STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HIMA TEKPEND 2010-2011

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011

agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan. C. Tujuan

A. Pendahuluan HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut. Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standard Operational Procedure” yang selanjutnya disebut SOP. SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa Himpunan Mahasiswa Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND). B. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan

Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah pelaksanaan tugas 2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan. 3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan HIMA TEKPEND. D. Fungsi Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut : 1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi. 2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi. 3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

1

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB I SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan sebagai berikut: Top Level Management Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif, dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum. Middle Level Management Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang berada di antara top level management dan first line management. Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker. Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang

First LineLevel Management First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan. First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, semua Kepala Bidang. A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus 1. Pengantar Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management. 2. Macam Rapat Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut a. Rapat Kerja 1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal pembentukan kepengurusan. 2) Agenda a) Rapat Kerja I kepengurusan dan pertengahan periode

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

2

b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan. dan semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan sekbid atau orang yang diberi kepercayaan). Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua HIMA. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi. Rekomitmen Pengurus. GBPK. vi. ART. Analisis dan Pembahasan program. v. d. v. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 3 . iv. dan SOP. sedang dan akan dilaksanakan. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus. 3) Agenda a) Silaturahim pengurus inti. c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. b. Rapat Pimpinan 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan 2) Diikuti oleh Ketua HIMA. ii. 2) Diikuti oleh Ketua Hima. ii. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan). Sosialisasi Visi. dan Bendahara Umum. Penjelasan AD. iii. d) Strategi pencapaian program. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang. iii. b) Evaluasi program kerja yang sudah. Sekretaris Umum. Bendahara Umum. 3) Agenda a) Silahturahim pimpinan eksekutif. Pembahasan anggaran keuangan. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode). Sekretaris Umum. sedang dan akan dilaksanakan c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi c. 2) Agenda a) Silaturahim anggota Bidang. pembahasan dan Penetapan Program Kerja. Rapat Pengurus Inti 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan. b) Rapat Kerja II i. Rapat Bidang 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan. b) Evaluasi program kerja yang sudah.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 i. Pembuatan. iv. c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.

dan semua Ketua Bidang. B. d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 e. Rapat Istimewa 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda: Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi. 2. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan. g. c)Persiapan kegiatan setiap Bidang. d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. Sekretaris Umum. maka DPM berhak mengajukan surat teguran. b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia. b. a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi 3) Diikuti oleh Ketua HIMA. c) Pembahasan manajemen kegiatan. Pelaksanaan Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. Mekanisme Laporan a. Mekanisme Kerja Organisasi 1. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 4 . Rapat Kepanitiaan 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda a) Pembahasan rencana. 3) Diikuti oleh panitia kegiatan. dan Ketua Bidang yang bersangkutan. dan pelaksanaan. e)Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan. Rapat Koordinasi Rutin 1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan 2) Agenda a)Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. selanjutnya wajib melaporkan kegiatan tersbut juga kepada DPM paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan. b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang. Bendahara Umum. panitia SC. 3. persiapan. Hierarki Kepengurusan f.

maka akan diberikan pertama secara lisan. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan. c.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 4. maka akan diberikan peringatan kedua berupa surat teguran. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang bersangkutan akan dinonaktifkan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 5 . Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi a. d. b.

7. prosedur. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan : 1. 3. b. 9. B. berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan. berkoordinasi dengan kesekretariatan. 10. Tujuan kegiatan Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat. Organisasi / kepanitiaan pelatihan Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan kegiatan. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara dilaksanakan. 2. Nara sumber acara Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber. 6.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 A. proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan. Kriteria keberhasilan kegiatan Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 6 . Persiapan Kegiatan Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain : 1. yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. tujuan dari setiap bagian dari isi kegiatan. 4. 5. hak dan kewajiban peserta. Peserta kegiatan Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan. Biaya Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb. dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target). Materi kegiatan Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara. 8. Strategi dan proses teknis kegiatan Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan. Dasar penyelenggaraan Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan. Waktu dan tempat Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan. Penyusunan proposal a.

pelaksanaan dan pelaporan. peraturan pemerintah.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 c. sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai. sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan. jika ada penceramah atau instruktur. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan. 5) Tujuan Kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Karena menyangkut izin kegiatan. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain. 10) Jadwal acara/kegiatan Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari persiapan. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut. mendapat persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA. 8) Waktu dan tempat Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan digunakan. 6) Sasaran Kegiatan Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan. 9) Materi Kegiatan Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan diselenggarakan. d. keputusan. Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan. yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan. 4) Tema kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan. kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang kan diselenggarakan. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan 7) Peserta Kegiatan Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 7 . 2) Landasan Kegiatan Di bagian ini dicantumkan undang-undang. maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula. 11) Anggaran Biaya Dalam menyusun anggaran. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal kegiatan sebagai berikut: 1) Latar Belakang Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang diajukan. lapangan dan sebagainya. 3) Nama Kegiatan Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan.

Perencanaan waktu c. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya f. Pembantu Dekan I : Kajur. Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut : a. Dosen Pembimbing : Ketua HIMA : Pembantu Dekan I : Dekan 14) Lampiran e. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 8 .Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. 13) Penutup : Pembantu Rektor III. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke kestari. Pemanfaatan papan atau buku komunikasi untuk koordinasi. dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat 12) Susunan Kepanitiaan a) Pelindung Tingkat Universitas : Rektor Tingkat Fakultas a) Pembina Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III Tingkat Fakultas b) Pembimbing Tingkat Univesitas Tingkat Fakultas c) Penanggung jawab d) Panitia Pelaksana Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana. donatur. . Persiapan teknis a. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan 2. C. Pelaksanaan Kegiatan 1. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mencatat hal-hal yang dianggap penting. 2. sekretaris. Sponsor. Rapat panitia b. Format Persiapan Kegiatan NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK TEKNIS PJ Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada rapat panitia yang pertama. SPP/DPP c. Pembagian tugas d. Iuran Kemahasiswaan b. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat e. bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan.

4. 2. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 9 . Laporan Kegiatan 1.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Format Pelaksanaan Kegiatan WAKT U& SARAN TEMPA A T PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PRA PELAKSAA PASC ACAR AN A A ACAR A E. Format Pasca Kegiatan NO KEGIATAN WAKTU & TEMPAT SARANA PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PJ 4. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011 melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk a. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan nama kegiatan. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara Umum N O KEGIAT AN Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan. oleh ketua pelaksana dan panitia. Evaluasi Kegiatan 1. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang. 6. yang dialamatkan kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011. D. 3. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan. Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan kegiatan. 2. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan. panitia kegiatan wajib menyusun P J laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari (staf Sekretaris) dan Bendahara. disertai lampiran sebagai berikut : 1) Susunan Kepanitiaan 2) Susunan Acara 3) Realisasi Anggaran Biaya 4) Proposal Kegiatan 5) Bukti transaksi pengeluaran 6) Daftar hadir peserta dan panitia 7) Administrasi dan arsip surat menyurat 8) Pamplet dan hasil dokumentasi b. Dibuat setelah kegiatan selesai. Laporan yang sudah di print. Laporan file dokumen di komputer 3.

Peserta Kegiatan VI. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan Kestari dan Bendahara.. Bulan... Hari... Pendahuluan II. Tgl. Waktu dan Tempat V. Rekomendasi Kegiatan X.. Tujuan Kegiatan IV.. Gambaran Kegiatan : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ (persiapan. pengorganisasian dan pelaksanaan) VIII. Fortopolio Proposal Realisasi Anggaran Biaya Makalah pemateri Nota Arsip/berkas Surat Printout publikasi dan dokumentasi : _____________________________ : Dan hal-hal penting XI. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 10 . (nama kegiatan) Bidang . Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan 1. 2.. Lembar Pengesahan : ____________________________ : ____________________________ F. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku. Nama Kegiatan III. Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________ IX..Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Format Laporan Kegiatan Laporan kegiatan .. HIMA TEKPEND Periode 2010-2011 I.. Tahun Laporan XII. Nara Sumber Kegiatan VII.

Bersama-sama Ketua Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya. Staf Kestari S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 11 . a. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011 3. Sekretaris Bidang a. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di HIMA Tekpend. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA TEKPEND periode 2010-2011 2.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI A. c. Uraian tugas Sekretaris Umum. Biro Kesekretariatan dan Sekretaris Bidang dalam hal Kesekretariatan 1. ataupun Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro. Bidang apabila Kepala Bidang B. agenda dan mengatur administratif d. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Melaksanakan kegiatan administrasi e. inventarisasi kelengkapan kesekretariatan. Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari. Sekretaris Umum a. sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan. Pendahuluan Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris. Bersama-sama e. c. Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan. b. Bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. Pengadaan dan inventarisasi f. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan wewenang kerjanya. justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. pengadaan. d. Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi. dan kearsipan HIMA Tekpend. Menggantikan fungsi Kepala berhalangan b. baik itu Sekretaris Umum. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana pemeliharaan kesekretariatan.

b. Sekretaris. surat pribadi/pengurus. Sekbid dan Biro. Kabid. Alat komunikasi : telepon atau handphone. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertaskertas. 1. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari. Peralatan kantor/alat tulis d. Papan tulis/papan pengumuman e.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 C. D. Surat masuk 1) Penerimaan Surat Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu disortir. Tanggal Pengirim Tanggal Perihal Tujuan Masuk dan dan No. Sebaiknya disortir lewat pemilahan. Perangkat komputer dan printer. atau surat-surat lainnya. b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan a. mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA TEKPEND. Staf Kestari dan sekretaris Bidang. 2) Pencatatan/pendokumentasian surat Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Alamat Surat Lampiran Ket S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 12 . Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan a) Sumber Daya Manusia Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari Sekretaris Umum. Alat-alat kebersihan g. mana yang merupakan surat organisasi. Surat organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Meja/kursi/tikar/spanduk f. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan : a) Nomor urut b) Tanggal masuk c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan Format Buku Registrasi Surat Masuk No. internet (dalam kondisi ideal) c. Pengelolaan Surat Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya.

Jika diberikan kewenangan. Format Buku Registrasi Surat Keluar Tanggal Keluar Tujuan Tanggal Perihal dan No. 4) Penindaklanjutan Surat Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat balasan. Surat Lampiran Ket S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 13 . 2) Pencatatan Surat Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. berkas surat disimpan oleh Kesekretariatan. pihak tersebut harus memberitahukan kepada bagian Biro Kestari untuk dibuatkan surat balasan. 5) Penyimpanan Surat Setelah semua dilaksanakan. dengan tetap memberitahu Biro Kestari untuk meminta nomor surat. Ada point-point yang dapat dicantumkan adalah sebagai berikut : a) Nomor Urut b) Tanggal keluar c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan 2. Kemudian disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti. maka Bidang atau di luar Biro Kestari dapat membuat sendiri suart keluar yang diperlukannya No. Surat Keluar 1) Pembuatan Surat Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Biro Kestari atas permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan. Bila Bidang/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri. Bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu biro Kestari untuk meminta nomor surat.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3) Penyampaian Surat Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan.

SUD = Surat Undangan 9. SRD = Surat Rekomendasi 6. B. SPT = Surat Pengantar 8. SPM = Surat Permohonan 2. Kode Berkas Surat Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah: 1. Pihak yang mengeluarkan Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut: A1 = Ketua HIMA A2 = Sekretaris Umum A3 = Bendahara Umum B1 = Bidang Agama B2 = Bidang PSDO B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi B5 = Bidang Pengembangan Multimedia B6 = Bidang Hubungan Masyarakat E. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA TEKPEND D.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 E. SKT = Surat Keterangan 14. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) G. SPN = Surat Pernyataan 15. Penomoran Surat SURAT UMUM Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G A. SBL = Surat Balasan C. SAD = Surat Pengambilan Dana 11. Nomor Surat Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Biro Kestari dan Sekretaris. STG = Surat Tugas 3. SUL = Surat Usulan 12. Kode lembaga Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND F. SBA = Surat Berita Acara 4. SUS = Surat Ucapan Selamat 17. SPB = Surat Pemberitahuan 10. SPR = Surat Perintah 7. SPJ = Surat Perjanjian 5. Tahun pembuatan surat (4 digit) S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 14 . Lingkup surat 1. SPH = Surat Penghargaan 13. SKA = Surat Kuasa 16. 2.

Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend. B. Pihak Yang Mengeluarkan Panitia kegiatan E. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi) G. Nomor Surat Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan tersebut. Setiap surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 20102011 memuat urutan-urutan sebagai berikut : 1) 2) 3) 4) 5) Memperhatikan Menimbang Mengingat Memutuskan Menetapkan Kode penulisan : A/B/C/D/E/F A. Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA TekPend. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) F. surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009. Pihak yang mengeluarkan D. Tahun pembuatan surat Contoh : SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-2011 Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008 SURAT KEPANITIAAN Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G A. Misalnya.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh : 1. surat undangan yang dikeluarkan Dept. Nomor surat B. P2). Kode Lembaga F. Kode lembaga E. P2. Misalnya. maka pihak yang mengeluarkan adalah Dept. (karena Biro P2M berada di bawah Dept. PSDO untuk pengurus HIMA TekPend pada bulan Agustus Tahun 2009. Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009 SURAT KHUSUS Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Tahun Pembuatan Surat S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 15 . Lingkup Surat D. Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2009 2. Kode Berkas Surat C. Kode berkas surat (SKP) C.

xxx xxx xxx NIM ……… 2. kepanitiaan besar biasanya juga memiliki kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. 1 Juli 2008 Ketua Bidang xxxxxxxxxxxx NIM…………. surat izin. surat undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau Sekertaris dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Ketua HIMA. Pada intinya. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 16 . Tetapi bisa saja Bidang/luar Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor surat pada Biro Kestari. Pihak yang menandatangani/menyetujui Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu : a.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh: Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri dalam kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) HIMA TekPend pada bulan September tahun 2008. b. Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA TEKPEND/IX/2008 F. setiap surat yang keluar harus diketahui oleh Biro Kestari. Bandung. Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang. Wewenang Pembuatan Surat 1. 1 Juli 2008 KETUA HIMA TEKPEND CAP HIMA XXXXXXXXXX NIM : …………. Bandung. Dalam hal ini Biro Kestari hanya bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi bantuan yang diperlukan. ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011. Surat Keputusan. ditandatangani oleh Ketua Pelaksana. Pihak yang membuat Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari.. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan. Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama. Ketua HIMA TEKPEND. Dalam momen tertentu.

a. 1 Juli 2008 Sekretaris. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA. Pendahuluan Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris Bidang untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi HIMA TEKPEND PERIODE 2010– 2011. Jika orang yang seharusnya tidak ada. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang. Berita Acara Rapat Bidang Cap xxx xxx Kegiatan xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Mengetahui. Administrasi Tiap Bidang 1. Contoh: Ketua HIMA TEKPEND. CAP HIMA Bandung. xxxxxxxxxxxx NIM…………. Ketua HIMATEKPEND Sekretaris Umum CAP HIMA Sekretaris Kegiatan d. 1 Juli 2008 Sekretaris Kegiatan. 2. maka dapat diatasnamakan dengan langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang menggantikan.n. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 c. 1 Juli 2008 a. xxx xxx xxx NIM ……… Bandung. sekretaris kegiatan. Ketua HIMA TEKPEND CAP HIMA xxx xxx xxx NIM ……… S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 17 . H. xxx xxx xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Ketua Pelaksana Bandung. dan Ketua HIMA TEKPEND. surat ditandatangani oleh ketua pelaksana. Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan.

hal yang melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas Bidang. Laporan Akhir Tiap Bidang Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir Bidang secara tertulis. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut : 1) Pendahuluan Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang ii. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 18 . Laporan Bulanan Tiap Bidang.2011. 2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang. yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya disampikan kepada Sekretaris. 1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara tertulis. b.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang. c. Berita Acara rapat Bidang 3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke dan file. pengurus HIMA TEKPEND lainnya. pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA TEKPEND PERIODE 2010 . a) Judul (sesuai nama Bidang) b) Tempat. 2) Deskripsi Tugas Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi. 2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut : a) Pendahuluan b) Laporan Perkembangan Bidang c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang d) Laporan keuangan e) Evaluasi f) Saran g) Lampiran: i. tanggal c) Waktu d) Ketua Rapat e) Notulen f) Peserta g) Agenda rapat h) Hasil rapat 3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan tiap Bidang.

Pada bagian ini dicantumkan bagianbagian berikut : a) Nama Kegiatan b) Tujuan Kegiatan c) Waktu dan Tempat Kegiatan d) Peserta Kegiatan e) Narasumber kegiatan f) Gambaran kegiatan g) Alokasi dana h) Hambatan-hambatan i) Evaluasi dan rekomendasi 6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi. fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang garapannya. kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi yang diemban Bidang. dapat diketahui asset atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi. 4) Program Kerja Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan. dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 19 . jumlah personil. Dengan menginventarisasi. Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 – 2011 dilaksanakan. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA TEKPEND Pengantar Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam kegiatan administrasi. 7) Saran dan Rekomendasi Berisi saran organisasi. I. biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang. 8) Penutup Pada bagian penutup berisi harapan. tindak lanjut dan ucapan terima kasih. 5) Realisasi Program Kerja Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan oleh Bidang.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3) Kondisi Objektif Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang.

keamanan dan ketertiban kesekretariatan c. Peminjam harap mengkonfirmasikan apabila inventaris sudah dikembalikan kepada pihak kesekretariatan Sanksi-sanksi: a. maka peminjam wajib menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut b. Oleh karena itu. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris. Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah berlangsungnya acara d. Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap harinya S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 20 . Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam c. Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota Himpunan khususnya staff kesekretariatan. maka bidang yang bersangkutan akan dikenakan denda sebesar Rp 10. Menjaga kebersihan.000. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak yang berwenang. dalam hal ini staff kesekretariatan b. dalam peminjaman dan penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut. Apabila tidak melaksanakan tugas piket.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam kondisi yang baik. Melaksanakan tata tertib kesekretariatan d. Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris a. Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan b.00 *Untuk pemeliharaan inventaris Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan a.

Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND. b.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR RAPAT 1. selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND PERIODE 20102011 dapat mengetahui hasil rapat tersebut. 2. e. c. b. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia. b. Pengantar Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Berita Acara Rapat kepanitian dibuat oleh sekretaris kegiatan. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang (setelah melaksanakan konfirmasi dengan biro Kestari) dan diserahkan kepada setiap anggota Bidang. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum dan atau Biro Kestari kemudian diserahkan kepada Ketua Bidang. 4. Hasilhasil rapat. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 21 . Pimpinan Rapat a. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau anggota Bidang yang diberikan wewenang. c. didampingi oleh Panitia SC. d. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND atau Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang. 3. c. Undangan Rapat a. Berita Acara Rapat a. Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia.

Contoh : Berita duka. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam raker.. 2. 2. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 22 . Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif. musibah.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB V STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEUANGAN 4. 5. a.dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500. 3..maka diajukan minimal 2 x 24 jam Catatan : Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja.000. halal dan tidak mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA TEKPEND. pengeluaran harus jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Hima. Syarat Pengajuan Permintaan Dana: a.000. b. Dana Taktis dan Sumber Dana Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan untuk pengeluaran rutin. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang. A. Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh seluruh Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang berstatus mahasiswa masih aktif. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND selama periode bejalan. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana 1. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dana pada bendahara umum. pengeluaran sehari-hari serta keperluan pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA TEKPEND. inovatif. Diajukan paling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp 500. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan SOP kepada bendahara umum. atau bencana alam. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan atau donatur. B. Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai berikut: 1.

Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi. Setelah disetujui oleh ketua hima. d. jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan ketua hima bersama bendahara umum). Ketentuan Pencairan Dana 1. baik itu proposal. Dokumen pendukung yang dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu : a. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan. 4. 5. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 b. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan ditambahkan. maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan membuat surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua Hima. C. surat menyurat. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 23 . Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan Pertanggungjawaban pada kesekretariatan. 2. Bukti-bukti pemasukan dana b. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana dalam waktu dekat. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya belum diserahkan. c. D. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang disusun berdasarkan tanggal. 2. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai format yang telah ditentukan (Lampiran A). e. bendahara umum melakukan pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2 rangkap. Satu rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. belum tentu sepenuhnya dapat dicairkan. Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang telah ditentukan. Laporan Keuangan 1. Bukti-bukti pengeluaran dana 3. (catatan: seluruh anggaran yang diajukan dalam proposal.

Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut : a. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen (pulpen. Loss Sharing 1. Aturan Tambahan Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. MoU harus memiliki atribut sbb : Diberi nomor urut Tanggal penerimaan Nama. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. jabatan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 E. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi. spidol. b. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang a. 2. semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA TEKPEND.d. alamat. yang ditujukan untuk menghindari loss sebelum kegiatan terlaksana. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut : 1.000 dilengkapi dengan materai Rp 3. Rp 1. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H1 sebelum kegiatan Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke konsep acara. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X. kwitansi. Umum Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh HIMA TEKPEND. b. tiket atau kupon c. e.000 s. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU. c. Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid. tinta) dan mudah untuk dibaca d.000. nomor telepon pihak pemberi dan penerima uang tercantum dengan jelas Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima Untuk penerimaan antara Rp 500.000 Cap lunas atau cap perusahaan Tanda tangan pihak yang berkepentingan Nama jelas pihak yang berkepentingan S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 24 . maka kekurangan dana akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain yang masih tersisa (subsidi silang) F. 2.

(d). harus dicatat : Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan Program kerja yang dilakukan Tanggal perjalanan Tujuan perjalanan Sarana serta biaya S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 25 . baik secara operasional maupun nonoperasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya. e. tidak rusak.000. maka bukti tersebut harus mengungkapkan : Nama Wartel Jumlah biaya telepon Nomor telepon yang dituju Nama penelepon Siapa yang dituju Untuk keperluan apa Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan menggunakan point (c).000 harus g. yang bernilai> Rp 5.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 - Bukti pembayaran perusahaan. h. c. spidol. (e) dan (f). Bukti Pengeluaran a. tidak boleh disambung. f. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang signifikan. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X. tidak basah. boxy. bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain). kwitansi. j. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulepen. struk. tinta) dan mudah untuk dibaca. b. faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon. d. Untuk pembuktian biaya perjalanan. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan. i. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut : Kepala (kop) surat Mencantumkan tanggal pengeluaran kas Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 3.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 26 . Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan. Penutup Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara Umum Nama Kegiatan Tanggal Tujuan Rute 4000) : Kiki Pratama : Ngorbit Ormawa : 25 Juni 2010 : kampus Daerah Cibiru : Ledeng-Caheum (Rp 4500). m. Untuk pembuktian transaksi lainnya transaksinya.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh : n. catatan tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti. l. Caheum-Cibiru (Rp Bandung. 25 Juni 2010 (TTD) Kiki Pratama NIM k. Jika hal tersebut terdapat dalam tanda bukti. G. yang tidak ada memo agar bukti dapat kemudian. maka harus dibuat dipertanggungjawabkan (lampiran B) Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas). maka tanda bukti tersebut tidak valid.

Rp 10.000.000.000.000.Rp 63.Rp 63.Rp 100.000.Kredit Saldo Rp 250.100 5 5 Keterangan Kas Hima Harga Jumlah Debet Rp 250.Rp 25.000.Rp 65. 25 Agustus 2010 Fotokopi handout Snack pemateri Plakat Selasa.Rp 215.Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.000.000.000.000.000.000.Rp 5.Rp 240.000.Rp 75.Rp 140.000.000.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran A) Contoh: Catatan: LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN “PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND” Hari/Tgl Senin. 26 Agustus 2010 Sewa Tempat Fotokopi laporan kegiatan Rp 100.Rp 15.20 Rp 2. Saldo akhir S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 27 .Rp 75.

Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya. 13 Desember 2010.dari bendahara dan saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu. 25 Desember 2010 Ttd Contoh Nama Lengkap S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 28 . Bandung.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran B) Contoh: MEMO Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah Nama : Contoh Nama Lengkap NIM : 123456 Jurusan : Kurikulum dan Teknologi Pendidikan Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15..000.

Demi keefektifan penyampaian informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi. Pengantar Dalam sebuah organisasi. Alurnya adalah: A. jadi maksudnya informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada target.(one to all) Alurnya adalah: *Sekbid sifatnya opsional C. Kode Pesan / Informasi Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana berikut: Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat oleh pimpinan: * Target sesuai kode  Jaringan Komunikasi Dinamis S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 29 .Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB VI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM KOMUNIKASI Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiaptiap penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki kewajiban untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang dipimpinnya (tree branch). Alur Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:  Jaringan Komunikasi Statis Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung. nilai sebuah informasi begitu penting dan malah bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi. tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan. B.

Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya. Waktu (Hari. 3. Kode pesan / informasi. Rapat (Agenda dilampirkan) Lutfi Maulidi NIM. Jaringan Komunikasi Dinamis Kode JTD1 JTD2 Batasan Pihak Yang Menerima Kabir&Kastaf Staf Ditetapkan di Bandung. Salam / kata sapaan lainnya. Tempat 5. maka dibuatlah standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Tanggal. Undangan ( Wajib / Biasa) c. 2. Isi Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten.0809244 Mengetahui. Jam) 4.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Jaringan Komunikasi Statis Kode JTS1 JTS2 JTS3 JTS4 Lingkup Pihak Yang Menerima Pimpinan Eksekutif Pimpinan Eks + Kepala Bidang Pimpinan Eks+Kabid+Kabir Seluruh Pengurus b. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan: 1. Maksud: a. Ketua HIMA TEKPEND S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 30 . Pemberitahuan Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. November 2010 D.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful