ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Istilah Administrasi Kepegawaian atau personnel administration di Amerika serika

t dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergu
nakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan menggunakan istilah ma
najemen kepegawaian (personnel management), baik dalam bidang pemerintahan maupu
n dalam bidang bisnis.
Pendekatan Administrasi Kepegawaian
Rumusan mengenai administrasi kepegawaian sangat banyak, namun pendekatan dalam
administrasi kepegawaian dapat dibedakan menjadi:
1.Pendekatan kepartaian:
Pendekatan ini terutama didasarkan atas perjuangan kaum politikus. Pengangkatan
seseorang untuk memangku jabatan didasarkan atas perjuangan partai.
1.Pendekatan daya guna:
Pendekatan ini terutama didasarkan atas daya guna, maksudnya pengangkatan seseor
ang untuk memangku jabatannya didasarkan atas kecakapan atau keahliannya.
1.Pendekatan hubungan antar manusia:
Pendekatan ini timbul sebagai akibat yang tidak memuaskan dari pendekatan daya g
una yang kurang memperhatikan faktor hubungan antar manusia dalam administrasi.
Sebagai bagian dari gerakan manajemen ilmiah, administrasi kepegawaian tidak lup
ut dari kritik-kritik antara lain dalam mencapai daya guna terlalu menitikberatk
an pada barang-barang mati, penekanan pada prosedur-prosedur, bahan-bahan, bentu
k-bentuk dan mengabaikan barang-barang hidupnya, yakni manusia-manusianya. Denga
n pendekatan hubungan antar manusia ini tidak berarti bahwa faktor kecakapan dit
inggalkan. Hanya pada pendekatan ini perhatian lebih banyak dicurahkan kepada fa
ktor hubungan antar manusia.
Perumusan dan Fungsi-Fungsi Administrasi Kepegawaian
Administrasi Kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerja
kan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari tenaga kerja itu diperole
h mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum (Felix A. Nigro,1963:36).
Sehubungan dengan perumusan tersebut, maka fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan
dari administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi :
1.Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termas
uk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan denga
n jelas dan tegas.
2.Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mem
pertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
3.Penarikan tenaga kerja yang baik
4.Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan
penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
5.Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai,
memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
6.Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkat
kan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
7.Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan ada
nya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-j
abatan yang sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat j
abatan yang paling tinggi.
8.Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia
9.Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin peg
awai.
Sementara itu Glenn O Stahl, merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keselur
uhan yang berhubungan dengan sumber-sumber manusia dari organisasi (1962:15). Fu
ngsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dalam administrasi kepegawaian menurut Stahl
meliputi :
1.Penentuan yurisdiksi
2.Pengusahaan tenaga kerja
3.Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar dari calon-calon yang lulus
dalam ujian
4.Pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan dari daftar calon-calon yang lulu
s ujian, pengurusan masa percobaan dan prosedur-prosedur penempatan kembali dala
m jabatan-jabatan lama
5.Pembuatan standar-standar untuk penggolongan tugas-tugas jabatan
6.Pengurusan daftar-daftar pembayaran
7.Penentuan kebijaksanaan yang luas dan prosedur yang distandarisasi tentang hal
-hal seperti masa percobaan, pemindahan dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti
, tingkah laku dan disiplin, pemberhentian dan keluhan-keluhan
8.Pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang terbaik dalam
pengawasan, program-program, kesehatan dan keamanan, penilaian prestasi kerja,
lingkungan kerja, rekreasi, dan latihan jabatan.
9.Penyelenggaraan riset kepegawaian
10.Penyelenggaraan latihan jabatan
11.Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai
12.Pemeliharaan rencana yang membangun mengenai hubungan masyarakat
13.Pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan perbaikan kebijaksan
aan secara berkala kepada pimpinan atasan
Menurut Prof. Dr. R Arifin Abdulrachman, Administrasi kepegawaian negara adalah
salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoala
n mengenai pegawai-pegawai negara (1960:5). Selanjutnya kegiatan-kegiatan admini
strasi kepegawaian negara meliputi :
1.Analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan evaluasi jabatan(1)
2.Recruitment, ujian-ujian dan penempatan(2)
3.Training
4.Promosi dan transfer
5.Penggajian
6.Employee counselling
7.Personnel relations
8.Disiplin dan moral
9.Catatan kepegawaian
Paul Pigors dan Charles A. Myers serta Thomas G Spates berpendapat bahwa adminis
trasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorg
anisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka mas
ing-masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya, jadi mempe
roleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya. Disamping i
tu untuk perusahaan, di mana mereka merupakan bagian yang menentukan keuntungan
yang bersifat kompetitif dan hasil yang optimum (1961:12)
Kalau kita perhatikan rumusan di atas, nampak bahwa perumusan tersebut ditekanka
n pada dua hal, yakni:
1.Administrasi kepegawaian didasarkan atas suatu tata cara, dari mana diperoleh
sudut pandangan dan teknik-teknik mengawasi orang-orang yang sedang bekerja.
2.Administrasi kepegawaian yang baik membantu individu untuk bekerja dengan seba
ik-baiknya dan tidak hanya untuk mendapatkan kepuasan individu yang maksimum dar
i pekerjaannya, tetapi juga kepuasan sebagai bagian dari suatu kelompok pekerjaa
n.
Dalam perumusan ini anggapan bahwa jika orang-orang diperlakukan sebagai individ
u yang mempunyai tanggung jawab dan juga sebagai anggota kelompok yang bekerja s
ama, maka mereka akan memberikan kontra prestasi dengan jalan melaksanakan peker
jaan sebaik-baiknya untuk organisasi, di mana mereka merupakan bagian yang penti
ng. Hal ini menunjukkan bahwa demokrasi adalah lebih kuat dan lebih efektif dari
pada paham otoriter dan bahwa baik dalam organisasi perusahaan maupun pemerinta
han pegawai-pegawai akan lebih berbahagia dan akan bekerja lebih efektif dari pa
da jika mereka selalu disodori dengan aturan-aturan (ditekankan pada pekerjaan,
tidak bebas bekerja).
Menurut Lawrence A. Appley, manajemen dan administrasi kepegawaian adalah satu d
an tidak dapat dibedakan satu sama lain. Administrasi kepegawaian mula-mula menj
adi bagian dari manajemen ilmiah, terutama dalam hubungannya dengan employment,
ujian, penempatan, penentuan upah dan penilaian hasil kerja. Manajemen yang baik
berarti memperoleh hasil yang efektif melalui orang-orang. Manajer yang berhasi
l mendapatkan orang-orang untuk diajak bekerja sama, bukan karena ia mempunyai k
ekuasaan terhadap mereka dan dapat memerintahkan untuk melaksanakan pekerjaan ya
ng dikehendakinya, akan tetapi karena ia merupakan seorang pemimpin yang dicinta
i oleh orang-orang bawahannya, sehingga orang-orang ini suka bekerja dengan giat
dan sebaik-baiknya. Mendapatkan kerja sama yang ikhlas dari bawahan merupakan p
ersoalan manajemen.
Manajemen memberikan instruksi-instruksi yang jelas dan latihan-latihan yang efe
ktif, sehingga orang-orang tersebut mengetahui dan cakap serta terampil mengerja
kan apa yang diharapkan. Manajemen mengawasi hasil-hasil pekerjaan dari orang-or
ang bawahan secara terus menerus dan memberitahukan bagaimana sebaiknya mereka h
arus bekerja. Manajemen harus terus menerus berusha mencapai hasil pekerjaan yan
g lebih baik, dengan jalan mendorong, mengajak, memberi semangat dan motivasi. D
ari uraian ini jelaslah bahwa manajemen kepegawaian sesungguhnya sama dengan adm
inistrasi kepegawaian (1961:6)
Dalam kamus administrasi , administrasi kepegawaian dirumuskan sebagai segenap a
ktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga kerja manusia dal
am suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu (1968:195). Aktivitas ad
ministrasi kepegawaian terutama berkisar pada penerimaan, pengembangan, pemberia
n balas jasa dan pemberhentian.
Fungsi-fungsi administrasi kepegawaian secara terperinci dikemukakan oleh Willia
m E Mosher dan J Donald Kingsley. Menurut keduanya fungsi administrasi kepegawai
an yang luas dan up-to-date adalah
1.Klasifikasi- yurisdiksi
2.Klasifikasi kewajiban
3.Penarikan tenaga kerja
4.Seleksi dan sertifikasi(3)
5.Percobaan
6.Penilaian kecakapan pegawai
7.Pemindahan
8.Kenaikan pangkat
9.Penempatan kembali dalam jabatan lama
10.Latihan dan pendidikan
11.Kehadiran , absensi
12.Pengeluaran pegawai
13.Disipilin
14.Pengajuan keberatan
15.Kompensasi, imbalan jasa(4)
16.Pemeriksaan daftar pembayaran/gaji
17.Pensiun
18.Keluhan dan saran
19.Kesehatan, rekreasi dan kesejahteraan
20.Lingkungan kerja
21.Kerjasama pegawai
22.Kerjasama pegawai- atasan
23.Peraturan dan ketentuan
24.Penyelidikan atas pelaksanaan undang-undang
25.Riset
26.Hubungan masyarakat.
http://bahankuliah.wordpress.com/2009/05/29/administrasi-kepegawaian/