System Inventory Gudang :

Mutasi Barang
Dalam bisnis proses pergudangan, perpindahan barang antara lokasi maupun antar
gudang sangat memungkinkan.
Jenis Mutasi Barang :
a. Mutasi antar gudang
Aktifitas ini biasa terjadi jika terjadi perluasan gudang, movement by plan atau kasus
yang tidak terduga. Barang harus didaftarkan untuk identifikasi lokasi gudang yang
baru.

b. Mutasi antar cabang

Jika perusahaan mempunyai cabang lebih dari satu, aktifitas ini dibutuhkan untuk
mencatat pergerakan/tracking posisi barang.

c. Mutasi barang rusak/claim

Mutasi barang juga bisa disebabkan barang rusak atau barang yang harus diclaim
kepada vendor. Status mutasi disini untuk memisahkan barang mana saja yang
available digunakan, barang mana saja yang tidak bisa digunakan karena
rusak/proses claim.

d. Mutasi barang atas permintaan

Mutasi barang ini sering dan merupakan aktifitas harian di dalam transaksi gudang.
Seorang requestor melakukan request berdasarkan requirement di lapangan dengan
mengisi sebuah surat. Dan atas dasar ini mutasi barang bisa dimutasi ke lapangan.

Dan ada dua sifat kepemilikan yang bisa diaplikasikan dalam sistem.
a. barang yang sudah dipindah masih menjadi inventaris gudang lama
Sehingga jika ada penjualan atau transaksi pada barang tersebut, billing akan
mengacu pada gudang yang lama.
b. barang yang sudah dipindah masih menjadi inventaris gudang baru
Billing akan mengacu pada posisi gudang yang baru.

Laporan pergerakan barang diperlukan untuk analisa dan planning ke depan. Karena
melihat kebutuhan di lapangan dan di cabang lain, kita pasti akan bisa menganalisa
kebutuhan barang mana saja yang harus dipenuhi.
Dan barang2 mana saja yang tidak pernah bergerak. Sehingga langkah2 penanganan
bisa direncanakan.

Storage Location
Di setting awal sebuah sistem inventory gudang, kita harus mendifinisikan nama dan
storage location tempat menyimpan barang.
Storage location ini berguna :
1. Identifikasi letak
2. Mengetahui sifat barang,
Ada model prosedur pemisahan lokasi berdasarkan sifat barang, misal barang ini
tidak layak dipakai di tempatkan di storage yang tersendiri.
3. Tracking perjalanan barang, jika ada pencarian dalam sebuah kasus, storage
location akan sangat berguna.

Dalam sistem saya, akan dibuat :

a. Available location
Tempat yang disediakan bagi barang yang siap dipakai.
b. Block Storage
Tempat yang disediakan bagi barang2 yang tidak bisa dipakai karena hal2 tertentu.
c. Claim
Tempat yang disediakan bagi barang2 yang tidak bisa dipakai karena dalam proses
claim.
d. On going/On movement
Status tempat bagi barang yang sedang dalam proses pengiriman atau pemindahan.

Inventory System
Kepada teman-teman yang pengen belajar tentang sistem pergudangan atau yang
mau membuat sistem inventory yang bagus, mungkin anda bisa membaca
pengalaman saya di bawah ini. Pengalaman ini saya dapatkan ketika mendapat
proyek untuk membangun sistem gudang di sebuah perusahaan tekstil.

Master Data.
Master data ini data primary dalam sebuah sistem, kalau di inventory adalah data
product, lokasi rak dan sub rack.

Transaksi data
Data yang dihasilkan dari proses inventory yang terjadi. Data barang masuk , barang
keluar, stok barang di gudang.

Setup Authentifikasi
Setting ini terdiri dari maintenance user aplikasi, setup menu setiap group user, setiap
group user memiliki susunan menu yang berbeda dan diset dinamis, sehingga mudah
diubah jika dibutuhkan.

Laporan
Laporan terdiri dari :
- Laporan Harian Stock
- Laporan Harian Incoming Product
- Laporan Harian Outgoing Product
- Laporan Akhir Bulan

WORKSHOP DESCRIPTION
Manajemen logistik dan Pergudangan memegang peran yang sangat penting dalam
kehidupan sebuah perusahaan. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk
bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Peningkatan
produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi
perusahaan secara keseluruhan.

Pelatihan ini akan membahas aspek operasional sistem manajemen pergudangan.

Karena titik utama pembahasan adalah masalah operasional logistik dan administrasi
pergudangan, maka pelatihan ini sangat cocok untuk para eksekutif perusahaan di
tingkat operasional dan menengah. Di dalam pelatihan ini,selain aspek manajemen
juga akan dibahas secara terinci sistem dan prosedur administrasi pergudangan,
laporan yang harus dihasilkannya beserta contoh setiap jenis formulir yang
diperlukan.

Manfaat setelah mengikuti seminar ini :

- Peran manajemen logistik dan Pergudangan dalam kehidupan Perusahaan.
- Pemeriksaan/Pengujian Barang.
- Administrasi Penerimaan Barang.
- Administrasi Penyimpanan Barang.
- Akuntansi Persediaan.
- Konsep inventory control.
- Administrasi Distribusi Barang.
- Laporan Sistem Pergudangan.
- Inventarisasi dan auditing persediaan
- Sistem Informasi dan Komputerisasi Sistem Manajemen Pergudangan
- Pengukuran performansi sistem pergudangan dan distribusi.

METODE PELATIHAN :
Metode yang digunakan dalam pelatihan ini adalah lektur, workshop, studi kasus dan
konsultasi interaktif.

HAL-HAL YANG AKAN DIBAHAS ANTARA LAIN:

1. Peran manajemen logistik dan Pergudangan dalam kehidupan Perusahaan.
- Evolusi sistem manajemen logistik.
- Siklus manajemen logistik.
- Pergudangan sebagai Subsistem dalam sistem logistik.
- Objektif Manajemen logistik dan Pergudangan.
- Fungsi fungsi manajemen logistik dan pergudangan.
- Fungsi Pelayanan Sistem logistik dan Pergudangan.
- Aktivitas gudang
- Struktur Pergudangan
- Pemilihan Lokasi Gudang

2. Pemeriksaan/Pengujian Barang.
- Dasar Pemeriksaan Barang.
- Destructive dan Non destructive test.
- Kriteria Pemeriksaan total dan sampling.
- Penentuan ukuran sample.
- Penentuan Acceptance Level.
- Pembuatan Berita Acara Pemeriksaan Barang.

3. Administrasi Penerimaan Barang.

- Prasyarat penerimaan barang.
- Pembentukan team penerimaan barang.
- Kriteria penerimaan barang.
- Sistem dan Prosedur Penerimaan Barang.
- Dokumen penerimaan barang.
- Berita Acara Penerimaan Sementara.
- Berita Acara Penerimaan Barang.
- Penyusunan laporan transaksi barang.
- Rekomendasi pembayaran.
4. Administrasi dan Teknik Penyimpanan Barang.
- Sistem dan Prosedur Penyimpanan Barang.
- Dokumen yang digunakan untuk penyimpanan barang.
- Tatacara Pengisian Kartu Barang.
- Tatacara Pengisian Kartu Administrasi Persediaan
- Tatacara perhitungan nilai persediaan barang

5. Teknik Penyimpanan Barang Berukuran Kecil.

• Aktivfitas unloading barang ukuran kecil.
• Pengendalian kualitas dan kuantitas.
• Packaging.
• Identifikasi produk.
• Teknik penyimpanan dan pelayanan pelanggan
• Pengendalian persediaan.
• Authomatic identification method

6. Pengelolaan barang yang disimpan menggunakan karton (full-case)

• Manfaat penyimpanan barang menggunakan karton.
• Order-pick methods.
• Teknik pengaturan penyimpanan menggunakan karton.
• Identifikasi posisi karton dan pallet.

7. Akuntansi Persediaan.
- Peran akuntansi dalam pengelolaan persediaan.
- Kontrol intern dilihat dari segi organisasi serta sistem dan prosedur administrasi
pergudangan.
- Perhitungan biaya material dengan metoda FIFO (First in First Out), LIFO (Last in
First Out), dan AVERAGE.
- Laporan persediaan yang diperlukan akuntansi.

8. Laporan Sistem Pergudangan.

- Laporan status persediaan.
- Laporan Transaksi Barang.
- Klasifikasi Barang.
- Statistik Pemakaian Barang.
- Laporan Perhitungan Inventory Control.

9. Manajemen Pergudangan dan distribusi

• Konsep dasar Distribution Requirement Planning (DRP).
• Multi – echelon distribution system
• Pull system
• Push system
• Illustrasi order – point system
• Solusi order point
• Base – stock system
• Illustrasi perhitungan DRP
• Studi kasus DRP dengan menggunakan Software.

10. Inventory Control Techniques

- Klasifikasi persediaan.
- Biaya persediaan.
- Sistem pengendalian persediaan.
- Economic order quantity; Reorder point dan Safety Stock untuk Independent –
material
- Fixed order period inventory system
- Latihan perhitungan optimasi persediaan .

11. Inventarisasi dan auditing persediaan

- Manfaat inventarisasi persediaan.
- Teknik inventarisasi persediaan.
- Inventarisasi total dan inventarisasi sebagian.
- Laporan Hasil inventarisasi.

12. Sistem Informasi dan Komputerisasi Sistem Manajemen Pergudangan

- Perbedaan data dan informasi pergudangan.
- Apa yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen.
- Pembentukan Master File Kodifikasi Barang.
- Pembentukan Master File Persediaan di Gudang.
- Penentuan Kode Lokasi Barang.
- Teknik Pencatatan Transaksi Barang.

13. Peragaan software manajemen pergudangan dan distribusi yang mencakup

aspek :
- Penerimaan barang,
- Administrasi penyimpanan.
- Pembentukan item master file.
- Optimasi Persediaan.
- DRP dan optimasi distribusi barang.
- Lokasi barang.

14. Studi kasus sistem manajemen pergudangan.