RUANG LINGKUP KEARSIPAN

Setiap pekerjaan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data
adalah arsip, karena arsip adalah bukti rekaman dari kegitan atau transaksi mulai dari
kegiatan awal, sampai pada kegiatana pengambilan keputusan. Dalam pengambilan
keputusan, arsip sebagai data diolah menjadi informasi untuk menyesuiakan keputusan yang
akan diambil. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi
pencatatan, pengendalian, dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan, dan pemusnahan.
a. Pengertian arsip
Dalam UU No. 7 tahun 1971, arsip adalah : Naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga dan
badn pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam bentuk tunggal maupun
kelompok dalam rangka kegiatan pemerintahan. Naskah yang dibuat dan diterima oleh badan
swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam bentuk tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupana berbangsa.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam administrasi negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
dalam penyelengaraan administrasi negara dan disimpan di Arsip Nasional (ARNAS). Arsip
otentik adalah arsip yang diatasnya terapat tanda tangan asli dengan tinta, sebagai tanda
keabsahan dari arsip yang bersangkutan. Arsip tidak otentik adalah arsip yang berupa foto
copy, film, mikro film, print out dll yang tanpa disertai tanda tangan dengan tinta asli. Arnas
adalah lembaga pemerintah yang bertugas menyimpan, menyelamatkan, mengolah dan
menyediakan arsip statis sebagai bukti seluruh pertnggung jawaban pemerintah maupun
bangsa.
b. Ruang lingkup kegiatan
Setiap kehidupan manusia, disitu pasti akan ada arsip, dan ciri kehidupan manusia modern
yaitu manusia yang kegiatanya dibantu dengan informas dari berbagai media dan salah
satunya adalah arsip. Penataan arsip dapat dilakukan secara manual maupun modern, yang
penting pengelolaan yang benar pada arsip akan memudahkan penemuan kembali pada saat
diperlukan. Ruang lingkup pekerjaan kearsipan sangat luas, yaitu bagaimana menyediakan
arsip yang menunjang kegiatan kelancaran administrasi yang meliputi perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan.
c. Arsip dan sistem informasi manajemen
Sistem informasi manajamen/SIM adalah sistem yang mengintegrasikan berbagai jenis data
dan informasi mengenai berbagai macam kegiatan perkantoran dalam rangka membantu
pimpinan atau manajemen melakukan kegiatan pengambilan keputusan. Sistem adalah suatu
mekanisme yang mengatur data dan informasi mulai dari pengumpulan, pemilihan,
pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada paran
manejemen atau pengambil keputusan. Atau secara sederhana SIM adalah sistem yang dapat
menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil
keputusan.
d. Pengorganisasian arsip
Dalam proses pengorgganisasian arsip, disebut File aktif dan inaktif. File aktif adalah file
yang berisikan data yang masih aktif dan sangat diperlukan dalam pekerjaan. File inaktif
adalah file yang berisi data dan diperlukan dalam melaksanakan kegiatan tetapi frekuensi
penggunaanya jarang diperlukan. Dalam sistem pengorganisasian arsip, terdapat sistem
sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi.
Sentralisasi dalah sistem pengorganisasian arsip yang di pusatkan pada suatu unit kerja
khusus yang disebut sentral arsip. Desentralisasi adalah sistem pengolahan arsip dilakukan
oleh masing-masing uni kerja sesuai dengan ketentuan organisasi yang bersangkutan atau
unit kerja bebas mengolah kearsipanya sesuai dengan kemapuan masing-masing. Kombinasi
adalah sistem yang digunakan dalam mengolah arsip untuk menjawab kelemahan sistem
sentralisasi dan sistem kombinasi. Sistem ini mengelola arsip menjadi dua bagian, yaitu untuk
arsip aktif dikelola dan di tempatkan di unit kerja masing-masing, sedangkan untuk arsip
inaktif di dikelola di sentral arsip sesuai dengan jadual pemindahan arsip (JRA)

BAB II
MENGINDEKS DAN MENGABJAD

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian kata tangkap yang akan
disusun menurut abjad. Kata tangkap bisa berupa nama orang, nama badan, nama tempat,
istilah subjek, angka, yang semuanya tergantung pada sistem penyimpanan yang diterpkan.
Nama selalu disisipkan di label map sebagai pengenal untuk sistem penyimpanan menurut
abjad. Istilah nama dalam kearsipan dipakai pada nama orang dan nama badan-badan
(korporasi). Nama lengkap terdiri dari nama depan (first name), nama tengah (middle name),
dan nama akhir (last name).
a. Peraturan mengindeks
Pengaturan mengindeks terdiri dari 20 yang digunakan secara universal.
• Nama orang
Nama orang diindeks berdasarkan urutan : nama belakang, nama depan dan nama tengah.
Untuk nama Cina dan Korea, urutanya tetap karena nama keluarga mereka terletak di depan.
Beberapa contoh :
Benny tengker Tengker benny
Adnan Buyung Nassution Nasution Adnan Buyung
Liem Swie King Liem swie King

• Mengabjad
Adalah menyusun kata-kata dan nama yang sudah diindeks menjadi urutan abjad latin,
dengan cara membandingkan unit pertama masing-masing, huruf demi huruf. Contoh :
Ira Tarida Hutauruk Hutauruk Ira Tarida
Ira Farida Hutauruk Hutauruk Ira Farida
Ira Roida Hutauruk Hutauruk Ira Roida
• Nama tunggal dan singkatan
Nama tunggal di dalam urutan abjad mendahului nama tunggal lain yang sama yang
mempunyai singkatan, singkatan mendahului kepanjanganya. Nama tunggal yang pendek
menahului nama tunggal yang lebih panjang. Contoh:
S. Soeharto Soeharto S.
Sigit Soeharto Soeharto Sigit
• Awalan nama keluarga
Awalan nama keluarga dalam mengindeks tidak terpisah dari nama keluarganya sebagai unit
pertama. Contoh :
Bartje Van Houtten Van Houten Bartje
George St. John Saint John george
John Mc. Enroe Mac Enroe John
b. Praktek mengindeks
• Nama perusahaan
Indeks dari nama perusahaan yang bukan berasal dri nama orang, atau jika dari nama orang
akan tetapi tidak ditulis secara lengkap, ditulisakan seperti urutan semmula. Contoh :
Toko waringin Kencana Waringin Kencana Toko
Tuty Beauty Salon Tuty Beauty Salon
Dian Electronic Dian electronic
• Nama perusahaan dari nama orang
dalam mengindeks nam perusahaan yang berasala dari nama orang ditulisakan seperti pada
peraturan 1. Contoh :
PT Dian Wijaya Wijaya Dian PT
Mila Diah Ayu & Ass. Ayu Mila Diah (&) Associates
• Kata sandang “The
Kata sandang ‘the dalam mengindeks ditulis dalam kurung, tetapi waktu mengabjad tidak
perlu dilakukan. Contoh :
Andrew The Bakery Andrew (the) Bakery
• Nama dengan tanda hubung
Kata atau nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap sebagai satu unit, dan
indeksnya menjadi satu unit. Contoh :
Buss-Truck Renntal Buss-Truck Renntal
John Lee-Barry Lee-Barry John
• Singkatan
Singkatan nama diabjad sesuai dengan kepanjanganya, semua ditulisakan dala satu unit.
Huru-huruf yang bukan sigkatan diindeks dalam bentuk huruf yang berdiri sendiri sebagai
unit. Contoh :
Toko Buku ABC A B C Toko Buku
ASEAN ASEAN
• Bentuk usaha dan kata sambung
Bentuk usaha yang terdiri dari kata ganda diindeks sebagai unit. Contoh :
PT Waringin Kencana Waringin Kencana PT
Toko Buku Gunug Agung Gunung Agung Toko Buku
• Kata majemuk
Penulisan kata majemuk yang terdiri dari dua suku kata baik dalam bahasa inggris ataupun
indonesia disesuaikan dengan kosa kata bahasa. Contoh :
Airport Airport
Lapangan terbang Lapangan Terbang
• Nama tempat ganda
Nama tempat ganda diindeks dalam satu unit tanpa memperhitungkan apakah berasal dari
bahasa indonesia atau bahasa inggris. Contoh :
The New York time Pers New York Times Corporation (The)
Kuala Lumpur Bank Kuala Lumpur Bank
• Gelar dan Pangkat
Gelar dan pangkat dibedakan menjadi empat yaitu : Kesarjanaan, Kebangsawanan,
Keagamaan, dan Kepangkatan. Didalam indeks, gelar atau pangkat bukan unit dan ditulis
dalam kurung dari unit terakhir. Contoh :
Prof. Dr. Emil Salim Salim Emil (Prof. Dr.)
K. H. Ahmad Thahir Thahir Ahmad (K. H.)
• Kepunyaaan
Dalam Bahasa inggris, tanda kepunyaan ditandai dengan huruf ‘s. Sedangkan kata yang
berakhiran ‘s cukup ditandai dengan apostrof saja.
• Badan pemerintah pusat dan kepanitiaan
Badan pemerintah pusat/departemen dan non departemen serta lembaga tinggi negara
diindeks melaui nama negara diikuti lembaga/instansi yang lebih rendah. Jenis pemerintahan
dan tingkat instansi ditempatkan dalam kurung sebagai bukan unit. Nama-nama kepanitiaan
diindeks sebagai nama kepanitiaan sesuai dengan unit sesuai dengan peraturan mengindeks
yang berlaku
• Badan pemerintah daerah dan perguruan tinggi
Nama badan pemerintah daerah diindeks menurut ama daerah, diikuti tingkat daerah yang
bersangkutan, seterusnya dari yang tertinggi sampai yang terendah dengan masing-masing
tingkat ditempatkan dalam tanda kurung. Jenis perguruan tingggi ditulis dibelakang nama
dalam indeks.
• Angka
Angka yang terdapat dalam indeks ditulis dengan huruf sesuai bahasa yang bersangutan, dan
berdiri sebagai satu unit.
• Nama sama
Apabila terdapat nama yang sama dalam indeks, tetapi memiliki alamat kota yang berbeda,
makan nama tersebut diindeks menurut nama kota. Dan jika terdapat nama kota yang sama
maka diindeks menggunakan nama jalan yang bersangkutan.

• Nama bank dan nama sekolah

Nama bank dan sekolah diindeks menurut nama kota kemudian diikuti nama sekolah/ bank
dalam tanda kurung sebagai unit terakhir.
• Gelar Nyonya
Nama yang mengandung gelar, indeksnya adalaha menurut peraturan dan gelar nyonya ditulis
dibelakan unit terakhir dalama tanda kurung.
c. Pemakaian perturan
Peraturan mengindeks tidak hanya berlaku bagi penyimpanan surat sistem abjad, tetapi juga
pada istem numerick, geografis, dan subjek, karena pengaturan mengindeks diperlukan untuk
memberikan judul label (kata tangkap) dari map (folder). Map kemudian disusun sesuai
dengan abjad dan kelompok sistem yang dipakai. Selain itu, pengaturan mengindeks dipakai
pada penataan kartu (filing kartu) atau formulir lain dalam bentuk warkat.
d. Penunjuk silang (cross-reference)
Penunjuk silang adalah petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi
untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/ warkat. Penunjuk silang pada
penyimpanan arsip memiliki kelemahan yaitu menambah beban kerja dan waktu serta
penggunaan penunjuk silang yang berlebihan akan menambah keruwetan. Untuk itu,
pemakaian penunjuk silang hanya pada arsip yang benar-benar memerlukanya.
e. Praktek penemuan kembali
Penemuan kembali arsip/ warkat adalah cara mencari arsip yang telah ada dengan
menggunakan petunjuk judul arsip disesuaikan dengan peraturan indeks yang akan tertulis di
map/ filing arsip.
f. Praktek penunjuk silang
Pembuatan penunjuk silang pada filing, menyesuaikan abjad nama file yang tersimpan dalam
map, sehingga file akan tersimpan dan tersusun sesuai dengan abjad untuk memudahkan
penemuan kembali.