Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis dalam secarik kertas dan di masukkan ke dalam amplop.

Kriteria surat : · Dikemas dalam bentuk yang menarik. · Bahasanya mudah dimengerti. · Langsung kepada intinya (tidak bertele-tele). Surat menurut pemakaiannya : · Surat Dinas · Surat Pribadi · Surat Niaga Surat Dinas Surat dinas digunakan untuk keperluan dinas, instansi-instansi. Bahasa surat dinas harus menggunakan bahasa yang baku, formal, jelas, muudah dipahami dan menggunakan EYD sebagai panduan penulisannya. Surat dinas menyangkut kedinasan dan surat resmi. Fungsi surat dinas: · Dokumen tertulis dan bukti hitam diatas putih. · Alat pengingat, karena surat itu dapat diarsipkan sehingga mudah dicari apabila di perlukan. · Bukti sejarah, seprti pada surat-surat tentangperubahan perkembangan suatu instansi. · Pedoman kerja, seperti surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas: · Menggunakan instrument yang sesuai termasuk ukuran kertas, jenis & warna, tinta, serta bentuk tulisan. · Memakai bentuk surat yang standar. · Menggunakan bahasa Indonesia yang baku dengan penyampaian singkat, lugas, jelas dan santun, serta menyajikan fakta yyang benar jika diperlukan.

Surat pribadi dibagi menjadi : · Surat pribadi resmi · Surat pribadi tidak resmi Surat Niaga Surat Niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Surat dinas dibagi : · Kepala surat (kop surat) · Nomor surat · Lampiran · Perihal · Tanggal surat · Alamat yang dituju · Salam pembuka · Isi surat · Salam penutup · Tanda tangan · Nama jelas pengirim · Jabatan · Tembusan Surat pribadi Surat pribadi adalah surat perseorangan kepada orang lain atau organisasi. Pengirim surat pribadi harus menyebut dirinya dengan kata saya atau kata ganti orang pertama. . Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan.· Menghindari kata-kata singkatan dan tidak umum. perhatikan kerapihan dan kebersihan.

Surat ini berasal . · Pesanan (order) Surat yang dibuat calon pembeli kepada penjual yang berisi pesanan pembelian barangbarang. Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan. · Penawaran (offerte) Surat yang dibuat oleh penjual kepada calon pembeli. diskon. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. dll. tugas dari kantor.Surat niaga terdiri dari : · Surat jual beli · Kwitansi · Perdagangan Surat niaga dibagi menjadi : · Surat niaga intern · Surat niaga ekstern Macam-macam surat niaga yang sering digunakan oleh perusahaan : · Permintaan penawaran Surat yang dibuat oleh calon pembeli untuk meminta keterangan tentang harga. pembayaran. 2006). Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi. atau kegiatan dinas.

Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan. memorandum. dan surat keputusan. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Oleh karena itu. Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling. kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga. Surat semacam itu tidak sematamata mengutarakan masalah pribadi. menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat. Dengan kata lain. surat permohonan izin. dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya. Tetapi.dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Oleh karena itu. tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS. dan surat permohonan cuti. pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. penerimaan. surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas. Dalam perkembangannya. yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. jika seorang PNS. Contoh: surat tugas. dari bagian mana pun. . Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian. surat perintah.

surat dinas. Kualifikasinya Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara). Surat dapat dipilah berdasarkan : a. dan sebagainya. selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut : 1. surat . surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam). b. surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara). wesel. d. surat pribadi. Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas. surat tercatat. Klasifikasinya Pemilahan selanjutnya. terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam). giro. dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima). yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan. c. Penyortiran surat Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat.Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat. Unit Organisasi Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat.

Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu). telegram. yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan. surat kawat. sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan. faksimile. Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya. radiogram. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi. Geserkan surat yang ada dalam sampul . b. selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Urgensinya Surat-surat dikelompokkan teleks. surat biasa (kode B ). Pembukaan sampul Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas. e. sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul. Sampul yang tertutup melebar. Surat yang bersampul tertutup memanjang. 2. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja. bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut : a.

selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan. 3. renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat. kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jarijari tangan kanan. mengguntingnya mengguntingnya kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Cara yang baik. Peganglah surat dengan tangan kiri. b. lakukanlah seperti berikut : a. Pastikan bahwa . tangan Balikkan ada kiri amplop di hingga surat bagian bekas hingga bawah. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan. letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya.ke arah bagian yang tidak akan digunting. tekanlah kedua sisi sampul bagian dengan bekas jari-jari terbuka. Untuk surat yang sampulnya melebar. Mengeluarkan surat dari sampul Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka. potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting.

. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak. apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut. apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya. selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Apabila surat itu ada alamat dalamnya. Pembacaan surat Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai. jangan sampai ada yang tertinggal. maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya. agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya. Bila ada. agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama.semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik. 5. Pencatatan surat Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas. 4. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar. kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak.

Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan suratsurat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat. . Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan. kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku menerima ekspedisi. disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun. harus Petugas/sekretaris pimpinan yang surat membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi. 6.Tanggal Penerim aan Surat Masuk Tanggal Nomor dan Nomor Alamat Urut Kode Surat Pengirim Agenda Masuk Hal Lampiran Isi Disposisi Ket. Pembagian Surat Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas. Untuk pengiriman. Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful