ISI KANDUNGAN

BI PERKARA MUKA SURAT

L
1 Pendahuluan 2
2 Peraturan Penerimaan Terperingkat Sulit / 3
Terhad
3 Penutup 8
4 Bibliografi 9

1
PENDAHULUAN

Dalam perkhidmatan awam, terdapat pelbagai jenis ataupun pengklasifikasian dokumen

kerajaan. Antaranya ialah dokumen rasmi, dokumen terperingkat, maklumat rasmi dan
persendirian. Dokumen rasmi ditakrifkan sebagai apa-apa maklumat yang tercatat berkenaan
dengan perkara rasmi. Contoh dokumen rasmi ialah perkara bertulis, bertaip, fotograf,
fotosalinan,pelan cetak,jalur rakaman, pelan, pelan lakar,lukisan, huruf cetak atur,huruf cetak
miring, dan juga acuan. Dokumen rasmi terbahagi kepada dua jenis iaitu:

a) Dokumen Terperingkat
Dokumen Terperingkat merupakan dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi
yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda
dengan sesuatu peringkat keselamatan.

b) Dokumen Tidak Berperingkat

Dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi tetapi tidak bertanda dengan
sesuatu peringkat keselamatan diketahui sebagai dokumen tidak berperingkat. Meskipun
demikian sebagai ‘harta kerajaan’ dokumen-dokumen kategori ini perlu diberikan
perlindungan keselamatan secukupnya.

Dokumen terperingkat pula dibahagikan kepada empat jenis iaitu Rahsia Besar, Rahsia,
Sulit dan Terhad. Keempat-empat kategori ini berkaitan dengan Peringkat Keselamatan iaitu
suatu prosedur yang digunakan dalam pengurusan dokumen rasmi kerajaan. Pendefinisian
keempat-empat peringkat keselamatan tersebut dapat dilihat dengan jelas seperti berikut:

i) Rahsia Besar - Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa
kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia, hendaklah
diperingkatkan Rahsia Besar. Contoh Rahsia Besar ialah kertas-kertas Jemaah Menteri yang
sangat penting mengenai dasar utama Kerajaan berkaitan dengan perkara politik atau ekonomi
dan maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan
peperangan Angkatan Tentera jika berlaku peperangan;

2
ii) Rahsia –Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa
kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada
kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa
asing hendaklah diperingkatkan Rahsia contohnya arahan-arahan penting untuk perwakilan-
perwakilan Malaysia yang membuat perundingan dengan negara asing dan maklumat-maklumat
penting mengenai pemasangan-pemasangan tentera.

iii) Sulit - Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yang jika didedahkan tanpa
kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan
atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan
keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan sesebuah
kuasa asing hendaklah diperingkatkan Sulit. Contohnya ialah laporan-laporan perisikan biasa dan
dokumen-dokumen dan panduan-panduan teknik untuk kegunaan latihan tentera atau polis.

iv) Terhad - Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang
diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi jikaperlu hendaklah juga diberi satu tahap
perlindungan keselamatan yang dinamakan Terhad misalnya buku-buku Jabatan bagi maksud
arahan dan perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan.

PERATURAN PENERIMAAN DOKUMEN TERPERINGKAT SULIT / TERHAD

Semua jabatan yang mengurus dokumen-dokumen terperingkat hendaklah mewujudkan

satu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen-dokumen
tersebut supaya ianya diuruskan berasingan daripada dokumen-dokumen tidak terperingkat. Ini
bermakna pengurusan dokumen terperingkat melibatkan empat prosedur ataupun langkah iaitu:

i. Penerimaan
ii. Pemprosesan
iii. Penyimpanan
iv. Penghantaran

3
 Sistem pengurusan dokumen terperingkat hendaklah dilaksanakan oleh satu bahagian
terasing yang dinamakan Pendaftaran Rahsia. Tugas dan tanggungjawab bagi menyelia bahagian
ini hendaklah diberi kepada seorang penjawat awam dalam jawatan tetap yang digelar Pendaftar
Rahsia berdasarkan Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 (International Law Book, 2010).
Dalam pejabat-pejabat kecil mungkin tidak boleh ditubuhkan Pendaftaran Rahsia yang
berasingan tetapi prinsip bahawa dokumen terperingkat diterima, diproses, disimpan dan dihantar
berasingan daripada dokumen-dokumen tidak terperingkat hendaklah diikuti dan hanya boleh
diuruskan oleh penjawat-penjawat awam yang dibenarkan sahaja (Mok Soon Sang, 2010). Di
dalam keadaan-keadaan tertentu selain daripada menubuhkan Pendaftaran Rahsia, satu atau lebih
Pendaftaran Kecil Rahsia boleh diwujudkan di Jabatan-jabatan. Rujukan kepada Pegawai
Keselamatan Kerajaan hendaklah dibuat di dalam perkara ini.

Dalam hal ini, Pendaftar Rahsia mempunyai tugas dan tanggungjawab seperti yang
berikut:

(a) menyimpan satu rekod yang diperingkatkan tidak rendah daripada Sulit mengandungi
semua fail terperingkat mengikut peringkatnya di Pendaftaran Rahsia;

(b) menerima dan memproses dokumen-dokumen terperingkat serta mengedarkannya

kepada semua pegawai yang berkenaan mengikut arahan-arahan jabatan. Sampul-sampul
surat yang bertulis Persendirian mestilah dihantar dengan tidak dibuka kepada pegawai
yang dialamatkan. Surat yang dialamatkan dengan nama penerima hanya boleh dibuka
oleh penama itu sahaja dan surat yang dialamatkan dengan nama sesuatu jawatan
Kerajaan hanya boleh dibuka oleh penjawat jawatan itu atau penggantinya atau Ketua
Jabatannya;

(c) menghantar semua dokumen terperingkat dengan selamat dan menentukan supaya
akuan terima bagi dokumen-dokumen yang dihantar itu diterima;

(d) menyelenggarakan satu sistem pergerakan fail-fail terperingkat dan semua

pergerakan fail terperingkat hendaklah direkodkan. Pendaftar Rahsia mestilah
mengetahui tempat kedudukan tiap-tiap fail terperingkat dan untuk ini audit fail berkala
hendaklah dibuat untuk menentukan fail-fail terperingkat masih ada dalam simpanan
penerima;

4
 (e) bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan mengenai keselamatan
Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan semua perkara terperingkat.

Dalam prosedur penerimaan dokumen terperingkat, terdapat beberapa tindakan ataupun

peraturan yang perlu diambil bagi penjawat awam yang bertanggungjawab (Narni Che Yusof,
2005). Peraturan penerimaan dokumen terperingkat sulit/ terhad dapat dilihat dalam jadual di
bawah :

1. Terima dan kemukakan semua dokumen kepada Ketua Jabatan

2. Teliti kandungan dokumen dan minitkan tindakan

3. Failkan dokumen

4. Catitkan butir-butir dokumen di kertas minit fail.

5. Hantar Fail Kepada Pegawai yang bertanggungjawab mengikut

peraturan yang ditetapkan.

6. Laksanakan tindakan yang sewajarnya seperti yang diarahkan.

(Sumber : Prosedur Pengurusan Rekod Kualiti

Pk-Mastic-(P)-02)

Walau bagaimanapun, lazimnya setiap jabatan kerajaan mempunyai prosedur yang

tersendiri dalam penerimaan Dokumen Rasmi Terperingkat Sulit atau Terhad. Keadaan ini
bergantung kepada struktur dan organisasi sesebuah jabatan. Misalnya dalam Kementerian Belia
dan Sukan, prosedur penerimaan dokumen rasmi terperingkat sulit dan terhad adalah seperti
berikut:

5
 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

Pendaftar Rahsia Kerajaan (PRJ) Terima Dokumen Terperingkat

Pendaftar Rahsia Kerajaan Daftar dokumen ke dalam Buku Daftar Suratan

Rahsia Rasmi di bawah Jadual Akta Rasmi
1972 (Am 492) atau Daftar Suratan Rahsia
Rasmi di luar Jadual Akta Rasmi 1972 dan
berhubungan dengannya yang dikelaskan (Am
492A) mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972.

Pendaftar Rahsia Kerajaan Semak kelas secara berkala. Rujuk pada

pemula jika kelas terperingkat berubah.

Sekiranya dokumen diubah kelas

terperingkatnya, hendaklah ia didaftarkan
Pendaftar Rahsia Kerajaan semula ke dalam Daftar Suratan Rahsia Rasmi
di luar Jadual Akta Rasmi 1972 dan
berhubungan dengannya yang dikelaskan (Am
492B) mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972.

Pendaftar Rahsia Kerajaan Selenggara keselamatan fail dan dokumen

terperingkat.

(Sumber : Prosedur Berkualiti, Kementerian Belia dan

Sukan, 2009)

Setelah dokumen rasmi terperingkat sulit atau terhad diterima, maka prosedur seterusnya
perlulah dilakukan iaitu proses pemprosesan, penyimpanan dan penghantaran. Dokumen

6
terperingkat yang diterima oleh Pendaftar Rahsia perlulah diberi tanda keselamatan. Peringkat
keselamatan hendaklah ditanda kepada dokumen terperingkat yang kekal dan teguh terjilid
dengan huruf cerai atau dicap huruf besar tidak kurang daripada 7 mm di sebelah luar kulit
hadapan dan belakang, di muka tajuk, di muka surat pertama dan penghabisan. Peringkat
keselamatan hendaklah juga ditanda dengan huruf cerai atau dicap dengan huruf besar di penjuru
kiri sebelah atas dan di penjuru kanan sebelah bawah di setiap muka yang mengandungi perkara
bertulis, bercetak atau bercap.

Peringkat keselamatan hendaklah ditanda kepada dokumen terperingkat yang tidak kekal
atau tidak teguh terjilid dengan dicap, ditaip atau ditulis dengan huruf besar di penjuru kiri
sebelah atas dan di penjuru kanan sebelah bawah tiap-tiap muka surat yang mengandungi
perkara bertulis, bercetak atau bercap. Peringkat keselamatan juga hendaklah ditanda kepada
lukisan terperingkat, tekapan terperingkat, negatif foto terperingkat dan gambar foto terperingkat
supaya peringkatnya dapat dilihat pada salinan yang dibuat daripadanya. Sebagai tambahan
peringkat keselamatan hendaklah ditanda di sebelah belakang gambar-gambar foto terperingkat
(Muhammad Sharif Pono, 2009).

Peringkat keselamatan fail terperingkat hendaklah ditanda di sebelah luar kulit hadapan
dan belakang. Nombor rujukan fail hendaklah ditulis di sebelah luar kulit hadapan dan tajuknya
dicatatkan di sebelah dalam kulit hadapan. Hanya tajuk fail Terhad sahaja boleh dicatatkan di
sebelah luar kulit hadapan. Dalam hal ini, kulit-kulit fail terperingkat sulit dan terhadi adalah
diberi warna tertentu iaitu kulit fail Sulit berwarna hijau manakalah kulit fail Terhad pula wajib
menggunakan warna putih. Selepas itu, dokumen-dokumen terperingkat Sulit dan Terhad
hendaklah disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk simpanan sementara
dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan.

Pendaftar Rahsia yang bertanggungjawab menerima Dokumen Rasmi Terperingkat Sulit

dan Terhad perlu memastikan keselamatan dokumen yang diterima agar tidak jatuh ke tangan
musuh atau dilihat oleh orang yang tidak berhak melihatnya.

7
PENUTUP

Kesimpulannya, seorang penjawat awam yang telah dilantik perlulah mematuhi

peraturan-peraturan mahupun prosedur yang telah ditetapkan terutamanya dalam pengurusan
dokumen rasmi kerajaan. Dalam hal ini, penjawat awam adalah tertakluk kepada beberapa akta
dan peraturan seperti Akta Rahsia Rasmi 1972, Arahan Perkhidmatan (Bab 4; Pengurusan Fail-
fail di Pejabat), Arahan Keselamatan dan juga Surat Pekeliling Am (Pemeliharaan Rekod-rekod
Kerajaan Bil. 1 tahun 1997).

Penguatkuasaan peraturan-peraturan tersebut amatlah penting dalam memastikan

keselamatan dan perlindungan dokumen-dokumen rasmi kerajaan khususnya dokumen rasmi
terperingkat daripada sebarang ancaman keselamatan iaitu kegiatan-kegiatan subversif , espionaj,
sabotaj dan kelemahan-kelemahan manusia lainnya. Sekiranya peraturan- peraturan ini tidak
dipatuhi oleh seorang penjawat awam terutamanya dalam prosedur penerimaan dokumen
terperingkat sulit dan terhad, maka, tidak mustahil keselamatan negara akan tergugat malah
boleh menyebabkan penjawat awam tersebut didakwa atas kesalahannya menjadi pengkhianat
negara.

Justeru itu, adalah mustahak bagi seorang penjawat awam menyedari dan mengambil
berat akan semua peraturan yang telah ditetapkan ke atas mereka sepanjang bergelar kakitangan
kerajaan demi mengekalkan keamanan dan kedaulatan negara daripada dipermain-mainkan
mahupun diperlekehkan oleh musuh negara. Segala dokumen rasmi kerajaan yang
dipertanggungjawabkan perlulah diurus dengan baik mengikut prosedur-prosedur yang telah
ditetapkan sebagai lambang kecintaan kepada negara dan kerajaan yang memerintah.

8
BIBLIOGRAFI

Abdul Aziz Hussin. (1997). Undang-undang Berkaitan Rahsia Rasmi. Kuala Lumpur: Dewan
Bahasa dan Pustaka.

Kementerian Belia dan Sukan. (2009). Prosedur Kualiti. Diperoleh pada Oktober 10, 2010
daripada http://www.kbs.gov.my/iso/PK-KBS%20%28S%29-02.pdf

Kerajaan Malaysia. (1981). Surat Pekeliling Am Sulit Bilangan 3.

Lembaga Penyelidikan Undang-Undang (Penyusun).(2010). Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88).
Petaling Jaya: International Law Book Services.

Mok Soon Sang. (2010). Siri Pengajian Sosial ; Kursus Induksi Perkhidmatan Awam dan
Kenegaraan Edisi Kedua. Puchong: Penerbitan Multimedia Sdn. Bhd.

Muhammad Sharif Pono. (2009). Nota Kuliah SSBS 3204. (Tidak diterbitkan).

Narni Che Yusoff. (2005). Prosedur Pengurusan Rekod Kualiti. (Tidak diterbitkan).