You are on page 1of 74

FAIL MEJA

NAMA ROZI BINTI TAMIN

NO. KAD PENGENALAN 760828-04-5308

JAWATAN PENOLONG PENDAFTAR

GRED N41

BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN SEKSYEN JAMINAN KUALITI

PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) PEJABAT PENDAFTAR

TARIKH MEMEGANG JAWATAN 27 MAC 2006


TARIKH PENEMPATAN
(Tarikh penempatan di Bahagian / 27 MAC 2006
Seksyen / jabatan berkenaan)
NO. TELEFON 03-8947 2027
EMAIL t_rozi@putra.upm.edu.my

FAKS 03-8942 6468

TARIKH DIBUKA

NO. SEMAKAN 00

TARIKH DIKEMASKINI -

*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau
portfolio tugas. 
ARAHAN

 
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-
tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.  

2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah: 

(a) Maklumat organisasi;


(b) Struktur organisasi;
(c) Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ);
(d) Struktur organisasi PTJ;
(e) Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai
pegawai lain;
(f) Proses kerja (untuk setiap senarai tugas);
(g) Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas);
(h) Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan;
(i) senarai semakan (mengikut senarai tugas);
(j) Senarai jawatankuasa yang dianggotai;
(k) Senarai borang-borang yang digunakan;
(l) Norma-norma kerja;
(m) Senarai tugas dan tanggungjawab;
(n) Senarai tugas harian.

3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan
jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa
pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat
Tanggungjawab (PTJ) .  

4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini


dikaji semula dan dikemaskini:-

(a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan


(b) sekurang-kurangnya setahun sekali.

FAIL MEJA Halaman: 2


ISI KANDUNGAN

Bil Perkara Halaman


1.0 MAKLUMAT ORGANISASI

1.1 Latar belakang UPM 5

1.2 Punca kuasa 5

1.3 Objektif penubuhan UPM 6

1.4 Visi UPM 6

1.5 Misi UPM 6

1.6 Matlamat UPM 6

1.7 Piagam pelanggan UPM 7

2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM 8

3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

3.1 Latar belakang PTJ 9

3.2 Fungsi utama 9

3.3 Dasar Kualiti 10

3.4 Wawasan 10

3.5 Misi 10

3.6 Matlamat 10

3.7 Piagam Pelanggan 12

4.0 STRUKTUR ORGANISASI PTJ

4.1 Carta Organisasi PTJ 13

4.2 Objektif Kualiti PTJ 14

5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI 17

6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI 18


DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) 30

FAIL MEJA Halaman: 3


Bil Perkara Halaman
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 50

9.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG 65


DIPERLUKAN

10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 66

11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI 68

12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN 69

13.0 NORMA-NORMA KERJA 71

14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB 74

15.0 SENARAI TUGAS HARIAN 75

FAIL MEJA Halaman: 4


1.0 MAKLUMAT ORGANISASI

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

1.1 LATAR BELAKANG

Universiti Putra Malaysia (UPM), dahulunya dikenali sebagai Universiti


Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. Pada asalnya ianya
adalah penggabungan antara Fakulti Pertanian, Universiti Malaya dan
Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu
Pertanian, Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Penternakan
dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikan
tumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama, penyelidikan dalam
bidang pertanian dan bidang yang berkaitan.

Pada awal tahun 80-an, UPM telah memperluaskan bidang sedia ada
kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan
sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan
sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang
sedang pesat berkembang. UPM telah bertukar nama dengan rasminya
kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana
Menteri Dato' Seri Dr. Mahathir bin Mohamad. la adalah merupakan satu
langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi
yang berupaya mengukuhkan program sedia ada di samping
berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi
kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.

1.2 PUNCA KUASA

1.2.1 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30);


1.2.2 Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian Malaysia (Pindaan)
1997 [ P.U.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997; dan
1.2.3 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia [P.U.(A) 106]
berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.

FAIL MEJA Halaman: 5


1.3 OBJEKTIF PENUBUHAN

Untuk menghasilkan graduan siswazah dan pasca siswazah yang


berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti
penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuah
negara maju dan memenuhi keperluan pasaran sumber manusia
tempatan dan antarabangsa serta menjadi Pusat Kecermelangan
Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa.

1.4 VISI

Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.

1.5 MISI

Menjadi Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama, yang


memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan
dan pembangunan negara bangsa, tetapi juga kepada kemajuan manusia
dan penerokaan ilmu sejagat.

1.6 MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA


UPM telah menetapkan lapan matlamat untuk merealisasikan
wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus, iaitu
dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Pencapaian setiap
objektif bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan
masing-masing. Kelapan-lapan matlamat tersebut adalah seperti berikut:

Matlamat 1: Melahirkan graduan yang berkualiti, berdaya saing dan


berusaha untuk terus maju;
Matlamat 2: Memperkasakan pelajar UPM dengan penguasaan
kemahiran insaniah;
Matlamat 3: Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang
terkemuka;
Matlamat 4: Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan
pendidikan dan penyelidikan pertanian;
Matlamat 5: Memperkasakan jalinan industri dan masyarakat;
Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan
FAIL MEJA Halaman: 6
cemerlang;
Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan
amalan terbaik;
Matlamat 8: Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti
secara cekap dan berkesan;
Matlamat 9: Menjadikan universiti terhubung sepenuhnya dengan
berasaskan ICT; dan
Matlamat 10: Memperkasakan UPM melalui Alumni

1.7 PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI

Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan


budaya kualiti dalam pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan
profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan:

• Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam


aspek yang berkaitan dengan pengajaran, penyelidikan dan
perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik
yang diterima guna di peringkat antarabangsa;
• Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana
pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan
ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara;
• Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang
dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara
secara menyeluruh;
• Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan
serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan
kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk
membangunkan potensi diri staf dan pelajar;
• Menyediakan perkhidmatan profesional untuk meningkatkan
kecekapan pengurusan yang menyeluruh; dan
• Memberikan ruang dan peluang yang saksama kepada semua warganegara dengan
tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama untuk memperoleh pendidikan
tinggi yang berkualiti.

FAIL MEJA Halaman: 7


2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM

NAIB CANSELOR

TIMBALAN NAIB TIMBALAN NAIB


CANSELOR (AKADEMIK CANSELOR (HAL EHWAL PENDAFTAR BENDAHARI
DAN ANTARABANGSA) PELAJAR DAN ALUMNI)

TIMBALAN NAIB TIMBALAN NAIB


CANSELOR CANSELOR (JARINGAN
KETUA PUSTAKAWAN
(PENYELIDIKAN DAN INDUSTRI DAN
INOVASI) MASYARAKAT)

FAKULTI/INSTITUT/SEKOLAH/AKADEMIK/PUSAT/BAHAGIAN/
KAMPUS CAWANGAN
3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB

3.1 LATAR BELAKANG PEJABAT PENDAFTAR

Pejabat Pendaftar telah ditubuhkan pada 1.1.1977 (selaras dengan


penubuhan Universiti Pertanian Malaysia). Ianya merupakan bahagian
yang bertanggungjawab dalam aspek pengurusan sumber manusia yang
melibatkan hal ehwal berkaitan perjawatan dan perkhidmatan kakitangan.

Sepanjang penubuhannya, Pejabat Pendaftar telah melaksanakan


fungsinya dengan berkesan melalui pendekatan prinsip tadbir urus yang
terbaik. Selaras dengan perubahan trend dalam bidang pengurusan
sumber manusia hari ini, yang merujuk kepada persekitaran dan budaya
kerja, kehendak pelanggan dan organisasi serta kecanggihan teknologi,
Pejabat Pendaftar sentiasa proaktif menerokai cabaran-cabaran dalam
pengurusan sumber manusia bagi mempastikan peningkatan sistem
penyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan berkualiti dapat
disediakan.

3.2 FUNGSI UTAMA

Tertakluk kepada Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, Pejabat


Pendaftar bertanggungjawab dalam aspek-aspek berikut:

a. menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan sumber manusia,


akademik dan pentadbiran umum di Universiti;

b. bertanggungjawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan


Pelantikan, Kuasa, Kewajipan, Saraan dan Syarat-syarat
Perkhidmatan pekerja Universiti;

c. bertanggungjawab dalam perkara-perkara berkaitan pengurusan


sumber manusia, akademik, keselamatan dan pentadbiran am di
Universiti dan mengeluarkan arahan-arahan pentadbiran
mengenainya;

d. bertanggungjawab dalam segala hal ehwal perundangan yang


melibatkan Universiti dan kepentingan Universiti;

e. melakukan apa-apa fungsi lain dan mengambil apa-apa tindakan


sebagaimana yang diperlukan dalam menjalankan dengan
sewajarnya tugas-tugas di bawah Perlembagaan, Statut, Kaedah dan
Peraturan.
3.3 DASAR KUALITI

Pejabat Pendaftar telah mewujudkan dasar kualiti selaras dengan dasar


kualiti Universiti Putra Malaysia.

“Kami Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem Pengurusan


Kualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber manusia,
perkhidmatan perundang-undangan, perkhidmatan keselamatan,
perkhidmatan perubatan dan pergigian, perkhidmatan keagamaan dan
kerohanian, dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagi
menyokong aktiviti pembelajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional
melalui penerapan budaya kerja berkualiti secara berterusan untuk
memenuhi ekspektasi pelanggan selaras dengan MS ISO 9001:2008”

3.4 WAWASAN

Wawasan Pejabat Pendaftar adalah untuk menjadi entiti yang cemerlang


dengan memberikan perkhidmatan sumber manusia, keselamatan,
perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dan
kesenian selaras dengan wawasan UPM.

3.5 MISI

Misi Pejabat Pendaftar adalah untuk memberikan perkhidmatan sumber


manusia, keselamatan, perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan
serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan pelan strategi universiti.

3.6 MATLAMAT PEJABAT PENDAFTAR

(a) Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja


dengan cemerlang;
i. Objektif 1: Menarik, melantik, membangun serta mengekalkan tenaga
kerja yang cemerlang pada semua peringkat
 Strategi 1 : Mewujudkan skim perkhidmatan secara
kontrak yang lebih berdaya saing untuk
menarik individu berpengalaman luas
dalam industri;

 Strategi 2 : Melantik calon yang berkualiti;

 Strategi 3 : Memudahkan proses pelantikan pegawai


akademik adjung dan tenaga pakar;

 Strategi 4 : Mewujudkan nisbah jawatan mengikut


skim perkhidmatan;

 Strategi 5 : Mewujudkan sistem latihan pegawai


FAIL MEJA Halaman: 10
yang lebih berkesan; dan

 Strategi 6 : Menggalakkan pertukaran staf secara


dua hala pada peringkat antarabangsa
(Pembangunan Staf).

ii. Objektif 2 : Mewujudkan persekitaran dan sistem kerja yang selamat,


sihat, kondusif dan ceria.
 Strategi 1 : Menambahbaik persekitaran dan aspek
kebajikan kerja yang lebih terjamin;

 Strategi 2 : mewujudkan penandaarasan untuk


pelbagai perkhidmatan, kemudahan dan
persekitaran kerja;

 Strategi 3 : Mengadakan satu sistem yang boleh


menjamin keselamatan dan kesihatan
staf; dan

 Strategi 4 : Meningkatkan program penghayatan


psikologikal untuk persekitaran kerja
yang sihat/ceria.

(b) Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan


Kualiti berteraskan amalan terbaik.
i. Objektif 2 : Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan
berteraskan integriti , keutuhan, kebertanggungjawaban
dan kecekapan

 Strategi 1 : Mengamalkan akauntabiliti dan integriti


dalam pengurusan kewangan dan
pentadbiran entiti
ii. Objektif 3 : Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti

 Strategi 2 : Menggunapakai soal selidik yang


diselaraskan dengan kriteria AKPM

FAIL MEJA Halaman: 11


3.7 PIAGAM PELANGGAN PEJABAT PENDAFTAR

a. Memberi layanan yang mesra, jujur, ikhlas dan bertanggungjawab;

b. Memberikan maklumat yang berkaitan dengan jelas dan tepat;

c. Memastikan persekitaran bersih, kondusif, selesa dan selamat;

d. Memberi perkhidmatan yang sentiasa cepat dan menepati


masKeputusan pelantikan staf dimaklumkan kepada pemohon
selewat-lewatnya 12 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak
Berkuasa Melantik diterima;

e. Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohon


selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak
Berkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik;

f. Keputusan Kursus Induksi Modul Umum dimaklumkan kepada peserta


dalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh terakhir menerima
kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus
Induksi;

g. Keputusan permohonan cuti belajar dimaklumkan kepada calon


selewat-lewatnya 14 hari bekerja selepas kelulusan diperolehi
daripada PPU/KPT;

h. Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum


bersara;

i. Memastikan staf dapat disahkan dalam jawatan dalam tempoh 14


bulan dari tarikh lapor diri setelah memenuhi semua syarat yang
ditetapkan;

j. Buku rawatan perubatan boleh diambil pada hari ke lapan selepas


melapor diri; dan

k. Maklumbalas daripada aduan melalui surat/e-mel/faks/telefon dijawab


selewat-lewatnya dalam tempoh dua puluh satu (21) hari bekerja.

FAIL MEJA Halaman: 12


4.0 STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

4.1 CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

PENDAFTAR

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN


AM JAWATANKUASA
JAMINAN KUALITI
SEKSYEN
PENGURUSAN DASAR

PERKHIDMATAN
SEKSYEN JAMINAN
KORPORAT
KUALITI

SEKSYEN TEKNOLOGI
MAKLUMAT & KOMUNIKASI (ICT)

SEKSYEN PENTADBIRAN
& KEWANGAN

BAHAGIAN KESELAMATAN PUSAT


PUSAT KESIHATAN
UNIVERSITI KEBUDAYAAN & KESENIAN PUSAT ISLAM UNIVERSITI
UNIVERSITI

BAHAGIAN BAHAGIAN BAHAGIAN PERUNDANG-


BAHAGIAN
PENGURUSAN SUMBER PEMBANGUNAN SUMBER PERUNDANG UNDANGAN SEKSYEN
MANUSIA -UNDANGAN UNIVERSITI PENTADBIRAN DAN SEKSYEN SEKSYEN PENTADBIRAN &
MANUSIA SEKSYEN FARMASI PENTADBIRAN DAN
KEWANGAN PENGURUSAN PEJABAT
KEWANGAN
SEKSYEN SEKSYEN
PELANTIKAN SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN
KOMPUTER DAN TEKNOLOGI
LATIHAN DLM TATATERTIB STAF MAKLUMAT DIAGNOSTIK SEKSYEN KEBUDAYAAN PENTADBIRAN DAN
PERKHIDMATAN KEWANGAN
SEKSYEN
SEKSYEN PENTEDBIRAN DAN
SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN
KENAIKAN PANGKAT KEWANGAN
LATIHAN AKADEMIK PENASIHATAN & GUBALAN KAWALAN KESELAMATAN DEWAN & PANGGUNG PENTADBIRAN &
KORPORAT KAMPUS PUCHONG PERCUBAAN PENGURUSAN MASJID
SEKSYEN
SEKSYEN SEKSYEN PERGIGIAN
SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN AKTIVITI
SARAAN, PRESTASI & GUAMAN & GUBALAN AWAM SEKSYEN TEKNIKAL
BIMBINGAN & KERJAYA STAF BANTUAN PEMBANGUNAN SAHSIAH
ELAUN
SEKSYEN DAN MODAL INSAN
KEJURURAWATAN
SEKSYEN SEKSYEN
PENGESAHAN,CUTI & SEKSYEN RONDAAN
PERSARAAN PENILAIAN DALAM SEKSYEN PERUBATAN &
PERKHIDMATAN KECEMASAN
SEKSYEN
PENYIASATAN
SEKSYEN
KESELAMATAN & KESIHATAN SEKSYEN KESIHATAN UMUM
PEKERJAAN SEKSYEN
TARFIK
SEKSYEN SEKSYEN PERUBATAN
PERUBATAN & PEKERJAAN
PERHUBUNGAN PEKERJA SEKSYEN
KAWALAN AKSES
SEKSYEN
PERUBATAN SUKAN

FAIL MEJA Halaman: 13


4.2 OBJEKTIF KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

Bil. Proses Objektif Kualiti

 Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya


1. Kawalan Dokumen
sekali dalam setahun

 Memastikan jumlah NCR pada Audit Dalaman


2. Audit Dalaman
berkurangan 20% dari tahun sebelumnya

 Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya


Tindakan
3. 21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangka
Pembetulan
panjang) dari tarikh surat diedarkan.

Tindakan
4.  Menghasilkan 30 cadangan tindakan pencegahan
Pencegahan
Kepuasan  Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman
pelanggan, pada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5)
5. analisa,
pengukuran dan  Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaran
peningkatan pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5)

Perolehan dan  Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4


pembayaran kali setahun
6. (Bekalan,
Perkhidmatan dan  Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagi
Kerja) analisis penilaian prestasi pembekal

 Memastikan tempoh baikpulih dalaman untuk


perkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja

 Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untuk


perkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas
(15) hari bekerja
 Penambahbaikan/baikpulih dilakukan selewat-
lewatnya 15 hari bekerja atau dengan jaminan
tempoh baikpulih
Perkhidmatan  Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi
7. Teknologi server tanpa melibatkan kerosakan kepada aplikasi
Maklumat dilakukan selewat-lewatnya 4 jam
 Memastikan baikpulih akibat gangguan operasi
aplikasi modul tertentu, manakala modul-modul lain
boleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukan
selewat-lewatnya 2 hari bekerja
 Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi
kerosakan yang serius serta memerlukan pertukaran
aliran serta fungsian sistem atau pemasangan
peralatan baru kepada perkakasan dilakukan dalam
tempoh lima (5) hari bekerja
 Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang
8. Latihan Staf
menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari

FAIL MEJA Halaman: 14


Bil. Proses Objektif Kualiti
setahun
 Memastikan 80% latihan yang dijalankan mengikut
takwim tahunan
 Memastikan tempoh iklan dikeluarkan dalam tempoh
14 hari bekerja selepas waran diterima
 Pengiklanan jawatan kosong (Akademik) dibuat
9. Pelantikan staf
sekurang-kurangnya 2 kali setahun
 Pengiklanan jawatan kosong (Bukan Akademik)
dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun
 Memastikan surat tawaran dikeluarkan selewat-
lewatnya dalam tempoh 12 hari bekerja selepas
tarikh menerima petikan minit mesyuarat Pihak
Berkuasa Melantik atau arahan Pihak Berkuasa
melantik
 Memastikan pengisian kekosongan jawatan kerana
penamatan perkhidmatan dilakukan selewat-lewatnya
75 hari bekerja dari tarikh kekosongan tersebut.
 Kadar pengisian jawatan (Akademik) adalah 94% dari
waran yang diterima.
 Kadar pengisian jawatan (Bukan Akademik) adalah
94% dari waran yang diterima.
 Memastikan staf dapat disahkan jawatan dalam
Pengesahan Dalam
10. tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelah
Jawatan
memenuhi semua syarat yang ditetapkan
 Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir
11. Persaraan
sebelum bersara
 Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat
(bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 6
hari bekerja selepas waran diterima
 Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat
(bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 100
hari bekerja sebelum tarikh kekosongan bagi kes
persaraan dan selepas mengemukakan notis bagi kes
penamatan perkhidmatan
 Surat pemakluman kenaikan pangkat (Bukan
12. Kenaikan Pangkat Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5)
hari bekerja selepas menerima petikan Minit
Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak
Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti)
atau arahan Pihak Berkuasa Melantik
 Surat pemakluman kenaikan pangkat (Akademik)
dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja
selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak
Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan
Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) arahan Pihak
Berkuasa Melantik
 Kursus Induksi diadakan sekurang-kurangnya 9 kali
13. Kursus Induksi
setahun
FAIL MEJA Halaman: 15
Bil. Proses Objektif Kualiti
 Seorang staf akan mengikuti Kursus Induksi selewat-
lewatnya 12 bulan dari tarikh melapor diri
 Maklumkan keputusan kepada peserta dalam tempoh
10 hari bekerja selepas tarikh akhir menerima
kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang
Panel Penilai Kursus Induksi
 Pengisian kuaota Biasiswa KPT sebanyak 50%
14. Cuti belajar
daripada kuota biasiswa tahunan yang diberi
 Memberi maklumbalas kepada Ketua PTJ bagi kes
yang dirujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas
penerimaan kes
 Memberi laporan Kaunseling umum bagi staf yang
dirujuk kepada Ketua PTJ yang merujuk dalam
tempoh 6 hari bekerja selepas sesi terakhir
15. Kaunseling Staf
 Analisis Keberkesanan perkhidmatan kaunseling pada
tahap 4 (memuaskan) pada kes yang dirujuk

 Menganjurkan program berbentuk pencegahan,


pemulihan dan perkembangan sekurang-kurangnya 6
kali dalam setahun

 Menyediakan buku rawatan perubatan lewat-lewatnya


Buku rawatan
16. 4 hari bekerja selepas menerima borang permohonan
perubatan
buku rawatan perubatan dari Seksyen Pelantikan
 Mengambil tindakan terhadap pelanggaran kontrak
perkhidmatan dengan menghantar notis tuntutan
dalam tempoh selewat-lewatnya 7 hari bekerja
setelah menerima arahan yang lengkap daripada
Seksyen Latihan Akademik
 Mencapai 100% bayaran penyelesaian tidak
tertunggak bagi kes pelanggaran kontrak
perkhidmatan bagi penama yang telah bersetuju
Perhidmatan untuk membuat pembayaran secara ansuran
17. Perundang-  Melucutkan hak emolumen pegawai yang tidak hadir
undangan bertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpa
sebab yang munasabah dalam tempoh 5 hari bekerja
setelah menerima laporan bertulis yang lengkap
daripada PTJ
 Memaklumkan keputusan dan melaksanakan
hukuman yang diputuskan oleh Jawatankuasa
Tatatertib yang berkenaan dalam tempoh 14 hari
bekerja setelah keputusan Mesyuarat Jawatankuasa
Tatatertib dibuat.

FAIL MEJA Halaman: 16


5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

SEKSYEN JAMINAN KUALITI

En. Wan Azman Wan Omar


Pendaftar

Ketua Seksyen
Puan Rozi Tamin
Penolong Pendaftar, N41

Cik Mahmudah Aunudin


Penolong Pegawai Tadbir, N27

Pengurusan Pengurusan Fail


Kualiti & Rekod

Pn. Kasmaria Zawawi Pn. Siti Rohaya Kassim


Pem. Tadbir (P/O), N17 Pem. Tadbir (P/O), N17

En. Mohd. Shafie Muhamad Pn. Nooraini Nordin


Pem. Tadbir (P/O), N17 Pem. Tadbir (P/O), N17

En. Michael Pitter Anak Ujai


Pem. Am Pejabat, N1

Pn. Jalilah Jani


Pem. Rendah Awam, R1

FAIL MEJA Halaman: 17


6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada


Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis
hubungan hubungan
1. Pendaftar / Wakil Mengurus, menyelaras dan Tiada Penyelaras Audit/
Pengurusan melaksanakan aktiviti Sistem (PA)/Timbalan PA
Merancang pelaksanaan Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar:  Merancang program audit
Sistem Pengurusan a) Audit Dalaman dan Audit dan memastikan audit
Kualiti (SPK) MS ISO Persijilan SIRIM; dilaksanakan mengikut
9001:2000 b) Mesyuarat Semakan perancangan.
Pengurusan (MSP) /  Memastikan tindakan
Jawatankuasa Jaminan Kualiti pembetulan/pencegahan bagi
(JKJK) Induik, Mesyuarat Laporan
Jawatankuasa Dokumentasi, Ketidakpatuhan(NCR)/Cadang
Mesyuarat Jawatankuasa an penambahbaikan (OFI)
Kepuasan Pelanggan; dilaksanakan mengikut
c) Latihan dan Bengkel tempoh yang ditetapkan.
Penyediaan/semakan Dokumen.
Ahli JKJK Induk/MSP
 Menyediakan laporan
mengikut agenda yang
ditetapkan.

Penyelaras Latihan Staf


(PLS)/Timbalan PLS
 Membuat analisis
keberkesanan latihan staf
yang menghadiri
latihan/bengkel.

FAIL MEJA Halaman: 18


Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada
Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis
hubungan hubungan
Penolong Pegawai Tadbir
 Membantu mengurus,
menyelaras dan
melaksanakan aktiviti Sistem
Pengurusan Kualiti Pejabat
Pendaftar

Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
 Memastikan persediaan
audit, mesyuarat, latihan dan
bengkel dilaksanakan dengan
lancar.

2. Pendaftar / Wakil Mengurus, mengawal, menyelenggara Tiada Timbalan Pegawai Kawalan


Pengurusan dan memantau dokumen Sistem Dokumen (TPKD)
Meluluskan dan Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008  Mengurus, mengawal,
mengesahkan Dokumen dan sistem ‘ISO INTRANET’. menyelenggara dan
MS ISO 9001:2008 memantau dokumen Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO
9001:2008 di entiti masing-
masing.

Ketua Seksyen/Unit
 Menyedia/menyemak
dokumen operasi masing-
masing dan membuat
permohonan pindaan
dokumen kepada PKD/TPKD.

Penolong Pegawai Tadbir


Membantu mengurus,
mengawal, menyelenggara dan
memantau dokumen Sistem
FAIL MEJA Halaman: 19
Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada
Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis
hubungan hubungan
Pengurusan Kualiti MS ISO
9001:2000 dan sistem ‘ISO
INTRANET’.

Penolong Pegawai Teknologi


Maklumat
 Penambahbaikan sistem
ISO INTRANET.

Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
 Menyelenggara dokumen
Sistem Pengurusan Kualiti MS
ISO 9001:2008
3. Pendaftar / Wakil Mengurus, menyelaras dan Tiada Timbalan Penyelaras
Pengurusan menganalisa maklumbalas pelanggan Kepuasan Pelanggan (TPKP)
Memastikan  Mengurus, menyelaras
maklumbalas pelanggan dan menganalisa
diuruskan mengikut maklumbalas pelanggan di
prosedur yang entiti masing-masing
ditetapkan supaya
perkhidmatan dapat Penolong Pegawai Tadbir
ditingkatkan.  Membantu mengurus,
menyelaras dan menganalisa
maklumbalas pelanggan

Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
 Menyemak dan
merekodkan maklumbalas.

4. Pendaftar Merancang, mengurus, menyelaras Tiada Timbalan Penyelaras


Wakil Pengurusan dan menganalisa Kajian kepuasan Kepuasan Pelanggan (TPKP)
Memastikan kajian pelanggan dalaman dan luaran Pejabat  Mengurus Kajian
FAIL MEJA Halaman: 20
Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada
Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis
hubungan hubungan
kepuasan pelanggan Pendaftar kepuasan pelanggan dalaman
diuruskan mengikut dan luaran Pejabat Pendaftar
prosedur yang di entiti masing-masing
ditetapkan supaya
perkhidmatan dapat Penolong Pegawai Tadbir
ditingkatkan.  Membantu mengurus dan
menganalisa kajian kepuasan
pelanggan

Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
 Mengedar dan
merekodkan borang kajian
kepuasan pelanggan.
5. Pendaftar Merancang, mengurus dan memantau Tiada Penolong Pegawai Tadbir
Memastikan sistem sistem pengurusan rekod Pejabat Membantu mengurus dan
pengurusan rekod Pendaftar memantau sistem pengurusan
Pejabat Pendaftar rekod Pejabat Pendaftar
dilaksanakan dengan
sistematik Pembantu Tadbir
(Perkeranian dan Operasi)
Menyelenggara dan memelihara
fail dan rekod

Pembantu Am Pejabat
Membantu menyelenggara dan
memelihara fail dan rekod

Pekerja Awam
Membantu menyelenggara dan
memelihara fail dan rekod

6. Pendaftar/Wakil Mengumpul, menyelaras dan Tiada Timbalan Wakil Pengurusan


Pengurusan/Ketua mengambil tindakan susulan bagi Melaporkan status tindakan
FAIL MEJA Halaman: 21
Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada
Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis
hubungan hubungan
PTJ/Timbalan Wakil laporan tindakan pembetulan, pembetulan, pencegahan dan
Pengurusan tindakan pencegahan, dan ketidakpatuhan di entiti masing-
Memastikan semua ketidakpatuhan produk/perkhidmatan masing
tindakan yang diambil
bagi tindakan Ketua Seksyen/Unit
pembetulan, tindakan  Merekodkan tindakan
pencegahan dan yang dibuat dan
ketidakpatuhan menyerahkan kepada WP
produk/perkhidmatan atau TWP masing-masing.
adalah berkesan dan
tidak berulang.

Penolong Pegawai Tadbir


 Membantu mengumpul,
menyelaras dan mengambil
tindakan susulan bagi laporan
tindakan pembetulan,
tindakan pencegahan, dan
ketidakpatuhan
produk/perkhidmatan,
tindakan pencegahan dan
tindakan ke atas
ketidakpatuhan
produk/perkhidmatan.

Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
 Menyedia dan
merekodkan borang-borang
yang telah lengkap kedalam
fail-fail yang berkaitan.
7. Naib Canselor Mengumpul/menyediakan, menyelaras Tiada Pegawai Pelapor di PTJ
FAIL MEJA Halaman: 22
Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada
Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis
hubungan hubungan
Mempengerusi dan memantau pengurusan pelaporan  Menyediakan laporan dan
mesyuarat PIN, JKP dan (*PIN, JKP, dan PPMKB) ke mengambil tindakan di setiap
PPMKB dan Kementerian Pengajian Tinggi PTJ masing-masing melalui
mengesahkan laporan Sistem Pelaporan Integrasi
untuk dihantar ke KPTM * PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa UPM (SPIN).
Keutuhan Pengurusan (JKP), PPMKB: Pasukan
Petugas bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi
Pendaftar Ketua Bahagian/Seksyen
Memastikan Pejabat Pendaftar
pelaksanaan pelaporan  Menyediakan laporan aktiviti
PIN, JKP dan PPMKB di berkaitan.
UPM berjalan lancar.
Penolong Pegawai Tadbir
 Membantu
mengumpul/menyediakan,
menyelaras dan memantau
pengurusan pelaporan (*PIN,
JKP, dan PPMKB) ke
Kementerian Pengajian
Tinggi.

8. Naib Canselor Mengurus, memantau dan Tiada Ketua Pemilik Kriteria AKPM
Memantau kemajuan mengemaskini maklumat pelaksanaan  Mengumpul, melapor dan
UPM ke arah AKPM 2010 tindakan berkaitan kriteria Anugerah melaksanakan aktiviti
dan menerima laporan Kualiti Perdana Menteri (AKPM) berdasarkan kriteria AKPM.
pelaksanaan.
Ketua Bahagian/Seksyen
Pendaftar Pejabat Pendaftar
Mempengerusikan  Mengumpul, melapor dan
mesyuarat melaksanakan aktiviti
Jawatankuasa AKPM dan berdasarkan kriteria AKPM.
memastikan
pelaksanaan aktiviti
mengikut kriteria AKPM.
Penolong Pegawai Tadbir
FAIL MEJA Halaman: 23
Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada
Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis
hubungan hubungan
 Membantu mengurus,
memantau dan
mengemaskini maklumat
pelaksanaan tindakan
berkaitan kriteria Anugerah
Kualiti Perdana Menteri
(AKPM).

9. Naib Canselor Membangunkan dan memantau Tiada Ketua PTJ UPM


Mengesahkan dan pelaksanaan Pelan Integriti Organisasi  Memastikan pelaksanaan dan
meluluskan Pelan (PIO) UPM memantau aktiviti/program
Integriti Organisasi selaras dengan PIO.
(PIO) UPM yang
dibangunkan untuk Pegawai Pelapor di PTJ
dilaksanakan  Melaporkan pelaksanaan PIO
di PTJ pada setiap suku
Pendaftar tahun.
Memantau
pembangunan PIO UPM Penolong Pegawai Tadbir
supaya selaras dengan  Membantu membangunkan
Pelan Integriti Nasional dan memantau pelaksanaan
dan PIO Kementerian Pelan Integriti Organisasi
Pengajian Tinggi (PIO) UPM.
Malaysia
Pembantu Am Pejabat
 Mengedarkan PIO yang telah
diluluskan oleh Jawatankuasa
ke semua PTJ UPM

10. Pendaftar Memantau ke atas pengwujudan dan Tiada Ketua PTJ/Wakil


Memastikan semua staf pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM Pengurusan
UPM mempunyai Fail  Memantau pelaksanaan fail

FAIL MEJA Halaman: 24


Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada
Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis
hubungan hubungan
Meja meja staf PTJ .

Pegawai Pelaksana Fail Meja


di PTJ
 Memantau dan membantu
dalam penyediaan fail meja
setiap staf di PTJ masing-
masing.

Penolong Pegawai Tadbir


 Membantu memantau ke
atas pengwujudkan dan
pelaksanaan fail meja di UPM

Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
 Membantu mengemaskini
rekod dan status
penyediaan / kemaskini fail
meja staf UPM
11. Pendaftar Mengurus, melaksana dan memantau Tiada Ketua Bahagian Pejabat
Memastikan semua staf penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar Pendaftar  Memantau pelaksanaan fail
mempunyai Fail Meja meja staf bahagian .

Ketua Seksyen Pejabat


Pendaftar
 Memantau dan membantu
dalam penyediaan fail meja
setiap staf di PTJ masing-
masing
 Membuat analisis status
penyediaan fail meja dan
menghantar kepada urus
FAIL MEJA Halaman: 25
Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada
Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis
hubungan hubungan
setia

Penolong Pegawai Tadbir


 Membantu mengurus,
melaksana dan memantau
penyediaan Fail Meja (FM)
staf Pejabat Pendaftar

Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
 Membantu mengemaskini
rekod dan status
penyediaan / kemaskini fail
meja staf Pejabat Pendaftar
12. Pendaftar Mengumpul, mengemaskini dan Tiada Ketua Bahagian Pejabat
Memastikan memantau pengukuran dan analisis Pendaftar
pelaksanaan dan Piagam Pelanggan dan objektif kualiti  Memantau pelaksanaan dan
pematuhan ke atas memastikan tindakan
piagam pelanggan dan pembetulan dan
objektif kualiti penambahbikan dilaksanakan
dilaksanakan dengan
berkesan Ketua Seksyen Pejabat
Pendaftar
 Memantau pelaksanaan dan
menyediakan laporan secara
berkala

Penolong Pegawai Tadbir


 Membantu mengumpul,
mengemaskini dan
memantau pengukuran dan
analisis Piagam Pelanggan
dan objektif kualiti

FAIL MEJA Halaman: 26


Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada
Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis
hubungan hubungan
Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
 Mengemaskini data-data
pengukuran piagam
pelanggan dan objektif kualiti
dan memaklumkan mengenai
sebarang pindaan/semakan.

13. Pendaftar Mengemaskini dan memantau senarai Tiada Ketua Bahagian/Ketua


Mengesahkan senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Seksyen
tugas dan carta Pendaftar  Menyemak dan
organisasi Pejabat menyerahkan senarai tugas
Pendaftar yang terkini untuk
direkodkan.

Penolong Pegawai Tadbir


 Membantu mengemaskini
dan memantau senarai tugas
dan carta organisasi Pejabat
Pendaftar

Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
 Mendapatkan senarai
tugas yang terkini daripada
Ketua Bahagian/Ketua
Seksyen.

FAIL MEJA Halaman: 27


7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT
PENDAFTAR

Pegawai yang Seksyen Undang-


Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Sediakan jadual perancangan aktiviti setiap awal tahun Pendaftar/Wakil
Pengurusan

2. Buat permohonan bajet kepada Seksyen Pentadbiran dan Ketua Seksyen


Kewangan berdasarkan keperluan dan aktiviti yang Pentadbiran dan
disenaraikan pada tahun berkenaan. Kewangan

3. Laksanakan aktiviti mengikut perancangan

4. Kemaskini jadual perancangan pada pertengahan tahun


dan menyenaraikan semula aktiviti berdasarkan keperluan
semasa.

5. Sediakan laporan pelaksanaan aktiviti untuk dibentangkan


pada Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK)
Induk/Mesyuarat Semakan Pengurusan.

6. Pastikan semua aktiviti utama seksyen dilaksanakan iaitu :


(a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;
(b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa
Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa
Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan
Pelanggan;
(c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen

FAIL MEJA Halaman: 28


(a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM
Pegawai yang Seksyen Undang-
Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Sediakan jadual perancangan program audit dalaman Induk Wakil
entiti Pejabat Pendaftar, audit dalaman Pejabat Pendaftar Pengurusan/Penyelaras
dan Audit oleh pihak SIRIM pada setiap tahun Audit

2. Aturkan mesyuarat bagi jawatankuasa Audit Dalaman Penyelaras Audit


Pejabat Pendaftar.

3. Pastikan jadual audit dalaman/SIRIM yang telah disahkan


diedarkan kepada auditi/PTJ (entiti Pejabat Pendaftar
mengikut tempoh yang ditetapkan

4. Maklumkan kepada auditi/staf bagi program audit yang


akan dijalankan.

5. Sediakan dokumen dan keperluan program audit diselaras


dan tersedia.

6. Pastikan pelaksanaan program audit dilaksanakan mengikut


jadual yang telah ditetapkan dengan lancar dan kemas

7. Kumpul semua penemuan audit daripada Ketua Juruaudit


Dalam/SIRIM untuk diambil tindakan yang bersesuaian

8. Pantau tindakan pembetulan dan pencegahan yang perlu


diambil oleh auditi/pegawai yang bertanggungjawab.

9. Maklumkan kepada juruaudit mengenai tarikh penutupan


ketidakpatuhan (NCR) yang telah diberi kepada auditi

FAIL MEJA Halaman: 29


Pegawai yang Seksyen Undang-
Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
10. Hantar laporan lengkap tindakan pembetulan bagi NCR Pendaftar/Wakil
kepada pihak SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan Pengurusan

11. Pastikan persijilan MS ISO 9001:2008 diterima dari pihak


SIRIM selepas proses audit dijalankan.

12. Kemaskini rekod-rekod audit.

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Audit Dalaman, UPM/PEND/P003)

(b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat
Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan
Pegawai yang Seksyen Undang-
Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Sediakan perancangan tahunan bagi mesyuarat-mesyuarat Pendaftar/Wakil
SPK. Pengurusan

2. Pastikan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk


mesyuarat disediakan dan lengkap.

3. Keluarkan minit mesyuarat dalam tempoh yang telah


ditetapkan

4. Memastikan rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara.

(* Proses terperinci bagi MSP, sila rujuk Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan, UPM/PEND/P007)

FAIL MEJA Halaman: 30


(c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen
Pegawai yang Seksyen Undang-
Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Sediakan perancangan bagi latihan/bengkel/kursus yang Pendaftar/Wakil
hendak diadakan bagi keperluan SPK Pengurusan

2. Maklumkan peserta yang terlibat selewat-lewatnya 7 hari


bekerja sebelum latihan/bengkel/kursus diadakan.

3. Pastikan semua peserta mengisi borang penilaian


keberkesanan latihan diakhir program

4. Majukan borang penilaian keberkesanan latihan yang telah


diisi diserahkan kepada PTJ/ketua seksyen untuk penilaian
peserta dan tindakan selanjutnya.
5. Memastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan
diselenggara
(* Proses terperinci bagi Latihan Staf, sila rujuk Prosedur Latihan Staf, UPM/PEND/P010)

FAIL MEJA Halaman: 31


7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO
9001:2008 DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’

Pegawai yang Seksyen Undang-


Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Sediakan tempat simpanan yang selamat untuk dokumen Pendaftar
dan cop Sistem Kualiti Pejabat Pendaftar (contohnya seperti
cop ‘Dokumen Terkawal’). Tempat simpanan ini adalah di
Pusat Dokumen dan Rekod.
2. Kenalpasti dokumen dan senaraikan dalam senarai utama
dokumen terkawal.
3. Kawal dan selenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Pendaftar/Wakil Standard MS ISO
sebagaimana dalam Prosedur Kawalan Dokumen Pengurusan 9001:2008
(UPM/PEND/P001).
4. Memuatnaik softcopy fail dokumen terkawal ke dalam
sistem ISO INTRANET.
5. Jika ada perubahan, selenggara struktur Menu dan Sub- Pen. Peg. Teknologi
menu yg terkandung dlm sistem ISO INTRANET Maklumat
mengunakan perisian macromedia.

6. Melakukan proses back-up fail dokumen SPK ke dalam


server melalui aplikasi winSCP3 pada setiap minggu.

7. Buat pemantauan secara berkala bagi penggunaan


dokumentasi SPK termasuk pada sistem ISO INTRANET.

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kawalan Dokumen, UPM/PEND/P001)

FAIL MEJA Halaman: 32


7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.3 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS PELANGGAN

Pegawai yang Seksyen Undang-


Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Terima dan Kenalpasti Maklumbalas
(a) Terima maklumbalas pelanggan melalui saluran seperti
Sistem Maklumbalas Pelanggan (e-Aduan), Borang
Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP), emel, atau
telefon
(b) Kenalpasti maklumbalas pelanggan yang diterima sama
ada aduan, cadangan, pertanyaan dan penghargaan:
i. Bagi maklumbalas kepada Pejabat Pendaftar,
lampir atau catatkan maklumbalas yang diterima
melalui e-aduan, emel atau telefon pada Borang
Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP).
ii. Bagi maklumbalas kepada PTJ lain di UPM,
serahkan maklumbalas kepada PTJ berkenaan
melalui surat dan maklumkan kepada pengadu
melalui emel (jika ada).
2. Rekodkan Aduan

(a) Beri bilangan aduan yang berturutan berdasarkan kod


aduan yang ditetapkan (Rujuk Prosedur Maklumbalas
Pelanggan, UPM/PEND/P018)
(b) Rekodkan aduan dalam Borang Log Penerimaan Aduan
(PEND/BL01/ADUAN).
3. Salurkan Kepada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan
(TPKP)/Pegawai yang bertanggungjawab (PYB).

FAIL MEJA Halaman: 33


Pegawai yang Seksyen Undang-
Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
4. Sahkan Tindakan dan Maklumkan Kepada Pengadu

i. Sahkan tindakan pembetulan yang


telah dilaksanakan oleh PYB berdasarkan pemerhatian
atau bukti pelaksanaan yang dilampirkan.
ii. Maklumkan kepada pengadu dan
rekodkan pengesahan dan tarikh makluman kepada
pengadu pada Bahagian D dalam Borang Maklumbalas
Pelanggan (PEND/BR01/MP).

5. Kemaskini maklumat tindakan aduan pada Log Penerimaan


Aduan (PEND/BL01/ADUAN)

6. Jika maklumbalas yang diterima adalah Cadangan dan


pertanyaan, serahkan kepada PYB berdasarkan cadangan
atau pertanyaan yang dinyatakan pada Borang
Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP) yang diterima.

7. Jika maklumbalas adalah Penghargaan, keluarkan surat


kepada staf yang berkenaan.

8. Sedia atau kemaskini status maklumbalas ke dalam Senarai


Utama Maklumbalas Pelanggan (PEND/SU01/ SU-MP).

9. Buat analisis maklumbalas Pelanggan Pejabat Pendaftar


untuk dibentangkan pada mesyuarat MSP/JKJK Induk/JKP

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan, UPM/PEND/P018)

FAIL MEJA Halaman: 34


7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN
PEJABAT PENDAFTAR

Pegawai yang Seksyen Undang-


Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman
Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau Borang
Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar
(PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan sekali setahun.

2. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat


Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan luar
Pejabat Pendaftar melalui 2 cara iaitu

(a) Edaran borang kepada pelanggan yang berurusan terus


di kaunter perkhidmatan.
(b) Edaran Borang kepada PTJ di UPM
3. Terima dan kumpul borang daripada pelanggan Pejabat
Pendaftar dan rekodkan dalam Log Rekod
Penyerahan/Penerimaan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan
(PEND/BL01/KKP).

4. Buat pengukuran dan analisis ke atas borang kajiselidik


yang diterima dengan merujuk Prosedur Analisis Data
(UPM/PEND/P009).
5. Sediakan laporan kajian kepuasan pelanggan.

FAIL MEJA Halaman: 35


Pegawai yang Seksyen Undang-
Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
6. Jika tidak memenuhi kepuasan pelanggan, laksanakan
tindakan pembetulan atau tindakan pencegahan dengan
Merujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PEND/P005)
atau Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PEND/P006).

7. Rekod dan failkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan


Dalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau
Borang Kajian Kepuasan Pelanggan luaran pejabat
pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02).

8. Bentangkan laporan Kajian Kepuasan Pelanggan di


Mesyuarat Semakan Pengurusan/Jawatankuasa Jaminan
Kualiti Induk Pejabat Pendaftar.

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kajian Kepuasan Pelanggan, UPM/PEND/P008)

FAIL MEJA Halaman: 36


7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT
PENDAFTAR

Pegawai yang Seksyen Undang-


Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
(a) Peminjaman Fail dan Rekod
1. Bangunkan/sediakan garis panduan dan dokumentasi bagi
proses peminjaman fail dan rekod.

2. Maklumkan kepada semua staf mengenai garis panduan


dan proses yang telah dikuatkuasakan.

3. Pantau proses peminjaman secara berkala dengan


mengadakan semakan/audit terhadap rekod peminjaman
fail dan rekod.
4. Beri surat peringatan kepada staf yang mematuhi garis
panduan peminjaman yang telah ditetapkan.

(b) Penyelenggaraan / Pemerliharaan Fail dan Rekod


1. Sediakan tempat penyimpanan fail dan rekod yang sesuai Pendaftar
dan mencukupi dari aspek keluasan, tempat susun fail
dan rekod, suhu, peralatan dan lain-lain yang diperlukan
dari semasa ke semasa bersesuaian dengan aktiviti di
Bilik Fail dan Bilik Arkib.
2. Pelihara fail dan rekod dari musuh-musuh rekod secara
faktor fizikal, biologikal, kimiawi dan manusia.

FAIL MEJA Halaman: 37


Pegawai yang Seksyen Undang-
Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
3. Baikpulih kerosakan/kemusnahan tempat Penolong Pendaftar,
penyimpanan/rekod dengan segera supaya rekod-rekod Seksyen Pentadbiran &
terpelihara dengan baik. Kewangan

(c) Pelupusan Rekod


1. Dapatkan maklumat mengenai prosedur/tatacara Akta Arkib Negara
pelupusan dari pihak Arkib Negara termasuk jadual 2003 (Akta 629)
pemisahan rekod.

2. Kenalpasti kaedah dan tatacara pelupusan rekod-rekod Akta Arkib Negara


yang telah diasingkan. 2003 (Akta 629)

3. Buat dan semak penyenaraian rekod-rekod yang hendak Pendaftar Akta Arkib Negara
dilupuskan. 2003 (Akta 629)

4. Mohon kelulusan untuk pelupusan rekod-rekod dari Arkib Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara
Negara. 2003 (Akta 629)

5. Laksanakan pelupusan mengikut kaedah dan tatacara Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara
yang dibenarkan oleh pihak Arkib Negara. 2003 (Akta 629)

6. Dapatkan Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara
Negara. 2003 (Akta 629)

FAIL MEJA Halaman: 38


7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN,
TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN

Pegawai yang Seksyen Undang-


Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Terima maklumat untuk tindakan pembetulan dan
pencegahan.
2. Rekod Laporan ke dalam Borang Laporan Tindakan
Pencegahan (PEND/BR01/LTC) atau Borang Laporan
Tindakan Pembetulan (PEND/BR01/LTB).
3. Tentukan punca masalah (bagi tindakan pembetulan) dan
bentuk tindakan pencegahan untuk dilaksanakan.
4. Laksanakan Tindakan Pencegahan atau pembetulan Pendaftar/Wakil
berdasarkan jenis tindakan dan tempoh yang telah Pengurusan
ditetapkan.
5. Lengkapkan laporan status tindakan pencegahan pada
Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan
(PEND/SU01/SU-LTC) atau Senarai Utama Status Tindakan
Pembetulan (PEND/SU01/SU-LTB).
6. Semak keberkesanan tindakan pencegahan pada mesyuarat
JKJK (PTJ).
7. Bentangkan status tindakan pencegahan keseluruhan dalam
MSP atau Mesyuarat JKJK Induk dengan merujuk kepada
Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan
(UPM/PEND/P007) jika berkenaan.
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan, prosedur Tindakan Pencegahan, dan Prosedur Kawalan ke
atas Produk dan Perkhidmatan)

FAIL MEJA Halaman: 39


7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.7 MENGUMPUL/MENYEDIAKAN, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN
PPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

Pegawai yang Seksyen Undang-


Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Daftar atau kemaskini maklumat Pegawai Pelapor dalam
Sistem Pelaporan Integrasi (SPIN) UPM.

2. Keluarkan surat makluman kepada Pegawai Pelaksana di


PTJ bagi penyediaan laporan pada setiap suku tahun.

3. Semak status penghantaran laporan dari Pusat


Tanggungjawab melalui SPIN.

4. Semak dan saring laporan yang diterima dari PTJ melalui


SPIN.

5. Buat analisis status penghantaran dan maklumkan kepada


PTJ.

6. Cetak laporan untuk dibawa kelulusan dan pengesahan


mesyuarat.

7. Buat pindaan pada laporan hasil daripada mesyuarat ( jika Pendaftar


ada).
8. Cetak dan hantar laporan ke kementerian Pengajian Tinggi
Malaysia (KPT).

FAIL MEJA Halaman: 40


7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN
OBJEKTIF KUALITI

Pegawai yang Seksyen Undang-


Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Kenalpasti piagam pelanggan dan objektif kualiti Pejabat
Pendaftar yang telah dibangunkan.

2. Maklumkan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan


kepada semua staf mengenai piagam pelanggan dan
objektif kualiti melalui edaran surat/memo/poster
3. Buat analisis pencapaian piagam pelanggan dan objektif
kualiti setiap 6 bulan dan tahunan
4. Sediakan template laporan piagam pelanggan dan objektif
kualiti dan edarkan kepada pengawal yang berkenaan untuk
penyediaan laporan
5. Terima data-data /laporan pencapaian objektif
kualiti/piagam pelanggan.

6. Buat semakan terhadap kecukupan laporan yang telah


dihantar oleh pegawai.
7. Buat pemantauan terhadap tindakan pembetulan bagi
pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti yang
tidak mencapai sasaran.
8. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang
dalam mesyuarat

FAIL MEJA Halaman: 41


Pegawai yang Seksyen Undang-
Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
9. Laksanakan pemantuan berterusan terdapat proses
perkhidmatan di Pejabat Pendaftar adalah mengikut
prosedur dan garis panduan yang telah ditetapkan
10. Terima dan semak justifikasi cadangan atau pindaan
piagam pelanggan/objektif kualiti.

11. Buat pindaan yang telah diluluskan didalam dokumen,


prosedur atau poster.

12. Maklumkan kepada semua staf terhadap sebarang pindaan


yang telah dilakukan kepada staf supaya tindakan yang
sepatutnya dapat diambil dan dilaksanakan

13. Pastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara


dengan baik.

FAIL MEJA Halaman: 42


7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA
ANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)

Pegawai yang Seksyen Undang-


Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Dapatkan maklumat dan panduan/garispanduan berkaitan
dengan Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM).

2. Sediakan maklumat berkenaan kriteria-kriteria AKPM.

3. Rancang pelaksanaan mesyuarat bulanan bagi Pendaftar


jawatankuasa AKPM UPM.
4. Berhubung dengan pihak MAMPU berkaitan dengan hal-hal
AKPM

5. Maklum dan serah semua kriteria-kriteria AKPM kepada


pemilik kriteria bagi memastikan tindakan pelaksanaan,
pengumpulan dokumen sokongan disediakan.
6. Kemaskini maklumat dari jawatankuasa AKPM dan pegawai
yang bertanggungjawab menyediakan laporan-laporan
kriteria AKPM

7. Buat semakan terhadap laporan yang diterima daripada


pegawai-pegawai yang bertanggungjawab

8. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang


dalam mesyuarat

FAIL MEJA Halaman: 43


7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM

Pegawai yang Seksyen Undang-


Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Dapatkan dan kumpul nama-nama pegawai pelaksana fail
meja dari semua PTJ di UPM.

2. Sediakan template format fail meja senarai semak dan


carta analisis dan edarkan kepada semua pegawai
pelaksana melalui email dan buletin.
3. Beri taklimat pengurusan dan penyediaan fail meja kepada Pendaftar
pegawai pelaksana PTJ.

4. Terima laporan status penyediaan fail meja dari semua


pegawai pelaksana PTJ

5. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja


mengikut PTJ/UPM.

6. Laporkan status penyediaan fail meja staf UPM pada


mesyuarat JK AKPM / JK Pengurusan Universiti

FAIL MEJA Halaman: 44


7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR

Pegawai yang Seksyen Undang-


Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Sediakan template format fail meja, senarai semak dan
carta analisis dan edarkan/email kepada semua ketua
bahagian/seksyen untuk tindakan pelaksanaan.

2. Beri taklimat pengurusan dan pengendalian fail meja


kepada ketua bahagian/seskyen.

3. Terima laporan pelaksanaan daripada semua ketua Pendaftar


bahagian/seksyen.

4. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja


mengikut Bahagian/Seksyen.

5. Laporkan status penyediaan fail meja staf Pejabat Pendaftar


pada mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar.

FAIL MEJA Halaman: 45


7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA.

Pegawai yang Seksyen Undang-


Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
Kenalpasti dan kumpul maklumat dan bahan-bahan untuk
1.
membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM

2. Sediakan draf PIO

Semak draf PIO yang telah dibangunkan untuk memastikan


keperluan Pelan Integriti Nasional (PIN) dan Pelan Integriti
3.
Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM) sebelum
diserah kepada Jawatankuasa PIN UPM

Serahkan draf yang lengkap kepada jawatankuasa PIN UPM Naib Canselor,
4.
untuk semakan dan kelulusan Pendaftar

Sediakan dokumen PIO yang telah diluluskan oleh


5. jawatankuasa PIN UPM untuk dimaklumkan kepada semua Pendaftar
staf UPM
Beri taklimat dan penerangan mengenai PIO yang telah
6. dibangunkan dan diluluskan untuk digunapakai kepada staf Pendaftar
UPM
Edarkan PIO kepada staf UPM untuk makluman, rujukan
7.
dan tindakan
Pantau pelaksanaan PIO melalui pelaporan PIN UPM pada
8.
setiap suku tahun

FAIL MEJA Halaman: 46


7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

Pegawai yang Seksyen Undang-


Bil. Proses Kerja
Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan
1. Lakukan pemantauan pada perubahan staf dan struktur
organisasi

2. Dapatkan maklumat staf/fungsi dari bahagian/seksyen yang Ketua Bahagian/Ketua


berkaitan Seksyen

3. Lakukan kemaskini pada carta organisasi Pendaftar, Ketua


Bahagian

4. Maklumkan kepada ketua bahagian/seksyen bagi


penyediaan dan pengemaskinian senarai tugas dan fail
meja

5. Dapatkan pengesahan Pendaftar bagi semua Pendaftar


perubahan/kemaskini pada carta organisasi atau senarai
tugas mempunyai tarikh kuatkuasa

6. Edarkan carta organisasi dan senarai tugas kepada


staf/ketua bahagian/seksyen untuk rujukan dan simpanan

7. Memastikan semua rekod-rekod senarai tugas diselenggara


dan dipelihara dengan baik

FAIL MEJA Halaman: 47


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI


SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

a. Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;

Mula

(i) AUDIT
(ii) AUDIT SIRIM
DALAMAN

Perancangan AD 1 Dapatkan maklumat pasukan


juruaudit dan jadual audit dari 1
pihak SIRIM
Sedia draf jadual aktiviti
2
AD
Edarkan jadual audit kepada
2
semua staf
Edar surat mesyurat
3
kepada Jawatankuasa AD
Buat persediaan audit (seperti
tempat mesyuarat, alat tulis,
Mesyuarat akan slide pembentangan, jamuan 3
4 makan, papan tanda program
mengesahkan jadual AD
dan lain-lain

5
Pindaan?
Mesyuarat pembukaan audit 4
Ya
Tidak

Buat pindaan berdasarkan


6
mesyuarat Proses audit 5

Edar surat makluman AD 7


kepada juruaudit dan auditi Mesyuarat penutupan audit 6

Buat persiapan untuk Dapatkan laporan audit


8 daripada Ketua Juruaudit 7
proses AD

Majlis Pembukaan AD 9
Kenalpasti punca dan
laksanakan tindakan
8
pembetulan pada NCR dan
Proses AD 10 tindakan pencegahan pada OFI

Hantar laporan NCR kepada Tidak


Majlis Penutupan AD dan 9
11 pihak SIRIM
pembentangan laporan AD

10
Kemaskini Rekod 12 Tindakan
memuaskan?

Pastikan rekod AD lengkap 13 Ya

Buat pembayaran proses audit


kepada SIRIM (bahagian 11
14
Tidak persijilan)
NCR ?

Ya
OFI Dapatkan sijil audit dari SIRIM 12
Ambil tindakan pembetulan 15
terhadap NCR 17

Ambil tindakan Tamat


Edar notis/surat penutupan pencegahan & 16
NCR kepada Juruaudit/ 18 rekodkan
Auditi
Beri tempoh
20 kepada auditi
untuk tutup NCR Tidak
NCR ditutup? 19

Ya
21
Tamat Kemaskini rekod

FAIL MEJA Halaman: 48


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI


SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

b. Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan


Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi,
Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan;

Mula

Tentukan tarikh mesyuarat


1
yang hendak dijalankan

Keluarkan surat makluman


mesyuarat kepada semua 2
ahli mesyuarat

Sediakan dokumen-dokumen
mesyuarat yang diperlukan 3

Keluarkan surat
makluman penangguhan TIDAK Mesyuarat dapat
mesyuarat kepada semua
5 dijalankan mengikut tarikh 4
ahli mesyuarat dan
yang ditetapkan?
maklumkan penangguhan
tempahan bilik/makanan

YA

Mesyuarat diadakan /
dilaksanakan 6

Keluarkan Minit Mesyuarat


dalam tempoh 3 hari bekerja
selepas tarikh mesyuarat 7
dijalankan

Edarkan minit mesyuarat


kepada semua ahli
mesyuarat dan petikan minit
mesyuarat untuk tindakan 8
pegawai yang
bertanggungjawab

Fail dan Kemaskini rekod-


rekod mesyuarat dan 9
minitkan

Tamat

FAIL MEJA Halaman: 49


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI


SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

c. Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen

Mula

Tentukan tarikh, masa, tempat dan


penceramah (jika perlu) Latihan/ 1
Bengkel

Maklumkan kepada peserta


mengenai Latihan/Bengkel kepada
peserta selewat-lewatnya 7 hari 2
bekerja

Menyediakan kelengkapan dan


keperluan latihan/bengkel yang 3
akan diadakan

Laksanakan program mengikut


4
jadual yang ditetapkan

Borang Penilaian Keberkesanan


Latihan (bagi latihan/bengkel) 5
diedarkan kepada peserta

Majukan borang penilaian


keberkesanan latihan kepada ketua
seksyen/PTJ peserta untuk tindakan 6
selanjutnya (setelah tamat latihan/
bengkel yang diadakan).

Kemaskini rekod-rekod latihan/


7
bengkel

Tamat

FAIL MEJA Halaman: 50


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU


DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008
DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’

Mula

Sediakan tempat simpanan dokumen 1

Kenalpasti dan senaraikan dokumen 2

Kawal dan selenggara dokumen 3

Buat back-up softcopy dokumen 4

Buat pemantauan secara berkala 5

Tamat

FAIL MEJA Halaman: 51


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.3 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS


PELANGGAN

Mula

Terima dan kenalpasti 1


Maklumbalas

2 11
Tidak Tidak Jika Penghargaan, 15
Cadangan &
Aduan? Keluarkan surat
Pertanyaan
penghargaan

Ya Ya

Serahkan kepada
Rekodkan Aduan 3 12
PYB

Salurkan kepada TPKP/ Buat penjelasan dan


4
PYB rekodkan pada 13
borang

Jalankan siasatan 5
Kembalikan borang 14
kepada PKP/TPKP

Tidak 6
Sahih?

Ya

Kenalpasti punca &


7
tentukan tindakan

Laksanakan tindakan 8
pembetulan

Sahkan tindakan dan


maklumkan kepada 9
pengadu

Kemaskini log aduan 10

16
Sedia atau kemaskini
status maklumbalas

Laporan analisis 17

Tamat

FAIL MEJA Halaman: 52


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN


PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR

Mula

Edaran Borang 1

Terima dan Kumpul


Borang 2

Pengukuran dan
3
Analisis

4
Memenuhi Tidak Laksana tindakan
5
Kepuasan Pembetulan/
Pelanggan? Pencegahan

Ya
6
Rekod dan Failkan

Tamat

FAIL MEJA Halaman: 53


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN


REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.

Mula

Merancang dan memantau


peminjaman, pemeliharaan dan i
pelupusan fail dan rekod

(A) Peminjaman fail (B) Penyelengaraan/


(C) Pelupusan
dan rekod pemeliharaan

Sediakan garis panduan dan Tempat penyimpanan Dapatkan maklumat


dokumentasi peminjaman 1 dan pemeliharaan 1 prosedur pelupusan dari 1
fail dan rekod rekod mencukupi Arkib Negara

Lengkapkan borang
Peminjaman Rekod (PEND/ Daftar dan rekod Semak rekod yang telah
BR01/PINJAM-REKOD) dalam Senarai Daftar 2 tamat tempoh simpanan/
2 tindakan dan keluarkan dari
Jumlah maksimum fail Rekod
yang dibenarkan adalah 20 rak untuk tujuan pemisahan 2
buah fail rekod (rujuk jadual
4 pemisahan rekod yang
berkaitan)
Susun setiap rekod
Serahkan borang
dengan sistematik
peminjaman kepada
YA mengikut label yang 3
Petugas selewat- Pinjaman > 5
3 telah ditetapkan
lewatnya 1 hari buah fail? Kenalpasti kaedah dan
supaya mudahkesan
sebelum tarikh tatacara pelupusan rekod 3
peminjaman (rujuk Akta Arkib Negara)
TIDAK
Fail dan rekod
Serahkan borang terpelihara dari
peminjaman rekod/fail 5 musuh-musuh rekod 5 Hantar dan susun rekod
kepada Petugas (rujuk Arkib Negara) tamat tempoh simpan dan 4
tindakan ke Bilik Arkib

Semak borang permohonan


& sediakan fail-fail yang 6 Baikpulih kerosakan/
dipohon kemusnahan pada Buat penyenaraian rekod 5
rekod/ tempat 6
simpanan

Maklumkan kepada
pemohon/staf bahawa fail- 7 Mohon kelulusan pelupusan
fail telah tersedia dari Arkib Negara 6

Rekodkan peminjaman ke 7 Lakukan


dalam Log Pinjaman 8 TIDAK penyimpanan
Dokumen dan Rekod semula / atau
(PEND/BL01/PDR) Lulus?
arahan dari
pihak Arkib
Negara
YA
Semak log pinjaman yang
telah melebihi tempoh 9 Lakukan kaedah & tatacara
pinjaman 10 hari bekerja pelupusan rekod yang 9
dibenarkan

11

Beri surat TIDAK Fail telah Dapat Sijil Pengesahan


Pelupusan rekod 10
peringatan kepada dipulangkan ke 10
peminjam Bilik Fail?

YA Kemaskini rekod-rekod
11
proses pelupusan
Kemaskini rekod pada Log
Pinjaman Dokumen dan 12
Rekod (PEND/BL01/PDR)

Terima makluman aktiviti


ii
pengurusan fail dan rekod
Letak/susun semula fail-fail secara berkala
13
yang telah dipulangkan

Buat/kemaskini laporan
iii
aktiviti pengurusan rekod

Tamat

FAIL MEJA Halaman: 54


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN


SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN, TINDAKAN
PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN

Mula

Terima Maklumat untuk


Tindakan Pembetulan,
Pencegahan dan 1
Ketidakpatuhan

2
Tidak
Perlu Tindakan
Pembetulan/Pencegahan?

Ya

Kenalpasti Punca (bagi tindakan


pembetulan) dan tentukan
3
Tindakan pembetulan/
pencegahan

Laksanakan Tindakan 4

Tidak 5
Tindakan
Berkesan?

Ya

6
Laporan

Pantau keberkesanan
pelaksanaan tindakan di dalam 7
mesyuarat

Tamat

FAIL MEJA Halaman: 55


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.7 MENGUMPUL/MENYEDIA, MENYELARAS DAN MEMANTAU


PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN PPMKB) KE
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

Mula

Urus Setia mendaftar/


mengemaskini maklumat pelapor 1
dalam SPIN

Urus Setia memaklumkan kepada


pelapor bagi penyediaan laporan 2
melalui SPIN

3
Pelapor memasukkan maklumat
melalui SPIN menggunakan ID
Pengguna yang diberi

Ketua PTJ boleh menyemak


laporan yang disediakan oleh
4
pelapor menggunkan ID yang
sama

Sistem akan kenalpasti status


5
laporan

6
Tidak Pelapor semak mana-
Lengkap? mana ruangan yang tidak 7
lengkap

Ya

Pelapor boleh meneruskan proses


Transmit (Hantar) kepada urus 8
Setia

Urus Setia semak, saring dan pilih


9
laporan dari PTJ

Semakan dan kelulusan Mesyuarat 10

Urus Setia mencetak dan hantar


11
laporan ke KPT

Tamat

FAIL MEJA Halaman: 56


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN


ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI

Mula

Kenalpasti piagam pelanggan &


objektif kualiti Pejabat Pendaftar yang 1
telah dibangunkan

Maklumkan kepada semua staf


mengenai piagam pelanggan & 2
objektif kualiti yang terkini melalui
edaran surat/memo/poster

Analisis pencapaian piagam pelanggan


& objektif kualiti setiap 6 bulan & 3
tahunan

Sediakan ‘template’ laporan Objektif


kualiti / piagam pelanggan dan 4
Tamat edarkan kepada pegawai yang
berkenaan untuk penyediaan laporan

17 Kemaskini rekod-rekod laporan dan


pencapaian berkaitan piagam
pelanggan dan objektif kualiti Terima data-data / laporan
5
pencapaian objektif kualiti

Maklumkan kepada semua staf


berhubung semakan dan pindaan Semak kecukupan laporan yang
16 piagam pelanggan/objektif kualiti dan dihantar. Jika tidak mencukupi, 6
tarikh kuatkuasa dapatkan maklumat laporan tersebut

Lakukan pindaan pada piagam Ambil tindakan yang bersesuaian


15 pelanggan / objektif kualiti terhadap analisis laporan pencapaian
objektif kualiti/piagam pelanggan yang 7
tidak mencapai sasaran
Ya

Tidak
14 Lulus? Pantau tindakan pembetulan bagi
piagam pelanggan/objektif kualiti yang 8
tidak mencapai sasaran

Terima borang CPD dan bawa ke Kumpul dan sediakan laporan


13 Mesyuarat untuk dibincang dan keseluruhan untuk dibentang dalam 9
kelulusan pindaan mesyuarat

Isi borang CPD dan justifikasi


semakan/pindaan bagi proses Ya Ada semakan /
12 10
(objektif kualiti/piagam pelanggan) pindaan?
yang berkenaan

Tidak

Pantau proses perkhidmatan


mengikut prosedur dan garis panduan 11
yang telah ditetapkan

FAIL MEJA Halaman: 57


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT


PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA ANUGERAH
KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)
Mula

Urus Setia mendaftar/mengemaskini


maklumat Jawatankuasa dan Pegawai yang
1
bertanggungjawab menyediakan laporan
(pelapor) dalam Sistem AKPMonline

Urus Setia memasukkan maklumat kriteria,


sub-kriteria, wajaran (Markah), Bahagian
yang bertanggungjawab (BYB) dan Sasaran 2
(KPI) dalam Sistem AKPMonline

Pelapor memasukkan maklumat melalui


AKPMonline menggunakan ID Pengguna dan 3
password yang diberi

Masukkan atau kemaskini laporan


berdasarkan Kriteria yang telah ditetapkan.
Masukkan maklumat pada ruangan STATUS 4
SEMASA dan CADANGAN/TINDAKAN
PENAMBAHBAIKAN

5
Perlu muatturun Tidak
dokumen sokongan?

Ya

Muatturun dokumen melalui proses UPLOAD


dan seterusnya pilih Skor (Star Rating) iaitu 6
mengikut Skala 1 – 5 berdasarkan STATUS
SEMASA yang dilaporkan

Hantar laporan kepada Urus Setia melalui 7


proses TRANSMIT

Semak laporan yang dihantar oleh Pelapor


8
melalui Sistem AKPMonline

Perlu kemaskini Tidak


maklumat/laporan?

Ya

Kemaskini maklumat/laporan yang dihantar


10
oleh Pelapor dan semak juga skor yang dipilih

11
Cetak laporan yang boleh ditukar kepada
format PDF daripada Sistem AKPMonline

Bentangkan laporan pada Mesyuarat


Jawatankuasa AKPM 12

Tamat

FAIL MEJA Halaman: 58


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL


MEJA (FM) STAF UPM

Mula

Laksanakan kurus Fail Meja (FM) 1

Dapatkan nama Pegawai Pelaksana FM


dari Pusat Tanggungjawab (PTJ) 2

Sediakan template Format FM, Senarai


3
Semak, dan carta analisis

Beri taklimat pengurusan FM kepada


4
Pegawai Pelaksana FM

Senaraikan semua staf di PTJ masing-


masing dalam Senarai Semak yang 5
disediakan

Beri taklimat kepada semua staf di PTJ 6


masing-masing

Sediakan FM berdasarkan template


yang diberi dengan bantuan Pegawai 7
Pelaksana FM PTJ

Buat pemantauan dan analisis status


penyediaan FM Staf di PTJ berdasarkan 8
senarai semak yang disediakan

Hantar laporan analisis status


penyediaan FM staf PTJ kepada Urus 9
Setia secara berkala

11 10
Maklumkan kepada
Terima laporan?
Pegawai Pelaksana FM Tidak

Ya

Buat analisis keseluruhan


status penyediaan FM mengikut 12
PTJ

Laporkan status penyediaan FM 13


staf UPM pada mesyuarat JK
AKPM / JK Pengurusan
Universiti

Tamat

FAIL MEJA Halaman: 59


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA


(FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR

Mula

Laksanakan kursus Fail Meja (FM) 1

Sediakan template Format FM,


2
Senarai Semak, dan carta analisis

Beri taklimat pengurusan FM


kepada Ketua Seksyen/Ketua 3
Bahagian

Senaraikan semua staf Pejabat


Pendaftar dalam Senarai Semak 4
yang disediakan

Beri taklimat kepada semua staf di


5
Bahagian/Seksyen masing-masing

Sediakan FM berdasarkan template


yang diberi dengan bantuan Ketua 6
Seksyen

Buat pemantauan dan analisis


status penyediaan FM Staf Seksyen
7
berdasarkan senarai semak yang
disediakan

Hantar laporan analisis status


penyediaan FM staf Seksyen 8
kepada Urus Setia secara berkala

Tidak 9
Maklumkan kepada Terima
Ketua Seksyen laporan?

Ya

Buat analisis keseluruhan status


penyediaan FM mengikut bahagian/ 11
seksyen

Laporkan status penyediaan FM staf


pada mesyuarat Pengurusan 12
Pejabat Pendaftar

Tamat

FAIL MEJA Halaman: 60


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN


MEMANTAU PELAKSANAANNYA.

Mula

Kenalpasti dan kumpul 1


maklumat/bahan-bahan untuk
membangunkan PIO UPM

Sediakan draf Pelan Integriti 2


Organisasi (PIO) UPM

Semak draf PIO yang telah


dibangunkan untuk memastikan 3
keperluan Pelan Integriti
Nasional (PIN) dipenuhi

Serah draf PIO kepada


Jawatankuasa PIN UPM untuk 4
semakan dan kelulusan

lakukan pembetulan/ TIDAK


penambahbikan pada Draf lulus? 5
draf PIO

YA

Sediakan dokumen PIO yang


telah diluluskan untuk
dimaklumkan kepada PTJ dan 7
staf UPM

Beri taklimat mengenai PIO


kepada staf UPM 8

Edar PIO 9

Pantau pelaksanaan PIO melalui


pelaporan PIN pada setiap suku 10
tahun

Tamat

FAIL MEJA Halaman: 61


8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

8.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA


ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

Mula

Buat pemantauan pada


perubahan staf/struktur 1
organisasi

Dapatkan maklumat staf


2
dari seksyen yang berkaitan

Kemaskini carta organisasi 3

Edar surat makluman kepada


Ketua Bahagian/Seksyen
bagi penyediaan/ 4
pengemaskinian senarai
tugas

5 Hantar surat
Terima senarai Tidak peringatan kepada
G7 7
tugas? pegawai yang
berkenaan

Ya

Dapatkan pengesahan
8
Pendaftar

Edarkan senarai tugas


kepada Ketua Bahagian/
9
Seksyen dan staf yang
berkaitan untuk simpanan

Failkan senarai tugas yang


asal dalam Fail Senarai
10
Tugas
(UPM/PEND/ST)

Tamat

FAIL MEJA Halaman: 62


SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG
9.0
DIPERLUKAN

BIL No. Dokumen Tajuk Dokumen

Panduan Pengurusan Pejabat (Pekeliling


1. -
Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007)

Quality Management Systems – Requirements (ISO


2. -
9001:2008, IDT)

3. - Risalah Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia

4. - Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88)

5. - Akta Arkib Negara 2003

6. - Guidelines on Complaints Handling (MS 1432: 1998)

FAIL MEJA Halaman: 63


10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)

10.1 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU


DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN
SISTEM ISO INTRANET

Tandaka
Bil Perkara Catatan
n (√ )

Terima Borang Cadangan Pindaan/Tambahan


1.
Dokumen (CPD)
2. Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan

3. Pindaan pada dokumen


Pindaan pada Senarai Utama Dokumen
4.
Terkawal.
Dapatkan tandatangan Wakil Pengurusan dan
5.
Pendaftar pada muka hadapan dokumen
Muatnaik dokumen pada Sistem ISO
6.
INTRANET
7. Cetakan
Pengedaran dan penarikan dokumen (Log
8.
Pengedaran dan Penarikan Dokumen)
9. Rincih dokumen
Semakan dan Pengesahan Pegawai Kawalan
10.
Dokumen (PKD)

FAIL MEJA Halaman: 64


8.2 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN
REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.

Tandaka
Bil Perkara Catatan
n (√ )

1. Senarai rekod untuk dilupuskan

2. Borang (4) Arkib Negara


Majukan borang permohonan pelupusan ke
3.
Arkib Negara
4. Surat kebenaran pelupusan

5. Pindah rekod ke Arkib Negara (jika ada)


Pelupusan rekod mengikut kaedah yang
6.
dibenarkan
Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib
7.
Negara

FAIL MEJA Halaman: 65


11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Bil Jawatankuasa Keanggotaan


Jawatankuasa Anugerah Kualiti Perdana Setiausaha / Urus
1.
Menteri Universiti Putra Malaysia setia
Jawatankuasa Kerja Pelan Integriti Nasional
2. Setiausaha
(PIN) Universiti Putra Malaysia
Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk
3. Setiausaha
Pejabat Pendaftar
Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK)
4. Bahagian Sumber Manusia, Pejabat Setiausaha
Pendaftar

Jawatankuasa Dokumentasi Pejabat Pengerusi / Pegawai


5.
Pendaftar kawalan Dokumen

Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan (JKP) Penyelaras kepuasan


6.
Pejabat Pendaftar Pelanggan

Jawatankuasa Audit Dalaman Pejabat


7. Setiausaha
Pendaftar

Jawatankuasa Kumpulan Inovatif dan Kreatif


8. Ketua
(KIK) Pejabat Pendaftar

Jawatankuasa Laporan Tahunan Universiti Ahli / Sidang


9.
Putra Malaysia pengarang

Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN)


10. Urus setia
Universiti Putra malaysia
Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP)
dan Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan
11. Urus Setia
Karenah Birokrasi (PPMKB) Universiti Putra
Malaysia
Jawatankuasa Pemandu Sistem eFAIL RFID
12. Ahli
Universiti Putra Malaysia

Jawatankuasa Kerja Sistem eFAIL RFID


13. Pengurus Projek
Universiti Putra Malaysia

FAIL MEJA Halaman: 66


12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen

1. PEND/BR01/MP Borang Maklumbalas Pelanggan

2. PEND/BR01/AD 01 Perancangan Audit Dalaman Tahunan

3. PEND/BR01/AD 02 Borang Jadual Audit Dalaman

Senarai Kehadiran Mesyuarat


4. PEND/BR01/AD 04
Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman

5. PEND/BR01/AD 05 Borang Nota Audit Dalaman

6. PEND/BR01/AD 06 Borang Ketidakpatuhan

7. PEND/BR01/AD 07 Borang Ringkasan AD

8. PEND/BR01/AD 08 Borang Cadangan Penambahbaikan

Borang Cadangan Pindaan/ Tambahan Dokumen


9. PEND/BR01/CPD
(CPD)

10. PEND/BR01/BPD Borang Permohonan Dokumen

11. PEND/BR01/LTC Borang Laporan Tindakan Pencegahan

12. PEND/BR01/LTB Borang Laporan Tindakan Pembetulan

Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman


13. PEND/BR01/KAJIAN 01
Pejabat Pendaftar
Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat
14. PEND/BR01/KAJIAN 02
Pendaftar
PEND/BR01/ PINJAM-
15. Borang Pinjaman Rekod
REKOD

16. PEND/BR01/BILIK Borang Kebenaran Penggunaan Bilik Fail

17. PEND/BL01/LOG Log Pengedaran Dan Penarikan Balik Dokumen

18. PEND/BL01/ADUAN Log Penerimaan Aduan

19. PEND/BL01/PDR Log Pinjaman Dokumen dan Rekod

20. PEND/SE01/TERKAWAL Senarai Edaran Dokumen Terkawal

PEND/SE01/TERKAWAL
21. Senarai Edaran Dokumen Terkawal (PTJ)
(PTJ)

FAIL MEJA Halaman: 67


Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen
PEND/SU01/DOKUMEN Senarai Utama Dokumen Terkawal (Manual Kualiti
22.
01 dan Prosedur)
Senarai Utama Dokumen Terkawal
PEND/SU01/DOKUMEN
23. (Borang/Log/Senarai Semakan/Garis
02
Panduan/Senarai Utama/Senarai Edaran)
PEND/SU01/DOKUMEN Senarai Utama Dokumen Terkawal (Dokumen
24.
03 Rujukan)

25. PEND/SU01/SUPP Senarai Utama Pengukuran Prestasi Objektif kualiti

Senarai Utama Juruaudit Dalaman Pejabat


26. -
Pendaftar

27. PEND/SU01/SU-LTC Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan

28. PEND/SU01/SU-LTB Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan

29. PEND/SU01/SU-MP Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan

FAIL MEJA Halaman: 68


13.0 NORMA-NORMA KERJA

Petunjuk Prestasi
Bil. Kerja / Aktiviti / Projek (Kuantiti / Kualiti /
Masa / Kos)
1. Mewujudkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
dengan berteraskan penambahbaikan berterusan.

(a) Melaksanakan SPK di semua entiti Pejabat


Pendaftar.
i. Melaksanakan Mesyuarat Semakan Kuantiti
Pengurusan sekali setahun. Sekali

ii. Melaksanakan tindakan pembetulan Masa


pada Laporan ketidakpatuhan (NCR) 3 bulan
audit SIRIM dalam tempoh yang
ditetapkan.

iii. Pemantauan bagi tindakan ke atas Masa


Cadangan Penambahbaikan (OFI) audit 4 bulan
SIRIM.

iv. Melaksanakan audit dalaman Induk Kuantiti


sekurang-kurangnya sekali setahun. Sekali

v. Melaksanakan kajian kepuasan Kuantiti


pelanggan Pejabat Pendaftar sekali Sekali
dalam tempoh setahun.

vi. Memberi akuan penerimaan Masa


maklumbalas kepada pengadu. 3 hari bekerja

(b) Mengurus, mengawal, menyelenggara dan


memantau dokumen SPK

i. Melaksanakan semakan semula Kuantiti


dokumen SPK dalam tempoh setahun Sekali

ii. Mengedar dan mengemaskini dokumen Masa


SPK dan sistem ISO Intranet setiap kali 1 hari
perubahan dokumen selewat-lewatnya pada
hari tarikh kuatkuasa.

FAIL MEJA Halaman: 69


Petunjuk Prestasi
Bil. Kerja / Aktiviti / Projek (Kuantiti / Kualiti /
Masa / Kos)
2. Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan
berteraskan integriti, keutuhan,
kebertanggungjawaban dan kecekapan.

(a) Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalam


pengurusan pentadbiran

i. Memastikan Jawatankuasa Pelan


Integriti Nasional (PIN), Jawatankuasa
Keutuhan Pengurusan (JKP), Jawatankuasa
Kuantiti
Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan
4 kali setahun
Karenah Birokrasi (PPMKB) dan Laporan
Kajian Semula Sistem dan Prosedur Serta
Undang-undang Peraturan bermesyuarat
ii. Melaporkan usaha-usaha
penambahbaikan berkaitan pengurangan Kuantiti
karenah birokrasi untuk memudahkan 4 kali setahun
sesuatu urusan kepada pelanggan

iii. Membuat penilaian keberkesanan usaha-


usaha penambahbaikan (Outcome
Kuantiti
keberkesanan hendaklah jelas dan telah
1 kali setahun
melaksanakan survei terhadap keberkesanan
penambahbaikan yang telah dilaksanakan)

(b) Menguruskan laporan-laporan di peringkat


universiti untuk dihantar ke Kementerian
Pengajian Tinggi (KPT)

i. Menghantar laporan ke KPT setiap 3


bulan sekali mengikut tempoh yang Masa
ditetapkan 3 bulan sekali

3. Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti.

(a) Memenuhi dan memantapkan kriteria yang


diperlukan dalam Anugerah Kualiti Perdana
Menteri (AKPM)
i. Mendapatkan dan mengemaskini data Masa
berkaitan kriteria yang diperlukan daripada Setiap kali mesyuarat
entiti terbabit

ii. Memastikan dokumen Fail Meja semua Kuantiti


staf Pejabat Pendaftar disediakan 100% staf Pejabat
(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM Pendaftar
A1.3.c)
Masa
November 2009

FAIL MEJA Halaman: 70


Petunjuk Prestasi
Bil. Kerja / Aktiviti / Projek (Kuantiti / Kualiti /
Masa / Kos)
iii. Laporan pemantauan keatas pengwujudan Masa
dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf di Setiap bulan
semua Pusat Tanggungjawab UPM
(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM
A1.3.c)

iv. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi Kuantiti


(PIO) 1 PIO
(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A3.5)
Masa
Disember 2009
4. Memantapkan sistem pengurusan fail dan rekod

(a) Mengurus, menyelenggara, memelihara dan


melupus fail dan rekod

i. Merekodkan dokumen yang diterima ke Masa


dalam fail (Secara berpusat) Dalam tempoh
sehari / 10 hari
bekerja
ii. Memelihara fail dan rekod dengan Kualiti
sempurna Tiada fail rosak

iii. Mematuhi Garis Panduan Peminjaman Fail Kuantiti


dan penggunaan Bilik Fail Tiada kes kehilangan
fail

iv. Memindahkan fail dan rekod di Bilik Fail Masa


yang telah tamat tempoh simpanan ke Bilik 2 bulan selepas tamat
Arkib Pejabat pendaftar tempoh simpanan

v. Membuat pelupusan fail dan rekod Kuantiti


setelah tamat tempoh simpanan arkib Sekali dalam tempoh
setahun

FAIL MEJA Halaman: 71


14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

Nama Pusat
: Pejabat Pendaftar
Tanggungjawab (PTJ)
Nama Pegawai dan No. Kad
: Rozi binti Tamin (760828-04-5308)
Pengenalan

No. Staf : A03200

Jawatan dan Ged : Penolong Pendaftar (N41)

Bahagian/Seksyen/Jabatan : Seksyen Jaminan Kualiti

Pegawai Penilai Pertama : Pendaftar

Pegawai Penilai Kedua : -

Senarai Tugas dan Tanggungjawab:

1. Mengurus, menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti


Pejabat Pendaftar (merangkumi semua entiti Pejabat Pendaftar);

2. Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem


Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008, dan sistem ‘ISO INTRANET’ ;

3. Mengurus, menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Pejabat


Pendaftar;

4. Merancang, mengurus, menyelaras dan menganalisa kajian kepuasan pelanggan


dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar;

5. Merancang, mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod di Bilik Fail dan
Arkib Pejabat Pendaftar.

6. Mengumpul, menyelaras, dan mengambil tindakan susulan bagi laporan berikut:


a. tindakan pembetulan;
b. tindakan pencegahan;
c. kawalan ketidakpatuhan produk.

7. Mengumpul/menyedia, menyelaras, dan memantau pengurusan pelaporan PIN,


JKP, dan PPMKB ke Kementerian Pengajian Tinggi;

(*PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan,


PPMKB: Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi)

8. Mengurus, memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan


berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM);

9. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM dan memantau


pelaksanaanya;

FAIL MEJA Halaman: 72


10. Memantau ke atas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM;

11. Mengurus, melaksana, dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat
Pendaftar;

12. Mengumpul, mengemaskini, dan memantau pengukuran dan analisis Piagam


Pelanggan dan Objektif Kualiti Pejabat Pendaftar.

13. Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat
Pendaftar.

14. Kawalan dan Pemeliharaan Rekod/Fail bagi setiap aktiviti yang dibawah
tanggungjawab Pegawai.

15. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.

Tarikh Kuatkuasa : 01 Ogos 2009

Tandatangan dan cop Ketua :


PTJ/Bahagian

FAIL MEJA Halaman: 73


15.0 SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

Bil Tugas Catatan

Nota : sebagaimana tercatat dalam buku harian rasmi atau


mana-mana log tugas harian

FAIL MEJA Halaman: 74

You might also like