BERKENALAN

DENGAN
SURAT RESMI

Kelas : PGSD / 1 D
 SURAT
bentuk penuangan ide atau kehendak
seseorang dalam bentuk tulisan untuk
di informasikan kepada pihak lain.
setiap tulisan yang berisi pernyataan
dari penulisnya dan dibuat dengan
tujuan penyampaian informasi kepada
pihak lain

A. Surat keluarga
B. Surat Dinas/resmi
 Surat Keluarga Surat Dinas

Kertas Bebas Kertas yang digunakan:

ukuran folio atau kuarto.
Bentuk suratnya Bentuk baku
sederhana dan (bentuk semi blok)
tanpa kepala surat
surat keputusan menteri
dan nomor surat. Negara pendayagunaan
Biasanya hanya aparatur Negara No.
ditulis tangan. 71/1993 tanggal 2
september 1993
Bahasa tidak baku, Bahasa surat dinas:
Ex. sapaan (-Nda) baku, formal, dan tegas
SURAT RESMI/DINAS

Merupakan surat yang bersisi hal penting

berkenaan dengan administrasi pemerintah
Peraturan Mendiknas RI Nomor 42 Th 2006
 JENIS SURAT
 Berdasar Jangkauan
1. Surat intern
2. Surat Ekstern
 Berdasar Prosedur pengurusannya
1. Surat masuk
2. Surat Keluar
 Menurut keamaan
Sangat rahasia, Surat Rahasia, Surat terbatas,
Surat Biasa
Berdasarkan Peraturan Mendiknas RI
Nomor 42 Th 2006
1. Surat dinas
2. Nota dinas
3. Memo
4. Surat Pengantar
5. Surat Edaran
6. Surat Undangan
7. Surat Tugas
8. Surat Kuasa
9. Surat Pengumuman
10. Surat Pernyataan
11. Surat Keterangan
12. Berita acara
 BAGIAN-BAGIAN SURAT
 Kepala surat (letter head)/KOP
Sebagai alat pengenal atau identitas instansi
Sebagai alat pemberi informasi
 Tanggal Surat
Kapan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat
Sebagai referensi
 Nomor Surat
sebagai alat petunjuk bagi petugas filing;
sebagi pengukur kegiatan suatu instansi yang bertalian
dengan kegiatan surat-menyurat pada suatu periode tertentu;
menunjukan unit asal surat;
sebagai referensi
 Lampiran surat.
Lampiran surat menunjukan tentang surat lain atau dokumen lain
yang harus disertakan kepada surat asli, dan berapa banyak yang
dilampirkan dengan menggunakan huruf. Misalnya :
Lampiran : Satu lembar.
 Hal
Hal surat menunjukan mengenai intisari surat secara keseluruhan,
dan disamping itu mempunyai fungsi lain ialah :
a. sebagai referensi;
b. sebagai petunjuk bagi petugas filing;
 Alamat dalam.
a. sebagai petunjuk bagi petugas filing;
b. sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela.
 Isi surat
 Penutup Surat
Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, nama
pejabat, nomor induk pejabat, dan sesuai dengan
kebiasaan di Indonesia pada bagian ini juga
diterapkan cap jabatan
 Initial (jika perlu)
 Tembusan
Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang
dianggap perlu mengetahui pemasalahan yang
dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal
diharapkan pihak lain memberikan tanggapan
seperlunya
 BAHASA SURAT
 Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui
artinya dan ia mampu menggunakan kata-kata itu;
 Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum
dan bukan kata-kata daerah/asing

gaya bahasa dalam penulisan suatu surat dipengaruhi

beberapa faktor yaitu:
1. Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi
surat.
2. Faktor persoalan yang akan dikemukakan dalam surat,
misalnya surat intruksi, surat pemberitahuan, surat
permohonan dan lain-lain.
Syarat-syarat isi surat yang baik
1). jelas,
2). tepat,
3). tuntas,
4). sopan,
5). singkat dan sederhana,
6). lancar,
7). penuh pertimbangan
 MENULIS SURAT DINAS
bentuk : setengah lurus (semi block)
Kepala surat
Pembuka surat mencakup bagian-bagian surat; yaitu :
1). nama, kedudukan dan alamat instansi,
2). tanggal,
3). nomor ,
4). sifat,
5) lampiran,dan
6). hal
ISI
Penutup
1) Penandatangan surat
2) Tembusan
a. Nama, lambang, urutan instansi tertinggi, kedudukan
dan alamat instansi harus jelas tanpa singkatan sesuai
peraturan terkait dan ditutup dengan garis penutup.
b. Tanggal surat:
Penulisan tanggal surat dinas, tidak perlu didahului
nama kota karena sudah tercantum dalam alamat
instansi pada kepala surat. Nama bulan tidak boleh
disingkat atau ditulis dengan angka. Tahun juga
ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma
diatas.
Ditulis di kanan sebaris dengan nomor surat
Contoh: 20 Mei 2006.
Nomor surat
Kata nomor ditulis lengkap dan diikuti
tanda titik dua. Garis miring yang
digunakan pada nomor dan kode surat
tidak didahului dan tidak diikuti spasi.
Kemudian angka tahun ditulis lengkap
tidak diikuti tanda baca apapun.
Contoh : Nomor : 269/H.23.1.FB/DT/2008
d. Sifat surat
Kata sifat diisi dengan kualifikasi surat, yaitu sangat rahasia,
rahasia, terbatas atau biasa. Dapat juga digabungkan dengan
klasifikasi surat berdasarkan kecepatan penyampaiannya, yaitu
sangat segera, segera atau biasa.
Contoh : Sifat: Rahasia/Segera.

e. Lampiran
Kata lampiran ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua,
kemudian dicantumkan jumlah dan nama barang yang
dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan
jumlah yang dilampirkan dengan huruf, kecuali jumlah kata
bilangan lebih dari dua kata.
Diketik dibawah nomor
Contoh : Lampiran: dua puluh lembar atau lampiran : 21 lembar
Apabila tidak ada yang dilampirkan, maka kata lampiran tidak
perlu dicantumkan.
f. Hal surat
Cukup mencantumkan kata hal, karena lebih
singkat. Pokok surat yang dicantumkan diawali
huruf kapital pada setiap kata dan tidak perlu
digaris bawahi.
Diketik dibawah lampiran
Contoh :
Hal : Laporan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip
g. Alamat surat
1). Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pada unit organisasi
yang dituju bukan instansi
2). Surat dinas yang ditujukan kepada Pejabat Pemerintah/Pejabat
Negara ditulis dengan urutan sebagai berikut :
a. Nama jabatan; b. Alamat; c. Kota diikuti Kode Pos.
Contoh : Yth. Rektor Unsoed
Jalan Dr. Soeparno Grendeng Karagwangkal
di Purwokerto 53122
Apabila menggunakan sapaan Ibu, Bapak, Sdr, diikuti dengan
nama orang dan tidak diikuti dengan gelar
h. Isi surat
Singkat, bahasa baku, menyesuaikan perihal surat
Terdiri pendahuluan, isi pokok, dan penutup.
Awal kalimat pendahuluan isi surat dinas diketik di bawah dan
sejajar dengan alamat tujuan.
i. Penandatanganan surat.
Nama jabatan diketik dibagian kanan bawah, diakhiri dengan
tanda baca koma (,)
Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf kapital pada
setiap awal kata, tanpa diberi tanda baca apapun lengkap
dengan gelar akademik.
Nama jabatan ini tidak perlu di tulis lengkap karena nama unit
organisasi sudah dicantumkan lengkap pada kepala surat.
Penulisan nama pejabat penanda tangan surat, ditulis dengan
huruf kapital pada setiap awal kata. Sedangkan NIP ditulis
dengan huruf Kapital namun tanpa diikuti tanda baca
apapun.
contoh:
Dekan,
Tanda Tangan
Nama Pejabat
NIP ………….
i. Tembusan
Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa
digarisbawahi dan tidak perlu menggunakan kata
kepada Yth, disampaikan kepada Yth, dan tidak perlu
menambah kata sebagai laporan atau arsip. Sebutan
ibu, bapak dan sdr digunakan apabila diikuti dengan
nama orang.
Contoh :
Tembusan :
1. Rektor Universitas Jenderal soedirman sebagai
laporan
2. dst.
atau
Tembusan : 1. Bapak Nama Pejabat
 SURAT KEPUTUSAN
kebijakan dan merupakan pelaksanaan
peraturan yang lebih tinggi atau yang
sederajat, yang bersifat mengikat secara
individual dan konkrit, serta berlaku untuk
jangka waktu tertentu.
Contohnya keputusan di bidang kepegawaian,
penetapan tim kerja
MEMO DAN NOTA DINAS
Memo dan nota dinas:
surat khusus yang dipakai antarpejabat di
lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo
tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan

dapat dikirim kepada siapa saja asal orang
yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim
memo pribadi itu.
Memo:
Memo merupakan singkatan dari kata
memorandum yang berasal dari kata memory
yang berarti ingatan.

Nota:
Istilah nota berasal dari kata note yang berarti
catatan.
Persamaan Memo dan Nota:

- digunakan untuk keperluan intern lembaga -

tidak perlu dicantumkan identitas lembaga,
cukup nama lembaga

Lebih fleksibel dalam format dan isi surat

 Perbedaan Memo dan Nota

Memo Nota
- vertikal ke atas atau - Vertikal ke bawah,

ke bawah, horizontal horizontal

- Fungsi - Fungsi menjabarkan

mengingatkan secara rinci isi surat

keputusan atau
surat instruksi yang
dianggap perlu
ditindaklanjuti
Keamanan
Dibaca orang tertentu (petugas tutup mulut)
Kecepatan dn Ketepatan
Cepat selesai
Tepat isi, klasifikasi, konsep de el el
Pertanggungjawaban
Isi, format, prosedur, keabsahan, kewenangan
Keterkaiatan
Harus diarsip
Pembakuan
Bentuk, nomor, penandatanganan sesuai instansi
 PENANDATANGAN SURAT
Pada prinsipnya pimpinan tertinggi yang berhak
menandatangani surat

Jika berhalangan dapat diwakilkan atas dasar

pelimpahan wewenang yang dinamakan
BERTINDAK ATAS KUASA

Ada beberapa bentuk

Mis.
Atas nama (a.n.)
Urusan bagian (u.b.)
Atas nama (a.n.)
apabila pimpinan melimpahkan wewenangnya
kepada bawahannya untuk menandatangani surat,
pelimpahan wewenang semacam ini harus
memenuhi ketentuan :
- pelimpahan wewenang harus dalam bentuk
tertulis.
- menteri wewenang yang dilimpahkan harus
merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat
yang menerima pelimpahan wewenang.
- tanggung jawab sebagai akibat penadatanganan
surat tetap ada ditangan pimpinan yang
melimpahkan wewenang.
untuk beliau (u.b.)
Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi
wewenang itu melimpahkan kembali wewenang tersebut
kepada pejabat dibawahnya. Pelimpahan wewenang
semacam ini harus memenuhi ketentuan :
- pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan hanya
sampai dua tingkat struktur dibawah pejabat pemberi
wewenang yang pertama.
- Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung
jawabnya.
- Dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai
pemangku jabatan sementara (Pjs.) atau yang mewakili.
- Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi
kuasa.
Contoh penggunaan atas nama (a.n.)
a.n. Kepala Desa
Sekretaris Desa

Nama Pejabat
NIP. ………….

Contoh penggunaan untuk beliau (u.b.)

a.n. Kepala Desa
Sekretaris Desa
u.b. Sub. Bag.Pembangunan

Nama Pejabat
NIP. ………….
a. Cap jabatan yaitu cap yang bunyi tulisannya
menyebut nama jabatan, digunakan untuk
menyertai tanda tangan pejabat yang
bersangkutan atau yang bertindak sebagai
pejabta pengganti (Pj.).

b. Cap instansi yaitu cap yang bunyi tulisannya

menyebut nama unit organisasi, digunakan
untuk menyertai tanda tangan pejabat yang
mempunyai wewenang menggunakannya.
Aturan tentang cap mengaku peraturan dinas terkait
Bentuk dan ukuran cap dinas dan sap jabatan diatur
undang-undang.
Ex.
Cap dinas bentuk segi lima sama sisi dibuat dengan garis
lengkung ke luar dengan sudut 72 derajat dalam posisi
berdiri dan berukuran garis tengan 40 mm.
Garis lengkung keluar dibuat garis ganda dengan garis
luar lebih tebal.
YANG BIASA DIBUAT
1. SURAT PERMOHONAN

Surat permohonan:
surat yang dibuat oleh seseorang atau
lembaga berisi permohonan atau
permintaan sesuatu kepada pihak lain.
Fungsi surat permohonan:

1) Bagi pihak yang memohon, surat

permohonan berfungsi sebagai duta
atau utusan untuk menyampaikan
sesuatu yang hendak dimohon atau
dimintanya.
2) Bagi pihak yang menerima, surat
permohonan berfungsi sebagai bahan untuk
mempertimbangkan perlu tidaknya
permohonan dikabulkan. Sekaligus sebagai
alat bukti meminta kembali sesuatu yang
dipinjamkan jika telah jatuh tempo
peminjamannya.
Siapapun yang membuat (pribadi atau lembaga),
isi surat permohonan yang baik memuat hal-hal
berikut:

a. identitas pemohon
b. tujuan dan alasan memohon
c. barang/ sesuatu dan jumlah yang dimohon
d. batas waktu meminjam
e. pernyataan kesungguhan dalam memohon.
2. SURAT KETERANGAN

Surat keterangan:
surat yang isinya menerangkan seseorang atau
suatu hal.
Di dalam surat keterangan, pejabat yang
menerangkan menuliskan jabatannya bila
perlu data pribadinya.
Isi pokok surat keterangan adalah sebagai
berikut:

(1) data pribadi atau jabatan pihak yang

menerangkan
(2) data pribadi pihak yang diterangkan
(3) isi keterangan
(4) penutup, umumnya berisi himbauan atau
harapan
Contoh surat keterangan

PT DAMAI SUKSES
Jln. Inpres A No. 26
Jakarta Selatan 12120

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN BEKERJA

No. 75 / KODE. C / VII / 2004

Jakarta, 5 Juni 2005

Yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : Ir. Gendra Priyadi
Jabatan : Direktur PT Damai Sukses
ALAMAT : Jln. Inpres A No. 26
Jakarta Selatan 12120
menerangkan dengan sesungguhnya bahwa
Nama : Dede Sutisna
Alamat : Jln. Pakubuwono VI
Jakarta Selatan 12120
benar telah bekerja pada perusahaan yang kami
pimpin sejak tanggal 10 Mei 2000 sampai dengan
21 Mei 2005 dengan jabatan terakhir Asisten
Manajer Produksi.
Selama menjadi karyawan pada perusahaan
kami, Saudara Dede Sutisna telah
menunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap
perusahaan. Ia mengundurkan diri atas
kemauannya sendiri.

Demikian surat keterangan ini kami buat agar

pihak yang berkepentingan memakluminya.

Ir. Gendra Priyadi

Direktur
 3. Surat Tugas
Nomor surat tugas
Harus ada dasar yang jelas
Identitas Penerima tugas harus jelas
Waktu dan tempat tugas
Masa berlaku surat tugas
Uraian singkat tugas
Kompensasi surat tugas
Pejabat pemberi tugas
Tembusan
 CONTOH
1. Surat Tugas
2. Surat Undangan
3. Surat Keputusan
4. Surat-surat Dep Keuangan
5. Surat Penawaran
Contoh Nota Dinas

PT INDOCETAK

NOTA DINAS
No. 21 / INDO / VII / 2005

Kepada : Asisten Manajer Produksi

Dari : Manajer Produksi
Hal : Peningkatankatan Produksi

Sehubungan dengan surat keputusan Direktur

No. 12 / Dir / C. XI / 2005, kami minta agar Saudara menyiapkan
materi rapat tentang peningkatan produksi khususnya bidang
penambahan tenaga produksi .
Demikian untuk dimaklumi dan dilaksanakan.

31 Januari 2003
Manajer Produksi

Iqbal Kumbara
Contoh memo
KOP INSTANSI
MEMO
Kepada : Kepala Sekolah
Dari : Guru Kelas
Hal : Persiapan Ujian

Sesuai dengan edaran dari UPTD bahwa ujian yang

akan diselenggarakan pada tanggal 21 Juni 2008,
diharapkan agar para guru mempersiapkan para siswa
dengan sebaik mungkin.
Terima kasih.
3 Februari 2005
Kepala Sekolah

Drs. Fahri, M.Sc.

NIP. 1234567
KASIH