Surat adalah alat komunikasi tertulis yang ditulis dalam secarik kertas dan di masukkan ke dalam amplop.

Kriteria surat : · Dikemas dalam bentuk yang menarik. · Bahasanya mudah dimengerti. · Langsung kepada intinya (tidak bertele-tele). Surat menurut pemakaiannya : · Surat Dinas · Surat Pribadi · Surat Niaga Surat Dinas Surat dinas digunakan untuk keperluan dinas, instansi-instansi. Bahasa surat dinas harus menggunakan bahasa yang baku, formal, jelas, muudah dipahami dan menggunakan EYD sebagai panduan penulisannya. Surat dinas menyangkut kedinasan dan surat resmi. Fungsi surat dinas: · Dokumen tertulis dan bukti hitam diatas putih. · Alat pengingat, karena surat itu dapat diarsipkan sehingga mudah dicari apabila di perlukan. · Bukti sejarah, seprti pada surat-surat tentangperubahan perkembangan suatu instansi. · Pedoman kerja, seperti surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas: · Menggunakan instrument yang sesuai termasuk ukuran kertas, jenis & warna, tinta, serta bentuk tulisan. · Memakai bentuk surat yang standar. · Menggunakan bahasa Indonesia yang baku dengan penyampaian singkat, lugas, jelas dan santun, serta menyajikan fakta yyang benar jika diperlukan.

Surat pribadi dibagi menjadi : · Surat pribadi resmi · Surat pribadi tidak resmi Surat Niaga Surat Niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan. . Surat dinas dibagi : · Kepala surat (kop surat) · Nomor surat · Lampiran · Perihal · Tanggal surat · Alamat yang dituju · Salam pembuka · Isi surat · Salam penutup · Tanda tangan · Nama jelas pengirim · Jabatan · Tembusan Surat pribadi Surat pribadi adalah surat perseorangan kepada orang lain atau organisasi. perhatikan kerapihan dan kebersihan.· Menghindari kata-kata singkatan dan tidak umum. Pengirim surat pribadi harus menyebut dirinya dengan kata saya atau kata ganti orang pertama.

Surat niaga terdiri dari : · Surat jual beli · Kwitansi · Perdagangan Surat niaga dibagi menjadi : · Surat niaga intern · Surat niaga ekstern Macam-macam surat niaga yang sering digunakan oleh perusahaan : · Permintaan penawaran Surat yang dibuat oleh calon pembeli untuk meminta keterangan tentang harga. Surat ini berasal . pembayaran. atau kegiatan dinas. · Pesanan (order) Surat yang dibuat calon pembeli kepada penjual yang berisi pesanan pembelian barangbarang. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. · Penawaran (offerte) Surat yang dibuat oleh penjual kepada calon pembeli. dll. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. tugas dari kantor. 2006). surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi. Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. diskon.

dan surat keputusan. dari bagian mana pun. yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat. . Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Surat semacam itu tidak sematamata mengutarakan masalah pribadi. surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas. Dengan kata lain. Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Oleh karena itu. Dalam perkembangannya. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan. Tetapi. pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling. dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. Oleh karena itu. kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian. Contoh: surat tugas. jika seorang PNS. penerimaan. tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS. surat permohonan izin. memorandum.dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya. dan surat permohonan cuti. surat perintah.

wesel. Kualifikasinya Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara). surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara). selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut : 1. dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima). surat pribadi. c. Surat dapat dipilah berdasarkan : a. giro. Klasifikasinya Pemilahan selanjutnya.Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat. terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam). surat tercatat. surat dinas. dan sebagainya. Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas. b. surat . surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam). Penyortiran surat Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. d. Unit Organisasi Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat. yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. radiogram. Pembukaan sampul Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas. Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya. kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. faksimile. tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan. selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. surat biasa (kode B ). Surat yang bersampul tertutup memanjang. sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau.terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu). telegram. bagian penutup amplop ada di sebelah atas. e. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja. Geserkan surat yang ada dalam sampul . Urgensinya Surat-surat dikelompokkan teleks. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong. yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan. 2. Sampul yang tertutup melebar. sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. surat kawat. Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut : a.

kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang. Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka.ke arah bagian yang tidak akan digunting. tangan Balikkan ada kiri amplop di hingga surat bagian bekas hingga bawah. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan. tekanlah kedua sisi sampul bagian dengan bekas jari-jari terbuka. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat. Pastikan bahwa . mengguntingnya mengguntingnya kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat. Untuk surat yang sampulnya melebar. renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan. letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. 3. lakukanlah seperti berikut : a. b. potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting. Mengeluarkan surat dari sampul Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Cara yang baik. selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan. dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jarijari tangan kanan. Peganglah surat dengan tangan kiri.

Pembacaan surat Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya. . 5. selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik. kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak. agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. jangan sampai ada yang tertinggal. apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut. Apabila surat itu ada alamat dalamnya. Bila ada. 4. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak. maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya. agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai. Pencatatan surat Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya. agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.

Untuk pengiriman. harus Petugas/sekretaris pimpinan yang surat membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi. Pembagian Surat Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun. kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan suratsurat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat. . yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan. dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku menerima ekspedisi. 6.Tanggal Penerim aan Surat Masuk Tanggal Nomor dan Nomor Alamat Urut Kode Surat Pengirim Agenda Masuk Hal Lampiran Isi Disposisi Ket. disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan.