Professional Documents
Culture Documents
SEMARANG
TUGAS AKHIR
Oleh :
NIM : 3354302526
2005
PERSETUJUAN PEMBIMBING
Hari :
Tanggal :
Pembimbing I
Mengetahui
ii
HALAMAN PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah dipertahankan di depan sidang panitia Ujian Tugas
Hari :
Tanggal :
Penguji I Penguji II
Mengetahui :
Dekan,
Drs. Sunardi
NIP. 130367998
iii
SARI
iv
PERNYATAAN
Saya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benar –
benar hasil karya saya sendiri, bukan jiplakan dari karya tulis orang lain, baik
sebagian atau seluruhnya pendapat atau temuan orang lain yang terdapat dalam
Tugas Akhir ini dikutip atau dirujuk berdasarkan kode etik ilmiah.
Heppy Kurniawan
NIM. 3354302526
v
MOTTO :
1. Orang malas akan jatuh miskin, orang rajin akan menjadi kaya, orang
tidur saja pada musim panen akan mendatangkan malu pada dirinya”
(Amsal).
Kupersembahkan Kepada :
hal
vi
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa
dapat menyelesaikan Tugas Akhir dalam bentuk laporan yang sederhana dengan
Laporan Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat dalam
Semarang.
Laporan Tugas Akhir ini tidak akan terwujud. Oleh karena itu, perkenankanlah
Negeri Semarang.
3. Bapak Drs. Ade Rustiana, Msi Selaku Ketua Pengelola Program Studi
Negeri Semarang.
vii
4. Bapak Drs. Tarsis Tarmudji Selaku Dosen Pembimbing yang telah
5. Bapak Drs. Muhsin. Msi Selaku Dosen wali yang telah memberikan
6. Bapak Margono, Drs. Slamet Santoso BSc, Jumeno yang telah memberikan
butuhkan.
selalu mendukung dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, tidak lupa keluarga
Penulis mengakui bahwa dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini masih
terdapat kekurangan, maka dengan segala kerendahan hati tegur sapa dan
Akhirnya, penulis berharap pada pembaca laporan ini semoga ilmu yang
diperoleh dengan membaca laporan ini dapat digunakan untuk memperbesar bakti
Penulis
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL................................................................................................. i
PERSETUJUAN PEMBIMBING............................................................................. ii
SARI.......................................................................................................................... iv
PERNYATAAN........................................................................................................ v
DAFTAR ISI............................................................................................................. x
B. Permasalahan...................................................................................... 4
C. Tujuan................................................................................................. 5
D. Manfaat .............................................................................................. 5
ix
BAB II LANDASAN TEORI .............................................................................. 9
A. Pengertian Arsip................................................................................. 9
A. Metode Penelitian.............................................................................. 29
BAB V PENUTUP............................................................................................... 74
A. Kesimpulan ....................................................................................... 74
B. Saran .................................................................................................. 75
LAMPIRAN……………………………………………………………………….. 77
x
DAFTAR TABEL
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 5 : Pertopel…...…………………………………………………………... 58
Gambar 6 : Rafia…………………………………………………………………... 58
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 3 : Struktur Organisasi Perum Perhutani Unit I Jawa Tengah, Smg ........ 80
xiii
BAB I
PENDAHULUAN
baik itu perusahaan yang berskala besar maupun perusahaan yang berskala
kecil yang berstatus sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) maupun
Badan Usaha Milik Swasta (BUMS) baik yang bergerak dibidang Jasa,
Administrasi.
sebagai upaya untuk efesiensi dalam lapangan kerja yang semakin kompleks.
1
2
Perbekalan, Tata Usaha dan Perwakilan (The Liang Gie, 1980 halaman 3).
Namun dalam penelitian ini yang akan diungkapkan adalah Tata Usahanya
saja, karena didalam Tata Usaha sudah terdapat unsur lain yang membentuk
Administrasi.
diperlukan dalam suatu Organisasi. Salah satu tugas dari Tata Usaha dari
warkat-warkat.
Oleh karena itu Tata Usaha sering disebut juga sebagai pekerjaan Tulis
dapat ditemukan kembali dengan cepat. Prosedur atau pengelolaan arsip pada
suatu kantor berbeda satu dengan yang lainnya. Namun demikian tidak
prosedur bertujuan agar kegiatan kearsipan dapat berjalan secara teratur juga
efektif dan efisien. Pengelolaan arsip yang efektif dan efisien akan menjamin
3
diperjalankan. Jika hal ini selalu terjadi, sudah barang tentu mengurangi
keefisienan kerja.
yang cepat dan akurat. Pada lembaga pemerintahan dan swasta, informasi dan
informasi. Maka arsip harus disimpan dan di pelihara untuk generasi yang
Tampak jelas bahwa arsip memiliki peranan yang sangat penting yaitu
kehidupan kebangsaan, selain itu juga sebagai salah satu bahan penelitian
SEMARANG”.
B. Permasalahan
C. Tujuan
Semarang.
D. Manfaat
1. Bagi Penulis
2. Bagi Perusahaan
3. Bagi Fakultas
E. Penegasan Istilah
suatu kantor atau instansi tertentu dengan mendapatkan gaji atau upah.
Tengah, Semarang.
4. File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih
1996 : 10)
lembaran catatan atau bentuk lain (Sularso Mulyono dkk, 1985 halaman
2)
kembali dengan mudah dan cepat (Sularso Mulyono dkk, 1985 : 3).
7
sesuatu hal atau peristiwa yang di gunakan orang sebagai pengingat (alat
tersebut dengan cepat dapat di cari atau di ketahui tempatnya setiap kali
F. Sistematika Penulisan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari lima bab, yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
penulisan.
pembahasan.
BAB V : PENUTUP
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Arsip
tujuan tertentu.
istilah yang mempunyai arti. Disatu segi arsip berarti warkat yang disimpan
yang ujudnya dapat selembar surat, kwitansi, data statistik, dan lain-lain. Di
segi lain Arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan,
dokumen dan bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap
pada pernyataan ‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks
sebagainya. Istilah arsip diatas berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang
itu warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka
9
10
Menurut asal mula arsip dari bahasa Yunani “Archivum” yang artinya
tempat untuk menyimpan. Untuk istilah warkat yang dalam bahasa inggris
catatan baik dalam bentuk tulisan, rekaman, gambar atau bentuk lain yang
Dengan uraian konsep arsip, dapat ditarik kesimpulan, bahwa arsip perlu
sebagai bahan pengingat (arsip), tetapi perlu pengaturan cara dan prosedur
berikut ini :
dan cepat.
11
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian
dua :
1. Arsip Dinamis
umumnya.
Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai
2. Arsip Statis
umumnya. Arsip ini justru mempunyai sifat tarif nilai yang abadi,
Sebagai bahan baku informasi yang termasuk arsip dinamis yaitu : arsip
aktif dan arsip inaktif, sedangkan yang termasuk arsip statis adalah arsip
abadi (Archive)
¾ Arsip aktif adalah arsip yang bersifat dinamis atau arsip yang
A – Admininistrasi value
L – Legal value
F – Fiscal value
R – Research value
E – Educational value
D – Documentary value
Warkat atau sering disebut dengan istilah records adalah setiap catatan
tertulis, gambar atau rekaman yang memuat tentang sesuatu hal atau
pengumuman. Misalnya :
Misalnya :
a. Akte kelahiran
d. Kuitansi pembayaran
a. Laporan tahunan
peristiwa.
dikehendaki.
waktu, tenaga, biaya, dan hasil yang dicapai (The Liang Gie, 1980
halaman 57).
daya guna yang semaksimal mungkin baik dari segi waktu (kecepatan
disajikan).
Keterangan :
WK = Warkat ketemu
17
sistem penyimpanan arsip yang dimiliki masih cukup baik untuk jenis
halaman 12).
1. Sistem Abjad
sebagai berikut:
Arsip.
6. Sistem Wilayah.
tanggal.
wilayah tersendiri..
20
1. Mudah dilaksanakan
2. Mudah dimengerti
3. Hemat biaya
5. Mudah dicapai
arsip
8. Mempermudah pengawasan.
b. Peminjaman Arsip
organisasi /instansi.
ekstern, baik arsip aktif maupun arsip inaktif perlu dicatat secara
tertib.
peminjaman arsip ini, mengingat sifat arsip ini sebagai arsip tertutup.
Dalam pengertian bahwa arsip ini tidak semua orang boleh melihat
dan membacanya.
22
berrfungsi sebagai :
1. Bahan bukti atau alat pengingat bagi unit kearsipan atas arsip
yang di pinjam.
1. Pengamanan arsip :
eksternal.
Faktor internal :
rusaknya arsip.
Faktor Eksternal :
dengan hygrometer).
penyimpanan arsip.
2. Pemeliharaan arsip.
langsung.
microfilm.
a. Pengatuaran Ruangan
e. Kebersihan.
d. Penyusutan arsip.
dengan cara :
nasional.
yang berlaku.
e. Pemusnahan arsip.
1. Pembakaran arsip
lakukan secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu.
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Metode Penelitian
sumber data, waktu, dana yang tersedia, jumlah tenaga peneliti dan teknik
deskriptif kualitatif.
Objek kajian penelitian atau apa yang menjadi titik fokus dalam
suatu penelitian ini adalah upaya apa yang dilakukan guna Penataan
Semarang
29
30
kearsipan
C. Jenis Data
data :
1. Data Primer
penelitian Tugas Akhir ini. Data primer dalam penelitian ini diperoleh
2. Data Sekunder
1. Wawancara
tentang kearsipan.
2. Dokumentasi
Penataan Arsip”.
3. Observasi
harus di oleh supaya di dapatkan suatu data yang siap di sajikan menjadi
bermakna.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini teknik analisis data yang penulis
jawabkan kebenarannya.
BAB IV
HASIL PENELITIAN
A. Hasil Penelitian
perusahaan.
34
35
Perhutani Unit I Jawa Tengah dan Perum Perhutani Unit II Jawa Timur.
Pada tahun 1978 sesuai peraturan pemerintahan No. 2 tahun 1978 (NRI
1978 No. 2), maka ditetapkan Perum Perhutani Unit III Jawa Barat
Produksi Kawasan
4. Masa kemerdekaan
Tahun 1848 dua orang ahli kehutan dari Jerman yaitu Muller dan
tugas).
Pada tahun 1897 hutan jati mulai dijaga secara intensif yang
4. Masa kemerdekaan
(PP17/1961)
sampai sekarang.
keejahteraan masyarakat.
masyarakat.
dan kemandirian.
tahun 2004/2005
Perusahaan
3 Capeg 10 0 10
Perusahaan
s/d 04)
41
harian
Kontrak
Borongan
s/d 07)
atau pegawai.
tanggung jawab dan kerja sama antar bagian dalam suatu organiasi.
adanya garis hubungan dan tanggung jawab yang jelas, maka setiap
tugas.
garis dan staff adalah kekuasaan dan tanggung jawab dari tingkat tinggi
sampai yang terendah terpisah secara jelas dan tegas. Setiap atasan
42
Untuk struktur organisasi seksi SDM Perum Perhutani Unit I Jawa tengah
KEPALA
SEKSI SDM
Staf Pembinaan
pada gambar 2.
1. Kepala Unit
I Jawa Tengah.
telah dilaksanakannya.
pimpinan unit.
unit.
b. Wewenang
kelestarian.
pembangunan hutan.
pembinaan umum.
b. Wewenang :
hutan
hutan
produksi
b. Wewenang :
Biro Produksi
pembangunan lingkungan.
a. Tugas pokok :
Industri
keamanan agraria.
a. Tugas pokok :
pasar.
Pemasaran
a. Tugas pokok :
Perlengkapan
a. Tugas pokok
b. Wewenang :
pemeriksaan keuangan.
Biro Umum
wilayah unitnya.
wilayah unit
2. Reboisasi
air.
3. Pemeliharaan hutan
tinggi pada saat masa tebang untuk menjaga kesuburan tanah dan
4. Bidang industri
a. Industri Kayu
berikut :
perkara pidana.
b. Konsultasi hukum .
usaha dalam perusahaan tersebut. Secara umum bidang usaha atau jenis
52
masyarakat.
lainnya.
e. Bidang pemasaran
f. Bidang industri
tambah.
g. Bidang keuangan
keuangan perusahaan.
i. Bidang umum
lainnya.
sistem atau suatu rencana pegawai yang tepat, agar semua kegiatan bisa
berjalan dengan tepat dan baik sesuai dengan tujuan yang telah
ditetapkan.
1. Teknik operasional
2. Ketata usahaan
lainnya.
4. Letak Perusahaan
baik sesuai dengan rencana atau tidak, selain itu letak perusahaan akan
perushaan.
Perum Perhutani Unit I Jawa Tengah di Jl. Pahlawan No. 151 Semarang.
5. Perkembangan Perusahaan
perusahaan:
Jati : 307.924,53 Ha
Pinus : 186.027,04 Ha
Damar : 27.966,10 Ha
Mahoni : 9.561,57 Ha
Rhisopora : 17.540,45 Ha
Jumlah : 573.241,63 Ha
a. Perencanaan
b. Pemeliharaan hutan
5. Perlebahan
perusahaan
Isi berkas adalah dari awal dia bekerja sampai akhir yang
bersangkutan pensiun.
1. Boks Arsip
3. Filling Cabinet
4. Portepel
Gambar 5 : Pertopel
5. Rafia
Keterangan Gambar :
dan serangga
tersebut.
1). Ijazah
1. KPH Balapulang
2. KPH Blora
5. KPH Cepu
6. KPH Gundih
61
7. KPH Kebonharjo
transip Kph
¾ Staf (Karyawan)
Macam-macam Mutasi :
4. Pengiriman Berkas
kepegawaian:
a. Nama
b. Nomor NIP
c. Pangkat
d. Golongan
e. Jabatan
¾ Format 4 SIM-SDM
2000, 2001
a. Format 4 SIM-SDM
64
f. Surat lain-lain
¾ Ijazah
¾ Surat Nikah
C. Hasil Pembahasan
berikut :
Tata Kearsipan
1. Pencatatan arsip
KAUR. Staff)
2. Penyimpanan arsip
ditumpuk.
suspensi on filing.
berikut ;
a. Penemuan kembali.
dengan cara membaca tab – tab kartu klaper. Dari kartu klaper
dapat langsung diketahui ciri arsip yang berupa isi surat, nama
67
yang menyimpannya.
bersangkutan.
bersangkutan.
68
4. Pengamanan arsip
dan benda arsipnya tidak hilang. Pada dasrny arsip dinamis itu
arsip.
5. Pemeliharaan arsip
penyimpanan.
sesekali dilakukannya.
dimusnahkan.
a. Pembakaran Arsip
b. Pencacahan arsip
kertas yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip
khusus.
71
c. Penghancuran arsip
1. Administrasi Kepegawaian
Perusahaan
a. Kenaikan pangkat
b. Gaji Berkala
c. Pengangkatan Pegawai
c. Statistik Kepegawaian
dengan perlengkapan kantor, seperti : alat –alat tulis (buku dan pensil ).
Untuk alat – alat tulis dapat di peroleh di koperasi, sedangkan untuk arsip
a. Neraca
b. Pajak
c. Akuntransi
BAB V
PENUTUP
A. Simpulan
berikut :
B. Saran
74
75
kearsipan.
76
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN