TATA SURAT-MENYURAT DI KEPRAMUKAAN

26 Mei 2010Budisastro8 komentar - komentar

1. 2. 3. 1. 2. 3.

CARA PERNOMORAN SURAT KEPRAMUKAAN (SURAT KELUAR) YANG DIKELUARKAN OLEH KWARTIR Disusun sebagai berikut : Nomor urut surat keluar Kode Kwartir Kode Komisi/ Bidang CONTOH : 234/ 1133 ± C 234 : Nomor Urut surat keluar 1133 : Kode Kwartir Cabang C : Kode Surat /Komisi ± Bidang Keterangan : Surat tersebut dikeluarkan oleh Kwartir Cabang; Pada point (b) 11 adalah kode nomor Kwarda dan 33 kode Kwarcab. Apabila surat tersebut dikeluarkan oleh Kwartir Ranting maka penulisan nomor surat menjadi : 113301 ( 01 adalah kode nomor Kwartir Ranting) Adapun Pembagian Kode Surat dan Komisi/ Kelompok sbb : KODE KOMISI/ BIDANG/ KELOMPOK

A B C D E F G H J K L M N P Q

Pimpinan, Staf, Tata Usaha Komisi Tekpram Komisi Giat Ops Komisi Keuangan Komisi Administrasi Lemdika Kehumasan Saka Bahari Saka Bakti Husada Saka Bhayangkara Saka Dirgantara Saka Kencana Saka Tarunabumi Saka Wanabakti Badan Pengelola Unit Usaha Kwartir

02 kwarran dusun tengah) Penomoran dalam Surat 24 November 2008 oleh Budi Setiawan PENDAHULUAN µSesungguhnya Allah mencintai orang-orang yang berjuang di jalan-Nya dalam barisan yang tersusun rapi. 06 kwarcab bartim.´ (QS. sumberpramuka.net Untuk ranting dusun tengah: nomornya 150602 (15 kwarda kalteng. seperti : B C D E Komisi Tekpram Komisi Giat Ops Komisi Keuangan Komisi Administrasi Komisi Binawasa Komisi Program Pendidikan Komisi Keuangan (Tetap) Komisi Manajemen Catatan : Penggunaan Kode dengan Huruf I dan O ditiadakan untuk menghindari kesamaan dalam penulisan dengan angka 1(satu) atau 0 ( Nol ).R S T U V Unit Usaha Taman Rekreasi Pramuka Unit Usaha Bumi Perkemahan Unit Usaha Kedai Pramuka Unit Usaha Lain ( Percetakan. BB dan seterusnya. Jika terjadi penambahan kelompok maka dapat diberi kode huruf berikutnya dan bila telah sampai Z dapat dilanjutkan dengan penulisan kode AA. Koperasi dll) Yayasan Pramuka Dalam pemberian Kode surat ada beberapa yang kode yang menyesuaikan perubahan komisi yang ada saat ini. seperti yang dilakukan salah satu Kwartir Daerah dengan mengeluarkan SK untuk perubahan itu. Ash-Shaff : 4) . seakan-akan mereka merupakan bangunan yang tersusun kokoh.

Pengertian Kesekretariatan Kesekretariatan berasal dari kata sekretariat. Dalam kenyataannya. Sekretariat artinya bagian dari organisasi yang menangani pekerjaan dan urusan-urusan yang menjadi tugas sekretaris. DESKRIPSI KERJA DAN PIKET Deskripsi Kerja Administrasi Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat Membuat surat-surat keluar Catatan : Untuk surat keluar di buatan oleh depart maling-masing . Sehingga soliditas pengurus dan kinerja organisasi bisa lebih meningkat demi kepentingan dakwah. Pengelolaan fisik sekretariat. kepaniteraan (tulis-menulis dan surat-menyurat). Tugas Pokok Kesekretariatan Apapun nama dan bentuknya. akan semakin betah pula pengurus untuk bekerja dan berkumpul di dalamnya. Semakin nyaman tempatnya. baik intern maupun ekstern organisasi. kesekretariatan merupakan elemen yang harus ada untuk membangun dan menjaga kesinambungan suatu organisasi. Kesekretariatan merupakan bagian pekerjaan yang banyak berhubungan dengan suratmenyurat. pengagendaan. baik yang bersifat rutin dikerjakan setiap hari maupun pekerjaan yang bersifat insidental. Pengelolaan sistem pengarsipan data dan informasi. Sekretariat merupakan tempat kerja dan bersilaturahmi para pengurus. pengetikan. Tanggung jawab umum (tugas pokok) kesekretariatan adalah: Pengelolaan sistem administrasi organisasi termasuk di antaranya adalah pengelolaan surat masuk dan pembuatan surat keluar baik internal maupun eksternal organisasi. Data dan informasi merupakan aset penting yang harus disimpan untuk kebutuhan di kemudian hari. dan kearsipan. bidang kerja kesekretariatan sangat banyak.

Mendokumentasikan arsip-arsip dari dalam dan luar BEM-FE Mendokumentasikan arsip-arsip keorganisasian Susunan pengurus Biodata Struktur AD/ART dan Arsip±arsip penting lainnya Mendokumentasikan contact person Mendokumentasikan laporan setiap keputusan aksi atau kegiatan BEM-FE dari sekretaris biro/departemen/LSO minimal setiap minggu Kerumahtanggaan Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan Mengatur jadwal pemakaian ruangan Membantu memfasilitasi setiap rapat Mengatur jadwal acara/konfirmasi Ketua Umum dan SJ Mendaftar tamu Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru BEM-FE yang mendesak. atau e-mail . faksimile. khususnya informasi kesekretariatan Perlengkapan Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut Memantau kebutuhan kesekretariatan Piket Memasukkan surat yang datang ke buku surat masuk Mengarsipkan ke pos dokumen Menerima telepon Menerima tamu Memfasilitasi rapat Menulis surat yang diperlukan segera Memantau kebersihan dan ketertiban kesekretariatan Mencatat dan memberitahukan agenda Ketua Umum dan SJ Mengirim surat-surat via pos.

. Inisial Tanggal Surat Nomor Surat Surat yang dikeluarkan Departemen: Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007 .Sarat pengajuan pembuatan Surat keputusan Mengajukan surat permohonan pembuatan SK (surat keputasan) melampirkan surat ketetapan Musyawarah Unsri melampirkan lembar kepengurusan BEM-FE Unsri SURAT MENYURAT Kepala Surat Nomor Lampiran Hal : : : Tanggal Yang kami hormati ««««««««««. ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« «««««««««««««««««««««««««. ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« «««««««««««««««««««««««««. «««««. Tanda tangan Nama Jelas Nama Jabatan Tembusan «««««. Salam Penutup. ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« «««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««. ««««««««««.. Salam Pembuka..

ruangan. hearing. barang. kata Lampiran tidak usah dituliskan Pihak pengeluar surat di BEM-FE Daerah ditulis dengan kode: NO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 NO 1 2 3 4 5 6 PIHAK PENGELUAR SURAT Gubernur GM SU BU KRT Sekretaris Umum Bendahara Umum Biro Wirausaha KODE : 000/Jenis Surat/Nama Kegiatan/KD-e/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007 Biro Kesekretariatan dan Rumah Tangga WR DK MB DHM HM Departemen Internal Organisasi Departemen Kajian Ekonomi Departemen Humas Dan Media Departemen Minat dan Bakat JENIS SURAT KODE SURAT Berikut ini kode-kode surat yang dibakukan: Permohonan (peminjaman. dll) Undangan (Rapat. tempat.Contoh: Nomor: 010/U/IO/BEM-FE/I/2007 Surat yang dikeluarkan kepanitiaan pada Departemen: Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/Nama Kegiatan/ BEMFE/Bulan(Romawi)/2007 Contoh: Nomor: 010/PH/HM/BAKSOS/ BEM-FE/VII/2007 Surat yang dikeluarkan Kepanitiaan Bersama (Non Departemen) Nomor Contoh: Nomor: 010/U/MILAD IX/KD-e/BEM-FE/III/2007 Catatan: à Bila tidak ada lampiran. audiensi. dll) Pemberitahuan (kunjungan. dll) Pengumuman Mandat M REK Rekomendasi P B U PH .

Pimpinan Bank Dagang Negara Jalan H. Thamrin Jakarta Pusat : Satu lembar . 6.M. Lampiran Lampiran: Lima berkas Lamp. Ir. Alamat Contoh alamat (dalam) yang benar: Ykh. Latif Jalan Pulo Asem Utara 7 No. 24 Jakarta Pusat Atau Ykh.7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Keterangan Penugasan Ucapan Memo Nota UP MO NT RET T Pernyataan Kerjasama Balasan Internal Eksternal SB PN KS SK SK Surat Keputusan A B 4. 12 Jakarta Timur 13210 Atau Yang kami hormati Bapak Budiman Jalan Teuku Umar No. Perihal Perihal Hal : Permohonan peminjaman tempat : Pemberitahuan kegiatan 5.

Tanda Tangan dan Nama Jelas Jabatan Contoh: Yuli Widy Astono. kami akan menerbitkan buku panduan kesekretariatan « Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Januari 2001 No.SP Ketua Umum Fedriyansyah. Penutup 1. Salam kami. Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini. kasih. 2.7. Pembuka Surat Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan BEM FE UNSRI.. Hormat kami. Atas perhatian Saudara. PS Sekertaris Jenderal Tembusan Tembusan: Ketua Umum Sekretaris jendral . Salam Pembuka Assalamu¶alaikum warahmatullahi wabarakaatuh. kami ucapkan terima kasih. Isi Surat Terserah Anda dong -. Salam Penutup Salam takzim. Isi Surat . kami ucapkan terima Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. 007/SB/Kesi/BEM-FE/I/2001 tentang persyaratan menjadi anggota BEM-FE. Salam Pramuka. Wasalam. 3. 8. dengan ini kami beritahukan bahwa « -.

Suryani.Si ATURAN PENANDATANGAN Surat yang dikeluarkan oleh BEM-FE Dikeluarkan oleh Ketua Daerah stempel (BEM memiliki stempel Sendiri) Gubernur Mahasiswa Dikeluarkan oleh Departemen stempel Gubernur Mahasiswa atau: Ka. stempel Gubernur Mahasiswa Catatan: stempel harus terkena Tanda tangan Dikeluarkan mengatas namakan stempel di kanan TTD Ketum REKAPITULASI SURAT KELUAR No Tgl Surat Tujuan Nomor Surat Ket Perihal/ Sekretaris Departemen Ka. Departemen Sekretaris Umum Berita AGENDA SURAT MASUK No Tgl Masuk Tgl Surat Ket Nomor Surat Dari Siapa Perihal/Berita Ditujukan Kepada . Departemen Mengetahui. S.Kepala Biro Kesekretariatan Sdr.

Inv. Untuk merealisasikan gagasan tersebut perlu dibuat rancangan kegiatan atau lazimnya disebut Proposal Kegiatan Banyak jenis proposal kegiatan. Telp. 4 Bentuk laporan (periode«««.) Pernyataan Sikap Surat keluar Surat masuk Notulensi No. Nama Barang Telepon Jmlh Spesifikasi Keterangan 01. 001 Formulir Penerimaan Telepon Formulir Penerimaan Tamu PERHATIAN Bentuk buku inventaris perlengkapan BEM-FE No 1. 3. tergantung pada jenis kegiatan yang akan .02/DK/ 93 Bentuk kartu pinjam KARTU PINJAM ARSIP Biro Kesekretariatan BEM FE Nama peminjam Tangan Peminjam Tanggal pinjam Tanggal Kembali Perihal Tanda Tanda tangan pengembaliaan PROPOSAL DAN LAPORAN KEGIATAN Proposal adalah usulan. dan E-mail) Surat yang dikeluarkan oleh masing-masing dept/biro memiliki nomor masingmasing. Jadi semua dept/biro memulai penomoran surat dari No.Gunakan kop surat yang baku dan terbaru (Alamat. tidak bersifat central. 1 Metode Arsipasi No 1. 2. Suatu kegiatan beranjak dari suatu pemikiran (gagasan) yang dituangkan dalam suatu perencanaan kegiatan.

surat keputusan. Tujuan atau maksud Kegiatan Berisi beberapa tujuan (hasil) yang ingin dicapai melalui kegiatan yang diadakan.dilakukan. Manfaat kegiatan Membuat target manfaat yang diharapkan setelah diadakannya kegiatan tersebut. gambaran umum dan arti penting diadakannya kegiatan tersebut. ada hal-hal yang perlu dibuat. muhasabah. Dalam penjelasan bagian-bagain proposal berikut merupakan gabungan dari berbagai jenis proposal kegiatan. misalnya: ceramah. Peserta (Anggota/Sasaran) Menentukan peserta (sasaran) kegiatan. Jika itu kegiatan keislaman. disesuaikan dengan tema dan jenis kegiatan. pemutaran film. dll. undang-undang. Uud. games. Dasar Pemikiran Dengan mengutip peraturan-peraturan. Waktu dan Tempat Kegiatan Mengenai rencana waktu dan tempat. maka yang dikutip adalah ayat-ayuat Al-Qur¶an dan hadits-hadits yang relevan dengan jenis kegiatan. dan tempat pelaksanaan. dsb. surat keputusan menteri. Dalam penyusunan proposal kegiatan. waktu pelaksanaan. Panitia (Pengurus) Menyebutkan siapa yang menjadi panitia penyelenggara kegiatan atau . Nama/tema dan Bentuk Kegiatan/Jenis Usaha Berisi nama kegiatan atau temanya disertai penjelasan singkat bentuk kegiatan tersebut. dll. antara lain: Pendahuluan Berisi latar belakang kegiatan. program kerja. tinggal memilih mana yang lebih relewan dengan kegiatan. Landasan Operasional Berupa surat tugas panitia. diskusi. nasyid. berupa hari dan tanggal.

Pembagian Keuntungan Menentukan sistem pembagian keuntungan (bagi hasil dari saldo kegiatan yang telah dilaksanakan. . Misal: dengan menambah jenis produk. baik menyangkut sistem. jangka waktu. Pemasaran Membuat rencana pemasaran. memperluas jaringan pemasaran. dana pemerintah atau swasta. Misal: 60% bagi pengusaha dan 40% bagi pemasok dana (penggalang dana) Pengembangan Usaha Membuat prediksi awal untuk pengembangan usaha lebih lanjut untuk masa selanjutnya setelah melihat perkembangan usaha yang dilakukan. Juga ucapan terima kasih pada semua pihak yang berhubungan atau terkait. melibatkan lebih banyak donatur. hal ini diketahui setelah membuat anggaran biaya (dibuat oleh bendahara). sarana dan segmentasi pasar (pengelompokan). Penceramah/Pembicara/Instruktur Menyebutkan satu atau beberapa alternatif penceramah/pembicara/instruktur yang akan mengisi kegiatan tersebut.dsb. Anggaran Biaya Memperkirakan total jumlah anggaran biaya uang yang dibutuhkan dalam melaksanakan suatu kegiatan. Penutup Dalam penutup ini biasanya berisi harapan-harapan dari panitia. Materi atau Topik-topik Pembahasan Menentukan materi atau topik yang menjadi bahan pembicaraan atau pembahasan untuk masing-masing pembicara bila pembicara lebih dari satu orang.pengurus kegiatan. donatur. dll. dan infak serta sponsor yang tidak mengikat dan halal. Biasanya oleh suatu lembaga/badan/organisasi/yayasan. Sumber dana (Pemodalan) Bebrapa alternatif renacna sumber dana. kalimat penetralisir apabila ada sesuatu yang belum diatrur dalam proposal kegiatan. antara lain biasanya berasal dari saldo kas.

dibuat catatan bahwa sewaktu-waktu acara mengalami perubahan. contoh: susunan panitia. yaitu. Menggambarkan kondisi objektif kegiatan yang didukung oleh lampiran. ditandatangani oleh bendahara susunan acara Jika acara belum dapat dipastikan. di bagian akhir dibuat tempat dan tanggal dibuatnya proposal dan ditandatangani oleh panitia pelaksana (biasanya ditandatangani oleh ketua dan sekretaris) dan diikuti tanda tangan pihak-pihak berwenang (diketahui oleh pihak berwenang sebagai keabsahan proposal). Contoh: respon peserta terhadap kegiatan. tim pengarah/SC. panitia pelaksanaan/OC) Anggaran biaya. sehingga kekurangan/kendala dapat diantisipasi pada kegiatan serupa. Evaluasi kegiatan. seperti: Susulan kepanitiaan (penasehat. baik yang dikeluarkan oleh panitia maupun yang . Selain proposal yang perlu menjadi perhatian adalah pembuatan laporan setelah terlaksananya suatu kegiatan. masalah pencarian dana dan dukungan masyarakat terhadap kegiatan. seperti : Daftar kehadiran (absensi) sebagai penunjuk jumlah peserta (anggota) yang hadir pada kegiatan tersbut.Setelah penutup. Rekapitulasi surat menyurat. Pada bagian akhir proposal dibuat lampiran-lampiran yang diperlukan. Tidak semua bagian yang ada dalam proposal dituliskan kembali. Rekomendasi yaitu rekomendasi bagi pelaksana kegiatan selanjutnya. Namun hal ini juga tergantung kebutuhannya. pembina. Beberapa poin tambahan yang sebaiknya dicantumkan sebagai lampiran pada laporan kegiatan kegiatan. Rekapitulasi pengeluaran dan pemasukkan dan untuk kegiatan beserta tanda bukti transaksi yang dilakukan. Laporan Kegiatan Laporan ini dibuat bagian-bagiannya dengan berpedoman pada proposal kegiatan. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Kondisi objektif ini menceritakan jalannya kegiatan dari perencanaan sampai hari pelaksanaan.

PEKERJAAN KECIL YANG TERLUPA Terkadang ada beberapa pekerjaan kecil yang luput dari amatan kesekretariatan. atau menyediakan waktu khusus yang cukup. dapat berupa foto-foto kegiatan. Namun sebenarnya hal-hal tersebut penting dalam menunjang profesionalitas organisasi. nomor surat diketik di sudut kiri atas.masuk ke panitia. Blanko ini digunakan untuk bukti pengecekan ulang (konfirmasi) Contohnya: Formulir Pendaftaran Formulir atau biodata dibuat untuk dipergunakan sebagai alat menjaring data yang dibutuhkan dari calon anggota atau peserta. sebaiknya diisi oleh yang bersangkutan di rumah. Dokumentasi. Jika ada pengurus yang mengikuti suatu kegiatan atas nama lembaga (dalam hal ini BEM-FE) baik itu kegiatan yang bersifat lokal maupun nasional maka kepada yang bersangkutan harus membuat laporan kegiatan/laporan perjalanan dengan format yang serupa. Contoh: Amplop surat resmi dicetak berkop seperti halnya kertas surat. Untuk amplop surat yang dicetak berkop (kepala surat). Bila biodata lebih dari satu lembar. sedangkan alamat tujuan surat pengetikannya dimulai dari tengah-tengah amplop. penulisan nomor surat di bawah kop surat. Tanda Bukti Tanda bukti diperlukan bila kita memasukkan suatu surat yang ditujukan kepada lembaga formal (khususnya ekstern). Hal ini dimaksudkan agar data yang diperoleh akurat dan onyektif. Lain-lain yang Cukup Mendukung a. Sedangkan untuk amplop surat tanpa kop diberi cap organisasi di sudut kiri atas. Beberapa hal tersebut adalah: Amplop Surat Dalam pengetikan amplop. Format Absensi Rapat .

utusan.Dalam format ini setidaknya dibuat nama rapat. utusan. nama. nomor urut. Format Riwayat Hidup Jika organisasi menyelenggarakan suatu kegiatan berupa ceramah atau seminar dan sejenisnya. pemimpin rapat. Lain-lain yang dianggap pelru. selain panitia/pengurus. untuk itu harus memuat data yang bersangkutan (minimal nama dan utusan). waktu dan tempat. Adafted From: Kesda BEM-FE SUMSEL KDSS ¶06-¶08 . Kartu (Name Tag) Peserta dan Panitia atau Kartu Anggota Kartu merupakan sarana identitas yang bersangkutan. nomor urut. Format Hasil Rapat (Lembar Notulen) Dalam format ini dituliskan agenda rapat dan hasil atau kesimpulan yang diperoleh dari pertemuan/rapat pengurus organisasi atau panitia pelaksana kegiatan. h. Kwitansi Setiap pengeluaran yang dilakukan oleh organisasi (dalam hal ini wewenang Bendahara atas izin pimpinan/ketua) harus menggunakan tanda bukti pembayaran. Piagam memiliki nilai kredibilitas jika ditandatangani oleh yang berwenang. Piagam Penghargaan Piagam yang akan diberikan kepada peserta dan panitia akan lebih baijk bila diberikan langsung setelah kegiatan selesai pada saat itu juga. seperti: daftar petugas piket. f. juga dibuat riwayat pendidikan formal atau non formal. pengalaman organisasi. jabatan. b. dan pengalaman kerja. tempat. daftar kegiatan harian yang dilakukan oleh organisasi. dan tanda tangan. nama. waktu pelaksanaan. d. Tanda bukti ini digunakan sebagai bukti pemasukan atau pengeluaran yang bersumber dari keuangan intern organisasi. tanda tangan. format rekapitulasi peserta rapat harian. perlu disiapkan format baku Daftar Riwayat Hidup yang ditujukan kepada pembicara. Format Absensi Peserta (Anggota) Kegiatan Dalam format ini dicantumkan nama kegiatan. Biasanya selain data pribadi yang bersangkutan. c. e. Daftar Riwayat Hidup ini pun dapat ditujukan bagi pengurus atau kepanitiaan. g. dan lain-lain.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful