P D Keprotokolan & Tata Cara P A - Presentation

Transcript
1. PENGETAHUAN DASAR KEPROTOKOLAN DAN TATA CARA PENYUSUNAN
ACARA
2. PROTOKOL Definisi menurut Encyclopedia Britanica ialah: “ tata cara / tata krama
dalam hubungan antar negara dengan memperhatikan pangkat – kedududkan – titel yang
resmi”. Definisi lain:“kumpulan peraturan dalam upacara yang dituruti dalam semua
pergaulan internasional oleh (kapala negara, kepala pemerintahan, para menteri, dan
diplomat) baik secara tertulis maupun tidak tertulis.
3. PROTOKOL Menurut UU No. 8/87 adalah serangkaian aturan dalam kenegaraan atau
acara resmi yangmeliputi aturan mengenai: - tata tempat - tata upacara - tata
penghormatan kepasa seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara,
pemerintahan atau masyarakat.
4. DALAM PRAKTEK SEHARI-HARI Protokol adalah petugas yang mengatur
pelaksanaan jalannya upacara Protokoler adalah serangkaian aturan yang telah ditetapkan
oleh protokol menurut aturan yang baku atau kelaziman.
5. KEPROTOKOLAN MELIPUTI 3 HAL:
o Tata cara sebagaimana yang terdapat dalam upacara resmi kenegaraan,
penandatanganan perjanjian, dan konferensi internasional. (Tata Upacara)
o Tata krama dalam menempatkan, menyebut, memperlakukan seseorang sesuai
dengan kedudukannya. (Tata Kehormatan)
o Mengatur pengaturan tempat duduk dan urutan dalam upacata kenegaraan dalam
jamuan makan dan lain-lain. (Tata Tempat)
6. RUANG LINGKUP PROTOKOL 1. Penerimaan Tamu 2. Kunjungan Tamu 3.
Perjalanan ke daerah / luarnegeri 4. Pengaturan Rapat / Sidang 5. Penyelenggaraan
Resepsi / Sidang 6. Penyelenggaraan Upacara 7. Pernyataan Selamat (congratulation)
atau bela sungkawa (condolence)
7. HUBUNGAN PA/MC DENGAN PROTOKOL
8. PERBEDAAN PROTOKOL DAN PA/MC
o Tugas Protokol adalah mengatur acara.

o Tanggung jawab Protokol membawahi:

o - PA/MC

o - Dokumentasi

o - Konsumsi
 o - Upacara

o - Penerimaan tamu

o - Hiburan

o - Perlengkapan

o - Dekorasi

o - Keamanan, dll

o Tugas PA/MC adalah membawakan acara.

9. TUGAS UMUM PROTOKOL MELIPUTI 5 BIDANG 1. TATA RUANG 2. TATA

TEMPAT 3. TATA UPACARA 4. TATA BUSANA 5. TATA WARKAT
10. TATA RUANG
o Pengaturan ruangan (classroom, teater, conference, dsb).

o Lambang negara, bendera, gambar Presiden dan Wakil Presiden.

o Meja, kursi, dan podium.

o Tata cahaya.

o Tata suara.

o Dekorasi.

o Perlengkapan upacara (sirine, gong, prasasti, dll).

11. TATA TEMPAT

o Adalah norma yang berlaku dalamhal tata tempat duduk para pejabat yang
didasarkan atas kedudukannya dalam ketatanegaraan, kedudukan administratif /
struktural dan kedudukan sosialnya.
o Tata tempat duduk.

o Tata urutan memasuki kendaraan.

o Tata urutankedatangan dan kepergian / pulang.

12. TATA UPACARA

o Adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaiamana acara harus dilaksanakan sesuai
jenis aktivitasnya. Yang perlu diperhatikan adalah:
o jenis kegiatan
 o bahasa pengantar

o materi aktivitas

o menyusun acara dengan urutan yang benar

o menyiapkan personil yang terlibat dalam suatu acara

o menetapkan urutan dan menghubungi yang akan memberikan sanbutan sesuai

jenjang jabatannya, pejabat tertinggi memberikan sambutan terakhir.
13. TATA BUSANA Menetapkan pakaian yang harus dikenakan pada suatu kegiatan
protokoler baik oleh para pejabat / undangan maupun petugas pelaksana kegiatan.
14. TATA WARKAT Penataan administrasi surat menyurat dan undangan yang berkaitan
langsung dengan acara yang dilaksanakan.
15. CARA MENGATUR / MENETAPKAN TEMPAT DUDUK TAMU / PEJABAT VIP 1.
Menetapkan jumlah tamu / pejabat VIP 2. Menentukan ranking tamu / VIP dari yg
tertinggi sampai terendah dan memberi nomor urut (1,2,3, dst) 3. Menetapkan tempat
duduk sesuai rumus / atauran yang berlaku yaitu orang paling utama mempunyai urutan /
nomor pertama, dst.
16. TATA URUTAN MEMASUKIKENDARAAN A. Pesawat Udara: seorang yg paling
utama masuk pesawat paling akhir. Saat turun mendahului / turun pertama. B. Kapal
Laut: orang paling utama naik dulu, saat turun paling dahulu pula. C. Kereta Api/Mobil:
orang paling utama baik saat naik ataupun saatturun mendahului / terlebih dulu. D. Orang
yang utama duduk di tempat sebelah kanan, sedangkan berikutnya di sebelah kirinya.
17. TATA URUTANKEDATANGAN DANKEPERGIAN / PULANG Pedoman umum yg
berlaku dan perlu diingat adalah: dalam peristiwa resmi, orang yang paling utama beserta
rombongan selalu d atang paling akhir, dan apabila akan meinggalkan ruangan paling
dahulu. Oleh karena itu perlu disediakan ruang transit atau ruang tunggu sebelum acara
siap dimulai.
18. TATA URUTAN MEMBERIKAN SAMBUTAN Urutan dalam memberikan sambutan
dalam acara resmi adalah dimulai dari yang terendah tingkat kedudukan / jabatannya dan
yang terakhir yang tertinggi / paling utama.
19. JAJAR KEHORMATAN 1. Orang yg paling dihormati harus datang dr arah sebelah
kanan dr pejabat yg menyambut. 2. Apabila orang yg paling dihormati adalah yg
menyambut tamu, maka tamu akan datang dr sebelah kiri. 3. Tata urutan dlm jajar
kehormatan untuk penerimaan yaitu orang yang paling utama adalah yg menjabat
tangan / menyambut pertama kali dan seterusnya sesuai dgn urutannya. 4. Tata urutan
dlm jajar kehormatan untuk pelepasan yaitu orang yg paling utama adalah yg menjabat
tangan / melepas paling akhir.
20. LAMBANG-LAMBANG KEHORMATAN NEGARA 1. BENDERA MERAH PUTIH
(PP. No. 40. Tahun 1958). 2. GAMBAR BURUNG GARUDA (PP. No. 66 Tahun 1951).
3. LAGU INDONESIA RAYA (PP. No. 44 Tahun 1958).
21. BENDERA MERAH PUTIH
o Ukuran panjang dibanding lebar = 3:2 (30:20, 80:60, dst)

o Tinggi tiang= 5,5 panjang bendera

o Tinggi maksimum= 17 meter

o Waktu pemasangan sejak matahari terbit sampai dengan matahari terbenam

(pukul 06.00 - 18.00 WIB)
22. GAMBAR BURUNG GARUDA
o Dipasang di gedung pemerintah.

o Untuk keperluan pembuatan paspor, lembaran negara, stempel presiden dan

wakilpresiden, menteri, ketua DPR, lembaga tinggi negara, kepala daerah, notaris,
dll.
o Mata uang.

o Meterai.

o Ijazah.

o Lencana delegasi negara.

o Barang-barang milik negara; Dll.

23. LAGU INDONESIA RAYA Diperdengarkan atau dinyanyikan untuk:

o Menghormati kepala negara dan wakil kepala negara.

o Mengiringi pengibaran Bendera Merah Putih dan pada saat upacara.

o Untuk menghormati tamu kepala negara asing.

o Sebagai pernyataan perasaan nasional.

o Dalam rangkaian pendidikan dan pengajaran.

24. ETIKET Adalah peraturan pergaulan antara seseorang dengan yang lain dalam
masyarakat. Dalam bahasa sehari-hari secara sederhana etiket diartikan sebagai ‘budi
bahasa’ atau ’tata cara / tata krama’
25. BEDA ANTARA PROTOKOL DAN ETIKET
o Protokoler digunakan antar negara dan kalangan resmi.

o Etiket digunakan di dalam masyarakat itu sendiri, yang mengatur hubungan antara
sesama anggotanya.
26. PERSAMAAN PROTOKOL DAN ETIKET
o Untuk menghormati sesamanya.

o Untuk menempatkan seseorang sesuai dengan pangkat dan kedudukannya.

o Untuk lancarnya hubungan sosial.

o Kudua-duanya membawa sangsi:

o Protokoler: mengurangi kewibawaan dan kepercayaan

o Etiket: sangsi sosial

27. HUBUNGAN MC/PA DENGAN BAGIAN LAIN

o Upacara/ Acara (kenegaraan, resmi, tidak resmi, semi resmi)

o Undangan (siapa yang hadir)

o Tempat Upacara (di dalam, di luar ruangan)

o Perlengkapan (peralatan yang digunakan:gong, mimbar, dll)

o Konsumsi (makanan yang disediakan, tempat dan waktu penyajiannya)

28. MACAM-MACAM ACARA

o 1. ACARA RESMI/KEDINASAN

o Hari Nasional

o Pelantikan pejabat, pengurus organisasi

o Serah Terima Jabatan, gedung, dsb

o Pembukaan /penutupan raker, rapim, dll

o HUT Organisasi, Dies Natalis, dsb

o 2. ACARA KEAGAMAAN

o 3. ACARA KELUARGA , perkawinan, khitanan, syukuran, dsb

o 4. ACARA HIBURAN , Seni Tari, Drama, Pentas Musik, dsb

29. PEMBAGIAN LAIN ACARA FORMAL - Acara kenegaraan - Koferensi

nasional/internasional - Rapat Umum Pemegang Saham - Presentasi bisnis atau presentasi
ilmiah - Simposium atau seminar ilmiah - Upacara pengantin dengan urutan yang baku
ACARA SEMI FORMAL - Pertunangan - Sosial gathering (Dharma Wanita, Rotary
Club, dll) - Business Dinner ACARA INFORMAL - Pesta Ulang Tahun - Cocktail party,
Music Show, Garden Party, dll
30. Contoh acara: UPACARA PELANTIKAN
o Pembukaan.

o Laporan Panitia Penyelenggara (bila ada).

o Pembacaan Surat Keputusan.

o Pelantikan.

o Penandatanganan Berita Acara Serah Terima

o Penyerahan memori.

o Penyerahan Piagam Penghargaan (bila ada).

o Sambutan.

o Pembacaan Doa.

o Penutup (upacara resmi selesai).

o Ramah Tamah.

31. Contoh acara: UPACARA PERINGATAN HARI NASIONAL DI LAPANGAN

o Inspektur Upacara tiba di lapangan upacara.

o Penghormatan pasukan.

o Laporan Komandan Upacara.

o Pemeriksaan barisan peserta upacara (bila ada).

o Pengibaran Bendera Merah Putih diiringi Lagu Indonesia Raya.

o Mengheningkan Cipta.

o Pembacaan Teks Proklamasi (untuk peringatan Proklamasi).

o Pembacaan Teks Pancasila.

o Pembacaan Teks UUD 1945.

o Myanyian lagu-lagu Maes Perjuangan.

o Sambutan Inspektur Upacara.

o Pembacaan Doa.

o Myanyian Lagu Syukur (bila ada).

o Laporan Komandan Upacara.

 o Penghormatan pasukan.

o Inspektur Upacara meninggalkan Lapangan Upacara.

o Upacara selesai.

o Barisan dibubarkan.

32. Contoh acara: UPACARA PERINGATAN HARI NASIONAL DI RUANGAN

o Pembukaan.

o Menyanyikan Lagu Indonesia Raya.

o Mengheningkan Cipta.

o Pembacaan Teks Proklamasi (untuk peringatan Proklamasi).

o Pembacaan Teks Pancasila.

o Pembacaan Teks UUD 1945.

o Sambutan-sambutan.

o Pembacaan Doa.

o Hiburan/tamah tamah.

o Penutup.

33. Contoh acara: UPACARA PEMBUKAAM KONGGRES

o Pembukaan.

o Laporan Panitia Penyelenggara.

o Sambutan-sambutan.

o Pidato pembukaan resmi konggres dengan ditandai . . . .

o Ramah – tamah.

o Penutup.

34. Contoh acara: UPACARA PERESMIAN PROYEK BENDUNGAN

o Pembukaan.

o Laporan Pemimpin Proyek.

o Sambutan Gubernur.

o Sambutan Menteri PU.

 o Amanat Presiden RI.

o Peresmian Penggunaan wasuk oleh Bapak Presiden dengan pembukaan selubung /

pemukulan gong.
o Penandatanganan naskah serah terima pemanfaatan bendungan dari Menteri PU
kepada Gubernur.
o Penyerahan aneka bibit oleh Prsiden.

o Ramah Tamah.

o Peninjauan Bendungan.

o Penutup.

35. Contoh acara: PAMIT KENAL PEJABAT

o Pembukaan.

o Prakata dari Ketua Panitia.

o Sambutan-sambutan.

o - Kata Pamit dari pejabat lama

o - Kata kenal dari pejabat baru

o Penyampaian kenang-kenangan kepada pejabat yang lama dari pejabat yang baru
atas nama seluruh anggota.
o Ramah Tamah / Hiburan.

o Penutup.

36. ACARA HIBURAN

o Di sini PA/MC tidak terikat dengan susunan acara yang formal sifatnya. Sususnan
acara tersusun dengan pertimbangan-pertimbangan yang disesuaikan dengan
situasi kondisi dan topik
o yang akan dibawakan.

o Namum dituntut adanya inisiatif dan kreatifitas PA/MCuntuk mengembangkan

acara yang akan disampaikan sehingga terjalin suasana yang akrab dengan
hadirin, gembira, meriah, dan berjalan lancar serta mengesankan tetapi terarah.
37. Selamat bekerja dan berprestasi