MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA
Satu Alat Pengurusan. Manual Prosedur Kerja - MPK dan Fail Meja FM bukanlah satu perkara baru. Konsep Fail Meja (Desk Fail) telah wujud dalam Perkhidmatan Awam sejak dahulu lagi. Dalam beberapa bentuk dan rupa:Prosedur Jabatan. Arahan Tetap Jabatan. Garis Panduan Bekerja.

Tahun 1991 Kerajaan melancarkan beberapa Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam kearah peningkatan kecekapan, keberkesanan dan kualiti hasil kerja kakitangan Kerajaan. Satu daripada Pekeliling adalah PKPA 8/91 mengenai MPK dan FM. MPK dan FM boleh dianggap sebagai satu konsep baru kerana ia mempunyai beberapa perbezaan:dari segi bentuk. Dari mekanisma.

MPK dan FM langkah kearah meninggikan lagi:mutu perkhidmatan prestasi perkhidmatan produktiviti organisasi Scenario sekarang ada beberapa soalan yang sukar dijawab. Adakah semua Jabatan dan kakitangan awam mempunyai MPK dan FM masing-masing? Adakah MPK dan FM digunakan sebagai panduan semasa menjalankan tugas? .

Banyak MPK merupakan dokumen yang disimpan sahaja dan kebanyakkan FM hanya tinggal di atas meja/laci sahaja dan tidak dirujuk/dikemaskinikan. Walau bagaimanapun penggunaan MPK dan FM dalam menjalankan tugas tidak meluas. . Ada agensi yang sudah wujudkan MPK dan FM.Pada amnya semua agensi Kerajaan sedar dan tahu konsepnya.

Konsep Kualiti Perkhidmatan yang memenuhi kehendak pelanggan dan ¶stake holders· yang telah diterjemahkan kepada standard kecemerlangan. Konsep Pelanggan Pelanggan dalaman.ASASASAS-ASAS PENGURUSAN BERKUALITI Kualiti . malah hanya boleh dirasa atau dinikmati melalui pengalaman.Keunggulan atau kecemerlangan yang sukar diukur. Pelanggan luaran. . Memenuhi kehendak dan cita rasa pengguna.

Mematuhi spesifikasi pengeluaran yang tertentu. Zero ¶defect·. . Peningkatan kualiti adalah satu proses berterusan.Kualiti Melalui Pencegahan Tidak memberi peluang sebarang kecacatan. Kos bagi menentukan standard dipenuhi. Kos Kualiti Kos wajib. Kos tambahan kerana tidak mematuhi standard kualiti.

KONSEP MPK MPK Dokumen rujukan/panduan untuk peringkat jabatan/pejabat. . ± Fungsi ± Objektif Merekodkan cara bekerja secara sistematik. Memberi gambaran menyeluruh mengenai organisasi. Ketua-ketua Bahagian perlu ada MPK. Prosedur yang jelas bagi tiap-tiap aktiviti.

Mengandungi maklumat dan peraturan-peraturan yang lengkap mengenai tugas/tanggungjawab.KONSEP FM Panduan terperinci mengenai tugas yang dijalankan oleh tiap-tiap individu dalam organisasi. Dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya. FM satu cabutan (extract) salah satu proses kerja atau aktiviti di dalam MPK yang patut dilakukan oleh individu itu. FM hendaklah diletakkan di atas meja pegawai. .

Keseragaman sistem/kaedah kerja. Menyenangkan pertukaran pekerja . Menentukan peraturan dipatuhi. Sebagai alat latihan informal.proses ambilalih tugas.KEBAIKAN MPK/FM Merekodkan prosedur dan peraturan kerja sebagai rujukan rasmi. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan Pegawai lain. Mengurangkan kesilapan. . Mengurangkan arahan secara lisan. Memudahkan kajian mengenai sistem kerja.

Tanpa FM pula. Tanpa FM pula. MPK tidak bermakna dan ia tidak dapat menunjukkan secara terperinci apa yang dilakukan oleh seseorang individu. . MPK tidak memberi erti sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dilihat secara menyeluruh.MPK DAN FM Dua dokumen yang berbeza walaupun ia adalah 2 dokumen penting yang saling berkaitan dan bantu membantu antara satu sama lain. FM tidak memberi erti sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dilihat secara menyeluruh. Tanpa MPK.

PERBEZAAN MPK DAN FM MPK FM Dokumen rujukan peringkat pejabat . Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan. Satu FM untuk satu jawatan. Satu MPK untuk satu jabatan. . Mengandungi maklumat panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan. Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu. Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan .mikro.makro Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan.

KANDUNGAN MPK Latar Belakang Jabatan/Pejabat Senarai Borangborang Yang Digunakan Carta Aliran Kerja Aktivitiaktiviti Utama Proses Kerja Aktiviti-aktiviti Utama Objektif Jabatan/Pejabat MANUAL PROSEDUR KERJA Carta Jabatan/ Pejabat Fungsi-fungsi Utama Jabatan/Pejabat Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsifungsi Utama .

FAMA telah menyusun strategi supaya dapat meningkatkan sumbangannya kepada pembangunan pasaran hasilhasil pertanian melalui:(a) Menggalakkan penyertaan petani dalam pemasaran. (c) Memperbaiki amalan pemasaran di peringkat ladang dan pasaran.(a) Latar Belakang Jabatan/Pejabat CONTOH LEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN (FAMA) Latar Belakang Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965 di bawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta Parlimen 141 (Pindaan) 1974. . (d) Mempertingkatkan maklumat pasaran. Strategi Berdasarkan kepada hasrat Dasar Pertanian Negara. (b) Meluaskan saiz pasaran di dalam dan di luar negeri. dan (e) Menambahkan saluran pasaran.

.(b) Objektif Jabatan OBJEKTIF JABATAN adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah jabatan selaras dengan matlamat penubuhannya.

projek dan aktiviti yang dijalankan oleh sesebuah jabatan supaya memenuhi keperluan pelanggan. . Menjadi asas penilaian keberkesanan jabatan bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi jabatan.TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF JABATAN Memberi halacara yang jelas kepada jabatan supaya segala usaha yang dijalankan adalah selaras dengan matlamat ianya ditubuhkan. Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang jabatan/pejabat. Menjadi asas perancangan dan pembangunan program. Memberi tunjuk arah di mana objektif jabatan/pejabat menjadi asas bagi pembentukan objektif yang lebih khusus dan terperinci pada peringkat bawah dalam jabatan/pejabat.

Ia menjelaskan perkaraperkara seperti aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh jabatan dan rangkaian perintah (chain of command) yang terdapat di jabatan/pejabat berkenaan.CARTA ORGANISASI Carta organisasi pejabat menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi. . aktiviti dan hirarki di dalam sesebuah jabatan/pejabat.

Memberi gambaran mengenai fungsifungsi jabatan/pejabat. . Perancangan latihan pegawai/kakitangan. Sumber maklumat pengurusan.KEGUNAAN CARTA ORGANISASI Asas penambahan/pengurangan kakitangan.

FUNGSI UTAMA JABATAN/PEJABAT Fungsi Utama Jabatan/Pejabat adalah merupakan tugas-tugas yang dijalankan bagi membolehkan jabatan/pejabat berkenaan mencapai objektif penubuhannya. Fungsi utama biasa (common activity). Terdapat dua (2) jenis fungsi utama iaitu:Fungsi utama khusus. .

CONTOH FUNGSI UTAMA YANG KHUSUS Contoh A: Jabatan Fungsi Utama : : Jabatan Pendaftaran Negara Pendaftaran Contoh B: Jabatan Fungsi Utama : : Jabatan Imigresen Pengeluaran Pasport .

Pasport Antarabangsa Malaysia Baru Pasport Malaysia Terhad Baru Pasport diplomatik Malaysia Pasport Rasmi Malaysia Pasport Rombongan . 3. 3. 5.AKTIVITIAKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG KHUSUS Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama. 2. 5. 2. Contoh A: Jabatan Fungsi Utama Aktiviti : : : Jabatan Pendaftaran Negara Pendaftaran 1. 4. 4. Kad Pengenalan Perkahwinan Sijil Kelahiran Kewarganegaraan Kematian Contoh B: Jabatan Fungsi Utama Aktiviti : : : Jabatan Imigresen Pengeluaran Pasport 1.

4. Penggunaan Kad Perakam Waktu Urusan Surat Menyurat Keselamatan Pejabat Kebersihan Pejabat . 4.AKTIVITIAKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG BIASA Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama. 2. 3. 3. Contoh A: Jabatan Fungsi Utama Aktiviti : : : Perkhidmatan 1. 2. Urusan Pengisian Jawatan Urusan Pengesahan Dalam Jawatan Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen Urusan Penanggungan Kerja Contoh B: Jabatan Fungsi Utama Aktiviti : : : Pentadbiran Am 1.

Contoh A: Jabatan Fungsi Utama Aktiviti : : : Perkhidmatan 1.AKTIVITIAKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA YANG BIASA Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama. 4. 2. 3. Urusan Pengisian Jawatan Urusan Pengesahan Dalam Jawatan Urusan Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen Urusan Penanggungan Kerja Contoh B: Jabatan Fungsi Utama Aktiviti : : : Pentadbiran Am 1. 2. 3. Penggunaan Kad Perakam Waktu Urusan Surat Menyurat Keselamatan Pejabat Kebersihan Pejabat . 4.

Maklumat yang perlu ada dalam format proses kerja ini ialah jawatan dan proses. Aktiviti : Contoh Format Proses Kerja MPK JAWATAN PROSES .PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja.

. Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil langkah ke atas langkah-langkah yang berkenaan. Sediakan urutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut.TINDAKANTINDAKAN-TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJA Semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenisjenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja. Mula dengan perkataan perbuatan bagi menyenaraikan setiap proses.

. Semak fail peribadi dan Buku Perkhidmatan pegawai-pegawai berkenaan dan pastikan sama ada syarat-syarat pengesahan telah dipenuhi.Aktiviti Urusan Pengesahan Dalam Jawatan JAWATAN Kerani Perkhidmatan PROSES Semak daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan dan pastikanm pegawai-pegawai yang belum disahkan dalam jawatan. Berikan fail kepada Penolong Pengarah Perkhidmatan.

Ketua Jabatan Catit perakuan dalam fail. . Jika pegawai sudah memenuhi syarat.JAWATAN Penolong Pengarah Perkhidmatan PROSES Jika pegawai tidak memenuhi syarat: ‡Simpan fail dan Buku Perkhidmatan jika tidak melebihi tempoh percubaan. ‡Minta Kerani Perkhidmatan ambil tindakan melanjutkan tempoh percubaan jika tempoh percubaan telah tamat. rujuk kepada Ketua Jabatan dengan catitan bahawa semua syarat-syarat yang ditetapkan telah dipenuhi untuk perakuan pengesahan dalam jawatan.

dan ‡Kenyataan Perkhidmatan.JAWATAN Kerani Perkhidmatan PROSES Jika pegawai tidak memenuhi syarat lanjutkan tempoh percubaan (sila lihat proses lanjut tempoh percubaan). ‡Kenyataan Lulus Peperiksaan. Bagi pegawai yang diperakukan untuk pengesahan. sediakan borang berikut:‡Borang Perakuan Pengesahan Dalam Jawatan (seperti Perintah Am 36). .

Rekodkan pengesahan dalam jawatan dalam Buku Perkhidmatan dan beri surat asal kepada pegawai berkenaan. Sedia Kew.JAWATAN Kerani Perkhidmatan PROSES Sediakan surat dan hantar borangborang di atas kepada SPA melalui Ketua Perkhidmatan. 8 (7 salinan) dan edarkan kepada:‡Kerani Kewangan ‡SPA ‡JPA ‡Fail Peribadi .

Simbol-simbol yang digunakan:Tindakan (langkah) dalam proses kerja Aliran Pilihan/keputusan (decision making) Tindakan serentak Penyambung .CARTA ALIRAN KERJA Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti atau prosedur.

Teliti permohonan dan minta pemohon asal kemukakan bukti mengenai usaha bagi mendapatkan pekerja tempatan seperti berikut: (a) Keratan iklan di akhbar.CONTOH CARTA ALIRAN KERJA BAGI PERATURAN PERMOHONAN MEMBAWA MASUK BURUH ASING UNTUK BEKERJA DI SEKTOR LADANG DAN PEMBINAAN DI MALAYSIA Terima permohonan daripada Jabatan Imigresen untuk ulasan. (b) Poster. TIDAK YA Sediakan syor ke atas laporan dan serahkan kepada Ketua Pengarah untuk keputusan. Buat keputusan permohonan berdasarkan syor. Kembalikan dokumen kepada pemohon asal untuk dilengkapkan dan salinkan kepada Jabatan Imigresen Terima dokumen-dokumen berkaitan daripada pemohon asal Semak samada permohonan lengkap. Maklumkan keputusan permohonan kepada Jabatan Imigresen Lengkap . Serahkan keputusan permohonan kepada pegawai untuk tindakan pemberitahuan. (d) Lapuran daripada Pejabat Tenaga Rakyat. (c) Surat pengesahan daripada Penghulu.

KANDUNGAN FM Objektif Jabatan/Pejabat Senarai Tugas Harian Norma Kerja Senarai Borang-borang Yang Dianggotai Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai Senarai Undangundang/Peraturan Senarai Semak/ Checklist Carta Aliran Kerja Objektif Bahagian/Unit Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Carta Organisasi Kedudukan Pegawai FAIL MEJA Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan Peraturan-peraturan Pentadbiran Proses Kerja .

KANDUNGAN FAIL MEJA Senarai Tugas Harian Norma Kerja Senarai Borang-borang Yang Digunakan Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai Senarai Undangundang/Peraturan Senarai Semak/ Checklist Carta Aliran Kerja FAIL MEJA Objektif Jabatan/Pejabat Objektif Bahagian/Unit Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Carta Organisasi Kedudukan Pegawai Senarai Tugas/ Kuasa dan Hubungan Peraturan-peraturan Pentadbiran Proses Kerja .

Kedudukan individu dalam carta itu perlu ditandakan (dilorekkan) .CARTA ORGANISASI JABATAN/PEJABAT/ BAHAGIAN Carta Organisasi jabatan/bahagian yang melibatkan individu/pekerja perlu disediakan.

CONTOH CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENTADBIRAN AM DAN KEWANGAN KETUA PENGARAH BHG. KERJA KANAN UNIT DOKUMENTASI PEG. KERANI KANAN UNIT PERKHIDMATAN PEG. PENTADBIRAN AM DAN KEWANGAN PEN. KERJA AM KERANI KEWANGAN KERANI GAJI KERANI BEKALAN & PENYENGGARAAN KERANI PENTADBIRANI KERANI KERANI KERANI PERKHIDREKOD PERSUMATAN RATAN KERANI KERANI DOKUSTOR MENTASI PEMBANTU PERPUSTAKAAN . PENGARAH PENTADBIRAN UNIT KEWANGAN PEG.

SENARAI TUGAS Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas. tanggungjawab dan kuasa seseorang pegawai untuk menjalankan tugastugasnya. .

perlantikan. MAMPU JAWATAN : KERANI PENTADBIRAN Tugas Pega ai tasa a g a ubungan Tugas an Tanggungja ab Kuasa ang iberi Tugas Pega ai. kemasukan dalam ja atan. KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN. Kerani Rekod. 1. Menyediakan enyata ulanan/suku Tahun mengenai kedudukan perja atan/pertukaran dan laian-lain. Urusan engendalian uku erkhidmatan Kerajaan dan merekodkan setiap perubahan pega ai/staf. pengesahan dalam ja atan. 2. 2.ega ai ain ang a ubungan erta Jenis ubungan KERANI-KERANI 1.CONTOH SENARAI TUGAS. Mengurus perlantikan. penanggungan kerja dan sebagainya. pengesahan dalam ja atan berpencen. kenaikan pangkat/ pemangkuan dan laianlain. Kerani ersuratan Urusan ail ersendirian dan mengambil tindakan perlu. .P R TADBIRAN Semua perkara mengenai perkhidmatan. P P . Mengurus rayuan penyelarasan dan pengubahsuaian gaji 3.

Menerima laporan sulit dan semua pega ai Mengambil fail-fail sulit untuk tindakan. penyata perkhidmatan dan lain-lain. 5. pengesahan pemangkuan dan lain-lain.ega ai ain Yang Ada ubungan erta Jenis ubungan J R TAIP Menaip surat-surat berkaitan PELAYAN PEJABAT Membuat fotostat salinan-salinan yang perlu HUBUNGAN LUAR Kerani-kerani erkhidmatan di Jabatan erkhidmatan am. PEGAWAI-PEGAWAI MAMAP Minta butir-butir mengenai eribadi.Tugas Pega ai Atasan Yang Ada ubungan Tugas Dan Tanggungja ab Kuasa Yang Diberi Tugas Pega ai. perlantikan danlain-lain. Mengurus penyediaan laporan sulit tahunan. perlantikan. 6. 4. KERANI KANAN Semua perkara mengenai perkhidmatan. Mengurus tindakan tatatertib ain-lain tugas yang diarahkan. . kelulusan dan alamat untuk Rekod erkhidmatan PEGAWAI KERJA KANAN Semua perkara mengenai pengesahan dalam ja atan.

KUASA Kuasa yang diberikan kepada seseorang pegawai perlu dimaklumkan kepada pegawai berkenaan untuk memudahkan beliau bertindak dan membuat keputusan mengikut had dibenarkan. .

.HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI LAIN Hubungan kerja pegawai dengan pegawai-pegawai lain perlu diketahui untuk membantu pegawai berkenaan menyelesaikan sesuatu tugas.

Hubungan kerja dengan pegawai atasan Hubungan kerja dengan pegawai bawahan Hubungan kerja dengan rakan sejawatan Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar.Jenis-jenis hubungan kerja antara seseorang pegawai dengan pegawaipegawai lain. .

KUASA DAN HUBUNGAN KERJA DALAM FM Dapat menjelaskan tugas dan tanggungjawab seseorang pegawai. Memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang sesuai untuk pegawai .KEPENTINGAN SENARAI TUGAS.

Memudahkanpegawai menguruskan tugas yang dipertanggungjawabkan. . Menjelaskan hubungan kerja di antara seorang pegawai dengan pegawaipegawai lain. Membolehkan pegawai mengetahui had-had kuasa yang diperuntukkan kepadanya.

Peraturan-peraturan Pentadbiran : (a) Pengesahan jawatan di dalam Perkhidmatan Awam mengambil masa di antara 1 hingga 3 tahun dan tarikh mula berkhidmat.CONTOH PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI AKTIVITI Urusan Pengesahan Dalam Jawatan. . Keadaan ini boleh berlaku sekiranya seseorang staf telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatannya.

(b) Semua urusan mengesahkan seseorang pegawai dalam jawatannya hendaklah disertai dengan surat perakuan dan Ketua Jabatan (c) Seseorang pegawai yang tidak disahkan selepas tempoh percubaannya tidak layak dinaikkan gaji tahunannya sehingga beliau disahkan dalam jawatannya. .

.(d) Pada amnya. Lanjutan tempoh percubaan seseorang pegawai diperlukan dalam keadaan di mana pegawai tidak lulus semua peperiksaan yang disyaratkan dalam tempoh percubaannya. (e) Permohonan lanjutan tempoh percubaan hendaklah dibuat kepada pihak berkuasa yang melantik melelui Ketua Perkhidmatan dengan sokongan Ketua Jabatan.

.(f) Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk mengemukakan perakuan kepada pihak berkuasa lantikan melalui Ketua Perkhidmatan tentang perlanjutan tempoh percubaan tiga (3) bulan sebelum tamat tempoh percubaan pegawai itu.

Contoh format bagi proses kerja ialah: BIL.PROSES KERJA Setiap senarai tugas seseorang pegawai perlu disediakan proses kerjanya. ROSES KERJ EGAWAI YANG MELULUSKAN/ IRUJUK SEKSYEN UNDANG-UNDANG/ ERATURAN YANG BERKAITAN .

BIL.1. 4. Sediakan dera soalan-soalan 2. Masa Peperiksaan 3.3. . YANG MELULUSKAN DIRUJUK SEKSI UNDANG-UNDANG PERATURAN Senarai tugas dan tanggung awab Penga ar Jururawat 1. Kemukakan soalan-soalan untuk peperiksaan kepada Pengetua (sekurang-kurangnya satu minggu sebelum tarikh peperiksaan). PROSES KERJA PEG. Tarikh peperiksaan 3.2. 5.PROSES KERJA BAGI TUGAS MENGADAKAN PEPERIKSAAN UNTUK JURURAWATJURURAWAT-JURURAWAT PELATIH. Tentukan 3. Tempat peperiksaan Sediakan kertas awapan untuk peperiksaan Aturkan bilik-bilik dar ah Pengetua 3.

11. Jalankan/awasi peperiksaan Kumpulkan kertas-kertas awapan Serahkan kertas-kertas awapan kepada Pengetua Serahkan kertas awapan kepada pemeriksa Periksa kertas awapan peperiksaan Senaraikan markah dan keputusan peperiksaan Sediakan laporan kema uan penuntut-penuntut Serahkan kepada Pengetua Catatkan markah peperiksaan ke dalam rekod peribadi penuntut dan Buku Da tar Pengetua Pengetua 10. 12. 7. YANG MELULUSKAN DIRUJUK SEKSI UNDANG-UNDANG PERATURAN 6. . 13. 9. 14. PROSES KERJA PEG.BIL. 8..

TINDAKANTINDAKAN-TINDAKAN YANG PERLU DILAKSANAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJA Semak senarai tugas bagi mengenalpasti jenis-jenis kerja yang memerlukan penyediaan proses kerja Sediakan urutan tindakan-tindakan yang terlibat dalam melaksanakan kerja tersebut .

Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan tugas berkenaan.Mulakan dengan perkataan perbuatan bagi menyenaraikan setiap proses. Senaraikan pegawai-pegawai yang perlu dirujuk. .

CARTA ALIRAN KERJA Bagi maksud fail meja. Langkah-langkah dalam aktiviti yang melibatkan pegawai berkenaan hendaklah ditandakan (dilorekkan). carta aliran kerja yang perlu dimasukkan ke dalam fail meja seseorang pegawai ialah carta aliran kerja aktiviti yang terdapat dalam MPK yang berkaitan dengan tugas pegawai berkenaan. .

CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN TIDAK Semak daftar perkhidmatan dan dapatkan fail peribadi dan Buku Perkhidmatan Syarat-syarat pengesahan telah dipenuhi YA TIDAK Dalam tempoh percubaan YA Rujuk untuk perakuan Ketua Jabatan Dalam tempoh percubaan YA TIDAK YA Sediakan Kenyataan Perkhidmatan . Kenyataan Lulus Peperiksaan dan Perakuan Pengesahan Dalam Jawatan dan Hantar ke SPA TIDAK Rekodkan pengesahan dalam jawatan dalam Buku Perkhidmatan dan beri surat asal kepada pegawai Diperakukan Sediakan Salinan Kew. Dan Edarkan NOTA Proses Kerja Yang Melibatkan Kerani Perkhidmatan Rujuk Buku Perkhidmatan dan Fail Peribadi kepada Ketua Jabatan untuk lanjutan tempoh percubaan .

Surat Sokongan dari Ketua jabatan Dan Hantar Kepada SPA Rekod Perlanjutan Dan Syarat-syarat Ke Dalam Buku Perkhidmatan Dan Beri Surat Asal Kepada Pegawai Sediakan Salinan Kew.SAMBUNGAN CARTA DI ATAS Uruskan Tindakan Tamat Perkhidmatan TIDAK Lanjutan Disokong YA Sediakan Kenyataan Perkhidamtan . 8 Dan Edarkan . Kenyataan Peperiksaan.

.PERATURAN PENTADBIRAN/ UNDANGUNDANG-UNDANG Setiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan undang-undang yang harus diketahui dan dipatuhi oleh pengurusan dalam menjalankan aktiviti sesebuah jabatan.

Checklist berfungsi sebagai pelan tindakan dalam melaksanakan sesuatu aktiviti.SENARAI SEMAK/CHECKLIST Checklist ialah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti. .

T) TINDAKAN 1.CONTOH CHECKLIST TUGAS RECEPTION NURSE DI DEWAN BEDAH (O. 3. Tentukan kebenaran pembedahan sah digunakan (valid) . Tanya dan tentukan nama pesakit Tentukan ada kebenaran untuk pembedahan TANDA ( ) CATATAN 2.

Periksa tempat yang hendak dibedah itu bersih daripada rambut dan sebagainya .TINDAKAN 4. Tanya Pesakit bagi menentukan ia tidak makan dan juga minum 6. Periksa Pesakit untuk menentukan ia tidak memakai barang-barang palsu dan barang kemas TANDA ( ) CATATAN 5.

.TINDAKAN 7. TANDA ( ) CATATAN Tanya Pesakit sama ada telah diberi suntikan sebelum dihantar ke Dewan Bedah CATATAN Ketika mengemukakan soalan pertanyaan suara hendaklah lembut serta jelas mudah difahami oleh pesakit.

. lupa.KEPENTINGAN SENARAI SEMAK/CHECKLIST Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil. kesilapan dll. Mengelakkan daripada berlakunya kecuaian.

. kesilapan dll. lupa.KEPENTINGAN SENARAI SEMAK/CHECKLIST Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil. Mengelakkan daripada berlakunya kecuaian.

Menjadi asas kepada kawalan keselamatan terutama aktiviti teknikal seperti jadual perjalanan udara. Sebagai alat pengawasan yang mudah dirujuk dalam menentukan tahap pencapaian kerja. laut. . mengesan kelewatan dll. assembly line dll.

Mewujudkan disiplin dalam melaksanakan tugas. . Sebagai alat kawalan dan penyelarasan kerja.Alat semakan terhadap perkaraperkara penting yang perlu diberi perhatian sebelum diteliti atau diluluskan.

Ia boleh menjadi panduan kepada pekerja supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya.NORMA KERJA Norma kerja ialah jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. .

Mengurus Perlantikan Mengurus Pengesahan Dalam Jawatan .NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS TUGASYANG DIJALANKAN OLEH KERANI PERKHIDMATAN JUMLAH UNIT YANG MASA YANG BOLEH DIAMBIL DIJALANKAN DALAM SEMINGGU 115 minit 151 minit 15 unit 13 unit BIL. JENIS KERJA 1. 2.

5. Mengurus Kemasukan Ke Dalam Jawatan Berpencen Mengurus Kenaikan Pangkat Mengurus Pemangkuan 4. JENIS KERJA JUMLAH UNIT YANG MASA YANG BOLEH DIAMBIL DIJALANKAN DALAM SEMINGGU 195 minit 10 unit 3.BIL. 95 minit 155 minit 21 unit 131 unit .

Penyediaan Penyata Bulanan/Suku Tahunan Mengurus Pertukaran Pegawai 7. 185 minit 11 unit .BIL. JENIS KERJA JUMLAH UNIT YANG MASA YANG BOLEH DIAMBIL DIJALANKAN DALAM SEMINGGU 120 minit 16 unit 6.

.LANGKAHLANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN NORMA KERJA Dapatkan Norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan dari sumber-sumber yang boleh digunakan sekiranya ada dan sesuaikan dengan jawatan. peralatan dan mesin di pejabat.

atau jalankan kajian pengukuran kerja.Jika belum ada. . wujudkan dari sumber-sumber lain.

.SENARAI TUGAS HARIAN Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Boleh disediakan sama ada di sebelah petang atau sewaktu mula bekerja di sebelah pagi.

SENARAI TUGAS HARIAN NAMA : JAWATAN : TARIKH : BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN CATATAN : Sila letakkan senarai ini di atas meja anda .

BORANG TINDAKAN KERJA
Sebagai alat pengawasan kerja Membantu pihak pengurusan mengesan setiap tindakan yang terlibat dalam pelaksanaan kerja.

Memastikan semua pihak yang terlibat mengambil tindakan sewajarnya dalam tempoh yang ditetapkan.

BORANG TINDAKAN KERJA
AKTIVITI PERCETAKAN LAPORAN MAMPU OLEH JABATAN PERCETAKAN NEGARA

BIL.

PR ES KERJA

PEG. YANG BERTANGGUNGJAWAB

TARIKH FAIL/ ARAHAN DI TERIMA (D) 24/8/90

TARIKH CATATAN TARIKH TUGAS ARAHAN TINDAKAN DISLAP KEPADA SELANJUT KAN DAN PEGAWAI NYA TANDA- SETERUS PERLU TANGAN NYA DISLAP (E) 26/8/90 (F) Sediakan Surat Ke ada JPN (G) 28/8/90

CATATAN

(A) 1.

(B) Buat ke utusan untuk dicetak ole JPN

( ) Pengara Pentadbiran

(H)

BIL. YANG BERTANGGUNGJAWAB TARIKH FAIL/ ARAHAN DI TERIMA (D) 27/8/90 TARIKH CATATAN TARIKH TUGAS ARAHAN TINDAKAN DISLAP KEPADA SELANJUT KAN DAN PEGAWAI NYA TANDA.SETERUS PERLU TANGAN NYA DISLAP (E) 27/8/90 (F) Pengarah Pentadbiran sila tandatangan Hantar surat dan dokumen ke JPN (G) 28/8/90 CATATAN (A) 2. Dapatkan nombor doket kerja dan tarikh siap pruf pertama daripada JPN Kerani Dokumentasi 30/8/90 30/8/90 3/9/90 Pruf pertama siap pada 3/9/90 . (B) Sediakan surat dan dokumen untuk dicetak Tandatangan surat (C) Pegawai Dokumentasi (H) 3. Pengarah Pentadbiran 28/8/90 28/8/90 29/8/90 4. PROSES KERJA PEG.

(B) Dapatkan pruf daripada JPN Semak. YANG BERTANGGUNGJAWAB TARIKH FAIL/ ARAHAN DI TERIMA (D) 3/9/90 TARIKH CATATAN TARIKH TUGAS ARAHAN TINDAKAN DISLAP KEPADA SELANJUT KAN DAN PEGAWAI NYA TANDA.SETERUS PERLU TANGAN NYA DISLAP (E) 3/9/90 (F) Untuk semakan dan kelulusan Buat cetakan akhir (G) 5/9/90 CATATAN (A) 5.BIL. PROSES KERJA PEG. Pegawai yang menyediakan laporan (En. Kerani Dokumentasi 5/9/90 15/9/90 Rekodkan Dokumen 16/9/90 . Ahmad) 3/9/90 5/9/90 15/9/90 7. luluskan draf dan kembalikan kepada JPN Dapatkan bahanyang telah siap dicetak (C) Kerani Dokumentasi (H) 6.

PROSES KERJA PEG. Ahmad (G) 17/9/90 CATATAN (A) 8.BIL. (B) Rekod dokumen dalam Buku Stok Serah kepada pegawai (En. Ahmad) (C) Kerani Stor (H) 9.SETERUS DISLAP NYA TANGAN (E) 16/9/90 (F) Serah Laporan Kepada En. YANG BERTANGGUNGJAWAB TARIKH FAIL/ ARAHAN DI TERIMA (D) 15/9/90 TARIKH TARIKH CATATAN ARAHAN TINDAKAN TUGAS KEPADA SELANJUT DISLAP NYA KAN DAN PEGAWAI PERLU TANDA. Kerani Dokumentasi 17/9/90 17/9/90 .