STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HIMA TEKPEND 2010-2011

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011

agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan. C. Tujuan

A. Pendahuluan HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut. Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standard Operational Procedure” yang selanjutnya disebut SOP. SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa Himpunan Mahasiswa Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND). B. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan

Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah pelaksanaan tugas 2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan. 3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan HIMA TEKPEND. D. Fungsi Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut : 1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi. 2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi. 3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

1

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB I SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan sebagai berikut: Top Level Management Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif, dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum. Middle Level Management Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang berada di antara top level management dan first line management. Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker. Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang

First LineLevel Management First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan. First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, semua Kepala Bidang. A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus 1. Pengantar Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management. 2. Macam Rapat Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut a. Rapat Kerja 1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal pembentukan kepengurusan. 2) Agenda a) Rapat Kerja I kepengurusan dan pertengahan periode

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

2

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 3 . Sekretaris Umum. dan SOP. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi. 2) Diikuti oleh Ketua Hima. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 i. Sosialisasi Visi. vi. 2) Agenda a) Silaturahim anggota Bidang. v. d) Strategi pencapaian program. Rekomitmen Pengurus. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode). Rapat Pengurus Inti 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan. Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua HIMA. pembahasan dan Penetapan Program Kerja. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan). Rapat Bidang 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan. iv. ii. sedang dan akan dilaksanakan c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi c. b) Rapat Kerja II i. dan semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan sekbid atau orang yang diberi kepercayaan). GBPK. Pembahasan anggaran keuangan. Rapat Pimpinan 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan 2) Diikuti oleh Ketua HIMA. d. sedang dan akan dilaksanakan. Penjelasan AD. dan Bendahara Umum. iv. Bendahara Umum. 3) Agenda a) Silahturahim pimpinan eksekutif. Analisis dan Pembahasan program. 3) Agenda a) Silaturahim pengurus inti. b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan. ii. b) Evaluasi program kerja yang sudah. b) Evaluasi program kerja yang sudah. ART. Sekretaris Umum. Pembuatan. iii. c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya. v. b. c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. iii.

Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan. Hierarki Kepengurusan f. Rapat Istimewa 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda: Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi. Pelaksanaan Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. Mekanisme Kerja Organisasi 1. b. Sekretaris Umum. b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 4 . 3) Diikuti oleh panitia kegiatan. maka DPM berhak mengajukan surat teguran. dan Ketua Bidang yang bersangkutan. Rapat Kepanitiaan 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda a) Pembahasan rencana. c) Pembahasan manajemen kegiatan. 3. B. persiapan. dan pelaksanaan. Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan. g. Mekanisme Laporan a. Bendahara Umum. e)Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 e. Rapat Koordinasi Rutin 1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan 2) Agenda a)Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. panitia SC. 2. d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi. b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang. selanjutnya wajib melaporkan kegiatan tersbut juga kepada DPM paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan. d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. dan semua Ketua Bidang. a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi 3) Diikuti oleh Ketua HIMA. c)Persiapan kegiatan setiap Bidang.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 5 .Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 4. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan. c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND. b. d. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi a. maka akan diberikan peringatan kedua berupa surat teguran. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang bersangkutan akan dinonaktifkan. maka akan diberikan pertama secara lisan.

8. proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan. berkoordinasi dengan kesekretariatan. Organisasi / kepanitiaan pelatihan Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan kegiatan. Tujuan kegiatan Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat. 3. 2. Dasar penyelenggaraan Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan. 4. Penyusunan proposal a. Persiapan Kegiatan Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain : 1. 9. 6. b. Waktu dan tempat Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan. dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target). 10. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan : 1. Materi kegiatan Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara. yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 6 . berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan. Nara sumber acara Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber. Strategi dan proses teknis kegiatan Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara dilaksanakan. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 A. 7. hak dan kewajiban peserta. prosedur. Peserta kegiatan Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan. tujuan dari setiap bagian dari isi kegiatan. Biaya Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb. 5. B. Kriteria keberhasilan kegiatan Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan.

kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang kan diselenggarakan. 11) Anggaran Biaya Dalam menyusun anggaran. sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. peraturan pemerintah. 6) Sasaran Kegiatan Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 c. Karena menyangkut izin kegiatan. lapangan dan sebagainya. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 7 . 9) Materi Kegiatan Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan diselenggarakan. 4) Tema kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan. sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai. mendapat persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA. pelaksanaan dan pelaporan. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain. 10) Jadwal acara/kegiatan Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari persiapan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan. Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan. keputusan. 5) Tujuan Kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan 7) Peserta Kegiatan Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. d. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal kegiatan sebagai berikut: 1) Latar Belakang Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang diajukan. yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan. 2) Landasan Kegiatan Di bagian ini dicantumkan undang-undang. 8) Waktu dan tempat Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan digunakan. 3) Nama Kegiatan Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan. maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut. jika ada penceramah atau instruktur.

sekretaris. Iuran Kemahasiswaan b. Format Persiapan Kegiatan NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK TEKNIS PJ Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada rapat panitia yang pertama. Sponsor. Pelaksanaan Kegiatan 1. SPP/DPP c. Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut : a. Perencanaan waktu c. 2. Dosen Pembimbing : Ketua HIMA : Pembantu Dekan I : Dekan 14) Lampiran e. Pembantu Dekan I : Kajur. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 8 . 13) Penutup : Pembantu Rektor III. donatur. Pemanfaatan papan atau buku komunikasi untuk koordinasi.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat 12) Susunan Kepanitiaan a) Pelindung Tingkat Universitas : Rektor Tingkat Fakultas a) Pembina Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III Tingkat Fakultas b) Pembimbing Tingkat Univesitas Tingkat Fakultas c) Penanggung jawab d) Panitia Pelaksana Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat e. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan 2. Rapat panitia b. bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya f. Pembagian tugas d. C. . Persiapan teknis a. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mencatat hal-hal yang dianggap penting. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke kestari.

Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan nama kegiatan. Laporan file dokumen di komputer 3. D. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan. panitia kegiatan wajib menyusun P J laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari (staf Sekretaris) dan Bendahara. Laporan yang sudah di print. 6. Laporan Kegiatan 1. oleh ketua pelaksana dan panitia. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dibuat setelah kegiatan selesai. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011 melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk a. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan. Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan kegiatan. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara Umum N O KEGIAT AN Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 9 . 2. Format Pasca Kegiatan NO KEGIATAN WAKTU & TEMPAT SARANA PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PJ 4. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan. Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Format Pelaksanaan Kegiatan WAKT U& SARAN TEMPA A T PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PRA PELAKSAA PASC ACAR AN A A ACAR A E. 4. 2. Evaluasi Kegiatan 1. yang dialamatkan kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011. 3. disertai lampiran sebagai berikut : 1) Susunan Kepanitiaan 2) Susunan Acara 3) Realisasi Anggaran Biaya 4) Proposal Kegiatan 5) Bukti transaksi pengeluaran 6) Daftar hadir peserta dan panitia 7) Administrasi dan arsip surat menyurat 8) Pamplet dan hasil dokumentasi b.

Pendahuluan II.. pengorganisasian dan pelaksanaan) VIII. Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan 1.. Nara Sumber Kegiatan VII.. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.... Gambaran Kegiatan : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ (persiapan. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan Kestari dan Bendahara. Tahun Laporan XII.. Nama Kegiatan III. 2.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Format Laporan Kegiatan Laporan kegiatan . Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________ IX. Tujuan Kegiatan IV. Peserta Kegiatan VI. Bulan. Tgl. Fortopolio Proposal Realisasi Anggaran Biaya Makalah pemateri Nota Arsip/berkas Surat Printout publikasi dan dokumentasi : _____________________________ : Dan hal-hal penting XI.. Hari. Waktu dan Tempat V. Lembar Pengesahan : ____________________________ : ____________________________ F. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 10 ... Rekomendasi Kegiatan X. (nama kegiatan) Bidang .. HIMA TEKPEND Periode 2010-2011 I.

Menggantikan fungsi Kepala berhalangan b. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA TEKPEND periode 2010-2011 2. d. agenda dan mengatur administratif d. pengadaan. c. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana pemeliharaan kesekretariatan. Bidang apabila Kepala Bidang B. Pengadaan dan inventarisasi f. Uraian tugas Sekretaris Umum. inventarisasi kelengkapan kesekretariatan. Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI A. justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana. Sekretaris Bidang a. Bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan. Bersama-sama Ketua Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya. Staf Kestari S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 11 . Melaksanakan kegiatan administrasi e. Bersama-sama e. b. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011 3. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di HIMA Tekpend. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan wewenang kerjanya. Sekretaris Umum a. Biro Kesekretariatan dan Sekretaris Bidang dalam hal Kesekretariatan 1. a. dan kearsipan HIMA Tekpend. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi. Pendahuluan Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris. Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan. Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan. ataupun Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro. c. baik itu Sekretaris Umum.

atau surat-surat lainnya. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan : a) Nomor urut b) Tanggal masuk c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan Format Buku Registrasi Surat Masuk No. internet (dalam kondisi ideal) c. Alamat Surat Lampiran Ket S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 12 . Sekretaris. Perangkat komputer dan printer. 1. b. 2) Pencatatan/pendokumentasian surat Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. mana yang merupakan surat organisasi. Kabid. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertaskertas. Peralatan kantor/alat tulis d. Sebaiknya disortir lewat pemilahan. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari. D. surat pribadi/pengurus. Pengelolaan Surat Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA TEKPEND. Tanggal Pengirim Tanggal Perihal Tujuan Masuk dan dan No. b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan a. Surat masuk 1) Penerimaan Surat Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu disortir. Staf Kestari dan sekretaris Bidang.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 C. Meja/kursi/tikar/spanduk f. Surat organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Alat komunikasi : telepon atau handphone. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan a) Sumber Daya Manusia Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari Sekretaris Umum. Papan tulis/papan pengumuman e. Alat-alat kebersihan g. Sekbid dan Biro.

Bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu biro Kestari untuk meminta nomor surat. Surat Lampiran Ket S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 13 . 5) Penyimpanan Surat Setelah semua dilaksanakan. 4) Penindaklanjutan Surat Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat balasan. 2) Pencatatan Surat Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. Format Buku Registrasi Surat Keluar Tanggal Keluar Tujuan Tanggal Perihal dan No. Bila Bidang/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri. berkas surat disimpan oleh Kesekretariatan. Kemudian disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti. dengan tetap memberitahu Biro Kestari untuk meminta nomor surat. Surat Keluar 1) Pembuatan Surat Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Biro Kestari atas permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3) Penyampaian Surat Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan. maka Bidang atau di luar Biro Kestari dapat membuat sendiri suart keluar yang diperlukannya No. Ada point-point yang dapat dicantumkan adalah sebagai berikut : a) Nomor Urut b) Tanggal keluar c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan 2. pihak tersebut harus memberitahukan kepada bagian Biro Kestari untuk dibuatkan surat balasan. Jika diberikan kewenangan.

SKA = Surat Kuasa 16. STG = Surat Tugas 3. SPT = Surat Pengantar 8. B. SUD = Surat Undangan 9. Penomoran Surat SURAT UMUM Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G A. SUS = Surat Ucapan Selamat 17. 2. SPN = Surat Pernyataan 15. SUL = Surat Usulan 12. SKT = Surat Keterangan 14. SAD = Surat Pengambilan Dana 11. SPB = Surat Pemberitahuan 10. Pihak yang mengeluarkan Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut: A1 = Ketua HIMA A2 = Sekretaris Umum A3 = Bendahara Umum B1 = Bidang Agama B2 = Bidang PSDO B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi B5 = Bidang Pengembangan Multimedia B6 = Bidang Hubungan Masyarakat E. Kode Berkas Surat Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah: 1. Lingkup surat 1. SRD = Surat Rekomendasi 6. SPJ = Surat Perjanjian 5. SBL = Surat Balasan C. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA TEKPEND D. Tahun pembuatan surat (4 digit) S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 14 . Nomor Surat Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Biro Kestari dan Sekretaris. SPH = Surat Penghargaan 13. SPR = Surat Perintah 7. SPM = Surat Permohonan 2. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) G. SBA = Surat Berita Acara 4.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 E. Kode lembaga Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND F.

(karena Biro P2M berada di bawah Dept. Pihak yang mengeluarkan D. Tahun Pembuatan Surat S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 15 . Lingkup Surat D. Kode Berkas Surat C. P2).Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh : 1. B. PSDO untuk pengurus HIMA TekPend pada bulan Agustus Tahun 2009. surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009. Pihak Yang Mengeluarkan Panitia kegiatan E. Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA TekPend. Setiap surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 20102011 memuat urutan-urutan sebagai berikut : 1) 2) 3) 4) 5) Memperhatikan Menimbang Mengingat Memutuskan Menetapkan Kode penulisan : A/B/C/D/E/F A. Misalnya. Kode Lembaga F. Kode berkas surat (SKP) C. P2. maka pihak yang mengeluarkan adalah Dept. surat undangan yang dikeluarkan Dept. Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend. Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2009 2. Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009 SURAT KHUSUS Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi) G. Tahun pembuatan surat Contoh : SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-2011 Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008 SURAT KEPANITIAAN Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G A. Misalnya. Nomor surat B. Nomor Surat Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan tersebut. Kode lembaga E. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) F.

Surat Keputusan. Bandung. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 16 . ditandatangani oleh Ketua Pelaksana. xxx xxx xxx NIM ……… 2. 1 Juli 2008 KETUA HIMA TEKPEND CAP HIMA XXXXXXXXXX NIM : ………….Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh: Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri dalam kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) HIMA TekPend pada bulan September tahun 2008. ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011.. Dalam hal ini Biro Kestari hanya bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi bantuan yang diperlukan. surat undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau Sekertaris dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Ketua HIMA. Pada intinya. b. Wewenang Pembuatan Surat 1. Pihak yang membuat Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. surat izin. Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang. Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama. Ketua HIMA TEKPEND. Bandung. Tetapi bisa saja Bidang/luar Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor surat pada Biro Kestari. Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA TEKPEND/IX/2008 F. kepanitiaan besar biasanya juga memiliki kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. Pihak yang menandatangani/menyetujui Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu : a. Dalam momen tertentu. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan. 1 Juli 2008 Ketua Bidang xxxxxxxxxxxx NIM…………. setiap surat yang keluar harus diketahui oleh Biro Kestari.

xxx xxx xxx NIM ……… Bandung. 2.n. xxxxxxxxxxxx NIM…………. 1 Juli 2008 Sekretaris Kegiatan. 1 Juli 2008 a. H. xxx xxx xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Ketua Pelaksana Bandung. 1 Juli 2008 Sekretaris. Contoh: Ketua HIMA TEKPEND. a. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA. maka dapat diatasnamakan dengan langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang menggantikan. sekretaris kegiatan. CAP HIMA Bandung. Ketua HIMA TEKPEND CAP HIMA xxx xxx xxx NIM ……… S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 17 . dan Ketua HIMA TEKPEND. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang. Jika orang yang seharusnya tidak ada. Pendahuluan Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris Bidang untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi HIMA TEKPEND PERIODE 2010– 2011. Berita Acara Rapat Bidang Cap xxx xxx Kegiatan xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Mengetahui. surat ditandatangani oleh ketua pelaksana. Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. Ketua HIMATEKPEND Sekretaris Umum CAP HIMA Sekretaris Kegiatan d. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 c. Administrasi Tiap Bidang 1.

yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya disampikan kepada Sekretaris. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang ii.2011. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut : 1) Pendahuluan Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang. 2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut : a) Pendahuluan b) Laporan Perkembangan Bidang c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang d) Laporan keuangan e) Evaluasi f) Saran g) Lampiran: i. 2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang. 1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara tertulis. b.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang. 2) Deskripsi Tugas Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi. hal yang melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas Bidang. tanggal c) Waktu d) Ketua Rapat e) Notulen f) Peserta g) Agenda rapat h) Hasil rapat 3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan tiap Bidang. c. Berita Acara rapat Bidang 3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke dan file. pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA TEKPEND PERIODE 2010 . a) Judul (sesuai nama Bidang) b) Tempat. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 18 . Laporan Akhir Tiap Bidang Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir Bidang secara tertulis. pengurus HIMA TEKPEND lainnya. Laporan Bulanan Tiap Bidang.

Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file. biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang. dapat diketahui asset atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi. 7) Saran dan Rekomendasi Berisi saran organisasi. 8) Penutup Pada bagian penutup berisi harapan. 5) Realisasi Program Kerja Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan oleh Bidang. I. kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi yang diemban Bidang. Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 – 2011 dilaksanakan. Pada bagian ini dicantumkan bagianbagian berikut : a) Nama Kegiatan b) Tujuan Kegiatan c) Waktu dan Tempat Kegiatan d) Peserta Kegiatan e) Narasumber kegiatan f) Gambaran kegiatan g) Alokasi dana h) Hambatan-hambatan i) Evaluasi dan rekomendasi 6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3) Kondisi Objektif Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang. 4) Program Kerja Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan. tindak lanjut dan ucapan terima kasih. Dengan menginventarisasi. fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang garapannya. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA TEKPEND Pengantar Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam kegiatan administrasi. jumlah personil. dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 19 .

Peminjam harap mengkonfirmasikan apabila inventaris sudah dikembalikan kepada pihak kesekretariatan Sanksi-sanksi: a. dalam hal ini staff kesekretariatan b. keamanan dan ketertiban kesekretariatan c.00 *Untuk pemeliharaan inventaris Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan a. maka bidang yang bersangkutan akan dikenakan denda sebesar Rp 10. Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan b. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris. Apabila tidak melaksanakan tugas piket. Oleh karena itu. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam c. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak yang berwenang. Melaksanakan tata tertib kesekretariatan d. Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah berlangsungnya acara d. Menjaga kebersihan. maka peminjam wajib menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut b. dalam peminjaman dan penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut. Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota Himpunan khususnya staff kesekretariatan. Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris a. Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap harinya S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 20 .000.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam kondisi yang baik.

Undangan Rapat a. Hasilhasil rapat.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR RAPAT 1. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 21 . Berita Acara Rapat kepanitian dibuat oleh sekretaris kegiatan. Pimpinan Rapat a. didampingi oleh Panitia SC. b. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum. Pengantar Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. c. b. d. Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang (setelah melaksanakan konfirmasi dengan biro Kestari) dan diserahkan kepada setiap anggota Bidang. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau anggota Bidang yang diberikan wewenang. 4. c. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND atau Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum dan atau Biro Kestari kemudian diserahkan kepada Ketua Bidang. c. 2. b. 3. Berita Acara Rapat a. selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND PERIODE 20102011 dapat mengetahui hasil rapat tersebut. e. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND.

B. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam raker.. musibah. Dana Taktis dan Sumber Dana Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan untuk pengeluaran rutin.000.000. a. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND selama periode bejalan. Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif. Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai berikut: 1. Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh seluruh Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang berstatus mahasiswa masih aktif. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan atau donatur. Contoh : Berita duka. pengeluaran sehari-hari serta keperluan pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA TEKPEND. inovatif. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang. 5.maka diajukan minimal 2 x 24 jam Catatan : Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja. Syarat Pengajuan Permintaan Dana: a.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB V STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEUANGAN 4. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 22 . pengeluaran harus jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Hima. 2. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dana pada bendahara umum. halal dan tidak mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA TEKPEND. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana 1. 2. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan SOP kepada bendahara umum. A..dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500. Diajukan paling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp 500. atau bencana alam. 3. b.

d. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan. baik itu proposal. surat menyurat. Bukti-bukti pemasukan dana b.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 b. bendahara umum melakukan pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2 rangkap. Setelah disetujui oleh ketua hima. Laporan Keuangan 1. Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang telah ditentukan. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana dalam waktu dekat. 5. (catatan: seluruh anggaran yang diajukan dalam proposal. 4. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 23 . 2. belum tentu sepenuhnya dapat dicairkan. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai format yang telah ditentukan (Lampiran A). Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya belum diserahkan. Satu rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. e. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan ditambahkan. c. D. maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan membuat surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua Hima. Ketentuan Pencairan Dana 1. Bukti-bukti pengeluaran dana 3. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang disusun berdasarkan tanggal. C. Dokumen pendukung yang dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu : a. jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan ketua hima bersama bendahara umum). Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi. 2. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan Pertanggungjawaban pada kesekretariatan.

spidol. Aturan Tambahan Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai.000. semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA TEKPEND.d. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut : 1. b. Loss Sharing 1. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh HIMA TEKPEND. yang ditujukan untuk menghindari loss sebelum kegiatan terlaksana. Umum Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan. 2. tiket atau kupon c. alamat. 2. nomor telepon pihak pemberi dan penerima uang tercantum dengan jelas Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima Untuk penerimaan antara Rp 500.000 s.000 Cap lunas atau cap perusahaan Tanda tangan pihak yang berkepentingan Nama jelas pihak yang berkepentingan S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 24 . alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU. Rp 1. Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid. MoU harus memiliki atribut sbb : Diberi nomor urut Tanggal penerimaan Nama. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang a. e. jabatan. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen (pulpen. b. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H1 sebelum kegiatan Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke konsep acara.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 E. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut : a. tinta) dan mudah untuk dibaca d. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. kwitansi.000 dilengkapi dengan materai Rp 3. maka kekurangan dana akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain yang masih tersisa (subsidi silang) F. c.

e. h. c. harus dicatat : Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan Program kerja yang dilakukan Tanggal perjalanan Tujuan perjalanan Sarana serta biaya S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 25 . tinta) dan mudah untuk dibaca. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut : Kepala (kop) surat Mencantumkan tanggal pengeluaran kas Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 3.000. kwitansi. Bukti Pengeluaran a. boxy. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulepen. (d). Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon. b. Untuk pembuktian biaya perjalanan. maka bukti tersebut harus mengungkapkan : Nama Wartel Jumlah biaya telepon Nomor telepon yang dituju Nama penelepon Siapa yang dituju Untuk keperluan apa Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan menggunakan point (c). i. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 - Bukti pembayaran perusahaan. tidak boleh disambung. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X. tidak basah. struk. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. d.000 harus g. tidak rusak. baik secara operasional maupun nonoperasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya. j. bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain). f. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang signifikan. yang bernilai> Rp 5. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan. faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan. (e) dan (f). spidol.

yang tidak ada memo agar bukti dapat kemudian. Jika hal tersebut terdapat dalam tanda bukti. Penutup Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara Umum Nama Kegiatan Tanggal Tujuan Rute 4000) : Kiki Pratama : Ngorbit Ormawa : 25 Juni 2010 : kampus Daerah Cibiru : Ledeng-Caheum (Rp 4500). Untuk pembuktian transaksi lainnya transaksinya. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi. G. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 26 .Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh : n. 25 Juni 2010 (TTD) Kiki Pratama NIM k. catatan tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti. Caheum-Cibiru (Rp Bandung. maka harus dibuat dipertanggungjawabkan (lampiran B) Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas). l. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan. m. maka tanda bukti tersebut tidak valid.

000.Rp 75.100 5 5 Keterangan Kas Hima Harga Jumlah Debet Rp 250.000.000. 26 Agustus 2010 Sewa Tempat Fotokopi laporan kegiatan Rp 100.000.Rp 240.000.Rp 100.Rp 65. 25 Agustus 2010 Fotokopi handout Snack pemateri Plakat Selasa.000. Saldo akhir S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 27 .000.000.Rp 75.Rp 25.Rp 15.Rp 10.000.Rp 63.Rp 5.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran A) Contoh: Catatan: LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN “PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND” Hari/Tgl Senin.Rp 140.000.Rp 63.Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.000.20 Rp 2.000.000.000.Kredit Saldo Rp 250.000.Rp 215.

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran B) Contoh: MEMO Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah Nama : Contoh Nama Lengkap NIM : 123456 Jurusan : Kurikulum dan Teknologi Pendidikan Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.000.dari bendahara dan saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu.. 25 Desember 2010 Ttd Contoh Nama Lengkap S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 28 . Bandung. 13 Desember 2010. Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya.

tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan. Alurnya adalah: A. Demi keefektifan penyampaian informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi. Kode Pesan / Informasi Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana berikut: Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat oleh pimpinan: * Target sesuai kode  Jaringan Komunikasi Dinamis S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 29 . B. jadi maksudnya informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada target. Pengantar Dalam sebuah organisasi.(one to all) Alurnya adalah: *Sekbid sifatnya opsional C.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB VI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM KOMUNIKASI Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiaptiap penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki kewajiban untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang dipimpinnya (tree branch). nilai sebuah informasi begitu penting dan malah bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi. Alur Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:  Jaringan Komunikasi Statis Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung.

Rapat (Agenda dilampirkan) Lutfi Maulidi NIM. Jaringan Komunikasi Dinamis Kode JTD1 JTD2 Batasan Pihak Yang Menerima Kabir&Kastaf Staf Ditetapkan di Bandung. Undangan ( Wajib / Biasa) c. Ketua HIMA TEKPEND S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 30 . Waktu (Hari.0809244 Mengetahui. Kode pesan / informasi. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya. maka dibuatlah standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. 3. 2.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Jaringan Komunikasi Statis Kode JTS1 JTS2 JTS3 JTS4 Lingkup Pihak Yang Menerima Pimpinan Eksekutif Pimpinan Eks + Kepala Bidang Pimpinan Eks+Kabid+Kabir Seluruh Pengurus b. Pemberitahuan Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Jam) 4. November 2010 D. Tempat 5. Tanggal. Maksud: a. Salam / kata sapaan lainnya. Isi Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan: 1.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful