Standar Operasional Prosedur Perpustakaan

mahmudin@lib.itb.ac.id

Disampaikan pada pembekalan mahasiswa D3 Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi UNPAD 8 Nopember 2009

Istilah 
  

Prosedur Operasional Standar prosedur operasi yang baku PROTAP atau Prosedur Tetap Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medi Procedures 

.SOP   prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.

tahap demi tahap dan sistematis Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari komponenkomponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional .Definisi   dokumen prosedur kerja secara rinci.

pilot pesawat terbang . teknik.SOP: asal usul    SOP medik. lingkungan dan penyelamatan SOP Tugas rutin yang mengandung resiko SOP penanggulangan kebakaran. kesehatan. penanganam pasien.

denda dll. .SOP : manfaat di perpus    sarana acuan: penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan sarana pelatihan bagi pustakawan yang baru bekerja sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan sarana audit sistem informasi perpustakaan : katalog.

menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.Persiapan SOP   SOP disusun tim pustakawan memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang pekerjaan di perpustakaan SOP harus tertulis. .

Jenis SOP    Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci. konsisten. Flowcharts yang berisi banyak keputusankeputusan atau pertimbangan-pertimbangan. panjang. .

Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku. dimengerti dan dilaksanakan oleh semua pustakawan.Kemutakhiran SOP     Adanya perubahan internal maupun eksternal perpustakaan Perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir. perubahan kebijakan di perpustakaan : pergantian pimpinan perpustakaan. SOP perlu dibaca. . masih relevan atau bahkan SOP sudah tidak diperlukan?.

SOP Perpustakaan    Perpustakaan integral dari suatu organisasi pendididikan Bagian dari sistem informasi manajemen perpustakaan untuk dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan .

SOP Perpustakaan : pekerjaan rutin     Pengembangan koleksi Pengolahan bahan pustaka Menyimpan dan melestarikan bahan pustaka Pelayanan informasi .

SOP : bentuk   Dokumen tertulis Diagram atau alur kerja (flow chart) .

Flowchart : diagram alir    menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi .

Flowchart : diagram alir     Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir Gunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman. .

Simbol-simbol: diagram alir  Proses : Pencabangan (keputusan): Mulai/Terminator (start/hatl) Penguhubung (Connector) Off-Page Connector    .

Format SOP        Nama modul Tujuan Ruang lingkup Referensi/Pedoman Sarana Prosedur kerja Flowchart .

S3 dan staf sivitas akademika. 4. S2. Acuan : Peraturan Perpustakaan. Alat Bantu: Teknologi informasi komputer berbasis on-line.Proses pelaksanaan . Cakupan: Mahasiswa S1.Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka      1. dan ATK 5. Tujuan : Menyediakan koleksi buku terbaru di perpustakaan 2. 3.

Ketua prodi mengumpulkan data usulan pesanan buku staf pengajar. harga satuan buku dalam satuan US $. Lengkapi data bibliografi: pengarang. data pesananan dibatalkan. . Buku-kuku yang belum dapat diadakan karena berbagai alasan. Menerima usulan berupa daftar buku dari ketua prodi.com Perpustakaan menyerahkan data yang sudah direkapitulasi ke Biro Perencanaan untuk ditenderkan. impressum. Data direkapitulasi.Alat bantu toko buku www. Jika sudah ada di data base. ISBN. Infomasi dari rekanan.Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka  5.Proses pelaksanaan   :      Mengirimkan surat edaran ke staf pengajar melalui ketua/direktur Prodi tentang rencana pengadaan pustaka baru. kolasi. diberi tengat waktu sampai sampai akhir tahun.amazon. dan di cek di data base catalog on-line perpustakaan. judul. buku yang dipesan secara bertahap sudah dapat diadakan.

.

Tujuan: Melakukan proses pengkalogan buku 2. AACR dan ATK. . Acuan: Peraturan perpustakaan 4.Pengolahan bahan pustaka     1. Sarana: Komputer. DDC. Ruang lingkup: Buku baru untuk diproses 3.

Bila tidak ada. diberi cap pada halaman verso buku. Prosedur         Buku diterima dari sumbangan/hadiah dan pembelian. . tulis nomor induk dan no klasifikasinya. tentukan tajuk entri utama (TEU) dan tajuk entri tambahan (TET) dan kelengkapan data bibliografis lainya. cari no kelas dari sistem klasifikasi DDC. 5. Lakukan pengakatalogan dengan acuan AARC II. Tentukan subyek buku dan dan kata kuncinya Tempelkan no Barcode buku tersebut. Petugas memberi stempel perpustakaan dan stampel induk pada buku Petugas mengecek di database katalog Bila data sudah ada.

.

.

Ruang ligkup: Semua mahasiwa S1. . 3. 2. S2 dan S3 yang akan wisuda. Sarana: Proses transaksi ke bagian peminjaman-pengembalian buku. Acuan : Peraturan Universitas/Institut 4. Tujuan: Mahasiswa diwajibkan mengembalikan semua pinjaman bukunya sebagai syarat bebas pinjaman.Layanan informasi : Bebas Pinjam     1.

Jika masih ada pinjaman. mahasiswa diwajibkan mengembalikan bukunya baik yang dipinjam perpus pusat/ prodi. petugas memberikan cap bebas pinjam . pembuatan surat bebas ditolak dan mahasiswa harus mengembalikan semua pinjaman bukunya Kartu perpustakan dinyatakan bebas pinjam.5. Proses:      Periksa kartu perpustakaan dan kartu mahasiswa apakah masih berlaku. Bila masih ada pinjaman. baik di perpustaan pusat atau perpustakaan Prodi. Periksa pada kartu perpustakaan ada pinjaman buku.

.

KEGIATAN PUSTAKAWAN   Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi. . Pemasyarakatan perpusdokinfo.

 Terimakasih .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful