TATACARA HAPUSKIRA

BIL. 5 TAHUN 2007

TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

Kementerian Kewangan
Malaysia
 BAB F
KEHILANGAN DAN HAPUS
KIRA
 Objektif Hapus Kira
Hapus kira aset kerajaan bertujuan;
e. Mengawal kerugian yang ditanggung oleh
Kerajaan akibat kehilangan aset;
f. Menyelaraskan rekod aset;
g. Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab
terhadap kepentingan keselamatan aset
kerajaan; dan
h. Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib
dikenakan ke atas kecuaian pegawai.
 TAFSIRAN KEHILANGAN

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi

dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,
kemalangan, kebakaran, bencana alam,
kesusutan, penipuan atau kecuaian
pegawai awam.
 TAFSIRAN HAPUS KIRA

Hapus kira ialah proses untuk

membatalkan rekod aset yang hilang.
TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah:

Ketua Setiausaha Kementerian atau

Ketua Pengarah Jabatan
 TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk:

ketua sesuatu cawangan, daerah,

daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.
KUASA MELULUS HAPUS KIRA

Dua (2) peringkat:

(a) Perbendaharaan

(b) Pegawai Pengawal

 KUASA MELULUS PERINGKAT
PERBENDAHARAAN

) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau

keseluruhannya melebihi RM500,000.

Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah

tanpa mengira nilai perolehan asal:

Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video,

komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistan
(PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.

) Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam

tanpa mengira nilai perolehan asal.
 KUASA MELULUS PERINGKAT
PEGAWAI PENGAWAL

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak
melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan
peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan

(h) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-ap

hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal
kecurian, penipuan atau kecuaian tidak
melibatkan pegawai awam.
 URUS SETIA KEHILANGAN
DAN HAPUS KIRA
Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab
ebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang

T
Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan
Daftar Inventori Kew. PA-3.

U (b) Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada

Ketua Jabatan.
G
A (c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis
kepada Pegawai Pengawal.

S (b) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat denga

menggunakan contoh format Kew. PA-29.
 URUS SETIA KEHILANGAN
DAN HAPUS KIRA
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

T (f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada

Jawatankuasa Penyiasat.

U (g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syo

daripada Pegawai Pengawal.
G
A (h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan
hapus kira lengkap dan teratur.

S (i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa

Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal
dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum
diperolehi.
 URUS SETIA KEHILANGAN
DAN HAPUS KIRA
(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk
kemaskini rekod daftar aset.

(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Seti

T Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.

U (l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Kuas

Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan

G
hapus kira.

(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surc

A tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib
dan memaklumkan kepada Perbendaharaan.

S (n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindaka

Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak
lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.
 PROSES HAPUS KIRA

1. Melaporkan Kehilangan

Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada

Ketua Jabatan dengan serta merta.

Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab

ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yan
mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melapork
kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu
kehilangan diketahui.
 PROSES HAPUS KIRA

2. Laporan Awal – Kew. PA-28

• Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan

Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang
Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan
oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/
Ibu Pejabat.
 PROSES HAPUS KIRA

2. Laporan Awal – Kew. PA-28

(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku

hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari
bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan
Laporan Polis terus kepada:

(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana

kehilangan aset berlaku; dan

(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

 PROSES HAPUS KIRA

2. Laporan Awal – Kew. PA-28

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihanta

kepada Ketua Setiausaha Kementerian,
Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan
wakil tempatan Ketua Audit Negara.
 PROSES HAPUS KIRA

3. Jawatankuasa Penyiasat

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh

Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera
dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(i) Keanggotaan:

(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan

bukan daripada bahagian/unit yang sama;

(b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai

yang terlibat;

(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih

kanan sebagai Pengerusi.
 PROSES HAPUS KIRA

3. Jawatankuasa Penyiasat

(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysi

Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai
dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat
dengan kehilangan itu di negara berkenaan
sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa
Penyiasat
1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan

2. Memeriksa sendiri tempat kejadian.

3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.

5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih

(TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.

6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi

mengelak berulangnya kejadian kehilangan.

8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

 PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyedia

Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia
Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan
dari tarikh pelantikan.
Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat b
dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

)Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukaka

Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengaw
 PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokume

sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar
Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan
Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan
dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempo

ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Poli
belum diperolehi.
 PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan has

siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk

(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang

hilang dengan surcaj atau tatatertib atau
kedua-duanya sekali, atau

(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang

hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

 PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30

f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan has

siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh
mengarahkan siasatan semula.

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa

Penyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk

menjalankan siasatan.
 PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

Laporan Akhir yang lengkap dengan syor

dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah
dikemukakan untuk pertimbangan dan
kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bu
dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
 6.Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas
Kelulusan

a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta

Modal atau Inventori.

b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuas

Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset
Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

• Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak

Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam
tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib

kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh
kelulusan Perbendaharaan.
 CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan dan

Hapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.
 Proses Kerja Hapus Kira

Langkah 1-
Pegawai melaporkan kehilangan dengan
sertamerta kepada Ketua Jabatan;
Langkah 2 -
Ketua Jabatan/pegawai yang berkenaan
melaporkan segera kehilangan kepada
Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu
kehilangan diketahui;
 Proses kerja
 Langkah 3 - Ketua Jabatan sediakan
Laporan Awal KEW-PA 28
dan kemukakan
kepada Pegawai Pengawal dan
Perbendaharaan;

 Langkah 4 - Pegawai Pengawal melantik

Jawatankuasa Penyiasat
dengan menggunakan Format
KEW-PA 29
 Proses kerja
 Langkah 5 - Jawatankuasa Penyiasat
menjalankan siasatan
menggunakan
Format KEW-PA 30;
 Langkah 6 - J/Kuasa Penyiasat
mengemukan Laporan

Akhir kepada Urus

Setia
dalam tempoh 2
bulan dari
 Proses Kerja
 Langkah 7 - Urus Setia Menyemak
Laporan (KEW- PA 30)
 Langkah 8 - Semak samada lengkap

dan sekiranya tidak

lengkap kembalikan
kepada Jawatankuasa
Penyiasat;
 Langkah 9 - Kemukakan Laporan Akhir
yang lengkap
kepada Pegawai
Pengawal untuk
 Proses Kerja
 Langkah 10 - Pegawai Pengawal
meneliti Laporan
Akhir.;
 Langkah 11 - Berpuashati atau tidak
berpuas hati
dengan hasil siasatan, jika
tidak kembalikan
kepada Urus Setia atau
boleh
mengarahkan siasatan
semula atau melantik
 Proses Kerja
 Langah 12 - Pegawai Pengawal
hendaklah :-
a. Memberi syor dan ulasan;
dan
b. Meluluskan hapuskira jika:-
- <RM50,000 atau
>RM500,000
c. Tidak melibatkan kecurian,
penipuan atau kecuaian
pegawai awam.
 Proses Kerja

 Langkah 13 – Kemukakan ke
Perbendaharaan jika:
a. Nilai perolehan asal >RM50,000
setiapsatu atau >RM500,000
keseluruhan aset.
b. Jenis Aset – peralatan Elektronik,
Komunikasi dan ICT tanpa mengira nilai
perolehan asal.
c. Semua kehilangan yang melibatkan
kecurian, penipuan atau kecuaian
pegawai awam tanpa mengira nilai
 Proses Kerja

 Langkah 14
 Perbendaharaan membuat pertimbangan
dan keputusan dengan mengambil kira
perkara-perkara berikut:-
 Permohonan lengkap dan mengikut
peraturan yang teratur;
 Berpuashati siasatan oleh Jawatankuasa
Penyiasat terhadap kes kehilangan ini;
 Ulasan dan syor oleh Pegawai Pengawal.
 Proses Kerja

 Langkah 15
 Jika mendapati kes memerlukan
keterangan lanjut, permohonan
dikembalikan kepada Pegawai
Pengawal.
 Setelah tindakan diambil kemukakan
dengan kadar yang segera kepada
Perbendaharaan.
 Proses Kerja

 Langkah 16 - Perbendaharaan
memaklumkan keputusan kepada Pegawai
Pengawal:-
- Kelulusan Hapus Kira aset yang hilang;
- Pegawai bertanggungjawab ke atas
kehilangan dikenakan surcaj atau
tatatertib;
- Kelulusan aset di hapus kira dan tidak
dikenakan apa-apa tindakan kepada
pegawai bertanggungjawab.
 Proses kerja

 Langkah 17
 Kementerian/Jabatan melaksanakan keputusan
dengan tindakan berikut:-
a. Catatkan kelulusan Hapus kira dalam Daftar
Harta Modal/Inventori
b. Sediakan Sijil Hapus kira Aset Alih Kerajaan
KEW.PA- 31
c. Syor surcaj/tatatertib jika ada, hendaklah
dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam
tempoh 3 bulan dari tarikh Surat Kelulusan
Perbendaharaan.
 Proses Kerja

 Langkah 18
 Kementerian/Jabatan hendaklah:-
a. Mengemukakan Sijil Hapus kira
kepada Perbendaharaan dalam
tempoh 1 bulan dari tarikh
kelulusan; dan
b. Memaklumkan kedudukan
tindakan surcaj atau
tatatertib yang disyorkan oleh
Perbendaharaan.
* Kes tidak ditutup sehingga keputusan
surcaj/tatatertib dibuat.
 Masa terlibat dlm kes Hapus kira

 Laporan Polis  24 jam kehilangan

diketahui

 Laporan Awal  2 hari berkerja

mengemukakan
Laporan Awal

 Perlantikan J/Kuasa  2 minggu Laporan

Penyiasat Awal
ditandatangani
 Masa terlibat

 Laporan Akhir oleh  2 bulan dari tarikh

J/K Penyiasat lantikan

 Permohonan  4 bulan dari tarikh

hapuskira kepada Laporan awal
kuasa melulus dikemukakan
 1 bulan dari tarikh
 Tindakan hapus kelulusan hapus
kira dan Sijil hapus kira
kira
 Masa terlibat

 Syor  3 bulan dari tarikh

sucaj/tatatertib di kelulusan
bawa ke PBT Perbendaharaan
 9 bulan dari tarikh
 Keputusan PBT kelulusan
syor perbendaharaan
surcaj/tatatertib
 Isu dan Masalah

 Kehilangan lewat  Jawatankuasa

dilaporkan Penyiasat kurang
 Tindakan hapuskira perhatian dalam
kurang diambil menjalankan siasatan
perhatian oleh Jabatan dan laporan Akhir
lewat dikemukakan
 Tempoh masa
kepada Urusetia
penyediaan Laporan
Awal lewat  Ulasan dan Syor
bukan dari Pegawai
Pengawal
 Syor surcaj/tatatertib
oleh Perbendaharaan
lewat diambil tindakan
SOAL JAWAB
PENJELASAN PEKELILING

SEKSYEN PENGURUSAN ASET

BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP)
PERBENDAHARAAN MALAYSIA
Tingkat 4, Blok Selatan
Kompleks Kementerian Kewangan
Presint 2,
62592 PUTRAJAYA.
No. Telefon : 88823000
sambungan 4080,3686,3705,3699
 SEKIAN
TERIMA KASIH