PERTEMUAN KE I

Administrasi Charles A. Beard seorang historikus politik yang terkenal dalam satu karyanya yang dikutip oleh Albert lapasky dalam bukunya administration pada tahun 1937 berkata bahwa ³ tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari administrasi. Kelangsungan hidup pemerintahan yang beradab dan malahan kelangsungan hidup dari peradaban itu mandiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu filsafat administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern´. Sarjana Amerika yang lain James Burnham , mengatakan revolusi politik dan sosial akan timbul dan diselesaikan, akan tetapi aka nada revolusi pada abad modern ini yang tidak akan pernah selesai yaitu managerial revolution yang akan menimbulkan suatu kelas terpenting dalam suatu masyarakat yaitu the managerial class. Dengan demikian dapat diketahui bahwa tegak runtuhnya suatu Negara, maju mundurnya suatu peradaban manusia, timbul tenggelamnya suatu bangsa-bangsa di dunia, tidak dikarenakan perang besar atau bencana lain, tetapi tergantung pada baik buruknya administrasi yang dimiliki. Oleh karena itu suatu bangsa, Negara, masyarakat yang ingin mencapai kemajuan dalam berbagai aspek kehidupan dan penghidupan modern harus mengutamakan pembinaan dan pengembangan administrasi yang sesuai dengan faktot-faktor lingkungan (ecmlogical factors) bangsa, Negara, masyarakat yang bersangkutan. Sekarang ini memang abad administrasi. Sebab semua keputusan di bidang politik, ekonomi, sosial budaya, militer dan lain-lain aka nada artinya bila keputusan tersebut terlaksana secara efisien dan efektif, yang merupakan sasaran administrasi.

Pengertian administrasi Perkataan administrasi yang kita pergunakan sekarang ini di Indonesia, makna dan isinya sebagian berasal dari perkataan bahasa belanda ³ administratis´ dan perkataan bahasa inggris ³administration´ serta perkataan bahasa yunani ³ administrare´yang artinya pengabdian atau pelayanan. 1). Administrasi dalam pengertian sempit. Administrasi berarti tata usaha (administratis)atau office work. Di Nederland pengertian bestuur dimasukkan dalam pengertian admainistratis. Sedang bagi kita bestuur mengandung pengertian khusus dalam gerak aktivitas di dalam lingkungan departemen dalam negeri yang kini kita kenal denagan nama pamong praja. 2). Administrasi dalam pengertian luas, dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu -Dari sudut proses. Administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari aktivitas pemikiran, perencanaan, pengaturan, penggerakan, pelaksanaan, pengawasan sampai proses tercapainya tujuan. Dengan demikian proses administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan tertentu yang dimulai sejak adanya dua oaring atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Keseluruhan dari aktivitas di atas di rangkum dalam satu pengertian administrasi. -Dari sudut fungsi atau tugas Administrasi berarti keseluruhan tindakan/aktivitas yang mau tidak mau harus dilakukan dengan sadar oleh seorang atau sekelompok orang yang berkedudukan seabagai ³administrator´ atau pemimpin suatu usaha dan anggota yang dipimpin. -Dari sudut kepranataan (institusional): Misal lembaga, badan usaha, organisasi, instansi tertentu. Di dalamnya terdapat sekelompok orang yang secara tertentu melakukan aktivitas dalam rangka mencapai tujuan tertent. Mereka dapat digolongkan menjadi 4 golongan :

1). Administrator yaitu orang-orang yang nenentukan dan mempertahankan tujuan atau yang menentukan policy (kebijaksanaan). 2). Manajer Yaitu orang-orang yang langsung memimpin kerja kee arah tercapainya hasil-hasil konkrit. 3). Staf yaitu orang-orang yang membantu baik kepada administrator maupun manajer. Mereka terdiri dari berbagai ahli: keuangan, teknik kimia, riset, dan sebagainya. Mereka merupakan

penasehat yang bergerak dibidang pemikiran. Di Indonesia manajer biasanya juga merangkap tenaga staf karena sifat kegotong-royongan dan dianggap lebih efisien. 4). Karyawan yaitu mereka yang melaksanakan pekerjaan atau pelaksana. Batasan pengertian (definisi) administrasi, S. Prajudi Atmosudirjo, Administrasi adalah fungsi dari pada, atau apa yang harus dijalankan oleh setiap orang yang memimpin atau mengepalai suatu organisasi. Administrasi adalah pemimpinan, pembinaan, pengarahan, dan pengendalian dari pada suatu organisasi secara keseluruhan. Unsur-unsur administrasi. Adanya sesuatu, dalam hal ini administrasi adalah karena adanya unsur-unsur tertentu yang menjadikan adanya sesuatu itu . menurut P. Sondang Siagian bahwa unsure-unsur ( bagianbagian yang mutlak)dari administrasi ialah 1). Dua orang manusia atau lebih, 2). Tujuan, 3). Tugas yang hendak dilaksanakan, 4). Peralatan dan perlengkapan. 1). Unsur Manusia. Bahwa seseorang tidak biasa bekerja sama dengan diri sendiri. Karena itu harus ada orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak dalam proses kerjasama itu. 2). Tujuan, Tujuan yang hendak dicapai dapat ditentukan oleh: - semua orang yang langsung terlibat dalam proses administrasi. -hanya sebagian dan mungkin malah hanya oleh seorang dari mereka yang terlibat.

3). Tugas dan Pelaksanaannya. Tidak mesti, proses administrasi baru timbul jika ada kerjasama. Kerjasama bukan merupakan unsure administrasi. Tetapi pencapaian tujuan akan lebih efisien dan efektif bila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Kerjasama dalam administrasi dapat digolongkan menjadi 2 yaitu, kerjasama yang ikhlas dan sukarela dan kerjasama yang dipaksakan. 4). Peralatan dan Perlengkapan. Peralatan dan perlengkapan dalam proses administrasi tergantung dari berbagai factor, seperti: - Jumlah orang yang terlibat dalam proses administrasi. - Sifat tujuan yang hendak dicapai - Ruang lingkup dan aneka ragam tugas yang hendak dijalankan. - Sifat kerjasama yang dapat dicipta dan dikembangkan, secara eksiomatis dapat dikatakan bahwa : - semakin sedikit jumlah orang yang terlibat semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai. - semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai dan semakin sedehana tugas yang hendak dilaksanakan, semakin sedehana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. Kantor Pengertian kantor. Kantor mempunayai 3 pengertian utama. Kantor berasal dari bahasa Belanda ³kantoor´ dan bahasa inggris ³office´ Di sini yang dimaksud dengan kantor, menurut S. Prajudi Atmosudirdjo adalah: 1. Tempat, pusat, markas (pimpinan). 2. Gedung atau Ruangan atau kompleks, ruangan tempat pekerjaan tata usaha. 3. Ruang kerja seorang 4. Jabatan, dinas. 5. Pusat, tempat, usaha.

2. maka akan terdapat 3 pengertian utama yang menjadi satu. Fungsi Kantor. Tempat kedudukan dan kerja seorang. Prajudi Atmosudirdjo. dan operasi ketatausahan guna membantu pimpinan. Glenn W Howard dab Edward Masonbrink mencatat bahwa kantor sebagai suatu pusat aktivitas administrasi dapat berfungsi sebagai suatu: -Ruang studi dan kerja -Ruang konperensi -Ruang perundingan -Ruang Informasi -Ruang pelayanan -Ruang warkat -Ruang penerimaan tamu -Lambang Status .Dan jika diperas. staf personil. pekerjaan tulis menulis). 3. Menurut S . dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat. Batasan pengertian (definisi) kantor: Menurut Moekijat kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor. Tugas pekerjaan daripada kedudukan seorang. yakni: 1. Jabatan daripada kedudukan seorang. Penampilan dan pemakaian kantor itu juga bermacam-macam dalam prakteknya.

The Liang Gie. Batasan pengertian (definisi) administrasi perkantoran. harus didukung oleh pelayanan perkantoran. mengawasi. Dengan mengikuti kelasiman itu dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah office administration dengan office management. Dengan demikian. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas merencanakan. mengorganisasi. manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. istilah office administration (administrasi perkantoran) dan office management (managemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. perusahan swasta. -The Liang Gie. bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (kerjaan perkantoran) Pekerjaan Kantor Pengertian pekerjaan kantor.Administrasi Perkantoran Pengertian administrasi perkantoran. . Definisi administrasi perkantoran menurut ahli misal: -William Leffingwell dan Edwin Robinson. Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah. Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan. dalam sumber-sumber bacaan berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat maupun Inggris Raya. dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. mengarahkan. badan sosial. Perkataan administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan.

Duplicating 7.3% 10. Mailing 8. Mengolah keterangan(arrangging information) 4.8% 6.5% 12.5% 12.6% 19. -William Leffingwell dan Edwin Robinson.Batasan pengertian pekerjaan perkantoran.4% 5. Perincian pekerjaan kantor Menurut penelitian yang dilakukan oleh george terry di perusahaan amerika didapat hasil sebagai berikut 1. -George Terry. Memberikan keterangan(giving information) 5. Mencatat keterangan (recording information) 3. pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat. Filing 5.2% 8. Calculating 3. Typing 2. Checking 4. pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Telephoning 6. Menerima keterangan (receiving informasi) 2. Other Jumlah 24. pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untu meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan. Melindungi harta kekayaan(safeguarding asseta) .5% 100% Menurut ahli dari inggris geofray mills dan oliver standingfordfungsi kantor menurut dia fungsi setiap kantor adalah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat Fungsinya dapat digolongkan menjadi 5 kegiatan yaitu: 1.

menggandakan. Memberikan Keterangan 5). Mencatat Keterangan 3). mengolah. Menurut mereka fungsi setiap kantor ialah penyedian suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat. baik pengertian office work (pekerjaan kantor) maupun the function of the office (fungsi kantor). Mengolah Keterangan 4). mengolah. Fungsi itu dapat dirinci menjadi 5 kegiatan: 1). menggandakan. tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. jadi tata usaha adalah intinya tugas pelayanan disekitar keteranganketerangan yang berwujud 6 pola perbuatan: Dua ahli Inggris Geofrey Mills dan Cliver Standingford tidak bicara tentang office work. mencatat. Melindungi Harta Kekayaan Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran. melainkan the function of the office (fungsi kantor).Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran Menurut the liang gie tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. mengirim. Menurut The Liang Gie. mencatat. mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. cukup dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah tata usaha. dan menyimpan keterangan-keterangan . Oleh The Liang Gie. Menerima keterangan 2).

Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas.yangdiperlukan dalam setiap organisasi. kepegawaian. teknik. Dalam kebnyakan pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa: produksi. Peranan tata usaha. pembelian. 1). Mencatat : Kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca dikirim dan disimpan 3). Jadi tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan. Menyimpan : Kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. . Menghimpun : kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untu dipergunakan bila diperlukan 2). keuangan. Peranan dan cirri tata usaha. Mengolah : Kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. Menggandakan : Kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. penjualan. 4). 6). Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tertentu mempunyai segi ketatausahan . Mengirim : Kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. 5). atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya.

. 2). yakni information handling khusus untuk mengikuti jalannya line operations. tata usaha personil. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. 2. Prajudi Atmosudirdjo. berarti tata usaha diperlukan di mana-mana. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. 3. tata usaha mempunyai 3 peranan pokok. Menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakuakan tindakan yang tepat. yakni: 1. Bersifat merembes ke segaenap bagian dalam organisasi. Menurut S. 2. yakni information handling khusus untuk mengikuti penggunaan dan keadaan resources (tata usaha keuangan. tata usaha logistic. Tata usaha khusus bantuan. yaitu: 1). Cirri utama tata usaha. Tata usaha untuk memperlancar pekerjaan dan tata hubungan pimpinan organisasi dengan instansi-instansi atau pihak-pihak lain dalam rangka memajukan usaha organisasi. dan sebagainya) 4. Tata usaha khusus untuk memperlancarpengambilan-pengambilan keputusan. 3. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.Dalam garis besarnya. 1. Tata usaha teknis operasiona. Bersifat pelayanan Terry menyebut tata usah sebagai pekerjaan pelayanan. 3). Bahwa tata usaha itu pada waktu ini terdiri atas 4 jenis.

-the liang gie Organisasi adalah setiap sistemkerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apapun. 2. organisasi mengandung penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. Siagian Organisasi didefinisikan sebagai setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk sesuatu tujuan bersamadan terikatsecara formal dalam persekutuan mana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang lain yang disebut bawahan -menurut moekijat Organisasi adalah kerangka.dapat ditinjau dari 2 sudut pandang 1. Organisasi dapat dipandang sebagai proses dimana dianalisis interaction antara orangorang yang menjadi anggota organisasi itu. . mengorganisasikan adalah menyusun bagianbagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan.di dalam mana orang-orang bertindak.siagian Bahwa pada hakikatnya sebagai alat administrasi dan manajemen. -James money berpendapat bahwa azaz yang melandasi semua organisasi adalah the principles of coordination. Organisasi dapat dipandang sebagai wadah dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan.PERTEMUAN KE II Organisasi Batasan pengertian organisasi -Menurut sondang P. Hakekat organisasi -menurut sondang p.

dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu system kerjasama.prajudi Atmosudirdjo Untuk dapat membuat suatu badan organisasi kita harus mengerti sedikit tentang tipe-tipe organisasi. 9. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang.oleh karena satu tipe organisasi yang ideal itu tidak ada. Pola dasar organisasi harus relatif permanen. wewenang. 11. -Menurut The Liang Gie. 6. Adanya pembagian tugas. Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin.agar supaya semua orang dapat mengetahui masing-masing dimana mereka berada pada tangga atau jaringan organisasi. Adanya kesatuan arah 5. 10.bagan organisasi adalah suatu sarana kita untuk memvisualisasikan keadaan formil daripada organisasi. Terdapat tujuan yang jelas 2. Tujuan organisasi harus dapat dipahami oleh setiap orang didalam organisasi. Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang diberikan.agar setiap orang mengetahui posisi kedudukan masing-masing. 3.bagaimana tata hubungan mereka satu sama lain. Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi. . Struktur organisasi Batasan pengertian struktur organisasi -menurut S. 4. Adanya jaminan jabatan. struktur organisasi adalah suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan. 7. Penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya.siagian 1. adanya kesatuan perintah.Prinsip-prinsip organisasi Menurut sondang p. 12. 8.

tugas. Bentuk-bentuk organisasi Organisasi adalah hal dinamis yang menyesuaiakan kedinamisannya dengan kedinamisannya masyarakat. 2.Syarat ±syarat struktur atau tata raga organisasi Agar suatu organisasi dapat mencapai tujuan maka struktur organisasi harus memenuhi 2 syarat: 1.mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja. Sehat Berarti organisasi itu mempunyai bentu yang teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta pejabat. Efisien Berarti organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap satuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dengan hasil kerja baik .dan wewenang yang merupakan satuan tertentu dalam lingkungn keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpangsiuran. organisasi fungsional 4. maka dikenal 4 macam bentuk organisasi: 1. organisasi lini 2. organisasi lini dan staff 3. organisasi tipe panitia .

Organisasinya besar dan kompleks. Tujuan yang hendak dicapai masih sederhana. Disiplin masih tinggi. organisasi lini dan staff sifat/ cirri-cirinya. organisasi lini sifat-sifat atau cirri-cirinya. 2.a. Organisasi kecil 2. 1. Struktur organisasi masih sederhana 10. Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan umumnya masih bersifat langsung. 3. 5. Seluruh organisasi terlalu tergantung pada seseorang. Terdapat 2 kelompok dalam organisasi yaitu: . Kebaikan 1. Tujuan organisasi sama dengan tujuan pribadi pimpinan tertinggi organisasi. 3. 2. 8. Kecendrungan pimpinan organisasi bertindak diktatories/otokratis karena organisasi dipandang sebagai milik pribadi. Hubungan krja bagi seluruh anggota organisasi tidak bersifat langsung. Kesempatan karyawan mengembangkanspesialis terbatas. Jumlah karyawan banyak. 4. Jumlah karyawan masih sedikit 3. 4. Tingkat spesialis yang dibutuhkan rendah 6. Anggota organisasi masih kenal satu dengan yang lain. 3. Pemilik biasanya menjadi pimpinan tertinggi di dalam organisasi 4. 1. Rasa solidaritas anggota organisasi umumnya besar karena masih saling kenal. Keburukan 1. 7. Alat-alat yang digunakan untuk mencapai tujuan masih sederhana 9. b. Produk yang dihasilkan belum beraneka ragam. 2. Proses pengambilan keputusan cepat karena jumlah orang yang perlu diajak berkonsultasi masih sedikit.

Auxiliary personnel ( keuangan. Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap kelompok. yang melaksanakan fungsi staff. 5. 4. Pelaksana tingkat operasional tidak selalu jelas mana perintah mana nasehat orang lini dihadapkan kepada 2 macam atasan. keahlian. Spesialis yang beraneka ragam diperlukan dan di gunakan secara maximal. baik karena keahlian maupun yang memberikan jasa kepada unit operasional dalam bentuk auxiliary services. Disiplin dan moral tinggi karena tugas sesuai bakat. kendaraan. Orang-orang ini disebut staf. Orang-orang staff yang menyediakan tenaga. Pasukan tempur yang dikirim ke garis depan untuk bertempur. b. 2. dan kebutuhan penunjang lainnya. peralatan. Bakat yang berbeda dari anggota organisasi dapat dikembangkan menjadi suatu spesialis. kepegawaian. Orang-orang yang sifat tugasnya menunjang tugas pokok. Bentuk organisasi ini dipelopori golongan militer. tata usaha. . Penerangan prinsip the right man in the right place lebih mudah. dan sebagainya). Para penasehat 2. a. Keburukan 1. Kebaikan 1. Organisasi militer dibagi 2 golongan. Sekelompok orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka mencapai tujuan. dibagi menjadi 2 golongan: 1. 6. keuangan material. Atasan dalam line of command yang punya hak memerintah. yaitu: 1. Ada pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok dan tugas penunjang. pendidikan dan pengalaman. perbekalan. Bentuk organisasi ini dapat dipergunakan oleh setiap organisasi yang bagaimanapun besarnya.a. 3. apapun tujuannya dan betapa kompleks struktur organisasinya. 2. 5.

sehingga koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan. Umumnya dipergunakan oleh took serba ada. keburukan. keseluruhan unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana di bagi dalam kelompok tugas yang bersifat task force.b. 1. Terlalu spesialisasi dalam satu bidang sehingga sukar mengadakan tour of duty dan tour of tour of area tanpa melalui pendidikan intensif lebih dulu. C. Kemungkinan seorang bertindak diktatoris kecil. . Keputusan yang diambil umumnya tepat karena dibicarakan lebih dulu. Perintah dari hierarhi line tidak selau seirama dengan nasehat dari hierarkhi staf. Organisasi tipe panitia. 2. karena dua macam hierarkhi ini memandang suatu hal dari kacamata yang tidak sama. Moral dan disiplin orang yang menjalankan fungsi sama tinggi. d. Orang yang bergerak dalam satu bidang fungsi tertentu terlalu mementingkan fungsinya. Spesialisasi karyawan dipergunakan maksimal. tetapi lebih banayak didasarkan pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan. Usaha koperatif bawahan lebih mudah dibina. 2. 3. Solidaritas antara orang yang menjalankan fungsi sama tinggi 3. Atasan sebagai pimpinan staf. Koordinasi antara orang dalam satu fungsi mudah dijalankan. Artinya. 1. 4. pada tingkat pimpinan. Kebaikan. organisasi fungsional Yaitu organisasi yang tidak menekankan pada hierarkhi structural. 1. Adalah bentuk di mana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam kelompok yang bersifat panitia. 2. Untuk zaman modern sekarang ini bentuk line and staff dipandang terbaik karena paling dapat memenuhi kebutuhan. Kebaikan. dan lain-lain. 2. yang berhak memberi nasehat didasarkan keahlian dan wewenang fungsional.

Proses pengambilan keputusan lambat karena harus dibicarakan lebih dulu.portugal.Keburukan. 4. Braum dan Ramon C. secretarium atau secretarius (latin) . Batasan pengertian sekretaris -Menurut Dan M. Secretarie (perancis). istilah sekretaris diartikan sebagai seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendektean. penyimpanan dokumen.menyiapkan surat-menyurat. pelayanan tamu maupun urusan rapat disbut sekretaris. Dalam bahasa asing sekretaris secretary (inggris). 1. Para pelaksana sering bingung karena perintah tidak dating dari satu orang tetapi dari beberapa orang. sekretaris pribadi adalah menyelenggarakan surat-surat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya walau ia bukan pegawai pribadi. 3. Daya kreasi pelaksana operasional tidak dapat menonjol karena semua pelaksanaan didasarkan kepada kolektifitas. 2. Jabatan sekretaris dan unit sekretariat zaman dahulu ada jabatan juru tulis yaitu seseorang yang pandai menulis dan tulisannya bagusuntuk mencatat wejangan atau perintah dari seorang raja kepada rakyatnya pada zaman moderen sekarang ini pegawai yang dibebani tugas surat-menyurat. memeriksa dan memperingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajibannya lain yang berhubungan guna meninggikan efektivitas dari kepala itu. secretaris (belanda). menerima tamu. Bila timbul kemacetan. tak ada satu orang pun yang dapat diminta pertanggung jawaban lebih daripada yang lain.

bahkan melakukan aktivitas manajemen seperti perencanaan. Menurut the Liang Gie sekretariat adalah suatuorganisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha. -norma davis blakburn sekretaris adalah juga sekaligus juru arsip. atasan. dan masa depan.penerima tamu. pengontrolan dan penyempurnaan Sekertaris biasanya memiliki anak buah jadi selain dia menjadi sekertaris pimpinan dia juga menjadi manajer pada kantor sekretariat.dibujuk untuk berkhianat terhadap bossnya b) Dapat menyimpan rahasia dengan surat-surat atau hal-hal yang bersifat rahasia c) Tekun serta setia terhadap tugasnya d) Dan sering harus berfungsi sebagai ³bumper´antara the boss dan bawahan . menggunting berita harian yang perlu. mengurus perjalanan dan penginapan.Prajudi Atmosudirdjo syarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Integre:tidak dapat dihasut. menyiapkan naskah pidato.juru stano.dan manajer perkantoran. kesekretariatan adalah profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat organisasi.Tugas sekretaris Tugas sekretaris sekarang luas dan tidak dibatasi hanya tata usaha tetapi juga mengatur tata ruang kerja yang baik.juru tata usaha. pembuatan keputusan. Syarat utama seorang sekretaris adalah Menurut S. perusahaan. Pengertian kesekretariatan -Menurut The Liang Gie. b) Dedication(pengapdian): kesanggupan menyisihkan kepentingan pribadi untuk urusan kantor c) Ambition(cita-cita): menetapkan suatu tujuan dan hasrat untuk mencapai tujuan.disuap. Ciri-ciri yang diperlukan untuk jabatan sekretaris adalah a) Sincerity(kesungguhan): minat terhadap pekerjaan.menyusun perpustakaan. pengarahan. pengorganisasian.

seorang sekretaris pribadi yang hanya melayani the boss. rumit. maka dalam organisasi perkantoran timbul persoalan sekitar sentralisasi/ pemusatan dan spesialis/ pengkhususan. Business secretary.dalam hal ini biasanya sekkretaris pribadi tidak juga merangkap sebagai manajer. .seorang sekretaris organisasi yang biasanya justru menjadi pejabat kunci atau central 2. Dalam hubungan dengan keseluruhan organisasi. sesuai dengan kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. pengorganisasian tata usaha dapat memakai azas sentralisasi (pemusatan) dan desentralisasi (pemencaran). Private secretary. dan melibatkan aneka perlengkapan mahal. PERTEMUAN KE III Sentralisasi Umum Berhubung perkembangan pekerjaan perkantoran dewasa ini yang menjadi amat luas.Syarat untuk menjadi sekretaris yang bermutu tinggi adalah Menurut S.Prajudi Atmosudirdjosyarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Syarat kepribadian yang sesuai dengan jabatannya b) Syarat pengetahuan umum (high quality) c) Syarat pengetahuan khusus(spesialis) d) Syarat sekretaris yang khusus dalam bidangnya e) Syarat skill dan teknik kesekretariatan f) Syarat praktik Jenis jenis sekretaris 1.

b. e. Pengawasan dapat sesuai dengan standar. Penangguhan dalam pelaksanaan pekerjaan. Penerimaan tamu. d. .bagaimana. dan metode komunikasi lain. a. Pelayanan kantor yang dapat disentralisasikan.dan bilaman pekerjaan tersebut harus dilakukan.Batasan pengertian sentralisasi Sentralisasi berarti titik berat pada pengawasan dari pusat seperti yang dinyatakan oleh instruksiinstruksi secara terincidari kantor pusat engenai pekerjaan apakah yang harus dilakukan. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan lebih muadah. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja. b.kemudian menuntut adanya laporan-laporan yang sering dan tertur tentang pekerjaan tersebut. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan frustasi pegawai. -menurut the Liang Gie Sentralisasi atau azaz pemusatan adalah azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif. Adalah tidak baik pengawasan dari jauh. d. Penggunaan mesin-mesin yang lebih baik. Menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat. b. c. c. d. Penggandaan surat. Keuntungan azas sentralisasi/ pemusatan a. c. Pengawasan administrasi yang lebih baik. Penggunaan para ahli dan saran yang paling baik f. Telepon. a. Surat-surat yang diterima dan yang dikirim. misal adalah tidak praktis peraturan dibuat oleh pemimpin yang jauh dari pekerjaan. Kerugian azas sentralisasi/ pemusatan. telegraph.

k. dengan demikian dapat disimpulkan bahwa desentralisasi merupakan azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana masing-masing satuan organisasi dalam keseluruhan organisasi itu disamping melaksanakan tugas induk juga melakukan kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Perlengkapan kantor dan alat tulis. h. i. j. . Latihan dan pengerjaan pegawai tata usaha. Pekerjaan menghitung.e. Penyimpanan surat dan warkat. f. Desentralisasi Batasan pengertian desentralisasi -menurut The Liang Gie berdasarkan azaz ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungan sendiri. Pembersihan kantor dan kantin Daftar hadir. g. Pengawan formulir. l. Pengetikan.

Biaya kantor akan boros. Kelemahan azas desentralisasi. maka lebih baik/ lebih tepat dipakai azas desentralisasi supaya lebih lancar. Ada beberapa segi tertentu dari tata usaha yang memang harus dikerjakan sendiri oleh masing-masing satuan organisasi (misal menyusun laporan yang bersifat teknis. c. b. menelepon. karena dipaksakan setiap unit kerja mempunyai peralatan dan perlengkapan atau machine kantor yang sama sedang penggunaannya belum tent uterus menerus (continue) b. dan sebagainya). Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor PERTEMUAN KE IV Komunikasi perkantoran Sebelum ditelaah lebih alnjut mengenai komunikasi perkantoran. kalau tata usahanya dipusatkan hanya akan memperlambat jalannya pekerjaan pokok. a. ada baiknya terlebih dahulu diperkenalkan tentang batasan pengertian komunikasi dan unsur-unsur komunikasi. Banyak membutuhkan peralataan dan tenaga kerja. Batasan pengertian komunikasi .Keuntungan azas desentralisasi. a. Bila unit kerja sebuah organisasi tersebar di beberapa gedung.

penerima warta Unsur-unsur komunikasi. warta. alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4. pengirim warta 2. Media 5.jadi komunikasi atau berkomunikasi adalah suatu upaya bersama-sama orang lain. Komunikan 4. Unsur-unsur komunikasi menurutnya: 1. Unsur-unsur komunikasi: 1.istilah lain berasal dari bahasa latin ³cammunication´yang artinya pemberitahuan. Komunikator 2. Komunike 3.atau membangun kebersamaan dengan orang lain dengan membentuk perhubungan.atau buah pikiran 3. efek -Carl I hoveland Komunikasi adalah proses dengan mana seorang individu mengoperkan stimuli untuk merubah tingkah laku individu yang lain -The Liang Gie Komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. .-Anwar arifin Komunikasi berasal dari bahasa inggris ³communication´.ikut mengambil bagian.dimana si pembicara mengharapkan pertimbangan dari pendengarnya.keterangan. isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sarana yang bersangkutan 5.pemberian bagian.pertukaran. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.

telex. Isyarat yang dipancarkan oleh alat/ sarana yang bersangkutan. Pengirim warta 2). dan peralatan elektronik lain. dengan demikian secara umum komunikasi terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut: Komunikator (sumber) Komunike (pesan) Komunikan (sasaran. Menurut Anwar Arifin. televise. untuk membedakan dengan communication dalam arti perhubungan. Sedang pelaksanaannya dalam bidang tata usaha pada suatu kantor dikenal sebagai office communication. akibat) Dengan demikian ada kesamaan pendapat mengenai unsure-unsur komunikasi yang dikemukakan oleh The Liang Gie dan Anwar Arifin walaupun dengan susunan bahas yang berlainan. . Alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4). dalam garis besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur yang berikut: 1). penerima khalayak) Media (alat penyalur) Efek (umpan balik. Apabila penyampaian warta itu dialakukan dalam rangka kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu organisasi.Menurut The Liang Gie . dari yang sederhana sampai pesawat radio. batasan pengertian komunikasi perkantoran Dengan pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi modern dewas ini. alat tata hubungan telah sangat beraneka ragam. atau buah pikiran 3). faximile. keterangan. Warta. lazim disebut administrative communication.

redfield Tata hubungan komunikasi administrative dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau antar manusia dalam mana terdapat 5 unsur ini: seorang pemberi warta (seorang pembicara. penyiar) yang menyampaikan (berkata.Pendapat Charles E. memberi penjelasan seperti berikut ini: Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide dari 1 pihak lain telah lazim disebut´administrstive communication´ yang dalam bahasa Indonesia dapat dinyatakan dengan satu istilah ³tata hubungan´. Proses komunikasi perkantoran(tata hubungan) .Dalam hal ini. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa administrative communication/ office communication/ tata hubungan adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta dari seorang/ pihak tertentu kepada orang/ pihak lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian tindakan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. penjawab atau hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima itu sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban reaksi). laporan.scott Tata hubungan adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan penyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan tindakan yang akan mencapai tujuan organisasi secara efektif. . The Liang Gie. pengirim. -Pendapat william G. saran) kepada seorang penerima warta (pihak yang dikirim. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. mengirim. menyiarkan) warta (perintah.

kemehiran kerja 2.dan kepuasan kerja. Menurut Claude E. wartanya 3.Dalam suatu organisasi atau kantor besar. alat pengirim warta 4. sumber gangguan 6. tata cara penyampaian dan sebagainya. alat penerima 8. masih banyak unsur lain yang masuk dalam prose situ.denyar Sistem komunikasi dibedakan dalam: . isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim 5.shannon dan warren weaver Proses tata hubungan meliputi: 1. untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama kelompok. struktur organisasi Tujuan tata hubungan -Menurut Keith davis Komunikasi lebih baik menghasilkan pelaksanaan kerja yang lebih baik.sedang persatupaduan antara kemahiran kerja dan kemauan kerjaakan menghasilkan karya terbaik. seperti: berbagai alat yang dipergunakan. pihak yang dituju 10.C. untuk mengusahakan sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerjasama. wartanya 9. proses komunikasi administrasi/ tif tidak sederhana. isyarat yang diterima 7. Sistem komunikasi administrasi/perkantoran (tata hubungan) -menurut J. sumber warta 2.tujuannya tata hubungan ada 2 yakni: 1.kerja. reaksi penerima warta 11.

sistem komunikasi tulisan.buku pedoman.telegram dan warkat tertulis lain.komperensi. 2.contoh:pipa udara. terjamin suatu kerjasama yang lebih baik/ sempurna dalam mencapai tujuan organisasi.corong suara.contoh:surat lewat pos. Sitem mekanis. Itulah sebabnya Chestar I. Barnard menyatakan bahwa syarat pertama organisasi ialah adanya orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi satu sama yang lain.contoh:telepon. 4.buku petunjuk.pertemuan anggota organisasi c) Pembicaraan telepon d) Penerbitan:warta harian. Dan tugas pertama pucuk pimpinan organisasi ialah menciotakan dan memelihara sebuah system komunikasi. Komuikasi intern (tata hubungan ke dalam) Batasan mengenai komunikasi intern .slides dan alat lain yang serupa. e) Surat edaran f) Papan pengumuman g) Plakat h) Laporan tahunan kepada anggota organisasi i) Surat dikirim langsung kepada pegawai j) Film. 3.petugas pengantar.ban berjalan. Sistem panggilan petugas Cara dan alat yang dipergunakan untuk mengadakan tata hubungan -menurut George Terry a) Wawancara khusus b) Rapat kerja. Sistem komunikasi lisan. Dengan adanya tata hubungan yang lebih baik.dsb.televisi.majalah.1.brosur amanat dari pimpinan.dll.

Perintah itu harus berjalan dari pucuk pimpinan ke bawah dengan melalui berbagai tingkat jenjang organisasi. 4). 2). Kekeliruan yang mungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar. Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci. Pegawai yang bersangkutan telah berulangkali gagal melaksanakan perintah secara lisan. 1. . Dalam mengeemudikan suatu organisasi. komunikasi intern dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu hubungan tegak dan hubungan datar. 3).pokok dari hubungan vertikal kebawah berwujud perintah dan petunjuk sedangkan hubungan vertikal keatas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. tentu harus mengeluarkan perintah. 6). Tugas diperintahkan akan berlangsung dari satu bagian ke bagian lain.Sebagian besar kegiatan tata usaha dalam suatu organisasi terdiri mengadakan hubungan di dalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar. hal-hal berikut mengharuskan perintah tertulis: 1). Menurut Charles Broaded. umumnya perintah lisan hanya baik dipergunakan. Bawahan yang diperintah pernah menjalankannya. 4). Dalam keadaan darurat sehingga tiada waktu untuk membuat perintah tertulis. Hubungan tegak adalah proses penyampaian suatu informasi dari pihak pimpinan kepada para pegawai bawahan maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan. Tugas itu harus dilanjutkan oleh pegawai yang bertugas pada kesempatan berikutnya. 5). 5). Menurut Charles Broaded pula. 2). Perintah dapat diberikan secara lisan dan tertulis. apabila: 1). Apa yang diperintahkan itu merupakan tugas sederhana. hubungan-hubungan didalam lingkungan organisasi sendiri dapat disebut komunikasi intern. 3). Bawahan yang diberi perintah harus mengerjakannya di tempat lain. Mengenai batasan pengertian/ definisi komunikasi intern (tata hubungan kedalam). Perintah itu akan selesai dalam waktu yang singkat. -Menurut The Liang Gie Untuk menyederhanakan penyebutan. Pejabat pemberi perintah berada di dekat bawahan dan sewaktu-waktu dapat memeriksa pelaksanaan perint itu. seorang ahli mengatakan sebagai berikut. 6).

Mengadakan pertemuan berkala. Hubungan datar (horizontal). Seorang pekerja tertentu harus memikul tanggung jawab akan keberesan apa yang diperintahkan itu. sehingga dapat menghindarkan pemborosan. misalnya rapat kerja bulanan. Ini akan lebih menjamin kebenaran suatu laporan. yaitu pihak bawahan tidak mudah cenderung menyajikan hal yang gemilang/ baik saja. 2. Hubungan keluar dengan masyarakat Batasan pengertian hubungan masyarakat . Menyediakan semacam ruang untuk berkumpul. Hubungan vertical ke atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. Selain laporan tertulis ada juga laporan secara lisan. tugas rangkap. koordinasi intern dapat terjamin. Dari laporan ini pihak pimpinan dapat mengetahui apakah organisasi berjalan menuju ke tujuan organisasi yang telah ditetapkan atau tidak. Laporan lisan dapat diperoleh dari wawancara dengan pegawai yang bersangkutan atau melalui rapat yang sekalius meliputi semua pegawai. Pimpinan hendaknya selalu berusaha mendekati bawahan sehingga benar-benar mengetahui tugas pekerjaan dan suasana perasaan mereka. Kekeliruan yang akan mungkin terjadi mempunyai akibat besar. Dengan rapat kerja bulanan.7). Adalah hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kuarang lebih sederajad. atau pertentangan wewenang. Dalam suatu organisasi yang baik hendaknya pada waktu-waktu tertentu para bawahan menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugasnya. melainkan juga sebagai suatu alat agar diantara mereka ada hubungan satu sama lain. 8). Bukan saja sebagai suatu jasa pelayanan terhadap para bawahan. Pimpinan organisasi yang baik menginsafi pentingnya ruang semacam ini. misal ruang istirahat atau ruang makan untuk sewaktu-waktu dipergunakan oleh para pegawai.

perusahaan. antara lain: 1. dengan maksud menyesuaikan dirinya terhadap keadaan sekelilingnya dan memperkenalkan dirinya kepada masing-masing. Publik akan memberikan dukungan moral dan menghargai segala sesuatu yang dilakukan 3. perserikatan. pemerintah suatu organisasi lainnya untuk menciptakan dan memelihara hubunganhubungan yang sehat dan bermanfaat dengan publik tertentu dan publik pada umumnya. Lebih banyak publik yang akan mempergunakan jasanya 2. Manfaat atu keuntungan humas Kalau hubungan keluar dapat dilaksanakan denagn baik. perhimpunan jabatan. pasti organisasi yang bersangkutan mendapat pandangan yang tinggi di mata masyrakat. -Webster Segenap aktivitas yang dilakukan oleh suatu industri. Keuntungan humas bagi perusahan. Pedoman dan usaha publik relations adalah sebagai berikut: 1.-menurut The Liang Gie Segenap cara dan kegiatan yang bersangkutan dengan usaha untuk memelihara hubungan sebaikbaiknya dengan pihak luar itu telah lazim disebut dengan hubungan masyarakat. suatu sikap yang harus dimiliki para pegawai ialah mereka dapat memepersatukan dirinya dengan organisasi. Bagi instansi pemerintah akan memperbesar kewibawaan dan martabat negara Perantara humas Perantara terpenting untuk melaksanakan humas ialah para pegawai organisasi yang bersangkutan. Bertambah tinggi nilai saham perusahan Keuntungan humas bagi pemerintah/lembaga sosial 1. Tiada yang lebih bernilai bagi organisasi daripada suatu nama baik di lingkungan public. Bertambahnya langganan pemakai produknya 2. Humas selalu didasarkan atas pelaksanaan tugas pokok yang sebaik-baiknya oleh organisasi yang bersangkutan .

Menurut S. Sesuatu organisasi yang hendak berurusan dengan publik hendaknya mempelajari kepentingan dan hasrat pelbagai golongan 3. kantor sebagai tempat di mana office work itu akan berlangsung sangat penting artinya bagi office management maupun bagi office work yang efisien. serta kondisi-kondisi fisik. Prajudi Atmosudirdjo. Pentingnya memilih lokasi kantor . Rencanakan hubungan dengan sebaik-baiknya untuk mensukseskan suatu proyek atau tujuan tertentu 4. Saran dari pihak masyarakat untuk kesempurnaan organisasi hendaknya diperhatikan dan diterima dengan sifat terbuka 9. Dengan demikian gedung kantor merupakan salah satu komponen/ unsur dari pada ligkunn kantor. Menurut moekijat. lingkungan kantor terdiri atas gedung kantor. 6. 8. Segala sikap dan tindakan yang dapat menyakitkan hati publik hendaknya dihindari. Humas hendaknya diperkuat dengan keadaan dalam organisasi yang bersangkutan yang dapat penghargaan masyarakat.menanam bibit permusuhan betapapun kecilnya akhirnya akan meugikan organisasi yang bersangkutan. PERTEMUAN KE V Lokasi/ letak kantor Pendahuluan. 10. Humas hendaknya diselenggarakan secara terus-menerus 5. Tata cara humas hendaknya dislenggarakan dan dipermudah sehingga lancar 7. perkakas dan tata ruang kantor.2. Keluhanan betapapun kecilnya dari masyarakat terhadap organisasi hendaknya diterima atau diperhatikan sepenuhnya. di dalam mana pegawai melaksanakan pekerjaan.

letak kantor di luar kota mempunyai keuntungan dan kerugian. sebab tidak jarang timbul cekcok bila para pegawai harus melalui gang atau pintu yang sama dengan pegawai perusahan/ orang lain. Menurut Moekijat. Faktor dekat labour market. 4. Lebih lanjut menurut S. Factor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih/ menentukan lokasi kantor. Faktor ini penting. Factor lingkungan tetangga Hal ini sangat penting diperhatikan karena setiap oragnisasi haus bekerja sama dengan organisasi lain yang bersamaan kepentingan. Faktor kedekatan antar bagian kantor Tidak selalu mungkin bagi suatu organisasi untuk menempati suatu blok perumahan/ kantor yang berdekatan dan menguntungkan. . Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lokasi/ letak kantor merupakan salah satu factor penunjang dalam memperlancar jalannya pekerjaan kantor (tata usaha). karena pegawai yang rumahnya dekat tidak akan meminta penghasilan yang tinggi disbanding mereka yang harus naik angkutan yang lebih dari 10 kilometer. Faktor jalan ke luar masuk pegawai Perlu diperhatikan. 1. sebab dia tergantung dari pejabat pimpinan yang bersangkutan. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa ³lokasi kantor itu merupakan salah satu factor yang penting kelancaran jalannya office work dan office duties. 5.Pada umumnya office manajer tidak beebas di dalam memilih lokasi atau letak atau tempat daripada gedung kantornya. 6. 3. Factor keamanan. Factor harga atau sewa ruangan Antara keuntungan lokasi yang dapat diperoleh dan biaya (sewa. harga beli) untuk memperoleh tempat itu harus dipertimbangkan dengan baik. Factor ini sangat penting bagi kantor yang banyak mempergunakan mesin kantor yang mahal dan kecil sehingga mudah dicuri. 2.

Hubungan dengan teman-teman perushan di kota dan dengan para langganan kurang. Maka bentuk gedung kantor modern harus disesuaikan. d. c. Syarat-syarat bentuk gedung kantor. d. padahal bentuk atau bangun gedung kantor itu penting sekali untuk efisiensi pekerjaan. Mungkin masih diperlukan adanya kantor di kota. Biaya gedung yang lebih murah¶ b. f. Fasilitas pengangkutan yang lebih baik bagi para pegawai. Mungkin sulit mendari pegawai-pegawai ahli. Komunikasi dengan kota mungkin sulit. Pemindahan pegawai dari kota (biaya). Pengaruh kurang e. kepada arsistekturnya perlu diberikan keterangan mengenai kegiatan kerja kantor itu sehinnga ia dapat menyesuaikan rencana gedung kantor itu dengan keperluan dan kemungkinan perkembangannya. c. .Keuntungan: a. Bangunan Gedung Kantor Pendahuluan. Tentang bentuk dan susunan ruangan didalamnya kurang diperhatiakan. b. e. Ruang dapat diperluas Kerugian: a. Kebanyakan gedung kantor itu dibangun ats dasr pertimbangan pokok bahwa gedung itu harus kuat. dengan maksud untuk dapat memberikan fasilitet yang sebesar-besarnya kepada proses kerja yang dilakukan di dalamnya. Kesehatan pegawai yang lebih baik. Oleh karena itu pada waktu membangun sebuah gedung kantor. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah.

Penerangan. yang membutuhkan penerangan yang baik. 1. Kamar kecil. Gangguan public. kebersihan kamar kecil b). diusahakan agar public seperti orang-orang berjualan tidak boleh berada disekeliling kantor. Dapat memberikan fasilitas terhadap proses pekerjaan yang berlangsung di dalamnya 2. 5. Ventilasi. kantor harus merupakan tempat di mana para pegawai dapat bekerja dengan aman . Tata warna. seperti membaca dan menulis. Menjamin kesehatan dan comfort (kesenangan/ kenyamanan) bagi pegawai. 5.Tentang bentuk gedung kantor diusahakan agar memenuhi syarat-syarat seperti ini. Lingkungan kerja dalam suatu kantor harus meberikan dorongan kepada para pegawai untuk bekerja dengan baik. Tata suara. warna dapat mempengaruhi perasaan kita. Ini merupakan factor penting karena hamper tiap pekerjaan kantor itu merupakan pekerjaan melihat. Naiknya produktivitas b. Memounyai flexibility bagi perluasan dan macam-macam keperluan. Bertanbah baiknya kualitas pekerjaan. ini perlu diperhatikan karena para pegawai akan lebih senang dan giat bekerja jika udara di dalam kantor tidak panas dan menekan. Berkurangnya ketegangan urat saraf mata dan kelelahan mental. Keuntungan penerangan yang baik: a. dalam hal ini yang perlu diperhatikan ialah: a). Terdapat keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan dan keuntungan yang diperoleh. 3. 2. Perencanaan lingkungan kerja. Bahaya-bahaya. sebagian besar pekerjaan kantor merupakan pekerjaan mental. 3. Factor-faktor yang penting dalam hal ini ialah: 1. 7. jarak jangan terlalu dekat/ jauh dengan bekerja pegawai. 4. c. 6. Dapat berkesan pada pengunjung dan public 4.

untuk menjamin bahwa jenis. yakni tata peletakan perabot dan alat-alat kantor yang menghemat time and motion. Pengisian Gedung Kantor Pendahuluan Dalam kita akan mengisi suatu gedung kantor. sehingga rencana yang secara nasional baik malah menjadi tertawaan dan ejekan. Masalah ini di Indonesia kuarang mendapat perhatian karena: 1) Alat-alat dan atau perabot kantor yang diingini sering sukar didapat atau terlalu mahal. jumlah alat/ mesin/ perabotan itu essensiel sehingga pengunaan benda yang tidak perlu dapat dihindarkan. Musik. Menurut S. serta diuji secara kritis. Penggunaan ruang yang tepat. 2). yakni: a. Faktor sifat pekerjaan dan kegiatan kantor Tujuan pekerjaan atau kegiatan yang akan diselesaikan harus ditentukan dengan jelas dan definitive. Faktor penyesuaian keperluan dengan situasi setempat. music dapat menimbulkan semanagt bekerja pegawai asal sesuai dengan suasana dan tempatnya.8. ada dua hal yang harus kita perhatikan. Pemilihan perabot kantor yang tepat b. Prajudi Atmosudirdjo. . 2) Memang banyak office manajer yang kurang mengerti akan azas perencanaan equipping kantor serta lay out. pemilihan alat/ perabot kantor. dus menghemat biaya Faktor yang perlu diperhatikan dalam mengadakan perencanaan dan pemilihan alat-alat dan perabot kantor: 1). A.

serta sesuai dengan hakikat. bila mungkin warna harus disesuaikan dengan faktor lain yang mengelilinginya. Faktor stadardisasi mesin dan perabot kantor. kondisi dan situasi masingmasing. Penggunaan ruang yang tepat (lay out. Faktor keindahan dan keseragaman Bentuk dan ukuran alat hendaknya dapat member kesan yang baik bagi yang melihat. formulir dan sebagainya B. perusahan mempunyai keperluan alat yang berbeda pula. kondisi yang berbeda. Ini erat hubungannya dengan standardisasi pekerjaan kantor. 5). alat tulis kantor. tata ruang) Ini berkaitan dengan penilaian suatu standard ruang. sehingga tiap organisasi. 3). Hal ini erat hubungannya dengan masalah harga atau biaya. perusahan mempunyai hakikat pekerjaan. PERTEMUAN KE VI Batasan pengertian tata ruang kantor. ruang kantor. instansi. dalam hal menetapkan jenis dan jumlah alat tersebut harus diadakan penelitian dengan mengingat keperluan. yaitu: -Sifat pekerjaan yang dilakukan -Bentuk ruang dan kesatuan perabot itu sendiri.Tiap organisasi. 4). Oleh karena itu. instansi. . Faktor fleksibilitas kegunaan dan biaya. Hendaknya diusahakan agar kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau suatu macam pekerjaan. tetapi jika perlu digunakan untuk beberapa jenis kegitan. situasi.

-Menurut Noekijat Tata ruang kantor menunjukan penentuan syarat-syarat ruang dan penggunaannya secara terinci daripaa ruang ini untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang paling praktis yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa peranan tata ruang kantor ya itu merupakan faktor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha. Tata ruang perkantoran adalah penentuan mennai kebutuhan ruang dan tantang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak.Suatu penting yang turut menentukan kelancaranj dalam pelaksanaan tata usaha ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Keuntungan tata ruang kantor yang baik. member I penjelasan sebagai berikut: Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran . Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. . -Menurut George Terry. Dan tata ruang kantor dapat didefinisikan penyusunanan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja para pegawai dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. The Liang Gie. Untuk memperjelas pengertian tata ruang kantor dapat dikutipkan perumusanyang berikut: -Menurut Ldttlafield dan Peterson.

Pekerjaan itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan yang berikut: 1). Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu ialah: 1. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan 3).-Menurut The Liang Gie Jadi tata ruang perkantoran yang baik akan bemanfaat bagi organisasi yang bersngkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Tujuan menyusun tata ruang kantor Menurut The Liang Gie . Rangkaian aktifitas tata usaha dapat mengalir secara lisan 3. Luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebnyak-banyaknya. tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknuya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu. 4). . 2. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu. 4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara 5. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar mandir yang sebetulnya tidak perlu 2).

Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. Pihak luar yang mengunjung kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut. 7. misal sokosel . c. Tata ruang yang terpisah-pisah. Semua aktivitas dilaksanakan pada 1 ruang besar terbuka. Azas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Yaitu ruang kerja dipisahkan. Tata ruang yang terbuka. 2. Azas mengenai penggunaan segenap ruang. Pembagian itu karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibikin pemisah buatan. Ruang besar terbuka adalah lebih baik dan lebih memuaskan dari pada yang terpisah pisah. Yaitu yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. d. Yaitu menempatkan para pegawai dan alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Azas mengenai rangkaian kerja. . 1. Azas tata ruang kantor. Menurut Richard Muther a. kayu atau dinding kaca. Yaitu dapat diubah atau disususn kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya besar Jenis/ macam tata ruang.6. karena: 1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai. Azas mengenai jarak terpendek. baik berupa luas lantai dan ruang vertical. tidak dipisah menurut kamar atau pedangan buatan. b. Yaitu menggunakan sepenuhnya ruang yang ada. Yaitu ruang untuk bekerja terbagi dalam beberapa satuan.

3. tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya.di tengah ruang ada lorong utama selebar120cm. a) Meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama b) Pada tata ruang terbuka. Dapat mendorong kondisi yang ramai 4. Lebih memudahkan tersebernya cahaya dan peredran udara. Tidak baik bagi kesehatan pegawai. 5. 1. Kerugian kantor yang terbuka adalah. Kalau terjadi penambahan pegawai. 6. perubahan proses penyelesaian pekerjaan. (menurut John R. Suasana yang tidak berhubungan denagan orang perorangan 2. Bingung karena tamu. 4.bila dikelompokkan mereka ditempatkan didekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu .2. alat kantor. Immer).lorong lebih lebar 80cm.susunan meja dapat terdiri atas beberapa baris c) Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai. Lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai. Suara gaduh 3. d) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau dibelakangnya(ruang untuk duduk pegawai )selebar 80cm e) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawai f) Apda tata ruang terbuka dimana bekerja banyak orang. Teknik untuk mencapai tata ruang kantor yang baik. Sukar memperoleh ventilasi dan pemanasan yang sesuai untuk setiap orang.

juga dilukiskan di mana letak pintu.sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya m) Pejabat [pimpinan yang sering menerima tamu penting dan membicarakan urusan bersifat rahasia. Dengan demikian diperoleh gambaran mengenai urutan penylesaian pekerjaan. dan pilar gedung. Pada gambar denah itu harus dicantumkan keterangan mengenai panjang dan lebar ruang yang bersangkutan.dapat dibuat kamar tersendiri.ini untuk kesehatan mata dan kesempurnaan hasil kerja h) Pegawai yang bertugas mengenai urusan yang mengandung resiko besar. 3.g) Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut diberi tempat yang banyak memperoleh penerangan cahaya. 2. Mempelajari segenap pekerjaan kantor itu.dapat dibuat kantor/ruang pribadi ukuran Langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor. n) Bila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar membutuhkan 2.dapat diletakkan menempel tembok atau tiang.ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang. Setelah diketahui macamnya pekerjaan.sehingga gema suara sebagian besar dapat langsung terbuang keluar l) Lemari yang berat. Menyusun letak meja kerja para pegawai .peti besi.ditaruh didekat jendela.ditempatkan didekat pintu j) Lemari dan alat perlengkapan lain ditaruh didekat pegawai yang paling sering mempergunakan benda itu k) Alat kantor yang sering menimbulkan suara ribut. jendela.bila perlu dibuat bedengan dari kaca i) Pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian lain atau publik.misal mesin stensil.6m(9m²) ruang tersendiri.5×3. Membuat gambar denah kantor yang bersangkutan. 1. lalu ditentukan proses pelaksanaannya. Semaua aktivitas perkantoran dicatat.

h. Fasilitas cuci. i. p. mesin. lemari. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai c. k. atau perabot lain. Guntingan ganbar itu digeser-geser sehingga tercapai susunan yang baik. Tempat pakaian. Penerangan cahaya f. Penjagaan kebakaran. Persyaratan lingkungan fisik kantor. Kebersihan. g. o. Pertolongan pertama. Suhu udara d. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan gambar meja dan kursi di atas gambar denah. Pemberitahuan kecelakaan. Selanjutnya 4 hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi pekerjaan perkantoran. b. Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Ventilasi e. Air minum. Lantai. j.Untuk menyusunnya. Tempat duduk. buatlah guntingan gambar yang berwujud meja. kursi. l. gang dan tangga. yakni: cahaya. m. Fasilitas kesehatan. . Persyratan lingkungan fisik itu meliputi: a. warna. Beban berat. n. udara dan sangat. 4.

Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat air conditioning. leebih sedikit membuat kesalahan dan mata tidak lekas lelah. d. untuk bekerja di Indonesia mengenakan pakaian jas lengkap dengan dasi ala barat adalah kurang tepat. 3. Sewktu bekerja jendela dibuka. Warna Bersama cahaya. Usaha yang dijalankan: . Prof. Mereka dapat bekerkja lebih cepat. Mengatur penggunaan. Suara Faktor suara sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai. -Untuk pesawat telephone. ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat . misal karton tebal permukaan berlubang. pemakaian kerja dengan baik yang dipakai para pekerja . soeterman mengemukakan beberapa hal sebagai usaha mengatasi udara yang panas lembab itu. c. 2. 1. warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. -Untuk mengurangi kegaduhan dib W mesin titik diberi alas karet busa tipis. Cahaya Cahaya penerangan yang cukup memancar tepat akan menambah efiensi kerja para pegawai. Di Indonesia nilai kelembaban udara rata-rata lebih daripada 70%. Udara Yang penting ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu.a. Misal: membuat lubang udara yang cukup pada dinding kamar. Sebuah perhimpunan insinyur bidang pemanasan dan peredaran udara di Amerika serikat menyatakan bahwa syarat yang paling mendekatiuntuk bekerja dengan enak bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25.60 c dan nilai kelembaban 45%. b.Dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap suara.

Percobaan membuktikan bahwa lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejenuhan serta menambah kegembiraan kerja.-Cara yang akhir-akhir ini dijalankan di luar negeri untuk menambah efisiensi kerja ialah penggunaan music. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful