P. 1
Contoh Isi Buku: Pembinaan Untuk Meningkatkan Kinerja Karyawan

Contoh Isi Buku: Pembinaan Untuk Meningkatkan Kinerja Karyawan

|Views: 1,947|Likes:
Published by bisnis2030
Buku panduan ini bukan hanya menyajikan alat dan teknik untuk memperbaiki kinerja pembinaan Anda, tetapi juga akan menunjukkan cara menggunakan empat bagian dari Model Pembinaan untuk meningkatkan keberhasilan karyawan. Pembinaan merupakan bagian yang amat penting dalam manajemen kinerja.
Buku panduan ini bukan hanya menyajikan alat dan teknik untuk memperbaiki kinerja pembinaan Anda, tetapi juga akan menunjukkan cara menggunakan empat bagian dari Model Pembinaan untuk meningkatkan keberhasilan karyawan. Pembinaan merupakan bagian yang amat penting dalam manajemen kinerja.

More info:

Published by: bisnis2030 on Dec 23, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF or read online from Scribd
See more
See less

03/10/2013

Seri Panduan Praktis No.

13A

PEMBINAAN UNTUK MENINGKATKAN KINERJA KARYAWAN

Bill Foster Karen R. Seeker

Penerbit PPM

www.bisnis2030.com 2010

Buku Judul asli Ditulis oleh

: Pembinaan Untuk Meningkatkan Kinerja Karyawan : Coaching For Peak Employee : Bill Foster dan Karen R. Seeker

Copyright © 1997, Richard Chang Associates, Inc.
--------------------------------------------------------------------------------------Penerjemah : Ramelan

Proofreader
Desain Sampul ISBN

: Sri Nilamirasari A.
: Widi Suryatama : 979-442-314-9

Seri Panduan Praktis No. 13A Nomor Kode: SDM-13 Cetakan I, Juli 2001
ISBN 979-442-103-0

Dicetak oleh Victory Jaya Abadi
Diterbitkan ulang atas kerja sama Penebit PPM dan Bisnis2030, www.Bisnis2030.com Desember 2010 Hak Cipta dilindungi oleh Undang-undang. Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit.
UU RI No.19/2002 tentang Hak Cipta Lingkup Hak Cipta Pasal 2: 1.

Hak Cipta merupakan hak eksklusif bagi Pencipta atau Pemegang Hak Cipta untuk mengumumkan atau memperbanyak ciptaanya, yang timbul secara otomatis setelah suatu ciptaan dilahirkan tanpa mengurangi pembatasan menurut peraturan Perundang-undangan yang berlaku. Sanksi Pelanggaran Pasal 72 : 1. Barangsiapa dengan sengaja melanggar dan tanpa hak melakukan perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 Ayat (1) atau pasal 49 Ayat (1) dan Ayat (2) dipidana dengan pidana penjara masing-masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling sedikit Rp.1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp. 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah). Barangsiapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran hak cipta atau hak terkait sebagai dimaksud pada Ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

2.

ii

Seri Panduan Praktis No. 13A

PEMBINAAN UNTUK MENINGKATKAN KINERJA KARYAWAN
Bill Foster Karen R. Seeker

iii

Diterbitkan atas kerja sama Lembaga Manajemen PPM dan Penerbit PPM, Anggota Ikapi, Jalan Menteng Raya 9, Jakarta 10340. E-mail: penerbitppm@cbn.net.id
__________________________________________________________

Hak cipta dalam bahasa Indonesia pada Lembaga Manajemen PPM dan Penerbit PPM. Dilarang memproduksi dalam bentuk apa pun, kecuali atas izin tertulis dari penerbit.

iv

Ucapan Terima Kasih

Mengenai Pengarang
Bill Foster, Managing Director, Publication Division untuk Richard Chang Associates, Inc., adalah manajer, praktisi, dan pelatih dengan pengalaman lebih dari dua belas tahun untuk membantu orang lain memperbaiki kinerjanya. Dengan latar belakang yang kuat dalam bidang pengembangan kepemimpinan, pelayanan pelanggan, dan keterampilan menjual, dia telah bekerja dengan berbagai organisasi di lebih dari tiga puluh negara. Karen R. Seeker, Senior Consultant yang bekerja untuk Richard Chang Associates, Inc., sangat terampil dalam bidang peningkatan kinerja, manajemen proses, rekayasa ulang, dan perencanaan strategis. Selama lebih dari dua belas tahun, dia telah memimpin berbagai organisasi komersial, pemerintah, dan akademik untuk memperbaiki kinerja mereka, menspesialisasikan dalam bidang riset teknologi tinggi dan lingkungan pembangunan, dan melayani korporasi besar. Penulis ingin mengucapkan terima kasih atas dukungan keseluruhan tim profesional Richard Chang Associates, Inc. atas kontribusi mereka terhadap proses pengembangan buku panduan ini. Selain itu, ucapan terima kasih juga disampaikan kepada banyak sekali organisasi klien yang telah membantu membentuk gagasan praktis dan metode terbukti yang digunakan dalam buku ini.

v

Ucapan Terima Kasih Lainnya
Editor: Paul Jerome dan Ruth Stingley Pengkaji: Shirley Codrey, Susan Parker, dan Pamela Wade Tata Letak Graffs: Christina Slater Desain Sampul: Eric Strand dan John Odam Design Associates

vi

Kata Pengantar
Tahun 1990-an telah memberi berbagai tantangan sulit bagi para individu dan organisasi yang harus dihadapi dan ditangani. Tetapi siapa yang akan mendapat manfaatnya selagi kita bergerak menuju tahun 2000 ke depan? Manfaat akan dipetik oleh mereka yang memiliki komitmen untuk terus belajar. Bagi individu maupun organisasi, salah satu kunci untuk membangun lingkungan yang terus belajar adalah buku The Practical Guidebook Collection (Seri Panduan Praktis) yang disajikan untuk Anda oleh Divisi Publikasi Richard Chang Associates, Inc. dan Divisi Penerbitan Lembaga PPM. Setelah mempelajari "kebutuhan pembelajaran" di masa depan yang di-ungkapkan oleh klien dari klien potensial, kami dengan senang hati menerbitkan Seri Panduan Praktis. Buku panduan ini dirancang untuk memberi Anda tip, alat, dan teknik yang "terbukti di dunia nyata" dalam rentang subjek yang sangat luas yang bisa Anda terapkan di tempat kerja dan/atau untuk pribadi Anda sendiri, segera! Apabila Anda telah berkesempatan mendapat manfaat dari Seri Panduan Praktis ini, silakan beri kami umpan balik. Umpan balik Anda begitu penting bagi kami sehingga kami memasukkan Formulir Evaluasi dan Umpan Balik pada akhir buku ini. Anda bisa mengirimkannya melalui faks ke Penerbit PPM (021) 2302051. Dengan umpan balik dari Anda, kami bisa melakukan perbaikan terus-menerus pada karya-karya kami. Selamat Membaca Richard Y. Chang Presiden dan CEO Richard Chang Associates, Inc. vii

viii

Daftar Isi
I. Pendahuluan / 1
Mengapa Perlu Membaca Buku Ini? Siapa yang Perlu Membaca Buku Ini? Kapan dan Bagaimana Menggunakan Buku Ini?

II. Gambaran Besar/ 5
Siklus Manajemen Kinerja Pembinaan dan Bukan Pembinaan Mengapa Perlu Pembinaan? Memahami Model Pembinaan Pentingnya Pengukuran

III. Memantau Kinerja Karyawan/ 23
Mengapa Anda Memerlukan Dokumen? Dokumentasi Memantau Perilaku yang Mengumpulkan Data Kinerja Membuat Teramati

IV. Mendiagnosis Kebutuhan Perbaikan Kinerja/ 41
Mengenali Perilaku Sebagai Defisiensi Menetapkan Kategori yang Tepat Mendokumentasikan Perilaku Menetapkan Kebutuhan Perbaikan Kinerja

V. Menetapkan Cara untuk Memperbaiki Situasi/ 71
Mencocokkan Solusi dengan Kebutuhan Melengkapi Lembar Perkembangan Kinerja Mengarahkan Karyawan Melacak Hasil Mengakui Kinerja yang Berhasil

ix

VI. Menyampaikan Umpan Balik yang Konstruktif/ 93
Memberi Umpan Balik Merupakan Bagian dari Pembinaan Mengatasi Tantangan dalam Memberi Umpan Balik Cara Menggunakan Lembar Rencana Umpan Balik Mengadakan Sesi Umpan Balik

VII. Menciptakan Lingkungan yang Tepat/ 117
Situasi Khusus yang Menuntut Pembinaan Tips untuk Pembinaan

VIII. Ikhtisar ../ 127

x

“Kita tidak bisa mengubah arah angin, tetapi kita bisa menyesuaikan layar kita.”

City of Hope

xi

xii

I. Pendahuluan
Kemungkinan besar, Anda masih bisa mengingat seseorang yang telah membina Anda. Barangkali orang tersebut adalah seorang pelatih olahraga, pelatih tari, pelatih pidato, seorang guru, atau bahkan orang tua Anda sendiri. Orang ini membantu Anda menetapkan tujuan, menjadi tutor Anda, menganalisis kegagalan Anda, mendorong Anda mencapai prestasi yang lebih baik, dan memotivasi Anda agar berhasil. Mungkin juga, Anda pernah mengambil peran sebagai pembina. Misalnya saja, Anda memberi tahu arah kepada seseorang di jalan, memberi dorongan kepada seorang teman yang patah semangat, atau membina suatu tim olahraga anak-anak. Hal itu berarti Anda memiliki bakat alam untuk mulai menggunakan teknik-teknik pembinaan di tempat kerja. Kuncinya adalah mempelajari cara untuk bisa mengembangkan secara penuh kemampuan ini. Pembinaan (coaching) adalah upaya berharga untuk membantu orang lain mencapai kinerja puncak. Tidak diragukan lagi, organisasi yang cerdas dan para manajer yang cerdas pasti telah mengadopsi teknik pembinaan ini. 1

Namun demikian, keterampilan pembinaan tidak datang begitu saja kepada seseorang. Hanya karena Anda seorang manajer bukan berarti Anda tahu cara membina. Akan tetapi, pembinaan adalah suatu proses yang bisa dipelajari.

Mengapa Perlu Membaca Buku Ini?
Buku panduan ini bukan hanya menyajikan alat dan teknik untuk memperbaiki kinerja pembinaan Anda, tetapi juga akan menunjukkan cara menggunakan empat bagian dari Model Pembinaan untuk meningkatkan keberhasilan karyawan. Pembinaan merupakan bagian yang amat penting dalam manajemen kinerja. Model Pembinaan merupakan suatu proses untuk mengembangkan karyawan Anda, memanajemeni kinerja mereka, dan membuatnya bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana kinerja yang telah ditetapkan. Pembinaan bukanlah suatu olahraga tontonan. Agar bisa membina secara efektif, Anda harus aktif bekerja 2

sama dengan orang yang Anda bina. Pengamatan saja tidaklah cukup. Anda membutuhkan alat untuk mendokumentasikan kemajuan mereka, mengidentifikasi defisiensi, mengidentifikasi kecenderungannya, dan memberi umpan balik. Buku panduan ini memberi Anda alat sehari-hari untuk membangun kinerja karyawan.

Semua manajer ingin agar karyawan melakukan upaya terbaik dan memiliki kinerja terbaik. Ketika seseorang berhasil mencapai target kinerjanya, organisasi sukses. Pembinaan memainkan peran penting dalam kesuksesan tersebut. Buku ini akan membantu Anda membina dengan lebih efektif.

Siapa yang Perlu Membaca Buku Ini?
Buku ini ditulis untuk para manajer, supervisor, ketua tim, dan personel SDM, serta para pelatih (trainer). Jika Anda ingin memperbaiki kinerja staf Anda dan menentukan nasib Anda, pekerjaan Anda, serta karyawan Anda, buku panduan ini memang untuk Anda. Buku panduan ini cocok bagi mereka yang bekerja pada industri jasa maupun manufaktur, organisasi yang mencari laba maupun yang nirlaba. Manajer pada semua jenis organisasi telah membuktikan bahwa pembinaan adalah sarana yang efektif untuk mencapai kinerja puncak.

3

Kapan dan Bagaimana Menggunakan Buku Ini?
Manajemen kinerja adalah pekerjaan yang berkelanjutan. Sekarang, mungkin Anda memiliki karyawan yang kinerjanya perlu diamati dengan cermat, karyawan yang perlu diubah rencana kinerjanya, atau juga karyawan yang perlu dihargai dan didorong. Pembinaan memainkan peran penting untuk semua situasi tersebut. Buku panduan ini akan membantu Anda menjadi pembina yang lebih efektif. Bacalah buku ini untuk mempelajari cara:
Mengadakan sesi pembinaan yang lebih produktif. Mengatur Interaksi sehari-hari dengan anggota tim untuk menuju ke arah sukses. Mendiagnosis masalah kinerja dan memberi dukungan yang tepat untuk setiap anggota tim, Meningkatkan kemungkinan semua karyawan untuk mencapai target kinerjanya.

Mengembangkan karyawan merupakan strategi yang menguntungkan. Apabila seorang karyawan sukses, organisasinya juga akan sukses. Pembinaan adalah proses yang bisa membantu setiap orang untuk mencapai kinerja puncaknya.
Catatan: Dalam buku ini, kata "kelompok kerja" dan "tim" digunakan secara bergantian yang keduanya berarti sebagai anggota departemen, divisi, panitia khusus, gugus tugas, dan sebagainya. Orang yang menjadi staf Anda disebut sebagai anggota tim, yang juga sama artinya dengan kata "karyawan, rekan kerja, dan anggota kelompok kerja". Demikian pula, manajer dan supervisor terkadang disebut sebagai ketua tim.

4

II. Gambaran Besar
Mungkin Anda sudah tidak sabar lagi untuk mempelajari empat bagian Model Pembinaan yang akan Anda gunakan untuk mengembangkan karyawan Anda agar menjadi tim pemenang (winning team). Namun, sebelum menjelaskan model tersebut, Anda perlu memiliki gambaran yang jelas mengenai posisi proses pembinaan dalam Siklus Manajemen Kinerja.

Siklus Manajemen Kinerja

5

Pembinaan hanyalah bagian dari siklus berkelanjutan yang bisa digunakan oleh manajer untuk memperbaiki kinerja karyawan di tempat kerja. Perencanaan dan evaluasi juga membantu Anda mendongkrak kinerja anggota tim. Kunci keberhasilan, baik untuk proses pembinaan maupun evaluasi, adalah rencana yang dirancang dengan baik. Dengan demikian, sangat masuk akal jika fase pertama dalam Siklus Manajemen Kinerja adalah Fase Perencanaan. Dalam Fase Perencanaan dari Siklus Manajemen Kinerja, manajer (ketua tim), dan karyawan (anggota tim) bekerja sama untuk meletakkan dasar kerja dengan menetapkan sasaran keberhasilan karyawan. Fase Perencanaan menghasilkan tiga komponen berikut ini: 1. Deskripsi Jabatan, yang direvisi (atau disusun, jika merupakan jabatan baru) untuk menetapkan secara jelas tanggung jawab pekerjaan secara umum dan pengukuran evaluasi. 2. Sasaran Kinerja, yang menetapkan sasaran individual secara spesifik, dalam bidang proyek, proses, kegiatan rutin, dan nilai inti yang akan menjadi tanggung jawab karyawan. 3. Rencana Tindakan Kinerja, yang menetapkan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mencapai masing-masing sasaran. Fase Perencanaan merupakan permulaan untuk memasuki fase berikutnya dalam Siklus Manajemen Kinerja, yakni Pembinaan. Dalam Fase Pembinaan, rencana kinerja yang telah difinalkan dan disepakati dimonitor, dan Anda (sebagai pembina) akan memberi 6

pengarahan, kebutuhan.

dukungan

dan

umpan

balik

sesuai

Dalam buku panduan ini, Anda akan mempelajari cara mendokumentasikan perilaku tertentu dari karyawan, mendiagnosis perbaikan kinerja yang diperlukan (yang mungkin terkait dengan defisiensi keterampilan, pengetahuan, motivasi, atau kepercayaan diri, menetapkan cara untuk mendukung karyawan Anda, dan menyampaikan umpan balik yang konstruktif. Di fase terakhir dari Siklus Manajemen Kinerja (Fase Evaluasi), Anda akan menilai kinerja masing-masing anggota tim. Banyak organisasi menyebut proses ini sebagai "penilaian atau evaluasi kinerja formal". Jika Anda telah menyelesaikan Fase Perencanaan dan Fase Pembinaan maka untuk mengevaluasi kinerja anggota tim Anda akan menjadi makin lebih mudah.

7

Kinerja Siklus Manajemen Kinerja

Siklus Manajemen Kinerja merupakan proses yang berkelanjutan yang mencakup masukan, proses, dan keluaran yang saling terkait dan terukur. Keseluruhan siklus dirancang untuk membantu karyawan mencapai sasaran kelompok kerja atau organisasi, Indikator Utama (Key Indicators), dan Bidang Hasil Utama (Key Result Area) atau bidang-bidang yang oleh manajemen tingkat atas ditetapkan sebagai kunci keberhasilan organisasi. Metode dan proses untuk menetapkan bidang ini dijelaskan dalam Model Keterkaitan Pengukuran. Untuk memperoleh penjelasan yang lengkap mengenai model ini, silakan baca buku terbitan Richard Chang Associates, Inc. dengan judul Measuring Organisational Improvement Impact (MOII). 8

Metode Keterkaitan Pengukuran

9

Pembinaan dan Bukan Pembinaan
Secara umum, tujuan pembinaan adalah untuk membantu tim agar berhasil. Sebagai pembina, motif, sikap, dan tindakan Anda semua ter-fokus pada kemenangan tim. Pembina adalah motivator orang dan tim. Mereka memberi inspirasi orang lain untuk bekerja keras dan terusmenerus melakukan peningkatan. Mereka adalah pengamat yang jeli dan ahli dalam bidang-nya. Mungkin mereka tidak bisa bermain seperti pemain bintang, tetapi hal itu tidak menjadi masalah. Memang mereka tidak harus seperti itu. Tugas dari pembina adalah untuk membantu orang lain agar bekerja lebih baik. Karena saat ini perkembangan organisasi menuju ke lingkungan yang berbasis tim, maka analogi antara pembina tim olahraga dengan pembina organisasi kerja menjadi semakin mirip. Tidak ada orang yang datang ke tempat kerja menginginkan kinerjanya buruk. Apabila diberi pilihan, orang ingin menjadi orang yang sukses di tempat kerja. Kenyataannya, di tempat kerja orang ingin lebih baik dari rata-rata—ingin unggul! Mengapa Anda tidak menyusun keberhasilan anggota tim Anda dengan pembinaan? Setelah Anda membuat dan memfinalkan rencana kinerja yang tepat, pembinaan sehari-hari Anda menjadi faktor penentu dalam keberhasilan manajemen kinerja. Meskipun pembina sering menjadi mentor, pembinaan harus dibedakan dengan mentoring. Mentor bisa dilakukan oleh siapa pun dalam organisasi, atau bahkan orang luar, bisa bersifat formal maupun informal. Mentor adalah tutor atau pemandu terpercaya yang memainkan peran aktif dalam pengembangan individu. Sementara itu, pembina tidak selalu menjadi mentor, pembina bisa membantu 10

menentukan perlu tidaknya dilakukan mentoring dan memfasilitasi hubungan antara mentor dengan pihak yang dimentori. Pembina juga bukan konsultan. Peran konsultan lebih cocok untuk para profesional, seperti psikolog, ahli terapi, penasihat hukum, dokter, atau pastor, yang menangani kebutuhan konsultasi khusus. Sebutan pembinaan lebih tepat ditujukan untuk sisi perilaku manajemen manusia. Pada saat tertentu, perbedaan antara pembina dengan konsultan memang amat tipis. Namun demikian, harus dijelaskan bahwa untuk melakukan pembinaan kinerja, pembina tidak berkewajiban untuk "membetulkan individu". Pembina hanya memonitor dan memperbaiki perilaku individu di tempat kerja.

Sebagai pembina tim, Anda bertanggung jawab terhadap mutu kerja bawahan Anda. Jangan beranggapan bahwa setelah bawahan Anda mempelajari keterampilan tertentu, mereka tidak memerlukan pembinaan lagi. Pembinaan berarti harus terus-menerus memberi berbagai arahan dan dukungan. Pembinaan merupakan proses berkelanjutan. Keberhasilan memfasilitasi, seperti banyak keterampilan manajemen yang lain, tergantung pada 11

seberapa baik Anda menangani situasi tertentu, keterampilan yang terkait dengan tugas, motivasi, dan keyakinan diri anggota tim. Untuk memfasilitasi kerja orang lain, pembina harus:

• • • • • • • •

Memastikan pelatihan yang tepat dari anggota tim. Memberi sumber daya yang dibutuhkan. Mencari cara untuk membantu. Mengetahui preferensi pribadi semua anggota tim. Menyampaikan informasi. Memberi umpan balik yang konstruktif. Memfasilitasi pemecahan masalah. Memberi arahan dan/atau dukungan yang tepat.

Mengapa Perlu Pembinaan?
Kini semakin besar tuntutan agar para manajer bisa menjadi pembina. Jika Anda meragukan pernyataan ini, ajukan pertanyaan berikut ini pada diri Anda sendiri.

12

"Seberapa banyak keterampilan yang Anda gunakan saat ini dalam pekerjaan, yang Anda peroleh dan bangku sekolah?"

Jawaban yang umumnya muncul adalah "Tidak banyak." Bahkan kalau Anda bertanya kepada orang yang menerapkan hasil pelatihan teknis pada pekerjaan seharihari, Anda masih akan menemukan bahwa tips, trik, dan terobosan yang membuat pekerjaan menjadi mudah dilakukan tidak diambil dari pelatihan, melainkan diperoleh di tempat kerja secara informal. Sejalan dengan terjadinya berbagai perubahan dalam organisasi, pembelajaran berkelanjutan menjadi kebutuhan atau jalan hidup saat ini.

Sasaran Kinerja
Pembinaan yang berkelanjutan merupakan suatu cara untuk mendukung pembelajaran dan pengembangan berkelanjutan. Dengan menghindari sesi pelatihan di luar perusahaan yang memakan banyak uang dan waktu, pembinaan bisa memberi informasi yang sangat bernilai bagi anggota tim. Anggota tim bisa langsung menerapkan keterampilan baru ini di tempat kerja dan di bawah supervisi pembina. Jika sesi pelatihan di luar memang masih tetap dibutuhkan, pembina akan menentukan jenis pelatihan yang tepat (bisa berupa lokakarya intensif selama lima hari atau sekadar mengamati anggota tim lain melaksanakan tugasnya). 13

Ketika pembinaan digunakan untuk memperkuat pelatihan di luar, perusahaan memaksimumkan investasinya dalam bidang pelatihan. Dukungan segera, baik sebelum atau sesudah sesi pelatihan di luar, akan memastikan bahwa keterampilan baru bisa digunakan dengan baik dalam pekerjaan. Organisasi yang menetapkan pembinaan sebagai bagian dari pengembangan karyawan sehari-hari telah mengambil banyak manfaat. Di antara manfaat tersebut adalah: * Lebih banyak karyawan yang berprestasi menonjol Bukankah Anda ingin merekrut orang yang unggul untuk bisa menyelesaikan pekerjaan? Pembinaan membantu individu untuk menumbuhkan dan mengembangkan keterampilan baru yang membuat mereka menjadi lebih bermanfaat bagi organisasi. Biasanya, Anda harus membina karyawan sampai mereka menjadi penuh inisiatif dan mampu memecahkan masalahnya sendiri. Pada gilirannya, suatu saat orang-orang ini akan menjadi pembina yang hebat pula.

•Mengurangi turnover
Orang ingin hebat dalam pekerjaannya. Ini merupakan dorongan yang baik. Ketika orang diberi tantangan baru dan terus tumbuh, kecil kemungkinannya mereka menjadi tidak puas. Hal ini bisa menghemat biaya organisasi untuk merekrut orang-orang baru dan mendorong semangat kerja organisasi.

14

Meningkatkan hubungan antarpribadi Seringnya Anda bersama anggota tim mengecek kinerja menyebabkan Anda sering berkomunikasi dengannya sehingga kesalahpahaman bisa dikurangi. Meskipun waktu yang Anda gunakan bersama mereka sangat terbatas, masalah-masalah penting akan didiskusikan dan diklarifikasikan. Pembina yang efektif akan menggunakan waktu ini bersama untuk mengakui dan menghargai perilaku yang baik.

Dengan menyadari semua manfaat tersebut, akankah Anda tidak akan melakukan pembinaan? Dengan struktur organisasi yang semakin datar, dan manajer semakin banyak membawahi langsung karyawan pelaksana, maka semakin banyak kebutuhan untuk membantu karyawan mencapai sasarannya. Sebagai hasilnya, jumlah waktu yang bisa digunakan oleh pembina dengan masingmasing anggota tim menjadi terbatas. Oleh karena itu, waktu yang terbatas tersebut menjadi titik balik yang amat menentukan bagi kinerja anggota tim. Dalam banyak organisasi, manajer merasa ditarik-tarik dari segala arah.

15

Bukankah hal itu akan lebih baik jika:

Karyawan mengetahui apa yang menjadi tanggung jawabnya untuk tahun ini (seperti yang telah ditetapkan dalam Fase Perencanaan)? Dan kemudian, ketika Anda melaksanakan evaluasi kinerja (dalam Fase Evaluasi), Anda telah memiliki berkas yang jelas dan ringkas mengenai karyawan Anda, yang mendeskripsikan perkembangan kinerjanya dengan patokan rencana kinerja yang telah ditetapkan?

Alat-alat dalam buku panduan ini, yang akan Anda gunakan selama Fase Pembinaan, akan menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja karyawan.

Memahami Model Pembinaan
Sekarang, Anda telah tahu betapa pentingnya pembinaan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Dan, barangkali yang paling dibutuhkan adalah mengerti maksud pembinaan. Sekarang tiba waktunya untuk mempelajari empat bagian model yang menjadi inti tanggung jawab pembinaan sehari-hari.

16

Masing-masing bagian atau komponen dari Model Pembinaan ini sangat penting bagi pelaksanaan tugas manajemen. Bagian-bagian tersebut bukan merupakan langkah-langkah berurut. Masing-masing bagian bersifat independen (tergantung pada kebutuhan pengembangan karyawannya). Untuk beberapa anggota tim, Anda perlu memanfaatkan semua komponen secara teratur agar tetap berada di jalur yang benar. Pada akhirnya, Anda akan menemukan karyawan yang berkinerja puncak mengimplementasikan elemen-elemen ini untuk dirinya sendiri. Tujuan Anda sebagai seorang pembina adalah mengembangkan karyawan sampai akhirnya mereka bisa memantau pekerjaannya sendiri, mendiagnosis kekurangannya sendiri, dan menentukan cara untuk memperbaiki situasinya. Namun demikian, Anda harus tetap memantau kinerjanya dan memberinya umpan balik secara terus-menerus kepada setiap orang dalam tim Anda. 17

Memantau kinerja karyawan
Dalam komponen yang pertama dari Model Pembinaan ini, Anda akan menggunakan hasil dari Fase Perencanaan (yaitu Deskripsi jabatan, Sasaran Kinerja, dan Rencana Tindakan Kinerja) untuk mengetahui peran, tanggung jawab, tindakan, dan pengukuran yang telah Anda sepakati bersama karyawan yang menjadi basis penentuan beban kerja tahun ini. Anda mengamati kinerja anggota tim dalam bidang ini, dan mendokumentasikan perilaku yang mengindikasikan keberhasilan atau kegagalan dalam menjalankan kewajiban ini.

Mendiagnosis kebutuhan perbaikan kinerja
Pada saat memantau perilaku, Anda menilai apakah perilaku yang Anda amati memenuhi sasaran kinerja atau tidak. Anda menilai apakah perilaku tersebut memenuhi, melebihi, atau tidak memenuhi harapan. Jika perilaku tersebut tidak memenuhi harapan (sehingga bersifat defisien), hal itu berarti mengindikasikan adanya suatu masalah. Defisiensi akan muncul paling tidak dalam empat jenis bidang, yakni pengetahuan, keterampilan, motivasi, dan kepercayaan diri. Anda harus menentukan jenis defisiensi yang ditunjukkan oleh anggota tim dan menerjemahkannya ke dalam kebutuhan perbaikan kinerja.

Menetapkan cara untuk memperbaiki situasi
Setelah tuntutan perbaikan kinerja diidentifikasi, Anda perlu menetap-kan jenis arahan dan/atau dukungan dan kemudian menentukan apa yang diperlukannya. Pengarahan mencakup memberi tahu atau menunjukkan kepada anggota tim tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya, kapan melakukannya, dan bagaimana melakukannya. Kemudian, Anda bekerja sama menentukan apa yang diperlukannya, dan kapan memerlukannya.

18

Menyampaikan umpan balik yang konstruktif
Memberi umpan balik merupakan proses terus-menerus dan berkelanjutan. Oleh karena itu, harus dipersiapkan dan disampaikan secara konstruktif dan hati-hati. Namun demikian, hal yang terpenting adalah menentukan apakah arahan dan/atau dukungan yang Anda berikan membantu atau tidak. Jika berhasil membantunya, rayakanlah bersama. Jika tidak, beri umpan balik yang konstruktif dan kembalilah ke komponen pertama dalam Model Pembinaan (Memantau Kinerja Karyawan) untuk mengamati perilaku barunya, mendiagnosis tuntutan perbaikan, dan menentukan cara untuk mendukungnya, dan coba lagi. Dalam empat bab -berikutnya, Anda bisa mempelajari masing-masing komponen ini secara lebih mendalam. Masing-masing bagian dari Model Pembinaan ini dirancang untuk membantu Anda dan orang-orang Anda mencapai kinerja puncak. Dan jangan lupa, pengukuran juga memainkan peran yang amat penting dalam pembinaan.

Pentingnya Pengukuran
Jika Anda tidak bisa mengukurnya maka Anda tidak bisa mengelolanya. Dalam Fase Perencanaan, Anda menetapkan sasaran yang terukur yang harus dicapai oleh anggota tim. Selama Fase Pembinaan, pengukuran yang berkelanjutan merupakan komponen penting bagi keberhasilan individu maupun organisasi. Bayangkan, Anda bersekolah tetapi tidak pernah diberi ujian, tugas menulis esai, kuis, atau tugas menulis karya ilmiah. Kemudian, pada akhir tahun Anda menerima 19

nilai yang sangat baik. Bukankah dengan demikian Anda tidak tahu apakah matematika atau ilmu pengetahuan alam Anda bagus atau tidak? Anda tidak akan tahu upaya belajar Anda untuk masing-masing pelajaran berhasil atau tidak. Anda tidak tahu mana yang benar mana yang keliru sehingga Anda bisa mengambil hikmah untuk melakukan perbaikan di masa mendatang. Dengan demikian, tanpa tes, nilai akhir tahun menjadi tidak bermanfaat. Pengukuran menjadi faktor yang amat kritis dalam pembinaan. Semakin akurat suatu pengukuran, semakin mudah Anda mengelola-nya. Inilah pentingnya pengukuran bagi keberhasilan organisasi Anda dan Anda sendiri. Sering terjadi pengukuran terhadap produktivitas, kesesuaian dengan anggaran, dan lain-lainnya yang berkaitan dengan biaya terlalu dipentingkan. Memang, pengurangan biaya amatlah penting, tetapi harus diimbangi dengan pengukuran pelayanan, mutu, kepemimpinan, fleksibilitas karyawan, dan peningkatan berkelanjutan. Ketika Anda mengamati dan memantau kinerja, diagnosislah tuntutan kinerja. tentukan cara untuk memperbaiki situasi. dan beri umpan balik konstruktif. pastikan memasukkan pengukuran sebagai bagian dari pembinaan perilaku yang terus-menerus dan berkelanjutan. Ini adalah kewajiban dan tanggung jawab Anda. Dan, hal ini juga akan membuat tugas Anda jauh lebih mudah.

20

Lembar Tugas Bab Dua: Mengapa Anda Harus Menangani Pembinaan Di Organisasi Anda?
1. Dari karakteristik pembinaan yang efektif di bawah ini, mana yang ingin dikembangkan oleh organisasi Anda? Periksa penerapannya di organisasi Anda.

o o o o o o o

Memastikan pelatihan yang tepat. Memenuhi sumber daya yang diperlukan. Mencari cara untuk membantu. Mengetahui preferensi pribadi. Menyampaikan informasi. Memberi umpan balik yang konstruktif. Memfasilitasi pemecahan masalah.

o Memberi arahan dan/atau dukungan yang
tepat.

21

2. Jelaskan peran pembina yang dimainkan di dalam organisasi Anda!

....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... .......................................................................
3. Pembinaan yang efektif menguntungkan organisasi Anda maupun Anda sendiri. Tuliskan manfaat yang Anda harapkan yang dapat diperoleh melalui pembinaan!

....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... .......................................................................

22

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->