PERTEMUAN KE I

Administrasi Charles A. Beard seorang historikus politik yang terkenal dalam satu karyanya yang dikutip oleh Albert lapasky dalam bukunya administration pada tahun 1937 berkata bahwa ³ tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari administrasi. Kelangsungan hidup pemerintahan yang beradab dan malahan kelangsungan hidup dari peradaban itu mandiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu filsafat administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern´. Sarjana Amerika yang lain James Burnham , mengatakan revolusi politik dan sosial akan timbul dan diselesaikan, akan tetapi aka nada revolusi pada abad modern ini yang tidak akan pernah selesai yaitu managerial revolution yang akan menimbulkan suatu kelas terpenting dalam suatu masyarakat yaitu the managerial class. Dengan demikian dapat diketahui bahwa tegak runtuhnya suatu Negara, maju mundurnya suatu peradaban manusia, timbul tenggelamnya suatu bangsa-bangsa di dunia, tidak dikarenakan perang besar atau bencana lain, tetapi tergantung pada baik buruknya administrasi yang dimiliki. Oleh karena itu suatu bangsa, Negara, masyarakat yang ingin mencapai kemajuan dalam berbagai aspek kehidupan dan penghidupan modern harus mengutamakan pembinaan dan pengembangan administrasi yang sesuai dengan faktot-faktor lingkungan (ecmlogical factors) bangsa, Negara, masyarakat yang bersangkutan. Sekarang ini memang abad administrasi. Sebab semua keputusan di bidang politik, ekonomi, sosial budaya, militer dan lain-lain aka nada artinya bila keputusan tersebut terlaksana secara efisien dan efektif, yang merupakan sasaran administrasi.

Pengertian administrasi Perkataan administrasi yang kita pergunakan sekarang ini di Indonesia, makna dan isinya sebagian berasal dari perkataan bahasa belanda ³ administratis´ dan perkataan bahasa inggris ³administration´ serta perkataan bahasa yunani ³ administrare´yang artinya pengabdian atau pelayanan. 1). Administrasi dalam pengertian sempit. Administrasi berarti tata usaha (administratis)atau office work. Di Nederland pengertian bestuur dimasukkan dalam pengertian admainistratis. Sedang bagi kita bestuur mengandung pengertian khusus dalam gerak aktivitas di dalam lingkungan departemen dalam negeri yang kini kita kenal denagan nama pamong praja. 2). Administrasi dalam pengertian luas, dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu -Dari sudut proses. Administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari aktivitas pemikiran, perencanaan, pengaturan, penggerakan, pelaksanaan, pengawasan sampai proses tercapainya tujuan. Dengan demikian proses administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan tertentu yang dimulai sejak adanya dua oaring atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Keseluruhan dari aktivitas di atas di rangkum dalam satu pengertian administrasi. -Dari sudut fungsi atau tugas Administrasi berarti keseluruhan tindakan/aktivitas yang mau tidak mau harus dilakukan dengan sadar oleh seorang atau sekelompok orang yang berkedudukan seabagai ³administrator´ atau pemimpin suatu usaha dan anggota yang dipimpin. -Dari sudut kepranataan (institusional): Misal lembaga, badan usaha, organisasi, instansi tertentu. Di dalamnya terdapat sekelompok orang yang secara tertentu melakukan aktivitas dalam rangka mencapai tujuan tertent. Mereka dapat digolongkan menjadi 4 golongan :

1). Administrator yaitu orang-orang yang nenentukan dan mempertahankan tujuan atau yang menentukan policy (kebijaksanaan). 2). Manajer Yaitu orang-orang yang langsung memimpin kerja kee arah tercapainya hasil-hasil konkrit. 3). Staf yaitu orang-orang yang membantu baik kepada administrator maupun manajer. Mereka terdiri dari berbagai ahli: keuangan, teknik kimia, riset, dan sebagainya. Mereka merupakan

penasehat yang bergerak dibidang pemikiran. Di Indonesia manajer biasanya juga merangkap tenaga staf karena sifat kegotong-royongan dan dianggap lebih efisien. 4). Karyawan yaitu mereka yang melaksanakan pekerjaan atau pelaksana. Batasan pengertian (definisi) administrasi, S. Prajudi Atmosudirjo, Administrasi adalah fungsi dari pada, atau apa yang harus dijalankan oleh setiap orang yang memimpin atau mengepalai suatu organisasi. Administrasi adalah pemimpinan, pembinaan, pengarahan, dan pengendalian dari pada suatu organisasi secara keseluruhan. Unsur-unsur administrasi. Adanya sesuatu, dalam hal ini administrasi adalah karena adanya unsur-unsur tertentu yang menjadikan adanya sesuatu itu . menurut P. Sondang Siagian bahwa unsure-unsur ( bagianbagian yang mutlak)dari administrasi ialah 1). Dua orang manusia atau lebih, 2). Tujuan, 3). Tugas yang hendak dilaksanakan, 4). Peralatan dan perlengkapan. 1). Unsur Manusia. Bahwa seseorang tidak biasa bekerja sama dengan diri sendiri. Karena itu harus ada orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak dalam proses kerjasama itu. 2). Tujuan, Tujuan yang hendak dicapai dapat ditentukan oleh: - semua orang yang langsung terlibat dalam proses administrasi. -hanya sebagian dan mungkin malah hanya oleh seorang dari mereka yang terlibat.

3). Tugas dan Pelaksanaannya. Tidak mesti, proses administrasi baru timbul jika ada kerjasama. Kerjasama bukan merupakan unsure administrasi. Tetapi pencapaian tujuan akan lebih efisien dan efektif bila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Kerjasama dalam administrasi dapat digolongkan menjadi 2 yaitu, kerjasama yang ikhlas dan sukarela dan kerjasama yang dipaksakan. 4). Peralatan dan Perlengkapan. Peralatan dan perlengkapan dalam proses administrasi tergantung dari berbagai factor, seperti: - Jumlah orang yang terlibat dalam proses administrasi. - Sifat tujuan yang hendak dicapai - Ruang lingkup dan aneka ragam tugas yang hendak dijalankan. - Sifat kerjasama yang dapat dicipta dan dikembangkan, secara eksiomatis dapat dikatakan bahwa : - semakin sedikit jumlah orang yang terlibat semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai. - semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai dan semakin sedehana tugas yang hendak dilaksanakan, semakin sedehana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. Kantor Pengertian kantor. Kantor mempunayai 3 pengertian utama. Kantor berasal dari bahasa Belanda ³kantoor´ dan bahasa inggris ³office´ Di sini yang dimaksud dengan kantor, menurut S. Prajudi Atmosudirdjo adalah: 1. Tempat, pusat, markas (pimpinan). 2. Gedung atau Ruangan atau kompleks, ruangan tempat pekerjaan tata usaha. 3. Ruang kerja seorang 4. Jabatan, dinas. 5. Pusat, tempat, usaha.

Tempat kedudukan dan kerja seorang. Tugas pekerjaan daripada kedudukan seorang. Menurut S . kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat. staf personil. dan operasi ketatausahan guna membantu pimpinan. Glenn W Howard dab Edward Masonbrink mencatat bahwa kantor sebagai suatu pusat aktivitas administrasi dapat berfungsi sebagai suatu: -Ruang studi dan kerja -Ruang konperensi -Ruang perundingan -Ruang Informasi -Ruang pelayanan -Ruang warkat -Ruang penerimaan tamu -Lambang Status . pekerjaan tulis menulis). 2. dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. yakni: 1. Batasan pengertian (definisi) kantor: Menurut Moekijat kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor. Prajudi Atmosudirdjo. Jabatan daripada kedudukan seorang. Penampilan dan pemakaian kantor itu juga bermacam-macam dalam prakteknya. 3.Dan jika diperas. maka akan terdapat 3 pengertian utama yang menjadi satu. Fungsi Kantor.

mengorganisasi. Perkataan administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan. Batasan pengertian (definisi) administrasi perkantoran. bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan. badan sosial. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas merencanakan. Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (kerjaan perkantoran) Pekerjaan Kantor Pengertian pekerjaan kantor. Definisi administrasi perkantoran menurut ahli misal: -William Leffingwell dan Edwin Robinson. -The Liang Gie. manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. . istilah office administration (administrasi perkantoran) dan office management (managemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. mengarahkan. mengawasi. Dengan demikian. The Liang Gie.Administrasi Perkantoran Pengertian administrasi perkantoran. perusahan swasta. dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. harus didukung oleh pelayanan perkantoran. Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan. Dengan mengikuti kelasiman itu dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah office administration dengan office management. dalam sumber-sumber bacaan berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat maupun Inggris Raya.

pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untu meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan. Menerima keterangan (receiving informasi) 2.5% 12.4% 5.6% 19. Perincian pekerjaan kantor Menurut penelitian yang dilakukan oleh george terry di perusahaan amerika didapat hasil sebagai berikut 1. Mailing 8. Melindungi harta kekayaan(safeguarding asseta) .5% 100% Menurut ahli dari inggris geofray mills dan oliver standingfordfungsi kantor menurut dia fungsi setiap kantor adalah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat Fungsinya dapat digolongkan menjadi 5 kegiatan yaitu: 1. Duplicating 7. pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Other Jumlah 24. -William Leffingwell dan Edwin Robinson. pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat. Telephoning 6.5% 12. Checking 4.2% 8. Mencatat keterangan (recording information) 3.8% 6. -George Terry.Batasan pengertian pekerjaan perkantoran. Calculating 3. Mengolah keterangan(arrangging information) 4.3% 10. Typing 2. Filing 5. Memberikan keterangan(giving information) 5.

tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. melainkan the function of the office (fungsi kantor). Oleh The Liang Gie. Mencatat Keterangan 3). mengirim. Fungsi itu dapat dirinci menjadi 5 kegiatan: 1). mencatat. Mengolah Keterangan 4). Menurut The Liang Gie. menggandakan. Menerima keterangan 2). mencatat. Melindungi Harta Kekayaan Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran. mengolah. baik pengertian office work (pekerjaan kantor) maupun the function of the office (fungsi kantor). dan menyimpan keterangan-keterangan . Menurut mereka fungsi setiap kantor ialah penyedian suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat. Memberikan Keterangan 5). mengolah.Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran Menurut the liang gie tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. cukup dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah tata usaha. jadi tata usaha adalah intinya tugas pelayanan disekitar keteranganketerangan yang berwujud 6 pola perbuatan: Dua ahli Inggris Geofrey Mills dan Cliver Standingford tidak bicara tentang office work. mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. menggandakan.

Menggandakan : Kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Mencatat : Kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca dikirim dan disimpan 3). keuangan. teknik. Mengolah : Kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. Dalam kebnyakan pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa: produksi. atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Mengirim : Kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Peranan dan cirri tata usaha. Menyimpan : Kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Jadi tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan. Peranan tata usaha. 5). pembelian. 1). 6). Menghimpun : kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untu dipergunakan bila diperlukan 2). Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. kepegawaian. Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tertentu mempunyai segi ketatausahan . 4). .yangdiperlukan dalam setiap organisasi. penjualan.

Bahwa tata usaha itu pada waktu ini terdiri atas 4 jenis. 2). Bersifat merembes ke segaenap bagian dalam organisasi. 3. dan sebagainya) 4. . 2. Tata usaha khusus bantuan.Dalam garis besarnya. Cirri utama tata usaha. 2. Bersifat pelayanan Terry menyebut tata usah sebagai pekerjaan pelayanan. Prajudi Atmosudirdjo. Tata usaha untuk memperlancar pekerjaan dan tata hubungan pimpinan organisasi dengan instansi-instansi atau pihak-pihak lain dalam rangka memajukan usaha organisasi. berarti tata usaha diperlukan di mana-mana. 3). yakni information handling khusus untuk mengikuti jalannya line operations. yakni information handling khusus untuk mengikuti penggunaan dan keadaan resources (tata usaha keuangan. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. 1. Menurut S. Menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakuakan tindakan yang tepat. Tata usaha teknis operasiona. Tata usaha khusus untuk memperlancarpengambilan-pengambilan keputusan. yaitu: 1). tata usaha personil. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. 3. tata usaha mempunyai 3 peranan pokok. yakni: 1. tata usaha logistic.

-the liang gie Organisasi adalah setiap sistemkerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apapun. -James money berpendapat bahwa azaz yang melandasi semua organisasi adalah the principles of coordination. Siagian Organisasi didefinisikan sebagai setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk sesuatu tujuan bersamadan terikatsecara formal dalam persekutuan mana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang lain yang disebut bawahan -menurut moekijat Organisasi adalah kerangka.siagian Bahwa pada hakikatnya sebagai alat administrasi dan manajemen.dapat ditinjau dari 2 sudut pandang 1. Hakekat organisasi -menurut sondang p. . Organisasi dapat dipandang sebagai wadah dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan.di dalam mana orang-orang bertindak. 2.PERTEMUAN KE II Organisasi Batasan pengertian organisasi -Menurut sondang P. Organisasi dapat dipandang sebagai proses dimana dianalisis interaction antara orangorang yang menjadi anggota organisasi itu. mengorganisasikan adalah menyusun bagianbagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. organisasi mengandung penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas.

12. Penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya. Pola dasar organisasi harus relatif permanen. . 9.bagaimana tata hubungan mereka satu sama lain. -Menurut The Liang Gie. 8. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang. Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin. 10.agar setiap orang mengetahui posisi kedudukan masing-masing. Terdapat tujuan yang jelas 2. Adanya kesatuan arah 5.oleh karena satu tipe organisasi yang ideal itu tidak ada. 4. Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi. 7. dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu system kerjasama.bagan organisasi adalah suatu sarana kita untuk memvisualisasikan keadaan formil daripada organisasi. 3. struktur organisasi adalah suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan. 6. 11.agar supaya semua orang dapat mengetahui masing-masing dimana mereka berada pada tangga atau jaringan organisasi.Prinsip-prinsip organisasi Menurut sondang p. Struktur organisasi Batasan pengertian struktur organisasi -menurut S.prajudi Atmosudirdjo Untuk dapat membuat suatu badan organisasi kita harus mengerti sedikit tentang tipe-tipe organisasi. Tujuan organisasi harus dapat dipahami oleh setiap orang didalam organisasi. Adanya pembagian tugas. Adanya jaminan jabatan.siagian 1. wewenang. adanya kesatuan perintah. Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang diberikan.

mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja. organisasi fungsional 4. Efisien Berarti organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap satuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dengan hasil kerja baik . organisasi lini 2. maka dikenal 4 macam bentuk organisasi: 1. 2.Syarat ±syarat struktur atau tata raga organisasi Agar suatu organisasi dapat mencapai tujuan maka struktur organisasi harus memenuhi 2 syarat: 1. organisasi tipe panitia .dan wewenang yang merupakan satuan tertentu dalam lingkungn keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpangsiuran.tugas. Sehat Berarti organisasi itu mempunyai bentu yang teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta pejabat. organisasi lini dan staff 3. Bentuk-bentuk organisasi Organisasi adalah hal dinamis yang menyesuaiakan kedinamisannya dengan kedinamisannya masyarakat.

Kecendrungan pimpinan organisasi bertindak diktatories/otokratis karena organisasi dipandang sebagai milik pribadi. 2. Tujuan yang hendak dicapai masih sederhana. Jumlah karyawan banyak. Disiplin masih tinggi. Organisasi kecil 2. Tujuan organisasi sama dengan tujuan pribadi pimpinan tertinggi organisasi. Kesempatan karyawan mengembangkanspesialis terbatas. 1. Struktur organisasi masih sederhana 10.a. Hubungan krja bagi seluruh anggota organisasi tidak bersifat langsung. 3. Kebaikan 1. Terdapat 2 kelompok dalam organisasi yaitu: . 4. Keburukan 1. 5. Alat-alat yang digunakan untuk mencapai tujuan masih sederhana 9. 2. Produk yang dihasilkan belum beraneka ragam. Organisasinya besar dan kompleks. 2. 4. organisasi lini sifat-sifat atau cirri-cirinya. Anggota organisasi masih kenal satu dengan yang lain. 8. 7. Proses pengambilan keputusan cepat karena jumlah orang yang perlu diajak berkonsultasi masih sedikit. Jumlah karyawan masih sedikit 3. Tingkat spesialis yang dibutuhkan rendah 6. Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan umumnya masih bersifat langsung. b. Rasa solidaritas anggota organisasi umumnya besar karena masih saling kenal. organisasi lini dan staff sifat/ cirri-cirinya. 3. Pemilik biasanya menjadi pimpinan tertinggi di dalam organisasi 4. 1. 3. Seluruh organisasi terlalu tergantung pada seseorang.

dan sebagainya). Bentuk organisasi ini dapat dipergunakan oleh setiap organisasi yang bagaimanapun besarnya. Orang-orang staff yang menyediakan tenaga. Pelaksana tingkat operasional tidak selalu jelas mana perintah mana nasehat orang lini dihadapkan kepada 2 macam atasan. yaitu: 1. 5. . 2. 6. dan kebutuhan penunjang lainnya. Auxiliary personnel ( keuangan. baik karena keahlian maupun yang memberikan jasa kepada unit operasional dalam bentuk auxiliary services. pendidikan dan pengalaman. 2. dibagi menjadi 2 golongan: 1. tata usaha. 4.a. Ada pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok dan tugas penunjang. Pasukan tempur yang dikirim ke garis depan untuk bertempur. Bentuk organisasi ini dipelopori golongan militer. kepegawaian. keahlian. Kebaikan 1. 5. Para penasehat 2. Keburukan 1. Bakat yang berbeda dari anggota organisasi dapat dikembangkan menjadi suatu spesialis. 3. Organisasi militer dibagi 2 golongan. Disiplin dan moral tinggi karena tugas sesuai bakat. yang melaksanakan fungsi staff. Orang-orang yang sifat tugasnya menunjang tugas pokok. Atasan dalam line of command yang punya hak memerintah. Sekelompok orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka mencapai tujuan. a. b. keuangan material. Spesialis yang beraneka ragam diperlukan dan di gunakan secara maximal. Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap kelompok. kendaraan. apapun tujuannya dan betapa kompleks struktur organisasinya. peralatan. Orang-orang ini disebut staf. perbekalan. Penerangan prinsip the right man in the right place lebih mudah.

tetapi lebih banayak didasarkan pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan. Umumnya dipergunakan oleh took serba ada. yang berhak memberi nasehat didasarkan keahlian dan wewenang fungsional. Solidaritas antara orang yang menjalankan fungsi sama tinggi 3. Koordinasi antara orang dalam satu fungsi mudah dijalankan. 2.b. 2. 1. karena dua macam hierarkhi ini memandang suatu hal dari kacamata yang tidak sama. pada tingkat pimpinan. Organisasi tipe panitia. Kebaikan. Atasan sebagai pimpinan staf. Usaha koperatif bawahan lebih mudah dibina. Terlalu spesialisasi dalam satu bidang sehingga sukar mengadakan tour of duty dan tour of tour of area tanpa melalui pendidikan intensif lebih dulu. Moral dan disiplin orang yang menjalankan fungsi sama tinggi. dan lain-lain. Untuk zaman modern sekarang ini bentuk line and staff dipandang terbaik karena paling dapat memenuhi kebutuhan. Kemungkinan seorang bertindak diktatoris kecil. C. Perintah dari hierarhi line tidak selau seirama dengan nasehat dari hierarkhi staf. Artinya. 2. 1. 2. d. keseluruhan unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana di bagi dalam kelompok tugas yang bersifat task force. Keputusan yang diambil umumnya tepat karena dibicarakan lebih dulu. Adalah bentuk di mana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam kelompok yang bersifat panitia. . organisasi fungsional Yaitu organisasi yang tidak menekankan pada hierarkhi structural. Orang yang bergerak dalam satu bidang fungsi tertentu terlalu mementingkan fungsinya. 3. 4. Spesialisasi karyawan dipergunakan maksimal. sehingga koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan. Kebaikan. keburukan. 1.

portugal. Secretarie (perancis). menerima tamu. 2. memeriksa dan memperingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajibannya lain yang berhubungan guna meninggikan efektivitas dari kepala itu.menyiapkan surat-menyurat. Bila timbul kemacetan. 1. Daya kreasi pelaksana operasional tidak dapat menonjol karena semua pelaksanaan didasarkan kepada kolektifitas. Braum dan Ramon C. 3. secretarium atau secretarius (latin) . sekretaris pribadi adalah menyelenggarakan surat-surat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya walau ia bukan pegawai pribadi. Para pelaksana sering bingung karena perintah tidak dating dari satu orang tetapi dari beberapa orang. Jabatan sekretaris dan unit sekretariat zaman dahulu ada jabatan juru tulis yaitu seseorang yang pandai menulis dan tulisannya bagusuntuk mencatat wejangan atau perintah dari seorang raja kepada rakyatnya pada zaman moderen sekarang ini pegawai yang dibebani tugas surat-menyurat. secretaris (belanda). Dalam bahasa asing sekretaris secretary (inggris). penyimpanan dokumen. istilah sekretaris diartikan sebagai seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendektean. 4. pelayanan tamu maupun urusan rapat disbut sekretaris. Batasan pengertian sekretaris -Menurut Dan M.Keburukan. Proses pengambilan keputusan lambat karena harus dibicarakan lebih dulu. tak ada satu orang pun yang dapat diminta pertanggung jawaban lebih daripada yang lain.

dibujuk untuk berkhianat terhadap bossnya b) Dapat menyimpan rahasia dengan surat-surat atau hal-hal yang bersifat rahasia c) Tekun serta setia terhadap tugasnya d) Dan sering harus berfungsi sebagai ³bumper´antara the boss dan bawahan . kesekretariatan adalah profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat organisasi. Ciri-ciri yang diperlukan untuk jabatan sekretaris adalah a) Sincerity(kesungguhan): minat terhadap pekerjaan.juru tata usaha. pengontrolan dan penyempurnaan Sekertaris biasanya memiliki anak buah jadi selain dia menjadi sekertaris pimpinan dia juga menjadi manajer pada kantor sekretariat. mengurus perjalanan dan penginapan.juru stano. bahkan melakukan aktivitas manajemen seperti perencanaan.penerima tamu. menyiapkan naskah pidato. atasan. pembuatan keputusan.Tugas sekretaris Tugas sekretaris sekarang luas dan tidak dibatasi hanya tata usaha tetapi juga mengatur tata ruang kerja yang baik.Prajudi Atmosudirdjo syarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Integre:tidak dapat dihasut. perusahaan. menggunting berita harian yang perlu. pengorganisasian. -norma davis blakburn sekretaris adalah juga sekaligus juru arsip. pengarahan.dan manajer perkantoran. dan masa depan. Syarat utama seorang sekretaris adalah Menurut S.menyusun perpustakaan. b) Dedication(pengapdian): kesanggupan menyisihkan kepentingan pribadi untuk urusan kantor c) Ambition(cita-cita): menetapkan suatu tujuan dan hasrat untuk mencapai tujuan.disuap. Pengertian kesekretariatan -Menurut The Liang Gie. Menurut the Liang Gie sekretariat adalah suatuorganisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha.

PERTEMUAN KE III Sentralisasi Umum Berhubung perkembangan pekerjaan perkantoran dewasa ini yang menjadi amat luas. dan melibatkan aneka perlengkapan mahal. maka dalam organisasi perkantoran timbul persoalan sekitar sentralisasi/ pemusatan dan spesialis/ pengkhususan. pengorganisasian tata usaha dapat memakai azas sentralisasi (pemusatan) dan desentralisasi (pemencaran). Business secretary. Dalam hubungan dengan keseluruhan organisasi.Prajudi Atmosudirdjosyarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Syarat kepribadian yang sesuai dengan jabatannya b) Syarat pengetahuan umum (high quality) c) Syarat pengetahuan khusus(spesialis) d) Syarat sekretaris yang khusus dalam bidangnya e) Syarat skill dan teknik kesekretariatan f) Syarat praktik Jenis jenis sekretaris 1.seorang sekretaris pribadi yang hanya melayani the boss.Syarat untuk menjadi sekretaris yang bermutu tinggi adalah Menurut S. Private secretary.dalam hal ini biasanya sekkretaris pribadi tidak juga merangkap sebagai manajer. sesuai dengan kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. rumit.seorang sekretaris organisasi yang biasanya justru menjadi pejabat kunci atau central 2. .

Pengawasan dapat sesuai dengan standar. Penerimaan tamu.bagaimana. telegraph. dan metode komunikasi lain. b. Keuntungan azas sentralisasi/ pemusatan a. a. d. Penggunaan para ahli dan saran yang paling baik f. . b. Kerugian azas sentralisasi/ pemusatan. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan frustasi pegawai. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan lebih muadah. Penangguhan dalam pelaksanaan pekerjaan.kemudian menuntut adanya laporan-laporan yang sering dan tertur tentang pekerjaan tersebut. c. a. Telepon. Penggandaan surat. c.Batasan pengertian sentralisasi Sentralisasi berarti titik berat pada pengawasan dari pusat seperti yang dinyatakan oleh instruksiinstruksi secara terincidari kantor pusat engenai pekerjaan apakah yang harus dilakukan. e. d. Surat-surat yang diterima dan yang dikirim. Menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat. d. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja. Pelayanan kantor yang dapat disentralisasikan. Pengawasan administrasi yang lebih baik. Penggunaan mesin-mesin yang lebih baik. -menurut the Liang Gie Sentralisasi atau azaz pemusatan adalah azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif. misal adalah tidak praktis peraturan dibuat oleh pemimpin yang jauh dari pekerjaan.dan bilaman pekerjaan tersebut harus dilakukan. Adalah tidak baik pengawasan dari jauh. c. b.

e. f. Latihan dan pengerjaan pegawai tata usaha. Perlengkapan kantor dan alat tulis. k. Penyimpanan surat dan warkat. Pembersihan kantor dan kantin Daftar hadir. Pekerjaan menghitung. g. Pengawan formulir. j. Pengetikan. l. dengan demikian dapat disimpulkan bahwa desentralisasi merupakan azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana masing-masing satuan organisasi dalam keseluruhan organisasi itu disamping melaksanakan tugas induk juga melakukan kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. h. Desentralisasi Batasan pengertian desentralisasi -menurut The Liang Gie berdasarkan azaz ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungan sendiri. i. .

Biaya kantor akan boros. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor PERTEMUAN KE IV Komunikasi perkantoran Sebelum ditelaah lebih alnjut mengenai komunikasi perkantoran. ada baiknya terlebih dahulu diperkenalkan tentang batasan pengertian komunikasi dan unsur-unsur komunikasi. a. Kelemahan azas desentralisasi. karena dipaksakan setiap unit kerja mempunyai peralatan dan perlengkapan atau machine kantor yang sama sedang penggunaannya belum tent uterus menerus (continue) b. menelepon. Ada beberapa segi tertentu dari tata usaha yang memang harus dikerjakan sendiri oleh masing-masing satuan organisasi (misal menyusun laporan yang bersifat teknis. c. a. maka lebih baik/ lebih tepat dipakai azas desentralisasi supaya lebih lancar. Batasan pengertian komunikasi . Bila unit kerja sebuah organisasi tersebar di beberapa gedung. kalau tata usahanya dipusatkan hanya akan memperlambat jalannya pekerjaan pokok. dan sebagainya). b.Keuntungan azas desentralisasi. Banyak membutuhkan peralataan dan tenaga kerja.

ikut mengambil bagian.istilah lain berasal dari bahasa latin ³cammunication´yang artinya pemberitahuan. . Unsur-unsur komunikasi menurutnya: 1.pemberian bagian.jadi komunikasi atau berkomunikasi adalah suatu upaya bersama-sama orang lain.pertukaran. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. Unsur-unsur komunikasi: 1. penerima warta Unsur-unsur komunikasi. isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sarana yang bersangkutan 5. Komunike 3. alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4. Komunikan 4. Media 5.-Anwar arifin Komunikasi berasal dari bahasa inggris ³communication´.atau buah pikiran 3. Komunikator 2. pengirim warta 2. efek -Carl I hoveland Komunikasi adalah proses dengan mana seorang individu mengoperkan stimuli untuk merubah tingkah laku individu yang lain -The Liang Gie Komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.atau membangun kebersamaan dengan orang lain dengan membentuk perhubungan.dimana si pembicara mengharapkan pertimbangan dari pendengarnya.keterangan. warta.

Apabila penyampaian warta itu dialakukan dalam rangka kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu organisasi. dengan demikian secara umum komunikasi terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut: Komunikator (sumber) Komunike (pesan) Komunikan (sasaran. dan peralatan elektronik lain. atau buah pikiran 3). Menurut Anwar Arifin. . Sedang pelaksanaannya dalam bidang tata usaha pada suatu kantor dikenal sebagai office communication. televise. batasan pengertian komunikasi perkantoran Dengan pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi modern dewas ini. faximile. Isyarat yang dipancarkan oleh alat/ sarana yang bersangkutan. telex. dalam garis besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur yang berikut: 1). akibat) Dengan demikian ada kesamaan pendapat mengenai unsure-unsur komunikasi yang dikemukakan oleh The Liang Gie dan Anwar Arifin walaupun dengan susunan bahas yang berlainan. dari yang sederhana sampai pesawat radio. penerima khalayak) Media (alat penyalur) Efek (umpan balik.Menurut The Liang Gie . Alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4). keterangan. alat tata hubungan telah sangat beraneka ragam. lazim disebut administrative communication. Pengirim warta 2). Warta. untuk membedakan dengan communication dalam arti perhubungan.

menyiarkan) warta (perintah. The Liang Gie.scott Tata hubungan adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan penyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan tindakan yang akan mencapai tujuan organisasi secara efektif. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. pengirim.Pendapat Charles E. penyiar) yang menyampaikan (berkata. memberi penjelasan seperti berikut ini: Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide dari 1 pihak lain telah lazim disebut´administrstive communication´ yang dalam bahasa Indonesia dapat dinyatakan dengan satu istilah ³tata hubungan´. -Pendapat william G. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa administrative communication/ office communication/ tata hubungan adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta dari seorang/ pihak tertentu kepada orang/ pihak lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian tindakan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. mengirim. Proses komunikasi perkantoran(tata hubungan) . laporan. penjawab atau hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima itu sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban reaksi). . saran) kepada seorang penerima warta (pihak yang dikirim.Dalam hal ini.redfield Tata hubungan komunikasi administrative dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau antar manusia dalam mana terdapat 5 unsur ini: seorang pemberi warta (seorang pembicara.

sumber warta 2.shannon dan warren weaver Proses tata hubungan meliputi: 1.denyar Sistem komunikasi dibedakan dalam: . tata cara penyampaian dan sebagainya. pihak yang dituju 10. sumber gangguan 6.dan kepuasan kerja. isyarat yang diterima 7. proses komunikasi administrasi/ tif tidak sederhana. untuk mengusahakan sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerjasama. Menurut Claude E. seperti: berbagai alat yang dipergunakan.kerja. wartanya 3. Sistem komunikasi administrasi/perkantoran (tata hubungan) -menurut J.tujuannya tata hubungan ada 2 yakni: 1.kemehiran kerja 2. masih banyak unsur lain yang masuk dalam prose situ. alat pengirim warta 4.C. isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim 5. struktur organisasi Tujuan tata hubungan -Menurut Keith davis Komunikasi lebih baik menghasilkan pelaksanaan kerja yang lebih baik.Dalam suatu organisasi atau kantor besar. reaksi penerima warta 11. wartanya 9.sedang persatupaduan antara kemahiran kerja dan kemauan kerjaakan menghasilkan karya terbaik. untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama kelompok. alat penerima 8.

ban berjalan. 2. Sistem komunikasi lisan.contoh:surat lewat pos. Dan tugas pertama pucuk pimpinan organisasi ialah menciotakan dan memelihara sebuah system komunikasi. Barnard menyatakan bahwa syarat pertama organisasi ialah adanya orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi satu sama yang lain.televisi.majalah. 4.dll.pertemuan anggota organisasi c) Pembicaraan telepon d) Penerbitan:warta harian.brosur amanat dari pimpinan. terjamin suatu kerjasama yang lebih baik/ sempurna dalam mencapai tujuan organisasi.contoh:telepon.petugas pengantar. e) Surat edaran f) Papan pengumuman g) Plakat h) Laporan tahunan kepada anggota organisasi i) Surat dikirim langsung kepada pegawai j) Film.buku pedoman.buku petunjuk. Sistem panggilan petugas Cara dan alat yang dipergunakan untuk mengadakan tata hubungan -menurut George Terry a) Wawancara khusus b) Rapat kerja.slides dan alat lain yang serupa. Sitem mekanis.telegram dan warkat tertulis lain.1. 3.corong suara.komperensi. Dengan adanya tata hubungan yang lebih baik.dsb. sistem komunikasi tulisan.contoh:pipa udara. Komuikasi intern (tata hubungan ke dalam) Batasan mengenai komunikasi intern . Itulah sebabnya Chestar I.

Bawahan yang diperintah pernah menjalankannya. 1. hubungan-hubungan didalam lingkungan organisasi sendiri dapat disebut komunikasi intern. Tugas itu harus dilanjutkan oleh pegawai yang bertugas pada kesempatan berikutnya. tentu harus mengeluarkan perintah. 6). Perintah itu akan selesai dalam waktu yang singkat. Kekeliruan yang mungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar. . Perintah dapat diberikan secara lisan dan tertulis. Pegawai yang bersangkutan telah berulangkali gagal melaksanakan perintah secara lisan. 3). 2). Dalam keadaan darurat sehingga tiada waktu untuk membuat perintah tertulis. 2). Hubungan tegak adalah proses penyampaian suatu informasi dari pihak pimpinan kepada para pegawai bawahan maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan. seorang ahli mengatakan sebagai berikut. -Menurut The Liang Gie Untuk menyederhanakan penyebutan. 3). Dalam mengeemudikan suatu organisasi. Perintah itu harus berjalan dari pucuk pimpinan ke bawah dengan melalui berbagai tingkat jenjang organisasi. komunikasi intern dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu hubungan tegak dan hubungan datar. 5). Apa yang diperintahkan itu merupakan tugas sederhana. Pejabat pemberi perintah berada di dekat bawahan dan sewaktu-waktu dapat memeriksa pelaksanaan perint itu. 4). Menurut Charles Broaded pula.pokok dari hubungan vertikal kebawah berwujud perintah dan petunjuk sedangkan hubungan vertikal keatas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. 6). 5). Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci. umumnya perintah lisan hanya baik dipergunakan. Bawahan yang diberi perintah harus mengerjakannya di tempat lain.Sebagian besar kegiatan tata usaha dalam suatu organisasi terdiri mengadakan hubungan di dalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar. Mengenai batasan pengertian/ definisi komunikasi intern (tata hubungan kedalam). Menurut Charles Broaded. apabila: 1). hal-hal berikut mengharuskan perintah tertulis: 1). Tugas diperintahkan akan berlangsung dari satu bagian ke bagian lain. 4).

Pimpinan hendaknya selalu berusaha mendekati bawahan sehingga benar-benar mengetahui tugas pekerjaan dan suasana perasaan mereka. Selain laporan tertulis ada juga laporan secara lisan. koordinasi intern dapat terjamin. Bukan saja sebagai suatu jasa pelayanan terhadap para bawahan. Mengadakan pertemuan berkala. Pimpinan organisasi yang baik menginsafi pentingnya ruang semacam ini.7). Dalam suatu organisasi yang baik hendaknya pada waktu-waktu tertentu para bawahan menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugasnya. Hubungan datar (horizontal). Dengan rapat kerja bulanan. Menyediakan semacam ruang untuk berkumpul. misalnya rapat kerja bulanan. tugas rangkap. misal ruang istirahat atau ruang makan untuk sewaktu-waktu dipergunakan oleh para pegawai. Hubungan vertical ke atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. 8). Dari laporan ini pihak pimpinan dapat mengetahui apakah organisasi berjalan menuju ke tujuan organisasi yang telah ditetapkan atau tidak. 2. melainkan juga sebagai suatu alat agar diantara mereka ada hubungan satu sama lain. Hubungan keluar dengan masyarakat Batasan pengertian hubungan masyarakat . Adalah hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kuarang lebih sederajad. sehingga dapat menghindarkan pemborosan. Laporan lisan dapat diperoleh dari wawancara dengan pegawai yang bersangkutan atau melalui rapat yang sekalius meliputi semua pegawai. Ini akan lebih menjamin kebenaran suatu laporan. Kekeliruan yang akan mungkin terjadi mempunyai akibat besar. Seorang pekerja tertentu harus memikul tanggung jawab akan keberesan apa yang diperintahkan itu. atau pertentangan wewenang. yaitu pihak bawahan tidak mudah cenderung menyajikan hal yang gemilang/ baik saja.

Manfaat atu keuntungan humas Kalau hubungan keluar dapat dilaksanakan denagn baik. Publik akan memberikan dukungan moral dan menghargai segala sesuatu yang dilakukan 3. Tiada yang lebih bernilai bagi organisasi daripada suatu nama baik di lingkungan public. Keuntungan humas bagi perusahan. Bagi instansi pemerintah akan memperbesar kewibawaan dan martabat negara Perantara humas Perantara terpenting untuk melaksanakan humas ialah para pegawai organisasi yang bersangkutan. pasti organisasi yang bersangkutan mendapat pandangan yang tinggi di mata masyrakat. perserikatan. -Webster Segenap aktivitas yang dilakukan oleh suatu industri.-menurut The Liang Gie Segenap cara dan kegiatan yang bersangkutan dengan usaha untuk memelihara hubungan sebaikbaiknya dengan pihak luar itu telah lazim disebut dengan hubungan masyarakat. pemerintah suatu organisasi lainnya untuk menciptakan dan memelihara hubunganhubungan yang sehat dan bermanfaat dengan publik tertentu dan publik pada umumnya. Bertambahnya langganan pemakai produknya 2. Humas selalu didasarkan atas pelaksanaan tugas pokok yang sebaik-baiknya oleh organisasi yang bersangkutan . antara lain: 1. suatu sikap yang harus dimiliki para pegawai ialah mereka dapat memepersatukan dirinya dengan organisasi. perhimpunan jabatan. Pedoman dan usaha publik relations adalah sebagai berikut: 1. perusahaan. Lebih banyak publik yang akan mempergunakan jasanya 2. dengan maksud menyesuaikan dirinya terhadap keadaan sekelilingnya dan memperkenalkan dirinya kepada masing-masing. Bertambah tinggi nilai saham perusahan Keuntungan humas bagi pemerintah/lembaga sosial 1.

Menurut moekijat. Menurut S. Pentingnya memilih lokasi kantor . 10. di dalam mana pegawai melaksanakan pekerjaan. Segala sikap dan tindakan yang dapat menyakitkan hati publik hendaknya dihindari.menanam bibit permusuhan betapapun kecilnya akhirnya akan meugikan organisasi yang bersangkutan. Tata cara humas hendaknya dislenggarakan dan dipermudah sehingga lancar 7. Humas hendaknya diselenggarakan secara terus-menerus 5. Keluhanan betapapun kecilnya dari masyarakat terhadap organisasi hendaknya diterima atau diperhatikan sepenuhnya. Dengan demikian gedung kantor merupakan salah satu komponen/ unsur dari pada ligkunn kantor. PERTEMUAN KE V Lokasi/ letak kantor Pendahuluan. kantor sebagai tempat di mana office work itu akan berlangsung sangat penting artinya bagi office management maupun bagi office work yang efisien. 8. Sesuatu organisasi yang hendak berurusan dengan publik hendaknya mempelajari kepentingan dan hasrat pelbagai golongan 3. Humas hendaknya diperkuat dengan keadaan dalam organisasi yang bersangkutan yang dapat penghargaan masyarakat. serta kondisi-kondisi fisik. perkakas dan tata ruang kantor.2. Rencanakan hubungan dengan sebaik-baiknya untuk mensukseskan suatu proyek atau tujuan tertentu 4. Prajudi Atmosudirdjo. lingkungan kantor terdiri atas gedung kantor. Saran dari pihak masyarakat untuk kesempurnaan organisasi hendaknya diperhatikan dan diterima dengan sifat terbuka 9. 6.

Faktor dekat labour market. Faktor kedekatan antar bagian kantor Tidak selalu mungkin bagi suatu organisasi untuk menempati suatu blok perumahan/ kantor yang berdekatan dan menguntungkan. Factor harga atau sewa ruangan Antara keuntungan lokasi yang dapat diperoleh dan biaya (sewa.Pada umumnya office manajer tidak beebas di dalam memilih lokasi atau letak atau tempat daripada gedung kantornya. 2. . letak kantor di luar kota mempunyai keuntungan dan kerugian. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa ³lokasi kantor itu merupakan salah satu factor yang penting kelancaran jalannya office work dan office duties. harga beli) untuk memperoleh tempat itu harus dipertimbangkan dengan baik. 4. sebab tidak jarang timbul cekcok bila para pegawai harus melalui gang atau pintu yang sama dengan pegawai perusahan/ orang lain. Factor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih/ menentukan lokasi kantor. 5. karena pegawai yang rumahnya dekat tidak akan meminta penghasilan yang tinggi disbanding mereka yang harus naik angkutan yang lebih dari 10 kilometer. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lokasi/ letak kantor merupakan salah satu factor penunjang dalam memperlancar jalannya pekerjaan kantor (tata usaha). Lebih lanjut menurut S. 6. Menurut Moekijat. Faktor jalan ke luar masuk pegawai Perlu diperhatikan. Factor ini sangat penting bagi kantor yang banyak mempergunakan mesin kantor yang mahal dan kecil sehingga mudah dicuri. sebab dia tergantung dari pejabat pimpinan yang bersangkutan. 1. Faktor ini penting. Factor lingkungan tetangga Hal ini sangat penting diperhatikan karena setiap oragnisasi haus bekerja sama dengan organisasi lain yang bersamaan kepentingan. 3. Factor keamanan.

Mungkin masih diperlukan adanya kantor di kota. Tentang bentuk dan susunan ruangan didalamnya kurang diperhatiakan. kepada arsistekturnya perlu diberikan keterangan mengenai kegiatan kerja kantor itu sehinnga ia dapat menyesuaikan rencana gedung kantor itu dengan keperluan dan kemungkinan perkembangannya. d. c. c. Hubungan dengan teman-teman perushan di kota dan dengan para langganan kurang. Syarat-syarat bentuk gedung kantor. Kebanyakan gedung kantor itu dibangun ats dasr pertimbangan pokok bahwa gedung itu harus kuat. Komunikasi dengan kota mungkin sulit. e. Bangunan Gedung Kantor Pendahuluan. Mungkin sulit mendari pegawai-pegawai ahli. Kesehatan pegawai yang lebih baik. d. Maka bentuk gedung kantor modern harus disesuaikan. . Biaya gedung yang lebih murah¶ b. Oleh karena itu pada waktu membangun sebuah gedung kantor. f.Keuntungan: a. b. dengan maksud untuk dapat memberikan fasilitet yang sebesar-besarnya kepada proses kerja yang dilakukan di dalamnya. Pemindahan pegawai dari kota (biaya). Fasilitas pengangkutan yang lebih baik bagi para pegawai. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah. Ruang dapat diperluas Kerugian: a. Pengaruh kurang e. padahal bentuk atau bangun gedung kantor itu penting sekali untuk efisiensi pekerjaan.

Terdapat keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan dan keuntungan yang diperoleh. ini perlu diperhatikan karena para pegawai akan lebih senang dan giat bekerja jika udara di dalam kantor tidak panas dan menekan. Lingkungan kerja dalam suatu kantor harus meberikan dorongan kepada para pegawai untuk bekerja dengan baik. Ventilasi. seperti membaca dan menulis. sebagian besar pekerjaan kantor merupakan pekerjaan mental. 1. c. Kamar kecil. Dapat berkesan pada pengunjung dan public 4. 3. Memounyai flexibility bagi perluasan dan macam-macam keperluan. Naiknya produktivitas b. diusahakan agar public seperti orang-orang berjualan tidak boleh berada disekeliling kantor. jarak jangan terlalu dekat/ jauh dengan bekerja pegawai. Berkurangnya ketegangan urat saraf mata dan kelelahan mental. Gangguan public. Bertanbah baiknya kualitas pekerjaan. 3. Menjamin kesehatan dan comfort (kesenangan/ kenyamanan) bagi pegawai. Tata suara. Ini merupakan factor penting karena hamper tiap pekerjaan kantor itu merupakan pekerjaan melihat. 7. 6. yang membutuhkan penerangan yang baik. kantor harus merupakan tempat di mana para pegawai dapat bekerja dengan aman . Keuntungan penerangan yang baik: a. kebersihan kamar kecil b). Bahaya-bahaya. Factor-faktor yang penting dalam hal ini ialah: 1. dalam hal ini yang perlu diperhatikan ialah: a). Perencanaan lingkungan kerja.Tentang bentuk gedung kantor diusahakan agar memenuhi syarat-syarat seperti ini. 4. 5. warna dapat mempengaruhi perasaan kita. Tata warna. Penerangan. 2. 5. Dapat memberikan fasilitas terhadap proses pekerjaan yang berlangsung di dalamnya 2.

untuk menjamin bahwa jenis. Masalah ini di Indonesia kuarang mendapat perhatian karena: 1) Alat-alat dan atau perabot kantor yang diingini sering sukar didapat atau terlalu mahal. ada dua hal yang harus kita perhatikan. Pengisian Gedung Kantor Pendahuluan Dalam kita akan mengisi suatu gedung kantor. serta diuji secara kritis. 2). Menurut S. . Faktor sifat pekerjaan dan kegiatan kantor Tujuan pekerjaan atau kegiatan yang akan diselesaikan harus ditentukan dengan jelas dan definitive. jumlah alat/ mesin/ perabotan itu essensiel sehingga pengunaan benda yang tidak perlu dapat dihindarkan. yakni tata peletakan perabot dan alat-alat kantor yang menghemat time and motion. pemilihan alat/ perabot kantor. Pemilihan perabot kantor yang tepat b. Faktor penyesuaian keperluan dengan situasi setempat. 2) Memang banyak office manajer yang kurang mengerti akan azas perencanaan equipping kantor serta lay out. music dapat menimbulkan semanagt bekerja pegawai asal sesuai dengan suasana dan tempatnya.8. yakni: a. Musik. dus menghemat biaya Faktor yang perlu diperhatikan dalam mengadakan perencanaan dan pemilihan alat-alat dan perabot kantor: 1). A. Penggunaan ruang yang tepat. sehingga rencana yang secara nasional baik malah menjadi tertawaan dan ejekan. Prajudi Atmosudirdjo.

Hal ini erat hubungannya dengan masalah harga atau biaya. PERTEMUAN KE VI Batasan pengertian tata ruang kantor. 4). tata ruang) Ini berkaitan dengan penilaian suatu standard ruang. bila mungkin warna harus disesuaikan dengan faktor lain yang mengelilinginya. Faktor keindahan dan keseragaman Bentuk dan ukuran alat hendaknya dapat member kesan yang baik bagi yang melihat. Ini erat hubungannya dengan standardisasi pekerjaan kantor. situasi. Oleh karena itu. tetapi jika perlu digunakan untuk beberapa jenis kegitan. dalam hal menetapkan jenis dan jumlah alat tersebut harus diadakan penelitian dengan mengingat keperluan. Hendaknya diusahakan agar kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau suatu macam pekerjaan. Faktor stadardisasi mesin dan perabot kantor. perusahan mempunyai keperluan alat yang berbeda pula. kondisi dan situasi masingmasing. 3). Faktor fleksibilitas kegunaan dan biaya. yaitu: -Sifat pekerjaan yang dilakukan -Bentuk ruang dan kesatuan perabot itu sendiri. Penggunaan ruang yang tepat (lay out. .Tiap organisasi. perusahan mempunyai hakikat pekerjaan. formulir dan sebagainya B. kondisi yang berbeda. alat tulis kantor. serta sesuai dengan hakikat. instansi. sehingga tiap organisasi. instansi. 5). ruang kantor.

Dan tata ruang kantor dapat didefinisikan penyusunanan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja para pegawai dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. The Liang Gie. -Menurut Noekijat Tata ruang kantor menunjukan penentuan syarat-syarat ruang dan penggunaannya secara terinci daripaa ruang ini untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang paling praktis yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa peranan tata ruang kantor ya itu merupakan faktor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha. . member I penjelasan sebagai berikut: Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran . Tata ruang perkantoran adalah penentuan mennai kebutuhan ruang dan tantang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak. -Menurut George Terry. Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. Untuk memperjelas pengertian tata ruang kantor dapat dikutipkan perumusanyang berikut: -Menurut Ldttlafield dan Peterson. Keuntungan tata ruang kantor yang baik.Suatu penting yang turut menentukan kelancaranj dalam pelaksanaan tata usaha ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya.

4. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar mandir yang sebetulnya tidak perlu 2). Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan. Luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebnyak-banyaknya. tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknuya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara 5. Rangkaian aktifitas tata usaha dapat mengalir secara lisan 3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan yang berikut: 1). Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan 3). Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu ialah: 1. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu. Tujuan menyusun tata ruang kantor Menurut The Liang Gie . 2. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu. . 4).-Menurut The Liang Gie Jadi tata ruang perkantoran yang baik akan bemanfaat bagi organisasi yang bersngkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pekerjaan itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.

Yaitu menggunakan sepenuhnya ruang yang ada. Yaitu dapat diubah atau disususn kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya besar Jenis/ macam tata ruang. baik berupa luas lantai dan ruang vertical. Azas mengenai rangkaian kerja. c. Menurut Richard Muther a. karena: 1. Pembagian itu karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibikin pemisah buatan. Azas mengenai jarak terpendek. Tata ruang yang terbuka. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai. . Azas mengenai penggunaan segenap ruang. Pihak luar yang mengunjung kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut. d. Ruang besar terbuka adalah lebih baik dan lebih memuaskan dari pada yang terpisah pisah. 7. b. misal sokosel . Azas mengenai perubahan susunan tempat kerja.6. kayu atau dinding kaca. Azas tata ruang kantor. 2. Tata ruang yang terpisah-pisah. tidak dipisah menurut kamar atau pedangan buatan. Yaitu ruang kerja dipisahkan. Semua aktivitas dilaksanakan pada 1 ruang besar terbuka. Yaitu menempatkan para pegawai dan alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Yaitu ruang untuk bekerja terbagi dalam beberapa satuan. Yaitu yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. 1.

Lebih memudahkan tersebernya cahaya dan peredran udara. Dapat mendorong kondisi yang ramai 4. d) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau dibelakangnya(ruang untuk duduk pegawai )selebar 80cm e) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawai f) Apda tata ruang terbuka dimana bekerja banyak orang. Lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai. 6. 4. Tidak baik bagi kesehatan pegawai. a) Meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama b) Pada tata ruang terbuka. Kerugian kantor yang terbuka adalah.di tengah ruang ada lorong utama selebar120cm.susunan meja dapat terdiri atas beberapa baris c) Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai. Sukar memperoleh ventilasi dan pemanasan yang sesuai untuk setiap orang. 1. perubahan proses penyelesaian pekerjaan. alat kantor. Bingung karena tamu. Teknik untuk mencapai tata ruang kantor yang baik. Suasana yang tidak berhubungan denagan orang perorangan 2. Suara gaduh 3.bila dikelompokkan mereka ditempatkan didekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu .2. Immer).lorong lebih lebar 80cm. (menurut John R. tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya. 3. 5. Kalau terjadi penambahan pegawai.

dan pilar gedung. Membuat gambar denah kantor yang bersangkutan. jendela.misal mesin stensil.dapat dibuat kantor/ruang pribadi ukuran Langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor. 1.g) Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut diberi tempat yang banyak memperoleh penerangan cahaya. juga dilukiskan di mana letak pintu. Menyusun letak meja kerja para pegawai .sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya m) Pejabat [pimpinan yang sering menerima tamu penting dan membicarakan urusan bersifat rahasia.ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang.bila perlu dibuat bedengan dari kaca i) Pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian lain atau publik.5×3. Setelah diketahui macamnya pekerjaan.dapat dibuat kamar tersendiri. 2. 3.peti besi. Semaua aktivitas perkantoran dicatat. n) Bila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar membutuhkan 2.ditaruh didekat jendela. lalu ditentukan proses pelaksanaannya. Dengan demikian diperoleh gambaran mengenai urutan penylesaian pekerjaan.sehingga gema suara sebagian besar dapat langsung terbuang keluar l) Lemari yang berat. Mempelajari segenap pekerjaan kantor itu.ditempatkan didekat pintu j) Lemari dan alat perlengkapan lain ditaruh didekat pegawai yang paling sering mempergunakan benda itu k) Alat kantor yang sering menimbulkan suara ribut.6m(9m²) ruang tersendiri. Pada gambar denah itu harus dicantumkan keterangan mengenai panjang dan lebar ruang yang bersangkutan.dapat diletakkan menempel tembok atau tiang.ini untuk kesehatan mata dan kesempurnaan hasil kerja h) Pegawai yang bertugas mengenai urusan yang mengandung resiko besar.

j. Guntingan ganbar itu digeser-geser sehingga tercapai susunan yang baik. b. Lantai. g. . buatlah guntingan gambar yang berwujud meja. atau perabot lain. o. lemari. warna. Beban berat. mesin. Suhu udara d. Persyaratan lingkungan fisik kantor. Tempat pakaian. Penjagaan kebakaran. Persyratan lingkungan fisik itu meliputi: a. Selanjutnya 4 hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi pekerjaan perkantoran. m. udara dan sangat. kursi. Ventilasi e. h. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai c. Pemberitahuan kecelakaan. n. Air minum. l. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan gambar meja dan kursi di atas gambar denah. Kebersihan. p. Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur oleh setiap manajer perkantoran yang modern. i. Fasilitas kesehatan. 4. Tempat duduk. k. yakni: cahaya. Fasilitas cuci.Untuk menyusunnya. gang dan tangga. Penerangan cahaya f. Pertolongan pertama.

Sebuah perhimpunan insinyur bidang pemanasan dan peredaran udara di Amerika serikat menyatakan bahwa syarat yang paling mendekatiuntuk bekerja dengan enak bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25. c. leebih sedikit membuat kesalahan dan mata tidak lekas lelah. -Untuk pesawat telephone. Prof. Warna Bersama cahaya. Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. Mereka dapat bekerkja lebih cepat.60 c dan nilai kelembaban 45%. misal karton tebal permukaan berlubang. d. b. Udara Yang penting ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu.a. pemakaian kerja dengan baik yang dipakai para pekerja . Sewktu bekerja jendela dibuka.Dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap suara. soeterman mengemukakan beberapa hal sebagai usaha mengatasi udara yang panas lembab itu. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat air conditioning. Mengatur penggunaan. Usaha yang dijalankan: . ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat . untuk bekerja di Indonesia mengenakan pakaian jas lengkap dengan dasi ala barat adalah kurang tepat. Misal: membuat lubang udara yang cukup pada dinding kamar. 2. Di Indonesia nilai kelembaban udara rata-rata lebih daripada 70%. Cahaya Cahaya penerangan yang cukup memancar tepat akan menambah efiensi kerja para pegawai. warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. 1. Suara Faktor suara sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai. 3. -Untuk mengurangi kegaduhan dib W mesin titik diberi alas karet busa tipis.

. Percobaan membuktikan bahwa lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejenuhan serta menambah kegembiraan kerja.-Cara yang akhir-akhir ini dijalankan di luar negeri untuk menambah efisiensi kerja ialah penggunaan music.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful