You are on page 1of 55

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

BAB 3 PENGURUSAN SPBT PERINGKAT SEKOLAH

3.1 SISTEM FAIL SPBT

Sistem fail yang kemas dan teratur perlu diwujudkan bagi merekod dan menyimpan
segala maklumat SPBT dengan tepat dan terkini. Sistem fail yang kemas dan teratur
memudahkan pihak-pihak yang terlibat dengan SPBT membuat rujukan dan semakan
pada bila-bila masa yang diperlukan.

Sekolah mewujudkan sekurang-kurangnya sembilan jenis fail untuk perkara berikut:

Fail Pertama - Fail senarai murid yang layak dan tidak layak mendapat
bantuan (Borang SPBT 1 dan Senarai Daftar Kelayakan
difailkan secara berasingan.)

Fail Kedua - Fail Borang Keperluan Buku Teks (BTBT 190/BTBT170) dan
Senarai Bekalan Buku Teks Sekolah (BTBTR 460 /
BTBTB460). Dokumen yang berkaitan dengan pengagihan dan
permohonan / pemesanan tambahan difailkan dalam fail ini.

Fail Ketiga - Fail salinan Sijil Akuan Penerimaan / Invois dan Nota
Serahan.

Fail Keempat - Fail surat-surat Pekeliling SPBT.

Fail Kelima - Fail surat-menyurat dengan BBT / JPN /PPB / PPD / JAIN
berkaitan dengan SPBT.

Fail Keenam - Fail Rekod Pinjaman Buku Teks (Borang SPBT G).

Fail Ketujuh - Fail Rekod Pelupusan Buku Teks SPBT.

Fail Kelapan - Fail Laporan Buku Hilang / Musnah dan Gantian.

Fail Kesembilan - Fail Teguran / Aduan / Laporan Penyeliaan BBT / JPN / PPB
/ PPD / JAIN / Nazir / Audit / Ibu bapa.

Semua fail yang tersebut di atas hendaklah dilabelkan, dimnitkan dan dinomborkan
mengikut system fail sekolah. Semua fail ini disimpan di dalam pejabat untuk
memudahkan pihak yang berkenaan membuat rujukan dan semakan.

Pihak sekolah juga mewujudkan fail-fail tambahan mengikut keperluan. Antara fail yang
diwujudkan adalah:
 Fail minit mesyuarat SPBT (agenda mesyuarat dan minit mesyuarat)
 Fail Kelab SPBT (Senarai AJK, aktiviti kelab dan takwim)

1
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

 Fail Stor SPBT Daerah ( surat menyurat, pengambilan dan penghantaran buku teks
SPBT)
 Fail Rayuan
 Fail Memorandum Persefahaman Murid.

3.2 BILIK OPERASI SPBT SEKOLAH

Bilik operasi SPBT bertempat di blok SHOSA. Bilik operasi SPBT sekolah diwujudkan
dengan konsep bilik ini hanya digunakan sebagai tempat untuk menguruskan SPBT
sekolah. Perkara-perkara yang dipertimbangkan dalam pengurusan Bilik Operasi SPBT
Sekolah ialah:
(i) Pelan Bilik Operasi SPBT Sekolah disediakan bagi menjalankan urusan yang
berkaitan dengan SPBT.

Pelan Bilik Operasi SPBT

2
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

(ii) Kemudahan-kemudahan asas Bilik Operasi SPBT Sekolah:


(a) Meja, kerusi, kipas angin, lampu
(b) Kabinet
(c) Papan kenyataan
(d) Alat pemadam api
(e) Rak buku

(iii) Bilik Operasi SPBT sekolah sentiasa dikunci dan kunci berada dengan guru
SPBT sesi pagi dan sesi petang. Bilik Operasi SPBT Sekolah berada di tempat
yang bebas daripada kawasan banjir. Bilik Operasi SPBT Sekolah sentiasa
kering dan bersih bagi mengelakkan serangan serangga.
(iv) Buku teks SPBT disusun dengan kemas dan teratur serta dilabelkan dengan
butir-butir berikut:
(a) Judul buku
(b) Tingkatan
(c) Jumlah buku
(d) Bilangan buku dikeluarkan
(e) Baki dalam simpanan.
(v) Buku-buku lain, CD daripada SPBT dan buku teks SPBT diletak secara
berasingan dan dilabelkan.
(vi) Semua buku teks SPBT dicap dengan cap SPBT mengikut format dan cara
yang ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran.
(vii) Pengetua atau Guru Penolong Kanan HEM atau Guru Penyelia Petang akan
menjalankan pemeriksaan fizikal terhadap stok buku teks dari semasa ke
semasa terutama pada akhir tahun setelah buku-buku telah dikutip daripada
murid, dan pada awal tahun setelah buku-buku teks diedarkan kepada murid.
Semua pemeriksaan fizikal yang dijalankan akan ditandatangani dan
dicatatkan tarikh pemeriksaannya.
(viii) Pengetua atau Guru Penolong Kanan HEM atau Guru Penyelia Petang juga
menjalankan pemeriksaan terhadap Bilik Operasi SPBT sekolah dari semasa
ke semasa.
(ix) Buku teks yang hendak dilupuskan akan diasingkan daripada buku teks yang
masih boleh digunakan. Untuk memudahkan pengiraan dalam proses
pelupusan, pihak sekolah akan mengikut buku teks dalam bilangan 10 – 20
naskah bagi setiap judul dan dilabelkan dengan judul buku, bilangan naskah
dan tandatangan guru yang membuat pengiraan. Bilangan naskah buku teks
yang hendak dilupuskan mestilah sama dengan rekod “bilangan buku rosak”
dalam ruangan catatan buku stok SPBT.
(x) Peraturan-peraturan dalam bilik operasi hendaklah dipaparkan di tempat yang
yang jelas. Antara peraturan-peraturan di dalam bilik operasi ialah:
1. Pelajar-pelajar tidak dibenarkan masuk tanpa kebenaran guru.
2. Pelajar tidak dibenarkan bermain-main dan membuat bising di dalam bilik
operasi.
3. Beg dan air minuman hendaklah diletakkan di luar bilik.
4. Pelajar tidak dibenarkan makan dalam bilik.

3
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

5. Pelajar hendaklah beratur semasa mengambil dan memulangkan buku teks.


6. Buku-buku mestilah disusun dengan baik di atas rak-rak yang disediakan
mengikut label.
7. Membuat laopran segera sekiranya berlaku kemalangan.
8. Pastikan semua suis elektrik ditutup sewaktu keluar dari bilik.

3.3 BUKU STOK SPBT


Selain sistem fail dan menyediakan bilik operasi SPBT, buku stok SPBT juga disediakan
sebagai rekod rasmi berkenaan bilangan buku teks SPBT di sekolah.
Terdapat 6 naskah buku stok SPBT iaitu dari Tingkatan Peralihan hingga Tingkatan 5
dan satu naskah untuk Buku Panduan Guru (BPG).

Proses mengemas kini maklumat di dalam buku stok SPBT mengambil kira perkara
berikut:
(i) Semua maklumat buku teks direkodkan dengan lengkap dan betul sesudah
pemeriksaan fizikal dibuat.
(ii) Sekiranya buku teks SPBT dikeluarkan dari ataupun dimasukkan ke dalam
bilik operasi SPBT, segala perubahan maklumat perlu direkodkan dengan
tepat dalam buku stok dengan serta merta.
(iii) Baki buku teks SPBT yang tercatat dalam stok mestilah sama bilangannya
dengan jumlah yang ada di dalam bilik operasi SPBT manakala bilangan buku
yang rosak dicatatkan dalam ruangan catatan.
(iv) Buku stok disimpan bersama guru SPBT supaya mudah dirujuk pada bila-bila
masa.
(v) Buku stok dikemas kini oleh guru SPBT dan diperiksa dari semasa ke semasa
oleh guru penolong kanan HEM.
(vi) Buku stok (BT dan BLA) disediakan mengikut tingkatan. Buku stok khas
disediakan untuk merekod penerimaan BPG.
(vii) Maklumat tentang keluar / masuk buku teks SPBT hendaklah direkodkan
mengikut kelas.
(viii) Buku stok hendaklah ditutup selewat-selewatnya pada 31 Disember setiap
tahun.

4
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Contoh Pengisian Stok SPBT

3.4 PENENTUAN KELAYAKAN MURID


Langkah-langkah yang perlu diambil oleh pihak sekolah dalam menentuakan kelayakan
murid:
1. Guru kelas mengedarkan borang-borang berikut kepada murid:
 Borang SPBT-1 diedarkan kepada semua murid.
 Borang BPP-1 diedarkan bersama-sama Borang SPBT 1 kepada murid yang ibu
bapa / penjaga tidak mempunyai slip / penyata gaji.
 Borang SPBT-2 diedarkan bersama dengan Borang SPBT 1 khusus kepada murid
yang ibu bapa / penjaga terdiri daripada Pengawai Perkhidmatan Pendidikan yang
masih berkhidmat atau telah bersara.
2. Guru kelas mengumpulkan semula Borang SPBT 1 yang telah lengkap diisi oleh
ibu bapa / penjaga dengan menyertakan bersama-sama perkara-perkara berikut:
 Salinan kad pengenalan ibu / bapa / penjaga yang telah disahkan.
 Penyata gaji / Borang J / Borang Pengakuan Pendapatan (BPP-1) atau Borang
SPBT 2 yang disahkan.
3. Guru kelas mestilan memastikan bahawa pengesahan pendapatan (cap pengesahan)
pada semua borang dibuat dalam Bahasa Melayu. Individu yang diberi kuasa untuk
pengesahan ini terdiri daripada Majikan, Jaksa Pendamai, Penghulu, Ketua Kampung,

5
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

AJK PIBG atau Guru Kelas dengan merujuk kepada Penyata Gaji / Borang
Pengakuan Pendapatan (Borang BPP-1).
4. Guru kelas menyerahkan borang yang telah lengkap diisi kepada Guru SPBT untuk
dipertimbangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kelayakan SPBT Murid.
5. Anak / tanggungan ibu bapa / penjaga daripada kalangan Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan adalah layak menerima bantuan SPBT tanpa mengira jumlah pendapatan.
6. Kelulusan permohonan pada borang SPBT 1 hendaklah ditandatangani oelh
pengetua / guru besar dan pengerusi atau AJK PIBG.
7. Guru kelas menyediakan senarai kelayakan murid, setelah keputusan kelayakan
SPBT diputuskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kelayakan SPBT Murid.
8. Pihak sekolah melalui guru kelas hendaklah memaklumkan secara bertulis kepada
ibu bapa / penjaga berkenaan keputusan permohonan SPBT yang dibuat.
9. Pihak sekolah boleh membatalkan kelayakan permohonan SPBT sekiranya didapati
maklumat yang diberikan oleh ibu bapa / penjaga semasa memohon adalah maklumat
palsu.

6
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Carta aliran Proses Penentuan Kelayakan SPBT Murid.


Tindakan
MULA

Mencetak borang-borang
Guru SPBT

Memberi taklimat dan mengedar borang kepada guru PK HEM / Guru SPBT
kelas

Mengedar borang kepada murid untuk dilengkapkan Guru Kelas


oleh ibu bapa / penjaga

Mengumpul semula dan menyemak borang Guru Kelas

Tidak
LENGKAP? Guru Kelas

Ya

Menyerahkan borang yang lengkap diisi kepada Guru


Guru Kelas
SPBT untuk pertimbangan Jawatankuasa Kelayakan
SPBT Murid

Memutuskan status Kelayakan SPBBT Murid Jawatankuasa


Kelayakan SPBT
Murid

Menyediakan Senarai Murid Layak Dan Tidak Layak Guru Kelas


SPBT

Memaklumkan Keputusan Permohonan Pinjaman Buku


Guru Kelas
Teks Kepada Ibu Bapa / Penjaga

TAMAT 7
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang Penentuan Kelayakan Murid (SPBT 1)

8
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

9
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang Pengakuan Pendapatan bagi ibu bapa / penjaga yang tiada penyata gaji (BPP-1)

10
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang Pengesahan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan untuk bantuan SPBT (SPBT-2)

11
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Senarai Kelayakan Murid SPBT

Senarai Kelayakan SPBT

SENARAI KELAYAKAN MURID


SKIM PINJAMAN BUKU TEKS
TAHUN 2007 HINGGA 2008

NAMA GURU: ______________________


TAHUN/TINGKATAN (Kelas): __________

BIL NAMA MURID JUMLAH KELAYAKAN SPBT CATATAN


PENDAPATAN LAYAK TIDAK
BERSAMA LAYAK
IBU/BAPA/PENJAGA
(RM)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
JUMLAH

Rumusan Jantina Bangsa Peratus Catatan


L P M C I Lain-lain
Layak
Tidak Layak
Jumlah

Disediakan oleh,

................................
( )
Guru Kelas
Tarikh:

12
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.5 PENENTUAN KEPERLUAN BUKU TEKS SPBT


Pemohonan keperluan buku teks SPBT dilakukan setiap tahun. Pihak sekolah (PK
HEM dan Guru SPBT) mesti menghadiri taklimat pengisian borang keperluan
Buku Teks (BTBT190/ BTBT170) kelolaan JPN / JAIN.
Perkara-perkara yang perlu disediakan terlebih dahulu untuk digunakan semasa
pengisian borang BTBT190 / BTBT170.
(a) Unjuran dan enrolmen murid layak mengikut tingkatan menggunakan
Borang Unjuran Murid.
(b) Mengenal pasti pembukaan kelas baru dan penutupan kelas bagi tahun
hadapan.
(c) Mengenal pasti mata pelajaran baru / elektif dan jumlah murid layak bagi
tahun hadapan.
(d) Mengemaskini stok buku teks SPBT.
Proses agihan dalaman buku teks SPBT antara sekolah atau stor SPBT daerah
hendaklah dilakukan sebelum pengisian data dalam BTBT 190 /BTBT170 dibuat.
Guru SPBT mesti membuat pengisian, penyemakan dan pembetulan data dalam
borang BTBT 190 / BTBT170.
Bagi pembukaan kelas atau mata pelajaran baru bagi tahun hadapan, Guru SPBT
perlu mengisi borang BTBT170.
Guru SPBT hendaklah menandatangani borang BTBT190 / BTBT170 yang telah
dikemaskini, disemak oleh PK HEM dan seterusnya disahkan oleh pengetua.
Borang BTBT 190 / BTBT170 perlu diserahkan kepada penyelia SPBT PPG
mengikut tarikh yang ditetapkan.

13
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Carta Aliran Proses Keperluan Buku Teks SPBT

Tindakan
MULA

Membuat unjuran enrolmen murid dan murid layak PK HEM dan


Guru SPBT

Mengenalpasti pembukaan dan penutupan kelas PK HEM

Mengenalpasti mata pelajaran baru / elektif dan jumlah PK HEM dan Guru
murid layak SPBT

Mengemaskini buku stok Guru SPBT

Mengenal pasti keperluan sebenar buku teks bagi tahun


PK HEM dan Guru
hadapan
SPBT

Menghadiri Taklimat Penentuan Keperluan Buku Teks PK HEM dan Guru


SPBT

Mengisi borang BTBT190 / BTBT170 Guru SPBT

Menyemak dan menandatangani borang BTBT190 /


PK HEM
BTBT170

Mengesahkan dan menandatangani borang BTBT190 / Pengetua


BTBT170

Menyerahkan kepada PPDK / PPD /PPG /JAIN untuk


tindakan lanjut.
14
TAMAT
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Unjuran Murid (Sekolah Menengah)

UNJURAN MURID (SEKOLAH MENENGAH)


Seperti pada 31 Januari 2007

Nama Sekolah : _______________________

Alamat Sekolah : _______________________

Kod Sekolah : _______________________

Bil. Tahun Enrolmen Enrolmen Murid Layak Murid Layak


Murid Murid Jan / Feb Januari 2008
Jan/Feb Januari 2008 2007
2007
1. Peralihan
2. Tingkatan 1 +3% +3%
3. Tingkatan 2
4. Tingkatan 3
5. Tingkatan 4
6. Tingkatan 5

Diisi oleh GPK HEM

Nama : ____________________________

Cap Jawatan : ____________________________

Tandatangan : ____________________________

Tarikh : ____________________________

Disahkan benar oleh Pengetua

Nama : ___________________________

Cap Jawatan : ___________________________

Tandatangan : ___________________________

Tarikh : ___________________________

15
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang BTBT 190

Borang BTBT 170

16
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Laporan Buku Lebihan / Kekurangan – Borang MBLKS.

MAKLUMAT BUKU TEKS SPBT LEBIHAN / KEKURANGAN MBLKS

Nama Sekolah: ……………….………. Bahagian / Daerah: ……………….....


Tahun / Judul Buku Kod Buku Jumlah Buku Jumlah Buku Catatan
Tingkatan Berlebihan Kekurangan

17
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Enrolmen dan Kelayakan Pelajar Beragama Islam – SPBT 4.

SKIM PINJAMAN BUKU TEKS 2000 SPBT 4


Enrolmen Dan Kelayakan Pelajar Beragama Islam (Sekolah Menengah)

Nama Sekolah: …………………………..

Kod Sekolah: ………………

Tahun 1999 2000


Tingkatan Enrolmen Pelajar Bilangan yang Enrolmen Pelajar Bilangan yang
Beragama Islam layak Beragama Islam Layak
Peralihan  
1  
2
3
4  
5
JUMLAH
Saya mengesahkan bahawa maklumat yang diberikan di atas adalah betul.

Nama Pengetua:…………...

Tarikh: …………. Cop Sekolah: ………………… Tandatangan: ……………...

Nota:  Diberi secara anggaran jika belum dapat maklumat yang sebenar. Bagi tingkatan lain,
bilangan murid pada tahun 2000 boleh diperolehi daripada bilangan pelajar dalam tingkatan
setingkat rendah pada tahun 1999. Misalnya, jika bilangan pelajar beragama Islam di Tingkatan 2
pada tahun 1999 berjumlah 80, maka bilangan pelajar beragama Islam di Tingkatan 3 pada tahun
2000 ialah 80.

18
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Enrolmen / Bilangan Pelajar Yang Layak menerima Bantuan SPBT – SPBT 5.

19
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.6 PENERIMAAN BEKALAN BUKU TEKS


(i) Penerimaan bekalan buku teks hanya dibuat oleh pengetua / guru penolong
kanan HEM / guru SPBT atau orang lain yang telah diturunkan kuasa.
(ii) Perkara yang perlu dikenalpasti sebelum mengesahkan penerimsaan bekalan
buku teks ialah:
(a) Judul buku yang dibekalkan hendaklah sama seperti judul yang
dipesan dalam Senarai Bekalan Buku Teks (BTBTR 460 / BTBTB
460).
(b) Bilangan buku yang dibekalkan hendaklah sama seperti bilangan yang
dipesan dalam BTBTR 460 / BTBTB 460.
(c) Mutu fizikal buku teks baik dan memuaskan.
(d) Kod, nama dan alamat sekolah dalam Nota serahan atau invois adalah
betul. Sekolah tidak boleh menerima bekalan buku teks bagi pihak
sekolah lain kecuali mendapat arahan daripada BBT / JPN/ PPB/ PPD
/ JAIN.
(iii) Pihak sekolah hanya menandatangani Nota serahan dan invoid setelah perkara
(ii) dipatuhi. Walau bagaimanapun, jika judul dan naskah buku teks yang
dibekalkan tidak menepati butiran seperti yang tercatat dalam BTBTR 460 /
BTBTB 460, pihak sekolah boleh menerima buku judul dan naskah buku teks
berkenaan tetapi hanya menandatangani Nota serahan sahaja. Invois hanya
ditandatangani dan dikembalikan kepada penerbit / pengedar apabila semua
buku diterima dengan sempurna dan cukup jumlahnya.
(iv) Semasa menandatangani invois dan nota serahan, perkara yagn perlu dipatuhi
ialah:
(a) Tarikh yang dicatatkan dalam invois atau nota serahan mestilah tarikh
bekalan buku teks berkenaan diterima.
(b) Nota serahan hendaklah ditandatangani dalam dua salinan. Salina asal
disimpan oleh pihak sekolah manakala salinan kedua dikembalikan
kepada penerbit / pengedar.
(c) Invois hendaklah ditandatangani dalam enam salinan. Tiga salinan
termasuk salinan asal hendaklah dikembalikan kepada penerbit atau
pengedar dengan kadar segera, manakala satu salinan disimpan oleh
pihak sekolah, salinan yang lain dihantar ke JPN dan BBT untuk
rujukan.
(d) Semua catatan hendaklah dibuat dengan menggunakan pen dan
elakkan daripada membuat sebarang pindaan.
(e) Pihak sekolah mesti menggunakan cap sekolah yang sama seperti
tercatat dalam Nota serahan dan invois. Nama dan alamat sekolah
hendaklah dicap dengan terang dan jelas pada ruang yang disediakan.
(f) Nama dan jawatan penerima hendaklah dicatatkan dengan jelas.
(g) Sekirannya jumlah naskah yang dihantar ke sekolah berkurangan dari
yang sepatutnya diterima oleh pihak sekolah (rujuk BTBT 460), pihak
sekolah hanya dibenarkan menandatangani Nota Serahan sahaja.

20
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

SAP/invois yang sebenar hanya boleh ditandatangani setelah lengkap


pembekalan dilakukan oleh penerbit atau pengedar.
(v) Tempoh jaminan buku-buku teks yang dibekalkan ialah 24 minggu (6 bulan)
dari tarikh penerimaan buku berkenaan. Dalam tempoh jaminan ini,
sekirannya terdapat buku-buku yang mempunyai mutu fizikal yang rendah,
pihak sekolah perlu mengembalikan buku tersebut kepada penerbit atau
pengedar berkenaan untuk mendapatkan gantian dan memaklumkan kepada
PPG untuk tindakan selanjutnya.
(vi) Pihak sekolah hendaklah merekodkan butir-butir buku teks SPBT yang telah
dibekalkan ke dalam buku stok SPBT sebaik sahaja bekalan diterima dan
diberi nombor perolehan serta tarikh pnerimaan.
(vii) Buku teks SPBT yang telah direkodkan hendaklah dicapkan denga cap SPBT
sekolah.
(viii) Pihak sekolah dikehendaki menghubungi penerbit atau pengedar jika bekalan
buku teks lewat diterima.
(ix) Sekolah hendaklah menghantar salinan kedua BTBTR 460 / BTBTB 460 ke
JPN / BBT melalui PPB / PPD / JAIN setelah semua judul selesai dibekalkan
oleh penerbit atau pengedar.
(x) Menyediakan dan melaporkan penerimaan bekalan buku teks kepada PPD /
PPB / JAIN / JPN / BBT.
(xi) Menerima bekalan BPG sebanyak 5 naskah bagi setiap judul mata pelajaran
seperti yang dimaklumkan kepada pihak sekolah.
(xii) Pihak sekolah hendaklah melaporkan status penerimaa bekalan buku teks
SPBT seperti berikut:
a) Menerima semua bekalan buku teks SPBT –
 Mengesahkan BTBT460 dan menghantar salinan pertama dan kedua
ke PPG.
b) Belum selesai menerima bekalan buku teks SPBT (dua minggu sebelum sesi
persekolahan bermula) –
 Menyemak BTBT460
 Melaporkan kepada PPG dengan menggunakan borang LBT1
 Menghubungi pengedar / penerbit

21
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Carta aliran Proses Penerimaan Bekalan Buku Teks SPBT

Tindakan
MULA

Menerima dan menyemak BTBT460 Guru SPBT

Pengetua / PK HEM /
Menerima bekalan buku teks SPBT Guru SPBT
Hubungi
penerbit / Tidak
pembekal SEMAK
Ya
Pengetua / PK HEM /
Menandatangani SAP/invois Guru SPBT

Hubungi penerbit Mencatat tarikh penerimaan di ruangan Pengetua / PK HEM /


M pada penyata BTBT460 Guru SPBT
Hantar Borang LPBT ke
JPN Memproses buku teks uang diterima:
 Cap sekolah / SPBT Guru SPBT
Tindakan susulan  No. Perolehan
 Tarikh
Penerimaan buku teks

Merekod di dalam buku stok SPBT Guru SPBT


Memproses

Mengemaskini buku stok Semak BTBT460 Guru SPBT

Tidak
SELESAI
TERIMA?
Ya

Menghantar salinan penyata BTBT 460 ke PPDK/PPD/ Guru SPBT


PPG/ JAIN

TAMAT 22
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang BTBT460

23
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Laporan Penerimaan Bekalan Buku Teks / Salinan Invois / Nota Serahan. (dihantar ke
Jabatan Pendidikan Negeri sebaik sahaja setiap bekalan buku teks diterima)

24
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

25
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang LPBT1

SKIM PINJAMAN BUKU TEKS LPBT 1

Nama Sekolah : ______________________________ Kod Sekolah :

Alamat Sekolah : ______________________________

Perhatian : Sila tandakan ( ) pada yang berkenaan dan lengkapkan maklumat yang
diperlukan dalam jadual di bawah:

a) Bekalan semua judul buku teks seperti tercatat dalam BTBTR 460 belum diterima

b)Bekalan beberapa judul buku teks telah diterima kecuali judul-judul tertentu

Judul buku yang belum diterima adalah seperti berikut:

Bil. Penerbit Kod Buku Judul Buku Jumlah Naskah Jumlah


Bekalan Seperti Naskah Yang
Dalam BTBT 460 Belum
Diterima

Disediakan oleh Guru SPBT: Disemak dan disahkan oleh Pengetua:

Nama : ______________________ Nama : ______________________

Tandatangan : ______________________ Tandatangan : __________________

Tarikh : _____________________ Tarikh : ______________________

26
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.7 CAP SKIM PINJAMAN BUKU TEKS


Cap SPBT membantu membezakan buku teks SPBT daripada buku lain. Maklumat yang
ada pada cap SPBT ialah:
(i) Pemilik stok
(ii) Nama peminjam,
(iii) Nombor dan tarikh perolehan.
Pihak sekolah perlu memastikan perkara-perkara berikut:
(i) Buku teks, Buku Latihan Dan Aktiviti serta Buku Panduan Guru yang diteima
daripada penerbit perlu dicap dengan cap SPBT.
(ii) Cap SPBT mesti disediakan mengikut format dan ukuran yang telah
ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran.

(iii) Nombor perolehan dan tarikh penerimaan buku teks perlu dicatatkan pada cap
berkenaan dalam setiap buku.

27
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

28
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Cara menulis nombor perolehan buku teks

Jumlah bekalan buku yang diterima

28 / 200 / 1997

Bilangan buku daripada jumlah Tahun bekalan diterima


bekalan yang diterima

(iv) Setiap buku teks SPBT (termasuk BLA dan BPG) yang diterima hendaklah
dicap di bahagian dalam kulit depan atau kulit belakang serta di mana-mana
muka surat kosong.

3.8 PENGAGIHAN BUKU TEKS KEPADA PELAJAR

Pelajar yang layak menerima pinjaman buku teks mesti menerima buku pada minggu
pertama persekolahan.
Bagi kelas-kelas yang akan menduduki peperiksaan awam iaitu PMR dan SPM pada
tahun berikutnya, pihak sekolah boleh mengagihkan buku teks SPBT kepada murid
yang layak sebelum sesi persekolahan bermula; iaitu ketika pelajar ini masih berada
di Tingkatan 2 dan Tingkatan 4 pada tahun semasa dan bakal menduduki peperiksaan
awam tahun berikutnya.

Tindakan awal pengagihan buku teks SPBT


Guru SPBT adalah bertanggungjawab bagi melaksanakan tindakan awal pengagihan
buku teks SPBT ini. Tindakan yang terlibat adalah:
 Menyediakan senarai murid yang layak mengikut kelas
 Mendapatkan tandatangan pada borang SPBT G untuk kuasa membahagi
buku-buku teks SPBT daripada Pengetua atau PK HEM.
 Menyediakan jadual Pengagihan buku teks SPBT.
 Menyediakan bahan-bahan untuk taklimat kepada guru-guru kelas iaitu:
i. Jadual pengagihan
ii. Borang pesanan dan pemulangan buku teks SPBT
iii. Borang SPBT G
iv. Surat Akuan Murid
v. Surat Akuan Pengesahan Penerimaan dan perjanjian Penjagaan Buku
Teks SPBT
 Mengedarkan fail SPBT kelas yang mengandungi bahan-bahan taklimat
kepada guru kelas.

29
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

 Melaksanakan taklimat kepada guru kelas (semasa mesyuarat perngurusan


sekolah kali pertama sebelum sesi persekolahan bermula)
 Menyemak stok buku teks SPBT
 Mendapatkan buku teks SPBT daripada stor SPBT daerah (sekirannya perlu)
 Menyediakan buku teks SPBT mengikut jumlah pesanan setiap kelas.

Tindakan semasa pengagihan buku teks SPBT


Semasa proses pengagihan, Guru SPBT dan guru kelas dipertanggungjawabkan bagi
melaksanakan tindakan pengagihan buku teks SPBT ini. Tindakan yang terlibat adalah
seperti berikut:
 Guru SPBT mengedarkan buku teks SPBT kepada guru kelas mengikut jumlah
pesanan berdasarkan borang pesanan.
 Guru kelas mengedarkan buku teks kepada murid yang layak dan melengkapkan
Borang SPBT G.
 Guru kelas menyelia murid melengkapkan maklumat murid dalam buku teks
SPBT.
 Guru kelas mengedarkan Surat Akuan Pengesahan Penerimaan dan Perjanjian
Penjagaan Buku Teks SPBT kepada ibu bapa / penjaga.
 Guru kelas mengumpulkan Surat Akuan Pengesahan Penerimaan dan perjanjian
penjagaan buku teks SPBT yang telah lengkap diisi oleh ibu bapa / penjaga dalam
tempoh tujuh hari selepas buku teks SPBT diterima oleh murid.

Tindakan selepas pengagihan buku teks SPBT


Tindakan yang perlu dilaksanankan oleh guru kelas dan guru SPBT selepas
pengagihan buku teks SPBT kepada murid:
 Guru kelas menyerahkan fail SPBT kelas yang mengandungi semua borang
dan surat yang telah diisi dengan lengkap kepada guru SPBT.
 Guru SPBT mengemaskini buku stok dan fail SPBT.

30
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Carta Aliran Proses Pengagihan Buku Teks SPBT Kepada Pelajar.

Tindakan
MULA

Memberi taklimat kepada Guru Kelas


Guru SPBT

Membuat pesanan buku teks SPBT untuk kelas Guru Kelas

Menyemak stok Guru SPBT

Memohon
buku teks Tidak
CUKUP?
dari stor
SPBT daerah
Ya

Mengedar buku teks SPBT kepada murid melalui Guru Guru


Guru Kelas
SPBT
Kelas

Menandatangani Borang SPBT G Murid

Melengkapkan maklumat diri pada ruangan khas dalam


Murid
buku teks

Mengedar dan mengumpul semula surat akuan


Guru Kelas
pengesahan penerimaan dan penjagaan buku teks SPBT
dan failkan

Menyerahkan Fail SPBT kelas kepada Guru SPBT Guru Kelas

Mengemas kini buku stok dan fail SPBT Guru SPBT

TAMAT 31
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Jadual Pengagihan Buku Teks SPBT

Skim Pinjaman Buku Teks 2007

Perhatian untuk Guru Tingkatan:


1. Guru tingkatan diminta mendapatkan satu salinan Borang G
(cetakan) dan satu salinan Borang G (rekod secara manual)
pada 30/12/20067.
2. Guru diminta menyemak Borang G (cetakan) dengan pelajar.
3. Pelajar bertugas dari SPBT akan pergi ke kelas meminta
pelajar yang layak pergi ke bilik SPBT untuk mengambil buku
mereka. Minta pelajar kembali ke kelas setelah mendapat buku
teks supaya guru tingkatan dapat mencatatkan nombor barkod
pada Borang G (rekod secara manual).
4. Guru tingkatan sila pastikan pelajar memeriksa dan mengira
jumlah buku yang diterima adalah sama seperti bilangan buku
yang tercatat dalam Borang G (cetakan).
5. Guru tingkatan diminta mengisikan Borang G (rekod secara
manual) mengikut subjek dengan 3 digit terakhir pada barkod
buku. (Misalnya YFB3102F323150225 20/07/2005 tulis 225
sahaja untuk subjek berkenaan.)
6. Sila hantar Borang G (rekod secara manual) pada atau
sebelum 5/1/2007 kepada Pn. Linda Wong Siew Eng di sesi
pagi. Borang G (cetakan) adalah simpanan guru tingkatan.
7. Buku Bahasa Cina bagi Tingkatan 4 tidak disertakan dalam
paket buku teks SPBT. Buku BC akan diedarkan setelah guru
BC mengenal pasti pelajar-pelajar yang mengambil BC.
8. Sila minta pelajar tandatangan dan tuliskan tarikh menerima
buku teks pada Borang G (cetakan & rekod secara manual).
9. Sila maklumkan kepada Pn. Wong Siew Eng di sesi pagi
sekiranya ada pelajar yang berhenti atau berpindah.
10. Guru tingkatan sila maklumkan kepada pelajar supaya
membalut buku teks dengan kertas plastik dan menjaga barkod
pada kulit buku teks dengan baik.
11. Guru tingkatan sila maklumkan kepada pelajar bahawa
pemeriksaan buku teks akan dijalankan pada bulan pertama
persekolahan bagi memastikan buku teks SPBT telah dibalut.
12. Pelajar yang tidak layak dan ingin membuat rayuan sila
dapatkan borang rayuan daripada Pn. Wong Siew Eng dan
hantar secepat mungkin dalam minggu pertama persekolahan.

32
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Jadual Pengedaran Buku Teks SPBT

Sesi Petang (29/12/2006)

Masa Kelas
7.30 pagi 2A1, 1A1
7.40 pagi 2A2, 1A2
7.50 pagi 2A3, 1A3
8.00 pagi 2A4, 1A4
8.10 pagi 2A5, 1A5
8.20 pagi 2A6, 1A6
8.30 pagi 2A7, 1A7
8.40 pagi 2A8, 1A8
8.50 pagi 2A9, 1A9
9.00 pagi P1, 1A10
9.10 pagi P2, P3, P4

Sesi Pagi (30/12/2006)

Masa Kelas
7.30 pagi 3A1, 5S1
7.40 pagi 3A2, 5S2
7.50 pagi 3A3, 5S3
8.00 pagi 3A4, 5A1
8.10 pagi 3A5, 5A2
8.20 pagi 3A6, 5A3
8.30 pagi 3A7, 5A4
8.40 pagi 3A8, 5A5

Sesi Pagi (3/1/2007)

Masa Kelas
7.00 pagi 4S1, 4S2
7.10 pagi 4A1, 4A2
7.20 pagi 4A3, 4A4
7.30 pagi 4A5

33
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Contoh Borang Senarai Pelajar Layak / Tidak Layak.

34
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang Pesanan dan Pemulangan Buku Teks SPBT

BORANG PESANAN DAN PEMULANGAN


BUKU TEKS SPBT

TAHUN : _______________

NAMA GURU : ___________________

TINGKATAN : __________________

BIL JUDUL AMBILAN 1 AMBILAN 2 AMBILAN 3 JUM. PEMULANGAN


Tarikh Bil. Tarikh Bil. Tarikh Bil. Tarikh Bil.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
JUMLAH BESAR

Tandatangan Guru Kelas Disahkan oleh Guru SPBT

...................................... ..............................................
( ) ( )

35
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang G

36
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Perjanjian Persefahaman (Memorandum of Understanding)

37
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.9 PENJAGAAN DAN PENGGUNAAN BUKU TEKS


Murid perlu menjaga buku teks yang dipinjam. Perkara-perkara yang perlu diberi
perhatian ialah:
(i) Memastikan buku teks SPBT dibalut oleh murid sebaiknya dengan
menggunakan plastik lutsinar.
(ii) Memastikan murid menuliskan nama dan tingkatan dalam ruangan yang
disediakan pada cap SPBT.
(iii) Memastikan buku teks SPBT tidak ditulis atau dicoteng kecuali Buku Latihan
dan Aktiviti.
(iv) Membaik pulih buku teks SPBT yang rosak.
(v) Mengadakan peraturan yang difikirkan wajar untuk meningkatkan penjagaan
dan penggunaan buku teks.

3.10 PEMULANGAN BUKU TEKS SPBT


Tindakan yang perlu dilakukan dalam pemulangan buku teks SPBT pada akhir tahun
ialah:

Tindakan sebelum pemulangan buku teks SPBT


 Guru SPBT menyediakan bahan taklimat seperti berikut:
i) Jadual pemulangan
ii) Surat pemberitahuan pemulangan buku teks SPBT
iii) Borang SPBT G
iv) Borang pesanan dan pemulangan buku teks SPBBT
v) Rekod murid tidak memulangkan buku teks SPBT
vi) Surat gantian buku teks SPBT yang hilang atau rosak
vii) Buku resit rasmi

 Guru SPBT mengedarkan fail SPBT kelas yang mengandungi bahan-bahan taklimat
kepada guru-guru kelas.
 PK HEM / guru SPBT melaksanakan taklimat kepada guru-guru kelas.

Tindakan semasa pemulangan buku teks SPBT


 Mengumpul dan memeriksa buku teks SPBT daripada murid dan melengkapkan
Borang SPBT G.
 Mengasing dan merekodkan buku teks SPBT yang rosak.
 Mengurus penghantaran buku teks SPBT ke bilik BOSS dengan bantuan murid
 Menghantar surat gantian buku teks SPBT yang hilang atau rosak kepada ibu bapa /
penjaga di atas kehilangan atau kerosakan buku teks SPBT anak / tanggungan mereka.
 Merumus jumlah naskah buku teks SPBT yang tidak dipulangkan oleh murid kelas
berkenaan (Rekod Murid Tidak Memulangkan Buku Teks).
 Mendapatkan gantian bagi buku teks SPBT yang hilang / rosak daripada ibu bapa /
penjaga melalui murid. Gantian boleh dibuat dalam bentuk buku teks judul berkenaan
atau dalam bentuk wang yang sama nilai harganya dengan judul buku teks SPBT
yang dihilan/dirosakkan. Sekiranya judul berkenaan telah tidak digunakan lagi
(obsolete), gantian hendaklah dibuat dengan buku teks lain yang setara nilainya.
 Mengeluarkan rsit bagi gantian buku teks SPBT dalam bentuk wang.

38
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

 Menyerahkan fail SPBT kelas kepada guru SPBT setelah dilengkapkan segala
maklumat sebelum atau pada tarikh yang ditetapkan.

Tindakan selepas pemulangan buku teks SPBT


 Mengambil tindakan susulan ke atas murid yang masih belum membuat gantian
terhadap buku teks SPBT yang rosak / hilang.
 Memasukkan wang gantian buku teks SPBT ke dalam Akaun Suwa Sekolah.
 Membeli semula buku teks di pasaran terbuka bagi menggantikan buku teks SPBT
yang dihilangkan oleh murid.
 Membuat pembayaran dengan menggunakan wang Akaun Suwa Sekolah.
 Mengemas kini buku stok SPBT dan menutup kira-kira pada 31 Disember tahun
semasa.
 Menyerahkan buku stok SPBT kepada PK HEM untuk disemak dan seterusnya
kepada pengetua untuk disahkan.

39
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Carta Aliran Pemulangan Buku Teks SPBT

Tindakan
MULA

Taklimat pemulangan buku teks SPBT dan penyerahan


PK HEM / Guru
fail SPBT kelas
SPBT

Megeluarkan Surat Pemberitahuan Pemulangan buku Guru Kelas


teks kepada ibu bapa / penjaga

Memulangkan buku teks kepada guru kelas Murid

Memeriksa keadaan dan bilangan buku yang


Guru Kelas
dikembalikan serta melengkapkan Borang SPBT G

Surat Pemberitahuan Tidak


ganti buku yang hilang CUKUP?
/ rosak kepada ibu
bapa / Penjaga Ya

Menyerahkan fail SPBT kelas kepada guru SPBT Guru Kelas

Mengemaskini buku stok dan menutup kira-kira Guru SPBT

Menyemak dan mengesahkan kira-kira stok PK HEM dan


Pengetua

TAMAT

40
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Surat Pemberitahuan Pemulangan Buku Teks SPBT

SMK Sacred Heart,

Km 3, Jalan Oya, 96000 Sibu. Tel : ............................

....................................... Rujukan kami : .......................

........................................ Tarikh : .......................

Tuan/Puan,

PEMBERITAHUAN PEMULANGAN BUKU TEKS SPBT

Dengan segala hormat dan sukacitannya dimaklumkan bahawa, pihak sekolah akan mula
Mengumpulkan semua buku teks SPBT seperti ketetapan berikut:

Bil. Tingkatan Tarikh dan Masa


1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
6 Peralihan

2. Sehubungan dengan itu, tuan/puan diminta memberikan kerjasama kepada anak/


tanggungan tuan/puan dan pihak sekolah bagi melicinkan lagi proses pemulangan buku
tersebut seperti jadual yang tertera di atas.

Sekian, dimaklumkan, terima kasih.

Saya yang menrut perintah,

.........................................
(Tandatangan Pengetua)

41
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Rekod Murid Tidak Memulangkan Buku Teks SPBT

REKOD MURID TIDAK MEMULANGKAN BUKU TEKS SPBT


TAHUN : __________

Nama Guru : ....................................................

Tingkatan : ....................................................

Tarikh : ....................................................

BIL NAMA MURID JUDUL BUKU JUMLAH

Disediakan oleh: Disahkan oleh:

............................................ .....................................
( Guru Kelas ) ( Guru SPBT )

42
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Surat Gantian Buku Teks SPBT

SMK SACRED HEART


KM 3, JALAN OYA, 96000 SIBU. Tel : 084-322619

Rujukan kami : ……….……..


Tarikh : ……………………..
………………………………..

………………………………….

Tuan/Puan,

GANTIAN BUKU TEKS SPBT YANG HILANG ATAU ROSAK

Perkara di atas adalah dirujuk.

2. Adalah dimaklumkan bahawa anak/tanggungan tuan/puan


bernama .......................................Tingkatan .................. telah *menghilangkan /
merosakkan buku teks SPBT seperti di bawah:

BIL. JUDUL PENERBIT HARGA (RM) CATATAN


1
2
3
4

3. Oleh yang demikian, tuan/puan dikehendaki menggantikan buku teks tersebut


pada atu sebelum ......................... Gantian boleh dibuat dalam bentuk buku teks judul
yang sama ataupun dalam bentuk wang tunai. Kegagalan untuk berbuat demikian boleh
menyebabkan anak / tanggungan tuan/puan tidak menerima buku teks SPBT di masa
akan datang dan dianggap sebagai melanggar peraturan sekolah.

4. Tindakan segera tuan/puan dalam perkara ini amatlah diharapkan.

Sekian, terima kasih.

”BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

..................................
(Pengetua) * Potong yang tidak berkenaan

43
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.11 PELUPUSAN, KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA BUKU TEKS


Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan buku teks yang tidak boleh digunakan
lagi daripada stok SPBT sekolah. Pelupusan adalah bertujuan untuk menjimatkan kos dan
ruang menyimpan di samping mengemaskinikan rekod buku stok SPBT. Pelupusan
merupakan aktiviti tetap yang perlu dilaksanakan dari semasa ke semasa. Antara perkara
yang perlu diberi perhatian adalah seperti yang berikut:
(i) Buku teks SPBT boleh dilupuskan atau dihapuskan kira jika memenuhi salah
satu syarat yang berikut:
(a) Buku teks yang usang / rosak yang disebabkan oleh penggunaan biasa
atau bencana alam.
(b) Buku latihan dan aktiviti bagi semua mata pelajaran bahasa dan
Matematik Tahap Satu sekolah rendah.
(c) Buku teks yang tidak boleh digunakan lagi kerana perubahan
kurikulum atau sukatan pelajaran.
(ii) Cara-cara pelupusan
(a) Semua sekolah termasuk SMAR hendaklah mengemukakan
permohonan untuk mendapatkan kelulusan melupuskan buku teks
kepada JPN atau Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran.
(b) Tatacara pelupusan buku teks hendaklah mengikut peraturan yang
telah ditetapkan di dalam pekeliling Bahagian Kewangan,
Kementerian Pelajaran iaitu Surat Pekeliling Kewangan Bil.
2/1989 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/2002.
(c) Tindakan pelupusan tidak boleh dilakukan sehingga kelulusan
pelupusan diterima daripada Pengarah JPN.
(d) Buku teks SPBT yang hendak dilupuskan perlu diasingkan
daripada buku teks SPBT yang masih digunakan.
(e) Semua kelulusan pelupusan hendaklah direkodkan dalam buku
stok.
(iii) Pengutipan buku teks yang lulus untuk pelupusan
(a) Semua buku teks yang telah mendapat kelulusan untuk pelupusan
akan dikutip oleh kontraktor kecuali buku teks Agama Islam. Buku
teks Agama Islam hendaklah dihapuskan atau dilupuskan dengan
cara dibakar.
(b) Kutipan buku teks ini dibuat oleh kontraktor yang dilantik oleh
Jabatan Pelajaran Negeri atau Bahagian Kewangan, Kementerian
Pelajaran.
(c) Buku teks yang hendak dilupuskan perlu diikat atau dibungkus
mengikut judul.
Tiga kategori asset dalam melaksanakan proses pelupusan iaitu:
 Kategori pertama adalah khusus kepada buku-buku teks SPBT yang nilai harga
perolehannya tidak melebihi RM20,000.00 tiap-tiap naskah ataupun tidak melebihi
RM30,000.00 jumlah kesemuanya dan tidak memerlukan kelulusan daripada
Lembaga Pemeriksa.
 Kategorai Kedua adalah bagi buku-buku yang nilai harga perolehan RM20,000.00
tetapi tidak melebihi RM50,000.00 tiap-tiap naskah ataupun melebihi RM30,000.00

44
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

tetapi tidak melebihi RM500,000.00 jumlah kesemuanya dan memerlukan


pengesahan daripada Lembaga Pemeriksa sebelum diluluskan oleh Pengarah JPN.
 Kategori Ketiga adalah bagi buku-buku yang nilai harga perolehan melebihi
RM50,000.00 tiap-tiap naskah ataupun melebihi RM500,000.00 jumlah kesemuanya,
memerlukan pengesahan Lembaga Pemeriksa dan perlu mendapat kelulusan
Perbendaharaan, Kementerian Kewangan melalui Pengarah JPN.

Pihak sekolah adalah disarankan untuk menggunakan kaedah dalam kategori pertama
bagi melaksanakan proses pelupusan buku teks SPBT. Sehubungan itu, tatacara
pelupusan bagi kategori ini adalah seperti berikut:
(i) Bagi melupuskan buku-buku dalam kategori ini Borang Kew. 300v hendaklah
disediakan oleh pihak sekolah dalam 7 salinan untuk diedarkan seperti berikut:
 Salinan pertama (asal) hingga keenam diserahkan kepada JPN
 Salinan ketujuh hendaklah disimpan oleh pihak sekolah.
(ii) Setelah memberi kelulusan, Jabatan Pelajaran Negeri akan mengembalikan
salinan pertama hingga kelima borang tersebut kepada pihak sekolah.
(iii) Setelah menerima kelulusan, pihak sekolah hendaklah menyediakan 5 salinan
Sijil Pelupusan Barang-Barang (Kew. 300-X).
(iv) Borang Lampiran E (5 salinan) perlu dilengkapkan berserta cap pengesahan
pengambilan buku teks SPBT oleh kontraktor.
(v) Sijil Saksi (5 salinan) hendaklah dikeluarkan oleh kontraktor dan disahkan
oleh pihak sekolah.
(vi) Pihak sekolah hendaklah menyimpan salinan kelima Borang Kew.300v dan
salinan kelima Borang Kew.300-X. Manakala 4 salinan Borang Kew.300v dan
Kew. 300-X hendaklah dihantar kepada Jabatan Pelajaran Negeri.
(vii) Pembahagian Borang Kew. 300v dan Borang Kew.300-X oleh Jabatan
Pelajaran Negeri hendaklah seperti berikut:
 Salinan Pertama (asal) – Kepada Perbendaharaan
 Salinan Kedua - Kepada Ketua Audit Negara
 Salinan Ketiga – Kepada Ketua Pengarah Arkib
 Salinan Keempat – Disimpan oleh Jabatan Pelajaran Negari

45
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Carta Aliran Proses Pelupusan Buku Teks SPBT

Tindakan
MULA

Mengisi Borang Kew. 300v (7 salinan)


Guru SPBT

Menyemak dan mengesahkan Borang Kew. 300v Pengetua / PK


HEM

Menyerahkan kepada PPDK / PPD / PPG / JAIN


Guru SPBT
(Salinan pertama hingga keenam)
Mengembalikan
kepada sekolah
Tidak
LENGKAP?

Ya

Menyerahkan kepada JPN untuk kelulusan PPDK / PPD / PPG /


JAIN

Mengembalikan Borang Kew. 300v (salinan pertama – JPN


lima ) kepada sekolah

Pengetua / PK
Mengawasi proses pengambilan buku teks SPBT oleh HEM / Guru
kontraktor SPBT

Menyediakan Borang Kew.300-X (5 salinan) Pengetua / PK


HEM / Guru
SPBT
Menandatangani Lampiran E dan Sijil Saksi yang Pengetua / PK
dikemukakan oleh kontraktor HEM / Guru
SPBT

Mengemaskini buku stok SPBT Guru SPBT

TAMAT 46
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Pemohonan Pelupusan Tanpa Lembaga Pemeriksa (Kew. 300v)

47
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Panduan Pengisian Borang Pelupusan (Borang Kew. 300v)

48
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

49
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Contoh Sijil Pelupusan Barang-barang (Kew. 300-X)

50
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.12 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA BUKU TEKS SPBT


Takrif kehilangan
Mengikut Arahan Perbendaharaan 314, ’kehilangan’ termasuk kehilangan wang awam,
setem, barang-barang awam dan harta lain yang berharga disebabkan oleh kecurian,
penipuan atau kecuaian pegawai; kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa,
hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan
yang sia-sia.
Dalam pengurusan SPBT, kehilangan asset/barang awam iaitu buku teks SPBT adalah
disebabkan oleh pelbagai situasi seperti:
 Bencana alam (banjir dan kebakaran)
 Gagal untuk mendapatkan balik buku teks SPBT setelah tempoh pinjaman berakhir
(akhir sesi persekolahan bagi tahun berkenaan).

Takrif Hapus Kira Barang


’Hapus kira barang’ ialah satu proses di mana sesuatu kehilangan asset/barang awam
telah berlaku dan asset /barang awam tidak lagi secara fizikal berada dalam simpanan dan
kelulusan diperlukan untuk mengeluarkan daripada rekod atau akaun Kementerian /
Jabatan.

Tindakan yang perlu diambil oleh pengetua setelah kehilangan berlaku / dikenalpasti:
(i) Melaporkan kehilangan buku teks SPBT kepada Polis.
(ii) Menyediakan laporan awal dengan menggunakan format Lampiran J Arahan
Perbendaharaan (AP316).
(iii) Mengaturkan siasatan dengan melantik pegawai atau pegawai-pegawai
penyiasat dengan menggunakan Lampiran I kepada Pekeliling
Perbendaharaan Bil.3/1990.
(iv) Pegawai atau Pegawai-pegawai Penyiasat hendaklah melaksanakan tugas-
tugas menyiasat seperti berikut:
 Memeriksa sendiri tempat kejadian.
 Memeriksa rekod-rekod
 Meninjau peraturan kewangan dan peraturan Perbendaharaan
 Meninjau dan mengenalpasti kelemahan dan kekurangan yang wujud.
 Membuat laporan bertulis kepada Ketua Jabatan
 Mengambil langkah khas/ keselamatan bagi mengelak kehilangan/
kecurian berulang/ berlaku.
(v) Pegawai Penyiasat menyediakan laporan akhir dengan menggunakan format
Lampiran K [Arahan Perbendaharaan AP317(b)].
(vi) Pegawai Penyiasat mengemukakan Laporan Akhir (Lampiran K) kepada
Pengetua.
(vii) Pengetua mengkaji Laporan Akhir, membuat syor dan ulasan serta
mengemukakan Laporan Akhir kepada JPN.

Bagi Kes-kes yang tidak melibatkan kecuaian mana-mana pihak, agensi kerajaan
(JPN) boleh meluluskannya dengan syarat nilai perolehan asal tidak melebihi
RM50,000.00 atau RM500,000.00nilai agregatnya. Jika melebihi nilai tersebut,
laporan hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan untuk kelulusan.

51
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Pengetua mestilah mencatatkan rujukan kelulusan daripada pihak JPN selepas


menerima kelulusan untuk menghapus kira. Akhirnya mengemaskini buku stok SPBT.

Carta Aliran Proses Kehilangan Dan Hapus Kira Buku Teks SPBT
Tindakan
MULA

Melaporkan kehilangan kepada polis


Pengetua /
PK HEM

Menyediakan laporan awal (Lampiran J) Pengetua /


PK HEM

Melantik Pegawai Penyiasat Pengetua /


PK HEM

Membuat siasatan Pegawai Penyiasat

Pegawai Penyiasat
Mengemukakan laporan akhir (Lampiran K)

Membuat ulasan dan syor Pengetua

Mengemukakan kepada JPN Pengetua

Tidak
LULUS? JPN
Ya

Memaklumkan kelulusan kepada sekolah JPN

Merekodkan ke dalam Fail SPBT Guru SPBT

Mengemaskini buku stok SPBT Guru SPBT

52
TAMAT
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.13 PENGAGIHAN BUKU TEKS


(i) Pihak sekolah hendaklah melaporkan buku teks berlebihan di sekolah kepada
PPB / PPD / JAIN dan JPN / BBT.
(ii) Pihak sekolah yang mempunyai buku teks berlebihan diminta mengagihkan
buku teks tersebut ke sekolah yang memerlukannya atas arahan PPB / PPD /
JAIN dan JPN / BBT.
(iii) Pihak sekolah hendaklah mengambil tindakan segera sebaik-baik sahaja
menerima arahan untuk pengagihan. Dalam pengagihan buku teks, sekolah
yang berlebihan buku teks dikehendaki menghantar buku teks tersebut kepada
sekolah yang mengalami kekurangan buku teks atau ke stor daerah.
(iv) Pihak sekolah hendaklah mengagihkan buku teks yang masih elok sahaja.
(v) Murid yang berpindah sekolah dibenarkan membawa buku teks ke sekolah
baru sekiranya judul yang sama digunakan di sekolah berkenaan. Peraturan ini
hanya dibenarkan jika perpindahan murid berlaku antara sekolah dalam negeri
yang sama sahaja.
(vi) Pihak sekolah yang mengagihkan buku teks hendaklah mengeluarkan bilangan
buku yang diagihkannya itu daripada buku stoknya dengan mencatatkan ke
sekolah mana buku berkenaan diagihkan.
(vii) Pihak sekolah yang menerima buku teks secara pengagihan hendaklah
memasukkan bilangan buku yang diterima ke dalam buku stoknya. Buku
tersebut hendaklah dicap dengan cap SPBT sekolah.
(viii) Perbelanjaan untuk pengagihan buku teks hendaklah ditanggung terlebih
dahulu oleh pihak sekolah yang mengagihkan buku tersebut. Perbelanjaan
tersebut kemudiannya hendaklah dituntut daripada JPN / BBT dengan segera.
Resit asal perbelanjaan pengagihan hendaklah disertakan semasa membuat
tuntutan. Pihak sekolah hendaklah menyimpan salinan resit tersebut.

3.14 KEPERLUAN TAMBAHAN BUKU TEKS


Permohonan tambahan buku teks dibuat apabila berlaku pertambahan murid atau
pembukaan kelas baru. Pihak sekolah yang memerlukan pertambahan buku teks perlu
membuat permohonan kepada JPN / BBT melalui PPB / PPD /JAIN. Maklumat yang
lengkap, tepat dan betul hendaklah dinyatakan dalam permohonan tersebut. Pihak sekolah
akan menerima tambahan bekalan buku teks sama ada daripada penerbit atau sekolah lain
melalui pengagihan.

3.15 TAKWIM SKIM PINJAMAN BUKU TEKS SEKOLAH


Takwim SPBT Sekolah menjadualkan aktiviti yang akan dilaksanakan pada tahun
tersebut. Takwim juga disediakan berdasarkan Takwim SPBT JPN / JAIN. Takwim ini
dipatuhi bagi memastikan buku teks SPBT sampai ke tangan murid sebelum atau pada
minggu pertama persekolahan.

53
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

TAKWIM SPBT 2007


UNTUK SEKOLAH-SEKOLAH DI NEGERI SARAWAK

TARIKH AKTIVITI-AKTIVITI SPBT DI PERINGKAT SEKOLAH


Sebelum 3 Januari Mengedarkan buku teks kepada murid/pelajar yang LAYAK SAHAJA.
2007 Borang SPBT G digunakan.
3 – 6 Januari 2007 Melaporkan buku teks 2007 yang masih belum diterima (jika ada) kepada
JPN. (Bagi sekolah rendah, salinan kepada PPG/PPDK)
Sekolah Menengah menghantar maklumat buku lebihan ke JPN.
Sekolah Rendah menghantar maklumat buku lebihan ke PPG/PPDK.
8 – 19 Januari 2007 JPN/PPG/PPDK membuat agihan antara sekolah.
Sekolah mengemaskinikan buku stok.
Februari 2007 PERMOHONAN BUKU TEKS BAGI TAHUN 2008
(i) Menerima dan mengisi borang permohonan buku teks 2008 ( Penyata
Komputer BTBT190 ).
(ii) Menghantar Borang Permohonan Buku Teks 2008 (Penyata Komputer
BTBT190) ke JPN/PPG/PPDK.
Jun – Disember PEMBEKALAN DAN PENERIMAAN BUKU TEKS 2008
2007 (i) Menerima Penyata Bekalan Buku Teks (Borang Komputer BTBT460)
daripada JPN dan membuat semakan.
(ii) Menerima bekalan buku teks SPBT 2007 daripada penerbit/pengedar.
 Memastikan buku teks yang diterima daripada pengedar adalah
sama dengan yang dinyatakan dalam BTBT 460.
 Meletakkan mohor SPBT pada semua buku teks yang diterima.
 Merekodkan buku teks yang diterima ke dalam buku stok SPBT.
 Laporan penerimaan bekalan buku teks hendaklah dihantar ke
JPN selepas bekalan diterima daripada setiap penerbit.
Oktober/November (i) Mengedar senarai buku teks 2008 kepada murid.
2007 (ii) Membuat persediaan dan membantu murid yang tidak layak
menerima bantuan SPBT, membeli buku teks di kedai buku
sekolah/koperasi sekolah/kedai buku tempatan.
12 – 16 November (i) Mengutip buku teks daripada murid.
2007 (ii) Membuat pengiraan fizikal bagi semua judul buku.
(iii) Mengasingkan dan dapatkan jumlah ‘Buku Elok’ dan ‘Buku Rosak’.
(iv) Penutupan stok 2007.
Bila diperlukan di (i) Membaikpulih buku teks yang tidak elok.
sepanjang tahun (ii) Memohon pelupusan bagi buku teks yang tidak boleh digunakan
lagi. (Borang KEW.300V digunakan. Rujukan bil. 78/JP/2010/SP/BT/1
bertarikh 20 April 2001). Sekolah dinasihatkan memohon pelupusan buku
teks sekurang-kurangnya sekali setahun.

54
Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

55

You might also like