PERTEMUAN KE I

Administrasi Charles A. Beard seorang historikus politik yang terkenal dalam satu karyanya yang dikutip oleh Albert lapasky dalam bukunya administration pada tahun 1937 berkata bahwa ³ tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari administrasi. Kelangsungan hidup pemerintahan yang beradab dan malahan kelangsungan hidup dari peradaban itu mandiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu filsafat administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern´. Sarjana Amerika yang lain James Burnham , mengatakan revolusi politik dan sosial akan timbul dan diselesaikan, akan tetapi aka nada revolusi pada abad modern ini yang tidak akan pernah selesai yaitu managerial revolution yang akan menimbulkan suatu kelas terpenting dalam suatu masyarakat yaitu the managerial class. Dengan demikian dapat diketahui bahwa tegak runtuhnya suatu Negara, maju mundurnya suatu peradaban manusia, timbul tenggelamnya suatu bangsa-bangsa di dunia, tidak dikarenakan perang besar atau bencana lain, tetapi tergantung pada baik buruknya administrasi yang dimiliki. Oleh karena itu suatu bangsa, Negara, masyarakat yang ingin mencapai kemajuan dalam berbagai aspek kehidupan dan penghidupan modern harus mengutamakan pembinaan dan pengembangan administrasi yang sesuai dengan faktot-faktor lingkungan (ecmlogical factors) bangsa, Negara, masyarakat yang bersangkutan. Sekarang ini memang abad administrasi. Sebab semua keputusan di bidang politik, ekonomi, sosial budaya, militer dan lain-lain aka nada artinya bila keputusan tersebut terlaksana secara efisien dan efektif, yang merupakan sasaran administrasi.

Pengertian administrasi Perkataan administrasi yang kita pergunakan sekarang ini di Indonesia, makna dan isinya sebagian berasal dari perkataan bahasa belanda ³ administratis´ dan perkataan bahasa inggris ³administration´ serta perkataan bahasa yunani ³ administrare´yang artinya pengabdian atau pelayanan. 1). Administrasi dalam pengertian sempit. Administrasi berarti tata usaha (administratis)atau office work. Di Nederland pengertian bestuur dimasukkan dalam pengertian admainistratis. Sedang bagi kita bestuur mengandung pengertian khusus dalam gerak aktivitas di dalam lingkungan departemen dalam negeri yang kini kita kenal denagan nama pamong praja. 2). Administrasi dalam pengertian luas, dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu -Dari sudut proses. Administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari aktivitas pemikiran, perencanaan, pengaturan, penggerakan, pelaksanaan, pengawasan sampai proses tercapainya tujuan. Dengan demikian proses administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan tertentu yang dimulai sejak adanya dua oaring atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Keseluruhan dari aktivitas di atas di rangkum dalam satu pengertian administrasi. -Dari sudut fungsi atau tugas Administrasi berarti keseluruhan tindakan/aktivitas yang mau tidak mau harus dilakukan dengan sadar oleh seorang atau sekelompok orang yang berkedudukan seabagai ³administrator´ atau pemimpin suatu usaha dan anggota yang dipimpin. -Dari sudut kepranataan (institusional): Misal lembaga, badan usaha, organisasi, instansi tertentu. Di dalamnya terdapat sekelompok orang yang secara tertentu melakukan aktivitas dalam rangka mencapai tujuan tertent. Mereka dapat digolongkan menjadi 4 golongan :

1). Administrator yaitu orang-orang yang nenentukan dan mempertahankan tujuan atau yang menentukan policy (kebijaksanaan). 2). Manajer Yaitu orang-orang yang langsung memimpin kerja kee arah tercapainya hasil-hasil konkrit. 3). Staf yaitu orang-orang yang membantu baik kepada administrator maupun manajer. Mereka terdiri dari berbagai ahli: keuangan, teknik kimia, riset, dan sebagainya. Mereka merupakan

penasehat yang bergerak dibidang pemikiran. Di Indonesia manajer biasanya juga merangkap tenaga staf karena sifat kegotong-royongan dan dianggap lebih efisien. 4). Karyawan yaitu mereka yang melaksanakan pekerjaan atau pelaksana. Batasan pengertian (definisi) administrasi, S. Prajudi Atmosudirjo, Administrasi adalah fungsi dari pada, atau apa yang harus dijalankan oleh setiap orang yang memimpin atau mengepalai suatu organisasi. Administrasi adalah pemimpinan, pembinaan, pengarahan, dan pengendalian dari pada suatu organisasi secara keseluruhan. Unsur-unsur administrasi. Adanya sesuatu, dalam hal ini administrasi adalah karena adanya unsur-unsur tertentu yang menjadikan adanya sesuatu itu . menurut P. Sondang Siagian bahwa unsure-unsur ( bagianbagian yang mutlak)dari administrasi ialah 1). Dua orang manusia atau lebih, 2). Tujuan, 3). Tugas yang hendak dilaksanakan, 4). Peralatan dan perlengkapan. 1). Unsur Manusia. Bahwa seseorang tidak biasa bekerja sama dengan diri sendiri. Karena itu harus ada orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak dalam proses kerjasama itu. 2). Tujuan, Tujuan yang hendak dicapai dapat ditentukan oleh: - semua orang yang langsung terlibat dalam proses administrasi. -hanya sebagian dan mungkin malah hanya oleh seorang dari mereka yang terlibat.

3). Tugas dan Pelaksanaannya. Tidak mesti, proses administrasi baru timbul jika ada kerjasama. Kerjasama bukan merupakan unsure administrasi. Tetapi pencapaian tujuan akan lebih efisien dan efektif bila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Kerjasama dalam administrasi dapat digolongkan menjadi 2 yaitu, kerjasama yang ikhlas dan sukarela dan kerjasama yang dipaksakan. 4). Peralatan dan Perlengkapan. Peralatan dan perlengkapan dalam proses administrasi tergantung dari berbagai factor, seperti: - Jumlah orang yang terlibat dalam proses administrasi. - Sifat tujuan yang hendak dicapai - Ruang lingkup dan aneka ragam tugas yang hendak dijalankan. - Sifat kerjasama yang dapat dicipta dan dikembangkan, secara eksiomatis dapat dikatakan bahwa : - semakin sedikit jumlah orang yang terlibat semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai. - semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai dan semakin sedehana tugas yang hendak dilaksanakan, semakin sedehana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. Kantor Pengertian kantor. Kantor mempunayai 3 pengertian utama. Kantor berasal dari bahasa Belanda ³kantoor´ dan bahasa inggris ³office´ Di sini yang dimaksud dengan kantor, menurut S. Prajudi Atmosudirdjo adalah: 1. Tempat, pusat, markas (pimpinan). 2. Gedung atau Ruangan atau kompleks, ruangan tempat pekerjaan tata usaha. 3. Ruang kerja seorang 4. Jabatan, dinas. 5. Pusat, tempat, usaha.

Fungsi Kantor. 2. Tugas pekerjaan daripada kedudukan seorang. staf personil. Glenn W Howard dab Edward Masonbrink mencatat bahwa kantor sebagai suatu pusat aktivitas administrasi dapat berfungsi sebagai suatu: -Ruang studi dan kerja -Ruang konperensi -Ruang perundingan -Ruang Informasi -Ruang pelayanan -Ruang warkat -Ruang penerimaan tamu -Lambang Status . Menurut S . Batasan pengertian (definisi) kantor: Menurut Moekijat kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor. Penampilan dan pemakaian kantor itu juga bermacam-macam dalam prakteknya. dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. pekerjaan tulis menulis). kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat. maka akan terdapat 3 pengertian utama yang menjadi satu. yakni: 1.Dan jika diperas. Prajudi Atmosudirdjo. Tempat kedudukan dan kerja seorang. dan operasi ketatausahan guna membantu pimpinan. Jabatan daripada kedudukan seorang. 3.

Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (kerjaan perkantoran) Pekerjaan Kantor Pengertian pekerjaan kantor. Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah. mengorganisasi. . harus didukung oleh pelayanan perkantoran. mengarahkan. bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas merencanakan. Definisi administrasi perkantoran menurut ahli misal: -William Leffingwell dan Edwin Robinson. Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan. Dengan demikian. Dengan mengikuti kelasiman itu dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah office administration dengan office management. mengawasi. manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. perusahan swasta. dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. -The Liang Gie. istilah office administration (administrasi perkantoran) dan office management (managemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Perkataan administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan.Administrasi Perkantoran Pengertian administrasi perkantoran. Batasan pengertian (definisi) administrasi perkantoran. The Liang Gie. badan sosial. dalam sumber-sumber bacaan berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat maupun Inggris Raya.

4% 5. Mailing 8. Memberikan keterangan(giving information) 5.5% 100% Menurut ahli dari inggris geofray mills dan oliver standingfordfungsi kantor menurut dia fungsi setiap kantor adalah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat Fungsinya dapat digolongkan menjadi 5 kegiatan yaitu: 1. pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untu meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan. Other Jumlah 24. Perincian pekerjaan kantor Menurut penelitian yang dilakukan oleh george terry di perusahaan amerika didapat hasil sebagai berikut 1.Batasan pengertian pekerjaan perkantoran. Filing 5. Menerima keterangan (receiving informasi) 2.3% 10.2% 8.8% 6. -George Terry.6% 19. pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat. -William Leffingwell dan Edwin Robinson. Typing 2. Melindungi harta kekayaan(safeguarding asseta) . Checking 4. Mengolah keterangan(arrangging information) 4. Duplicating 7. Mencatat keterangan (recording information) 3. Calculating 3. Telephoning 6.5% 12.5% 12.

melainkan the function of the office (fungsi kantor). mencatat. Fungsi itu dapat dirinci menjadi 5 kegiatan: 1). Mengolah Keterangan 4). mengolah. mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. mengolah. Oleh The Liang Gie. Melindungi Harta Kekayaan Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran. mencatat. cukup dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah tata usaha. tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. Menerima keterangan 2). dan menyimpan keterangan-keterangan . Menurut The Liang Gie.Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran Menurut the liang gie tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. mengirim. Mencatat Keterangan 3). menggandakan. menggandakan. baik pengertian office work (pekerjaan kantor) maupun the function of the office (fungsi kantor). Menurut mereka fungsi setiap kantor ialah penyedian suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat. Memberikan Keterangan 5). jadi tata usaha adalah intinya tugas pelayanan disekitar keteranganketerangan yang berwujud 6 pola perbuatan: Dua ahli Inggris Geofrey Mills dan Cliver Standingford tidak bicara tentang office work.

Mengolah : Kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. Dalam kebnyakan pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa: produksi. 4). pembelian. Mengirim : Kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. teknik. 5). penjualan.yangdiperlukan dalam setiap organisasi. Menghimpun : kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untu dipergunakan bila diperlukan 2). 6). Jadi tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan. Menyimpan : Kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. keuangan. . 1). kepegawaian. Peranan tata usaha. Menggandakan : Kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tertentu mempunyai segi ketatausahan . Peranan dan cirri tata usaha. Mencatat : Kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca dikirim dan disimpan 3). Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas.

Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. 2. 2). tata usaha mempunyai 3 peranan pokok.Dalam garis besarnya. . Bahwa tata usaha itu pada waktu ini terdiri atas 4 jenis. dan sebagainya) 4. 3. Cirri utama tata usaha. berarti tata usaha diperlukan di mana-mana. Tata usaha teknis operasiona. Tata usaha khusus bantuan. Bersifat pelayanan Terry menyebut tata usah sebagai pekerjaan pelayanan. Tata usaha untuk memperlancar pekerjaan dan tata hubungan pimpinan organisasi dengan instansi-instansi atau pihak-pihak lain dalam rangka memajukan usaha organisasi. Prajudi Atmosudirdjo. Menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakuakan tindakan yang tepat. tata usaha logistic. Bersifat merembes ke segaenap bagian dalam organisasi. Menurut S. 1. yakni information handling khusus untuk mengikuti jalannya line operations. yaitu: 1). tata usaha personil. yakni: 1. 3). 3. 2. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. Tata usaha khusus untuk memperlancarpengambilan-pengambilan keputusan. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. yakni information handling khusus untuk mengikuti penggunaan dan keadaan resources (tata usaha keuangan.

2. organisasi mengandung penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. -the liang gie Organisasi adalah setiap sistemkerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apapun. Organisasi dapat dipandang sebagai proses dimana dianalisis interaction antara orangorang yang menjadi anggota organisasi itu. Siagian Organisasi didefinisikan sebagai setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk sesuatu tujuan bersamadan terikatsecara formal dalam persekutuan mana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang lain yang disebut bawahan -menurut moekijat Organisasi adalah kerangka.siagian Bahwa pada hakikatnya sebagai alat administrasi dan manajemen. mengorganisasikan adalah menyusun bagianbagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan.di dalam mana orang-orang bertindak. -James money berpendapat bahwa azaz yang melandasi semua organisasi adalah the principles of coordination. Hakekat organisasi -menurut sondang p.dapat ditinjau dari 2 sudut pandang 1. . Organisasi dapat dipandang sebagai wadah dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan.PERTEMUAN KE II Organisasi Batasan pengertian organisasi -Menurut sondang P.

Penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya. . Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi.agar setiap orang mengetahui posisi kedudukan masing-masing. 9. Adanya jaminan jabatan. 3. 12.prajudi Atmosudirdjo Untuk dapat membuat suatu badan organisasi kita harus mengerti sedikit tentang tipe-tipe organisasi. Tujuan organisasi harus dapat dipahami oleh setiap orang didalam organisasi. Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin. 8. Struktur organisasi Batasan pengertian struktur organisasi -menurut S. Adanya kesatuan arah 5.bagaimana tata hubungan mereka satu sama lain. struktur organisasi adalah suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan.agar supaya semua orang dapat mengetahui masing-masing dimana mereka berada pada tangga atau jaringan organisasi. Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang diberikan. Terdapat tujuan yang jelas 2. 4. 6.oleh karena satu tipe organisasi yang ideal itu tidak ada. Pola dasar organisasi harus relatif permanen. 11. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang.siagian 1. Adanya pembagian tugas. 10.bagan organisasi adalah suatu sarana kita untuk memvisualisasikan keadaan formil daripada organisasi. adanya kesatuan perintah.Prinsip-prinsip organisasi Menurut sondang p. 7. dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu system kerjasama. wewenang. -Menurut The Liang Gie.

2. maka dikenal 4 macam bentuk organisasi: 1.Syarat ±syarat struktur atau tata raga organisasi Agar suatu organisasi dapat mencapai tujuan maka struktur organisasi harus memenuhi 2 syarat: 1.dan wewenang yang merupakan satuan tertentu dalam lingkungn keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpangsiuran. Sehat Berarti organisasi itu mempunyai bentu yang teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta pejabat. organisasi lini dan staff 3. Bentuk-bentuk organisasi Organisasi adalah hal dinamis yang menyesuaiakan kedinamisannya dengan kedinamisannya masyarakat.mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja.tugas. organisasi fungsional 4. Efisien Berarti organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap satuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dengan hasil kerja baik . organisasi tipe panitia . organisasi lini 2.

2. Pemilik biasanya menjadi pimpinan tertinggi di dalam organisasi 4. Tingkat spesialis yang dibutuhkan rendah 6. 4. Disiplin masih tinggi. Kesempatan karyawan mengembangkanspesialis terbatas. Hubungan krja bagi seluruh anggota organisasi tidak bersifat langsung. b. 3. 8. Produk yang dihasilkan belum beraneka ragam. Proses pengambilan keputusan cepat karena jumlah orang yang perlu diajak berkonsultasi masih sedikit. Organisasi kecil 2. 7. Jumlah karyawan banyak. Kecendrungan pimpinan organisasi bertindak diktatories/otokratis karena organisasi dipandang sebagai milik pribadi. Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan umumnya masih bersifat langsung. 2. Struktur organisasi masih sederhana 10. 2. 3.a. Alat-alat yang digunakan untuk mencapai tujuan masih sederhana 9. Keburukan 1. Kebaikan 1. 4. Organisasinya besar dan kompleks. Rasa solidaritas anggota organisasi umumnya besar karena masih saling kenal. Tujuan organisasi sama dengan tujuan pribadi pimpinan tertinggi organisasi. Tujuan yang hendak dicapai masih sederhana. Jumlah karyawan masih sedikit 3. Anggota organisasi masih kenal satu dengan yang lain. 5. 3. organisasi lini dan staff sifat/ cirri-cirinya. 1. organisasi lini sifat-sifat atau cirri-cirinya. Seluruh organisasi terlalu tergantung pada seseorang. Terdapat 2 kelompok dalam organisasi yaitu: . 1.

a. Orang-orang ini disebut staf. Kebaikan 1. Auxiliary personnel ( keuangan. tata usaha. .a. kendaraan. Para penasehat 2. b. baik karena keahlian maupun yang memberikan jasa kepada unit operasional dalam bentuk auxiliary services. 5. Pasukan tempur yang dikirim ke garis depan untuk bertempur. Bentuk organisasi ini dipelopori golongan militer. 2. 2. 4. Sekelompok orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka mencapai tujuan. 6. yaitu: 1. Spesialis yang beraneka ragam diperlukan dan di gunakan secara maximal. Orang-orang staff yang menyediakan tenaga. Bentuk organisasi ini dapat dipergunakan oleh setiap organisasi yang bagaimanapun besarnya. peralatan. Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap kelompok. perbekalan. yang melaksanakan fungsi staff. Keburukan 1. keahlian. apapun tujuannya dan betapa kompleks struktur organisasinya. Pelaksana tingkat operasional tidak selalu jelas mana perintah mana nasehat orang lini dihadapkan kepada 2 macam atasan. Penerangan prinsip the right man in the right place lebih mudah. Atasan dalam line of command yang punya hak memerintah. Organisasi militer dibagi 2 golongan. pendidikan dan pengalaman. Bakat yang berbeda dari anggota organisasi dapat dikembangkan menjadi suatu spesialis. 3. kepegawaian. Disiplin dan moral tinggi karena tugas sesuai bakat. 5. Ada pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok dan tugas penunjang. keuangan material. dan kebutuhan penunjang lainnya. dibagi menjadi 2 golongan: 1. Orang-orang yang sifat tugasnya menunjang tugas pokok. dan sebagainya).

3. karena dua macam hierarkhi ini memandang suatu hal dari kacamata yang tidak sama. 2. 1. Kemungkinan seorang bertindak diktatoris kecil. 2. Kebaikan. yang berhak memberi nasehat didasarkan keahlian dan wewenang fungsional. 2. . Usaha koperatif bawahan lebih mudah dibina. Koordinasi antara orang dalam satu fungsi mudah dijalankan. Terlalu spesialisasi dalam satu bidang sehingga sukar mengadakan tour of duty dan tour of tour of area tanpa melalui pendidikan intensif lebih dulu. Spesialisasi karyawan dipergunakan maksimal. 4. sehingga koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan. Solidaritas antara orang yang menjalankan fungsi sama tinggi 3. Orang yang bergerak dalam satu bidang fungsi tertentu terlalu mementingkan fungsinya. Perintah dari hierarhi line tidak selau seirama dengan nasehat dari hierarkhi staf. keseluruhan unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana di bagi dalam kelompok tugas yang bersifat task force. Untuk zaman modern sekarang ini bentuk line and staff dipandang terbaik karena paling dapat memenuhi kebutuhan. Atasan sebagai pimpinan staf. Umumnya dipergunakan oleh took serba ada. Moral dan disiplin orang yang menjalankan fungsi sama tinggi. organisasi fungsional Yaitu organisasi yang tidak menekankan pada hierarkhi structural. Organisasi tipe panitia. Kebaikan. Adalah bentuk di mana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam kelompok yang bersifat panitia. Keputusan yang diambil umumnya tepat karena dibicarakan lebih dulu. 1. 1. d.b. dan lain-lain. tetapi lebih banayak didasarkan pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan. keburukan. C. Artinya. 2. pada tingkat pimpinan.

1. Dalam bahasa asing sekretaris secretary (inggris).menyiapkan surat-menyurat. secretarium atau secretarius (latin) . 4. Proses pengambilan keputusan lambat karena harus dibicarakan lebih dulu. 2. Daya kreasi pelaksana operasional tidak dapat menonjol karena semua pelaksanaan didasarkan kepada kolektifitas.Keburukan. Batasan pengertian sekretaris -Menurut Dan M. pelayanan tamu maupun urusan rapat disbut sekretaris. tak ada satu orang pun yang dapat diminta pertanggung jawaban lebih daripada yang lain. memeriksa dan memperingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajibannya lain yang berhubungan guna meninggikan efektivitas dari kepala itu. sekretaris pribadi adalah menyelenggarakan surat-surat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya walau ia bukan pegawai pribadi. Para pelaksana sering bingung karena perintah tidak dating dari satu orang tetapi dari beberapa orang. Braum dan Ramon C. menerima tamu. Jabatan sekretaris dan unit sekretariat zaman dahulu ada jabatan juru tulis yaitu seseorang yang pandai menulis dan tulisannya bagusuntuk mencatat wejangan atau perintah dari seorang raja kepada rakyatnya pada zaman moderen sekarang ini pegawai yang dibebani tugas surat-menyurat. penyimpanan dokumen. secretaris (belanda).portugal. istilah sekretaris diartikan sebagai seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendektean. Bila timbul kemacetan. Secretarie (perancis). 3.

b) Dedication(pengapdian): kesanggupan menyisihkan kepentingan pribadi untuk urusan kantor c) Ambition(cita-cita): menetapkan suatu tujuan dan hasrat untuk mencapai tujuan. Syarat utama seorang sekretaris adalah Menurut S.dan manajer perkantoran. pembuatan keputusan. -norma davis blakburn sekretaris adalah juga sekaligus juru arsip. menyiapkan naskah pidato.Tugas sekretaris Tugas sekretaris sekarang luas dan tidak dibatasi hanya tata usaha tetapi juga mengatur tata ruang kerja yang baik. menggunting berita harian yang perlu. Ciri-ciri yang diperlukan untuk jabatan sekretaris adalah a) Sincerity(kesungguhan): minat terhadap pekerjaan.penerima tamu.disuap. pengontrolan dan penyempurnaan Sekertaris biasanya memiliki anak buah jadi selain dia menjadi sekertaris pimpinan dia juga menjadi manajer pada kantor sekretariat. kesekretariatan adalah profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat organisasi. Menurut the Liang Gie sekretariat adalah suatuorganisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha.juru tata usaha.juru stano. Pengertian kesekretariatan -Menurut The Liang Gie. pengarahan. mengurus perjalanan dan penginapan. pengorganisasian. dan masa depan. bahkan melakukan aktivitas manajemen seperti perencanaan.dibujuk untuk berkhianat terhadap bossnya b) Dapat menyimpan rahasia dengan surat-surat atau hal-hal yang bersifat rahasia c) Tekun serta setia terhadap tugasnya d) Dan sering harus berfungsi sebagai ³bumper´antara the boss dan bawahan .Prajudi Atmosudirdjo syarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Integre:tidak dapat dihasut.menyusun perpustakaan. perusahaan. atasan.

rumit. dan melibatkan aneka perlengkapan mahal. Business secretary.seorang sekretaris pribadi yang hanya melayani the boss.Prajudi Atmosudirdjosyarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Syarat kepribadian yang sesuai dengan jabatannya b) Syarat pengetahuan umum (high quality) c) Syarat pengetahuan khusus(spesialis) d) Syarat sekretaris yang khusus dalam bidangnya e) Syarat skill dan teknik kesekretariatan f) Syarat praktik Jenis jenis sekretaris 1. maka dalam organisasi perkantoran timbul persoalan sekitar sentralisasi/ pemusatan dan spesialis/ pengkhususan.seorang sekretaris organisasi yang biasanya justru menjadi pejabat kunci atau central 2. sesuai dengan kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dalam hubungan dengan keseluruhan organisasi. PERTEMUAN KE III Sentralisasi Umum Berhubung perkembangan pekerjaan perkantoran dewasa ini yang menjadi amat luas. Private secretary.dalam hal ini biasanya sekkretaris pribadi tidak juga merangkap sebagai manajer. .Syarat untuk menjadi sekretaris yang bermutu tinggi adalah Menurut S. pengorganisasian tata usaha dapat memakai azas sentralisasi (pemusatan) dan desentralisasi (pemencaran).

Surat-surat yang diterima dan yang dikirim.dan bilaman pekerjaan tersebut harus dilakukan. Penggunaan mesin-mesin yang lebih baik. Kerugian azas sentralisasi/ pemusatan. Penerimaan tamu. -menurut the Liang Gie Sentralisasi atau azaz pemusatan adalah azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif. Adalah tidak baik pengawasan dari jauh. a.kemudian menuntut adanya laporan-laporan yang sering dan tertur tentang pekerjaan tersebut. c. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja. e. Pengawasan dapat sesuai dengan standar. b. Menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat. d. a. Telepon. Keuntungan azas sentralisasi/ pemusatan a. d. c. Pelayanan kantor yang dapat disentralisasikan. b.Batasan pengertian sentralisasi Sentralisasi berarti titik berat pada pengawasan dari pusat seperti yang dinyatakan oleh instruksiinstruksi secara terincidari kantor pusat engenai pekerjaan apakah yang harus dilakukan. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan frustasi pegawai. dan metode komunikasi lain. . Penggandaan surat. misal adalah tidak praktis peraturan dibuat oleh pemimpin yang jauh dari pekerjaan. b. Penggunaan para ahli dan saran yang paling baik f. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan lebih muadah. Penangguhan dalam pelaksanaan pekerjaan. d. telegraph. c.bagaimana. Pengawasan administrasi yang lebih baik.

Pengawan formulir. Pembersihan kantor dan kantin Daftar hadir. h. l. f. Penyimpanan surat dan warkat.e. i. Pekerjaan menghitung. Perlengkapan kantor dan alat tulis. . k. dengan demikian dapat disimpulkan bahwa desentralisasi merupakan azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana masing-masing satuan organisasi dalam keseluruhan organisasi itu disamping melaksanakan tugas induk juga melakukan kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Latihan dan pengerjaan pegawai tata usaha. g. Pengetikan. Desentralisasi Batasan pengertian desentralisasi -menurut The Liang Gie berdasarkan azaz ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungan sendiri. j.

Keuntungan azas desentralisasi. maka lebih baik/ lebih tepat dipakai azas desentralisasi supaya lebih lancar. b. c. a. Ada beberapa segi tertentu dari tata usaha yang memang harus dikerjakan sendiri oleh masing-masing satuan organisasi (misal menyusun laporan yang bersifat teknis. ada baiknya terlebih dahulu diperkenalkan tentang batasan pengertian komunikasi dan unsur-unsur komunikasi. Bila unit kerja sebuah organisasi tersebar di beberapa gedung. Biaya kantor akan boros. Kelemahan azas desentralisasi. kalau tata usahanya dipusatkan hanya akan memperlambat jalannya pekerjaan pokok. a. dan sebagainya). Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor PERTEMUAN KE IV Komunikasi perkantoran Sebelum ditelaah lebih alnjut mengenai komunikasi perkantoran. karena dipaksakan setiap unit kerja mempunyai peralatan dan perlengkapan atau machine kantor yang sama sedang penggunaannya belum tent uterus menerus (continue) b. menelepon. Batasan pengertian komunikasi . Banyak membutuhkan peralataan dan tenaga kerja.

Media 5. isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sarana yang bersangkutan 5.pemberian bagian. Unsur-unsur komunikasi menurutnya: 1.istilah lain berasal dari bahasa latin ³cammunication´yang artinya pemberitahuan. .-Anwar arifin Komunikasi berasal dari bahasa inggris ³communication´. Komunikator 2. pengirim warta 2.dimana si pembicara mengharapkan pertimbangan dari pendengarnya. Komunike 3. penerima warta Unsur-unsur komunikasi.atau buah pikiran 3. Unsur-unsur komunikasi: 1.jadi komunikasi atau berkomunikasi adalah suatu upaya bersama-sama orang lain.ikut mengambil bagian. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.atau membangun kebersamaan dengan orang lain dengan membentuk perhubungan.keterangan.pertukaran. Komunikan 4. efek -Carl I hoveland Komunikasi adalah proses dengan mana seorang individu mengoperkan stimuli untuk merubah tingkah laku individu yang lain -The Liang Gie Komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. warta. alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4.

untuk membedakan dengan communication dalam arti perhubungan. Alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4).Menurut The Liang Gie . Warta. faximile. keterangan. Menurut Anwar Arifin. batasan pengertian komunikasi perkantoran Dengan pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi modern dewas ini. televise. dalam garis besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur yang berikut: 1). . Sedang pelaksanaannya dalam bidang tata usaha pada suatu kantor dikenal sebagai office communication. dan peralatan elektronik lain. akibat) Dengan demikian ada kesamaan pendapat mengenai unsure-unsur komunikasi yang dikemukakan oleh The Liang Gie dan Anwar Arifin walaupun dengan susunan bahas yang berlainan. dengan demikian secara umum komunikasi terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut: Komunikator (sumber) Komunike (pesan) Komunikan (sasaran. alat tata hubungan telah sangat beraneka ragam. dari yang sederhana sampai pesawat radio. telex. Isyarat yang dipancarkan oleh alat/ sarana yang bersangkutan. atau buah pikiran 3). Pengirim warta 2). lazim disebut administrative communication. Apabila penyampaian warta itu dialakukan dalam rangka kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu organisasi. penerima khalayak) Media (alat penyalur) Efek (umpan balik.

Dalam hal ini.scott Tata hubungan adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan penyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan tindakan yang akan mencapai tujuan organisasi secara efektif.redfield Tata hubungan komunikasi administrative dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau antar manusia dalam mana terdapat 5 unsur ini: seorang pemberi warta (seorang pembicara. Proses komunikasi perkantoran(tata hubungan) . laporan. pengirim. penyiar) yang menyampaikan (berkata. mengirim. The Liang Gie. memberi penjelasan seperti berikut ini: Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide dari 1 pihak lain telah lazim disebut´administrstive communication´ yang dalam bahasa Indonesia dapat dinyatakan dengan satu istilah ³tata hubungan´. penjawab atau hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima itu sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban reaksi). saran) kepada seorang penerima warta (pihak yang dikirim. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian tindakan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. . Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa administrative communication/ office communication/ tata hubungan adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta dari seorang/ pihak tertentu kepada orang/ pihak lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.Pendapat Charles E. -Pendapat william G. menyiarkan) warta (perintah.

sumber warta 2. tata cara penyampaian dan sebagainya.dan kepuasan kerja.Dalam suatu organisasi atau kantor besar.shannon dan warren weaver Proses tata hubungan meliputi: 1. proses komunikasi administrasi/ tif tidak sederhana. isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim 5. alat pengirim warta 4. masih banyak unsur lain yang masuk dalam prose situ. Menurut Claude E.kemehiran kerja 2.denyar Sistem komunikasi dibedakan dalam: .kerja. wartanya 3.C. wartanya 9. Sistem komunikasi administrasi/perkantoran (tata hubungan) -menurut J. alat penerima 8. seperti: berbagai alat yang dipergunakan.sedang persatupaduan antara kemahiran kerja dan kemauan kerjaakan menghasilkan karya terbaik. untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama kelompok. struktur organisasi Tujuan tata hubungan -Menurut Keith davis Komunikasi lebih baik menghasilkan pelaksanaan kerja yang lebih baik. untuk mengusahakan sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerjasama. pihak yang dituju 10. reaksi penerima warta 11. sumber gangguan 6. isyarat yang diterima 7.tujuannya tata hubungan ada 2 yakni: 1.

2. Sistem komunikasi lisan.buku pedoman. Dengan adanya tata hubungan yang lebih baik. e) Surat edaran f) Papan pengumuman g) Plakat h) Laporan tahunan kepada anggota organisasi i) Surat dikirim langsung kepada pegawai j) Film. terjamin suatu kerjasama yang lebih baik/ sempurna dalam mencapai tujuan organisasi. Sitem mekanis. Komuikasi intern (tata hubungan ke dalam) Batasan mengenai komunikasi intern .dsb.petugas pengantar. Dan tugas pertama pucuk pimpinan organisasi ialah menciotakan dan memelihara sebuah system komunikasi.majalah.brosur amanat dari pimpinan. 3.dll.telegram dan warkat tertulis lain.contoh:telepon.komperensi. 4.1.slides dan alat lain yang serupa.buku petunjuk. Sistem panggilan petugas Cara dan alat yang dipergunakan untuk mengadakan tata hubungan -menurut George Terry a) Wawancara khusus b) Rapat kerja.pertemuan anggota organisasi c) Pembicaraan telepon d) Penerbitan:warta harian. Itulah sebabnya Chestar I. Barnard menyatakan bahwa syarat pertama organisasi ialah adanya orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi satu sama yang lain.contoh:surat lewat pos.televisi. sistem komunikasi tulisan.corong suara.ban berjalan.contoh:pipa udara.

3). 4). Perintah itu akan selesai dalam waktu yang singkat. 5). Pegawai yang bersangkutan telah berulangkali gagal melaksanakan perintah secara lisan. Menurut Charles Broaded pula. hubungan-hubungan didalam lingkungan organisasi sendiri dapat disebut komunikasi intern. hal-hal berikut mengharuskan perintah tertulis: 1). Bawahan yang diperintah pernah menjalankannya. 6). Dalam keadaan darurat sehingga tiada waktu untuk membuat perintah tertulis. seorang ahli mengatakan sebagai berikut. Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci. 4). Menurut Charles Broaded. komunikasi intern dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu hubungan tegak dan hubungan datar. apabila: 1).Sebagian besar kegiatan tata usaha dalam suatu organisasi terdiri mengadakan hubungan di dalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar. 2).pokok dari hubungan vertikal kebawah berwujud perintah dan petunjuk sedangkan hubungan vertikal keatas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. -Menurut The Liang Gie Untuk menyederhanakan penyebutan. 3). Mengenai batasan pengertian/ definisi komunikasi intern (tata hubungan kedalam). 2). Hubungan tegak adalah proses penyampaian suatu informasi dari pihak pimpinan kepada para pegawai bawahan maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan. umumnya perintah lisan hanya baik dipergunakan. 1. Apa yang diperintahkan itu merupakan tugas sederhana. 6). tentu harus mengeluarkan perintah. Perintah dapat diberikan secara lisan dan tertulis. Dalam mengeemudikan suatu organisasi. Bawahan yang diberi perintah harus mengerjakannya di tempat lain. . Kekeliruan yang mungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar. Tugas itu harus dilanjutkan oleh pegawai yang bertugas pada kesempatan berikutnya. Tugas diperintahkan akan berlangsung dari satu bagian ke bagian lain. Perintah itu harus berjalan dari pucuk pimpinan ke bawah dengan melalui berbagai tingkat jenjang organisasi. 5). Pejabat pemberi perintah berada di dekat bawahan dan sewaktu-waktu dapat memeriksa pelaksanaan perint itu.

Menyediakan semacam ruang untuk berkumpul. Seorang pekerja tertentu harus memikul tanggung jawab akan keberesan apa yang diperintahkan itu. Ini akan lebih menjamin kebenaran suatu laporan. sehingga dapat menghindarkan pemborosan. Pimpinan hendaknya selalu berusaha mendekati bawahan sehingga benar-benar mengetahui tugas pekerjaan dan suasana perasaan mereka. Kekeliruan yang akan mungkin terjadi mempunyai akibat besar. Hubungan vertical ke atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. Dari laporan ini pihak pimpinan dapat mengetahui apakah organisasi berjalan menuju ke tujuan organisasi yang telah ditetapkan atau tidak. 8). yaitu pihak bawahan tidak mudah cenderung menyajikan hal yang gemilang/ baik saja. atau pertentangan wewenang. Mengadakan pertemuan berkala. koordinasi intern dapat terjamin. Laporan lisan dapat diperoleh dari wawancara dengan pegawai yang bersangkutan atau melalui rapat yang sekalius meliputi semua pegawai. Bukan saja sebagai suatu jasa pelayanan terhadap para bawahan. tugas rangkap. Hubungan keluar dengan masyarakat Batasan pengertian hubungan masyarakat . misalnya rapat kerja bulanan. misal ruang istirahat atau ruang makan untuk sewaktu-waktu dipergunakan oleh para pegawai. melainkan juga sebagai suatu alat agar diantara mereka ada hubungan satu sama lain. Adalah hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kuarang lebih sederajad. Hubungan datar (horizontal). Pimpinan organisasi yang baik menginsafi pentingnya ruang semacam ini. Dalam suatu organisasi yang baik hendaknya pada waktu-waktu tertentu para bawahan menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugasnya.7). Selain laporan tertulis ada juga laporan secara lisan. 2. Dengan rapat kerja bulanan.

pasti organisasi yang bersangkutan mendapat pandangan yang tinggi di mata masyrakat. Lebih banyak publik yang akan mempergunakan jasanya 2. Manfaat atu keuntungan humas Kalau hubungan keluar dapat dilaksanakan denagn baik. antara lain: 1. pemerintah suatu organisasi lainnya untuk menciptakan dan memelihara hubunganhubungan yang sehat dan bermanfaat dengan publik tertentu dan publik pada umumnya. Tiada yang lebih bernilai bagi organisasi daripada suatu nama baik di lingkungan public. perhimpunan jabatan. Keuntungan humas bagi perusahan. Pedoman dan usaha publik relations adalah sebagai berikut: 1. Bertambahnya langganan pemakai produknya 2. -Webster Segenap aktivitas yang dilakukan oleh suatu industri. Humas selalu didasarkan atas pelaksanaan tugas pokok yang sebaik-baiknya oleh organisasi yang bersangkutan . Publik akan memberikan dukungan moral dan menghargai segala sesuatu yang dilakukan 3. perusahaan. suatu sikap yang harus dimiliki para pegawai ialah mereka dapat memepersatukan dirinya dengan organisasi. dengan maksud menyesuaikan dirinya terhadap keadaan sekelilingnya dan memperkenalkan dirinya kepada masing-masing. perserikatan. Bertambah tinggi nilai saham perusahan Keuntungan humas bagi pemerintah/lembaga sosial 1.-menurut The Liang Gie Segenap cara dan kegiatan yang bersangkutan dengan usaha untuk memelihara hubungan sebaikbaiknya dengan pihak luar itu telah lazim disebut dengan hubungan masyarakat. Bagi instansi pemerintah akan memperbesar kewibawaan dan martabat negara Perantara humas Perantara terpenting untuk melaksanakan humas ialah para pegawai organisasi yang bersangkutan.

2. kantor sebagai tempat di mana office work itu akan berlangsung sangat penting artinya bagi office management maupun bagi office work yang efisien. Prajudi Atmosudirdjo. Menurut S. Tata cara humas hendaknya dislenggarakan dan dipermudah sehingga lancar 7. Menurut moekijat. di dalam mana pegawai melaksanakan pekerjaan. Humas hendaknya diselenggarakan secara terus-menerus 5. Pentingnya memilih lokasi kantor . Dengan demikian gedung kantor merupakan salah satu komponen/ unsur dari pada ligkunn kantor. 8. 6. Sesuatu organisasi yang hendak berurusan dengan publik hendaknya mempelajari kepentingan dan hasrat pelbagai golongan 3. Humas hendaknya diperkuat dengan keadaan dalam organisasi yang bersangkutan yang dapat penghargaan masyarakat. Saran dari pihak masyarakat untuk kesempurnaan organisasi hendaknya diperhatikan dan diterima dengan sifat terbuka 9. serta kondisi-kondisi fisik.menanam bibit permusuhan betapapun kecilnya akhirnya akan meugikan organisasi yang bersangkutan. Rencanakan hubungan dengan sebaik-baiknya untuk mensukseskan suatu proyek atau tujuan tertentu 4. Keluhanan betapapun kecilnya dari masyarakat terhadap organisasi hendaknya diterima atau diperhatikan sepenuhnya. perkakas dan tata ruang kantor. PERTEMUAN KE V Lokasi/ letak kantor Pendahuluan. lingkungan kantor terdiri atas gedung kantor. Segala sikap dan tindakan yang dapat menyakitkan hati publik hendaknya dihindari. 10.

sebab dia tergantung dari pejabat pimpinan yang bersangkutan. letak kantor di luar kota mempunyai keuntungan dan kerugian. 3. karena pegawai yang rumahnya dekat tidak akan meminta penghasilan yang tinggi disbanding mereka yang harus naik angkutan yang lebih dari 10 kilometer. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa ³lokasi kantor itu merupakan salah satu factor yang penting kelancaran jalannya office work dan office duties. 4. harga beli) untuk memperoleh tempat itu harus dipertimbangkan dengan baik. 2. Faktor ini penting. Factor lingkungan tetangga Hal ini sangat penting diperhatikan karena setiap oragnisasi haus bekerja sama dengan organisasi lain yang bersamaan kepentingan. Faktor jalan ke luar masuk pegawai Perlu diperhatikan. Factor harga atau sewa ruangan Antara keuntungan lokasi yang dapat diperoleh dan biaya (sewa. 5. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lokasi/ letak kantor merupakan salah satu factor penunjang dalam memperlancar jalannya pekerjaan kantor (tata usaha). . Factor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih/ menentukan lokasi kantor. Menurut Moekijat. Factor keamanan. Faktor dekat labour market. 6. Factor ini sangat penting bagi kantor yang banyak mempergunakan mesin kantor yang mahal dan kecil sehingga mudah dicuri. 1. Faktor kedekatan antar bagian kantor Tidak selalu mungkin bagi suatu organisasi untuk menempati suatu blok perumahan/ kantor yang berdekatan dan menguntungkan. Lebih lanjut menurut S. sebab tidak jarang timbul cekcok bila para pegawai harus melalui gang atau pintu yang sama dengan pegawai perusahan/ orang lain.Pada umumnya office manajer tidak beebas di dalam memilih lokasi atau letak atau tempat daripada gedung kantornya.

Mungkin sulit mendari pegawai-pegawai ahli. f. Kebanyakan gedung kantor itu dibangun ats dasr pertimbangan pokok bahwa gedung itu harus kuat. kepada arsistekturnya perlu diberikan keterangan mengenai kegiatan kerja kantor itu sehinnga ia dapat menyesuaikan rencana gedung kantor itu dengan keperluan dan kemungkinan perkembangannya. b. Mungkin masih diperlukan adanya kantor di kota. Komunikasi dengan kota mungkin sulit. d. Fasilitas pengangkutan yang lebih baik bagi para pegawai. . Pemindahan pegawai dari kota (biaya). Syarat-syarat bentuk gedung kantor. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah. Tentang bentuk dan susunan ruangan didalamnya kurang diperhatiakan. Biaya gedung yang lebih murah¶ b. Ruang dapat diperluas Kerugian: a. Oleh karena itu pada waktu membangun sebuah gedung kantor. c. Hubungan dengan teman-teman perushan di kota dan dengan para langganan kurang. Pengaruh kurang e. e. padahal bentuk atau bangun gedung kantor itu penting sekali untuk efisiensi pekerjaan.Keuntungan: a. Kesehatan pegawai yang lebih baik. Bangunan Gedung Kantor Pendahuluan. c. dengan maksud untuk dapat memberikan fasilitet yang sebesar-besarnya kepada proses kerja yang dilakukan di dalamnya. Maka bentuk gedung kantor modern harus disesuaikan. d.

Penerangan. Bahaya-bahaya. Bertanbah baiknya kualitas pekerjaan. Factor-faktor yang penting dalam hal ini ialah: 1. yang membutuhkan penerangan yang baik. Menjamin kesehatan dan comfort (kesenangan/ kenyamanan) bagi pegawai. kebersihan kamar kecil b). warna dapat mempengaruhi perasaan kita. Memounyai flexibility bagi perluasan dan macam-macam keperluan. Dapat berkesan pada pengunjung dan public 4. Ini merupakan factor penting karena hamper tiap pekerjaan kantor itu merupakan pekerjaan melihat. seperti membaca dan menulis. 2. kantor harus merupakan tempat di mana para pegawai dapat bekerja dengan aman . Lingkungan kerja dalam suatu kantor harus meberikan dorongan kepada para pegawai untuk bekerja dengan baik. Tata suara. c. diusahakan agar public seperti orang-orang berjualan tidak boleh berada disekeliling kantor.Tentang bentuk gedung kantor diusahakan agar memenuhi syarat-syarat seperti ini. Keuntungan penerangan yang baik: a. Tata warna. ini perlu diperhatikan karena para pegawai akan lebih senang dan giat bekerja jika udara di dalam kantor tidak panas dan menekan. Terdapat keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan dan keuntungan yang diperoleh. Perencanaan lingkungan kerja. Ventilasi. 1. 3. jarak jangan terlalu dekat/ jauh dengan bekerja pegawai. Dapat memberikan fasilitas terhadap proses pekerjaan yang berlangsung di dalamnya 2. Kamar kecil. 7. 6. Gangguan public. 5. sebagian besar pekerjaan kantor merupakan pekerjaan mental. 3. 4. dalam hal ini yang perlu diperhatikan ialah: a). Berkurangnya ketegangan urat saraf mata dan kelelahan mental. 5. Naiknya produktivitas b.

Faktor penyesuaian keperluan dengan situasi setempat. A. Pengisian Gedung Kantor Pendahuluan Dalam kita akan mengisi suatu gedung kantor. untuk menjamin bahwa jenis. dus menghemat biaya Faktor yang perlu diperhatikan dalam mengadakan perencanaan dan pemilihan alat-alat dan perabot kantor: 1).8. Penggunaan ruang yang tepat. 2). Musik. Masalah ini di Indonesia kuarang mendapat perhatian karena: 1) Alat-alat dan atau perabot kantor yang diingini sering sukar didapat atau terlalu mahal. yakni: a. . 2) Memang banyak office manajer yang kurang mengerti akan azas perencanaan equipping kantor serta lay out. jumlah alat/ mesin/ perabotan itu essensiel sehingga pengunaan benda yang tidak perlu dapat dihindarkan. yakni tata peletakan perabot dan alat-alat kantor yang menghemat time and motion. music dapat menimbulkan semanagt bekerja pegawai asal sesuai dengan suasana dan tempatnya. ada dua hal yang harus kita perhatikan. sehingga rencana yang secara nasional baik malah menjadi tertawaan dan ejekan. pemilihan alat/ perabot kantor. serta diuji secara kritis. Faktor sifat pekerjaan dan kegiatan kantor Tujuan pekerjaan atau kegiatan yang akan diselesaikan harus ditentukan dengan jelas dan definitive. Prajudi Atmosudirdjo. Pemilihan perabot kantor yang tepat b. Menurut S.

Faktor keindahan dan keseragaman Bentuk dan ukuran alat hendaknya dapat member kesan yang baik bagi yang melihat. Faktor stadardisasi mesin dan perabot kantor. bila mungkin warna harus disesuaikan dengan faktor lain yang mengelilinginya. instansi. yaitu: -Sifat pekerjaan yang dilakukan -Bentuk ruang dan kesatuan perabot itu sendiri. alat tulis kantor. kondisi dan situasi masingmasing. Hendaknya diusahakan agar kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau suatu macam pekerjaan. tetapi jika perlu digunakan untuk beberapa jenis kegitan.Tiap organisasi. perusahan mempunyai hakikat pekerjaan. . kondisi yang berbeda. situasi. formulir dan sebagainya B. Hal ini erat hubungannya dengan masalah harga atau biaya. ruang kantor. PERTEMUAN KE VI Batasan pengertian tata ruang kantor. 3). tata ruang) Ini berkaitan dengan penilaian suatu standard ruang. Faktor fleksibilitas kegunaan dan biaya. Oleh karena itu. 5). Penggunaan ruang yang tepat (lay out. perusahan mempunyai keperluan alat yang berbeda pula. Ini erat hubungannya dengan standardisasi pekerjaan kantor. serta sesuai dengan hakikat. dalam hal menetapkan jenis dan jumlah alat tersebut harus diadakan penelitian dengan mengingat keperluan. instansi. 4). sehingga tiap organisasi.

Untuk memperjelas pengertian tata ruang kantor dapat dikutipkan perumusanyang berikut: -Menurut Ldttlafield dan Peterson.Suatu penting yang turut menentukan kelancaranj dalam pelaksanaan tata usaha ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Dan tata ruang kantor dapat didefinisikan penyusunanan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja para pegawai dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. -Menurut George Terry. Keuntungan tata ruang kantor yang baik. Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. Tata ruang perkantoran adalah penentuan mennai kebutuhan ruang dan tantang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak. . The Liang Gie. -Menurut Noekijat Tata ruang kantor menunjukan penentuan syarat-syarat ruang dan penggunaannya secara terinci daripaa ruang ini untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang paling praktis yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa peranan tata ruang kantor ya itu merupakan faktor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha. member I penjelasan sebagai berikut: Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran .

Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan. Rangkaian aktifitas tata usaha dapat mengalir secara lisan 3. Pekerjaan itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.-Menurut The Liang Gie Jadi tata ruang perkantoran yang baik akan bemanfaat bagi organisasi yang bersngkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebnyak-banyaknya. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara 5. tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknuya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan menyusun tata ruang kantor Menurut The Liang Gie . 2. Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu ialah: 1. . Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar mandir yang sebetulnya tidak perlu 2). Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. 4. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan 3). 4). Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan yang berikut: 1).

tidak dipisah menurut kamar atau pedangan buatan. Azas mengenai rangkaian kerja. c. Tata ruang yang terbuka. misal sokosel . b. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. kayu atau dinding kaca. Yaitu yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Azas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Azas tata ruang kantor. Tata ruang yang terpisah-pisah.6. Semua aktivitas dilaksanakan pada 1 ruang besar terbuka. d. 7. baik berupa luas lantai dan ruang vertical. Yaitu ruang kerja dipisahkan. 2. Yaitu menggunakan sepenuhnya ruang yang ada. karena: 1. Pihak luar yang mengunjung kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai. Azas mengenai jarak terpendek. Azas mengenai penggunaan segenap ruang. Yaitu menempatkan para pegawai dan alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Yaitu ruang untuk bekerja terbagi dalam beberapa satuan. Yaitu dapat diubah atau disususn kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya besar Jenis/ macam tata ruang. . Menurut Richard Muther a. Pembagian itu karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibikin pemisah buatan. Ruang besar terbuka adalah lebih baik dan lebih memuaskan dari pada yang terpisah pisah. 1.

susunan meja dapat terdiri atas beberapa baris c) Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai.di tengah ruang ada lorong utama selebar120cm. (menurut John R. tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya. Tidak baik bagi kesehatan pegawai.lorong lebih lebar 80cm. Suara gaduh 3. Kalau terjadi penambahan pegawai. Dapat mendorong kondisi yang ramai 4. 4. 5. d) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau dibelakangnya(ruang untuk duduk pegawai )selebar 80cm e) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawai f) Apda tata ruang terbuka dimana bekerja banyak orang. Immer). 1. Sukar memperoleh ventilasi dan pemanasan yang sesuai untuk setiap orang. Kerugian kantor yang terbuka adalah. Bingung karena tamu. Suasana yang tidak berhubungan denagan orang perorangan 2. 3. perubahan proses penyelesaian pekerjaan.2. a) Meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama b) Pada tata ruang terbuka. Lebih memudahkan tersebernya cahaya dan peredran udara. 6. alat kantor.bila dikelompokkan mereka ditempatkan didekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu . Teknik untuk mencapai tata ruang kantor yang baik. Lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai.

juga dilukiskan di mana letak pintu. Setelah diketahui macamnya pekerjaan.5×3. Membuat gambar denah kantor yang bersangkutan.bila perlu dibuat bedengan dari kaca i) Pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian lain atau publik.dapat dibuat kamar tersendiri. Mempelajari segenap pekerjaan kantor itu. lalu ditentukan proses pelaksanaannya. Semaua aktivitas perkantoran dicatat. Pada gambar denah itu harus dicantumkan keterangan mengenai panjang dan lebar ruang yang bersangkutan.ditempatkan didekat pintu j) Lemari dan alat perlengkapan lain ditaruh didekat pegawai yang paling sering mempergunakan benda itu k) Alat kantor yang sering menimbulkan suara ribut. 3.6m(9m²) ruang tersendiri. dan pilar gedung. Dengan demikian diperoleh gambaran mengenai urutan penylesaian pekerjaan. jendela. 1.g) Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut diberi tempat yang banyak memperoleh penerangan cahaya. n) Bila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar membutuhkan 2.ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang.dapat dibuat kantor/ruang pribadi ukuran Langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor.peti besi.misal mesin stensil.ditaruh didekat jendela. 2.sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya m) Pejabat [pimpinan yang sering menerima tamu penting dan membicarakan urusan bersifat rahasia. Menyusun letak meja kerja para pegawai .dapat diletakkan menempel tembok atau tiang.ini untuk kesehatan mata dan kesempurnaan hasil kerja h) Pegawai yang bertugas mengenai urusan yang mengandung resiko besar.sehingga gema suara sebagian besar dapat langsung terbuang keluar l) Lemari yang berat.

Air minum. warna. lemari. Ventilasi e. atau perabot lain. Fasilitas cuci. h. gang dan tangga. j. m. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan gambar meja dan kursi di atas gambar denah. Tempat duduk. mesin. Penerangan cahaya f. n. i. k. Pemberitahuan kecelakaan. udara dan sangat. Beban berat. Persyaratan lingkungan fisik kantor. b. Persyratan lingkungan fisik itu meliputi: a. yakni: cahaya. Lantai.Untuk menyusunnya. Kebersihan. Penjagaan kebakaran. Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur oleh setiap manajer perkantoran yang modern. kursi. p. Pertolongan pertama. Guntingan ganbar itu digeser-geser sehingga tercapai susunan yang baik. Fasilitas kesehatan. g. o. Suhu udara d. buatlah guntingan gambar yang berwujud meja. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai c. 4. . Tempat pakaian. Selanjutnya 4 hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi pekerjaan perkantoran. l.

Cahaya Cahaya penerangan yang cukup memancar tepat akan menambah efiensi kerja para pegawai. misal karton tebal permukaan berlubang.60 c dan nilai kelembaban 45%. -Untuk pesawat telephone. Mereka dapat bekerkja lebih cepat. -Untuk mengurangi kegaduhan dib W mesin titik diberi alas karet busa tipis. Mengatur penggunaan. Sebuah perhimpunan insinyur bidang pemanasan dan peredaran udara di Amerika serikat menyatakan bahwa syarat yang paling mendekatiuntuk bekerja dengan enak bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25. 3. warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. untuk bekerja di Indonesia mengenakan pakaian jas lengkap dengan dasi ala barat adalah kurang tepat. Suara Faktor suara sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai. leebih sedikit membuat kesalahan dan mata tidak lekas lelah. Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. Di Indonesia nilai kelembaban udara rata-rata lebih daripada 70%. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat air conditioning. ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat . b.Dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap suara. Sewktu bekerja jendela dibuka. Misal: membuat lubang udara yang cukup pada dinding kamar. Udara Yang penting ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. d. 2. Prof. Warna Bersama cahaya. pemakaian kerja dengan baik yang dipakai para pekerja . 1.a. soeterman mengemukakan beberapa hal sebagai usaha mengatasi udara yang panas lembab itu. c. Usaha yang dijalankan: .

Percobaan membuktikan bahwa lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejenuhan serta menambah kegembiraan kerja.-Cara yang akhir-akhir ini dijalankan di luar negeri untuk menambah efisiensi kerja ialah penggunaan music. .