Scribd Logo
Upload

Welcome to Scribd!

  • Lampiran A

    Uploaded by

    tuanrosli
    652 views66 pages

    Copyright

    © Attribution Non-Commercial (BY-NC)

    Available Formats

    PDF, TXT or read online from Scribd

    Did you find this document useful?

    Is this content inappropriate?

    Report this Document

    Copyright:

    Attribution Non-Commercial (BY-NC)
    Download as PDF, TXT or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    652 views66 pages

    Lampiran A

    Uploaded by

    tuanrosli

    Copyright:

    Attribution Non-Commercial (BY-NC)
    Download as PDF, TXT or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    of 66
    LAPORAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN TAHUN 2010 UNIVERSITI SULTAN ZAINAL ABIDIN UNiSZA ce tb pee gb peti nig BAHAGIAN I MUKA SURAT PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1 1.2. Objektif Pengauditan 2 4.3 Skop dan Metodologi Pengauditan 2 BAHAGIAN II PENGURUSAN ORGANISASI 2.1 Pengurusan Organisasi Secara Menyeluruh 3 2.2 Pengurusan Sumber Manusia 6 BAHAGIAN Iil JAWATANKUASA KEWANGAN DAN UNIT AUDIT DALAM 3.1 Jawatankuasa Yang Ditubuhkan 12 3.2 Keberkesanan Jawatankuasa 12 3.3 Unit Audit Dalam 14 BAHAGIAN IV SISTEM DAN PROSEDUR 4.1 Pewujudan Sistem Dan Prosedur 7 4.1.1. Peraturan Kewangan dan Perakaunan 7 4.1.2 Manual Prosedur Kerja, Sistem Prosedur Kualiti dan Fail Meja_ 17 4.1.3 Pemeriksaan Mengejut 18 BAHAGIAN V PENGURUSAN KEWANGAN 5.1 Pendahuluan 20 5.2 Penemuan Audit 20 5.2.1 Kawalan Bajet 20 5.2.2. Kawalan Terimaan 23 5.2.3. Kawalan Perbelanjaan 27 5.2.4 Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah 39 5.2.5 Pengurusan Kumpulan Wang Pinjaman 5.2.6 Pengurusan Akaun Deposit 5.2.7 Pengurusan Aset Dan Inventori 5.2.8 Pengurusan Pelaburan BAHAGIAN VI PENYATA KEWANGAN 6.1 Penyerahan Dan Perakuan Penyata Kewangan 62 Prestasi Kewangan 63 Analisis Penyata Kewangan BAHAGIAN VII RUMUSAN DAN SYOR AUDIT LAMPIRAN A. 40 44 42 52 55 55 62 BAHAGIAN | a=) ea Cd 14 LATAR BELAKANG 1.1.4 Universiti Sultan Zainal Abidin (UniSZA) yang dahulunya dikenali sebagai Universiti Darul Iman ditubuhkan pada 1 Januari 2006 di bawah Akta Kolej dan Universiti 1971 dan berdaftar di bawah Kementerian Pengajian Tinggi. Matlamat utama penubuhannya adalah untuk memaju dan mengembangkan pengajian tinggi dalam bidang Pengajian Islam, Sains, Sains Kesihatan Bersekutu, Perubatan, Sains Makanan, Pertanian dan Bioteknologi, Teknologi Maklumat dan Komunikasi dan bidang pengajian yang perlu. Selain itu, UniSZA juga melaksanakan penyelidikan, pengumpulan, pemajuan pengetahuan dan penyebaran pengetahuan dalam bidang pengajian tersebut. 1.1.2 UniSZA mempunyai 3 kampus iaitu Kampus KUSZA, Kampus Kota dan Kampus Besut. Setakat ini hanya 2 kampus yang beroperasi sepenuhnya iaitu Kampus Kota dan Kampus KUSZA manakala Kampus Besut masih dalam proses pembinaan. UniSZA Kampus KUSZA memfokuskan kepada pengajaran dan penyelidikan ilmu-ilmu Islam yang diharmonikan dengan ilmu-ilmu konvensional. UniSZA Kampus Kota pula menawarkan program dalam bidang Kesihatan Bersekutu dan UniSZA Kampus Besut pula akan dibangunkan mengkuhusus dalam bidang pertanian seperti bio-teknologi pertanian dan kursus lain yang berkaitan 1.1.3 Objektif penubuhan UniSZA adalah seperti berikut: + Menyedia dan mengadakan kursus pengajian, membuat peruntukan bagi penyelidikan dan langkah yang perlu. untuk memaju dan mengembangkan pengetahuan serta pengajian di bidang yang selaras dengan tujuan penubuhan Universiti ‘© Menjadi institusi pengajian tinggi bertaraf antarabangsa yang melahir dan membentuk pemimpin yang berbakat dan pemikirannya diasuh, diperkayakan dengan ilmu, budaya tinggi dan akhlak yang luhur. ‘+ Menonjol dan mengasah bakat bakal pemimpin dalam pelbagai bidang menerusi usaha merekayasa_ilmu, —menggalakkan _ketelusan, keterbukaan, menanam sikap bertanggungjawab dan menghargai kepelbagaian untuk manafaat manusiawi. 1.1.4 UniSZA mempunyai 9 Fakulti yang menawarkan 22 Program Diploma dan 15 Program ljazah Sarjana Muda. Setakat 30 April 2010, UniSZA mempunyai seramai 4,711 pelajar yang sedang menuntut dalam pelbagai bidang. 1.2 OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dilaksanakan untuk menilai sama ada pengurusan kewangan UniSZA telah dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi undang-undang serta peraturan yang ditetapkan. Hasil daripada pengauditan ini, satu penilaian akan dibuat untuk memberi penarafan terhadap prestasi pengurusan kewangan 1.3 SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN 1.3.1. Pengauditan dijalankan di Kampus Kota dan Kampus KUSZA yang merangkumi 8 elemen utama iaitu kawalan pengurusan, kawalan bajet, kawalan terimaan, kawalan perbelanjaan, pengurusan akaun amanah/kumpulan wang amanah dan deposit, pengurusan aset dan stor, pengurusan pelaburan dan pinjaman serta analisis penyata kewangan. 1.3.2. Pengauditan ini dijalankan dengan meneliti peraturan kewangan, minit mesyuarat dan rekod berkaitan dengan pengurusan UniSZA bagi tahun 2009 dan sehingga bulan Mac 2010. Di samping itu, temu bual dengan pegawai yang terlibat telah diadakan. Analisis prestasi kewangan pula disediakan berdasarkan penyata kewangan UniSZA bagi tahun berakhir 31 Disember 2009, BAHAGIAN II PENGURUSAN ORGANISASI 24 PENGURUSAN ORGANISASI SECARA MENYELURUH Semakan Audit telah dijalankan terhadap 5 aspek utama kawalan pengurusan iaitu Lembaga Pengarah, pengurusan atasan, carta organisasi, penurunan kuasa dan pembahagian tugas bagi menilai sama ada struktur pengurusan kewangan yang berkesan telah diwujudkan. Hasil semakan Audit untuk setiap kawalan pengurusan adalah seperti berikut: 24.4 Lembaga Pengarah 2.4.1.1 Lembaga Pengarah adalah badan eksekutif tertinggi UniSZA dan bertanggungjawab melaksanakan kuasa seperti yang diperuntukkan di Seksyen 19(1) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Perlembagaan UniSZA). 2.4.1.2 Mengikut Seksyen 16, Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, pelantikan ahli Lembaga Pengarah dibuat oleh Menteri bagi suatu tempoh tidak melebihi 3 tahun dan layak dilantik semula. Lembaga Pengarah Universiti Sultan Zainal Abidin terdiri daripada: + Pengerusi + Naib Canselor * Dua orang wakil Kerajaan + Seorang wakil masyarakat tempatan * Tidak lebih daripada 3 orang yang mempunyai pengetahuan atau pengalaman yang pada pendapat Menteri, bolen membantu Lembaga, sekurang-kurangnya seorang daripada mereka dari sektor swasta 2.1.1.3. Pemeriksaan Audit mendapati pelantikan pengerusi dan ahli Lembaga Pengarah adalah mematuhi kehendak akta tubuhnya. Y. Bhg. Dato’ Zolkipli Abdul telah dilantik sebagai Pengerusi Lembaga Pengarah mulai 16 Januari 2010 hingga 15 Januari 2013. Ahli Lembaga Pengarah lain adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 1 ‘SENARAI AHLI LEMBAGA PENGARAH 2.1.1.4 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, tidak menetapkan kekerapan untuk mengadakan mesyuarat Lembaga Pengarah dalam setahun. Akta ini telah menetapkan korum mesyuarat adalah seramai 4 ahli. Walau bagaimanapun, Mengikut Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998, Lembaga Pengarah hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga bulan sekali. Semakan Audit mendapati Lembaga Pengarah telah bermesyuarat sebanyak 5 kali pada tahun 2009 dengan korum yang mencukupi. Antara perkara utama yang dibincangkan adalah seperti berikut: * Pelaksanaan dasar dan peraturan akademik yang ditetapkan oleh Universiti = Urusan Kenaikan Pangkat jawatan Profesor Hal pentadbiran, perkhidmatan, kursus dan program baru pembelajaran * Menerima pakai pekeliling perkhidmatan dan surat pekeliling kerajaan + Laporan prestasi kewangan + Laporan Jawatankuasa Pelaburan + Laporan Jawatankuasa Audit * Laporan Jawatankuasa Tetap Kewangan * Laporan prestasi projek Rancangan Malaysia Kesembilan dan pembangunan UniSZA * Cadangan pindahan peruntukan. Pada pendapat Audit, bilangan mesyuarat yang diadakan telah mematuhi kehendak peraturan yang ditetapkan. Mesyuarat juga telah diadakan dengan korum yang mencukupi dan membincangkan perkara yang ditetapkan mengikut agenda. Semua minit telah disediakan dan difailkan dengan teratur. 2.4.2 Pengurusan Atasan UniSZA diterajui oleh Naib Canselor yang disandang oleh Y. Bhg. Dato’ Prof. Dr. Alias bin Daud dengan dibantu oleh 2 Timbalan Naib Canselor iaitu Timbalan Naib Canselor (Akademik Dan Antarabangsa), Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Inovasi) serta 2 pegawai utama iaitu Pendaftar dan Bendahari. Pada pendapat Audit, pelantikan pegawai pengurusan atasan telah dibuat berdasarkan kelayakan, pengalaman dan kepakaran yang dimiliki dalam bidang berkaitan. 24.3 Carta Organisasi Kedudukan struktur organisasi sesebuah agensi hendakiah selaras dari segi susunan, tugas dan objektif yang hendak dicapai sama ada di bawah peruntukan bajet mengurus atau anggaran bajet pembangunan. Carta organisasi yang disediakan hendaklah membentuk satu pendekatan kawalan pengurusan yang menyeluruh dan boleh menentukan penggunaan sumber organisasi yang berkesan di bawah kawalannya. Semakan Audit mendapati, carta organisasi UniSZA telah disediakan dengan lengkap dan kemas kini mengikut bahagian/unit serta dimasukkan dalam laman web UniSZA bagi tujuan rujukan kepada pelanggan UniSZA. Carta tersebut menunjukkan semua bahagian dan unit di dalam pentadbiran UniSZA. Antara bahagian utama dalam struktur organisasi UniSZA adalah Pejabat Naib Canselor, Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa), Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi), Jabatan Pendaftar, Jabatan Bendahari, Jabatan Perpustakaan, Bahagian Hal Ehwal Pelajar & Alumni, Jabatan Pembangunan & Penyenggaraan, Unit Audit Dalam, Fakulti dan Pusat. Carta organisasi UniSZA setakat bulan Mac 2010 adalah seperti di Lampiran A. Pada pendapat Audit, carta organisasi UniSZA telah disediakan dengan lengkap dan kemas kini mengikut Bahagian dan Unit serta dimasukkan dalam laman web unisza. an fai or an as an h. an a8 i ai an an lebihan pengisian perjawatan di UniSZA berlaku bagi jawatan yang ditantik menerusi kontrak, Kedudukan keseluruhan perjawatan yang diluluskan dan diisi_ mengikut kumpulan pada bulan Mac 2010 adalah seperti jadual berikut JADUAL 2 KEDUDUKAN JAWATAN BUKAN AKADEMIK DAN AKADEMIK YANG DILULUSKAN DAN DIIS| MENGIKUT KUMPULAN SEHINGGA BULAN MAC 2010 _ EROS CUT Bea (ee TOA UT ; A pony Cee terap | KoNTRAK | uMLAH | BIL. Men cUr-cnd "Peovasan Tern 3 3 0 ca Go Gee es ae oy eos See ent wo fm 28 one ‘soxongan 2 oe | 453, a a 30 ee ‘Jumiah Kecil 802 ott 159 arom] (sees | 4 eS Seascale | aa (ele | en “Torte 2s o 2 2 en | >c00 “vies mes een a es {rep iatan taste le Be eer eae | Pera dat 2 8 ‘ 2 & ) Jumiah Kecil 353 | 280 148 428 (75) (21.2) Ee | | za 22.1.2 Penempatan pegawai UniSZA adalah berdasarkan kelayakan, kepakaran dan pengalaman masing-masing, Analisis Audit terhadap pegawai dari Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional mendapati 628 atau 99.7% pegawai yang dilantik mempunyai kelayakan minimum ljazah Sarjana Muda seperti yang ditunjukkan di jadual berikut JADUAL 3 KELAYAKAN PEGAWAI UNISZA KUMPULAN PENGURUSAN TERTINGGI DAN KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL PADA BULAN MAC 2010 ro PeeNUA) EeNet LUN las Er ee ° E 218 218 lazan Sarjana Muda [ - 302 302 Diploma Lanjutan y [ 2 BZ Diploma i 3 I 7 ae 2.2.1.3 Analisis usia dibuat terhadap seramai 630 pegawai Kumpulan Pengurusan Teringgi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional berdasarkan maklumat yang diperoleh daripada Bahagian Sumber Manusia. Jadual berikut menunjukkan analisis, usia pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional: JADUAL 4 ANALISIS USIA PENGURUSAN TERTINGGI DAN PEGAWAI KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL ‘Antara 20 hingga 20 tahun, ‘Antara 31 hingga 40 tahun 197 ‘Antara 41 hingga 60 tahun 98 Antara 1 hingga 58 tahun 2.2.1.4 Pihak Audit mendapati seramai 98 pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan Profesional adalah terdiri daripada usia 41 hingga 50 tahun dan 80 orang antara 51 hingga 58 tahun, Pada pandangan Audit, bilangan pegawai UniSZA dari segi umur serta pengalaman kerja adalah seimbang. Kedudukan diperkukuhkan lagi dengan adanya golongan pelapis dan tenaga muda bagi mengisi kekosongan jawatan selepas persaraan pegawai lama. 2.2.2 Pelan Peralihan Tugas Setiap organisasi perlu mempunyai pelan peralihan tugas untuk membantu pihak pengurusan membuat keputusan yang lebih teratur sekiranya timbul keperluan pengisian jawatan penting akibat persaraan atau peletakan jawatan. Melalui keperluan sumber manusia yang terancang, program organisasi dapat dilaksanakan dengan N | | san ang isis dan ai nun wai can agi vak lan lan yan lancar dan tersusun. Pelan peralihan tugas adalah penting bagi memastikan peluang kerjaya bagi pegawai pengurusan diwujudkan menerusi penstrukturan semula organisasi. Ini dapat dilaksanakan dengan adanya penubuhan Jawatankuasa Search Committee. Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk mengenal pasti penilaian, pemilinan, pelaksanaan dan membuat syor pegawai yang layak mengisi jawatan strategik atau penting. Semakan Audit mendapati UniSZA tidak menyediakan pelan peralihan tugas dan juga tidak menubuhkan Jawatankuasa Search Committee. UniSZA memaklumkan Jabatan Pendaftar sedang meneliti pelan peralihan tugas dan keahlian bagi Jawatankuasa Search Committee. Perkara ini telah dibincangkan di peringkat Universiti dalam Bengkel Lestari pada 24 Mei 2010 dan keputusannya akan dibentang dalam Mesyuarat Pengurusan untuk kelulusan. 22.3 Latihan 2.2.3.1 Setiap agensi perlu membuat perancangan keperluan latihan setiap tahun bagi meningkatkan tahap kecekapan, produktiviti serta kemahiran pegawai dalam urusan kerja harian. UniSZA juga perlu merancang program latihan dan kursus untuk meningkatkan tahap kecekapan dan kemahiran pegawai terutama yang terlibat dengan pengurusan kewangan. 2.23.2 Bahagian Pembangunan Sumber, Seksyen Latihan Jangka Pendek & Induksi adalah bertanggungjawab merancang latihan luaran di samping menganjurkan latihan dalaman kepada pegawai. Pihak Audit mendapati Seksyen Latihan Jangka Pendek & Induksi telah menyediakan rancangan latihan tahun 2009 serta menganjurkan kursus bagi meningkatkan tahap pengetahuan dan kemahiran pegawai. Seksyen tersebut juga berusaha bagi memenuhi kehendak Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 untuk memastikan setiap pegawai UniSZA menghadiri kursus dan latihan sekurang- kurang 7 hari setahun. Sepanjang tahun 2009, sebanyak 21 kursus anjuran UniSZA telah diadakan berbanding 26 kursus yang dirancang seperti di jadual berikut: JADUAL 5 KURSUS YANG DIRANCANG DAN DILAKSANAKAN BAGI TAHUN 2009 Rare Fy Cer) NCA PIES NN I 2.2.3.4 Semakan Audit terhadap sampel 10 pegawai yang dipiiih dari Jabatan Bendahari mendapati kursus yang dipohon dan dihadiri bersesuaian dengan bidang tugas pegawai. UniSZA telah menganjurkan satu kursus berkaitan kewangan dan selebihnya adalah anjuran pihak luar. Antara kursus dan bengkel berkaitan kewangan anjuran pihak luar dan UniSZA yang dihadiri oleh pegawai dari Jabatan Bendahari adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 6 KURSUS YANG DILAKSANAKAN BAGI TAHUN 2009 5 BILANGAN. NAMA KURSU! esse Kursus Penyelenggaraan & Pengurusan Buku Vol Pada pendapat Audit, UniSZA telah memberikan kursus/latihan yang sesuai dan mencukupi kepada pegawai dan kakitangan termasuk di Jabatan Bendahari selaras dengan pekel 2.2.4 Surcaj 2.2.4.1 Satu Akta yang dikenali sebagai Akta Badan-Badan Berkanun Persekutuan (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) telah diadakan untuk menangani perkara yang berkaitan dengan pengurusan tatatertib di Badan Berkanun Persekutuan. Akta ini bertujuan untuk menyeragamkan peraturan tatatertib dan bagi mengatasi masalah yang dihadapi oleh Badan Berkanun Persekutuan yang belum mempunyai peraturan tatatertibnya sendiri 2.2.4.2 UniSZA telah menubuhkan Jawatankuasa Tatatertib pada 31 Mei 2007 untuk membincangkan kes pegawai bermasalah dan mengenakan tindakan tatatertib/surcaj 10 kepada pegawai yang didapati bersalah. Jawatankuasa juga boleh mengambil tindakan tatatertib ke atas pegawai berkenaan dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat. Bagaimanapun, sehingga kini tiada kes surcaj dilaporkan di UniSZA. Pada pandangan Audit, secara keseluruhannya kawalan pengurusan UniSZA adalah baik dan sebarang usaha penambahbaikan perlu diteruskan. Bagaimanapun, UniSZA perlu memastikan pengisian jawatan adalah berdasarkan waran perjawatan yang diluluskan dan menyediakan pelan peralihan tugas serta menubuhkan Jawatankuasa Search Committee dengan segera cr BAHAGIAN III AVN Urey Wd CPA UN Thay Ne )P) Wa ey Ne) 3.1 JAWATANKUASA YANG DITUBUHKAN 3.1.1 Jawatankuasa ditubuhkan bagi merancang pelaksanaan sesuatu dasar atau program Kerajaan, menyelaras dan menyatukan usaha pelaksanaan sesuatu program supaya tindakan yang dilakukan bersepadu dan harmoni dan menyelesaikan masalah yang timbul. Beberapa Jawatankuasa telah ditubuhkan bertujuan untuk memantapkan dan menyempurnakan kawalan pengurusan UniSZA di peringkat Lembaga Pengarah, Senat, peringkat tertinggi dan peringkat pengurusan. Di antara jawatankuasa yang ditubuhkan adalah seperti berikut: ¢ Lembaga Perolehan A dan B * Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun « — Jawatankuasa Audit ¢ — Jawatankuasa Pelaburan ¢ — Jawatankuasa Sebut Harga — Jawatankuasa Pelupusan/ Kehilangan Harta ¢ Jawatankuasa Tetap Kewangan ¢ — Jawatankuasa Tatatertib 3.2. KEBERKESANAN JAWATANKUASA ‘Analisis Audit terhadap keberkesanan jawatankuasa yang berkaitan dengan pengurusan Kewangan dan jawatankuasa berkaitan aktiviti utama dan penting telah dilaksanakan. Keberkesanan sesuatu jawatankuasa dinilai berdasarkan peranan, kekerapan bermesyuarat dan tindakan proaktif yang telah diambil terhadap semua keputusan mesyuarat. Pihak Audit telah memilin 3 jawatankuasa untuk semakan. Hasil semakan terhadap pelaksanaan jawatankuasa terlibat adalah seperti berikut: 3.21 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun 3.2.1.1. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) telah ditubuhkan pada 31 Mei 2007 melalui kelulusan Lembaga Pengarah UniSZA. Penubuhan Jawatankuasa ini selaras dengan kehendak Pekeliing Perbendaharaan Bilangan 10 Tahun 2008 dan juga Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 1998 yang diterima pakai oleh UniSZA. Fungsi utama Jawatankuasa adalah untuk membantu Pegawai Pengawal untuk mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun 12 supaya menepati kehendak Akta Acara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan Surat Pekeliiing berkaitan. 3.2.1.2 Berdasarkan minit mesyuarat jawatankuasa ini, pihak Audit mendapati perkara yang dibincangkan meliputi bidang tugas yang ditetapkan oleh Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 10 Tahun 2008. Antara perkara yang dibincangkan adalah berkaitan pengurusan bajet, pengurusan perakaunan, pengurusan_perolehan, pengurusan pungutan dan tunggakan hasil, pengurusan aset dan stor, penyediaan laporan tahunan dan penyata kewangan, tindakan susulan terhadap Laporan Unit Audit Dalam dan Laporan Ketua Audit Negara serta latinan kepada pegawai yang mengurus hal ehwal kewangan dan akaun. 3.2.1.3 Pekeliling ini juga menetapkan JPKA perlu bermesyuarat sekurang-kurangnya 4 kali setahun. Semakan Audit mendapati Jawatankuasa ini telah bermesyuarat sebanyak 4 kali bagi tahun 2009 dan minit mesyuarat juga telah disediakan dan difailkan dengan teratur. Laporan Suku Tahun disediakan dan telah dikemukakan kepada Kementerian Pengajian Tinggi. Pihak Audit mendapati Jawatankuasa telah membincangkan perkara yang penting. Kesinambungan perkara yang dibincangkan adalah baik dan tindakan susulan diambil selaras dengan keputusan mesyuarat. 3.2.2 Jawatankuasa Audit 3.2.2.1. Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 1998 menyatakan Jawatankuasa Audit hendaklah ditubuhkan melalui resolusi Lembaga Pengarah yang menggariskan objektif, tanggungjawab dan keahliannya. Jawatankuasa Audit UniSZA telah ditubuhkan pada 31 Mei 2007. 32.2.2 Antara fungsi dan tugas Jawatankuasa tersebut adalah mengkaji laporan daripada Juruaudit Dalam dan Luar serta memperakukan tindakan susulan yang perlu kepada Lembaga Pengarah, mengkaji keberkesanan dan kemampuan sistem pengawalan serta melaksanakan fungsi yang ditetapkan oleh Lembaga Pengarah dari semasa ke semasa. 3.22.3. Pihak Audit mendapati Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Y. Bhg. Tan Sri Profesor Emeritus Dato’ Seri Panglima Dr. Abu Hassan bin Othman dan dianggotai oleh 2 orang ahli Lembaga Pengarah yang dilantik oleh Lembaga Pengarah. Di samping itu, Bendahari dan seorang pegawai yang layak turut hadir serta Ketua Unit Audit Dalam bertindak sebagai Setiausaha. Semakan Audit mendapati kehadiran ahli semasa mesyuarat diadakan adalah memuaskan. 13 3.2.2.4 Pihak Audit juga mendapati JKA telah bermesyuarat sebanyak 4 kali pada tahun 2009. Antara perkara yang dibincangkan oleh Jawatankuasa Audit ialah laporan pengauditan Unit Audit Dalam seperti pengauditan pengurusan kewangan, cadangan penstrukturan Unit Audit Dalam dan laporan aktiviti bagi tahun 2009. Jawatankuasa ‘Audit juga telah membentangkan laporannya setiap suku tahun di Mesyuarat Lembaga Pengarah. 3.2.3 Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus 3.2.3.1. Arahan YAB Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998 dan Siri 2 No. 1 Tahun 2000 menetapkan penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan di peringkat negeri, kementerian, jabatan atau agensi manakala Arahan YAB Perdana Menteri No. 1 Tahun 2009 yang berkuat kuasa pada 20 November 2009 pula menetapkan penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus bertujuan bagi memperkukuhkan lagi struktur sistem pengurusan pentadbiran Kerajaan Malaysia. Tujuan utama Jawatankuasa ini ditubuhkan adalah untuk mewujudkan pentadbiran Kerajaan dan perkhidmatan awam yang cekap, berdisiplin serta mempunyai integriti yang paling tinggi dengan mempertingkatkan amalan nilai murni. Selain itu, ia juga bagi mengatasi masalah dan kelemahan terutama dalam pengurusan kewangan Kerajaan, pentadbiran awam, pengendalian kes tatatertib, rasuah, penyalahgunaan kuasa dan penyelewengan yang ditegah oleh peraturan, perundangan serta agama. Semakan Audit mendapati UniSZA tidak menubuhkan Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus (JKTU). Semakan lanjut mendapati penubuhan JKTU masih dalam peringkat perancangan dan kertas cadangan penubuhan JKTU telah dibentangkan dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah. Pihak Audit berpendapat UniSZA perlu menubuhkan JKTU dengan segera selaras dengan Arahan YAB Perdana Menteri No. 1 Tahun 2009 bagi meningkatkan tadbir urus dalam sektor awam. UniSZA memaklumkan JKTU di UniSZA dikenali sebagai Jawatankuasa Kerja/Induk Keutuhan Pengurusan, Pelan Integriti Nasional dan Menangani Kerenah Birokrasi Jawatankuasa ini telah bermesyuarat buat pertama kali pada 23 Mei 2010. 3.3 UNIT AUDIT DALAM 3.3.1 Unit Audit Dalam UniSZA telah ditubuhkan pada 25 Februari 2007 bagi membantu pihak —pengurusan dan Lembaga Pengarah —_melaksanakan tanggungjawabnya dengan berkesan. Unit ini juga bertanggungjawab menjalankan analisis dan penilaian, memberi cadangan, nasihat serta maklumat berkenaan aktiviti dan operasi UniSZA yang dikaji serta bertanggungjawab melaporkan secara terus kepada Naib Canselor dan Jawatankuasa Audit. Mengikut Surat Pekeliling Am Bilangan 14 3 Tahun 1998, Unit Audit Dalam hendaklah mempunyai bilangan pegawai yang secukupnya bagi membolehkan unit ini melaksanakan tugasan pengauditan dengan berkesan. 3.3.2 Unit Audit Dalam di UniSZA diketuai oleh seorang Ketua Unit Audit Dalam Gred W44 dan dibantu oleh seorang Juruaudit Gred W41, 2 orang Penolong Juruaudit Gred W27, 2 orang Pembantu Juruaudit Gred W17 serta seorang Pembantu Am Pejabat Gred N1. 3.3.3 Rancangan pengauditan Unit Audit Dalam bagi tahun 2009 telah diluluskan oleh Jawatankuasa Audit pada 17 Disember 2008. Sebanyak 6 program pengauditan telah dirancang untuk dilaksanakan pada tahun 2009. Perancangan dan pelaksanaan program kerja bagi tahun 2009 adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 7 PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN PROGRAM PENGAUDITAN UNIT AUDIT DALAM BAGI TAHUN 2009 3.3.4 Pihak Audit mendapati sehingga bulan Disember 2009, Unit ini telah melaksanakan 6 pengauditan termasuk satu program pengauditan yang dilaksanakan atas arahan pihak pengurusan manakala satu program pengauditan telah dibatalkan Kekurangan rancangan pengauditan adalah disebabkan oleh kekurangan kakitangan Unit Audit Dalam. Pertambahan kakitangan baru hanya diisi pada bulan Februari 2010 iaitu seorang pegawai Gred W41 dan seorang Gred W27. 3.3.5 Semakan Audit seterusnya mendapati Unit Audit Dalam telah menyediakan 6 laporan pengauditan dan dibentangkan di Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Lembaga Pengarah UniSZA setiap 3 bulan. Unit ini sedang menyediakan draf Laporan Tahun 2009 untuk dikemukakan kepada Ketua Setiausaha, Kementerian Pengajian Tinggi seperti yang dikehendaki oleh Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 1998. Pada pandangan Audit, pemgurusan jawatankuasa yang ditubuhkan oleh UniSZA adalah mengikut peraturan yang ditetapkan dan secara keseluruhannya jawatankuasa tersebut mampu membantu pihak pengurusan memantapkan pentadbiran organisasinya, Bagaimanapun, Jawatankuasa Kerja/Induk Keutuhan Pengurusan, Pelan Integriti Nasional dan Menangani Kerenah Birokrasi perlu bermesyuarat secara konsisten sekurang-kurangnya sekali setiap suku tahun selaras dengan Arahan YAB Perdana Menteri No. 1 Tahun 2009. 16 BAHAGIAN IV SIN OYd Coks) 4B] 4 4.1 PEWUJUDAN SISTEM DAN PROSEDUR Sistem dan prosedur yang menyeluruh, lengkap dan kemas kini dapat menyeragamkan urusan dan operasi harian sesebuah agensi. la memudahkan kerja dan menyegerakan tindakan yang perlu diambil di samping membantu agensi mencapai misi dan objektifnya 41.1 Peraturan Kewangan dan Perakaunan Peraturan Kewangan Dan Perakaunan merupakan polisi, arahan atau prosedur yang sepatutnya digunakan dan dipatuhi dalam urusan pentadbiran serta pengendalian aspek kewangan dan perakaunan agensi di semua peringkat yang terlibat. Semakan Audit mendapati UniSZA menerima pakai Arahan Perbendaharan, Pekeliling Perbendaharaan dan Pekeliling Kewangan Kementerian Pengajian Tinggi Sepenuhnya. Pemakaian Pekeliling, Surat Pekeliling Perbendaharaan dan Pekeliling Perkhidmatan Awam adalah tertakluk kepada kelulusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti. 4.1.2 Manual Prosedur Kerja /Sistem Pengurusan Kualiti Dan Fail Meja 4.1.2.1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 menghendaki Manual Prosedur Kerja (MPK) disediakan dengan lengkap dan kemas kini, MPK merupakan dokumen rujukan peringkat agensi yang mengandungi fungsi, prosedur, proses kerja yang jelas serta pegawai yang bertanggungjawab melaksanakan setiap aktiviti bertujuan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan agensi keselurunannya. Semakan Audit mendapati UniSZA mengguna pakai Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) bagi menggantikan MPK. Bagaimanapun, SPK tersebut belum lagi menerima pensijilan daripada SIRIM. UniSZA memaklumkan SPK telah dikemas kini dan akan dibentang dalam Mesyuarat Pengurusan Universiti untuk kelulusan dan urusan persijlan SPK adalah di bawah tanggungjawab Unit Jaminan Kualiti Universit 4.1.2.2 Pihak Audit telah menyemak SPK Jabatan Bendahari berhubung beberapa aspek perkhidmatan kewangan dan pengurusan akaun. Semakan lanjut terhadap SPK tersebut mendapati Dokumen Rujukan, Proses Kerja dan Carta Alir Kerja telah dinyatakan di dalam SPK tersebut. Bagaimanapun, SPK Jabatan Bendahari masih 7 dalam proses pengemaskinian dan masih belum menerima pensijlan daripada SIRIM. ‘Antara bahagian/unit yang yang terlibat menguruskannya adalah: i) Bahagian Akaun ii) Bahagian Pengurusan Tunai & Kawalan Kredit iil) Bahagian Perolehan iv) Bahagian Pembayaran Vv) Bahagian Belanjawan & Hal Kewangan Am 4.1.2.3. Pekeliling yang sama juga menjelaskan mengenai keperiuan menyediakan Fail Meja yang merupakan dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan. Fail Meja berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan setiap individu dalam Jabatan/Agensi. Fail Meja berguna sebagai alat latinan terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke Bahagian/Unit. Semakan Audit terhadap 10 Fail Meja pegawai pelbagai Gred di Jabatan Bendahari mendapati 7 Fail Moja telah disediakan dengan lengkap manakala 3 Fail Meja tidak dikemas kini antaranya tidak mempunyai objektif bahagian/unit, carta organisasi kedudukan pegawal dan senarai borang yang digunakan. UniSZA memaklumkan Fail Meja tersebut telah dikemas Kini. 4.1.3. Pemeriksaan Mengejut ‘Arahan Perbendaharaan 309(a) dan 309(b) menyatakan Ketua Jabatan hendaklah menjalankan pemeriksaan mengejut tidak kurang dari sekali dalam tempoh 6 bulan ke atas wang tunai, peti besi, bik kebal atau apa bekas untuk menyimpan wang dan barang berharga yang lain. Daftar Pemeriksaan Mengejut hendaklah diselenggarakan bertujuan untuk merekodkan maklumat dan hasil pemeriksaan yang dijalankan Semakan Audit mendapati tiada pemeriksaan mengejut terhadap panjar wang runcit yang dijalankan pada tahun 2009. Sehingga bulan Mac 2010, pemeriksaan mengejut telah dilakukan sekali oleh pegawai pemeriksa dari Jabatan Bendahari. Laporan Pemeriksaan Mengejut telah ditandatangani oleh pegawai yang menjalankan pemeriksaan tersebut. Pihak Audit mendapati daftar pemeriksaan mengejut telah diselenggara dan difailkan dengan teratur. UniSZA_ memakiumkan sehingga bulan Jun 2010, Jabatan Bendahari telah mengadakan 4 pemeriksaan mengejut di 4 Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan merancang untuk membuat pemeriksaan mengejut di PTJ yang lain 18 Secara keseluruhannya, pihak Audit berpendapat UniSZA mempunyai sistem dan prosedur yang memuaskan. Sistem dan prosedur UniSZA telah didokumenkan dan diselenggarakan dengan baik. Bagaimanapun, Sistem Pengurusan Kualiti perlu dikemas kini dengan mengambil kira semua pekeliling, peraturan dan arahan yang terkini. Selain itu, pihak Audit mengesyorkan supaya Fail Meja pegawai disediakan dengan lengkap serta dikemas kini sebagaimana arahan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991. BAHAGIAN V PENGURUSAN KEWANGAN 5.4 PENDAHULUAN Pengauditan pengurusan kewangan dijalankan selaras dengan kehendak Seksyen 6, ‘Akta Audit 1957. Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan UniSZA dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan yang berkenaan. Pengauditan ini meliputi aspek berkaitan kawalan bajet, terimaan, perbelanjaan, pengurusan akaun amanah/kumpulan wang amanah dan deposit, pengurusan aset dan inventori, pengurusan pelaburan serta pengurusan pinjaman. Hasil semakan Audit terhadap pengauditan pengurusan kewangan yang dijalankan adalah seperti berikut 5.2 PENEMUAN AUDIT 5.2.1 KAWALAN BAJET Setiap agensi perlu menyediakan belanjawan tahunan bagi merancang keperluan serta mengurus agihan sumber dengan cekap dan berkesan. Semakan Audit telah dijalankan terhadap 5 aspek utama kawalan bajet yang meliputi penyediaan bajet, pengagihan peruntukan, kelulusan viremen dan tambah peruntukan, pemantauan kemajuan/prestasi perbelanjaan dan pelaporan bagi menentukan sama ada bajet telah diuruskan dengan cekap, berhemat dan mengikut peraturan. Hasil semakan Audit terhadap setiap aspek utama kawalan bajet adalah seperti berikut: 5.2.1.1 Penyediaan Bajet Bajet merupakan satu mekanisme yang digunakan oleh organisasi bagi mengenal pasti, mengagih dan menggunakan peruntukan yang diterima untuk melaksanakan program dan aktivit, UniSZA menyediakan belanjawan menggunakan kaedah Belanjawan Ubahsuai (Modified Budgeting System) berdasarkan keperluan semasa, visi, misi dan objektif Universiti, Belanjawan Mengurus disediakan meliputi dasar sedia ada, dasar baru dan one-off. Cadangan agihan Belanjawan Mengurus UniSZA hendaklah disokong dengan justifikasi yang jelas dan dikemukakan kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan serta Lembaga Pengarah Universiti untuk kelulusan. 20 Sumber peruntukan UniSZA terdiri daripada geran Kerajaan, yuran pelajar, faedah bank, pelbagai hasil lain dan tabung Universiti, Cadangan agihan Belanja Mengurus bagi tahun 2009 telah dikemukakan kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan untuk kelulusan. Peruntukan Pembangunan Projek Rancangan Malaysia Kesembilan juga telah diperaku dan diluluskan oleh Unit Perancang Ekonomi (UPE) pada tahun 2006 berjumlah RMS54.83 juta di bawah Direct Expenditure dan RM362.66 juta di bawah Private Financing Initiatives (PFI). 5.2.1.2 Pengagihan Peruntukan Setiap peruntukan yang diluluskan perlu mempunyai jadual atau pelan tindakan supaya peruntukan dapat dibelanjakan sepenuhnya. Bagi tahun 2009, Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti dan Lembaga Pengarah Universiti telah meluluskan sejumlah RM105.99 juta bagi belanja mengurus. Perbelanjaan sebenar bagi belanja mengurus ) pada tahun tersebut adalah berjumlah RM116.46 juta menyebabkan_perbelanjaan melebihi peruntukan berjumlah RM10.47 juta. Sehingga tahun 2009, UniSZA telah menerima peruntukan pembangunan sejumlah RM102.42 juta di bawah peruntukan Direct Expenditure oleh Kementerian Pengajian Tinggi berjumlah RM26.60 juta dan sejumlah RM75.82 juta peruntukan di bawah PFI. Perbelanjaan sebenar bagi belanja pembangunan adalah berjumlah RM79.33 juta atau 77.5%. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: JADUAL 8 PERUNTUKAN DILULUSKAN DAN PERBELANJAAN SEBENAR BAGI TAHUN 2009 UNNI Mista LAWN DYATTENT 7-0) oars ae oUeres) (RM Juta) (shgored Mengurus | 105.99 11048 (19.47) Pembangunan 23.09 5.2.1.3 Kelulusan Viremen/Pindah Peruntukan Lembaga Pengarah Universiti menetapkan kuasa untuk membuat pindah peruntukan adalah seperti di jadual berikut 21 JADUAL 9 KUASA MELULUSKAN PINDAH PERUNTUKAN Stone | Di antara Objek Am i dalam Anggaran Belanja Mengurus i peringkat | Lembaga _ Pengarah UniSZA kepada Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) | Universiti (LPU) Naib Canselor—/ Di antara Objek Am di dalam Anggaran Belanja Mengurus di peringkat PTY | Bendahar | ‘Tambahan bajet bagi Anggaran Belanja Mengurus di peringkat UniSZA Lembaga__Pengarah kepada Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) Universiti (LPU) | Naib — Canselor / ‘Tambahan bajet bagi Anggaran Belanja Mengurus di peringkat PT Beridehanl Jabatan/Fakulti juga tidak dibenarkan membuat pindah peruntukan di bawah kategori emolumen. Pindah peruntukan perlu dibuat dengan mengemukakan surat permohonan kepada Bendahari untuk kelulusan. Pegawai yang bertanggungjawab perlu sentiasa mengemas kini pindah peruntukan tersebut di dalam buku vot Semakan Audit bagi tahun 2009 mendapati sejumlah RM6.61 juta pindah peruntukan {telah dipohon oleh PTJ. Permohonan pindah peruntukan oleh setiap PTJ telah mendapat kelulusan Bendahari dan Bahagian Belanjawan & Hal Kewangan Am akan mengemaskini pindahan tersebut di dalam Buku Vot pada Sistem SAGA 5.2.1.4 Pemantauan Kemajuan / Prestasi Perbelanjaan Bagi pemantauan kemajuan/prestasi perbelanjaan, Pegawai Pengawal hendaklah: * Memantau pelaksanaan projek pembangunan dengan rapi supaya dapat dilaksanakan mengikut jadual. + _Impak setiap aktiviti dinilai sekurang-kurangnya sekali dalam masa lima tahun * Memastikan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan. * Data peruntukan dan perbelanjaan projek hendaklah sentiasa dikemas kini dalam Sistem Pemantauan Projek Il (SPI), Pihak Audit mendapati Laporan perbelanjaan UniSZA secara bulanan disediakan oleh Jabatan Bendahari dan dikemukakan kepada Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan. Seterusnya, data peruntukan dan perbelanjaan bagi projek yang diluluskan akan dikemas kini dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPPII) oleh pegawai yang bertanggungjawab di Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan UniSZA. Pada keseluruhannya, kawalan bajet UniSZA yang merangkumi penyediaan bajet, Pengagihan peruntukan, kelulusan pindah peruntukan, pemantauan prestasi perbelanjaan dan pelaporan telah disediakan dan diuruskan dengan teratur. 22 5.2.2 KAWALAN TERIMAAN Kawalan terimaan dijalankan untuk menentukan sama ada segala terimaan telah dikendalikan mengikut peraturan dan diakaunkan dengan sempurna. Semakan Audit telah dijalankan terhadap 5 aspek utama kawalan terimaan iaitu kawalan borang hasil Penerimaan wang, kemasukan pungutan ke bank, kawalan perakaunan terimaan/hasil dan akaun belum terima/penghutang. Pendapatan UniSZA antaranya diperoleh daripada geran kerajaan, yuran pengajian, faedah bank, sewaan dan juga pelbagai hasil universiti. Hasil semakan Audit untuk setiap aspek utama kawalan terimaan di Jabatan Bendahari adalah seperti berikut: 5.2.2.1 Kawalan Borang Hasil Semakan Audit terhadap dua aspek kawalan borang hasil iaity penggunaan borang hasil dan perekodan borang hasil mendapati perkara berikut a Penggunaan Borang Hasil i, Penyelenggaraan Daftar Borang Hasil Arahan Perbendaharaan 67 menghendaki pemungut menyediakan Daftar Borang Hasil untuk merekodkan borang-borang hasil_ yang diterima Pemeriksaan Audit mendapati UniSZA menggunakan borang_ hasil melalui sistem SAGA. Bagaimanapun, borang hasil manual akan digunakan sekiranya sistem SAGA mengalami gangguan. Semakan lanjut mendapati bagi borang hasil manual tiada daftar penyelenggaran disediakan oleh Jabatan Bendahari. . Penyimpanan Borang Hasil Arahan Perbendaharaan 68 menghendaki semua stok lesen dan resit apabila tidak digunakan hendakiah disimpan di tempat yang berkunci dengan selamat. Tujuannya adalah untuk mengelak berlakunya penyalahgunaan buku resit. Pihak Audit mendapati stok resit disimpan dengan selamat di dalam kabinet dan bilik fail berkunci Semakan Terhadap Borang Hasil Yang Diterima Arahan Perbendaharaan 66(a) dan 66(c) menghendaki semua borang hasil yang diterima disemak dan diperakui betul tentang ketepatan nombor siri di setiap helaian pertama buku resit dan dikeluarkan mengikut susunan nombor 23 yang betul. UniSZA menggunakan sistem resit berkomputer dan resit dikeluarkan mengikut susunan nombor bersiri. b. Perekodan Borang Hasil Mengikut Arahan Perbendaharaan 72, setiap terimaan mesti direkodkan dalam buku tunai atau buku tunai elektronik pada masa urusan dibuat atau selewatnya sebelum hujung hari, Arahan Perbendaharaan 80(b) pula menetapkan pemungut bertanggungjawab untuk memeriksa dan menyemak setiap hari catatan yang dibuat di buku tunai, buku akaun lain atau laporan berkomputer. Pegawai yang menyemak hendaklah menandatangani ringkas dan mencatat tarikh di tempat setakat mana buku atau laporan komputer itu telah disemak. Jika tugas ini diwakilkan kepada pegawai lain, pegawai itu mestilah bukan pegawai yang sebenarnya membuat catatan itu. Pihak Audit mendapati Jabatan Bendahari menggunakan Sistem SAGA bagi merekodkan terimaan di dalam lejar am. Semakan lanjut mendapati terimaan direkodkan ke dalam lejar am pada masa urusan dibuat. Di samping itu, semakan terhadap ketepatan catatan ke dalam lejar am ada dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab. §.2.2.2 Penerimaan Wang a. Kebenaran/Kelulusan Menerima Wang Mengikut Arahan Perbendaharaan 69, pegawai yang menerima wang periu diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan. Kuasa yang diberikan kepada seseorang perlu dimakiumkan bagi memudahkan seseorang pegawai bertindak atau membuat keputusan mengikut had yang dibenarkan. la juga membolehkan Ketua Jabatan menentukan dengan mudah individu yang bertanggungjawab sekiranya berlaku sesuiatu di luar aturan, Rekod berhubung dengan kebenaran tersebut hendaklah diselenggara dengan kemas kini Semakan Audit mendapati penurunan kuasa bagi menerima wang kutipan telah diberikan oleh Bendahari secara bertulis kepada pegawai yang bertanggungjawab. b. Ciri-ciri Keselamatan Semasa Kutipan ‘Semasa proses kutipan dilakukan, ciri-ciri keselamatan perlu diambil perhatian bagi menjamin keselamatan wang tunai dan cek yang diterima seperti ruang kaunter yang selamat dan berkunci. Arahan Perbendaharaan 61 pula menjelaskan Pegawai Pengawal dan pemungut wang awam hendaklah menentukan supaya orang awam diberitahu dengan sepenuhnya bahawa 24 ccc mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar. Notis pemberitahuan tersebut hendaklah dipamerkan di tempat yang mudah dilihat. Pemeriksaan Audit mendapati kaunter terimaan di Bahagian Kewangan Pelajar mempunyai ciri keselamatan yang sewajarnya. Selain itu, notis kepada orang awam untuk meminta resit kepada pelajar ada dipamerkan di kaunter terimaan, c. Penyelenggaraan Daftar Mel Arahan Perbendaharaan 71(a) hingga 71(e) menghendaki satu daftar diselenggara bagi merekodkan terimaan wang dan dokumen atau barang berharga yang diterima melalui pos atau penghantar. Butiran seperti tarikh terima, nama pengirim, nombor resit akuan, tarikh resit, amaun dan perihal dokumen atau barang tersebut perlu dicatat dalam Daftar Mel. Pihak Audit ) mendapati daftar mel ada diselenggara oleh Pembantu Tadbir N17 Jabatan Bendahari. Bagaimanapun, ruangan nombor dan tarikh resit tidak disediakan. UniSZA memaklumkan Jabatan Bendahari telah membetulkan format daftar mel seperti yang dicadangkan iaitu dengan menyediakan ruangan nombor dan tarikh resit. d. Perakuan Penerimaan Wang Arahan Perbendaharaan 60 menghendaki resit rasmi dikeluarkan sebagai akuan terima wang pada masa urusan dibuat. Arahan Perbendaharaan 62 pula menyatakan, resit-resit tidak boleh dipinda. Jika kerana apa-apa sebab » sesuatu resit itu rosak dan tidak boleh dikeluarkan, ia mestilah dibatalkan dan disimpan serta dikemukakan untuk diaudit. Pihak Audit mendapati pengeluaran resit rasmi di Bahagian Kewangan Pelajar dan Bahagian Pengurusan Tunai Dan Kawalan Kredit adalah teratur. Pembantu Akauntan Gred W17 akan mengeluarkan resit bayaran pada masa urusan dibuat mengikut kadar yang ditetapkan. Di samping itu, pihak Audit mendapati salinan resit rasmi termasuk yang dibatalkan difailkan dengan teratur mengikut susunan nombor resit. §.2.23 Kemasukan Pungutan Ke Bank Mengikut Arahan Perbendaharaan 78(a), semua pungutan wang tunai melebihi RM500 dan cek melebihi RM2,000 hendaklah dibankkan pada hari kutipan dibuat. Bagi Pungutan yang lewat diterima, ianya hendaklah dibankkan pada hari kerja berikutnya. Arahan Perbendaharaan 79(b) pula menetapkan setiap kemasukan ke bank hendaklah 25 dicatatkan ke dalam buku tunai atau buku tunai elektronik pada hari yang sama. Di samping itu, semakan oleh Pegawai Penyelia perlu dibuat terhadap bank in slip/penyata pemungut untuk menentukan tarikh dan cap terima dengan mesin oleh bank telah dicetak di atas slip/penyata tersebut selaras dengan Arahan Perbendaharaan 80(e) Semakan Audit mendapati kemasukan kutipan hasil ke bank adalah teratur dan dilakukan pada hari yang sama kutipan dibuat atau pada hari berikutnya. Pungutan yang lewat diterima dan tidak dapat dibankkan akan disimpan dalam peti besi dan bilik kebal. Bagaimanapun, tiada sebarang semakan yang dibuat pada slip bayar masuk bank oleh pegawai bertanggungjawab. UniSZA memaklumkan semakan terhadap slip bayar masuk bank telah dibuat oleh pegawai yang bertanggungjawab dengan menandatangani penyata kutipan harian. 5.2.2.4 Kawalan Perakaunan Terimaan a. Penyata Penyesuaian Bank Penyata penyesuaian bank hendaklah disediakan setiap bulan bertujuan untuk menyesuaikan sebarang perbezaan antara baki yang ditunjukkan di dalam penyata bank dengan baki seperti yang ditunjukkan di buku tunai. Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disemak dan disahkan oleh pegawai bertanggungjawab. Semakan Audit mendapati penyata penyesuaian bank disediakan dengan lengkap dan kemas kini oleh Penolong Akauntan Gred W27. Bagaimanapun, pihak Audit mendapati tarikh penyediaan tidak dinyatakan di dalam penyata tersebut serta tidak ditandatangani oleh Penolong Bendahari. UniSZA memaklumkan penyata penyesuaian bank telah ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab dan dicatatkan tarikh penyediaan penyata tersebut. 5.2.2.5 Akaun Belum Terima/Penghutang dan Cek Tak Laku a Penghutang Bagi mengurangkan hasil tertunggak, UniSZA perlu memantau setiap penghutangnya dengan menyediakan laporan penghutang dan laporan tunggakan hasil. Semakan Audit mendapati Laporan Penghutang dan Laporan Tunggakan Hasil mengikut pengumuran ada disediakan dengan lengkap dan kemas kini di Bahagian Kewangan Pelajar dan Bahagian indakan seperti mengemukakan Pengurusan Tunai Dan Kawalan Kredit surat peringatan kepada penghutang dan menghubungi mereka ada diambil bagi tunggakan yang tidak dapat dipungut. Bagi penghutang yang terdiri daripada pelajar yang masih aktif atau menangguhkan pengajian, tiada tuntutan dibuat kerana Bahagian Akademik Pelajar akan menyekat pelajar berkenaan daripada menduduki peperiksaan pada masa akan datang. b. Cek Tidak Laku Setiap pejabat yang menerima hasil melalui cek dikehendaki menyenggara satu daftar bagi mengawal cek yang tidak laku. Cek tidak laku merupakan cek yang diterima bagi maksud sesuatu hasil/amanah yang pada asainya telah dibankkan oleh pejabat pemungut tetapi dikembalikan oleh pihak bank atas sebab tertentu. Penyediaan daftar tersebut bertujuan untuk menentukan semua cek tak laku telah digantikan. Butiran seperti nama penghutang, tarikh dan nombor cek, nama bank, tujuan bayaran, sebab cek tidak laku, cara cek diganti sama ada tunai atau cek, tarikh dan nombor cek gantian Semakan Audit mendapati Jabatan Bendahari UniSZA ada menyelenggara Daftar Cek Tak Laku pada setiap bulan dan maklumat di dalam daftar tersebut adalah lengkap. Pihak Audit mendapati tindakan telah diambil untuk mendapatkan cek gantian daripada penghutang. Secara keseluruhannya, UniSZA telah melaksanakan kawalan terimaan dengan baik dan teratur, 5.2.3 KAWALAN PERBELANJAAN 6.2.3.1 Perakaunan Penyelenggaraan akaun hasil dan perbelanjaan hendaklah mengikut anggaran yang diluluskan bagi tahun berkenaan. Semua pengurusan perakaunan melibatkan Perbelanjaan dan tanggungan hendaklah dicatat dengan betul dalam daftar seperti Buku Vot dan disemak bagi menentukan ketepatan urus niaga. Penyata Penyesuaian Bank yang disediakan setiap bulan hendakiah lengkap, tepat dan betul. Pihak Audit telah menyemak buku vot dan penyata penyesuaian bank bagi tahun 2009 dan berikut adalah perkara berbangkit hasil pemeriksaan tersebut: & Buku Vot Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 tahun 1987 memperuntukkan garis panduan untuk penyelenggaraan dan penyesuaian buku vot dengan sempura, sistematik dan kemas kini dalam bentuk yang menunjukkan dengan jelas setiap tajuk kecil perbelanjaan. Buku vot diselenggarakan untuk mengawal perbelanjaan supaya tidak berlakunya perbelanjaan melebihi_ peruntukan. Penyelenggaraan buku vot yang sempurna dapat memberi maklumat mengenai jumlah peruntukan, tanggungan, perbelanjaan terkini dan baki peruntukan bagi setiap program dan aktiviti, Seterusnya pihak pengurusan dapat membuat keputusan segera sekiranya pindahan peruntukan diperlukan. ‘Semakan Audit mendapati buku vot UniSZA diselenggarakan menerusi sistem SAGA yang boleh menjana Laporan Buku Vot. Laporan_ tersebut diselenggarakan dalam bentuk yang menunjukkan dengan jelas kepala perbelanjaan mengikut pusat tanggungjawab dan jenis tabung. Semakan lanjut terhadap 30 sampel pesanan tempatan dan baucar bayaran yang berkaitan mendapati tanggungan dan perbelanjaan telah dicatat dengan betul dan tepat di Laporan Buku Vot. Hasil temu bual dengan Penolong Bendahari Gred W41 di Jabatan Bendahari, pihak Audit dimakiumkan Laporan Buku Vot tidak dicetak. Pegawai yang bertanggungjawab menjalankan semakan terhadap Laporan Buku Vot pada setiap bulan menerusi sistem SAGA untuk memastikan ketepatan laporan tersebut dan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan supaya baki peruntukan terkawal. Selain itu, pegawai tersebut menyediakan laporan kedudukan baki peruntukan pada setiap bulan untuk dilaporkan kepada Kementerian Pengajian Tinggi. Laporan tersebut disemak oleh Penolong Bendahari Kanan Gred W48 dan disahkan oleh Bendahari. Penyata Penyesuaian Bank Penyata penyesuaian bank hendaklah disediakan setiap bulan bertujuan untuk. menyesuaikan sebarang perbezaan antara baki yang ditunjukkan di dalam penyata bank dengan baki seperti yang ditunjukkan di buku tunai Semakan Audit mendapati penyata penyesuaian bank bagi akaun Induk MBIMB-01 disediakan menerusi sistem SAGA mulai tahun 2009. Pihak UniSZA menghadapi masalah yang ketara dalam penyediaan penyata tersebut semenjak sistem SAGA digunakan. Berikut adalah perkara berbangkit hasil semakan Audit: i. Sehingga semakan Audit pada bulan Mac 2010, penyata penyesuaian bank tersebut tidak dapat disediakan dengan kemas kini. Pihak Audit mendapati penyata penyesuaian bank tidak disediakan bagi bulan Januari dan Februari 2010 serta bulan Februari hingga November tahun 2009. Pihak UniSZA hanya berjaya menyempurnakan penyata 28 vi Penyesuaian bank bulan Januari 2009 menerusi sistem SAGA dan penyata penyesuaian bank bagi bulan Disember 2009 disediakan secara manual bertujuan untuk penutupan akaun tahunan. Penyata penyesuaian bank yang siap disediakan bagi bulan Januari dan Disember 2008 tidak ditandatangani oleh pegawai penyedia dan pegawai yang bertanggungjawab. UniSZA memaklumkan penyata penyesuaian bank telah ditandatangani oleh pegawai penyedia dan pegawai yang bertanggungjawab, Penyata penyesuaian bank disediakan oleh pegawai yang terlibat dengan urusan pembayaran bagi tahun 2009 dan penerimaan bagi tahun 2010. Sebagai satu langkah mewujudkan kawalan dalaman yang baik, penyata penyesuaian bank hendaklah disediakan oleh pegawai yang tidak terlibat dengan penerimaan atau pembayaran UniSZA memaklumkan Ketua Bahagian Akaun telah mengambil alih tugas penyediaan penyata penyesuaian bank. Terdapat cek sejumlah RM28,114.85 yang belum ditunaikan di bank tetapi telah melebihi tempoh sah laku di penyata penyesuaian bank bulan Disember 2009. UniSZA memaklumkan surat penahanan pembayaran telah dihantar kepada bank pada 21 Jun 2010 dan cek baru akan dikeluarkan setelah menerima maklum balas daripada penerima yang berkaitan. Catatan ‘CR’ di penyata penyesuaian bank bagi baki buku tunai dan baki mengikut lejar pada akhir setiap bulan yang menggambarkan baki tersebut adalah berbaki kredit. Pihak UniSZA memaklumkan perkara ini berlaku berpunca daripada janaan laporan Sistem SAGA. Pihak UniSZA akan membawa perkara ini untuk perhatian pihak Akauntan Negara dan Century Software Sdn, Berhad. Penyata penyesuaian bank mengandungi unreconcile item yang mengelirukan iaitu resit future matched dan future printed cheques. UniSZA memaklumkan perkara ini tidak berlaku lagi kerana semua transaksi yang dibuat akan dicetak pada bulan transaksi dibuat. 29 5.2.3.2 Pengurusan Perolehan Manual Perolehan UniSZA disediakan oleh Jabatan Bendahari yang menjelaskan prosedur perolehan secara terperinci bagi pengurusan perolehan _bekalan, perkhidmatan dan kerja UniSZA. Selain itu, pihak UniSZA juga merujuk dan mengguna pakai peraturan kewangan Kerajaan dan Arahan Perbendaharaan yang diluluskan Lembaga Pengarah Universiti dari semasa ke semasa. Secara ringkas nilai perolehan dan kuasa kelulusan bagi pengurusan perolehan UniSZA adalah seperti jadual berikut. JADUAL 10 NILAI PEROLEHAN DAN KUASA KELULUSAN BAGI PENGURUSAN PEROLEHAN UNISZA NIMs ano) JAWATANKUASA/KELULUSAN Melebihi RM20 juta hingga RM100 juta Lembaga Perolehan A ‘Antara RM500,001 hingga RM20 juta Lembaga Perolehan B ‘Antara RM50,001 hingga RMS00,000 Jawatankuasa Sebut Harga Kelulusan Bendahari (Mempelawa 3 Sebut Harga) Kelulusan Ketua PTJ (Mempelawa 3 Sebut Harga) Kelulusan Ketua PTJ (Mempelawa 1 Sebut Harga) ‘Antara RM20,001 hingga RM50,000 ‘Antara RM10,001 hingga RM20,000 RM10,000 dan ke bawah Semakan Audit terhadap peraturan dan prosedur perolehan yang disenaraikan di dalam Manual Perolehan UniSZA mendapati prosedur perolehan bekalan dan perkhidmatan melalui kaedah tender tidak diambil kira dalam manual ini. UniSZA memaklumkan Jabatan Bendahari telan mengemas kini Manual Perolehan dengan mengambil kira prosedur perolehan bekalan dan perkhidmatan melalui kaedah tender. a. Pembelian Terus i. Pihak UniSZA menetapkan had nilai perolehan sehingga RMS50,000 setahun dibuat melalui pembelian terus, Semakan Audit mendapati Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) diberi kuasa bagi menguruskan perolehan bermula dengan mempelawa penender sehingga kuasa memilin penender bagi nilai perolehan kurang daripada RM20,000. Bagi nilai perolehan di antara nial RM20,001 hingga RM50,000 Bendahari diberi kuasa untuk meluluskan pembelian. 30 Unit Pengurusan Perolehan di Jabatan Bendahari mengambil maklum berkenaan permohonan perolehan iaitu semasa Sistem Purchase Request dikemas kini dan dokumen berkaitan permohonan tersebut dikemukakan oleh PTJ untuk penyediaan dan kelulusan pesanan tempatan di Jabatan Bendahari. Semakan Audit terhadap 30 sampel pesanan tempatan mendapati perkara berikut: * Tiga pesanan tempatan yang dikeluarkan telah tidak ditandatangani lulus oleh pegawai yang diberi kuasa dan 3 pesanan tempatan yang berlainan Pula tidak dicatat tarikh bekalan dikehendaki untuk disempumakan. UniSZA memaklumkan Jabatan Bendahari akan memastikan semua Pesanan Tempatan ditandatangani terlebih dahulu sebelum dikeluarkan, UniSZA menggunakan Sistem SAGA untuk mengeluarkan pesanan tempatan. Semakan lanjut_mendapati pesanan tempatan yang dikeluarkan tidak menyediakan 2 ruangan yang perlu dilengkapi iaitu ruangan perakuan mengenai mutu yang perlu dilengkapkan oleh pembekal dan ruangan penerimaan yang perlu diisi oleh pihak UniSZA apabila bekalan/perkhidmatan/kerja citerima/disempumakan. Jabatan Bendahari UniSZA memaklumkan pesanan tempatan tersebut merupakan format terbaru yang diguna pakai oleh UniSZA. Empat pesanan tempatan telah lewat —dikeluarkan _iaitu bekalan/kerja/perkhidmatan diterima terlebih dahulu sebelum pesanan tempatan dikeluarkan. Butirannya adalah seperti jadual berikut: JADUAL 11 PESANAN TEMPATAN LEWAT DIKELUARKAN fi ’ PENGAKUAN ee suTIRANNvors_f PENGAKUA SI ee oe Po no | tas ten co pr kena _membekal dan | fee 18.052009 28,400.00 | memasang hawa dingin 1236, | 18052009 1408-2009 f ‘diMasjd UniSZA I | | | Kev membekal dan || 22072008 35,840.00 | Memasang alatkavalan | 1332 | 15102000 08.07,2008 berwayar untuk hawa

    You might also like