Professional Documents
Culture Documents
MAJLIS RASMI
PENDAHULUAN
1. Jawatankuasa
2. Tempat majlis
3. Penyediaan senarai jemputan
4. Aturcara majlis
1
5. Kesesuaian pakaian dalam majlis
6. Penulisan dan pengedaran Kad Jemputan
7. Pemilihan Menu
8. Susunan keutamaan
9. Panggilan hormat
10.Susunan tempat duduk
11.Pengacaraan Majlis Formal
12.Penyediaan aturcara pentadbiran
13.Peranan penyambut tetamu
14.Raptai
15.Nilai-nilai Islam
16.Post-Mortem
1. TERTIB PERKENALAN
a) Prinsip Perkenalan
• Perkenalkan lelaki kepada wanita.
• Perkenalkan orang yang kurang penting kepada orang yang
lebih penting.
• Perkenalkan orang yang lebih rendah pangkatnya kepada
orang yang lebih tinggi pangkatnya.
• Perkenalkan orang yang lebih muda kepada orang yang lebih
tua.
2
• Kedua pihak bersedia untuk memperkenalkan dan untuk
menerima perkenalan.
• Sebut nama dengan jelas dan betul.
• Perlakuan yang tertib.
• Pandang ke arah mata orang yang akan diperkenalkan.
• Jika terlupa nama orang yang akan diperkenalkan, sebaik-
baiknya akui.
• Perkenalkan diri sendiri terlebih dahulu.
• Elakkan perbuatan seperti menepuk bahu dengan kuat atau
menggenggam dengan kuat.
• Bercakaplah dengan perlahan tetapi jelas.
a. Pelbagai cara
• Kasar dan agresif
• Mengawal
• Hujung jari sahaja
• Tarik
• Sejuk
• Erat dan mesra
3
• Tiada kontak mata menunjukkan tidak penting / kurang suka
dan tidak berminat.
• Genggam dengan kuat menunjukkan dendam dan perasaan
marah.
• Enggan bersalam menunjukkan rasa tidak menerima atau
membenci.
3. PERBUALAN SOSIAL
a.) Contoh tajuk perbualan sosial yang sesuai adalah seperti berikut:-
Hobi.
Sukan.
Muzik.
Rancangan Televisyen.
Pakaian.
Menanam bunga (Gardening).
Makanan.
Pengembaraan.
Kesenian.
Cuaca.
4
Kepentingan Tatahias
Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf
majlis tersebut. Penampilan seseorang individu dalam sesuatu urusan
rasmi sentiasa diiringi oleh dua bentuk imej:-
5
• Jangan lipat bahagian lengan kemeja lengan panjang.
• Memakai tali leher hanya dengan kemeja lengan
panjang
• Bahagian hujung tali leher mestilah sampai ke
bahagian kepala tali pinggang.
• Sesuaikan warna tali leher dengan baju.
• Tali leher berjalur sesuai dengan baju tanpa corak.
• Badan kurus dan gempal hendaklah memakai singlet
• Sesuaikan warna stoking dengan seluar.
• Kasut hendaklah bersih dan berkilat.
• Stoking putih tidak sesuai dalam majlis.
• Gunakan ‘cologne’ dan deodoron yang kembut. Jika
bergaul dengan orang ramai sapukan ‘cologne’ di
kedua belah bahu.
• Pakai singlet jika memakai bush-jacket tetapi jangan
sampai kelihatan singlet tersebut.
• Seluar dan bush-jacket hendaklah sama warna dan
bahan (material)
• Baju berwarna putih sebagai pilihan pertama.Lain-lain
warna tanpa corak (light and plain) sebagai pilihan
kedua.
• Baju hendaklah sentiasa dimasukkan dalam seluar.
• Elakkan dari memakai baju ketat yang boleh
menyulitkan pergerakan badan dan tangan.
• Jangan memakai baju, seluar dan stoking corak/jenis
berjalur keseluruhannya.
• Seluar jangan terlalu labuh hingga memecah lantai
ataupun singkat hingga kelihatan tergantung. Jangan
memakai seluar yang ketat (drainpipe).
• Stokin berwarna putih tidak sesuai dengan pakaian
pejabat melainkan berpakaian putih / berpakaian
sukan.
• Kasut bersukan walaupun mahal, tidak ada tempat
dalam urusan rasmi.
6
Majlis Perempuan Lelaki
7
Baju Kurung atau Rasmi
Kebaya Labuh,
13) Cocktails dan berselendang dan tidak a) Lounge Suit Gelap
Receptions sedondon dan bersongkok
b) Baju Kebangsaan
a) Baju Kebangsaan
Baju Kurung atau Hitam
Kebaya Labuh, b) Lounge Suit warna
berselendang dan tidak gelap
senonoh
6. HIASAN
a) Tali Pinggang
i) dari jenis kulit, PVC, kain atau besi yang sesuai
8
b) Selendang dan Skaf
i) dipakai dengan pakaian kurang formal atau formal seperti
di majlis rasmi dengan cara disangkutkan di bahu.
ii) Dipakai di majlis keagamaan dan dalam menziarahi
kematian-selendang menutupi seluruh kepala.
c) Beg Tangan
7. MINYAK WANGI
b) Eau de toilette
i) Air kolon yang kurang pekat dan lebih murah. Ia perlu
dipakai beberapa kali sehari kerana baunya tidak pekat.
c) Semburan badan
i) Ini adalah bau-bauan yang sangat ringan dan tidak pekat.
9
• Kuku jari dipotong tidak kelihatan panjang atau tanda digigit-
gigit.
• Kulit di lengan, siku, muka dan leher tidak terdapat tanda-
tanda berpenyakit atau bersisik.
JAWATANKUASA
TEMPAT MAJLIS
Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada
kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-
perkara penting yang mesti diambilkira adalah seperti berikut:
10
iii). Mempunyai ruang legar yang luas
Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di
luar dewan yang lebih terbuka. Penggunaan protokol adalah tertakluk kepada
jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya majlis yang
diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan
protokol adalah terhad dan adakalanya terpaksa diubahsuai.
i) Ringkasan Senarai
Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu. Tujuannya
adalah supaya dapat diketahui kategori tetamu,
bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.
11
iv) Senarai Jawapan Kehadiran
v) Senarai Hadir
Senarai yang terakhir dan mengandungi senarai tetamu
yang menjawab hadir sahaja. Senarai ini adalah diambil dari
senarai keempat dengan mengeluarkan nama- nama
tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Nombor kerusi tetamu biasanya
tercatit dalam senarai ini dan . Penyambut tetamu perlu
ada senarai ini.
ATURCARA MAJLIS
Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir.
Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah
dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30
malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah
ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah
petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang.
1. Nama majlis
2. Penganjur atau yang menjemput
3. Logo agensi
4. Tempat majlis
5. Ruang nama jemputan
6. Tarikh majlis diadakan
7. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir
8. Masa ketibaan tetamu
9. Panduan pakaian
10.Nama dan nombor telefon rujukan
11.Aturcara majlis (mengikut keperluan) dan plan tempat majlis (mengikut
keperluan)
12.Kad jawapan (mengikut keperluan)
13.Plan Lokasi (mengikut keperluan)
12
Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala
sampulnya ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan
tarikh jawapan diterima ialah seminggu sebelum majlis diadakan. Jika masa
lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan hendaklah dihantar
dengan tangan.
PEMILIHAN MENU
c) Jamuan makan
Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu
Menu Biasa dan Menu Barat. Makanan China atau "Chinese
food" tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara
menghidangnya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia.
SUSUNAN KEUTAMAAN
Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan
formal ialah keutamaan yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan
Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah diluluskan dari semasa ke
13
semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan Keutamaan
Negeri yang berkenaan. Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis
formal seperti aturan ketibaan dan balik, tempat duduk, teks juruacara, teks
ucapan clan lain-lainnya.
14
37.Pengerusi Tribunal Perkhidmatan Awam.
38.Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Kehakiman.
39.Ketua Audit Negara.
40.Gabenor Bank Negara.
41.Datuk Bandar Kuala Lumpur.
42.Pengerusi Majlis Rasmi Kerajaan.
43.Mufti Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur.
44.Penyimpan Mohar Besar Raja-Raja.
45.Datuk Paduka Maharaja Lela.
46.Ahli-ahli Panglima Mangku Negara (P.M.N.).
47.Ahli-ahliPanglima Setia Mahkota (P.S.M.).
48.Profesor-Profesor Diraja.
49.Ahli-ahli Panglima Jasa Negara (P.J.N.)
50.Ahli-ahli Panglima Setia Diraja (P.S.D.).
Kehormat-50A. Timbalan- Timbalan Menteri Besar/Timbalan- Timbalan
Ketua Menteri.
Kehormat-50B. Speaker Dewan-Dewan Undangan Negeri.
51.Ahli-ahli Dewan Negara.
52.Ahli-ahli Dewan Rakyat.
53. Pegawai-pegawai Gred Utama 'A' dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis
yang setaraf dengannya.
54.Panglima Tentera Darat.
55.Panglima Tentera Laut.
56.Panglima Tentera Udara.
57.Timbalan Ketua Polis Negara.
58.Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian.
59.Naib-Naib Canselor Universiti.
Kehormat-59A. Ahli-ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri danMenteri
Negeri di Sabah/Sarawak.
60. Pegawai-pegawai Gred Utama 'B' dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis
yang setaraf dengannya.
61. Pengerusi-Pengerusi Badan-Badan Berkanun Persekutuan dan Ketua-Ketua
BadanBerkanun Persekutuan yang setaraf dengan Gred Utama 'B' dan
ke atas.
Kehormat-61 A. Penerima Anugerah 'Fellow' Negara.
62.Wakil-wakil Tempatan Bangsa-Bangsa Bersatu.
63. Pegawai-pegawai Gred Utama 'C', Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan
Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.
Kehormat-63A. Ahli-ahli Dewan Undangan Negeri.
64.Ahli-ahli Johan Mangku Negara (J.M.N.).
65.Ahli-ahli Johan Setia Mahkota (J.S.M.).
66.Ahli-ahli Johan Setia Diraja (J.S.D.).
67. Pegawai-pegawai Gred I, Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-
Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.
68.Setiausaha-Setiausaha Politik.
69. Pegawai-pegawai Gred II den Pegawai-pegawai Tentera den Polis yang
setaraf dengannya.
70. Konsul-Konsul Besar negara-negara yang tiada perwakilan diplomatik di
Malaysia.
15
PANGGILAN HORMAT
Yg Dipertua Dewan
Negara dan Rakyat/ YBhg
Timbalan Yg
Yang Amat Arif Dipertua Dewan / Isteri
(YAA) Ahli Dewan Negara /
Ahli Dewan Rakyat /
Ahli Dewan
Undangan Negeri
16
Yang Arif Hakim Besar/Hakim Isteri YBhg
(YA) Mahkamah Agung/
Mahkamah Tinggi
Yang Amat
Berbahagia Tan Sri Puan Sri YBhg.
(YABhg.)
Dato’/Datuk Datin YBhg
Yang Berbahagia
(YBhg.) Tengku/Raja/ Tengku/Raja/ YM
Ungku/ Ungku/
Yang Berbahagia Tunku/Ku Tunku/Ku
(YBhg.) Puan / Cik
Syed/Sheikh/ Syarifah/Siti/
Haji Hajjah
Yang Mulia -
(YM) Mufti -
Tuan -
Kadi Besar / Kadi -
-
Sahibul -
Samahah Profesor -
-
Prof. Madya /
Sahibul Pegawai tiada -
Fadilah gelaran -
Mahasiswa
Yang Berbahagia
(YBhg)
Yang Berusaha
Yang Dihormati
17
Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi
susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan
tetamunya pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri maka satu
persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol
Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali
Majlis Konvokesyen Universiti dan jamuan makan tetamu yang duduk di
pentas atau meja khas hendaklah dihadkan.
4 Prinsip Susunan
Prinsip 1
1. Susunan tempat duduk sama ada di pentas khas atau di tempat para
jemputan ianya hendaklah mengikut Susunan Keutamaan.
2. Jika jemputan tanpa isteri, keutamaan di pentas khas bermula dari kanan
Tetamu Khas diikuti dengan kiri, balik ke kanan, ke kiri dan
seterusnya berselang seli.
3. Bagi jemputan bersama isteri, kekananan bermula dari kanan Tetamu
Khas membawa ke tepi (suami/lelaki) dari kiri isteri Tetamu Khas
membawa ke tepi (isteri/perempuan)
Prinsip 2
18
Prinsip 3
Prinsip 4
1. Prinsip ini adalah amalan biasa dalam apa jua majlis apabila para
jemputan dijemput bersama isteri.
2. Kedudukan isteri sama ada majlis siang atau malam ialah isteri duduk di
sebelah kiri suami kecuali dalam keadaan-keadaan tertentu.
3 1 2 4
PENTAS
3 1 2 4
PENTAS
19
Kekananan Bagi Lima Orang
4 2 1 3 5
PENTAS
5 3 1 2 4 6
PENTAS
Terbahagi kepada 4:
• 3 Prinsip Susunan
Prinsip 1
20
Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah
sekiranya setaraf kecuali Tetamu Kehormat itu jauh lebih tinggi atau jauh
lebih rendah dari Tuan Rumah
Prinsip 2
Prinsip 3
• Tuan Rumah di sebelah kiri Tetamu Kehormat yang lebih tinggi dan
sebaliknya sekiranya setaraf
• Wanita tidak duduk di hujung meja diRaja/khas
• Wanita tidak duduk mengetuai meja-meja panjang
• Meja bulat hendaklah penuh kecuali dihadiri oleh SPBYDA/Raja-raja, dua
kerusi di hadapannya hendaklah dikosongkan dan meja berhampiran
diubahsuai untuk elak tetamu lain membelakangi tetamu utama
Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semua
orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah
memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara
majlis.
Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh
menjadi juruacara. Teks juruacara hendaklah ditaip dengan menggunakan
kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman
sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-
1. MASA (anggaran)
2. CUE (panduan bagi juruacara)
3. ANN (teks pengumuman)
Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis
yang berkenaan. Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang
sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak
penganjur.
21
• sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut
• sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam
majlis tersebut
• untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas
protokol yang diterima
• untuk mengawal masa
• untuk menjadi panduan masa akan datang
• sebagai rekod
1. Masa
2. Tempat
3. Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci (aktiviti)
4. Pegawai yang bertanggungjawab (tindakan)
1. Maklumat
Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang
diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.
22
Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai
tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu
tersebut.
8. Pakaian Penyambut
Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai
mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi
perempuan adalah tidak sesuai.
9. Cara Menyambut
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku
aturcara jika ada. Tunjukkan tempat duduk secara hormat.
10.Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu
yang disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.
13. Kesulitan
Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk
kepada Pegawai Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah
mengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu.
RAPTAI
23
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut
merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan
beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai ialah:
NILAI-NILAI ISLAM
POST-MORTEM
24