Standar Operasional Prosedur Perpustakaan

mahmudin@lib.itb.ac.id

Disampaikan pada pembekalan mahasiswa D3 Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi UNPAD 8 Nopember 2009

Istilah 
  

Prosedur Operasional Standar prosedur operasi yang baku PROTAP atau Prosedur Tetap Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medi Procedures 

.SOP   prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.

tahap demi tahap dan sistematis Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari komponenkomponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional .Definisi   dokumen prosedur kerja secara rinci.

kesehatan. lingkungan dan penyelamatan SOP Tugas rutin yang mengandung resiko SOP penanggulangan kebakaran. penanganam pasien. pilot pesawat terbang . teknik.SOP: asal usul    SOP medik.

denda dll.SOP : manfaat di perpus    sarana acuan: penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan sarana pelatihan bagi pustakawan yang baru bekerja sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan sarana audit sistem informasi perpustakaan : katalog. .

menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami. .Persiapan SOP   SOP disusun tim pustakawan memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang pekerjaan di perpustakaan SOP harus tertulis.

Flowcharts yang berisi banyak keputusankeputusan atau pertimbangan-pertimbangan.Jenis SOP    Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci. panjang. . konsisten.

dimengerti dan dilaksanakan oleh semua pustakawan.Kemutakhiran SOP     Adanya perubahan internal maupun eksternal perpustakaan Perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir. perubahan kebijakan di perpustakaan : pergantian pimpinan perpustakaan. SOP perlu dibaca. Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku. . masih relevan atau bahkan SOP sudah tidak diperlukan?.

SOP Perpustakaan    Perpustakaan integral dari suatu organisasi pendididikan Bagian dari sistem informasi manajemen perpustakaan untuk dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan .

SOP Perpustakaan : pekerjaan rutin     Pengembangan koleksi Pengolahan bahan pustaka Menyimpan dan melestarikan bahan pustaka Pelayanan informasi .

SOP : bentuk   Dokumen tertulis Diagram atau alur kerja (flow chart) .

Flowchart : diagram alir    menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi .

.Flowchart : diagram alir     Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir Gunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

Simbol-simbol: diagram alir  Proses : Pencabangan (keputusan): Mulai/Terminator (start/hatl) Penguhubung (Connector) Off-Page Connector    .

Format SOP        Nama modul Tujuan Ruang lingkup Referensi/Pedoman Sarana Prosedur kerja Flowchart .

Cakupan: Mahasiswa S1.Proses pelaksanaan . dan ATK 5. S2.Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka      1. 3. Tujuan : Menyediakan koleksi buku terbaru di perpustakaan 2. 4. Alat Bantu: Teknologi informasi komputer berbasis on-line. Acuan : Peraturan Perpustakaan. S3 dan staf sivitas akademika.

kolasi. impressum. dan di cek di data base catalog on-line perpustakaan. diberi tengat waktu sampai sampai akhir tahun. data pesananan dibatalkan. Menerima usulan berupa daftar buku dari ketua prodi.Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka  5. judul. ISBN. Buku-kuku yang belum dapat diadakan karena berbagai alasan.Alat bantu toko buku www.com Perpustakaan menyerahkan data yang sudah direkapitulasi ke Biro Perencanaan untuk ditenderkan. harga satuan buku dalam satuan US $.amazon. Ketua prodi mengumpulkan data usulan pesanan buku staf pengajar.Proses pelaksanaan   :      Mengirimkan surat edaran ke staf pengajar melalui ketua/direktur Prodi tentang rencana pengadaan pustaka baru. Lengkapi data bibliografi: pengarang. Infomasi dari rekanan. Data direkapitulasi. buku yang dipesan secara bertahap sudah dapat diadakan. Jika sudah ada di data base. .

.

. AACR dan ATK. Acuan: Peraturan perpustakaan 4. Tujuan: Melakukan proses pengkalogan buku 2. Ruang lingkup: Buku baru untuk diproses 3. Sarana: Komputer.Pengolahan bahan pustaka     1. DDC.

Petugas memberi stempel perpustakaan dan stampel induk pada buku Petugas mengecek di database katalog Bila data sudah ada. tulis nomor induk dan no klasifikasinya. . cari no kelas dari sistem klasifikasi DDC. Lakukan pengakatalogan dengan acuan AARC II. 5. tentukan tajuk entri utama (TEU) dan tajuk entri tambahan (TET) dan kelengkapan data bibliografis lainya. Bila tidak ada. Tentukan subyek buku dan dan kata kuncinya Tempelkan no Barcode buku tersebut. Prosedur         Buku diterima dari sumbangan/hadiah dan pembelian. diberi cap pada halaman verso buku.

.

.

Sarana: Proses transaksi ke bagian peminjaman-pengembalian buku. Acuan : Peraturan Universitas/Institut 4.Layanan informasi : Bebas Pinjam     1. 2. . Ruang ligkup: Semua mahasiwa S1. S2 dan S3 yang akan wisuda. 3. Tujuan: Mahasiswa diwajibkan mengembalikan semua pinjaman bukunya sebagai syarat bebas pinjaman.

petugas memberikan cap bebas pinjam . Jika masih ada pinjaman. Periksa pada kartu perpustakaan ada pinjaman buku. mahasiswa diwajibkan mengembalikan bukunya baik yang dipinjam perpus pusat/ prodi. Bila masih ada pinjaman. Proses:      Periksa kartu perpustakaan dan kartu mahasiswa apakah masih berlaku. baik di perpustaan pusat atau perpustakaan Prodi. pembuatan surat bebas ditolak dan mahasiswa harus mengembalikan semua pinjaman bukunya Kartu perpustakan dinyatakan bebas pinjam.5.

.

Pemasyarakatan perpusdokinfo.KEGIATAN PUSTAKAWAN   Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi. .

 Terimakasih .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful