Contoh Standard Operating Procedure (SOP

)
1. Prosedur Pemesanan, Pengiriman dan Retur Barang. Prosedur ini dimulai dari aktifitas rutin harian Administrator Outlet dalam melakukan control saldo persediaan untuk semua item produk setiap hari, apabila ada item stock yang habis atau sampai pada titik re-order (buffer) maka dilakukan prosedur sebagai berikut: 1.1 PROSEDUR PEMESANAN BARANG KE SUPPLIER 1.1.1 Administrator Outlet mengisi formulir permintaan barang. 1.1.2 Meminta persetujuan (approval) Outlet Manager. 1.1.3 Administrator Outlet mengirimkan formulir permintaan barang kepada Supply Manager via fax dan e-mail. 1.1.4 Supply Manager memilah permintaan barang. 1.1.5 Meneruskan permintaan barang kepada Supplier yang bersangkutan. 1.1.6 Supplier mengirim barang sesuai permintaan langsung ke Outlet. 1.2 PROSEDUR PEMESANAN BARANG KE FRANCHISOR 1.2.1 Administrator Outlet mengisi formulir permintaan barang. 1.2.2 Meminta persetujuan (approval) Outlet Manager. 1.2.3 Administrator Outlet mengirimkan formulir permintaan barang kepada Supply Manager via fax dan e-mail. 1.2.4 Supply Manager melakukan konfirmasi ke bagian keuangan untuk melakukan cek terhadap kecukupan deposit. 1.2.5 Bila deposit mencukupi, Supply Manager meneruskan formulir ini kepada Warehouse Supervisor. 1.2.6 Bila deposit tidak mencukupi bagian keuangan akan menelefon Franchisee dan pengiriman barang ditunda sampai terpenuhinya nilai deposit. 1.2.7 Warehouse Supervisor mempersiapkan barang yang dipesan sesuai spesifikasinya. 1.2.8 Melakukan proses picking dan packing . 1.2.9 Menerbitkan surat jalan (SJ).

1.4 Bila kondisi barang baik dan sesuai.3. 1.1 Administrator Outlet atau Operator atau Outlet Manager menerima barang datang.4.3.2.4.3. Administrator Outlet menyimpan barang di gudang Outlet.1. 1. 1. 1. Administrator membuat Surat Retur Barang (SRB) ke Supply Manager.3. 1. 1. .5 Memasukkan data barang ke database persediaan Outlet (update melalui form mutasi stock). 1.3 Warehouse Supervisor menerima barang cacat.4 PROSEDUR RETUR BARANG DI FRANCHISOR.4.1 Supply Manager menerima surat retur.3.4. 1.3.4.3. 1. 1.jenis dan kualitas). 1. jenis dan kualitas).3.2 Administrator dan Operator Outlet melakukan pemeriksaan kondisi fisik barang (jumlah.10 Mengatur barang di gudang menurut jenisnya. 1.9 Memasukkan data barang keluar ke database persediaan Outlet (update melalui form mutasi stock).4 Melakukan pemeriksaan kondisi fisik barang cacat (jumlah. 1.6 Bila barang berasal dari Franchisor.11 Kurir mengirimkan barang ke Outlet.3 Seluruh barang datang dimasukkan ke dalam database persediaan Outlet.4.3.6 Bila kondisi barang tidak sesuai.2.3 PROSEDUR PENERIMAAN dan PENGELUARAN BARANG (Retur & Penjualan) DI OUTLET 1.2 Memberitahukan kepada Warehouse Supervisor agar bersiap. 1. 1. menerbitkan berita acara penggantian barang cacat ke Supply Manager.7 Mengirimkan barang cacat kembali ke asal barang (Supplier atau Franchisor).3. 1. 1.10 Warehouse Supervisor menghubungi kurir untuk pengiriman langsung kepada Outlet.8 Menitipkan barang kepada kurir pada saat pengiriman berikutnya.5 Warehouse Supervisor menerbitkan berita acara penerimaan retur.

Wewenang dan Tanggung Jawab 2.10 Memberitahukan kepada Supplier.4.8 Memasukkan data barang cacat ke database persediaan di katagori barang cacat. Memastikan barang terkirim sesuai pesanan (jumlah.2 Warehouse Supervisor. Penyelenggaraan. 1. jenis dan kualitas secara tepat waktu).1 Outlet Manager Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses pemesanan dan pengiriman barang berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan. 2.3 Administrator Outlet Bertugas dan bertanggung jawab atas persediaan yang ada di Outlet termasuk hal sebagai berikut : a. Penerimaan dan pengeluaran barang. jumlah.11 Supplier mengirimkan barang pengganti ke Outlet. Pencatatan persediaan (mutasi dan database). Bertanggung jawab atas kemasan. Update harian persediaan Outlet. e. . Supply Manager menerima surat retur. Secara periodic melakukan stock opname persediaan Outlet.4 Supply Manager Bertugas dan bertanggung jawab melakukan penyelenggaraan. 2. penyimpanan dan pengaturan seluruh dokumen persediaan Outlet. 1. pencatatan. b.4.4. penyimpanan dan pengaturan seluruh dokumen permintaan dan perintah pengeluaran barang ke Outlet atau Supplier. 1. b. Bertanggung Jawab untuk: a. 2.7 Menyimpan barang cacat. c. jenis dan kondisi barang terkirim. 1.9 Bila barang berasal dari Supplier. d. 2.1.4.4.

2 Seluruh formulir permintaan dan retur barang harus ditandatangani oleh Administrator Outlet dan Outlet Manager. Ketentuan 3. 3. melalui fax dan e-mail ke Supply Manager. Telp.1 Pemesanan Barang hanya dilakukan pada hari Senin dan Kamis pada jam kerja. FORMULIR PEMESANAN BARANG Top of Form DATA DIRI Tanggal Pemesanan Nama Pemesan E-mail Pemesan Alamat Pemesan : : : : * Diisi pada saat pengiriman form * Wajib diisi lengkap * Wajib diisi lengkap Kode Pos Provinsi : : * Wajib diisi * Wajib diisi * Wajib diisi * Wajib diisi * Wajib diisi Asal Negara : No. Kantor : : .3.3 Setiap penyelenggaraan lalu-lintas barang harus menggunakan formulir-formulir lalu lintas barang yang standar dan telah ditetapkan oleh Franchisor. Rumah No. Telp. 3.

Telp./model PERHATIA : * Form ini BUKAN merupakan konfirmasi pemesanan. Setelah anda N mentransfer dana ke rekening kami.. harap SEGERA konfirmasi kepada kami via email. * Jangka waktu pengerjaan sekitar 1-2 minggu setelah pembayaran kami terima. : Handphone * Wajib diisi JENIS PESANAN Kode Barang : Ukuran : * Tertera pada galeri kerajinan * Ukuran barang pesanan yang diinginkan * Warna dominan yang dikehendaki Warna barang yang : diharapkan : Isi pesan / Keterangan (Tambahan accessories) Catatan : * Model dan Kombinasi warna sesuai contoh/gambar yang tercantum. Dengan melampirkan bukti pembayaran/transfer ke email kami di nusantarastore@yahoo.com * Kami akan segera memproses pesanan anda. 25. Bottom of Form . telepon atau sms. * Permintaan model sendiri dikenakan biaya tambahan Rp. setelah dana masuk ke dalam rekening kami.000.No.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful