P D Keprotokolan & Tata Cara P A - Presentation Transcript

1. PENGETAHUAN DASAR KEPROTOKOLAN DAN TATA CARA PENYUSUNAN ACARA 2. PROTOKOL Definisi menurut Encyclopedia Britanica ialah: “ tata cara / tata krama dalam hubungan antar negara dengan memperhatikan pangkat – kedududkan – titel yang resmi”. Definisi lain:“kumpulan peraturan dalam upacara yang dituruti dalam semua pergaulan internasional oleh (kapala negara, kepala pemerintahan, para menteri, dan diplomat) baik secara tertulis maupun tidak tertulis. 3. PROTOKOL Menurut UU No. 8/87 adalah serangkaian aturan dalam kenegaraan atau acara resmi yangmeliputi aturan mengenai: - tata tempat - tata upacara - tata penghormatan kepasa seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat. 4. DALAM PRAKTEK SEHARI-HARI Protokol adalah petugas yang mengatur pelaksanaan jalannya upacara Protokoler adalah serangkaian aturan yang telah ditetapkan oleh protokol menurut aturan yang baku atau kelaziman. 5. KEPROTOKOLAN MELIPUTI 3 HAL: o Tata cara sebagaimana yang terdapat dalam upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian, dan konferensi internasional. (Tata Upacara) o Tata krama dalam menempatkan, menyebut, memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukannya. (Tata Kehormatan) o Mengatur pengaturan tempat duduk dan urutan dalam upacata kenegaraan dalam jamuan makan dan lain-lain. (Tata Tempat) 6. RUANG LINGKUP PROTOKOL 1. Penerimaan Tamu 2. Kunjungan Tamu 3. Perjalanan ke daerah / luarnegeri 4. Pengaturan Rapat / Sidang 5. Penyelenggaraan Resepsi / Sidang 6. Penyelenggaraan Upacara 7. Pernyataan Selamat (congratulation) atau bela sungkawa (condolence) 7. HUBUNGAN PA/MC DENGAN PROTOKOL 8. PERBEDAAN PROTOKOL DAN PA/MC o Tugas Protokol adalah mengatur acara. o Tanggung jawab Protokol membawahi: o - PA/MC o - Dokumentasi o - Konsumsi o - Upacara o - Penerimaan tamu o - Hiburan o - Perlengkapan o - Dekorasi o - Keamanan, dll o Tugas PA/MC adalah membawakan acara. 9. TUGAS UMUM PROTOKOL MELIPUTI 5 BIDANG 1. TATA RUANG 2. TATA TEMPAT 3. TATA UPACARA 4. TATA BUSANA 5. TATA WARKAT 10. TATA RUANG

TATA WARKAT Penataan administrasi surat menyurat dan undangan yang berkaitan langsung dengan acara yang dilaksanakan. 18. dst. B. sedangkan berikutnya di sebelah kirinya. 14. yaitu bagaiamana acara harus dilaksanakan sesuai jenis aktivitasnya. TATA URUTAN MEMBERIKAN SAMBUTAN Urutan dalam memberikan sambutan dalam acara resmi adalah dimulai dari yang terendah tingkat kedudukan / jabatannya dan yang terakhir yang tertinggi / paling utama. 16. Orang yang utama duduk di tempat sebelah kanan. Tata cahaya. kursi. dst) 3. kedudukan administratif / struktural dan kedudukan sosialnya. Dekorasi. TATA BUSANA Menetapkan pakaian yang harus dikenakan pada suatu kegiatan protokoler baik oleh para pejabat / undangan maupun petugas pelaksana kegiatan. dsb). Saat turun mendahului / turun pertama. 12. o o o o o o o . 15.3. Meja. dan apabila akan meinggalkan ruangan paling dahulu.Pengaturan ruangan (classroom. Menetapkan tempat duduk sesuai rumus / atauran yang berlaku yaitu orang paling utama mempunyai urutan / nomor pertama. gambar Presiden dan Wakil Presiden. teater. 13. dan podium. 11. Kereta Api/Mobil: orang paling utama baik saat naik ataupun saatturun mendahului / terlebih dulu. TATA UPACARA o Adalah tata urutan kegiatan. Lambang negara. D. prasasti. conference. bendera. CARA MENGATUR / MENETAPKAN TEMPAT DUDUK TAMU / PEJABAT VIP 1. TATA URUTAN MEMASUKIKENDARAAN A. pejabat tertinggi memberikan sambutan terakhir. C. 17. Menentukan ranking tamu / VIP dari yg tertinggi sampai terendah dan memberi nomor urut (1. Oleh karena itu perlu disediakan ruang transit atau ruang tunggu sebelum acara siap dimulai. TATA TEMPAT o Adalah norma yang berlaku dalamhal tata tempat duduk para pejabat yang didasarkan atas kedudukannya dalam ketatanegaraan. gong.2. Perlengkapan upacara (sirine. orang yang paling utama beserta rombongan selalu d atang paling akhir. o Tata urutan memasuki kendaraan. Menetapkan jumlah tamu / pejabat VIP 2. Kapal Laut: orang paling utama naik dulu. o Tata tempat duduk. dll). Yang perlu diperhatikan adalah: o jenis kegiatan o bahasa pengantar o materi aktivitas o menyusun acara dengan urutan yang benar o menyiapkan personil yang terlibat dalam suatu acara o menetapkan urutan dan menghubungi yang akan memberikan sanbutan sesuai jenjang jabatannya. saat turun paling dahulu pula. Pesawat Udara: seorang yg paling utama masuk pesawat paling akhir. TATA URUTANKEDATANGAN DANKEPERGIAN / PULANG Pedoman umum yg berlaku dan perlu diingat adalah: dalam peristiwa resmi. o Tata urutankedatangan dan kepergian / pulang. Tata suara.

Apabila orang yg paling dihormati adalah yg menyambut tamu. menteri. BEDA ANTARA PROTOKOL DAN ETIKET o Protokoler digunakan antar negara dan kalangan resmi. ketua DPR. o Kudua-duanya membawa sangsi: o Protokoler: mengurangi kewibawaan dan kepercayaan o Etiket: sangsi sosial . 21. LAMBANG-LAMBANG KEHORMATAN NEGARA 1. No. BENDERA MERAH PUTIH o Ukuran panjang dibanding lebar = 3:2 (30:20. yang mengatur hubungan antara sesama anggotanya. Tahun 1958). stempel presiden dan wakilpresiden. No. o Untuk keperluan pembuatan paspor.00 WIB) 22. kepala daerah. lembaran negara. 20. GAMBAR BURUNG GARUDA (PP. 44 Tahun 1958). o Mengiringi pengibaran Bendera Merah Putih dan pada saat upacara. LAGU INDONESIA RAYA (PP. 3. GAMBAR BURUNG GARUDA o Dipasang di gedung pemerintah. 40. 26. No.18. o Etiket digunakan di dalam masyarakat itu sendiri. Dalam bahasa sehari-hari secara sederhana etiket diartikan sebagai ‘budi bahasa’ atau ’tata cara / tata krama’ 25.00 . BENDERA MERAH PUTIH (PP. 2. Dll. maka tamu akan datang dr sebelah kiri. o Sebagai pernyataan perasaan nasional. 80:60. o Barang-barang milik negara. lembaga tinggi negara. Orang yg paling dihormati harus datang dr arah sebelah kanan dr pejabat yg menyambut. dst) o Tinggi tiang= 5. ETIKET Adalah peraturan pergaulan antara seseorang dengan yang lain dalam masyarakat. dll. 4. notaris. o Mata uang. 3. 24. Tata urutan dlm jajar kehormatan untuk penerimaan yaitu orang yang paling utama adalah yg menjabat tangan / menyambut pertama kali dan seterusnya sesuai dgn urutannya. o Lencana delegasi negara. o Untuk lancarnya hubungan sosial. JAJAR KEHORMATAN 1.19. LAGU INDONESIA RAYA Diperdengarkan atau dinyanyikan untuk: o Menghormati kepala negara dan wakil kepala negara. o Meterai. 2.5 panjang bendera o Tinggi maksimum= 17 meter o Waktu pemasangan sejak matahari terbit sampai dengan matahari terbenam (pukul 06. 23. Tata urutan dlm jajar kehormatan untuk pelepasan yaitu orang yg paling utama adalah yg menjabat tangan / melepas paling akhir. 66 Tahun 1951). o Ijazah. o Dalam rangkaian pendidikan dan pengajaran. o Untuk menempatkan seseorang sesuai dengan pangkat dan kedudukannya. PERSAMAAN PROTOKOL DAN ETIKET o Untuk menghormati sesamanya. o Untuk menghormati tamu kepala negara asing.

dll 30. HUBUNGAN MC/PA DENGAN BAGIAN LAIN o Upacara/ Acara (kenegaraan. khitanan.Pesta Ulang Tahun . Seni Tari. ACARA RESMI/KEDINASAN o Hari Nasional o Pelantikan pejabat.Simposium atau seminar ilmiah . Garden Party.Cocktail party. Music Show. tidak resmi. syukuran.Sosial gathering (Dharma Wanita. Contoh acara: UPACARA PERINGATAN HARI NASIONAL DI LAPANGAN o Inspektur Upacara tiba di lapangan upacara. 31.Pertunangan . o Penghormatan pasukan. semi resmi) o Undangan (siapa yang hadir) o Tempat Upacara (di dalam. dll) o Konsumsi (makanan yang disediakan. dsb 29. o Laporan Komandan Upacara. di luar ruangan) o Perlengkapan (peralatan yang digunakan:gong. o Mengheningkan Cipta.Presentasi bisnis atau presentasi ilmiah .Acara kenegaraan . dsb o Pembukaan /penutupan raker. o Sambutan. o Myanyian lagu-lagu Maes Perjuangan. o Pembacaan Surat Keputusan. o Ramah Tamah. MACAM-MACAM ACARA o 1. Rotary Club. . resmi. o Pembacaan Teks Pancasila. dsb o 4. o Penandatanganan Berita Acara Serah Terima o Penyerahan memori. o Penutup (upacara resmi selesai). gedung. tempat dan waktu penyajiannya) 28. mimbar. o Pelantikan. dll o HUT Organisasi.Koferensi nasional/internasional . Drama. o Pemeriksaan barisan peserta upacara (bila ada). ACARA KELUARGA . o Laporan Panitia Penyelenggara (bila ada).Upacara pengantin dengan urutan yang baku ACARA SEMI FORMAL . ACARA HIBURAN . Pentas Musik. Contoh acara: UPACARA PELANTIKAN o Pembukaan. dll) . Dies Natalis. o Pembacaan Teks UUD 1945.27.Rapat Umum Pemegang Saham . o Pengibaran Bendera Merah Putih diiringi Lagu Indonesia Raya. ACARA KEAGAMAAN o 3. rapim. pengurus organisasi o Serah Terima Jabatan. dsb o 2. PEMBAGIAN LAIN ACARA FORMAL . perkawinan. o Penyerahan Piagam Penghargaan (bila ada). o Pembacaan Doa. o Pembacaan Teks Proklamasi (untuk peringatan Proklamasi).Business Dinner ACARA INFORMAL .

o Laporan Pemimpin Proyek. o Ramah Tamah. o Laporan Panitia Penyelenggara. o Peninjauan Bendungan. Inspektur Upacara meninggalkan Lapangan Upacara. o Sambutan-sambutan. Upacara selesai. o Menyanyikan Lagu Indonesia Raya. o Penutup. o Pembacaan Teks Proklamasi (untuk peringatan Proklamasi). Myanyian Lagu Syukur (bila ada). o Prakata dari Ketua Panitia. 34. 33. o Pidato pembukaan resmi konggres dengan ditandai . Laporan Komandan Upacara. o Sambutan-sambutan. . Contoh acara: PAMIT KENAL PEJABAT o Pembukaan.Sambutan Inspektur Upacara. 32. o . o Peresmian Penggunaan wasuk oleh Bapak Presiden dengan pembukaan selubung / pemukulan gong. o Ramah – tamah. Penghormatan pasukan. o Penyerahan aneka bibit oleh Prsiden. Contoh acara: UPACARA PEMBUKAAM KONGGRES o Pembukaan. o Mengheningkan Cipta. Pembacaan Doa. . o Penutup. o Pembacaan Teks UUD 1945. o Pembacaan Doa. o Sambutan Gubernur. o Sambutan Menteri PU. o Pembacaan Teks Pancasila. o Sambutan-sambutan. Contoh acara: UPACARA PERESMIAN PROYEK BENDUNGAN o Pembukaan. o Penutup. o Penandatanganan naskah serah terima pemanfaatan bendungan dari Menteri PU kepada Gubernur.Kata Pamit dari pejabat lama o o o o o o o o . o Hiburan/tamah tamah. o Amanat Presiden RI. 35. Contoh acara: UPACARA PERINGATAN HARI NASIONAL DI RUANGAN o Pembukaan. . Barisan dibubarkan.

Selamat bekerja dan berprestasi o o . ACARA HIBURAN o Di sini PA/MC tidak terikat dengan susunan acara yang formal sifatnya. meriah. gembira. 36. 37. o Penutup. o Namum dituntut adanya inisiatif dan kreatifitas PA/MCuntuk mengembangkan acara yang akan disampaikan sehingga terjalin suasana yang akrab dengan hadirin.Kata kenal dari pejabat baru Penyampaian kenang-kenangan kepada pejabat yang lama dari pejabat yang baru atas nama seluruh anggota. Sususnan acara tersusun dengan pertimbangan-pertimbangan yang disesuaikan dengan situasi kondisi dan topik o yang akan dibawakan. o Ramah Tamah / Hiburan. dan berjalan lancar serta mengesankan tetapi terarah..