KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Sebuah tulisan untuk pengajar dan project manager muda

Oleh : Prasetyo Adi Wibowo Putro,

Manajemen Proyek dan Perubahan Teknologi Informasi

Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia 2010

Pendahuluan

Komunikasi Keluarga
Keluarga merupakan unit terkecil dalam kehidupan sosial manusia. Dalam unit ini seorang
manusia dapat belajar dan bertumbuh dengan aman. Sebagai lingkungan sosial yang sudah dikenal
sejak lahir, keluarga seharusnya menjadi lingkungan yang paling dipercaya oleh seseorang.
Komunikasi dalam keluarga dapat berkembang menjadi lugas dan bebas sesuai norma yang berlaku
dalam keluarga tersebut. Sebuah keluarga yang menganut kebebasan liberal akan menerapkan
norma yang lebih bebas dibanding keluarga yang sangat taat kepada adat istiadat. Cara komunikasi
sebuah keluarga pun akan dipandang aneh oleh keluarga lain bila dilihat dari sudut pandang yang
berbeda. Sebagai contoh sebuah keluarga jawa akan melihat komunikasi keluarga modern terlalu
bebas dan kurang sopan namun sebaliknya, keluarga modern menganggap keluarga jawa kurang
efektif dan berbelit-belit dalam berkomunikasi. “Ngapain berputar-putar kalo ngomong ke bapak
sendiri” setidaknya itu sebuah pernyataan yang sering keluar sebagai penilaian bahwa komunikasi
keluarga jawa tidak efektif.

Pandangan keefektifan komunikasi sebuah keluarga tidak bisa dilihat dari kacamata
keluarga lain. Sebuah keluarga akan dapat berkomunikasi dengan nyaman dalam lingkungan norma
yang sudah mereka bentuk. Tidak semua tata krama dan tata bahasa akan membentuk komunikasi
yang tidak efektif. Kesalahpahaman karena tata bahasa yang jelek malah akan membuat komunikasi
gagal dan harus diulang. Banyak orang berteori mengenai komunikasi yang efektif padahal sebuah
komunikasi yang efektif dapat dipelajari dari komunikasi dalam keluarga. Sebuah keluarga yang
terbiasa makan malam bersama, beribadah bersama, bercerita pengalaman kuliah,sekolah atau
bekerja akan memaksa orang-orang didalamnya untuk berkomunikasi secara efektif. Kita bisa lihat
pada tayangan tv The Nanny atau Nanny 911 dimana sebuah peringatan terhadap kesalahan seorang
anak harus diucapkan dengan tegas dan jelas. Demikian juga dengan larangan seorang anak untuk
merengek sambil menangis, secara tidak langsung itu mengajarkan kepada anak untuk
berkomunikasi secara efektif.

Lalu, apakah komunikasi dalam keluarga akan selalu efektif? tentu saja tidak. Seperti
halnya pembentukan karakter dalam kepada anak-anak, pemahaman komunikasi efektif dalam
sebuah keluarga akan terpengaruh oleh lingkungan. Pada film tahun 90an “Blast From The Past”
sebuah keluarga terkurung selama 20 tahun dalam sebuah bunker dan mereka berhasil
berkomunikasi secara efektif karenanya. Permasalahan muncul saat 20 tahun kemudian bunker
terbuka dan orang-orang mulai mengkritik cara komunikasi mereka. Klimaks film ini adalah
penolakan keluarga terhadap komunikasi lingkungan yang mereka nilai tidak efektif dan fil berakhir
dengan keberhasilan untuk menemukan jalan tengah diantara kedua komunikasi.

Komunikasi teman sebaya

Berbeda dengan komunikasi keluarga, komunikasi teman sebaya memiliki cara yang
berbeda untuk mencapai keefektifan. Kesamaan bakat, minat dan tujuan hidup membuat teman-
teman sebaya dapat berkomunikasi dengan efektif dan bahkan sangat efektif hingga mencapai tahap
pernikahan. Kelompok anak-anak sekolahan biasa berkumpul dengan latar belakang norma masing-
masing namun kesamaan minat menyatukan mereka dan membuat komunikasi sangat efektif.
Seorang anak yang suka belajar akan melihat hobby bermain bola aneh dan sudut pandang ini sering
membuat mereka salahpaham dan bertengkar. Kesalahapahaman semacam ini kadang tidak terjadi
bila minimal salah satu dari mereka sudah terbiasa berkomunikasi secara efektif dalam keluarga.

Komunikasi teman sebaya yang lain muncul dari kesamaan tujuan hidup dan ini biasa
terjadi pada manusia dewasa muda yaitu manusia berusia 17 tahun keatas. Komunikasi yang efektif
terjadi pada kesamaan tujuan, visi dan misi hidup. Manusia dewasa muda cenderung menganggap
kondisi mereka saat ini bukanlah sesuatu yang harus diperdebatkan, tetapi apa yang hendak mereka
raih itu yang terutama. Beberapa sinetron di televisi berusaha menggambarkan kondisi nyata bahwa
pasangan muda akan mudah bertengkar bila mereka lebih suka memperdebatkan minat bakat dan
pekerjaan masing-masing daripada apa yang hendak mereka beli, berapa anak yang mereka miliki,
bagaimana mereka nanti akan mengasuh anak mereka dan hal-hal lain yang lebih kepada tujuan
bersama.

Komunikasi dunia kerja

Komunikasi dunia kerja lebih mirip dengan komunikasi manusia dewasa muda. Ini mungkin
terjadi karena orang bekerja saat usia mereka sudah 17 tahun keatas. Kesamaan tujuan akan
menjadi faktor utama karyawan kantor berkomunikasi dengan efektif. Mungkin beberapa dari kita
akan menganggap karyawan muda yang baru masuk kekanak-kanakan, kurang dewasa dan hal-hal
minus lain. Hal ini wajar karena dalam 100 hari mereka baru akan menyesuaikan dengan tujuan, visi
dan misi kantor. Berbeda halnya dengan bila seorang programer pindah kerja ke software house lain,
dia akan lebih mudah berkomunikasi dengan karyawan lain karena dia sudah terbiasa dengan tujuan
sebuah organisasi software house. Komunikasi dalam lingkungan pekerjaan akan menjadi tidak
efektif bila komunikasi lebih didasarkan kepada kesamaan norma, minat dan bakat karena
bagaimanapun juga manusia dewasa memiliki norma, minat dan bakat sendiri. Kita bisa lihat dalam
talk show di televisi bagaimana orang-orang sekantor mempermasalahkan perbedaan norma, bakat
dan minat. Perdebatan norma, bakat dan minat dalam dunia kerja hanya akan menghasilkan debat
kusir. Yang lebih lucu lagi beberapa orang berdebat hanya karena tidak setuju dengan tujuan
organisasi.

Dampak Komunikasi yang Tidak Efektif

Dampak pribadi
Komunikasi merupakan kebutuhan utama manusia sebagai makhluk sosial. Sebagaimana
makanan akan membuat manusia bertumbuh besar, komunikasi akan membuat kehidupan sosial
manusia bertumbuh. Seseorang yang secara aktif berkomunikasi dengan dengan orang lain, akan
cenderung mudah menyesuaikan dengan lingkungan baru. Terlepas dari baik/tidaknya lingkungan
baru, kemudahan penyesuaian terhadap lingkungan baru merupakan kebutuhan utama bagi
kehidupan sosial manusia dewasa. Komunikasi yang tidak efektif membuat seorang bayi menangis
berjam-jam sementara orang tuanya bingung apa yang harus dilakukan. Komunikasi yang tidak
efektif akan membuat seorang anak lebih sering berkelahi daripada berdiskusi. Komunikasi yang
tidak efektif akan membuat seorang siswa bingung akan apa yang tidak dia ketahui. Komunikasi yang
tidak efektif akan membuat seorang pemuda hanya menghabiskan waktunya di dalam rumah tanpa
keaktifan dalam organisasi masyarakat. Komunikasi yang tidak efektif akan membuat seorang
karyawan tidak nyaman dalam bekerja.

Dampak terhadap orang lain

Dalam setiap komunikasi setidaknya terlibat dua pihak. Kerugian yang dialami seseorang
karena komunikasi yang tidak efektif sebenarnya juga menjadi kerugian bagi rekan yang lain namun
kadang kita mentolelir kerugian itu dengan menganggap kita hanya rugi waktu, rugi perhatian, rugi
uang transport dan lain-lain. Memang tidak baik untuk terlalu berhitung dalam bersosialisasi namun
dengan mempertimbangkan apa yang telah kita keluarkan, kita akan lebih cermat dalam menilai
kerugian yang kita alami. Komunikasi yang tidak efektif biasanya akan merugikan waktu, tenaga,
biaya dan pemikiran rekan yang lain. Disamping itu, komunikasi yang tidak efektif dapat
menimbulkan kesalahpahaman.

Dampak terhadap tim / organisasi

Komunikasi yang tidak efektif cenderung akan menumbulkan perselisihan dan bahkan
perpecahan. Dalam sebuah tim, perselisihan akan mempersulit kerjasama dan penyatuan pedapat
saat rapat. Komunikasi yang tidak efektif juga akan menghambat kemajuan sebuah tim/organisasi.
Sebuah organisasi yang tidak berkomunikasi secara afektif tidak akan bisa mengevaluasi diri secara
utuh dan akhirnya mereka terus mengulang kesalahan yang sama atau perbaikan hanya terjadi di
salah satu unit yang sebenarnya juga tidak terlalu berpengaruh secara organisasi. Kedua
permasalahan diatas akan bertambah rumit bila akhirnya komunikasi yang tidak efektif
menimbulkan penilaian subyektif, kecurigaan dan saling melempar kesalahan.

Sebuah komunikasi yang tidak efektif sebenarnya tidak berdampak kepada masyarakat
yang tidak terlibat langsung dalam komunikasi. Masyarakat pada umumnya mudah terhasut oleh
sebuah opini yang akhirnya menjadi opini publik. Pertengkaran yang ditimbulkan karena komunikasi
yang tidak efektif akan memunculkan kubu/blok yang membela salah satu pihak dan menyalahkan
pihak lain. Lebih jauh ini bisa menjadi opini publik dimana sesuatu yang salah jadi terlihat benar dan
sebaliknya.

Teori Komunikasi Efektif

Teori kecerdasan majemuk Howar Gardner menyebutkan bahwa manusia memiliki delapan
atau sembilan kecerdasan dasar yaitu : Kecerdasan Linguistik (word smart), Kecerdasan Spasial
(picture smart), Kecerdasan Matematis (logic smart), Kecerdasan Kinestetis (body smart),
Kecerdasan Musik (music smart), Kecerdasan Interpersonal (people smart), Kecerdasan Intrapersonal
(self smart), Kecerdasan Naturalis (nature smart). Seorang manusia dapat memiliki kecerdasan di
salah satu aspek dan ini akan mempengaruhi cara dia mempelajari kehidupan. Lebih jauh, Gardner
menjelaskan bahwa ada kemungkinan seseorang memiliki lebih dari satu aspek kecerdasan dan tidak
ada manusia yang memiliki kombinasi kecerdasan yang sama atau dengan kata lain kecerdasan tiap
manusia itu unik. Kecerdasan majemuk yang dimiliki seseorang akan berpengaruh dalam cara dia
berkomunikasi. Komunikasi akan banyak dipengaruhi kecerdasan linguistik dan intrapersonal karena
keduanya berkaitan dengan bagaimana mengemukakan pendapat dan memahami pendapat orang.
Pada sebuah diskusi, Gardner mengungkapkan bahwa sebuah komunikasi yang efektif juga harus
ditunjang kecerdasan matematis yang cukup namun harus dipahami bahwa dalam sebuah diskusi
ilmiah sekalipun, komunikasi bukanlah sebuah proses logis melainkan sebuah proses sosial untuk
menemukan jawaban logis.

Setidaknya ada tiga orang yang mencetuskan teori motivasi yaitu Abraham Maslow,
Douglas McGregor dan David McClelland. Dalam teori motivasi, dijelaskan bahwa ada beberapa
motivasi yang mendasari kegiatan manusia (termasuk komunikasi). Douglas McGregor
mendefinisikan motivasi dalam bahasa yang lebih cocok dalam dunia kerja. Dia menggambarkan
motivasi berkembang dari asumsi. Teori motivasi Abraham Maslow dan David MacClelland mengurai
beberapa motivasi yang mendasari aktivitas manusia dan ini disebut motivasi dasar. Bila ketiga teori
tersebut diramu kita bisa rasakan bagaimana motivasi dan asumsi itu seperti masalah ayam dan
telur. Motivasi bisa tumbuh dari asumsi dan asumsi bisa tumbuh dari motivasi. Komunikasi dapat
menjadi efektif jika kita memiliki motivasi yang positif, namun dilihat dari teori Douglas McGregor
“Karyawan menganggap kerja sebagai hal yang menyenangkan, seperti halnya istirahat atau
bermain” maka motivasi positif dapat berangkat dari asumsi positif. Artinya, dalam komunikasi kita
dapat berangkat dari kesamaan motivasi atau setidaknya asumsi positif untuk membentuk motivasi
positif di sisi dasar lain.

Komunikasi dapat dilihat sebagai proses sosial, ekspresif, ritual maupun instrumental.
Deddy Mulyana dalam bukunya : Ilmu Komunikasi Sebuah Pengantar, mendefinisikan ada dua belas
prinsip dalam komunikasi yaitu :

1. Komunikasi adalah suatu proses simbolik

2. Setiap perilaku mempunyai potensi komunikasi
3. Komunikasi punya dimensi isi dan dimensi hubungan
4. Komunikasi itu berlangsung dalam berbagai tingkat kesengajaan
5. Komunikasi terjadi dalam konteks ruang dan waktu
6. Komunikasi melibatkan prediksi peserta komunikasi
7. Komunikasi itu bersifat sistematik
8. Semakin mirip latar belakang sosial budaya, maka semakin efektiflah komunikasi
9. Komunikasi bersifat nonsekuensial
10. Komunikasi bersifat prosesual, dinamis dan transaksional
11. Komunikasi bersifat Irreversible
12. Komunikasi bukan panasea untuk menyelesaikan berbagai masalah

Bila kita lihat sekilas, teori Deddy Mulyana menjawab mengapa beberapa komunikasi
dengan latar belakang norma yang sama akan berlangsung lebih efektif daripada komunikasi dengan
latarbelakang heterogen. Teori motivasi menjawab mengapa beberapa anak dewasa muda
berkumpul dari berbagai latar belakang keluarga berbeda untuk membentuk sebauh komunitas
hobby. Teori motivasi asumsi positif juga menjawab mengapa sebuah organisasi dapat menciptakan
komunikasi yang efektif. Dan yang terakhir, teori kecerdasan majemuk menjawab bagaimana orang
tua mencari cara berkomunikasi secara efektif dengan anak-anak mereka.
Komunikasi Efektif pada Proyek TI
Struktur organisasi proyek TI sebenarnya sederhana karena hanya berupa project manager
memimpin tim TI. Diatas project manager mungkin ana project sponsor dan project inisiator tapi
umumnya keduanya tidak berjalan rutin selama proyek berjalan.

Komunikasi Project Manager kepada Tim TI

Komunikasi adalah jantungnya kepemimpinan. Seorang project manager (PM) harus
memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik terhadap teman maupun tim TI karena komunikasi
yang baik adalah merupakan satu strategi dalam mempengaruhi orang lain. PM yang baik akan
memahami bahwa mendengarkan bawahan akan membuat mereka merasa dihargai dan merupakan
sarana untuk mendapatkan feed back dari mereka. Lakukan klarifikasi dengan pertanyaan yang tepat
dan tidak menyakiti untuk mendapatkan infomasi yang akurat dalam mengambil keputusan.
Mendengar aktif akan membuat bawahan dapat mengungkapkan perasaan sehingga kebutuhan
psikologisnya dapat terpenuhi dan sekaligus mengurangi rasa cemas yang dirasakannya.

PM harus membentuk alur komunikasi yang efektif sehingga dapat menghindari terjadinya
miskomunikasi yang baik antara dirinya dengan anggota tim, bawahan dengan rekan kerja maupun
dengan rekanan organisasi (atau pelanggan). Oleh karena itu PM yang baik harus membangun
suasana atau alur komunikasi yang baik pada saat bertemu maupun tidak bertatap muka.

PM yang baik harus mempunyai sifat asertif terhadap bawahan.PM harus menjadi leader,
harus menyediakan waktu untuk menerima masukan baik dari pasien maupun dari bawahan dan
begitu pula sebaliknya. Masukan disampaikan dengan cara yang membangun, jelas, konstruktif dan
tidak menyakiti. Seorang PM yang baik apabila menemukan kesalahan yang dilakukan oleh tim TI
tidak mengeluarkan kata-kata yang membuat tim tersebut merasa sangat bersalah dan menyakiti
hatinya. Umpan balik yang baik adalah memberikan kata yang bijak tanpa menyakiti diikuti dengan
pemberian informasi tentang apa yang seharusnya dilakukan. Tim atau bawahan membutuhkan
evaluasi seperti halnya pemimpin. Evaluasi berfungsi untuk meningkatkan self awareness/kesadaran
diri mencegah asumsi negatif terhadap perilaku seseorang dan untuk menjadi petunjuk dan motivasi
dalam proses perubahan kearah yang lebih baik.

Seorang PM harus memiliki jalur dan akses yang jelas dan mudah baik dalam memperoleh
informasi terbaru maupun dalam melakukan komunikasi dengan profesi atau instansi lain yang
dapat dijadikan tim dalam bekerjasama dalam menyelesikan suatu masalah yang ada. PM harus
mempunyai pergaulan yang luas dengan profesi lain sehingga memudahkan dalam menjalin
kerjasama
 SeorangPM harus mempunyai visi yang jelas dan harus mengkomnikasikan dengan baik
kepada bawahannya. Kemampuan mengkomunikasikan visi dengan baik akan dapat membangun
motivasi, kerjasama dan memberikan energi yang baik bagi bawahan dalam bekerja ntuk mencapai
tujuan. Visi yang jelas dan menarik akan membuat bawahan termotivasi untuk bekerja dan tim akan
dapat berkomunikasi lebih efektif dengan visi yang sama.

Komunikasi tim kepada project manager

Komunikasi tim kepada PM adalah komunikasi dari bawahan kepada atasan. Komunikasi
tipe ini umumnya bertujuan untuk melakukan kegiatan prosedural yang sudah merupakan bagian
dari struktur organisasi atau perusahaan. Bentuknya antara lain dalam pelaporan kegiatan,
penyampaian gagasan, dan penyampaian informasi yang menyangkut masalah-masalah pekerjaan.
Bisa dilakukan secara langsung dan tak langsung atau secara tertulis. Dalam organisasi
pembelajaran, model komunikasi seperti ini sudah biasa dilakukan. Kepada seluruh anggota tim
didorong untuk tidak segan-segan menyampaikan hal apapun kepada atasan sejauh dalam kerangka
proyek TI. Melihat tipe komunikasi diatas, komunikasi tim kepada PM akan efektif jika disajikan
dalam bentuk yang mudah dimengerti PM seperti diagram, tabel, pointer atau gambar visual.
Komunikasi tidak akan efektif jika bawahan berbicara teknis karena umumnya PM merupakan orang
yang tidak tahu mendalam secara teknis namun mampu mengelola sumber daya dengan baik.

Komunikasi sesama rekan kerja

Komunikasi kepada rekan kerja sebenarnya sama dengan komunikasi teman sekolah yang
sudah kita bahas di awal tulisan. Kesamaan motivasi dalam tim menjadi dasar utama kerjasama.
Lebih jauh motivasi ini dapat berkembang menjadi motivasi positif yaitu bekerjasama demi tujuan
organisasi. Keberhasilan komunikasi  di dalam suatu  organisasi akan ditentukan oleh kesamaan
pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini
dipengaruhi hal-hal dalam teori komunikasi yang sudah kita bahas. Komunikasi tim TI biasanya
menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan
terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas. Secara empiris, pemahaman orang
perihal sesuatu hal akan lebih mudah  diserap dan dipahami jika  sesuatu tersebut  diperlihatkan
dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang
dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan. Komunikasi dengan rekan
kerja dapat juga menggunakan metode komunikasi atasan kepada bawahan atau bawahan kepada
atasan. Ini terjadi karena kadang kita menganggap rekan kerja kita berbeda usia, berbeda lama kerja
atau berbeda tingkat pendidikannya. Kalo komunikasi atasan bawahan yang kita pilih dalam
komunikasi dengan rekan kerja maka dapat dijamin komunikasi tidak akan efektif.
Komunikasi kepada rekanan / pelanggan
Ada beberapa perrtanyaan yang mendasari komunikasi kepada rekanan kantor atau
pelanggan Apa yang mereka inginkan ? Apa yang mereka perlukan ? Apa yang mereka fikirkan ?
Apakah mereka puas ? Apakah mereka butuh araha kita ? Apakah mereka puas dengan layanan
kita ? Apakah mereka akan terus menjadi pelanggan kita ?

Kalo kita perhatikan ketujuh pertanyaan itu hanya berkisar masalah bisnis. Lalu apakah kita
tidak bisa berbicara masalah pribadi kepada pelanggan ? tentu saja tidak bisa !. Pembicaraan
masalah pribadi atau masalah nonbisnis lain lebih cocok menjadi pembuka dan penutup, sekedarnya
saja. Sedikit selingan akan menarik namun banyak selingan menunjukan ketidakprofesionalan kita
dan cenderung buang-buang waktu.

Pengembangan sistem informasi dewasa ini sudah menjadikan komunikasi sebagai faktor
utama. Bahkan metodologi FAST mensyaraktakn komunikasi yang baik kepada pelanggan dan bagi
vendor yang bergerak dibidang penelitian sosial sebuah solusi TI umumnya menggunakan
metodologi penelitian tindakan kelas yang juga membutuhkan komunikasi efektif dengan semua
pihak yang terlibat dalam penelitian.

Referensi
Deddy Mulyana, Komunikasi Efektif, Kanisius, 2004

Suparno, Paul, SJ, Teori Inteligensi Ganda Dan Aplikasinya Di Sekolah, Kanisius 2003

Ubaydillah AN, Berbicara didepan Umum, Fakultas Psikologi Universitas Indonesia 2007

Prasetyo Adi, Kepemimpinan Organisasi Mahasiswa, Latihan Dasar Kepemimpinan Senat

Mahasiswa Sekolah Tinggi Sandi Negara, 2007

Prasetyo Adi, Lima Peran Pendidik, Jurnal InfoKripto Vol 2 No 2 2008 Sekolah Tinggi Sandi
Negara, 2008

Teori Motivasi, http://id.wikipedia.org/wiki/Motivasi