You are on page 1of 33

Pengurusan dan

Penyelenggaraan Koleksi
Perpustakaan
Oleh:
Harith Faruqi Sidek
Pustakawan
Bahagian Arkib, Galeri dan Khas
Perpustakaan Tun Seri Lanang
Bab 1:
Pengurusan Koleksi
Perpustakaan
Pengenalan
• Koleksi perpustakaan tidak terhad kepada satu jenis bahan atau bidang perkara
tetapi meliputi pelbagai jenis bahan bercetak, bahan pandang dengar (media) dan
meliputi puluhan bidang perkara. Kesemua bahan ini perlu diurus dan diselenggara
secara sistematik dengan kaedah-kaedah dan tatacara pengurusan tertentu agar
segala khazanah ilmu dan maklumat dapat dimanfaatkan sepenuhnya oleh
pelanggan perpustakaan.

• Perpustakaan perlu membuat perancangan rapi samada yang berbentuk jangka


pendek atau jangka panjang demi untuk mencapai kualiti pengurusan koleksi
perpustakaan.

• Pengurusan dan penyelenggaraan koleksi perpustakaan tidak boleh disempurnakan


bersendirian tetapi perlu didahului atau saling berkait dengan polisi perolehan,
pengurusan kewangan, pengurusan sumber manusia serta perancangan dan
rekabentuk perpustakaan.
Matlamat Pengurusan Koleksi Perpustakaan
• Memudahkan pencarian bahan di rak oleh pengguna dan kakitangan
perpustakaan dengan cepat dan tepat.

• Menarik perhatian pelanggan ke arah penggunaan perpustakaan yang


lebih berkesan dalam suasana yang kemas dan selesa untuk
pembelajaran.

• Melindungi bahan perpustakaan yang mudah rapuh dan rosak akibat


persekitaran, suhu dan kelembapan yang tidak sesuai supaya dapat
digunakan dalam jangkamasa yang optimum

• Meningkatkan keselamatan bahan daripada risiko kecurian


Kaedah Penyimpanan Bahan
• Susun bahan menurut sistem pengkelasan dan pengkatalogan yang dipilih oleh
perpustakaan sama ada LC ( Library of Congress), DDC ( Dewey Decimal
Classification), UDC ( Universal Decimal Classification) atau NLM (National Library of
Medicine) dan asingkan bahan bercetak dan bahan media.

• Susun bahan berdasarkan katagori penggunaan bahan seperti koleksi am, koleksi
tertutup dan pinjaman terhad.

• Susun bahan menurut pembahagian perkara secara umum, sains, sains sosial agama
dan lain-lain bagi memudahkan penyeliaan

• Rak buku tidak boleh disusun terlalu rapat. Perlu ada ruang untuk troli dan mengambil
kira beban berat lantai dan ketinggian rak bagi kemudahan pengguna.

• Sistem pencahayaan dan pendingin udara yang sesuai dapat menjamin ketahanan
bahan yang disimpan

• Sediakan label, tunjuk arah, dan pelan yang sesuai bagi memudahkan pengaksesan
bahan.
Penyusunan Bahan Perpustakaan
1) Susunan Mengikut Koleksi

• Koleksi Am
Koleksi terbuka di mana pengguna boleh membaca lama di rak dan
memilih bahan untuk pinjaman keluar.

• Koleksi Tanda Merah


Koleksi tertutup yang terdiri dari buku-buku teks asas untuk setiap kursus

• Koleksi Rujukan
Bahan-bahan rujukan seperti ensaiklopedia, kamus, atlas, almanak,
buku panduan, indeks dan abstrak
• Koleksi Terbitan Bersiri
Jurnal terkini, jurnal kebelakangan, jurnal popular dan akhbar

• Koleksi Media
Bahan pandang dengar, bahan mikro dan peta rampaian.

• Koleksi Khas
Buku-buku mahal, buku nadir dan bahan-bahan sejarah institusi

• Koleksi Buku Teks


Buku-buku bacaan wajib di Pusat Sumber sekolah, Jabatan, Fakulti atau
Institut untuk rujukan.
2) Susunan buku di rak

• Buku disusun menurut nombor panggilan atau nombor pengenalan secara


menegak supaya nombor panggilan mudah dilihat dan juga kulit buku tidak
mudah lekang daripada isi buku.

• Buku yang tebal, besar atau panjang boleh di susun secara melintang, tetapi
tidak boleh ditindih dengan banyak - satu timbunan tidak boleh lebih dari 3
atau 4 naskah buku. Buku-buku lama dan nadir disimpan dalam kotak yang
bebas asid supaya tahan lama.

• Setiap para tidak boleh di isi terlalu longgar atau padat. Para yang paling
bawah dikosongkan supaya dapat menampung penambahan koleksi, selain
menjamin adanya pengudaraan di sekeliling buku. Rak seharusnya diisi kira-
kira 60% penuh. Para yang mengikut piawaian untuk buku dianggarkan
sebanyak 30 buah buku untuk satu bahagian paras paranya. Urutan
penyusunan buku bermula dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah.
3) Susunan Majalah / Jurnal

• Asingkan bahan terbitan bersiri - jurnal terkini, jurnal kebelakangan, jurnal


popular dan akhbar.

• Pamerkan jurnal terkini untuk menarik perhatian dan memudahkan


pengguna mendapatkannya.

• Jurnal kebelakangan yang telah lengkap bilangannya dan telah dijilid,


hendaklah disusun di rak menurut nombor panggilan.

• Akhbar harian disusun di rak khas dengan kemas secara harian dan
mingguan. Sediakan label yang lengkap dan tunjuk arah di rak sebagai
panduan kepada pelanggan.
4) Susunan Bahan Media

Simpan bahan media perlu ditempatkan mengikut kesesuaian fizikal bahan


seperti :

• Slaid dan pita kaset disimpan dalam album khas.

• Pita audio disimpan dalam kabinet menurut turutan tertentu.

• Kit pelajaran disimpan dalam satu kotak.

• Peta dan carta sesuai digantung.

• Bahan mikro perlu disimpan dalam kotak serta disusun dalam kabinet khas.
• Cakera Padat perlu disusun di rak khas

• Bahan artifak seperti arca, model dan pelan ditempatkan di ruang yang
mempunyai pengudaraan dan suhu yang berpiawaian.

• Bilik Tayangan dan peralatan media harus ditempatkan berhampiran


dengan koleksi.
3) Susunan Bahan Bacaan Lewa / Rekreasi

• Buku-buku bacaan ringan seperti novel, buku fiksyen, pengetahuan


umum dan rekreasi sesuai disusun di rak khas.

4) Susunan Risalah, Surat Berita, Brosur dan Pamplet.

• Bahan-bahan seperti ini perlu disusun dalam kotak yang diberi nombor
seperti di katalog atau indeks bahan.
Penyemakan Stok
• Koleksi perpustakaan yang telah di susun di rak perlulah dibuat
penyemakan secara sistematik bagi mengesan kewujudan buku dan untuk
memastikan rekodnya adalah sepadan.

• Penyemakan stok perlu dilakukan pada suatu jangka masa yang tertentu
atau mengikut keperluan. Kaedah penyemakan stok adalah :

1. Senarai susunan rak (shelf list) digunakan sebagai alat untuk menyemak
kewujudan buku dalam koleksi perpustakaan. Susunan buku di rak adalah
sama dengan senarai susunan rak (shelf list).

1. Bagi membolehkan kerja semakan stok mencapai matlamatnya, ruang


koleksi yang terlibat ditutup sementara kepada pelanggan.
Pilih Buang / Pilih Simpan

• Pilih buang adalah proses mengasingkan bahan-bahan yang tidak lagi


sesuai untuk koleksi perpustakaan.

• Pilih buang dapat menjimatkan ruang, kos baik-pulih dan mengoptimumkan


penggunaan bahan-bahan yang relevan kepada pelanggan.
Bab 2:
Penyelenggaraan Koleksi
Perpustakaan
Pengenalan
Penyelenggaraan bahan perpustakaan boleh dilakukan melalui kaedah
kaedah berikut:

• Pemeliharaan
Langkah-langkah dan peraturan yang mencukupi untuk menjaga, membaiki
dan menyenggara sumber perpustakaan.

• Pemuliharaan
Langkah-langkah dan peraturan yang berpatutan serta penggunaan
prosedur teknikal makmal, dalam penjagaan, perawatan, penyimpanan dan
penggunaan bahan perpustakaan.
• Pengawetan
Penggunaan prosedur teknikal makmal didalam proses membaiki dan
membaikpulih bahan perpustakaan hampir ke bentuk asalnya.

• Penyahsidan
Proses menaikkan nilai alkali sesuatu dokumen khasnya kertas ke paras
minimum 7.0pH untuk membantu pemeliharaannya.
Aktiviti Pemeliharaan
a) Perolehan :

• Mengutamakan bahan asal mana yang sesuai.

• Mengutamakan perolehan buku kulit keras.

• Menentukan bilangan naskah yang mencukupi.

• Mendapatkan mikrofilem atau salinan fotostat sekiranya tiada bahan asal


diperolehi.

• Mengutamakan cakera padat untuk bahan terbitan elektronik.


b) Pengawetan

• Membuat pewasapan sebelum diawet.

• Mengutamakan rawatan minimum.

• Membuat penyahsidan untuk koleksi yang mempunyai 5.5 pH atau


kurang.

• Menggunakan teknik pengawetan yang boleh proses balikan.

• Menggunakan bahan awetan yang bebas asid dan bermutu tinggi


c) Penjilidan

• Menggunakan teknik penjilidan berkualiti.

• Mengekalkan keaslian bentuk jilidan.

• Mengekalkan kulit asal bahan terutamanya bahan nadir.

• Menyeragamkan warna dan jenis kulit bahan.

• Menggunakan bahan jilidan yang bermutu tinggi


d) Pemikrofileman

• Menggunakan teknik penyalinan berkualiti.

• Menentukan bilangan salinan yang mencukupi.

• Menggunakan filem bermutu tinggi.

• Menggunakan saiz filem yang bersesuaian.


– 35mm bagi surat khabar dan manuskrip.
– 16mm bagi buku dan majalah

• Menggunakan nisbah pengecilan yang bersesuaian:


– 16:1 shingga 20:1 bagi surat khabar, buku dan risalah.

• Membuat permafilm protection untuk salinan induk.

• Menyemak master mikrofilem setiap tahun.


e) Pendigitan

• Bahan yang ingin didigitkan hendaklah lengkap.

• Bahan yang ingin didigitkan adalah berkeadaan baik dan memenuhi


piawaian.

• Memastikan pendigitan dilaksanakan mengikut piawaian yang diiktiraf.

• Mengenalpasti format yang sesuai untuk memastikan bahan yang telah


didigit mudah dikesan semula.

• Memastikan bahan yang telah ada dalam bentuk digital terkawal dan
terpelihara.

• Memastikan kawalan kualiti terjamin di semua peringkat bermula dari


penyimpanan dan seterusnya memastikan proses pengaksesan boleh
dilakukan dengan mudah.

• Memastikan kesahihan bahan yang didigit mengikut dokumen asal


• Memastikan tidak ada bahan yang rosak atau hilang semasa proses
pendigitan.

• Memastikan kawalan keselamatan bagi pengurusan penyelenggaraan


pengkalan data.

• Memastikan backup dan peyeliaan data dilakukan secara berterusan


• Memastikan komputer terhindar dari virus

• Memastikan sistem mempunyai kemudahan untuk migrasi data kepada


sistem yang lebih tinggi.

• Memastikan peralatan yang bersesuaian dan berkemampuan untuk


menyimpan dan mengakses koleksi digital.
Penyimpanan
Penyimpanan bahan perpustakaan perlu mengambil kira beberapa
faktor seperti berikut:

a) Ruang simpanan

– Menentukan persekitaran mempunyai kelebapan dan suhu yang


konsisten mengikut kesesuaian jenis bahan.

– Menyediakan kemudahan pendingin udara 24 jam terutamanya untuk


bilik kebal manuskrip, bahan nadir, koleksi negara dan audiovisual.

– Menghindarkan habuk, bahan makanan, minutan dan pencemaran lain.

– Menyediakan lokasi yang baik unruk menyimpan bahan iaitu tempat


yang jauh dari pancaran matahari, medan magnet dan elektrik.
– Menyediakan tempat simpanan yang diperbuat dari kayu atau non-
magnetic metals bagi bahan-bahan elektronik.

– Menggunakan rak yang sesuai bagi bahan tertentu.

– Menentukan persekitaran bebas dari makhluk dan agen perosak seperti


serangga, kulat, anai-anai dan lain-lain.
b) Suhu yang sesuai bagi ruang simpanan adalah seperti berikut:-

Jenis bahan Suhu Kelembapan

Manuskrip 15.5-20 C 45%-50%RH

Buku 18-21 C 50%-55%RH

Media Magnetik 16-20 C 40%-45%RH

Mikrofilem 16-20 C 40%-45%RH


c) Peralatan kawalan persekitaran
Tiga alat yang digunakan untuk mengawal pencemaran udara iaitu:

• Dehumidifier
Alat dehumidifier adalah digunakan untuk mengawal kelembapan didalam
udara.

• Thermohydrograph
Alat thermohydrograph digunakan untuk kadar suhu dan kelembapan.

• Air Purifier/Ionizer
Alat Air Purifier atau ionizer digunakan untuk memerangkap debu dan
habuk.
d) Ruang Bacaan

• Menentukan persekitaran mempunyai kelembapan ± 50% RH dengan


suhu 21ºC.

• Menghindarkan ruang dari habuk dan pencemaran lain


e) Pencahayaan

• Menentukan penggunaan cahaya lampu yang tidak panas dan bebas dari
cahaya ultra-unggu.

• Menentukan haba yang rendah dan seragam serta tidak merosakkan


koleksi.
Penyelenggaraan
Memastikan penyelenggaraan ke atas koleksi perpustakaan dijalankan
sepanjang masa dan pemeriksaan rambang dijalankan 4 kali setahun.

Memastikan peralatan yang digunakan untuk memelihara koleksi


perpustakaan dipantau dan disenggarakan secara berjadual.

1) Aspek Penggunaan

• Menyediakan panduan pengendalian sumber perpustakaan.

• Memastikan peralatan khas yang dapat menjamin keselamatan


keadaan fizikal bahan tertentu digunakan.

• Memastikan amalan pengendalian sumber perpustakaan yang


cermat.
2) Aspek Keselamatan dan Bencana

– Menyediakan sistem kawalan keselamatan yang terjamin.

– Menyediakan alat pencegah kebakaran yang sesuai dan


mencukupi disetiap ruang koleksi dan makmal mengikut Akta
Perkhidmatan Bomba 1998 (Akta 341)

– Menyediakan peralatan dan mengadakan prosedur


keselamatan untuk menghadapi kecemasan mengikut dasar
dan polisi keselamatan organisasi
Kesimpulan

• Pelaksanaan pengurusan Koleksi Perpustakaan seharusnya


menggambarkan keperluan pelanggan. Koleksi yang dibangunkan
oleh perpustakaan mestilah berkait rapat dengan keperluan
pelanggan dan organisasi. Bahan-bahan perlu diselenggarakan
supaya berkeadaan baik untuk menarik pengguna dan
menggalakkan suasana keilmuan.
Sekian,
Terima Kasih

You might also like