Praktikum 1

Mengenal Access & Prosedur Merancang Program
Microsoft Access merupakan salah satu program yang terdapat di dalam suite Microsoft Office. Micosoft Access berfungsi sebagai program pengolah data, atau dikenal juga sebagai sistem pengelola database (database management system). Access adalah sebuah sistem database yang “serius” dan menjadi standar bagi database desktop yang lain. Saat ini Access bahkan sudah menawarkan pengembangan sistem database secara client-server dan nTier, sebuah konsep pengembangan sistem database skala besar.

Keistimewaan Access
Secara praktis keistimewaan Access dapat digambarkan sebagai berikut : 1. Mudah digunakan. Menggunakan Access hampir sama mudahnya dengan menggunakan Word dan Excel. Jika kita dihadapkan pada kebutuhan untuk membuat program sederhana secara cepat, pastilah akan memilih Access. Tersedia pada hampir semua komputer pribadi (PC). Telah menjadi standar di dalam sistem database. Telah menyediakan berbagai kemampuan untuk pengembangan sistem database bahkan untuk skala besar.

2.
3. 4.

Merancang Program
Kegiatan merancang program merupakan bagian yang terpenting dalam proses pembuatan sebuah program aplikasi. Merancang (design) merupakan salah satu kegiatan perencanaan program. Sebenarnya ada banyak tahap perenecanaan sebuah program aplikasi. Untuk praktisnya, dibagi ke dalam enam tahap, yaitu :

1. Mendeterminasi kebutuhan. Kita seharusnya membuat program yang dibutuhkan, yang dirasakan
kebutuhan nya. Jika kita sering membuat kuitansi dan setiap kali membuatnya kita harus mengetikkan data, maka kita bisa membuatkan sebuah program yang merekam data tersebut untuk digunakan pada pembuatan kuitansi berikutnya. Menentukan fungsi yang akan dipenuhi oleh program. Sebuah program tanpa fungsi yang jelas dan terbatas tidak akan pernah diselesaikan pembuatannya. Kita harus menentukan fungsi-fungsi apa saja yang akan dipenuhi oleh program, misalnya apakah program akan mencetak kuitansi saja, atau ada fungsi lain yang hendaknya juga dimiliki oleh program. Mengotomatiskan pekerjaan manual. Setelah menentukan fungsi program, tentukanlah bagaimana fungsi tersebut dipenuhi secara manual. Berdasarkan prosedur manual ini kita bisa membuat prosedur otomatisnya menggunakan komputer. Menentukan fitur program. Sebuah program aplikasi komputer hendaknya bukan hanya sekedar otomatisasi (atau komputerisasi) pekerjaan manual, namun hendaknya memiliki nilai-nilai keunggulan atau kecanggih an melebihi hasil otomatisasi pekerjaan manual. Kemudahan dalam pemasukan data dapat kita sebut sebagai fitur, misalnya pemakai tidak perlu memasukkan data secara lengkap, tetapi cukup mengetikkan beberapa huruf dan program secara otomatis akan melengkapinya (auto complete). Menentukan siapa yang akan menggunakan program. Program yang kita buat tentunya bukan hanya untuk digunakan sendiri. Dengan mempertimbangkan kemampuan dan perilaku pemakai dalam mengguna kan program, kita akan menyusun program yang akan memihak kepada pemakai. Program seperti ini di sebut program yang “user friendly”. Tahap terakhir adalah menentukan development tools (alat pembuatan program) yang akan diguna kan. Penentuan alat pengembangan ini tentunya didasarkan pada pertimbangan yang telah dibuat pada lima tahap sebelumnya. Pilihan untuk menggunakan Micorsoft Access 2002 atau software pemrogram yang lain sebagai alat pengembangan adalah keputusan yang terakhir dan tentu harus dipilih berdasarkan pengetahuan dan pengalaman Anda.

2.

3. 4.

5.

6.

Praktikum 1 : Access

Mengenal Access

1–1

seperti pendefinisian data.1. hingga Access mampu mengolah database untuk berbagai unit usaha. seseorang yang ingin mengelola database akan berpaling pada konsep Relational Database Management System (RDBMS). serta komponen data yang ada sangat beragam dan kompleks. Pada prinsifnya sebuah RDBMS terdiri dari tiga bagian : • Data Definisian • Data Manipulation • Data Control 1.  Data mengenai konsumen. sebuah database akan dengan mudah dikelola walaupun jumlah datanya banyak dan kompleks. sebuah software word processing seperti MS Word bisa digunakan untuk menampung dan mengorganisir data tersebut. yang meliputi segala hal yang berkenaan dengan karyawan tersebut.5 Kasus Yang Digunakan Pada Praktikum ini Pengolahan Data Personalia “PT. Adapun data yang perlu dikelola yaitu :  Data Karyawan. Alamat. database bisa disebut sebagai kumpulan dari record dan file-file yang diorganisir untuk kegunaan tertentu. DUTA JAYA” Inti kasus adalah upaya perusahaan yang bernama PT. bagaimana mengelolanya.  Promosi untuk berbagai macam produk Kebutuhan Pribadi  Buku Alamat  Koleksi perpustakaan pribadi 1. Tanggal Lahir dan sebagainya. Data ini meliputi karyawan yang sudah ada maupun karyawan yang akan masuk di kemudian hari. Marketing dan Sales  Proses penjualan (order.4 Microsoft Access Sebagai Software RDBMS Microsoft Access adalah software RDBMS. Beberapa contoh penggunaan Access : • • • Usaha Kecil (Small Business)  Kegiatan dan proses akuntansi perusahaan. Contoh yang sederhana adalah sebuah katalog perpustakaan : Pada beberapa database yang sederhana (seperti kumpulan nama dan alamat pelanggan).3 Database NO 001-A 002-A 003-A 004-A JUDUL Access 2000 Excel 2000 Windows 2000 Menanam Jagung PENGARANG Jack Stanton John Canary Brian Michael Soleh PENERBIT Printice Hall Printice Hall McGraw Hill ABC TAHUN 1999 1999 1999 1985 Dalam artian yang sederhana. dari usaha kecil (small business) sampai usaha berskala menengah dengan sangat baik. Namun demikian kemudahan penggunaan Access disertai dengan kinerja yang sangat bagus. seperti Nama Lengkap. Namun jika jumlah data yang dikelola sudah banyak jumlahnya. penagihan dan lainnya). Dengan RDBMS. dan didesain agar mudah dipelajari dan digunakan secara praktis. pengelolaan bisa dilakukan dengan software spreadsheet seperti MS Excel. DUTA JAYA yang bergerak di bidang alat-alat perkantoran untuk mendesain sebuah sistem informasi yang mampu mengelola data-data para karyawannya. Kesulitan timbul jika akan dilakukan berbagai proses penambahan data yang terkait dengan data yang ada pada berbagai file Word atau Excel. serta bagaimana membagi data. Atau jika database terdiri dari data yang bersifat angka dan diperlukan perhitungan lanjutan. hingga seorang pengguna yang masih awam. pengiriman. Untuk mengatasi masalah-masalah seperti di atas. Praktikum 1 : Access Mengenal Access 1–2 . maka penggunaan Word maupun Excel menjadi tidak relevan lagi. mana data (item) yang akan dimuat ke dalam sebuah database.

Arsitektur Access Di dalam Access ada tujuh buah objek yang biasa digunakan dalam pengoperasian sebuah database Access : 1. dengan mencatat kapan seorang karyawan masuk kerja dan kemudian pulang kerja. Jadi output yang diharapak PT. REPORT Report adalah objek yang berfungsi untuk memformat. DUTA JAYA adalah kemampuan Access untuk mendesain program agar perusahaan bisa menginput data karyawan. Record atau berupa sebuah baris pada tampilan tabel Access. seperti pembuatan file HTML. apakah ia akan dipotong gajinya? Atau tidak bisa meminjam kredit?  Karyawan berpendidikan SMA apakah dibayar sama dengan karyawan berpendidikan Sarjana?  Apa syarat seorang karyawan bisa mendapatkan kredit? Karena masa kerjanya atau besar gajinya atau karena apa? Demikian seterusnya bisa dikembangkan berbagai kemungkinan pertanyaan dan hubungan antar tabel. yaitu upaya perusahaan untuk mengetahui tingkat kedisiplinan karyawannya. FORM Form pada dasarnya berfungsi untuk ‘memoles’ tampilan data yang di input lewat tabel. 6. 7. lepas dari sebuah tabel. Primary Key atau kunci primer. interaksi dengan intranet dan sebagainya. 3. MACRO Macro adalah objek yang merupakan sekumpulan perintah (command) yang berfungsi untuk mengerjakan halhal yang bersifat rutin. Hubungan tersebut seperti :  Jika seorang karyawan absen melebihi batas toleransi. yang berfungsi untuk mempercepat penampilan data. MODULE Mengenal Access Praktikum 1 : Access 1–3 . mencatat setiap saat karyawan yang masuk dan pulang kerja. Jika tampilan yang ada pada tabel bersifat standar dan kaku. Indexes atau indeks.  Data Kredit. Berfungsi untuk menyajikan data yang berasal dari satu atau lebih tabel sesuai dengan yang diinginkan. menjumlah dan mencetak data-data terpilih.00 – 16. Data Absen. menyortir dan sebagainya. Dengan menyajikan dalam bentuk tersendiri.  Data Gaji. yaitu satu atau lebih nama field yang bisa menghubungkan (mengkaitkan) dua tabel atau lebih. Pada kenyataannya. karena walaupun melibatkan cukup banyak tabel. Sebuah tabel terdiri dari : • • • • 2. maka form bisa mengubahnya sehingga tampilan lebih menarik serta ditambah dengan berbagai alat kontrol untuk mengeksekusi berbagai aplikasi. gaji yang diterima dan kredit yang telah diberikan serta pembayarannya. 4. Adapun jam kerja normal adalah pukul 08. kasus ini bersifat sederhana. 5. menghapus. atau berupa sebuah kolom pada tampilan tabel Access. QUERY Fields. DATA ACCESS PAGE Objek ini berhubungan dengan penampilan data Access untuk berkoneksi dengan internet. Tabel di Access adalah objek pertama yang harus dibuat dan menjadi dasar bagi pembuatan objek lain. berdasarkan gaji pokok ditambah tunjangan karena ia menikah dan atau punyai anak. yaitu informasi mengenai jumlah gaji total yang akan diterima seorang karyawan. yaitu sejumlah kredit yang telah diberikan perusahaan kepada seorang karyawan dan berapa ia telah mengembalikannya. TABLE Sebuah tabel adalah sebuah objek yang berfungsi untuk mendefinisikan dan menyimpan data menurut aturan tertentu.00. maka query bisa berfungsi untuk memilih data. namun tidak ada hubungan yang seharusnya ada pada tabel-tabel di atas.

Setelah tabel dibuat. Report dan Page untuk melakukan proses lebih lanjut dengan tabel yang sudah ada. maka bisa dilakukan proses dengan bantuan Form. yang akan menjalankan suatu operasi tertentu pada Access. Query.Module adalah objek yang berisi sekumpulan prosedur-prosedur yang dibuat dengan menggunakan Visual Basic. Jadi disini tabel adalah inti atau awal dari proses pembuatan dan pengolahan data menjadi informasi dengan meng gunakan Access. dan kemudian fasilitas Macro dan Modul jika diperlukan proses lebih lanjut yang lebih kompleks. Praktikum 1 : Access Mengenal Access 1–4 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful