P. 1
Surat

Surat

|Views: 879|Likes:
Published by Karya Bob Simbolon

More info:

Published by: Karya Bob Simbolon on Feb 06, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/10/2013

pdf

text

original

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis dalam secarik kertas dan di masukkan ke dalam amplop.

Kriteria surat : · Dikemas dalam bentuk yang menarik. · Bahasanya mudah dimengerti. · Langsung kepada intinya (tidak bertele-tele). Surat menurut pemakaiannya : · Surat Dinas · Surat Pribadi · Surat Niaga Surat Dinas Surat dinas digunakan untuk keperluan dinas, instansi-instansi. Bahasa surat dinas harus menggunakan bahasa yang baku, formal, jelas, muudah dipahami dan menggunakan EYD sebagai panduan penulisannya. Surat dinas menyangkut kedinasan dan surat resmi. Fungsi surat dinas: · Dokumen tertulis dan bukti hitam diatas putih. · Alat pengingat, karena surat itu dapat diarsipkan sehingga mudah dicari apabila di perlukan. · Bukti sejarah, seprti pada surat-surat tentangperubahan perkembangan suatu instansi. · Pedoman kerja, seperti surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas: · Menggunakan instrument yang sesuai termasuk ukuran kertas, jenis & warna, tinta, serta bentuk tulisan. · Memakai bentuk surat yang standar. · Menggunakan bahasa Indonesia yang baku dengan penyampaian singkat, lugas, jelas dan santun, serta menyajikan fakta yyang benar jika diperlukan.

. Surat dinas dibagi : · Kepala surat (kop surat) · Nomor surat · Lampiran · Perihal · Tanggal surat · Alamat yang dituju · Salam pembuka · Isi surat · Salam penutup · Tanda tangan · Nama jelas pengirim · Jabatan · Tembusan Surat pribadi Surat pribadi adalah surat perseorangan kepada orang lain atau organisasi.· Menghindari kata-kata singkatan dan tidak umum. Pengirim surat pribadi harus menyebut dirinya dengan kata saya atau kata ganti orang pertama. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan. perhatikan kerapihan dan kebersihan. Surat pribadi dibagi menjadi : · Surat pribadi resmi · Surat pribadi tidak resmi Surat Niaga Surat Niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis.

· Penawaran (offerte) Surat yang dibuat oleh penjual kepada calon pembeli. 2006). atau kegiatan dinas. Surat ini berasal .Surat niaga terdiri dari : · Surat jual beli · Kwitansi · Perdagangan Surat niaga dibagi menjadi : · Surat niaga intern · Surat niaga ekstern Macam-macam surat niaga yang sering digunakan oleh perusahaan : · Permintaan penawaran Surat yang dibuat oleh calon pembeli untuk meminta keterangan tentang harga. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. · Pesanan (order) Surat yang dibuat calon pembeli kepada penjual yang berisi pesanan pembelian barangbarang. dll. Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan. tugas dari kantor. diskon. pembayaran. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi.

surat permohonan izin. tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS. Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling. Dengan kata lain. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian. surat perintah. menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat. memorandum. pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. . dan surat permohonan cuti. penerimaan. dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. dan surat keputusan. Oleh karena itu. Tetapi. tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan. yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja.dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Dalam perkembangannya. dari bagian mana pun. kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga. Surat semacam itu tidak sematamata mengutarakan masalah pribadi. Oleh karena itu. kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Contoh: surat tugas. jika seorang PNS. surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.

d. giro. Surat dapat dipilah berdasarkan : a. dan sebagainya.Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat. c. selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut : 1. b. dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima). surat dinas. Kualifikasinya Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara). surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam). Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas. Unit Organisasi Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat. terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam). surat pribadi. surat tercatat. surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara). Penyortiran surat Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Klasifikasinya Pemilahan selanjutnya. yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan. surat . wesel.

kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. faksimile. e. sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. b. surat kawat. Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya. Geserkan surat yang ada dalam sampul . bagian penutup amplop ada di sebelah atas. sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut : a. selanjutnya dilakukan pembukaan sampul.terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu). Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul. Surat yang bersampul tertutup memanjang. Sampul yang tertutup melebar. tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi. yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong. radiogram. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja. telegram. Pembukaan sampul Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas. 2. surat biasa (kode B ). Urgensinya Surat-surat dikelompokkan teleks.

lakukanlah seperti berikut : a. kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. mengguntingnya mengguntingnya kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. tekanlah kedua sisi sampul bagian dengan bekas jari-jari terbuka. b. Peganglah surat dengan tangan kiri. Mengeluarkan surat dari sampul Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. 3. dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jarijari tangan kanan. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat. Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka. Untuk surat yang sampulnya melebar. Pastikan bahwa . Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan. Cara yang baik. renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat. selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan. tangan Balikkan ada kiri amplop di hingga surat bagian bekas hingga bawah. potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang.ke arah bagian yang tidak akan digunting.

Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk. 4. apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut. agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya. Pencatatan surat Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas. kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar. selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Apabila surat itu ada alamat dalamnya. . jangan sampai ada yang tertinggal. maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. 5. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada.semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik. agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya. Pembacaan surat Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya. apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak. apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai.

disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan suratsurat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat. 6. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun. . dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku menerima ekspedisi. Pembagian Surat Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas.Tanggal Penerim aan Surat Masuk Tanggal Nomor dan Nomor Alamat Urut Kode Surat Pengirim Agenda Masuk Hal Lampiran Isi Disposisi Ket. yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. harus Petugas/sekretaris pimpinan yang surat membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan. Untuk pengiriman. kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->