P. 1
Tatacara Hapus Kira

Tatacara Hapus Kira

4.81

|Views: 2,040|Likes:
Published by Roszelan Majid

More info:

Published by: Roszelan Majid on Nov 06, 2007
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/31/2013

pdf

text

original

TATACARA HAPUSKIRA BIL.

5 TAHUN 2007 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

Kementerian Kewangan Malaysia

BAB F KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Objektif Hapus Kira
Hapus kira aset kerajaan bertujuan; e. Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat kehilangan aset; f. Menyelaraskan rekod aset; g. Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset kerajaan; dan h. Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai.

TAFSIRAN KEHILANGAN
Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUS KIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah: Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

TAFSIRAN KETUA JABATAN
Ketua Jabatan termasuk: ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

KUASA MELULUS HAPUS KIRA
Dua (2) peringkat: (a) (b) Perbendaharaan Pegawai Pengawal

KUASA MELULUS PERINGKAT PERBENDAHARAAN

)

Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000. Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal:

Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistan (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.

)

Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL

(a)

Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan

(h)

Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-ap hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab ebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira. (a)
Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori Kew. PA-3. Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada Ketua Jabatan.

T U G A S

(b)

(c)

Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal.

(b) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat denga menggunakan contoh format Kew. PA-29.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

T U G A S

(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada
Jawatankuasa Penyiasat.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syo
daripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan
hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa

Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk
kemaskini rekod daftar aset.

T U G A S

(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Seti
Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.

(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Kuas
Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.

(m)

Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surc tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan kepada Perbendaharaan.

(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindaka
Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

PROSES HAPUS KIRA
1. Melaporkan Kehilangan

Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yan mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melapork kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

PROSES HAPUS KIRA
2. Laporan Awal – Kew. PA-28

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/ Ibu Pejabat.

PROSES HAPUS KIRA
2. Laporan Awal – Kew. PA-28 (b)
Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i) (ii) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan

PROSES HAPUS KIRA 2. Laporan Awal – Kew. PA-28

(c)

Salinan Laporan Awal hendaklah dihanta kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

PROSES HAPUS KIRA 3. Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh
Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. (i) Keanggotaan: (a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; (b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; (c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

PROSES HAPUS KIRA 3. Jawatankuasa Penyiasat

(c)

Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysi Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan Memeriksa sendiri tempat kejadian. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi. Mengenalpasti kelemahan yang wujud. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

8.

PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30

Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyedia Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat b dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

)Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukaka Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengaw

PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30

Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokume sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempo ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Poli belum diperolehi.

PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30

e)

Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan has siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk (i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

(ii) (iii)

PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30

f)

Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan has siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. (i) (ii) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30

Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bu dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

6.Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas Kelulusan

a)

Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.

b)

Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuas Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan. Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(d)

Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan dan Hapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.

Proses Kerja Hapus Kira Langkah 1Pegawai melaporkan kehilangan dengan sertamerta kepada Ketua Jabatan; Langkah 2 Ketua Jabatan/pegawai yang berkenaan melaporkan segera kehilangan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui;

Proses kerja

Langkah 3 - Ketua Jabatan sediakan Laporan Awal KEW-PA 28 dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan; Langkah 4 - Pegawai Pengawal melantik Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan Format KEW-PA 29

Proses kerja

Langkah 5 Format Langkah 6

-

-

Jawatankuasa Penyiasat menjalankan siasatan menggunakan KEW-PA 30; J/Kuasa Penyiasat mengemukan Laporan Akhir kepada Urus dalam tempoh 2

Setia bulan dari

Proses Kerja
 

Langkah 7 Langkah 8

-

Urus Setia Menyemak Laporan (KEW- PA 30) Semak samada lengkap dan sekiranya tidak lengkap kembalikan Jawatankuasa

kepada Penyiasat; Langkah 9

-

kepada Pengawal untuk

Kemukakan Laporan Akhir yang lengkap Pegawai

Proses Kerja

Langkah 10 meneliti Akhir.; Langkah 11 -

Pegawai Pengawal Laporan Berpuashati atau tidak berpuas hati siasatan, jika kembalikan Setia atau

dengan hasil tidak kepada Urus boleh mengarahkan siasatan semula atau melantik

Proses Kerja

Langah 12 hendaklah :a. dan b.

-

Pegawai Pengawal

Memberi syor dan ulasan; Meluluskan hapuskira jika:- <RM50,000 atau >RM500,000 Tidak melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian awam.

c. pegawai

Proses Kerja

Langkah 13 – Kemukakan ke Perbendaharaan jika: a. Nilai perolehan asal >RM50,000 setiapsatu atau >RM500,000 keseluruhan aset. b. Jenis Aset – peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT tanpa mengira nilai perolehan asal. c. Semua kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai

Proses Kerja
 

Langkah 14 Perbendaharaan membuat pertimbangan dan keputusan dengan mengambil kira perkara-perkara berikut:Permohonan lengkap dan mengikut peraturan yang teratur; Berpuashati siasatan oleh Jawatankuasa Penyiasat terhadap kes kehilangan ini; Ulasan dan syor oleh Pegawai Pengawal.

Proses Kerja
 

Langkah 15 Jika mendapati kes memerlukan keterangan lanjut, permohonan dikembalikan kepada Pegawai Pengawal. Setelah tindakan diambil kemukakan dengan kadar yang segera kepada Perbendaharaan.

Proses Kerja

Langkah 16 Perbendaharaan memaklumkan keputusan kepada Pegawai Pengawal:- Kelulusan Hapus Kira aset yang hilang; - Pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan dikenakan surcaj atau tatatertib; - Kelulusan aset di hapus kira dan tidak dikenakan apa-apa tindakan kepada pegawai bertanggungjawab.

Proses kerja
 

Langkah 17 Kementerian/Jabatan melaksanakan keputusan dengan tindakan berikut:a. Catatkan kelulusan Hapus kira dalam Daftar Harta Modal/Inventori b. Sediakan Sijil Hapus kira Aset Alih Kerajaan KEW.PA- 31 c. Syor surcaj/tatatertib jika ada, hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh 3 bulan dari tarikh Surat Kelulusan Perbendaharaan.

Proses Kerja
 

Langkah 18 Kementerian/Jabatan hendaklah:a. Mengemukakan Sijil Hapus kira kepada Perbendaharaan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan; dan b. Memaklumkan kedudukan tindakan surcaj atau tatatertib yang disyorkan oleh Perbendaharaan. * Kes tidak ditutup sehingga keputusan surcaj/tatatertib dibuat.

Masa terlibat dlm kes Hapus kira

Laporan Polis

24 jam kehilangan diketahui 2 hari berkerja mengemukakan Laporan Awal

Laporan Awal

Perlantikan J/Kuasa Penyiasat

2 minggu Laporan Awal ditandatangani

Masa terlibat

Laporan Akhir oleh J/K Penyiasat Permohonan hapuskira kepada kuasa melulus Tindakan hapus kira dan Sijil hapus kira

2 bulan dari tarikh lantikan 4 bulan dari tarikh Laporan awal dikemukakan 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira

 

Masa terlibat

Syor sucaj/tatatertib di bawa ke PBT Keputusan PBT syor surcaj/tatatertib

 

3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan 9 bulan dari tarikh kelulusan perbendaharaan

Isu dan Masalah

Kehilangan lewat dilaporkan Tindakan hapuskira kurang diambil perhatian oleh Jabatan Tempoh masa penyediaan Laporan Awal lewat

Jawatankuasa Penyiasat kurang perhatian dalam menjalankan siasatan dan laporan Akhir lewat dikemukakan kepada Urusetia Ulasan dan Syor bukan dari Pegawai Pengawal Syor surcaj/tatatertib oleh Perbendaharaan lewat diambil tindakan

SOAL JAWAB

PENJELASAN PEKELILING
SEKSYEN PENGURUSAN ASET BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP) PERBENDAHARAAN MALAYSIA Tingkat 4, Blok Selatan Kompleks Kementerian Kewangan Presint 2, 62592 PUTRAJAYA. No. Telefon : 88823000 sambungan 4080,3686,3705,3699

SEKIAN TERIMA KASIH

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->