Contoh Standard Operating Procedure (SOP

)
1. Prosedur Pemesanan, Pengiriman dan Retur Barang. Prosedur ini dimulai dari aktifitas rutin harian Administrator Outlet dalam melakukan control saldo persediaan untuk semua item produk setiap hari, apabila ada item stock yang habis atau sampai pada titik re-order (buffer) maka dilakukan prosedur sebagai berikut: 1.1 PROSEDUR PEMESANAN BARANG KE SUPPLIER 1.1.1 Administrator Outlet mengisi formulir permintaan barang. 1.1.2 Meminta persetujuan (approval) Outlet Manager. 1.1.3 Administrator Outlet mengirimkan formulir permintaan barang kepada Supply Manager via fax dan e-mail. 1.1.4 Supply Manager memilah permintaan barang. 1.1.5 Meneruskan permintaan barang kepada Supplier yang bersangkutan. 1.1.6 Supplier mengirim barang sesuai permintaan langsung ke Outlet. 1.2 PROSEDUR PEMESANAN BARANG KE FRANCHISOR 1.2.1 Administrator Outlet mengisi formulir permintaan barang. 1.2.2 Meminta persetujuan (approval) Outlet Manager. 1.2.3 Administrator Outlet mengirimkan formulir permintaan barang kepada Supply Manager via fax dan e-mail. 1.2.4 Supply Manager melakukan konfirmasi ke bagian keuangan untuk melakukan cek terhadap kecukupan deposit. 1.2.5 Bila deposit mencukupi, Supply Manager meneruskan formulir ini kepada Warehouse Supervisor. 1.2.6 Bila deposit tidak mencukupi bagian keuangan akan menelefon Franchisee dan pengiriman barang ditunda sampai terpenuhinya nilai deposit. 1.2.7 Warehouse Supervisor mempersiapkan barang yang dipesan sesuai spesifikasinya. 1.2.8 Melakukan proses picking dan packing . 1.2.9 Menerbitkan surat jalan (SJ).

3.3 Warehouse Supervisor menerima barang cacat.2 Memberitahukan kepada Warehouse Supervisor agar bersiap. 1. Administrator membuat Surat Retur Barang (SRB) ke Supply Manager. 1.1 Administrator Outlet atau Operator atau Outlet Manager menerima barang datang.9 Memasukkan data barang keluar ke database persediaan Outlet (update melalui form mutasi stock).3 PROSEDUR PENERIMAAN dan PENGELUARAN BARANG (Retur & Penjualan) DI OUTLET 1. jenis dan kualitas).1 Supply Manager menerima surat retur. 1.3.4 Bila kondisi barang baik dan sesuai. 1.10 Mengatur barang di gudang menurut jenisnya.5 Warehouse Supervisor menerbitkan berita acara penerimaan retur.2 Administrator dan Operator Outlet melakukan pemeriksaan kondisi fisik barang (jumlah. 1.4. .6 Bila barang berasal dari Franchisor.5 Memasukkan data barang ke database persediaan Outlet (update melalui form mutasi stock).4.6 Bila kondisi barang tidak sesuai. 1.3.2.3. 1. 1.3.10 Warehouse Supervisor menghubungi kurir untuk pengiriman langsung kepada Outlet.4. 1.3. menerbitkan berita acara penggantian barang cacat ke Supply Manager.3. 1.1.4.3. 1. Administrator Outlet menyimpan barang di gudang Outlet. 1.4 Melakukan pemeriksaan kondisi fisik barang cacat (jumlah. 1. 1.4 PROSEDUR RETUR BARANG DI FRANCHISOR.3.2.7 Mengirimkan barang cacat kembali ke asal barang (Supplier atau Franchisor).jenis dan kualitas). 1.3 Seluruh barang datang dimasukkan ke dalam database persediaan Outlet.4.8 Menitipkan barang kepada kurir pada saat pengiriman berikutnya. 1.4.11 Kurir mengirimkan barang ke Outlet. 1.3. 1.

.8 Memasukkan data barang cacat ke database persediaan di katagori barang cacat. 1.11 Supplier mengirimkan barang pengganti ke Outlet.4 Supply Manager Bertugas dan bertanggung jawab melakukan penyelenggaraan. 2. b.4. 1.4.4. Memastikan barang terkirim sesuai pesanan (jumlah. jenis dan kualitas secara tepat waktu). c. jenis dan kondisi barang terkirim. Update harian persediaan Outlet. Pencatatan persediaan (mutasi dan database).4. Penerimaan dan pengeluaran barang.1. d. Secara periodic melakukan stock opname persediaan Outlet.1 Outlet Manager Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses pemesanan dan pengiriman barang berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan. jumlah. e. Bertanggung Jawab untuk: a. b. penyimpanan dan pengaturan seluruh dokumen persediaan Outlet. 2. Penyelenggaraan.10 Memberitahukan kepada Supplier. 1. pencatatan. penyimpanan dan pengaturan seluruh dokumen permintaan dan perintah pengeluaran barang ke Outlet atau Supplier. 2. Supply Manager menerima surat retur.9 Bila barang berasal dari Supplier.2 Warehouse Supervisor.4. 1. Wewenang dan Tanggung Jawab 2.7 Menyimpan barang cacat.3 Administrator Outlet Bertugas dan bertanggung jawab atas persediaan yang ada di Outlet termasuk hal sebagai berikut : a. 2. Bertanggung jawab atas kemasan.

FORMULIR PEMESANAN BARANG Top of Form DATA DIRI Tanggal Pemesanan Nama Pemesan E-mail Pemesan Alamat Pemesan : : : : * Diisi pada saat pengiriman form * Wajib diisi lengkap * Wajib diisi lengkap Kode Pos Provinsi : : * Wajib diisi * Wajib diisi * Wajib diisi * Wajib diisi * Wajib diisi Asal Negara : No.2 Seluruh formulir permintaan dan retur barang harus ditandatangani oleh Administrator Outlet dan Outlet Manager.3 Setiap penyelenggaraan lalu-lintas barang harus menggunakan formulir-formulir lalu lintas barang yang standar dan telah ditetapkan oleh Franchisor. Ketentuan 3. 3. Rumah No. Telp. Kantor : : . Telp. melalui fax dan e-mail ke Supply Manager.3. 3.1 Pemesanan Barang hanya dilakukan pada hari Senin dan Kamis pada jam kerja.

: Handphone * Wajib diisi JENIS PESANAN Kode Barang : Ukuran : * Tertera pada galeri kerajinan * Ukuran barang pesanan yang diinginkan * Warna dominan yang dikehendaki Warna barang yang : diharapkan : Isi pesan / Keterangan (Tambahan accessories) Catatan : * Model dan Kombinasi warna sesuai contoh/gambar yang tercantum. Telp. * Permintaan model sendiri dikenakan biaya tambahan Rp. harap SEGERA konfirmasi kepada kami via email..No. telepon atau sms. Dengan melampirkan bukti pembayaran/transfer ke email kami di nusantarastore@yahoo. 25. Bottom of Form .com * Kami akan segera memproses pesanan anda. * Jangka waktu pengerjaan sekitar 1-2 minggu setelah pembayaran kami terima. setelah dana masuk ke dalam rekening kami./model PERHATIA : * Form ini BUKAN merupakan konfirmasi pemesanan. Setelah anda N mentransfer dana ke rekening kami.000.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful