Contoh Standard Operating Procedure (SOP

)
1. Prosedur Pemesanan, Pengiriman dan Retur Barang. Prosedur ini dimulai dari aktifitas rutin harian Administrator Outlet dalam melakukan control saldo persediaan untuk semua item produk setiap hari, apabila ada item stock yang habis atau sampai pada titik re-order (buffer) maka dilakukan prosedur sebagai berikut: 1.1 PROSEDUR PEMESANAN BARANG KE SUPPLIER 1.1.1 Administrator Outlet mengisi formulir permintaan barang. 1.1.2 Meminta persetujuan (approval) Outlet Manager. 1.1.3 Administrator Outlet mengirimkan formulir permintaan barang kepada Supply Manager via fax dan e-mail. 1.1.4 Supply Manager memilah permintaan barang. 1.1.5 Meneruskan permintaan barang kepada Supplier yang bersangkutan. 1.1.6 Supplier mengirim barang sesuai permintaan langsung ke Outlet. 1.2 PROSEDUR PEMESANAN BARANG KE FRANCHISOR 1.2.1 Administrator Outlet mengisi formulir permintaan barang. 1.2.2 Meminta persetujuan (approval) Outlet Manager. 1.2.3 Administrator Outlet mengirimkan formulir permintaan barang kepada Supply Manager via fax dan e-mail. 1.2.4 Supply Manager melakukan konfirmasi ke bagian keuangan untuk melakukan cek terhadap kecukupan deposit. 1.2.5 Bila deposit mencukupi, Supply Manager meneruskan formulir ini kepada Warehouse Supervisor. 1.2.6 Bila deposit tidak mencukupi bagian keuangan akan menelefon Franchisee dan pengiriman barang ditunda sampai terpenuhinya nilai deposit. 1.2.7 Warehouse Supervisor mempersiapkan barang yang dipesan sesuai spesifikasinya. 1.2.8 Melakukan proses picking dan packing . 1.2.9 Menerbitkan surat jalan (SJ).

menerbitkan berita acara penggantian barang cacat ke Supply Manager.3.3.3. Administrator Outlet menyimpan barang di gudang Outlet.3. jenis dan kualitas).3 PROSEDUR PENERIMAAN dan PENGELUARAN BARANG (Retur & Penjualan) DI OUTLET 1.1 Supply Manager menerima surat retur.3.jenis dan kualitas).2. 1.1 Administrator Outlet atau Operator atau Outlet Manager menerima barang datang.3 Warehouse Supervisor menerima barang cacat.3 Seluruh barang datang dimasukkan ke dalam database persediaan Outlet.5 Warehouse Supervisor menerbitkan berita acara penerimaan retur.9 Memasukkan data barang keluar ke database persediaan Outlet (update melalui form mutasi stock).3.6 Bila barang berasal dari Franchisor. 1.4. 1. 1. 1. 1. .3.2. 1.5 Memasukkan data barang ke database persediaan Outlet (update melalui form mutasi stock).6 Bila kondisi barang tidak sesuai. 1. 1.11 Kurir mengirimkan barang ke Outlet.2 Administrator dan Operator Outlet melakukan pemeriksaan kondisi fisik barang (jumlah.3.10 Warehouse Supervisor menghubungi kurir untuk pengiriman langsung kepada Outlet. 1.3.4 Melakukan pemeriksaan kondisi fisik barang cacat (jumlah.4. Administrator membuat Surat Retur Barang (SRB) ke Supply Manager.4 Bila kondisi barang baik dan sesuai.1.4.8 Menitipkan barang kepada kurir pada saat pengiriman berikutnya. 1. 1. 1.2 Memberitahukan kepada Warehouse Supervisor agar bersiap.7 Mengirimkan barang cacat kembali ke asal barang (Supplier atau Franchisor). 1.4.3.4.4.4 PROSEDUR RETUR BARANG DI FRANCHISOR. 1. 1.10 Mengatur barang di gudang menurut jenisnya. 1. 1.

2. 1.10 Memberitahukan kepada Supplier.9 Bila barang berasal dari Supplier. c.4 Supply Manager Bertugas dan bertanggung jawab melakukan penyelenggaraan.4. jenis dan kualitas secara tepat waktu). pencatatan.7 Menyimpan barang cacat.11 Supplier mengirimkan barang pengganti ke Outlet.1 Outlet Manager Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses pemesanan dan pengiriman barang berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan. Update harian persediaan Outlet. Bertanggung Jawab untuk: a. jumlah. e.4.4. 2.3 Administrator Outlet Bertugas dan bertanggung jawab atas persediaan yang ada di Outlet termasuk hal sebagai berikut : a. Bertanggung jawab atas kemasan. b. Penerimaan dan pengeluaran barang.2 Warehouse Supervisor. Memastikan barang terkirim sesuai pesanan (jumlah. Penyelenggaraan.4. 1. 2. d. 2. penyimpanan dan pengaturan seluruh dokumen permintaan dan perintah pengeluaran barang ke Outlet atau Supplier. . 1. Secara periodic melakukan stock opname persediaan Outlet. jenis dan kondisi barang terkirim. 1.1. b. Wewenang dan Tanggung Jawab 2.8 Memasukkan data barang cacat ke database persediaan di katagori barang cacat. penyimpanan dan pengaturan seluruh dokumen persediaan Outlet.4. Supply Manager menerima surat retur. Pencatatan persediaan (mutasi dan database).

Ketentuan 3. Rumah No.2 Seluruh formulir permintaan dan retur barang harus ditandatangani oleh Administrator Outlet dan Outlet Manager. Telp. 3. Kantor : : .3 Setiap penyelenggaraan lalu-lintas barang harus menggunakan formulir-formulir lalu lintas barang yang standar dan telah ditetapkan oleh Franchisor. FORMULIR PEMESANAN BARANG Top of Form DATA DIRI Tanggal Pemesanan Nama Pemesan E-mail Pemesan Alamat Pemesan : : : : * Diisi pada saat pengiriman form * Wajib diisi lengkap * Wajib diisi lengkap Kode Pos Provinsi : : * Wajib diisi * Wajib diisi * Wajib diisi * Wajib diisi * Wajib diisi Asal Negara : No. 3. Telp. melalui fax dan e-mail ke Supply Manager.1 Pemesanan Barang hanya dilakukan pada hari Senin dan Kamis pada jam kerja.3.

/model PERHATIA : * Form ini BUKAN merupakan konfirmasi pemesanan. Dengan melampirkan bukti pembayaran/transfer ke email kami di nusantarastore@yahoo. : Handphone * Wajib diisi JENIS PESANAN Kode Barang : Ukuran : * Tertera pada galeri kerajinan * Ukuran barang pesanan yang diinginkan * Warna dominan yang dikehendaki Warna barang yang : diharapkan : Isi pesan / Keterangan (Tambahan accessories) Catatan : * Model dan Kombinasi warna sesuai contoh/gambar yang tercantum.. * Permintaan model sendiri dikenakan biaya tambahan Rp.com * Kami akan segera memproses pesanan anda. telepon atau sms. * Jangka waktu pengerjaan sekitar 1-2 minggu setelah pembayaran kami terima.No. harap SEGERA konfirmasi kepada kami via email.000. 25. Bottom of Form . Telp. setelah dana masuk ke dalam rekening kami. Setelah anda N mentransfer dana ke rekening kami.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful