P. 1
Rangkuman Manajemen Logistik

Rangkuman Manajemen Logistik

|Views: 4,631|Likes:
Published by hengky fitrayco

More info:

Published by: hengky fitrayco on Mar 07, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/04/2014

pdf

text

original

PENGENDALIAN PERSEDIAAN (Inventory Control

)
PENDAHULUAN Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory control), karena kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance). Sebuah perusahaan manufaktur tidaklah terlepas dari persoalan inventori yang seringkali terjadi kesulitan. Kesulitan tidak hanya terjadi karena banyaknya kesalahan manusia dalam mencatat tetapi juga kesulitan yang ditimbulkan karena tata letak yang tidak diatur dengan baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari gudang. Kesulitan – kesulitan tersebut di atas bisa diatasi dengan adanya sistem inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan secara terkomputerisasi. Penelitian mengenai sistem pengendalian persediaan telah menjadi satu fokus penelitian yang menarik. Kondisi ini disebabkan karena faktor biaya persediaan merupakan salah satu komponen biaya modal yang terbesar. Beberapa penelitian mengenai persediaan ini antara lain yang dilakukan oleh Tarim & Kingsman (2005) yang membahas mengenai sistem pengendalian persediaan (R,s) pada lingkungan permintaan yang bersifat non stationary stochastic. Tang & Grubbstrom (2005) membahas penentuan titik pemesanan kembali pada beberapa pola distribusi, sedangkan Sven Axsater (2005) membahas mengenai kebijakan continuos review (R,Q) dengan lead time permintaan yang berdistribusi normal. Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu).

1

Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi, yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi karena perusahaan memiliki persediaan yang banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam dalam persediaan), sewa gudang, kerusakan/kehilangan. Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya akibat kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya harga karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, dan tidak tersedianya produk jadi untuk pelanggan. Jika tidak memiliki persediaan produk jadi terdapat 3 kemungkinan, yaitu : 1. Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak). Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh keuntungan. 2. Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak ada. 3. Yang terparah jika pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen. Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu biayabiaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak penempatan pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya tersebut antara lain : biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi dan penempatan pesanan, biaya pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan bahan/barang. Pengertian dan Jenis-jenis Persediaan Persediaan (inventory) adalah bahan-bahan atau barang (sumberdayasumberdaya organisasi) yang disimpan yang akan dipergunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya : untuk proses produksi atau perakitan, untuk suku cadang dari peralatan, maupun untuk dijual. Walaupun persediaan hanya merupakan suatu biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan persediaan, dan biaya

2

sumber dana yang menganggur, akan tetapi dapat dikatakan tidak ada perusahaan yang beroperasi tanpa persediaan. Berdasarkan kepada fungsinya persediaan dikelompokkan menjadi: 1. Lot-size-inventory, yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Cara ini dilakukan dengan tujuan : memperoleh potongan harga (quantity discout) karena pembelian dalam jumlah yang besar, dan memperoleh biaya pengangkutan per unit yang rendah. 2. Fluctuation stock, merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi permintaan yang tidak bisa diramalkan sebelumnya, serta untuk mengatasi berbagai kondisi tidak terduga seperti : terjadi kesalahan dalam peramalan penjualan, kesalahan waktu produksi, kesalahan pengiriman. 3. Anticipation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan seperti mengantisipasi pengaruh musim, dimana pada saat permintaan tinggi perrusahaan tidak mampu menghasilkan sebanyak jumlah yang dibutuhkan. Disamping itu juga persediaan ini ditujukan untuk mengantisipasi kemungkinan sulitnya memperoleh bahan sehingga tidak menggangu operasi perusahaan. 4. Berdasarkan bentuk fisiknya, Persediaan dapat dibedakan menjadi 5 jenis persediaan, yaitu: 1. Bahan baku adalah barang-barang berwujud (seperti : kayu, tanah liat, besi) yang akan digunakan dalam proses produksi. Barang tersebut bisa diperoleh dari sumber alam, dibeli dari para pemasok, atau dibuat sendiri untuk dipergunakan dalam proses selanjutnya. 2. Komponen adalah bagian produk yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung akan dirakit. 3. Bahan pembantu adalah barang atau bahan yang dipergunakan di dalam proses produksi, akan tetaapi tidak merupakan bagian daari produk akhir. 4. Barang dalam proses atau barang setengah jadi, adalah seluruh barang / bahan yang telah mengalami pengolahan (merupakan hasil dari suatu proses) akan tetapi masih harus mengalami pengolahan lebih lanjut untuk siap menjadi produk jadi. 5. Barang jadi adalah seluruh barang yang telah mengalami pengolahan dan telah siap di jual kepada konsumen. Selain itu, persediaan juga dapat dibedakan menjadi:

3

1.

Persediaan Surplus (surplus inventory/surplus stock), adalah suatu kondisi

persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu dan nyaris tidak terpakai. Hal ini disebabkan adanya kesalahan perkiraan inventory yang dibutuhkan pada saat itu. Akan tetapi dengan manajemen inventory yang tepat surplus inventori dapat diberdayakan kembali sebagai anticipation stock maupun fluctuation stock. Surplus persediaan yang dianggap berlebih dan dalam keadaan slow moving kearah idle dapat terjebak ke dalam daerah dead stock. Penyebab terjadinya surplus: a. Kesalahan perhitungan peramalan (forecast) yang akan datang. Sehingga mengakibatkan pembelian yang terlalu banyak. b. Perubahan program kerja. c. Perubahan proses produksi. d. Pencatatan data persediaan yang kurang akurat. e. Terlalu banyak menetapkan persediaan pengaman (buffer stock). f. Pembelian barang yang tidak standar. Pemberdayaan surplus inventori dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Transfer material, merupakan tindakan pengalihan material dari satu unit produksi ke unit produksi yang lain atau antar perusahaan yang menggunakan material yang sama. b. tujuan. c. d. Buy back, tindakan untuk pembelian oleh agen atau distrinutor Substitusi, tindakan untuk menukar material yang ada dengan kembali sesuai dengan harga yang disepakati. material lain yang dianggap masih diperlukan senilai dengan material yang berlebih. 2. Dead stock, merupakan suatu kondisi persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu dan sama sekali tidak terpakai. Dead stock juga dapat dikatakan sebagai persediaan yang terbuang. Penyebab terjadinya dead stock : Tukar tambah (trade in), merupakan tindakan tukar menukar material dengan pihak lain agar memperoleh barang sesuai dengan fungsi dan

4

a. b. c. d. e. a. b. c. d. e. f. g.

Persediaan surplus yang terlalu lama tidak digunakan sehingga Material yang sudah kadaluarsa Material yang dibeli tidak sesuai dengan standar Kerusakan selama penyimpanan. Dan lain-lain Menghilangkan / mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan Menyesuaikan dengan jadwal produksi Menghilangkan / mengurangi resiko kenaikan harga Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan Mendapatkan keuntungan dari quantity discount Komitmen terhadap pelanggan.

mengurangi kualitas material.

Fungsi persediaan.

5

MODEL-MODEL PERSEDIAAN
Model Persediaan Deterministik (Deterministic Inventory)
Definisi Inventori  Stok barang dalam suatu waktu yang merupakan aset nyata (tangible asset) yang dapat dilihat dan diukur.  Sumber daya menganggur yang menunggu proses lebih lanjut. Tipe Inventori  Bahan Mentah (Raw material)  Work-in-progress  Komponen atau part  Barang jadi  Fixed Order Size Models  Economic order quantity  Production order quantity  Quantity discount  Incremental discount  Batch Type Production System  Fixed Order Interval System Tujuan: Minimasi Total Inventori Cost yaitu Menentukan Economic Order Quantity.

Informasi Yang Dibutuhkan  Peramalan Permintaan  Biaya Inventori  Lead Time Fixed Order Size Models kapan dan berapa banyak untuk pesan. Demand Sudah Pasti diketahui.  EOUkuran lot yang harus dipesan/dibuat sehingga meminumkan total biaya inventori.

6

MODEL EOQ (Economic Order Quantity) Economic Order Quantity (EOQ) atau Economic Lot Size (ELS) merupakan suatu metode manajemen persediaan paling terkenal dan paling tua. Diperkenalkan oleh FW. Harris sejak tahun 1914. Model ini dapat dipergunakan baik untuk persediaan yang dibeli maupun yang dibuat sendiri, dan banyak digunakan sampai saat ini karena penggunaannya relatif mudah. Model ini mampu untuk menjawab pertanyaan tentang kapan pemesanan/pembelian harus dilakukan dan berapa banyak jumlah yang harus dipesan agar biaya total (penjumlahan antara biaya pemesanan dengan biaya penyimpanan) menjadi minimum. Economic Order Quantity adalah jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian. Persoalan sebenarnya dalam EOQ, yaitu: 1. 2. Berapa jumlah yang harus dipesan. Berapa lama waktu interval antara pesanan pertama dengan pesanan

berikutnya yang akan mendatangkan biaya minimal. Model EOQ dapat diterapkan , apabila: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Permintaan produk konstan, seragam, independen dan dikatehui. Tingkat persediaan diketahui dan bersifat konstan. Harga perunit produk adalah konstan. Biaya pemesanan per-unit pertahun (H) adalah konstan. Biaya pemesanan per-pesanan (S) adalah konstan. Waktu antara pesanan dilakukan dengan barang-barang diterima (Lead Tidak terjadi kekurangan bahan.

Time, L) adalah konstan. Dalam gambar berikut ini dapat dilihat tingkat pemesanan optimal terjadi pada saat biaya penyimpanan sama dengan biaya pemesanan. Biaya

Biaya Total Biaya penyimpanan Min. Biaya pemesanan Biaya

7

Kuantitas 0 Jumlah pemesanan optimal (EoQ)
Gambar 1.1 Titik EOQ

Gambar 1.2 Model EOQ

Formulasi dalam Economic Order Quantity
E Q (Q ) O = 2SD H = 2SD h ×c

Ket:

D = jumlah demand / permintaan

S = biaya pemesanan H = biaya simpan perunit/tahun h = % biaya simpan c = harga barang / unit

F =

D E Q O

F = frekwensi pemesanan T = jarak tiap pesanan d = permintaan perhari
d = jum lah D hari kerja

T=

hari kerja tiap tahun F

EOQ

(Q)

=

kuantitas

ekonomis
T C = H .Q 2 + S .D +c.D Q

TC = total biaya persediaan RoP = Reorder point

R P =d ×L o

Contoh: Diketahui

8

Demand (D) = 250.000 unit, hari kerja = 250 hari Biaya penyimpanan (H) = Rp. 50,-/komp/th Biaya pemesanan (S) = Rp. 25.000,-/ pesan L = 10 hari Tentukan EOQ, Reorder point, dan total biaya persediaannya! Jawab
E Q O = = = 2SD H (2 ×35.000 ×250.000 50 17.500.000 50 .000

= 350.000.00 0 = 18.708 unit

d=

D hari kerja 250.000 = 250 = 1000 unit/hari

RP o

= d ×L =1 0 0 0 ×1 0 = 1 .0 0 00 u it n

T C =

H .Q S .D + 2 Q 5 ×8 0 0 1 .7 8 = 2 = R. 9 5 1 p 3 .4 4

+

3 .0 0 ×2 0 0 5 0 5 .0 0 1 .7 8 8 0

EOQ dengan Back order Merupakan suatu keadaan dimana suatu perusahaan distributor terlambat untuk mengirim pesanan yang lalu maka perusahaan harus memberikan potongan kepada klien atas keterlambatan pengiriman. Dalam kondisi tertentu mungkin permintaan pelanggan tidak dipenuhi sekaligus, atau ada pesanan yang pemenuhannya ditunda yang disebabkan tidak tersedianya persediaan (stock out). Hal ini sudah barang tentu akan berakibat terhadap besarnya biaya, yaitu akan menyebabkan timbulnya biaya kekurangan persediaan. Dengan demikian maka biaya total persediaan merupakan penjumlahan dari biaya pemesanan + biaya penyimpanan + biaya kekurangan persediaan. Kondisi tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :

9

Q

k k-K

K t
Gambar 1.3 EOQ dengan back order

Keterangan : Q = tingkat persediaan K = jumlah setiap pesanan k = on hand inventory K-k = back order, yaitu jumlah pesanan yang belum bisa dipenuhi. Syarat EOQ dengan back order: 1. Ada waktu (T1) dimana ada surplus persediaan (I) 2. Waktu (T2) dimana ada kekurangan persediaan (Q-1) 3. Setiap siklus memerlukan waktu sama 4. Biaya back order per-unit pertahun adalah konstan (B) 5. Back order dan persediaan dipenuhi secara bersamaan Biaya persediaan total per tahun (TC), kuantitas paling ekonomis (EOQ), dan surplus persediaan (I) dihitung dengan formulasi :
E Q (Q = O ) 2.S .D H × H +B B
T C = H 2 .I S .D Q - C  + +B  .   2Q Q  2Q 
2

I =

2.S .D B × H B +H

Ket: I

EOQ (Q) =

=

kuantitas ekonomis

D F =C = Q - I E Q (Q O )

surplus persediaan

C = jumlah yang dipesan kembali F = frek. Pembelian B = biaya back order

10

H = biaya simpan S = biaya pesan

11

Model Quantity Discount Dalam rangka meningkatkan volume penjualan seringkali perusahaan (supplier) memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan yang membeli dalam jumlah yang lebih besar. Jadi harga per unit ditentukan semakin murah dengan semakin banyaknya jumlah yang dibeli. Dalam model potongan harga ini kita harus mempertimbangkan trade off antara biaya pembelian dengan biaya penyimpanan, dimana semakin banyak jumlah yang dibeli maka biaya pembelian per unit akan semakin menurun, tapi di lain pihak biaya penyimpanan akan semakin meningkat. Asumsi dalam Quantity Discount Model 1. 2. 3. know) 4. depent on quantity) 5. Biaya penyimpanan proporgsional dengan rata-rata tingkat Harga per unit tergantung kepada kuantitas (Unit cost Permintaan Bebas (Independent Demand) Tingkat permintaan konstan (Demand rate is constant). Lead time tetap dan diketahui (Lead time is constant and

persediaan (Carrying cost depends linearly on the average level of inventory) 6. order is fixed) 7. product) Dalam rangka mencari biaya terendah dengan menggunakan model ini dimasukan biaya pembelian untuk mencari biaya total, secara matematis ditulis : Hanya satu item yang dikendalikan (The item is a single Biaya pemesana per pesanan tetap (Ordering/setup cost per

D

QH
12

TC = --- S + ----- + c.D Q 2
Ket : c = harga barang

TC = total biaya persediaan, dst Kalau terdapat beberapa potongan harga, maka untuk menentukan jumlah pemesanan yang akan meminimaliasi biaya persediaan total tahunan, perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Hitung nilai EOQ untuk potongan harga tertinggi (harga terendah). Apabila jumlah ini fisibel, artinya jumlah yang akan dibeli mencapau jumlah yang dipersyaratkan dalam potongan harga, maka jumlah tersebut merupakan jumlah pembelian/pesanan yang optimal. Jika tidak lanjutkan ke tahap 2. 2. Hitung biaya total untuk kuantitas pada harga terendah tersebut. 3. Hitung EOQ pada harga terendah kedua. Jika jumlah ini fisibel hitung biaya totalnya, dan bandingkan dengan biaya total pada kuantitas sebelumnya (langkah 2). Kuantitas optimal adalah kuantitas yang memiliki biaya terendah. Jika langkah ketiga masih tidak fisibel, ulangi langkah-langkah di atas sampai diperoleh EOQ fisibel atau perhitungan tidak bisa dilanjutkan.

13

EOQ dengan tingkat produksi terbatas (P > d) Jika pesanan tidak diterima dalam jumlah besar, tapi diterima dalam jumlah yang lebih kecil sesuai dengan kemajuan produksi. Produk-produk yang dibeli / diproduksi sendiri mempunyai tingkat produksi (P) yang relatif lebih besar dari tingkat permintaan (d).
EO (Q = Q ) 2.D .S P × H P-D
T C = H .Q P - d S .D . + 2 P Q

14

Ket:

P = tingkat produksi perhari d = tingkat permintaan perhari

15

STRATEGI MANAJEMEN PERSEDIAAN
PENDAHULUAN Persediaan merupakan salah satu daerah keputusan yang paling riskan dalam manajemen logistik. Komitmen terhadap segolongan persediaan tertentu dan selanjutnya alokasinya ke pasar untuk menghadapi penjualan dimasa depan, merupakan pusat dari operasi logistik. Tanpa penggolongan yang tepat dari persediaan, maka masalah-masalah pemasaran yang serius dapat timbul dalam usaha meningkatkan penghasilan dan memelihara hubungan dengan nasabah. Perencanaan persediaan juga sangat menentukan bagi operasi pembuatan (manufacturing operation). Kekurangan bahan mentah dapat menghentikan produksi atau merubah jadwal produksi, yang pada gilirannya akan meningkatkan ongkos dan kemungkinan akan menyebabkan kekurangan produk jadi. Seperti halnya kekurangan itu dapat mengganggu rencana pemasaran dan operasi-pembuatan (manufacturing), kelebihan persediaanpun juga dapat pula menuimbulkan masalah. Kelebihan persediaan akan meningkatkan biaya dan menurunkan laba (profitability) melalui meningkatnya biaya pergudangan, keterikatan modal, kerusakan (deterioration), premiasuransi yang berlebihan, meningkatnya pajak, dan bahkan kekunoan (obsolescence). Manajemen persediaan berusaha mencapai keseimbangan diantara kekurangan dan kelebihan persediaan dalam suatu periode perencanaan yang mengandung resiko dan ketidakpastian. Perencanaan strategis membutuhkan banyak komitmen modal dan sumber-daya manajerial. Rencana strategis itu menentukan struktur dimana rencana operasional dan rencana taktis dituangkan. Jadi, rencana strategis itu merupakan seperangkat tonggak penunjuk jalan (guideposts) untuk typetype perencanaan lainnya. Jadi dapat kita simpulkan bahwa dari Strategi Manajemen Persediaan adalah :”Proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang-jadi dari para suplaier, di antara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para pelanggan.” II. PRINSIP - PRINSIP MANAJEMEN PERSEDIAAN Persediaan merupakan bidang sangat penting dari penyebaran aktiva yang dibutuhkan untuk memberikan pengembaliaan yang minimum atas investasi modal. Pada umumnya, kebanyakan perusahaan mengadakan persediaan yang lebih besar

16

dari kebutuhan pokoknya. Generelasi ini akan lebih dapat di pahami melalui pemeriksaan yang seksama terhadap 4 fungsi pokok yang mendasari manajemen persediaan diantaranya:  Spesialisasi Wilayah, Salah satu fungsi persediaan adalah memungkinkan spesialisasi wilayah dari unit-unit operasi individual. Oleh karena factorfaktor seperti tenaga listrik, bahan mentah, air, dan buruh maka lokasi yang ekonomis untuk pembuatan (manufacturing) sering kali sangat jauh dari wilayah permintaan (areas of demand). Dengan pemisahan wilayah, masingmasing komponen ini dapat diprodusir secara ekonomis dan efisisen. Fungsi pemisahan wilayah juga berkaitan dengan penghimpunan golongan dalam distribusi fisik barang-barang jadi. Barang-barang pabrik dari berbagai lokasi dihimpun di suatu gudang tunggal, dengan maksud dapat menawarkan kepada nasabah suatu pengiriman tunggal dari gabungan produk-produk itu. Inilah contoh terpenting pemisahan wilayah dan distribusi terpadu yang dimungkinkan oleh persediaan.  Decoupling, Fungsi kedua dari persediaan adalah memberikan efisiensi maksimum pada operasi dalam suatu fasilitas (decoupling). Penumpukan persediaan barang-sedang-dikerjakan (work in proces) dalam kompleks pembuatan akan memungkinkan penghematan maksimum dalam produksi tanpa terhentinya pekerjaan. Fungsi decoupling ini memungkinkan masing-masing produk dibuat dan didistibusikan dalam ukuran yang ekonomis (economical lot sozes). Dilihat dari segi pemasaran, decoupling memungkinkan produk dapat dibuat pada waktu akan dijual sebagai suatu golongan (assortment). Jadi, decoupling itu cendrung menunjang operasi perusahaan. Perbadaan decoupling dengan spesialisasi wilayah adalah dalam hal decoupling ini meningkatkan efisiensi operasi pada satu lokasi tunggal, sedangkan spesialisasi wilayah meliputi banyak lokasi.  Penyeimbangan Penawaran dengan Permintaan, Fungsi ketiga dari persediaan adalah penyeimbangan, yang memperhatikan jarak waktu antara konsumsi dengan pembuatan (manufacturing). Persediaan penyeimbang ini adalah untuk menyesuaikan penyediaan suplai dengan permintaan.  Persediaan Pengaman, Fungsi persediaan pengaman atau persediaan penyangga (buffer stock) adalah menyangkut perubahan jangka pendek, baik dalam permintaan maupun dalam pengisian kembali (replenishment). Kebutuhan akan persedian akan pengaman adalah disebabkan oleh ketidak pastian mengenai penjualan dimasa depan dan pengisian kembali persediaan.

17

Jika ketidak pastian itu mengenai berapa banyak suatu produk akan terjual, maka perlulah untuk memilihara posisi persediaan.  Ikhtisar – fungsi –fungsi persedian. Empat fungsi persedian adalah spesialisasi wilayah, decoupling, penyeimbangan penyediaan dengan penawaran, dan persedian pengaman. Fungsi – fungsi ini menentukan besarnya investasi persedian yang perlu untuk suatu system tertentu untuk tercapainya suatu tujuan manjemen. Pada tingkat minimum, persediaan yang diinvestasikan untuk mencapai spesialisasi wilayah dan decoupling, hanya dapat berubah dengan merubah pola lokasi fasilitas dan proses operasional dari perusahaan itu. Level minimum dari persedaian yang dibutuhkan untuk menyeimbangkan penawaran dengan permintaan, menunjukan sulitnya tugas menaksir kebutuhan – kebutuhan musiman. Dengan pengalaman beberapa kali periode musiman, maka persedian yang dibutuhkan untuk mencapai penjualam yang marjinal selama periode tinggi permintaan, dapat diproyeksikan dengan cukup baik. Suatu rencana persediaan musiman dapat dirumuskan berdasarkan pengalaman ini. RESIKO PERSEDIAAN Pengadaan persedian untuk mencapai salah satu dari fungsi tersebut di atas adalah riskan. Adalah penting untuk dipahami bahwa sifat dan besarya resiko ini berbeda – beda menurut posisi perusahaan dalam saluran distribusi. 1. Resiko persediaan toko eceran Bagi pengecer, manajemen persediaan itu pada dasarnya adalah proses membeli dan menjual. Pengecer itu membeli berbagai produk dan menanggung resiko besar dalam proses pemasarannya. Resiko pengecer dalam persediaan itu dapat dianggap luas tetapi tidak dalam. Karena tingginya biaya lokasi tokonya, maka pengecer itu akan mengutamakan perputaran atau kecepatan penjualan. 2. Resiko persediaan grosir Risiko grosir itu lebih sempit, tetapi lebih dalam dan lebih daripada risiko para pengecer. Pedagang grosir membeli dalam jumlah besar dari para pengusaha dan menjualnya dalam jumlah – jumlah kecil kepada para pengecer. Alas an ekonomis dari grosir ini adalah kemampuannya untuk menyediakan segolongan barang yang dihasilkan oleh berbagai pengusaha. Sering kali apabila produknya adalah musiman, grosir ini terpaksa mengadakan posisi persediaan jauh – jauh hari

18

sebelum musim penjualan, sehingga meningkatkan kedalaman dan lamanya risikonya. Salah satu risiko terbesar grosir adalah perluasan garis produk sampai mencapai titik dimana keluasan risiko persediaannya mendekati risiko pengecer, sedangkan kedalaman dan lamanya risikonya tetap khas grosir. 3. Risiko persediaan pengusaha Bagi pengusaha pembuat ( manufacturer ) risiko persediaan itu mempunyai demensi lamanya jangka waktunya. Komitmen persediaan pengusaha berawal pada bahan mentah dan suku cadang komponen, termasuk barang yang sedang dikerjakan, dan berkhir pada barang jadi. Walaupun pengusaha itu mungkin lebih sempit garis produknya dibandingkan dengan pengecer atau grosir, namun komitmen persedian pengusaha itu relative lebih dalam dan lebih lama waktunya. UNSUR – UNSUR KEBIJAKSANAAN PERSEDIAAN Pengembangan kebijaksanaan yang sehat merupakan bidang tersulit dalam seluruh manajemen persediaan. Titik pusat dari perumusan kebijaksanaan adalah penentuan rata – rata komitmen persediaan. Rata – rata persediaan itu terdiri dari produk jadi, bahan mentah, komponen – komponen, dan barang – barang yang sedang dikerjakan yang tahan beberapa waktu dalam fasilitas logistic. Dilihat dari sudut kebijaksanaan, tingkat persediaan yang tepat itu haruslah ditentukan untuk masing – masing fasilitas. Rata – rata persediaan itu terdiri dari persediaan dasar dan persediaan pengaman. Persediaan dasar adalah bagian dari rata – rata persediaan yang diperoleh dari proses pengisian kembali. Rata – rata persediaan yang ditahan sebagai hasil dari proses pesanan itu dinamakan persediaan dasar. Istilah lain yang lazim digunakan untuk ini adalah lot size stock. Berdasarkan perumusan pesanan kembali ini, rata – rata persediaan dasar itu adalah sama dengan setengah kwantitas pesanan. Pengawasan persediaan adalah suatu prosedur mekanis untuk melaksanakan suatu kebijaksanaan persediaan. Aspek accountability dari pengawasan ini akan mengukur berapa unit yang ada ditangan pada suatu lokasi tertentu dan terus mengikuti penambahan dan pengurangan terhadap kwantitas dasar itu. Walaupun pengawasan persediaan yang efektif itu adalah esensial bagi kelancaran operasi, namun masalah – masalah pengawasan biasanya menimbulkan gangguan atau kegagalan untuk mencapai sasaran – sasaran karena masalah – masalah kebijaksanaan yang tidak sesuai.

19

IDENTIFIKASI BIAYA PERSEDIAAN Oleh karena persediaaan itu menyangkut segala aspek dari operasi logistic, maka sulitlah untuk memisahkan biaya pemesanan persediaan dari biaya pemeliharaannya. 1. Biaya Pemeliharaan Secara tradisional rekening – rekening yang termasuk kedalam biaya pemiliharaan persediaan adalah rekening pajak, penyimpanan, modal, asuransi, dan kekunoan. Biaya yang berkenaan dengan pajak dan asuransi itu relatif mudah menentukan. Biaya asuransi adalah pembayaran langsung yang didasarkan atas taksiran resiko atau exposure selama suatu jangka waktu. Biaya pajak adalah pengenaan langsung yang biasanya didasarkan atas persediaan yang ditahan pada hari tertentu dari tahun itu, atau rata –rata persedian selama suatu jangka waktu, bergantung pada peraturan yang berlaku setempat. Biaya penyimpanan haruslah dialokasikan pada produk – produk tertentu, karena ia tidak langsung pada nilai persediaan. Bergantung pada type fasilitas gudang yang dipakai, negeri atau swasta., maka total biaya penyimpanan itu mungkin langsung atau mungkin harus dihitung biayanya. Biaya kekunoan (obsolescence cost) dihitung berdasarkan pengalaman yang telah lampau. Type kekunoan yang penting dalam perencanaan persediaan adalah rusaknya produk selama dalampenyimpanan yang tidak ditutup oleh asuransi. Kekunoan juga dapat diperluas sehingga meliputi pula kerugian pemasaran apabila suatu produk menjadi kuno dalam hal modelnya. Harus diperhatikan, untuk tidak memasukkan biaya yang tidak langsung berkaitan dengan keputusan biaya kekunoan ini hendaklah berhati-hati dan hendaklah terbatas pada kerugian langsung yang berkaitan dengan penyimpanan. Aspek paling kontroversial dari biaya pemeliharaan adalah berapa biaya yang tepat untuk modal yang ditanamkan. Biaya pemeliharaan persediaan itu menyangkut pertimbangan manajemen, penaksiran, penugasan, dan tingkat tertentu pengukuran langsung. 2. Biaya Pemesanan Biaya penempatan suatu peanan itu terdiri dari seluruh biaya pengawasan persediaan, persiapan pemesanan, komunikasi pesanan, pembaharuan aktivitas, dan pengawasan manajerial. Sama dengan biaya pemeliharaan, biaya pemesanan ini

20

dihitung untuk masing-masing unsur biaya sampai diperoleh suatu total biaya penempatan pesanan (order) tersebut. Banyak sekali perbedaan terdapat diantara berbagai organisasi mengenai biaya-biaya apa yang termasuk ke dalam biaya penempatan suatu pesanan. Unsur yang penting adalah meliputi semua biaya yang dimasukkan dari biaya tetap dan biaya variable. Sekali total biaya penempatan pesanan ini telah ditaksir, maka asumsi yang lazim adalah mempertahankannya berapapun banyaknya pesanan yang ditempatkan selama suatu periode perencanaan. KESIMPULAN Dari pembahasan mengenai strategi manajemen persedian di lembaranlembaran sebelumnya, kita dapat mengetahui dan mengatur serta melakukan pengawasan persediaan sebelum kita mengalami kekurangan bahan mentah ataupun kelebihan bahan mentah, yang mana masing-masingnya dapat memberikan kita dampak yang dapat meningkatkan biaya dan mengurangi laba. Oleh sebab itu, strategi persediaan ini sangat penting dan jangan sampai ada yang terlupakan.

21

AKTIVITAS DALAM MANAJEMEN LOGISTIK
1.Pelayanan Pelanggan (Customer Service)
Suatu proses yg berlangsung di antara pembeli,penjual,dan pihak ketiga yg menghasilkan nilai tambah untuk pertukaran produk atau jasa dlm jangka waktu pendek seperti transaksi tunggal ataupun jangka panjang seperti hubungan berdasarkan kontrak.dengan demikian customer service merupakan proses penyedia’an keuntungan nilai tambah yang penting pada supply chain Dgn cara efektif.

Elemen Customer Service terbagi atas 3 yaitu:
Elemen pratransaksi(Pretransaction Elemen) Elemen pratransaksi cendrung bersifat non rutin dan berhubungan dengan kebijakan Perusahaan ,elemen ini membutuhkan manajemen masukan . Elemen Transaksi(Transaction Elemen) Elemen Prost-transaction(post-transaction Elemen) Elemen post-transaction mendukung setelah penjualan .

2.Ramalan Permintaan(Demand Forecasting)
Ramalan permintaan manajemen logistic menentukan berapa banyak dari tiap barang yang Di produksi perusahaan yang harus di angkut ke berbagai pasar .selain itu manajemen logistic harus mengetahui dimana asalnya pemintaaan sehingga dapat menempatkan dan menyimpan produk dgn jumlah yang tepat di setiap area pasar.pengambilan keputusan tanpa keyakinan akan kurang optimal karma sangatlah sulit untuk menyediakan sumber-sumber diantara aktivitas logistic tanpa mengetahui jenis produk dan jasa yg akan di perlukan

22

3.manajemen persediaan(Inventori Managemen)
Aktivitas pengendalian persediaan bersifat kritis karena membutuhkan finansial atas pemeliharaaan persediaan produk yang cukupuntuk mempertemukan kebutuhan pelenggan dengan kebutuhan produksi.manajemen persediaaan melibatkan penjualan persediaan yang dilakukan untuk mencapai tingkat pelayanan yang tinggi,dgn biaya persediaan , termasuk modal yang terikat dlm persediaan ,biaya pergudangan dan keusangan barang.

Alasan pengadaan persediaan dalam perusahaan :
*memungkinkan perusahaan mencapai skala ekonomis. *Menyeimbangkan persediaan dan permintaan *memungkinkaan spesialisasi produksi *melindungi ketidakpastian permintaan dan siklus pemesanan *bertindak sebagai penyangga /Buffer diantara interfase yg bersifat kritis dlm rantai supply.

4.komunikasi logistic(logistic communication)
Sukses dlm lingkungan bisnis membutuhkan manajemen system komunikasi yang kompleks Komunikasi yang kompleks harus berlangsung dalam : *organisasi,supplier dan pelanggan *fungsi utama dalam organisasi ,seperti logisik, Perekayasaan keuangan,pemasaran,dan produksi *ketiga belas aktivitas logistic lainnya *berbagai jenis aspek dari tiap aktivitas logistic, Seperti koordinasi gudang material ,WIP,dan barang akhir. *Berbagai anggota suplay chain,seperti pelanggan /penyedia sekunder yg secara tidak Langsung berhubungan dengan perusahaan. Komunikasi merupakan jaringan vital di antara seluruh proses logistic dan pelanggan perusahaan.komunikasi yg akurat dan pada saat yg tepat merupakan dasar dari keber hasilan manajemen logistic.

23

5. Penanganan material (Material Handling) Penanganan material berhubungan dengan setiap aspek gerakan atau aliran bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi dalam pabrik atau gudang. Tujuan penangan material adalah: Menyederhanakan dan menghapus sistem penanganan apapun yang memungkinkan. Meminimalkan jarak tempuh. Meminimalkan barang setengah jadi. Menyediakan aliran bebas yang serentak dari bottleneck. Meminimalkan kerugian akibat pembuangan,kerusakan dan pencurian.

6. Proses pemesanan (Order Procecing) Komponen-komponen order procecing terbagi dalam tiga kelompok: A. Elemen operasional ( Operational Elements) Meliputi pemasukan pesanan (Order Entry), penjadwalan (scheduling), pengiriman pesanandan pemfakturan (Invoicing). B. Elemen komunikasi (Communication Elements). Meliputi modifikasi pesanan, status penyelidikan pesanan, peniruan dan percepatan pesanan, koreksi pesanan dan permintaan informasi produk. C. Kredit dan element pengumpulan (Credit and Collection Elements). Meliputi pemeriksaan kredit dan proses penerimaan atau pengumpulan rekening. 7. Pengemasan (Packaging). Fungsi pengemasan. Pengemasan melakukan peran ganda yakni: Melindungi produk dari kerusakan ketika akan disimpan atau diangkut. Pengemasan yang pantas dapat memudahkan penyimpanan dan pemindahan produk, sehingga mengurangi biaya penanganan material.

24

Fungsi Pengemasan adalah : untuk mengatur, melindungi dan mengidentifikasi produk material. Fungsi spesifik pengemasan ada 6 yaitu: A. Penahanan (Containment) Produk harus ditahan sebelum dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. B. Proteksi (Protection). Isi dari bungkusan harus dilindungi dari kerusakan atau kerugian akibat pengaruh lingkungan luar seperti kelembaban, debu, serangga, dan lainlain C. Pembagian (Apportionment). Keluaran harus dikurangi dari produksi industri untuk dapat dikendalikan, disesuaikan dengan ke inginan konsumen, itulah perwujudan keluaran luas dari produksi ke dalam kuantitas yang lebih kecil dari kegunaan yang lebih baik untuk para pelanggan. D. Pengunitan (Unitization). Pengemasan primer dapat diunitkan menjadi pengemasan sekunder, yang kemudian dapat diunitkan menjadi bagian pallet yang terbungkus dan pada akhirnya ke dalam sebuah wadah yang di isi dengan beberapa pallet. E. Kesempatan waktu (Convenience). Pengemasan membuat produk agar dapat digunakan dengan sebaikbaiknya. F. Komunikasi (Communication). Pengemasan bisa mengatasi ke ambiguan, agar mudah dimengerti diberi symbol seperti Kode Produk Universal (Universal Product Code/UPC). 8. Komponen-komponen dan Pelayanan Pendukung (Parts and Service Support). Salah satu aktivitas pemasaran adalah memberikan pelayanan pasca penjualan kepada pelanggan, seperti penyediaan bagian-bagian pengganti ketika produk rusak atau tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Pada industri dimana produk mungkun termasuk komponen bagian dari perlengkapan produk lainnya, downtime akan merugikan pelanggan jika terjadi

25

kegagalan

produk

bisa

mengakibatkan

kemunduran

atau

hentinya

jalur

produksi.Perusahaan yang menyediakan cadangan atau bagian-bagian pengganti harus dapat menaggapi dengan segera dan menyakinkan. 9.Seleksi lokasi pabrik dan Tempat penyimpanan /Gudang
Pergudangan merupakan bagian integral dari semua system logistic yg berperan penting Dlm melayani pelanggan dgn total biaya seminimal mungkin ,juga merupakan jaringan Primer di antara pelanggan dan produsen yg digunakan untuk menyimpan persediaan Selama seluruh bagian produsen logistic berjalan. Terdapat 2 tipe dasar persediaan,yaitu: 1.Bahan mentah,komponen-komponen dan bagian-bagian nya(persediaan fisik) 2.Barang jadi akhir (distribusi fisik). Pada umum nya,tempat penyimpanan persediaan diperlukan unuk : • • • • • • • • • • Gudang Breakbulk (Breakbulk Warehouse). • Gudang Breakbulk adalah fasilitas yang menerima pengiriman produk dalam jumlah banyak dari pabrik. Gudang Konsolidasi (Consolidation Warehouse) • Pesanan skala kecil dari sejumlah supplier dikirimkan ke gudang konsolidasi yang dekat dengan supplier sehingga LTL (Least-than-truckload) dapat digunakan bila perlu dalam jumlah sedikit dan sisanya digunakan untuk waktu jangka panjang dari gudang ke Perusahaan. Mencapai transportasi yang ekonomis. Mencapai produksi yang ekonomis. Mendapat keuntungan dari diskon pembelian dengan kuantitas banyak dan pembelian duluan. Memelihara sumberpersediaan. Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan. Mengantisipasi kondisi perubahaan pasar (seperti musiman,fluktuasi permintaan, kompetisi). Mengatasi perbedaan ruang ran waktu yang berada diantara produsen dan konsumen. Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistik seimbang dengan tingkat pelayanan pelanggan yang diinginkan. Mendukung program just-in-time dari supplier dan pelanggan.

26

Faktor utama yang mempengaruhi sifat dasar dan pentingnya pergudang, yaitu: • • Waktu Waktu merupakan salah satu unsure terpenting dalam keefektifan pergudangan. Kualitas Kualitas sama pentingnya dengan ketetapan waktu, dan pemakai pelayanan gudang sekarang mengharapkan hasil yang mendekati kesempurnaan • Perhatiaan Perhatiaan pada gudang merupakan perbaikan produktivitas asset.

10. Purchasing(procurement)
Purchasing berhubungan dgn pembelian actual material dan segala aktivitas Yg berhubungan dgn proses pembelian. Tujuan Purchasing

Memberikan aliran material,persediaan dan pelayanan Yg berkesinambungan yg di butuhkan untuk menjalankan Operasi.

• • • •

Meminimalkan investasi persediaan dan kerugian Menjaga dan memperbaiki kwalitas Menemukan dan mengembankan kemampuan supplier Menstandarisasi,dimana kemungkinan barang di beli

11. Reverse Logistics Penanganan barang-barang retur baik berupa salvage dan scrab disposal, merupakan bagian dari proses yang berkaitan erat dgn reverse logistic dan juga merupakan komponen logistic yg memerlukan perhatian lebih apalagi pelanggan menunut retur yg lebih fleksible yg berhubungan dgn proses daur ulang dan linkugan hidup.barang-barang retur bisa di karenakan kerusakan produk,kadaluarsa,kesalahan pengiriman,dll Reverse logistic juga melibatkan pemindahan dan pembuangan sisa material dari bagian produksi,distribusi atau pengemasan.jika sisa mmaterial tidak dapat di gunakan untuk menghasilkan produk lain, material harus di buang.apapun produk tambahannya proses logistic 27

harus menanganinnya secara efektif dan efisien,mengangkut dan menyimpannya,bila produk tsb ddapat di gunakan lagi atau di daur ulang,logistic mengatur teansportasinya ke lokasi produksi atau lokasi daur ulang.biasanya permasalahan ini di serahkan ke pihak ke tiga. 12.Transportasi Fungsi transporasi berhubungan dgn bagian dalam dan luar deparemen Logistic,dgn bagian finansial(biaya pengirimn/freight bills),enggenering (pengemasan,transportasiperalatan),manajemenpersediaan(bahan baku& gudang jadi), hokum(kontrak gudang dan alat angkut),produksi(pengiriman tepat waktu), purchasing(pemilihan supplier), marketing/sales(standar pelayanan pelanggan), receiving(klaim,dokumentasi), dan pergudangan (supply peralatan,penjadwalan)

13.pergudangan dan penyimpanan(warehousing and storage)
Produk harus disimpan dlm suatu pabrik atau pada suatu tempat sebelum di jual semakin besar waktu antara produksi dan konsimsi,semakin besar pula tingkatatau jumlah persediaan yg di butuhkan aktivitas pergudangan dan penyimpanaan meliputi keputusan mengenai apakah fasilitas penyimppanan seharus nya milik sendiri ,di kontrkkan atau di serwakan ,perencanaan dan perancangaan fasilitas penyimpanan,pertimbangan produk gabungan (seperti apakah produk seharus nya di simpan),dan prosedur pengamanan dan pemeliharaan,pelaihan personalia dan pengukuran produktivitas.

28

PENGENDALIAN FINANSIAL ATAS PRFORMANSI LOGISTIK

Data-data yang akurat sangat diperlikan baik untuk membuat laporan perkembangan produk dan profitibilitas pelanggan juga untuk keberhasilan pelaksanaan konsep manajemen logistik terintegrasi dengan menggunakan analisa biaya total, selain itu juga diperlukan untuk manajemen dan pengendalian operasi-operasi logistic.

1. Analisa Biaya Total Kunci untuk mengatur fungsi logistik adalah analisis biaya total. Lebih baik meminimisasi biaya total logistic daripada berusaha meminimisasi biaya aktivitas_aktivitas logistic secara terpisah-pisah. Contoh, menggabungkan semua persediaan pada beberapa pusat distribusi akan mengurangi biaya pergudangan dan meningkatkan pertukaran persediaan tetapi akan meningkatkan biaya transportasi. Sama halnya dengan membeli barang dengan jumlah yang besar akan mengurangi harga per unit tetapi akan menaikkan biaya simpan. Jadi, untuk meminimisasi biaya total ini , pihak manajemen harus memahami efek trade-off dalam fungsi distribusi. Kualitas data finansial mempengaruhi kemampuan manajemen mengeksploitasi pasar baru, merepakkan system

29

transportasi yang inovativ, pemilihan alat angkut, meningkatkan pengiriman konfigurasi atau pusat meningkatkan distribusi, persediaan, kendali mengubah tingkatan mendata

persediaan, mengubah pengemasan dan menentukan perluasan system proses pesanan mana yang seharusnya diotomatisasikan. setidaknya system data finansial ini memberikan informasi untuk menjawab pertanyaan berikut ini: 1. Bagaimana biaya logistik mempengaruhi kontribusi dari segi produk, wilayah pelanggan dan penjual? 2. Biaya-biaya apa saja yang berhubungan dengan penambahan tingkat pelayanan pelanggan? Trade-off apa yang diperlukan dan apa keuntungan dan kerugiaanya?
3.

Berapa jumlah persediaan yang optimal? Bagaimana tingkatan pelayanan pelanggan? Berapa biaya

pengaruh persediaan pada perusahaan pola pergudangan atau pada penanganan persediaan? 4. Jenis transportasi apa yang diinginkan? 5. Berapa banyak gudang yang diperlukan dan sebaiknya terletak dimana?

6.

Berapa banyak setup produksi yang diperlukan? Dibagian

apa seharusnya barang diproduksi? Kapasitas produksi optimal apa yang didasarkan atas alternative penggabungan produk dan volume? 7. Alternatif pengemasan produk apa yang seharusnya digunakan?
30

8. Sistem

proses

pemesanan

apa

yang

seharusnya

diotomatisasikan? 9. Jaringan distribusi apa yang seharusnya digunakan? Penetuan kontribusi produk didasarkan pada bagaimana pengaruh pendapatan, biaya, dan laba bila produk diberikan untuk dijual. Biaya-biaya yang tidak mempengaruhi dianggap tidak mempengaruhi dianggap tidak berhubungan dengan permasalahan diatas. Contoh: Biaya yang relevan dengan biaya pergudangan dan penjualan produk. Biaya yang tidak relevan adalah biaya overhead dengan armada truk pribadi. Memecahkan Masalah Ketidak Cukupan Data Biaya Salah satu kesulitan memperoleh biaya-biaya logistic adalah penggabungannya pada satu seri account natural daripada fungsinya. Account natural digunakan untuk mengumpulkan biaya0biaya pada pembuatan lapran keuangan berupa laporan laba rugi ( income statement ) dan neraca (balance sheet) perusahaan. Contohnya, semua pembayaran gaji digabungkan pada account gaji, yang lain termasuk biaya sewa, depresi, penjualan, biaya umum, administrasi, dan biaya bunga.

31

Gambar: pengendalian aktivitas-aktivitas logistic

Standard

Budgets Control over Logistic cost can be Accounplished by

Productivity standard

Statistical process control

Dari gambar diatas terlihat bahwa kinerja logistic dapat dikendalikan dengan: 1. Biaya-biaya standar. 2. Anggaran 3. Standar produktivitas 4. SPC

32

Metode lain untuk mengatasi masalah ketidakcukupan data adalah system informasi manajemen terkomputerisasi, activity based costing, dan system proses pesanan otomatisasi. A. Biaya-biaya Standar dan Anggaran-anggaran Fleksibel Standar dapat didefenisikan sebagai benchmark atau norma untuk mengukur kinerja. Biaya-biaya adalah biaya-biaya apa saja yang muncul bila perusahaan dioperasikan secara efesien. Anggaran fleksibel sebagai alat pelengkap serangkaian aktivitas. Penggunaan biaya-biaya standar memerlukan peninjauan ulang secara sistematis dari operasi logistic untuk menentukan alat-alat yang paling efektif untuk mencapai output yang diinginkan. Dalam hal ini, bagian accounting, logistic dan eenginering harus bekerja sama menggunakan analisis regresi, time and motion studies dan studi-studi yang efisien sehingga serangkaian anggaran yang fleksibel dapat digunakan pada tingkatan operasional yang beagam pada pusat biaya logistic yang berbeda. Keuntungan menggunakan biya-biaya standar adalah manajemen dapat mengetahui biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan aktivitas-aktivitas tertentu dan dapat melakukan perbandingan untuk menentukan apakah pelaksanaan efisien atau tidak.

33

Investigation Prosedur

penggunaan standarPhilosophy system kendali sebagai
intuition

manajemen.
Standar

Compare Standar =actual

Performance acceptable

Varience analysis Varienc e significa nt Infestigate

End

Performance Not acceptable

End

Action require d

Performance Not controllable

Take proper action

End

34 Chnge process Revise standar

B. Praktik-praktik Anggaran Penggunaan biaya-biaya standar kadang-kadang tidak tepat karena hanya cocok untuk mengendalikan. Praktiknya ada situasi dimana tugas-tugas sifatnya tidak berulang atau pengukuran unit pekerjaan sulit dibuat. Untuk masalah ini, praktik-praktik anggaran bisa diterapkan. Keberhasilan pelaksanaannya tergantung pada apakah pola perilaku biaya individu dapat diramalkan dan apakah anggaran dapat disesuaikan untuk mencerminkan perubahan-perubahan dalam situasi operasional. Kebanyakan anggaran logistic sifatnya statis, oleh sebab itu anggara-anggaran ini merupakan rencana yang digunakan untuk keluaran. Bila aktivitas actual sama dengan aktivitas yang dianggaran, manajemen dapat membuat perbandingan biaya yang realistic dan membuat pengendalian efektif. Tapi hal ini jarang dilakukan. hanya Factor-faktor jika system musiman yang atau tercatat internal dapat menuntun ketingkat aktivitas yang berbeda, efisiensi yang dapat ditentukan membandingkan biaya actual dengan apa yang seharusnya tercapai pada tingkat operasional.

35

Kunci

keberhasilan

pelaksanaan

anggaran

fleksibel

terletak pada analisis pola perilaku biaya. Pihak manajemen akutansi dan teknik industri dapat menerapkan peralatan berupa scatter diagram dan analisis regresi untuk menentukan komponen fixed cost. Teknik ini menggunakan data biaya terdahulu untuk menentukan nilai variable per unit aktivitas dan komponen total fixed cost. Pengukuran biaya prediksi ini bukanlah pengukuran atas biaya berapa seharusnya aktivitas tersebut dihabiskan tetapi perkiraan berapa biaya yang diperlukan berdasarkan hasil periode terdahulu C. Standar-standar Produktivitas Biaya-biaya logistic dapat dikendalikan dengan menggunakan rasio-rasio produktivitas. Pengukuran output Produktivitas =─────────────── Pengukuran input Contoh : operasional pergudangan menggunakan rasio

produktivitas sebagai berikut : * Jumlah pesanan yang dikirim periode ini ─────────────────────────── Jumlah pesanan yang diterima pada periode ini Jumlah pesanan yang dikirim periode ini ───────────────────────────── Rata-rata jumlah pesanan yang dikirim periode ini

*

Jumlah pesanan yang dikirim periode ini * ────────────────────────── Jumlah jan tenaga kerja langsung periode ini
36

Untuk rasio produktivitas transportasi termasuk: Ton-miles yang dikirim * ────────────────── Total biaya transportasi actual Stop served * ────────────────── Total biaya transportasi actual Pengiriman ketujuan * ─────────────────── Total biaya transportasi actual

Keuntungan pengukuran produktivitas:
1.

Pengukuran produktivitas dinyatakan dengan unit fisik dan actual mata uang yang hilang karena ketidak tepatan dan prediksi biaya-biaya logistic mendatang tidak dapat dibuat. Hal ini menyulitkan penyeimbangan harga beberapa perubahan system yang akan mengakibatkan produktivitas terkoreksi. Perhitungan pengukuran produktivitas actual jarang dilakukan dibandingkan standar produktivitas. Contoh, pengukuran produktivitas mungkin membandingkan jumlah pesanan yang dikirim periode ini dengan jumlah tenaga kerja langsung yang dipakai saat ini, tetapi tidak menunjukkan hubungan apa seharusnya. Tanpa pengukuran tenaga kerja atau pembuatan beberapa format estimasi biaya, tidak mungkin diketahui bahwa standar produktivitas sudah efisien.
37

2.

3. Perubahan keluaran pada kasus-kasus tertentu mungkin mengubah pengukuran prduktivitas. Perubahan ini terjadi karena elemen fixed dan variabel jarang dilukiskan. D. SPC ( Statistical Process Control) Keberhasilan logistic adalah pelayanan pelanggan terlaksana dengan baik. Walaupun perusahaan banyak membuat proporsi ukuran pengiriman tepat waktu atau rata-rata lamanya siklus pesanan dari vendor tertentu, tetapi jarang menggunakan teknik SPC. SPC dapat dijadikan sebagai altaernatif bagi pihak manajemen untuk mengendalikan proses. Melalui SPC, cenderung ditekankan pada pemahaman variabilitas proses dari pada membuat keputusan. Contoh, untuk menganalisa waktu pengiriman dari beberapa vendor , harus diketahui waktu ratarata mulai dari diterima pesanan sampai penerimaan kiriman dan kemungkinan variasi waktu pengiriman.

38

PURCHASING (PROCUREMENT)
PENDAHULUAN Purchasing pada umumnya berhubungan pada pembelian aktual material dan segala aktivitas yang berhubungan dengan proses pembelian baik secara hand to hand maupun secara elektronik (e- procurement). Menurut Wikipedia e- procurement adalah pembelian business to business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet maupun sistem –sistem imformasi dan jaringan lain, seperti Elektronik Data Interchange (EDI) dan Enterfrise Resource Planing (ERP). TUJUAN PURCHASING 1. Memberikan aliran material persedian dan pelayanan yang berkesinambungan yang dibutuhkan untuk menjalankan organisasi. 2. Meminimalkan investasi persediaan dan kerugian. 3. menjaga dan memperbaiki kualitas. 4. Menemukan atau mengembangkan kemampuan supplie. 5. Menstandarisasi , dimana kemungkinan barang dibeli. 6. Pembelian barang yang diperlukan dan pelayanan pada tingkat biaya total terendah. 7. Mengembangkan posisi organisasi yang kompetitif.

39

8. Mencapai keharmonisan hubungan kerja yang produktif dengan area fungsional lainnya dalam organisasi. 9. Menyempurnakan sasaran pembelian pada kemungkinan tingkat biaya terendah. Peranan Strategi Purchasing ( The Strategic Role of Purchasing ) Purchasing dapat memberikan kontribusi pada keberhasilan strategik organisasi melalui salah satu perannya sebagai fungsi boundry spanning organisasi. • Akses menuju pasar Ekternal (access to external Market ) Melalui kontak ekternal dengan pasar supply, purchasing dapat memperoleh informasi mengenai teknologi baru, material baru dan pelayanan yang berpotensial, sumber persediaan baru, dan perubahan kondisi dalam pasar sehingga dapat merancang strategi organisasi untuk bersaing di pasaran . • Perkembangan supplier dan Manajemen Hubungan ( supplier develoment and Relation ship Management) Purchasing dapat membantu mendukung keberhasilan strategik organisasi dengan pengidentifikasian dan pengembangan supplier yang baru maupun yang telah ada. Melibatkan supplier sejak awal pengembangan produk dan jasa baru atau modifikasi yang telah ada dapat mengurangi masa pengembangan produk. Ide untuk menekan waktu ( yaitu mencapai pasar secepatnya dengan ide-ide baru) sangat penting bagi kesuksesan ide-ide tersebut dan mungkin juga bagi posisi-posisi di dalam organisasi, seperti sebagai market leader atau innovator. • Hubungan dengan fungsi lainnya ( Relationship to Other Functions). Purchasing memberi kontribusi pada fungsi lainnya berupa keputusan penting yang pada dasarnya juga mempengaruhi keputusan yang di buat di bagian purchasing.misalnya dengan bagian logistik bekerja sama mengatur logistik inbound dan aliran material. Evaluasi dan Seleksi Supplier proses buying sangat kompleks karena banyak aktor yang di pertimbangkan untuk di putuskan kepada siapa kita membeli, prosesnya terdiri dari pembuata keputusan dan pengaruh keputusan yang di satukan.

40

Proses evaluasi dan seleksi supplier ini meliputi 12 langkah yaitu : 1. Identifikasi kebutuhan 2. Membuat spesifikasi 3. Mencari alternatif 4. Membangun koneksi 5. Mengatur kriteria pembelian dan penggunaan. 6. Mengevaluasi alternatif aksi pembelian. 7. Anggaran yang tersedia 8. alternatif pembelian yang spesifik Mengevaluasi. 9. Bernegosiasi dengan supplier 10. Membeli evaluasi pasca pembelian ( postpurchase) 11. Menggunakan evaluasi pasca pembelian 12. Menyalurkan evaluasi pasca pembelian

Faktor –Faktor yang dipertimbangkan dalam memutuskan pembelian.  Manajer purchasing dapat mempertimbangkan beberapa atau pun semua faktor ini ketika memutuskan pembelian.  Lead time ( tenggang waktu)  Variabilitas lead time  Persentase pengiriman tepat waktu  Persentase persediaan stock.  Penyesuaian dalam ordering/komunikasi  Kemampuan untuk menjelajah  Downtime yang disebabkan kesalahan vendor pengiriman sebagian atau keterlambatan pengiriman.  Daya tahan produk  Mudah di pelihara dan mudah dioperasikan.  Kegagalan produk yang disebabkan oleh kesalahan tempat atau meterial.  Penolakan kualitas  Spesifikasi teknik  Penawaran jasa training/teknik  Persaingan harga.  Keyajinan dalam penjualan yang tepat  Pengalaman masa lampau bersama vendor 41

 Keseluruhan reputasi vendor  Syarat-syarat finansial  Pelayanan penjualan pasca pembelian  Fleksibelitas vendor dalam mengurus keperluan pembelian perusahaan  Kemampuan desain/keahlian teknik. Kategori produk yang bisa dibeli oleh perusahaan ada 6 yaitu : 1. Kemampuan produk 2. Bahan baku 3. Peralatan pendukung 4. Peralatan proses 5. Bahan untuk mendukung operasi 6. Jasa / Pelayanan

Situsi Pembelian 1. Situasi pesanan rutin ( Routine Order Situations ). Meliputi situasi di mana produk telah dibeli beberapa kali sebelumnya dan dimana pesanan rutin atau prosedur sudah umum. 2. Situasi masalah prosedural ( Procedural Problem Situations ) Meliputi pembelian yang tidak rutin dan karyawan perlu mempelajari bagaimana cara menggunakan produk tersebut. 3. Situasi masalah kinerjanya ( Performance Problem Situations ) Meliputi pembelian produk nonrutin yang dirancang untuk menggantikan produk sekarang tetapi harus diuji kinerjanya terlebih dahulu. 4. Situasi masalah politik (Political Problem Situations ) Meliputi pembelian produk nonrutin yang memiliki kegunaan untuk mempengaruhi banyak departemen pada perusahaan. Derngan demikian, sejumlah individu di perusahaan akan terlihat dalam proses pengambilan keputusan. Untuk menentukan pengaruh kinerja suplier pada produktifitas kerja, kinerja seharusnya diukur dan dievaluasi. Kemudian data tersebut dapat digunakan untuk menentukan dengan suplier mana perusahaan akan membangun hubungan jangka

42

panjang, mengidentifikasi masalah yang memrlukan tindakan korektif dan menyadari perbaikan produktivitas. Aktivitas purchasing dapat berpengaruh positif pada keuntungan perusahaan. Tidak hanya pengurangan biaya material yang meningkatkan margin keuntungan setiap unit yang dihasilkan dan dijual, tetapi biaya rendah yang berhubungan dengan material yang dibeli juga akan mengurangi investasi pada persediaan. Pelayanan logistik yang lebih baik oleh suplier juga akan menghasilkan persediaan yang lebih rendah dalam unit yang dibutuhkan dengan demikian dolar terinvestasi. Sebagai tambahan perkembangan jasa pelanggan dimumgkinkan karena proses produksi dapat beroperasi dengan lancar, tanpa slowdown maupun shutdown. Perkembangan jasa tersebut dapat menghasilkan unit penjualan yang lebih tinggi dan dalam beberapa kasus harga juga lebih tinggi. Dan bila manajemen penjualan terus-menerus memaksakan penambahan material berkualitas tinggi kemungkinan akan terjadi retur terhadap barang jadi karena kegagalan produk.

KESIMPULAN mengenai purchasing(procurement) pada lembaran lembaran sebelumnya, kita dapat mengetahui bagai mana cara kita atau perusahaan untuk melakukan suatu pembelian yang mana sebelum dilakukan pembelian tersebut kita harus mengetahui faktor dan situasi pembelian. Oleh karena itu purchasing ini sangat berperan di suatu perusahaan dan perperan dalam management logistik ini.

ACTIVITY BASED COSTING PADA PELAYANAN KESEHATAN
• Activity Based Costing System (Sistem ABC) merupakan suatu sistem analisis biaya yang berbasiskan pada aktivitas. Sistem ini dapat digunakan pada proses pengambilan keputusan baik yang sifatnya stratejik maupun yang sifatnya operasional. Pada sistem ABC, analisis biaya dilakukan pada seluruh biaya yang terjadi pada organisasi. Sistem ABC juga berfungsi sebagai sistem informasi biaya yang dapat diperuntukkan bagi segala jenis organisasi baik manufaktur, jasa, perdagangan, organisasi publik maupun organisasi laba. • Pada sistem ABC, aktivitas merupakan titik pusat dari kegiatan. Informasi mengenai aktivitas, dicatat, diukur dan disediakan di dalam data dasar.

43

Aktivitas dapat terjadi pada berbagai organisasi, termasuk organisasi publik. Oleh karena itu sistem ABC dapat diterapkan pada berbagai organisasi termasuk organisasi publik. Sistem ABC tidak hanya terfokus pada perhitungan satuan biaya jasa ataupun produk tetapi memiliki cakupan yang lebih luas yaitu pengurangan biaya yang diperoleh dari pengelolaan aktivitas. Pengelolaan aktivitas akan sejalan dengan pengendalian biaya. Pengurangan biaya pada sistem ABC dapat dilakukan terhadap seluruh biaya yang terjadi, baik pada bagian awal aktivitas, proses produksi maupun pada tahap akhir dari suatu rangkaian aktivitas. A. FALSAFAH SISTEM ABC • Fokus utama pada sistem ABC adalah pada aktivitas yang terjadi. Setiap aktivitas akan menimbulkan biaya dan biaya yang terjadi dapat dikelola melalui pengelolaan aktivitas. Pada sistem ini selalu terdapat hubungan kausal antara pemicu biaya dengan aktivitas. Sistem ABC merupakan sistem informasi biaya berdasarkan padaaktivitas yang terjadi dan mmemasukan komponen konsumen kedalam model sistem imformasi biaya. • setiap anggota Sistem ABC merupakan sistem informasi biaya yang menyediakan informasi lengkap tentang aktivitas yang terjadi pada seluruh pelayanan yang diselenggarakan sehingga memungkinkan organisasi melakukan pengelolaan aktivitas. Dengan dilakukan pengelolaan aktivitas maka perbaikan (improvement) terhadap aktivitas yang dirasakan kurang baik dapat segera dilakukan. Hal tersebut mengakibatkan mutu layanan terhadap konsumen akan semakin meningkat dan terjadi efisiensi biaya untuk menghasilkan layanan kesehatan tersebut. • • Jadi hal penting yang perlu diingat pada sistem ABC adalah kemampuan sistem ini untuk menyediakan informasi yang berkaitan dengan aktivitas. Berkaitan dengan informasi yang diberikan pada sistem ABC, maka pengolahan data pada sistem ABC terdiri dari dua tahapan. Berdasarkan gambar 1.1. maka tahap pertama adalah pembebanan sumber daya kepada aktivitas (activity based process costing) dan pembebanan biaya aktivitas terhadap obyek biaya (activity based object costing). Sumber daya diklasifikasikan berdasarkan sifat pengeluarannya seperti biaya personel, biaya listrik, biaya bahan habis pakai, dan bukan diklasifikasikan sebagai biaya pemasaran, biaya produksi yang umumnya digunakan. Hal yang sama juga diterapkan pada aktivitas. Aktivitas diklasifikasikan berdasarkan:

44

Aktivitas yang berkaitan langsung dengan penyediaan layanan kesehatan bagi konsumen yang membutuhkan (result producing activities). Sebagai contoh: aktivitas pelayanan rawat jalan, pelayanan keluhan pasien

• •

Aktivitas yang mendukung secara langsung pada result producing activities. Sebagai inap contoh: aktivitas pelayanan gizi bagi pasien rawat Aktivitas jasa yang terdapat pada organisasi yang memberikan layanan bagi unit-unit result producing activities. Sebagai contoh: aktivitas pemeliharaan sarana listrik, aktivitas pengelolaan keuangan, aktivitas pengelolaan sumber daya manusia. B. TAHAPAN PERHITUNGAN UNIT COST PAKETPELAYANAN

institusi pelayanan kesehatan tidak mendukung tetapi dengan melakukan modifikasi dan asumsi-asumsi maka perhitungan unit cost dengan menggunakan sistem ABC dapat dilakukan. Beberapa kesulitan dalam menerapka sistem ABC pada manajemen pelayanan kesehatan adalah begitu banyaknya jenis pelayanan kesehatan yang diselenggarakan oleh satu institusi pelayanan kesehatan dan setiap jenis pelayanan kesehatan tersebut memiliki berbagai aktivitas. Untuk mengatasi kesulitan tersebut peranan Standar Operasional Prosedur untuk setiap jenis pelayanan yang diselenggarakan sangatlah penting. Peranan Komite Medik sangat penting dalam mengembangkan Standar Operasional Prosedur ini.

Unit cost pelayanan kesehatan yang dihasilkan merupakan salah satu aspek yang menjadi pertimbangan dalam menentukan tarif paket pelayanan kesehatan yang diselenggarakan oleh Balai Kesehatan. C. Adapun tahapan perhitungan unit cost paket pelayanan tersebut adalah: 1. identifikasi aktivitas 2. organisasikan aktivitas ke dalam pusat biaya 3. identifikasi biaya elemen utama 4. analisis hubungan antara aktivitas dengan biaya 5. identifikasi pemicu biaya D. Identifikasi aktivitas • Yang dimaksud dengan identifikasi aktivitas pada tahap ini adalah melakukan pemetaan terhadap berbagai aktivitas yang dilaksanakan oleh Balai Kesehatan untuk menghasilkan layanan kesehatan bagi konsumen / pasien. Tahapan ini

45

penting dilakukan karena tahapan ini akan menghasilkan informasi secara rinci mengenai berbagai proses yang terjadi di dalam Balai Kesehatan untuk menghasilkan layanan kesehatan. • Berbagai proses yang teridentifikasi selanjutnya dirinci menjadi beberapa sub proses dan setiap sub proses dirinci kembali menjadi berbagai aktivitas. Identifikasi proses dilakukan mulai dari proses yang terjadi pada tingkat pimpinan sampai dengan identifikasi proses di tingkat pelayanan langsung kepada pasien, • termasuk juga identifikasi pelayanan luar gedung bila memang layanan ini dilaksanakan oleh Balai Kesehatan E. Analisis Hubungan antara Aktivitas dengan Biaya • Tahap ini merupakan salah satu tahapan yang penting karena penilaian hubungan aktivitas dengan biaya menjadi salah satu dasar pertimbangan untuk melakukan pembebanan biaya kepada aktivitas. Untuk dapat mengetahui biaya satuan satu jenis pelayanan kesehatan sesuai dengan falsafah utama pada sistem ABC maka terdapat dua tahapan pembebanan yaitu: • Pembebanan biaya sumber daya kepada aktivitas Pembebanan biaya pada aktivitas kepada jenis pelayanan kesehatan yang diselenggarakan oleh balai kesehatan yang diterima oleh konsumen/pasien. Pembebanan biaya merupakan tahap akhir dari perhitungan satuan biaya pelayanan setelah diketahui pemicu biaya untuk setiap aktivitas yang menyebabkan terjadinya biaya. • Pada tahap analisis ini dilakukan pemilahan biaya untuk setiap sumber daya dan setiap biaya yang dipilah, ditelusuri pusat biayanya. Untuk dapat melakukan tahap ini terlebih dahulu digambarkan hubungan antara aktivitas dengan biaya sumber daya dan antara aktivitas dengan jenis pelayanan kesehatan yang diterima oleh pasien, seperti terlihat pada gambar di bawah ini: • Contoh Skema Pengolahan Data Untuk Pembebanan Sumber Daya kepada Aktivitas dan Pembebanan Aktivitas Kepada Layanan Kesehatan yang diselenggarakan oleh Institusi Kesehatan. • • Berikut contoh hubungan antara pusat biaya dengan biaya yang terjadi untuk menyelenggarakan pelayanan medis di Balai Kesehatan: Setelah dilakukan pembebanan setiap kelompok biaya pada jenis pelayanan kesehatan yang akan dihitung satuan biayanya maka penjumlahan dari setiap

46

aktivitas berdasarkan kelompok biayanya akan menghasilkan satuan biaya untuk satu jenis pelayanan kesehatan. Pada tahap akhir dari perhitungan satuan biaya ini jangan lupa menambahkan biaya langsung yang dikonsumsi oleh pasien berupa alat dan bahan habis pakai yang digunakan secara individu dan dapat diukur penggunaannya secara langsung, seperti obat-obatan.

DAFTAR PUSTAKA
Chase, Richard B., Thomas J Aquilano, Production and Operations Management, A Life Cycle Approach, Homewood, Illionis Murdick, G Robert, Barry Render, Roberta S Russell, Service Operation Management, Allyn and Bacon, Massachusetts Krajewski, Lee J., Operation Management, Srtategy and Analysis, sixth edition, Prentice-Hall International, Inc., New Jersey. Render, Barrry , Jay Heizer, Operation Management, Pearson New Jersey. Manajemen Logistik 1, Donald J. Bowersox - Tahun 1978 Manajemen Logistik 2, Donald J. Bowersox - Tahun 1978 Manajemen Logistik, sumber Internet Education Inc.,

47

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->