P. 1
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR 10-11

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR 10-11

|Views: 1,054|Likes:
Published by qyuelzein

More info:

Published by: qyuelzein on Jan 04, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/06/2013

pdf

text

original

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HIMA TEKPEND 2010-2011

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011

agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan. C. Tujuan

A. Pendahuluan HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut. Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standard Operational Procedure” yang selanjutnya disebut SOP. SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa Himpunan Mahasiswa Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND). B. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan

Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah pelaksanaan tugas 2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan. 3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan HIMA TEKPEND. D. Fungsi Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut : 1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi. 2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi. 3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

1

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB I SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan sebagai berikut: Top Level Management Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif, dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum. Middle Level Management Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang berada di antara top level management dan first line management. Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker. Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang

First LineLevel Management First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan. First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, semua Kepala Bidang. A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus 1. Pengantar Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management. 2. Macam Rapat Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut a. Rapat Kerja 1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal pembentukan kepengurusan. 2) Agenda a) Rapat Kerja I kepengurusan dan pertengahan periode

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

2

dan semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan sekbid atau orang yang diberi kepercayaan). iv. 3) Agenda a) Silaturahim pengurus inti. iv. Analisis dan Pembahasan program. Rekomitmen Pengurus. d) Strategi pencapaian program. pembahasan dan Penetapan Program Kerja. Sekretaris Umum. b) Rapat Kerja II i. vi. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode). b. b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan. ii. d. dan SOP. Pembahasan anggaran keuangan. iii. b) Evaluasi program kerja yang sudah. Rapat Pengurus Inti 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan. sedang dan akan dilaksanakan. iii. b) Evaluasi program kerja yang sudah. v. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan). GBPK. Penjelasan AD. sedang dan akan dilaksanakan c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi c. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi. Rapat Pimpinan 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan 2) Diikuti oleh Ketua HIMA. Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua HIMA. 3) Agenda a) Silahturahim pimpinan eksekutif. c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. Pembuatan. 2) Agenda a) Silaturahim anggota Bidang. Bendahara Umum. ii. Sosialisasi Visi. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 3 . Rapat Bidang 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan. dan Bendahara Umum. 2) Diikuti oleh Ketua Hima. c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus. v. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang. Sekretaris Umum.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 i. ART.

dan pelaksanaan. Mekanisme Kerja Organisasi 1. b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia. persiapan. c) Pembahasan manajemen kegiatan. 3. Mekanisme Laporan a. dan semua Ketua Bidang. Sekretaris Umum. g. Pelaksanaan Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi 3) Diikuti oleh Ketua HIMA. c)Persiapan kegiatan setiap Bidang. 3) Diikuti oleh panitia kegiatan. Hierarki Kepengurusan f. 2. e)Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. Rapat Koordinasi Rutin 1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan 2) Agenda a)Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. Rapat Istimewa 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda: Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan. selanjutnya wajib melaporkan kegiatan tersbut juga kepada DPM paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan. Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan. b. dan Ketua Bidang yang bersangkutan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 e. b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang. B. panitia SC. Bendahara Umum. maka DPM berhak mengajukan surat teguran. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 4 . Rapat Kepanitiaan 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda a) Pembahasan rencana. d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 5 . d. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang bersangkutan akan dinonaktifkan. b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 4. maka akan diberikan peringatan kedua berupa surat teguran. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi a. maka akan diberikan pertama secara lisan. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan. c.

Dasar penyelenggaraan Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan. Penyusunan proposal a. tujuan dari setiap bagian dari isi kegiatan. dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target). Kriteria keberhasilan kegiatan Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan. proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan. 8. B. yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. 9. 10. Waktu dan tempat Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 6 . 2. hak dan kewajiban peserta. prosedur. b. berkoordinasi dengan kesekretariatan. 5.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 A. Organisasi / kepanitiaan pelatihan Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan kegiatan. Strategi dan proses teknis kegiatan Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan. Persiapan Kegiatan Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain : 1. Biaya Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb. 6. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan : 1. Tujuan kegiatan Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat. Materi kegiatan Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara. 7. 4. Peserta kegiatan Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara dilaksanakan. berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan. 3. Nara sumber acara Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan.

Karena menyangkut izin kegiatan. pelaksanaan dan pelaporan. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan 7) Peserta Kegiatan Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. 8) Waktu dan tempat Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan digunakan. mendapat persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA. lapangan dan sebagainya. 4) Tema kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan. 5) Tujuan Kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. 6) Sasaran Kegiatan Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan. d. 10) Jadwal acara/kegiatan Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari persiapan. sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut. 2) Landasan Kegiatan Di bagian ini dicantumkan undang-undang. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 c. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain. 9) Materi Kegiatan Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan diselenggarakan. yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan. keputusan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 7 . kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang kan diselenggarakan. peraturan pemerintah. 3) Nama Kegiatan Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan. jika ada penceramah atau instruktur. Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan. sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal kegiatan sebagai berikut: 1) Latar Belakang Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang diajukan. 11) Anggaran Biaya Dalam menyusun anggaran.

Dosen Pembimbing : Ketua HIMA : Pembantu Dekan I : Dekan 14) Lampiran e. 13) Penutup : Pembantu Rektor III. Iuran Kemahasiswaan b. Rapat panitia b. Persiapan teknis a. dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat 12) Susunan Kepanitiaan a) Pelindung Tingkat Universitas : Rektor Tingkat Fakultas a) Pembina Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III Tingkat Fakultas b) Pembimbing Tingkat Univesitas Tingkat Fakultas c) Penanggung jawab d) Panitia Pelaksana Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya f. SPP/DPP c. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mencatat hal-hal yang dianggap penting. Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut : a. C. bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. Format Persiapan Kegiatan NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK TEKNIS PJ Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada rapat panitia yang pertama. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan 2. Sponsor. Perencanaan waktu c. donatur. 2. Pemanfaatan papan atau buku komunikasi untuk koordinasi.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. . Pembantu Dekan I : Kajur. Pelaksanaan Kegiatan 1. sekretaris. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke kestari. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat e. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 8 . Pembagian tugas d.

disertai lampiran sebagai berikut : 1) Susunan Kepanitiaan 2) Susunan Acara 3) Realisasi Anggaran Biaya 4) Proposal Kegiatan 5) Bukti transaksi pengeluaran 6) Daftar hadir peserta dan panitia 7) Administrasi dan arsip surat menyurat 8) Pamplet dan hasil dokumentasi b. 2. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan. 4. oleh ketua pelaksana dan panitia. Dibuat setelah kegiatan selesai. Laporan Kegiatan 1. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 9 .Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Format Pelaksanaan Kegiatan WAKT U& SARAN TEMPA A T PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PRA PELAKSAA PASC ACAR AN A A ACAR A E. yang dialamatkan kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011. Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan kegiatan. Laporan yang sudah di print. 2. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara Umum N O KEGIAT AN Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan. Evaluasi Kegiatan 1. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan nama kegiatan. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. panitia kegiatan wajib menyusun P J laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari (staf Sekretaris) dan Bendahara. Format Pasca Kegiatan NO KEGIATAN WAKTU & TEMPAT SARANA PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PJ 4. D. Laporan file dokumen di komputer 3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011 melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk a. 3. 6.

. Nara Sumber Kegiatan VII. Fortopolio Proposal Realisasi Anggaran Biaya Makalah pemateri Nota Arsip/berkas Surat Printout publikasi dan dokumentasi : _____________________________ : Dan hal-hal penting XI. (nama kegiatan) Bidang .. Gambaran Kegiatan : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ (persiapan. Peserta Kegiatan VI.. Pendahuluan II. pengorganisasian dan pelaksanaan) VIII. Tujuan Kegiatan IV. Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________ IX. Lembar Pengesahan : ____________________________ : ____________________________ F. Bulan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 10 .Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Format Laporan Kegiatan Laporan kegiatan . Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan Kestari dan Bendahara. Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan 1.. 2. Rekomendasi Kegiatan X.. Waktu dan Tempat V. Hari.... Tgl.. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.. Tahun Laporan XII.. Nama Kegiatan III. HIMA TEKPEND Periode 2010-2011 I.

Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di HIMA Tekpend. baik itu Sekretaris Umum. sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan. Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi. Pendahuluan Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA TEKPEND periode 2010-2011 2. a. Biro Kesekretariatan dan Sekretaris Bidang dalam hal Kesekretariatan 1. c. Bersama-sama Ketua Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya. Bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. c. Uraian tugas Sekretaris Umum. Sekretaris Umum a. dan kearsipan HIMA Tekpend. Melaksanakan kegiatan administrasi e. Bidang apabila Kepala Bidang B. b. Staf Kestari S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 11 . d. Sekretaris Bidang a. Bersama-sama e.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI A. Menggantikan fungsi Kepala berhalangan b. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. ataupun Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan wewenang kerjanya. agenda dan mengatur administratif d. Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan. inventarisasi kelengkapan kesekretariatan. justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011 3. Pengadaan dan inventarisasi f. pengadaan. Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana pemeliharaan kesekretariatan.

Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan : a) Nomor urut b) Tanggal masuk c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan Format Buku Registrasi Surat Masuk No. Sebaiknya disortir lewat pemilahan. Kabid. Alat komunikasi : telepon atau handphone. mana yang merupakan surat organisasi. Surat organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. atau surat-surat lainnya. Alamat Surat Lampiran Ket S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 12 . Sekbid dan Biro. Perangkat komputer dan printer. Pengelolaan Surat Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. internet (dalam kondisi ideal) c. Papan tulis/papan pengumuman e. Alat-alat kebersihan g. Sekretaris. surat pribadi/pengurus. Tanggal Pengirim Tanggal Perihal Tujuan Masuk dan dan No. Staf Kestari dan sekretaris Bidang. 2) Pencatatan/pendokumentasian surat Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertaskertas. b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan a. Surat masuk 1) Penerimaan Surat Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu disortir. mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA TEKPEND. b. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 C. Meja/kursi/tikar/spanduk f. D. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan a) Sumber Daya Manusia Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari Sekretaris Umum. Peralatan kantor/alat tulis d. 1.

Surat Lampiran Ket S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 13 . 5) Penyimpanan Surat Setelah semua dilaksanakan. Surat Keluar 1) Pembuatan Surat Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Biro Kestari atas permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan. 2) Pencatatan Surat Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. pihak tersebut harus memberitahukan kepada bagian Biro Kestari untuk dibuatkan surat balasan. Bila Bidang/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri. 4) Penindaklanjutan Surat Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat balasan. Format Buku Registrasi Surat Keluar Tanggal Keluar Tujuan Tanggal Perihal dan No. Bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu biro Kestari untuk meminta nomor surat. maka Bidang atau di luar Biro Kestari dapat membuat sendiri suart keluar yang diperlukannya No. Ada point-point yang dapat dicantumkan adalah sebagai berikut : a) Nomor Urut b) Tanggal keluar c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan 2. Jika diberikan kewenangan. berkas surat disimpan oleh Kesekretariatan. Kemudian disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti. dengan tetap memberitahu Biro Kestari untuk meminta nomor surat.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3) Penyampaian Surat Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan.

Nomor Surat Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Biro Kestari dan Sekretaris. SPT = Surat Pengantar 8. Kode lembaga Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND F. SPM = Surat Permohonan 2. SPH = Surat Penghargaan 13. 2. SPN = Surat Pernyataan 15. SAD = Surat Pengambilan Dana 11. SBL = Surat Balasan C. SKA = Surat Kuasa 16. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) G. Lingkup surat 1. SPJ = Surat Perjanjian 5. B. SKT = Surat Keterangan 14. SUL = Surat Usulan 12.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 E. SRD = Surat Rekomendasi 6. Penomoran Surat SURAT UMUM Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G A. Kode Berkas Surat Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah: 1. SUD = Surat Undangan 9. SPB = Surat Pemberitahuan 10. SBA = Surat Berita Acara 4. Pihak yang mengeluarkan Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut: A1 = Ketua HIMA A2 = Sekretaris Umum A3 = Bendahara Umum B1 = Bidang Agama B2 = Bidang PSDO B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi B5 = Bidang Pengembangan Multimedia B6 = Bidang Hubungan Masyarakat E. SUS = Surat Ucapan Selamat 17. Tahun pembuatan surat (4 digit) S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 14 . IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA TEKPEND D. STG = Surat Tugas 3. SPR = Surat Perintah 7.

Tahun pembuatan surat Contoh : SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-2011 Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008 SURAT KEPANITIAAN Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G A. Kode Lembaga F. Setiap surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 20102011 memuat urutan-urutan sebagai berikut : 1) 2) 3) 4) 5) Memperhatikan Menimbang Mengingat Memutuskan Menetapkan Kode penulisan : A/B/C/D/E/F A. Kode berkas surat (SKP) C. Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA TekPend. Misalnya. Lingkup Surat D. (karena Biro P2M berada di bawah Dept. Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2009 2. Kode Berkas Surat C. Kode lembaga E. Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend. Tahun Pembuatan Surat S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 15 . P2). Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) F. Nomor surat B. surat undangan yang dikeluarkan Dept. B. PSDO untuk pengurus HIMA TekPend pada bulan Agustus Tahun 2009. Misalnya. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi) G. surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh : 1. Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009 SURAT KHUSUS Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Nomor Surat Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan tersebut. Pihak yang mengeluarkan D. P2. maka pihak yang mengeluarkan adalah Dept. Pihak Yang Mengeluarkan Panitia kegiatan E.

Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan. 1 Juli 2008 Ketua Bidang xxxxxxxxxxxx NIM…………. Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 16 . Dalam hal ini Biro Kestari hanya bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi bantuan yang diperlukan. Ketua HIMA TEKPEND. Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA TEKPEND/IX/2008 F. ditandatangani oleh Ketua Pelaksana. b. Bandung. Pihak yang menandatangani/menyetujui Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu : a. surat undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau Sekertaris dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Ketua HIMA. 1 Juli 2008 KETUA HIMA TEKPEND CAP HIMA XXXXXXXXXX NIM : …………. Tetapi bisa saja Bidang/luar Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor surat pada Biro Kestari. Pihak yang membuat Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. setiap surat yang keluar harus diketahui oleh Biro Kestari. Bandung. Wewenang Pembuatan Surat 1. Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang. Dalam momen tertentu.. ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011. kepanitiaan besar biasanya juga memiliki kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. xxx xxx xxx NIM ……… 2.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh: Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri dalam kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) HIMA TekPend pada bulan September tahun 2008. Pada intinya. surat izin. Surat Keputusan.

xxxxxxxxxxxx NIM…………. Contoh: Ketua HIMA TEKPEND. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA. Pendahuluan Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris Bidang untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi HIMA TEKPEND PERIODE 2010– 2011. Ketua HIMATEKPEND Sekretaris Umum CAP HIMA Sekretaris Kegiatan d. CAP HIMA Bandung. 2. Jika orang yang seharusnya tidak ada. maka dapat diatasnamakan dengan langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang menggantikan. Administrasi Tiap Bidang 1. Berita Acara Rapat Bidang Cap xxx xxx Kegiatan xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Mengetahui. dan Ketua HIMA TEKPEND. a. H. 1 Juli 2008 Sekretaris Kegiatan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 c. surat ditandatangani oleh ketua pelaksana. Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. sekretaris kegiatan. Ketua HIMA TEKPEND CAP HIMA xxx xxx xxx NIM ……… S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 17 .n. xxx xxx xxx NIM ……… Bandung. 1 Juli 2008 Sekretaris. 1 Juli 2008 a. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang. xxx xxx xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Ketua Pelaksana Bandung.

Laporan Bulanan Tiap Bidang. pengurus HIMA TEKPEND lainnya. yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya disampikan kepada Sekretaris. b. Laporan Akhir Tiap Bidang Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir Bidang secara tertulis. 2) Deskripsi Tugas Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi. 2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut : a) Pendahuluan b) Laporan Perkembangan Bidang c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang d) Laporan keuangan e) Evaluasi f) Saran g) Lampiran: i. c. a) Judul (sesuai nama Bidang) b) Tempat. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 18 .2011. 2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut : 1) Pendahuluan Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang. tanggal c) Waktu d) Ketua Rapat e) Notulen f) Peserta g) Agenda rapat h) Hasil rapat 3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan tiap Bidang. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang ii.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang. 1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara tertulis. hal yang melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas Bidang. Berita Acara rapat Bidang 3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke dan file. pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA TEKPEND PERIODE 2010 .

Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA TEKPEND Pengantar Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam kegiatan administrasi. 4) Program Kerja Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan. dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 19 . Dengan menginventarisasi. dapat diketahui asset atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi. I.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3) Kondisi Objektif Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang. fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang garapannya. jumlah personil. kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi yang diemban Bidang. 5) Realisasi Program Kerja Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan oleh Bidang. tindak lanjut dan ucapan terima kasih. Pada bagian ini dicantumkan bagianbagian berikut : a) Nama Kegiatan b) Tujuan Kegiatan c) Waktu dan Tempat Kegiatan d) Peserta Kegiatan e) Narasumber kegiatan f) Gambaran kegiatan g) Alokasi dana h) Hambatan-hambatan i) Evaluasi dan rekomendasi 6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi. biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file. 8) Penutup Pada bagian penutup berisi harapan. Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 – 2011 dilaksanakan. 7) Saran dan Rekomendasi Berisi saran organisasi.

Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris a. Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota Himpunan khususnya staff kesekretariatan. maka bidang yang bersangkutan akan dikenakan denda sebesar Rp 10.00 *Untuk pemeliharaan inventaris Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan a. Apabila tidak melaksanakan tugas piket. Oleh karena itu. Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap harinya S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 20 .000. maka peminjam wajib menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut b. Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan b. dalam hal ini staff kesekretariatan b. keamanan dan ketertiban kesekretariatan c. Menjaga kebersihan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam kondisi yang baik. Peminjam harap mengkonfirmasikan apabila inventaris sudah dikembalikan kepada pihak kesekretariatan Sanksi-sanksi: a. Melaksanakan tata tertib kesekretariatan d. Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah berlangsungnya acara d. dalam peminjaman dan penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak yang berwenang. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam c. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris.

3. Undangan Rapat a.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR RAPAT 1. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum dan atau Biro Kestari kemudian diserahkan kepada Ketua Bidang. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum. Hasilhasil rapat. Pengantar Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Berita Acara Rapat a. b. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang. 2. b. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang (setelah melaksanakan konfirmasi dengan biro Kestari) dan diserahkan kepada setiap anggota Bidang. e. selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND PERIODE 20102011 dapat mengetahui hasil rapat tersebut. 4. c. d. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau anggota Bidang yang diberikan wewenang. didampingi oleh Panitia SC. c. Berita Acara Rapat kepanitian dibuat oleh sekretaris kegiatan. Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 21 . Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND atau Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang. Pimpinan Rapat a. c. b.

.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB V STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEUANGAN 4. halal dan tidak mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA TEKPEND. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan.dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500. pengeluaran harus jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Hima. pengeluaran sehari-hari serta keperluan pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA TEKPEND.maka diajukan minimal 2 x 24 jam Catatan : Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang. Dana Taktis dan Sumber Dana Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan untuk pengeluaran rutin. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan SOP kepada bendahara umum.000.000. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND selama periode bejalan. 2. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 22 . Contoh : Berita duka. Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan atau donatur. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam raker. Diajukan paling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp 500. 5. 2. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana 1. inovatif. atau bencana alam. Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh seluruh Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang berstatus mahasiswa masih aktif. musibah. A. a. 3.. Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai berikut: 1. B. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dana pada bendahara umum. b. Syarat Pengajuan Permintaan Dana: a.

Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya belum diserahkan. e. Bukti-bukti pemasukan dana b. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang disusun berdasarkan tanggal. Dokumen pendukung yang dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu : a. Satu rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan membuat surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua Hima. baik itu proposal. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan ditambahkan. d. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi. 4. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 23 . Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang telah ditentukan. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan Pertanggungjawaban pada kesekretariatan. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan. c. bendahara umum melakukan pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2 rangkap.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 b. Ketentuan Pencairan Dana 1. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan. Laporan Keuangan 1. belum tentu sepenuhnya dapat dicairkan. D. Setelah disetujui oleh ketua hima. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana dalam waktu dekat. C. (catatan: seluruh anggaran yang diajukan dalam proposal. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai format yang telah ditentukan (Lampiran A). Bukti-bukti pengeluaran dana 3. jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan ketua hima bersama bendahara umum). surat menyurat. 2. 2. 5.

Aturan Tambahan Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. jabatan. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H1 sebelum kegiatan Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke konsep acara. semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA TEKPEND. alamat. Rp 1. tinta) dan mudah untuk dibaca d.000 s. b. nomor telepon pihak pemberi dan penerima uang tercantum dengan jelas Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima Untuk penerimaan antara Rp 500. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi.d. c. 2. Umum Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan. e. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut : a. 2. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen (pulpen. maka kekurangan dana akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain yang masih tersisa (subsidi silang) F. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut : 1. MoU harus memiliki atribut sbb : Diberi nomor urut Tanggal penerimaan Nama. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X. yang ditujukan untuk menghindari loss sebelum kegiatan terlaksana. kwitansi. spidol.000 dilengkapi dengan materai Rp 3. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang a. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.000 Cap lunas atau cap perusahaan Tanda tangan pihak yang berkepentingan Nama jelas pihak yang berkepentingan S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 24 . Loss Sharing 1. Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 E. b. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh HIMA TEKPEND. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. tiket atau kupon c.000.

yang bernilai> Rp 5. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang signifikan. baik secara operasional maupun nonoperasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya. Bukti Pengeluaran a. tidak basah. faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan. struk. f. d. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut : Kepala (kop) surat Mencantumkan tanggal pengeluaran kas Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 3. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel.000. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. (e) dan (f). bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain). h.000 harus g. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon. i. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan. maka bukti tersebut harus mengungkapkan : Nama Wartel Jumlah biaya telepon Nomor telepon yang dituju Nama penelepon Siapa yang dituju Untuk keperluan apa Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan menggunakan point (c). tinta) dan mudah untuk dibaca. (d). c. spidol. b. e. j. kwitansi. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulepen. Untuk pembuktian biaya perjalanan. boxy. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 - Bukti pembayaran perusahaan. tidak rusak. harus dicatat : Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan Program kerja yang dilakukan Tanggal perjalanan Tujuan perjalanan Sarana serta biaya S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 25 . tidak boleh disambung.

Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi. maka harus dibuat dipertanggungjawabkan (lampiran B) Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas). 25 Juni 2010 (TTD) Kiki Pratama NIM k. catatan tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti. m. G. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan. Jika hal tersebut terdapat dalam tanda bukti. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 26 . Untuk pembuktian transaksi lainnya transaksinya. l. Penutup Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara Umum Nama Kegiatan Tanggal Tujuan Rute 4000) : Kiki Pratama : Ngorbit Ormawa : 25 Juni 2010 : kampus Daerah Cibiru : Ledeng-Caheum (Rp 4500). Caheum-Cibiru (Rp Bandung. maka tanda bukti tersebut tidak valid. yang tidak ada memo agar bukti dapat kemudian.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh : n.

000.Rp 140.000.000.Rp 75.000. 25 Agustus 2010 Fotokopi handout Snack pemateri Plakat Selasa.Rp 5.Rp 240.000.Kredit Saldo Rp 250.000. 26 Agustus 2010 Sewa Tempat Fotokopi laporan kegiatan Rp 100.100 5 5 Keterangan Kas Hima Harga Jumlah Debet Rp 250.Rp 100.000.000. Saldo akhir S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 27 .Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.Rp 10.Rp 15.000.Rp 63.000.Rp 75.000.20 Rp 2.Rp 63.000.Rp 25.000.Rp 215.000.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran A) Contoh: Catatan: LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN “PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND” Hari/Tgl Senin.000.Rp 65.

25 Desember 2010 Ttd Contoh Nama Lengkap S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 28 . 13 Desember 2010.000.dari bendahara dan saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu.. Bandung. Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran B) Contoh: MEMO Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah Nama : Contoh Nama Lengkap NIM : 123456 Jurusan : Kurikulum dan Teknologi Pendidikan Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.

B. Alurnya adalah: A. Demi keefektifan penyampaian informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB VI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM KOMUNIKASI Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiaptiap penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki kewajiban untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang dipimpinnya (tree branch).(one to all) Alurnya adalah: *Sekbid sifatnya opsional C. jadi maksudnya informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada target. tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan. Alur Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:  Jaringan Komunikasi Statis Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung. Pengantar Dalam sebuah organisasi. nilai sebuah informasi begitu penting dan malah bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi. Kode Pesan / Informasi Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana berikut: Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat oleh pimpinan: * Target sesuai kode  Jaringan Komunikasi Dinamis S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 29 .

2. Undangan ( Wajib / Biasa) c. Tanggal. Pemberitahuan Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Salam / kata sapaan lainnya. Jaringan Komunikasi Dinamis Kode JTD1 JTD2 Batasan Pihak Yang Menerima Kabir&Kastaf Staf Ditetapkan di Bandung. Kode pesan / informasi. Jam) 4. Tempat 5. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan: 1. Rapat (Agenda dilampirkan) Lutfi Maulidi NIM. Waktu (Hari.0809244 Mengetahui. Ketua HIMA TEKPEND S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 30 . November 2010 D. maka dibuatlah standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Jaringan Komunikasi Statis Kode JTS1 JTS2 JTS3 JTS4 Lingkup Pihak Yang Menerima Pimpinan Eksekutif Pimpinan Eks + Kepala Bidang Pimpinan Eks+Kabid+Kabir Seluruh Pengurus b. 3. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya. Isi Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten. Maksud: a.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->