SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI DAN KREDIT FUNGSI MANAJEMEN PEMBELIAN Fungsi pembelian barang sebenarnya berada

di bawah atap fungsi logistik. Yang di maksud dengan fungsi logistik adalah fungsi perencanaan dan pengendalian aliran fisik barang yang mengalir di segenap bagian organisasi. Fungsi Pembelian pada umumnya bertanggung jawab untuk: a. Menentukan kuantitas barang yang akan di beli secara tepat. b. Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat. c. Menentukan rekanan pemasok barang yang tepat. A. Pembelian Tunai Pembelian tunai adalah pembelian yang di lakukan secara tunai atau kontan. B. Pembelian Kredit Pembelian kredit adalah pembelian yang di lakukan secara kredit yang akan menimbulkan utang dagang.

DOKUMEN ± DOKUMEN YANG DI GUNAKAN DALAM PEMBELIAN TUNAI DAN KREDIT  Surat permintaan pembelian Meupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang .  Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitive), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

1

7. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. 4. Tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok. 6. Tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan. Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Tembusan fungsi akuntansi . Tembusan bagi unit peminta barang. Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok. Tembusan ini dikirim ke fungsi informasi mengenai Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis. berikut : 1. Arsip pemasok. 2 . Surat order pembelian. dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian . sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan. sebagai dasar untuk mencari pemasok. 2. tembusan ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. spesifikasi. serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut. Tembusan pengakuan oleh pemasok. 5. Tembusan fungsi penerimaan. mutu. Arsip tanggal penerimaan. 3.

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure. Kartu Utang. Kartu persediaan .  Surat perubahan order Kadangkala di perlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah di terbitkan. Dalam sistem akuntansi pembelian. buku pembantu yang di gunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. spesifikasi. CATATAN AKUNTANSI YANG DI GUNAKAN DALAM PEMBELIAN TUNAI DAN KREDIT Catatan akuntansi yang di gunakan untuk mencatata transaksi pembelian adalah: 1. Jika dalam pencatatan utang perusahaan mengggunakan account payable procedure. penggantian ( substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.  Bukti kas keluar Dokumen ini di buat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan pembelian. Laporan penerimaan barang Dokumen ini di buat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkkan bahwa barang yang di terima dari pemasok telah memenuhi jenis. mutu. 3 . Jurnal Pembelian. 3. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah poengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittend advice). Register bukti kas keluar( voucher register). Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas. 4. jadwal penyerahan barang. jurnal yang di gunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 2. perusahaan menggunakan account payable procedure. Jika dalam pencatan utang. kartu persediaan ini di gunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang di beli. jurnal yang di gunakan untuk mencatat transakasi pembelian adalah register bukti kas keluar. dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. spesifikasi.

Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari return penjualan. dan kuantitas barang yang di terima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut di terrima oleh perusahaan. menentukan pemasok yang di pilih dalam pengadaan barang. Fungsi Pengelolaan yang di laksanakan oleh bagian Penerimaan barang dan bagian gudang. mutu.  Fungsi penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis. Ketiga fungsi tersebut di jabarkan sebagai berikut:  Fungsi gudang Dalam sistem akuntansi pembelian. fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register buku kas keluar dan untuk menyelenggarakan 4 . Fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh bagian utang dan petugas pencatatan persediaan.  Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi Operasional atau Pembelian di laksanakan oleh bagian Pembelian 2. fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah di terima oleh fungsi penerimaan.  Fungsi pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untiuk memperoleh informasi mengenai harga barang. Dalam sistem akuntansi pembelian.FUNGSI-FUNGSI YANG TERKAIT DALAM PEMBELIAN TUNAI DAN KREDIT Dalam prosedur pembelian terdapat adanya kemandirian 3 fungsi yaitu: 1. serta 3. dan mengeluarkan order permbelian kepada pemasok yang di pilih.

dengan kebijakan bahwa barang barang yang bernilai tinggi dan paling sering dipergunakan harus lebih sering dicocokkan dibandingkan dengan barang-barang lainnya. Pencocokan hendaknya dilakukan oleh petugas dari bagian akuntansi disertai oleh petugas dari satuan pengawas intern (internal auditor). Prosedur pengendalian lain terhadap persediaan adalah pencocokkan kuantitas fisik persediaan yang terdapat di gudang dengan catatan persediaan. UNSUR PENGENDALIAN INTERN Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam system akuntansi pembelian di rancang untuk mencapai tujuan pokok akuntansi berikut ini:  Meniaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan di bayar). Untuk merancang unsure ± unsure pengendalaian akuntansi yang di terapkan dalam sistem akuntansi pembelian. semua barang yang dipesan akan terjamin penerimaannya dan tercatat dengan baik.  Menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan). Pencocokan ini harus dilakukan secara periodik. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut.arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelengarakan kartu utang sebagai buku pembantu. maka unsure pokok dalan system pengendalian intern 5 . yang dianggap independen terhadap fungsi gudang maupun fungsi pencatat persediaan.

Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual yang dapat dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahan. dua unsur pokok sistem pengendalian tersebut di jabarkan sebagai berikut: 5. Organisasi Perancangan organisasi harus didasarkan pada unsure pokok system pengendalian intern berikut ini:  Dalam organisasi harus di pisahkan tiga fungsi pokok berikut operasi. Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah dinyatakan diterima oleh fungsi penerimaan. dan fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi pembelian. sehingga kekayaan perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi terjamin ketelitian dan keandalannya. Dalam transaksi pembelian. system otorisasi dan pencatatan.pengendalian intern yang terdiri dari organisasi. dan praktik yang sehat. 7. Hal ini di maksudkan agar selalu terjadi p  engecekan intern (internal check) dalam pelaksanaan suatu transaksi. Pemisahan kedua fungsi ini dimaksud untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Fungsi penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan 6 .  Tidak ada satupun transaksi yang di laksanakan dari awal sampai akhir hanya oleh satu orang atau fungsi saja. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. Dalam meracang organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian . 6. fungsi akuntansi yang ini: fungsi melaksakanakan pencatatan utang dan persedian barang harus di isahkan dari p fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian. Fungsi penerimaan yang terpisah dari fungsi pembelian agar dapat dilakukan pengecekan intern terhadap berbagai informasi mengenai barang yang dibeli oleh fungsi pembelian. fungsi penyimpanan.

Surat order pembelian harus diotokrasi oleh pejabat wewenang untuk mengurangi kemungkinan diterinya barang dan timbul kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan. Tidak ada transaksi pembelian yang di laksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi. fungsi penrimaan. Laporan penerimaan barang diotokrasi oleh penerimaan barang. 7 . 11. Surat order pembelian diotokrasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinngi. fungsi akunansi. atau oleh fungsi pemakai barang. Bukti kas keluar diotorasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penerimaan ke fungsi akuntansi sebagai bukti yang dilaksanakannya pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari pemasok. Surat permintaan pembelian diotokrasi oleh fungsi gudang. sesuai dengan surat order pembelian.pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian. untuk barang yang langsung dipakai. Fungsi akuntansi menerima sebagai dokumen dari berbagai sumber berikut ini: a. Otokrasi pembelian ini biasanya ditangan fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. Transaksi Pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang. dan kegiatan penyimpanan barang memerlukan keahlian dalam pengolahan penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan barang bagi pemakai. Fungsi gudang atau pemakaian barang mengisi formulir surat permintaan pembelian sebagai dasar fungsi pembelian untuk melakukan pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan. SISTEM OTORISASI DAN PENCATATAN 9. fungsi pembelian. 10. 12. 8. untuk barang yang disimpan dalam gudang. Copy surat order pembelian dari fungsi pembelian sebagai bukti bahwa perusaan memesan barang sesuai dengan pesanan.

Dalam sistem akuntasi pembelian formulir pokok surat order pembelian dan laporan penerimaan barang harus bernomor urut cetak dan penggunaannya dipertanggung tawabkan oleh fungsi yang bersangkutan. Penerimaan barang harus membuat pengendalian intern dengan tujuan untuk tidak ada barang yang diterima oleh fungsi penerimaan tanpa didahului dengan dikeluarkan order pembelian dari fungsi pembelian. 17. 8 . Fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut seta membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak. dan faktur dari pemasok. 14.b. Copy laporan penerimaan barang dari penerimaan yang merupakan bukti bahwa barang yang dipesan sudah diterima dan sesuai dengan barang yang dipesan. c. Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban perusahaan akibat pesanan barang 13. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. Pencatatan dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (vocher register) diotokrasi oleh fungsi akuntansi. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. laporan penerimaan barang. PRAKTIK YANG SEHAT 15. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan order pembelian. 16. Bukti kas keluar merupakan dokumen sumber pencatatan tambahan kewajiban dan kekayaan perusahaan. 18. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

21. Pengecekan terhadap ketelitian infornasi dalam faktur dari pemasok ini dilakukan dalam setiap pembuatan bukti kas keluar sebagai dasar pencatatan mutasi utang dan persediaan serta pengeluaran kas. Mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat di rekening kontrol utang buku besar. bukti kas keluar beserta dokumen pendukunya harus dicap ³lunas´ oleh fungsi keuangan setelah dicek dikirimkan kepada pemasok. utang secara priodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. dan Ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.19. 22. praktik yang sehat mengharuskan secara periodik diadakan rekonsiliasi antara jumlah utang menurut arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukunnya dicap ³Lunas´ oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu. sehingga dapat memperoleh kesempatan menerima potongan tunai. 20. agar perusahaan dapat melakukan pengiriman cek dalam waktu tersebut. Bukti kas keluar perlu diarsipkan menurut tanggal jatuh tempo faktur dalam jangka waktu potongan. Syarat pembelian. Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilannya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. Untuk mencegah penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu kali sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. 9 . Terdapat pengecekan harga.