STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HIMA TEKPEND 2010-2011

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011

agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan. C. Tujuan

A. Pendahuluan HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut. Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standard Operational Procedure” yang selanjutnya disebut SOP. SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa Himpunan Mahasiswa Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND). B. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan

Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah pelaksanaan tugas 2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan. 3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan HIMA TEKPEND. D. Fungsi Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut : 1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi. 2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi. 3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

1

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB I SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan sebagai berikut: Top Level Management Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif, dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum. Middle Level Management Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang berada di antara top level management dan first line management. Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker. Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang

First LineLevel Management First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan. First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, semua Kepala Bidang. A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus 1. Pengantar Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management. 2. Macam Rapat Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut a. Rapat Kerja 1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal pembentukan kepengurusan. 2) Agenda a) Rapat Kerja I kepengurusan dan pertengahan periode

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

2

dan semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan sekbid atau orang yang diberi kepercayaan). Penyampaian pola umum kebijakan organisasi. c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya. dan Bendahara Umum. 3) Agenda a) Silaturahim pengurus inti. b) Rapat Kerja II i. ART.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 i. b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan. Sosialisasi Visi. ii. Analisis dan Pembahasan program. v. Rapat Bidang 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan). pembahasan dan Penetapan Program Kerja. Penjelasan AD. d. sedang dan akan dilaksanakan c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi c. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 3 . Bendahara Umum. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang. 2) Agenda a) Silaturahim anggota Bidang. Rapat Pengurus Inti 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan. Pembahasan anggaran keuangan. 3) Agenda a) Silahturahim pimpinan eksekutif. Sekretaris Umum. d) Strategi pencapaian program. v. GBPK. iv. Rekomitmen Pengurus. c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. b. Pembuatan. iii. iv. 2) Diikuti oleh Ketua Hima. b) Evaluasi program kerja yang sudah. dan SOP. Rapat Pimpinan 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan 2) Diikuti oleh Ketua HIMA. vi. iii. ii. Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua HIMA. sedang dan akan dilaksanakan. Sekretaris Umum. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode). Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus. b) Evaluasi program kerja yang sudah.

Mekanisme Laporan a. Mekanisme Kerja Organisasi 1. dan Ketua Bidang yang bersangkutan. c)Persiapan kegiatan setiap Bidang. Hierarki Kepengurusan f. b. b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang. B. Rapat Koordinasi Rutin 1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan 2) Agenda a)Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. e)Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 4 . b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia. d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan. Rapat Kepanitiaan 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda a) Pembahasan rencana. selanjutnya wajib melaporkan kegiatan tersbut juga kepada DPM paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan. maka DPM berhak mengajukan surat teguran. g. dan semua Ketua Bidang.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 e. 3) Diikuti oleh panitia kegiatan. d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi. Bendahara Umum. dan pelaksanaan. c) Pembahasan manajemen kegiatan. a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi 3) Diikuti oleh Ketua HIMA. 2. Rapat Istimewa 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda: Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan. panitia SC. persiapan. Pelaksanaan Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. 3. Sekretaris Umum.

maka akan diberikan pertama secara lisan. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi a. b. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 5 . maka akan diberikan peringatan kedua berupa surat teguran. c.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 4. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang bersangkutan akan dinonaktifkan. d. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND.

hak dan kewajiban peserta. Tujuan kegiatan Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat. proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan. Peserta kegiatan Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan : 1. Kriteria keberhasilan kegiatan Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan. Biaya Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb. 6. Persiapan Kegiatan Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain : 1. 9. 4. Waktu dan tempat Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan. yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Penyusunan proposal a. Organisasi / kepanitiaan pelatihan Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan kegiatan. prosedur. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 6 . Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan. Dasar penyelenggaraan Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan. 10. berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan. tujuan dari setiap bagian dari isi kegiatan. 7. dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target). 8.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 A. 3. 5. B. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara dilaksanakan. Materi kegiatan Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara. berkoordinasi dengan kesekretariatan. Nara sumber acara Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber. 2. Strategi dan proses teknis kegiatan Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan. b.

3) Nama Kegiatan Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut. maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain. 8) Waktu dan tempat Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan digunakan. keputusan. peraturan pemerintah. d. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan 7) Peserta Kegiatan Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai. 6) Sasaran Kegiatan Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan. jika ada penceramah atau instruktur. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal kegiatan sebagai berikut: 1) Latar Belakang Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang diajukan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 c. lapangan dan sebagainya. Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 7 . 10) Jadwal acara/kegiatan Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari persiapan. 2) Landasan Kegiatan Di bagian ini dicantumkan undang-undang. mendapat persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA. kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang kan diselenggarakan. 11) Anggaran Biaya Dalam menyusun anggaran. Karena menyangkut izin kegiatan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan. 4) Tema kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan. sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan. 9) Materi Kegiatan Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan diselenggarakan. pelaksanaan dan pelaporan. 5) Tujuan Kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret.

Iuran Kemahasiswaan b. sekretaris. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mencatat hal-hal yang dianggap penting. donatur. C. Pelaksanaan Kegiatan 1. dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat 12) Susunan Kepanitiaan a) Pelindung Tingkat Universitas : Rektor Tingkat Fakultas a) Pembina Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III Tingkat Fakultas b) Pembimbing Tingkat Univesitas Tingkat Fakultas c) Penanggung jawab d) Panitia Pelaksana Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana. . Pembagian tugas d. Rapat panitia b.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. Sponsor. Pemanfaatan papan atau buku komunikasi untuk koordinasi. Dosen Pembimbing : Ketua HIMA : Pembantu Dekan I : Dekan 14) Lampiran e. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke kestari. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat e. Format Persiapan Kegiatan NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK TEKNIS PJ Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada rapat panitia yang pertama. SPP/DPP c. Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut : a. Pembantu Dekan I : Kajur. 13) Penutup : Pembantu Rektor III. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya f. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan 2. bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. Persiapan teknis a. 2. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 8 . Perencanaan waktu c.

Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. Format Pasca Kegiatan NO KEGIATAN WAKTU & TEMPAT SARANA PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PJ 4. oleh ketua pelaksana dan panitia. 2. Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang. Laporan file dokumen di komputer 3. Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan kegiatan. disertai lampiran sebagai berikut : 1) Susunan Kepanitiaan 2) Susunan Acara 3) Realisasi Anggaran Biaya 4) Proposal Kegiatan 5) Bukti transaksi pengeluaran 6) Daftar hadir peserta dan panitia 7) Administrasi dan arsip surat menyurat 8) Pamplet dan hasil dokumentasi b.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Format Pelaksanaan Kegiatan WAKT U& SARAN TEMPA A T PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PRA PELAKSAA PASC ACAR AN A A ACAR A E. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara Umum N O KEGIAT AN Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan. 4. D. panitia kegiatan wajib menyusun P J laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari (staf Sekretaris) dan Bendahara. Laporan Kegiatan 1. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 9 . yang dialamatkan kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011. 3. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011 melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk a. Dibuat setelah kegiatan selesai. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan nama kegiatan. Evaluasi Kegiatan 1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan. 6. Laporan yang sudah di print. 2.

.. Rekomendasi Kegiatan X. 2. Tujuan Kegiatan IV. Tahun Laporan XII.. Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan 1. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 10 . Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku. Fortopolio Proposal Realisasi Anggaran Biaya Makalah pemateri Nota Arsip/berkas Surat Printout publikasi dan dokumentasi : _____________________________ : Dan hal-hal penting XI... Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan Kestari dan Bendahara. Nama Kegiatan III. Hari.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Format Laporan Kegiatan Laporan kegiatan . Gambaran Kegiatan : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ (persiapan.. Pendahuluan II.. Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________ IX. HIMA TEKPEND Periode 2010-2011 I... Waktu dan Tempat V. Bulan. Lembar Pengesahan : ____________________________ : ____________________________ F.. Peserta Kegiatan VI.. (nama kegiatan) Bidang . Nara Sumber Kegiatan VII. pengorganisasian dan pelaksanaan) VIII. Tgl.

justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. Sekretaris Umum a. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011 3. agenda dan mengatur administratif d. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi. Bersama-sama e. Bersama-sama Ketua Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya. Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana. Bidang apabila Kepala Bidang B. baik itu Sekretaris Umum. Staf Kestari S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 11 . Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di HIMA Tekpend. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana pemeliharaan kesekretariatan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI A. Menggantikan fungsi Kepala berhalangan b. sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan. Melaksanakan kegiatan administrasi e. c. b. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA TEKPEND periode 2010-2011 2. inventarisasi kelengkapan kesekretariatan. Pendahuluan Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari. d. Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan. dan kearsipan HIMA Tekpend. Uraian tugas Sekretaris Umum. a. ataupun Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro. Biro Kesekretariatan dan Sekretaris Bidang dalam hal Kesekretariatan 1. Sekretaris Bidang a. Bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. pengadaan. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan wewenang kerjanya. c. Pengadaan dan inventarisasi f.

Meja/kursi/tikar/spanduk f. Alat komunikasi : telepon atau handphone. Surat organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan : a) Nomor urut b) Tanggal masuk c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan Format Buku Registrasi Surat Masuk No.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 C. Sekretaris. atau surat-surat lainnya. Perangkat komputer dan printer. Pengelolaan Surat Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. mana yang merupakan surat organisasi. Kabid. mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA TEKPEND. Alat-alat kebersihan g. D. Sekbid dan Biro. b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan a. 2) Pencatatan/pendokumentasian surat Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan a) Sumber Daya Manusia Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari Sekretaris Umum. 1. Sebaiknya disortir lewat pemilahan. internet (dalam kondisi ideal) c. Papan tulis/papan pengumuman e. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari. b. Staf Kestari dan sekretaris Bidang. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertaskertas. Tanggal Pengirim Tanggal Perihal Tujuan Masuk dan dan No. Alamat Surat Lampiran Ket S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 12 . surat pribadi/pengurus. Surat masuk 1) Penerimaan Surat Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu disortir. Peralatan kantor/alat tulis d.

4) Penindaklanjutan Surat Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat balasan. Ada point-point yang dapat dicantumkan adalah sebagai berikut : a) Nomor Urut b) Tanggal keluar c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan 2. Jika diberikan kewenangan. berkas surat disimpan oleh Kesekretariatan. Surat Lampiran Ket S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 13 . maka Bidang atau di luar Biro Kestari dapat membuat sendiri suart keluar yang diperlukannya No. Format Buku Registrasi Surat Keluar Tanggal Keluar Tujuan Tanggal Perihal dan No. Bila Bidang/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri. Surat Keluar 1) Pembuatan Surat Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Biro Kestari atas permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan. Bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu biro Kestari untuk meminta nomor surat. Kemudian disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti. 2) Pencatatan Surat Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. dengan tetap memberitahu Biro Kestari untuk meminta nomor surat.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3) Penyampaian Surat Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan. 5) Penyimpanan Surat Setelah semua dilaksanakan. pihak tersebut harus memberitahukan kepada bagian Biro Kestari untuk dibuatkan surat balasan.

Nomor Surat Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Biro Kestari dan Sekretaris. SPM = Surat Permohonan 2. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA TEKPEND D. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) G. SPJ = Surat Perjanjian 5. SAD = Surat Pengambilan Dana 11. Kode lembaga Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND F. 2. SKA = Surat Kuasa 16. SBA = Surat Berita Acara 4. STG = Surat Tugas 3. Kode Berkas Surat Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah: 1. B. Tahun pembuatan surat (4 digit) S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 14 . SBL = Surat Balasan C. SPN = Surat Pernyataan 15. SKT = Surat Keterangan 14. SRD = Surat Rekomendasi 6. SUL = Surat Usulan 12. Pihak yang mengeluarkan Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut: A1 = Ketua HIMA A2 = Sekretaris Umum A3 = Bendahara Umum B1 = Bidang Agama B2 = Bidang PSDO B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi B5 = Bidang Pengembangan Multimedia B6 = Bidang Hubungan Masyarakat E.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 E. SPB = Surat Pemberitahuan 10. Penomoran Surat SURAT UMUM Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G A. SUD = Surat Undangan 9. Lingkup surat 1. SPT = Surat Pengantar 8. SPR = Surat Perintah 7. SPH = Surat Penghargaan 13. SUS = Surat Ucapan Selamat 17.

Pihak Yang Mengeluarkan Panitia kegiatan E. Nomor Surat Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan tersebut. Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009 SURAT KHUSUS Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Kode berkas surat (SKP) C. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi) G. surat undangan yang dikeluarkan Dept. Misalnya. B. Tahun Pembuatan Surat S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 15 . PSDO untuk pengurus HIMA TekPend pada bulan Agustus Tahun 2009. maka pihak yang mengeluarkan adalah Dept. Lingkup Surat D. surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009. Pihak yang mengeluarkan D. Tahun pembuatan surat Contoh : SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-2011 Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008 SURAT KEPANITIAAN Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G A. Kode Berkas Surat C. P2. Kode lembaga E. P2). Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) F. Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend. Setiap surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 20102011 memuat urutan-urutan sebagai berikut : 1) 2) 3) 4) 5) Memperhatikan Menimbang Mengingat Memutuskan Menetapkan Kode penulisan : A/B/C/D/E/F A. (karena Biro P2M berada di bawah Dept. Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2009 2. Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA TekPend.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh : 1. Nomor surat B. Misalnya. Kode Lembaga F.

Bandung. Dalam momen tertentu. Pada intinya. kepanitiaan besar biasanya juga memiliki kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang. 1 Juli 2008 Ketua Bidang xxxxxxxxxxxx NIM………….. surat izin. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan. Pihak yang menandatangani/menyetujui Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu : a. Ketua HIMA TEKPEND. 1 Juli 2008 KETUA HIMA TEKPEND CAP HIMA XXXXXXXXXX NIM : …………. ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011. setiap surat yang keluar harus diketahui oleh Biro Kestari. Dalam hal ini Biro Kestari hanya bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi bantuan yang diperlukan. ditandatangani oleh Ketua Pelaksana. Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama. Pihak yang membuat Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. b. Wewenang Pembuatan Surat 1. xxx xxx xxx NIM ……… 2. Surat Keputusan. Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA TEKPEND/IX/2008 F.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh: Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri dalam kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) HIMA TekPend pada bulan September tahun 2008. Bandung. Tetapi bisa saja Bidang/luar Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor surat pada Biro Kestari. surat undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau Sekertaris dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Ketua HIMA. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 16 .

Contoh: Ketua HIMA TEKPEND. Pendahuluan Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris Bidang untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi HIMA TEKPEND PERIODE 2010– 2011. 1 Juli 2008 Sekretaris. CAP HIMA Bandung. Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. 1 Juli 2008 Sekretaris Kegiatan. Ketua HIMA TEKPEND CAP HIMA xxx xxx xxx NIM ……… S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 17 . maka dapat diatasnamakan dengan langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang menggantikan. xxxxxxxxxxxx NIM………….n. a. surat ditandatangani oleh ketua pelaksana. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang. H. 2. Ketua HIMATEKPEND Sekretaris Umum CAP HIMA Sekretaris Kegiatan d. 1 Juli 2008 a. sekretaris kegiatan. xxx xxx xxx NIM ……… Bandung. dan Ketua HIMA TEKPEND. Berita Acara Rapat Bidang Cap xxx xxx Kegiatan xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Mengetahui. Jika orang yang seharusnya tidak ada. Administrasi Tiap Bidang 1.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 c. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang. xxx xxx xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Ketua Pelaksana Bandung.

Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang ii.2011. Laporan Bulanan Tiap Bidang.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang. pengurus HIMA TEKPEND lainnya. 2) Deskripsi Tugas Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi. yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya disampikan kepada Sekretaris. 1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara tertulis. hal yang melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas Bidang. Laporan Akhir Tiap Bidang Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir Bidang secara tertulis. 2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 18 . Laporan akhir tiap departemen diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut : 1) Pendahuluan Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang. pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA TEKPEND PERIODE 2010 . Berita Acara rapat Bidang 3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke dan file. b. a) Judul (sesuai nama Bidang) b) Tempat. c. 2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut : a) Pendahuluan b) Laporan Perkembangan Bidang c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang d) Laporan keuangan e) Evaluasi f) Saran g) Lampiran: i. tanggal c) Waktu d) Ketua Rapat e) Notulen f) Peserta g) Agenda rapat h) Hasil rapat 3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan tiap Bidang.

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3) Kondisi Objektif Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang. Dengan menginventarisasi. 8) Penutup Pada bagian penutup berisi harapan. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA TEKPEND Pengantar Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam kegiatan administrasi. fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang garapannya. kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi yang diemban Bidang. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file. 4) Program Kerja Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan. dapat diketahui asset atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi. 5) Realisasi Program Kerja Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan oleh Bidang. Pada bagian ini dicantumkan bagianbagian berikut : a) Nama Kegiatan b) Tujuan Kegiatan c) Waktu dan Tempat Kegiatan d) Peserta Kegiatan e) Narasumber kegiatan f) Gambaran kegiatan g) Alokasi dana h) Hambatan-hambatan i) Evaluasi dan rekomendasi 6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi. biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang. Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 – 2011 dilaksanakan. jumlah personil. 7) Saran dan Rekomendasi Berisi saran organisasi. tindak lanjut dan ucapan terima kasih. I. dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 19 .

Melaksanakan tata tertib kesekretariatan d. Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota Himpunan khususnya staff kesekretariatan. Peminjam harap mengkonfirmasikan apabila inventaris sudah dikembalikan kepada pihak kesekretariatan Sanksi-sanksi: a. keamanan dan ketertiban kesekretariatan c.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam kondisi yang baik. Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan b. Oleh karena itu. Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris a. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak yang berwenang. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris. Apabila tidak melaksanakan tugas piket. Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah berlangsungnya acara d. Menjaga kebersihan. maka peminjam wajib menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut b.00 *Untuk pemeliharaan inventaris Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan a. Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap harinya S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 20 . Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam c. maka bidang yang bersangkutan akan dikenakan denda sebesar Rp 10. dalam peminjaman dan penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut.000. dalam hal ini staff kesekretariatan b.

Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND. c. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum dan atau Biro Kestari kemudian diserahkan kepada Ketua Bidang. Pengantar Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau anggota Bidang yang diberikan wewenang. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang (setelah melaksanakan konfirmasi dengan biro Kestari) dan diserahkan kepada setiap anggota Bidang. c. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 21 . selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND PERIODE 20102011 dapat mengetahui hasil rapat tersebut. Pimpinan Rapat a. Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR RAPAT 1. b. b. Berita Acara Rapat kepanitian dibuat oleh sekretaris kegiatan. Berita Acara Rapat a. b. 2. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum. 4. c. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang. Hasilhasil rapat. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia. e. d. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND atau Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang. didampingi oleh Panitia SC. 3. Undangan Rapat a.

a. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana 1. Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai berikut: 1. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND selama periode bejalan..Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB V STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEUANGAN 4..000.000. B. Diajukan paling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp 500. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam raker. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dana pada bendahara umum. Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh seluruh Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang berstatus mahasiswa masih aktif. pengeluaran sehari-hari serta keperluan pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA TEKPEND. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan SOP kepada bendahara umum. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 22 . 2. 2. halal dan tidak mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA TEKPEND. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang. Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif. A. Dana Taktis dan Sumber Dana Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan untuk pengeluaran rutin. 3.maka diajukan minimal 2 x 24 jam Catatan : Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja. musibah. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan.dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500. 5. b. inovatif. atau bencana alam. pengeluaran harus jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Hima. Syarat Pengajuan Permintaan Dana: a. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan atau donatur. Contoh : Berita duka.

Setelah disetujui oleh ketua hima. jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan ketua hima bersama bendahara umum). S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 23 . Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang telah ditentukan. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang disusun berdasarkan tanggal. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai format yang telah ditentukan (Lampiran A). Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan. c. 4. Dokumen pendukung yang dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu : a. 2. 2. 5. Ketentuan Pencairan Dana 1. Laporan Keuangan 1. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan. e. Bukti-bukti pengeluaran dana 3.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 b. belum tentu sepenuhnya dapat dicairkan. bendahara umum melakukan pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2 rangkap. maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan membuat surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua Hima. d. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana dalam waktu dekat. Bukti-bukti pemasukan dana b. baik itu proposal. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya belum diserahkan. Satu rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. D. surat menyurat. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan Pertanggungjawaban pada kesekretariatan. (catatan: seluruh anggaran yang diajukan dalam proposal. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan ditambahkan. C.

000 Cap lunas atau cap perusahaan Tanda tangan pihak yang berkepentingan Nama jelas pihak yang berkepentingan S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 24 . e.000 s. alamat. jabatan. tiket atau kupon c. yang ditujukan untuk menghindari loss sebelum kegiatan terlaksana.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 E. Aturan Tambahan Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. 2. Umum Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan. b. MoU harus memiliki atribut sbb : Diberi nomor urut Tanggal penerimaan Nama. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut : 1. nomor telepon pihak pemberi dan penerima uang tercantum dengan jelas Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima Untuk penerimaan antara Rp 500. Rp 1. b. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen (pulpen.000. tinta) dan mudah untuk dibaca d. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut : a. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H1 sebelum kegiatan Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke konsep acara. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. 2. Loss Sharing 1. spidol. semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA TEKPEND. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang a.d. c. kwitansi. maka kekurangan dana akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain yang masih tersisa (subsidi silang) F. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh HIMA TEKPEND. Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid.000 dilengkapi dengan materai Rp 3. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.

spidol. tidak boleh disambung. e. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel. Untuk pembuktian biaya perjalanan. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulepen. baik secara operasional maupun nonoperasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. harus dicatat : Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan Program kerja yang dilakukan Tanggal perjalanan Tujuan perjalanan Sarana serta biaya S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 25 . f. tidak rusak. faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang signifikan. d. i. tinta) dan mudah untuk dibaca. bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain). struk.000. b. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut : Kepala (kop) surat Mencantumkan tanggal pengeluaran kas Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 3. h. j.000 harus g. yang bernilai> Rp 5. kwitansi.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 - Bukti pembayaran perusahaan. (d). Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X. c. (e) dan (f). boxy. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan. maka bukti tersebut harus mengungkapkan : Nama Wartel Jumlah biaya telepon Nomor telepon yang dituju Nama penelepon Siapa yang dituju Untuk keperluan apa Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan menggunakan point (c). Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon. Bukti Pengeluaran a. tidak basah.

l. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh : n. 25 Juni 2010 (TTD) Kiki Pratama NIM k. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 26 . maka tanda bukti tersebut tidak valid. m. Untuk pembuktian transaksi lainnya transaksinya. maka harus dibuat dipertanggungjawabkan (lampiran B) Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas). Jika hal tersebut terdapat dalam tanda bukti. Penutup Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara Umum Nama Kegiatan Tanggal Tujuan Rute 4000) : Kiki Pratama : Ngorbit Ormawa : 25 Juni 2010 : kampus Daerah Cibiru : Ledeng-Caheum (Rp 4500). Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan. G. Caheum-Cibiru (Rp Bandung. yang tidak ada memo agar bukti dapat kemudian. catatan tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti.

000.000.Rp 75.100 5 5 Keterangan Kas Hima Harga Jumlah Debet Rp 250.Rp 5.Rp 63.000.000.000.20 Rp 2.000.Rp 25.000.Rp 75.000. 25 Agustus 2010 Fotokopi handout Snack pemateri Plakat Selasa. 26 Agustus 2010 Sewa Tempat Fotokopi laporan kegiatan Rp 100.Rp 15.000.Rp 140.Rp 10.000.Rp 240.Kredit Saldo Rp 250.Rp 65.Rp 215.Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.000.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran A) Contoh: Catatan: LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN “PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND” Hari/Tgl Senin.000. Saldo akhir S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 27 .000.Rp 100.000.Rp 63.000.

dari bendahara dan saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu. 25 Desember 2010 Ttd Contoh Nama Lengkap S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 28 . Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya. 13 Desember 2010. Bandung.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran B) Contoh: MEMO Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah Nama : Contoh Nama Lengkap NIM : 123456 Jurusan : Kurikulum dan Teknologi Pendidikan Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15..000.

Alurnya adalah: A. nilai sebuah informasi begitu penting dan malah bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi. Kode Pesan / Informasi Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana berikut: Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat oleh pimpinan: * Target sesuai kode  Jaringan Komunikasi Dinamis S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 29 . tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan.(one to all) Alurnya adalah: *Sekbid sifatnya opsional C. Pengantar Dalam sebuah organisasi. Alur Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:  Jaringan Komunikasi Statis Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung. B. Demi keefektifan penyampaian informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi. jadi maksudnya informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada target.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB VI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM KOMUNIKASI Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiaptiap penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki kewajiban untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang dipimpinnya (tree branch).

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Jaringan Komunikasi Statis Kode JTS1 JTS2 JTS3 JTS4 Lingkup Pihak Yang Menerima Pimpinan Eksekutif Pimpinan Eks + Kepala Bidang Pimpinan Eks+Kabid+Kabir Seluruh Pengurus b. 3. Ketua HIMA TEKPEND S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 30 . Waktu (Hari. Rapat (Agenda dilampirkan) Lutfi Maulidi NIM.0809244 Mengetahui. Maksud: a. 2. Jaringan Komunikasi Dinamis Kode JTD1 JTD2 Batasan Pihak Yang Menerima Kabir&Kastaf Staf Ditetapkan di Bandung. Isi Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten. Tempat 5. Pemberitahuan Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Kode pesan / informasi. Jam) 4. November 2010 D. Undangan ( Wajib / Biasa) c. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan: 1. Tanggal. maka dibuatlah standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya. Salam / kata sapaan lainnya.