tulis yang ditemukan pada SMS
ponsel banyak menggunakan kata-kata singkatan yang kadang-kadang bersifat ideolek (bahasa
perorangan).
Pengiriman informasi dengan kata-kata singkatan membutuhkan teknik tertentu dalam
membentuk kata-kata baru (kata yang berbentuk baru yang merupakan singkatan dari kata
biasa atau kata lama yang bentuk lahiriahnya lebih panjang) yang harus memenuhi syarat
komunikatif, maksudnya pihak lawan atau penerima dapat memahami makna informasi
bersangkutan, supaya isi pesan dapat tersampaikan.
Seandainya kata-kata baru yang dikirim tidak dapat dipahami oleh pihak penerima
informasi, karena terlalu bersifat ideolek, sehingga tidak komunikatif (atau tidak dipahami
oleh pihak penerima), maka pengiriman informasi melalui bahasa tulis bersangkutan menjadi
gagal atau bersifat serampangan.
Pengiriman informasi melalui bahasa tulis yang berbentuk pendek, sebetulnya
sangat menuntut ketelitian pengirim dalam menyusun isi informasi yang padat
dengan bahasa yang pendek tapi komunikatif. Untuk itu, diperlukan keterampilan
bahasa dan pengetahuan tata bahasa serta kemampuan inteligensia yang cukup.
Dalam hal ini salah satu logika secara rasional yang dapat diterapkan adalah

355
 logika 5 W 1 H (“lima we satu ha”).
Logika 5 W 1 H memuat enam butir penalaran yang berasal dari bahasa Inggris:
When, Where, Who, What, Why, How
When ’Kapan?’
Where ’di mana?’
Who ’Siapa?’
What ’apa?’
How ’bagaimana?’ Why ’mengapa?’

Logika 5 W 1 H

Penalaran Acuan Pertanyaan

When Waktu Kapan dilakukan?
Where Tempat Dilakukan di mana?

Who Pelaku Siapa yang melakukan?

What Obyek Apa yang dilakukan?
Why Alasan Mengapa dilakukan?

How Caranya Bagaimana dilakukan?

Logika 5W1H dapat diterapkan untuk membimbing pengirim informasi mengirim informasi
dengan isi yang padat tapi tepat sesuai dengan kebutuhannya hal ini akan menjadi salah
satu pegangan pada pengiriman SMS ponsel.

13.2.2 Bahasa Tulis SMS Ponsel

Bahasa tulis SMS ponsel adalah bahasa yang digunakan secara tertulis pada komunikasi
yang menggunakan ponsel atau HP sebagai sarana.
Satu ciri penting dari bahasa tulis ponsel adalah bentuk pemakaian yang pendek atau
sependek mungkin guna memenuhi tuntutan nilai ekonomis. Prinsip pemakaian bentuk bahasa
yang pendek amat berlaku pada penulisan SMS ponsel. Teknik pemakaian bahasa yang
pendek ini ada dua yaitu:
1) Bahasa lisan yang berbentuk paling pendek atau pemakaian kata yang berbentuk paling
pendek, atau pemakaian satuan bahasa lain (frase, klausa atau kalimat) yang berbentuk
paling pendek.
Contohnya:
’telat’ lebih ’terlambat’
’mau’ pendek ’ingin’
’pagian’ daripada ’lebih pagi’
’harap datang besok’ ’anda diharapkan
kedatangannya besok’
2) Kata-kata yang sengaja disingkat supaya pendek.
Contohnya:
’saya’ ’sy’
’tanggal’ ’tg’ ’tgl’
’daripada’ menjadi ’dp’
’tolong’ ’tlg’ ’tol’
’terima kasih’ ’trims’ ’tk’ ’tx’

356
 Kata-kata yang disingkat seperti pada butir (2) di atas merupakan bahasa tulis baru
yang ditemukan pada pengiriman SMS ponsel di Indonesia. Bahasa tulis ponsel tersebut
merupakan kata-kata singkatan yang bermunculan secara ideolektis, maksudnya secara
perorangan, di antaranya yang dapat dikumpulkan adalah sebagai berikut.

Bahasa Baku Bahasa Tulis Ponsel

Saya sy, ak
Aku aq
Dari dr
Sampai sp
Terima kasih tq berasal dari ’ thank you’
tx berasal dari ‘thanks’
tk berasal dari ‘terima kasih’
Telepon ’tel’ ’tlp’ ’telp’
’mbak (kata orang Jawa) mb
Kalau klu, klo
Orang org
Seperti spt
Jadi jd
Supaya spy
Lebih lbh
Hubungi hb, hbi
Pulang pul, plg
Tanggal tg, tgl
Hari hr
Tentang ttg
Sekarang skr
Bagaimana bgmn
Dan Tolong N tol,
Besok tlg bsk
Karena krn
Kata-kata di atas dikumpulkan dari SMS ponsel yang ada, contoh-contoh itu diambil
langsung dari SMS yang diterima para informan (orang yang memberi informasi) yang adalah
teman atau kenalan penulis termasuk penulis sendiri. Kata-kata tersebut, diseleksi dari
umumnya yang bersifat komunikatif (dapat dipahami oleh orang banyak) dan kata-kata yang
yang diragukan nilai komunikasinya yakni yang cenderung menjadi kata-kata ideolektis (kata-
kata pribadi perorangan) tidak ditampilkan.
Bila kita pelajari pemakaian bahasa tulis SMS ponsel tersebut, dapat ditemukan ada
dua teknik pembuat kata itu, yakni:
1. Pelepasan vokal; maksudnya vokalnya dibuang, yang tersisa hanya rangkaian konsonan
saja;
2. Suku kata awal ditambah konsonan awal suku kata kedua; terbentuk kata singkatan
berumuskan suku kata KVK (konsonan-vokal-konsonan).
Contoh:
(1) besok menjadi ’bsk’
karena menjadi ’krn’
(2) tolong menjadi ’tol’
telepon menjadi ’tel’

357
 Sebagian besar dari contoh di atas dibuat dengan teknik pertama. Selain contoh kata-
kata yang berhasil dikumpulkan, masih ditemukan lagi pemakaian bahasa tulis SMS ponsel
yang berbentuk satuan bahasa lebih besar daripada kata, dan umumnya berupa kalimat
seperti contoh-contoh berikut ini.

Bahasa Tulis Ponsel Bahasa Baku

Gpp, tp hrp dtg bsk. Tidak apa-apa pak,

tapi besok harap datang.
Tq faxnya aq bsk pergi Terima kasih faksimilenya,
aku besok pergi.
Ok aq stju Ya boleh aku setuju.
Ok/oke/oke deh Ya saya setuju.
Ya, bgs Ya bagus.
Klu blh tany Kalau boleh tanya,
Ap kau cnt aq ? apakah kau cinta aku?
Gpp klu kau mrh Tidak apa-apa kalau kau marah,
Asal tdk trs asalkan tidak berlanjut terus.

Pada contoh-contoh bahasa tulis ponsel di atas, terdapat bahasa daerah dan bahasa
asing (Inggris) yang menjadi sumbernya. Hal tersebut menunjukkan kreatifitas pengirim
informasi, itu bahwa ia sudah berwawasan nasional dan internasional. Contoh-contoh itu,
adalah:
Tq berasal dari bahasa Inggris ’thank you’
Tx berasal dari bahasa Inggris ’thanks’
Ok berasal dari bahasa Inggris ’okay’
’mb berasal dari bahasa Jawa ’mbak’ (kakak)
Gpp berasal dari bahasa Jakarta ’nggak (a)pa (a)pa
(tidak jadi masalah)
Jika kita amati lebih lanjut, dapat diketahui bahwa ciri yang dominan adalah
adanya usaha menciptakan bahasa singkat atau bahasa pendek, dan sebagian
besar dengan cara pelepasan vokal (penghilangan vokal), karena penggunaan
ponsel membutuhkan waktu yang sesingkat mungkin agar dapat bernilai cepat
sehingga menjadi ekonomis, seperti hemat waktu, hemat energi, dan hemat
perasaan termasuk hemat biaya. Kreativitas pengirim SMS dapat dipuji karena,
antara lain, mempunyai ide dan kreasi yang sehat, dan bersifat progresif (ingin
mencapai kemajuan) berkat ditemukan contoh yang menggabungkan pemakaian

358
bahasa Inggris (bahasa internasional) dan bahasa daerah, yaitu:
Gpp tx berasal dari kata ”tidak menjadi masalah, terima kasih.”
Gpp berasal dari bahasa Jakarta ’nggak pa-pa’.
Tx berasal dari bahasa Inggris ’thanks’.
Kata-kata yang sengaja disingkat dan sudah baku dalam bahasa Indonesia jelas juga
menjadi salah satu sumber bahasa tulis SMS ponsel, antara lain adalah:
Kata Singkatan Kata Asal
AD, AL, AU Angkatan Darat, Laut, Udara
Depdiknas Departemen Pendidikan Nasional
HAM Hak Asasi Manusia
SMK Sekolah Menengah Kejuruan
Yth Yang terhormat
Dll Dan lain-lain
Dsb Dan sebagainya
Yg Yang
Kpd Kepada
RSC Rumah Sakit Cipto
KA Patas Kereta api cepat terbatas
Wapres Wakil presiden
Capres Calon presiden
Caleg Calon legislatif
Jabar Jawa Barat
Jakbar Jakarta Barat
UI Universitas Indonesia
UNPAD Universitas Padjajaran
Dalam sejarah bahasa tulis Indonesia sebelum SMS ponsel, ditemukan adanya pemakaian
pada sarana telegram yang juga menggunakan bahasa berbentuk pendek dengan
mempertimbangkan dua unsur bahasa, yakni unsur gramatika dan unsur kosakata yang
dipakai.Karena sistem pembayaran pada waktu itu (sampai dengan tahun 1990-an)
berdasarkan perhitungan kata, sehingga walaupun dilakukan penyingkatan huruf seperti yang
terjadi pada pada SMS ponsel, tarif yang dikenakan tidak menjadi murah. Penyingkatan kata
dilakukan hanya berdasarkan pertimbangan gramatika.
Contoh pengiriman telegram Indonesia pada zaman dulu:
’Besok harap pulang ayah sakit’ yang bermakna “Besok kamu harap pulang karena ayah lagi
sakit.” Pada bahasa telegram tersebut, terjadi penyingkatan kata konjungsi ‘karena’ yang
secara gramatikal tidak menimbulkan kerusakan penyampaian isi pesan.
Pada telegram tersebut, tidak terjadi penyingkatan huruf seperti yang terjadi pada SMS
ponsel zaman sekarang. Bahasa telegram tidak pernah ditulis seperti berikut ini:
’Bsk hrp plg ayah sakit’
Karena penyingkatan huruf tidak dibutuhkan, sebab penyingkatan huruf tidak
mempengaruhi kecepatan penyampaian isi pesan kepada alamat yang dituju (telegram
disampaikan kepada penerima oleh tukang pos yang bertindak sebagai petugas kurir) dan
juga tidak membuat tarif menjadi lebih murah.
Pemakaian telegram di seluruh dunia termasuk Indonesia mempunyai
sejarah yang panjang bahkan sebelum negara Republik Indonesia merdeka.
Sesudah telegram dan sebelum lahir sarana ponsel pernah ada penggunaan alat
telekomunikasi yang disebut dengan istilah teleks. Pemakaian bahasa pada sarana
teleks tersebut pada dasarnya merupakan bentuk perpanjangan dari bahasa

359
 telegram, maka tidak mempunyai keistimewaan dalam sejarah bahasa tulis
Indonesia.
Dari bahasa telegram ke bahasa SMS ponsel, dapat dilihat perkembangan yang amat
pesat dari pemakaian bahasa tulis Indonesia. Melihat perkembangan ini, berarti setiap insan
di Indonesia perlu menguasai teknik penciptaan bahasa tulis SMS ponsel agar supaya tidak
ketinggalan zaman atau seperti katak di dalam tempurung. Perkembangan itu, bersifat alami
karena berasal dari masyarakat dan untuk masyarakat pula.
Seperti yang telah disebutkan di muka, pemakaian bahasa pada SMS ponsel memang
membutuhkan bahasa yang pendek. Kebutuhan inilah yang melahirkan bahasa tulis baru.
Bahasa tulis baru, antara lain, memanfaatkan kata-kata singkatan yang sudah ada seperti
yang juga sudah diperkenalkan di muka, di antaranya ada juga kata-kata singkatan yang
telah baku dan berasal dari kata majemuk yang baku pula, antara lain, adalah:
Satuan tugas satgas
Juru kampanye jurkam
Telepon seluler ponsel
Menteri luar negeri menjadi menlu
Handphone HP
Pantai utara pantura
Cepat tapi terbatas patas
Suku dinas sudin
Selain kata-kata singkatan yang telah baku sebelumnya, sebagian besar penggunaan
kata-kata singkatan pada SMS ponsel adalah buatan sendiri. Dari sudut kebakuan bahasa,
usaha membuat kata-kata singkatan yang bersifat abriter (mana suka) itu, meskipun tampak
ketidakteraturannya, justru dikarenakan sifat abriternya, tetapi pada kenyataannya ada juga
yang sempat baku karena diterima oleh masyarakat. Dengan sendirinya, kata-kata singkatan
yang baku menjadi syarat komunikatif di dalam bahasa. Yang menghilang dari peredaran
setelah muncul pertama kali berarti yang tidak berhasil menjadi baku menunjukkan tidak
memiliki nilai komunikatif bahasa. Gejala tersebut, menunjukkan penyingkatan kata-kata
harus mempertimbangkan nilai komunikatif bahasa karena yang tidak memiliki nilai komunikatif
bahasa tidak dapat menjadi sarana penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima.
Pengirim yang sekaligus adalah pencipta dari bahasa tulis yang digunakan pada SMS
ponsel harus dapat memanfaatkan teknik pembuatan bahasa tulis yang komunikatif, berarti
dia harus dapat memilih bahasa yang berbentuk pendek dan/atau membuat kata-kata singkatan
yang komunikatif. Pemilihan satuan bahasa yang pendek dan penguasaan teknik penyingkatan
kata yang lazim menjadi syarat mutlak agar dapat mencapai nilai komunikatif.
Contoh bahasa tulis SMS ponsel yang bernilai komunikatif dan yang tidak adalah sebagai
berikut. Contoh-contoh berikut dikutip dari informan yang ada termasuk penulis sendiri.
Contoh yang dikumpulkan:
‘ok bgmn dng mu ?’
‘Gpp tx’
‘Aq tak ok krn tdk sempt’
Ketiga pemakaian bahasa di atas adalah komunikatif.

360
 ‘OK bgmn dgn mu?’ adalah komunikatif, tetapi bila disingkat lagi menjadi:
‘OK bgmn?’ menjadi kurang komunikatif karena pesan yang hendak disampaikan adalah:
“saya setuju, bagaimana pendapatmu sendiri?”
‘Gpp Tx’ adalah komunikatif apabila pihak penerima mengetahui makna ‘Gpp’ adalah “tidak
apa-apa’ dan ‘Tx’ adalah “terima kasih”; tetapi penggunaan bahasa singkatan ‘Gpp Tx’ akan
menjadi tidak komunikatif dan dianggap sebagai pemakaian yang serampangan apabila pihak
penerima tidak mengenal makna ‘Gpp’ dan ‘Tx’, bahkan dapat dianggap menjadi bukan bahasa
Indonesia apabila hanya melihat bentuk singkatannya saja.
‘Aq tak OK krn tdk smpt’ adalah komunikatif untuk penyampaian pesan:
“Aku tidak setuju karena tidak sempat (tidak punya waktu)” karena memenuhi kaidah-kaidah
gramatikal yang dibutuhkan dan ini menjadi kurang komunikatif apabila disingkat lagi menjadi
bentuk pemakaian: ‘Aq tak OK tdk smpt’, karena terjadi distorsi (gangguan) gramatikal pada
pelepasan konjungsi kausatif ‘karena’ yang menuturkan makna “sebab-
akibat”;dan apabila disingkat lebih lanjut akan menjadi pemakaian yang sama sekali tidak
komunikatif: ‘Aq tak OK smpt’, karena tataran gramatikanya sudah rusak seluruhnya dengan
melepaskan dua unsur gramatika yang berasal dari kata ‘karena’ dan kata ‘tidak’. Dengan
demikian, kaidah-kaidah gramatikal yang lazim berlaku pun harus dipatuhi. Pelepasan unsur-
unsur gramatikal yang lazim terjadi di masyarakat harus diketahui dan ini termasuk perlu
diterapkan dalam penciptaan bahasa tulis yang komunikatif.
Salah satu contoh di atas adalah:
‘Aq tak OK krn tdk smpt’
adalah komunikatif untuk pengungkapan makna “Aku tidak setuju karena tidak sempat” dan
ini masih terasa komunikatif apabila disingkat menjadi:
‘Aq tak OK’ atau ‘Aq tdk smpt’
karena tidak terjadi kerusakan gramatika tetapi penyampaian informasi dapat menjadi
terganggu apabila kaidah gramatikal yang berlaku tidak dipertimbangkan sehingga unsur
komunikatifnya menjadi rusak seperti pada contoh jelek berikut:
‘Aq tak OK tdk sempt’ dan ‘Aq tak OK sempt’.
Dari contoh-contoh yang dikemukakan di depan, tampak bahwa pemakaian bahasa tulis
SMS ponsel yang bernilai komunikatif harus memenuhi persyaratan sebagai berikut.
1. Memakai kata singkatan yang sudah membaku;
2. Menciptakan kata singkatan dengan cara yang umum dipakai oleh kebanyakan orang;
3. Menciptakan bahasa pendek yang masih memenuhi kaidah untuk butir 1 sudah ada
pedomannya, untuk butir 2 sebagian besar menerapkan cara pelepasan vokal, untuk
butir 3 pengetahuan tentang tata bahasa Indonesia harus bisa dimantapkan dan
diterapkan secara benar.

13.3 Keterampilan Korespondensi Indonesia

Surat adalah sarana yang menggunakan kertas yang ditulis dengan tujuan digunakan
sebagai alat komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan pernyataan atau informasi dari
satu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut, dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
pertanyaan, jawaban, permintaan, perintah, laporan, pemikiran, pendapat, sanggahan,
bantahan, dan lain sebagainya. Penyampaian secara tertulis itu menggunakan bahasa yang
disebut bahasa surat atau bahasa tulis.
Bahasa surat adalah bahasa secara tertulis yang digunakan pada sarana surat-
menyurat. Bahasa tulis adalah bahasa berwujud tertulis yang digunakan sebagai alat

361
 komunikasi dalam berbagai sarana di dalam kehidupan masyarakat sehari-hari seperti koran,
dokumen, E-mail, SMS ponsel, dan lain-lain. Jadi, pengertian bahasa tulis lebih luas daripada
bahasa surat. Bahasa surat adalah salah satu jenis bahasa tulis.
Korespondensi adalah sarana surat-menyurat yang menggunakan bahasa tulis.
Korespondensi Indonesia dapat dibagi menjadi dua kelompok: yaitu surat pribadi dan surat
nonpribadi.
Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang secara pribadi, ditujukan kepada
pribadi yang lain, isinya mengenai hal-hal tentang dirinya atau yang bersifat kekeluargaan,
persahabatan atau yang sejenis. Surat semacam ini sering disebut sebagai surat biasa.
Surat pribadi ada juga yang bersifat resmi, yaitu surat lamaran kerja, surat
permohonan kepada kantor atau yang sejenis.
Surat nonpribadi dibagi lagi menjadi dua yaitu surat niaga/bisnis/dagang dan surat
perkantoran. Surat niaga adalah surat yang memuat isi tentang hal-hal niaga atau bisnis
yang dibuat oleh perusahaan atau badan usaha yang bersifat dagang. Surat perkantoran
adalah surat resmi yang dibuat oleh kantor pemerintah atau kantor lembaga lain di masyarakat
termasuk kantor perusahaan atau kantor badan usaha.
Surat niaga dan surat perkantoran biasanya adalah surat pemberitahuan, surat
pengumuman, surat undangan, surat perintah, surat permintaan/permohonan, surat peringatan/
teguran, surat panggilan, surat pengantar, surat keputusan, surat perjanjian, surat laporan,
surat penawaran, surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat penagihan, surat tuntutan,
surat referensi, surat perkenalan rekanan, surat rekomendasi, surat tugas, surat kuasa, dan
lain-lain.
Surat pemberitahuan adalah surat yang isinya memberitahukan sesuatu kepada penerima
surat.
Surat pengumuman adalah surat yang isinya memberitahukan sesuatu kepada
masyarakat umum.
Surat undangan adalah surat yang isinya mengundang penerima surat untuk menghadiri
suatu kegiatan.
Surat perintah adalah surat yang isinya memberi perintah kepada penerima surat untuk
melakukan sesuatu.
Surat permintaan/permohonan adalah surat yang isinya meminta atau memohon sesuatu
kepada penerima surat.
Surat peringatan/teguran adalah surat yang isinya memperingatkan atau menegur
penerima surat mengenai sesuatu masalah.
Surat panggilan adalah surat yang isinya memanggil penerima surat agar datang
menghadap untuk suatu keperluan.
Surat pengantar adalah surat yang isinya memuat penjelasan singkat tentang sesuatu
hal yang berkaitan dengan orang yang dimaksud di dalam surat.
Surat keputusan adalah surat yang isinya memuat suatu keputusan yang ditempuh oleh
penulis surat mengenai orang yang dimaksud di dalam surat.
Surat perjanjian ada beberapa macam, antara lain adalah surat perjanjian sewa-menyewa,
surat perjanjian kerja, surat perjanjian utang-piutang dan sebagainya.
Surat perjanjian adalah surat yang berisikan kesepakatan dari dua pihak mengenai hak
dan kewajiban masing-masing pihak yang saling mengikatkan diri untuk berbuat sesuatu
atau tidak berbuat sesuatu guna mencapai tujuan bersama.
Surat laporan adalah surat yang isinya melaporkan suatu hasil kerja yang dilakukan
oleh penulis surat.
Surat penawaran (barang) adalah surat yang isinya mempromosikan atau menawarkan
barang yang hendak dijual kepada penerima surat.
Surat permintaan penawaran adalah surat yang isinya meminta penjelasan

362
 terperinci kepada penerima surat mengenai barang yang ditawarkan termasuk perincian harga
yang diminta.
Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang yang hendak dibeli dari penerima
surat.
Surat penagihan adalah surat yang isinya menagih uang bayaran yang belum
dilaksanakan oleh penerima surat.
Surat tuntutan adalah surat yang isinya menunut kepada penerima surat supaya
melaksanakan sesuatu yang pernah dijanjikan atau dinyatakan kepada penulis surat.
Surat referensi adalah surat yang isinya memuat keterangan-keterangan yang ditujukan
kepada penerima surat mengenai pihak tertentu berdasarkan informasi yang dimiliki penulis
surat untuk kepentingan pihak yang bersangkutan.
Surat edaran adalah surat pengumuman yang diedarkan.
Surat tuntutan adalah surat yang isinya menentut sesuatu.
Surat rekomendasi adalah surat yang merekomendasikan seseorang.
Surat keterangan adalah surat yang menerangkan sesuatu.
Memo adalah catatan singkat yang dibuat untuk suatu peringatan.
Nota dinas adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabat untuk bawahannya.
Surat perkenalan rekanan adalah surat yang isinya merekomendasikan (mengusulkan
dengan iktikad baik) pihak tertentu kapada penerima surat berdasarkan pengetahuan dan
tanggung jawab dari penulis surat.
Surat tugas adalah surat yang isinya menugaskan pihak tertentu untuk melaksanakan
suatu pekerjaan yang dimaksud di dalam surat.
Surat kuasa adalah surat yang dibuat oleh penulis surat dengan isi memberi kuasa
kepada pihak tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan atau menyelesaikan suatu urusan
yang dimaksud di dalam surat untuk kepentingan penulis surat sebagai pemberi kuasa.
Surat lamaran kerja adalah surat pribadi yang bersifat resmi, isinya memuat kehendak
penulis surat untuk melamar pekerjaan yang dimaksud di dalam surat.
Berikutnya akan diberikan contoh-contoh surat kongkret yang biasa digunakan di
masyarakat dengan pengertian seperti yang diuraikan di atas. Contoh yang ditampilkan hanya
sebagian dari yang telah diuraikan. Contoh-contoh surat tersebut, bersifat fiktif, baik yang
berkaitan dengan nama perusahaan, pengiriman dan penerimaannya, ataupun kelengkapan
notasi yang lainnya. Namun, contoh yang diberikan akan mempunyai variasi penulisan, seperti
keadaan yang sebenarnya di masyarakat.

13.3.1 Korespondensi Biasa

Seperti yang disebutkan di muka, surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang
kepada seseorang tertentu yang sering disebut surat biasa. Surat-surat tersebut, antara lain,
adalah surat yang ditulis secara kekeluargaan, misalnya ditujukan kepada orang tua, surat
ucapan selamat, surat ucapan terima kasih, surat ucapan turut berduka cita, surat
pemberitahuan kepada teman mengenai suatu berita, dan sebagainya.
Akan tetapi, di antara surat pribadi, ada juga yang bersifat resmi, misalnya surat lamaran
kerja, surat pemberitahuan kepada sekolah atau kantor, surat permohonan tidak masuk kerja,
dan sebagainya.
Pada zaman sekarang ini, penulisan surat biasa dengan bantuan jasa dari kantor pos
sudah semakin sedikit dilakukan orang. Akan tetapi, pengiriman surat biasa melalui sarana
E-mail sebaliknya semakin banyak dilakukan orang. Oleh sebab itu, pembahasan di dalam
buku ini dianggap masih pantas untuk dilakukan berikut contoh-contohnya karena penulisan
e-mail pada dasarnya sama dengan penulisan surat biasa.

363
 (1) Contoh surat pribadi yang bersifat kekeluargaan

Depok, 17 Mei 2007

Yth. Ayah dan Ibu

Di rumah

Ayah dan Ibu Tercinta

Apa kabar ayah dan ibu selama ini? Moga-moga Ayah dan Ibu sehat wal afiat
selalu. Untuk itu ananda selalu memanjatkan doa dan memohon ridho kepada Allah.
Sebetulnya besar keinginan ananda untuk datang sendiri ke rumah untuk bertemu
dengan ayah dan ibu tercinta, tetapi berhubung sekolah masih belum libur, maka terpaksa
niat ini ditunda dulu. Nanti sewaktu liburan Idul Fitri yang akan datang, ananda ingin
berkumpul bersama keluarga di sini. Mohon maklum.
Pada saat sekarang ini, sepucuk surat ini menggantikan diri ananda bertemu dengan
Ayah dan Ibu di rumah. Ananda berada dalam keadaan sehat dan pelajaran pun berjalan
dengan lancar tanpa sesuatu halangan apapun. Untuk itu mohon ananda bisa dimaafkan
karena belum bisa datang ke rumah.
Sekian dulu, mohon doa restu dari Ayah dan Ibu agar ananda dapat berhasil dengan
baik dalam menempuh pelajaran di sekolah.
Terima kasih.

Sembah sujud ananda,

Ali Marzali

Surat di atas ditulis oleh seorang anak bernama Ali Marzali yang ditujukan kepada
kedua orang tuanya yang tinggal di kampung halaman, sedangkan ia sendiri merantau
untuk sekolah. Ia memberitakan tentang keadaannya sekarang sambil memberitahukan
belum bisa datang ke rumah.
Penerima surat ditulis di sebelah kiri atas dan penulis surat ditulis di sebelah kanan
bawah, tanggal ditulis di sebelah kanan atas satu atau dua baris di atas penerima surat.
Ini adalah format penulisan surat pribadi yang paling umum.

364
(2) Contoh surat pemberitahuan tidak masuk sekolah
Depok, 12 September 2007
Yth. Bapak Wali Kelas III B
SMK Budi Kayangan
Jalan Budi Kayangan No. 18
Depok
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Novi Tanoto
Kelas : III B
Memberitahukan bahwa mulai hari ini tanggal 12 September s.d. 14 September 2007,
saya tidak dapat masuk ke sekolah karena sakit batuk pilek yang parah sehingga dokter
menyarankan saya agar istirahat selama tiga hari.
Sebagai bahan pertimbangan Bapak ini, saya lampirkan surat keterangan dokternya.
Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Novi Tanoto

Pada contoh surat pemberitahuan tidak masuk sekolah, ditemukan perbedaan

dengan contoh surat pertama yang bersifat kekeluargaan, yaitu pihak yang dituju diberi
sebutan “Yang Terhormat”.

(3) Contoh surat ucapan terima kasih

Depok, 12 Juli 2007
Yth. Bapak Suhandi
Jalan. Taruna Jaya no. 10
Depok
Dengan ini saya menyampaikan ucapan terima kasih kepada Bapak yang dengan
murah hati telah meminjamkan kepada saya printer untuk komputer karena printer saya
kebetulan berada dalam keadaan rusak. Atas kebaikan hati Bapak, saya dapat
menyelesaikan tugas sekolah pada waktunya.
Sekali lagi saya ucapkan terima kasih dan semoga Tuhan membalas budi baik
Bapak.

Hormat saya,

Kus Sarbini

Pada contoh surat ucapan terima kasih di atas, pihak yang dituju ditulis pada posisi
sebelah kanan atas, tapi penulis surat tetap ditulis di sebelah kanan bawah. Berarti
pada surat pribadi, posisi pihak yang dituju ada dua variasi, sebelah kiri atau sebelah
kanan atas.

365
13.3.2. Korespondensi Niaga dan Perkantoran
Di dalam buku ini digunakan istilah surat pribadi, surat niaga dan surat perkantoran. Jika
diperinci lebih lanjut, sebenarnya setidaknya masih ada lagi yang disebut surat resmi dan
surat dinas. Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi, organisasi atau
perusahaan dan lembaga yang isinya berhubungan dengan jabatan, tugas dan wewenang
dari pihak yang menulis surat. Surat dinas adalah surat yang isinya berhubungan dengan
masalah administrasi pemerintahan, dibuat oleh instansi pemerintah berkenaan dengan
wewenangnya dan ditujukan kepada pihak lain yang mempunyai hubungan dengannya. Surat
perkantoran di dalam buku ini mencakup surat resmi dan surat dinas.
Surat niaga adalah surat yang isinya mengenai usaha yang dilakukan oleh perusahaan
atau badan usaha lain seperti dealer (agen penjualan), agen (toko cabang), toko, koperasi
dan sebagainya. Surat niaga merupakan sarana komunikasi dari berbagai bentuk badan usaha
yang dibuat dalam kerangka mengelola kegiatan usahanya. Surat niaga merupakan utusan
bagi sebuah perusahaan atau badan usaha lain dalam menjalin kerja sama dengan mitra
bisnisnya dalam kerangka kegiatan bisnis yang dilakukannya.
Surat niaga mencakup surat penawaran barang, surat permintaan penawaran, surat
pesanan, surat penagihan, surat referensi, surat perkenalan rekanan, surat perjanjian transaksi,
surat rekomendasi, surat pemberitahuan, surat undangan, surat perintah, surat permohonan,
surat peringatan, surat pengantar, surat keputusan, surat laporan, surat tuntutan, surat tugas,
surat kuasa dan lain-lain. Di antara jenis-jenis surat tersebut, ada yang bersifat tumpang
tindih dan ini sudah lazim karena sesuai dengan kenyataan yang ada di masyarakat. Surat
lamaran kerja dan dokumen riwayat hidup adalah surat pribadi yang bersifat surat perkantoran,
dan contohnya akan dimuat di dalam bab ini.
Pada zaman sekarang, pengiriman surat niaga dan surat perkantoran masih banyak
yang dilakukan melalui jasa dari kantor pos terutama dengan sarana kilat khususnya; tetapi
di samping itu, ada juga yang dikirim dengan jasa dari perusahaan jasa dari kurir atau pegawai
sendiri. Selain itu, pengiriman dengan sarana e-mail pun mulai banyak dilakukan orang.
Berikut ini akan diberikan sejumlah contoh surat niaga dan surat perkantoran
yang berhasil dikumpulkan dari masyarakat. Cuma nama alamat serta sebagian
dari isi bersifat fiktif.

366
(1) Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan

PT Awan Cemerlang
Jalan. Kartini Raya no. 63, Jakarta Pusat, Telp/Fax. 451-4567

Jakarta, 8 Juli 2005

No. 012/BPM/07/05
Perihal: pesanan barang

Kepada Yth.
Toko Mujur Hati
Jl. Margonda No. 12
Depok, Jawa Barat, 16420

Dengan hormat,
Dengan ini kami memberitahukan bahwa surat pesanan barang dari Toko Mujur Hati
tertanggal 8 Juni 2005 sudah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami beritahukan bahwa
kini kami sedang berusaha memenuhi pesanan tersebut dan apabila sudah tercapai, akan
kami beritahukan lagi dan barang tersebut juga akan dikirim sesuai dengan permintaan.
Atas perhatian dan kepercayaan dari Toko Mujur Hati kepada P T. Awan Cemerlang, kami
ucapkan terima kasih.

Kepala Bagian Pemasaran,

Ny. Juli Kristiano

Surat niaga di atas ditulis dengan menggunakan kertas berkepala perusahaan yang
memuat nama serta alamat yang dapat dihubungi. Tanggal ditulis di sebelah kanan atas, di
sebelah kiri bawahnya ditulis nomor registrasi surat berikut hal yang dibicarakan di dalam
surat, di bawahnya dimuat pihak penerima surat dan penulisnya dimuat di sebelah kanan
bawah surat.

367
(2) Contoh Surat Penawaran Barang

PT Pabrik Sepatu Dongki Puma

Komplek Industri Pulo Gadung Blok DH I No. 1, Jakarta
Telp. 798-5764 / 5 – 8 Fax. 798-8899

Nomor : 45/D/VI/06
Lampiran : Penawaran Sepatu
Perihal : Dua Berkas

Jakarta, 21 Juni 2006

Yth. Pemilik Toko Sepatu Dunia baru
Depok Mal, Lantai I, No.12
Depok 6423

Dengan hormat,
Beberapa bulan lagi kita akan memasuki hari raya Idul Fitri. Pada masa itu, sudah tentu
Toko Sepatu Dunia Baru akan ramai dikunjungi masyarakat. Untuk menghadapi masa itu,
ada baiknya pihak toko mempersiapkan diri dalam persediaan barang-barangnya.
Untuk menyongsong kedatangan masa di atas, kami dari pabrik sepatu Dongki puma
bermaksud menawarkan produk kami kepada Toko Sepatu Dunia Baru.
Produk yang ingin kami tawarkan adalah produk dari seri Dongki dan seri Puma, masing-
masing terdiri dari beberapa tipe sepatu anak-anak dan sepatu remaja termasuk tipe-tipe
terbaru. Sebagai bahan pertimbangan Bapak, bersama ini kami sertakan dua berkas katalog
barang berikut harga partai dari pabrik.
Kami berharap Toko Sepatu Dunia Baru dapat mempertimbangkan penawaran ini.
Pemesanan barang secara partai yang melampaui jumlah tertentu akan mendapat potongan
harga khusus. Untuk itu, silahkan menghubungi bagian pemasaran kami. Pada nomor Tlp……….
atau Fax ………………
Atas perhatian dari Toko Sepatu Dunia Baru, kami ucapkan terima kasih.

Direktur,

Mil Johnson

Surat penawaran barang di atas, dibuat sesudah kunjungan salesman ke tempat sasaran.
Dalam hal ini, surat dibuat dalam arti hubungan secara resmi. Pada kasus kunjungan sales-
man, ada banyak transaksi bisnis dilakukan tanpa proses korespondensi lagi.

368
(3) Contoh Surat Pesanan Barang

Depok, 29 Juni 2006

Yth. Manager Pemasaran
PT Pabrik Sepatu Dongki Puma
Kompleks Industri Pulo Gadung, Blok DH I, No. 1
Jakarta Timur

Surat penawaran barang dari PT. Pabrik Sepatu Dongki Puma telah kami terima.
Berdasarkan surat penawaran tersebut, kami mengajukan pesanan seperti berikut ini.
(1) Sepatu Dongki tipe A 5 lusin ukuran 20-37
(2) Sepatu Dongki tipe B 3 lusin ukuran 20-32
(3) Sepatu Puma tipe A 4 lusin ukuran 20-37
(4) Sepatu Puma tipe B 3 lusin ukuran 20-32
(5) Sepatu Dongki – Puma 4 lusin ukuran 30-37
Total 19 lusin

Kami menunggu berita selanjutnya tentang pengiriman barang. Di samping itu, kami
berharap sistem pembayaran dapat dilakukan dengan tiga tahap.
1. Tahap pertama akan kami bayar sebesar 25% pada saat pesanan tiba.
2. Tahap kedua akan kami bayar sebesar 25% setelah 1 bulan.
3. Tahap ketiga atau pelunasan sebesar 50% akan kami bayarkan dua bulan kemudian.
Atas kerja sama dan perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Pemilik
Toko Sepatu Dunia Baru

(Agustinus Tamara)

Surat pesanan barang pada contoh (3) adalah surat jawaban terhadap surat penawaran
barang pada contoh (2). Surat pesanan barang tersebut, ditulis tidak menggunakan kertas
berkepala, hanya dengan selembar kertas putih biasa dan juga tidak dimuat nomor registrasi
surat, perihal maupun lampiran, ini merupakan pertanda bahwa pengirim surat adalah badan
usaha yang tidak besar.

369
(4) Contoh Surat Penagihan

PT Pabrik Sepatu Dongki Puma

Kompleks Industri Pulo Gadung, Blok DH I, No. 1, Jakarta
Telp. 798-5764/5-8 Fax. 798-8899

Jakarta, 20 September 2006

Nomor : 125/Bkeu/IX/06
Lampiran : Pembayaran
Perihal : Empat Berkas

Yth. Pemilik
Toko Sepatu Dunia Baru
Depok Mal, Lantai Satu, no. 12
Depok 16423

Sesuai dengan surat pesanan barang dari Toko Sepatu Dunia Baru tertanggal 29 Juni 2006,
kami telah mengirim barang pesanan pada tanggal 5 Juli 2006 dengan faktur nomor 0134/
Depok yang bernilai transaksi sebesar Rp. 12.500.000,00 (dua belas juta lima ratus ribu
rupiah). Kami telah menerima pembayaran sesuai transaksi sebanyak dua kali yang seluruhnya
mencapai 2 x 25% dari nilai transaksi, sehingga masih ada sisa uang yang harus dibayar
oleh Toko Sepatu Dunia Baru sampai lunas pada tanggal 5 September 2006 sebesar 50% ×
Rp.12.500.000,00 = Rp.6.250.000,00 (enam juta dua ratus lima puluh ribu rupiah). Namun
sampai dengan hari ini atau sudah dua minggu lewat dari tanggal yang dijanjikan, kami belum
menerima pelunasan tersebut,untuk itu, kami mohon dengan hormat agar Bapak dapat
melunasinya sesuai dengan kesepakatan kita.
Bersama dengan ini kami sertakan fotokopi dari surat pesanan Toko Sepatu Dunia Baru
tertanggal 29 Juni 2006 dan faktur kami bernomor 0134/Depok serta dua kuitansi pembayaran
yang sudah dilakukan oleh Toko Sepatu Dunia Baru sebagai bukti.
Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Manajer Keuangan

Bagus Supartono

Pada surat penagihan di atas tampak bahwa penulis surat ditempatkan di sebelah kanan
bawah surat. Jabatan dari penulis surat ditaruh di sebelah atas tanda tangan.

370
(5) Contoh Surat Permintaan Referensi

PT BAN TIGA MACAM

Jalan. Setia Budi no. 21, Bandung Telp.234-5671 / 5674

Bandung, 17 Juni 2006

No.08/VII/06
Yth. Direktur Utama
Bank Putera Arta
Jalan. Merdeka no. 12
Jakarta Pusat

Melalui surat ini kami beri tahukan kepada Bapak, bahwa perusahaan kami telah
menerima pesanan satu partai ban dari Bengkel Mobil Arta Yuda yang berlokasi di Jakarta
Pusat.
Berhubung bengkel mobil tersebut, belum kami kenal dan telah menunjuk Bank Putera
Arta sebagai rekanan. Untuk itu kami mohon kesediaan Bapak kiranya bersedia menjelaskan
tentang bonafiditas dan kemampuan bengkel mobil tersebut dalam pembayaran kreditnya.
Perlu kami tambahkan bahwa pesanan ban dari Bengkel Mobil Arta Yuda mencapai nilai
sekitar 50 juta rupiah.
Atas perhatian dan kesediaan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Direktur,

Joko Tingkoli

Pada surat permintaan referensi di atas tampak tanggal pengiriman ditempatkan satu
baris dengan nomor registrasi surat. Perihal dan lampiran tidak ada.

371
(6) Contoh Surat Referensi

BANK PUTERA ARTA

Jalan. Merdeka no. 12, Jakarta Telp. 721-4236 (hunting)

No : 12/D-JKT/VII/06 Jakarta, 10 Juli 2006

Hal : Referensi Bengkel Mobil Arta Yuda

Yth Direktur PT Ban Tiga Macan

Jalan. Setia Budi no. 21
Bandung

Dengan ini kami sampaikan bahwa Bengkel Mobil Arta Yuda adalah nasabah kami yang
selalu berkelakuan baik. Selama ini bengkel tersebut, tidak pernah menunda pembayaran
kredit yang kami berikan sejak tiga tahun lalu. Informasi ini kami sampaikan berdasarkan
data di tempat kami sampai dengan tanggal 10 Juli 2006. Informasi ini, kami sampaikan agar
dapat dipakai sebagai bahan pertimbangan. Demikian surat referensi ini kami berikan tanpa
suatu jaminan apa pun.

Direktur
Bank Putera Arta

Drs. Nyoman Sejahtera

Surat referensi di atas adalah surat jawaban dari surat permintaan referensi pada
contoh (5). Dari sudut isi, tampak bahwa pihak Bank Putera Arta yang bertindak sebagai
pemberi referensi bertindak hati-hati sesuai dengan permainan di dunia bisnis, dia masih
membatasi diri mengenai bonafiditas Bengkel Mobil Arta Yuda dengan menyebutkan ‘tanpa
suatu jaminan apa pun’ sesuai dengan kode etik dunia bisnis yang berlaku.

372
(7) Contoh Surat Rekomendasi Perusahaan

BANK PUTERA ARTA

Jalan. Merdeka no. 12, Jakarta Telp. 721-4236 (hunting)

Jakarta, 23 September 2006

No : 32/D-Adm/IX/06
Hal : Rekomendasi Bengkel Mobil Arta Yuda

Yth. Kepala Bagian Tata Usaha

Pabrik Jamu Cap Bebek
Jalan. Sawah Kecil IV no. 12
Jakarta Pusat 10261

Dengan hormat,
Kami bermaksud memberi masukan terhadap pertanyaan Bapak tentang bengkel mobil
yang bonafit, khususnya, yang berkaitan dengan kaki-kaki mobil. Untuk itu, melalui surat ini
kami mengusulkan bengkel mobil Arta Yuda yang berlokasi di Jakarta Pusat dapat dijadikan
sebagai rekanan perusahaan Bapak. Informasi tersebu, kami peroleh dari beberapa orang
nasabah kami yang mengatakan bahwa bengkel tersebut layak dipercaya dan pekerjaannya
bagus.
Demikian referensi dari kami, semoga dapat membantu Bapak.

Direktur Administrasi

Ani Wastukencana

Surat rekomendasi tidak hanya dikeluarkan oleh perusahaan di kalangan bisnis,

melainkan juga dikeluarkan oleh instansi/organisasi/lembaga bahkan perorangan sesuai
dengan kebutuhan yang ada. Contoh di atas adalah surat rekomendasi yang dikeluarkan oleh
perusahaan, isinya merekomendasikan bengkel yang ditunjuk.

373
(8) Contoh Surat Undangan

Sekolah Menengah Kejuruan Pariwisata Nusantara

Jalan Lodan No. 67, Denpasar Bali Telp. 257-4689

Denpasar, 17 Juli 2006

No : 45/KP/VII/06
Hal : Peresmian Laboratorium Bahasa

Yth. Kepala Kantor Wilayah

Dinas Pendidikan
Propinsi Bali, Denpasar

Dengan hormat,
Sehubungan dengan pembangunan laboratorium bahasa di sekolah kami sudah rampung
pada tanggal 14 Juli 2006 lalu, dengan ini kami mengundang Bapak Kepala Kantor Wilayah
Dinas Pendidikan Propinsi Bali untuk menghadiri peresmian laboratorium bahasa Sekolah
Menengah Kejuruan Pariwisata Nusantara yang akan diselenggarakan menurut rencana sebagai
berikut:
Hari / Tanggal : Kamis, 25 Juli 2006
Tempat : SMK Pariwisata Nusantara
Jl. Lodan no. 67 Denpasar
Waktu : 10.00 WIT
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah

Putu Agustina S.Pd.

374
(9) Contoh Surat Keterangan Perusahaan

BANK PUTERA ARTA

Jalan. Merdeka No.12, Jakarta Telp. 721-4236 (hunting)

SURAT KETERANGAN
No. 23/D-Keu/IV/06

Dengan ini BANK PUTERA ARTA menerangkan bahwa:

Nama : Suhartini
Usia : 42 tahun
Alamat : Jalan Sawah Lio RT 10 RW 12 No. 32
Kebayoran Lama, Jakarta Selatan
adalah pegawai Bank Putera Arta, Bagian Keuangan.
Surat keterangan ini dibuat sebagai pendamping kartu asuransi kesehatan milik yang
bersangkutan untuk berobat di Rumah Sakit Harapan Indah Jakarta Selatan.

Jakarta, 16 Juni 2006

Direktur Keuangan

Samuel Sedayu, S.E

Contoh surat keterangan contoh (9) adalah surat keterangan yang dikeluarkan oleh
perusahaan, sebenarnya ada banyak surat keterangan yang dikeluarkan oleh instansi/
organisasi/lembaga baik pemerintah maupun swasta mengenai sesuatu
kebutuhan yang ada.

375
(10) Contoh Surat Perjanjian Bisnis

SURAT PERJANJIAN

Pada hari ini, Senin tanggal dua belas Juni tahun dua ribu enam,
kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. I s m i y a t i , D i r e k t u r P T M a n d i r i , y a n g b e r k e d u d u k a n d i J a l a n Ta m b a k S a r i
No. 12, Surabaya, dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT Mobil Dakochan di
Surabaya yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA;
2. Aliandu, Direktur PT Manunggal, yang berkedudukan di Jalan Pasar Minggu Raya
No. 56, Jakarta Selatan, dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama perusahaan tersebut
yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA;
Dengan ini menyatakan bahwa PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA bersepakat untuk
saling mengadakan perjanjian bersama dalam pembangunan ruko (rumah toko) ruang pamer
(show room) dua lantai milik PT Mobil Dakochan, di Jalan Karang Empat Raya No. 23,
Surabaya, dengan ketentuan dan syarat-syarat seperti disebutkan dalam pasal-pasal di bawah
ini.

Pasal 1
PIHAK PERTAMA menunjuk PIHAK KEDUA dan PIHAK KEDUA menerima penunjukan tersebut
dari PIHAK PERTAMA untuk melaksanakan pekerjaan pemborongan pembangunan ruko, ruang
pamer, dua lantai di Jalan Karang Empat Raya No. 23, Surabaya, berdasarkan surat kontrak yang
ditandatangani oleh PIHAK PERTAMA dengan PT Mobil Dakochan tertanggal 30 Mei 2006.

Pasal 2
Pelaksanaan pekerjaan tersebut, pada Pasal 1, perjanjian ini, akan dilakukan dalam waktu
30 (tiga puluh) hari setelah surat perjanjian ini ditandatangani dan harus sudah selesai dikerjakan
seluruhnya, serta disertahterimakan kepada PIHAK PERTA M A
dalam keadaan baik dan utuh selambat-lambatnya tanggal 12 Juli 2007.

Pasal 3
Nilai kontrak pekerjaan tersebut pada Pasal 1 perjanjian ini ditetapkan sebesar
Rp. 400.000.000,00 (empat ratus juta rupiah) dengan sistem pembayaran sebagaimana disebutkan
pada Pasal 4.

Pasal 4
PIHAK PERTAMA harus membayar kepada PIHAK KEDUA uang muka sebesar 10% (sepuluh
persen) dari nilai kontrak, sesuai pada Pasal 3, paling lambat pada tanggal 12 Juli 2006 dan ini
disebut sebagai Pembayaran Pertama; Pembayaran kedua sebesar 50% (lima puluh persen) dari
nilai kontrak harus dilunasi PIHAK PERTAMA paling lambat pada tanggal 12 Januari 2007;
Pembayaran ketiga adalah pelunasan harus dilakukan PIHAK P E RTAMA pada saat ruko ruang
pamer dua lantai tersebut, pada Pasal 1, diserahterimakan oleh PIHAK KEDUA.

Pasal 5
Setiap kelambatan pembayaran dikenakan denda sebesar 3% (tiga prosen) dari jumlah bayaran
yang tersebut pada Pembayaran Pertama, Pembayaran Kedua dan Pembayaran Ketiga, dihitung
sebagai kelipatan dari tiap bulan (30 hari).

376
 Pasal 6
Kelalaian dari PIHAK PERTAMA dalam pelaksanaan pembangunan yang mengakibatkan
kelambatan dari serah terima ruko pada Pasal 1 dikenakan denda seperti yang disebutkan pada
pasal 7.

Pasal 7
Kelambatan penyelesaian pekerjaan tersebut, pada Pasal 1, dikenakan denda kepada PIHAK
KEDUA sebesar 3 % (tiga prosen) per bulan (30 hari) dari sisa nilai kontrak, pada Pasal 3 dan
Pasal 4, yang belum dibayar, dihitung sebagai kelipatan dari tiap bulan (30 hari) terhitung mulai
tanggal janji penyerahan selambat-lambatnya tanggal 12 Juli 2007. Jadi, kelambatan dihitung
mulai dari tanggal 12 Juli 2007.

Pasal 8
Pembangunan ruko ruang pamer tersebut, pada Pasal 1, yang dilakukan oleh PIHAK KEDUA
harus sesuai dengan rencana yang disepakati bersama sampai dengan surat perjanjian ini
ditandatangani.

Pasal 9
Apabila dalam pelaksanaan terjadi perselisihan antara kedua belah pihak, pada dasarnya akan
diselesaikan secara musyawarah. Jika dengan musyawarah belum dapat diselesaikan, kedua
belah pihak bersepakat untuk menyelesaikannya melalui
panitia arbitrer yang terdiri dari seorang wakil yang ditunjuk oleh PIHAK KEDUA dan seorang
wakil lagi yang ditunjuk oleh kedua pihak. Apabila panitia arbitrer masih juga tidak bisa
menyelesaikan masalah, kedua pihak besepakat menyelesaikannya menurut hukum yang berlaku
dengan memilih tempat pada pengadilan negeri Surabaya.

Pasal 10
Surat perjanjian ini mulai berlaku sejak ditandatangani oleh kedua belah pihak, di Surabaya.
Dibuat rangkap dua, dengan dibubuhi materai secukupnya, dan dipegang oleh masing-masing
pihak sebagai tanda bukti.

Pasal 11
Segala sesuatu yang masih belum disebutkan pada surat perjanjian ini, akan dimusyawarahkan
oleh kedua belah pihak.
Sekian, selesai.
Surabaya, 12 Juni 2006.
PIHAK KEDUA PIHAK PERTA M A
Direktur Direktur
P T. Manunggal Jakarta P T. Mandiri Surabaya

(Aliandu) (Ismiyati)

Contoh surat perjanjian bisnis contoh (10) dibuat sesuai kesepakatan oleh
kedua belah pihak, sebenarnya ada banyak surat perjanjian bisnis yang dibuat di
hadapan notaris yang ditunjuk oleh kedua belah pihak. Dalam hal ini, segala
sesuatu diatur oleh pihak notaris sehingga kedua pihak cuma tanda tangan saja.
Untuk keperluan itu, kedua pihak harus mengeluarkan biaya pembuatan surat
yang harus dibayarkan kepada pihak notaris atas jasa pelayanannya. Sudah

377
 tentu keseluruhan redaksi surat dan isi bahasa dari pasal per pasal akan berbeda. Namun,
inti dari perjanjian tidak akan berbeda.
(11) Contoh Surat Kuasa

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya:

Nama : Abdi Sentosa, 43 tahun
Pekerjaan : Kepala Gudang Pabrik Sepatu Sentosa
Alamat : Jalan. Jakarta RT 08 RW 09 No. 10
Kelurahan Depok, Kecamatan Pancoran Mas
Depok, Jawa Barat Telp. 774 – 4671

Dengan ini memberi kuasa kepada:

Nama : Sentul Pujangga 39 tahun
Pekerjaan : Kepala Bagian Tata Usaha
Pabrik Sepatu Sentosa
Alamat : Jalan Gunung Gundul No. 23
Jakarta Utara Telp. 451-6574
Untuk mengambil gaji bulan Juli 2006 milik pemberi kuasa.

Demikian agar pihak yang bersangkutan menjadi maklum.

Depok, 27 Juni 2006

Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,

Materai
Rp. 6000

Sentul Pujangga Abadi Sentosa

Surat kuasa, pada umumnya pihak pemberi kuasa diletakkan di sebelah kanan dan pihak
penerima kuasa diletakkan di sebelah kiri. Materai enam ribu rupiah ditempelkan di bagian
pemberi kuasa. Pada contoh (11), usia kedua pihak disertakan di belakang nama, sebetulnya
lebih banyak yang ditulis pada lajur tersendiri di bawah nama.

378
(12) Contoh Surat Tugas

Departemen Pendidikan Nasional

Universitas Indonesia

SURAT TUGAS
No. 124/rek/VII/06

Rektor Universitas Indonesia menugaskan kepada:

Nama : D r. Setiadi,MPh.
NIP : 131699899
Jabatan : Dosen Fakultas Kedokteran
Pangkat : Golongan IV

Untuk membantu pelaksanaan imunisasi di tempat dan jadwal seperti berikut ini:
Tempat : Desa Cilonjong, Kabupaten Bogor
Waktu : Tanggal 10–13 Juli 2006

Demikian surat tugas ini dibuat, kiranya dapat dilaksanakan dan dimaklumi oleh pihak-pihak
yang bersangkutan.

Depok, 19 Juni 2006

Rektor Universitas Indonesia

Prof. Dr. Imam Kadilan

NIP. 130786432

379
(13) Contoh Surat Pengumuman Pemerintah (Ali –Tanzili 2006:39)

BADAN PERTAHANAN
NASIONAL JAKARTA

No. : Ka/04/I/23 Jakarta, 23 Juli 2003

Lamp : -
Perihal : Instruksis
Kepada Yth. Semua Pejabat Akte Tanah

SANGAT SEGERA

Dengan ini diberitahukan bahwa pelaksanaan pembuatan akte tanah oleh para Pejabat
Pembuat Akte Tanah, baru dapat dilakukan setelah yang bersangkutan menunjukkan tanda
pembayaran ½% (setengah persen) dari harga tanah yang dioperasikan tersebut, dari instansi
pendaftaran tanah setempat atau resi wesel pos, sebagaimana dimaksud dalam ayat 1-c
Pasal 22 Peraturan Pemerintah No. 10 1999.
Demikian agar Saudara memperhatikannya.

Badan Pertahanan
Kepala Direktorat Hukum

ttd

Budi Harsono, SH

Tembusan:
1. Kepala Jawatan Pendaftaran Tanah
2. Kepala Inspeksi Pendaftaran Tanah
3. Kepala Pendaftaran dan Pengawasan Pendaftaran Tanah
4. Kepala Pendaftaran Tanah di seluruh Indonesia, untuk menjadi maklum, dengan
permintaan supaya diberitahukan kepada para Asisten Wedana.

380
(14) Contoh Surat Lamaran Kerja

Depok, 17 Oktober 2006

Yth. Kepala Bagian Personalia

PT Putera Abadi
P.O. Box 3451/JKT
Jakarta

Hal: Lamaran Pekerjaan

Dengan hormat,
Sehubungan dengan pemasangan iklan pada harian Kompas tertanggal 14 Oktober 2006
tentang kesempatan kerja, untuk sales representative, bersama ini saya bermaksud melamar
pekerjaan tersebut.
Saya Edi Malaika Toruan, lulusan SMK, Jurusan Manajemen, tahun 2004, pernah
mengikuti kursus Bahasa Inggris dan Bahasa Jepang, dapat mengendarai kendaraan,
mempunyai SIM A dan SIM C, juga memiliki keterampilan komputer untuk mengoperasikan
E-mail dan internet.
Bahasa asing yang saya kuasai adalah sebagai berikut:

Bicara Dengar Baca Tulis

Inggris baik baik baik baik

Jepang baik baik cukup kurang
Arab kurang cukup cukup kurang

Sebagai bahan pertimbangan, berikut ini saya lampirkan:

1. satu lembar fotokopi ijazah SMK
2. satu lembar fotokopi sertifikat bahasa Inggris
3. satu lembar fotokopi sertifikat bahasa Jepang
4. satu lembar fotokopi SIM A & C
5. satu lembar fotokopi KTP
6. satu lembar fotokopi kartu keluarga orang tua
7. satu lembar pasfoto terakhir ukuran 4 × 6 cm
Adapun alamat kontak saya adalah:
Jalan. Sulawesi No.35 Depok II, Depok 16321,Telp. 788-4598

Demikian surat lamaran saya, Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Edi Malaika Toruan

Seperti yang pernah disinggung di muka, bahwa surat lamaran kerja sebenarnya adalah
surat pribadi. Namun, karena ditujukan kepada kantor perusahaan, maka dimuat di sini sebagai
surat perkantoran.

381
(15) Contoh Dokumen Riwayat Hidup

Daftar Riwayat Hidup

1. Nama Lengkap : Ali Almahera

2. Tempat & Tanggal lahir :
3. Jenis Kelamin :
4. Agama :
5. Status :
6. Alamat :
7. Telepon/Fax :
8. Pendidikan :
a. Pendidikan Formal :
Lulus SD :
Lulus SMP :
Lulus SMA/SMK :
Lulus perguruan tinggi :
b. Pendidikan informal
1) Kursus Bahasa Inggris :
2) Kursus Komputer :
3) Lain-lain : pernah ikut pelatihan satpam selama
2 bulan di DKI tahun 2004.
9. Pengalaman kerja
a. Nama perusahaan/kantor :
b. Jabatan :
c. Waktu :
10. Penguasaan bahasa asing

Bicara Dengar Baca Tulis

i Bahasa Inggris kurang cukup baik cukup

ii Bahasa Arab kurang kurang baik baik
iii Bahasa Lain

11. Kegemaran
i. Olahraga : bulu tangkis
ii. Lain-lain : mancing
12. Piagam/Tanda penghargaan
i. Piagam : juara bulu tangkis Kota Depok 2005
ii. Tanda penghargaan : tidak ada
13. Lain-lain : pernah kuliah di IKIP sampai dengan tahun 2003 – 2004

Demikian Daftar Riwayat Hidup saya buat sesuai dengan keadaan sebenarnya.

Depok, 26 Mei 2006

Ali Almahera

382
13.4. Keterampilan Korespondensi Luar Negeri
Pada zaman sekarang ini, hubungan dengan luar negeri sudah bukan lagi merupakan
hal yang mahal harganya. Kita sudah sering kontak. Dan, orang luar negeri pun banyak
berdatangan ke negeri kita dengan berbagai tujuannya. Selain itu, sarana komunikasi semakin
lancar berkat ditemukan teknologi yang berhasil menciptakan produk massal yang berharga
terjangkau seperti komputer sehingga korespondensi mulai banyak dilakukan melalui sarana
E-mail.
Di dalam buku ini, disediakan dua sarana korespondensi luar negeri yang dianggap
dapat bermanfaat bagi siswa SMK terutama untuk mencari kerja, yaitu korespondensi Inggris
dan korespondensi Jepang. Kebutuhan mengenai bahasa Inggris tidak perlu diragukan lagi
karena bahasa Inggris adalah alat komunikasi internasional. Kebutuhan bahasa Jepang juga
ada akibat hubungan ekonomi antara Indonesia dan Jepang. Banyak perusahaan Jepang
beroperasi di Indonesia dan ada banyak perusahaan Indonesia yang menjalin hubungan bisnis
dengan pihak Jepang. Secara singkat, Jepang sebagai salah satu negara maju di dunia
dirasakan kehadirannya di Indonesia. Bagi siswa SMK, korespondensi Jepang sudah tentu
tidak mudah, tetapi jika kesulitan kita jadikan sebagai
dalih, kita tidak akan pernah mencapai tujuan. Maka dari itu, penulis beserta tim
mempertimbangkan korespondensi Jepang lebih baik dimuat di dalam buku ini daripada
tidak sama sekali. Dengan keputusan tersebut, korespondensi Jepang diharapkan bisa
membawa berkah.

13.4.1 Korespondemsi Inggris

Bahasa Inggris memiliki cara penulisan surat yang tidak jauh berbeda dari bahasa
Indonesia, sehingga pemahamannya menjadi tidak sulit bagi kita.
Format umum surat bahasa Inggris:
Kata salam surat ’Dear Sirs’ digunakan hanya kepada penerima laki-laki. Untuk kasus
perempuan digunakan ’Dear—nama orang’ seperti ’Dear Mrs.Betty Johnson’. Untuk laki-laki
pun boleh digunakan ’Dear—nama orang’ misalnya ’Dear Mr.Johnson’. Kata salam penutup
surat ’ Sincerely yours’ boleh ditulis terbalik menjadi ’Yours sincerely’ dan ini sering diganti
menjadi ’Faithfully yours’. Sincerely = ”terjujur”; Faithfully = ”yang setia”; Dear Sirs = ”Tuan
yang tercinta”.

383
 Tanggal

Pihak yang dituju/penerima surat

berikut alamat

Dear Sirs, atau Dear nama penerima

( isi surat )

Sincerely yours,

Nama pengirim

Korespondensi bahasa Inggris sama dengan korespondensi bahasa Indonesia, tidak memuat
kata-kata persalaman korespondensi seperti halnya yang ditemukan dalam korespondensi
bahasa Jepang. Mengenai bagian isi surat, korespondensi bahasa Inggris langsung memuat
informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat.

384
(1) Contoh Surat Pribadi

July 23, 2006

Mrs. Merry Johnson
3456 White Land
NEW YORK

Dear Mrs. Johnson,

I was sorry to have missed you come to Jakarta last month. I heard from my brother that
you had called, but I as has joined Eddy on a business trip to London, we were out of
town while you here.
We look forward to seeing you next time.

Yours sincerely,

Tedi Surono

23 Juli 2006
Mrs. Merry Johnson
3456 White Land
NEW YORK

Dengan hormat,
Saya menyampaikan maaf tidak bisa bertemu dengan Anda pada waktu Anda datang ke
Jakarta bulan lalu. Saya dengar dari adik saya bahwa Anda telah menelepon, tetapi
ketika itu saya tidak ada di sini karena sedang bersama Eddy pergi ke London untuk
suatu urusan bisnis.
Kami berharap dapat bertemu dengan Anda lain kali.

Hormat saya,

Tedi Surono

I was sorry = ”saya merasa maaf”; to have missed you = ”kehilangan Anda”; when you
come to = ”ketika Anda datang ke”; last month = “bulan lalu”; I heard = “saya dengar”; from
my brother = “dari saudara laki-laki saya”; you had called = “Anda telah menelepon”; but =
“tetapi”; as I has joinned Eddy = “karena saya telah bergabung dengan Eddy”; on a bussines
trip to London = “pada perjalanan bisnis ke London”; we were out of town = “kami telah
meninggalkan kota”; while you here = “ketika Anda di sini”; we look forward to = “kami
mengharapkan”; seeing you next time = “bertemu dangan Anda lain kali”.

385
(2) Contoh Surat Niaga seperti Surat Pribadi
Surat niaga bahasa Inggris ada yang ditulis dengan format sama seperti surat pribadi, ada
juga yang tidak. Contoh (2) menampilkan yang sama dengan surat pribadi dan contoh (3)
menampilkan yang berbeda.

August 22, 2006

M r. Mike Johnson
3456 White Land
New York
Dear Sirs,

We thank you for your letter of may 7 2006, and application your interest in our product.
Details of our export prices and terms of payment are enclosed, and we have arranged
for a copy of our catalogue to be sent to you today. Our representative for united states,
M r.Nainggolan will be in New York from 26th to 30th of this month, and we have asked
him to make an appointment to visit you during this period. He is authorized to discuss
the terms of an order with you or to negotiate a contract.
W e look forward to the opportunity of doing business with you.

Faithfully yours,

Tedi Surono

22 Agustus 2006
M r. Mike Johnson
3456 White Land
New York

Dengan hormat,
Kami menghaturkan terima kasih atas surat Anda tertanggal 7 Mei 2006 dan menghargai
minat Anda tentang produk kami.
Keterangan terperinci tentang harga ekspor dan cara pembayarannya kami telah
lampirkan, dan kami telah menyiapkan satu copy katalog untuk dikirim kepada Anda hari
ini. Perwakilan kami di Amerika, Mr. Nainggalon akan berada di New York dari tanggal 26
sampai dengan tanggal 30 bulan ini, dan kami telah meminta kepadanya untuk membuat
janji mengunjungi Anda selama waktu itu. Dia telah kami beri kuasa untuk membicarakan
pesanan dengan Anda atau merundingkan suatu kontrak. Kami menaruh harapan
menunggu kesempatan untuk berbisnis dengan Anda.

Hormat saya,

Tedi Surono

386
 We thank you = ”kami menghaturkan terima kasih kepada Anda”; for yaou letter of May
7 = ”untuk surat Anda tertanggal 7 Mei”; and appreciate = “dan menghargai”; your interest =
“minat Anda”; in our product= “ dalam barang produksi kami”; details of = “yang terperinci
dari”; our export prices = “harga ekspor kami”; terms of payment = “syarat pembayaran”; are
enclosed = “terlampir”; we have arranged = “kami telah mengatur”; for a copy of cataloque =
“untuk satu copy katalog kami”; to be sent to you today = “untuk dikirim kepada Anda hari
ini”; our representative = “perwakilan kami”; for United States = “untuk Amerika”; will be in
New York = “akan berada di New York”; from 26th to 30th this month = “ dari tanggal 26
sampai dengan tanggal 30 bulan ini”; and we have asked him = “ dan kami telah meminta
kepadanya”; to make an appointment = “ untuk membuat janji”; to visit you = “untuk mengunjungi
Anda”; during this period = “selama waktu ini”; he is authorized = “dia telah kami beri kuasa”;
to discuss the terms of an order = “untuk membicarakan syarat-syarat pesanan barang”; with
you = “dengan Anda”; or to negociate = “atau untuk merundingkan”; a contract = “satu kontrak”;
the opportunity of = “kesempatan dari”; doing business with you = “berbisnis dengan Anda”.

PT Mandala Putera Abadi

Jalan. Sisingamangaraja No. 67, Jakarta Utara,
Telp./Fax.7889-9887/8

Oktober 15, 2006

Watson Brothers Ltd.
Sesame Streets 45
London

Attention : Mr. Calson

Dear Sirs,

Up-to date list of addresses

Thank for your letter of 10th September, asking for an up-to date list of addresses of our
branches.
We have pleasure in enclosing this brochure, showing the location of all our branches and
agencies at home and abroad.

Yours faithfully,

Roy Suhandinata
President

387
 15 Oktober 2006
Watson Brothers Ltd.
Sesame Street 45
London

u.p. Mr. Calson

Daftar alamat baru
Terima kasih atas surat Anda tertanggal 10 September, yang meminta daftar alamat terbaru
mengenai kantor-kantor cabang kami. Dengan senang hati kami melampirkan brosur ini,
yang memperlihatkan lokasi dari agen-agen dan kantor-kantor cabang kami di dalam maupun
di luar negeri.
Direktur,

Roy Suhandinata

Attention = ”u.p. (untuk perhatian)’; up-to date = ”terbaru”; list of addresses = ”daftar alamat”;
asking for = “meminta”; an up-to date list of = “daftar terbaru”; addresses of our branches =
“alamat dari kantor cabang kami”; we have pleasure = “kami bersenang hati”; in enclosing
this brochure = “dalam melampirkan brosur ini”; showing the location of = “memperlihatkan
lokasi dari”; all our branches and agencies = “semua kantor cabang dan agen kami”; at home
and abroad = “di dalam maupun
di luar negeri”.
(4) Contoh Surat Niaga Meminta Informasi Barang

PT Mandala Putera Abadi

Jalan. Sisingamangaraja No. 67, Jakarta Utara, Telp./Fax. 7889-9887/8

March 23, 2006

Export Windows Ltd.
123 Bananas Street
Perth, Australia

Dear Sirs,
We have seen your personal computer in your stand at, ’Jakarta Industrial Exhibition
2006’ and we are interested in : Model 123 PX, Model 234 FX, Model 345 XW, Model 46 XD,
and your printers CF 459 XD.
We shall be glad if you send us your catalogue and price list of your products.

We shall place an order immediately.

We Expect your early reply.
Yours Faithfully,
PT Mandala Putera Abadi

Roy Suhandinata
President

388
 23 Maret 2006

Expert Windows Ltd

123 Bananas Street
Perth, Australia

Kami telah menyaksikan komputer Anda di kios pamer Anda pada ‘Pameran Industri
Jakarta 2006’ dan kami menaruh minat pada komputer: Model 123 PX, Model 234 FX, Model
345 XW, Model 456 XD, dan printer CF 459 XD.
Kami akan merasa amat gembira bila Anda bersedia mengirimkan kepada kami katalog
dan daftar harga dari barang produksi Anda. Setelah itu, kami akan segera memesan barang-
barang itu kepada Anda. Kami mengharapkan jawaban Anda secepat mungkin.

Direktur
PT Mandala Putera Abadi

Roy Suhandinata

we have seen = “kami telah melihat”; your personal computer= “komputer Anda”; -in your
stand at = “di kios pamer Anda di”; we are interested in = “kami menaruh minat pada”; w e
shall be glad = “kami akan merasa gembira”; if you will send us _ “kalau Anda mengirimkan
kepada kami”; your catalogue = “katalog Anda”; price list = “daftar harga”; of your products =
“dari barang produksi Anda”; we shall place an order= “kami akan memberi pesanan”;
immediately= “segera”; we expect _ “kami mengharapkan”; your early reply= “jawaban Anda
yang cepat”.

Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional secara resmi digunakan sebagai bahasa
komunikasi nasional sehari-hari di negara Inggris, Amerika, Australia, Canada, New Zealand
dan menjadi bahasa resmi perkantoran di negara Filipina, Singapura, India, Pakistan, Srilanka,
Papua Nugini dan lain-lain. Jadi, bahasa Inggris berstatus sebagai bahasa internasional,
boleh dikatakan tidak berlebihan. Khusus untuk kasus Canada, bahasa komunikasi nasionalnya
ada dua, yaitu bahasa Inggris untuk sebagian daerah dan bahasa Perancis untuk daerah
yang lain.

13.4.2 Korespondensi Jepang

Korespondensi adalah media komunikasi yang sudah ada sejak zaman dulu sebagai
satu sarana komunikasi tak langsung. Bahasa yang dipakai untuk menyampaikan informasi
dalam korespondensi biasanya adalah bahasa lisan yang ditulis,seperti halnya yang terjadi
pada korespondensi Indonesia dan Inggris. Akan tetapi, korespondensi Jepang tidaklah
demikian. Korespondensi Jepang ada yang memakai ragam bahasa tulis yang tidak digunakan
dalam bahasa lisan sehari-hari dan ini termasuk bahasa tulis modern.

389
 Agar komunikasi dapat berjalan lancar dalam penyampaian informasi secara tertulis,
maka penerima surat harus dibuat menjadi paham terhadap surat yang diterima dan kemudian
dibacanya. Surat yang dibaca penerima harus ditulis berdasarkan konvensi yang sudah ada
sejak dahulu kala.
Surat itu harus ditulis dengan memenuhi beberapa syarat sebagai berikut:
1) format penulisan yang berlaku umum;
2) bahasa tertulis yang bersifat komunikatif.
Dalam bahasa apapun, yang disebut surat pasti memiliki format penulisan yang sudah
baku seperti yang tercontoh pada korespondensi Indonesia dan Inggris yang telah dibahas di
muka. Format penulisan ini, harus diikuti agar penerima surat tidak menjadi terganggu dalam
pemahaman isi surat sehingga terjadi komunikasi yang wajar. Jadi, surat yang benar harus
dimulai dari format penulisan yang umum seperti pada contoh bahasa Indonesia dan Inggris.
Setelah itu, adalah masalah pemakaian bahasa tulis yang komunikatif.
1. Surat Pribadi Berformat Lengkap
Surat bahasa Jepang dalam formatnya yang tradisional,sebenarnya ditulis secara
vertikal, tetapi di sini karena masalah teknis, dicontohkan secara horizontal karena
format secara horizontal pun digunakan secara meluas di masyarakat Jepang.
Format surat horizontal yang umum dan lengkap:

Haikei,

(Isi Surat)

Keigu,

tanggal

pengirim

Penerima - sama

Tsuishin : (catatan tambahan)

390
Haikei = “Dengan hormat”; Keigu = “Hormat saya”; —sama = “Bapak/Ibu/Saudara—”;
merupakan sufiks (akhiran) hormat yang dipakai di belakang nama penerima surat; tsuishin
= “catatan”.
Isi surat terdiri dari tiga bagian yaitu:
a. bagian pembuka: diisi dengan kata-kata persalaman musim, yaitu kata-kata yang
menceritakan keadaan musim yang sedang berlangsung;
b. bagian tengah: isi surat yang sebenarnya, sering dimulai dengan kata konjungsi
sate yang berfungsi mengantar pembaca ke isi surat sebenarnya;
c. bagian penutup: diisi dengan kata-kata persalaman akhir surat, antara lain, adalah
kata-kata panjatan doa mengenai kesehatan atau yang serupa.

Contoh surat berformat lengkap: (Dengan tulisan Jepang)

391
 (Dengan ejaan Latin)

Haikei,
Haru atatakai koro, minasama ogenki desu ka.
Sate, watashi ga daigaku de benkyoo shiteiru toki, iroiro to osewani
narimashite arigatoo gozaimashita.
Kokoro kara orei mooshi agemasu.
Watashi wa kinoo kyotoo no ofisu ni tsukimashita.
Kyooto wa hontoo ni subarashii machi desu. Jikan ga areba, wathasi
wa kyooto ryokoo no hanashi wo shitai to omoimasu. Ima wa mazu
kono hen made.
Minasama ni yoroshiku otsutae kudasai
2007-nen 4-gatsu kokonoka

Tanaka Taroo

Yamada Saburoo Sama

Tsuishin Betsubin no omiyage wa kuroneko de gozaimasu

392
 9 April 2007

Kepada Yth.
Bapak Saburo Yamada

Dengan hormat,
Pada musim semi yang hangat ini, apakah kalian semua dalam keadaan baik-baik saja?
Jika diingat-ingat, ketika saya masih kuliah di perguruan tinggi, saya banyak mendapat
bantuan dari Bapak dan keluarga, untuk itu saya ucapkan terima kasih.
Saya menyampaikan terima kasih sekali lagi dari dalam lubuk hati saya.
Kemarin saya sudah tiba di kantor Kyoto. Kyoto memang merupakan kota yang
menakjubkan. Kalau ada waktu, sebenarnya saya ingin bercerita tentang jalan-jalan di
Kyoto. Namun, sekarang tidak bisa, maka sampai di sini saja dulu.
Tolong sampaikan salam saya kepada semua orang yang ada di rumah Bapak.

Hormat saya,

Taro Tanaka
N.B.
Oleh-oleh dari saya dikirim secara terpisah dengan ekspedisi Kuroneko, mohon maklum.

Surat di atas ditulis oleh seseorang bernama Tanaka Taro (menurut kebiasaan Jepang
nama keluarga ditaruh di depan dan nama kecil di belakangnya) ditujukan kepada
kenalannya bernama Yamada Saburo. Bapak Yamada adalah seorang tua yang pernah
membantu banyak Tanaka Taro ketika dia masih kuliah di perguruan tinggi. Maka, sesudah
lulus dan bekerja, kemudian ditempatkan di kantor yang berada di Kota Kyoto, Tanaka
Taro menulis surat tersebut untuk mengucapkan terima kasih sambil memberitakan
bahwa kini dia bekerja di Kota Kyoto. Kyoto adalah kota tua yang menjadi salah satu
tempat tujuan wisata di Jepang.
Surat bahasa Jepang dimulai dengan kata-kata persalaman musim. Pada contoh
adalah musim semi. Negara Jepang berada di daerah dingin, ada 4 musim; musim semi
Maret sampai dengan Mei, musim panas Juni sampai dengan Agustus, musim gugur
September sampai dengan Nopember dan musim dingin dari Desember sampai dengan
Februari. Pada musim dingin, orang-orang banyak tersiksa oleh hawa dingin, dinginnya
sampai turun hujan salju (hujan es) sehingga mencapai titik nol derajat Celsius bahkan
di bawah itu. Ketika musim semi tiba di bulan Maret, suhu udara naik sampai di atas
10 derajat Celsius sehingga orang-orang merasakan tidak lagi sedingin bulan-bulan lalu
waktu musim dingin, maka mereka menyebut menjadi ‘hangat’ padahal bagi orang
Indonesia yang tinggal di daerah tropis, suhu udara belasan derajat Celsius masih
tergolong dingin. Persalaman musim pada contoh surat ini adalah kata-kata musim semi.
Haru = “musim semi”; atatakai = “hangat”; minasama = “semua orang”;
o g e n k i d es u k a = “ a p a k a h s e h a t - s e h a t s a j a ? ” ; s a t e = k o n j u n g s i y a n g
mengantar ke isi sesungguhnya; watashi ga/wa = “saya”; daigaku de = “di

393
 perguruan tinggi”; benkyoo shiteiru toki = “waktu sedang kuliah”; iroiro to = “bermacam-
macam”; osewa ni narimashite = “dibantu”; arigatoo gozaimashita = “terima kasih”; kokoro
kara = “dari dalam hati”; orei mooshi agemasu = “menyampaikan terima kasih”; kinoo =
“kemarin”; Kyooto no ofisu ni = “di kantor Kyoto”; tsukimashita = “tiba”; hontoo ni
_“sungguh”; subarashii = “menakjubkan”; machi = “kota”; jikan ga = “waktu”; areba =
“kalau ada”; kyooto ryokoo = “jalan-jalan di Kyoto”; hanashi = “cerita”; shitai to omoimasu
= “ingin melakukan”; ima wa = “sekarang ini”; mazu = “pokoknya”; kono hen made =
“sampai sekitar sini”; minasama ni = “kepada semua orang”; yoroshiku otsutae kudasai
= “tolong sampaikan salam saya”; betsubin = “pengiriman secara terpisah”; omiyage =
“oleh-oleh”; kuroneko = (nama perusahaan) ; de gozaimasu = (bentuk sopan daripada
‘desul.
Pada contoh surat di atas, kata-kata seperti Haikei “Dengan hormat”, Keigu “ Hormat
saya”, Tsuishin “N.B.”, adalah kata-kata korespondensi yang hanya ditemukan di surat,
maka termasuk bahasa tulis modern. Kata-kata pada persalaman musim pada umumnya
juga merupakan bahasa korespondensi yang hanya ditemukan pada sarana
surat menyurat.
Dengan demikian, komunikasi dengan media surat berarti penyampaian informasi
dengan bahasa tulis yang dicampur dengan bahasa lisan. Penggunaan bahasa lisan di
dalam surat ditemukan pada penulisan isi surat yang sebenarnya. Selebihnya kebanyakan
adalah bahasa tulis modern.
2. Surat Pribadi Berformat Tidak Lengkap
Surat pribadi bahasa Jepang ada yang ditulis dengan format tidak lengkap, pada
umumnya dikirim kepada pihak yang sudah dikenal baik termasuk di dalam lingkungan
keluarga.
Format tidak lengkap surat pribadi bercirikan kata pembuka surat Haikei diganti
dengan kata Zenryaku yang mengandung makna “bagian depan disingkat”, maksudnya
bagian persalaman musim disingkat. Kata Zenryaku ini sering digunakan bersama-sama
dengan kata permintaan maaf gomenkudasai yang bermakna “maaf” sehingga menjadi
Zenryaku gonrenkudasai bermakna “Maaf, bagian depannya saya singkat”. Pada penulisan
surat dengan format tidak lengkap ini, bagian depan pembuka surat yang berisikan
basa-basi persalaman musim berikut persalaman keakraban lain memang ditiadakan
sehingga surat menjadi langsung menuju isi sebenarnya.

394
Contoh Surat Berformat Tidak Lengkap:
(Dengan tulisan Jepang)

Zenryaku
Otoosan,Okaasan,shimpai bakari kakete gomennasai. Saikensa no kekka, yahari nyuuin
shinakereba naranaku narimashita.
Hiroshi mo, Emiko mo, jibun de suiji, sentaku wa dekiru yoo ni narimashita ga, nani
yorimo seikatsuhi ga mandai desu.
Konna koto wo otoosan, okaasan ni onegai suru no wa kokoro kurushii no desu ga,
nantoka ima no seikatsuhi wo enjo shite itadakenai deshoo ka.
Yoroshiku onegai mooshi agemasu.
Yumi
Maaf Bagian depan disingkat,
Ayah, Ibu; mohon maaf saya selalu menyusahkan. Setelah diperiksa kembali, ternyata
saya tetap harus opname (rawat-inap) di rumah sakit. Hiroshi dan Emiko, mereka berdua
sekarang sudah bisa masak dan mencuci pakaian sendiri, tetapi masalahnya adalah
kami kekurangan uang untuk biaya hidup.
Saya menceritakan ini kepada ayah dan ibu sebetulnya merasa tidak enak di hati, tetapi
bagi saya tiada jalan selain memohon bantuan keuangan kepada ayah dan ibu. Maka
dari itu, tolonglah kami dibantu barang sedikit untuk mengatasi masalah biaya hidup itu.
Kami memohon dengan sangat.
Yumi
Surat di atas ditulis oleh seorang wanita bernama Yumi yang mempunyai dua anak
bernama Hiroshi (anak laki) dan Emiko (anak perempuan). Dia menderita sakit sehingga
harus masuk rumah sakit untuk rawat-inap. Akibatnya menjadi kesulitan uang untuk
mengatasi biaya hidup, lalu ia memohon bantuan keuangan kepada kedua orang tuanya
dengan menulis surat itu. Jadi, contoh ini adalah surat pribadi bersifat kekeluargaan.
Dengan kondisi seperti ini, surat ditulis dengan format tidak lengkap.
Otoosan = “ayah”; okaasan = “ibu”; shimpai bakari kakete = “cuma menyusahkan
saja”; gomennasai = “maaf”; saikensa = “pemeriksaan ulang”; kekka = “hasil”; yahari =
“tetap”; nyuuin = “rawat-inap di rumah sakit”; nyuuin shinakereba naranaku narimashi ta
= “menjadi harus masuk rumah sakit”; jibun de = “dikerjakan sendiri”; suiji = “masak”;
sentaku = “mencuci pakaian”; dekiru = “sanggup”; yoo ni narimashita = “mulai menjadi”;
ga = “tetapi”; nani = “apa”; nani yorimo = “daripada apapun/bagaimana pun juga”; seikatsuhi
qa/wo = “biaya hidup”; mondai desu = “menjadi masalah”; konna koto wo =
“hal seperti ini”; onegai suru no wa = “(hal) memohon bantuan”; k o k o r o =

395
 “hati”; kurushii no desu qa = “menjadi menderita”; nantoka = “entah bagaimana”; ima no
= “yang sekarang”; enjo shite = “memberi bantuan”; itadakenai deshoo ka = “apakah
saya tidak bisa memohon?”; enjo shite itadakenai deshoo ka = “apakah saya tidak bisa
memohon bantuan?”; yoroshiku = “dengan sangat”; onegai mooshi agemasu = “memohon”.
3. Surat Niaga dan Perkantoran
Seperti yang pernah disinggung di muka, bahwa korespondensi niaga adalah sarana
surat-menyurat di antara perusahaan dengan perusahaan atau badan usaha lain yang
melakukan kegiatan perdagangan. Korespondensi perkantoran adalah sarana surat-
menyurat di antara kantor-kantor pemerintah atau perusahaan atau lembaga lain, atau
kantor pemerintah/perusahaan/lembaga dengan pihak lain termasuk individu perorangan.
Korespondensi niaga dan korespondensi perkantoran adalah korespondensi resmi dalam
pengertian kontras dengan korespondensi individual yang hanya mewakili perorangan.
Surat pada korespondensi niaga ataupun korespondensi perkantoran ditulis oleh satu
lembaga atau organisasi yang memiliki akte pendirian sebagai dasar hukumnya.
Korespondensi niaga Jepang dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu 1 korespondensi
intralembaga 2 korespondensi ekstralembaga. Korespondensi niaga intralembaga adalah
sarana surat-menyurat di dalam perusahaan, dan korespondensi niaga ekstralembaga
adalah sarana surat-menyurat antara perusahaan dan perusahaan. Lainnya berarti
korespondensi intralembaga adalah korespondensi perkantoran di dalam perusahaan
dan korespondensi ekstralembaga adalah korespondensi niaga murni.
Korespondensi perkantoran di dalam perusahaan dilakukan dari perusahaan kepada
karyawan atau sebaliknya dalam rangka penyampaian perintah, instruksi, atau kontak
yang bersifat dua arah maupun satu arah, karena penyampaian maksud tersebut belum
tentu dapat dilakukan secara langsung, sehingga surat intralembaga menjadi beberapa
hal, sebagai berikut. Yang termasuk surat koneksi-komunikasi, adalah sebagai berikut.
a. Surat koneksi-komunikasi yang terdiri dari:
Surat pemberitahuan / pengumuman, surat permohonan/permintaan, surat teguran,
surat perintah, surat petunjuk dan lain-lain.
b. Surat laporan.Yang termasuk surat laporan, adalah sebagai berikut.
Surat laporan penelitian, surat laporan pemeriksaan, surat laporan harian, mingguan,
bulanan dan lain-lain.
c. Surat saran. Yang termasuk surat sasaran, adalah sebagai berikut.
Surat saran, surat usulan, surat pertanyaan, surat edaran, dan lain-lain.
d. Surat keterangan. Yang termasuk surat keterangan, adalah sebagai berikut.
Surat keterangan absen, surat keterangan sakit, surat keterangan pindah alamat
dan lain-lain.
e. Surat kuitansi. Yang termasuk surat kuitansi, adalah sebagai berikut.
Kuitansi, bon, rekening, faktur, dan lain-lain.
Dalam korespondensi perkantoran Jepang,surat pemberitahuan adalah surat yang
dibuat oleh perusahaan dan ditujukan kepada bagian tertentu atau karyawan.

396
 Surat pengumuman adalah surat yang dibuat oleh perusahaan atau bagian tertentu
dan ditujukan kepada seluruh perusahaan atau separuh bagian tertentu.
Surat permohonan, bersifat bottom-up, dibuat oleh bawahan kepada atasan;surat
permintaan, bersifat top-down, dibuat oleh atasan kepada bawahan. Surat teguran adalah
surat yang dibuat oleh atasan dengan isi menegur bagian tertentu atau karyawannya.Surat
perintah adalah surat yang dibuat oleh atasan untuk memerintahkan bawahannya
mengerjakan sesuatu. Surat petunjuk adalah surat yang dibuat oleh atasan untuk memberi
petunjuk kepada bawahan dalam mengerjakan sesuatu. Surat saran adalah surat yang
dibuat oleh atasan kepada bagian tertentu atau karyawan yang berisikan suatu saran
untuk kebaikan perusahaan (top-down).
Surat usulan adalah surat yang dibuat oleh bawahan kepada perusahaan yang
berisikan suatu usul untuk kebaikan perusahaan (bottom-up). Surat pertanyaan adalah
surat yang dibuat oleh atasan atau bawahan yang berisikan pertanyaan-pertanyaan
untuk perbaikan perusahaan.
Surat edaran adalah surat yang berisikan masalah-masalah yang hendak dirunding-
kan untuk mencapai kesepakatan sebagai pengganti rapat resmi. Surat edaran ini dalam
bahasa Jepang disebut ringisho merupakan salah satu cara khas Jepang dalam
pengambilan keputusan secara kolektif.
Kuitansi adalah surat bukti tentang pembayaran uang. Bon adalah surat bukti tentang
barang. Rekening adalah surat bukti tentang sesuatu pembayaran yang bersifat rutin
seperti listrik, air, dan lain-lain. Faktur adalah surat bukti pembelian barang.
Surat laporan penelitian adalah surat yang berisikan laporan tentang hasil penelitian
yang disponsori oleh perusahaan. Surat laporan pemeriksaan adalah surat yang berisikan
laporan tentang pemeriksaan yang diminta oleh perusahaan. Surat laporan harian,
mingguan, bulanan adalah surat laporan yang dibuat oleh bagian-bagian di perusahaan
mengenai kegiatannya atau kegiatan lain dari perusahaan dengan satuan waktu selama
satu hari, satu minggu, atau satu bulan.
Surat keterangan absen, surat keterangan sakit, dan surat keterangan pindah alamat,
adalah surat pribadi dari karyawan yang ditujukan kepada perusahaan.
Surat niaga dan surat perkantoran Jepang memiliki dua ciri:
a. banyak yang ditulis dengan format horizontal, meskipun kadang-kadang dijumpai
juga yang ditulis secara vertikal (asal mulanya ditulis secara vertikal);
b. umumnya dipaksakan selesai dalam satu halaman dengan prinsip ‘satu urusan
satu lembar’,maksudnya seluruh urusan selalu diusahakan selesai ditulis dalam
satu halaman dan ini sudah menjadi tradisi.
Format horizontal yang umum:
a. Nomor registrasi surat di perusahaan/kantor;
b. Tanggal penulisan surat.
Di Jepang berlaku tradisi tanggal surat ditulis dengan tahun kaisar yang bertakhta
sekarang, yakni tahun Heisei sehingga menjadi:
Heisei—nen—gatsu—nichi
“Tahun Heisei—bulan—tanggal”; tahun Heisei 1 = 1989; tahun Heisei 19 = 2007.

397
 c. Pihak penerima/pihak yang dituju memiliki subformat:
—Kabushiki Kaisha —Shitenchoo—dono
“Perusahaan/Kantor—, Kepala Kantor Cabang—,Bapak/Ibu—”.
Pihak yang dituju dimulai dari yang besar: nama perusahaan/kantor; kemudian bagian
yang dituju, dan berakhir dengan nama kepala bagiannya.
d. Pihak pengirim ditulis:
—————Kabushiki kaisha —————Buchoo ——IN “Perusahaan /
Kantor———,’ Kepala Bagian —(stempel)”.
Pengiriman dimulai dari yang besar : nama perusahaan/kantor; kemudian jabatan
serta nama pengiriman surat, dan berakhir dengan stempel perusahaan.

1. Nomor registrasi

2. Tanggal

Pihak penerima 3

4. Pihak pengirim

5. Urusan/ Masalah

Haikei, 6

7. (isi surat)

8. Keigu,

9. Ki

Lampiran 10

Catatan 11 Ijoo 12

e. Urusan atau masalah yang dibicarakan; sering ditulis dengan cara:

—no ken “Masalah—”
f. Haikei “Dengan hormat,”
g. Isi surat, terdiri dari tiga bagian:
1) salam permusiman dan salam perkantoran sebagai pembuka surat;
2) isi sebenarnya yang ditandai dengan kata konjungsi sate;
3) salam penutup surat.

398
 h. Kei gu “Hormat kami”.
i. Ki; Berisikan catatan khusus, mengenai butir-butir inti kesimpulan yang diperinci
secara ringkas.
j. Lampiran ditulis doofuubutsu; berisikan dokumen atau berkas yang dilampirkan.
k. Catatan ditulis tsuiki; berisikan catatan tambahan yang disusulkan.
l. Ijoo; adalah tanda selesainya surat.
Dibandingkan dengan surat pribadi, surat niaga dan surat perkantoran bahasa Jepang
memiliki ciri:
a. Pihak pengirim maupun penerima surat ditulis di bagian atas surat.
b. Surat diawali dengan nomor registrasi administrasi.
c. Perihal yang mau dibicarakan diberi judul dan ditulis di bagian tengah surat;
—no ken ....... “Masalah—”).
d. Isi surat diawali dengan salam permusiman dan salam perkantoran.
e. Banyak yang memuat catatan khusus berupa inti kesimpulan atau kesepakatan
yang diberi tanda dengan huruf kanji ....Ki...
Format vertikal surat niaga dan surat perkantoran Jepang pada dasarnya memuat
komponen yang sama dengan format horizontal (sebanyak 12 butir), hanya saja dalam
bentuk penampilannya ditulis secara vertikal (berdiri). Untuk tulisan Jepang, penulisan
secara vertikal bukan masalah, tetapi jika menggunakan ejaan latin, penulisan secara
vertikal sulit dilakukan.
Di samping itu, dalam praktik di masyarakat Jepang, ada juga surat perkantoran
yang ditulis tidak dengan format yang lengkap, sehingga format yang ditampilkan di
atas hanya bersifat secara garis besar saja.
(1) Contoh Surat Perkantoran dari Kepala Sekolah Orang Tua murid
(Dengan tulisan Jepang)

Pada contoh surat perkantoran di atas, tidak ditemukan:

- nomor registrasi surat;
- kata pembuka haikei;
- kata basa-basi penutup: keigu;
- lampiran dan catatan tambahan;
- kata penutup tanda selesai : ijoo

399
 Surat itu ditulis oleh kepala sekolah dan ditujukan kepada orang tua murid. Karena
bernada keakraban, maka ada beberapa butir komponen format resmi diabaikan. Pengabaian
ini tidak membawa akibat kerusakan surat.

400
(Dengan ejaan Latin)

Daisan Gakunen Hogosha Kakui

Ashiritsu B Chuugaku koochoo

Yamada Ichiro

Gakukyuu Kondankai Kaisai No Oshirase

Moosho no koo, minasama ikaga osugoshi deshoo ka.

Higoro yori, honkoo no kyooiku ni gokanshin wo mochi, atsuku orei mooshi agemasu.
Sate, okosama no shingaku wo hikaemashita kono jiki, kongo no gokiboo wo kakunin suru
tame ni, kondankai wo kaisai shitai to zonjimasu.
Gotaboochuu towa zonjimasu ga, nanitozo goshusseki kudasaru yoo onegai mooshi agemasu.

Heisei 15 nen 7 gatsu 15 nichi

KI

Nachiji : Heisei 15 nen 8 gatsu mikka (Do) Gogo 2 ji kara

Basho : B Chuugakkoo Daisan Gakunen Kaku Kyooshitsu

401
 15 Juli 2003
Para Orang-tua Murid
Kelas Tiga

Pemberitahuan
Penyelenggaraan Ramah Tamah Kelas

Pada saat udara panas seperti ini, Bapak-bapak dan Ibu-ibu sekalian bagaimana cara melewati
hari-harinya?
Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian dari Bapak dan Ibu terhadap pendidikan di
sekolah kami yang diberikan setiap hari. Tidak lama lagi anak-anak akan lulus dari sekolah
ini, untuk memastikan harapan apa yang dikehendaki Bapak dan Ibu, kami ingin
menyelenggarakan acara Ramah Tamah Kelas.
Kami tahu sekarang ini Bapak dan Ibu sedang sibuk, tapi kami mengharapkan kesediaan
Bapak maupun Ibu untuk menghadiri acara tersebut.
Acara Ramah Tamah Kelas akan diselenggarakan menurut rencana:
Waktu : tanggal 3 Agustus 2003 (Sabtu)
mulai pukul 14.00
Tempat : Masing-masing kelas SMP B, Kelas Tiga

Kepala Sekolah
Sekolah Menengah Pertama B
Kota Madya A

Ichiro Yamada

Pada contoh surat butir (1), moosho no koo” saat yang panas sekali” adalah salam permusiman
dan minamasa ikaga osugoshi deshoo ka “bagaimana kalian melewati hari-harinya?” adalah
salam keluarga, dan higoro yori honkoono kyooiku ni go kanshin wo mochi, atsuku orei
mooshi agemasu” saya mengucapkan terima kasih atas perhatian Bapak dan Ibu yang setiap
hari memberi perhatian kepada pendidikan di sekolah kami” adalah salam perkantoran. Pada
contoh itu, salam perkantorannya adalah dari pihak sekolah kepada para orang tua murid.
(2) Contoh Surat Niaga Pengiriman Barang
(Dengan tulisan Jepang dan berformat tidak lengkap)
Pada contoh surat niaga butir (2), ditemukan penggunaan kata hormat, onchuu sebagai
pengganti kata dono yang memiliki fungsi sama. Salam permusimannya adalah shundan no
koo” pada saat musim semi yang hangat ini”.
Salam perkantoran ada dua:
a. Secara tradisi
Kisha niwa ———oyorokobi mooshi agemasu.
b. Sebagai ucapan terima kasih
Heiso wa————orei mooshi agemasu.

402
 Bahasa yang digunakan pada persalaman merupakan bahasa tulis yang ditemukan sebagai
bahasa korespondensi karena sebagian besar kata-katanya tidak digunakan dalam percakapan
lisan. Bahasa persalaman bersifat baku dan jumlahnya terbatas karena penggunaannya sudah
tertentu.

(Dengan ejaan Latin)

Heisei 18 nen 9 gatsu 29 nichi

Kabushiki Kaisha Tookyoo Suupaa Onchuu
Tendoo Kabushiki Kaisha
Hokkaidoo Eigyoosho Shochoo
Yamada Ichiroo

Shoohin Shukka No Goannai

Haikei,
Shundan no koo, kasha niwa masumasu gohanjoo no koto to oyoro kobi mooshiagemasu.
Heisho wa kakubetsu no ohikitate wo tamawari, atsuku orei mooshi agemasu.
Sate, 9 gatsu 17 nichi tsuku de gucchuumon itadakimashita Hokkaidoo jagaimo wa
honjitsu shoosha torakku nite hassoo itashimashita.
Mazu wa oshirase mooshi agemasu.

Keigu
Tantoo, Gyoomuka Tanaka Yoshio

403
Kepada Yth.
PT Tokyo Supermarket

Pemberitahuan Tentang Pengiriman Barang

Dengan hormat,
Pada saat musim semi yang hangat ini, kami dengan gembira menyampaikan harapan agar
perusahaan Anda semakin berkembang dan makmur.
Kami mengucapkan terima kasih banyak atas hubungan transaksi yang sehari-harinya kami
terima dari pihak Anda.
Dengan kondisi seperti itu, pada hari ini kami memberitahukan bahwa pesanan Anda
tertanggal 17 September mengenai permintaan terhadap kentang Hokkaido sudah kami kirim
dengan kendaraan truk milik kami.
Demikianlah pemberitahuan ini. Mohon maklum
Hormat kami,
PT Tendo
Kepala Kantor Cabang Hokkaido
Yamada Ichiro
Penanggung jawab pengiriman,

Tanaka Yoshio

Pada contoh surat niaga butir (2), terdapat kelainan penulisan mengenai pengirim surat.
Penulisan surat sebenarnya adalah penanggung jawab pengiriman yang berasal dari bagian tata
usaha, namanya diletakkan di sebelah bawah kata Keigu; penulis resminya menjadi atasan dari
yang bersangkutan yaitu Kepala Kantor Cabang Hokaido. Hal ini, dilakukan mengikuti etika bisnis
yang ada.
Mengenai salam perkantoran, pada contoh butir (2) ini tampak jelas urusan bisnisnya sehingga
mudah dipahami sebagai salam perkantoran. Inti dari salam perkantoran di antara perusahaan
atau badan usaha lain selalu bernada sama, yaitu memuji dan/atau mendoakan kemakmuran
pihak lawan meskipun bahasa yang digunakan berbeda sedikit-sedikit dan ini sudah menjadi
tradisi. Salam perkantoran yang berbentuk ucapan
terima kasih tidak bisa dikatakan murni sebagai basa-basi dunia bisnis.
Onchuu = “Kepada Yth.”; kabushiki kaisha = “perseroan terbatas”; Hokkaido eigyoosho = “kantor
cabang Hokkaido”; shochoo = “kepala kantor”; shoohin = “komoditi”; shukka = “pengiriman barang”;
goannai = “pemberitahuan”; shundan = “musim semi yang hangat”; koo = “saat”; kisha =
“perusahaan Anda”; niwa = “kepada”; masumasu = “semakin”; gohanjoo = “makmur”; koto = “hal”;
oyorokobi mooshi aqemasu = “menyampaikan dengan gembira”; heiso wa = “biasanya”; kakubetsu
no = “secara khusus”; ohikitate = “pemanfaatan”; tamawari = “memberikan”; —- tsuki de =
“tertanggal”; gochuumon = “pesanan”; itadakimashita = “terima”; Hokkaido jagaimo = “kentang
Hokkaido”; honjitsu = “pada hari ini”; shoosha = “perusahaan/kantor kami”; torakku = “truk”; nite =
“dengan kendaraan”; hassoo itashimashita = “telah dikirim”; mazu wa = “pertama-tama”; oshirase
= “pemberitahuan”; mooshi agemasu = “menyampaikan”;
tantoo = “penanggung jawab”; gyoomuka = “seksi tata usaha”.

404
(3) Contoh surat niaga berformat lengkap
(Dengan Tulisan Jepang)
Contoh surat butir (3) adalah surat biasa berformat lengkap. Di bagian akhir terdapat tanda tembusan/
tindasan surat itu yaitu pihak yang ikut disurati, dalam bahasa Jepang, tembusan ini ditandai
dengan kata Utsushi bermakna ”Copy”.

405
(Dengan ejaan Latin)

Choo, Dai 123 goo

Heisei 8 nen 5 gatsu 22 nichi

Kabushiki kaisha Ueda Risaachi Onchuu

Doragon kabushiki Kaisha

Choosa Buchoo
Yamanaka Hajime

Shin-yoo Choosa Goirai No Ken

Haikei
Kisha masumasu goseiei no koto to oyorokobi mooshi agemasu.
Sate, kaki kigyoo ni kanshite, bekki jikoo no choosa wo onegai shimasu.
Keigu

KI
1. Choosa Taishoo :
Kyuushuu Sangyoo Kabushiki Kaisha
130-1234 Tookyooto Shibuyaku Kitazawa 5-6-7 03-1234-5678
Shihonkin 2000 man-en, Uriagedaka 8 oku-en, juugyooin 10 mei.
2. Choosa Jikoo:
(1) Keieisha no riidaashippu, jinkaku, keiei soshiki, keieihooshin
(2) Kako 3 nen no gyooseki, uriagedaka, eigyoo rieki
3. Choosa Hookoku No Teishutsu, Shiharai
‘Tokkyu’ atsukai to shi, choosa ga sumi shidai, hookokusho wo teishutsu suru.
Hiyoo wa 500,000 man-en (shoohizei komi) to suru.
Choosashuuryoogo, seikyuusho wo toosha ate soofu no koto

Ijoo
(Utsushi) Hei Eigyoobu, Keiribu.

406
 Bag.Pen.No.123
22 Mei 1996
Kepada Yth.
PT Riset Ueda

Urusan Permintaan Informasi

Dengan hormat,
Kami dengan gembira menyampaikan harapan agar perusahaan Anda semakin lama
semakin berkembang dan makmur.
Dalam kondisi seperti ini, kami meminta bantuan Anda untuk melakukan penyelidikan
tentang perusahaan berikut ini mengenai hal-hal seperti yang tertera di bawah Catatan Khusus.
Hormat kami,
PT Dragon Kepala Bagian
Penelitian

Yamanaka Hajime

C ATATAN KHUSUS
a. Perusahaan Sasaran PT Industri Kyushu Kitazawa 5-6-7,Shibuyaku,Tokyo 130-1234
Telp.03-1234-5678 Modal kapital 20 juta Yen; Omset 800 juta Yen; Karyawan 10 0rang.
b. Obyek Penyelidikan
(1) Kepemimpinan dari pengelola, kepribadiannya, manajemen pengelolaan, kebijakan
pengelolaan.
(2) Prestasi selama 3 tahun lalu, omset penjualan, laba pengelolaan.
c. Penyerahan Laporan & Pembayaran
Kami minta pekerjaan ini diperlakukan dengan cara ‘jalan tol’ secepat mungkin, bila sudah
selesai langsung berikan laporan.
Pembayaran sebesar ¥ 500.000,-(lima ratus ribu Yen) termasuk pajak.
Rekening tagihan harap dikirim langsung ke alamat kami.
Sekian.

Tembusan:
- Bagian Usaha Pemasaran
- Bagian Keuangan

407
Bag.Pen. = Bagian Penelitian.
Pada contoh surat niaga butir (3), tidak ditemukan salam permusiman, yang ada adalah salam
perkantoran; berarti dalam korespondensi niaga antarperusahaan, lebih penting salam perkantoran
(basa-basi etika bisnis) daripada salam permusiman yang bersifat umum (karena di dalam surat
pribadi juga dipakai). Salam perkantoran ini semuanya memakai bahasa tulis yang tidak digunakan
dalam percakapan lisan, sehingga bagi kita mempelajarinya memang sulit.

Choo adalah singkatan dari choosa = “penelitian/penyelidikan” dan ini merupakan kode dari Bagian
Penelitian; Dai 123 goo = “No.123”;—- onchuu = sufiks hormat pengganti kata —dono “Kepada
Yth.”; buchoo = “kepala bagian”; shin yoo = “kredibilitas (keandalan) “; goirai = “permintaan”; ken =
“masalah”;goseiei = “makmur”; kaki = “tertulis di bawah”; kiyoo = “perusahaan”; —ni kanshi te =
“mengenai’°; bekki = “tercatat secara khusus”; jikoo = “hal-hal”; taishoo = “sasaran”; shihonkin =
“modal kapital”; uriagedaka = “omset (jumlah uang hasil usaha)”; juugyooin _ “karyawan°”; keieisha
= “pengelola”; rizdaashippu = “kepemimpinan”; jinkaku = “ kepribadian”; keiei = “pengelolaan”;
soshiki = “organisasi”; hooshin = “kebijakan”; kako = “masa lalu”; sannen = “tiga tahun”; gyooseki
= “hasil kerja”; eigyoo _ “penjualan/pengusahaan”; rieki = “keuntungan”; hookoku = “laporan”;
teishutsu _ “penyerahan”; shiharai = “pembayaran”; tokkyuu = “kereta super eksres” (tercepat
yang hanya berhenti di stasiun akhir tujuan)”; atsukai = “perlakuan”; to shi(masu) = to suru =
“dijadikan”; sumi shidai = “begitu selesai”; hookokusho = “berkas laporan”; teishutsu suru =
“menyerahkan”; hiyoo = “biaya”; gojuu man-en = “lima ratus ribu yen”; shoohizei = “pajak konsumsi”;
—komi = sufiks bermakna “termasuk”; shuuryoogo = “setelah selesai”; seikyuusho = “rekening
tagihan”; toosha = “perusahaan kami”; —ate = sufiks bermakna “ditujukan”; soofu = “kirim”; koto
_ “hal”; utsusghi = “tindasan”; hei = singkatan dari heisha “perusahaan/kantor kami”;—bu = sufiks
bermakna ”bagian”; eigyoobu = ”Bagian Usaha Pemasaran”; keiri = ”administrasi dan pengelolaan’;
keiribu = ”Bagian Keuangan”; ijoo = ”seperti di atas”.

Jika dibandingkan dengan korespodensi Indonesia, korespondensi Jepang memang rumit. Tidak
mudah bagi kita untuk menguasainya, apalagi yang asli tertulis dengan tulisan Jepang. Namun,
mengingat adanya kegiatan ekonomi dengan pihak Jepang, maka dirasakan perlu juga pengetahuan
dan keterampilan dalam pemanfaatan korespondensi Jepang.

408
 Daftar Pustaka
Ali A. & Tanzili, 2006, Pedoman Lengkap Menulis Surat, PT Kawan Pustaka, Depok.
Aviana, 2007, Perbedaan Cara Berkomunikasi Antara Pekerja Jepang dan Pekerja Indinesia
Dalam Penerapan Horenso, tesis S2. Program Pasca Sarjana Universitas Indonesia.
Billy, Betty K., 2007, Akuntansi, Arya Duta, Depok.
Depdiknas, 2004, Kurikulum Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Edisi 2004, Depdiknas,
Jakarta.
2004, Standar Kompetensi Nasional Indonesia Bidang Sekretaris/Administrasi Bisnis ,
Depdiknas, Jakarta.
Hamdani D. & Sutisna A., 2002, Surat Niaga & Kearsipan, CV.Yrama Widya, Bandung.
Hendarto H. & Tulusharyono, 2002, Menjadi Sekretaris Profesional, Penerbit P P M , Jakarta.
Katayama T., 2005,Tegami No Kakikata Jiten (Ensiklopedia Korespondensi), Daiso, Hiroshima
Japan.
Kitamura, Hiroaki dkk, 1997, Joohoo To Hyoogen (Informasi Dan Ekspresi), Sobunsha Shuppan,
Tokyo Japan.
Madiana, Gina, 2004, Pengarsipan Surat Dan Dokumen Kantor, Cv.Armico, Bandung.
Maruyama, Keisuke dkk, 1999, Wri tin g Bus ine ss Lette rs in
Japa nese , The Japan Times, Tokyo Japan.
Mulyana, Deddy, 2004, Komunikasi Efektif, P T Remaja Rosdakarya, Bandung.
Nakamaki H. & Hioki K.,Ed., 1997, Keiei Jinruigaku Koto Hajime (Antropologi Administrasi),
Toho Shuppasn, Osaka Japan.
Nugroho, Adi, 1996, Penuntun Teknis Surat Menyurat., Penerbit Indah, Surabaya.
Ooishi, Yutaka, 1998, Komyunikeeshon Kenkyu, (Suatu Penelitian Tentang Komunikasi), Keio
Gijuku Daigaku Shuppankai, Tokyo Japan.
Puspitasari, Devi, 2007, Menangani penerimaan dan pengiriman Surat/Dokumen, Arya Duta,
Depok.
2007, Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, Arya Duta,Depok.
2007, Bekerja Sama Dengan Kolega dan Pelanggan, Arya Duta, Depok.
Puspitasari D. & Aulia R., 2007, Berkomunikasi Melalui Telepon, Arya Duta,Depok.
2007, Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi, Arya Duta, Depok.
Sato, Rieko, 2006, Sekkyaku No Kihon Ga Omoshiroi Hodo Mi Ni Tsuku
Hon (Buku Pedoman Menarik Tentang Cara Melayani Tamu), Chukei Shuppan, Tokyo Japan.
Sedarmayanti, 2001, Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju, Bandung.
Sukoco, Badri M., 2002, Manajemen Administrasi Perkantoran

409
Modern, Erlangga, Jakarta.
Suma’mur, 1987, Kesehatan Kerja dan Pencegahan Kesehatan, CV. Haji Mas Agung, Jakarta
1980, Sumpriana, Euis, 2004, Melakukan Pekerjaan Surat Menyurat, C V. Armico,
Bandung.
Sumpriana, Euis, 2004, Melakukan Pekerjaan Surat Menyurat, C V. Armico, Bandung.
Takashi, Ryuzaki, 2002, Giin Hisho (Sekretaris Anggota Parlemen), PHP Kenkyuujo, Tokyo,
Japan.
Tim Administrasi Perkantoran, 2005, Adminstrasi Perkantoran 1 A, PT Galaxy Puspa Mega,
Jakarta.
Tsubosaka, Tatsuya, 2005, Seirisuru Gijutsu Ga Omoshiroi Hodo Mi Ni Tsuku Hon (Buku
Pedoman Menarik Tentang Teknik Merapikan Barang), Chukei Shuppan, Tokyo Japan.
UU no.1 Th 1970, Keselamatan dan Kesehatan Kerja .
UU no.13 Th 2003, Ketenagakerjaan.
Woworuntu, Tony, 1991, Manajemen Untuk Sekretaris, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Wuryantari, Sri, 2007, Melakukan Proses Administrasi Transaksi, Arya Duta, Depok.
2007, Melakukan Prosedur Administrasi, Arya Duta, Depok.
2007, Menggunakan Peralatan Kantor, Arya Duta, Depok. Wuryantari S. & Puspitasari D.,
2007, Keamanan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja, Arya Duta, Depok.
Yoshihara, Yasuhiko, 2006, Fairingu No Kihon Ga Omoshiroi Hodo Mi Ni Tsuku Hon (Buku
Pedoman Menarik Tentang Pengarsipan Dokumen), Chukei Shuppan, Tokyo Japan.

410
 Sheddy Nagara Tjandra
Sheddy Nagara Tjandra, dkk.

Kesekretarisan
JILID 2
untuk
Sekolah Menengah Kejuruan

KESEKRETARISAN JILID 2

ISBN 978-602-8320-37-5
ISBN 978-602-8320-39-9
Buku ini telah dinilai oleh Badan Standar Nasional Pendidikan (BSNP) dan telah
dinyatakan layak sebagai buku teks pelajaran berdasarkan Peraturan Menteri
Pendidikan Nasional Nomor 45 Tahun 2008 tanggal 15 Agustus 2008 tentang
Penetapan Buku Teks Pelajaran yang Memenuhi Syarat Kelayakan untuk
digunakan dalam Proses Pembelajaran.
untuk SMK

Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan

HET (Harga Eceran Tertinggi) Rp. 17,314.00
Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah
Departemen Pendidikan Nasional