P D Keprotokolan & Tata Cara P A - Presentation Transcript

1. PENGETAHUAN DASAR KEPROTOKOLAN DAN TATA CARA PENYUSUNAN ACARA 2. PROTOKOL Definisi menurut Encyclopedia Britanica ialah: “ tata cara / tata krama dalam hubungan antar negara dengan memperhatikan pangkat – kedududkan – titel yang resmi”. Definisi lain:“kumpulan peraturan dalam upacara yang dituruti dalam semua pergaulan internasional oleh (kapala negara, kepala pemerintahan, para menteri, dan diplomat) baik secara tertulis maupun tidak tertulis. 3. PROTOKOL Menurut UU No. 8/87 adalah serangkaian aturan dalam kenegaraan atau acara resmi yangmeliputi aturan mengenai: - tata tempat - tata upacara - tata penghormatan kepasa seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat. 4. DALAM PRAKTEK SEHARI-HARI Protokol adalah petugas yang mengatur pelaksanaan jalannya upacara Protokoler adalah serangkaian aturan yang telah ditetapkan oleh protokol menurut aturan yang baku atau kelaziman. 5. KEPROTOKOLAN MELIPUTI 3 HAL: o Tata cara sebagaimana yang terdapat dalam upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian, dan konferensi internasional. (Tata Upacara) o Tata krama dalam menempatkan, menyebut, memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukannya. (Tata Kehormatan) o Mengatur pengaturan tempat duduk dan urutan dalam upacata kenegaraan dalam jamuan makan dan lain-lain. (Tata Tempat) 6. RUANG LINGKUP PROTOKOL 1. Penerimaan Tamu 2. Kunjungan Tamu 3. Perjalanan ke daerah / luarnegeri 4. Pengaturan Rapat / Sidang 5. Penyelenggaraan Resepsi / Sidang 6. Penyelenggaraan Upacara 7. Pernyataan Selamat (congratulation) atau bela sungkawa (condolence) 7. HUBUNGAN PA/MC DENGAN PROTOKOL 8. PERBEDAAN PROTOKOL DAN PA/MC o Tugas Protokol adalah mengatur acara. o Tanggung jawab Protokol membawahi: o - PA/MC o - Dokumentasi o - Konsumsi o - Upacara o - Penerimaan tamu o - Hiburan o - Perlengkapan o - Dekorasi o - Keamanan, dll o Tugas PA/MC adalah membawakan acara. 9. TUGAS UMUM PROTOKOL MELIPUTI 5 BIDANG 1. TATA RUANG 2. TATA TEMPAT 3. TATA UPACARA 4. TATA BUSANA 5. TATA WARKAT 10. TATA RUANG

Kapal Laut: orang paling utama naik dulu. 18. sedangkan berikutnya di sebelah kirinya. Meja. Menetapkan tempat duduk sesuai rumus / atauran yang berlaku yaitu orang paling utama mempunyai urutan / nomor pertama. C. Oleh karena itu perlu disediakan ruang transit atau ruang tunggu sebelum acara siap dimulai. yaitu bagaiamana acara harus dilaksanakan sesuai jenis aktivitasnya. 11. CARA MENGATUR / MENETAPKAN TEMPAT DUDUK TAMU / PEJABAT VIP 1.Pengaturan ruangan (classroom. TATA URUTAN MEMASUKIKENDARAAN A. Yang perlu diperhatikan adalah: o jenis kegiatan o bahasa pengantar o materi aktivitas o menyusun acara dengan urutan yang benar o menyiapkan personil yang terlibat dalam suatu acara o menetapkan urutan dan menghubungi yang akan memberikan sanbutan sesuai jenjang jabatannya. 13. TATA BUSANA Menetapkan pakaian yang harus dikenakan pada suatu kegiatan protokoler baik oleh para pejabat / undangan maupun petugas pelaksana kegiatan. saat turun paling dahulu pula. TATA UPACARA o Adalah tata urutan kegiatan. 15. Kereta Api/Mobil: orang paling utama baik saat naik ataupun saatturun mendahului / terlebih dulu. 14. TATA WARKAT Penataan administrasi surat menyurat dan undangan yang berkaitan langsung dengan acara yang dilaksanakan. o Tata tempat duduk. Tata cahaya. dan podium. orang yang paling utama beserta rombongan selalu d atang paling akhir. Tata suara. prasasti. kursi. Lambang negara. o Tata urutan memasuki kendaraan. 17. Pesawat Udara: seorang yg paling utama masuk pesawat paling akhir. dst. dsb). o o o o o o o . B. dll). gong. pejabat tertinggi memberikan sambutan terakhir. dst) 3. conference. TATA URUTAN MEMBERIKAN SAMBUTAN Urutan dalam memberikan sambutan dalam acara resmi adalah dimulai dari yang terendah tingkat kedudukan / jabatannya dan yang terakhir yang tertinggi / paling utama. dan apabila akan meinggalkan ruangan paling dahulu. Menetapkan jumlah tamu / pejabat VIP 2. Dekorasi. TATA TEMPAT o Adalah norma yang berlaku dalamhal tata tempat duduk para pejabat yang didasarkan atas kedudukannya dalam ketatanegaraan. bendera. o Tata urutankedatangan dan kepergian / pulang. Perlengkapan upacara (sirine.2. 12. TATA URUTANKEDATANGAN DANKEPERGIAN / PULANG Pedoman umum yg berlaku dan perlu diingat adalah: dalam peristiwa resmi. Menentukan ranking tamu / VIP dari yg tertinggi sampai terendah dan memberi nomor urut (1. gambar Presiden dan Wakil Presiden. Orang yang utama duduk di tempat sebelah kanan. Saat turun mendahului / turun pertama.3. D. teater. kedudukan administratif / struktural dan kedudukan sosialnya. 16.

24. BENDERA MERAH PUTIH o Ukuran panjang dibanding lebar = 3:2 (30:20. 80:60. LAMBANG-LAMBANG KEHORMATAN NEGARA 1.00 . o Dalam rangkaian pendidikan dan pengajaran. GAMBAR BURUNG GARUDA o Dipasang di gedung pemerintah. 2. o Meterai. Dalam bahasa sehari-hari secara sederhana etiket diartikan sebagai ‘budi bahasa’ atau ’tata cara / tata krama’ 25. BENDERA MERAH PUTIH (PP. Orang yg paling dihormati harus datang dr arah sebelah kanan dr pejabat yg menyambut. o Untuk lancarnya hubungan sosial. o Kudua-duanya membawa sangsi: o Protokoler: mengurangi kewibawaan dan kepercayaan o Etiket: sangsi sosial . o Mata uang. dll. 23. stempel presiden dan wakilpresiden. Apabila orang yg paling dihormati adalah yg menyambut tamu. 3. o Mengiringi pengibaran Bendera Merah Putih dan pada saat upacara. 66 Tahun 1951). o Sebagai pernyataan perasaan nasional. 20.18. o Untuk menempatkan seseorang sesuai dengan pangkat dan kedudukannya. o Untuk menghormati tamu kepala negara asing.19. kepala daerah.5 panjang bendera o Tinggi maksimum= 17 meter o Waktu pemasangan sejak matahari terbit sampai dengan matahari terbenam (pukul 06. menteri. 40. Dll.00 WIB) 22. o Etiket digunakan di dalam masyarakat itu sendiri. ETIKET Adalah peraturan pergaulan antara seseorang dengan yang lain dalam masyarakat. LAGU INDONESIA RAYA Diperdengarkan atau dinyanyikan untuk: o Menghormati kepala negara dan wakil kepala negara. o Ijazah. 26. lembaran negara. o Untuk keperluan pembuatan paspor. yang mengatur hubungan antara sesama anggotanya. 4. LAGU INDONESIA RAYA (PP. No. Tahun 1958). lembaga tinggi negara. Tata urutan dlm jajar kehormatan untuk penerimaan yaitu orang yang paling utama adalah yg menjabat tangan / menyambut pertama kali dan seterusnya sesuai dgn urutannya. o Barang-barang milik negara. 2. ketua DPR. dst) o Tinggi tiang= 5. No. notaris. 3. JAJAR KEHORMATAN 1. Tata urutan dlm jajar kehormatan untuk pelepasan yaitu orang yg paling utama adalah yg menjabat tangan / melepas paling akhir. 44 Tahun 1958). PERSAMAAN PROTOKOL DAN ETIKET o Untuk menghormati sesamanya. o Lencana delegasi negara. No. GAMBAR BURUNG GARUDA (PP. BEDA ANTARA PROTOKOL DAN ETIKET o Protokoler digunakan antar negara dan kalangan resmi. maka tamu akan datang dr sebelah kiri. 21.

Acara kenegaraan . Drama. dsb o Pembukaan /penutupan raker. o Pembacaan Surat Keputusan. PEMBAGIAN LAIN ACARA FORMAL .Pesta Ulang Tahun . MACAM-MACAM ACARA o 1. o Penutup (upacara resmi selesai). o Pembacaan Teks Pancasila. 31. o Penghormatan pasukan. o Penyerahan Piagam Penghargaan (bila ada). Contoh acara: UPACARA PERINGATAN HARI NASIONAL DI LAPANGAN o Inspektur Upacara tiba di lapangan upacara. o Pengibaran Bendera Merah Putih diiringi Lagu Indonesia Raya. mimbar. o Pembacaan Teks Proklamasi (untuk peringatan Proklamasi). o Laporan Panitia Penyelenggara (bila ada).Rapat Umum Pemegang Saham . rapim.Sosial gathering (Dharma Wanita. ACARA KELUARGA . o Pembacaan Teks UUD 1945. o Mengheningkan Cipta. Rotary Club. o Ramah Tamah. dsb 29. syukuran. gedung. o Penandatanganan Berita Acara Serah Terima o Penyerahan memori.Simposium atau seminar ilmiah . o Pemeriksaan barisan peserta upacara (bila ada).Koferensi nasional/internasional .Business Dinner ACARA INFORMAL . o Pelantikan. HUBUNGAN MC/PA DENGAN BAGIAN LAIN o Upacara/ Acara (kenegaraan. Pentas Musik. Garden Party. Contoh acara: UPACARA PELANTIKAN o Pembukaan. resmi. dll o HUT Organisasi.Pertunangan . perkawinan. dsb o 2. tidak resmi.Upacara pengantin dengan urutan yang baku ACARA SEMI FORMAL . dll) . o Myanyian lagu-lagu Maes Perjuangan. di luar ruangan) o Perlengkapan (peralatan yang digunakan:gong. ACARA RESMI/KEDINASAN o Hari Nasional o Pelantikan pejabat. pengurus organisasi o Serah Terima Jabatan.Cocktail party. dll) o Konsumsi (makanan yang disediakan. tempat dan waktu penyajiannya) 28. dsb o 4. dll 30. Seni Tari.Presentasi bisnis atau presentasi ilmiah . Dies Natalis. o Pembacaan Doa. semi resmi) o Undangan (siapa yang hadir) o Tempat Upacara (di dalam. ACARA KEAGAMAAN o 3. o Sambutan. o Laporan Komandan Upacara. Music Show. .27. ACARA HIBURAN . khitanan.

o Pembacaan Teks Pancasila. Penghormatan pasukan. Upacara selesai. Contoh acara: UPACARA PERESMIAN PROYEK BENDUNGAN o Pembukaan. Inspektur Upacara meninggalkan Lapangan Upacara. o Penutup. Barisan dibubarkan. . o Pembacaan Doa. o Menyanyikan Lagu Indonesia Raya. o Sambutan-sambutan. 35. o Mengheningkan Cipta. Laporan Komandan Upacara. o Laporan Panitia Penyelenggara. o Prakata dari Ketua Panitia. o Penyerahan aneka bibit oleh Prsiden. o Pembacaan Teks UUD 1945. o Ramah Tamah. o Laporan Pemimpin Proyek. o Hiburan/tamah tamah. 33. 32. o Penutup. .Kata Pamit dari pejabat lama o o o o o o o o . o Sambutan-sambutan. . o Sambutan-sambutan. o Penutup. Contoh acara: UPACARA PEMBUKAAM KONGGRES o Pembukaan. o Sambutan Menteri PU. o Sambutan Gubernur. o Ramah – tamah.Sambutan Inspektur Upacara. Contoh acara: PAMIT KENAL PEJABAT o Pembukaan. o Peninjauan Bendungan. o Pembacaan Teks Proklamasi (untuk peringatan Proklamasi). o Penandatanganan naskah serah terima pemanfaatan bendungan dari Menteri PU kepada Gubernur. o Pidato pembukaan resmi konggres dengan ditandai . Pembacaan Doa. Myanyian Lagu Syukur (bila ada). 34. o . Contoh acara: UPACARA PERINGATAN HARI NASIONAL DI RUANGAN o Pembukaan. o Peresmian Penggunaan wasuk oleh Bapak Presiden dengan pembukaan selubung / pemukulan gong. o Amanat Presiden RI.

o Penutup. 37.Kata kenal dari pejabat baru Penyampaian kenang-kenangan kepada pejabat yang lama dari pejabat yang baru atas nama seluruh anggota. gembira. 36. meriah. dan berjalan lancar serta mengesankan tetapi terarah. o Ramah Tamah / Hiburan. o Namum dituntut adanya inisiatif dan kreatifitas PA/MCuntuk mengembangkan acara yang akan disampaikan sehingga terjalin suasana yang akrab dengan hadirin. Sususnan acara tersusun dengan pertimbangan-pertimbangan yang disesuaikan dengan situasi kondisi dan topik o yang akan dibawakan. ACARA HIBURAN o Di sini PA/MC tidak terikat dengan susunan acara yang formal sifatnya.. Selamat bekerja dan berprestasi o o .