Apa Itu Front Office dan Back 

Office??
Posted on Oktober 9, 2009 by dahnash| 1 Komentar
Setiap bisnis yang mengandalkan pelayanan langsung kepada customer atau pelanggan,
istilah front office dan back office bukanlah istilah yang asing. Dunia perhotelan, travel
agent, dan swalayan adalah sedikit contoh dari bisnis yang menerapkan system ini.
Secara garis besar, front office adalah orang atau sekelompok orang yang berurusan
langsung dengan customer terkait dengan jasa yang ditawarkan. Customer atau calon
custmer datang mencari informasi atau melakukan transaksi jual beli dilayani oleh staff
front office. Sedangkan back office adalah orang atau sekelompok orang yang bertugas
mengurusi laporan-laporan penjualan, keuangan maupun masalah administrasi dan tidak
secara langsung melayani konsumen.

Untuk bisnis swalayan/minimarket/supermarket/mall, petugas seperti kasir, pramuniaga,

supervisor adalah staff-staff yang bertugas sebagai front office. Khusus untuk kasir,
mereka mendapat tugas khusus selain menerima pembayaran- seperti yang sering kita
lihat di mall/minimarket/swalayan, juga bertugas memberi laporan penjualan kepada staff
back office agar staff back office mendapatkan informasi lengkap tentang ketersediaan
barang / stock, profit yang diperoleh, serta hal lain yang terkait dengan transaksi
penjualan.

Selain hal tersebut, staff back office memiliki tanggung jawab lain yaitu mengecek stock
barang yang hampir habis, mengecek barang-barang yang sudah dekat masa kadaluarsa,
melakukan pemesanan/order barang ke supplier, mengecek barang yang kurang laku
untuk di retur/diganti, urusan hutang piutang/kredit, serta laporan lain yang sudah tersaji
lengkap dalam computer dengan software khusus. Satu hal yang pasti, staff back office
membuat laporan tersebut dan diserahkan kepada atasan.

Khusus untuk kredit, tidak semua swalayan/minimarket menerapkan system ini, namun
digunakan atau tidak-fasilitas ini sudah ada dalam setiap software yang lengkap.
Kita bisa bayangkan betapa sulit dan repot bila transaksi-transaksi maupun laporan-
laporan tersebut dilakukan tanpa bantuan software yang berkualitas. Karena itulah
banyak orang berlomba-lomba menawarkan software kepada pelaku usaha
minimarket/swalayan dari yang harganya sangat murah hingga software yang harganya
selangit.

Fungsi & Peranan Front Office Pada

Sebuah Hotel

Salah satu  unsur akomodasi pada industri Pariwisata kita

adalah Perhotelan.Pada saat ini kita coba membahas tentang unsur
akomodasi Perhotelan ini, khususnya Font Office Hotel (Kantor Depan
Hotel)
Sebelum itu kita lihat kutipan tentang pengertian Hotel dibawah ini.

Pengertian Hotel dikutip dari Surat Keputusan Menparpostel yaitu :  SK:

KM34/HK103/MPPT-87, yaitu :
Hotel  adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan
sebagaian/seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan
penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum, yang
dikelolah secara komersial serta memenuhi ketentuan persyaratan yang
ditetapkan dalam surat keputusan.
Hampir semua kegiatana yang ada dikantor (front office) depan
berhubungan dengan tamu, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Oleh sebab itu Front office memiliki fungsi dan peranan penting dalam
operasi sebuah hotel.

PERANAN FRONT OFFICE

Front Office mempunyai macam-macam peran. Ada 8 peran penting dari
Front Office Departemnt, antara lain :

 Merupakan Wakil dari Manajemen (Management

Representative), dalam keadaan tertentu front office dapat berperan
sebagai wakil dari manajemen, seperti menyelesaikan masalah tertentu
yang biasanya diselesaikan oleh pihak manajemen.
 Orang-orang Yang Mampu Menjual (Sale Person), setiap mereka
yang berada di front office diharuskan mampu dan memiliki
Salesmanship, karena pada front office ini lebih banyak berhubungan
dengan tamu dibandingkan departemen lain. Selain menjual produk
hotel  seperti kamar, juga mampu menjual fasilitas-fasilitas yang
disediakan oleh Hotel.
 Pemberi Informasi (Information Giver), petugas yang berada di
front office diharapkan mampu memberikan keterangan yang jelas dan
benar tentang fasilitas dan produk hotel dan harus mengetahui kejadian-
kejadian serta peristiwa-peristiwa penting diluar hotel yang berhubungan
dengan kebutuhan tamu.
 Penyimpan Data (Record Keeper), Front office departement
merupakan sumber dan pusat penyimpanan data dalam kegiatan-
kegiatan sehari-hari dihotel.
 Dapat Melakukan Tindakan Secara Diplomatis (Diplomatic
Agent), Front office mampu melakukan tindakan secara diplomatis yaitu
menjaga dan menetralisir suasana hubungan baik dengan pihak lain
yang berhubungan dengan hotel.
 Pemecah Masalah (Problem Solver), Sebagai The Hub of Activities,
front office merupakan tempat untuk menyelesaikan masalah tamu,
terutama keluhan-keluhan tamu.
 Sebagai Wakil dari Hubungan Masyarakat (Public Relations
Agent), karyawan front office harus dapat berperan secara aktif sebagai
orang yang berhubungan dengan masyarakat, terutama masyarakat
pengunjung yang datang kehotel. Diharapkan dapat berperan sebagai
internal public reletions yang memberikan citra baik terhadap tamu
hotel.
 Sebagai Koordinator Kegiatan Pelayanan (Service Coodinator), 
front office juga berperan sebagai tempat koodinator pelayanan
 informasi dan kegiatan departemen lain di komunikasikan melalui Front
Office.
FUNGSI FRONT OFFICE DEPARTEMENT
 Menjual Akomodasi Hotel

 Menyambut dan mendaftar tamu-tamu yang akan check – in

 Melayani pemesanan kamar

 Memantau perkembangan situasi kamar (Room Status) secara akurat

 Menyiapkan berkas-berkas pembayaran tamu (Guest bill)

 Menangani semua surat yang masuk ke dalam dan keluar hotel

 Menangani fasilitas komunikasi

 Melayani dan memberikan informasi serta permintaan-permintaan

pelayanan lainnya

 Melayani, menampung, menyelesaikan keluhan tamu

 Melayani penitipan barang-barang berharga

 Melakukan kerja sama yang baik dengan departemen lain untuk

kelancaran operasional hotel