FAIL MEJA

NAMA NO. KAD PENGENALAN JAWATAN GRED BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) TARIKH MEMEGANG JAWATAN TARIKH PENEMPATAN (Tarikh penempatan di Bahagian / Seksyen / jabatan berkenaan) NO. TELEFON EMAIL FAKS TARIKH DIBUKA NO. SEMAKAN TARIKH DIKEMASKINI 00 ROZI BINTI TAMIN 760828-04-5308 PENOLONG PENDAFTAR N41 SEKSYEN JAMINAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR 27 MAC 2006 27 MAC 2006 03-8947 2027 t_rozi@putra.upm.edu.my 03-8942 6468

*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas.

FAIL MEJA

Halaman: 2

ARAHAN
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiaptiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.

2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (m) (n)
Maklumat organisasi; Struktur organisasi; Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ); Struktur organisasi PTJ; Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai pegawai lain; Proses kerja (untuk setiap senarai tugas); Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas); Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan; senarai semakan (mengikut senarai tugas); Senarai jawatankuasa yang dianggotai; Senarai borang-borang yang digunakan; Norma-norma kerja; Senarai tugas dan tanggungjawab; Senarai tugas harian.

3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan
jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) .

4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini
dikaji semula dan dikemaskini:(a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan sekurang-kurangnya setahun sekali.

(b)

FAIL MEJA

Halaman: 3

3 3.1 Latar belakang UPM 1.ISI KANDUNGAN Bil 1.0 3.3 Objektif penubuhan UPM 5 5 6 6 6 6 7 8 Halaman 1.1 4.4 Visi UPM 1.1 3.6 Matlamat UPM 1.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI SENARAI TUGAS.2 Punca kuasa 1.6 3.7 4.7 Piagam pelanggan UPM 2.0 Latar belakang PTJ Fungsi utama Dasar Kualiti Wawasan Misi Matlamat Piagam Pelanggan 9 9 10 10 10 10 12 STRUKTUR ORGANISASI PTJ 4.5 Misi UPM 1.0 6.0 Perkara MAKLUMAT ORGANISASI 1.4 3.5 3. KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) 7.2 3.2 Carta Organisasi PTJ Objektif Kualiti PTJ 13 14 17 18 5.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) 3.0 30 Halaman: 4 FAIL MEJA .

Bil 8.0 15.0 Perkara CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN NORMA-NORMA KERJA SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SENARAI TUGAS HARIAN Halaman 50 65 10.0 66 68 69 71 74 75 FAIL MEJA Halaman: 5 .0 12.0 13.0 9.0 14.0 11.

Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Penternakan dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikan tumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama.2.U. la adalah merupakan satu langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi yang berupaya mengukuhkan program sedia ada di samping berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.1 LATAR BELAKANG Universiti Putra Malaysia (UPM).1 1.3 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30). UPM telah bertukar nama dengan rasminya kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana Menteri Dato' Seri Dr.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997. Mahathir bin Mohamad.0 MAKLUMAT ORGANISASI UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA 1.2 1. UPM telah memperluaskan bidang sedia ada kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang sedang pesat berkembang. FAIL MEJA Halaman: 6 .U.(A) 106] berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.2. Pada asalnya ianya adalah penggabungan antara Fakulti Pertanian. Pada awal tahun 80-an. Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian Malaysia (Pindaan) 1997 [ P.2. 1. dahulunya dikenali sebagai Universiti Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. penyelidikan dalam bidang pertanian dan bidang yang berkaitan. Universiti Malaya dan Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu Pertanian.2 PUNCA KUASA 1.1. dan Perlembagaan Universiti Putra Malaysia [P.

Pencapaian setiap objektif bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan masing-masing.4 VISI Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.5 Menjadi MISI Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama. 1. Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan pendidikan dan penyelidikan pertanian. 1. Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang terkemuka. tetapi juga kepada kemajuan manusia dan penerokaan ilmu sejagat. Kelapan-lapan matlamat tersebut adalah seperti berikut: Matlamat 1: Matlamat 2: Matlamat 3: Matlamat 4: Matlamat 5: Matlamat 6: FAIL MEJA Melahirkan graduan yang berkualiti. Memperkasakan pelajar UPM kemahiran insaniah.3 Untuk OBJEKTIF PENUBUHAN menghasilkan graduan siswazah dan pasca siswazah yang berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuah negara maju dan dan memenuhi keperluan serta pasaran sumber manusia tempatan antarabangsa menjadi Pusat Kecermelangan Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa. Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan Halaman: 7 dengan penguasaan . iaitu dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. 1.6 UPM telah MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA menetapkan lapan matlamat untuk merealisasikan wawasannya.1. berdaya saing dan berusaha untuk terus maju. Memperkasakan jalinan industri dan masyarakat. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus. yang memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara bangsa.

7 PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam pengajaran. Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan amalan terbaik. Menjadikan universiti terhubung berasaskan ICT. FAIL MEJA Halaman: 8 .Matlamat 7: Matlamat 8: Matlamat 9: Matlamat 10: cemerlang. dan peluang warganegara dengan tidak mengira kepercayaan. bangsa dan agama untuk memperoleh pendidikan tinggi yang berkualiti. • Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara. Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti secara cekap dan berkesan. penyelidikan dan perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik yang diterima guna di peringkat antarabangsa. • Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk membangunkan potensi diri staf dan pelajar. • • Menyediakan Memberikan perkhidmatan ruang dan profesional yang untuk saksama meningkatkan kepada semua kecekapan pengurusan yang menyeluruh. dan Memperkasakan UPM melalui Alumni sepenuhnya dengan 1. penyelidikan dan perkhidmatan profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan: • Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam aspek yang berkaitan dengan pengajaran. • Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara secara menyeluruh.

2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM NAIB CANSELOR TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK DAN ANTARABANGSA ) TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI ) PENDAFTAR BENDAHARI TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN DAN INOVASI) TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT) KETUA PUSTAKAWAN FAKULTIINSTITUT/SEKOLAH/AKADEMIK/PUSAT/BAHAGIAN/ / KAMPUS CAWANGAN .

2 FUNGSI UTAMA Tertakluk kepada Perlembagaan Universiti Putra Malaysia. bertanggungjawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan Pelantikan. kehendak pelanggan dan organisasi serta kecanggihan teknologi. bertanggungjawab dalam segala hal ehwal perundangan melibatkan Universiti dan kepentingan Universiti. d. Kewajipan.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB 3. Pejabat menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan sumber manusia. akademik. Pejabat Pendaftar sentiasa proaktif menerokai cabaran-cabaran dalam pengurusan sumber manusia bagi mempastikan peningkatan sistem penyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan berkualiti dapat disediakan.1 LATAR BELAKANG PEJABAT PENDAFTAR Pejabat Pendaftar telah ditubuhkan pada 1. Saraan dan Syarat-syarat Perkhidmatan pekerja Universiti. . Sepanjang penubuhannya. Pejabat Pendaftar telah melaksanakan fungsinya dengan berkesan melalui pendekatan prinsip tadbir urus yang terbaik. Ianya merupakan bahagian yang bertanggungjawab dalam aspek pengurusan sumber manusia yang melibatkan hal ehwal berkaitan perjawatan dan perkhidmatan kakitangan. Kaedah dan Peraturan. Selaras dengan perubahan trend dalam bidang pengurusan sumber manusia hari ini.1. bertanggungjawab dalam perkara-perkara berkaitan pengurusan sumber manusia. yang merujuk kepada persekitaran dan budaya kerja. Statut. akademik dan pentadbiran umum di Universiti. yang c.1977 (selaras dengan penubuhan Universiti Pertanian Malaysia). Kuasa. melakukan apa-apa fungsi lain dan mengambil apa-apa tindakan sebagaimana yang diperlukan dalam menjalankan dengan sewajarnya tugas-tugas di bawah Perlembagaan.3. 3. e. keselamatan dan pentadbiran am di Universiti dan mengeluarkan arahan-arahan pentadbiran mengenainya. Pendaftar bertanggungjawab dalam aspek-aspek berikut: a. b.

membangun serta mengekalkan tenaga kerja yang cemerlang pada semua peringkat Mewujudkan skim perkhidmatan secara • Strategi 1 : kontrak yang lebih berdaya saing untuk menarik individu berpengalaman luas dalam industri. melantik. perkhidmatan keselamatan.3.5 MISI Misi Pejabat Pendaftar adalah untuk memberikan perkhidmatan sumber manusia. keselamatan. • • • • FAIL MEJA Strategi 2 : Strategi 3 : Melantik calon yang berkualiti. penyelidikan dan perkhidmatan profesional melalui penerapan budaya kerja berkualiti secara berterusan untuk memenuhi ekspektasi pelanggan selaras dengan MS ISO 9001:2008” 3. 3. perubatan dan pergigian. keselamatan. 3. Memudahkan proses pelantikan pegawai akademik adjung dan tenaga pakar. “Kami Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber manusia.6 MATLAMAT PEJABAT PENDAFTAR (a) Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan cemerlang. perubatan dan pergigian. kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan pelan strategi universiti.4 WAWASAN Wawasan Pejabat Pendaftar adalah untuk menjadi entiti yang cemerlang dengan memberikan perkhidmatan sumber manusia. Objektif 1: Menarik. perkhidmatan perubatan dan pergigian.3 DASAR KUALITI Pejabat Pendaftar telah mewujudkan dasar kualiti selaras dengan dasar kualiti Universiti Putra Malaysia. perkhidmatan keagamaan dan kerohanian. dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagi menyokong aktiviti pembelajaran. i. Strategi 4 : Mewujudkan nisbah jawatan mengikut skim perkhidmatan. kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan wawasan UPM. Strategi 5 : Mewujudkan sistem latihan pegawai Halaman: 11 . perkhidmatan perundang-undangan.

• Strategi 3 : Mengadakan satu staf. Melestarikan Sistem Pengurusan dan kecekapan berteraskan integriti .yang lebih berkesan. Objektif 3 : pentadbiran entiti Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti • Strategi 2 : Menggunapakai soal selidik yang diselaraskan dengan kriteria AKPM FAIL MEJA Halaman: 12 . dan sistem yang boleh menjamin keselamatan dan kesihatan • Strategi 4 : Meningkatkan psikologikal yang sihat/ceria. kebertanggungjawaban • Strategi 1 : Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan kewangan dan ii. kemudahan dan persekitaran kerja. kondusif dan ceria. ii. dan • Strategi 6 : Menggalakkan pertukaran staf secara dua hala pada peringkat antarabangsa (Pembangunan Staf). • Strategi 2 : mewujudkan penandaarasan untuk pelbagai perkhidmatan. sihat. • Strategi 1 : Menambahbaik persekitaran dan aspek kebajikan kerja yang lebih terjamin. keutuhan. program penghayatan kerja untuk persekitaran (b) Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti Kualiti dengan i. Objektif 2 : berteraskan amalan terbaik. Objektif 2 : Mewujudkan persekitaran dan sistem kerja yang selamat.

selesa dan selamat. k. Keputusan Kursus Induksi Modul Umum dimaklumkan kepada peserta dalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh terakhir menerima kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus Induksi. kondusif. Memastikan staf dapat disahkan dalam jawatan dalam tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelah memenuhi semua syarat yang ditetapkan. c. Memberi layanan yang mesra. Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum bersara. Memastikan persekitaran bersih. Memberi perkhidmatan yang sentiasa cepat dan menepati masKeputusan pelantikan staf dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya 12 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik diterima. e.7 PIAGAM PELANGGAN PEJABAT PENDAFTAR a. Memberikan maklumat yang berkaitan dengan jelas dan tepat. jujur. Buku rawatan perubatan boleh diambil pada hari ke lapan selepas melapor diri. b. h. i. dan Maklumbalas daripada aduan melalui surat/e-mel/faks/telefon dijawab selewat-lewatnya dalam tempoh dua puluh satu (21) hari bekerja. g. Keputusan permohonan cuti belajar dimaklumkan kepada calon selewat-lewatnya 14 hari bekerja selepas kelulusan diperolehi daripada PPU/KPT. FAIL MEJA Halaman: 13 . j. d. ikhlas dan bertanggungjawab.3. f. Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik.

CUTI & PERSARAAN FAIL MEJA Halaman: 14 .4. PRESTASI & ELAUN SEKSYEN PENGESAHAN.0 STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR 4.1 CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR PENDAFTAR PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN AM SEKSYEN PENGURUSAN DASAR SEKSYEN JAMINAN KUALITI SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI (ICT) SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN JAWATANKUASA JAMINAN KUALITI PERKHIDMATAN KORPORAT BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA BAHAGIAN PERUNDANG -UNDANGAN UNIVERSITI BAHAGIAN PERUNDANGSEKSYEN UNDANGAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN SEKSYEN KOMPUTER DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN KAMPUS PUCHONG SEKSYEN BANTUAN SEKSYEN RONDAAN SEKSYEN PENYIASATAN SEKSYEN TARFIK SEKSYEN KAWALAN AKSES PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI PUSAT KEBUDAYAAN & KESENIAN SEKSYEN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN SEKSYEN KEBUDAYAAN SEKSYEN DEWAN & PANGGUNG PERCUBAAN SEKSYEN TEKNIKAL PUSAT ISLAM UNIVERSITI SEKSYEN PENTADBIRAN & PENGURUSAN PEJABAT SEKSYEN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN SEKSYEN PENTADBIRAN & PENGURUSAN MASJID SEKSYEN AKTIVITI PEMBANGUNAN SAHSIAH DAN MODAL INSAN BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA SEKSYEN FARMASI SEKSYEN DIAGNOSTIK SEKSYEN PENTEDBIRAN DAN KEWANGAN SEKSYEN PERGIGIAN SEKSYEN KEJURURAWATAN SEKSYEN PERUBATAN & KECEMASAN SEKSYEN KESIHATAN UMUM SEKSYEN PERUBATAN PEKERJAAN SEKSYEN PERUBATAN SUKAN SEKSYEN PELANTIKAN SEKSYEN LATIHAN DLM PERKHIDMATAN SEKSYEN LATIHAN AKADEMIK SEKSYEN BIMBINGAN & KERJAYA STAF SEKSYEN PENILAIAN DALAM PERKHIDMATAN SEKSYEN KESELAMATAN & KESIHATAN PEKERJAAN SEKSYEN PERUBATAN & PERHUBUNGAN PEKERJA SEKSYEN TATATERTIB STAF SEKSYEN PENASIHATAN & GUBALAN KORPORAT SEKSYEN GUAMAN & GUBALAN AWAM SEKSYEN KENAIKAN PANGKAT SEKSYEN SARAAN.

pengukuran dan peningkatan Perolehan dan pembayaran (Bekalan. Perkhidmatan Teknologi Maklumat    16.  10.        6. Latihan Staf FAIL MEJA . analisa. Perkhidmatan dan Kerja) Objektif Kualiti   Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya sekali dalam setahun Memastikan jumlah NCR pada Audit berkurangan 20% dari tahun sebelumnya Dalaman 3. Proses Kawalan Dokumen Audit Dalaman Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan Kepuasan pelanggan. 1. Menghasilkan 30 cadangan tindakan pencegahan Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman pada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5) Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaran pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5) Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4 kali setahun Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagi analisis penilaian prestasi pembekal Memastikan tempoh baikpulih dalaman untuk perkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untuk perkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas (15) hari bekerja Penambahbaikan/baikpulih dilakukan selewatlewatnya 15 hari bekerja atau dengan jaminan tempoh baikpulih Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi server tanpa melibatkan kerosakan kepada aplikasi dilakukan selewat-lewatnya 4 jam Memastikan baikpulih akibat gangguan operasi aplikasi modul tertentu. 8.4.  Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya 21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangka panjang) dari tarikh surat diedarkan. manakala modul-modul lain boleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 2 hari bekerja Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi kerosakan yang serius serta memerlukan pertukaran aliran serta fungsian sistem atau pemasangan peralatan baru kepada perkakasan dilakukan dalam tempoh lima (5) hari bekerja  Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari Halaman: 15 5.2 OBJEKTIF KUALITI PEJABAT PENDAFTAR Bil. 2.

 Kadar pengisian jawatan (Akademik) adalah 94% dari waran yang diterima. 24. Proses Objektif Kualiti setahun  Memastikan 80% latihan yang dijalankan mengikut takwim tahunan  Memastikan tempoh iklan dikeluarkan dalam tempoh 14 hari bekerja selepas waran diterima 18.Bil. Pelantikan staf  Pengiklanan jawatan kosong (Akademik) dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun  Pengiklanan jawatan kosong (Bukan Akademik) dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun  Memastikan surat tawaran dikeluarkan selewat-lewatnya dalam tempoh 12 hari bekerja selepas tarikh menerima petikan minit mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik atau arahan Pihak Berkuasa melantik  Memastikan pengisian kekosongan jawatan kerana penamatan perkhidmatan dilakukan selewatlewatnya 75 hari bekerja dari tarikh kekosongan tersebut. Pengesahan Dalam Jawatan Persaraan   Memastikan staf dapat disahkan jawatan dalam tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelah memenuhi semua syarat yang ditetapkan  Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum bersara Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat (bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 6 hari bekerja selepas waran diterima Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat (bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 100 hari bekerja sebelum tarikh kekosongan bagi kes persaraan dan selepas mengemukakan notis bagi kes penamatan perkhidmatan Surat pemakluman kenaikan pangkat (Bukan Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) atau arahan Pihak Berkuasa Melantik Surat pemakluman kenaikan pangkat (Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) arahan Pihak Berkuasa Melantik Halaman: 16   26. Kenaikan Pangkat  FAIL MEJA .  Kadar pengisian jawatan (Bukan Akademik) adalah 94% dari waran yang diterima. 25.

Buku rawatan perubatan    39.  34. tanpa kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah dalam tempoh 5 hari bekerja setelah menerima laporan bertulis yang lengkap daripada PTJ Memaklumkan keputusan dan melaksanakan hukuman yang diputuskan oleh Jawatankuasa Tatatertib yang berkenaan dalam tempoh 14 hari bekerja setelah keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Tatatertib dibuat. Perhidmatan Perundangundangan   FAIL MEJA Halaman: 17 . Proses Objektif Kualiti diadakan sekurang-kurangnya 9 kali  Kursus Induksi setahun  Seorang staf akan mengikuti Kursus Induksi selewatlewatnya 12 bulan dari tarikh melapor diri Maklumkan keputusan kepada peserta dalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh akhir menerima kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus Induksi Pengisian kuaota Biasiswa KPT sebanyak daripada kuota biasiswa tahunan yang diberi 50% 30. Cuti belajar   Memberi maklumbalas kepada Ketua PTJ bagi kes yang dirujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas penerimaan kes Memberi laporan Kaunseling umum bagi staf yang dirujuk kepada Ketua PTJ yang merujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas sesi terakhir Analisis Keberkesanan perkhidmatan kaunseling pada tahap 4 (memuaskan) pada kes yang dirujuk Menganjurkan program berbentuk pencegahan. pemulihan dan perkembangan sekurang-kurangnya 6 kali dalam setahun Menyediakan buku rawatan perubatan lewat-lewatnya 4 hari bekerja selepas menerima borang permohonan buku rawatan perubatan dari Seksyen Pelantikan Mengambil tindakan terhadap pelanggaran kontrak perkhidmatan dengan menghantar notis tuntutan dalam tempoh selewat-lewatnya 7 hari bekerja setelah menerima arahan yang lengkap daripada Seksyen Latihan Akademik Mencapai 100% bayaran penyelesaian tidak tertunggak bagi kes pelanggaran kontrak perkhidmatan bagi penama yang telah bersetuju untuk membuat pembayaran secara ansuran Melucutkan hak emolumen pegawai yang tidak hadir bertugas tanpa cuti. Kursus Induksi  33. Kaunseling Staf   38.Bil.

R1 Halaman: 18 . N17 Pn. N41 Cik Mahmudah Aunudin Penolong Pegawai Tadbir. N27 Pengurusan Kualiti Pengurusan Fail & Rekod Pn. Rendah Awam. Tadbir (P/O). Am Pejabat. Tadbir (P/O). Wan Azman Wan Omar Pendaftar Ketua Seksyen Puan Rozi Tamin Penolong Pendaftar.5. Jalilah Jani Pem. N17 En. N17 En. N1 FAIL MEJA Pn. Shafie Muhamad Pem. Tadbir (P/O). Michael Pitter Anak Ujai Pem. N17 Pn. Nooraini Nordin Pem. Siti Rohaya Kassim Pem. Tadbir (P/O). Kasmaria Zawawi Pem. Mohd.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI SEKSYEN JAMINAN KUALITI En.

Penyelaras Latihan Staf (PLS)/Timbalan PLS • Membuat analisis keberkesanan latihan staf yang menghadiri latihan/bengkel. Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi. FAIL MEJA Halaman: 19 .6. Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pendaftar / Wakil Pengurusan Merancang pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2000 Tugas dan tanggungjawab Mengurus. c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen. 1. Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Penyelaras Audit/ (PA)/Timbalan PA • Merancang program audit dan memastikan audit dilaksanakan mengikut perancangan. b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induik. Ahli JKJK Induk/MSP • Menyediakan laporan mengikut agenda yang ditetapkan.0 SENARAI TUGAS. Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan. • Memastikan tindakan pembetulan/pencegahan bagi Laporan Ketidakpatuhan(NCR)/Cadang an penambahbaikan (OFI) dilaksanakan mengikut tempoh yang ditetapkan. KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN Bil. menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar: a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM.

mesyuarat. FAIL MEJA Halaman: 20 . menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Memastikan persediaan audit. Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengurus.Bil. latihan dan bengkel dilaksanakan dengan lancar.

menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2000 dan sistem ‘ISO INTRANET’. mengawal. Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus. Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Menyelenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 FAIL MEJA Halaman: 21 . Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pendaftar / Wakil Pengurusan Meluluskan dan mengesahkan Dokumen MS ISO 9001:2008 Tugas dan tanggungjawab Mengurus. Penolong Pegawai Teknologi Maklumat • Penambahbaikan sistem ISO INTRANET. mengawal. 2. menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 dan sistem ‘ISO INTRANET’. mengawal. Ketua Seksyen/Unit • Menyedia/menyemak dokumen operasi masingmasing dan membuat permohonan pindaan dokumen kepada PKD/TPKD. menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 di entiti masingmasing. Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen (TPKD) • Mengurus.Bil.

menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan di entiti masing-masing Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengurus.Bil. menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP) • Mengurus. Tugas dan tanggungjawab Mengurus. FAIL MEJA Halaman: 22 . 3. menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Menyemak dan merekodkan maklumbalas. 4. mengurus. Pendaftar Wakil Pengurusan Memastikan kajian kepuasan pelanggan diuruskan mengikut prosedur yang ditetapkan supaya perkhidmatan dapat ditingkatkan. Merancang. Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pendaftar / Wakil Pengurusan Memastikan maklumbalas pelanggan diuruskan mengikut prosedur yang ditetapkan supaya perkhidmatan dapat ditingkatkan. menyelaras dan menganalisa Kajian kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar Tiada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP) • Mengurus Kajian kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar di entiti masing-masing Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengurus dan menganalisa kajian kepuasan pelanggan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Mengedar dan merekodkan borang kajian kepuasan pelanggan.

Bil. tindakan pencegahan. FAIL MEJA Halaman: 23 . Pendaftar/Wakil Pengurusan/Ketua PTJ/Timbalan Wakil Pengurusan Memastikan semua tindakan yang diambil bagi tindakan pembetulan. tindakan pencegahan dan ketidakpatuhan produk/perkhidmatan adalah berkesan dan tidak berulang. menyelaras dan mengambil tindakan susulan bagi laporan tindakan pembetulan. pencegahan dan ketidakpatuhan di entiti masingmasing Ketua Seksyen/Unit • Merekodkan tindakan yang dibuat dan menyerahkan kepada WP atau TWP masing-masing. mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod Pejabat Pendaftar Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod Pejabat Pendaftar Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Menyelenggara dan memelihara fail dan rekod Pembantu Am Pejabat Membantu menyelenggara dan memelihara fail dan rekod Pekerja Awam Membantu menyelenggara dan memelihara fail dan rekod 6. 5. Mengumpul. Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pendaftar Memastikan sistem pengurusan rekod Pejabat Pendaftar dilaksanakan dengan sistematik Tugas dan tanggungjawab Merancang. dan ketidakpatuhan produk/perkhidmatan Tiada Timbalan Wakil Pengurusan Melaporkan status tindakan pembetulan.

Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengumpul. tindakan pencegahan. menyelaras dan mengambil tindakan susulan bagi laporan tindakan pembetulan. dan ketidakpatuhan produk/perkhidmatan. FAIL MEJA Halaman: 24 .Bil. tindakan pencegahan dan tindakan ke atas ketidakpatuhan produk/perkhidmatan. Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Menyedia dan merekodkan borang-borang yang telah lengkap kedalam fail-fail yang berkaitan.

Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Naib Canselor Mempengerusi mesyuarat PIN. JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP). JKP dan PPMKB dan mengesahkan laporan untuk dihantar ke KPTM Pendaftar Memastikan pelaksanaan pelaporan PIN. melapor dan melaksanakan aktiviti berdasarkan kriteria AKPM. menyelaras dan memantau pengurusan pelaporan (*PIN. dan PPMKB) ke Kementerian Pengajian Tinggi * PIN: Pelan Integriti Nasional. Pendaftar Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa AKPM dan memastikan pelaksanaan aktiviti mengikut kriteria AKPM. Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengumpul/menyediakan. JKP. Mengurus. FAIL MEJA Halaman: 25 . Naib Canselor Memantau kemajuan UPM ke arah AKPM 2010 dan menerima laporan pelaksanaan. menyelaras dan memantau pengurusan pelaporan (*PIN. PPMKB: Pasukan Petugas bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Pegawai Pelapor di PTJ • Menyediakan laporan dan mengambil tindakan di setiap PTJ masing-masing melalui Sistem Pelaporan Integrasi UPM (SPIN). JKP. melapor dan melaksanakan aktiviti berdasarkan kriteria AKPM. dan PPMKB) ke Kementerian Pengajian Tinggi. JKP dan PPMKB di UPM berjalan lancar. Ketua Bahagian/Seksyen Pejabat Pendaftar • Mengumpul. Tugas dan tanggungjawab Mengumpul/menyediakan. Ketua Bahagian/Seksyen Pejabat Pendaftar • Menyediakan laporan aktiviti berkaitan. memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM) Tiada Ketua Pemilik Kriteria AKPM • Mengumpul. 8. 7.Bil.

Bil. Ketua PTJ UPM • Memastikan pelaksanaan dan memantau aktiviti/program selaras dengan PIO. Penolong Pegawai Tadbir • Membantu membangunkan dan memantau pelaksanaan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM. Pembantu Am Pejabat • Mengedarkan PIO yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa ke semua PTJ UPM 9. Pegawai Pelapor di PTJ • Melaporkan pelaksanaan PIO di PTJ pada setiap suku tahun. Naib Canselor Membangunkan dan memantau Mengesahkan dan pelaksanaan Pelan Integriti Organisasi meluluskan Pelan (PIO) UPM Integriti Organisasi (PIO) UPM yang dibangunkan untuk dilaksanakan Pendaftar Memantau pembangunan PIO UPM supaya selaras dengan Pelan Integriti Nasional dan PIO Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia Tiada FAIL MEJA Halaman: 26 . Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengurus. memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM).

Bil. 10 . Penolong Pegawai Tadbir • Membantu memantau ke atas pengwujudkan dan pelaksanaan fail meja di UPM Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Membantu mengemaskini rekod dan status penyediaan / kemaskini fail meja staf UPM FAIL MEJA Halaman: 27 . Tugas pegawai atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab hubungan Pendaftar Memantau ke atas pengwujudan dan Memastikan semua staf pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM UPM mempunyai Fail Meja Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Ketua PTJ/Wakil Pengurusan • Memantau pelaksanaan fail meja staf PTJ . Pegawai Pelaksana Fail Meja di PTJ • Memantau dan membantu dalam penyediaan fail meja setiap staf di PTJ masingmasing.

11 .Bil. melaksana dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Membantu mengemaskini rekod dan status penyediaan / kemaskini fail meja staf Pejabat Pendaftar FAIL MEJA Halaman: 28 . Ketua Seksyen Pejabat Pendaftar • Memantau dan membantu dalam penyediaan fail meja setiap staf di PTJ masingmasing • Membuat analisis status penyediaan fail meja dan menghantar kepada urus setia Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengurus. melaksana dan memantau Memastikan semua staf penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pejabat Pendaftar Pendaftar mempunyai Fail Meja Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Ketua Bahagian Pejabat Pendaftar • Memantau pelaksanaan fail meja staf bahagian . Tugas pegawai atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab hubungan Pendaftar Mengurus.

FAIL MEJA Halaman: 29 . mengemaskini dan memantau pengukuran dan analisis Piagam Pelanggan dan objektif kualiti Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Ketua Bahagian Pejabat Pendaftar • Memantau pelaksanaan dan memastikan tindakan pembetulan dan penambahbikan dilaksanakan Ketua Seksyen Pejabat Pendaftar • Memantau pelaksanaan dan menyediakan laporan secara berkala Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengumpul. 12 . Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pendaftar Memastikan pelaksanaan dan pematuhan ke atas piagam pelanggan dan objektif kualiti dilaksanakan dengan berkesan Tugas dan tanggungjawab Mengumpul. mengemaskini dan memantau pengukuran dan analisis Piagam Pelanggan dan objektif kualiti Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Mengemaskini data-data pengukuran piagam pelanggan dan objektif kualiti dan memaklumkan mengenai sebarang pindaan/semakan.Bil.

Bil. Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Mendapatkan senarai tugas yang terkini daripada Ketua Bahagian/Ketua Seksyen. Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pendaftar Mengesahkan senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar Tugas dan tanggungjawab Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Ketua Bahagian/Ketua Seksyen • Menyemak dan menyerahkan senarai tugas yang terkini untuk direkodkan. 13 . FAIL MEJA Halaman: 30 .

Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi. (b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT 7. 6. Pastikan semua aktiviti utama seksyen dilaksanakan iaitu : (a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM. 4. FAIL MEJA Halaman: 31 . 1. PENDAFTAR Bil. 2. Laksanakan aktiviti mengikut perancangan Kemaskini jadual perancangan pada pertengahan tahun dan menyenaraikan semula aktiviti berdasarkan keperluan semasa.7.1 MENGURUS. 5. Proses Kerja Sediakan jadual perancangan aktiviti setiap awal tahun Buat permohonan bajet kepada Seksyen Pentadbiran dan Kewangan berdasarkan keperluan dan aktiviti yang disenaraikan pada tahun berkenaan. (c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Pendaftar/Wakil Pengurusan Ketua Seksyen Pentadbiran dan Kewangan Seksyen Undangundang Peraturan 3. Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan. Sediakan laporan pelaksanaan aktiviti untuk dibentangkan pada Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk/Mesyuarat Semakan Pengurusan.

3. 7. audit dalaman Pejabat Pendaftar dan Audit oleh pihak SIRIM pada setiap tahun Aturkan mesyuarat Pejabat Pendaftar. Maklumkan kepada juruaudit mengenai tarikh penutupan ketidakpatuhan (NCR) yang telah diberi kepada auditi 4. Pastikan jadual audit dalaman/SIRIM yang telah disahkan diedarkan kepada auditi/PTJ (entiti Pejabat Pendaftar mengikut tempoh yang ditetapkan Maklumkan kepada auditi/staf bagi program audit yang akan dijalankan. Sediakan dokumen dan keperluan program audit diselaras dan tersedia. 9. FAIL MEJA Halaman: 32 . 8. Pastikan pelaksanaan program audit dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan dengan lancar dan kemas Kumpul semua penemuan audit daripada Ketua Juruaudit Dalam/SIRIM untuk diambil tindakan yang bersesuaian Pantau tindakan pembetulan dan pencegahan yang perlu diambil oleh auditi/pegawai yang bertanggungjawab. Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM Proses Kerja Sediakan jadual perancangan program audit dalaman Induk entiti Pejabat Pendaftar. bagi jawatankuasa Audit Dalaman Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Wakil Pengurusan/Penyelaras Audit Penyelaras Audit Seksyen Undangundang Peraturan 2. 6.(a) Bil. 5. 1.

10. 3. 2. Kemaskini rekod-rekod audit. 12. Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk. UPM/PEND/P007) FAIL MEJA Halaman: 33 . (* Proses terperinci bagi MSP. Proses Kerja Hantar laporan lengkap tindakan pembetulan bagi NCR kepada pihak SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan Pastikan persijilan MS ISO 9001:2008 diterima dari pihak SIRIM selepas proses audit dijalankan. Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi.Bil. 11. 4. Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Pendaftar/Wakil Pengurusan Seksyen Undangundang Peraturan (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Audit Dalaman. Pastikan dokumen-dokumen yang mesyuarat disediakan dan lengkap. sila rujuk Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan. UPM/PEND/P003) (b) Bil. 1. diperlukan untuk Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Pendaftar/Wakil Pengurusan Seksyen Undangundang Peraturan Keluarkan minit mesyuarat dalam tempoh yang telah ditetapkan Memastikan rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara. Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan Proses Kerja Sediakan perancangan tahunan bagi mesyuarat-mesyuarat SPK.

2. 4. sila rujuk Prosedur Latihan Staf. (* Proses terperinci bagi Latihan Staf. Memastikan diselenggara semua rekod-rekod dikemaskini dan 5. 1. UPM/PEND/P010) FAIL MEJA Halaman: 34 . Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen Proses Kerja Sediakan perancangan bagi latihan/bengkel/kursus yang hendak diadakan bagi keperluan SPK Maklumkan peserta yang terlibat selewat-lewatnya 7 hari bekerja sebelum latihan/bengkel/kursus diadakan.(c) Bil. 3. Pastikan semua peserta mengisi keberkesanan latihan diakhir program borang penilaian Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Pendaftar/Wakil Pengurusan Seksyen Undangundang Peraturan Majukan borang penilaian keberkesanan latihan yang telah diisi diserahkan kepada PTJ/ketua seksyen untuk penilaian peserta dan tindakan selanjutnya.

6. selenggara struktur Menu dan Submenu yg terkandung dlm sistem ISO INTRANET mengunakan perisian macromedia. Memuatnaik softcopy fail dokumen terkawal ke dalam sistem ISO INTRANET. UPM/PEND/P001) FAIL MEJA Halaman: 35 . Pen. MENGAWAL. Pendaftar/Wakil Pengurusan Standard MS ISO 9001:2008 4. Buat pemantauan secara berkala bagi penggunaan dokumentasi SPK termasuk pada sistem ISO INTRANET. Peg.7. MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’ Bil. 1. (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kawalan Dokumen. Proses Kerja Sediakan tempat simpanan yang selamat untuk dokumen dan cop Sistem Kualiti Pejabat Pendaftar (contohnya seperti cop ‘Dokumen Terkawal’). Tempat simpanan ini adalah di Pusat Dokumen dan Rekod. 3. Teknologi Maklumat Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Pendaftar Seksyen Undangundang Peraturan 2. Kenalpasti dokumen dan senaraikan dalam senarai utama dokumen terkawal. Jika ada perubahan. Kawal dan selenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualiti sebagaimana dalam Prosedur Kawalan Dokumen (UPM/PEND/P001).0 7. Melakukan proses back-up fail dokumen SPK ke dalam server melalui aplikasi winSCP3 pada setiap minggu.2 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENGURUS. 7. 5.

pertanyaan dan penghargaan: i. ii. UPM/PEND/P018) (b) Rekodkan aduan dalam Borang Log Penerimaan Aduan (PEND/BL01/ADUAN). atau telefon (b) Kenalpasti maklumbalas pelanggan yang diterima sama ada aduan. Rekodkan Aduan Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 2. serahkan maklumbalas kepada PTJ berkenaan melalui surat dan maklumkan kepada pengadu melalui emel (jika ada). Bagi maklumbalas kepada PTJ lain di UPM. lampir atau catatkan maklumbalas yang diterima melalui e-aduan. cadangan. Bagi maklumbalas kepada Pejabat Pendaftar. Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP). emel atau telefon pada Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP). emel. 1. Salurkan Kepada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP)/Pegawai yang bertanggungjawab (PYB). Proses Kerja Terima dan Kenalpasti Maklumbalas (a) Terima maklumbalas pelanggan melalui saluran seperti Sistem Maklumbalas Pelanggan (e-Aduan).7.3 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENGURUS.0 7. (a) Beri bilangan aduan yang berturutan berdasarkan kod aduan yang ditetapkan (Rujuk Prosedur Maklumbalas Pelanggan. FAIL MEJA Halaman: 36 . MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS PELANGGAN Bil. 3.

8.Bil. UPM/PEND/P018) FAIL MEJA Halaman: 37 . 6. 4. Sahkan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan oleh PYB berdasarkan pemerhatian atau bukti pelaksanaan yang dilampirkan. Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 5. Sedia atau kemaskini status maklumbalas ke dalam Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan (PEND/SU01/ SU-MP). Buat analisis maklumbalas Pelanggan Pejabat Pendaftar untuk dibentangkan pada mesyuarat MSP/JKJK Induk/JKP 7. Kemaskini maklumat tindakan aduan pada Log Penerimaan Aduan (PEND/BL01/ADUAN) Jika maklumbalas yang diterima adalah Cadangan dan pertanyaan. Jika maklumbalas adalah Penghargaan. ii. 9. keluarkan surat kepada staf yang berkenaan. (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan. Proses Kerja Sahkan Tindakan dan Maklumkan Kepada Pengadu i. serahkan kepada PYB berdasarkan cadangan atau pertanyaan yang dinyatakan pada Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP) yang diterima. Maklumkan kepada pengadu dan rekodkan pengesahan dan tarikh makluman kepada pengadu pada Bahagian D dalam Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP).

4. Buat pengukuran dan analisis ke atas borang kajiselidik yang diterima dengan merujuk Prosedur Analisis Data (UPM/PEND/P009). 5. Sediakan laporan kajian kepuasan pelanggan.4 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENGURUS. FAIL MEJA Halaman: 38 . Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 2. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan luar Pejabat Pendaftar melalui 2 cara iaitu (a) Edaran borang kepada pelanggan yang berurusan terus di kaunter perkhidmatan.7. (b) Edaran Borang kepada PTJ di UPM 3. 1. MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR Bil. Proses Kerja Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan sekali setahun.0 7. Terima dan kumpul borang daripada pelanggan Pejabat Pendaftar dan rekodkan dalam Log Rekod Penyerahan/Penerimaan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan (PEND/BL01/KKP).

Bentangkan laporan Kajian Kepuasan Pelanggan di Mesyuarat Semakan Pengurusan/Jawatankuasa Jaminan Kualiti Induk Pejabat Pendaftar. Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 7. 8.Bil. Proses Kerja Jika tidak memenuhi kepuasan pelanggan. Rekod dan failkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau Borang Kajian Kepuasan Pelanggan luaran pejabat pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02). 6. (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kajian Kepuasan Pelanggan. UPM/PEND/P008) FAIL MEJA Halaman: 39 . laksanakan tindakan pembetulan atau tindakan pencegahan dengan Merujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PEND/P005) atau Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PEND/P006).

suhu. 4. MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR Bil. tempat susun fail dan rekod.0 7. Penyelenggaraan / Pemerliharaan Fail dan Rekod Sediakan tempat penyimpanan fail dan rekod yang sesuai dan mencukupi dari aspek keluasan. (b) 1. 2. Pelihara fail dan rekod dari musuh-musuh rekod secara faktor fizikal. (a) 1. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan Peminjaman Fail dan Rekod Bangunkan/sediakan garis panduan dan dokumentasi bagi proses peminjaman fail dan rekod. 3. Maklumkan kepada semua staf mengenai garis panduan dan proses yang telah dikuatkuasakan.5 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MERANCANG.7. peralatan dan lain-lain yang diperlukan dari semasa ke semasa bersesuaian dengan aktiviti di Bilik Fail dan Bilik Arkib. kimiawi dan manusia. FAIL MEJA Halaman: 40 . Pendaftar 2. biologikal. Beri surat peringatan kepada staf yang mematuhi garis panduan peminjaman yang telah ditetapkan. Pantau proses peminjaman secara berkala dengan mengadakan semakan/audit terhadap rekod peminjaman fail dan rekod.

Bil. 3.

Proses Kerja Baikpulih kerosakan/kemusnahan tempat penyimpanan/rekod dengan segera supaya rekod-rekod terpelihara dengan baik.

Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Penolong Pendaftar, Seksyen Pentadbiran & Kewangan

Seksyen Undangundang Peraturan

(c) 1.

Pelupusan Rekod Dapatkan maklumat mengenai prosedur/tatacara pelupusan dari pihak Arkib Negara termasuk jadual pemisahan rekod. Kenalpasti kaedah dan tatacara pelupusan rekod-rekod yang telah diasingkan. Buat dan semak penyenaraian rekod-rekod yang hendak dilupuskan. Mohon kelulusan untuk pelupusan rekod-rekod dari Arkib Negara. Laksanakan pelupusan mengikut kaedah dan tatacara yang dibenarkan oleh pihak Arkib Negara. Dapatkan Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib Negara. Pendaftar Pengarah Arkib Negara Pengarah Arkib Negara Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

2. 3. 4. 5. 6.

FAIL MEJA

Halaman: 41

7.0
7.6

PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN, TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN Bil. 1. 2. Terima maklumat pencegahan. Proses Kerja untuk tindakan pembetulan dan Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan

Rekod Laporan ke dalam Borang Laporan Tindakan Pencegahan (PEND/BR01/LTC) atau Borang Laporan Tindakan Pembetulan (PEND/BR01/LTB). Tentukan punca masalah (bagi tindakan pembetulan) dan bentuk tindakan pencegahan untuk dilaksanakan. Laksanakan berdasarkan ditetapkan. Tindakan Pencegahan atau jenis tindakan dan tempoh pembetulan yang telah Pendaftar/Wakil Pengurusan

3. 4.

5.

Lengkapkan laporan status tindakan pencegahan pada Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan (PEND/SU01/SU-LTC) atau Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan (PEND/SU01/SU-LTB). Semak keberkesanan tindakan pencegahan pada mesyuarat JKJK (PTJ). Bentangkan status tindakan pencegahan keseluruhan dalam MSP atau Mesyuarat JKJK Induk dengan merujuk kepada Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan (UPM/PEND/P007) jika berkenaan.

6. 7.

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan, prosedur Tindakan Pencegahan, dan Prosedur Kawalan ke atas Produk dan Perkhidmatan)
FAIL MEJA Halaman: 42

7.0
7.7

PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
MENGUMPUL/MENYEDIAKAN, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN PPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Proses Kerja Daftar atau kemaskini maklumat Pegawai Pelapor dalam Sistem Pelaporan Integrasi (SPIN) UPM. Keluarkan surat makluman kepada Pegawai Pelaksana di PTJ bagi penyediaan laporan pada setiap suku tahun. Semak status penghantaran Tanggungjawab melalui SPIN. laporan dari Pusat Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan

Semak dan saring laporan yang diterima dari PTJ melalui SPIN. Buat analisis status penghantaran dan maklumkan kepada PTJ. Cetak laporan untuk dibawa kelulusan dan pengesahan mesyuarat. Buat pindaan pada laporan hasil daripada mesyuarat ( jika ada). Cetak dan hantar laporan ke kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPT). Pendaftar

FAIL MEJA

Halaman: 43

Maklumkan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan dan objektif kualiti melalui edaran surat/memo/poster Buat analisis pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti setiap 6 bulan dan tahunan Sediakan template laporan piagam pelanggan dan objektif kualiti dan edarkan kepada pengawal yang berkenaan untuk penyediaan laporan Terima data-data /laporan kualiti/piagam pelanggan. 4.7. MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI Bil. Proses Kerja Kenalpasti piagam pelanggan dan objektif kualiti Pejabat Pendaftar yang telah dibangunkan.0 7. 6. 1. pencapaian objektif Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 3. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang dalam mesyuarat 8. 7. Buat pemantauan terhadap tindakan pembetulan bagi pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti yang tidak mencapai sasaran. 2. 5.8 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENGUMPUL. FAIL MEJA Halaman: 44 . Buat semakan terhadap kecukupan laporan yang telah dihantar oleh pegawai.

Proses Kerja Laksanakan pemantuan berterusan terdapat proses perkhidmatan di Pejabat Pendaftar adalah mengikut prosedur dan garis panduan yang telah ditetapkan Terima dan semak justifikasi cadangan piagam pelanggan/objektif kualiti. Buat pindaan yang telah diluluskan didalam dokumen. 13. Maklumkan kepada semua staf terhadap sebarang pindaan yang telah dilakukan kepada staf supaya tindakan yang sepatutnya dapat diambil dan dilaksanakan Pastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara dengan baik. 12.Bil. atau pindaan Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 10. prosedur atau poster. FAIL MEJA Halaman: 45 . 11. 9.

2. mesyuarat bulanan bagi Pendaftar Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan Berhubung dengan pihak MAMPU berkaitan dengan hal-hal AKPM Maklum dan serah semua kriteria-kriteria AKPM kepada pemilik kriteria bagi memastikan tindakan pelaksanaan. pengumpulan dokumen sokongan disediakan. 3. Proses Kerja Dapatkan maklumat dan panduan/garispanduan berkaitan dengan Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM).7. 5.0 7. 7. 1. MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA ANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM) Bil.9 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENGURUS. Sediakan maklumat berkenaan kriteria-kriteria AKPM. 8. FAIL MEJA Halaman: 46 . 4. Kemaskini maklumat dari jawatankuasa AKPM dan pegawai yang bertanggungjawab menyediakan laporan-laporan kriteria AKPM Buat semakan terhadap laporan yang diterima daripada pegawai-pegawai yang bertanggungjawab Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang dalam mesyuarat 6. Rancang pelaksanaan jawatankuasa AKPM UPM.

2. Terima laporan status penyediaan fail meja dari semua pegawai pelaksana PTJ Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja mengikut PTJ/UPM. FAIL MEJA Halaman: 47 . 4. 1.10 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM Bil.7. 6.0 7. Beri taklimat pengurusan dan penyediaan fail meja kepada pegawai pelaksana PTJ. Sediakan template format fail meja senarai semak dan carta analisis dan edarkan kepada semua pegawai pelaksana melalui email dan buletin. Laporkan status penyediaan fail meja staf UPM pada mesyuarat JK AKPM / JK Pengurusan Universiti Pendaftar Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 3. 5. Proses Kerja Dapatkan dan kumpul nama-nama pegawai pelaksana fail meja dari semua PTJ di UPM.

3.11 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENGURUS. MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR Bil. Laporkan status penyediaan fail meja staf Pejabat Pendaftar pada mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar. 1. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja mengikut Bahagian/Seksyen. Proses Kerja Sediakan template format fail meja. 4. FAIL MEJA Halaman: 48 .7. senarai semak dan carta analisis dan edarkan/email kepada semua ketua bahagian/seksyen untuk tindakan pelaksanaan. daripada semua ketua Pendaftar Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 2. Terima laporan pelaksanaan bahagian/seksyen. 5. Beri taklimat pengurusan dan pengendalian fail meja kepada ketua bahagian/seskyen.0 7.

1. 7. Proses Kerja Kenalpasti dan kumpul maklumat dan bahan-bahan untuk membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM Sediakan draf PIO Semak draf PIO yang telah dibangunkan untuk memastikan keperluan Pelan Integriti Nasional (PIN) dan Pelan Integriti Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM) sebelum diserah kepada Jawatankuasa PIN UPM Serahkan draf yang lengkap kepada jawatankuasa PIN UPM untuk semakan dan kelulusan Sediakan dokumen PIO yang telah diluluskan oleh jawatankuasa PIN UPM untuk dimaklumkan kepada semua staf UPM Beri taklimat dan penerangan mengenai PIO yang telah dibangunkan dan diluluskan untuk digunapakai kepada staf UPM Edarkan PIO kepada staf UPM untuk makluman. 8.12 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA. Pendaftar Pendaftar 5.0 7. Pendaftar . rujukan dan tindakan Pantau pelaksanaan PIO melalui pelaporan PIN UPM pada setiap suku tahun FAIL MEJA Halaman: 49 Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 3. 2.7. Bil. Naib Canselor. 6. 4.

Proses Kerja Lakukan pemantauan pada perubahan staf dan struktur organisasi Dapatkan maklumat staf/fungsi dari bahagian/seksyen yang berkaitan Lakukan kemaskini pada carta organisasi Maklumkan kepada ketua bahagian/seksyen bagi penyediaan dan pengemaskinian senarai tugas dan fail meja Dapatkan pengesahan Pendaftar bagi semua perubahan/kemaskini pada carta organisasi atau senarai tugas mempunyai tarikh kuatkuasa Edarkan carta organisasi dan senarai tugas kepada staf/ketua bahagian/seksyen untuk rujukan dan simpanan Memastikan semua rekod-rekod senarai tugas diselenggara dan dipelihara dengan baik Pendaftar Ketua Bahagian/Ketua Seksyen Pendaftar.0 7. Ketua Bahagian Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 5. 6.13 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS. FAIL MEJA Halaman: 50 . 2.7. 3. 4. 7. CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR Bil. 1.

alat tulis. makan. papan tanda program dan lain-lain 2 Mesyuarat akan mengesahkan jadual AD 4 3 Pindaan? Ya 5 Mesyuarat pembukaan audit Tidak 4 Buat pindaan berdasarkan mesyuarat 6 Proses audit 5 Edar surat makluman AD 7 kepada juruaudit dan auditi Mesyuarat penutupan audit 6 Buat persiapan untuk proses AD 8 Dapatkan laporan audit daripada Ketua Juruaudit 7 Majlis Pembukaan AD 9 Proses AD 10 Kenalpasti punca dan laksanakan tindakan pembetulan pada NCR dan tindakan pencegahan pada OFI 8 Majlis Penutupan AD dan 11 pembentangan laporan AD Hantar laporan NCR kepada pihak SIRIM 10 9 Kemaskini Rekod 12 Tindakan memuaskan? Ya Buat pembayaran proses audit kepada SIRIM (bahagian persijilan ) 11 Pastikan rekod AD lengkap 13 14 NCR ? Ya Ambil tindakan pembetulan 17 terhadap NCR Edar notis /surat penutupan NCR kepada Juruaudit / 18 Auditi Tidak OFI 15 Tidak Dapatkan sijil audit dari SIRIM 12 Ambil tindakan pencegahan & rekodkan 16 Tamat FAIL MEJA 20 Beri tempoh kepada auditi untuk tutup NCR Halaman: 51 NCR ditutup? Ya 19 .0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8. MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM. Mula AKTIVITI (i) AUDIT DALAMAN (ii) AUDIT SIRIM Perancangan AD 1 Dapatkan maklumat pasukan juruaudit dan jadual audit dari pihak SIRIM 1 Sedia draf jadual aktiviti AD Edar surat mesyurat kepada Jawatankuasa AD 2 Edarkan jadual audit kepada semua staf 3 Buat persediaan audit(seperti tempat mesyuarat. slide pembentangan jamuan .8.1 MENGURUS. a.

Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi.1 MENGURUS.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8.8. MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR AKTIVITI b. Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk. Mula Tentukan tarikh mesyuarat yang hendak dijalankan 1 Keluarkan surat makluman mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat 2 Sediakan dokumen -dokumen mesyuarat yang diperlukan 3 5 Keluarkan surat makluman penangguhan mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat dan maklumkan penangguhan tempahan bilik/makanan TIDAK Mesyuarat dapat dijalankan mengikut tarikh yang ditetapkan ? 4 YA Mesyuarat dilaksanakan diadakan / 6 Keluarkan Minit Mesyuarat dalam tempoh 3 hari bekerja selepas tarikh mesyuarat dijalankan 7 Edarkan minit mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat dan petikan minit mesyuarat untuk tindakan pegawai yang bertanggungjawab FAIL MEJA Halaman: 52 8 Fail dan Kemaskini rekod rekod mesyuarat dan minitkan 9 . Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan.

6 Kemaskini bengkel FAIL MEJA rekod-rekod latihan / 7 Halaman: 53 Tamat .8. tempat dan penceramah (jika perlu ) Latihan/ Bengkel 1 Maklumkan kepada peserta mengenai Latihan/Bengkel kepada peserta selewat -lewatnya 7 hari bekerja 2 Menyediakan kelengkapan dan keperluan latihan/bengkel yang akan diadakan 3 Laksanakan program jadual yang ditetapkan mengikut 4 Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (bagi latihan /bengkel) diedarkan kepada peserta 5 Majukan borang penilaian keberkesanan latihan kepada ketua seksyen /PTJ peserta untuk tindakan selanjutnya (setelah tamat latihan/ bengkel yang diadakan ).0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8. masa. c. MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen Mula AKTIVITI Tentukan tarikh.1 MENGURUS.

0 8.2 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) MENGURUS. MENGAWAL. MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’ Mula Sediakan tempat simpanan dokumen 1 Kenalpasti dan senaraikan dokumen 2 Kawal dan selenggara dokumen 3 Buat back-up softcopy dokumen 4 Buat pemantauan secara berkala 5 Tamat FAIL MEJA Halaman: 54 .8.

MENYELARAS PELANGGAN Mula DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS Terima dan kenalpasti Maklumbalas 1 2 Aduan? Tidak Cadangan & Pertanyaan Ya 11 Tidak Jika Penghargaan. Keluarkan surat penghargaan 15 Ya Rekodkan Aduan 3 Serahkan kepada PYB 12 Salurkan kepada TPKP/ PYB 4 Buat penjelasan dan rekodkan pada borang 13 Jalankan siasatan 5 Kembalikan borang kepada PKP/TPKP 14 Tidak Sahih? Ya 6 Kenalpasti punca & tentukan tindakan 7 Laksanakan tindakan pembetulan Sahkan tindakan dan maklumkan kepada pengadu 8 9 Kemaskini log aduan 10 Sedia atau kemaskini status maklumbalas 16 Laporan analisis 17 FAIL MEJA Tamat Halaman: 55 .8.0 8.3 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) MENGURUS.

MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR Mula Edaran Borang 1 Terima dan Kumpul Borang 2 Pengukuran dan Analisis 3 4 Memenuhi Kepuasan Pelanggan? Ya 6 Rekod dan Failkan Tidak Laksana tindakan Pembetulan / Pencegahan 5 Tamat FAIL MEJA Halaman: 56 .0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8.4 MENGURUS.8.

MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8. pemeliharaan dan pelupusan fail dan rekod i (A) Peminjaman fail dan rekod (B) Penyelengaraan / pemeliharaan (C) Pelupusan Sediakan garis panduan dan dokumentasi peminjaman fail dan rekod 1 Tempat penyimpanan dan pemeliharaan rekod mencukupi 1 Dapatkan maklumat prosedur pelupusan dari Arkib Negara 1 4 Serahkan borang peminjaman kepada Petugas selewat lewatnya 1 hari sebelum tarikh peminjaman Lengkapkan borang Peminjaman Rekod (PEND/ BR01/PINJAM-REKOD ) Jumlah maksimum fail yang dibenarkan adalah 20 buah fail 2 Daftar dan rekod dalam Senarai Daftar Rekod 2 YA Pinjaman > 5 buah fail? 3 Susun setiap rekod dengan sistematik mengikut label yang telah ditetapkan supaya mudahkesan Semak rekod yang telah tamat tempoh simpanan / tindakan dan keluarkan dari rak untuk tujuan pemisahan rekod ( rujuk jadual pemisahan rekod yang berkaitan ) 2 3 Kenalpasti kaedah dan tatacara pelupusan rekod (rujuk Akta Arkib Negara ) 3 TIDAK Serahkan peminjaman kepada Petugas borang rekod /fail 5 Fail dan rekod terpelihara dari musuh-musuh rekod (rujuk Arkib Negara) 5 Hantar dan susun rekod tamat tempoh simpan dan tindakan ke Bilik Arkib 4 Semak borang permohonan & sediakan fail fail yang dipohon 6 Baikpulih kerosakan / kemusnahan pada rekod/ tempat simpanan 6 Buat penyenaraian rekod 5 Maklumkan kepada pemohon/ staf bahawa fail fail telah tersedia 7 Mohon kelulusan pelupusan dari Arkib Negara 6 8 Rekodkan peminjaman ke dalam Log Pinjaman Dokumen dan Rekod (PEND/BL 01/ PDR) 7 8 Lulus? TIDAK Lakukan penyimpanan semula / ata arahan da pihak Ark Negara YA Semak log pinjaman yang telah melebihi tempoh pinjaman 10 hari bekerja 9 Lakukan kaedah & tatacara pelupusan rekod yang dibenarkan 9 11 Beri surat TIDAK peringatan kepada peminjam Fail telah dipulangkan ke Bilik Fail? Dapat Sijil Pengesahan Pelupusan rekod 10 10 YA Kemaskini rekod pada Log Pinjaman Dokumen dan Rekod (PEND/BL 01/PDR) Kemaskini rekod -rekod proses pelupusan 12 11 FAIL MEJA Letak/susun semula fail fail yang telah dipulangkan 13 Terima makluman aktiviti pengurusan fail dan rekod secara berkala Halaman: 57 ii .5 MERANCANG. Mula Merancang dan memantau peminjaman.8.

0 8. TINDAKAN PENCEGAHAN.6 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) MENGUMPUL. MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN.8. Pencegahan dan Ketidakpatuhan 1 2 Perlu Tindakan Pembetulan/Pencegahan? Tidak Ya Kenalpasti Punca (bagi tindakan pembetulan ) dan tentukan Tindakan pembetulan / pencegahan 3 Laksanakan Tindakan 4 Tidak Tindakan Berkesan ? 5 Ya 6 Laporan Pantau keberkesanan pelaksanaan tindakan di dalam mesyuarat 7 FAIL MEJA Tamat Halaman: 58 . DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN Mula Terima Maklumat untuk Tindakan Pembetulan .

MENYELARAS PENGURUSAN PELAPORAN (PIN.8. saring dan pilih laporan dari PTJ 9 Semakan dan kelulusan Mesyuarat 10 FAIL MEJA Halaman: 59 Urus Setia mencetak dan hantar laporan ke KPT 11 .0 8. KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI DAN DAN MEMANTAU PPMKB) KE Mula Urus Setia mendaftar/ mengemaskini maklumat pelapor dalam SPIN 1 Urus Setia memaklumkan kepada pelapor bagi penyediaan laporan melalui SPIN 2 Pelapor memasukkan maklumat melalui SPIN menggunakan ID Pengguna yang diberi 3 Ketua PTJ boleh menyemak laporan yang disediakan oleh pelapor menggunkan ID yang sama 4 Sistem akan kenalpasti status laporan 5 6 Lengkap? Tidak Pelapor semak mana mana ruangan yang tidak lengkap 7 Ya Pelapor boleh meneruskan proses Transmit (Hantar) kepada urus Setia 8 Urus Setia semak. JKP.7 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) MENGUMPUL/MENYEDIA.

Jika tidak mencukupi.0 8.8 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) MENGUMPUL.8. dapatkan maklumat laporan tersebut 6 15 Lakukan pindaan pada pelanggan / objektif kualiti Ya piagam Ambil tindakan yang bersesuaian terhadap analisis laporan pencapaian objektif kualiti/piagam pelanggan yang tidak mencapai sasaran 7 Tidak 14 Lulus? Pantau tindakan pembetulan bagi piagam pelanggan/objektif kualiti yang tidak mencapai sasaran 8 13 Terima borang CPD dan bawa ke Mesyuarat untuk dibincang dan kelulusan pindaan Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang dalam mesyuarat 9 12 FAIL MEJA Isi borang CPD dan justifikasi semakan /pindaan bagi proses (objektif kualiti/piagam pelanggan) yang berkenaan Ya Ada semakan / pindaan? 10 Halaman: 60 Tidak Pantau proses perkhidmatan . MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI Mula Kenalpasti piagam pelanggan & objektif kualiti Pejabat Pendaftar yang telah dibangunkan 1 Maklumkan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan & objektif kualiti yang terkini melalui edaran surat/memo/poster 2 Analisis pencapaian piagam pelanggan & objektif kualiti setiap 6 bulan & tahunan 3 Tamat Sediakan ‘template’ laporan Objektif kualiti / piagam pelanggan dan edarkan kepada pegawai yang berkenaan untuk penyediaan laporan 4 17 Kemaskini rekod-rekod laporan dan pencapaian berkaitan piagam pelanggan dan objektif kualiti Terima data-data / pencapaian objektif kualiti laporan 5 16 Maklumkan kepada semua staf berhubung semakan dan pindaan piagam pelanggan/objektif kualiti dan tarikh kuatkuasa Semak kecukupan laporan yang dihantar.

Bahagian yang bertanggungjawab (BYB) dan Sasaran (KPI ) dalam Sistem AKPMonline 2 Pelapor memasukkan maklumat melalui AKPMonline menggunakan ID Pengguna dan password yang diberi 3 Masukkan atau kemaskini laporan berdasarkan Kriteria yang telah ditetapkan .9 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) MENGURUS. Masukkan maklumat pada ruangan STATUS SEMASA dan CADANGAN /TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN 4 5 Perlu muatturun dokumen sokongan ? Tidak Ya Muatturun dokumen melalui proses UPLOAD dan seterusnya pilih Skor (Star Rating ) iaitu mengikut Skala 1 – 5 berdasarkan STATUS SEMASA yang dilaporkan 6 Hantar laporan kepada Urus Setia melalui proses TRANSMIT 7 Semak laporan yang dihantar oleh Pelapor melalui Sistem AKPMonline 8 9 Perlu kemaskini maklumat /laporan? Ya Kemaskini maklumat /laporan yang dihantar oleh Pelapor dan semak juga skor yang dipilih 10 Tidak FAIL MEJA Cetak laporan yang boleh ditukar kepada format PDF daripada Sistem AKPMonline 11 Halaman: 61 Bentangkan laporan Jawatankuasa AKPM pada Mesyuarat 12 .8. MEMANTAU DAN MENGEMASKINI PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM) Mula MAKLUMAT ANUGERAH Urus Setia mendaftar /mengemaskini maklumat Jawatankuasa dan Pegawai yang bertanggungjawab menyediakan laporan (pelapor) dalam Sistem AKPMonline 1 Urus Setia memasukkan maklumat kriteria . wajaran (Markah). sub-kriteria.0 8.

8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM Mula Laksanakan kurus Fail Meja (FM) 1 Dapatkan nama Pegawai Pelaksana FM dari Pusat Tanggungjawab (PTJ) 2 Sediakan template Format FM . dan carta analisis 3 Beri taklimat pengurusan FM kepada Pegawai Pelaksana FM 4 Senaraikan semua staf di PTJ masingmasing dalam Senarai Semak yang disediakan 5 Beri taklimat kepada semua staf di PTJ masing-masing 6 Sediakan FM berdasarkan template yang diberi dengan bantuan Pegawai Pelaksana FM PTJ 7 Buat pemantauan dan analisis status penyediaan FM Staf di PTJ berdasarkan senarai semak yang disediakan 8 Hantar laporan analisis status penyediaan FM staf PTJ kepada Urus Setia secara berkala 9 Maklumkan kepada Pegawai Pelaksana FM 11 Tidak Terima laporan? 10 Ya Buat analisis keseluruhan status penyediaan FM mengikut 12 PTJ Laporkan status penyediaan FM 13 staf UPM pada mesyuarat JK AKPM / JK Pengurusan FAIL MEJA Halaman: 62 . Senarai Semak .

0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8.8.11 MENGURUS. dan carta analisis 2 Beri taklimat pengurusan FM kepada Ketua Seksyen /Ketua Bahagian 3 Senaraikan semua staf Pejabat Pendaftar dalam Senarai Semak yang disediakan 4 Beri taklimat kepada semua staf di Bahagian/Seksyen masing-masing 5 Sediakan FM berdasarkan template yang diberi dengan bantuan Ketua Seksyen 6 Buat pemantauan dan analisis status penyediaan FM Staf Seksyen berdasarkan senarai semak yang disediakan 7 Hantar laporan analisis status penyediaan FM staf Seksyen kepada Urus Setia secara berkala 8 Maklumkan kepada Ketua Seksyen Tidak Terima laporan ? Ya 9 Buat analisis keseluruhan status penyediaan FM mengikut bahagian / seksyen FAIL MEJA 11 Halaman: 63 Laporkan status penyediaan FM staf pada mesyuarat Pengurusan 12 Pejabat Pendaftar . Senarai Semak. MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR Mula Laksanakan kursus Fail Meja (FM) 1 Sediakan template Format FM.

0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8. Mula Kenalpasti dan kumpul maklumat/bahan-bahan untuk membangunkan PIO UPM 1 Sediakan draf Pelan Organisasi (PIO ) UPM Integriti 2 Semak draf PIO yang telah dibangunkan untuk memastikan keperluan Pelan Integriti Nasional (PIN) dipenuhi 3 Serah draf PIO kepada Jawatankuasa PIN UPM untuk semakan dan kelulusan 4 6 lakukan pembetulan/ penambahbikan pada draf PIO TIDAK Draf lulus? 5 YA Sediakan dokumen PIO yang telah diluluskan untuk dimaklumkan kepada PTJ dan staf UPM 7 Beri taklimat mengenai kepada staf UPM PIO 8 Edar PIO 9 FAIL MEJA Halaman: 64 Pantau pelaksanaan PIO melalui pelaporan PIN pada setiap suku 10 tahun .12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA.8.

8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8. CARTA Buat pemantauan pada perubahan staf/struktur organisasi 1 Dapatkan maklumat staf dari seksyen yang berkaitan 2 Kemaskini carta organisasi 3 Edar surat makluman kepada Ketua Bahagian /Seksyen bagi penyediaan/ pengemaskinian senarai tugas 4 5 Terima senarai tugas? Ya Dapatkan pengesahan Pendaftar Tidak Hantar surat peringatan kepada pegawai yang G7 berkenaan 7 8 Edarkan senarai tugas kepada Ketua Bahagian / Seksyen dan staf yang berkaitan untuk simpanan 9 Failkan senarai tugas yang asal dalam Fail Senarai Tugas (UPM/PEND/ST) 10 FAIL MEJA Tamat Halaman: 65 .13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR Mula SENARAI TUGAS.

9.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DIPERLUKAN DAN PERATURAN YANG BIL 1. No. 4. 5. 2. Dokumen - Tajuk Dokumen Panduan Pengurusan Pejabat Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007) (Pekeliling Quality Management Systems – Requirements (ISO 9001:2008. 3. 6. IDT) Risalah Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) Akta Arkib Negara 2003 Guidelines on Complaints Handling (MS 1432: 1998) FAIL MEJA Halaman: 66 .

Dapatkan tandatangan Wakil Pengurusan dan Pendaftar pada muka hadapan dokumen Muatnaik dokumen pada Sistem ISO INTRANET Cetakan Pengedaran dan penarikan dokumen (Log Pengedaran dan Penarikan Dokumen) Rincih dokumen Semakan dan Pengesahan Pegawai Kawalan Dokumen (PKD) Catatan FAIL MEJA Halaman: 67 . 10 . MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ISO INTRANET Tandakan (√ ) Bil 1. 4. 8.1 MENGURUS. 7. 6. 9. 5. 3. Perkara Terima Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan Pindaan pada dokumen Pindaan pada Senarai Utama Dokumen Terkawal.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 10. MENGAWAL.10. 2.

7. MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR. 3. 4. 5.2 MERANCANG. Tandakan (√ ) Bil 1. Perkara Senarai rekod untuk dilupuskan Borang (4) Arkib Negara Majukan borang permohonan pelupusan ke Arkib Negara Surat kebenaran pelupusan Pindah rekod ke Arkib Negara (jika ada) Pelupusan rekod mengikut kaedah yang dibenarkan Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib Negara Catatan FAIL MEJA Halaman: 68 . 2.8. 6.

Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan (JKP) Pejabat Pendaftar Jawatankuasa Pendaftar Audit Dalaman Pejabat Jawatankuasa Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Pejabat Pendaftar Jawatankuasa Laporan Tahunan Universiti Putra Malaysia Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN) Universiti Putra malaysia Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP) dan Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi (PPMKB) Universiti Putra Malaysia Jawatankuasa Pemandu Sistem eFAIL RFID Universiti Putra Malaysia Jawatankuasa Kerja Sistem Universiti Putra Malaysia eFAIL RFID 11. Ahli Pengurus Projek FAIL MEJA Halaman: 69 . Jawatankuasa Jawatankuasa Anugerah Kualiti Menteri Universiti Putra Malaysia Perdana Keanggotaan Setiausaha / Urus setia Setiausaha Setiausaha Setiausaha Pengerusi / Pegawai kawalan Dokumen Penyelaras kepuasan Pelanggan Setiausaha Ketua Ahli / Sidang pengarang Urus setia Jawatankuasa Kerja Pelan Integriti Nasional (PIN) Universiti Putra Malaysia Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk Pejabat Pendaftar Jawatankuasa Jaminan Kualiti Bahagian Sumber Manusia.11. 4. 8. 6. 3. 2. 10. 13.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI Bil 1. Pendaftar Jawatankuasa Pendaftar Dokumentasi (JKJK) Pejabat Pejabat 5. 7. 9. Urus Setia 12.

18. 10. 6. 11. 8. 19. 21. Kod Dokumen PEND/BR01/MP PEND/BR01/AD 01 PEND/BR01/AD 02 PEND/BR01/AD 04 PEND/BR01/AD 05 PEND/BR01/AD 06 PEND/BR01/AD 07 PEND/BR01/AD 08 PEND/BR01/CPD PEND/BR01/BPD PEND/BR01/LTC PEND/BR01/LTB PEND/BR01/KAJIAN 01 PEND/BR01/KAJIAN 02 PEND/BR01/ REKOD PINJAM- Tajuk Dokumen Borang Maklumbalas Pelanggan Perancangan Audit Dalaman Tahunan Borang Jadual Audit Dalaman Senarai Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman Borang Nota Audit Dalaman Borang Ketidakpatuhan Borang Ringkasan AD Borang Cadangan Penambahbaikan Borang Cadangan Pindaan/ Tambahan Dokumen (CPD) Borang Permohonan Dokumen Borang Laporan Tindakan Pencegahan Borang Laporan Tindakan Pembetulan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman Pejabat Pendaftar Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar Borang Pinjaman Rekod Borang Kebenaran Penggunaan Bilik Fail Log Pengedaran Dan Penarikan Balik Dokumen Log Penerimaan Aduan Log Pinjaman Dokumen dan Rekod Senarai Edaran Dokumen Terkawal Senarai Edaran Dokumen Terkawal (PTJ) Halaman: 70 PEND/BR01/BILIK PEND/BL01/LOG PEND/BL01/ADUAN PEND/BL01/PDR PEND/SE01/TERKAWAL PEND/SE01/TERKAWAL (PTJ) FAIL MEJA . 4.12. 7. 5. 15. 12. 2. 14. 17. 3.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN Bil 1. 9. 20. 13. 16.

28. 25. 26. 24. 27. 23.Bil 22. Kod Dokumen PEND/SU01/DOKUMEN 01 PEND/SU01/DOKUMEN 02 PEND/SU01/DOKUMEN 03 PEND/SU01/SUPP PEND/SU01/SU-LTC PEND/SU01/SU-LTB PEND/SU01/SU-MP Tajuk Dokumen Senarai Utama Dokumen Terkawal (Manual Kualiti dan Prosedur) Senarai Utama Dokumen Terkawal (Borang/Log/Senarai Semakan/Garis Panduan/Senarai Utama/Senarai Edaran) Senarai Utama Dokumen Terkawal (Dokumen Rujukan) Senarai Utama Pengukuran Prestasi Objektif kualiti Senarai Utama Pendaftar Juruaudit Dalaman Pejabat Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan FAIL MEJA Halaman: 71 . 29.

Pemantauan Masa 4 bulan Kuantiti Sekali Kuantiti Sekali Masa 3 hari bekerja iv. Kuantiti Sekali Masa 1 hari FAIL MEJA Halaman: 72 . Melaksanakan semakan semula dokumen SPK dalam tempoh setahun Mengedar dan mengemaskini dokumen SPK dan sistem ISO Intranet setiap kali perubahan dokumen selewat-lewatnya pada hari tarikh kuatkuasa. Petunjuk Prestasi (Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos) (a) Melaksanakan SPK di semua entiti Pejabat Pendaftar. mengawal. bagi tindakan ke atas Cadangan Penambahbaikan (OFI) audit SIRIM. ii. Kerja / Aktiviti / Projek Mewujudkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dengan berteraskan penambahbaikan berterusan. Melaksanakan v. menyelenggara memantau dokumen SPK i. i. 1.13. Melaksanakan kajian kepuasan pelanggan Pejabat Pendaftar sekali dalam tempoh setahun. Melaksanakan Mesyuarat Pengurusan sekali setahun. akuan penerimaan maklumbalas kepada pengadu.0 NORMA-NORMA KERJA Bil. Memberi (b) Mengurus. vi. Semakan Kuantiti Sekali Masa 3 bulan Melaksanakan tindakan pembetulan pada Laporan ketidakpatuhan (NCR) audit SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan. dan iii. ii. audit dalaman Induk sekurang-kurangnya sekali setahun.

Jawatankuasa Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi (PPMKB) dan Laporan Kajian Semula Sistem dan Prosedur Serta Undang-undang Peraturan bermesyuarat ii. Kuantiti 100% staf Pejabat Pendaftar Masa November 2009 FAIL MEJA Halaman: 73 . Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP). 11. Kuantiti 4 kali setahun Kuantiti 4 kali setahun iii. Kerja / Aktiviti / Projek Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan berteraskan integriti. keutuhan. Mendapatkan dan mengemaskini data berkaitan kriteria yang diperlukan daripada entiti terbabit Memastikan dokumen Fail Meja semua staf Pejabat Pendaftar disediakan (BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A1. kebertanggungjawaban dan kecekapan.3. Masa 3 bulan sekali 12. (a) Memenuhi dan memantapkan kriteria yang diperlukan dalam Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM) i. Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti. Melaporkan usaha-usaha penambahbaikan berkaitan pengurangan karenah birokrasi untuk memudahkan sesuatu urusan kepada pelanggan Petunjuk Prestasi (Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos) i.c) Masa Setiap kali mesyuarat ii. Membuat penilaian keberkesanan usaha-usaha penambahbaikan (Outcome keberkesanan hendaklah jelas dan telah melaksanakan survei terhadap keberkesanan penambahbaikan yang telah dilaksanakan) (b) Menguruskan laporan-laporan di peringkat universiti untuk dihantar ke Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) Menghantar laporan ke KPT setiap 3 bulan sekali mengikut tempoh yang ditetapkan Kuantiti 1 kali setahun i.Bil. (a) Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan pentadbiran Memastikan Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN).

menyelenggara. Mematuhi Garis Panduan Peminjaman Fail dan penggunaan Bilik Fail iv. Laporan pemantauan keatas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf di semua Pusat Tanggungjawab UPM (BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A1. Memantapkan sistem pengurusan fail dan rekod (a) Mengurus. dengan iii.Bil. Kerja / Aktiviti / Projek iii. i. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) (BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A3.5) Petunjuk Prestasi (Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos) Masa Setiap bulan Kuantiti 1 PIO Masa Disember 2009 13. Membuat pelupusan fail dan rekod setelah tamat tempoh simpanan arkib FAIL MEJA Halaman: 74 .3. Memindahkan fail dan rekod di Bilik Fail yang telah tamat tempoh simpanan ke Bilik Arkib Pejabat pendaftar v. melupus fail dan rekod memelihara diterima dan ke Masa Dalam tempoh sehari / 10 hari bekerja Kualiti Tiada fail rosak Kuantiti Tiada kes kehilangan fail Masa 2 bulan selepas tamat tempoh simpanan Kuantiti Sekali dalam tempoh setahun Merekodkan dokumen yang dalam fail (Secara berpusat) Memelihara sempurna fail dan rekod ii.c) iv.

c. Mengurus. FAIL MEJA Integriti Organisasi (PIO) UPM dan memantau Halaman: 75 . Mengumpul. mengurus. 2. dan memantau pengurusan pelaporan PIN. Kad Pengenalan No. JKP. 7. PPMKB: Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi) 8. menyelenggara dan memantau dokumen Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008. menyelaras. dan mengambil tindakan susulan bagi laporan berikut: a. Mengurus. menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar (merangkumi semua entiti Pejabat Pendaftar). menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Pejabat 4. dan PPMKB ke Kementerian Pengajian Tinggi. (*PIN: Pelan Integriti Nasional. 5. Mengurus. 6. b. 9. Staf Jawatan dan Ged Bahagian/Seksyen/Jabatan Pegawai Penilai Pertama Pegawai Penilai Kedua : Pejabat Pendaftar : Rozi binti Tamin (760828-04-5308) : A03200 : Penolong Pendaftar (N41) : Seksyen Jaminan Kualiti : Pendaftar : - Senarai Tugas dan Tanggungjawab: 1. Mengurus. mengawal. JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan. Merancang. Mengumpul/menyedia. Sistem 3.14. Pendaftar. kawalan ketidakpatuhan produk. memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM). Membangunkan Pelan pelaksanaanya. dan sistem ‘ISO INTRANET’ .0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB Nama Pusat Tanggungjawab (PTJ) Nama Pegawai dan No. Merancang. tindakan pencegahan. menyelaras dan menganalisa kajian kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar. mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod di Bilik Fail dan Arkib Pejabat Pendaftar. menyelaras. tindakan pembetulan.

11. Mengumpul. : 01 Ogos 2009 Tarikh Kuatkuasa Tandatangan dan cop Ketua : PTJ/Bahagian FAIL MEJA Halaman: 76 . 12.10. Kawalan dan Pemeliharaan Rekod/Fail bagi setiap aktiviti yang dibawah tanggungjawab Pegawai. 14. 13. dan memantau pengukuran dan analisis Piagam Pelanggan dan Objektif Kualiti Pejabat Pendaftar. Memantau ke atas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM. melaksana. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa. mengemaskini. Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar. dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar. 15. Mengurus.

0 NAMA JAWATAN TARIKH Bil SENARAI TUGAS HARIAN : : : Tugas Catatan Nota : sebagaimana tercatat dalam buku harian rasmi atau mana-mana log tugas harian FAIL MEJA Halaman: 77 .15.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful