OBJEKTIF
• Memahami apa yang dimaksudkan dengan sistem fail; dan • Menggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.

KEGUNAAN REKOD
• Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama disimpan; • Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan; • Rujukan, penyelidikan dan kajian

Penyusunan. .DEFINISI SISTEM FAIL • Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir • Satu proses Klasifikasi. Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki.

A.RUJUKAN 1.SURAT MENYURAT .MEMELIHARAAN & PENYIMPANAN REKOD KERAJAAN .PANDUAN SISTEM FAIL BAGI AGENSIAGENSI KERAJAAN . AP BAB 4 3. AP BAB 5 .KESELAMATAN DOKUMEN 4.FAIL MEMFAIL . MAMPU 5.K’TAN . AP BAB 3 2.

DEFINASI Mengandungi dokumen. penyimpanan. pemindahan dan pelupusan . surat dan catatan minit FAIL SPF Meliputi pembukaan. pergerakan. pendaftaran.

TUJUAN •Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik. cekap dan berkesan di jabatan •Membantu pegawai atau kakitangan yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka •Mendapat pengiktirafan kerajaan dalam Anugerah MS ISO 9001:2000 .

ISU DAN PERMASALAHAN Surat yang diterima tidak direkod Menggunakan kulit fail tidak mengikut kehendak Arahan Keselamatan dan ANM Fail dibuka tidak didaftarkan Membuka fail mengikut kehendak pegawai Fail terlalu tebal atau kandungan melebihi 100 Penyimpanan fail tidak secara teratur Pergerakan fail tidak direkod Fail-fail tidak dilupus dan dilupuskan tidak mengikut peraturan .

IMPLIKASI YANG TIMBUL Surat diterima tidak dapat dikesan Surat masuk dan keluar boleh dibuang atau dikoyak Fail mudah hilang dan sukar untuk dikesan Menyukarkan pegawai lain untuk mengambil tindakan Menyempitkan ruang pejabat (bilik fail) .

Ciri-ciri Sistem Fail • • • • Bersistem. Mudah dirujuk. Mudah diperolehi Selamat .

• Murah dan mudah diperolehi. . • Mudah disedia dan mudah disimpan.Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail • Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang. • Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan. • Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan. • Rekod mudah dicari bila diperlukan.

kewangan. perolehan dan pembangunan Diwujudkan oleh sesebuah Jabatan / Agensi Kerajaan untuk melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya Functional . perkhidmatan.KATEGORI FAIL Housekeep ing Pentadbiran dalaman sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan yang meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran.

MERAH JAMBU BERPALANG .KLASIFIKASI FAIL RAHSIA BESAR RAHSIA SULIT TERHAD TERBUKA .PUTIH .HIJAU .PUTIH DITANDA ‘TERHAD’ .KUNING BERPALANG MERAH .

1.1 FAIL-FAIL TERPERINGKAT DIKLASIFIKASIKAN : Rahsia Besar Rahsia Sulit Terhad .

Tiada had TERHAD .Individu .KLASIFIKASI FAIL TERBUKA .Keselamatan RAHSIA BESAR Negara .Maruah Negara .Pegawai yang menjalankan tugas SULIT RAHSIA .

– Maklumat ini dimuatkan di dalam fail berwarna kuning dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail . Rahsia Besar: – Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan adalah merupakan antara rahsia besar kerajaan.PENGELASAN FAIL • 1.

.

– Fail yang menyimpan maklumat pengelasan rahsia berwarna merah jambu dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail . Rahsia: – Urusan berkaitan dengan program pembangunan kerajaan dianggap sebagai maklumat berkelas “Rahsia”.PENGELASAN FAIL • 2.

.

PENGELASAN FAIL • 3. – Maklumat berkenaan disimpan dalam fail warna hijau muda dan dicatat sebagai ‘SULIT’ . Sulit: – Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri begitu juga urusan tatakelakuan pegawai awam.

.

– Fail jenis ini berwarna putih. Terhad: – Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandong di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf dianggap sebagai maklumat terhad. .PENGELASAN FAIL • 4.

TERHAD TERHAD .

Terbuka: – Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka.PENGELASAN FAIL • 5. iaitu fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. – Fail jenis ini berwarna putih. . Fail-fail pentadbiran adalah tergulung dalam kategori ini.

.

Sampul Kecil: – Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya.PENGELASAN FAIL • 6. . – Warna fial ialah kuning atau coklat.

.

Fail Timbul: – Fail timbul mengandongi bahan-bahan yang belum diedarkan kepada pegawai-pegawai atau untuk perhatian pegawai atasan.PENGELASAN FAIL • 7. .

JENIS-JENIS FAIL Fail Umum Fail Kakitangan / Personel Fail-fail mengikut keperluan .

PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN . PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT 2.PROSEDUR PENGURUSAN FAIL 1. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL 4. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL 3.

1.5 SURAT UNTUK PERHATIAN SURAT DIMINITKAN PINDAH SURAT .2 SURAT UMUM KEPADA KETUA JABATAN 1.3 1.1 SURAT-SURAT TERPERINGKAT 1.4 1.PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT 1.

PPD.1.2 SURAT UMUM YANG DIALAMATKAN KEPADA KETUA JABATAN Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Pengarah. Pengarah Negeri. Ketua Institusi dan tidak ada untuk perhatian manamana pegawai . Timbalan Ketua Pengarah.

1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN Semua surat-surat yang dialamatkan kepada Ketua Jabatan dan catatkan untuk perhatian pegawai berkenaan .

4 SURAT DIMINITKAN • Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan • Surat masuk diminitkan dakwat merah • Surat keluar dimintkan dakwat biru/hitam • Surat hendaklah diminitkan dikertas minit Am 6 .1.

………….……… Surat Keluar • Surat bertarikh ………….....………… . kepada ….. ………………………… dihantar pada . daripada …………….CONTOH MINIT Surat Masuk • Surat bertarikh …………. ………………………… dikandung pada .

Ke a in rt sm it H la N e i o. ___ dikdgn. ___ drp. ___ CO TO KAN U GANSU N H DN RAT D ALAMFAIL . pd. Su t ra ARKIB N EGARA M ALAYSIA JALAND TA U 5 5 8KU 06 ALA LU PU M R Ku litFa il 2 1 2 Suratbth. ____ Suratbth. ____ d/hkpd. ____ pd. Ke a M itN rt s in o.

KERTAS MINIT • Menulis arahan/perhubungan bertulis si antara pegawai bawahan atau ke pegawai atau bahagian ke bahagian. Helai No. 2 Su tb h _____ d . d . _____ ra t . Kertas Minit No. rp ik g . _____ d d n p .

Rujukan Surat. No.5 Pindah Surat • Surat-surat tersalah masuk fail • Pindaan surat mengandungi Tajuk Surat. Dipindah Oleh dan Tarikh . Daripada. Dipindah ke Dalam Fail.1.

.…..……….. …... Tarikh: …………...……………….…………………………………………. ..……………………………………..….…………………………….... Dipindah oleh: ………………………………………….………… Dipindah ke dalam Fail: ………………………………....…. No.….....……………………………...………………… ….Rujukan Surat: .……… Daripada: ……………………………..KERTAS PINDAAN SURAT • • • • • • Tajuk Surat: .

Sampul Kecil (Am 435 pin 1/82) digunakan sebagai langkah sementara • Jika Fail asal dijumpai. masukkan Sampul Kecil ke dalam Fail asal dan minitkan sebagai satu kandungan • Surat juga boleh diambil tanpa fail jika ianya memerlu tindakan segera. rujukan yang betul • Perkara-perkara mustahak dan tindakan serta merta.1.6 SURAT-SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA/SERTAMERTA • Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail sebelum diedarkan • Tindakan serta merta dan Fail tidak dapat dikesan. tapi pastikan dapat no. .

1.7 TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL Buka surat dan copkan tarikh terima Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat (Am 10) Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk diminitkan kecuali surat untuk perhatian Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk tindakan Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam fail berkenaan .

NOMBOR RUJUKAN FAIL 3. MENDAFTAR FAIL BARU 5. MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN 6. PENGGUNAAN KOD-KOD 4.2. PROSEDUR PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL 1. PENGKELASAN FAIL 2. MEMBUKA FAIL SEMENTARA .

400-1 Didaftar di bawah perkara Nombor rujukan fail yang dibuka ANM.. 1/80) ANM.40 0-1 PERKARA PNB.KL KURSUS PENGURUSAN REKOD 70mm sahaja KULIT FAIL .kertaskertas yang berhubun g di atas kulit sebenarn ya bermaksu d fail/fail yang berkaitan Kertas-kertas Yang Berhubung (Am 435-Pin.

Fail Kakitangan / Personel .Fail-fail mengikut keperluan Fail-fail dalam kategori di atas boleh dibuka : .Terperingkat – RB. R.Terbuka .1 PENGKELASAN FAIL Fail-fail boleh dibuka seperti : .2. S dan T .Fail Umum .

Kod Subjek Utama .Kod Subjek Kecil .Kod Ringkas Organisasi .2.Taraf Keselamatan .Kod Pecahan Subjek .2 NOMBOR RUJUKAN FAIL Rujukan Pertama Rujukan Kedua Rujukan Ketiga Rujukan Keempat Rujukan Kelima .

2.3 PENGUNAAN KOD-KOD a) Kod Ringkas Organisasi b) Taraf Keselamatan c) Kod Subjek Utama d) Kod Pecahan Subjek e) Kod Subjek Kecil .

a) Kod Ringkas Organisasi JPN PPD SK SMK SMKA . Kebangsaan Agama .Sekolah Menengah Kebangsaan . Men.Pejabat Pelajaran Daerah .Jabatan Pelajaran Negeri .Sekolah Kebangsaan .Sek.

Terhad / Terbuka .Rahsia Besar .b) Taraf Keselamatan • RB • R • S • TIADA .Sulit .Rahsia .

200 .300 .400 .c) Kod Subjek Utama  Pentadbiran  Perkhidmatan  Kewangan  Bekalan & Kontrak  Pendidikan .100 .500 .

02 Anugerah & Kehormatan 02 Buku Perkhidmatan .05 Perolehan & Pembinaan .03 Cuti .06 .02 Peruntukan .05 Pengurusan Aset Pengurusan Stor .08 .06 Gaji/Emolumen 07 - BEKALAN & KONTRAK Pengubahsuaian / Pembaikan Penyelenggaraan .07 Penanggungan Kerja .04 Terimaan .01 Prosedur Kewangan .04 Kenaikan Pangkat/Pemangkuan .06 Kesihatan & Perubatan .01 Anggaran Belanjawan .03 Perolehan Perkhidmatan .03 Perakaunan .04 Perolehan Bekalan .05 Bayaran .01 .d) Kod Pecahan Subjek Utama KEWANGAN PERKHIDMATAN Alamat .07 Pelupusan & Hapuskira .

Cara Memberi Nombor Rujukan 1.Kod Perkhidmatan .Arahan / Pekeliling .01 >> 100 >> 02 >> 1 .Taraf Keselamatan ‘Sulit’ .Kod Pentadbiran .Kod Organisasi Daerah Dungun / Marang . PPD.01/100/02/1 >> PPD.02 >> (S) >> 200 >> 18 >> 1 .Pekeliling KPM/JPN 2.Kod Organisasi Daerah K.02(S)/200/18/1 >> PPD.Lembaga Tatatertib .T .Kod Tatatertib . PPD.

Tajuk Fail dan Doket Faharasat Bilangan (Am 89) digunakan untuk pergerakan fail .2.Nombor Rujukan Fail .4 MENDAFTAR FAIL BARU Sediakan Doket Faharasat Bilangan (Am 89) Doket Faharasat Abjad (Am 89A) Taip butiran maklumat seperti berikut : .

2.5 MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN Kandungan melebihi 100 kandungan atau kurang tetapi dianggap terlalu tebal hendaklah ditutup Buka Jil 2 atau Jil 3 Fail asal hendaklah ditanda ‘DITUTUP – JIL 2 DIBUKA’ Fail baru dibuka dengan nombor rujukan yang sama dan ditambah Jil 2 atau Jil 3 .

3. PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
1. CARA PENYIMPANAN

2. PERGERAKAN FAIL

3. SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP)

3.1 CARA PENYIMPANAN FAIL

Fail bertaraf keselamatan disimpan dalam bilik khas atau kabinet besi

Fail terbuka disimpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (Pigeon Hole) dan susun mengikut Doket Faharasat Bilangan

3.2 PERGERAKAN FAIL

Catat semua pergerakan fail dan catatkan di belakang kertas Doket Faharasat Bilangan atau Buku Pergerakan Fail

il Ta kFa ju il : : D atr ih n a Ke a a pd: Ta h rik : O h le : Ke a a pd: D atr ih n a Ta h rik : O h le : In e s p rk ra : dk e a H D EN AKLAHD IKAN U GKAND DN ALAMFAIL SEBELU FAIL D PAN M ISIM .Re ist 1 g ri KADKELU FAIL AR N Fa o.

.

3 SIMPAN DALAM PERHATIAN Simpan dalam perhatian (SDP) fail berkenaan sehingga masa ditetapkan Perlu menyimpan daftar tarikh failfail yang diperlukan Daftar fail-fail SDP boleh dibuat di dalam ‘Buku Harian Rasmi’ .3.

PENUTUPAN FAIL Contoh: Fail Aktif yang boleh ditutup adalah setelah tebal melebihi satu inci atau mengandungi 100 lampiran (yang mana lebih awal) Apabila fail ini telah ditutup maka tindakan baru hendaklah dilakukan dalam fail lain. . Fail tidak aktif dikelaskan sebagai tidak aktif apabila fail itu tidak digunakan selama lima tahun. Fail ini boleh ditutup.

KL KURSUS PENGURUSAN REKOD APABILA FAIL IN TELAHD TU M I ITU P AKA TIN AKANBARUH D D EN AKLAHD ILAKU KAND ALAMFAIL LAIN .4 0 M 0 -1 (Am4 5 ..FAIL FAIL AKTIF AKTIF AN .4 0 M 0 -1 D a a i b w hp rk id ft rd a a e ara PERKARA PN B. 1 0 3 -Pin /8 ) Ke a ert sYa g Be u u g rt s-k a n rh b n AN .

4 0 M 0 -1 D a a i b w hp rk id ft rd a a e ara APABILA FAIL IN TELAHD TU M I ITU P AKA TIN AKANBARUH D D EN AKLAHD ILAKU KAND ALAMFAIL LAIN AN .FAIL FAIL TIDAK AK TID AKTIF AKTIF (Am4 5 .4 0 M 0 -1 PERKARA PN B..KL KURSUS PENGURUSAN REKOD . 1 0 3 -Pin /8 ) Ke a ert sYa g Be u u g rt s-k a n rh b n AN .

PROSEDUR PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN 1.4. PEMUSNAHAN DAN PELUPUSAN FAIL . PEMISAHAN FAIL 2. PEMINDAHAN FAIL 3.

fail yang masih digunakan dan dirujuk lebih 2 kali dalam setahun Fail tidak aktif. fail yang tidak pernah dirujuk dalam tempoh setahun .1 PEMISAHAN FAIL Asingkan fail aktif dengan fail-fail tidak aktif Fail aktif.4.

4.2 PEMINDAHAN FAIL Fail-fail yang tidak aktif perlu dipindah ke Arkib Negara tetapi mempunyai nilai kekal dan rujukan Fail diwujud sebelum dan pada tahun 1948 Fail peribadi kakitangan Dipersetujui oleh Arkib Negara berdasarkan jadual pemindahan rekod .

3 PEMUSNAHAN DAN PELUPUSAN FAIL Fail-fail yang tidak aktif dan tidak mempunyai nilai penyelidikan dan perundangan Fail-fail rosak dan tidak boleh digunakan lagi Fail-fail yang tamat tempoh simpan mengikut jadual pemindahan rekod yang dipersetujui oleh Arkib Negara .4.

PENUTUP PENGURUSAN REKOD YANG BERKESAN AKAN DIIKTIRAFKAN KERJA-KERJA KITA SEPANJANG PERKHIDMATAN .

TERIMA KASIH SEMOGA PENGURUSAN DOKUMEN KERAJAAN TERKAWAL DEMI KESELAMATAN NEGARA YANG DICINTAI .SEKIAN.