JENIS KLASIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP Pengelolaan arsip ada dua, antara lain : • Arsip dinamis • Arsip statis 1.

Arsip Dinamis Arsip Dinamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penujang dalam pelaksanaan proses administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. Unit pengolah adalah unit kerja atau staf yang bertugas melakukan pengolahan/memproses penciptaan arsip. Unit kearsipan adalah unit kerja baik struktural maupun fungsional melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip sesuai dengan sistem organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta instansinya yang bersangkutan. Arsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain/kecuali ”untuk kepentingan dinas”. Arsip dinamis terdiri dari dua, yaitu : • Arsip dinamis aktif • Arsip dinamis inaktif a. Arsip dinamis aktif Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.

A. arsip dapat dibedakan menjadi: (a) Arsip dinamis. walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah. Berdasarkan Nilai Guna Ditinjau dari segi kepentingan pengguna. (b) Arsip statis. Menurut fungsi dan kegunaanya. 2. Arsip Statis Arsip Statis adalah arsip yang dianggap sudah tidak berguna lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan pemerintah. dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan. yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. antara lain: 1. 2. Jenis-Jenis Arsip Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam. sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai. pelaksanaan. Arsip dinamis inaktif Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari.b. yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. pelaksanaan. atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Berdasarkan Fungsi. arsip dapat dibedakan atas: (a) Nilai guna primer. Nilai guna primer meliputi: .

 Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya. yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain. Nilai guna sekunder. (b) Nilai guna sekunder. yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah. (c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya. Nilai guna administrasi. dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat.  Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. arsip dapat dibedakan atas :  Arsip tertutup. dikembangkan.  Nilai guna informasi. diatur fungsinya.  Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum . yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan. serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. juga meliputi:  Nilai guna pembuktian.  Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan. dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip. yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Arsip Pendidikan. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum. kartu pegawai. Berdasarkan subyek atau isinya. Arsip Penjualan. arsip dibagi atas :  Arsip sentral. arsip dibedakan atas: arsip asli. misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. dan sebagainya. dsb. akte. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus. (f) Berdasarkan subyeknya. seperti: naskah perjanjian/kontrak. arsip salinan. (e) Berdasarkan keasliannya.. Arsip Pemasaran. (g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya. arsip dapat dibedakan atas . arsip dapat dibedakan atas berbagai macam.  Arsip unit.  Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit. misalnya: Arsip keuangan. Menurut keasliannya. karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. CD. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. piringan hitam. Selain surat. Menurut bentuk atau wujudnya. grafik atau bagan.. Menurut sifat kepentingannya. Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. gambar. (h) Berdasarkan Sifat Kepentingannya. mikrofilm. tabel. arsip terdiri dari berbagai macam. arsip tembusan. dan arsip petikan. Arsip Kepegawaian. yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip). bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam.

 Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum. sejarah. arsip dinamis dapat dibedakan atas:  Arsip aktif. disimpan untuk selama-lamanya. akan tetapi tidak mutlak permanen. Arsip vital. B. oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat. Sesuai dengan ciri di atas. Arsip non-esensial. yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun  Arsip inaktif. yaitu arsip yang bersifat permanen.  Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya. yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor  Arsip semi aktif. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:  Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. misalnya akte.  Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup. dokumentasi. bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian. yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. . ijazah. dan sebagainya. dsb. pendidikan. maka menurut fungsi dan kegunaannya. dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Ciri-Ciri Arsip Dinamis Berdasarkan uraian terdahulu. keuangan. yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan. buku induk mahasiswa. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama.

Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan arsip. sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating naturally). administratif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Siklus Arsip Dinamis Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat. Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita. informasi diterima pada film. atau yang dibuat oleh instansi lain. Pada tahap ini. Tahap pertama. Tahap ketiga adalah tahap inaktif. tape atau media lainnya. arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan. atau data dihasilkan dari komputer. Arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena tingkat penggunaannya yang sering. yang diterima oleh kantor kita. maupun nilai .1. keilmuan). Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. peraturan atau prosedur administratif. Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip. serta butuh akses yang cepat. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas. sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna primer (hukum. Oleh karena itu. fiskal. dan sebagainya. arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). adalah merupakan tahap penciptaan. Selama masa inaktif ini.

yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. UPT. Inti dari penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah. selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena . fakta sejarah. penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan. Penyimpanan Arsip Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah. dsb. Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti. dsb.No.. Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi.guna sekunder.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. No. Misalnya. C. dsb. atau ANRI. akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan. sehingga masing-masing Fakultas. Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP. Lembaga. statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan. Perpustakaan dan Depo Arsip kota. Disusutkan berdasarkan UU. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). historis. warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan. USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri. yayasan. karena arsip tersebut memiliki nilai informasi. dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap. Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta. beserta jangka waktu penyimpanannya. ilmiah. Menurut PP 34 tahun 1979. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip. pemusnahan dan penyerahan. dan pembuktian (hukum.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara.

Disamping kelima sistem di atas. Dalam hal yang demikian. dan penyusutan arsip. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi. merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis. . Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem". asas disentralisasi. hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Sedangkan asas campuran. serta langkah. temu balik. banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi. Sistem Wilayah. penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. Oleh karena itu. Dengan demikian. Sebaliknya. sehingga mudah atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan. sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan. efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman. dan asas campuran atau kombinasi.itu. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri. Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari: (a) (b) (c) (d) (e) Sistem Abjad. yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu. yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sistem subyek. di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan. Sistem angka/nomor (numerik). bagaimana cara penyimpanan yang baik. dan tepat. awet. penyimpanan.langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. dan Sistem Urutan Waktu (kronologis). Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas). cepat.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful