MAKALAH

“KONVERSI SISTEM MANAJEMEN KOMPUTER DI PERUSAHAAN”
Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Komputer. Dosen : Hendra jatnika S. Kom.

Disusun Oleh BENI MUNAWAR GOJALI MIF W4/09 NPM : 09402214

MANAJEMEN INFORMATIKA ( MIF ) POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG

DAFTAR ISI
Halaman : DAFTAR ISI ..................................................................….............................................…….. ABSTRAK…………………………………………………………………………………….. BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah..…………...………………………………………….. 1.2. Identifikasi Masalah….………………………………………………………… BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi dan Tujuan............................................................................... 2.2. Prinsip Umum Penyusunan Sistem Informasi...............………………………... SisteIiInformaso……………..…………....……............................................................... 3.3. Tahap-tahap Penyusunan Sistem………………………………………………. BAB III PENERAPAN SISTEM INFORMASI mm……………………………..………………. DI PT. EWINDO 3.1. Tahap Perencanaan....................................…….................................................. 3.2. Tahap Analisa........... ………………………………………………………….. 3.3. Tahap Design....................................................................................................... 3.4. Tahap Implementasi............................................................................................. 3.5. Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan.............................................................. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN DAFTAR PUSTAKA

BAB I

Berdasarkan permasalahan tersebut maka kami membuat pembahasan untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi ini dengan mengambil tema : . Dari sekian banyak kegiatan perusahaan tersebut salah satunya adalah sistem pembelian. Masalah-masalah yang sering timbul dalam proses pengadaan barang ini adalah barang-barang apa sajakah yang harus dibeli.1. terarah dan terpadu sehingga apa yang diharapkan oleh perusahaan akan terwujud.PENDAHULUAN 1. maka perusahaan harus memiliki sistem yang baik agar kegiatan usaha yang dilakukan dapat berjalan lancar sebab suatu sistem yang baik akan menghasilkan kegiatan yang terencanan. Menyadari begitu pentingnya suatu sistem informasi dalam menjalankan kegiatan usaha. Sistem pengadaan barang ini merupakan salah satu fungsi penting dalam kegiatan suatu perusahaan dagang. Latar Belakang Masalah Perusahaan merupakan salah satu bagian dari dunia usaha. kebijakan-kebijakan apa yang harus diterapkan pada pemasok. selalu memerlukan sistem informasi. Sistem Pembelian ini merupakan salah satu sistem dalam proses pengadaan barang atau merchandising. Sebagaimana kita ketahui bahwa kegiatan dalam perusahaan dagang adalah membeli barang-barang untuk dijual kembali kepada konsumen. dan setiap perusahaan apakah itu perusahaan manufaktur ataupun perusahaan dagang. bagaimana kita bisa mengetahui barang yang telah dipasok dapat dijual dan banyak lagi masalah yang dapat kita kupas dari proses pengadaan barang ini.

Bagaimana caranya agar Penerapan Sistem Informasi dapat berjalan secara kontinue dan berkesinambungan. Bagaimana pelaksanaan Sistem Informasi dan prosedur pengadaan barang yang diterapkan oleh Outlet-outlet 2. Identifikasi Masalah Masalah-masalah yang akan kami bahas sehubungan dengan tema yang kami ambil adalah : 1.2. BAB II LANDASAN TEORI .”PENERAPAN SISTEM INFORMASI STUFF REPLENISHMENT PADA OUTLET BINAAN PT EWINDO” 1. Bagaimana proses implementasi dapat berjalan serta bagaiamana proses pemeliharaan pasca penerapan Sistem Informasi 3. Apa kendala yang dihadapi selama proses Implementasi serta bagaimana menghadapinya 4.

terutama mengenai data keuangan dari suatu perusahaan. Informasi yang digunakan oleh manajemen untuk membantu melaksanakan fungsinya disebut sebagai informasi manajemen. Sistem informasi ini merupakan bagian yang terpenting bagi manajemen didalam memperoleh informasi yang tepat dan dapat dipercaya. menyusun(mengorganisir). informasi Data-data dan informasi ini yang diperoleh dari suati Sistem dapat digunakan oleh pihak manajemen perusahaan itu sendiri dari Top Managemen. tepat waktu. memerlukan suatu sistem informasi yang baik dalam menjalankan operasi perusahaannya. Middle manajemn sampai pada Low Managemen serta pihak liar perusahaan yang terdiri dari para pemegang saham. sedangkan pihak pemakai ekstern sangat berkepentingan atas informasi yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam membantu menilai efektif tidaknya hal-hal yang berhubungan dengankepentingan mereka terhadap perusahaan . investor. Sistem informasi ini merupakan merupakan suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan serta untuk pengambilan keputusan. 2. Untuk menjalankan fungsi tersebut manajemen tidak mungkin dapat melakukannya tanpa memiliki informasi .1. manajemen memiliki fungsi untuk merencanakan. relevan) juga informasi tersebut harus selaras dan saling berkaitan dengan informasi-informasi lainnya yang ada di suatu organisasi. Kemampuan mengelola informasi bagi suatu perusahaan akan mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkan. Informasi yang diterima oleh manajemen selain harus berkualitas (akurat. berkualitas yang diperlukan. bank . Sistem Informasi dan Tujuan Sistem Informasi Berdasarkan kepada konsep manajeman.Setiap perusahaan baik perusahaan yang bergeraak dalam bidang dagang maupun manufaktur baik itu perusahaan besar ataupun kecil . menempatkan. mengarahkan dan mengendalikan apakah rencanan yang dibuat telah terealisasi dengan baik. lengkap. Para pemakai intern perusahaan khususnya pimpinan puncak sangat berkepentingan atas berbagai informasi dalam mengelola perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan sebagaimana yang telah ditetapkan. fiskus dan lain-lain.

Menurut DR.Azhar Susanto. Relevan yang dihasilkan haruslah berkualitas.informasi manajemen dihasilkan oleh suatu sistem informasi manajemen. sistem pengambilan keputusan dan keunggulan bersaing secara strategis. Jadi peran sistem informasi manajemen bagi suatu organisasi adalah mendukung operasi bisniss perusahaan. Seperti yang diungkapakan oleh Mc Leod bahwa pada intinya informasi itu harus : : Informasi yang diterima harus sesuai dengan yang dibutuhkan Tepat waktu : Informasi harus tersedia pada saat diperlukan .Mbus. Ak. dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen: ” Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya”. 2. Informasi manajemen yang disajikan oleh sistem informasi manajemen bagi Systems System Can Be Composed of Subsystems or Elemental Parts Subsystem A Subsystem B Elemental Part C Subsystem A -1 Subsystem B -1 Subsystem A -2 Subsystem B -2 Subsystem A -3 Elemental part B1 1-18 kepentingan manajemen harus dapat mendukung pelaksanaan fungsi manajemen sehingga informasi manajemen 1.

Untuk Meningkatkan Sistem Internal Cek atau Sistem Pengendalian Intern Yaitu sistem pengendalian intern yang diperlukan agara dapat mengamankan kekayaan perusahaan.2. T eC h B 2. 4. terpercaya dan tepat waktu. Untuk Dapat Menekan Biaya Ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk menyusun sistem informasi harus seefisien mungkin. Untuk Meningkatkan informasi Yaitu informasi yang tepat guna. Ini berarti bahwa sistem informasi yang disusun juga harus mengandung kegiatan sistem Pengendalian Intern (Internal Cek) 3.3. Prinsip Umum Penyusunan Sistem Informasi Pada dasarnya dalam menyusun Sistem Informasi suatu perusahaan sangat tergantung selain pada jenis-jenis perusahaan juga pada organisasi perusahaan berikut aktivitasnya dan kadang-kadang persepsi manajemen sangat menentukan atau bangunan sistem informasi P o le rb m D c io s e is n I fo n .. Akurat Lengkap : Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya : Informasi yang diberikan tidak sepotong-sepotong dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku Dengan demikian dapat dikatakan bahwa Penyusunan Sistem informasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan mempunyai tujuan sebagai berikut : 1. 2. Dengan kata lain sistenm informasi harus dengan cepat cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang diperlukan.

Menyusun berbagai laporan yang terartur untuk pihak intern dan ekstern perusahaan. Pemisahan Fungsi dalam organisasi 2. 6. Mengurus secara terus menerus kegiatan pengawasan intern secara periodik 7.yang akan disusun. Tahap Perencanaan (Plan Phase) . buku-buku dan catatan yang tepat 3. Tahap-tahap Penyusunan Sistem Informasi Menurut Mc Leod tahap-tahap penyusunan Sistem Informasi dibagi dalam beberapa tahap sebagai berikut : 1. Menganalisa kegiatan intern cek atau uji coba untuk seluruh kegiatan perusahaan 4. Karyawan yang berkualitas 5. Menganalisa semua transaksi yang ada pada perusahaan baik secara harian atau bulanan 2. Praktek Yang sehat 4. transaksi-transaksi yang telah dikumpulkan dalam formulir 5. Akan tetapi prinsip umum sebagi dasar yang harus ditempuh dalam penyusunan Sistem Informasi untuk berbagai perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Dalam penyususnan Sistem informasi juga harus mempunyai unsur-unsur Sistem Pengendalian intern sebabagai berikut : 1. Sistem Otorisasi 3. Satuan Pengawas Intern 2. Mencatat dalam buku-buku.3. Merancang daftar dan laporan-laporan yang harus disusun dari transaksi-transaksi yang telah dicatat. Mengumpulkan catatan berbagai jenis transaksi dalam bentuk formulir-formulir.

Semua hasil analisa akan didokumentasikan dan dipakai sebagai pedoman saat melakukan desain. budget . Rencana-rencana yang dibuat dapat dapat dituangkan dalam bentuk beberapa dokumentasi yang memuat semua point-point penting dalam perencanaan meliputi study kelayakan. peningkatan fungsi (enhancement) dan pemeliharaan (maintenance) sistem informasi menjadi mudah dan efisien. Desain Proses Bisnis Yaitu mendisain semua proses workflow agar menjadi lebih lebih efisien dan menjadi satu kesatuan yang merupakan tujuan utama sistem informasi. sumber daya dan alokasi waktu 2. b. Tahap Design (Design Phase) Tahap Design adalah tahap yang sangat penting dalam siklus pembuatan sistem informasi karena tahap ini menentukan fondasi sistem informasi. Kesalahan dalam desain dapat menimbulkan hambatan bahkan kegagalan. Tahap Analisa (Analysing Phase) Tahap Analisa adalah tahap menganalisa workflow sistem manajemen yang sedang berjalan dan mengidentifikasi apakah workflow telah efisien dan sesuai dengan standar tertentu. empersiapkan sumber data yang diperlukan dan menyusun bahan training. Tahap analisa ini biasanya dilakukan oleh Business Process Analyst (BPA) yang berpengalaman dan memahami workflow sistem manajemen di area yang sedang dianalisa 3.Tahap perencanaan adalah tahap pembuatan semua rencana yang berkaitan dengan proyek pembuatan Sistem Informasi. Sebaliknya. Desain Pemrograman Yaitu membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan desain proses bisnis yang telah dibuat. Ada dua jenis desain yang dibuat dalam proses ini yaitu : a. Misalnya melakukan restrukturisasi organisasi. Dalam desain pemrograman ini . desain yang baik akan mebuat pengembangan (development).

Tahap Implementasi Tahap Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah dibangun agar user dapat menggunakannya mengantikan sistem informasi yang lama. System Maintenance Yaitu pemeliharaan sistem informasi baik dari segi Hardware/oft ware b. Dalam tahap ini terdapat beberapa pekerjaan rutin yang perlu dilakukan terhadap sistem informasi antara lain : a. . Data Archieve Proses mengekstraksi data daridata base dan menyimpannya di media lain d. System Modification and Enhancement Yaitu mengubah dan menambaha sebagian workflow funsi sitem informasi e. 4. Memberitahu User (Notify User) b. Back Up and Recovery Yaitu kegiatan membuat duplikasi program aplikasi dan data base dan pengamanan c. Desain Diagram Proses dan desian Report Lay Out. Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan Tahap ini adalah tahap paling akhir dalam siklus penyusunan sistem informasi. Memasang Sistem (Insatall System) d. Desain Screen Lay out. Melatih User (User Training) c. Pada tahap implementasi dilakukan beberapa proses : a.termasuk di dalamnya Desain Database. Entry/Konversi Data ( Data Entry/Convertion) e. Help Desk Yaitu Bagian dari IT yang bertugas sebagai customer service. Siapkan User ID 5. System and Code Review Yaitu Mengkaji sistem Informasi apakah sudah efisien dan sesuai dengan workflowmanajemen dan jika ditemukan ketidaksesuaian yang perlu diperbaiki maka dilakukanlah modification f.

Achie Roles Played and by the Info Phase Ma Planning Define .

Ewindo sangat bergantung pada proses pengadaan barang yang dijualnya. Buyer Tugas seorang Buyer adalah : • • Menentukan assortment planning sesuai dengan konsep Outlet untuk Sourcing produk untuk mendapatkan kualitas merchandise yang terbaik mencapai perolehan margin yang maksimal .BAB III PENERAPAN SISTEM INFORMASI STUFF REPLENISHMENT OUTLET BINAAN (PT EWINDO) Dalam menjalankan usahanya PT. Banyak bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Pengadaan Barang ini adalah : 1. Untuk itu proses Pengadaan Barang ini menjadi proses yang sangat vital dalam operasional.

Supervisor Area Tugas Supervisor Area adalah : • • • Bertanggung jawab terhadap operasioanal counter di outlet Membuat permintaan barang yang kosong Melakukan supervisi terhadap para canvaser .• • • • Mendapatkan produk dengan harga pokok produk murah dan kualitas baik Membuat rencana penjualan dan rencana promosi Mengontrol dan bertanggung jawab terhadap ketersediaan barang Mengelola Cepatnya tingkat perputaran barang serta menetapkan harga jual yang kompetitip dalam rangka pencapaian margin 2. Bagian Ekspedisi/Penerimaan Barang Tugas Bagian Ekspedisi/Penerimaan Barang • • • • • Menerima pengiriman barang dari supplier Mengatur keluar masuknya barang di gudang Mengontrol dan mengawasi perputaran barang di gudang Membuat estimasi permintaan barang Membuat purchase order untuk dikirim ke supplier 4. Bagian Accounting (Account Payable) dan Finance Tugas Bagian Accounting : • • • Mencatat seluruh proses peneriamaan dan pengeluaran uang terutama yang Mencatat keluar masuknya barang di Inventory control Melakukan pembayaran kepada supplier berhubungan dengan pembayaran kepada supplier 3.

• • Memberikan pelayanan yang prima kepada pelanggan Membuat laporan perubahan harga/mutasi harga makin kompleksnya Seiring dengan meningkatnya aktivitas bisnis yang menyebabkan permasalahan dan komunikasi yang dihadapi dan semakin tingginya kemampuan komputer yang melahirkan berbagai kemungkinan aplikasi yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi serta menghadapi tingkat persaingan tang tinggi maka Manajeman Matahari mulai menerapkan Sistem Informasi Barang dengan Sistem Informasi Replenishment yaitu penerapan Sistem re-Order point secara komputerisasi dimana pengorderan barang dilakukan secara otomatis tanpa melalui proses perencanaan dan pengecekan barang secara manual. Pada Tahap perencanaan ini juga semua rencana-rencana yang dibuat dituangkan dalam bentuk beberapa dokumen yang memuat semua point-point penting perencanaan yang perlu dibuat dalam pembangunan Sistem Informasi. Informasi ini bisa diperoleh hanya dengan beberapa ketukan di keyboard komputer (Information in your fingertips) mulai dari informasi jumlah merchandise di counter dan di gudang. cepat. penjualan sampai pada informasi keuangan lainnya. antara lain: 1. Adapun tahapannya adalah sebagai berikut : 3. Perusahaan perlu beberapa tahap untuk dapat mewujudkannya dimana setiap tahap membutuhkan persiapan yang matang. Selain itu dengan Sistem Informasi Stuff Replenishment bisa memberikan pelayanan yang cepat kepada supplier selaku mitra bisnis dan memberikan layanan prima kepada pelanggan. akurat dan on line. seperti membuat kajian bagaimana proses pengadaan barang akan berjalan dengan . Feasibility Study. Untuk membangun Sistem Informasi Stuff Replenishment ini perusahaan tidak dapat membangunnya dengan waktu sekejap seperti membalikkan tangan. Dengan Sistem Informasi Stuff Replenishment ini diharapkan manajemen dapat memperoleh informasi apa saja yang berkaitan dengan perusahaan dengan mudah.1. yaitu membuat study kelayakan untuk sistem informasi yang akan dibuat. hampir semua pihak yang berkaitan dengan proses pengadaan barang diikutsertakan. Tahap Perencanaan (Plan Phase) Dalam tahap perencanaan.

Antara lain sumber daya manusia yang turut terlibat yaitu : a. yaitu : • • • • b.sistem replenishment dan bagaimana pengaruhnya pada pekerja/ user. dan report layout. Budget. yaitu membuat alokasi sumber daya yang akan dipakai dalam penerapan sistem baru misalnya jumlah tim atau orang yang terlibat. c. Screen layout. c. Sumber Daya. d. System Analyst Bertugas mendesain hal-hal yang berkaitan dengan pemrograman berdasarkan hasil desain BPA yaitu mendesain database. Komputer Client Server Printer Program biaya pembelian komputer hardware. ketersediaan perangkat komputer dan sumber daya lainnya. pada supplier selaku pemasok barang dan kepada pelanggan. Programmer Bertugas menulis program komputer dengan bahasa komputer tertentu berdasarkan desain pemrograman yang dibuat oleh Sistem analyst. Business Process Analyst (BPA) Bertugas menganalisa workflow (urutan proses) sistem manajemen yang sedang berjalan dan medesain workflow baru yang lebih efisien b. diagram proses. yaitu membuat alokasi dan pengaturan pembiayaan proyek yang termasuk di dalamnya adalah : a. . software and program yang dibutuhkan Biaya Training Biaya Implementasi biaya perjalanan dan biaya lembur 3. 2.

e. Alokasi Waktu.d. System and Data base Administrator Bertugas bertanggung jawab terhadap keamanan sistem informasi dan server data base. Dalam hal ini seluruh pihak melakukan semua persiapan diantaranya : • • • • • • • Menyiapkan dan memperbaiki Assorttment Data Base Melengkapi Daftar SKU Barang dan No barcode Melengkapi data packing size masing-masing barang Melengkapi data Min-Order dan Max Order Melengkapi Daftar dan No supplier Membuat Daftar Hari Order Supplier Meng Up Date Stock barang dll 5. Operasional Team Bertanggung jawab pada kegiatan operasional sehari-hari: back up data. Tester Bertugas melakukan testing terhadap sistem informasi. f. Cakupan (Scope) yaitu menentukan batasan ruang lingkup system informasi yang akan dibangun. dll h. User (pemakai) 4. Maintenance Team Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan sistem informasi I Help Desk Layanan pelanggan yang akan memberi bantuan pada user jika diperlukan j. yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan proyek. Hardware Team Bertugas menangani perangkat keras (hardware) g. JADWAL PENERAPAN SISTEM INFORMASI STUFF REPLENISHMENT TAHAP JAN FEB MARET APR MEI JUNI JULI .

PERENCANAAN Daya Cakupan Alokasi X X X Study Kelayakan Budget Sumber X X X X X Waktu ANALISA DESAIN Proses Bisnis Pemograma n IMPLEMENTASI Testing Training X X X X X Installing PENGOPERASIAN &MAINTENANCE 3. Tahap Analisa (Analysing Phase) Tahap analisa biasanya dilakukan oleh Busines Process Analyst yang berpengalaman Semua hasil analisa akan didokumentasikan dan dipakai sebagai pedoman saat melakukan desain proses bisnis. Hasil analisa workflow sistem pengadaan barang di PT. Analisa bisa dilakukan dengan beberapa cara antara lain : a. Wawancara. Ewindo dapat digambarkan dalam bentuk flowchart dan narasi. melakukan wawancara kepada semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang. Adapun proses pengadaan barang yang selama ini dijalankan di Parasar meliputi beberapa tahapan : .2. Ikut terlibat langsung dan mengamati workflo sistem pengadaan barang yang sedang berlangsung b.

2. Adapun proses Pengadaan Barang tersebut adalah sebagai berikut : 1. Kemudian Estimasi order di Acc oleh supervisor Area. Bagian merchandising mengecek jumlah order. Tahap Pendistribusian Barang 4. Tahap Control/Evaluasi Barang 5. Flow Chart Pengadaan Barang . Tahap Pengadaan Barang 3. harga beli dan harga jual kemudian mencap dan menandatangani PO tersebut 4. Tahap Perencanaan Pembelian 2. Estimasi Order yang telah di-acc dibawa ke bagian ekspedisi untuk dicetak Purchase Order lalu di otorisasi oleh bagian Merchandising.1. Supplier datang ke Outlet untuk mengecek jumlah stock yang ada di Outlet dan di gudang dan mencatatnya dalam Form Estimasi Order. PO yang sudah dicetak dibawa oleh Supplier untuk segera dikirim sesuai dengan tanggal kirimnya. 3. Tahap Pembayaran Supplier Kelima tahap pengadaan barang ini dilakukan dengan proses yang sangat sederhana dan membutuhkan waktu yang sangat lama dan tidak akurat.

Tahap Desain (Design Phase) Desain Proses Bisnis dilakukan oleh BPA (Busines Process Analyst).Misalnya dengan hanya memberikan No supplier maka merchandiser akan dapat mengetahui sub sistem diantaranya : PO yang akan diterbitkan. Desain Proses Bisnis Pada proses ini BPA membuat desain bagaimana proses pembuatan Purchase order bisa berjalan sampai dengan penerimaan barang. a.3.Supplier Cek Barang Form Order Cek Di Data Base HB? HJ? SKU/ Cetak PO Purchase Order 3. Sisitem-sistem Informasi Replenishment proses pengadaan barang terdiri dari beberapa . Ada dua jenis desain yang dibuat dalam tahapan ini yaitu tahapan Desain proses bisnis dan Desain Pemrograman. Desain Proses bisnis ini meliputi desain kebijakan akuntansi yang diterapkan pada sistem informasi Replenishment juga Standar Operasional Prosedur (SOP) yang harus dijalankan.

Desain Pemrograman .* Sub Sistem Pengadaan Barang * Sub Sistem Pembelian Barang Secara Tunai * Sub Sistem Pembelian Barang Secara Tunai * Sub Sistem Penerimaan Barang * Sub Sistem Return Barang Antar Toko * Sub Sistem Return Barang ke Supplier * Sub Sistem Pembayaran Supplier Cash * Sub Sistem Pembayaran Supplier Credit Secara garis besar desain proses Sistem Informasi Stuff Replenishment adalah Buyer Daftar Hari Order Jumlah Stock Min Max Order Buat PO PO b.

yaitu bagaimana sebuah program harus menjalankan perintah-perintah yang ditulis dalam bahasa komputer. No Supplier. mudah digunakaan. * Desain Report Layout . Dengan desain Screen Layout yang baik dan komunikatif akan mempermudah pekerjaan user. colour. User dapat dengan mudah untuk mencari atau membuat mutasi pada data base. name.Dalam tahap ini BPA membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan desain proses bisnis yang telah dibuat oleh BPA. Tiap kali menggunakan sistem informasi. message bar. Karena database adalah komponen terpenting dan utama dalam sistem informasi maka proses mendesain database ini harus dilakukan dengan baik dan benar. dan windows control.SKU. Sebuah screen terdiri atas beberapa komponen antara lain : menu. Database yang didesain harus bisa memberikan informasi mengenai : No. Credit Term. Harga Beli. Tampilan Layar Pembuatan Purchase Order dll * Desain Diagram Proses Diagram proses adalah flowchart yang menggambarkan algoritma dan logika suatu program. dan indah. Packing Size. Ada beberapa Desain pemrograman yang harus dibuat pada tahap desain sistem Informasi replenishment ini diantaranya yaitu: * Desain Database Membuat desain bagaimana bentuk database master untuk Data Merchandise yang selama ini dijual oleh Distributor t-sel serta bagaimana menyimpan database tersebut dan bagaimana caranya agar manajeman dapat dengan mudah memperoleh kembali data base tersebut jika sewaktu-waktu dibutuhkan. No Barcode. Nama Supplier. user pasti berhadapan dengan tampilan screen di layar komputer sehingga screen haruslah userfriendly yaitu mudah dipahami. toolbar. Nama Barang. Isi . Misalnya membuat tampilan layar Form perubahan Harga. Harga Jual. Setiap komponen pada screen mempunyai atribut tertentu misalnya: Caption. * Desain Screen Lay Out Screen merupakan media untuk berinteraksi (interface/antarmuka) anatar user dengan sistem informasi. navigasinya konsisten. mask dan font.

Selain itu diadakan pula proses pelatihan user dimaksudkan agar user benarbenar dapat memahami prosedur yang ada. dilakukan program pengetesan untuk mencari kesalahan-kesalahan yang ada dan untuk memastikan bahwa program benar-benar siap dijalankan.Desain Report layout merupakan sesuatu yang dibutuhkan oleh manajemen baik untuk keperluan internal maupin eksternal perusahaan. Memasang Sistem (Install System) 4. 2. user dapat dilatih untuk mengikuti prosedur sesuai dengan buku petunjuk. sehingga pada saat sistem replenishment berjalan tidak ada lagi kesalahan-keslahan. Report Layou yang biasa dikeluarkan dalam proses sistem Informasi Merchandise misalnya : Laporan Harian Penjualan Perusahaan Laporan Harian Perubahan Harga beli dan Harga jual Laporan Harian Penenerimaan Barang Laporan Penerbitan Purchase Order 3. Melatih User (User Training) 3. Selama beberapa bulan pertama setelah go live disebut masa transisi dilakukan beberapa hal antara lain : . Memberitahu user (notify User). ditampilkan di layar monitor komputer (screen preview atau dalam bentuk file komputer. Siapkan User ID Selama proses implementasi Sistem Replenishment ini. Setelah itu kemudian dibuat Buku Petunjuk penggunaan sistem dilakukan pada saat pengetesan program yang dimaksud agar pada sat pelatihan user.4 Tahap Implementasi (Implementation Phase) Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah dibangun agar user menggunakannya menggantikan sistem informasi yang lama. Implementasi dilakukan dengan beberapa proses yaitu : 1. Laporan yang dihasilkan dapat berupa hasil cetakan diatas kertas (print out ). Entry/Konversi Data (Data Entry/Convertion) 5.

Back Up and Recovery Back up adalah kegiatan membuat duplikasi program aplikasi dan data base dari dari production environment ke dalam media lain seperti tape and CD. Diantaranya back up data penjualan dan Backup data penerimaan barang. Sedangkan Recovery adalah kebalikan dari back up yaitu mengembalikan program aplikasi sistem informasi yang rusak ke keadaan semula dengan memakai data dari hasil back up. adalah back up terhadap sistem informasi secara keseluruhan baik program aplikasi maupun data base dan waktu back up nya relatif lebih lama dari back up harian. Tape atau CD back up dibuat lebih dari satu . Back up harian adalah back up rutin yang dilakukan setiap hari terhadap semua objek yang berubah dari (last changed date) pada hari itu. terdapat beberapa pekerjaan rutin yang perlu dilakukan terhadap system informasi antara lain : 1.• • • • • • • Review Implementasi (Implementation Review) Mendukung User (User Support) Merevisi Dokumentasi (Revise Documentation) Masih banyak beberapa proses sistem yang belum bisa dijalankan Sumber daya yang dibutuhkan belum optimal Masih ada beberapa proses yang tidak konek satu sama lain Persiapan implemantasi masih belom memadai Beberapa kendala yang dihadapi selama pelaksanaan implementasi adalah : fungsinya karena kesiapan perangkat belum memadai. 3. Pemeliharaan hardware adalah pemeliharaan rutin 2. Backup data itu dilakukan pada jam tertentu misalnya nya malam pada saat akan tutup toko dan proses back up relatif cepat..5 Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan (Using Phase and Maintenance) Selama system Informasi beroperasi. baik itu program aplikasi ataupun data base. Maintenance ini diperlukan agar sistem informasi dapat beroperasi dengan normal untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. System Maintenance System Maintenance adalah pemeliharaan sistem baik dari segi hardware maupun software. Back up waktu tertentu misalnya back up mingguan.

data bisa dikembalikan ke harddisk adan disebut proese restore. System review adalah mengkaji workflow sistem Data archieve adalah proses mengekstraksi data dari data base dan menyimpannya di media lain seperti tape dan CD . data tersebut akan dihapus lagi dari harddisk. Penambahan fungsi adalah menambah funsi sistem informasi seperti menambah modul . misalnya 3 bulan.set dan harus tersimpan di tempat yang aman. Modifikasi berarti mengubah sebagian workflow. 5. Jika sistem informasi mengalami kehilangan suatu objek. Untuk itu dalam jangka waktu tertentu data-data tersebut perlu diarchieve. miaslnya ny back up mingguan terakhir. yang disebut data offline dan menghapisnya dari harddisk. 4. Idealnya. misalnya terhapus tanpa sengaja. Setelah selesai digunakan. System & Code Review Review adalah pekerjaan yang dilakukan untuk mengkaji sistem informasi yang meliputi system review dan code review. proses recovery dilakukan dengan mengembalikan objek tersebur dari tape atau CD back up harian terakhir. program flow ataupun flow logic. tabel ataupun transaction program. misalnya di brankas. System Modification & Enhancement Seiring dengan berubahnya dan berkembangnya perusahaan maka diperlukan modifikasi terhadap sistem. Seiring dengan berjalannya waktu. data on line hanyalah data transaksi untuk beberapa bulan terakhir (maksimum 1 tahun).Perubahan terhadap sisitem ini dapat berupa modifikasi (modification) atau penambahan fungsi (enhancement). Jumlah set tape atau CD back up harus cukup banyak sehingga dapat dipakai dengan rotasi cukup lama. data tersebut akan terus bertambah sehingga dapat menyebabakan harddisk penuh dan menurunkan kinerja. 3. Nanun demikian jika sistem informasi mengalami kerusakan total maka proses recovery dilakukan dengan mengembalikan semua obbjek dari tape atau CD back up waktu tertentu. Data Archieve Data-data sistem informasi yang tersimpan dalam data base di harddisk disebut data on line. Jika data off line diperlukan misalnya untuk keperluan audit atau membuat laportan tahunan.

. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN . 6.informasi apakah sudah efisien dan sesuai denan workflow manajemen. Code review adalah pekerjaan menganalisa source code program untuk menentukan apakah program flow dan flow logic di dalamnya sudahberfungsi dengan benar dan runtime-nya efisien. Help Desk Help desk dalah bagian dari IT yang bertugas sebagai customer service sehingga jika user menemukan kesulitan atau maslah yang berkaitam dengan penggunaan sistem informasi . Jika ditemukan ketidaksesuaian yang perlu diperbaiki dilakukanlah sistem modification.

Setiap proses pengadaan barang. Akibatnya maka tahap implementasi prosesnya akan bertambah lama dan pembiayaan membengkak sehingga efektifitas dan efisiensi dari penerapan sistem ini menjadi tidak optimal. DAFTAR PUSTAKA . Penyebabnya karena ketersediaan barang di Outlet dan di gudang selalau terjaga sehingga mengurangi kemungkinan Loss Sale.6 Kesimpulan Dengan adanya penerapan Sistem Informasi Stuff Replenishment pada Authorized distributor PT.7 Saran Perlu adanya perencanaan yang sangat matang dalam penerapan sistem Informasi Stuff Replenishment karena dalam sistem informasi ini ssegala sesuatu yang berhubungan dengan masalah pengadaan dilakukan secara komputerisasi dan sedikit sekali campur tangan manusia dalam hal ini.3. Purchase Order akan terbentuk dengan sendirinya tanpa harus dicek secara fisik jumlah keberadaan barang sisa di counter atau di gudang sehingga proses Replenishment (pengisian kembali) barang-barang di Outlet bisa tetap terjaga dan proses replenish nya sendiri lebih cepat diabndingkan dengan menggunakan sistem informasi yang lama. Namun pada ksnyataan nya proses penerapan sistem Informasi Replenishment ini tidak semudah yang dibayangkan. Hal ini untuk menghindari keterlambatan waktu implementasi dan penekanan biaya. jika perencanaan kuang matang maka pada tahap implementasi akan menemukan banyak kendala terutama dari segi sumber daya nya. Hal itu berdampak pula pada kepuasan pelanggan yang selama ini sering diutamakan manajemen bahwa pelanggan adalah raja yang berhak mendapat pelayanan prima. 3. Hal ini bisa dilihat dari trend kenaikan penjualan dari hari ke hari semenjak diterapkannya Sistem Informasi Stuff Replenishment. Penerapannya ini membutuhkan persiapan yang matang baik itu dari segi materi maupun non materi. Terutama pada tahap implementasi . Ewindo membawa dampak poritif yang sangat baik yang berujung pada naik nya penjualan operasional.

2005. Jakarta Mc Leod. PT Elex Media Komputindo. Informatika Bandung. Lingga Jaya. 2002..Al-Bahra Bin Ladjamudin. Edisi Pertama. 1994. Analisis dan Desain Sistem Informasi. MBus. 7 Langkah Mudah Membangun Sistem Informasi ERP. Garha Ilmu. Cetakan Pertama. Azhar Susanto. 2004. Bandung Mulia Hartono. New York Witarto. 2004. Information Systems Concept . Sistem Informasi Manajemen ( Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer). . Memahami Sistem Informasi (Pendekatan Praktis Rekayasa Sistem Informasi Melalui Kasus-kasus Sistem Informasi di Sekitar Kita. Yogyakarta. Edisi Pertama. Macmilan Publishing Company. Ak. Edisi Pertama. DR.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful