P. 1
Lampiran A

Lampiran A

|Views: 637|Likes:
Published by tuanrosli

More info:

Published by: tuanrosli on Jan 30, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/05/2012

pdf

text

original

L.

APORAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGANTAHUN 2010 UNIVERSITI SULTAN ZAINAL ABIDIN

UNIVERsm SULTAN ZAlNAL ABIDIN

SAHAGIAN I PENDAHULUAN

MUKA SU.RAT

1.1: 1.2 1.3

Latar Belakang:

Objektif Pengauditan

Skop dan Metodologi Pengauditan

1 2 2

SAHAGIAN II

PENGURUSAN ORGANISASI

2.1 2.2

Pengurusan Organisasi Secara Menyeluruh Pengurusan Sumber Manusia

3 6

SAHAGIAN III

JAWATANKUASA KEWANGAN DAN UNIT AUDIT DALAM

3.1 Jawatankuasa Yang Ditubuhkan 3.2 Keberkesanan Jawatankuasa 3.3 Unit Audit Dalam

12 12 14

SAHAGIAN IV

SISTEM DAN PROSEDUR

4.1

Pewujudan Sistem Dan Prosedur

17

4.1.1 Peraturan Kewangan dan Perakaunan 17

4.1.2 Manual Prosedur Kerja, Sistem Prosedur Kualiti dan Fail Meja 17

4.1.3 Pemeriksaan Mengejut

18

BAHAGIANV PENGURUSAN KEWANGAN

5.1 5.2 5.2.1 5.2.2

Pendahuluan Penemuan Audit Kawalan Bajet Kawalan Terimaan

20 20 20 23 27 39

5.2.3 Kawalan Perbelanjaan

5.2.4 Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah

5.2.5 Pengurusan Kumpulan Wang Pinjaman 5.2.6 Pengurusan Akaun Deposit

5.2.7 Pengurusan Aset Dan Inventori

5.2.8 Pengurusan Pelaburan

40 41 42 52

SAHAGIAN VI PENYATA KEWANGAN

6.1 Penyerahan Dan Perakuan Penyata Kewangan

6.2 Prestasi Kewangan

6.3 Analisis Penyata Kewangan

55 55 56

SAHAGIAN VII

RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

62

LAMPIRAN A

1.1 LATARBELAKANG

1.1.1 Universiti Sultan Zainal Abidin (UniSZA) yang dahulunya dikenali sebagai Universiti Darullman ditubuhkan pada 1 Januari 2006 di bawah Akta Kolej dan Universiti 1971 dan berdaftar di bawah Kementerian Pengajian Tinggi. Matlamat utama penubuhannya adalah untuk memaju dan mengembangkan pengajian tinggi dalarn bidang Pengajian Islam, Sains, Sains Kesihatan Bersekutu, Psrubatan, Sains Makanan, Pertanian dan Bioteknologi, Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan bidang pengajian yang perlu. Selain itu, UniSZA juga melaksanakan penyelidikan, pengumpulan, pemajuan pengetahuan dan penyebaran pengetahuan dalam bidang pengajian tersebut.

1 .. 1.2 UniSZA mempunyai 3 karnpus iaitu Kampus KUSZA, Kampus Kota dan Kampus Besut. Setakat ini hanya 2 kampus yang beroperasi sepenuhnya iaitu Kampus Kota dan Kampus KUSZA manakala Kampus Besut masih dalam proses pembinaan. UniSZA Kampus KUSZA memfokuskan kepada pengajaran dan penyelidikan llmu-ilrnu Islam yang diharmonikan dengan ilmu-ilmu konvensional. UniSZA Kampus Kota pula menawarkan program dalam bidang Kesihatan Bersekutu dan UniSZA Karnpus Besut pula akan dibangunkan mengkuhusus dalam bidang pertanian seperti bio-teknologi pertanian dan kursus lain yang berkaitan.

1.1.3 Objektif penubuhan UniSZA adalah seperti berikut:

• Menyedia dan mengadakan kursus pengajian, membuat peruntukan bagi penyelidikan dan langkah yang perlu untuk memaju dan mengembangkan pengetahuan serta pengajian di bidang yang selaras dengan tujuan penubuhan Universiti.

• Menjadi institusi pengajian tinggi bertaraf antarabangsa yang melahir dan membentuk pemimpin yang berbakat dan pemikirannya diasuh, diperkayakan dengan ilmu, budaya tinggi danakhlak yang luhur.

• Menonjol dan mengasah bakat bakal pemimpin dalam pelbagai bidang menerusi usaha merekayasa ilmu, menggalakkan ketelusan, keterbukaan, menan am sikap be,rtanggungjawab dan menghargai kepelbagaian untuk manafaat manusiawi.

1

1.1.4 UniSZA mempunyai 9 Fakulti yang menawarkan 22 Program Diploma dan 15 Program ljazah Sarjana Muda.. Setakat 30 April 2010, UniSZA mempunyai seramai 4,711 pelajar yang sedang menuntut dalam pelbagai bidang.

1.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN

Pengauditan ini dilaksanakan untuk rnenilai sama ada pengurusan kewangan UniSZA telah dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi undang-undang serta peraturan yang ditetapkan. Hasil daripada pengauditan ini, satu penilaian akan dibuat untuk memberi penarafan terhadap prestasi pengurusan kewangan.

1.3 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

1.3.1 Pengauditan dijalankan di Kampus Kota dan Kampus KUSZA yang merangkumi 8 elemen utamaiaitu kawalan pengurusan, kawalan bajet, kawalan terimaan, kawalan perbelanjaan,. pengurusan akaunamanahlkumpulan wang amanah dan deposit, pengurusan aset dan star, pengurusan pelaburan dan pinjaman serta analisis penyata kewangan.

2

1 .. 3.2 Pengauditan ini dijalankan dengan meneliti peraturan kewangan, minit mesyuarat dan rekod berkaitan dengan pengurusan UniSZA bagi tahun 2009 dan sehingga bulan Mac 2010. Di samping itu, temu bual dengan pegawai yang terlibat telah diadakan .. Analisis prestasi kewangan pula disediakan berdasarkan penyata kewangan UniSZA bag.i tahun berakhir 31 Disember 2009.

2 .. 1 PENGURUSAN ORGANISASI SECARA MENYELURUH

Semakan Audit telah dija.lankan terhadap 5aspek utama kawalan pengurusan iaitu Lembaga Pengarah, pengurusan atasan, carta organisasi, penurunan kuasa dan pembahagian tugas bagi menilai sama ada struktur pengurusan kewangan yang berkesan telah diwujudkan. Hasil semakan Audit untuk setiap kawalan pengurusan adalah seperti benkut:

2 .. 1.1 Lembaga Pengarah

2.1.1.1 Lem'baga Pengarah adalah 'badan eksekutif tertinggi UniSZA dan 'bertanggungjawab melaksanakan kuasa seperti yang diperuntukkan di Seksyen 19(1) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Perlem'bagaan UniSZA).

2. 1 . 1.2 Mengikut Seksyen 16, Akta Un iversiti dan Kolej Unive rsiti 1971, pelanti kan ahll Lem'baga Pengarah di'buat oleh Menteri bagi suatu tempoh tidak rnelebihi 3 tahun dan layak dilantik semula. Lembaga Pengarah Universlti Sultan Zainal A'bidin terdiri daripada:

• Pengerusi

• Nai'b Canselor

• Dua orang wakil Kerajaan

• Seorang wakil masyarakat tempatan

• Tidak le'bih daripada 3 orang yang mempunyai pengetahuan atau pengalaman yang pada pendapat Menteri, 'boleh mem'bantu Lem'baga, sekurang-kurangnya seorang daripada mereka dari sektor swasta.

2.1.1.3 Pemeriksaan Audit mendapati pelantikan pengerusi dan ahli Lem'baga Pengarah adalah mematuhi kehendak akta tu'buhnya. Y. Bhg. Dato' Zolkipli A'bdul telah dilantik se'bagai Pengerusi Lem'baga Pengarah mulai 16 Januari 2010 hingga 15 Januari 2013. Ahli Lembaga Pengarah lainadalah seperti di jadual 'berikut:

3

JADUAL 1~

SENARAI AHU LEMBAGA PENGARAH

NAMA

JAWATAN

-

TEMPOH PELANTIKAN

Y. Bhg. Dato' Zolkipli Abdul Pengerusi
Y. Bhg. Dato' Prof Dr. Alias bin Daud Naib Canselor Tiada Tempoh
Y. Bhg. Tan Sri Dato' Seri Panglima Dr. Wakil Sektor Swasta 02/12/2008 01112/2010
Abu Hassan bin Othman
Y. Bhg. Dato' Seri Abdul Hamidy bin Wakil Sektor Swasta 0211212008 01/1212010
Abdul Hafiz
Y. Bhg. Prof. Dr. Rujhan bin Mustafa Wakil Kementerian 0211212008 0111212010
Pengajian Tinggi
Y. B. Dato' Haji Mokhlar bin Nong Wakil Kerajaan Negeri 16/0512009 15/05/2011
Y. Brs. Dr. Azizah binti Ariffin Wakil Kemenlerian 16/1012008 15/10/2010
Kewangan
211212008 01/1212010 2.1.1.4 Akta Universiti dan Kole] Universiti 1971, tidak menetapkan kekerapan untuk mengadakan mesyuarat Lembaga Pengarah dalarn setahun. Akta ini telah menetapkan korum mesyuarat adalah seramai 4 ahli. Walau bagaimanapun, Mengikut Surat Pekeliling Am 8il. 3 Tahun 1998, Lembaga Pengarah hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga bulan sekali. Semakan Audit mendapati Lembaga Pengarah telah bermesyuarat sebanyak5 kali pada tahun 2009 dengan korum yang mencukupi. Antara perkara utama yang dibincangkan adalah seperti berikut

• Pelaksanaan dasar dan peraturan akadarnik yang ditetapkan oleh

Universiti

• Urusan Kenaikan Pangkat jawatan Profeser

• Hal pentadbiran, perkhidmatan, kursus dan program baru pembelajaran

• Menerima pakai pekeilling perkhidmatan dan surat pekeliling kerajaan

• l.aporan prestasi kewangan

• l.aporan Jawatankuasa Pelaburan

• Laperan Jawatankuasa Audit

• Laporan Jawatankuasa T etap Kewangan

• Laporan prestasi projek Rancangan Malaysia Kesembilan dan pembangunan UniSZA

• Cadangan pindahan peruntukan.

4

Pada pendapat Audit, bilangan mesyuarat yang diadakan telah mematuhi kehendak peraturan yang ditetapkan .. Mesyuarat juga telah diadakan dengan korum yang mencukupi dan membincangkan perkara yang ditetapkan mengikut agenda. Semua minit telah disediakan dan difailkan dengan teratur.

2.1.2 Pengurusan Atasan

UniSZA diterajui oleh Naib Canselor yang disandang oleh Y. Bhg. Dato' Prof. Dr. Alias bin Daud dengan dibantu oleh 2 Timbalan Naib Canselor iaitu Timbalan Naib Canselor (Akademik Dan Antarabangsa), Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Inovasi) serta 2 pegawai utama iaitu Pendaftar dan Bendahari. Pada pendapat Audit, pelantikan pegawai pengurusan atasan telah dibuat berdasarkan kelayakan, pengalaman dan .kepakaran yang dimiliki dalam bidang berkaitan.

2.1.3 Carta Organisasi

Kedudukan struktur organisasi sesebuah agensi hendaklah selaras dari segi susunan, tugas dan obiektit yang hendak dicapai sama ada di bawah peruntukan bajet mengurus atau anggaran bajet pembangunan. Carta organisasi yang disediakan hendaklah membentuk satu pendekatan kawalan pengurusan yang menyeluruh dan boleh menentukan penggunaan sumber organisasi yang berkesan di bawah kawalannya.

Semakan Audit mendapati, carta organisasi UniSZA telah disediakan dengan lengkap dan kemas kini mengikut bahagian/unit serta dimasukkan dalam laman web UniSZA bagi tujuan rujukan kepada pelanggan UniSZA. Carta tersebut menunjukkan semua bahagian dan unit di dalam pentadbiran UniSZA. Antara bahagian utama dalam struktur organisasi UniSZA adalah Pejabat Naib Cansel.or, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)., Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi), Jabatan Pendaftar, Jabatan Bendahari, Jabatan Perpustakaan, Sahagian Hal Ehwal Pelajar & Alumni, Jabatan Pembangunan & Penyenggaraan, Unit Audit Dalam, Fakulti dan Pusat. Carta organisasi UniSZA setakat bulan Mac 2010 adalah seperti di Lampiran A.

Pada pendapat Audit, carta organisasi UniSZA telah disediakan dengan lengkap dan kemas kini mengikut Bahagian dan Unit serta dimasukkan dalam laman web UniSZA.

5

r~

val

lor

~n

an Ih.

an I as

19 ai. iai

sn an

In In

lebihan pengisian perjawatan di UniSZA berlaku bagi jawatan yang dilantik menerusi kontrak. Kedudukan keseluruhan perjawatan yang diluluskan dan diisi mengikut kumpulan pada bulan Mac 2010 adalah seperti jadual berikut:

JADUAL 2

KEDUDUKAN JAWATAN BUKAN AKADEMIK DAN AKADEMIK

YANG DILULUSKAN DAN DIISI MENGIKUT KUMPULAN SEHINGGA BULAN MAC 2010

10

5.3

4

JAWATAN AKADEMIK

(6.9)

Tutor/Felo

Guru Bahasa

Pengajar Jururawat

Jumlah Keeil

JUMLAH BESAR

,

2.2.1.2 Penempatan pegawai UniSZA adalah berdasarkan kelayakan, kepakaran dan pengalaman masing-masing. Analisis Audit terhadap pegawai dari Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional mendapati 628 atau 99.7% pegawai yang dilantik mempunyai kelayakan minimum Ijazah Sarjana Muda seperti yang ditunjukkan di jadual berikut:

7

JADUAL3

KELAYAKAN PEGAWAI UNISZA KUMPULAN PENGURUSAN TERTINGGI DAN KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL

PADA BULAN MAC 2010

- - -~--- ----- -

KELAYAKAN

I

- ~-- - ---

PENGURUSAN TERTINGGI

" - -K-UMPULAN-- --

PENGURUSAN DAN PROFESJONAL

I""~ .". :;"F~

JUMLAH

t Ijazah Sarjana Muda

3

Ijazah Sarjana

Diploma

- - --

JUMLAH

-- --- ---- ---

3

- --

627

2,2.1.3 Analisis usia dibuat terhadap seramai 630 pegawai Kumpulan Pengurusan Teringgi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional berdasarkan maklumat yang diperoleh daripada Bahagian Sumber Manusia. Jadual berikut menunjukkan analisis usia pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional:

JADUAL 4

ANALISIS USIA PENGURUSAN TERTINGGI DAN PEGAWAI KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL

- --

KUMPULAN

-- -----

BILANGAN PEGAWAI

Antara 20 hingga 30 tahun

255

Antara 41 hingga 50 !ahun

98

l Antara 31 hingga 40 tahun

197

1 Antara 51 hingga 58 tahun

80

JUMLAH

------

630

2.2,1 A Pihak Audit mendapati seramai 98 pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan Profesional adalah terdiri daripada usia 41 hingga 50 tahun dan 80 orang antara 51 hingga 58 tahun. Pada pandangan Audit, bilangan pegawai UniSZA dari segi umur serta pengalaman kerja adalah seimbang. Kedudukan diperkukuhkan lagi dengan adanya golongan pelapis dan tenaga muda bagi mengisi kekosongan jawatan selepas persaraan pegawai lama.

2.2.2 Pelan Peralihan Tugas

Setiap organisasi perlu mempunyai pelan peralihan tugas untuk membantu pihak pengurusan membuat keputusan yang lebih teratur sekiranya timbul keperluan pengisian jawatan penting akibat persaraan atau peletakan jawatan. Melalui keperluan sumber manusia yang terancang, program organisasi dapat dilaksanakan dengan

8

tsan 'ang

IliSiS (jan

\99i

L~~

ral

~an Jagi

an .an

lancar dan tersusun. Pelan peralihan tugas adalah penting bagi memastikan peluang kerjaya bagi pegawai pengurusan diwujudkan menerusi penstrukturan semula organisasi. Ini dapat dilaksanakan dengan adanya penubuhan Jawatankuasa Search Committee, Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk mengenal pasti penilaian, pemilihan, pelaksanaan dan membuat syor pegawai yang layak mengisi jawatan strategik atau penting. Semakan Audit mendapati UniSZA tidak menyediakan pelan peralihan tugas dan juga tidak menubuhkan Jawatankuasa Search Committee.

UniSZA memaklumkan Jabatan Pendaftar sedang meneliti pelan peralihan tugas dan keahlian bagi Jawatankuasa Search Committee. Perkara ini telah dibincangkan di peringkat Universiti dalam Bengkel Lestari pada 24 Mei 2010 dan keputusannya akan dibentanq dalam Mesyuarat Pengurusan untuk kelulusan.

2.2.3

Latihan

2.2.3.1 Setiap agensi perlu membuat perancangan keperluan latihan setiap tahun bagi meningkatkan tahap kecekapan, produktiviti serta kemahiran pegawai dalam urusan kerja harian. UniSZA juga perlu merancang program latihan dan kursus untuk meningkatkan tahap kecekapan dan kemahiran pegawai terutama yang terlibat dengan pengurusan kewangan.

2.2.3.2 Bahagian Pembangunan Sumber, Seksyen Latihan Jangka Pendek & Induksi adalah bertanggungjawab merancang latihan luaran di sam ping menganjurkan latihan dalaman kepada pegawai. Pihak Audit mendapati Seksyen Latihan Jangka Pendek & Induksi telah menyediakan rancangan latihan tahun 2009 serta menganjurkan kursus bagi meningkatkan tahap pengetahuan dan kemahiran pegawai. Seksyen tersebut juga berusaha bagi memenuhi kehendak Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 untuk memastikan setiap pegawai UniSZA menghadiri kursus dan latihan sekurangkurang 7 hari setahun. Sepanjang tahun 2009, sebanyak 21 kursus anjuran UniSZA telah diadakan berbanding 26 kursus yang dirancang seperti di jadual berikut:

JADUAL5

KURSUS YANG DIRANCANG DAN DILAKSANAKAN BAGI TAHUN 2009

KURSUS

-

BILANGAN KURSUS

BILANGAN PESERTA

BIL.

DIRANCANG

BIL.

DILAKSANA

l Kursus Anjuran UNISZA

[ Kursus Anjuran Pihak Luar

2.2.3.4 Semakan Audit terhadap sampel 10 pegawai yang dipilih dari Jabatan Bendahari mendapati kursus yang dipohon dan dihadiri bersesuaian dengan bidang tugas pegawai. UniSZA telah menganjurkan satu kursus berkaitan kewangan dan

9

selebihnya adalah anjuran pihak luar. Antara kursus dan bengkel berkaitan kewangan anjuran pihak luar dan UniSZA yang dihadiri oleh pegawai dari Jabatan Bendahari adalah seperti di jadual berikut:

JADUAL 6

KURSUS YANG DILAKSANAKAN BAGI TAHUN 2009

- - - - - - ---- -

NAMA KURSUS

BILANGAN PESERTA

Kursus Memahami Laporan Kewangan dan Sistem Pengurusan Kewangan

I

I

I

I

I

I

I

I I·

I

I

I

I

Kursus Pengurusan Terimaan dan Hasil Kerajaan Bagi IPTA & Badan-Badan Berkanun

Bengkel Buku Vot SAGA Tahun 2009

Kursus Perakaunan Bayaran Kerajaan --=======---==

Seminar Pengurusan Tunai -==:....

Kursus Asas Perakaunan Kerajaan

"""":""':.:~_..;:::;::::=~-

Kursus Pengurusan Aset & Stor, Kehilangan, Hapus Kira dan

PeluQusan

Kursus Audit Kewangan ===..._

Kursus Perakaunan Terimaan Hasil Kerajaan

Kursus Penyelenggaraan & Pengurusan Buku Vot --=====~

Pada pendapat Audit, UniSZA telah memberikan kursus/latihan yang sesuai dan mencukupi kepada pegawai dan kakitangan termasuk di Jabatan Bendahari selaras dengan pekeliling yang telah ditetapkan.

2.2.4.1 Satu Akta yang dikenali sebagai Akta Badan-Badan Berkanun Persekutuan (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) telah diadakan untuk menangani perkara yang berkaitan dengan pengurusan tatatertib di Badan Berkanun Persekutuan. Akta ini bertujuan untuk menyeragamkan peraturan tatatertib dan bagi mengatasi masalah yang dihadapi oleh Badan Berkanun Persekutuan yang belum mempunyai peraturan tatatertibnya sendiri.

Kursus Prosedur Kewangan Siri 1/2009 --::::--==-==--==-

8engkel Pengurusan Kewangan 8adan Berkanun Malaysia ke-VI Kursus Asas Pengurusan Kewangan Bil. 1/2009

Bengkel Penulupan Akaun Tahun 2009

2.2.4 Surcaj

2.2.4.2 UniSZA telah menubuhkan Jawatankuasa Tatatertib pada 31 Mei 2007 untuk membincangkan kes pegawai bermasalah dan mengenakan tindakan tatatertib/surcaj

10

kepada pegawai yang didapati bersalah. Jawatankuasa juga boleh mengambil tindakan tatatertib ke atas pegawai berkenaan dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat. Bagaimanapun, sehingga kini tiada kes surcaj dilaporkan di UniSZA

Pad a pandangan Audit, secara keseluruhannya kawalan pengurusan UniSZA adalah baik dan sebarang usaha penambahbaikan perlu diteruskan. Bagaimanapun, UniSZA perlu memastikan pengisian jawatan adalah berdasarkan waran perjawatan yang diluluskan dan menyediakan pelan peralihan tugas serta menubuhkan Jawatankuasa Search Committee dengan seqera.

11

3.1 JAWATANKUASA YANG DITUBUHKAN

3.1.1 Jawatankuasa ditubuhkan bagi merancang pelaksanaan sesuatu dasar atau program Kerajaan, menyelaras dan menyatukan usaha pelaksanaan sesuatu program supaya tindakan yang dilakukan bersepadu dan harmoni dan menyelesaikan masalah yang timbul. Beberapa Jawatankuasa telah ditubuhkan bertujuan untuk memantapkan dan menyempurnakan kawalan pengurusan UniSZA di peringkat Lembaga Pengarah, Sen at, peringkat tertinggi dan peringkat pengurusan. Oi antara jawatankuasa yang ditubuhkan adalah seperti berikut:

• Lembaga Perolehan A dan B

• Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun

• Jawatankuasa Audit

• Jawatankuasa Pelaburan

• Jawatankuasa Sebut Harga

• Jawatankuasa Pelupusanl Kehilangan Harta

• Jawatankuasa Tetap Kewangan

• Jawatankuasa Tatatertib

3.2 KEBERKESANAN JAWATANKUASA

Analisis Audit terhadap keberkesanan jawatankuasa yang berkaitan dengan pengurusan kewangan dan jawatankuasa berkaitan aktiviti utama dan penting telah dilaksanakan. Keberkesanan sesuatu jawatankuasa dinilai berdasarkan peranan, kekerapan bermesyuarat dan tindakan proaktif yang telah diambil terhadap semua keputusan mesyuarat. Pihak Audit telah memilih 3 jawatankuasa untuk semakan. Hasil semakan terhadap pelaksanaan jawatankuasa terlibat adalah seperti berikut:

3.2.1 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun

3.2.1.1 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) telah ditubuhkan pada 31 Mei 2007 melalui kelulusan Lembaga Pengarah UniSZA. Penubuhan Jawatankuasa ini selaras dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 10 Tahun 2008 dan juga Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 1998 yang diterima pakai oleh UniSZA. Fungsi utama Jawatankuasa adalah untuk membantu Pegawai Pengawal untuk mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun

12

supaya menepati kehendak Akta Acara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling berkaitan.

3.2.1.2 Berdasarkan minit mesyuarat jawatankuasa ini, pihak Audit mendapati perkara yang dibincangkan meliputi bidang tugas yang ditetapkan oleh Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 10 Tahun 2008. Antara perkara yang dibincangkan adalah berkaitan pengurusan bajet, pengurusan perakaunan, pengurusan perolehan, pengurusan pungutan dan tunggakan hasil, pengurusan aset dan stor, penyediaan laporan tahunan dan penyata kewangan, tindakan susulan terhadap Laporan Unit Audit Dalam dan Laporan Ketua Audit Negara serta latihan kepada pegawai yang mengurus hal ehwal kewangan dan akaun.

3.2.1.3 Pekeliling ini juga menetapkan JPKA perlu bermesyuarat sekurang-kurangnya 4 kali setahun. Semakan Audit mendapati Jawatankuasa ini telah bermesyuarat sebanyak 4 kali bagi tahun 2009 dan rninit mesyuarat juga telah disediakan dan difailkan dengan teratur. Laporan Suku Tahun disediakan dan telah dikemukakan kepada Kementerian Pengajian Tinggi.

Pihak Audit mendapati Jawatankuasa telah membincangkan perkara yang penting. Kesinambungan perkara yang dibincangkan adalah baik dan tindakan susulan diambil selaras dengan keputusan mesyuarat.

3.2.2 Jawatankuasa Audit

3.2.2.1 Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 1998 menyatakan Jawatankuasa Audit hendaklah ditubuhkan melalui resolusi Lembaga Pengarah yang menggariskan objektif, tanggungjawab dan keahliannya. Jawatankuasa Audit UniSZA telah ditubuhkan pada 31 Mei 2007.

3.2.2.2 Antara fungsi dan tug as Jawatankuasa tersebut adalah mengkaji laporan daripada Juruaudit Dalam dan Luar serta memperakukan tindakan susulan yang perlu kepada Lembaga Pengarah, mengkaji keberkesanan dan kemampuan sistem pengawalan serta melaksanakan fungsi yang ditetapkan oleh Lembaga Pengarah dari semasa ke sernasa.

3.2.2.3 Pihak Audit mendapati Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Y. Bhg. Tan Sri Profesor Emeritus Dato' Seri Panglima Dr. Abu Hassan bin Othman dan dianggotai oleh 2 orang ahli Lembaga Pengarah yang dilantik oleh Lembaga Pengarah. Di sam ping itu, Bendahari dan seorang peqawai yang layak turut hadir serta Ketua Unit Audit Dalam bertindak sebagai Setiausaha. Semakan Audit mendapati kehadiran ahli semasa mesyuarat diadakan adalah memuaskan.

13

3.2.2.4 Pihak Audit juga mendapati JKA telah bermesyuarat sebanyak 4 kali pada tahun 2009. Antara perkara yang dibincangkan oleh Jawatankuasa Audit ialah laporan pengauditan Unit Audit Dalam seperti pengauditan pengurusan kewangan, cadangan penstrukturan Unit Audit Dalam dan laporan aktiviti bagi tahun 2009. Jawatankuasa Audit juga telah membentangkan laporannya setiap suku tahun di Mesyuarat Lembaga Pengarah.

3.2.3 Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus

3.2.3.1 Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 1998 dan Siri 2 No.1 Tahun 2000 menetapkan penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan di peringkat negeri, kementerian, jabatan atau agensi manakala Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009 yang berkuat kuasa pada 20 November 2009 pula menetapkan penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus bertujuan bagi memperkukuhkan lagi struktur sistem pengurusan pentadbiran Kerajaan Malaysia. Tujuan utama Jawatankuasa ini ditubuhkan adalah untuk mewujudkan pentadbiran Kerajaan dan perkhidmatan awam yang cekap, berdisiplin serta mempunyai integriti yang paling tinggi dengan mempertingkatkan amalan nilai murni. Selain itu, ia juga bagi mengatasi masalah dan kelemahan terutama dalam pengurusan kewangan Kerajaan, pentadbiran awam, pengendalian kes tatatertib, rasuah, penyalahgunaan kuasa dan penyelewengan yang ditegah oleh peraturan, perundangan serta agama. Semakan Audit mendapati UniSZA tidak menubuhkan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU). Semakan lanjut mendapati penubuhan JKTU masih dalam peringkat perancangan dan kertas cadangan penubuhan JKTU telah dibentangkan dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah.

Pihak Audit berpendapat UniSZA perlu menubuhkan JKTU dengan segera selaras dengan Arahan YAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009 bagi meningkatkan tadbir urus dalam sektor awam.

UniSZA memaklumkan JKTU di UniSZA dikenali sebagai Jawatankuasa Kerjallnduk Keutuhan Pengurusan, Pelan Integriti Nasional dan Menangani Kerenah Birokrasi. Jawatankuasa ini telah bermesyuarat buat pertama kali pada 23 Mei 2010.

3.3 UNIT AUDIT DALAM

3.3.1 Unit Audit Dalam UniSZA telah ditubuhkan pada 25 Februari 2007 bagi membantu pihak pengurusan dan Lembaga Pengarah melaksanakan tanggungjawabnya dengan berkesan. Unit ini juga bertanggungjawab menjalankan analisis dan penilaian, memberi cadangan, nasihat serta maklumat berkenaan aktiviti dan operasi UniSZA yang dikaji serta bertanggungjawab melaporkan secara terus kepada Naib Canselor dan Jawatankuasa Audit. Mengikut Surat Pekeliling Am Bilangan

14

3 Tahun 1998, Unit Audit Dalam hendaklah mempunyai bilangan pegawai yang secukupnya bagi membolehkan unit ini melaksanakan tugasan pengauditan dengan berkesan.

3.3.2 Unit Audit Dalam di UniSZA diketuai oleh seorang Ketua Unit Audit Dalam Gred W44 dan dibantu oleh seorang Juruaudit Gred W41, 2 orang Penoiong Juruaudit Gred W27, 2 orang Pembantu Juruaudit Gred W17 serta seorang Pembantu Am Pejabat Gred N1.

3.3.3 Rancangan pengauditan Unit Audit Dalam bagi tahun 2009 telah diluluskan oleh Jawatankuasa Audit pada 17 Disember 2008. Sebanyak 6 program pengauditan telah dirancang untuk dilaksanakan pada tahun 2009. Perancangan dan pelaksanaan program kerja bagi tahun 2009 adalah seperti di jadual berikut:

JADUAL 7

PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN PROGRAM PENGAUDITAN UNIT AUDIT DALAM BAGI TAHUN 2009

- -

, PENGAUDITAN YANG DIRANCANG

-

TEMPOH PENGAUDITAN

, TARIKH

LAPORAN

Analisis Belanjawan di 8 Fakulti 1 Feb - 19 Feb 2009 I

I Panjar ~ang Runcit d~ 8 Fakulti 1 Feb - 19 Feb 2009 J--~--I

I ~~ I

Pengurusan Kewangan dan Kawalan Dalaman di Pusat Feb _ Mac 2009

Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi

I'-~~~~----' I

Pengurusan Sebut Harga di Jabatan Pembangunan dan

Penyelenggaraan Ogos 2009

I Pengurusan Tuntutan Penyelidikan di Pusat Pengu~ru-sa-n~- Nov 2009 1

Penyelidikan dan Inovasi

I

r-_'31-.1~2-.2-0-09-1

Dibatalkan

I Pemeriksaan Mengejut di Pusat Tanggungjawab Terpilih (Atas Arahan Pihak Pengurusan)

3.3.4 Pihak Audit mendapati sehingga bulan Disember 2009, Unit ini telah melaksanakan 6 pengauditan termasuk satu program pengauditan yang dilaksanakan atas arahan pihak pengurusan manakala satu program pengauditan telah dibatalkan. Kekurangan rancangan pengauditan adaJah disebabkan oleh kekurangan kakitangan Unit Audit Dalam. Pertambahan kakitangan baru hanya diisi pada bulan Februari 2010 iaitu seorang pegawai Gred W41 dan seorang Gred W27.

3.3.5 Semakan Audit seterusnya mendapati Unit Audit Dalam telah menyediakan 6 laporan pengauditan dan dibentangkan di Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Lembaga Pengarah UniSZA setiap 3 bulan. Unit ini sedang menyediakan draf Laporan Tahun 2009 untuk dikemukakan kepada Ketua Setiausaha, Kementerian Pengajian Tinggi seperti yang dikehendaki oleh Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 1998.

15

Pada pandangan Audit, pemgurusan jawatankuasa yang ditubuhkan oleh UniSZA adalah mengikut peraturan yang ditetapkan dan secara keseluruhannya jawatankuasa tersebut mampu membantu pihak pengurusan memantapkan pentadbiran organisasinya. Bagaimanapun, Jawatankuasa Kerja/lnduk Keutuhan Pengurusan, Pelan Integriti Nasional dan Menangani Kerenah Birokrasi perlu bermesyuarat secara konsisten sekurang-kurangnya sekali setiap suku tahun selaras dengan Arahan VAB Perdana Menteri No.1 Tahun 2009.

16

4.1 PEWUJUDAN SISTEM DAN PROSEDUR

Sistem dan prosedur yang menyeluruh, lengkap dan kemas kini dapat menyeragamkan urusan dan operasi harian sesebuah agensi. la memudahkan kerja dan menyegerakan tindakan yang perlu diambil di sam ping membantu agensi mencapai misi dan objektifnya.

4.1.1 Peraturan Kewangan dan Perakaunan

Peraturan Kewangan Dan Perakaunan merupakan polisi, arahan atau prosedur yang sepatutnya digunakan dan dipatuhi dalam urusan pentadbiran serta pengendalian aspek kewangan dan perakaunan agensi di semua peringkat yang terlibat. Semakan Audit mendapati UniSZA menerima pakai Arahan Perbendaharan, Pekeliling Perbendaharaan dan Pekeliling Kewangan Kementerian Pengajian Tinggi sepenuhnya. Pemakaian Pekeliling, Surat Pekeliling Perbendaharaan dan Pekeliling Perkhidmatan Awam adalah tertakluk kepada kelulusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti.

4.1.2 Manual Prosedur Kerja ISistem Pengurusan Kualiti Dan Fail Meja

4.1.2.1 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 menghendaki Manual Prosedur Kerja (MPK) disediakan dengan lengkap dan kemas kini. MPK merupakan dokumen rujukan peringkat agensi yang mengandungi fungsi, prosedur, proses kerja yang jelas serta pegawai yang bertanggungjawab melaksanakan setiap aktiviti bertujuan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan agensi keseluruhannya. Semakan Audit mendapati UniSZA mengguna pakai Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) bagi menggantikan MPK. Bagaimanapun, SPK tersebut belum lagi menerima pensijilan daripada SIRIM.

UniSZA memaklumkan SPK telah dikemas kini dan akan dibentang dalam Mesyuarat Pengurusan Universiti untuk kelulusan dan urusan persijilan SPK adalah di bawah tanggungjawab Unit Jaminan Kualiti Universiti.

4.1.2.2 Pihak Audit telah menyemak SPK Jabatan Bendahari berhubung beberapa aspek perkhidmatan kewangan dan pengurusan akaun. Semakan lanjut terhadap SPK tersebut mendapati Dokumen Rujukan, Proses Kerja dan Carta Alir Kerja telah dinyatakan di dalam SPK tersebut. Bagaimanapun, SPK Jabatan Bendahari masih

17

dalam proses pengemaskinian dan masih belum menerima pensijilan daripada SIRIM. Antara bahagian/unit yang yang terlibat menguruskannya adalah:

i) Bahagian Akaun

ii) Bahagian Pengurusan Tunai & Kawalan Kredit

iii) Sahagian Perolehan

iv) Sahagian Pembayaran

v) Bahagian Belanjawan & Hal Kewangan Am

4.1.2.3 Pekeliling yang sama juga menjelaskan mengenai keperluan menyediakan Fail Meja yang merupakan dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan. Fail Meja berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan setiap individu dalam Jabatan/Agensi. Fail Meja berguna sebagai alat latihan terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke Sahagian/Unit. Semakan Audit terhadap 10 Fail Meja pegawai pelbagai Gred di Jabatan Bendahari mendapati 7 Fail Meja telah disediakan dengan lengkap manakala 3 Fail Meja tidak dikemas kini antaranya tidak mempunyai objektif bahagian/unit, carta organisasi kedudukan pegawai dan senarai borang yang digunakan.

UniSZA memaklumkan Fail Meja tersebut telah dikemas kini.

4.1.3 Pemeriksaan Mengejut

Arahan Perbendaharaan 309(a) dan 309(b) menyatakan Ketua Jabatan hendaklah menjalankan pemeriksaan mengejut tidak kurang dari sekali dalam tempoh 6 bulan ke atas wang tunai, peti besi, bilik kebal atau apa bekas untuk menyimpan wang dan barang berharga yang lain. Daftar Pemeriksaan Mengejut hendaklah diselenggarakan bertujuan untuk merekodkan maklumat dan hasil pemeriksaan yang dijalankan. Semakan Audit mendapati tiada pemeriksaan mengejut terhadap panjar wang runcit yang dijalankan pada tahun 2009. Sehingga bulan Mac 2010, pemeriksaan mengejut telah dilakukan sekali oleh pegawai pemeriksa dari Jabatan Bendahari. Laporan Pemeriksaan Mengejut telah ditandatangani oleh pegawai yang menjalankan pemeriksaan terse but. Pihak Audit mendapati daftar pemeriksaan mengejut telah diselenggara dan difailkan dengan teratur.

UniSZA memaklumkan sehingga bulan Jun 2010, Jabatan Bendahari telah mengadakan 4 pemeriksaan mengejut di 4 Pusat Tanggungjawab (PT J) dan merancang untuk membuat pemeriksaan mengejut di PT J yang lain.

18

Secara keseluruhannya, pihak Audit berpendapat UniSZA mempunyai sistem dan prosedur yang memuaskan. Sistem dan prosedur UniSZA telah didokumenkan dan diselenggarakan dengan baik. Bagaimanapun, Sistem Pengurusan Kualiti perlu dikemas kini dengan mengambil kira semua pekeliling, peraturan dan arahan yang terkini. Selain itu, pihak Audit mengesyorkan supaya Fail Meja pegawai disediakan dengan lengkap serta dikemas kini sebagaimana arahan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991.

19

20

5.1 PENDAHULUAN

Pengauditan pengurusan kewangan dijalankan selaras dengan kehendak Seksyen 6, Akta Audit 1957. Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan UniSZA dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan yang berkenaan. Pengauditan ini meliputi aspek berkaitan kawalan bajet, terimaan, perbelanjaan, pengurusan akaun amanah/kumpulan wang amanah dan deposit, pengurusan aset dan inventori, pengurusan pelaburan serta pengurusan pinjaman. Hasil semakan Audit terhadap pengauditan pengurusan kewangan yang dijalankan adalah seperti berikut:

5.2 PENEMUAN AUDIT

5.2.1 KAWALAN BAJET

Setiap agensi perlu menyediakan belanjawan tahunan bagi merancang keperluan serta mengurus agihan sumber dengan cekap dan berkesan. Semakan Audit telah dijalankan terhadap 5 aspek utama kawalan bajet yang meliputi penyediaan bajet, pengagihan peruntukan, kelulusan viremen dan tambah peruntukan, pemantauan kemajuan/prestasi perbelanjaan dan pelaporan bagi menentukan sama ada bajet telah diuruskan dengan cekap, berhemat dan mengikut peraturan. Hasil semakan Audit terhadap setiap aspek utama kawalan bajet adalah seperti berikut:

5.2.1.1 Penyediaan Bajet

Bajet merupakan satu mekanisme yang digunakan oleh organisasi bagi mengenal pasti, mengagih dan menggunakan peruntukan yang diterima untuk melaksanakan program dan aktiviti. UniSZA menyediakan belanjawan menggunakan kaedah Belanjawan Ubahsuai (Modified Budgeting System) berdasarkan keperluan semasa, visi, misi dan objektif Universiti. Belanjawan Mengurus disediakan meliputi dasar sedia ada, dasar baru dan one-off. Cadangan agihan Belanjawan Mengurus UniSZA hendaklah disokong dengan justifikasi yang jelas dan dikemukakan kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan serta Lembaga Pengarah Universiti untuk kelulusan.

Sumber peruntukan UniSZA terdiri daripada geran Kerajaan, yuran pelajar, faedah bank, pelbagai hasil lain dan tabung Universiti. Cadangan agihan Belanja Mengurus bagi tahun 2009 telah dikemukakan kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan untuk kelulusan. Peruntukan Pembangunan Projek Rancangan Malaysia Kesembilan juga telah diperaku dan diluluskan oleh Unit Perancang Ekonomi (UPE) pada tahun 2006 berjumlah RM54.83 juta di bawah Direct Expenditure dan RM362.66 juta di bawah Private Financing Initiatives (PFI).

5.2.1.2 Pengagihan Peruntukan

Setiap peruntukan yang diluluskan perlu mempunyai jadual atau pelan tindakan supaya peruntukan dapat dibelanjakan sepenuhnya. Bagi tahun 2009, Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti dan Lembaga Pengarah Universiti telah meluluskan sejumlah RM105.99 juta bagi belanja mengurus. Perbelanjaan sebenar bagi belanja mengurus pada tahun tersebut adalah berjumlah RM116.46 juta menyebabkan perbelanjaan melebihi peruntukan berjumlah RM10.47 juta. Sehingga tahun 2009, UniSZA telah menerima peruntukan pembangunan sejumlah RM102.42 juta di bawah peruntukan Direct Expenditure oleh Kementerian Pengajian Tinggi berjumlah RM26.60 juta dan sejumlah RM75.82 juta peruntukan di bawah PFI. Perbelanjaan sebenar bagi belanja pembangunan adalah berjumlah RM79.33 juta atau 77.5%. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut:

JADUAL 8

PERUNTUKAN DILULUSKAN DAN PERBELANJAAN SEBENAR BAGI TAHUN 2009

i BELANJA

PERUNTUKAN DILULUSKAN (RM Juta)

PERBELANJAAN

i SEBENAR

I (RM Juta)

BAKI (RM Juta)

23.09

Mengurus

105.99

116.46

(10.47)

102.42

79.33

Pembangunan

JUMLAH

132.59

127.25

12.62

5.2.1.3 Kelulusan Viremen/Pindah Peruntukan

Lembaga Pengarah Universiti menetapkan kuasa untuk membuat pindah peruntukan adalah seperti di jadual berikut:

21

-

Di antara Objek Am di dalam Anggaran Belanja Mengwrus di peringkat UniSZA kepada Kementerian Pengajian Tinggi (KPT)

Lembaga Pengarah

Universiti (LPU)

JADUAL 9

KUASA MELULUSKAN PINDAH PERUNTUKAN

- -- - - - - - - -- -

JENIS DAN HAD PINDAH PERUNTUKAN .

, - .

I - - -

, KUASA

Di antara Objek Am di dalam Anggaran Belanja Mengurus di peringkat PT J

Naib Canselor

Bendahari

Tambahan bajet bagi Anggaran Belanja Mengurus di peringkat UniSZA kepada Kementerian Pengajian Tinggi (KPT)

Lembaga Pengarah

Universiti (LPU)

Naib Canselor

Bendahari

Tambahan bajet bagi Anggaran Belanja Mengurus di peringkat PTJ

Jabatan/Fakulti juga tidak dibenarkan membuat pindah peruntukan di bawah kategori emolumen. Pindah peruntukan perlu dibuat dengan mengemukakan surat permohonan kepada Bendahari untuk kelulusan. Pegawai yang bertanggungjawab perlu sentiasa mengemas kini pindah peruntukan tersebut di dalarn buku vot.

Semakan Audit bagi tahun 2009 mendapati sejumlah RM6.61 juta pindah peruntukan telah dipohon oleh PT J. Permohonan pindah peruntukan oleh setiap PT J telah mendapat kelulusan Bendahari dan Bahagian Belanjawan & Hal Kewangan Am akan mengemaskini pindahan terse but di dalam Buku Vat pada Sistem SAGA.

5.2.1.4 Pemantauan Kemajuan I Prestasi Perbelanjaan

Bagi pemantauan kemajuan/prestasi perbeJanjaan, Pegawai Pengawal hendaklah:

• Memantau pelaksanaan projek pembangunan dengan rapi supaya dapat

dilaksanakan mengikut jadual.

• Impak setiap aktiviti dinilai sekurang-kurangnya sekali dalam masa lima tahun

• Memastikan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan.

• Data peruntukan dan perbelanjaan projek hendaklah sentiasa dikemas kini dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPPII).

Pihak Audit mendapati Laporan perbelanjaan UniSZA secara bulanan disediakan oleh Jabatan Bendahari dan dikemukakan kepada Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan. Seterusnya, data peruntukan dan perbelanjaan bagi projek yang diluluskan akan dikemas kini dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPPII) oleh pegawai yang bertanggungjawab di Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan UniSZA.

Pada keseluruhannya, kawalan bajet UniSZA yang merangkumi penyediaan bajet, pengagihan peruntukan, kelulusan pindah peruntukan, pemantauan prestasi perbelanjaan dan pelaporan telah disediakan dan diuruskan dengan teratur.

22

5.2.2 KAWAlAN TERIMAAN

Kawalan terimaan dijalankan untuk menentukan sama ada segala terimaan telah dikendalikan mengikut peraturan dan diakaunkan dengan sempurna. Semakan Audit telah dijalankan terhadap 5 aspek utama kawaJan terimaan iaitu kawalan borang has ii, penerimaan wang, kemasukan pungutan ke bank, kawalan perakaunan terimaan/hasil dan akaun belum terima/penghutang. Pendapatan UniSZA antaranya diperoleh daripada geran kerajaan, yuran pengajian, taedah bank, sewaan dan juga pelbagai hasiJ universiti. Hasil semakan Audit untuk setiap aspek utama kawalan terimaan di Jabatan Bendahari adalah seperti berikut:

5.2.2.1 Kawalan Borang Hasil

Semakan Audit terhadap dua aspek kawalan borang hasil iaitu penggunaan borang hasil dan perekodan borang hasil mendapati perkara berikut

a. Penggunaan Borang Hasil

i. Penyelenggaraan Daftar Borang Hasil

Arahan Perbendaharaan 67 menghendaki pemungut menyediakan Daftar Borang Hasil untuk merekodkan borang-borang hasil yang diterima. Pemeriksaan Audit mendapati UniSZA menggunakan borang hasil melalui sistem SAGA. Bagaimanapun, borang hasil manual akan digunakan sekiranya sistem SAGA mengalami gangguan. Semakan lanjut mendapati bagi borang hasil manual tiada dattar penyelenggaran disediakan oleh Jabatan Bendahari.

ii. Penyimpanan Borang Hasil

Arahan Perbendaharaan 68 menghendaki semua stok lesen dan resit apabila tidak digunakan hendaklah disimpan di tempat yang berkunci dengan selamat. Tujuannya adalah untuk mengelak berlakunya penyalahgunaan buku resit. Pihak Audit mendapati stok resit disimpan dengan selamat di dalam kabinet dan bilik fail berkunci.

iii. Semakan Terhadap Borang Hasil Yang Diterima

Arahan Perbendaharaan 66(a) dan 66(c) menghendaki semua borang hasil yang diterima disemak dan diperakui betul tentang ketepatan nombor siri di setiap helaian pertama buku resit dan dikeluarkan mengikut susunan nombor

23

yang betul. UniSZA menggunakan sistem resit berkomputer dan resit dikeluarkan mengikut susunan nombor bersiri.

b. Perekodan Borang Hasil

Mengikut Arahan Perbendaharaan 72, setiap terimaan mesti direkodkan dalam buku tunai atau buku tunai elektronik pada masa urusan dibuat atau selewatnya sebelum hujung hari. Arahan Perbendaharaan 80(b) pula menetapkan pemungut bertanggungjawab untuk memeriksa dan menyemak setiap hari catatan yang dibuat di buku tunai, buku akaun lain atau laporan berkomputer. Pegawai yang menyemak hendaklah menandatangani ringkas dan mencatat tarikh di tempat seta kat mana buku atau laporan komputer itu telah disemak. Jika tugas ini diwakilkan kepada pegawai lain, pegawai itu mestilah bukan pegawai yang sebenarnya membuat catatan itu. Pihak Audit mendapati Jabatan Bendahari menggunakan Sistem SAGA bagi merekodkan terimaan di dalam lejar am. Semakan lanjut mendapati terimaan direkodkan ke dalam lejar am pad a masa urusan dibuat. Oi sam ping itu, semakan terhadap ketepatan catatan ke dalam lejar am ada dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

5.2.2.2 Penerimaan Wang

a. Kebenaran/Kelulusan Menerima Wang

Mengikut Arahan Perbendaharaan 69, pegawai yang menerima wang perlu diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan. Kuasa yang diberikan kepada seseorang perlu dimaklumkan bag; memudahkan seseorang pegawai bertindak atau membuat keputusan mengikut had yang dibenarkan. la juga membolehkan Ketua Jabatan menentukan dengan mudah individu yang bertanggungjawab sekiranya berlaku sesuatu di luar aturan. Rekod berhubung dengan kebenaran tersebut hendaklah diselenggara dengan kemas kini. Semakan Audit mendapati penurunan kuasa bagi menerima wang kutipan telah diberikan oleh Bendahari secara bertulis kepada pegawai yang bertanggungjawab.

b. Ciri-ciri Keselamatan Semasa Kutipan

Semasa proses kutipan dilakukan, ciri-ciri keselamatan perlu diambil perhatian bagi menjamin keselamatan wang tunai dan cek yang diterima seperti ruang kaunter yang selamat dan berkunci. Arahan Perbendaharaan 61 pula menjelaskan Pegawai Pengawal dan pemungut wang awam hendaklah menentukan supaya orang awam diberitahu dengan sepenuhnya bahawa

24

mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar. Notis pemberitahuan tersebut hendaklah dipamerkan di tempat yang mudah dilihat. Pemeriksaan Audit mendapati kaunter terimaan di Sahagian Kewangan Pelajar mempunyai ciri keselamatan yang sewajarnya. Selain itu, notis kepada orang awam untuk meminta resit kepada pelajar ada dipamerkan di kaunter terimaan.

c. Penyelenggaraan Daftar Mel

Arahan Perbendaharaan 71 (a) hingga 71 (e) menghendaki satu daftar diselenggara bagi merekodkan terimaan wang dan dokumen atau barang berharga yang diterima melalui pos atau penghantar. Butiran seperti tarikh terima, nama pengirim, nambor resit akuan, tarikh resit, amaun dan peri hal dakumen atau barang terse but perlu dicatat dalarn Daftar Mel. Pihak Audit mendapati daftar mel ada diselenggara oleh Pembantu Tadbir N17 Jabatan Bendahari. Bagaimanapun, ruangan nombor dan tarikh resit tidak disediakan.

UniSZA memaklumkan Jabatan Bendahari telah membetulkan format daftar mel seperti yang dicadangkan iaitu dengan menyediakan ruangan nombor dan tarikh resit.

d. Perakuan Penerimaan Wang

Arahan Perbendaharaan 60 menghendaki resit rasmi dikeluarkan sebagai akuan terima wang pada masa urusan dibuat. Arahan Perbendaharaan 62 pula menyatakan, resit-resit tidak baleh dipinda. Jika kerana apa-apa sebab sesuatu resit itu rosak dan tidak boleh dikeluarkan, ia mestilah dibatalkan dan disimpan serta dikemukakan untuk diaudit. Pihak Audit mendapati pengeluaran resit rasmi di Bahagian Kewangan Pelajar dan Sahagian Pengurusan Tunal Dan Kawalan Kredit adalah teratur. Pembantu Akauntan Gred W17 akan mengeluarkan resit bayaran pada masa urusan dibuat mengikut kadar yang ditetapkan. OJ samping itu, pihak Audit mendapati salinan resit rasmi termasuk yang dibatalkan difailkan dengan teratur mengikut susunan nombor resit.

5.2.2.3 Kemasukan Pungutan Ke Sank

Mengikut Arahan Perbendaharaan 78(a), semua pungutan wang tunai melebihi RM500 dan cek melebihi RM2,OOO hendaklah dibankkan pada hari kutipan dibuat. Bagi pungutan yang lewat diterima, ianya hendaklah dibankkan pada hari kerja berikutnya. Arahan Perbendaharaan 79(b) pula menetapkan setiap kemasukan ke bank hendaklah

25

26

dicatatkan ke dalam buku tunai atau buku tunai elektronik pada hari yang sarna. Di sam ping itu, sernakan oleh Pegawai Penyelia perlu dibuat terhadap bank in slip/penyata pemungut untuk menentukan tarikh dan cap terima dengan mesin oleh bank telah dicetak di atas slip/penyata terse but selaras dengan Arahan Perbendaharaan 80(e).

Semakan Audit mendapati kemasukan kutipan hasll ke bank adalah teratur dan dilakukan pada hari yang sarna kutipan dibuat atau pada hari berikutnya. Pungutan yang lewat diterima dan tidak dapat dibankkan akan disimpan dalam peti besi dan bilik kebal, Bagaimanapun, tiada sebarang semakan yang dibuat pad a slip bayar masuk bank oleh pegawai bertanggungjawab.

UniSZA memaklumkan semakan terhadap slip bayar masuk bank telah dibuat oleh pegawai yang bertanggungjawab dengan menandatangani penyata kutipan harian.

5.2.2.4 Kawalan Perakaunan Terimaan

a. Penyata Penyesuaian Bank

Penyata penyesuaian bank hendaklah disediakan setiap bulan bertujuan untuk menyesuaikan sebarang perbezaan antara baki yang ditunjukkan di dalam penyata bank dengan baki seperti yang ditunjukkan di buku tunai. Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disernak dan disahkan oleh pegawai bertanggungjawab. Semakan Audit mendapati penyata penyesuaian bank disediakan dengan lengkap dan kemas kini oleh Penolong Akauntan Gred W27. Bagaimanapun, pihak Audit mendapati tarikh penyediaan tidak dinyatakan di dalam penyata tersebut serta tidak ditandatangani oleh Penolong Bendahari.

UniSZA memaklumkan penyata penyesuaian bank telah ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab dan dicatatkan tarikh penyediaan penyata tersebut.

5.2.2.5 Akaun Belum Terima/Penghutang dan Cek Tak Laku

a. Penghutang

Bagi mengurangkan hasil tertunggak, UniSZA perlu memantau setiap penghutangnya dengan menyediakan laporan penghutang dan laporan tunggakan hasil. Semakan Audit mendapati Laporan Penghutang dan Laporan Tunggakan Hasil mengikut pengumuran ada disediakan dengan Jengkap dan kemas kini di Bahagian Kewangan Pelajar dan Bahagian Pengurusan Tunai Dan Kawalan Kredit. Tindakan seperti mengemukakan

surat peringatan kepada penghutang dan menghubungi mereka ada diambil bagi tunggakan yang tidak dapat dipungut. Bagi penghutang yang terdiri daripada pelajar yang masih aktif atau menangguhkan pengajian, tiada tuntutan dibuat kerana Bahagian Akademik Pelajar akan menyekat pelajar berkenaan daripada menduduki peperiksaan pada masa akan datang.

b. Cek Tidak Laku

Setiap pejabat yang menerima hasil melalui cek dikehendaki menyenggara satu daftar bagi mengawal cek yang tidak laku. Cek tidak laku merupakan cek yang diterima bagi maksud sesuatu hasil/amanah yang pada asalnya telah dibankkan oleh pejabat pemungut tetapi dikembalikan oleh pihak bank alas sebab tertentu. Penyediaan daftar tersebut bertujuan untuk menentukan semua cek tak laku telah digantikan. Butiran seperti nama penghutang, tarikh dan nornbor cek, nama bank, tujuan bayaran, sebab cek tidak laku, cara cek diganti sama ada tunai atau cek, tarikh dan nornbor cek gantian.

Semakan Audit mendapati Jabatan Bendahari UniSZA ada menyelenggara Daftar Cek Tak Laku pada setiap bulan dan maklumat di dalam daftar tersebut adalah lengkap. Pihak Audit mendapati tindakan telah diambil untuk mendapatkan cek gantian daripada penghutang.

Secara keseluruhannya, UniSZA telah melaksanakan kawalan terimaan dengan baik dan teratur.

5.2.3 KAWALAN PERBELANJAAN

5.2.3.1 Perakaunan

Penyelenggaraan akaun hasil dan perbelanjaan hendaklah mengikut anggaran yang diluluskan bagi tahun berkenaan. Semua pengurusan perakaunan metlbatkan perbelanjaan dan tanggungan hendaklah dicatat dengan betul dalam daftar seperti Buku Vot dan disemak bagi menentukan ketepatan urus niaga. Penyata Penyesuaian Bank yang disediakan setiap bulan hendaklah lengkap, tepat dan betul. Pihak Audit telah menyemak buku vot dan penyata penyesuaian bank bagi tahun 2009 dan berikut adalah perkara berbangkit hasil pemeriksaan tersebut:

a. Buku Vot

Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 tahun 1987 memperuntukkan garis panduan untuk penyelenggaraan dan penyesuaian buku vot dengan sempurna,

27

28

sistematik dan kemas kini dalam bentuk yang menunjukkan dengan jelas setiap tajuk kecil perbelanjaan. Buku vot diselenggarakan untuk mengawal perbelanjaan supaya tidak berlakunya perbelanjaan melebihi peruntukan. Penyelenggaraan buku vot yang sempurna dapat memberi maklumat mengenai jumlah peruntukan, tanggungan, perbelanjaan terkini dan baki peruntukan bagi setiap program dan aktiviti. Seterusnya pihak pengurusan dapat membuat keputusan segera sekiranya pindahan peruntukan diperlukan. Semakan Audit mendapati buku vot UniSZA diselenggarakan menerusi sistem SAGA yang boleh menjana Laporan Buku Vot. Laporan tersebut diselenggarakan dalam bentuk yang menunjukkan dengan jelas kepala perbelanjaan mengikut pusat tanggungjawab dan jenis tabung. Semakan lanjut terhadap 30 sam pel pesanan tempatan dan baucar bayaran yang berkaitan mendapati tanggungan dan perbelanjaan telah dicatat dengan betul dan tepat di Laporan Buku Vot.

Hasil temu bual dengan Penolong Bendahari Gred W41 di Jabatan Bendahari, pihak Audit dimaklumkan Laporan Buku Vot tidak dicetak. Pegawai yang bertanggungjawab menjalankan semakan terhadap Laporan Buku Vot pada setiap bulan menerusi sistem SAGA untuk memastikan ketepatan laporan terse but dan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan supaya baki peruntukan terkawal. Selain itu, pegawai tersebut menyediakan laporan kedudukan baki peruntukan pada setiap bulan untuk dilaporkan kepada Kementerian Pengajian Tinggi. Laporan tersebut disemak oleh Penolong Bendahari Kanan Gred W48 dan disahkan oleh Bendahari.

b. Penyata Penyesuaian Bank

Penyata penyesuaian bank hendaklah disediakan setiap bulan bertujuan untuk menyesuaikan sebarang perbezaan antara baki yang ditunjukkan di dalam penyata bank dengan baki seperti yang ditunjukkan dl buku tunai.

Semakan Audit mendapati penyata penyesuaian bank bagi akaun Induk MBIMB-01 disediakan menerusi sistem SAGA mulai tahun 2009. Pihak UniSZA menghadapi masalah yang ketara dalam penyediaan penyata tersebut semenjak sistem SAGA digunakan. Berikut adalah perkara berbangkit hasil semakan Audit:

i. Sehingga semakan Audit pad a bulan Mac 2010, penyata penyesuaian bank terse but tidak dapat disediakan dengan kemas kini. Pihak Audit mendapati penyata penyesuaian bank tidak disediakan bagi bulan Januari dan Februari 2010 serta bulan Februari hingga November tahun 2009. Pihak UniSZA hanya berjaya menyempurnakan penyata

s

penyesuaian bank bulan Januari 2009 menerusi sistem SAGA dan penyata penyesuaian bank bagi bulan Disember 2009 disediakan secara manual bertujuan untuk penutupan akaun tahunan.

ii. Penyata penyesuaian bank yang siap disediakan bagi bulan Januari dan Disember 2009 tidak ditandatangani oleh pegawai penyedia dan pegawai yang bertanggungjawab.

29

UniSZA memaklumkan penyata penyesuaian bank telah ditandatangani oleh pegawai penyedia dan pegawai yang bertanggungjawab.

iii. Penyata penyesuaian bank disediakan oleh pegawai yang terlibat dengan urusan pembayaran bagi tahun 2009 dan penerimaan bagi tahun 2010. Sebagai satu langkah mewujudkan kawalan dalaman yang baik, penyata penyesuaian bank hendaklah disediakan oleh pegawai yang tidak terlibat dengan penerimaan atau pembayaran.

UniSZA memaklumkan Ketua Sahagian Akaun telah mengambil alih tugas penyediaan penyata penyesuaian bank.

iv. Terdapat cek sejumlah RM28,114.85 yang belum ditunaikan di bank tetapi telah melebihi tempoh sah laku di penyata penyesuaian bank bulan Disember 2009.

UniSZA memaklumkan surat penahanan pembayaran telah dihantar kepada bank. pada 21 Jun 2010 dan cek baru akan dikeluarkan setelah menerima maklum balas daripada penerima yang berkaitan.

v. Catatan 'CR' di penyata penyesuaian bank bagi baki buku tunai dan baki mengikut lejar pad a akhir setiap bulan yang menggambarkan baki tersebut adalah berbaki kredit. Pihak UniSZA memaklumkan perkara ini berlaku berpunca daripada janaan laporan Sistem SAGA. Pihak UniSZA akan membawa perkara ini untuk perhatian pihak Akauntan Negara dan Century Software Sdn. Serhad.

vi. Penyata penyesuaian bank mengandungi unreconcile item yang mengelirukan iaitu resit future matched dan future printed cheques.

UniSZA memaklumkan perkara ini tidak berlaku lagi kerana semua transaksi yang dibuat akan dicetak pad a bulan transaksi dibuat.

5.2.3.2 Pengurusan Perolehan

Manual Perolehan UniSZA disediakan oleh Jabatan Bendahari yang menjelaskan prosedur perolehan secara terperinci bagi pengurusan perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja UniSZA. Selain itu, pihak UniSZA juga merujuk dan mengguna pakai peraturan kewangan Kerajaan dan Arahan Perbendaharaan yang diluluskan Lembaga Pengarah Universiti dari semasa ke semasa. Secara ringkas nilai perolehan dan kuasa kelulusan bagi pengurusan perolehan UniSZA adalah seperti jadual berikut

JADUAL10

NILAI PEROLEHAN DAN KUASA KELULUSAN BAGI PENGURUSAN PEROLEHAN UNISZA

, NILAI PEROLEHAN -

--- - -- - -- -

JAWATANKUASA/KELULUSAN

Melebihi RM20 juta hingga RM1 00 juta I Lembaga Perolehan A

~==--:-'"

I Antara RM500,001 hingga RM20 juta Lembaga Perolehan B

Antara RM50,001 hingga RM500,000

Jawatankuasa Sebut Harga

Kelulusan Bendahari (Mempelawa 3 Sebut Harga)

Antara RM20,001 hingga RM50,OOO

Kelufusan Ketua PT J (Mempefawa 3 Sebut Harga)

Antara RM10,001 hingga RM20,OOO

I RM10,OOO dan ke bawah

Kefufusan Ketua PT J (Mempelawa 1 Sebut Harga)

Semakan Audit terhadap peraturan dan prosedur perolehan yang disenaraikan di dalam Manual Perolehan UniSZA mendapati prosedur perolehan bekalan dan perkhidmatan melalui kaedah tender tidak diambil kira dalam manual ini.

UniSZA memaklumkan Jabatan Bendahari telah mengemas kini Manual Perolehan dengan mengambil kira prosedur perolehan bekalan dan perkhidmatan melalui kaedah tender.

a. Pembelian Terus

i. Pihak UniSZA menetapkan had nilai perolehan sehingga RM50,OOO setahun dibuat melalui pembelian terus. Semakan Audit mendapati Ketua Pusat Tanggungjawab (PT J) diberi kuasa bagi menguruskan perolehan bermula dengan mempelawa penender sehingga kuasa memilih penender bagi nilai perolehan kurang daripada RM20,OOO. Bagi nilai perolehan di antara nilai RM20,001 hingga RMSO,OOO Bendahari diberi kuasa untuk meluluskan pembelian.

30

Unit Pengurusan Perolehan di Jabatan Bendahari mengambil maklum berkenaan permohonan perolehan iaitu semasa Sistem Purchase Request dikemas kini dan dokumen berkaitan permohonan tersebut dikemukakan oleh PT J untuk penyediaan dan kelulusan pesanan tempatan di Jabatan Bendahari. Semakan Audit terhadap 30 sam pel pesanan tempatan mendapati perkara berikut:

• Tiga pesanan tempatan yang dikeluarkan telah tidak ditandatangani lulus oleh pegawai yang diberi kuasa dan 3 pesanan tempatan yang berlainan pula tidak dicatat tarikh bekalan dikehendaki untuk disempurnakan.

UniSZA memaklumkan Jabatan Bendahari akan memastikan semua Pesanan Tempatan ditandatangani terlebih dahulu sebelum dikeluarkan.

• UniSZA menggunakan Sistem SAGA untuk mengeluarkan pesanan tempatan. Semakan lanjut mendapati pesanan tempatan yang dikeluarkan tidak menyediakan 2 ruangan yang perlu dilengkapi iaitu ruangan perakuan mengenai mutu yang perlu dilengkapkan oleh pembekal dan ruangan penerimaan yang perlu diisi oleh pihak UniSZA apabila bekalan/perkhidmatan/kerja diterima/disempurnakan.

Jabatan Bendahari UniSZA memaklumkan pesanan tempatan tersebut merupakan format terbaru yang diguna pakai oleh UniSZA.

• Empat pesanan tempatan telah lewat dikeluarkan iaitu

bekalan/kerja/perkhidmatan diterima terlebih dahulu sebelum pesanan tempatan dikeluarkan. Butirannya adalah seperti jadual berikut:

JADUAL11

PESANAN TEMPATAN LEWAT DIKELUARKAN

-

BUTIRAN PESANAN BELIAN

I BUTIRAN INVOIS

,

PENGAKUAN PEGAWAI

BUTIRAN

TARIKH TERIMA BEKALAN

18.05.2009 F

Kerja membekal dan EFF

memasang alat kawalan 1332 15.10.2009 09.07.2009

berwayar untuk hawa

dingin yang sedia ada

Membekal hadiah ~ Nota hantaran 1286 bertarikh

kejohanan VC Cup Golf 15.10.2009 dan 1291

Toatnemem 2009 bertarikh 15.10.2009

,.....,.,.Ke-r-;-ja~-m~e-ng-u-::-ji~..,.,........,.FMF

memeriksa 1818 10.02.2010 05.01.2010

pencegah kebakaran

Kampus Kusza

000706- 00

Kerja membekal dan memasang hawa dingiR di Masjid UniSZA

001001- 01

001687- 00

31

_ _. _ .__u._

32

UniSZA memaklumkan Jabatan Bendahari telah mengadakan sesi perbincangan intensif bersama jabatan berkenaan bagi memastikan langkah kawalan, kefahaman dan kepekaan jabatan dalam pengurusan perolehan dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi peraturan.

ii. Rekod perolehan pembelian terus bagi setiap jenis item perlu diselenggarakan sebagai langkah pemantauan untuk memastikan pembelian terus setiap jenis item tidak melebihi sejumlah RM50,000 setahun seperti yang ditetapkan di Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 12 Tahun 2007. Pihak Audit mendapati UniSZA tidak menyelenggarakan rekod perolehan pembelian terus bagi setiap jenis item dan tidak dikemukakan kepada Naib Canselor. Sesalinan laporan tersebut juga hendaklah dikemukakan kepada Unit Audit Dalam pada setiap 3 bulan untuk rujukan dan pemantauan.

UniSZA memaklumkan Jabatan Bendahari telah membuat langkah penambahbaikan di mana rekod pembelian terus telah disediakan.

b. Kawalan Am Sebut Harga/Tender

Arahan Perbendaharaan 196 menetapkan peti tawaran tender atau sebut harga hendaklah mempunyai 2 kunci berbeza yang dipegang oleh 2 orang pegawai kanan. Semakan Audit mendapati peti tawaran sebut harga/tender masih dalam proses pembinaan selepas Unit Perolehan dan unit lain di Jabatan Bendahari yang terletak di Kampus Kota dipindahkan ke Kampus KUSZA pada bulan Februari 2010. Bagaimanapun, sebelum Unit Perolehan dipindahkan ke Kampus KUSZA, anak kunci peti tawaran sebut harga/tender dipegang oleh 2 pegawai dan salah satu daripadanya adalah pegawai kanan.

Arahan Perbendaharaan 197 pula menetapkan Jawatankuasa Pembuka Sebut hargalTender hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. Ahli Jawatankuasa terse but hendaklah terdiri dari sekurang-kurangnya 2 pegawai di mana seorang daripadanya ialah Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profeslonal. Antara tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut hargalTender adalah memberi nombor siri untuk setiap dokumen sebut harga/tender yang dibuka, merekodkan nama penender pada borang jadual mengikut nama, amaun tender, tempoh siap/penyerahan barang dan menandatangani ringkas pada borang jadual. Semakan Audit mendapati Jawatankuasa Pembuka Sebut harga/Tender ada dilantik dan telah menjalankan tugas dengan baik dan teratur. Seorang daripada anggota Jawatankuasa Pembuka Sebut harga/Tender adalah pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional.

c. Pengurusan Sebut Harga

Manual Perolehan UniSZA yang disediakan oleh Jabatan Bendahari memperuntukkan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja yang melibatkan perbelanjaan di antara RM50,001 hingga RM500,OOO setahun diuruskan dengan mempelawa sebut harga. Sebut harga yang diterima hendaklah daripada sekurang-kurangnya 5 pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

Pihak Audit mendapati 6 ahli Jawatankuasa Sebut Harga UniSZA yang dipengerusikan oleh Bendahari telah dilantik oleh Naib Canselor. Minit mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga disediakan dan difailkan dengan teratur. Hasil semakan Audit terhadap 11 sam pel sebut harga mendapati pengurusan sebut harga telah diuruskan dengan baik dan teratur keeuati perkara berbangkit seperti berikut:

i. Pihak UniSZA tidak menyenggarakan rekod nitai perolehan setahun mengikut jenis item bagi nilai perolehan antara RM50,001 hingga RM500,000 untuk memastikan tidak berlaku pecah keeil seperti yang ditetapkan di Surat Pekelillng Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007.

UniSZA memaklumkan Jabatan Bendahari telah menyediakan daftar untuk merekod perolehan setahun mengikut jenis item bagi mengelakkan pecah keeil berlaku.

ii. Daftar sebut harga yang diselenggarakan oleh Unit Perolehan, Jabatan Bendahari adalah tidak lengkap iaitu hanya nombor dan butiran sebut harga dicatatkan.

UniSZA memaklumkan Jabatan Bendahari menyediakan daftar baru yang merangkumi tarikh buka dan tutup sebut harga, kadar harga, pegawai mengurus dan keterangan sebut harga yang lebih lengkap.

iii. Pemeriksaan fizikal pada 23 Mae 2010 mendapati UniSZA mempunyai 5 unit CCTV yang telah dipasang dan berfungsi dengan baik. Pihak Audit dimaklumkan kerja pemasangan CCTV di Kampus KUSZA telah dilaksanakan di antara bulan Jun hingga Julai 2009. Pembekal telah memasang sebanyak 5 unit CCTV iaitu 2 unit di pos pengawal, 1 unit di Masjid KUSZA dan 2 unit di Pejabat Asrama. Bagaimanapun, pihak Audit tidak dapat menyemak dokumen mengenai perolehan CCTV terse but. Pembekal juga masih belum menghantar bit atau tuntutan kepada UNISZA. Pada 15 Disember 2009, UniSZA telah menawarkan sebut harga

33

34

untuk membekal, menghantar, memasang, menguji dan mentauliah sistem eeTV dan peralatan yang berkaitan untuk UniSZA di Kampus KUSZA. Jawatankuasa Sebut Harga telah bermesyuarat pada 26 Januari 2010 dan memilih pembekal Premisnet Sistem (M) Sdn. Berhad untuk membekalkan 20 unit eeTV dengan harga RM497,450 serta tempoh siap kerja adalah 8 minggu. Pihak Audit dimaklumkan pembekal tersebut akan menyambung kerja pemasangan baki 15 unit CCTV lagi.

Pihak Audit berpendapat kerja pemasangan CCTV yang dilakukan sebelum UniSZA menawarkan sebut harga adalah bercanggah dengan peraturan Kerajaan. Proses sebut harga perlu dibuat dengan teratur bagi memastikan UniSZA mendapat value for money dan perkhidmatan yang terbaik.

d. Pengurusan Tender

Mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2009, perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM500,OOO hendaklah diuruskan secara tender terbuka. Ketua Jabatan hendaklah membuat perakuan kepada Lembaga Perolehan berdasarkan kepada Laporan Penilaian Tender. Perakuan terse but hendaklah berdasarkan tawaran yang terbaik dari segi harga dan kualiti bekalan atau perkhidmatan. Selain itu, mengikut Arahan Perbendaharaan 169, satu kajian pasaran hendaklah dilaksanakan untuk memastikan harga yang ditawarkan adalah berpatutan. Kajian pasaran hendaklah mengambil kira aspek kualiti, harga, kegunaan, kos penyelenggaraan dan faktor lain yang berkaitan.

Pihak UniSZA telah menubuhkan Lembaga Perolehan A bagi mempertimbangkan dan meluluskan tender bernilai antara melebihi RM20 juta hingga RM100 juta dan Lembaga Perolehan B bagi tender bernilai antara RMSOO,001 hingga RM20 juta. Kedua-dua Lembaga Perolehan dipengerusikan oleh Naib Canselor. Semakan Audit mendapati minit mesyuarat Lembaga Perolehan A dan B disediakan dan difailkan dengan teratur. Pihak Audit mendapati proses pengurusan tender telah mematuhi peraturan yang ditetapkan. Kajian pasaran juga telah dilaksanakan dengan membandingkan anggaran kos UniSZA dengan nilai kontrak yang ditawarkan oleh penender.

e. Rekod dan Perjanjian Kontrak

Arahan Perbendaharaan 200.1 menetapkan semua kontrak hendaklah dibuat atas nama agensi dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa di

1

bawah Akta Kontrak 1949 (Akta 120). Syarat perjanjian kontrak perlu disemak dan diluluskan oleh Penasihat Undang-undang Agensi serta ditandatangani dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Surat Setuju Terima. Arahan Perbendaharaan 205.3 pula menetapkan satu daftar dan rekod pembayaran kontrak disenggarakan untuk rujukan dan pemantauan bayaran.

Semakan Audit terhadap 12 sam pel perolehan menerusi tender/rundingan terus mendapati proses pengurusan tender/rundingan terus adalah mematuhi peraturan yang ditetapkan kecuali 2 kontrak tidak dicatatkan, didaftar dan diberi nombor kontrak. Butiran kontrak adalah seperti berikut:

JADUAL13

KONTRAK PEMBEKALAN JUBAH UNTUK MAJLlS KONVOKESYEN

.. ~-~'

BUTIRAN

PEMBEKAL

Pembekalan dan pengiriman jubah istiadat dan akademik

Plexus Asia Sdn. Berhad

Pembekalan dan pengiriman jubah graduan

5.2.3.3 Pengurusan Pernbayaran

Pengurusan pembayaran yang baik meliputi aspek kewujudan kawalan dalaman bagi proses bayaran iaitu perbelanjaan diluluskan mengikut had kuasa yang ditetapkan, bayaran disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap, wujudnya pengasingan tugas sebagai langkah kawalan dalaman dan rekod perakaunan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.

a. Kawalan Dalarnan Proses Bayaran

Baucar hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa. Pengasingan tugas juga perlu diwujudkan di antara pegawai penyedia dan pelulus. Baucar bayaran/dokumen sokongan perlu ditebuk/cop telah dibayar. Baucar juga hendaklah disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap dan sempurna, bayaran dibuat dengan betul dan tepat serta kepada penerima yang sah.

Semakan Audit terhadap 10 sam pel baucar bayaran mendapati perkara berikut:

i. Wujud pengasingan tugas antara pegawai yang menyedia, mengesah dan meluluskan baucar bayaran.

35

Ii. Kuasa bagi penandatangan cek telah diberi dengan sempurna dan semua cek yang dikeluarkan hendaklah ditandatangani oleh tidak kurang daripada 2 pegawai yang diberi kuasa mengikut had yang dibenarkan. Kelulusan menandatangani cek adalah seperti jadual berikut:

JADUAL14

HAD KUASAPENANDATANGAN CEK

-- ----

PERKARA

--- - - - ---

HAD YANG DIBENARKAN

- - - -

SEHINGGA RM10,OOO

- - - - -

SEHINGGA RMSO,OOO

- -

MELEBIHI RMSO,OOO

2 Penandatangan Cek

1. Penolong 1. Penolong 1. Ketua Penolong
Akauntan, atau Bendahari, atau Bendahari, atau
2. Penolong 2. Ketua Penolong 2. Timbalan
Bendahari, atau Bendahari, atau Bendahari, atau
3. Ketua Penolong 3. Timbalan 3. Bendahari, atau
Bendahari, atau Bendahari, atau 4. Naib Canselor
4. Timbalan 4. Bendahari, atau
Bendahari, atau 5. Naib Canselor Nota:
5. Bendahari, atau Cek berjumlah RM2
6. Naib Canselor juta ke atas, Naib
Canselor adalah
salah satu
penandatangan
cek. iii. Perkhidmatan yang diterima terlebih dahulu sebelum kelulusan permohonan diperoleh adalah seperti di jadual berikut:

JADUAL15

PERKHIDMAT AN DITERIMA SEBELUM KELULUSAN PERMOHONAN DIPEROLEH

- -

INVOIS

, TARIKH BORANG PERMOHONAN PEMBELIAN

..

NO./TARIKH

BUTIRAN

PEMOHON

PENGESAHAN

I --

KELULUSAN

23.12.2009 28.12.2009 28.12.2009
I 'r
1 )
31.01.2010 31.01.2010 ! 01.02.201Q
! I ; Sewaan kanopi I

I sempena sukan

(Rujukan Baucar Bayaran I 1,760.00

IPTA Pantai

004022/13.01.2010)

J Timur2009

~~==~====~~~'------~r------- __ --~'

27937/31.01.2010 1[355.90 Servis bulanan

(Rujakan Baucar Bayaran mesin fotostat I

009276/09.02.2010) J I Toshiba E600

.- - - _j

3085/22.12.2009

b. Daftar Bil

Arahan Perbendaharaan 103(a) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2006 menetapkan bil dibayar dengan segera tidak lewat dari. 14 hari dari tarikh ia diterima dengan lengkap dan sempurna. Daftar Bil

36

-',

hendaklah disediakan dan disemak oleh pegawai yang bertanggungjawab tidak kurang daripada sekali sebulan dan ditandatangani ringkas.

Semakan Audit mendapati pihak UniSZA menyelenggarakan Daftar Bil menerusi sistem SAGA mulai bulan April 2009 dengan baik dan teratur. Daftar tersebut dieetak dan disemak oleh pegawai yang bertanggungjawab 2 kali setiap bulan untuk memantau bil dibayar dalam tempoh 14 hari. Persampelan Audit terhadap 10 bauear bayaran mendapati kesemua bil dibayar dalam tempoh 14 hari seperti yang ditetapkan. Selain itu, semakan Audit terhadap 10 bil yang terkini dalam tangan telah dieop terima oleh Jabatan Bendahari dan direkodkan di dalam Daftar Bil,

Pihak Audit berpendapat pengurusan bayaran bil UniSZA telah dilaksanakan dengan baik dan teratur.

c. Pengurusan Panjar Wang Runcit

Arahan Perbendaharaan 111 hingga 113 pula menetapkan semua pembelian runeit hendaklah direkodkan dalam buku tunai wang panjar dan wang tersebut disimpan di tempat yang selamat. Baki wang tunai dalam tangan hendaklah sama dengan baki yang ditunjukkan dalam buku tunal panjar.

UNISZA telah meluluskan panjar wang runeit berjumlah RM40,400 yang dipegang oleh 23 pemegang panjar pada akhir tahun 2009. Pemeriksaan Audit telah dijalankan terhadap pemegang panjar wang runcit di Jabatan Bendahari bagi 3 panjar wang runeit iaitu sejumlah RM5,000 untuk imbuhan rawatan perkhidmatan pergigian pegawai, sejumlah RM8,100 untuk bayaran imbuhan panjar wang runcit yang dikemukakan oleh 23 pemegang panjar wang runcit dan sejumlah RM3,500 untuk bayaran runeit yang tidak melebihi RM250 di Jabatan Bendahari. Ketiga-tiga panjar tersebut dipegang oleh Pembantu Akauntan Gred W17 dan beliau telah diberi kuasa seeara bertulis untuk mengendalikan panjar wang runcit. Selain itu, perkara berbangkit hasil pemeriksaan Audit adalah seperti berikut:

• Pemeriksaan Audit pada 24 Mae 2010 mendapati baki wang runcit dalam tang an adalah bersamaan dengan baki di buku tunai panjar. Buku tunai panjar telah diselenggarakan dengan baik dan teratur serta wang dalam pegangan telah disimpan dengan selamat di dalam peti besi yang berkunci selepas waktu pejabat.

• Semakan Audit mendapati baucar kecil panjar wang runeit yang dieetak dengan nombor siri diluluskan oleh pegawai bertanggungjawab untuk

37

bayaran imbuhan balik kepada pemegang wang runcit. Bagaimanapun, penyata panjar wang run cit yang disediakan tidak dicatat dengan nombor rujukan bauear tersebut.

• Bauear kecil panjar wang runcit untuk bayaran runcit yang dikendalikan di Jabatan Bendahari diluluskan oleh Bendahari, Timbalan Bendahari atau Ketua Penolong Bendahari tetapi tidak dicatat tarikh kelulusan diberi. Bauear tersebut tidak diberi nombor rujukan tetapi dicetak dengan nombor siri. Semakan Audit terhadap penyata panjar wang runcit mendapati baucar tersebut tidak dikeluarkan mengikut nombor siri, Selain itu, resit tuntutan yang menyokong bayaran pula tidak dieop dengan perkataan 'JELAS'.

UniSZA memaklumkan Jabatan Bendahari akan meneatatkan tarikh kelulusan diberi dan bauear kecil panjar wang runeit juga akan dinyatakan nombor rujukan seperti mana cadangan Audit. Selain itu, tindakan telah diambil dengan mengeluarkan arahan kepada pegawai bertanggungjawab untuk memastikan resit sokongan tuntutan dicop dengan perkataan 'JELAS'.

Pada pandangan Audit, secara keseluruhannya kawalan perbelanjaan di UniSZA adalah baik dan pengurusan pembayaran telah diuruskan dengan teratur dan mematuhi prosedur kewangan. Bagaimanapun, UniSZA perlu memastikan penyata penyesuaian bank disediakan dengan teratur dan kemas kini serta pesanan tempatan dikeluarkan terlebih dahulu bagi setiap pembelian sebelum bekalan/perkhidmatan/kerja diterima. Selain itu, pengurusan perolehan UniSZA perlu diperkemaskan lagi di mana rekod perolehan pembelian terus tidak melebihi jumlah RM50,OOO setahun bagi setiap jenis item dan perolehan bagi nilai antara RM50,001 hingga RM500,OOO setahun bagi setiap jenis item hendaklah disediakan. Laporan perolehan pembelian terus tidak melebihi jumlah RM50,OOO setahun bagi setiap jenis item hendaklah dikemukakan kepada Naib Canselor dan salinannya kepada Unit Audit Dalam untuk rujukan dan pemantauan pada setiap 3 bulan. UniSZA juga perlu memastikan perolehan peralatan hendaklah dibuat mengikut peraturan dan tidak bercanggah dengan peraturan Kerajaan serta dattar sebut harga dan daftar kontrak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini untuk memudahkan rujukan dan pemantauan.

38

5.2.4 PENGURUSAN KUMPULAN WANG AMANAH I AKAUN AMANAH

5.2.4.1 Seksyen 9 Akta Acara Kewangan 1957, menyatakan pihak berkuasa kewangan boleh menubuhkan akaun amanah tertentu dan semua wang yang diterima dan dibayar diakaunkan bagi maksud amanah yang ditetapkan. Arahan Amanah hendaklah disediakan bagi setiap akaun amanah yang ditubuhkan.

NAMAAKAUN

BAKI PADA 1 JAN 2009 (RM)

BAKI PADA 31 DIS 2009 RM)

5.2.4.2 Pada tahun 2009, baki tabung akaun amanah UniSZA berjumlah RM10.85 juta. Serdasarkan peraturan kewangan Universiti, penubuhan akaun amanah memerlukan kelulusan dari Lembaga Pengarah Universiti manakala tabung amanah diwujudkan berdasarkan kertas kerja kewangan projek yang diluluskan oleh Universiti. Perbelanjaan yang dilakukan adalah berdasarkan kertas kerja penubuhan dan peraturan semasa. KeJulusan bayaran dibuat sekiranya peruntukan mencukupi atau dengan kelulusan Sendahari. Kod akaun yang ditetapkan akan diberi bagi setiap pembukaan akaun berkenaan. Antara tabung amanah yang wujud pada tahun 2009 adalah seperti di jadual berikut:

JADUAL16

SENARAI DAN BAKI AKAUN AMANAH BAGI TAHUN 2009

f'TabUng Cakna 127,600 627,600
Perlindungan 807,367
54,302
108,898
Program Keusahawanan Siswa 562,746
Tabung lkhtisas 6,157,433 8,692,556 JUMLAH

- -

7,078,424

10,853,469

5.2.4.3 Pengendalian akaun amanah UniSZA bergantung pad a jumlah kewangan tabung dan tujuannya serta kehendak pihak yang memberi sumbangan. Pengendalian akauh/tabung amanah dilakukan menggunakan sistem berkomputer SAGA. Setiap tabung amanah boleh disemak mengikut kod akaun amanah yang telah ditetapkan. Pemantauan tabung adalah tanggungjawab Sahagian Kewangan Penyelidikan dan Amanah Jabatan Sendahari.

39

5.2.5 PENGURUSAN KUMPULAN WANG PINJAMAN

5.2.5.1 Pinjaman Kenderaan Dan Komputer

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 1993 dan Bilangan 8 Tahun 1992 dengan jelas menyatakan perkara penting berkaitan tatacara pengurusan pinjaman kenderaan dan pinjaman komputer. Pihak Audit mendapati maklumat berkaitan dengan kelayakan pemohon, kelulusan pinjaman kenderaan dan komputer disimpan di fail berasingan bagi setiap pemohon. Maklumat berkaitan dengan kelulusan pinjaman kenderaan dan komputer pula direkod di dalam Daftar Pinjaman Kenderaan dan Daftar Pinjaman Komputer. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati satu geran tidak dicop 'Hak Milik Dituntut Kerajaan' serta kelulusan pinjaman kenderaan dan komputer pegawai di Jabatan Bendahari UniSZA tidak direkod dan dikemas kini di dalam Buku Perkhidmatan pegawai.

UniSZA memaklumkan tindakan telah diambil terhadap geran kenderaan yang belum dicop 'Hak Milik Dituntut Oleh Universiti Sultan Zainal Abidin'. Selain itu, Jabatan Bendahari juga telah menyerahkan salinan surat penerimaan pembiayaan pinjaman kenderaan dan komputer kepada Jabatan Pendaftar untuk direkodkan dan dikemas kin; dalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan.

Menurut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 1993, peminjam perlu membeli perlindungan insurans komprehensif bagi melindungi kenderaan tersebut di mana jumlah amaunnya setiap tahun perlu melebihi baki pinjaman yang masih ada dan menyerahkan salinan insurans tersebut setiap tahun sehingga pinjaman selesai. Semakan Audit terhadap 10 fail individu bagi pinjaman kenderaan mendapati salinan polisi insurans diperbaharui setiap tahun dan difailkan dalam fail peminjam. Dokumen pembelian disimpan dalam fail peribadi peminjam kenderaan dan komputer yang diselenggara oleh Pejabat Bendahari. Dokumen sokongan seperti invois, geran kenderaan, sebut harga, resit pembelian dan perjanjian telah disemak dan difailkan dengan teratur.

5.2.5.2 Pendahuluan Diri dan Pendahuluan Pelbagai

Peraturan mengenai pendahuluan diri ditetapkan oleh Kerajaan melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan Sil. 2 Tahun 1993. Pihak Audit mendapati Buku Daftar Pendahuluan Oiri dan Buku Oaftar Pendahuluan Pelbagai ada disediakan secara manual. Sutiran tersebut kemudian dikemaskinikan di dalam Sistem SAGA oleh Sahagian Kewangan Stat. Bagaimanapun, rekod bagi Buku Daftar Pendahuluan Pelbagai secara manual adalah tidak lengkap iaitu tiada butiran tarikh dan amaun pendahuluan dijelaskan, amaun denda yang dikenakan, nama pegawai yang bertanggungjawab

40

terhadap pelarasan pendahuluan pelbagai dan tarikh penyata perbelanjaan dikemukakan.

UniSZA memaklumkan pihak pengurusan telah membuat penambahbaikan daftar pendahuluan pelbagai dengan mengikut format yang telah ditetapkan oleh pekeliling.

Senarai baki pendahuluan pada akhir tahun ada disediakan berdasarkan penyata yang disatukan dan Lejar Am. Pihak UniSZA akan mengeluarkan surat peringatan kepada pegawai yang pendahuluannya lewat dijelaskan. Semakan Audit terhadap 10 sampel peg awa i dari Daftar Pendahuluan Diri dan Daftar Pendahuluan Pelbagai mendapati bayaran balik dan penyelarasan telah dibuat mengikut tempoh yang ditetapkan.

5.2.6 PENGURUSAN AKAUN DEPOSIT

Akaun amanah dan deposit perlu diselenggarakan mengikut peraturan yang ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan 156 hingga 163 dan peraturan-peraturan lain berkaitan. Peraturan ini melibatkan tanggungjawab Pegawai PengawaJ dari aspek perakaunan, penyelenggaraan dan pelaporan. Pada tahun 2009, UniSZA hanya mempunyai 1 akaun deposit iaitu Cagaran Sewaan yang merangkumi semua jenis sewaan berbaki RM84,639.43 dan dikendalikan oleh Sahagian Pengurusan Tunai dan Kawalan Kredit.

5.2.6.1 Daftar Deposit

Oaf tar deposit merupakan rekod utama pejabat yang perlu diselenggarakan untuk mencatatkan transaksi segala terimaan dan bayaran serta menunjukkan baki pad a setiap akhir bulan. Pemeriksaan Audit mendapati Daftar Deposit diselenggarakan di dalam Sistem SAGA.

5.2.6.2 Rekod Subsidiari

Mengikut Arahan Perbendaharaan 156, sekiranya banyak bilangan deposit yang sama jenisnya diterima, rekod kecil (lejar) hendaklah diselenggarakan bagi setiap deposit. Pemeriksaan Audit mendapati UniSZA telah menyediakan lejar bagi setiap akaun deposit di dalam Sistem SAGA.

Pad a .pandangan Audit, Pengurusan Kumpulan Wang Pinjaman telah diuruskan dengan teratur dan kemas kini. Bagaimanapun, kelulusan pinjaman tersebut perlu direkod dan di kemas kini dalam Buku Perkhidmatan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

41

5.2.7 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

5.2.7.1 Kawalan Umum

Pengauditan terhadap pengurusan aset, inventori dan stok adalah bertujuan untuk memastikan aset yang dibeli untuk kegunaan UniSZA direkodkan, disimpan dan dikawal serta disenggara dengan baik bagi mengelak dari berlakunya kehilangan, pembaziran atau penyalahgunaan. UniSZA menggunakan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 sebagai panduan dalam pengurusan aset alih. Semakan Audit telah dijalankan terhadap kawalan umum aset, penerimaan, pendaftaran dan pelabelan, penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan aset, penggunaan kenderaan, penyenggaraan aset, pelupusan aset dan kehilangan serta hapus kira sebanyak 5 Pusat Tanggungjawab (PT J) telah dipilih iaitu Jabatan Bendahari, Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan, Jabatan Pendaftar dan Pusat Teknologi Maklumat dan Fakulti Perubatan Dan Sains Kesihatan mendapatl perkara berikut:

a. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menyatakan Agensi perlu menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) bagi membincangkan perkara berkaitan aset dan inventori dibuat dengan teratur dan berkesan serta mengguna pakai tatacara pengurusan aset alih kerajaan.

Pihak Audit : mendapati JKPAK diwujudkan pada bulan April 2009 bagi membincangkan perkara seperti kedudukan semasa aset, laporan hasil pemeriksaan aset, pelupusan dan perkara lain yang melibatkan pengurusan aset, Pengerusi jawatankuasa ini adalah Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Inovasi) dan Ahli Jawatankuasa adalah terdiri daripada 8 pegawai di peringkat PT J dan seorang Penolong Juruaudit serta Penolong Bendahari (Bahagian Pengurusan Aset) sebagai urus setla. Pada pandangan Audit pelantikan Penolong Juruaudit sebagai ahli JKPAK adalah kurang sesuai kerana mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007, Ketua Unit Audit Dalam hendaklah dilantik menjadi ahli jawatankuasa.

UniSZA memaklumkan Pengerusi JKPAK telah melantik Ketua Unit Audit Dalam sebagai ahli baru jawatankuasa bagi menggantikan Penolong Juruaudit berkuat kuasa mulai 1 Julai 2010.

Jawatankuasa ini perlu bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 3 bulan dan keputusan mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA). Semakan Audit

42

mendapati JKPAK telah bermesyuarat sebanyak 3 kali pada tahun 2009 dan 1 kali seta kat bulan Mac 2010. Keputusan mesyuarat dilaporkan kepada JPKA seperti yang ditetapkan.

UniSZA memaklumkan Setiausaha JKPAK telah mengemukakan perancangan supaya mesyuarat dapat dijalankan seperti mana dikehendaki.

b. Bahagian Pengurusan Aset

Sahagian Pengurusan Aset di Jabatan Sendahari ditubuhkan dan bertanggungjawab terhadap keseluruhan pengurusan aset di UniSZA. Sagi pengurusan aset di Fakulti/PT J ia dilaksanakan oleh Pegawai Aset di setiap Fakulti/PTJ dan dipantau oleh Sahagian ini. Pihak Audit mendapati UNISZA ada mengemukakan Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori Tahun 2009 (KEW.PA-8), Laporan Kedudukan Stok Tahun 2009 (KEW.PS-13) dan Laporan PemeriksaanNerifikasi Stor Tahun 2009 (KEW.PS-14) kepada Kementerian Pengajian Tinggi.

c. Pelantikan Pegawai Aset

Pihak Audit dimaklumkan Ketua Sahagian Pengurusan Aset diJantik sebagai Pegawai Aset Universiti dan Pegawai Aset Fakulti/PT J akan dilantik oleh Fakulti/PT J berkenaan. Pihak Audit mendapati UniSZA telah melantik pegawai aset di setiap PT J secara bertulis oleh Pengerusi JKPAK dan menetapkan Sahagian Pengurusan Aset sebagai Urus Setia kepada JKPAK.

5.2.7.2 Penerimaan Aset

Pegawai Penerima Aset bertanggungjawab untuk memastikan aset yang diterima menepati spesifikasi, kualiti dan kuantiti sebenar. Semakan Audit mendapati UniSZA tidak melantik pegawai yang bertanggungjawab untuk menerima aset peringkat PT J masing-masing. Pihak Audit dimaklumkan pegawai penerima merupakan pegawai yang memohon bekalan seperti yang dicatatkan di pesanan tempatan. Pihak Audit mencadangkan UniSZA melantik pegawai penerima di setiap Fakulti/PT J bagi penerimaan aset. Pegawai ini akan menerima dan mengesahkan setiap aset yang diterima bersama dengan pegawai di jabatan atau makmal.

UniSZA memaklumkan pegawai penerima aset ada di setiap PT J tetapi tidak dilantik secara rasmi oleh Jabatan Bendahari. Sehubungan itu, Jabatan Bendahari telah mengeluarkan surat kepada setiap PT J untuk mendapatkan calon-calon bagi pegawai penerima aset di PT J.

43

5.2.7.3 Pendaftaran Aset

a. Urusan Pendaftaran dan Penyimpanan Daftar

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan menyatakan daftar aset hendaklah di selenggara di setiap jabatan. Pendaftaran aset hendaklah dibuat dalam tempoh 2 minggu dari tarikh barang diterima dengan menggunakan Oaftar Harta Modal (KEW. PA-2) dan Oaf tar Inventori (KEW. PA-3) .. Senarai Oaftar Modal (KEW. PA-4), Senarai Oaf tar Inventori (KEW.PA-5) dan Senarai Aset Oi Lokasi (KEWPA-7) serta kad petak di stor juga hendaklah diselenggarakan.

Pihak Audit mendapati Daftar Aset UniSZA diselenggara oleh pegawai yang telah dilantik untuk mengurus aset di PT J masing-masing. Semakan Audit terhadap sam pel mendapati pendaftaran aset dilakukan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh aset yang diterima. Selain itu, Daftar Harta Modal (KEW. PA-2), Daftar Inventori (KEW. PA-3), Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) dan Oaf tar Inventori (KEW.PA-5) diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Bagaimanapun Senarai Aset Di Lokasi (KEW.PA-7) dan kad petak dalam proses penyediaan.

UniSZA memaklumkan Senarai Aset Oi Lokasi (KEW.PA-7) masih dalam proses penyediaan di beberapa PT J dan Sahagian Pengurusan Aset akan membuat lawatan secara berperingkat ke semua PT J untuk memastikan KEW.PA-7 disediakan. Surat Pekeliling Bendahari juga telah dikeluarkan kepada PT J berhubung dengan urusan pendaftaran aset. Selain itu, surat arahan untuk menyelenggarakan kad petak di PT J yang terlibat juga telah dikeluarkan.

b.

Penyimpanan Daftar

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan menyatakan Oaftar Harta Modal dan Inventori hendaklah disimpan di dalam fail kulit keras. Oaf tar asal hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di lokasi, Pihak Audit mendapati Oaftar Harta Modal dan Inventori disimpan di dalam fail kulit keras dan disimpan oleh pegawai aset di PT J dan satu salinan disimpan di Bahagian Pengurusan Aset, Jabatan Sendahari.

C. Pelabelan Aset

Setiap aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat dan emboss bagi menunjukkan tanda Hak Milik Kerajaan dan nama Kementerian atau nama agensi di tempat yang sesuai dan mudah dilihat.

44

Semakan Audit mendapati aset dan inventori dilabelkan dengan tanda pengenalan ditampal di tempat yang mudah dilihat. Bagaimanapun, terdapat 10 kenderaan pool tidak diberi tanda pengenalan bagi menunjukkan hak milik UniSZA.

UniSZA memaklumkan tindakan telah diambil dengan menampal tanda pengenalan hak milik UniSZA di kenderaan yang berkenaan.

5.2.7.4 Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset

a. Penggunaan

Penggunaan aset jabatan hendaklah direkodkan bagi memastikan ia digunakan bagi tujuan rasmi sahaja, mendapat kebenaran dari Ketua Jabatan sekiranya aset di bawa keluar dari pejabat serta perlu dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan. Semakan Audit terhadap 15 aset mendapati penggunaan aset ada direkodkan dan hanya bagi tujuan rasmi sahaja serta mendapat kebenaran Ketua PT J. Pengeluaran bekalan pejabat juga dibuat dengan mengisi borang permohonan dan direkodkan dengan kemas kini dalam kad petak di stor.

b. Penyimpanan

Aset dan item stor hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Pihak Audit mendapati aset dan item stor UniSZA disimpan di tempat yang selamat dan sesuai serta di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Bagaimanapun, pemeriksaan fizikal pada 25 Mac 2010 terhadap kenderaan UniSZA di Kampus Kota mendapati kenderaan pool Perdana V6 nombor pendaftaran TAV 7776 yang dibeli pada bulan Mac 2009 tidak boleh dihidupkan kerana bateri kenderaan rosak dan tidak digunakan dalam tempoh yang lama. Odometer kenderaan berkenaan pad a tarikh pemeriksaan adalah 4,324km. Semakan lanjut mendapati kenderaan tersebut pernah terlibat dalam kemalangan pada 22 Julai 2009.

UniSZA memaklumkan kereta Perdana TAV 7776 masih dalam proses uji lari kerana terHbat dalam kemalangan dan kenderaan ini berada dalam keadaan baik serta boleh digunakan.

45

c. Pemeriksaan AsetIVerifikasi Stok

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menjelaskan Pegawai Pemeriksa perlu dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi memeriksa aset bagi mengetahui keadaan prestasinya, memastikan setiap aset mempunyai daftar yang lengkap dan kemas kini dan memastikan aset berada di lokasi sama seperti di daftar. Pegawai Pemeriksa yang dilantik hendaklah tidak terlibat secara lang sung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan aset hendaklah dijalankan sekurangkurangnya sekali setiap tahun. Pada tahun 2009 dan sehingga bulan Mac 2010, pihak Audit mendapati UniSZA ada menjalankan pemeriksaan aset dan inventori terhadap 5 PT J yang dipilih. Bagaimanapun, semakan lanjut mendapati tiada surat pelantikan pegawai pemeriksa dibuat. Selain itu, pihak Audit mendapati pegawai yang menjalankan pemeriksaan aset dan inventori merupakan kakitangan PT J yang sama. UniSZA juga tidak menjalankan verifikasi stok seperti mana kehendak Tatacara Pengurusan Stor.

UniSZA memaklumkan akan memastikan pemeriksaan aset dijalankan oleh Pegawai Pemeriksa yang tidak melibatkan PT J yang sama dan perkara ini telah diambil kira dalam penyediaan Tatacara Pengurusan Aset Alih UniSZA. Selain itu, verifikasi stok telah dijalankan setiap bulan di star Jabatan Bendahari.

d. Penggunaan Kenderaan

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menyatakan fail sejarah, buku log, penggunaan minyak serta penyenggaraan setiap kenderaan jabatan perlu diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Seorang Pegawai Pengangkutan perlu dilantik untuk menyelenggarakan semua urusan berkaitan. Semakan Audit mendapati perkara berikut:

i. Pegawai Kenderaan/Pengangkutan

Pekeliling menyatakan Pegawai Pengangkutan perlu dilantik bagi setiap jabatan untuk menyelenggarakan semua urusan pengangkutan dan sekiranya jabatan mempunyai lebih daripada 20 buah kenderaan khas, pegawai pengangkutan hendaklah dilantik. Semakan Audit di Unit Kenderaan mendapati UniSZA mempunyai 87 buah kenderaan daripada pelbagai jenis. UniSZA telah melantik seorang Pegawai Kenderaan di Jabatan Pendaftar untuk menyelaras dan mengawal selia semua urusan berkaitan kenderaan tetapi pegawai ini tidak

46

mempunyai kelayakan di dalam bidang kejuruteraan motor (mekanikal). Bagaimanapun, beliau dibantu oleh seorang Juruteknik bagi urusan berkaitan mekanikal kenderaan.

UniSZA memaklumkan bagi kes yang memerlukan kepakaran teknikal, Jabatan Pendaftar akan meminta khidmat nasi hat daripada Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan.

a. Kelulusan Menggunakan Kenderaan

Penggunaan kenderaan jabatan oleh setiap pegawai hendaklah mendapat kelulusan Pegawai Pengangkutan. Semakan Audit mendapati UniSZA telah menyediakan borang untuk tempahan kenderaan rasmi dan disemak untuk kelulusan pegawai yang bertanggungjawab.

b. Fail Sejarah Kenderaan

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menjelaskan Fail Sejarah yang mengandungi segala butiran hendaklah disediakan bagi setiap kenderaan. Pihak Audit mendapati UniSZA telah menyediakan Fail Sejarah bagi setiap kenderaan dengan mengandungi segala butiran yang berkaitan seperti geran, rekod pembaharuan cukai jalan dan penyenggaraan kenderaan yang lengkap dan kemas kini.

c. Buku Log Kenderaan

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menetapkan penggunaan kenderaan Jabatan oleh setiap pegawai hendaklah mendapat kelulusan Pegawai Pengangkutan. Bagi mengawal kegunaan kenderaan pula, sebuah buku log hendaklah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini untuk semua kenderaan. Buku log ini hendaklah mencatatkan butiran dan maksud perjalanan, penggunaan bahan api/minyak pelicin, butiran mengenai kenderaan dan alat kelengkapan. Jumlah jarak perjalanan yang dibuat dalam satu perjalanan juga hendaklah dicatatkan dengan betul dan kemas kini. Buku log juga hendaklah disemak dan ditandatangani oleh pegawai bertanggungjawab atau yang diberi kuasa pada hari akhir tiap-tiap minggu.

Semakan Audit terhadap 15 buku log mendapati pegawai yang bertanggungjawab tidak menyemak buku log pada hari akhir setiap bulan. Semakan lanjut juga mendapati buku log tidak diselenggarakan dengan lengkap kerana ruangan nama dan

47

• Kelulusan bertulis diperoleh daripada Ketua Jabatan ke atas jumlah penggunaan minyak bagi sebulan;

• Kiraan penggunaan minyak adalah betul;

• Pembelian minyak setahun tidak

ditetapkan/diluluskan.

melebihi

had

yang

tandatangan pegawai yang memberi kuasa, nama dan tandatangan pegawai yang mengguna serta cerakinan penggunaan bahan api tidak dilengkapkan.

UniSZA memaklumkan pihak pengurusan telah mengambil tindakan dengan mengemas kini buku log kenderaan.

v. Kenderaan Khas Pegawai

Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996, pegawai yang layak menerima peruntukan kereta rasmi adalah seperti Hakim, Ketua Setiausaha Negara dan pegawai perkhidmatan awam Kumpulan Pengurusan Tertinggi gred Utama/Khas C atau yang setaraf. Pekeliling ini antara lainnya menetapkan Kenderaan Khas Pegawai perlu dikawal seperti berikut:

• Pegawai Pengangkutan membuat kiraan bagi menentukan amaun minyak yang terlebih pakai setiap hujung tahun dan tuntut balik amaun daripada pegawai bertanggungjawab.

• Tuntutan perjalanan rasmi oleh pegawai selain daripada perjalanan dari rumah ke pejabat adalah berasaskan pada kadar yang betul

Pihak Audit mendapati kenderaan khas tidak disediakan kad inden . ~

kecuali Naib Canselor dan 2 Timbalan Naib Canselor. Pengurusan

Tertinggi lain yang layak menerima peruntukan kenderaan telah mendapat Bayaran Kos Minyak Petrol setiap bulan mengikut kiraan

yang ditetapkan oleh Pekeliling.

vi. Kawalan Kad Inden Minyak

Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak perlu diselenggarakan untuk memastikan minyak yang digunakan adalah betul dan bagi tujuan rasmi sahaja. Kad Inden Minyak hendaklah disimpan oleh Pegawai Pengangkutan setiap masa melainkan ada keperluan mengisi minyak. Semakan Audit mendapati Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak ada diselenggarakan. Semakan lanjut mendapati kad inden minyak disimpan di dalam kenderaan. Pihak UniSZA memaklumkan kad inden

48

minyak tidak disimpan oleh pegawai kenderaan kerana kenderaan sentiasa digunakan. Pemeriksaan Audit terhadap penggunaan bahan api kenderaan mendapati penggunaannya adalah munasabah. Resit pembelian minyak perlu disemak oleh pegawai yang bertanggungjawab dengan penyata pembelian minyak sebelum bayaran dibuat. Bagaimanapun, pihak Audit mencadangkan Daftar Kad Inden disediakan bagi memudahkan pemantauan terhadap penggunaan kad dan merekodkan maklumat kad. Selain itu, pihak Audit mengesyorkan supaya semakan terhadap resit dan penyata pembelian hendaklah dibuat dengan teliti bagi memastikan kad inden minyak tidak disalah guna.

UniSZA memaklumkan pihak pengurusan akan melaksanakan cadangan penggunaan daftar kad inden minyak seperti mana yang disyorkan oleh pihak Audit.

vii. Kawalan Kad Elektronik Bagi Pembayaran Tal

Daftar Penggunaan Kad Touch N Go hendaklah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Kad pula hendaklah dipegang oleh Pegawai Pengangkutan setiap masa melainkan ada keperluan untuk menggunakannya. Semakan Audit terhadap penggunaan kad Touch N Go mendapati Daftar Penggunaan Kad yang diselenggarakan adalah memuaskan. Kad Touch N Go juga dipegang oleh pegawai yang bertanggungjawab.

5.2.7.5 Penyenggaraan Aset

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menyatakan senarai aset yang memerlukan penyenggaraan disediakan dengan lengkap dan kemas kini. Pihak Audit mendapati UniSZA tidak menyediakan senarai aset dan program penyelenggaraan yang dirancang serta penyenggaraan yang dilaksanakan tidak direkodkan dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14).

UniSZA memaklumkan Oaf tar Penyenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14) telah diambil kira dalam penyediaan Tatacara Pengurusan Aset Alih UniSZA.

49

5.2.7.6 Pelupusan

a. Lembaga Pemeriksa

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menyatakan pelupusan perlu dibuat berdasarkan syor dari Pegawai Pemeriksa mengikut kaedah yang bersesuaian. Bagi pelupusan aset mekanikal, teknikal, elektronik dan elektrikal perlu ada Perakuan Pelupusan yang disediakan oleh Jabatan Kerja Raya atau jabatan yang ada woksyop sendiri dan kepakaran tertentu. 8agi perkakasan komputer pula hendaklah mempunyai Perakuan Pelupusan yang disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat. Semakan Audit mendapati tatacara pelupusan aset UniSZA telah mematuhi arahan pekeliling dan pelantikan ahli Lembaga Pemeriksa dibuat mengikut kepakaran tertentu. Bagi penambahbaikan, pelantikan Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi 2 tahun serta menggunakan KEW.PA-1S.

1\

,JJ

UniSZA memaklumkan pelantikan Lembaga Pemeriksa akan menggunakan KEW.PA-15 dan tempoh perlantikan tidak melebihi 2 tahun. Selain itu, perkara ini juga diambil kira dalam penyediaan Tatacara Pengurusan Aset Alih UniSZA.

b. Sebelum Pelupusan

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menyatakan jadual pemeriksaan hendaklah disediakan dengan lengkap. Selain itu, Lembaga Pemeriksa hendaklah menyedia dan menandatangani Laporan Lembaga

Pemeriksa sebelum dikemukakan kepada Urus Setia Pelupusan dalam 'l

tempoh 2 minggu selepas pemeriksaan dijalankan dan mengesyorkan kaedah

pelupusan serta diluluskan mengikut Kuasa Melulus yang ditentukan.

Semakan Audit mendapati jadual pemeriksaan, laporan dan syor pelupusan disediakan oleh Lembaga Pemeriksa. Bagaimanapun, pihak

Audit tidak dapat menentukan sama ada Lembaga Pemeriksa mengemukakan Laporan Lembaga Pemeriksa kepada Bahagian Pengurusan Aset dalam tempoh 2 minggu selepas pemeriksaan dijalankan kerana tidak dicop tarikh penerimaan. Semakan lanjut mendapati, kelulusan pelupusan diperoleh daripada JKPAK UniSZA.

Pihak Audit mengesyorkan UniSZA menubuhkan Jawatankuasa Pelupusan Universiti untuk melLiluskan pelupusan.

UniSZA memaklumkan akan mengeluarkan surat akuan penerimaan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) kepada Pembantu Akauntan 8ahagian

50

Pengurusan Aset untuk disahkan. UniSZA juga memaklumkan kuasa melulus pelupusan adalah di bawah JKPAK UniSZA yang juga berfungsi sebagai Jawatankuasa Pelupusan Universiti.

c. Tatacara Pelupusan

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menyatakan Lembaga Pemeriksa boleh mengesyorkan supaya barang-barang kepunyaan UniSZA dilupuskan mengikut cara seperti jualan lelong, jualan melalui tender, tukar beli, pindah milik atau mengikut kaedah yang bersesuaian. Pelupusan hendaklah diselesaikan dalam tempoh 3 bulan selepas kebenaran diberikan. Semakan Audit mendapati pelupusan aset telah mematuhi peraturan yang ditetapkan dan diselesaikan dalam tempoh 3 bulan. Bagaimanapun, sijil pelupusan masih belum dikeluarkan.

UniSZA memaklumkan sijil pelupusan aset dan hapus kira telah dikeluarkan.

5.2.7.7 Kehilangan Dan Hapus Kira

a. Pengurusan Kehilangan

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menjelaskan Pegawai perlu melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab hendaklah membuat laporan polis dalam tempoh 24 jam dari masa kehilangan. Laporan Awal kehilangan hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh 2 hari bekerja. Semakan Audit mendapati kes kehilangan kamera digital Sony milik Jabatan Perpustakaan pad a 17 Disember 2008 dan 2 komputer riba serta 2 komputer peribadi milik Fakulti Pengurusan Perakaunan dan Perniagaan pada 4 Januari 2009 belum diselesaikan.

UniSZA memaklumkan kes kehilangan kamera digital Sony telah selesai dan pegawai yang bertanggungjawab dikehendaki membayar balik wang bersamaan nilai semasa aset ketika hilang. Selain itu, kes kehilangan 2 komputer riba dan 2 komputer peribadi akan diputuskan dalam mesyuarat JKPAK Bilangan 3/2010 yang dijangka akan diadakan pada bulan Julai 2010.

pWada pendapat Audit, secara keseluruhannya pengurusan aset allh UniSZA adalah memuaskan. Bagaimanapun, UniSZA perlu memastikan pemeriksaan aset dan verifikasi stok dilaksanakan. Daftar Kad Inden perlu disediakan bagi memudahkan pemantauan terhadap penggunaan kad dan merekodkan maklumat kad. Selain itu, semakan terhadap resit dan penyata pembelian hendaklah dibuat

51

52

dengan teliti bagi memastikan kad inden minyak tidak disalah guna. UniSZA juga perlu memastikan surat pelantikan pegawai penerima aset dan Lembaga Pemeriksa dikeluarkan dengan kadar segera. Selain itu, UniSZA perlu memastikan senarai aset disediakan dan program penyenggaraan perlu dirancang serta memastikan penyenggaraan yang dilaksanakan direkodkan dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14).

5.2.8 PENGURUSAN PELABURAN

5.2.8.1 Jawatankuasa Pelaburan

UniSZA diberi kuasa untuk membuat pelaburan selaras dengan Seksyen 6(1 )(k) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971. Jawatankuasa Pelaburan UniSZA ditubuhkan untuk membuat pelaburan yang difikirkan wajar berdasarkan garis panduan yang ditetapkan dan bertanggungjawab kepada Jawatankuasa Kewangan. Garis Panduan Pelaburan IPTA menyatakan keahlian jawatankuasa pelaburan perlulah terdiri daripada Naib Canselor sebagai Pengerusi, seorang ahli LPU, 2 orang wakil badan profesional dan Bendahari. Semakan Audit mendapati jawatankuasa tersebut dipengerusikan oleh Y. Bhg. Dato' Seri Abdul Hamidy bin Abdul Hafiz dan bukannya Naib Canselor. Antara fungsi utama Jawatankuasa Pelaburan adalah seperti berikut :

• Mengawasi pelaburan Universiti;

• Menentukan portfolio pelaburan Universiti yang berbagai dan mengenal pasti instrumen pelaburan yang baru sekiranya diperlukan;

• Menentukan had deposit yang perlu disimpan di sesuatu institusi kewangan;

• Melaporkan kepada Lembaga Pengarah mengenai prestasi pelaburan Universiti;

• Membuat perakuan kepada Lembaga Pengarah mengenai pelantikan Pengurus Dana Universiti serta membuat penilaian dan prestasi pencapaian mereka setiap tahun;

• Menentukan saham mana yang perlu dijual/dibeli serta menentukan harga jualan dan belian; dan

• Menentukan broker yang perlu dilantik bagi pembelian dan penjualan saham.

Pihak Audit mendapati penubuhan jawatankuasa telah dibuat selaras dengan garis panduan yang ditetapkan. Bagaimanapun, Pengerusi Jawatankuasa tersebut perlulah dilantik sepertimana yang ditetapkan oleh Garis Panduan. Jawatankuasa hanya bermesyuarat sebanyak 2 kali sahaja pada tahun 2009 memandangkan UniSZA hanya mempunyai pelaburan dalam simpanan tetap.

UniSZA memaklumkan pelantikan pengerusi Jawatankuasa Pelaburan adalah dilantik oleh Lembaga Pengarah Universiti sebelum UniSZA menerima pakai Garis Panduan

Pelaburan oleh IPTA. UniSZA juga memaklumkan bilangan mesyuarat Jawatankuasa Pelaburan bagi tahun 2010 akan diadakan sebanyak 4 kali di mana sehingga bulan Jun 2010, mesyuarat telah diadakan sebanyak 2 kali,

5.2.8.2 Pengurusan Pelaburan

Semua simpanan dan pengeluaran simpanan tetap hendaklah terlebih dahulu mendapatkan kelulusan daripada pegawai yang diberi kuasa serta direkodkan dengan betul. Daftar simpanan tetap hendaklah menyenaraikan semua simpanan tetap dan daftar terse but perlu mengandungi maklumat terperinci seperti nombor akaun, nombor sijil, tarikh diperoleh, tarikh matang, kadar faedah dan nilai pelaburan perlu diselenggarakan. Semua sijil simpanan tetap hendaklah disimpan di dalam peti besl atau bilik kebal.

Semakan Audit mendapati UniSZA mempunyai simpanan tetap berjumlah RM52.11 juta pada akhir tahun 2009 yang dilaburkan dalam beberapa Institusi Kewangan yang dibenarkan. Daftar simpanan tetap telah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini dan kelulusan melabur serta penjualan dibuat dengan kelulusan Pegawai yang diberi kuasa. Surat Perwakilan Kuasa bagi kuasa menyimpan, memperbaharui atau mengeluarkan deposit dengan institusi kewangan telah diberi oleh Naib Canselor kepada Bendahari. Semakan lanjut mendapati terdapat urusan pembaharuan dan pengeluaran pelaburan yang dibuat/diluluskan oleh Timbalan Bendahari dan Ketua Penolong Bendahari tanpa penurunan kuasa secara bertulis. Pihak Audit juga mendapati sijil simpanan tetap telah disimpan dengan selamat dan simpanan tetap UniSZA adalah bagi tempoh jangka pendek iaitu 1 atau 3 bulan.

Pada pandangan Audit, pengurusan pelaburan UniSZA adalah baik dan telah diuruskan mengikut peraturan. Bagaimanapun, UniSZA perlu memastikan pengurusan pelaburan dilaksanakan oleh pegawai yang diberi kuasa.

5.3 Pada keseluruhannya, pihak Audit berpendapat pengurusan kewangan UniSZA adalah baik. Bagaimanapun, UniSZA perlu memastikan pesanan tempatan dikeluarkan terlebih dahulu bagi setiap pembelian sebelum bekalan/perkhidmatan/kerJa diterima serta perolehan peralatan hendaklah dibuat mengikut peraturan dan tidak bercanggah dengan peraturan Kerajaan. Laporan perolehan pembelian terus tidak melebihi jumlah RMSO,OOO setahun bagi setiap jenis item hendaklah disediakan dan dikemukakan kepada Naib Canselor dan salinannya kepada Unit Audit Dalam untuk rujukan dan pemantauan pada setiap 3 bulan. Selain itu, UniSZA juga perlu memastikan daftar sebut harga dan daftar kontrak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini untuk memudahkan rujukan dan pemantauan. Kawalan terhadap pengurusan aset dan inventori juga perlu ditingkatkan dengan memastikan verifikasi stok dilaksanakan, surat

53

pelantikan dikeluarkan dengan kadar segera kepada pegawai penerima aset dan pegawai pemeriksa aset serta daftar kad inden disediakan. Semakan terhadap resit dan penyata pembelian hendaklah dibuat dengan teliti bagi memastikan kad inden minyak tidak disalah guna. UniSZA juga perlu memastikan supaya pengurusan pelaburan dilaksanakan oleh pegawai yang diberi kuasa sahaja.

54

6.1 PENYERAHAN DAN PERAKUAN PENYATA KEWANGAN

Akta Badan Berkanun (Akaun dan Laporan Tahunan) 1980 (Akta 240) menghendaki Badan Berkanun Persekutuan mengemukakan Penyata Kewangan bagi sesuatu tahun kewangan kepada Ketua Audit Negara untuk diaudit tidak lewat dari 30 Jun tahun berikutnya. Namun, untuk mempercepatkan penyediaan dan pembentangan Penyata Kewangan, Perbendaharaan Malaysia telah mengeluarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2007 yang menetapkan Badan Berkanun Persekutuan mengemukakan Penyata Kewangan berkenaan selewat-Iewatnya pada 30 April. Ketua Audit Negara pula dikehendaki memperakui Penyata Kewangan ini selewat-Iewatnya pada 30 Ogos.

Selaras dengan peruntukan tersebut, UniSZA telah mengemukakan Penyata Kewangan tahun berakhir 31 Disember 2009 kepada Ketua Audit Negara pada 5 Mac 2010. Penyata tersebut telah diperakui dengan Sijil Tanpa Teguran pada 10 Mei 2010 dan dikemukakan kepada Kementerian Pengajian Tinggi.

6.2 PRESTASI KEWANGAN

Prestasi kewangan UniSZA bagi tahun berakhir 31 Disember 2009 berbanding tahun 2008 adalah seperti di jadual berikut:

JADUAL16

PERANGKAAN KEWANGAN BAGI TAHUN 2009 DAN 2008

TAHUN

PENINGKATANI PENGURANGAN

, BUTIRAN

--- -

2009

2008

(RM Juta)

RM Juta)

RM Juta)

-

%

55

Pada keseluruhannya, prestasi kewangan UniSZA pada tahun 2009 menunjukkan sedikit penurunan bagi lebihan pendapatan atas perbelanjaan iaitu sejumlah RM2.53 juta atau sebanyak 25.9% berbanding pada tahun 2008 manakala aset bersih pula menunjukkan peningkatan sejumlah RM1. 76 juta atau 3.6%.

6.3 ANALISIS PENYATA KEWANGAN

Analisis yang dibuat terhadap Penyata Kewangan UniSZA bagi tahun berakhir 31 Disember 2009 menunjukkan:

6.3.1 Analisis Nisbah

a. Nisbah Kestabilan

i. Nisbah Semasa

Nisbah ini digunakan bagi tujuan mengukur kemampuan entiti menghadapi obligasi jangka pendek. Penganalisis penyata kewangan berpendapat nisbah semasa yang baik adalah sekurang-kurangnya pada tahap 2: 1. Nisbah semasa UniSZA ialah 3.71: 1 pada tahun 2009 berbanding 3.28: 1 pada tahun 2008. Ini bermakna nisbah semasa UniSZA telah meningkat berbanding tahun 2008. Peningkatan nisbah ini disebabkan oleh penurunan liabiliti semasa iaitu pemiutang pelbagai sejumlah RM2.63 juta berbanding tahun 2008.

2009 2008
Nisbah Semasa RM RM
Aset semasa 69,140,811 70,110,980
=
Liabiliti semasa 18,618,487 21,351,063
= 3.71 = 3.28
ii. Nisbah Hutang (Debt Ratio) Nisbah ini menunjukkan perhubungan jumlah aset dengan hutang yang ditanggung. Pada tahun 2009, UniSZA mempunyai aset berjumlah RM164.84 juta berbanding liabiliti berjumlah RM20.03 juta. Dengan membandingkan jumlah liabiliti ke at as jumlah aset pada akhir tahun 2009, nisbah hutang UniSZA adalah 12.2% iaitu lebih rendah berbanding 20.8% pad a tahun 2008.

2009 2008
Nisbah Hutang RM RM
Jumlah Liabiliti 20,030,427 125,551,304
=
Jumlah Aset 164,837,837 1,618,137,559
= 12.2% = 20.8% 56

b. Nisbah Keuntungan

i. Nisbah Pulangan Atas Jualan (Return On Sales)

Nisbah ini menunjukkan lebihan pendapatan yang diperoleh selepas mengambil kira perbelanjaan pengurusan. Adalah didapati margin lebihan pendapatan bagi tahun 2009 telah menurun pada kadar 5.9% berbanding

tahun 2008 dengan kadar 9.1 %.
2009 2008
Pulangan Atas Jualan RM RM
lebihan/(Kurangan)
= Pendapatan 7,252,134 9,783,936
Pendapatan 122,028,127 107,318,134
,:,~ = 5.9% = 9.1% ii. Nisbah Pulangan Atas Aset (Return On Total Assets)

Nisbah ini digunakan untuk menentukan pulangan at as penggunaan aset. Pihak Audit mendapati pulangan atas aset bagi tahun 2009 ialah pada kadar 0.74 iaitu menurun berbanding tahun 2008 pada kadar 0.96.

2009 RM

2008 RM

107,318,134

Pulangan Atas Aset

Pendapatan

122,028,127

=

Jumlah Aset

164,837,837

111,664,965

= 0.74

= 0.96

6.3.2 Kedudukan Kewangan

Analisis terhadap butiran di Lembaran Imbangan bagi tahun 2009 menunjukkan peningkatan yang ketara terhadap Harta Dalam Pembinaan sebanyak 273.8% atau sejumlah RM50.81 juta. Manfaat Pekerja Jangka Pendek dan Jangka Panjang pula menunjukkan penurunan sebanyak 39.5% dan 26.8%. Perbandingan aset dan Ijabiliti bagi tahun 2009 dan 2008 ditunjukkan seperti di jadual berikut:

57

JADUAL17

PERBANDINGAN ASET DAN LlABILITI TAHUN 2009 DAN 2008

(RM Juta) (RM Juta)

%

BUTIRAN

--

TAHUN

2009

I

,

TAHUN 2008

- --

PENINGKATANI (PENGURANGAN)

I (RM Juta)

- - -- -

ASET BUKAN SEMASA

I Hartanah, Loji dan Peralatan Harta Dalam Pembinaan

14.5 273.7

- - - -- - -- - - - - - - -

ASET SEMASA .' " . ".

1[ 4.51

"'---'-~e~e~-~-~-i~-~n-e-ng-a-n-In-s-ti-tu-si~---=C""" ~

l Tunai Di Tangan dan Di Ba~ f 12.41

i Penghutang Pelbagai dan [ Deposit

r Pemiutang Pelbagai

Manfaat Pekerja Jangka Pendek

(12.5) (41.9)

- -- -

LlABILITI JANGKA PANJANG

Manfaat Pekerja Jangka

Panjang

(26.9)

6.3.2.1 Harta Dalam Pembinaan

Harta Dalam Pembinaan telah meningkat pada tahun 2009 berbanding tahun sebelumnya disebabkan oleh pertambahan perbelanjaan dalam tahun semasa. Peningkatan Harta Dalam Pembinaan adalah sejumlah RM50.80 juta atau sebanyak 273.7% berbanding tahun 2008.

t .

6.3.2.2 Penghutang Pelbagai dan Deposit

Penghutang pelbagai dan deposit meningkat sebanyak 30.0% atau sejumlah RM1.04 juta berbanding tahun 2008 disebabkan oleh peningkatan dalam penghutang pelbagai dan penghutang pinjaman kenderaan.

6.3.2.3 Tunai di tangan dan di Bank

~unai di tangan dan di bank meningkat pada tahun 2009 sebanyak 20.3% atau sejumlah RM2.09 juta berbanding tahun 2008 disebabkan oleh peningkatan hasil yuran dan simpanan tetap ditunaikan dalam tahun semasa .

58

6.3.2.4 Manfaat Pekerja Jangka Pendek dan Jangka Panjang

Manfaat Pekerja Jangka Pendek dan Jangka Panjang telah menurun pada tahun 2009 sebanyak 41.9% atau sejumlah RMO.13 juta dan 26.9% atau sejumlah RMO.52 juta berbanding tahun 2008 disebabkan oleh tiada peruntukan tambahan yang dibuat dalam tahun semasa.

6.3.3 Analisis Pendapatan

Pendapatan UniSZA pad a keseluruhannya meningkat sebanyak 13.7% atau RM14.71 juta iaitu daripada RM1 07.32 juta pada tahun 2008 kepada RM122.03 juta pada tahun 2009. Peningkatan ini disebabkan oleh tambahan dalam jumlah geran mengurus yang diterima dan hasil yuran. Perbandingan pendapatan tahun 2009 dan tahun 2008 adalah seperti di jadual berikut:

JADUAL18

PERBANDINGAN PENDAPATAN TAHUN 2009 DAN 2008

PENDAPATAN

----- --

TAHUN 2009 (RM Juta)

--

TAHUN· 2008 (RM Juta)

PENINGKATAN I (PENGURANGAN)

-

(RM Juta)

-

13.39 I 14.4

'--"""""0"'"":.8:--4""" [ 442.1

I Yuran

JUMLAH PENDAPATAN

122.03

107.32

I 14.71

Pendapatan Lain

6.3.4 Analisis Perbelanjaan

Perbelanjaan UniSZA pada keseluruhannya meningkat sebanyak 17.7% atau RM17.23 juta iaitu daripada RM97.53 juta pad a tahun 2008 kepada RM 114.76 juta pada tahun 2009. Kenaikan perbelanjaan yang paling ketara ialah bagi perbeJanjaan Emolumen serta Perkhidmatan dan Bekalan. Perbandingan perbelanjaan bagi tahun 2009 dan 2008 adalah seperti di jadual berikut:

59

JADUAL19

PERBANDINGAN PERBELANJAAN TAHUN 2009 DAN 2008

- - -- - -

PERBELANJAAN

---

TAHUN 2009 (RM Juta)

-

TAHUN 2008 (RM Juta)

Emolumen

Susut Nilai

JUMLAH PERBELANJAAN

114.76

I

97.53

17.23

6.3.4.1 Emolumen

Pada tahun 2009, Emolumen telah meningkat sebanyak 18.0% atau sejumlah RM6.15 juta berbanding tahun 2008 disebabkan peningkatan Gaji dan Upah serta Elaun dan Lain-Lain Habuan Wang.

6.3.4.2 Perkhidmatan dan Bekalan

Pertambahan belanja Perkhidmatan dan Bekalan pada tahun 2009 sebanyak 25.0% atau sejumlah RM13.31 juta berbanding tahun 2008 adalah disebabkan oleh kenaikan dalam belanja Bekalan Bahan-Bahan Lain serta belanja Perkhidmatan Ikhtisas dan Lain-Lain Perkhidmatan Yang Dibeli.

6.3.4.3 Pemberian dan Kenaan Bayaran Tetap

Terdapat penurunan sejumlah RM2.59 juta atau sebanyak 88.1 % bagi Pemberian dan Kenaan Bayaran Tetap pada tahun 2009 berbanding tahun 2008 disebabkan oleh penurunan dalam bayaran ganjaran dan pelarasan Gantian Cuti Rehat kakitangan yang akan tamat kontrak bagi tahun 2011 hingga 2015.

6.3.4.4 Perbelanjaan Lain

Perbelanjaan Lain telah menurun sebanyak 67.1 % atau sejumlah RM1.12 juta pada tC!hun 2009 berbanding tahun 2008 disebabkan oleh penurunan perbelanjaan lain dalam kumpulan wang pembangunan.

60

Pada keseluruhannya, kedudukan kewangan UniSZA adalah stabil berdasarkan kedudukan aset semasa berjumlah RM69.14 juta berbanding dengan Jiabiliti semasa berjumlah RM18.62 juta. Kedudukan ini juga dapat dilihat melalui nisbah semasa di mana aset semasa bersih dapat menampung liabiliti semasa sebanyak 3.71 kali. UniSZA perlu meningkatkan pendapatan di samping mengurangkan perbelanjaan bagi memperkukuhkan lagi kedudukan kewangan UniSZA.

61

7.1 Pada keseluruhannya, UniSZA telah melaksanakan pengurusannya dengan baik. Kepimpinan dan komitmen oleh pengurusan atasan dan semua pegawai UniSZA, mampu mewujudkan satu rangkaian sistem pengurusan yang baik untuk memastikan objektif penubuhannya tercapai.

7.2 UniSZA perlu menitikberatkan kelemahan yang dibangkitkan oleh Jabatan Audit Negara dan usaha positif hendaklah diambil segera untuk menangani kelemahan tersebut. Penemuan Audit yang dibangkitkan adalah berdasarkan pensampelan yang telah disemak sahaja. Sehubungan itu, adalah diharapkan pihak pengurusan UniSZA melalui Unit Audit Dalam dapat membuat pemantauan terhadap perkara yang tidak termasuk dalam skop pengauditan Jabatan Audit Negara. Penyeliaan oleh pegawai yang terlibat dengan pengurusan di peringkat Bahagian/Unit perlu dipantau secara sistematik dan berterusan. Susulan terhadap perkara yang dibangkitkan di Sahagian/Unit yang tidak termasuk dalam skop pengauditan Jabatan Audit Negara juga perlu dititikberatkan. Ini adalah bagi menentukan semua peraturan pengurusan khususnya pengurusan kewangan sentiasa dipatuhi dan prosedur kawalan dalaman yang wujud dikemas kini dari semasa ke semasa mengikut kesesuaian.

62

LAMPIRAN A

CARTA ORGANISASI UNIVERSITI DARUL IMAN MALAYSIA PADA BULAN MAC 2010

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

2.1.4 Penurunan Kuasa

Arahan Perbendaharaan 11 (a) menyatakan dengan jelas kewajipan kewangan dan perakaunan bagi pegawai yang menjalankan tugas di bawah seseorang Pegawai Pengawal mestilah dinyatakan secara bertulis. Pihak Audit mendapati Naib Canselor UniSZA telah mengeluarkan surat penurunan kuasa mengenai pengurusan kewangan UniSZA kepada pegawai yang terlibat.

2.1.5 Pembahagian Tugas

Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bi1. 5 Tahun 2007, pembahagian tugas yang jelas dan sempurna adalah penting untuk meningkatkan akauntabiliti dan ketelusan sesebuah organisasi di sam ping membentuk suatu sistem kawalan yang teguh. Pembahagian tugas antara Bahagian/Unit hendaklah berdasarkan keperluan dan kesesuaian kelayakan serta pengalaman anggota bertujuan untuk memastikan tugas dilaksanakan dengan cekap dan teratur. Senarai tug as adalah dokumen yang menjelaskan secara terperinci mengenai tug as dan tanggungjawab seorang pegawai. Senarai tug as yang disediakan hendaklah selaras dengan objektif yang hendak dicapai oleh sesebuah agensi. Semakan Audit terhadap senarai tugas pegawai di Jabatan Bendahari mendapati pembahagian tugas telah dilaksanakan mengikut kelayakan dan pengalaman pegawai.

Pad a pandangan Audit, pengurusan organisasi UniSZA telah diuruskan dengan teratur. la mempunyai gabungan pegawai yang berkelayakan dan berpengalaman untuk melaksana dan mencapai objektif penubuhannya. Struktur organisasi yang diluluskan menunjukkan pendekatan kawalan pengurusan yang menyeluruh dan berkesan.

2.2 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

2.2.1 Perjawatan

2.2.1.1 Sehingga bulan Januari 2010, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) telah meluluskan 1,155 jawatan iaitu terdiri daripada 3 pegawai Pengurusan Tertinggi, 478 pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional, 110 pegawai Kumpulan Sokongan 1 dan 564 pegawai Kumpulan Sokongan 2. Sehingga bulan Mac 2010, sebanyak 1,198 jawatan bukan akademik dan akademik telah diisi. Bagaimanapun, 9 jawatan bukan akademik bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional telah terlebih diisi. Bagi perjawatan akademik pula sebanyak 75 atau 21.2% jawatan terlebih diisi. Analisis Audit selanjutnya mendapati jawatan bagi Profesor Madya/Pensyarah terlebih diisi sebanyak 20 jawatan atau 6.9%, Tutor/Felo sebanyak 57 jawatan atau melebihi 100% dan 4 jawatan bagi Pengajar Jururawat atau 50% telah terlebih diisi. Pada keseluruhannya,

6

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->