PERTEMUAN KE I

Administrasi Charles A. Beard seorang historikus politik yang terkenal dalam satu karyanya yang dikutip oleh Albert lapasky dalam bukunya administration pada tahun 1937 berkata bahwa ³ tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari administrasi. Kelangsungan hidup pemerintahan yang beradab dan malahan kelangsungan hidup dari peradaban itu mandiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu filsafat administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern´. Sarjana Amerika yang lain James Burnham , mengatakan revolusi politik dan sosial akan timbul dan diselesaikan, akan tetapi aka nada revolusi pada abad modern ini yang tidak akan pernah selesai yaitu managerial revolution yang akan menimbulkan suatu kelas terpenting dalam suatu masyarakat yaitu the managerial class. Dengan demikian dapat diketahui bahwa tegak runtuhnya suatu Negara, maju mundurnya suatu peradaban manusia, timbul tenggelamnya suatu bangsa-bangsa di dunia, tidak dikarenakan perang besar atau bencana lain, tetapi tergantung pada baik buruknya administrasi yang dimiliki. Oleh karena itu suatu bangsa, Negara, masyarakat yang ingin mencapai kemajuan dalam berbagai aspek kehidupan dan penghidupan modern harus mengutamakan pembinaan dan pengembangan administrasi yang sesuai dengan faktot-faktor lingkungan (ecmlogical factors) bangsa, Negara, masyarakat yang bersangkutan. Sekarang ini memang abad administrasi. Sebab semua keputusan di bidang politik, ekonomi, sosial budaya, militer dan lain-lain aka nada artinya bila keputusan tersebut terlaksana secara efisien dan efektif, yang merupakan sasaran administrasi.

Pengertian administrasi Perkataan administrasi yang kita pergunakan sekarang ini di Indonesia, makna dan isinya sebagian berasal dari perkataan bahasa belanda ³ administratis´ dan perkataan bahasa inggris ³administration´ serta perkataan bahasa yunani ³ administrare´yang artinya pengabdian atau pelayanan. 1). Administrasi dalam pengertian sempit. Administrasi berarti tata usaha (administratis)atau office work. Di Nederland pengertian bestuur dimasukkan dalam pengertian admainistratis. Sedang bagi kita bestuur mengandung pengertian khusus dalam gerak aktivitas di dalam lingkungan departemen dalam negeri yang kini kita kenal denagan nama pamong praja. 2). Administrasi dalam pengertian luas, dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu -Dari sudut proses. Administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari aktivitas pemikiran, perencanaan, pengaturan, penggerakan, pelaksanaan, pengawasan sampai proses tercapainya tujuan. Dengan demikian proses administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan tertentu yang dimulai sejak adanya dua oaring atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Keseluruhan dari aktivitas di atas di rangkum dalam satu pengertian administrasi. -Dari sudut fungsi atau tugas Administrasi berarti keseluruhan tindakan/aktivitas yang mau tidak mau harus dilakukan dengan sadar oleh seorang atau sekelompok orang yang berkedudukan seabagai ³administrator´ atau pemimpin suatu usaha dan anggota yang dipimpin. -Dari sudut kepranataan (institusional): Misal lembaga, badan usaha, organisasi, instansi tertentu. Di dalamnya terdapat sekelompok orang yang secara tertentu melakukan aktivitas dalam rangka mencapai tujuan tertent. Mereka dapat digolongkan menjadi 4 golongan :

1). Administrator yaitu orang-orang yang nenentukan dan mempertahankan tujuan atau yang menentukan policy (kebijaksanaan). 2). Manajer Yaitu orang-orang yang langsung memimpin kerja kee arah tercapainya hasil-hasil konkrit. 3). Staf yaitu orang-orang yang membantu baik kepada administrator maupun manajer. Mereka terdiri dari berbagai ahli: keuangan, teknik kimia, riset, dan sebagainya. Mereka merupakan

penasehat yang bergerak dibidang pemikiran. Di Indonesia manajer biasanya juga merangkap tenaga staf karena sifat kegotong-royongan dan dianggap lebih efisien. 4). Karyawan yaitu mereka yang melaksanakan pekerjaan atau pelaksana. Batasan pengertian (definisi) administrasi, S. Prajudi Atmosudirjo, Administrasi adalah fungsi dari pada, atau apa yang harus dijalankan oleh setiap orang yang memimpin atau mengepalai suatu organisasi. Administrasi adalah pemimpinan, pembinaan, pengarahan, dan pengendalian dari pada suatu organisasi secara keseluruhan. Unsur-unsur administrasi. Adanya sesuatu, dalam hal ini administrasi adalah karena adanya unsur-unsur tertentu yang menjadikan adanya sesuatu itu . menurut P. Sondang Siagian bahwa unsure-unsur ( bagianbagian yang mutlak)dari administrasi ialah 1). Dua orang manusia atau lebih, 2). Tujuan, 3). Tugas yang hendak dilaksanakan, 4). Peralatan dan perlengkapan. 1). Unsur Manusia. Bahwa seseorang tidak biasa bekerja sama dengan diri sendiri. Karena itu harus ada orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak dalam proses kerjasama itu. 2). Tujuan, Tujuan yang hendak dicapai dapat ditentukan oleh: - semua orang yang langsung terlibat dalam proses administrasi. -hanya sebagian dan mungkin malah hanya oleh seorang dari mereka yang terlibat.

3). Tugas dan Pelaksanaannya. Tidak mesti, proses administrasi baru timbul jika ada kerjasama. Kerjasama bukan merupakan unsure administrasi. Tetapi pencapaian tujuan akan lebih efisien dan efektif bila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Kerjasama dalam administrasi dapat digolongkan menjadi 2 yaitu, kerjasama yang ikhlas dan sukarela dan kerjasama yang dipaksakan. 4). Peralatan dan Perlengkapan. Peralatan dan perlengkapan dalam proses administrasi tergantung dari berbagai factor, seperti: - Jumlah orang yang terlibat dalam proses administrasi. - Sifat tujuan yang hendak dicapai - Ruang lingkup dan aneka ragam tugas yang hendak dijalankan. - Sifat kerjasama yang dapat dicipta dan dikembangkan, secara eksiomatis dapat dikatakan bahwa : - semakin sedikit jumlah orang yang terlibat semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai. - semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai dan semakin sedehana tugas yang hendak dilaksanakan, semakin sedehana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. Kantor Pengertian kantor. Kantor mempunayai 3 pengertian utama. Kantor berasal dari bahasa Belanda ³kantoor´ dan bahasa inggris ³office´ Di sini yang dimaksud dengan kantor, menurut S. Prajudi Atmosudirdjo adalah: 1. Tempat, pusat, markas (pimpinan). 2. Gedung atau Ruangan atau kompleks, ruangan tempat pekerjaan tata usaha. 3. Ruang kerja seorang 4. Jabatan, dinas. 5. Pusat, tempat, usaha.

Prajudi Atmosudirdjo. Batasan pengertian (definisi) kantor: Menurut Moekijat kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor. 2. yakni: 1. Tugas pekerjaan daripada kedudukan seorang. dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. 3. Jabatan daripada kedudukan seorang. Penampilan dan pemakaian kantor itu juga bermacam-macam dalam prakteknya.Dan jika diperas. pekerjaan tulis menulis). maka akan terdapat 3 pengertian utama yang menjadi satu. kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat. staf personil. Tempat kedudukan dan kerja seorang. Menurut S . dan operasi ketatausahan guna membantu pimpinan. Glenn W Howard dab Edward Masonbrink mencatat bahwa kantor sebagai suatu pusat aktivitas administrasi dapat berfungsi sebagai suatu: -Ruang studi dan kerja -Ruang konperensi -Ruang perundingan -Ruang Informasi -Ruang pelayanan -Ruang warkat -Ruang penerimaan tamu -Lambang Status . Fungsi Kantor.

bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan. -The Liang Gie. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas merencanakan. Perkataan administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan. . dalam sumber-sumber bacaan berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat maupun Inggris Raya. istilah office administration (administrasi perkantoran) dan office management (managemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan.Administrasi Perkantoran Pengertian administrasi perkantoran. mengarahkan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (kerjaan perkantoran) Pekerjaan Kantor Pengertian pekerjaan kantor. harus didukung oleh pelayanan perkantoran. dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Batasan pengertian (definisi) administrasi perkantoran. mengorganisasi. mengawasi. Dengan mengikuti kelasiman itu dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah office administration dengan office management. perusahan swasta. badan sosial. manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. Definisi administrasi perkantoran menurut ahli misal: -William Leffingwell dan Edwin Robinson. The Liang Gie. Dengan demikian. Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah.

-William Leffingwell dan Edwin Robinson. Telephoning 6. Typing 2. Filing 5. Mengolah keterangan(arrangging information) 4. Memberikan keterangan(giving information) 5. pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat. Other Jumlah 24.5% 100% Menurut ahli dari inggris geofray mills dan oliver standingfordfungsi kantor menurut dia fungsi setiap kantor adalah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat Fungsinya dapat digolongkan menjadi 5 kegiatan yaitu: 1. Melindungi harta kekayaan(safeguarding asseta) . -George Terry.Batasan pengertian pekerjaan perkantoran. Duplicating 7.5% 12.4% 5. pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Perincian pekerjaan kantor Menurut penelitian yang dilakukan oleh george terry di perusahaan amerika didapat hasil sebagai berikut 1.6% 19. Calculating 3.8% 6. Menerima keterangan (receiving informasi) 2.2% 8. Checking 4. Mencatat keterangan (recording information) 3.3% 10. Mailing 8.5% 12. pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untu meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan.

mengirim. mengolah. mencatat. jadi tata usaha adalah intinya tugas pelayanan disekitar keteranganketerangan yang berwujud 6 pola perbuatan: Dua ahli Inggris Geofrey Mills dan Cliver Standingford tidak bicara tentang office work. mengolah. dan menyimpan keterangan-keterangan . Melindungi Harta Kekayaan Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran. Memberikan Keterangan 5). Menerima keterangan 2). Menurut The Liang Gie. melainkan the function of the office (fungsi kantor).Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran Menurut the liang gie tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. cukup dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah tata usaha. Mencatat Keterangan 3). mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. baik pengertian office work (pekerjaan kantor) maupun the function of the office (fungsi kantor). menggandakan. menggandakan. tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. mencatat. Fungsi itu dapat dirinci menjadi 5 kegiatan: 1). Oleh The Liang Gie. Menurut mereka fungsi setiap kantor ialah penyedian suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat. Mengolah Keterangan 4).

Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas.yangdiperlukan dalam setiap organisasi. 1). Mengirim : Kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. penjualan. Menggandakan : Kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Menghimpun : kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untu dipergunakan bila diperlukan 2). pembelian. 6). Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tertentu mempunyai segi ketatausahan . Dalam kebnyakan pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa: produksi. kepegawaian. atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. keuangan. 4). teknik. Mengolah : Kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. Peranan tata usaha. Jadi tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan. . Menyimpan : Kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Mencatat : Kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca dikirim dan disimpan 3). Peranan dan cirri tata usaha. 5).

Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. yakni information handling khusus untuk mengikuti jalannya line operations. Bersifat merembes ke segaenap bagian dalam organisasi. berarti tata usaha diperlukan di mana-mana. 2). dan sebagainya) 4. yakni: 1. tata usaha personil. Bersifat pelayanan Terry menyebut tata usah sebagai pekerjaan pelayanan. 1. Bahwa tata usaha itu pada waktu ini terdiri atas 4 jenis. tata usaha logistic. Menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakuakan tindakan yang tepat. Cirri utama tata usaha. 3. Tata usaha teknis operasiona. Tata usaha khusus untuk memperlancarpengambilan-pengambilan keputusan. . 2. Prajudi Atmosudirdjo. Menurut S. tata usaha mempunyai 3 peranan pokok. 3). 2. yakni information handling khusus untuk mengikuti penggunaan dan keadaan resources (tata usaha keuangan. Tata usaha untuk memperlancar pekerjaan dan tata hubungan pimpinan organisasi dengan instansi-instansi atau pihak-pihak lain dalam rangka memajukan usaha organisasi. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. yaitu: 1). Tata usaha khusus bantuan. 3.Dalam garis besarnya.

siagian Bahwa pada hakikatnya sebagai alat administrasi dan manajemen. Hakekat organisasi -menurut sondang p. .dapat ditinjau dari 2 sudut pandang 1. -the liang gie Organisasi adalah setiap sistemkerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apapun. organisasi mengandung penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. Organisasi dapat dipandang sebagai wadah dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan.PERTEMUAN KE II Organisasi Batasan pengertian organisasi -Menurut sondang P. Organisasi dapat dipandang sebagai proses dimana dianalisis interaction antara orangorang yang menjadi anggota organisasi itu. 2. mengorganisasikan adalah menyusun bagianbagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. -James money berpendapat bahwa azaz yang melandasi semua organisasi adalah the principles of coordination. Siagian Organisasi didefinisikan sebagai setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk sesuatu tujuan bersamadan terikatsecara formal dalam persekutuan mana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang lain yang disebut bawahan -menurut moekijat Organisasi adalah kerangka.di dalam mana orang-orang bertindak.

Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang.agar setiap orang mengetahui posisi kedudukan masing-masing. 10.Prinsip-prinsip organisasi Menurut sondang p. Tujuan organisasi harus dapat dipahami oleh setiap orang didalam organisasi. . Pola dasar organisasi harus relatif permanen. 8. 4.agar supaya semua orang dapat mengetahui masing-masing dimana mereka berada pada tangga atau jaringan organisasi. Terdapat tujuan yang jelas 2. 3.siagian 1. Adanya kesatuan arah 5.bagan organisasi adalah suatu sarana kita untuk memvisualisasikan keadaan formil daripada organisasi. 6. 7. adanya kesatuan perintah. wewenang. 12. -Menurut The Liang Gie. Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin. Struktur organisasi Batasan pengertian struktur organisasi -menurut S. Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang diberikan. 9. Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi. 11.oleh karena satu tipe organisasi yang ideal itu tidak ada. Adanya jaminan jabatan. Adanya pembagian tugas.bagaimana tata hubungan mereka satu sama lain.prajudi Atmosudirdjo Untuk dapat membuat suatu badan organisasi kita harus mengerti sedikit tentang tipe-tipe organisasi. dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu system kerjasama. struktur organisasi adalah suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan. Penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya.

2. Sehat Berarti organisasi itu mempunyai bentu yang teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta pejabat. Bentuk-bentuk organisasi Organisasi adalah hal dinamis yang menyesuaiakan kedinamisannya dengan kedinamisannya masyarakat.tugas.mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja.Syarat ±syarat struktur atau tata raga organisasi Agar suatu organisasi dapat mencapai tujuan maka struktur organisasi harus memenuhi 2 syarat: 1. Efisien Berarti organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap satuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dengan hasil kerja baik .dan wewenang yang merupakan satuan tertentu dalam lingkungn keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpangsiuran. organisasi tipe panitia . maka dikenal 4 macam bentuk organisasi: 1. organisasi fungsional 4. organisasi lini 2. organisasi lini dan staff 3.

3. 5. Anggota organisasi masih kenal satu dengan yang lain. Produk yang dihasilkan belum beraneka ragam. Rasa solidaritas anggota organisasi umumnya besar karena masih saling kenal. Hubungan krja bagi seluruh anggota organisasi tidak bersifat langsung. Organisasi kecil 2. Organisasinya besar dan kompleks. Kebaikan 1. 7. 1. Tujuan organisasi sama dengan tujuan pribadi pimpinan tertinggi organisasi. 2. Disiplin masih tinggi. Proses pengambilan keputusan cepat karena jumlah orang yang perlu diajak berkonsultasi masih sedikit. Jumlah karyawan masih sedikit 3. Terdapat 2 kelompok dalam organisasi yaitu: . organisasi lini sifat-sifat atau cirri-cirinya. b.a. 2. 8. Pemilik biasanya menjadi pimpinan tertinggi di dalam organisasi 4. Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan umumnya masih bersifat langsung. Tujuan yang hendak dicapai masih sederhana. 4. Tingkat spesialis yang dibutuhkan rendah 6. 2. Jumlah karyawan banyak. 1. Kesempatan karyawan mengembangkanspesialis terbatas. 3. Alat-alat yang digunakan untuk mencapai tujuan masih sederhana 9. 3. Seluruh organisasi terlalu tergantung pada seseorang. 4. Struktur organisasi masih sederhana 10. organisasi lini dan staff sifat/ cirri-cirinya. Keburukan 1. Kecendrungan pimpinan organisasi bertindak diktatories/otokratis karena organisasi dipandang sebagai milik pribadi.

kepegawaian. Para penasehat 2. Orang-orang yang sifat tugasnya menunjang tugas pokok. 2. baik karena keahlian maupun yang memberikan jasa kepada unit operasional dalam bentuk auxiliary services. . 2. Pelaksana tingkat operasional tidak selalu jelas mana perintah mana nasehat orang lini dihadapkan kepada 2 macam atasan. 3. Ada pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok dan tugas penunjang. 5. Spesialis yang beraneka ragam diperlukan dan di gunakan secara maximal. 5. perbekalan. apapun tujuannya dan betapa kompleks struktur organisasinya. Bentuk organisasi ini dipelopori golongan militer. b. Pasukan tempur yang dikirim ke garis depan untuk bertempur. Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap kelompok. Penerangan prinsip the right man in the right place lebih mudah. dibagi menjadi 2 golongan: 1. Disiplin dan moral tinggi karena tugas sesuai bakat. Sekelompok orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka mencapai tujuan. kendaraan. yaitu: 1. keuangan material. peralatan. Bakat yang berbeda dari anggota organisasi dapat dikembangkan menjadi suatu spesialis. Orang-orang staff yang menyediakan tenaga. Atasan dalam line of command yang punya hak memerintah. keahlian. Orang-orang ini disebut staf. tata usaha. Organisasi militer dibagi 2 golongan. Bentuk organisasi ini dapat dipergunakan oleh setiap organisasi yang bagaimanapun besarnya. pendidikan dan pengalaman. 4. Auxiliary personnel ( keuangan. dan sebagainya). dan kebutuhan penunjang lainnya.a. Kebaikan 1. 6. a. Keburukan 1. yang melaksanakan fungsi staff.

Umumnya dipergunakan oleh took serba ada. Moral dan disiplin orang yang menjalankan fungsi sama tinggi. Kebaikan. Usaha koperatif bawahan lebih mudah dibina. Kemungkinan seorang bertindak diktatoris kecil. Perintah dari hierarhi line tidak selau seirama dengan nasehat dari hierarkhi staf. Artinya. Organisasi tipe panitia. keburukan. Kebaikan. 2. C. 4. Orang yang bergerak dalam satu bidang fungsi tertentu terlalu mementingkan fungsinya.b. d. Terlalu spesialisasi dalam satu bidang sehingga sukar mengadakan tour of duty dan tour of tour of area tanpa melalui pendidikan intensif lebih dulu. 1. 2. 2. Atasan sebagai pimpinan staf. Koordinasi antara orang dalam satu fungsi mudah dijalankan. Solidaritas antara orang yang menjalankan fungsi sama tinggi 3. 2. sehingga koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan. pada tingkat pimpinan. Spesialisasi karyawan dipergunakan maksimal. Untuk zaman modern sekarang ini bentuk line and staff dipandang terbaik karena paling dapat memenuhi kebutuhan. keseluruhan unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana di bagi dalam kelompok tugas yang bersifat task force. karena dua macam hierarkhi ini memandang suatu hal dari kacamata yang tidak sama. 1. . tetapi lebih banayak didasarkan pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan. dan lain-lain. organisasi fungsional Yaitu organisasi yang tidak menekankan pada hierarkhi structural. 1. yang berhak memberi nasehat didasarkan keahlian dan wewenang fungsional. Keputusan yang diambil umumnya tepat karena dibicarakan lebih dulu. 3. Adalah bentuk di mana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam kelompok yang bersifat panitia.

1. menerima tamu.Keburukan. Bila timbul kemacetan. Para pelaksana sering bingung karena perintah tidak dating dari satu orang tetapi dari beberapa orang. tak ada satu orang pun yang dapat diminta pertanggung jawaban lebih daripada yang lain. Proses pengambilan keputusan lambat karena harus dibicarakan lebih dulu.menyiapkan surat-menyurat. Secretarie (perancis). secretaris (belanda). secretarium atau secretarius (latin) . Jabatan sekretaris dan unit sekretariat zaman dahulu ada jabatan juru tulis yaitu seseorang yang pandai menulis dan tulisannya bagusuntuk mencatat wejangan atau perintah dari seorang raja kepada rakyatnya pada zaman moderen sekarang ini pegawai yang dibebani tugas surat-menyurat. Dalam bahasa asing sekretaris secretary (inggris). Braum dan Ramon C. pelayanan tamu maupun urusan rapat disbut sekretaris. Daya kreasi pelaksana operasional tidak dapat menonjol karena semua pelaksanaan didasarkan kepada kolektifitas. 3. Batasan pengertian sekretaris -Menurut Dan M. 4.portugal. istilah sekretaris diartikan sebagai seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendektean. 2. sekretaris pribadi adalah menyelenggarakan surat-surat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya walau ia bukan pegawai pribadi. memeriksa dan memperingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajibannya lain yang berhubungan guna meninggikan efektivitas dari kepala itu. penyimpanan dokumen.

-norma davis blakburn sekretaris adalah juga sekaligus juru arsip. Pengertian kesekretariatan -Menurut The Liang Gie.dibujuk untuk berkhianat terhadap bossnya b) Dapat menyimpan rahasia dengan surat-surat atau hal-hal yang bersifat rahasia c) Tekun serta setia terhadap tugasnya d) Dan sering harus berfungsi sebagai ³bumper´antara the boss dan bawahan .Tugas sekretaris Tugas sekretaris sekarang luas dan tidak dibatasi hanya tata usaha tetapi juga mengatur tata ruang kerja yang baik. b) Dedication(pengapdian): kesanggupan menyisihkan kepentingan pribadi untuk urusan kantor c) Ambition(cita-cita): menetapkan suatu tujuan dan hasrat untuk mencapai tujuan. pengontrolan dan penyempurnaan Sekertaris biasanya memiliki anak buah jadi selain dia menjadi sekertaris pimpinan dia juga menjadi manajer pada kantor sekretariat.juru tata usaha.Prajudi Atmosudirdjo syarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Integre:tidak dapat dihasut. dan masa depan. pengorganisasian. pengarahan.penerima tamu.dan manajer perkantoran. atasan. pembuatan keputusan.disuap. menyiapkan naskah pidato.menyusun perpustakaan. Menurut the Liang Gie sekretariat adalah suatuorganisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha. mengurus perjalanan dan penginapan.juru stano. bahkan melakukan aktivitas manajemen seperti perencanaan. menggunting berita harian yang perlu. kesekretariatan adalah profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat organisasi. Syarat utama seorang sekretaris adalah Menurut S. perusahaan. Ciri-ciri yang diperlukan untuk jabatan sekretaris adalah a) Sincerity(kesungguhan): minat terhadap pekerjaan.

maka dalam organisasi perkantoran timbul persoalan sekitar sentralisasi/ pemusatan dan spesialis/ pengkhususan. Private secretary. dan melibatkan aneka perlengkapan mahal. Dalam hubungan dengan keseluruhan organisasi. sesuai dengan kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. pengorganisasian tata usaha dapat memakai azas sentralisasi (pemusatan) dan desentralisasi (pemencaran). rumit.seorang sekretaris organisasi yang biasanya justru menjadi pejabat kunci atau central 2.Prajudi Atmosudirdjosyarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Syarat kepribadian yang sesuai dengan jabatannya b) Syarat pengetahuan umum (high quality) c) Syarat pengetahuan khusus(spesialis) d) Syarat sekretaris yang khusus dalam bidangnya e) Syarat skill dan teknik kesekretariatan f) Syarat praktik Jenis jenis sekretaris 1.seorang sekretaris pribadi yang hanya melayani the boss.dalam hal ini biasanya sekkretaris pribadi tidak juga merangkap sebagai manajer. . PERTEMUAN KE III Sentralisasi Umum Berhubung perkembangan pekerjaan perkantoran dewasa ini yang menjadi amat luas.Syarat untuk menjadi sekretaris yang bermutu tinggi adalah Menurut S. Business secretary.

d. Penangguhan dalam pelaksanaan pekerjaan. b. telegraph. Telepon.dan bilaman pekerjaan tersebut harus dilakukan. Adalah tidak baik pengawasan dari jauh. c. Surat-surat yang diterima dan yang dikirim. -menurut the Liang Gie Sentralisasi atau azaz pemusatan adalah azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif. b. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan lebih muadah. Penggunaan mesin-mesin yang lebih baik. e. . Pelayanan kantor yang dapat disentralisasikan. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja. d. c. d. Penggunaan para ahli dan saran yang paling baik f. a. misal adalah tidak praktis peraturan dibuat oleh pemimpin yang jauh dari pekerjaan. Pengawasan administrasi yang lebih baik. b. Penerimaan tamu.bagaimana. c. Pengawasan dapat sesuai dengan standar. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan frustasi pegawai. Menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat. Keuntungan azas sentralisasi/ pemusatan a.kemudian menuntut adanya laporan-laporan yang sering dan tertur tentang pekerjaan tersebut. Kerugian azas sentralisasi/ pemusatan. a. dan metode komunikasi lain. Penggandaan surat.Batasan pengertian sentralisasi Sentralisasi berarti titik berat pada pengawasan dari pusat seperti yang dinyatakan oleh instruksiinstruksi secara terincidari kantor pusat engenai pekerjaan apakah yang harus dilakukan.

Desentralisasi Batasan pengertian desentralisasi -menurut The Liang Gie berdasarkan azaz ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungan sendiri. Pengetikan. Penyimpanan surat dan warkat. Pengawan formulir. g. h. i. l. Pembersihan kantor dan kantin Daftar hadir. Pekerjaan menghitung. f. dengan demikian dapat disimpulkan bahwa desentralisasi merupakan azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana masing-masing satuan organisasi dalam keseluruhan organisasi itu disamping melaksanakan tugas induk juga melakukan kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Perlengkapan kantor dan alat tulis. Latihan dan pengerjaan pegawai tata usaha. j.e. k. .

karena dipaksakan setiap unit kerja mempunyai peralatan dan perlengkapan atau machine kantor yang sama sedang penggunaannya belum tent uterus menerus (continue) b.Keuntungan azas desentralisasi. kalau tata usahanya dipusatkan hanya akan memperlambat jalannya pekerjaan pokok. Bila unit kerja sebuah organisasi tersebar di beberapa gedung. Kelemahan azas desentralisasi. maka lebih baik/ lebih tepat dipakai azas desentralisasi supaya lebih lancar. ada baiknya terlebih dahulu diperkenalkan tentang batasan pengertian komunikasi dan unsur-unsur komunikasi. menelepon. b. dan sebagainya). c. Banyak membutuhkan peralataan dan tenaga kerja. Ada beberapa segi tertentu dari tata usaha yang memang harus dikerjakan sendiri oleh masing-masing satuan organisasi (misal menyusun laporan yang bersifat teknis. a. Batasan pengertian komunikasi . Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor PERTEMUAN KE IV Komunikasi perkantoran Sebelum ditelaah lebih alnjut mengenai komunikasi perkantoran. Biaya kantor akan boros. a.

ikut mengambil bagian.atau membangun kebersamaan dengan orang lain dengan membentuk perhubungan. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. warta.dimana si pembicara mengharapkan pertimbangan dari pendengarnya. Media 5.keterangan. isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sarana yang bersangkutan 5. Komunike 3. . Unsur-unsur komunikasi: 1.atau buah pikiran 3.pemberian bagian. penerima warta Unsur-unsur komunikasi. pengirim warta 2. efek -Carl I hoveland Komunikasi adalah proses dengan mana seorang individu mengoperkan stimuli untuk merubah tingkah laku individu yang lain -The Liang Gie Komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.jadi komunikasi atau berkomunikasi adalah suatu upaya bersama-sama orang lain. alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4. Komunikator 2. Komunikan 4.istilah lain berasal dari bahasa latin ³cammunication´yang artinya pemberitahuan. Unsur-unsur komunikasi menurutnya: 1.pertukaran.-Anwar arifin Komunikasi berasal dari bahasa inggris ³communication´.

Sedang pelaksanaannya dalam bidang tata usaha pada suatu kantor dikenal sebagai office communication.Menurut The Liang Gie . batasan pengertian komunikasi perkantoran Dengan pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi modern dewas ini. Alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4). Apabila penyampaian warta itu dialakukan dalam rangka kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu organisasi. dari yang sederhana sampai pesawat radio. Warta. keterangan. telex. dengan demikian secara umum komunikasi terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut: Komunikator (sumber) Komunike (pesan) Komunikan (sasaran. alat tata hubungan telah sangat beraneka ragam. Pengirim warta 2). televise. faximile. Menurut Anwar Arifin. akibat) Dengan demikian ada kesamaan pendapat mengenai unsure-unsur komunikasi yang dikemukakan oleh The Liang Gie dan Anwar Arifin walaupun dengan susunan bahas yang berlainan. penerima khalayak) Media (alat penyalur) Efek (umpan balik. lazim disebut administrative communication. dan peralatan elektronik lain. . Isyarat yang dipancarkan oleh alat/ sarana yang bersangkutan. untuk membedakan dengan communication dalam arti perhubungan. dalam garis besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur yang berikut: 1). atau buah pikiran 3).

. The Liang Gie. memberi penjelasan seperti berikut ini: Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide dari 1 pihak lain telah lazim disebut´administrstive communication´ yang dalam bahasa Indonesia dapat dinyatakan dengan satu istilah ³tata hubungan´.scott Tata hubungan adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan penyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan tindakan yang akan mencapai tujuan organisasi secara efektif. pengirim. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.redfield Tata hubungan komunikasi administrative dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau antar manusia dalam mana terdapat 5 unsur ini: seorang pemberi warta (seorang pembicara. mengirim. saran) kepada seorang penerima warta (pihak yang dikirim. menyiarkan) warta (perintah. penjawab atau hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima itu sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban reaksi). -Pendapat william G. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian tindakan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Proses komunikasi perkantoran(tata hubungan) .Dalam hal ini. penyiar) yang menyampaikan (berkata. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa administrative communication/ office communication/ tata hubungan adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta dari seorang/ pihak tertentu kepada orang/ pihak lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.Pendapat Charles E. laporan.

reaksi penerima warta 11. isyarat yang diterima 7. struktur organisasi Tujuan tata hubungan -Menurut Keith davis Komunikasi lebih baik menghasilkan pelaksanaan kerja yang lebih baik.denyar Sistem komunikasi dibedakan dalam: . proses komunikasi administrasi/ tif tidak sederhana. wartanya 9. alat penerima 8. wartanya 3.Dalam suatu organisasi atau kantor besar.kerja.dan kepuasan kerja.C. untuk mengusahakan sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerjasama. masih banyak unsur lain yang masuk dalam prose situ. pihak yang dituju 10. alat pengirim warta 4. tata cara penyampaian dan sebagainya. untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama kelompok.sedang persatupaduan antara kemahiran kerja dan kemauan kerjaakan menghasilkan karya terbaik. sumber warta 2. Sistem komunikasi administrasi/perkantoran (tata hubungan) -menurut J. isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim 5.shannon dan warren weaver Proses tata hubungan meliputi: 1.tujuannya tata hubungan ada 2 yakni: 1. seperti: berbagai alat yang dipergunakan.kemehiran kerja 2. sumber gangguan 6. Menurut Claude E.

petugas pengantar.1.dll.telegram dan warkat tertulis lain.contoh:surat lewat pos.komperensi. Komuikasi intern (tata hubungan ke dalam) Batasan mengenai komunikasi intern . terjamin suatu kerjasama yang lebih baik/ sempurna dalam mencapai tujuan organisasi. 3. Itulah sebabnya Chestar I.ban berjalan. e) Surat edaran f) Papan pengumuman g) Plakat h) Laporan tahunan kepada anggota organisasi i) Surat dikirim langsung kepada pegawai j) Film.contoh:pipa udara. Sistem panggilan petugas Cara dan alat yang dipergunakan untuk mengadakan tata hubungan -menurut George Terry a) Wawancara khusus b) Rapat kerja. Sistem komunikasi lisan.slides dan alat lain yang serupa.contoh:telepon.majalah.buku pedoman. Dan tugas pertama pucuk pimpinan organisasi ialah menciotakan dan memelihara sebuah system komunikasi.televisi.buku petunjuk. Dengan adanya tata hubungan yang lebih baik. 4. Sitem mekanis. sistem komunikasi tulisan. 2.dsb. Barnard menyatakan bahwa syarat pertama organisasi ialah adanya orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi satu sama yang lain.corong suara.pertemuan anggota organisasi c) Pembicaraan telepon d) Penerbitan:warta harian.brosur amanat dari pimpinan.

apabila: 1). 6). Menurut Charles Broaded. Apa yang diperintahkan itu merupakan tugas sederhana. 5). Tugas diperintahkan akan berlangsung dari satu bagian ke bagian lain. Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci. Mengenai batasan pengertian/ definisi komunikasi intern (tata hubungan kedalam). Perintah itu akan selesai dalam waktu yang singkat. 6). 3). 4). 3). komunikasi intern dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu hubungan tegak dan hubungan datar. Perintah itu harus berjalan dari pucuk pimpinan ke bawah dengan melalui berbagai tingkat jenjang organisasi. tentu harus mengeluarkan perintah. Pejabat pemberi perintah berada di dekat bawahan dan sewaktu-waktu dapat memeriksa pelaksanaan perint itu. Hubungan tegak adalah proses penyampaian suatu informasi dari pihak pimpinan kepada para pegawai bawahan maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan. 2). Bawahan yang diperintah pernah menjalankannya. Dalam keadaan darurat sehingga tiada waktu untuk membuat perintah tertulis. 4). Kekeliruan yang mungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar. seorang ahli mengatakan sebagai berikut. 5). . Pegawai yang bersangkutan telah berulangkali gagal melaksanakan perintah secara lisan. umumnya perintah lisan hanya baik dipergunakan. hal-hal berikut mengharuskan perintah tertulis: 1). Perintah dapat diberikan secara lisan dan tertulis. 1. Bawahan yang diberi perintah harus mengerjakannya di tempat lain. 2). hubungan-hubungan didalam lingkungan organisasi sendiri dapat disebut komunikasi intern. Tugas itu harus dilanjutkan oleh pegawai yang bertugas pada kesempatan berikutnya.Sebagian besar kegiatan tata usaha dalam suatu organisasi terdiri mengadakan hubungan di dalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar. -Menurut The Liang Gie Untuk menyederhanakan penyebutan.pokok dari hubungan vertikal kebawah berwujud perintah dan petunjuk sedangkan hubungan vertikal keatas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. Menurut Charles Broaded pula. Dalam mengeemudikan suatu organisasi.

Dengan rapat kerja bulanan. yaitu pihak bawahan tidak mudah cenderung menyajikan hal yang gemilang/ baik saja. Bukan saja sebagai suatu jasa pelayanan terhadap para bawahan. Menyediakan semacam ruang untuk berkumpul. atau pertentangan wewenang. Seorang pekerja tertentu harus memikul tanggung jawab akan keberesan apa yang diperintahkan itu. Pimpinan organisasi yang baik menginsafi pentingnya ruang semacam ini. tugas rangkap. Kekeliruan yang akan mungkin terjadi mempunyai akibat besar. melainkan juga sebagai suatu alat agar diantara mereka ada hubungan satu sama lain. koordinasi intern dapat terjamin. Ini akan lebih menjamin kebenaran suatu laporan. Selain laporan tertulis ada juga laporan secara lisan. Dalam suatu organisasi yang baik hendaknya pada waktu-waktu tertentu para bawahan menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugasnya. Hubungan datar (horizontal). misal ruang istirahat atau ruang makan untuk sewaktu-waktu dipergunakan oleh para pegawai.7). Mengadakan pertemuan berkala. 2. Laporan lisan dapat diperoleh dari wawancara dengan pegawai yang bersangkutan atau melalui rapat yang sekalius meliputi semua pegawai. 8). Dari laporan ini pihak pimpinan dapat mengetahui apakah organisasi berjalan menuju ke tujuan organisasi yang telah ditetapkan atau tidak. Hubungan vertical ke atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. Adalah hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kuarang lebih sederajad. Hubungan keluar dengan masyarakat Batasan pengertian hubungan masyarakat . Pimpinan hendaknya selalu berusaha mendekati bawahan sehingga benar-benar mengetahui tugas pekerjaan dan suasana perasaan mereka. sehingga dapat menghindarkan pemborosan. misalnya rapat kerja bulanan.

Bertambah tinggi nilai saham perusahan Keuntungan humas bagi pemerintah/lembaga sosial 1. pasti organisasi yang bersangkutan mendapat pandangan yang tinggi di mata masyrakat. antara lain: 1. perhimpunan jabatan. Bagi instansi pemerintah akan memperbesar kewibawaan dan martabat negara Perantara humas Perantara terpenting untuk melaksanakan humas ialah para pegawai organisasi yang bersangkutan. Manfaat atu keuntungan humas Kalau hubungan keluar dapat dilaksanakan denagn baik. dengan maksud menyesuaikan dirinya terhadap keadaan sekelilingnya dan memperkenalkan dirinya kepada masing-masing. Tiada yang lebih bernilai bagi organisasi daripada suatu nama baik di lingkungan public. Bertambahnya langganan pemakai produknya 2. Humas selalu didasarkan atas pelaksanaan tugas pokok yang sebaik-baiknya oleh organisasi yang bersangkutan . pemerintah suatu organisasi lainnya untuk menciptakan dan memelihara hubunganhubungan yang sehat dan bermanfaat dengan publik tertentu dan publik pada umumnya. suatu sikap yang harus dimiliki para pegawai ialah mereka dapat memepersatukan dirinya dengan organisasi. Keuntungan humas bagi perusahan. -Webster Segenap aktivitas yang dilakukan oleh suatu industri.-menurut The Liang Gie Segenap cara dan kegiatan yang bersangkutan dengan usaha untuk memelihara hubungan sebaikbaiknya dengan pihak luar itu telah lazim disebut dengan hubungan masyarakat. Pedoman dan usaha publik relations adalah sebagai berikut: 1. perusahaan. Publik akan memberikan dukungan moral dan menghargai segala sesuatu yang dilakukan 3. Lebih banyak publik yang akan mempergunakan jasanya 2. perserikatan.

10. serta kondisi-kondisi fisik. 8. Segala sikap dan tindakan yang dapat menyakitkan hati publik hendaknya dihindari. Pentingnya memilih lokasi kantor . lingkungan kantor terdiri atas gedung kantor. Prajudi Atmosudirdjo. di dalam mana pegawai melaksanakan pekerjaan. Rencanakan hubungan dengan sebaik-baiknya untuk mensukseskan suatu proyek atau tujuan tertentu 4. Saran dari pihak masyarakat untuk kesempurnaan organisasi hendaknya diperhatikan dan diterima dengan sifat terbuka 9.2.menanam bibit permusuhan betapapun kecilnya akhirnya akan meugikan organisasi yang bersangkutan. Menurut S. Dengan demikian gedung kantor merupakan salah satu komponen/ unsur dari pada ligkunn kantor. Sesuatu organisasi yang hendak berurusan dengan publik hendaknya mempelajari kepentingan dan hasrat pelbagai golongan 3. 6. Humas hendaknya diselenggarakan secara terus-menerus 5. Humas hendaknya diperkuat dengan keadaan dalam organisasi yang bersangkutan yang dapat penghargaan masyarakat. Menurut moekijat. Keluhanan betapapun kecilnya dari masyarakat terhadap organisasi hendaknya diterima atau diperhatikan sepenuhnya. PERTEMUAN KE V Lokasi/ letak kantor Pendahuluan. kantor sebagai tempat di mana office work itu akan berlangsung sangat penting artinya bagi office management maupun bagi office work yang efisien. Tata cara humas hendaknya dislenggarakan dan dipermudah sehingga lancar 7. perkakas dan tata ruang kantor.

Faktor jalan ke luar masuk pegawai Perlu diperhatikan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lokasi/ letak kantor merupakan salah satu factor penunjang dalam memperlancar jalannya pekerjaan kantor (tata usaha). 1. 5. harga beli) untuk memperoleh tempat itu harus dipertimbangkan dengan baik. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa ³lokasi kantor itu merupakan salah satu factor yang penting kelancaran jalannya office work dan office duties. Faktor ini penting. Factor keamanan. sebab tidak jarang timbul cekcok bila para pegawai harus melalui gang atau pintu yang sama dengan pegawai perusahan/ orang lain.Pada umumnya office manajer tidak beebas di dalam memilih lokasi atau letak atau tempat daripada gedung kantornya. Lebih lanjut menurut S. Factor harga atau sewa ruangan Antara keuntungan lokasi yang dapat diperoleh dan biaya (sewa. Factor ini sangat penting bagi kantor yang banyak mempergunakan mesin kantor yang mahal dan kecil sehingga mudah dicuri. karena pegawai yang rumahnya dekat tidak akan meminta penghasilan yang tinggi disbanding mereka yang harus naik angkutan yang lebih dari 10 kilometer. Faktor kedekatan antar bagian kantor Tidak selalu mungkin bagi suatu organisasi untuk menempati suatu blok perumahan/ kantor yang berdekatan dan menguntungkan. Faktor dekat labour market. 6. letak kantor di luar kota mempunyai keuntungan dan kerugian. Menurut Moekijat. . Factor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih/ menentukan lokasi kantor. Factor lingkungan tetangga Hal ini sangat penting diperhatikan karena setiap oragnisasi haus bekerja sama dengan organisasi lain yang bersamaan kepentingan. sebab dia tergantung dari pejabat pimpinan yang bersangkutan. 2. 3. 4.

d. Bangunan Gedung Kantor Pendahuluan. dengan maksud untuk dapat memberikan fasilitet yang sebesar-besarnya kepada proses kerja yang dilakukan di dalamnya. kepada arsistekturnya perlu diberikan keterangan mengenai kegiatan kerja kantor itu sehinnga ia dapat menyesuaikan rencana gedung kantor itu dengan keperluan dan kemungkinan perkembangannya. f. Mungkin sulit mendari pegawai-pegawai ahli. d. Pemindahan pegawai dari kota (biaya). b. Pengaruh kurang e. Tentang bentuk dan susunan ruangan didalamnya kurang diperhatiakan. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah. padahal bentuk atau bangun gedung kantor itu penting sekali untuk efisiensi pekerjaan. Maka bentuk gedung kantor modern harus disesuaikan. . Syarat-syarat bentuk gedung kantor. Mungkin masih diperlukan adanya kantor di kota. c. Kebanyakan gedung kantor itu dibangun ats dasr pertimbangan pokok bahwa gedung itu harus kuat. Biaya gedung yang lebih murah¶ b. Kesehatan pegawai yang lebih baik. Komunikasi dengan kota mungkin sulit. Ruang dapat diperluas Kerugian: a. c. Oleh karena itu pada waktu membangun sebuah gedung kantor. Fasilitas pengangkutan yang lebih baik bagi para pegawai.Keuntungan: a. e. Hubungan dengan teman-teman perushan di kota dan dengan para langganan kurang.

Dapat berkesan pada pengunjung dan public 4. diusahakan agar public seperti orang-orang berjualan tidak boleh berada disekeliling kantor. Factor-faktor yang penting dalam hal ini ialah: 1. 7. Ventilasi. seperti membaca dan menulis. c. Memounyai flexibility bagi perluasan dan macam-macam keperluan. kantor harus merupakan tempat di mana para pegawai dapat bekerja dengan aman . Naiknya produktivitas b. dalam hal ini yang perlu diperhatikan ialah: a). Tata suara. kebersihan kamar kecil b). 3. jarak jangan terlalu dekat/ jauh dengan bekerja pegawai. Gangguan public. Bertanbah baiknya kualitas pekerjaan. Keuntungan penerangan yang baik: a. 5. Kamar kecil. Tata warna. ini perlu diperhatikan karena para pegawai akan lebih senang dan giat bekerja jika udara di dalam kantor tidak panas dan menekan. Lingkungan kerja dalam suatu kantor harus meberikan dorongan kepada para pegawai untuk bekerja dengan baik. 1. Penerangan. Ini merupakan factor penting karena hamper tiap pekerjaan kantor itu merupakan pekerjaan melihat. Perencanaan lingkungan kerja. Bahaya-bahaya. 3. Menjamin kesehatan dan comfort (kesenangan/ kenyamanan) bagi pegawai. 2.Tentang bentuk gedung kantor diusahakan agar memenuhi syarat-syarat seperti ini. yang membutuhkan penerangan yang baik. Dapat memberikan fasilitas terhadap proses pekerjaan yang berlangsung di dalamnya 2. Terdapat keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan dan keuntungan yang diperoleh. Berkurangnya ketegangan urat saraf mata dan kelelahan mental. warna dapat mempengaruhi perasaan kita. 5. 6. 4. sebagian besar pekerjaan kantor merupakan pekerjaan mental.

Masalah ini di Indonesia kuarang mendapat perhatian karena: 1) Alat-alat dan atau perabot kantor yang diingini sering sukar didapat atau terlalu mahal. Penggunaan ruang yang tepat. serta diuji secara kritis. ada dua hal yang harus kita perhatikan. jumlah alat/ mesin/ perabotan itu essensiel sehingga pengunaan benda yang tidak perlu dapat dihindarkan. yakni tata peletakan perabot dan alat-alat kantor yang menghemat time and motion. Prajudi Atmosudirdjo. music dapat menimbulkan semanagt bekerja pegawai asal sesuai dengan suasana dan tempatnya. Faktor penyesuaian keperluan dengan situasi setempat. yakni: a. pemilihan alat/ perabot kantor. Pemilihan perabot kantor yang tepat b. 2) Memang banyak office manajer yang kurang mengerti akan azas perencanaan equipping kantor serta lay out. dus menghemat biaya Faktor yang perlu diperhatikan dalam mengadakan perencanaan dan pemilihan alat-alat dan perabot kantor: 1).8. Faktor sifat pekerjaan dan kegiatan kantor Tujuan pekerjaan atau kegiatan yang akan diselesaikan harus ditentukan dengan jelas dan definitive. Pengisian Gedung Kantor Pendahuluan Dalam kita akan mengisi suatu gedung kantor. 2). Menurut S. A. sehingga rencana yang secara nasional baik malah menjadi tertawaan dan ejekan. untuk menjamin bahwa jenis. . Musik.

3). kondisi yang berbeda. Faktor fleksibilitas kegunaan dan biaya. situasi. formulir dan sebagainya B. perusahan mempunyai hakikat pekerjaan. ruang kantor. 4). PERTEMUAN KE VI Batasan pengertian tata ruang kantor. Ini erat hubungannya dengan standardisasi pekerjaan kantor.Tiap organisasi. Hendaknya diusahakan agar kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau suatu macam pekerjaan. tetapi jika perlu digunakan untuk beberapa jenis kegitan. Faktor keindahan dan keseragaman Bentuk dan ukuran alat hendaknya dapat member kesan yang baik bagi yang melihat. tata ruang) Ini berkaitan dengan penilaian suatu standard ruang. dalam hal menetapkan jenis dan jumlah alat tersebut harus diadakan penelitian dengan mengingat keperluan. yaitu: -Sifat pekerjaan yang dilakukan -Bentuk ruang dan kesatuan perabot itu sendiri. . serta sesuai dengan hakikat. 5). bila mungkin warna harus disesuaikan dengan faktor lain yang mengelilinginya. Oleh karena itu. Hal ini erat hubungannya dengan masalah harga atau biaya. kondisi dan situasi masingmasing. instansi. Penggunaan ruang yang tepat (lay out. Faktor stadardisasi mesin dan perabot kantor. alat tulis kantor. instansi. perusahan mempunyai keperluan alat yang berbeda pula. sehingga tiap organisasi.

Suatu penting yang turut menentukan kelancaranj dalam pelaksanaan tata usaha ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. -Menurut George Terry. Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. Untuk memperjelas pengertian tata ruang kantor dapat dikutipkan perumusanyang berikut: -Menurut Ldttlafield dan Peterson. Dan tata ruang kantor dapat didefinisikan penyusunanan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja para pegawai dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. member I penjelasan sebagai berikut: Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran . . Tata ruang perkantoran adalah penentuan mennai kebutuhan ruang dan tantang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak. Keuntungan tata ruang kantor yang baik. The Liang Gie. -Menurut Noekijat Tata ruang kantor menunjukan penentuan syarat-syarat ruang dan penggunaannya secara terinci daripaa ruang ini untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang paling praktis yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa peranan tata ruang kantor ya itu merupakan faktor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha.

. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan yang berikut: 1). Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. 4). Rangkaian aktifitas tata usaha dapat mengalir secara lisan 3. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar mandir yang sebetulnya tidak perlu 2). Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara 5. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan 3). Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan. Tujuan menyusun tata ruang kantor Menurut The Liang Gie . Pekerjaan itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu.-Menurut The Liang Gie Jadi tata ruang perkantoran yang baik akan bemanfaat bagi organisasi yang bersngkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. 4. tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknuya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. 2. Luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebnyak-banyaknya. Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu ialah: 1. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu.

6. Tata ruang yang terpisah-pisah. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. Yaitu menempatkan para pegawai dan alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. 2. b. kayu atau dinding kaca. Azas tata ruang kantor. Tata ruang yang terbuka. Yaitu yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. d. Yaitu dapat diubah atau disususn kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya besar Jenis/ macam tata ruang. c. Azas mengenai jarak terpendek. Yaitu menggunakan sepenuhnya ruang yang ada. Ruang besar terbuka adalah lebih baik dan lebih memuaskan dari pada yang terpisah pisah. 7. Semua aktivitas dilaksanakan pada 1 ruang besar terbuka. Menurut Richard Muther a. Yaitu ruang kerja dipisahkan. karena: 1. . 1. Azas mengenai penggunaan segenap ruang. Yaitu ruang untuk bekerja terbagi dalam beberapa satuan. Pembagian itu karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibikin pemisah buatan. Azas mengenai rangkaian kerja. baik berupa luas lantai dan ruang vertical. tidak dipisah menurut kamar atau pedangan buatan. Azas mengenai perubahan susunan tempat kerja. misal sokosel . Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai. Pihak luar yang mengunjung kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut.

Suara gaduh 3. Teknik untuk mencapai tata ruang kantor yang baik. Dapat mendorong kondisi yang ramai 4. 3. Bingung karena tamu. 1.2.bila dikelompokkan mereka ditempatkan didekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu . Immer). Sukar memperoleh ventilasi dan pemanasan yang sesuai untuk setiap orang. perubahan proses penyelesaian pekerjaan.lorong lebih lebar 80cm. 4. Lebih memudahkan tersebernya cahaya dan peredran udara. (menurut John R. Tidak baik bagi kesehatan pegawai.susunan meja dapat terdiri atas beberapa baris c) Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai. Kerugian kantor yang terbuka adalah. a) Meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama b) Pada tata ruang terbuka.di tengah ruang ada lorong utama selebar120cm. d) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau dibelakangnya(ruang untuk duduk pegawai )selebar 80cm e) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawai f) Apda tata ruang terbuka dimana bekerja banyak orang. tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya. Kalau terjadi penambahan pegawai. Lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai. 5. alat kantor. Suasana yang tidak berhubungan denagan orang perorangan 2. 6.

6m(9m²) ruang tersendiri. jendela.g) Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut diberi tempat yang banyak memperoleh penerangan cahaya.ini untuk kesehatan mata dan kesempurnaan hasil kerja h) Pegawai yang bertugas mengenai urusan yang mengandung resiko besar. Menyusun letak meja kerja para pegawai .bila perlu dibuat bedengan dari kaca i) Pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian lain atau publik. Semaua aktivitas perkantoran dicatat. lalu ditentukan proses pelaksanaannya. 3.dapat diletakkan menempel tembok atau tiang.dapat dibuat kantor/ruang pribadi ukuran Langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor. 1.ditempatkan didekat pintu j) Lemari dan alat perlengkapan lain ditaruh didekat pegawai yang paling sering mempergunakan benda itu k) Alat kantor yang sering menimbulkan suara ribut. dan pilar gedung. Setelah diketahui macamnya pekerjaan. Dengan demikian diperoleh gambaran mengenai urutan penylesaian pekerjaan. 2.sehingga gema suara sebagian besar dapat langsung terbuang keluar l) Lemari yang berat. juga dilukiskan di mana letak pintu.5×3. Mempelajari segenap pekerjaan kantor itu.peti besi. Membuat gambar denah kantor yang bersangkutan.dapat dibuat kamar tersendiri.sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya m) Pejabat [pimpinan yang sering menerima tamu penting dan membicarakan urusan bersifat rahasia. n) Bila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar membutuhkan 2.misal mesin stensil. Pada gambar denah itu harus dicantumkan keterangan mengenai panjang dan lebar ruang yang bersangkutan.ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang.ditaruh didekat jendela.

Penerangan cahaya f. mesin. Lantai. udara dan sangat. Tempat duduk. Persyaratan lingkungan fisik kantor. j. g. Persyratan lingkungan fisik itu meliputi: a. Suhu udara d. Guntingan ganbar itu digeser-geser sehingga tercapai susunan yang baik.Untuk menyusunnya. . atau perabot lain. Beban berat. lemari. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai c. Air minum. k. kursi. Kebersihan. warna. 4. h. m. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan gambar meja dan kursi di atas gambar denah. Fasilitas kesehatan. Selanjutnya 4 hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi pekerjaan perkantoran. Ventilasi e. Penjagaan kebakaran. Pemberitahuan kecelakaan. buatlah guntingan gambar yang berwujud meja. Pertolongan pertama. p. n. Fasilitas cuci. gang dan tangga. o. i. Tempat pakaian. l. b. yakni: cahaya. Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur oleh setiap manajer perkantoran yang modern.

Di Indonesia nilai kelembaban udara rata-rata lebih daripada 70%. warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Mereka dapat bekerkja lebih cepat. -Untuk mengurangi kegaduhan dib W mesin titik diberi alas karet busa tipis. Udara Yang penting ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu.Dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap suara. Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. Misal: membuat lubang udara yang cukup pada dinding kamar. Prof. Sewktu bekerja jendela dibuka. Mengatur penggunaan. soeterman mengemukakan beberapa hal sebagai usaha mengatasi udara yang panas lembab itu. ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat . leebih sedikit membuat kesalahan dan mata tidak lekas lelah. Sebuah perhimpunan insinyur bidang pemanasan dan peredaran udara di Amerika serikat menyatakan bahwa syarat yang paling mendekatiuntuk bekerja dengan enak bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25. -Untuk pesawat telephone. c.60 c dan nilai kelembaban 45%.a. Suara Faktor suara sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai. 1. d. 2. Cahaya Cahaya penerangan yang cukup memancar tepat akan menambah efiensi kerja para pegawai. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat air conditioning. Warna Bersama cahaya. misal karton tebal permukaan berlubang. pemakaian kerja dengan baik yang dipakai para pekerja . Usaha yang dijalankan: . 3. b. untuk bekerja di Indonesia mengenakan pakaian jas lengkap dengan dasi ala barat adalah kurang tepat.

. Percobaan membuktikan bahwa lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejenuhan serta menambah kegembiraan kerja.-Cara yang akhir-akhir ini dijalankan di luar negeri untuk menambah efisiensi kerja ialah penggunaan music.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful