OBJEKTIF

• Memahami apa yang dimaksudkan

dengan sistem fail; dan
• Menggunakan pengetahuan ini untuk
mengurus ,menyediakan fail bersistem
yang betul dan piawai bagi penyimpanan
rekod dan dokumen.
 KEGUNAAN REKOD

• Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat

yang lama disimpan;
• Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan;
• Rujukan, penyelidikan dan kajian
 DEFINISI SISTEM FAIL
• Proses menyimpan segala rekod dan
dokumen untuk simpan selamat atau satu
rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir
• Satu proses Klasifikasi, Penyusunan,
Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod
supaya mudah diperolehi dengan cepat
bila dikehendaki;
 RUJUKAN

1. AP BAB 3 - SURAT MENYURAT

2. AP BAB 4 - FAIL MEMFAIL
3. AP BAB 5 - MEMELIHARAAN &
PENYIMPANAN REKOD
KERAJAAN
4. MAMPU - PANDUAN SISTEM
FAIL BAGI AGENSI-
AGENSI KERAJAAN
5. A.K’TAN - KESELAMATAN
DOKUMEN
 DEFINASI

Mengandungi dokumen, surat dan catatan minit

FAIL

Meliputi pembukaan, pendaftaran, pergerakan,

SPF penyimpanan, pemindahan dan
pelupusan
 TUJUAN

•Mewujudkan sistem pengurusan rekod

yang sistematik, cekap dan berkesan di
jabatan
•Membantu pegawai atau kakitangan yang
terlibat dengan fail dan surat dalam
kerja-kerja mereka
•Mendapat pengiktirafan kerajaan dalam
Anugerah MS ISO 9001:2000
 ISU DAN PERMASALAHAN

Surat yang diterima tidak direkod

Menggunakan kulit fail tidak mengikut kehendak Arahan
Keselamatan dan ANM
Fail dibuka tidak didaftarkan
Membuka fail mengikut kehendak pegawai
Fail terlalu tebal atau kandungan melebihi 100
Penyimpanan fail tidak secara teratur
Pergerakan fail tidak direkod
Fail-fail tidak dilupus dan dilupuskan tidak mengikut
peraturan
IMPLIKASI YANG TIMBUL

Surat diterima tidak dapat dikesan

Surat masuk dan keluar boleh dibuang
atau dikoyak
Fail mudah hilang dan sukar untuk
dikesan
Menyukarkan pegawai lain untuk
mengambil tindakan
Menyempitkan ruang pejabat (bilik fail)
 Ciri-ciri Sistem Fail

• Bersistem;
• Mudah dirujuk;
• Mudah diperolehi
• Selamat
 Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail
• Fail manila kad tidak banyak menggunakan
ruang;
• Mudah disedia dan mudah disimpan;
• Murah dan mudah diperolehi;
• Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan;
• Rekod mudah dicari bila diperlukan;
• Cross reference –maklumat berkaitan
dimasukkan dalam fail berkenaan.
 KATEGORI FAIL

Pentadbiran dalaman sesebuah

Housekeeping Jabatan/Agensi Kerajaan yang
meliputi perkara-perkara seperti
pentadbiran, perkhidmatan,
kewangan, perolehan dan
pembangunan

Diwujudkan oleh sesebuah Jabatan /

Functional Agensi Kerajaan untuk
melaksanakan fungsi dan
tanggungjawabnya
 KLASIFIKASI FAIL

RAHSIA BESAR - KUNING BERPALANG

MERAH
RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG
SULIT - HIJAU
TERHAD - PUTIH DITANDA ‘TERHAD’
TERBUKA - PUTIH
 1.1 FAIL-FAIL TERPERINGKAT

DIKLASIFIKASIKAN :
Rahsia Besar
Rahsia
Sulit
Terhad
 KLASIFIKASI FAIL

TERBUKA - Tiada had

TERHAD - Pegawai yang menjalankan

tugas

SULIT - Individu

RAHSIA - Maruah Negara

RAHSIA BESAR - Keselamatan Negara

 PENGELASAN FAIL
• 1. Rahsia Besar:
– Maklumat tentang urusan kerajaan yang
masih dalam proses perancangan adalah
merupakan antara rahsia besar kerajaan.
– Maklumat ini dimuatkan di dalam fail
berwarna kuning dan berpalang (X) merah
memenuhi kulit hadapan fail
 PENGELASAN FAIL
• 2. Rahsia:
– Urusan berkaitan dengan program
pembangunan kerajaan dianggap sebagai
maklumat berkelas “Rahsia”.
– Fail yang menyimpan maklumat pengelasan
rahsia berwarna merah jambu dan berpalang
(X) merah memenuhi kulit hadapan fail
 PENGELASAN FAIL
• 3. Sulit:
– Urusan yang berkaitan dengan sesuatu
keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun
telah diumumkan oleh Menteri begitu juga
urusan tatakelakuan pegawai awam.
– Maklumat berkenaan disimpan dalam fail
warna hijau muda dan dicatat sebagai ‘SULIT’
 PENGELASAN FAIL
• 4. Terhad:
– Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail
yang edarannya terhad disebabkan maklumat
yang terkandong di dalamnya. Maklumat
seperti butiran peribadi staf dianggap sebagai
maklumat terhad.
– Fail jenis ini berwarna putih.
TERHAD

TERHAD
 PENGELASAN FAIL
• 5. Terbuka:
– Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah
jenis terbuka, iaitu fail-fail berkaitan dengan
pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail
pentadbiran adalah tergulung dalam kategori
ini.
– Fail jenis ini berwarna putih.
 PENGELASAN FAIL
• 6. Sampul Kecil:
– Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan
berlandaskan fail utamanya.
– Warna fial ialah kuning atau coklat.
 Am 435A-Pin. 1/82

SAMPUL KECIL
NO. KERTAS AM TAJUK NO. KANDUNGAN

PERKARA:

MINIT-MINIT
 PENGELASAN FAIL
• 7. Fail Timbul:
– Fail timbul mengandongi bahan-bahan yang
belum diedarkan kepada pegawai-pegawai
atau untuk perhatian pegawai atasan.
 JENIS-JENIS FAIL

Fail Umum
Fail Kakitangan / Personel
Fail-fail mengikut keperluan
 PROSEDUR PENGURUSAN FAIL

1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT

2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL
3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL
4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN
 1. PENERIMAAN DAN
PENDAFTARAN SURAT

1.1 SURAT-SURAT
TERPERINGKAT
1.2 SURAT UMUM KEPADA
KETUA JABATAN
1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN
1.4 SURAT DIMINITKAN
1.5 PINDAH SURAT
1.2 SURAT UMUM YANG DIALAMATKAN
KEPADA KETUA JABATAN

Semua surat yang

dialamatkan kepada
Ketua Pengarah,
Timbalan Ketua
Pengarah, Pengarah
Negeri, PPD, Ketua
Institusi dan tidak ada
untuk perhatian mana-
mana pegawai
1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN

Semua surat-surat yang

dialamatkan kepada Ketua
Jabatan dan catatkan
untuk perhatian pegawai
berkenaan
 1.4 SURAT DIMINITKAN

• Semua surat yang diterima dan

surat keluar perlu diminitkan
• Surat masuk diminitkan dakwat
merah
• Surat keluar dimintkan dakwat
biru/hitam
• Surat hendaklah diminitkan
dikertas minit Am 6
 CONTOH MINIT

Surat Masuk

• Surat bertarikh …………. daripada ……………..

………………………… dikandung pada ..………

Surat Keluar

• Surat bertarikh …………. kepada …..…………..

………………………… dihantar pada ..…………
Kertas minit Surat Kulit Fail
Helai No.
Kertas Minit No. ARKIB NEGARA MALAYSIA
2
JALAN DUTA
1 Surat bth. ____ d/h kpd. ____ pd. ____ 50568 KUALA LUMPUR

Surat bth. ___ drp. ___ dikdgn. pd. ___

2

CONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL

 KERTAS MINIT
• Menulis arahan/perhubungan bertulis si
antara pegawai bawahan atau ke pegawai
atau bahagian ke bahagian.
Kertas Minit No. Helai No.

2 Surat bth. _____ drp. _____ dikdgn. pd. _____

 1.5 Pindah Surat

• Surat-surat tersalah masuk fail

• Pindaan surat mengandungi Tajuk Surat,
No.Rujukan Surat, Daripada, Dipindah ke
Dalam Fail, Dipindah Oleh dan Tarikh
 KERTAS PINDAAN SURAT

• Tajuk Surat: .….……………………………..….............

….………………………………………….

• No.Rujukan Surat: ..…..………………..……….………

• Daripada: ……………………………..…………………
…..…..…………………………….…………

• Dipindah ke dalam Fail: ……………………………….

• Dipindah oleh: ………………………………………….

• Tarikh: ………….……………………………………....
 1.6 SURAT-SURAT UNTUK
TINDAKAN SEGERA/SERTAMERTA

• Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail sebelum diedarkan

• Tindakan serta merta dan Fail tidak dapat dikesan, Sampul Kecil (Am 435
pin 1/82) digunakan sebagai langkah sementara

• Jika Fail asal dijumpai, masukkan Sampul Kecil ke dalam Fail asal dan
minitkan sebagai satu kandungan

• Surat juga boleh diambil tanpa fail jika ianya memerlu tindakan segera,
tapi pastikan dapat no. rujukan yang betul

• Perkara-perkara mustahak dan tindakan serta merta, Pegawai boleh

menyampai keputusan melalui telefon dan disusuli surat rasmi
1.7 TINDAKAN YANG
PERLU DIAMBIL
Buka surat dan copkan tarikh terima
Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan
Surat (Am 10)
Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk
diminitkan kecuali surat untuk perhatian
Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk
tindakan
Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam
fail berkenaan
 2. PROSEDUR PENDAFTARAN
DAN PEMBUKAAN FAIL

1. PENGKELASAN FAIL
2. NOMBOR RUJUKAN FAIL
3. PENGGUNAAN KOD-KOD
4. MENDAFTAR FAIL BARU
5. MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN
6. MEMBUKA FAIL SEMENTARA
kertas-kertas
(Am 435-Pin. 1/80)
yang
berhubung di Kertas-kertas Yang Berhubung Nombor rujukan
ANM.400-1 fail yang dibuka

ANM.400-1
atas kulit Didaftar di bawah perkara
sebenarnya
bermaksud
fail/fail yang PERKARA PNB.,KL
berkaitan
KURSUS PENGURUSAN REKOD 70mm sahaja

KULIT FAIL
 2.1 PENGKELASAN FAIL

Fail-fail boleh dibuka seperti :

- Fail Umum
- Fail Kakitangan / Personel
- Fail-fail mengikut keperluan

Fail-fail dalam kategori di atas boleh dibuka :

- Terbuka
- Terperingkat – RB, R, S dan T
 2.2 NOMBOR RUJUKAN FAIL

Rujukan Pertama - Kod Ringkas Organisasi

Rujukan Kedua - Taraf Keselamatan
Rujukan Ketiga - Kod Subjek Utama
Rujukan Keempat - Kod Pecahan Subjek
Rujukan Kelima - Kod Subjek Kecil
 2.3 PENGUNAAN KOD-KOD

a) Kod Ringkas Organisasi

b) Taraf Keselamatan
c) Kod Subjek Utama
d) Kod Pecahan Subjek
e) Kod Subjek Kecil
 a) Kod Ringkas Organisasi

JPN - Jabatan Pelajaran Negeri

PPD - Pejabat Pelajaran Daerah

SK - Sekolah Kebangsaan

SMK - Sekolah Menengah Kebangsaan

SMKA - Sek. Men. Kebangsaan Agama

 b) Taraf Keselamatan

• RB - Rahsia Besar

• R - Rahsia

• S - Sulit

• TIADA - Terhad / Terbuka

c) Kod Subjek Utama

 Pentadbiran - 100
 Perkhidmatan - 200
 Kewangan - 300
 Bekalan & Kontrak - 400
 Pendidikan - 500
 d) Kod Pecahan Subjek Utama
KEWANGAN
Prosedur Kewangan - 01
BEKALAN &
PERKHIDMATAN Anggaran Belanjawan - 02 KONTRAK
Peruntukan - 03
Alamat - 01 Pengubahsuaian / Pembaikan
Perakaunan - 01
Anugerah & Kehormatan - 02 - 04
Penyelenggaraan - 02
Buku Perkhidmatan - 03 Terimaan - 05
Perolehan & Pembinaan - 03
Cuti - 04 Bayaran - 06
Perolehan Perkhidmatan - 04
Kenaikan Pangkat/Pemangkuan Gaji/Emolumen - 07
Perolehan Bekalan - 05
- 05
Pengurusan Aset - 06
Penanggungan Kerja - 06
Pengurusan Stor - 07
Kesihatan & Perubatan - 07
Pelupusan & Hapuskira - 08
Cara Memberi Nombor Rujukan
1. PPD.01/100/02/1
>> PPD.01 - Kod Organisasi Daerah K.T
>> 100 - Kod Pentadbiran
>> 02 - Arahan / Pekeliling
>> 1 - Pekeliling KPM/JPN

2. PPD.02(S)/200/18/1
>> PPD.02 - Kod Organisasi Daerah Dungun /
Marang
>> (S) - Taraf Keselamatan ‘Sulit’
>> 200 - Kod Perkhidmatan
>> 18 - Kod Tatatertib
>> 1 - Lembaga Tatatertib
 2.4 MENDAFTAR FAIL BARU

Sediakan Doket Faharasat Bilangan (Am 89) dan

Doket Faharasat Abjad (Am 89A)
Taip butiran maklumat seperti berikut :
- Nombor Rujukan Fail
- Tajuk Fail
Doket Faharasat Bilangan (Am 89) digunakan untuk
pergerakan fail
2.5 MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN

Kandungan melebihi 100

kandungan atau kurang tetapi
dianggap terlalu tebal hendaklah
ditutup
Buka Jil 2 atau Jil 3
Fail asal hendaklah ditanda
‘DITUTUP – JIL 2 DIBUKA’
Fail baru dibuka dengan nombor
rujukan yang sama dan ditambah Jil
2 atau Jil 3
3. PROSEDUR PENYIMPANAN DAN
PENGEDARAN FAIL

1. CARA PENYIMPANAN

2. PERGERAKAN FAIL

3. SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP)

3.1 CARA PENYIMPANAN FAIL

Fail bertaraf keselamatan disimpan

dalam bilik khas atau kabinet besi

Fail terbuka disimpan dalam bilik fail

yang mempunyai petak-petak (Pigeon
Hole) dan susun mengikut Doket
Faharasat Bilangan
 3.2 PERGERAKAN FAIL

Catat semua pergerakan fail

dan catatkan di belakang
kertas Doket Faharasat
Bilangan atau Buku
Pergerakan Fail
 Registri 1
KAD KELUAR FAIL
No. Fail :
Indeks perkara :
Tajuk Fail :

Dihantar Dihantar

Kepada: Tarikh: Oleh: Kepada: Tarikh: Oleh:

HENDAKLAH DIKANDUNGKAN DALAM FAIL SEBELUM FAIL DISIMPAN

3.3 SIMPAN DALAM PERHATIAN

Simpan dalam perhatian (SDP) fail

berkenaan sehingga masa ditetapkan
Perlu menyimpan daftar tarikh fail-
fail yang diperlukan
Daftar fail-fail SDP boleh dibuat di
dalam ‘Buku Harian Rasmi’
 PENUTUPAN FAIL
Contoh:
Fail tidak aktif dikelaskan
sebagai tidak aktif apabila fail itu
tidak digunakan selama lima
tahun. Fail ini boleh ditutup.
Fail Aktif yang boleh ditutup
adalah setelah tebal melebihi
satu inci atau mengandungi
100 lampiran (yang mana
lebih awal)
Apabila fail ini telah ditutup
maka tindakan baru
hendaklah dilakukan dalam
fail lain.
 FAIL
FAIL (Am 435-Pin. 1/80)
AKTIF
Kertas-kertas Yang Berhubung
ANM.400-1

ANM.400-1
Didaftar di bawah perkara

PERKARA PNB.,KL

KURS US PENGURUS AN REKOD

APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN
 FAIL
FAIL (Am 435-Pin. 1/80)
TIDAK
TIDAK
Kertas-kertas Yang Berhubung
AKTIF ANM.400-1

ANM.400-1
Didaftar di bawah perkara

PERKARA PNB.,KL

KURS US PENGURUS AN REKOD

APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN
 4. PROSEDUR PEMINDAHAN
DAN PELUPUSAN

1. PEMISAHAN FAIL

2. PEMINDAHAN FAIL

3. PEMUSNAHAN DAN
PELUPUSAN FAIL
 4.1 PEMISAHAN FAIL

Asingkan fail aktif dengan fail-fail

tidak aktif
Fail aktif, fail yang masih
digunakan dan dirujuk lebih 2 kali
dalam setahun
Fail tidak aktif, fail yang tidak
pernah dirujuk dalam tempoh
setahun
 4.2 PEMINDAHAN FAIL

Fail-fail yang tidak aktif perlu

dipindah ke Arkib Negara tetapi
mempunyai nilai kekal dan rujukan
Fail diwujud sebelum dan pada
tahun 1948
Fail peribadi kakitangan
Dipersetujui oleh Arkib Negara
berdasarkan jadual pemindahan
rekod
 4.3 PEMUSNAHAN DAN
PELUPUSAN FAIL

Fail-fail yang tidak aktif dan tidak

mempunyai nilai penyelidikan dan
perundangan
Fail-fail rosak dan tidak boleh
digunakan lagi
Fail-fail yang tamat tempoh simpan
mengikut jadual pemindahan rekod
yang dipersetujui oleh Arkib Negara
 PENUTUP

PENGURUSAN REKOD
YANG BERKESAN
AKAN DIIKTIRAFKAN
KERJA-KERJA KITA
SEPANJANG
PERKHIDMATAN
SEKIAN, TERIMA KASIH

SEMOGA PENGURUSAN
DOKUMEN KERAJAAN
TERKAWAL DEMI
KESELAMATAN NEGARA YANG
DICINTAI