Professional Documents
Culture Documents
PENGENDALIAN INTERN
PENGADAAN BARANG DAN JASA
PEMERINTAH
ITJEN DEPKES
2009
DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN ...................................................................................................1
A. LATAR BELAKANG.........................................................................................1
A. PERSIAPAN ....................................................................................................3
B. PELAKSANAAN ..............................................................................................3
A. PERSIAPAN ..................................................................................................23
A. LATAR BELAKANG
Pasal 3 Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003, yaitu pengadaan barang/jasa wajib
memenuhi prinsip-prinsip :
1. efisiensi, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan
dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam
waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan
2. efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah
ditetapkan dan dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya sesuai dengan
sasaran yang ditetapkan;
3. terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia
barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang
sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria
tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;
4. transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan
barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi,
hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi
peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada
umumnya;
5. adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua
calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan
kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun;
6. akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat
bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan
masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam
pengadaan barang/jasa.
1
B. RUANG LINGKUP
Kegiatan pengadaan barang/jasa mulai dari :
1. Perencanaan;
2. Persiapan pengadaan;
3. Prosedur pelaksanaan pengadaan sebelum kontrak ditandatangani;
4. Kebenaran kuantitas dan kualitas, serta penggunaan produksi dalam negeri;
5. Kewajaran harga;
6. Jangka waktu pelaksanaan;
7. Pemanfaatan.
2
II. LANGKAH-LANGKAH KERJA
A. Persiapan
1. Dapatkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pengadaan barang/jasa,
antara lain :
a. Pedoman pengadaan barang/jasa yang berlaku bagi auditan (bila ada)
b. Struktur organisasi dan uraian tugas pengguna dan panitia pengadaan
barang/jasa, panitia penerima/pemeriksa barang.
c. DIPA/DIPA Revisi/POK/RKAKL/Dokumen anggaran lainnya .
d. Dasar kebutuhan pengadaan barang/jasa (feasibility study/permintaan dari
yang membutuhkan barang/jasa)
e. Standar kebutuhan barang satuan kerja
f. Dokumen perencanaan pengadaan barang/jasa
g. Pengumuman perencanaan pengadaan barang/jasa di website Bappenas
h. Rencana waktu (jadwal) pengadaan barang/jasa
i. Dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa
j. Laporan-laporan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa
k. Kontrak pengadaan barang/jasa
l. Berita Acara Penerimaan/Pemeriksaan Barang/Jasa
m. Berita Acara Uji Coba/Uji Fungsi Barang/Jasa
n. Berita Acara Pelatihan/Training penggunaan barang bagi operator (bila
diperlukan)
o. Realisasi pembayaran dan dokumen pendukungnya (SPM dan SP2D)
2. Lakukan pengujian pendahuluan atas informasi/data yang diperoleh.
B. Pelaksanaan
3
¾ penggunaan produksi dalam negeri, dengan sasaran perluas
kesempatan lapangan kerja,
¾ meningkatkan peran serta usaha kecil/koperasi kecil,
¾ menyederhanakan ketentuan & tata cara untuk mempercepat proses
keputusan pengadaan barang/jasa,
¾ meningkatkan penerimaan Negara dari sektor perpajakan,
¾ meningkatkan profesionalisme, kemandirian, dan tanggung jawab dari
pengguna barang/jasa, panitia/pejabat pengadaan, dan penyedia
barang/jasa,
¾ keharusan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa dilakukan di
dalam negeri,
¾ menumbuhkembangkan peran serta usaha nasional,
¾ dan keharusan melakukan pengumuman secara terbuka rencana
pengadaan pada setiap awal pelaksanaan anggaran kepada
masyarakat luas, kecuali yang bersifat rahasia.
Langkah Kerja.
1) Teliti ada tidaknya permintaan barang/jasa dari pemakai (user).
2) Bandingkan usulan pengadaan barang/jasa dengan rencana kerja
tahunan.
3) Dapatkan studi kelayakan (feasibility study) atau hasil survey dan
design atau dokumen sejenis yang berkaitan dengan pengadaan
barang/jasa yang dilaksanakan.
4) Teliti studi kelayakan tersebut untuk mengetahui tujuan pengadaannya,
kuantitas, kualitas, serta waktu (saat) dibutuhkan.
5) Teliti dokumen pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan untuk
mengetahui kuantitas, kualitas dan waktu penyelesaiannya.
6) Bandingkan informasi yang diperoleh dari studi kelayakan tersebut
dengan informasi yang diperoleh dari dokumen pengadaan
barang/jasa, untuk mengetahui apakah :
- Pengadaan barang/jasa telah berdasarkan kebutuhan.
- Kuantitas, kualitas dan jangka waktu penyelesaian barang/jasa
telah sesuai dengan yang dibutuhkan.
4
Langkah Kerja :
1) Teliti/telaah, dan yakinkan bahwa unsur biaya dan nilai pengadaan
barang/jasa telah termasuk dalam DIPA minimal terdiri dari :
¾ Biaya administrasi untuk mendukung pelaksanaan pengadaan
barang/jasa antara lain :
Honorarium pengguna barang/jasa, panitia/pejabat pengadaan
barang/jasa, dan bendaharawan, serta staf pembantu.
Biaya pengumuman pengadaan barang/jasa.
Biaya penggandaan dokumen pengadaan barang/jasa dan atau
dokumen prakualifikasi.
Administrasi lainnya yang diperlukan untuk mendukung
pelaksanaan pengadaan barang/jasa
¾ Biaya/nilai besaran pengadaan barang/jasa itu sendiri.
5
2) Yakinkan bahwa pejabat pembuat komitmen dan seluruh panitia
pengadaan barang/jasa memiliki Sertifikat keahlian atau Surat
Mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Pengadaan barang/jasa.
3) Dapatkan pakta integritas dan yakinkan bahwa pejabat pembuat
komitmen, panitia pengadaan barang/jasa dan penyedia pengadaan
barang/jasa telah menandatangani pakta integritas tersebut.
4) Pastikan bahwa pejabat pembuat komitmen dan panitia pengadaan
barang/jasa telah mematuhi etika pengadaan sebagaimana diatur
dalam ketentuan perundang-undangan yang berlaku, a.l. :
¾ dilakukan secara tertib dan bertanggung jawab, professional dan
mandiri atas dasar kejujuran,
¾ tidak saling mempengaruhi serta mencegah / menghindari
pertentangan kepentingan para pihak yang terkait,
¾ hindari hal-hal yang berindikasikan KKN.
5) Teliti apakah keputusan-keputusan yang diambil oleh panitia
pengadaan barang/jasa telah bebas dari pengaruh pejabat pembuat
komitmen atau pimpinan/pejabat yang lebih tinggi.
6) Teliti mekanisme kerja panitia pengadaan barang/jasa
6
3) Teliti pengumuman pengadaan barang/jasa.
¾ Teliti apakah isi pengumuman lelang telah sesuai dengan
ketentuan dan informasi (antara lain nama dan alamat pengguna
barang, jenis dan nilai pekerjaan, lokasi pekerjaan, kualifikasi calon
rekanan yang diperlukan, dsb).
¾ Teliti apakah pengumuman lelang telah ditempatkan pada media
yang tepat dan dapat menjaring calon peserta lelang seluas-
luasnya sesuai keperluan (nasional dan/atau international
tergantung metode pengadaan yang digunakan)
¾ Meyakinkan bahwa tanggal pengumuman lelang memberikan
waktu yang cukup bagi calon peserta lelang untuk mengambil
dokumen lelang dan menyiapkan syarat-syarat yang diperlukan
untuk mengikuti lelang.
¾ Lakukan konfirmasi untuk meyakini bahwa lelang benar-benar telah
diumumkan.
¾ Yakinkan bahwa biaya untuk pengumuman lelang telah disediakan
dalam anggaran kantor atau dipertanggungjawabkan atas beban
kantor dan tidak atas beban pemenang lelang atau calon peserta
lelang yang akan dimenangkan.
¾ Lakukan pengujian terhadap penempatan/ tata letak pengumuman
lelang.
7
¾ Tata cara penilaian, meliputi : Aspek administrasi, permodalan,
tenaga kerja, peralatan, pengalaman dengan menggunakan sistem
gugur atau sistem nilai (scoring system)
8
¾ Spesifikasi teknis & gambar (tidak mengarah pada merk tertentu)
¾ Bentuk : surat penawaran, kontrak, surat jaminan penawaran, surat
jaminan pelaksanaan, dan surat jaminan uang muka.
Khusus :
¾ Untuk kontrak yang jangka waktu pelaksanaannya lebih dari 12
(dua belas) bulan, dapat dicantumkan ketentuan penyesuaian
harga (price adjustment), dengan penjelasan rumus yang
digunakan.
¾ Untuk pengadaan dengan pascakualifikasi, dokumen
pascakualifikasi dimasukkan dalam dokumen pemilihan penyedia
barang/jasa.
9
¾ Lakukan konfirmasi dan yakinkan bahwa aanwijzing benar-benar
telah dilakukan pada tanggal dan tempat yang ditetapkan.
¾ Dapatkan berita acara aanwijzing dan teliti apakah seluruh tanya
jawab dalam aanwijzing dilakukan secara tertulis dan
ditandatangani oleh panitia pengadaan dan wakil calon peserta
yang hadir.
¾ Setiap calon peserta lelang tidak wajib menghadiri aanwijzing tetapi
panitia pengadaan mengirimkan hasil rapat aanwijzing kepada
seluruh calon peserta lelang, terutama menggarisbawahi adanya
perubahan-perubahan signifikan dalam penyampaian penawaran
dan pelaksanaan pekerjaan nantinya.
¾ Yakinkan bahwa panitia pengadaan telah menyampaikan
perubahan dokumen pengadaan tersebut (jika ada perubahan atas
dokumen pengadaan pada periode pengambilan dokumen) kepada
calon peserta terdahulu pada saat yang tepat (sebelum tanggal
waktu penyerahan dokumen syarat-syarat pengadaan)
¾ Meyakinkan bahwa semua calon peserta telah diundang untuk
mengikuti acara pembukaan dokumen penawaran.
¾ Mendapatkan daftar hari dan tanggal dokumen penawaran calon
peserta lelang diterima oleh panitia pengadaan dan yakinkan
bahwa penerimaan dokumen penawaran tersebut telah sesuai
dengan periode yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan
¾ Periksa berita acara dan daftar hadir pembukaan penawaran, dan
pastikan bahwa tanggal dan tempat pembukaan penawaran lelang
telah sesuai dengan ketentuan, serta periksa bahwa peserta yang
memasukkan penawaran adalah peserta yang telah lolos
prakualifikasi.
¾ Melakukan konfirmasi, dapatkan bukti dan meyakinkan bahwa tidak
ada penolakan dokumen penawaran sampai dengan menit terakhir
batas waktu yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan.
¾ Yakinkan bahwa seluruh dokumen penawaran yang diterima telah
disimpan ditempat yang aman dan tidak dapat diambil oleh
siapapun sampai pada saatnya dilakukan pembukaan penawaran
dan dalam kondisi tersegel (teknis dan harga)
¾ Yakinkan bahwa dokumen penawaran yang dibuka dibacakan
kepada para peserta yang hadir dan dicatat pada lembaran kertas
yang dapat dilihat oleh para peserta, baik kelengkapan administrasi
maupun harga.
¾ Yakinkan bahwa berita acara pembukaan penawaran yang dibuat
oleh panitia pengadaan barang/jasa telah sesuai dengan lembaran
kertas yang memuat hasil rekaman dokumen penawaran yang
ditandatangani oleh wakil para peserta lelang yang hadir.
¾ Dapatkan semua dokumen penawaran dan periksa apakah semua
penawaran yang lulus prakualifikasi telah menyertakan jaminan
penawaran (untuk pengadaan barang/jasa dikeluarkan oleh Bank
dan untuk konstruksi dikeluarkan oleh bank atau perusahaan
asuransi yang telah mengikuti program surety bond) yang masih
10
berlaku pada saat dilaksanakan proses pengadaan (nominal
jaminan penawaran sebesar 1% s/d 3% dari nilai HPS)
¾ Periksa laporan dan dokumen lainnya atas hasil penilaian
penawaran peserta dan lakukan pengujian apakah hasil penilaian
penawaran telah dilakukan sesuai dengan cara evaluasi yang
ditetapkan sebelumnya, baik terhadap aspek administrasi, teknis
maupun harga.
¾ Lakukan pengujian atas metode penilaian penawaran yang
dilakukan oleh panitia lelang, apakah telah sesuai dengan metode
penilaian yang telah ditetapkan dalam dokumen lelang.
¾ Lakukan analisa harga penawaran diantaranya para peserta
apakah ada indikasi harga yang diatur, (indikasinya antara lain
berupa format dan bentuk huruf yang sama, interval perbedaan
yang hampir sama, adanya perbedaan harga yang sangat ekstrim
pada beberapa item, adanya penawaran yang sangat rendah/tidak
wajar).
¾ Evaluasi apakah pemenang lelang mempunyai hubungan istimewa
dengan atasan langsung / pengguna / bendaharawan / panitia
pengadaan. Jika terdapat indikasi adanya hubungan istimewa,
telusuri lebih lanjut adanya kemungkinan harga menjadi tidak
ekonomis.
¾ Yakinkan pemenang lelang merupakan calon peserta yang memiliki
skor tertinggi, skor ditentukan sesuai dengan metode penilaian
(teknis/kualitas dan harga)
¾ Yakinkan bahwa urutan calon pemenang lelang telah sesuai
dengan hasil evaluasi atau skoring dokumen penawaran (hasil
berita acara evaluasi proposal teknis, evaluasi proposal biaya dan
evaluasi proposal gabungan)
¾ Yakinkan ada atau tidaknya syarat negosiasi harga kepada calon
pemenang untuk metode pemilihan langsung dan penunjukan
langsung.
¾ Yakinkan bahwa media dan waktu pengumuman pemenang lelang
telah dilakukan sesuai ketentuan.
¾ Yakinkan negosiasi harga telah dilakukan secara benar dan
dibuatkan berita acara dan notulen secara tertulis dan
ditandatangani oleh panitia dan calon pemenang untuk metode
pemilihan langsung atau penunjukan langsung, sebelum dilakukan
penandatanganan kontrak.
¾ Periksa apakah hasil penetapan pemenang telah diumumkan dan
disampaikan kepada seluruh peserta lelang.
¾ Teliti ada tidaknya keberatan/sanggah dan sanggah banding atas
penetapan pemenang, dan apabila ada apakah telah ditindaklanjuti
sesuai dengan ketentuan (jawaban sanggahan 5 hari, dan jawaban
sanggah banding 15 hari setelah diterima sanggahan).
¾ Dapatkan informasi dari panitia pengadaan mengenai ada / tidak
ada sanggahan, atau peserta yang memiliki potensi persaingan
tetapi kalah dalam skoring untuk mengetahui ada tidaknya
sanggahan.
11
¾ Apabila terdapat sanggahan termasuk sanggah banding, pelajari
dan telaah isi sanggahan dan lakukan pengujian atas informasi
yang tercantum dalam surat sanggahan untuk melakukan
pendalaman audit.
¾ Periksa tanggal penetapan pemenang, dan tanggal
penandatanganan kontrak, apakah telah sesuai ketentuan yang
berlaku.
¾ Bila perlu, lakukan konfirmasi kepada peserta yang kalah atas
keikutsertaannya. (untuk meyakinkan bahwa penilaian dan
penetapan pemenang telah benar dilakukan sesuai dengan
ketentuan dan tidak ada indikasi KKN)
Catatan :
Penandatanganan kontrak paling lambat 14 (empat belas) hari
kerja sejak diterbitkannya Surat Penetapan Penyedia Barang/Jasa
(SPPBJ).
¾ Periksa bahwa penyedia barang/jasa telah menyerahkan surat
jaminan pelaksanaan sebesar 5% (lima persen) dari nilai kontrak
kepada pengguna barang/jasa sebelum kontrak ditandatangani.
¾ Jaminan (untuk pengadaan barang/jasa dikeluarkan oleh Bank dan
untuk konstruksi dikeluarkan oleh bank atau perusahaan asuransi
yang telah mengikuti program surety bond) yang masih berlaku
pada saat dilaksanakan penandatanganan kontrak (nominal
jaminan pelaksanaan sebesar 5% dari nilai kontrak).
12
- Ketentuan keadaan memaksa
- Ketentuan kewajiban para pihak dalam hal terjadi kegagalan pelaksanaan
pekerjaan
- Ketentuan perlindungan tenaga kerja
- Ketentuan bentuk & tanggung jawab gangguan lingkungan
- Ketentuan mengenai penyelesaian perselisihan
13
7) Teliti biaya langsung non personil untuk pekerjaan konsultan tidak melebihi
40% dari total biaya (terkecuali pekerjaan pemetaan udara, survey
lapangan, pengukuran dan penyelidikan tanah)
8) Lakukan penelaahan hasil kerja tim teknis yang mengevaluasi laporan
hasil kegiatan dengan data hasil pelaksanaan kegiatan konsultan
14
konsultan perencana, setelah direview kembali oleh pejabat
pengadaan.
b) Teliti penetapan volume yang digunakan dalam perhitungan HPS,
terutama koefisien-koefisien upah, bahan, dan peralatan apakah telah
wajar atau telah berdasarkan referensi yang dapat
dipertanggungjawabkan.
c) Teliti apakah penetapan harga dalam perhitungan HPS telah
didasarkan pada harga pasar setempat menjelang diadakan proses
pengadaan. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi
(BPS)/ asosiasi terkait dan data lain yang dapat
dipertanggungjawabkan, daftar biaya / tarif barang / jasa yang
dikeluarkan oleh agen tunggal / pabrikan, biaya kontrak sebelumnya
(yang sedang berjalan) dan daftar biaya standar yang dikeluarkan oleh
instansi yang berwenang.
d) Yakinkan keabsahan referensi-referensi penyusunan HPS yang
diberikan oleh auditan. (Bisa terjadi bahwa referensi atau daftar harga
supplier yang digunakan auditan menyusun HPS tidak benar/palsu)
e) Yakinkan bahwa spesifikasi barang/peralatan dengan harga referensi
yang digunakan oleh auditan dalam menyusun HPS telah sesuai
dengan spesifikasi yang akan ditawarkan.
f) Yakinkan bahwa HPS yang ditetapkan sudah dijadikan acuan dalam
menentukan jaminan pelaksanaan.
Catatan :
Apabila harga penawaran dari penyedia barang/jasa yang akan
ditetapkan menjadi pemenang berada dibawah 80% HPS maka
jaminan pelaksanaan harus dihitung minimal sebesar 5% dari 80%
HPS.
Teliti RAB HPS apakah telah disusun berdasarkan PO.
2) Kewajaran Harga.
Langkah Kerja.
a) Evaluasi apakah harga kontrak tidak melewati pagu anggaran.
b) Evaluasi kewajaran harga kontrak apabila HPS tidak dipakai sebagai
acuan (tidak wajar)
c) Periksa kebenaran pendekatan perhitungan biaya/unit price
dihubungkan dengan metode kerja sesuai spesifikasi teknis yang
ditentukan.
d) Apabila terdapat perbedaan metode pelaksanaan pekerjaan antara
yang ditetapkan dalam dokumen lelang/kontrak dengan realisasi
pelaksanaan di lapangan, teliti apakah perubahan tersebut merupakan
rekayasa antara pengguna dan penyedia barang/jasa untuk
meninggikan harga satuan HPS atau tidak. (Contoh : dalam dokumen
lelang tersebut pekerjaan harus menggunakan alat berat sehingga
harga satuan HPS dan penawaran tinggi namun dalam pelaksanaan
cukup dengan tenaga manusia dengan biaya yang lebih murah atau
sebaliknya)
e) Periksa realisasi pemakaian bahan, upah dan peralatan berdasarkan
dokumen yang dibuat selama pelaksanaan pekerjaan baik oleh
15
penyedia, pengguna maupun konsultan seperti buku harian, laporan
harian, back up data, dsb. Hasilnya bandingkan dengan volume yang
dipergunakan untuk menghitung harga kontrak (bill of quantity).
f) Teliti perhitungan analisa harga satuan apakah komponen bahan yang
dijadikan dasar untuk menghitung harga satuan dimana bahan tersebut
sudah tidak ada atau sulit didapatkan di daerah pelaksanaan dengan
tujuan menaikkan harga satuan, namun dalam pelaksanaannya akan
diganti dengan bahan yang harganya lebih murah dan bisa digunakan
masyarakat (tersedia di toko/daerah setempat)
g) Teliti apakah dalam pelaksanaan terdapat peralatan yang disediakan
oleh pengguna Barang/jasa (tanpa dipungut biaya), tetapi biaya atas
peralatan tersebut dibebankan juga dalam perhitungan harga satuan
kontrak.
h) Lakukan konfirmasi kepada supplier penyedia barang/jasa untuk
mengidentifikasi kemungkinan terjadinya KKN dalam menetapkan
harga kontrak dan memastikan harga pengadaan barang/jasa tidak di-
mark-up. Apabila terjadi indikasi penyimpangan yang disebabkan
adanya mark-up harga dan KKN, agar diperdalam dengan
mengumpulkan bukti-bukti yang cukup.
i) Dalam hal pengadaan barang berasal dari luar negeri (import). Uji
apakah semua unsur biaya import yang ada dalam klausul kontrak
telah didukung dengan bukti-bukti seperti :
¾ Letter of Credit (L/C),
¾ Dokumen perjalanan barang (import), asuransi, dan sertifikat
pemeriksaan barang,
¾ Sertifikasi rekanan/pabrikan (Letter of Authorization)
¾ Pemberitahuan Import barang (PIB).
j) Apabila bukti pendukung impor tidak tersedia lakukan konfirmasi ke
instansi terkait, seperti KPBC dan atau KPP terkait.
k) Teliti apakah atas barang impor yang bea masuknya dibebaskan tidak
terdapat lagi unsur bea masuk dalam harga kontraknya.
l) Teliti apakah realisasi impor telah sesuai dengan yang dibutuhkan
(sesuai dengan Rencana Impor barang (RIB). Catatan : Apabila
realisasi lebih kecil bisa berarti ada barang yang semula dinyatakan
impor ternyata realisasinya lokal. Sebaliknya, apabila realisasi lebih
besar bisa berarti bahwa terdapat impor barang yang mendapat
fasilitas, akan tetapi bukan untuk pengadaan barang/jasa Pemerintah.
m) Atas adanya pekerjaan tambah kurang, pastikan bahwa telah
dibuatkan addendum tambah kurang, dan teliti kewajarannya volume
dan harga serta pastikan bahwa nilai/harga pekerjaan tambah kurang,
tidak melebihi 10% dari nilai kontrak.
n) Apabila pekerjaan dipersyaratkan dalam kontrak untuk diasuransikan
oleh penyedia barang/jasa, teliti apakah telah diasuransikan dan
dapatkan copy polis dan bukti pembayaran preminya.
16
3) Pajak dan Penerimaan Negara Bukan Pajak.
Langkah Kerja.
a) Identifikasi jenis pajak/PNBP atas kontrak pengadaan barang/jasa
perlu dicermati bahwa dalam beberapa dokumen kontrak tidak disebut
secara spesifik pajak-pajak yang harus dipungut pemberi kerja.
b) Periksa dokumen pembayaran kontrak dan dokumen penyetoran
pajak/PNBP untuk memastikan semua transaksi yang seharusnya
dibebankan pajak/PNBP sudah dipungut dan disetorkan ke kas
negara/kas daerah, termasuk biaya penyelenggaraan dan pembuatan
dokumen yang dipungut pada saat pengambilan dokumen. Bila perlu
lakukan konfirmasi ke Bank persepsi.
c) Periksa kesesuaian pengenaan tarif atas pajak/PNBP.
d) Lakukan prosedur lainnya untuk memastikan tidak terdapat
pajak/PNBP yang belum dipungut dan atau disetor ke Kas Negara/Kas
Daerah. Jika ada tetapkan nilainya. (Peraturan perpajakan yang
berlaku untuk pengadaan barang/jasa pemerintah terutama adalah PP
No. 140 tahun 2000 dan Keputusan Menteri Keuangan
No.559/KMK.04/2000)
Langkah Kerja.
1) Uji data yang diuraikan dalam curriculum vitae (CV) tenaga konsultan, a.l.
dengan meminta salinan ijazah, dan meneliti pengalaman substansialnya
yang didukung dengan referensi dari pengguna jasa sebelumnya.
2) Uji billing rate yang ditetapkan dalam kontrak dengan ketentuan yang
berlaku (apabila ada)
3) Bandingkan biaya personil dalam kontrak dengan biaya personil yang
diatur dalam TOR
4) Yakinkan bahwa biaya non personil yang dibebankan telah sesuai
(diperbolehkan) dalam ketentuan kontrak.
5) Uji apakah dalam biaya non personil terdapat biaya pembelian/pengadaan
barang. Jika ada, teliti apakah telah dilaksanakan secara efisien dan
ekonomis, sesuai dengan ketentuan dalam Keppres No.80 tahun 2003,
(Misalnya melalui perbandingan harga diantara beberapa penawar).
6) Periksa nama-nama personil yang ditetapkan dalam kontrak bandingkan
dengan daftar hadir konsultan. Uji apakah daftar hadir tersebut dapat
diandalkan (reliabel). Apakah ada penggantian, teliti apakah personil
penggantinya minimal setara dengan personil yang dicantumkan.
7) Periksa kontrak lain yang ditandatangani oleh konsultan dengan proyek
lain dengan waktu yang bersamaan dan teliti apakah personil-personil
yang terdapat dalam kontrak tidak terdapat dalam kontrak lain tersebut.
17
8) Periksa bukti realisasi pembayaran kepada konsultan, dan teliti apakah
pembayaran tersebut telah sesuai dengan prestasi yang dilaksanakan,
termasuk progress report.
9) Teliti kebenaran daftar kehadiran konsultan di tempat pekerjaan, dan
membandingkan dengan daftar hadir rapat-rapat konsultasi dan dalam
kegiatan lain yang berkaitan dengan kontrak yang diperiksa.
10) Periksa apakah terdapat penggantian tenaga konsultan selama masa
pelaksanaan kontrak konsultan baik yang diajukan oleh penyedia jasa
maupun pengguna jasa, bila ada, periksa apakah penggantian tersebut
tidak mengakibatkan kualifikasi tenaga konsultan lebih rendah darpada
yang diganti, serta adanya penambahan biaya.
11) Bandingkan jangka waktu kontrak jasa konsultan dengan jangka waktu
kontrak jasa konstruksi yang diawasi. Kaitkan setiap progress kemajuan
bulanan pekerjaan konstruksi yang diawasi dengan jumlah pembayaran
bulanan kepada konsultan pengawas. (Pada bulan-bulan tertentu progress
pekerjaan konstruksi nol persen, namun pembayaran atas man month
konsultan tetap penuh)
Langkah Kerja.
a. Dapatkan dan teliti BA penyelesaian pengadaan barang/jasa dan bandingkan
dengan kontrak.
b. Lakukan pengujian/perhitungan fisik untuk memastikan bahwa jumlah barang
yang diterima/volume konstruksi telah sesuai dengan kontrak. Pengujian
fisik/perhitungan dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Fisik yang
ditandatangani oleh auditor dan pemberi kerja.
c. Tetapkan ada tidaknya kekurangan kuantitas/volume barang/jasa. Jika terjadi
kekurangan, tentukan jumlahnya termasuk nilai rupiah berdasarkan harga
satuan dalam kontrak dikalikan dengan volume pekerjaan yang kurang.
Disamping itu hitung juga denda keterlambatan sebesar satu permil per hari.
d. Teliti apakah terdapat bagian pekerjaan utama yang dialihkan
(disubkontrakkan) kepada pihak lain. Pekerjaan yang dapat disubkontrakkan
adalah bukan pekerjaan utama dan utamakan kepada penyedia barang/jasa
kecil, namun tanggungjawab tetap pada penyedia barang/jasa utama.
e. Apakah terdapat pekerjaan tambah/kurang. Teliti sebab-sebab adanya
pekerjaan tambah/kurang tersebut, dan yakinkan bahwa pekerjaan
tambah/kurang tersebut telah didasarkan pada kondisi yang dapat
dipertanggungjawabkan / wajar, antara lain : telah sesuai dengan
addendumnya, dan lakukan pemeriksaan fisiknya.
f. Lakukan konfirmasi (kepada supplier dari penyedia pemakai atau pihak lain)
untuk menyakini bahwa kuantitas telah sesuai dengan kontrak dan dokumen
pendukungnya.
18
g. Lakukan prosedur lainnya untuk memastikan pengadaan barang/jasa telah
sesuai dengan kontrak.
h. Teliti saat (tanggal-tanggal) dan jumlah tahapan pembayaran, kemudian
bandingkan dengan saat (tanggal-tanggal) atau tingkat progress pengadaan
barang/jasa untuk meyakinkan bahwa pembayaran (termasuk termin) telah
didasarkan pada saat dan tingkat kemajuan fisik pekerjaan (progress report)
serta tatacara pembayaran yang tercantum dalam kontrak
i. Teliti apakah terdapat pemblokiran dana untuk menghindari hangusnya
anggaran dengan cara membuat BA kemajuan pekerjaan yang tidak benar
(biasanya dilakukan menjelang akhir tahun anggaran).
j. Dapatkan transaksi pembayaran dan lakukan pengujian bahwa pembayaran
tersebut benar diterima oleh rekanan terkait, serta bandingkan antara invoice
dan dokumen penerimaan untuk mendeteksi adanya tagihan palsu.
k. Apabila barang berasal dari luar negeri (import) dapatkan PIB atas barang
tersebut, baik dari penyedia barang/jasa maupun dari pihak lain seperti KPBC.
19
6. Aspek Ketepatan Waktu Penyelesaian Pengadaan B/J.
Tujuan :
Untuk meyakinkan bahwa penyelesaian pengadaan B/J telah sesuai atau tidak
melampaui jangka waktu yang ditetapkan dalam kontrak dan addendumnya.
Langkah Kerja :
20
tetapi tidak digunakan, teliti penyebabnya. (Penelitian meliputi proses awal
munculnya kegiatan tersebut apakah memang telah berdasarkan usulan yang
membutuhkan dan seterusnya).
Tujuan :
Untuk mengidentifikasi adanya indikasi TPK dalam pelaksanaan proses
pengadaan B/J.
21
f. Pembayaran dua kali atas suatu pengadaan B/J,
g. Tagihan palsu,
h. Penyalahgunaan atau rekayasa pekerjaan tambah kurang,
i. Kontraktor bayangan atau fiktif (pinjam nama saja) yang berpengaruh pada
kualitas barang/jasa yang diadakan.
22
III. LAIN- LAIN
B. Proses Perencanaan.
(Kondisi) …………………………..
1. Bagaimana perencanaan pengadaan barang, apakah berdasarkan usulan dari user
(bottom up) atau ditentukan oleh unit diatasnya/penangungjawab program (top down)
2. Apakah dalam perencanaan anggaran menggunakan unit cost SBU atau harga dari
sumber lain.
3. Apakah RKA-KL telah sesuai dengan usulan perencanaan awal.
4. Apakah DIPA sesuai dengan RKA-KL yang diusulkan.
5. Apakah POK sesuai dengan DIPA.
6. Apakah ada revisi DIPA.
7. Apakah ada revisi POK.
8. Dan lain-lainnya..... (bila ada)
23
bahan baku obat; Masa kadaluarsa untuk obat minimal 2 tahun; certificate of
calibration untuk alat laboratorium; melakukan ujicoba/uji fungsi; dilakukan
pelatihan untuk peralatan tertentu; SNI/SII untuk produk lokal; jenis jaminan
penawaran dari Bank untuk barang/jasa dan dari Bank atau perusahaan asuransi
yang mengikuti program surety bond dll....... yang ditentukan oleh Menteri
Keuangan.
c. Penyusunan HPS/OE didukung dengan data dasar yang dapat
dipertanggungjawabkan terutama survey harga pasar pada saat menjelang
dilakukannya pengadaan.
d. Jadual pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sudah sesuai dengan ketentuan
(tenggang waktu/hari); sudah memperhitungkan batas waktu efektifnya anggaran
dan batas waktu berakhirnya tahun anggaran (tanggal 16 Desember 2008).
e. Pengumuman dimuat dalam Harian Nasional dan Harian Lokal dan ditempel di
papan pengumuman.
f. Pendaftaran/Pengambilan dokumen : ............
g. Apakah telah dibuat Pakta Integritas.
h. Aanwijzing/penjelasan : diumumkannya total HPS/OE; panitia tidak menjelaskan
seluruh isi dokumen; tanya jawab dibatasi; membuat kesepakatan yang isinya
melanggar prosedur; panitia merubah isi dokumen pengadaan tanpa dicantumkan
dalam BA Penjelasan.
i. Pemasukan dan Evaluasi Penawaran : Evaluasi penawaran tidak sesuai dengan
metode yang telah ditetapkan dalam dokumen lelang.
j. Pengumuman pemenang tidak jelas untuk mengelabui masa sanggah.
k. Sanggahan dan sanggah banding tidak sesuai ketentuan.
l. Waktu penandatanganan kontrak yang tidak sesuai ketentuan , antara lain :
penandatanganan kontrak dilakukan sebelum jaminan pelaksanaan diserahkan;
isi kontrak berbeda dengan dokumen pengadaan/RKS dan BA Penjelasannya;
Spesifikasi teknis mengarah kepada merk/produk tertentu; tidak mengutamakan
produksi dalam negeri; diharuskan menyerahkan Certificate of origin untuk barang
import; certificate of analisys untuk bahan baku obat; masa kadaluarsa obat;
certificate of calibration untuk alat laboratorium; melakukan ujicoba/uji fungsi;
dilakukan pelatihan untuk peralatan tertentu; SNI/SII untuk produk lokal; wiring
diagram untuk peralatan yang menggunakan elektrik; jenis jaminan pelaksanaan
dari Bank.
m. Apakah PT/CV..... (pelaksana konstruksi / Konsultan perencana / konsultan
pengawas) telah mengikutsertakan pekerja dalam program Jamsostek; mengurus
IMB; Ijin Pemanfaatan Bangunan (IPB).
n. Apakah pihak kontraktor menggunakan fasilitas listrik dan air dari pengguna
barang (pekerjaan konstruksi)
o. Dan lain-lain yang ditemukan..........
24
3) Apakah harganya bersifat tetap atau terdapat syarat penyesuaian harga yang
terdapat dalam kontrak.
4) Apakah terdapat ketentuan penyesuaian harga yang tidak wajar sehingga
merugikan pemberi kerja.
5) Apakah terdapat ketentuan kontrak yang memungkinkan rekanan ybs
mengajukan klaim atau tambahan harga kontrak.
6) Bagaimana kesimpulan pemeriksaan terhadap kewajaran harga kontrak ybs
dengan disertai uraian mengenai metode pengujian yang telah digunakan oleh
pemeriksa sebelum dapat mengambil kesimpulan mengenai kewajaran harga.
7) Dll yang ditemukan ……
Selain hal tersebut juga dijelaskan pembanding yang digunakan oleh Panitia
Pengadaan Barang untuk menentukan kewajaran harga penawaran dan dapat
dipertanggung jawabkan adalah dengan membandingkan harga plafon dalam
DIPA Satuan Kerja ………………. Dengan Harga Perhitungan Sendiri
(HPS)/Owner’s Estimate (OE) yang berasal dari harga ………...
(Bagaimana panitia pengadaan menetapkan HPS/OE dan perhitungan unsur-
unsur lainnya a.l. : pajak, keuntungan, transport, asuransi dan unsur-unsur lainnya
yang diperkenankan).
25
3. Apakah jaminan pelaksanaan sudah dicairkan dan disetor ke Kas Negara
untuk pemutusan kontrak sepihak oleh Pengguna Barang akibat dari cidera
janji/wanprestasi pihak penyedia barang.
4. Apakah terdapat addendum kontrak mengenai perubahan jangka waktu
pelaksanaan penyerahan. Teliti apakah alasannya sesuai ketentuan.
5. Dan lain-lain yang ditemukan........
d. Jenis Kontrak
Kondisi, .........
1. Apakah jenis kontrak yang sudah ditandatangani sesuai dengan yang
dicantumkan dalam dokumen pengadaan/RKS.
2. Penggunaan dengan kontrak lump sum teliti apakah ada kecenderungan
volume yang tercantum dalam RAB sengaja dinaikkan padahal dari semula
sudah dapat diketahui bahwa volume yang diperlukan pasti lebih kecil.
e. Pembayaran
(Kondisi) ……………………………
1. Cara pembayaran dengan SPM-LS apakah benar ke rekening PT/CV .........
perusahaan pemenang atau ke rekening lainnya yang tidak berhak.
2. Pembayaran Uang Muka dengan syarat Pihak Kedua menyerahkan Surat
Jaminan Bank dari Bank Umum atau Perusahaan Asuransi yang mempunyai
Program Asuransi Kerugian (Surety Bond) yang ditetapkan oleh Menteri
Keuangan RI yang nilainya sama dengan dengan jangka waktu berlakunya
sekurang-kurangnya sama dengan masa berlakunya Surat Jaminan
Pelaksanaan Kontrak.
3. Apakah pembayaran per termin sudah sesuai dengan prestasi pekerjaan.
4. Apakah dalam pembayaran telah memperhitungkan penggunaan listrik dan air
pihak pertama (untuk pekerjaan konstruksi)
5. Apakah masa pemeliharaan telah disertai dengan jaminan pemeliharaan.
g. Pemanfaatan Barang
(Kondisi) ………….
1. Apakah pemanfaatan barang yang telah diterima oleh user dapat langsung
dimanfaatkan.
2. Apakah kebutuhan barang user sesuai dengan barang yang diadakan.
3. Apakah sarana penunjang terhadap barang tersebut antara lain :
ruangan/gedung; listrik; operator, peralatan komplementer lainnya telah
tersedia.
26