JENIS KLASIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP Pengelolaan arsip ada dua, antara lain : • Arsip dinamis • Arsip statis 1.

Arsip Dinamis Arsip Dinamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penujang dalam pelaksanaan proses administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. Unit pengolah adalah unit kerja atau staf yang bertugas melakukan pengolahan/memproses penciptaan arsip. Unit kearsipan adalah unit kerja baik struktural maupun fungsional melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip sesuai dengan sistem organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta instansinya yang bersangkutan. Arsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain/kecuali ”untuk kepentingan dinas”. Arsip dinamis terdiri dari dua, yaitu : • Arsip dinamis aktif • Arsip dinamis inaktif a. Arsip dinamis aktif Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.

pelaksanaan. A. yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. pelaksanaan. 2. arsip dapat dibedakan atas: (a) Nilai guna primer. 2. Berdasarkan Fungsi. walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah. yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan. (b) Arsip statis. antara lain: 1. Nilai guna primer meliputi: . Berdasarkan Nilai Guna Ditinjau dari segi kepentingan pengguna. Arsip Statis Arsip Statis adalah arsip yang dianggap sudah tidak berguna lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan pemerintah. dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. Jenis-Jenis Arsip Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam.b. arsip dapat dibedakan menjadi: (a) Arsip dinamis. atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Menurut fungsi dan kegunaanya. Arsip dinamis inaktif Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari. sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai.

diatur fungsinya. yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat. dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Nilai guna administrasi.  Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum .  Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. Nilai guna sekunder.  Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan. dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip. serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu. juga meliputi:  Nilai guna pembuktian. (c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya. yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain.  Nilai guna informasi. tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya. yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan. dikembangkan.  Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah. arsip dapat dibedakan atas :  Arsip tertutup. (b) Nilai guna sekunder. yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

. Arsip Kepegawaian. kartu pegawai. yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip Penjualan. Berdasarkan subyek atau isinya.(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. arsip dibedakan atas: arsip asli. seperti: naskah perjanjian/kontrak. arsip terdiri dari berbagai macam. Arsip Pemasaran.  Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). arsip tembusan. karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit. Selain surat. Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. dan arsip petikan. (g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya.  Arsip unit. Arsip Pendidikan. Menurut bentuk atau wujudnya. Menurut keasliannya. mikrofilm. karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan. arsip dapat dibedakan atas . yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip). grafik atau bagan. (f) Berdasarkan subyeknya. dsb. arsip dapat dibedakan atas berbagai macam. arsip salinan. CD. (h) Berdasarkan Sifat Kepentingannya. akte. tabel. dan sebagainya. bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam. misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. Menurut sifat kepentingannya. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum. gambar. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus. arsip dibagi atas :  Arsip sentral. piringan hitam.atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. (e) Berdasarkan keasliannya. misalnya: Arsip keuangan.

misalnya akte. keuangan. akan tetapi tidak mutlak permanen. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. dokumentasi. yaitu arsip yang bersifat permanen. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama.  Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup. yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan. Sesuai dengan ciri di atas.  Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya. Arsip non-esensial. yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor  Arsip semi aktif. buku induk mahasiswa. disimpan untuk selama-lamanya. dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. . yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Dengan demikian. oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat. dan sebagainya. maka menurut fungsi dan kegunaannya. pendidikan. ijazah. dsb. arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:  Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.  Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum. B. bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun  Arsip inaktif. sejarah. Ciri-Ciri Arsip Dinamis Berdasarkan uraian terdahulu. arsip dinamis dapat dibedakan atas:  Arsip aktif. Arsip vital.

yang diterima oleh kantor kita. maupun nilai . arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita. atau data dihasilkan dari komputer. Pada tahap ini. Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat. arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan. atau yang dibuat oleh instansi lain. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip. Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan. tape atau media lainnya. fiskal. serta butuh akses yang cepat. administratif. Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum. adalah merupakan tahap penciptaan. Tahap pertama. Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Selama masa inaktif ini. memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. keilmuan). sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). Siklus Arsip Dinamis Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). Oleh karena itu.1. informasi diterima pada film. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena tingkat penggunaannya yang sering. peraturan atau prosedur administratif. arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). dan sebagainya. sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas.

Penyimpanan Arsip Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap. USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri. statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan. dsb. ilmiah. penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan. Lembaga. selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan.No. C.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan.guna sekunder. Misalnya. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip. dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip. atau ANRI. Menurut PP 34 tahun 1979. dsb. Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi. UPT. warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan. pemusnahan dan penyerahan. Oleh karena .) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara. yayasan.. Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta. akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan. historis. Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP. fakta sejarah. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Disusutkan berdasarkan UU. No. beserta jangka waktu penyimpanannya. dsb. karena arsip tersebut memiliki nilai informasi. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah. Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti. Perpustakaan dan Depo Arsip kota. dan pembuktian (hukum. yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. sehingga masing-masing Fakultas.

serta langkah. Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari: (a) (b) (c) (d) (e) Sistem Abjad. asas disentralisasi. Oleh karena itu. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis. hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas). banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem". Sebaliknya. Sistem subyek. dan tepat. Disamping kelima sistem di atas. efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan.langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. dan Sistem Urutan Waktu (kronologis). Sistem Wilayah. dan penyusutan arsip. Sedangkan asas campuran. awet. penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. bagaimana cara penyimpanan yang baik. penyimpanan. yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu. Dalam hal yang demikian. Dengan demikian. . merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri.itu. dan asas campuran atau kombinasi. Sistem angka/nomor (numerik). Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi. di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan. cepat. penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. sehingga mudah atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan. masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan. temu balik. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman.