BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

UNIT PENGAJIAN LUAR KAMPUS

UNIVERSITI UTARA MALAYSIA

TUGASAN 1

MENINGKATKAN TAHAP PENGURUSAN

DALAM PERKHIDMATAN SERTA ORGANISASI PDRM

BPMN 1013

PENGANTAR PENGURUSAN

DISEDIAKAN UNTUK:

MOHD. FAISAL b. HJ ABAS

DISEDIAKAN OLEH :

NAMA :

NO MATRIK :

PUSAT : KUALA LUMPUR

0 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

KANDUNGAN

1 PENDAHULUAN 2
2 DEFINASI PENGURUSAN 3
3 PROSES PENGURUSAN 4
3.1 Perancangan 5
3.2 Penyusunan 5
3.3 Pengarahan 5
3.4 Pengawalan 5
4 DEFINISI ORGANISASI 6
4.1 Organisasi Sebagai Unit Sosial 7
4.2 Penyatuan Usaha Dan Hubungan Di Kalangan Pekerja 7
4.3 Ciri-Ciri Organisasi 7
5 RINGKASAN ORGANISASI YANG DIPILIH 9
6 TEORI-TEORI PENGURUSAN YANG BERKAITAN 10
6.1 Organisasi Birokrasi 10
7 CABARAN DALAM PENGURUSAN 11
7.1 Mengubah Mind Set Kakitangan 11
7.2 Menerapkan Nilai-Nilai Murni Dan Intergriti Dalam Jabatan 11
7.3 Tuntutan Pelanggan YangSemakin Kompleks 12
7.4 Meningkatkan Keberkesanan Sistem Penyampaian 12
7.5 Cabaran Teknologi Maklumat 13
7.6 Kod Etika Kerja Yang Lemah 13
7.7 Pembangunan Modal Insan 14
8 ULASAN AMALAN BERBANDING TEORI 15
8.1 Perancangan 15
8.2 Penyusunan 15
8.3 Pengarahan 16
8.4 Pengawalan 16
9 ULASAN 17
1 KESIMPULAN 18
0
1 RUJUKAN 19
1

1 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

MENINGKATKAN TAHAP PENGURUSAN

DALAM PERKHIDMATAN SERTA ORGANISASI PDRM

1.0 PENDAHULUAN

Pengurusan diperlukan di dalam semua organisasi, tidak kira sama ada organisasi

itu kecil atau besar, swasta atau badan kerajaan. Fungsi pengurusan bukan saja

merupakan tanggungjawab seorang pengurus besar atau pengarah tetapi juga

tanggungjawab penyelia atau ketua bahagian yang berada di dalam organisasi.

Kita pernah mendengar kata-kata seperti "Masalah yang timbul itu adalah dari pihak

pengurusan ". Pernyataan seperti ini dimaksudkan kepada mereka yang menduduki

tingkat atas di dalam organisasi, padahal kelemahan dan masalah yang timbul itu

berpunca dari semua pihak pada peringkat pengurusan.

Kejayaan mengurus sesebuah organisasi boleh diukur dari aspek kecekapan,

keberkesanan, produktiviti dan kualiti produk, dan perkhidmatan yang ditawarkan

oleh organisasi. Kecekapan organisasi boleh diukur dari aspek kuantiti input yang

digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan satu unit pengeluaran atau

perkhidmatan. Contohnya, apabila organisasi berupaya menambahkan bilangan

produk atau perkhidmatan dengan menggunakan kuantiti input yang sama atau

kurang, organisasi tersebut dianggap telah meningkatkan kecekapannya.

Kecekapan juga bermaksud apabila pengurus membuat tugasnya dengan betul.

Keberkesanan boleh diukur dari segi sama ada pengurus membuat kerja yang betul

dan matlamat organisasi berjaya dicapai. Contohnya, organisasi disifatkan tidak

berkesan apabila ia gagal mencapai matlamatnya disebabkan oleh pelaksanaan

2 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

rancangan yang lemah atau kerana kegagalan pihak pengurusan meramal

perubahan persekitaran organisasi dengan lebih tepat.

2.0 DEFINISI PENGURUSAN

Apakah yang dikatakan pengurusan. Pengurusan, pada amnya dapat didefinisikan

sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan usaha

ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi untuk mencapai

matlamat organisasi, pengurusan juga boleh didefinisikan sebagai proses

pengarahan, penyelarasan, dan pengaruh ke atas operasi organisasi untuk

mencapai matlamat yang dikehendaki dan prestasi sepenuhnya.

Definisi di atas, walaupun mempunyai sedikit perbezaan dari segi bilangan dan jenis

fungsi pengurusan, tetapi kedua-dua definisi itu mengandungi perkataan "proses"

dan "matlamat". Ini bermakna, dua aspek penting di dalam pengurusan ialah

menjalankan kerja secara sistematik serta memerlukan hubungan tertentu antara

satu aktiviti dengan satu aktiviti yang lain dan apabila aktiviti organisasi itu berjalan

dengan teratur dan berhubung atau membantu antara satu dengan lain, maka

matlamat organisasi itu dapat dicapai. Tanpa pengurusan yang betul, pelbagai

masalah mungkin akan timbul, baik dari segi kewangan, pemprosesan, dan inventori

hinggalah kepada masalah peribadi di kalangan para pekerja.

Kita pernah mendengar dari media massa tentang beberapa organisasi perniagaan

khususnya, yang telah gagal bukan semata-mata kerana masalah persaingan tetapi

juga disebabkan oleh pergolakan di dalam organisasi itu sendiri seperti tidak ada

3 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

persefahaman antara pihak atasan dengan peringkat bawahan, perancangan dan

ramalan yang tidak tepat, pembaziran sumber atau penyusunan struktur yang

mengelirukan.

3.0 PROSES PENGURUSAN

Proses atau fungsi pengurusan dapat dibahagikan kepada beberapa fungsi

bergantung kepada cara kita mengelaskan fungsi-fungsi perancangan, penyusunan,

penyelarasan, penstafan, dan pengawalan. Pada amnya, fungsi pengurusan

dibahagikan kepada empat sahaja, iaitu perancangan, penyusunan, pengarahan,

dan pengawalan.

3.1 Perancangan

Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi, perancangan hendaklah

dibuat terlebih dahulu. Pada peringkat perancangan, perkara yang perlu

dipersoalkan adalah seperti berikut:

Tujuan dan objektif ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh

sesebuah organisasi berdasarkan matlamat penubuhan organisasi tersebut dan

prestasi yang diinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atau peratusan

keuntungan dan lain-lain. .

Strategi organisasi, apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas,

organisasi perlu mencari jalan serta strategi untuk mencapai matlamat dan tujuan

seperti yang diharapkan itu. Di dalam strategi, pihak pengurusan akan

4 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

membincangkan perkara seperti strategi pemasaran yang meliputi perletakan harga,

perluasan pasaran atau perbezaan barangan agar organisasi itu dapat bersaing

dengan pihak luar. Langkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengatur program

atau projek mengikut strategi yang berasaskan matlamat organisasi.

3.2 Penyusunan

Penyusunan melibatkan kerja menstruktur organisasi dan penstafan. Struktur

organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti pemasaran,

kewangan, pemprosesan dan lain-lain, tingkat atau hierarki autoriti, penyelarasan

melalui peraturan dan dasar serta prosedur yang dibuat. Penstafan meliputi

perancangan sumber manusia, pengambilan dan pemilihan kakitangan, orientasi

dan latihan, penilaian prestasi, sistem pampasan gaji, upah, dan faedah, program

peningkatan produktiviti dan kualiti, program keselamatan dan kesihatan kakitangan,

dan program kebajikan dan perkhidmatan kakitangan.

3.3 Pengarahan

Pengarahan merupakan fungsi penting untuk menjamin aktiviti organisasi berjalan

dengan teratur dan sempurna dalam suasana yang harmoni. Untuk mencapai

matlamat ini faktor-faktor motivasi, kepimpinan, dan sistem komunikasi perlu diberi

perhatian oleh pihak pengurusan.

3.4 Pengawalan

Pengawalan merupakan fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi

organisasi telah dicapai mengikut perancangan; masalah dalam penyusunan dikenal

pasti dan langkah tertentu diambil; faktor-faktor di dalam organisasi, keinginan dan

5 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

sifat kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberi

perhatian dan diawasi

Apabila organisasi telah diwujudkan mengikut keempat-empat ciri seperti yang

diterangkan di atas, masalah yang akan timbul ialah bagaimana organisasi itu harus

diuruskan dengan sempurna, berkesan dan mencapai matlamat yang dirancangkan

sebelum seseorang itu meninjau dengan lebih mendalam tentang konsep

pengurusan secara menyeluruh, eloklah sekiranya kita memahami dengan lebih

jelas tentang organisasi dan ciri-cirinya. Kefahaman yang mendalam tentang

konsep organisasi itu penting kerana pengurusan dan organisasi merupakan satu

hubungan yang tidak dapat dipisahkan. Wujudnya sesebuah organisasi itu sama

ada organisasi kecil atau besar, swasta atau awam memerlukan pengurusan atau

pengendalian aktiviti-aktiviti organisasi .

4.0 DEFINISI ORGANISASI

Organisasi dapat didefinisikan sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia

yang bekerjasama dan saling bergantung antara satu dengan lain bagi mencapai

matlamat individu, kumpulan, dan organisasi.

4.1 Organisasi Sebagai Unit Sosial

Apabila organisasi itu dianggap sebagai unit sosial, ini bermakna ia mempunyai

beberapa orang pekerja yang telah diberi peranan tertentu untuk menjalankan

sesuatu tugas. Mereka perlu bekerjasama dan berhubung antara satu dengan lain

bagi menyiapkan sesuatu tugas itu. Sekiranya mereka ini menjalankan tugas tanpa

memerlukan perkhidmatan dan kerjasama daripada pihak lain, sudah tentu tugas

6 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

yang dijalankan itu tidak dapat disiapkan seperti yang dikehendaki sama ada dari

segi masa, kualiti, kuantiti, dan penentuan-penentuan lainnya

4.2 Penyatuan Usaha Dan Hubungan Di Kalangan Pekerja

Sesebuah organisasi memerlukan pekerja yang menyatupadukan usaha mereka

supaya mencapai matlamat yang dikehendaki. Sekiranya tidak ada perpaduan di

kalangan pekerja, sudah tentu organisasi itu tidak dapat menjalankan aktivitinya

dengan berkesan dan sempurna. Keadaan organisasi akan menjadi kucar-kacir

tanpa sebarang haluan yang tertentu. Penyatuan usaha hendaklah wujud di dalam

sesebuah organisasi bagi menjamin pencapaian yang telah disenaraikan. Hubungan

di kalangan kakitangan dapat menjamin organisasi itu bergerak dengan sempurna,

tersusun dan berkesan. Penyelarasan melalui peraturan dan prosedur yang dibuat

dapat meningkatkan hubungan antara satu fungsi dengan satu fungsi yang lain dan

antara individu dengan individu yang lain.

4.3 Ciri-Ciri Organisasi

Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akan melambangkan identitinya yang

tersendiri. Misalnya, sebuah universiti seharusnya melambangkan tempat untuk

menimba ilmu, sebagai sebuah pusat penyelidikan, dan juga sebagai sebuah

institusi yang memberi perkhidmatan dan sumbangan kepada masyarakat sama ada

dalam bentuk bimbingan atau khidmat nasihat, dan pengajaran dan pembelajaran

lain. Untuk mencerminkan identiti atau nilai-nilai tinggi sebagai sebuah menara

gading, universiti hendaklah memainkan peranan yang diharapkan oleh masyarakat

kampus khususnya dan masyarakat awam amnya. Dengan demikian fungsi

7 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

sesebuah universiti itu didapati berbeza dengan organisasi-organisasi lain yang

mempunyai objektif tertentu. .

Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasi kecil atau besar, ia mempunyai

hierarki atau tingkat autoriti. Jika dibandingkan antara kedua-dua organisasi kecil

dan besar, sudah tentu ia berbeza dari segi bilangan hierarki (tingkat) aktiviti dan

bilangan kakitangan pengurusan pada setiap tingkat. Misalnya, organisasi besar

mungkin mempunyai lebih daripada tiga tingkat autoriti dan setiap tingkat autoriti

itu akan mempunyai lebih daripada tiga atau empat pegawai yang bertanggung-

jawab kepada ketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih tinggi

lagi.

Di dalam sesebuah organisasi, terdapat pembahagian kerja berdasarkan jenis

pekerjaan atau bahagian yang diwujudkan. Pada umumnya, organisasi pembuatan

mewujudkan bahagian-bahagian seperti bahagian pengeluaran dan pentadbiran. Di

bahagian pentadbiran, terdapat beberapa unit lain seperti personel, pemasaran,

dan kewangan. Organisasi yang mempunyai tiga bahagian itu beroperasi secara

pembahagian kerja mengikut tanggungjawab yang tertentu. .

Bagi menentukan aktiviti organisasi supaya berjalan dengan lebih teratur seperti

yang dirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan, penyelarasan dan

pengawalan ke atas perjalanan aktiviti. Dengan demikian, di dalam sesebuah

organisasi, peraturan, dasar, prosedur, dan sistem hubungan hendaklah dijelaskan

kepada kakitangan dengan jelas dan nyata.

Keempat-empat ciri yang disebutkan di atas hendaklah wujud di dalam sesebuah

organisasi. Penentuan sama ada organisasi itu berkesan, efisien atau tidak,

8 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

bergantung kepada sejauh mana keempat-empat ciri itu diselenggarakan, disusun,

dan diamalkan.

5.0 RINGKASAN ORGANISASI YANG DIPILIH

Polis Diraja Malaysia (PDRM) ialah sebuah pasukan polis Malaysia yang terdiri

daripada pegawai dan anggota berbagai pangkat, ianya beribu pejabat di Ibu

Pejabat Polis Bukit Aman, Kuala Lumpur. Pertubuhan ini adalah terpusat, iaitu

segala bentuk kepolisan dari polis tugas am ke perisikan adalah di bawah bidang

kuasanya.

PDRM mempunyai lapan jabatan iaitu Jabatan Siasatan Jenayah, Jabatan Siasatan

Jenayah Narkotik, Jabatan Keselamatan Dalam Negeri dan Ketenteraman Awam

(KDN/KA), Cawangan Khas, Jabatan Siasatan Jenayah Komersil Jabatan

Pengurusan, Pasukan Petugas Khas dan Jabatan Logistik. Jabatan-Jabatan ini

diketuai oleh pengarah-pengarah yang berpangkat Komisioner Polis (Jeneral Tiga

Bintang).

Secara amnya, Jabatan Pengurusan bertanggungjawab dalam hal-ehwal

pengurusan dan pentadbiran PDRM. Jabatan Siasatan Jenayah pula memainkan

peranan dalam penyiasatan kes-kes jenayah serta menjalankan tangkapan dan

pendakwaan pesalah-pesalah, Jabatan Siasatan Jenayah Narkotik memikul

tanggungjawab dalam penyiasatan dan pendakwaan kes-kes yang berhubung

dengan masalah pengedaran dan penyalahgunaan dadah, Jabatan Siasatan

Jenayah Komersil adalah menjalankan penyiasatan, menangkap, dan mendakwa

penjenayah kolar putih, Jabatan Logistik sebagai jabatan yang menyokong PDRM

dari segi kewangan, bekalan, persenjataan dan lain-lain, Jabatan Keselamatan

9 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

Dalam Negeri & Ketenteraman Awam berperanan sebagai 'operational wing' PDRM,

dan Cawangan Khas sebagai jabatan yang bertanggungjawab dalam pengumpulan

maklumat dan risikan keselamatan.

6.0 TEORI-TEORI PENGURUSAN YANG BERKAITAN

Begitu lama pengurusan telah lama berlaku cuma kira-kira akhir tahun 1800 atau

awal tahun 1900 baru ahli-ahli pengurusan membincangkan teori-teori pengurusan

dalam organisasi. Pada ketika itu ketika itu diperkenalkan Teori Pengurusan Klasik

yang berdasarkan kepada Pandangan Rasional Ekonomi. Ini terbit dari idea Adam

Smith yang membuat andaian bahawa manusia berusaha adalah untuk meninggi

atau memaksimumkan pulangan ekonominya.

6.1 Organisasi Birokrasi

Konsep birokrasi ini diasaskan oleh Max Weber untuk memastikan penyalahgunaan

kuasa tidak berlaku. Untuk itu, Weber menentukan prinsip seperti pembahagian

kerja mengikut pengkhususan. Polis Di Raja Malaysia hendaklah menjadi pemegang

badan penguatkuasa undang-undang utama di Negara ini. Begitu juga dalam

melaksanakan tugas serta tanggungjawab harian berdepan dengan orang ramai

dalam menyelasaikan pelbagai masaalah serta aduan. Perkara ini bukan bertujuan

untuk menunding jari kepada sesiapa tetapi sebenarnya untuk menyedarkan semua

pihak bahawa kita mempunyai tanggungjawab dan amanah yang amat berat bagi

memastikan Polis Di Raja Malaysia menjadi badan penguatkuasa undang-undang

yang terulung di Negara ini.

10 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

7.0 CABARAN DALAM PENGURUSAN

Cabaran utama pengurusan adalah memastikan faktor kritikalnya iaitu sumber

manusia dapat melaksanakan segala fungsi-fungsi dan strategi-strategi organisasi

dengan cemerlang. Dalam hal ini, cabaran-cabaran dalaman dan luaran yang

dikenalpasti dalam pengurusan adalah seperti: -

7.1 Mengubah Mind Set Kakitangan

Mind set kakitangan perlu berubah sejajar dengan perubahan persekitaran yang

berlaku dengan pantas. Oleh itu mind set kakitangan tidak hanya bekerja untuk

makan gaji sahaja. Tetapi sebaliknya berkidmat untuk menyelesaikan masalah

rakyat dan kes-kes yang dilaporkan. Melaksanakan fungsi pengurusan sumber

manusia sebagai organisasi yang cemerlang seharusnya menjadi cabaran kepada

setiap kakitangan. Memandangkan pengurusan sumber manusia adalah denyut nadi

dan jantung perkhidmatan awam maka mindset kakitangan perlu berubah selaras

dengan perubahan persekitaran yang berlaku dalam perkhidmatan awam. Semua

kakitangan hendaklah menyedari dan faham kerja adalah satu ibadah selain dapat

melaksanakan kerja yang diamanahkan kita juga dapat memperolehi pahala serta

keberkatan dalam hidup.

7.2 Menerapkan Nilai-Nilai Murni Dan Integriti Dalam Jabatan.

Walaupun program penerapan nilai murni banyak dilaksanakan tetapi masih banyak terdapat

perkhidmatan yang tidak berkualiti dan tidak mesra pelanggan. Sistem penyampaian tidak

memenuhi kehendak orang ramai dan tidak mesra pengguna akan memberi kesan kepada

imej organisasi. Dalam menyampaikan perkhidmatan layanan adalah perkara yang paling

penting, tanggapan orang akan bermula dari layanan yang diberi. Integriti merupakan perkara

11 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

yang paling penting dan amat dititik beratkan dalam jabatan , anggota yang tidak berintegriti

akan mencemar nama baik jabatan.

7.3 Tuntutan Pelanggan Yang Semakin Kompleks Dan Dinamik

Memberi perkhidmatan yang terbaik dan berfokus kepada kehendak pelanggan

adalah cabaran kepada pengurusan sumber manusia. Cabaran pengurusan

manusia adalah untuk mewujudkan sumber manusianya yang mempunyai motivasi

dan semangat kerja yang tinggi. Bagi menghadapi cabaran tersebut, strategi

pengurusan sumber manusia haruslah memberi fokus terhadap program-program

latihan pembangunan pasukan, meningkatkan kebajikan pegawai, menyediakan

persekitaran kerja yang kondusif, dorongan dan sokongan dari pihak Pengurusan

Atasan serta meningkatkan penglibatan pegawai-pegawai pelbagai peringkat

pengurusan dalam proses membuat keputusan. Dalam perkara ini PDRM telah

mengambil langkah yang sewajarnya dalam menanggani tuntutan pelanggan yang

semakin kompleks dan dinamik dengan memberi latihan yang secukupnya serta

mewujudkan pusat latihan serta maktab polis bagi memnjalankan kursus kepada

kakitangan.

7.4 Meningkatkan Keberkesanan Sistem Penyampaiaan Perkhidmatan

Mempertingkat system penyampaian perkhidmatan bagi memenuhi ekspektasi tinggi

daripada pelanggan, memperkemas proses dan prosedur kerja secara berterusan bagi

mengurangkan karenah birokrasi dan kelewatan dan melaksanakan perwakilan kuasa bagi

pembuatan keputusan dalam perkhidmatan awam. Pada masa sekarang PDRM telah

menambah baik “report sistem” bagi melancarkan proses perkhidmatan dan repot boleh

dibuat dimana-mana sahaja bagi memudahkan orang ramai.

12 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

7.5 Cabaran Teknologi Maklumat

Kemajuan teknologi yang pesat, globalisasi, perubahan ekonomi dan lain-lain memerlukan

perubahan dari aspek pengurusan dan pentadbiran sesebuah organisasi. Perubahan cara

bekerja dan penyampaian system perkhidmatan adalah amalan terbaik. Ini akan memberi

kesan kepada proses penyampaian perkhidmatan dan kecemerlangan sehubungan itu,

organisasi perlu menyesuaikan fungsi yang dilaksanakan supaya lebih cekap dan berkesan.

Teknologi maklumat bukan sahaja telah mengubah sistem penyampaian perkhidmatan tetapi

juga telah mencorakkan ekspektasi masyarakat terhadap penyediaan perkhidmatan dari segi

kederasan dan kepelbagaian bentuk penyampaian.

7.6 Kod Etika Kerja Yang Lemah

Masih terdapat kakitangan yang mempunyai etika kerja yang lemah dan tidak

mematuhi etika kerja yang telah ditetapkan. Antara sikap yang negatif ialah datang

kerja lewat, kerap ambil cuti sakit, mengetik kad untuk kawan, keluar minum waktu

kerja, berniaga dalam pejabat dan lain-lain. Dengan adanya jabatan tatatertib yang

memantau displin kakitangan masaalah ini dilihat boleh diatasi, peranan pegawai

dalam memberi teguran kepada anak buah sekiranya pelanggaran kod etika dapat

mengurangkan ketidak patuhan etika semasa kerja.

7.7 Ekspektasi Stakeholders Kian Meningkat

Perkhidmatan awam telah diberi kepercayaan untuk memikul tanggungjawab

mengawal kepentingan negeri dan rakyat. Atas kepentingan tersebut, perkhidmatan

13 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

awam perlu mengekalkan keutuhan dan kompetensi di dalam penyediaan dan

penyampaian perkhidmatannya.

7.8 Pembangunan Modal Insan

Pengurusan sumber manusia perlu mempertingkatkan keupayaan kompetensi untuk

menjalankan pelbagai tanggungjawab. Cabaran yang perlu ditangani adalah untuk

menyediakan pelapis-pelapis kepimpinan melalui program pembangunan

kepimpinan dan perancangan penggantian. Cabaran juga ialah untuk melahirkan

pemimpin dan pengurus yang memiliki ciri-ciri transformasi, boleh menjadi idola

(mendapat kepercayaan, penghormatan dan berkeyakinan), memperlihatkan tingkah

laku yang utuh (kebolehan menerangkan keperluan masa hadapan dan merancang

untuk mencapainya), mencetuskan rangsangan keintelektualan (inovasi dan

kreativiti yang berterusan dan mengurus anggota perkhidmatan awam bagi memberi

semangat kepada anggota untuk menjana potensi sebenar mereka.

7.9 Menguruskan Kepelbagaian

Teknologi bukan sahaja telah menghasilkan cara baru dalam menjalankan tugas dan

menyampaikan perkhidmatan tetapi telah juga menambah kepada kompleksiti

operasi dan cara berkerja. Ini menuntut fungsi yang pelbagai yang seterusnya turut

menuntut kepelbagaian bakat dan kemahiran yang lebih luas. Oleh itu organisasi

harus mempertingkatkan kepelbagaiaan tenaga kerja sektor awam dengan pelbagai

kemahiran dan kompetensi untuk menjalankan pelbagai tugas.

8.0 ULASAN AMALAN BERBANDING TEORI

Dalam organisasi yang dipilih iaitu Jabatan PDRM amalan adalah seperti apa yang

dipelajari. Weber menentukan prinsip seperti pembahagian kerja mengikut

14 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

pengkhususan, dalam pengurusan Jabatan Polis Di Raja Malaysia jelas

menampakkan pengkhususan dalam bidang-bidang tertentu. Terdapat pelbagai

jjabatan yang memisahkan tugas antara satu sama lain seperti Jabatan Narkotik,

Jabatan Siasatan Jenayah, Jabatan Logistik , Jabatan KDNKA, Cawangan Khas dan

pelbagai kenghususan jabatan lagi. Pihak pengurusan ialah gabungan individu yang

mengendalikan sesebuah organisasi. Oleh kerana pengurusan itu bukannya individu

atau sekumpulan individu, maka untuk tujuan kita, ia boleh didefinisikan sebagai

proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan penggunaan

sumber untuk mencapai tujuan dan matlamat organisasi.

8.1 Perancangan.

Sebelum organisasi itu menjalankan kegiatannya, ia mesti merancang, iaitu

menentukan terlebih dahulu perkara yang hendak dicapai olehnya. Ini termasuklah

menetapkan tujuan, objektif, strategi, program, projek, dan kerja yang akan

dimainkan oleh organisasi. Dalam jabatan PDRM segala perancangan hala tuju,

objektif serta tujuan telah ditetapkan oleh pucuk pimpinan.

8.2 Penyusunan.

Di dalam penyusunan, sumber manusia dan bahan disusun, dan dibahagikan

mengikut gabungan yang tepat bagi menentukan perancangan itu berjalan dan

mencapai matlamatnya. Ini termasuklah menyusun tingkat kuasa, membahagikan

unit-unit atau bahagian, serta memilih kakitangan untuk memenuhi jawatan yang

diwujudkan. Penyusunan ini dibuat dengan membahagikan PDRM kepada lapan

Jabatan yang berbeza dengan tugas yang tersendiri. Pentadbiran diperingkat

15 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

dearah, kontijen serta Bukit Aman disusun dengan cara sistematik bagi kelancaran

tugas.

8.3 Pengarahan.

Pengarahan memberikan panduan, bimbingan, dan perangsang kepada tenaga

pekerja untuk mencapai matlamat organisasi. Perkara yang dilakukan termasuklah

memberi kepimpinan, dorongan, dan berkomunikasi di dalam organisasi. Setiap

Jabatan mempunyai ketuanya tersendiri serta berbagai peringkat pangkat pegawai

serta anggota yang ditugaskan bagi memberi panduan , bimbingan dan perangsang

kepada anggota bawahan dalam menjalankan tugas.

8.4 Pengawalan.

Pengawalan merujuk kepada langkah-langkah mengawasi prestasi, membandingkan

keputusan dengan matlamat organisasi dan mengambil tindakan yang betul

sekiranya berlaku kesisihan. Kawalan dalam menjalankan tugas dibuat disetiap

bahagian dengan meletakkan pegawai yang lebih kanan untuk menyelia anggota

dibantu oleh anggota yang berpangkat kopral keatas. Pada masa sekarang setiap

anggota mempunyai satu fail yang diberi nama ‘Fail Kawalan Disiplin dan Dadah’

setiap anggota akan dinilai dari segi prestasi serta disiplin.

Mengambil kata-kata Y.Bhg. Tan Sri Samsudin bin Osman Ketua Setiausaha

Negara "..untuk mempastikan  organisasi  yang diterajui mencapai tahap prestasi

yang terbaik, pembelajaran yang berterusan, teknologi yang terkini, pengkhususan

16 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

yang mendalam dalam bidang-bidang yang dipertanggungjawabkan adalah  perlu

bagi perjalanan dan kecekapan  organisasi mencapai  tahap cemerlang.."

9.0 ULASAN

Pengurusan adalah satu bidang yang luas, merangkumi bidang-bidang sains sosial

seperti sosiologi, sains, politik, ekonomi, dan juga psikologi. Kemahiran di dalam

pengurusan bukan sahaja diperolehi melalui bacaan dan kefahaman tentang konsep

dan prinsip-prinsip yang telah dikemukakan di dalam buku-buku teks. Malahan

kemahiran ini dapat diperolehi melalui pengalaman yang dialami oleh pihak

pengurusan semasa menjalankan tugas. Peranan pengurus bukan sahaja tertumpu

kepada aspek pengawasan dan pengawalan kakitangan, bahkan ia juga

merangkumi tugas yang tidak tercatat di dalam gambaran tugasnya seperti peranan

sebagai penyampai maklumat atau sebagai pendorong kakitangan atau sebagai

seorang pemimpin atau tokoh.

Budaya pengurusan organisasi cemerlang harus dibentuk melalui strategi-strategi

seperti _mempraktikkan gaya pengurusan yang telus di semua peringkat pegawai,

mewujudkan kepimpinan melalui teladan mewujudkan budaya kerja yang

berasaskan pencapaian , profesional dan memenuhi kehendak pelanggan melalui

pelaksanaan sistem pengurusan kualiti, meningkatkan penghayatan dan amalan

nilai-nilai murni di kalangan pegawai dan anggota, menjadikan organisasi

pembelajaran (learning organisation) sebagai satu budaya organisasi dan

menyediakan saluran komunikasi di antara pengurusan, pegawai dan anggota

organisasi.

17 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

10.0 KESIMPULAN

Berdasarkan apa yang dibincangkan di atas dapat dihuraikan dalam topik ini ialah,

konsep biokrasi yang diasakan oleh Max Weber adalah digalakkan kepada

organisasi-organisasi yang lain mengikutinya kerana dengan adanya pengkhususan,

pekerja dapat menjadi mahir kerana hanya mempunyai tumpuan kepada tugas-

tugas yang tertentu sahaja. Walaupun begitu, terdapat juga kelemahan yang ketara

dapat dilihat dalam konsep ini. Dalam melakukan pengkhususan kerja sekiranya

berlaku pertukaran jawatan serta kerja. Ianya menyusahkan pekerja serta

kakitangan dalam organisasi kerana jika berlaku kenaikan pangkat di bidang yang

lain, pegawai yang hanya tahu dalam satu-satu bidang tertentu sahaja tadi secara

mendalam susah untuk menyesuaikan diri dengan tugas baru yang ianya tidak

berpengetahuan asas denganya sekaligus mengundang kepincangan dalam

pengurusan.

RUJUKAN.

Tan Kwang How, Maintening Relationships With Human Resource

18 NO
MATRIK :
 BPMN 1013 PENGANTAR PENGURUSAN

Richard Barrett (2003), Training, Developing and Motivating People Vocational

Business

Gomez-Mejia, Luis R.; David B. Balkin and Robert L. Cardy (2008). Management:
People, Performance, Change, 3rd edition. New York, New York USA

Aizzat Mohd Nasurddin/Intan Osman/Zainal, Pengantar pengurusan , Utusan

Publication (2006)

Sazri Sulaiman/ Sulaiman Zakaria 1996, Pengurusan : Siri kecemerlangan, Cipta

Publisher , 1996

Sabitha Marican 1993, Pengurusan: Masalah dan Penyelesaian, Utusan, 1993

19 NO
MATRIK :