P. 1
Sop Hima Tekpend

Sop Hima Tekpend

|Views: 125|Likes:
Published by Tono Viono

More info:

Published by: Tono Viono on Feb 24, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/19/2012

pdf

text

original

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

HIMA TEKPEND 2010-2011

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011

agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan. C. Tujuan

A. Pendahuluan HIMA TEKPEND sebagai dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut. Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standar Operasional Prosedur” yang selanjutnya disebut SOP. SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama Himpunan Mahasiswa Teknologi Pendidikan (HIMA TEKPEND). B. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMA TEKPEND untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan

Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah pelaksanaan tugas 2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan. 3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan HIMA TEKPEND. D. Fungsi Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut : 1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi. 2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi. 3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

1

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011

BAB I SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan HIMA TEKPEND, hal tersebut didefinisikan sebagai berikut: Top Level Management Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif, dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi. Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum. Middle Level Management Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang berada di antara top level management dan first line management. Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat proker. Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang

First Line Level Management First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan. First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, semua Kepala Bidang. A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus 1. Pengantar Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management. 2. Macam Rapat Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut a. Rapat Kerja 1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal pembentukan kepengurusan. 2) Agenda a) Rapat Kerja I kepengurusan dan pertengahan periode

S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1

2

b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 i. Bendahara Umum. Pembahasan anggaran keuangan. sedang dan akan dilaksanakan. c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode). iv. 3) Agenda a) Silahturahim pimpinan eksekutif. iii. Rapat Pimpinan 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan 2) Diikuti oleh Ketua HIMA. Rapat Bidang 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan. Rekomitmen Pengurus. b) Rapat Kerja II i. 2) Agenda a) Silaturahim anggota Bidang. b. ii. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus. pembahasan dan Penetapan Program Kerja. dan semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan sekbid atau orang yang diberi kepercayaan). 2) Diikuti oleh Ketua Hima. Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua HIMA. iii. Pembuatan. Rapat Pengurus Inti 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan. dan SOP. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang. d. vi. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan). c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. 3) Agenda a) Silaturahim pengurus inti. d) Strategi pencapaian program. sedang dan akan dilaksanakan c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi c. dan Bendahara Umum. ART. v. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 3 . Sosialisasi Visi. Analisis dan Pembahasan program. Sekretaris Umum. b) Evaluasi program kerja yang sudah. Penjelasan AD. Sekretaris Umum. b) Evaluasi program kerja yang sudah. ii. GBPK. v. iv.

Rapat Istimewa 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda: Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi. Pelaksanaan Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang. dan Ketua Bidang yang bersangkutan. d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi. b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia. d) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 4 . Hierarki Kepengurusan f. Sekretaris Umum. Rapat Kepanitiaan 1) Dilaksanakan secara Insidental 2) Agenda a) Pembahasan rencana. a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi 3) Diikuti oleh Ketua HIMA. Mekanisme Kerja Organisasi 1. dan semua Ketua Bidang. c)Persiapan kegiatan setiap Bidang. B. 3) Diikuti oleh panitia kegiatan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 e. 2. panitia SC. c) Pembahasan manajemen kegiatan. Rapat Koordinasi 1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan 2) Agenda a)Silaturahim seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. Bendahara Umum. e)Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND periode 20102011. persiapan. g. dan pelaksanaan.

dan atas kebijakan pimpinan organisasi. Mekanisme Laporan a.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3. d. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang bersangkutan akan diberi surat keputusan penonaktifan. selanjutnya wajib melaporkan kegiatan tersebut juga kepada DPM paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan. maka DPM berhak mengajukan surat teguran. dilakukan maksimal 1 kali dalam S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 5 . maka akan diberikan peringatan kedua berupa surat teguran. maka akan diberikan pertama teguran secara lisan.Kebijakan Organisasi Resuffle kepengurusan hanya kepengurusan.Mencemarkan nama baik HIMA TEKPEND . Surat keputusan penonaktifan juga bisa dikeluarkan tanpa memperhatikan poin-poin sebelumnya. b. b. . 5. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan.Tidak Aktif dalam kepengurusan. . Resuffle dapat dilakukan apabila memang dianggap penting dan mendesak.Memberhentikan diri . Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi a. e. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku di HIMA TEKPEND. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan. Mekanisme Resuffle Pengurus Pengurus dapat diresuffle karena beberapa hal : . Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA TEKPEND paling lambat 2 minggu setelah kegiatan. sesuai kebijakan pimpinan organisasi(situasional). Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan. c.Meninggal dunia 4.

Organisasi / kepanitiaan pelatihan Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan kegiatan. proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan. 5. tujuan dari setiap bagian dari isi kegiatan. Biaya Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb. Dasar penyelenggaraan Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan. 9. 7. 6. 3. Nara sumber acara Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber. berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan. Kriteria keberhasilan kegiatan Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan. yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. 2. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan : 1. B. prosedur. dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target). Pembentukan Panitia Kegiatan Langkah-langkah pembentukan Panitia Kegiatan antara lain: 1. 8.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 A. Penunjukkan Ketua Pelaksana (Ketua OC) yang merupakan hasil musyawarah panitia SC dan Ketua HIMA ataupun yang diberi wewenag oleh Ketua HIMA. Peserta kegiatan Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan. 2. Materi kegiatan Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara. Waktu dan tempat Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan. 4. Tujuan kegiatan Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat. Pembentukan Panitia SC oleh Ketua Hima ataupun yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA. Strategi dan proses teknis kegiatan Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan. hak dan kewajiban peserta. 10. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 6 .

Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan mendapat persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA. peraturan pemerintah. C. 5) Tujuan Kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan. d. 8) Waktu dan tempat Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan digunakan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3. 6) Sasaran Kegiatan Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain. Karena menyangkut izin kegiatan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 7 . Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan. jika ada penceramah atau instruktur. keputusan. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara dilaksanakan. lapangan dan sebagainya. c. 4) Tema kegiatan Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan. 2) Landasan Kegiatan Di bagian ini dicantumkan undang-undang. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal kegiatan sebagai berikut: 1) Latar Belakang Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang diajukan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan. maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula. b. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan. berkoordinasi dengan kesekretariatan. 9) Materi Kegiatan Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan diselenggarakan. Penyusunan proposal a. Pembentukan Panitia Pelaksana(OC) melalui open rekruitment ataupun metode lainnya. kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang kan diselenggarakan. yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan. Persiapan Kegiatan Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain : 1. 7) Peserta Kegiatan Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. 3) Nama Kegiatan Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan.

Pemanfaatan lembar komunikasi untuk koordinasi. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat e. sekretaris. Rapat panitia b. . bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. SPP/DPP c. Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut : a. Persiapan teknis a. dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat 12) Susunan Kepanitiaan a) Pelindung Tingkat Universitas : Rektor Tingkat Fakultas a) Pembina Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III : Dekan Tingkat Fakultas b) Pembimbing Tingkat Univesitas Tingkat Fakultas c) Penanggung jawab d) Panitia Pelaksana : Pembantu Dekan I : Pembantu Rektor III. donatur. sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 10) Jadwal acara/kegiatan Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari persiapan. Pembagian tugas d. Dosen Pembimbing : Ketua HIMA Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana. pelaksanaan dan pelaporan. Perencanaan waktu c. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya f. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut. Sponsor. Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. 13) Penutup 14) Lampiran e. 2. Iuran Kemahasiswaan b. sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai. 11) Anggaran Biaya Dalam menyusun anggaran. Format Persiapan Kegiatan NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK TEKNIS PJ S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 8 . Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke kestari. Pembantu Dekan I : Kajur.

2. Laporan file dokumen di komputer PASCA ACARA Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. 3. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 9 . Dibuat setelah kegiatan selesai. Laporan yang sudah di print. 2. D. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan. oleh ketua pelaksana dan panitia. Kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan 2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011 melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk a. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang. panitia kegiatan wajib menyusun laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari P J (staf Sekretaris) dan Bendahara. F.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada rapat panitia yang pertama. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Pelaksanaan Kegiatan 1. disertai lampiran sebagai berikut : 1) Susunan Kepanitiaan 2) Susunan Acara 3) Realisasi Anggaran Biaya 4) Proposal Kegiatan 5) Bukti transaksi pengeluaran 6) Daftar hadir peserta dan panitia 7) Administrasi dan arsip surat menyurat 8) Pamplet dan hasil dokumentasi b. 4. E. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mencatat hal-hal yang dianggap penting. Laporan Kegiatan 1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan. Format Pelaksanaan Kegiatan N KEGIATAN O WAKTU & SARA TEMPAT NA PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PRA ACARA PELAKSAAAN Format Pasca Kegiatan NO KEGIATAN WAKTU & TEMPAT SARANA PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN PJ Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan kegiatan. Evaluasi Kegiatan 1.

. Peserta Kegiatan VI. HIMA TEKPEND Periode 2010-2011 I. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan.. Nama Kegiatan III. pengorganisasian dan pelaksanaan) VIII.. Gambaran Kegiatan : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ (persiapan. Rekomendasi Kegiatan : _____________________________ X. Format Laporan Kegiatan Laporan kegiatan .. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara Umum 4. yang dialamatkan kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011. Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________ IX. Hari.. Tgl.. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan nama kegiatan. 6.. (nama kegiatan) Bidang . Pendahuluan II. Nara Sumber Kegiatan VII.... Waktu dan Tempat V. Tujuan Kegiatan IV. Bulan..Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 3. Tahun Laporan XII. Lembar Pengesahan : ____________________________ : ____________________________ S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 10 . Fortopolio Proposal : Realisasi Anggaran Biaya Makalah pemateri Nota Arsip/berkas Surat Printout publikasi dan dokumentasi Dan hal-hal penting XI.

2. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 11 . Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 G. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan Kestari dan Bendahara. Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan 1.

Pengadaan dan inventarisasi f. Bersama-sama Ketua Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang berhubungan dengan Bidang yang dibawahinya. Sekretaris Umum a. Staf Kestari S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 12 . c. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana pemeliharaan kesekretariatan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI A. baik itu Sekretaris Umum. agenda dan mengatur administratif d. d. Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMA Tekpend periode 2010-2011 3. justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. inventarisasi kelengkapan kesekretariatan. Menggantikan fungsi Kepala berhalangan b. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi. Melaksanakan kegiatan administrasi e. Bersama-sama e. ataupun Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro. Bidang apabila Kepala Bidang B. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA TEKPEND periode 2010-2011 2. a. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMA TEKPEND periode 2010-2011. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana. b. Biro Kesekretariatan dan Sekretaris Bidang dalam hal Kesekretariatan 1. Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi. Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan. pengadaan. dan kearsipan HIMA Tekpend. c. Uraian tugas Sekretaris Umum. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan wewenang kerjanya. sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di HIMA Tekpend. Sekretaris Bidang a. Pendahuluan Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris.

Alat komunikasi : telepon atau handphone. Alamat Surat Lampiran Ket 3) Penyampaian Surat S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 13 . mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA TEKPEND. Alat-alat kebersihan g. surat pribadi/pengurus. 1. Peralatan kantor/alat tulis d. atau surat-surat lainnya. Sekretaris. Sekbid dan Biro. mana yang merupakan surat organisasi. 2) Pencatatan/pendokumentasian surat Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 C. b. Papan tulis/papan pengumuman e. Surat masuk 1) Penerimaan Surat Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu disortir. internet (dalam kondisi ideal) c. Surat organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan a) Sumber Daya Manusia Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari Sekretaris Umum. Perangkat komputer dan printer. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari. Tanggal Pengirim Tanggal Perihal Tujuan Masuk dan dan No. Sebaiknya disortir lewat pemilahan. b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan a. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan : a) Nomor urut b) Tanggal masuk c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan Format Buku Registrasi Surat Masuk No. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertaskertas. D. Staf Kestari dan sekretaris Bidang. Pengelolaan Surat Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Meja/kursi/tikar/spanduk f. Kabid.

Surat Lampiran Ket disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti. pihak tersebut harus memberitahukan kepada Staf Kestari untuk dibuatkan surat balasan. Bila Bidang/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri. Tanggal Keluar Tujuan Tanggal Perihal dan No. E. Ada point-point yang dapat dicantumkan adalah sebagai berikut : a) Nomor Urut b) Tanggal keluar c) Nomor surat d) Asal surat (pengirim) e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan Format Buku Registrasi Surat Keluar 2. maka Bidang atau di luar Staf Kestari dapat membuat sendiri suart keluar yang diperlukannya dengan tetap memberitahu Staf Kestari untuk meminta nomor surat. Surat Keluar 1) Pembuatan Surat Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Staf Kestari atas permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan. Kemudian 2) Pencatatan Surat Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. Bidang/biro tersebut tetap harus memberitahu Staf Kestari untuk meminta nomor surat. Jika diberikan kewenangan. berkas surat disimpan oleh Kesekretariatan. 4) Penindaklanjutan Surat Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat balasan. 5) Penyimpanan Surat Setelah semua dilaksanakan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 14 .Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan. Penomoran Surat SURAT UMUM No.

SPJ = Surat Perjanjian 5. SKA = Surat Kuasa 16. Pihak yang mengeluarkan Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut: A1 = Ketua HIMA A2 = Sekretaris Umum A3 = Bendahara Umum B1 = Bidang Agama B2 = Bidang PSDO B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian Pada Masyarakat B4 = Bidang Pengembangan Minat dan Potensi B5 = Bidang Pengembangan Multimedia B6 = Bidang Hubungan Masyarakat S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 15 . IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA TEKPEND EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA TEKPEND D.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G A. SPH = Surat Penghargaan 13. SPN = Surat Pernyataan 15. SBA = Surat Berita Acara 4. SKT = Surat Keterangan 14. SPM = Surat Permohonan 2. SAD = Surat Pengambilan Dana 11. SUS = Surat Ucapan Selamat 17. Lingkup surat 1. SUL = Surat Usulan 12. Kode Berkas Surat Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA TEKPEND adalah: 1. SPR = Surat Perintah 7. Nomor Surat Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Staf Kestari. SPB = Surat Pemberitahuan 10. B. SPT = Surat Pengantar 8. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) G. SRD = Surat Rekomendasi 6. Tahun pembuatan surat (4 digit) Contoh : Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend. SBL = Surat Balasan 1. 2. C. SUD = Surat Undangan 9. STG = Surat Tugas 3. Kode lembaga Kode lembaga adalah HIMA TEKPEND F. E.

Nomor Surat Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan tersebut. surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009. Kode Berkas Surat C.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Misalnya. surat undangan yang dikeluarkan Bidang PSDO untuk pengurus HIMA Tekpend pada bulan Agustus Tahun 2010. Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2010 2. Kode berkas surat (SKP) C. maka pihak yang mengeluarkan adalah BP3M). Setiap surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 20102011 memuat urutan-urutan sebagai berikut : 1) 2) 3) 4) 5) Memperhatikan Menimbang Mengingat Memutuskan Menetapkan B. Tahun Pembuatan Surat Contoh: Kode penulisan : A/B/C/D/E/F A. Misalnya. Nomor surat S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 16 . B. Pihak Yang Mengeluarkan Panitia kegiatan E. Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA TekPend. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi) G. Kode Lembaga F. Lingkup Surat D. (karena Biro P2M berada di bawah BP3M. Pihak yang mengeluarkan D. Kode lembaga E. Tahun pembuatan surat Contoh : SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-2011 Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008 SURAT KEPANITIAAN Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G A. Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009 SURAT KHUSUS Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) F.

Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama. 1 Juli 2008 Ketua Bidang xxxxxxxxxxxx NIM…………. Pihak yang membuat Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. Surat Keputusan. xxx xxx xxx NIM ……… 2. Bandung. Ketua HIMA TEKPEND. Bandung. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan. ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri dalam kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM) HIMA TekPend pada bulan September tahun 2008. ditandatangani oleh Ketua Pelaksana. setiap surat yang keluar harus diketahui oleh Staf Kestari. Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang. Tetapi bisa saja Bidang/luar Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor surat pada Staf Kestari. Dalam momen tertentu. Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA TEKPEND/IX/2008 F. Pihak yang menandatangani/menyetujui Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu : a. 1 Juli 2008 KETUA HIMA TEKPEND CAP HIMA XXXXXXXXXX NIM : …………. Dalam hal ini Staf Kestari hanya bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi bantuan yang diperlukan. surat undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau Sekertaris Umum dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Ketua HIMA.. Wewenang Pembuatan Surat 1. kepanitiaan besar biasanya juga memiliki kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. b. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 17 . Pada intinya. surat izin.

dan Ketua HIMA TEKPEND. maka dapat diatasnamakan dengan langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang menggantikan. 1 Juli 2008 a. Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. H. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang. CAP HIMA Bandung. Contoh: Ketua HIMA TEKPEND.n. xxx xxx xxx NIM ……… Bandung. sekretaris kegiatan. a. Ketua HIMA TEKPEND CAP HIMA xxx xxx xxx NIM ……… S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 18 . Pendahuluan Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris Bidang untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi HIMA TEKPEND PERIODE 2010– 2011. surat ditandatangani oleh ketua pelaksana. Berita Acara Rapat Bidang Cap xxx xxx Kegiatan xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Mengetahui. 2. 1 Juli 2008 Sekretaris Kegiatan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 c. Jika orang yang seharusnya tidak ada. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA. xxx xxx xxx NIM ……… xxx xxx xxx NIM ……… Ketua Pelaksana Bandung. 1 Juli 2008 Sekretaris Umum. Administrasi Tiap Bidang 1. Ketua HIMATEKPEND Sekretaris Umum CAP HIMA Sekretaris Kegiatan d. xxxxxxxxxxxx NIM………….

jumlah personil. Laporan Akhir Tiap Bidang Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir Bidang secara tertulis. Laporan Bulanan Tiap Bidang.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang. Berita Acara rapat Bidang 3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke dan file. kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi yang diemban Bidang. biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang. 4) Program Kerja pengurus HIMA TEKPEND lainnya. 2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang sesuai SOP Rapat HIMA Tekpend. pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA TEKPEND PERIODE 2010 . Laporan akhir tiap departemen diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut : 1) Pendahuluan Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang. 2) Deskripsi Tugas Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi. 2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut : a) Pendahuluan b) Laporan Perkembangan Bidang c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang d) Laporan keuangan e) Evaluasi f) Saran g) Lampiran: i. 1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara tertulis. b. hal yang melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas Bidang. 3) Kondisi Objektif Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang. 3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan tiap Bidang. yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya disampikan kepada Sekretaris. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 19 .2011. c. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang ii.

Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan. dalam peminjaman dan penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut. Pada bagian ini dicantumkan bagianbagian berikut : a) Nama Kegiatan b) Tujuan Kegiatan c) Waktu dan Tempat Kegiatan d) Peserta Kegiatan e) Narasumber kegiatan f) Gambaran kegiatan g) Alokasi dana h) Hambatan-hambatan i) Evaluasi dan rekomendasi 6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi. 5) Realisasi Program Kerja Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan oleh Bidang. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file. tindak lanjut dan ucapan terima kasih. Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota Himpunan khususnya staff kesekretariatan. 7) Saran dan Rekomendasi Berisi saran organisasi. Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 – 2011 dilaksanakan. 8) Penutup dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan Pada bagian penutup berisi harapan. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 20 . Dengan menginventarisasi. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA TEKPEND Pengantar Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam kegiatan administrasi. dapat diketahui asset atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi. Oleh karena itu. I. Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam kondisi yang baik. fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang garapannya.

Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap harinya Sanksi-sanksi: a. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak yang berwenang. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam c.000. Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan b. maka bidang yang bersangkutan akan dikenakan denda sebesar Rp 10. Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah berlangsungnya acara d.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris a.00 *Untuk pemeliharaan inventaris kepada pihak kesekretariatan S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 21 . dalam hal ini staff kesekretariatan b. Melaksanakan tata tertib kesekretariatan d. maka peminjam wajib menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut b. keamanan dan ketertiban kesekretariatan c. Peminjam harap mengkonfirmasikan apabila inventaris sudah dikembalikan Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan a. Apabila tidak melaksanakan tugas piket. Menjaga kebersihan.

Rapat Kerja dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA. Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait. c. f. e. f. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia. d. Pengantar Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Undangan Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Pimpinan Eksekutif lainnya. b. Undangan Rapat a. g. b. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 22 . Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Kepala / Sekretaris Bidang(kondisional) dan kemudian diberitahukan kepada setiap anggota Bidangnya. Undangan Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh Ketua HIMA. Undangan Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh Ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada seluruh pengurus HIMA. c. didampingi oleh Panitia SC. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Ketua Bidang. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND. Rapat Istimewa dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA. Pimpinan Rapat a. e. 2. selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND PERIODE 20102011 dapat mengetahui hasil rapat tersebut. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND atau Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang. g. d. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau anggota Bidang yang diberikan wewenang.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR RAPAT 1. 3. Rapat Koordinasi dipimpin oleh Ketua HIMA atau Sekretaris Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh ketua HIMA. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia. Undangan rapat Istimewa dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Pengurus Inti lainnya. Hasilhasil rapat.

Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang. 5.) I. b. Pimpinan Rapat IV. f. Notulen V.. e.... Format Berita Acara Rapat Berita Acara Rapat (nama rapat. Berita Acara Rapat Kepanitian dibuat oleh Sekretaris kegiatan. d. Berita Acara Rapat a. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum. Hasil / Rekomendasi Rapat : _____________________________ S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 23 . Berita Acara Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung oleh Ketua HIMA. Waktu dan Tempat II. Jumlah Peserta Rapat VI. Tempat III. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum. g. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum. Agenda Rapat : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ : _____________________________ _____________________________ *Lampirkan Absensi Peserta Rapat VII. c..Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 4. Berita Acara Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung oleh Ketua HIMA.

halal dan tidak mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA TEKPEND.. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan. Dana Taktis dan Sumber Dana Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan untuk pengeluaran rutin. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan SOP kepada bendahara umum. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dana pada bendahara umum.dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500. Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif. pengeluaran sehari-hari serta keperluan pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA TEKPEND. pengeluaran harus jelas serta diketahui dan disetujui oleh Ketua Hima. a.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB V STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEUANGAN 4. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam raker. Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana 1. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus HIMA TEKPEND selama periode bejalan. 3. 5.000. musibah. Diajukan paling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp 500. b. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan atau donatur.maka diajukan minimal 2 x 24 jam Catatan : Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja.000. inovatif. 2.. 2. atau bencana alam. Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh seluruh Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang berstatus mahasiswa masih aktif. B. A. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 24 . Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang. Syarat Pengajuan Permintaan Dana: a. Contoh : Berita duka.

maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan membuat surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua Hima. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya belum diserahkan. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana dalam waktu dekat. baik itu proposal. bendahara umum melakukan pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2 rangkap. belum tentu sepenuhnya dapat dicairkan. Loss Sharing 1. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai format yang telah ditentukan (Lampiran A).Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 b. e. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut : S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 25 . c. 4. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi. Bukti-bukti pengeluaran dana 3. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang disusun berdasarkan tanggal. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan Pertanggungjawaban pada kesekretariatan. 2. D. jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan ketua hima bersama bendahara umum). Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang telah ditentukan. 2. d. Bukti-bukti pemasukan dana b. Dokumen pendukung yang dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu : a. Ketentuan Pencairan Dana 1. Laporan Keuangan 1. (catatan: seluruh anggaran yang diajukan dalam proposal. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan. C. 2. E. surat menyurat. Satu rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. Setelah disetujui oleh ketua hima. 5. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan ditambahkan.

Rp 1. 2.000 dilengkapi dengan materai Rp 3. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Bukti Pengeluaran yang bernilai> Rp 5. Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid. tiket atau kupon c. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh HIMA TEKPEND. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU. e. spidol. nomor telepon pihak pemberi dan penerima uang tercantum dengan jelas Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima Untuk penerimaan antara Rp 500.d. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang a. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. alamat.000. kwitansi. yang ditujukan untuk menghindari loss sebelum kegiatan terlaksana.000. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H1 sebelum kegiatan Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke konsep acara. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut : 1. jabatan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 a.000 s.000 Cap lunas atau cap perusahaan Tanda tangan pihak yang berkepentingan Nama jelas pihak yang berkepentingan Bukti pembayaran perusahaan. tinta) dan mudah untuk dibaca d. maka kekurangan dana akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain yang masih tersisa (subsidi silang) F. semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA TEKPEND. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen (pulpen. b. Aturan Tambahan Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. b. S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 26 . Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X. 3. Umum Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi. MoU harus memiliki atribut sbb : Diberi nomor urut Tanggal penerimaan Nama.000 harus menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) - c.

(d). f. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. g. e. tidak rusak. b. c. bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain). Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon. tidak basah. (e) dan (f). kwitansi. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan. d. struk. tidak boleh disambung.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 a. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulepen. Nama Wartel Jumlah biaya telepon Nomor telepon yang dituju Nama penelepon Siapa yang dituju Untuk keperluan apa Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan menggunakan point (c). tinta) dan mudah untuk dibaca. maka bukti tersebut harus mengungkapkan : i. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang signifikan. faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan. alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut : Kepala (kop) surat Mencantumkan tanggal pengeluaran kas Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas h. Untuk pembuktian biaya perjalanan. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X. harus dicatat : Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan Program kerja yang dilakukan Tanggal perjalanan Tujuan perjalanan Sarana serta biaya Contoh : S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 27 . spidol. j. baik secara operasional maupun nonoperasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya. boxy. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel.

yang tidak ada memo agar bukti dapat kemudian. Untuk pembuktian transaksi lainnya transaksinya. catatan tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti. Caheum-Cibiru (Rp dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi. l. m. Jika hal tersebut terdapat dalam tanda bukti. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan Nama Kegiatan Tanggal Tujuan Rute 4000) : Kiki Pratama : Ngorbit Ormawa : 25 Juni 2010 : kampus Daerah Cibiru : Ledeng-Caheum (Rp 4500). maka harus dibuat dipertanggungjawabkan (lampiran B) Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas). S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 28 . 25 Juni 2010 (TTD) Kiki Pratama NIM k. G. Penutup Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara Umum Bandung. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 n. maka tanda bukti tersebut tidak valid.

Rp 100.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran A) Contoh: Catatan: LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN “PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND” Hari/Tgl Senin.Rp 215.Rp 25.Rp 240.000.000.Kredit Saldo Rp 250.000. Saldo akhir S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 29 .Rp 15.Rp 10.000. 25 Agustus 2010 Fotokopi handout Snack pemateri Plakat Selasa.Rp 75.Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.100 5 5 Keterangan Kas Hima Harga Jumlah Debet Rp 250.Rp 63.000.000.000.Rp 5.000.000.000.000.Rp 140.000.000. 26 Agustus 2010 Sewa Tempat Fotokopi laporan kegiatan Rp 100.000.20 Rp 2.000.Rp 65.Rp 63.Rp 75.

13 Desember 2010.000. Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 (Lampiran B) Contoh: MEMO Saya yang bertanda tangan dibawah ini adalah Nama : Contoh Nama Lengkap NIM : 123456 Jurusan : Kurikulum dan Teknologi Pendidikan Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15. 25 Desember 2010 Ttd Contoh Nama Lengkap S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 30 . Bandung..dari bendahara dan saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu.

Demi keefektifan penyampaian informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi. jadi maksudnya informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada target. B.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 BAB VI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM KOMUNIKASI Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiaptiap penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki kewajiban untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang dipimpinnya (tree branch). Pengantar Dalam sebuah organisasi. nilai sebuah informasi begitu penting dan malah bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi. Kode Pesan / Informasi Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana berikut: Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat / izin oleh pimpinan: * Target sesuai kode  Jaringan Komunikasi Dinamis S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 31 .(one to all) Alurnya adalah: *Sekbid sifatnya opsional *Untuk jarkom kepanitiaan disesuaikan C. Alurnya adalah: A. Alur Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut:  Jaringan Komunikasi Statis Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung. tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan.

Maksud: a.0809244 Mengetahui. Desember 2010 D. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan: 1. Isi Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten.Standar Operasional Prosedur HIMA TEKPEND 2010-2011 Jaringan Komunikasi Statis Kode JTS1 JTS2 JTS3 JTS4 Lingkup Pihak Yang Menerima Pimpinan Eksekutif Pimpinan Eks + Kepala Bidang Pimpinan Eks+Kabid+Kabir Seluruh Pengurus b. Jam)(Disesuaikan dengan maksud) 4. Salam / kata sapaan lainnya. Jaringan Komunikasi Dinamis Kode JTD1 JTD2 Batasan Pihak Yang Menerima Kabir&Kastaf Staf Ditetapkan di Bandung. Tanggal. 2. 3. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya. Rapat (Agenda dilampirkan / diberitahukan) Lutfi Maulidi NIM. maka dibuatlah standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Waktu (Hari. Kode pesan / informasi. Pemberitahuan Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Ketua HIMA TEKPEND S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 32 . Tempat(Disesuaikan dengan maksud) 5. Undangan ( Wajib / Biasa) c.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->