Contoh Standard Operating Procedure (SOP

)
1. Prosedur Pemesanan, Pengiriman dan Retur Barang. Prosedur ini dimulai dari aktifitas rutin harian Administrator Outlet dalam melakukan control saldo persediaan untuk semua item produk setiap hari, apabila ada item stock yang habis atau sampai pada titik re-order (buffer) maka dilakukan prosedur sebagai berikut: 1.1 PROSEDUR PEMESANAN BARANG KE SUPPLIER 1.1.1 Administrator Outlet mengisi formulir permintaan barang. 1.1.2 Meminta persetujuan (approval) Outlet Manager. 1.1.3 Administrator Outlet mengirimkan formulir permintaan barang kepada Supply Manager via fax dan e-mail. 1.1.4 Supply Manager memilah permintaan barang. 1.1.5 Meneruskan permintaan barang kepada Supplier yang bersangkutan. 1.1.6 Supplier mengirim barang sesuai permintaan langsung ke Outlet. 1.2 PROSEDUR PEMESANAN BARANG KE FRANCHISOR 1.2.1 Administrator Outlet mengisi formulir permintaan barang. 1.2.2 Meminta persetujuan (approval) Outlet Manager. 1.2.3 Administrator Outlet mengirimkan formulir permintaan barang kepada Supply Manager via fax dan e-mail. 1.2.4 Supply Manager melakukan konfirmasi ke bagian keuangan untuk melakukan cek terhadap kecukupan deposit. 1.2.5 Bila deposit mencukupi, Supply Manager meneruskan formulir ini kepada Warehouse Supervisor. 1.2.6 Bila deposit tidak mencukupi bagian keuangan akan menelefon Franchisee dan pengiriman barang ditunda sampai terpenuhinya nilai deposit. 1.2.7 Warehouse Supervisor mempersiapkan barang yang dipesan sesuai spesifikasinya. 1.2.8 Melakukan proses picking dan packing . 1.2.9 Menerbitkan surat jalan (SJ).

9 Memasukkan data barang keluar ke database persediaan Outlet (update melalui form mutasi stock).5 Warehouse Supervisor menerbitkan berita acara penerimaan retur.3 PROSEDUR PENERIMAAN dan PENGELUARAN BARANG (Retur & Penjualan) DI OUTLET 1.4.11 Kurir mengirimkan barang ke Outlet. menerbitkan berita acara penggantian barang cacat ke Supply Manager.3. 1.3. 1.3 Warehouse Supervisor menerima barang cacat. 1. 1.1 Administrator Outlet atau Operator atau Outlet Manager menerima barang datang.4 PROSEDUR RETUR BARANG DI FRANCHISOR.4 Melakukan pemeriksaan kondisi fisik barang cacat (jumlah.1 Supply Manager menerima surat retur.4.3. Administrator membuat Surat Retur Barang (SRB) ke Supply Manager. 1.3.4 Bila kondisi barang baik dan sesuai.3.4.2.jenis dan kualitas).6 Bila kondisi barang tidak sesuai.3. 1. 1.3. 1. 1. 1. 1. Administrator Outlet menyimpan barang di gudang Outlet.5 Memasukkan data barang ke database persediaan Outlet (update melalui form mutasi stock).2.6 Bila barang berasal dari Franchisor.3. .7 Mengirimkan barang cacat kembali ke asal barang (Supplier atau Franchisor).4.3. 1.3 Seluruh barang datang dimasukkan ke dalam database persediaan Outlet. jenis dan kualitas).4.2 Administrator dan Operator Outlet melakukan pemeriksaan kondisi fisik barang (jumlah. 1. 1.2 Memberitahukan kepada Warehouse Supervisor agar bersiap.10 Mengatur barang di gudang menurut jenisnya.10 Warehouse Supervisor menghubungi kurir untuk pengiriman langsung kepada Outlet.4.3. 1.8 Menitipkan barang kepada kurir pada saat pengiriman berikutnya. 1.1. 1. 1.

Memastikan barang terkirim sesuai pesanan (jumlah. 1.4. Wewenang dan Tanggung Jawab 2. 1. Bertanggung jawab atas kemasan.1 Outlet Manager Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses pemesanan dan pengiriman barang berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan. penyimpanan dan pengaturan seluruh dokumen persediaan Outlet. Secara periodic melakukan stock opname persediaan Outlet. Bertanggung Jawab untuk: a. 1. 1.4.3 Administrator Outlet Bertugas dan bertanggung jawab atas persediaan yang ada di Outlet termasuk hal sebagai berikut : a. Supply Manager menerima surat retur.11 Supplier mengirimkan barang pengganti ke Outlet. jumlah.2 Warehouse Supervisor. Penyelenggaraan. jenis dan kualitas secara tepat waktu). 2. c.4.4.10 Memberitahukan kepada Supplier.4 Supply Manager Bertugas dan bertanggung jawab melakukan penyelenggaraan. 2. 2. pencatatan.8 Memasukkan data barang cacat ke database persediaan di katagori barang cacat.4.9 Bila barang berasal dari Supplier. b.1. penyimpanan dan pengaturan seluruh dokumen permintaan dan perintah pengeluaran barang ke Outlet atau Supplier. Penerimaan dan pengeluaran barang.7 Menyimpan barang cacat. 2. d. Update harian persediaan Outlet. e. . Pencatatan persediaan (mutasi dan database). jenis dan kondisi barang terkirim. b.

FORMULIR PEMESANAN BARANG Top of Form DATA DIRI Tanggal Pemesanan Nama Pemesan E-mail Pemesan Alamat Pemesan : : : : * Diisi pada saat pengiriman form * Wajib diisi lengkap * Wajib diisi lengkap Kode Pos Provinsi : : * Wajib diisi * Wajib diisi * Wajib diisi * Wajib diisi * Wajib diisi Asal Negara : No.3 Setiap penyelenggaraan lalu-lintas barang harus menggunakan formulir-formulir lalu lintas barang yang standar dan telah ditetapkan oleh Franchisor. melalui fax dan e-mail ke Supply Manager. 3. Telp. Ketentuan 3. Rumah No.2 Seluruh formulir permintaan dan retur barang harus ditandatangani oleh Administrator Outlet dan Outlet Manager. 3. Telp.1 Pemesanan Barang hanya dilakukan pada hari Senin dan Kamis pada jam kerja.3. Kantor : : .

com * Kami akan segera memproses pesanan anda. Dengan melampirkan bukti pembayaran/transfer ke email kami di nusantarastore@yahoo.000. : Handphone * Wajib diisi JENIS PESANAN Kode Barang : Ukuran : * Tertera pada galeri kerajinan * Ukuran barang pesanan yang diinginkan * Warna dominan yang dikehendaki Warna barang yang : diharapkan : Isi pesan / Keterangan (Tambahan accessories) Catatan : * Model dan Kombinasi warna sesuai contoh/gambar yang tercantum. Setelah anda N mentransfer dana ke rekening kami. Telp. telepon atau sms. Bottom of Form ./model PERHATIA : * Form ini BUKAN merupakan konfirmasi pemesanan. harap SEGERA konfirmasi kepada kami via email.No. 25.. * Permintaan model sendiri dikenakan biaya tambahan Rp. setelah dana masuk ke dalam rekening kami. * Jangka waktu pengerjaan sekitar 1-2 minggu setelah pembayaran kami terima.