P. 1
Sistem Pengurusan Fail_Panitia

Sistem Pengurusan Fail_Panitia

|Views: 422|Likes:

More info:

Published by: Shahril Affandi Mat Yusof on Feb 14, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/16/2013

pdf

text

original

SISTEM PENGURUSAN FAIL SEKOLAH

JABATAN PENDIDIKAN JOHOR

|Mukadimah| |Akta| |Pengelasan Fail| |Kulit Fail| |Kod Fail| |Kandungan Fail| |PenyimpananFail| |Pengedaran Fail| |Pelupusan Fail| |Kesimpulan||TQ|

1. Mukadimah
Sistem Pengurusan Fail (SPF)  sebahagian daripada Sistem Pengurusan Maklumat (SPM)  SPF dikawal oleh o Akta Arkib Negara Bil 44/1966 (ANN) o Akta Rahsia Rasmi 1972 (ARR) o Peruntukan Undang-undang Bahagian ³A´ (PU. A) o Arahan Perkhidmatan (AP)  Ketua Pejabat (Pengetua / Guru Besar) dipertanggungjawabkan untuk mengawal selia dan mengurus fail mengikut kehendak AAN, ARR, PU. A dan AP KECUAIAN atau TIDAK BERKESAN - SURCAJ

Akta Arkib Negara Bil 44/1966 (ANN) 

Para 8(1) : Mana-mana rekod awam yang lebih daripada dua puluh tahun umurnya dan mana-mana rekod awam bukan semasa yang pada pendapat Pengarah mempunyai nilai yang cukup bagi memerlukan pemeliharanya, hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara Para 10(1) : Tiada seorang pun boleh tanpa persetujuan Pengarah memusnahkan atau secara lain melupuskan atau membenarkan pemusnahan atau pelupusan apa-apa rekod awam yang ada dalam milik atau dibawah kawalannya (Pindaan A.85 bertarikh 10.9.71) Para 12(2) : Tiada seorang pegawai awam boleh mengadakan untuk orang awam bagi maksud rujukan dan penyelidikan apa-apa rekod awam, kecuali dalam menjalankan kewajipan-kewajipan rasminya. (Pindaan A.85 bertarikh 10.9.71)  

Peruntukan Undang-undang Bahagian Undang³A´ (PU. A) - 395
Para 19(1) : Seseorang pegawai tidak boleh, sama ada lisan atau bertulis atau dengan apa-apa cara lain : a. Memberi apa-apa maklumat faktual berhubung dengan jabatannya

.Suratsurat yang dikeluarkan adalah perlu diberi pengelasan keselamatan mengikut peringkat keselamaatan fail surat-surat itu Para 12 : Rekod Surat Keluar ± Semua surat keluar dari sesebuah jabatan hendaklah direkodkan dalam kertas minit Para 18 (a) : Tindakan Bahagian Pendaftaran Fail . . hendaklah mengambil tindakan segera memasukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail-fail berkenaan dan mengedarkan fail-fail kepada pegawaipegawai yang berkenaan untuk tindakan «.Arahan Perkhidmatan 1974 Bab 3 Para 11 : Pengelasan surat mengikut Pengelasan Fail .Semua bahagian pendaftaran fail jabatan «««.

Para 12 : Tanggungjawab Pegawai Dalam Pengedaran Fail : Menjadi tanggungjawab tiap-tiap Pegawai untuk melicinkan pengurusan pengedaran fail Para 18 : Memelihara Keselamatan Kandungan Fail : Isi-isi kandungan fail. bukanlah untuk rujukan orang ramai .Arahan Perkhidmatan 1974 Bab 4 (Sambungan_1) Para 4 (a) 11 : Pengelasan Keselamatan Fail : Menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan bahawa fail-fail diberi pengelasan keselamatan. sama ada diperingkat terhad. rahsia atau rahsia besar Para 5 : Memakai Kulit Fail Yang Sesuai : Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit fail seperti yang telah direka oleh Arkib Negara «. baik bagi fail terbuka ataupun fail yang mempunyai pengelasan keselamatan. sulit.

. Ketuaketua jabatan adalah dengan sendirinya bertanggungjawab untuk memelihara setiap rekod kerajaan yang ada di dalam jabatan mereka.Arahan Perkhidmatan 1974 Bab 5 (Sambungan _2) Para 1 : Tanggungjawab Ketua Jabatan Memelihara Rekod Jabatan Menjadi satu kewajipan khas dan terpenting bagi jabatan-jabatan menentukan bahawa setiap rekod kerajaan disimpan dan dipelihara dengan baik.

Pengelasan Fail .berdasarkan Akta Rahsia Rasmi (ARR) dan Arahan Perkhidmatan 1974 (Bab 3.3. para 11 dan Bab 4 para 4(a) -pengelasan berdasarkan peringkat keselamatan -Pengelasan seperti berikut: Rahsia Besar Rahsia Sulit Terhad Terbuka Sampul kecil Fail Timbul .

Rahsia Besar  urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan spt ‡Kertas Pembentangan Anggaran Belanjauan Kerajaan ‡pembangunan bandar baru ‡Dasar Penswastaan  Fail berwarna Kuning  Berpalang X Merah memenuhi kulit hadapan fail  Sekolah tidak terlibat ( Kertas soalan peperiksaan umum! ) .

Rahsia  urusan berkaitan dengan program pembangunan kerajaan spt ‡ proses tender  Fail berwarna Merah Jambu  Berpalang X Merah memenuhi kulit hadapan fail  Sekolah terlibat (Kertas soalan peperiksaan setara)  Tatacara yang betul dalam penyimpanan dan pengedaran .

Sulit  urusan berkaitan dengan keputusan pentadbiran kerajaan ‡ walaupun telah diumumkan oleh Menteri  Fail berwarna HIJAU MUDA  Sekolah terlibat Proses tindakan tatatertib  Tatacara pengendalian fail yang berkelas sulit .

Terhad  Edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandung di dalamnya ‡ fail peribadi staf  Fail berwarna PUTIH .

Terbuka  Fail pengurusan harian dan Fail-fail Pentadbiran  Fail berwarna PUTIH .

Sampul Kecil  Fail sementara berlandaskan fail utamanya  Memudahkan pegawai ± utk mesyuarat dan urusan-urusan lain terutama bagi kelas-kelas fail yang tidak boleh dibawa keluar  Dimuatkan semula ke fail utama apabila urusan selesai  Fail berkulit nipis berwarna KUNING  Sekolah tidak digalakkan bagi tujuan ini .

Fail Timbul (subjacket)  Mengandungi bahan-bahan / maklumat yang belum diedarkan kepada pegawai dan maklumat edaran dalaman .

Kulit Fail Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 5 Menyebut ³Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit fail seperti yang direka oleh Arkib Negara´     dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak Boleh menampung sekurang-kurangnya 100 salinan surat Warna Kulit Fail selaras dengan pengelasan fail Saiz hendaklah seragam dicadangkan 36cm x 24cm (muka hadapan) dan 36cm x 35cm(muka belakang termasuk 8cm sebagai µflap¶) .4.

Kulit Tepi Depan .Maklumat diperlukan A.Kulit Hadapan B.

Cadangan pindaan .Tarikh tutup .Kulit Hadapan a) Nama Organisasi b) Kod Fail c) Perkara d) Tarikh Kandungan Pertama e) Tarikh Kandungan Akhir f) Rekod Pergerakan Fail g) Arahan-arahan Penutupan Fail .Tarikh Kajian kedua .Tarikh Kajian Pertama 5 tahun selepas ditutup .

Kulit Tepi Dalam -dimuatkan cabutan-cabutan dari Akta Arkib Negara Bil 44/1966 para 8(10 DAN 12(2) .

Rekod Nombor b) Kad AM 89A .5. ditulis serentak bagi rujukan indeks nombor dan indeks abjad bagi rujukan indeks silang) c) Buku Daftar Fail (tidak digalakkan) . Rekod Abjad (kertas doket a & b tersedia dalan satu set. Kod Fail Fail-fail hendaklah didaftarkan melalui SISTEM DOKET a) Kad AM 89 .

abjad diikuti dengan nombor a) Level I b) Level II c) Level III .Fail Utama .nombor sahaja atau .Fail Aktiviti : 01 : 01/01 : 01/01/01 .Kod Fail Kaedah Nombor (AM 89) Disusun mengikut LEVEL (paras) .Fail Perkara .

Contoh Lavel 1 : 01 .Asrama 02 ± Hal Ehwal Murid 03 ± Kemudahan Fizikal 04 ± Kewangan dan Akaun 05 ± Kokurikulum 06 ± Kurikulum 07 --Pentadbiran Am Sekolah 08 ± Perhubungan Masyarakat 09 ± Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan 10 .Pelbagai .

Peraturan Asrama 01/07/001 ± Kebenaran Keluar Asrama Abjad dan nombor Level I Level II Level III : : : ASR .Peraturan Asrama ASR/07/001 ± Kebenaran Keluar Asrama .Asrama 01/07 .Contoh_2 Level I Level II Level III : : : 01 .Asrama ASR/07 .

Contoh_3 Level I Level II Level III : : : 06 .Kurikulum KUR/06 .Kurikulum 06/06 .Panatia Mata Pelajaran 06/06/001 ± Agama Islam 06/06/002 ± Bahasa Ibunda 06/06/003 ± Bahasa Inggeris Abjad dan nombor Level I Level II Level III : : : KUR .Panatia Mata Pelajaran KUR/06/001 ± Agama Islam KUR/06/002 ± Bahasa Ibunda KUR/06/003 ± Bahasa Inggeris .

Contoh susunan fail panatia Panatia Sejarah SMKSI / 06 / 06 / 017A Sekolah/ Kod Sekolah Lavel 1 : Bidang Pengurusan Kurikulum Lavel 2: Panatia Mata Pelajaran Fail Induk Lavel 3: Panatia Sejarah .

Fail Kurikulum 06/06/001 06/06/002 06/06/003 06/06/004 06/06/005 06/06/006 06/06/007 06/06/008 06/06/009 06/06/010 06/06/011 06/06/012 06/06/013 06/06/014 Agama Islam Bahasa Ibunda Bahasa Inggeris Bahasa Melayu Bahasa-bahasa lain Geografi Ilmu Kesihatan / Sains Kemasyarakatan Kesusateraan Melayu Matematik Perdagangan / Prinsip Akaun Pendidikan Jasmani Sains Sains Rumah Tangga Sains Pertanian .

Fail Kurikulum_2 06/06/015 06/06/016 06/06/017 06/06/018 06/06/019 06/06/020 06/06/021 06/06/022 06/06/023 06/06/024 06/06/025 06/06/026 06/06/036 Seni Lukis dan Pertukangan Tangan Kemahiran Hidup Sejarah Pendidikan Moral Bahasa Arab Komunikasi Tasawur Islam Pendidikan Al Quran dan Sunnah Pendidikan Syariah Islamiah Lukisan dan Teknologi Kejuruteraan Reka Cipta Teknologi Maklumat Kajian Tempatan Pendidikan Alam Sekitar .

Kod digunakan selari dengan pengkodan pejabat pentadbiran .berikut cadangan penyusunan fail panatia: .Susunan Fail Panatia Mata Pelajaran .dicadangkan setiap panatia mempunyai 10 fail .fail Induk diletakkan di pejabat .

Sukatan Pelajaran (semua tingkatan) .Huraian Sukatan Pelajaran (semua tingkatan) .Pekeliling-pekeliling Iktisas yang berkaitan dengan kurikulum .Rancangan Pelajaran Tahunan (semua tingkatan) .senarai buku rujukan guru / murid .Fail Panatia a) SMKSI/06/06/017A : FAIL INDUK PANATIA Mengandungi: -Surat-surat perhubungan sekolah-luar b) SMKSI/06/06/017B : FAIL SUKATAN PELAJARAN Mengandungi: .

minit mesyuarat panatia (sekurang-kurangnya 3x setahun) d) SMKSI/06/06/017D : FAIL PROGRAM KECEMERLANGAN Mengandungi: .program-program developmental dan rutin .Fail Panatia_2 c) SMKSI/06/06/017C : FAIL MESYUARAT PANATIA Mengandungi: .surat panggilan mesyuarat panatia peringkat sekolah .laporan program yang telah dijalankan .

analisa pencapaian m/p dalam peperiksaan awam . SPM.Fail Panatia_3 e) SMKSI/06/06/017E : FAIL KEPUTUSAN UJIAN & PEPERIKSAAN Mengandungi: .analisa pencapaian m/p peringkat sekolah (penggal / bulanan) f) SMKSI/06/06/017F : FAIL PENYELIAAN Mengandungi: -laporan penyeliaan P&P dibuat oleh -pengetua / Guru Penolong Kanan -ketua bidang -guru kanan panatia -rakan sejawat .analisa keputusan PMR. dan STPM (keseluruhan) peringkat sekolah .

surat-menyurat ko-kurikulum akademik .Fail Panatia_4 g) SMKSI/06/06/017G : FAIL PEMERIKSAAN BUKU RAMPAIAN Mengandungi: -laporan penyeliaan buku rampaian / buku kerja / buku nota -kekerapan penyemakkan h) SMKSI/06/06/017H : FAIL AKTIVITI KO-KURIKULUM AKADEMIK Mengandungi: .laporan aktiviti .

Fail Panatia_5 i) SMKSI/06/06/017I : FAIL BANK SOALAN Mengandingi: -soalan peperiksaan umum -soalan ujian / peperiksaan peringkat sekolah -koleksi soalan-soalan dari sekolah lain j) SMKSI/06/06/017J : FAIL MAKLUMAT GURU MATA PELAJARAN Mengandungi: -jadual individu dan kelas guru-guru yang mengajar sejarah -maklumat guru sejarah -carta organisasi kurikulum dan panatia sejarah -Jawatan kuasa panatia .

sebab fail ditutup .rekodkan ke dalam doket fail sebagai fail berasingan Contoh Peraturan Asrama . II .Sambungan Fail . II atau ASR/07/001/Jld.helaian kertas melebihi 100 .tidak dapat menanpung -Fail baru hendaklah dibuka atas perkara yang sama .dilebelkan sebagai jilid berikutnya . Kebenaran Keluar Asrama Jilid II 01/07/001/Jld.

Contoh Susunan Fail Bagi Panitia Kajian Tempatan            06/06/026 06/06/026A 06/06/026B 06/06/026C 06/06/026D 06/06/026E 06/06/026F 06/06/026G 06/06/026H 06/06/026I 06/06/026J Kajian Tempatan Fail Induk Sukatan Pelajaran Mesyuarat Panitia Program kecemerlangan Keputusan ujian & Peperiksaan Penyeliaan Pemeriksaan buku latihan Aktiviti Ko-Ku Akademik Bank Soalan Maklumat guru Mata pelajaran .

6. Kandungan Fail a) Kertas minit b) Borang Tindakan Kerja c) Surat-surat (Borang Tindakan Kerja diletakkan di atas Kertas Minit pada sebelah kiri kulit fail) .

merekodkan .tarikh dimasukkan fail b) rekod perundingan c) tindakan susulan dengan Pegawai Kanan .tajuk/perkara surat tersebut dan . .surat keluar direkod dengan dakwat biru/ hitam .nombor rujukan surat berkenaan.Kertas minit Urusan perhubungan a) Merekod surat keluar dan masuk . .merekodkan penerima surat dan tarikh dihantar .tarikh.surat masuk direkod dengan dakwat merah .

.LAMPIRAN A KERTAS MINIT Kertas minit No: «««««««. Helaian No: ««««««« Bilangan Surat Perkara .

Borang Tindakan Kerja .maklumat di dalam ruang-ruang perlu dicatat dengan ringkas tentang aktiviti yang berkaitan .merekod proses/ peringkat/ aliran kerja .

LAMPIRAN B BORANG TINDAKAN KERJA Aktiviti Bil Proses Kerja Pegawai yang bertanggung jawab Tarikh fail/ Arahan Diterima Tarikh Catatan Tugas Arahan Disiapkan Kepada dan Pegawai Tanda seterusnya Tangan Tarikh Tindakan Selanjutnya Perlu Disiapkan Catatan .

di nomborkan dengan menulis hujung sebelah atas kanan surat dan dibulatkan mengikut warna kod -ditag dengan tali hijau atau diklip masuk menggunakan klip fail -Surat baru berdasarkan bilangan surat terakhir di dalam fail (nombor berurutan) Contoh: SMKSSI / 06 / 06 / 017A/ (25) Bilangan surat keluar .SuratSurat-surat .

Penomboran surat 45 Kedudukan penomboran surat .

tidak mudah musnah.pendaftaran / indeks berasingan . Rahsia atau Rahsia Besar . tidak susut nilai  hilang atau jatuh kepada orang lain disimpan di tempat yang kering dan ada aliran udara rak-rak kayu dipastikan kayu telah dibubuh racun serangga atau anai-anai fail terhad disimpan di dalam kabinet berasingan dengan fail terbuka Fail Sulit.disimpan ditempat yang direkodkan dan selamat . Proses Penyimpanan Fail .kawasan larangan .7.selamat dari segi  tidak rosak.

Proses Pengedaran Fail -Memenuhi tatacara Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 11 hingga 14 .surat untuk tindakan diedarkan bersama failnya .prosedur perlu dipatuhi  merekod pada kertas minit  merekod pada Borang Tindakan Kerja : nama pegawai dan tarikh  mengedar fail  terima balik  catatan pada kertas minit sekiranya ada surat keluar  kembali ke simpanan fail .8.

Proses Pengedaran Fail_2 -Fail-fail pengelasan keselamatan  diurus dengan cara berlainan dengan fail terhad & terbuka  pengedaran menggunakan beg berkunci -Simpan Dalam Perhatian (SDP) atau Keep In View (KIV)  simpanan fail disebabkan kerja tertangguh  daftar bagi SDP / KIV perlu disedia dan diperiksa setiap hari .8.

rekod yang telah melebihi 5 tahun selepas penutupannya boleh dipindahkan ke Arkib negara .dengan kebenaran Pengarah Arkib Negara . Pelupusan Fail .9.rekod melebihi 20 tahun boleh dipindahkan ke Arkib Negara .

mematuhi undang-undang yang mengawal pengurusan fail .Ketua Jabatan (Pengetua / Guru Besar) bertanggungjawab sepenuhnya mematuhi tatacara pengurusan fail keselamatan dan pemeliharanya ketidakcekapan. Kesimpulan . kegagalan dan kecuaian pengurusannya boleh menjejaskan keselamatan negara .10.

Terima Kasih .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->