Professional Documents
Culture Documents
Administrasi
Charles A. Beard seorang historikus politik yang terkenal dalam satu karyanya yang
dikutip oleh Albert lapasky dalam bukunya administration pada tahun 1937 berkata bahwa “
tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari administrasi.
Kelangsungan hidup pemerintahan yang beradab dan malahan kelangsungan hidup dari
peradaban itu mandiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan
mengembangkan suatu filsafat administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah
masyarakat modern”.
Sarjana Amerika yang lain James Burnham , mengatakan revolusi politik dan sosial akan
timbul dan diselesaikan, akan tetapi aka nada revolusi pada abad modern ini yang tidak akan
pernah selesai yaitu managerial revolution yang akan menimbulkan suatu kelas terpenting dalam
suatu masyarakat yaitu the managerial class.
Dengan demikian dapat diketahui bahwa tegak runtuhnya suatu Negara, maju mundurnya
suatu peradaban manusia, timbul tenggelamnya suatu bangsa-bangsa di dunia, tidak dikarenakan
perang besar atau bencana lain, tetapi tergantung pada baik buruknya administrasi yang dimiliki.
Oleh karena itu suatu bangsa, Negara, masyarakat yang ingin mencapai kemajuan dalam
berbagai aspek kehidupan dan penghidupan modern harus mengutamakan pembinaan dan
pengembangan administrasi yang sesuai dengan faktot-faktor lingkungan (ecmlogical factors)
bangsa, Negara, masyarakat yang bersangkutan.
Sekarang ini memang abad administrasi. Sebab semua keputusan di bidang politik,
ekonomi, sosial budaya, militer dan lain-lain aka nada artinya bila keputusan tersebut terlaksana
secara efisien dan efektif, yang merupakan sasaran administrasi.
Pengertian administrasi
Perkataan administrasi yang kita pergunakan sekarang ini di Indonesia, makna dan isinya
sebagian berasal dari perkataan bahasa belanda “ administratis” dan perkataan bahasa inggris
“administration” serta perkataan bahasa yunani “ administrare”yang artinya pengabdian atau
pelayanan.
Administrasi berarti tata usaha (administratis)atau office work. Di Nederland pengertian bestuur
dimasukkan dalam pengertian admainistratis. Sedang bagi kita bestuur mengandung pengertian
khusus dalam gerak aktivitas di dalam lingkungan departemen dalam negeri yang kini kita kenal
denagan nama pamong praja.
2). Administrasi dalam pengertian luas, dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu
Administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari aktivitas pemikiran, perencanaan,
pengaturan, penggerakan, pelaksanaan, pengawasan sampai proses tercapainya tujuan. Dengan
demikian proses administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan tertentu yang dimulai
sejak adanya dua oaring atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Keseluruhan dari aktivitas di atas di rangkum dalam satu pengertian administrasi.
Administrasi berarti keseluruhan tindakan/aktivitas yang mau tidak mau harus dilakukan dengan
sadar oleh seorang atau sekelompok orang yang berkedudukan seabagai “administrator” atau
pemimpin suatu usaha dan anggota yang dipimpin.
Misal lembaga, badan usaha, organisasi, instansi tertentu. Di dalamnya terdapat sekelompok
orang yang secara tertentu melakukan aktivitas dalam rangka mencapai tujuan tertent. Mereka
dapat digolongkan menjadi 4 golongan :
1). Administrator yaitu orang-orang yang nenentukan dan mempertahankan tujuan atau yang
menentukan policy (kebijaksanaan).
2). Manajer Yaitu orang-orang yang langsung memimpin kerja kee arah tercapainya hasil-hasil
konkrit.
3). Staf yaitu orang-orang yang membantu baik kepada administrator maupun manajer. Mereka
terdiri dari berbagai ahli: keuangan, teknik kimia, riset, dan sebagainya. Mereka merupakan
penasehat yang bergerak dibidang pemikiran. Di Indonesia manajer biasanya juga merangkap
tenaga staf karena sifat kegotong-royongan dan dianggap lebih efisien.
S. Prajudi Atmosudirjo, Administrasi adalah fungsi dari pada, atau apa yang harus dijalankan
oleh setiap orang yang memimpin atau mengepalai suatu organisasi. Administrasi adalah
pemimpinan, pembinaan, pengarahan, dan pengendalian dari pada suatu organisasi secara
keseluruhan.
Unsur-unsur administrasi.
Adanya sesuatu, dalam hal ini administrasi adalah karena adanya unsur-unsur tertentu yang
menjadikan adanya sesuatu itu . menurut P. Sondang Siagian bahwa unsure-unsur ( bagian-
bagian yang mutlak)dari administrasi ialah 1). Dua orang manusia atau lebih, 2). Tujuan, 3).
Tugas yang hendak dilaksanakan, 4). Peralatan dan perlengkapan.
1). Unsur Manusia. Bahwa seseorang tidak biasa bekerja sama dengan diri sendiri. Karena itu
harus ada orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak dalam proses kerjasama
itu.
-hanya sebagian dan mungkin malah hanya oleh seorang dari mereka yang terlibat.
3). Tugas dan Pelaksanaannya. Tidak mesti, proses administrasi baru timbul jika ada kerjasama.
Kerjasama bukan merupakan unsure administrasi. Tetapi pencapaian tujuan akan lebih efisien
dan efektif bila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Kerjasama dalam
administrasi dapat digolongkan menjadi 2 yaitu, kerjasama yang ikhlas dan sukarela dan
kerjasama yang dipaksakan.
4). Peralatan dan Perlengkapan. Peralatan dan perlengkapan dalam proses administrasi
tergantung dari berbagai factor, seperti:
- Sifat kerjasama yang dapat dicipta dan dikembangkan, secara eksiomatis dapat dikatakan
bahwa :
- semakin sedikit jumlah orang yang terlibat semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai.
- semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai dan semakin sedehana tugas yang hendak
dilaksanakan, semakin sedehana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.
Kantor
Pengertian kantor.
Kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” dan bahasa inggris “office”
- Menurut Moekijat kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk
melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis menulis), dengan
nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.
- Menurut S . Prajudi Atmosudirdjo, kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat,
staf personil, dan operasi ketatausahan guna membantu pimpinan.
Fungsi Kantor.
Penampilan dan pemakaian kantor itu juga bermacam-macam dalam prakteknya. Glenn W
Howard dab Edward Masonbrink mencatat bahwa kantor sebagai suatu pusat aktivitas
administrasi dapat berfungsi sebagai suatu:
-Ruang konperensi
-Ruang perundingan
-Ruang Informasi
-Ruang pelayanan
-Ruang warkat
-Lambang Status
Administrasi Perkantoran
The Liang Gie, dalam sumber-sumber bacaan berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat
maupun Inggris Raya. istilah office administration (administrasi perkantoran) dan office
management (managemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Perkataan
administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan. Dengan mengikuti
kelasiman itu dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah office administration
dengan office management.
-William Leffingwell dan Edwin Robinson, manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah
cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan
perkantoran secara efisien, bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan.
-The Liang Gie. Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan
rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi, dan
mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang
terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (kerjaan perkantoran)
Pekerjaan Kantor
Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi
pemerintah, perusahan swasta, badan sosial, harus didukung oleh pelayanan perkantoran.
Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk
mendukung tercapainya suatu tujuan.
Batasan pengertian pekerjaan perkantoran.
-George Terry, pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan
pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untu meringkaskan banyak
hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan.
1. Typing 24,6%
2. Calculating 19,5%
3. Checking 12,3%
4. Filing 10,2%
5. Telephoning 8,8%
6. Duplicating 6,4%
7. Mailing 5,5%
8. Other 12,5%
Jumlah 100%
Menurut ahli dari inggris geofray mills dan oliver standingfordfungsi kantor menurut dia fungsi
setiap kantor adalah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat
Menurut the liang gie tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam setiap organisasi. jadi tata usaha adalah intinya tugas pelayanan disekitar keterangan-
keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:
Dua ahli Inggris Geofrey Mills dan Cliver Standingford tidak bicara tentang office work,
melainkan the function of the office (fungsi kantor). Menurut mereka fungsi setiap kantor ialah
penyedian suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat.
Menurut The Liang Gie, baik pengertian office work (pekerjaan kantor) maupun the
function of the office (fungsi kantor), cukup dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah
tata usaha.
Oleh The Liang Gie, tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan
yangdiperlukan dalam setiap organisasi. Jadi tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan
di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan.
1). Menghimpun : kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang
tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untu dipergunakan bila
diperlukan
2). Mencatat : Kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang
diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca dikirim dan
disimpan
4). Menggandakan : Kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
5). Mengirim : Kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak
kepada pihak lain.
6). Menyimpan : Kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat ditempat tertentu yang
aman.
Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tertentu
mempunyai segi ketatausahan .
Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan
perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebnyakan pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat
saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa: produksi, penjualan, keuangan, pembelian,
kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya.
1). Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.
2). Menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau
melakuakan tindakan yang tepat.
1. Bersifat pelayanan
Terry menyebut tata usah sebagai pekerjaan pelayanan.
2. Bersifat merembes ke segaenap bagian dalam organisasi, berarti tata usaha diperlukan di
mana-mana.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Bahwa tata usaha itu pada waktu ini terdiri atas 4 jenis, yakni:
1. Tata usaha untuk memperlancar pekerjaan dan tata hubungan pimpinan organisasi
dengan instansi-instansi atau pihak-pihak lain dalam rangka memajukan usaha
organisasi.
2. Tata usaha teknis operasiona, yakni information handling khusus untuk mengikuti
jalannya line operations.
3. Tata usaha khusus bantuan, yakni information handling khusus untuk mengikuti
penggunaan dan keadaan resources (tata usaha keuangan, tata usaha personil, tata
usaha logistic, dan sebagainya)
4. Tata usaha khusus untuk memperlancarpengambilan-pengambilan keputusan.
PERTEMUAN KE II
Organisasi
Hakekat organisasi
Struktur organisasi
-Menurut The Liang Gie, struktur organisasi adalah suatu kerangka yang mewujudkan pola
tetap dari hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukan
kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu system kerjasama.
Syarat –syarat struktur atau tata raga organisasi
Agar suatu organisasi dapat mencapai tujuan maka struktur organisasi harus memenuhi 2
syarat:
1. Efisien
Berarti organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber
pergesekan sehingga segenap satuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang
terbaik antara usaha dengan hasil kerja baik ,mengenai mutu maupun banyaknya hasil
kerja.
2. Sehat
Berarti organisasi itu mempunyai bentu yang teratur dimana masing-masing bidang kerja
beserta pejabat,tugas,dan wewenang yang merupakan satuan tertentu dalam lingkungn
keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpangsiuran.
Bentuk-bentuk organisasi
Organisasi adalah hal dinamis yang menyesuaiakan kedinamisannya dengan
kedinamisannya masyarakat, maka dikenal 4 macam bentuk organisasi:
1. organisasi lini
2. organisasi lini dan staff
3. organisasi fungsional
4. organisasi tipe panitia
a. organisasi lini
sifat-sifat atau cirri-cirinya.
1. Organisasi kecil
2. Jumlah karyawan masih sedikit
3. Pemilik biasanya menjadi pimpinan tertinggi di dalam organisasi
4. Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan umumnya masih bersifat langsung.
5. Tingkat spesialis yang dibutuhkan rendah
6. Anggota organisasi masih kenal satu dengan yang lain.
7. Tujuan yang hendak dicapai masih sederhana.
8. Alat-alat yang digunakan untuk mencapai tujuan masih sederhana
9. Struktur organisasi masih sederhana
10. Produk yang dihasilkan belum beraneka ragam.
Kebaikan
1. Proses pengambilan keputusan cepat karena jumlah orang yang perlu diajak
berkonsultasi masih sedikit.
2. Rasa solidaritas anggota organisasi umumnya besar karena masih saling kenal.
3. Disiplin masih tinggi.
Keburukan
1. Tujuan organisasi sama dengan tujuan pribadi pimpinan tertinggi organisasi.
2. Kecendrungan pimpinan organisasi bertindak diktatories/otokratis karena organisasi
dipandang sebagai milik pribadi.
3. Seluruh organisasi terlalu tergantung pada seseorang.
4. Kesempatan karyawan mengembangkanspesialis terbatas.
Untuk zaman modern sekarang ini bentuk line and staff dipandang terbaik karena paling
dapat memenuhi kebutuhan.
C. organisasi fungsional
Yaitu organisasi yang tidak menekankan pada hierarkhi structural, tetapi lebih banayak
didasarkan pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan. Umumnya dipergunakan oleh
took serba ada, dan lain-lain.
Kebaikan.
1. Spesialisasi karyawan dipergunakan maksimal.
2. Solidaritas antara orang yang menjalankan fungsi sama tinggi
3. Moral dan disiplin orang yang menjalankan fungsi sama tinggi.
4. Koordinasi antara orang dalam satu fungsi mudah dijalankan.
keburukan.
1. Terlalu spesialisasi dalam satu bidang sehingga sukar mengadakan tour of duty dan
tour of tour of area tanpa melalui pendidikan intensif lebih dulu.
2. Orang yang bergerak dalam satu bidang fungsi tertentu terlalu mementingkan
fungsinya, sehingga koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
d. Organisasi tipe panitia.
Adalah bentuk di mana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam
kelompok yang bersifat panitia. Artinya, pada tingkat pimpinan, keseluruhan
unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana di bagi dalam kelompok
tugas yang bersifat task force.
Kebaikan.
1. Keputusan yang diambil umumnya tepat karena dibicarakan lebih dulu.
2. Kemungkinan seorang bertindak diktatoris kecil.
3. Usaha koperatif bawahan lebih mudah dibina.
Keburukan.
1. Proses pengambilan keputusan lambat karena harus dibicarakan lebih
dulu.
2. Bila timbul kemacetan, tak ada satu orang pun yang dapat diminta
pertanggung jawaban lebih daripada yang lain.
3. Para pelaksana sering bingung karena perintah tidak dating dari satu
orang tetapi dari beberapa orang.
4. Daya kreasi pelaksana operasional tidak dapat menonjol karena
semua pelaksanaan didasarkan kepada kolektifitas.
zaman dahulu ada jabatan juru tulis yaitu seseorang yang pandai menulis dan tulisannya
bagusuntuk mencatat wejangan atau perintah dari seorang raja kepada rakyatnya
pada zaman moderen sekarang ini pegawai yang dibebani tugas surat-menyurat, penyimpanan
dokumen, pelayanan tamu maupun urusan rapat disbut sekretaris. sekretaris pribadi adalah
menyelenggarakan surat-surat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya walau ia
bukan pegawai pribadi.
-Menurut Dan M. Braum dan Ramon C.portugal, istilah sekretaris diartikan sebagai seorang
pembantu dari seorang kepala yang menerima pendektean,menyiapkan surat-menyurat,
menerima tamu, memeriksa dan memperingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi
atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajibannya lain yang berhubungan guna
meninggikan efektivitas dari kepala itu.
Dalam bahasa asing sekretaris secretary (inggris), secretaris (belanda). Secretarie (perancis),
secretarium atau secretarius (latin)
Tugas sekretaris
Tugas sekretaris sekarang luas dan tidak dibatasi hanya tata usaha tetapi juga mengatur
tata ruang kerja yang baik, menyiapkan naskah pidato,menyusun perpustakaan, menggunting
berita harian yang perlu, mengurus perjalanan dan penginapan, bahkan melakukan aktivitas
manajemen seperti perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengorganisasian,
pengontrolan dan penyempurnaan
Sekertaris biasanya memiliki anak buah jadi selain dia menjadi sekertaris pimpinan dia juga
menjadi manajer pada kantor sekretariat.
Menurut the Liang Gie sekretariat adalah suatuorganisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan
dalam bidang tata usaha.
Pengertian kesekretariatan
PERTEMUAN KE III
Sentralisasi
Umum
Berhubung perkembangan pekerjaan perkantoran dewasa ini yang menjadi amat luas,
rumit, dan melibatkan aneka perlengkapan mahal, sesuai dengan kemajuan dan perkembangan
ilmu pengetahuan dan teknologi, maka dalam organisasi perkantoran timbul persoalan sekitar
sentralisasi/ pemusatan dan spesialis/ pengkhususan.
Sentralisasi berarti titik berat pada pengawasan dari pusat seperti yang dinyatakan oleh instruksi-
instruksi secara terincidari kantor pusat engenai pekerjaan apakah yang harus
dilakukan,bagaimana,dan bilaman pekerjaan tersebut harus dilakukan,kemudian menuntut
adanya laporan-laporan yang sering dan tertur tentang pekerjaan tersebut.
Desentralisasi
-menurut The Liang Gie berdasarkan azaz ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh
organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja
ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungan sendiri. dengan demikian dapat disimpulkan
bahwa desentralisasi merupakan azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana masing-masing
satuan organisasi dalam keseluruhan organisasi itu disamping melaksanakan tugas induk juga
melakukan kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri.
Keuntungan azas desentralisasi.
a. Bila unit kerja sebuah organisasi tersebar di beberapa gedung, kalau tata usahanya
dipusatkan hanya akan memperlambat jalannya pekerjaan pokok, maka lebih baik/ lebih
tepat dipakai azas desentralisasi supaya lebih lancar.
b. Ada beberapa segi tertentu dari tata usaha yang memang harus dikerjakan sendiri oleh
masing-masing satuan organisasi (misal menyusun laporan yang bersifat teknis,
menelepon, dan sebagainya).
a. Biaya kantor akan boros, karena dipaksakan setiap unit kerja mempunyai peralatan dan
perlengkapan atau machine kantor yang sama sedang penggunaannya belum tent uterus
menerus (continue)
b. Banyak membutuhkan peralataan dan tenaga kerja.
c. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor
PERTEMUAN KE IV
Komunikasi perkantoran
Sebelum ditelaah lebih alnjut mengenai komunikasi perkantoran, ada baiknya terlebih
dahulu diperkenalkan tentang batasan pengertian komunikasi dan unsur-unsur komunikasi.
Unsur-unsur komunikasi.
Menurut The Liang Gie , dalam garis besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur yang
berikut:
Menurut Anwar Arifin, dengan demikian secara umum komunikasi terdiri dari unsur-unsur
sebagai berikut:
- Komunikator (sumber)
- Komunike (pesan)
- Komunikan (sasaran, penerima khalayak)
- Media (alat penyalur)
- Efek (umpan balik, akibat)
Dengan demikian ada kesamaan pendapat mengenai unsure-unsur komunikasi yang
dikemukakan oleh The Liang Gie dan Anwar Arifin walaupun dengan susunan bahas
yang berlainan.
Dengan pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi modern dewas ini, alat tata
hubungan telah sangat beraneka ragam, dari yang sederhana sampai pesawat radio, televise,
telex, faximile, dan peralatan elektronik lain. Apabila penyampaian warta itu dialakukan dalam
rangka kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu organisasi, lazim disebut
administrative communication, untuk membedakan dengan communication dalam arti
perhubungan. Sedang pelaksanaannya dalam bidang tata usaha pada suatu kantor dikenal sebagai
office communication.
Dalam hal ini, The Liang Gie, memberi penjelasan seperti berikut ini:
Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide dari 1 pihak
lain telah lazim disebut”administrstive communication” yang dalam bahasa Indonesia dapat
dinyatakan dengan satu istilah “tata hubungan”.
Dengan adanya tata hubungan yang lebih baik, terjamin suatu kerjasama yang lebih baik/
sempurna dalam mencapai tujuan organisasi. Itulah sebabnya Chestar I. Barnard menyatakan
bahwa syarat pertama organisasi ialah adanya orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi
satu sama yang lain. Dan tugas pertama pucuk pimpinan organisasi ialah menciotakan dan
memelihara sebuah system komunikasi.
Adalah hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang
kuarang lebih sederajad.
- Mengadakan pertemuan berkala, misalnya rapat kerja bulanan. Dengan rapat kerja
bulanan, koordinasi intern dapat terjamin, sehingga dapat menghindarkan pemborosan,
tugas rangkap, atau pertentangan wewenang.
- Menyediakan semacam ruang untuk berkumpul, misal ruang istirahat atau ruang makan
untuk sewaktu-waktu dipergunakan oleh para pegawai. Pimpinan organisasi yang baik
menginsafi pentingnya ruang semacam ini. Bukan saja sebagai suatu jasa pelayanan
terhadap para bawahan, melainkan juga sebagai suatu alat agar diantara mereka ada
hubungan satu sama lain.
-
Perantara humas
Perantara terpenting untuk melaksanakan humas ialah para pegawai organisasi yang
bersangkutan. suatu sikap yang harus dimiliki para pegawai ialah mereka dapat memepersatukan
dirinya dengan organisasi.
Pendahuluan.
Menurut moekijat, lingkungan kantor terdiri atas gedung kantor, perkakas dan tata
ruang kantor, serta kondisi-kondisi fisik, di dalam mana pegawai melaksanakan
pekerjaan.
Dengan demikian gedung kantor merupakan salah satu komponen/ unsur dari
pada ligkunn kantor.
Menurut S. Prajudi Atmosudirdjo, kantor sebagai tempat di mana office work itu
akan berlangsung sangat penting artinya bagi office management maupun bagi office
work yang efisien.
Pentingnya memilih lokasi kantor
Pada umumnya office manajer tidak beebas di dalam memilih lokasi atau letak
atau tempat daripada gedung kantornya, sebab dia tergantung dari pejabat pimpinan yang
bersangkutan.
Lebih lanjut menurut S. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa “lokasi kantor
itu merupakan salah satu factor yang penting kelancaran jalannya office work dan office
duties.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lokasi/ letak kantor merupakan salah
satu factor penunjang dalam memperlancar jalannya pekerjaan kantor (tata usaha).
Kerugian:
a. Hubungan dengan teman-teman perushan di kota dan dengan para langganan kurang.
b. Komunikasi dengan kota mungkin sulit.
c. Mungkin masih diperlukan adanya kantor di kota.
d. Pengaruh kurang
e. Pemindahan pegawai dari kota (biaya).
f. Mungkin sulit mendari pegawai-pegawai ahli.
Pendahuluan.
Kebanyakan gedung kantor itu dibangun ats dasr pertimbangan pokok bahwa gedung itu
harus kuat. Tentang bentuk dan susunan ruangan didalamnya kurang diperhatiakan, padahal
bentuk atau bangun gedung kantor itu penting sekali untuk efisiensi pekerjaan.
Maka bentuk gedung kantor modern harus disesuaikan, dengan maksud untuk dapat
memberikan fasilitet yang sebesar-besarnya kepada proses kerja yang dilakukan di dalamnya.
Oleh karena itu pada waktu membangun sebuah gedung kantor, kepada arsistekturnya perlu
diberikan keterangan mengenai kegiatan kerja kantor itu sehinnga ia dapat menyesuaikan
rencana gedung kantor itu dengan keperluan dan kemungkinan perkembangannya.
Lingkungan kerja dalam suatu kantor harus meberikan dorongan kepada para pegawai
untuk bekerja dengan baik.
1. Penerangan. Ini merupakan factor penting karena hamper tiap pekerjaan kantor itu
merupakan pekerjaan melihat, seperti membaca dan menulis, yang membutuhkan
penerangan yang baik.
Keuntungan penerangan yang baik:
a. Naiknya produktivitas
b. Berkurangnya ketegangan urat saraf mata dan kelelahan mental.
c. Bertanbah baiknya kualitas pekerjaan.
2. Tata warna, warna dapat mempengaruhi perasaan kita.
3. Tata suara, sebagian besar pekerjaan kantor merupakan pekerjaan mental.
4. Gangguan public, diusahakan agar public seperti orang-orang berjualan tidak boleh
berada disekeliling kantor.
5. Ventilasi, ini perlu diperhatikan karena para pegawai akan lebih senang dan giat bekerja
jika udara di dalam kantor tidak panas dan menekan.
6. Kamar kecil, dalam hal ini yang perlu diperhatikan ialah:
a). kebersihan kamar kecil
b). jarak jangan terlalu dekat/ jauh dengan bekerja pegawai.
7. Bahaya-bahaya, kantor harus merupakan tempat di mana para pegawai dapat bekerja
dengan aman
8. Musik, music dapat menimbulkan semanagt bekerja pegawai asal sesuai dengan
suasana dan tempatnya.
Pendahuluan
Dalam kita akan mengisi suatu gedung kantor, ada dua hal yang harus kita perhatikan,
yakni:
Faktor yang perlu diperhatikan dalam mengadakan perencanaan dan pemilihan alat-alat dan
perabot kantor:
Tujuan pekerjaan atau kegiatan yang akan diselesaikan harus ditentukan dengan jelas dan
definitive, serta diuji secara kritis, untuk menjamin bahwa jenis, jumlah alat/ mesin/ perabotan
itu essensiel sehingga pengunaan benda yang tidak perlu dapat dihindarkan.
Hendaknya diusahakan agar kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau
suatu macam pekerjaan, tetapi jika perlu digunakan untuk beberapa jenis kegitan. Hal ini erat
hubungannya dengan masalah harga atau biaya.
Bentuk dan ukuran alat hendaknya dapat member kesan yang baik bagi yang melihat, bila
mungkin warna harus disesuaikan dengan faktor lain yang mengelilinginya.
Ini erat hubungannya dengan standardisasi pekerjaan kantor, alat tulis kantor, ruang
kantor, formulir dan sebagainya
PERTEMUAN KE VI
Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang
menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran .
Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan
pada luas lantai yang tersedia.
Tata ruang perkantoran adalah penentuan mennai kebutuhan ruang dan tantang penggunaan
secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor
fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak.
-Menurut Noekijat
Tata ruang kantor menunjukan penentuan syarat-syarat ruang dan penggunaannya secara terinci
daripaa ruang ini untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang paling praktis yang
diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa peranan tata ruang kantor ya itu merupakan
faktor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha.
Dan tata ruang kantor dapat didefinisikan penyusunanan alat-alat kantor pada letak yang
tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja para pegawai dalam
rangka mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.
Jadi tata ruang perkantoran yang baik akan bemanfaat bagi organisasi yang bersngkutan dalam
menyelesaikan pekerjaan.
1). Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar mandir
yang sebetulnya tidak perlu
3). Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu, Luas lantai tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebnyak-banyaknya.
4). Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu
bagian tertentu.
Menurut The Liang Gie . tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknuya
dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik.
1. Pekerjaan itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek
mungkin.
2. Rangkaian aktifitas tata usaha dapat mengalir secara lisan
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara
5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6. Pihak luar yang mengunjung kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik
tentang organisasi tersebut.
7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah
sewaktu-waktu diperlukan.
Ruang besar terbuka adalah lebih baik dan lebih memuaskan dari pada yang terpisah pisah,
karena:
Teknik untuk mencapai tata ruang kantor yang baik. (menurut John R. Immer).
a) Meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama
b) Pada tata ruang terbuka,susunan meja dapat terdiri atas beberapa baris
c) Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para
pegawai,di tengah ruang ada lorong utama selebar120cm,lorong lebih lebar 80cm.
d) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau dibelakangnya(ruang untuk
duduk pegawai )selebar 80cm
e) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawai
f) Apda tata ruang terbuka dimana bekerja banyak orang,bila dikelompokkan mereka
ditempatkan didekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok
itu
g) Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut diberi tempat yang banyak memperoleh
penerangan cahaya.ini untuk kesehatan mata dan kesempurnaan hasil kerja
h) Pegawai yang bertugas mengenai urusan yang mengandung resiko besar,ditempatkan
dipojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang.bila perlu dibuat bedengan dari kaca
i) Pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian lain atau
publik,ditempatkan didekat pintu
j) Lemari dan alat perlengkapan lain ditaruh didekat pegawai yang paling sering
mempergunakan benda itu
k) Alat kantor yang sering menimbulkan suara ribut,misal mesin stensil,ditaruh didekat
jendela,sehingga gema suara sebagian besar dapat langsung terbuang keluar
l) Lemari yang berat,peti besi,dapat diletakkan menempel tembok atau tiang,sehingga
mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya
m) Pejabat [pimpinan yang sering menerima tamu penting dan membicarakan urusan
bersifat rahasia,dapat dibuat kamar tersendiri.
n) Bila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar
membutuhkan ruang tersendiri,dapat dibuat kantor/ruang pribadi ukuran
2,5×3,6m(9m²)
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan
diatur oleh setiap manajer perkantoran yang modern.
a. Kebersihan.
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai
c. Suhu udara
d. Ventilasi
e. Penerangan cahaya
f. Fasilitas kesehatan.
g. Fasilitas cuci.
h. Air minum.
i. Tempat pakaian.
j. Tempat duduk.