PENDAHULUAN

A. Pengertian 1. Korespondensi (intern/ekstern) Proses atau sarana komunikasi melalui/menggunakan surat sebagai medianya. 2. Surat Sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain secara tertulis, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dalam suatu organisasi atau kantor. 3. Komunikasi (intern/ekstern) Suatu pesan yang dikirim oleh seseorang kepada orang lain sebagai penerima pesan melalui atau menggunakan sarana tertentu sebagai medianya, baik untuk memperoleh timbal balik maupun tidak. Komunikasi memiliki tiga aspek yang perlu diperhatikan: a. Komunikasi harus dipandang sebagai suatu proses. Adanya aliran informasi dalam pengiriman dan penerimaan pesan. b. Komunikasi menyangkut aspek manusia dan bukan manusia. c. Komunikasi menyangkut aspek informasi à segala sesuatu yang memiliki arti dan kegunaan bagi penerimanya. Aspek informasi/berita a. Berita yang bersifat audible Berita yang disampaikan melalui suara, misalnya radio, telepon, handy talky dan lain-lain). b. Berita yang bersifat visual Berita yang disampaikan dengan melalui penglihatan, misalnya surat, faksimil, pengumuman dan lain-lain). c. Berita yang bersifat audiovisual Berita yang disampaikan melalui suara dan penglihatan, misalnya televisi, film, slide) B. Fungsi Surat Selain sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai: 1. Alat bukti tertulis/bukti hitam di atas putih. 2. Alat pengingat. 3. Bukti historis. 4. Duta organisasi. 5. Pedoman. 6. Pemendek jarak, penghemat tenaga/waktu. 7. Jaminan keamanan. 8. Alat promosi. C. Materi Surat Secara fisik pembuatan surat biasanya menggunakan kertas jenis HVS berwarna putih dengan ukuran kuarto/A4 (215 x 297 mm) dan ukuran folio dengan (215 x 330 mm). D. Syarat Surat yang Baik 1. Obyektif. 2. Sistematis susunan isi suratnya. 3. Ditulis dengan kaidah bahasa Indonesia yang baku. 4. Kata-kata yang digunakan harus tepat, agar tidak menimbulkan pengertian yang berbeda. 5. Singkat dan praktis. a. Tidak bertele-tele. b. Bahasa menggunakan sedikit kata, namun dapat dimengerti artinya. c. Penulis mampu menggunakan kata-kata tersebut. d. Kata-kata yang digunakan sederhana dan umum (bukan kata-kata asing/daerah). e. Tidak menggunakan singkatan yang tidak lazim. 6. Jelas (5 W + 1 H). 7. Lengkap isinya. 8. Sopan/ramah dalam berbahasa. 9. Menarik wujud fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya). Untuk dapat memenuhi syarat-syarat surat yang baik, seseorang perlu memiliki: 1. Penguasaan permasalahan yang akan ditulis. 2. Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan pokok permasalahan tersebut. 3. Penguasaan bahasa tulis. 4. Pengetahuan yang luas tentang surat-menyurat. E. Bahasa Surat Bahasa surat dalam surat bisnis haruslah ditulis secara singkat dan sederhana. Aturanaturan bahasa harus dipahami, diantaranya adalah: 1. Kata yang penting/dipentingkan diletakkan di depan, yang kurang penting/keterangan di belakang. Contoh: buku ini, hari ini, terima kasih banyak.

1
Created by MasWend buatmaswendi@gmail.com

maka kepanjangannya ditulis terlebih dahulu.com . merupakan gabungan dari suku kata dan huruf. Penulisan kata di dan ke Apabila kata-kata tersebut merupakan awalan. maka penulisannya dipisah dengan kata berikutnya.. semua karyawan. pascasarjana 10. beberapa. Contoh: Polwan.. Menjadi keterangan pada kata-kata yang mengatakan himpunan. seperti sepuluh. apabila menjadi kata depan. yaitu dalam satu kalimat terdapat dua kata atau lebih yang mempunyai arti sama.. yaitu untuk menunjukkan sifat tidak menonjolkan diri. maka penulisan awal kata dengan huruf kapital hanya pada awal kalimat saja. d. seperti para. sda. Contoh: dll. 3. Apabila digantikan dengan kata ganti penulisannya tidak dirangkai dan tidak dapat disisipi kata lain diantara kedua kata tersebut. Bappeda.n. Akronim bukan nama diri berupa gabungan huruf. Contoh: rapim (rapat pimpinan). selusin dan sebagainya. perkumpulan. maka penulisannya dirangkai dengan kata berikutnya. setiap huruf diikuti dengan tanda titik Contoh: u. perserikatan. seperti serikat. sekalian. d. jadi bukan: banyak mobil-mobil. suku kata atau gabungan huruf dan suku kata dari deret kata seluruhnya ditulis dengan huruf kecil kecuali bila kata tersebut berada di awal kalimat. Contoh: banyak mobil. Untuk menunjukkan jamak digunakan kata banyak. merupakan gabungan suku kata. Akronim nama diri yang berupa gabungan suku kata atau gabungan huruf dan suku kata dari deret kata diawali dengan huruf kapital. Penggunaan bentuk pasif Bentuk pasif dapat digunakan dalam korespondensi.p.2. Sudah ditentukan dengan kata yang menyatakan banyak. c. Contoh: prasejarah. Penulisan akronim/singkatan a. Dalam kalimat sudah ada kata yang menunjukkan banyak. Kata sapaan Penulisan kata sapaan harus diawali dengan huruf kapital walaupun berada di tengah kalimat kecuali kalau kata sapaan tersebut berubah menjadi kata benda. sbb. Sudah tentu bilangannya. Apabila akan ditulis dengan kepanjangannya. DIP. c. sejak jaman dahulu kala 6.. Akronim umum yang terdiri atas tiga huruf atau lebih diikuti satu tanda titik. Contoh: disebabkan karena sangat menyesal sekali mulai dari waktu ini. ketemu Namun. beberapa. Akronim umum yang terdiri atas dua huruf. lima negara-negara Kita juga harus berhati-hati apabila akan menggunakan kata ulang untuk menunjukkan jamak atau banyak. Gabungan kata 9.. Ejaan kata Contoh: menunjukkan bukan menunjukan 5. u. Kata benda dalam bahasa Indonesia tidak mempunyai bentuk jamak.a. dst. semua dan sebagainya atau disebut jumlahnya. Penulisan kata pra dan pasca Penulisan kata-kata tersebut dirangkai dengan kata berikutnya. a. Akronim nama resmi lembaga pemerintahan dan ketatanegaraan. semua karyawan-karyawan. Gejala pleonasme (penggunaan kata yang berlebihan. Contoh: kuda-kuda à menyerupai kuda Kata bentuk ulang tidak dipakai jika: a. Contoh: diterima/kuterima à saya terima atau kami terima Kami telah terima à Telah kami terima 4. Contoh: Sebagai bahan pertimbangan Bapak Surat Saudara telah kami terima Kabar bapak saya baik 7. kaum. b. persatuan dan sebagainya. lima negara. segala dan sebagainya. badan organisasi dan nama dokumen yang terdiri atas huruf awal kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak diiukti dengan tanda titik. ke toko 8. semua. d. Contoh: diantar. tetapi lebih mengutamakan penerima surat. DPR Pertemuan Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) dengan para menteri berlangsung lama b. e. rudal (peluru kendali).. Contoh: GBHN.b. karena kata ulang dalam bahasa Indonesia dapat berarti pula “yang serupa/menyerupai” atau “semacam”. tilang (bukti pelanggaran) 2 Created by MasWend buatmaswendi@gmail. Contoh: di kantor.

Cet. Surat-surat Lengkap (Complete Letters): Surat-surat untuk Berbagai Keperluan. II. 3. Komposisi kalimat berarti cara-cara untuk menyusun/membentuk suatu kalimat yang baik. 2005. f. 1985. Penerbit Andi. Penyusunan kalimat Semua surat harus menggunakan susunan kalimat yang baik. tentang dan dalam tidak boleh diletakkan di awal kalimat. IX. Kata sedangkan. Kehematan. Budi Rahardjo & Joko Irawan Mumpuni. Penyusunan alinea Daftar Pustaka: 1. Suhanda Panji. Kata bersama ini digunakan apabila dalam surat yang disampaikan ada sesuatu yang disertakan/dilampirkan. Kata bagi. Kebakuan. Dasar-dasar dalam penyusunan kalimat: a. e. Jakarta. yaitu memilih kata yang sudah ditetapkan atau merupakan standar dalam ragam bahasa baku. 2. Tidak menggunakan kata ganti yang berlebihan. 2. ketika. sehingga. Yogyakarta. Penerbit Setia Kawan. agar. yaitu kata-kata yang umum digunakan dalam surat-menyurat. Ketepatan. serasi dan runtut/sambungmenyambung. Keumuman. Kehalusan makna. H. d. Komposisi Kalimat Kata komposisi berasal dari kata bahasa Inggris to compose yang artinya menyusun atau membentuk. kata yang dipilih disesuaikan dengan siapa orang yang dituju. Penggunaan kata sapaan harus konsisten. sebelum. Dasar-dasar Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Surat Menyurat dengan Microsoft Word. Drs. b. YS Marjo. Penerbit Karya Utama. XII. kata-kata yang diungkapkan harus terkait dengan santun dan nilai rasa bahasa. 3. kata-kata yang dipilih tidak menggunakan kata-kata yang mubazir (gejala pleonasme) dan tidak perlu panjang lebar. kepada. e.F. Penggunaan urutan kata dalam kalimat biasanya disebabkan karena pengaruh bahasa asing dalam bahasa Indonesia.com . 3 Created by MasWend buatmaswendi@gmail. 2000. b. walaupun. Cet. c. dan. Terdapat tiga dasar komposisi kalimat yang harus diketahui. situasi dan kondisi. Pilihan kata Katagori pilihan kata berdasarkan: a. Isi surat. c. d. sesudah tidak boleh mengawali kalimat tunggal. Jakarta. Ed. yaitu: 1. untuk.