Buku Manual Software - Sipbos-2

SEKILAS TENTANG SOFTWARE SIPBOS
Dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS) adalah pelaksanaan Program Kompensasi Pengurangan
Subsidi Bahan Bakar Minyak (PKPS-BBM) yang di relokasikan di bidang pendidikan sejak bulan Juli
tahun 2005. Program ini merupakan program pemerintah untuk meningkatkan perluasan dan pemerataan
pendidikan terutama dalam penuntasan Wajib Belajar Pendidikan Dasar 9 tahun yang bersumber dari
APBN.
Pengelolaan program BOS baik untuk SD dan SMP sederajat dikelola oleh masing-masing direktorat:
Direktorat Pembinaan TK/SD dan SMP/SMPLB/SMPT. Sedangkan pada tingkat sekolah ditangani oleh
sebuah tim manajemen yang mengatur seluruh penggunaan dana BOS.
Pembuatan laporan SPJ BOS adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh lembaga pendidikan penerima
dana BOS. Dalam pelaksanaannya, sering terjadi kesalahan, tidak akurat dan kurang efisien antara lain
disebabkan oleh beberapa hal:
1. Banyak format pelaporan yang salah menerapkannya dan tidak sesuai dengan format standar
pelaporan SPJ BOS di Buku Panduan BOS.
2. Banyaknya jumlah laporan SPJ yang harus dibuat dengan cara manual, sehingga
mengakibatkan keterlambatan pelaporan.
3. Kegiatan pelaporan yang sangat komplek tersebut ditambah kelambatan-kelambatan dalam
proses pembuatannya, mengakibatkan pelaporan ke jenjang yang lebih tuinggi menjadi tidak
tepat waktu sesuai jadwal penerimaan Dana BOS.
Oleh kondisi tersebut, pemanfaatan teknologi informasi dalam bentuk komputerisasi system pelaporan
SPJ BOS menjadi solusi tepat dalam mengelola operasional pengelolaan pembelanjaan dana BOS yang
efektif dan efisien.
MANFAAT DAN KEUNTUNGAN

MENGGUNAKAN SOFTWARE SIPBOS
Lebih cepat
• Sistem pengolah data secara komputerisasi, dipastikan akan mempercepat kinerja pembuatan
lapran SPJ BOS.
• Rekapitulasi penggunaan dana sekolah secara otomatis terakumulasi oleh system sehingga
Dispendik maupun instansi terkait tidak perlu merekap ulang (dikirim via email atau softcopy)
Lebih akurat
• Data perhitungan angka dalam pembelanjaan SPJ BOS, secara otomatis masuk ke dalam Buku
Kas (SPJTJB, Umum, Tunai, Bank, Pajak, Kwitansi, dll)
Lebih valid dan akuntabel

• Konversi angka rupiah otomatis menjadikan rupiah dalam bentuk huruf (terbilang).
• Perhitungan Pajak dihitung secara otomatis oleh system.
• Dan masih banyak lagi fasilitas yang lain yang akan membantu sekolah dalam melakukan
system pelaporan Dana BOS.
Page 2 of 48 pages
Buku Manual SI SPJ BOS
Copyright © 2009 – F4R15 Software House, Indonesia
MAPPING PROGRAM SOFTWARE SIPBOS
Keterangan Menu:
Maintenace
Transkasi
Cetak Laporan
Data Data Data GTT

Penerima (Guru Tidak
Bank
Tunjangan Tetap)
Jabatan
Data
POS
Data
Pajak
Data Penerimaan Talangan Tunjangan Honorariu Belanja Belanja Belanja Trans.

Trans Dana BOS Dana BOS Jabatan m Berfaktur Non Buku HR Lain
Bank GTT/PTT Faktur
Kas Rinci Kas Kas Kas

Umum Pos Tunai Bank Pajak
SPTJB Kwitansi [Form K- [Form K- [Form K-
4] 5] 6]
Page 3 of 48 pages
MEMBUKA DAN MENGAKTIFKAN
PROGRAM APLIKASI
Membuka dan Mengaktifkan Program Aplikasi

Untuk membuka aplikasi bisa dengan cara klik tombol Start – Programs – Sistem Informasi Pembuatan
SPJ BOS – SIP BOS Depag Kab. Malang.
Gambar 1:
Mengaktifkan SI. Pembuatan SPJ BOS Malang
Selain itu juga bisa menggunakan cara dobel klik tombol Short Cut
Gambar 2:
Dobel klik shortcut SIP BOS Depag Kab. Malang
Login Sistem
Langkah berikutnya adalah melakukan login dengan meng-entri-kan/ memasukkan kode petugas dan
password yang telah diset sebelumnya dan klik tombol login. Apabila kode petugas dan password benar
maka form utama aplikasi SPJ BOS akan aktif, jika tidak maka anda akan diminta untuk memasukkan
kode petugas dan password kembali, sehingga benar. Kode petugas: 11, password: f4r15 atau F4R15
Page 4 of 48 pages
Gambar 3:
Form login, masukkan kode petugas dan password dengan benar
Selain itu anda juga bisa melakukan pembatalan sistem, dengan cara mengklik tombol keluar, maka anda
akan keluar dari sistem.
Tampilan Depan Sistem

Apabila kode petugas dan password anda benar maka login sistem berhasil, maka akan muncul form
seperti berikut ini – tampilan depan sistem –.
Kumpulan menu
Kumpulan toolbar
View cek saldo kas

bank (Jatim)
View cek saldo
View cek saldo kas
pajak View identitas user
(sekolah)
aktif
Gambar 4:
Form utama (tampilan awal) sistem
Page 5 of 48 pages
MAINTENANCE DATA MASTER
Yang dimaksud dengan Maintenance Data Master adalah suatu pengelolaan data yang hanya dilakukan
1 kali (satu kali). Yang termasuk Data Master dalam program aplikasi ini adalah Data PTY/ GTY, Data
Bank, Data Pajak, Data POS, Data Jabatan, Data Petugas, Ubah Password, Hapus Data.
1. Data GTT (Guru Tidak Tetap)

# Mengisi Data Guru Tidak Tetap (GTT)
Data GTT ini berfungsi untuk membuat transaksi penggajian. Untuk menampilkan form Data GTT
bisa dilakukan dengan cara klik menu Maintenance – Data PTY/ GTY
Gambar 5:
Langkah untuk menampilkan form GTT
# Mengisi Data GTT

Untuk mengisi data baru ikutilah langkah-langkah berikut:
• Klik tombol Tambah
• Isilah Id GTT tekan Enter, Nama Guru tekan Enter, Selanjutnya isilah jumlah jam mengajar
(max)/ JTM tekan Enter.
• Apabila data sudah valid klik tombol Simpan untuk menyimpan atau klik tombol Batal untuk
membatalkan penambahan data baru
Klik tombol Tambah untuk

menambah data baru
Gambar 6:
Form GTT, data baru ada di area sebelah kanan
Page 6 of 48 pages
# Mengedit (merubah) Data GTT
Selain menambah data baru, anda juga bisa merubah data yang sudah dimasukkan (misalnya ada
kesalahan data). Untuk merubah data ikutilah langkah-langkah berikut:
• Klik salah satu data yang akan dirubah/ edit pada tabel di sebelah kanan (warna putih)
• Klik tombol Edit, dan editlah data yang diperlukan
• Apabila data sudah valid klik tombol Simpan untuk menyimpan atau klik tombol Batal untuk
membatalkan perubahan data
Gambar 7:
Melakukan perubahan data GTT
# Menghapus Data GTT

Kadang, anda ingin menghapus data bisa jadi karena memasukkan untuk coba-coba/ latihan atau
GTT yang bersangkutan sudah tidak aktif lagi. Dalam aplikasi ini kami berikan fasilitas untuk
menghapus data yang tidak dikehendaki. Ikutilah langkah-langkah berikut ini:
• Klik data yang akan dihapus pada tabel di sebelah kanan (warna putih)
• Klik tombol Hapus, dan editlah data yang diperlukan
• Klik tombol Yes pada konfirmasi penghapusan data, atau No untuk membatalkan perintah
hapus data
Gambar 8:
Klik Yes untuk menghapus data atau No untuk membatalkan perintah
• Data akan terhapus, untuk meyakinkan perhatikan pada tabel di sebelah kanan
# Keluar dari Form GTT

Page 7 of 48 pages
Untuk keluar dari form Guru dan karyawan klik tombol Keluar tekan tombol Escape [Esc] pada
keyboard, maka anda akan form tersebut akan ditutup.
2. Data Penerima Tunjangan Jabatan

# Mengisi Data Penerima Tunjangan Jabatan
Data Data Penerima Tunjangan Jabatan ini berfungsi untuk membuat tunjangan jabatan. Untuk
menampilkan form Data Data Penerima Tunjangan Jabatan bisa dilakukan dengan cara klik menu
Maintenance – Data Data Penerima Tunjangan Jabatan
Gambar 9:
Langkah untuk menampilkan form Data Penerima Tunjangan Jabatan
Kemudian akan muncul form Data Penerima Tunjangan Jabatan, isilah sesuai dengan kebutuhan
Gambar 10:
Mengisi Data Form Penerima Tunjangan Jabatan
3. Data Bank
# Mengisi Data Bank
Yang dimaksud dengan data bank adalah suatu aktifitas dalalm memasukkan kode-kode bank sesuai
dengan buku rekening (Bank Jatim). Seperti penambahan data pada data guru dan karyawan, anda
juga bisa menambah data. Yang membedakan hanyalah statusnya Debet atau Credit. Debet berarti
penambahan nominal uang pada rekening sementara Credit berarti pengurangan nominal uang pada
rekening. Akan tetapi pada aplikasi ini kami sudah memasukkan kode-kode bank sesuai dengan
kode rekening di buku tabungan Bank Jatim. Jadi anda tidak perlu menambahkan maupun merubah
data lagi. Untuk menampilkan form Data Bank dengan cara meng-klik menu Maintenance – Data
Bank
Page 8 of 48 pages
Gambar 11:
Menampilkan form Data Bank menggunakan menubar
Gambar 12:
Mengisi Data Kode Bank
Untuk mengisi data baru ikutilah langkah-langkah berikut:

• Isilah Kode Transaksi tekan Enter, Nama Transaksi tekan Enter, dan tentukan Status kode
bank. Debet jika suatu proses penambahan nominal pada buku rekening, Credit jika suatu
proses pengurangan nominal pada buku rekening. Untuk menentukan status ini harus sesuai
dengan petunjuk buku rekening. Secara default, dalam program aplikasi ini sudah kami
sertakan kode-kode bank sesuai kode buku bank Jatim (BOS)
2. Data Pajak
# Mengisi Data Pajak
Untuk membuka form data pajak, klik menu Maintenance – Data Pajak. Form data pajak berfungsi
untuk memasukkan jenis pajak apa saja dan besaran nominalnya berapa yang akan digunakan
dalam transaksi BOS. Secara default kami sudah menyertakan data pajak yang berlaku saat ini, jadi
anda tidak perlu menambah data baru lagi. Kecuali ada kebijakan baru dari pemerintah, bahwa
besaran pajak bertambah atau berkurang.
Gambar 13:
Menampilkan form Data Pajak menggunakan menubar
Page 9 of 48 pages
Gambar 14:
Tampilan form data pajak
Isilah Data Pajak sesuai dengan kebutuhan
3. Data Pos (Pembelanjaan)

Dalam pembuatan SPJ BOS lembaga harus menyertakan Data Pos Pembelanjaan. Setiap transaksi
yang dilakukan harus sesuai dengan POS pembelanjaan. Namun sering terjadi kesalahan dalam
menempatkan transaksi tertentu ke dalam Pos Pembelanjaan. Akan tetapi dalam program aplikasi ini
setiap data transaksi yang dimasukkan ke dalam program maka komputer secara otomatis akan
mengelempokkan sesuai dengan pos-pos pembelanjaan. Untuk menampilkan Form Rincian Pos
Pembelanjaan klik menu Maintenance – Data POS
Gambar 15:
Menampilkan data pos pembelanjaan menggunakan menubar
# Mengisi Data Baru Pos Pembelanjaan

Pada saat program aplikasi ini diinstal/ terpasang di komputer anda Pos Pembelanjaan ini secara
otomatis sudah terisi, jadi anda tidak perlu menambahkan Pos baru. Namun, apabila pada saat-saat
tertentu anda harus menambahkan pos baru ikutilah langkah-langkah berikut:
• Masukkan Kode Pos dan Nama Pos
• Tekan tombol Enter pada keyboard untuk mengaktifkan tombol Simpan
• Klik tombol Simpan, lihatlah data yang baru data dimasukkan pada tabel sebelahnya.
Gunakan garis batang (scroll bar) untuk melihat data secara lengkap
Page 10 of 48 pages
Gambar 16:
Menambah data baru pos pembelanjaan
• Untuk keluar dari form ini klik tombol Keluar atau tekan tombol Escape [Esc] pada keyboard
Note:
Dalam program aplikasi ini kami sudah menyertakan pos pembelanjaan berdasarkan sesuai dengan
buku panduan BOS terbaru
# Merubah/ Edit Data Pos Pembelanjaan

Untuk melakukan perubahan data, lakukan langkah-langkah berikut ini:
• Klik data yang akan di-edit pada tabel sebelah kanan dan secara otomatis tombol Edit akan
aktif
• Klik tombol Edit dan editlah data yang diperlukan
• Klik tombol Simpan untuk menyimpan atau Batal untuk membatalkan perubahan
• Untuk keluar dari form ini klik tombol Keluar atau tekan tombol [Esc] pada keyboard
# Menghapus Data Pos Pembelanjaan

Untuk melakukan penghapusan data, lakukan langkah-langkah berikut ini:
• Klik data yang akan di-hapus pada tabel sebelah kanan dan secara otomatis tombol Hapus
akan aktif
• Klik tombol Hapus dan editlah data yang diperlukan
• Pada konfirmasi penghapusan pilih Yes untuk menghapus atau No untuk membatalkan
penghapusan
Gambar 17.
Pilih Yes untuk melakukan penghapusan atau No untuk membatalkan perintah
Page 11 of 48 pages
MEMBUAT LAPORAN SPJ BOS
# Langkah 1 – Setting Lembaga [Register]
Untuk melakukan setting register/ lembaga, klik menu Utility – Setting Lembaga [Register]
Gambar 18.
Menampilkan form setting lembaga [register] menggunakan menubar
Pada Setting Register Lembaga ini, anda bisa mengatur nama lembaga, alamat (desa/ kelurahan,
kecamatan, kabupaten, propinsi). Juga identitas Kepala Sekolah (nama dan nip) dan identitas
Bendahara BOS (nama dan nip). Serta jumlah siswa dan nilai BOS. Nilai BOS adalah besaran angka
rupiah yang diterima oleh setiap siswa per tahun. Apabila data yang dimasukkan sudah valid anda
bisa menyimpan dengan klik tombol Simpan atau klik tombol Batal untuk membatalkan setting
lembaga. Akhiri dengan klik tombol Keluar
Gambar 19:
Form setting register lembaga
Page 12 of 48 pages
# Langkah 2 – Memasukkan Data Transaksi Bank
Langkah berikutnya adalah memasukkan data Transaksi Bank yang ada di buku tabungan Bank
Jatim (khusus untuk BOS) sesuai dengan Tanggal Transaksi dan Kode Bank. Untuk menampilkan
form Data Transaksi Bank klik menu Transaksi – Bank [Data Buku Tab]
Gambar 20:
Menampilkan data bank menggunakan menu bar
Anda juga bisa menggunakan toolbar Data Bank pada halaman depan
Gambar 21:
Menampilkan data bank menggunakan toolbar
Pada form ini, anda harus memasukkan semua kode pada transaksi bank/ buku rekening bank jatim.
Data ini harus benar-benar sesuai dengan buku rekening per periode pengambilan BOS, terutama
tanggal transaksi. Dalam manual book ini, kami memberi contoh untuk memasukkan transaksi kode
9996 (pembayaran gaji UPL) dan 5000 (penarikan tunai), ikutilah langkah-langkah berikut:
Kode 9996 - (Pembayaran Gaji UPL)

Untuk memasukkan kode 9996 ikutilah langkah-langkah berikut:
• Isilah Tanggal Transaksi (tgl. Bln. Thn), Kode Transaksi Bank (9996). Pada teks di bawahnya
akan muncul keterangan dari kode 9996 yaitu Pembayaran Gaji UPL. Kemudian tekan Enter
pada keyboard untuk mengaktifkan text box Jumlah (Rp).
• Isilah Jumlah (Rp) sebesar jumlah uang sesuai dengan buku tabungan (mis. 19.800.000) lalu
tekan Enter untuk mengaktifkan tombol Simpan
• Apabila data sudah valid, klik tombol Simpan
• Klik OK pada konfirmasi penyimpanan
Page 13 of 48 pages
Gambar 22:
Memasukkan kode-kode bank
Gambar 23:
Konfirmasi penyimpanan, klik OK untuk menyimpan data
Kode 5000 - (Penarikan Tunai)

Kode ini dimasukkan apabila uang sudah ditangan. Artinya anda sudah melakukan penarikan tunai di
Bank. Untuk memasukkan kode 5000 ikutilah langkah-langkah berikut:
• Isilah Tanggal Transaksi (tgl. Bln. Thn), Kode Transaksi Bank (5000). Pada teks di bawahnya
akan muncul keterangan dari kode 5000 yaitu Penarikan Tunai. Kemudian tekan Enter pada
keyboard untuk mengaktifkan text box Jumlah (Rp).
• Isilah Jumlah (Rp) sebesar jumlah uang sesuai dengan buku tabungan (mis. 19.800.000) lalu
tekan Enter untuk mengaktifkan tombol Simpan
• Apabila data sudah valid, klik tombol Simpan
• Klik OK pada konfirmasi penyimpanan
Page 14 of 48 pages
Gambar 24:
Memasukkan kode 5000
Gambar 25:
Konfirmasi penyimpanan, klik OK untuk menyimpan data
# Langkah 4 – Memasukkan Dana BOS

Klik menu Transaksi - Pencairan Dana BOS
Gambar 26:
Menampilkan form Dana Bos menggunakan menubar
Page 15 of 48 pages
Anda juga bisa menggunakan toolbar Dana BOS pada halaman depan sistem
Gambar 27:
Klik Dana BOS untuk memasukkan Dana BOS
Akan muncul form berikut ini:
1
Klik dulu di sini
Tentukan periode BOS di sini
Gambar 28:
Klik Dana BOS untuk memasukkan Dana BOS
Apabila anda sudah memasukkan kode 5000 pada data transaksi bank maka secara otomatis data
akan tampil pada tabel kas bank (dalam lingkaran pada gambar 10) sesuai dengan kode transaksi.
Namun jika tidak tampil berarti berarti ada kesalahan penginputan data pada Transaksi Bank.
Lakukan kembali sehingga sehingga sesuai dengan harapan.
Langkah selanjutnya adalah memasukkan ke dalam data BOS agar uang yang ada bisa
dibelanjakan, seperti langkah-langkah berikut:
• Klik data transaksi pada Kas Bank (no. 1)
• Secara otomatis akan muncul seperti pada no. 2
• Tentukan periode sesuai kebutuhan (mis. Juli – September 2009)
• Terakhir simpanlah dengan mengklik tombol Simpan
Page 16 of 48 pages
• Setelah anda simpan, maka data transaksi akan berpindah ke tabel di sebelah kanan (Kas
Masuk)
Data akan berpindah ke sini (tabel kas

masuk)
Gambar 29:
Dana BOS siap dibelanjakan
• Dan secara otomatis Saldo Kas akan terisi, perhatikan gambar berikut:
Saldo kas akan terisi otomatis Saldo bank, saldo yang ada di
setelah transaksi dari kas bank bank
di pindah ke kas masuk dan siap
Gambar 30:
Dana BOS sudah masuk ke dalam program dan siap dibelanjakan
Page 17 of 48 pages
# Langkah 5 – Memasukkan Data Pembelanjaan
1. Belanja Berfaktur
Klik menu Transaksi – Pembelian – Faktur
Gambar 35:
Menampilkan Belanja Berfaktur menggunakan menubar
Selain itu anda juga bisa menggunakan dengan meng-klik tombol Belanja Faktur pada halaman
depan untuk menampilkan form Transaksi Belanja (berfaktur).
Gambar 36:
Klik Belanja Faktur untuk memasukkan transaksi berfaktur
Belanja berfaktur adalah suatu pembelanjaan yang mempunyai detail pembelian. Contoh
Pembelian barang ATK, detailnya adalah spidol, penggaris, bulpoint, dan pensil.
# Memasukkan Data dari Nota Pembelian ke dalam Program

Untuk memasukkan dari nota pembelian, ikutilah langkah-langkah berikut ini:
• No. Transaksi (jangan dirubah)
• Tentukan Tanggal Transaksi dengan mengklik tanda panah-nya
Ke bulan Ke bulan
sebelumnya berikutnya
Tentukan
tanggalnya
dengan mengklik
salah satu tanggal
di sini
Klik di sini untuk memilih
bulan
Gambar 37:
Memasukkan dan mengatur tanggal
• Isilah Belanja Untuk dengan pembelanjaan (mis. Pembelian Barang Habis Pakai) lalu
Enter
Page 18 of 48 pages
• Isilah Nama Penerima dengan nama petugas toko yang di tulis di dalam nota (mis. Rudi)
lalu Enter
• Isilah Instansi/ Toko dengan nama toko tempat belanja (mis. Kuning Jaya) lalu Enter
• Tentukan Kode POS Belanja dengan meng-klik tanda panah arah bawah. Kode POS ini
harus sesuai dengan pembelanjaan
Isi dari Kode POS

yang dipilih
Klik salah satu

Kode POS ini
untuk memilih
Gambar 38:
Menyesuaikan dengan Kode POS pembelanjaan
• Lalu tekan Enter untuk aktif di Nama Barang pada ”Input Data Detail Pembelian”
• Isilah Nama Barang (mis. Kertas HVS 70 gr) lalu tekan Enter
• Isilah Harga (mis. 35.000) lalu tekan Enter
• Isilah Byk dengan jumlah pembelian barang tersebut (mis. 2), Total Harga akan terisi
otomatis begitu Harga dan Byk diisi. Lalu tekan Enter
• Isilah Satuan dengan satuan barang yang dibeli (mis. Rim) lalu tekan Enter untuk
memasukkan ke dalam tabel. Juga bisa menggunakan tanda panah ke bawah
• Lakukanlah sampai barang yang ada di nota dimasukkan semua
Pointer akan aktif di sini begitu

ditekan Enter pada kode POS
Pembelanjaan
Gambar 39:
Memasukkan detail pembelian/ pembelanjaan ATK
Page 19 of 48 pages
• Apabila barang yang ada di nota sudah di inputkan (dimasukkan) semua, klik Simpan
untuk menyimpan
Gambar 40:
Detail belanja ATK setelah diisi secara lengkap
• Akan muncul konfirmasi penyimpanan, klik Yes untuk menyimpan atau No untuk
membatalkan penyimpanan
Gambar 41:
Klik Yes untuk menyimpan atau No untuk membatalkan perintah
• Konfirmasi jika penyimpanan sukses, klik OK
Gambar 42:
Konfirmasi penyimpanan – klik OK
2. Belanja non Faktur

Untuk menampilkan form belanja non faktur klik menu Transaksi – Pembelian – Non Faktur
Gambar 43:
Menampilkan Belanja Nonfaktur menggunakan menubar
Page 20 of 48 pages
Anda juga bisa menggunakan toolbar Belanja non Faktur pada halaman depan.
Gambar 44:
Klik tombol Belanja non
Faktur untuk menampilkan
form Belanja non Faktur
Form Belanja non Faktur ini digunakan untuk memasukkan transaksi belanja yang tidak memiliki
detail transaksi. Misalnya pembayaran tagihan telepon, tagihan listrik, dan PDAM.
Maka akan tampil seperti berikut ini:
Gambar 45:
Tampilan form Data Transaksi Belanja non Faktur
# Memasukkan Data dari Nota Pembelian ke dalam Program

Untuk memasukkan dari nota pembelian, ikutilah langkah-langkah berikut ini:
• No. Transaksi (jangan dirubah)
• Tentukan Tanggal Transaksi dengan mengklik tanda panah-nya
Ke bulan Ke bulan
sebelumnya berikutnya
Tentukan
tanggalnya
dengan mengklik
salah satu tanggal
di sini
Klik di sini untuk memilih
bulan
Gambar46:
Pengaturan tanggal
• Isilah Belanja Untuk dengan pembelanjaan (mis. Membayar tagihan listrik bln.
September 2009) lalu Enter
• Isilah Nama Penerima dengan nama petugas yang di tulis di dalam nota (mis. Rudi) lalu
Enter
Page 21 of 48 pages
• Isilah Instansi/ Toko dengan counter PLN (mis. PLN) lalu Enter
• Isilah Jumlah [Rupiah] dengan besar pembayaran sesuai dengan nota (mis. 50.000) lalu
Enter
• Tentukan Kode POS Belanja dengan meng-klik tanda panah arah bawah. Kode POS ini
harus sesuai dengan pembelanjaan (2.3.1. Langganan Listrik) lalu Enter
• Klik tombol Simpan akan muncul konfirmasi penyimpanan, klik Yes untuk menyimpan
atau No untuk membatalkan
Gambar 47:
Mengisi dan menyimpan transaksi Belanja non Faktur
Setelah diklik tombol Simpan akan muncul konfirmasi penyimpanan seperti berikut ini
Gambar 48:
Konfirmasi penyimpanan – klik tombol Yes untuk menyimpan
3. Pembelian Khusus Buku

Klik menu Transaksi – Pembelian – [Khusus Buku] untuk menampilkan form transaksi pembelian
buku
Gambar 49:
Menampilkan transaksi pembelian buku
Page 22 of 48 pages
Gambar 50:
Menampilkan transaksi pembelian buku
4. Transaksi/ HR Lain
Klik menu Transaksi – Transport Lain untuk menampilkan Transaksi/ HR Lain
Gambar 51:
Menampilkan transaksi/ HR lain
Anda juga bisa meng-klik tombol Transaksi/ HR Lain pada halaman depan
Gambar 52:
Perintah untuk menampilkan Transaksi/ HR Lain
Page 23 of 48 pages
Form Transaksi/ HR Lain digunakan untuk memasukkan pembayaran HR selain guru/ karyawan,
misalnya ongkos tukang.
Akan muncul seperti berikut:
Gambar 53:
Tampilan form Transaksi/ HR Lain
# Memasukkan Data Transaksi/ HR Lain

• Nomor Transaksi (jangan dirubah)
• Isi Tanggal Transaksi dengan mengklik tanda panah
• Isilah Satuan (Rp) dengan nominal Honorarium (HR), mis. Rp. 10. 000
• Apabila ada pajak, tentukan jenis pajaknya. Jika tidak, abaikan saja
• Isilah Untuk Pembiayaan dengan tujuan pengeluaran (mis. Ongkos tukang perbaikan
atap)
• Sesuaikanlah pembelanjaan dengan Kode POS Belanja
• Isilah Nama Penerima dengan nama orang yang menerima HR
• Volume diisi dengan jumlah harian HR (mis. Tukang bekerja selama 2 hari dengan
dengan ongkos perharinya 20.000, maka pada satuan diisi 20.000 dan volume diisi
dengan 2
• Kemudian tekan Enter pada keyboard, maka secara otomatis data akan masuk ke tabel
• Simpanlah dengan mengklik tombol Simpan
Gambar 54:
Mengisi dan menyimpan transaksi/ HR Lain
Page 24 of 48 pages
5. Honorarium GTT/ PTT
Klik tombol Honorarium GTT/ PTT pada halaman depan
Gambar 56:
Perintah untuk menampilkan form Honorarium GTT
Maka akan muncul form seperti berikut:
Gambar 57:
Tampilan form Honorarium GTT/ PTT
# Memasukkan Data Transaksi Honorarium GTT/ PTT

• Nomor Transaksi (jangan dirubah)
• Isi Tanggal Transaksi dengan mengklik tanda panah
• Isilah Satuan (Rp) dengan nominal Honorarium (HR), misalany 10.000
• Apabila ada pajak, centang () pada PPH 21. PPH 21 adalah pajak penghasilan
sebesar 5%
• Pada ID GTT tentukan ID Guru yang akan menjelaskan tentang nama guru dan jumlah
jam. Untuk menentukan ID Guru klik tanda panah dalam lingkaran
Gambar 58:
Menentukan ID. GTT yang diikuti oleh nama dan Jml Jam
Page 25 of 48 pages
• Kemudian klik tanda maka secara otomatis Honorarium guru akan terbuat
• Simpanlah dengan mengklik tombol Simpan
6. Tunjangan Jabatan
Klik tombol Tunjangan Jabatan pada halaman depan sistem
Gambar 60:
Perintah untuk menampilkan
form Tunjangan GTY/ PTY
Maka akan muncul form seperti berikut:
Gambar 61:
Tampilan form Tunjangan Guru (GTY/ PTY)
Secara otomatis besar tunjangan akan tampil sesuai dengan pengaturan besar tunjangan pada
Data Jabatan. Apabila ada pajak, centanglah () pada PPH 21 (dalam lingkaran) dan program
akan menghitung pajak dengan sendirinya.
Page 26 of 48 pages
# Langkah 6 – Pelaporan
Setelah anda melakukan penyimpanan pada Belanja Faktur, Belanja non Faktur, Transaksi/ HR Lain,
Honorarium Guru (GTY/ PTY) maupun Tunjangan Guru (GTY/ PTY) maka secara otomatis akan
membentuk Kas Umum, Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB), Kwitansi
Pembelanjaan, Rincian Belanja Per Jenis Anggaran, Kas Tunai, Kas Bank, dan Kas Pajak.
1. Kas Umum
Klik menu Cetak [Laporan] – Kas Umum dan SPTJB untuk menampilkan form cetak Kas Umum
dan SPTJB
Gambar 65:
Menampilkan form cetak Kas Umum dan SPTJB
Anda juga bisa meng-klik tombol Kas Umum SPTJB pada halaman depan
Gambar 66:
Klik tombol Kas Umum SPTJB pada halaman depan sistem
Akan muncul form Laporan SPJ BOS, pilih Buku Kas Umum dan tentukan Tanggal Penutupan
(biasanya tanggal terakhir pada bulan terakhir periode tertentu) karena periode yang dijadikan
contoh adalah Juli – September 2009 maka tanggal yang dipilih adalah 30 September 2009.
Gambar 67:
Memilih Buku Kas Umum
Page 27 of 48 pages
Kemudian klik tombol Cetak maka Buku Kas Umum akan ditampilkan
Gambar 68:
Tampilan Kas Umum
Zoom..
Gambar 69:
Tampilan Kas Umum setelah diperbesar (Zoom)
Perintah-perintah dalam Laporan Buku Kas Umum:

• Mencetak Buku Kas Umum
Untuk mencetak Buku Kas Umum, klik lah tanda (icon) printer dan klik tombol OK
pada form Print
Gambar 70:
Mencetak Kas Umum
Page 28 of 48 pages
Memperbesar tampilan Buku Kas Umum
Gambar 71:
Memperbesar Tampilan Kas Umum
• Menutup Buku Kas Umum

Untuk menutup Buku Kas Umum klik tombol Close (x) atau tekan tombol Esc pada
keyboard
2. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB)
Klik tombol Kas Umum SPTJB pada halaman depan
Gambar 72:
Klik tombol Kas Umum SPTJB pada halaman depan sistem
Akan muncul form Laporan SPJ BOS, pilih Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB)
dan tentukan Tanggal Penutupan (biasanya tanggal terakhir pada bulan terakhir periode tertentu)
karena periode yang dijadikan contoh adalah Juli – September 2009 maka tanggal yang dipilih
adalah 30 September 2009.
Pilih SPTJB ini

kemudian klik Cetak
Gambar 73:
Memilih laporan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja
Page 29 of 48 pages
Kemudian klik tombol Cetak maka Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja akan ditampilkan
Gambar 74:
Tampilan laporan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB)
Zoom....
Gambar 75:
Tampilan laporan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB)setelah diperbesar (Zoom)
Page 30 of 48 pages
Perintah-perintah dalam Laporan SPTJB:
• Mencetak SPTJB
Untuk mencetak SPTJB, klik lah tanda (icon) printer dan klik tombol OK pada form
Print
Gambar 76:
Mencetak SPTJB
Memperbesar tampilan SPTJB
Gambar 77:
Memperbesar tampilan SPTJB
• Menutup SPTJB
Untuk menutup Buku Kas Umum klik tombol Close (x) atau tekan tombol Esc pada
keyboard
3. Kwitansi, Bukti dan Rincian Pos Belanja

a. Kwitansi
Klik menu Cetak [Laporan] – Kwitansi, Bukti dan Rincian Pos Belanja
Gambar 78:
Menampilkan form kwitansi, bukti dan rincian pos belanja menggunakan menubar
Page 31 of 48 pages
Anda juga bisa menggunakan cara, klik tombol Rinci Pos Kwitansi pada halaman depan
Gambar 79:
Klik tombol Rinci Pos Kwitansi pada halaman depan sistem
Akan muncul form Laporan SPJ BOS, pilih Kwitansi Pembelanjaan pada area Pilih Form
Laporan. Kemudian klik tombol Cetak
Pilih Kwitansi
Pembelanjaan ini
kemudian klik Cetak
Gambar 80:
Memilih Kwitansi Pembelanjaan
Maka akan tampil form Kwitansi Pembelanjaan
Gambar 81:
Tampilan Kwitansi Pembelanjaan
Page 32 of 48 pages
# Cara Berpindah ke Kwitansi Berikutnya
Untuk berpindah ke kwitansi berikutnya anda cukup mengklik tanda panah ke kakan atau ke kiri
pada panel navigator. Panel navigator ini terletak pada bagian atas laporan kwitansi.
Klik di sini untuk pindah ke

kwitansi berikutnya
Klik di sini untuk pindah ke kwitansi

sebelumnya
Gambar 83:
Panel navigator untuk berpindah ke kwitansi berikutnya dan sebelumnya
b. Bukti Fisik Kwitansi

Pilih Bukti Fisik Kwitansi dan akan muncul frame Khusus Bukti Fisik Kwitansi
Gambar 84:
Form Laporan SPJ BOS
Tentukan jenis pengeluaran

1
Gambar 85:
Memilih Jenis Pengeluaran
Page 33 of 48 pages
Tentukan No. Transaksi
2
Gambar 86:
Memilih No. Transaksi
Akan muncul
Gambar 87:
Laporan daftar penerimaan tunjangan jabatan
Page 34 of 48 pages
c. Rincian Belanja Per Jenis Anggaran
Akan muncul form Laporan SPJ BOS, pilih Rinciaan Belanja Per Jenis pada area Pilih Form
Laporan. Kemudian klik tombol Cetak
Pilih SPTJB ini

kemudian klik
Cetak
Gambar 88:
Memilih Rincian Belanja Per Jenis Anggaran
Maka akan tampil laporan Rincian Penggunaan Per Jenis Anggaran
Drag batang
penggulung ini untuk
melihat laporan ini
Gambar 89:
Tampilan laporan Rincian Penggunaan Per Jenis Anggaran
Page 35 of 48 pages
Zoom..
Gambar 90:
Secara otomatis program akan mengelompokkan
pembelajaan sesuai dengan pos anggaran
Sekarang perhatikan URAIAN KEGIATAN/ PENGGUNAAN pada Bahan Habis Pakai akan
langsung tampil otomatis terhadap semua pembelanjaan yang termasuk barang habis pakai
4. Kas Tunai
Klik menu Cetak [Laporan] – Kas Tunai untuk menampilkan form laporan Kas Tunai
Gambar 91:
Menampilkan form Laporan Kas Tunai menggunakan menubar
Juga bisa dengan meng-klik tombol Kas Tunai pada halaman depan
Gambar 92:
Klik tombol Kas Tunai pada halaman depan sistem
Page 36 of 48 pages
Akan muncul form Laporan Kas Tunai
Gambar 93:
Tampilan form Laporan Kas Tunai
Tentukan bulan pada Kas Tunai Bulan, kemudian klik tombol Cetak
Gambar 94:
Menentukan bulan Kas Tunai
Page 37 of 48 pages
Maka akan tampil laporan Kas Tunai berikut ini:
Gambar 95:
Laporan Kas Tunai Bln April 2009
Selain bulan April, anda juga bisa membuka Kas Tunai bulan Mei dan Juni sesuai dengan
pilihan.
5. Kas Bank
Klik menu Cetak [Laporan] – Kas Bank untuk menampilkan form Laporan Kas Bank
Gambar 96:
Menampilkan form Laporan Kas Bank menggunakan menubar
Juga bisa dengan meng-klik tombol Kas Bank pada halaman depan sistem
Gambar 97:
Klik tombol Kas Bank pada halaman depan sistem
Page 38 of 48 pages
Maka akan muncul form Kas Bank seperti berikut ini:
Gambar 98:
Tampilan form Laporan Kas Bank
Tentukan bulan Kas Bank, kemudiak klik tombol Cetak maka akan tampil seperti gambar berikut
ini:
Gambar 99:
Menentukan bulan Kas Bank
Gambar 100:
Tampilan Buku Kas Bank
Page 39 of 48 pages
Selain bulan April, anda juga bisa membuka Kas Bank bulan Mei dan Juni sesuai dengan pilihan.
6. Kas Pajak
Klik menu Cetak [Laporan] – Kas Pajak untuk menampilkan form Laporan Kas Pajak
Gambar 101:
Menampilkan Form Laporan Kas Pajak menggunakan menubar
Juga bisa dengan meng-klik tombol Kas Pajak pada halaman depan sistem, maka akan muncul
form seperti gambar berikut
Gambar 102:
Toolbar Kas Pajak
Gambar 103:
Form Laporan Kas Pajak
Page 40 of 48 pages
Tentukan Bulan Kas Pajak
Gambar 104:
Menentukan bulan Kas Pajak
Maka akan tampil
Gambar 105:
Buku Kas Pembantu Pajak
Jika data pajak pada bulan yang dipilih tidak ada, maka akan muncul laporan seperti berikut
Gambar 106:
Buku Kas Pembantu Pajak
Page 41 of 48 pages
TAMBAHAN PENTING
1. Pembayaran Pajak
Apabila beban pajak yang terdapat pada SPJ BOS sudah terbayarkan, langkah selanjutnya adalah
memasukkan pada pada program aplikasi melalui form Pembayaran Pajak, dengan cara klik tombol
Bayar Pajak pada halaman depan sistem
Gambar 107:
Toolbar untuk menampilkan form Pembayaran Pajak
Gambar 108:
Tampilan form Pembayaran Pajak
Untuk memasukkan data form pembayaran pajak ke dalam program aplikasi, klik salah satu data
pajak pada tabel sebelah kiri (pajak yang sudah dibayar) dan perhatikan display di samping
kanan. Kemudian isilah Penerima/ Petugas yang membayar pajak (mis. Rudi) kemudian klik
tombol Bayar. Maka secara otomatis data tadi akan berpindah ke tabel di bawahnya (gambar
111) setelah ada konfirmasi seperti berikut ini
Gambar 109:
Jika data benar, klik tombol Yes pada konfirmasi ini
Page 42 of 48 pages
Gambar 110:
Memasukkan data pajak ke dalam program aplikasi
Data pajak yang sudah dimasukkan ke dalam

program
Gambar 111:
Data pajak yang sudah dimasukkan ke dalam program akan pindah
Secara otomatis Saldo Pajak akan berkurang
Saldo pajak akan

berkurang otomatis
Gambar 112:
Saldo pajak akan berkurang jika data pajak sudah dimasukkan ke dalam program
Page 43 of 48 pages
2. Tutup Buku
Apabila rekomendasi pengambilan dana BOS sudah turun dari Mapenda dan uang sudah ditangan,
langkah selanjutnya adalah melakukan proses tutup buku. Dengan tutup buku maka database akan
kosong dan membentuk file database baru dengan susunan yyyymmdd[periode], contoh
20090406[Apr-Jun2009]
Gambar 113:
Saldo pajak akan berkurang jika data pajak sudah dimasukkan ke dalam program
Untuk melakukan proses tutup buku ini klik menu Transaksi – Tutup buku..
Gambar 114:
Menampilkan form Tutup Buku menggunakan menubar
Gambar 115:
Tampilan form Tutub Buku Kas
Page 44 of 48 pages
Masukkanlah key atau kata kunci untuk tutup buku berikut ini:
KAMI SUDAH MENDAPATKAN REKOM, SETUJU DITUTUP
Kemudian klik tombol Tutup Buku, akan muncul konfirmasi klik Yes
Gambar 116:
Klik yes pada konfirmasi ini
Tutup buku berhasil. Jika key/ kata kunci yang dimasukkan salah maka akan muncul konfirmasi
seperti berikut ini:
Gambar 117:
Konfirmasi jika kata kunci salah
KETERANGAN:
- Kondisi Kas akan otomatis berdasarkan kondisi kas tunai, kas bank, dan kas pajak terakhir
- Tanggal tutup, untuk menentukan tanggal tutup buku
Page 45 of 48 pages
CARA INSTALASI PROGRAM APLIKASI
Untuk melakukan instalasi program, ikutilah langkah-langkah berikut ini:

1. Dobel klik pada file setup SI SPJ BOS
Gambar 118:
Cara Instalasi program aplikasi
2. Akan muncul form Selamat Datang, klik Next
Gambar 119:
Form selamat datang
3. Klik Next terus, sehingga muncul form Installing Files seperti berikut ini:
Gambar 120:
Proses copying data instalasi
Page 46 of 48 pages
4. Pada form Notice berikut ini, klik OK untuk restart agar komputer bisa membaca program dengan
baik
Gambar 121:
Klik OK pada Notice
Tunggu beberapa saat, dan program siap dijalankan.
------------------------------------------000------------------------------------------
Page 47 of 48 pages
UTILITAS
Back Up Data
Back up data berfungsi untuk memindahkan database untuk dikerjakan di komputer atau laptop lain.
Dengan fasilitas ini anda tidak perlu memasukkan data dari awal, cukup melanjutkan data yang sudah
disimpan. Fasilitas ini memungkinkan dalam memberikan kemudahan bagi anda yang mobile. Untuk
membuka form Back Up data klik menu Utility – Back up data
Akan muncul
Pilih Drive yang dimaksud untuk menempatkan file Back up database (mis. Drive D) kemudian klik tombol
Back Up Data. Akan muncul konfirmasi Back Up data, pilih Yes.
Selanjutnya akan muncul letak file back up database berada. DataBOSBackp.F45. Klik ok
Page 48 of 48 pages

Buku Manual Software - Sipbos-2

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Buku Manual Software - Sipbos-2

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

SEKILAS TENTANG SOFTWARE SIPBOS

MANFAAT DAN KEUNTUNGAN

Lebih valid dan akuntabel

Data Data Data GTT

Data Penerimaan Talangan Tunjangan Honorariu Belanja Belanja Belanja Trans.

Kas Rinci Kas Kas Kas

Membuka dan Mengaktifkan Program Aplikasi

Tampilan Depan Sistem

View cek saldo kas

1. Data GTT (Guru Tidak Tetap)

# Mengisi Data GTT

Klik tombol Tambah untuk

# Menghapus Data GTT

# Keluar dari Form GTT

2. Data Penerima Tunjangan Jabatan

Untuk mengisi data baru ikutilah langkah-langkah berikut:

Isilah Data Pajak sesuai dengan kebutuhan

3. Data Pos (Pembelanjaan)

# Mengisi Data Baru Pos Pembelanjaan

# Merubah/ Edit Data Pos Pembelanjaan

# Menghapus Data Pos Pembelanjaan

# Langkah 1 – Setting Lembaga [Register]

Kode 9996 - (Pembayaran Gaji UPL)

Kode 5000 - (Penarikan Tunai)

# Langkah 4 – Memasukkan Dana BOS

Akan muncul form berikut ini:

Data akan berpindah ke sini (tabel kas

# Memasukkan Data dari Nota Pembelian ke dalam Program

Isi dari Kode POS

Klik salah satu

Pointer akan aktif di sini begitu

• Konfirmasi jika penyimpanan sukses, klik OK

2. Belanja non Faktur

# Memasukkan Data dari Nota Pembelian ke dalam Program

3. Pembelian Khusus Buku

Akan muncul seperti berikut:

# Memasukkan Data Transaksi/ HR Lain

Maka akan muncul form seperti berikut:

# Memasukkan Data Transaksi Honorarium GTT/ PTT

Maka akan muncul form seperti berikut:

Perintah-perintah dalam Laporan Buku Kas Umum:

• Menutup Buku Kas Umum

2. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB)

Klik tombol Kas Umum SPTJB pada halaman depan

Pilih SPTJB ini

Memperbesar tampilan SPTJB

3. Kwitansi, Bukti dan Rincian Pos Belanja

Maka akan tampil form Kwitansi Pembelanjaan

Klik di sini untuk pindah ke

Klik di sini untuk pindah ke kwitansi

b. Bukti Fisik Kwitansi

Tentukan jenis pengeluaran

Pilih SPTJB ini

Maka akan tampil laporan Rincian Penggunaan Per Jenis Anggaran

Maka akan tampil

Data pajak yang sudah dimasukkan ke dalam

Secara otomatis Saldo Pajak akan berkurang

Saldo pajak akan

KAMI SUDAH MENDAPATKAN REKOM, SETUJU DITUTUP

Untuk melakukan instalasi program, ikutilah langkah-langkah berikut ini:

2. Akan muncul form Selamat Datang, klik Next

Tunggu beberapa saat, dan program siap dijalankan.

You might also like