TATA SURAT-MENYURAT DI KEPRAMUKAAN

26 Mei 2010Budisastro8 komentar - komentar

1. 2. 3. 1. 2. 3.

CARA PERNOMORAN SURAT KEPRAMUKAAN (SURAT KELUAR) YANG DIKELUARKAN OLEH KWARTIR Disusun sebagai berikut : Nomor urut surat keluar Kode Kwartir Kode Komisi/ Bidang CONTOH : 234/ 1133 ± C 234 : Nomor Urut surat keluar 1133 : Kode Kwartir Cabang C : Kode Surat /Komisi ± Bidang Keterangan : Surat tersebut dikeluarkan oleh Kwartir Cabang; Pada point (b) 11 adalah kode nomor Kwarda dan 33 kode Kwarcab. Apabila surat tersebut dikeluarkan oleh Kwartir Ranting maka penulisan nomor surat menjadi : 113301 ( 01 adalah kode nomor Kwartir Ranting) Adapun Pembagian Kode Surat dan Komisi/ Kelompok sbb : KODE KOMISI/ BIDANG/ KELOMPOK

A B C D E F G H J K L M N P Q

Pimpinan, Staf, Tata Usaha Komisi Tekpram Komisi Giat Ops Komisi Keuangan Komisi Administrasi Lemdika Kehumasan Saka Bahari Saka Bakti Husada Saka Bhayangkara Saka Dirgantara Saka Kencana Saka Tarunabumi Saka Wanabakti Badan Pengelola Unit Usaha Kwartir

R S T U V Unit Usaha Taman Rekreasi Pramuka Unit Usaha Bumi Perkemahan Unit Usaha Kedai Pramuka Unit Usaha Lain ( Percetakan. 06 kwarcab bartim. sumberpramuka. seperti : B C D E Komisi Tekpram Komisi Giat Ops Komisi Keuangan Komisi Administrasi Komisi Binawasa Komisi Program Pendidikan Komisi Keuangan (Tetap) Komisi Manajemen Catatan : Penggunaan Kode dengan Huruf I dan O ditiadakan untuk menghindari kesamaan dalam penulisan dengan angka 1(satu) atau 0 ( Nol ).´ (QS. seperti yang dilakukan salah satu Kwartir Daerah dengan mengeluarkan SK untuk perubahan itu. Jika terjadi penambahan kelompok maka dapat diberi kode huruf berikutnya dan bila telah sampai Z dapat dilanjutkan dengan penulisan kode AA.net Untuk ranting dusun tengah: nomornya 150602 (15 kwarda kalteng. BB dan seterusnya. Ash-Shaff : 4) . seakan-akan mereka merupakan bangunan yang tersusun kokoh. Koperasi dll) Yayasan Pramuka Dalam pemberian Kode surat ada beberapa yang kode yang menyesuaikan perubahan komisi yang ada saat ini. 02 kwarran dusun tengah) Penomoran dalam Surat 24 November 2008 oleh Budi Setiawan PENDAHULUAN µSesungguhnya Allah mencintai orang-orang yang berjuang di jalan-Nya dalam barisan yang tersusun rapi.

Kesekretariatan merupakan bagian pekerjaan yang banyak berhubungan dengan suratmenyurat. akan semakin betah pula pengurus untuk bekerja dan berkumpul di dalamnya. Pengelolaan fisik sekretariat. Dalam kenyataannya. kepaniteraan (tulis-menulis dan surat-menyurat). Sekretariat artinya bagian dari organisasi yang menangani pekerjaan dan urusan-urusan yang menjadi tugas sekretaris. dan kearsipan. Sehingga soliditas pengurus dan kinerja organisasi bisa lebih meningkat demi kepentingan dakwah. Tanggung jawab umum (tugas pokok) kesekretariatan adalah: Pengelolaan sistem administrasi organisasi termasuk di antaranya adalah pengelolaan surat masuk dan pembuatan surat keluar baik internal maupun eksternal organisasi.Pengertian Kesekretariatan Kesekretariatan berasal dari kata sekretariat. Data dan informasi merupakan aset penting yang harus disimpan untuk kebutuhan di kemudian hari. pengagendaan. DESKRIPSI KERJA DAN PIKET Deskripsi Kerja Administrasi Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat Membuat surat-surat keluar Catatan : Untuk surat keluar di buatan oleh depart maling-masing . baik intern maupun ekstern organisasi. Tugas Pokok Kesekretariatan Apapun nama dan bentuknya. Pengelolaan sistem pengarsipan data dan informasi. Sekretariat merupakan tempat kerja dan bersilaturahmi para pengurus. bidang kerja kesekretariatan sangat banyak. baik yang bersifat rutin dikerjakan setiap hari maupun pekerjaan yang bersifat insidental. pengetikan. Semakin nyaman tempatnya. kesekretariatan merupakan elemen yang harus ada untuk membangun dan menjaga kesinambungan suatu organisasi.

atau e-mail .Mendokumentasikan arsip-arsip dari dalam dan luar BEM-FE Mendokumentasikan arsip-arsip keorganisasian Susunan pengurus Biodata Struktur AD/ART dan Arsip±arsip penting lainnya Mendokumentasikan contact person Mendokumentasikan laporan setiap keputusan aksi atau kegiatan BEM-FE dari sekretaris biro/departemen/LSO minimal setiap minggu Kerumahtanggaan Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan Mengatur jadwal pemakaian ruangan Membantu memfasilitasi setiap rapat Mengatur jadwal acara/konfirmasi Ketua Umum dan SJ Mendaftar tamu Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru BEM-FE yang mendesak. khususnya informasi kesekretariatan Perlengkapan Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut Memantau kebutuhan kesekretariatan Piket Memasukkan surat yang datang ke buku surat masuk Mengarsipkan ke pos dokumen Menerima telepon Menerima tamu Memfasilitasi rapat Menulis surat yang diperlukan segera Memantau kebersihan dan ketertiban kesekretariatan Mencatat dan memberitahukan agenda Ketua Umum dan SJ Mengirim surat-surat via pos. faksimile.

««««««««««.. ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« «««««««««««««««««««««««««.. ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« «««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««. Inisial Tanggal Surat Nomor Surat Surat yang dikeluarkan Departemen: Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007 .Sarat pengajuan pembuatan Surat keputusan Mengajukan surat permohonan pembuatan SK (surat keputasan) melampirkan surat ketetapan Musyawarah Unsri melampirkan lembar kepengurusan BEM-FE Unsri SURAT MENYURAT Kepala Surat Nomor Lampiran Hal : : : Tanggal Yang kami hormati ««««««««««.. «««««. Salam Pembuka. ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« «««««««««««««««««««««««««. Salam Penutup. Tanda tangan Nama Jelas Nama Jabatan Tembusan «««««.

barang. dll) Pengumuman Mandat M REK Rekomendasi P B U PH . dll) Pemberitahuan (kunjungan. audiensi. kata Lampiran tidak usah dituliskan Pihak pengeluar surat di BEM-FE Daerah ditulis dengan kode: NO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 NO 1 2 3 4 5 6 PIHAK PENGELUAR SURAT Gubernur GM SU BU KRT Sekretaris Umum Bendahara Umum Biro Wirausaha KODE : 000/Jenis Surat/Nama Kegiatan/KD-e/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007 Biro Kesekretariatan dan Rumah Tangga WR DK MB DHM HM Departemen Internal Organisasi Departemen Kajian Ekonomi Departemen Humas Dan Media Departemen Minat dan Bakat JENIS SURAT KODE SURAT Berikut ini kode-kode surat yang dibakukan: Permohonan (peminjaman. dll) Undangan (Rapat. tempat. ruangan. hearing.Contoh: Nomor: 010/U/IO/BEM-FE/I/2007 Surat yang dikeluarkan kepanitiaan pada Departemen: Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/Nama Kegiatan/ BEMFE/Bulan(Romawi)/2007 Contoh: Nomor: 010/PH/HM/BAKSOS/ BEM-FE/VII/2007 Surat yang dikeluarkan Kepanitiaan Bersama (Non Departemen) Nomor Contoh: Nomor: 010/U/MILAD IX/KD-e/BEM-FE/III/2007 Catatan: à Bila tidak ada lampiran.

Alamat Contoh alamat (dalam) yang benar: Ykh.M. Latif Jalan Pulo Asem Utara 7 No. Lampiran Lampiran: Lima berkas Lamp. 24 Jakarta Pusat Atau Ykh. Thamrin Jakarta Pusat : Satu lembar .7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Keterangan Penugasan Ucapan Memo Nota UP MO NT RET T Pernyataan Kerjasama Balasan Internal Eksternal SB PN KS SK SK Surat Keputusan A B 4. 12 Jakarta Timur 13210 Atau Yang kami hormati Bapak Budiman Jalan Teuku Umar No. Ir. 6. Pimpinan Bank Dagang Negara Jalan H. Perihal Perihal Hal : Permohonan peminjaman tempat : Pemberitahuan kegiatan 5.

Salam Penutup Salam takzim. 007/SB/Kesi/BEM-FE/I/2001 tentang persyaratan menjadi anggota BEM-FE.SP Ketua Umum Fedriyansyah. Tanda Tangan dan Nama Jelas Jabatan Contoh: Yuli Widy Astono. Atas perhatian Saudara. Hormat kami. Isi Surat Terserah Anda dong -.. Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini. kasih. Penutup 1.7. PS Sekertaris Jenderal Tembusan Tembusan: Ketua Umum Sekretaris jendral . Salam kami. Isi Surat . Pembuka Surat Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan BEM FE UNSRI. 8. kami akan menerbitkan buku panduan kesekretariatan « Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Januari 2001 No. Salam Pramuka. dengan ini kami beritahukan bahwa « -. kami ucapkan terima Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. 3. 2. Wasalam. kami ucapkan terima kasih. Salam Pembuka Assalamu¶alaikum warahmatullahi wabarakaatuh.

Departemen Sekretaris Umum Berita AGENDA SURAT MASUK No Tgl Masuk Tgl Surat Ket Nomor Surat Dari Siapa Perihal/Berita Ditujukan Kepada .Si ATURAN PENANDATANGAN Surat yang dikeluarkan oleh BEM-FE Dikeluarkan oleh Ketua Daerah stempel (BEM memiliki stempel Sendiri) Gubernur Mahasiswa Dikeluarkan oleh Departemen stempel Gubernur Mahasiswa atau: Ka. Suryani. stempel Gubernur Mahasiswa Catatan: stempel harus terkena Tanda tangan Dikeluarkan mengatas namakan stempel di kanan TTD Ketum REKAPITULASI SURAT KELUAR No Tgl Surat Tujuan Nomor Surat Ket Perihal/ Sekretaris Departemen Ka. Departemen Mengetahui.Kepala Biro Kesekretariatan Sdr. S.

Inv. Nama Barang Telepon Jmlh Spesifikasi Keterangan 01. Suatu kegiatan beranjak dari suatu pemikiran (gagasan) yang dituangkan dalam suatu perencanaan kegiatan. Jadi semua dept/biro memulai penomoran surat dari No. tidak bersifat central.02/DK/ 93 Bentuk kartu pinjam KARTU PINJAM ARSIP Biro Kesekretariatan BEM FE Nama peminjam Tangan Peminjam Tanggal pinjam Tanggal Kembali Perihal Tanda Tanda tangan pengembaliaan PROPOSAL DAN LAPORAN KEGIATAN Proposal adalah usulan. Telp. dan E-mail) Surat yang dikeluarkan oleh masing-masing dept/biro memiliki nomor masingmasing. 1 Metode Arsipasi No 1. 2. 4 Bentuk laporan (periode«««.Gunakan kop surat yang baku dan terbaru (Alamat. 001 Formulir Penerimaan Telepon Formulir Penerimaan Tamu PERHATIAN Bentuk buku inventaris perlengkapan BEM-FE No 1.) Pernyataan Sikap Surat keluar Surat masuk Notulensi No. tergantung pada jenis kegiatan yang akan . 3. Untuk merealisasikan gagasan tersebut perlu dibuat rancangan kegiatan atau lazimnya disebut Proposal Kegiatan Banyak jenis proposal kegiatan.

Waktu dan Tempat Kegiatan Mengenai rencana waktu dan tempat. muhasabah. program kerja. games. maka yang dikutip adalah ayat-ayuat Al-Qur¶an dan hadits-hadits yang relevan dengan jenis kegiatan. waktu pelaksanaan. disesuaikan dengan tema dan jenis kegiatan. antara lain: Pendahuluan Berisi latar belakang kegiatan. Dasar Pemikiran Dengan mengutip peraturan-peraturan. Manfaat kegiatan Membuat target manfaat yang diharapkan setelah diadakannya kegiatan tersebut. Dalam penjelasan bagian-bagain proposal berikut merupakan gabungan dari berbagai jenis proposal kegiatan. Dalam penyusunan proposal kegiatan. undang-undang.dilakukan. Peserta (Anggota/Sasaran) Menentukan peserta (sasaran) kegiatan. Panitia (Pengurus) Menyebutkan siapa yang menjadi panitia penyelenggara kegiatan atau . surat keputusan. tinggal memilih mana yang lebih relewan dengan kegiatan. Nama/tema dan Bentuk Kegiatan/Jenis Usaha Berisi nama kegiatan atau temanya disertai penjelasan singkat bentuk kegiatan tersebut. dll. misalnya: ceramah. surat keputusan menteri. diskusi. Uud. Jika itu kegiatan keislaman. dan tempat pelaksanaan. Landasan Operasional Berupa surat tugas panitia. berupa hari dan tanggal. ada hal-hal yang perlu dibuat. Tujuan atau maksud Kegiatan Berisi beberapa tujuan (hasil) yang ingin dicapai melalui kegiatan yang diadakan. dsb. gambaran umum dan arti penting diadakannya kegiatan tersebut. nasyid. dll. pemutaran film.

Pemasaran Membuat rencana pemasaran. hal ini diketahui setelah membuat anggaran biaya (dibuat oleh bendahara). memperluas jaringan pemasaran. Pembagian Keuntungan Menentukan sistem pembagian keuntungan (bagi hasil dari saldo kegiatan yang telah dilaksanakan. kalimat penetralisir apabila ada sesuatu yang belum diatrur dalam proposal kegiatan. antara lain biasanya berasal dari saldo kas. Misal: 60% bagi pengusaha dan 40% bagi pemasok dana (penggalang dana) Pengembangan Usaha Membuat prediksi awal untuk pengembangan usaha lebih lanjut untuk masa selanjutnya setelah melihat perkembangan usaha yang dilakukan. donatur. dana pemerintah atau swasta. jangka waktu. Juga ucapan terima kasih pada semua pihak yang berhubungan atau terkait. baik menyangkut sistem. dll. Penutup Dalam penutup ini biasanya berisi harapan-harapan dari panitia. Penceramah/Pembicara/Instruktur Menyebutkan satu atau beberapa alternatif penceramah/pembicara/instruktur yang akan mengisi kegiatan tersebut.dsb. Misal: dengan menambah jenis produk. .pengurus kegiatan. Sumber dana (Pemodalan) Bebrapa alternatif renacna sumber dana. dan infak serta sponsor yang tidak mengikat dan halal. Biasanya oleh suatu lembaga/badan/organisasi/yayasan. melibatkan lebih banyak donatur. Anggaran Biaya Memperkirakan total jumlah anggaran biaya uang yang dibutuhkan dalam melaksanakan suatu kegiatan. Materi atau Topik-topik Pembahasan Menentukan materi atau topik yang menjadi bahan pembicaraan atau pembahasan untuk masing-masing pembicara bila pembicara lebih dari satu orang. sarana dan segmentasi pasar (pengelompokan).

Setelah penutup. Pada bagian akhir proposal dibuat lampiran-lampiran yang diperlukan. baik yang dikeluarkan oleh panitia maupun yang . Beberapa poin tambahan yang sebaiknya dicantumkan sebagai lampiran pada laporan kegiatan kegiatan. seperti : Daftar kehadiran (absensi) sebagai penunjuk jumlah peserta (anggota) yang hadir pada kegiatan tersbut. Menggambarkan kondisi objektif kegiatan yang didukung oleh lampiran. Contoh: respon peserta terhadap kegiatan. Selain proposal yang perlu menjadi perhatian adalah pembuatan laporan setelah terlaksananya suatu kegiatan. masalah pencarian dana dan dukungan masyarakat terhadap kegiatan. contoh: susunan panitia. sehingga kekurangan/kendala dapat diantisipasi pada kegiatan serupa. panitia pelaksanaan/OC) Anggaran biaya. Rekomendasi yaitu rekomendasi bagi pelaksana kegiatan selanjutnya. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. di bagian akhir dibuat tempat dan tanggal dibuatnya proposal dan ditandatangani oleh panitia pelaksana (biasanya ditandatangani oleh ketua dan sekretaris) dan diikuti tanda tangan pihak-pihak berwenang (diketahui oleh pihak berwenang sebagai keabsahan proposal). Tidak semua bagian yang ada dalam proposal dituliskan kembali. yaitu. Rekapitulasi surat menyurat. tim pengarah/SC. Evaluasi kegiatan. Rekapitulasi pengeluaran dan pemasukkan dan untuk kegiatan beserta tanda bukti transaksi yang dilakukan. Namun hal ini juga tergantung kebutuhannya. Laporan Kegiatan Laporan ini dibuat bagian-bagiannya dengan berpedoman pada proposal kegiatan. dibuat catatan bahwa sewaktu-waktu acara mengalami perubahan. ditandatangani oleh bendahara susunan acara Jika acara belum dapat dipastikan. Kondisi objektif ini menceritakan jalannya kegiatan dari perencanaan sampai hari pelaksanaan. seperti: Susulan kepanitiaan (penasehat. pembina.

Blanko ini digunakan untuk bukti pengecekan ulang (konfirmasi) Contohnya: Formulir Pendaftaran Formulir atau biodata dibuat untuk dipergunakan sebagai alat menjaring data yang dibutuhkan dari calon anggota atau peserta. Dokumentasi. sebaiknya diisi oleh yang bersangkutan di rumah. Bila biodata lebih dari satu lembar. Untuk amplop surat yang dicetak berkop (kepala surat). Jika ada pengurus yang mengikuti suatu kegiatan atas nama lembaga (dalam hal ini BEM-FE) baik itu kegiatan yang bersifat lokal maupun nasional maka kepada yang bersangkutan harus membuat laporan kegiatan/laporan perjalanan dengan format yang serupa.masuk ke panitia. Namun sebenarnya hal-hal tersebut penting dalam menunjang profesionalitas organisasi. Tanda Bukti Tanda bukti diperlukan bila kita memasukkan suatu surat yang ditujukan kepada lembaga formal (khususnya ekstern). Beberapa hal tersebut adalah: Amplop Surat Dalam pengetikan amplop. Contoh: Amplop surat resmi dicetak berkop seperti halnya kertas surat. Format Absensi Rapat . atau menyediakan waktu khusus yang cukup. penulisan nomor surat di bawah kop surat. PEKERJAAN KECIL YANG TERLUPA Terkadang ada beberapa pekerjaan kecil yang luput dari amatan kesekretariatan. sedangkan alamat tujuan surat pengetikannya dimulai dari tengah-tengah amplop. Sedangkan untuk amplop surat tanpa kop diberi cap organisasi di sudut kiri atas. nomor surat diketik di sudut kiri atas. Hal ini dimaksudkan agar data yang diperoleh akurat dan onyektif. dapat berupa foto-foto kegiatan. Lain-lain yang Cukup Mendukung a.

d. Kartu (Name Tag) Peserta dan Panitia atau Kartu Anggota Kartu merupakan sarana identitas yang bersangkutan. g. Adafted From: Kesda BEM-FE SUMSEL KDSS ¶06-¶08 . Format Absensi Peserta (Anggota) Kegiatan Dalam format ini dicantumkan nama kegiatan. Piagam memiliki nilai kredibilitas jika ditandatangani oleh yang berwenang. dan pengalaman kerja. nomor urut. tanda tangan. seperti: daftar petugas piket. waktu pelaksanaan. Lain-lain yang dianggap pelru. pengalaman organisasi. format rekapitulasi peserta rapat harian. h.Dalam format ini setidaknya dibuat nama rapat. dan lain-lain. c. waktu dan tempat. Format Riwayat Hidup Jika organisasi menyelenggarakan suatu kegiatan berupa ceramah atau seminar dan sejenisnya. juga dibuat riwayat pendidikan formal atau non formal. pemimpin rapat. daftar kegiatan harian yang dilakukan oleh organisasi. nomor urut. b. perlu disiapkan format baku Daftar Riwayat Hidup yang ditujukan kepada pembicara. untuk itu harus memuat data yang bersangkutan (minimal nama dan utusan). Biasanya selain data pribadi yang bersangkutan. nama. jabatan. nama. tempat. f. e. selain panitia/pengurus. dan tanda tangan. Kwitansi Setiap pengeluaran yang dilakukan oleh organisasi (dalam hal ini wewenang Bendahara atas izin pimpinan/ketua) harus menggunakan tanda bukti pembayaran. Format Hasil Rapat (Lembar Notulen) Dalam format ini dituliskan agenda rapat dan hasil atau kesimpulan yang diperoleh dari pertemuan/rapat pengurus organisasi atau panitia pelaksana kegiatan. Daftar Riwayat Hidup ini pun dapat ditujukan bagi pengurus atau kepanitiaan. Piagam Penghargaan Piagam yang akan diberikan kepada peserta dan panitia akan lebih baijk bila diberikan langsung setelah kegiatan selesai pada saat itu juga. utusan. Tanda bukti ini digunakan sebagai bukti pemasukan atau pengeluaran yang bersumber dari keuangan intern organisasi. utusan.