You are on page 1of 6

PERSEPSI

Manajemen Arsip Dinamis


Suatu Pendekatan Kearsipan
Mustari Irawan

L Pendahuluan untuk kebutuhan pelaksanaan tangible sehingga memungkinkan


Sekarang ini, informasi tugas ataupun untuk untuk diketemukan kembali (1989:
telah menjadi kebutuhan mutlak pengambilan keputusan 4).
Informasi menjadi bagian yang (decision making), jadi sulit Dari pengertian ini dapat
sangat penting dalam fungsi atau memerlukan waktu yang ditarik beberapa paham dasar.
manajemen di dalam menghadapi relatif lama untuk diketemukan Pertama, arsip harus merupakan
pernbahan situasi dan kondisi yang kembali (retrevival). Arsip bukti (evidence) dari suatu
berkembang dengan cepat. sebagi salah satu sumber kejadian, tetapi bukti itu
Menurut Schwart dan Hernon informasi membutuhkan suatu merupakan bukti dari lebih satu
informasi saat sekarang merupakan sistem pengelolaan orang. Dengan kata lain, suatu
sumber ekonomi yang memiliki (management) yang tepat arsip harus berisi data yang
nilai dan biaya produksi (Value sehingga dapat menciptakan mempunyai arti sosial Kedua,
and a cost of production) efektifitas, efisiensi dan arsip harus disimpan di dalam
(1993:202). Nilai ekonomi dapat produktifitas bagi organisasi. bentuk yang nyata. Tiga media
dilihat dari semakin komersialnya arsip secara umum terdiri dari
informasi, sehingga mempunyai II. Konsep Dasar Arsip kertas (paper), film dan (magnetic
nilai signifikan dan memberi Istilah manajemen arsip media). Arsip berbasis kertas
peluang untuk dapat dinamis (records management) merupakan data, gambar atau teks
diperjualbelikan. Disamping itu merupakan istilah kompleks yang disimpan pada sesuatu yang
proses pengelolaan yang tepat, dan yang membutuhkan batasan terkomposisi secara kimiawi tanpa
penemuan kembali informasi dan pengertian yang hati - hati. melihat ukuran, warna atau berat
dengan cepat, akurat dan lengkap Satu alasannya adalah karena kertas. Arsip film merupakan data,
memiliki nilai kuantitatif yang tidak adanya batasan universal gambar atau teks yang disimpan
dapat diukur secara ekonomi. mengenai arsip (record). pada film, termasuk pula bentuk
Arsip (records) sebagai khusus film, seperti microfilm.
Pada kenyataannya,
salah satu sumber informasi Sementara arsip media magnetic
informasi yang direkam dalam
terekam (recorded information) merupakan data, gambar atau teks
memiliki fungsi yang sangat berbagai macam cara dapat yang disimpan dan ditemukan
penting untuk menunjang proses menjadi arsip, bergantung pada kembali melalui penulisan kode
kegiatan administrasi negara dan siapa yang memberikan secara magnetic dan khusus
manajemen birokrasi. Disamping batasan atau pengertian. berkaitan dengan komputer.
itu arsip (archives) dapat pula Dengan demikian kita harus Ketiga, arsip harus dapat
dimanfaatkan oleh lembaga dan memulai pemahaman umum diketemukan kembali secara fisik
instansi pemerintah serta dengan apa yang dimaksud maupun informasinya. Arsip dapat
masyarakat umum bagi pendidikan arsip, tipologi arsip dan dibedakan dengan non arsip (non
dan penelitian. Sebagai endapan signifikansi arsip. record), karena non arsip
informasi kegiatan administrasi merupakan keseluruhan informasi
dan menajemen, arsip akan terus 2.1. Pengertian dan Tipologi dalam bentuk yang tidak nyata.
tumbuh dan berkembang secara Arsip. Satu contoh dari non arsip adalah
akumulatif sejalan dengan semakin Banyak konsep dasar diberikan percakapan biasa. Non arsip ini
kompleksnya fungsi dan mengenai arsip atau records. dalam kondisi lingkungan tertentu
organisasi. Dampaknya arsip Menurut Lundgren dan dapat menjadi arsip. Dalam
semakin menumpuk secara tidak Lundgren dalam bukunya pengertian yang hampir sarna,
terkontrol. Arsip - arsip cenderung “Record Manajement in the Milburn D. Smith ill, menyatakan
diabaikan oleh pengelolaannya, Com puter Age”. Arsip bahwa arsip (record) merupakan
karena dipandang tidak perlu merupakan suatu bukti dan keseluruhan bentuk inforrnasi yang
disimpan di dalam suatu sistem. suatu kejadian atau kegiatan terekam. Media arsip (record)
Akibatnya, apabila organisasi yang direkam di dalam merupakan keseluruhan bentuk
membutuhkan informasi arsip bentuknya atau bersifat informasi yang terekam. Media

Suara Badar I / 2001 10


PERSEPSI

arsip menurutnya dapat berupa (3) arsip merniliki fungsi dan penggunaan terhadap arsip berbeda
kertas, film, microfilm, media kegunaan. - beda meskipun mungkin jenis
magnetik atau disk optik (1986:4). arsipnya sarna.
Pendapat ini sedikit berbeda 2.2. Signifikasi Arsip Di Dengan melihat fungsi dan
dengan Lundgren dan Lundgren, Indonesia. kegunaannya, maka arsip sebagai
karena media optik telah Dilihat dari segi fungsi salah satu sumber informasi pada
dimasukkan sebagai sebagai salah arsip dibedakan menjadi dua dasarnya harus dikelola di dalam
satu media arsip. Smith ill yaitu arsip dinarnis dan arsip suatu sistem (manajemen),
membagi media arsip ke dalam statis (Undang- undang No.7 sehingga memberi kemungkinan
beberapa katagori. tahun 1971 tentang Ketentuan - untuk dapat disajikan informasinya
Pertama, arsip - arsip Ketentuan Pokok Kearsipan). secara tepat kepada orang yang
dengan media elektronik Hal ini agak berbeda dengan tepat pada waktu yang tepat
(electronic media) yang meliputi pengertian arsip dinamis di dengan biaya yang diusahakan
disk magnetic, diskette, pita Amerika yang disebut sebagai serendah mingkin.
magnetic dan disk optik. records, sedangkan arsip statis
Umumnya media elektronik merupakan pengalihan arti dari Ill. Manajemen Arsip Dinamis
digunakan untuk menyimpan archives. Manajemen arsip dinamis
informasi arsip dalam jenis dan Arsip dinamis adalah merupakan perencanaan,
jurnlah yang besar. arsip yang dapat dipergunakan penempatan, pengorganisasian,
Kedua, media secara langsung di dalam pengarahan dan pengawasan
mikrofotografik perencanaan, pelaksanaan, terhadap arsip dan keseluruhan
(microphotographic media) yang penyelenggaraan kehidupan proses yang berkaitan dengan arsip
meliputi mikrofilm atau microfiche kebangsaan dan pemerintahan (Lundgren and Lundgren, 1989 :
dan komputer output microforms pada umunya atau 5). Menurut Lundgren dan
(COM). Media ini digunakan dipergunakan secara langsung Lundgren, manajemen kearsipan
untuk menyimpan informasi yang di dalam penyelenggaraan pada dasarnya mengelola seluruh
membutuhkan akses cepat atau administrasi negara. Sementara daur hidup arsip (life cycle of
penyimpanan yang sangat lama. arsip statis tidak lagi record). Menurut Robek, Brown
Bentuk media yang ketiga adalah dipergunakan didalam fungsi - dan Maedke, manajemen arsip
arsip - arsip dalam basis kertas. fungsi menajemen organisasi dinamis merupakan aplikasi
Arsip ini umumnya berbentuk pencipta, tapi dapat kontrol yang sistematis dan ilrniah
hardcopy seperti memo - memo, dimanfaatkan untuk terhadap informasi terekarn yang
sural, kontrak - konrak dan berkas kepentingan pendidikan dan dibutuhkan organisasi (1987 : 5).
proyek. Keuntungan bentuk ini penelitian. Sedangkan Ira A. Penn etat,
adalah dapat menyediakan Arsip dinamis menyatakan bahwa manajemen
informasi untuk referensi jangka berdasarkan pada kepentingan arsip dinamis sebagai pendekatan
pendek dan sering kali digunakan penggunaannya dibedakan praktis dan logic terhadap
untuk arsip vital (vital record). menjadi dua yaitu arsip penciptaan, pemeliharaan,
Bentuk media terakhir dinamis (active records) dan penggunaan dan penyusutan arsip
adalah media video dan suara atau inaktif (inactive records).Arsip termasuk di dalamya informasi
biasa dikenal sebagai audio visual dinamis aktif merupakan arsip yang ada.
media. Media ini digunakan untuk yang secara langsung dan terus Dari ketiga pengertian ini,
menyimpan arsip - arsip gambar - menerus dibutuhkan dan dapat disimpulkan bahwa
bergerak dan suara seperti kaset, dipergunakan di dalam manajemen arsip dinamis adalah
audio kaset, dan video tape. penyelenggaraan administrasi. pelaksanaan fungsi - fungsi
Kecenderungan terakhir mengarah Sedangkan arsip dinamis manajemen di dalam rangka
kepada media digital seperti laser inaktif merupakan arsip yang mengelola keseluruhan daur hidup
disk, video compact disk (VCD) frekwensi penggunaannya arsip. Daur hidup suatu arsip
yang menyimpan arsip - arsip untuk penyelenggaraan menurut Patricia E. Wallace
multidata, teks, gambar, grafik dan administrasi sudah berkurang. mencakup proses penciptaan arsip
suara. Menurut Betty R. Rikcs, suatu (record creation), pendistribusian
Berdasarkan pada dua arsip dapat dipertimbangkan (records distribuion), penggunaan
pengertian diatas, dapat ditarik menjadi arsip inaktif jika (records utilization), penyimpanan
kesimpulan bahwa apapun jenis dipergunakan kurang dari 10 arsip aktif (storage-active record),
arsip harus memiliki unsur - unsur kali dalam satu tahun. pemusnahan arsip (record
(1) arsip merupakan informasi Frekwensi penggunaan ini disposal) dan menyimpan arsip
terekam, (2) merniliki bentuk sebenarnya bergantung pada secara permanen (permanent
media yang nyata dalam arti dapat kebutuhan organisasi masing - storage). Sedangkan Betty R.
dilihat dan dibaca, diraba dan masing. Setiap organisasi dapat Ricks etat, membagi daur hidup
didengar dan yang terakhir memiliki tingkat frekwensi arsip dalam beberapa fase yakni

Suara Badar I / 2001 12


PERSEPSI

penciptan dan penerimaan dapat digunakan untuk bentuk pernyataan tertulis yang
(creation and receipt) transaksi, mentransmisi dibuat oleh organisasi sebagai
pendistribusian (distribution), keterangan -keterangan, sarana komunikasi pada dasarnya
penggunaan (use), pemeliharan memberikan data untuk harus dikelola secara tepat agar
(maintenance) dan penyusutan pengawasan dan mengurangi dapat meningkatkan efisiensi dan
(dispotition) arsip. kesalahan - kesalahan efektifitas organisasi.
Dari beberapa konsep administratif. Formulir dapat Pengelolaan terhadap surat
mengenai daur hidup arsip memberikan fasilitas terhadap bagi organisasi merupakan hal
sesungguhnnya dapat pengumpulan dan pemindahan yang penting. Hal ini berangkat
disederhanakan dalam tiga fase data dan informasi dengan pada efisiensi informasi yang akan
yaitu Fase Penciptaan Arsip, cepat dalam bentuk yang direkam dalam surat dinas, yang
Penggunaan dan Pemeliharaan ringkas dan padat. Formulir memberikan pengaruh terhadap
Arsip, dan Fase Penyusutan merupakan alat penting untuk masa simpan fisik dan informasi
Arsip sebagai masa istirahat arsip. menciptakan dokumen karena surat.
Fase Penciptaan sebagai tahap formulir menentukan informasi Sistem pengelolaan ini
awal arsip, baik pada daur hidup apa yang akan dikumpulkan merupakan correspondence
arsip menurut Wallace maupun dan disimpan (Smith ill, 1986 : management atau yang seringkali
Ricks, akan menentukan 1949). Formulir-formulir dinas disebut sebagai tata persuratan.
"perjalanan hidup" arsip harus dirancang terlebih dahulu Pada masa penciptaan, tata
selanjutnya. Pada fase inilah sesuai dengan kebutuhan. persuratan akan merancang dan
sesungguhnya cikal bakal suatu Untuk itu suatu program mengatur bentuk, sistematik dan
informasi akan menjadi arsip atau manajemen formulir sangat susunan, ukuran, kualitas kertas.
tidak. Oleh karenanya pengelolaan dibutuhkan. Perancangan dan pengaturan sejak
(manajemen) arsip dimulai pada Manajemen formulir tahap awal keberlangsungan hidup
fase penciptaan ini. merupakan salah satu fungsi arsip, akan mempermudah
menajemen arsip dinarnis, penyimpanan maupun pemilihan
3.1. Fase Penciptaan. yang dirancang untuk sarana simpannya dan membantu
Masa penciptaan arsip memperoleh pengumpulan dan di dalam penemuan kembali.
merupakan awal dari lahirnya distribusi informasi secara
suatu active record (arsip dinamis efisien (Rikcs,et al 1992 : 358). 3.1.3. Manajemen Pelaporan
aktif). Menurut Suzan Z. Menurut Smith III manajemen Pelaporan merupakan
Diamond, proses penciptaan arsip formulir bertujuan untuk proses kegiatan menginformasikan
mulai ketika perlu dituliskan diatas membuat desain, produksi dan fakta - fakta dan kejadian -
kertas, data dimasukkan ke dalam distribusi formulir-formulir kejadian secara actual dan tertulis
komputer atau informasi ditangkap untuk suatu kegiatan seefisien didalam rangka upaya pembinaan
ke dalam film. mungkin (1986 : 149). organisasi. Naskah laporan ini
Arsip dinamis dapat Manajemen formulir harus didistribusikan dengan cepat
tercipta dalam media kertas, media merupakan fase penciptaan dan tepat dan disimpan untuk
baru dan bentuk lainnya. Betty R. standarisasi dari desain bahan - bahan perencanaan,
Ricks et al, dalarn bukunya formulir, akan menentukan pelaksanaan dan pengawasan.
Information and Image data dan infomasi apa saja Untuk memperoleh laporan yang
Management. : A. Records System yang layak direkarn. Isi data berkualitas, diperlukan suatu
Approach, menyatakan bahwa dan informasi yang akan sistem (manajemen) yang
arsip - arsip tercipta pada seluruh direkarn sebaiknya juga akan mengatur keseluruhan proses
level organisasi mulai dari tingkat menentukan kualitas kertas dan penyusunan laporan.
clerk sampai tingkat pimpinan formulir. Informasi yang Manajemen pelaporan akan
eksekutif (1992 : 10). dianggap penting bagi memberikan batas - batas
Pada masa penciptaan arsip organisasi atau sangat vital sistematik di dalam menyusun dan
ini menurut Robek, Brown and bagi keberlangsungan hidup merancang suatu laporan, baik
Maedke dilaksanakan beberapa organisasi akan menggunakan yang menyakut bahasa, materi dan
proses manajemen adalah kualitas kertas yang tinggi. format serta prosedur
manajemen desain formulir, Dengan demikian desain pendistribusiannya. Laporan yang
manajemen korespondensi dan formulir merupakan fase yang berkualitas pada umumnya harus
manajemen pelaporan. penting di dalam manajemen memiliki kriteria, antara lain :
formulir. ƒ Laporan harus mentransmisi
3.1.1. Manajemen dan Desain keterangan – keterangan.
Formulir 3.1.2 Manajemen ƒ Laporan harus berisi fakta dan
Formulir bagi organisasi Korespondensi solusi dan bukan opini - opini.
merupakan alat dasar bagi seluruh Surat - surat yang berisi
pekerjaan yang administrative, dan informasi kedinasan dalam

Suara Badar I / 2001 13


PERSEPSI

ƒ Laporan harus memberikan Didalarn menyimpan (sistem pemberkasan) dan filing


penjelasan yang rinci arsip yang harus diperhatikan methods (metode pemberkasan)
(exposition). masalah asas pengorganisasian (Lih : Robek, 1987 : 157 dan Penn,
ƒ Laporan harus bersifat arsip. Arsip - arsip dinamis 1989 : 122). Pemilihan sistem
objektif sehingga hal - hal (aktif) dapat disimpan dan pemberkasan yang akan digunakan
yang bersifat subjektif dan dikelola secara sentralisasi sangat bergantung pada kegunaan
emosional harus dihindarkan. pada satu unit khusus di dalam masing-masing arsip bagi
organisasi yang biasa dikenal pengguna dan jenis arsip itu
3.2. Fase Penggunaan Arsip sebagi central file. Sistem sendiri. Sehingga dapat terjadi
Pengurusan surat penyimpanan arsip secara beberapa arsip yang berbeda
merupakan salah satu elemen dan sentral ini makin efisien dan diberkaskan dengan sistem yang
fungsi arti program manajemen efektif bila diterapkan pada berbeda pula.
kearsipan. Pengelolaan surat yang organisasi yang relatif kecil, Di dalam menentukan
dilaksanakan secara efisien rentang tugasnya pendek, tidak sistem pemberkasan yang akan
merupakan hal yang penting di terlalu komplek, beban kerja diterapkan perlu dipertimbangkan
dalam mendistribusikan informasi tidak terlalu besar dan tempat beberapa hal diantaranya adalah
dari satu unit kerja ke unit kerja lokasi yang tidak terpencar - bentuk arsip, sifat serta bidang -
lain di dalam organisasi dan pencar. Dengan menerapkan bidang kegiatan organisasi dan
distribusi informasi antar asas sentralisasi maka sistem karakteristik organisasi
organisasi. Dengan melaksanakan penyimpanan yang digunakan bersangkutan. Perlu juga
pengelolaan surat secara efektif akan menjadi standar. Seluruh diperhatikan bahwa sistem
akan mempercepat proses arsip akan dapat disimpan dan pemberkasan yang akan
pelaksanaan kerja. Proses diketemukan kembali dengan diterapkan harus menggambarkan
pengelolaan surat meliputi aturan dan prosedur yang secara jelas bentuk berkas
kegiatan - kegiatan penerimaan, sarna. arsipnya, sehingga di dalam
pengarahan / penilaian, pencatatan, Untuk organisasi yang penemuan kembalinya dapat
pendistribusian, pengendalian, relatif besar, asas penyimpinan dilakukan secara cepat dan tepat.
pengolahan dan pengiriman surat yang tepat untuk diterapkan Beberapa sistem
dinas. adalah desentralisasi. Dalam pemberkasan diantaranya adalah
Surat - surat yang telah asas ini semua unit pengolah / Numeric, Alphabetcal dan
selesai diolah atau selesai tindak kerja diberikan otoritas untuk Alphanumeric (Penn, 1989 : 123-
lanjutnya disimpan (storage) pada menyimpan dan mengelola 124) atau menurut Lundgren dan
tempat penyimpanan dengan suatu arsip aktifnya masing-masing. Lundgren membedakan atas
sistem tertentu. Asas ini dapat diterapkan Alphabetic Classification, Numeric
apabila organisasi mempunyai Classification dan Subject
3.2.1. Sistem Penyimpanan dan rentang tugas yang panjang, Clasification (1989 :83-87).
Pemberkasan beban kerja yang besar dan
Surat - surat yang telah mendapat lokasinya berpencar dan
disposisi dapat dikatakan telah berjauhan. Disamping dua asas 3.2.2. Penemuan Kembali
menjadi arsip. Arsip dapat ini, organisasi juga dapat Suatu arsip dapat menjadi
disimpan dengan penataan menerapkan asas gabungan sumber informasi apabila arsip
terhadap arsip - arsip yang sudah yang merupakan kombinasi tersebut dapat ditemukan kembali
memberkas (mengelompok). asas sentralisasi clan fisik dan isi informasinya. Hal ini
Kegiatan penataan berkas ini desentarlisasi. Prinsip asas ini sesuai dengan konsep dan
merupakan kegiatan yang bersifat adalah bahwa setiap unit pengertian yang dikemukakan oleh
mengatur, menyusun dan menata pengolah diberikan otoritas Lundgren dan Lundgren bahwa
semua jenis arsip dalam bentuk untuk melakukan penyimpanan unsur arsip agar dapat dikatakan
tatanan yang sistematis dan logis dan pengelolaan arsip dengan sebagai arsip adalah sifatnya yang
agar dapat diketemukan kembali kontrol atau pengendalian dapat diketemukan kembali. Fase
dengan cepat, tepat, akurat dan sistem secara terpusat oleh satu inilah yang paling determinan di
lengkap. Di dalam skema, unit khusus di dalam dalarn manajemen arsip dinamis.
pemberkasan, sistem penyimpanan organisasi. Penemuan kembali
dan penemuan kembali dapat Untuk melakukan dilakukan apabila ada perrnintaan
digambarkan sebagai berikut: penyimpanan arsip - arsip aktif dari pengguna terhadap informasi
ini ada beberapa Classification arsip. Pengguna disini adalah
Sistem Pemberkasan Æ system yang dapat diterapkan mereka yang membutuhkan
Penyimpanan (storage) Æ Temu (Lundgren and Lundgren, 1989 informasi arsip di dalam konteks
Kembali Æ (Fisik) informasi : 83). Beberapa pakar kearsipan pelaksanaan kerja atau
menyebut terminology sistem pelaksanaan fungsi - fungsi
klasifikasi sebagai filing system manajemen. Faktor - faktor yang

Suara Badar I / 2001 14


PERSEPSI

harus diperhatikan di dalarn sistem ekonomis, efisiensi dan perusak kertas secara langsung.
penemuan kembali adalah keamanan (security). Agar Kedua, faktor ekstern dari
berkaitan dengan sistem Pusat Arsip ini dapat berfungsi lingkungan dimana arsip
pemberkasan yang diterapkan, secara maksimal dan dapat tersimpan, yang dapat merusak
sarananya seperti indeks dan melindungi arsip, maka arsip secara tidak langsung.
tunjuk silang (cross reference) dan dibutuhkan suatu standar
juga unsur kecepatan dan gedung penyimpanan arsip 3.3.4. Penyusutan
ketepatan yang menjadi dasar (Record Center Building Arsip - arsip inaktif tidak
sistem prosesnya. Standardization). akan selamanya disimpan di Pusat
Standarisasi gedung Arsip (Record Center), tetapi
3.3. Fase Penyusutao penyimpanan arsip minimal sesuai dengan Jadwal Retensi
Arsip - arsip yang telah menyangkut lokasi, konstruksi, Arsip (JRA), arsip inaktif yang
semakin menurun frekwensi perlengkapan dan areal tidak bernilai guna tinggi, hanya
penggunaannya oleh organisasi gedung. Di dalam gedung memiliki nilai guna primer, akan
atau menurut istilah Betty R. Ricks Pusat Arsip sebaiknya terdapat dimusnahkan. Sementara arsip
digunakan kurang dari 10 kali ruang penampungan, ruang yang bernilai guna tinggi,
dalam satu tahun dikatakan fumigasi, ruang pengolahan, memiliki nilai guna primer dan
sebagai arsip inaktif. Sarna seperti ruang penyimpanan, ruang sekunder, akan diserahkan ke
arsip dinarnis aktif, arsip dinarnis pemusnahan, ruang perawatan Arsip Nasional RI sebagai arsip
in aktif ini juga harus dikelola di dan ruang peminjaman arsip. statis. Pemusnahan dan
dalam suatu sistem (manajemen). penyerahan arsip harus melalui
Untuk arsip - arsip tetentu, 3.3.2. Sistem Penyimpanan prosedur dan ketentuan peraturan
arsip - arsip aktif dapat Sistem penyimpanan perundang - undangan yang
dimusnahkan di masing - masing arsip inaktif pada prinsipnya berlaku.
unit pengolah atau central file. lni cara penataannya sarna dengan Kegiatan - kegiatan yang
berarti bahwa tidak seluruh arsip masa aktifnya. Oleh karena dilakukan dalam proses
aktif harus disimpan menjadi arsip arsip inaktif disimpan relatif penyusutan arsip meliputi :
inaktif. lebih lama dibandingkan pada penilaian terhadap arsip yang
Arsip - arsip inaktif dapat masa aktifnya, maka sudah melampaui jangka
dikelola dengan dibutuhkan pera1atan simpannya, penyisihan dan seleksi
mempertimbangkan beberapa penyimpanan dan ruang arsip - arsip mana yang dapat
bidang kegiatan yang harus dengan suhu yang berbeda. dimusnahkan dan yang akan
meliputi : Pengelolaan Pusat Arsip Penemuan kembali arsip dapat disimpan, pendaftaran arsip dalam
(Record Center), Sistem dilakukan melalui kartu indeks. daftar pertelaan, pemusnahan dan
Penyimpanan (Storage Sistem), lndeks urnumnya penyerahan arsip.
Sistem Pemeliharaan memuat keterangan mengenai Fase penyusutan
(Maintenance Sistem) dan berkas arsip yang disimpan merupakan penentuan masa
Penyusutan Arsip (Records seperti kode klasifikasi, indeks simpan arsip. Dalam fase ini
Center) berkas, tanggal pemindahan, ditentukan apakah suatu arsip
unit kerja, dan nomor boks harus dimusnahkan, dipindahkan
3.3.1. Pusat Arsip (Record penyimpanan. atau disimpan secara permanen.
Center) Pengelolaan arsip inaktif pada
Arsip inaktif dalam arti 3.3.3. Sistem Pemeliharaan dasarnya tidak dapat dilepaskan
jarang digunakan, disimpan secara Upaya untuk dari pengelolaan semasa aktifnya.
terpusat pada tempat penyimpanan memelihara arsip terutama Apabila pada masa aktifnya arsip
arsip inaktif yang sering disebut ditujukan untuk melindungi, dikelola (managed) dengan baik,
Gedung Penyimpanan Arsip mengatasi dan mengambil maka pada masa inaktifnya akan
(Record Center Building) atau tindakan - tindakan untuk menjadi baik, sehingga akan
Pusat Arsip. menyelamatkan fisik terutama memudahkan proses penyusutan
Di dalam Pusat Arsip inilah informasi arsip, disamping dan penataan arsip pada masa
seluruh aktivitas yang berkaitan menjamin kelangsungan hidup statis.
dengan pengelolaan arsip inaktif arsip dari kemusnahan.
dilakukan seperti pengolahan, Pemeliharaan arsip IV. Manajemen Arsip Dinamis
penyimpanan, penyusutan, inaktif harus memperhatikan di Masa Depan
pemeliharan dan jasa layanan dua faktor pokok yang dapat Pengggunaan komputer
referensi (reference services). menyebabkan kerusakan pada sebagai hasil dari perkembangan
Untuk menjadikan Gedung Pusat fisik arsip, sehingga perlu dan kemajuan teknologi informasi,
Arsip perlu dilakukan perencanaan dilakukan tindakan untuk di banyak organisasi pemerintahan
matang, dengan memelihara, menjaga dan dan lingkungan bisnis, ternyata
mempertimbangkan aspek mengamankan terhadap belum menjadikan kantor sarna

Suara Badar I / 2001 15


PERSEPSI

sekali tanpa kertas (Paperless ini komputer banyak digunakan Oleh karenanya arsip
office). Pemanfaatan teknologi sebagai alat atau sarana elektronik ini seringkali dikatakan
komputer pada awalnya memang teknologi untuk kebutuhan sebagai machine readable record
menimbulkan kontroversi. Di satu administratif, pegolahan, (arsip terbaca mesin). Arsip
pihak ada yang berpendapat bahwa penyimpanan, pengaksesan Elektronik ini pada dasarnya juga
arsip - arsip berbasis kertas terus dan penemuan kembali serta harus dikelola di dalam suatu
bertambah dan disimpan didalam penyajian informasi. sistem yang berdasarkan pada
filling cabinet, di pihak lain, ada Komputerisasi manajemen prinsip - prinsip manajemen arsip
yang berpendapat bahwa arsip - arsip dinamis, mungkin dinamis.
arsip kertas menjadi tidak penting diterapkan terhadap beberapa
dan seluruh informasi akan subsistem, diantaranya adalah: V. Penutup.
disimpan pada film atau media ƒ Manajemen Formulir Arsip memiliki fungsi dan
magnetic atau di dalam memori Elektronik. kegunaan yang signifikan di dalam
komputer (Lundgren and ƒ Manajemen menunjang kegiatan adininistrasi
Lundgren, 1989 : 8). Korespondensi Elektronik. negara dan pelaksanaan fungsi -
Kondisi ini sebenarnya ƒ Manajemen Surat fungsi manajemen. Karena
merupakan suatu "fenomena Elektronik. signifikansi informasinya, arsip
transisi" yang terjadi di akhir abad ƒ Sistem Penyimpanan Arsip harus dikelola di dalam suatu
ke 20 yang telah dikonstratir oleh Aktif Elektronik. sistem yang disebut dengan
Peterson dalam makalahnya, "New ƒ Sistem Penyimpanan Arsip manajemen arsip dinamis.
Archival Materials ", pada Inaktif Elektronik. Manajemen arsip dinamis
Konggres ICA ke 11 di Paris tahun ƒ Sistem Penemuan Kembali merupakan pengelolaan terhadap
1988. dan Penyajian Informasi keseluruhan daur hidup arsip.
Bagi manajemen arsip Arsip Elektronik. Penggunaan teknologi
dinamis (Record Management) Kedua, menciptakan kompuer di bidang manajemen
sendiri, penggunaan komputer apa yang disebut sebagai Arsip arsip dinamis memberikan
memberikan pengaruh yang berarti Elektronik (Elektronik Record), pengaruh terhadap sistem
terhadap proses pengolahan, sebagai keluaran fisik dari pengolahan, penyimpanan,
penyimpanan, pemeliharaan da komputer. Menurut National pengaksesan, penemuan kembali
penyajian informasi. Pemanfaatan Archives and Records dan penyajian informasi.
produk teknologi yang canggih ini Administration (NARA), arsip Komputerisasi mungkin diterapkan
menimbulkan dua hal yang sangat elektronik merupakan arsip - terhadap beberapa subsistem dari
signifikan. arsip yang disimpan dan diolah manajemen arsip dianamis.
Pertama, menimbulkan dalam suatu format, dimana Kecenderungan manajemen arsip
komputerisasi atau lazim disebut hanya komputer yang dapat dinamis dimasa depan akan
sebagai otomasi di bidang memprosesnya. mengarah kepada computer-based
manajemen kearsipan. Dalam hal records management system.

Suara Badar I / 2001 16

You might also like