PERTEMUAN KE I

Administrasi Charles A. Beard seorang historikus politik yang terkenal dalam satu karyanya yang dikutip oleh Albert lapasky dalam bukunya administration pada tahun 1937 berkata bahwa ³ tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari administrasi. Kelangsungan hidup pemerintahan yang beradab dan malahan kelangsungan hidup dari peradaban itu mandiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu filsafat administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern´. Sarjana Amerika yang lain James Burnham , mengatakan revolusi politik dan sosial akan timbul dan diselesaikan, akan tetapi aka nada revolusi pada abad modern ini yang tidak akan pernah selesai yaitu managerial revolution yang akan menimbulkan suatu kelas terpenting dalam suatu masyarakat yaitu the managerial class. Dengan demikian dapat diketahui bahwa tegak runtuhnya suatu Negara, maju mundurnya suatu peradaban manusia, timbul tenggelamnya suatu bangsa-bangsa di dunia, tidak dikarenakan perang besar atau bencana lain, tetapi tergantung pada baik buruknya administrasi yang dimiliki. Oleh karena itu suatu bangsa, Negara, masyarakat yang ingin mencapai kemajuan dalam berbagai aspek kehidupan dan penghidupan modern harus mengutamakan pembinaan dan pengembangan administrasi yang sesuai dengan faktot-faktor lingkungan (ecmlogical factors) bangsa, Negara, masyarakat yang bersangkutan. Sekarang ini memang abad administrasi. Sebab semua keputusan di bidang politik, ekonomi, sosial budaya, militer dan lain-lain aka nada artinya bila keputusan tersebut terlaksana secara efisien dan efektif, yang merupakan sasaran administrasi.

Pengertian administrasi Perkataan administrasi yang kita pergunakan sekarang ini di Indonesia, makna dan isinya sebagian berasal dari perkataan bahasa belanda ³ administratis´ dan perkataan bahasa inggris ³administration´ serta perkataan bahasa yunani ³ administrare´yang artinya pengabdian atau pelayanan. 1). Administrasi dalam pengertian sempit. Administrasi berarti tata usaha (administratis)atau office work. Di Nederland pengertian bestuur dimasukkan dalam pengertian admainistratis. Sedang bagi kita bestuur mengandung pengertian khusus dalam gerak aktivitas di dalam lingkungan departemen dalam negeri yang kini kita kenal denagan nama pamong praja. 2). Administrasi dalam pengertian luas, dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu -Dari sudut proses. Administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari aktivitas pemikiran, perencanaan, pengaturan, penggerakan, pelaksanaan, pengawasan sampai proses tercapainya tujuan. Dengan demikian proses administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan tertentu yang dimulai sejak adanya dua oaring atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Keseluruhan dari aktivitas di atas di rangkum dalam satu pengertian administrasi. -Dari sudut fungsi atau tugas Administrasi berarti keseluruhan tindakan/aktivitas yang mau tidak mau harus dilakukan dengan sadar oleh seorang atau sekelompok orang yang berkedudukan seabagai ³administrator´ atau pemimpin suatu usaha dan anggota yang dipimpin. -Dari sudut kepranataan (institusional): Misal lembaga, badan usaha, organisasi, instansi tertentu. Di dalamnya terdapat sekelompok orang yang secara tertentu melakukan aktivitas dalam rangka mencapai tujuan tertent. Mereka dapat digolongkan menjadi 4 golongan :

1). Administrator yaitu orang-orang yang nenentukan dan mempertahankan tujuan atau yang menentukan policy (kebijaksanaan). 2). Manajer Yaitu orang-orang yang langsung memimpin kerja kee arah tercapainya hasil-hasil konkrit. 3). Staf yaitu orang-orang yang membantu baik kepada administrator maupun manajer. Mereka terdiri dari berbagai ahli: keuangan, teknik kimia, riset, dan sebagainya. Mereka merupakan

penasehat yang bergerak dibidang pemikiran. Di Indonesia manajer biasanya juga merangkap tenaga staf karena sifat kegotong-royongan dan dianggap lebih efisien. 4). Karyawan yaitu mereka yang melaksanakan pekerjaan atau pelaksana. Batasan pengertian (definisi) administrasi, S. Prajudi Atmosudirjo, Administrasi adalah fungsi dari pada, atau apa yang harus dijalankan oleh setiap orang yang memimpin atau mengepalai suatu organisasi. Administrasi adalah pemimpinan, pembinaan, pengarahan, dan pengendalian dari pada suatu organisasi secara keseluruhan. Unsur-unsur administrasi. Adanya sesuatu, dalam hal ini administrasi adalah karena adanya unsur-unsur tertentu yang menjadikan adanya sesuatu itu . menurut P. Sondang Siagian bahwa unsure-unsur ( bagianbagian yang mutlak)dari administrasi ialah 1). Dua orang manusia atau lebih, 2). Tujuan, 3). Tugas yang hendak dilaksanakan, 4). Peralatan dan perlengkapan. 1). Unsur Manusia. Bahwa seseorang tidak biasa bekerja sama dengan diri sendiri. Karena itu harus ada orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak dalam proses kerjasama itu. 2). Tujuan, Tujuan yang hendak dicapai dapat ditentukan oleh: - semua orang yang langsung terlibat dalam proses administrasi. -hanya sebagian dan mungkin malah hanya oleh seorang dari mereka yang terlibat.

3). Tugas dan Pelaksanaannya. Tidak mesti, proses administrasi baru timbul jika ada kerjasama. Kerjasama bukan merupakan unsure administrasi. Tetapi pencapaian tujuan akan lebih efisien dan efektif bila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Kerjasama dalam administrasi dapat digolongkan menjadi 2 yaitu, kerjasama yang ikhlas dan sukarela dan kerjasama yang dipaksakan. 4). Peralatan dan Perlengkapan. Peralatan dan perlengkapan dalam proses administrasi tergantung dari berbagai factor, seperti: - Jumlah orang yang terlibat dalam proses administrasi. - Sifat tujuan yang hendak dicapai - Ruang lingkup dan aneka ragam tugas yang hendak dijalankan. - Sifat kerjasama yang dapat dicipta dan dikembangkan, secara eksiomatis dapat dikatakan bahwa : - semakin sedikit jumlah orang yang terlibat semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai. - semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai dan semakin sedehana tugas yang hendak dilaksanakan, semakin sedehana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. Kantor Pengertian kantor. Kantor mempunayai 3 pengertian utama. Kantor berasal dari bahasa Belanda ³kantoor´ dan bahasa inggris ³office´ Di sini yang dimaksud dengan kantor, menurut S. Prajudi Atmosudirdjo adalah: 1. Tempat, pusat, markas (pimpinan). 2. Gedung atau Ruangan atau kompleks, ruangan tempat pekerjaan tata usaha. 3. Ruang kerja seorang 4. Jabatan, dinas. 5. Pusat, tempat, usaha.

Penampilan dan pemakaian kantor itu juga bermacam-macam dalam prakteknya. Glenn W Howard dab Edward Masonbrink mencatat bahwa kantor sebagai suatu pusat aktivitas administrasi dapat berfungsi sebagai suatu: -Ruang studi dan kerja -Ruang konperensi -Ruang perundingan -Ruang Informasi -Ruang pelayanan -Ruang warkat -Ruang penerimaan tamu -Lambang Status .Dan jika diperas. dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. Tugas pekerjaan daripada kedudukan seorang. 3. Menurut S . yakni: 1. Jabatan daripada kedudukan seorang. maka akan terdapat 3 pengertian utama yang menjadi satu. dan operasi ketatausahan guna membantu pimpinan. pekerjaan tulis menulis). Tempat kedudukan dan kerja seorang. 2. Prajudi Atmosudirdjo. Fungsi Kantor. staf personil. Batasan pengertian (definisi) kantor: Menurut Moekijat kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor. kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat.

Perkataan administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan. mengorganisasi. manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. mengawasi.Administrasi Perkantoran Pengertian administrasi perkantoran. Dengan mengikuti kelasiman itu dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah office administration dengan office management. The Liang Gie. istilah office administration (administrasi perkantoran) dan office management (managemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. . Batasan pengertian (definisi) administrasi perkantoran. harus didukung oleh pelayanan perkantoran. dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan. Definisi administrasi perkantoran menurut ahli misal: -William Leffingwell dan Edwin Robinson. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (kerjaan perkantoran) Pekerjaan Kantor Pengertian pekerjaan kantor. -The Liang Gie. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas merencanakan. perusahan swasta. dalam sumber-sumber bacaan berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat maupun Inggris Raya. mengarahkan. badan sosial. Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan. Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah. Dengan demikian.

Melindungi harta kekayaan(safeguarding asseta) . Checking 4.5% 12. Other Jumlah 24.8% 6. Mengolah keterangan(arrangging information) 4. Mencatat keterangan (recording information) 3. Telephoning 6. Duplicating 7. pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat. Calculating 3.3% 10. Filing 5.6% 19. -William Leffingwell dan Edwin Robinson. Memberikan keterangan(giving information) 5.4% 5. Mailing 8.5% 12. Perincian pekerjaan kantor Menurut penelitian yang dilakukan oleh george terry di perusahaan amerika didapat hasil sebagai berikut 1.2% 8. pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari.5% 100% Menurut ahli dari inggris geofray mills dan oliver standingfordfungsi kantor menurut dia fungsi setiap kantor adalah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat Fungsinya dapat digolongkan menjadi 5 kegiatan yaitu: 1. Typing 2. -George Terry. Menerima keterangan (receiving informasi) 2.Batasan pengertian pekerjaan perkantoran. pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untu meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan.

cukup dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah tata usaha. Mengolah Keterangan 4). mencatat. mengolah. mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. menggandakan. Menerima keterangan 2). Oleh The Liang Gie. tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. Menurut The Liang Gie. Menurut mereka fungsi setiap kantor ialah penyedian suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat. baik pengertian office work (pekerjaan kantor) maupun the function of the office (fungsi kantor). melainkan the function of the office (fungsi kantor). Memberikan Keterangan 5). mencatat. Mencatat Keterangan 3). mengolah. Melindungi Harta Kekayaan Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran. jadi tata usaha adalah intinya tugas pelayanan disekitar keteranganketerangan yang berwujud 6 pola perbuatan: Dua ahli Inggris Geofrey Mills dan Cliver Standingford tidak bicara tentang office work. menggandakan. mengirim.Tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran Menurut the liang gie tata usaha dirumuskan sebagai segenap aktivitas menghimpun. dan menyimpan keterangan-keterangan . Fungsi itu dapat dirinci menjadi 5 kegiatan: 1).

1). 4). keuangan. Mengolah : Kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. teknik. Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tertentu mempunyai segi ketatausahan . 6). kepegawaian. pembelian. . atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Peranan dan cirri tata usaha. Mencatat : Kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca dikirim dan disimpan 3). Menyimpan : Kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. penjualan. Mengirim : Kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Dalam kebnyakan pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa: produksi. Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas.yangdiperlukan dalam setiap organisasi. 5). Menghimpun : kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untu dipergunakan bila diperlukan 2). Jadi tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan. Menggandakan : Kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Peranan tata usaha.

Cirri utama tata usaha. Tata usaha teknis operasiona. Menurut S. 3. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. 1. dan sebagainya) 4. Tata usaha untuk memperlancar pekerjaan dan tata hubungan pimpinan organisasi dengan instansi-instansi atau pihak-pihak lain dalam rangka memajukan usaha organisasi. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. 2. tata usaha logistic. Bersifat merembes ke segaenap bagian dalam organisasi. yakni: 1. 2). Menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakuakan tindakan yang tepat. . tata usaha personil. Tata usaha khusus untuk memperlancarpengambilan-pengambilan keputusan. Bahwa tata usaha itu pada waktu ini terdiri atas 4 jenis. Tata usaha khusus bantuan. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.Dalam garis besarnya. yaitu: 1). 3). berarti tata usaha diperlukan di mana-mana. 3. tata usaha mempunyai 3 peranan pokok. Bersifat pelayanan Terry menyebut tata usah sebagai pekerjaan pelayanan. Prajudi Atmosudirdjo. 2. yakni information handling khusus untuk mengikuti jalannya line operations. yakni information handling khusus untuk mengikuti penggunaan dan keadaan resources (tata usaha keuangan.

2. Siagian Organisasi didefinisikan sebagai setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk sesuatu tujuan bersamadan terikatsecara formal dalam persekutuan mana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang lain yang disebut bawahan -menurut moekijat Organisasi adalah kerangka.siagian Bahwa pada hakikatnya sebagai alat administrasi dan manajemen. -the liang gie Organisasi adalah setiap sistemkerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apapun. mengorganisasikan adalah menyusun bagianbagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. . Organisasi dapat dipandang sebagai wadah dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan.di dalam mana orang-orang bertindak. organisasi mengandung penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas.PERTEMUAN KE II Organisasi Batasan pengertian organisasi -Menurut sondang P.dapat ditinjau dari 2 sudut pandang 1. Hakekat organisasi -menurut sondang p. -James money berpendapat bahwa azaz yang melandasi semua organisasi adalah the principles of coordination. Organisasi dapat dipandang sebagai proses dimana dianalisis interaction antara orangorang yang menjadi anggota organisasi itu.

agar setiap orang mengetahui posisi kedudukan masing-masing. 4.agar supaya semua orang dapat mengetahui masing-masing dimana mereka berada pada tangga atau jaringan organisasi. Adanya jaminan jabatan. 12. Penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya. Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang diberikan.bagan organisasi adalah suatu sarana kita untuk memvisualisasikan keadaan formil daripada organisasi. struktur organisasi adalah suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan. Adanya pembagian tugas. 6. dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu system kerjasama. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang. wewenang. Terdapat tujuan yang jelas 2. -Menurut The Liang Gie. .bagaimana tata hubungan mereka satu sama lain. 7.Prinsip-prinsip organisasi Menurut sondang p. Tujuan organisasi harus dapat dipahami oleh setiap orang didalam organisasi.siagian 1. 10. 8. Adanya kesatuan arah 5. Pola dasar organisasi harus relatif permanen. Struktur organisasi Batasan pengertian struktur organisasi -menurut S. 11. Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi.oleh karena satu tipe organisasi yang ideal itu tidak ada. adanya kesatuan perintah. 9.prajudi Atmosudirdjo Untuk dapat membuat suatu badan organisasi kita harus mengerti sedikit tentang tipe-tipe organisasi. 3. Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin.

Efisien Berarti organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap satuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dengan hasil kerja baik . organisasi lini 2.Syarat ±syarat struktur atau tata raga organisasi Agar suatu organisasi dapat mencapai tujuan maka struktur organisasi harus memenuhi 2 syarat: 1.tugas. maka dikenal 4 macam bentuk organisasi: 1.dan wewenang yang merupakan satuan tertentu dalam lingkungn keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa kesimpangsiuran. organisasi fungsional 4. Sehat Berarti organisasi itu mempunyai bentu yang teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta pejabat. Bentuk-bentuk organisasi Organisasi adalah hal dinamis yang menyesuaiakan kedinamisannya dengan kedinamisannya masyarakat.mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja. 2. organisasi tipe panitia . organisasi lini dan staff 3.

4. Organisasinya besar dan kompleks. Terdapat 2 kelompok dalam organisasi yaitu: . 3. 2. Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan umumnya masih bersifat langsung. 7. Kebaikan 1. Kesempatan karyawan mengembangkanspesialis terbatas. b. Hubungan krja bagi seluruh anggota organisasi tidak bersifat langsung. organisasi lini dan staff sifat/ cirri-cirinya. organisasi lini sifat-sifat atau cirri-cirinya. Alat-alat yang digunakan untuk mencapai tujuan masih sederhana 9. Kecendrungan pimpinan organisasi bertindak diktatories/otokratis karena organisasi dipandang sebagai milik pribadi. Organisasi kecil 2. 2. Tingkat spesialis yang dibutuhkan rendah 6. Anggota organisasi masih kenal satu dengan yang lain. Tujuan organisasi sama dengan tujuan pribadi pimpinan tertinggi organisasi. Keburukan 1. Produk yang dihasilkan belum beraneka ragam. 5. Pemilik biasanya menjadi pimpinan tertinggi di dalam organisasi 4. Seluruh organisasi terlalu tergantung pada seseorang. 8. Rasa solidaritas anggota organisasi umumnya besar karena masih saling kenal. Struktur organisasi masih sederhana 10. Disiplin masih tinggi. 2. 1. 4. 1.a. Jumlah karyawan masih sedikit 3. Proses pengambilan keputusan cepat karena jumlah orang yang perlu diajak berkonsultasi masih sedikit. 3. Tujuan yang hendak dicapai masih sederhana. 3. Jumlah karyawan banyak.

Bentuk organisasi ini dapat dipergunakan oleh setiap organisasi yang bagaimanapun besarnya. Sekelompok orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Para penasehat 2. peralatan. dan sebagainya). dan kebutuhan penunjang lainnya. Atasan dalam line of command yang punya hak memerintah. Bakat yang berbeda dari anggota organisasi dapat dikembangkan menjadi suatu spesialis. Bentuk organisasi ini dipelopori golongan militer. perbekalan. Pasukan tempur yang dikirim ke garis depan untuk bertempur. kendaraan. Auxiliary personnel ( keuangan. Spesialis yang beraneka ragam diperlukan dan di gunakan secara maximal. kepegawaian. Orang-orang ini disebut staf.a. dibagi menjadi 2 golongan: 1. 3. 5. baik karena keahlian maupun yang memberikan jasa kepada unit operasional dalam bentuk auxiliary services. yaitu: 1. a. apapun tujuannya dan betapa kompleks struktur organisasinya. b. tata usaha. . keahlian. Orang-orang staff yang menyediakan tenaga. pendidikan dan pengalaman. Orang-orang yang sifat tugasnya menunjang tugas pokok. Penerangan prinsip the right man in the right place lebih mudah. Kebaikan 1. Disiplin dan moral tinggi karena tugas sesuai bakat. yang melaksanakan fungsi staff. Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap kelompok. Ada pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok dan tugas penunjang. 2. keuangan material. Organisasi militer dibagi 2 golongan. 5. 4. 2. 6. Keburukan 1. Pelaksana tingkat operasional tidak selalu jelas mana perintah mana nasehat orang lini dihadapkan kepada 2 macam atasan.

keburukan. Terlalu spesialisasi dalam satu bidang sehingga sukar mengadakan tour of duty dan tour of tour of area tanpa melalui pendidikan intensif lebih dulu. 2. Kebaikan. 3. d. Kebaikan. Umumnya dipergunakan oleh took serba ada. yang berhak memberi nasehat didasarkan keahlian dan wewenang fungsional. Koordinasi antara orang dalam satu fungsi mudah dijalankan. Atasan sebagai pimpinan staf. 2. C. Moral dan disiplin orang yang menjalankan fungsi sama tinggi. . karena dua macam hierarkhi ini memandang suatu hal dari kacamata yang tidak sama.b. Untuk zaman modern sekarang ini bentuk line and staff dipandang terbaik karena paling dapat memenuhi kebutuhan. organisasi fungsional Yaitu organisasi yang tidak menekankan pada hierarkhi structural. Keputusan yang diambil umumnya tepat karena dibicarakan lebih dulu. Perintah dari hierarhi line tidak selau seirama dengan nasehat dari hierarkhi staf. sehingga koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan. 1. Usaha koperatif bawahan lebih mudah dibina. 1. Spesialisasi karyawan dipergunakan maksimal. 2. dan lain-lain. 2. Orang yang bergerak dalam satu bidang fungsi tertentu terlalu mementingkan fungsinya. 1. keseluruhan unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana di bagi dalam kelompok tugas yang bersifat task force. Organisasi tipe panitia. Kemungkinan seorang bertindak diktatoris kecil. pada tingkat pimpinan. tetapi lebih banayak didasarkan pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan. Adalah bentuk di mana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam kelompok yang bersifat panitia. 4. Artinya. Solidaritas antara orang yang menjalankan fungsi sama tinggi 3.

Para pelaksana sering bingung karena perintah tidak dating dari satu orang tetapi dari beberapa orang. Proses pengambilan keputusan lambat karena harus dibicarakan lebih dulu. 2. sekretaris pribadi adalah menyelenggarakan surat-surat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya walau ia bukan pegawai pribadi. secretaris (belanda).Keburukan. Secretarie (perancis). Batasan pengertian sekretaris -Menurut Dan M.menyiapkan surat-menyurat. 3. Braum dan Ramon C. penyimpanan dokumen. menerima tamu. secretarium atau secretarius (latin) . 4. memeriksa dan memperingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajibannya lain yang berhubungan guna meninggikan efektivitas dari kepala itu. 1. pelayanan tamu maupun urusan rapat disbut sekretaris. Jabatan sekretaris dan unit sekretariat zaman dahulu ada jabatan juru tulis yaitu seseorang yang pandai menulis dan tulisannya bagusuntuk mencatat wejangan atau perintah dari seorang raja kepada rakyatnya pada zaman moderen sekarang ini pegawai yang dibebani tugas surat-menyurat.portugal. Dalam bahasa asing sekretaris secretary (inggris). tak ada satu orang pun yang dapat diminta pertanggung jawaban lebih daripada yang lain. Bila timbul kemacetan. Daya kreasi pelaksana operasional tidak dapat menonjol karena semua pelaksanaan didasarkan kepada kolektifitas. istilah sekretaris diartikan sebagai seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendektean.

juru tata usaha. Ciri-ciri yang diperlukan untuk jabatan sekretaris adalah a) Sincerity(kesungguhan): minat terhadap pekerjaan. bahkan melakukan aktivitas manajemen seperti perencanaan. pembuatan keputusan.juru stano. dan masa depan. menyiapkan naskah pidato. Syarat utama seorang sekretaris adalah Menurut S.Tugas sekretaris Tugas sekretaris sekarang luas dan tidak dibatasi hanya tata usaha tetapi juga mengatur tata ruang kerja yang baik.menyusun perpustakaan. kesekretariatan adalah profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam organisasi dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat organisasi. Menurut the Liang Gie sekretariat adalah suatuorganisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha. mengurus perjalanan dan penginapan.dan manajer perkantoran. pengorganisasian.dibujuk untuk berkhianat terhadap bossnya b) Dapat menyimpan rahasia dengan surat-surat atau hal-hal yang bersifat rahasia c) Tekun serta setia terhadap tugasnya d) Dan sering harus berfungsi sebagai ³bumper´antara the boss dan bawahan . b) Dedication(pengapdian): kesanggupan menyisihkan kepentingan pribadi untuk urusan kantor c) Ambition(cita-cita): menetapkan suatu tujuan dan hasrat untuk mencapai tujuan. -norma davis blakburn sekretaris adalah juga sekaligus juru arsip. pengontrolan dan penyempurnaan Sekertaris biasanya memiliki anak buah jadi selain dia menjadi sekertaris pimpinan dia juga menjadi manajer pada kantor sekretariat. atasan. menggunting berita harian yang perlu. pengarahan. Pengertian kesekretariatan -Menurut The Liang Gie.penerima tamu. perusahaan.Prajudi Atmosudirdjo syarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Integre:tidak dapat dihasut.disuap.

Business secretary. .seorang sekretaris organisasi yang biasanya justru menjadi pejabat kunci atau central 2. rumit.dalam hal ini biasanya sekkretaris pribadi tidak juga merangkap sebagai manajer. sesuai dengan kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. dan melibatkan aneka perlengkapan mahal. Dalam hubungan dengan keseluruhan organisasi.Syarat untuk menjadi sekretaris yang bermutu tinggi adalah Menurut S. pengorganisasian tata usaha dapat memakai azas sentralisasi (pemusatan) dan desentralisasi (pemencaran).Prajudi Atmosudirdjosyarat utama yang harus dipenuhi adalah a) Syarat kepribadian yang sesuai dengan jabatannya b) Syarat pengetahuan umum (high quality) c) Syarat pengetahuan khusus(spesialis) d) Syarat sekretaris yang khusus dalam bidangnya e) Syarat skill dan teknik kesekretariatan f) Syarat praktik Jenis jenis sekretaris 1.seorang sekretaris pribadi yang hanya melayani the boss. PERTEMUAN KE III Sentralisasi Umum Berhubung perkembangan pekerjaan perkantoran dewasa ini yang menjadi amat luas. Private secretary. maka dalam organisasi perkantoran timbul persoalan sekitar sentralisasi/ pemusatan dan spesialis/ pengkhususan.

Menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat. b. a. telegraph. c. Adalah tidak baik pengawasan dari jauh. Surat-surat yang diterima dan yang dikirim.bagaimana. Kerugian azas sentralisasi/ pemusatan. d. -menurut the Liang Gie Sentralisasi atau azaz pemusatan adalah azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif. b.kemudian menuntut adanya laporan-laporan yang sering dan tertur tentang pekerjaan tersebut. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja. Penggunaan mesin-mesin yang lebih baik. c. dan metode komunikasi lain. Penggunaan para ahli dan saran yang paling baik f. b.Batasan pengertian sentralisasi Sentralisasi berarti titik berat pada pengawasan dari pusat seperti yang dinyatakan oleh instruksiinstruksi secara terincidari kantor pusat engenai pekerjaan apakah yang harus dilakukan. Penggandaan surat. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan frustasi pegawai. d. c. Telepon. Pelayanan kantor yang dapat disentralisasikan. d.dan bilaman pekerjaan tersebut harus dilakukan. misal adalah tidak praktis peraturan dibuat oleh pemimpin yang jauh dari pekerjaan. . Pengawasan administrasi yang lebih baik. Penerimaan tamu. e. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan lebih muadah. Keuntungan azas sentralisasi/ pemusatan a. Penangguhan dalam pelaksanaan pekerjaan. Pengawasan dapat sesuai dengan standar. a.

e. Desentralisasi Batasan pengertian desentralisasi -menurut The Liang Gie berdasarkan azaz ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungan sendiri. f. l. k. g. Pengetikan. Pekerjaan menghitung. Latihan dan pengerjaan pegawai tata usaha. i. h. j. Pembersihan kantor dan kantin Daftar hadir. dengan demikian dapat disimpulkan bahwa desentralisasi merupakan azaz dalam pengorganisasian tata usaha dimana masing-masing satuan organisasi dalam keseluruhan organisasi itu disamping melaksanakan tugas induk juga melakukan kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Penyimpanan surat dan warkat. . Perlengkapan kantor dan alat tulis. Pengawan formulir.

Batasan pengertian komunikasi . karena dipaksakan setiap unit kerja mempunyai peralatan dan perlengkapan atau machine kantor yang sama sedang penggunaannya belum tent uterus menerus (continue) b. maka lebih baik/ lebih tepat dipakai azas desentralisasi supaya lebih lancar. ada baiknya terlebih dahulu diperkenalkan tentang batasan pengertian komunikasi dan unsur-unsur komunikasi. b. Banyak membutuhkan peralataan dan tenaga kerja. dan sebagainya).Keuntungan azas desentralisasi. a. Bila unit kerja sebuah organisasi tersebar di beberapa gedung. menelepon. kalau tata usahanya dipusatkan hanya akan memperlambat jalannya pekerjaan pokok. Biaya kantor akan boros. Ada beberapa segi tertentu dari tata usaha yang memang harus dikerjakan sendiri oleh masing-masing satuan organisasi (misal menyusun laporan yang bersifat teknis. c. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor PERTEMUAN KE IV Komunikasi perkantoran Sebelum ditelaah lebih alnjut mengenai komunikasi perkantoran. a. Kelemahan azas desentralisasi.

Komunike 3. Komunikator 2.atau buah pikiran 3.pemberian bagian. . isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sarana yang bersangkutan 5. Komunikan 4. alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4. pengirim warta 2. Unsur-unsur komunikasi: 1. Media 5.istilah lain berasal dari bahasa latin ³cammunication´yang artinya pemberitahuan. efek -Carl I hoveland Komunikasi adalah proses dengan mana seorang individu mengoperkan stimuli untuk merubah tingkah laku individu yang lain -The Liang Gie Komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.-Anwar arifin Komunikasi berasal dari bahasa inggris ³communication´. penerima warta Unsur-unsur komunikasi. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.atau membangun kebersamaan dengan orang lain dengan membentuk perhubungan.pertukaran.ikut mengambil bagian. Unsur-unsur komunikasi menurutnya: 1.keterangan. warta.jadi komunikasi atau berkomunikasi adalah suatu upaya bersama-sama orang lain.dimana si pembicara mengharapkan pertimbangan dari pendengarnya.

Warta. Sedang pelaksanaannya dalam bidang tata usaha pada suatu kantor dikenal sebagai office communication. penerima khalayak) Media (alat penyalur) Efek (umpan balik. lazim disebut administrative communication. Alat atau sarana untuk menyampaikan warta 4). telex. . dengan demikian secara umum komunikasi terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut: Komunikator (sumber) Komunike (pesan) Komunikan (sasaran. keterangan. dalam garis besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur yang berikut: 1). alat tata hubungan telah sangat beraneka ragam.Menurut The Liang Gie . atau buah pikiran 3). untuk membedakan dengan communication dalam arti perhubungan. batasan pengertian komunikasi perkantoran Dengan pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi modern dewas ini. dari yang sederhana sampai pesawat radio. Isyarat yang dipancarkan oleh alat/ sarana yang bersangkutan. dan peralatan elektronik lain. Apabila penyampaian warta itu dialakukan dalam rangka kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu organisasi. televise. akibat) Dengan demikian ada kesamaan pendapat mengenai unsure-unsur komunikasi yang dikemukakan oleh The Liang Gie dan Anwar Arifin walaupun dengan susunan bahas yang berlainan. faximile. Pengirim warta 2). Menurut Anwar Arifin.

redfield Tata hubungan komunikasi administrative dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau antar manusia dalam mana terdapat 5 unsur ini: seorang pemberi warta (seorang pembicara. -Pendapat william G. The Liang Gie. memberi penjelasan seperti berikut ini: Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide dari 1 pihak lain telah lazim disebut´administrstive communication´ yang dalam bahasa Indonesia dapat dinyatakan dengan satu istilah ³tata hubungan´. menyiarkan) warta (perintah.Pendapat Charles E. saran) kepada seorang penerima warta (pihak yang dikirim. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian tindakan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. penjawab atau hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima itu sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban reaksi). penyiar) yang menyampaikan (berkata.Dalam hal ini.scott Tata hubungan adalah suatu proses yang mencakup penyampaian dan penyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan tindakan yang akan mencapai tujuan organisasi secara efektif. laporan. mengirim. Jadi tata hubungan pada pokoknya adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa administrative communication/ office communication/ tata hubungan adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta dari seorang/ pihak tertentu kepada orang/ pihak lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. . Proses komunikasi perkantoran(tata hubungan) . pengirim.

sumber warta 2. untuk mengusahakan sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerjasama. wartanya 3. pihak yang dituju 10.tujuannya tata hubungan ada 2 yakni: 1. Sistem komunikasi administrasi/perkantoran (tata hubungan) -menurut J. untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama kelompok. alat pengirim warta 4.denyar Sistem komunikasi dibedakan dalam: . proses komunikasi administrasi/ tif tidak sederhana.C. reaksi penerima warta 11.sedang persatupaduan antara kemahiran kerja dan kemauan kerjaakan menghasilkan karya terbaik. tata cara penyampaian dan sebagainya.kerja.kemehiran kerja 2. isyarat yang diterima 7. isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim 5. masih banyak unsur lain yang masuk dalam prose situ.dan kepuasan kerja. Menurut Claude E. struktur organisasi Tujuan tata hubungan -Menurut Keith davis Komunikasi lebih baik menghasilkan pelaksanaan kerja yang lebih baik. sumber gangguan 6.shannon dan warren weaver Proses tata hubungan meliputi: 1.Dalam suatu organisasi atau kantor besar. seperti: berbagai alat yang dipergunakan. wartanya 9. alat penerima 8.

contoh:telepon. 3.petugas pengantar. Itulah sebabnya Chestar I.buku pedoman.brosur amanat dari pimpinan.televisi.corong suara.komperensi. Sitem mekanis.telegram dan warkat tertulis lain.buku petunjuk.contoh:surat lewat pos. 4. 2. Barnard menyatakan bahwa syarat pertama organisasi ialah adanya orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi satu sama yang lain.dsb.pertemuan anggota organisasi c) Pembicaraan telepon d) Penerbitan:warta harian.dll. sistem komunikasi tulisan.slides dan alat lain yang serupa. Sistem panggilan petugas Cara dan alat yang dipergunakan untuk mengadakan tata hubungan -menurut George Terry a) Wawancara khusus b) Rapat kerja. terjamin suatu kerjasama yang lebih baik/ sempurna dalam mencapai tujuan organisasi.contoh:pipa udara. Sistem komunikasi lisan. e) Surat edaran f) Papan pengumuman g) Plakat h) Laporan tahunan kepada anggota organisasi i) Surat dikirim langsung kepada pegawai j) Film. Komuikasi intern (tata hubungan ke dalam) Batasan mengenai komunikasi intern . Dengan adanya tata hubungan yang lebih baik.ban berjalan. Dan tugas pertama pucuk pimpinan organisasi ialah menciotakan dan memelihara sebuah system komunikasi.majalah.1.

apabila: 1). Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci. . Pegawai yang bersangkutan telah berulangkali gagal melaksanakan perintah secara lisan. 6). Perintah itu harus berjalan dari pucuk pimpinan ke bawah dengan melalui berbagai tingkat jenjang organisasi. Tugas itu harus dilanjutkan oleh pegawai yang bertugas pada kesempatan berikutnya. Mengenai batasan pengertian/ definisi komunikasi intern (tata hubungan kedalam). Tugas diperintahkan akan berlangsung dari satu bagian ke bagian lain. Dalam mengeemudikan suatu organisasi. 3). 2). 2). -Menurut The Liang Gie Untuk menyederhanakan penyebutan. Hubungan tegak adalah proses penyampaian suatu informasi dari pihak pimpinan kepada para pegawai bawahan maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan. tentu harus mengeluarkan perintah. 6).pokok dari hubungan vertikal kebawah berwujud perintah dan petunjuk sedangkan hubungan vertikal keatas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. Perintah itu akan selesai dalam waktu yang singkat. Dalam keadaan darurat sehingga tiada waktu untuk membuat perintah tertulis. 4). Kekeliruan yang mungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar. 1. Apa yang diperintahkan itu merupakan tugas sederhana. 5). 5). 3). Menurut Charles Broaded pula. Perintah dapat diberikan secara lisan dan tertulis. Bawahan yang diperintah pernah menjalankannya. hal-hal berikut mengharuskan perintah tertulis: 1). hubungan-hubungan didalam lingkungan organisasi sendiri dapat disebut komunikasi intern. seorang ahli mengatakan sebagai berikut. umumnya perintah lisan hanya baik dipergunakan.Sebagian besar kegiatan tata usaha dalam suatu organisasi terdiri mengadakan hubungan di dalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar. Menurut Charles Broaded. komunikasi intern dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu hubungan tegak dan hubungan datar. Pejabat pemberi perintah berada di dekat bawahan dan sewaktu-waktu dapat memeriksa pelaksanaan perint itu. Bawahan yang diberi perintah harus mengerjakannya di tempat lain. 4).

8). Mengadakan pertemuan berkala. Dalam suatu organisasi yang baik hendaknya pada waktu-waktu tertentu para bawahan menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugasnya. 2. Adalah hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kuarang lebih sederajad. Ini akan lebih menjamin kebenaran suatu laporan. Selain laporan tertulis ada juga laporan secara lisan. koordinasi intern dapat terjamin. Seorang pekerja tertentu harus memikul tanggung jawab akan keberesan apa yang diperintahkan itu. Menyediakan semacam ruang untuk berkumpul. Hubungan datar (horizontal). Pimpinan organisasi yang baik menginsafi pentingnya ruang semacam ini. yaitu pihak bawahan tidak mudah cenderung menyajikan hal yang gemilang/ baik saja. tugas rangkap. Bukan saja sebagai suatu jasa pelayanan terhadap para bawahan. Dengan rapat kerja bulanan. melainkan juga sebagai suatu alat agar diantara mereka ada hubungan satu sama lain. Hubungan vertical ke atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan tertulis. Pimpinan hendaknya selalu berusaha mendekati bawahan sehingga benar-benar mengetahui tugas pekerjaan dan suasana perasaan mereka. Hubungan keluar dengan masyarakat Batasan pengertian hubungan masyarakat . sehingga dapat menghindarkan pemborosan. Dari laporan ini pihak pimpinan dapat mengetahui apakah organisasi berjalan menuju ke tujuan organisasi yang telah ditetapkan atau tidak.7). misal ruang istirahat atau ruang makan untuk sewaktu-waktu dipergunakan oleh para pegawai. atau pertentangan wewenang. Kekeliruan yang akan mungkin terjadi mempunyai akibat besar. Laporan lisan dapat diperoleh dari wawancara dengan pegawai yang bersangkutan atau melalui rapat yang sekalius meliputi semua pegawai. misalnya rapat kerja bulanan.

-Webster Segenap aktivitas yang dilakukan oleh suatu industri. pemerintah suatu organisasi lainnya untuk menciptakan dan memelihara hubunganhubungan yang sehat dan bermanfaat dengan publik tertentu dan publik pada umumnya. perhimpunan jabatan.-menurut The Liang Gie Segenap cara dan kegiatan yang bersangkutan dengan usaha untuk memelihara hubungan sebaikbaiknya dengan pihak luar itu telah lazim disebut dengan hubungan masyarakat. perserikatan. dengan maksud menyesuaikan dirinya terhadap keadaan sekelilingnya dan memperkenalkan dirinya kepada masing-masing. Bertambahnya langganan pemakai produknya 2. perusahaan. Bagi instansi pemerintah akan memperbesar kewibawaan dan martabat negara Perantara humas Perantara terpenting untuk melaksanakan humas ialah para pegawai organisasi yang bersangkutan. Manfaat atu keuntungan humas Kalau hubungan keluar dapat dilaksanakan denagn baik. Bertambah tinggi nilai saham perusahan Keuntungan humas bagi pemerintah/lembaga sosial 1. Tiada yang lebih bernilai bagi organisasi daripada suatu nama baik di lingkungan public. Keuntungan humas bagi perusahan. Lebih banyak publik yang akan mempergunakan jasanya 2. antara lain: 1. pasti organisasi yang bersangkutan mendapat pandangan yang tinggi di mata masyrakat. Publik akan memberikan dukungan moral dan menghargai segala sesuatu yang dilakukan 3. Humas selalu didasarkan atas pelaksanaan tugas pokok yang sebaik-baiknya oleh organisasi yang bersangkutan . Pedoman dan usaha publik relations adalah sebagai berikut: 1. suatu sikap yang harus dimiliki para pegawai ialah mereka dapat memepersatukan dirinya dengan organisasi.

perkakas dan tata ruang kantor. 10. Dengan demikian gedung kantor merupakan salah satu komponen/ unsur dari pada ligkunn kantor. Pentingnya memilih lokasi kantor . Humas hendaknya diselenggarakan secara terus-menerus 5. 6. serta kondisi-kondisi fisik. Saran dari pihak masyarakat untuk kesempurnaan organisasi hendaknya diperhatikan dan diterima dengan sifat terbuka 9. Prajudi Atmosudirdjo. Menurut moekijat. Humas hendaknya diperkuat dengan keadaan dalam organisasi yang bersangkutan yang dapat penghargaan masyarakat. lingkungan kantor terdiri atas gedung kantor. kantor sebagai tempat di mana office work itu akan berlangsung sangat penting artinya bagi office management maupun bagi office work yang efisien. Keluhanan betapapun kecilnya dari masyarakat terhadap organisasi hendaknya diterima atau diperhatikan sepenuhnya. Rencanakan hubungan dengan sebaik-baiknya untuk mensukseskan suatu proyek atau tujuan tertentu 4. Tata cara humas hendaknya dislenggarakan dan dipermudah sehingga lancar 7. di dalam mana pegawai melaksanakan pekerjaan. PERTEMUAN KE V Lokasi/ letak kantor Pendahuluan. 8. Menurut S.2. Segala sikap dan tindakan yang dapat menyakitkan hati publik hendaknya dihindari. Sesuatu organisasi yang hendak berurusan dengan publik hendaknya mempelajari kepentingan dan hasrat pelbagai golongan 3.menanam bibit permusuhan betapapun kecilnya akhirnya akan meugikan organisasi yang bersangkutan.

Menurut Moekijat. karena pegawai yang rumahnya dekat tidak akan meminta penghasilan yang tinggi disbanding mereka yang harus naik angkutan yang lebih dari 10 kilometer. Faktor ini penting. Factor ini sangat penting bagi kantor yang banyak mempergunakan mesin kantor yang mahal dan kecil sehingga mudah dicuri. Faktor jalan ke luar masuk pegawai Perlu diperhatikan. letak kantor di luar kota mempunyai keuntungan dan kerugian. 4. . Faktor dekat labour market. Faktor kedekatan antar bagian kantor Tidak selalu mungkin bagi suatu organisasi untuk menempati suatu blok perumahan/ kantor yang berdekatan dan menguntungkan. sebab dia tergantung dari pejabat pimpinan yang bersangkutan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lokasi/ letak kantor merupakan salah satu factor penunjang dalam memperlancar jalannya pekerjaan kantor (tata usaha). Factor lingkungan tetangga Hal ini sangat penting diperhatikan karena setiap oragnisasi haus bekerja sama dengan organisasi lain yang bersamaan kepentingan. sebab tidak jarang timbul cekcok bila para pegawai harus melalui gang atau pintu yang sama dengan pegawai perusahan/ orang lain. Lebih lanjut menurut S. 2. harga beli) untuk memperoleh tempat itu harus dipertimbangkan dengan baik. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa ³lokasi kantor itu merupakan salah satu factor yang penting kelancaran jalannya office work dan office duties. Factor keamanan. Factor harga atau sewa ruangan Antara keuntungan lokasi yang dapat diperoleh dan biaya (sewa.Pada umumnya office manajer tidak beebas di dalam memilih lokasi atau letak atau tempat daripada gedung kantornya. 1. 6. 5. 3. Factor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih/ menentukan lokasi kantor.

c. c. Pengaruh kurang e. Bangunan Gedung Kantor Pendahuluan. d. f. e. dengan maksud untuk dapat memberikan fasilitet yang sebesar-besarnya kepada proses kerja yang dilakukan di dalamnya. Syarat-syarat bentuk gedung kantor. Maka bentuk gedung kantor modern harus disesuaikan. padahal bentuk atau bangun gedung kantor itu penting sekali untuk efisiensi pekerjaan. Kebanyakan gedung kantor itu dibangun ats dasr pertimbangan pokok bahwa gedung itu harus kuat. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah. Hubungan dengan teman-teman perushan di kota dan dengan para langganan kurang. . Mungkin sulit mendari pegawai-pegawai ahli.Keuntungan: a. Ruang dapat diperluas Kerugian: a. Kesehatan pegawai yang lebih baik. Komunikasi dengan kota mungkin sulit. Mungkin masih diperlukan adanya kantor di kota. Oleh karena itu pada waktu membangun sebuah gedung kantor. d. b. Biaya gedung yang lebih murah¶ b. Pemindahan pegawai dari kota (biaya). Fasilitas pengangkutan yang lebih baik bagi para pegawai. Tentang bentuk dan susunan ruangan didalamnya kurang diperhatiakan. kepada arsistekturnya perlu diberikan keterangan mengenai kegiatan kerja kantor itu sehinnga ia dapat menyesuaikan rencana gedung kantor itu dengan keperluan dan kemungkinan perkembangannya.

Terdapat keseimbangan antara biaya yang dikeluarkan dan keuntungan yang diperoleh. 1. 5. warna dapat mempengaruhi perasaan kita. diusahakan agar public seperti orang-orang berjualan tidak boleh berada disekeliling kantor. Bertanbah baiknya kualitas pekerjaan. jarak jangan terlalu dekat/ jauh dengan bekerja pegawai. 2. Dapat berkesan pada pengunjung dan public 4. Berkurangnya ketegangan urat saraf mata dan kelelahan mental. 6. Penerangan. Tata warna. Ventilasi. kantor harus merupakan tempat di mana para pegawai dapat bekerja dengan aman . Kamar kecil. 3. Naiknya produktivitas b.Tentang bentuk gedung kantor diusahakan agar memenuhi syarat-syarat seperti ini. ini perlu diperhatikan karena para pegawai akan lebih senang dan giat bekerja jika udara di dalam kantor tidak panas dan menekan. 4. dalam hal ini yang perlu diperhatikan ialah: a). 7. Menjamin kesehatan dan comfort (kesenangan/ kenyamanan) bagi pegawai. Factor-faktor yang penting dalam hal ini ialah: 1. 3. 5. sebagian besar pekerjaan kantor merupakan pekerjaan mental. yang membutuhkan penerangan yang baik. Gangguan public. Bahaya-bahaya. seperti membaca dan menulis. Perencanaan lingkungan kerja. Tata suara. Memounyai flexibility bagi perluasan dan macam-macam keperluan. c. Dapat memberikan fasilitas terhadap proses pekerjaan yang berlangsung di dalamnya 2. kebersihan kamar kecil b). Lingkungan kerja dalam suatu kantor harus meberikan dorongan kepada para pegawai untuk bekerja dengan baik. Ini merupakan factor penting karena hamper tiap pekerjaan kantor itu merupakan pekerjaan melihat. Keuntungan penerangan yang baik: a.

2) Memang banyak office manajer yang kurang mengerti akan azas perencanaan equipping kantor serta lay out. Masalah ini di Indonesia kuarang mendapat perhatian karena: 1) Alat-alat dan atau perabot kantor yang diingini sering sukar didapat atau terlalu mahal. pemilihan alat/ perabot kantor. dus menghemat biaya Faktor yang perlu diperhatikan dalam mengadakan perencanaan dan pemilihan alat-alat dan perabot kantor: 1). sehingga rencana yang secara nasional baik malah menjadi tertawaan dan ejekan. 2).8. Pemilihan perabot kantor yang tepat b. Pengisian Gedung Kantor Pendahuluan Dalam kita akan mengisi suatu gedung kantor. Menurut S. yakni tata peletakan perabot dan alat-alat kantor yang menghemat time and motion. Musik. Penggunaan ruang yang tepat. Prajudi Atmosudirdjo. music dapat menimbulkan semanagt bekerja pegawai asal sesuai dengan suasana dan tempatnya. Faktor penyesuaian keperluan dengan situasi setempat. A. Faktor sifat pekerjaan dan kegiatan kantor Tujuan pekerjaan atau kegiatan yang akan diselesaikan harus ditentukan dengan jelas dan definitive. serta diuji secara kritis. untuk menjamin bahwa jenis. ada dua hal yang harus kita perhatikan. yakni: a. . jumlah alat/ mesin/ perabotan itu essensiel sehingga pengunaan benda yang tidak perlu dapat dihindarkan.

serta sesuai dengan hakikat. yaitu: -Sifat pekerjaan yang dilakukan -Bentuk ruang dan kesatuan perabot itu sendiri. Faktor fleksibilitas kegunaan dan biaya. perusahan mempunyai hakikat pekerjaan. bila mungkin warna harus disesuaikan dengan faktor lain yang mengelilinginya. situasi. Hal ini erat hubungannya dengan masalah harga atau biaya. instansi. Ini erat hubungannya dengan standardisasi pekerjaan kantor. alat tulis kantor. tetapi jika perlu digunakan untuk beberapa jenis kegitan. Hendaknya diusahakan agar kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau suatu macam pekerjaan. perusahan mempunyai keperluan alat yang berbeda pula. dalam hal menetapkan jenis dan jumlah alat tersebut harus diadakan penelitian dengan mengingat keperluan. ruang kantor. tata ruang) Ini berkaitan dengan penilaian suatu standard ruang. PERTEMUAN KE VI Batasan pengertian tata ruang kantor. Faktor stadardisasi mesin dan perabot kantor. . 4). instansi.Tiap organisasi. kondisi dan situasi masingmasing. Oleh karena itu. Faktor keindahan dan keseragaman Bentuk dan ukuran alat hendaknya dapat member kesan yang baik bagi yang melihat. formulir dan sebagainya B. 5). sehingga tiap organisasi. 3). Penggunaan ruang yang tepat (lay out. kondisi yang berbeda.

The Liang Gie. Tata ruang perkantoran adalah penentuan mennai kebutuhan ruang dan tantang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak. . member I penjelasan sebagai berikut: Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran . Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. Dan tata ruang kantor dapat didefinisikan penyusunanan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja para pegawai dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Keuntungan tata ruang kantor yang baik. Untuk memperjelas pengertian tata ruang kantor dapat dikutipkan perumusanyang berikut: -Menurut Ldttlafield dan Peterson. -Menurut George Terry.Suatu penting yang turut menentukan kelancaranj dalam pelaksanaan tata usaha ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. -Menurut Noekijat Tata ruang kantor menunjukan penentuan syarat-syarat ruang dan penggunaannya secara terinci daripaa ruang ini untuk memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang paling praktis yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan kantor Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa peranan tata ruang kantor ya itu merupakan faktor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha.

Rangkaian aktifitas tata usaha dapat mengalir secara lisan 3. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara 5. Pekerjaan itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknuya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar mandir yang sebetulnya tidak perlu 2). .-Menurut The Liang Gie Jadi tata ruang perkantoran yang baik akan bemanfaat bagi organisasi yang bersngkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. 4. Luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebnyak-banyaknya. Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu ialah: 1. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan 3). Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien yaitu. 2. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan. Tujuan menyusun tata ruang kantor Menurut The Liang Gie . Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan yang berikut: 1). 4).

karena: 1. Yaitu menggunakan sepenuhnya ruang yang ada. baik berupa luas lantai dan ruang vertical. Yaitu menempatkan para pegawai dan alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. 2. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. Tata ruang yang terbuka. 1. c. kayu atau dinding kaca. Azas mengenai jarak terpendek. b. Azas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Semua aktivitas dilaksanakan pada 1 ruang besar terbuka. Pihak luar yang mengunjung kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut. Azas tata ruang kantor. Ruang besar terbuka adalah lebih baik dan lebih memuaskan dari pada yang terpisah pisah. Azas mengenai rangkaian kerja. 7. Menurut Richard Muther a. Pembagian itu karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibikin pemisah buatan. Azas mengenai penggunaan segenap ruang. Tata ruang yang terpisah-pisah. Yaitu dapat diubah atau disususn kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya besar Jenis/ macam tata ruang. . Yaitu yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. d. tidak dipisah menurut kamar atau pedangan buatan. misal sokosel . Yaitu ruang untuk bekerja terbagi dalam beberapa satuan. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai. Yaitu ruang kerja dipisahkan.6.

Suasana yang tidak berhubungan denagan orang perorangan 2. alat kantor. Kerugian kantor yang terbuka adalah. perubahan proses penyelesaian pekerjaan.lorong lebih lebar 80cm. Teknik untuk mencapai tata ruang kantor yang baik. Kalau terjadi penambahan pegawai.susunan meja dapat terdiri atas beberapa baris c) Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai. 4.bila dikelompokkan mereka ditempatkan didekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu . Tidak baik bagi kesehatan pegawai.di tengah ruang ada lorong utama selebar120cm. Dapat mendorong kondisi yang ramai 4. Lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai. 1. Suara gaduh 3.2. tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya. a) Meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama b) Pada tata ruang terbuka. 6. (menurut John R. Immer). 5. d) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau dibelakangnya(ruang untuk duduk pegawai )selebar 80cm e) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawai f) Apda tata ruang terbuka dimana bekerja banyak orang. Lebih memudahkan tersebernya cahaya dan peredran udara. Sukar memperoleh ventilasi dan pemanasan yang sesuai untuk setiap orang. Bingung karena tamu. 3.

dapat dibuat kamar tersendiri. dan pilar gedung.sehingga gema suara sebagian besar dapat langsung terbuang keluar l) Lemari yang berat.bila perlu dibuat bedengan dari kaca i) Pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian lain atau publik.dapat diletakkan menempel tembok atau tiang. juga dilukiskan di mana letak pintu. 1. Setelah diketahui macamnya pekerjaan. 2. Mempelajari segenap pekerjaan kantor itu.sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya m) Pejabat [pimpinan yang sering menerima tamu penting dan membicarakan urusan bersifat rahasia.ditempatkan didekat pintu j) Lemari dan alat perlengkapan lain ditaruh didekat pegawai yang paling sering mempergunakan benda itu k) Alat kantor yang sering menimbulkan suara ribut.ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang. n) Bila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar membutuhkan 2. lalu ditentukan proses pelaksanaannya. Membuat gambar denah kantor yang bersangkutan. Menyusun letak meja kerja para pegawai . Semaua aktivitas perkantoran dicatat.g) Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut diberi tempat yang banyak memperoleh penerangan cahaya.dapat dibuat kantor/ruang pribadi ukuran Langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor.6m(9m²) ruang tersendiri. jendela.5×3.peti besi.misal mesin stensil. Pada gambar denah itu harus dicantumkan keterangan mengenai panjang dan lebar ruang yang bersangkutan. Dengan demikian diperoleh gambaran mengenai urutan penylesaian pekerjaan. 3.ditaruh didekat jendela.ini untuk kesehatan mata dan kesempurnaan hasil kerja h) Pegawai yang bertugas mengenai urusan yang mengandung resiko besar.

g. Tempat duduk. Fasilitas kesehatan. mesin. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai c. Selanjutnya 4 hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi pekerjaan perkantoran. o. gang dan tangga. i. l. Suhu udara d. Ventilasi e. Kebersihan. Persyaratan lingkungan fisik kantor. Guntingan ganbar itu digeser-geser sehingga tercapai susunan yang baik. udara dan sangat. 4. yakni: cahaya. Air minum. buatlah guntingan gambar yang berwujud meja. j.Untuk menyusunnya. Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Fasilitas cuci. Pertolongan pertama. h. Pemberitahuan kecelakaan. Lantai. Tempat pakaian. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan gambar meja dan kursi di atas gambar denah. b. atau perabot lain. m. lemari. Penjagaan kebakaran. k. p. warna. Persyratan lingkungan fisik itu meliputi: a. Beban berat. . kursi. Penerangan cahaya f. n.

Dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap suara. 2. Sewktu bekerja jendela dibuka. ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat . Cahaya Cahaya penerangan yang cukup memancar tepat akan menambah efiensi kerja para pegawai.60 c dan nilai kelembaban 45%. c. Mengatur penggunaan. untuk bekerja di Indonesia mengenakan pakaian jas lengkap dengan dasi ala barat adalah kurang tepat. misal karton tebal permukaan berlubang. 1. -Untuk mengurangi kegaduhan dib W mesin titik diberi alas karet busa tipis. Usaha yang dijalankan: . Di Indonesia nilai kelembaban udara rata-rata lebih daripada 70%. Misal: membuat lubang udara yang cukup pada dinding kamar. b. Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. d. 3. Prof. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat air conditioning. soeterman mengemukakan beberapa hal sebagai usaha mengatasi udara yang panas lembab itu. Udara Yang penting ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Warna Bersama cahaya. Suara Faktor suara sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai.a. pemakaian kerja dengan baik yang dipakai para pekerja . Mereka dapat bekerkja lebih cepat. -Untuk pesawat telephone. Sebuah perhimpunan insinyur bidang pemanasan dan peredaran udara di Amerika serikat menyatakan bahwa syarat yang paling mendekatiuntuk bekerja dengan enak bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25. leebih sedikit membuat kesalahan dan mata tidak lekas lelah.

-Cara yang akhir-akhir ini dijalankan di luar negeri untuk menambah efisiensi kerja ialah penggunaan music. . Percobaan membuktikan bahwa lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejenuhan serta menambah kegembiraan kerja.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful