JENIS KLASIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP Pengelolaan arsip ada dua, antara lain : • Arsip dinamis • Arsip statis 1.

Arsip Dinamis Arsip Dinamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penujang dalam pelaksanaan proses administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. Unit pengolah adalah unit kerja atau staf yang bertugas melakukan pengolahan/memproses penciptaan arsip. Unit kearsipan adalah unit kerja baik struktural maupun fungsional melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip sesuai dengan sistem organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta instansinya yang bersangkutan. Arsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain/kecuali ”untuk kepentingan dinas”. Arsip dinamis terdiri dari dua, yaitu : • Arsip dinamis aktif • Arsip dinamis inaktif a. Arsip dinamis aktif Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.

antara lain: 1. atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. Jenis-Jenis Arsip Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam. yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. Berdasarkan Nilai Guna Ditinjau dari segi kepentingan pengguna. walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah. 2. arsip dapat dibedakan atas: (a) Nilai guna primer. sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai. (b) Arsip statis. Nilai guna primer meliputi: . atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. pelaksanaan. 2. Berdasarkan Fungsi. yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan. pelaksanaan.b. arsip dapat dibedakan menjadi: (a) Arsip dinamis. Arsip dinamis inaktif Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari. dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. Menurut fungsi dan kegunaanya. Arsip Statis Arsip Statis adalah arsip yang dianggap sudah tidak berguna lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan pemerintah. yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. A.

 Nilai guna informasi. tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya. yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat. yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan. (b) Nilai guna sekunder. juga meliputi:  Nilai guna pembuktian. Nilai guna administrasi. arsip dapat dibedakan atas :  Arsip tertutup. yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah. dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. diatur fungsinya. yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain.  Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum .  Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. (c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya. serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu. dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip. dikembangkan.  Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.  Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan. Nilai guna sekunder.

Arsip Kepegawaian. arsip dibagi atas :  Arsip sentral. arsip salinan. bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam. kartu pegawai. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus. seperti: naskah perjanjian/kontrak. dsb. CD. misalnya: Arsip keuangan. Arsip Penjualan. arsip tembusan. (e) Berdasarkan keasliannya. karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit. yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip).. Selain surat. yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. arsip dapat dibedakan atas . Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. grafik atau bagan. karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan. Arsip Pendidikan. arsip dapat dibedakan atas berbagai macam. dan sebagainya. (h) Berdasarkan Sifat Kepentingannya.  Arsip unit.atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. (g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya. Menurut sifat kepentingannya. Menurut keasliannya. arsip dibedakan atas: arsip asli. Berdasarkan subyek atau isinya. akte. Arsip Pemasaran. Menurut bentuk atau wujudnya. dan arsip petikan. misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. arsip terdiri dari berbagai macam..  Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). tabel. gambar.(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. piringan hitam. mikrofilm. (f) Berdasarkan subyeknya. Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah.

yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan. sejarah. yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun  Arsip inaktif. Arsip non-esensial. keuangan. dan sebagainya. oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat. yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Sesuai dengan ciri di atas. ijazah. Dengan demikian. yaitu arsip yang bersifat permanen. pendidikan.  Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup. yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor  Arsip semi aktif. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. arsip dinamis dapat dibedakan atas:  Arsip aktif. B. maka menurut fungsi dan kegunaannya.  Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum. . dokumentasi. disimpan untuk selama-lamanya. akan tetapi tidak mutlak permanen. dsb.  Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya. Arsip vital. Ciri-Ciri Arsip Dinamis Berdasarkan uraian terdahulu. arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:  Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. buku induk mahasiswa. misalnya akte. bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

1. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip. administratif. Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan. Oleh karena itu. maupun nilai . sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Selama masa inaktif ini. memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum. Tahap ketiga adalah tahap inaktif. yang diterima oleh kantor kita. Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). atau yang dibuat oleh instansi lain. Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat. atau data dihasilkan dari komputer. peraturan atau prosedur administratif. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas. sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya. Pada tahap ini. fiskal. arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan. informasi diterima pada film. Arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena tingkat penggunaannya yang sering. Tahap pertama. dan sebagainya. keilmuan). adalah merupakan tahap penciptaan. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Siklus Arsip Dinamis Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). serta butuh akses yang cepat. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip. tape atau media lainnya. arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita.

akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan. Oleh karena . Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta. C. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). yayasan. dan pembuktian (hukum.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. dsb. Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No. pemusnahan dan penyerahan. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah. Penyimpanan Arsip Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap. UPT. beserta jangka waktu penyimpanannya. fakta sejarah. dsb. atau ANRI. statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip. warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan. Perpustakaan dan Depo Arsip kota.. yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Disusutkan berdasarkan UU. ilmiah. historis. Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti. Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi.guna sekunder.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara. Menurut PP 34 tahun 1979. penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan. No. sehingga masing-masing Fakultas. USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri. selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. karena arsip tersebut memiliki nilai informasi. dsb. dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip. Misalnya. Lembaga.

cepat. Sebaliknya. sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem". awet. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas). Sistem Wilayah. penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. serta langkah. yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu. asas disentralisasi. temu balik. merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi. Sedangkan asas campuran. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri. Disamping kelima sistem di atas. Oleh karena itu. masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. Dalam hal yang demikian.langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. sehingga mudah atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan. dan penyusutan arsip. yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. .itu. dan asas campuran atau kombinasi. dan tepat. penyimpanan. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman. Sistem angka/nomor (numerik). Sistem subyek. efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. dan Sistem Urutan Waktu (kronologis). Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari: (a) (b) (c) (d) (e) Sistem Abjad. Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis. hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya. Dengan demikian. bagaimana cara penyimpanan yang baik. banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful