OBJEKTIF
• Memahami apa yang dimaksudkan dengan sistem fail; dan • Menggunakan pengetahuan ini untuk mengurus ,menyediakan fail bersistem yang betul dan piawai bagi penyimpanan rekod dan dokumen.

KEGUNAAN REKOD
• Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama disimpan; • Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan; • Rujukan, penyelidikan dan kajian

Penyusunan. Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki. .DEFINISI SISTEM FAIL • Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir • Satu proses Klasifikasi.

MAMPU 5.K’TAN . AP BAB 3 2.RUJUKAN 1.FAIL MEMFAIL . AP BAB 5 . A.MEMELIHARAAN & PENYIMPANAN REKOD KERAJAAN . AP BAB 4 3.PANDUAN SISTEM FAIL BAGI AGENSIAGENSI KERAJAAN .KESELAMATAN DOKUMEN 4.SURAT MENYURAT .

surat dan catatan minit FAIL SPF Meliputi pembukaan. pergerakan.DEFINASI Mengandungi dokumen. pendaftaran. penyimpanan. pemindahan dan pelupusan .

cekap dan berkesan di jabatan •Membantu pegawai atau kakitangan yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka •Mendapat pengiktirafan kerajaan dalam Anugerah MS ISO 9001:2000 .TUJUAN •Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik.

ISU DAN PERMASALAHAN Surat yang diterima tidak direkod Menggunakan kulit fail tidak mengikut kehendak Arahan Keselamatan dan ANM Fail dibuka tidak didaftarkan Membuka fail mengikut kehendak pegawai Fail terlalu tebal atau kandungan melebihi 100 Penyimpanan fail tidak secara teratur Pergerakan fail tidak direkod Fail-fail tidak dilupus dan dilupuskan tidak mengikut peraturan .

IMPLIKASI YANG TIMBUL Surat diterima tidak dapat dikesan Surat masuk dan keluar boleh dibuang atau dikoyak Fail mudah hilang dan sukar untuk dikesan Menyukarkan pegawai lain untuk mengambil tindakan Menyempitkan ruang pejabat (bilik fail) .

Mudah dirujuk. Mudah diperolehi Selamat .Ciri-ciri Sistem Fail • • • • Bersistem.

• Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan. • Murah dan mudah diperolehi. .Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail • Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang. • Mudah disedia dan mudah disimpan. • Rekod mudah dicari bila diperlukan. • Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan.

perolehan dan pembangunan Diwujudkan oleh sesebuah Jabatan / Agensi Kerajaan untuk melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya Functional . perkhidmatan.KATEGORI FAIL Housekeep ing Pentadbiran dalaman sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan yang meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran. kewangan.

KLASIFIKASI FAIL RAHSIA BESAR RAHSIA SULIT TERHAD TERBUKA .KUNING BERPALANG MERAH .HIJAU .MERAH JAMBU BERPALANG .PUTIH DITANDA ‘TERHAD’ .PUTIH .

1 FAIL-FAIL TERPERINGKAT DIKLASIFIKASIKAN : Rahsia Besar Rahsia Sulit Terhad .1.

Maruah Negara .Pegawai yang menjalankan tugas SULIT RAHSIA .Keselamatan RAHSIA BESAR Negara .Tiada had TERHAD .KLASIFIKASI FAIL TERBUKA .Individu .

– Maklumat ini dimuatkan di dalam fail berwarna kuning dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail . Rahsia Besar: – Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan adalah merupakan antara rahsia besar kerajaan.PENGELASAN FAIL • 1.

.

Rahsia: – Urusan berkaitan dengan program pembangunan kerajaan dianggap sebagai maklumat berkelas “Rahsia”.PENGELASAN FAIL • 2. – Fail yang menyimpan maklumat pengelasan rahsia berwarna merah jambu dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail .

.

Sulit: – Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri begitu juga urusan tatakelakuan pegawai awam. – Maklumat berkenaan disimpan dalam fail warna hijau muda dan dicatat sebagai ‘SULIT’ .PENGELASAN FAIL • 3.

.

Terhad: – Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandong di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf dianggap sebagai maklumat terhad. .PENGELASAN FAIL • 4. – Fail jenis ini berwarna putih.

TERHAD TERHAD .

Terbuka: – Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka. .PENGELASAN FAIL • 5. Fail-fail pentadbiran adalah tergulung dalam kategori ini. – Fail jenis ini berwarna putih. iaitu fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan.

.

. Sampul Kecil: – Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya.PENGELASAN FAIL • 6. – Warna fial ialah kuning atau coklat.

.

Fail Timbul: – Fail timbul mengandongi bahan-bahan yang belum diedarkan kepada pegawai-pegawai atau untuk perhatian pegawai atasan. .PENGELASAN FAIL • 7.

JENIS-JENIS FAIL Fail Umum Fail Kakitangan / Personel Fail-fail mengikut keperluan .

PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL 3.PROSEDUR PENGURUSAN FAIL 1. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN . PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT 2. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL 4.

1 SURAT-SURAT TERPERINGKAT 1.1.PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT 1.4 1.3 1.2 SURAT UMUM KEPADA KETUA JABATAN 1.5 SURAT UNTUK PERHATIAN SURAT DIMINITKAN PINDAH SURAT .

PPD. Pengarah Negeri. Timbalan Ketua Pengarah.1. Ketua Institusi dan tidak ada untuk perhatian manamana pegawai .2 SURAT UMUM YANG DIALAMATKAN KEPADA KETUA JABATAN Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Pengarah.

3 SURAT UNTUK PERHATIAN Semua surat-surat yang dialamatkan kepada Ketua Jabatan dan catatkan untuk perhatian pegawai berkenaan .1.

4 SURAT DIMINITKAN • Semua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkan • Surat masuk diminitkan dakwat merah • Surat keluar dimintkan dakwat biru/hitam • Surat hendaklah diminitkan dikertas minit Am 6 .1.

.CONTOH MINIT Surat Masuk • Surat bertarikh …………. ………………………… dikandung pada .. daripada …………….……… Surat Keluar • Surat bertarikh ………….. ………………………… dihantar pada ..…………. kepada ….………… ..

___ dikdgn. ___ CO TO KAN U GANSU N H DN RAT D ALAMFAIL . ____ d/hkpd. Su t ra ARKIB N EGARA M ALAYSIA JALAND TA U 5 5 8KU 06 ALA LU PU M R Ku litFa il 2 1 2 Suratbth. ____ pd. Ke a M itN rt s in o. ____ Suratbth.Ke a in rt sm it H la N e i o. ___ drp. pd.

Kertas Minit No. Helai No. rp ik g . _____ d d n p . 2 Su tb h _____ d .KERTAS MINIT • Menulis arahan/perhubungan bertulis si antara pegawai bawahan atau ke pegawai atau bahagian ke bahagian. _____ ra t . d .

No. Dipindah Oleh dan Tarikh .1.Rujukan Surat. Daripada.5 Pindah Surat • Surat-surat tersalah masuk fail • Pindaan surat mengandungi Tajuk Surat. Dipindah ke Dalam Fail.

..………………………………………….…...KERTAS PINDAAN SURAT • • • • • • Tajuk Surat: ....….... No.……… Daripada: ……………………………. Tarikh: ………….... Dipindah oleh: …………………………………………...………………… ….…. .……………….. …..………… Dipindah ke dalam Fail: ……………………………….……….....…………………………………….Rujukan Surat: .……………………………..…………………………….….

Sampul Kecil (Am 435 pin 1/82) digunakan sebagai langkah sementara • Jika Fail asal dijumpai. tapi pastikan dapat no.6 SURAT-SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA/SERTAMERTA • Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail sebelum diedarkan • Tindakan serta merta dan Fail tidak dapat dikesan.1. . rujukan yang betul • Perkara-perkara mustahak dan tindakan serta merta. masukkan Sampul Kecil ke dalam Fail asal dan minitkan sebagai satu kandungan • Surat juga boleh diambil tanpa fail jika ianya memerlu tindakan segera.

1.7 TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL Buka surat dan copkan tarikh terima Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat (Am 10) Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk diminitkan kecuali surat untuk perhatian Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk tindakan Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam fail berkenaan .

PROSEDUR PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL 1. MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN 6.2. MEMBUKA FAIL SEMENTARA . PENGKELASAN FAIL 2. PENGGUNAAN KOD-KOD 4. MENDAFTAR FAIL BARU 5. NOMBOR RUJUKAN FAIL 3.

40 0-1 PERKARA PNB.KL KURSUS PENGURUSAN REKOD 70mm sahaja KULIT FAIL . 1/80) ANM..kertaskertas yang berhubun g di atas kulit sebenarn ya bermaksu d fail/fail yang berkaitan Kertas-kertas Yang Berhubung (Am 435-Pin.400-1 Didaftar di bawah perkara Nombor rujukan fail yang dibuka ANM.

Terperingkat – RB. R.Fail Kakitangan / Personel .Terbuka .Fail Umum .1 PENGKELASAN FAIL Fail-fail boleh dibuka seperti : . S dan T .Fail-fail mengikut keperluan Fail-fail dalam kategori di atas boleh dibuka : .2.

Kod Subjek Kecil .2 NOMBOR RUJUKAN FAIL Rujukan Pertama Rujukan Kedua Rujukan Ketiga Rujukan Keempat Rujukan Kelima .Kod Subjek Utama .2.Kod Pecahan Subjek .Taraf Keselamatan .Kod Ringkas Organisasi .

3 PENGUNAAN KOD-KOD a) Kod Ringkas Organisasi b) Taraf Keselamatan c) Kod Subjek Utama d) Kod Pecahan Subjek e) Kod Subjek Kecil .2.

Sekolah Kebangsaan . Kebangsaan Agama .Pejabat Pelajaran Daerah .Jabatan Pelajaran Negeri .Sek.a) Kod Ringkas Organisasi JPN PPD SK SMK SMKA .Sekolah Menengah Kebangsaan . Men.

Terhad / Terbuka .b) Taraf Keselamatan • RB • R • S • TIADA .Rahsia .Sulit .Rahsia Besar .

300 .200 .c) Kod Subjek Utama  Pentadbiran  Perkhidmatan  Kewangan  Bekalan & Kontrak  Pendidikan .500 .400 .100 .

02 Peruntukan .04 Kenaikan Pangkat/Pemangkuan .06 Gaji/Emolumen 07 - BEKALAN & KONTRAK Pengubahsuaian / Pembaikan Penyelenggaraan .d) Kod Pecahan Subjek Utama KEWANGAN PERKHIDMATAN Alamat .01 .07 Pelupusan & Hapuskira .01 Prosedur Kewangan .07 Penanggungan Kerja .08 .05 Pengurusan Aset Pengurusan Stor .03 Perolehan Perkhidmatan .06 .04 Perolehan Bekalan .03 Cuti .03 Perakaunan .05 Bayaran .01 Anggaran Belanjawan .05 Perolehan & Pembinaan .02 Anugerah & Kehormatan 02 Buku Perkhidmatan .06 Kesihatan & Perubatan .04 Terimaan .

Kod Tatatertib .Taraf Keselamatan ‘Sulit’ .Kod Organisasi Daerah Dungun / Marang .01/100/02/1 >> PPD.Kod Organisasi Daerah K.Cara Memberi Nombor Rujukan 1.Kod Pentadbiran .02(S)/200/18/1 >> PPD.Arahan / Pekeliling .02 >> (S) >> 200 >> 18 >> 1 .Kod Perkhidmatan . PPD.Pekeliling KPM/JPN 2. PPD.T .Lembaga Tatatertib .01 >> 100 >> 02 >> 1 .

Nombor Rujukan Fail .4 MENDAFTAR FAIL BARU Sediakan Doket Faharasat Bilangan (Am 89) Doket Faharasat Abjad (Am 89A) Taip butiran maklumat seperti berikut : .Tajuk Fail dan Doket Faharasat Bilangan (Am 89) digunakan untuk pergerakan fail .2.

2.5 MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN Kandungan melebihi 100 kandungan atau kurang tetapi dianggap terlalu tebal hendaklah ditutup Buka Jil 2 atau Jil 3 Fail asal hendaklah ditanda ‘DITUTUP – JIL 2 DIBUKA’ Fail baru dibuka dengan nombor rujukan yang sama dan ditambah Jil 2 atau Jil 3 .

3. PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
1. CARA PENYIMPANAN

2. PERGERAKAN FAIL

3. SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP)

3.1 CARA PENYIMPANAN FAIL

Fail bertaraf keselamatan disimpan dalam bilik khas atau kabinet besi

Fail terbuka disimpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (Pigeon Hole) dan susun mengikut Doket Faharasat Bilangan

3.2 PERGERAKAN FAIL

Catat semua pergerakan fail dan catatkan di belakang kertas Doket Faharasat Bilangan atau Buku Pergerakan Fail

Re ist 1 g ri KADKELU FAIL AR N Fa o. il Ta kFa ju il : : D atr ih n a Ke a a pd: Ta h rik : O h le : Ke a a pd: D atr ih n a Ta h rik : O h le : In e s p rk ra : dk e a H D EN AKLAHD IKAN U GKAND DN ALAMFAIL SEBELU FAIL D PAN M ISIM .

.

3.3 SIMPAN DALAM PERHATIAN Simpan dalam perhatian (SDP) fail berkenaan sehingga masa ditetapkan Perlu menyimpan daftar tarikh failfail yang diperlukan Daftar fail-fail SDP boleh dibuat di dalam ‘Buku Harian Rasmi’ .

Fail tidak aktif dikelaskan sebagai tidak aktif apabila fail itu tidak digunakan selama lima tahun. .PENUTUPAN FAIL Contoh: Fail Aktif yang boleh ditutup adalah setelah tebal melebihi satu inci atau mengandungi 100 lampiran (yang mana lebih awal) Apabila fail ini telah ditutup maka tindakan baru hendaklah dilakukan dalam fail lain. Fail ini boleh ditutup.

4 0 M 0 -1 D a a i b w hp rk id ft rd a a e ara PERKARA PN B.4 0 M 0 -1 (Am4 5 .FAIL FAIL AKTIF AKTIF AN .. 1 0 3 -Pin /8 ) Ke a ert sYa g Be u u g rt s-k a n rh b n AN .KL KURSUS PENGURUSAN REKOD APABILA FAIL IN TELAHD TU M I ITU P AKA TIN AKANBARUH D D EN AKLAHD ILAKU KAND ALAMFAIL LAIN .

.4 0 M 0 -1 PERKARA PN B.4 0 M 0 -1 D a a i b w hp rk id ft rd a a e ara APABILA FAIL IN TELAHD TU M I ITU P AKA TIN AKANBARUH D D EN AKLAHD ILAKU KAND ALAMFAIL LAIN AN .FAIL FAIL TIDAK AK TID AKTIF AKTIF (Am4 5 . 1 0 3 -Pin /8 ) Ke a ert sYa g Be u u g rt s-k a n rh b n AN .KL KURSUS PENGURUSAN REKOD .

PEMISAHAN FAIL 2. PROSEDUR PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN 1. PEMINDAHAN FAIL 3. PEMUSNAHAN DAN PELUPUSAN FAIL .4.

fail yang tidak pernah dirujuk dalam tempoh setahun .1 PEMISAHAN FAIL Asingkan fail aktif dengan fail-fail tidak aktif Fail aktif.4. fail yang masih digunakan dan dirujuk lebih 2 kali dalam setahun Fail tidak aktif.

4.2 PEMINDAHAN FAIL Fail-fail yang tidak aktif perlu dipindah ke Arkib Negara tetapi mempunyai nilai kekal dan rujukan Fail diwujud sebelum dan pada tahun 1948 Fail peribadi kakitangan Dipersetujui oleh Arkib Negara berdasarkan jadual pemindahan rekod .

3 PEMUSNAHAN DAN PELUPUSAN FAIL Fail-fail yang tidak aktif dan tidak mempunyai nilai penyelidikan dan perundangan Fail-fail rosak dan tidak boleh digunakan lagi Fail-fail yang tamat tempoh simpan mengikut jadual pemindahan rekod yang dipersetujui oleh Arkib Negara .4.

PENUTUP PENGURUSAN REKOD YANG BERKESAN AKAN DIIKTIRAFKAN KERJA-KERJA KITA SEPANJANG PERKHIDMATAN .

TERIMA KASIH SEMOGA PENGURUSAN DOKUMEN KERAJAAN TERKAWAL DEMI KESELAMATAN NEGARA YANG DICINTAI .SEKIAN.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful