FAIL MEJA

NAMA NO. KAD PENGENALAN JAWATAN GRED BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) TARIKH MEMEGANG JAWATAN TARIKH PENEMPATAN (Tarikh penempatan di Bahagian / Seksyen / jabatan berkenaan) NO. TELEFON EMAIL FAKS TARIKH DIBUKA NO. SEMAKAN TARIKH DIKEMASKINI 00 ROZI BINTI TAMIN 760828-04-5308 PENOLONG PENDAFTAR N41 SEKSYEN JAMINAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR 27 MAC 2006 27 MAC 2006 03-8947 2027 t_rozi@putra.upm.edu.my 03-8942 6468

*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas.

FAIL MEJA

Halaman: 2

ARAHAN
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiaptiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.

2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) (m) (n)
Maklumat organisasi; Struktur organisasi; Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ); Struktur organisasi PTJ; Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai pegawai lain; Proses kerja (untuk setiap senarai tugas); Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas); Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan; senarai semakan (mengikut senarai tugas); Senarai jawatankuasa yang dianggotai; Senarai borang-borang yang digunakan; Norma-norma kerja; Senarai tugas dan tanggungjawab; Senarai tugas harian.

3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan
jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) .

4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini
dikaji semula dan dikemaskini:(a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan sekurang-kurangnya setahun sekali.

(b)

FAIL MEJA

Halaman: 3

6 3.0 30 Halaman: 4 FAIL MEJA .6 Matlamat UPM 1.3 3.3 Objektif penubuhan UPM 5 5 6 6 6 6 7 8 Halaman 1.7 Piagam pelanggan UPM 2.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI SENARAI TUGAS.0 3.5 Misi UPM 1.1 3.7 4.2 Punca kuasa 1.ISI KANDUNGAN Bil 1.1 4.2 Carta Organisasi PTJ Objektif Kualiti PTJ 13 14 17 18 5. KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) 7.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) 3.4 Visi UPM 1.0 6.0 Perkara MAKLUMAT ORGANISASI 1.5 3.1 Latar belakang UPM 1.2 3.0 Latar belakang PTJ Fungsi utama Dasar Kualiti Wawasan Misi Matlamat Piagam Pelanggan 9 9 10 10 10 10 12 STRUKTUR ORGANISASI PTJ 4.4 3.

0 11.0 13.0 15.0 14.0 9.0 Perkara CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN NORMA-NORMA KERJA SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SENARAI TUGAS HARIAN Halaman 50 65 10.Bil 8.0 12.0 66 68 69 71 74 75 FAIL MEJA Halaman: 5 .

penyelidikan dalam bidang pertanian dan bidang yang berkaitan. FAIL MEJA Halaman: 6 .2. la adalah merupakan satu langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi yang berupaya mengukuhkan program sedia ada di samping berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.1 1. Universiti Malaya dan Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu Pertanian.U.3 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30).2. dahulunya dikenali sebagai Universiti Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971.2 PUNCA KUASA 1.(A) 106] berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997. Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian Malaysia (Pindaan) 1997 [ P. dan Perlembagaan Universiti Putra Malaysia [P. UPM telah memperluaskan bidang sedia ada kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang sedang pesat berkembang. Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Penternakan dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikan tumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama.2.U.1. 1. Mahathir bin Mohamad. Pada awal tahun 80-an. Pada asalnya ianya adalah penggabungan antara Fakulti Pertanian.2 1.0 MAKLUMAT ORGANISASI UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA 1. UPM telah bertukar nama dengan rasminya kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana Menteri Dato' Seri Dr.1 LATAR BELAKANG Universiti Putra Malaysia (UPM).

berdaya saing dan berusaha untuk terus maju. Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang terkemuka. Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan Halaman: 7 dengan penguasaan . tetapi juga kepada kemajuan manusia dan penerokaan ilmu sejagat.1. yang memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara bangsa. 1.5 Menjadi MISI Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama. Memperkasakan pelajar UPM kemahiran insaniah. 1. Pencapaian setiap objektif bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan masing-masing. Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan pendidikan dan penyelidikan pertanian.3 Untuk OBJEKTIF PENUBUHAN menghasilkan graduan siswazah dan pasca siswazah yang berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuah negara maju dan dan memenuhi keperluan serta pasaran sumber manusia tempatan antarabangsa menjadi Pusat Kecermelangan Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa. iaitu dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. 1. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus.4 VISI Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa. Memperkasakan jalinan industri dan masyarakat. Kelapan-lapan matlamat tersebut adalah seperti berikut: Matlamat 1: Matlamat 2: Matlamat 3: Matlamat 4: Matlamat 5: Matlamat 6: FAIL MEJA Melahirkan graduan yang berkualiti.6 UPM telah MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA menetapkan lapan matlamat untuk merealisasikan wawasannya.

penyelidikan dan perkhidmatan profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan: • Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam aspek yang berkaitan dengan pengajaran. Menjadikan universiti terhubung berasaskan ICT. bangsa dan agama untuk memperoleh pendidikan tinggi yang berkualiti.Matlamat 7: Matlamat 8: Matlamat 9: Matlamat 10: cemerlang. dan peluang warganegara dengan tidak mengira kepercayaan. • Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk membangunkan potensi diri staf dan pelajar. FAIL MEJA Halaman: 8 . Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti secara cekap dan berkesan.7 PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam pengajaran. dan Memperkasakan UPM melalui Alumni sepenuhnya dengan 1. • • Menyediakan Memberikan perkhidmatan ruang dan profesional yang untuk saksama meningkatkan kepada semua kecekapan pengurusan yang menyeluruh. • Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara. Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan amalan terbaik. • Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara secara menyeluruh. penyelidikan dan perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik yang diterima guna di peringkat antarabangsa.

2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM NAIB CANSELOR TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK DAN ANTARABANGSA ) TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI ) PENDAFTAR BENDAHARI TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN DAN INOVASI) TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT) KETUA PUSTAKAWAN FAKULTIINSTITUT/SEKOLAH/AKADEMIK/PUSAT/BAHAGIAN/ / KAMPUS CAWANGAN .

akademik dan pentadbiran umum di Universiti. melakukan apa-apa fungsi lain dan mengambil apa-apa tindakan sebagaimana yang diperlukan dalam menjalankan dengan sewajarnya tugas-tugas di bawah Perlembagaan. e. b. . keselamatan dan pentadbiran am di Universiti dan mengeluarkan arahan-arahan pentadbiran mengenainya. d. Sepanjang penubuhannya.2 FUNGSI UTAMA Tertakluk kepada Perlembagaan Universiti Putra Malaysia.1977 (selaras dengan penubuhan Universiti Pertanian Malaysia). bertanggungjawab dalam segala hal ehwal perundangan melibatkan Universiti dan kepentingan Universiti. Pejabat Pendaftar telah melaksanakan fungsinya dengan berkesan melalui pendekatan prinsip tadbir urus yang terbaik. yang merujuk kepada persekitaran dan budaya kerja. akademik. Saraan dan Syarat-syarat Perkhidmatan pekerja Universiti.1. kehendak pelanggan dan organisasi serta kecanggihan teknologi. Statut. bertanggungjawab dalam perkara-perkara berkaitan pengurusan sumber manusia. Kewajipan. Kaedah dan Peraturan. Pejabat menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan sumber manusia. Pejabat Pendaftar sentiasa proaktif menerokai cabaran-cabaran dalam pengurusan sumber manusia bagi mempastikan peningkatan sistem penyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan berkualiti dapat disediakan.3. 3. Pendaftar bertanggungjawab dalam aspek-aspek berikut: a. Selaras dengan perubahan trend dalam bidang pengurusan sumber manusia hari ini. bertanggungjawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan Pelantikan.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB 3. yang c. Kuasa.1 LATAR BELAKANG PEJABAT PENDAFTAR Pejabat Pendaftar telah ditubuhkan pada 1. Ianya merupakan bahagian yang bertanggungjawab dalam aspek pengurusan sumber manusia yang melibatkan hal ehwal berkaitan perjawatan dan perkhidmatan kakitangan.

3. penyelidikan dan perkhidmatan profesional melalui penerapan budaya kerja berkualiti secara berterusan untuk memenuhi ekspektasi pelanggan selaras dengan MS ISO 9001:2008” 3.5 MISI Misi Pejabat Pendaftar adalah untuk memberikan perkhidmatan sumber manusia. “Kami Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber manusia. keselamatan.6 MATLAMAT PEJABAT PENDAFTAR (a) Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan cemerlang. perkhidmatan perundang-undangan. keselamatan. i. dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagi menyokong aktiviti pembelajaran. perkhidmatan keselamatan. perubatan dan pergigian. kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan wawasan UPM. melantik. perkhidmatan perubatan dan pergigian. Memudahkan proses pelantikan pegawai akademik adjung dan tenaga pakar. membangun serta mengekalkan tenaga kerja yang cemerlang pada semua peringkat Mewujudkan skim perkhidmatan secara • Strategi 1 : kontrak yang lebih berdaya saing untuk menarik individu berpengalaman luas dalam industri. perubatan dan pergigian.3 DASAR KUALITI Pejabat Pendaftar telah mewujudkan dasar kualiti selaras dengan dasar kualiti Universiti Putra Malaysia.4 WAWASAN Wawasan Pejabat Pendaftar adalah untuk menjadi entiti yang cemerlang dengan memberikan perkhidmatan sumber manusia. Strategi 5 : Mewujudkan sistem latihan pegawai Halaman: 11 . perkhidmatan keagamaan dan kerohanian. kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan pelan strategi universiti. • • • • FAIL MEJA Strategi 2 : Strategi 3 : Melantik calon yang berkualiti. Strategi 4 : Mewujudkan nisbah jawatan mengikut skim perkhidmatan.3. 3. Objektif 1: Menarik.

kemudahan dan persekitaran kerja. keutuhan. ii. • Strategi 3 : Mengadakan satu staf.yang lebih berkesan. • Strategi 2 : mewujudkan penandaarasan untuk pelbagai perkhidmatan. Melestarikan Sistem Pengurusan dan kecekapan berteraskan integriti . sihat. Objektif 3 : pentadbiran entiti Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti • Strategi 2 : Menggunapakai soal selidik yang diselaraskan dengan kriteria AKPM FAIL MEJA Halaman: 12 . kebertanggungjawaban • Strategi 1 : Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan kewangan dan ii. • Strategi 1 : Menambahbaik persekitaran dan aspek kebajikan kerja yang lebih terjamin. dan • Strategi 6 : Menggalakkan pertukaran staf secara dua hala pada peringkat antarabangsa (Pembangunan Staf). Objektif 2 : Mewujudkan persekitaran dan sistem kerja yang selamat. program penghayatan kerja untuk persekitaran (b) Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti Kualiti dengan i. Objektif 2 : berteraskan amalan terbaik. kondusif dan ceria. dan sistem yang boleh menjamin keselamatan dan kesihatan • Strategi 4 : Meningkatkan psikologikal yang sihat/ceria.

Memberi layanan yang mesra. Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik. kondusif. jujur. Keputusan permohonan cuti belajar dimaklumkan kepada calon selewat-lewatnya 14 hari bekerja selepas kelulusan diperolehi daripada PPU/KPT.3. ikhlas dan bertanggungjawab. j. b. Buku rawatan perubatan boleh diambil pada hari ke lapan selepas melapor diri. d. c. FAIL MEJA Halaman: 13 . h. Memberikan maklumat yang berkaitan dengan jelas dan tepat. Memastikan staf dapat disahkan dalam jawatan dalam tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelah memenuhi semua syarat yang ditetapkan. Memberi perkhidmatan yang sentiasa cepat dan menepati masKeputusan pelantikan staf dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya 12 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik diterima. Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum bersara. g. Keputusan Kursus Induksi Modul Umum dimaklumkan kepada peserta dalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh terakhir menerima kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus Induksi. e.7 PIAGAM PELANGGAN PEJABAT PENDAFTAR a. i. f. dan Maklumbalas daripada aduan melalui surat/e-mel/faks/telefon dijawab selewat-lewatnya dalam tempoh dua puluh satu (21) hari bekerja. k. Memastikan persekitaran bersih. selesa dan selamat.

CUTI & PERSARAAN FAIL MEJA Halaman: 14 . PRESTASI & ELAUN SEKSYEN PENGESAHAN.4.0 STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR 4.1 CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR PENDAFTAR PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN AM SEKSYEN PENGURUSAN DASAR SEKSYEN JAMINAN KUALITI SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI (ICT) SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN JAWATANKUASA JAMINAN KUALITI PERKHIDMATAN KORPORAT BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA BAHAGIAN PERUNDANG -UNDANGAN UNIVERSITI BAHAGIAN PERUNDANGSEKSYEN UNDANGAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN SEKSYEN KOMPUTER DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT SEKSYEN KAWALAN KESELAMATAN KAMPUS PUCHONG SEKSYEN BANTUAN SEKSYEN RONDAAN SEKSYEN PENYIASATAN SEKSYEN TARFIK SEKSYEN KAWALAN AKSES PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI PUSAT KEBUDAYAAN & KESENIAN SEKSYEN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN SEKSYEN KEBUDAYAAN SEKSYEN DEWAN & PANGGUNG PERCUBAAN SEKSYEN TEKNIKAL PUSAT ISLAM UNIVERSITI SEKSYEN PENTADBIRAN & PENGURUSAN PEJABAT SEKSYEN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN SEKSYEN PENTADBIRAN & PENGURUSAN MASJID SEKSYEN AKTIVITI PEMBANGUNAN SAHSIAH DAN MODAL INSAN BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA SEKSYEN FARMASI SEKSYEN DIAGNOSTIK SEKSYEN PENTEDBIRAN DAN KEWANGAN SEKSYEN PERGIGIAN SEKSYEN KEJURURAWATAN SEKSYEN PERUBATAN & KECEMASAN SEKSYEN KESIHATAN UMUM SEKSYEN PERUBATAN PEKERJAAN SEKSYEN PERUBATAN SUKAN SEKSYEN PELANTIKAN SEKSYEN LATIHAN DLM PERKHIDMATAN SEKSYEN LATIHAN AKADEMIK SEKSYEN BIMBINGAN & KERJAYA STAF SEKSYEN PENILAIAN DALAM PERKHIDMATAN SEKSYEN KESELAMATAN & KESIHATAN PEKERJAAN SEKSYEN PERUBATAN & PERHUBUNGAN PEKERJA SEKSYEN TATATERTIB STAF SEKSYEN PENASIHATAN & GUBALAN KORPORAT SEKSYEN GUAMAN & GUBALAN AWAM SEKSYEN KENAIKAN PANGKAT SEKSYEN SARAAN.

       6. Perkhidmatan dan Kerja) Objektif Kualiti   Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya sekali dalam setahun Memastikan jumlah NCR pada Audit berkurangan 20% dari tahun sebelumnya Dalaman 3.  Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya 21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangka panjang) dari tarikh surat diedarkan. 1. Proses Kawalan Dokumen Audit Dalaman Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan Kepuasan pelanggan. 2. 8. pengukuran dan peningkatan Perolehan dan pembayaran (Bekalan. Latihan Staf FAIL MEJA .2 OBJEKTIF KUALITI PEJABAT PENDAFTAR Bil.  10.4. Perkhidmatan Teknologi Maklumat    16. manakala modul-modul lain boleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 2 hari bekerja Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi kerosakan yang serius serta memerlukan pertukaran aliran serta fungsian sistem atau pemasangan peralatan baru kepada perkakasan dilakukan dalam tempoh lima (5) hari bekerja  Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari Halaman: 15 5. Menghasilkan 30 cadangan tindakan pencegahan Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman pada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5) Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaran pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5) Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4 kali setahun Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagi analisis penilaian prestasi pembekal Memastikan tempoh baikpulih dalaman untuk perkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untuk perkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas (15) hari bekerja Penambahbaikan/baikpulih dilakukan selewatlewatnya 15 hari bekerja atau dengan jaminan tempoh baikpulih Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi server tanpa melibatkan kerosakan kepada aplikasi dilakukan selewat-lewatnya 4 jam Memastikan baikpulih akibat gangguan operasi aplikasi modul tertentu. analisa.

 Kadar pengisian jawatan (Bukan Akademik) adalah 94% dari waran yang diterima. Kenaikan Pangkat  FAIL MEJA .Bil.  Kadar pengisian jawatan (Akademik) adalah 94% dari waran yang diterima. 24. 25. Pengesahan Dalam Jawatan Persaraan   Memastikan staf dapat disahkan jawatan dalam tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelah memenuhi semua syarat yang ditetapkan  Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum bersara Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat (bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 6 hari bekerja selepas waran diterima Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat (bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 100 hari bekerja sebelum tarikh kekosongan bagi kes persaraan dan selepas mengemukakan notis bagi kes penamatan perkhidmatan Surat pemakluman kenaikan pangkat (Bukan Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) atau arahan Pihak Berkuasa Melantik Surat pemakluman kenaikan pangkat (Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) arahan Pihak Berkuasa Melantik Halaman: 16   26. Proses Objektif Kualiti setahun  Memastikan 80% latihan yang dijalankan mengikut takwim tahunan  Memastikan tempoh iklan dikeluarkan dalam tempoh 14 hari bekerja selepas waran diterima 18. Pelantikan staf  Pengiklanan jawatan kosong (Akademik) dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun  Pengiklanan jawatan kosong (Bukan Akademik) dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun  Memastikan surat tawaran dikeluarkan selewat-lewatnya dalam tempoh 12 hari bekerja selepas tarikh menerima petikan minit mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik atau arahan Pihak Berkuasa melantik  Memastikan pengisian kekosongan jawatan kerana penamatan perkhidmatan dilakukan selewatlewatnya 75 hari bekerja dari tarikh kekosongan tersebut.

 34. tanpa kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah dalam tempoh 5 hari bekerja setelah menerima laporan bertulis yang lengkap daripada PTJ Memaklumkan keputusan dan melaksanakan hukuman yang diputuskan oleh Jawatankuasa Tatatertib yang berkenaan dalam tempoh 14 hari bekerja setelah keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Tatatertib dibuat. pemulihan dan perkembangan sekurang-kurangnya 6 kali dalam setahun Menyediakan buku rawatan perubatan lewat-lewatnya 4 hari bekerja selepas menerima borang permohonan buku rawatan perubatan dari Seksyen Pelantikan Mengambil tindakan terhadap pelanggaran kontrak perkhidmatan dengan menghantar notis tuntutan dalam tempoh selewat-lewatnya 7 hari bekerja setelah menerima arahan yang lengkap daripada Seksyen Latihan Akademik Mencapai 100% bayaran penyelesaian tidak tertunggak bagi kes pelanggaran kontrak perkhidmatan bagi penama yang telah bersetuju untuk membuat pembayaran secara ansuran Melucutkan hak emolumen pegawai yang tidak hadir bertugas tanpa cuti. Kursus Induksi  33. Proses Objektif Kualiti diadakan sekurang-kurangnya 9 kali  Kursus Induksi setahun  Seorang staf akan mengikuti Kursus Induksi selewatlewatnya 12 bulan dari tarikh melapor diri Maklumkan keputusan kepada peserta dalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh akhir menerima kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus Induksi Pengisian kuaota Biasiswa KPT sebanyak daripada kuota biasiswa tahunan yang diberi 50% 30. Buku rawatan perubatan    39.Bil. Cuti belajar   Memberi maklumbalas kepada Ketua PTJ bagi kes yang dirujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas penerimaan kes Memberi laporan Kaunseling umum bagi staf yang dirujuk kepada Ketua PTJ yang merujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas sesi terakhir Analisis Keberkesanan perkhidmatan kaunseling pada tahap 4 (memuaskan) pada kes yang dirujuk Menganjurkan program berbentuk pencegahan. Kaunseling Staf   38. Perhidmatan Perundangundangan   FAIL MEJA Halaman: 17 .

Tadbir (P/O). Am Pejabat. Michael Pitter Anak Ujai Pem. N17 Pn. N1 FAIL MEJA Pn. Kasmaria Zawawi Pem. N41 Cik Mahmudah Aunudin Penolong Pegawai Tadbir. Tadbir (P/O).0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI SEKSYEN JAMINAN KUALITI En. N17 En. Wan Azman Wan Omar Pendaftar Ketua Seksyen Puan Rozi Tamin Penolong Pendaftar. Tadbir (P/O). Shafie Muhamad Pem. Mohd.5. Tadbir (P/O). Nooraini Nordin Pem. Jalilah Jani Pem. R1 Halaman: 18 . N17 En. Rendah Awam. Siti Rohaya Kassim Pem. N17 Pn. N27 Pengurusan Kualiti Pengurusan Fail & Rekod Pn.

Ahli JKJK Induk/MSP • Menyediakan laporan mengikut agenda yang ditetapkan. Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan.6. b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induik. FAIL MEJA Halaman: 19 . Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Penyelaras Audit/ (PA)/Timbalan PA • Merancang program audit dan memastikan audit dilaksanakan mengikut perancangan. 1. • Memastikan tindakan pembetulan/pencegahan bagi Laporan Ketidakpatuhan(NCR)/Cadang an penambahbaikan (OFI) dilaksanakan mengikut tempoh yang ditetapkan. c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen. Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pendaftar / Wakil Pengurusan Merancang pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2000 Tugas dan tanggungjawab Mengurus. KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN Bil.0 SENARAI TUGAS. Penyelaras Latihan Staf (PLS)/Timbalan PLS • Membuat analisis keberkesanan latihan staf yang menghadiri latihan/bengkel. Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi. menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar: a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM.

Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengurus.Bil. latihan dan bengkel dilaksanakan dengan lancar. mesyuarat. FAIL MEJA Halaman: 20 . menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Memastikan persediaan audit.

menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 dan sistem ‘ISO INTRANET’. Ketua Seksyen/Unit • Menyedia/menyemak dokumen operasi masingmasing dan membuat permohonan pindaan dokumen kepada PKD/TPKD. menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2000 dan sistem ‘ISO INTRANET’. mengawal. Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Menyelenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 FAIL MEJA Halaman: 21 . Penolong Pegawai Teknologi Maklumat • Penambahbaikan sistem ISO INTRANET. menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 di entiti masingmasing. Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen (TPKD) • Mengurus. Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pendaftar / Wakil Pengurusan Meluluskan dan mengesahkan Dokumen MS ISO 9001:2008 Tugas dan tanggungjawab Mengurus. 2. Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus. mengawal.Bil. mengawal.

Merancang. menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Menyemak dan merekodkan maklumbalas. FAIL MEJA Halaman: 22 . Pendaftar Wakil Pengurusan Memastikan kajian kepuasan pelanggan diuruskan mengikut prosedur yang ditetapkan supaya perkhidmatan dapat ditingkatkan. menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan di entiti masing-masing Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengurus. Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pendaftar / Wakil Pengurusan Memastikan maklumbalas pelanggan diuruskan mengikut prosedur yang ditetapkan supaya perkhidmatan dapat ditingkatkan. mengurus. menyelaras dan menganalisa Kajian kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar Tiada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP) • Mengurus Kajian kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar di entiti masing-masing Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengurus dan menganalisa kajian kepuasan pelanggan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Mengedar dan merekodkan borang kajian kepuasan pelanggan. 3. menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP) • Mengurus. 4. Tugas dan tanggungjawab Mengurus.Bil.

pencegahan dan ketidakpatuhan di entiti masingmasing Ketua Seksyen/Unit • Merekodkan tindakan yang dibuat dan menyerahkan kepada WP atau TWP masing-masing. menyelaras dan mengambil tindakan susulan bagi laporan tindakan pembetulan. tindakan pencegahan dan ketidakpatuhan produk/perkhidmatan adalah berkesan dan tidak berulang. FAIL MEJA Halaman: 23 . Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pendaftar Memastikan sistem pengurusan rekod Pejabat Pendaftar dilaksanakan dengan sistematik Tugas dan tanggungjawab Merancang. Pendaftar/Wakil Pengurusan/Ketua PTJ/Timbalan Wakil Pengurusan Memastikan semua tindakan yang diambil bagi tindakan pembetulan.Bil. mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod Pejabat Pendaftar Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod Pejabat Pendaftar Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Menyelenggara dan memelihara fail dan rekod Pembantu Am Pejabat Membantu menyelenggara dan memelihara fail dan rekod Pekerja Awam Membantu menyelenggara dan memelihara fail dan rekod 6. Mengumpul. 5. dan ketidakpatuhan produk/perkhidmatan Tiada Timbalan Wakil Pengurusan Melaporkan status tindakan pembetulan. tindakan pencegahan.

Bil. menyelaras dan mengambil tindakan susulan bagi laporan tindakan pembetulan. tindakan pencegahan. FAIL MEJA Halaman: 24 . dan ketidakpatuhan produk/perkhidmatan. Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Menyedia dan merekodkan borang-borang yang telah lengkap kedalam fail-fail yang berkaitan. Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengumpul. tindakan pencegahan dan tindakan ke atas ketidakpatuhan produk/perkhidmatan.

Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Naib Canselor Mempengerusi mesyuarat PIN. FAIL MEJA Halaman: 25 . JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP). melapor dan melaksanakan aktiviti berdasarkan kriteria AKPM. JKP. dan PPMKB) ke Kementerian Pengajian Tinggi * PIN: Pelan Integriti Nasional.Bil. Tugas dan tanggungjawab Mengumpul/menyediakan. memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM) Tiada Ketua Pemilik Kriteria AKPM • Mengumpul. dan PPMKB) ke Kementerian Pengajian Tinggi. menyelaras dan memantau pengurusan pelaporan (*PIN. Pendaftar Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa AKPM dan memastikan pelaksanaan aktiviti mengikut kriteria AKPM. JKP dan PPMKB di UPM berjalan lancar. Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengumpul/menyediakan. Mengurus. Ketua Bahagian/Seksyen Pejabat Pendaftar • Menyediakan laporan aktiviti berkaitan. JKP. Ketua Bahagian/Seksyen Pejabat Pendaftar • Mengumpul. melapor dan melaksanakan aktiviti berdasarkan kriteria AKPM. JKP dan PPMKB dan mengesahkan laporan untuk dihantar ke KPTM Pendaftar Memastikan pelaksanaan pelaporan PIN. 8. Naib Canselor Memantau kemajuan UPM ke arah AKPM 2010 dan menerima laporan pelaksanaan. menyelaras dan memantau pengurusan pelaporan (*PIN. 7. PPMKB: Pasukan Petugas bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Pegawai Pelapor di PTJ • Menyediakan laporan dan mengambil tindakan di setiap PTJ masing-masing melalui Sistem Pelaporan Integrasi UPM (SPIN).

Bil. Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengurus. Penolong Pegawai Tadbir • Membantu membangunkan dan memantau pelaksanaan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM. Pembantu Am Pejabat • Mengedarkan PIO yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa ke semua PTJ UPM 9. Pegawai Pelapor di PTJ • Melaporkan pelaksanaan PIO di PTJ pada setiap suku tahun. Naib Canselor Membangunkan dan memantau Mengesahkan dan pelaksanaan Pelan Integriti Organisasi meluluskan Pelan (PIO) UPM Integriti Organisasi (PIO) UPM yang dibangunkan untuk dilaksanakan Pendaftar Memantau pembangunan PIO UPM supaya selaras dengan Pelan Integriti Nasional dan PIO Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia Tiada FAIL MEJA Halaman: 26 . Ketua PTJ UPM • Memastikan pelaksanaan dan memantau aktiviti/program selaras dengan PIO. memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM).

Bil. 10 . Penolong Pegawai Tadbir • Membantu memantau ke atas pengwujudkan dan pelaksanaan fail meja di UPM Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Membantu mengemaskini rekod dan status penyediaan / kemaskini fail meja staf UPM FAIL MEJA Halaman: 27 . Pegawai Pelaksana Fail Meja di PTJ • Memantau dan membantu dalam penyediaan fail meja setiap staf di PTJ masingmasing. Tugas pegawai atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab hubungan Pendaftar Memantau ke atas pengwujudan dan Memastikan semua staf pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM UPM mempunyai Fail Meja Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Ketua PTJ/Wakil Pengurusan • Memantau pelaksanaan fail meja staf PTJ .

Ketua Seksyen Pejabat Pendaftar • Memantau dan membantu dalam penyediaan fail meja setiap staf di PTJ masingmasing • Membuat analisis status penyediaan fail meja dan menghantar kepada urus setia Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengurus. melaksana dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Membantu mengemaskini rekod dan status penyediaan / kemaskini fail meja staf Pejabat Pendaftar FAIL MEJA Halaman: 28 .Bil. 11 . Tugas pegawai atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab hubungan Pendaftar Mengurus. melaksana dan memantau Memastikan semua staf penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pejabat Pendaftar Pendaftar mempunyai Fail Meja Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Ketua Bahagian Pejabat Pendaftar • Memantau pelaksanaan fail meja staf bahagian .

mengemaskini dan memantau pengukuran dan analisis Piagam Pelanggan dan objektif kualiti Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Ketua Bahagian Pejabat Pendaftar • Memantau pelaksanaan dan memastikan tindakan pembetulan dan penambahbikan dilaksanakan Ketua Seksyen Pejabat Pendaftar • Memantau pelaksanaan dan menyediakan laporan secara berkala Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengumpul.Bil. Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pendaftar Memastikan pelaksanaan dan pematuhan ke atas piagam pelanggan dan objektif kualiti dilaksanakan dengan berkesan Tugas dan tanggungjawab Mengumpul. 12 . mengemaskini dan memantau pengukuran dan analisis Piagam Pelanggan dan objektif kualiti Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Mengemaskini data-data pengukuran piagam pelanggan dan objektif kualiti dan memaklumkan mengenai sebarang pindaan/semakan. FAIL MEJA Halaman: 29 .

Bil. FAIL MEJA Halaman: 30 . Tugas pegawai atasan yang ada hubungan Pendaftar Mengesahkan senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar Tugas dan tanggungjawab Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar Kuasa yang diberi Tiada Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis hubungan Ketua Bahagian/Ketua Seksyen • Menyemak dan menyerahkan senarai tugas yang terkini untuk direkodkan. Penolong Pegawai Tadbir • Membantu mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) • Mendapatkan senarai tugas yang terkini daripada Ketua Bahagian/Ketua Seksyen. 13 .

(c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Pendaftar/Wakil Pengurusan Ketua Seksyen Pentadbiran dan Kewangan Seksyen Undangundang Peraturan 3. Sediakan laporan pelaksanaan aktiviti untuk dibentangkan pada Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk/Mesyuarat Semakan Pengurusan.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT 7. Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan. Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi. Proses Kerja Sediakan jadual perancangan aktiviti setiap awal tahun Buat permohonan bajet kepada Seksyen Pentadbiran dan Kewangan berdasarkan keperluan dan aktiviti yang disenaraikan pada tahun berkenaan. FAIL MEJA Halaman: 31 . PENDAFTAR Bil. 4. (b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk. Laksanakan aktiviti mengikut perancangan Kemaskini jadual perancangan pada pertengahan tahun dan menyenaraikan semula aktiviti berdasarkan keperluan semasa. 6.7. Pastikan semua aktiviti utama seksyen dilaksanakan iaitu : (a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM. 5. 1.1 MENGURUS. 2.

Pastikan jadual audit dalaman/SIRIM yang telah disahkan diedarkan kepada auditi/PTJ (entiti Pejabat Pendaftar mengikut tempoh yang ditetapkan Maklumkan kepada auditi/staf bagi program audit yang akan dijalankan. Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM Proses Kerja Sediakan jadual perancangan program audit dalaman Induk entiti Pejabat Pendaftar. 1. audit dalaman Pejabat Pendaftar dan Audit oleh pihak SIRIM pada setiap tahun Aturkan mesyuarat Pejabat Pendaftar. bagi jawatankuasa Audit Dalaman Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Wakil Pengurusan/Penyelaras Audit Penyelaras Audit Seksyen Undangundang Peraturan 2. FAIL MEJA Halaman: 32 . Pastikan pelaksanaan program audit dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan dengan lancar dan kemas Kumpul semua penemuan audit daripada Ketua Juruaudit Dalam/SIRIM untuk diambil tindakan yang bersesuaian Pantau tindakan pembetulan dan pencegahan yang perlu diambil oleh auditi/pegawai yang bertanggungjawab.(a) Bil. 8. 3. 6. 9. 5. Maklumkan kepada juruaudit mengenai tarikh penutupan ketidakpatuhan (NCR) yang telah diberi kepada auditi 4. 7. Sediakan dokumen dan keperluan program audit diselaras dan tersedia.

Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk.Bil. 10. (* Proses terperinci bagi MSP. UPM/PEND/P003) (b) Bil. 1. Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Pendaftar/Wakil Pengurusan Seksyen Undangundang Peraturan (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Audit Dalaman. diperlukan untuk Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Pendaftar/Wakil Pengurusan Seksyen Undangundang Peraturan Keluarkan minit mesyuarat dalam tempoh yang telah ditetapkan Memastikan rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara. Proses Kerja Hantar laporan lengkap tindakan pembetulan bagi NCR kepada pihak SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan Pastikan persijilan MS ISO 9001:2008 diterima dari pihak SIRIM selepas proses audit dijalankan. 3. sila rujuk Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan. UPM/PEND/P007) FAIL MEJA Halaman: 33 . 12. Kemaskini rekod-rekod audit. 4. 11. Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan Proses Kerja Sediakan perancangan tahunan bagi mesyuarat-mesyuarat SPK. 2. Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi. Pastikan dokumen-dokumen yang mesyuarat disediakan dan lengkap.

Pastikan semua peserta mengisi keberkesanan latihan diakhir program borang penilaian Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Pendaftar/Wakil Pengurusan Seksyen Undangundang Peraturan Majukan borang penilaian keberkesanan latihan yang telah diisi diserahkan kepada PTJ/ketua seksyen untuk penilaian peserta dan tindakan selanjutnya. Memastikan diselenggara semua rekod-rekod dikemaskini dan 5. 2. Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen Proses Kerja Sediakan perancangan bagi latihan/bengkel/kursus yang hendak diadakan bagi keperluan SPK Maklumkan peserta yang terlibat selewat-lewatnya 7 hari bekerja sebelum latihan/bengkel/kursus diadakan. sila rujuk Prosedur Latihan Staf.(c) Bil. UPM/PEND/P010) FAIL MEJA Halaman: 34 . 3. 4. (* Proses terperinci bagi Latihan Staf. 1.

Tempat simpanan ini adalah di Pusat Dokumen dan Rekod. 3. MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’ Bil. 6. Pendaftar/Wakil Pengurusan Standard MS ISO 9001:2008 4. (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kawalan Dokumen. Kenalpasti dokumen dan senaraikan dalam senarai utama dokumen terkawal.2 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENGURUS. Memuatnaik softcopy fail dokumen terkawal ke dalam sistem ISO INTRANET. Jika ada perubahan. Teknologi Maklumat Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Pendaftar Seksyen Undangundang Peraturan 2. selenggara struktur Menu dan Submenu yg terkandung dlm sistem ISO INTRANET mengunakan perisian macromedia. 7. Buat pemantauan secara berkala bagi penggunaan dokumentasi SPK termasuk pada sistem ISO INTRANET.7. Proses Kerja Sediakan tempat simpanan yang selamat untuk dokumen dan cop Sistem Kualiti Pejabat Pendaftar (contohnya seperti cop ‘Dokumen Terkawal’). 1. Kawal dan selenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualiti sebagaimana dalam Prosedur Kawalan Dokumen (UPM/PEND/P001). Pen. Melakukan proses back-up fail dokumen SPK ke dalam server melalui aplikasi winSCP3 pada setiap minggu.0 7. Peg. UPM/PEND/P001) FAIL MEJA Halaman: 35 . 5. MENGAWAL.

UPM/PEND/P018) (b) Rekodkan aduan dalam Borang Log Penerimaan Aduan (PEND/BL01/ADUAN). cadangan. Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP). FAIL MEJA Halaman: 36 .0 7.3 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENGURUS. pertanyaan dan penghargaan: i. emel atau telefon pada Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP). Rekodkan Aduan Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 2. 1. emel. Salurkan Kepada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP)/Pegawai yang bertanggungjawab (PYB). 3. ii. atau telefon (b) Kenalpasti maklumbalas pelanggan yang diterima sama ada aduan. Bagi maklumbalas kepada Pejabat Pendaftar. MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS PELANGGAN Bil. lampir atau catatkan maklumbalas yang diterima melalui e-aduan. serahkan maklumbalas kepada PTJ berkenaan melalui surat dan maklumkan kepada pengadu melalui emel (jika ada).7. (a) Beri bilangan aduan yang berturutan berdasarkan kod aduan yang ditetapkan (Rujuk Prosedur Maklumbalas Pelanggan. Proses Kerja Terima dan Kenalpasti Maklumbalas (a) Terima maklumbalas pelanggan melalui saluran seperti Sistem Maklumbalas Pelanggan (e-Aduan). Bagi maklumbalas kepada PTJ lain di UPM.

Jika maklumbalas adalah Penghargaan. Buat analisis maklumbalas Pelanggan Pejabat Pendaftar untuk dibentangkan pada mesyuarat MSP/JKJK Induk/JKP 7. ii. 8. Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 5. Maklumkan kepada pengadu dan rekodkan pengesahan dan tarikh makluman kepada pengadu pada Bahagian D dalam Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP). (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan. UPM/PEND/P018) FAIL MEJA Halaman: 37 . Sedia atau kemaskini status maklumbalas ke dalam Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan (PEND/SU01/ SU-MP). Sahkan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan oleh PYB berdasarkan pemerhatian atau bukti pelaksanaan yang dilampirkan. serahkan kepada PYB berdasarkan cadangan atau pertanyaan yang dinyatakan pada Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP) yang diterima. Kemaskini maklumat tindakan aduan pada Log Penerimaan Aduan (PEND/BL01/ADUAN) Jika maklumbalas yang diterima adalah Cadangan dan pertanyaan. 6. Proses Kerja Sahkan Tindakan dan Maklumkan Kepada Pengadu i. keluarkan surat kepada staf yang berkenaan. 9.Bil. 4.

Sediakan laporan kajian kepuasan pelanggan. (b) Edaran Borang kepada PTJ di UPM 3. 4. Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 2. 5.7. 1. Proses Kerja Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan sekali setahun. FAIL MEJA Halaman: 38 . MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR Bil. Buat pengukuran dan analisis ke atas borang kajiselidik yang diterima dengan merujuk Prosedur Analisis Data (UPM/PEND/P009). Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan luar Pejabat Pendaftar melalui 2 cara iaitu (a) Edaran borang kepada pelanggan yang berurusan terus di kaunter perkhidmatan.4 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENGURUS.0 7. Terima dan kumpul borang daripada pelanggan Pejabat Pendaftar dan rekodkan dalam Log Rekod Penyerahan/Penerimaan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan (PEND/BL01/KKP).

Rekod dan failkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau Borang Kajian Kepuasan Pelanggan luaran pejabat pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02). UPM/PEND/P008) FAIL MEJA Halaman: 39 . 6. laksanakan tindakan pembetulan atau tindakan pencegahan dengan Merujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PEND/P005) atau Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PEND/P006). 8. Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 7. (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kajian Kepuasan Pelanggan.Bil. Bentangkan laporan Kajian Kepuasan Pelanggan di Mesyuarat Semakan Pengurusan/Jawatankuasa Jaminan Kualiti Induk Pejabat Pendaftar. Proses Kerja Jika tidak memenuhi kepuasan pelanggan.

suhu. peralatan dan lain-lain yang diperlukan dari semasa ke semasa bersesuaian dengan aktiviti di Bilik Fail dan Bilik Arkib. tempat susun fail dan rekod. (b) 1. (a) 1. Maklumkan kepada semua staf mengenai garis panduan dan proses yang telah dikuatkuasakan.7. 3.5 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MERANCANG. Pantau proses peminjaman secara berkala dengan mengadakan semakan/audit terhadap rekod peminjaman fail dan rekod. 2. FAIL MEJA Halaman: 40 . Pelihara fail dan rekod dari musuh-musuh rekod secara faktor fizikal. kimiawi dan manusia. 4. Penyelenggaraan / Pemerliharaan Fail dan Rekod Sediakan tempat penyimpanan fail dan rekod yang sesuai dan mencukupi dari aspek keluasan. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan Peminjaman Fail dan Rekod Bangunkan/sediakan garis panduan dan dokumentasi bagi proses peminjaman fail dan rekod. Pendaftar 2. Beri surat peringatan kepada staf yang mematuhi garis panduan peminjaman yang telah ditetapkan.0 7. MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR Bil. biologikal.

Bil. 3.

Proses Kerja Baikpulih kerosakan/kemusnahan tempat penyimpanan/rekod dengan segera supaya rekod-rekod terpelihara dengan baik.

Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Penolong Pendaftar, Seksyen Pentadbiran & Kewangan

Seksyen Undangundang Peraturan

(c) 1.

Pelupusan Rekod Dapatkan maklumat mengenai prosedur/tatacara pelupusan dari pihak Arkib Negara termasuk jadual pemisahan rekod. Kenalpasti kaedah dan tatacara pelupusan rekod-rekod yang telah diasingkan. Buat dan semak penyenaraian rekod-rekod yang hendak dilupuskan. Mohon kelulusan untuk pelupusan rekod-rekod dari Arkib Negara. Laksanakan pelupusan mengikut kaedah dan tatacara yang dibenarkan oleh pihak Arkib Negara. Dapatkan Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib Negara. Pendaftar Pengarah Arkib Negara Pengarah Arkib Negara Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

2. 3. 4. 5. 6.

FAIL MEJA

Halaman: 41

7.0
7.6

PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN, TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN Bil. 1. 2. Terima maklumat pencegahan. Proses Kerja untuk tindakan pembetulan dan Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan

Rekod Laporan ke dalam Borang Laporan Tindakan Pencegahan (PEND/BR01/LTC) atau Borang Laporan Tindakan Pembetulan (PEND/BR01/LTB). Tentukan punca masalah (bagi tindakan pembetulan) dan bentuk tindakan pencegahan untuk dilaksanakan. Laksanakan berdasarkan ditetapkan. Tindakan Pencegahan atau jenis tindakan dan tempoh pembetulan yang telah Pendaftar/Wakil Pengurusan

3. 4.

5.

Lengkapkan laporan status tindakan pencegahan pada Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan (PEND/SU01/SU-LTC) atau Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan (PEND/SU01/SU-LTB). Semak keberkesanan tindakan pencegahan pada mesyuarat JKJK (PTJ). Bentangkan status tindakan pencegahan keseluruhan dalam MSP atau Mesyuarat JKJK Induk dengan merujuk kepada Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan (UPM/PEND/P007) jika berkenaan.

6. 7.

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan, prosedur Tindakan Pencegahan, dan Prosedur Kawalan ke atas Produk dan Perkhidmatan)
FAIL MEJA Halaman: 42

7.0
7.7

PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
MENGUMPUL/MENYEDIAKAN, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN PPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Proses Kerja Daftar atau kemaskini maklumat Pegawai Pelapor dalam Sistem Pelaporan Integrasi (SPIN) UPM. Keluarkan surat makluman kepada Pegawai Pelaksana di PTJ bagi penyediaan laporan pada setiap suku tahun. Semak status penghantaran Tanggungjawab melalui SPIN. laporan dari Pusat Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan

Semak dan saring laporan yang diterima dari PTJ melalui SPIN. Buat analisis status penghantaran dan maklumkan kepada PTJ. Cetak laporan untuk dibawa kelulusan dan pengesahan mesyuarat. Buat pindaan pada laporan hasil daripada mesyuarat ( jika ada). Cetak dan hantar laporan ke kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPT). Pendaftar

FAIL MEJA

Halaman: 43

1. Proses Kerja Kenalpasti piagam pelanggan dan objektif kualiti Pejabat Pendaftar yang telah dibangunkan. 4. MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI Bil. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang dalam mesyuarat 8. 5. pencapaian objektif Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 3. FAIL MEJA Halaman: 44 . Maklumkan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan dan objektif kualiti melalui edaran surat/memo/poster Buat analisis pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti setiap 6 bulan dan tahunan Sediakan template laporan piagam pelanggan dan objektif kualiti dan edarkan kepada pengawal yang berkenaan untuk penyediaan laporan Terima data-data /laporan kualiti/piagam pelanggan.8 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENGUMPUL. 2.7.0 7. 7. 6. Buat semakan terhadap kecukupan laporan yang telah dihantar oleh pegawai. Buat pemantauan terhadap tindakan pembetulan bagi pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti yang tidak mencapai sasaran.

prosedur atau poster. Maklumkan kepada semua staf terhadap sebarang pindaan yang telah dilakukan kepada staf supaya tindakan yang sepatutnya dapat diambil dan dilaksanakan Pastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara dengan baik. 13. Buat pindaan yang telah diluluskan didalam dokumen.Bil. Proses Kerja Laksanakan pemantuan berterusan terdapat proses perkhidmatan di Pejabat Pendaftar adalah mengikut prosedur dan garis panduan yang telah ditetapkan Terima dan semak justifikasi cadangan piagam pelanggan/objektif kualiti. FAIL MEJA Halaman: 45 . 9. 11. atau pindaan Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 10. 12.

Kemaskini maklumat dari jawatankuasa AKPM dan pegawai yang bertanggungjawab menyediakan laporan-laporan kriteria AKPM Buat semakan terhadap laporan yang diterima daripada pegawai-pegawai yang bertanggungjawab Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang dalam mesyuarat 6. 7.7.9 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENGURUS.0 7. FAIL MEJA Halaman: 46 . Proses Kerja Dapatkan maklumat dan panduan/garispanduan berkaitan dengan Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM). 2. mesyuarat bulanan bagi Pendaftar Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan Berhubung dengan pihak MAMPU berkaitan dengan hal-hal AKPM Maklum dan serah semua kriteria-kriteria AKPM kepada pemilik kriteria bagi memastikan tindakan pelaksanaan. pengumpulan dokumen sokongan disediakan. 1. 8. 5. Sediakan maklumat berkenaan kriteria-kriteria AKPM. MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA ANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM) Bil. Rancang pelaksanaan jawatankuasa AKPM UPM. 4. 3.

Terima laporan status penyediaan fail meja dari semua pegawai pelaksana PTJ Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja mengikut PTJ/UPM.7. 6. 1. 4. Sediakan template format fail meja senarai semak dan carta analisis dan edarkan kepada semua pegawai pelaksana melalui email dan buletin.10 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM Bil. 5. FAIL MEJA Halaman: 47 . Proses Kerja Dapatkan dan kumpul nama-nama pegawai pelaksana fail meja dari semua PTJ di UPM.0 7. Laporkan status penyediaan fail meja staf UPM pada mesyuarat JK AKPM / JK Pengurusan Universiti Pendaftar Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 3. Beri taklimat pengurusan dan penyediaan fail meja kepada pegawai pelaksana PTJ. 2.

FAIL MEJA Halaman: 48 . 1.0 7. MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR Bil. 3. daripada semua ketua Pendaftar Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 2. Terima laporan pelaksanaan bahagian/seksyen.11 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENGURUS. Beri taklimat pengurusan dan pengendalian fail meja kepada ketua bahagian/seskyen. Laporkan status penyediaan fail meja staf Pejabat Pendaftar pada mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar. Proses Kerja Sediakan template format fail meja. 4. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja mengikut Bahagian/Seksyen.7. senarai semak dan carta analisis dan edarkan/email kepada semua ketua bahagian/seksyen untuk tindakan pelaksanaan. 5.

4. Pendaftar Pendaftar 5. Bil. rujukan dan tindakan Pantau pelaksanaan PIO melalui pelaporan PIN UPM pada setiap suku tahun FAIL MEJA Halaman: 49 Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 3.0 7.12 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA. Pendaftar . 1. Naib Canselor. 8. 6. 2.7. Proses Kerja Kenalpasti dan kumpul maklumat dan bahan-bahan untuk membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM Sediakan draf PIO Semak draf PIO yang telah dibangunkan untuk memastikan keperluan Pelan Integriti Nasional (PIN) dan Pelan Integriti Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM) sebelum diserah kepada Jawatankuasa PIN UPM Serahkan draf yang lengkap kepada jawatankuasa PIN UPM untuk semakan dan kelulusan Sediakan dokumen PIO yang telah diluluskan oleh jawatankuasa PIN UPM untuk dimaklumkan kepada semua staf UPM Beri taklimat dan penerangan mengenai PIO yang telah dibangunkan dan diluluskan untuk digunapakai kepada staf UPM Edarkan PIO kepada staf UPM untuk makluman. 7.

0 7. 3.13 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS.7. 2. 1. CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR Bil. 7. Proses Kerja Lakukan pemantauan pada perubahan staf dan struktur organisasi Dapatkan maklumat staf/fungsi dari bahagian/seksyen yang berkaitan Lakukan kemaskini pada carta organisasi Maklumkan kepada ketua bahagian/seksyen bagi penyediaan dan pengemaskinian senarai tugas dan fail meja Dapatkan pengesahan Pendaftar bagi semua perubahan/kemaskini pada carta organisasi atau senarai tugas mempunyai tarikh kuatkuasa Edarkan carta organisasi dan senarai tugas kepada staf/ketua bahagian/seksyen untuk rujukan dan simpanan Memastikan semua rekod-rekod senarai tugas diselenggara dan dipelihara dengan baik Pendaftar Ketua Bahagian/Ketua Seksyen Pendaftar. FAIL MEJA Halaman: 50 . 4. 6. Ketua Bahagian Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk Seksyen Undangundang Peraturan 5.

1 MENGURUS. papan tanda program dan lain-lain 2 Mesyuarat akan mengesahkan jadual AD 4 3 Pindaan? Ya 5 Mesyuarat pembukaan audit Tidak 4 Buat pindaan berdasarkan mesyuarat 6 Proses audit 5 Edar surat makluman AD 7 kepada juruaudit dan auditi Mesyuarat penutupan audit 6 Buat persiapan untuk proses AD 8 Dapatkan laporan audit daripada Ketua Juruaudit 7 Majlis Pembukaan AD 9 Proses AD 10 Kenalpasti punca dan laksanakan tindakan pembetulan pada NCR dan tindakan pencegahan pada OFI 8 Majlis Penutupan AD dan 11 pembentangan laporan AD Hantar laporan NCR kepada pihak SIRIM 10 9 Kemaskini Rekod 12 Tindakan memuaskan? Ya Buat pembayaran proses audit kepada SIRIM (bahagian persijilan ) 11 Pastikan rekod AD lengkap 13 14 NCR ? Ya Ambil tindakan pembetulan 17 terhadap NCR Edar notis /surat penutupan NCR kepada Juruaudit / 18 Auditi Tidak OFI 15 Tidak Dapatkan sijil audit dari SIRIM 12 Ambil tindakan pencegahan & rekodkan 16 Tamat FAIL MEJA 20 Beri tempoh kepada auditi untuk tutup NCR Halaman: 51 NCR ditutup? Ya 19 .0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8. a. slide pembentangan jamuan . Mula AKTIVITI (i) AUDIT DALAMAN (ii) AUDIT SIRIM Perancangan AD 1 Dapatkan maklumat pasukan juruaudit dan jadual audit dari pihak SIRIM 1 Sedia draf jadual aktiviti AD Edar surat mesyurat kepada Jawatankuasa AD 2 Edarkan jadual audit kepada semua staf 3 Buat persediaan audit(seperti tempat mesyuarat.8. alat tulis. MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM. makan.

Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi.1 MENGURUS.8. Mula Tentukan tarikh mesyuarat yang hendak dijalankan 1 Keluarkan surat makluman mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat 2 Sediakan dokumen -dokumen mesyuarat yang diperlukan 3 5 Keluarkan surat makluman penangguhan mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat dan maklumkan penangguhan tempahan bilik/makanan TIDAK Mesyuarat dapat dijalankan mengikut tarikh yang ditetapkan ? 4 YA Mesyuarat dilaksanakan diadakan / 6 Keluarkan Minit Mesyuarat dalam tempoh 3 hari bekerja selepas tarikh mesyuarat dijalankan 7 Edarkan minit mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat dan petikan minit mesyuarat untuk tindakan pegawai yang bertanggungjawab FAIL MEJA Halaman: 52 8 Fail dan Kemaskini rekod rekod mesyuarat dan minitkan 9 . Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8. Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk. MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR AKTIVITI b.

c. 6 Kemaskini bengkel FAIL MEJA rekod-rekod latihan / 7 Halaman: 53 Tamat . masa.8. tempat dan penceramah (jika perlu ) Latihan/ Bengkel 1 Maklumkan kepada peserta mengenai Latihan/Bengkel kepada peserta selewat -lewatnya 7 hari bekerja 2 Menyediakan kelengkapan dan keperluan latihan/bengkel yang akan diadakan 3 Laksanakan program jadual yang ditetapkan mengikut 4 Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (bagi latihan /bengkel) diedarkan kepada peserta 5 Majukan borang penilaian keberkesanan latihan kepada ketua seksyen /PTJ peserta untuk tindakan selanjutnya (setelah tamat latihan/ bengkel yang diadakan ).0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8. MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen Mula AKTIVITI Tentukan tarikh.1 MENGURUS.

2 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) MENGURUS.0 8.8. MENGAWAL. MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’ Mula Sediakan tempat simpanan dokumen 1 Kenalpasti dan senaraikan dokumen 2 Kawal dan selenggara dokumen 3 Buat back-up softcopy dokumen 4 Buat pemantauan secara berkala 5 Tamat FAIL MEJA Halaman: 54 .

3 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) MENGURUS. MENYELARAS PELANGGAN Mula DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS Terima dan kenalpasti Maklumbalas 1 2 Aduan? Tidak Cadangan & Pertanyaan Ya 11 Tidak Jika Penghargaan.8.0 8. Keluarkan surat penghargaan 15 Ya Rekodkan Aduan 3 Serahkan kepada PYB 12 Salurkan kepada TPKP/ PYB 4 Buat penjelasan dan rekodkan pada borang 13 Jalankan siasatan 5 Kembalikan borang kepada PKP/TPKP 14 Tidak Sahih? Ya 6 Kenalpasti punca & tentukan tindakan 7 Laksanakan tindakan pembetulan Sahkan tindakan dan maklumkan kepada pengadu 8 9 Kemaskini log aduan 10 Sedia atau kemaskini status maklumbalas 16 Laporan analisis 17 FAIL MEJA Tamat Halaman: 55 .

8.4 MENGURUS. MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR Mula Edaran Borang 1 Terima dan Kumpul Borang 2 Pengukuran dan Analisis 3 4 Memenuhi Kepuasan Pelanggan? Ya 6 Rekod dan Failkan Tidak Laksana tindakan Pembetulan / Pencegahan 5 Tamat FAIL MEJA Halaman: 56 .0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8.

pemeliharaan dan pelupusan fail dan rekod i (A) Peminjaman fail dan rekod (B) Penyelengaraan / pemeliharaan (C) Pelupusan Sediakan garis panduan dan dokumentasi peminjaman fail dan rekod 1 Tempat penyimpanan dan pemeliharaan rekod mencukupi 1 Dapatkan maklumat prosedur pelupusan dari Arkib Negara 1 4 Serahkan borang peminjaman kepada Petugas selewat lewatnya 1 hari sebelum tarikh peminjaman Lengkapkan borang Peminjaman Rekod (PEND/ BR01/PINJAM-REKOD ) Jumlah maksimum fail yang dibenarkan adalah 20 buah fail 2 Daftar dan rekod dalam Senarai Daftar Rekod 2 YA Pinjaman > 5 buah fail? 3 Susun setiap rekod dengan sistematik mengikut label yang telah ditetapkan supaya mudahkesan Semak rekod yang telah tamat tempoh simpanan / tindakan dan keluarkan dari rak untuk tujuan pemisahan rekod ( rujuk jadual pemisahan rekod yang berkaitan ) 2 3 Kenalpasti kaedah dan tatacara pelupusan rekod (rujuk Akta Arkib Negara ) 3 TIDAK Serahkan peminjaman kepada Petugas borang rekod /fail 5 Fail dan rekod terpelihara dari musuh-musuh rekod (rujuk Arkib Negara) 5 Hantar dan susun rekod tamat tempoh simpan dan tindakan ke Bilik Arkib 4 Semak borang permohonan & sediakan fail fail yang dipohon 6 Baikpulih kerosakan / kemusnahan pada rekod/ tempat simpanan 6 Buat penyenaraian rekod 5 Maklumkan kepada pemohon/ staf bahawa fail fail telah tersedia 7 Mohon kelulusan pelupusan dari Arkib Negara 6 8 Rekodkan peminjaman ke dalam Log Pinjaman Dokumen dan Rekod (PEND/BL 01/ PDR) 7 8 Lulus? TIDAK Lakukan penyimpanan semula / ata arahan da pihak Ark Negara YA Semak log pinjaman yang telah melebihi tempoh pinjaman 10 hari bekerja 9 Lakukan kaedah & tatacara pelupusan rekod yang dibenarkan 9 11 Beri surat TIDAK peringatan kepada peminjam Fail telah dipulangkan ke Bilik Fail? Dapat Sijil Pengesahan Pelupusan rekod 10 10 YA Kemaskini rekod pada Log Pinjaman Dokumen dan Rekod (PEND/BL 01/PDR) Kemaskini rekod -rekod proses pelupusan 12 11 FAIL MEJA Letak/susun semula fail fail yang telah dipulangkan 13 Terima makluman aktiviti pengurusan fail dan rekod secara berkala Halaman: 57 ii . MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR. Mula Merancang dan memantau peminjaman.8.5 MERANCANG.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8.

Pencegahan dan Ketidakpatuhan 1 2 Perlu Tindakan Pembetulan/Pencegahan? Tidak Ya Kenalpasti Punca (bagi tindakan pembetulan ) dan tentukan Tindakan pembetulan / pencegahan 3 Laksanakan Tindakan 4 Tidak Tindakan Berkesan ? 5 Ya 6 Laporan Pantau keberkesanan pelaksanaan tindakan di dalam mesyuarat 7 FAIL MEJA Tamat Halaman: 58 . TINDAKAN PENCEGAHAN.6 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) MENGUMPUL.0 8. MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN.8. DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN Mula Terima Maklumat untuk Tindakan Pembetulan .

JKP.8. saring dan pilih laporan dari PTJ 9 Semakan dan kelulusan Mesyuarat 10 FAIL MEJA Halaman: 59 Urus Setia mencetak dan hantar laporan ke KPT 11 .7 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) MENGUMPUL/MENYEDIA. KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI DAN DAN MEMANTAU PPMKB) KE Mula Urus Setia mendaftar/ mengemaskini maklumat pelapor dalam SPIN 1 Urus Setia memaklumkan kepada pelapor bagi penyediaan laporan melalui SPIN 2 Pelapor memasukkan maklumat melalui SPIN menggunakan ID Pengguna yang diberi 3 Ketua PTJ boleh menyemak laporan yang disediakan oleh pelapor menggunkan ID yang sama 4 Sistem akan kenalpasti status laporan 5 6 Lengkap? Tidak Pelapor semak mana mana ruangan yang tidak lengkap 7 Ya Pelapor boleh meneruskan proses Transmit (Hantar) kepada urus Setia 8 Urus Setia semak.0 8. MENYELARAS PENGURUSAN PELAPORAN (PIN.

0 8.8. dapatkan maklumat laporan tersebut 6 15 Lakukan pindaan pada pelanggan / objektif kualiti Ya piagam Ambil tindakan yang bersesuaian terhadap analisis laporan pencapaian objektif kualiti/piagam pelanggan yang tidak mencapai sasaran 7 Tidak 14 Lulus? Pantau tindakan pembetulan bagi piagam pelanggan/objektif kualiti yang tidak mencapai sasaran 8 13 Terima borang CPD dan bawa ke Mesyuarat untuk dibincang dan kelulusan pindaan Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang dalam mesyuarat 9 12 FAIL MEJA Isi borang CPD dan justifikasi semakan /pindaan bagi proses (objektif kualiti/piagam pelanggan) yang berkenaan Ya Ada semakan / pindaan? 10 Halaman: 60 Tidak Pantau proses perkhidmatan . Jika tidak mencukupi.8 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) MENGUMPUL. MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI Mula Kenalpasti piagam pelanggan & objektif kualiti Pejabat Pendaftar yang telah dibangunkan 1 Maklumkan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan & objektif kualiti yang terkini melalui edaran surat/memo/poster 2 Analisis pencapaian piagam pelanggan & objektif kualiti setiap 6 bulan & tahunan 3 Tamat Sediakan ‘template’ laporan Objektif kualiti / piagam pelanggan dan edarkan kepada pegawai yang berkenaan untuk penyediaan laporan 4 17 Kemaskini rekod-rekod laporan dan pencapaian berkaitan piagam pelanggan dan objektif kualiti Terima data-data / pencapaian objektif kualiti laporan 5 16 Maklumkan kepada semua staf berhubung semakan dan pindaan piagam pelanggan/objektif kualiti dan tarikh kuatkuasa Semak kecukupan laporan yang dihantar.

Masukkan maklumat pada ruangan STATUS SEMASA dan CADANGAN /TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN 4 5 Perlu muatturun dokumen sokongan ? Tidak Ya Muatturun dokumen melalui proses UPLOAD dan seterusnya pilih Skor (Star Rating ) iaitu mengikut Skala 1 – 5 berdasarkan STATUS SEMASA yang dilaporkan 6 Hantar laporan kepada Urus Setia melalui proses TRANSMIT 7 Semak laporan yang dihantar oleh Pelapor melalui Sistem AKPMonline 8 9 Perlu kemaskini maklumat /laporan? Ya Kemaskini maklumat /laporan yang dihantar oleh Pelapor dan semak juga skor yang dipilih 10 Tidak FAIL MEJA Cetak laporan yang boleh ditukar kepada format PDF daripada Sistem AKPMonline 11 Halaman: 61 Bentangkan laporan Jawatankuasa AKPM pada Mesyuarat 12 . sub-kriteria.9 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) MENGURUS.8.0 8. MEMANTAU DAN MENGEMASKINI PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM) Mula MAKLUMAT ANUGERAH Urus Setia mendaftar /mengemaskini maklumat Jawatankuasa dan Pegawai yang bertanggungjawab menyediakan laporan (pelapor) dalam Sistem AKPMonline 1 Urus Setia memasukkan maklumat kriteria . Bahagian yang bertanggungjawab (BYB) dan Sasaran (KPI ) dalam Sistem AKPMonline 2 Pelapor memasukkan maklumat melalui AKPMonline menggunakan ID Pengguna dan password yang diberi 3 Masukkan atau kemaskini laporan berdasarkan Kriteria yang telah ditetapkan . wajaran (Markah).

dan carta analisis 3 Beri taklimat pengurusan FM kepada Pegawai Pelaksana FM 4 Senaraikan semua staf di PTJ masingmasing dalam Senarai Semak yang disediakan 5 Beri taklimat kepada semua staf di PTJ masing-masing 6 Sediakan FM berdasarkan template yang diberi dengan bantuan Pegawai Pelaksana FM PTJ 7 Buat pemantauan dan analisis status penyediaan FM Staf di PTJ berdasarkan senarai semak yang disediakan 8 Hantar laporan analisis status penyediaan FM staf PTJ kepada Urus Setia secara berkala 9 Maklumkan kepada Pegawai Pelaksana FM 11 Tidak Terima laporan? 10 Ya Buat analisis keseluruhan status penyediaan FM mengikut 12 PTJ Laporkan status penyediaan FM 13 staf UPM pada mesyuarat JK AKPM / JK Pengurusan FAIL MEJA Halaman: 62 .0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM Mula Laksanakan kurus Fail Meja (FM) 1 Dapatkan nama Pegawai Pelaksana FM dari Pusat Tanggungjawab (PTJ) 2 Sediakan template Format FM . Senarai Semak .8.

MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR Mula Laksanakan kursus Fail Meja (FM) 1 Sediakan template Format FM.8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8. dan carta analisis 2 Beri taklimat pengurusan FM kepada Ketua Seksyen /Ketua Bahagian 3 Senaraikan semua staf Pejabat Pendaftar dalam Senarai Semak yang disediakan 4 Beri taklimat kepada semua staf di Bahagian/Seksyen masing-masing 5 Sediakan FM berdasarkan template yang diberi dengan bantuan Ketua Seksyen 6 Buat pemantauan dan analisis status penyediaan FM Staf Seksyen berdasarkan senarai semak yang disediakan 7 Hantar laporan analisis status penyediaan FM staf Seksyen kepada Urus Setia secara berkala 8 Maklumkan kepada Ketua Seksyen Tidak Terima laporan ? Ya 9 Buat analisis keseluruhan status penyediaan FM mengikut bahagian / seksyen FAIL MEJA 11 Halaman: 63 Laporkan status penyediaan FM staf pada mesyuarat Pengurusan 12 Pejabat Pendaftar .11 MENGURUS. Senarai Semak.

12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA. Mula Kenalpasti dan kumpul maklumat/bahan-bahan untuk membangunkan PIO UPM 1 Sediakan draf Pelan Organisasi (PIO ) UPM Integriti 2 Semak draf PIO yang telah dibangunkan untuk memastikan keperluan Pelan Integriti Nasional (PIN) dipenuhi 3 Serah draf PIO kepada Jawatankuasa PIN UPM untuk semakan dan kelulusan 4 6 lakukan pembetulan/ penambahbikan pada draf PIO TIDAK Draf lulus? 5 YA Sediakan dokumen PIO yang telah diluluskan untuk dimaklumkan kepada PTJ dan staf UPM 7 Beri taklimat mengenai kepada staf UPM PIO 8 Edar PIO 9 FAIL MEJA Halaman: 64 Pantau pelaksanaan PIO melalui pelaporan PIN pada setiap suku 10 tahun .8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8.

CARTA Buat pemantauan pada perubahan staf/struktur organisasi 1 Dapatkan maklumat staf dari seksyen yang berkaitan 2 Kemaskini carta organisasi 3 Edar surat makluman kepada Ketua Bahagian /Seksyen bagi penyediaan/ pengemaskinian senarai tugas 4 5 Terima senarai tugas? Ya Dapatkan pengesahan Pendaftar Tidak Hantar surat peringatan kepada pegawai yang G7 berkenaan 7 8 Edarkan senarai tugas kepada Ketua Bahagian / Seksyen dan staf yang berkaitan untuk simpanan 9 Failkan senarai tugas yang asal dalam Fail Senarai Tugas (UPM/PEND/ST) 10 FAIL MEJA Tamat Halaman: 65 .8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti) 8.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR Mula SENARAI TUGAS.

2. 6. Dokumen - Tajuk Dokumen Panduan Pengurusan Pejabat Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007) (Pekeliling Quality Management Systems – Requirements (ISO 9001:2008.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DIPERLUKAN DAN PERATURAN YANG BIL 1. 5. No.9. 4. 3. IDT) Risalah Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) Akta Arkib Negara 2003 Guidelines on Complaints Handling (MS 1432: 1998) FAIL MEJA Halaman: 66 .

6. MENGAWAL.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 10. 5. MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ISO INTRANET Tandakan (√ ) Bil 1. 10 .10. Dapatkan tandatangan Wakil Pengurusan dan Pendaftar pada muka hadapan dokumen Muatnaik dokumen pada Sistem ISO INTRANET Cetakan Pengedaran dan penarikan dokumen (Log Pengedaran dan Penarikan Dokumen) Rincih dokumen Semakan dan Pengesahan Pegawai Kawalan Dokumen (PKD) Catatan FAIL MEJA Halaman: 67 . 8. 4. Perkara Terima Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan Pindaan pada dokumen Pindaan pada Senarai Utama Dokumen Terkawal. 7.1 MENGURUS. 2. 3. 9.

6. 5. Tandakan (√ ) Bil 1.2 MERANCANG. MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR. 2. 4. Perkara Senarai rekod untuk dilupuskan Borang (4) Arkib Negara Majukan borang permohonan pelupusan ke Arkib Negara Surat kebenaran pelupusan Pindah rekod ke Arkib Negara (jika ada) Pelupusan rekod mengikut kaedah yang dibenarkan Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib Negara Catatan FAIL MEJA Halaman: 68 .8. 7. 3.

11. 13. 2. Ahli Pengurus Projek FAIL MEJA Halaman: 69 . Urus Setia 12. 9. 8. 10. Jawatankuasa Jawatankuasa Anugerah Kualiti Menteri Universiti Putra Malaysia Perdana Keanggotaan Setiausaha / Urus setia Setiausaha Setiausaha Setiausaha Pengerusi / Pegawai kawalan Dokumen Penyelaras kepuasan Pelanggan Setiausaha Ketua Ahli / Sidang pengarang Urus setia Jawatankuasa Kerja Pelan Integriti Nasional (PIN) Universiti Putra Malaysia Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk Pejabat Pendaftar Jawatankuasa Jaminan Kualiti Bahagian Sumber Manusia.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI Bil 1. Pendaftar Jawatankuasa Pendaftar Dokumentasi (JKJK) Pejabat Pejabat 5. 4. 3. 7. Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan (JKP) Pejabat Pendaftar Jawatankuasa Pendaftar Audit Dalaman Pejabat Jawatankuasa Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Pejabat Pendaftar Jawatankuasa Laporan Tahunan Universiti Putra Malaysia Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN) Universiti Putra malaysia Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP) dan Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi (PPMKB) Universiti Putra Malaysia Jawatankuasa Pemandu Sistem eFAIL RFID Universiti Putra Malaysia Jawatankuasa Kerja Sistem Universiti Putra Malaysia eFAIL RFID 11. 6.

14. 16. Kod Dokumen PEND/BR01/MP PEND/BR01/AD 01 PEND/BR01/AD 02 PEND/BR01/AD 04 PEND/BR01/AD 05 PEND/BR01/AD 06 PEND/BR01/AD 07 PEND/BR01/AD 08 PEND/BR01/CPD PEND/BR01/BPD PEND/BR01/LTC PEND/BR01/LTB PEND/BR01/KAJIAN 01 PEND/BR01/KAJIAN 02 PEND/BR01/ REKOD PINJAM- Tajuk Dokumen Borang Maklumbalas Pelanggan Perancangan Audit Dalaman Tahunan Borang Jadual Audit Dalaman Senarai Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman Borang Nota Audit Dalaman Borang Ketidakpatuhan Borang Ringkasan AD Borang Cadangan Penambahbaikan Borang Cadangan Pindaan/ Tambahan Dokumen (CPD) Borang Permohonan Dokumen Borang Laporan Tindakan Pencegahan Borang Laporan Tindakan Pembetulan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman Pejabat Pendaftar Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar Borang Pinjaman Rekod Borang Kebenaran Penggunaan Bilik Fail Log Pengedaran Dan Penarikan Balik Dokumen Log Penerimaan Aduan Log Pinjaman Dokumen dan Rekod Senarai Edaran Dokumen Terkawal Senarai Edaran Dokumen Terkawal (PTJ) Halaman: 70 PEND/BR01/BILIK PEND/BL01/LOG PEND/BL01/ADUAN PEND/BL01/PDR PEND/SE01/TERKAWAL PEND/SE01/TERKAWAL (PTJ) FAIL MEJA . 6. 11. 5. 19. 20. 4. 17.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN Bil 1. 12. 8. 18. 9. 13. 2. 15. 21.12. 3. 10. 7.

29. Kod Dokumen PEND/SU01/DOKUMEN 01 PEND/SU01/DOKUMEN 02 PEND/SU01/DOKUMEN 03 PEND/SU01/SUPP PEND/SU01/SU-LTC PEND/SU01/SU-LTB PEND/SU01/SU-MP Tajuk Dokumen Senarai Utama Dokumen Terkawal (Manual Kualiti dan Prosedur) Senarai Utama Dokumen Terkawal (Borang/Log/Senarai Semakan/Garis Panduan/Senarai Utama/Senarai Edaran) Senarai Utama Dokumen Terkawal (Dokumen Rujukan) Senarai Utama Pengukuran Prestasi Objektif kualiti Senarai Utama Pendaftar Juruaudit Dalaman Pejabat Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan FAIL MEJA Halaman: 71 . 25. 27. 24.Bil 22. 26. 28. 23.

dan iii. menyelenggara memantau dokumen SPK i. 1. audit dalaman Induk sekurang-kurangnya sekali setahun. Melaksanakan semakan semula dokumen SPK dalam tempoh setahun Mengedar dan mengemaskini dokumen SPK dan sistem ISO Intranet setiap kali perubahan dokumen selewat-lewatnya pada hari tarikh kuatkuasa. Melaksanakan Mesyuarat Pengurusan sekali setahun. Melaksanakan v.13. ii. vi. akuan penerimaan maklumbalas kepada pengadu. Kuantiti Sekali Masa 1 hari FAIL MEJA Halaman: 72 . Kerja / Aktiviti / Projek Mewujudkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dengan berteraskan penambahbaikan berterusan. Memberi (b) Mengurus. Melaksanakan kajian kepuasan pelanggan Pejabat Pendaftar sekali dalam tempoh setahun. bagi tindakan ke atas Cadangan Penambahbaikan (OFI) audit SIRIM. Petunjuk Prestasi (Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos) (a) Melaksanakan SPK di semua entiti Pejabat Pendaftar. ii. Pemantauan Masa 4 bulan Kuantiti Sekali Kuantiti Sekali Masa 3 hari bekerja iv. mengawal. i.0 NORMA-NORMA KERJA Bil. Semakan Kuantiti Sekali Masa 3 bulan Melaksanakan tindakan pembetulan pada Laporan ketidakpatuhan (NCR) audit SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan.

Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti. Masa 3 bulan sekali 12. Melaporkan usaha-usaha penambahbaikan berkaitan pengurangan karenah birokrasi untuk memudahkan sesuatu urusan kepada pelanggan Petunjuk Prestasi (Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos) i. Jawatankuasa Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi (PPMKB) dan Laporan Kajian Semula Sistem dan Prosedur Serta Undang-undang Peraturan bermesyuarat ii. Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP). Kuantiti 100% staf Pejabat Pendaftar Masa November 2009 FAIL MEJA Halaman: 73 .3.c) Masa Setiap kali mesyuarat ii. kebertanggungjawaban dan kecekapan. Membuat penilaian keberkesanan usaha-usaha penambahbaikan (Outcome keberkesanan hendaklah jelas dan telah melaksanakan survei terhadap keberkesanan penambahbaikan yang telah dilaksanakan) (b) Menguruskan laporan-laporan di peringkat universiti untuk dihantar ke Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) Menghantar laporan ke KPT setiap 3 bulan sekali mengikut tempoh yang ditetapkan Kuantiti 1 kali setahun i. (a) Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan pentadbiran Memastikan Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN). keutuhan.Bil. Mendapatkan dan mengemaskini data berkaitan kriteria yang diperlukan daripada entiti terbabit Memastikan dokumen Fail Meja semua staf Pejabat Pendaftar disediakan (BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A1. 11. Kerja / Aktiviti / Projek Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan berteraskan integriti. (a) Memenuhi dan memantapkan kriteria yang diperlukan dalam Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM) i. Kuantiti 4 kali setahun Kuantiti 4 kali setahun iii.

Memindahkan fail dan rekod di Bilik Fail yang telah tamat tempoh simpanan ke Bilik Arkib Pejabat pendaftar v. menyelenggara. i. melupus fail dan rekod memelihara diterima dan ke Masa Dalam tempoh sehari / 10 hari bekerja Kualiti Tiada fail rosak Kuantiti Tiada kes kehilangan fail Masa 2 bulan selepas tamat tempoh simpanan Kuantiti Sekali dalam tempoh setahun Merekodkan dokumen yang dalam fail (Secara berpusat) Memelihara sempurna fail dan rekod ii.5) Petunjuk Prestasi (Kuantiti / Kualiti / Masa / Kos) Masa Setiap bulan Kuantiti 1 PIO Masa Disember 2009 13. Kerja / Aktiviti / Projek iii. dengan iii.Bil.3. Membuat pelupusan fail dan rekod setelah tamat tempoh simpanan arkib FAIL MEJA Halaman: 74 . Membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) (BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A3. Memantapkan sistem pengurusan fail dan rekod (a) Mengurus. Mematuhi Garis Panduan Peminjaman Fail dan penggunaan Bilik Fail iv. Laporan pemantauan keatas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf di semua Pusat Tanggungjawab UPM (BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A1.c) iv.

mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod di Bilik Fail dan Arkib Pejabat Pendaftar.14. 7. 2. dan sistem ‘ISO INTRANET’ . dan mengambil tindakan susulan bagi laporan berikut: a. menyelaras dan menganalisa kajian kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar. 9. menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar (merangkumi semua entiti Pejabat Pendaftar). mengurus. Membangunkan Pelan pelaksanaanya. Merancang. Staf Jawatan dan Ged Bahagian/Seksyen/Jabatan Pegawai Penilai Pertama Pegawai Penilai Kedua : Pejabat Pendaftar : Rozi binti Tamin (760828-04-5308) : A03200 : Penolong Pendaftar (N41) : Seksyen Jaminan Kualiti : Pendaftar : - Senarai Tugas dan Tanggungjawab: 1. menyelaras. kawalan ketidakpatuhan produk. 5. Merancang. Mengurus. Mengumpul/menyedia. (*PIN: Pelan Integriti Nasional. FAIL MEJA Integriti Organisasi (PIO) UPM dan memantau Halaman: 75 . c. mengawal. Mengurus. Mengurus. tindakan pencegahan. menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Pejabat 4. JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan. Pendaftar. dan memantau pengurusan pelaporan PIN. b. memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM). menyelaras. menyelenggara dan memantau dokumen Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008. Kad Pengenalan No. Sistem 3. tindakan pembetulan. Mengurus. PPMKB: Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi) 8. Mengumpul. dan PPMKB ke Kementerian Pengajian Tinggi.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB Nama Pusat Tanggungjawab (PTJ) Nama Pegawai dan No. 6. JKP.

Kawalan dan Pemeliharaan Rekod/Fail bagi setiap aktiviti yang dibawah tanggungjawab Pegawai. Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar. melaksana. 15. 14. 12. Mengurus. 13. dan memantau pengukuran dan analisis Piagam Pelanggan dan Objektif Kualiti Pejabat Pendaftar.10. 11. Memantau ke atas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM. mengemaskini. Mengumpul. dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa. : 01 Ogos 2009 Tarikh Kuatkuasa Tandatangan dan cop Ketua : PTJ/Bahagian FAIL MEJA Halaman: 76 .

15.0 NAMA JAWATAN TARIKH Bil SENARAI TUGAS HARIAN : : : Tugas Catatan Nota : sebagaimana tercatat dalam buku harian rasmi atau mana-mana log tugas harian FAIL MEJA Halaman: 77 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful