TATA SURAT-MENYURAT DI KEPRAMUKAAN

26 Mei 2010Budisastro8 komentar - komentar

1. 2. 3. 1. 2. 3.

CARA PERNOMORAN SURAT KEPRAMUKAAN (SURAT KELUAR) YANG DIKELUARKAN OLEH KWARTIR Disusun sebagai berikut : Nomor urut surat keluar Kode Kwartir Kode Komisi/ Bidang CONTOH : 234/ 1133 ± C 234 : Nomor Urut surat keluar 1133 : Kode Kwartir Cabang C : Kode Surat /Komisi ± Bidang Keterangan : Surat tersebut dikeluarkan oleh Kwartir Cabang; Pada point (b) 11 adalah kode nomor Kwarda dan 33 kode Kwarcab. Apabila surat tersebut dikeluarkan oleh Kwartir Ranting maka penulisan nomor surat menjadi : 113301 ( 01 adalah kode nomor Kwartir Ranting) Adapun Pembagian Kode Surat dan Komisi/ Kelompok sbb : KODE KOMISI/ BIDANG/ KELOMPOK

A B C D E F G H J K L M N P Q

Pimpinan, Staf, Tata Usaha Komisi Tekpram Komisi Giat Ops Komisi Keuangan Komisi Administrasi Lemdika Kehumasan Saka Bahari Saka Bakti Husada Saka Bhayangkara Saka Dirgantara Saka Kencana Saka Tarunabumi Saka Wanabakti Badan Pengelola Unit Usaha Kwartir

Ash-Shaff : 4) . 02 kwarran dusun tengah) Penomoran dalam Surat 24 November 2008 oleh Budi Setiawan PENDAHULUAN µSesungguhnya Allah mencintai orang-orang yang berjuang di jalan-Nya dalam barisan yang tersusun rapi. 06 kwarcab bartim. seperti : B C D E Komisi Tekpram Komisi Giat Ops Komisi Keuangan Komisi Administrasi Komisi Binawasa Komisi Program Pendidikan Komisi Keuangan (Tetap) Komisi Manajemen Catatan : Penggunaan Kode dengan Huruf I dan O ditiadakan untuk menghindari kesamaan dalam penulisan dengan angka 1(satu) atau 0 ( Nol ). Koperasi dll) Yayasan Pramuka Dalam pemberian Kode surat ada beberapa yang kode yang menyesuaikan perubahan komisi yang ada saat ini. seperti yang dilakukan salah satu Kwartir Daerah dengan mengeluarkan SK untuk perubahan itu. BB dan seterusnya.R S T U V Unit Usaha Taman Rekreasi Pramuka Unit Usaha Bumi Perkemahan Unit Usaha Kedai Pramuka Unit Usaha Lain ( Percetakan. sumberpramuka.´ (QS. Jika terjadi penambahan kelompok maka dapat diberi kode huruf berikutnya dan bila telah sampai Z dapat dilanjutkan dengan penulisan kode AA.net Untuk ranting dusun tengah: nomornya 150602 (15 kwarda kalteng. seakan-akan mereka merupakan bangunan yang tersusun kokoh.

kesekretariatan merupakan elemen yang harus ada untuk membangun dan menjaga kesinambungan suatu organisasi. bidang kerja kesekretariatan sangat banyak. pengetikan. Sehingga soliditas pengurus dan kinerja organisasi bisa lebih meningkat demi kepentingan dakwah. baik intern maupun ekstern organisasi. baik yang bersifat rutin dikerjakan setiap hari maupun pekerjaan yang bersifat insidental. DESKRIPSI KERJA DAN PIKET Deskripsi Kerja Administrasi Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat Membuat surat-surat keluar Catatan : Untuk surat keluar di buatan oleh depart maling-masing . Tugas Pokok Kesekretariatan Apapun nama dan bentuknya. dan kearsipan. Semakin nyaman tempatnya. Data dan informasi merupakan aset penting yang harus disimpan untuk kebutuhan di kemudian hari. Dalam kenyataannya. kepaniteraan (tulis-menulis dan surat-menyurat). Kesekretariatan merupakan bagian pekerjaan yang banyak berhubungan dengan suratmenyurat. Sekretariat artinya bagian dari organisasi yang menangani pekerjaan dan urusan-urusan yang menjadi tugas sekretaris. Tanggung jawab umum (tugas pokok) kesekretariatan adalah: Pengelolaan sistem administrasi organisasi termasuk di antaranya adalah pengelolaan surat masuk dan pembuatan surat keluar baik internal maupun eksternal organisasi. pengagendaan. Pengelolaan sistem pengarsipan data dan informasi. Pengelolaan fisik sekretariat. akan semakin betah pula pengurus untuk bekerja dan berkumpul di dalamnya.Pengertian Kesekretariatan Kesekretariatan berasal dari kata sekretariat. Sekretariat merupakan tempat kerja dan bersilaturahmi para pengurus.

faksimile. khususnya informasi kesekretariatan Perlengkapan Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut Memantau kebutuhan kesekretariatan Piket Memasukkan surat yang datang ke buku surat masuk Mengarsipkan ke pos dokumen Menerima telepon Menerima tamu Memfasilitasi rapat Menulis surat yang diperlukan segera Memantau kebersihan dan ketertiban kesekretariatan Mencatat dan memberitahukan agenda Ketua Umum dan SJ Mengirim surat-surat via pos.Mendokumentasikan arsip-arsip dari dalam dan luar BEM-FE Mendokumentasikan arsip-arsip keorganisasian Susunan pengurus Biodata Struktur AD/ART dan Arsip±arsip penting lainnya Mendokumentasikan contact person Mendokumentasikan laporan setiap keputusan aksi atau kegiatan BEM-FE dari sekretaris biro/departemen/LSO minimal setiap minggu Kerumahtanggaan Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan Mengatur jadwal pemakaian ruangan Membantu memfasilitasi setiap rapat Mengatur jadwal acara/konfirmasi Ketua Umum dan SJ Mendaftar tamu Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru BEM-FE yang mendesak. atau e-mail .

««««««««««. ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« «««««««««««««««««««««««««.. «««««. Tanda tangan Nama Jelas Nama Jabatan Tembusan «««««.. ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« «««««««««««««««««««««««««.. Salam Pembuka. ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« «««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««.Sarat pengajuan pembuatan Surat keputusan Mengajukan surat permohonan pembuatan SK (surat keputasan) melampirkan surat ketetapan Musyawarah Unsri melampirkan lembar kepengurusan BEM-FE Unsri SURAT MENYURAT Kepala Surat Nomor Lampiran Hal : : : Tanggal Yang kami hormati ««««««««««. Inisial Tanggal Surat Nomor Surat Surat yang dikeluarkan Departemen: Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007 . Salam Penutup.

barang. dll) Pengumuman Mandat M REK Rekomendasi P B U PH . kata Lampiran tidak usah dituliskan Pihak pengeluar surat di BEM-FE Daerah ditulis dengan kode: NO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 NO 1 2 3 4 5 6 PIHAK PENGELUAR SURAT Gubernur GM SU BU KRT Sekretaris Umum Bendahara Umum Biro Wirausaha KODE : 000/Jenis Surat/Nama Kegiatan/KD-e/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007 Biro Kesekretariatan dan Rumah Tangga WR DK MB DHM HM Departemen Internal Organisasi Departemen Kajian Ekonomi Departemen Humas Dan Media Departemen Minat dan Bakat JENIS SURAT KODE SURAT Berikut ini kode-kode surat yang dibakukan: Permohonan (peminjaman. audiensi. hearing. tempat. dll) Undangan (Rapat. ruangan.Contoh: Nomor: 010/U/IO/BEM-FE/I/2007 Surat yang dikeluarkan kepanitiaan pada Departemen: Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/Nama Kegiatan/ BEMFE/Bulan(Romawi)/2007 Contoh: Nomor: 010/PH/HM/BAKSOS/ BEM-FE/VII/2007 Surat yang dikeluarkan Kepanitiaan Bersama (Non Departemen) Nomor Contoh: Nomor: 010/U/MILAD IX/KD-e/BEM-FE/III/2007 Catatan: à Bila tidak ada lampiran. dll) Pemberitahuan (kunjungan.

6.7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Keterangan Penugasan Ucapan Memo Nota UP MO NT RET T Pernyataan Kerjasama Balasan Internal Eksternal SB PN KS SK SK Surat Keputusan A B 4. Thamrin Jakarta Pusat : Satu lembar . Pimpinan Bank Dagang Negara Jalan H. Alamat Contoh alamat (dalam) yang benar: Ykh. Perihal Perihal Hal : Permohonan peminjaman tempat : Pemberitahuan kegiatan 5. 12 Jakarta Timur 13210 Atau Yang kami hormati Bapak Budiman Jalan Teuku Umar No. Latif Jalan Pulo Asem Utara 7 No. 24 Jakarta Pusat Atau Ykh. Ir.M. Lampiran Lampiran: Lima berkas Lamp.

Isi Surat .. kami akan menerbitkan buku panduan kesekretariatan « Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Januari 2001 No. Tanda Tangan dan Nama Jelas Jabatan Contoh: Yuli Widy Astono. Salam Pramuka. 8.SP Ketua Umum Fedriyansyah. PS Sekertaris Jenderal Tembusan Tembusan: Ketua Umum Sekretaris jendral . dengan ini kami beritahukan bahwa « -. 007/SB/Kesi/BEM-FE/I/2001 tentang persyaratan menjadi anggota BEM-FE. kami ucapkan terima Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.7. Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini. Pembuka Surat Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan BEM FE UNSRI. Isi Surat Terserah Anda dong -. kasih. Salam Pembuka Assalamu¶alaikum warahmatullahi wabarakaatuh. Wasalam. Salam kami. Penutup 1. kami ucapkan terima kasih. 2. 3. Atas perhatian Saudara. Hormat kami. Salam Penutup Salam takzim.

Kepala Biro Kesekretariatan Sdr. stempel Gubernur Mahasiswa Catatan: stempel harus terkena Tanda tangan Dikeluarkan mengatas namakan stempel di kanan TTD Ketum REKAPITULASI SURAT KELUAR No Tgl Surat Tujuan Nomor Surat Ket Perihal/ Sekretaris Departemen Ka. Suryani. Departemen Sekretaris Umum Berita AGENDA SURAT MASUK No Tgl Masuk Tgl Surat Ket Nomor Surat Dari Siapa Perihal/Berita Ditujukan Kepada .Si ATURAN PENANDATANGAN Surat yang dikeluarkan oleh BEM-FE Dikeluarkan oleh Ketua Daerah stempel (BEM memiliki stempel Sendiri) Gubernur Mahasiswa Dikeluarkan oleh Departemen stempel Gubernur Mahasiswa atau: Ka. Departemen Mengetahui. S.

Jadi semua dept/biro memulai penomoran surat dari No. Nama Barang Telepon Jmlh Spesifikasi Keterangan 01. Suatu kegiatan beranjak dari suatu pemikiran (gagasan) yang dituangkan dalam suatu perencanaan kegiatan.) Pernyataan Sikap Surat keluar Surat masuk Notulensi No.02/DK/ 93 Bentuk kartu pinjam KARTU PINJAM ARSIP Biro Kesekretariatan BEM FE Nama peminjam Tangan Peminjam Tanggal pinjam Tanggal Kembali Perihal Tanda Tanda tangan pengembaliaan PROPOSAL DAN LAPORAN KEGIATAN Proposal adalah usulan. 2. 1 Metode Arsipasi No 1. Telp.Gunakan kop surat yang baku dan terbaru (Alamat. dan E-mail) Surat yang dikeluarkan oleh masing-masing dept/biro memiliki nomor masingmasing. Inv. 3. 001 Formulir Penerimaan Telepon Formulir Penerimaan Tamu PERHATIAN Bentuk buku inventaris perlengkapan BEM-FE No 1. Untuk merealisasikan gagasan tersebut perlu dibuat rancangan kegiatan atau lazimnya disebut Proposal Kegiatan Banyak jenis proposal kegiatan. 4 Bentuk laporan (periode«««. tergantung pada jenis kegiatan yang akan . tidak bersifat central.

berupa hari dan tanggal. Tujuan atau maksud Kegiatan Berisi beberapa tujuan (hasil) yang ingin dicapai melalui kegiatan yang diadakan. Dasar Pemikiran Dengan mengutip peraturan-peraturan. undang-undang. diskusi. surat keputusan menteri. Uud. Waktu dan Tempat Kegiatan Mengenai rencana waktu dan tempat. Peserta (Anggota/Sasaran) Menentukan peserta (sasaran) kegiatan. Panitia (Pengurus) Menyebutkan siapa yang menjadi panitia penyelenggara kegiatan atau . Dalam penjelasan bagian-bagain proposal berikut merupakan gabungan dari berbagai jenis proposal kegiatan. Manfaat kegiatan Membuat target manfaat yang diharapkan setelah diadakannya kegiatan tersebut. nasyid. ada hal-hal yang perlu dibuat. antara lain: Pendahuluan Berisi latar belakang kegiatan. Dalam penyusunan proposal kegiatan. games. dll. program kerja. dsb. surat keputusan. disesuaikan dengan tema dan jenis kegiatan. maka yang dikutip adalah ayat-ayuat Al-Qur¶an dan hadits-hadits yang relevan dengan jenis kegiatan. tinggal memilih mana yang lebih relewan dengan kegiatan. muhasabah. gambaran umum dan arti penting diadakannya kegiatan tersebut. waktu pelaksanaan. dan tempat pelaksanaan. Nama/tema dan Bentuk Kegiatan/Jenis Usaha Berisi nama kegiatan atau temanya disertai penjelasan singkat bentuk kegiatan tersebut. pemutaran film.dilakukan. Landasan Operasional Berupa surat tugas panitia. Jika itu kegiatan keislaman. misalnya: ceramah. dll.

. Misal: dengan menambah jenis produk. Pemasaran Membuat rencana pemasaran. sarana dan segmentasi pasar (pengelompokan). hal ini diketahui setelah membuat anggaran biaya (dibuat oleh bendahara). jangka waktu. dll. Juga ucapan terima kasih pada semua pihak yang berhubungan atau terkait. Sumber dana (Pemodalan) Bebrapa alternatif renacna sumber dana. baik menyangkut sistem. Penutup Dalam penutup ini biasanya berisi harapan-harapan dari panitia. Misal: 60% bagi pengusaha dan 40% bagi pemasok dana (penggalang dana) Pengembangan Usaha Membuat prediksi awal untuk pengembangan usaha lebih lanjut untuk masa selanjutnya setelah melihat perkembangan usaha yang dilakukan.dsb. Biasanya oleh suatu lembaga/badan/organisasi/yayasan. dan infak serta sponsor yang tidak mengikat dan halal. Anggaran Biaya Memperkirakan total jumlah anggaran biaya uang yang dibutuhkan dalam melaksanakan suatu kegiatan. dana pemerintah atau swasta. melibatkan lebih banyak donatur. kalimat penetralisir apabila ada sesuatu yang belum diatrur dalam proposal kegiatan. donatur. Penceramah/Pembicara/Instruktur Menyebutkan satu atau beberapa alternatif penceramah/pembicara/instruktur yang akan mengisi kegiatan tersebut. antara lain biasanya berasal dari saldo kas. Materi atau Topik-topik Pembahasan Menentukan materi atau topik yang menjadi bahan pembicaraan atau pembahasan untuk masing-masing pembicara bila pembicara lebih dari satu orang. memperluas jaringan pemasaran. Pembagian Keuntungan Menentukan sistem pembagian keuntungan (bagi hasil dari saldo kegiatan yang telah dilaksanakan.pengurus kegiatan.

Setelah penutup. yaitu. Contoh: respon peserta terhadap kegiatan. Namun hal ini juga tergantung kebutuhannya. Menggambarkan kondisi objektif kegiatan yang didukung oleh lampiran. baik yang dikeluarkan oleh panitia maupun yang . Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Evaluasi kegiatan. Beberapa poin tambahan yang sebaiknya dicantumkan sebagai lampiran pada laporan kegiatan kegiatan. Rekapitulasi surat menyurat. ditandatangani oleh bendahara susunan acara Jika acara belum dapat dipastikan. pembina. masalah pencarian dana dan dukungan masyarakat terhadap kegiatan. panitia pelaksanaan/OC) Anggaran biaya. Rekomendasi yaitu rekomendasi bagi pelaksana kegiatan selanjutnya. dibuat catatan bahwa sewaktu-waktu acara mengalami perubahan. Rekapitulasi pengeluaran dan pemasukkan dan untuk kegiatan beserta tanda bukti transaksi yang dilakukan. contoh: susunan panitia. Laporan Kegiatan Laporan ini dibuat bagian-bagiannya dengan berpedoman pada proposal kegiatan. Tidak semua bagian yang ada dalam proposal dituliskan kembali. seperti: Susulan kepanitiaan (penasehat. di bagian akhir dibuat tempat dan tanggal dibuatnya proposal dan ditandatangani oleh panitia pelaksana (biasanya ditandatangani oleh ketua dan sekretaris) dan diikuti tanda tangan pihak-pihak berwenang (diketahui oleh pihak berwenang sebagai keabsahan proposal). seperti : Daftar kehadiran (absensi) sebagai penunjuk jumlah peserta (anggota) yang hadir pada kegiatan tersbut. Selain proposal yang perlu menjadi perhatian adalah pembuatan laporan setelah terlaksananya suatu kegiatan. Pada bagian akhir proposal dibuat lampiran-lampiran yang diperlukan. tim pengarah/SC. Kondisi objektif ini menceritakan jalannya kegiatan dari perencanaan sampai hari pelaksanaan. sehingga kekurangan/kendala dapat diantisipasi pada kegiatan serupa.

Hal ini dimaksudkan agar data yang diperoleh akurat dan onyektif. dapat berupa foto-foto kegiatan. Blanko ini digunakan untuk bukti pengecekan ulang (konfirmasi) Contohnya: Formulir Pendaftaran Formulir atau biodata dibuat untuk dipergunakan sebagai alat menjaring data yang dibutuhkan dari calon anggota atau peserta. Namun sebenarnya hal-hal tersebut penting dalam menunjang profesionalitas organisasi. Beberapa hal tersebut adalah: Amplop Surat Dalam pengetikan amplop. sedangkan alamat tujuan surat pengetikannya dimulai dari tengah-tengah amplop. Sedangkan untuk amplop surat tanpa kop diberi cap organisasi di sudut kiri atas. Dokumentasi. Format Absensi Rapat .masuk ke panitia. nomor surat diketik di sudut kiri atas. Tanda Bukti Tanda bukti diperlukan bila kita memasukkan suatu surat yang ditujukan kepada lembaga formal (khususnya ekstern). PEKERJAAN KECIL YANG TERLUPA Terkadang ada beberapa pekerjaan kecil yang luput dari amatan kesekretariatan. Contoh: Amplop surat resmi dicetak berkop seperti halnya kertas surat. penulisan nomor surat di bawah kop surat. atau menyediakan waktu khusus yang cukup. Untuk amplop surat yang dicetak berkop (kepala surat). Lain-lain yang Cukup Mendukung a. Jika ada pengurus yang mengikuti suatu kegiatan atas nama lembaga (dalam hal ini BEM-FE) baik itu kegiatan yang bersifat lokal maupun nasional maka kepada yang bersangkutan harus membuat laporan kegiatan/laporan perjalanan dengan format yang serupa. sebaiknya diisi oleh yang bersangkutan di rumah. Bila biodata lebih dari satu lembar.

nomor urut. c. Kartu (Name Tag) Peserta dan Panitia atau Kartu Anggota Kartu merupakan sarana identitas yang bersangkutan. h. Piagam memiliki nilai kredibilitas jika ditandatangani oleh yang berwenang. Daftar Riwayat Hidup ini pun dapat ditujukan bagi pengurus atau kepanitiaan. nama. dan lain-lain. utusan. d. Format Hasil Rapat (Lembar Notulen) Dalam format ini dituliskan agenda rapat dan hasil atau kesimpulan yang diperoleh dari pertemuan/rapat pengurus organisasi atau panitia pelaksana kegiatan. utusan. pemimpin rapat. g. jabatan. pengalaman organisasi. Kwitansi Setiap pengeluaran yang dilakukan oleh organisasi (dalam hal ini wewenang Bendahara atas izin pimpinan/ketua) harus menggunakan tanda bukti pembayaran. format rekapitulasi peserta rapat harian. b. waktu pelaksanaan. dan pengalaman kerja. daftar kegiatan harian yang dilakukan oleh organisasi. waktu dan tempat. nomor urut. selain panitia/pengurus. Format Riwayat Hidup Jika organisasi menyelenggarakan suatu kegiatan berupa ceramah atau seminar dan sejenisnya. Format Absensi Peserta (Anggota) Kegiatan Dalam format ini dicantumkan nama kegiatan. untuk itu harus memuat data yang bersangkutan (minimal nama dan utusan). tempat. perlu disiapkan format baku Daftar Riwayat Hidup yang ditujukan kepada pembicara. nama. tanda tangan. Lain-lain yang dianggap pelru. Adafted From: Kesda BEM-FE SUMSEL KDSS ¶06-¶08 . f. Tanda bukti ini digunakan sebagai bukti pemasukan atau pengeluaran yang bersumber dari keuangan intern organisasi. juga dibuat riwayat pendidikan formal atau non formal. Biasanya selain data pribadi yang bersangkutan. Piagam Penghargaan Piagam yang akan diberikan kepada peserta dan panitia akan lebih baijk bila diberikan langsung setelah kegiatan selesai pada saat itu juga.Dalam format ini setidaknya dibuat nama rapat. dan tanda tangan. e. seperti: daftar petugas piket.