Professional Documents
Culture Documents
KEPRAMUKAAN
26 Mei 2010Budisastro8 komentar - komentar
CARA PERNOMORAN SURAT KEPRAMUKAAN (SURAT KELUAR) YANG
DIKELUARKAN OLEH KWARTIR
Disusun sebagai berikut :
1. Nomor urut surat keluar
2. Kode Kwartir
3. Kode Komisi/ Bidang
CONTOH : 234/ 1133 – C
1. 234 : Nomor Urut surat keluar
2. 1133 : Kode Kwartir Cabang
3. C : Kode Surat /Komisi – Bidang
Keterangan : Surat tersebut dikeluarkan oleh Kwartir Cabang;
Jika terjadi penambahan kelompok maka dapat diberi kode huruf berikutnya
dan bila telah sampai Z dapat dilanjutkan dengan penulisan kode AA, BB dan
seterusnya. sumberpramuka.net
Untuk ranting dusun tengah: nomornya 150602 (15 kwarda kalteng, 06
kwarcab bartim, 02 kwarran dusun tengah)
Penomoran dalam Surat
24 November 2008 oleh Budi Setiawan
PENDAHULUAN
Deskripsi Kerja
Administrasi
Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat
Membuat surat-surat keluar
Catatan :
Untuk surat keluar di buatan oleh depart maling-masing
Mendokumentasikan arsip-arsip dari dalam dan luar BEM-FE
Mendokumentasikan arsip-arsip keorganisasian
Susunan pengurus
Biodata
Struktur
AD/ART dan
Arsip–arsip penting lainnya
Mendokumentasikan contact person
Mendokumentasikan laporan setiap keputusan aksi atau kegiatan BEM-FE dari
sekretaris biro/departemen/LSO minimal setiap minggu
Kerumahtanggaan
Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan
Mengatur jadwal pemakaian ruangan
Membantu memfasilitasi setiap rapat
Mengatur jadwal acara/konfirmasi Ketua Umum dan SJ
Mendaftar tamu
Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru
BEM-FE yang mendesak, khususnya informasi kesekretariatan
Perlengkapan
Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan
Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan
Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut
Memantau kebutuhan kesekretariatan
Piket
Memasukkan surat yang datang ke buku surat masuk
Mengarsipkan ke pos dokumen
Menerima telepon
Menerima tamu
Memfasilitasi rapat
Menulis surat yang diperlukan segera
Memantau kebersihan dan ketertiban kesekretariatan
Mencatat dan memberitahukan agenda Ketua Umum dan SJ
Mengirim surat-surat via pos, faksimile, atau e-mail
Sarat pengajuan pembuatan Surat keputusan
Mengajukan surat permohonan pembuatan SK (surat keputasan)
melampirkan surat ketetapan Musyawarah Unsri
melampirkan lembar kepengurusan BEM-FE Unsri
SURAT MENYURAT
Kepala Surat
Nomor : Tanggal
Lampiran :
Hal :
Yang kami hormati
………………………….
………………………….
Salam Pembuka,
…………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………..
Salam Penutup,
Tanda tangan
Nama Jelas
Nama Jabatan
Tembusan
…………….
…………….
Inisial
Tanggal Surat
Nomor Surat
6. Alamat
Atau
Atau
-. Penutup
Tembusan
Tembusan:
Ketua Umum
Sekretaris jendral
Kepala Biro Kesekretariatan
Sdr. Suryani, S.Si
ATURAN PENANDATANGAN
atau:
Mengetahui,
stempel
Gubernur Mahasiswa
Catatan:
stempel harus terkena Tanda tangan
Dikeluarkan mengatas namakan
stempel di kanan TTD Ketum
No Tgl Masuk Tgl Surat Nomor Surat Dari Siapa Perihal/Berita
Ditujukan Kepada Ket
Gunakan kop surat yang baku dan terbaru (Alamat, Telp, dan E-mail)
Surat yang dikeluarkan oleh masing-masing dept/biro memiliki nomor masing-
masing, tidak bersifat central. Jadi semua dept/biro memulai penomoran surat
dari No. 001
PERHATIAN
Metode Arsipasi
Laporan Kegiatan
Amplop Surat
Dalam pengetikan amplop, nomor surat diketik di sudut kiri atas, sedangkan
alamat tujuan surat pengetikannya dimulai dari tengah-tengah amplop.
Contoh:
Amplop surat resmi dicetak berkop seperti halnya kertas surat. Untuk amplop
surat yang dicetak berkop (kepala surat), penulisan nomor surat di bawah kop
surat. Sedangkan untuk amplop surat tanpa kop diberi cap organisasi di sudut
kiri atas.
Tanda Bukti
Tanda bukti diperlukan bila kita memasukkan suatu surat yang ditujukan
kepada lembaga formal (khususnya ekstern). Blanko ini digunakan untuk bukti
pengecekan ulang (konfirmasi)
Contohnya:
Formulir Pendaftaran
Formulir atau biodata dibuat untuk dipergunakan sebagai alat menjaring data
yang dibutuhkan dari calon anggota atau peserta. Bila biodata lebih dari satu
lembar, sebaiknya diisi oleh yang bersangkutan di rumah, atau menyediakan
waktu khusus yang cukup. Hal ini dimaksudkan agar data yang diperoleh akurat
dan onyektif.
Lain-lain yang Cukup Mendukung
a. Format Absensi Rapat
Dalam format ini setidaknya dibuat nama rapat, waktu dan tempat, pemimpin
rapat, nomor urut, nama, utusan, jabatan, tanda tangan.
b. Format Hasil Rapat (Lembar Notulen)
Dalam format ini dituliskan agenda rapat dan hasil atau kesimpulan yang
diperoleh dari pertemuan/rapat pengurus organisasi atau panitia pelaksana
kegiatan.
c. Format Absensi Peserta (Anggota) Kegiatan
Dalam format ini dicantumkan nama kegiatan, waktu pelaksanaan, tempat,
nomor urut, nama, utusan, dan tanda tangan.
d. Kartu (Name Tag) Peserta dan Panitia atau Kartu Anggota
Kartu merupakan sarana identitas yang bersangkutan, untuk itu harus memuat
data yang bersangkutan (minimal nama dan utusan).
e. Kwitansi
Setiap pengeluaran yang dilakukan oleh organisasi (dalam hal ini wewenang
Bendahara atas izin pimpinan/ketua) harus menggunakan tanda bukti
pembayaran. Tanda bukti ini digunakan sebagai bukti pemasukan atau
pengeluaran yang bersumber dari keuangan intern organisasi.
f. Piagam Penghargaan
Piagam yang akan diberikan kepada peserta dan panitia akan lebih baijk bila
diberikan langsung setelah kegiatan selesai pada saat itu juga. Piagam memiliki
nilai kredibilitas jika ditandatangani oleh yang berwenang, selain
panitia/pengurus.
g. Format Riwayat Hidup
Jika organisasi menyelenggarakan suatu kegiatan berupa ceramah atau seminar
dan sejenisnya, perlu disiapkan format baku Daftar Riwayat Hidup yang
ditujukan kepada pembicara. Biasanya selain data pribadi yang bersangkutan,
juga dibuat riwayat pendidikan formal atau non formal, pengalaman organisasi,
dan pengalaman kerja. Daftar Riwayat Hidup ini pun dapat ditujukan bagi
pengurus atau kepanitiaan.
h. Lain-lain yang dianggap pelru, seperti: daftar petugas piket; daftar
kegiatan harian yang dilakukan oleh organisasi; format rekapitulasi peserta
rapat harian; dan lain-lain.