PENTINGNYA ADMINISTRASI PADA

MANAJEMEN PENDIDIKAN
Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan
pada tanggal 31 Desember 2007 s/d 04 JAnuari 2008
di SMK Negeri 2 Kota Probolinggo

Disusun oleh :
Nama : DWI WIJAYANTI
E-mail : wijayanti88@yahoo.co.id

MTs ASSULTHONIYAH
Alamat : Jl. KH. Sulthon No.1 Kel. Triwung kidul
Kota Probolinggo 67224
Telp.(0335)435486
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillahi Robbil Alamin puji Syukur kehadirat Allah SWT. Yang telah
memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kami sehingga kami bisa menyelesaikan
tugas makalah yang berjudul “Pentingnya Administrasi pada Manajemen Pendidikan”
dalam Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan
pada tanggal 31 Desember 2007 sampai dengan 04 Januari 2008 di SMK Negeri 2 Probolinggo.
Sholawat dirangkai salam kami limpahkan keharibaan baginda agung Nabi
Muhammad SAW yang telah membawa kita dari alam jahiliyah menuju ke era globalisasi
pada saat ini, sehingga kita bisa membedakan mana yang sah dan mana yang fatal.
Terimakasih kami sampaikan kepada semua rekan-rekan yang telah membantu
menyusun fikirannya demi tersusunnya makalah ini.
“Innal Insana wal khoto’iwan Nisyan” sesungguhnya manusia itu adalah tempatnya
kesalahan dan lupa dari makolah tersebut kami sadar bahwa selaku manusia biasa kami
tidak akan luput dari kehilafan ataupun kekurangannya, oleh karena itu kami mengharap
partisipasi dari rekan-rekan mahasiswa untuk ikut menyumbang fikirannya lewat kritik dan
saran para pembaca setia. Demikian dari kami dan terimakasih.

Wassalam, Wr.Wb.
Probolinggo, 05 Januari 2008
Penulis
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
b. Perumusan Masalah

BAB II PEMBAHASAN
1. Peranan Pedoman Administrasi dalam dunia pendidikan
2. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Pendidikan
a. Administrasi Program Pengajaran
b. Administrasi Kesiswaan
c. Administrasi Kepegawaian
d. Administrasi Keuangan
e. Administrasi Perlengkapan / barang

BAB III PENUTUP

a. Kesimpulan
b. Saran-saran
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Adminiatrasi suatu lembaga pendidikan merupakan suatu sumber utama

manajemen dalam mengatur proses belajar mengajar dengan tertib sehingga tercapainya
suatu tujuan terpenting pada lembaga pendidikan tersebut.
Yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan
profesinya. Kepala Sekolah dan guru disekolah sangat memerlukan data-data tentang
siswa, kurikulum, sarana dan sebagainya untuk pengelolaan sekolah sehari-hari.
Pengaws tingkat MTs/SMP/SMPLB memerlukan data-data tersebut sebagai bahan
sarana supervisi. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Penididikan mulai
tingkat kecamatan sampai propinsi memerlukan data-data tersebut untuk pelaporan
yang lebih tinggi, untuk melakukan pembinaan, serta untuk menyusun rencana atau
program pendidikan pada masa mendatang. Di tingkat pusat (nasional) data pendidikan
diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro, melakukan pembinaan, pengawasan,
penilaian (evaluasi), dan keperluan administrasi lainnya.
Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya.
Ada yang bersifat relatif tetap dan ada yang selalu berubah. Untuk mendapatkan
gambaran perubahan data dari waktu ke waktu, perlu dilakukan pencatatan yang teratur
dan berkelanjutan dengan menggunakan sistem yang baku dalam satu sistem. Agar
pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai yang diharapkan tenaga administrasi yang
terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya.
Di lembaga pendidikan tingkat menengah hampir sebagian besar belum ada
tenaga administrasi sesuai yang diharapkan. Kepala Sekolah sebagai administrator di
lingkungan sekolah yang dipimpinnya, dalam melaksanakan tugas administrasi dibantu
oleh guru dengan cara membagi tugas administrasi mereka. Agar dalam melaksanakan
tugas administrasi dan pelaporan, cepat dan benar diperlukan pedoman administrasi
sekolah dasar.
B. Perumusan Masalah

Latar belakang diatas, penulis bertolak dari merumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana peranan pedoman administrasi dalam dunia pendidikan ?
2. Apa saja yang termuat dalam administrasi pada pendidikan?
 BAB II
PEMBAHASAN

1. Peranan Pedoman Administrasi dalam dunia pendidikan

Administrasi dalam pendidikan yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk
meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru.
Penigkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin meningkatnya
efisiensi, mutu dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan tersebut. Untuk
memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang
memadai. Sistem informasi di dunia pendidikan ini menyangkut dua hal pokok yaitu
kegiatan pencatatan data(recording system) dan pelaporan (reporting system).
Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara
lain :
1. Format-format yang dipergunakan
2. Petunjuk dan aturan yang berlaku
3. Ketrampilan personil yang memadai
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di Sekolah itu sering disebut kegiatan administrasi.
Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi /
teratur dan benar sangat diperlukan dalam sistem informasi. Untuk itu pedoman
administrasi secara tertulis memegang peranan yang penting dalam kegiatan
administrasi. Kepala Sekolah memiliki patokan-patokan untuk menjabarkan lebih lanjut
kebijakan-kebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan pendidikan.

2. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Pendidikan

Data pendidikan yang terdapat di Sekolah khususnya tingkat menengah sangat banyak
macam dan jenisnya. Agar pencatatan data lebih mudah dan sederhana sehingga
memperlancar kegiatan administrasi, data yang banyak jenisnya itu dapat
dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu :
a. Administrasi Program Pengajaran
b. Administrasi Kesiswaan
c. Administrasi Kepegawaian
d. Administrasi Keuangan
e. Administrasi Perlengkapan / barang
A. ADMINISTRASI PROGRAM PENGAJARAN
Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di sekolah dasar dipelukan 17 format
yang harus diisi oleh Kepala Sekolah maupun Guru secara rutin, teratur dan benar.
Untuk itu disediakan format serta petunjuk pengisiannya.
Format-format ini adalah sebagai berikut :
PK-1 = Jadwal Pelajaran Sekolah
PK-2 = Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru
PK-3 = Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru
PK-4 = Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah
PK-5 = Daftar Hasil Evaluasi Belajar Tahap Akhir
PK-6 = Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan
PK-7 = Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan EBTA/EBTANAS
PK-8 = Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas
PK-9 = Hubungan Kemasyarakatan
PK-10 = Laporan Penelitian Hasil Belajar Siswa SD
PK-11 = Jawa Pelajaran
PK-12 = Program Caturwulan Guru
PK-13 = Persiapan Mengajar
PK-14 = Program Bimbingan
PK-15 = Daftar Nilai
PK-16 = Pencapaian Target dan Daya Serap Kurikulum
PK-17 = Daftar Penyerahan Raport
B. ADMINISTRASI KESISWAAN
Dalam buku Pedoman Administrasi Kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi
dalam tiga tahap waktu., terdapat beberapa jenis kegiatan . Untuk setiap macam jenis
kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data.
Untuk itu satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu dengan delapan jenis
kegiatan dan dua puluh satu jenis format.
1. Awal Tahun Pelajaran
a. Penerimaan Siswa Baru
S-1 Surat Pendaftaran Siswa Baru
 S-2 Daftar Calon Siswa Baru Kelas I
S-3 Daftar Siswa Baru Kelas I
2. Selama Tahun Pelajaran
a. Penyusun Data Siswa
S-4 Buku Induk Siswa
S-5 Buku Klapper
b. Keadaan Siswa Awal Tahun
S-6 Jumlah Siswa menurut Kelas, Asal dan Jenis Kelamin
S-7 Jumlah Siswa menurut Kelas, Jenis Kelamin dan Usia
c. Kehadiran Siswa
S-8 Papan Absensi Harian Siswa (kelas)
S-9 Papan Absensi Harian Siswa (sekolah)
S-10 Buku Absensi Siswa
S-11 Rekapitulasi Absensi Siswa dalam Sebulan
d. Mutasi Siswa
S-12 Surat Permohonan Pindah Sekolah
S-13 Surat Keterangan Pindah Sekolah
S-14 Mutasi Siswa selama Caturwulan
3. Akhir Tahun Pelajaan
a. Pelaksanaan Ujian Akhir
S-15 Daftar vClon Peserta Ujian
S-16 Tanda Peserta Ujian
S-17 Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya
S-18 Daftar Masuk SLTP
b. Kenaikan Kelas
S-19 Daftar Sswa yang Naik Tingkat
S-20 Rekapitulasi Siswa Naik Tingkat dan Behasil EBTA
Agar data mengenai kesiswaan itu sampai pada investasi di jenjang atas, digunakan
beberapa format laporan, yaitu :
S-2,S-3,S-5,S-6,S-10,S-14,S-17,S-19 dan S-20
C. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Buku Pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan
dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan
peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana
kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu
yang diperlukan. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah dasar
yang menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk
pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di seklah tertentu, pindah tempat,
sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai / guru. Penggunaan frmat
sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam
rangka pembinaan pegawai/guru berkelangsungan, berdasarkan ketentuan
perundang-undangan yang berlaku. Dalam hubungan itu telah disediakan sejumlah
24 format, yaitu :
1. PEG 1 = Rencana Kebutuhan Pegawai / Guru
2. PEG 2 = Usul Pengadaan Pegawai / Guru
3. PEG 3a = Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil.
4. PEG 3b = Daftar Riwayat Hidup
5. PEG 4 = Usul Kenaikan Gaji
6. PEG 5 = Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK)
7. PEG 6 =Buku Catatan Penilaian Pegawai Negeri Sipil
8. PEG 7 = Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Pegawai Negeri Sipil
9. PEG 8 = Daftar Usul Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil (DUK)
10. PEG 9 = Buku Cuti Pegawai /Guru
11. PEG 10 = Contoh Surat Permintaan Berhenti dari Calon Pegawai Negeri Sipil/
Pegawai Negeri Sipil Hak Pensiun
12. PEG 11a = Contoh Surat Permintaan Pensiun Pegawai Negeri Sipil
13. PEG 11b = Contoh daftar susunan keluarga
14. PEG 11c = Contoh Surat Permintaan Pembayaran Pensiun Pertama(SP 4)
15. PEG 12 = Contoh Permintaan Pembayaran Pensiun Janda/Duda Pertama
16. PEG 13 = Contoh Surat Permintaan Pensiun Janda/Duda bagi Anak-anak
 17. PEG 14 = Contoh Permintaan Pensiun Janda/Duda bagi anak-anak
Yang diajukan wali
18. PEG 15 = Contoh Surat Pengaduan Permohonan Pensiun Bekas Pegawai Negeri
Sipil/ Permohonan Pembayaran Pensiun
19. PEG 16 = Contoh Surat Pengaduan untuk Pensiun Janda/Duda
20. PEG 17a = Daftar Hadir/Tidak Hadir Pegawai/Guru
21. PEG 17b =Dafatr Rangkuman Tidak Hadir Pegawai/Guru(Bulanan)
22. PEG 17c = Dafatr Rangkuman Tidak Hadir Pegawai/Guru (Triwulan)
23. PEG 18 = Data Kepegawaian
24. PEG 19 = Kartu Pribadi Pegawai/Guru
D. ADMINISTRASI KEUANGAN
Di dalam buku pedoman ini ijelaskan dasar/asas dan pengertian administrasi dalam
pengelolaaan keuangan di sekolah dasar. Di dalamnya dibahas antara lain :
1. Asas pemisahan tugas (Otorisator, Ordonator, dan Bendaharawan)
2. Perencanaan anggaran tahunan sekolah
3. Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi :
a. Dasar hukum,
b. Pembukuan setiap transaksi
c. Pertanggungjawaban
d. Pelaporan, dan
e. Pendapatan
4. Pengawasan
5 Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah
6 Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan
E. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG
Pada buku pedoman administrasi diuraikan tentang perencanaan, pengadaan,
penyimpanan, dan pemeliharaan semua perlengkapan/barang inventaris, barang
yang dimutasi dan syarat-syarat penghapusan semua perlengkapan/ barang di
sekolah. Kewajiban melapor bagi kepala sekolah tentang keadaan barang yang telah
dihapuskan, dilakukan satu kali alam setahun dengan menggunakan format P-1 dan
P-2.
PERL-1 = Buku Pemeriksaan Perlengkapan / Barang
PERL-2 = Kartu Inventaris Ruangan
PERL-3 = Kartu Inventaris Barang, Lahan Tanah
PERL-4 = Kartu Inventaris Barang, Gedung
PERL-5 = Kartu Inventaris Barang , Kendaraan
PERL-6 = Kartu Inventaris Barang, Lain-lain
PERL-7 = Buku Inventaris Perlengkapan / Barang
PERL-8 = Daftar Usul Pengadaan Barang
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dari hasil pembahasan di atas bahwa sangat penting dan juga sangat berarti
administrasi pada suatu pendidikan untuk mencapai tujuan yang optimal, yang
sebagaian besar pengelolaan manajemen pada pendidikan terutama tingkat menengah
sangat meluas dan abstrak sehingga dapat terperinci terbagi 5 pengelompokan, mulai
dari Program pengajaran, kesiswaan, kepegawaian, keuangan dan perlengkapan
inventaris/barang. Sehingga dengan pembagian jenis tersebut dapat di bedakan
macamnya, untuk memudahkan dalam penataan dan akan menciptakan suasana tertib,
rapid an aman.

B. Saran-saran
Demikianlah penulisan makalah kami, apabila masih terdapat kesalahan atau
kekurangan dalam pembahasan makalah kami ini, terutamanya kami ucapkan mohon
maaf yang sebesar-besarnya dan juga kami harapkan teguran yang sehat sekiranya
dapat membangun dalam perbaikan pembuatan makalah kami ini.