P. 1
Kualitas Informasi Sistem Informasi Akuntansi Universitas

Kualitas Informasi Sistem Informasi Akuntansi Universitas

|Views: 638|Likes:
Published by Tiyo Widodo

More info:

Published by: Tiyo Widodo on Dec 19, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/11/2014

pdf

text

original

1

KUALITAS INFORMASI BAGI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UNIVERSITAS Naskah Asli: Information Quality for a University Accounting Information System Diterjemahkan oleh Tiyo Widodo © 2010 Ringkasan: Penelitian ini berisi laporan tentang kualitas informasi bagi sistem informasi akuntansi universitas. Departemen yang bersangkutan dengan SIA pada universitas bertujuan untuk menyediakan informasi yang berkualitas untuk staf (baik staf akademik maupun staf administrasi) dan mahasiswa yang menggunakan sistem informasi akuntansi. Sejumlah temuan kasus selama penelitian menunjukkan banyaknya masalah yang menghadang staf maupun mahasiswa. Kesemua masalah yang timbul berpengaruh terhadap pengalaman, motivasi, kemanfaatan dan kemudahan penggunaan serta kegunaan sistem informasi akuntansi. Data kualitatif menunjukkan sebuah perbedaan yang tidak sesuai dengan ketentuan pengguna serta karakteristik sistem informasi akuntansi. Bukti hasil penelitian menunjukkan bahwa hasil kerja pengguna SIA sangat dipengaruhi oleh buruknya informasi yang merek peroleh. 1. Pendahuluan Penelitian ini menggunakan subyek universitas yang telah memiliki reputasi yang terpercaya sebagai perguruan tinggi penyelenggara kuliah jarak jauh di negara Australia. Adapun departemen atau jurusan yang menjadi tempat penelitian berada di kantor pusat dan bertanggung jawab menyediakan pelayanan kepada staf dan mahasiswa internasional pada kampus-kampus lain. Tujuan pokok departemen ialah meningkatkan frekuensi pendaftaran mahasiswa luar negeri di universitas tersebut. Dalam proses ini departemen juga memiliki tanggung jawab untuk menyediakan informasi yang bermutu bagi staf dan mahasiswa dalam hal sistem layanan berbasis elektronik. Fungsi-fungsi lain yang dijalankan oleh Departemen antara lain mengatur hubungan konsumen dengan mahasiswa internasional baru, mengatur aplikasi pendaftaran mahasiswa internasional dan menjalankan tanggung jawab hukum dan administratif untuk pengadaan website universitas. Departemen tersebut saat ini tengah menjalankan sistem penyediaan layanan elektronik melalui website. 2. Kerangka Teori Pembahasan yang diuraikan dalam laporan penelitian ini dilandasi oleh konsep-konsep teori. Kerangka teori berfungsi untuk menjadi dasar analisis bukti yang diperoleh berikut implikasinya di dalam sistem informasi akuntansi. Rogers (1983)

2

berpendapat bahwa atribut-atribut yang memiliki pengaruh tidak langsung terhadap adopsi-adopsi inovasi dapat pula berperan sangat penting. Atribut-atribut yang dimiliki oleh pengguna SIA dapat saja mempengaruhi keputusan penggunaan sistem informasi akuntansi berbasis web. The Technology Acceptance Model (TAM) yang diperkenalkan oleh Davis (1989, 1993) memuat pemahaman tentang kegunaan/manfaat Sistem Informasi dan perilaku menerima sistem tersebut (Davis et al., 1989). TAM telah diterapkan dalam berbagai studi yang berorientasi pada pengguna akhir di world-wide-web (Heijden 2000; Gefen dan Straub 2000; Steer et al 2000; Moon dan Kim 2001; dan Wright dan Granger 2001). Aplikasi model TAM untuk menyelidiki penerimaan pengguna terhadap sistem informasi akuntansi dapat memberikan wawasan tentang hal apa saja yang membuat sistem informasi akuntansi menjadi berguna dan seramah apakah sistem tersebut bagi penggunanya. TAM menitikberatkan pada dua keyakinan: kegunaan nyata (perceived usefulness, PU) dan kemudaan untuk digunakan secara nyata (perceived ease of use, PEOU); dapat kita simpulkan bahwa faktor orientasi pada pengguna-akhir dapat berpengaruh bagi penerimaan pengguna (Davies 1999 dan Vekantesh 2000). TAM tidak terlalu mementingkan sikap terhadap pemanfaatan sebuah teknologi (Davis 1989), meskipun sikap sebelumnya dari para pengguna untuk mengendalikan sistem (namun tidak berlaku sebaliknya) berperan penting di dalam penerapan teknologi dimaksud dan oleh karena itu kadar manfaat dari teknologi tersebut. Riset menggunakan model TAM ini menemukan bahwa pengalaman pengguna yang menjalankan standar yang tetap dan yang melakukan personalisasi bidang-bidang tugas menurut keinginan sendiri tidak ditemukan. Peneliti menemukan celah antara persoanlisasi pengguna terhadap tugas (meskipun berada di dalam bagian sistem dan tidak pada penggunanya sendiri) dan ruang lingkup layanan elektronik yang membantu penyelesaian tugas pengguna. Pengguna menentukan bahwa persepsi-persepsi awal tentang sistem baru ini tidaklah mudah untuk digunakan. Manajemen senior dan tim pengembangan sistem, pada saat menjalankan sistem, berusaha keras untuk menyusun sebuah konsep tentang standarisasi output layanan elektronik berbasis web. Konsep ini dikembangkan untuk mengantisipasi keenganan pengguna akhir untuk memanfaatkan layanan elektronik berbasis web.

3

Pengguna-akhir menemukan faktor manfaat dapat mereka peroleh dari sistem dan bukan dari diri mereka sendiri (misalnya, pengguna-akhir) dan hal ini membuat tugas elektronik menjadi sulit untuk dijalankan. Pengguna-akhir mendasarkan harapan-harapan mereka pada pengalaman yang lazim mereka alami pada masa lalu pada saat tugas ditentukan oleh pengguna, bukan sistem. Pada sejumlah aspek pengguna merasa terkucilkan semenjak diperkenalkan sistem informasi elektronik berbasis web dan situasi ini membuat konflik semakin sulit untuk diatasi. Regan dan O'Connor (1994) mengusulkan sejumlah teknik untuk mengembangkan dan mendukung model konseptual interface di dalam pengembangan sistem. Teknik-teknik yang diperkenalkan meliupti penggunaan metafora, penghindaran terhadap mode, memastikan konsistensi, penciptaan interface berbasis pengguna, dan membuat interface menjadi transparan. Membantu pengguna untuk melakukan interaksi yang konsisten dengan metafor-metafor yang memuat makna yang sama akan membuat pengguna semakin mengendalikan tugas layanan elektronik. Laporan penelitian kali ini akan memfoksukan permasalahan pada usaha untuk mempermudah interface tugas pengguna di dalam lingkungan berbasis web. 3. Metode Penelitian Masalah yang mengganggu departemen penerimaan mahasiswa internasional ialah karena staf belum menerapkan sistem layanan elektronik di dalam proses aplikasi pendaftaran mahasiswa; mereka lebih cenderung bertahan pada sistem lama yang mengutamakan sistem pelayanan manual (menggunakan lembar formulir kertas). Mencetak dokumen, menyimpan ke dalam folder, dan memroses korespondensi dengan mahasiswa melalui surat tradisional cenderung masih tetap dipertahankan. Staf tampaknya lebih familiar dengan alur kerja seperti ini. Padahal kebergantungan terhadap sistem manual ini memiliki tingkat resiko kesalahan yang tinggi. Disamping itu, terlalu banyaknya berkas dokumen telah terbukti membuat para staf kebingungan dan terlalu sibuk menatanya. Akibat dari keengganan mencoba sistem baru ini, kinerja departemen menjadi lamban sehingga proses penyelesaian berkas pendaftaran mahasiswa menjadi sering terlambat. Departemen memperkenalkan layanan elektronik web untuk menanggulangi keterlambatan proses dan memperbaiki layanan kepada mahasiswa. Staf didorong untuk

4

mengubah cara manual yang biasa mereka jalankan dengan cara baru. Studi kasus kali ini mengkaji bukti yang diperoleh dari berbagai sumber dokumentasi, wawancara terbuka, dan observasi responden (Yin 1994). Diskusi dan wawancara dilakukan secara terbuka, diawali dengan penyajian topik oleh peneliti dan dilanjutkan dengan jajak pendapat responden mengenai peristiwa-peristiwa yang menjadi bahan pembahasan. Responden diminta untuk memahami pelaksanaan pengendalian di dalam sistem informasi akuntansi. Setiap wancara direkam dan ditranskripkan untuk bahan analisis. Penelitian ini menggunakan pendekatan yang masuk akan guna menyelaraskan respon dengan informasi yang diperoleh dari sumber lain. Responden dimotivasi untuk memberikan pendapat mereka sendiri tentang masalah dan kemudian dicocokkan dengan responden lain dan sumber. Periset berusaha menghindari terjadinya pengalihan topik pembicaraan karena situasi semacam itu akan membatasi lingkup penelitian dan mengganggu kelayakan informasi. 4. Analisis Kasus dan Pembahasan A. Pengalaman staf dengan sistem informasi akuntansi Reaksi yang ditunjukkan oleh staf di dalam menggunakan sistem informasi akuntansi meliputi isu-isu yang terjadi dengan pekerjaan mereka sehari-hari. Sebagian besar staf percaya bahwa manfaat sistem informasi akuntansi sudah sepantasnya membantu mereka untuk menyelesaikan pekerjaan secara elektronik. Hal demikian tidaklah mungkin terjadi pada saat penelitian berlangsung, dan dalam kurun waktu 2 tahun mendatang karena sistem informasi akuntansi belum mengalami perkembangan yang signifikan. Sebagian besar staf (90%) merespon situasi tersebut dengan mengambil langkah yang berbeda, yakni menggunakan fitur-fitur sistem informasi akuntansi dan membuat sejumlah keputusan yang berbeda mengenai benar/tidaknya setiap fitur SIA dapat dimanfaatkan untuk membantu pekerjaan dan mengumpulkan informasi. Persepsi staf menunjukkan bahwa mereka merasa kesulitan untuk menerima dan kemudian menggunakan sistem informasi akuntansi karena sejumlah tugas tidak terselesaikan secara tuntas menggunakan sistem informasi elektronik sedangkan sisanya harus diselesaikan menggunakan sistem yang lama secara manual. Persepsi staf menunjukkan bahwa mereka kesulitan untuk memilih sistem mana yang paling tepat untuk membantu penyelesaian tugas.

5

Semua staf administrasi (100%) mengeluhkan bahwa pada saat menjalankan proses pendaftaran mahasiswa secara elektronik, sistem informasi akuntansi justru dirasa menambah beban kerja mereka, memperlambat proses kerja, dan menambah rumit pelaksanaan tugas oleh sebab buruknya kualitas informasi. Alasan dari kesimpulan ini ialah semakin banyaknya jumlah dokumen yang dijadikan sumber informasi; mereka masih memiliki tugas lain, yakni mengisikan sistem informasi akuntansi secara manual sebelum tahap pemrosesan aplikasi pendaftaran secara elektronik. Sejumlah dokumen, misalnya biaya kuliah dan catatan keuangan, tidak semuanya tidak dapat dimasukkan ke dalam sistem informasi akuntansi karena sistem yang digunakan masih kekurangan fitur pendukung sehingga memperburuk kualitas aktual dari sistem informasi tersebut. Alhasil, dampak negatif berpengaruh bagi persepsi staf. Opini anggota staf secara keseluruhan menunjukkan bahwa tim perancang sistem tidak mampu memenuhi kebutuhan staf untuk memahami urutan tugas dari awal hingga akhir atau kebutuhan mereka untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi ke dalam sistem informasi akuntansi berbasis kecakapan staf. Akibatnya 70% jumlah staf kurang terampil di dalam menggunakan dan mengoperasikan sistem informasi yang ada. Land (1999) sebelumnya menyimpulkan bahwa pengguna sistem dapat saja tidak memiliki keterampilan yang memadai untuk menggunakan sistem karena perbedaan tingkat keahlian. Hal ini juga ditemukan selama penelitian terhadap staf departemen. Pelaksanaan tugas secara elektronik menuntut staf untuk memiliki pengalaman yang lebih dan mengetahui apa yang tengah terjadi di luar layar komputer. Dalam sistem berbasis kertas (sistem manual), proses-proses yang berbeda yang menghubungkan tugas telah tidak asing bagi staf: yakni di mana informasi disimpan/dihimpun, misalnya dalam bentuk file, dan organisasi serta penyimpanan dokumentasi, serta pemanfaatan informasi yang saling terkait secara sistematis. Di dalam sistem informasi baru, hanya sedikit hal yang mampu dipahami oleh staf tentang hal apa yang mempengaruhi proses tugas sistem informasi akuntansi di luar layar komputer, pada saat tiba saatnya penyebaran proses informasi kepada pengguna yang berbeda-beda. Dokumentasi yang benar yang memuat informasi yang tepat menurut pendapat responden belum dapat dilakukan atau jika telah ada kualitasnya masih memprihatinkan sehingga membawa dampak negatif bagi persepsi staf.

6

Selain itu staff juga melaporkan bahwa atribut-atribut interface dengan sistem, seperti fungsi navigasi dan panel tugas, belum jelas dan berkualitas buruk meskipun sebelumnya telah diadakan pelatihan mengenai pengoperasiannya. Sebagai contoh, responden (3) dari jajaran staf menyebutkan: Kami belum terlalu berpengalaman bekerja dengan sistem informasi akuntansi. Kami tidak mengetahui apa yang harus kami lakukan dan jalankan serta apa yang dapat kami harapkan dari hasil kerja tersebut. Dari pengalaman masa lalu kami menggunakan sistem informasi akuntansi kami mengetahui bahwa cara yang sekarang ini diterapkan tidak dapat digunakan untuk semua bidang pekerjaan kami dan masih dalam taraf pengembangan menuju penyempurnaan. Sistem ini belum sempurna 100% dan membawa resiko yang signfikan bagi kami. Responden diminta untuk memasukkan semua informasi secara langsung ke dalam sistem informasi akuntansi tanpa terlebih dahulu mengetahui bagaimana cara mendapatkan kembali informasi tersebut. Bahkan meskipun telah diberi bekal pelatihan, 90% responden menolak untuk menggunakan sistem informasi akuntansi dan jumlahnya semakin bertambah selama berlangsungnya penelitian serta penelitian lanjutan terhadap responden dalam kurun waktu 12 bulan. Hal demikian menjadi semacam isu yang penting karena kebingungan yang terjadi pada berbagai tingkat pekerjaan yang disebabkan oleh tidak sempurnanya fungsi sistem baru dan buruknya integrasi dengan sistem lain yang digunakan dalam Departemen. Seorang responden menyatakan: Ada beberapa bidang yang tidak memungkinkan bagi kami untuk menerapkan sistem informasi akuntansi. Sistem benar-benar tidak dapat berjalan di situ. Kami terpaksa menggunakan sistem manual untuk menyelesaikan pekerjaan dan beban pekerjaan kami menjadi bertambah berat karena harus menjalankan dua sistem secara bersamaan. Kami perlu waktu lama untuk menyesuaikan diri dengan sistem dan harus mengandalkan keduanya dan terkadang merasa kebingungan untuk memahami sistem mana yang lebih baik. Ada sebuah pandangan yang konsisten diantara sebagian besar responden (80%) bahwa sistem informasi akuntansi tidak memenuhi syarat dan hal ini sangat jelas terlihat pada seluruh sesi wawancara dan diskusi dengan responden bahwa tidak ada seorangpun responden yang percaya terhadap pelatihan yang diberikan. Land (1999) berpendapat bahwa keterampilan di dalam menggunakan sistem dapat dikuasai, sehingga menambah

7

pengalaman belajar. Penelitian tidak menemukan gejala ini. Justru sebaliknya responden (dalam hal ini staf) direpotkan oleh banyak sekali sumber berbasis manual untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan guna menyelesaikan tugas sistem informasi akuntansi. Seorang responden mengatakan: Kami perlu mengandalkan dokumen kertas dan database lainnya untuk menyelesaikan tugas...kami harus menggunakan kedua sistem (manual dan elektronik)...dan terkadang kami sangat sibuk; situasi ini sungguh terlalu. Kami perlu memiliki keahlian yang lebih lagi untuk dapat menggunakan sistem; bukannya memudahkan pekerjaan, sistem yang baru malah membuat kami kerepotan dalam menjalankan tugas. Terdapat catatan manual, yang tidak memiliki hubungan apapun dengan sistem informasi akuntansi. Kami menggunakannya pula. Selain itu, kami juga menggunakan database lain, yang tidak ada sangkut pautnya dengan sistem informasi akuntansi, namun Manajer IT meminta kami untuk segera menggunakan sistem informasi akuntansi. Himbauan ini telah lama disampaikan dan hingga saat ini belum memberikan hasil. Dalam diskusi dan wawancara dengan responden, responden memfokuskan perhatian pada isu-isu tentang manfaat, kemudahan, dan cara kerja sistem dibandingkan dengan sistem yang lama, dan tentang seberapa kompleksnya tugas yang dijalankan saat bekerja. Kompleksnya tugas dapat didefinisikan dalam lingkup navigasi sistem informasi akuntansi, pemanfaatan dan pencarian informasi, pemrosesan transaksi, dan pendukung online (misal, bantuan/solusi). Responden telah mengevaluasi sistem dalam lingkup manfaat dan sejauh mana sistem tersebut mampu memberikan keuntungan bagi mereka. Terkait dengan hal ini seorang responden mengutarakan: Sistem informasi akuntansi tidak terlalu cerdas untuk mengecek kesalahan kecil dengan menggunakan teknologi pengecek ejaan (spelling checks), atau pengecek grammar, seperti yang kami alami saat menggunakan MS Office. Sarana ini sangat mendasar dan penting yang mempermudah pekerjaan. Di dalam sistem informasi akuntansi, sarana seperti ini tidak kami temukan, dan pada saat kami sibuk keberadaannya sangat berpengaruh...menghindari kesalahan kecil dengan mengecek ejaan, mengoreksi grammar memerlukan waktu yang lama. Kami berpendapat bahwa sistem sebaiknya dilengkapi dengan piranti seperti yang sering kami gunakan sebelumnya. Mengapa sistem yang baru tidak mampu melakukannya? Pada intinya, harapan pengguna, dalam hal ini staf yang menjadi responden penelitian, untuk menggunakan dan memanfaatkan sistem belum mencapai tingkat yang

8

diharapkan. Kurangnya informasi untuk membantu penyelesaian tugas dan pekerjaan menunjukkan adanya pengalaman negatif para staf pengguna dengan sistem informasi akuntansi. Penelitian sebelumnya menghasilkan temuan bahwa jika sebuah sistem informasi akuntansi memenuhi kebutuhan informasi yang pokok bagi pengguna, maka sistem tersebut kemungkinan besar berpengaruh positif terhadap kemajuan pengguna di dalam menjalankan aktivitasnya sehingga memperlancar alur kerja (Csikszentmihalyi 1990; Hoffman dan Novak 1995). Dalam kaitannya dengan alur kerja yang lancar, seseorang sangat terlibat dalam kegiatan yang dibantu oleh komputer. Selain itu, individu kurang peka terhadap apa yang terjadi di sekitarnya karena terlalu dalamnya interaksi dengan kegiatan yang dibantu oleh komputer. Dalam studi kasus ini, alur kerja yang lancar tidak ditemukan atau setidaknya menghadapi kendala yang serius. Staf tidak mampu menjalankan semua tugas yang memerlukan informasi yang lengkap di dalam lingkungan elektronik. Dalam diskusi bersama peneliti, sebagian besar staf menemui hambatan sehingga tidak mudah di dalam menggunakan sistem informasi akuntansi. Sebagai contoh: Kami harus menggunakan terlalu banyak dokumen dan informasi referensi sebelum kami dapat memastikan apakah sistem informasi akuntansi benar atau salah. Terdapat banyak dokumen kertas/manual yang harus kami sortir dan himpun. Jika dokumen-dokumen tersebut tersedia dalam bentuk digital (elektronik) dalam sistem informasi akuntansi, maka hal tersebut akan sangat membantu kami di dalam menyelesaikan tugas. Akan tetapi kami tidak menemukannya. Kami harus menyimpan dan mengelola informasi mahasiswa internasional secara manual, baik itu data baru maupun data lama. Bank data manual yang kami miliki bahkan telah melampaui batas. Lebih dari setengah jumlah staf responden penelitian (65%) mengungkapkan keengganannya terhadap sistem karena mereka tidak mengetahui bagaimana cara mendapatkan/menggunakan kembali informasi jika sistem informasi akuntansi mengalami gangguan operasi. Responden berkeyakinan bahwa mereka tidak memiliki pilihan selain tetap mempertahankan sistem informasi akuntansi meskipun dalam prakteknya tidak berjalan dengan baik. Responden telah mengetahui bahwa jika sistem informasi akuntansi tidak mampu berfungsi dengan baik, maka mereka dapat mengandalkan alternatifnya (misalnya, sistem

9

manual yang telah lama digunakan) guna menyelesaikan tugas. Perbedaan pengalaman responden antara menggunakan sistem manual dan sistem digital juga menimbulkan masalah. Jika responden menganggap bahwa tugas dapat terselesaikan, maka mereka akan menggunakan sistem informasi akuntansi; sebaliknya, jika sistem gagal maka mereka akan kembali kepada sistem manual. Setiap kesan negatif diarahkan pada sistem informasi akuntansi selama penelitian berlangsung, sehingga mempengaruhi keputusan untuk menggunakan sistem tersebut. Sebagai misal, seorang responden melaporkan: Verifikasi informasi tidak dapat dilakukan menggunakan sistem informasi akuntansi. Kami masih harus mengecek data mahasiswa pada dokumen manual (dalam hal ini kertas). Dan hal demikian memerlukan waktu. Kami harus yakin bahwa mahasiswa internasional yang mendaftar ke universitas kami telah memenuhi standar ketentuan. Sistem informasi akuntansi tidak memiliki fitur-fitur yang berhubungan dengan ketentuan di atas. Semuanya harus dikerjakan secara manual. Kami tidak boleh membuat kesalahan. Pada masa lalu terdapat banyak kesalahan yang dibuat oleh sistem informasi akuntansi. Itulah mengapa kami harus mengecek ulang semua informasi yang masuk. Kurangnya pengalaman staf pengguna dengan fitur-fitur sistem informasi akuntansi terutama didasari oleh persepsi mereka tentang karakteristik website di dalam menyajikan informasi yang kurang berguna. Website sistem informasi akuntansi didesain tanpa mempertimbangkan kemampuan kinerja staf. Staf mengalami kesulitan di dalam memanfaatkan fitur-fitur sistem informasi akuntansi karena tautan (links) yang tidak aktif, hilangnya e-mail, informasi yang tidak lengkap, dan ukuran huruf yang tidak terbaca karena terlalu kecil. Seorang repsonden mengatakan: Sistem informasi akuntansi perlu disempurnakan, misalnya diperlengkapi dengan fitur dan fungsi yang mempermudah pekerjaan. Saat ini kami sangat sulit memahami panel navigasi yang mana yang harus kami tuju dan fungsi apa yang dapat dijalankan oleh panel tersebut. Sejumlah tautan (link) tentang muatan website tidak dapat berfungsi. Sungguh menyebalkan. Terkadang kami juga tidak menerima e-mail dari mahasiswa. Kami menemukan bahwa ukuran huruf (font) yang digunakan terlalu kecil sehingga tidak terbaca. Masalah semakin rumit jika e-mail dikirimkan oleh pengirim yang berasal dari negara yang tidak berbahasa nasional Inggris. Kami dituntut untuk memperbesar ukuran huruf, dan mengubah tampilan halaman agar sesuai dengan kebutuhan. Kami harus mampu mengatur e-mail dan mengelompokkannya ke dalam folder-folder. Akan tetapi kami tidak dapat melakukan semuanya.

10

Dalam alur kerja (flow state) (Csikszentmihalyi 1990; Hoffman dan Novak 1995) mendefinisikan pernyataan responden di atas sebagai pernyataan yang terbatas pada bidang-bidang stimulus tertentu, sehingga mengganggu pola pikir responden.

Csikszentmihalyi (1975) berpendapat bahwa dalam sebuah alur kerja seseorang melebur ke dalam kegiatan, di mana pada waktu bersamaan kesadaran mereka terhadap proses-proses mental bertambah pada saat berinteraksi dengan website. Layar komputer dapat berfungsi sebagai bidang stimulus yang terbatas, yang memfokuskan pada perhatian individu (Webster et al. 1993). Responden melaporkan bahwa mereka mengalami hambatan di dalam menggunakan website sistem informasi akuntansi, misalnya selama alur kerja. Hambatan tersebut mempengaruhi perhatian responden terhadap rendahnya kualitas informasi pada saat menjalankan tugas. Sebagai contoh, beberapa staf melaporkan bahwa mereka menitikberatkan pada pencantuman informasi ke dalam sistem, namun selanjutnya sistem akan memutus, mengaburkan perhatian, dan pada akhirnya informasi yang dihasilkan tidak lengkap. Seorang responden berpendapat: Karena terjadi situasi putusnya hubungan staf dengan sistem informasi akuntansi, maka staf harus memasukkan informasi dari awal lagi... kondisi demikian membuat informasi yang terdapat pada sistem menjadi ganda. Tentu saja akan semakin sulit memilah-milah informasi tersebut kembali di dalam aplikasi yang berbeda. Kami tidak tahu mengapa sistem ini tidak berjalan dengan lancar; mengapa pula terus digunakan? Dalam Departemen, pada saat seorang staf mengalami masalah dengan sistem informasi akuntansi mereka menyelesaikannya dengan menggunakan pendekatan tradisional berupa interaksi langsung/tatap muka, bukan menggunakan pendekatan online. Staf melaporkan bahwa mereka menemui Manajer IT secara langsung untuk meminta bantuan, bukan melalui komunikasi online dengan e-mail. Butuh waktu yang tidak sedikit untuk saling berkomunikasi dari satu tempat ke tempat lain. Pemborosan waktu dan tenaga ini menimbulkan frustrasi dan membuktikan betapa tidak berdayanya sistem. Staf kemudian membuat penilaian terhadap efektivitas sistem informasi akuntansi. Mereka merasa frustrasi dengan lemahnya fungsi sistem di dalam memberikan informasi yang berkualitas terkait dengan pekerjaan yang harus diselesaikan. Pengalaman mereka menunjukkan bahwa sistem tidak memberikan sesuatu hal yang bermanfaat. Justru

11

sebaliknya, sistem informasi akuntansi diibaratkan sebagai serangkaian kegagalan dan frustrasi yang tiada pernah berakhir lantaran sistem tersebut tidak mampu menyediakan informasi yang memadai. Seorang responden menjelaskan: Kami tidak dapat menawarkan sistem informasi akuntansi kepada mahasiswa internasional dari perguruan tinggi riset yang mendaftar kepada kami karena sistem tidak dilengkapi dengan template surat. Kami harus menawarkannya secara manual. Kami juga harus menyimpan dan menjaga data dokumen dan terus memperbaruinya selama korespondensi terus berlangsung. Terkadang terasa mustahil bagi kami untuk mencatat semua informasi karena beberapa mahasiswa internasional berkomunikasi lewat e-mail dan kami membalasnya lewat e-mail pula. Pada bagian manapun, sistem informasi akuntansi tidak memiliki kemampuan untuk menyimpan data mahasiswa internasional. Kami harus menyimpannya secara manual dan dari waktu ke waktu jumlahnya semakin bertambah. Kami menjadi merasa kerepotan manakal diminta untuk mengurangi jumlah dokumen manual. Sistem informasi akuntansi harusnya berfungsi baik dalam masalah ini. Tingkat toleransi pada saat menggunakan sistem informasi akuntansi boleh dikatakan tinggi (Zeithmal et al. 2000). Tingkat toleransi yang tinggi menunjukkan bahwa individu yang harapannya tidak terpenuhi oleh sistem informasi akuntansi akan mencari cara-cara lain untuk memenuhi harapannya tersebut sesegera mungkin. Staf pada Departemen tempat penelitian begitu cepat berbalik ke sistem manual karena pengalaman positif mereka dan keterpenuhan informasi yang mereka dapatkan. Tingkat toleransi staf untuk sistem informasi akuntansi, reaksi cepat mereka terhadap kegagalan sistem informasi akuntansi dan perilaku lanjutan mereka untuk kembali menggunakan sistem manual, saling berkaitan dan merupakan hasil dari kebutuhan untuk mendapatkan informasi yang berkualitas yang mendukung penyelesaian kerja. Informasi yang tidak lengkap membentuk landasan persepsi negatif pada diri staf terhadap dan ketidakmampuan riil untuk mendapatkan pengalaman praktis dan positif dengan sistem informasi akuntansi. Manakala sebuah sistem mengalami kegagalan, maka sistem tersebut menuju pada titik-titik yang berada di luar zona toleransi staf (Zeithaml et al. 1993). Sejauh pengamatan peneliti tidak menemukan hal apapun mengenai tingkat toleransi staf terhadap kegagalan sistem informasi akuntansi, atau kemungkinan keluhan mereka terhadap kegagalan layanan online (van Riel et al. 2001). Staf tidak memiliki pengalaman yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah dengan sistem informasi akuntansi baik secara sendiri maupun

12

bersama-sama. Seorang responden berpendapat: Staf tidak memiliki keberanian untuk meminta bantuan yang diperlukan....dan beberapa dari mereka mendapatkan informasi yang keliru. Muncul sejumlah situasi manakala staf memberikan informasi yang salah kepada mahasiswa internasional melalui sistem informasi akuntansi. Saya sendiri merasakan bahwa sama sekali tidak memiliki keberanian untuk meminta bantuan pada saat menjalankan sistem informasi akuntansi. Hasil wawancara dan diskusi dengan staf Departemen mendukung simpulan bahwa dalam sebuah lingkungan yang sarat akan informasi, staf berusaha mendapatkan kembali informasi yang berguna dan manajemen yang didukung oleh teknologi komputer yang ramah pengguna, dan bahwa manajemen informasi hanya efektif ketika staf telah dibekali pelatihan penggunaan teknologi (Venkatesh 2000). Seorang responden melaporkan: Sistem informasi akuntansi semakin hari semakin menjamur. Di dalam sistem manual saya mendapatkan nama-nama mahasiswa dan saya dapat mengecek informasi secara detil, yang berisi keterangan tentang mahasiswa mana yang telah terdaftar dan mana yang belum, serta mahasiswa mana pula yang gagal seleksi. Di dalam sistem informasi akuntansi kami tidak dapat memperoleh informasi semacam ini. Bahkan meskipun informasi itu ada kami tidak tahu bagaimana cara mendapatkannya...barangkali kami perlu pelatihan bidang ini. Fitur-fitur pencarian pada sistem informasi akuntansi harus memberikan akses cepat menuju informasi yang dibutuhkan. Sistem perlu dilengkapi dengan petunjuk pencarian informasi. Sebagai contoh, mesin pencari pada Internet (search engine), peta situs atau indeks, dapat berfungsi sebagai pendukung pencarian kembali informasi tentang sistem informasi akuntansi. Pencarian kembali informasi berasal dari kebutuhan awal untuk mencapai tujuan yang dikehendaki, dan dengan sendirinya akuisisi proses pengalaman informasi (Csikszentmihalyi 1990; Ghani et al 1991; Trevino dan Webster 1992; Webster et al 1993; Hoffman dan Novak 1999). Staf juga perlu mendapatkan pemahaman dari pengalaman mereka di mana letak informasi yang ia butuhkan. Jika informasi tidak tersedia baik secara online maupun offline, maka staf akan terpaksa menjalankan sebuah proses pencarian murni berdasarkan pengalaman pribadinya (Csikszentmihalyi 1990). Staf dalam studi kasus Departemen kali ini dihadapkan oleh situasi-situasi yang mana kemudahan penggunaan fitur-fitur pencarian untuk informasi yang relevan dan dibutuhkan tidak

13

memenuhi syarat dan tidak berkualitas. Sebagai contoh sistem akuntansi keuangan tidak dipadukan dengan sistem informasi akuntansi dan staf harus mengecek secara manual guna mendapatkan informasi tentang pembayaran biaya kuliah. Hal demikian sangat merepotkan. Kesimpulannya, pencarian dan kemudahan informasi tidak tercapai. Pengalaman positif staf dengan pencarian kembali dan penelusuran informasi telah sekian lama mereka dapatkan dengan sistem manual; artinya, staf mengetahui bagaimana cara kerja dan kualitas sistem manual. Hal demikian terbukti dengan kemudahan yang efisien dari sistem manual bagi staf, sebuah fakta yang ditegaskan oleh semua staf dan oleh pihak Manajemen sendiri. Sebagai misal pendataan dokumen, penulisan surat, laporan keuangan, dan informasi pendaftaran mahasiswa, didokumentasikan oleh staf dengan menggunakan sistem informasi manual. Sistem informasi manual itu sendiri sebenarnya kompleks, namun staf telah berpengalaman dan merasa nyaman dengan kemudahannya. Terlepas dari hal itu, sistem informasi akuntansi menghasilkan tingkat kerumitan yang baru. Dimensi dan skala kerumitan dalam hal teknologi dan keterkaitannya dengan pencarian kembali dan penelusuran informasi harusnya memberikan titik

integrasi/keterpaduan di mana batasan teknologi berpotongan dengan pengalaman staf. Pengembangan sebuah pendekatan untuk mempelajari proses pengalaman terkait dengan interaksi sistem dan individu sangat penting (Venkatesh 2000; Khalifa dan Liu 2003). Dalam studi kasus pada Departemen kali ini perubahan menuju tingkat kerumitan yang lebih tinggi menimbulkan masalah bagi staf. Situasi yang semakin kompleks membuat staf perlu menambah pengalaman dan terpaksa menerima keberadaan sistem informasi akuntansi yang sejatinya sangat kompleks dan sarat masalah. Ada sebuah masalah yang serius seperti dibuktikan dalam opini yang diutarakan oleh staf, dan celah yang jelas antara pengalaman staf dalam mencari informasi dengan sistem manual dan dengan sistem informasi akuntansi. Penelitian terdahulu (Hoffman dan Novak 1995; Heijden 2000) menyimpulkan bahwa sebuah sistem informasi akuntansi sebaiknya memberikan ruang kepada staf untuk lebih terampil; menemukan apa yang mereka butuhkan dengan menggunakan sistem informasi akuntansi; memiliki tingkat keyakinan dengan pencarian dan penggunaan sistem informasi akuntansi; secara mudah mengakses dan memahami website sistem informasi

14

akuntansi; memiliki akses yang mudah menuju bagian-bagian yang berbeda dari sistem informasi akuntansi; menjaga alur kerja (flow state) dan keterlibatan dalam tugas dengan sistem informasi akuntansi; dan menghubungkan interaksi yang positif dengan sistem informasi akuntansi untuk kunjungan berikutnya. Dalam studi kasus ini, masing-masing fitur tersebut di atas terbukti menimbulkan masalah bagi staf karena sistem informasi akuntansi tidak dikembangkan secara sempurna dan lemah fungsi sehingga mengganggu proses kerja. Sistem informasi akuntansi dibangun secara bertahap dan dari pespektif teknis tanpa mempertimbangkan standar kemampuan dan kebutuhan staf. Tidak ada satupun staf (0%) yang menjadi responden penelitian yang terlibat di dalam pengembangan sistem informasi akuntansi; padahal keterlibatan ini sangat penting untuk menjaga kualitas informasi karena pada ujungnya staf-lah yang memerlukan. Dengan demikian penerimaan staf, dalam kapasitasnya sebagai pengguna, terhadap sistem informasi akuntansi dipengaruhi oleh serangkaian isu fungsi yang berhubungan dengan ketidakmampuan untuk menyelesaikan pekerjaan. Staf menilai sistem tidak berfungsi, sulit digunakan dan menimbulkan frustrasi. Hal ini mempengaruhi kemudahan sistem untuk digunakan. Buruknya alur kerja mengandung arti bahwa staf berusaha mencari bentuk sistem lain yang lebih praktis, bahkan kembali lagi menggunakan sistem manual. Sekali lagi mereka hanya menggunakan sistem secara esensial karena Manajemen meminta untuk menggunakannya. Jika staf diberi kesempatan untuk memilih, maka mereka semua akan sepakat berpendapat bahwa mereka lebih baik menunggu hingga sistem disempurnakan. Pada gilirannya nanti, sistem akan membawa pengaruh bagi kesanggupan mereka untuk terus menggunakan sistem dimaksud. B. Motivasi staf dan sistem informasi akuntansi Sebanyak 95% dari jumlah staf yang menjadi responden penelitian menyatakan bahwa mereka menginginkan agar sistem informasi akuntansi dapat memberikan fleksibilitas agar memperlancar pekerjaan, misalnya mengedit/mengoreksi dokumen; kemudahan akses menuju pencarian informasi melalui sistem informasi akuntansi; layanan berkecepatan tinggi karena sistem informasi akuntansi yang ada saat itu tergolong lamban; satu layar login yang terpadu, bukan terbagi-bagi ke dalam beberapa layar; fitur-fitur manajemen tugas yang mudah difahami berikut fungsinya; kemampuan menyelesaikan

15

seluruh pekerjaan secara elektronik secara total sehingga staf tidak perlu menggabungkan antar sistem digital dan sistem manual; perbaikan penampilan kerja (work performance); sesi pelatihan yang sesering mungkin untuk mengetahui tentang sistem informasi akuntansi dan kapabilitasnya; peluang untuk memahami kemudahan sistem dan dipengaruhi secara positif oleh manfaat yang dihasilkan; dan akurasi informasi dari pekerjaan yang dilakukan. Penelitian-penelitian terdahulu (Hoffman dan Novak 1995; Heijden 2000; Venkatesh 2000) mempelajari sejauh mana motivasi individu mempengaruhi penyelesaian tugas di dalam lingkungan sistem informasi akuntansi. Kajian karakteristik motivasi memerlukan fokus terhadap persepsi staf tentang interaktivitas sistem informasi akuntansi. Bukti yang dihimpun dari diskusi dan wawancara dengan staf pada Departemen yang diteliti menyimpulkan bahwa staf pada awalnya termotivasi untuk menerima dan menggunakan sistem pada sejumlah aspek. Berikut pendapat responden mengenai hal ini: Sistem informasi akuntansi, yang secara keseluruhan tidak mampu beroperasi, menyebabkan kesulitan. Menurut saya sistem mendorong orang untuk secara aktif menggunakannya dan mempelajarinya. Setiap waktu sistem mendadak macet dan staf menjadi semakin malas dan hilang kepercayaan terhadap sistem. Sistem belum mampu menjalin koneksi yang mulus dengan staf. Hubungan yang baik antar keduanya tidak muncul atau belum menuju ke arah sana namun terus-menerus terhambat prosesnya. Motivasi dapat bersifat intrinsik (internal) atau ekstrinsik (eksternal). Motivasi intrinsik adalah dorongan-diri dan staf terinspirasi untuk menyelesaikan tugas. Motivasi ekstrinsik berasal dari pengaruh luar yang mendorong individu untuk menyelesaikan tugas (Csikszentmihalyi 1977; Graef et al 1983; Davis et al 1992; Hoffman dan Novak 1995). Peran pokok dari motivasi dan pengaruh sub faktor lain membimbing/mengarahkan staf untuk menjalankan tugas dengan menggunakan sistem dan website sistem informasi akuntansi. Bukti yang diperoleh dari penelitian ini mendukung kesimpulan bahwa staf dipengaruhi pada saat mereka mendapatkan hal-hal positif tentang sistem informasi akuntansi dari kolega mereka. Inilah yang pertama kali muncul. Staf melaporkan bahwa mereka antusias dan beberapa diantaranya bahkan mengaku telah memberitahukan kepada staf lain tentang sebaik apa demonstrasi sistem baru yang diperkenalkan kepada mereka. Organisasi sering berkeinginan mencetuskan sebuah sistem baru bagi staf mereka

16

dengan pemahaman yang terbatas mengenai apakah sistem membawa dampak positif atau negatif. Seperti yang dilaporkan, Manajemen Departemen sangat sadar bahwa mereka perlu memenuhi sasaran dan target strategis yang ditetapkan oleh pihak universitas dan percaya bahwa cara terbaik untuk mencapainya ialah dengan meningkatkan efisiensi staf. Manajemen berpendapat bahwa tujuan akan dapat dipenuhi dengan menerapkan sistem informasi akuntansi baru. Benar tidaknya sistem membantu atau menghambat staf, semua bergantung pada sejauh mana sistem dapat menyesuaikan diri dengan jenis pekerjaan. Berikut pendapat responden: Menurut saya staf kadang-kadang tertarik pada sistem informasi akuntansi manakala mereka mendengar hal positif dari staf lain. Rasa penasaran dan ketertarikan itu masih ada. Menurut saya, sangat disayangkan bahwa banyak universitas dan organisasi lain cenderung memperkenalkan sistem-sistem baru kepada staf mereka tanpa pembahasan atau kesepakatan terlebih dahulu, yang barangkali tidak riil. Artinya, munculnya sistem baru boleh saya katakan sebagai kemunduran sistem informasi akuntansi. Inisiatif sistem telah lama muncul dan telah banyak perbincangan tentang hal tersebut dan akhirnya pada saat diluncurkan sistem dimaksud tidak jalan. Dan hal tersebut mendorong orang untuk tidak lagi secara aktif menggunakan sistem baru. Kurang dari 10% responden termotivasi untuk menjalankan sistem baru dan menggunakannya. Akan tetapi, mereka menghadapi masalah yang mengurangi antusiasme untuk menggunakan sistem informasi akuntansi. Responden melaporkan bahwa mereka tidak memahami proses-proses yang berbeda di dalam sistem yang berhubungan dengan penggunaan yang efektif di dalam menjalankan sistem informasi akuntansi. Sehingga staf menghadapi kesulitan yang mengurangi motivasi mereka untuk menggunakan sistem. Berikut pendapat responden: Terdapat banyak masalah dengan sistem informasi akuntansi dan sistem tersebut belum berfungsi dengan baik serta sangat sulit bagi staf untuk membedakan antara enquiri dan aplikasi sistem. Antusiasme kami untuk menggunakan sistem begitu rendah. .... Hal ini sangat jelas di dalam tingkat layanan offline namun bagaimana cara menangani tingkat online sangatlah sulit karena staf telah terbebani tugas yang berat. Kami memperlukan pelatihan tentang tatacara menangani jenis pekerjaan di dalam sistem informasi akuntansi. Demikianlah perbedaan antara sistem informasi akuntansi dan sistem yang telah kami terapkan sebleumnya. Penelitian terdahulu juga membuktikan peranan penting motivasi individu di dalam

17

menerapkan dan memanfaatkan Sistem Informasi (Csikszentmihalyi 1977; Graef et al 1983; Davis et al 1992; Hoffman dan Novak 1995; Zaichkowsky 1986). Davis et al (1992) berpendapat bahwa motivasi ekstrinsik berlaku bagi kegiatan-kegiatan yang dijalankan karena mereka merupakan pelengkap untuk mencapai hasil yang berharga, sedangkan motivasi intrinsik berlaku bagi kegiatan-kegiatan yang dijalankan "karena tidak adanya inisiatif selain proses pelaksanaan aktivitas." Hal ini lazim ditemukan pada sikap responden terhadap penggunaan sistem informasi akuntansi. Seorang responden berpendapat: Saya akan termotivasi jika sistem berjalan baik. Motivasi saya akan bertambah dan berkurang jika sistem berjalan baik atau berjalan buruk. Motivasi menuju pada titik terendah jika sistem tidak berjalan sesuai harapan. Saya menjadi frustrasi. Pekan lalu saya melakukan konfirmasi terhadap lima mahasiswa internasional menggunakan sistem informasi akuntansi dan saya merasa nyaman dan puas. motivasi saya bertambah dan saya beritahukan kepada rekan-rekan bahwa sistem informasi akuntansi sangat membantu pekerjaan. Mereka mengetakan bahwa sistem cocok bagi saya. Jujur saya saya tidak mengendalikan/mempengaruhi rekan kerja untuk ikut menggunakan sistem informasi akuntansi atau jika mereka ingin menggunakannya. Namun setelah menyebarkan kabar baik itu saya mendapati beberapa rekan ikut menggunakan sistem informasi akuntansi. Paduan situasi dan relevansi diri membentuk perhatian yang mempengaruhi keterlibatan dan usaha pemahaman (Celsi dan Olson 1988). Setiap individu memiliki motivasi yang berbeda-beda dalam menggunakan sistem pada tempat kerja yang berbeda. Dalam Departemen tempat penelitian, staf melaporkan bahwa mereka termotivasi untuk menggunakan sistem karena sistem tersebut dipromosikan kepada mereka sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan dan meningkatkan produktivitas. Beberapa staf bahkan melaporkan bahwa mereka pada awalnya merasa kesulitan menggunakan sistem karena ketidaktahuan dan kurang pengalaman. Kemudian mereka berusaha keras untuk menyesuaikan diri. Webster et al. (1993) berpendapat bahwa korelasi positif yang signifikan terjadi antara faktor-faktor bagi minat atau kepenasaran intrinsik dan perhatian yang terfokus. Seorang responden mengatakan: Di rumah ketika saya menjalankan sistem informasi akuntansi saya merasa lebih rileks sedangkan ketika di kantor saya merasakan tekanan kerja karena harus bekerja cepat dan dikejar target. Saya lebih termotivasi untuk bekerja menggunakan sistem. Pada saat saya berada di rumah saya tidak lagi suka menggunakan sistem informasi akuntansi karena saya telah berkutat dengan

18

komputer sepanjang hari. Motivasi saya berkurang sehingga enggan menggunakan sistem informasi akuntansi di rumah.

Motivasi juga berbeda-beda antara satu tim dan tim lain pada departemen. Seorang responden melaporkan tingginya motivasi tim, sebagai berikut: Beberapa tim berhasil menjaga performa dan mampu menghindari kesulitan yang pernah mereka dapatkan paa semester lalu dan beberapa tahun yang telah lalu. Jumlahnya sangat banyak namun kami bekerja sama untuk menanggulangi kesulitan dan beban kerja. Jika sistem dapat bekerja, maka tim akan mampu menjaga kondisi dan memperoleh dampak positif dari sistem. Banyak staf lain yang mengatakan bahwa tim-tim yang performanya lebih baik memiliki anggota yang lebih termotivasi dalam menggunakan sistem informasi akuntansi. Kinerja staf dalam tim yang performanya lebih tinggi mempengaruhi motivasi mereka untuk menjaga performa agar tetap prima dan baik. Seorang staf lain melaporkan tentang tingkat performa, sebagai berikut: Dengan adanya sistem informasi akuntansi, para pemimpin tim, yang menunjukkan performa baik bersama tim mereka, enggan memberikan bantuan dan dukungan kepada tim-tim yang performanya buruk. Alasan keengganan untuk membantu ini ialah karena performa buruk tim lain dapat mempengaruhi performa tim yang baik. Sebanyak 30% staf percaya bahwa sistem informasi akuntansi dapat berjalan efektif meskipun pada waktu yang sama semua fungsinya dapat saja berjalan di luar harapan. Motivasi staf untuk menciptakan sebuah jalinan komunikasi dengan mahasiswa internasional untuk lebih memahami mereka adalah salah satu pendorong digunakannya sistem. Berikut pendapat seorang responden: Sisi baiknya ialah bahwa anda dapat mengirimkan e-mail mahasiswa internasional ke dalam sistem informasi akuntansi. Dengan sistem manual saya harus bolak-balik dari program-program e-mail ke database untuk mengirimkan e-mail...Saya dapat mengurusi aplikasi pendaftaran 20 orang mahasiswa dalam waktu bersamaan. Terkadang sistem informasi akuntansi begitu cepat dan hal ini sangat baik bagi mahasiswa internasional untuk mengetahui siapa diri saya dan bagi saya untuk mengetahui siapa mereka dalam waktu yang bersamaan. Namun demikian, sebagian besar staf yang menjadi responden penelitian (85%)

19

percaya bahwa mereka dapat bekerja lebih cepat jika menggunakan sistem manual. Dalam situasi demikian hasrat staf untuk menggunakan sistem manual adalah satu-satunya opsi. Meskipun staf telah memiliki opsi untuk menggunakan sistem informasi akuntansi, mereka berpendapat bahwa sistem yang baru terlalu lamban, tidak berfungsi dengan baik, sementara staf sendiri kurang menguasai sistem karena belum terlatih dan miskin kemampuan teknis; kesemua faktor penghambat ini menjadikan staf kurang termotivasi untuk menggunakan sistem informasi akuntansi. Seorang responden berpendapat tentang lambannya sistem: Saya belum membuktikan bahwa sistem informasi akuntansi bekerja lebih cepat. Beberapa kali kami menjalankan sistem untuk memproses order dan sistem tidak bekerja lebih cepat dari sistem manual yang biasa kami gunakan. Pada saat mengunduh data, sistem juga terlalu lamban responnya. Staf melaporkan bahwa mereka juga merasa frustrasi dan menjadi tidak termotivasi pada saat mereka kehilangan data dan pekerjaan yang penting melalui sistem informasi akuntansi. Staf merasa terganggu ketika harus lebih dahulu login ke dalam lima layar dialog untuk mendapatkan informasi yang mendukung penyelesaian tugas. Mereka melaporkan bahwa motivasi mereka untuk menggunakan sistem informasi akuntansi lama-kelamaan berkurang. Seperti yang dikemukakan oleh seorang responden berikut ini: Terkadang saya mengerjakan tugas menggunakan sistem informasi akuntansi. Pada waktu bersamaan ada seorang mahasiswa berkunjung dan saya harus keluar beberapa menit bersamanya. Pada saat saya kembali sistem informasi akuntansi sudah tidak ada lagi dan pekerjaan saya yang tadi hilang. Saya harus login lagi ke dalam sistem. Ini sangat mengganggu dan saya harus ulangi lagi pencarian mahasiswa internasional melalui sistem tersebut, terkadang supervisor saya meminta untuk melakukan dua pekerjaan sekaligus. Sistem seharusnya tidak melakukan log-off, terlebih pada saat sistem dijalankan di kantor. Menurut saya keamanan kantor cukup terjamin. Menurut saya tidak akan ada orang asing yang masuk dan mengganggu. Saya harus masuk ke dalam lima halaman dan jika sistem log-off, saya harus mengulangi lagi langkah yang memakan waktu tersebut. Benar-benar membuat frustrasi. Ketidakikutsertaan staf dalam pengembangan sistem informasi akuntansi membuat motivasi mereka rendah untuk menjalankan sistem. Seorang responden mengomentari masalah tidak dilibatkannya mereka ke dalam pengembangan sistem, sebagai berikut:

20

Menurut saya, keenggana staf untuk menggunakan sistem sangat jelas alasannya; staf merasa tidak dilibatkan di dalam pengembangannya. Saya katakan alasan ini sangatlah jelas dan oleh karena kami tidak ikut dalam tahap pengembangan, maka kami tidak paham tentang fungsi-fungsi dasar dari sistem. Staf perlu diajak konsultasi mengenai keberadaan sistem sebelum sistem tersebut diterapkan. Harapan dan pemahaman bahwa sistem informasi akuntansi akan berjalan sesuai harapan tidak terwujud dan mempengaruhi motivasi staf untuk menggunakan sistem. Seorang responden berpendapat tentang rasa frustrasi mereka terhadap sistem: Kadang-kadang saya merasa frustrasi manakala saya hendak menyelesaikan pekerjaan dengan sistem informasi akuntansi; sistemnya tidak berjalan. Pekerjaan tidak selesai dan hal tersebut membuat saya marah. Saya benar-benar ingin menyelesaikan semua pekerjaan secara online. Cara demikian menghemat waktu karena saya tidak perlu pergi ke sana ke mari mengirim faks dan surat. Saya hanya perlu meng-klik, mengirim, offload dan selesai tugas. Harusnya sistem informasi akuntansi mampu melakukan hal itu semua. Setidaknya, demikian kesan saya pada saat pertama kali diperkenalkan dengan sistem informasi akuntansi. Namun kenyataan sekarang berbeda jauh. Kurangnya motivasi staf juga berhubungan dengan derajat keakraban tim kerjanya. Terdapat tujuh buah tim yang masing-masing beranggotakan tiga orang staf (staf administrasi pengguna sistem, bagian pemasaran dan manajer wilayah), yang diantara mereka ada yang telah akrab dengan sistem informasi akuntansi, ada pula yang sama sekali belum mengenal sistem informasi akuntansi. Responden menyebutkan adanya perbedaan tingkat motivasi sebagai berikut: Kebiasaan, keakraban, dan kebiasaan menggunakan sistem informasi manual selama bertahun-tahun membuat staf memahami sejauh mana tugas dan pekerjaan dapat mereka selesaikan. Menurut saya setiap orang memiliki respon yang berbeda. Ada tim yang telah terbiasa menggunakan sistem informasi akuntansi, ada pula tim yang belum mengenal sama sekali sistem tersebut. Regan dan O'Connor (1994) mengemukakan bahwa pekerjaan-pekerjaan yang melahirkan motivasi pelakunya memiliki karakteristik sebagai berikut: Orang tersebut... 1. mendapatkan arti penting dan manfaat di dalam pekerjaannya; 2. merasa bertanggung jawab terhadap hasil kegiatannya; 3. memiliki pengetahuan tentang hasil aktual dari pekerjaannya;

21

4. merasakan tingkat kepuasan yang semakin tinggi yang merupakan wujud dari tingkat kepercayaan orang tersebut terhadap peluang kerja dan pengembangan; 5. mendapatkan pemenuhan kebutuhan, yang merupakan kekuatan dari hasrat untuk berkembang. Staf yang menggunakan sistem informasi akuntansi selama penelitian menunjukkan bahwa banyak karakteristik yang relevan dengan pekerjaan. Dilaporkan bahwa persepsi individu menunjukkan karakteristik kebiasaan menggunakan sistem manual. Staf melaporkan bahwa sistem yang baru diperkenalkan 'tidak lengkap' dan oleh karena itu tidak dapat membantu penyelesaian pekerjaan secara sempurna. Salah satu tujuan Manajemen pada saat menjalankan sistem ialah untuk menambah keyakinan dan produktivitas staf. Akan tetapi, staf masih memilih menggunakan sistem manual dibandingan sistem informasi akuntansi karena mereka merasa lebih terpenuhi kebutuhannya. Bahkan di dalam lingkup tim sekalipun, hilangnya motivasi untuk menggunakan sistem muncul disebabkan oleh tidak terpenuhinya kebutuhan yang diharapkan. Setelah menggunakan sistem informasi akuntansi selama kurang-lebih dua bulan, terdapat 95% staf melaporkan bahwa mereka mengharapkan sistem agar segera dirubah: - kemampuan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan secara elektronik; - layar login yang lebih sederhana; - kemudahan mengedit dokumen; - cek grammar di dalam sistem informasi akuntansi; - akses untuk laporan penjelasan; dan - layar yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan pengguna Harapan-harapan staf tersebut di atas tidak terpenuhi dan belum kunjung terpenuhi hingga dua tahun sistem berjalan. Tingkat kemudahan penggunaan sistem baru dinilai rendah. Akibatnya staf kehilangan motivasi untuk belajar menggunakan sistem baru. Tanpa adanya motivasi, motivasi untuk menggunakan sistem baru akan hilang. C. Perspektif staf terhadap kemudahan penggunaan sistem informasi akuntansi Atribut-atribut yang berhubungan dengan kemudahan penggunaan sistem didasari oleh interaksi dengan sistem yang jelas dan mudah dipahami. Staf berpendapat bahwa sistem informasi akuntansi sulit untuk dijalankan. Sistem dirasa tidak memiliki tingkat

22

fleksibilitas yang memadai yang mempermudah staf untuk menyelesaikan pekerjaan berdasarkan kemampuan mereka. Staf terus mengeluhkan tentang cara editing dokumen, penambahan template baru untuk surat, pencarian nama dan data mahasiswa, pengecekan grammar dan data lain, pemasukan data, pembedaan antara aplikasi dan enquiri, dan pencegahan terjadinya data ganda. Menurut pendapat mereka, sistem terlalu sulit untuk dijalankan. Semua responden (100%) melaporkan bahwa mereka secara aktif mencari sistem informasi akuntansi yang baru yang lebih mudah dibandingkan sistem manual. Sebuah sistem yang baik adalah sistem yang mampu melengkapi dan mengitegrasikan/memadukan kemudahan penggunaan fitur-fitur yang tidak asing bagi staf dan sesuai dengan keahlian staf (Regan dan O'Connor 1994). Staf membandingkan sistem manual dengan sistem informasi akuntansi di dalam membantu penyelesaian tugas. Perbandingan ini menjadi titik tolak untuk memutuskan sistem mana yang paling baik untuk digunakan di tempat kerja. Seorang responden mengutarakan perbandingan antara sistem manual dan sistem informasi akuntansi, sebagai berikut: Sistem manual begitu mudah dijalankan. Kami tahu rangkaian kode dan kegiatan apa yang harus dilakukan. Sistem manual berjalan baik dan cocok bagi staf internal serta membantu pekerjaan, sedangkan sistem informasi akuntansi lebih cocok dan baik bagi pihak luar seperti mahasiswa internasional untuk mengirimkan aplikasi pendaftaran kepada kami. Fitur-fitur informasi yang terdapat di dalam sistem informasi akuntansi yang tersedia bagi staf begitu teratas dan, menurut laporan responden, tidak mudah untuk digunakan. Fitur-fitur tersebut memiliki rangkaian fungsi yang tak dapat dirubah yang ditentukan oleh Manajer IT tanpa konsultasi terlebih dahulu dengan staf. Meskipun fitur-fitur informasi semacam ini membatasi fleksibilitas sistem informasi akuntansi, fitur-fitur tersebut juga membatasi rekayasa pekerjaan staf sehingga staf tidak dapat menyelesaikan pekerjaan menurut cara mereka sendiri. Responden penelitian melaporkan bahwa kemudahan penggunaan sistem terlalu sulit untuk direkayasa. Di bawah ini pendapat responden: Dalam sistem manual kami dapat membuat template sendiri, dan mengedit susunan kata pada surat menurut kemauan kami. Di dalam sistem informasi akuntansi kami

23

tidak dapat melakukannya. Kami tidak dapat mengedit dokumen karena Manajer IT-lah yang menentukan semuanya. Kami juga tidak menyukai apa yang terdapat di dalam sistem informasi akuntansi. Biasanya saya edit dulu surat yang akan dikirimkan kepada penerima. Namun sejak adanya sistem baru saya tidak dapat melakukannya. Terdapat banyak batasan di dalam sistem informasi akuntansi. Terdalat 75% responden yang percaya bahwa sistem informasi akuntansi membuat mereka bingung. Kebingungan yang mereka rasakan berasal dari aspek-aspek teknis dari sistem informasi akuntansi. Salah seorang responden menyebutkan bahwa sistem informasi akuntansi begitu kacau dalam sejumlah aspek. Penjelasan dari "kacau" di sini adalah bahwa ada beberapa bagian dari sistem informasi akuntansi yang tidak tertata rapi. Berikut pendapat responden mengenai hal tersebut: Kadang-kadang banyak hal menjadi kacau pada saat kami menjalankan sistem informasi akuntansi. Namun, apa yang dapat kami lakukan? Jika sistem dapat diperbaiki maka sistem tersebut dapat diperbaiki, namun jika tidak dapat, ya...kami akan mengambil langkah sebisa kami untuk menyelesaikan pekerjaan. Ada pula pernyataan dari responden lain yang menyebutkan bahwa sistem informasi akuntansi tidak memiliki fleksibilitas yang mempermudah penyelesaian pekerjaan. Seperti pernyataan responden di bawah ini: Yang kami butuhkan ialah sejumlah bentuk perbaikan yang menyeluruh di dalam sistem informasi akuntansi. Kami dituntut mampu menyempurnakan pekerjaan, membuat perubahan-perubahan dokumentasi, mengurutkan formulir aplikasi, dan tetap terhubung dengan sistem. Pada saat sistem mati ketika saya tidak mempergunakannya dan saya mendapatkan penjelasan bahwa matinya sistem disebabkan oleh alasan keamanan, maka putuslah hubungan saya dengan mahasiswa internasional di luar sana. Semua responden (100%) berpendapat bahwa tingkat duplikasi data pada sistem informasi akuntansi tergolong tinggi sehingga mempersulit penyelesaian dan pengaturan kerja, karena staf harus memilah-milah aplikasi yang begitu banyak jumlahnya dan memakan waktu lama. Staf harus melakukannya secara manual, satu-per-satu. Mereka menganggapnya sulit dan berpengaruh bagi kemudahan penggunaan. Berikut pendapat dari seorang responden: Jika seorang mahasiswa memasukkan data ke dalam aplikasi online dan di tengah perjalanan sistem mengalami putus hubungan, maka mahasiswa tersebut harus

24

mengulangi proses pendaftaran. Pada saat mahasiswa log-in lagi, tidak akan ada lagi filter yang membantu staf mendeteksi aplikasi yang sama karena mahasiswa terpaksa mendaftar dua kali. Terdapat banyak sekali data yang ganda terjadi pada sistem informasi akuntansi. Jika sistem dapat mendeteksi dan memberikan peringatan kepada mahasiswa agar memasukkan data sekali saja, barangkali masalah tidak akan serumit ini. Terkadang duplikasi data yang sama bisa sampai 4 hingga 5 kali dan hal ini semakin mempersulit pengurutan data secara manual. Akan lebih baik bila sistem tidak menduplikasi aplikasi pendaftaran. Semua staf, yakni responden penelitian, sangat kritis terhadap estetika sistem informasi akuntansi. Mereka menyadari bahwa pengunjung sistem informasi akuntansi dapat saja menemui kesulitan di dalam membaca teks karena ukuran huruf yang terlalu kecil. Menurut pendapat responden, situasi demikian membuat sistem menjadi tidak ramah pengguna. Banyaknya jumlah gambar juga memperlambat download website sistem informasi akuntansi. Menanggapi karakteristik layar website sistem informasi akuntansi ini, seorang responden berpendapat: Sebenarnya saya cocok dengan layar tampilan website namun ukuran hurufnya terlalu kecil. Pengunjung website yang berasal dari kawasan yang tidak berbahasa Inggris, atau bahasa Inggris bukan menjadi bahasa nasional, akan kesulitan memahaminya. Koneksi internet juga terlalu lamban sehingga download gambar terlalu lama. Saya menyukai warna tampilannya yang begitu indah dan menarik, namun terlalu banyak gambar juga tidak bagus untuk kecepatan akses. Guna mengatur pekerjaan secara efektif, staf memerlukan tingkat pengendalian manajemen yang tinggi terhadap laporan yang dihasilkan melalui sistem informasi akuntansi. Kemudahan penggunaan laporan sulit untuk diakses karena sistem susah digunakan. Staf membandingkan cara menghasilkan laporan sejenis dengan menggunakan sistem manual. Seorang responden menyatakan bahwa tingkat pengendalian yang lebih tinggi diperlukan untuk menjalankan sistem informasi akuntansi agar pekerjaan lebih cepat selesai: Perlu pengendalian yang lebih terhadap pekerjaan yang dilakukan dalam sistem informasi akuntansi. Kami tidak mampu menghasilkan laporan. Sistem informasi akuntansi semakin banyak jumlahnya. Dalam sistem manual, saya dapat memperoleh nama-nama mahasiswa dan dapat mengecek informasi secara lengkap, sehingga saya dapat memberitahu informasi umpan balik kepada mahasiswa. Sedangkan dalam sistem informasi akuntansi kami tidak dapat memperoleh data

25

yang dibutuhkan secara cepat dan tepat waktu. Masalah lain ialah tidak adanya dokumentasi bagi staf. Menurut responden, tidak adanya laporan dokumentasi mempersulit penggunaan dokumen dan data. Hal demikian mempengaruhi hasrat dan kesanggupan para staf sebagai pengguna sistem untuk lebih memilih sistem informasi akuntansi. Jika dokumentasi ada maka staf berpendapat bahwa sistem informasi akuntansi akan berfungsi lebih baik daripada sistem manual. Namun kenyataannya tidak demikian, setidaknya hingga penelitian ini berlangsung. D. Perspektif staf terhadap manfaat/kegunaan sistem informasi akuntansi Semua staf yang menjadi responden penelitian berharap agar tingkat kemudahan penggunaan sistem informasi akuntansi bertambah sehingga meningkatkan efisiensi serta mendukung perbaikan kinerja berbasis elektronik. Pada saat staf harus menggunakan sistem manual untuk mengisi celah yang disebabkan oleh kurang optimalnya peran sistem informasi akuntansi, staf menyebutkan bahwa mereka merasa ragu terhadap kegunaan dari sistem baru berikut kemampuannya untuk mendukung pekerjaan. Evaluasi staf terhadap manfaat sistem informasi akuntansi berasal dari penilaian mereka tentang kebenaran bahwa semua pekerjaan dapat dibereskan secara elektronik. Staf juga melaporkan bahwa manfaat sistem informasi elektronik dipengaruhi oleh sejumlah isu teknis. Staf bagian pendaftaran juga mengemukakan bahwa sistem tampak lambat dan menyebabkan akses data terganggu.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->