Professional Documents
Culture Documents
Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Komputer.
Dosen : Hendra jatnika S. Kom.
Disusun Oleh
Halaman :
BAB I
PENDAHULUAN
Perusahaan merupakan salah satu bagian dari dunia usaha, dan setiap perusahaan
apakah itu perusahaan manufaktur ataupun perusahaan dagang, selalu memerlukan sistem
informasi. Menyadari begitu pentingnya suatu sistem informasi dalam menjalankan
kegiatan usaha, maka perusahaan harus memiliki sistem yang baik agar kegiatan usaha yang
dilakukan dapat berjalan lancar sebab suatu sistem yang baik akan menghasilkan kegiatan
yang terencanan, terarah dan terpadu sehingga apa yang diharapkan oleh perusahaan akan
terwujud.
Dari sekian banyak kegiatan perusahaan tersebut salah satunya adalah sistem
pembelian. Sistem Pembelian ini merupakan salah satu sistem dalam proses pengadaan
barang atau merchandising. Sistem pengadaan barang ini merupakan salah satu fungsi
penting dalam kegiatan suatu perusahaan dagang. Sebagaimana kita ketahui bahwa kegiatan
dalam perusahaan dagang adalah membeli barang-barang untuk dijual kembali kepada
konsumen.
Masalah-masalah yang sering timbul dalam proses pengadaan barang ini adalah
barang-barang apa sajakah yang harus dibeli, kebijakan-kebijakan apa yang harus diterapkan
pada pemasok, bagaimana kita bisa mengetahui barang yang telah dipasok dapat dijual dan
banyak lagi masalah yang dapat kita kupas dari proses pengadaan barang ini.
BAB II
LANDASAN TEORI
Setiap perusahaan baik perusahaan yang bergeraak dalam bidang dagang maupun
manufaktur baik itu perusahaan besar ataupun kecil , memerlukan suatu sistem informasi
yang baik dalam menjalankan operasi perusahaannya. Sistem informasi ini merupakan
merupakan suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan
digunakan untuk memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan serta untuk pengambilan
keputusan.
Sistem informasi ini merupakan bagian yang terpenting bagi manajemen didalam
memperoleh informasi yang tepat dan dapat dipercaya, terutama mengenai data keuangan
dari suatu perusahaan. Data-data dan informasi ini yang diperoleh dari suati Sistem
informasi dapat digunakan oleh pihak manajemen perusahaan itu sendiri dari Top
Managemen, Middle manajemn sampai pada Low Managemen serta pihak liar perusahaan
yang terdiri dari para pemegang saham, investor, bank , fiskus dan lain-lain.
Para pemakai intern perusahaan khususnya pimpinan puncak sangat berkepentingan
atas berbagai informasi dalam mengelola perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan
sebagaimana yang telah ditetapkan, sedangkan pihak pemakai ekstern sangat berkepentingan
atas informasi yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam membantu menilai efektif tidaknya
hal-hal yang berhubungan dengankepentingan mereka terhadap perusahaan . Kemampuan
mengelola informasi bagi suatu perusahaan akan mempengaruhi kualitas informasi yang
dihasilkan.
Informasi yang diterima oleh manajemen selain harus berkualitas (akurat, tepat
waktu, lengkap, relevan) juga informasi tersebut harus selaras dan saling berkaitan dengan
informasi-informasi lainnya yang ada di suatu organisasi. Informasi yang digunakan oleh
manajemen untuk membantu melaksanakan fungsinya disebut sebagai informasi manajemen,
informasi manajemen dihasilkan oleh suatu sistem informasi manajemen. Jadi peran sistem
informasi manajemen bagi suatu organisasi adalah mendukung operasi bisniss perusahaan,
sistem pengambilan keputusan dan keunggulan bersaing secara strategis.
Menurut DR.Azhar Susanto,Mbus, Ak. dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen:
” Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling
berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu
tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam
proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya”.
Systems
Informasi manajemen yang disajikan oleh sistem informasi manajemen bagi
Can Be Composed of Subsystems or Elemental Parts
System
Elemental
Subsystem A-3 part B1 1-18
TheCB
Decisions Info
yang akan disusun. Akan tetapi prinsip umum sebagi dasar yang harus ditempuh dalam
penyusunan Sistem Informasi untuk berbagai perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Menganalisa semua transaksi yang ada pada perusahaan baik secara harian atau
bulanan
2. Mengumpulkan catatan berbagai jenis transaksi dalam bentuk formulir-formulir,
buku-buku dan catatan yang tepat
3. Menganalisa kegiatan intern cek atau uji coba untuk seluruh kegiatan perusahaan
4. Mencatat dalam buku-buku, transaksi-transaksi yang telah dikumpulkan dalam
formulir
5. Merancang daftar dan laporan-laporan yang harus disusun dari transaksi-transaksi
yang telah dicatat.
6. Mengurus secara terus menerus kegiatan pengawasan intern secara periodik
7. Menyusun berbagai laporan yang terartur untuk pihak intern dan ekstern perusahaan.
b. Desain Pemrograman
Yaitu membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan
desain proses bisnis yang telah dibuat. Dalam desain pemrograman ini
termasuk di dalamnya Desain Database, Desain Screen Lay out, Desain
Diagram Proses dan desian Report Lay Out.
4. Tahap Implementasi
Tahap Implementasi adalah proses untuk menerapkan sistem informasi yang telah
dibangun agar user dapat menggunakannya mengantikan sistem informasi yang lama.
Pada tahap implementasi dilakukan beberapa proses :
a. Memberitahu User (Notify User)
b. Melatih User (User Training)
c. Memasang Sistem (Insatall System)
d. Entry/Konversi Data ( Data Entry/Convertion)
e. Siapkan User ID
5. Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan
Tahap ini adalah tahap paling akhir dalam siklus penyusunan sistem informasi.
Dalam tahap ini terdapat beberapa pekerjaan rutin yang perlu dilakukan terhadap
sistem informasi antara lain :
a. System Maintenance
Yaitu pemeliharaan sistem informasi baik dari segi Hardware/oft ware
b. Back Up and Recovery
Yaitu kegiatan membuat duplikasi program aplikasi dan data base dan
pengamanan
c. Data Archieve
Proses mengekstraksi data daridata base dan menyimpannya di media lain
d. System Modification and Enhancement
Yaitu mengubah dan menambaha sebagian workflow funsi sitem informasi
e. System and Code Review
Yaitu Mengkaji sistem Informasi apakah sudah efisien dan sesuai dengan
workflowmanajemen dan jika ditemukan ketidaksesuaian yang perlu
diperbaiki maka dilakukanlah modification
f. Help Desk
Yaitu Bagian dari IT yang bertugas sebagai customer service.
Achie
Roles Played
and by the Info
Phase Ma
Planning Define
BAB III
PENERAPAN SISTEM INFORMASI STUFF
REPLENISHMENT OUTLET BINAAN (PT EWINDO)
Dalam menjalankan usahanya PT. Ewindo sangat bergantung pada proses pengadaan
barang yang dijualnya. Untuk itu proses Pengadaan Barang ini menjadi proses yang sangat
vital dalam operasional.
Banyak bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Pengadaan Barang ini adalah :
1. Buyer
Tugas seorang Buyer adalah :
• Menentukan assortment planning sesuai dengan konsep Outlet untuk
mencapai perolehan margin yang maksimal
• Sourcing produk untuk mendapatkan kualitas merchandise yang terbaik
• Mendapatkan produk dengan harga pokok produk murah dan kualitas baik
serta menetapkan harga jual yang kompetitip dalam rangka pencapaian margin
• Membuat rencana penjualan dan rencana promosi
• Mengontrol dan bertanggung jawab terhadap ketersediaan barang
• Mengelola Cepatnya tingkat perputaran barang
4. Supervisor Area
Tugas Supervisor Area adalah :
• Bertanggung jawab terhadap operasioanal counter di outlet
• Membuat permintaan barang yang kosong
• Melakukan supervisi terhadap para canvaser
• Memberikan pelayanan yang prima kepada pelanggan
• Membuat laporan perubahan harga/mutasi harga
Selain itu dengan Sistem Informasi Stuff Replenishment bisa memberikan pelayanan
yang cepat kepada supplier selaku mitra bisnis dan memberikan layanan prima kepada
pelanggan. Untuk membangun Sistem Informasi Stuff Replenishment ini perusahaan tidak
dapat membangunnya dengan waktu sekejap seperti membalikkan tangan. Perusahaan perlu
beberapa tahap untuk dapat mewujudkannya dimana setiap tahap membutuhkan persiapan
yang matang. Adapun tahapannya adalah sebagai berikut :
3. Sumber Daya, yaitu membuat alokasi sumber daya yang akan dipakai dalam
penerapan sistem baru misalnya jumlah tim atau orang yang terlibat, ketersediaan
perangkat komputer dan sumber daya lainnya. Antara lain sumber daya manusia yang
turut terlibat yaitu :
a. Business Process Analyst (BPA)
Bertugas menganalisa workflow (urutan proses) sistem manajemen yang sedang
berjalan dan medesain workflow baru yang lebih efisien
b. System Analyst
Bertugas mendesain hal-hal yang berkaitan dengan pemrograman berdasarkan
hasil desain BPA yaitu mendesain database, diagram proses. Screen layout, dan
report layout.
c. Programmer
Bertugas menulis program komputer dengan bahasa komputer tertentu
berdasarkan desain pemrograman yang dibuat oleh Sistem analyst.
d. Tester
Bertugas melakukan testing terhadap sistem informasi.
e. System and Data base Administrator
Bertugas bertanggung jawab terhadap keamanan sistem informasi dan server data
base.
f. Hardware Team
Bertugas menangani perangkat keras (hardware)
g. Operasional Team
Bertanggung jawab pada kegiatan operasional sehari-hari: back up data, dll
h. Maintenance Team
Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan sistem informasi
I Help Desk
Layanan pelanggan yang akan memberi bantuan pada user jika diperlukan
j. User (pemakai)
4. Cakupan (Scope) yaitu menentukan batasan ruang lingkup system informasi yang
akan dibangun. Dalam hal ini seluruh pihak melakukan semua persiapan diantaranya :
• Menyiapkan dan memperbaiki Assorttment Data Base
• Melengkapi Daftar SKU Barang dan No barcode
• Melengkapi data packing size masing-masing barang
• Melengkapi data Min-Order dan Max Order
• Melengkapi Daftar dan No supplier
• Membuat Daftar Hari Order Supplier
• Meng Up Date Stock barang dll
5. Alokasi Waktu, yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan proyek.
JADWAL PENERAPAN SISTEM INFORMASI STUFF
REPLENISHMENT
Kelima tahap pengadaan barang ini dilakukan dengan proses yang sangat sederhana dan
membutuhkan waktu yang sangat lama dan tidak akurat. Adapun proses Pengadaan Barang
tersebut adalah sebagai berikut :
1. Supplier datang ke Outlet untuk mengecek jumlah stock yang ada di Outlet dan di
gudang dan mencatatnya dalam Form Estimasi Order. Kemudian Estimasi order di
Acc oleh supervisor Area.
2. Estimasi Order yang telah di-acc dibawa ke bagian ekspedisi untuk dicetak Purchase
Order lalu di otorisasi oleh bagian Merchandising.
3. Bagian merchandising mengecek jumlah order, harga beli dan harga jual kemudian
mencap dan menandatangani PO tersebut
4. PO yang sudah dicetak dibawa oleh Supplier untuk segera dikirim sesuai dengan
tanggal kirimnya.
Flow Chart Pengadaan Barang
Supplier
Cek
Barang
Form Order
Cek Di
Data Base
HB? Purchase
Cetak
HJ? Order
PO
SKU/
Secara garis besar desain proses Sistem Informasi Stuff Replenishment adalah
Buyer
Daftar
Hari Order
Jumlah
Stock
Min Max
Order
Buat
PO PO
b. Desain Pemrograman
Dalam tahap ini BPA membuat desain yang diperlukan untuk pemrograman berdasarkan
desain proses bisnis yang telah dibuat oleh BPA. Ada beberapa Desain pemrograman
yang harus dibuat pada tahap desain sistem Informasi replenishment ini diantaranya
yaitu:
* Desain Database
Membuat desain bagaimana bentuk database master untuk Data Merchandise yang
selama ini dijual oleh Distributor t-sel serta bagaimana menyimpan database tersebut
dan bagaimana caranya agar manajeman dapat dengan mudah memperoleh kembali
data base tersebut jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Karena database adalah komponen
terpenting dan utama dalam sistem informasi maka proses mendesain database ini
harus dilakukan dengan baik dan benar. Database yang didesain harus bisa
memberikan informasi mengenai : No.SKU, No Barcode, Nama Barang, Packing
Size, Isi , Harga Beli, Harga Jual, No Supplier, Nama Supplier, Credit Term.
* Desain Screen Lay Out
Screen merupakan media untuk berinteraksi (interface/antarmuka) anatar user
dengan sistem informasi. Tiap kali menggunakan sistem informasi, user pasti
berhadapan dengan tampilan screen di layar komputer sehingga screen haruslah user-
friendly yaitu mudah dipahami, mudah digunakaan, navigasinya konsisten, dan indah.
Sebuah screen terdiri atas beberapa komponen antara lain : menu, toolbar, message
bar, dan windows control. Setiap komponen pada screen mempunyai atribut tertentu
misalnya: Caption, name, colour, mask dan font. Dengan desain Screen Layout yang
baik dan komunikatif akan mempermudah pekerjaan user. User dapat dengan mudah
untuk mencari atau membuat mutasi pada data base. Misalnya membuat tampilan
layar Form perubahan Harga, Tampilan Layar Pembuatan Purchase Order dll
* Desain Diagram Proses
Diagram proses adalah flowchart yang menggambarkan algoritma dan logika suatu
program, yaitu bagaimana sebuah program harus menjalankan perintah-perintah yang
ditulis dalam bahasa komputer.
Selama beberapa bulan pertama setelah go live disebut masa transisi dilakukan beberapa hal
antara lain :
• Review Implementasi (Implementation Review)
• Mendukung User (User Support)
• Merevisi Dokumentasi (Revise Documentation)
Beberapa kendala yang dihadapi selama pelaksanaan implementasi adalah :
• Masih banyak beberapa proses sistem yang belum bisa dijalankan
fungsinya karena kesiapan perangkat belum memadai.
• Sumber daya yang dibutuhkan belum optimal
• Masih ada beberapa proses yang tidak konek satu sama lain
• Persiapan implemantasi masih belom memadai
3. Data Archieve
Data-data sistem informasi yang tersimpan dalam data base di harddisk disebut data on
line. Seiring dengan berjalannya waktu, data tersebut akan terus bertambah sehingga
dapat menyebabakan harddisk penuh dan menurunkan kinerja. Untuk itu dalam jangka
waktu tertentu data-data tersebut perlu diarchieve. Data archieve adalah proses
mengekstraksi data dari data base dan menyimpannya di media lain seperti tape dan CD
yang disebut data offline dan menghapisnya dari harddisk.
Idealnya, data on line hanyalah data transaksi untuk beberapa bulan terakhir (maksimum
1 tahun). Jika data off line diperlukan misalnya untuk keperluan audit atau membuat
laportan tahunan, data bisa dikembalikan ke harddisk adan disebut proese restore.
Setelah selesai digunakan, data tersebut akan dihapus lagi dari harddisk.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
3.6 Kesimpulan
Dengan adanya penerapan Sistem Informasi Stuff Replenishment pada Authorized
distributor PT. Ewindo membawa dampak poritif yang sangat baik yang berujung pada naik
nya penjualan operasional. Hal ini bisa dilihat dari trend kenaikan penjualan dari hari ke hari
semenjak diterapkannya Sistem Informasi Stuff Replenishment. Penyebabnya karena
ketersediaan barang di Outlet dan di gudang selalau terjaga sehingga mengurangi
kemungkinan Loss Sale.
Setiap proses pengadaan barang, Purchase Order akan terbentuk dengan sendirinya
tanpa harus dicek secara fisik jumlah keberadaan barang sisa di counter atau di gudang
sehingga proses Replenishment (pengisian kembali) barang-barang di Outlet bisa tetap terjaga
dan proses replenish nya sendiri lebih cepat diabndingkan dengan menggunakan sistem
informasi yang lama. Hal itu berdampak pula pada kepuasan pelanggan yang selama ini
sering diutamakan manajemen bahwa pelanggan adalah raja yang berhak mendapat pelayanan
prima.
Namun pada ksnyataan nya proses penerapan sistem Informasi Replenishment ini
tidak semudah yang dibayangkan. Penerapannya ini membutuhkan persiapan yang matang
baik itu dari segi materi maupun non materi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan waktu
implementasi dan penekanan biaya.
3.7 Saran
Perlu adanya perencanaan yang sangat matang dalam penerapan sistem Informasi
Stuff Replenishment karena dalam sistem informasi ini ssegala sesuatu yang berhubungan
dengan masalah pengadaan dilakukan secara komputerisasi dan sedikit sekali campur tangan
manusia dalam hal ini. Terutama pada tahap implementasi , jika perencanaan kuang matang
maka pada tahap implementasi akan menemukan banyak kendala terutama dari segi sumber
daya nya.
Akibatnya maka tahap implementasi prosesnya akan bertambah lama dan pembiayaan
membengkak sehingga efektifitas dan efisiensi dari penerapan sistem ini menjadi tidak
optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi Pertama, 2005,
Garha Ilmu. Yogyakarta.
Azhar Susanto, DR, MBus, Ak., Sistem Informasi Manajemen ( Konsep dan Pengembangan
Berbasis Komputer), Edisi Pertama, 2002, Lingga Jaya, Bandung
Mulia Hartono, 7 Langkah Mudah Membangun Sistem Informasi ERP, Edisi Pertama, 2004,
PT Elex Media Komputindo, Jakarta
Mc Leod, Information Systems Concept , Macmilan Publishing Company, 1994, New York