Administrasi

PERTEMUAN KE I

Administrasi Charles A. Beard seorang historikus politik yang terkenal dalam satu karyanya yang dikutip oleh Albert lapasky dalam bukunya administration pada tahun 1937 berkata bahwa ³ tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari administrasi. Kelangsungan hidup pemerintahan yang beradab dan malahan kelangsungan hidup dari peradaban itu mandiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu filsafat administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern´. Sarjana Amerika yang lain James Burnham , mengatakan revolusi politik dan sosial akan timbul dan diselesaikan, akan tetapi aka nada revolusi pada abad modern ini yang tidak akan pernah selesai yaitu managerial revolution yang akan menimbulkan suatu kelas terpenting dalam suatu masyarakat yaitu the managerial class. Dengan demikian dapat diketahui bahwa tegak runtuhnya suatu Negara, maju mundurnya suatu peradaban manusia, timbul tenggelamnya suatu bangsa-bangsa di dunia, tidak dikarenakan perang besar atau bencana lain, tetapi tergantung pada baik buruknya administrasi yang dimiliki. Oleh karena itu suatu bangsa, Negara, masyarakat yang ingin mencapai kemajuan dalam berbagai aspek kehidupan dan penghidupan modern harus mengutamakan pembinaan dan pengembangan administrasi yang sesuai dengan faktot-faktor lingkungan (ecmlogical factors) bangsa, Negara, masyarakat yang bersangkutan. Sekarang ini memang abad administrasi. Sebab semua keputusan di bidang politik, ekonomi, sosial budaya, militer dan lain-lain aka nada artinya bila keputusan tersebut terlaksana secara efisien dan efektif, yang merupakan sasaran administrasi.

Pengertian administrasi Perkataan administrasi yang kita pergunakan sekarang ini di Indonesia, makna dan isinya sebagian berasal dari perkataan bahasa belanda ³ administratis´ dan perkataan bahasa inggris ³administration´ serta perkataan bahasa yunani ³ administrare´yang artinya pengabdian atau pelayanan. 1). Administrasi dalam pengertian sempit. Administrasi berarti tata usaha (administratis)atau office work. Di Nederland pengertian bestuur dimasukkan dalam pengertian admainistratis. Sedang bagi kita bestuur mengandung pengertian khusus dalam gerak aktivitas di dalam lingkungan departemen dalam negeri yang kini kita kenal denagan nama pamong praja. 2). Administrasi dalam pengertian luas, dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu -Dari sudut proses. Administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari aktivitas pemikiran, perencanaan, pengaturan, penggerakan, pelaksanaan, pengawasan sampai proses tercapainya tujuan. Dengan demikian proses administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan tertentu yang dimulai sejak adanya dua oaring atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Keseluruhan dari aktivitas di atas di rangkum dalam satu pengertian administrasi. -Dari sudut fungsi atau tugas Administrasi berarti keseluruhan tindakan/aktivitas yang mau tidak mau harus dilakukan dengan sadar oleh seorang atau sekelompok orang yang berkedudukan seabagai ³administrator´ atau pemimpin suatu usaha dan anggota yang dipimpin. -Dari sudut kepranataan (institusional): Misal lembaga, badan usaha, organisasi, instansi tertentu. Di dalamnya terdapat sekelompok orang yang secara tertentu melakukan aktivitas dalam rangka mencapai tujuan tertent. Mereka dapat digolongkan menjadi 4 golongan :

1). Administrator yaitu orang-orang yang nenentukan dan mempertahankan tujuan atau yang menentukan policy (kebijaksanaan). 2). Manajer Yaitu orang-orang yang langsung memimpin kerja kee arah tercapainya hasil-hasil konkrit. 3). Staf yaitu orang-orang yang membantu baik kepada administrator maupun manajer. Mereka terdiri dari berbagai ahli: keuangan, teknik kimia, riset, dan sebagainya. Mereka merupakan

penasehat yang bergerak dibidang pemikiran. Di Indonesia manajer biasanya juga merangkap tenaga staf karena sifat kegotong-royongan dan dianggap lebih efisien. 4). Karyawan yaitu mereka yang melaksanakan pekerjaan atau pelaksana. Batasan pengertian (definisi) administrasi, S. Prajudi Atmosudirjo, Administrasi adalah fungsi dari pada, atau apa yang harus dijalankan oleh setiap orang yang memimpin atau mengepalai suatu organisasi. Administrasi adalah pemimpinan, pembinaan, pengarahan, dan pengendalian dari pada suatu organisasi secara keseluruhan. Unsur-unsur administrasi. Adanya sesuatu, dalam hal ini administrasi adalah karena adanya unsur-unsur tertentu yang menjadikan adanya sesuatu itu . menurut P. Sondang Siagian bahwa unsure-unsur ( bagianbagian yang mutlak)dari administrasi ialah 1). Dua orang manusia atau lebih, 2). Tujuan, 3). Tugas yang hendak dilaksanakan, 4). Peralatan dan perlengkapan. 1). Unsur Manusia. Bahwa seseorang tidak biasa bekerja sama dengan diri sendiri. Karena itu harus ada orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak dalam proses kerjasama itu. 2). Tujuan, Tujuan yang hendak dicapai dapat ditentukan oleh: - semua orang yang langsung terlibat dalam proses administrasi. -hanya sebagian dan mungkin malah hanya oleh seorang dari mereka yang terlibat.

3). Tugas dan Pelaksanaannya. Tidak mesti, proses administrasi baru timbul jika ada kerjasama. Kerjasama bukan merupakan unsure administrasi. Tetapi pencapaian tujuan akan lebih efisien dan efektif bila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Kerjasama dalam administrasi dapat digolongkan menjadi 2 yaitu, kerjasama yang ikhlas dan sukarela dan kerjasama yang dipaksakan. 4). Peralatan dan Perlengkapan. Peralatan dan perlengkapan dalam proses administrasi tergantung dari berbagai factor, seperti: - Jumlah orang yang terlibat dalam proses administrasi. - Sifat tujuan yang hendak dicapai - Ruang lingkup dan aneka ragam tugas yang hendak dijalankan. - Sifat kerjasama yang dapat dicipta dan dikembangkan, secara eksiomatis dapat dikatakan bahwa : - semakin sedikit jumlah orang yang terlibat semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai. - semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai dan semakin sedehana tugas yang hendak dilaksanakan, semakin sedehana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. Kantor Pengertian kantor. Kantor mempunayai 3 pengertian utama. Kantor berasal dari bahasa Belanda ³kantoor´ dan bahasa inggris ³office´ Di sini yang dimaksud dengan kantor, menurut S. Prajudi Atmosudirdjo adalah: 1. Tempat, pusat, markas (pimpinan). 2. Gedung atau Ruangan atau kompleks, ruangan tempat pekerjaan tata usaha. 3. Ruang kerja seorang 4. Jabatan, dinas. 5. Pusat, tempat, usaha.

yakni: 1. Prajudi Atmosudirdjo. kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat. Glenn W Howard dab Edward Masonbrink mencatat bahwa kantor sebagai suatu pusat aktivitas administrasi dapat berfungsi sebagai suatu: -Ruang studi dan kerja -Ruang konperensi -Ruang perundingan -Ruang Informasi -Ruang pelayanan -Ruang warkat -Ruang penerimaan tamu -Lambang Status . Jabatan daripada kedudukan seorang.Dan jika diperas. 3. Fungsi Kantor. Tugas pekerjaan daripada kedudukan seorang. maka akan terdapat 3 pengertian utama yang menjadi satu. dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. Menurut S . Tempat kedudukan dan kerja seorang. dan operasi ketatausahan guna membantu pimpinan. 2. Batasan pengertian (definisi) kantor: Menurut Moekijat kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor. Penampilan dan pemakaian kantor itu juga bermacam-macam dalam prakteknya. pekerjaan tulis menulis). staf personil.

Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah. Perkataan administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan. badan sosial. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (kerjaan perkantoran) Pekerjaan Kantor Pengertian pekerjaan kantor. mengawasi. . perusahan swasta. bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan. Batasan pengertian (definisi) administrasi perkantoran. mengorganisasi. istilah office administration (administrasi perkantoran) dan office management (managemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan. Dengan mengikuti kelasiman itu dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah office administration dengan office management. -The Liang Gie. Definisi administrasi perkantoran menurut ahli misal: -William Leffingwell dan Edwin Robinson. mengarahkan. The Liang Gie. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas merencanakan. dalam sumber-sumber bacaan berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat maupun Inggris Raya. harus didukung oleh pelayanan perkantoran. manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Dengan demikian.Administrasi Perkantoran Pengertian administrasi perkantoran.

3% 10.5% 12.5% 12. Filing 5.6% 19. Calculating 3. pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Mencatat keterangan (recording information) 3. Mengolah keterangan(arrangging information) 4. Checking 4.5% 100% Menurut ahli dari inggris geofray mills dan oliver standingfordfungsi kantor menurut dia fungsi setiap kantor adalah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat Fungsinya dapat digolongkan menjadi 5 kegiatan yaitu: 1. -George Terry. -William Leffingwell dan Edwin Robinson.8% 6. Typing 2. Duplicating 7. Mailing 8.4% 5. Melindungi harta kekayaan(safeguarding asseta) .2% 8.Batasan pengertian pekerjaan perkantoran. pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat. pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untu meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan. Menerima keterangan (receiving informasi) 2. Other Jumlah 24. Memberikan keterangan(giving information) 5. Telephoning 6. Perincian pekerjaan kantor Menurut penelitian yang dilakukan oleh george terry di perusahaan amerika didapat hasil sebagai berikut 1.

Mengolah Keterangan 4). mencatat. mengolah.Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran Menurut the liang gie tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. menggandakan. Menurut mereka fungsi setiap kantor ialah penyedian suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat. jadi tata usaha adalah intinya tugas pelayanan disekitar keteranganketerangan yang berwujud 6 pola perbuatan: Dua ahli Inggris Geofrey Mills dan Cliver Standingford tidak bicara tentang office work. cukup dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah tata usaha. mengirim. Oleh The Liang Gie. Mencatat Keterangan 3). Fungsi itu dapat dirinci menjadi 5 kegiatan: 1). mengolah. melainkan the function of the office (fungsi kantor). baik pengertian office work (pekerjaan kantor) maupun the function of the office (fungsi kantor). mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Menurut The Liang Gie. tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. Menerima keterangan 2). Memberikan Keterangan 5). dan menyimpan keterangan-keterangan . Melindungi Harta Kekayaan Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran. mencatat. menggandakan.

Jadi tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan.yangdiperlukan dalam setiap organisasi. pembelian. Menghimpun : kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untu dipergunakan bila diperlukan 2). Menyimpan : Kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. teknik. Mengolah : Kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. . Dalam kebnyakan pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa: produksi. Mengirim : Kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tertentu mempunyai segi ketatausahan . 6). 1). Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. 4). Peranan tata usaha. keuangan. Mencatat : Kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca dikirim dan disimpan 3). Peranan dan cirri tata usaha. 5). penjualan. Menggandakan : Kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. kepegawaian.

Menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakuakan tindakan yang tepat. Prajudi Atmosudirdjo. 2. Bersifat pelayanan Terry menyebut tata usah sebagai pekerjaan pelayanan. 3). dan sebagainya) 4. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha khusus bantuan. Menurut S. 2. 2). Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. . Tata usaha teknis operasiona. tata usaha mempunyai 3 peranan pokok. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. yakni: 1. yakni information handling khusus untuk mengikuti jalannya line operations. Cirri utama tata usaha. yakni information handling khusus untuk mengikuti penggunaan dan keadaan resources (tata usaha keuangan. 3.Dalam garis besarnya. berarti tata usaha diperlukan di mana-mana. tata usaha personil. 1. Tata usaha khusus untuk memperlancarpengambilan-pengambilan keputusan. Tata usaha untuk memperlancar pekerjaan dan tata hubungan pimpinan organisasi dengan instansi-instansi atau pihak-pihak lain dalam rangka memajukan usaha organisasi. tata usaha logistic. 3. Bahwa tata usaha itu pada waktu ini terdiri atas 4 jenis. yaitu: 1). Bersifat merembes ke segaenap bagian dalam organisasi.

2.siagian Bahwa pada hakikatnya sebagai alat administrasi dan manajemen.PERTEMUAN KE II Organisasi Batasan pengertian organisasi -Menurut sondang P. Siagian Organisasi didefinisikan sebagai setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk sesuatu tujuan bersamadan terikatsecara formal dalam persekutuan mana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang lain yang disebut bawahan -menurut moekijat Organisasi adalah kerangka.di dalam mana orang-orang bertindak. Hakekat organisasi -menurut sondang p. -James money berpendapat bahwa azaz yang melandasi semua organisasi adalah the principles of coordination. organisasi mengandung penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. .dapat ditinjau dari 2 sudut pandang 1. Organisasi dapat dipandang sebagai proses dimana dianalisis interaction antara orangorang yang menjadi anggota organisasi itu. -the liang gie Organisasi adalah setiap sistemkerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apapun. mengorganisasikan adalah menyusun bagianbagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. Organisasi dapat dipandang sebagai wadah dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan.

4. 12. Adanya kesatuan arah 5. 8.prajudi Atmosudirdjo Untuk dapat membuat suatu badan organisasi kita harus mengerti sedikit tentang tipe-tipe organisasi. Pola dasar organisasi harus relatif permanen. Tujuan organisasi harus dapat dipahami oleh setiap orang didalam organisasi. Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi. Adanya jaminan jabatan. 10. wewenang. 3. Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin. 11.bagaimana tata hubungan mereka satu sama lain. Penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya.agar setiap orang mengetahui posisi kedudukan masing-masing. adanya kesatuan perintah. -Menurut The Liang Gie. struktur organisasi adalah suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan.agar supaya semua orang dapat mengetahui masing-masing dimana mereka berada pada tangga atau jaringan organisasi. Adanya pembagian tugas. dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu system kerjasama. .oleh karena satu tipe organisasi yang ideal itu tidak ada.bagan organisasi adalah suatu sarana kita untuk memvisualisasikan keadaan formil daripada organisasi. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang. 9.Prinsip-prinsip organisasi Menurut sondang p. 6.siagian 1. Struktur organisasi Batasan pengertian struktur organisasi -menurut S. Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang diberikan. Terdapat tujuan yang jelas 2. 7.

mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja.tugas. 2. organisasi lini dan staff 3. Bentuk-bentuk organisasi Organisasi adalah hal dinamis yang menyesuaiakan kedinamisannya dengan kedinamisannya masyarakat.dan wewenang yang merupakan satuan tertentu dalam lingkungn keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpangsiuran. Efisien Berarti organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap satuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dengan hasil kerja baik . organisasi tipe panitia . organisasi lini 2. maka dikenal 4 macam bentuk organisasi: 1. organisasi fungsional 4.Syarat ±syarat struktur atau tata raga organisasi Agar suatu organisasi dapat mencapai tujuan maka struktur organisasi harus memenuhi 2 syarat: 1. Sehat Berarti organisasi itu mempunyai bentu yang teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta pejabat.

Kebaikan 1. 2. 3. Struktur organisasi masih sederhana 10. 2. Rasa solidaritas anggota organisasi umumnya besar karena masih saling kenal. Produk yang dihasilkan belum beraneka ragam. Jumlah karyawan masih sedikit 3. 5. 2. 3. Alat-alat yang digunakan untuk mencapai tujuan masih sederhana 9. organisasi lini dan staff sifat/ cirri-cirinya. b. 1. Hubungan krja bagi seluruh anggota organisasi tidak bersifat langsung. Kesempatan karyawan mengembangkanspesialis terbatas. organisasi lini sifat-sifat atau cirri-cirinya. 3. 1. Tingkat spesialis yang dibutuhkan rendah 6. Organisasinya besar dan kompleks. Pemilik biasanya menjadi pimpinan tertinggi di dalam organisasi 4. Anggota organisasi masih kenal satu dengan yang lain. Disiplin masih tinggi. 4. Tujuan yang hendak dicapai masih sederhana.a. 4. Keburukan 1. 7. Tujuan organisasi sama dengan tujuan pribadi pimpinan tertinggi organisasi. Terdapat 2 kelompok dalam organisasi yaitu: . Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan umumnya masih bersifat langsung. Jumlah karyawan banyak. Seluruh organisasi terlalu tergantung pada seseorang. 8. Organisasi kecil 2. Kecendrungan pimpinan organisasi bertindak diktatories/otokratis karena organisasi dipandang sebagai milik pribadi. Proses pengambilan keputusan cepat karena jumlah orang yang perlu diajak berkonsultasi masih sedikit.

Bentuk organisasi ini dapat dipergunakan oleh setiap organisasi yang bagaimanapun besarnya. Kebaikan 1. yang melaksanakan fungsi staff. Spesialis yang beraneka ragam diperlukan dan di gunakan secara maximal. Orang-orang staff yang menyediakan tenaga. 6. Sekelompok orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka mencapai tujuan. keahlian.a. apapun tujuannya dan betapa kompleks struktur organisasinya. dibagi menjadi 2 golongan: 1. peralatan. Pasukan tempur yang dikirim ke garis depan untuk bertempur. Penerangan prinsip the right man in the right place lebih mudah. Bentuk organisasi ini dipelopori golongan militer. yaitu: 1. Bakat yang berbeda dari anggota organisasi dapat dikembangkan menjadi suatu spesialis. b. Orang-orang yang sifat tugasnya menunjang tugas pokok. a. Para penasehat 2. Orang-orang ini disebut staf. Atasan dalam line of command yang punya hak memerintah. 5. baik karena keahlian maupun yang memberikan jasa kepada unit operasional dalam bentuk auxiliary services. Disiplin dan moral tinggi karena tugas sesuai bakat. kendaraan. 5. 3. 4. Ada pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok dan tugas penunjang. Organisasi militer dibagi 2 golongan. dan sebagainya). Keburukan 1. 2. dan kebutuhan penunjang lainnya. perbekalan. 2. . keuangan material. Auxiliary personnel ( keuangan. tata usaha. Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap kelompok. kepegawaian. Pelaksana tingkat operasional tidak selalu jelas mana perintah mana nasehat orang lini dihadapkan kepada 2 macam atasan. pendidikan dan pengalaman.

C. yang berhak memberi nasehat didasarkan keahlian dan wewenang fungsional. Organisasi tipe panitia.b. Atasan sebagai pimpinan staf. Artinya. 1. Solidaritas antara orang yang menjalankan fungsi sama tinggi 3. Perintah dari hierarhi line tidak selau seirama dengan nasehat dari hierarkhi staf. Untuk zaman modern sekarang ini bentuk line and staff dipandang terbaik karena paling dapat memenuhi kebutuhan. 4. 1. 2. 1. Spesialisasi karyawan dipergunakan maksimal. 2. keseluruhan unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana di bagi dalam kelompok tugas yang bersifat task force. sehingga koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan. dan lain-lain. Koordinasi antara orang dalam satu fungsi mudah dijalankan. Kemungkinan seorang bertindak diktatoris kecil. tetapi lebih banayak didasarkan pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan. Kebaikan. karena dua macam hierarkhi ini memandang suatu hal dari kacamata yang tidak sama. 3. . Moral dan disiplin orang yang menjalankan fungsi sama tinggi. 2. Kebaikan. Terlalu spesialisasi dalam satu bidang sehingga sukar mengadakan tour of duty dan tour of tour of area tanpa melalui pendidikan intensif lebih dulu. Orang yang bergerak dalam satu bidang fungsi tertentu terlalu mementingkan fungsinya. Usaha koperatif bawahan lebih mudah dibina. Keputusan yang diambil umumnya tepat karena dibicarakan lebih dulu. 2. d. keburukan. organisasi fungsional Yaitu organisasi yang tidak menekankan pada hierarkhi structural. Umumnya dipergunakan oleh took serba ada. pada tingkat pimpinan. Adalah bentuk di mana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam kelompok yang bersifat panitia.

memeriksa dan memperingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajibannya lain yang berhubungan guna meninggikan efektivitas dari kepala itu. Braum dan Ramon C. sekretaris pribadi adalah menyelenggarakan surat-surat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya walau ia bukan pegawai pribadi. Jabatan sekretaris dan unit sekretariat zaman dahulu ada jabatan juru tulis yaitu seseorang yang pandai menulis dan tulisannya bagusuntuk mencatat wejangan atau perintah dari seorang raja kepada rakyatnya pada zaman moderen sekarang ini pegawai yang dibebani tugas surat-menyurat.Keburukan. Dalam bahasa asing sekretaris secretary (inggris). Bila timbul kemacetan. Batasan pengertian sekretaris -Menurut Dan M. 3.portugal. menerima tamu. tak ada satu orang pun yang dapat diminta pertanggung jawaban lebih daripada yang lain. secretarium atau secretarius (latin) . Proses pengambilan keputusan lambat karena harus dibicarakan lebih dulu.menyiapkan surat-menyurat. Para pelaksana sering bingung karena perintah tidak dating dari satu orang tetapi dari beberapa orang. penyimpanan dokumen. 4. 1. secretaris (belanda). pelayanan tamu maupun urusan rapat disbut sekretaris. 2. istilah sekretaris diartikan sebagai seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendektean. Daya kreasi pelaksana operasional tidak dapat menonjol karena semua pelaksanaan didasarkan kepada kolektifitas. Secretarie (perancis).

Prajudi Atmosudirdjo syarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Integre:tidak dapat dihasut. perusahaan. Pengertian kesekretariatan -Menurut The Liang Gie.penerima tamu.menyusun perpustakaan. atasan. pengorganisasian. Ciri-ciri yang diperlukan untuk jabatan sekretaris adalah a) Sincerity(kesungguhan): minat terhadap pekerjaan. menyiapkan naskah pidato.disuap.dan manajer perkantoran. menggunting berita harian yang perlu.dibujuk untuk berkhianat terhadap bossnya b) Dapat menyimpan rahasia dengan surat-surat atau hal-hal yang bersifat rahasia c) Tekun serta setia terhadap tugasnya d) Dan sering harus berfungsi sebagai ³bumper´antara the boss dan bawahan . pembuatan keputusan. b) Dedication(pengapdian): kesanggupan menyisihkan kepentingan pribadi untuk urusan kantor c) Ambition(cita-cita): menetapkan suatu tujuan dan hasrat untuk mencapai tujuan.juru stano. Menurut the Liang Gie sekretariat adalah suatuorganisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha. kesekretariatan adalah profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat organisasi. bahkan melakukan aktivitas manajemen seperti perencanaan.juru tata usaha.Tugas sekretaris Tugas sekretaris sekarang luas dan tidak dibatasi hanya tata usaha tetapi juga mengatur tata ruang kerja yang baik. dan masa depan. pengontrolan dan penyempurnaan Sekertaris biasanya memiliki anak buah jadi selain dia menjadi sekertaris pimpinan dia juga menjadi manajer pada kantor sekretariat. -norma davis blakburn sekretaris adalah juga sekaligus juru arsip. mengurus perjalanan dan penginapan. pengarahan. Syarat utama seorang sekretaris adalah Menurut S.

Business secretary.Syarat untuk menjadi sekretaris yang bermutu tinggi adalah Menurut S. maka dalam organisasi perkantoran timbul persoalan sekitar sentralisasi/ pemusatan dan spesialis/ pengkhususan. sesuai dengan kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. rumit. .seorang sekretaris pribadi yang hanya melayani the boss. Private secretary. dan melibatkan aneka perlengkapan mahal.seorang sekretaris organisasi yang biasanya justru menjadi pejabat kunci atau central 2.dalam hal ini biasanya sekkretaris pribadi tidak juga merangkap sebagai manajer. PERTEMUAN KE III Sentralisasi Umum Berhubung perkembangan pekerjaan perkantoran dewasa ini yang menjadi amat luas. pengorganisasian tata usaha dapat memakai azas sentralisasi (pemusatan) dan desentralisasi (pemencaran).Prajudi Atmosudirdjosyarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Syarat kepribadian yang sesuai dengan jabatannya b) Syarat pengetahuan umum (high quality) c) Syarat pengetahuan khusus(spesialis) d) Syarat sekretaris yang khusus dalam bidangnya e) Syarat skill dan teknik kesekretariatan f) Syarat praktik Jenis jenis sekretaris 1. Dalam hubungan dengan keseluruhan organisasi.

c. a. b. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan lebih muadah. e. Adalah tidak baik pengawasan dari jauh. Penggunaan mesin-mesin yang lebih baik. dan metode komunikasi lain. -menurut the Liang Gie Sentralisasi atau azaz pemusatan adalah azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif. c. Surat-surat yang diterima dan yang dikirim. . d. Penangguhan dalam pelaksanaan pekerjaan. Penerimaan tamu. b.bagaimana. d.Batasan pengertian sentralisasi Sentralisasi berarti titik berat pada pengawasan dari pusat seperti yang dinyatakan oleh instruksiinstruksi secara terincidari kantor pusat engenai pekerjaan apakah yang harus dilakukan. d. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja.dan bilaman pekerjaan tersebut harus dilakukan. b. c. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan frustasi pegawai. Pengawasan administrasi yang lebih baik. Penggunaan para ahli dan saran yang paling baik f. Keuntungan azas sentralisasi/ pemusatan a. Pelayanan kantor yang dapat disentralisasikan. Penggandaan surat. Kerugian azas sentralisasi/ pemusatan. telegraph. misal adalah tidak praktis peraturan dibuat oleh pemimpin yang jauh dari pekerjaan. Pengawasan dapat sesuai dengan standar. Telepon.kemudian menuntut adanya laporan-laporan yang sering dan tertur tentang pekerjaan tersebut. a. Menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat.

. g. j. Pembersihan kantor dan kantin Daftar hadir. Pengetikan. f. dengan demikian dapat disimpulkan bahwa desentralisasi merupakan azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana masing-masing satuan organisasi dalam keseluruhan organisasi itu disamping melaksanakan tugas induk juga melakukan kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri.e. h. Pekerjaan menghitung. i. Pengawan formulir. Latihan dan pengerjaan pegawai tata usaha. Perlengkapan kantor dan alat tulis. Penyimpanan surat dan warkat. Desentralisasi Batasan pengertian desentralisasi -menurut The Liang Gie berdasarkan azaz ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungan sendiri. k. l.

dan sebagainya). ada baiknya terlebih dahulu diperkenalkan tentang batasan pengertian komunikasi dan unsur-unsur komunikasi. a. Bila unit kerja sebuah organisasi tersebar di beberapa gedung. Kelemahan azas desentralisasi. c. kalau tata usahanya dipusatkan hanya akan memperlambat jalannya pekerjaan pokok. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor PERTEMUAN KE IV Komunikasi perkantoran Sebelum ditelaah lebih alnjut mengenai komunikasi perkantoran. b. Ada beberapa segi tertentu dari tata usaha yang memang harus dikerjakan sendiri oleh masing-masing satuan organisasi (misal menyusun laporan yang bersifat teknis. Batasan pengertian komunikasi . menelepon. karena dipaksakan setiap unit kerja mempunyai peralatan dan perlengkapan atau machine kantor yang sama sedang penggunaannya belum tent uterus menerus (continue) b. Banyak membutuhkan peralataan dan tenaga kerja. a. Biaya kantor akan boros.Keuntungan azas desentralisasi. maka lebih baik/ lebih tepat dipakai azas desentralisasi supaya lebih lancar.

istilah lain berasal dari bahasa latin ³cammunication´yang artinya pemberitahuan. isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sarana yang bersangkutan 5. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. pengirim warta 2. Komunike 3. Unsur-unsur komunikasi: 1. Komunikan 4.keterangan. warta. Media 5.pemberian bagian. .jadi komunikasi atau berkomunikasi adalah suatu upaya bersama-sama orang lain. Komunikator 2.pertukaran.atau membangun kebersamaan dengan orang lain dengan membentuk perhubungan.atau buah pikiran 3. penerima warta Unsur-unsur komunikasi.ikut mengambil bagian. alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4. efek -Carl I hoveland Komunikasi adalah proses dengan mana seorang individu mengoperkan stimuli untuk merubah tingkah laku individu yang lain -The Liang Gie Komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Unsur-unsur komunikasi menurutnya: 1.dimana si pembicara mengharapkan pertimbangan dari pendengarnya.-Anwar arifin Komunikasi berasal dari bahasa inggris ³communication´.

batasan pengertian komunikasi perkantoran Dengan pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi modern dewas ini. dengan demikian secara umum komunikasi terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut: Komunikator (sumber) Komunike (pesan) Komunikan (sasaran. penerima khalayak) Media (alat penyalur) Efek (umpan balik. dari yang sederhana sampai pesawat radio. keterangan. televise. faximile. Warta. dalam garis besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur yang berikut: 1). atau buah pikiran 3). Menurut Anwar Arifin. telex. dan peralatan elektronik lain. . akibat) Dengan demikian ada kesamaan pendapat mengenai unsure-unsur komunikasi yang dikemukakan oleh The Liang Gie dan Anwar Arifin walaupun dengan susunan bahas yang berlainan. lazim disebut administrative communication. Pengirim warta 2). Sedang pelaksanaannya dalam bidang tata usaha pada suatu kantor dikenal sebagai office communication. Isyarat yang dipancarkan oleh alat/ sarana yang bersangkutan. Alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4). alat tata hubungan telah sangat beraneka ragam.Menurut The Liang Gie . Apabila penyampaian warta itu dialakukan dalam rangka kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu organisasi. untuk membedakan dengan communication dalam arti perhubungan.

scott Tata hubungan adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan penyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan tindakan yang akan mencapai tujuan organisasi secara efektif. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian tindakan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.Pendapat Charles E. penjawab atau hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima itu sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban reaksi). saran) kepada seorang penerima warta (pihak yang dikirim. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. penyiar) yang menyampaikan (berkata. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa administrative communication/ office communication/ tata hubungan adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta dari seorang/ pihak tertentu kepada orang/ pihak lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. pengirim. The Liang Gie. memberi penjelasan seperti berikut ini: Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide dari 1 pihak lain telah lazim disebut´administrstive communication´ yang dalam bahasa Indonesia dapat dinyatakan dengan satu istilah ³tata hubungan´. menyiarkan) warta (perintah. -Pendapat william G.redfield Tata hubungan komunikasi administrative dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau antar manusia dalam mana terdapat 5 unsur ini: seorang pemberi warta (seorang pembicara. Proses komunikasi perkantoran(tata hubungan) .Dalam hal ini. laporan. mengirim. .

Dalam suatu organisasi atau kantor besar. proses komunikasi administrasi/ tif tidak sederhana. sumber gangguan 6.denyar Sistem komunikasi dibedakan dalam: . struktur organisasi Tujuan tata hubungan -Menurut Keith davis Komunikasi lebih baik menghasilkan pelaksanaan kerja yang lebih baik. tata cara penyampaian dan sebagainya. untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama kelompok. untuk mengusahakan sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerjasama.dan kepuasan kerja. seperti: berbagai alat yang dipergunakan.shannon dan warren weaver Proses tata hubungan meliputi: 1.kerja. Sistem komunikasi administrasi/perkantoran (tata hubungan) -menurut J.kemehiran kerja 2. wartanya 3. isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim 5. Menurut Claude E. pihak yang dituju 10. masih banyak unsur lain yang masuk dalam prose situ. wartanya 9. alat penerima 8.sedang persatupaduan antara kemahiran kerja dan kemauan kerjaakan menghasilkan karya terbaik.C.tujuannya tata hubungan ada 2 yakni: 1. sumber warta 2. reaksi penerima warta 11. isyarat yang diterima 7. alat pengirim warta 4.

Sitem mekanis. Itulah sebabnya Chestar I.petugas pengantar. Dengan adanya tata hubungan yang lebih baik. sistem komunikasi tulisan.contoh:surat lewat pos.dsb.pertemuan anggota organisasi c) Pembicaraan telepon d) Penerbitan:warta harian.majalah. Sistem panggilan petugas Cara dan alat yang dipergunakan untuk mengadakan tata hubungan -menurut George Terry a) Wawancara khusus b) Rapat kerja. 2.telegram dan warkat tertulis lain.corong suara.contoh:telepon. terjamin suatu kerjasama yang lebih baik/ sempurna dalam mencapai tujuan organisasi. e) Surat edaran f) Papan pengumuman g) Plakat h) Laporan tahunan kepada anggota organisasi i) Surat dikirim langsung kepada pegawai j) Film.brosur amanat dari pimpinan.slides dan alat lain yang serupa.komperensi. Komuikasi intern (tata hubungan ke dalam) Batasan mengenai komunikasi intern .dll. Dan tugas pertama pucuk pimpinan organisasi ialah menciotakan dan memelihara sebuah system komunikasi.1.televisi. 3. 4.ban berjalan. Sistem komunikasi lisan.contoh:pipa udara.buku petunjuk. Barnard menyatakan bahwa syarat pertama organisasi ialah adanya orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi satu sama yang lain.buku pedoman.

Mengenai batasan pengertian/ definisi komunikasi intern (tata hubungan kedalam). 4).pokok dari hubungan vertikal kebawah berwujud perintah dan petunjuk sedangkan hubungan vertikal keatas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. Apa yang diperintahkan itu merupakan tugas sederhana. Bawahan yang diberi perintah harus mengerjakannya di tempat lain. 5). Kekeliruan yang mungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar. 6). komunikasi intern dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu hubungan tegak dan hubungan datar. hal-hal berikut mengharuskan perintah tertulis: 1). tentu harus mengeluarkan perintah. hubungan-hubungan didalam lingkungan organisasi sendiri dapat disebut komunikasi intern. umumnya perintah lisan hanya baik dipergunakan.Sebagian besar kegiatan tata usaha dalam suatu organisasi terdiri mengadakan hubungan di dalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar. Hubungan tegak adalah proses penyampaian suatu informasi dari pihak pimpinan kepada para pegawai bawahan maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan. 2). 3). Menurut Charles Broaded pula. Dalam keadaan darurat sehingga tiada waktu untuk membuat perintah tertulis. seorang ahli mengatakan sebagai berikut. 6). Perintah itu akan selesai dalam waktu yang singkat. Dalam mengeemudikan suatu organisasi. Perintah dapat diberikan secara lisan dan tertulis. -Menurut The Liang Gie Untuk menyederhanakan penyebutan. Tugas itu harus dilanjutkan oleh pegawai yang bertugas pada kesempatan berikutnya. Pegawai yang bersangkutan telah berulangkali gagal melaksanakan perintah secara lisan. . Bawahan yang diperintah pernah menjalankannya. apabila: 1). Tugas diperintahkan akan berlangsung dari satu bagian ke bagian lain. Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci. Menurut Charles Broaded. 3). 4). Pejabat pemberi perintah berada di dekat bawahan dan sewaktu-waktu dapat memeriksa pelaksanaan perint itu. 5). 1. Perintah itu harus berjalan dari pucuk pimpinan ke bawah dengan melalui berbagai tingkat jenjang organisasi. 2).

Pimpinan organisasi yang baik menginsafi pentingnya ruang semacam ini. Selain laporan tertulis ada juga laporan secara lisan. melainkan juga sebagai suatu alat agar diantara mereka ada hubungan satu sama lain. Ini akan lebih menjamin kebenaran suatu laporan. Hubungan keluar dengan masyarakat Batasan pengertian hubungan masyarakat . sehingga dapat menghindarkan pemborosan. misal ruang istirahat atau ruang makan untuk sewaktu-waktu dipergunakan oleh para pegawai. atau pertentangan wewenang. 8). Dari laporan ini pihak pimpinan dapat mengetahui apakah organisasi berjalan menuju ke tujuan organisasi yang telah ditetapkan atau tidak. Hubungan vertical ke atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. koordinasi intern dapat terjamin. misalnya rapat kerja bulanan. Laporan lisan dapat diperoleh dari wawancara dengan pegawai yang bersangkutan atau melalui rapat yang sekalius meliputi semua pegawai. Pimpinan hendaknya selalu berusaha mendekati bawahan sehingga benar-benar mengetahui tugas pekerjaan dan suasana perasaan mereka. Seorang pekerja tertentu harus memikul tanggung jawab akan keberesan apa yang diperintahkan itu. yaitu pihak bawahan tidak mudah cenderung menyajikan hal yang gemilang/ baik saja. tugas rangkap. Menyediakan semacam ruang untuk berkumpul. Dalam suatu organisasi yang baik hendaknya pada waktu-waktu tertentu para bawahan menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugasnya. Adalah hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kuarang lebih sederajad. Mengadakan pertemuan berkala. 2. Hubungan datar (horizontal). Dengan rapat kerja bulanan. Bukan saja sebagai suatu jasa pelayanan terhadap para bawahan.7). Kekeliruan yang akan mungkin terjadi mempunyai akibat besar.

pemerintah suatu organisasi lainnya untuk menciptakan dan memelihara hubunganhubungan yang sehat dan bermanfaat dengan publik tertentu dan publik pada umumnya. pasti organisasi yang bersangkutan mendapat pandangan yang tinggi di mata masyrakat. Humas selalu didasarkan atas pelaksanaan tugas pokok yang sebaik-baiknya oleh organisasi yang bersangkutan . Manfaat atu keuntungan humas Kalau hubungan keluar dapat dilaksanakan denagn baik. Bertambah tinggi nilai saham perusahan Keuntungan humas bagi pemerintah/lembaga sosial 1.-menurut The Liang Gie Segenap cara dan kegiatan yang bersangkutan dengan usaha untuk memelihara hubungan sebaikbaiknya dengan pihak luar itu telah lazim disebut dengan hubungan masyarakat. dengan maksud menyesuaikan dirinya terhadap keadaan sekelilingnya dan memperkenalkan dirinya kepada masing-masing. Bertambahnya langganan pemakai produknya 2. -Webster Segenap aktivitas yang dilakukan oleh suatu industri. antara lain: 1. Tiada yang lebih bernilai bagi organisasi daripada suatu nama baik di lingkungan public. perserikatan. suatu sikap yang harus dimiliki para pegawai ialah mereka dapat memepersatukan dirinya dengan organisasi. Pedoman dan usaha publik relations adalah sebagai berikut: 1. Keuntungan humas bagi perusahan. Publik akan memberikan dukungan moral dan menghargai segala sesuatu yang dilakukan 3. perusahaan. perhimpunan jabatan. Bagi instansi pemerintah akan memperbesar kewibawaan dan martabat negara Perantara humas Perantara terpenting untuk melaksanakan humas ialah para pegawai organisasi yang bersangkutan. Lebih banyak publik yang akan mempergunakan jasanya 2.

10. Sesuatu organisasi yang hendak berurusan dengan publik hendaknya mempelajari kepentingan dan hasrat pelbagai golongan 3. Saran dari pihak masyarakat untuk kesempurnaan organisasi hendaknya diperhatikan dan diterima dengan sifat terbuka 9. 8. Tata cara humas hendaknya dislenggarakan dan dipermudah sehingga lancar 7. Rencanakan hubungan dengan sebaik-baiknya untuk mensukseskan suatu proyek atau tujuan tertentu 4. Humas hendaknya diselenggarakan secara terus-menerus 5. Menurut S. Keluhanan betapapun kecilnya dari masyarakat terhadap organisasi hendaknya diterima atau diperhatikan sepenuhnya.menanam bibit permusuhan betapapun kecilnya akhirnya akan meugikan organisasi yang bersangkutan. Humas hendaknya diperkuat dengan keadaan dalam organisasi yang bersangkutan yang dapat penghargaan masyarakat. serta kondisi-kondisi fisik. kantor sebagai tempat di mana office work itu akan berlangsung sangat penting artinya bagi office management maupun bagi office work yang efisien. lingkungan kantor terdiri atas gedung kantor. Prajudi Atmosudirdjo. Menurut moekijat.2. Dengan demikian gedung kantor merupakan salah satu komponen/ unsur dari pada ligkunn kantor. perkakas dan tata ruang kantor. PERTEMUAN KE V Lokasi/ letak kantor Pendahuluan. Segala sikap dan tindakan yang dapat menyakitkan hati publik hendaknya dihindari. di dalam mana pegawai melaksanakan pekerjaan. 6. Pentingnya memilih lokasi kantor .

letak kantor di luar kota mempunyai keuntungan dan kerugian. sebab dia tergantung dari pejabat pimpinan yang bersangkutan. Factor lingkungan tetangga Hal ini sangat penting diperhatikan karena setiap oragnisasi haus bekerja sama dengan organisasi lain yang bersamaan kepentingan. harga beli) untuk memperoleh tempat itu harus dipertimbangkan dengan baik. 4. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa ³lokasi kantor itu merupakan salah satu factor yang penting kelancaran jalannya office work dan office duties. Factor harga atau sewa ruangan Antara keuntungan lokasi yang dapat diperoleh dan biaya (sewa. Faktor jalan ke luar masuk pegawai Perlu diperhatikan. 3. Menurut Moekijat. sebab tidak jarang timbul cekcok bila para pegawai harus melalui gang atau pintu yang sama dengan pegawai perusahan/ orang lain. Faktor kedekatan antar bagian kantor Tidak selalu mungkin bagi suatu organisasi untuk menempati suatu blok perumahan/ kantor yang berdekatan dan menguntungkan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lokasi/ letak kantor merupakan salah satu factor penunjang dalam memperlancar jalannya pekerjaan kantor (tata usaha). 5. Factor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih/ menentukan lokasi kantor. 2. 1. Faktor ini penting. 6. Lebih lanjut menurut S.Pada umumnya office manajer tidak beebas di dalam memilih lokasi atau letak atau tempat daripada gedung kantornya. Factor ini sangat penting bagi kantor yang banyak mempergunakan mesin kantor yang mahal dan kecil sehingga mudah dicuri. . karena pegawai yang rumahnya dekat tidak akan meminta penghasilan yang tinggi disbanding mereka yang harus naik angkutan yang lebih dari 10 kilometer. Factor keamanan. Faktor dekat labour market.

e. Komunikasi dengan kota mungkin sulit. Biaya gedung yang lebih murah¶ b.Keuntungan: a. Hubungan dengan teman-teman perushan di kota dan dengan para langganan kurang. dengan maksud untuk dapat memberikan fasilitet yang sebesar-besarnya kepada proses kerja yang dilakukan di dalamnya. c. Ruang dapat diperluas Kerugian: a. padahal bentuk atau bangun gedung kantor itu penting sekali untuk efisiensi pekerjaan. Maka bentuk gedung kantor modern harus disesuaikan. Syarat-syarat bentuk gedung kantor. kepada arsistekturnya perlu diberikan keterangan mengenai kegiatan kerja kantor itu sehinnga ia dapat menyesuaikan rencana gedung kantor itu dengan keperluan dan kemungkinan perkembangannya. d. Bangunan Gedung Kantor Pendahuluan. . Tentang bentuk dan susunan ruangan didalamnya kurang diperhatiakan. Mungkin masih diperlukan adanya kantor di kota. Pemindahan pegawai dari kota (biaya). Oleh karena itu pada waktu membangun sebuah gedung kantor. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah. c. Fasilitas pengangkutan yang lebih baik bagi para pegawai. d. b. Kesehatan pegawai yang lebih baik. Pengaruh kurang e. Mungkin sulit mendari pegawai-pegawai ahli. Kebanyakan gedung kantor itu dibangun ats dasr pertimbangan pokok bahwa gedung itu harus kuat. f.

3. c. Keuntungan penerangan yang baik: a. Dapat berkesan pada pengunjung dan public 4. Perencanaan lingkungan kerja. Dapat memberikan fasilitas terhadap proses pekerjaan yang berlangsung di dalamnya 2. Ini merupakan factor penting karena hamper tiap pekerjaan kantor itu merupakan pekerjaan melihat. 7. dalam hal ini yang perlu diperhatikan ialah: a). Terdapat keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan dan keuntungan yang diperoleh. Gangguan public. jarak jangan terlalu dekat/ jauh dengan bekerja pegawai. Menjamin kesehatan dan comfort (kesenangan/ kenyamanan) bagi pegawai. Naiknya produktivitas b. 4. yang membutuhkan penerangan yang baik. 3. Tata warna.Tentang bentuk gedung kantor diusahakan agar memenuhi syarat-syarat seperti ini. ini perlu diperhatikan karena para pegawai akan lebih senang dan giat bekerja jika udara di dalam kantor tidak panas dan menekan. Memounyai flexibility bagi perluasan dan macam-macam keperluan. 5. Bahaya-bahaya. 2. Penerangan. warna dapat mempengaruhi perasaan kita. 1. kantor harus merupakan tempat di mana para pegawai dapat bekerja dengan aman . Bertanbah baiknya kualitas pekerjaan. Lingkungan kerja dalam suatu kantor harus meberikan dorongan kepada para pegawai untuk bekerja dengan baik. diusahakan agar public seperti orang-orang berjualan tidak boleh berada disekeliling kantor. Berkurangnya ketegangan urat saraf mata dan kelelahan mental. 5. kebersihan kamar kecil b). sebagian besar pekerjaan kantor merupakan pekerjaan mental. Factor-faktor yang penting dalam hal ini ialah: 1. seperti membaca dan menulis. Ventilasi. 6. Tata suara. Kamar kecil.

Pengisian Gedung Kantor Pendahuluan Dalam kita akan mengisi suatu gedung kantor. Prajudi Atmosudirdjo. jumlah alat/ mesin/ perabotan itu essensiel sehingga pengunaan benda yang tidak perlu dapat dihindarkan. Faktor penyesuaian keperluan dengan situasi setempat. sehingga rencana yang secara nasional baik malah menjadi tertawaan dan ejekan. . yakni: a. 2) Memang banyak office manajer yang kurang mengerti akan azas perencanaan equipping kantor serta lay out. ada dua hal yang harus kita perhatikan. dus menghemat biaya Faktor yang perlu diperhatikan dalam mengadakan perencanaan dan pemilihan alat-alat dan perabot kantor: 1). Musik. yakni tata peletakan perabot dan alat-alat kantor yang menghemat time and motion. 2). untuk menjamin bahwa jenis. Masalah ini di Indonesia kuarang mendapat perhatian karena: 1) Alat-alat dan atau perabot kantor yang diingini sering sukar didapat atau terlalu mahal. A. music dapat menimbulkan semanagt bekerja pegawai asal sesuai dengan suasana dan tempatnya. Pemilihan perabot kantor yang tepat b. serta diuji secara kritis. Menurut S. Faktor sifat pekerjaan dan kegiatan kantor Tujuan pekerjaan atau kegiatan yang akan diselesaikan harus ditentukan dengan jelas dan definitive.8. pemilihan alat/ perabot kantor. Penggunaan ruang yang tepat.

serta sesuai dengan hakikat. Ini erat hubungannya dengan standardisasi pekerjaan kantor. alat tulis kantor. kondisi dan situasi masingmasing. Hal ini erat hubungannya dengan masalah harga atau biaya. 5). instansi. Faktor fleksibilitas kegunaan dan biaya. yaitu: -Sifat pekerjaan yang dilakukan -Bentuk ruang dan kesatuan perabot itu sendiri. Oleh karena itu. Faktor stadardisasi mesin dan perabot kantor. tetapi jika perlu digunakan untuk beberapa jenis kegitan. perusahan mempunyai keperluan alat yang berbeda pula. kondisi yang berbeda. . sehingga tiap organisasi. PERTEMUAN KE VI Batasan pengertian tata ruang kantor. situasi. perusahan mempunyai hakikat pekerjaan. 4). 3). bila mungkin warna harus disesuaikan dengan faktor lain yang mengelilinginya. dalam hal menetapkan jenis dan jumlah alat tersebut harus diadakan penelitian dengan mengingat keperluan. Hendaknya diusahakan agar kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau suatu macam pekerjaan. Penggunaan ruang yang tepat (lay out.Tiap organisasi. ruang kantor. instansi. formulir dan sebagainya B. tata ruang) Ini berkaitan dengan penilaian suatu standard ruang. Faktor keindahan dan keseragaman Bentuk dan ukuran alat hendaknya dapat member kesan yang baik bagi yang melihat.

Tata ruang perkantoran adalah penentuan mennai kebutuhan ruang dan tantang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak. Dan tata ruang kantor dapat didefinisikan penyusunanan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja para pegawai dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. The Liang Gie. member I penjelasan sebagai berikut: Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran . . Keuntungan tata ruang kantor yang baik.Suatu penting yang turut menentukan kelancaranj dalam pelaksanaan tata usaha ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. -Menurut George Terry. -Menurut Noekijat Tata ruang kantor menunjukan penentuan syarat-syarat ruang dan penggunaannya secara terinci daripaa ruang ini untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang paling praktis yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa peranan tata ruang kantor ya itu merupakan faktor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha. Untuk memperjelas pengertian tata ruang kantor dapat dikutipkan perumusanyang berikut: -Menurut Ldttlafield dan Peterson.

-Menurut The Liang Gie Jadi tata ruang perkantoran yang baik akan bemanfaat bagi organisasi yang bersngkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan yang berikut: 1). Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar mandir yang sebetulnya tidak perlu 2). Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara 5. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan 3). Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu. 4. 4). 2. Luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebnyak-banyaknya. tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknuya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Pekerjaan itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. Rangkaian aktifitas tata usaha dapat mengalir secara lisan 3. Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu ialah: 1. . Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu. Tujuan menyusun tata ruang kantor Menurut The Liang Gie .

Ruang besar terbuka adalah lebih baik dan lebih memuaskan dari pada yang terpisah pisah. Menurut Richard Muther a. baik berupa luas lantai dan ruang vertical. Yaitu ruang kerja dipisahkan. Yaitu yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Azas tata ruang kantor. misal sokosel . Yaitu menempatkan para pegawai dan alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. b. Tata ruang yang terpisah-pisah. tidak dipisah menurut kamar atau pedangan buatan. Semua aktivitas dilaksanakan pada 1 ruang besar terbuka. Tata ruang yang terbuka. Pihak luar yang mengunjung kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut. Yaitu ruang untuk bekerja terbagi dalam beberapa satuan. d. Yaitu menggunakan sepenuhnya ruang yang ada. Azas mengenai penggunaan segenap ruang. Pembagian itu karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibikin pemisah buatan. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai. 1. c.6. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. Yaitu dapat diubah atau disususn kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya besar Jenis/ macam tata ruang. . Azas mengenai rangkaian kerja. kayu atau dinding kaca. 2. karena: 1. Azas mengenai jarak terpendek. 7. Azas mengenai perubahan susunan tempat kerja.

2. Sukar memperoleh ventilasi dan pemanasan yang sesuai untuk setiap orang.susunan meja dapat terdiri atas beberapa baris c) Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai. 6. Kerugian kantor yang terbuka adalah. Tidak baik bagi kesehatan pegawai. 3. Suasana yang tidak berhubungan denagan orang perorangan 2. Lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai.bila dikelompokkan mereka ditempatkan didekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu . Dapat mendorong kondisi yang ramai 4. Kalau terjadi penambahan pegawai.lorong lebih lebar 80cm.di tengah ruang ada lorong utama selebar120cm. Teknik untuk mencapai tata ruang kantor yang baik. Bingung karena tamu. Suara gaduh 3. 4. (menurut John R. perubahan proses penyelesaian pekerjaan. alat kantor. d) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau dibelakangnya(ruang untuk duduk pegawai )selebar 80cm e) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawai f) Apda tata ruang terbuka dimana bekerja banyak orang. tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya. Lebih memudahkan tersebernya cahaya dan peredran udara. 5. 1. Immer). a) Meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama b) Pada tata ruang terbuka.

dan pilar gedung. Setelah diketahui macamnya pekerjaan. 3.dapat dibuat kamar tersendiri. Pada gambar denah itu harus dicantumkan keterangan mengenai panjang dan lebar ruang yang bersangkutan.misal mesin stensil.g) Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut diberi tempat yang banyak memperoleh penerangan cahaya.ditempatkan didekat pintu j) Lemari dan alat perlengkapan lain ditaruh didekat pegawai yang paling sering mempergunakan benda itu k) Alat kantor yang sering menimbulkan suara ribut. jendela. Mempelajari segenap pekerjaan kantor itu. 1. Dengan demikian diperoleh gambaran mengenai urutan penylesaian pekerjaan.sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya m) Pejabat [pimpinan yang sering menerima tamu penting dan membicarakan urusan bersifat rahasia. juga dilukiskan di mana letak pintu.6m(9m²) ruang tersendiri.5×3. Membuat gambar denah kantor yang bersangkutan.dapat dibuat kantor/ruang pribadi ukuran Langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor.ditaruh didekat jendela.sehingga gema suara sebagian besar dapat langsung terbuang keluar l) Lemari yang berat. n) Bila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar membutuhkan 2. lalu ditentukan proses pelaksanaannya.peti besi. Menyusun letak meja kerja para pegawai . Semaua aktivitas perkantoran dicatat.ini untuk kesehatan mata dan kesempurnaan hasil kerja h) Pegawai yang bertugas mengenai urusan yang mengandung resiko besar.dapat diletakkan menempel tembok atau tiang. 2.ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang.bila perlu dibuat bedengan dari kaca i) Pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian lain atau publik.

warna. Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur oleh setiap manajer perkantoran yang modern. kursi. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan gambar meja dan kursi di atas gambar denah. k. udara dan sangat. Pertolongan pertama. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai c. p. i. Guntingan ganbar itu digeser-geser sehingga tercapai susunan yang baik. Beban berat. Suhu udara d. Air minum. Persyratan lingkungan fisik itu meliputi: a.Untuk menyusunnya. g. b. j. Kebersihan. Pemberitahuan kecelakaan. yakni: cahaya. o. Tempat pakaian. m. Ventilasi e. Fasilitas cuci. Penerangan cahaya f. Persyaratan lingkungan fisik kantor. mesin. lemari. l. buatlah guntingan gambar yang berwujud meja. Selanjutnya 4 hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi pekerjaan perkantoran. . Tempat duduk. atau perabot lain. Penjagaan kebakaran. Fasilitas kesehatan. gang dan tangga. h. n. Lantai. 4.

Mengatur penggunaan. d. pemakaian kerja dengan baik yang dipakai para pekerja . Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat air conditioning. Misal: membuat lubang udara yang cukup pada dinding kamar. Suara Faktor suara sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai. Warna Bersama cahaya. Cahaya Cahaya penerangan yang cukup memancar tepat akan menambah efiensi kerja para pegawai.a. soeterman mengemukakan beberapa hal sebagai usaha mengatasi udara yang panas lembab itu. Sewktu bekerja jendela dibuka. Sebuah perhimpunan insinyur bidang pemanasan dan peredaran udara di Amerika serikat menyatakan bahwa syarat yang paling mendekatiuntuk bekerja dengan enak bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25. 1. misal karton tebal permukaan berlubang. c.60 c dan nilai kelembaban 45%. Mereka dapat bekerkja lebih cepat. -Untuk mengurangi kegaduhan dib W mesin titik diberi alas karet busa tipis. -Untuk pesawat telephone. b. 2. warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai.Dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap suara. Di Indonesia nilai kelembaban udara rata-rata lebih daripada 70%. Udara Yang penting ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. 3. ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat . Usaha yang dijalankan: . leebih sedikit membuat kesalahan dan mata tidak lekas lelah. untuk bekerja di Indonesia mengenakan pakaian jas lengkap dengan dasi ala barat adalah kurang tepat. Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. Prof.

-Cara yang akhir-akhir ini dijalankan di luar negeri untuk menambah efisiensi kerja ialah penggunaan music. Percobaan membuktikan bahwa lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejenuhan serta menambah kegembiraan kerja. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful