TATA SURAT-MENYURAT DI KEPRAMUKAAN

26 Mei 2010Budisastro8 komentar - komentar

1. 2. 3. 1. 2. 3.

CARA PERNOMORAN SURAT KEPRAMUKAAN (SURAT KELUAR) YANG DIKELUARKAN OLEH KWARTIR Disusun sebagai berikut : Nomor urut surat keluar Kode Kwartir Kode Komisi/ Bidang CONTOH : 234/ 1133 ± C 234 : Nomor Urut surat keluar 1133 : Kode Kwartir Cabang C : Kode Surat /Komisi ± Bidang Keterangan : Surat tersebut dikeluarkan oleh Kwartir Cabang; Pada point (b) 11 adalah kode nomor Kwarda dan 33 kode Kwarcab. Apabila surat tersebut dikeluarkan oleh Kwartir Ranting maka penulisan nomor surat menjadi : 113301 ( 01 adalah kode nomor Kwartir Ranting) Adapun Pembagian Kode Surat dan Komisi/ Kelompok sbb : KODE KOMISI/ BIDANG/ KELOMPOK

A B C D E F G H J K L M N P Q

Pimpinan, Staf, Tata Usaha Komisi Tekpram Komisi Giat Ops Komisi Keuangan Komisi Administrasi Lemdika Kehumasan Saka Bahari Saka Bakti Husada Saka Bhayangkara Saka Dirgantara Saka Kencana Saka Tarunabumi Saka Wanabakti Badan Pengelola Unit Usaha Kwartir

seperti : B C D E Komisi Tekpram Komisi Giat Ops Komisi Keuangan Komisi Administrasi Komisi Binawasa Komisi Program Pendidikan Komisi Keuangan (Tetap) Komisi Manajemen Catatan : Penggunaan Kode dengan Huruf I dan O ditiadakan untuk menghindari kesamaan dalam penulisan dengan angka 1(satu) atau 0 ( Nol ).R S T U V Unit Usaha Taman Rekreasi Pramuka Unit Usaha Bumi Perkemahan Unit Usaha Kedai Pramuka Unit Usaha Lain ( Percetakan. Ash-Shaff : 4) . Koperasi dll) Yayasan Pramuka Dalam pemberian Kode surat ada beberapa yang kode yang menyesuaikan perubahan komisi yang ada saat ini. seakan-akan mereka merupakan bangunan yang tersusun kokoh.net Untuk ranting dusun tengah: nomornya 150602 (15 kwarda kalteng. seperti yang dilakukan salah satu Kwartir Daerah dengan mengeluarkan SK untuk perubahan itu. Jika terjadi penambahan kelompok maka dapat diberi kode huruf berikutnya dan bila telah sampai Z dapat dilanjutkan dengan penulisan kode AA.´ (QS. BB dan seterusnya. 06 kwarcab bartim. sumberpramuka. 02 kwarran dusun tengah) Penomoran dalam Surat 24 November 2008 oleh Budi Setiawan PENDAHULUAN µSesungguhnya Allah mencintai orang-orang yang berjuang di jalan-Nya dalam barisan yang tersusun rapi.

Sekretariat merupakan tempat kerja dan bersilaturahmi para pengurus. Tanggung jawab umum (tugas pokok) kesekretariatan adalah: Pengelolaan sistem administrasi organisasi termasuk di antaranya adalah pengelolaan surat masuk dan pembuatan surat keluar baik internal maupun eksternal organisasi. kesekretariatan merupakan elemen yang harus ada untuk membangun dan menjaga kesinambungan suatu organisasi. Semakin nyaman tempatnya. pengetikan. akan semakin betah pula pengurus untuk bekerja dan berkumpul di dalamnya. Sehingga soliditas pengurus dan kinerja organisasi bisa lebih meningkat demi kepentingan dakwah. Kesekretariatan merupakan bagian pekerjaan yang banyak berhubungan dengan suratmenyurat. DESKRIPSI KERJA DAN PIKET Deskripsi Kerja Administrasi Menginventaris dan mendokumentasi surat-surat Membuat surat-surat keluar Catatan : Untuk surat keluar di buatan oleh depart maling-masing . bidang kerja kesekretariatan sangat banyak. Pengelolaan sistem pengarsipan data dan informasi. dan kearsipan. Data dan informasi merupakan aset penting yang harus disimpan untuk kebutuhan di kemudian hari. Pengelolaan fisik sekretariat. kepaniteraan (tulis-menulis dan surat-menyurat). baik intern maupun ekstern organisasi. Tugas Pokok Kesekretariatan Apapun nama dan bentuknya. Sekretariat artinya bagian dari organisasi yang menangani pekerjaan dan urusan-urusan yang menjadi tugas sekretaris. Dalam kenyataannya.Pengertian Kesekretariatan Kesekretariatan berasal dari kata sekretariat. baik yang bersifat rutin dikerjakan setiap hari maupun pekerjaan yang bersifat insidental. pengagendaan.

Mendokumentasikan arsip-arsip dari dalam dan luar BEM-FE Mendokumentasikan arsip-arsip keorganisasian Susunan pengurus Biodata Struktur AD/ART dan Arsip±arsip penting lainnya Mendokumentasikan contact person Mendokumentasikan laporan setiap keputusan aksi atau kegiatan BEM-FE dari sekretaris biro/departemen/LSO minimal setiap minggu Kerumahtanggaan Bertanggung jawab masalah piket kesekretariatan Mengatur jadwal pemakaian ruangan Membantu memfasilitasi setiap rapat Mengatur jadwal acara/konfirmasi Ketua Umum dan SJ Mendaftar tamu Mengumpulkan dan mensosialisasikan informasi atau perkembangan terbaru BEM-FE yang mendesak. atau e-mail . khususnya informasi kesekretariatan Perlengkapan Membeli barang-barang kebutuhan kesekretariatan Menginventaris barang-barang milik kesekretariatan Memantau kelengkapan dan keberadaan barang-barang tersebut Memantau kebutuhan kesekretariatan Piket Memasukkan surat yang datang ke buku surat masuk Mengarsipkan ke pos dokumen Menerima telepon Menerima tamu Memfasilitasi rapat Menulis surat yang diperlukan segera Memantau kebersihan dan ketertiban kesekretariatan Mencatat dan memberitahukan agenda Ketua Umum dan SJ Mengirim surat-surat via pos. faksimile.

Inisial Tanggal Surat Nomor Surat Surat yang dikeluarkan Departemen: Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007 . Salam Penutup. ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« «««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««. Salam Pembuka. ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« «««««««««««««««««««««««««. ««««««««««..Sarat pengajuan pembuatan Surat keputusan Mengajukan surat permohonan pembuatan SK (surat keputasan) melampirkan surat ketetapan Musyawarah Unsri melampirkan lembar kepengurusan BEM-FE Unsri SURAT MENYURAT Kepala Surat Nomor Lampiran Hal : : : Tanggal Yang kami hormati ««««««««««. ««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««« «««««««««««««««««««««««««.. Tanda tangan Nama Jelas Nama Jabatan Tembusan «««««. «««««..

dll) Pengumuman Mandat M REK Rekomendasi P B U PH . ruangan. audiensi. kata Lampiran tidak usah dituliskan Pihak pengeluar surat di BEM-FE Daerah ditulis dengan kode: NO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 NO 1 2 3 4 5 6 PIHAK PENGELUAR SURAT Gubernur GM SU BU KRT Sekretaris Umum Bendahara Umum Biro Wirausaha KODE : 000/Jenis Surat/Nama Kegiatan/KD-e/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007 Biro Kesekretariatan dan Rumah Tangga WR DK MB DHM HM Departemen Internal Organisasi Departemen Kajian Ekonomi Departemen Humas Dan Media Departemen Minat dan Bakat JENIS SURAT KODE SURAT Berikut ini kode-kode surat yang dibakukan: Permohonan (peminjaman.Contoh: Nomor: 010/U/IO/BEM-FE/I/2007 Surat yang dikeluarkan kepanitiaan pada Departemen: Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/Nama Kegiatan/ BEMFE/Bulan(Romawi)/2007 Contoh: Nomor: 010/PH/HM/BAKSOS/ BEM-FE/VII/2007 Surat yang dikeluarkan Kepanitiaan Bersama (Non Departemen) Nomor Contoh: Nomor: 010/U/MILAD IX/KD-e/BEM-FE/III/2007 Catatan: à Bila tidak ada lampiran. tempat. hearing. dll) Pemberitahuan (kunjungan. dll) Undangan (Rapat. barang.

Ir. Pimpinan Bank Dagang Negara Jalan H. Alamat Contoh alamat (dalam) yang benar: Ykh. 12 Jakarta Timur 13210 Atau Yang kami hormati Bapak Budiman Jalan Teuku Umar No. 6. Lampiran Lampiran: Lima berkas Lamp. Thamrin Jakarta Pusat : Satu lembar . Latif Jalan Pulo Asem Utara 7 No.M. Perihal Perihal Hal : Permohonan peminjaman tempat : Pemberitahuan kegiatan 5. 24 Jakarta Pusat Atau Ykh.7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Keterangan Penugasan Ucapan Memo Nota UP MO NT RET T Pernyataan Kerjasama Balasan Internal Eksternal SB PN KS SK SK Surat Keputusan A B 4.

007/SB/Kesi/BEM-FE/I/2001 tentang persyaratan menjadi anggota BEM-FE. Wasalam. Atas perhatian Saudara. kami ucapkan terima kasih. Hormat kami.. Salam Penutup Salam takzim. dengan ini kami beritahukan bahwa « -. Penutup 1. Tanda Tangan dan Nama Jelas Jabatan Contoh: Yuli Widy Astono.SP Ketua Umum Fedriyansyah. 3. Isi Surat Terserah Anda dong -. 8.7. PS Sekertaris Jenderal Tembusan Tembusan: Ketua Umum Sekretaris jendral . Pembuka Surat Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan BEM FE UNSRI. Salam kami. Isi Surat . kami ucapkan terima Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. Salam Pramuka. Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini. kami akan menerbitkan buku panduan kesekretariatan « Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Januari 2001 No. kasih. Salam Pembuka Assalamu¶alaikum warahmatullahi wabarakaatuh. 2.

Suryani.Si ATURAN PENANDATANGAN Surat yang dikeluarkan oleh BEM-FE Dikeluarkan oleh Ketua Daerah stempel (BEM memiliki stempel Sendiri) Gubernur Mahasiswa Dikeluarkan oleh Departemen stempel Gubernur Mahasiswa atau: Ka. Departemen Mengetahui. S. Departemen Sekretaris Umum Berita AGENDA SURAT MASUK No Tgl Masuk Tgl Surat Ket Nomor Surat Dari Siapa Perihal/Berita Ditujukan Kepada .Kepala Biro Kesekretariatan Sdr. stempel Gubernur Mahasiswa Catatan: stempel harus terkena Tanda tangan Dikeluarkan mengatas namakan stempel di kanan TTD Ketum REKAPITULASI SURAT KELUAR No Tgl Surat Tujuan Nomor Surat Ket Perihal/ Sekretaris Departemen Ka.

) Pernyataan Sikap Surat keluar Surat masuk Notulensi No. 3. 1 Metode Arsipasi No 1. Untuk merealisasikan gagasan tersebut perlu dibuat rancangan kegiatan atau lazimnya disebut Proposal Kegiatan Banyak jenis proposal kegiatan. Inv. 4 Bentuk laporan (periode«««. tergantung pada jenis kegiatan yang akan . Jadi semua dept/biro memulai penomoran surat dari No. tidak bersifat central. Nama Barang Telepon Jmlh Spesifikasi Keterangan 01.Gunakan kop surat yang baku dan terbaru (Alamat.02/DK/ 93 Bentuk kartu pinjam KARTU PINJAM ARSIP Biro Kesekretariatan BEM FE Nama peminjam Tangan Peminjam Tanggal pinjam Tanggal Kembali Perihal Tanda Tanda tangan pengembaliaan PROPOSAL DAN LAPORAN KEGIATAN Proposal adalah usulan. Telp. Suatu kegiatan beranjak dari suatu pemikiran (gagasan) yang dituangkan dalam suatu perencanaan kegiatan. 2. 001 Formulir Penerimaan Telepon Formulir Penerimaan Tamu PERHATIAN Bentuk buku inventaris perlengkapan BEM-FE No 1. dan E-mail) Surat yang dikeluarkan oleh masing-masing dept/biro memiliki nomor masingmasing.

Manfaat kegiatan Membuat target manfaat yang diharapkan setelah diadakannya kegiatan tersebut. undang-undang. diskusi. dsb. dll. muhasabah. surat keputusan menteri. waktu pelaksanaan. program kerja. misalnya: ceramah. Tujuan atau maksud Kegiatan Berisi beberapa tujuan (hasil) yang ingin dicapai melalui kegiatan yang diadakan. games. Panitia (Pengurus) Menyebutkan siapa yang menjadi panitia penyelenggara kegiatan atau . Nama/tema dan Bentuk Kegiatan/Jenis Usaha Berisi nama kegiatan atau temanya disertai penjelasan singkat bentuk kegiatan tersebut. gambaran umum dan arti penting diadakannya kegiatan tersebut. dan tempat pelaksanaan. tinggal memilih mana yang lebih relewan dengan kegiatan. Dalam penyusunan proposal kegiatan. dll. ada hal-hal yang perlu dibuat. maka yang dikutip adalah ayat-ayuat Al-Qur¶an dan hadits-hadits yang relevan dengan jenis kegiatan. Peserta (Anggota/Sasaran) Menentukan peserta (sasaran) kegiatan. nasyid. berupa hari dan tanggal. antara lain: Pendahuluan Berisi latar belakang kegiatan. Dalam penjelasan bagian-bagain proposal berikut merupakan gabungan dari berbagai jenis proposal kegiatan. Jika itu kegiatan keislaman. Landasan Operasional Berupa surat tugas panitia. Dasar Pemikiran Dengan mengutip peraturan-peraturan. Waktu dan Tempat Kegiatan Mengenai rencana waktu dan tempat. surat keputusan. pemutaran film. disesuaikan dengan tema dan jenis kegiatan.dilakukan. Uud.

Misal: 60% bagi pengusaha dan 40% bagi pemasok dana (penggalang dana) Pengembangan Usaha Membuat prediksi awal untuk pengembangan usaha lebih lanjut untuk masa selanjutnya setelah melihat perkembangan usaha yang dilakukan. donatur. jangka waktu. baik menyangkut sistem. Misal: dengan menambah jenis produk.pengurus kegiatan. melibatkan lebih banyak donatur. Pemasaran Membuat rencana pemasaran. Penutup Dalam penutup ini biasanya berisi harapan-harapan dari panitia. sarana dan segmentasi pasar (pengelompokan). .dsb. Materi atau Topik-topik Pembahasan Menentukan materi atau topik yang menjadi bahan pembicaraan atau pembahasan untuk masing-masing pembicara bila pembicara lebih dari satu orang. hal ini diketahui setelah membuat anggaran biaya (dibuat oleh bendahara). dll. dan infak serta sponsor yang tidak mengikat dan halal. Anggaran Biaya Memperkirakan total jumlah anggaran biaya uang yang dibutuhkan dalam melaksanakan suatu kegiatan. Juga ucapan terima kasih pada semua pihak yang berhubungan atau terkait. Sumber dana (Pemodalan) Bebrapa alternatif renacna sumber dana. Pembagian Keuntungan Menentukan sistem pembagian keuntungan (bagi hasil dari saldo kegiatan yang telah dilaksanakan. dana pemerintah atau swasta. Biasanya oleh suatu lembaga/badan/organisasi/yayasan. kalimat penetralisir apabila ada sesuatu yang belum diatrur dalam proposal kegiatan. memperluas jaringan pemasaran. Penceramah/Pembicara/Instruktur Menyebutkan satu atau beberapa alternatif penceramah/pembicara/instruktur yang akan mengisi kegiatan tersebut. antara lain biasanya berasal dari saldo kas.

Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. pembina. masalah pencarian dana dan dukungan masyarakat terhadap kegiatan. Rekomendasi yaitu rekomendasi bagi pelaksana kegiatan selanjutnya. yaitu. ditandatangani oleh bendahara susunan acara Jika acara belum dapat dipastikan. seperti : Daftar kehadiran (absensi) sebagai penunjuk jumlah peserta (anggota) yang hadir pada kegiatan tersbut. Kondisi objektif ini menceritakan jalannya kegiatan dari perencanaan sampai hari pelaksanaan. Tidak semua bagian yang ada dalam proposal dituliskan kembali. Laporan Kegiatan Laporan ini dibuat bagian-bagiannya dengan berpedoman pada proposal kegiatan. dibuat catatan bahwa sewaktu-waktu acara mengalami perubahan. di bagian akhir dibuat tempat dan tanggal dibuatnya proposal dan ditandatangani oleh panitia pelaksana (biasanya ditandatangani oleh ketua dan sekretaris) dan diikuti tanda tangan pihak-pihak berwenang (diketahui oleh pihak berwenang sebagai keabsahan proposal). contoh: susunan panitia. panitia pelaksanaan/OC) Anggaran biaya. sehingga kekurangan/kendala dapat diantisipasi pada kegiatan serupa. Pada bagian akhir proposal dibuat lampiran-lampiran yang diperlukan. Selain proposal yang perlu menjadi perhatian adalah pembuatan laporan setelah terlaksananya suatu kegiatan. Rekapitulasi surat menyurat. baik yang dikeluarkan oleh panitia maupun yang . Rekapitulasi pengeluaran dan pemasukkan dan untuk kegiatan beserta tanda bukti transaksi yang dilakukan. Menggambarkan kondisi objektif kegiatan yang didukung oleh lampiran. Evaluasi kegiatan. seperti: Susulan kepanitiaan (penasehat. Contoh: respon peserta terhadap kegiatan. Beberapa poin tambahan yang sebaiknya dicantumkan sebagai lampiran pada laporan kegiatan kegiatan. Namun hal ini juga tergantung kebutuhannya. tim pengarah/SC.Setelah penutup.

Untuk amplop surat yang dicetak berkop (kepala surat). Dokumentasi. Tanda Bukti Tanda bukti diperlukan bila kita memasukkan suatu surat yang ditujukan kepada lembaga formal (khususnya ekstern). nomor surat diketik di sudut kiri atas. Sedangkan untuk amplop surat tanpa kop diberi cap organisasi di sudut kiri atas. Jika ada pengurus yang mengikuti suatu kegiatan atas nama lembaga (dalam hal ini BEM-FE) baik itu kegiatan yang bersifat lokal maupun nasional maka kepada yang bersangkutan harus membuat laporan kegiatan/laporan perjalanan dengan format yang serupa. Namun sebenarnya hal-hal tersebut penting dalam menunjang profesionalitas organisasi. sebaiknya diisi oleh yang bersangkutan di rumah. Lain-lain yang Cukup Mendukung a. Format Absensi Rapat . Blanko ini digunakan untuk bukti pengecekan ulang (konfirmasi) Contohnya: Formulir Pendaftaran Formulir atau biodata dibuat untuk dipergunakan sebagai alat menjaring data yang dibutuhkan dari calon anggota atau peserta. penulisan nomor surat di bawah kop surat. Contoh: Amplop surat resmi dicetak berkop seperti halnya kertas surat. Hal ini dimaksudkan agar data yang diperoleh akurat dan onyektif. Bila biodata lebih dari satu lembar. dapat berupa foto-foto kegiatan. PEKERJAAN KECIL YANG TERLUPA Terkadang ada beberapa pekerjaan kecil yang luput dari amatan kesekretariatan. Beberapa hal tersebut adalah: Amplop Surat Dalam pengetikan amplop. sedangkan alamat tujuan surat pengetikannya dimulai dari tengah-tengah amplop.masuk ke panitia. atau menyediakan waktu khusus yang cukup.

dan tanda tangan. Piagam Penghargaan Piagam yang akan diberikan kepada peserta dan panitia akan lebih baijk bila diberikan langsung setelah kegiatan selesai pada saat itu juga. Lain-lain yang dianggap pelru. format rekapitulasi peserta rapat harian. selain panitia/pengurus. d. utusan. Piagam memiliki nilai kredibilitas jika ditandatangani oleh yang berwenang. waktu dan tempat. daftar kegiatan harian yang dilakukan oleh organisasi. Daftar Riwayat Hidup ini pun dapat ditujukan bagi pengurus atau kepanitiaan. g. nomor urut. Format Hasil Rapat (Lembar Notulen) Dalam format ini dituliskan agenda rapat dan hasil atau kesimpulan yang diperoleh dari pertemuan/rapat pengurus organisasi atau panitia pelaksana kegiatan. Biasanya selain data pribadi yang bersangkutan. Tanda bukti ini digunakan sebagai bukti pemasukan atau pengeluaran yang bersumber dari keuangan intern organisasi. tanda tangan. utusan. c. Format Absensi Peserta (Anggota) Kegiatan Dalam format ini dicantumkan nama kegiatan. nama. pemimpin rapat. Kartu (Name Tag) Peserta dan Panitia atau Kartu Anggota Kartu merupakan sarana identitas yang bersangkutan. Kwitansi Setiap pengeluaran yang dilakukan oleh organisasi (dalam hal ini wewenang Bendahara atas izin pimpinan/ketua) harus menggunakan tanda bukti pembayaran. nama. h. perlu disiapkan format baku Daftar Riwayat Hidup yang ditujukan kepada pembicara. juga dibuat riwayat pendidikan formal atau non formal. seperti: daftar petugas piket. dan lain-lain. pengalaman organisasi. b. e. Adafted From: Kesda BEM-FE SUMSEL KDSS ¶06-¶08 . Format Riwayat Hidup Jika organisasi menyelenggarakan suatu kegiatan berupa ceramah atau seminar dan sejenisnya. f. jabatan.Dalam format ini setidaknya dibuat nama rapat. dan pengalaman kerja. waktu pelaksanaan. untuk itu harus memuat data yang bersangkutan (minimal nama dan utusan). tempat. nomor urut.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful