Professional Documents
Culture Documents
GRED N41
TARIKH DIBUKA
NO. SEMAKAN 00
TARIKH DIKEMASKINI -
*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau
portfolio tugas.
ARAHAN
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-
tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.
3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan
jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa
pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat
Tanggungjawab (PTJ) .
3.4 Wawasan 10
3.5 Misi 10
3.6 Matlamat 10
Pada awal tahun 80-an, UPM telah memperluaskan bidang sedia ada
kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan
sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan
sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang
sedang pesat berkembang. UPM telah bertukar nama dengan rasminya
kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana
Menteri Dato' Seri Dr. Mahathir bin Mohamad. la adalah merupakan satu
langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi
yang berupaya mengukuhkan program sedia ada di samping
berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi
kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.
1.4 VISI
1.5 MISI
NAIB CANSELOR
FAKULTI/INSTITUT/SEKOLAH/AKADEMIK/PUSAT/BAHAGIAN/
KAMPUS CAWANGAN
3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB
3.4 WAWASAN
3.5 MISI
PENDAFTAR
PERKHIDMATAN
SEKSYEN JAMINAN
KORPORAT
KUALITI
SEKSYEN TEKNOLOGI
MAKLUMAT & KOMUNIKASI (ICT)
SEKSYEN PENTADBIRAN
& KEWANGAN
Tindakan
4. Menghasilkan 30 cadangan tindakan pencegahan
Pencegahan
Kepuasan Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman
pelanggan, pada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5)
5. analisa,
pengukuran dan Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaran
peningkatan pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5)
Ketua Seksyen
Puan Rozi Tamin
Penolong Pendaftar, N41
Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
Memastikan persediaan
audit, mesyuarat, latihan dan
bengkel dilaksanakan dengan
lancar.
Ketua Seksyen/Unit
Menyedia/menyemak
dokumen operasi masing-
masing dan membuat
permohonan pindaan
dokumen kepada PKD/TPKD.
Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
Menyelenggara dokumen
Sistem Pengurusan Kualiti MS
ISO 9001:2008
3. Pendaftar / Wakil Mengurus, menyelaras dan Tiada Timbalan Penyelaras
Pengurusan menganalisa maklumbalas pelanggan Kepuasan Pelanggan (TPKP)
Memastikan Mengurus, menyelaras
maklumbalas pelanggan dan menganalisa
diuruskan mengikut maklumbalas pelanggan di
prosedur yang entiti masing-masing
ditetapkan supaya
perkhidmatan dapat Penolong Pegawai Tadbir
ditingkatkan. Membantu mengurus,
menyelaras dan menganalisa
maklumbalas pelanggan
Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
Menyemak dan
merekodkan maklumbalas.
Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
Mengedar dan
merekodkan borang kajian
kepuasan pelanggan.
5. Pendaftar Merancang, mengurus dan memantau Tiada Penolong Pegawai Tadbir
Memastikan sistem sistem pengurusan rekod Pejabat Membantu mengurus dan
pengurusan rekod Pendaftar memantau sistem pengurusan
Pejabat Pendaftar rekod Pejabat Pendaftar
dilaksanakan dengan
sistematik Pembantu Tadbir
(Perkeranian dan Operasi)
Menyelenggara dan memelihara
fail dan rekod
Pembantu Am Pejabat
Membantu menyelenggara dan
memelihara fail dan rekod
Pekerja Awam
Membantu menyelenggara dan
memelihara fail dan rekod
Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
Menyedia dan
merekodkan borang-borang
yang telah lengkap kedalam
fail-fail yang berkaitan.
7. Naib Canselor Mengumpul/menyediakan, menyelaras Tiada Pegawai Pelapor di PTJ
FAIL MEJA Halaman: 22
Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada
Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis
hubungan hubungan
Mempengerusi dan memantau pengurusan pelaporan Menyediakan laporan dan
mesyuarat PIN, JKP dan (*PIN, JKP, dan PPMKB) ke mengambil tindakan di setiap
PPMKB dan Kementerian Pengajian Tinggi PTJ masing-masing melalui
mengesahkan laporan Sistem Pelaporan Integrasi
untuk dihantar ke KPTM * PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa UPM (SPIN).
Keutuhan Pengurusan (JKP), PPMKB: Pasukan
Petugas bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi
Pendaftar Ketua Bahagian/Seksyen
Memastikan Pejabat Pendaftar
pelaksanaan pelaporan Menyediakan laporan aktiviti
PIN, JKP dan PPMKB di berkaitan.
UPM berjalan lancar.
Penolong Pegawai Tadbir
Membantu
mengumpul/menyediakan,
menyelaras dan memantau
pengurusan pelaporan (*PIN,
JKP, dan PPMKB) ke
Kementerian Pengajian
Tinggi.
8. Naib Canselor Mengurus, memantau dan Tiada Ketua Pemilik Kriteria AKPM
Memantau kemajuan mengemaskini maklumat pelaksanaan Mengumpul, melapor dan
UPM ke arah AKPM 2010 tindakan berkaitan kriteria Anugerah melaksanakan aktiviti
dan menerima laporan Kualiti Perdana Menteri (AKPM) berdasarkan kriteria AKPM.
pelaksanaan.
Ketua Bahagian/Seksyen
Pendaftar Pejabat Pendaftar
Mempengerusikan Mengumpul, melapor dan
mesyuarat melaksanakan aktiviti
Jawatankuasa AKPM dan berdasarkan kriteria AKPM.
memastikan
pelaksanaan aktiviti
mengikut kriteria AKPM.
Penolong Pegawai Tadbir
FAIL MEJA Halaman: 23
Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada
Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis
hubungan hubungan
Membantu mengurus,
memantau dan
mengemaskini maklumat
pelaksanaan tindakan
berkaitan kriteria Anugerah
Kualiti Perdana Menteri
(AKPM).
Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
Membantu mengemaskini
rekod dan status
penyediaan / kemaskini fail
meja staf UPM
11. Pendaftar Mengurus, melaksana dan memantau Tiada Ketua Bahagian Pejabat
Memastikan semua staf penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar Pendaftar Memantau pelaksanaan fail
mempunyai Fail Meja meja staf bahagian .
Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
Membantu mengemaskini
rekod dan status
penyediaan / kemaskini fail
meja staf Pejabat Pendaftar
12. Pendaftar Mengumpul, mengemaskini dan Tiada Ketua Bahagian Pejabat
Memastikan memantau pengukuran dan analisis Pendaftar
pelaksanaan dan Piagam Pelanggan dan objektif kualiti Memantau pelaksanaan dan
pematuhan ke atas memastikan tindakan
piagam pelanggan dan pembetulan dan
objektif kualiti penambahbikan dilaksanakan
dilaksanakan dengan
berkesan Ketua Seksyen Pejabat
Pendaftar
Memantau pelaksanaan dan
menyediakan laporan secara
berkala
Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
Mendapatkan senarai
tugas yang terkini daripada
Ketua Bahagian/Ketua
Seksyen.
7.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT
PENDAFTAR
(b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat
Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan
Pegawai yang Seksyen Undang-
Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Sediakan perancangan tahunan bagi mesyuarat-mesyuarat Pendaftar/Wakil
SPK. Pengurusan
(* Proses terperinci bagi MSP, sila rujuk Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan, UPM/PEND/P007)
7.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO
9001:2008 DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’
7.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN
PEJABAT PENDAFTAR
7.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT
PENDAFTAR
3. Buat dan semak penyenaraian rekod-rekod yang hendak Pendaftar Akta Arkib Negara
dilupuskan. 2003 (Akta 629)
4. Mohon kelulusan untuk pelupusan rekod-rekod dari Arkib Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara
Negara. 2003 (Akta 629)
5. Laksanakan pelupusan mengikut kaedah dan tatacara Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara
yang dibenarkan oleh pihak Arkib Negara. 2003 (Akta 629)
6. Dapatkan Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara
Negara. 2003 (Akta 629)
7.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN,
TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN
7.7 MENGUMPUL/MENYEDIAKAN, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN
PPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
7.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN
OBJEKTIF KUALITI
7.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA
ANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)
7.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM
7.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR
7.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA.
Serahkan draf yang lengkap kepada jawatankuasa PIN UPM Naib Canselor,
4.
untuk semakan dan kelulusan Pendaftar
7.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR
Mula
(i) AUDIT
(ii) AUDIT SIRIM
DALAMAN
5
Pindaan?
Mesyuarat pembukaan audit 4
Ya
Tidak
Majlis Pembukaan AD 9
Kenalpasti punca dan
laksanakan tindakan
8
pembetulan pada NCR dan
Proses AD 10 tindakan pencegahan pada OFI
10
Kemaskini Rekod 12 Tindakan
memuaskan?
Ya
OFI Dapatkan sijil audit dari SIRIM 12
Ambil tindakan pembetulan 15
terhadap NCR 17
Ya
21
Tamat Kemaskini rekod
Mula
Sediakan dokumen-dokumen
mesyuarat yang diperlukan 3
Keluarkan surat
makluman penangguhan TIDAK Mesyuarat dapat
mesyuarat kepada semua
5 dijalankan mengikut tarikh 4
ahli mesyuarat dan
yang ditetapkan?
maklumkan penangguhan
tempahan bilik/makanan
YA
Mesyuarat diadakan /
dilaksanakan 6
Tamat
Mula
Tamat
Mula
Tamat
Mula
2 11
Tidak Tidak Jika Penghargaan, 15
Cadangan &
Aduan? Keluarkan surat
Pertanyaan
penghargaan
Ya Ya
Serahkan kepada
Rekodkan Aduan 3 12
PYB
Jalankan siasatan 5
Kembalikan borang 14
kepada PKP/TPKP
Tidak 6
Sahih?
Ya
Laksanakan tindakan 8
pembetulan
16
Sedia atau kemaskini
status maklumbalas
Laporan analisis 17
Tamat
Mula
Edaran Borang 1
Pengukuran dan
3
Analisis
4
Memenuhi Tidak Laksana tindakan
5
Kepuasan Pembetulan/
Pelanggan? Pencegahan
Ya
6
Rekod dan Failkan
Tamat
Mula
Lengkapkan borang
Peminjaman Rekod (PEND/ Daftar dan rekod Semak rekod yang telah
BR01/PINJAM-REKOD) dalam Senarai Daftar 2 tamat tempoh simpanan/
2 tindakan dan keluarkan dari
Jumlah maksimum fail Rekod
yang dibenarkan adalah 20 rak untuk tujuan pemisahan 2
buah fail rekod (rujuk jadual
4 pemisahan rekod yang
berkaitan)
Susun setiap rekod
Serahkan borang
dengan sistematik
peminjaman kepada
YA mengikut label yang 3
Petugas selewat- Pinjaman > 5
3 telah ditetapkan
lewatnya 1 hari buah fail? Kenalpasti kaedah dan
supaya mudahkesan
sebelum tarikh tatacara pelupusan rekod 3
peminjaman (rujuk Akta Arkib Negara)
TIDAK
Fail dan rekod
Serahkan borang terpelihara dari
peminjaman rekod/fail 5 musuh-musuh rekod 5 Hantar dan susun rekod
kepada Petugas (rujuk Arkib Negara) tamat tempoh simpan dan 4
tindakan ke Bilik Arkib
Maklumkan kepada
pemohon/staf bahawa fail- 7 Mohon kelulusan pelupusan
fail telah tersedia dari Arkib Negara 6
11
YA Kemaskini rekod-rekod
11
proses pelupusan
Kemaskini rekod pada Log
Pinjaman Dokumen dan 12
Rekod (PEND/BL01/PDR)
Buat/kemaskini laporan
iii
aktiviti pengurusan rekod
Tamat
Mula
2
Tidak
Perlu Tindakan
Pembetulan/Pencegahan?
Ya
Laksanakan Tindakan 4
Tidak 5
Tindakan
Berkesan?
Ya
6
Laporan
Pantau keberkesanan
pelaksanaan tindakan di dalam 7
mesyuarat
Tamat
Mula
3
Pelapor memasukkan maklumat
melalui SPIN menggunakan ID
Pengguna yang diberi
6
Tidak Pelapor semak mana-
Lengkap? mana ruangan yang tidak 7
lengkap
Ya
Tamat
Mula
Tidak
14 Lulus? Pantau tindakan pembetulan bagi
piagam pelanggan/objektif kualiti yang 8
tidak mencapai sasaran
Tidak
5
Perlu muatturun Tidak
dokumen sokongan?
Ya
Ya
11
Cetak laporan yang boleh ditukar kepada
format PDF daripada Sistem AKPMonline
Tamat
Mula
11 10
Maklumkan kepada
Terima laporan?
Pegawai Pelaksana FM Tidak
Ya
Tamat
Mula
Tidak 9
Maklumkan kepada Terima
Ketua Seksyen laporan?
Ya
Tamat
Mula
YA
Edar PIO 9
Tamat
Mula
5 Hantar surat
Terima senarai Tidak peringatan kepada
G7 7
tugas? pegawai yang
berkenaan
Ya
Dapatkan pengesahan
8
Pendaftar
Tamat
Tandaka
Bil Perkara Catatan
n (√ )
Tandaka
Bil Perkara Catatan
n (√ )
PEND/SE01/TERKAWAL
21. Senarai Edaran Dokumen Terkawal (PTJ)
(PTJ)
Petunjuk Prestasi
Bil. Kerja / Aktiviti / Projek (Kuantiti / Kualiti /
Masa / Kos)
1. Mewujudkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
dengan berteraskan penambahbaikan berterusan.
Nama Pusat
: Pejabat Pendaftar
Tanggungjawab (PTJ)
Nama Pegawai dan No. Kad
: Rozi binti Tamin (760828-04-5308)
Pengenalan
5. Merancang, mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod di Bilik Fail dan
Arkib Pejabat Pendaftar.
11. Mengurus, melaksana, dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat
Pendaftar;
13. Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat
Pendaftar.
14. Kawalan dan Pemeliharaan Rekod/Fail bagi setiap aktiviti yang dibawah
tanggungjawab Pegawai.
NAMA :
JAWATAN :
TARIKH :