Professional Documents
Culture Documents
HIMA TEKPEND
2010-2011
Standar Operasional Prosedur
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel,
HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011 transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.
C. Tujuan
menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standar 1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan
Operasional Prosedur” yang selanjutnya disebut SOP. permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi.
SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka 2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan
yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama Himpunan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 1
Standar Operasional Prosedur
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 2
Standar Operasional Prosedur
i. Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi
HIMA.
ii. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi. c. Rapat Pengurus Inti
iii. Penjelasan AD, ART, GBPK, dan SOP. 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal
iv. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang. bulan.
v. Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program Kerja. 2) Diikuti oleh Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan
vi. Pembahasan anggaran keuangan. semua Kepala Bidang (jika berhalangan hadir digantikan dengan
b) Rapat Kerja II sekbid atau orang yang diberi kepercayaan).
i. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode). 3) Agenda
ii. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus. a) Silaturahim pengurus inti.
iii. Analisis dan Pembahasan program. b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan
iv. Rekomitmen Pengurus. dilaksanakan.
v. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan). c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.
b. Rapat Pimpinan
d. Rapat Bidang
1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal
1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan.
bulan
2) Agenda
2) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara
a) Silaturahim anggota Bidang.
Umum.
b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.
3) Agenda
c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.
a) Silahturahim pimpinan eksekutif.
d) Strategi pencapaian program.
b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan
dilaksanakan
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 3
Standar Operasional Prosedur
g. Rapat Istimewa
1) Dilaksanakan secara Insidental
2) Agenda:
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 4
Standar Operasional Prosedur
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 5
Standar Operasional Prosedur
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 6
Standar Operasional Prosedur
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 7
Standar Operasional Prosedur
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 8
Standar Operasional Prosedur
Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan Format Pasca Kegiatan
pada rapat panitia yang pertama.
PETUNJUK
WAKTU &
NO KEGIATAN SARANA TEKNIS PJ
TEMPAT
D. Pelaksanaan Kegiatan KEGIATAN
1. Kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang sudah
Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun
dipersiapkan laporan kegiatan. Dibuat setelah kegiatan selesai.
2. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan
mencatat hal-hal yang dianggap penting. F. Laporan Kegiatan
Format Pelaksanaan Kegiatan 1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun
laporan pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari
PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN
N WAKTU & SARA P (staf Sekretaris) dan Bendahara.
KEGIATAN
O TEMPAT NA PRA PELAKSAAAN PASCA J
ACARA ACARA 2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA TEKPEND
periode 2010-2011 melalui Biro Kestari (staf Sekretaris) dalam bentuk
a. Laporan yang sudah di print, disertai lampiran sebagai berikut :
Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, 1) Susunan Kepanitiaan
oleh ketua pelaksana dan panitia. 2) Susunan Acara
3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan 6) Daftar hadir peserta dan panitia
dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. 7) Administrasi dan arsip surat menyurat
4. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis 8) Pamplet dan hasil dokumentasi
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 9
Standar Operasional Prosedur
I. Pendahuluan : _____________________________
II. Nama Kegiatan : _____________________________
III. Tujuan Kegiatan : _____________________________
IV. Waktu dan Tempat : _____________________________
V. Peserta Kegiatan : _____________________________
VI. Nara Sumber Kegiatan : _____________________________
VII. Gambaran Kegiatan : _____________________________
(persiapan, pengorganisasian dan
pelaksanaan)
VIII. Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________
IX. Rekomendasi Kegiatan : _____________________________
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 10
Standar Operasional Prosedur
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 11
Standar Operasional Prosedur
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 12
Standar Operasional Prosedur
C. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat
a) Sumber Daya Manusia pemilahan, mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA
Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari TEKPEND, Sekretaris, Kabid, Sekbid dan Biro.
Sekretaris Umum, Staf Kestari dan sekretaris Bidang. 2) Pencatatan/pendokumentasian surat
b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat
a. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertas- masuk. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan :
kertas. a) Nomor urut
b. Perangkat komputer dan printer, internet (dalam kondisi ideal) b) Tanggal masuk
c. Peralatan kantor/alat tulis c) Nomor surat
d. Papan tulis/papan pengumuman d) Asal surat (pengirim)
e. Meja/kursi/tikar/spanduk e) Tujuan
f. Alat-alat kebersihan f) Perihal
g. Alat komunikasi : telepon atau handphone. g) Keterangan
D. Pengelolaan Surat
Format Buku Registrasi Surat Masuk
Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat
disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung No. Tanggal Pengirim Tanggal Perihal Tujuan Lampiran Ket
Masuk dan dan No.
jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari.
Alamat Surat
1. Surat masuk
1) Penerimaan Surat
Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu
disortir, mana yang merupakan surat organisasi, surat
pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. Surat organisasi 3) Penyampaian Surat
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 13
Standar Operasional Prosedur
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 14
Standar Operasional Prosedur
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 15
Standar Operasional Prosedur
Misalnya, surat undangan yang dikeluarkan Bidang PSDO untuk pengurus B. Kode berkas surat (SKP)
HIMA Tekpend pada bulan Agustus Tahun 2010. C. Pihak yang mengeluarkan
Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA TEKPEND/VIII/2010 D. Kode lembaga
2. Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA E. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)
TekPend. F. Tahun pembuatan surat
Misalnya, surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M Contoh :
untuk Pemerintah Kota Bandung pada bulan Agustus Tahun 2009. (karena SK tentang pengangkatan pengurus HIMA TEKPEND periode 2010-2011
Biro P2M berada di bawah BP3M, maka pihak yang mengeluarkan adalah Nomor : 01/SKP/A1/HIMA TEKPEND/VI/2008
BP3M).
Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA TEKPEND/VIII/2009 SURAT KEPANITIAAN
Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G
SURAT KHUSUS A. Nomor Surat
Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Setiap Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan
surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMA TEKPEND periode 2010- tersebut.
2011 memuat urutan-urutan sebagai berikut : B. Kode Berkas Surat
1) Memperhatikan C. Lingkup Surat
2) Menimbang D. Pihak Yang Mengeluarkan
3) Mengingat Panitia kegiatan
4) Memutuskan E. Kode Lembaga
5) Menetapkan F. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi)
G. Tahun Pembuatan Surat
Kode penulisan : A/B/C/D/E/F Contoh:
A. Nomor surat
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 16
Standar Operasional Prosedur
NIM : …………..
F. Wewenang Pembuatan Surat
1. Pihak yang membuat b. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat
Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. Tetapi bisa saja Bidang/luar umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat
Biro Kestari membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau
dan meminta nomor surat pada Staf Kestari. Pada intinya, setiap surat Sekertaris Umum dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan
yang keluar harus diketahui oleh Staf Kestari. dan Ketua HIMA.
Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki
Bandung, 1 Juli 2008
kestari sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan
Ketua HIMA TEKPEND, Ketua Bidang
kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini Staf Kestari hanya bertanggung jawab
untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi
bantuan yang diperlukan. xxxxxxxxxxxx xxx xxx xxx
NIM…………. NIM ………
2. Pihak yang menandatangani/menyetujui
Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama, ditandatangani
yaitu : oleh Ketua Pelaksana, Ketua HIMA dan Pejabat yang berwenang.
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh KETUA HIMA TEKPEND
PERIODE 2010-2011.
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 17
Standar Operasional Prosedur
c. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. Jika
ditandatangani oleh Sekertaris Umum dan Ketua HIMA. orang yang seharusnya tidak ada, maka dapat diatasnamakan dengan
langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 18
Standar Operasional Prosedur
1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang. 3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA
2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang sesuai SOP Rapat TEKPEND dan untuk dipublikasikan ke pengurus HIMA
HIMA Tekpend. TEKPEND lainnya. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out
3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang dan file.
kemudian diserahkan pada Biro Kestari sebagai laporan bulanan
tiap Bidang. c. Laporan Akhir Tiap Bidang
Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir
b. Laporan Bulanan Tiap Bidang. Bidang secara tertulis. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi
1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara dengan sistematika laporan sebagai berikut :
tertulis, yang diserahkan kepada Biro Kestari untuk selanjutnya 1) Pendahuluan
disampikan kepada Sekretaris, pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang, hal yang
TEKPEND PERIODE 2010 - 2011. melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan
2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut : dengan aktivitas Bidang.
a) Pendahuluan 2) Deskripsi Tugas
b) Laporan Perkembangan Bidang Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA
c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang TEKPEND PERIODE 2010-2011 kepada Bidang dalam rangka
d) Laporan keuangan mendukung keberlangsungan organisasi.
e) Evaluasi 3) Kondisi Objektif
f) Saran Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang,
g) Lampiran: biasanya berhubungan dengan kinerja Bidang, jumlah personil,
i. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi
ii. Berita Acara rapat Bidang yang diemban Bidang.
4) Program Kerja
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 19
Standar Operasional Prosedur
Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya
saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan
selama periode kepengurusan. organisasi.
5) Realisasi Program Kerja 8) Penutup
Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima
kepengurusan oleh Bidang. Pada bagian ini dicantumkan bagian- kasih.
bagian berikut : Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu
a) Nama Kegiatan sebelum Mumas HIMA TEKPEND PERIODE 2010 – 2011 dilaksanakan.
b) Tujuan Kegiatan Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file.
c) Waktu dan Tempat Kegiatan
d) Peserta Kegiatan I. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA TEKPEND
e) Narasumber kegiatan
Pengantar
f) Gambaran kegiatan
Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam
g) Alokasi dana
kegiatan administrasi. Dengan menginventarisasi, dapat diketahui asset
h) Hambatan-hambatan atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi.
i) Evaluasi dan rekomendasi Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam
kondisi yang baik. Oleh karena itu, dalam peminjaman dan
6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut.
Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota
yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki
Himpunan khususnya staff kesekretariatan.
kondisi, fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang
garapannya.
7) Saran dan Rekomendasi
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 20
Standar Operasional Prosedur
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 21
Standar Operasional Prosedur
BAB IV g. Rapat Istimewa dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum atau
pihak yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
3. Undangan Rapat
RAPAT
a. Undangan Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh
Ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada seluruh pengurus HIMA.
1. Pengantar
b. Undangan Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat
Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan
dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Pimpinan Eksekutif
mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Hasil-
lainnya.
hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut
c. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum atas
juga dimungkinkan semua pengurus HIMA TEKPEND PERIODE 2010-
mandat dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Ketua
2011 dapat mengetahui hasil rapat tersebut.
Bidang.
d. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Kepala / Sekretaris
2. Pimpinan Rapat
Bidang(kondisional) dan kemudian diberitahukan kepada setiap
a. Rapat Kerja dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum atau
anggota Bidangnya.
pihak yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA.
e. Undangan Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh
b. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND.
Ketua HIMA.
c. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA TEKPEND atau
f. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan
Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan wewenang.
diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.
d. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau
g. Undangan rapat Istimewa dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat
anggota Bidang yang diberikan wewenang.
dari ketua HIMA kemudian diberitahukan kepada Pengurus Inti
e. Rapat Koordinasi dipimpin oleh Ketua HIMA atau Sekretaris Umum
lainnya.
atau pihak yang diberi wewenang oleh ketua HIMA.
f. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh
Panitia SC, Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang yang terkait.
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 22
Standar Operasional Prosedur
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 23
Standar Operasional Prosedur
BAB V 4. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang
diperoleh oleh HIMA TEKPEND baik dalam bentuk sumbangan atau
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR donatur.
KEUANGAN
5. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang.
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 24
Standar Operasional Prosedur
b. Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam 2. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya
pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang telah belum diserahkan.
ditentukan. D. Laporan Keuangan
c. Setelah disetujui oleh ketua hima, bendahara umum melakukan 1. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai
pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2 rangkap. Satu format yang telah ditentukan (Lampiran A).
rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu 2. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang
rangkap untuk dokumentasi bendahara umum. (catatan: seluruh disusun berdasarkan tanggal. Dokumen pendukung yang dijadikan
anggaran yang diajukan dalam proposal, belum tentu sepenuhnya lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu :
dapat dicairkan, jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan a. Bukti-bukti pemasukan dana
ketua hima bersama bendahara umum). b. Bukti-bukti pengeluaran dana
d. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka 3. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu
waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta membutuhkan dana dalam rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya
waktu dekat, maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
membuat surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua 4. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali
Hima. kepada bendahara umum sebagai kas HIMA TEKPEND maksimal 2
e. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan minggu setelah berakhirnya kegiatan.
diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan 5. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan
ditambahkan. Pertanggungjawaban pada kesekretariatan.
E. Loss Sharing
C. Ketentuan Pencairan Dana 1. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan
1. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi, baik lebih kecil daripada pengeluarannya
itu proposal, surat menyurat. 2. Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut :
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 25
Standar Operasional Prosedur
a. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H- b. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU, kwitansi, tiket
1 sebelum kegiatan atau kupon
b. Ketua HIMA TEKPEND berhak mengintervensi sampai ke konsep c. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat
acara, yang ditujukan untuk menghindari loss sebelum kegiatan permanen (pulpen, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca
terlaksana. d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas
c. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan dana tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk
akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.
yang masih tersisa (subsidi silang) e. MoU harus memiliki atribut sbb :
- Diberi nomor urut
F. Aturan Tambahan - Tanggal penerimaan
Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. Laporan - Nama, jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi dan
keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid. penerima uang tercantum dengan jelas
Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut : - Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima
1. Umum - Untuk penerimaan antara Rp 500.000 s.d. Rp 1.000.000
Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan, semua jenis pendapatan dilengkapi dengan materai Rp 3.000
dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai - Cap lunas atau cap perusahaan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA TEKPEND. - Tanda tangan pihak yang berkepentingan
2. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang - Nama jelas pihak yang berkepentingan
a. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh - Bukti pembayaran yang bernilai> Rp 5.000.000 harus
HIMA TEKPEND. Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi perusahaan.
yang terdapat di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang 3. Bukti Pengeluaran
dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 26
Standar Operasional Prosedur
a. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan h. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut
keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan harus mengungkapkan :
pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. - Nama Wartel
b. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk, kwitansi, - Jumlah biaya telepon
faktur atau bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan. - Nomor telepon yang dituju
c. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat - Nama penelepon
permanen (pulepen, boxy, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca. - Siapa yang dituju
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas - Untuk keperluan apa
tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk i. Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau
mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya. kartu telepon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan
e. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak komunikasi telepon dengan menggunakan point (c), (d), (e) dan (f).
ada sobekan yang signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak, j. Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat :
tidak basah, bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan - Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan
bantuan orang lain). - Program kerja yang dilakukan
f. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan - Tanggal perjalanan
pelaksanaan kegiatan, baik secara operasional maupun non- - Tujuan perjalanan
operasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki - Sarana serta biaya
keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya. Contoh :
g. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta
mencantumkan hal-hal sebagai berikut :
- Kepala (kop) surat
- Mencantumkan tanggal pengeluaran kas
- Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 27
Standar Operasional Prosedur
n. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan
dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan tanggal
Nama : Kiki Pratama
Kegiatan : Ngorbit Ormawa transaksi.
Tanggal : 25 Juni 2010
Tujuan : kampus Daerah Cibiru G. Penutup
Rute : Ledeng-Caheum (Rp 4500), Caheum-Cibiru (Rp
4000) Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini
akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara Umum
Bandung, 25 Juni 2010
kemudian.
(TTD)
Kiki Pratama
NIM
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 28
Standar Operasional Prosedur
(Lampiran A)
Contoh:
Catatan:
LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.
“PELATIHAN ORGANISASI HIMA TEKPEND”
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 29
Standar Operasional Prosedur
(Lampiran B)
Contoh:
MEMO
Ttd
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 30
Standar Operasional Prosedur
* Target sesuai kode Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat /
izin oleh pimpinan:
Jaringan Komunikasi Dinamis
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 31
Standar Operasional Prosedur
D. Isi
Mengetahui,
Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten, maka dibuatlah
standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan Ketua HIMA TEKPEND
ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Berikut standar
minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan:
1. Kode pesan / informasi.
2. Salam / kata sapaan lainnya. Lutfi Maulidi
NIM.0809244
3. Waktu (Hari, Tanggal, Jam)(Disesuaikan dengan maksud)
4. Tempat(Disesuaikan dengan maksud)
5. Maksud:
a. Rapat (Agenda dilampirkan / diberitahukan)
S t a n d a r O p e ra si o n al P ro se d u r Hi ma T e k p e n d 2 0 1 0 -2 0 1 1 32