MAKALAH

“KONVERSI SISTEM MANAJEMEN KOMPUTER DI PERUSAHAAN”
Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Komputer. Dosen : Hendra jatnika S. Kom.

Disusun Oleh BENI MUNAWAR GOJALI MIF W4/09 NPM : 09402214

MANAJEMEN INFORMATIKA ( MIF ) POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG

DAFTAR ISI
Halaman : DAFTAR ISI ..................................................................….............................................…….. ABSTRAK…………………………………………………………………………………….. BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah..…………...………………………………………….. 1.2. Identifikasi Masalah….………………………………………………………… BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi dan Tujuan............................................................................... 2.2. Prinsip Umum Penyusunan Sistem Informasi...............………………………... SisteIiInformaso……………..…………....……............................................................... 3.3. Tahap-tahap Penyusunan Sistem………………………………………………. BAB III PENERAPAN SISTEM INFORMASI mm……………………………..………………. DI PT. EWINDO 3.1. Tahap Perencanaan....................................…….................................................. 3.2. Tahap Analisa........... ………………………………………………………….. 3.3. Tahap Design....................................................................................................... 3.4. Tahap Implementasi............................................................................................. 3.5. Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan.............................................................. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN DAFTAR PUSTAKA

BAB I

maka perusahaan harus memiliki sistem yang baik agar kegiatan usaha yang dilakukan dapat berjalan lancar sebab suatu sistem yang baik akan menghasilkan kegiatan yang terencanan. bagaimana kita bisa mengetahui barang yang telah dipasok dapat dijual dan banyak lagi masalah yang dapat kita kupas dari proses pengadaan barang ini. Masalah-masalah yang sering timbul dalam proses pengadaan barang ini adalah barang-barang apa sajakah yang harus dibeli. dan setiap perusahaan apakah itu perusahaan manufaktur ataupun perusahaan dagang. terarah dan terpadu sehingga apa yang diharapkan oleh perusahaan akan terwujud. kebijakan-kebijakan apa yang harus diterapkan pada pemasok. Dari sekian banyak kegiatan perusahaan tersebut salah satunya adalah sistem pembelian. Menyadari begitu pentingnya suatu sistem informasi dalam menjalankan kegiatan usaha.PENDAHULUAN 1. Sistem pengadaan barang ini merupakan salah satu fungsi penting dalam kegiatan suatu perusahaan dagang. Sistem Pembelian ini merupakan salah satu sistem dalam proses pengadaan barang atau merchandising. Latar Belakang Masalah Perusahaan merupakan salah satu bagian dari dunia usaha. Berdasarkan permasalahan tersebut maka kami membuat pembahasan untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi ini dengan mengambil tema : .1. selalu memerlukan sistem informasi. Sebagaimana kita ketahui bahwa kegiatan dalam perusahaan dagang adalah membeli barang-barang untuk dijual kembali kepada konsumen.

2. Bagaimana caranya agar Penerapan Sistem Informasi dapat berjalan secara kontinue dan berkesinambungan. Identifikasi Masalah Masalah-masalah yang akan kami bahas sehubungan dengan tema yang kami ambil adalah : 1. Bagaimana proses implementasi dapat berjalan serta bagaiamana proses pemeliharaan pasca penerapan Sistem Informasi 3. Apa kendala yang dihadapi selama proses Implementasi serta bagaimana menghadapinya 4.”PENERAPAN SISTEM INFORMASI STUFF REPLENISHMENT PADA OUTLET BINAAN PT EWINDO” 1. BAB II LANDASAN TEORI . Bagaimana pelaksanaan Sistem Informasi dan prosedur pengadaan barang yang diterapkan oleh Outlet-outlet 2.

informasi Data-data dan informasi ini yang diperoleh dari suati Sistem dapat digunakan oleh pihak manajemen perusahaan itu sendiri dari Top Managemen. Informasi yang diterima oleh manajemen selain harus berkualitas (akurat. terutama mengenai data keuangan dari suatu perusahaan. menyusun(mengorganisir). sedangkan pihak pemakai ekstern sangat berkepentingan atas informasi yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam membantu menilai efektif tidaknya hal-hal yang berhubungan dengankepentingan mereka terhadap perusahaan . berkualitas yang diperlukan.Setiap perusahaan baik perusahaan yang bergeraak dalam bidang dagang maupun manufaktur baik itu perusahaan besar ataupun kecil . investor. fiskus dan lain-lain. lengkap. menempatkan. mengarahkan dan mengendalikan apakah rencanan yang dibuat telah terealisasi dengan baik. Para pemakai intern perusahaan khususnya pimpinan puncak sangat berkepentingan atas berbagai informasi dalam mengelola perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan sebagaimana yang telah ditetapkan. Kemampuan mengelola informasi bagi suatu perusahaan akan mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkan. 2.1. Middle manajemn sampai pada Low Managemen serta pihak liar perusahaan yang terdiri dari para pemegang saham. manajemen memiliki fungsi untuk merencanakan. Informasi yang digunakan oleh manajemen untuk membantu melaksanakan fungsinya disebut sebagai informasi manajemen. tepat waktu. Untuk menjalankan fungsi tersebut manajemen tidak mungkin dapat melakukannya tanpa memiliki informasi . bank . memerlukan suatu sistem informasi yang baik dalam menjalankan operasi perusahaannya. Sistem informasi ini merupakan merupakan suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan serta untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi ini merupakan bagian yang terpenting bagi manajemen didalam memperoleh informasi yang tepat dan dapat dipercaya. Sistem Informasi dan Tujuan Sistem Informasi Berdasarkan kepada konsep manajeman. relevan) juga informasi tersebut harus selaras dan saling berkaitan dengan informasi-informasi lainnya yang ada di suatu organisasi.

Mbus.informasi manajemen dihasilkan oleh suatu sistem informasi manajemen. sistem pengambilan keputusan dan keunggulan bersaing secara strategis. Jadi peran sistem informasi manajemen bagi suatu organisasi adalah mendukung operasi bisniss perusahaan. Ak. Relevan yang dihasilkan haruslah berkualitas.Azhar Susanto. dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen: ” Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya”. Informasi manajemen yang disajikan oleh sistem informasi manajemen bagi Systems System Can Be Composed of Subsystems or Elemental Parts Subsystem A Subsystem B Elemental Part C Subsystem A -1 Subsystem B -1 Subsystem A -2 Subsystem B -2 Subsystem A -3 Elemental part B1 1-18 kepentingan manajemen harus dapat mendukung pelaksanaan fungsi manajemen sehingga informasi manajemen 1. 2. Menurut DR. Seperti yang diungkapakan oleh Mc Leod bahwa pada intinya informasi itu harus : : Informasi yang diterima harus sesuai dengan yang dibutuhkan Tepat waktu : Informasi harus tersedia pada saat diperlukan .

Untuk Meningkatkan Sistem Internal Cek atau Sistem Pengendalian Intern Yaitu sistem pengendalian intern yang diperlukan agara dapat mengamankan kekayaan perusahaan. Dengan kata lain sistenm informasi harus dengan cepat cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang diperlukan. T eC h B 2.3.. terpercaya dan tepat waktu. Ini berarti bahwa sistem informasi yang disusun juga harus mengandung kegiatan sistem Pengendalian Intern (Internal Cek) 3.2. Untuk Dapat Menekan Biaya Ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk menyusun sistem informasi harus seefisien mungkin. 2. Akurat Lengkap : Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya : Informasi yang diberikan tidak sepotong-sepotong dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku Dengan demikian dapat dikatakan bahwa Penyusunan Sistem informasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan mempunyai tujuan sebagai berikut : 1. Untuk Meningkatkan informasi Yaitu informasi yang tepat guna. 4. Prinsip Umum Penyusunan Sistem Informasi Pada dasarnya dalam menyusun Sistem Informasi suatu perusahaan sangat tergantung selain pada jenis-jenis perusahaan juga pada organisasi perusahaan berikut aktivitasnya dan kadang-kadang persepsi manajemen sangat menentukan atau bangunan sistem informasi P o le rb m D c io s e is n I fo n .

transaksi-transaksi yang telah dikumpulkan dalam formulir 5. Mengumpulkan catatan berbagai jenis transaksi dalam bentuk formulir-formulir. Dalam penyususnan Sistem informasi juga harus mempunyai unsur-unsur Sistem Pengendalian intern sebabagai berikut : 1. Tahap-tahap Penyusunan Sistem Informasi Menurut Mc Leod tahap-tahap penyusunan Sistem Informasi dibagi dalam beberapa tahap sebagai berikut : 1. Praktek Yang sehat 4. Menganalisa semua transaksi yang ada pada perusahaan baik secara harian atau bulanan 2.3. Merancang daftar dan laporan-laporan yang harus disusun dari transaksi-transaksi yang telah dicatat.yang akan disusun. buku-buku dan catatan yang tepat 3. Akan tetapi prinsip umum sebagi dasar yang harus ditempuh dalam penyusunan Sistem Informasi untuk berbagai perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Tahap Perencanaan (Plan Phase) . Pemisahan Fungsi dalam organisasi 2. Menyusun berbagai laporan yang terartur untuk pihak intern dan ekstern perusahaan. Karyawan yang berkualitas 5. Menganalisa kegiatan intern cek atau uji coba untuk seluruh kegiatan perusahaan 4. Mengurus secara terus menerus kegiatan pengawasan intern secara periodik 7. Sistem Otorisasi 3. 6. Satuan Pengawas Intern 2. Mencatat dalam buku-buku.

sumber daya dan alokasi waktu 2. Tahap Analisa (Analysing Phase) Tahap Analisa adalah tahap menganalisa workflow sistem manajemen yang sedang berjalan dan mengidentifikasi apakah workflow telah efisien dan sesuai dengan standar tertentu. budget . Tahap Design (Design Phase) Tahap Design adalah tahap yang sangat penting dalam siklus pembuatan sistem informasi karena tahap ini menentukan fondasi sistem informasi.Tahap perencanaan adalah tahap pembuatan semua rencana yang berkaitan dengan proyek pembuatan Sistem Informasi. Desain Proses Bisnis Yaitu mendisain semua proses workflow agar menjadi lebih lebih efisien dan menjadi satu kesatuan yang merupakan tujuan utama sistem informasi. Ada dua jenis desain yang dibuat dalam proses ini yaitu : a. empersiapkan sumber data yang diperlukan dan menyusun bahan training. b. Misalnya melakukan restrukturisasi organisasi. Desain Pemrograman Yaitu membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan desain proses bisnis yang telah dibuat. Kesalahan dalam desain dapat menimbulkan hambatan bahkan kegagalan. peningkatan fungsi (enhancement) dan pemeliharaan (maintenance) sistem informasi menjadi mudah dan efisien. desain yang baik akan mebuat pengembangan (development). Rencana-rencana yang dibuat dapat dapat dituangkan dalam bentuk beberapa dokumentasi yang memuat semua point-point penting dalam perencanaan meliputi study kelayakan. Sebaliknya. Tahap analisa ini biasanya dilakukan oleh Business Process Analyst (BPA) yang berpengalaman dan memahami workflow sistem manajemen di area yang sedang dianalisa 3. Semua hasil analisa akan didokumentasikan dan dipakai sebagai pedoman saat melakukan desain. Dalam desain pemrograman ini .

Melatih User (User Training) c. System Modification and Enhancement Yaitu mengubah dan menambaha sebagian workflow funsi sitem informasi e. Tahap Implementasi Tahap Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah dibangun agar user dapat menggunakannya mengantikan sistem informasi yang lama. Siapkan User ID 5. . Desain Diagram Proses dan desian Report Lay Out. Memasang Sistem (Insatall System) d. Desain Screen Lay out. System Maintenance Yaitu pemeliharaan sistem informasi baik dari segi Hardware/oft ware b. Back Up and Recovery Yaitu kegiatan membuat duplikasi program aplikasi dan data base dan pengamanan c. Memberitahu User (Notify User) b. Data Archieve Proses mengekstraksi data daridata base dan menyimpannya di media lain d. Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan Tahap ini adalah tahap paling akhir dalam siklus penyusunan sistem informasi. Dalam tahap ini terdapat beberapa pekerjaan rutin yang perlu dilakukan terhadap sistem informasi antara lain : a. Pada tahap implementasi dilakukan beberapa proses : a. Entry/Konversi Data ( Data Entry/Convertion) e. 4. Help Desk Yaitu Bagian dari IT yang bertugas sebagai customer service.termasuk di dalamnya Desain Database. System and Code Review Yaitu Mengkaji sistem Informasi apakah sudah efisien dan sesuai dengan workflowmanajemen dan jika ditemukan ketidaksesuaian yang perlu diperbaiki maka dilakukanlah modification f.

Achie Roles Played and by the Info Phase Ma Planning Define .

Ewindo sangat bergantung pada proses pengadaan barang yang dijualnya. Banyak bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Pengadaan Barang ini adalah : 1. Untuk itu proses Pengadaan Barang ini menjadi proses yang sangat vital dalam operasional. Buyer Tugas seorang Buyer adalah : • • Menentukan assortment planning sesuai dengan konsep Outlet untuk Sourcing produk untuk mendapatkan kualitas merchandise yang terbaik mencapai perolehan margin yang maksimal .BAB III PENERAPAN SISTEM INFORMASI STUFF REPLENISHMENT OUTLET BINAAN (PT EWINDO) Dalam menjalankan usahanya PT.

Bagian Accounting (Account Payable) dan Finance Tugas Bagian Accounting : • • • Mencatat seluruh proses peneriamaan dan pengeluaran uang terutama yang Mencatat keluar masuknya barang di Inventory control Melakukan pembayaran kepada supplier berhubungan dengan pembayaran kepada supplier 3.• • • • Mendapatkan produk dengan harga pokok produk murah dan kualitas baik Membuat rencana penjualan dan rencana promosi Mengontrol dan bertanggung jawab terhadap ketersediaan barang Mengelola Cepatnya tingkat perputaran barang serta menetapkan harga jual yang kompetitip dalam rangka pencapaian margin 2. Supervisor Area Tugas Supervisor Area adalah : • • • Bertanggung jawab terhadap operasioanal counter di outlet Membuat permintaan barang yang kosong Melakukan supervisi terhadap para canvaser . Bagian Ekspedisi/Penerimaan Barang Tugas Bagian Ekspedisi/Penerimaan Barang • • • • • Menerima pengiriman barang dari supplier Mengatur keluar masuknya barang di gudang Mengontrol dan mengawasi perputaran barang di gudang Membuat estimasi permintaan barang Membuat purchase order untuk dikirim ke supplier 4.

Pada Tahap perencanaan ini juga semua rencana-rencana yang dibuat dituangkan dalam bentuk beberapa dokumen yang memuat semua point-point penting perencanaan yang perlu dibuat dalam pembangunan Sistem Informasi. seperti membuat kajian bagaimana proses pengadaan barang akan berjalan dengan . Perusahaan perlu beberapa tahap untuk dapat mewujudkannya dimana setiap tahap membutuhkan persiapan yang matang. Selain itu dengan Sistem Informasi Stuff Replenishment bisa memberikan pelayanan yang cepat kepada supplier selaku mitra bisnis dan memberikan layanan prima kepada pelanggan. penjualan sampai pada informasi keuangan lainnya. yaitu membuat study kelayakan untuk sistem informasi yang akan dibuat. Feasibility Study. antara lain: 1. Dengan Sistem Informasi Stuff Replenishment ini diharapkan manajemen dapat memperoleh informasi apa saja yang berkaitan dengan perusahaan dengan mudah.• • Memberikan pelayanan yang prima kepada pelanggan Membuat laporan perubahan harga/mutasi harga makin kompleksnya Seiring dengan meningkatnya aktivitas bisnis yang menyebabkan permasalahan dan komunikasi yang dihadapi dan semakin tingginya kemampuan komputer yang melahirkan berbagai kemungkinan aplikasi yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi serta menghadapi tingkat persaingan tang tinggi maka Manajeman Matahari mulai menerapkan Sistem Informasi Barang dengan Sistem Informasi Replenishment yaitu penerapan Sistem re-Order point secara komputerisasi dimana pengorderan barang dilakukan secara otomatis tanpa melalui proses perencanaan dan pengecekan barang secara manual. Informasi ini bisa diperoleh hanya dengan beberapa ketukan di keyboard komputer (Information in your fingertips) mulai dari informasi jumlah merchandise di counter dan di gudang. akurat dan on line. Tahap Perencanaan (Plan Phase) Dalam tahap perencanaan. cepat. Untuk membangun Sistem Informasi Stuff Replenishment ini perusahaan tidak dapat membangunnya dengan waktu sekejap seperti membalikkan tangan. Adapun tahapannya adalah sebagai berikut : 3.1. hampir semua pihak yang berkaitan dengan proses pengadaan barang diikutsertakan.

Antara lain sumber daya manusia yang turut terlibat yaitu : a. Budget. Programmer Bertugas menulis program komputer dengan bahasa komputer tertentu berdasarkan desain pemrograman yang dibuat oleh Sistem analyst. c. . Screen layout. yaitu : • • • • b. diagram proses.sistem replenishment dan bagaimana pengaruhnya pada pekerja/ user. Komputer Client Server Printer Program biaya pembelian komputer hardware. Sumber Daya. c. Business Process Analyst (BPA) Bertugas menganalisa workflow (urutan proses) sistem manajemen yang sedang berjalan dan medesain workflow baru yang lebih efisien b. ketersediaan perangkat komputer dan sumber daya lainnya. pada supplier selaku pemasok barang dan kepada pelanggan. 2. dan report layout. System Analyst Bertugas mendesain hal-hal yang berkaitan dengan pemrograman berdasarkan hasil desain BPA yaitu mendesain database. software and program yang dibutuhkan Biaya Training Biaya Implementasi biaya perjalanan dan biaya lembur 3. yaitu membuat alokasi sumber daya yang akan dipakai dalam penerapan sistem baru misalnya jumlah tim atau orang yang terlibat. d. yaitu membuat alokasi dan pengaturan pembiayaan proyek yang termasuk di dalamnya adalah : a.

User (pemakai) 4. e. Maintenance Team Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan sistem informasi I Help Desk Layanan pelanggan yang akan memberi bantuan pada user jika diperlukan j. Operasional Team Bertanggung jawab pada kegiatan operasional sehari-hari: back up data. System and Data base Administrator Bertugas bertanggung jawab terhadap keamanan sistem informasi dan server data base. Alokasi Waktu. f. Tester Bertugas melakukan testing terhadap sistem informasi. JADWAL PENERAPAN SISTEM INFORMASI STUFF REPLENISHMENT TAHAP JAN FEB MARET APR MEI JUNI JULI . yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan proyek. dll h. Cakupan (Scope) yaitu menentukan batasan ruang lingkup system informasi yang akan dibangun.d. Dalam hal ini seluruh pihak melakukan semua persiapan diantaranya : • • • • • • • Menyiapkan dan memperbaiki Assorttment Data Base Melengkapi Daftar SKU Barang dan No barcode Melengkapi data packing size masing-masing barang Melengkapi data Min-Order dan Max Order Melengkapi Daftar dan No supplier Membuat Daftar Hari Order Supplier Meng Up Date Stock barang dll 5. Hardware Team Bertugas menangani perangkat keras (hardware) g.

melakukan wawancara kepada semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang. Adapun proses pengadaan barang yang selama ini dijalankan di Parasar meliputi beberapa tahapan : .2. Hasil analisa workflow sistem pengadaan barang di PT. Ikut terlibat langsung dan mengamati workflo sistem pengadaan barang yang sedang berlangsung b. Wawancara. Analisa bisa dilakukan dengan beberapa cara antara lain : a.PERENCANAAN Daya Cakupan Alokasi X X X Study Kelayakan Budget Sumber X X X X X Waktu ANALISA DESAIN Proses Bisnis Pemograma n IMPLEMENTASI Testing Training X X X X X Installing PENGOPERASIAN &MAINTENANCE 3. Ewindo dapat digambarkan dalam bentuk flowchart dan narasi. Tahap Analisa (Analysing Phase) Tahap analisa biasanya dilakukan oleh Busines Process Analyst yang berpengalaman Semua hasil analisa akan didokumentasikan dan dipakai sebagai pedoman saat melakukan desain proses bisnis.

Tahap Control/Evaluasi Barang 5. PO yang sudah dicetak dibawa oleh Supplier untuk segera dikirim sesuai dengan tanggal kirimnya. Bagian merchandising mengecek jumlah order. Tahap Perencanaan Pembelian 2. Kemudian Estimasi order di Acc oleh supervisor Area. Supplier datang ke Outlet untuk mengecek jumlah stock yang ada di Outlet dan di gudang dan mencatatnya dalam Form Estimasi Order. harga beli dan harga jual kemudian mencap dan menandatangani PO tersebut 4. Estimasi Order yang telah di-acc dibawa ke bagian ekspedisi untuk dicetak Purchase Order lalu di otorisasi oleh bagian Merchandising. 3. Adapun proses Pengadaan Barang tersebut adalah sebagai berikut : 1. Tahap Pembayaran Supplier Kelima tahap pengadaan barang ini dilakukan dengan proses yang sangat sederhana dan membutuhkan waktu yang sangat lama dan tidak akurat. Tahap Pendistribusian Barang 4. Flow Chart Pengadaan Barang .1. Tahap Pengadaan Barang 3. 2.

3. Desain Proses Bisnis Pada proses ini BPA membuat desain bagaimana proses pembuatan Purchase order bisa berjalan sampai dengan penerimaan barang. Sisitem-sistem Informasi Replenishment proses pengadaan barang terdiri dari beberapa . Ada dua jenis desain yang dibuat dalam tahapan ini yaitu tahapan Desain proses bisnis dan Desain Pemrograman. a. Tahap Desain (Design Phase) Desain Proses Bisnis dilakukan oleh BPA (Busines Process Analyst).Supplier Cek Barang Form Order Cek Di Data Base HB? HJ? SKU/ Cetak PO Purchase Order 3.Misalnya dengan hanya memberikan No supplier maka merchandiser akan dapat mengetahui sub sistem diantaranya : PO yang akan diterbitkan. Desain Proses bisnis ini meliputi desain kebijakan akuntansi yang diterapkan pada sistem informasi Replenishment juga Standar Operasional Prosedur (SOP) yang harus dijalankan.

Desain Pemrograman .* Sub Sistem Pengadaan Barang * Sub Sistem Pembelian Barang Secara Tunai * Sub Sistem Pembelian Barang Secara Tunai * Sub Sistem Penerimaan Barang * Sub Sistem Return Barang Antar Toko * Sub Sistem Return Barang ke Supplier * Sub Sistem Pembayaran Supplier Cash * Sub Sistem Pembayaran Supplier Credit Secara garis besar desain proses Sistem Informasi Stuff Replenishment adalah Buyer Daftar Hari Order Jumlah Stock Min Max Order Buat PO PO b.

colour. Tiap kali menggunakan sistem informasi. Ada beberapa Desain pemrograman yang harus dibuat pada tahap desain sistem Informasi replenishment ini diantaranya yaitu: * Desain Database Membuat desain bagaimana bentuk database master untuk Data Merchandise yang selama ini dijual oleh Distributor t-sel serta bagaimana menyimpan database tersebut dan bagaimana caranya agar manajeman dapat dengan mudah memperoleh kembali data base tersebut jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya membuat tampilan layar Form perubahan Harga. * Desain Screen Lay Out Screen merupakan media untuk berinteraksi (interface/antarmuka) anatar user dengan sistem informasi. navigasinya konsisten. No Barcode. Isi . Setiap komponen pada screen mempunyai atribut tertentu misalnya: Caption. No Supplier. Sebuah screen terdiri atas beberapa komponen antara lain : menu. Harga Jual. Dengan desain Screen Layout yang baik dan komunikatif akan mempermudah pekerjaan user. dan windows control. * Desain Report Layout . Database yang didesain harus bisa memberikan informasi mengenai : No. Nama Supplier. User dapat dengan mudah untuk mencari atau membuat mutasi pada data base. name. Nama Barang. Tampilan Layar Pembuatan Purchase Order dll * Desain Diagram Proses Diagram proses adalah flowchart yang menggambarkan algoritma dan logika suatu program. dan indah. Karena database adalah komponen terpenting dan utama dalam sistem informasi maka proses mendesain database ini harus dilakukan dengan baik dan benar. mudah digunakaan.Dalam tahap ini BPA membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan desain proses bisnis yang telah dibuat oleh BPA. user pasti berhadapan dengan tampilan screen di layar komputer sehingga screen haruslah userfriendly yaitu mudah dipahami. yaitu bagaimana sebuah program harus menjalankan perintah-perintah yang ditulis dalam bahasa komputer. toolbar. message bar. Credit Term. mask dan font. Packing Size. Harga Beli.SKU.

Implementasi dilakukan dengan beberapa proses yaitu : 1. sehingga pada saat sistem replenishment berjalan tidak ada lagi kesalahan-keslahan. Selain itu diadakan pula proses pelatihan user dimaksudkan agar user benarbenar dapat memahami prosedur yang ada. Report Layou yang biasa dikeluarkan dalam proses sistem Informasi Merchandise misalnya : Laporan Harian Penjualan Perusahaan Laporan Harian Perubahan Harga beli dan Harga jual Laporan Harian Penenerimaan Barang Laporan Penerbitan Purchase Order 3. Memberitahu user (notify User). Selama beberapa bulan pertama setelah go live disebut masa transisi dilakukan beberapa hal antara lain : . Memasang Sistem (Install System) 4. ditampilkan di layar monitor komputer (screen preview atau dalam bentuk file komputer.4 Tahap Implementasi (Implementation Phase) Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah dibangun agar user menggunakannya menggantikan sistem informasi yang lama. user dapat dilatih untuk mengikuti prosedur sesuai dengan buku petunjuk. Siapkan User ID Selama proses implementasi Sistem Replenishment ini. dilakukan program pengetesan untuk mencari kesalahan-kesalahan yang ada dan untuk memastikan bahwa program benar-benar siap dijalankan. 2. Entry/Konversi Data (Data Entry/Convertion) 5. Setelah itu kemudian dibuat Buku Petunjuk penggunaan sistem dilakukan pada saat pengetesan program yang dimaksud agar pada sat pelatihan user.Desain Report layout merupakan sesuatu yang dibutuhkan oleh manajemen baik untuk keperluan internal maupin eksternal perusahaan. Melatih User (User Training) 3. Laporan yang dihasilkan dapat berupa hasil cetakan diatas kertas (print out ).

System Maintenance System Maintenance adalah pemeliharaan sistem baik dari segi hardware maupun software. Back up waktu tertentu misalnya back up mingguan.5 Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan (Using Phase and Maintenance) Selama system Informasi beroperasi. Back up harian adalah back up rutin yang dilakukan setiap hari terhadap semua objek yang berubah dari (last changed date) pada hari itu. Backup data itu dilakukan pada jam tertentu misalnya nya malam pada saat akan tutup toko dan proses back up relatif cepat. Pemeliharaan hardware adalah pemeliharaan rutin 2. Diantaranya back up data penjualan dan Backup data penerimaan barang. Tape atau CD back up dibuat lebih dari satu . baik itu program aplikasi ataupun data base. Maintenance ini diperlukan agar sistem informasi dapat beroperasi dengan normal untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.. Back Up and Recovery Back up adalah kegiatan membuat duplikasi program aplikasi dan data base dari dari production environment ke dalam media lain seperti tape and CD. 3. adalah back up terhadap sistem informasi secara keseluruhan baik program aplikasi maupun data base dan waktu back up nya relatif lebih lama dari back up harian. Sedangkan Recovery adalah kebalikan dari back up yaitu mengembalikan program aplikasi sistem informasi yang rusak ke keadaan semula dengan memakai data dari hasil back up.• • • • • • • Review Implementasi (Implementation Review) Mendukung User (User Support) Merevisi Dokumentasi (Revise Documentation) Masih banyak beberapa proses sistem yang belum bisa dijalankan Sumber daya yang dibutuhkan belum optimal Masih ada beberapa proses yang tidak konek satu sama lain Persiapan implemantasi masih belom memadai Beberapa kendala yang dihadapi selama pelaksanaan implementasi adalah : fungsinya karena kesiapan perangkat belum memadai. terdapat beberapa pekerjaan rutin yang perlu dilakukan terhadap system informasi antara lain : 1.

misalnya 3 bulan.set dan harus tersimpan di tempat yang aman. Seiring dengan berjalannya waktu. Jika data off line diperlukan misalnya untuk keperluan audit atau membuat laportan tahunan. misalnya terhapus tanpa sengaja. Untuk itu dalam jangka waktu tertentu data-data tersebut perlu diarchieve. proses recovery dilakukan dengan mengembalikan objek tersebur dari tape atau CD back up harian terakhir. Jika sistem informasi mengalami kehilangan suatu objek. Jumlah set tape atau CD back up harus cukup banyak sehingga dapat dipakai dengan rotasi cukup lama. miaslnya ny back up mingguan terakhir. System Modification & Enhancement Seiring dengan berubahnya dan berkembangnya perusahaan maka diperlukan modifikasi terhadap sistem. data bisa dikembalikan ke harddisk adan disebut proese restore. 3. System review adalah mengkaji workflow sistem Data archieve adalah proses mengekstraksi data dari data base dan menyimpannya di media lain seperti tape dan CD . Setelah selesai digunakan. Nanun demikian jika sistem informasi mengalami kerusakan total maka proses recovery dilakukan dengan mengembalikan semua obbjek dari tape atau CD back up waktu tertentu. data tersebut akan terus bertambah sehingga dapat menyebabakan harddisk penuh dan menurunkan kinerja. yang disebut data offline dan menghapisnya dari harddisk. System & Code Review Review adalah pekerjaan yang dilakukan untuk mengkaji sistem informasi yang meliputi system review dan code review. data on line hanyalah data transaksi untuk beberapa bulan terakhir (maksimum 1 tahun). Idealnya. Modifikasi berarti mengubah sebagian workflow. 4. program flow ataupun flow logic.Perubahan terhadap sisitem ini dapat berupa modifikasi (modification) atau penambahan fungsi (enhancement). 5. Data Archieve Data-data sistem informasi yang tersimpan dalam data base di harddisk disebut data on line. Penambahan fungsi adalah menambah funsi sistem informasi seperti menambah modul . tabel ataupun transaction program. data tersebut akan dihapus lagi dari harddisk. misalnya di brankas.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN . Code review adalah pekerjaan menganalisa source code program untuk menentukan apakah program flow dan flow logic di dalamnya sudahberfungsi dengan benar dan runtime-nya efisien. 6.informasi apakah sudah efisien dan sesuai denan workflow manajemen. Jika ditemukan ketidaksesuaian yang perlu diperbaiki dilakukanlah sistem modification. Help Desk Help desk dalah bagian dari IT yang bertugas sebagai customer service sehingga jika user menemukan kesulitan atau maslah yang berkaitam dengan penggunaan sistem informasi ..

Hal itu berdampak pula pada kepuasan pelanggan yang selama ini sering diutamakan manajemen bahwa pelanggan adalah raja yang berhak mendapat pelayanan prima. DAFTAR PUSTAKA .3. Hal ini bisa dilihat dari trend kenaikan penjualan dari hari ke hari semenjak diterapkannya Sistem Informasi Stuff Replenishment. Akibatnya maka tahap implementasi prosesnya akan bertambah lama dan pembiayaan membengkak sehingga efektifitas dan efisiensi dari penerapan sistem ini menjadi tidak optimal. jika perencanaan kuang matang maka pada tahap implementasi akan menemukan banyak kendala terutama dari segi sumber daya nya. Terutama pada tahap implementasi .6 Kesimpulan Dengan adanya penerapan Sistem Informasi Stuff Replenishment pada Authorized distributor PT. Ewindo membawa dampak poritif yang sangat baik yang berujung pada naik nya penjualan operasional. Setiap proses pengadaan barang. Namun pada ksnyataan nya proses penerapan sistem Informasi Replenishment ini tidak semudah yang dibayangkan. Purchase Order akan terbentuk dengan sendirinya tanpa harus dicek secara fisik jumlah keberadaan barang sisa di counter atau di gudang sehingga proses Replenishment (pengisian kembali) barang-barang di Outlet bisa tetap terjaga dan proses replenish nya sendiri lebih cepat diabndingkan dengan menggunakan sistem informasi yang lama.7 Saran Perlu adanya perencanaan yang sangat matang dalam penerapan sistem Informasi Stuff Replenishment karena dalam sistem informasi ini ssegala sesuatu yang berhubungan dengan masalah pengadaan dilakukan secara komputerisasi dan sedikit sekali campur tangan manusia dalam hal ini. 3. Penyebabnya karena ketersediaan barang di Outlet dan di gudang selalau terjaga sehingga mengurangi kemungkinan Loss Sale. Hal ini untuk menghindari keterlambatan waktu implementasi dan penekanan biaya. Penerapannya ini membutuhkan persiapan yang matang baik itu dari segi materi maupun non materi.

Jakarta Mc Leod. Azhar Susanto. Bandung Mulia Hartono. Yogyakarta. 2002. Sistem Informasi Manajemen ( Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer). . Garha Ilmu. Edisi Pertama. Edisi Pertama. 7 Langkah Mudah Membangun Sistem Informasi ERP. Edisi Pertama. 1994. New York Witarto. MBus.. Cetakan Pertama. Lingga Jaya. PT Elex Media Komputindo. 2005.Al-Bahra Bin Ladjamudin. DR. Ak. 2004. 2004. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Informatika Bandung. Macmilan Publishing Company. Memahami Sistem Informasi (Pendekatan Praktis Rekayasa Sistem Informasi Melalui Kasus-kasus Sistem Informasi di Sekitar Kita. Information Systems Concept .