Apa Itu Front Office dan Back Office??

Posted on Oktober 9, 2009 by dahnash| 1 Komentar

Setiap bisnis yang mengandalkan pelayanan langsung kepada customer atau pelanggan, istilah front office dan back office bukanlah istilah yang asing. Dunia perhotelan, travel agent, dan swalayan adalah sedikit contoh dari bisnis yang menerapkan system ini. Secara garis besar, front office adalah orang atau sekelompok orang yang berurusan langsung dengan customer terkait dengan jasa yang ditawarkan. Customer atau calon custmer datang mencari informasi atau melakukan transaksi jual beli dilayani oleh staff front office. Sedangkan back office adalah orang atau sekelompok orang yang bertugas mengurusi laporan-laporan penjualan, keuangan maupun masalah administrasi dan tidak secara langsung melayani konsumen. Untuk bisnis swalayan/minimarket/supermarket/mall, petugas seperti kasir, pramuniaga, supervisor adalah staff-staff yang bertugas sebagai front office. Khusus untuk kasir, mereka mendapat tugas khusus selain menerima pembayaran- seperti yang sering kita lihat di mall/minimarket/swalayan, juga bertugas memberi laporan penjualan kepada staff back office agar staff back office mendapatkan informasi lengkap tentang ketersediaan barang / stock, profit yang diperoleh, serta hal lain yang terkait dengan transaksi penjualan. Selain hal tersebut, staff back office memiliki tanggung jawab lain yaitu mengecek stock barang yang hampir habis, mengecek barang-barang yang sudah dekat masa kadaluarsa, melakukan pemesanan/order barang ke supplier, mengecek barang yang kurang laku untuk di retur/diganti, urusan hutang piutang/kredit, serta laporan lain yang sudah tersaji lengkap dalam computer dengan software khusus. Satu hal yang pasti, staff back office membuat laporan tersebut dan diserahkan kepada atasan. Khusus untuk kredit, tidak semua swalayan/minimarket menerapkan system ini, namun digunakan atau tidak-fasilitas ini sudah ada dalam setiap software yang lengkap.

Karena itulah banyak orang berlomba-lomba menawarkan software kepada pelaku usaha minimarket/swalayan dari yang harganya sangat murah hingga software yang harganya selangit. khususnya Font Office Hotel (Kantor Depan Hotel) Sebelum itu kita lihat kutipan tentang pengertian Hotel dibawah ini. yang dikelolah secara komersial serta memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan dalam surat keputusan. yaitu : Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagaian/seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan. Oleh sebab itu Front office memiliki fungsi dan peranan penting dalam operasi sebuah hotel.Pada saat ini kita coba membahas tentang unsur akomodasi Perhotelan ini. makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum.Kita bisa bayangkan betapa sulit dan repot bila transaksi-transaksi maupun laporanlaporan tersebut dilakukan tanpa bantuan software yang berkualitas. PERANAN FRONT OFFICE . baik secara langsung maupun tidak langsung. Hampir semua kegiatana yang ada dikantor (front office) depan berhubungan dengan tamu. Pengertian Hotel dikutip dari Surat Keputusan Menparpostel yaitu : SK: KM34/HK103/MPPT-87. Fungsi & Peranan Front Office Pada Sebuah Hotel Salah satu unsur akomodasi pada industri Pariwisata kita adalah Perhotelan.

Selain menjual produk hotel seperti kamar. Ada 8 peran penting dari Front Office Departemnt. terutama keluhan-keluhan tamu. Sebagai The Hub of Activities. Orang-orang Yang Mampu Menjual (Sale Person).Front Office mempunyai macam-macam peran. Dapat Melakukan Tindakan Secara Diplomatis (Diplomatic Agent). Diharapkan dapat berperan sebagai internal public reletions yang memberikan citra baik terhadap tamu hotel. seperti menyelesaikan masalah tertentu yang biasanya diselesaikan oleh pihak manajemen. Penyimpan Data (Record Keeper). karyawan front office harus dapat berperan secara aktif sebagai orang yang berhubungan dengan masyarakat. karena pada front office ini lebih banyak berhubungan dengan tamu dibandingkan departemen lain. terutama masyarakat pengunjung yang datang kehotel. dalam keadaan tertentu front office dapat berperan sebagai wakil dari manajemen. Front office mampu melakukan tindakan secara diplomatis yaitu menjaga dan menetralisir suasana hubungan baik dengan pihak lain yang berhubungan dengan hotel. petugas yang berada di front office diharapkan mampu memberikan keterangan yang jelas dan benar tentang fasilitas dan produk hotel dan harus mengetahui kejadiankejadian serta peristiwa-peristiwa penting diluar hotel yang berhubungan dengan kebutuhan tamu. front office juga berperan sebagai tempat koodinator pelayanan . Sebagai Wakil dari Hubungan Masyarakat (Public Relations Agent). Front office departement merupakan sumber dan pusat penyimpanan data dalam kegiatankegiatan sehari-hari dihotel. Pemecah Masalah (Problem Solver). antara lain : y y y y y y y y Merupakan Wakil dari Manajemen (Management Representative). Pemberi Informasi (Information Giver). setiap mereka yang berada di front office diharuskan mampu dan memiliki Salesmanship. front office merupakan tempat untuk menyelesaikan masalah tamu. Sebagai Koordinator Kegiatan Pelayanan (Service Coodinator). juga mampu menjual fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh Hotel.

menyelesaikan keluhan tamu Melayani penitipan barang-barang berharga Melakukan kerja sama yang baik dengan departemen lain untuk kelancaran operasional hotel y y y . menampung. FUNGSI FRONT OFFICE DEPARTEMENT y y y y y y y y Menjual Akomodasi Hotel Menyambut dan mendaftar tamu-tamu yang akan check ± in Melayani pemesanan kamar Memantau perkembangan situasi kamar (Room Status) secara akurat Menyiapkan berkas-berkas pembayaran tamu (Guest bill) Menangani semua surat yang masuk ke dalam dan keluar hotel Menangani fasilitas komunikasi Melayani dan memberikan informasi serta permintaan-permintaan pelayanan lainnya Melayani.informasi dan kegiatan departemen lain di komunikasikan melalui Front Office.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful