Standar Operasional Prosedur

Perpustakaan
mahmudin@lib.itb.ac.id

Disampaikan pada pembekalan mahasiswa D3 Jurusan Ilmu

Perpustakaan dan Informasi UNPAD
8 Nopember 2009
Istilah
 Prosedur Operasional Standar
 prosedur operasi yang baku
 PROTAP atau Prosedur Tetap
 Safe Work Instructions, Safe Operating
Procedures, Standard Working
Procedures, Medi Procedures

SOP
 prosedur kerja yang dilakukan secara
benar dan konsisten
 pengendalian mutu terhadap proses
kegiatan organisasi.
Definisi
 dokumen prosedur kerja secara rinci,
tahap demi tahap dan sistematis
 Sistem informasi manajemen memuat
himpunan yang terdiri dari komponen-
komponen baik manual maupun
terkomputerisasi yang bertujuan
menyediakan fungsi-fungsi operasional
SOP: asal usul
 SOP medik, penanganam pasien,
kesehatan, teknik, lingkungan dan
penyelamatan
 SOP Tugas rutin yang mengandung
resiko
 SOP penanggulangan kebakaran, pilot
pesawat terbang
SOP : manfaat di perpus
 sarana acuan: penilaian terhadap proses
pekerjaan di perpustakaan
 sarana pelatihan bagi pustakawan yang
baru bekerja sehingga mengurangi
waktu yang terbuang untuk memberikan
pengarahan
 sarana audit sistem informasi
perpustakaan : katalog, denda dll.
Persiapan SOP
 SOP disusun tim pustakawan memiliki
pengetahuan dan pengalaman dalam
bidang pekerjaan di perpustakaan
 SOP harus tertulis, menjelaskan secara
singkat langkah demi langkah dan
dalam tampilan yang mudah dibaca dan
dipahami.
Jenis SOP
 Sederhana : langkah-langkah yang ringkas
dan hanya memerlukan sedikit keputusan
 Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci,
panjang, konsisten.
 Flowcharts yang berisi banyak keputusan-
keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.
Kemutakhiran SOP
 Adanya perubahan internal maupun eksternal
perpustakaan
 Perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir,
perubahan kebijakan di perpustakaan : pergantian
pimpinan perpustakaan.
 Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku, masih
relevan atau bahkan SOP sudah tidak diperlukan?.
 SOP perlu dibaca, dimengerti dan dilaksanakan oleh
semua pustakawan.
SOP Perpustakaan

 Perpustakaan  integral dari suatu

organisasi pendididikan
 Bagian dari sistem informasi
manajemen perpustakaan
 untuk dapat meningkatkan mutu
layanan perpustakaan
SOP Perpustakaan :
pekerjaan rutin
 Pengembangan koleksi
 Pengolahan bahan pustaka
 Menyimpan dan melestarikan bahan
pustaka
 Pelayanan informasi
SOP : bentuk
 Dokumen tertulis
 Diagram atau alur kerja (flow chart)
Flowchart : diagram alir
 menggambarkan sebuah algoritma yang
terstruktur dan mudah dipahami oleh
orang lain
 Diagram alir ini akan menunjukkan alur
di dalam program secara logis
 Diagram alir ini selain dibutuhkan
sebagai alat komunikasi dan
dokumentasi
Flowchart : diagram alir
 Diagram alir digambarkan dengan orientasi
dari atas ke bawah
 Setiap kegiatan dalam diagram alir
dinyatakan secara eksplisit
 Setiap diagram alir harus dimulai dari satu
Start dan berakhir pada satu atau lebih
Terminal/ Akhir
 Gunakan penguhubung (Connector) dengan
label untuk menunjukkan keterhubungan
antar path terputus/terpotong: misalnya
ganti halaman.
Simbol-simbol: diagram alir
 Proses :

 Pencabangan (keputusan):

 Mulai/Terminator (start/hatl)

 Penguhubung (Connector) Off-Page

Connector
Format SOP
 Nama modul
 Tujuan
 Ruang lingkup
 Referensi/Pedoman
 Sarana
 Prosedur kerja
 Flowchart
Pengembangan perpustakan :
Pengadaan Pustaka
 1. Tujuan : Menyediakan koleksi buku
terbaru di perpustakaan
 2. Cakupan: Mahasiswa S1, S2, S3 dan staf
sivitas akademika.
 3. Acuan : Peraturan Perpustakaan.
 4. Alat Bantu: Teknologi informasi komputer
berbasis on-line, dan ATK
 5.Proses pelaksanaan
Pengembangan
perpustakan : Pengadaan
Pustaka
 5.Proses pelaksanaan :
 Mengirimkan surat edaran ke staf pengajar melalui ketua/direktur
Prodi tentang rencana pengadaan pustaka baru.
 Ketua prodi mengumpulkan data usulan pesanan buku staf
pengajar.
 Menerima usulan berupa daftar buku dari ketua prodi.
 Data direkapitulasi, dan di cek di data base catalog on-line
perpustakaan. Jika sudah ada di data base, data pesananan
dibatalkan.
 Lengkapi data bibliografi: pengarang, judul, impressum, kolasi,
ISBN, harga satuan buku dalam satuan US $.Alat bantu toko buku
www.amazon.com
 Perpustakaan menyerahkan data yang sudah direkapitulasi ke Biro
Perencanaan untuk ditenderkan.
 Infomasi dari rekanan, buku yang dipesan secara bertahap sudah
dapat diadakan. Buku-kuku yang belum dapat diadakan karena
berbagai alasan, diberi tengat waktu sampai sampai akhir tahun.
Pengolahan bahan pustaka
 1. Tujuan: Melakukan proses
pengkalogan buku
 2. Ruang lingkup: Buku baru untuk
diproses
 3. Acuan: Peraturan perpustakaan
 4. Sarana: Komputer, DDC, AACR dan
ATK.
 5. Prosedur
 Buku diterima dari sumbangan/hadiah dan
pembelian.
 Petugas memberi stempel perpustakaan dan
stampel induk pada buku
 Petugas mengecek di database katalog
 Bila data sudah ada, diberi cap pada halaman
verso buku, tulis nomor induk dan no
klasifikasinya.
 Bila tidak ada, cari no kelas dari sistem klasifikasi
DDC.
 Lakukan pengakatalogan dengan acuan AARC II,
tentukan tajuk entri utama (TEU) dan tajuk entri
tambahan (TET) dan kelengkapan data bibliografis
lainya.
 Tentukan subyek buku dan dan kata kuncinya
 Tempelkan no Barcode buku tersebut.
Layanan informasi : Bebas
Pinjam
 1. Tujuan: Mahasiswa diwajibkan
mengembalikan semua pinjaman
bukunya sebagai syarat
bebas pinjaman.
 2. Ruang ligkup: Semua mahasiwa S1, S2 dan
S3 yang akan wisuda.
 3. Acuan : Peraturan Universitas/Institut
 4. Sarana: Proses transaksi ke bagian
peminjaman-pengembalian buku.
5. Proses:
 Periksa kartu perpustakaan dan kartu
mahasiswa apakah masih berlaku.
 Periksa pada kartu perpustakaan ada pinjaman
buku, baik di perpustaan pusat atau
perpustakaan Prodi.
 Bila masih ada pinjaman, mahasiswa
diwajibkan mengembalikan bukunya baik yang
dipinjam perpus pusat/ prodi.
 Jika masih ada pinjaman, pembuatan surat
bebas ditolak dan mahasiswa harus
mengembalikan semua pinjaman bukunya
 Kartu perpustakan dinyatakan bebas pinjam,
petugas memberikan cap bebas pinjam
KEGIATAN PUSTAKAWAN
 Pengorganisasian dan pendayagunaan
koleksi bahan pustaka/sumber informasi;
 Pemasyarakatan perpusdokinfo;
 Terimakasih