STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HIMA TEKPEND 2010-2011

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011

agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan. C. Tujuan

A. Pendahuluan HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut. Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standard Operational Procedure” yang selanjutnya disebut SOP. SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa Himpunan Mahasiswa Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND). B. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan

Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah pelaksanaan tugas 2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan. 3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan HIMA TEKPEND. D. Fungsi Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut : 1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi. 2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi. 3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

1

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB I SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan sebagai berikut: Top Level Management Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif, dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum. Middle Level Management Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang berada di antara top level management dan first line management. Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker. Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang

First LineLevel Management First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan. First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, semua Kepala Bidang. A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus 1. Pengantar Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management. 2. Macam Rapat Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut a. Rapat Kerja 1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal pembentukan kepengurusan. 2) Agenda a) Rapat Kerja I kepengurusan dan pertengahan periode

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

2

vi. iv. Rapat Pengurus Inti 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan. v. Rapat Bidang 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan. iii. v. ART. b) Evaluasi program kerja yang sudah. c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua HIMA. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi. Pembuatan. sedang dan akan dilaksanakan. ii. Bendahara Umum. b) Rapat Kerja II i. b) Evaluasi program kerja yang sudah. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan). 2) Agenda a) Silaturahim anggota Bidang. d. Analisis dan Pembahasan program. Sekretaris Umum. c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya. ii.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 i. 3) Agenda a) Silaturahim pengurus inti. b. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 3 . GBPK. iv. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang. dan semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan sekbid atau orang yang diberi kepercayaan). pembahasan dan Penetapan Program Kerja. Rekomitmen Pengurus. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode). Rapat Pimpinan 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan 2) Diikuti oleh Ketua HIMA. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus. iii. 3) Agenda a) Silahturahim pimpinan eksekutif. Sosialisasi Visi. d) Strategi pencapaian program. Penjelasan AD. dan Bendahara Umum. Pembahasan anggaran keuangan. sedang dan akan dilaksanakan c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi c. 2) Diikuti oleh Ketua Hima. b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan. Sekretaris Umum. dan SOP.

b. g. d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi. persiapan. d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. Rapat Koordinasi Rutin 1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan 2) Agenda a)Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. Rapat Kepanitiaan 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda a) Pembahasan rencana. Sekretaris Umum. B. dan pelaksanaan. e)Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. c)Persiapan kegiatan setiap Bidang. b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang. Mekanisme Kerja Organisasi 1. selanjutnya wajib melaporkan kegiatan tersbut juga kepada DPM paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan. Hierarki Kepengurusan f. Bendahara Umum. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 4 . Pelaksanaan Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan. panitia SC.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 e. b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia. c) Pembahasan manajemen kegiatan. dan semua Ketua Bidang. Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan. 3. a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi 3) Diikuti oleh Ketua HIMA. Mekanisme Laporan a. Rapat Istimewa 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda: Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi. 2. 3) Diikuti oleh panitia kegiatan. maka DPM berhak mengajukan surat teguran. dan Ketua Bidang yang bersangkutan.

maka akan diberikan peringatan kedua berupa surat teguran. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang bersangkutan akan dinonaktifkan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 4. d. c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan. b. maka akan diberikan pertama secara lisan. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 5 . Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi a.

Dasar penyelenggaraan Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan. 2. Waktu dan tempat Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan. Tujuan kegiatan Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat. 10. berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan. Persiapan Kegiatan Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain : 1. proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 A. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan : 1. Strategi dan proses teknis kegiatan Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan. hak dan kewajiban peserta. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara dilaksanakan. 4. dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target). Penyusunan proposal a. 7. Biaya Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan. B. 8. Organisasi / kepanitiaan pelatihan Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan kegiatan. Nara sumber acara Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber. 6. b. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 6 . berkoordinasi dengan kesekretariatan. yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Materi kegiatan Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara. Kriteria keberhasilan kegiatan Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan. prosedur. 5. tujuan dari setiap bagian dari isi kegiatan. 9. Peserta kegiatan Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan. 3.

5) Tujuan Kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. 6) Sasaran Kegiatan Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan. mendapat persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA. maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula. 2) Landasan Kegiatan Di bagian ini dicantumkan undang-undang. kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang kan diselenggarakan. Karena menyangkut izin kegiatan. yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 7 .Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 c. keputusan. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan 7) Peserta Kegiatan Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan. jika ada penceramah atau instruktur. 3) Nama Kegiatan Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan. 10) Jadwal acara/kegiatan Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari persiapan. lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal kegiatan sebagai berikut: 1) Latar Belakang Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang diajukan. sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut. 8) Waktu dan tempat Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan digunakan. d. peraturan pemerintah. pelaksanaan dan pelaporan. sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai. 9) Materi Kegiatan Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan diselenggarakan. Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan. 11) Anggaran Biaya Dalam menyusun anggaran. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan. 4) Tema kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.

bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. C. . Dosen Pembimbing : Ketua HIMA : Pembantu Dekan I : Dekan 14) Lampiran e. Rapat panitia b. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 8 . Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut : a. Perencanaan waktu c. 2. Iuran Kemahasiswaan b. Format Persiapan Kegiatan NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK TEKNIS PJ Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada rapat panitia yang pertama.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. Pemanfaatan papan atau buku komunikasi untuk koordinasi. SPP/DPP c. Pembantu Dekan I : Kajur. dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat 12) Susunan Kepanitiaan a) Pelindung Tingkat Universitas : Rektor Tingkat Fakultas a) Pembina Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III Tingkat Fakultas b) Pembimbing Tingkat Univesitas Tingkat Fakultas c) Penanggung jawab d) Panitia Pelaksana Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana. 13) Penutup : Pembantu Rektor III. Pembagian tugas d. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat e. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke kestari. Persiapan teknis a. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mencatat hal-hal yang dianggap penting. Pelaksanaan Kegiatan 1. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan 2. sekretaris. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya f. Sponsor. donatur.

2. 2. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan. Evaluasi Kegiatan 1. D. 3. Dibuat setelah kegiatan selesai. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011 melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk a. Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan kegiatan. disertai lampiran sebagai berikut : 1) Susunan Kepanitiaan 2) Susunan Acara 3) Realisasi Anggaran Biaya 4) Proposal Kegiatan 5) Bukti transaksi pengeluaran 6) Daftar hadir peserta dan panitia 7) Administrasi dan arsip surat menyurat 8) Pamplet dan hasil dokumentasi b. Laporan file dokumen di komputer 3. Laporan Kegiatan 1. 4. Laporan yang sudah di print. panitia kegiatan wajib menyusun P J laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari (staf Sekretaris) dan Bendahara. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara Umum N O KEGIAT AN Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 9 . Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan nama kegiatan. yang dialamatkan kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011. oleh ketua pelaksana dan panitia.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Format Pelaksanaan Kegiatan WAKT U& SARAN TEMPA A T PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PRA PELAKSAA PASC ACAR AN A A ACAR A E. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. Format Pasca Kegiatan NO KEGIATAN WAKTU & TEMPAT SARANA PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PJ 4. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan. 6. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Bulan..Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Format Laporan Kegiatan Laporan kegiatan . pengorganisasian dan pelaksanaan) VIII. Lembar Pengesahan : ____________________________ : ____________________________ F. 2... Tgl.. Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________ IX. HIMA TEKPEND Periode 2010-2011 I. Nama Kegiatan III. Pendahuluan II. (nama kegiatan) Bidang . Rekomendasi Kegiatan X....... Hari. Waktu dan Tempat V. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 10 . Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan Kestari dan Bendahara. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.. Tahun Laporan XII. Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan 1. Nara Sumber Kegiatan VII. Peserta Kegiatan VI. Gambaran Kegiatan : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ (persiapan. Fortopolio Proposal Realisasi Anggaran Biaya Makalah pemateri Nota Arsip/berkas Surat Printout publikasi dan dokumentasi : _____________________________ : Dan hal-hal penting XI. Tujuan Kegiatan IV.

Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi. pengadaan. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA TEKPEND periode 2010-2011 2. Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan. justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. Uraian tugas Sekretaris Umum. b. Pendahuluan Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris. c. dan kearsipan HIMA Tekpend. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari. baik itu Sekretaris Umum. agenda dan mengatur administratif d. Bidang apabila Kepala Bidang B. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana pemeliharaan kesekretariatan. Bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. Sekretaris Bidang a. Bersama-sama Ketua Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya. Menggantikan fungsi Kepala berhalangan b. sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan. Bersama-sama e. Staf Kestari S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 11 . ataupun Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011 3. c. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di HIMA Tekpend. Biro Kesekretariatan dan Sekretaris Bidang dalam hal Kesekretariatan 1.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI A. Sekretaris Umum a. d. Pengadaan dan inventarisasi f. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan wewenang kerjanya. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi. a. inventarisasi kelengkapan kesekretariatan. Melaksanakan kegiatan administrasi e.

mana yang merupakan surat organisasi. Alamat Surat Lampiran Ket S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 12 . Alat komunikasi : telepon atau handphone. Surat masuk 1) Penerimaan Surat Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu disortir. Sebaiknya disortir lewat pemilahan. Sekretaris. 2) Pencatatan/pendokumentasian surat Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. atau surat-surat lainnya. Surat organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. 1. mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA TEKPEND. b. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan : a) Nomor urut b) Tanggal masuk c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan Format Buku Registrasi Surat Masuk No. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertaskertas. Alat-alat kebersihan g. Meja/kursi/tikar/spanduk f. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari. Pengelolaan Surat Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Staf Kestari dan sekretaris Bidang. D. surat pribadi/pengurus. b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan a. Sekbid dan Biro. Peralatan kantor/alat tulis d. Papan tulis/papan pengumuman e. internet (dalam kondisi ideal) c. Tanggal Pengirim Tanggal Perihal Tujuan Masuk dan dan No. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan a) Sumber Daya Manusia Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari Sekretaris Umum. Kabid.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 C. Perangkat komputer dan printer.

Bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu biro Kestari untuk meminta nomor surat. Kemudian disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti. Surat Lampiran Ket S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 13 . Format Buku Registrasi Surat Keluar Tanggal Keluar Tujuan Tanggal Perihal dan No. pihak tersebut harus memberitahukan kepada bagian Biro Kestari untuk dibuatkan surat balasan. Ada point-point yang dapat dicantumkan adalah sebagai berikut : a) Nomor Urut b) Tanggal keluar c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan 2. berkas surat disimpan oleh Kesekretariatan. 5) Penyimpanan Surat Setelah semua dilaksanakan. dengan tetap memberitahu Biro Kestari untuk meminta nomor surat. Bila Bidang/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri. Jika diberikan kewenangan. 4) Penindaklanjutan Surat Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat balasan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3) Penyampaian Surat Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan. 2) Pencatatan Surat Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. maka Bidang atau di luar Biro Kestari dapat membuat sendiri suart keluar yang diperlukannya No. Surat Keluar 1) Pembuatan Surat Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Biro Kestari atas permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan.

SUL = Surat Usulan 12. STG = Surat Tugas 3. SBL = Surat Balasan C. Pihak yang mengeluarkan Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut: A1 = Ketua HIMA A2 = Sekretaris Umum A3 = Bendahara Umum B1 = Bidang Agama B2 = Bidang PSDO B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi B5 = Bidang Pengembangan Multimedia B6 = Bidang Hubungan Masyarakat E. SPN = Surat Pernyataan 15. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) G. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA TEKPEND D. SPH = Surat Penghargaan 13. SBA = Surat Berita Acara 4. SUD = Surat Undangan 9. SPM = Surat Permohonan 2. SUS = Surat Ucapan Selamat 17. Kode lembaga Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND F. Tahun pembuatan surat (4 digit) S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 14 . B. SKA = Surat Kuasa 16. SKT = Surat Keterangan 14. Kode Berkas Surat Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah: 1. 2.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 E. Nomor Surat Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Biro Kestari dan Sekretaris. SPT = Surat Pengantar 8. SRD = Surat Rekomendasi 6. SPB = Surat Pemberitahuan 10. Penomoran Surat SURAT UMUM Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G A. SPR = Surat Perintah 7. Lingkup surat 1. SPJ = Surat Perjanjian 5. SAD = Surat Pengambilan Dana 11.

Kode Lembaga F. Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2009 2. surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009. P2. Lingkup Surat D. PSDO untuk pengurus HIMA TekPend pada bulan Agustus Tahun 2009. Nomor Surat Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan tersebut. Kode Berkas Surat C. Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA TekPend. Nomor surat B. Pihak yang mengeluarkan D. (karena Biro P2M berada di bawah Dept. maka pihak yang mengeluarkan adalah Dept. Setiap surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 20102011 memuat urutan-urutan sebagai berikut : 1) 2) 3) 4) 5) Memperhatikan Menimbang Mengingat Memutuskan Menetapkan Kode penulisan : A/B/C/D/E/F A. surat undangan yang dikeluarkan Dept. Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009 SURAT KHUSUS Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend. Tahun Pembuatan Surat S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 15 .Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh : 1. Tahun pembuatan surat Contoh : SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-2011 Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008 SURAT KEPANITIAAN Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G A. Misalnya. B. Kode lembaga E. Pihak Yang Mengeluarkan Panitia kegiatan E. Kode berkas surat (SKP) C. Misalnya. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi) G. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) F. P2).

Surat Keputusan. kepanitiaan besar biasanya juga memiliki kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. 1 Juli 2008 KETUA HIMA TEKPEND CAP HIMA XXXXXXXXXX NIM : …………. setiap surat yang keluar harus diketahui oleh Biro Kestari. Ketua HIMA TEKPEND. surat izin. Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA TEKPEND/IX/2008 F. surat undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau Sekertaris dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Ketua HIMA. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 16 . Wewenang Pembuatan Surat 1. ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh: Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri dalam kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) HIMA TekPend pada bulan September tahun 2008. ditandatangani oleh Ketua Pelaksana. Dalam hal ini Biro Kestari hanya bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi bantuan yang diperlukan. Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang. Bandung. xxx xxx xxx NIM ……… 2. Pada intinya. Pihak yang menandatangani/menyetujui Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu : a. Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama. Pihak yang membuat Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan. Dalam momen tertentu.. 1 Juli 2008 Ketua Bidang xxxxxxxxxxxx NIM…………. Tetapi bisa saja Bidang/luar Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor surat pada Biro Kestari. b. Bandung.

Contoh: Ketua HIMA TEKPEND. sekretaris kegiatan. Berita Acara Rapat Bidang Cap xxx xxx Kegiatan xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Mengetahui. 1 Juli 2008 a. Ketua HIMA TEKPEND CAP HIMA xxx xxx xxx NIM ……… S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 17 . surat ditandatangani oleh ketua pelaksana. 1 Juli 2008 Sekretaris Kegiatan. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA. H. 1 Juli 2008 Sekretaris. xxx xxx xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Ketua Pelaksana Bandung.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 c. Pendahuluan Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris Bidang untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi HIMA TEKPEND PERIODE 2010– 2011. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang. Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. Administrasi Tiap Bidang 1. 2. CAP HIMA Bandung. dan Ketua HIMA TEKPEND. xxxxxxxxxxxx NIM…………. xxx xxx xxx NIM ……… Bandung. Jika orang yang seharusnya tidak ada. a.n. maka dapat diatasnamakan dengan langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang menggantikan. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang. Ketua HIMATEKPEND Sekretaris Umum CAP HIMA Sekretaris Kegiatan d.

2011. 1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara tertulis. b. 2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut : a) Pendahuluan b) Laporan Perkembangan Bidang c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang d) Laporan keuangan e) Evaluasi f) Saran g) Lampiran: i. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 18 . yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya disampikan kepada Sekretaris. hal yang melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas Bidang. Laporan Akhir Tiap Bidang Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir Bidang secara tertulis.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang. Berita Acara rapat Bidang 3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke dan file. Laporan Bulanan Tiap Bidang. c. 2) Deskripsi Tugas Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut : 1) Pendahuluan Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang. 2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang. pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA TEKPEND PERIODE 2010 . tanggal c) Waktu d) Ketua Rapat e) Notulen f) Peserta g) Agenda rapat h) Hasil rapat 3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan tiap Bidang. pengurus HIMA TEKPEND lainnya. a) Judul (sesuai nama Bidang) b) Tempat. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang ii.

I. Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 – 2011 dilaksanakan. tindak lanjut dan ucapan terima kasih. biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang. dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 19 . dapat diketahui asset atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi. 5) Realisasi Program Kerja Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan oleh Bidang. 7) Saran dan Rekomendasi Berisi saran organisasi. jumlah personil. 8) Penutup Pada bagian penutup berisi harapan. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3) Kondisi Objektif Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang. 4) Program Kerja Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan. fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang garapannya. Dengan menginventarisasi. Pada bagian ini dicantumkan bagianbagian berikut : a) Nama Kegiatan b) Tujuan Kegiatan c) Waktu dan Tempat Kegiatan d) Peserta Kegiatan e) Narasumber kegiatan f) Gambaran kegiatan g) Alokasi dana h) Hambatan-hambatan i) Evaluasi dan rekomendasi 6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi. kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi yang diemban Bidang. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA TEKPEND Pengantar Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam kegiatan administrasi.

Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap harinya S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 20 . keamanan dan ketertiban kesekretariatan c. maka bidang yang bersangkutan akan dikenakan denda sebesar Rp 10. Oleh karena itu. Peminjam harap mengkonfirmasikan apabila inventaris sudah dikembalikan kepada pihak kesekretariatan Sanksi-sanksi: a. Apabila tidak melaksanakan tugas piket. dalam hal ini staff kesekretariatan b.000. Menjaga kebersihan. Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah berlangsungnya acara d. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam kondisi yang baik. Melaksanakan tata tertib kesekretariatan d. Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris a. maka peminjam wajib menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut b.00 *Untuk pemeliharaan inventaris Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan a. Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota Himpunan khususnya staff kesekretariatan. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak yang berwenang. dalam peminjaman dan penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam c. Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan b.

Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum. Pengantar Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Hasilhasil rapat. e. Undangan Rapat a. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang (setelah melaksanakan konfirmasi dengan biro Kestari) dan diserahkan kepada setiap anggota Bidang. 2. b. Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait. b. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau anggota Bidang yang diberikan wewenang. Berita Acara Rapat kepanitian dibuat oleh sekretaris kegiatan. selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND PERIODE 20102011 dapat mengetahui hasil rapat tersebut. 3. b. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia. d. Berita Acara Rapat a. didampingi oleh Panitia SC.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR RAPAT 1. c. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND atau Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 21 . c. c. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND. 4. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum dan atau Biro Kestari kemudian diserahkan kepada Ketua Bidang. Pimpinan Rapat a.

Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai berikut: 1. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang. atau bencana alam. Dana Taktis dan Sumber Dana Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan untuk pengeluaran rutin. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan SOP kepada bendahara umum.maka diajukan minimal 2 x 24 jam Catatan : Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND selama periode bejalan. halal dan tidak mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA TEKPEND. pengeluaran sehari-hari serta keperluan pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA TEKPEND.000.. Contoh : Berita duka. 5. A. pengeluaran harus jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Hima. Diajukan paling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp 500. a. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan.. B. Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif.000. b. musibah. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 22 . Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dana pada bendahara umum. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam raker. 2.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB V STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEUANGAN 4. Syarat Pengajuan Permintaan Dana: a. Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh seluruh Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang berstatus mahasiswa masih aktif.dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500. 2. 3. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan atau donatur. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana 1. inovatif.

4. Ketentuan Pencairan Dana 1.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 b. maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan membuat surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua Hima. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi. belum tentu sepenuhnya dapat dicairkan. 2. e. (catatan: seluruh anggaran yang diajukan dalam proposal. jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan ketua hima bersama bendahara umum). 2. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai format yang telah ditentukan (Lampiran A). C. surat menyurat. Bukti-bukti pengeluaran dana 3. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana dalam waktu dekat. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya belum diserahkan. bendahara umum melakukan pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2 rangkap. Bukti-bukti pemasukan dana b. d. Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang telah ditentukan. D. Laporan Keuangan 1. 5. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan Pertanggungjawaban pada kesekretariatan. Satu rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. Dokumen pendukung yang dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu : a. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 23 . Setelah disetujui oleh ketua hima. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan ditambahkan. baik itu proposal. c. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang disusun berdasarkan tanggal.

b. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. jabatan. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut : a. 2. Rp 1. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H1 sebelum kegiatan Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke konsep acara. b. Aturan Tambahan Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 E. Umum Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan. yang ditujukan untuk menghindari loss sebelum kegiatan terlaksana. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh HIMA TEKPEND. tiket atau kupon c. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. alamat. spidol. kwitansi. tinta) dan mudah untuk dibaca d. e.d. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut : 1.000 s. c.000 dilengkapi dengan materai Rp 3. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen (pulpen. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU. MoU harus memiliki atribut sbb : Diberi nomor urut Tanggal penerimaan Nama. 2. Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid. maka kekurangan dana akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain yang masih tersisa (subsidi silang) F. Loss Sharing 1. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang a. semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA TEKPEND.000 Cap lunas atau cap perusahaan Tanda tangan pihak yang berkepentingan Nama jelas pihak yang berkepentingan S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 24 .000. nomor telepon pihak pemberi dan penerima uang tercantum dengan jelas Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima Untuk penerimaan antara Rp 500.

Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulepen.000. harus dicatat : Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan Program kerja yang dilakukan Tanggal perjalanan Tujuan perjalanan Sarana serta biaya S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 25 . baik secara operasional maupun nonoperasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. spidol. e. tinta) dan mudah untuk dibaca. (e) dan (f).000 harus g. boxy. i. Untuk pembuktian biaya perjalanan. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang signifikan. h. faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan. tidak basah. tidak boleh disambung. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan. bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain). f. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. b. struk. maka bukti tersebut harus mengungkapkan : Nama Wartel Jumlah biaya telepon Nomor telepon yang dituju Nama penelepon Siapa yang dituju Untuk keperluan apa Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan menggunakan point (c).Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 - Bukti pembayaran perusahaan. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X. (d). tidak rusak. yang bernilai> Rp 5. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut : Kepala (kop) surat Mencantumkan tanggal pengeluaran kas Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 3. j. d. kwitansi. Bukti Pengeluaran a. c.

l.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Contoh : n. Caheum-Cibiru (Rp Bandung. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 26 . Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan. G. yang tidak ada memo agar bukti dapat kemudian. 25 Juni 2010 (TTD) Kiki Pratama NIM k. catatan tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti. Untuk pembuktian transaksi lainnya transaksinya. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi. maka harus dibuat dipertanggungjawabkan (lampiran B) Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas). Jika hal tersebut terdapat dalam tanda bukti. m. maka tanda bukti tersebut tidak valid. Penutup Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara Umum Nama Kegiatan Tanggal Tujuan Rute 4000) : Kiki Pratama : Ngorbit Ormawa : 25 Juni 2010 : kampus Daerah Cibiru : Ledeng-Caheum (Rp 4500).

Rp 215.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran A) Contoh: Catatan: LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN “PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND” Hari/Tgl Senin.000. 25 Agustus 2010 Fotokopi handout Snack pemateri Plakat Selasa.000.000.000.000.100 5 5 Keterangan Kas Hima Harga Jumlah Debet Rp 250.20 Rp 2.000.Rp 5.000.000.Rp 65.000.000.Rp 15. 26 Agustus 2010 Sewa Tempat Fotokopi laporan kegiatan Rp 100. Saldo akhir S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 27 .Rp 25.Rp 63.000.Rp 10.Rp 63.Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.000.000.Rp 240.Rp 75.Kredit Saldo Rp 250.Rp 140.Rp 75.Rp 100.000.000.

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran B) Contoh: MEMO Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah Nama : Contoh Nama Lengkap NIM : 123456 Jurusan : Kurikulum dan Teknologi Pendidikan Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.. 25 Desember 2010 Ttd Contoh Nama Lengkap S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 28 .dari bendahara dan saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu.000. Bandung. 13 Desember 2010. Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya.

tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan. Pengantar Dalam sebuah organisasi.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB VI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM KOMUNIKASI Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiaptiap penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki kewajiban untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang dipimpinnya (tree branch). B. nilai sebuah informasi begitu penting dan malah bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi. Alur Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:  Jaringan Komunikasi Statis Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung. jadi maksudnya informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada target. Alurnya adalah: A. Demi keefektifan penyampaian informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi. Kode Pesan / Informasi Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana berikut: Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat oleh pimpinan: * Target sesuai kode  Jaringan Komunikasi Dinamis S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 29 .(one to all) Alurnya adalah: *Sekbid sifatnya opsional C.

Salam / kata sapaan lainnya. maka dibuatlah standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan: 1. Waktu (Hari. Rapat (Agenda dilampirkan) Lutfi Maulidi NIM. Undangan ( Wajib / Biasa) c.0809244 Mengetahui. November 2010 D. Ketua HIMA TEKPEND S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 30 . Tempat 5. Isi Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten. 3. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya. Kode pesan / informasi. Jaringan Komunikasi Dinamis Kode JTD1 JTD2 Batasan Pihak Yang Menerima Kabir&Kastaf Staf Ditetapkan di Bandung. Pemberitahuan Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Jaringan Komunikasi Statis Kode JTS1 JTS2 JTS3 JTS4 Lingkup Pihak Yang Menerima Pimpinan Eksekutif Pimpinan Eks + Kepala Bidang Pimpinan Eks+Kabid+Kabir Seluruh Pengurus b. Maksud: a. Tanggal. Jam) 4. 2.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful