JENIS KLASIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP Pengelolaan arsip ada dua, antara lain : • Arsip dinamis • Arsip statis 1.

Arsip Dinamis Arsip Dinamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penujang dalam pelaksanaan proses administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. Unit pengolah adalah unit kerja atau staf yang bertugas melakukan pengolahan/memproses penciptaan arsip. Unit kearsipan adalah unit kerja baik struktural maupun fungsional melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip sesuai dengan sistem organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta instansinya yang bersangkutan. Arsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain/kecuali ”untuk kepentingan dinas”. Arsip dinamis terdiri dari dua, yaitu : • Arsip dinamis aktif • Arsip dinamis inaktif a. Arsip dinamis aktif Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.

(b) Arsip statis. walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.b. atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 2. arsip dapat dibedakan atas: (a) Nilai guna primer. Berdasarkan Fungsi. Jenis-Jenis Arsip Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam. arsip dapat dibedakan menjadi: (a) Arsip dinamis. pelaksanaan. Arsip Statis Arsip Statis adalah arsip yang dianggap sudah tidak berguna lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan pemerintah. sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai. Arsip dinamis inaktif Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari. A. Berdasarkan Nilai Guna Ditinjau dari segi kepentingan pengguna. Menurut fungsi dan kegunaanya. Nilai guna primer meliputi: . yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. antara lain: 1. pelaksanaan. 2. yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan. yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

 Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan. (b) Nilai guna sekunder. yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah. yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat. dikembangkan. yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain. arsip dapat dibedakan atas :  Arsip tertutup. dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.  Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan. serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.  Nilai guna informasi. diatur fungsinya.  Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Nilai guna sekunder. yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya. dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip. juga meliputi:  Nilai guna pembuktian.  Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum . (c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya. serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna administrasi.

 Arsip unit. (e) Berdasarkan keasliannya. gambar. Selain surat. Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. grafik atau bagan. Menurut keasliannya. arsip dapat dibedakan atas .(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus.  Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). arsip terdiri dari berbagai macam. Menurut bentuk atau wujudnya. tabel. arsip salinan. arsip tembusan. seperti: naskah perjanjian/kontrak. (h) Berdasarkan Sifat Kepentingannya. misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. arsip dibagi atas :  Arsip sentral. Arsip Kepegawaian. dsb. arsip dapat dibedakan atas berbagai macam. bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam. Berdasarkan subyek atau isinya. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum. CD.. misalnya: Arsip keuangan. mikrofilm. (f) Berdasarkan subyeknya. (g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya. karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan. piringan hitam. dan sebagainya. karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit. Arsip Pendidikan. akte. Menurut sifat kepentingannya.. yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip). dan arsip petikan. Arsip Pemasaran. Arsip Penjualan. arsip dibedakan atas: arsip asli. yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. kartu pegawai.atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

arsip dinamis dapat dibedakan atas:  Arsip aktif. . Arsip vital. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama. Sesuai dengan ciri di atas. ijazah. yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor  Arsip semi aktif.  Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup. yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun  Arsip inaktif. disimpan untuk selama-lamanya. buku induk mahasiswa. Ciri-Ciri Arsip Dinamis Berdasarkan uraian terdahulu. oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat. B. misalnya akte. yaitu arsip yang bersifat permanen. dan sebagainya. dokumentasi. akan tetapi tidak mutlak permanen. yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan. maka menurut fungsi dan kegunaannya. sejarah. bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. dsb. pendidikan. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan.  Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum. yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. keuangan. arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:  Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip non-esensial.  Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya. dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Dengan demikian.

Selama masa inaktif ini. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas. serta butuh akses yang cepat. Siklus Arsip Dinamis Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). yang diterima oleh kantor kita. memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita. peraturan atau prosedur administratif. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Pada tahap ini. Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). informasi diterima pada film. dan sebagainya. Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum. fiskal. sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Oleh karena itu. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip. Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. tape atau media lainnya. atau data dihasilkan dari komputer. administratif. Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan. keilmuan). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat. arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip. Tahap pertama. adalah merupakan tahap penciptaan. Arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena tingkat penggunaannya yang sering. atau yang dibuat oleh instansi lain. maupun nilai . Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya. Tahap ketiga adalah tahap inaktif. arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan.1.

yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. atau ANRI. fakta sejarah. yayasan. pemusnahan dan penyerahan. Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP. UPT. selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. sehingga masing-masing Fakultas.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Oleh karena . Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip. Misalnya.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara. Lembaga. dsb. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap. dsb. Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti. Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi. historis. Disusutkan berdasarkan UU. statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan.No. USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri. warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Perpustakaan dan Depo Arsip kota. karena arsip tersebut memiliki nilai informasi. No. C. dsb. Penyimpanan Arsip Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah. beserta jangka waktu penyimpanannya. dan pembuktian (hukum. akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan. Menurut PP 34 tahun 1979. Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta.guna sekunder. dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah. penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan. ilmiah..

Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. temu balik.langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi. serta langkah. sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan. masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi. dan tepat. Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis. dan asas campuran atau kombinasi. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas). merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Sistem subyek. Sebaliknya. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri. yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. penyimpanan. . Sedangkan asas campuran. Sistem angka/nomor (numerik). cepat. Dalam hal yang demikian. hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya. dan penyusutan arsip. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman. sehingga mudah atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem". Oleh karena itu. Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari: (a) (b) (c) (d) (e) Sistem Abjad. Sistem Wilayah. di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan. dan Sistem Urutan Waktu (kronologis). Dengan demikian.itu. Disamping kelima sistem di atas. yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu. penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. awet. efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. bagaimana cara penyimpanan yang baik. asas disentralisasi.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful