KONSEP DAN PENGERTIAN

ARSIP AKTIF

Nooryani - FKH
 KONSEP

Arsip Aktif menurut International Council On Archives / ICA

(1988) adalah informasi yang terekam (records) yang secara
tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan
badan, lembaga, organisasi.

Arsip Aktif menurut Association Of Records Managers and

Administrator / ARM (1984) adalah Arsip yang secara tetap
(regulary) masih dirujuk dan diperlukan untuk kegunaan
organisasi “saat ini”.
 Kesimpulan
Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip aktif
mengandung unsur-unsur sebagai berikut :

Informasi yang terekam berkaitan dengna kegiatan organisasi.

Sering digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi.
Disimpan dan dikelola oleh unit asal (unit kerja pencipta arsip).

Karena arsip aktif merupakan bagian / unsur penting dalam

mendukung kelancaran pekerjaan, mendukung proses pengambilan
keputusan, maka arsip aktif harus selalu siap sedia saat diperlukan,
dengan demikian hal yang terpenting dalam hal ini adalah : kecepatan,
ketepatan penemuan kembali (retrieval) arsip saat diperlukan.
Arsip dalam suatu organisasi menurut Betty R. Ricks (1992) terdiri dari
kurang lebih :

25% termasuk arsip aktif.

10% termasuk kategori simpan permanen artinya tidak boleh
dimusnahkan.
30% termasuk kategori arsip inaktif yang harus disimpan dipusat
arsip (records center).
35% termasuk kategori arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi dan
harus dimusnahkan.

Dalam merancang sistem manajemen arsip aktif ada sejumlah

keputusan yang harus diambil :

 Dalam mengelola arsip aktif apakah lokasi, pengendaliannya

secara terpusat (sentral) atau desentral.
 Metode klasifikasi dan indeks yang digunakan.
 Prosedur penataan arsip.
 Perlengkapan dan peralatan yang digunakan.
 PENGERTIAN
Sebelum kita melangkah lebih mendalam mengenai arsip aktif, nampaknya
ada beberapa istilah perlu kita ketahui bersama, yaitu sebagai berikut :

a.Arsip aktif : Arsip yang mempunyai frekuensi penggunaan yang tinggi yang
masih diperlukan oleh unit kerja.

b.Filing : penataan berkas.

c.Filing system : Sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi

(arsip) yang terdiri dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi
dan pengindeksan, pengaturan/penataan berkas, prosedur pemberkasan,
peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan
dalam implementasi sistem.

d.Klasifikasi : Proses merencanakan dan menerapkan skema didasarkan

atas aktifitas organisasi yang menghasilkan arsip, dimana arsip-arsip
tersebut dikategorisasikan secara konsisten dan sistematis untuk
memudahkan penangkapan, penemuan kembali, pengelolaan , penyusutan
arsip.
Klasifikasi arsip meliputi : menetapkan ketentuan penamaan berkas,
pengunaan dan batas-batas keamanan arsip.

e. Indeksing : Proses penetapan dan penerapan istilah / kode arsip

aktif yang digunakan untuk penemuan kembalidan pencarian arsip,
analisis informasi arsip terhadap klasifikasi.

f. Pengkodean / Koding : pemberian kode.

g. Seri Arsip : Sekelompok arsip yang saling berkaitan yang digunakan

sebagai satu berkas, yang dinilai sebagai satu berkas serta disusutkan
dalam satu berkas.

_________________________________
Sumber : Modul Manajemen Arsip Aktif, Pusdiklat ANRI Jakarta
TERIMAKASIH