Praktikum 1

Mengenal Access & Prosedur Merancang Program
Microsoft Access merupakan salah satu program yang terdapat di dalam suite Microsoft Office. Micosoft Access berfungsi sebagai program pengolah data, atau dikenal juga sebagai sistem pengelola database (database management system). Access adalah sebuah sistem database yang “serius” dan menjadi standar bagi database desktop yang lain. Saat ini Access bahkan sudah menawarkan pengembangan sistem database secara client-server dan nTier, sebuah konsep pengembangan sistem database skala besar.

Keistimewaan Access
Secara praktis keistimewaan Access dapat digambarkan sebagai berikut : 1. Mudah digunakan. Menggunakan Access hampir sama mudahnya dengan menggunakan Word dan Excel. Jika kita dihadapkan pada kebutuhan untuk membuat program sederhana secara cepat, pastilah akan memilih Access. Tersedia pada hampir semua komputer pribadi (PC). Telah menjadi standar di dalam sistem database. Telah menyediakan berbagai kemampuan untuk pengembangan sistem database bahkan untuk skala besar.

2.
3. 4.

Merancang Program
Kegiatan merancang program merupakan bagian yang terpenting dalam proses pembuatan sebuah program aplikasi. Merancang (design) merupakan salah satu kegiatan perencanaan program. Sebenarnya ada banyak tahap perenecanaan sebuah program aplikasi. Untuk praktisnya, dibagi ke dalam enam tahap, yaitu :

1. Mendeterminasi kebutuhan. Kita seharusnya membuat program yang dibutuhkan, yang dirasakan
kebutuhan nya. Jika kita sering membuat kuitansi dan setiap kali membuatnya kita harus mengetikkan data, maka kita bisa membuatkan sebuah program yang merekam data tersebut untuk digunakan pada pembuatan kuitansi berikutnya. Menentukan fungsi yang akan dipenuhi oleh program. Sebuah program tanpa fungsi yang jelas dan terbatas tidak akan pernah diselesaikan pembuatannya. Kita harus menentukan fungsi-fungsi apa saja yang akan dipenuhi oleh program, misalnya apakah program akan mencetak kuitansi saja, atau ada fungsi lain yang hendaknya juga dimiliki oleh program. Mengotomatiskan pekerjaan manual. Setelah menentukan fungsi program, tentukanlah bagaimana fungsi tersebut dipenuhi secara manual. Berdasarkan prosedur manual ini kita bisa membuat prosedur otomatisnya menggunakan komputer. Menentukan fitur program. Sebuah program aplikasi komputer hendaknya bukan hanya sekedar otomatisasi (atau komputerisasi) pekerjaan manual, namun hendaknya memiliki nilai-nilai keunggulan atau kecanggih an melebihi hasil otomatisasi pekerjaan manual. Kemudahan dalam pemasukan data dapat kita sebut sebagai fitur, misalnya pemakai tidak perlu memasukkan data secara lengkap, tetapi cukup mengetikkan beberapa huruf dan program secara otomatis akan melengkapinya (auto complete). Menentukan siapa yang akan menggunakan program. Program yang kita buat tentunya bukan hanya untuk digunakan sendiri. Dengan mempertimbangkan kemampuan dan perilaku pemakai dalam mengguna kan program, kita akan menyusun program yang akan memihak kepada pemakai. Program seperti ini di sebut program yang “user friendly”. Tahap terakhir adalah menentukan development tools (alat pembuatan program) yang akan diguna kan. Penentuan alat pengembangan ini tentunya didasarkan pada pertimbangan yang telah dibuat pada lima tahap sebelumnya. Pilihan untuk menggunakan Micorsoft Access 2002 atau software pemrogram yang lain sebagai alat pengembangan adalah keputusan yang terakhir dan tentu harus dipilih berdasarkan pengetahuan dan pengalaman Anda.

2.

3. 4.

5.

6.

Praktikum 1 : Access

Mengenal Access

1–1

 Promosi untuk berbagai macam produk Kebutuhan Pribadi  Buku Alamat  Koleksi perpustakaan pribadi 1. Adapun data yang perlu dikelola yaitu :  Data Karyawan. pengelolaan bisa dilakukan dengan software spreadsheet seperti MS Excel. Pada prinsifnya sebuah RDBMS terdiri dari tiga bagian : • Data Definisian • Data Manipulation • Data Control 1. serta komponen data yang ada sangat beragam dan kompleks.4 Microsoft Access Sebagai Software RDBMS Microsoft Access adalah software RDBMS. bagaimana mengelolanya. Alamat. Praktikum 1 : Access Mengenal Access 1–2 . Dengan RDBMS.3 Database NO 001-A 002-A 003-A 004-A JUDUL Access 2000 Excel 2000 Windows 2000 Menanam Jagung PENGARANG Jack Stanton John Canary Brian Michael Soleh PENERBIT Printice Hall Printice Hall McGraw Hill ABC TAHUN 1999 1999 1999 1985 Dalam artian yang sederhana. hingga seorang pengguna yang masih awam. seperti Nama Lengkap. Data ini meliputi karyawan yang sudah ada maupun karyawan yang akan masuk di kemudian hari. sebuah software word processing seperti MS Word bisa digunakan untuk menampung dan mengorganisir data tersebut. Atau jika database terdiri dari data yang bersifat angka dan diperlukan perhitungan lanjutan. pengiriman. DUTA JAYA yang bergerak di bidang alat-alat perkantoran untuk mendesain sebuah sistem informasi yang mampu mengelola data-data para karyawannya. dari usaha kecil (small business) sampai usaha berskala menengah dengan sangat baik. maka penggunaan Word maupun Excel menjadi tidak relevan lagi. Kesulitan timbul jika akan dilakukan berbagai proses penambahan data yang terkait dengan data yang ada pada berbagai file Word atau Excel. Namun demikian kemudahan penggunaan Access disertai dengan kinerja yang sangat bagus. Contoh yang sederhana adalah sebuah katalog perpustakaan : Pada beberapa database yang sederhana (seperti kumpulan nama dan alamat pelanggan). Tanggal Lahir dan sebagainya. serta bagaimana membagi data. dan didesain agar mudah dipelajari dan digunakan secara praktis.1. penagihan dan lainnya). sebuah database akan dengan mudah dikelola walaupun jumlah datanya banyak dan kompleks. hingga Access mampu mengolah database untuk berbagai unit usaha.5 Kasus Yang Digunakan Pada Praktikum ini Pengolahan Data Personalia “PT. mana data (item) yang akan dimuat ke dalam sebuah database. seperti pendefinisian data. yang meliputi segala hal yang berkenaan dengan karyawan tersebut.  Data mengenai konsumen. database bisa disebut sebagai kumpulan dari record dan file-file yang diorganisir untuk kegunaan tertentu. seseorang yang ingin mengelola database akan berpaling pada konsep Relational Database Management System (RDBMS). Marketing dan Sales  Proses penjualan (order. DUTA JAYA” Inti kasus adalah upaya perusahaan yang bernama PT. Beberapa contoh penggunaan Access : • • • Usaha Kecil (Small Business)  Kegiatan dan proses akuntansi perusahaan. Namun jika jumlah data yang dikelola sudah banyak jumlahnya. Untuk mengatasi masalah-masalah seperti di atas.

yaitu satu atau lebih nama field yang bisa menghubungkan (mengkaitkan) dua tabel atau lebih. seperti pembuatan file HTML. yaitu sejumlah kredit yang telah diberikan perusahaan kepada seorang karyawan dan berapa ia telah mengembalikannya. Pada kenyataannya. namun tidak ada hubungan yang seharusnya ada pada tabel-tabel di atas. MODULE Mengenal Access Praktikum 1 : Access 1–3 . dengan mencatat kapan seorang karyawan masuk kerja dan kemudian pulang kerja. mencatat setiap saat karyawan yang masuk dan pulang kerja.00. yang berfungsi untuk mempercepat penampilan data. Adapun jam kerja normal adalah pukul 08. TABLE Sebuah tabel adalah sebuah objek yang berfungsi untuk mendefinisikan dan menyimpan data menurut aturan tertentu. yaitu informasi mengenai jumlah gaji total yang akan diterima seorang karyawan. Tabel di Access adalah objek pertama yang harus dibuat dan menjadi dasar bagi pembuatan objek lain. 7. maka form bisa mengubahnya sehingga tampilan lebih menarik serta ditambah dengan berbagai alat kontrol untuk mengeksekusi berbagai aplikasi. REPORT Report adalah objek yang berfungsi untuk memformat.00 – 16.  Data Kredit. 3. Berfungsi untuk menyajikan data yang berasal dari satu atau lebih tabel sesuai dengan yang diinginkan. Hubungan tersebut seperti :  Jika seorang karyawan absen melebihi batas toleransi. Jadi output yang diharapak PT. FORM Form pada dasarnya berfungsi untuk ‘memoles’ tampilan data yang di input lewat tabel. MACRO Macro adalah objek yang merupakan sekumpulan perintah (command) yang berfungsi untuk mengerjakan halhal yang bersifat rutin.  Data Gaji. Record atau berupa sebuah baris pada tampilan tabel Access. menghapus. DUTA JAYA adalah kemampuan Access untuk mendesain program agar perusahaan bisa menginput data karyawan. kasus ini bersifat sederhana. Jika tampilan yang ada pada tabel bersifat standar dan kaku. gaji yang diterima dan kredit yang telah diberikan serta pembayarannya. apakah ia akan dipotong gajinya? Atau tidak bisa meminjam kredit?  Karyawan berpendidikan SMA apakah dibayar sama dengan karyawan berpendidikan Sarjana?  Apa syarat seorang karyawan bisa mendapatkan kredit? Karena masa kerjanya atau besar gajinya atau karena apa? Demikian seterusnya bisa dikembangkan berbagai kemungkinan pertanyaan dan hubungan antar tabel. DATA ACCESS PAGE Objek ini berhubungan dengan penampilan data Access untuk berkoneksi dengan internet. Primary Key atau kunci primer. berdasarkan gaji pokok ditambah tunjangan karena ia menikah dan atau punyai anak. Data Absen. Arsitektur Access Di dalam Access ada tujuh buah objek yang biasa digunakan dalam pengoperasian sebuah database Access : 1. menjumlah dan mencetak data-data terpilih. atau berupa sebuah kolom pada tampilan tabel Access. menyortir dan sebagainya. 4. interaksi dengan intranet dan sebagainya. yaitu upaya perusahaan untuk mengetahui tingkat kedisiplinan karyawannya. maka query bisa berfungsi untuk memilih data. QUERY Fields. karena walaupun melibatkan cukup banyak tabel. Sebuah tabel terdiri dari : • • • • 2. 6. Indexes atau indeks. lepas dari sebuah tabel. 5. Dengan menyajikan dalam bentuk tersendiri.

yang akan menjalankan suatu operasi tertentu pada Access. Praktikum 1 : Access Mengenal Access 1–4 . maka bisa dilakukan proses dengan bantuan Form. Setelah tabel dibuat. Jadi disini tabel adalah inti atau awal dari proses pembuatan dan pengolahan data menjadi informasi dengan meng gunakan Access. Query. Report dan Page untuk melakukan proses lebih lanjut dengan tabel yang sudah ada. dan kemudian fasilitas Macro dan Modul jika diperlukan proses lebih lanjut yang lebih kompleks.Module adalah objek yang berisi sekumpulan prosedur-prosedur yang dibuat dengan menggunakan Visual Basic.