Sumber Perencanaan :

Sebagai seorang pimpinan atau pembantu pimpinan seperti sekretaris dan manajer kantor,
selain dituntut mengetahui sifat dan fungsi perencanaan, dia juga dituntut mengetahui
sumber-sumber perencanaan. Maksudnya adalah titik tolak yang menjadi dasar untuk
membuat satu perencanaan.

Ada beberapa macam sumber perencanaan , antara lain adalah :

(i) Kebijaksanaan dan pengarahan dari pimpinan.

(ii) Kebutuhan yang mendesak untuk mengatasi suatu masalah.

(iii) Hasil evaluasi yang menuntut perbaikan atau penyempurnaan.

(iv) Akibat dari usulan yang diajukan pihak-pihak tertentu yang terkait.

Keterangan :

1. Pimpinan yang dimaksud di sini adalah atasan langsung atau orang lain yang berwenang.
Pimpinan itu mengeluarkan kebijaksanaan yang menuntut perlu penyusunan satu
perencanaan dengan tujuan yang dijelaskan lebih dulu.

2. Muncul masalah, akibatnya masalah itu perlu diatasi. Untuk mengatasi masalah tersebut,
perlu penyusunan satu perencanaan yang matang dan pimpinan atau orang yang berwenang
menyadari hal tersebut, sehingga keluarlah keputusan untuk menyusun satuperencanaan.

3. Ada usaha atau kegiatan yang sudah dan / atau sedang berjalan, tetapi hasilnya tidak
memuaskan, akibatnya keluar kebijaksanaan dari pihak pimpinan untuk menyusun satu
perencanaan baru yangbertujuan untuk memperbaiki usaha tersebut atau
menyempurnakanusaha itu.

4. Pihak-pihak tertentu yang dimaksud di sini ada kemungkinan adalahpihak yang berwenang
(pemerintah), atau masyarakat terkait, atau pegawai kantor sendiri dan sebagainya. Mereka
dengan inisiatif sendiri mengajukan usul kepada kantor agar membuat sesuatu perencanaan
dengan tujuan tertentu.
Fungsi Perencanaan :

Perencanaan mempunyai berbagai fungsi, tetapi yang paling penting adalah sebagai berikut :

(i) Sebagai pedoman kerja

(ii) Sebagai alat koordinasi

(iii) Sebagai alat pengawan kerja

Keterangan :

1. Sebagai pedoman kerja, perencanaan dapat menjadi pegangan sekaligus petunjuk bagi
semua yang diikutsertakan di dalam perencanaan bagaimana semestinya pekerjaan yang
dimaksud di dalam perencanaan dikerjakan secara benar untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan.

2. Koordinasi yang dimaksud adalah penguasaan sekaligus pengarahanoleh atasan kepada

bawahan. Perencanaan dapat digunakan olehseorang pimpinan sebagai alat untuk
mengkoordinasi bawahannya dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

3. Sebagai alat pengawasan kerja, perencanaan dapat dijadikan patokan bagi mereka yang
ditugasi sebagai pengawas untuk memeriksa para pekerja yang diikutsertakan apakah mereka
semua bekerja sesuai dengan ketentuan yang digariskan di dalam perencanaan untuk
mencapai tujuan yang sudah ditentukan.