ASAS PROTOKOL DAN ETIKET

MAJLIS RASMI

PENDAHULUAN

Etiket merupakan peraturan-peraturan tingkahlaku atau sopan santun

samada dalam kehidupan harian, dalam perhubungan antara satu sama lain
atau dalam majlis yang berbentuk formal atau tidak formal. Apa jua perilaku
yang dilakukan oleh seseorang yang mengikut peraturan-peraturan atau
norma-norma yang diterima oleh masyarakat atau yang berlandaskan kepada
timbang rasa adalah dianggap sebagai mempunyai nilai etiket yang tinggi
yang boleh mempertingkatkan imej seseorang itu.

Amalan protokol dalam sesuatu majlis bertujuan menetapkan penghormatan

yang diberikan kepada seseorang tetamu kehormat dan para jemputan, di
samping menetapkan peraturan yang perlu diikuti dan dipatuhi oleh
penganjur sesuatu majlis. Kesempurnaan majlis yang dianjurkan akan
mencerminkan atau melambangkan kreativiti, kredibiliti dan keupayaan
sesebuah agensi tersebut menganjurkan sesuatu majlis.

Jenis-jenis Majlis Rasmi

1. Majlis Penuh Istiadat

Istiadat pertabalan, penganugerahan darjah kebesaran,
menyampaikan surat tauliah dan mengangkat sumpah oleh menteri.

2. Majlis Rasmi dan Formal

Majlis jamuan makan malam yang diberi oleh Perdana Menteri untuk
seseorang ketua negara asing.

3. Majlis Rasmi tetapi Tidak Formal

Majlis yang tidak banyak mematuhi protokol seperti majlis jamuan teh
sempena hari kebangsaan.

4. Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal

Dianjurkan oleh pihak swasta yang memerlukan protokol seperti
perasmian sesebuah bangunan oleh Perdana Menteri atau Menteri.

5. Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal

Seperti hari keluarga sesebuah agensi kerajaan atau swasta.

ASPEK-ASPEK PENGURUSAN PELBAGAI MAJLIS RASMI ATAU FORMAL

1. Jawatankuasa
2. Tempat majlis
3. Penyediaan senarai jemputan
4. Aturcara majlis

1
5. Kesesuaian pakaian dalam majlis
6. Penulisan dan pengedaran Kad Jemputan
7. Pemilihan Menu
8. Susunan keutamaan
9. Panggilan hormat
10.Susunan tempat duduk
11.Pengacaraan Majlis Formal
12.Penyediaan aturcara pentadbiran
13.Peranan penyambut tetamu
14.Raptai
15.Nilai-nilai Islam
16.Post-Mortem

ELEMEN PENTING ETIKET

1. Cita Rasa Berpakaian

2. Kesesuaian Pakaian dalam Pelbagai Situasi
3. Penampilan dan Pengayaan Diri
4. Kesopanan dalam Pertemuan dan Perkenalan
5. Kesopanan dalam Perbualan Sosial
6. Kesopanan Menghadiri Majlis Jamuan Ringan Secara Berdiri
7. Kesopanan Menghadiri Majlis Jamuan Ringan Secara Duduk
8. Kesopanan dalam Majlis Buffet
9. Adab Makan Pelbagai Kaum di Malaysia
10.Kesopanan Tuan Rumah dan Kesopanan Tetamu (Majlis di Rumah)
11.Kesopanan Tuan Rumah dan Kesopanan Tetamu (Majlis di Luar Rumah)
12.Menghadiri Pelbagai Majlis Formal
13.Mengenali Peralatan Jamuan
14.Cara Menghidang
15.Tertib di Meja Makan

ANTARA ELEMEN PENTING ETIKET

1. TERTIB PERKENALAN

a) Prinsip Perkenalan
• Perkenalkan lelaki kepada wanita.
• Perkenalkan orang yang kurang penting kepada orang yang
lebih penting.
• Perkenalkan orang yang lebih rendah pangkatnya kepada
orang yang lebih tinggi pangkatnya.
• Perkenalkan orang yang lebih muda kepada orang yang lebih
tua.

b) Keberkesanan dalam perkenalan

2
 • Kedua pihak bersedia untuk memperkenalkan dan untuk
menerima perkenalan.
• Sebut nama dengan jelas dan betul.
• Perlakuan yang tertib.
• Pandang ke arah mata orang yang akan diperkenalkan.
• Jika terlupa nama orang yang akan diperkenalkan, sebaik-
baiknya akui.
• Perkenalkan diri sendiri terlebih dahulu.
• Elakkan perbuatan seperti menepuk bahu dengan kuat atau
menggenggam dengan kuat.
• Bercakaplah dengan perlahan tetapi jelas.

b.) Tertib Memperkenalkan

i) Izinkan saya memperkenalkan ...............
ii) Puan..........inilah Encik..............
iii) Boleh saya memperkenalkan ...................

c.) Cara Menjawab Yang Sopan

i) Apa Khabar ?
ii) Bertuah dapat berkenalan!
iii) Hello!

d.) Larangan Semasa Menjawab Perkenalan

i) Elakkan bertanya tentang asal usul tempat / daerah / bangsa
/ agama.
ii) Elakkan bertanya tentang pangkat atau kursus.
iii) Elakkan bercakap kasar dan meninggikan suara.
iv) Elakkan menjeling dan menoleh ke tempat lain.
v) Elakkan memandang jijik kepada orang yang
diperkenalkan.
vi) Elakkan memberi senyuman sinis / tidak ikhlas.

2. BERJABAT TANGAN (BERSALAM)

a. Pelbagai cara
• Kasar dan agresif
• Mengawal
• Hujung jari sahaja
• Tarik
• Sejuk
• Erat dan mesra

b. Perkara-perkara negatif semasa bersalam

• Pengangan yang longgar menunjukkan kurang minat atau
sambil lewa.
• Hujung jari menunjukkan dingin, separuh berminat dan
kurang penting.

3
 • Tiada kontak mata menunjukkan tidak penting / kurang suka
dan tidak berminat.
• Genggam dengan kuat menunjukkan dendam dan perasaan
marah.
• Enggan bersalam menunjukkan rasa tidak menerima atau
membenci.

Perempuan hendaklah menghulurkan tangan dahulu. Tempoh adalah

mengikut keadaan . Dalam keadaan biasa, kira-kira lima saat.
Sekiranya tidak mahu bersalam, memadai dengan menundukkan
kepala dan letakkan tangan di belakang. Tidak perlu menggunakan
pelapik seperti tudung / sapu tangan untuk bersalam.

3. PERBUALAN SOSIAL

a.) Contoh tajuk perbualan sosial yang sesuai adalah seperti berikut:-
 Hobi.
 Sukan.
 Muzik.
 Rancangan Televisyen.
 Pakaian.
 Menanam bunga (Gardening).
 Makanan.
 Pengembaraan.
 Kesenian.
 Cuaca.

b.) Contoh tajuk perbualan sosial yang tidak sesuai

• Perbualan peribadi.
• Fahaman politik.
• Keagamaan.
• Peperangan.

c) Tertib perbualan sosial

 Kedua-kedua pihak berminat.
 Pandang ke arah orang yang bercakap.
 Dengar dengan teliti.
 Bercakap dengan nada yang biasa.
 Tempoh bercakap berpadan (tidak terlalu lama).
 Bercakap secara bersahaja.
 Beri laluan kepada yang mendengar untuk bercakap.
 Berbual dengan seberapa ramai yang boleh dalam sesuatu
kumpulan.

4. TATAHIAS PAKAIAN DAN GAYA

4
Kepentingan Tatahias

Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf
majlis tersebut. Penampilan seseorang individu dalam sesuatu urusan
rasmi sentiasa diiringi oleh dua bentuk imej:-

i. Imej organisasi di mana ianya berkhidmat .

ii.Imej peribadi.

a) Kesesuaian pakaian wanita

Perkara seperti berikut harus diberi perhatian :-

• Elakkan daripada memakai kain berkilat / berkilau
pada siang hari.
• Elakkan daripada memakai satu warna sahaja.
• Jangan melebihi empat warna pada satu masa
• Pilihan warna kain hendaklah berasaskan kepada
warna kulit dan bentuk badan.
• Jangan terikut-ikut fesyen yang mungkin tidak sesuai.
• Gunakan kain jenis nipis, lembut dan serap tetapi tidak
jarang.
• Bila menggunakan alat solek, jangan keterlaluan.
• Gunakan bedak yang tidak mempunyai bau yang kuat.
• Rambut hendaklah tersisir rapi.
• Semua bahagian rambut tertutup dan diikat kemas jika
memakai tudung.
• Jika memakai mini telengkong, warna tudung
hendaklah bertentangan dengan warna baju.
• Bila gunakan sarung kaki pilih warna ‘skin colour’
• Corak fabrik tidak lebih dari empat warna.
• Hindarkan daripada memakai anting-anting labuh,
rantai tangan yang berloceng yang akan membuat
bunyi apabila anda berjalan.
• Jauhi daripada memakai baju yang banyak rupol (frills)
ataupun berbunga besar.
• Perhiasan hendaklah yang minima dan bukan menjolok
mata.
• Jangan memakai gelang tangan dan jam tangan
ditangan yang sama.

b) Kesesuaian Pakaian Lelaki

• Kurang sesuai berbaju lengan pendek jika bertali leher.

• Sematkan semua butang baju jika tidak bertali leher
(kecuali butang kolar).

5
 • Jangan lipat bahagian lengan kemeja lengan panjang.
• Memakai tali leher hanya dengan kemeja lengan
panjang
• Bahagian hujung tali leher mestilah sampai ke
bahagian kepala tali pinggang.
• Sesuaikan warna tali leher dengan baju.
• Tali leher berjalur sesuai dengan baju tanpa corak.
• Badan kurus dan gempal hendaklah memakai singlet
• Sesuaikan warna stoking dengan seluar.
• Kasut hendaklah bersih dan berkilat.
• Stoking putih tidak sesuai dalam majlis.
• Gunakan ‘cologne’ dan deodoron yang kembut. Jika
bergaul dengan orang ramai sapukan ‘cologne’ di
kedua belah bahu.
• Pakai singlet jika memakai bush-jacket tetapi jangan
sampai kelihatan singlet tersebut.
• Seluar dan bush-jacket hendaklah sama warna dan
bahan (material)
• Baju berwarna putih sebagai pilihan pertama.Lain-lain
warna tanpa corak (light and plain) sebagai pilihan
kedua.
• Baju hendaklah sentiasa dimasukkan dalam seluar.
• Elakkan dari memakai baju ketat yang boleh
menyulitkan pergerakan badan dan tangan.
• Jangan memakai baju, seluar dan stoking corak/jenis
berjalur keseluruhannya.
• Seluar jangan terlalu labuh hingga memecah lantai
ataupun singkat hingga kelihatan tergantung. Jangan
memakai seluar yang ketat (drainpipe).
• Stokin berwarna putih tidak sesuai dengan pakaian
pejabat melainkan berpakaian putih / berpakaian
sukan.
• Kasut bersukan walaupun mahal, tidak ada tempat
dalam urusan rasmi.

5. KESESUAIAN PAKAIAN BAGI PELBAGAI MAJLIS ADALAH SEPERTI

BERIKUT :-

6
 Majlis Perempuan Lelaki

1) Bankuet Negara Baju Kurung Atau Mess Kit/White Tie/Baju

atau Negeri Kebaya Labuh, Kebangsaan Rasmi
berselendang dan tidak dengan Darjah
2) Jamuan Makan sedondon Kebesaran
Malam Rasmi oleh
Ketua Negara a) Baju Kurung a) Baju Kebangsaan
atau Ketua berselendang Hitam
Kerajaan b) Baju Kebaya b) Black Tie
Labuh
3) Jamuan Makan Berselendang a) Baju Kebangsaan
Malam Formal b) Lounge Suit
a) Baju Kurung
b) Baju Kebaya Labuh

4) Jamuan Makan Baju Melayu Moden Baju Batik Lengan

Malam Tidak Panjang
Formal
a) Baju Kebaya
5) Jamuan Makan b) Baju Kurung a) Baju Batik Lengan
Tengahari Rasmi Panjang
b) Lounge Suit
Baju Melayu Moden c) Pakaian Kerja
6) Jamuan Makan
Tengahari Tidak Baju Batik Lengan
Rasmi a) Baju Kurung Panjang
b) Baju Kebaya Labuh
7) Jamuan Teh Rasmi
a) Baju Batik Lengan
Baju Kurung atau Panjang
Kebaya Labuh, b) Lounge Suit
8) Pengumiaan berselendang dan tidak c) Pakaian Kerja
Darjah Kebesaran sedondon
a) Baju Batik Lengan
Panjang
9) Istiadat Baju Kurung atau b) Lounge Suit
Pertabalan Kebaya Labuh, c) Pakaian Kerja
berselendang dan tidak
sedondon a) Pakaian Istiadat
10) Hari Ulang Tahun b) Baju Kebangsaan
Kemerdekaan a) Baju Kebaya Rasmi
b) Baju Kurung
a) Baju Batik Lengan
11) Pembukaan Panjang
Persidangan Baju Kurung atau b) Bush-Jacket
Parlimen Kebaya Labuh, c) Pakaian Kerja
berselendang dan tidak
12) Mengadap Tuanku sedondon a) Pakaian Istiadat
b) Baju Kebangsaan

7
 Baju Kurung atau Rasmi
Kebaya Labuh,
13) Cocktails dan berselendang dan tidak a) Lounge Suit Gelap
Receptions sedondon dan bersongkok
b) Baju Kebangsaan

a) Baju Kebaya a) Baju Batik Lengan

14) Musabaqah b) Baju Kurung Panjang
b) Lounge Suit
Baju Kurung atau
Kebaya Labuh, a) Baju Kebangsaan
berselendang dan tidak b) Baju Batik Lengan
sedondon Panjang
15) Pengebumian c) Lain-lain Pakaian
yang sesuai

16) Majlis Anjuran

Agensi (siang)
Baju Kurung atau Baju Kebangsaan
17) Majlis di Luar Kebaya Labuh,
Dewan seperti berselendang dan tidak
Perasmian Sukan sedondon Pakaian Kerja

18) Anugerah Sastera Pakaian Kerja

Negara dan Baju Batik Lengan
Anugerah Seni Panjang
Baju Kurung

a) Baju Kebangsaan
Baju Kurung atau Hitam
Kebaya Labuh, b) Lounge Suit warna
berselendang dan tidak gelap
senonoh

6. HIASAN

Barang-barang kemas samada tulen atau tiruan seperti subang, gelang

tangan, rantai tangan, jam, cincin, dan rantai leher memang perlu
dipakai. Kesederhanaan adalah yang paling sesuai dan ia adalah
sebahagian daripada pakaian yang menambah seri. Oleh yang
demikian, hendaklah dipadankan dengan baju yang dipakai. Elakkan
memakai terlalu banyak hiasan.

a) Tali Pinggang
i) dari jenis kulit, PVC, kain atau besi yang sesuai

8
 b) Selendang dan Skaf
i) dipakai dengan pakaian kurang formal atau formal seperti
di majlis rasmi dengan cara disangkutkan di bahu.
ii) Dipakai di majlis keagamaan dan dalam menziarahi
kematian-selendang menutupi seluruh kepala.

c) Beg Tangan

Beg yang sesuai mengikut keadaan seperti :-

i) Kegunaan harian di pejabat.
ii) Kegunaan pelbagai.
iii) Kegunaan majlis rasmi.

7. MINYAK WANGI

Pilihan yang lembut, supaya ia tidak melemaskan atau memeningkan

a) Minyak wangi tulen

i) Adalah pekat dan hendaklah dipakai sedikit sahaja.

b) Eau de toilette
i) Air kolon yang kurang pekat dan lebih murah. Ia perlu
dipakai beberapa kali sehari kerana baunya tidak pekat.
c) Semburan badan
i) Ini adalah bau-bauan yang sangat ringan dan tidak pekat.

8. KESIHATAN, KEBERSIHAN, DAN KEKEMASAN

Aspek ini amat penting, ia menggambarkan sejauhmana seseorang itu

memberi keutamaan kepada pengurusan dirinya.

Antara perkara-perkara yang dimaksudkan ialah :

a) Bahagian kepala dan muka

• Rambut perlu diurus kemas dan kelihatan terjaga.
• Misai dan janggut diurus dengan baik.
• Bulu hidung tidak kelihatan liar.
• Gigi sentisa bersih.
• Pernafasan tidak berbau.

b) Bahagian badan dan tangan

• Badan tidak berbau.
• Baju tidak ada tanda tercarik.
• Baju tidak kelihatan berdaki di bahagian lengan, poket dan
kolar.
• Baju kelihatan tidak bergosok (iron).

9
 • Kuku jari dipotong tidak kelihatan panjang atau tanda digigit-
gigit.
• Kulit di lengan, siku, muka dan leher tidak terdapat tanda-
tanda berpenyakit atau bersisik.

c) Bahagian punggung dan kaki

• Seluar tidak kelihatan tidak bergosok (iron)
• Seluar tidak kelihatan tercarik.
• Tidak berstokin.
• Memakai stokin lebih daripada hadnya harinya.
• Bagi wanita, jangan pakai stokin berwarna perang atau
berbunga.
• Kasut kelihatan kelabu.
• Kasut coklat kelihatan hitam.
• Tumit kasut hendaklah diperbaiki sekiranya sudah “worn-
out”.

ASPEK-ASPEK PENGURUSAN PELBAGAI MAJLIS RASMI ATAU FORMAL

JAWATANKUASA

Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting.

Jawatankuasa yang dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang
ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau jawatankuasa yang ditubuhkan
secara 'adhoc', tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai ahli yang
terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang
ditetapkan.

Di peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh

sebuah jawatankuasa yang dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau
'Official Functions' Committee '. Di peringkat agensi maka adalah perlu
mempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akan
merancang dan melaksanakan semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan.
Bilangan ahlinya terhad, jika boleh tidak melebihi dari tujuh orang, dan terdiri
daripada pegawai di agensi yang berkenaan sahaja.

TEMPAT MAJLIS

Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada
kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-
perkara penting yang mesti diambilkira adalah seperti berikut:

i). Diketahui umum dan mudah dituju

ii). Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi

10
 iii). Mempunyai ruang legar yang luas

iv). Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi

v). Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan

Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di
luar dewan yang lebih terbuka. Penggunaan protokol adalah tertakluk kepada
jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya majlis yang
diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan
protokol adalah terhad dan adakalanya terpaksa diubahsuai.

PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN

Bagi setiap majlis. hendaklah disediakan dalam 5 bentuk iaitu:

i) Ringkasan Senarai
Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu. Tujuannya
adalah supaya dapat diketahui kategori tetamu,
bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.

ii) Senarai Nama

Senarai Nama adalah senarai yang akan menyenaraikan

nama-nama tetamu mengikut kategori. Jika dalam kategori
menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang
menteri yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini
bukanlah setakat nama sahaja tetapi hendaklah mengandungi
butir lain yang lengkap seperti:

• Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang

disandang (jika ada)
• Nama isteri (jika diketahui)
• Jawatan atau pangkat
• Alamat Pejabat (lengkap dengan poskod)
• Nombor Telefon Pejabat
• Alamat Rumah (lengkap dengan poskod)
• Nombor Telefon Rumah
• Nama Setiausaha Sulit dan Nombor Telefon (jika ada)

iii) Senarai Mengikut Keutamaan

Senarai tetamu dari senarai kedua tadi disusun mengikut
susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan
dan Susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau
agensi mana yang berkenaan. Dalam menyediakan senarai ini tidak
perlu ditulis secara terperinci dan memadai namanya
sahaja serta ringkasan jawatan.

11
 iv) Senarai Jawapan Kehadiran

Senarai ini adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambah

dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir
dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan,
sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir.

v) Senarai Hadir
Senarai yang terakhir dan mengandungi senarai tetamu
yang menjawab hadir sahaja. Senarai ini adalah diambil dari
senarai keempat dengan mengeluarkan nama- nama
tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Nombor kerusi tetamu biasanya
tercatit dalam senarai ini dan . Penyambut tetamu perlu
ada senarai ini.

ATURCARA MAJLIS

Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir.
Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah
dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30
malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah
ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah
petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang.

Cara membuat aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya

mengjkut urutannya. Lepas itu letakkan masa akhirnya dan kemudian dari
waktu akhir rnembawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah
ditentukan jangka masa bagi setiap acara.

PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUT AN

Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut:

1. Nama majlis
2. Penganjur atau yang menjemput
3. Logo agensi
4. Tempat majlis
5. Ruang nama jemputan
6. Tarikh majlis diadakan
7. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir
8. Masa ketibaan tetamu
9. Panduan pakaian
10.Nama dan nombor telefon rujukan
11.Aturcara majlis (mengikut keperluan) dan plan tempat majlis (mengikut
keperluan)
12.Kad jawapan (mengikut keperluan)
13.Plan Lokasi (mengikut keperluan)

12
Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala
sampulnya ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan
tarikh jawapan diterima ialah seminggu sebelum majlis diadakan. Jika masa
lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan hendaklah dihantar
dengan tangan.

PEMILIHAN MENU

Terdapat tiga kategori jamuan iaitu:-

a) Jamuan ringan dalam sesuatu majlis

Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan
di pertengahan majlis ataupun di penghujung majlis.
Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis
mengambil masa yang lama maka diadakan jamuan ringan di
pertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi jamuan ini
tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu
diadakan samada buffet berdiri, buffet duduk atau duduk.

Bagi Buffet berdiri menu yang disediakan hendaklah yang

senang dimakan. Makan yang berbungkus tidak sesuai. Cara
buffet duduk boleh terdiri daripada jenis makanan yang susah
sedikit untuk dimakan clan berat sedikit kerana tetamu senang untuk makan
dan berasa selesa.

b) Majlis khas jamuan ringan

Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dan
dengan itu boleh disediakan menu yang lebih berat dan jenis
buffet. Walau bagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah
mengikut prinsip; manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras-
lembut dan sebagainya.

c) Jamuan makan
Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu
Menu Biasa dan Menu Barat. Makanan China atau "Chinese
food" tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara
menghidangnya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia.

Menu Biasa yang mengandungi nasi dan lauk pauk adalah

sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang
tempatan manakala Menu Barat hanya digunakan apabila
terdapat ramai tetamu luar negeri atau majlis tersebut khas diadakan
untuk tetamu luar negeri.

SUSUNAN KEUTAMAAN

Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan
formal ialah keutamaan yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan
Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah diluluskan dari semasa ke

13
semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan Keutamaan
Negeri yang berkenaan. Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis
formal seperti aturan ketibaan dan balik, tempat duduk, teks juruacara, teks
ucapan clan lain-lainnya.

1. Yang di-Pertuan Agong.

2. Raja Permaisuri Agong.
3. Raja-raja dan Pemangku-Pemangku Raja
4. Yang di-Pertua Negeri-Negeri.
5. Bekas-bekas Raja Permaisuri Agong yang menerima saraan DiRaja
daripada Kerajaan Persekutuan.
6. Perdana Menteri.
7. Timbalan Perdana Menteri
Kehormat- 7A. Bakal-bakal Raja (Tengku Mahkota atau Raja Muda)
8. Ahli-ahli Darjah Utama Seri Mahkota Negara (D.M.N.).
9. Ahli-ahli Seri Maharaja Mangku Negara (S.M.N.).
10.Ahli-ahli Seri Setia Mahkota (S.S.M.).
Kehormat-10A. Dato-Dato Undang Yang Empat Negeri Sembilan dan
Tengku Besar Tampin, Negeri Sembilan.
11.Ketua Hakim Negara Mahkamah Persekutuan.
12.Yang di-Pertua Dewan Negara.
13.Yang di-Pertua Dewan Rakyat.
14.Bekas-bekas Perdana Menteri.
15.Bekas-bekas Timbalan Perdana Menteri.
16.Ahli-ahli Jemaah Menteri.
17.Setiausaha Jemaah Menteri/Ketua Setiausaha Negara.
Kehormat-17 A. Menteri-Menteri Besar dan Ketua-Ketua Menteri.
18.Peguam Negara.
19.Panglima Angkatan Tentera.
20.Ketua Polis Negara.
21.Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam.
22.Timbalan- Timbalan Menteri.
23.Timbalan Yang di-Pertua Dewan Negara dan Timbalan Yang di-Pertua
Dewan Rakyat.
24. Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Tinggi, Duta-Duta Besar, Menteri-Menteri Yang
Mutlak, Pemangku- Pemangku Pesuruhjaya Tinggi dan Kuasa-Kuasa Usaha.
25.Presiden Mahkamah Rayuan.
26.Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Malaya.
27.Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Sabah dan Sarawak
28.Ketua Pembangkang di Parlimen.
29.Hakim-Hakim Mahkamah Persekutuan
30.Hakim-Hakim Mahkamah Rayuan.
31.Setiausaha-Setiausaha Parlimen.
32.Bekas Ketua Setiausaha Negara.
33. Pegawai-pegawai Gred Utama Turus I, II den III.
34.Bekas Peguam Negara, Bekas Panglima Angkatan Tentera den Bekas
Ketua Polis Negara.
35.Pengerusi-Pengerusi Suruhanjaya yang ditubuhkan di bawah
Perlembagaan Persekutuan.
36.Hakim-Hakim Mahkamah Tinggi.

14
37.Pengerusi Tribunal Perkhidmatan Awam.
38.Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Kehakiman.
39.Ketua Audit Negara.
40.Gabenor Bank Negara.
41.Datuk Bandar Kuala Lumpur.
42.Pengerusi Majlis Rasmi Kerajaan.
43.Mufti Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur.
44.Penyimpan Mohar Besar Raja-Raja.
45.Datuk Paduka Maharaja Lela.
46.Ahli-ahli Panglima Mangku Negara (P.M.N.).
47.Ahli-ahliPanglima Setia Mahkota (P.S.M.).
48.Profesor-Profesor Diraja.
49.Ahli-ahli Panglima Jasa Negara (P.J.N.)
50.Ahli-ahli Panglima Setia Diraja (P.S.D.).
Kehormat-50A. Timbalan- Timbalan Menteri Besar/Timbalan- Timbalan
Ketua Menteri.
Kehormat-50B. Speaker Dewan-Dewan Undangan Negeri.
51.Ahli-ahli Dewan Negara.
52.Ahli-ahli Dewan Rakyat.
53. Pegawai-pegawai Gred Utama 'A' dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis
yang setaraf dengannya.
54.Panglima Tentera Darat.
55.Panglima Tentera Laut.
56.Panglima Tentera Udara.
57.Timbalan Ketua Polis Negara.
58.Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian.
59.Naib-Naib Canselor Universiti.
Kehormat-59A. Ahli-ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri danMenteri
Negeri di Sabah/Sarawak.
60. Pegawai-pegawai Gred Utama 'B' dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis
yang setaraf dengannya.
61. Pengerusi-Pengerusi Badan-Badan Berkanun Persekutuan dan Ketua-Ketua
BadanBerkanun Persekutuan yang setaraf dengan Gred Utama 'B' dan
ke atas.
Kehormat-61 A. Penerima Anugerah 'Fellow' Negara.
62.Wakil-wakil Tempatan Bangsa-Bangsa Bersatu.
63. Pegawai-pegawai Gred Utama 'C', Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan
Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.
Kehormat-63A. Ahli-ahli Dewan Undangan Negeri.
64.Ahli-ahli Johan Mangku Negara (J.M.N.).
65.Ahli-ahli Johan Setia Mahkota (J.S.M.).
66.Ahli-ahli Johan Setia Diraja (J.S.D.).
67. Pegawai-pegawai Gred I, Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-
Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.
68.Setiausaha-Setiausaha Politik.
69. Pegawai-pegawai Gred II den Pegawai-pegawai Tentera den Polis yang
setaraf dengannya.
70. Konsul-Konsul Besar negara-negara yang tiada perwakilan diplomatik di
Malaysia.

15
PANGGILAN HORMAT

Panggilan Lelaki/Suami Perempuan/Iste Panggilan

ri

Seri Paduka Yang di-Pertuan Raja Permaisuri SPB

Baginda (SPB) Agong Agong
DYMM
Duli Yang Maha Sultan/ Sultanah/ Tengku
Mulia (DYMM) YangDipertuan Ampuan/ Tuanku
Besar/Raja Negeri- Ampuan
Negeri YAM
Yang Amat Mulia
Anak-Anak Anak-anak
Raja Yang Raja Yang Yang Amat
Tuan Yang Memerintah Memerintah Berbahagia
Terutama (TYT) (YABhg)
Yang Dipertua Isteri Yang
Negeri Dipertua Negeri

Yang Amat Yang Amat

Berhormat (YAB) Berbahagia
(YABhg)
Perdana Menteri / Isteri
Timbalan Perdana
Yang Berhormat Menteri / Menteri
(YB) Besar / Ketua YBhg.
Menteri
Isteri

Yang Behormat Menteri / YBhg

(YB) Timbalan Menteri
/ Setiausaha Isteri
Parlimen

Yg Dipertua Dewan
Negara dan Rakyat/ YBhg
Timbalan Yg
Yang Amat Arif Dipertua Dewan / Isteri
(YAA) Ahli Dewan Negara /
Ahli Dewan Rakyat /
Ahli Dewan
Undangan Negeri

Ketua Hakim Negara

16
 Yang Arif Hakim Besar/Hakim Isteri YBhg
(YA) Mahkamah Agung/
Mahkamah Tinggi

Peguam Negara Isteri YBhg

Yang Berbahagia
(YBhg) Tun Toh Puan YABhg.

Yang Amat
Berbahagia Tan Sri Puan Sri YBhg.
(YABhg.)
Dato’/Datuk Datin YBhg
Yang Berbahagia
(YBhg.) Tengku/Raja/ Tengku/Raja/ YM
Ungku/ Ungku/
Yang Berbahagia Tunku/Ku Tunku/Ku
(YBhg.) Puan / Cik
Syed/Sheikh/ Syarifah/Siti/
Haji Hajjah
Yang Mulia -
(YM) Mufti -

Tuan -
Kadi Besar / Kadi -

-
Sahibul -
Samahah Profesor -
-
Prof. Madya /
Sahibul Pegawai tiada -
Fadilah gelaran -

Mahasiswa
Yang Berbahagia
(YBhg)

Yang Berusaha

Yang Dihormati

SUSUNAN TEMPAT DUDUK

17
Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi
susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan
tetamunya pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri maka satu
persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol
Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali
Majlis Konvokesyen Universiti dan jamuan makan tetamu yang duduk di
pentas atau meja khas hendaklah dihadkan.

Penentuan Susunan Tempat Duduk

1. Bentuk-bentuk susunan tempat duduk.

2. Susunan Keutamaan
3. Dif-dif paling hampir sekali dengan Tetamu Khas ialah dif terkanan.
Kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas.
4. Susunan tempat duduk di pentas dan dif-dif hendaklah mengikut
kekananan.
5. Pentas utama – acara perasmian dsb.
6. Majlis jamuan rasmi
7. Jumlah ganjil atau genap
8. Hadkan 3 , 5 , 7 | 4 , 6 , 8
9. Perhatian berpusat ke Tetamu Kehormat
10.Dif yang paling hampir dengan Tetamu Khas ialah dif yang paling utama
sekali.
11.Keutamaan bermula dari kanan tetamu kehormat.

4 Prinsip Susunan

Prinsip 1

SUSUNAN HENDAKLAH MENGIKUT KEUTAMAAN

1. Susunan tempat duduk sama ada di pentas khas atau di tempat para
jemputan ianya hendaklah mengikut Susunan Keutamaan.
2. Jika jemputan tanpa isteri, keutamaan di pentas khas bermula dari kanan
Tetamu Khas diikuti dengan kiri, balik ke kanan, ke kiri dan
seterusnya berselang seli.
3. Bagi jemputan bersama isteri, kekananan bermula dari kanan Tetamu
Khas membawa ke tepi (suami/lelaki) dari kiri isteri Tetamu Khas
membawa ke tepi (isteri/perempuan)

Prinsip 2

JUMLAH DIF DI PENTAS KHAS HENDAKLAH TERHAD

1. Jemputan seorang – jumlahnya angka ganjil 5, 7 dan 9.

2. Jemputan dengan isteri – jumlahnya angka genap 6, 8, 10 dan 12

Perinsip ini diwujudkan bertujuan untuk memberi penghormatan dan

tumpuan kepada mereka yang berkenaan/berkaitan sahaja

18
Prinsip 3

TUAN RUMAH ATAU ‘HOST’ DUDUK DI SEBELAH KANAN TETAMU KEHORMAT

Tuan Rumah biasanya dikenali sebagai orang yang menjemput atau

bertanggungjawab menganjurkan sesuatu majlis atau upacara.

Prinsip 4

ISTERI DUDUK DI SEBELAH KIRI SUAMI

1. Prinsip ini adalah amalan biasa dalam apa jua majlis apabila para
jemputan dijemput bersama isteri.
2. Kedudukan isteri sama ada majlis siang atau malam ialah isteri duduk di
sebelah kiri suami kecuali dalam keadaan-keadaan tertentu.

Kekananan Bagi Empat Orang

3 1 2 4

PENTAS

Kekananan Bagi Empat Orang Dengan Isteri

3 1 2 4

PENTAS

19
Kekananan Bagi Lima Orang

4 2 1 3 5

PENTAS

Kekananan Bagi Enam Orang Dengan Isteri

5 3 1 2 4 6

PENTAS

Bentuk Susunan Meja Majlis Jamuan

Terbahagi kepada 4:

1. Susunan Meja Panjang

2. Susunan Meja Bulat
3. Susunan Meja Gabungan Meja Panjang dan Meja Bulat
4. Susunan Meja Gabungan Meja Bulat dan Meja Panjang

• 3 Prinsip Susunan

Prinsip 1

20
 Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah
sekiranya setaraf kecuali Tetamu Kehormat itu jauh lebih tinggi atau jauh
lebih rendah dari Tuan Rumah
Prinsip 2

Susunan dif-dif meja utama / khas hendaklah mengikut susunan

keutamaan

Prinsip 3

Wanita tidak duduk di hujung meja khas / diRaja.

Prinsip Am Meja Jamuan

• Tuan Rumah di sebelah kiri Tetamu Kehormat yang lebih tinggi dan
sebaliknya sekiranya setaraf
• Wanita tidak duduk di hujung meja diRaja/khas
• Wanita tidak duduk mengetuai meja-meja panjang
• Meja bulat hendaklah penuh kecuali dihadiri oleh SPBYDA/Raja-raja, dua
kerusi di hadapannya hendaklah dikosongkan dan meja berhampiran
diubahsuai untuk elak tetamu lain membelakangi tetamu utama

PENGACARAAN MAJLIS FORMAL

Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semua
orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah
memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara
majlis.

Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh
menjadi juruacara. Teks juruacara hendaklah ditaip dengan menggunakan
kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman
sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-

1. MASA (anggaran)
2. CUE (panduan bagi juruacara)
3. ANN (teks pengumuman)

Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis
yang berkenaan. Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang
sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak
penganjur.

PENYEDlAAN ATURCARA PENTADBIRAN

Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara

terperinci dengan tujuan:-

21
• sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut
• sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam
majlis tersebut
• untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas
protokol yang diterima
• untuk mengawal masa
• untuk menjadi panduan masa akan datang
• sebagai rekod

Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut;

1. Masa
2. Tempat
3. Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci (aktiviti)
4. Pegawai yang bertanggungjawab (tindakan)

Selain daripada aturcara pentadbiran, 'Check List' hendaklah juga disediakan

bagi membantu melicinkan pengendalian majlis berkenaan.

PERANAN PENYAMBUT TETAMU

Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis :-

1. Maklumat
Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang
diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.

2. Aturcara Keraian Yang Berkenaan

Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan
terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.

3. Susunan Tempat Duduk

Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya
supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk
tetamu yang berkenaan.

4. Kawasan Yang Diuntukkan

Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang
diuntukkan baginya menyambut.

5. Tempat- Tempat Penting

Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting
seperti tandas, pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain.

6. Senarai Tetamu Yang Dijemput

22
 Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai
tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu
tersebut.

7. Senarai Tetamu Khas

Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai
tetamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan
lancar.

8. Pakaian Penyambut
Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai
mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi
perempuan adalah tidak sesuai.

9. Cara Menyambut
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku
aturcara jika ada. Tunjukkan tempat duduk secara hormat.

10.Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu
yang disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.

11. Ketibaan Penyambut

Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu
dijangka tiba. Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai
Bertugas dan mengambil senarai tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua
tempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu yang dikhaskan
untuknya.

12. Pertanyaan dan Teguran

Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika
ada teguran dari tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah
mendiamkan diri sahaja tetapi ambil ingatan. Jangan sekali-kali
bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut sendiri
kurang pasti.

13. Kesulitan
Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk
kepada Pegawai Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah
mengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu.

14. Mudah Senyum

Penyambut hendaklah mudah senyum.

RAPTAI

23
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut
merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan
beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai ialah:

i) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan

tanggungjawabnya.
ii) Untuk menentukan urutan majlis.
iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat.
iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.
v) Untuk penyelarasan acara.
vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan
tempat.

NILAI-NILAI ISLAM

Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai

Dasar Penerapan Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama
rasmi negara.

POST-MORTEM

Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap

kejayaan majlis. Post-Mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan
serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-Mortem
tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya
digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.

24