CONTOH SURAT DINAS

PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG

DINAS PENDIDIKAN
SMU NEGRI 11  BANDUNG
Jl. H. Akhsan / Jl. Mohamad Toha

No. : 009/124/SMU/XIII/2009
Hal : Rapat Dinas
Sifat : Sangat Penting

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Guru dan Staf Pegawai SMU Negeri 12 Bandung
di
Tempat

Assalamualaikum wr. Wb.

Sehubungan dengan maraknya aksi-aksi anarkis dan semakin maraknya penggunaan obat-obat
terlarang di kalangan pelajar, maka sangat penting sekali kita bertindak secara bersama-sama,
dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat dinas yang kami adakan :

Adapun acara tersebut Insya Allah akan dilaksanakan pada :

Hari : Sabtu Tanggal 15 Agustus

Waktu : 08.00 s.d 14.00
Tempat : Ruang Rapat

Demikian surat ini kami sampaikan, semoga bapak/ibu dapat memakluminya. Atas perhatian dan
kerjasamanya bapak/ibu. Kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr.Wb.

Kepala Sekolah SMUN 12 Bandung

Dr. Dadang Amsuri S.Pd

PEMERINTAH KABUPATEN JOMBANG
DINAS PENDIDIKAN
SMA NEGERI 2 BUTO IJO GINJALGINJAL
Jalan Amburadul 15 Ginjalginjal telp. (008) 123456 kec.Ginjalginjal kab. Jombang
Nomor : 021/REMAS/UND/XII/2010 26 Desember 2010
Hal : Undangan

Yth. Bapak Salahkabeh

Jalan Sukaribut 75

Jombang

Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana pembangunan aula SMA Negeri 2 Butoijo tanggal 30
Desember 2010, maka kami harus mempersiapkan matang-matang.
Kami mengharapkan kehadiran Saudara pada
hari/ tanggal : Senin, 28 Desember 2010
pukul : 08.00 ± 12.00 WIB
tempat : Kantor Kepsek SMA Negeri 2 Butoijo
acara : membicarakan

1. Susunan panitia

2. Denah gedung

3. Anggaran pembiayaan

Atas perharian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Kepala SMAN 2 Butoijo
Pangestutukiyah
NIP. 1213456
Meskipun teknologi sudah berkembang sangat pesat dan berbagai alat komunikasi canggih telah
diciptakan, kedudukan surat sebagai sarana komunikasi belum sepenuhnya tergantikan. Apalagi,
dalam urusan kedinasan yang bersifat resmi, surat menyurat masih sangat di butuhkan. Selain
sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai dokumen, arsip, atau bukti yang
dibutuhkan untuk berbagai keperluan.
Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh instansi/lembaga/ organisasi/badan/institusi
(terutama pemerintahan) kepada seseorang atau instansi lain. Surat dinas berisi berbagai hal yang
berhubungan dengan
Kepentingan administrasi pemerintahan. Beberapa jenis surat yang termasuk
surat dinas adalah sebagai berikut.

1. Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya
permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan
kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu
informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman
sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih
tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat
permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai
berikut.
a) Identitas pemohon.
b) Isi permohonan.
c) Tujuan dan alasan memohon.
d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu
diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita
sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat
pemberitahuan adalah sebagai berikut.
a) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
b) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan
diberitahukan.
c) Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

3. Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan
sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman
kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas
permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan
ini, harus disebutkan:
a) data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;
b) data pribadi pihak vang diterangkan;
c) isi keterangan;
d) keterangan tanggal berlakunya surat; dan
e) pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4. Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti
ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah
surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut
berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang
dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

Contoh surat permohonan :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

Jalan Jenderal Sudirman Senayan Jakarta rozTo
No. Telepon (021) 5711144 (hunting)

13 April 2007
Nomor : 015315/A1/LL/Vl/2007
Lrnrpiran : 1 lembar berisi susunan acara
Hal : Pagelaran Gamelan Bali dalam Rangka Hardiknas 2007

Kepada
Yth. Kepala SD, SMP, SMA, SMKpar Santa Laurensia
di Serpong, Banten

Dengan hormat,

Kami sampaikan bahwa dalam rangka Peringatan Hari Pendidikan Nasional pada 2 Mei
2007 akan diadakan acara penyerahan Arsip Depdiknas kepada Kantor Arsip Nasional bertempat
di Kantor Pusat Departemen Pendidikan Nasional Jalan Jenderal Sudirman Jakarta, dilanjutkan
dengan acar pagelaran kesenian. Berkenaan dengan acara tersebut, kami mengharapkan peran
serta pada acara kesenian dimaksud dengan menampilkan gamelan Bali.
Geladi belsih akan diadakan pada

Hari : Senin, 30 Mei 2007

Waktu : pukul 08.30 WIB.

 Demiikianlah kami sampaikan. Atas partisipasi Bapak/lbu. Kami mengucapkan terima
kasih

Ketua Seksi Upacara Bendera,

Protokol dan Ziarah
Hardiknas 2007
I Dewa Gde oka
I Dewa Gde Oka Wiwaha, SH

Contoh surat keterangan:

PT Sinar Gemilang Kinerja

Jln. Kepatihan VII NO. aB
Yogyakarta

SURAT KETERANGAN PENGAI-AMAN BEKERJA

No. 105/KODE. B/IVIII/2007

6 Agustus 2007
Yang berlanda tangan di bawah ini:
Nama : Ir. Cosmas Supriyatna
Jabatan : Direktur PT Sinar Gemilang Kinerja
alamat : Jl. Kepatihan VII NO.28
Yogyakarta

Menerangkan dengan sesungguhnva bahwa:

nama : Andika Putra Surnantri
alamat : Jl. Pakubuwono VII Sleman Yogyakarta 12120

benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin sejak tanggal 17 juli 2001sampai dengan
17 Juni 1997 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer Marketing.
Selama menjadi karyawan pada perusahaan kami, Saudara Andika Putra Sumantri telah
rmenunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan diri atas kemauannya
sendiri.
Demikian surat keterangan ini kami buat agar pihak yang berkepentingan memakluminya.

Direktur
Cosmas
Ir. Cosmas Supriytna
Contoh Memo:
PT JASA MANDIRI
Kcpada : Kabag Pemasaran
Dari : Direktur Pemasaran
Hal : Promosi

sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara
mempersiapkan rnakalah dan brosur yang akan dibagikan.

Terirna kasih
Jakarta. 3 Februari 2005

Joko Sumbogo

Aktivitas Diri
Bacalah dengan cermat surat permohonan berikut ini !

OSIS SMA PERMATA BANGSA

Jl. Amangkurat No, 57 Magelang Jawa Tengah
Teleoon 322 743

Magelang,8 Desember2 007

No. : 32/OSIS/PB/X/2006
Hal : Pemberitahuan

Kepada
YTH. lbu Kepala PMI Cabang Magelang
Di Magelang

Hormat kami,
Sehubungan dengan musim liburan akhir tahun yang sebentar lagi tiba. Kami para siswa-siswa
SMA Permata Bangsa di Jl, Amangkurat No. 57 Magelang Jawa Tengah Telepon 322 743, akan
mengisi kegiatan liburan akhir tahun ini dengan kegiatan yang positif. Kami akan
menyelenggarakan kegiatan bhakti social berupa aksi donor darah, bazaar murah, dan kunjungan
ke panti - panti social yang ada di sekitar Magelang. Kegiatan tersebut akan dilaksanakan mulai
tanggal 26 - 30 Desember 2007.
Berkaitan dengan hal, maka kami ingin meminjam satu unit mobil ambulans dan tenaga medis
untuk memfasilitasi kegiatan social tersebut, khususnya untuk kegiatan donor darah.
Untuk informasi dan keterangan lebih lanjut berkenaan dengan kegiatan
tersebut, silahkan menghubungi kami pada nomor telepon 3218864 dengan Saudara Benowo.
Demikianlah permohonan ini kami ajukan kepada Saudara. Atas perhatian
dan kerjasamanya,k ami tidak lupa untuk menghaturkan banyak-banyak terima kasih
sebelumnva.
Dengan hormat

Mengetahui,

Beatrix Vena Sukirmanto

Beatrix Vena Maharani Drs. Sukirmanto
Ketua Panitia Kegiatan Kepala Sekolah SMA PB
1. ldentifikasi dan tandailah bagian-bagian surat di atas yang kurang tepat.
2. Salin dan perbaikilah redaksional dan sistematika surat dinas di atas sehingga menjadi lebih
baik dan benar.
3. Tulislah di selembar kertas dan kumpulkanlah kepada gurumu.

Uji Teori
1. Apakah yang dimaksud dengan surat dinas?
2. Mengapa surat masih digunakan dalam urusan-urusan dinas?
3. Sebutkan macam-macam jenis surat yang termasuk surat dinas!
4. Sebutkan pokok-pokok isi yang harus disebutkan pada surat permohonan peminjaman
barang/alat!
5. Sebutkan sistematika surat keterangan pengalaman kerja!
6. Bagaimanakah ragam bahasa yang dipergunakan dalam surat dinas?
Format penulisan surat res