JENIS KLASIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP Pengelolaan arsip ada dua, antara lain : • Arsip dinamis • Arsip statis 1.

Arsip Dinamis Arsip Dinamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penujang dalam pelaksanaan proses administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. Unit pengolah adalah unit kerja atau staf yang bertugas melakukan pengolahan/memproses penciptaan arsip. Unit kearsipan adalah unit kerja baik struktural maupun fungsional melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip sesuai dengan sistem organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta instansinya yang bersangkutan. Arsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain/kecuali ”untuk kepentingan dinas”. Arsip dinamis terdiri dari dua, yaitu : • Arsip dinamis aktif • Arsip dinamis inaktif a. Arsip dinamis aktif Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.

A. yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai. Arsip dinamis inaktif Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari. atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.b. Menurut fungsi dan kegunaanya. dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. pelaksanaan. Berdasarkan Fungsi. pelaksanaan. Jenis-Jenis Arsip Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam. yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. (b) Arsip statis. arsip dapat dibedakan atas: (a) Nilai guna primer. 2. Berdasarkan Nilai Guna Ditinjau dari segi kepentingan pengguna. 2. Nilai guna primer meliputi: . yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan. antara lain: 1. Arsip Statis Arsip Statis adalah arsip yang dianggap sudah tidak berguna lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan pemerintah. walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah. arsip dapat dibedakan menjadi: (a) Arsip dinamis.

dikembangkan. tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya. yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan. Nilai guna administrasi. Nilai guna sekunder. serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu. yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain. yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. (c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya.  Nilai guna informasi. serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. arsip dapat dibedakan atas :  Arsip tertutup.  Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.  Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum .  Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan. diatur fungsinya. dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip. yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah. (b) Nilai guna sekunder. dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat. juga meliputi:  Nilai guna pembuktian.  Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

misalnya: Arsip keuangan. (f) Berdasarkan subyeknya.  Arsip unit. Arsip Penjualan. Selain surat. arsip salinan. tabel. dsb. dan arsip petikan.(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. arsip dapat dibedakan atas . Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. kartu pegawai. yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip). yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. (g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus. Menurut sifat kepentingannya. Berdasarkan subyek atau isinya. piringan hitam. Arsip Kepegawaian. gambar. arsip dibedakan atas: arsip asli. Arsip Pendidikan. arsip tembusan.  Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. (e) Berdasarkan keasliannya. (h) Berdasarkan Sifat Kepentingannya. arsip terdiri dari berbagai macam. dan sebagainya. karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan. arsip dapat dibedakan atas berbagai macam.atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. CD. akte. Arsip Pemasaran. bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam. Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Menurut keasliannya. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum. Menurut bentuk atau wujudnya.. seperti: naskah perjanjian/kontrak.. grafik atau bagan. karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit. mikrofilm. arsip dibagi atas :  Arsip sentral.

Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. buku induk mahasiswa. yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan. oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat. dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama. Arsip vital. yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor  Arsip semi aktif. arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:  Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.  Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup. B. akan tetapi tidak mutlak permanen. Dengan demikian. bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. . sejarah. yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun  Arsip inaktif. Arsip non-esensial. disimpan untuk selama-lamanya.  Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.  Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum. maka menurut fungsi dan kegunaannya. dokumentasi. misalnya akte. ijazah. dan sebagainya. Sesuai dengan ciri di atas. pendidikan. Ciri-Ciri Arsip Dinamis Berdasarkan uraian terdahulu. keuangan. dsb. yaitu arsip yang bersifat permanen. arsip dinamis dapat dibedakan atas:  Arsip aktif.

serta butuh akses yang cepat. Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. yang diterima oleh kantor kita. maupun nilai . Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip. Oleh karena itu. atau yang dibuat oleh instansi lain. arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. peraturan atau prosedur administratif. keilmuan). dan sebagainya. memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan.1. sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum. administratif. Arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena tingkat penggunaannya yang sering. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip. Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan. adalah merupakan tahap penciptaan. Selama masa inaktif ini. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). fiskal. informasi diterima pada film. Tahap pertama. atau data dihasilkan dari komputer. arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan. Siklus Arsip Dinamis Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). tape atau media lainnya. Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat. Pada tahap ini. sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas.

No. selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri. No. Penyimpanan Arsip Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah. atau ANRI. yayasan. pemusnahan dan penyerahan. karena arsip tersebut memiliki nilai informasi. Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap. dan pembuktian (hukum.. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip. warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan. ilmiah. penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan. dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip. dsb. yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara. C. dsb. sehingga masing-masing Fakultas. Menurut PP 34 tahun 1979. Oleh karena . Disusutkan berdasarkan UU. beserta jangka waktu penyimpanannya. Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti. UPT.guna sekunder. Misalnya. Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP. historis. Perpustakaan dan Depo Arsip kota. dsb. Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta. Lembaga. akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan. fakta sejarah.

yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Disamping kelima sistem di atas. temu balik. Dengan demikian. awet. serta langkah. Sistem angka/nomor (numerik). Sebaliknya.langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. asas disentralisasi. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman. Sistem Wilayah. Sedangkan asas campuran. cepat. dan tepat. penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas).itu. efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi. hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya. Oleh karena itu. dan asas campuran atau kombinasi. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem". . banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi. merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri. bagaimana cara penyimpanan yang baik. sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan. Dalam hal yang demikian. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. sehingga mudah atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan. Sistem subyek. masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan. dan Sistem Urutan Waktu (kronologis). dan penyusutan arsip. yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu. Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis. penyimpanan. Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari: (a) (b) (c) (d) (e) Sistem Abjad.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful