Standar Operasional Prosedur Perpustakaan

mahmudin@lib.itb.ac.id

Disampaikan pada pembekalan mahasiswa D3 Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi UNPAD 8 Nopember 2009

Istilah 
  

Prosedur Operasional Standar prosedur operasi yang baku PROTAP atau Prosedur Tetap Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medi Procedures 

SOP   prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi. .

tahap demi tahap dan sistematis Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari komponenkomponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional .Definisi   dokumen prosedur kerja secara rinci.

penanganam pasien.SOP: asal usul    SOP medik. lingkungan dan penyelamatan SOP Tugas rutin yang mengandung resiko SOP penanggulangan kebakaran. kesehatan. teknik. pilot pesawat terbang .

SOP : manfaat di perpus    sarana acuan: penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan sarana pelatihan bagi pustakawan yang baru bekerja sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan sarana audit sistem informasi perpustakaan : katalog. denda dll. .

. menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.Persiapan SOP   SOP disusun tim pustakawan memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang pekerjaan di perpustakaan SOP harus tertulis.

konsisten. panjang. Flowcharts yang berisi banyak keputusankeputusan atau pertimbangan-pertimbangan. .Jenis SOP    Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci.

Kemutakhiran SOP     Adanya perubahan internal maupun eksternal perpustakaan Perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir. perubahan kebijakan di perpustakaan : pergantian pimpinan perpustakaan. masih relevan atau bahkan SOP sudah tidak diperlukan?. Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku. SOP perlu dibaca. dimengerti dan dilaksanakan oleh semua pustakawan. .

SOP Perpustakaan    Perpustakaan integral dari suatu organisasi pendididikan Bagian dari sistem informasi manajemen perpustakaan untuk dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan .

SOP Perpustakaan : pekerjaan rutin     Pengembangan koleksi Pengolahan bahan pustaka Menyimpan dan melestarikan bahan pustaka Pelayanan informasi .

SOP : bentuk   Dokumen tertulis Diagram atau alur kerja (flow chart) .

Flowchart : diagram alir    menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi .

Flowchart : diagram alir     Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir Gunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman. .

Simbol-simbol: diagram alir  Proses : Pencabangan (keputusan): Mulai/Terminator (start/hatl) Penguhubung (Connector) Off-Page Connector    .

Format SOP        Nama modul Tujuan Ruang lingkup Referensi/Pedoman Sarana Prosedur kerja Flowchart .

S3 dan staf sivitas akademika. 4. Acuan : Peraturan Perpustakaan. S2.Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka      1. 3. Alat Bantu: Teknologi informasi komputer berbasis on-line. Tujuan : Menyediakan koleksi buku terbaru di perpustakaan 2. Cakupan: Mahasiswa S1.Proses pelaksanaan . dan ATK 5.

Ketua prodi mengumpulkan data usulan pesanan buku staf pengajar. dan di cek di data base catalog on-line perpustakaan. .Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka  5. Jika sudah ada di data base. impressum. Buku-kuku yang belum dapat diadakan karena berbagai alasan. Data direkapitulasi.amazon. Menerima usulan berupa daftar buku dari ketua prodi. harga satuan buku dalam satuan US $.Alat bantu toko buku www.Proses pelaksanaan   :      Mengirimkan surat edaran ke staf pengajar melalui ketua/direktur Prodi tentang rencana pengadaan pustaka baru. buku yang dipesan secara bertahap sudah dapat diadakan. Infomasi dari rekanan. data pesananan dibatalkan. kolasi. ISBN. judul. Lengkapi data bibliografi: pengarang.com Perpustakaan menyerahkan data yang sudah direkapitulasi ke Biro Perencanaan untuk ditenderkan. diberi tengat waktu sampai sampai akhir tahun.

.

Ruang lingkup: Buku baru untuk diproses 3. AACR dan ATK. Tujuan: Melakukan proses pengkalogan buku 2. Sarana: Komputer. . Acuan: Peraturan perpustakaan 4. DDC.Pengolahan bahan pustaka     1.

Petugas memberi stempel perpustakaan dan stampel induk pada buku Petugas mengecek di database katalog Bila data sudah ada. . Prosedur         Buku diterima dari sumbangan/hadiah dan pembelian. cari no kelas dari sistem klasifikasi DDC. diberi cap pada halaman verso buku. tulis nomor induk dan no klasifikasinya. tentukan tajuk entri utama (TEU) dan tajuk entri tambahan (TET) dan kelengkapan data bibliografis lainya. Lakukan pengakatalogan dengan acuan AARC II. Bila tidak ada. 5. Tentukan subyek buku dan dan kata kuncinya Tempelkan no Barcode buku tersebut.

.

.

Layanan informasi : Bebas Pinjam     1. 2. Sarana: Proses transaksi ke bagian peminjaman-pengembalian buku. Tujuan: Mahasiswa diwajibkan mengembalikan semua pinjaman bukunya sebagai syarat bebas pinjaman. S2 dan S3 yang akan wisuda. Ruang ligkup: Semua mahasiwa S1. Acuan : Peraturan Universitas/Institut 4. 3. .

petugas memberikan cap bebas pinjam . Bila masih ada pinjaman. Periksa pada kartu perpustakaan ada pinjaman buku. mahasiswa diwajibkan mengembalikan bukunya baik yang dipinjam perpus pusat/ prodi. Proses:      Periksa kartu perpustakaan dan kartu mahasiswa apakah masih berlaku. pembuatan surat bebas ditolak dan mahasiswa harus mengembalikan semua pinjaman bukunya Kartu perpustakan dinyatakan bebas pinjam. Jika masih ada pinjaman. baik di perpustaan pusat atau perpustakaan Prodi.5.

.

. Pemasyarakatan perpusdokinfo.KEGIATAN PUSTAKAWAN   Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi.

 Terimakasih .