You are on page 1of 44

PERTEMUAN KE I

Administrasi

Charles A. Beard seorang historikus politik yang terkenal dalam satu karyanya yang
dikutip oleh Albert lapasky dalam bukunya administration pada tahun 1937 berkata bahwa “
tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari administrasi.
Kelangsungan hidup pemerintahan yang beradab dan malahan kelangsungan hidup dari
peradaban itu mandiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan
mengembangkan suatu filsafat administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah
masyarakat modern”.

Sarjana Amerika yang lain James Burnham , mengatakan revolusi politik dan sosial akan
timbul dan diselesaikan, akan tetapi aka nada revolusi pada abad modern ini yang tidak akan
pernah selesai yaitu managerial revolution yang akan menimbulkan suatu kelas terpenting dalam
suatu masyarakat yaitu the managerial class.

Dengan demikian dapat diketahui bahwa tegak runtuhnya suatu Negara, maju mundurnya
suatu peradaban manusia, timbul tenggelamnya suatu bangsa-bangsa di dunia, tidak dikarenakan
perang besar atau bencana lain, tetapi tergantung pada baik buruknya administrasi yang dimiliki.

Oleh karena itu suatu bangsa, Negara, masyarakat yang ingin mencapai kemajuan dalam
berbagai aspek kehidupan dan penghidupan modern harus mengutamakan pembinaan dan
pengembangan administrasi yang sesuai dengan faktot-faktor lingkungan (ecmlogical factors)
bangsa, Negara, masyarakat yang bersangkutan.

Sekarang ini memang abad administrasi. Sebab semua keputusan di bidang politik,
ekonomi, sosial budaya, militer dan lain-lain aka nada artinya bila keputusan tersebut terlaksana
secara efisien dan efektif, yang merupakan sasaran administrasi.
Pengertian administrasi

Perkataan administrasi yang kita pergunakan sekarang ini di Indonesia, makna dan isinya
sebagian berasal dari perkataan bahasa belanda “ administratis” dan perkataan bahasa inggris
“administration” serta perkataan bahasa yunani “ administrare”yang artinya pengabdian atau
pelayanan.

1). Administrasi dalam pengertian sempit.

Administrasi berarti tata usaha (administratis)atau office work. Di Nederland pengertian bestuur
dimasukkan dalam pengertian admainistratis. Sedang bagi kita bestuur mengandung pengertian
khusus dalam gerak aktivitas di dalam lingkungan departemen dalam negeri yang kini kita kenal
denagan nama pamong praja.

2). Administrasi dalam pengertian luas, dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu

-Dari sudut proses.

Administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari aktivitas pemikiran, perencanaan,
pengaturan, penggerakan, pelaksanaan, pengawasan sampai proses tercapainya tujuan. Dengan
demikian proses administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan tertentu yang dimulai
sejak adanya dua oaring atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Keseluruhan dari aktivitas di atas di rangkum dalam satu pengertian administrasi.

-Dari sudut fungsi atau tugas

Administrasi berarti keseluruhan tindakan/aktivitas yang mau tidak mau harus dilakukan dengan
sadar oleh seorang atau sekelompok orang yang berkedudukan seabagai “administrator” atau
pemimpin suatu usaha dan anggota yang dipimpin.

-Dari sudut kepranataan (institusional):

Misal lembaga, badan usaha, organisasi, instansi tertentu. Di dalamnya terdapat sekelompok
orang yang secara tertentu melakukan aktivitas dalam rangka mencapai tujuan tertent. Mereka
dapat digolongkan menjadi 4 golongan :
1). Administrator yaitu orang-orang yang nenentukan dan mempertahankan tujuan atau yang
menentukan policy (kebijaksanaan).

2). Manajer Yaitu orang-orang yang langsung memimpin kerja kee arah tercapainya hasil-hasil
konkrit.

3). Staf yaitu orang-orang yang membantu baik kepada administrator maupun manajer. Mereka
terdiri dari berbagai ahli: keuangan, teknik kimia, riset, dan sebagainya. Mereka merupakan
penasehat yang bergerak dibidang pemikiran. Di Indonesia manajer biasanya juga merangkap
tenaga staf karena sifat kegotong-royongan dan dianggap lebih efisien.

4). Karyawan yaitu mereka yang melaksanakan pekerjaan atau pelaksana.

Batasan pengertian (definisi) administrasi,

S. Prajudi Atmosudirjo, Administrasi adalah fungsi dari pada, atau apa yang harus dijalankan
oleh setiap orang yang memimpin atau mengepalai suatu organisasi. Administrasi adalah
pemimpinan, pembinaan, pengarahan, dan pengendalian dari pada suatu organisasi secara
keseluruhan.

Unsur-unsur administrasi.

Adanya sesuatu, dalam hal ini administrasi adalah karena adanya unsur-unsur tertentu yang
menjadikan adanya sesuatu itu . menurut P. Sondang Siagian bahwa unsure-unsur ( bagian-
bagian yang mutlak)dari administrasi ialah 1). Dua orang manusia atau lebih, 2). Tujuan, 3).
Tugas yang hendak dilaksanakan, 4). Peralatan dan perlengkapan.

1). Unsur Manusia. Bahwa seseorang tidak biasa bekerja sama dengan diri sendiri. Karena itu
harus ada orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak dalam proses kerjasama
itu.

2). Tujuan, Tujuan yang hendak dicapai dapat ditentukan oleh:

- semua orang yang langsung terlibat dalam proses administrasi.

-hanya sebagian dan mungkin malah hanya oleh seorang dari mereka yang terlibat.
3). Tugas dan Pelaksanaannya. Tidak mesti, proses administrasi baru timbul jika ada kerjasama.
Kerjasama bukan merupakan unsure administrasi. Tetapi pencapaian tujuan akan lebih efisien
dan efektif bila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Kerjasama dalam
administrasi dapat digolongkan menjadi 2 yaitu, kerjasama yang ikhlas dan sukarela dan
kerjasama yang dipaksakan.

4). Peralatan dan Perlengkapan. Peralatan dan perlengkapan dalam proses administrasi
tergantung dari berbagai factor, seperti:

- Jumlah orang yang terlibat dalam proses administrasi.

- Sifat tujuan yang hendak dicapai

- Ruang lingkup dan aneka ragam tugas yang hendak dijalankan.

- Sifat kerjasama yang dapat dicipta dan dikembangkan, secara eksiomatis dapat dikatakan
bahwa :

- semakin sedikit jumlah orang yang terlibat semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai.

- semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai dan semakin sedehana tugas yang hendak
dilaksanakan, semakin sedehana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.

Kantor

Pengertian kantor.

Kantor mempunayai 3 pengertian utama.

Kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” dan bahasa inggris “office”

Di sini yang dimaksud dengan kantor, menurut S. Prajudi Atmosudirdjo adalah:

1. Tempat, pusat, markas (pimpinan).


2. Gedung atau Ruangan atau kompleks, ruangan tempat pekerjaan tata usaha.
3. Ruang kerja seorang
4. Jabatan, dinas.
5. Pusat, tempat, usaha.
Dan jika diperas, maka akan terdapat 3 pengertian utama yang menjadi satu, yakni:

1. Tempat kedudukan dan kerja seorang.


2. Jabatan daripada kedudukan seorang.
3. Tugas pekerjaan daripada kedudukan seorang.

Batasan pengertian (definisi) kantor:

- Menurut Moekijat kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk
melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis menulis), dengan
nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.
- Menurut S . Prajudi Atmosudirdjo, kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat,
staf personil, dan operasi ketatausahan guna membantu pimpinan.

Fungsi Kantor.

Penampilan dan pemakaian kantor itu juga bermacam-macam dalam prakteknya. Glenn W
Howard dab Edward Masonbrink mencatat bahwa kantor sebagai suatu pusat aktivitas
administrasi dapat berfungsi sebagai suatu:

-Ruang studi dan kerja

-Ruang konperensi

-Ruang perundingan

-Ruang Informasi

-Ruang pelayanan

-Ruang warkat

-Ruang penerimaan tamu

-Lambang Status
Administrasi Perkantoran

Pengertian administrasi perkantoran.

The Liang Gie, dalam sumber-sumber bacaan berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat
maupun Inggris Raya. istilah office administration (administrasi perkantoran) dan office
management (managemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Perkataan
administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan. Dengan mengikuti
kelasiman itu dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah office administration
dengan office management.

Batasan pengertian (definisi) administrasi perkantoran.

Definisi administrasi perkantoran menurut ahli misal:

-William Leffingwell dan Edwin Robinson, manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah
cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan
perkantoran secara efisien, bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan.

-The Liang Gie. Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan
rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi, dan
mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang
terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (kerjaan perkantoran)

Pekerjaan Kantor

Pengertian pekerjaan kantor.

Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi
pemerintah, perusahan swasta, badan sosial, harus didukung oleh pelayanan perkantoran.
Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk
mendukung tercapainya suatu tujuan.
Batasan pengertian pekerjaan perkantoran.

-George Terry, pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan
pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untu meringkaskan banyak
hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan.

-William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama


dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat
dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari.

Perincian pekerjaan kantor


Menurut penelitian yang dilakukan oleh george terry di perusahaan amerika didapat hasil sebagai
berikut

1. Typing 24,6%
2. Calculating 19,5%
3. Checking 12,3%
4. Filing 10,2%
5. Telephoning 8,8%
6. Duplicating 6,4%
7. Mailing 5,5%
8. Other 12,5%
Jumlah 100%

Menurut ahli dari inggris geofray mills dan oliver standingfordfungsi kantor menurut dia fungsi
setiap kantor adalah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat

Fungsinya dapat digolongkan menjadi 5 kegiatan yaitu:

1. Menerima keterangan (receiving informasi)


2. Mencatat keterangan (recording information)
3. Mengolah keterangan(arrangging information)
4. Memberikan keterangan(giving information)
5. Melindungi harta kekayaan(safeguarding asseta)
Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran

Menurut the liang gie tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam setiap organisasi. jadi tata usaha adalah intinya tugas pelayanan disekitar keterangan-
keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:

Dua ahli Inggris Geofrey Mills dan Cliver Standingford tidak bicara tentang office work,
melainkan the function of the office (fungsi kantor). Menurut mereka fungsi setiap kantor ialah
penyedian suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat.

Fungsi itu dapat dirinci menjadi 5 kegiatan:

1). Menerima keterangan

2). Mencatat Keterangan

3). Mengolah Keterangan

4). Memberikan Keterangan

5). Melindungi Harta Kekayaan

Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran.

Menurut The Liang Gie, baik pengertian office work (pekerjaan kantor) maupun the
function of the office (fungsi kantor), cukup dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah
tata usaha.

Oleh The Liang Gie, tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan
yangdiperlukan dalam setiap organisasi. Jadi tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan
di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan.

1). Menghimpun : kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang
tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untu dipergunakan bila
diperlukan

2). Mencatat : Kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang
diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca dikirim dan
disimpan

3). Mengolah : Kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud


menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4). Menggandakan : Kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.

5). Mengirim : Kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak
kepada pihak lain.

6). Menyimpan : Kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat ditempat tertentu yang
aman.

Peranan dan cirri tata usaha.

Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tertentu
mempunyai segi ketatausahan .

Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan
perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebnyakan pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat
saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa: produksi, penjualan, keuangan, pembelian,
kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya.

Peranan tata usaha.


Dalam garis besarnya, tata usaha mempunyai 3 peranan pokok, yaitu:

1). Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

2). Menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau
melakuakan tindakan yang tepat.

3). Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Cirri utama tata usaha.

1. Bersifat pelayanan
Terry menyebut tata usah sebagai pekerjaan pelayanan.
2. Bersifat merembes ke segaenap bagian dalam organisasi, berarti tata usaha diperlukan di
mana-mana.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Menurut S. Prajudi Atmosudirdjo.

Bahwa tata usaha itu pada waktu ini terdiri atas 4 jenis, yakni:

1. Tata usaha untuk memperlancar pekerjaan dan tata hubungan pimpinan organisasi
dengan instansi-instansi atau pihak-pihak lain dalam rangka memajukan usaha
organisasi.
2. Tata usaha teknis operasiona, yakni information handling khusus untuk mengikuti
jalannya line operations.
3. Tata usaha khusus bantuan, yakni information handling khusus untuk mengikuti
penggunaan dan keadaan resources (tata usaha keuangan, tata usaha personil, tata
usaha logistic, dan sebagainya)
4. Tata usaha khusus untuk memperlancarpengambilan-pengambilan keputusan.
PERTEMUAN KE II

Organisasi

Batasan pengertian organisasi

-Menurut sondang P. Siagian


Organisasi didefinisikan sebagai setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang
bekerjasama untuk sesuatu tujuan bersamadan terikatsecara formal dalam persekutuan mana
selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan
seorang atau sekelompok orang lain yang disebut bawahan
-menurut moekijat
Organisasi adalah kerangka,di dalam mana orang-orang bertindak, organisasi mengandung
penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas, mengorganisasikan adalah menyusun bagian-
bagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan.
-the liang gie
Organisasi adalah setiap sistemkerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk
mencapai tujuan tertentu apapun.
-James money berpendapat bahwa azaz yang melandasi semua organisasi adalah the principles of
coordination.

Hakekat organisasi

-menurut sondang p.siagian


Bahwa pada hakikatnya sebagai alat administrasi dan manajemen,dapat ditinjau dari 2 sudut
pandang
1. Organisasi dapat dipandang sebagai wadah dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan
manajemen dilaksanakan.
2. Organisasi dapat dipandang sebagai proses dimana dianalisis interaction antara orang-
orang yang menjadi anggota organisasi itu.
Prinsip-prinsip organisasi
Menurut sondang p.siagian
1. Terdapat tujuan yang jelas
2. Tujuan organisasi harus dapat dipahami oleh setiap orang didalam organisasi.
3. Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi.
4. Adanya kesatuan arah
5. adanya kesatuan perintah.
6. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang.
7. Adanya pembagian tugas.
8. Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin.
9. Pola dasar organisasi harus relatif permanen.
10. Adanya jaminan jabatan.
11. Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang diberikan.
12. Penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya.

Struktur organisasi

Batasan pengertian struktur organisasi

-menurut S.prajudi Atmosudirdjo


Untuk dapat membuat suatu badan organisasi kita harus mengerti sedikit tentang tipe-tipe
organisasi,oleh karena satu tipe organisasi yang ideal itu tidak ada.bagan organisasi adalah suatu
sarana kita untuk memvisualisasikan keadaan formil daripada organisasi,agar supaya semua
orang dapat mengetahui masing-masing dimana mereka berada pada tangga atau jaringan
organisasi,agar setiap orang mengetahui posisi kedudukan masing-masing,bagaimana tata
hubungan mereka satu sama lain.

-Menurut The Liang Gie, struktur organisasi adalah suatu kerangka yang mewujudkan pola
tetap dari hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukan
kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu system kerjasama.
Syarat –syarat struktur atau tata raga organisasi
Agar suatu organisasi dapat mencapai tujuan maka struktur organisasi harus memenuhi 2
syarat:
1. Efisien
Berarti organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber
pergesekan sehingga segenap satuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang
terbaik antara usaha dengan hasil kerja baik ,mengenai mutu maupun banyaknya hasil
kerja.
2. Sehat
Berarti organisasi itu mempunyai bentu yang teratur dimana masing-masing bidang kerja
beserta pejabat,tugas,dan wewenang yang merupakan satuan tertentu dalam lingkungn
keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpangsiuran.

Bentuk-bentuk organisasi
Organisasi adalah hal dinamis yang menyesuaiakan kedinamisannya dengan
kedinamisannya masyarakat, maka dikenal 4 macam bentuk organisasi:
1. organisasi lini
2. organisasi lini dan staff
3. organisasi fungsional
4. organisasi tipe panitia
a. organisasi lini
sifat-sifat atau cirri-cirinya.
1. Organisasi kecil
2. Jumlah karyawan masih sedikit
3. Pemilik biasanya menjadi pimpinan tertinggi di dalam organisasi
4. Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan umumnya masih bersifat langsung.
5. Tingkat spesialis yang dibutuhkan rendah
6. Anggota organisasi masih kenal satu dengan yang lain.
7. Tujuan yang hendak dicapai masih sederhana.
8. Alat-alat yang digunakan untuk mencapai tujuan masih sederhana
9. Struktur organisasi masih sederhana
10. Produk yang dihasilkan belum beraneka ragam.
Kebaikan
1. Proses pengambilan keputusan cepat karena jumlah orang yang perlu diajak
berkonsultasi masih sedikit.
2. Rasa solidaritas anggota organisasi umumnya besar karena masih saling kenal.
3. Disiplin masih tinggi.
Keburukan
1. Tujuan organisasi sama dengan tujuan pribadi pimpinan tertinggi organisasi.
2. Kecendrungan pimpinan organisasi bertindak diktatories/otokratis karena organisasi
dipandang sebagai milik pribadi.
3. Seluruh organisasi terlalu tergantung pada seseorang.
4. Kesempatan karyawan mengembangkanspesialis terbatas.

b. organisasi lini dan staff


sifat/ cirri-cirinya.
1. Organisasinya besar dan kompleks.
2. Jumlah karyawan banyak.
3. Hubungan krja bagi seluruh anggota organisasi tidak bersifat langsung.
4. Terdapat 2 kelompok dalam organisasi yaitu:
a. Sekelompok orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka
mencapai tujuan.
b. Orang-orang yang sifat tugasnya menunjang tugas pokok, baik karena keahlian
maupun yang memberikan jasa kepada unit operasional dalam bentuk auxiliary
services. Orang-orang ini disebut staf, yang melaksanakan fungsi staff, dibagi
menjadi 2 golongan:
1. Para penasehat
2. Auxiliary personnel ( keuangan, kepegawaian, tata usaha, kendaraan, peralatan,
dan sebagainya).
5. Spesialis yang beraneka ragam diperlukan dan di gunakan secara maximal.
Bentuk organisasi ini dipelopori golongan militer.
Organisasi militer dibagi 2 golongan, yaitu:
1. Pasukan tempur yang dikirim ke garis depan untuk bertempur.
2. Orang-orang staff yang menyediakan tenaga, keuangan material, perbekalan, dan
kebutuhan penunjang lainnya.
Kebaikan
1. Ada pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok
dan tugas penunjang.
2. Bakat yang berbeda dari anggota organisasi dapat dikembangkan menjadi suatu
spesialis.
3. Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap kelompok.
4. Disiplin dan moral tinggi karena tugas sesuai bakat, keahlian, pendidikan dan
pengalaman.
5. Penerangan prinsip the right man in the right place lebih mudah.
6. Bentuk organisasi ini dapat dipergunakan oleh setiap organisasi yang bagaimanapun
besarnya, apapun tujuannya dan betapa kompleks struktur organisasinya.
Keburukan
1. Pelaksana tingkat operasional tidak selalu jelas mana perintah mana nasehat orang
lini dihadapkan kepada 2 macam atasan.
a. Atasan dalam line of command yang punya hak memerintah.
b. Atasan sebagai pimpinan staf, yang berhak memberi nasehat didasarkan
keahlian dan wewenang fungsional.
2. Perintah dari hierarhi line tidak selau seirama dengan nasehat dari hierarkhi staf,
karena dua macam hierarkhi ini memandang suatu hal dari kacamata yang tidak sama.

Untuk zaman modern sekarang ini bentuk line and staff dipandang terbaik karena paling
dapat memenuhi kebutuhan.
C. organisasi fungsional
Yaitu organisasi yang tidak menekankan pada hierarkhi structural, tetapi lebih banayak
didasarkan pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan. Umumnya dipergunakan oleh
took serba ada, dan lain-lain.
Kebaikan.
1. Spesialisasi karyawan dipergunakan maksimal.
2. Solidaritas antara orang yang menjalankan fungsi sama tinggi
3. Moral dan disiplin orang yang menjalankan fungsi sama tinggi.
4. Koordinasi antara orang dalam satu fungsi mudah dijalankan.
keburukan.
1. Terlalu spesialisasi dalam satu bidang sehingga sukar mengadakan tour of duty dan
tour of tour of area tanpa melalui pendidikan intensif lebih dulu.
2. Orang yang bergerak dalam satu bidang fungsi tertentu terlalu mementingkan
fungsinya, sehingga koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
d. Organisasi tipe panitia.
Adalah bentuk di mana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam
kelompok yang bersifat panitia. Artinya, pada tingkat pimpinan, keseluruhan
unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana di bagi dalam kelompok
tugas yang bersifat task force.
Kebaikan.
1. Keputusan yang diambil umumnya tepat karena dibicarakan lebih dulu.
2. Kemungkinan seorang bertindak diktatoris kecil.
3. Usaha koperatif bawahan lebih mudah dibina.
Keburukan.
1. Proses pengambilan keputusan lambat karena harus dibicarakan lebih
dulu.
2. Bila timbul kemacetan, tak ada satu orang pun yang dapat diminta
pertanggung jawaban lebih daripada yang lain.
3. Para pelaksana sering bingung karena perintah tidak dating dari satu
orang tetapi dari beberapa orang.
4. Daya kreasi pelaksana operasional tidak dapat menonjol karena
semua pelaksanaan didasarkan kepada kolektifitas.

Jabatan sekretaris dan unit sekretariat

zaman dahulu ada jabatan juru tulis yaitu seseorang yang pandai menulis dan tulisannya
bagusuntuk mencatat wejangan atau perintah dari seorang raja kepada rakyatnya

pada zaman moderen sekarang ini pegawai yang dibebani tugas surat-menyurat, penyimpanan
dokumen, pelayanan tamu maupun urusan rapat disbut sekretaris. sekretaris pribadi adalah
menyelenggarakan surat-surat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya walau ia
bukan pegawai pribadi.

Batasan pengertian sekretaris

-Menurut Dan M. Braum dan Ramon C.portugal, istilah sekretaris diartikan sebagai seorang
pembantu dari seorang kepala yang menerima pendektean,menyiapkan surat-menyurat,
menerima tamu, memeriksa dan memperingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi
atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajibannya lain yang berhubungan guna
meninggikan efektivitas dari kepala itu.

Dalam bahasa asing sekretaris secretary (inggris), secretaris (belanda). Secretarie (perancis),
secretarium atau secretarius (latin)
Tugas sekretaris

Tugas sekretaris sekarang luas dan tidak dibatasi hanya tata usaha tetapi juga mengatur
tata ruang kerja yang baik, menyiapkan naskah pidato,menyusun perpustakaan, menggunting
berita harian yang perlu, mengurus perjalanan dan penginapan, bahkan melakukan aktivitas
manajemen seperti perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengorganisasian,
pengontrolan dan penyempurnaan

Sekertaris biasanya memiliki anak buah jadi selain dia menjadi sekertaris pimpinan dia juga
menjadi manajer pada kantor sekretariat.

Menurut the Liang Gie sekretariat adalah suatuorganisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan
dalam bidang tata usaha.

Pengertian kesekretariatan

-Menurut The Liang Gie,


kesekretariatan adalah profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam
organisasi dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat organisasi.
-norma davis blakburn
sekretaris adalah juga sekaligus juru arsip,juru tata usaha,penerima tamu,juru stano,dan manajer
perkantoran.
Ciri-ciri yang diperlukan untuk jabatan sekretaris adalah
a) Sincerity(kesungguhan): minat terhadap pekerjaan, atasan, perusahaan, dan masa depan.
b) Dedication(pengapdian): kesanggupan menyisihkan kepentingan pribadi untuk urusan
kantor
c) Ambition(cita-cita): menetapkan suatu tujuan dan hasrat untuk mencapai tujuan.

Syarat utama seorang sekretaris adalah

Menurut S.Prajudi Atmosudirdjo syarat utama yang harus dipenuhi adalah


a) Integre:tidak dapat dihasut,disuap,dibujuk untuk berkhianat terhadap bossnya
b) Dapat menyimpan rahasia dengan surat-surat atau hal-hal yang bersifat rahasia
c) Tekun serta setia terhadap tugasnya
d) Dan sering harus berfungsi sebagai “bumper”antara the boss dan bawahan
Syarat untuk menjadi sekretaris yang bermutu tinggi adalah

Menurut S.Prajudi Atmosudirdjosyarat utama yang harus dipenuhi adalah


a) Syarat kepribadian yang sesuai dengan jabatannya
b) Syarat pengetahuan umum (high quality)
c) Syarat pengetahuan khusus(spesialis)
d) Syarat sekretaris yang khusus dalam bidangnya
e) Syarat skill dan teknik kesekretariatan
f) Syarat praktik

Jenis jenis sekretaris

1. Business secretary,seorang sekretaris organisasi yang biasanya justru menjadi pejabat


kunci atau central
2. Private secretary,seorang sekretaris pribadi yang hanya melayani the boss.dalam hal ini
biasanya sekkretaris pribadi tidak juga merangkap sebagai manajer.

PERTEMUAN KE III

Sentralisasi

Umum

Berhubung perkembangan pekerjaan perkantoran dewasa ini yang menjadi amat luas,
rumit, dan melibatkan aneka perlengkapan mahal, sesuai dengan kemajuan dan perkembangan
ilmu pengetahuan dan teknologi, maka dalam organisasi perkantoran timbul persoalan sekitar
sentralisasi/ pemusatan dan spesialis/ pengkhususan.

Dalam hubungan dengan keseluruhan organisasi, pengorganisasian tata usaha dapat


memakai azas sentralisasi (pemusatan) dan desentralisasi (pemencaran).
Batasan pengertian sentralisasi

Sentralisasi berarti titik berat pada pengawasan dari pusat seperti yang dinyatakan oleh instruksi-
instruksi secara terincidari kantor pusat engenai pekerjaan apakah yang harus
dilakukan,bagaimana,dan bilaman pekerjaan tersebut harus dilakukan,kemudian menuntut
adanya laporan-laporan yang sering dan tertur tentang pekerjaan tersebut.

-menurut the Liang Gie


Sentralisasi atau azaz pemusatan adalah azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana semua
kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah
satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul
pekerjaan operatif.
Keuntungan azas sentralisasi/ pemusatan
a. Pengawasan administrasi yang lebih baik.
b. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan lebih muadah.
c. Pengawasan dapat sesuai dengan standar.
d. Penggunaan mesin-mesin yang lebih baik.
e. Penggunaan para ahli dan saran yang paling baik
f. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja.

Kerugian azas sentralisasi/ pemusatan.


a. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan frustasi pegawai.
b. Menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat.
c. Penangguhan dalam pelaksanaan pekerjaan.
d. Adalah tidak baik pengawasan dari jauh, misal adalah tidak praktis peraturan dibuat oleh
pemimpin yang jauh dari pekerjaan.
Pelayanan kantor yang dapat disentralisasikan.
a. Surat-surat yang diterima dan yang dikirim.
b. Telepon, telegraph, dan metode komunikasi lain.
c. Penerimaan tamu.
d. Penggandaan surat.
e. Penyimpanan surat dan warkat.
f. Pengetikan.
g. Pekerjaan menghitung.
h. Perlengkapan kantor dan alat tulis.
i. Pengawan formulir.
j. Pembersihan kantor dan kantin
k. Latihan dan pengerjaan pegawai tata usaha.
l. Daftar hadir.

Desentralisasi

Batasan pengertian desentralisasi

-menurut The Liang Gie berdasarkan azaz ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh
organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja
ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungan sendiri. dengan demikian dapat disimpulkan
bahwa desentralisasi merupakan azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana masing-masing
satuan organisasi dalam keseluruhan organisasi itu disamping melaksanakan tugas induk juga
melakukan kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri.
Keuntungan azas desentralisasi.

a. Bila unit kerja sebuah organisasi tersebar di beberapa gedung, kalau tata usahanya
dipusatkan hanya akan memperlambat jalannya pekerjaan pokok, maka lebih baik/ lebih
tepat dipakai azas desentralisasi supaya lebih lancar.
b. Ada beberapa segi tertentu dari tata usaha yang memang harus dikerjakan sendiri oleh
masing-masing satuan organisasi (misal menyusun laporan yang bersifat teknis,
menelepon, dan sebagainya).

Kelemahan azas desentralisasi.

a. Biaya kantor akan boros, karena dipaksakan setiap unit kerja mempunyai peralatan dan
perlengkapan atau machine kantor yang sama sedang penggunaannya belum tent uterus
menerus (continue)
b. Banyak membutuhkan peralataan dan tenaga kerja.
c. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor

PERTEMUAN KE IV

Komunikasi perkantoran

Sebelum ditelaah lebih alnjut mengenai komunikasi perkantoran, ada baiknya terlebih
dahulu diperkenalkan tentang batasan pengertian komunikasi dan unsur-unsur komunikasi.

Batasan pengertian komunikasi


-Anwar arifin
Komunikasi berasal dari bahasa inggris “communication”.istilah lain berasal dari bahasa latin
“cammunication”yang artinya pemberitahuan,pemberian bagian,pertukaran,dimana si pembicara
mengharapkan pertimbangan dari pendengarnya,ikut mengambil bagian.jadi komunikasi atau
berkomunikasi adalah suatu upaya bersama-sama orang lain,atau membangun kebersamaan
dengan orang lain dengan membentuk perhubungan.
Unsur-unsur komunikasi:
1. Komunikator
2. Komunike
3. Komunikan
4. Media
5. efek
-Carl I hoveland
Komunikasi adalah proses dengan mana seorang individu mengoperkan stimuli untuk merubah
tingkah laku individu yang lain

-The Liang Gie


Komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari
seseorang kepada orang lain.
Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari
seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau
menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.
Unsur-unsur komunikasi menurutnya:
1. pengirim warta
2. warta,keterangan,atau buah pikiran
3. alat atau sarana untuk menyampaikan warta
4. isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sarana yang bersangkutan
5. penerima warta

Unsur-unsur komunikasi.
Menurut The Liang Gie , dalam garis besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur yang
berikut:

1). Pengirim warta

2). Warta, keterangan, atau buah pikiran

3). Alat atau sarana untuk menyampaikan warta

4). Isyarat yang dipancarkan oleh alat/ sarana yang bersangkutan.

Menurut Anwar Arifin, dengan demikian secara umum komunikasi terdiri dari unsur-unsur
sebagai berikut:

- Komunikator (sumber)
- Komunike (pesan)
- Komunikan (sasaran, penerima khalayak)
- Media (alat penyalur)
- Efek (umpan balik, akibat)
Dengan demikian ada kesamaan pendapat mengenai unsure-unsur komunikasi yang
dikemukakan oleh The Liang Gie dan Anwar Arifin walaupun dengan susunan bahas
yang berlainan.

batasan pengertian komunikasi perkantoran

Dengan pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi modern dewas ini, alat tata
hubungan telah sangat beraneka ragam, dari yang sederhana sampai pesawat radio, televise,
telex, faximile, dan peralatan elektronik lain. Apabila penyampaian warta itu dialakukan dalam
rangka kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu organisasi, lazim disebut
administrative communication, untuk membedakan dengan communication dalam arti
perhubungan. Sedang pelaksanaannya dalam bidang tata usaha pada suatu kantor dikenal sebagai
office communication.
Dalam hal ini, The Liang Gie, memberi penjelasan seperti berikut ini:

Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide dari 1 pihak
lain telah lazim disebut”administrstive communication” yang dalam bahasa Indonesia dapat
dinyatakan dengan satu istilah “tata hubungan”.

- Pendapat Charles E.redfield


Tata hubungan komunikasi administrative dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu
bentuk komunikasi sosial atau antar manusia dalam mana terdapat 5 unsur ini: seorang pemberi
warta (seorang pembicara, pengirim, penyiar) yang menyampaikan (berkata, mengirim,
menyiarkan) warta (perintah, laporan, saran) kepada seorang penerima warta (pihak yang
dikirim, penjawab atau hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima itu sebagaimana
tampak dalam tanggapannya (jawaban reaksi).

-Pendapat william G.scott


Tata hubungan adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan penyalinan yang
cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan tindakan yang akan mencapai tujuan
organisasi secara efektif. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian tindakan
yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama
untuk mencapai tujuan tertentu.
Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan
warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan
tertentu.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa administrative communication/ office
communication/ tata hubungan adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta dari seorang/
pihak tertentu kepada orang/ pihak lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan
tertentu.

Proses komunikasi perkantoran(tata hubungan)


Dalam suatu organisasi atau kantor besar, proses komunikasi administrasi/ tif tidak
sederhana, masih banyak unsur lain yang masuk dalam prose situ, seperti: berbagai alat yang
dipergunakan, tata cara penyampaian dan sebagainya.
Menurut Claude E.shannon dan warren weaver
Proses tata hubungan meliputi:
1. sumber warta
2. wartanya
3. alat pengirim warta
4. isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim
5. sumber gangguan
6. isyarat yang diterima
7. alat penerima
8. wartanya
9. pihak yang dituju
10. reaksi penerima warta
11. struktur organisasi

Tujuan tata hubungan

-Menurut Keith davis


Komunikasi lebih baik menghasilkan pelaksanaan kerja yang lebih baik,sedang persatupaduan
antara kemahiran kerja dan kemauan kerjaakan menghasilkan karya terbaik.tujuannya tata
hubungan ada 2 yakni:
1. untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama
kelompok,kemehiran kerja
2. untuk mengusahakan sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan
kerjasama,kerja,dan kepuasan kerja.
Sistem komunikasi administrasi/perkantoran (tata hubungan)
-menurut J.C.denyar
Sistem komunikasi dibedakan dalam:
1. sistem komunikasi tulisan.contoh:surat lewat pos,petugas pengantar,telegram dan warkat
tertulis lain.
2. Sistem komunikasi lisan.contoh:telepon,corong suara.
3. Sitem mekanis.contoh:pipa udara,ban berjalan,televisi,dll.
4. Sistem panggilan petugas
Cara dan alat yang dipergunakan untuk mengadakan tata hubungan
-menurut George Terry
a) Wawancara khusus
b) Rapat kerja,komperensi,pertemuan anggota organisasi
c) Pembicaraan telepon
d) Penerbitan:warta harian,majalah,buku petunjuk,buku pedoman,brosur amanat dari
pimpinan,dsb.
e) Surat edaran
f) Papan pengumuman
g) Plakat
h) Laporan tahunan kepada anggota organisasi
i) Surat dikirim langsung kepada pegawai
j) Film,slides dan alat lain yang serupa.

Dengan adanya tata hubungan yang lebih baik, terjamin suatu kerjasama yang lebih baik/
sempurna dalam mencapai tujuan organisasi. Itulah sebabnya Chestar I. Barnard menyatakan
bahwa syarat pertama organisasi ialah adanya orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi
satu sama yang lain. Dan tugas pertama pucuk pimpinan organisasi ialah menciotakan dan
memelihara sebuah system komunikasi.

Komuikasi intern (tata hubungan ke dalam)

Batasan mengenai komunikasi intern


Sebagian besar kegiatan tata usaha dalam suatu organisasi terdiri mengadakan hubungan
di dalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar. Mengenai batasan pengertian/ definisi
komunikasi intern (tata hubungan kedalam), seorang ahli mengatakan sebagai berikut.

-Menurut The Liang Gie


Untuk menyederhanakan penyebutan, hubungan-hubungan didalam lingkungan organisasi
sendiri dapat disebut komunikasi intern. komunikasi intern dapat dibedakan menjadi 2 macam
yaitu hubungan tegak dan hubungan datar.
1. Hubungan tegak adalah proses penyampaian suatu informasi dari pihak pimpinan
kepada para pegawai bawahan maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan.pokok dari
hubungan vertikal kebawah berwujud perintah dan petunjuk sedangkan hubungan
vertikal keatas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis.
Dalam mengeemudikan suatu organisasi, tentu harus mengeluarkan perintah. Perintah
dapat diberikan secara lisan dan tertulis. Menurut Charles Broaded, umumnya perintah lisan
hanya baik dipergunakan, apabila:
1). Apa yang diperintahkan itu merupakan tugas sederhana.
2). Bawahan yang diperintah pernah menjalankannya.
3). Perintah itu akan selesai dalam waktu yang singkat.
4). Kekeliruan yang mungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar.
5). Pejabat pemberi perintah berada di dekat bawahan dan sewaktu-waktu dapat
memeriksa pelaksanaan perint itu.
6). Dalam keadaan darurat sehingga tiada waktu untuk membuat perintah tertulis.

Menurut Charles Broaded pula, hal-hal berikut mengharuskan perintah tertulis:


1). Tugas diperintahkan akan berlangsung dari satu bagian ke bagian lain.
2). Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci.
3). Bawahan yang diberi perintah harus mengerjakannya di tempat lain.
4). Pegawai yang bersangkutan telah berulangkali gagal melaksanakan perintah secara
lisan.
5). Tugas itu harus dilanjutkan oleh pegawai yang bertugas pada kesempatan berikutnya.
6). Perintah itu harus berjalan dari pucuk pimpinan ke bawah dengan melalui berbagai
tingkat jenjang organisasi.
7). Seorang pekerja tertentu harus memikul tanggung jawab akan keberesan apa yang
diperintahkan itu.
8). Kekeliruan yang akan mungkin terjadi mempunyai akibat besar.
Hubungan vertical ke atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis.
Dalam suatu organisasi yang baik hendaknya pada waktu-waktu tertentu para bawahan
menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugasnya. Dari laporan ini pihak pimpinan dapat
mengetahui apakah organisasi berjalan menuju ke tujuan organisasi yang telah ditetapkan atau
tidak.
Selain laporan tertulis ada juga laporan secara lisan. Laporan lisan dapat diperoleh dari
wawancara dengan pegawai yang bersangkutan atau melalui rapat yang sekalius meliputi semua
pegawai. Pimpinan hendaknya selalu berusaha mendekati bawahan sehingga benar-benar
mengetahui tugas pekerjaan dan suasana perasaan mereka. Ini akan lebih menjamin kebenaran
suatu laporan, yaitu pihak bawahan tidak mudah cenderung menyajikan hal yang gemilang/ baik
saja.

2. Hubungan datar (horizontal).

Adalah hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang
kuarang lebih sederajad.

- Mengadakan pertemuan berkala, misalnya rapat kerja bulanan. Dengan rapat kerja
bulanan, koordinasi intern dapat terjamin, sehingga dapat menghindarkan pemborosan,
tugas rangkap, atau pertentangan wewenang.
- Menyediakan semacam ruang untuk berkumpul, misal ruang istirahat atau ruang makan
untuk sewaktu-waktu dipergunakan oleh para pegawai. Pimpinan organisasi yang baik
menginsafi pentingnya ruang semacam ini. Bukan saja sebagai suatu jasa pelayanan
terhadap para bawahan, melainkan juga sebagai suatu alat agar diantara mereka ada
hubungan satu sama lain.
-

Hubungan keluar dengan masyarakat

Batasan pengertian hubungan masyarakat


-menurut The Liang Gie
Segenap cara dan kegiatan yang bersangkutan dengan usaha untuk memelihara hubungan sebaik-
baiknya dengan pihak luar itu telah lazim disebut dengan hubungan masyarakat.
-Webster
Segenap aktivitas yang dilakukan oleh suatu industri, perserikatan, perusahaan, perhimpunan
jabatan, pemerintah suatu organisasi lainnya untuk menciptakan dan memelihara hubungan-
hubungan yang sehat dan bermanfaat dengan publik tertentu dan publik pada umumnya, dengan
maksud menyesuaikan dirinya terhadap keadaan sekelilingnya dan memperkenalkan dirinya
kepada masing-masing.
Manfaat atu keuntungan humas
Kalau hubungan keluar dapat dilaksanakan denagn baik, pasti organisasi yang
bersangkutan mendapat pandangan yang tinggi di mata masyrakat. Tiada yang lebih bernilai bagi
organisasi daripada suatu nama baik di lingkungan public.
Keuntungan humas bagi perusahan, antara lain:
1. Bertambahnya langganan pemakai produknya
2. Bertambah tinggi nilai saham perusahan

Keuntungan humas bagi pemerintah/lembaga sosial

1. Lebih banyak publik yang akan mempergunakan jasanya


2. Publik akan memberikan dukungan moral dan menghargai segala sesuatu yang dilakukan
3. Bagi instansi pemerintah akan memperbesar kewibawaan dan martabat negara

Perantara humas

Perantara terpenting untuk melaksanakan humas ialah para pegawai organisasi yang
bersangkutan. suatu sikap yang harus dimiliki para pegawai ialah mereka dapat memepersatukan
dirinya dengan organisasi.

Pedoman dan usaha publik relations adalah sebagai berikut:


1. Humas selalu didasarkan atas pelaksanaan tugas pokok yang sebaik-baiknya oleh
organisasi yang bersangkutan
2. Sesuatu organisasi yang hendak berurusan dengan publik hendaknya mempelajari
kepentingan dan hasrat pelbagai golongan
3. Rencanakan hubungan dengan sebaik-baiknya untuk mensukseskan suatu proyek atau
tujuan tertentu
4. Humas hendaknya diselenggarakan secara terus-menerus
5. Humas hendaknya diperkuat dengan keadaan dalam organisasi yang bersangkutan yang
dapat penghargaan masyarakat.
6. Tata cara humas hendaknya dislenggarakan dan dipermudah sehingga lancar
7. Keluhanan betapapun kecilnya dari masyarakat terhadap organisasi hendaknya diterima
atau diperhatikan sepenuhnya.
8. Saran dari pihak masyarakat untuk kesempurnaan organisasi hendaknya diperhatikan dan
diterima dengan sifat terbuka
9. Segala sikap dan tindakan yang dapat menyakitkan hati publik hendaknya
dihindari.menanam bibit permusuhan betapapun kecilnya akhirnya akan meugikan
organisasi yang bersangkutan.
10.
PERTEMUAN KE V

Lokasi/ letak kantor

Pendahuluan.
Menurut moekijat, lingkungan kantor terdiri atas gedung kantor, perkakas dan tata
ruang kantor, serta kondisi-kondisi fisik, di dalam mana pegawai melaksanakan
pekerjaan.
Dengan demikian gedung kantor merupakan salah satu komponen/ unsur dari
pada ligkunn kantor.
Menurut S. Prajudi Atmosudirdjo, kantor sebagai tempat di mana office work itu
akan berlangsung sangat penting artinya bagi office management maupun bagi office
work yang efisien.
Pentingnya memilih lokasi kantor
Pada umumnya office manajer tidak beebas di dalam memilih lokasi atau letak
atau tempat daripada gedung kantornya, sebab dia tergantung dari pejabat pimpinan yang
bersangkutan.
Lebih lanjut menurut S. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa “lokasi kantor
itu merupakan salah satu factor yang penting kelancaran jalannya office work dan office
duties.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lokasi/ letak kantor merupakan salah
satu factor penunjang dalam memperlancar jalannya pekerjaan kantor (tata usaha).

Factor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih/ menentukan lokasi kantor.


1. Factor lingkungan tetangga
Hal ini sangat penting diperhatikan karena setiap oragnisasi haus bekerja sama
dengan organisasi lain yang bersamaan kepentingan.
2. Faktor kedekatan antar bagian kantor
Tidak selalu mungkin bagi suatu organisasi untuk menempati suatu blok perumahan/
kantor yang berdekatan dan menguntungkan.

3. Factor harga atau sewa ruangan


Antara keuntungan lokasi yang dapat diperoleh dan biaya (sewa, harga beli) untuk
memperoleh tempat itu harus dipertimbangkan dengan baik.
4. Faktor dekat labour market.
Faktor ini penting, karena pegawai yang rumahnya dekat tidak akan meminta
penghasilan yang tinggi disbanding mereka yang harus naik angkutan yang lebih dari
10 kilometer.
5. Faktor jalan ke luar masuk pegawai
Perlu diperhatikan, sebab tidak jarang timbul cekcok bila para pegawai harus melalui
gang atau pintu yang sama dengan pegawai perusahan/ orang lain.
6. Factor keamanan.
Factor ini sangat penting bagi kantor yang banyak mempergunakan mesin kantor
yang mahal dan kecil sehingga mudah dicuri.
Menurut Moekijat, letak kantor di luar kota mempunyai keuntungan dan kerugian.
Keuntungan:

a. Biaya gedung yang lebih murah’


b. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah.
c. Kesehatan pegawai yang lebih baik.
d. Fasilitas pengangkutan yang lebih baik bagi para pegawai.
e. Ruang dapat diperluas

Kerugian:

a. Hubungan dengan teman-teman perushan di kota dan dengan para langganan kurang.
b. Komunikasi dengan kota mungkin sulit.
c. Mungkin masih diperlukan adanya kantor di kota.
d. Pengaruh kurang
e. Pemindahan pegawai dari kota (biaya).
f. Mungkin sulit mendari pegawai-pegawai ahli.

Bangunan Gedung Kantor

Pendahuluan.

Kebanyakan gedung kantor itu dibangun ats dasr pertimbangan pokok bahwa gedung itu
harus kuat. Tentang bentuk dan susunan ruangan didalamnya kurang diperhatiakan, padahal
bentuk atau bangun gedung kantor itu penting sekali untuk efisiensi pekerjaan.

Maka bentuk gedung kantor modern harus disesuaikan, dengan maksud untuk dapat
memberikan fasilitet yang sebesar-besarnya kepada proses kerja yang dilakukan di dalamnya.
Oleh karena itu pada waktu membangun sebuah gedung kantor, kepada arsistekturnya perlu
diberikan keterangan mengenai kegiatan kerja kantor itu sehinnga ia dapat menyesuaikan
rencana gedung kantor itu dengan keperluan dan kemungkinan perkembangannya.

Syarat-syarat bentuk gedung kantor.


Tentang bentuk gedung kantor diusahakan agar memenuhi syarat-syarat seperti ini.

1. Dapat memberikan fasilitas terhadap proses pekerjaan yang berlangsung di dalamnya


2. Menjamin kesehatan dan comfort (kesenangan/ kenyamanan) bagi pegawai.
3. Dapat berkesan pada pengunjung dan public
4. Memounyai flexibility bagi perluasan dan macam-macam keperluan.
5. Terdapat keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan dan keuntungan yang diperoleh.

Perencanaan lingkungan kerja.

Lingkungan kerja dalam suatu kantor harus meberikan dorongan kepada para pegawai
untuk bekerja dengan baik.

Factor-faktor yang penting dalam hal ini ialah:

1. Penerangan. Ini merupakan factor penting karena hamper tiap pekerjaan kantor itu
merupakan pekerjaan melihat, seperti membaca dan menulis, yang membutuhkan
penerangan yang baik.
Keuntungan penerangan yang baik:
a. Naiknya produktivitas
b. Berkurangnya ketegangan urat saraf mata dan kelelahan mental.
c. Bertanbah baiknya kualitas pekerjaan.
2. Tata warna, warna dapat mempengaruhi perasaan kita.
3. Tata suara, sebagian besar pekerjaan kantor merupakan pekerjaan mental.
4. Gangguan public, diusahakan agar public seperti orang-orang berjualan tidak boleh
berada disekeliling kantor.
5. Ventilasi, ini perlu diperhatikan karena para pegawai akan lebih senang dan giat bekerja
jika udara di dalam kantor tidak panas dan menekan.
6. Kamar kecil, dalam hal ini yang perlu diperhatikan ialah:
a). kebersihan kamar kecil
b). jarak jangan terlalu dekat/ jauh dengan bekerja pegawai.
7. Bahaya-bahaya, kantor harus merupakan tempat di mana para pegawai dapat bekerja
dengan aman
8. Musik, music dapat menimbulkan semanagt bekerja pegawai asal sesuai dengan
suasana dan tempatnya.

Pengisian Gedung Kantor

Pendahuluan

Dalam kita akan mengisi suatu gedung kantor, ada dua hal yang harus kita perhatikan,
yakni:

a. Pemilihan perabot kantor yang tepat


b. Penggunaan ruang yang tepat.
A. pemilihan alat/ perabot kantor.
Menurut S. Prajudi Atmosudirdjo. Masalah ini di Indonesia kuarang
mendapat perhatian karena:
1) Alat-alat dan atau perabot kantor yang diingini sering sukar
didapat atau terlalu mahal, sehingga rencana yang secara nasional
baik malah menjadi tertawaan dan ejekan.
2) Memang banyak office manajer yang kurang mengerti akan azas
perencanaan equipping kantor serta lay out, yakni tata peletakan
perabot dan alat-alat kantor yang menghemat time and motion, dus
menghemat biaya

Faktor yang perlu diperhatikan dalam mengadakan perencanaan dan pemilihan alat-alat dan
perabot kantor:

1). Faktor sifat pekerjaan dan kegiatan kantor

Tujuan pekerjaan atau kegiatan yang akan diselesaikan harus ditentukan dengan jelas dan
definitive, serta diuji secara kritis, untuk menjamin bahwa jenis, jumlah alat/ mesin/ perabotan
itu essensiel sehingga pengunaan benda yang tidak perlu dapat dihindarkan.

2). Faktor penyesuaian keperluan dengan situasi setempat.


Tiap organisasi, instansi, perusahan mempunyai hakikat pekerjaan, situasi, kondisi yang
berbeda, sehingga tiap organisasi, instansi, perusahan mempunyai keperluan alat yang berbeda
pula. Oleh karena itu, dalam hal menetapkan jenis dan jumlah alat tersebut harus diadakan
penelitian dengan mengingat keperluan, serta sesuai dengan hakikat, kondisi dan situasi masing-
masing.

3). Faktor fleksibilitas kegunaan dan biaya.

Hendaknya diusahakan agar kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau
suatu macam pekerjaan, tetapi jika perlu digunakan untuk beberapa jenis kegitan. Hal ini erat
hubungannya dengan masalah harga atau biaya.

4). Faktor keindahan dan keseragaman

Bentuk dan ukuran alat hendaknya dapat member kesan yang baik bagi yang melihat, bila
mungkin warna harus disesuaikan dengan faktor lain yang mengelilinginya.

5). Faktor stadardisasi mesin dan perabot kantor.

Ini erat hubungannya dengan standardisasi pekerjaan kantor, alat tulis kantor, ruang
kantor, formulir dan sebagainya

B. Penggunaan ruang yang tepat (lay out, tata ruang)


Ini berkaitan dengan penilaian suatu standard ruang, yaitu:
-Sifat pekerjaan yang dilakukan
-Bentuk ruang dan kesatuan perabot itu sendiri.

PERTEMUAN KE VI

Batasan pengertian tata ruang kantor.


Suatu penting yang turut menentukan kelancaranj dalam pelaksanaan tata usaha ialah
penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya.

The Liang Gie, member I penjelasan sebagai berikut:

Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang
menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran .

Untuk memperjelas pengertian tata ruang kantor dapat dikutipkan perumusanyang


berikut:

-Menurut Ldttlafield dan Peterson.

Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan
pada luas lantai yang tersedia.

-Menurut George Terry.

Tata ruang perkantoran adalah penentuan mennai kebutuhan ruang dan tantang penggunaan
secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor
fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak.

-Menurut Noekijat

Tata ruang kantor menunjukan penentuan syarat-syarat ruang dan penggunaannya secara terinci
daripaa ruang ini untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang paling praktis yang
diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa peranan tata ruang kantor ya itu merupakan
faktor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha.

Dan tata ruang kantor dapat didefinisikan penyusunanan alat-alat kantor pada letak yang
tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja para pegawai dalam
rangka mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.

Keuntungan tata ruang kantor yang baik.


-Menurut The Liang Gie

Jadi tata ruang perkantoran yang baik akan bemanfaat bagi organisasi yang bersngkutan dalam
menyelesaikan pekerjaan.

Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan yang berikut:

1). Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar mandir
yang sebetulnya tidak perlu

2). Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan

3). Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu, Luas lantai tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebnyak-banyaknya.

4). Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu
bagian tertentu.

Tujuan menyusun tata ruang kantor

Menurut The Liang Gie . tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknuya
dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik.

Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu ialah:

1. Pekerjaan itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek
mungkin.
2. Rangkaian aktifitas tata usaha dapat mengalir secara lisan
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara
5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6. Pihak luar yang mengunjung kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik
tentang organisasi tersebut.
7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah
sewaktu-waktu diperlukan.

Azas tata ruang kantor.

Menurut Richard Muther

a. Azas mengenai jarak terpendek.


Yaitu yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang
sependek-pendeknya.
b. Azas mengenai rangkaian kerja.
Yaitu menempatkan para pegawai dan alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan
urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.
c. Azas mengenai penggunaan segenap ruang.
Yaitu menggunakan sepenuhnya ruang yang ada, baik berupa luas lantai dan ruang
vertical.
d. Azas mengenai perubahan susunan tempat kerja.
Yaitu dapat diubah atau disususn kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak
memakan biaya besar
Jenis/ macam tata ruang.
1. Tata ruang yang terpisah-pisah.
Yaitu ruang untuk bekerja terbagi dalam beberapa satuan. Pembagian itu karena
keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja
dibikin pemisah buatan, misal sokosel , kayu atau dinding kaca.
2. Tata ruang yang terbuka.
Yaitu ruang kerja dipisahkan. Semua aktivitas dilaksanakan pada 1 ruang besar
terbuka, tidak dipisah menurut kamar atau pedangan buatan.

Ruang besar terbuka adalah lebih baik dan lebih memuaskan dari pada yang terpisah pisah,
karena:

1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai.


2. Lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai.
3. Lebih memudahkan tersebernya cahaya dan peredran udara.
4. Kalau terjadi penambahan pegawai, alat kantor, perubahan proses penyelesaian
pekerjaan, tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya.

Kerugian kantor yang terbuka adalah.

1. Suasana yang tidak berhubungan denagan orang perorangan


2. Suara gaduh
3. Dapat mendorong kondisi yang ramai
4. Tidak baik bagi kesehatan pegawai.
5. Sukar memperoleh ventilasi dan pemanasan yang sesuai untuk setiap orang.
6. Bingung karena tamu.

Teknik untuk mencapai tata ruang kantor yang baik. (menurut John R. Immer).

a) Meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama
b) Pada tata ruang terbuka,susunan meja dapat terdiri atas beberapa baris
c) Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para
pegawai,di tengah ruang ada lorong utama selebar120cm,lorong lebih lebar 80cm.
d) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau dibelakangnya(ruang untuk
duduk pegawai )selebar 80cm
e) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawai
f) Apda tata ruang terbuka dimana bekerja banyak orang,bila dikelompokkan mereka
ditempatkan didekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok
itu
g) Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut diberi tempat yang banyak memperoleh
penerangan cahaya.ini untuk kesehatan mata dan kesempurnaan hasil kerja
h) Pegawai yang bertugas mengenai urusan yang mengandung resiko besar,ditempatkan
dipojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang.bila perlu dibuat bedengan dari kaca
i) Pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian lain atau
publik,ditempatkan didekat pintu
j) Lemari dan alat perlengkapan lain ditaruh didekat pegawai yang paling sering
mempergunakan benda itu
k) Alat kantor yang sering menimbulkan suara ribut,misal mesin stensil,ditaruh didekat
jendela,sehingga gema suara sebagian besar dapat langsung terbuang keluar
l) Lemari yang berat,peti besi,dapat diletakkan menempel tembok atau tiang,sehingga
mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya
m) Pejabat [pimpinan yang sering menerima tamu penting dan membicarakan urusan
bersifat rahasia,dapat dibuat kamar tersendiri.
n) Bila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar
membutuhkan ruang tersendiri,dapat dibuat kantor/ruang pribadi ukuran
2,5×3,6m(9m²)

Langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor.


1. Membuat gambar denah kantor yang bersangkutan.
Pada gambar denah itu harus dicantumkan keterangan mengenai panjang dan lebar
ruang yang bersangkutan, juga dilukiskan di mana letak pintu, jendela, dan pilar
gedung.
2. Mempelajari segenap pekerjaan kantor itu.
Semaua aktivitas perkantoran dicatat. Setelah diketahui macamnya pekerjaan, lalu
ditentukan proses pelaksanaannya. Dengan demikian diperoleh gambaran mengenai
urutan penylesaian pekerjaan.
3. Menyusun letak meja kerja para pegawai
Untuk menyusunnya, buatlah guntingan gambar yang berwujud meja, kursi, lemari,
atau perabot lain.
4. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan gambar meja dan
kursi di atas gambar denah.
Guntingan ganbar itu digeser-geser sehingga tercapai susunan yang baik.

Persyaratan lingkungan fisik kantor.

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan
diatur oleh setiap manajer perkantoran yang modern.

Persyratan lingkungan fisik itu meliputi:

a. Kebersihan.
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai
c. Suhu udara
d. Ventilasi
e. Penerangan cahaya
f. Fasilitas kesehatan.
g. Fasilitas cuci.
h. Air minum.
i. Tempat pakaian.
j. Tempat duduk.

k. Lantai, gang dan tangga.


l. mesin.
m. Beban berat.
n. Pertolongan pertama.
o. Penjagaan kebakaran.
p. Pemberitahuan kecelakaan.

Selanjutnya 4 hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi pekerjaan perkantoran,


yakni: cahaya, warna, udara dan sangat.
a. Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup memancar tepat akan menambah efiensi kerja
para pegawai. Mereka dapat bekerkja lebih cepat, leebih sedikit membuat
kesalahan dan mata tidak lekas lelah.
b. Warna
Bersama cahaya, warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisiensi
kerja para pegawai.
c. Udara
Yang penting ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu.
Sebuah perhimpunan insinyur bidang pemanasan dan peredaran udara di
Amerika serikat menyatakan bahwa syarat yang paling mendekatiuntuk bekerja
dengan enak bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25,60 c dan nilai kelembaban
45%. Di Indonesia nilai kelembaban udara rata-rata lebih daripada 70%. Prof.
soeterman mengemukakan beberapa hal sebagai usaha mengatasi udara yang
panas lembab itu.
1. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat air conditioning.
2. Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja.
Misal: membuat lubang udara yang cukup pada dinding kamar. Sewktu
bekerja jendela dibuka.
3. Mengatur penggunaan, pemakaian kerja dengan baik yang dipakai para
pekerja . untuk bekerja di Indonesia mengenakan pakaian jas lengkap dengan
dasi ala barat adalah kurang tepat.
d. Suara
Faktor suara sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai.
Usaha yang dijalankan:
- Dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya
dipakai lapisan penyerap suara, misal karton tebal permukaan berlubang.
-Untuk mengurangi kegaduhan dib W mesin titik diberi alas karet busa tipis.
-Untuk pesawat telephone, ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup
rapat
-Cara yang akhir-akhir ini dijalankan di luar negeri untuk menambah efisiensi
kerja ialah penggunaan music. Percobaan membuktikan bahwa lagu yang tenang
dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejenuhan serta menambah
kegembiraan kerja.

You might also like