P. 1
SPBT

SPBT

|Views: 3,283|Likes:

More info:

Published by: Mohd Soffian Bin Yassin on Feb 21, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/20/2013

pdf

text

original

Sections

  • 3.1 SISTEM FAIL SPBT
  • 3.2 BILIK OPERASI SPBT SEKOLAH
  • 3.3 BUKU STOK SPBT
  • 3.4 PENENTUAN KELAYAKAN MURID
  • 3.5 PENENTUAN KEPERLUAN BUKU TEKS SPBT
  • 3.6 PENERIMAAN BEKALAN BUKU TEKS
  • 3.7 CAP SKIM PINJAMAN BUKU TEKS
  • 3.8 PENGAGIHAN BUKU TEKS KEPADA PELAJAR
  • 3.9 PENJAGAAN DAN PENGGUNAAN BUKU TEKS
  • 3.10 PEMULANGAN BUKU TEKS SPBT
  • 3.11 PELUPUSAN, KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA BUKU TEKS
  • 3.13 PENGAGIHAN BUKU TEKS
  • 3.14 KEPERLUAN TAMBAHAN BUKU TEKS
  • 3.15 TAKWIM SKIM PINJAMAN BUKU TEKS SEKOLAH

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

BAB 3 PENGURUSAN SPBT PERINGKAT SEKOLAH 3.1 SISTEM FAIL SPBT

Sistem fail yang kemas dan teratur perlu diwujudkan bagi merekod dan menyimpan segala maklumat SPBT dengan tepat dan terkini. Sistem fail yang kemas dan teratur memudahkan pihak-pihak yang terlibat dengan SPBT membuat rujukan dan semakan pada bila-bila masa yang diperlukan. Sekolah mewujudkan sekurang-kurangnya sembilan jenis fail untuk perkara berikut: Fail Pertama - Fail senarai murid yang layak dan tidak layak mendapat bantuan (Borang SPBT 1 dan Senarai Daftar Kelayakan difailkan secara berasingan.) - Fail Borang Keperluan Buku Teks (BTBT 190/BTBT170) dan Senarai Bekalan Buku Teks Sekolah (BTBTR 460 / BTBTB460). Dokumen yang berkaitan dengan pengagihan dan permohonan / pemesanan tambahan difailkan dalam fail ini. - Fail salinan Sijil Akuan Penerimaan / Invois dan Nota Serahan. - Fail surat-surat Pekeliling SPBT. - Fail surat-menyurat dengan BBT / JPN /PPB / PPD / JAIN berkaitan dengan SPBT. - Fail Rekod Pinjaman Buku Teks (Borang SPBT G). - Fail Rekod Pelupusan Buku Teks SPBT. - Fail Laporan Buku Hilang / Musnah dan Gantian. - Fail Teguran / Aduan / Laporan Penyeliaan BBT / JPN / PPB / PPD / JAIN / Nazir / Audit / Ibu bapa.

Fail Kedua

Fail Ketiga

Fail Keempat Fail Kelima

Fail Keenam Fail Ketujuh Fail Kelapan Fail Kesembilan

Semua fail yang tersebut di atas hendaklah dilabelkan, dimnitkan dan dinomborkan mengikut system fail sekolah. Semua fail ini disimpan di dalam pejabat untuk memudahkan pihak yang berkenaan membuat rujukan dan semakan. Pihak sekolah juga mewujudkan fail-fail tambahan mengikut keperluan. Antara fail yang diwujudkan adalah:  Fail minit mesyuarat SPBT (agenda mesyuarat dan minit mesyuarat)  Fail Kelab SPBT (Senarai AJK, aktiviti kelab dan takwim)

1

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

   3.2

Fail Stor SPBT Daerah ( surat menyurat, pengambilan dan penghantaran buku teks SPBT) Fail Rayuan Fail Memorandum Persefahaman Murid. BILIK OPERASI SPBT SEKOLAH

Bilik operasi SPBT bertempat di blok SHOSA. Bilik operasi SPBT sekolah diwujudkan dengan konsep bilik ini hanya digunakan sebagai tempat untuk menguruskan SPBT sekolah. Perkara-perkara yang dipertimbangkan dalam pengurusan Bilik Operasi SPBT Sekolah ialah: (i) Pelan Bilik Operasi SPBT Sekolah disediakan bagi menjalankan urusan yang berkaitan dengan SPBT. Pelan Bilik Operasi SPBT

2

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

(ii)

Kemudahan-kemudahan asas Bilik Operasi SPBT Sekolah: (a) Meja, kerusi, kipas angin, lampu (b) Kabinet (c) Papan kenyataan (d) Alat pemadam api (e) Rak buku Bilik Operasi SPBT sekolah sentiasa dikunci dan kunci berada dengan guru SPBT sesi pagi dan sesi petang. Bilik Operasi SPBT Sekolah berada di tempat yang bebas daripada kawasan banjir. Bilik Operasi SPBT Sekolah sentiasa kering dan bersih bagi mengelakkan serangan serangga. Buku teks SPBT disusun dengan kemas dan teratur serta dilabelkan dengan butir-butir berikut: (a) Judul buku (b) Tingkatan (c) Jumlah buku (d) Bilangan buku dikeluarkan (e) Baki dalam simpanan. Buku-buku lain, CD daripada SPBT dan buku teks SPBT diletak secara berasingan dan dilabelkan. Semua buku teks SPBT dicap dengan cap SPBT mengikut format dan cara yang ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran. Pengetua atau Guru Penolong Kanan HEM atau Guru Penyelia Petang akan menjalankan pemeriksaan fizikal terhadap stok buku teks dari semasa ke semasa terutama pada akhir tahun setelah buku-buku telah dikutip daripada murid, dan pada awal tahun setelah buku-buku teks diedarkan kepada murid. Semua pemeriksaan fizikal yang dijalankan akan ditandatangani dan dicatatkan tarikh pemeriksaannya. Pengetua atau Guru Penolong Kanan HEM atau Guru Penyelia Petang juga menjalankan pemeriksaan terhadap Bilik Operasi SPBT sekolah dari semasa ke semasa. Buku teks yang hendak dilupuskan akan diasingkan daripada buku teks yang masih boleh digunakan. Untuk memudahkan pengiraan dalam proses pelupusan, pihak sekolah akan mengikut buku teks dalam bilangan 10 – 20 naskah bagi setiap judul dan dilabelkan dengan judul buku, bilangan naskah dan tandatangan guru yang membuat pengiraan. Bilangan naskah buku teks yang hendak dilupuskan mestilah sama dengan rekod “bilangan buku rosak” dalam ruangan catatan buku stok SPBT. Peraturan-peraturan dalam bilik operasi hendaklah dipaparkan di tempat yang yang jelas. Antara peraturan-peraturan di dalam bilik operasi ialah: 1. Pelajar-pelajar tidak dibenarkan masuk tanpa kebenaran guru. 2. Pelajar tidak dibenarkan bermain-main dan membuat bising di dalam bilik operasi. 3. Beg dan air minuman hendaklah diletakkan di luar bilik. 4. Pelajar tidak dibenarkan makan dalam bilik.

(iii)

(iv)

(v) (vi) (vii)

(viii)

(ix)

(x)

3

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

5. Pelajar hendaklah beratur semasa mengambil dan memulangkan buku teks. 6. Buku-buku mestilah disusun dengan baik di atas rak-rak yang disediakan mengikut label. 7. Membuat laopran segera sekiranya berlaku kemalangan. 8. Pastikan semua suis elektrik ditutup sewaktu keluar dari bilik. 3.3 BUKU STOK SPBT Selain sistem fail dan menyediakan bilik operasi SPBT, buku stok SPBT juga disediakan sebagai rekod rasmi berkenaan bilangan buku teks SPBT di sekolah. Terdapat 6 naskah buku stok SPBT iaitu dari Tingkatan Peralihan hingga Tingkatan 5 dan satu naskah untuk Buku Panduan Guru (BPG). Proses mengemas kini maklumat di dalam buku stok SPBT mengambil kira perkara berikut: (i) Semua maklumat buku teks direkodkan dengan lengkap dan betul sesudah pemeriksaan fizikal dibuat. (ii) Sekiranya buku teks SPBT dikeluarkan dari ataupun dimasukkan ke dalam bilik operasi SPBT, segala perubahan maklumat perlu direkodkan dengan tepat dalam buku stok dengan serta merta. (iii) Baki buku teks SPBT yang tercatat dalam stok mestilah sama bilangannya dengan jumlah yang ada di dalam bilik operasi SPBT manakala bilangan buku yang rosak dicatatkan dalam ruangan catatan. (iv) Buku stok disimpan bersama guru SPBT supaya mudah dirujuk pada bila-bila masa. (v) Buku stok dikemas kini oleh guru SPBT dan diperiksa dari semasa ke semasa oleh guru penolong kanan HEM. (vi) Buku stok (BT dan BLA) disediakan mengikut tingkatan. Buku stok khas disediakan untuk merekod penerimaan BPG. (vii) Maklumat tentang keluar / masuk buku teks SPBT hendaklah direkodkan mengikut kelas. (viii) Buku stok hendaklah ditutup selewat-selewatnya pada 31 Disember setiap tahun.

4

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Contoh Pengisian Stok SPBT

3.4 PENENTUAN KELAYAKAN MURID Langkah-langkah yang perlu diambil oleh pihak sekolah dalam menentuakan kelayakan murid: 1. Guru kelas mengedarkan borang-borang berikut kepada murid:  Borang SPBT-1 diedarkan kepada semua murid.  Borang BPP-1 diedarkan bersama-sama Borang SPBT 1 kepada murid yang ibu bapa / penjaga tidak mempunyai slip / penyata gaji.  Borang SPBT-2 diedarkan bersama dengan Borang SPBT 1 khusus kepada murid yang ibu bapa / penjaga terdiri daripada Pengawai Perkhidmatan Pendidikan yang masih berkhidmat atau telah bersara. 2. Guru kelas mengumpulkan semula Borang SPBT 1 yang telah lengkap diisi oleh ibu bapa / penjaga dengan menyertakan bersama-sama perkara-perkara berikut:  Salinan kad pengenalan ibu / bapa / penjaga yang telah disahkan.  Penyata gaji / Borang J / Borang Pengakuan Pendapatan (BPP-1) atau Borang SPBT 2 yang disahkan. 3. Guru kelas mestilan memastikan bahawa pengesahan pendapatan (cap pengesahan) pada semua borang dibuat dalam Bahasa Melayu. Individu yang diberi kuasa untuk pengesahan ini terdiri daripada Majikan, Jaksa Pendamai, Penghulu, Ketua Kampung,

5

6 . Pihak sekolah melalui guru kelas hendaklah memaklumkan secara bertulis kepada ibu bapa / penjaga berkenaan keputusan permohonan SPBT yang dibuat. 4. Pihak sekolah boleh membatalkan kelayakan permohonan SPBT sekiranya didapati maklumat yang diberikan oleh ibu bapa / penjaga semasa memohon adalah maklumat palsu. Anak / tanggungan ibu bapa / penjaga daripada kalangan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan adalah layak menerima bantuan SPBT tanpa mengira jumlah pendapatan. 5. 7. 9. Guru kelas menyerahkan borang yang telah lengkap diisi kepada Guru SPBT untuk dipertimbangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kelayakan SPBT Murid.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart AJK PIBG atau Guru Kelas dengan merujuk kepada Penyata Gaji / Borang Pengakuan Pendapatan (Borang BPP-1). 8. Guru kelas menyediakan senarai kelayakan murid. setelah keputusan kelayakan SPBT diputuskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kelayakan SPBT Murid. Kelulusan permohonan pada borang SPBT 1 hendaklah ditandatangani oelh pengetua / guru besar dan pengerusi atau AJK PIBG. 6.

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Carta aliran Proses Penentuan Kelayakan SPBT Murid. Tindakan MULA Mencetak borang-borang Guru SPBT Memberi taklimat dan mengedar borang kepada guru kelas PK HEM / Guru SPBT Mengedar borang kepada murid untuk dilengkapkan oleh ibu bapa / penjaga Guru Kelas Mengumpul semula dan menyemak borang Guru Kelas Tidak LENGKAP? Ya Menyerahkan borang yang lengkap diisi kepada Guru SPBT untuk pertimbangan Jawatankuasa Kelayakan SPBT Murid Guru Kelas Guru Kelas Memutuskan status Kelayakan SPBBT Murid Jawatankuasa Kelayakan SPBT Murid Guru Kelas Menyediakan Senarai Murid Layak Dan Tidak Layak SPBT Memaklumkan Keputusan Permohonan Pinjaman Buku Teks Kepada Ibu Bapa / Penjaga Guru Kelas TAMAT 7 .

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Borang Penentuan Kelayakan Murid (SPBT 1) 8 .

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart 9 .

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Borang Pengakuan Pendapatan bagi ibu bapa / penjaga yang tiada penyata gaji (BPP-1) 10 .

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Borang Pengesahan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan untuk bantuan SPBT (SPBT-2) 11 .

. Jantina L P M C Bangsa I Peratus Lain-lain Catatan .. 2......... JUMLAH Rumusan Layak Tidak Layak Jumlah Disediakan oleh...... 5. 4. ( ) Guru Kelas Tarikh: 12 ................ 3.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Senarai Kelayakan Murid SPBT Senarai Kelayakan SPBT SENARAI KELAYAKAN MURID SKIM PINJAMAN BUKU TEKS TAHUN 2007 HINGGA 2008 NAMA GURU: ______________________ TAHUN/TINGKATAN (Kelas): __________ BIL NAMA MURID JUMLAH KELAYAKAN SPBT PENDAPATAN LAYAK TIDAK BERSAMA LAYAK IBU/BAPA/PENJAGA (RM) CATATAN 1.. 6.

Pihak sekolah (PK HEM dan Guru SPBT) mesti menghadiri taklimat pengisian borang keperluan Buku Teks (BTBT190/ BTBT170) kelolaan JPN / JAIN. Bagi pembukaan kelas atau mata pelajaran baru bagi tahun hadapan. (b) Mengenal pasti pembukaan kelas baru dan penutupan kelas bagi tahun hadapan. (d) Mengemaskini stok buku teks SPBT. (c) Mengenal pasti mata pelajaran baru / elektif dan jumlah murid layak bagi tahun hadapan. Borang BTBT 190 / BTBT170 perlu diserahkan kepada penyelia SPBT PPG mengikut tarikh yang ditetapkan. Guru SPBT mesti membuat pengisian.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart 3. Guru SPBT hendaklah menandatangani borang BTBT190 / BTBT170 yang telah dikemaskini. penyemakan dan pembetulan data dalam borang BTBT 190 / BTBT170. disemak oleh PK HEM dan seterusnya disahkan oleh pengetua. Guru SPBT perlu mengisi borang BTBT170. Perkara-perkara yang perlu disediakan terlebih dahulu untuk digunakan semasa pengisian borang BTBT190 / BTBT170. 13 . (a) Unjuran dan enrolmen murid layak mengikut tingkatan menggunakan Borang Unjuran Murid.5 PENENTUAN KEPERLUAN BUKU TEKS SPBT Pemohonan keperluan buku teks SPBT dilakukan setiap tahun. Proses agihan dalaman buku teks SPBT antara sekolah atau stor SPBT daerah hendaklah dilakukan sebelum pengisian data dalam BTBT 190 /BTBT170 dibuat.

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Carta Aliran Proses Keperluan Buku Teks SPBT Tindakan MULA Membuat unjuran enrolmen murid dan murid layak PK HEM dan Guru SPBT PK HEM Mengenalpasti pembukaan dan penutupan kelas Mengenalpasti mata pelajaran baru / elektif dan jumlah murid layak PK HEM dan Guru SPBT Mengemaskini buku stok Guru SPBT Mengenal pasti keperluan sebenar buku teks bagi tahun hadapan PK HEM dan Guru SPBT Menghadiri Taklimat Penentuan Keperluan Buku Teks PK HEM dan Guru SPBT Guru SPBT Mengisi borang BTBT190 / BTBT170 Menyemak dan menandatangani borang BTBT190 / BTBT170 Mengesahkan dan menandatangani borang BTBT190 / BTBT170 Menyerahkan kepada PPDK / PPD /PPG /JAIN untuk tindakan lanjut. PK HEM Pengetua 14 TAMAT .

Tahun Enrolmen Murid Jan/Feb 2007 Enrolmen Murid Januari 2008 Murid Layak Murid Layak Jan / Feb Januari 2008 2007 1. 3. 4. 6. Peralihan Tingkatan 1 Tingkatan 2 Tingkatan 3 Tingkatan 4 Tingkatan 5 Diisi oleh GPK HEM Nama +3% +3% : ____________________________ Cap Jawatan : ____________________________ Tandatangan : ____________________________ Tarikh : ____________________________ Disahkan benar oleh Pengetua Nama : ___________________________ Cap Jawatan : ___________________________ Tandatangan : ___________________________ Tarikh : ___________________________ 15 . 2.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Unjuran Murid (Sekolah Menengah) UNJURAN MURID (SEKOLAH MENENGAH) Seperti pada 31 Januari 2007 Nama Sekolah Alamat Sekolah Kod Sekolah : _______________________ : _______________________ : _______________________ Bil. 5.

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Borang BTBT 190 Borang BTBT 170 16 .

..Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Laporan Buku Lebihan / Kekurangan – Borang MBLKS. MBLKS MAKLUMAT BUKU TEKS SPBT LEBIHAN / KEKURANGAN Nama Sekolah: ……………….. Tahun / Judul Buku Kod Buku Tingkatan Bahagian / Daerah: ……………….……….. Jumlah Buku Jumlah Buku Catatan Berlebihan Kekurangan 17 .

Tarikh: …………. Misalnya. jika bilangan pelajar beragama Islam di Tingkatan 2 pada tahun 1999 berjumlah 80. SKIM PINJAMAN BUKU TEKS 2000 Enrolmen Dan Kelayakan Pelajar Beragama Islam Nama Sekolah: …………………………. Kod Sekolah: ……………… Tahun Tingkatan 1999 Enrolmen Pelajar Bilangan yang Beragama Islam layak SPBT 4 (Sekolah Menengah) Peralihan 1 2 3 4  5 JUMLAH Saya mengesahkan bahawa maklumat yang diberikan di atas adalah betul. 2000 Enrolmen Pelajar Bilangan yang Beragama Islam Layak      Nama Pengetua:………….Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Enrolmen dan Kelayakan Pelajar Beragama Islam – SPBT 4. Bagi tingkatan lain. Nota:  Diberi secara anggaran jika belum dapat maklumat yang sebenar.. maka bilangan pelajar beragama Islam di Tingkatan 3 pada tahun 2000 ialah 80.. 18 ... bilangan murid pada tahun 2000 boleh diperolehi daripada bilangan pelajar dalam tingkatan setingkat rendah pada tahun 1999.. Cop Sekolah: ………………… Tandatangan: …………….

19 .Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Enrolmen / Bilangan Pelajar Yang Layak menerima Bantuan SPBT – SPBT 5.

(d) Kod. pihak sekolah hanya dibenarkan menandatangani Nota Serahan sahaja. jika judul dan naskah buku teks yang dibekalkan tidak menepati butiran seperti yang tercatat dalam BTBTR 460 / BTBTB 460. Nama dan alamat sekolah hendaklah dicap dengan terang dan jelas pada ruang yang disediakan. Salina asal disimpan oleh pihak sekolah manakala salinan kedua dikembalikan kepada penerbit / pengedar. (c) Invois hendaklah ditandatangani dalam enam salinan. Invois hanya ditandatangani dan dikembalikan kepada penerbit / pengedar apabila semua buku diterima dengan sempurna dan cukup jumlahnya. pihak sekolah boleh menerima buku judul dan naskah buku teks berkenaan tetapi hanya menandatangani Nota serahan sahaja. perkara yagn perlu dipatuhi ialah: (a) Tarikh yang dicatatkan dalam invois atau nota serahan mestilah tarikh bekalan buku teks berkenaan diterima. Tiga salinan termasuk salinan asal hendaklah dikembalikan kepada penerbit atau pengedar dengan kadar segera. (g) Sekirannya jumlah naskah yang dihantar ke sekolah berkurangan dari yang sepatutnya diterima oleh pihak sekolah (rujuk BTBT 460). (iii) Pihak sekolah hanya menandatangani Nota serahan dan invoid setelah perkara (ii) dipatuhi. (c) Mutu fizikal buku teks baik dan memuaskan. (i) 20 . Sekolah tidak boleh menerima bekalan buku teks bagi pihak sekolah lain kecuali mendapat arahan daripada BBT / JPN/ PPB/ PPD / JAIN. (d) Semua catatan hendaklah dibuat dengan menggunakan pen dan elakkan daripada membuat sebarang pindaan. (ii) Perkara yang perlu dikenalpasti sebelum mengesahkan penerimsaan bekalan buku teks ialah: (a) Judul buku yang dibekalkan hendaklah sama seperti judul yang dipesan dalam Senarai Bekalan Buku Teks (BTBTR 460 / BTBTB 460). (iv) Semasa menandatangani invois dan nota serahan.6 PENERIMAAN BEKALAN BUKU TEKS Penerimaan bekalan buku teks hanya dibuat oleh pengetua / guru penolong kanan HEM / guru SPBT atau orang lain yang telah diturunkan kuasa. nama dan alamat sekolah dalam Nota serahan atau invois adalah betul.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart 3. Walau bagaimanapun. (f) Nama dan jawatan penerima hendaklah dicatatkan dengan jelas. (e) Pihak sekolah mesti menggunakan cap sekolah yang sama seperti tercatat dalam Nota serahan dan invois. (b) Bilangan buku yang dibekalkan hendaklah sama seperti bilangan yang dipesan dalam BTBTR 460 / BTBTB 460. (b) Nota serahan hendaklah ditandatangani dalam dua salinan. manakala satu salinan disimpan oleh pihak sekolah. salinan yang lain dihantar ke JPN dan BBT untuk rujukan.

(vii) Buku teks SPBT yang telah direkodkan hendaklah dicapkan denga cap SPBT sekolah. (ix) Sekolah hendaklah menghantar salinan kedua BTBTR 460 / BTBTB 460 ke JPN / BBT melalui PPB / PPD / JAIN setelah semua judul selesai dibekalkan oleh penerbit atau pengedar. Dalam tempoh jaminan ini. (vi) Pihak sekolah hendaklah merekodkan butir-butir buku teks SPBT yang telah dibekalkan ke dalam buku stok SPBT sebaik sahaja bekalan diterima dan diberi nombor perolehan serta tarikh pnerimaan. b) Belum selesai menerima bekalan buku teks SPBT (dua minggu sebelum sesi persekolahan bermula) –  Menyemak BTBT460  Melaporkan kepada PPG dengan menggunakan borang LBT1  Menghubungi pengedar / penerbit 21 . sekirannya terdapat buku-buku yang mempunyai mutu fizikal yang rendah.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart SAP/invois yang sebenar hanya boleh ditandatangani setelah lengkap pembekalan dilakukan oleh penerbit atau pengedar. (v) Tempoh jaminan buku-buku teks yang dibekalkan ialah 24 minggu (6 bulan) dari tarikh penerimaan buku berkenaan. (xii) Pihak sekolah hendaklah melaporkan status penerimaa bekalan buku teks SPBT seperti berikut: a) Menerima semua bekalan buku teks SPBT –  Mengesahkan BTBT460 dan menghantar salinan pertama dan kedua ke PPG. (xi) Menerima bekalan BPG sebanyak 5 naskah bagi setiap judul mata pelajaran seperti yang dimaklumkan kepada pihak sekolah. (x) Menyediakan dan melaporkan penerimaan bekalan buku teks kepada PPD / PPB / JAIN / JPN / BBT. (viii) Pihak sekolah dikehendaki menghubungi penerbit atau pengedar jika bekalan buku teks lewat diterima. pihak sekolah perlu mengembalikan buku tersebut kepada penerbit atau pengedar berkenaan untuk mendapatkan gantian dan memaklumkan kepada PPG untuk tindakan selanjutnya.

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Carta aliran Proses Penerimaan Bekalan Buku Teks SPBT Tindakan MULA Menerima dan menyemak BTBT460 Guru SPBT Pengetua / PK HEM / Guru SPBT Menerima bekalan buku teks SPBT Hubungi penerbit / pembekal Tidak SEMAK Ya Menandatangani SAP/invois Pengetua / PK HEM / Guru SPBT Pengetua / PK HEM / Guru SPBT Hubungi penerbit Hantar Borang LPBT ke JPN Tindakan susulan Penerimaan buku teks Memproses Mengemaskini buku stok Mencatat tarikh penerimaan di ruangan M pada penyata BTBT460 Memproses buku teks uang diterima:  Cap sekolah / SPBT  No. Perolehan  Tarikh Guru SPBT Merekod di dalam buku stok SPBT Guru SPBT Semak BTBT460 Tidak SELESAI TERIMA? Ya Guru SPBT Menghantar salinan penyata BTBT 460 ke PPDK/PPD/ PPG/ JAIN Guru SPBT TAMAT 22 .

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Borang BTBT460 23 .

(dihantar ke Jabatan Pendidikan Negeri sebaik sahaja setiap bekalan buku teks diterima) 24 .Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Laporan Penerimaan Bekalan Buku Teks / Salinan Invois / Nota Serahan.

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart 25 .

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Borang LPBT1 SKIM PINJAMAN BUKU TEKS Nama Sekolah Alamat Sekolah : ______________________________ : ______________________________ Kod Sekolah : LPBT 1 Perhatian : Sila tandakan ( ) pada yang berkenaan dan lengkapkan maklumat yang diperlukan dalam jadual di bawah: a) Bekalan semua judul buku teks seperti tercatat dalam BTBTR 460 belum diterima b)Bekalan beberapa judul buku teks telah diterima kecuali judul-judul tertentu Judul buku yang belum diterima adalah seperti berikut: Bil. Penerbit Kod Buku Judul Buku Jumlah Naskah Bekalan Seperti Dalam BTBT 460 Jumlah Naskah Yang Belum Diterima Disediakan oleh Guru SPBT: Nama : ______________________ Disemak dan disahkan oleh Pengetua: Nama : ______________________ Tandatangan : __________________ Tarikh : ______________________ Tandatangan : ______________________ Tarikh : _____________________ 26 .

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart 3.7 CAP SKIM PINJAMAN BUKU TEKS Cap SPBT membantu membezakan buku teks SPBT daripada buku lain. Pihak sekolah perlu memastikan perkara-perkara berikut: (i) Buku teks. (ii) Cap SPBT mesti disediakan mengikut format dan ukuran yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran. 27 . Buku Latihan Dan Aktiviti serta Buku Panduan Guru yang diteima daripada penerbit perlu dicap dengan cap SPBT. (iii) Nombor perolehan dan tarikh penerimaan buku teks perlu dicatatkan pada cap berkenaan dalam setiap buku. (iii) Nombor dan tarikh perolehan. Maklumat yang ada pada cap SPBT ialah: (i) Pemilik stok (ii) Nama peminjam.

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart 28 .

Borang pesanan dan pemulangan buku teks SPBT iii. Bagi kelas-kelas yang akan menduduki peperiksaan awam iaitu PMR dan SPM pada tahun berikutnya.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Cara menulis nombor perolehan buku teks Jumlah bekalan buku yang diterima 28 / 200 / 1997 Bilangan buku daripada jumlah bekalan yang diterima (iv) Tahun bekalan diterima Setiap buku teks SPBT (termasuk BLA dan BPG) yang diterima hendaklah dicap di bahagian dalam kulit depan atau kulit belakang serta di mana-mana muka surat kosong. Surat Akuan Murid v.  Menyediakan jadual Pengagihan buku teks SPBT. Borang SPBT G iv. PENGAGIHAN BUKU TEKS KEPADA PELAJAR 3. Jadual pengagihan ii. 29 . pihak sekolah boleh mengagihkan buku teks SPBT kepada murid yang layak sebelum sesi persekolahan bermula.  Menyediakan bahan-bahan untuk taklimat kepada guru-guru kelas iaitu: i. Tindakan awal pengagihan buku teks SPBT Guru SPBT adalah bertanggungjawab bagi melaksanakan tindakan awal pengagihan buku teks SPBT ini. Tindakan yang terlibat adalah:  Menyediakan senarai murid yang layak mengikut kelas  Mendapatkan tandatangan pada borang SPBT G untuk kuasa membahagi buku-buku teks SPBT daripada Pengetua atau PK HEM. iaitu ketika pelajar ini masih berada di Tingkatan 2 dan Tingkatan 4 pada tahun semasa dan bakal menduduki peperiksaan awam tahun berikutnya.8 Pelajar yang layak menerima pinjaman buku teks mesti menerima buku pada minggu pertama persekolahan. Surat Akuan Pengesahan Penerimaan dan perjanjian Penjagaan Buku Teks SPBT  Mengedarkan fail SPBT kelas yang mengandungi bahan-bahan taklimat kepada guru kelas.

30 .  Guru kelas mengumpulkan Surat Akuan Pengesahan Penerimaan dan perjanjian penjagaan buku teks SPBT yang telah lengkap diisi oleh ibu bapa / penjaga dalam tempoh tujuh hari selepas buku teks SPBT diterima oleh murid.  Guru SPBT mengemaskini buku stok dan fail SPBT. Tindakan yang terlibat adalah seperti berikut:  Guru SPBT mengedarkan buku teks SPBT kepada guru kelas mengikut jumlah pesanan berdasarkan borang pesanan.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart     Melaksanakan taklimat kepada guru kelas (semasa mesyuarat perngurusan sekolah kali pertama sebelum sesi persekolahan bermula) Menyemak stok buku teks SPBT Mendapatkan buku teks SPBT daripada stor SPBT daerah (sekirannya perlu) Menyediakan buku teks SPBT mengikut jumlah pesanan setiap kelas.  Guru kelas menyelia murid melengkapkan maklumat murid dalam buku teks SPBT. Guru SPBT dan guru kelas dipertanggungjawabkan bagi melaksanakan tindakan pengagihan buku teks SPBT ini.  Guru kelas mengedarkan buku teks kepada murid yang layak dan melengkapkan Borang SPBT G. Tindakan semasa pengagihan buku teks SPBT Semasa proses pengagihan.  Guru kelas mengedarkan Surat Akuan Pengesahan Penerimaan dan Perjanjian Penjagaan Buku Teks SPBT kepada ibu bapa / penjaga. Tindakan selepas pengagihan buku teks SPBT Tindakan yang perlu dilaksanankan oleh guru kelas dan guru SPBT selepas pengagihan buku teks SPBT kepada murid:  Guru kelas menyerahkan fail SPBT kelas yang mengandungi semua borang dan surat yang telah diisi dengan lengkap kepada guru SPBT.

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Carta Aliran Proses Pengagihan Buku Teks SPBT Kepada Pelajar. Tindakan MULA Memberi taklimat kepada Guru Kelas Guru SPBT Membuat pesanan buku teks SPBT untuk kelas Guru Kelas Menyemak stok Memohon buku teks dari stor SPBT daerah Guru SPBT Tidak CUKUP? Ya Mengedar buku teks SPBT kepada murid melalui Guru Kelas Menandatangani Borang SPBT G Guru Kelas Guru SPBT Murid Melengkapkan maklumat diri pada ruangan khas dalam buku teks Mengedar dan mengumpul semula surat akuan pengesahan penerimaan dan penjagaan buku teks SPBT dan failkan Murid Guru Kelas Menyerahkan Fail SPBT kelas kepada Guru SPBT Guru Kelas Mengemas kini buku stok dan fail SPBT Guru SPBT TAMAT 31 .

9. Borang G (cetakan) adalah simpanan guru tingkatan. Sila hantar Borang G (rekod secara manual) pada atau sebelum 5/1/2007 kepada Pn. Guru diminta menyemak Borang G (cetakan) dengan pelajar. 12. Pelajar yang tidak layak dan ingin membuat rayuan sila dapatkan borang rayuan daripada Pn. Minta pelajar kembali ke kelas setelah mendapat buku teks supaya guru tingkatan dapat mencatatkan nombor barkod pada Borang G (rekod secara manual). Wong Siew Eng di sesi pagi sekiranya ada pelajar yang berhenti atau berpindah. Linda Wong Siew Eng di sesi pagi. Guru tingkatan sila maklumkan kepada pelajar supaya membalut buku teks dengan kertas plastik dan menjaga barkod pada kulit buku teks dengan baik. Sila maklumkan kepada Pn. Guru tingkatan sila pastikan pelajar memeriksa dan mengira jumlah buku yang diterima adalah sama seperti bilangan buku yang tercatat dalam Borang G (cetakan). Buku Bahasa Cina bagi Tingkatan 4 tidak disertakan dalam paket buku teks SPBT. 5. Guru tingkatan diminta mengisikan Borang G (rekod secara manual) mengikut subjek dengan 3 digit terakhir pada barkod buku. 32 . Wong Siew Eng dan hantar secepat mungkin dalam minggu pertama persekolahan. Guru tingkatan sila maklumkan kepada pelajar bahawa pemeriksaan buku teks akan dijalankan pada bulan pertama persekolahan bagi memastikan buku teks SPBT telah dibalut. 11. Guru tingkatan diminta mendapatkan satu salinan Borang G (cetakan) dan satu salinan Borang G (rekod secara manual) pada 30/12/20067.) 6. 7. 4. 2. Sila minta pelajar tandatangan dan tuliskan tarikh menerima buku teks pada Borang G (cetakan & rekod secara manual). Pelajar bertugas dari SPBT akan pergi ke kelas meminta pelajar yang layak pergi ke bilik SPBT untuk mengambil buku mereka. (Misalnya YFB3102F323150225 20/07/2005 tulis 225 sahaja untuk subjek berkenaan. 10.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Jadual Pengagihan Buku Teks SPBT Skim Pinjaman Buku Teks 2007 Perhatian untuk Guru Tingkatan: 1. 8. Buku BC akan diedarkan setelah guru BC mengenal pasti pelajar-pelajar yang mengambil BC. 3.

5S1 3A2.50 pagi 9.30 pagi 8. 4A4 4A5 33 .10 pagi Kelas 2A1.40 pagi 7.40 pagi 8. 5S3 3A4.10 pagi 8. 1A8 2A9.40 pagi Kelas 3A1. 5A1 3A5.30 pagi 7. 4S2 4A1.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Jadual Pengedaran Buku Teks SPBT Sesi Petang (29/12/2006) Masa 7.00 pagi 7. 5S2 3A3. 1A2 2A3.20 pagi 8. 5A3 3A7.30 pagi 8. 5A2 3A6.30 pagi Kelas 4S1. 5A5 Sesi Pagi (3/1/2007) Masa 7.00 pagi 9. 1A9 P1.10 pagi 7. P3. 1A3 2A4. 5A4 3A8.20 pagi 7. 1A1 2A2.30 pagi 7.00 pagi 8. 4A2 4A3.00 pagi 8. 1A10 P2. 1A6 2A7. 1A5 2A6. 1A7 2A8.50 pagi 8. P4 Sesi Pagi (30/12/2006) Masa 7.50 pagi 8.10 pagi 8.40 pagi 7.20 pagi 8. 1A4 2A5.

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Contoh Borang Senarai Pelajar Layak / Tidak Layak. 34 .

....................................... ( ) 35 ... AMBILAN 2 Tarikh Bil...... ( ) Disahkan oleh Guru SPBT ..... JUM........Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Borang Pesanan dan Pemulangan Buku Teks SPBT BORANG PESANAN DAN PEMULANGAN BUKU TEKS SPBT TAHUN : _______________ NAMA GURU : ___________________ TINGKATAN : __________________ BIL JUDUL AMBILAN 1 Tarikh Bil.......... 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 JUMLAH BESAR Tandatangan Guru Kelas ........... AMBILAN 3 Tarikh Bil.. PEMULANGAN Tarikh Bil......

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Borang G 36 .

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Perjanjian Persefahaman (Memorandum of Understanding) 37 .

 Mengeluarkan rsit bagi gantian buku teks SPBT dalam bentuk wang. Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian ialah: (i) Memastikan buku teks SPBT dibalut oleh murid sebaiknya dengan menggunakan plastik lutsinar. Tindakan semasa pemulangan buku teks SPBT  Mengumpul dan memeriksa buku teks SPBT daripada murid dan melengkapkan Borang SPBT G. Gantian boleh dibuat dalam bentuk buku teks judul berkenaan atau dalam bentuk wang yang sama nilai harganya dengan judul buku teks SPBT yang dihilan/dirosakkan. Sekiranya judul berkenaan telah tidak digunakan lagi (obsolete). (v) Mengadakan peraturan yang difikirkan wajar untuk meningkatkan penjagaan dan penggunaan buku teks. (ii) Memastikan murid menuliskan nama dan tingkatan dalam ruangan yang disediakan pada cap SPBT.  Mendapatkan gantian bagi buku teks SPBT yang hilang / rosak daripada ibu bapa / penjaga melalui murid.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart 3. 38 .  Merumus jumlah naskah buku teks SPBT yang tidak dipulangkan oleh murid kelas berkenaan (Rekod Murid Tidak Memulangkan Buku Teks).9 PENJAGAAN DAN PENGGUNAAN BUKU TEKS Murid perlu menjaga buku teks yang dipinjam. gantian hendaklah dibuat dengan buku teks lain yang setara nilainya. PK HEM / guru SPBT melaksanakan taklimat kepada guru-guru kelas. (iv) Membaik pulih buku teks SPBT yang rosak. 3. (iii) Memastikan buku teks SPBT tidak ditulis atau dicoteng kecuali Buku Latihan dan Aktiviti.  Mengasing dan merekodkan buku teks SPBT yang rosak.  Mengurus penghantaran buku teks SPBT ke bilik BOSS dengan bantuan murid  Menghantar surat gantian buku teks SPBT yang hilang atau rosak kepada ibu bapa / penjaga di atas kehilangan atau kerosakan buku teks SPBT anak / tanggungan mereka.10 PEMULANGAN BUKU TEKS SPBT Tindakan yang perlu dilakukan dalam pemulangan buku teks SPBT pada akhir tahun ialah: Tindakan sebelum pemulangan buku teks SPBT  Guru SPBT menyediakan bahan taklimat seperti berikut: i) Jadual pemulangan ii) Surat pemberitahuan pemulangan buku teks SPBT iii) Borang SPBT G iv) Borang pesanan dan pemulangan buku teks SPBBT v) Rekod murid tidak memulangkan buku teks SPBT vi) Surat gantian buku teks SPBT yang hilang atau rosak vii) Buku resit rasmi   Guru SPBT mengedarkan fail SPBT kelas yang mengandungi bahan-bahan taklimat kepada guru-guru kelas.

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart  Menyerahkan fail SPBT kelas kepada guru SPBT setelah dilengkapkan segala maklumat sebelum atau pada tarikh yang ditetapkan.  Memasukkan wang gantian buku teks SPBT ke dalam Akaun Suwa Sekolah.  Membuat pembayaran dengan menggunakan wang Akaun Suwa Sekolah. Tindakan selepas pemulangan buku teks SPBT  Mengambil tindakan susulan ke atas murid yang masih belum membuat gantian terhadap buku teks SPBT yang rosak / hilang.  Membeli semula buku teks di pasaran terbuka bagi menggantikan buku teks SPBT yang dihilangkan oleh murid.  Mengemas kini buku stok SPBT dan menutup kira-kira pada 31 Disember tahun semasa.  Menyerahkan buku stok SPBT kepada PK HEM untuk disemak dan seterusnya kepada pengetua untuk disahkan. 39 .

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Carta Aliran Pemulangan Buku Teks SPBT Tindakan MULA Taklimat pemulangan buku teks SPBT dan penyerahan fail SPBT kelas PK HEM / Guru SPBT Guru Kelas Megeluarkan Surat Pemberitahuan Pemulangan buku teks kepada ibu bapa / penjaga Memulangkan buku teks kepada guru kelas Murid Memeriksa keadaan dan bilangan buku yang dikembalikan serta melengkapkan Borang SPBT G Surat Pemberitahuan ganti buku yang hilang / rosak kepada ibu bapa / Penjaga Tidak CUKUP? Ya Menyerahkan fail SPBT kelas kepada guru SPBT Guru Kelas Guru Kelas Mengemaskini buku stok dan menutup kira-kira Guru SPBT Menyemak dan mengesahkan kira-kira stok PK HEM dan Pengetua TAMAT 40 .

... .. terima kasih........................ 1 2 3 4 5 6 Tingkatan 1 2 3 4 5 Peralihan Tarikh dan Masa 2.................... 96000 Sibu... ................. tuan/puan diminta memberikan kerjasama kepada anak/ tanggungan tuan/puan dan pihak sekolah bagi melicinkan lagi proses pemulangan buku tersebut seperti jadual yang tertera di atas......................... Jalan Oya...... PEMBERITAHUAN PEMULANGAN BUKU TEKS SPBT Dengan segala hormat dan sukacitannya dimaklumkan bahawa....... Tarikh : . Tuan/Puan.................. . Sekian.... Saya yang menrut perintah.......... Sehubungan dengan itu.....Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Surat Pemberitahuan Pemulangan Buku Teks SPBT SMK Sacred Heart... (Tandatangan Pengetua) 41 ............ pihak sekolah akan mula Mengumpulkan semua buku teks SPBT seperti ketetapan berikut: Bil.............. Tel : .. Km 3...... Rujukan kami : ......................... dimaklumkan.

............................................................................. : ...................................................... ( Guru Kelas ) Disahkan oleh: . NAMA MURID JUDUL BUKU JUMLAH Disediakan oleh: ................... ( Guru SPBT ) 42 .......................................Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Rekod Murid Tidak Memulangkan Buku Teks SPBT REKOD MURID TIDAK MEMULANGKAN BUKU TEKS SPBT TAHUN : __________ Nama Guru Tingkatan Tarikh BIL : ......................................... : .......

………………………………...... Kegagalan untuk berbuat demikian boleh menyebabkan anak / tanggungan tuan/puan tidak menerima buku teks SPBT di masa akan datang dan dianggap sebagai melanggar peraturan sekolah. Sekian.. Adalah dimaklumkan bahawa anak/tanggungan tuan/puan bernama .. 4............. Gantian boleh dibuat dalam bentuk buku teks judul yang sama ataupun dalam bentuk wang tunai.. JUDUL 1 2 3 4 PENERBIT HARGA (RM) CATATAN 3..……..Tingkatan ..... Tuan/Puan............... 2. telah *menghilangkan / merosakkan buku teks SPBT seperti di bawah: BIL...... Tel : 084-322619 Rujukan kami : ………......... Tarikh : ……………………...... GANTIAN BUKU TEKS SPBT YANG HILANG ATAU ROSAK Perkara di atas adalah dirujuk....Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Surat Gantian Buku Teks SPBT SMK SACRED HEART KM 3....... terima kasih......... (Pengetua) * Potong yang tidak berkenaan 43 ... tuan/puan dikehendaki menggantikan buku teks tersebut pada atu sebelum .... …………………………………...... JALAN OYA... Oleh yang demikian................. ”BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menurut perintah.... Tindakan segera tuan/puan dalam perkara ini amatlah diharapkan.......... 96000 SIBU. .

(c) Buku teks yang tidak boleh digunakan lagi kerana perubahan kurikulum atau sukatan pelajaran. (c) Buku teks yang hendak dilupuskan perlu diikat atau dibungkus mengikut judul. 3/2002. (e) Semua kelulusan pelupusan hendaklah direkodkan dalam buku stok. (d) Buku teks SPBT yang hendak dilupuskan perlu diasingkan daripada buku teks SPBT yang masih digunakan. Kementerian Pelajaran. 2/1989 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.000. (b) Buku latihan dan aktiviti bagi semua mata pelajaran bahasa dan Matematik Tahap Satu sekolah rendah. Pelupusan merupakan aktiviti tetap yang perlu dilaksanakan dari semasa ke semasa. (b) Kutipan buku teks ini dibuat oleh kontraktor yang dilantik oleh Jabatan Pelajaran Negeri atau Bahagian Kewangan.11 PELUPUSAN.00 tetapi tidak melebihi RM50. (b) Tatacara pelupusan buku teks hendaklah mengikut peraturan yang telah ditetapkan di dalam pekeliling Bahagian Kewangan. (iii) Pengutipan buku teks yang lulus untuk pelupusan (a) Semua buku teks yang telah mendapat kelulusan untuk pelupusan akan dikutip oleh kontraktor kecuali buku teks Agama Islam. (ii) Cara-cara pelupusan (a) Semua sekolah termasuk SMAR hendaklah mengemukakan permohonan untuk mendapatkan kelulusan melupuskan buku teks kepada JPN atau Bahagian Kewangan.000. Tiga kategori asset dalam melaksanakan proses pelupusan iaitu:  Kategori pertama adalah khusus kepada buku-buku teks SPBT yang nilai harga perolehannya tidak melebihi RM20.00 44 . Buku teks Agama Islam hendaklah dihapuskan atau dilupuskan dengan cara dibakar.000. KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA BUKU TEKS Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan buku teks yang tidak boleh digunakan lagi daripada stok SPBT sekolah. Kementerian Pelajaran. Pelupusan adalah bertujuan untuk menjimatkan kos dan ruang menyimpan di samping mengemaskinikan rekod buku stok SPBT. Antara perkara yang perlu diberi perhatian adalah seperti yang berikut: (i) Buku teks SPBT boleh dilupuskan atau dihapuskan kira jika memenuhi salah satu syarat yang berikut: (a) Buku teks yang usang / rosak yang disebabkan oleh penggunaan biasa atau bencana alam.000. (c) Tindakan pelupusan tidak boleh dilakukan sehingga kelulusan pelupusan diterima daripada Pengarah JPN.00 tiap-tiap naskah ataupun melebihi RM30. Kementerian Pelajaran iaitu Surat Pekeliling Kewangan Bil.00 jumlah kesemuanya dan tidak memerlukan kelulusan daripada Lembaga Pemeriksa.  Kategorai Kedua adalah bagi buku-buku yang nilai harga perolehan RM20.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart 3.000.00 tiap-tiap naskah ataupun tidak melebihi RM30.

000. Jabatan Pelajaran Negeri akan mengembalikan salinan pertama hingga kelima borang tersebut kepada pihak sekolah. pihak sekolah hendaklah menyediakan 5 salinan Sijil Pelupusan Barang-Barang (Kew.300-X oleh Jabatan Pelajaran Negeri hendaklah seperti berikut:  Salinan Pertama (asal) – Kepada Perbendaharaan  Salinan Kedua . tatacara pelupusan bagi kategori ini adalah seperti berikut: (i) Bagi melupuskan buku-buku dalam kategori ini Borang Kew. (iii) Setelah menerima kelulusan.300v dan Kew. (vii) Pembahagian Borang Kew. Kementerian Kewangan melalui Pengarah JPN. (iv) Borang Lampiran E (5 salinan) perlu dilengkapkan berserta cap pengesahan pengambilan buku teks SPBT oleh kontraktor.00 jumlah kesemuanya. 300v hendaklah disediakan oleh pihak sekolah dalam 7 salinan untuk diedarkan seperti berikut:  Salinan pertama (asal) hingga keenam diserahkan kepada JPN  Salinan ketujuh hendaklah disimpan oleh pihak sekolah.300-X. memerlukan pengesahan Lembaga Pemeriksa dan perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan. (v) Sijil Saksi (5 salinan) hendaklah dikeluarkan oleh kontraktor dan disahkan oleh pihak sekolah. (ii) Setelah memberi kelulusan. 300v dan Borang Kew. Kategori Ketiga adalah bagi buku-buku yang nilai harga perolehan melebihi RM50.000.Kepada Ketua Audit Negara  Salinan Ketiga – Kepada Ketua Pengarah Arkib  Salinan Keempat – Disimpan oleh Jabatan Pelajaran Negari 45 .Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart  tetapi tidak melebihi RM500. (vi) Pihak sekolah hendaklah menyimpan salinan kelima Borang Kew.000. Sehubungan itu. 300-X). Manakala 4 salinan Borang Kew.00 tiap-tiap naskah ataupun melebihi RM500. Pihak sekolah adalah disarankan untuk menggunakan kaedah dalam kategori pertama bagi melaksanakan proses pelupusan buku teks SPBT.00 jumlah kesemuanya dan memerlukan pengesahan daripada Lembaga Pemeriksa sebelum diluluskan oleh Pengarah JPN. 300-X hendaklah dihantar kepada Jabatan Pelajaran Negeri.300v dan salinan kelima Borang Kew.

300v Pengetua / PK HEM Menyerahkan kepada PPDK / PPD / PPG / JAIN (Salinan pertama hingga keenam) Mengembalikan kepada sekolah Tidak LENGKAP? Ya Menyerahkan kepada JPN untuk kelulusan Guru SPBT PPDK / PPD / PPG / JAIN JPN Mengembalikan Borang Kew.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Carta Aliran Proses Pelupusan Buku Teks SPBT Tindakan MULA Mengisi Borang Kew. 300v (7 salinan) Guru SPBT Menyemak dan mengesahkan Borang Kew.300-X (5 salinan) Pengetua / PK HEM / Guru SPBT Pengetua / PK HEM / Guru SPBT Pengetua / PK HEM / Guru SPBT Guru SPBT Menandatangani Lampiran E dan Sijil Saksi yang dikemukakan oleh kontraktor Mengemaskini buku stok SPBT TAMAT 46 . 300v (salinan pertama – lima ) kepada sekolah Mengawasi proses pengambilan buku teks SPBT oleh kontraktor Menyediakan Borang Kew.

300v) 47 .Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Pemohonan Pelupusan Tanpa Lembaga Pemeriksa (Kew.

300v) 48 .Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Panduan Pengisian Borang Pelupusan (Borang Kew.

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart 49 .

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Contoh Sijil Pelupusan Barang-barang (Kew. 300-X) 50 .

000. bayaran terlebih. Jika melebihi nilai tersebut. (iii) Mengaturkan siasatan dengan melantik pegawai atau pegawai-pegawai penyiasat dengan menggunakan Lampiran I kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. laporan hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan untuk kelulusan.  Memeriksa rekod-rekod  Meninjau peraturan kewangan dan peraturan Perbendaharaan  Meninjau dan mengenalpasti kelemahan dan kekurangan yang wujud. setem. (vi) Pegawai Penyiasat mengemukakan Laporan Akhir (Lampiran K) kepada Pengetua. penipuan atau kecuaian pegawai. 51 . hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia. agensi kerajaan (JPN) boleh meluluskannya dengan syarat nilai perolehan asal tidak melebihi RM50. barang-barang awam dan harta lain yang berharga disebabkan oleh kecurian.00nilai agregatnya. membuat syor dan ulasan serta mengemukakan Laporan Akhir kepada JPN. kekurangan. pembayaran tanpa kuasa.00 atau RM500. Dalam pengurusan SPBT. (v) Pegawai Penyiasat menyediakan laporan akhir dengan menggunakan format Lampiran K [Arahan Perbendaharaan AP317(b)]. Takrif Hapus Kira Barang ’Hapus kira barang’ ialah satu proses di mana sesuatu kehilangan asset/barang awam telah berlaku dan asset /barang awam tidak lagi secara fizikal berada dalam simpanan dan kelulusan diperlukan untuk mengeluarkan daripada rekod atau akaun Kementerian / Jabatan. (vii) Pengetua mengkaji Laporan Akhir. (iv) Pegawai atau Pegawai-pegawai Penyiasat hendaklah melaksanakan tugastugas menyiasat seperti berikut:  Memeriksa sendiri tempat kejadian.  Membuat laporan bertulis kepada Ketua Jabatan  Mengambil langkah khas/ keselamatan bagi mengelak kehilangan/ kecurian berulang/ berlaku.3/1990. ’kehilangan’ termasuk kehilangan wang awam. Tindakan yang perlu diambil oleh pengetua setelah kehilangan berlaku / dikenalpasti: (i) Melaporkan kehilangan buku teks SPBT kepada Polis.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart 3. Bagi Kes-kes yang tidak melibatkan kecuaian mana-mana pihak. kehilangan asset/barang awam iaitu buku teks SPBT adalah disebabkan oleh pelbagai situasi seperti:  Bencana alam (banjir dan kebakaran)  Gagal untuk mendapatkan balik buku teks SPBT setelah tempoh pinjaman berakhir (akhir sesi persekolahan bagi tahun berkenaan). hutang yang tidak boleh dapat balik.000.12 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA BUKU TEKS SPBT Takrif kehilangan Mengikut Arahan Perbendaharaan 314. (ii) Menyediakan laporan awal dengan menggunakan format Lampiran J Arahan Perbendaharaan (AP316).

Carta Aliran Proses Kehilangan Dan Hapus Kira Buku Teks SPBT Tindakan MULA Melaporkan kehilangan kepada polis Pengetua / PK HEM Menyediakan laporan awal (Lampiran J) Pengetua / PK HEM Pengetua / PK HEM Pegawai Penyiasat Pegawai Penyiasat Melantik Pegawai Penyiasat Membuat siasatan Mengemukakan laporan akhir (Lampiran K) Membuat ulasan dan syor Pengetua Mengemukakan kepada JPN Pengetua Tidak LULUS? Ya Memaklumkan kelulusan kepada sekolah JPN JPN Merekodkan ke dalam Fail SPBT Guru SPBT Mengemaskini buku stok SPBT Guru SPBT TAMAT 52 . Akhirnya mengemaskini buku stok SPBT.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart Pengetua mestilah mencatatkan rujukan kelulusan daripada pihak JPN selepas menerima kelulusan untuk menghapus kira.

14 KEPERLUAN TAMBAHAN BUKU TEKS Permohonan tambahan buku teks dibuat apabila berlaku pertambahan murid atau pembukaan kelas baru.13 PENGAGIHAN BUKU TEKS (i) Pihak sekolah hendaklah melaporkan buku teks berlebihan di sekolah kepada PPB / PPD / JAIN dan JPN / BBT. Pihak sekolah akan menerima tambahan bekalan buku teks sama ada daripada penerbit atau sekolah lain melalui pengagihan. Buku tersebut hendaklah dicap dengan cap SPBT sekolah. Peraturan ini hanya dibenarkan jika perpindahan murid berlaku antara sekolah dalam negeri yang sama sahaja. 3. (v) Murid yang berpindah sekolah dibenarkan membawa buku teks ke sekolah baru sekiranya judul yang sama digunakan di sekolah berkenaan. Dalam pengagihan buku teks. Pihak sekolah yang memerlukan pertambahan buku teks perlu membuat permohonan kepada JPN / BBT melalui PPB / PPD /JAIN. Pihak sekolah hendaklah menyimpan salinan resit tersebut. (vi) Pihak sekolah yang mengagihkan buku teks hendaklah mengeluarkan bilangan buku yang diagihkannya itu daripada buku stoknya dengan mencatatkan ke sekolah mana buku berkenaan diagihkan. (iii) Pihak sekolah hendaklah mengambil tindakan segera sebaik-baik sahaja menerima arahan untuk pengagihan. Perbelanjaan tersebut kemudiannya hendaklah dituntut daripada JPN / BBT dengan segera. Resit asal perbelanjaan pengagihan hendaklah disertakan semasa membuat tuntutan. (ii) Pihak sekolah yang mempunyai buku teks berlebihan diminta mengagihkan buku teks tersebut ke sekolah yang memerlukannya atas arahan PPB / PPD / JAIN dan JPN / BBT. (viii) Perbelanjaan untuk pengagihan buku teks hendaklah ditanggung terlebih dahulu oleh pihak sekolah yang mengagihkan buku tersebut. Takwim ini dipatuhi bagi memastikan buku teks SPBT sampai ke tangan murid sebelum atau pada minggu pertama persekolahan. 53 . (vii) Pihak sekolah yang menerima buku teks secara pengagihan hendaklah memasukkan bilangan buku yang diterima ke dalam buku stoknya. tepat dan betul hendaklah dinyatakan dalam permohonan tersebut.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart 3. (iv) Pihak sekolah hendaklah mengagihkan buku teks yang masih elok sahaja. Maklumat yang lengkap. Takwim juga disediakan berdasarkan Takwim SPBT JPN / JAIN. sekolah yang berlebihan buku teks dikehendaki menghantar buku teks tersebut kepada sekolah yang mengalami kekurangan buku teks atau ke stor daerah.15 TAKWIM SKIM PINJAMAN BUKU TEKS SEKOLAH Takwim SPBT Sekolah menjadualkan aktiviti yang akan dilaksanakan pada tahun tersebut. 3.

8 – 19 Januari 2007 Februari 2007 Jun – Disember 2007 Oktober/November 2007 12 – 16 November 2007 Bila diperlukan di sepanjang tahun 54 . membeli buku teks di kedai buku sekolah/koperasi sekolah/kedai buku tempatan. 78/JP/2010/SP/BT/1 bertarikh 20 April 2001). PEMBEKALAN DAN PENERIMAAN BUKU TEKS 2008 (i) Menerima Penyata Bekalan Buku Teks (Borang Komputer BTBT460) daripada JPN dan membuat semakan. (iii) Mengasingkan dan dapatkan jumlah ‘Buku Elok’ dan ‘Buku Rosak’. (ii) Menerima bekalan buku teks SPBT 2007 daripada penerbit/pengedar. Melaporkan buku teks 2007 yang masih belum diterima (jika ada) kepada JPN. (i) Mengedar senarai buku teks 2008 kepada murid. (Borang KEW.  Meletakkan mohor SPBT pada semua buku teks yang diterima. Sekolah Rendah menghantar maklumat buku lebihan ke PPG/PPDK. (ii) Menghantar Borang Permohonan Buku Teks 2008 (Penyata Komputer BTBT190) ke JPN/PPG/PPDK.  Memastikan buku teks yang diterima daripada pengedar adalah sama dengan yang dinyatakan dalam BTBT 460. (Bagi sekolah rendah. (i) Mengutip buku teks daripada murid. (ii) Membuat pengiraan fizikal bagi semua judul buku.  Laporan penerimaan bekalan buku teks hendaklah dihantar ke JPN selepas bekalan diterima daripada setiap penerbit. JPN/PPG/PPDK membuat agihan antara sekolah. Sekolah dinasihatkan memohon pelupusan buku teks sekurang-kurangnya sekali setahun. (i) Membaikpulih buku teks yang tidak elok. Rujukan bil. (ii) Membuat persediaan dan membantu murid yang tidak layak menerima bantuan SPBT. salinan kepada PPG/PPDK) Sekolah Menengah menghantar maklumat buku lebihan ke JPN. Borang SPBT G digunakan.300V digunakan.Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart TAKWIM SPBT 2007 UNTUK SEKOLAH-SEKOLAH DI NEGERI SARAWAK TARIKH Sebelum 3 Januari 2007 3 – 6 Januari 2007 AKTIVITI-AKTIVITI SPBT DI PERINGKAT SEKOLAH Mengedarkan buku teks kepada murid/pelajar yang LAYAK SAHAJA. (ii) Memohon pelupusan bagi buku teks yang tidak boleh digunakan lagi. Sekolah mengemaskinikan buku stok. (iv) Penutupan stok 2007. PERMOHONAN BUKU TEKS BAGI TAHUN 2008 (i) Menerima dan mengisi borang permohonan buku teks 2008 ( Penyata Komputer BTBT190 ).  Merekodkan buku teks yang diterima ke dalam buku stok SPBT.

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart 55 .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->