P. 1
PENGELOLAAN ARSIP

PENGELOLAAN ARSIP

1.0

|Views: 1,657|Likes:

More info:

Published by: Hari Umur Umat Islam on Jan 21, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/29/2014

pdf

text

original

JENIS KLASIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP Pengelolaan arsip ada dua, antara lain : • Arsip dinamis • Arsip statis 1.

Arsip Dinamis Arsip Dinamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penujang dalam pelaksanaan proses administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. Unit pengolah adalah unit kerja atau staf yang bertugas melakukan pengolahan/memproses penciptaan arsip. Unit kearsipan adalah unit kerja baik struktural maupun fungsional melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip sesuai dengan sistem organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta instansinya yang bersangkutan. Arsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain/kecuali ”untuk kepentingan dinas”. Arsip dinamis terdiri dari dua, yaitu : • Arsip dinamis aktif • Arsip dinamis inaktif a. Arsip dinamis aktif Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.

b. atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. antara lain: 1. arsip dapat dibedakan menjadi: (a) Arsip dinamis. 2. Arsip Statis Arsip Statis adalah arsip yang dianggap sudah tidak berguna lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan pemerintah. Jenis-Jenis Arsip Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam. atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. Nilai guna primer meliputi: . A. pelaksanaan. Menurut fungsi dan kegunaanya. 2. Arsip dinamis inaktif Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari. yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan. arsip dapat dibedakan atas: (a) Nilai guna primer. yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. pelaksanaan. Berdasarkan Fungsi. sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai. (b) Arsip statis. walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah. Berdasarkan Nilai Guna Ditinjau dari segi kepentingan pengguna.

yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan. arsip dapat dibedakan atas :  Arsip tertutup.  Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum . yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain. (b) Nilai guna sekunder. (c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya. diatur fungsinya. tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya. dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip.  Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.  Nilai guna informasi. dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu. yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat. juga meliputi:  Nilai guna pembuktian.  Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah. dikembangkan. Nilai guna sekunder.  Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan. Nilai guna administrasi.

arsip terdiri dari berbagai macam. Arsip Penjualan. karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Menurut bentuk atau wujudnya. arsip dibedakan atas: arsip asli. (f) Berdasarkan subyeknya.  Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). (g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya. arsip tembusan. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum. (e) Berdasarkan keasliannya. Arsip Pemasaran. grafik atau bagan. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus. yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip).. Selain surat. Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. dan arsip petikan. misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. CD. Berdasarkan subyek atau isinya. Menurut keasliannya. (h) Berdasarkan Sifat Kepentingannya. gambar. dsb.(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. piringan hitam. seperti: naskah perjanjian/kontrak. arsip dapat dibedakan atas .. karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit. Arsip Kepegawaian. Menurut sifat kepentingannya. dan sebagainya. yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip Pendidikan. mikrofilm. arsip dapat dibedakan atas berbagai macam. kartu pegawai. bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam. tabel. misalnya: Arsip keuangan. akte. arsip salinan.  Arsip unit. arsip dibagi atas :  Arsip sentral.

keuangan. dan sebagainya. buku induk mahasiswa. misalnya akte. yaitu arsip yang bersifat permanen. . Arsip non-esensial. yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor  Arsip semi aktif. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama. ijazah. Arsip vital. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan.  Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya. yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun  Arsip inaktif. maka menurut fungsi dan kegunaannya. Sesuai dengan ciri di atas. dokumentasi. pendidikan. yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat. B. dsb.  Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup. dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Dengan demikian. Ciri-Ciri Arsip Dinamis Berdasarkan uraian terdahulu. yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan. arsip dinamis dapat dibedakan atas:  Arsip aktif. disimpan untuk selama-lamanya. bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. sejarah.  Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum. akan tetapi tidak mutlak permanen. arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:  Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

peraturan atau prosedur administratif. atau yang dibuat oleh instansi lain. Pada tahap ini. tape atau media lainnya. Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum. maupun nilai . Siklus Arsip Dinamis Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. yang diterima oleh kantor kita. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. atau data dihasilkan dari komputer. Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat. Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip. keilmuan). sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip. arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan. administratif. sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya. fiskal. Arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena tingkat penggunaannya yang sering. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas. serta butuh akses yang cepat. informasi diterima pada film. Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan. Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). dan sebagainya. Selama masa inaktif ini. Oleh karena itu. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis.1. Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap pertama. adalah merupakan tahap penciptaan. arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center).

Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP. warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan. dan pembuktian (hukum. karena arsip tersebut memiliki nilai informasi.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. fakta sejarah. selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. dsb. dsb. Misalnya. Oleh karena . Penyimpanan Arsip Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah. pemusnahan dan penyerahan. yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip. Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi. penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan. Perpustakaan dan Depo Arsip kota.. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri. Menurut PP 34 tahun 1979.guna sekunder. Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti. C. historis. UPT. atau ANRI.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara. statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan. No. Lembaga. akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap. ilmiah. sehingga masing-masing Fakultas. dsb.No. beserta jangka waktu penyimpanannya. Disusutkan berdasarkan UU. Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta. yayasan. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip.

serta langkah. Sistem angka/nomor (numerik). Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri. penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya. yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu. yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. . dan tepat. penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. dan asas campuran atau kombinasi. masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. sehingga mudah atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan. di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan. efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. dan Sistem Urutan Waktu (kronologis). Disamping kelima sistem di atas. dan penyusutan arsip. asas disentralisasi. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari: (a) (b) (c) (d) (e) Sistem Abjad. Dengan demikian. bagaimana cara penyimpanan yang baik. Dalam hal yang demikian. Sistem Wilayah. temu balik. sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem". Oleh karena itu. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman. Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis. Sedangkan asas campuran. Sistem subyek. banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi. cepat.itu. awet. penyimpanan. Sebaliknya. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas).langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->