PERTEMUAN KE I

Administrasi Charles A. Beard seorang historikus politik yang terkenal dalam satu karyanya yang dikutip oleh Albert lapasky dalam bukunya administration pada tahun 1937 berkata bahwa ³ tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari administrasi. Kelangsungan hidup pemerintahan yang beradab dan malahan kelangsungan hidup dari peradaban itu mandiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu filsafat administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern´. Sarjana Amerika yang lain James Burnham , mengatakan revolusi politik dan sosial akan timbul dan diselesaikan, akan tetapi aka nada revolusi pada abad modern ini yang tidak akan pernah selesai yaitu managerial revolution yang akan menimbulkan suatu kelas terpenting dalam suatu masyarakat yaitu the managerial class. Dengan demikian dapat diketahui bahwa tegak runtuhnya suatu Negara, maju mundurnya suatu peradaban manusia, timbul tenggelamnya suatu bangsa-bangsa di dunia, tidak dikarenakan perang besar atau bencana lain, tetapi tergantung pada baik buruknya administrasi yang dimiliki. Oleh karena itu suatu bangsa, Negara, masyarakat yang ingin mencapai kemajuan dalam berbagai aspek kehidupan dan penghidupan modern harus mengutamakan pembinaan dan pengembangan administrasi yang sesuai dengan faktot-faktor lingkungan (ecmlogical factors) bangsa, Negara, masyarakat yang bersangkutan. Sekarang ini memang abad administrasi. Sebab semua keputusan di bidang politik, ekonomi, sosial budaya, militer dan lain-lain aka nada artinya bila keputusan tersebut terlaksana secara efisien dan efektif, yang merupakan sasaran administrasi.

Pengertian administrasi Perkataan administrasi yang kita pergunakan sekarang ini di Indonesia, makna dan isinya sebagian berasal dari perkataan bahasa belanda ³ administratis´ dan perkataan bahasa inggris ³administration´ serta perkataan bahasa yunani ³ administrare´yang artinya pengabdian atau pelayanan. 1). Administrasi dalam pengertian sempit. Administrasi berarti tata usaha (administratis)atau office work. Di Nederland pengertian bestuur dimasukkan dalam pengertian admainistratis. Sedang bagi kita bestuur mengandung pengertian khusus dalam gerak aktivitas di dalam lingkungan departemen dalam negeri yang kini kita kenal denagan nama pamong praja. 2). Administrasi dalam pengertian luas, dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu -Dari sudut proses. Administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari aktivitas pemikiran, perencanaan, pengaturan, penggerakan, pelaksanaan, pengawasan sampai proses tercapainya tujuan. Dengan demikian proses administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan tertentu yang dimulai sejak adanya dua oaring atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Keseluruhan dari aktivitas di atas di rangkum dalam satu pengertian administrasi. -Dari sudut fungsi atau tugas Administrasi berarti keseluruhan tindakan/aktivitas yang mau tidak mau harus dilakukan dengan sadar oleh seorang atau sekelompok orang yang berkedudukan seabagai ³administrator´ atau pemimpin suatu usaha dan anggota yang dipimpin. -Dari sudut kepranataan (institusional): Misal lembaga, badan usaha, organisasi, instansi tertentu. Di dalamnya terdapat sekelompok orang yang secara tertentu melakukan aktivitas dalam rangka mencapai tujuan tertent. Mereka dapat digolongkan menjadi 4 golongan :

1). Administrator yaitu orang-orang yang nenentukan dan mempertahankan tujuan atau yang menentukan policy (kebijaksanaan). 2). Manajer Yaitu orang-orang yang langsung memimpin kerja kee arah tercapainya hasil-hasil konkrit. 3). Staf yaitu orang-orang yang membantu baik kepada administrator maupun manajer. Mereka terdiri dari berbagai ahli: keuangan, teknik kimia, riset, dan sebagainya. Mereka merupakan

penasehat yang bergerak dibidang pemikiran. Di Indonesia manajer biasanya juga merangkap tenaga staf karena sifat kegotong-royongan dan dianggap lebih efisien. 4). Karyawan yaitu mereka yang melaksanakan pekerjaan atau pelaksana. Batasan pengertian (definisi) administrasi, S. Prajudi Atmosudirjo, Administrasi adalah fungsi dari pada, atau apa yang harus dijalankan oleh setiap orang yang memimpin atau mengepalai suatu organisasi. Administrasi adalah pemimpinan, pembinaan, pengarahan, dan pengendalian dari pada suatu organisasi secara keseluruhan. Unsur-unsur administrasi. Adanya sesuatu, dalam hal ini administrasi adalah karena adanya unsur-unsur tertentu yang menjadikan adanya sesuatu itu . menurut P. Sondang Siagian bahwa unsure-unsur ( bagianbagian yang mutlak)dari administrasi ialah 1). Dua orang manusia atau lebih, 2). Tujuan, 3). Tugas yang hendak dilaksanakan, 4). Peralatan dan perlengkapan. 1). Unsur Manusia. Bahwa seseorang tidak biasa bekerja sama dengan diri sendiri. Karena itu harus ada orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak dalam proses kerjasama itu. 2). Tujuan, Tujuan yang hendak dicapai dapat ditentukan oleh: - semua orang yang langsung terlibat dalam proses administrasi. -hanya sebagian dan mungkin malah hanya oleh seorang dari mereka yang terlibat.

3). Tugas dan Pelaksanaannya. Tidak mesti, proses administrasi baru timbul jika ada kerjasama. Kerjasama bukan merupakan unsure administrasi. Tetapi pencapaian tujuan akan lebih efisien dan efektif bila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Kerjasama dalam administrasi dapat digolongkan menjadi 2 yaitu, kerjasama yang ikhlas dan sukarela dan kerjasama yang dipaksakan. 4). Peralatan dan Perlengkapan. Peralatan dan perlengkapan dalam proses administrasi tergantung dari berbagai factor, seperti: - Jumlah orang yang terlibat dalam proses administrasi. - Sifat tujuan yang hendak dicapai - Ruang lingkup dan aneka ragam tugas yang hendak dijalankan. - Sifat kerjasama yang dapat dicipta dan dikembangkan, secara eksiomatis dapat dikatakan bahwa : - semakin sedikit jumlah orang yang terlibat semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai. - semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai dan semakin sedehana tugas yang hendak dilaksanakan, semakin sedehana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. Kantor Pengertian kantor. Kantor mempunayai 3 pengertian utama. Kantor berasal dari bahasa Belanda ³kantoor´ dan bahasa inggris ³office´ Di sini yang dimaksud dengan kantor, menurut S. Prajudi Atmosudirdjo adalah: 1. Tempat, pusat, markas (pimpinan). 2. Gedung atau Ruangan atau kompleks, ruangan tempat pekerjaan tata usaha. 3. Ruang kerja seorang 4. Jabatan, dinas. 5. Pusat, tempat, usaha.

dan operasi ketatausahan guna membantu pimpinan.Dan jika diperas. Tempat kedudukan dan kerja seorang. 2. Penampilan dan pemakaian kantor itu juga bermacam-macam dalam prakteknya. pekerjaan tulis menulis). Prajudi Atmosudirdjo. kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat. staf personil. Menurut S . Tugas pekerjaan daripada kedudukan seorang. 3. dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. yakni: 1. maka akan terdapat 3 pengertian utama yang menjadi satu. Fungsi Kantor. Batasan pengertian (definisi) kantor: Menurut Moekijat kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor. Glenn W Howard dab Edward Masonbrink mencatat bahwa kantor sebagai suatu pusat aktivitas administrasi dapat berfungsi sebagai suatu: -Ruang studi dan kerja -Ruang konperensi -Ruang perundingan -Ruang Informasi -Ruang pelayanan -Ruang warkat -Ruang penerimaan tamu -Lambang Status . Jabatan daripada kedudukan seorang.

Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (kerjaan perkantoran) Pekerjaan Kantor Pengertian pekerjaan kantor. istilah office administration (administrasi perkantoran) dan office management (managemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. mengawasi. The Liang Gie. dalam sumber-sumber bacaan berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat maupun Inggris Raya. -The Liang Gie. mengorganisasi. Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah.Administrasi Perkantoran Pengertian administrasi perkantoran. bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan. Definisi administrasi perkantoran menurut ahli misal: -William Leffingwell dan Edwin Robinson. mengarahkan. harus didukung oleh pelayanan perkantoran. . pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas merencanakan. Batasan pengertian (definisi) administrasi perkantoran. dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. perusahan swasta. Perkataan administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan. Dengan demikian. manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. Dengan mengikuti kelasiman itu dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah office administration dengan office management. Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan. badan sosial.

Calculating 3.8% 6. Mailing 8. Filing 5. Perincian pekerjaan kantor Menurut penelitian yang dilakukan oleh george terry di perusahaan amerika didapat hasil sebagai berikut 1. Melindungi harta kekayaan(safeguarding asseta) .6% 19. -William Leffingwell dan Edwin Robinson. -George Terry. Checking 4.5% 12. Telephoning 6. Memberikan keterangan(giving information) 5. pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari.3% 10. Mengolah keterangan(arrangging information) 4.5% 12. pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untu meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan.5% 100% Menurut ahli dari inggris geofray mills dan oliver standingfordfungsi kantor menurut dia fungsi setiap kantor adalah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat Fungsinya dapat digolongkan menjadi 5 kegiatan yaitu: 1. Mencatat keterangan (recording information) 3. Duplicating 7. Typing 2.Batasan pengertian pekerjaan perkantoran. pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat. Other Jumlah 24.2% 8.4% 5. Menerima keterangan (receiving informasi) 2.

menggandakan. cukup dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah tata usaha. Oleh The Liang Gie. Menurut mereka fungsi setiap kantor ialah penyedian suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat. dan menyimpan keterangan-keterangan . tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. baik pengertian office work (pekerjaan kantor) maupun the function of the office (fungsi kantor). Melindungi Harta Kekayaan Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran. mengolah. mengirim. mencatat. mengolah.Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran Menurut the liang gie tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. Memberikan Keterangan 5). jadi tata usaha adalah intinya tugas pelayanan disekitar keteranganketerangan yang berwujud 6 pola perbuatan: Dua ahli Inggris Geofrey Mills dan Cliver Standingford tidak bicara tentang office work. Menurut The Liang Gie. Mencatat Keterangan 3). menggandakan. Menerima keterangan 2). mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. mencatat. Mengolah Keterangan 4). melainkan the function of the office (fungsi kantor). Fungsi itu dapat dirinci menjadi 5 kegiatan: 1).

Dalam kebnyakan pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa: produksi. . teknik. 5). Menyimpan : Kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Peranan tata usaha. Menggandakan : Kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. keuangan. Menghimpun : kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untu dipergunakan bila diperlukan 2). Mengolah : Kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. 6). kepegawaian. 1). 4). Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tertentu mempunyai segi ketatausahan . Mencatat : Kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca dikirim dan disimpan 3). Peranan dan cirri tata usaha. penjualan. atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. pembelian. Jadi tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan.yangdiperlukan dalam setiap organisasi. Mengirim : Kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

tata usaha mempunyai 3 peranan pokok. 3. Bahwa tata usaha itu pada waktu ini terdiri atas 4 jenis. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Cirri utama tata usaha. tata usaha personil. Menurut S. dan sebagainya) 4. Bersifat pelayanan Terry menyebut tata usah sebagai pekerjaan pelayanan. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. yakni information handling khusus untuk mengikuti jalannya line operations. tata usaha logistic. berarti tata usaha diperlukan di mana-mana. 1. Tata usaha untuk memperlancar pekerjaan dan tata hubungan pimpinan organisasi dengan instansi-instansi atau pihak-pihak lain dalam rangka memajukan usaha organisasi. 3. 3). 2. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. Menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakuakan tindakan yang tepat. 2. yakni: 1. .Dalam garis besarnya. 2). Tata usaha khusus untuk memperlancarpengambilan-pengambilan keputusan. yaitu: 1). Tata usaha teknis operasiona. Bersifat merembes ke segaenap bagian dalam organisasi. Prajudi Atmosudirdjo. yakni information handling khusus untuk mengikuti penggunaan dan keadaan resources (tata usaha keuangan. Tata usaha khusus bantuan.

Organisasi dapat dipandang sebagai wadah dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan. Hakekat organisasi -menurut sondang p. -the liang gie Organisasi adalah setiap sistemkerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apapun.dapat ditinjau dari 2 sudut pandang 1.siagian Bahwa pada hakikatnya sebagai alat administrasi dan manajemen. .PERTEMUAN KE II Organisasi Batasan pengertian organisasi -Menurut sondang P.di dalam mana orang-orang bertindak. mengorganisasikan adalah menyusun bagianbagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. Siagian Organisasi didefinisikan sebagai setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk sesuatu tujuan bersamadan terikatsecara formal dalam persekutuan mana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang lain yang disebut bawahan -menurut moekijat Organisasi adalah kerangka. -James money berpendapat bahwa azaz yang melandasi semua organisasi adalah the principles of coordination. organisasi mengandung penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. Organisasi dapat dipandang sebagai proses dimana dianalisis interaction antara orangorang yang menjadi anggota organisasi itu. 2.

4.bagan organisasi adalah suatu sarana kita untuk memvisualisasikan keadaan formil daripada organisasi. Struktur organisasi Batasan pengertian struktur organisasi -menurut S.Prinsip-prinsip organisasi Menurut sondang p. 11. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang. 7. wewenang.prajudi Atmosudirdjo Untuk dapat membuat suatu badan organisasi kita harus mengerti sedikit tentang tipe-tipe organisasi. -Menurut The Liang Gie. struktur organisasi adalah suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan. Terdapat tujuan yang jelas 2. adanya kesatuan perintah. dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu system kerjasama. 3.bagaimana tata hubungan mereka satu sama lain. Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang diberikan. 12.siagian 1.oleh karena satu tipe organisasi yang ideal itu tidak ada. Penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya. Adanya pembagian tugas. Adanya kesatuan arah 5.agar setiap orang mengetahui posisi kedudukan masing-masing. Pola dasar organisasi harus relatif permanen. 9. Adanya jaminan jabatan. . 6. Tujuan organisasi harus dapat dipahami oleh setiap orang didalam organisasi. 10. Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi. 8.agar supaya semua orang dapat mengetahui masing-masing dimana mereka berada pada tangga atau jaringan organisasi. Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin.

tugas. organisasi lini dan staff 3. organisasi fungsional 4. Sehat Berarti organisasi itu mempunyai bentu yang teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta pejabat. 2. organisasi tipe panitia . maka dikenal 4 macam bentuk organisasi: 1.dan wewenang yang merupakan satuan tertentu dalam lingkungn keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpangsiuran.Syarat ±syarat struktur atau tata raga organisasi Agar suatu organisasi dapat mencapai tujuan maka struktur organisasi harus memenuhi 2 syarat: 1. Bentuk-bentuk organisasi Organisasi adalah hal dinamis yang menyesuaiakan kedinamisannya dengan kedinamisannya masyarakat. Efisien Berarti organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap satuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dengan hasil kerja baik . organisasi lini 2.mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja.

Alat-alat yang digunakan untuk mencapai tujuan masih sederhana 9. Terdapat 2 kelompok dalam organisasi yaitu: .a. Kecendrungan pimpinan organisasi bertindak diktatories/otokratis karena organisasi dipandang sebagai milik pribadi. Disiplin masih tinggi. organisasi lini dan staff sifat/ cirri-cirinya. Produk yang dihasilkan belum beraneka ragam. Hubungan krja bagi seluruh anggota organisasi tidak bersifat langsung. 4. 2. Jumlah karyawan banyak. Organisasinya besar dan kompleks. 7. Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan umumnya masih bersifat langsung. 1. 3. Pemilik biasanya menjadi pimpinan tertinggi di dalam organisasi 4. 4. Struktur organisasi masih sederhana 10. Tingkat spesialis yang dibutuhkan rendah 6. Tujuan yang hendak dicapai masih sederhana. Seluruh organisasi terlalu tergantung pada seseorang. b. Proses pengambilan keputusan cepat karena jumlah orang yang perlu diajak berkonsultasi masih sedikit. Kesempatan karyawan mengembangkanspesialis terbatas. 3. Keburukan 1. 8. Tujuan organisasi sama dengan tujuan pribadi pimpinan tertinggi organisasi. organisasi lini sifat-sifat atau cirri-cirinya. 1. Anggota organisasi masih kenal satu dengan yang lain. Kebaikan 1. 2. Organisasi kecil 2. 3. Jumlah karyawan masih sedikit 3. 2. 5. Rasa solidaritas anggota organisasi umumnya besar karena masih saling kenal.

Pelaksana tingkat operasional tidak selalu jelas mana perintah mana nasehat orang lini dihadapkan kepada 2 macam atasan. dan kebutuhan penunjang lainnya. b. Kebaikan 1. yang melaksanakan fungsi staff. Bentuk organisasi ini dapat dipergunakan oleh setiap organisasi yang bagaimanapun besarnya. a. dibagi menjadi 2 golongan: 1. keuangan material. Atasan dalam line of command yang punya hak memerintah. 5. Auxiliary personnel ( keuangan. Keburukan 1. Bakat yang berbeda dari anggota organisasi dapat dikembangkan menjadi suatu spesialis. dan sebagainya). Para penasehat 2. 2. kepegawaian. tata usaha. Spesialis yang beraneka ragam diperlukan dan di gunakan secara maximal. baik karena keahlian maupun yang memberikan jasa kepada unit operasional dalam bentuk auxiliary services. . 6. Bentuk organisasi ini dipelopori golongan militer. apapun tujuannya dan betapa kompleks struktur organisasinya. Orang-orang yang sifat tugasnya menunjang tugas pokok. Sekelompok orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Organisasi militer dibagi 2 golongan. Penerangan prinsip the right man in the right place lebih mudah. Ada pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok dan tugas penunjang. Orang-orang staff yang menyediakan tenaga. 3. yaitu: 1.a. 2. Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap kelompok. kendaraan. Disiplin dan moral tinggi karena tugas sesuai bakat. keahlian. 4. peralatan. pendidikan dan pengalaman. perbekalan. Orang-orang ini disebut staf. 5. Pasukan tempur yang dikirim ke garis depan untuk bertempur.

b. 1. 2. Spesialisasi karyawan dipergunakan maksimal. Moral dan disiplin orang yang menjalankan fungsi sama tinggi. 2. sehingga koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan. . Koordinasi antara orang dalam satu fungsi mudah dijalankan. Kebaikan. keburukan. Orang yang bergerak dalam satu bidang fungsi tertentu terlalu mementingkan fungsinya. karena dua macam hierarkhi ini memandang suatu hal dari kacamata yang tidak sama. Keputusan yang diambil umumnya tepat karena dibicarakan lebih dulu. Untuk zaman modern sekarang ini bentuk line and staff dipandang terbaik karena paling dapat memenuhi kebutuhan. Usaha koperatif bawahan lebih mudah dibina. organisasi fungsional Yaitu organisasi yang tidak menekankan pada hierarkhi structural. Atasan sebagai pimpinan staf. Adalah bentuk di mana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam kelompok yang bersifat panitia. Solidaritas antara orang yang menjalankan fungsi sama tinggi 3. Artinya. keseluruhan unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana di bagi dalam kelompok tugas yang bersifat task force. yang berhak memberi nasehat didasarkan keahlian dan wewenang fungsional. Umumnya dipergunakan oleh took serba ada. 2. 1. tetapi lebih banayak didasarkan pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan. dan lain-lain. Kebaikan. 2. 1. Kemungkinan seorang bertindak diktatoris kecil. d. C. Terlalu spesialisasi dalam satu bidang sehingga sukar mengadakan tour of duty dan tour of tour of area tanpa melalui pendidikan intensif lebih dulu. 4. pada tingkat pimpinan. Organisasi tipe panitia. 3. Perintah dari hierarhi line tidak selau seirama dengan nasehat dari hierarkhi staf.

penyimpanan dokumen.Keburukan. Braum dan Ramon C. menerima tamu. pelayanan tamu maupun urusan rapat disbut sekretaris. Batasan pengertian sekretaris -Menurut Dan M. secretarium atau secretarius (latin) . Dalam bahasa asing sekretaris secretary (inggris). 2. Secretarie (perancis). Bila timbul kemacetan. 3. Jabatan sekretaris dan unit sekretariat zaman dahulu ada jabatan juru tulis yaitu seseorang yang pandai menulis dan tulisannya bagusuntuk mencatat wejangan atau perintah dari seorang raja kepada rakyatnya pada zaman moderen sekarang ini pegawai yang dibebani tugas surat-menyurat. secretaris (belanda).menyiapkan surat-menyurat. memeriksa dan memperingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajibannya lain yang berhubungan guna meninggikan efektivitas dari kepala itu. istilah sekretaris diartikan sebagai seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendektean. sekretaris pribadi adalah menyelenggarakan surat-surat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya walau ia bukan pegawai pribadi. 1. Daya kreasi pelaksana operasional tidak dapat menonjol karena semua pelaksanaan didasarkan kepada kolektifitas. tak ada satu orang pun yang dapat diminta pertanggung jawaban lebih daripada yang lain.portugal. Para pelaksana sering bingung karena perintah tidak dating dari satu orang tetapi dari beberapa orang. Proses pengambilan keputusan lambat karena harus dibicarakan lebih dulu. 4.

pengorganisasian.juru stano. Ciri-ciri yang diperlukan untuk jabatan sekretaris adalah a) Sincerity(kesungguhan): minat terhadap pekerjaan. menggunting berita harian yang perlu. Syarat utama seorang sekretaris adalah Menurut S. pengarahan. Pengertian kesekretariatan -Menurut The Liang Gie. mengurus perjalanan dan penginapan.Prajudi Atmosudirdjo syarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Integre:tidak dapat dihasut.dibujuk untuk berkhianat terhadap bossnya b) Dapat menyimpan rahasia dengan surat-surat atau hal-hal yang bersifat rahasia c) Tekun serta setia terhadap tugasnya d) Dan sering harus berfungsi sebagai ³bumper´antara the boss dan bawahan . atasan.disuap.menyusun perpustakaan. menyiapkan naskah pidato. dan masa depan. perusahaan. pengontrolan dan penyempurnaan Sekertaris biasanya memiliki anak buah jadi selain dia menjadi sekertaris pimpinan dia juga menjadi manajer pada kantor sekretariat.juru tata usaha.penerima tamu.dan manajer perkantoran.Tugas sekretaris Tugas sekretaris sekarang luas dan tidak dibatasi hanya tata usaha tetapi juga mengatur tata ruang kerja yang baik. Menurut the Liang Gie sekretariat adalah suatuorganisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha. pembuatan keputusan. b) Dedication(pengapdian): kesanggupan menyisihkan kepentingan pribadi untuk urusan kantor c) Ambition(cita-cita): menetapkan suatu tujuan dan hasrat untuk mencapai tujuan. -norma davis blakburn sekretaris adalah juga sekaligus juru arsip. kesekretariatan adalah profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat organisasi. bahkan melakukan aktivitas manajemen seperti perencanaan.

PERTEMUAN KE III Sentralisasi Umum Berhubung perkembangan pekerjaan perkantoran dewasa ini yang menjadi amat luas. pengorganisasian tata usaha dapat memakai azas sentralisasi (pemusatan) dan desentralisasi (pemencaran). Private secretary.seorang sekretaris organisasi yang biasanya justru menjadi pejabat kunci atau central 2. Business secretary.Syarat untuk menjadi sekretaris yang bermutu tinggi adalah Menurut S.Prajudi Atmosudirdjosyarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Syarat kepribadian yang sesuai dengan jabatannya b) Syarat pengetahuan umum (high quality) c) Syarat pengetahuan khusus(spesialis) d) Syarat sekretaris yang khusus dalam bidangnya e) Syarat skill dan teknik kesekretariatan f) Syarat praktik Jenis jenis sekretaris 1.seorang sekretaris pribadi yang hanya melayani the boss. dan melibatkan aneka perlengkapan mahal.dalam hal ini biasanya sekkretaris pribadi tidak juga merangkap sebagai manajer. Dalam hubungan dengan keseluruhan organisasi. . sesuai dengan kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. rumit. maka dalam organisasi perkantoran timbul persoalan sekitar sentralisasi/ pemusatan dan spesialis/ pengkhususan.

c.Batasan pengertian sentralisasi Sentralisasi berarti titik berat pada pengawasan dari pusat seperti yang dinyatakan oleh instruksiinstruksi secara terincidari kantor pusat engenai pekerjaan apakah yang harus dilakukan. dan metode komunikasi lain. Surat-surat yang diterima dan yang dikirim. e. b. Kerugian azas sentralisasi/ pemusatan. d. misal adalah tidak praktis peraturan dibuat oleh pemimpin yang jauh dari pekerjaan. Keuntungan azas sentralisasi/ pemusatan a. b. . Adalah tidak baik pengawasan dari jauh. d.bagaimana. Telepon. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan lebih muadah. Penangguhan dalam pelaksanaan pekerjaan. d. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan frustasi pegawai. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja. a. Pelayanan kantor yang dapat disentralisasikan. a.dan bilaman pekerjaan tersebut harus dilakukan. Penerimaan tamu.kemudian menuntut adanya laporan-laporan yang sering dan tertur tentang pekerjaan tersebut. Pengawasan dapat sesuai dengan standar. Penggunaan mesin-mesin yang lebih baik. -menurut the Liang Gie Sentralisasi atau azaz pemusatan adalah azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif. Menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat. Penggandaan surat. Pengawasan administrasi yang lebih baik. b. c. Penggunaan para ahli dan saran yang paling baik f. c. telegraph.

h. l. Penyimpanan surat dan warkat. i. k. . Pekerjaan menghitung. Desentralisasi Batasan pengertian desentralisasi -menurut The Liang Gie berdasarkan azaz ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungan sendiri. Latihan dan pengerjaan pegawai tata usaha. j. Perlengkapan kantor dan alat tulis.e. f. g. Pengetikan. Pembersihan kantor dan kantin Daftar hadir. dengan demikian dapat disimpulkan bahwa desentralisasi merupakan azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana masing-masing satuan organisasi dalam keseluruhan organisasi itu disamping melaksanakan tugas induk juga melakukan kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Pengawan formulir.

b. Kelemahan azas desentralisasi. a. Bila unit kerja sebuah organisasi tersebar di beberapa gedung. Banyak membutuhkan peralataan dan tenaga kerja. Biaya kantor akan boros. c. a. menelepon. dan sebagainya). Batasan pengertian komunikasi . ada baiknya terlebih dahulu diperkenalkan tentang batasan pengertian komunikasi dan unsur-unsur komunikasi. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor PERTEMUAN KE IV Komunikasi perkantoran Sebelum ditelaah lebih alnjut mengenai komunikasi perkantoran. Ada beberapa segi tertentu dari tata usaha yang memang harus dikerjakan sendiri oleh masing-masing satuan organisasi (misal menyusun laporan yang bersifat teknis.Keuntungan azas desentralisasi. kalau tata usahanya dipusatkan hanya akan memperlambat jalannya pekerjaan pokok. karena dipaksakan setiap unit kerja mempunyai peralatan dan perlengkapan atau machine kantor yang sama sedang penggunaannya belum tent uterus menerus (continue) b. maka lebih baik/ lebih tepat dipakai azas desentralisasi supaya lebih lancar.

Komunikan 4.atau membangun kebersamaan dengan orang lain dengan membentuk perhubungan.pemberian bagian.istilah lain berasal dari bahasa latin ³cammunication´yang artinya pemberitahuan. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. Komunike 3.-Anwar arifin Komunikasi berasal dari bahasa inggris ³communication´.pertukaran.jadi komunikasi atau berkomunikasi adalah suatu upaya bersama-sama orang lain.dimana si pembicara mengharapkan pertimbangan dari pendengarnya.ikut mengambil bagian.atau buah pikiran 3. alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4. isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sarana yang bersangkutan 5. Media 5. efek -Carl I hoveland Komunikasi adalah proses dengan mana seorang individu mengoperkan stimuli untuk merubah tingkah laku individu yang lain -The Liang Gie Komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Unsur-unsur komunikasi: 1. Unsur-unsur komunikasi menurutnya: 1. .keterangan. penerima warta Unsur-unsur komunikasi. Komunikator 2. pengirim warta 2. warta.

atau buah pikiran 3). faximile. lazim disebut administrative communication. dan peralatan elektronik lain. Pengirim warta 2). Apabila penyampaian warta itu dialakukan dalam rangka kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu organisasi. telex. dari yang sederhana sampai pesawat radio. keterangan. penerima khalayak) Media (alat penyalur) Efek (umpan balik. televise. Warta. akibat) Dengan demikian ada kesamaan pendapat mengenai unsure-unsur komunikasi yang dikemukakan oleh The Liang Gie dan Anwar Arifin walaupun dengan susunan bahas yang berlainan. Sedang pelaksanaannya dalam bidang tata usaha pada suatu kantor dikenal sebagai office communication.Menurut The Liang Gie . Menurut Anwar Arifin. untuk membedakan dengan communication dalam arti perhubungan. . dalam garis besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur yang berikut: 1). Alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4). batasan pengertian komunikasi perkantoran Dengan pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi modern dewas ini. alat tata hubungan telah sangat beraneka ragam. Isyarat yang dipancarkan oleh alat/ sarana yang bersangkutan. dengan demikian secara umum komunikasi terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut: Komunikator (sumber) Komunike (pesan) Komunikan (sasaran.

menyiarkan) warta (perintah. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Proses komunikasi perkantoran(tata hubungan) .Dalam hal ini.Pendapat Charles E. pengirim. penjawab atau hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima itu sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban reaksi). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa administrative communication/ office communication/ tata hubungan adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta dari seorang/ pihak tertentu kepada orang/ pihak lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.redfield Tata hubungan komunikasi administrative dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau antar manusia dalam mana terdapat 5 unsur ini: seorang pemberi warta (seorang pembicara. mengirim.scott Tata hubungan adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan penyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan tindakan yang akan mencapai tujuan organisasi secara efektif. The Liang Gie. memberi penjelasan seperti berikut ini: Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide dari 1 pihak lain telah lazim disebut´administrstive communication´ yang dalam bahasa Indonesia dapat dinyatakan dengan satu istilah ³tata hubungan´. laporan. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian tindakan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. penyiar) yang menyampaikan (berkata. . -Pendapat william G. saran) kepada seorang penerima warta (pihak yang dikirim.

pihak yang dituju 10. wartanya 3. struktur organisasi Tujuan tata hubungan -Menurut Keith davis Komunikasi lebih baik menghasilkan pelaksanaan kerja yang lebih baik. untuk mengusahakan sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerjasama. sumber gangguan 6.C. sumber warta 2. proses komunikasi administrasi/ tif tidak sederhana. Menurut Claude E. Sistem komunikasi administrasi/perkantoran (tata hubungan) -menurut J.tujuannya tata hubungan ada 2 yakni: 1. isyarat yang diterima 7.shannon dan warren weaver Proses tata hubungan meliputi: 1. isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim 5.sedang persatupaduan antara kemahiran kerja dan kemauan kerjaakan menghasilkan karya terbaik. untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama kelompok. alat penerima 8. reaksi penerima warta 11. seperti: berbagai alat yang dipergunakan. tata cara penyampaian dan sebagainya.denyar Sistem komunikasi dibedakan dalam: . masih banyak unsur lain yang masuk dalam prose situ.kemehiran kerja 2. wartanya 9.Dalam suatu organisasi atau kantor besar.dan kepuasan kerja.kerja. alat pengirim warta 4.

3. Barnard menyatakan bahwa syarat pertama organisasi ialah adanya orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi satu sama yang lain. Komuikasi intern (tata hubungan ke dalam) Batasan mengenai komunikasi intern . Itulah sebabnya Chestar I.buku petunjuk.petugas pengantar.komperensi. Sistem komunikasi lisan. Dan tugas pertama pucuk pimpinan organisasi ialah menciotakan dan memelihara sebuah system komunikasi. 2.contoh:pipa udara.buku pedoman.contoh:telepon.dll.televisi.majalah.contoh:surat lewat pos. Sitem mekanis.dsb.brosur amanat dari pimpinan.telegram dan warkat tertulis lain. sistem komunikasi tulisan.slides dan alat lain yang serupa. Sistem panggilan petugas Cara dan alat yang dipergunakan untuk mengadakan tata hubungan -menurut George Terry a) Wawancara khusus b) Rapat kerja. terjamin suatu kerjasama yang lebih baik/ sempurna dalam mencapai tujuan organisasi.corong suara. 4.ban berjalan. e) Surat edaran f) Papan pengumuman g) Plakat h) Laporan tahunan kepada anggota organisasi i) Surat dikirim langsung kepada pegawai j) Film.1.pertemuan anggota organisasi c) Pembicaraan telepon d) Penerbitan:warta harian. Dengan adanya tata hubungan yang lebih baik.

2). hubungan-hubungan didalam lingkungan organisasi sendiri dapat disebut komunikasi intern. hal-hal berikut mengharuskan perintah tertulis: 1). Bawahan yang diberi perintah harus mengerjakannya di tempat lain. Bawahan yang diperintah pernah menjalankannya. Kekeliruan yang mungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar. komunikasi intern dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu hubungan tegak dan hubungan datar. Menurut Charles Broaded pula. Dalam mengeemudikan suatu organisasi. 6). 2).Sebagian besar kegiatan tata usaha dalam suatu organisasi terdiri mengadakan hubungan di dalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar. Tugas diperintahkan akan berlangsung dari satu bagian ke bagian lain. -Menurut The Liang Gie Untuk menyederhanakan penyebutan. Perintah dapat diberikan secara lisan dan tertulis. 5). Menurut Charles Broaded. Perintah itu akan selesai dalam waktu yang singkat. tentu harus mengeluarkan perintah. seorang ahli mengatakan sebagai berikut. Hubungan tegak adalah proses penyampaian suatu informasi dari pihak pimpinan kepada para pegawai bawahan maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan.pokok dari hubungan vertikal kebawah berwujud perintah dan petunjuk sedangkan hubungan vertikal keatas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. Perintah itu harus berjalan dari pucuk pimpinan ke bawah dengan melalui berbagai tingkat jenjang organisasi. 3). . 1. 5). Pejabat pemberi perintah berada di dekat bawahan dan sewaktu-waktu dapat memeriksa pelaksanaan perint itu. 4). Tugas itu harus dilanjutkan oleh pegawai yang bertugas pada kesempatan berikutnya. Dalam keadaan darurat sehingga tiada waktu untuk membuat perintah tertulis. Pegawai yang bersangkutan telah berulangkali gagal melaksanakan perintah secara lisan. Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci. umumnya perintah lisan hanya baik dipergunakan. Mengenai batasan pengertian/ definisi komunikasi intern (tata hubungan kedalam). 6). 4). 3). apabila: 1). Apa yang diperintahkan itu merupakan tugas sederhana.

Menyediakan semacam ruang untuk berkumpul. Bukan saja sebagai suatu jasa pelayanan terhadap para bawahan. Dari laporan ini pihak pimpinan dapat mengetahui apakah organisasi berjalan menuju ke tujuan organisasi yang telah ditetapkan atau tidak. yaitu pihak bawahan tidak mudah cenderung menyajikan hal yang gemilang/ baik saja. Hubungan keluar dengan masyarakat Batasan pengertian hubungan masyarakat . Seorang pekerja tertentu harus memikul tanggung jawab akan keberesan apa yang diperintahkan itu. Pimpinan organisasi yang baik menginsafi pentingnya ruang semacam ini. Mengadakan pertemuan berkala.7). koordinasi intern dapat terjamin. Dalam suatu organisasi yang baik hendaknya pada waktu-waktu tertentu para bawahan menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugasnya. Selain laporan tertulis ada juga laporan secara lisan. Pimpinan hendaknya selalu berusaha mendekati bawahan sehingga benar-benar mengetahui tugas pekerjaan dan suasana perasaan mereka. Hubungan vertical ke atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. 8). tugas rangkap. sehingga dapat menghindarkan pemborosan. Laporan lisan dapat diperoleh dari wawancara dengan pegawai yang bersangkutan atau melalui rapat yang sekalius meliputi semua pegawai. melainkan juga sebagai suatu alat agar diantara mereka ada hubungan satu sama lain. Ini akan lebih menjamin kebenaran suatu laporan. Dengan rapat kerja bulanan. misalnya rapat kerja bulanan. misal ruang istirahat atau ruang makan untuk sewaktu-waktu dipergunakan oleh para pegawai. atau pertentangan wewenang. Adalah hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kuarang lebih sederajad. Hubungan datar (horizontal). 2. Kekeliruan yang akan mungkin terjadi mempunyai akibat besar.

Keuntungan humas bagi perusahan. Humas selalu didasarkan atas pelaksanaan tugas pokok yang sebaik-baiknya oleh organisasi yang bersangkutan . Pedoman dan usaha publik relations adalah sebagai berikut: 1. Publik akan memberikan dukungan moral dan menghargai segala sesuatu yang dilakukan 3. antara lain: 1. perhimpunan jabatan. Lebih banyak publik yang akan mempergunakan jasanya 2. suatu sikap yang harus dimiliki para pegawai ialah mereka dapat memepersatukan dirinya dengan organisasi. Bertambah tinggi nilai saham perusahan Keuntungan humas bagi pemerintah/lembaga sosial 1. dengan maksud menyesuaikan dirinya terhadap keadaan sekelilingnya dan memperkenalkan dirinya kepada masing-masing. pemerintah suatu organisasi lainnya untuk menciptakan dan memelihara hubunganhubungan yang sehat dan bermanfaat dengan publik tertentu dan publik pada umumnya. Manfaat atu keuntungan humas Kalau hubungan keluar dapat dilaksanakan denagn baik. Bertambahnya langganan pemakai produknya 2. pasti organisasi yang bersangkutan mendapat pandangan yang tinggi di mata masyrakat. perusahaan. perserikatan. Tiada yang lebih bernilai bagi organisasi daripada suatu nama baik di lingkungan public. Bagi instansi pemerintah akan memperbesar kewibawaan dan martabat negara Perantara humas Perantara terpenting untuk melaksanakan humas ialah para pegawai organisasi yang bersangkutan. -Webster Segenap aktivitas yang dilakukan oleh suatu industri.-menurut The Liang Gie Segenap cara dan kegiatan yang bersangkutan dengan usaha untuk memelihara hubungan sebaikbaiknya dengan pihak luar itu telah lazim disebut dengan hubungan masyarakat.

lingkungan kantor terdiri atas gedung kantor. Keluhanan betapapun kecilnya dari masyarakat terhadap organisasi hendaknya diterima atau diperhatikan sepenuhnya. Segala sikap dan tindakan yang dapat menyakitkan hati publik hendaknya dihindari. kantor sebagai tempat di mana office work itu akan berlangsung sangat penting artinya bagi office management maupun bagi office work yang efisien. serta kondisi-kondisi fisik. Humas hendaknya diperkuat dengan keadaan dalam organisasi yang bersangkutan yang dapat penghargaan masyarakat. perkakas dan tata ruang kantor. Saran dari pihak masyarakat untuk kesempurnaan organisasi hendaknya diperhatikan dan diterima dengan sifat terbuka 9. di dalam mana pegawai melaksanakan pekerjaan. 6. Rencanakan hubungan dengan sebaik-baiknya untuk mensukseskan suatu proyek atau tujuan tertentu 4. Humas hendaknya diselenggarakan secara terus-menerus 5. Tata cara humas hendaknya dislenggarakan dan dipermudah sehingga lancar 7. 10. Pentingnya memilih lokasi kantor . Menurut moekijat. Sesuatu organisasi yang hendak berurusan dengan publik hendaknya mempelajari kepentingan dan hasrat pelbagai golongan 3. 8. PERTEMUAN KE V Lokasi/ letak kantor Pendahuluan. Prajudi Atmosudirdjo. Menurut S.2. Dengan demikian gedung kantor merupakan salah satu komponen/ unsur dari pada ligkunn kantor.menanam bibit permusuhan betapapun kecilnya akhirnya akan meugikan organisasi yang bersangkutan.

5. 3. Factor lingkungan tetangga Hal ini sangat penting diperhatikan karena setiap oragnisasi haus bekerja sama dengan organisasi lain yang bersamaan kepentingan. . karena pegawai yang rumahnya dekat tidak akan meminta penghasilan yang tinggi disbanding mereka yang harus naik angkutan yang lebih dari 10 kilometer. Faktor kedekatan antar bagian kantor Tidak selalu mungkin bagi suatu organisasi untuk menempati suatu blok perumahan/ kantor yang berdekatan dan menguntungkan. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa ³lokasi kantor itu merupakan salah satu factor yang penting kelancaran jalannya office work dan office duties. Factor keamanan. Factor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih/ menentukan lokasi kantor. 4. Factor ini sangat penting bagi kantor yang banyak mempergunakan mesin kantor yang mahal dan kecil sehingga mudah dicuri. sebab tidak jarang timbul cekcok bila para pegawai harus melalui gang atau pintu yang sama dengan pegawai perusahan/ orang lain. harga beli) untuk memperoleh tempat itu harus dipertimbangkan dengan baik. Menurut Moekijat. Lebih lanjut menurut S. Faktor ini penting. 2. 6. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lokasi/ letak kantor merupakan salah satu factor penunjang dalam memperlancar jalannya pekerjaan kantor (tata usaha). Faktor dekat labour market. letak kantor di luar kota mempunyai keuntungan dan kerugian. Factor harga atau sewa ruangan Antara keuntungan lokasi yang dapat diperoleh dan biaya (sewa. 1. sebab dia tergantung dari pejabat pimpinan yang bersangkutan. Faktor jalan ke luar masuk pegawai Perlu diperhatikan.Pada umumnya office manajer tidak beebas di dalam memilih lokasi atau letak atau tempat daripada gedung kantornya.

Syarat-syarat bentuk gedung kantor. c. Pengaruh kurang e. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah. Fasilitas pengangkutan yang lebih baik bagi para pegawai. Hubungan dengan teman-teman perushan di kota dan dengan para langganan kurang. Kebanyakan gedung kantor itu dibangun ats dasr pertimbangan pokok bahwa gedung itu harus kuat. Kesehatan pegawai yang lebih baik. Tentang bentuk dan susunan ruangan didalamnya kurang diperhatiakan. Pemindahan pegawai dari kota (biaya). . f. d. c. Ruang dapat diperluas Kerugian: a. Mungkin masih diperlukan adanya kantor di kota.Keuntungan: a. Maka bentuk gedung kantor modern harus disesuaikan. Komunikasi dengan kota mungkin sulit. Mungkin sulit mendari pegawai-pegawai ahli. Bangunan Gedung Kantor Pendahuluan. e. Oleh karena itu pada waktu membangun sebuah gedung kantor. d. dengan maksud untuk dapat memberikan fasilitet yang sebesar-besarnya kepada proses kerja yang dilakukan di dalamnya. b. Biaya gedung yang lebih murah¶ b. padahal bentuk atau bangun gedung kantor itu penting sekali untuk efisiensi pekerjaan. kepada arsistekturnya perlu diberikan keterangan mengenai kegiatan kerja kantor itu sehinnga ia dapat menyesuaikan rencana gedung kantor itu dengan keperluan dan kemungkinan perkembangannya.

3. c. Bertanbah baiknya kualitas pekerjaan. Tata suara. Naiknya produktivitas b. diusahakan agar public seperti orang-orang berjualan tidak boleh berada disekeliling kantor. seperti membaca dan menulis. Penerangan. Berkurangnya ketegangan urat saraf mata dan kelelahan mental. jarak jangan terlalu dekat/ jauh dengan bekerja pegawai. Terdapat keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan dan keuntungan yang diperoleh. yang membutuhkan penerangan yang baik. Bahaya-bahaya. warna dapat mempengaruhi perasaan kita. dalam hal ini yang perlu diperhatikan ialah: a). Lingkungan kerja dalam suatu kantor harus meberikan dorongan kepada para pegawai untuk bekerja dengan baik. Dapat berkesan pada pengunjung dan public 4. Keuntungan penerangan yang baik: a. kantor harus merupakan tempat di mana para pegawai dapat bekerja dengan aman . Menjamin kesehatan dan comfort (kesenangan/ kenyamanan) bagi pegawai. 4. 5. 5. 1. Perencanaan lingkungan kerja. Ventilasi. Ini merupakan factor penting karena hamper tiap pekerjaan kantor itu merupakan pekerjaan melihat. 7. Factor-faktor yang penting dalam hal ini ialah: 1. 3. ini perlu diperhatikan karena para pegawai akan lebih senang dan giat bekerja jika udara di dalam kantor tidak panas dan menekan. Kamar kecil. 6. kebersihan kamar kecil b). 2. Tata warna. Memounyai flexibility bagi perluasan dan macam-macam keperluan. Gangguan public. sebagian besar pekerjaan kantor merupakan pekerjaan mental.Tentang bentuk gedung kantor diusahakan agar memenuhi syarat-syarat seperti ini. Dapat memberikan fasilitas terhadap proses pekerjaan yang berlangsung di dalamnya 2.

ada dua hal yang harus kita perhatikan. yakni tata peletakan perabot dan alat-alat kantor yang menghemat time and motion. sehingga rencana yang secara nasional baik malah menjadi tertawaan dan ejekan. Masalah ini di Indonesia kuarang mendapat perhatian karena: 1) Alat-alat dan atau perabot kantor yang diingini sering sukar didapat atau terlalu mahal. pemilihan alat/ perabot kantor. untuk menjamin bahwa jenis. Prajudi Atmosudirdjo. 2). . music dapat menimbulkan semanagt bekerja pegawai asal sesuai dengan suasana dan tempatnya. Faktor sifat pekerjaan dan kegiatan kantor Tujuan pekerjaan atau kegiatan yang akan diselesaikan harus ditentukan dengan jelas dan definitive. Musik. A. yakni: a. Pemilihan perabot kantor yang tepat b. serta diuji secara kritis.8. Menurut S. Pengisian Gedung Kantor Pendahuluan Dalam kita akan mengisi suatu gedung kantor. Penggunaan ruang yang tepat. Faktor penyesuaian keperluan dengan situasi setempat. jumlah alat/ mesin/ perabotan itu essensiel sehingga pengunaan benda yang tidak perlu dapat dihindarkan. 2) Memang banyak office manajer yang kurang mengerti akan azas perencanaan equipping kantor serta lay out. dus menghemat biaya Faktor yang perlu diperhatikan dalam mengadakan perencanaan dan pemilihan alat-alat dan perabot kantor: 1).

Penggunaan ruang yang tepat (lay out. PERTEMUAN KE VI Batasan pengertian tata ruang kantor. sehingga tiap organisasi. Faktor fleksibilitas kegunaan dan biaya. formulir dan sebagainya B. bila mungkin warna harus disesuaikan dengan faktor lain yang mengelilinginya. kondisi yang berbeda. 4). kondisi dan situasi masingmasing. Faktor keindahan dan keseragaman Bentuk dan ukuran alat hendaknya dapat member kesan yang baik bagi yang melihat. Hendaknya diusahakan agar kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau suatu macam pekerjaan. perusahan mempunyai keperluan alat yang berbeda pula. alat tulis kantor. tata ruang) Ini berkaitan dengan penilaian suatu standard ruang. tetapi jika perlu digunakan untuk beberapa jenis kegitan. Ini erat hubungannya dengan standardisasi pekerjaan kantor. dalam hal menetapkan jenis dan jumlah alat tersebut harus diadakan penelitian dengan mengingat keperluan. instansi. situasi. Hal ini erat hubungannya dengan masalah harga atau biaya. serta sesuai dengan hakikat. instansi. .Tiap organisasi. perusahan mempunyai hakikat pekerjaan. 5). Oleh karena itu. yaitu: -Sifat pekerjaan yang dilakukan -Bentuk ruang dan kesatuan perabot itu sendiri. ruang kantor. Faktor stadardisasi mesin dan perabot kantor. 3).

. Dan tata ruang kantor dapat didefinisikan penyusunanan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja para pegawai dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. member I penjelasan sebagai berikut: Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran . -Menurut Noekijat Tata ruang kantor menunjukan penentuan syarat-syarat ruang dan penggunaannya secara terinci daripaa ruang ini untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang paling praktis yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa peranan tata ruang kantor ya itu merupakan faktor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha. The Liang Gie. Untuk memperjelas pengertian tata ruang kantor dapat dikutipkan perumusanyang berikut: -Menurut Ldttlafield dan Peterson.Suatu penting yang turut menentukan kelancaranj dalam pelaksanaan tata usaha ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Tata ruang perkantoran adalah penentuan mennai kebutuhan ruang dan tantang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak. Keuntungan tata ruang kantor yang baik. -Menurut George Terry.

tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknuya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik.-Menurut The Liang Gie Jadi tata ruang perkantoran yang baik akan bemanfaat bagi organisasi yang bersngkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan yang berikut: 1). Luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebnyak-banyaknya. Pekerjaan itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. 4). Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan 3). 4. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar mandir yang sebetulnya tidak perlu 2). . Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara 5. Tujuan menyusun tata ruang kantor Menurut The Liang Gie . Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu. Rangkaian aktifitas tata usaha dapat mengalir secara lisan 3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. 2. Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu ialah: 1.

1. Ruang besar terbuka adalah lebih baik dan lebih memuaskan dari pada yang terpisah pisah. c. Yaitu ruang kerja dipisahkan. Yaitu dapat diubah atau disususn kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya besar Jenis/ macam tata ruang. Pihak luar yang mengunjung kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut. Tata ruang yang terpisah-pisah. tidak dipisah menurut kamar atau pedangan buatan. Azas mengenai perubahan susunan tempat kerja. karena: 1. Yaitu yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. baik berupa luas lantai dan ruang vertical. Tata ruang yang terbuka. 2. b. misal sokosel . Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. Azas tata ruang kantor. Azas mengenai penggunaan segenap ruang. Menurut Richard Muther a. d. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai. Pembagian itu karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibikin pemisah buatan. kayu atau dinding kaca.6. 7. Yaitu ruang untuk bekerja terbagi dalam beberapa satuan. Azas mengenai rangkaian kerja. Yaitu menggunakan sepenuhnya ruang yang ada. . Semua aktivitas dilaksanakan pada 1 ruang besar terbuka. Yaitu menempatkan para pegawai dan alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Azas mengenai jarak terpendek.

1. Kerugian kantor yang terbuka adalah. alat kantor. Suara gaduh 3. (menurut John R. Suasana yang tidak berhubungan denagan orang perorangan 2.di tengah ruang ada lorong utama selebar120cm. Lebih memudahkan tersebernya cahaya dan peredran udara. Bingung karena tamu. a) Meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama b) Pada tata ruang terbuka. Dapat mendorong kondisi yang ramai 4. Kalau terjadi penambahan pegawai. d) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau dibelakangnya(ruang untuk duduk pegawai )selebar 80cm e) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawai f) Apda tata ruang terbuka dimana bekerja banyak orang. perubahan proses penyelesaian pekerjaan. 3.2. Tidak baik bagi kesehatan pegawai.bila dikelompokkan mereka ditempatkan didekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu . Immer). 5. Teknik untuk mencapai tata ruang kantor yang baik. 4.lorong lebih lebar 80cm.susunan meja dapat terdiri atas beberapa baris c) Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai. Lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai. 6. tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya. Sukar memperoleh ventilasi dan pemanasan yang sesuai untuk setiap orang.

Membuat gambar denah kantor yang bersangkutan. Setelah diketahui macamnya pekerjaan.peti besi.ditempatkan didekat pintu j) Lemari dan alat perlengkapan lain ditaruh didekat pegawai yang paling sering mempergunakan benda itu k) Alat kantor yang sering menimbulkan suara ribut.sehingga gema suara sebagian besar dapat langsung terbuang keluar l) Lemari yang berat. Menyusun letak meja kerja para pegawai . 1. Dengan demikian diperoleh gambaran mengenai urutan penylesaian pekerjaan.sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya m) Pejabat [pimpinan yang sering menerima tamu penting dan membicarakan urusan bersifat rahasia.6m(9m²) ruang tersendiri. jendela.dapat dibuat kantor/ruang pribadi ukuran Langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor.dapat diletakkan menempel tembok atau tiang.ditaruh didekat jendela.5×3.misal mesin stensil. n) Bila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar membutuhkan 2.ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang.bila perlu dibuat bedengan dari kaca i) Pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian lain atau publik. Semaua aktivitas perkantoran dicatat. lalu ditentukan proses pelaksanaannya.dapat dibuat kamar tersendiri. Mempelajari segenap pekerjaan kantor itu.g) Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut diberi tempat yang banyak memperoleh penerangan cahaya.ini untuk kesehatan mata dan kesempurnaan hasil kerja h) Pegawai yang bertugas mengenai urusan yang mengandung resiko besar. Pada gambar denah itu harus dicantumkan keterangan mengenai panjang dan lebar ruang yang bersangkutan. 2. dan pilar gedung. juga dilukiskan di mana letak pintu. 3.

4. i. Kebersihan. . Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur oleh setiap manajer perkantoran yang modern. l. g.Untuk menyusunnya. Beban berat. warna. buatlah guntingan gambar yang berwujud meja. Air minum. mesin. Persyaratan lingkungan fisik kantor. k. lemari. Penerangan cahaya f. Penjagaan kebakaran. m. kursi. Persyratan lingkungan fisik itu meliputi: a. Selanjutnya 4 hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi pekerjaan perkantoran. Tempat pakaian. gang dan tangga. yakni: cahaya. b. j. n. h. Ventilasi e. Tempat duduk. Fasilitas cuci. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan gambar meja dan kursi di atas gambar denah. udara dan sangat. Fasilitas kesehatan. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai c. atau perabot lain. o. Suhu udara d. Guntingan ganbar itu digeser-geser sehingga tercapai susunan yang baik. p. Pemberitahuan kecelakaan. Lantai. Pertolongan pertama.

Di Indonesia nilai kelembaban udara rata-rata lebih daripada 70%. Usaha yang dijalankan: . leebih sedikit membuat kesalahan dan mata tidak lekas lelah. Cahaya Cahaya penerangan yang cukup memancar tepat akan menambah efiensi kerja para pegawai.a. Udara Yang penting ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. -Untuk pesawat telephone. Suara Faktor suara sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai.60 c dan nilai kelembaban 45%. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat air conditioning. Mereka dapat bekerkja lebih cepat. Warna Bersama cahaya. b. d. pemakaian kerja dengan baik yang dipakai para pekerja . Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. soeterman mengemukakan beberapa hal sebagai usaha mengatasi udara yang panas lembab itu. misal karton tebal permukaan berlubang. Sebuah perhimpunan insinyur bidang pemanasan dan peredaran udara di Amerika serikat menyatakan bahwa syarat yang paling mendekatiuntuk bekerja dengan enak bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25. ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat . Sewktu bekerja jendela dibuka. 3. Misal: membuat lubang udara yang cukup pada dinding kamar. -Untuk mengurangi kegaduhan dib W mesin titik diberi alas karet busa tipis.Dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap suara. 2. Mengatur penggunaan. untuk bekerja di Indonesia mengenakan pakaian jas lengkap dengan dasi ala barat adalah kurang tepat. Prof. 1. warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. c.

Percobaan membuktikan bahwa lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejenuhan serta menambah kegembiraan kerja.-Cara yang akhir-akhir ini dijalankan di luar negeri untuk menambah efisiensi kerja ialah penggunaan music. .