STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HIMA TEKPEND 2010-2011

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011

agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan. C. Tujuan

A. Pendahuluan HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut. Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standard Operational Procedure” yang selanjutnya disebut SOP. SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa Himpunan Mahasiswa Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND). B. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan

Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah pelaksanaan tugas 2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan. 3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan HIMA TEKPEND. D. Fungsi Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut : 1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi. 2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi. 3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

1

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB I SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan sebagai berikut: Top Level Management Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif, dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum. Middle Level Management Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang berada di antara top level management dan first line management. Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker. Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang

First LineLevel Management First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan. First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, semua Kepala Bidang. A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus 1. Pengantar Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management. 2. Macam Rapat Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut a. Rapat Kerja 1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal pembentukan kepengurusan. 2) Agenda a) Rapat Kerja I kepengurusan dan pertengahan periode

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

2

ART. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 3 . b) Evaluasi program kerja yang sudah. Penjelasan AD. iv.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 i. Pembuatan. Bendahara Umum. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan). 3) Agenda a) Silahturahim pimpinan eksekutif. Sosialisasi Visi. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi. ii. sedang dan akan dilaksanakan. Pembahasan anggaran keuangan. b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan. 2) Agenda a) Silaturahim anggota Bidang. vi. Sekretaris Umum. v. Sekretaris Umum. b) Rapat Kerja II i. sedang dan akan dilaksanakan c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi c. GBPK. b) Evaluasi program kerja yang sudah. iii. 3) Agenda a) Silaturahim pengurus inti. d. dan semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan sekbid atau orang yang diberi kepercayaan). Rapat Pimpinan 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan 2) Diikuti oleh Ketua HIMA. dan SOP. pembahasan dan Penetapan Program Kerja. Analisis dan Pembahasan program. iii. ii. d) Strategi pencapaian program. c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode). v. Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua HIMA. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang. b. Rapat Bidang 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan. dan Bendahara Umum. c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya. Rapat Pengurus Inti 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan. 2) Diikuti oleh Ketua Hima. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus. Rekomitmen Pengurus. iv.

b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang. B. Hierarki Kepengurusan f.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 e. Bendahara Umum. c)Persiapan kegiatan setiap Bidang. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan. d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. 3. Mekanisme Laporan a. dan pelaksanaan. d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi. b. persiapan. e)Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. 3) Diikuti oleh panitia kegiatan. Sekretaris Umum. b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia. a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi 3) Diikuti oleh Ketua HIMA. Rapat Kepanitiaan 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda a) Pembahasan rencana. Rapat Istimewa 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda: Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi. panitia SC. Mekanisme Kerja Organisasi 1. selanjutnya wajib melaporkan kegiatan tersbut juga kepada DPM paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan. Rapat Koordinasi Rutin 1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan 2) Agenda a)Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. dan Ketua Bidang yang bersangkutan. maka DPM berhak mengajukan surat teguran. Pelaksanaan Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. g. dan semua Ketua Bidang. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 4 . 2. Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan. c) Pembahasan manajemen kegiatan.

Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi a. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan. d. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan. maka akan diberikan peringatan kedua berupa surat teguran. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 4. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 5 . maka akan diberikan pertama secara lisan. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang bersangkutan akan dinonaktifkan. c. b.

dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target). 9. Kriteria keberhasilan kegiatan Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan. Organisasi / kepanitiaan pelatihan Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan kegiatan. Peserta kegiatan Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan. Tujuan kegiatan Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat. 10. 8.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 A. yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan. berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan. Persiapan Kegiatan Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain : 1. berkoordinasi dengan kesekretariatan. B. 7. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan : 1. proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara dilaksanakan. Nara sumber acara Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber. Dasar penyelenggaraan Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan. Strategi dan proses teknis kegiatan Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan. 5. Materi kegiatan Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara. 4. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 6 . 6. hak dan kewajiban peserta. Waktu dan tempat Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan. Biaya Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb. 3. tujuan dari setiap bagian dari isi kegiatan. Penyusunan proposal a. 2. prosedur. b.

Karena menyangkut izin kegiatan. sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai. mendapat persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain. 5) Tujuan Kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. 2) Landasan Kegiatan Di bagian ini dicantumkan undang-undang. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 7 . 6) Sasaran Kegiatan Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan. peraturan pemerintah. pelaksanaan dan pelaporan. Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan. 3) Nama Kegiatan Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan. jika ada penceramah atau instruktur. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut. keputusan. 4) Tema kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 c. 8) Waktu dan tempat Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan digunakan. yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan. maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula. d. kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang kan diselenggarakan. 9) Materi Kegiatan Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan diselenggarakan. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal kegiatan sebagai berikut: 1) Latar Belakang Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang diajukan. 10) Jadwal acara/kegiatan Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari persiapan. sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan 7) Peserta Kegiatan Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. lapangan dan sebagainya. 11) Anggaran Biaya Dalam menyusun anggaran.

Pembagian tugas d. sekretaris. Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut : a.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 8 . C. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat e. dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat 12) Susunan Kepanitiaan a) Pelindung Tingkat Universitas : Rektor Tingkat Fakultas a) Pembina Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III Tingkat Fakultas b) Pembimbing Tingkat Univesitas Tingkat Fakultas c) Penanggung jawab d) Panitia Pelaksana Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana. Dosen Pembimbing : Ketua HIMA : Pembantu Dekan I : Dekan 14) Lampiran e. Pembantu Dekan I : Kajur. Pemanfaatan papan atau buku komunikasi untuk koordinasi. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke kestari. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan 2. SPP/DPP c. 2. . Persiapan teknis a. Iuran Kemahasiswaan b. 13) Penutup : Pembantu Rektor III. Perencanaan waktu c. Rapat panitia b. donatur. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mencatat hal-hal yang dianggap penting. Pelaksanaan Kegiatan 1. Format Persiapan Kegiatan NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK TEKNIS PJ Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada rapat panitia yang pertama. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya f. Sponsor.

Setelah selesai pelaksanaan kegiatan. yang dialamatkan kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan nama kegiatan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Format Pelaksanaan Kegiatan WAKT U& SARAN TEMPA A T PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PRA PELAKSAA PASC ACAR AN A A ACAR A E. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011 melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk a. disertai lampiran sebagai berikut : 1) Susunan Kepanitiaan 2) Susunan Acara 3) Realisasi Anggaran Biaya 4) Proposal Kegiatan 5) Bukti transaksi pengeluaran 6) Daftar hadir peserta dan panitia 7) Administrasi dan arsip surat menyurat 8) Pamplet dan hasil dokumentasi b. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 9 . Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang. oleh ketua pelaksana dan panitia. Laporan yang sudah di print. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan. Laporan Kegiatan 1. 6. 2. 2. Laporan file dokumen di komputer 3. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. 3. 4. Format Pasca Kegiatan NO KEGIATAN WAKTU & TEMPAT SARANA PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PJ 4. Evaluasi Kegiatan 1. D. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan kegiatan. Dibuat setelah kegiatan selesai. panitia kegiatan wajib menyusun P J laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari (staf Sekretaris) dan Bendahara. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara Umum N O KEGIAT AN Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan.

Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________ IX. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 10 .. Bulan. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan Kestari dan Bendahara.... Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku... Pendahuluan II.. Tujuan Kegiatan IV.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Format Laporan Kegiatan Laporan kegiatan . Hari. Nama Kegiatan III.. Tgl.. Gambaran Kegiatan : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ (persiapan. (nama kegiatan) Bidang ... Nara Sumber Kegiatan VII. pengorganisasian dan pelaksanaan) VIII. Rekomendasi Kegiatan X. Peserta Kegiatan VI. Tahun Laporan XII. Lembar Pengesahan : ____________________________ : ____________________________ F. Waktu dan Tempat V. Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan 1. Fortopolio Proposal Realisasi Anggaran Biaya Makalah pemateri Nota Arsip/berkas Surat Printout publikasi dan dokumentasi : _____________________________ : Dan hal-hal penting XI. 2. HIMA TEKPEND Periode 2010-2011 I.

Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi. Pendahuluan Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011 3. baik itu Sekretaris Umum. Melaksanakan kegiatan administrasi e. Biro Kesekretariatan dan Sekretaris Bidang dalam hal Kesekretariatan 1. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Staf Kestari S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 11 . c. Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan. b. Sekretaris Bidang a. pengadaan. d. c. Sekretaris Umum a. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA TEKPEND periode 2010-2011 2. a. Bersama-sama e. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di HIMA Tekpend. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari. Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan. dan kearsipan HIMA Tekpend. Bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan. Pengadaan dan inventarisasi f. ataupun Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro. Bidang apabila Kepala Bidang B. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan wewenang kerjanya.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI A. inventarisasi kelengkapan kesekretariatan. Uraian tugas Sekretaris Umum. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana pemeliharaan kesekretariatan. Bersama-sama Ketua Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi. Menggantikan fungsi Kepala berhalangan b. agenda dan mengatur administratif d. justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus.

Sekretaris. b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan a. Surat organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. mana yang merupakan surat organisasi. Alat-alat kebersihan g. D. b. Meja/kursi/tikar/spanduk f. 2) Pencatatan/pendokumentasian surat Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Alat komunikasi : telepon atau handphone.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 C. Sebaiknya disortir lewat pemilahan. Staf Kestari dan sekretaris Bidang. Pengelolaan Surat Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. surat pribadi/pengurus. Peralatan kantor/alat tulis d. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan a) Sumber Daya Manusia Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari Sekretaris Umum. Papan tulis/papan pengumuman e. internet (dalam kondisi ideal) c. mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA TEKPEND. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan : a) Nomor urut b) Tanggal masuk c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan Format Buku Registrasi Surat Masuk No. Surat masuk 1) Penerimaan Surat Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu disortir. Kabid. Sekbid dan Biro. Perangkat komputer dan printer. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertaskertas. Alamat Surat Lampiran Ket S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 12 . Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari. Tanggal Pengirim Tanggal Perihal Tujuan Masuk dan dan No. 1. atau surat-surat lainnya.

Format Buku Registrasi Surat Keluar Tanggal Keluar Tujuan Tanggal Perihal dan No. Kemudian disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3) Penyampaian Surat Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan. Surat Lampiran Ket S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 13 . 2) Pencatatan Surat Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. Bila Bidang/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri. Bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu biro Kestari untuk meminta nomor surat. 5) Penyimpanan Surat Setelah semua dilaksanakan. Ada point-point yang dapat dicantumkan adalah sebagai berikut : a) Nomor Urut b) Tanggal keluar c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan 2. Surat Keluar 1) Pembuatan Surat Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Biro Kestari atas permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan. maka Bidang atau di luar Biro Kestari dapat membuat sendiri suart keluar yang diperlukannya No. berkas surat disimpan oleh Kesekretariatan. 4) Penindaklanjutan Surat Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat balasan. pihak tersebut harus memberitahukan kepada bagian Biro Kestari untuk dibuatkan surat balasan. Jika diberikan kewenangan. dengan tetap memberitahu Biro Kestari untuk meminta nomor surat.

SUS = Surat Ucapan Selamat 17. SUD = Surat Undangan 9. SBA = Surat Berita Acara 4. Kode lembaga Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND F. SPT = Surat Pengantar 8. SBL = Surat Balasan C. STG = Surat Tugas 3. SPB = Surat Pemberitahuan 10. SPR = Surat Perintah 7. SPN = Surat Pernyataan 15. SKT = Surat Keterangan 14. SKA = Surat Kuasa 16. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA TEKPEND D. Pihak yang mengeluarkan Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut: A1 = Ketua HIMA A2 = Sekretaris Umum A3 = Bendahara Umum B1 = Bidang Agama B2 = Bidang PSDO B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi B5 = Bidang Pengembangan Multimedia B6 = Bidang Hubungan Masyarakat E. SPM = Surat Permohonan 2.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 E. Tahun pembuatan surat (4 digit) S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 14 . SAD = Surat Pengambilan Dana 11. Nomor Surat Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Biro Kestari dan Sekretaris. Penomoran Surat SURAT UMUM Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G A. SPJ = Surat Perjanjian 5. 2. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) G. SRD = Surat Rekomendasi 6. Kode Berkas Surat Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah: 1. SUL = Surat Usulan 12. SPH = Surat Penghargaan 13. Lingkup surat 1. B.

Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) F. Nomor surat B. surat undangan yang dikeluarkan Dept. Tahun pembuatan surat Contoh : SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-2011 Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008 SURAT KEPANITIAAN Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G A. Lingkup Surat D. Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2009 2.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh : 1. maka pihak yang mengeluarkan adalah Dept. Tahun Pembuatan Surat S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 15 . Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009 SURAT KHUSUS Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Pihak yang mengeluarkan D. PSDO untuk pengurus HIMA TekPend pada bulan Agustus Tahun 2009. Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend. Kode lembaga E. P2. Pihak Yang Mengeluarkan Panitia kegiatan E. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi) G. Misalnya. Nomor Surat Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan tersebut. Kode berkas surat (SKP) C. surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009. Kode Lembaga F. (karena Biro P2M berada di bawah Dept. P2). Misalnya. Kode Berkas Surat C. B. Setiap surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 20102011 memuat urutan-urutan sebagai berikut : 1) 2) 3) 4) 5) Memperhatikan Menimbang Mengingat Memutuskan Menetapkan Kode penulisan : A/B/C/D/E/F A. Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA TekPend.

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh: Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri dalam kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) HIMA TekPend pada bulan September tahun 2008. Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang. Ketua HIMA TEKPEND. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 16 . b. setiap surat yang keluar harus diketahui oleh Biro Kestari. Dalam hal ini Biro Kestari hanya bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi bantuan yang diperlukan. Dalam momen tertentu. 1 Juli 2008 Ketua Bidang xxxxxxxxxxxx NIM…………. surat izin. Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama. Tetapi bisa saja Bidang/luar Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor surat pada Biro Kestari. xxx xxx xxx NIM ……… 2. surat undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau Sekertaris dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Ketua HIMA. 1 Juli 2008 KETUA HIMA TEKPEND CAP HIMA XXXXXXXXXX NIM : …………. kepanitiaan besar biasanya juga memiliki kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011. ditandatangani oleh Ketua Pelaksana. Pihak yang membuat Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. Pihak yang menandatangani/menyetujui Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu : a. Pada intinya. Surat Keputusan. Bandung. Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA TEKPEND/IX/2008 F. Bandung.. Wewenang Pembuatan Surat 1.

Ketua HIMATEKPEND Sekretaris Umum CAP HIMA Sekretaris Kegiatan d. Pendahuluan Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris Bidang untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi HIMA TEKPEND PERIODE 2010– 2011. Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. a. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang. xxx xxx xxx NIM ……… Bandung. Administrasi Tiap Bidang 1. 1 Juli 2008 Sekretaris.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 c. xxx xxx xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Ketua Pelaksana Bandung. 1 Juli 2008 Sekretaris Kegiatan. maka dapat diatasnamakan dengan langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang menggantikan. H.n. Contoh: Ketua HIMA TEKPEND. Berita Acara Rapat Bidang Cap xxx xxx Kegiatan xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Mengetahui. surat ditandatangani oleh ketua pelaksana. 1 Juli 2008 a. xxxxxxxxxxxx NIM…………. 2. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang. sekretaris kegiatan. CAP HIMA Bandung. dan Ketua HIMA TEKPEND. Jika orang yang seharusnya tidak ada. Ketua HIMA TEKPEND CAP HIMA xxx xxx xxx NIM ……… S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 17 .

2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang.2011. 2) Deskripsi Tugas Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi. pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA TEKPEND PERIODE 2010 . Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 18 .Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang. c. yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya disampikan kepada Sekretaris. 2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut : a) Pendahuluan b) Laporan Perkembangan Bidang c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang d) Laporan keuangan e) Evaluasi f) Saran g) Lampiran: i. a) Judul (sesuai nama Bidang) b) Tempat. 1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara tertulis. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut : 1) Pendahuluan Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang ii. Laporan Akhir Tiap Bidang Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir Bidang secara tertulis. tanggal c) Waktu d) Ketua Rapat e) Notulen f) Peserta g) Agenda rapat h) Hasil rapat 3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan tiap Bidang. Berita Acara rapat Bidang 3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke dan file. hal yang melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas Bidang. pengurus HIMA TEKPEND lainnya. Laporan Bulanan Tiap Bidang. b.

7) Saran dan Rekomendasi Berisi saran organisasi. Pada bagian ini dicantumkan bagianbagian berikut : a) Nama Kegiatan b) Tujuan Kegiatan c) Waktu dan Tempat Kegiatan d) Peserta Kegiatan e) Narasumber kegiatan f) Gambaran kegiatan g) Alokasi dana h) Hambatan-hambatan i) Evaluasi dan rekomendasi 6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi. dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 19 . 4) Program Kerja Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan. kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi yang diemban Bidang. 5) Realisasi Program Kerja Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan oleh Bidang. Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 – 2011 dilaksanakan. jumlah personil. 8) Penutup Pada bagian penutup berisi harapan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3) Kondisi Objektif Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang. biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file. I. Dengan menginventarisasi. fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang garapannya. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA TEKPEND Pengantar Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam kegiatan administrasi. dapat diketahui asset atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi. tindak lanjut dan ucapan terima kasih.

Apabila tidak melaksanakan tugas piket. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam c. Menjaga kebersihan. dalam hal ini staff kesekretariatan b. Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan b. keamanan dan ketertiban kesekretariatan c. Oleh karena itu. Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota Himpunan khususnya staff kesekretariatan. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak yang berwenang.000. Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap harinya S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 20 . Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah berlangsungnya acara d. Peminjam harap mengkonfirmasikan apabila inventaris sudah dikembalikan kepada pihak kesekretariatan Sanksi-sanksi: a. maka peminjam wajib menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut b. Melaksanakan tata tertib kesekretariatan d. dalam peminjaman dan penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut.00 *Untuk pemeliharaan inventaris Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan a. maka bidang yang bersangkutan akan dikenakan denda sebesar Rp 10.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam kondisi yang baik. Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris a.

selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND PERIODE 20102011 dapat mengetahui hasil rapat tersebut. c.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR RAPAT 1. Pengantar Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum dan atau Biro Kestari kemudian diserahkan kepada Ketua Bidang. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND. Undangan Rapat a. Pimpinan Rapat a. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia. e. 2. Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait. b. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum. c. Hasilhasil rapat. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau anggota Bidang yang diberikan wewenang. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND atau Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia. b. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 21 . b. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang (setelah melaksanakan konfirmasi dengan biro Kestari) dan diserahkan kepada setiap anggota Bidang. d. Berita Acara Rapat kepanitian dibuat oleh sekretaris kegiatan. c. didampingi oleh Panitia SC. 4. 3. Berita Acara Rapat a.

b. pengeluaran sehari-hari serta keperluan pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA TEKPEND. a. 3. halal dan tidak mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA TEKPEND. Syarat Pengajuan Permintaan Dana: a. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 22 . Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai berikut: 1. A. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang. 2. musibah.maka diajukan minimal 2 x 24 jam Catatan : Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja. Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam raker. B. pengeluaran harus jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Hima.dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB V STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEUANGAN 4. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan. atau bencana alam.. Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh seluruh Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang berstatus mahasiswa masih aktif. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan SOP kepada bendahara umum. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan atau donatur. Contoh : Berita duka.000. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dana pada bendahara umum. Diajukan paling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp 500.. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND selama periode bejalan.000. 5. Dana Taktis dan Sumber Dana Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan untuk pengeluaran rutin. inovatif. 2. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana 1.

Dokumen pendukung yang dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu : a. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana dalam waktu dekat. baik itu proposal. D. 4. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai format yang telah ditentukan (Lampiran A). S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 23 . c. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi. Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang telah ditentukan. maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan membuat surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua Hima. 5. d. 2. belum tentu sepenuhnya dapat dicairkan. Ketentuan Pencairan Dana 1. Laporan Keuangan 1. e. bendahara umum melakukan pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2 rangkap. C. surat menyurat. Bukti-bukti pemasukan dana b. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan Pertanggungjawaban pada kesekretariatan. (catatan: seluruh anggaran yang diajukan dalam proposal.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 b. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya belum diserahkan. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang disusun berdasarkan tanggal. Satu rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan ditambahkan. Setelah disetujui oleh ketua hima. Bukti-bukti pengeluaran dana 3. 2. jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan ketua hima bersama bendahara umum).

Aturan Tambahan Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. tinta) dan mudah untuk dibaca d.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 E. 2. semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA TEKPEND. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H1 sebelum kegiatan Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke konsep acara. e.d. alamat. spidol. maka kekurangan dana akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain yang masih tersisa (subsidi silang) F. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen (pulpen. b. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang a. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh HIMA TEKPEND. b. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU. c. Umum Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan. kwitansi. nomor telepon pihak pemberi dan penerima uang tercantum dengan jelas Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima Untuk penerimaan antara Rp 500. 2. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. Rp 1. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi.000 Cap lunas atau cap perusahaan Tanda tangan pihak yang berkepentingan Nama jelas pihak yang berkepentingan S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 24 . jabatan. tiket atau kupon c. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut : a. MoU harus memiliki atribut sbb : Diberi nomor urut Tanggal penerimaan Nama. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.000. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut : 1. yang ditujukan untuk menghindari loss sebelum kegiatan terlaksana. Loss Sharing 1. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X.000 s. Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid.000 dilengkapi dengan materai Rp 3.

Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang signifikan. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut : Kepala (kop) surat Mencantumkan tanggal pengeluaran kas Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 3. b. spidol. bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain). c. Bukti Pengeluaran a. Untuk pembuktian biaya perjalanan. harus dicatat : Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan Program kerja yang dilakukan Tanggal perjalanan Tujuan perjalanan Sarana serta biaya S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 25 . e. j. i. f. h. kwitansi. struk. boxy. d. tidak basah. (d). yang bernilai> Rp 5.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 - Bukti pembayaran perusahaan. (e) dan (f). Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan.000. tinta) dan mudah untuk dibaca. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulepen. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel. faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan. tidak boleh disambung. maka bukti tersebut harus mengungkapkan : Nama Wartel Jumlah biaya telepon Nomor telepon yang dituju Nama penelepon Siapa yang dituju Untuk keperluan apa Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan menggunakan point (c). baik secara operasional maupun nonoperasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya. tidak rusak. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X.000 harus g.

Penutup Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara Umum Nama Kegiatan Tanggal Tujuan Rute 4000) : Kiki Pratama : Ngorbit Ormawa : 25 Juni 2010 : kampus Daerah Cibiru : Ledeng-Caheum (Rp 4500). 25 Juni 2010 (TTD) Kiki Pratama NIM k. yang tidak ada memo agar bukti dapat kemudian. Caheum-Cibiru (Rp Bandung. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 26 . m.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh : n. G. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan. Jika hal tersebut terdapat dalam tanda bukti. maka harus dibuat dipertanggungjawabkan (lampiran B) Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas). Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi. catatan tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti. l. maka tanda bukti tersebut tidak valid. Untuk pembuktian transaksi lainnya transaksinya.

Rp 75. 26 Agustus 2010 Sewa Tempat Fotokopi laporan kegiatan Rp 100. 25 Agustus 2010 Fotokopi handout Snack pemateri Plakat Selasa.Rp 215. Saldo akhir S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 27 .Rp 65.000.100 5 5 Keterangan Kas Hima Harga Jumlah Debet Rp 250.000.000.Rp 5.20 Rp 2.Rp 140.Rp 25.000.Rp 15.000.000.000.000.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran A) Contoh: Catatan: LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN “PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND” Hari/Tgl Senin.000.000.000.Rp 63.Rp 75.000.000.Kredit Saldo Rp 250.Rp 240.Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.000.Rp 100.000.Rp 10.Rp 63.

25 Desember 2010 Ttd Contoh Nama Lengkap S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 28 .000.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran B) Contoh: MEMO Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah Nama : Contoh Nama Lengkap NIM : 123456 Jurusan : Kurikulum dan Teknologi Pendidikan Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.. 13 Desember 2010.dari bendahara dan saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu. Bandung. Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya.

Kode Pesan / Informasi Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana berikut: Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat oleh pimpinan: * Target sesuai kode  Jaringan Komunikasi Dinamis S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 29 . Alur Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:  Jaringan Komunikasi Statis Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung. Alurnya adalah: A.(one to all) Alurnya adalah: *Sekbid sifatnya opsional C.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB VI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM KOMUNIKASI Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiaptiap penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki kewajiban untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang dipimpinnya (tree branch). jadi maksudnya informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada target. Demi keefektifan penyampaian informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi. B. Pengantar Dalam sebuah organisasi. tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan. nilai sebuah informasi begitu penting dan malah bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi.

Tempat 5.0809244 Mengetahui. 2. Kode pesan / informasi. maka dibuatlah standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Waktu (Hari. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya. Pemberitahuan Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan: 1. Maksud: a. Undangan ( Wajib / Biasa) c. Tanggal. November 2010 D. Isi Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Jaringan Komunikasi Statis Kode JTS1 JTS2 JTS3 JTS4 Lingkup Pihak Yang Menerima Pimpinan Eksekutif Pimpinan Eks + Kepala Bidang Pimpinan Eks+Kabid+Kabir Seluruh Pengurus b. Ketua HIMA TEKPEND S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 30 . Salam / kata sapaan lainnya. Jam) 4. Jaringan Komunikasi Dinamis Kode JTD1 JTD2 Batasan Pihak Yang Menerima Kabir&Kastaf Staf Ditetapkan di Bandung. 3. Rapat (Agenda dilampirkan) Lutfi Maulidi NIM.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful