P. 1
Administrasi

Administrasi

|Views: 663|Likes:
Published by akbar_juni

More info:

Published by: akbar_juni on Jan 10, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/21/2012

pdf

text

original

PERTEMUAN KE I

Administrasi Charles A. Beard seorang historikus politik yang terkenal dalam satu karyanya yang dikutip oleh Albert lapasky dalam bukunya administration pada tahun 1937 berkata bahwa ³ tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari administrasi. Kelangsungan hidup pemerintahan yang beradab dan malahan kelangsungan hidup dari peradaban itu mandiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu filsafat administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern´. Sarjana Amerika yang lain James Burnham , mengatakan revolusi politik dan sosial akan timbul dan diselesaikan, akan tetapi aka nada revolusi pada abad modern ini yang tidak akan pernah selesai yaitu managerial revolution yang akan menimbulkan suatu kelas terpenting dalam suatu masyarakat yaitu the managerial class. Dengan demikian dapat diketahui bahwa tegak runtuhnya suatu Negara, maju mundurnya suatu peradaban manusia, timbul tenggelamnya suatu bangsa-bangsa di dunia, tidak dikarenakan perang besar atau bencana lain, tetapi tergantung pada baik buruknya administrasi yang dimiliki. Oleh karena itu suatu bangsa, Negara, masyarakat yang ingin mencapai kemajuan dalam berbagai aspek kehidupan dan penghidupan modern harus mengutamakan pembinaan dan pengembangan administrasi yang sesuai dengan faktot-faktor lingkungan (ecmlogical factors) bangsa, Negara, masyarakat yang bersangkutan. Sekarang ini memang abad administrasi. Sebab semua keputusan di bidang politik, ekonomi, sosial budaya, militer dan lain-lain aka nada artinya bila keputusan tersebut terlaksana secara efisien dan efektif, yang merupakan sasaran administrasi.

Pengertian administrasi Perkataan administrasi yang kita pergunakan sekarang ini di Indonesia, makna dan isinya sebagian berasal dari perkataan bahasa belanda ³ administratis´ dan perkataan bahasa inggris ³administration´ serta perkataan bahasa yunani ³ administrare´yang artinya pengabdian atau pelayanan. 1). Administrasi dalam pengertian sempit. Administrasi berarti tata usaha (administratis)atau office work. Di Nederland pengertian bestuur dimasukkan dalam pengertian admainistratis. Sedang bagi kita bestuur mengandung pengertian khusus dalam gerak aktivitas di dalam lingkungan departemen dalam negeri yang kini kita kenal denagan nama pamong praja. 2). Administrasi dalam pengertian luas, dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu -Dari sudut proses. Administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari aktivitas pemikiran, perencanaan, pengaturan, penggerakan, pelaksanaan, pengawasan sampai proses tercapainya tujuan. Dengan demikian proses administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan tertentu yang dimulai sejak adanya dua oaring atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Keseluruhan dari aktivitas di atas di rangkum dalam satu pengertian administrasi. -Dari sudut fungsi atau tugas Administrasi berarti keseluruhan tindakan/aktivitas yang mau tidak mau harus dilakukan dengan sadar oleh seorang atau sekelompok orang yang berkedudukan seabagai ³administrator´ atau pemimpin suatu usaha dan anggota yang dipimpin. -Dari sudut kepranataan (institusional): Misal lembaga, badan usaha, organisasi, instansi tertentu. Di dalamnya terdapat sekelompok orang yang secara tertentu melakukan aktivitas dalam rangka mencapai tujuan tertent. Mereka dapat digolongkan menjadi 4 golongan :

1). Administrator yaitu orang-orang yang nenentukan dan mempertahankan tujuan atau yang menentukan policy (kebijaksanaan). 2). Manajer Yaitu orang-orang yang langsung memimpin kerja kee arah tercapainya hasil-hasil konkrit. 3). Staf yaitu orang-orang yang membantu baik kepada administrator maupun manajer. Mereka terdiri dari berbagai ahli: keuangan, teknik kimia, riset, dan sebagainya. Mereka merupakan

penasehat yang bergerak dibidang pemikiran. Di Indonesia manajer biasanya juga merangkap tenaga staf karena sifat kegotong-royongan dan dianggap lebih efisien. 4). Karyawan yaitu mereka yang melaksanakan pekerjaan atau pelaksana. Batasan pengertian (definisi) administrasi, S. Prajudi Atmosudirjo, Administrasi adalah fungsi dari pada, atau apa yang harus dijalankan oleh setiap orang yang memimpin atau mengepalai suatu organisasi. Administrasi adalah pemimpinan, pembinaan, pengarahan, dan pengendalian dari pada suatu organisasi secara keseluruhan. Unsur-unsur administrasi. Adanya sesuatu, dalam hal ini administrasi adalah karena adanya unsur-unsur tertentu yang menjadikan adanya sesuatu itu . menurut P. Sondang Siagian bahwa unsure-unsur ( bagianbagian yang mutlak)dari administrasi ialah 1). Dua orang manusia atau lebih, 2). Tujuan, 3). Tugas yang hendak dilaksanakan, 4). Peralatan dan perlengkapan. 1). Unsur Manusia. Bahwa seseorang tidak biasa bekerja sama dengan diri sendiri. Karena itu harus ada orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak dalam proses kerjasama itu. 2). Tujuan, Tujuan yang hendak dicapai dapat ditentukan oleh: - semua orang yang langsung terlibat dalam proses administrasi. -hanya sebagian dan mungkin malah hanya oleh seorang dari mereka yang terlibat.

3). Tugas dan Pelaksanaannya. Tidak mesti, proses administrasi baru timbul jika ada kerjasama. Kerjasama bukan merupakan unsure administrasi. Tetapi pencapaian tujuan akan lebih efisien dan efektif bila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Kerjasama dalam administrasi dapat digolongkan menjadi 2 yaitu, kerjasama yang ikhlas dan sukarela dan kerjasama yang dipaksakan. 4). Peralatan dan Perlengkapan. Peralatan dan perlengkapan dalam proses administrasi tergantung dari berbagai factor, seperti: - Jumlah orang yang terlibat dalam proses administrasi. - Sifat tujuan yang hendak dicapai - Ruang lingkup dan aneka ragam tugas yang hendak dijalankan. - Sifat kerjasama yang dapat dicipta dan dikembangkan, secara eksiomatis dapat dikatakan bahwa : - semakin sedikit jumlah orang yang terlibat semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai. - semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai dan semakin sedehana tugas yang hendak dilaksanakan, semakin sedehana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. Kantor Pengertian kantor. Kantor mempunayai 3 pengertian utama. Kantor berasal dari bahasa Belanda ³kantoor´ dan bahasa inggris ³office´ Di sini yang dimaksud dengan kantor, menurut S. Prajudi Atmosudirdjo adalah: 1. Tempat, pusat, markas (pimpinan). 2. Gedung atau Ruangan atau kompleks, ruangan tempat pekerjaan tata usaha. 3. Ruang kerja seorang 4. Jabatan, dinas. 5. Pusat, tempat, usaha.

2. yakni: 1. pekerjaan tulis menulis). Fungsi Kantor. Jabatan daripada kedudukan seorang. Prajudi Atmosudirdjo.Dan jika diperas. Tugas pekerjaan daripada kedudukan seorang. 3. Batasan pengertian (definisi) kantor: Menurut Moekijat kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor. kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat. Glenn W Howard dab Edward Masonbrink mencatat bahwa kantor sebagai suatu pusat aktivitas administrasi dapat berfungsi sebagai suatu: -Ruang studi dan kerja -Ruang konperensi -Ruang perundingan -Ruang Informasi -Ruang pelayanan -Ruang warkat -Ruang penerimaan tamu -Lambang Status . staf personil. maka akan terdapat 3 pengertian utama yang menjadi satu. dan operasi ketatausahan guna membantu pimpinan. Penampilan dan pemakaian kantor itu juga bermacam-macam dalam prakteknya. Tempat kedudukan dan kerja seorang. dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. Menurut S .

Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (kerjaan perkantoran) Pekerjaan Kantor Pengertian pekerjaan kantor. -The Liang Gie. bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan. . The Liang Gie.Administrasi Perkantoran Pengertian administrasi perkantoran. Dengan demikian. badan sosial. istilah office administration (administrasi perkantoran) dan office management (managemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. mengarahkan. Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan. Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah. Definisi administrasi perkantoran menurut ahli misal: -William Leffingwell dan Edwin Robinson. dalam sumber-sumber bacaan berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat maupun Inggris Raya. Perkataan administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan. Dengan mengikuti kelasiman itu dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah office administration dengan office management. perusahan swasta. harus didukung oleh pelayanan perkantoran. mengorganisasi. dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas merencanakan. mengawasi. manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. Batasan pengertian (definisi) administrasi perkantoran.

2% 8. pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Duplicating 7. pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untu meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan.Batasan pengertian pekerjaan perkantoran. pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat. Memberikan keterangan(giving information) 5. -William Leffingwell dan Edwin Robinson. Perincian pekerjaan kantor Menurut penelitian yang dilakukan oleh george terry di perusahaan amerika didapat hasil sebagai berikut 1. Melindungi harta kekayaan(safeguarding asseta) . Mailing 8. Calculating 3.3% 10.6% 19. Other Jumlah 24. Typing 2.4% 5. Mengolah keterangan(arrangging information) 4. Telephoning 6.5% 100% Menurut ahli dari inggris geofray mills dan oliver standingfordfungsi kantor menurut dia fungsi setiap kantor adalah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat Fungsinya dapat digolongkan menjadi 5 kegiatan yaitu: 1. Filing 5. -George Terry. Mencatat keterangan (recording information) 3. Menerima keterangan (receiving informasi) 2.5% 12.8% 6.5% 12. Checking 4.

menggandakan. mencatat. baik pengertian office work (pekerjaan kantor) maupun the function of the office (fungsi kantor). tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. Mengolah Keterangan 4). Menurut mereka fungsi setiap kantor ialah penyedian suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat. mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Fungsi itu dapat dirinci menjadi 5 kegiatan: 1). mengolah. Mencatat Keterangan 3). melainkan the function of the office (fungsi kantor). Menurut The Liang Gie. Oleh The Liang Gie. mengolah. cukup dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah tata usaha. Memberikan Keterangan 5). menggandakan. mengirim. jadi tata usaha adalah intinya tugas pelayanan disekitar keteranganketerangan yang berwujud 6 pola perbuatan: Dua ahli Inggris Geofrey Mills dan Cliver Standingford tidak bicara tentang office work. Melindungi Harta Kekayaan Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran. dan menyimpan keterangan-keterangan . Menerima keterangan 2).Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran Menurut the liang gie tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. mencatat.

.yangdiperlukan dalam setiap organisasi. Menghimpun : kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untu dipergunakan bila diperlukan 2). teknik. Mengirim : Kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Menyimpan : Kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Peranan dan cirri tata usaha. Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Peranan tata usaha. 6). 5). 1). 4). pembelian. kepegawaian. Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tertentu mempunyai segi ketatausahan . Mengolah : Kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. penjualan. keuangan. Mencatat : Kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca dikirim dan disimpan 3). Jadi tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan. Menggandakan : Kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Dalam kebnyakan pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa: produksi.

Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. 3). Tata usaha teknis operasiona. Bahwa tata usaha itu pada waktu ini terdiri atas 4 jenis. yakni: 1.Dalam garis besarnya. Menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakuakan tindakan yang tepat. Cirri utama tata usaha. Tata usaha khusus untuk memperlancarpengambilan-pengambilan keputusan. 2. yakni information handling khusus untuk mengikuti jalannya line operations. Bersifat merembes ke segaenap bagian dalam organisasi. 3. Prajudi Atmosudirdjo. 1. Tata usaha untuk memperlancar pekerjaan dan tata hubungan pimpinan organisasi dengan instansi-instansi atau pihak-pihak lain dalam rangka memajukan usaha organisasi. tata usaha personil. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. 3. Tata usaha khusus bantuan. tata usaha logistic. Menurut S. yaitu: 1). berarti tata usaha diperlukan di mana-mana. tata usaha mempunyai 3 peranan pokok. dan sebagainya) 4. . 2). 2. Bersifat pelayanan Terry menyebut tata usah sebagai pekerjaan pelayanan. yakni information handling khusus untuk mengikuti penggunaan dan keadaan resources (tata usaha keuangan.

2. mengorganisasikan adalah menyusun bagianbagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. Organisasi dapat dipandang sebagai wadah dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan.di dalam mana orang-orang bertindak. Hakekat organisasi -menurut sondang p. Organisasi dapat dipandang sebagai proses dimana dianalisis interaction antara orangorang yang menjadi anggota organisasi itu. organisasi mengandung penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. -the liang gie Organisasi adalah setiap sistemkerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apapun. Siagian Organisasi didefinisikan sebagai setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk sesuatu tujuan bersamadan terikatsecara formal dalam persekutuan mana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang lain yang disebut bawahan -menurut moekijat Organisasi adalah kerangka. .siagian Bahwa pada hakikatnya sebagai alat administrasi dan manajemen.PERTEMUAN KE II Organisasi Batasan pengertian organisasi -Menurut sondang P.dapat ditinjau dari 2 sudut pandang 1. -James money berpendapat bahwa azaz yang melandasi semua organisasi adalah the principles of coordination.

Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang. . Adanya jaminan jabatan. wewenang. 8. 12. 3. adanya kesatuan perintah. -Menurut The Liang Gie. 7. struktur organisasi adalah suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan. Struktur organisasi Batasan pengertian struktur organisasi -menurut S.siagian 1. Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin. Terdapat tujuan yang jelas 2. Penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya. Tujuan organisasi harus dapat dipahami oleh setiap orang didalam organisasi.prajudi Atmosudirdjo Untuk dapat membuat suatu badan organisasi kita harus mengerti sedikit tentang tipe-tipe organisasi.bagaimana tata hubungan mereka satu sama lain.oleh karena satu tipe organisasi yang ideal itu tidak ada. 11. 9. dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu system kerjasama. Pola dasar organisasi harus relatif permanen.agar setiap orang mengetahui posisi kedudukan masing-masing.bagan organisasi adalah suatu sarana kita untuk memvisualisasikan keadaan formil daripada organisasi. Adanya pembagian tugas. Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi. Adanya kesatuan arah 5. 10.agar supaya semua orang dapat mengetahui masing-masing dimana mereka berada pada tangga atau jaringan organisasi. 4. Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang diberikan.Prinsip-prinsip organisasi Menurut sondang p. 6.

Syarat ±syarat struktur atau tata raga organisasi Agar suatu organisasi dapat mencapai tujuan maka struktur organisasi harus memenuhi 2 syarat: 1.dan wewenang yang merupakan satuan tertentu dalam lingkungn keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpangsiuran. maka dikenal 4 macam bentuk organisasi: 1. organisasi tipe panitia .mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja.tugas. organisasi lini dan staff 3. Sehat Berarti organisasi itu mempunyai bentu yang teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta pejabat. Efisien Berarti organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap satuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dengan hasil kerja baik . Bentuk-bentuk organisasi Organisasi adalah hal dinamis yang menyesuaiakan kedinamisannya dengan kedinamisannya masyarakat. organisasi lini 2. organisasi fungsional 4. 2.

b. Kecendrungan pimpinan organisasi bertindak diktatories/otokratis karena organisasi dipandang sebagai milik pribadi. Keburukan 1. Terdapat 2 kelompok dalam organisasi yaitu: . Jumlah karyawan masih sedikit 3. 2. organisasi lini dan staff sifat/ cirri-cirinya. 1. Rasa solidaritas anggota organisasi umumnya besar karena masih saling kenal. Produk yang dihasilkan belum beraneka ragam. 3. Hubungan krja bagi seluruh anggota organisasi tidak bersifat langsung. Organisasi kecil 2. 5. 3. 8. Proses pengambilan keputusan cepat karena jumlah orang yang perlu diajak berkonsultasi masih sedikit. Pemilik biasanya menjadi pimpinan tertinggi di dalam organisasi 4. Jumlah karyawan banyak. Seluruh organisasi terlalu tergantung pada seseorang. organisasi lini sifat-sifat atau cirri-cirinya. 7. Kesempatan karyawan mengembangkanspesialis terbatas.a. Tujuan yang hendak dicapai masih sederhana. 4. 1. 4. Struktur organisasi masih sederhana 10. 2. Anggota organisasi masih kenal satu dengan yang lain. Tujuan organisasi sama dengan tujuan pribadi pimpinan tertinggi organisasi. Disiplin masih tinggi. 3. Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan umumnya masih bersifat langsung. Tingkat spesialis yang dibutuhkan rendah 6. Organisasinya besar dan kompleks. 2. Alat-alat yang digunakan untuk mencapai tujuan masih sederhana 9. Kebaikan 1.

perbekalan. keahlian. kepegawaian. b.a. Bentuk organisasi ini dipelopori golongan militer. baik karena keahlian maupun yang memberikan jasa kepada unit operasional dalam bentuk auxiliary services. yaitu: 1. Spesialis yang beraneka ragam diperlukan dan di gunakan secara maximal. peralatan. Kebaikan 1. Orang-orang ini disebut staf. Keburukan 1. a. Auxiliary personnel ( keuangan. 6. 2. . dan sebagainya). 5. Sekelompok orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka mencapai tujuan. kendaraan. dibagi menjadi 2 golongan: 1. Disiplin dan moral tinggi karena tugas sesuai bakat. dan kebutuhan penunjang lainnya. Pelaksana tingkat operasional tidak selalu jelas mana perintah mana nasehat orang lini dihadapkan kepada 2 macam atasan. Orang-orang yang sifat tugasnya menunjang tugas pokok. Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap kelompok. Bakat yang berbeda dari anggota organisasi dapat dikembangkan menjadi suatu spesialis. pendidikan dan pengalaman. apapun tujuannya dan betapa kompleks struktur organisasinya. Ada pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok dan tugas penunjang. 3. 5. yang melaksanakan fungsi staff. Bentuk organisasi ini dapat dipergunakan oleh setiap organisasi yang bagaimanapun besarnya. Penerangan prinsip the right man in the right place lebih mudah. Para penasehat 2. Pasukan tempur yang dikirim ke garis depan untuk bertempur. Atasan dalam line of command yang punya hak memerintah. 2. tata usaha. Organisasi militer dibagi 2 golongan. Orang-orang staff yang menyediakan tenaga. keuangan material. 4.

Terlalu spesialisasi dalam satu bidang sehingga sukar mengadakan tour of duty dan tour of tour of area tanpa melalui pendidikan intensif lebih dulu. Adalah bentuk di mana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam kelompok yang bersifat panitia. Kemungkinan seorang bertindak diktatoris kecil. keburukan. Koordinasi antara orang dalam satu fungsi mudah dijalankan. 1. tetapi lebih banayak didasarkan pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan. Perintah dari hierarhi line tidak selau seirama dengan nasehat dari hierarkhi staf. dan lain-lain. 3. 4. d. C. Organisasi tipe panitia. Kebaikan. Usaha koperatif bawahan lebih mudah dibina. Kebaikan. Orang yang bergerak dalam satu bidang fungsi tertentu terlalu mementingkan fungsinya. Moral dan disiplin orang yang menjalankan fungsi sama tinggi. . Untuk zaman modern sekarang ini bentuk line and staff dipandang terbaik karena paling dapat memenuhi kebutuhan. yang berhak memberi nasehat didasarkan keahlian dan wewenang fungsional. karena dua macam hierarkhi ini memandang suatu hal dari kacamata yang tidak sama. 2. keseluruhan unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana di bagi dalam kelompok tugas yang bersifat task force. organisasi fungsional Yaitu organisasi yang tidak menekankan pada hierarkhi structural. 2. sehingga koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan. Atasan sebagai pimpinan staf. Spesialisasi karyawan dipergunakan maksimal. Keputusan yang diambil umumnya tepat karena dibicarakan lebih dulu. Artinya. Umumnya dipergunakan oleh took serba ada.b. 1. 2. 1. 2. pada tingkat pimpinan. Solidaritas antara orang yang menjalankan fungsi sama tinggi 3.

secretarium atau secretarius (latin) . Secretarie (perancis). istilah sekretaris diartikan sebagai seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendektean. tak ada satu orang pun yang dapat diminta pertanggung jawaban lebih daripada yang lain. Jabatan sekretaris dan unit sekretariat zaman dahulu ada jabatan juru tulis yaitu seseorang yang pandai menulis dan tulisannya bagusuntuk mencatat wejangan atau perintah dari seorang raja kepada rakyatnya pada zaman moderen sekarang ini pegawai yang dibebani tugas surat-menyurat.menyiapkan surat-menyurat. Proses pengambilan keputusan lambat karena harus dibicarakan lebih dulu.Keburukan. 4. secretaris (belanda).portugal. Batasan pengertian sekretaris -Menurut Dan M. 1. 2. memeriksa dan memperingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajibannya lain yang berhubungan guna meninggikan efektivitas dari kepala itu. pelayanan tamu maupun urusan rapat disbut sekretaris. Daya kreasi pelaksana operasional tidak dapat menonjol karena semua pelaksanaan didasarkan kepada kolektifitas. Bila timbul kemacetan. menerima tamu. penyimpanan dokumen. Dalam bahasa asing sekretaris secretary (inggris). sekretaris pribadi adalah menyelenggarakan surat-surat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya walau ia bukan pegawai pribadi. Braum dan Ramon C. Para pelaksana sering bingung karena perintah tidak dating dari satu orang tetapi dari beberapa orang. 3.

Menurut the Liang Gie sekretariat adalah suatuorganisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha. mengurus perjalanan dan penginapan.dan manajer perkantoran.juru tata usaha. pengorganisasian. pembuatan keputusan.Tugas sekretaris Tugas sekretaris sekarang luas dan tidak dibatasi hanya tata usaha tetapi juga mengatur tata ruang kerja yang baik.menyusun perpustakaan. dan masa depan. kesekretariatan adalah profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat organisasi.juru stano. Syarat utama seorang sekretaris adalah Menurut S.dibujuk untuk berkhianat terhadap bossnya b) Dapat menyimpan rahasia dengan surat-surat atau hal-hal yang bersifat rahasia c) Tekun serta setia terhadap tugasnya d) Dan sering harus berfungsi sebagai ³bumper´antara the boss dan bawahan . pengontrolan dan penyempurnaan Sekertaris biasanya memiliki anak buah jadi selain dia menjadi sekertaris pimpinan dia juga menjadi manajer pada kantor sekretariat.penerima tamu. b) Dedication(pengapdian): kesanggupan menyisihkan kepentingan pribadi untuk urusan kantor c) Ambition(cita-cita): menetapkan suatu tujuan dan hasrat untuk mencapai tujuan. Pengertian kesekretariatan -Menurut The Liang Gie.Prajudi Atmosudirdjo syarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Integre:tidak dapat dihasut. -norma davis blakburn sekretaris adalah juga sekaligus juru arsip. menyiapkan naskah pidato. atasan. Ciri-ciri yang diperlukan untuk jabatan sekretaris adalah a) Sincerity(kesungguhan): minat terhadap pekerjaan. perusahaan. menggunting berita harian yang perlu. bahkan melakukan aktivitas manajemen seperti perencanaan. pengarahan.disuap.

Business secretary. maka dalam organisasi perkantoran timbul persoalan sekitar sentralisasi/ pemusatan dan spesialis/ pengkhususan.seorang sekretaris pribadi yang hanya melayani the boss. rumit. . pengorganisasian tata usaha dapat memakai azas sentralisasi (pemusatan) dan desentralisasi (pemencaran).dalam hal ini biasanya sekkretaris pribadi tidak juga merangkap sebagai manajer.seorang sekretaris organisasi yang biasanya justru menjadi pejabat kunci atau central 2. dan melibatkan aneka perlengkapan mahal.Syarat untuk menjadi sekretaris yang bermutu tinggi adalah Menurut S. sesuai dengan kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. PERTEMUAN KE III Sentralisasi Umum Berhubung perkembangan pekerjaan perkantoran dewasa ini yang menjadi amat luas.Prajudi Atmosudirdjosyarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Syarat kepribadian yang sesuai dengan jabatannya b) Syarat pengetahuan umum (high quality) c) Syarat pengetahuan khusus(spesialis) d) Syarat sekretaris yang khusus dalam bidangnya e) Syarat skill dan teknik kesekretariatan f) Syarat praktik Jenis jenis sekretaris 1. Dalam hubungan dengan keseluruhan organisasi. Private secretary.

b. b. c.kemudian menuntut adanya laporan-laporan yang sering dan tertur tentang pekerjaan tersebut. d.Batasan pengertian sentralisasi Sentralisasi berarti titik berat pada pengawasan dari pusat seperti yang dinyatakan oleh instruksiinstruksi secara terincidari kantor pusat engenai pekerjaan apakah yang harus dilakukan. Keuntungan azas sentralisasi/ pemusatan a. Pengawasan administrasi yang lebih baik. a. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan frustasi pegawai. Telepon. misal adalah tidak praktis peraturan dibuat oleh pemimpin yang jauh dari pekerjaan. Adalah tidak baik pengawasan dari jauh. d. b. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan lebih muadah. c. dan metode komunikasi lain. Surat-surat yang diterima dan yang dikirim. c. telegraph. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja. Kerugian azas sentralisasi/ pemusatan. Penerimaan tamu. d. e. Penggandaan surat.bagaimana.dan bilaman pekerjaan tersebut harus dilakukan. Pengawasan dapat sesuai dengan standar. Penggunaan mesin-mesin yang lebih baik. Penggunaan para ahli dan saran yang paling baik f. . -menurut the Liang Gie Sentralisasi atau azaz pemusatan adalah azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif. Pelayanan kantor yang dapat disentralisasikan. Penangguhan dalam pelaksanaan pekerjaan. Menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat. a.

i. l. Pengawan formulir. Pembersihan kantor dan kantin Daftar hadir. h. . f. Perlengkapan kantor dan alat tulis. dengan demikian dapat disimpulkan bahwa desentralisasi merupakan azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana masing-masing satuan organisasi dalam keseluruhan organisasi itu disamping melaksanakan tugas induk juga melakukan kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Penyimpanan surat dan warkat. Pengetikan. Desentralisasi Batasan pengertian desentralisasi -menurut The Liang Gie berdasarkan azaz ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungan sendiri. g.e. Latihan dan pengerjaan pegawai tata usaha. Pekerjaan menghitung. j. k.

karena dipaksakan setiap unit kerja mempunyai peralatan dan perlengkapan atau machine kantor yang sama sedang penggunaannya belum tent uterus menerus (continue) b. Bila unit kerja sebuah organisasi tersebar di beberapa gedung. ada baiknya terlebih dahulu diperkenalkan tentang batasan pengertian komunikasi dan unsur-unsur komunikasi. Kelemahan azas desentralisasi. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor PERTEMUAN KE IV Komunikasi perkantoran Sebelum ditelaah lebih alnjut mengenai komunikasi perkantoran. a. menelepon. Batasan pengertian komunikasi .Keuntungan azas desentralisasi. c. maka lebih baik/ lebih tepat dipakai azas desentralisasi supaya lebih lancar. dan sebagainya). Ada beberapa segi tertentu dari tata usaha yang memang harus dikerjakan sendiri oleh masing-masing satuan organisasi (misal menyusun laporan yang bersifat teknis. a. kalau tata usahanya dipusatkan hanya akan memperlambat jalannya pekerjaan pokok. b. Biaya kantor akan boros. Banyak membutuhkan peralataan dan tenaga kerja.

ikut mengambil bagian.pemberian bagian. Unsur-unsur komunikasi: 1. pengirim warta 2. Unsur-unsur komunikasi menurutnya: 1. isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sarana yang bersangkutan 5.istilah lain berasal dari bahasa latin ³cammunication´yang artinya pemberitahuan. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. Komunikator 2. efek -Carl I hoveland Komunikasi adalah proses dengan mana seorang individu mengoperkan stimuli untuk merubah tingkah laku individu yang lain -The Liang Gie Komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.pertukaran.atau membangun kebersamaan dengan orang lain dengan membentuk perhubungan. Media 5. Komunikan 4. alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4.-Anwar arifin Komunikasi berasal dari bahasa inggris ³communication´.keterangan. penerima warta Unsur-unsur komunikasi. warta.atau buah pikiran 3.jadi komunikasi atau berkomunikasi adalah suatu upaya bersama-sama orang lain. Komunike 3.dimana si pembicara mengharapkan pertimbangan dari pendengarnya. .

Alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4). penerima khalayak) Media (alat penyalur) Efek (umpan balik. Warta. televise. lazim disebut administrative communication. dengan demikian secara umum komunikasi terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut: Komunikator (sumber) Komunike (pesan) Komunikan (sasaran. Pengirim warta 2). dalam garis besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur yang berikut: 1). keterangan. untuk membedakan dengan communication dalam arti perhubungan. atau buah pikiran 3). faximile. batasan pengertian komunikasi perkantoran Dengan pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi modern dewas ini. Menurut Anwar Arifin. akibat) Dengan demikian ada kesamaan pendapat mengenai unsure-unsur komunikasi yang dikemukakan oleh The Liang Gie dan Anwar Arifin walaupun dengan susunan bahas yang berlainan. alat tata hubungan telah sangat beraneka ragam. dan peralatan elektronik lain. Isyarat yang dipancarkan oleh alat/ sarana yang bersangkutan. Sedang pelaksanaannya dalam bidang tata usaha pada suatu kantor dikenal sebagai office communication. dari yang sederhana sampai pesawat radio.Menurut The Liang Gie . Apabila penyampaian warta itu dialakukan dalam rangka kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu organisasi. . telex.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa administrative communication/ office communication/ tata hubungan adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta dari seorang/ pihak tertentu kepada orang/ pihak lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. penyiar) yang menyampaikan (berkata. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. penjawab atau hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima itu sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban reaksi). laporan. Proses komunikasi perkantoran(tata hubungan) . -Pendapat william G. menyiarkan) warta (perintah.scott Tata hubungan adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan penyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan tindakan yang akan mencapai tujuan organisasi secara efektif. saran) kepada seorang penerima warta (pihak yang dikirim. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian tindakan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. mengirim.Pendapat Charles E. pengirim. memberi penjelasan seperti berikut ini: Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide dari 1 pihak lain telah lazim disebut´administrstive communication´ yang dalam bahasa Indonesia dapat dinyatakan dengan satu istilah ³tata hubungan´.Dalam hal ini. The Liang Gie. .redfield Tata hubungan komunikasi administrative dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau antar manusia dalam mana terdapat 5 unsur ini: seorang pemberi warta (seorang pembicara.

wartanya 3. pihak yang dituju 10. untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama kelompok. sumber warta 2.tujuannya tata hubungan ada 2 yakni: 1. wartanya 9.denyar Sistem komunikasi dibedakan dalam: .C. Sistem komunikasi administrasi/perkantoran (tata hubungan) -menurut J. untuk mengusahakan sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerjasama.shannon dan warren weaver Proses tata hubungan meliputi: 1.dan kepuasan kerja. Menurut Claude E. sumber gangguan 6. alat penerima 8.sedang persatupaduan antara kemahiran kerja dan kemauan kerjaakan menghasilkan karya terbaik.kerja. seperti: berbagai alat yang dipergunakan. isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim 5.kemehiran kerja 2.Dalam suatu organisasi atau kantor besar. tata cara penyampaian dan sebagainya. masih banyak unsur lain yang masuk dalam prose situ. reaksi penerima warta 11. struktur organisasi Tujuan tata hubungan -Menurut Keith davis Komunikasi lebih baik menghasilkan pelaksanaan kerja yang lebih baik. alat pengirim warta 4. isyarat yang diterima 7. proses komunikasi administrasi/ tif tidak sederhana.

Dan tugas pertama pucuk pimpinan organisasi ialah menciotakan dan memelihara sebuah system komunikasi.pertemuan anggota organisasi c) Pembicaraan telepon d) Penerbitan:warta harian. 4.slides dan alat lain yang serupa. sistem komunikasi tulisan. Itulah sebabnya Chestar I.dsb. Dengan adanya tata hubungan yang lebih baik. Barnard menyatakan bahwa syarat pertama organisasi ialah adanya orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi satu sama yang lain.1. Komuikasi intern (tata hubungan ke dalam) Batasan mengenai komunikasi intern .buku petunjuk. Sistem panggilan petugas Cara dan alat yang dipergunakan untuk mengadakan tata hubungan -menurut George Terry a) Wawancara khusus b) Rapat kerja.brosur amanat dari pimpinan.ban berjalan. Sistem komunikasi lisan.televisi. Sitem mekanis.telegram dan warkat tertulis lain.contoh:telepon.contoh:surat lewat pos. 3.majalah.corong suara.buku pedoman. terjamin suatu kerjasama yang lebih baik/ sempurna dalam mencapai tujuan organisasi.komperensi.contoh:pipa udara.dll. e) Surat edaran f) Papan pengumuman g) Plakat h) Laporan tahunan kepada anggota organisasi i) Surat dikirim langsung kepada pegawai j) Film. 2.petugas pengantar.

Pegawai yang bersangkutan telah berulangkali gagal melaksanakan perintah secara lisan. umumnya perintah lisan hanya baik dipergunakan. 6). Bawahan yang diberi perintah harus mengerjakannya di tempat lain. -Menurut The Liang Gie Untuk menyederhanakan penyebutan. Bawahan yang diperintah pernah menjalankannya. Tugas itu harus dilanjutkan oleh pegawai yang bertugas pada kesempatan berikutnya. Perintah dapat diberikan secara lisan dan tertulis. Tugas diperintahkan akan berlangsung dari satu bagian ke bagian lain. hubungan-hubungan didalam lingkungan organisasi sendiri dapat disebut komunikasi intern.pokok dari hubungan vertikal kebawah berwujud perintah dan petunjuk sedangkan hubungan vertikal keatas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. 3). Kekeliruan yang mungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar. Perintah itu harus berjalan dari pucuk pimpinan ke bawah dengan melalui berbagai tingkat jenjang organisasi. Menurut Charles Broaded pula. 6). apabila: 1). 5). Perintah itu akan selesai dalam waktu yang singkat. Apa yang diperintahkan itu merupakan tugas sederhana. 5). tentu harus mengeluarkan perintah. 2). Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci. hal-hal berikut mengharuskan perintah tertulis: 1). Hubungan tegak adalah proses penyampaian suatu informasi dari pihak pimpinan kepada para pegawai bawahan maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan. Mengenai batasan pengertian/ definisi komunikasi intern (tata hubungan kedalam). 4). Dalam mengeemudikan suatu organisasi. Pejabat pemberi perintah berada di dekat bawahan dan sewaktu-waktu dapat memeriksa pelaksanaan perint itu.Sebagian besar kegiatan tata usaha dalam suatu organisasi terdiri mengadakan hubungan di dalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar. Dalam keadaan darurat sehingga tiada waktu untuk membuat perintah tertulis. 4). seorang ahli mengatakan sebagai berikut. . 3). 1. komunikasi intern dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu hubungan tegak dan hubungan datar. 2). Menurut Charles Broaded.

tugas rangkap. yaitu pihak bawahan tidak mudah cenderung menyajikan hal yang gemilang/ baik saja.7). Mengadakan pertemuan berkala. Adalah hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kuarang lebih sederajad. Laporan lisan dapat diperoleh dari wawancara dengan pegawai yang bersangkutan atau melalui rapat yang sekalius meliputi semua pegawai. Seorang pekerja tertentu harus memikul tanggung jawab akan keberesan apa yang diperintahkan itu. Bukan saja sebagai suatu jasa pelayanan terhadap para bawahan. Kekeliruan yang akan mungkin terjadi mempunyai akibat besar. Selain laporan tertulis ada juga laporan secara lisan. atau pertentangan wewenang. Ini akan lebih menjamin kebenaran suatu laporan. Hubungan datar (horizontal). 2. 8). misalnya rapat kerja bulanan. melainkan juga sebagai suatu alat agar diantara mereka ada hubungan satu sama lain. Dengan rapat kerja bulanan. Menyediakan semacam ruang untuk berkumpul. Pimpinan organisasi yang baik menginsafi pentingnya ruang semacam ini. Dari laporan ini pihak pimpinan dapat mengetahui apakah organisasi berjalan menuju ke tujuan organisasi yang telah ditetapkan atau tidak. Dalam suatu organisasi yang baik hendaknya pada waktu-waktu tertentu para bawahan menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugasnya. koordinasi intern dapat terjamin. sehingga dapat menghindarkan pemborosan. Pimpinan hendaknya selalu berusaha mendekati bawahan sehingga benar-benar mengetahui tugas pekerjaan dan suasana perasaan mereka. misal ruang istirahat atau ruang makan untuk sewaktu-waktu dipergunakan oleh para pegawai. Hubungan vertical ke atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. Hubungan keluar dengan masyarakat Batasan pengertian hubungan masyarakat .

dengan maksud menyesuaikan dirinya terhadap keadaan sekelilingnya dan memperkenalkan dirinya kepada masing-masing. Lebih banyak publik yang akan mempergunakan jasanya 2. perserikatan.-menurut The Liang Gie Segenap cara dan kegiatan yang bersangkutan dengan usaha untuk memelihara hubungan sebaikbaiknya dengan pihak luar itu telah lazim disebut dengan hubungan masyarakat. antara lain: 1. Manfaat atu keuntungan humas Kalau hubungan keluar dapat dilaksanakan denagn baik. Bertambahnya langganan pemakai produknya 2. Publik akan memberikan dukungan moral dan menghargai segala sesuatu yang dilakukan 3. pemerintah suatu organisasi lainnya untuk menciptakan dan memelihara hubunganhubungan yang sehat dan bermanfaat dengan publik tertentu dan publik pada umumnya. perusahaan. -Webster Segenap aktivitas yang dilakukan oleh suatu industri. suatu sikap yang harus dimiliki para pegawai ialah mereka dapat memepersatukan dirinya dengan organisasi. Humas selalu didasarkan atas pelaksanaan tugas pokok yang sebaik-baiknya oleh organisasi yang bersangkutan . Keuntungan humas bagi perusahan. Tiada yang lebih bernilai bagi organisasi daripada suatu nama baik di lingkungan public. Bagi instansi pemerintah akan memperbesar kewibawaan dan martabat negara Perantara humas Perantara terpenting untuk melaksanakan humas ialah para pegawai organisasi yang bersangkutan. perhimpunan jabatan. Pedoman dan usaha publik relations adalah sebagai berikut: 1. Bertambah tinggi nilai saham perusahan Keuntungan humas bagi pemerintah/lembaga sosial 1. pasti organisasi yang bersangkutan mendapat pandangan yang tinggi di mata masyrakat.

Keluhanan betapapun kecilnya dari masyarakat terhadap organisasi hendaknya diterima atau diperhatikan sepenuhnya. kantor sebagai tempat di mana office work itu akan berlangsung sangat penting artinya bagi office management maupun bagi office work yang efisien. di dalam mana pegawai melaksanakan pekerjaan. Sesuatu organisasi yang hendak berurusan dengan publik hendaknya mempelajari kepentingan dan hasrat pelbagai golongan 3. Dengan demikian gedung kantor merupakan salah satu komponen/ unsur dari pada ligkunn kantor. Menurut S. Saran dari pihak masyarakat untuk kesempurnaan organisasi hendaknya diperhatikan dan diterima dengan sifat terbuka 9. Pentingnya memilih lokasi kantor . lingkungan kantor terdiri atas gedung kantor. Segala sikap dan tindakan yang dapat menyakitkan hati publik hendaknya dihindari. Humas hendaknya diselenggarakan secara terus-menerus 5. Menurut moekijat. Humas hendaknya diperkuat dengan keadaan dalam organisasi yang bersangkutan yang dapat penghargaan masyarakat. Prajudi Atmosudirdjo.2. 8. perkakas dan tata ruang kantor. Rencanakan hubungan dengan sebaik-baiknya untuk mensukseskan suatu proyek atau tujuan tertentu 4. 6.menanam bibit permusuhan betapapun kecilnya akhirnya akan meugikan organisasi yang bersangkutan. Tata cara humas hendaknya dislenggarakan dan dipermudah sehingga lancar 7. 10. PERTEMUAN KE V Lokasi/ letak kantor Pendahuluan. serta kondisi-kondisi fisik.

Faktor kedekatan antar bagian kantor Tidak selalu mungkin bagi suatu organisasi untuk menempati suatu blok perumahan/ kantor yang berdekatan dan menguntungkan. Factor keamanan. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa ³lokasi kantor itu merupakan salah satu factor yang penting kelancaran jalannya office work dan office duties. 4. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lokasi/ letak kantor merupakan salah satu factor penunjang dalam memperlancar jalannya pekerjaan kantor (tata usaha). karena pegawai yang rumahnya dekat tidak akan meminta penghasilan yang tinggi disbanding mereka yang harus naik angkutan yang lebih dari 10 kilometer. Factor ini sangat penting bagi kantor yang banyak mempergunakan mesin kantor yang mahal dan kecil sehingga mudah dicuri. harga beli) untuk memperoleh tempat itu harus dipertimbangkan dengan baik. Factor harga atau sewa ruangan Antara keuntungan lokasi yang dapat diperoleh dan biaya (sewa. 1. Lebih lanjut menurut S.Pada umumnya office manajer tidak beebas di dalam memilih lokasi atau letak atau tempat daripada gedung kantornya. 6. 5. Menurut Moekijat. sebab tidak jarang timbul cekcok bila para pegawai harus melalui gang atau pintu yang sama dengan pegawai perusahan/ orang lain. sebab dia tergantung dari pejabat pimpinan yang bersangkutan. Factor lingkungan tetangga Hal ini sangat penting diperhatikan karena setiap oragnisasi haus bekerja sama dengan organisasi lain yang bersamaan kepentingan. Faktor jalan ke luar masuk pegawai Perlu diperhatikan. 2. 3. . Faktor dekat labour market. letak kantor di luar kota mempunyai keuntungan dan kerugian. Faktor ini penting. Factor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih/ menentukan lokasi kantor.

d. e. Komunikasi dengan kota mungkin sulit. c. f. d. dengan maksud untuk dapat memberikan fasilitet yang sebesar-besarnya kepada proses kerja yang dilakukan di dalamnya. Tentang bentuk dan susunan ruangan didalamnya kurang diperhatiakan. c. Oleh karena itu pada waktu membangun sebuah gedung kantor. Mungkin sulit mendari pegawai-pegawai ahli. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah. Pemindahan pegawai dari kota (biaya). kepada arsistekturnya perlu diberikan keterangan mengenai kegiatan kerja kantor itu sehinnga ia dapat menyesuaikan rencana gedung kantor itu dengan keperluan dan kemungkinan perkembangannya. Fasilitas pengangkutan yang lebih baik bagi para pegawai. Biaya gedung yang lebih murah¶ b. Syarat-syarat bentuk gedung kantor. Mungkin masih diperlukan adanya kantor di kota. b. Maka bentuk gedung kantor modern harus disesuaikan.Keuntungan: a. padahal bentuk atau bangun gedung kantor itu penting sekali untuk efisiensi pekerjaan. Bangunan Gedung Kantor Pendahuluan. Kebanyakan gedung kantor itu dibangun ats dasr pertimbangan pokok bahwa gedung itu harus kuat. Kesehatan pegawai yang lebih baik. Ruang dapat diperluas Kerugian: a. Pengaruh kurang e. . Hubungan dengan teman-teman perushan di kota dan dengan para langganan kurang.

Tata suara. Memounyai flexibility bagi perluasan dan macam-macam keperluan. dalam hal ini yang perlu diperhatikan ialah: a).Tentang bentuk gedung kantor diusahakan agar memenuhi syarat-syarat seperti ini. ini perlu diperhatikan karena para pegawai akan lebih senang dan giat bekerja jika udara di dalam kantor tidak panas dan menekan. kantor harus merupakan tempat di mana para pegawai dapat bekerja dengan aman . 3. kebersihan kamar kecil b). 1. Penerangan. Ventilasi. Lingkungan kerja dalam suatu kantor harus meberikan dorongan kepada para pegawai untuk bekerja dengan baik. Berkurangnya ketegangan urat saraf mata dan kelelahan mental. Dapat berkesan pada pengunjung dan public 4. Dapat memberikan fasilitas terhadap proses pekerjaan yang berlangsung di dalamnya 2. Bahaya-bahaya. Kamar kecil. Keuntungan penerangan yang baik: a. c. Gangguan public. Factor-faktor yang penting dalam hal ini ialah: 1. Ini merupakan factor penting karena hamper tiap pekerjaan kantor itu merupakan pekerjaan melihat. Terdapat keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan dan keuntungan yang diperoleh. yang membutuhkan penerangan yang baik. Perencanaan lingkungan kerja. sebagian besar pekerjaan kantor merupakan pekerjaan mental. seperti membaca dan menulis. 5. Bertanbah baiknya kualitas pekerjaan. Menjamin kesehatan dan comfort (kesenangan/ kenyamanan) bagi pegawai. 7. Naiknya produktivitas b. warna dapat mempengaruhi perasaan kita. 4. jarak jangan terlalu dekat/ jauh dengan bekerja pegawai. 2. diusahakan agar public seperti orang-orang berjualan tidak boleh berada disekeliling kantor. 6. 3. Tata warna. 5.

Menurut S. Pemilihan perabot kantor yang tepat b. Prajudi Atmosudirdjo. Faktor penyesuaian keperluan dengan situasi setempat. jumlah alat/ mesin/ perabotan itu essensiel sehingga pengunaan benda yang tidak perlu dapat dihindarkan. Penggunaan ruang yang tepat.8. untuk menjamin bahwa jenis. Pengisian Gedung Kantor Pendahuluan Dalam kita akan mengisi suatu gedung kantor. Faktor sifat pekerjaan dan kegiatan kantor Tujuan pekerjaan atau kegiatan yang akan diselesaikan harus ditentukan dengan jelas dan definitive. pemilihan alat/ perabot kantor. sehingga rencana yang secara nasional baik malah menjadi tertawaan dan ejekan. 2). yakni tata peletakan perabot dan alat-alat kantor yang menghemat time and motion. Musik. Masalah ini di Indonesia kuarang mendapat perhatian karena: 1) Alat-alat dan atau perabot kantor yang diingini sering sukar didapat atau terlalu mahal. yakni: a. 2) Memang banyak office manajer yang kurang mengerti akan azas perencanaan equipping kantor serta lay out. A. dus menghemat biaya Faktor yang perlu diperhatikan dalam mengadakan perencanaan dan pemilihan alat-alat dan perabot kantor: 1). ada dua hal yang harus kita perhatikan. . music dapat menimbulkan semanagt bekerja pegawai asal sesuai dengan suasana dan tempatnya. serta diuji secara kritis.

Penggunaan ruang yang tepat (lay out. ruang kantor. sehingga tiap organisasi. kondisi yang berbeda.Tiap organisasi. perusahan mempunyai hakikat pekerjaan. PERTEMUAN KE VI Batasan pengertian tata ruang kantor. kondisi dan situasi masingmasing. 5). Faktor stadardisasi mesin dan perabot kantor. alat tulis kantor. instansi. Faktor keindahan dan keseragaman Bentuk dan ukuran alat hendaknya dapat member kesan yang baik bagi yang melihat. perusahan mempunyai keperluan alat yang berbeda pula. Faktor fleksibilitas kegunaan dan biaya. . 3). yaitu: -Sifat pekerjaan yang dilakukan -Bentuk ruang dan kesatuan perabot itu sendiri. formulir dan sebagainya B. situasi. tetapi jika perlu digunakan untuk beberapa jenis kegitan. Ini erat hubungannya dengan standardisasi pekerjaan kantor. Hendaknya diusahakan agar kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau suatu macam pekerjaan. Hal ini erat hubungannya dengan masalah harga atau biaya. Oleh karena itu. tata ruang) Ini berkaitan dengan penilaian suatu standard ruang. 4). dalam hal menetapkan jenis dan jumlah alat tersebut harus diadakan penelitian dengan mengingat keperluan. instansi. bila mungkin warna harus disesuaikan dengan faktor lain yang mengelilinginya. serta sesuai dengan hakikat.

member I penjelasan sebagai berikut: Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran . Tata ruang perkantoran adalah penentuan mennai kebutuhan ruang dan tantang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak. Untuk memperjelas pengertian tata ruang kantor dapat dikutipkan perumusanyang berikut: -Menurut Ldttlafield dan Peterson. Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. Dan tata ruang kantor dapat didefinisikan penyusunanan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja para pegawai dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Keuntungan tata ruang kantor yang baik. The Liang Gie. -Menurut George Terry. -Menurut Noekijat Tata ruang kantor menunjukan penentuan syarat-syarat ruang dan penggunaannya secara terinci daripaa ruang ini untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang paling praktis yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa peranan tata ruang kantor ya itu merupakan faktor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha.Suatu penting yang turut menentukan kelancaranj dalam pelaksanaan tata usaha ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. .

Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan. Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu ialah: 1. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara 5. . Pekerjaan itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. 4. Tujuan menyusun tata ruang kantor Menurut The Liang Gie . Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan yang berikut: 1). Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar mandir yang sebetulnya tidak perlu 2). Rangkaian aktifitas tata usaha dapat mengalir secara lisan 3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknuya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik.-Menurut The Liang Gie Jadi tata ruang perkantoran yang baik akan bemanfaat bagi organisasi yang bersngkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu. 4). Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan 3). Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu. 2. Luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebnyak-banyaknya.

karena: 1. Yaitu menempatkan para pegawai dan alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Azas tata ruang kantor. 2. Pihak luar yang mengunjung kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai. misal sokosel . Azas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Yaitu menggunakan sepenuhnya ruang yang ada. b. tidak dipisah menurut kamar atau pedangan buatan. kayu atau dinding kaca. Menurut Richard Muther a. baik berupa luas lantai dan ruang vertical. Azas mengenai penggunaan segenap ruang. Semua aktivitas dilaksanakan pada 1 ruang besar terbuka.6. Azas mengenai rangkaian kerja. Pembagian itu karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibikin pemisah buatan. d. Tata ruang yang terpisah-pisah. Azas mengenai jarak terpendek. . Yaitu yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Yaitu ruang untuk bekerja terbagi dalam beberapa satuan. Yaitu ruang kerja dipisahkan. 7. c. 1. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. Yaitu dapat diubah atau disususn kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya besar Jenis/ macam tata ruang. Tata ruang yang terbuka. Ruang besar terbuka adalah lebih baik dan lebih memuaskan dari pada yang terpisah pisah.

Sukar memperoleh ventilasi dan pemanasan yang sesuai untuk setiap orang. Kalau terjadi penambahan pegawai. perubahan proses penyelesaian pekerjaan. Bingung karena tamu.susunan meja dapat terdiri atas beberapa baris c) Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai. 3.di tengah ruang ada lorong utama selebar120cm. Immer). Tidak baik bagi kesehatan pegawai. Lebih memudahkan tersebernya cahaya dan peredran udara. tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya. d) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau dibelakangnya(ruang untuk duduk pegawai )selebar 80cm e) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawai f) Apda tata ruang terbuka dimana bekerja banyak orang. Suara gaduh 3. Dapat mendorong kondisi yang ramai 4. (menurut John R. a) Meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama b) Pada tata ruang terbuka. 1. alat kantor.bila dikelompokkan mereka ditempatkan didekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu . Suasana yang tidak berhubungan denagan orang perorangan 2. 6. 5.lorong lebih lebar 80cm. Teknik untuk mencapai tata ruang kantor yang baik. 4. Kerugian kantor yang terbuka adalah. Lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai.2.

3.dapat dibuat kamar tersendiri.6m(9m²) ruang tersendiri. lalu ditentukan proses pelaksanaannya.sehingga gema suara sebagian besar dapat langsung terbuang keluar l) Lemari yang berat.peti besi.5×3. jendela. Membuat gambar denah kantor yang bersangkutan.ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang.bila perlu dibuat bedengan dari kaca i) Pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian lain atau publik. Dengan demikian diperoleh gambaran mengenai urutan penylesaian pekerjaan. Semaua aktivitas perkantoran dicatat. n) Bila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar membutuhkan 2. juga dilukiskan di mana letak pintu.ditempatkan didekat pintu j) Lemari dan alat perlengkapan lain ditaruh didekat pegawai yang paling sering mempergunakan benda itu k) Alat kantor yang sering menimbulkan suara ribut.misal mesin stensil. Pada gambar denah itu harus dicantumkan keterangan mengenai panjang dan lebar ruang yang bersangkutan. Setelah diketahui macamnya pekerjaan. Menyusun letak meja kerja para pegawai . dan pilar gedung.g) Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut diberi tempat yang banyak memperoleh penerangan cahaya.ditaruh didekat jendela.dapat diletakkan menempel tembok atau tiang.ini untuk kesehatan mata dan kesempurnaan hasil kerja h) Pegawai yang bertugas mengenai urusan yang mengandung resiko besar. Mempelajari segenap pekerjaan kantor itu.dapat dibuat kantor/ruang pribadi ukuran Langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor. 1. 2.sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya m) Pejabat [pimpinan yang sering menerima tamu penting dan membicarakan urusan bersifat rahasia.

. atau perabot lain. Fasilitas kesehatan. kursi. h. gang dan tangga. k. n. Persyratan lingkungan fisik itu meliputi: a. Kebersihan. b. i. lemari. Suhu udara d. Pemberitahuan kecelakaan. l. warna. Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan gambar meja dan kursi di atas gambar denah. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai c.Untuk menyusunnya. buatlah guntingan gambar yang berwujud meja. p. g. Pertolongan pertama. Penerangan cahaya f. Tempat duduk. udara dan sangat. Selanjutnya 4 hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi pekerjaan perkantoran. m. Beban berat. 4. j. Fasilitas cuci. Lantai. yakni: cahaya. Ventilasi e. Guntingan ganbar itu digeser-geser sehingga tercapai susunan yang baik. mesin. Air minum. o. Tempat pakaian. Penjagaan kebakaran. Persyaratan lingkungan fisik kantor.

a. 3. 2.Dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap suara. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat air conditioning. Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. Di Indonesia nilai kelembaban udara rata-rata lebih daripada 70%. leebih sedikit membuat kesalahan dan mata tidak lekas lelah.60 c dan nilai kelembaban 45%. 1. b. Warna Bersama cahaya. Prof. misal karton tebal permukaan berlubang. Cahaya Cahaya penerangan yang cukup memancar tepat akan menambah efiensi kerja para pegawai. Misal: membuat lubang udara yang cukup pada dinding kamar. Mengatur penggunaan. Sebuah perhimpunan insinyur bidang pemanasan dan peredaran udara di Amerika serikat menyatakan bahwa syarat yang paling mendekatiuntuk bekerja dengan enak bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25. warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Sewktu bekerja jendela dibuka. Mereka dapat bekerkja lebih cepat. untuk bekerja di Indonesia mengenakan pakaian jas lengkap dengan dasi ala barat adalah kurang tepat. soeterman mengemukakan beberapa hal sebagai usaha mengatasi udara yang panas lembab itu. ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat . pemakaian kerja dengan baik yang dipakai para pekerja . Udara Yang penting ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. -Untuk mengurangi kegaduhan dib W mesin titik diberi alas karet busa tipis. -Untuk pesawat telephone. d. Suara Faktor suara sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai. Usaha yang dijalankan: . c.

Percobaan membuktikan bahwa lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejenuhan serta menambah kegembiraan kerja. .-Cara yang akhir-akhir ini dijalankan di luar negeri untuk menambah efisiensi kerja ialah penggunaan music.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->