STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HIMA TEKPEND
2010-2011
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel,
HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.
C. Tujuan

A. Pendahuluan Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah

sebagai berikut :
HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga
1. Mempermudah pelaksanaan tugas
kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa
2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang
Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya
tindih pekerjaan.
amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi
3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen
pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut.
kepengurusan HIMA TEKPEND.
Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah
D. Fungsi
perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode
kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :

menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standard 1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan

Operational Procedure” yang selanjutnya disebut SOP. permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi.

SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka 2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan

yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa Himpunan Mahasiswa persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan

Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND). strategis organisasi.

3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan

B. Pengertian hasil organisasi.

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian

standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA
TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 1
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB I First LineLevel Management

SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan
dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses
yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan.
fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro
sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum,
organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan semua Kepala Bidang.
sebagai berikut:
Top Level Management A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus
Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif, 1. Pengantar
dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta
organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu
kebijakan secara keseluruhan organisasi. dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management.
Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan
2. Macam Rapat
Bendahara Umum.
Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut
Middle Level Management
a. Rapat Kerja
Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang
1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada
berada di antara top level management dan first line management.
awal pembentukan kepengurusan dan pertengahan periode
Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta
kepengurusan.
keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker.
2) Agenda
Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang
a) Rapat Kerja I

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 2

i. Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua
HIMA.
ii. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi. c. Rapat Pengurus Inti
iii. Penjelasan AD, ART, GBPK, dan SOP.
iv. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang.
v. Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program Kerja.
vi. Pembahasan anggaran keuangan.
b) Rapat Kerja II
i. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode).
ii. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus.
iii. Analisis dan Pembahasan program.
iv. Rekomitmen Pengurus.
v. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan).
b. Rapat Pimpinan
d. Rapat Bidang
1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal
bulan
2) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara
Umum.
3) Agenda
a) Silahturahim pimpinan eksekutif.
b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan
dilaksanakan
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi
1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal
bulan.
2) Diikuti oleh Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan
semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan
sekbid atau orang yang diberi kepercayaan).
3) Agenda
a) Silaturahim pengurus inti.
b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan
dilaksanakan.
c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.
1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan.
2) Agenda
a) Silaturahim anggota Bidang.
b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.
c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.
d) Strategi pencapaian program.
3
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

e. Rapat Koordinasi Rutin a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi

1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan 3) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan
2) Agenda semua Ketua Bidang.
a)Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-
2011. B. Mekanisme Kerja Organisasi
b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang. 1. Pelaksanaan
c)Persiapan kegiatan setiap Bidang. Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur
d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND periode
e)Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 2010- 2010-2011.
2011.
2. Hierarki Kepengurusan
f. Rapat Kepanitiaan Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah
1) Dilaksanakan secara Insidental komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi.
2) Agenda
a) Pembahasan rencana, persiapan, dan pelaksanaan. 3. Mekanisme Laporan
b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia. a. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA
c) Pembahasan manajemen kegiatan. TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan, selanjutnya
d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi. wajib melaporkan kegiatan tersbut juga kepada DPM paling lambat 1
3) Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC, dan Ketua Bidang yang bulan setelah melaksanakan kegiatan.
bersangkutan. b. Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan,
maka DPM berhak mengajukan surat teguran.
g. Rapat Istimewa
1) Dilaksanakan secara Insidental
2) Agenda:

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 4
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

4. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi

a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai
dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND, maka akan
diberikan pertama secara lisan.
b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan
peringatan kedua berupa surat teguran.
c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan.
d. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang
bersangkutan akan dinonaktifkan.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 5
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB II Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap

keberhasilan kegiatan.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN
7. Strategi dan proses teknis kegiatan
HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011
Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan
digunakan, prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai
A. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan
tujuan kegiatan.
Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan
8. Materi kegiatan
menentukan :
Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian
1. Dasar penyelenggaraan
dari isi kegiatan.
Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan.
9. Waktu dan tempat
2. Kriteria keberhasilan kegiatan
Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan,
Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan
berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.
serta setelah kegiatan dilaksanakan.
10. Biaya
3. Tujuan kegiatan
Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya
Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat, yaitu tujuan umum dan tujuan
yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb.
khusus.
4. Peserta kegiatan
B. Persiapan Kegiatan
Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta,
Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain :
dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target).
1. Penyusunan proposal
5. Nara sumber acara
a. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan
Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan
kesekretariatan.
kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber.
b. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara
6. Organisasi / kepanitiaan pelatihan
dilaksanakan.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 6

c. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan
mendapat persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA.
d. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal
kegiatan sebagai berikut:
1) Latar Belakang
Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan
kemahasiswaan yang diajukan.
2) Landasan Kegiatan
Di bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah,
keputusan, kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi
kegiatan yang kan diselenggarakan.
3) Nama Kegiatan
Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan
diselenggarakan.
4) Tema kegiatan
Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.
5) Tujuan Kegiatan
Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa
juga dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan
khusus kegiatan.
6) Sasaran Kegiatan
Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan
dalam rangka mendukung pencapaian tujuan.
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
7) Peserta Kegiatan
Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena
menyangkut izin kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur,
maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula.
8) Waktu dan tempat
Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat
yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada
fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan
agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi
bentrokan dengan kegiatan lain.
9) Materi Kegiatan
Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan
diselenggarakan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi
kegiatan.
10) Jadwal acara/kegiatan
Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan
kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam
hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para
pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut.
11) Anggaran Biaya
Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian
kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai,
sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas.
7
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah 14) Lampiran
diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. e. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya
Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai f. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya
berikut : di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke kestari.
a. Iuran Kemahasiswaan
b. SPP/DPP 2. Persiapan teknis
c. Sponsor, donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak a. Rapat panitia
mengikat b. Perencanaan waktu
12) Susunan Kepanitiaan c. Pembagian tugas
a) Pelindung d. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang
Tingkat Universitas : Rektor terlibat
Tingkat Fakultas : Dekan e. Pemanfaatan papan atau buku komunikasi untuk koordinasi.
a) Pembina Format Persiapan Kegiatan
NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK PJ
Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III
TEKNIS
Tingkat Fakultas : Pembantu Dekan I
b) Pembimbing
Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan
Tingkat Univesitas : Pembantu Rektor III, Pembantu Dekan I pada rapat panitia yang pertama.
Tingkat Fakultas : Kajur, Dosen Pembimbing
c) Penanggung jawab : Ketua HIMA C. Pelaksanaan Kegiatan
d) Panitia Pelaksana 1. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang sudah
Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana, sekretaris, dipersiapkan
bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. . 2. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan
13) Penutup mencatat hal-hal yang dianggap penting.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 8
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Format Pelaksanaan Kegiatan E. Laporan Kegiatan

PETUNJUK TEKNIS 1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun
WAKT KEGIATAN
laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari
N KEGIAT U& SARAN PRA PELAKSAA PASC P
O AN TEMPA A ACAR AN A J (staf Sekretaris) dan Bendahara.
T A ACAR 2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND
A
periode 2010-2011 melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk
a. Laporan yang sudah di print, disertai lampiran sebagai berikut :

Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, 1) Susunan Kepanitiaan
oleh ketua pelaksana dan panitia. 2) Susunan Acara
3) Realisasi Anggaran Biaya
D. Evaluasi Kegiatan
4) Proposal Kegiatan
1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.
5) Bukti transaksi pengeluaran
2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
6) Daftar hadir peserta dan panitia
3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan
7) Administrasi dan arsip surat menyurat
dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya.
8) Pamplet dan hasil dokumentasi
4. Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu
b. Laporan file dokumen di komputer
mendatang.
3. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada
Format Pasca Kegiatan Bendahara Umum
PETUNJUK 4. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2
WAKTU &
NO KEGIATAN SARANA TEKNIS PJ (dua) minggu setelah pelaksanaan.
TEMPAT
KEGIATAN
6. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan
Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun nama kegiatan, yang dialamatkan kepada Ketua HIMA Tekpend periode
laporan kegiatan. Dibuat setelah kegiatan selesai.
2010-2011.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 9
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Format Laporan Kegiatan Dan hal-hal penting

XI. Hari, Tgl. Bulan, Tahun Laporan : ____________________________
Laporan kegiatan ..... (nama kegiatan)
Bidang ........ HIMA TEKPEND XII. Lembar Pengesahan : ____________________________
Periode 2010-2011

I. Pendahuluan : _____________________________ F. Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan

II. Nama Kegiatan : _____________________________
1. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib
III. Tujuan Kegiatan : _____________________________
dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.
IV. Waktu dan Tempat : _____________________________
2. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi
V. Peserta Kegiatan : _____________________________
dengan Kestari dan Bendahara.
VI. Nara Sumber Kegiatan : _____________________________
VII. Gambaran Kegiatan : _____________________________
(persiapan, pengorganisasian dan
pelaksanaan)
VIII. Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________
IX. Rekomendasi Kegiatan : _____________________________
X. Fortopolio :
Proposal
Realisasi Anggaran Biaya
Makalah pemateri
Nota
Arsip/berkas
Surat
Printout publikasi dan dokumentasi

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 10
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB III a. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di

HIMA Tekpend.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
b. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana
ADMINISTRASI
pemeliharaan kesekretariatan, pengadaan, inventarisasi kelengkapan
kesekretariatan, dan kearsipan HIMA Tekpend.
A. Pendahuluan
c. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana, agenda dan mengatur
Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris,
administratif
baik itu Sekretaris Umum, ataupun Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro.
d. Melaksanakan kegiatan administrasi
Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam
e. Pengadaan dan inventarisasi
mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu
f. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk
kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi.
kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA Tekpend
Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan
periode 2010-2011
dan diarsipkan, sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan.
3. Sekretaris Bidang
Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk
a. Menggantikan fungsi Kepala Bidang apabila Kepala Bidang
regenerasi dan pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukkan bahwa
berhalangan
pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.
b. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari.
c. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan
B. Uraian tugas Sekretaris Umum, Biro Kesekretariatan dan Sekretaris
wewenang kerjanya.
Bidang dalam hal Kesekretariatan
d. Bersama-sama Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan
1. Sekretaris Umum
kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya.
a. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA TEKPEND
e. Bersama-sama Ketua Bidang mempertanggungjawabkan semua
periode 2010-2011
kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMA
2. Staf Kestari
TEKPEND periode 2010-2011.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 11
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

C. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat
a) Sumber Daya Manusia pemilahan, mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA
Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari TEKPEND, Sekretaris, Kabid, Sekbid dan Biro.
Sekretaris Umum, Staf Kestari dan sekretaris Bidang.
b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan 2) Pencatatan/pendokumentasian surat
a. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertas- Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat
kertas. masuk. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan :
b. Perangkat komputer dan printer, internet (dalam kondisi ideal) a) Nomor urut
c. Peralatan kantor/alat tulis b) Tanggal masuk
d. Papan tulis/papan pengumuman c) Nomor surat
e. Meja/kursi/tikar/spanduk d) Asal surat (pengirim)
f. Alat-alat kebersihan e) Tujuan
g. Alat komunikasi : telepon atau handphone. f) Perihal
g) Keterangan
D. Pengelolaan Surat
Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat
Format Buku Registrasi Surat Masuk
disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung
jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari. No. Tanggal Pengirim Tanggal Perihal Tujuan Lampiran Ket
Masuk dan dan No.
1. Surat masuk
Alamat Surat
1) Penerimaan Surat
Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu
disortir, mana yang merupakan surat organisasi, surat
pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. Surat organisasi

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 12
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

3) Penyampaian Surat dengan tetap memberitahu Biro Kestari untuk meminta nomor
Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu surat.
diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan. Kemudian
disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti. 2) Pencatatan Surat
4) Penindaklanjutan Surat Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat
Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat keluar. Ada point-point yang dapat dicantumkan adalah
balasan, pihak tersebut harus memberitahukan kepada bagian sebagai berikut :
Biro Kestari untuk dibuatkan surat balasan. Bila Bidang/biro a) Nomor Urut
yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat b) Tanggal keluar
sendiri, Bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu biro c) Nomor surat
Kestari untuk meminta nomor surat. d) Asal surat (pengirim)
5) Penyimpanan Surat e) Tujuan
Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh f) Perihal
Kesekretariatan. g) Keterangan

2. Surat Keluar Format Buku Registrasi Surat Keluar

1) Pembuatan Surat
Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat No. Tanggal Tujuan Tanggal Perihal Lampiran Ket
balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Biro Kestari atas Keluar dan No.
permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan. Jika Surat
diberikan kewenangan, maka Bidang atau di luar Biro Kestari
dapat membuat sendiri suart keluar yang diperlukannya

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 13
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

E. Penomoran Surat 16. SUS = Surat Ucapan Selamat

SURAT UMUM 17. SBL = Surat Balasan
Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G
A. Nomor Surat C. Lingkup surat
Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan 1. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND
kepada Biro Kestari dan Sekretaris. 2. EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA
B. Kode Berkas Surat TEKPEND
Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah: D. Pihak yang mengeluarkan
1. SPM = Surat Permohonan Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut:
2. STG = Surat Tugas
A1 = Ketua HIMA
3. SBA = Surat Berita Acara
A2 = Sekretaris Umum
4. SPJ = Surat Perjanjian
A3 = Bendahara Umum
5. SRD = Surat Rekomendasi
B1 = Bidang Agama
6. SPR = Surat Perintah
B2 = Bidang PSDO
7. SPT = Surat Pengantar
B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian
8. SUD = Surat Undangan
B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi
9. SPB = Surat Pemberitahuan
B5 = Bidang Pengembangan Multimedia
10. SAD = Surat Pengambilan Dana
B6 = Bidang Hubungan Masyarakat
11. SUL = Surat Usulan
12. SPH = Surat Penghargaan
E. Kode lembaga
13. SKT = Surat Keterangan
Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND
14. SPN = Surat Pernyataan
F. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)
15. SKA = Surat Kuasa
G. Tahun pembuatan surat (4 digit)

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 14
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Contoh : Kode penulisan : A/B/C/D/E/F

1. Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend. A. Nomor surat
Misalnya, surat undangan yang dikeluarkan Dept. PSDO untuk pengurus B. Kode berkas surat (SKP)
HIMA TekPend pada bulan Agustus Tahun 2009. C. Pihak yang mengeluarkan
Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2009 D. Kode lembaga
2. Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA E. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)
TekPend. F. Tahun pembuatan surat
Misalnya, surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M Contoh :
untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009. (karena SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-2011
Biro P2M berada di bawah Dept. P2, maka pihak yang mengeluarkan adalah Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008
Dept. P2).
Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009 SURAT KEPANITIAAN
Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G
SURAT KHUSUS A. Nomor Surat
Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Setiap Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan
surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 2010- tersebut.
2011 memuat urutan-urutan sebagai berikut : B. Kode Berkas Surat
1) Memperhatikan C. Lingkup Surat
2) Menimbang D. Pihak Yang Mengeluarkan
3) Mengingat Panitia kegiatan
4) Memutuskan E. Kode Lembaga
5) Menetapkan F. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi)
G. Tahun Pembuatan Surat

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 15
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Contoh:
Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri dalam Bandung, 1 Juli 2008
KETUA HIMA TEKPEND
kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) HIMA
CAP
TekPend pada bulan September tahun 2008. HIMAXXXXXXXXXX
Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA TEKPEND/IX/2008 NIM : …………..

F. Wewenang Pembuatan Surat b. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat
1. Pihak yang membuat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat
Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. Tetapi bisa saja Bidang/luar undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau
Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu Sekertaris dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Ketua
dan meminta nomor surat pada Biro Kestari. Pada intinya, setiap surat HIMA.
yang keluar harus diketahui oleh Biro Kestari.
Bandung, 1 Juli 2008
Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki
Ketua HIMA TEKPEND, Ketua Bidang
kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan
kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini Biro Kestari hanya bertanggung jawab
untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi xxxxxxxxxxxx xxx xxx xxx
NIM…………. NIM ………
bantuan yang diperlukan.

2. Pihak yang menandatangani/menyetujui Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama, ditandatangani
Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang oleh Ketua Pelaksana, Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang.
yaitu :
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND
PERIODE 2010-2011.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 16
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

c. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. Jika
ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA. orang yang seharusnya tidak ada, maka dapat diatasnamakan dengan
langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang

Bandung, 1 Juli 2008 menggantikan.

Ketua
CAP HIMA TEKPEND, Sekretaris,
HIMA Contoh:
Bandung, 1 Juli 2008
xxxxxxxxxxxx xxx xxx xxx a.n. Ketua HIMATEKPEND
NIM…………. NIM ……… Sekretaris Umum Sekretaris Kegiatan
CAP
HIMA
d. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang, xxx xxx xxx xxx xxx xxx
surat ditandatangani oleh ketua pelaksana, sekretaris kegiatan, dan NIM ……… NIM ………
Ketua HIMA TEKPEND.

Bandung, 1 Juli 2008

Ketua Pelaksana Sekretaris Kegiatan, H. Administrasi Tiap Bidang
1. Pendahuluan

Cap Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris

xxx xxx
xxx xxx xxx xxx
Kegiatan Bidang untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
NIM ……… NIM ………
organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi
Mengetahui,
Ketua HIMA TEKPEND serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan organisasi HIMA TEKPEND PERIODE 2010– 2011.
CAP
HIMA 2. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang.
a. Berita Acara Rapat Bidang
xxx xxx xxx
NIM ………

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 17
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang. d) Laporan keuangan
2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang. e) Evaluasi
a) Judul (sesuai nama Bidang) f) Saran
b) Tempat, tanggal g) Lampiran:
c) Waktu i. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang
d) Ketua Rapat ii. Berita Acara rapat Bidang
e) Notulen 3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA
f) Peserta TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke pengurus HIMA
g) Agenda rapat TEKPEND lainnya. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out
h) Hasil rapat dan file.
3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang
kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan c. Laporan Akhir Tiap Bidang
tiap Bidang. Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir
Bidang secara tertulis. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi
b. Laporan Bulanan Tiap Bidang. dengan sistematika laporan sebagai berikut :
1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara 1) Pendahuluan
tertulis, yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang, hal yang
disampikan kepada Sekretaris, pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan
TEKPEND PERIODE 2010 - 2011. dengan aktivitas Bidang.
2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut : 2) Deskripsi Tugas
a) Pendahuluan Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA
b) Laporan Perkembangan Bidang TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang dalam rangka
c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang mendukung keberlangsungan organisasi.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 18
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

3) Kondisi Objektif 6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi

Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang, Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi
biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang, jumlah personil, yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki
kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi kondisi, fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang
yang diemban Bidang. garapannya.
4) Program Kerja 7) Saran dan Rekomendasi
Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya
saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan
selama periode kepengurusan. organisasi.
5) Realisasi Program Kerja 8) Penutup
Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima
kepengurusan oleh Bidang. Pada bagian ini dicantumkan bagian- kasih.
bagian berikut : Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu
a) Nama Kegiatan sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 – 2011 dilaksanakan.
b) Tujuan Kegiatan Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file.
c) Waktu dan Tempat Kegiatan
d) Peserta Kegiatan I. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA TEKPEND
e) Narasumber kegiatan
Pengantar
f) Gambaran kegiatan Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam
g) Alokasi dana
kegiatan administrasi. Dengan menginventarisasi, dapat diketahui asset
h) Hambatan-hambatan
atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi.
i) Evaluasi dan rekomendasi

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 19
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam Sanksi-sanksi:
kondisi yang baik. Oleh karena itu, dalam peminjaman dan a. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris, maka peminjam
penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut. wajib menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut
Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota b. Apabila tidak melaksanakan tugas piket, maka bidang yang
Himpunan khususnya staff kesekretariatan. bersangkutan akan dikenakan denda sebesar Rp 10.000,00
*Untuk pemeliharaan inventaris
Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris
a. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak
yang berwenang, dalam hal ini staff kesekretariatan
b. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam
c. Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah
berlangsungnya acara
d. Peminjam harap mengkonfirmasikan kepada pihak kesekretariatan
apabila inventaris sudah dikembalikan

Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan

a. Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang
sudah ditetapkan
b. Menjaga kebersihan, keamanan dan ketertiban kesekretariatan
c. Melaksanakan tata tertib kesekretariatan
d. Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap
harinya

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 20
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB IV b. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang (setelah

melaksanakan konfirmasi dengan biro Kestari) dan diserahkan kepada
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
setiap anggota Bidang.
RAPAT
c. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan
diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.
1. Pengantar
Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan
4. Berita Acara Rapat
mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Hasil-
a. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum.
hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut
b. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang.
juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND PERIODE 2010-
c. Berita Acara Rapat kepanitian dibuat oleh sekretaris kegiatan.
2011 dapat mengetahui hasil rapat tersebut.

2. Pimpinan Rapat
a. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND.
b. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND atau
Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang.
c. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau
anggota Bidang yang diberikan wewenang.
d. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh
Panitia SC, Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait.
e.
3. Undangan Rapat
a. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum dan atau
Biro Kestari kemudian diserahkan kepada Ketua Bidang.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 21
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB V 4. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang
diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan atau
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR donatur.
KEUANGAN
5. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang.

A. Dana Taktis dan Sumber Dana

B. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana
Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan
1. Syarat Pengajuan Permintaan Dana:
untuk pengeluaran rutin, pengeluaran sehari-hari serta keperluan
a. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam
pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA TEKPEND.
program kerja yang disahkan dalam raker.
Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai berikut:
b. Diajukan paling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp
1. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan.
500.000,- dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500.000,- maka
Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat
diajukan minimal 2 x 24 jam
bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh seluruh
Catatan :
Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang berstatus
Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja, pengeluaran harus
mahasiswa masih aktif.
jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Hima.
2. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus
Contoh :
HIMA TEKPEND selama periode bejalan.
Berita duka, musibah, atau bencana alam.
3. Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif, inovatif, halal dan tidak
2. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang
mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi
sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dana pada bendahara
dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana
umum.
dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA TEKPEND.
a. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan
SOP kepada bendahara umum.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 22

b. Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam
pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang telah
ditentukan.
c. Setelah disetujui oleh ketua hima, bendahara umum melakukan
pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2 rangkap. Satu
rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu
rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. (catatan: seluruh
anggaran yang diajukan dalam proposal, belum tentu sepenuhnya
dapat dicairkan, jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan
ketua hima bersama bendahara umum).
d. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka
waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana dalam
waktu dekat, maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan
membuat surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua
Hima.
e. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan
diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan
ditambahkan.
C. Ketentuan Pencairan Dana
1. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi, baik
itu proposal, surat menyurat.
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
2. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya
belum diserahkan.
D. Laporan Keuangan
1. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai
format yang telah ditentukan (Lampiran A).
2. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang
disusun berdasarkan tanggal. Dokumen pendukung yang dijadikan
lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu :
a. Bukti-bukti pemasukan dana
b. Bukti-bukti pengeluaran dana
3. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu
rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya
2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
4. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali
kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND maksimal 2
minggu setelah berakhirnya kegiatan.
5. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan
Pertanggungjawaban pada kesekretariatan.
23

E. Loss Sharing
1. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan
lebih kecil daripada pengeluarannya
2. Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut :
a. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H-
1 sebelum kegiatan
b. Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke konsep
acara, yang ditujukan untuk menghindari loss sebelum kegiatan
terlaksana.
c. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan dana
akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain
yang masih tersisa (subsidi silang)
F. Aturan Tambahan
Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. Laporan
keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid.
Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut :
1. Umum
Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan, semua jenis pendapatan
dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai
sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA TEKPEND.
2. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1
Standar Operasional Prosedur
HIMA TEKPEND 2010-2011
a. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh
HIMA TEKPEND. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada
untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi
yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang
dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
b. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU, kwitansi, tiket
atau kupon
c. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat
permanen (pulpen, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas
tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk
mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.
e. MoU harus memiliki atribut sbb :
- Diberi nomor urut
- Tanggal penerimaan
- Nama, jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi dan
penerima uang tercantum dengan jelas
- Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima
- Untuk penerimaan antara Rp 500.000 s.d. Rp 1.000.000
dilengkapi dengan materai Rp 3.000
- Cap lunas atau cap perusahaan
- Tanda tangan pihak yang berkepentingan
- Nama jelas pihak yang berkepentingan
24
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

- Bukti pembayaran yang bernilai> Rp 5.000.000 harus g. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta
menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) mencantumkan hal-hal sebagai berikut :
perusahaan. - Kepala (kop) surat
3. Bukti Pengeluaran - Mencantumkan tanggal pengeluaran kas
a. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan - Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas
keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan h. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut
pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. harus mengungkapkan :
b. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk, kwitansi, - Nama Wartel
faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan. - Jumlah biaya telepon
c. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat - Nomor telepon yang dituju
permanen (pulepen, boxy, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca. - Nama penelepon
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas - Siapa yang dituju
tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk - Untuk keperluan apa
mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. i. Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau
e. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan
ada sobekan yang signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak, komunikasi telepon dengan menggunakan point (c), (d), (e) dan (f).
tidak basah, bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan j. Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat :
bantuan orang lain). - Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan
f. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan - Program kerja yang dilakukan
pelaksanaan kegiatan, baik secara operasional maupun non- - Tanggal perjalanan
operasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki - Tujuan perjalanan
keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya. - Sarana serta biaya

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 25
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Contoh : n. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan
dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal
Nama : Kiki Pratama
Kegiatan : Ngorbit Ormawa transaksi.
Tanggal : 25 Juni 2010
Tujuan : kampus Daerah Cibiru G. Penutup
Rute : Ledeng-Caheum (Rp 4500), Caheum-Cibiru (Rp
4000) Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini
akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara Umum
Bandung, 25 Juni 2010
kemudian.
(TTD)
Kiki Pratama
NIM

k. Untuk pembuktian transaksi lainnya yang tidak ada bukti

transaksinya, maka harus dibuat memo agar dapat
dipertanggungjawabkan (lampiran B)
l. Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai
bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota
kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima
uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas).
m. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan
tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat
mengaburkan keandalan bahan bukti. Jika hal tersebut terdapat dalam
tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak valid.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 26
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

(Lampiran A)
Contoh:
Catatan:
LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.
“PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND”

Hari/Tgl Keterangan Harga Jumlah Debet Kredit Saldo

Rp Rp
Kas Hima
Senin, 250.000,- 250.000,-
25 Fotokopi Rp Rp Rp
100
Agustus handout 100,- 10.000,- 240.000,-
2010 Snack Rp Rp Rp
5
pemateri 5.000,- 25.000,- 215.000,-
Rp Rp Rp
Plakat 5
15.000,- 75.000,- 140.000,-
Selasa,
Rp Rp
26 Sewa Tempat
75.000,- 65.000,-
Agustus
Fotokopi
2010 Rp Rp Rp
laporan 20
100,- 2.000,- 63.000,-
kegiatan
Rp
Saldo akhir
63.000,-

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 27
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

(Lampiran B)
Contoh:

MEMO

Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah

Nama : Contoh Nama Lengkap
NIM : 123456
Jurusan : Kurikulum dan Teknologi Pendidikan
Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.000,- dari bendahara dan
saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu, 13 Desember 2010.
Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya.

Bandung, 25 Desember 2010

Ttd

Contoh Nama Lengkap

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 28
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB VI Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana

informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiap-
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR tiap penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki kewajiban
SISTEM KOMUNIKASI
untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang
dipimpinnya (tree branch).
A. Pengantar Alurnya adalah:
Dalam sebuah organisasi, nilai sebuah informasi begitu penting dan malah
bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi. Demi keefektifan penyampaian
informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya
dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi.
B. Alur
Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan
menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:
 Jaringan Komunikasi Statis
Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung, jadi maksudnya
informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada *Sekbid sifatnya opsional
target, tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan.(one to all)
Alurnya adalah: C. Kode Pesan / Informasi
Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi
tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana
berikut:

* Target sesuai kode Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat
oleh pimpinan:
 Jaringan Komunikasi Dinamis

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 29
 Standar Operasional Prosedur

HIMA TEKPEND 2010-2011

Jaringan Komunikasi Statis b. Undangan ( Wajib / Biasa)

Kode Lingkup Pihak Yang Menerima c. Pemberitahuan
JTS1 Pimpinan Eksekutif
JTS2 Pimpinan Eks + Kepala Bidang
JTS3 Pimpinan Eks+Kabid+Kabir Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan
JTS4 Seluruh Pengurus sebaik-baiknya. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian
sebagaimana mestinya.
Jaringan Komunikasi Dinamis
Kode Batasan Pihak Yang Menerima
JTD1 Kabir&Kastaf
JTD2 Staf Ditetapkan di Bandung, November 2010

D. Isi
Mengetahui,
Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten, maka dibuatlah
standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan Ketua HIMA TEKPEND
ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Berikut standar
minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan:
1. Kode pesan / informasi.
2. Salam / kata sapaan lainnya. Lutfi Maulidi
NIM.0809244
3. Waktu (Hari, Tanggal, Jam)
4. Tempat
5. Maksud:
a. Rapat (Agenda dilampirkan)

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 30