Mengembangkan Komunikasi Organisasi

Perilaku Organisasi dan Kepemimpinan

Nama : Lariza

Kelas Mankom C
:
NPM 2101100803

: 23

Manajemen Komunikasi

Fakultas Ilmu Komunikasi

Universitas Padjadjaran

Jatinangor

2010
 Makalah ini membahas tentang meningkatkan kompetensi komunikasi
dalam organisasi dengan menekankan pada komunikasi antar pribadi.
Komunikasi Antar Pribadi melibatkan partisipan yang terbatas yang (1)
biasanya berdekatan satu sama lain (2) menggunakan banyak alat indera
dan (3) mampu memberikan feedback secepatnya.

ELEMEN-ELEMEN KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI

Pengirim dan Penerima

Memberi label pada satu orang sebagai pengirim pesan dan yang lainnya
sebagai penerima merupakan hal yang sewenang-wenang. Peran itu
berganti-ganti, tergantung dimana individu tersebut berada ketika proses
komunikasi berlangsung. Semakin sedikit perbedaan dalam tujuan, sikap,
dan keyakinan antara pengirim dan penerima pesan, maka semakin baik
kemungkinan komunikasi yang akurat akan terjadi.

Pemancar dan Reseptor

Pemancar (digunakan oleh pengirim) dan reseptor (digunakan oleh

penerima) merupakan alat yang tersedia untuk pengiriman dan penerimaan
pesan. Pengiriman dapat berupa verbal atau non verbal. Ketika pengiriman
telah terjadi, proses komunikasi tidak bisa dikontrol lagi oleh pengirim.

Pesan dan Channel

Pesan termasuk data yang dikirim dan simbol yang diinterpretasikan (verbal
atau non verbal), yang memberikan makna khusus pada data. Kata-kata dan
simbol-simbol non verbal tidak mempunyai makna. Makna itu terbentuk oleh
pengirim,, penerima, dan situasi juga konteks. Channel adalah media
dimana pesan dikirim dari pengirim ke penerima. Sebagai contoh, channel
ketika orang berbicara secara langsung adalah ‘udara’, e-mail via Internet,
dan telepon.

Media Richness. Kapasitas dari pendekatan komunikasi untuk mengirim

isyarat-isyarat dan menyediakan feedback yang disebut kekayaan media.
Kekayaan dari setiap media adalah gabungan dari berbagai faktor. Faktor
pertama adalah speed of personalized feedback, kecepatan feedback, dari
lambat ke cepat. Faktor kedua adalah variety of cues and languages, variasi
isyarat-isyarat dan bahasa, dari satu hingga beberapa. Isyarat adalah
stimuli, baik dirasakan secara sadar maupun tidak, yang menghasilkan
respon oleh penerima.

Makna dan Feedback

Makna mewakili pikiran seseorang, perasaan, kepercayaan, dan sikap.

Encoding memberikan makna pribadi terhadap pesan yang dikirimkan.
Menyampaikan apa yang ada di perasaan atau apa yang ada di dalam
pikiran, sumber harus merubah perasaan atau pikiran tersebut ke dalam
seperangkat simbol verbal maupun non verbal yang dapat dimengerti oleh

penerima pesan. Proses inilah yang disebut penyandian (encoding).

Decoding memberikan penafsiran makna secara pribadi terhadap pesan
yang diterima atau proses dalam memahami pesan. Keakuratan komunikasi
antar pribadi harus dievaluasi sehubungan dengan ‘keadaan ideal’, yang
terjadi ketika makna yang dimaksudkan oleh pengirim dan makna yang
diinterpretasikan oleh penerima adalah sama. Feedback adalah respon
penerima terhadap pesan tersebut. Hal tersebut membuat pengirim tahu
apakah pesan diterima sesuai dengan yang dimaksudkan.

Penghalang Antar Pribadi

Sifat-sifat individu yang menjadi penghalang yaitu penyesuaian yang rendah

(gugup, ragu, dan moody), susah bergaul (pemalu, tidak tegas, dan
pendiam), kurang berhati-hati (impulsive, ceroboh, dan tidak bertanggung
jawab), kurang ramah (mandiri, dingin, dan kasar), dan kurang keterbukaan
intelektual (membosankan, kurang imajinatif, dan berpikiran kaku). Introvert
lebih pendiam dan kurang ekspresif dibanding extrovert.

Kesalahan persepsi tiap individu termasuk pembelaan persepsi (melindungi

diri sendiri, menolak ide, objek, atau situasi yang mengancam), stereotype
(memberikan atribusi kepada seseorang hanya dikarenakan dasar dari
kategori dimana orang tersebut ditempatkan), efek halo (mengevalusi orang
lain berdasarkan karena hanya satu kesan, baik yang menyenangkan
maupun tidak), proyeksi (kecenderungan untuk melihat sifat mereka sendiri
pada diri orang lain), dan efek ekspektasi yang tinggi (ekspektasi terlebih
dahulu membuat bias persepsi sebenarnya dari kejadian, objek, dan orang
tersebut). Individu yang membuat atribusi mendasar yang salah
(meremehkan dampak situasional atau eksternal penyebab perilaku dan
melebih-lebihkan dampak penyebab perilaku individu ketika mereka
berusaha untuk memahami mengapa orang berperilaku seperti yang mereka
lakukan) cenderung untuk berkomunikasi secara kurang efektif. Kesalahan
ini bisa terjadi karena penyajian diri yang tidak jelas (berkata bahwa mampu
menyajikan kinerja yang baik, tetapi menolak ketika kinerja yang
ditampilkan ternyata buruk).

Noise. Noise meliputi semua gangguan terhadap pesan yang disampaikan

melalui channel. Noise terkadang bisa diatasi dengan mengulang pesan atau
menaikkan intensitas pesan (contoh : menaikkan volume).

Semantik. Semantik adalah makna spesial yang ditujukan pada pesan .

Walaupun, kata yang sama mungkin berbeda makna bagi orang lain.

Language Routines. Gaya komunikasi seseorang baik verbal maupun non

verbal yang telah menjadi kebiasaan disebut sebagai language routines,
rutinitas bahasa.
Berbohong dan Penyimpangan. Berbohong berarti pengirim mengetahui
bahwa pesan tersebut salah karena ingin menyesatkan penerima. Tujuannya
agar penerima menganggap pesan tersebut adalah fakta. Penyimpangan
merupakan berbagai pesan yang mungkin pengirim gunakan antara benar-
benar berbohong dan benar-benar jujur. Diam juga bisa menjadi salah satu
bentuk penyimpangan, jika tidak kejujuran.

Penyimpangan di dalam komunikasi antar pribadi mungkin terjadi

dikarenakan impression management – proses dimana pengirim sengaja
berusaha mempengaruhi persepsi yang dibentuk oleh penerima. Tiga
strategi manajemen impresi – ingratiation, self-promotion, dan face-saving –
yang biasa digunakan :

• Ingratiation : pujian, mendukung opini orang lain, melakukan kebaikan,

tertawa berlabihan terhadap lelucon orang, dan lain-lain.
• Self-promotion : mendeskripsikan atribut pribadi pengirim kepada
orang lain secara positif dan berlebihan.
• Face-saving :
1. Meminta maaf dengan cara meyakinkan orang lain bahwa hal
buruk tersebut bukanlah indikasi yang adil tentang pengirim
yang sebenarnya.
2. Membuat alasan terhadap orang lain dengan menerima bahwa
sikap pengirim terkadang buruk, tetapi meyakinkan bahwa tidak
sepenuhnya pengirim dapat disalahkan (karena hal buruk
tersebut tidak dimaksudkan atau karena lingkungan).
3. Menerima tanggung jawab atas hal buruk tersebut, tetapi
menolak bahwa hal tersebut berujung pada masalah.

Kebudayaan Sebagai Penghalang

Budaya mengacu pada keadaan khusus dengan populasi yang berbeda,

masyarakat, atau grup yang lebih kecil yang mengatur hidup dan aktivitas
mereka. Komunikasi antar pribadi terjadi ketika pesan yang dikirim oleh
anggota salah satu budaya diterima dan dimengerti oleh anggota dari
budaya lain. Mereka bergantung pada perbedaan (atau kesamaan) antara
orang-orang dalam bahasa, kepercayaan agama, ekonomi, nilai-nilai sosial,
karakter fisik, penggunaan isyarat non verbal, dan lain-lain.

Konteks Budaya. Kondisi-kondisi yang mengelilingi dan mempengaruhi

kehidupan setiap individu, grup, atau organisasi adalah konteks budaya.
Budaya high-context dalam komunikasi anatar pribadi ditandai dengan (1)
membentuk kepercayaan sosial sebelum masuk ke dalam diskusi yang
terkait kerja (2) nilai yang tinggi ditempatkan di hubungan pribadi dan
kemauan baik (3) pentingnya lingkungan yang melngelilingi selama
interaksi. Budaya low-context dalam komunikasi antar pribadi ditandai
dengan (1) secara langsung dan cepat mengamanatkan tugas, isu, atau
masalah (2) nilai yang tinggi ditempatkan di keahlan pribadi dan penampilan
(3) pentingnya kejelasan, ketelitian dan kecepatan interaksi.

Etnosentrisme. Etnosentrisme terjadi ketika individu percaya bahwa hanya

buday amerka yang masuk di akal, mempunyai nilai-nilai yang ‘benar’, dan
menunjukkan cara yang ‘benar’ dan logis dalam bersikap.

MENGEMBANGKAN ETIKA KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI

Individu lebih suka menggabungkan nilai-nilai dan prinsip-prinsip yang

membedakan benar dan salah dalam komunikasi antar pribadi melalui dialog
yang efektif. Halangan-halangan dalam komunikasi antar pribadi yang efektif
– seperti noise, semantik yang membingungkan, rutinitas bahasa yang tidak
pantas, dan berbohong – bisa dikurangi ketika dialog yang efektif terjadi.

Dialog adalah proses antara dua orang atau lebih yang menghilangkan
sikap defensif mereka agar dapat mengeksplorasi asumsi dan kepercayaan
mereka sendiri dan orang lain. Menurut KBBI, dialog adalah komunikasi
antara dua orang dalam suasana kesetaraan dan kesesuaian. Dialog meliputi
(1) menanyakan pertanyaan dalam rangka belajar (2) mencari makna yang
sama (3) mengintegrasikan beberapa perspektif, dan (4) mengungkap dan
memeriksa asumsi. Sebagai hasilnya, dialog dapat membangun kepercayaan
bersama, kesamaan, dan meningkatkan kemungkinan etika komunikasi
antar pribadi. Kondisi yang diperlukan bagi dialog adalah komunikasi yang
asertif.

Komunikasi Asertif berarti berani mengekspresikan apa yang kau pikirkan,

rasakan, dan percaya sambil menghormati hak orang lain untuk memiliki
pandangan yang berbeda.

Keterbukaan Komunikasi

Keterbukaan komunikasi mungkin dilihat sebagai rangkaian yang berawal

dari tertutup, terjaga, dan defensif menuju terbuka, jujur, dan suportif.
Komunikasi terjadi pada dua level : langsung dan meta-communication.
Meta-communication mengeluarkan asumsi (terselubung), kesimpulan, dan
interpretasi dari setiap sisi yang membentuk pesan yang terbuka. Dalam
komunikasi yang tertutup, pengirim dan penerima secara sadar dan
bertujuan menutup maksud sesungguhnya dan ‘pesan‘. Setiap individu
menurut etika seharusnya mengekspresikan apa yang ia maksud dan me-
maksud-kan apa yang disampaikan.

Feedback yang Konstruktif

Dalam memberi feedback, orang membagi pikiran dan perasaan mereka

terhadap orang lain. Feedback mungkin melibatkan perasaan pribadi atau
reaksi terhadap ide-ide orang lain atau usul. Beberapa prinsip feedback yang
konstruktif yang dapat mengembangkan dialog :

• Feedback yang konstruktif berdasarkan kepercayaan antara pengirim

dan penerima
 • Feedback yang konstruktif lebih spesifik. Menggunakan contoh yang
jelas dan baru-baru ini
• Feedback yang konstruktif diberikan ketika penerima terlihat siap
menerimanya
• Feedback yang konstruktif di-cek oleh penerima untuk memastikan
apakah benar feedback yang diberikan
• Feedback yang konstruktif mencakup perilaku yang mungkin penerima
mampu melakukannya
• Feedback yang konstruktif tidak meliputi lebih dari yang penerima bisa
tangani di waktu tertentu

Self-Disclosure yang Tepat

Self-Disclosure adalah setiap informasi tentang individu yang

dikomunikasikan kepada orang lain oleh dirinya sendiri (secara verbal
maupun tidak). Kemampuan untuk mengekspresikan tentang diri sendiri
kepada orang lain biasanya adalah dasar bagi pertumbuhan dan
perkembangan diri. Individu yang non-disclosing mungkin menekan
perasaan sesungguhnya karena untuk mengeluarkannya sangat
mengancam. Sebaliknya, individu yang total-disclosure, yang mengekspos
terlalu banyak tentang diirnya kepada setiap orang yang mereka temui,
sesungguhnya sulit untuk berkomunikasi dengan orang lain karena mereka
terlalu self-centered.

Mendengarkan Secara Aktif

Mendengarkan secara aktif perlu dilakukan untuk mendorong level etika

feedback dan keterbukaan yang tepat. Mendengarkan adalah proses yang
menggabungkan fisik , emosi, dan input intelektual dalam mencari makna
dan pengertian. Mendengarkan akan efektif ketika penerima mengerti pesan
pengirim seperti yang dimaksudkan. Beberapa acuan untuk meningkatkan
keahlian ke-aktif-an mendengar :
 • Mempunyai alasan atau tujuan dalam mendengar
• Menunda pendapat, setidaknya pada awalnya
• Menahan gangguan, seperti noise, pemandangan, dan orang lain, dan
fokus pada pengirim
• Berhenti sebelum merespon
• Mengatakan kembali pada diri sendiri apa yang telah dikatakan
pengirim, terutama ketika pesan tersebut bersifat emosional atau tidak
jelas
• Mencari inti pembicaraan
• Menggunakan perbedaan waktu antara laju per pikiran dan laju
pembicaraan untuk merefleksikan konten dan mencari makna

KOMUNIKASI NON-VERBAL

Komunikasi non-verbal meliputi proses pengiriman pesan ‘tanpa kata‘

dengan alat seperti ekspresi wajah, gestur, postur, nada suara, dandanan,
baju, warna, dan penggunaan tempat.

Tipe Isyarat-isyarat Non-Verbal

• Proximity adalah jarak antara individu

• Expressions dapat dilihat di wajah dan dapat bertahan hingga 1/15
detik
• Relative orientation adalah derajat dimana indiidu melihat satu sama lain
• Contacts mengacu pada kontak fisik
• Eyes menunjukkan seseorang paling tertarik
• Individual gestures dapat menyampaikan gambar di pikiran seseorang yang
terkadang tidak dikomunikasikan
• Voice or speech biasanya menunjukkan informasi mengenai demografi
seseorang. Suara juga dapat menunjukkan emosi seseorang.
 • Existence of Adapters adalah perilaku yang biasanya ditunjukkan
ketika seseorang bosan atau stress.

Perbedaan Kebudayaan

Karena banyak perbedaan dalam isyarat non-verbal, orang-orang dari

berbeda budaya sering salah mengerti. Tiga bentuk komunikasi non-verbal
cross-cultural :

• Chromatics adalah komunikasi melalui penggunaan warna.

• Chronemics adalah penggunaan waktu dalam budaya. Monochronic
Time Schedule berarti satu hal di selesaikan dalam satu waktu.
Polychronic Time Schedule berarti orang-orang lebih sering melakukan
berbagai hal dalam waktu yang sama.
• Body Language - postur, gestur, eye contact, ekspresi wajah,
sentuhan, pitch suara dan volume - berbeda dari satu budaya dengan
budaya lainnya.

JARINGAN KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI

Jaringan komunikasi antar pribadi adalah pola alur komunikasi, hubungan,

dan pengertian yang dibangun oleh orang-orang, dibandingkan fokus
terhadap individu dan pesan yang diterima penerima sesuai dengan yang
dimaksudkan pengirim.

Jaringan Individual

Jaringan vertikal secara tipikal merupakan jaringan yang mencakup atasan

dan bawahan. Sedangkan jaringan lateral termasuk orang-orang di
departemen sama dan level yang sama. Jaringan eksternal termasuk
kostomer, suppliers, teman, dan lain-lain.

Jaringan Grup Informal

Jaringan grup informal termasuk pola komunikasi dari banyak jaringan
individual. Informal berarti channel komunikasi dan pesan tidak secara ketat
mengikuti jalur organisasi formal, seperti kerika presiden bertemu atau
mengirim pegawai sebuah e-mail, atau ketika manager menggelar rapat
mingguan dengan para pegawai. Bentuk paling umum dari grup informal
adalah grapevine – komunikasi tidak resmi, terkadang rahasia, rangkaian
verbal orang ke orang atau orang ke grup, atau e-mail. Pesan paling umum
dalam grapevine adalah rumor – informasi yang tidak diverifikasi, mungkin
dikarenakan tidak jelas asalnya, yang biasanya disebarkan melalui mulut-ke-
mulut atau e-mail. Cara-cara pesan menyebar melalui grapevines di
organisasi :

• Single-trand chain mengacu pada satu orang mengatakan rumor pada

orang lain, yang mengatakan k eorang lain, dan seterusnya. Contoh : A
berbicara ke B, B kemudian bicara kepada C, dan seterusnya.
• Gossip chain mengacu pada satu orang menyebarkan pesan,
memberitahukan cerita kepada setiap orang yang kontak dengannya.
Contoh : A menyebarkan kepada yang lain.
• Probability chain mengacu pada satu orang secara acak memberitahu
beberapa orang pesannya. Contoh : A menyebarkan secara acak
kepada F dan G, kemudian F dan G menyebarkan ke pada yang lain.
• Cluster chain mengacu pada satu orang memberitahu beberapa orang
yang dekat dengannya. Contoh : A menyebarkan kepada tiga orang
lain yang dipilih, dan berharap salah satu dari mereka menyebarkan
kepada yang lain.
Jaringan Pegawai Formal

Jaringan pegawai formal, berarti pola yang dimaksudkan dan alur dari
pegawai yang terkait komunikasi secara vertikal – antar level – dan secara
lateral – antar individual, tim, departemen, dan divisi.
 Daftar Pustaka

Hellriegel dan Slocum.2006. Fundamentals of Organizational Behavior. South

Western : Division of Thomson Learning